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San José, 30 de setiembre de 2014INF-DGAI-025-2014

LicenciadaDina Víquez Esquivel, DirectoraDirección Administrativa y Financiera

Asunto: Servicios de auditoría.Informe de control interno

Estimada señora:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-025-2014 referente al estudio especial sobre el alquiler del Edificio La Llacuna.

Este estudio se realizó con el objetivo de atender la denuncia sobre presuntos hechos irregulares relacionados con el contrato de alquiler del Edificio La Llacuna por parte del Ministerio de Hacienda; sobre los que no se determinaron elementos o situaciones que pudieran dar lugar a un eventual establecimiento de responsabilidades; asimismo se observaron algunos aspectos de control interno, que requieren ser revisados y fortalecidos conforme las recomendaciones que se formulan, como parte de la mejora continua que lleva a cabo la Institución.

Las recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de estas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior, conforme con esa normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y la Dirección General de Auditoría Interna vigente en el Ministerio de Hacienda, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para la implantación efectiva de lo recomendado.

Atentamente,

Clairé Chacón RodríguezDirectora General a.i.

CCR/GBM/nms/lop

ce: Helio Fallas V., Ministro de HaciendaEstudio 013-2014

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era.50m sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

INF-DGAI-025-2014Página i

ESTUDIO ESPECIAL SOBRE ALQUILER DEL EDIFICIO LA LLACUNA

INF-DGAI-025-2014


Dirección General de Auditoría InternaSetiembre 2014


INF-DGAI-025-2014Página i


TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO............................................................................................................................................................11. INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................................................2

1.1. Origen...........................................................................................................................................................2

1.2. Objetivo.........................................................................................................................................................2

1.3. Alcance.........................................................................................................................................................2

1.4. Comunicación oral de resultados.....................................................................................................................2

1.5. Normativa relacionada en materia de control y atención de informes..................................................................2

1.6. Aspectos generales........................................................................................................................................3

2. RESULTADOS....................................................................................................................................................................4

2.1. Sobre los hechos denunciados........................................................................................................................4

2.1.1. Sobre la contratación N° 2013CD-000715-13200 para alquiler del Edificio La Llacuna.........................................4

2.1.2. Sobre el precio de alquiler...............................................................................................................................5

2.1.3. Sobre eventuales gastos derivados de la remodelación.....................................................................................6

2.1.4. Sobre cumplimiento de las obligaciones tributarias y de responsabilidad social del Arrendante.............................6

2.2. Sobre control interno......................................................................................................................................7

2.2.1. Sobre la planificación de actividades relacionadas con el arriendo de edificaciones..............................................7

2.2.2. Sobre la gestión de riesgos..............................................................................................................................8

2.2.3. Sobre la coordinación y comunicación..............................................................................................................8

2.2.4. Sobre el expediente de la ejecución contractual.................................................................................................9

2.2.5. Sobre la designación del encargado de contrato................................................................................................9

2.2.6. Sobre la condición patronal del Arrendante.....................................................................................................10

3. CONCLUSIONES..............................................................................................................................................................114. RECOMENDACIONES.....................................................................................................................................................12




RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se realizó de conformidad con la modificación N°1 al Plan de Trabajo Anual 2014, con el objetivo de efectuar la investigación de los presuntos hechos irregulares denunciados, que tratan sobre diversos aspectos relacionados con el contrato de alquiler del Edificio La Llacuna por parte del Ministerio de Hacienda.

Comprendió la revisión de los procesos de contratación del Edificio La Llacuna en los años 2006 y 2013, específicamente en cuanto su conformidad con la normativa vigente; la prórroga y los incrementos aplicados en el precio del alquiler, existencia de disposiciones contractuales que impliquen ajustes al precio de alquiler, condición del Arrendante con respecto a obligaciones tributarias y de responsabilidad social, y efectos de la remodelación de ese Edificio.

Producto del estudio, no se encontraron elementos que confirmen las presuntas irregularidades denunciadas; sin embargo sí se determinaron algunos aspectos de control interno susceptibles de mejora, referentes a planificación, gestión de riesgo, coordinación, comunicación y desarrollo de proyectos, que se abordan en el presente informe.

En razón de lo anterior, se emiten las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio, según Decreto Nº 34323-H, y su reforma, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008.

Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts sur del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr


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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se realizó de conformidad con la modificación N°1 al Plan de Trabajo Anual del 2014.

1.2. Objetivo

Efectuar la investigación de los presuntos hechos irregulares denunciados, que tratan sobre diversos aspectos relacionados con el contrato de alquiler del Edificio La Llacuna por parte del Ministerio de Hacienda.

1.3. Alcance

Este estudio comprendió la revisión de los procesos de contratación del Edificio La Llacuna en los años 2006 y 2013, específicamente en cuanto a su conformidad con la normativa vigente; la prórroga, los incrementos aplicados en el precio del alquiler, existencia de disposiciones contractuales que impliquen ajustes al precio de alquiler, condición del Arrendante con respecto a obligaciones tributarias y de responsabilidad social, y efectos de la remodelación de ese Edificio.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4. Comunicación oral de resultados

Los resultados y las recomendaciones de este estudio fueron comunicados oralmente el 29 de setiembre de 2014, a la Licda. Patricia Navarro Vargas, Subdirectora de la Dirección Administrativa y Financiera y al Ing. Patrick Leroy Rodríguez, en su condición de Encargado del Contrato MH-2013-000071-00. Sus comentarios y observaciones en lo procedente, fueron considerados en este informe.

1.5. Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. —Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. —Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. //…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo




anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. // El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. // (…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Aspectos generales

En el año 2006 el Ministerio de Hacienda inicia el proceso de contratación directa N° CD 1843-2006 para instalar oficinas de la Dirección General de Aduanas y de la Dirección General de Tributación, que concluye con el contrato MH-024-2006 Contrato de alquiler del Edificio La Llacuna, suscrito el 11 de agosto de 2006 por un periodo de 4 años. En este contrato se acordó un precio de alquiler mensual de $116.791,00 (ciento dieciséis mil setecientos noventa y un dólares exactos).

Una vez finalizado el plazo del contrato, en el año 2010 se firmó un Adendum para la prórroga del Contrato MH-024-2006, por 3 años más, con fundamento en el artículo 71 de la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, en el que se mantiene el precio mensual de alquiler en la suma indicada.

En el año 2013 se realizó un nuevo proceso de contratación (Contratación Directa Número 2013CD-000715-13200) que dio origen al Contrato MH-2013-000071-00 denominado Arrendamiento de Edificio para Oficinas del Ministerio de Hacienda, suscrito el 20 de diciembre del 2013 para el alquiler de este mismo Edificio, por un periodo de 5 años.

Esta nueva contratación se negoció con base en un documento de requerimientos definidos por el Ministerio, según el cual era necesario remodelar los pisos destinados a oficinas, por lo que dicha remodelación fue incluida en el Contrato. Se estableció que el precio a pagar por el alquiler sería de $116.791,00 (ciento dieciséis mil setecientos noventa y un dólares exactos), igual que en el contrato anterior, por los pisos sin remodelación, y una vez remodelados, el precio a pagar se incrementaría en $1.120,90 (mil ciento veinte dólares con noventa centavos) por cada piso remodelado. Una vez remodelados los 10 pisos (más los 3 pisos que no se remodelarían y que conservarían su precio inicial), el precio máximo mensual a pagar será de $128.000,00 (ciento veintiocho mil dólares exactos).

Por otra parte, el Director Administrativo y Financiero del Ministerio de Hacienda, con Resolución DAF-327-2013 del 12 de junio de 2013, instituye el Proyecto de Infraestructura, mediante el cual “se ponen en marcha acciones coordinadas para el estudio, mejora y ordenamiento del desarrollo de la infraestructura física del Ministerio de Hacienda en la ciudad de San José, dependiendo directamente del Director Administrativo y Financiero a partir del día 1 de febrero de 2013”.

Uno de los objetivos de ese Proyecto se establece en el literal e1 , que textualmente señala: “Encauzar acciones que conduzcan al arriendo de edificaciones en los términos más favorables para los efectos requeridos por el Ministerio y

1 Apartado II del Por Tanto de la resolución DAF-327-2013




las dependencias solicitantes de tales alquileres en San José.” Se considera que en este objetivo se enmarcan las actividades tendentes a la contratación del Edificio La Llacuna.

Asimismo, como Gerente del Proyecto de Infraestructura se nombra al funcionario de la Dirección Administrativa y Financiera, en adelante DAF, Ing. Patrick Leroy Rodríguez, según se indica en los oficios DAF-0217-2013 y DAF-0238-2013 del 24 de abril y 7 de mayo de 2013, respectivamente, remitidos al Director General de Servicio Civil, y en la resolución DAF-AL-41-2014 del 16 de enero del 2014; todos suscritos por el Director Administrativo y Financiero.

2. RESULTADOS

2.1. Sobre los hechos denunciados

El 9 de junio de 2014 se recibió en las oficinas de esta Auditoría Interna el oficio DFOE-DI-1212 (5354) del 30 de mayo del 2014, mediante el cual el Área de Denuncias e Investigaciones de la Contraloría General de la República traslada a esta Auditoría Interna la denuncia recibida en ese órgano contralor sobre la contratación que existe entre el arrendador del Edificio La Llacuna y el Ministerio de Hacienda, por la situación especial de arrendamiento, forma de pago e incremento de alquileres, procedimiento de adjudicación del nuevo contrato y cumplimiento de condiciones tributarias por parte del arrendador, entre otros, solicitando en ese mismo oficio, se ejecuten las acciones correspondientes para atender dicha denuncia.

En adición a lo anterior, el 26 de junio del 2014 se recibió de esa misma Área, el oficio DFOE-DI-1450, al cual se adjunta un correo electrónico, en el que se exponen varios aspectos relacionados con la denuncia en cuestión.

2.1.1. Sobre la contratación N° 2013CD-000715-13200 para alquiler del Edificio La Llacuna

Con respecto a la contratación para alquiler del Edificio La Llacuna realizada en el año 2013, el denunciante indica que: “Existen condiciones leoninas como por ejemplo la de efectuar nuevos contratos o bien prórrogas con una ocupación mínima de cinco años. Según oficio de fecha 01/11/2013 Gmr-097-2013…”

De acuerdo con lo indagado, el proceso de contratación del Edificio La Llacuna realizado en el año 2013, estuvo precedido de una serie de actividades que incluyeron visitas a ese y otros edificios ofertados por el mercado inmobiliario, la elaboración de un documento en el que se incluyó un detalle comparativo de características y costos, para ser utilizado como insumo informativo en caso de que se hiciera necesario interrumpir el arriendo del Edificio La Llacuna, y la realización de un avalúo administrativo del costo del alquiler del Edificio, que para los efectos de este contrato resultó ser mucho mayor que el precio ofertado por el Arrendante.

Además, como parte del Proyecto de Infraestructura de la DAF, se elaboró a partir de sus propias indagaciones y con base en el insumo recolectado de las observaciones y necesidades establecidas por las Direcciones que en ese momento ocupaban el Edificio La Llacuna, un documento denominado “Requerimientos Generales para el Alquiler del Edificio La Llacuna” en el cual se especificaban los requisitos y condiciones que deberían ser cumplidas en caso de continuar con el arriendo de ese inmueble. También consideró los criterios técnicos que para esos efectos elaboraron el Cuerpo de Bomberos sobre la Seguridad Humana y el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos sobre el estado estructural del Edificio.

Este documento fue incorporado en la oferta que como parte del proceso de contratación administrativa fue presentada por el Arrendante, el 01 de noviembre de 2013, mediante nota Gmr-097-13, suscrita por los representantes de Compañía La Llacuna S.A., en la cual se establecía entre otros, que el tiempo de la ocupación, no debería ser menor a 5 años, y que estos podían ser prorrogables por un periodo igual de acuerdo con el artículo 71 de la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos de cita.

Como resultado de lo anterior y dada la naturaleza de la contratación, no encuentra esta Auditoría Interna elementos que confirmen la existencia de ventajas desmedidas en favor de ninguna de las partes en la nueva contratación del Edificio La Llacuna, quedando manifiesto que los términos de esta fueron el resultado de una serie de acuerdos entre las partes que culminaron con la firma del nuevo contrato MH-2013-000071-00, el 20 de diciembre de 2013.




2.1.2. Sobre el precio de alquiler

El denunciante indica que “…existe una diferencia del precio que se tenía de alquiler por la suma de $116,791.00 dólares, y que por la simple prorroga (sic) debió aplicarse el 3% que esto es de $3,503.73 dando por suma un valor de $120,294.73 dólares si (sic) determine entonces un valor diferente a un aumento de alquiler de $128,000.00 dólares teniendo esto una diferencia real de pago de $7,705.27 dólares, sin cuantificar la diferencia de los pisos que no se tienen que pagar por no estar siendo utilizados”. Estima el denunciante que lo anterior genera una diferencia anual aproximada de $94.463,24 que al tipo de cambio de 560 colones da una suma de ¢51.779.414,4 colones al año por solo diferencia de continuidad de contrato.

Sobre este punto, se determinó que el precio pactado por el alquiler del Edificio la Llacuna, una vez finalizada la remodelación de cada piso y después, para los 10 pisos remodelados, corresponde a una nueva contratación, la cual culminó con el contrato MH-2013-000071-00 denominado Contrato de arrendamiento de Edificio para Oficinas del Ministerio de Hacienda, firmado en diciembre de 2013, y no a una prórroga como lo señala el denunciante. El precio establecido por el alquiler en esta nueva contratación fue de $116.791,00, igual que en el contrato anterior, por los pisos sin remodelación, y una vez remodelados, el precio a pagar se incrementaría en $1.120,90 por cada piso remodelado. Una vez remodelados los 10 pisos (más los 3 pisos que no se remodelarían y que conservarían su precio inicial), el precio máximo mensual a pagar es de $128.000,00.

Manifiesta el denunciante: “Solicitamos que se investigue el procedimiento de adjudicación, para continuar con este Edificio ya que existen más edificios a los cuales, se dejaron por los montos, y luego se realizó la contratación con un monto diferente a las condiciones de equidad”. Sobre este punto, se constató en el expediente de contratación de la Proveeduría Institucional, que se contaba con un documento de requerimientos para la contratación del edificio, que sirvió de base para este proceso, y que, como se mencionó en el punto 2.1.1, se realizó un estudio de mercado para respaldar la contratación del Edificio La Llacuna, asimismo se solicitó la respectiva valoración del precio de alquiler por parte de un perito de la Administración Tributaria, cuyo resultado fue mayor que el precio de la oferta, por lo cual no se tienen objeciones sobre el procedimiento de contratación.

El denunciante señala que se realiza “…el pago completo del alquiler a pesar que, en estos momentos no todos los pisos están siendo ocupados por los funcionarios del Ministerio de Hacienda”. Al respecto, no se identifica en el Contrato cláusula alguna que prevea el no pago de alquiler de los pisos que se encuentren desocupados por motivos de la remodelación, máxime aun, tratándose esta de un requerimiento establecido por el Ministerio como parte de la nueva contratación.

Por otra parte, solicita el denunciante lo siguiente: “Que se verifique la posibilidad de que en el oficio de fecha San José 12/11/2013 Gmr-109-2013 existan ajustes fuera de contrato, y que están en perjuicio del arrendante (sic).” Al respecto, se verificó que dicho oficio corresponde a una adición a la oferta presentada por la Compañía la Llacuna en oficio Gmr-097-13 del 01 de noviembre del 2013, que en lo que es de interés, deja sin efecto el aumento automático del 3% considerado en la oferta inicial dejándose la posibilidad de solicitar la revisión del precio en concepto de reajuste por desequilibrio derivado de la tasa de inflación y el costo de mantenimiento del edificio. Lo anterior, así fue considerado en el nuevo contrato.

En síntesis, del análisis realizado por esta Auditoría Interna se concluye que el precio de alquiler en la nueva contratación es independiente del precio fijado en las contrataciones anteriores, sin que se visualice una desproporción entre el precio anterior y el nuevo precio, cuya diferencia podría estar justificada en las obras de remodelación que debieron efectuarse a requerimiento de la Administración y a otros factores ajenos a las contrataciones que le preceden. Tampoco se observa que se deriven ajustes al precio adjudicado por mecanismos distintos a los establecidos en el contrato.

2.1.3. Sobre eventuales gastos derivados de la remodelación

En la denuncia se indica que “En este asunto se están violentando que funcionarios deben de trasladarse o están en estos momentos en otros edificios y quien a (sic) atendido estos gastos creemos que ha sido el Ministerio de Hacienda, cosa que no fue de esta manera como se estableció en el contrato, se a (sic) tenido que adecuar las




oficinas para los departamentos en otros edificios propios además de trasladar a otros edificios no propios que se están pagando alquileres. Sin realizar los rebajos como deben de ser.”

Al respecto, se determinó que el Contrato MH-2013-000071-00 del 20 de diciembre de 2013, realizado entre el Ministerio de Hacienda y Compañía La Llacuna Sociedad Anónima, para llevar a cabo el arriendo del Edificio La Llacuna, no contempla dentro de las obligaciones del Arrendante la responsabilidad de sufragar los gastos generados al Ministerio por la instalación provisional de oficinas y el traslado temporal de funcionarios a otras locaciones durante el proceso de remodelación del Edificio La Llacuna.

Tampoco contempla algún tipo de rebajo o reconocimiento económico al Ministerio de Hacienda por la no utilización de los espacios arrendados durante el tiempo necesario para llevar a cabo las obras de remodelación del Edificio.

En consecuencia, se deduce que no existen elementos suficientes para concluir que durante el proceso de remodelación del Edificio La Llacuna, el Arrendante violentara acuerdos contractuales relacionados con el reconocimiento de gastos o aplicación de rebajos al precio de alquiler.

2.1.4. Sobre cumplimiento de las obligaciones tributarias y de responsabilidad social del Arrendante

En la denuncia se indica que “Solicitamos que se investigue si la empresa está cumpliendo con todas las obligaciones tributarias y de responsabilidad civil, ya que dentro de los documentos aportados Constancia N°1123000009279-402750, la misma tiene fecha de validez hasta el 16/11/2013. // Que el numero (sic) Patronal 2-031010089140-001-001 numero (sic) Patronal antiguo 9-00056892005-001-000 de Nombre Compañía La Llacuna S.A. tiene el estado inactivo. Por lo que esto nos genera inquietud de una posible irregularidad de pago ya que está ejerciendo actividades comerciales en un estado de inactivo.”

Respecto al cumplimiento de las obligaciones tributarias, se determinó que la Compañía La Llacuna Sociedad Anónima, se encuentra inscrita como contribuyente en el impuesto sobre la renta desde el 18 de enero de 1965, su actividad principal está registrada bajo el código 701004 “Alquiler de Edificios y Propiedades Diferentes a Casas de Habitación”, no tiene registradas actividades secundarias ni sucursales y desde noviembre del 2008 está clasificado como Gran Empresa Territorial y según consta en la certificación del 28 de julio del 2014 emitida por el Gerente a.i. de la Administración Tributaria de San José Este, se encuentra al día en sus deberes formales (presentación de declaraciones) y obligaciones tributarias materiales (pago de estas) y su única obligación pendiente correspondía al III pago parcial del Impuesto sobre la Renta 2014, el cual vence el 30 de setiembre de 2014.

Por otra parte, respecto a las obligaciones de responsabilidad social, de acuerdo con la constancia N°1123000009279-579721 emitida por el Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE) de la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), el 20 de diciembre de 2013, Compañía La Llacuna Sociedad Anónima, cédula jurídica 3101008940, Número Patronal 2-031010089140-001-001, que está a la vista en el expediente de contratación de la Proveeduría Institucional, se encuentra en un estado “Inactivo”; el cual según consulta efectuada a dicho sistema, se mantiene a la fecha sin presentar deudas por concepto de cuotas obrero patronales.

Este estado corresponde a aquellas empresas de derecho público o privado, que se encuentran inscritas como patrono en los registros de la Caja Costarricense del Seguro Social, pero que suspendieron su actividad como tal mediante los trámites formales ante la institución aseguradora.

Además, conforme con la certificación emitida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, Departamento de Gestión de Cobro, mediante GCO-34868-2013, del 20 de diciembre de 2013, incluida en el mismo expediente; se tiene que con base en la información suministrada por la CCSS la cual se encuentra en los registros del sistema de información que sobre patronos morosos lleva el Departamento de Gestión de Cobro de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, la cédula 03101008940 registrada a nombre del patrono Compañía La Llacuna S.A. no reporta ninguna deuda por concepto del tributo del 5% que todos los patronos públicos y privados tienen que pagar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 Reforma a Ley 5662 “Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares”.




De acuerdo con lo expuesto, se concluye que no existe evidencia del incumplimiento de obligaciones tributarias ni de responsabilidad social por parte de la Compañía La Llacuna Sociedad Anónima, por cuanto, se encuentra al día en el pago de sus impuestos y obligaciones con la Caja Costarricense del Seguro Social.

2.2. Sobre control interno

2.2.1. Sobre la planificación de actividades relacionadas con el arriendo de edificaciones

Conforme lo indicado anteriormente, las actividades tendentes a la contratación del alquiler del Edificio La Llacuna se enmarcan dentro del objetivo del Proyecto de Infraestructura referido a encauzar acciones para el arriendo de edificaciones en los términos más favorables para el Ministerio.

De acuerdo con la información suministrada por el Ing. Leroy Rodríguez, Gerente del Proyecto de Infraestructura, no se llevó a cabo una planificación detallada y debidamente documentada de las actividades a realizar para cumplir con dicho objetivo. Al respecto se determinó que la DAF no dispone de un instrumento que señale con claridad las acciones requeridas para la ejecución de proyectos de esta naturaleza.

No obstante, se determinó que sí se consideraron algunas consecuencias de los trabajos de remodelación del Edificio, por cuanto se evidenció la existencia de una programación para la ejecución de la remodelación por parte del Ministerio (Diagrama Gantt “Remodelación Edificio La Llacuna”), y también se evidenciaron labores de coordinación para el traslado de los funcionarios.

Debido a la necesidad de realizar la remodelación, según manifiesta el Ing. Patrick Leroy, se planeó que se desocuparan dos pisos del Edificio y se ordenó que los trabajos se realizaran siempre en pisos desocupados; sin embargo, esto no se ejecutó según lo previsto debido a que uno de los pisos desocupados fue solicitado por el Director Administrativo y Financiero de ese entonces, Lic. Francisco Fonseca Montero, para ubicar a los funcionarios de Tecnología de Información de la Dirección General de Tributación, según se desprende de lo mencionado por el señor Leroy Rodríguez y de un correo electrónico del 11 de diciembre de 2013, enviado por señor Fonseca Montero a la Licda. María Isabel Vargas Zuñiga, Subdirectora de la Dirección de Tecnología de Información y Comunicación (DTIC), ello por cuanto el Edificio Central del Ministerio también se encontraba en obras de remodelación y era necesario mover al personal para continuar ejecutándolas.

Sobre estas decisiones se observó como único respaldo, una serie de correos electrónicos que evidencian falta de planificación de las acciones a tomar para minimizar los posibles efectos negativos de los traslados de oficinas por las remodelaciones de ambos edificios (Central y La Llacuna).

Asimismo, se determinó que las consideraciones mencionadas no resultaron suficientes para mitigar la afectación de los funcionarios que se encontraban laborando en el Edificio durante su remodelación. Esto por cuanto, según manifestó el Ing. Patrick Leroy, el ruido generado por los trabajos, así como el polvo y los olores resultaron mayores a lo esperado, y fue necesario tomar acciones conforme se fueron presentando los problemas.

Durante el avance de la remodelación del Edificio La Llacuna, según manifiesta el Ing. Leroy Rodríguez, se ejecutaron diferentes acciones para disminuir la probabilidad de afectación, tales como la colocación de barreras, trasladar a los funcionarios, y la ejecución de algunas obras después de las 4 p.m. Esto se coordinó con las empresas encargadas. También se observaron algunos avisos a los funcionarios ubicados en este edificio sobre los trabajos que se estaban realizando, así como sobre cambios en las previsiones para emergencias (cambio de rotulación de salidas de emergencia en las instalaciones).

Con respecto a la consideración de la salud ocupacional de los funcionarios y los efectos que podrían tener las obras de remodelación, indicó el señor Leroy Rodríguez que no se hicieron consultas a expertos en salud ocupacional ya que el Ministerio no contaba con una oficina especializada en este campo, sin embargo se valoraron algunos aspectos relacionados.

En resumen esta situación refleja que aun cuando se tomaron medidas de contención durante el desarrollo de la remodelación, tendentes a reducir el impacto de la realización de las obras, la ausencia de una adecuada




planificación y la improvisación de algunas decisiones podrían haber provocado efectos adversos sobre los servicios, el personal y el clima organizacional de la Institución.

2.2.2. Sobre la gestión de riesgos

Las debilidades en la planificación de las actividades y los eventos que se presentaron en el proceso de remodelación del Edificio La Llacuna mencionados en el punto anterior, evidencian que tampoco se realizó una adecuada identificación, valoración y administración de los riesgos asociados con la ejecución del Proyecto de Infraestructura.

La ausencia de una valoración de riesgos, tuvo como consecuencia la imposibilidad de prever y definir acciones oportunas para mitigar los efectos derivados de la ejecución de las obras, como por ejemplo posibles afectaciones a la salud ocupacional de los funcionarios del Ministerio ubicados en el Edificio La Llacuna; una posible afectación del clima organizacional; evitar las denuncias interpuestas ante la Defensoría de los Habitantes y el Ministerio de Salud, que culminaron con la emisión de órdenes sanitarias, con un eventual impacto en la imagen del Ministerio de Hacienda.

Al respecto, el numeral 3.3 de las Normas de control interno para el Sector Público, refiriéndose a la vinculación que debe existir entre la valoración de riesgos y la planificación, señala que los resultados de la valoración del riesgo deben ser insumos para retroalimentar ese proceso de planificación.

2.2.3. Sobre la coordinación y comunicación

Respecto a los traslados de personal realizados en las diferentes oficinas del Ministerio, ocasionados por las obras de remodelación de los edificios La Llacuna y Central, no se encontró evidencia documental de coordinación previa con las dependencias involucradas, para administrar la eventual afectación a sus labores normales.

Situación que queda de manifiesto en las molestias expresadas por los funcionarios en diferentes correos electrónicos, donde consideraban que los cambios no fueron comunicados con el tiempo que hubieran deseado o por no estar de acuerdo con el espacio al cual se les trasladó.

Lo anterior pudo prevenirse o mitigarse con una adecuada política de coordinación y comunicación, ya que aunque se habían realizado reuniones para comunicar temas relacionados con la remodelación del Edificio La Llacuna, esto no resultó suficiente y no se encontró evidencia de que en estas se haya incluido a todos los funcionarios que se verían involucrados.

Así las cosas, una adecuada coordinación y comunicación de las acciones que debía tomar la Administración como parte de la remodelación del Edificio La Llacuna, se estima pudieron haber mitigado los eventos que resultaron en la inconformidad manifestada por los funcionarios.

2.2.4. Sobre el expediente de la ejecución contractual

De la revisión efectuada en la Dirección Administrativa y Financiera se determinó que no se cuenta con un expediente de ejecución del Contrato MH-2013-000071-00 sobre el alquiler del Edificio La Llacuna, sino que la documentación se encuentra distribuida en los portafolios de consecutivos numéricos de la DAF, información que no es suficiente para respaldar todas las directrices emanadas del Director en relación con dicha ejecución.

Asimismo, se solicitó al Gerente del Proyecto de Infraestructura, como encargado del Contrato indicado, el expediente de respaldo de las actividades relacionadas con la ejecución contractual. Se puso a disposición del equipo de Auditoría un portafolio y varias carpetas que contenían información variada relacionada con el proceso de oferta, el de contratación, remodelación y conclusión y entrega de obras. Algunos de los documentos estaban clasificados por tema, sin foliatura, y no seguían un orden cronológico que permitiera la observación de resultados a partir de su origen; otros documentos aún se encontraban en proceso de clasificación, por lo que no habían sido incorporados al portafolio.




Esta situación evidencia que el expediente de ejecución contractual, físico o electrónico, no está debidamente conformado, en el cual se hubiera documentado el total de acciones y decisiones relacionadas, en concordancia con lo establecido en la Directriz N°002-2011 del 5/10/2011, emitida por la Dirección Administrativa y Financiera, la Directriz N° DGABCA 09-2013 del 18/06/2013 de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, la Ley del Sistema Nacional de Archivo N° 7202, y la norma 5.4 de las Normas Generales de Control Interno para el Sector Público2, según la cual la Administración debe asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.

Esta condición deja a los órganos fiscalizadores y a otros interesados sin el insumo necesario para el control, evaluación y seguimiento de la gestión institucional.

2.2.5. Sobre la designación del encargado de contrato

La figura de encargado de contrato, está enmarcada en el inciso g) del artículo 8 “Decisión inicial” del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa3, al señalar que se debe acreditar la designación de un encargado general del contrato cuando, por la magnitud del negocio o porque así sea conveniente al interés público o institucional, tal designación resulte conveniente para la adecuada ejecución del contrato.”

Por su parte, la Ley 7494 Ley de Contratación Administrativa establece en su artículo 13 “Fiscalización” que “La Administración fiscalizará todo el proceso de ejecución, para eso el contratista deberá ofrecer las facilidades necesarias (…) En virtud de este derecho de fiscalización, la Administración tiene la potestad de aplicar los términos contractuales para que el contratista corrija cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas.”

De acuerdo con la normativa citada, en caso de que la Administración lo determine conveniente, se debe nombrar un encargado del contrato, que tiene como finalidad velar por el cumplimiento del objeto contractual. Al respecto, cabe señalar la necesidad de diferenciar la figura de encargado de contrato de la de gerente de proyecto, debido a que el primero se encarga únicamente de labores de fiscalización, para garantizar que el Ministerio alcance el objetivo perseguido con la contratación; y el segundo de ejecutar acciones relacionadas con las labores de planear, organizar, dirigir, controlar y documentar el proyecto4, dentro del cual podría darse la ejecución de un contrato.

En línea con lo anterior, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en su Directriz N° DGABCA 09-2013 del 18 de junio de 2013, indica: “Asimismo, se deberán tomar las acciones correspondientes para que, si la Administración determina que por la complejidad del objeto contractual, debe existir un Gerente de Proyecto y un encargado del contrato se determinen claramente las responsabilidades de uno y otro funcionario, velando porque la planificación, verificación de la debida ejecución, administración y supervisión contractual, no recaigan sobre un mismo funcionario, a efectos de que no se afecte las actuaciones y decisiones que se tomen en función de esos cargos. Cabe destacar que estos funcionarios, serán los encargados de reportar la información que se genera en el ejercicio de sus funciones sobre la ejecución contractual a las instancias que correspondan.” (El subrayado no es del original)

En el caso del Contrato MH-2013-000071-00 denominado “Arrendamiento de edificio para oficinas del Ministerio de Hacienda” se establece en la cláusula Octava que el funcionario del Ministerio encargado del contrato será el Ing. Patrick Leroy Rodríguez, en su calidad de Gerente del Proyecto de Infraestructura, o en su ausencia quien lo sustituya en dicho cargo. Se indica también, que corresponde al funcionario Leroy Rodríguez, cumplir con las obligaciones establecidas en la Directriz N°002-2011 del 5 de octubre de 2011 emitida por la Dirección Administrativa y Financiera y la Directriz N° DGABCA 09-2013 de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

2 Norma 5.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público, N-2-2009-CO-DFOE, publicadas en La Gaceta N°26 del 26/02/2009. 3 Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto N°33411 del 27/09/2006, publicado en La Gaceta N°210 del 02/11/2006.4 Normas de control interno para el Sector Público, norma 4.5.2 Gestión de proyectos, inciso b.




Ahora bien, al Ing. Leroy Rodríguez, desde su cargo de Gerente Proyecto de Infraestructura, le correspondía realizar las funciones que, para el logro de los objetivos específicos del Proyecto habían sido establecidas en la Resolución DAF-327-2013, tales como planificación, diseño, contratación, ejecución, operación, mantenimiento y supervisión de las infraestructuras del Ministerio en San José; por lo tanto al habérsele designado también como encargado del contrato de cita no es concordante con la normativa indicada ni con una adecuada separación de funciones, en un eventual detrimento del cumplimiento de objetivos institucionales.

Sobre el particular, la norma 2.5.3 “Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones” de las Normas de control interno, señala “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores.”

2.2.6. Sobre la condición patronal del Arrendante

Con respecto a la condición patronal del Arrendante, es importante anotar, que si bien el expediente de contratación 2013CD-000715-13200 cuenta con un documento emitido por la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS), en el cual se certifica que la empresa Compañía La Llacuna S.A., se encuentra al día en sus obligaciones obrero-patronales en un estado de “patrono inactivo”, no se encontró evidencia documental de que la Administración desde su posición de interesado y en ejercicio de las funciones públicas de fiscalización y tutela de los recursos públicos, haya realizado una indagación adicional para verificar el estado del Arrendante.

Al respecto, el Reglamento de la CCSS, aprobado en la sesión N° 8449 de la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social “Lineamientos procedimentales para ser aplicados por la administración pública en los supuestos establecidos en los incisos 1) y 3) del artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja y 65 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa”5, en su artículo N°4 ---“De la indagación de los patronos o trabajadores independientes no inscritos o inactivos”, señala que: “Cuando una persona física o jurídica participe de un procedimiento de compra u otro trámite administrativo para el cual requiera acreditar su condición de patrono o trabajador independiente y, no obstante ello, la Caja certifique que se encuentra no inscrito o inactivo, la Administración interesada deberá indagar con el gestionante la condición que ostenta.”, incluyendo para tales efectos, una guía para realizar dicha indagatoria.

En consulta realizada en la Proveeduría Institucional se determinó que si bien en el caso específico de la Compañía La Llacuna esa indagatoria no se realizó, esa práctica ha sido aplicada en contrataciones de otra naturaleza como los contratos de servicios.

Si bien el Reglamento de cita no es específico en cuanto al alcance de la naturaleza del objeto contractual para el cual deberán aplicarse esos lineamientos, sí lo es en cuanto a la importancia de que el Sector Público Costarricense vele por la aplicación de lo regulado en el artículo 74, por lo que resulta necesario establecer formalmente un criterio que defina en cuáles casos se requerirá de la verificación de la condición del patrono, esto con el fin de no atentar contra el objetivo de la norma.

3. CONCLUSIONES

3.1 El Addendum de ampliación al Contrato de Arrendamiento N°MH-024-2006, denominado Contratación Directa N°1843-2006 “Contrato de arrendamiento del Edificio La Llacuna”, firmado el 25 de octubre de 2010 en virtud del vencimiento del contrato de cita a partir del 20 de diciembre de 2010, fue realizado de conformidad con la normativa vigente, amparado en el artículo 71 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos. El nuevo proceso de contratación (Contratación Directa Número 2013CD-000715-13200) que dio origen al Contrato MH-2013-000071-00 para el alquiler del mismo Edificio La Llacuna fue realizado de acuerdo con la normativa vigente y conforme a los requerimientos establecidos por el Ministerio de Hacienda. No se encontró evidencia de alguna

5 Sesión celebrada el 27 de mayo de 2010, Lineamientos publicados en La Gaceta N°118 del 18 de junio de 2010.




situación irregular en lo pactado en el contrato ni se comprobó afectación a los intereses económicos del Ministerio de Hacienda con la contratación del Edificio La Llacuna. Ver puntos 2.1.1 y 2.1.2. del presente informe

3.2 No se determinó la violación de acuerdos contractuales relacionados con el pago de los gastos por concepto de adecuación de espacios, traslado y reubicación de los funcionarios del Edificio La Llacuna a otras locaciones, pues aun cuando los funcionarios de algunas de las Direcciones que se ubican en el Edificio La Llacuna debieron ser trasladados a otros espacios arrendados por el Ministerio de Hacienda, esto no representó para el erario público el desembolso de suma alguna por concepto de alquiler adicional.

No procede la aplicación de rebajos al monto de alquiler del Edificio La Llacuna, durante el proceso de remodelación, toda vez que no existió ningún acuerdo contractual entre las partes previo al inicio del proceso, en el cual se estableciera ésta obligación. Ver punto 2.1.3 del presente informe.

3.3 Respecto a sus obligaciones tributarias, Compañía La Llacuna Sociedad Anónima se encuentra al día en sus deberes formales (presentación de declaraciones) y obligaciones tributarias materiales (pago de estas) y sobre la responsabilidad social se encuentra al día en un estado “Inactivo”, el cual de acuerdo con la normativa vigente, corresponde a aquellas empresas de derecho público o privado, que se encuentran inscritas como patrono en los registros de la Caja Costarricense del Seguro Social, pero que suspendieron su actividad como tal mediante los trámites formales ante la institución aseguradora. Ver punto 2.1.4 del presente informe.

3.4 Las actividades tendentes a la contratación del alquiler del Edificio La Llacuna se enmarcaron dentro del objetivo del Proyecto de Infraestructura referido a encauzar acciones para el arriendo de edificaciones en los términos más favorables para el Ministerio, sin embargo, no se llevó a cabo una planificación detallada y debidamente documentada de las actividades a realizar para cumplir con dicho objetivo. Al respecto se determinó que la DAF no dispone de un instrumento que señale con claridad las acciones requeridas para la ejecución de proyectos de esta naturaleza. Ver punto 2.2.1 de este informe.

3.5 Las debilidades en la planificación de las actividades y los eventos que se presentaron en el proceso de remodelación del Edificio La Llacuna, evidencian que tampoco se realizó una adecuada identificación, valoración y administración de los riesgos asociados con la ejecución del Proyecto de Infraestructura. Ver punto 2.2.2 de este informe.

3.6 No existió una adecuada coordinación y comunicación durante la ejecución de las obras de remodelación del Edificio La Llacuna, la cual podría haber mitigado los eventos que resultaron en la inconformidad manifestada por los funcionarios. Ver punto 2.2.3 de este informe.

3.7 No se conformó el expediente de ejecución contractual del Contrato MH-2013-000071-00 en los términos establecidos en la Directriz N°002-2011 de la Dirección Administrativa y Financiera y en la Directriz N° DGABCA 09-2013 de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa y demás normativa vigente. Ver punto 2.2.4 de este informe.

3.8 Se designó como Gerente del Proyecto de Infraestructura y como encargado del Contrato MH-2013-000071-00 al mismo funcionario, condición que representa una incompatibilidad de funciones de ejecución y fiscalización. Ver punto 2.2.5. de este informe.

3.9 El Ministerio de Hacienda desde su posición de interesado y en ejercicio de las funciones de fiscalización y tutela de los recursos públicos, no realiza en todos los casos una indagación adicional para verificar el estado de patrono inactivo ante la Caja Costarricense del Seguro Social, por cuanto no se ha establecido en la Administración en qué casos debe realizarse. Ver punto 2.2.6. de este informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Directora Administrativa y Financiera:




4.1 Elaborar un instrumento de trabajo que sirva de guía para la gestión de proyectos de la Institución, el cual debe incorporar, entre otros temas, la planificación detallada de las actividades, la valoración de riesgos, la coordinación, comunicación y documentación, a fin de tener una garantía razonable de la buena marcha del proyecto, según lo establecido en la norma 4.5.2 Gestión de proyectos de las Normas de control interno del Sector Público. Ver puntos 3.4, 3.5, y 3.6 de este informe.

4.2 Girar instrucciones al encargado de Contrato MH-2013-000071-00 a fin de que prepare el expediente de ejecución contractual de acuerdo con lo establecido en la normativa vigente. Ver punto 3.7. de este informe.

4.3 Revisar lo actuado con respecto a la designación de Gerente del Proyecto de Infraestructura y de encargado del Contrato MH-2013-000071-00 realizada en el mismo funcionario, y tomar las medidas correspondientes para subsanar la incompatibilidad de funciones que existe entre estos cargos. Ver punto 3.8. de este informe.

4.4 Establecer formalmente el o los criterios sobre los casos en los cuales procede la indagación adicional sobre el estado de los patronos ante la Caja Costarricense del Seguro Social, de acuerdo con la normativa, considerando el deber de fiscalización y tutela de los recursos públicos que tiene el Ministerio de Hacienda. Ver punto 3.9 de este informe.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente proceder en lo que corresponda, con la aplicación de esta normativa y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, según Decreto Nº 34323-H del 22 de febrero de 2008, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto, dentro del plazo de diez días hábiles señalado.

Luis Fernando Obando PerazaProfesional de Auditoría Interna 2

Natalia Mora SánchezProfesional de Auditoría Interna 3

Guillermo Badilla MartínezCoordinador Auditoría de Servicios Corporativos

ce. Estudio Nº 013-2014



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