¿Por qué es importante documentar la tecnología de una organización?

El otro 82% de las organizaciones, dependen de sus “expertos” y de la actitud las personas que allí trabajan (lo cual por sí solo ni es bueno ni es malo, habría que tener el contexto adecuado para evaluarlo), haciendo que estas organizaciones sean altamente vulnerables, porque cuidan tan celosamente sus conocimientos, que ni siquiera los comparten con sus propios colaboradores. Si estos “expertos” se enferman, se incapacitan, se van de vacaciones, se jubilan, renuncian o son promovidos, afectan inmediata e inevitablemente el desempeño de la organización. Por su alta dependencia en personas y no en sistemas, estas últimas son organizaciones altamente vulnerables a las presiones de sus competidores.Por supuesto, los Manuales al documentar la tecnología de una organización, no pretenden suprimir las habilidades y sentido común de la gente que allí labora, lo que pretenden es que en lugar de que la gente ande diariamente apagando fuegos y desperdiciando su talento, se dedique a mejorar los sistemas de trabajo y el nivel de competitividad de la organización. Los Manuales documentan la experiencia de la organización, incluyendo claramente lo que ha probado ser útil para su tipo particular de negocio, considerando lo que los procesos si deben o no hacer para que estos cumplan con su razón de ser de una manera más eficiente.

Tecnología en las empresas

La tecnología brinda una cantidad de servicios que ayudan a las empresas a entablar relaciones más directas con sus clientes y proveedores, incrementar ingresos, mejorar procesos realizados, crear nuevas estrategias para el desarrollo de la empresa, entre otros.

Manuales

Son documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de la organización.

Diagrama de clasificación de Manuales.

¿Para qué se usan las políticas en una empresa?

Para dirigir la actuación de la empresa basándose siempre en los valores de la misma y ajustándose tanto a su realidad organizacional como a las expectativas de sus clientes. Por lo tanto, teniendo en cuenta que las políticas pueden tener tantos niveles y áreas como la organización posea, es indispensable consignarlas por escrito para que siempre estén disponibles para todos aquellos a quienes van dirigidas (trabajadores, socios, clientes, proveedores, entre otros), contribuyendo a cohesionar la organización para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Diferencia entre regla y política.

Regla: Los empleados de mostrador deben ser del sexo masculino.Política: Las edecanes serán mayores de 25 años.

PASOS PARA REALIZAR UN PROCEDIMIENTO.

Simbología de un diagrama de flujo.

Ejemplo de cómo se elabora el diagrama de flujo de un procedimiento de una empresa.

FORMATOS

Se refiere al conjunto de las características técnicas y formales de los documentos donde se materializan los actos administrativos. Los formatos son importantes porque se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.

CALIDAD

Es la satisfacción de las necesidades del cliente mediante el cumplimiento de los requisitos. Para lograr la calidad es indispensable un cambio en los valores organizacionales e individuales.

Elementos significativos para la satisfacción del cliente

ISO 9000.

Es un modelo de aseguramiento de calidad, que garantiza el sistema de calidad que genera el producto. Es un conjunto de lineamientos o normas internacionales de calidad establecidas para controlar y evaluar la calidad de las organizaciones.

Es una serie genérica de normas que define los elementos que debe tener un sistema,

con la finalidad de controlar y garantizar la calidad de las empresas de los ramos de manufactura y servicios. Más que la calidad intrínseca de los productos, se refiere a la capacidad del fabricante para producirlos en forma ordenada y confiable, con el tiempo pactado y las características prometidas.

ISO RELACIONADAS CON LA CALIDAD

ISO 9000: Sistemas de Gestión de la Calidad − Fundamentos y Vocabulario. En ella se definen términos relacionados con la calidad y establece lineamientos generales para los Sistemas de Gestión de la Calidad.

ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad − Requisitos. Establece los requisitos mínimos que debe cumplir un Sistema de Gestión de la Calidad. Puede utilizarse para su aplicación interna, para certificación o para fines contractuales.

ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad −Directrices para la Mejora del desempeño. Proporciona orientación para ir más allá de los requisitos de la ISO 9001, persiguiendo la Mejora Continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

La ISO 9001 del 2000 utiliza un enfoque orientado a Procesos. Un Proceso es un conjunto de actividades que utiliza recursos humanos, materiales y procedimientos para transformar lo que entra al proceso en un producto de salida.

Sistema de Gestión de la Calidad

En primer lugar, es necesario definir qué significa sistema. Formalmente sistema es un conjunto de elementos que están relacionados entre sí. Es decir, hablamos de sistema, no cuando tenemos un grupo de elementos que están juntos, sino cuando además están relacionados entre sí, trabajando todos en equipo.

Entonces, Sistema de Gestión de la Calidad significa disponer de una serie de elementos como Procesos, Manual de la Calidad, Procedimientos de Inspección y Ensayo, Instrucciones de Trabajo, Plan de Capacitación, Registros de la Calidad, etc., todo funcionando en equipo para producir bienes y servicios de la calidad requerida por los Clientes.

Los elementos de un sistema de gestión de la calidad deben estar documentados por escrito. Las Normas ISO 9000 no definen como debe ser el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización, sino que fija requisitos mínimos que deben cumplir los sistemas de gestión de la calidad. Dentro de estos requisitos hay una amplia gama de posibilidades que permite a cada organización definir su propio sistema de gestión de la calidad, de acuerdo con sus características particulares.

GESTIÓN DE RECURSOS.

En el Área de Recursos Humanos o Capital Humano:

Se realizan las Actividades tendientes a coordinar y optimizar las habilidades, los conocimientos, experiencias y competencias de las personas que trabajan en la empresa con el fin de lograr su máxima eficiencia.

Reclutamiento y Selección A través de esta función se logra que todos los puestos sean ocupados por personal idóneo, de acuerdo con las necesidades de la organización.

Entrenamiento, capacitación y desarrollo.

Su finalidad es fomentar las capacidades, competencias y habilidades del personal, a fin de que alcancen la mayor productividad y desarrollen todas sus potencialidades.

La capacitación. Es la educación que se imparte en la empresa con la finalidad de desarrollar habilidades, destrezas y competencias en el trabajo. Se dirige a mandos intermedios y ejecutivos.

Ishikawa dijo: …“La calidad empieza con educación y termina con educación” …

El Entrenamiento Se orienta al desempeño de un puesto y a niveles operativos o administrativos.

El desarrollo. Se da en nivel ejecutivo y directivo y sirve para el perfeccionamiento de potencialidades y la adquisición de nuevas habilidades.

DEFINICIÓN DEL PRODUCTO SEGÚN LA AMA.

La American Marketing Association define al producto como “todo aquello que puede ofrecerse a un cliente para su adquisición, uso o consumo y que además puede satisfacer un deseo o necesidad”

Puntos para diseñar y desarrollar el producto.

a) Las necesidades de los clientesb) Diseño y características del producto.c) Prueba del producto. d) Desarrollo de una marca que satisfaga expectativas y percepciones.e) Diseño de la mezcla de mercadotecnia más adecuada. f) Introducción y lanzamiento del producto al mercado. g) Promoción de su continuo desarrollo.

Auditoria en una organización

Ayudar a llevar un control de la empresa que nos ayuda a detectar fallos, promover mejoras para el desarrollo de la empresa y saber cuál es el estado real de la organización en general.

¿Cuáles son las diferentes definiciones de acciones de Mejora?

Acción Correctora: Es aquella acción tomada para solucionar una no conformidad concreta ocurrida, sin tener en cuenta si puede o no volver a suceder y sin la finalidad de evitar esto último.

Acción Correctiva: Una Acción Correctiva es el conjunto de actividades que se desarrollan

para seguir la pista de una no conformidad hasta descubrir su causa; generar soluciones para evitar su repetición, implementar los cambios que sean necesarios y asegurar que esos cambios sean permanentes y produzcan el resultado deseado. Una acción correctiva no soluciona una incidencia, sino que intenta evitar que vuelva a ocurrir.

Acción Preventiva: Acción tomada para evitar (prevenir) que una no conformidad que pudiera ocurrir (pero que nunca hasta ahora ha ocurrido) pueda suceder.

Acción de Mejora: Cualquier acción que suponga una mejora en la eficacia y/o eficiencia de cualquier actividad del sistema de gestión de calidad.