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Áreas de Farmacia y Tecnologías de la Información

Dispensación Hospitalaria a Pacientes Externos Usuarios de Farmacias Hospitalarias – Noviembre 2011

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Visado Electrónico de Recetas

Usuarios de Farmacias Hospitalarias

Versión 1.7 - Noviembre 2011

Áreas de Farmacia y Tecnologías de la Información Servicio de Salud de Castilla - La Mancha (SESCAM)



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INDICE Introducción .........................................................................................................................3

Objetivos ..........................................................................................................................3 Teléfono Servicio Soporte:...................................................................................................3 Sistema de mensajes:..........................................................................................................4 Identificación de Procesos ...................................................................................................4 Esquema de Navegación.....................................................................................................5 Activación ............................................................................................................................6 Login ....................................................................................................................................6 Recuperación de Datos del Paciente...................................................................................7

Lectura Tarjeta Sanitaria. .................................................................................................7 Búsqueda por Nombre / NASS /NIF/ CIP.........................................................................8

Cambio de contraseña.........................................................................................................9 Gestión de Dispensaciones ...............................................................................................10

Lista Dispensaciones y Anulación de la última...............................................................12 Datos de dispensaciones ...............................................................................................12

Gestión de Informes ..........................................................................................................14 Informes nuevos.............................................................................................................14 Modificación de Informes ...............................................................................................18 Eliminación de Informes.................................................................................................18

Dispensación .....................................................................................................................18 Introducción Datos Recetas ...........................................................................................18 Cálculo Fecha Continuación ..........................................................................................18



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Introducción

El presente documento tiene como finalidad describir las distintas funcionalidades que deberá cubrir la aplicación de gestión y control de dispensaciones hospitalarias a pacientes externos. La dispensación quedará registrada por parte de las Farmacias Hospitalarias de cada hospital como paso previo a la dispensación del medicamento al paciente. Para ello, si el tratamiento ya ha comenzado se puede seguir haciendo su continuación siguiendo los siguientes pasos tras conectarse a la aplicación:

- Buscar el paciente (buscando por CIP, NIF, NASS, nombre y apellidos ó pasando su tarjeta sanitaria si se dispone del dispositivo lector). - Tras seleccionarlo aparecerá la pantalla de “Gestión de Dispensaciones” donde el usuario podrá ver los tratamientos actuales del paciente. - Pulsando el botón “Dispensar” se accede a la pantalla de “Dispensación” donde se registrarán los datos del medicamento, colegiado prescriptor, posología y fecha de prescripción. En el caso de que se inicie un tratamiento nuevo, previamente a las dispensaciones

es necesario registrar su informe médico especificando fecha y caducidad, datos del colegiado que lo expide y medicamentos prescritos.

Objetivos

La aplicación ofrece a los usuarios de las farmacias hospitalarias una herramienta

de gestión y registro centralizado de la dispensación a pacientes externos facilitando las sucesivas continuaciones de los tratamientos del paciente.

Teléfono Servicio Soporte:

En la parte derecha de la cabecera de todas las pantallas aparece un icono en forma de teléfono; al pulsar sobre él, se informa acerca del servicio de soporte de incidencias de la aplicación, tanto de tipo técnico como funcional. Se muestra imagen



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Sistema de mensajes:

Cada vez que se realizan cambios en la aplicación, o cuando los administradores de la aplicación lo consideren conveniente, se mostrarán mensajes al inicio de la aplicación indicando los cambios que se han realizado o incidencias o noticias relacionadas con la aplicación.

Algunos de estos mensajes se mostrarán durante un espacio de tiempo

determinado especificado por el administrador de la aplicación. En otros casos, los mensajes se mostrarán siempre hasta que el usuario pulse el botón “No mostrar más veces este mensaje”.

Una vez leído el mensaje/s podemos cerrar la ventana de ayuda pulsando el enlace

“Cerrar Ventana”. Mientras no cerremos la ventana de ayuda no podemos continuar con la aplicación.

Identificación de Procesos

Podemos distinguir tres procesos principales:

- Gestión de Informes. Consiste en la grabación de los datos del informe médico del especialista, necesarios para autorizar a un paciente el inicio de un tratamiento. Los datos son los referentes a la duración del informe, especialista que prescribe y medicamentos asociados al informe.

Nota.- El informe no sólo avala las sucesivas dispensaciones de los

medicamentos especificados en él sino también de todos los que pertenecen al mismo principio activo.

- Gestión de Dispensaciones. Se irán registrando las dispensaciones asociadas

al tratamiento en orden cronológico. - Gestión de pacientes desplazados. En el caso de los pacientes desplazados

(no tienen tarjeta sanitaria del Sescam) es necesario darlos de alta como primer paso al proceso de dispensación. Esto se hace desde la pantalla principal de “Búsqueda de Pacientes” apartado “Pacientes de otros Servicios de Salud”

botón “Alta”.



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Esquema de Navegación A continuación se muestran de forma gráfica los procesos principales que pueden

realizar los usuarios de la Inspección en la aplicación: Navegación Usuarios Farmacias Hospitalarias

En los siguientes apartados se detallan cada uno de los procesos anteriores

explicando las operaciones que se pueden realizar y mostrando las correspondientes pantallas.



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Activación

Al intentar conectar con la aplicación la primera vez (y si el proceso de activación del PC del usuario no se ha hecho aún) aparecerá un mensaje como el que sigue:

Basta con pulsar en el enlace “IR A LA PÁGINA DE ACTIVACIÓN” para activar el

servicio introduciendo usuario y clave. Tras completarse la activación se mostrará el mensaje:

“ACCESO A LA APLICACIÓN DE DISPENSACIÓN ACTIVADO” Login

Tras completar la activación, siempre que se accede a la aplicación (indicando en el navegador la dirección https://aplicaciones.sescam.jclm.es/visados/dispensacion) el sistema solicita un código de usuario y clave: Pantalla de Login

Nota.- Una vez introducidos usuario y clave válidos, se muestra en la parte superior derecha de las distintas pantallas de la aplicación los datos del hospital y farmacia hospitalaria al que pertenece el usuario.



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Recuperación de Datos del Paciente

Una vez superado el proceso de autenticación se accede a una pantalla desde la cual el usuario podrá recuperar los datos del paciente seleccionando una de las opciones disponibles.

Búsqueda Pacientes en Inspección

Desde estas pantallas se podrán recuperar los datos del paciente seleccionando

una de las siguientes opciones: Lectura Tarjeta Sanitaria.

Tras pulsar esta opción se accede a una pantalla invitando al usuario a recuperar los datos identificativos del paciente a partir de su tarjeta sanitaria (mediante un dispositivo lector de tarjetas):

Pantalla Recuperación Datos Paciente por Lectura Tarjeta Sanitaria



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Búsqueda por Nombre / NASS /NIF/ CIP.

También es posible buscar el paciente por nombre y apellidos, número de

afiliación a la Seguridad Social (NASS), NIF ó código de identificación de paciente (CIP). Pulsando cualquiera de dichas opciones se accede a una pantalla donde se muestra una imagen de la tarjeta del SESCAM y, en cada caso, el campo donde introduciremos el dato por el que queremos buscar:

Ejemplo Búsqueda Paciente por CIP

Pacientes de baja, mutualistas y duplicados-. No es posible registrar dispensaciones a los pacientes identificados como alguno de estos tipos. En este caso nos aparecerá la siguiente pantalla:

Pacientes con Tarjeta Sanitaria del SESCAM.- Sus datos se actualizan diariamente con información procedente de la base de datos de Tarjeta Sanitaria.



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Cambio de contraseña Todos los usuarios pueden modificar su clave de acceso a la aplicación desde el botón “Cambiar Contraseña” situado en la parte inferior derecha de la pantalla inicial de de “Búsqueda de Pacientes”.

Para ello la aplicación pide la antigua clave y confirmación de la nueva tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

Pantalla Cambio Clave

En posteriores conexiones el sistema solicitará la nueva clave.



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Gestión de Dispensaciones Tras identificar al paciente, se accede a la pantalla principal de gestión de

dispensaciones. En esta pantalla aparecen todos los tratamientos que tiene el paciente:

Pantalla Principal de Gestión Dispensaciones

En esta pantalla aparecen los datos identificativos del paciente (nombre y

apellidos, NASS, NIF y CIP) junto con el listado de sus informes y últimas dispensaciones.

En el margen izquierdo aparecen las opciones de Informe Nuevo, Modificar

Informe e Inhabilitar Informe, para grabar, modificar ó eliminar un informe médico respectivamente. En el caso de que el medicamento concreto que se va a dispensar al paciente no aparezca directamente en pantalla, el usuario puede pulsar el botón Dispensar Otros que aparece en el margen izquierdo para buscarlo; en el caso de que esté avalado por el informe médico, se redirigirá a la pantalla de “Dispensar”. A continuación se detalla sobre un ejemplo y de izquierda a derecha la información del paciente que se muestra en el parte central de “INFORMES ASOCIADOS”:

Código y versión del informe. Se muestran códigos identificativos del hospital y el del informe médico junto con el número de versión (coincidente con el número de modificaciones que se han hecho del informe desde que se registró la primera vez).

Tipo de producto asociado al informe



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Estado en el que se encuentra el informe.

Los estados posibles pueden ser:

• CADUCADO No será posible hacer más dispensaciones de los productos asociados a un informe caducado hasta su renovación

• EN PRÓRROGA Si estamos en el periodo de 3 meses después de haber caducado; aún se permite hacer una dispensación adicional

• BLOQUEADO Si han pasado ya más de 3 meses sin que haya habido dispensaciones.

• ACTIVO En el caso de que el informe no esté en ninguna de las situaciones anteriores, se puede dispensar normalmente.

Producto: Se muestra el nombre del último medicamento dispensado (en rojo si

no se puede dispensar). Fecha Última Dispensación: En esta columna aparecerá el día en que se hizo la

última dispensación del medicamento, ó el literal “N/D” (no disponible) si aún no se ha hecho ninguna.

Fecha Próxima Dispensación: También llamada fecha de activación. Se trata de

la fecha a partir de la cual se podrá volver a dispensar.

Si fuera necesario, los usuarios pueden cambiar la fecha de próxima dispensación, pulsando sobre el icono que aparece a la derecha de la misma. En caso de que el informe asociado esté caducado se muestra el literal “Inf. caducado” en lugar de la fecha de próxima dispensación.

Última Dispensación: aparece el número de recetas y la duración en días

correspondiente a la última dispensación, ó el literal “Sin Dispensación Inicial” en el caso de que no se haya realizado ninguna aún.

Histórico Dispensaciones / Anulación Última Dispensación: Desde el icono

que aparece junto al botón de “Dispensar” (ó literal “No dispensable” según proceda), se accede al histórico de dispensaciones del tratamiento. También desde aquí se podría anular la última dispensación.

En la última columna aparecerá un botón marcado como “Dispensar” si el

producto se puede dispensar, ó el literal “No dispensable” (en este último caso, el usuario puede pulsar sobre el icono que informa acerca del motivo por el cual no se puede hacer la dispensación).



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Lista Dispensaciones y Anulación de la última

Mediante el icono que aparece asociado a cada producto se accede a la lista de dispensaciones que ha tenido el paciente de ese producto ó compatibles. Se podrá borrar la última dispensación realizada.

Lista y Anulación de Dispensaciones

Datos de dispensaciones Como podemos ver en la pantalla anterior de ejemplo, en la parte izquierda se

muestra la última dispensación susceptible de anulación así como las anteriores (si las hay). Por cada dispensación se muestra la fecha en que se realizó, el nombre del producto dispensado, el número de recetas (N.R.) y la validez (duración estimada).

En la columna OFICINA aparece el icono si el visado se realizó en una farmacia

externa, si se hizo en inspección ó -->? en el caso de que se haya hecho en un hospital (pulsando sobre dicha imagen aparecen los datos del lugar donde se hizo la dispensación).

Para ver los datos detallados de las recetas asociadas, el usuario puede pulsar

sobre el icono asociado a la misma en la parte izquierda. En la parte derecha de la pantalla se visualizarán los datos detallados de la dispensación (colegiado prescriptor,



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fechas de duración y código de usuario que la registró). Más abajo aparecen los datos de las recetas dispensadas (códigos identificativos, código nacional y nombre del producto, fecha de prescripción de la receta, número de envases y unidades por envase).

Anulando de dispensaciones (total ó parcial)

El usuario puede anular dispensaciones mediante los iconos de la pantalla de “Histórico de Dispensaciones”. Puesto que en un mismo proceso de dispensación se pueden registrar varias recetas se puede optar por anularlas todas (icono de la parte izquierda) ó sólo alguna (seleccionando en la parte derecha el icono que corresponda).

Si se anula todo, el sistema solicita al usuario confirmación de la operación con el

mensaje:

¡ATENCIÓN! Se dispone a anular este registro. LAS RECETAS ASOCIADAS TAMBIÉN QUEDARÁN ANULADAS. ¿Desea continuar?

Tras confirmar, aparecerá el mensaje:

DISPENSACIÓN ANULADA

Al borrar una dispensación, ésta deja de mostrarse en la lista (si sólo había una, en

el informe asociado pasará a mostrarse el literal “Sin Dispensación Inicial” en la lista de informes del paciente de la pantalla de Gestión de Dispensaciones ).

Si se trata de anulación de una receta concreta aparece el mensaje:

¡ATENCIÓN! Se dispone a anular la receta FHXXXXXXXXX. ¿Desea continuar?

Si se confirma la operación se mostrará el mensaje:

RECETA ANULADA En este caso se recalculan las fechas de duración prevista del tratamiento con las

recetas que queden.



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Gestión de Informes Informes nuevos

La grabación de un nuevo informe se hará desde el botón “Informe Nuevo” que hay en la parte izquierda de la pantalla de gestión de dispensaciones:

Pantalla de Alta / Modificación de Informes

Los datos a introducir en el informe son:

o Fecha Informe: Fecha en la que se realizó. Nos podemos ayudar del botón calendario.

o Duración Informe, Se especifica en días, meses ó años. En función de este

dato se calcula la fecha de caducidad.



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o Colegiado: Aquí se especificarán los datos del colegiado del informe. Se registra el número del colegiado y/ó CIAS según los datos de que se disponga. En caso de que no figure en el informe la identificación del colegiado por número es posible buscarlo por nombre y apellidos pulsando en el botón “Buscar”. Si se encuentra sólo un colegiado con los criterios de búsqueda especificados se recuperan sus datos directamente en el informe y si es más de uno será el usuario el que lo seleccione de la lista de encontrados (haciendo doble clic sobre él ó marcándolo primero y pulsando después el botón “Seleccionar”). A continuación se muestra una pantalla de ejemplo de búsqueda por nombre y apellidos:

Búsqueda de Colegiados

Sólo en el caso de que se trate de un colegiado externo que no esté registrado en la base de datos, se procedería a darlo de alta pulsando el botón “Alta”, que nos redirigirá a la pantalla de introducción de datos del colegiado:

Alta Colegiados Externos



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Para el alta de colegiados únicamente se registran nombre y apellidos (el sistema asigna un número de colegiado ficticio que comienza por “C_”. Ejemplo: C_001443).

o Centro Sanitario y Servicio Médico al que pertenece el colegiado. Si el colegiado es de Castilla La-Mancha esta información se recupera automáticamente de su CIAS; en caso contrario, hay que registrarlos manualmente.

o Observaciones del tratamiento. Campo de texto libre donde el usuario puede

registrar la patología que justifica la indicación del tratamiento.

o Productos asociados al informe. En la parte inferior el usuario seleccionará primero el tipo “MEDICAMENTOS USO HOSPITALARIO” y después pulsará el botón “Editar Lista” para buscar y seleccionar los medicamentos que proceda:

Productos asociados a un informe (Medicamentos)

Una vez que el usuario haya introducido los datos del informe y pulse el botón “Grabar”, el sistema confirma que el informe ha sido grabado y avisa para que se haga el visado inicial de los productos especificados como en la siguiente pantalla de ejemplo:



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Una vez grabado el informe se redirige al usuario a la pantalla de gestión de dispensaciones. En la lista de informes del paciente aparecerá ahora el nuevo informe y una línea por cada producto especificado. En los productos de estos nuevos informes, aparecerá el literal “Sin Dispensación Inicial” en la columna de “Última Dispensación” (ver ejemplo):

Detalle Informe sin visado inicial

Nota.- El sistema avisa al usuario en caso de que este intente crear un informe

nuevo a un paciente con productos cuyo grupo ya esté avalado por un informe existente.



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Modificación de Informes

Los usuarios pueden modificar un informe ya existente, seleccionándolo

previamente de la lista y pulsando el botón de “Modificar Informe” situado en el margen izquierdo, ó directamente haciendo doble clic sobre él.

Siempre que se modifica un informe, este se guarda con un nuevo número de

versión (30533.1, 30533.2, 30533.3 etc.), que coincide con el número de veces que se ha modificado, de tal forma que siempre se muestra la última versión del mismo junto con el código del hospital donde se ha hecho la última modificación. Por ejemplo, viendo un código de informe 1107 / 30533.3 sabemos que se trata del informe 30533 que se ha actualizado 3 veces desde que se registró, y la última modificación fue realizada por el Hospital de Toledo.

Se puede modificar cualquiera de los datos de los informes (fecha, duración,

colegiado que lo realiza, observaciones del tratamiento y productos asociados) según proceda.

Eliminación de Informes Es posible eliminar un informe seleccionándolo previamente de la lista y pulsando el botón “Inhabilitar Informe”. Todas sus dispensaciones asociadas pasarán a estar inhabilitados, es decir, desaparecerán de la lista de informes y dispensaciones del paciente.



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Dispensación

Una vez registrado el informe de un paciente se pasará a hacer la dispensación inicial de los medicamentos indicados en el mismo tras la cual se irán registrando las dispensaciones sucesivas para continuar el tratamiento del paciente cuando proceda.

Tras recuperar los datos del paciente se accede a la pantalla de “Gestión de

Dispensaciones” donde aparecerán sus informes y productos dispensados. Desde esta pantalla el usuario puede hacer las dispensaciones (inicial y de continuación) de recetas de varias formas:

• Haciendo doble clic sobre el nombre del producto que se quiera dispensar. • Mediante el botón que aparece a la derecha en la fila del

medicamento que se va a dispensar. • Dispensar Otros: En el caso de que el producto que se quiere dispensar no

aparezca directamente en la lista el usuario puede pulsar el botón situado en la esquina superior izquierda de la pantalla para

acceder a una pantalla de búsqueda donde se puede comprobar si se puede dispensar el medicamento que aparece en la receta seleccionando su tipo y nombre; en caso de que así sea, se accede a la pantalla de “Dispensar” para introducir los datos de la/s receta/s a dispensar.

En el caso de que el grupo al que pertenece el producto no esté avalado por

un informe se mostrará el siguiente mensaje:

NO SE ENCUENTRA NINGUN INFORME MEDICO PARA EL PACIENTE QUE AVALE ESTE VISADO

Si el usuario decide adelantar la dispensación de un producto a un paciente antes de que haya llegado la fecha de continuación (que es de 10 días antes de su duración prevista si ésta es mayor de 10 días ó desde el día antes si es menor) el sistema calculará la nueva duración a partir de la fecha en la que estaba prevista que terminara la dispensación anterior.

No es posible hacer dispensaciones cuando el informe del tratamiento del paciente aparezca como CADUCADO.

Puede ocurrir que un medicamento dispensado se haya dado de baja y a la

hora de intentar dispensarlo nuevamente se muestre el mensaje:

¡ ATENCION ¡ ESTE PRODUCTO HA SIDO DADO DE BAJA No puede realizarse la dispensación



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En estos casos, para continuar el tratamiento del paciente, habrá que pulsar la opción “Dispensar otros” y buscar un medicamento que proceda que sustituya al de baja.

En el caso de que todos los anteriores requisitos se cumplan (existe un informe que avala el producto, estamos en el periodo permitido, la dispensación inicial se ha realizado y el informe no está caducado), la aplicación permitirá realizar el visado redirigiendo al usuario a la pantalla de “Visar Recetas”.

Importante.- Hay que tener en cuenta que es posible visar medicamentos que tengan el mismo principio activo, ó dietéticos del mismo grupo, que alguno de los especificados en el informe médico correspondiente introducido en Inspección



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Introducción Datos Recetas

Una vez seleccionado el producto a dispensar y si se cumplen los requisitos necesarios (es decir, existe un informe que avala el producto, se ha llegado a la fechade contonuación y el informe no está caducado) el sistema redirige al usuario a la pantalla de introducción de datos de las recetas a dispensar:

Pantalla de Introducción de Datos de las Recetas

Como vemos en la figura esta pantalla se subdivide en tres apartados: • Datos del paciente • Datos de la autorización / dispensación • Datos de las recetas a dispensar

Datos del paciente

Se muestran nombre y apellidos, NASS, NIF y CIP del paciente. Datos de la autorización / dispensación o Usuario y farmacia hospitalaria que está registrando. o Producto. Aquí aparecerá el último medicamento dispensado.



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o Colegiado prescriptor. Con el cursor situado en cualquiera de los campos del colegiado (código ó CIAS) y activando un dispositivo lector de códigos de barras sobre la etiqueta del TAIR adjunta a la receta, se recuperarán automáticamente los datos de número de colegiado y CIAS del colegiado. Por defecto aparece el colegiado correspondiente a la última dispensación. En caso de que las recetas no tengan las etiquetas del TAIR estos datos se consignarán manualmente. En el caso de que sólo figure en la receta el nombre y apellidos del colegiado el usuario puede hacer la búsqueda del mismo pulsando el botón ó darlo de alta (sólo en el caso de que no esté registrado aún en el sistema).

o Duración Tratamiento (campo informativo), texto libre acerca de la duración

de la receta (si el colegiado ha puesto algo aquí, el usuario puede indicarlo si así lo deseaquiere). Este dato es sólo informativo y opcional, no se tiene en cuenta para calcular las duraciones.

o Posología. Aquí se especifican las unidades y la periodicidad (en horas ó

días) del producto. (por ejemplo.- 1 cada 8 horas). Esta información es la que determina la duración de la dispensación junto con el número de envases y las unidades por envase.

o Duración prioritaria (por envase). En el caso de que el farmacéutico

hospitalario quiera indicar una duración menor de la dispensación lo especificará aquí; se trata de una duración en días por cada envase. Si los datos de posología están también indicados el sistema toma la menor.

Datos de las recetas a visar

Será necesario pulsar el botón de “Añadir” por cada receta a dispensar. Los datos que se deben de introducir por cada receta son el número de envases (por defecto 1 y en ningún caso superior a 16), unidades por envase y fecha de prescripción.

La duración de la receta ó grupo de recetas dispensadas no puede exceder

de 3 meses, si es así el sistema no permitirá el registro de la operación mostrando el siguiente mensaje:

¡ATENCIÓN!. La duración de las recetas dispensadas no puede exceder de 3 meses.

No se pueden dispensar todas las recetas. Excepción al límite de 3 meses para la duración de una dispensación de una ó más recetas Se permite que dure más en el caso de que pasados 3 meses restara un sólo envase por agotar. En este caso se ampliaría la duración del mismo el número de días necesarios para que dé tiempo a que ese último envase se agote.



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Cálculo Fecha Continuación La duración de la dispensación se calcula de la siguiente forma: • Será la menor entre la indicada como prioritaria (si la hay) y la calculada según

los datos de posología.

• La duración según posología de los medicamentos se calcula de la siguiente forma:

- Se calcula el número de unidades de cada receta, multiplicando el

número de envases por las unidades por envase - Se obtiene el total de unidades del visado sumando las unidades de cada

receta. - Se calcula el número de unidades que se consumen al día según los

datos de posología especificados.

- Se divide el total de unidades por las consumidas cada día y se obtiene la duración del visado en días.

A partir de la duración de la dispensación se determina:

Fecha de duración prevista de la misma.

Fecha de activación ó de próxima dispensación que es la fecha a partir de la

cual el paciente podrá acudir a continuar su tratamiento. Esta fecha se establece desde 10 días antes de la fecha de duración prevista si la duración calculada es de mayor de 10 días ó desde el día antes en caso contrario.

En el caso de que el farmacéutico hospitalario decida dispensar antes de la

fecha de activación, el sistema sumará a la fecha de duración prevista de la dispensación anterior la duración calculada según los datos introducidos para la “adelantada”.

Si ha transcurrido más de 1 mes desde la última dispensación el cálculo de

la duración se hace en función de la fecha de prescripción de las recetas.

En el caso de que una dispensación se haga después de la fecha en la que se acababa la anterior, la duración se calculará a partir de la fecha en la que se está haciendo ésta (excepto si ha pasado más de 1 mes –punto anterior-).

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