Scoreboard®

Guía del administrador

Índice de contenidos (Hipervínculo) ¿Cómo empezar?

• Pantalla de Inicio

• Navegando por las secciones de Scoreboard

•

®

Lista de íconos Sección Mis favoritos

• Mensaje del administrador

• Panel de información

• Funciones frecuentes

Sección de Administración

• Calendarios

• Imágenes

• Usuarios

• Grupos

• Ver permisos de la organización

• Propietarios y actualizadores

• Aplicación de Administración

• Configuración de las conexiones a bases de datos

• Administración de licencias

• Actividad del usuarios actual

• Ver archivos de auditoría

• Estado del proceso de fondo

• Importar datos

• Reparador de árbol

• Consola SQL

¿Cómo empezar?

Pantalla de inicio: Esta es la primera pantalla que observará, y por donde ingresará a la aplicación:

Ingrese su usuario y contraseña. Si usted tiene más de una fuente de datos disponible, elija la fuente de datos, más adecuada en el menú desplegable, y luego dé un clic en el botón de Enviar.

Navegando por las secciones de Scoreboard®: Scoreboard® está dividido en diferentes secciones y sub-secciones para facilitar su navegación. Una vez que haya ingresado a la aplicación, revise la parte superior izquierda de su pantalla y busque la siguiente ubicación:

Esto indica que usted está en la sección de Mis favoritos. Si usted gusta cambiar la sección, puede dar un clic en el texto de Mis favoritos o en el pequeño ícono de la flecha a la derecha del texto; con esto aparecerá un menú desplegable que enlista todas las secciones de esta aplicación, de las que podrá escoger las siguientes:

Elija la sección que usted guste, y ahora su nueva elección se mostrará en la parte superior. Algunas secciones están divididas en sub-secciones. En este caso, estamos en la sección del Scorecard y podemos ver que la sub-sección es reporte de indicador. Puede elegir una sub-sección diferente de la misma manera.

En el Scoreboard® se especifica un periodo para la mayoría de los datos que aquí se manejan. Para cambiar el periodo del calendario, solamente dé un clic en la fecha y aparecerá un selector de calendario:

A continuación, se muestra una lista de íconos, que usted encontrará a través de la aplicación Scoreboard® , con su respectivo significado: Íconos:

Sección de administración PDF

Archivo Historia

Sección Mis favoritos Word

Sección cuadernillos Último periodo

Calendario Periodo siguiente

Nota vacía Foto

Notas escritas Power Point

Copiar Imprimir

Cortar Promover

Eliminar Cambiar nombre

Sección de documentación Sección de reportes

Editar Reporte

Correo electrónico Sección Scorecard

Borrar Enviar a

Error Clasificar hacia abajo

Excel Clasificar hacia arriba

Liga externo Extraer

Advertencia de indicador Subir un nivel

Grupo Usuario

Ayuda Advertencia

Nueva acción Ponderación

Bloqueado Vínculo de nodo

Cierre de sesión Indicador de desempeño

Bajar Objetivo

Subir Área estratégica de desempeño

Organización Scorecard

Organización desocupada Acción

Outlook Plan de acción

Pegar Hito

Sección Mis favoritos

Esta es la sección en la que la aplicación se abre automáticamente. Usted puede regresar a esta sección en cualquier momento, con un clic en la sección de

. En el momento que usted desee salir de la aplicación, lo puede hacer presionando el ícono de en la parte superior media de su pantalla, o dando un clic en a la derecha del ícono.

Mensaje del administrador: En esta sección, usted puede introducir mensajes, en el panel del lado derecho debajo de, mensaje del administrador, mediante un clic en el botón de “Editar mensaje”. Esto será posible sólo si usted tiene la autorización requerida. Cuando éste sea el caso, usted podrá ver el editor de texto habilitado:

Introduzca la información requerida, con el formato que usted prefiera, y dé un clic en el botón de, Guardar.

Panel de información: En esta sección se guardan sus apartados favoritos, los cuales son muy accesibles una vez que haya entrado a esta aplicación. Simplemente dé un clic en el que usted quiera ver, y éste se mostrará en el panel de información a la derecha.

Puede crear nuevas carpetas o favoritos, dando un clic con el botón derecho de su mouse:

Si usted desea reordenar los elementos, solamente de un clic, con el botón izquierdo de su mouse, y déjelo presionado hasta moverlo a la ubicación del árbol en la que lo desea; suelte el botón y habrá logrado mover el objeto.

Funciones frecuentes: Los siguientes accesos directos se proporcionan en su enlace de inicio favorito, para que usted tenga un rápido acceso a las funciones más comúnmente utilizadas dentro de la aplicación:

Simplemente dé un clic en el ícono de expansión a la izquierda de la función, para poder ver sus contenidos:

Usted podrá revisar las acciones que le han asignado, por medio de mis acciones. También podrá monitorear sus indicadores, dándole un clic al ícono de expansión a la izquierda de la función, Indicadores de los que soy responsable. Además podrá actualizar o importar ciertos indicadores con los que usted esté asociado, dando un clic en Indicadores que actualizo. Incluso puede cambiar su contraseña por medio de un clic en mi configuración. Finalmente, la imagen en el centro del panel, puede ser cambiada por cualquier imagen que usted prefiera. Tal como se describe, en la sección de administración de esta guía.

Sección de Administración

Calendarios. Calendario estándar: Usted puede crear calendarios mensuales, semanales o diarios. La aplicación crea periodos automáticamente, dependiendo de la frecuencia que usted elija, por el asistente.

Para determinar un calendario, dé un clic en el botón de ; ahora dé un clic en la liga de . Se le mostrará la siguiente ventana:

Para añadir un calendario, presione el botón de . Podrá elegir entre crear un Calendario Estándar y uno Personalizado. (También tiene la opción de agregar los dos tipos de calendario a la aplicación.)

Al escoger, Calendario estándar, y presionar el botón de, Siguiente >, se le mostrarán las siguientes opciones a elegir:

Si usted escoge la opción, Diario, podrá ver como se agrega a la lista de calendarios ya existentes:

Se ofrece la opción de editar el nombre de su calendario, presionando el botón de editar,

.

Calendarios personalizados: En esta sección, usted puede crear su propio calendario, definiendo el periodo que necesite cubrir, así como cualquier calendario de contabilidad fiscal; calendarios trimestrales, semestrales, o cualquier frecuencia que desee; así como también cantidad de calendarios. Una vez creado, usted puede cambiar a cualquiera de estos calendarios dentro de la aplicación, y los indicadores, objetivos, banderas rojas, y demás valores actuales, se modificarán en base al nuevo periodo del calendario elegido. Al escoger, Calendario personalizado, en vez de estándar…

…aparecerá una ventana para que usted asigne un nombre a su calendario:

Una vez que haya creado su calendario personalizado, solo dé un clic en el nombre del calendario nuevo y después podrá modificar los periodos a su preferencia. Esta

modificación la puede hacer dando un clic en el botón de en el panel de su derecha.

Al presionar el botón de periodo nuevo de calendario, se le mostrará la siguiente ventana, donde se le pide introducir un nombre, y fecha de inicio y término del periodo. Por ejemplo, si usted determina hacer un reporte en un periodo de dos semanas, usted debe especificar lo siguiente:

Al dar un clic en, Listo, usted verá lo siguiente:

En cualquier momento, usted podrá eliminar cualquiera de los calendarios y sus periodos, con un clic en . Enseguida se le mostrará un mensaje con la siguiente advertencia:

Al hacer clic en , enseguida de los datos del periodo, se le mostrará la siguiente advertencia:

**Es muy recomendable crear todos los calendarios, antes de añadir los datos, para las medidas de rendimiento, para no perder ninguna información al momento de decidir eliminar algún calendario.**

Imágenes: Primero dé un clic en la liga de, debajo de la sección de

.

Utilice el botón de , para encontrar la imagen que desea subir. Una vez que haya localizado la imagen, y se detalló una descripción del mismo, de un clic en

; enseguida se le mostrará una liga en la misma ventana con el ícono de , enseguida. Utilice este botón para eliminar la imagen. Dé un clic en la liga de la imagen para ver la imagen preliminar; la imagen se abrirá en otra ventana.

Adición de usuarios: En la sección Administración, haga clic en el enlace usuarios:

Enseguida, usted podrá ver la siguiente imagen en el panel de su derecha:

Una vez que haya añadido los usuarios a su base de datos, el panel de la derecha se verá de la siguiente manera:

Para agregar un usuario, presione el botón de , y complete los siguientes datos: **Para tener mayor seguridad, las contraseñas serán revestidas al dar clic en, Aceptar. Si un usuario da un clic en el nombre de otro usuario en la sección de, Usuarios, se les mostrará una contraseña de 11 puntos, a pesar de que la contraseña de dicho usuario conste de 5 letras o números.**

Después de que se haya ingresado la información y se haya presionado Listo, usted podrá ver su usuario en la lista. Agregar grupos: Debajo de la sección administración, presione la siguiente liga: Usted podrá ver lo siguiente, en el panel del lado derecho:

Para agregar un grupo nuevo, presione el botón de , debajo de alguna categoría de grupo en específico, por ejemplo; aplicación de administradores, administradores de desempeño, aplicación de usuarios, etc.). Cada una de estas categorías cuenta con permisos específicos asociados con ellos que también son configurables por medio de un control de selección de caja, como se puede ver en los ejemplos siguientes. Ejemplo: En la categoría de la aplicación de administradores, se le otorgan los siguientes permisos:

El grupo de administradores de Scoreboard, no tiene la autorización suficiente como un administrador:

Los actualizadores de Tareas/Indicadores, tienen menos permisos disponibles:

Y el grupo de “Sólo lectura”, tiene incluso menos opciones:

El siguiente paso que usted deberá llevar a cabo, es agregar usuarios a algún grupo en específico, que usted haya creado. Solamente debe dar un clic al ícono, , al lado del grupo que usted desea, y podrá ver la siguiente ventana:

ó Lo que se le mostrará a continuación, depende de que tenga habilitado la opción de Búsqueda de usuarios en la aplicación de configuración. Si usted tiene habilitada la opción de búsqueda de usuarios, presione el ícono de y se le mostrará lo siguiente:

Usted puede teclear el nombre del usuario u obtenerlo de la lista del menú desplegable; enseguida de un clic en Aceptar, y habrá cargado el usuario al grupo elegido. Una vez que haya agregado todos los usuarios que desea, presione el botón de terminar. Cuando haya terminado este proceso, usted podrá observar un indicador, al lado del grupo que actualizó, que le indicará cuantos usuarios nuevos asignó a dicho grupo:

Ahora hay dos usuarios en este grupo

Ver permisos de la organización: De un clic en ver permisos de la organización en la sección de Administración:

Esto es lo que se le mostrará en el panel del lado derecho de su pantalla:

Seleccione el grupo al que usted desea agregar los permisos, en el menú desplegable:

Una vez que haya elegido al grupo, usted verá una lista de las organizaciones en el panel del lado derecho, con una columna de casillas a su lado:

Usted podrá permitir a todos los usuarios del grupo seleccionado, tener tantos derechos como usted haya previamente asignado a dicho grupo, en la sección de Grupos de esa organización, mediante la selección de las casillas en la columna de Ver. Si usted selecciona una de las casillas de la columna Cascada, enseguida de una organización, usted estará dando los mismos permisos a esa organización y todas las relacionadas con la misma. En el ejemplo de la ventana que se muestra arriba, usted podría asignar un permiso a Laboratorios Franklin y todas sus organizaciones, seleccionando la casilla a su izquierda, de la columna Cascada, debido a que Laboratorios Franklin, es la organización “raíz” de todas las demás. A continuación, usted puede seguir el proceso para el resto de los grupos que ha creado. Una vez que haya comprobado las casillas correspondientes, haga clic en Guardar.

Dueños y actualizadores: Para asignar dueños y actualizadores para sus Balanced Scorecards, dé un clic en la liga de dueños y actualizaciones, debajo de la sección de administración.

Ahora usted podrá ver la estructura de su organización al lado izquierdo de su pantalla:

Una vez que haya seleccionado la organización con la que desea estar trabajando, una de las siguientes pantallas aparecerá, dependiendo de que usted tenga la opción de búsqueda de usuarios, habilitada en la configuración de la aplicación:

O:

Ahora dé un clic en el icono, , o escoja uno de los nombres de la lista del menú que se presenta:

Para asignar un usuario, como propietario de un nodo dentro de su organización, sólo dé un clic en la casilla correspondiente y después presione el botón de, Guardar. Este usuario ahora será el propietario de ese nodo en específico. Repita esta acción tantas veces sea necesaria para el resto de los usuarios en su jerarquía. Para asignar un usuario como actualizador, simplemente siga los mismos pasos que para el proceso anterior, con la excepción de escoger la opción de actualizador, en vez de propietario. Al asignar un actualizador, usted puede escoger si quiere permitirle actualizar los valores para medir el desempeño y los límites de puntuación, o ambos:

Configuración de la aplicación: Para tener acceso a esta área de la aplicación, usted debe dar un clic en el botón de

, y luego dar un clic en la liga de Usted verá la siguiente pantalla:

Imágenes de aplicación:

En la liga, aplicación de administración, usted podrá utilizar la herramienta de aplicación de imágenes. Esta herramienta te permite cargar tus propias imágenes, o cambiar las imágenes predeterminadas que se encuentran en “Mis favoritos”. También tiene la opción de establecer la imagen de fondo para los mapas estratégicos. **Es necesario subir la imagen a la aplicación, antes de seleccionarla para poder usarla.** Sólo tiene que escoger la imagen de la lista del menú, y dar un clic en Guardar. Hemos cubierto la forma de subir imágenes, a la aplicación en la sección Imágenes de este manual. **Determinar una imagen de fondo predeterminada para un Mapa estratégico, solo aplicará para mapas creados posteriormente; el fondo de los mapas ya existentes no cambiará.**

Notificación de correo electrónico:

Scoreboard le permite enviar correos de forma automatizada, cuando una medida de desempeño esté en color rojo (medida de bajo nivel de desempeño), sin embargo esto no tiene una tarea asociada. Si, envía la notificación, y No la apaga. Usted puede configurar la aplicación del Scoreboard, para enviar notificaciones vía correo electrónico, al dueño de alguna medida de desempeño, cuando ésta se haya tornado de color rojo. El aviso de actualización del medidor de desempeño, permite a la aplicación mandar correos al actualizador, antes o después de que un periodo termine. La última opción permite al Scoreboard, mandar un correo al propietario de un nodo vinculado, cuando la fuente de ese nodo vinculado haya sido cambiada.

Informes:

Seleccionar calendario hasta la fecha: Ofrece un menú desplegable para que usted elija cuál vista de calendario escoger para que sus valores hasta la fecha aparezcan. **Usted debe elegir un calendario(s), para poder escoger una vista de calendario.** Número de periodos que mostrar en la sección de indicadores: Se define el número de periodos para mostrarse predeterminadamente en el calendario, que se expondrá en el reporte de medidas de desempeño. Habilitar análisis de resultados de indicadores: Si usted elige Si, el reporte de medidas de desempeño, estará disponible en la sub-sección de análisis. Habilitar análisis de resultado de objetivos: Si usted elige Si, el reporte de resultados de objetivo, estará disponible en la sub-sección de análisis. Mostrar reporte de comparación de indicadores: Si usted elije Si, el reporte comparativo de las medidas de desempeño, estará disponible en la sección de reportes.

Evaluación:

Puntajes Visibles: Permite habilitar o deshabilitar la opción de mostrar los resultados generados por la computadora, a través de la aplicación. Ignorar nodos del control de mando grises en el resumen de colores: Esta opción le permite a Scoreboard ignorar todos los nodos del control de mando en color gris, cuando se determine el resumen de colores. Metodología de puntaje: Scoreboard cuenta con dos metodologías disponibles para evaluar: evaluación basada en colores y promedio ponderado La ponderación promedio, se adhiere a las siguientes normas: la evaluación de ponderación promedio empieza por normalizar todas las medidas de desempeño basadas en el valor de sus dos límites. El valor de los límites, son el punto donde el indicador deberá volverse rojo y el punto en el que el color del indicador se vuelve verde. La normalización consiste en tomar la diferencia entre el valor de los límites y extender el punto del indicador, linealmente, por dicha diferencia, para establecer una escala linear de 0 a 10: Cambiar Rojo = A Cambiar Verde = B A-B=C A-C=0 B+C= 10 A y B, se colocan entre una escala de 3.33 y 6.67, y el valor promedio para cada punto se encontrará entre 0 y 10. El resultado puede ser calculado por la siguiente fórmula: Sí VA =Valor Actual, entonces en el ejemplo anterior, el resultado para cualquier VA sería: ((VA-(2*A)+B) / ((3*B)-(3*A)))*10 El resultado siempre será 3.33, cuando se haya alcanzado su valor B, y 6.67 cuando se haya alcanzado su valor A.

Una vez que haya normalizado su resultado, entonces el promedio ponderado aplica a los resultados de cada nivel, por arriba del nivel, de la medida de desempeño. Sí Pi = peso para Mi, donde M es la medida de desempeño, entonces, el Promedio Ponderado = Sum(Pi*Mi) para todos los números i, de una medida de desempeño. **La aplicación convierte la ponderación introducida, en el porcentaje.** Colores para nodos: Esta opción define cuántos y cuáles colores serán usados para medir los nodos que no tienen ningún desempeño( non-performance/incumplimiento) Habilitar evaluación de efecto adelantado: Esta opción determina si Scoreboard deberá hacer una evaluación adelantada para pequeños periodos en el calendario.

Formato de Datos:

Formato de fecha: Esta opción determina la configuración para las fechas dentro de la aplicación. Formato de hora: Esta opción determina la configuración para el tiempo dentro de la aplicación. Formato de fecha y hora: Esta opción determina la configuración para el orden de los tiempos y las fechas. Precisión predeterminada para indicadores (número de decimales): Esto determina la cantidad de decimales, a utilizar para los valores de las medidas de desempeño. Precisión de moneda predeterminada (lugares decimales): Esto determina la cantidad de decimales para mostrar los valores de capital. Habilitar edición de precisión decimal: Esto permite habilitar el editor para la precisión decimal para cada medida de desempeño. Unidad de moneda predeterminada: Esto le permite asignar la unidad monetaria para las medidas de desempeño. Desplegar formato para nombres de usuario: Esto le permite asignar el formato para mostrar los nombres de usuario. Ordenamiento para nombres de usuario: Esto le permite asignar el orden para los nombres de usuario. Títulos de usuario: Esto le permite definir títulos personalizados para los usuarios.

Opciones generales:

**OPCIONES NO MOSTRADAS EN LA PESTAÑA DE “OPCIONES GENERALES” QUE SE MUESTRA ARRIBA** Habilitar mostrar detalles predeterminados de los Mapas estratégicos: Elija la ubicación apropiada, en la que usted desea mostrar predeterminadamente los detalles de sus mapas estratégicos. Esta elección podrá hacerse manualmente una vez que se esté creando o editando un Mapa estratégico. Mostrar indicadores de tendencia en mapas estratégicos: esta opción le permite ver las tendencias en los resultados de sus indicadores; los puede visualizar en la sección de mapas estratégicos. Mediante unas flechas apuntando hacia abajo, se le indicará si los resultados de cierto periodo, son más bajos que los del anterior, y con unas flechas apuntando hacia arriba, se le indicará si fueron mayores; apuntarán hacia los lados, si los resultados han sido iguales. El color de la flecha será del color del resultado obtenido del último periodo. Habilitar mostrar detalle de indicadores en la pestaña de indicadores: Esto le permite habilitar hipervínculos en la sub-sección de los indicadores, para un manejo más funcional. Página predeterminada del control de mando: Esta página te permite definir la sub-sección predeterminada que aparecerá, la primera vez que usted visualice la sección del Balanced Scorecard, cada vez que usted ingrese a la aplicación. Mostrar links para “agregar a calendario”: Al seleccionar Sí, la liga de “Agregar a calendario”, aparecerá en las áreas apropiadas. Si se selecciona No, la opción no aparecerá.

Mostrar selección de “búsqueda de usuarios”: Habilita la función de búsqueda de usuarios o la selección de la lista desplegable, al trabajar con usuarios. Al seleccionar Sí, la aplicación te permite buscar por ciertos usuarios en específico. Si se escoge No, la aplicación proveerá una lista con todos los usuarios disponibles. Mostrar “objetos vinculados” en árbol de control de mando: Al seleccionar Sí, la aplicación mostrará todo tipo de objetos vinculados en el árbol de control de mando. Al seleccionar No, estos objetos no aparecerán. Mostrar pestaña de Vista ejecutiva: Esta opción te permite mostrar o deshabilitar la sub-sección de Vista ejecutiva, dependiendo en las necesidades de la organización Mostrar velocímetros: Esta opción permite escoger entre mostrar o deshabilitar, los velocímetros en la sub-sección de introducción. Si se escoge No, un cuadro de color aparecerá en su lugar. Mostrar ID: Al escoger Sí, se mostrarán objetos de ID por la aplicación, y escogiendo No, los esconderá. Limitar la edición de la función Importar clave de clasificación al Administrador Incorporado únicamente: Deshabilita el campo de edición para la asignación de importación clave, al crear o editar un indicador, para evitar confusión entre los usuarios. El administrador de la aplicación aún podrá editar el campo. Permitir la opción “Enviar a correo electrónico” a los usuarios: Habilita la función de “enviar a correo electrónico”, el menú de botones de la página de envío. Habilitar contraseñas seguras (números y letras): Al seleccionar Si, se solicitará usar por lo menos dos números y dos letras, cuando vaya a crear una contraseña para el inicio de sesión. Comprimir salida de HTML: Al seleccionar Sí, esto mejorará la velocidad en la que los reportes de los Scorecards/medidas de desempeño y las tareas/iniciativas estratégicas, son enviados por el internet. Modo de modificación de árbol: Esto permite al administrador, restringir la edición del árbol, de ser necesario. Mostrar alerta de indicadores en rojo para resultados menores que (deje en blanco para no mostrar alerta): Aquí se puede introducir un valor para mostrar un indicador en rojo de resultados menores que, o dejarlo en blanco para no mostrar alerta.

Importar/Exportar:

Esta opción le permite forzar valores de los indicadores, al último día del periodo, con el propósito de simplificar el proceso de importación.

Configuración de las conexiones a base de datos: Dé un clic en la liga de , en la sección de administración, y usted podrá ver lo siguiente:

Desde aquí, usted puede crear, editar, reubicar, eliminar y dar prioridad a las conexiones de la base de datos.

Administración de licencias: Dé un clic en la liga de, en la sección de administración, para agregar y administrar sus archivos de licencias. La siguiente pantalla, ilustra ésta función:

Para asignar una base de datos a algún archivo de licencias vigente, dé un clic en el botón

de . Ahora usted podrá escoger la base de datos adecuada, del menú desplegable y dar un clic en el botón de Subir licencia:

Actividad del usuario actual: Dé un clic en , dentro de la sección de administración, para ver los usuarios que actualmente hayan ingresado a la aplicación. Su pantalla se verá de la siguiente manera:

**Esta pantalla se actualizará automáticamente, para que usted pueda ver la última información del momento.**

Ver archivos de auditoría: Dé un clic en la liga de, , para ver los archivos de auditoría para la aplicación, usted podrá ver lo siguiente:

Usted puede elegir ver estos datos en HTML o .txt.

Estado del proceso de fondo: Con un clic en la liga de , usted podrá ver un resumen del proceso de fondo que esté sucediendo mientras se corre la aplicación:

Importar datos: Al dar un clic en la liga de , usted podrá importar sus datos a la aplicación:

En lugar de actualizar cada uno de los elementos en este menú, usted puede crear un solo reporte para subir a esta aplicación. Dando un clic al ícono de expandir/contraer, a la izquierda de cada entidad; usted podrá notar que cada uno tiene un archivo de importación de ejemplo:

Usted se puede apoyar en estos reportes de ejemplo para los ajustes requeridos de su archive a importar. **Asegúrese de que guardar el archivo como CSV.**

Reparador de árbol (Tree fixer):

El “Reparador de Árbol”, permite al administrador reparar cualquier deficiencia en la estructura de algún árbol organizacional, en la aplicación. Cualquier manipulación al árbol organizacional, será suspendida mientras usted lleva a cabo esta acción de reparar. Asegúrese de verificar los árboles modificados, después de ejecutar alguna corrección, para reorganizar las piezas necesarias. Consola SQL: La consola de SQL es una herramienta integrada de consulta que permite consultar la base de datos, mediante el uso de simples o complejas declaraciones SQL. Para tener

acceso a esta consola, dé un clic en la liga , en la sección de administración:

Usted podrá observar la casilla del SQL al lado derecho de su pantalla; simplemente teclee una consulta SQL y dé clic en Enviar. Usted también tiene la opción de exportar los resultados: