“UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO”.

Facultad de Estudios Superiores Acatlán

Vázquez González Linda.

Materia: Computación aplicada a la comunicación organizacional.

Grupo: 1701

* COMUNICACIÓN DESCENDENTE.

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación, ya que los empleados

no sabrían que hacer, cómo, cuándo, para qué y por qué hacerlo.

Esta comunicación que se da cuando los niveles superiores de la organización

transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores.

Alberto Martínez de Velasco considera relevante la revisión periódica de

planes, metas y objetivos organizacionales desde los niveles más altos de

cualquier institución.

Cabe mencionar, que a pesar de que Vicky Form cuenta con una página Web

tan completa, no cumple con toda la información que una empresa debe tener

en consideración y debe de proporcionar, me refiero a que no cuenta con la

misión, visión y objetivos. Entonces, si esta revisión no se efectúa, o bien si no

se da a conocer de manera, clara y directa a los niveles inferiores, la eficacia y

aun a la supervivencia de una institución puede verse amenazada. Es por esto

que sería muy conveniente, anexar lo antes mencionado (misión, visión y

objetivos).

Considero que lo más adecuado para dar a conocer “la misión, visión, y

objetivos” podría ser un apartado en la página principal de internet de la

empresa o bien también se puede hacer llegar la información a los correos

electrónicos de los empleados, así ellos tendrán bien entendido que es lo que

pretende hacer Vicky Form a largo y corto plazo.

Para la comunicación descendente de Vicky Form, también se puede manejar

el correo electrónico, que es un recurso tecnológico que nos permite

comunicarnos desde cualquier parte del mundo a través de Internet. Esto

funcionará muy bien para una buena retroalimentación, así los empleados

podrían dar quejas, sugerencias para el mejoramiento de la empresa, o incluso

manifestar su gratitud.

Un ejemplo es persona@vickyform.com, El signo @ siempre está en cada

dirección de correo, y lo divide en dos partes: el nombre de usuario (a la

izquierda de la arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que está (lo

de la derecha de la arroba; en este caso, vickyform.com).

Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor

que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Por otro

lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la elección del usuario,

y es un identificador cualquiera, que puede tener letras, números, y algunos

signos.

Por otro lado, los mensajes descendentes, deben tratar de llegar siempre como

información nueva y no como algo añejo. Vicky Form utiliza una sección en

específico, que lleva por nombre “Noticias” y por otro lado utiliza otra sección

que se llama “Llévame contigo” donde se utiliza Facebook y twitter.

1.- En “Noticias”, a su vez se divide en 4 apartados que son:

* Más de 600 productos.

* El mejor programa de premios.

* Nuevas secciones.

* Nuevos productos.

Estos cuatro apartados te llevan a la misma página, y su fin es vender

catálogos; un catálogo por 89 pesos, dos catálogos por 149 pesos y tres

catálogos por 199 pesos.

2.- En “Facebook”, Vicky Form sólo tiene el siguiente mensaje: !!!UNETE al

movimiento Vicky Form¡¡¡ y descubre porque somos tu mejor opción en

lencería. Compra por internet, visita nuestro catálogo en línea o llámanos 01-

800- 90-VICKY

A pesar de contar con 165 fans, esta empresa no cuenta con ningún

comentario, ni tampoco con alguna duda.

3.- En su página de Twitter el único mensaje que tiene es de la misma

empresa: ¡Visita nuestra tienda en línea!, totalmente renovada...

www.vickyform.com. Sólo cuenta con 12 miembros y tampoco tiene ningún

comentario.

Las Intranets se pueden utilizar entre otras cosas para permitir a las

empresas llevar a cabo transacciones de negocio a negocio como: hacer

pedidos, enviar facturas, y efectuar pagos. Para mayor seguridad, estas

transacciones de Intranet a Intranet no necesitan nunca salir a Internet, pero

pueden viajar por líneas alquiladas privadas. Son un sistema poderoso para

permitir a una compañía hacer negocios en línea, por ejemplo, permitir que

alguien en Internet pida productos. Cuando alguien solicita un producto en

Internet, la información se envía de una manera segura desde Internet a la red

interna de la compañía. Así es como Vicky Form Utiliza la intranet para vender

sus productos, el cliente desde su computadora personal sólo debe de accesar

a la página de internet www.vickyform.com. Y ahí encontrará el apartado

“Vamos de compras”, que contiene el cátalo completo de los artículos que

vende dicha empresa y cómodamente podrás comprar desde el lugar donde te

encuentres.

Todo esto desde internet hasta la intranet de la empresa.

* COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Es aquella que se da cuando las personas de los niveles bajos emiten uno o

más mensajes a los niveles superiores en la estructura organizacional, a través

de canales formales e informales.

La comunicación ascendente adopta muchas formas, sin embargo, puede

reducirse a lo que el empleado dice:

* De sí mismo, su desempeño y sus problemas,

* Acerca de otras personas y sus problemas.

* Acerca de los usos, prácticas y políticas organizacionales.

* Acerca de lo que es necesario hacer y cómo puede ser hecho.

Importancia de la comunicación ascendente:

1. Brinda a los niveles más altos de la organización la retroalimentación

que proviene de los niveles más bajos acerca de las comunicaciones

descendentes (los empleados de Vicky Form pueden hacer uso de un

correo electrónico, así podrían mandar mensajería electrónica a los

niveles más altos para dar a conocer sus inquietudes).

2. La comunicación ascendente crea, además, un canal por el que la

administración puede medir el clima organizacional y enfrentarse a

problemas tales como quejas o baja productividad, antes de que se

conviertan en problemas graves

Sería bueno que las quejas que los empleados puedan tener, sean depositadas

en un buzón de comentarios que sean colocados en diversos puntos de la

empresa, en forma de urna o buzón de correos, incluso también el buzón

podría ser en forma virtual dentro de la misma página web de Vicky Form.

Como se mencionó antes para la comunicación descendente de Vicky Form,

también se puede manejar el correo electrónico, que nos permite comunicarnos

desde cualquier parte a través de Internet. El e- mail se deberá revisar una vez

a la semana para que los empleados estén al tanto de los avisos que pueda

emitir la gerencia además de que esto funcionará muy bien para una buena

retroalimentación. Por el contrario, sí los empleados quisieran dar quejas,

sugerencias para el mejoramiento de la empresa, o incluso manifestar su

gratitud, lo deberán hacer una vez al mes, y un día en específico, por ejemplo:

“la fecha para que envíen correos electrónicos será el día 1ro. de cada mes”.

Ejemplo de e-mail de quejas:

Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para darle a conocer a usted, la

gerencia, que mi jefe directo, no tiene la paciencia para volver a explicarme las

cuestiones laborales que no logro entender. Me agradaría que hablaran con él

para que ponga de su parte y me explique con más claridad a mí y a mis

compañeros los procedimientos que se tienen que seguir en la empresa.

Aprovecho para enviarle un cordial saludo

Ejemplo de e-mail de sugerencias:

Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para sugerir que los correos

electrónicos que nos mandan para informarnos de una junta, nos lo hicieran

llegar por lo menos una semana antes, así nosotros, nos daremos por

enterados.

Aprovecho para enviarle un cordial saludo

Ejemplo de e-mail de gratitud:

Buenas tardes, el motivo de mi e-mail es para hacer de su conocimiento, que

durante todo este tiempo que he estado laborando para Vicky Form, me la he

pasado muy a gusto, todos me trataron muy bien y me tuvieron paciencia para

enseñarme cada procedimiento dentro de la empresa, además de que el

ambiente laboral es muy agradable.

Aprovecho para enviarle un cordial saludo y le deseo una Feliz Navidad y

Prospero Año Nuevo.

Una actitud que resultaría muy eficiente es que los ejecutivos se acerquen a su

personal. De esta manera aprenderán más sobre ellos. Una forma que puede

resultar muy bien para la comunicación ascendente, podría ser la página de

Facebook, con la que cuenta la empresa en la página www.vickyform.com.mx

En Facebook se podrán utilizar cuestionarios de todo tipo, para saber la

opinión de los empleados y así poder conocer sus necesidades. Se debe tener

en cuenta que los cuestionarios deben ser breves (máximo 5 preguntas) para

no agobiar a los empleados. Ejemplo:

1.- Cuándo tiene alguna inquietud, ¿puede expresarse con libertad, con su jefe

inmediato?

2.- Si no ha entendido bien algún procedimiento ¿se lo vuelven a explicar con

calma y claridad?

3.- ¿Con qué frecuencia utiliza su correo electrónico para preguntar, sugerir o

reportar algún incidente?

Otra práctica de comunicación ascendente es motivar al personal a enviar

cartas a alguna área previamente determinada, presentando preguntas o

incluso quejas y sugerencias (por lo general, las cartas recibidas se presentan

en forma anónima).

Otro recurso que puede utilizarse es el twitter, que es un servicio gratuito de

microblogging que permite a sus usuarios enviar micro-entradas basadas en

texto, de una longitud máxima de 140 caracteres. La información es enviada

de forma inmediata a otros usuarios que han elegido la opción de recibirlas.

Pero también se les puede restringir el envío de estos mensajes y sólo algunos

miembros podrán recibir la información. Esto permitirá cerrar el twitter por

ejemplo sólo para miembros departamentales, o sólo para un departamento en

específico, es decir se evitará que el resto del personal tenga acceso al twitter

de otro departamento que no sea el que le corresponde. Ejemplo:

“Con el fin de dar a conocer nuevas indicaciones se le solicita al departamento

de transporte se presente en la jefatura a las 2:00pm el día viernes 29 de

octubre”.

“Los jefes de cada departamento favor de presentarse puntuales, en la

dirección a las 3:30 el 14/02/2009 para dar a conocer las nuevas estrategias

de la empresa”

* COMUNICACIÓN HORIZONTAL, INFORMAL O RUMOR.

A) COMUNICACIÓN HORIZONTAL

La comunicación horizontal suele ser vista como un tipo de comunicación

informal, más que formal. Dicho de otra manera, la comunicación horizontal se

dará a través de redes de información personales y sociales, más que por

autoridad oficial, y su mayor importancia estriba en el impacto que esta

información tiene en las personas como tales, más que su posición formal o

nivel jerárquico en la organización (su control será más difícil).

Los líderes de las redes de comunicación horizontal en las organizaciones lo

serán, entonces, no necesariamente por su puesto, sino por su conocimiento,

competencia, libertad de movimiento y carisma o atractivo personal.

Este tipo de comunicación es lo que se desarrolla entre personas de un mismo

nivel jerárquico en donde los individuos tienen la posibilidad de comunicarse

directamente entre sí y, de hecho, está relacionada con la formación de grupos

dentro de una organización.

Su propósito principal es proveer un canal de coordinación y solución de

problemas (evitando tener que llegar a consultar a un superior común, con la

lentitud que ello acarrearía) además de que brinda la alternativa de

relacionarse con personas similares en la organización, lo que se hace muy

importante para la satisfacción en el trabajo. Por ejemplo:

“Si una persona es nueva en el aparador de Vicky Form, y una clienta le pide

determinado producto del catálogo, y el empleado no sabe como buscarlo,

puede pedirle ayuda a uno de sus compañeros con mayor antigüedad en el

trabajo, para evitar la lentitud de tener que ir a preguntarle a un superior”

Razones por las que surge la comunicación horizontal

1.- Una razón muy importante es que entre los empleados existe

“interdependencia funcional” y, como se encuentran al mismo nivel estructural,

su comunicación será horizontal.

2.- Otra razón que hace surgir este tipo de comunicación es que los individuos

se comunican de manera más abierta con sus iguales que con sus superiores.

3.- La tercera razón es por su misma naturaleza, la comunicación horizontal se

mueve rápida y fácilmente, permitiendo que las decisiones sean rápidas y

compartidas por toda la organización.

Barreras en la comunicación horizontal

1.- Que exista competencia desleal. Esto se da cuando una persona oculta

información a otra de su mismo nivel.

2.- una segunda barrera puede ser la misma especialización de las personas,

que puede causar un atmosfera competitiva. Por ejemplo; cuando esta

situación se da, los gerentes se sienten estimulados a conseguir sus propios

objetivos en vez de comunicarse con los otros ejecutivos de su mismo nivel

para lograr alcanzar, de manera conjunta, las metas de la institución.

B) COMUNICACIÓN INFORMAL

Es el intercambio de información que se establece entre las personas en una

organización, independientemente de los puestos que ocupan en ella.

Normalmente se piensa que esta comunicación es menos precisa que en lo

que realidad es, sobre todo porque se magnifican los errores y se recuerdan

más que los aciertos.

Un hecho más aceptado es el que la información difundida por las redes

informales es, por lo general, incompleta, de tal modo que se mal interpreta en

ocasiones.

Realmente la comunicación informal también puede transmitir noticias,

comentarios no dañinos a la organizacional e, incluso, benéficos y normales.

1.- Noticias: se transmiten anuncios de un suceso reciente que contiene

fundamento, pero que no se ha confirmado, por una fuente digna de crédito.

Por ejemplo:

“Mi jefe me dijo que Vicky Form está en crisis y es probable que la empresa se

vaya a la quiebra”.

2.- Comentarios: se pueden catalogar como interpretaciones o de noticias, de

informaciones o de textos. Por ejemplo:

“Creo que nos van a aumentar el sueldo”

¿Ya leíste el libro Programa de incentivos de Vicky Form? “Yo lo interpreto

como, que habrá una probabilidad, para ganar un poco más”

3.- Rumores: esta es la parte general dañina de la comunicación ya que carece

de fundamentos

“Vi al jefe comiendo en un restaurante famoso con Lupita, la secretaria”

Causas que hacen surgir la comunicación informal.

1.- Nerviosismo e inseguridad: las personas tienden a aumentar su

comunicación informal por crear cohesividad y protegerse entre si contra lo

desconocido. Por ejemplo:

“Anita renunció”, “Despidieron a Pablo”

2.- Falta de información: cuando se carece de información sobre una situación

dada, la gente trata de llenar los espacios vacios lo mejor que puede. Po

ejemplo:

“¿Que sabes de la renuncia de Ana María?”

Respuesta de la gerencia a la comunicación informal.

Los gerentes tienen que aprender a aprovechar las redes de comunicación

informal: necesitan saber quiénes son sus líderes, como operan y qué clase de

información difunden. Por ello los gerentes deben esforzarse por mantener bien

informado al personal.

Si se quiere evitar este tipo de comunicación se debe difundir información

oficial de manera completa clara y oportuna. Por ejemplo:

1.- Mensajería electrónica: el correo electrónico.

“Este deberá proporcionar información relevante y de interés para los

empleados, y deberá ser enviado por lo menos una vez por mes, con el fin de

evitar los rumores.”

2.- Revistas, Periódicos o Boletines internos virtuales: sus funciones son

informar, motivar e integrar.

“Esta publicación, me parecería bueno que se difundiera cada fin de mes”

3.- Tablones de anuncios: en este caso pasaremos del típico tablón de corcho

donde se fijan anuncios, a un tablón virtual, donde todos podrán publicar

cualquier anuncio. Y podrán publicar en el tablón, siempre y cuando sea breve,

y no necesitará de un tiempo determinado para su difusión, es decir, cada que

haya necesidad de colocar un anuncia, se podrá hacer. Sin embargo, el

anuncio sólo tendrá de vigencia una semana.” Ejemplo.

C) RUMOR: es la parte de la comunicación informal que se da sólo con

aquellos comunicados sin fundamento o evidencia formal. A falta de

información certera y por la ambigüedad que trae consigo esta se empezaran a

correr rumores acerca de los elegidos tratando de dar fundamento, en realidad

falso, a esta información: “estoy segura de que es Juan”.

Por las características descritas anteriormente, el rumor se dispersa

rápidamente y llega a cubrir de hecho a toda la organización, pudiendo traer

consigo consecuencias negativas.

A continuación se describen algunas de estas “estrategias de ataque” que se

deberían llevar a la práctica sólo en los casos en que la circulación de un rumor

sea dañina, paralizando a la gente e impactando negativamente la

productividad.

1.- Manejo de hechos.

Una vez que el rumor ha comenzado a propagarse, la mejor solución es dar a

conocer los hechos reales por una fuente por una fuente digna de credibilidad.

“Una conferencia con todos los empleados reunidos, acabaría directamente

con los rumores”

2.- Mejor otras formas de comunicación.

Una forma de minimizar los aspectos negativos que causa el rumor es mejorar

otras formas de comunicación formal.

“Las circulares, boletines, revistas internas entre otros (virtuales).”

3.- Atención a Rumores.

Se deben escuchar con cuidado, porque, aun cuando sea falso, generalmente

porta un mensaje sobre los sentimientos del empleado.