vicente rodrigo. ayto valencia. proyecto de administración electrónica del ayuntamiento de...
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ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICADEL
AYUNTAMIENTO DE VALENCIA
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Semana Informática
Castellón, 22 de abril de 2015
“En el futuro, la Administración será digital o no será”
En 2014, los ahorros generados a los ciudadanos por el uso generalizado de la Administración electrónica alcanzaron la cifra r écord de 20.000 millones de euros.
Mariano Rajoy, Presidente del Gobierno (19/02/2015)
Administración electrónica
≠
Administraciónsin papel
Implantar la AE no es solamente poner en marcha unas nuevas aplicaciones informáticas, si no que es implantar un nuevo modelo de gestión administrativa , es decir, una nueva forma de tramitar los expedientes administrativos en todo su ámbito y en todo su recorrido administrativo.
1. Cifras y Beneficios.2. Trending Problems y Claves de la AE.3. Aplicaciones AE.4. Gestión del cambio: calendario, formación, preparativos
y puesta en producción.
AGENDA
CIFRAS
Proyecto:• 4 años: estudio, análisis, desarrollo y gestión del cambio.• 2 Millones de euros de inversión (aprox).
Usuarios:• 2.500 Usuarios.• 50.000 horas de formación.
Aplicación:• 60% del papel presentado por los ciudadanos se digitaliza.• 86% documentos generado son electrónicos.• 100% de las firmas son electrónicas.• AL DÍA: 3.000 firmas, 8.500 documentos y 17.500 tarea s
administrativas diarias.
BENEFICIOS
Ciudadanos:• Entre 15 y 20% reducción tiempo tramitación.• Reducción de cargas administrativas.• Transparencia administrativa.• Servicios 24x7.
Ayuntamiento:• Control e información en tiempo real -> Optimización y mejora
de los procesos administrativos.• Conocimiento objetivo de la productividad personal.• Redefinición de puestos de trabajo.• Ubicuidad de la información. Acceso multidispositivo.• Agilidad de la firma electrónica. Reducción sustancial de
tiempos.
1. Falta de inversión y/o apoyo político.2. Múltiples sistemas de expedientes ya implantados.3. Dificultad para modelar todos los procedimientos
administrativos.4. Existencia de uno o varios procedimientos en AE y
dificultad para ampliarlo al resto del ayuntamiento.5. Dificultad para realizar la transición de los expedientes
papel actualmente en trámite a la AE.6. Los empleados no confían en los “expedientes
electrónicos” y siguen usando el papel.7. Dificultad para obtener resultados a corto plazo.
“TRENDING PROBLEMS”
1. Apoyo y confianza a todos los niveles.2. Todo el ayuntamiento a la vez (todo el circuito
administrativo).3. Diseño de la organización y del modelo de seguridad
de forma que sea compatible con la realidad.4. Grupos multidisciplinares para resolver temas
jurídicos, organizativos y de impulso.5. Formación e información.
CLAVES
GENERALES:
1. Expediente único (electrónico) con documentos electrónicos y documentos papel. Integridad documental del expediente. Formato del número de expediente.
2. PIAE contempla solo el Procedimiento Administrativo. Ofrece WS y eventos para integración con Aplicaciones de Gestión. Sistema responsable (otros sistemas de gestión de expedientes).
3. Tramitación guiada solo en Actuaciones, no de principio a fin.4. Formato de firma electrónica.5. Soportes de los documentos (físico, digital y DC).6. Aplicaciones funcionalmente modulares.7. Infraestructura tecnológica.
CLAVES
TECNOLÓGICAS
APLICACIONES AE
La externa: sede electrónica.La interna: PIAE y otras aplicaciones AE.
ESQUEMA APLICACIONES AE
APLICACIONES AE
PIAE es la herramienta informática de soporte a la tramitación administrativa. Por tanto, cualquier actuación administrativa y documento de un expediente debe estar reflejado en la aplicación.
PIAE
APLICACIONES AE
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
APLICACIONES AE
TAREAS PREVIAS A LA MIGRACIÓN.
Circulares Secretaría y/o acuerdos JGL:• Finalización de instancias, expedientes y
relaciones de envío pendientes.• Estudio plantillas documentales y modelos de
exportación de datos.• Actualización del Catálogo de Procedimientos.• Normalización de pies de recurso y algunos
documentos.• Guías de tramitación electrónica .
GESTIÓN DEL CAMBIO
FORMACIÓN GENERAL
• Curso Tramitadores.• Curso Firmantes.
GESTIÓN DEL CAMBIO
FORMACIÓN ESPECÍFICA• Registros de Entrada y Registros de Entrada Especializados.• Estafeta.• Servicios Generales.• Secretarías.• Intervención.• Asesoría Jurídica.• Delegaciones y Grupos Políticos.
PUESTA EN MARCHA
15 de septiembre de 2014 .
El viernes 12 de septiembre se apagó el sistema anterior y el lunes 15 de septiembre todo el ayuntamiento trabajaba ya en PIAE.
GESTIÓN DEL CAMBIO
