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Versión No: Implementación: Código: Tipo de Documento:

03 27-Enero-2016

DE-FR-004 Formato

FORMATO ACTA GENERAL

Acta Consecutivo No. 40 I Lugar y Fecha COFAC-EMAPE - 28/11/17 Oficina Productora DEPARTAMENTO PLANEACIÓN ESTRATEGICA Asunto REUNION COMITE DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Hora Inicio 14:30 1 Hora Finalización 17:30 Participantes DE ACUERDO A LOS LISTADOS ANEXOS Ausentes

Orden del día: 1. Socialización nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG II). 2. Socialización y aprobación plan de mejoramiento Auditoría Archivo General de la Nación. 3. Socialización y aprobación ajustes de las tablas de retención documental (TRD). 4. Socialización y aprobación Registro de Activos de Información.

Desarrollo:

Inicia la reunión el sr. Bg. Mauricio Mancera - Jefe Departamento de Planeación Estratégica dando un saludo de bienvenida y agradeciendo por la asistencia del personal a esta reunión, comenta que es de alta importancia la realización de este comité debido a que se tiene una gran responsabilidad en los temas que se tratan y que son aprobados, por lo cual invita al personal a participar activamente en el desarrollo de la misma.

1. Socialización nuevo Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG II).

El sr. Ct. Oscar Prens inicia su intervención comentando que en el mes de Septiembre de 2017 por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública sacaron el decreto número 1499 de 2017 del 11 de Septiembre del presente año por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.

Por lo anterior se difunde la siguiente agenda que se llevará a cabo:

✓ Antecedentes

Mediante Decreto 2482/12 se crea el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el cual es formalizado al interior de la FAC mediante resolución No. 272 del 2015. Mencionado modelo consistía en 5 políticas generales de desarrollo administrativo y 20 componentes de la siguiente manera:

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Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Estatuto Anticorrupción

Modelo Estándar de Control Interno - MECI

Sistema de Gestión de Calidad

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Sistema de Control Interno

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Por otra parte comenta cual ha sido el recorrido y lineamientos por parte de la Función Pública hacia las

entidades estatales de la siguiente manera:

Camino recorrido

EN Principios de la Función Administrativa y Mecanismos de Control

•7 Definición y Objetivos

Se difunde al personal que el MIPG es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, según dispone el Decreto 1499 de 2017. POr otra parte se tienen definido los siguientes objetivos:

2014

200$

2003

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1. Fortalecer el liderazgo y el talento humano. 2. Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación. 3. Desarrollar una cultura organizacional sólida. 4. Promover la coordinación interinstitucional. 5. Fomentar y promover la efectiva participación ciudadana.

,( Estructura del Modelo

Dizeccionlaietto Estrategia y P:ftnti01

gestia 0,11, pata

hallaos

El nuevo modelo integrado de planeación y gestión cuenta dentro de su estructura con 7 dimensiones y 16 políticas enlazadas de la sigu8ente manera:

s( Siete ( 7 ) Dimensiones

-Corazón de MIPG: Primera Dimensión Talento Humano. -Planear: Segunda Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación. -Hacer: Tercera Dimensión Gestión con Valores para el Resultado. -Verificar y Actuar: Cuarta Dimensión Evaluación para el resultado y Quinta Dimensión Control Interno. -Dimensiones Transversales: Sexta Dimensión Información y Comunicación y Séptima Dimensión Gestión del Conocimiento y la Innovación

•( Dieciséis (16) Políticas

A continuación se mencionan las políticas específicas relacionadas en el modelo con el respectivo

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responsable de cada una de ellas al interior de la institución de la siguiente manera:

No. I Política Responsable

1 Planeación institucional EMAPE

2 Gestión Presupuestal EMAPE

3 Talento Humano JED

4 Integridad JED

Transparencia, acceso a la información pública y

5 lucha contra la corrupción FACCE

Fortalecimiento organizacional y simplificación de 6

procesos EMAPE

7 Servicio al Ciudadano JURDH

8 Participación Ciudadana en la Gestión Pública JURDH

9 Racionalización de trámites EMAPE

10 Gestión Documental FACAG

11 Gobierno digital JAL-DITIN

12 Seguridad Digital JAL-JIN

13 Defensa Jurídica JURDH

14 Gestión del Conocimiento y la Innovación JEA

15 Control Interno IGEFA

16 Seguimiento y evaluación del Desempeño Institucional

EMAPE

✓ Cambios

A continuación se difunde el resumen general con los diferentes cambios que trae el nuevo MIPG

ANTES

✓ Decreto 2482 de 2012. ✓Resolución FAC 272 de

2015. ✓Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. ✓ 5 políticas y 20 componentes.

AHORA

✓ Decreto 1499 de 2017. ✓Nuevo Resolución FAC en trámite. ✓Comité Institucional de Gestión y Desempeño. ✓ 7 dimensiones y 16 políticas.




Índice Sistémico de Desempeño Institucional

267 preguntas

i 217 50

de evidencia de percepción

700 preguntas

✓ Medición del Modelo

3 Medición de MIPG

Ahora .........„......„---- ---....,...........t..

En referencia al gráfico de lo anterior se aclara que el FURAG II fué realizado al interior de la institución y se envió con plazo del 15 de Noviembre/17. El FURAG II contenía 267 preguntas en línea en la cual varias dependencias intervenían para lo cual 217 preguntas tenían que relacionar las evidencias respectivas y 50 de percepción. Por lo anterior se espera la retroalimentación por parte del DAFP en el primer trimestre del año 2018.

Por último el sr. Ct. Prens comenta al personal que de acuerdo al manual establecido para el modelo integrado de planeación y gestión se debe adelantar la implementación respectiva para lo cual se adelantaran mesas de trabajo con cada uno los responsables de las políticas para definir el plan o ruta a seguir para la implementación del mismo.

El sr. Bg. Mancera interviene en la reunión hablando del proceso de transformación de la institución y como que su implementación se dará legalmente hasta el 26 de Febrero por lo que hace un llamado a que se revisen los diferentes flujo de información de las dependencias con el fin de no generar demasiados traumatismos. Por lo anterior ordena lo siguiente:

✓ Revisar el tema de los sistemas información que manejan con el fin de analizar la migración y ajustes respectivos para evitar traumatismos.(Todas las dependencias).

✓ Plantear y estructurar plan y socialización sobre las etapas de transición de los sistemas de información que tiene la institución (DITIN).

✓ Enviar nueva estructura y funciones a JAL - DITIN (Equipo de transformación).

Info

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FURAG MECI FURAG II ISDI

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personal comenta FAC es

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Teniendo informe formula relación siguiente

Posteriormente

A continuación

visita realizada

interviene el señor Coronel Sarmiento-líder del equipo de transformación en donde invita al a tener una actitud proactividad, mente abierta y no generar resistencia al cambio. Asimismo que la mejor metodología para tratar los diferentes temas que surgen por la transformación de la

realizar mesas de trabajo y no enfrascarnos en enviar oficios de un lado para otro.

interviene en la reunión el señor Mayor General Ramsés Rueda - Inspector General FAC en comentó lo siguiente en referencia al archivo: una gran preocupación con el cumplimiento a la Ley de archivo y correspondencia en razón a que un problema institucional que se evidencia en cada una de las visitas que se realizan a las unidades

central. Asimismo comenta que la Fuerza Aérea debe gestionar o programar recursos con el fin de solución al tema atacando la causa raíz y no seguir dilatando en el tiempo el tema del archivo

no existe una justificación de peso para no poder cumplir con esta Ley.

parte argumenta que deben haber unas políticas y criterios claros al interior de la institución con el tener al día nuestros archivos para así proteger la información generada. Por último comenta que la

por el archivo general de la nación es un campanazo de alerta para la institución con el fin conciencia y tomar acciones tendientes a solucionar este problema.

2. Socialización y aprobación plan de mejoramiento Auditoría Archivo General de la Nación.

en cuenta visita de Inspección realizada por el Archivo General de la Nación y de acuerdo a de inspección presentado por este Ente de Control con N° 20171940214612 del 02-11-2017, se Plan de Mejoramiento Archivístico para subsanar los hallazgos presentado durante la visita en con el Cumplimiento a normatividad archivística. Se socializan los 11 hallazgos realizados de la manera:

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Ayucae. General COFAC • SeCtiOn Gestión Docusereel.

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Ayudanlia General CCEAC Seda. Ges,i6n Documental

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Ayudercie Gestee' COFAC Sec.» Gestión Di:cernera al

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ROOliiiCiáll tenaceando en enareno y camplimaºmo de

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Ayudentie General COFAT. Sacuda Geetión Occumeniel

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De acuerdo a lo anterior el señor Bg. Mancera y el personal asistente con voto aprueban el plan de mejoramiento realizado y adicionalmente ordena lo siguiente:

1 Enviar las capacidades definidas para cada dependencia en el proceso de transformación a la ayudantía general y a JED (Equipo de transformación).

1 Realizar cotización de personal externo necesario para ayudar en el tema del archivo y del inventario de fondo acumulado. (FACAG).

1 Cuantificar recursos requeridos para el archivo de las unidades. (FACAG).

1 Recabar incorporación personal militar en la especialidad de archivo a JAL y de personal civil a JED (FACAG).

1 Actualizar cotización sobre el costo del inventario fondo acumulado. (FACAG).

1 Solicitar apoyo a EMAPE sobre capacitación y actualización al personal que lidera el tema del archivo en el nivel central. (FACAG).

1 Realizar cronograma de visitas de acompañamiento y capacitación a las unidades para la vigencia 2018. (FACAG).

1 Actualizar cotización sobre las tablas de valoración documental. (FACAG).

V Estructurar proyecto para el archivo general FAC en CAMAN. (FACAG).

1 Asesorarse con la sección de proyectos de inversión sobre la estructuración del proyecto para ser




two INSTRUMENTO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA FUERZA AÉREA COLOMBIANA

presentado en el Comité Funcional del DNP. (FACAG).

3. Aprobación Tablas de Retención Documental, proceso N° 031-00-B-COFAC-GRUAC0-2017.

En relación a los ajustes presentados por el Archivo General de la Nación por medio de comunicación oficial N° 20161940208892 del 21-09-2016, con respecto a las Tablas de Retención Documental de la FAC, se realizó proceso contractual para dar cumplimiento con las instrucciones emitidas por este Ente de Control.

Entregable del proceso: • Tablas de Retención Documental FAC por dependencias con sus respectivos ajustes. (230 Tablas

de Retención Documental). • Cuadro de Clasificación Documental.

El comité aprueba las tablas de retención documental, en donde la señorita T4. Keila Rosas hace la claridad que mencionadas TRD solo estarán vigentes por dos meses debido a que una vez inicie el proceso de transformación quedaran desactualizadas.

El señor Bg. Mancera ordena lo siguiente:

,f Realizar reunión con JAL-DITIN para dar a conocer en detalle las TRD. (FACAG).

4. Socialización y aprobación de Registro de Activos de Información.

Dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 "Ley de Transparencia y acceso a la información pública" y como responsabilidad de la Ayudantía General COFAC — Sección Gestión Documental, se realiza el Registro de Activos de Información para la FAC, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la norma.

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Seguridad Operacional en los aerodranoS tentroadOS. nO enlatados

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Irtspeceón

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Genen de Mago Este clOeurneito es la base dcetnnana para la idenbreaciOn de peligros y ia

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Irteecón General-

ofrecot„,„

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Cnenter las acinidades de la Fuerza aérea hacia ten gestión enebro y

eficiente de la Seguridad Operacional, con el fin de mantener la capacidad operacional de las diferentes Áreas

MISIOnale5 de la institución.

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Operacional

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El comité aprueba los registros activos de información y el señor Bg. Mancera ordena lo siguiente:

Versión No: 03

Implementación: 27-Enero-2016 FORMATO ACTA GENERAL

Código: DE-FR-004

Tipo de Documento: Formato

,7 Revisar la pertinencia e integración de los registros de información correspondientes a FACAG-JIN- FACCE. (CT. CAMARGO).

No siendo mas, se da por terminada la reunión. Actividades a Realizar:

Actividad Responsable Fecha Entrega Revisar el tema de los sistemas información que se manejan con el fin de analizar la migración y ajustes respectivos para evitar traumatismos

TODAS LAS DEPENDENCIAS 31-12-17

Plantear y estructurar plan de socialización sobre las etapas de transición de los sistemas de información que tiene la institución

JAL-DITIN 31-01-18

Enviar nueva estructura y funciones a JAL - DITIN EQUIPO DE TRANSFORMACIÓN 15-12-17

Enviar las capacidades definidas para cada dependencia en el proceso de transformación a la ayudantía general y a JED

EQUIPO DE TRANSFORMACIÓN 15-12-17

Realizar cotización de personal externo necesario para ayudar en el tema del archivo y del inventario de fondo acumulado

FACAG-SEGDO 31-01-18

Cuantificar recursos requeridos para el archivo de las unidades. FACAG-SEGDO

15-02-18

Recabar incorporación personal militar en la especialidad de archivo a JAL y de personal civil a JED


Actualizar cotización sobre el costo del inventario fondo acumulado. FACAG-SEGDO 31-01-18

Solicitar apoyo a EMAPE sobre capacitación y actualización al personal que lidera el tema del archivo en el nivel central.


Realizar cronograma de visitas de acompañamiento y capacitación a las unidades para la vigencia 2018.


Actualizar cotización sobre las tablas de valoración documental. FACAG-SEGDO 31-01-18

Estructurar proyecto para el archivo general FAC en CAMAN. FACAG-SEGDO 15-02-18

Asesorarse con la sección de proyectos de inversión sobre la estructuración del proyecto para ser presentado en el Comité Funcional del DNP.





Realizar reunión con JAL-DITIN para dar a conocer en detalle las TRD.

31-12-17 FACAG-SEGDO

Revisar la pertinencia e integración de los registros de información correspondientes a FACAG-JIN-FACCE.

EMAPE 31-12-17

Legalización del procedimiento para el link de transparencia y acceso a la información

pública página web FACCE 15-12-17

Convocatoria Próxima Reunión: No definido

FIRMAS

Autógrafo CAPITAN OSC41 Secretario de la"keúnión-E

RENS NIVIA

Autógrafo BRIGADIER GENERAL JOSE MAURICIO MANCERA CASTAÑO Quien Preside la Reunión-Jefe Departamento de Planeación Estratégica FAC

SE ANEXAN FORMATOS LISTADO DE ASISTENCIA Firma Asistentes a la Reunión

Elaboró: CT-PRENS NIVIA OSCAR JAVIER Revisó: CT-PRENS NIVIA OSCAR JAVIER

versión no: 03 formato acta general … · formato acta general ... socialización nuevo modelo...

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