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Procedimiento

Recepción de Maquilas en WMS

(Producto Terminado)

Código 608-01-02 PCD

Versión 1.0

Fecha 13/06/2018

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I. Objetivo Delimitar políticas, responsabilidades, alcances, y actividades involucradas en el proceso de recepción en almacén general de producto terminado proveniente de órdenes de producción.

II. Alcance Este documento abarca el proceso de recepción, conteo y entrada de producto terminado proveniente de órdenes de producción.

III. Políticas y Responsabilidades

1. Horarios de Recepción en Almacén General: A partir del primero de septiembre de 2017, el horario de recepción en almacén general será de lunes a jueves de 8:30 horas a 14:30 horas y de 16:00 horas a 17:00 horas.

2. El horario de la ruta de recolección de maquilas, será de lunes a jueves de 8:00 am a 12:00 pm.

3. El servicio de recolección de maquilas tiene un periodo de espera de 15 minutos, en caso que la demora sea mayor a los 15 minutos de tolerancia, el maquilero deberá agendar una segunda recolección de maquila, con cargo al maquilero (el costo será de $500 + IVA).

4. Es responsabilidad de Supervisor de Producción y de Gerente de Producción autorizar la entrega de la maquila hacia almacén general.

a. Deberán elaborar el formato “Revisión de la Confección” [Anexo A] y firmar la autorización de entrega.

5. Es responsabilidad del maquilero agendar cita con Recepcionista o Gerencia de Producción para entregar producto de maquila a almacén general.

a. Para programar entrega directa a almacén general, el maquilero deberá comunicarse con Recepcionista.

b. Para programar recolección de maquila mediante ruta, el maquilero deberá comunicarse con gerente de producción.

6. Es responsabilidad de gerente de producción, la elaboración de ruta de Recolección de Maquilas (“Bitácora de recolección de maquilas” [Anexo B]) y entregarla a líder de choferes todas las tardes al final del día.

7. Es responsabilidad de Gerente de Producción agendar en SAP, el arribo de producto terminado proveniente de la ruta de recolección de maquilas.

8. Es responsabilidad de líder de choferes, coordinar la recolección de maquilas y asignar a cada chofer las recolecciones según su ruta.

9. Es responsabilidad de Recepcionista agendar el SAP el arribo de las órdenes de órdenes de producción solicitadas por maquileros.

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10. Para que se pueda recibir el producto en almacén general, es necesario que se haya agendado en

sistema el arribo de la orden de producción. No podrá recibirse una orden de producción, si no se tiene agendada la entrega en el sistema WMS.

11. Por ningún motivo se recibirán parcialidades de una orden de producción. a. Maquilero deberá entrega completa la orden de producción y separada por talla, para que

se pueda recibir el producto en andén de recibo.

12. Las prendas de órdenes de producción programadas para entregarse como producto terminado, deberán recibirse conforme al procedimiento de este documento antes de la revisión de la calidad de las prendas.

a. Una vez revisada la calidad de las prendas, si es necesario la devolución total o parcial de las prendas se aplicará la política “Administración de Reprocesos”; la cual deberá despachar vía SAP un pedido de clientes a nombre del maquilero con la totalidad de las prendas regresadas a reproceso y faltantes así como el despacho de Servicios Logísticos, en caso que las prendas de maquila se hayan entregado mediante la recolección de transporte local. Deberá facturarse a maquilero cualquier diferencia entregada después de reprocesos junto con servicios logísticos en caso de aplicar.

13. Es responsabilidad del jefe operativo de almacén, coordinar el proceso de recepción de maquilas en

almacén general.

14. Es responsabilidad de chofer, entregar al jefe operativo de almacén, el formato “Entrada de producto en proceso” [Anexo C] con el detalle de la maquila, al entregar la recolección de maquila a almacén general.

15. Es responsabilidad del jefe operativo de almacén validar que las prendas entregadas por el chofer coincidan con el formato “Entrada de producto en proceso” y firmar de recibido.

16. Es responsabilidad de Jefe Operativo de Almacén realizar en sistema WMS el conteo detallado del producto terminado de la orden de producción entregada en almacén general por maquilero o chofer de ruta de recolección

17. Es responsabilidad de auxiliar de control de calidad la auditoría de calidad de todas las órdenes de producción recibidas por maquilero.

18. Porcentajes de muestreo: Auxiliar de control de calidad deberá tomar como muestra el 30% del total de las prendas de la orden de producción, para auditar la calidad del producto.

a. Todos los colores claros, se revisan al 100% para inspección de manchas.

19. Rechazo de órdenes de producción por defecto: Si el porcentaje de prendas con defectos es mayor o igual al 10% del total de las prendas entregadas en la orden de producción, se deberá devolver el producto a maquilero.


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a. Para dicho cálculo, no se contemplan los defectos de tela.

20. Se confirmará la entrada producto terminado únicamente a aquel producto que no tiene anomalías de calidad o que haya sido autorizado por Dirección Comercial y Dirección de Diseño, pese a las anomalías de calidad.

a. Es decir el producto defectuoso que no haya sido aprobado por anomalías de calidad, no será recibido en sistema y se devolverá a maquilero para su reproceso.

21. Almacén Administrativo deberá dar la entrada en WMS y SAP del producto terminado entregado

mediante ordenes de producción y validar… a. Que el producto esté correctamente costeado. b. Que todos los componentes de la orden de producción estén despachados de manera

correcta en SAP. c. Que la orden de producción sea entregada sin parcialidades. d. Que las piezas “Producto Terminado” recibidas concuerden con la orden de producción. e. Precio de venta al público (Actualizar precio en sistema en caso de requerirse).

22. Cualquier ajuste o aumento de precio en confección que no esté contemplado en la hoja de costeo

deberá notificarse a Dirección de Diseño y agregar los servicios adicionales a la orden de producción

o corregir el precio de servicio de maquila.

a. Dirección General o Dirección de Diseño (Por Ausencia) deberá firmar la hoja de costeó con

el cambio o ajuste de precio

b. La orden de producción deberá actualizarse con el servicio de maquila adicional, por ajustes

en el proceso de producción (Como puede ser… “Ajuste de Bastillas”, “Lavado y Planchado”).

c. Dirección de Diseño deberá firmar la impresión de la orden de producción con el ajuste de

servicios de maquila.

d. Gerente de producción, deberá entregar a almacén la “Orden de Producción” firmada por

Dirección de Diseño.

23. Almacén Administrativo deberá facturar (Precio Público con descuento del 40%) a maquilero aquellas

piezas faltantes vs la orden de producción. Es responsabilidad de maquilero entregar completa la orden de producción y las muestras correspondientes de la orden de producción.

24. No podrá enviarse a cuentas por pagar ni una factura de servicio de maquila, que no contenga el

soporte de servicio de maquila (Hoja Azul) y la firma de autorización de almacén…

a) El chofer que despachó en ruta el servicio de maquila deberá entregar a almacén la hoja azul,

con firma de validación.

b) En caso que el chofer, no pueda avalar la entrega de servicio de maquila (Lavado, Plancha,

Ajustes o Cortes Adicionales), el documento deberá estar firmado por Gerencia de Producción y

avalado por el formato “Revisión de la Confección” firmado por Supervisora de Producción.


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IV. Proceso 0. Registrar en arribo de orden de producción en agenda de SAP. (Ver procedimiento “608-01-01 PCD

Agenda de Arribos a Almacén General”). Responsable: Supervisor de Producción / Gerente de Producción.

a. Gerente de Producción registra en SAP arribo de órdenes de producción finalizadas listas para recibirse como producto terminado.

b. Recepcionista registra en agenda se SAP el arribo de órdenes de producción agendadas por maquilero para su entrega en almacén general como producto terminado.

1. Consultar programación de arribos en WMS. Responsable: Jefe Operativo de Almacén. Jefe operativo de almacén consulta en WMS la pantalla “Monitor de Arribos”…

a. Selecciona la opción “Entradas” del menú superior de la pantalla principal del WMS. b. Seleccionar la opción “Monitor de Arribos” del menú desplegado en la parte izquierda de la

pantalla.

c. Consultar el contenido de la pantalla “Monitor Almacén”, la pantalla muestra por renglón el detalle del artículo (modelo / color) programado para arribar a almacén general, en donde arroja la siguiente información en las columnas del reporte…

i. Número de Documento SAP ii. Fecha de Arribo

iii. Hora de Arribo iv. Empresa receptora v. Tipo de Orden: Orden de Compra u Orden de Producción.

vi. Fotografía de la prenda vii. Referencia: Número manual de la orden de producción u orden de compra.

viii. Proveedor: Número de Proveedor o número de maquilero. ix. Nombre: Nombre de proveedor o maquilero x. Artículo: Código del artículo.

xi. Modelo: Número de modelo de proveedor xii. Piezas por modelo / color

xiii. Precio: Costo unitario


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Pantalla “Monitor de Arribos”

2. Recibir a Maquilero o Chofer de Ruta. Responsable: Jefe Operativo de Almacén / Auxiliar de Almacén (Recibo) Jefe operativo de almacén y Auxiliar de Almacén (Recibo) reciben físicamente a maquilero o chofer de ruta.

a. Solicitar a Maquilero o Chofer de ruta el número de orden de producción del producto que pretenden entregar a almacén general.

i. Solicitar a Chofer el formato azul (Recepción de Orden de Producción) para validar información.

b. Validar que el tiene agendado en sistema el arribo a almacén general. En caso de no existir agenda en sistema, no se autoriza la recepción y se notifica a Gerente de Producción (Quien reprograma el ingreso de producto a almacén general).

c. Solicitar a maquilero formato de autorización de entrega de Supervisor de Producción.

3. Consultar expediente de la orden de producción. Responsable: Jefe Operativo de Almacén / Auxiliar de Almacén (Recibo) Jefe operativo de almacén solicita a auxiliar administrativo de almacén el expediente de la orden de producción que está recibiendo y revisa…

• Total de Piezas

• Cantidad de Piezas por Talla

• Tipo de Corrida


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• El Código de Barras de la Prenda Incluida en la Orden de Producción

4. Procesar Arribo y Conteo de Producto. Responsable: Jefe Operativo de Almacén / Auxiliar de Almacén (Recibo). Es importante mencionar que no se reciben entregas parciales de órdenes de producción, ni maquilas que no estén separadas las prendas por talla.

a. Consultar Artículo: En la pantalla “Monitor de Arribos” del WMS, seleccionar renglón del artículo que se quiere consultar y presionar el botón “Consultar”.


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El WMS despliega una pantalla denominada “Recepción de Documento”.

b. Asignar Paquete: i. Presiona el botón “Asignar Paquete” de la pantalla “Recepción de documento”.

ii. El sistema despliega una pantalla denominada “Buscar Paquete”.

iii. Seleccionar el paquete que corresponde al producto y presionar botón “Aceptar”.


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iv. Revisar que la corrida del paquete corresponda a la de la orden de producción, en caso de no corresponder, modificar las piezas por talla según la corrida de la orden de producción.

v. Presionar botón “Aceptar”.

c. Imprimir Etiqueta del paquete y colocarla en el expediente de la orden de producción, a un lado de la etiqueta de código de barras del artículo.

i. En la pantalla “Recepción de Documento” presionar botón “Imprimir Etiqueta”.


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ii. Registrar en la pantalla la cantidad de etiquetas de pack a imprimir y presiona el botón “Aceptar”.

iii. Colocar etiqueta del paquete en el la impresión de orden de producción del expediente de la orden de producción a un lado de la etiqueta del código de barras.

d. Contar Orden de Producción.

i. En la pantalla “Recepción de Documento” presionar botón “Contar”.


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ii. Seleccionar tipo de conteo “Conteo por Pieza”

iii. El sistema despliega la pantalla “Conteo por Pieza”.


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La pantalla incluye en el campo “Solicitado” el total de piezas de la orden de producción y un campo que muestra las diferencias de piezas contadas vs la orden de producción.

iv. Contar físicamente cada una de las tallas de acuerdo al orden de la pantalla. v. Colocarse en el renglón de la talla que se ha contado físicamente.

vi. En el campo “Cantidad” colocado al lado del campo “Código” se registran las piezas que se contaron por talla (en este caso se contaron 116 piezas de la talla CH).

vii. Escanear el código de barras del artículo colocado en el expediente de la orden de producción.

viii. Presionar “Enter” en el teclado de la computadora

i. Presionar “Enter”.


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ii. Continuar con el proceso de conteo en las siguientes tallas hasta finalizar el conteo de todas las tallas.

iii. Validar que el conteo está correcto en cada una de sus tallas y corresponde al total.

i. Presionar botón “Confirmar”


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ii. Validar si estás seguro de confirmar el conteo y presionar el botón “Si” en la pantalla de confirmación de conteo.

iii. Presionar “Aceptar” en pantalla de confirmación.

5. Trasladar muestras de calidad a mesa de trabajo de control de calidad. Responsable: Auxiliar de Almacén (Recibo). Auxiliar de Almacén (Recibo) toma las muestras para auditoria de calidad (el 30% del total de las prendas de la orden de producción) y las traslada a mesa de trabajo de control de calidad.

6. Auditar calidad del producto: Ver procedimiento “Auditoría de Calidad” Responsable: Auxiliar de Control de Calidad. Auxiliar de control de calidad revisa etiquetas, costuras, telas, plancha y tonalidades.

a. Auxiliar de control de calidad revisa la calidad de las prendas. i. Revisa defectos de costura:

1. Costuras chuecas 2. Costuras rotas 3. Hilos sueltos

ii. Revisa defectos de tela: 1. Picados 2. Manchas en tela 3. Texturas, tejidos o tramas irregulares

iii. Revisa defectos de planchado 1. Arrugas 2. Planchados chuecos 3. Manchas de líquido para planchar

iv. Revisa que los colores sean uniformes, que el tono de colores no esté combinado entre folios distintos de corte.

b. Control de Calidad entrega reporte de calidad avalando la entrega de la maquila en caso de no tener detalles de calidad.

c. Control de calidad entrega reporte de calidad avalado por Dirección de Diseño y Dirección comercial que se acepta el producto aun con detalles de calidad.


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*En caso de que la calidad del producto no sea favorable, deberá confirmarse la entrada de cualquier manera a la orden de producción, y aplicarse el procedimiento “Control de Reprocesos” (a grandes rasgos se despacha como pedido de cliente las prendas defectuosas a maquilero y se transfieren en WMS a la ubicación “Reprocesos” en lo que se reciben re procesadas las prendas por maquilero).

7. Consultar órdenes de producción recibidas y contadas en WMS.

Responsable: Almacen Administrativo. Almacén administrativo consulta en la pantalla “Monitor de almacén” del sistema WMS, aquellas órdenes recibidas y contadas, listas para confirmar entrada en almacén general.

a. Selecciona la opción “Entradas” del menú superior de la pantalla principal del WMS. b. Seleccionar la opción “Monitor de Almacén” del menú desplegado en la parte izquierda de

la pantalla.

c. El sistema despliega la pantalla “Monitor de Almacén”, la cual muestra aquellas ordenes de producción que ya fueron contadas por el equipo de recepción, la cual muestra…

i. Número de documento de SAP ii. Fecha de conteo

iii. Hora de arribo a almacén general iv. Empresa receptora v. Tipo de orden (Orden de Compra / Orden de Producción)

vi. Referencia: Numero de orden de producción manual vii. Proveedor: Folio del socio de negocios del maquilero

viii. Nombre: Nombre del maquilero


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ix. Estatus: 1. Por Procesar: aquellos artículos contados sin entrada en sistema. 2. Procesado: aquellos artículos contabilizados en sistema 3. Documento Creado: el número de documento creado en SAP, tras la

confirmación de entrada del artículo en WMS.


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8. Confirmar la entrada de producto Responsable: Almacen Administrativo. El proceso de confirmación de producto se realiza una vez teniendo la como favorable el reporte de calidad, aquellos reportes de calidad no favorables, no se reciben en sistema, para ello es necesario cancelar el conteo y regresar el producto a maquilero, sin registrar una entrada en el WMS y SAP. Confirmado el reporte de aceptación por calidad se procede a confirmar la entrada de producto, para lo cual es necesario llevar a cabo el siguiente proceso...

a. Seleccionar el renglón de la orden de producción y presionar el botón “Autorizar”.


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El sistema despliega la pantalla “Consultar Documento”

b. Revisar que la norma de distribución asignada sea la correcta, en caso de ser la incorrecta, seleccionar la norma correcta...

i. Presionando el botón “Norma de Distribución”.

ii. Seleccionar la “Norma de Distribución Correcta”.


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iii. Presionar botón “Aceptar” c. Asignar Auxiliar de Distribución que procesará la separación y picking de la orden de

producción. i. Presionar botón “Asignar Usuario”.

ii. Seleccionar Usuario. iii. Presionar botón “Aceptar”.

d. Confirmar entrada de producto. i. Presionar Botón “Confirmar”


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El sistema solicita que revises los costos de la orden de producción en SAP.

e. Validar costeos en SAP de la orden de producción. i. Revisar en la pestaña “Componentes” de la pantalla “Orden de Producción de

SAP” que todos componentes de la orden de producción se hayan despachado antes de confirmar la recepción de la orden de producción.

1. En caso que exista algún componente pendiente de despachar, solicitar a auxiliar de almacén de materia prima, despache el producto pendiente en la orden de producción.

ii. Validar en el campo “% de Variación” de la pestaña “Resumen” de la orden de producción de SAP, el % de variación del costo, para asegurar que no quede pendiente el cargo de componentes en la orden de producción.


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iii. Validar que el costo unitario de la pantalla “Lista de materiales” y el costo unitario de la pantalla “Recibo de Producción” de SAP coincidan y no tengan variación considerable.

iv.

f. Presionar “Si” en la pantalla de confirmación de procesamiento del WMS.

g. Presionar “Si” en pantalla de confirmación del WMS.

El sistema WMS envía un mensaje de confirmación en el cual notifica el número de entrada de “Recibo de Producción.


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Una vez procesada la recepción de la orden de producción, el sistema muestra el estado estatus “Procesado” y el número de documento mediante el cual se realizó la entrada de mercancía en SAP.

9. Documentar expediente de entrada de la orden de producción Responsable: Almacen Administrativo / Auxiliar administrativo de almacén. Almacen Administrativo documenta el expediente de la orden de producción, al cual integra…

a. Papelería de la orden de producción (incluyendo la lista de materiales y la orden de producción de SAP).

b. Recibo de producción en proceso* c. Hoja de entrada de almacén WMS d. Hoja de entrada de SAP e. Reporte de Control de Calidad


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