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PROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CÓDIGO ASPD06

PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS OBLIGACIONES DE CUMPLIMIENTO VERSIÓN 2

ELABORÓ: Profesional de Oficina Asesora de PlaneaciónProfesional Secretaria general Profesional de la Oficina de Tecnologías de la Información

REVISÓ: Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónSecretario GeneralJefe Oficina de Tecnologías de la Información.

APROBÓ: Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónSecretario GeneralJefe Oficina de Tecnologías de la Información

FECHA:02/06/2016

FECHA:15/07/2016

FECHA:25/10/2016

OBJETIVOIdentificar, registrar y actualizar los requisitos legales de cada subsistema de gestión, mediante la consulta y verificación periódica de las obligaciones de cumplimiento donde se encuentran inmersas las normas legales vigentes expedidas por los órganos competentes y otros requisitos de carácter contractual; con el propósito de dar cumplimiento a las mismas y asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos del Sistema integrado de Gestión.

ALCANCEInicia con la verificación de los requisitos legales y otros requisitos de carácter contractual aplicable a la Superintendencia Nacional de Salud, continúa con el registro de la matriz de Obligaciones de Cumplimiento y, finaliza con la evaluación al cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento.

ÁMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión

DEFINICIONESRegistro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, puede ser en medio físico o magnético.

Requisito Normativo: Requisito impuesto por una norma vigente y que aplica a las actividades de la organización y sus procesos.

Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo: Aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

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Subsistema de gestión ambiental: Parte del sistema de gestión definido para gestionar aspectos ambientales, cumplir con las obligaciones legales y los requisitos voluntarios, y tener en cuenta el riesgo asociado a las amenazas y las oportunidades.

Obligaciones de cumplimiento: Necesidad o expectativa que está establecida, generalmente implícita u obligatoria, y que se debe o se decide cumplir, incluye los requisitos legales y de otra índole.

Subsistema de Seguridad de la información: Parte del sistema de Gestión que administra la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información.

NORMAS

REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”

Capítulo 6. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – SGSST.”

“Capituló III, Artículo 8, Numeral 5. Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables.

Numeral 11. Parágrafo – Por su Importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa.

Artículo 12. Documentación. El empleador debe mantener disponibles y

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debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST:

Numeral 15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos Laborales que le aplican a la empresa.”

Resolución 2116 de 2014 “Adopción del sistema integrado de gestión”

La Superintendencia Nacional de Salud adopta el sistema integrado de gestión el cual se encuentra conformado por (7) subsistemas de gestión y establece los responsables operativos para su adecuado mantenimiento y sostenibilidad del sistema de gestión.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1- La actualización y verificación de los requisitos legales se realizará una vez al año o cuando sea requerido por el Líder Operativo

de cada subsistema y/o líder de proceso.2- Es responsabilidad del Líder Operativo de cada subsistema la identificación, registro, actualización, y divulgación de las

Obligaciones de cumplimiento aplicables a su subsistema.3- Para la identificación de las obligaciones legales del subsistema de Gestión de la calidad, se tendrán en cuenta las disposiciones

legales identificadas en el Portafolio de Bienes o Servicios de la Superintendencia Nacional de Salud, código PMMN02 y Manual de Acuerdos de Nivel de Servicio, código PMMN01.

4- Para el subsistema de la calidad el incumplimiento de algún requerimiento legal identificado mediante el portafolio de bienes y servicios se decretará como producto no conforme.

5- El registro Matriz de Obligaciones de cumplimiento se consolidará mediante el sistema de información dispuesto para tal fin. 6- Cada Líder Operativo es responsable de la información que registra en la Matriz de Obligaciones de cumplimiento.7- Los líderes operativos por subsistema son:

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN

a) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC);b) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Control Interno (SCI);c) La Oficina de Tecnologías de la Información será el líder operativo del Subsistema de Seguridad en la Información (SSI);d) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST); - Grupo de

Talento Humanoe) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Gestión Ambiental (SGA); - Grupo de Recursos Físicosf) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Gestión Documental (SGD).” - Grupo de Gestión

Documental.g) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Responsabilidad Social (SRS);

8- Las fuentes mínimas de consulta serán el diario oficial de la Imprenta Nacional de Colombia y las descritas a continuación:

SUBSISTEMA FUENTES DE CONSULTA

Seguridad y salud en el trabajo

Ministerio del TrabajoMinisterio de Salud y Protección SocialMinisterio de TransporteAdministradoras de Riesgos Laborales

Gestión Ambiental Ministerio de Ambiente y Desarrollo SostenibleSecretaria Distrital de Ambiente BogotáDepartamento Administrativo de Gestión del Medio AmbienteDepartamento técnico administrativo del medio ambiente BarranquillaUnidad ambiental del área metropolitana del Valle de Aburra.Unidad ambiental del área metropolitana de Bucaramanga.Corporación autónoma regional para el desarrollo sostenible del ChocoCorporación autónoma regional del Alto Magdalena.

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POLÍTICAS DE OPERACIÓNContratos establecidos con proveedores.

Seguridad de la Información

Ministerio de Tecnologías de la Información y las ComunicacionesMinisterio de Salud y Protección Social–como representante GEL del sector salud

Gestión Documental Ministerio de CulturaMinisterio de Tecnologías de la Información y ComunicacionesArchivo General de la Nación

Calidad Ministerio de Salud y Protección SocialDepartamento administrativo de la función pública

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOACTIVIDAD /

TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSA

BLECARGO

ÁREA PARTICIPA

NTEREGISTRO

1 Verificar las fuentes de publicación de los nuevos requisitos legales

El profesional encargado deberá consultar el Diario Oficial y las diferentes fuentes de información enunciadas en la política de operación N° 8 del presente procedimiento, donde se registran y publican la normativa relacionada de acuerdo a cada subsistema y/o proceso.

El profesional asignado revisa el contenido de la nueva normativa y analiza su aplicabilidad. Si se requiere aclarar alguna duda en relación a la norma consultada, se deberá solicitar el apoyo

Líder Operativo de

cada subsistema

Líder de Proceso

Profesional Todas las áreas

Oficina Asesora Jurídica

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TAREA¿QUÉ?


ÁREA RESPONSA

BLECARGO

ÁREA PARTICIPA

NTEREGISTRO

de la Oficina Asesora Jurídica para definir su alcance y como aplica a la organización.

2¿El requisito legal nuevo aplica a la organización?

SI: Si el requisito legal nuevo aplica a la organización se continúa con el procedimiento y se realiza la actividad 3.

NO: El requisito legal no aplica, finaliza el procedimiento.

3 Verificar, actualizar y analizar el requerimiento legal

El profesional asignado realiza el registro del requerimiento legal en la matriz de registro de obligaciones legales, ubicada en la url: intranet/ quienes somos/sistema integrado de gestión/subsistema de la calidad/ matriz obligaciones de cumplimiento legales, para esto se procede con la IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS, donde se especifica la siguiente información: SUBSISTEMA (identifique y registre a que subsistema pertenece el requisito legal); ELEMENTO/ASPECTO/PROCESO (identifique el atributo que más aplica al subsistema, es decir, si nos referimos al subsistema ambiental el atributo que más aplicaría seria “aspecto”,

Líder Operativo de

cada subsistema

Líder de Proceso


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TAREA¿QUÉ?


ÁREA RESPONSA

BLECARGO

ÁREA PARTICIPA

NTEREGISTRO

ejemplo: Aspecto Residuos sólidos; si nos referimos al subsistema de la calidad el atributo que más aplicaría seria “proceso”, ejemplo: Proceso administración del sistema integrado de gestión). SEDE (en este campo identifique puntualmente a que sede de la superintendencia aplica el requerimiento legal identificado, si determina que requerimiento no segmenta su aplicabilidad escriba la palabra “todas”). CRITERIO (en este campo identifique la especificidad de aplicación del requisito, ejemplo 1: para el subsistema Ambiental se detectó que el requisito legal hallado aplica para un aspecto de residuos sólidos y su criterio especifico aplica al manejo de residuos, ejemplo 2: en el subsistema de la calidad se detectó que el requisito aplica para el proceso administración del sistema integrado de gestión, y el criterio especifico aplica para el procedimiento Elaboración y Control de documentos y registros). En los siguientes campos, NORMA, NÚMERO, AÑO, MES, EMISOR, EPIGRAFE/DESCRIPCIÓN, especifique los datos generales del requisito

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TAREA¿QUÉ?


ÁREA RESPONSA

BLECARGO

ÁREA PARTICIPA

NTEREGISTRO

legal identificado. El registro deberá realizarse en el formato MATRIZ DE REGISTRO Y VERIFICACIÓN OBLIGACIONES DE CUMPLIMIENTO, código ASFT20.

4 Verificar la aplicabilidad del requerimiento legal

El profesional asignado deberá identificar la aplicabilidad del requerimiento legal, para esto determine que artículos o aspectos del requisito son los que deberá cumplir la entidad y proceda a registrarlo en el campo ARTÍCULOS APLICABLES DEL REQUISITO LEGAL, posteriormente identifique como la entidad podrá dar cumplimiento al requisito legal, registre este aspecto en campo ¿CÓMO DEBE DARSE CUMPLIMIENTO AL REQUISITO LEGAL?, (describa de manera clara y con leguaje simple las acciones que se deben hacer o aplicar para dar cumplimiento al requerimiento; que se encuentra en cada procedimientos dentro de la sección de normatividad).

En el siguiente campo especifique en qué recurso, documento o acción se puede evidenciar el cumplimiento del requisito legal, y

Líder Operativo de

cada subsistema

Líder de Proceso

Profesional Matriz de Obligaciones

de Cumplimient

o código ASFT20

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TAREA¿QUÉ?


ÁREA RESPONSA

BLECARGO

ÁREA PARTICIPA

NTEREGISTRO

registre dicha evidencia en el campo EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO, ejemplo: para dar cumplimiento al requisito legal de gestionar aceites usados, su cumplimiento se puede evidenciar mediante el programa de gestión ambiental y la formalización de procedimientos específicos para el tratamiento de aceites. Por ultimo identifique el RESPONSABLE DE CUMPLIR O HACER CUMPLIR EL REQUISITO LEGAL, para el requisito legal en un proceso será el líder del proceso el responsable de su cumplimiento.

Nota: tenga en cuenta los requisitos de otra índole, el profesional asignado identifica los requisitos de otra índole a través de los procesos de contratación, las exigencias de los clientes, usuarios y proveedores críticos, y registra la información cuando aplique, en el formato Matriz Obligaciones de Cumplimiento código ASFT20.

5 Comunicar la actualización de la Matriz de

La Oficina Asesora de Planeación consolidará la matriz final de obligaciones de cumplimiento y publicará dicha matriz dentro del portal web

Líder Operativo de

cada

Profesional Oficina Asesora de Comunicaci

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TAREA¿QUÉ?


ÁREA RESPONSA

BLECARGO

ÁREA PARTICIPA

NTEREGISTRO

Obligaciones de Cumplimiento

institucional al final del primer trimestre de cada vigencia, en la sección del subsistema de la calidad, mapa de procesos.

El líder operativo de cada subsistema, se encargará de establecer los canales adecuados para socializar y divulgar la matriz de requisitos legales definida, teniendo en cuenta la población objetivo, el propósito de la misma, con el acompañamiento de la Oficina Asesora de Comunicaciones e Imagen Institucional para que dicha socialización sea tenida en cuenta en el plan de las campañas institucionales unificadas.

subsistemaones e Imagen

Institucional

6Evaluar el Cumplimiento de las Obligaciones legales

La Oficina de Control verificará que cada subsistema haya cumplido con los requisitos legales establecidos, mediante la realización de auditorías de gestión y seguimiento planificado en el programa de auditorías de gestión y Plan Anual de Gestión de cada vigencia.

Oficina de Control Interno


Informes de auditoria

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PUNTOS DE CONTROL

ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

1Verificar y analizar las fuentes de

publicación de los nuevos requisitos legales

Registro periódico de la verificación de las fuentes definidas Semestral

Líder Operativo de cada

subsistema

6 Evaluar el Cumplimiento de las Obligaciones legales

Evaluación de Obligaciones de cumplimiento a través de informe de

auditoria Anual Oficina de

Control InternoInforme de auditoria

ANÁLISIS DE TIEMPOLa identificación de los nuevos Requisitos Legales debe ser revisado durante el primer trimestre de cada vigencia. Y su tiempo para su desarrollo dependerá de análisis normativo requerido por cada subsistema.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma Técnica Colombiana – NTC OHSAS 18001 - Subsistema de Gestión en Seguridad y Salud OcupacionalNorma Técnica Colombiana – NTC ISO 14001 - Subsistema de Gestión AmbientalNorma técnica de calidad en la gestión pública - NTCGP 1000:2009 - Subsistema de Gestión de la Calidad Norma Técnica Colombiana – NTC ISO 9001 - Subsistema de Gestión de la Calidad ISO/IEC 27001 – Subsistema de Seguridad de la Información

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CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL

DOCUMENTODETALLES DE LOS CAMBIOS

EFECTUADOSRESPONSABLE DE LA

SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAAVERSIÓN

Adopción del documento

Mediante memorando 3-2016-019029 se solicita la creación del procedimiento del Proceso de administración del Sistema Integrado de Gestión.

Se adopta el documento mediante memorando NURC: 3-2016-019693

Secretaría General 25/10/2016 1

Modificación actividades

Se solicita ajuste de actividades describiendo de manera detalla y explicita las acciones a realizar para la identificación y análisis de los requisitos legales por subsistema y cambios dentro de las Políticas de operación especificando la utilización de sistema de información y registro mediante memorando NURC: 3-2017-004389.

Se aprueban cambios mediante NURC: 3-2017-005840

Oficina Asesora de Planeación 24/04/2017 2

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verificación; registro y evaluación de las … · web viewel líder operativo de cada subsistema,...

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