ventajas y desventajas de microsoft word
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE MICROSOFT WORD
VENTAJAS:
1.- Dedicar más tiempo a escribir y menos tiempo a aplicar formato.
La interfaz de usuario de Office presenta las herramientas que necesita en el momento preciso,
facilitando y agilizando la aplicación de formato a sus documentos. Mediante las características
Estilos rápidos y Temas del documento, se puede modificar con rapidez el aspecto del texto, las
tablas y los gráficos de todo el documento para que coincida con el estilo o la combinación de
colores que desee.
2.- Comunicar de forma más efectiva con las nuevas herramientas de creación de gráficos y los
diagramas SmartArt.
Los diagramas SmartArt y el nuevo motor de gráficos son muy útiles para crear contenido de
magnífico aspecto con formas tridimensionales, transparencia, sombras y otros efectos.
3.- Montar rápidamente documentos mediante el uso de los bloques de creación.
Los bloques de creación de Office Word 2007 se pueden utilizar para montar documentos a partir
de contenido predefinido o de uso frecuente como texto de renuncia, citas, barras laterales,
portadas y otros tipos de contenido. Todo esto le ayudará a ahorrar el tiempo que emplearía en
crear nuevo contenido o copiar y pegar entre documentos; también le servirá para garantizar la
coherencia de todos los documentos creados en su organización.
4.- Guardar como PDF o XPS directamente desde Office Word 2007
Office Word 2007 le ofrece la opción de compartir documentos con otras personas. Puede
convertir sus documentos de Word a formato PDF o XPS sin utilizar herramientas de otros
fabricantes; esto le permitirá mantener una amplia comunicación con usuarios de cualquier
plataforma.
5.- Publicar y mantener blogs directamente desde Office Word 2007.
Puede configurar Office Word 2007 de modo que exista un vínculo directo con su sitio de blogs, y
utilizar la excelente experiencia de Word para crear blogs con imágenes, tablas y características
avanzadas de formato de texto.
6.- Agilizar los procesos de revisión de documentos con Office Word 2007 y Microsoft Office
SharePoint Server 2007.
Puede iniciar y controlar los procesos de aprobación y revisión de documentos desde Office Word
2007; esto le permitirá acelerar los ciclos de revisión en su organización sin que el personal tenga
que aprender nuevas herramientas.
7.- Conectar los documentos a la información empresarial.
Cree documentos inteligentes dinámicos que se actualicen al conectarse con sistemas de servidor
mediante los controles de documentos y los enlaces de datos nuevos. Mediante el uso de las
nuevas funciones de integración de XML, las organizaciones pueden implementar plantillas
inteligentes que faciliten al personal el proceso de creación de documentos perfectamente
estructurados.
8.- Quitar las marcas de revisión, los comentarios y el texto oculto de los documentos.
Detecte y quite comentarios no deseados, texto oculto o información personal utilizando el
Inspector de documento; de este modo evitará que se escape información confidencial cuando se
publiquen sus documentos.
9.- Usar el panel de revisión formado por tres paneles para comparar y combinar documentos.
Facilita la búsqueda de los cambios que se han realizado en un documento. El nuevo panel de
revisión formado por tres paneles le ayudará a ver ambas versiones de un documento con el texto
eliminado, insertado y movido marcado de forma clara.
10.- Reducir el tamaño de sus archivos y mejorar la recuperación de archivos dañados.
Los nuevos formatos XML permiten una reducción significativa en el tamaño de los archivos y una
mejora en la recuperación de los archivos dañados. Estos nuevos formatos suponen un ahorro
enorme en los requisitos de almacenamiento y ancho de banda, a la vez que reduce la carga de
trabajo del personal de TI.
VENTAJAS EN MICROSOFT WORD 2000
Para su comodidad, he reunido las siguientes listas de funciones principales de Word 2000, junto
con algunas ideas para aplicarlas a su trabajo. La mayoría de las funciones incluidas son novedades
de Word 2000, aunque algunas ya se dieron a conocer en Word 97.
Automatización de tareas y obtención de ayuda
Lo nuevo en automatización de tareas y obtención de ayuda. Word 2000 proporciona un amplio
conjunto de funciones automáticas que facilitan las tareas diarias.
Autocorrección
Word puede corregir automáticamente los siguientes errores mientras escribe:
Uso accidental de la tecla BLOQ MAYÚS, nuevo en Word 97. Por ejemplo, Word reemplaza eSTOS
por Estos al principio de la oración y después desactiva la tecla BLOQ MAYÚS.
Plurales y formas posesivas de una palabra, nuevo en Word 97. Por ejemplo, si ha definido un
elemento de Autocorrección para que se inserte esquís siempre que se escriba esquíes.
Errores ortográficos comunes donde se ven implicadas varias palabras. Por ejemplo, Word
reemplaza desd el por desde el.
Pares de palabras comunes que están correctamente escritas pero que son gramaticalmente
incorrectas cuando se utilizan combinadas. Por ejemplo, Word reemplaza ene este por en este.
Autoformato mientras escribe
Word puede dar formato automáticamente al texto mientras se escribe.
Word crea listas numeradas o con viñetas cuando se empieza una lista con un número o un
asterisco, nuevo en Word 97.
Word crea bordes sencillos o dobles cuando se escriben tres o más guiones (-) o signos de igual (=)
consecutivos en una fila y, a continuación, se presiona la tecla ENTRAR, nuevo en Word 97.
Word aplica estilos de título integrados al texto, como Título 1, cuando se escribe una línea de
texto sin puntuación final y se presiona la tecla ENTRAR dos veces, nuevo en Word 97.
Word aplica formato a números ordinales y a fracciones; por ejemplo, cambia 1er por
1/4 por ¼, nuevo en Word 97.
Word aplica formato de hipervínculos a las rutas de acceso a la red e Internet, como
\\Informes\Mayo\Semana1.doc y http://www.microsoft.com/. Al hacer clic en un hipervínculo de
Internet, Word iniciará el explorador de Web y le llevará a la página Web especificada. Al hacer clic
en un hipervínculo de la red, Word iniciará el programa necesario para abrir el destino y abrirá el
archivo especificado.
Word automatiza el énfasis de la primera línea; es decir, detecta el formato aplicado al primer
elemento de la lista y lo aplica al siguiente elemento. Por ejemplo:
¡Word 2000 es inteligente! Hace el trabajo por usted.
¡Word 2000 es excelente! Consigue que el documento tenga un aspecto increíble.
Word aplica a los tipos de escritura habituales un formato más enriquecido; cambia, por ejemplo,
*Negrita* por Negrita y _Cursiva_ por Cursiva.
Al escribir +----+----+, Word crea una tabla, insertando una columna por cada par de signos +.
Word detecta los espacios a la izquierda que correspondan al margen izquierdo del párrafo
anterior numerado o con viñetas y cambia la sangría izquierda por usted.
Autocompletar
Word sugiere automáticamente el resto de la palabra o frase que esté escribiendo. Si desea
aceptar la sugerencia, presione la tecla ENTRAR y Word reemplazará automáticamente la palabra
parcialmente escrita por la palabra completa. Word 2000 terminará de forma automática:
La fecha actual
El día de la semana
Un mes diferente del actual
Su nombre y el de la organización
Los elementos de Autotexto
Autorresumen
La característica Autorresumen de Word permite extraer automáticamente los puntos principales
de un documento.
Creación automática y vista previa de estilos
Word 2000 incluye las siguientes mejoras de estilos:
Crea automáticamente un estilo cuando se aplica un nuevo formato al texto.
Puede volver a definir los estilos automáticamente para reflejar los cambios que acaba de aplicar.
Proporciona una vista previa instantánea de cada estilo que aparece en la lista de estilos de la
barra de herramientas Formato.
Asistente para cartas
El Asistente para cartas de Word 2000 le ayuda a escribir una carta rápida y fácilmente, o bien a
cambiar y agregar elementos en una carta existente.
Ayudante de Office
El objetivo del nuevo Ayudante de Office en Word 2000 es actuar como un punto central donde
poder obtener sugerencias acerca del uso de las funciones de Word y encontrar ejemplos visuales
e instrucciones detalladas para tareas específicas.
Lo nuevo en herramientas de modificación y revisión
Word 2000 proporciona las siguientes funciones principales que hacen que el proceso de corregir
y modificar documentos resulte más rápido y sencillo.
Característica Descripción
Revisar ortografía mientras escribe Busca errores ortográficos mientras escribe y marca los
posibles errores directamente en el documento, nuevo en Word 97.
Revisar gramática mientras escribe Busca errores gramaticales mientras escribe y marca los
posibles errores directamente en el documento.
Escritura inteligente
Reconoce su nombre, el nombre de la organización, nombres propios de diverso origen, nombres
de organizaciones, de ciudades, etc.
Reconoce su estilo de redacción y no marca ciertos elementos como errores en el documento; por
ejemplo, las palabras en mayúscula y las que contengan números ya no se consideran errores
ortográficos.
No tiene en cuenta las direcciones de Internet y de archivos.
Corrector gramatical: Señala los errores con exactitud, proporciona sugerencias eficaces in situ y
reduce el tiempo de revisión. Ofrece análisis sintácticos, sugerencias de reescritura y estilos
gramaticales fáciles de utilizar.
Combinación de revisión ortográfica y gramatical: Elimina los cuadros de diálogo individuales y
proporciona una interfaz que le permite realizar correcciones en pantalla como lo haría en papel.
Ahora puede corregir los errores ortográficos y gramaticales en una sola operación, desde el
mismo sitio.
Herramientas para tablas, bordes y sombreado
Word 2000 incorpora las siguientes funciones para que sea más rápido y sencillo trabajar con
tablas, bordes y sombreado.
Herramienta Dibujar tabla
Permite crear y personalizar tablas. Esta intuitiva herramienta de dibujo se utiliza como si fuese un
lápiz; sólo tendrá que hacer clic y arrastrar los límites de la tabla y las divisiones de las celdas.
Ahora puede crear celdas con el alto y el ancho que desee.
Herramienta Borrador
Permite eliminar cualquier división de celda, fila o columna para obtener el mismo efecto que la
unión de dos celdas. En versiones anteriores de Word, sólo se podían combinar celdas si
pertenecían a la misma fila. En Word 2000, puede combinar celdas contiguas tanto vertical como
horizontalmente.
Alineación vertical
Permite alinear el contenido de la celda arriba, abajo o en el centro, utilizando los botones de
alineación de la barra de herramientas. Si el texto tiene orientación vertical, los botones se
adaptan automáticamente para proporcionar alineación a la izquierda, a la derecha o centrada.
Dirección vertical del texto
Hace que el texto fluya en dirección vertical, con un giro de 90 grados, en celdas, cuadros de texto
y marcos. Esta función resulta muy práctica para la creación de etiquetas y para documentos que
vayan a publicarse, donde los créditos o copyrights se imprimen en los laterales.
Cambio del tamaño de fila en las tablas
Permite ajustar el alto de la fila directamente en la tabla, arrastrando el borde hacia arriba o hacia
abajo, del mismo modo que se ajusta el ancho de las columnas. Si mantiene presionada la tecla
ALT mientras arrastra, la nueva regla vertical mostrará el alto exacto de la fila.
DESVENTAJAS:
Microsoft ha reconocido que su procesador de texto Word tiene un fallo de seguridad, que afecta
a todas las versiones, y permite el robo de archivos mediante la introducción de un documento
con un código oculto. La sustracción de archivos puede realizarse mediante la inserción de un
documento con la petición de que se revise y se devuelva al remitente; si esto se realiza, el
documento vuelve con el archivo extraído de manera ilegal. Aunque para poder efectuar el robo,
el ladrón tiene que saber exactamente cuál es el documento y de dónde robarlo, muchos de los
posibles objetivos, como mensajes electrónicos o direcciones, suelen estar en archivos
predecibles.
Según un comunicado de la compañía informática, "el problema parece afectar a todas las
versiones de Microsoft Word", aunque ya se está investigando la forma de resolver este problema
e incluir la reparación en las versiones más antiguas de ese programa. Mientras, Microsoft ha
sugerido a los usuarios que busquen códigos ocultos en todos los documentos que abran. En
concreto, en Microsoft Word 2002 esta operación puede realizarse mediante la selección de
herramientas, luego opciones y finalmente filedcodes.
A Microsoft le crecen los agujeros. La compañía ha admitido que su procesador de texto Word
cuenta con un agujero de seguridad que permite el robo de archivos mediante la introducción de
un documento con un código oculto. El problema se agrava al saber que el fallo se produce en
todas las versiones del procesador.
Desventajas: A pesar de que la navegación por pestañas permite múltiples paneles dentro una
única ventana, existen problemas con esta interfaz. Uno de ellos es cómo lidiar con varias pestañas
al mismo tiempo.
Si las pestañas son ordenadas en una sola línea horizontal, estas tienden a amontonarse a medida
que aumenta la cantidad (este problema también se presenta en una interfaz de documento
único, sólo que se traslada a otra parte de la interfaz general).
Para solucionar el problema anterior, algunas implementaciones optan por separar las pestañas en
filas cuando se supera cierto límite. Esto apareja un perdida del espacio disponible vertical cuando
hay un exceso de pestañas activas. También se crea un problema para encontrar una pestaña en
particular dado que simplemente observar la posición de una pestaña no indica la relación que
ésta tiene con otras.
*Lo limitado de su capacidad para editar y manejar imágenes (por ejemplo, que les cuesta poner
las mismas opciones de manejo de imágenes que en power point y Publisher)
*Lo erratico que se vuelven los formatos (a veces le mueves un margen y todo el documento se
pone patas arriba sin razón aparente, a veces te la pasa mas tiempo arreglando el documento que
escribiéndolo)
*Lo limitado del Diccionario (Firefox tiene un plugin que deja atrás al editor de ortografía de
Word).