Versión 2.0

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SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚLBLICA

CATÁLOGO ELECTRÓNICO

MANUAL DE ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y REGISTRO DE ENTREGAS PARCIALES EN EL

PORTAL DE COMPRAS PÚBLICAS.

DIRIGIDO PARA ENTIDADES CONTRANTES Y PROVEEDORES DE MEDICAMENTOS

1. Presentación:

El presente manual ha sido elaborado con el objeto de dar a conocer a las entidades y

proveedores, el procedimiento para realizar las adquisiciones de medicamentos y registro de

entregas parciales de las órdenes compra, a través de Catálogo Electrónico del Portal

Institucional del SERCOP.

Descripción del proceso:

USUARIO ENTIDADES CONTRATANTES

2. GENERACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA

2.1.- Ingrese al aplicativo de CATÁLOGO ELECTRÓNICO del portal institucional del SERCOP.

(https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/). De clic en iniciar sesión y digite el RUC, usuario y

contraseña de la Entidad Contratante.

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2.2.-Selección del Producto:

Opción 1: Puede realizar una búsqueda directa digitando el nombre del medicamento en el

buscador y continuar con los pasos indicados en el punto 2.4 de este documento.

Opción 2: Si no conoce las especificaciones del producto ingrese al menú de categorías, de

clic en el menú Medicamentos donde desplegará el repertorio Sicm 2011 y el repertorio

Sicm 2016 y Otros Medicamentos, seleccione una las categorías.

2.3.- Aparecerá una pantalla con las categorías de medicamentos pertenecientes al

repertorio de medicamentos, escoja la que requiere la Entidad Contratante.

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2.4.- Escoja el medicamento que requiere la Entidad Contratante.

2.5.- Al seleccionar el medicamento se despliega información como: precio,

proveedor del medicamento, especificaciones técnicas del medicamento, convenio marco y

los archivos varios del proceso. En el lado izquierdo de la pestaña principal,

Proveedores.

Revise las especificaciones de cada producto.

RECUERDE:

Previo a realizar una orden de compra, se debe REVISAR LA PRESENTACIÓN COMERCIAL DEL MEDICAMENTO CATALOGADO, misma que consta en la sección especificaciones de cada producto. Esto con el fin de garantizar la calidad y la idoneidad del medicamento y garantizar el cumplimiento del Convenio Marco.

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Registre la cantidad de acuerdo a la presentación del medicamento y de clic en el carrito para

agregar su compra:

Repita el mismo procedimiento para todos los medicamentos que necesite comprar.

2.6.- Una vez que haya seleccionado todos los medicamentos que requiere la Entidad

Contratante, vaya al menú superior derecho y dar clic en el carrito de compras, desplegará un

menú con toda su lista de medicamentos seleccionados. De clic en el botón lista de

compras

2.7.- Aparecerá una pantalla con la lista de compras.

De conformidad al régimen tributario interno para el caso de medicamentos la

columna Impuesto (IVA), asegúrese de ingresar la opción 0%.

Para la adquisición de los siguientes medicamentos:

CODIGO DEL PROCESO OBJETO DE CONTRATACIÓN

SICM-219-2016-D DCI: FORMULAS PARA NUTRICION ENTERAL - Forma farmacéutica: LIQUIDO ORAL - Concentración: (EN BLANCO) - Presentación: ENVASE DE 200 ML (MINIMO)

SICM-220-2016 DCI: FORMULAS PARA NUTRICION ENTERAL- Forma farmacéutica: SOLIDO ORAL – Concentración: (ENBLANCO) -Presentación: ENVASE DE 300 G (MINIMO)

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Deberá observar lo dispuesto por el Ministerio de Salud Pública mediante oficio Nro: MSP-

DNMDM-2017-0012-O respecto al “Criterio técnico para adquisición de Fórmulas para

Nutrición Enteral” para revisar el documento de clic en el siguiente enlace: VER ARCHIVO

En la columna Partida, ingrese el número de partida presupuestaria a la que

corresponde su compra.

De clic en guardar y siguiente

2.8.- En la siguiente pantalla ingrese los datos correspondientes para generar la orden de

compra y lugar de entrega de los medicamentos. Luego de clic en siguiente.

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2.9.- Con el fin de verificar su información, en la siguiente pantalla el sistema de

compras públicas le pedirá volver a ingresar su RUC, usuario y contraseña de la Entidad

Contratante. Luego de clic en siguiente.

2.10.- Aparecerá una pantalla de confirmación de la orden de compra. De clic en Ir a lista

de órdenes

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3.-ENTREGAS PARCIALES ENTIDAD

Posterior a las 48 horas de la generación de las órdenes de compra cambiará de estado pendiente a

estado revisado. Si usted da clic en el enlace ver detalles, podrá revisar los datos de la orden de

compra con las opciones Imprimir, Liquidar, Dejar Sin Efecto

Adicional a esto se habilitó la opción Acuerdo Complementario que permite el registro

del acuerdo complementario y la habilitación de las entregas parciales de la entidad y el

proveedor.

3.1.- Al dar clic en la opción Acuerdo Complementario se muestra el mensaje de confirmación:

¿Está seguro que desea realizar el registro del acuerdo complementario?. Recuerde que esta

opción habilita el registro de entregas parciales para esta orden de compra.

De clic en Aceptar para continuar o Cancelar para cerrar el mensaje.

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3.2.- Una vez acceda a la pantalla Acuerdo Complementario podrá revisar la información de la

orden de compra, adicional a esto puede revisar el modelo de acuerdo complementario de clic en

Link Ver modelo de acuerdo.

3.3.- Para subir el acuerdo complementario suscrito por el proveedor y la entidad debe dar clic en la

opción examinar recuerde que el archivo permite extensiones pdf . con un tamaño máximo de 10

mb.

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Una vez subido el archivo por favor de clic en Guardar, se le mostrará el siguiente mensaje de

confirmación “¿Seguro que desea crear un acuerdo complementario?”, si la información es la

correcta de clic en Aceptar o Cancelar para continuar con la edición.

3.4.-Cuando se procedió a registrar el Acuerdo Complementario el estado de la orden de compra de

medicamentos cambia a “Entregas Parciales”, en los detalles de la orden de la compra se muestra la

opción de descarga para descargar el documento subido del “Acuerdo Complementario” y se

habilita la opción Entrega parcial Entidad para el usuario entidad contratante y la opción Entrega

parcial Proveedor para el registro de entregas parciales desde usuario proveedor.

3.5- Al dar clic en la opción Entrega parcial Entidad podrá realizar el registro de la entrega parcial

para ello procederá a ingresar la cantidad de la entrega parcial y de clic en la opción examinar para

subir el archivo acta entrega parcial en formato pdf. con un tamaño máximo de 5 mb.

Para facilitar la elaboración de las actas de entrega recepción parcial o definitiva se cuenta con un

formato unificado aprobado por la Red Pública Integral de Salud-RPIS y este Servicio Nacional que

lo puede descargar en el siguiente enlace: VER FORMATO DE ACTA ENTREGA RECEPCIÓN

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3.6- Cuando se realice el registro de la entrega parcial, en su lista de órdenes, en la sección detalle

se muestra la información registrada de la entrega parcial con la opción para descargar el

documento del acta de entrega recepción parcial.

Para realizar una nueva entrega parcial proceda a dar clic en el botón “Entrega parcial entidad” y

continúe el procedimiento.

3.7- En el caso que la entidad proceda a realizar el registro total de las entregas parciales, el estado

de la orden cambiará a “Por Liquidar” para que realice la liquidación del total de la orden compra.

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3.8 En el caso que el usuario proveedor realice el registro del total de las entregas parciales, el

usuario entidad recibirá una notificación automática a los correos registrados indicando que se ha

procedido a realizar el registro del total de entregas parciales por parte del proveedor.

4. Liquidar orden.– Para liquidar la orden de compra, se deberá subir el archivo del Acta entrega

recepción de los medicamentos recibidos y que constan en la orden de compra, para esto

debe dar clic en el botón “Liquidar”.

5.-Dejar sin efecto la orden de compra.- Para dejar sin efecto la orden de compra, se deberá subir

el acto administrativo que deje sin efecto la orden de compra y pulsar el botón “Dejar sin efecto”.

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USUARIO PROVEEDOR DE MEDICAMENTOS

6.-ENTREGAS PARCIALES PROVEEDOR

6.1 Una vez la entidad contratante proceda a realizar el registro del acuerdo complementario el

proveedor recibirá una notificación automática a sus correos electrónicos registrados

indicándole que se encuentra habilitado la opción de registro de entregas parciales para el

proveedor.

6.2.- Ingrese al aplicativo de CATÁLOGO ELECTRÓNICO del portal institucional del SERCOP.

(https://catalogo.compraspublicas.gob.ec/). De clic en iniciar sesión y digite el RUC, usuario y

contraseña del proveedor.

6.3 Al revisar la lista de órdenes de compra de medicamentos el proveedor podrá constatar en el

detalle de la orden que la misma se encuentra en estado “Entregas Parciales”, tiene la opción

Acuerdo complementario para descargar el archivo subido por la entidad, y la opción Entrega

parcial Proveedor:

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6.4 Para acceder a realizar el registro de las entregas parciales de clic en el botón “Entrega parcial

Proveedor” en esta pantalla registre los siguientes campos:

Cantidad: Ingrese la cantidad de la entrega parcial.

Persona que recibe: Ingrese el nombre y apellido del funcionario que recibió el medicamento en la unidad de salud.

Fecha y hora: Registre la fecha y hora de entrega del medicamento

Observaciones: Ingres las observaciones.

Acta entrega recepción: De clic en examinar y suba el documento del acta entrega recepción parcial con las respectivas firmas responsabilidad. Para facilitar la elaboración de las actas de entrega recepción parcial o definitiva se cuenta

con un formato unificado y aprobado por la Red Pública Integral de Salud-RPIS y este

Servicio Nacional que lo puede descargar en el siguiente enlace: “VER FORMATO DE ACTA

ENTREGA RECEPCIÓN”

Si la información registrada es la correcta de clic en Guardar caso contrario Cancelar para

regresar a la pantalla con la lista de órdenes.

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6.5.- Cuando el proveedor guarde y registre correctamente la información de la entrega parcial en

su lista de órdenes en la sección detalle se muestra la información registrada con la opción

para descargar el documento del acta de entrega recepción parcial.

Para realizar una nueva entrega parcial proceda a dar clic en el botón Entrega parcial Proveedor y

continúe el procedimiento.

6.6.- En el caso que el usuario entidad contratante realice el registro del total de las entregas

parciales, el usuario proveedor de medicamentos recibirá una notificación automática a los

correos electrónicos registrados indicando el registro total de entregas por parte de la entidad.