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REPUBLICA DE COLOMBIAMINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

TERMINOS DE REFERENCIA

CONCURSO No. 019 de 2005

ADQUISICIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN, LICENCIAMIENTO Y CAPACITACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO, FINANCIERO Y DE

RECURSO HUMANO DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME-

Bogotá D.C., Septiembre de 2005

Av. Calle 40 A Nº 13-09 Pisos 5, 11 y 14, Bogotá D.C. Colombia

PBX : (+571) 2-875334 FAX: 5733321 - 2887419http://www.upme.gov.co

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TABLA DE CONTENIDO

RECOMENDACIONES GENERALES ....................................................................... 3

JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 4

CAPÍTULO 1. OBJETO Y GENERALIDADES DE LA CONTRATACIÓN ................. 5

CAPÍTULO 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ............................................. 12

CAPÍTULO 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS ................................................... 19

CAPÍTULO 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ... 21

CAPÍTULO 5. FORMATOS ....................................................................................... 27



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RECOMENDACIONES GENERALES

Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones para facilitar la labor de evaluación de las propuestas:

1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta.

2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en los presentes términos de referencia.

3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliados.

4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán.

5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.



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JUSTIFICACIÓN

La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta actualmente con un aplicativo administrativo y financiero llamado PIMISYS, cuyas características y funcionalidades presentan obsolescencia ante las nuevas necesidades y requerimientos que a nivel administrativo y financiero evidencia el sector público colombiano.

Estas necesidades nacen de la adaptabilidad que debe tener del sistema financiero de la UPME al Sistema Integrado de Información Financiera “SIIF” del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, al igual que a los sistemas de información financiera y administrativa desarrollados por la Contraloría General de la República y el Departamento Nacional de Planeación. Por lo anterior se hace necesario el cambio del sistema actual, por obsolescencia, y adquirir un software que cubra las necesidades presentadas, que sea compatible con la plataforma utilizada por la UPME y las entidades descritas y cuyas funcionalidades permitan la utilización de un producto acorde con las necesidades reales de actualidad y compatibilidad con otros sistemas que demandan las nuevas reglamentaciones.

En este sentido, en la actualidad el manejo de los procesos administrativos, financieros y de recurso humano internos propios de la entidad, no cuentan con un sistema integral e integrado adecuado, que permita articular las diferentes actividades enmarcadas en este propósito para evitar duplicidad de esfuerzos e información.

Por otra parte, es importante resaltar que la entidad en la actualidad cuenta con una plataforma computacional que soporta las actividades de apoyo de la UPME, con las características que a continuación se mencionan:

NOMINA

Software: PIMISYS.

Desarrollado en Visual Basic 6.0.

Estructura de Hardware: Servidor DELL POWER EDGE. Memoria RAM 2 Gb, RAID 5 (170 Gb).Sistema Operativo: WINDOWS 2003 SERVER.Motor de Base de Datos: Microsoft SQL-2000 Server.

PRESUPUESTO

Software: Desarrollado en Sistemas de la Unidad, en Visual Basic. Motor de Base de datos ACCESS.



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Esta aplicación está siendo ejecutada en la sección de presupuesto (Secretaria General), en equipos DELL GX-260, Pentium 4; Sistema operativo Windows XP.

CONTABILIDAD

Software: HELISA.

Desarrollado en Visual FOX-PRO 2.6.Esta aplicación está siendo ejecutada en la sección de contabilidad (Secretaria General), en equipos DELL GX-260, Pentium 4; Sistema operativo Windows XP.

COMPRAS E INVENTARIO

El control de compras e inventario, es llevado por la Secretaría General en Hojas Excel.

Por lo anterior, se hace necesario que la UPME adquiera la implementación, licenciamiento y capacitación de una solución integrada que permita mejorar la forma en que se llevan actualmente estos procesos de índole administrativo, financiero y de recurso humano, para permitir que la información fluya de manera ágil a través de las diferentes áreas involucradas en estos procesos, así como la necesidad de que dicha solución se implemente sobre el ambiente de plataformas lógicas y físicas con las que actualmente cuenta la entidad.



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CAPÍTULO I

1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

1.1 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

La Unidad de Planeación Minero Energética –UPME- requiere adquirir la implementación, licenciamiento y capacitación del Sistema de Información Administrativo, Financiero y de Recurso Humano, conforme lo exigido en el capítulo IV de este documento y lo establecido en el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas del capítulo V de estos Términos de Referencia.

1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en su artículo 209, por la Resolución UPME No. 206 del 11 de Mayo de 2004, por lo contenido en estos términos de referencia y las adendas que se emitan.

1.3 PRESUPUESTO ASIGNADO

El presupuesto asignado por la Unidad de Planeación Minero Energética para la adquisición de la implementación, licenciamiento y capacitación del Sistema de Información Administrativo, Financiero y de Recurso Humano es de TRESCIENTOS MILLONES DE PESOS ($ 300.000.000.oo), que incluye todos los costos directos e indirectos y los impositivos de ley, de acuerdo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 468 del 12 de Julio de 2005.

1.4 CONDICIONES PARA PARTICIPAR

Las personas jurídicas interesadas en participar en el proceso objeto de este concurso deberán inscribirse en la Secretaría General de la Unidad de Planeación Minero Energética, ubicada en la Avenida 40 A No. 13-09 Piso 14, en el horario comprendido entre las 8:00 a.m. y 5:45 p.m., firmar la planilla respectiva y suministrar el nombre de quien pretenda participar en el respectivo concurso, Nit, dirección, número de teléfono, número de fax y una dirección de correo electrónico.

La fecha en que se publiquen los términos de referencia definitivos se considerará como la fecha de apertura del proceso de concurso. La fecha señalada como límite para entrega de propuestas, se considerará como la fecha de cierre del proceso. Estas fechas se encuentran determinadas en el cronograma del proceso.



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QUIEN NO SE HAYA INSCRITO NO TENDRÁ DERECHO A PARTICIPAR EN EL PRESENTE CONCURSO.

1.5 CRONOGRAMA DEL CONCURSO

PUBLICACIÓN DE PRE-TÉRMINOS DE REFERENCIA Y RECEPCION DE OBSERVACIONES

4 Agosto/05

APERTURA Y PUBLICACION TERMINOS DEFINITIVOS

7 de Septiembre/05

INSCRIPCIÓN DE OFERENTES 7 al 23 de Septiembre/05RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS

Del 7 al 13 de Septiembre/05

AUDIENCIA DE PRECISIÓN DE TÉRMINOS 16 de de Septiembre/05 9 a.m.

CIERRE 26 de Septiembre/05 a las 10 a.m.

PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y A DISPOSICIÓN EN SECRETARÍA GENERAL Y RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES

5 al 10 de octubre/05

RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y SECRETARIA GENERAL

13 de octubre/05

ADJUDICACIÓN 14 de octubre/05

1.6 CONSULTAS DE LOS PROPONENTES

Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. y en la página web de la UPME (www.upme.gov.co) de acuerdo al cronograma descrito. 1.7 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES

Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General –Contratos-, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. y/o al Correo Electrónico [email protected]. La responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las inquietudes serán resueltas en la Audiencia de Precisión de Términos.



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mailto:[email protected]



1.8 FECHA DE AUDIENCIA PARA PRECISAR EL CONTENIDO Y ALCANCE DE LOS TERMINOS DE REFERENCIA

En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrará una audiencia con el objeto de dar lectura, por parte de la UPME, a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este propósito, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes.

Esta acta se publicará a través de la página Web, en un término no mayor a dos días hábiles siguientes a la audiencia.

Esta Audiencia se celebrará en la sala de juntas de la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C.

Como resultado de la lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este propósito y cuando resulte conveniente, la UPME expedirá las modificaciones o adendas pertinentes a los términos de referencia.

1.9 ADENDAS

En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de términos de referencia, éstos serán realizados únicamente mediante adendas escritos, los cuales pasarán a formar parte del mismo.

Las adendas serán publicadas en la página Web.

Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y adendas de los presentes términos de referencia.

1.10 PLAZO DE EVALUACION

La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso, realizará los estudios técnicos, financieros, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas.

1.11 INFORMES DE EVALUACIÓN

La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta.

Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el



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término de tres (3) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso.

1.12 DECLARATORIA DE DESIERTA

La declaratoria de desierto de este concurso, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje técnico mínimo definido, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. Es entendido que la UPME no será responsable por los gastos en que hayan incurrido los oferentes con ocasión de la presentación de la propuesta.

1.13 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable.

1.14 PARTES QUE INTERVIENEN

1.14.1 FIDUCIARIA

Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripción del contrato y los actos que se deriven del mismo.

1.14.2 SUPERVISOR

La supervisión de este contrato será ejercida por el Secretario General o su delgado y el Subdirector de Información o su delgado de la Unidad de Planeación Minero Energética, y así se dará a conocer al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias.

El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de este proceso concursal.



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1.15 CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION

Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registro presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá aprobación de las garantías, pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciación.

Deberá presentar a la firma del contrato debidamente diligenciado, el formulario Único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas, adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente:

Celebrado el contrato no podrá cederse a personas naturales o jurídicas.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía.

En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso concursal o adjudicar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad.

EL CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública y constituir las garantías requeridas.

En cuanto al impuesto de timbre, éste será cancelado por el Contratista, de acuerdo con lo establecido por la Ley 6° de 1992 y sus Decretos reglamentarios.

Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados.

1.16 PLAZO PARA LA EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO

El plazo de ejecución es de cinco (5) meses, el cual comenzará a contarse a partir de la firma del Acta de Iniciación la cual debe suscribirse a más tardar el octavo (8º.) día hábil siguiente a la fecha del perfeccionamiento del contrato. El contrato se considerará perfeccionado desde la fecha de su firma. El acta de iniciación se suscribirá previa



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aprobación de la garantía exigida en el contrato y pago de los derechos de publicación del mismo.

La ejecución del contrato debe enmarcarse en los siguientes tiempos: Un (1) mes corresponde a la fase de presentación del prototipo de la solución y los últimos cuatro (4) meses corresponden al periodo de implementación definitiva de la solución, puesta en marcha, capacitación y entrega de la totalidad de la documentación necesaria objeto de esta contratación.

El proponente deberá indicar sin exceder los términos aquí establecidos, el plazo en el cual se compromete a ejecutar el contrato objeto de este concurso.

La propuesta que presente un plazo de ejecución superior al anteriormente señalado, será rechazada, lo cual significa que no será tenida en cuenta para ningún parámetro de la evaluación.

El plazo de vigencia del contrato comprende el de ejecución y 4 meses más.

1.17 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME

La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación, y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado.

La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de LA FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- FIDEICOMISO UPME expedida por una compañía de seguros debidamente establecida en Colombia.

Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato:

Clase de Riesgos % Sobre el valor VigenciaCumplimiento del Contrato

20 Del Contrato La del contrato y cuatro (4) meses más.

Calidad del servicio 20 Del Contrato La del contrato y dos años más.

Salario y Prestaciones sociales 5 Del Contrato La del contrato y tres años

más.



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1.18 FORMA DE PAGO

La Unidad de Planeación Minero Energética realizará los pagos referentes al presente proyecto contra entrega del sistema en producción a entera satisfacción, en consecuencia no se realizará anticipo ni pagos anticipados.

La UPME pagará al CONTRATISTA el valor del contrato en su totalidad en pesos colombianos, así:

El pago se hará en dos contados así: el primer pago, correspondiente al treinta por ciento (30%), previa certificación del Supervisor del contrato donde conste que el prototipo presentado corresponde a los requerimientos y exigencias de la UPME, y el segundo y último pago correspondiente al setenta por ciento (70%) restante, a la fecha de recibo a satisfacción del software y la capacitación objeto del contrato. Todo lo anterior conforme al cronograma de actividades presentado en la propuesta y concertado con el supervisor del contrato al momento de la suscripción del acta de iniciación.

Los pagos se harán previa presentación de la factura y certificación del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato.

Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos mensuales efectuados al sistema de seguridad social integral y parafiscal, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal y/o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso.

El contratista asumirá todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia.

1.19 ENTREGA Y RECIBO DEL SOFTWARE OBJETO DEL CONTRATO

Los bienes objeto del presente proceso concursal, se entregarán en el Almacén General de la Entidad (Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C.) y deberán ser instalados y configurados en los pisos 5 y 14 de la misma dirección ó donde se encuentren las instalaciones de la UPME en el momento de la instalación. El proponente favorecido podrá hacer entregas parciales del software objeto del presente proceso concursal dentro del término de ejecución del contrato, sin que ello implique para el contratista la posibilidad de iniciar el cobro de lo debido a partir de la fecha de entrega parcial.

1.20 CORRESPONDENCIA

Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General – Contratación -, ubicada en la Calle



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40A # 13-09, Pisos 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C ó vía correo electrónico a la Dirección: [email protected] .

1.21 SEDE DE EJECUCION DE LOS TRABAJOS

Los trabajos inherentes a la implementación, licenciamiento y capacitación del sistema de información administrativo, financiero y de recurso humano, se deberán adelantar en la ciudad de Bogotá. La supervisión del contrato y la implementación se harán igualmente en la misma ciudad.



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mailto:[email protected]



CAPÍTULO II

2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN

La propuesta se deberá entregar en original y una (1) copia, en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) y firmadas, contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para el estudio de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. El original y la copia se presentarán con idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, su dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico.

Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así:

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME-Proceso Concursal No. 019 de 2005

“PROPUESTA PARA LA ADQUISICIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN, LICENCIAMIENTO Y CAPACITACIÓN DEL SISTEMA FINANCIERO PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA – UPME”

Nombre del proponente:Dirección:Teléfono:Fax:E-mail:Original / copia 1

Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado.



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Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original.

2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA

2.2.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo suministrado en el Formato establecido en el capítulo V. Así mismo, declarará el proponente que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades establecidas por la Ley, y que por tanto, no se encuentra impedido para contratar con la UPME. El Formato deberá estar firmado por el Representante Legal o apoderados.

En caso de que la propuesta sea presentada por una persona jurídica o por un consorcio o unión temporal, LA CARTA DE PRESENTACION deberá ser suscrita por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de consorcio o unión temporal.

En la carta de presentación el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter.

Adicionalmente, para efecto del análisis técnico y jurídico, el proponente deberá manifestar bajo la gravedad del juramento si le ha sido aplicada la garantía de cumplimiento y/o calidad en los últimos dos (2) años, o si le han sido impuestas multas durante este período.

2.2.2 DOCUMENTOS JURIDICOS

2.2.2.1 GARANTÍA DE SERIEDAD

Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, –UPME- por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto asignado a este proyecto

La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha y hora del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo.



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Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia.

La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.

En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada.

En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso.

En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el contratista deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término.

La garantía de seriedad y el original de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta.

Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad.

2.2.2.2 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o



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Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Lo establecido en este artículo se entenderá sin perjuicio del deber a cargo de la Entidad Estatal respectiva de exigir a dichas personas documentos o informaciones que acrediten su experiencia, capacidad o idoneidad, de acuerdo con lo expresado en la parte inicial de los presentes términos de referencia.

2.2.2.3 CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES DE LA CAMARA DE COMERCIO

El proponente deberá acompañar con la oferta el certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores, contados a partir de la fecha de cierre del concurso.

El K de contratación como proveedor deberá ser igual o superior al monto del presupuesto asignado para este proyecto y el oferente no deberá tener registradas incumplimientos, multas o sanciones en contratos.

En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado.

2.2.2.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL

Las Personas Jurídicas deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendarios anteriores a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. El objeto de la sociedad debe cubrir el objeto de la presente contratación.

En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado.

Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente.

2.2.2.5 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS

De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado.



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2.2.2.6 DOCUMENTO DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL

Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante.

Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes.

Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato y sus prórrogas. Por lo tanto, deberá indicarse expresamente que el consorcio o unión temporal no podrá ser disuelto ni liquidado durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal.

Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados.

Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de consorcio o unión temporal.

La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las normas vigentes en la materia.

Toda la información solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas que integran el consorcio o unión temporal.

Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más.

Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más.

Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta.



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Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos términos de referencia.

2.2.2.7 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL O LOS REPRESENTANTES LEGALES

2.2.2.8 FOTOCOPIA DEL RUT DEL PROPONENTE

2.2.2.9 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL

Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal y/o el Representante Legal, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta.

2.2.2.10 BOLETIN FISCAL

Presentar certificación expedida por la Contraloría General de la República en la cual se indique que la persona jurídica y su representante legal no se encuentran incluidos dentro del último Boletín de responsables fiscales.

2.2.2.11 CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA PERSONA JURÍDICA y / o PERSONA NATURAL EN LA CUAL SE INDIQUE QUE ÉSTA COMO TAL NO ES DEUDORA MOROSA DEL ESTADO (PARÁGRAFO 3, ARTÍCULO 4 DE LA LEY 716 DE 2002).

Las personas naturales y/o los representantes legales de las personas jurídicas deberán diligenciar y firmar el formato Declaración Juramentada que se presenta en el Capítulo V, la cual debe ir acompañada de la copia al carbón del recibo de consignación por el valor equivalente al 3% del SMMLV ($11.445.oo). La consignación se efectuará en las siguientes entidades financieras:

Bancafé. No. de cuenta empresarial 01899334-5. Nombre de la cuenta: DTN- BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS.

Banco Agrario.- Formulario Recaudo de Convenios. No. de cuenta 302300000270.- Nombre de la Cuenta: DTN- boletín de deudores morosos.

NOTA: Se deberá indicar claramente en el formulario el nombre del depositante, NIT, y fecha. Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 901 de 2004 y la Circular externa No. 50 y 51 emanada de la Contaduría General de la República.



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2.2.3 DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian:

Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al 40% del presupuesto establecido para este concurso. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente.

Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.

Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 60%. El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula

Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total.

Los siguientes son los documentos e información esenciales para el análisis financiero de las propuestas:

2.2.3.1 El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General y Estados de Resultados de los años 2003 y 2004, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación.

2.2.3.2 El proponente deberá adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de

inscripción profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso.

2.2.3.3 Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios.

2.2.3.4 DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este punto, la UPME solicita fotocopia de la Declaración de Renta del año 2004.



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2.3. DOCUMENTOS SUBSANABLES

Se consideran documentos subsanables, es decir, aquellos que pueden ser presentados con posterioridad al cierre del proceso, en caso de ser requeridos por la UPME, únicamente los siguientes:

Todos los documentos jurídicos establecidos en el numeral 2.2.2. de estos términos de referencia.

Los documentos establecidos en el numeral 2.2.3.2. de estos términos de referencia.

2.4 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES

Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales, ni alternativas.

2.5 RETIRO DE LAS OFERTAS

Las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes.

2.6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS

En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes.

Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad.



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CAPÍTULO III

3.1 RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

La propuesta será rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales:

1 Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes.

2 Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las propuestas.

3 Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes.

4 Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea.

5 Cuando el plazo máximo de entrega e instalación del objeto de la propuesta, exceda el exigido en estos términos de referencia.

6 Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso concursal.

7 Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la entidad haya verificado la información y consultado su veracidad.

8 En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno de sus integrantes.

9 El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley.

10 Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que hizo la inscripción, salvo en caso de Consorcio o Unión Temporal, en el que bastará que uno de sus integrantes haya realizado la inscripción.

11 No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia.



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12 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral 2.2.3 (excepto los documentos establecidos en el numeral 2.2.3.2.) y/o su presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento.

13 Cuando alguna de las razones financieras evaluadas del numeral 2.2.3 presente como resultado la no viabilidad de la firma proponente.

14 Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores a cada uno de sus integrantes.

15 Cuando el valor de la propuesta exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos de Referencia.

16 Cuando el proponente, en forma individual, en consorcio o unión temporal, registre incumplimientos, sanciones o multas como contratista.

17 No diligenciar completamente el Formato de Precios.

18 No diligenciar completamente el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas.

19 No cumplir con las características mínimas exigidas en el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas.

20 No demostrar la experiencia mínima exigida en los presentes términos de referencia, conforme lo exigido en el numeral “4.3. Experiencia del Proponente” de este documento.

21 Cuando no se alleguen los documentos subsanables dentro del tiempo establecido por la UPME en el momento de solicitarlos.

22 Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía e-mail.

23 Las demás contempladas en la Constitución, la Ley, y en el presente documento de Términos de Referencia.

3.2 DECLARATORIA DEL CONCURSO COMO DESIERTO

La declaratoria del concurso como desierto, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando no se presenten ofertas, ninguna de las propuestas presentadas cumplen con los requisitos exigidos, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión.



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CAPITULO IV

4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS

La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de términos de referencia.

Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia.

El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje.

Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes.

Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos y financieros solicitados, los cuales no asignan puntaje pero conducen a determinar si el oferente es hábil o no para realizar la evaluación técnica y económica de su propuesta.

El comité evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad.

Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME (piso 14 edificio UGI) y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas.

Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará.

El Ordenador del Gasto mediante Resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido teniendo en cuenta la recomendación del Comité Evaluador, o declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes.

En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en precio.



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4.2 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

El puntaje total de evaluación de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos en la evaluación de la propuesta técnica y la propuesta económica. El Comité evaluador se reserva la facultad de verificar la información suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta.

4.2.1 GENERALIDADES DE LA SOLUCIÓN

La solución requerida deberá trabajar de forma integrada, que apoye los procesos de Contabilidad, Presupuesto, Activos Fijos, Cuentas por Cobrar, Almacén e Inventarios, Compras, Contratación, Nómina y Recursos Humanos. La solución debe incluir la migración de la información existente hasta el momento, la cual se encuentra contenida en los diferentes programas y hojas de cálculo usados actualmente, así como en los diferentes archivos manejados internamente en la Unidad. Por otra parte, el alcance de la solución debe ir hasta la puesta en marcha del sistema y el acompañamiento personalizado necesario durante cierres contables y presupuestales durante un año, ejecutados a través de la solución entregada. Así mismo deberá prestarse el acompañamiento por este mismo periodo en los procesos de nomina, de inventarios (activos fijos, devolutivos y de consumo), compras, contratación y demás procesos.

Como características mínimas que debe contemplar la solución propuesta, se describen las siguientes:

1. Integrado, que evite la doble digitación y permita compartir información entre los diferentes procesos.

2. Modular, de modo que posteriormente se puedan desarrollar nuevos módulos que se integren fácilmente al resto del sistema.

3. Intuitivo y amigable, de forma que cualquier usuario pueda hacer uso de él sin necesidad de aprender a utilizar interfaces o comandos complicados.

4. Abierto, que permita la fácil importación y exportación de información desde y hacia otros sistemas o aplicaciones a través de archivos planos.

5. Seguro, controlando el acceso a cada uno de los módulos y sus partes de acuerdo a perfiles que puedan ser definidos y actualizados dinámicamente.

6. Flexible, que se ajuste fácilmente a los cambios tanto en legislación como en normatividad.

7. Actualizado de acuerdo a la normatividad vigente.8. Que genere los diferentes informes y reportes de acuerdo con los parámetros

establecidos por los organismos de control y vigilancia del estado hacia los cuales deben ser emitidos, teniendo en cuenta los standares establecidos por la comisión intersectorial de politicas y gestión de la información para la Administración Pública. .

9. Que genere informes gerenciales.



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10. Tipo Web-Enabled, es decir, que pueda ser visualizado a través de un Browser. Esto quiere decir que la solución puede ser ofrecida en arquitectura cliente/servidor, con una interfase de usuario final a través de un browser.

Las tareas de gestión y administración deben incluir los procedimientos que garanticen el correcto desempeño de las soluciones Intranet implementadas, así como la seguridad e integridad de la información. En consecuencia la gestión y administración deberá hacerse sobre el conjunto de desarrollos y aplicaciones implementadas dentro de la ejecución del contrato.

4.2.2 PLATAFORMA INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA ACTUAL DE LA UPME

La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta en la actualidad con la plataforma que a continuación se relaciona, la cual almacena la información de índole administrativo, financiero y de recurso humano, así:

NOMINA

Software: PIMISYS y hojas en Excel.

Desarrollado en Visual Basic 6.0.

Estructura de Hardware: Servidor DELL POWER EDGE. Memoria RAM 2 GB, RAID 5 (170 GB).Sistema Operativo: WINDOWS 2003 SERVER.Motor de Base de Datos: Microsoft SQL-2000 Server.

PRESUPUESTO

Software: Desarrollado en Sistemas de la Unidad, en Visual Basic. Motor de Base de datos ACCESS y hojas en Excel.

Esta aplicación está siendo ejecutada en la sección de presupuesto (Secretaria General), en equipos DELL GX-260, Pentium 4; Sistema operativo Windows XP.

CONTABILIDAD

Software: HELISA.

Desarrollado en FOX-PRO 2.6.Esta aplicación está siendo ejecutada en la sección de contabilidad (Secretaria General), en equipos DELL GX-260, Pentium 4; Sistema operativo Windows XP.



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COMPRAS E INVENTARIO

El control de compras e inventario, es llevado por la Secretaría General en Hojas Excel.

INFORMACIÓN CONTRACTUAL

El control y la información contractual de la UPME, es llevado por la Secretaría General en Hojas Excel.

4.2.3 ACTIVIDADES Y ENTREGABLES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA

Realizar levantamiento de información y análisis de todos y cada uno de los procesos administrativos que actualmente se llevan a cabo en la UPME, con el fin de comprender la funcionalidad de cada uno de ellos y poder mejorar la forma de integrarlos, sin que pierdan su naturaleza.

Interactuar de manera activa con la UPME buscando que los productos que se implementen en cada etapa del proceso, sean los definitivos que se instalarán al interior de la Unidad.

Mantenerse informado por cambios en plataformas tecnológicas que adopte la UPME y que puedan hacer que el proyecto deba reenfocarse para incluirlas y adoptarlas.

Desarrollar y/o adecuar las herramientas necesarias para que la solución implementada alcance el objetivo y las generalidades planteadas en estos términos.

Se debe garantizar que el resultado de la migración de la información existente en la UPME, sea validada en conjunto con la entidad.

Diseñar en conjunto con la UPME los reportes predeterminados que habrá de generar el sistema.

El generador de reportes incluido en la solución, debe permitir realizar los reportes que

requiera la entidad tanto para uso interno, como para cumplir con las obligaciones con otras entidades. Estos reportes deberán cumplir con los estándares definidos por el Departamento Nacional de Planeación y por las diferentes entidades a quienes se deben realizar reportes en cada uno de los módulos.

Ofrecer y prestar la capacitación necesaria para la operación y gestión del nuevo sistema.

Mantener una asesoría permanente a la UPME en temas relacionados con el surgimiento de problemas inherentes al desarrollo y puesta en marcha de la solución, dando respuesta a la UPME, en plazos inferiores a 8 horas.



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Entregar a la UPME manuales en línea actualizados de las aplicaciones que se implementen al interior de la Unidad.

Ofrecer garantía de 2 años, actualización y acompañamiento personalizado para todos los módulos de la solución, contados a partir de la finalización del término de ejecución del contrato sobre el buen funcionamiento del sistema ofrecido, consistente en soporte técnico sobre las fallas que pueda presentar el sistema de información y las respuestas a las inquietudes y dudas en cuanto a su manejo y operación durante dicho lapso. Este soporte se deberá prestar dentro de las 8 horas posteriores al registro de la llamada de domingo a domingo las 24 horas del día. Este soporte por garantía podrá darse Vía telefónica, vía fax, e-mail o presencia técnica ON SITE, en caso de ser requerido y solicitado por la UPME. Todo lo anterior sin costo adicional al valor de la propuesta.

4.2.4 PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La evaluación de las propuestas, se realizará con base en los siguientes parámetros:

Formato CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS. Es de carácter obligatorio el diligenciamiento de la columna “Ofrecido y Garantizado” de este Formato. Si los espacios en este formato no fueren suficientes, los detalles que no puedan incluirse en él, deberán agregarse en apéndices debidamente referidos.

La Unidad de Planeación Minero Energética verificará el cumplimiento de las características ofrecidas por los proponentes frente a las características mínimas exigidas en estos Términos de Referencia, las propuestas que cumplan con el mínimo establecido serán tenidas en cuenta para la calificación.

Las propuestas viables se evaluarán de cero (0) a mil (1000) puntos, conforme los siguientes criterios de evaluación:

FACTORES DE EVALUACION PUNTAJEPARCIAL

PUNTAJETOTAL

EVALUACIÓN TÉCNICA 550Experiencia del proponente 300Tiempo adicional ofrecido para actualización y acompañamiento 200

Certificación ISO del fabricante del producto 50EVALUACIÓN ECONÓMICA 450

Valor de la propuesta 450PUNTAJE TOTAL 1000 1000



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EVALUACIÓN TÉCNICA

Los quinientos cincuenta (550) puntos se asignan como se indica a continuación:

Experiencia del proponente:

De acuerdo con el numeral 4.3 “Experiencia del Proponente”, el proponente deberá presentar mínimo cinco (5) y máximo diez (10) proyectos en los que conste que la empresa ha vendido el desarrollo de sistemas integrados de información administrativo y financiero; la venta debe incorporar implementación, licenciamiento y capacitación. La firma que presente el mayor número de certificaciones válidas (hasta 10) obtendrá el máximo puntaje (300 puntos), las demás de manera proporcional. La propuesta que presente menos de cinco (5) certificaciones válidas se rechazará de acuerdo con las causales de rechazo del capitulo III de estos términos.

Tiempo adicional ofrecido para actualización y acompañamiento

El proponente que ofrezca un año adicional a los dos años mínimos solicitados obtendrá 100 puntos, el que ofrezca dos años adicionales obtendrá el máximo puntaje (200 puntos).

Certificación ISO del fabricante del producto:

El proponente que anexe en su propuesta la Certificación vigente de calidad ISO-9001:2000 del fabricante del producto, obtendrá el máximo puntaje (50 puntos).

EVALUACIÓN ECONÓMICA

Los precios del presente proceso concursal se deberán indicar conforme el Formato de precios, cuyo diligenciamiento es de carácter obligatorio.

Los precios deberán expresarse en PESOS COLOMBIANOS, discriminando el IVA.

Para la comparación de precios, se calificará inversamente proporcional de cero (0) a cuatrocientos cincuenta (450) puntos, así:

Ppip = 450*Pb/Pi

Donde

Ppip : Puntaje asignado a una propuesta i para el precio. Pb : Precio más bajo de las propuestas.



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Pi : Precio de una propuesta i.

4.3 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

Los proponentes deberán, obligatoriamente, diligenciar y relacionar en el Formato Experiencia del Proponente, mínimo cinco (5) y máximo diez (10) proyectos en los que conste que la empresa ha vendido el desarrollo de sistemas integrados de información administrativo y financiero; la venta debe incorporar implementación, licenciamiento y capacitación.

Adicionalmente, se debe anexar a la relación de proyectos, las certificaciones de los mismos expedidas por personal autorizado de la entidad ó empresa contratante, donde se detalle claramente la siguiente información en cada certificación:

Nombre de la Empresa Contratante Número del Contrato. Fecha de Suscripción del Contrato. Objeto del Contrato. Valor Total del Contrato. Valor discriminado de la venta del desarrollo de sistemas de

información administrativo y financiero. Fecha de Inicio del Contrato. Fecha de Finalización del Contrato. Fecha de expedición de la certificación. Estado de la Ejecución del Contrato (Excelente, Bueno, Regular, Deficiente

ó Muy Deficiente). Nombre completo, Cargo y Número Telefónico de la persona que firma la

Certificación.

Para que un proyecto relacionado y debidamente Certificado sea válido y se contabilice para el puntaje, debe cumplir con las siguientes condiciones:

La fecha de Suscripción del contrato certificado, debe ser con posterioridad al 31 de diciembre de 1997.

El objeto del proyecto certificado debe corresponder a la venta, implementación, licenciamiento y capacitación del desarrollo de sistemas de información administrativo y financiero. No se admiten certificaciones cuyo único objeto sea el de mantenimiento de estos sistemas.

Las certificaciones de la venta del desarrollo de sistemas de información administrativo y financiero que debe incorporar implementación, licenciamiento y capacitación, debe ser igual o superior a NOVENTA MILLONES DE PESOS



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($90’000.000) cada una, expresados en Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (SMLMV) correspondientes a cada año, incluidos sus adicionales.

Como mínimo tres (3) de las certificaciones válidas presentadas, deben ser con entidades del sector público del orden nacional y constar que se realizó el proyecto con personal especializado en temas administrativos y financieros.

Se haya recibido en su totalidad a entera satisfacción por parte de la Entidad ó Empresa contratante.

Los proponentes que no ofrezcan como mínimo cinco (5) certificaciones válidas, se les rechazará la propuesta.

La UPME se reserva el derecho de verificar la información consignada en estas Certificaciones.



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CAPITULO V

5. FORMATOS

5.1. FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

SeñorDIRECTORUPMECiudad

------------------------------------------------------------------------------------, mayor de edad, vecino de----------- identificado con la cédula de ciudadanía número------------- expedida en ----------------, en mi calidad de representante legal (o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ------------------, legalmente constituida y domiciliada en------------------ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para la adquisición de la implementación, licenciamiento y capacitación del sistema de información administrativo, financiero y de recurso humano de la Unidad de Planeación Minero Energética –UPME-.

En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente.

Declaramos así mismo:

1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente al proponente.

2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella se derive.

3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato. Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar.

4. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen con los requisitos en ellas exigidas.

5. Que conocemos los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones.

6. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas una vez suscrito el contrato, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma de éste.



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7. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación.

8. Que el término de duración de la presente Consultoría es de ___________ meses.9. Que el valor total de mi oferta es de : $ ______________________ discriminado así:10. Valor total antes de impuestos $ ______________ IVA $ ______11. Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados.

El(los) suscrito(s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes:

Nombre de la Empresa ----------------------------------------------------------------Dirección ----------------------------------------------------------------------------------Teléfono -----------------------------------------------------------------------------------Fax -----------------------------Ciudad -----------------------Correo Electrónico --------------------------------

Atentamente,

-----------------------------------------------------------Nombre del Representante Legal

-----------------------------------------------------------Firma del Representante Legal



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5.2. FORMATO DE PRECIOS

El diligenciamiento de este formato es de carácter obligatorio. No se debe modificar este formato.

Concepto Valor sin IVA IVA Valor TotalCosto del Proyecto

_______________________________________Firma del Representante Legal



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5.3. FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

En este Formato, además de relacionar la experiencia, deberá anexar las Certificaciones Expedidas por la Entidad ó Empresa Contratante conforme lo indicado en los presentes términos.

No. Empresa Contratant

e

No. del Contrat

o

Fecha de

Inicio del

Contrato

Fecha de Finalizació

n del Contrato

Valor Total del

Contrato

Objeto del Contrato donde se

discrimine la venta de sistemas

administrativos y financieros

Valor discriminado de

la venta de sistemas

administrativos y financieros

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10



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5.4 FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS

ASPECTOS DE CONTENIDO:

ITEM

CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS EXIGIDAS POR LA UPME OFRECIDO Y GARANTIZADO

1. MÓDULO DE PRESUPUESTO: Este módulo debe permitir el manejo, control y administración de la ejecución presupuestal.

1.1 Parametrización. Permitir la adición, modificación, eliminación y homologación de los rubros de acuerdo a la Ley de presupuesto y las cuentas, y de acuerdo al Plan general de la contabilidad pública.

1.2 Interfaz con contabilidad, para generación de comprobante contable de cuentas cero.

1.3 El módulo debe ser actualizado de acuerdo a las especificaciones y normatividad dada por las entidades de control y vigilancia.Proceso Ingresos:

1.4 Cargue del presupuesto de ingreso de la vigencia de acuerdo con la ley de presupuesto en la codificación y recurso en ella prevista.

1.5 Modificaciones al presupuesto de ingresos, adiciones, reducciones, traslados. 1.6 Causación y Recaudo de ingresos: Se debe registrar la causación y recaudo

de los ingresos.Proceso Gastos:

1.7 Cargue del presupuesto de gastos de la vigencia de acuerdo con la ley de presupuesto y en la codificación y recurso en ella prevista.

1.8 Modificaciones presupuestales de gastos incluyendo adiciones, reducciones, aplazamientos y traslados.

1.9 Expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal por consecutivo, debe incluir este módulo la opción de anular, realizar liberaciones y controlar los saldos sobre apropiación.

1.10 Expedición de registros presupuestales por consecutivo, debe incluir la opción de anular y realizar liberaciones y controlar los saldos de los certificados de disponibilidad presupuestal.

1.11 Liquidación de orden de pago por consecutivo, incluyendo los impuestos (Iva, ica, retefte, impuesto a las transacciones financieras, timbre y los demás que se generen, debe incluir la opción de anular, realizar ajustes controlar sobre los saldos de los registros presupuestales, debe permitir consultar los movimientos por cualquier campo de datos, debe permitir el registro notas débito ó crédito, opción de tipo de vigencia, establecer interfaz con el modulo contable.

1.12 Manejo, ejecución y seguimiento presupuestal de Vigencias futuras, reservas y cuentas por pagar.

1.13 Cierre presupuestal anual: Constitución del rezago presupuestal.Informes de Ejecución:

1.14 Ejecución presupuestal mensual de ingresos, reflejando el movimiento por



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rubro de la apropiación (formato de MinHacienda).Ejecución presupuestal mensual de gastos, reflejando movimiento por rubro de la apropiación, certificados de disponibilidad presupuestal, registros presupuestales, obligaciones y pagos efectivos (formato de MinHacienda).Movimiento mensual de cdp, registros, obligaciones y pagos.Movimiento de saldos donde se refleje el saldo entre registros-cdp y entre pagos-registro. Ejecución presupuestal de las reservas presupuestales y cuentas por pagar reflejando la apropiación, ejecución y el saldo por rubro (formato de MinHacienda). De igual manera otro informe pero por rubro y entidad.Libros presupuestales establecidos en la Resolución No. 36 de 1998 del Ministerio de Hacienda.Informe final de las reservas y cuentas por pagar para la próxima vigencia por los diferentes rubros presupuestales.Reporte Movimiento mensual de ordenes de pago, incluyendo directorio de terceros.Reportes de auditoría.

Los informes deben dar la opción de generarse por cualquier tipo de dato, bien sea por fechas, rubros, movimientos y tipo de gasto, entre otros.

Los informes de ejecución deben permitir generar los archivos planos necesarios de acuerdo con los requerimientos del Ministerio de Hacienda y demás entidades de seguimiento y control.

Los informes deben dar la opción de parametrizarlos de acuerdo con las necesidades del usuario y las exigencias presentadas por la Contaduría General de la Nación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contraloría General de la Republica (según la Resolución No. 5544 del 17 diciembre 2003 y permitir la migración de la información en el SIDEC y SIIF) y demás organismos de seguimiento y control.

2. MÓDULO DE CONTABILIDAD: Este módulo debe permitir el manejo, control y administración de la información contable de la Entidad, recibida de cada uno de los registros que afecten directamente a Contabilidad y permitir registrar información que no provenga de los módulos como son: Provisiones, Ajustes.

2.1 Estructura Plan de Cuentas: Parametrización que permita la adición, modificación, eliminación y

homologación de cuentas, de acuerdo al Plan General de la Contabilidad Pública, expedido por la Contaduría General de la Nación.

Define estructura de cuentas en línea de acuerdo con la información a recibir de los demás módulos.

Debe manejar una estructura dinámica de niveles.2.2 Catálogo de terceros:

Base de datos de cada uno de los terceros, esta opción debe permitir la adición, modificación y eliminación de terceros.



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2.3 Ingresos de movimiento diario: Definición de documentos contables. Generar desde contabilidad, reportes de verificación de la información

recibida de los demás módulos. Definir terceros teniendo en cuenta si es responsable de IVA, del ICA y

Sujeto a Retenciones en la fuente.2.4 Comprobantes Procesados:

Para efectos de control de las operaciones y de auditoria, debe generar el listado de los comprobantes procesados en un período.

2.5 Balances de prueba:Balances de prueba al nivel definido por el usuario (cuenta mayor, auxiliar,

tercero).2.6 Libros Oficiales:

Libro Mayor: Contienen los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes.

Libro Diario: Contiene en los débitos y créditos de las cuentas, el registro detallado cronológico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de contabilidad.

2.7 Procesos: Permitir la definición de comprobantes contables. Proceso de cierre anual automático, cierre de cuentas de resultado,

traslado de resultado del ejercicio y cuentas de planeación y presupuesto.

Genera información en archivos planos, medios magnéticos (DIAN). Genera estructura del CGN 96.001- CGN 96.002 incluyendo las

Cuentas de Presupuesto o cuentas cero que provienen del Enlace del modulo de Presupuesto.

Aplicación automática de provisiones, amortizaciones, depreciaciones y diferidos.

Control de movimientos y saldos sumas iguales. Bloqueo de meses, controlando la captura de movimientos contables

en meses anteriores. Manejo y control de centros de costo dependiendo de las políticas de

la entidad. Visualiza reportes en línea. Debe permitir consultas por Nit, cuenta y centro de costos. Comprobantes Procesados. Para efectos de control de las operaciones y de revisión y auditoria,

debe generar el listado de los comprobantes procesados en un período.

Que la información se pueda transferir a Hojas electrónicas.

2.8 Informes: Libros auxiliares que permita generar por cuenta, por Nit, por fecha u



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otra variable diferente establecida. Balance General. Parametrización para emitir los informes requeridos por los organismos

de vigilancia y control (Contraloría y Contaduría ) en los formatos y formas por ellos establecidos.

Estados de Cuenta. Listado de inconsistencia de movimiento. Listado de movimientos contables por tipo de documento. Comparativos de saldos acumulados por cuenta. Catálogo plan de cuentas. Movimiento diario. Retención en la fuente, Reteiva y Reteica por tercero y los demás que

se puedan generar de las operaciones.

Los informes deben dar la opción de parametrizarlos de acuerdo con las necesidades del usuario y las exigencias presentadas por la Contaduría General de la Nación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contraloría General de la Republica (según la Resolución No. 5544 del 17 diciembre 2003 y permitir la migración de la información en el SIDEF), SIIF y demás organismos de control.

Los informes deben dar la opción de imprimirlos por un corte de tiempo o fecha determinado.

3. MÓDULO DE TESORERÍA A TRAVÉS DE FIDUCIA: Este módulo debe permitir el manejo, control y administración de Tesorería, la cual se maneja a través de una fiducia.

3.1 Control de caja, bancos.3.2 Registro de ingresos por recibos de caja o notas.3.3 Registro de egresos por comprobantes de egreso, traslados y notas

bancarias.3.4 Control de saldos de bancos.3.5 Procesos de cierres diarios, mensuales, entre otros. 3.6 Elaboración del boletín diario de tesorería.3.7 Generación de certificados de Retención, Reteiva y Reteica a proveedores.3.8 Elaboración de Recibos de Caja.3.9 Elaboración de Orden de pago.3.10 Elaboración de Ordenes de pagos contables (no afectan el presupuesto).3.11 Registro Inicial del PAC aprobado tanto por Hacienda y/o por el Consejo

Directivo.3.12 Modificaciones al PAC (adiciones y reducciones).3.13 Liquidación automática de impuestos (Retención, Reteiva y Reteica).3.14 Debe controlar el saldo tanto de PAC como de Bancos para pagos.3.15 Elaboración de relación de utilización PAC.3.16 INFORMES:



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De pagos por tercero. Generar informe (boletín diario de tesorería), el cual incluye el

movimiento de ingresos y egresos. Informe de pagos realizados, por objeto de gastos, banco. Retenciones de retefuente, reteiva y reteica por tercero. Obligaciones pendientes de pago. Conciliaciones bancarias automáticas (archivos planos). Certificados de ingresos y retenciones. Libros de bancos. Recibir en línea los módulos para la ejecución de pagos de gastos de

personal y generales, para tramitar pago electrónico. Cierre diario, mensual de Bancos: Proceso que luego de la generación

de informes impida hacer modificaciones al movimiento del mes cerrado y al Libro de Bancos.

Debe actualizar automáticamente saldos de bancos y manejar saldos diarios.

Relación periódica de los cheques aprobados, generados y entregados.

Informe de Saldo Diario en Bancos. Interfase por cada operación, debe alimentar los módulos contable y

de presupuesto de acuerdo con la codificación y tipo de documento establecido.

Los informes deben dar la opción de parametrizarlos de acuerdo con las necesidades del usuario y las exigencias presentadas por la Contaduría General de la Nación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contraloría General de la Republica (según la Resolución No. 5544 del 17 diciembre 2003 y permitir la migración de la información en el SIDEF) y demás organismos de control.

MÓDULO ADMINISTRATIVO4.1 Adquisición de Bienes:

Parametrización de entradas y salidas de almacén según Índice

Universal de Inventarios. Registro de entradas, denotando campos como fecha, valor

(incluido costo mas IVA), descripción, unidades. Codificación de elementos. Este módulo debe permitir el control administrativo y

contable de todos los elementos que adquiera la UPME en cualquier modalidad ( compra, donación, comodato caja menor, entre otros). Tarjeta de Kárdex por elemento. Histórico de elementos dados de baja clasificados en:

obsoletos, donaciones, comodato entre otros.



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Depreciación a nivel de elemento que sea activo fijo. Debe realizar automáticamente la depreciación de activos.

4.2 Elementos Devolutivos – Activos Fijos:Manejo de hoja de vida individual.Costo histórico individual.Depreciación en línea recta individual.Manejo en bodega y su salida a servicio o su baja.Manejo en servicio con posibilidades de traslados, reintegros.Manejo de comodatos, recibidos y entregados.Consultas por responsable, dependencia y tipo de elemento.Contabilizar depreciación, movimientos.Pemitir cambios de código.Manejar número de placas de inventario.

4.3 Bodega:Clasificación de elementos en consumo, activos y devolutivos grupales.Manejo de varias bodegas.Valorización individual de activos.Valorización promedio de consumo y devolutivos grupales.Parametrización de movimientos de entradas.Parametrización de salidas.Manejo de Kárdex.Manejos de stock mínimo y de seguridad.Estadísticas de consumo.Anulación de movimientos.Contabilización en línea.Permita digitar los resultados de los conteos y generar reporte con las diferencias encontradas.Permita controlar la ubicación de los ítems de inventario por almacenes, el control de las posiciones disponibles y el estado de los mismos.

4.4 Consultas Activos:Activos individuales.Debe manejar Histórico de depreciación.Informe de activos fijos por dependencia, por empleado o tercero, por tipo de bien.Informe de histórico mostrando el costo de compra.Movimientos por placa, por tipo de bien.Situación contable de activos.

4.5 Consultas Bodegas (consumo, devolutivo grupal o activo):Kárdex por bodega.Precio promedio.Kárdex por tipo de bien.Rendición de cuentas.Permita registrar las Entradas, Salidas y Devolutivos de Bienes.Informe diario y mensual de existencia por elemento y consolidado.Situación contable de los elementos de bodega.



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4.6 Compras:Debe permitir incorporar el plan de compras.Registrar las cotizaciones efectuadas.Registrar Aprobaciones en comité.Facilitar entrada de bienes en bodega.Manejar solicitudes de compra desde dependencias.

5. MÓDULO TALENTO HUMANO5.1 Hojas de Vida: Este módulo debe permitir el registro, control y consulta de la

información de los funcionarios de Planta de la Unidad, tales como: Datos Personales, Información Académica, Publicaciones, Investigaciones, Idiomas, Experiencia Laboral, tanto en Entidades Públicas como Privadas, Tiempo total de experiencia, Información Familiar y su trayectoria en la Entidad. Debe basarse totalmente en el formato único hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Publica (Ley 190 de 1995 y 443 de 1998).

5.2 Manejo del concepto Solución de Continuidad de acuerdo con la ley. Permitir el registro de las doceavas pagadas en la entidad anterior y la fecha, para la correcta liquidación de las prestaciones sociales que se causen en la UPME.

5.3 Registro y manejo de situaciones administrativas.5.4 Registro de información requerida en la Declaración de Bienes y Rentas.

(Función Publica).5.5 Manejo de reingreso de funcionarios a la entidad.5.6 Registro e informes de ausentismo.5.7 Información Laboral:

Otras Entidades: En esta parte se deben registrar las empresas en las que laboró el funcionario, especificando cargos desempeñados, períodos laborados en cada cargo.En la UPME deberá consignarse el récord de cargos desempeñados de forma provisional o definitiva dentro de la Entidad con sus funciones y períodos. Dicha información deberá ser accesada por diferentes usuarios, debidamente autorizados, imprimir reportes. Tal información debe servir para conformar la historia del trabajador dentro de la Entidad, determinando su trayectoria tanto de cargos, salarios como de las diferentes situaciones administrativas.

5.8 Permitir clasificar a los funcionarios por dependencias , niveles y grados.5.9 Información de Afiliaciones: EPS, Fondos de Pensiones, Fondo de

Cesantías (Fondo Nacional de Ahorro), Cajas de Compensación y ARP, indicando historia por cambio de Entidad.

5.10 Viáticos: Se debe permitir el registro de los siguientes datos: -Fecha de la Comisión, -Lugar, -Cargo, -Nivel, -Grado, -Salario y –Dependencia a la cual pertenece el funcionario comisionado, -Número de días de la comisión, -Tablas de viáticos y –Gastos de Viaje, -Fórmulas de Liquidación y fecha de legalización; con el objeto de que el Sistema liquide lo que corresponda a Comisiones de Servicio, permitiendo imprimir la correspondiente Resolución. Caja menor viáticos. Este proceso se debe realizar de acuerdo con lo establecido en la reglamentación interna de la Unidad.

5.11 Reportes:



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Hoja de vida en formato del Departamento Administrativo de la Función Publica.

Declaración de Bienes y Rentas. Formatos de evaluación según Departamento Administrativo de la Función

Publica. Planta de la Entidad general, por niveles, por dependencia, por tipo de

nombramiento, si es de carrera administrativa o libre nombramiento y remoción.

6. MÓDULO DE NOMINA: Este módulo debe realizar la liquidación de nómina de la entidad, el cual es un proceso que se lleva a cabo periódicamente, este puede ser quincenal o mensual. Para este proceso se tiene en cuenta el registro de situaciones administrativas por funcionario en el período de liquidación correspondiente, las cuales influyen en los conceptos: devengados, deducidos y aportes que se reflejan en la liquidación. El software debe permitir la definición e incorporación dinámica de nuevos conceptos y de la misma manera establecer sus reglas de liquidación (formulación) y su interrelación con otros conceptos como devengados, deducciones y aportes del funcionario y del patrón, algunos de los conceptos a liquidar son: Liquidación Asignación Básica de acuerdo a la ley.Liquidación Gastos de Representación.Liquidación Prima Técnica factor salarial y no factor salarial.Liquidación Subsidio de Alimentación.Liquidación Auxilio de Transporte.Liquidación Bonificación de Servicios.Liquidación Coordinación de Grupo.Liquidación Prima de Servicios.Liquidación Vacaciones. Liquidación Prima de Vacaciones.Liquidación Vacaciones en dinero (Indemnización).Liquidación Bonificación Especial de Recreación.Liquidación Prima de Navidad. Liquidación Horas Extras, Recargo Nocturno, Dominicales y Festivos.Liquidación Cesantías Definitivas y Causadas.Liquidación Indemnización por supresión del Cargo.Liquidación Incapacidades (por enfermedad general, por enfermedad profesional). Debe permitir manejar y controlar el proceso de liquidación y pago de incapacidades, generando automáticamente el reporte en la autoliquidación a la EPS (Entidad Promotora de Salud) correspondiente.Liquidación Licencia de Maternidad, previendo el reconocimiento ya sea por la E.P.S. o por la Entidad. Liquidación Definitiva.Retroactivos que incluya todos los conceptos en un rango de fechas, devengados, deducciones y aportes del funcionario y del patrono.



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Liquidación de Embargos. Descuentos Cooperativas.Aportes parafiscales.Aportes de ley para funcionarios. Aportes de ley para el empleador.Aportes y manejo de las cesantías al Fondo Nacional del Ahorro.Generar archivo plano para el FNA.Generar archivo plano para el banco, con el fin de realizar el pago a los funcionarios por consignación, con el respectivo reporte.Generar listado de las personas a quienes se les paga con cheque, con su respectivo valor.Retención en la Fuente (Cálculo de retención en la fuente de acuerdo a los procedimientos 1 y 2).Autoliquidación de aportes según la ley.Debe permitir la generación de los siguientes tipos de liquidación de Nómina: Quincenal o mensual, Prima de servicios, Prima de navidad, prestaciones sociales, retroactividad, vacaciones individuales o colectiva, Vacaciones proporcionales, de acuerdo a la Sentencia de la C.C. 897 de 2003.

6.1 Proyecciones: Realizar la proyección de costos de la nomina para una vigencia.

6.2 Programación Vacaciones: Debe facilitar una programación anual de vacaciones de tal forma que el registro de dichas novedades sea general y aplicado a cada periodo. Dicha programación debe permitir modificaciones o actualizaciones.

6.3 Controlar saldo de días de vacaciones pendientes de disfrutar, manejo y aprobación de solicitudes.

6.4 Debe proteger una porción del salario de cada funcionario evitando el sobreendeudamiento.

6.5 Se debe llevar un registro acumulado de la totalidad de los pagos efectuados durante la vigencia al empleado tanto devengados, deducidos, ajustes y/o reintegros, aportes.

6.6 Debe incluir autoliquidación de aportes de la seguridad social conforme a la normatividad vigente.

6.7 Generar reportes históricos de Seguridad Social que incluya EPS, ARP, Fondos de Pensiones y Cesantías, permitiendo identificar los cambios que puedan presentarse por cada uno de los funcionarios.

6.8 En este módulo se tiene que registrar los aportes del trabajador, del empleador, el registro, liquidación y descuento de las incapacidades cualquiera que sea su modalidad, permitiendo la generación de los archivos planos y/o sistemas de reporte que han implementado las EPS, los fondos de pensiones, Fondo Nacional de Ahorro, Función Pública, SIDEF, de acuerdo con la periodicidad requerida, contemplando además las actuales normas sobre aproximaciones que permita modificar cuando se establezca el formato único de autoliquidación.

6.9 De la misma forma el proceso de nómina debe generar los reportes para entidades privadas y públicas como cooperativas, bancos, caja de



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compensación, impuestos, por aportes parafiscales y en general los reportes por contribuciones inherentes a la nómina.

6.10 Calcular pasivo laboral mensual.6.11 Debe permitir realizar consultas de diverso nivel sobre los pagos realizados

por beneficiario.6.12 Debe permitir la liquidación de la nómina en forma parcial o total de acuerdo a

parámetros dados, tales como: empleados por dependencia, por cargo, por sexo, por tiempo de servicio, por nivel, por código, por tipo de vinculación, etc.

6.13 Reportes: Proyecciones de nómina Históricos de Vacaciones y Prima de Vacaciones Históricos de Viáticos Históricos Licencias no Renumeradas y Sanciones Históricos Encargos, Ascensos y Tipo de Vinculación Históricos AFP y EPS Históricos Descuentos por Nómina Históricos Embargos de Alimentos y Ejecutivos Certificado de Vinculación para AFP Reporte de Kárdex o acumulados por funcionario Certificados de Ingresos y Retenciones Desprendibles de pago cualquier tipo de liquidación. Listado Prenómina y Nómina Resumen de Nómina de acuerdo a los rubros presupuestales privado y

público. Manejo de información discriminada en fondos públicos y fondos privados,

generando informes para contabilidad y presupuesto. Causación de prestaciones sociales mensual.

6.14 Programa de Bienestar Social: Además de la información registrada en la hoja de vida, y en especial lo que tiene que ver con el núcleo familiar del trabajador debe permitir el manejo, control y reporte de los programas, eventos, actividades culturales y deportivas.

6.15 Programa de Salud Ocupacional: Debe permitir el registro, seguimiento y actualización de los programas de salud ocupacional, cronograma de actividades, los programas de medicina preventiva, capacitación, los estudios de riesgos profesionales (ergonómicos, físicos, sicosociales, químicos, otros) y dotación de los elementos de protección.

6.16 Evaluación del Desempeño: Debe permitir el registro y seguimiento de la evaluación del desempeño que por Ley están sujetos los empleados de carrera, en cada una de sus fases, guardando un histórico de los mismos. En el mismo sentido debe facilitar el registro de las evaluaciones parciales y el sistema de promedio que ello implica. Períodos que se deben evaluar de acuerdo al cambio de jefe, por cambio de sitio de trabajo, con sus respectivos objetivos o por retiro.El programa debe permitir no solo el registro de los datos, si no su procesamiento, es decir la aplicación de fórmulas que permitan agilizar la



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obtención de la información. Es necesario tener en cuenta los Formularios de Evaluación del Desempeño diseñados por la Función Pública o por la Comisión Nacional del Servicio Civil.

7. MÓDULO DE CONTRATACIÓN. El módulo debe permitir el registro, control y consulta de todos los datos de un proceso contractual, desde su inicio hasta su liquidación.

7.1 Control Etapa precontractual. Comprende la información relacionada con todo el cronograma del proceso en su etapa precontractual:

Estudios Previos (valor, fecha). Ficha técnica Acta Comité Contratos o Comité Gastos Generales Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad presupuestal Registro del proyecto de términos de referencia o pliego de

condiciones en la página Web de la entidad y Portal de Contratación del Estado.

Registro de términos de referencia o pliego de condiciones definitivos Registro de interesados en participar Audiencia de aclaración Respuesta a observaciones Adendos Cierre del proceso Evaluación A/A de modificación de fecha A/A de adjudicación A/A de declaratoria de desierto

7.2 Control etapa contractual. Comprende la información básica del contrato, del contratista y el interventor:

Número del contrato Clase del contrato Fecha de suscripción del contrato Fecha de inicio de ejecución del contrato Valor del contrato Número de CDP Número de CRP Forma de pago Plazo de ejecución Plazo de ejecución en días Publicación en el Diario Unico de Contratación indicando código,

número del recibo, fecha de pago y valor del pago. Garantias indicando número de la póliza, clase de garantía,

aseguradora, fecha de aprobación de la póliza de garantía. Contratista: nombre, identificación, dirección, teléfono, número de

inscripción en el registro de proponentes, ciudad de registro en la Cámara de Comercio, clasificación en el registro único de proponentes (actividad, especialidad, grupo).



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K de C en SMMLV Supervisor: nombre, identificación, cargo.

7.3 Control etapa de ejecución y liquidación. Comprende la información relacionada con las actividades desarrolladas durante la ejecución del contrato hasta su liquidación, a saber:

Modificaciones / adiciones en valor, plazo o cantidades de obra /actividades.

Cláusula penal. Valor, Número del acto administrativo, fecha de expedición, fecha de ejecutoria.

Sanciones. Descripción, Número del acto administrativo, fecha de expedición, fecha de ejecutoria.

Pagos efectuados discriminando descuentos realizados. Debe generar alertas con por lo menos 8 días de antelación sobre

vencimiento de entrega de informes por parte del Contratista Debe generar reportes gerenciales sobre estado de contratos Debe generar reportes sobre estado de proyectos: Fechas de

publicación, presentación aclaraciones, de audiencias de aclaraciones, cierre, de evaluación y adjudicación.

Liquidación: fecha de terminación del contrato, plazo para liquidar, forma de liquidación, fecha de liquidación.

Demandas: acciones judiciales o de solución de conflictos originadas de los contratos, indicando nombre de la autoridad ante la cual se presentó (juzgado, tribunal judicial o tribunal de arbitramento), fecha, estado actual y sentencia o fallo, valor estimado

7.4 Control de convenios. Nombre de las instituciones intervinientes, Nit, nombre de sus representantes legales, domicilio objeto, fecha de suscripción, de terminación, actas de Comité, valor, etc.

7.5 Indagaciones y procesos disciplinarios. En donde se indique fecha de iniciación, nombre del investigado, estado actual, fecha auto de archivo o sancionatorio.

7.6 Elaboración de informes. Debe ser totalmente parametrizable de acuerdo a las necesidades del usuario.

ASPECTOS TÉCNICOS:

ITEM DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS EXIGIDAS

POR LA UPMEOFRECIDO Y

GARANTIZADO1 Acceso al sistema de

información Tipo Web-Enabled, es decir, que pueda ser visualizado a través de cualquier Browser. Esto quiere decir que la solución puede ser ofrecida en arquitectura cliente/servidor, con una interfase de usuario final a través de un browser.



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2 Productos a entregar Los contemplados en el numeral 4.2.3.

3 Reportes impresos y consultas

Toda consulta por pantalla debe poder ser impresa.Toda consulta debe manejar criterios de selección.

4 Reportes gráficos Los que se acuerden durante la implementación del sistema.

5 Manuales impresos (original y copia) y en formato digital

Manual del usuario (debe ser en línea y estar contenido en la base de datos).Manual del sistema (debe ser en línea y estar contenido en la base de datos).Diccionario de Datos (debe entregarse en medio electrónico e impreso).Modelo Entidad-Relación (debe entregarse en medio electrónico e impreso).

6 Seguridad Incluir los procedimientos automáticos que ofrezcan seguridad y control en los registros, se debe generar un LOG que registre cronológicamente en la misma base de datos la información histórica de las actualizaciones de algunos campos claves de todas las tablas, donde se indique el usuario, fecha, hora, dato del campo anterior y dato por el que se sustituyó. Igualmente se debe suministrar una interfase de usuario para la administración de dicho LOG de auditoria. El contratista debe aplicar un método de encripción que garantice confiabilidad de los datos.

7 Motor de Base de Datos

Se requiere que el sistema de Información funcione en Microsoft SQL Server 2000 ó Oracle 9i.

8 Herramienta de desarrollo

El producto a implementar debe estar desarrollado en herramientas de última generación.

9 Ambiente operativo usuarios

Usuarios Windows 2000 y XP.

10 Interfase de usuario final

Ambiente gráfico tipo Web. Que se visualice a través de un browser.



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11 Planes y cronogramas que debe presentarse en la propuesta y cumplir a cabalidad con su ejecución.

Plan de capacitación.Plan de pruebas e implementación.

12 Capacitación El contratista debe suministrar entrenamiento a quince (15) usuarios finales, y tres (3) técnicos. La intensidad horaria de esta capacitación debe ser como mínimo de 5 horas para cada funcionario a capacitar.

13 Garantía Dos (2) años de garantía contados a partir del recibido a entera satisfacción por parte de la UPME, consistente en soporte técnico sobre las fallas que pueda presentar el sistema de información y las respuestas a las inquietudes y dudas en cuanto a su manejo y operación durante dicho lapso. Este soporte se deberá prestar dentro de las 8 horas hábiles posteriores al registro de la llamada de domingo a domingo las 24 horas del día. Este soporte por garantía podrá darse Vía telefónica, vía fax, e-mail o presencia técnica ON SITE, en caso de ser requerido y solicitado por la UPME. Todo lo anterior sin costo adicional al valor de la propuesta.

14 Otros documentos impresos (original y copia) y en formato digital

Los siguientes documentos deben entregarse impresos en original y copia, además en CDROM en formato .DOC y .PDF:

Definición del Prototipo (Este deberá ser entregado para aprobación en los 2 primeros meses de ejecución).Documentación en línea para el usuario y en la base de datos para soporte técnico.Documento de garantía del sistema por problemas de desarrollo.Informe Final del Proyecto.

15 Logística y recursos propuestos

Aquí, el proponente debe referirse a los mecanismos utilizados para captura, análisis, organización, almacenamiento y difusión de la información generada en el proyecto, teniendo en cuenta las herramientas tecnológicas actuales.



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16 Organigrama Se deberá presentar en forma clara la ubicación del director del proyecto y de los demás profesionales, aclarando las diferentes temáticas tratadas como la distribución de responsabilidades (función o actividades).

17 Cronograma Se debe presentar un cronograma del desarrollo del proyecto, éste deberá basarse en la coherencia, secuencia y articulación entre las actividades propuestas, los tiempos y duraciones de las mismas, ubicación estratégica de puntos de control, entrega de informes parciales y cualquier otro elemento relevante para el cronograma, de manera que se cumplan los objetivos y alcances propuestos.

18 Tiempo ADICIONAL ofrecido para actualización y acompañamiento personalizado para todos los módulos de la solución, contados a partir de la finalización del término de ejecución del contrato sobre el buen funcionamiento del sistema ofrecido, consistente en soporte técnico sobre las fallas que pueda presentar el sistema de información y las respuestas a las inquietudes y dudas en cuanto a su manejo y operación durante dicho lapso, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.4

Lo propuesto de acuerdo con el numeral 4.2.4.

5.5. FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA



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Ciudad ________________, Fecha __________________

Señores:

UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA

Bogotá D.C._____________

Asunto: Declaración de No deudor

Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en mi condición de persona natural y/o representante legal de la sociedad ______________________ declaro bajo la gravedad de juramento, no encontrarme en situación de Deudor Moroso con el Estado, o, en su defecto, haber suscrito acuerdo de pago vigente.

Cordialmente,

Nombre y apellidos o razón social.

Firma

Identificación número: __________________________________

Seleccione con una X según corresponda:

Cédula de ciudad _________

NIT _________

Cédula de extranjería_________

Pasaporte__________

Sociedad extranjera sin NIT en Colombia__________



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