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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
TESIS PREVIA PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
TEMA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE LA EMPRESA
RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A.
AUTORA: SAYANA VEGA MENA
DIRECTOR: MSC. PABLO CUESTA
2014
QUITO ECUADOR
ii
CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente Tesis “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PARA LA EMPRESA RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A.”, fue elaborado luego
de la investigación realizada por la Señora Sayana Maribel Vega Mena, como requisito
previo a la obtención de su título de Ingeniero en Finanzas y Auditoría, CPA, de la
Universidad Tecnológica Equinoccial.
Msc. Pablo Cuesta C.
Director de Tesis
iii
AUTORÍA
Yo, Sayana Maribel Vega Mena declaro que el trabajo descrito es de mí autoría, el
mismo se encuentra sustentado en la investigación realizada y en las referencias
bibliográficas y webgráficas descritas en el presente documento.
iv
DEDICATORIA
A Dios, verdadera fuente de amor y sabiduría.
A mi Madre, que hizo todo en la vida para que yo pudiera lograr mis sueños, por
motivarme y darme la mano cuando sentía que el camino se terminaba.
A mi Esposo, por su paciencia y comprensión, gracias por sacrificar tu tiempo.
Al ser más maravilloso, mi hijo Joaquín, quien me ha dado la fuerza para seguir
luchando y poder cumplir mis metas.
v
AGRADECIMIENTO
Le agradezco a Dios por haberme acompañado y guiado a lo largo
de mi carrera, por ser mi fortaleza en los momentos de debilidad y por
brindarme una vida llena de experiencias y sobre todo de felicidad.
Pablito, gracias por tu infinita paciencia, por tu tierna compañía y tu
inagotable apoyo. Gracias por compartir mi vida y mis logros!!!
A mis maestros, gracias por su tiempo y su apoyo así como la
sabiduría que me transmitieron en mi desarrollo profesional, en especial
al Msc. Pablo Cuesta por haber guiado el desarrollo de esta tesis y llegar
a la culminación de la misma.
Al Eco. Ramiro Pinto, por su apoyo incondicional en todo momento
y por incentivarme a seguir adelante.
vi
ÍNDICE DEL CONTENIDO
CERTIFICACIÓN .................................................................................................... II
AUTORÍA ............................................................................................................... III
DEDICATORIA ...................................................................................................... IV
AGRADECIMIENTO ............................................................................................... V
CAPÌTULO I ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES DE LA EMPRESA RUSSELL BEDFORD ECUADOR
S.A. ..................................................................................................... 1
1.1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 1
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .......................................................... 2
1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .............................................................. 2
1.4 JUSTIFICACIÓN ........................................................................................... 3
1.5 OBJETIVOS .................................................................................................. 3
1.5.1 Objetivo general .................................................................................... 3
1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................... 4
1.6 IDEA A DEFENDER ...................................................................................... 4
1.7 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 4
1.7.1 Variables Dependientes ........................................................................ 4
1.7.2 Variables Independientes: .................................................................... 5
CAPÌTULO II MARCO TEÓRICO ............................................................................. 6
2.1 ANTECEDENTES CONCEPTUALES ........................................................... 6
2.1.1 Empresa ................................................................................................. 6
vii
2.1.2 Manuales ................................................................................................ 7
2.1.2.1 Contenido del manual de procedimientos ....................................... 10
2.1.2.2 Detalle del contenido ....................................................................... 10
2.2 SIMBOLOGÍA PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO .................... 11
2.3 PROCEDIMIENTOS .................................................................................... 12
2.4 PRINCIPIOS ................................................................................................ 13
2.5 NORMAS ..................................................................................................... 13
2.6 REGISTRO .................................................................................................. 13
2.7 SISTEMA ..................................................................................................... 14
2.8 CONTABILIDAD .......................................................................................... 14
2.9 PLAN DE CUENTAS ................................................................................... 16
2.9.1 Finalidades: .......................................................................................... 16
2.9.2 Características de un Plan de Cuentas: ............................................ 17
2.9.3 Fases que se deben considerar en la Preparación del Plan de
Cuentas. ............................................................................................. 18
2.9.3.1 Aspectos relacionados con la empresa. .......................................... 18
2.9.3.2 Aspectos relacionados con las informaciones requeridas. .............. 19
2.9.3.3 Aspectos relacionados con el procedimiento contable. ................... 20
2.9.4 Plan de cuentas con sistema numéricos........................................... 21
2.9.4.1 Sistema Numérico Decimal: ............................................................ 21
2.10 PROCESO CONTABLE .............................................................................. 23
2.11 CONTROL INTERNO .................................................................................. 24
2.11.1 Limitaciones de un sistema de control interno ................................ 24
viii
2.11.2 Control interno administrativo y control interno contable .............. 25
2.12 ANTECEDENTES LEGALES ...................................................................... 25
2.13 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC) ...................... 26
2.13.1 NIC 1: Presentación de los Estados Financieros. ............................ 27
2.13.2 NIC 7: Estados de Flujo de Efectivo. ................................................. 27
2.13.3 NIC 16: Propiedad, Planta y Equipo. .................................................. 27
2.13.4 NIC 9: Ingresos. ................................................................................... 28
2.14 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
(PCGA) ........................................................................................................ 28
2.14.1 Principios básicos. .............................................................................. 28
2.14.2 Principios esenciales. ......................................................................... 29
2.14.3 Principios generales de operación. ................................................... 29
2.14.4 PCGA Principales ................................................................................ 29
2.15 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO .............................................. 32
2.16 REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y
COMPLEMENTARIOS ................................................................................ 37
2.17 RESPONSABILIDAD DE UNA SOCIEDAD ANÓNIMA SEGÚN LA LEY DE
COMPAÑIAS ............................................................................................... 41
CAPÌTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................... 45
3.1 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ................................................................ 45
3.1.1 Método Histórico ................................................................................. 45
3.1.2 Método Descriptivo ............................................................................. 45
3.1.3 Método Explicativo .............................................................................. 45
3.1.4 Método Sintético .................................................................................. 46
ix
3.2 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ............................................................... 46
3.2.1 Observación física(Chagoya, 2008) ................................................... 46
3.2.2 Entrevistas(Chagoya, 2008) ................................................................ 46
3.2.3 Libros ................................................................................................... 47
3.2.4 Tesis ..................................................................................................... 47
3.2.5 Internet ................................................................................................. 47
3.3 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA ............................................................. 47
3.3.1 Reseña Histórica ................................................................................. 47
3.3.2 Detalle de Servicios que presta la Firma ........................................... 49
3.3.2.1 Contabilidad ..................................................................................... 49
3.3.2.2 Implementación de NIIf´s ................................................................. 49
3.3.2.3 Asesoría Tributaria: ......................................................................... 49
3.3.2.4 Auditoría .......................................................................................... 49
3.3.2.5 Recursos Humanos ......................................................................... 49
3.3.2.6 Asesoría legal .................................................................................. 50
3.4 EXISTENCIA LEGAL .................................................................................. 50
3.5 OBJETIVOS DE LA EMPRESA .................................................................. 52
3.6 MISIÓN ........................................................................................................ 52
3.7 VISIÓN ......................................................................................................... 53
3.8 VALORES ................................................................................................... 53
3.8.1 Honestidad ........................................................................................... 53
3.8.2 Responsabilidad .................................................................................. 53
3.8.3 Respeto y Buen Trato.......................................................................... 53
3.8.4 Compromiso ........................................................................................ 53
x
3.8.5 Compañerismo y Cooperación ........................................................... 54
3.8.6 Trabajo en equipo ................................................................................ 54
3.8.7 Servicio................................................................................................. 54
3.9 PRINCIPIOS CORPORATIVOS .................................................................. 54
3.10 ORGANIGRAMA RUSSELL BEDFORD ECUADOR .................................. 56
3.11 RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLÍTICAS Y FORMA DE
CONTABILIZACION .................................................................................... 57
3.11.1 Transición a Normas Internacionales de Información Financiera
“NIIF” .................................................................................................. 57
3.11.2 Cuentas y documentos por cobrar .................................................... 57
3.11.3 Cuentas por cobrar Empleados ......................................................... 57
3.11.4 Propiedad, Planta y Equipo ................................................................ 58
3.11.5 Cuentas por Pagar Proveedores ........................................................ 58
3.11.6 Obligaciones Tributarias..................................................................... 58
3.11.7 Obligaciones Con el Instituto de Seguridad Social (IESS) .............. 59
3.11.8 Provisión Beneficios Sociales ............................................................ 59
3.11.9 Provisión Jubilación Patronal ............................................................ 59
3.11.10 Provisión Desahucio ......................................................................... 59
3.11.11 Participación de los empleados en las Utilidades .......................... 60
3.11.12 Impuesto a la Renta ........................................................................... 60
3.11.13 Patrimonio .......................................................................................... 60
3.11.14 Ingresos ............................................................................................. 60
3.11.15 Gastos ................................................................................................ 61
3.12 ANÁLISIS FODA ........................................................................................ 61
xi
CAPÍTULO IV ………………………………………………………………………………64
PROPUESTA ………………………………………………………………………………64
4.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ....................................... 64
4.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA RUSSELL
BEDFORD ECUADOR ................................................................................ 66
4.3 FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN ....................................................... 67
4.3.1 Junta general de socios ...................................................................... 67
4.3.2 Gerente general ................................................................................... 67
4.3.3 Departamento Administrativo-Contable ............................................ 68
4.3.3.1 Contador .......................................................................................... 68
4.3.3.2 Auxiliar contable .............................................................................. 70
4.3.4 Asistente de Crédito y Cobranza ....................................................... 71
CAPÌTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................. 135
5.1 CONCLUSIONES ...................................................................................... 135
5.2 RECOMENDACIONES .............................................................................. 136
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 137
WEBGRAFÍA….. .................................................................................................... 140
ANEXOS……. ........................................................................................................ 141
xii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Simbología para elaborar diagramas de flujo .......................................... 11
Cuadro 2. Ecuación Contable ................................................................................... 15
Cuadro 3. Distribución del Capital Suscrito .............................................................. 51
Cuadro 4. Fortalezas y Debilidades RBE ................................................................ 62
Cuadro 5. Oportunidades y Amenazas RBE ........................................................... 63
Cuadro 6. Plan de Cuentas RBE .............................................................................. 72
ÍNDICE DE IMAGENES
Imagen 1. Russell Bedford ....................................................................................... 55
Imagen 2. Organigrama Russell Bedford Ecuador ................................................... 56
Imagen 3. Organigrama estructural propuesto para Russell Bedford Ecuador......... 66
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Formato de observación física de la Empresa Russell Bedford ecuador s.a.
y su departamento contable .................................................................. 141
Anexo 2 .................................................................................................................. 142
1
CAPÌTULO I
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE
LA EMPRESA RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A.
ANTECEDENTES
1.1 INTRODUCCIÓN
Al haber ingresado a un mundo económico globalizado, se debe considerar que
quienes constituyen o representan a las empresas deben llegar a determinar una
estructura para dar soluciones inmediatas, sobre todo en los aspectos contables; pues
la finalidad es llegar a un entendimiento gerencial para lograr obtener una correcta
toma de decisiones en base a los datos financieros y, gracias a ellos poder planear,
controlar, reportar y medir la actividad de los resultados.
Lo anteriormente detallado no se encuentra definido aún en forma correcta
dentro de la Sociedad “RUSSELL BELDFORD ECUADOR S.A.”; la cual no cuenta con
un Manual de Procedimientos Contables que le permita evaluar el desempeño,
logrando así mejorar y coordinar las funciones que se realizan en la división contable.
Adicionalmente direccionará a la gerencia para una mejor toma de decisiones,
repercutiendo en forma directa en la organización de sus recursos, tanto humanos
como económicos.
Por toda esta situación se propone realizar el siguiente trabajo con la finalidad
de crear e implementar un Manual de Procedimientos Contables para facilitar los
controles dentro los procedimientos existentes y además optimizar recursos.
2
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A. es una empresa dedicada a la
prestación de servicios relacionados con Contabilidad y Auditoría con 28 años en el
mercado nacional y 6 años en el internacional, pertenece a la firma RUSSELL
BEDFORD INTERNACIONAL que se encuentra alrededor de todo el mundo y su sede
está en Londres, RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A. posee alrededor de 45
empleados y más de 80 clientes en todo el país.
Las actividades que se desarrollan en las áreas ligadas a la división financiera
carecen de coordinación por falta de un Manual de Procedimientos del área contable.
El problema se genera debido a que el conocimiento que manejan los directivos es
empírico, y además no existe un procedimiento estructurado bajo un conocimiento
técnico, lo que ocasiona duplicación de labores, desgaste de recursos, generando así
inadecuada información que amerita futuras correcciones y la toma de decisiones no
sea correcta.
La organización al poseer un manual de procedimientos contables eficiente,
ayudará a solucionar el problema, tomando en cuenta la participación del personal
que conforma la empresa para así contribuir a la toma de decisiones oportunas que
logrará en corto tiempo evitar riesgos futuros o problemas financieros, administrativos
y/o legales.
1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Al haber determinado que la empresa RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A.
no mantiene un correcto control dentro del departamento contable debido a la falta de
una matriz que direccione sus actividades, se considera la necesidad de ayudar a la
Gerencia corrigiendo esta falencia al establecer un Manual de Procedimientos que
permita dirigir de forma acertada las políticas contables y a nivel departamental. La
3
finalidad es dar un mayor control a las actividades y operaciones tanto individuales
como grupales.
1.4 JUSTIFICACIÓN
Toda sociedad debe disponer de una organización adecuadamente
estructurada, contar con reglamentos, manuales, políticas y disposiciones que regulen
sus actividades, es por esto que al no contar con un Manual de Procedimientos
Contables, se justifica la elaboración de esta tesis, pues se logrará contar con un
instrumento que norme sistemáticamente los procesos y responsabilidades de su
ejecución a los diferentes niveles operativos de la empresa logrando así una mejor
eficacia y eficiencia en la consecución de resultados.
Con la elaboración del manual la empresa se beneficiará directamente debido
a que canalizará de manera óptima los recursos disponibles para obtener mejores
niveles de información, maximizando su rentabilidad y contribuyendo a servir a la
colectividad en el sector.
La investigación es importante ya que se considera la situación actual, define
la misión y visión empresarial para enfocar sobre su actividad principal los procesos
que le permitan lograr los mejores resultados o con un menor costo; en consecuencia,
se permitirá la optimización de recursos existentes, y se alcanzará un alto desempeño
del talento humano y el uso de disponibilidades económicas y materiales.
1.5 OBJETIVOS
1.5.1 Objetivo general
Implementar un manual de procedimientos contables para el departamento
contable de la empresa Russell Bedford Ecuador S.A., que orienten a llevar un
adecuado uso de los diferentes recursos tanto: financieros, humanos y materiales;
4
dentro de los parámetros de eficiencia, efectividad y economía para la toma de
decisiones adecuadas.
1.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar un análisis situacional de la empresa, conociendo las áreas
funcionales así como los factores internos y externos que la rodean.
Efectuar un estudio que alcance las funciones y responsabilidades de cada uno
de los integrantes del departamento contable.
Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para
apoyar la operación y el seguimiento de los procesos.
Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados
y mejora continua de procesos.
1.6 IDEA A DEFENDER
En conocimiento de la necesidad de normar los procedimientos de la empresa
RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A. en el área contable, se propone la estructura
del presente Manual de procedimientos, el mismo que se utilizará como instrumento
que regule la actividad contable para conocer en forma oportuna que está pasando en
la compañía, cuál es su situación actual, como se encuentran los procesos contables
y como están entregadas o asignadas las responsabilidades a cada integrante del
área financiera.
1.7 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
1.7.1 Variables Dependientes
Mejorar los sistemas de control contable
Optimización de uso de recursos
Controlar los procesos administrativos-financieros de cada departamento
5
1.7.2 Variables Independientes:
Políticas de Contabilidad
Diseñar procesos del área contable.
Eficiencia Laboral
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES CONCEPTUALES
Es indispensable exponer un enfoque conceptual de varios significados que
permitirán desarrollar un enfoque al Manual de procedimientos que se propone:
2.1.1 Empresa
Se puede definir a la Empresa como un ente económico, cuya finalidad es la
de realizar actividades mercantiles a través de la entrega de un servicio o un bien a
cambio de recibir un ingreso(Zapata, (2002)).
Las empresas se clasifican según su naturaleza, de acuerdo al sector al cual
pertenece, y según la forma como integran su capital.
Según su NATURALEZA, se clasifican en:
Empresas de Servicios: Como su nombre lo indica, son aquellas que entregan
un bien intangible cuya finalidad es la de satisfacer necesidades de sus clientes.
Empresas Comerciales: Son aquellas cuya actividad consiste en adquirir
bienes a los mayoristas o fabricantes con la finalidad de revenderlos sin que realice
cambio alguno en los productos.
Empresas Industriales: Son aquellas en las cuales se compran materiales
para convertirlos en productos totalmente nuevos que serán entregados con
posterioridad a las empresas comerciales o en forma directa al público.
Según el SECTOR al cual pertenecen, se clasifican en:
Públicas, o Empresas Estatales.
Privadas: Lo forman las personas naturales o jurídicas.
Mixta: Personas Jurídicas cuyo capital pertenece tanto al sector público, como
al sector privado, produciendo un porcentaje superior al 50% a nombre del estado.
7
Según la INTEGRACIÓN DE CAPITAL, las empresas se dividen en:
Negocios de un solo propietario: Son las conformadas por el aporte de una
sola persona.
Sociedades o Compañías: Son las empresas en las cuales el capital está
integrado por el aporte de varias personas sean estas naturales o jurídicas.
Dentro de estas se encuentran:
Sociedades de Personas: en Comandita Simple y nombre colectivo.
Sociedades de Capital: Sociedades Anónimas, Compañías Limitadas.
Según toda la explicación de la clasificación anterior, RUSSELL BEDFORD
ECUADOR S.A. es un Empresa Privada, que por su integración de Capital es un
Sociedad Anónima dedicada a la prestación de servicios contables y de auditoría.
2.1.2 Manuales
Manual: Es un escrito de información e instrucciones para el personal de la
empresa con la finalidad de alcanzar los objetivos institucionales.
Tanto la Técnica administrativa como la contable, nacieron como producto de
la necesidad humana de planear, controlar, reportar y medir las actividades
mercantiles, con la finalidad de determinar una correcta y acertada toma de decisiones
en los problemas operativos y financieros que aparecían con la consolidación de las
actividades comerciales que iban generando un lenguaje diferente.(Milton, 2006)
Debido a este incremento, los hombres de negocios se vieron en la necesidad
de crear diferentes tipos de instrucciones que regularan dichas actividades. Estas
normas variaban de acuerdo al crecimiento e importancia de la organización.
Los manuales por lo general deben contener los siguientes datos:
Forma de organización de la empresa
Funciones que cumplen cada uno de los sectores de la misma
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Los Manuales Contables, incluyen niveles y autoridad
Definición de formularios que se usan en cada actividad y forma de redactarlos,
pero sujetos a regulaciones externas.
Información que debe suministrar cada sector (J., 1976).
Se puede definir diferentes clases de Manuales, entre estos:
Manual de Procedimientos: Es un escrito secuencial de las normas a cumplir
por los empleados de una compañía.
Manual de Procedimientos Contables: Escrito ordenado y concatenado para
delimitar los procesos contables, con la finalidad de alcanzar objetivos y metas
propuestas.
El Manual de Procedimientos Contables, define en forma ordenada de los
procesos de registros de las diferentes transacciones rigiéndose siempre al Plan de
Cuentas.
Los controles en los procesos contables tienen como finalidad hacer cumplir en
forma estricta los pasos y recuperación de movimientos previo al registro de cada
transacción que sea necesaria para llegar a entregar una información veraz y que sirva
de ayuda para la toma de decisiones a nivel gerencial.(Holmes, 1992)
Los manuales de procedimientos constituyen el medio mediante el cual se
logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa,
queda expuesta la forma de hacer cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de
operaciones, códigos, instrucciones y rutinas de trabajo, alcance de funciones,
sistemas de información y otros elementos que son el soporte de cualquier
organización. De ahí la importancia de que estén definidos los procedimientos
contables para cada uno de los subsistemas de una entidad.
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El sistema contable es un conjunto específico de procedimientos y métodos
aplicables a las transacciones de una organización, relacionados entre sí por una serie
de principios generales que le dan la fisonomía de sistema para hacer contabilidad.
Entiéndase para ello “método” como norma o regla, es decir, como un enunciado breve
y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer algo para lograr un
propósito. El “procedimiento” contempla uno o más métodos. Cuando las normas o
reglas se complementan con la acción de las personas en espacio y tiempo se
construye un procedimiento concreto.
Un objetivo fundamental de esta ciencia es suministrar información de la
situación económica y financiera de la empresa, cuestión necesaria para conocer el
patrimonio de la misma y ejercer control sobre ella. De acuerdo con lo anterior, entre
sus objetivos se pueden mencionar:
Medir los recursos.
Reflejar los derechos de las partes.
Medir los cambios de los recursos y de los derechos.
Determinar los períodos específicos de dichos cambios.
Tener la información usando la unidad monetaria como común denominador.
Controlas las propiedades de la entidad.
Programar el uso que se dé a estas propiedades.
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la
fiabilidad de los registros contables; por consiguiente, a los efectos de las normas
técnicas, el control interno se entiende circunscrito, fundamentalmente, a los controles
contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información
financiera.
10
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno,
que se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral
que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que
se realizan en una organización.
2.1.2.1 Contenido del manual de procedimientos
TEXTO: Describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran
en orden cronológico y precisa en que consiste cada operación y quien debe
ejecutarla, como, cuando, por y para que se debe realizar.
DIAGRAMA: Son modelos gráficos que representan en forma esquemática y
simplificada el procedimiento, mediante el uso de símbolos.
DOCUMENTACIÓN FUENTE: Son los documentos que permiten captar,
registrar y proporcionar la información además permite la realización o
ejecución de las operaciones de un trámite o servicio.
2.1.2.2 Detalle del contenido
Por cada procedimiento seguirá el siguiente esquema:
o Índice del Manual
o Bases Legales (Políticas o normas)
o Detalle del Procedimiento
o Diagrama del flujo de Procedimiento
o Glosario
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2.2 SIMBOLOGÍA PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO
Cuadro 1. Simbología para elaborar diagramas de flujo
Autor: Sayana Vega
NOMBRE SIMBOLO FUNCION
SI
NO
Representa un archivo común y
corriente de oficina, donde se
guarda un documento de forma
permanente
Archivo
Representa cualquier tipo de
documento que entre,se utilice,
se envie, se reciba, se genere o
salga del procedimiento
Documento
Flujo o Linea de
UniónConecta los simbolos señalando el
orden en que se deben realizar las
distintas operaciones
Representa la conexión o enlace
de una parte del diagrama de flujo
con otra parte lejana del mismo
Conector de
operación
Se utiliza para representar el
despliegue o impresión de varios
documentos
Multi-
Documento
Se utiliza para representar el
inicio o fin de un proceso
Inicio/Final
Se utiliza para representar
cualquier tipo de actividad por
medio de una frase bree y clara
dentro del simbolo
Proceso
Indica un punto dentro del flujo
en que son posibles varias
alternativas derivadas de una
decision, es decir, en una
situación en la que existen
opciones y debe elegirse una de
ellas
Decisión
12
2.3 PROCEDIMIENTOS
Se llaman procedimientos a los medios que se utilizan para ejecutar un acto
administrativo, basándose en reglas o políticas predefinidas.
Cada procedimiento es un traje a la medida y debe cumplir con los objetivos
propuestos, requerimientos específicos, este debe ser capaz que las personas
realicen lo que tienen que hacer en el momento indicado y que se realice como es
debido. Este, indica como ejecutar las operaciones, procesos de forma estándar y
uniforme, con una calidad predeterminada, una garantía de seguridad, oportunidad,
economía, eficiencia y eficacia.(Whittington, 2000)
En la confección de los procedimientos deben observarse los aspectos
generales siguientes:
Es necesario destacar, por medio de títulos y subtítulos, aquellos epígrafes que
constituyen los aspectos más significativos dentro de una norma o tarea.
Para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa diseñar
el procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en ella se realizan.
Al hacerlo, se requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que posibiliten que
las operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma homogénea por las
unidades organizativas de la entidad.
Cada dirigente, funcionario y trabajador debe conocer no sólo las
especificaciones organizativas y técnicas de su trabajo, sino también el alcance de
sus funciones y responsabilidades.
Según la(Waterhouse).- “Los procesos de Control Interno son la ejecución de
exámenes estructurados de programas, organizaciones, actividades o segmentos
operativos de una entidad pública o privada, con el propósito de medir e informar sobre
13
la utilización económica y eficiente de sus recursos y el logro de sus objetivos
operativos”
2.4 PRINCIPIOS
Se denominan principios a los puntos básicos sobre los cuales descansa un
razonamiento. Son postulados aceptados y reconocidos.(Seoane)
Tomando en cuenta el concepto anterior, se puede decir que:
Principios Contables: Son las reglas fundamentales que ayudan a realizar
una correcta valuación del activo; registro de variaciones patrimoniales; cómputo
exacto de gastos e ingresos para determinar un valor por utilidad; confección de
balances o estados financieros.
2.5 NORMAS
Son conductas o reglas a seguir con la finalidad de unificar calidades, precios,
formas de presentación de productos, tamaños, etc. que se comercializan dentro de
un determinado sector para favorecer a las empresas, al mercado y evitar la desleal
competencia.
2.6 REGISTRO
A nivel contable, se denomina registro a los libros en los cuales se asientan los
hechos, actos u operaciones. Entre estos libros están:
Libros de Socios o Accionistas, donde constan todas las actas de Juntas de
Socios en las cuales se toman decisiones importantes de carácter administrativo y que
son obligatorios de llevar en toda compañía.
Libros contables, En este tipo de libros se deja constancia escrita de los
movimientos realizados por una empresa, mediante los denominados asientos
contables.
14
2.7 SISTEMA
Sistema es un conjunto de reglas o principios sobre una materia determinada.
Dentro del área contable está el Sistema de Registro Contable, que consiste en el
registro y acumulación de las cifras correspondientes a las operaciones de una
empresa, aplicando siempre los PCGA y basándose en un Plan de Cuentas
predeterminado.
2.8 CONTABILIDAD
La contabilidad es una ciencia social que se encarga de comprobar, medir y
analizar el patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir
en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente
registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.
La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado
y de los resultados obtenidos durante un período de tiempo, que resulta de utilidad a
los usuarios en la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada, como
para las estimaciones de los resultados futuros dotando tales decisiones de
racionalidad y eficiencia(Omeña García).
Luego de dar un concepto de contabilidad, se puede determinar que esta
técnica es un herramienta indispensable en la toma de decisiones; ya que mediante
la coordinación de las actividades económicas y administrativas tiende a controlar las
operaciones diarias para entregar información oportuna, veraz y confiable; la misma
que se refleja en los estados financieros que deben prepararse dentro de un
determinado período, el mismo que dentro de la legislación ecuatoriana es de un año
calendario, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año.
La ecuación contable en la cual se basa la contabilidad para su desarrollo es:
15
Cuadro 2. Ecuación Contable
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Elaborado por: Sayana Vega
Es por esto que uno de los objetivos fundamentales de la contabilidad es la de
proporcionar un resultado que indique si una empresa ha ganado durante el período
contable; es decir, en cuanto creció el patrimonio de las personas que han invertido
en el negocio.
Los campos de aplicación de la contabilidad, son:
Contabilidad Comercial o General, es la que se utiliza en todas las empresas
de compra-venta de mercadería y de venta de servicios. Dentro de este campo, se
ubica la empresa Russell Bedford Ecuador S.A.
Contabilidad de Costos, que se aplica en las empresas manufactureras.
Contabilidad Gubernamental, es la que se aplica dentro del sector público.
Contabilidad Financiera, es la que se utilizan todas las entidades del sistema
financiero.
Están obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las sucesiones
indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con un capital propio
que al inicio de sus actividades económicas o al 1o. de enero de cada ejercicio
impositivo hayan superado los USD 60.000 o cuyos ingresos brutos anuales de esas
actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido superiores a USD
100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad empresarial, del
ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a USD 80.000. Se entiende
como capital propio, la totalidad de los activos menos pasivos que posea el
contribuyente, relacionados con la generación de la renta gravada.
16
Los documentos sustentatorios de la contabilidad deberán conservarse durante
el plazo mínimo de siete años de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario
como plazo máximo para la prescripción de la obligación tributaria, sin perjuicio de los
plazos establecidos en otras disposiciones legales.
2.9 PLAN DE CUENTAS
Las cuentas cumplen un papel preponderante dentro del sistema contable de
los entes económico-sociales como elemento compilador y procesador de datos. En
este sentido el Plan de Cuentas se constituye como modelo de información y control
de una realidad económica concreta. Este modelo o Plan de Cuentas ha de servir
como medio capaz de suministrar información cualitativa y cuantitativa de la situación
patrimonial del ente, así como de las corrientes o flujos en términos monetarios reales
que provocan o pueden provocar alteraciones en dicha situación patrimonial.
El Plan de Cuentas establece la clasificación, distribución, y agrupación de las
cuentas, según la naturaleza de los elementos que la integran y de operaciones que
se realizan o vayan a realizarse, agrupando las cuentas por afinidades contables en
grupos que permitan una fácil verificación económica del ente o empresa en un
momento dado.
2.9.1 Finalidades:
Los Planes de Cuentas persiguen las siguientes finalidades:
a) Posibilitar la Obtención de los Objetivos de la Contabilidad.
a.1) Proporcionar informaciones útiles para la toma de decisiones
b.1) Facilitar un adecuado control.
b) Permitir la Correcta Imputación Contable de los Registros.
Las cuentas como elemento compilador y procesador de datos deben
cumplir un papel importante en la correcta imputación contable de los
17
hechos económicos, en tanto que la diagramación del Plan de Cuentas
sea formulada correctamente de acuerdo a las necesidades del ente.
Para cumplir con la finalidad de suministrar información útil para la toma de
decisiones, el Plan de Cuentas debe contemplar la inclusión no especial de acuerdo
a las características de información a cubrir. Por ejemplo si se necesita saber el nivel
de gastos por área de una empresa se necesita cubrir y prever en el Plan de Cuentas,
cuentas específicas tales como: Gastos de Ventas, Gastos de Administración, Gastos
de Recursos Humanos, Gastos de Administración Gerencial etc.
2.9.2 Características de un Plan de Cuentas:
Un buen Plan de Cuentas debe reunir las siguientes características:
a) Sistematicidad en el ordenamiento.
Para la correcta organización de un Plan de Cuentas se debe primeramente
establecer un claro criterio al respecto.
Para adoptar un buen criterio de ordenamiento de las cuentas, es necesario
codificarlas. La codificación consiste en la asignación de símbolos a las cuentas a
través de números, letras o la combinación de ambos.
b) Flexibilidad.
Un plan de cuentas bien estructurado debe permitir el agregado de nuevas
cuentas que posibiliten el registro de nuevos hechos económico-
administrativos que surgen dentro de una empresa.
c) Homogeneidad en los agrupamientos practicados.
Requisito necesario para facilitar la preparación de los informes contables. Por
ejemplo: todas las cuentas que representan el dinero en efectivo se deben
agrupar bajo una denominación común, tal como “Disponibilidades” o “Efectivo
y Otros Medios Líquidos”
18
d) Claridad en la denominación de las cuentas seleccionadas.
Las cuentas deben dar una idea clara de las cosas o hechos que se requieren
registrar bajo una denominación para facilitar el trabajo de los tenedores de
libros y evitar la realización de falsas imputaciones.
2.9.3 Fases que se deben considerar en la Preparación del Plan de Cuentas.
Para que un Plan de Cuentas satisfaga los requerimientos del sistema contable,
se deben tener en cuenta fundamentalmente los siguientes aspectos.
a) Aspectos relacionados con las Normas o Principios de Contabilidad.
Los principios de contabilidad constituyen las normas que inspiran y rigen la
práctica de la contabilidad. De ellos derivan los criterios por seguir ante diversos
problemas que pueden presentarse en la contabilización de las transacciones
empresariales.
La aplicación de los principio deberá conducir a que las cuentas seleccionadas
para integrar el plan de cuentas sean formuladas con claridad, expresen la imagen fiel
del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.
2.9.3.1 Aspectos relacionados con la empresa.
b.1. Naturaleza del ente o empresa.
Es importante definir el tipo de empresa con el cual se va a trabajar,
establecer las características del negocio hará que la selección de las
cuentas a utilizar sea más fácil. Ej. La cuenta Materia Prima seria
necesaria en una empresa industrial pero no en un negocio vendedor de
productos terminados.
b.2. Régimen Jurídico.
Se origina en las disposiciones de tipo legal que está relacionada con el
SRI o la Superintendencia de compañías para la cual se destina el Plan
19
de Cuentas, pues existen normas que obligan a cierto tipo de empresas
a una presentación periódica de determinadas informaciones contables,
para lo cual requiere contar con las cuentas adecuadas para su
preparación y exposición. Ej. Las Cooperativas, las Fundaciones, Las
Casas de Seguros, Los Comercios en Gral., tienen hoy día en Ecuador
distintos regímenes legales en cuanto al tiempo de presentación.
b.3. Tamaño.
Tienen que ver con la dimensión o magnitud de la empresa, pues cuanto
más grande sea la empresa, más necesidad de control tendrá y
consecuentemente el Plan de Cuentas se volverá más complejo. Ej. La
cuenta Muebles y Útiles en una empresa pequeña podrían utilizarse
como cuenta única, mientras que en una grande convendría habilitar
cuentas de control por sectores, lo mismo sucede con la cuenta
mercaderías.
b.4. Extensión.
El Plan de Cuentas varía de acuerdo a que la empresa sea indivisa o
dividida, pues si se trata del caso de las empresas divididas tendríamos
consecuentemente sucursales y agencias, para las cuales se habrán de
crear cuentas especiales que conecten sus movimientos con las de casa
matriz.
2.9.3.2 Aspectos relacionados con las informaciones requeridas.
c.1. Según el tipo de informes por separado:
En principio, es conveniente que el plan de cuentas esté dispuesto de
modo tal que los informes puedan ser preparados rápidamente, así si se
debe informar a la gerencia en forma periódica sobre el total de las
20
cuentas por cobrar, es importante que todas las cuentas representativas
de dicho rubro, tales como clientes, Documentos por Cobrar,
Accionistas, Deudores Varios, y otros se encuentren agrupadas cajo una
sola denominación común en el Plan de Cuentas.
c.2. Según el grado del análisis de la información que se desea:
El Plan de Cuentas debe estar estructurado de tal forma a que los
diversos estamentos de la empresa puedan efectuar análisis referentes
a su sector según los informes contables. Así si se desea conocer el
resultado por, línea de productos, será preciso prever cuentas capaces
de captar dichos resultados. Ej. Ventas de Mercaderías sección tienda,
Costo de Venta de Mercaderías Sección Tienda.
2.9.3.3 Aspectos relacionados con el procedimiento contable.
d.1. Según su forma, directa o centralizada.
Directa: cuando se emplea un único diario para registrar todos los
hechos contables.
Centralizadas: Si se subdivide el diario en varias partes de acuerdo a la
naturaleza de la operación. Esto depende del tamaño de la empresa o
de la característica de la información que se desea obtener.
d.2. En relación a la división del trabajo.
Cuando la empresa se divide en varios departamentos, conviene llevar
la contabilidad seccional es decir por secciones separadas, debiendo en
este caso habilitarse cuentas de enlace entre la administración central y
cada departamento, y a su vez entre los departamentos entre sí.
d.3. Según los medios de registros disponibles.
21
Los medios de registros contables pueden ser manuales o mecanizados.
Debemos señalar que el empleo de procesamiento electrónico de datos
posibilita hoy en día, la posibilidad de la utilización de una cantidad de
cuentas analíticas sin ocasionar mayores atrasos en la formulación de
los informes contables. Sin embargo este resultado ágil resulta muy
complicado y lento si se utilizan medios manuales, y la obtención de los
informes aunque resulten igual de confiables no podrían estar a la misma
velocidad con la que estarían los informes mecanizados.(Rios, 2011)
2.9.4 Plan de cuentas con sistema numéricos
Este sistema se basa en la asignación de números como dígitos para identificar las
cuentas. Existen varias modalidades que se pueden aplicar en este sistema, pero las
más utilizada es:
2.9.4.1 Sistema Numérico Decimal:
Es el más aplicado por su flexibilidad al ofrecer las siguientes ventajas.
1) Permite el crecimiento y la intercalación ordenada de las cuentas en forma
indefinida, conforme se vaya requiriendo.
2) El ordenamiento de las cuentas es claramente comprensible.
3) Permite la ubicación rápida de las cuentas y de los grupos a los cuales
pertenecen.
4) Facilita su procesamiento por medios electrónicos.
La codificación por el sistema numérico decimal supone la clasificación de las
masas y de los flujos patrimoniales en las cuentas necesarias para que puedan
reflejarse adecuadamente los hechos contables de la empresa.
22
Para poder iniciar un proceso contable, se debe partir de un plan de cuentas
que debe estar estructurado según las necesidades de la organización, es decir de
Russell Bedford Ecuador S.A., ya que del correcto registro de las transacciones
dependen los resultados que se obtengan. Esto se debe elaborar de forma metódica
en su aplicación, es por ello que el plan de cuentas cumple su función.
Además el Plan de Cuentas permite desglosar la información hasta el nivel que
se desee, para así tener la alternativa de ampliar el número de cuentas y sub cuentas
que deseamos utilizar.
A continuación se detalla cómo se considera los niveles en un plan de cuentas:
1. Título
1.1. Grupo
1.1.1. Subgrupo
1.1.1.1. Cuenta de Mayor
1.1.1.1.01 Cuenta de Mayor Auxiliar
Desglosando aún más el plan de cuentas, se obtiene lo siguiente:
Primer nivel:
Situación financiera:
Activo 1.
Pasivo 2.
Patrimonio 3.
Situación de Resultados Integrales:
Ingresos 4.
Costos y Gastos 5.
Situación Potencial:
Cuentas de orden 9.
23
Segundo Nivel:
Activo, se desglosa considerando liquidez:
Corriente 1.1.
Propiedad, Planta y Equipo 1.2.
Activo a Largo Plazo 1.3.
Pasivo, se desglosa tomando en cuenta temporalidad:
Corriente (Corto Plazo) 2.1.
No Corriente (Largo Plazo) 2.2.
Diferido 2.3.
Patrimonio, se considera inmovilidad:
Capital 3.1.
Reservas 3.2.
Resultados 3.3.
Rentas:
Ingresos de Actividades Ordinarias 4.1
Ingresos No Operacionales 4.2.
Costos y Gastos:
Gastos Administrativos 5.1.
Gastos de Venta 5.2.
Gastos Financieros 5.3
2.10 PROCESO CONTABLE
1. Documentos Fuente
2. Libro Diario (Registro Individual)
3. Libro Mayor
3.1. Libro Auxiliar
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4. Balance de Comprobación
5. Ajustes
6. Cierre de Libros
7. Estados Financieros
7.1 Estado de Situación Financiera
7.2 Estado de Resultados
7.3 Estado de Flujo de Efectivo
7.4 Estado de Cambios en el Patrimonio
7.5 Notas financieras/ explicativas.
2.11 CONTROL INTERNO
El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de
Gestión de tipo táctico y está constituido por el plan de organización, la asignación de
deberes y responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas
y métodos encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener
información financiera confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación de
políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas.
2.11.1 Limitaciones de un sistema de control interno
Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de sus
objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad
razonable en función de:
Costo beneficio
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las
extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder.
25
o El factor de error humano.
o Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de
control no vulnerable a estas circunstancias.(Monografias.com)
2.11.2 Control interno administrativo y control interno contable
Dos tipos de controles internos (administrativos y contables).
El control interno administrativo no está limitado al plan de la organización y
procedimientos, que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización
de intercambios.
Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las
operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros
que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros
contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:(Sotomayor Amador,
2008)
1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o
específicas de la gerencia.
2- Se registran los cambios para:
mantener un control adecuado.
permitir la preparación de los Estados Financieros.
3- Se salvaguardan los activos solo acesandolos con autorización.
4- Los activos registrados son comparados con las existencias.
2.12 ANTECEDENTES LEGALES
Dentro de la legislación, se debe tomar en cuenta, las normas que dictan las
diferentes leyes que involucran la profesión contable, como son las determinadas en:
26
Código Tributario, Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y su Reglamento de
Aplicación, Ley de Seguridad Social, Código de Trabajo, Ley de Compañías.
En el país para desarrollar un correcto proceso contable, se debe aplicar las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), cuyo fin ha sido contribuir a
mejorar y estandarizar los informes contables en el mundo.
Además se debe aplicar los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados (PCGA).
2.13 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC)
Desde el Siglo XV la contabilidad se apoya, para fines de uniformidad en el
registro y presentación de estados financieros, en principios, convenciones,
postulados y normas.
En los años setenta, el criterio básico de valoración era el costo Histórico
porque además de conservador y objetivo, los conceptos de valores corrientes y de
volatilidad, eran más académicos que reales.
El modelo tradicional de contabilidad financiera basado en normas
tradicionales, ha perdido relevancia y requiere nuevas normas de calidad para unificar,
armonizar y converger a un lenguaje contable común y de imagen fiel para los
negocios.
Las NIIF constituyen un cuerpo único de normas mundiales de contabilidad de
elevada calidad y de obligatorio cumplimiento, que llevan a requerir información
comparable, transparente y de imagen fiel en los estados financieros para propósitos
generales. Estas normas son elaboradas por la junta de Normas Internacionales de
Contabilidad (IASB).(Hidalgo)
27
A partir del 1 de abril del 2001 el nuevo consejo encargado de preparar las
normas pasa a denominarse Junta de Normas Internacionales y las nuevas normas
pasan a denominarse Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF.
En resumen las NIC/NIIF van a ser utilidad para el presente trabajo y
sustentarán el Manual que se va a preparar, son:
2.13.1 NIC 1: Presentación de los Estados Financieros.
Establece las bases para la presentación de estados financieros con propósitos
de información general, con la finalidad de que sean comparables con estados
financieros de ejercicios anteriores de la misma entidad o como con los de otras
entidades diferentes.
Se aplica en todo tipo de empresa, ya que para observar los cambios
representativos que han existido de un período a otro, es necesario realizar
comparaciones basadas en los datos finales obtenidos en cada uno de ellos para
poder realizar análisis de crecimiento tanto económico como operativo.
2.13.2 NIC 7: Estados de Flujo de Efectivo.
Es importante analizar la facilidad que tiene una empresa para generar efectivo
y para determinar la forma como fueron utilizados.
Se considera que esta NIC es importante para el presente trabajo, ya que en
toda organización es necesario reflejar el uso y distribución del efectivo, que ha sido
capaz de generar en un período determinado y analizar que los fondos no se desvíen
o a su vez sean reinvertidos, siempre en beneficio de la empresa y sus miembros.
2.13.3 NIC 16: Propiedad, Planta y Equipo.
Determina el momento indicado de reconocimiento de los activos, el valor de
sus valores en libros, los cargos por depreciación y la determinación y tratamiento
contable para otras disminuciones.
28
Se denominan Propiedad, planta y equipo de la empresa, a los bienes que son
utilizados para el correcto desarrollo de las actividades diarias, y para eso es menester
determinar con precisión cuáles son esos bienes y darles cuidado necesario para que
su vida útil sea la apropiada.
2.13.4 NIC 9: Ingresos.
Es primordial determinar cuándo se reconoce un ingreso, esta norma identifica
las circunstancias en las que se reconoce y se cumple un ingreso.
El fin de la mayoría de organizaciones es el obtener un lucro por el desarrollo
de sus actividades, todo movimiento que genere un ingreso, debe ser registrado en el
momento en que este ocurra, la omisión distorsionaría los resultados finales. Esta
norma debe aplicarse también a los costos y gastos de la empresa.
2.14 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA)
Los principios de contabilidad constituyen la forma correcta de realizar la
contabilidad de una empresa y son conceptos básicos que establecen la delimitación
del ente económico, las bases de cuantificaciones de las operaciones y la
presentación de la información económica y financiera de la empresa a través de los
estados financieros, Una vez adoptado un principio este no puede ser cambiado, sino
es en base a la regla de referencia, reflejando o informando la incidencia del cambio.
Los PCGA se clasifican en tres grupos:(Suplemento – Registro Oficial No 291,
Octubre de 1999)
2.14.1 Principios básicos.
Son los que orientan la acción de la profesión contable y deben considerarse en la
aplicación de los principios contables.
29
2.14.2 Principios esenciales.
Especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento y
medición de hechos ciertos que afectan la posición financiera y los resultados de las
operaciones de las empresas.
2.14.3 Principios generales de operación.
Guían la selección y medición de los acontecimientos en la contabilidad, así
como también la presentación de la información a través de los estados financieros.
2.14.4 PCGA Principales
Dentro de los PCGA, los más relevantes y que servirán de base para estructurar
el manual que se propondrá, son:
ENTE CONTABLE. El ente contable lo constituye la empresa como entidad que
desarrolla la actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera,
es la actividad económica de la empresa.
Dentro de este principio, y como ente contable en el presente trabajo, se ubica
la Compañía Russell Bedford Ecuador S.A., cuya actividad económica es la de brindar
servicios de Contabilidad y Auditoría.(Suplemento – Registro Oficial No 291, Octubre
de 1999)
MEDICIÓN DE RECURSOS. La contabilidad y la información financiera se
fundamentan en los bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y
por tanto susceptible de ser valuados en términos monetarios.(Suplemento – Registro
Oficial No 291, Octubre de 1999)
Al ser un objetivo primordial de la contabilidad el medir el resultado final de una
empresa en un período determinado, éste se realiza siempre en términos monetarios,
para de esa manera determinar si el patrimonio de los involucrados ha crecido en
forma satisfactoria.
30
PERÍODO CONTABLE. La contabilidad financiera provee información acerca
de las actividades económicas de una empresa por períodos específicos, los que en
comparación con la vida misma de la empresa, son cortos, Normalmente los períodos
de tiempo de un ejercicio a otro son iguales, con la finalidad de poder hacer
comparaciones y realizar análisis que permitan una adecuada toma de decisiones.
Justamente para poder realizar cuadros comparativos que determinen lo que
se persigue al iniciar una empresa; esto es, el favorable crecimiento del patrimonio,
es que se ha tomado como referencia de un período contable el del año calendario.
JUICIO PROFESIONAL. Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la
contabilidad, involucran una importante participación del juicio o criterio del profesional
contable.(Suplemento – Registro Oficial No 291, Octubre de 1999)
UNIFORMIDAD. Los principios de contabilidad deben ser aplicados
uniformemente de un período a otro. Cuando por circunstancias especiales, se
presenten cambios en los principios técnicos y en sus métodos de aplicación, se
deberá dejar constancia expresa de tal situación, e informar sobre los efectos que
provoquen en la información contable.(Suplemento – Registro Oficial No 291, Octubre
de 1999)
Se debe mantener criterios uniformes de información y de resultados finales de
un período a otro para efectos comparativos, es necesario mantener uniformidad en
el desarrollo del proceso contable.
CLASIFICACIÓN Y CONTABILIZACIÓN. Las fuentes de registro de los
recursos, de las obligaciones y de los resultados económicos cuantificables que deben
ser convenientemente clasificados y contabilizados en forma regular y ordenada, esto
facilita el que puedan ser comparables y verificables.(Suplemento – Registro Oficial
No 291, Octubre de 1999)
31
Para poder clasificar y contabilizar los movimientos financieros de un ente
contable, es necesario aplicar en forma correcta el Plan de Cuentas que debe estar
claramente definido en los grupos de: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos.
De esta manera se podrá establecer con mayor facilidad los estados financieros
ordenados lógicamente
ASOCIACIÓN DE CAUSA Y EFECTO. Algunos costos y gastos se reconocen
como tales sobre la base de una presumible asociación directa con ingresos
específicos.
Normalmente la mayoría de costos y gastos están relacionados a un ingreso
en particular y es por eso que deben reconocerse en forma conjunta para determinarla
diferencia a favor de la empresa. Por ejemplo: van juntos los ingresos por servicios
prestados vs. Los sueldos que genere el mismo.
UNIDAD DE MEDIDA. En el Ecuador, el dólar de los Estados Unidos de
Norteamérica cumple las funciones de unidad de cambio, monetaria y de medida de
acumulación de los valores, desde el año 2000.
CONSERVATISMO. Se genera este principio en la consideración de que tanto
los ingresos como las ganancias no se deben anticipar, ni sobrestimar, ni subestimar
puesto que el ambiente inestable en el cual se desenvuelve puede crear una figura
irreal dentro de los resultados económicos, por lo que se requiere un alto grado de
prudencia.(Suplemento – Registro Oficial No 291, Octubre de 1999)
De la misma manera siempre los costos y los gastos deben ser contabilizados
dentro del período correspondiente; por ejemplo, los gastos financieros en su parte
corriente.
EMPRESA EN MARCHA. La entidad se presume en existencia permanente,
salvo especificación contraria, caso en el cual las cifras de sus estados financieros
32
representan valores históricos, o modificaciones de ellos, sistemáticamente
obtenidos.(Suplemento – Registro Oficial No 291, Octubre de 1999)
Este principio, establece que una empresa debe tener actividad para generar
movimientos económicos, caso contrario la empresa es como un ente inexistente.
REVELACIÓN SUFICIENTE. La información contable presentada en los
estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario
para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad.
CAUSACIÓN. Los ingresos y gastos deben reconocerse cuando se generen u
ocurran, sin importar el momento de cobro o de pago.
Se registran tanto ingresos como gastos y costos cuando se genera el derecho
o la obligación, ya que de otra manera se puede crear una utilidad ficticia que puede
degenerar los resultados al final de un período.
CONSISTENCIA. Para los usos de la información contable es necesario seguir
procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo, ya que es la manera
como se puede comprobar el registro de movimientos que tengan relación con
períodos anteriores.
PARTIDA DOBLE. Consiste en que cada hecho u operación que se realice,
afectará por lo menos a dos partidas o cuentas contables; por tanto el uso de la partida
doble propicia esta regla: no habrá deudor sin acreedor y viceversa.
2.15 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Art. 2.- Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta:
1. Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a título oneroso
provenientes del trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en
dinero, especies o servicios; y
33
2. Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales domiciliadas en el
país o por sociedades nacionales, de conformidad con lo dispuesto en el
artículo 98 de esta Ley. (Ley de Régimen Tributario Interno, 2012)
Art. 3.- Sujeto activo.- El sujeto activo de este impuesto es el Estado. Lo
administrará a través del Servicio de Rentas Internas.(Ley de Régimen Tributario
Interno, 2012)
Art. 4.- Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las
personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o
extranjeras, domiciliadas o no en el país, que obtengan ingresos gravados de
conformidad con las disposiciones de esta Ley.
Los sujetos pasivos obligados a llevar contabilidad, pagarán el impuesto a la
renta en base de los resultados que arroje la misma.(Ley de Régimen Tributario
Interno, 2012)
Art. 9.- Exenciones.- Para fines de la determinación y liquidación del impuesto
a la renta, están exonerados exclusivamente los siguientes ingresos:(Ley de Régimen
Tributario Interno, 2012)
1.- Los dividendos y utilidades, calculados después del pago del impuesto a la
renta, distribuidos por sociedades nacionales o extranjeras residentes en el
Ecuador,
2.- Los obtenidos por las instituciones del Estado y por las empresas públicas
reguladas por la Ley Orgánica de Empresas Públicas.
5.- Los de las instituciones de carácter privado sin fines de lucro legalmente
constituidas,
34
12.- Los obtenidos por discapacitados, debidamente calificados por el
organismo competente, en un monto equivalente al triple de la fracción básica
gravada con tarifa cero del pago de impuesto a la renta
16.- Las indemnizaciones que se perciban por seguros, exceptuando los
provenientes del lucro cesante.
18. La Compensación Económica para el salario digno.
Art. 10.- Deducciones.- En general, con el propósito de determinar la base
imponible sujeta a este impuesto se deducirán los gastos que se efectúen con el
propósito de obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no
estén exentos.(Ley de Régimen Tributario Interno, 2012)
Art. 13.- Pagos al exterior.- Son deducibles los gastos efectuados en el exterior
que sean necesarios y se destinen a la obtención de rentas, siempre y cuando se haya
efectuado la retención en la fuente, si lo pagado constituye para el beneficiario un
ingreso gravable en el Ecuador.(Ley de Régimen Tributario Interno, 2012)
Art. 16.- Base imponible.- En general, la base imponible está constituida por la
totalidad de los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos
las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales
ingresos.(Ley de Régimen Tributario Interno, 2012)
Art. 21.- Estados financieros.- Los estados financieros servirán de base para la
presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su
presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos
y Seguros, según el caso. Las entidades financieras, así como, las entidades y
organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la
situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados
35
financieros que sirvieron para fines tributarios.(Ley de Régimen Tributario Interno,
2012)
Art. 37.- Tarifa del impuesto a la renta para sociedades.- Las sociedades
constituidas en el Ecuador, así como las sucursales de sociedades extranjeras
domiciliadas en el país y los establecimientos permanentes de sociedades extranjeras
no domiciliadas, que obtengan ingresos gravables, estarán sujetas a la tarifa
impositiva del veinte y dos por ciento (22%) sobre su base imponible.(Ley de Régimen
Tributario Interno, 2012)
Art. 40.- Plazos para la declaración.- Las declaraciones del impuesto a la renta
serán presentadas anualmente, por los sujetos pasivos en los lugares y fechas
determinados por el reglamento.(Ley de Régimen Tributario Interno, 2012)
Art. 41.- Pago del impuesto.- Los sujetos pasivos deberán efectuar el pago del
impuesto a la renta de acuerdo con las siguientes normas:(Ley de Régimen Tributario
Interno, 2012)
1.- El saldo adeudado por impuesto a la renta que resulte de la declaración
correspondiente al ejercicio económico anterior deberá cancelarse en los plazos que
establezca el reglamento, en las entidades legalmente autorizadas para recaudar
tributos;
2.- Las personas naturales, las sucesiones indivisas, las sociedades, las empresas
que tengan suscritos o suscriban contratos de exploración y explotación de
hidrocarburos en cualquier modalidad contractual, deberán determinar en su
declaración correspondiente al ejercicio económico anterior, el anticipo a pagarse con
cargo al ejercicio fiscal corriente de conformidad con las siguientes reglas:
36
a) Las personas naturales y sucesiones indivisas no obligadas a llevar
contabilidad, las empresas que tengan suscritos o suscriban contratos de
exploración y explotación de hidrocarburos en cualquier modalidad contractual:
Una suma equivalente al 50% del impuesto a la renta determinado en el
ejercicio anterior, menos las retenciones en la fuente del impuesto a la renta
que les hayan sido practicadas en el mismo;
b) Las personas naturales y las sucesiones indivisas obligadas a llevar
contabilidad y las sociedades.
c) El anticipo, que constituye crédito tributario para el pago de impuesto a la renta
del ejercicio fiscal en curso, se pagará en la forma y en el plazo que establezca
el Reglamento, sin que sea necesario la emisión de título de crédito. El pago
del anticipo a que se refiere el literal anterior se realizará en los plazos
establecidos en el reglamento y en la parte que exceda al valor de las
retenciones que le hayan sido practicadas al contribuyente en el año anterior al
de su pago; el saldo se pagará dentro de los plazos establecidos para la
presentación de la declaración del impuesto a la renta del ejercicio fiscal en
curso y conjuntamente con esta declaración;
Un valor equivalente a la suma matemática de los siguientes rubros:
- El cero punto dos por ciento (0.2%) del patrimonio total. - El cero punto dos
por ciento (0.2%) del total de costos y gastos deducibles a efecto del impuesto a la
renta. - El cero punto cuatro por ciento (0.4%) del activo total. - El cero punto cuatro
por ciento (0.4%) del total de ingresos gravables a efecto del impuesto a la renta.
d) Si en el ejercicio fiscal, el contribuyente reporta un Impuesto a la Renta
Causado superior a los valores cancelados por concepto de Retenciones en la
Fuente de Renta más Anticipo; deberá cancelar la diferencia.
37
e) Para el caso de los contribuyentes definidos en el literal a) de este artículo, si
no existiese impuesto a la renta causado o si el impuesto causado en el
ejercicio corriente fuese inferior al anticipo pagado más las retenciones, tendrán
derecho a presentar el correspondiente reclamo de pago indebido o la solicitud
de pago en exceso, por el total de lo que sobrepase el impuesto a la renta
causado.
Art. 56.- Impuesto al valor agregado sobre los servicios.- El impuesto al valor
agregado IVA, grava a todos los servicios, entendiéndose como tales a los prestados
por el Estado, entes públicos, sociedades, o personas naturales sin relación laboral, a
favor de un tercero, sin importar que en la misma predomine el factor material o
intelectual, a cambio de una tasa, un precio pagadero en dinero, especie, otros
servicios o cualquier otra contraprestación.(Ley de Régimen Tributario Interno, 2012)
Art. 65.- Tarifa.- La tarifa del impuesto al valor agregado es del 12%.(Ley de
Régimen Tributario Interno, 2012)
2.16 REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y
COMPLEMENTARIOS
Art. 1.- Comprobantes de venta.- Son comprobantes de venta los siguientes
documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la
realización de otras transacciones gravadas con tributos:
a) Facturas; b) Notas de venta - RISE; c) Liquidaciones de compra de bienes y
prestación de servicios; d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras; e) Boletos o
entradas a espectáculos públicos; y, f) Otros documentos autorizados en el presente
reglamento.(Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios , 2010)
38
Art. 2.- Documentos complementarios.- Son documentos complementarios a
los comprobantes de venta, los siguientes:(Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retención y Documentos Complementarios , 2010)
a) Notas de crédito; b) Notas de débito; y, c) Guías de remisión.
Art. 3.- Comprobantes de retención.- Son comprobantes de retención los
documentos que acreditan las retenciones de impuestos, realizadas por los agentes
de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno,
este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director General del
Servicio de Rentas Internas.(Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y
Documentos Complementarios , 2010)
Art. 9.- Sustento del crédito tributario.- Para ejercer el derecho al crédito
tributario del impuesto al valor agregado por parte del adquirente de los bienes o
servicios, se considerarán válidas las facturas, liquidaciones de compras de bienes y
prestación de servicios y los documentos detallados en el Art. 4 de este reglamento,
siempre que se identifique al comprador mediante su número de RUC, nombre o razón
social, denominación o nombres y apellidos, se haga constar por separado el impuesto
al valor agregado y se cumplan con los demás requisitos establecidos en este
reglamento.(Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios , 2010)
Art. 10.- Sustento de costos y gastos.- Para sustentar costos y gastos del
adquirente de bienes o servicios, a efectos de la determinación y liquidación del
impuesto a la renta, se considerarán como comprobantes válidos los determinados en
este reglamento, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en el mismo y
permitan una identificación precisa del adquirente o beneficiario.
39
También sustentarán gastos, para efectos de la determinación y liquidación del
impuesto a la renta, los documentos que se emitan por el pago de cuotas o aportes
que realice el contribuyente a condominios, siempre que en los mismos esté
plenamente identificado el condominio, número de RUC y dirección, y se identifique
también a quien realiza el pago, con su nombre, razón social o denominación, número
de RUC o cédula de identificación y dirección.(Reglamento de Comprobantes de
Venta, Retención y Documentos Complementarios , 2010)
Estos comprobantes deberán también ser pre impresos y pre numerados.
Art. 11.- Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la
transferencia de bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras
transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente:
a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando
el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que
utilice la factura como sustento de gastos personales; b) Sin desglosar impuestos, en
transacciones con consumidores finales; y, c) Cuando se realicen operaciones de
exportación.(Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios , 2010)
Art. 12.- Notas de venta.- Emitirán y entregarán notas de venta exclusivamente
los contribuyentes inscritos en el Régimen Simplificado.(Reglamento de
Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios , 2010)
Art. 13.- Liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios.- Las
liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios se emitirán y entregarán
por los sujetos pasivos, en las siguientes adquisiciones:(Reglamento de
Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios , 2010)
40
a) De servicios prestados en el Ecuador o en el exterior por personas naturales
no residentes en el país, en los términos de la Ley de Régimen Tributario Interno, las
que serán identificadas con sus nombres, apellidos y número de documento de
identidad; b) De servicios prestados en el Ecuador o en el exterior por sociedades
extranjeras que no posean domicilio ni establecimiento permanente en el país, las que
serán identificadas con su nombre o razón social; c) De bienes muebles y de servicios
a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, ni inscritos en el Registro
Único de Contribuyentes (RUC), que por su nivel cultural o rusticidad no se encuentren
en posibilidad de emitir comprobantes de venta; d) De bienes muebles y servicios
realizadas para el sujeto pasivo por uno de sus empleados en relación de
dependencia, con comprobantes de venta a nombre del empleado. En este caso la
liquidación se emitirá a nombre del empleado, sin que estos valores constituyan
ingresos gravados para el mismo ni se realicen retenciones del impuesto a la renta ni
de IVA; y, e) De servicios prestados por quienes han sido elegidos como miembros de
cuerpos colegiados de elección popular en entidades del sector público,
exclusivamente en ejercicio de su función pública en el respectivo cuerpo colegiado y
que no posean Registro Único de Contribuyentes (RUC) activo.
Con excepción de lo previsto en la letra d) del presente artículo, para que la
liquidación de compras de bienes y prestación de servicios, den lugar al crédito
tributario y sustente costos y gastos, deberá efectuarse la retención de la totalidad del
impuesto al valor agregado y el porcentaje respectivo del impuesto a la renta,
declararse y pagarse dichos valores, en la forma y plazos establecidos en el
Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno.
Las personas naturales y las sucesiones indivisas no obligadas a llevar
contabilidad, deberán actuar como agentes de retención en los términos establecidos
41
en el inciso anterior, cuando emitan liquidaciones de compras de bienes y prestación
de servicios.
El Director General del Servicio de Rentas Internas, mediante resolución, podrá
establecer límites a la emisión de liquidaciones de compra de bienes y prestación de
servicios a las que hace referencia este artículo, tales como montos máximos por
transacción y por proveedor, tipos de bienes y servicios, número de transacciones por
período, entre otros.
Las liquidaciones de compra emitidas a contribuyentes que se encuentren
inscritos en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) a la fecha de la transacción,
no servirán para sustentar crédito tributario y costos, y/o gastos para efectos de
impuesto a la renta e impuesto al valor agregado.
2.17 RESPONSABILIDAD DE UNA SOCIEDAD ANÓNIMA SEGÚN LA LEY DE
COMPAÑIAS
Art. 143.- La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en
acciones negociables, está formado por la aportación de los accionistas que
responden únicamente por el monto de sus acciones.
Las sociedades o compañías civiles anónimas están sujetas a todas las reglas
de las sociedades o compañías mercantiles anónimas.(Ley de Compañías, 2012)
Art. 145.- Para intervenir en la formación de una compañía anónima en calidad
de promotor o fundador se requiere la capacidad civil para contratar.
Las personas jurídicas nacionales pueden ser fundadoras o accionistas en
general de las compañías anónimas, pero las compañías extranjeras solamente
podrán serlo si sus capitales estuvieren representados únicamente por acciones,
participaciones o partes sociales nominativas, es decir, expedidas o emitidas a favor
42
o a nombre de sus socios, miembros o accionistas, y de ninguna manera al
portador.(Ley de Compañías, 2012)
Art. 146.- La compañía se constituirá mediante escritura pública que, previo
mandato de la Superintendencia de Compañías, será inscrita en el Registro Mercantil.
La compañía se tendrá como existente y con personería jurídica desde el momento
de dicha inscripción. Todo pacto social que se mantenga reservado será nulo.(Ley de
Compañías, 2012)
Art. 164.- La compañía no podrá emitir acciones por un precio inferior a su valor
nominal ni por un monto que exceda del capital aportado.
La emisión que viole esta norma será nula.(Ley de Compañías, 2012)
Art. 198.- Cuando las pérdidas alcancen al cincuenta por ciento o más del
capital suscrito y el total de las reservas, la compañía se pondrá necesariamente en
liquidación, si los accionistas no proceden a reintegrarlo o a limitar el fondo social al
capital existente, siempre que éste baste para conseguir el objeto de la compañía.(Ley
de Compañías, 2012)
Art. 200.- Las compañías anónimas considerarán como socio al inscrito como
tal en el libro de acciones y accionistas.(Ley de Compañías, 2012)
Art. 208.- La distribución de las utilidades al accionista se hará en proporción al
valor pagado de las acciones. Entre los accionistas sólo podrá repartirse el resultante
del beneficio líquido y percibido del balance anual. No podrá pagárseles intereses.(Ley
de Compañías, 2012)
Art. 209.- Acordada por la junta general la distribución de utilidades, los
accionistas adquieren frente a la compañía un derecho de crédito para el cobro de los
dividendos que les correspondan.(Ley de Compañías, 2012)
43
Art. 220.- Los accionistas responderán ante los acreedores de la compañía en
la medida en que hubieren percibido pagos de la misma con infracción de las
disposiciones de esta Ley. Este precepto no será aplicable cuando de buena fe
hubieren percibido cantidades como participación de los beneficios.
La compañía por su parte, tampoco podrá reclamar cantidades que los
accionistas hubieren percibido de buena fe como participación de los beneficios.
Los derechos de que se trata en este artículo prescribirán en cinco años
contados desde la recepción del pago.(Ley de Compañías, 2012)
Art. 236.- La junta general, sea ordinaria o extraordinaria, será convocada por
la prensa, en uno de los periódicos de mayor circulación en el domicilio principal de la
compañía, con ocho días de anticipación por lo menos al fijado para su reunión, y por
los demás medios previstos en los estatutos, sin perjuicio de lo establecido en el Art.
213.(Ley de Compañías, 2012)
La convocatoria debe señalar el lugar, día y hora y el objeto de la reunión. Toda
resolución sobre asuntos no expresados en la convocatoria será nula.
En caso de urgencia los comisarios pueden convocar a junta general.
Art. 289.- Los administradores de la compañía están obligados a elaborar, en
el plazo máximo de tres meses contados desde el cierre del ejercicio económico anual,
el balance general, el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la propuesta de
distribución de beneficios, y presentarlos a consideración de la junta general con la
memoria explicativa de la gestión y situación económica y financiera de la compañía.
El estado de situación financiera y el estado de resultados integrales y sus
anexos reflejarán fielmente la situación financiera de la compañía a la fecha de cierre
del ejercicio social de que se trate y el resultado económico de las operaciones
efectuadas durante dicho ejercicio social, según aparezcan de las anotaciones
44
practicadas en los libros de la compañía y de acuerdo con lo dispuesto en este
parágrafo, en concordancia con los principios de contabilidad de general
aceptación.(Ley de Compañías, 2012)
45
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN
La presente Investigación se la realizó mediante la utilización de los siguientes
métodos de investigación:
3.1.1 Método Histórico
Comprende las metodologías, técnicas y las directrices mediante las que los
historiadores usan fuentes primarias y otras evidencias históricas en su investigación
y luego escriben la historia; es decir, elaboran la historiografía (la producción
historiográfica).(Sampieri, 1997)
Se analizó la información de años anteriores donde se deberá establecer los
procesos ya aplicados en la compañía.
3.1.2 Método Descriptivo
Buscan explicar los diferentes procedimientos o actividades de un individuo,
departamento u organización.(Sampieri, 1997)
Se utilizó la flujo diagramación dentro de la compañía.
3.1.3 Método Explicativo
Permite descartar y explorar los factores variables que intervienen en el
fenómeno que nos proponemos a investigar.(Sampieri, 1997)
Los conforman los diferentes tipos de informes que se obtuvieron en el
transcurso de la investigación.
46
3.1.4 Método Sintético
Proceso de razonamiento que tiende a reconstruir un todo, a partir de los
elementos distinguidos por el análisis; se trata en consecuencia de hacer una
explosión metódica y breve, en resumen.(Sampieri, 1997)
Se aplicó en toda la investigación, donde se realizó un resumen de cada campo.
3.2 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Se aplicó las diferentes técnicas de estudio y de investigación, conforme los
requerimientos del presente trabajo para la obtención de esta investigación:
3.2.1 Observación física(Chagoya, 2008)
La observación es una actividad realizada por un ser vivo (como un ser
humano), que detecta y asimila la información de un hecho, o el registro de los datos
utilizando los sentidos como instrumentos principales
La misma que permitió una adecuada recopilación de información, que será
válida y segura, ya que no existen filtros de información, disminuyendo los niveles de
distorsión de dicha información. Anexo N.- 1.
Posteriormente de la observación realizada se concluyó, que la carencia de un
manual de procedimientos contables basado en flujogramas no permite una adecuada
organización en el trabajo diario del Departamento Contable.
3.2.2 Entrevistas(Chagoya, 2008)
La entrevista es un acto de comunicación oral o escrita que se establece entre
dos o más personas (el entrevistador y el entrevistado o los entrevistados) con el fin
de obtener una información o una opinión.
Se llevó a cabo al Gerente General de la compañía, así como a la Contadora.
La información obtenida ayudó a tener una mejor percepción de la situación de la
organización. Según Anexo N.- 2.
47
Después de la entrevista realizada se determinó, que la compañía tiene
falencias contables y deficiencia en presentación de información, porque no existen
procesos contables definidos que ayuden a una mejor toma de decisiones.
3.2.3 Libros
De autores de renombre en la materia “procedimientos contables” con la
finalidad de poseer fuentes fidedignas de consulta.
3.2.4 Tesis
Estudios anteriormente realizados sobre procedimientos similares, con la
finalidad de ampliar y aclarar el panorama de la presente tesis.
Leyes, Reglamentos y demás.- que otorgaron bases legales sobre la materia
de procedimientos contables en nuestro país y fuera de él.
3.2.5 Internet
Una de las fuentes más actualizadas y utilizadas en el medio, que proporciona
información actual y útil.
3.3 DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA
3.3.1 Reseña Histórica
RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A. es una empresa dedicada a la
prestación de servicios relacionados con Contabilidad y Auditoría, fue creada en el
año 1985 con la razón social de PINTO & GARCES CIA LTDA fundada por el señor
Fausto Pinto Garcés (+), padre del ahora socio del 5% del capital de la compañía y
Gerente General Ramiro Pinto Floril, en el año 2003 pasa a ser miembro de Russell
Bedford International (RBI), una red global de firmas de Auditoría, Consultoría y
Contabilidad, con sede en Londres y posicionada entre la 10 firmas más grandes en
la industria, cuenta con alrededor de 490 socios, 5.000 empleados y 205 oficinas en
más de 90 países, en los cinco continentes (Europa, las Américas, Medio Este, África,
48
India y Asia del Pacífico) siendo además miembro del IFAC Forum of Firms, la
Asociación Internacional que reúne a las más importantes firmas de auditoría del
mundo; en el año 2011 cambia su razón social y pasa a ser RUSSELL BEDFORD
ECUADOR S.A., para así, cumplir con uno de los requisitos de la firma matriz.
Russell Bedford internacional es una asociación de firmas de servicios
profesionales, cada una ellas es una entidad legal separada e independiente. “Russell
Bedford” y “Russell Bedford internacional” son marcas registradas. Las firmas
miembros utilizan el nombre de Russell Bedford bajo una licencia. Todos los servicios
son proporcionados de forma independiente por las firmas miembro de Russell
Bedford internacional, y cada miembro es el único responsable de su trabajo frente a
sus clientes.
Se encuentra dentro de las 17 firmas a nivel mundial según el "FORUM OF
FIRMS" En México la 14va firma, catalogada como una de los más jóvenes y de
rápidos crecimientos.
El eslogan de la empresa en la actualidad es:
"Donde quiera que usted esté, y donde quiera que usted quiera ir,
nosotros estaremos ahí para ayudarle".
RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A., se encuentra ubicada en Quito-
Ecuador en la Av. República OE3-30 e Ignacio San María en el Edificio Pinto Holding.
Russell Bedford Ecuador es la unión de experimentados profesionales,
preparados para presentar servicios para el desarrollo de las organizaciones dando
un tratamiento individual y personalizado.
49
3.3.2 Detalle de Servicios que presta la Firma
Trabajan con una visión amplia para implementar innovaciones que beneficien a los
clientes, mediante distintas disciplinas gerenciales y profesionales especializadas
como:
3.3.2.1 Contabilidad
Outsourcing contable
Emisión y análisis de estados financieros
Declaración de impuestos
Anexos tributarios
3.3.2.2 Implementación de NIIf´s
3.3.2.3 Asesoría Tributaria:
Preparación de impuestos para personas naturales y sociedades
Asesoramiento estratégico de impuestos en parámetros legales
Reclamos de impuestos por pago en exceso
3.3.2.4 Auditoría
Auditoría Externa (Financiera y de Gestión)
Control Interno
Exámenes especiales de cuentas
Control de inventarios
Comisaría de cuenta
3.3.2.5 Recursos Humanos
Selección y Reclutamiento de Personal
Administración de Nómina (Roles de Pago)
Sistemas de Evaluación del desempeño
50
3.3.2.6 Asesoría legal
Constitución de Compañías
Registro de patentes
Los sistemas tributarios se caracterizan por su extrema complejidad y
variabilidad, las constantes actualizaciones, cambios en leyes y criterios fiscales
ponen en manifiesto la necesidad de estar al día en cada detalle, es por ello que los
especialistas en impuestos se han dedicado enteramente al estudio y análisis de las
diferentes leyes y sus modificaciones, para llevar a empresas a hacer más eficiente
su carga impositiva y a detectar áreas de oportunidad para aprovechar al máximo las
ventajas fiscales.
Los expertos contables y fiscales aseguran que los estados financieros y los
cálculos de impuestos correspondientes estarán determinados de acuerdo a las
normas y regulaciones profesionales, autoridades fiscales.
La compañía puede atender eficientemente tanto a pequeñas o medianas,
como a grandes empresas internacionales que inician operaciones en cualquier país,
colaborando a disminuir riesgos y gastos en materia contable y de asesoría en
recursos humanos.
Russell Bedford brinda apoyo en regularización contable, registro contable e
informes financieros al extranjero, inventarios de materiales y activos fijos, elaboración
de nómina, auditoría interna, administración integral de recursos humanos,
reestructuración organizacional, manuales de políticas y procedimientos, análisis de
puestos, valuación y comparación de sueldos y prestaciones.
3.4 EXISTENCIA LEGAL
La Compañía PINTO & GARCES ASOCIADOS CIA LTDA se constituyó
mediante escritura pública celebrada el 16 de octubre de 1984 ante el Doctor
51
Guillermo Sale Ribas, Notario Octavo del cantón Quito, la cual fue aprobada por la
resolución de la superintendencia con número 12345 con fecha de 09 de noviembre
de 1984 en la provincia de Pichincha cantón Quito, dicha escritura y resolución fue
publicada en el Periódico “La Hora” el día 19 de noviembre de 1984. El 11 de enero
de 1985 fue inscrita en el registro mercantil con número 42 del tomo 116.
La Compañía se transformó en Sociedad Anónima y cambio su denominación
por la de RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A., a la vez que su objeto social y
además adopto nuevos estatutos sociales, según escritura pública celebrada el 01 de
marzo del 2011, ante el Notario Vigésimo Séptimo del Cantón Quito, Doctor Fernando
Polo Elmir; escritura debidamente inscrita en el Registro Mercantil del mismo cantón,
el 03 de agosto del 2011.
Según Escrituras Públicas tiene como objeto social el Desempeño de las
funciones de Auditoría Externa, Contabilidad, Asesoramiento Administrativo
Corporativo además del Asesoramiento Legal, Tributario, Societario y Financiero. El
número de expediente de la superintendencia de compañías es el 16541, y el RUC es
el 1790676188001.
Su existencia Legal será hasta el 11 de enero del 2035.
El capital suscrito es USD$ 1,440.00, con una distribución entre sus socios de
la siguiente forma:
Cuadro 3. Distribución del Capital Suscrito
Identificación Nombre Nacionalidad Capital $ Capital %
1706683131 Pinto Floril Ramiro Ecuador 72,00 5%
1791822730001 Pinto Holding S.A. Ecuador 1.368,00 95%
1.440,00 100%
Realizado por: Sayana Vega
52
Tiene como Administradores a Chávez Cruz Jhomar del Carmen con el cargo
de Presidente y a Ramiro Pinto Floril como Gerente General con nombramientos
inscritos en el registro mercantil fecha 10 de agosto del 2011 por un período de cinco
años.
3.5 OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Obtener un crecimiento sostenido, rentabilidad satisfactoria y desarrollo
administrativo de las diferentes áreas.
Alcanzar un estándar de calidad superior para ser competitiva y líder en el
mercado, tanto nacional como internacional.
Innovar los recursos tecnológicos que posee.
Producir nuevos servicios para satisfacer las necesidades de los clientes más
exigentes.
Ampliar nuestro reconocimiento nacional e internacional con nuestro trabajo
personalizado.
Mantener la calidad del servicio, y nuestra atención al cliente.
Brindar beneficios tangibles en términos de oportunidad y calidad de la
información entregada, a fin de incrementar su valor y competitividad.
Asegurar la independencia, integridad y objetividad de nuestros resultados, con
estrictas metodologías para el control de calidad en nuestros servicios”.
3.6 MISIÓN
“Ser la firma de Auditores, contadores públicos certificados y consultores con
mayor crecimiento en América Latina en los últimos tiempos, además de ser un equipo
comprometido y feliz, que brinda una Asesoría Empresarial de Excelencia, generando
la confianza y satisfacción del cliente y permitiendo un desarrollo armónico del talento
humano.
53
3.7 VISIÓN
Ser reconocidos en el 2015 como una de las 20 mejores Compañías de
ASESORÍA EMPRESARIAL, brindando soluciones integrales con un servicio de
excelencia, convirtiéndonos en un importante soporte para que las empresas y
entidades gubernamentales que nos han depositado su confianza, incrementen su
valor y competitividad.”
3.8 VALORES
3.8.1 Honestidad
Cumplir siempre con el trabajo, utilizar el tiempo laboral para realizar las tareas propias
del cargo con el mejor esfuerzo y esmero, haciendo buen uso de los recursos, evitando
el desperdicio y con el cuidado debido.
3.8.2 Responsabilidad
Conocer y cumplir los deberes y obligaciones del puesto que desempeña, con la
normativa interna, procedimientos, plazos etc.; además de conocer los parámetros
con base en los cuales se evaluará su trabajo y al asumir las consecuencias de las
acciones y decisiones.
3.8.3 Respeto y Buen Trato
Demostrar capacidad de brindar la atención, cortesía y trato adecuado a cada
persona con la cual se relaciona como producto de su trabajo, además de propiciar
un ambiente de armonía, colaboración y de gran calidad humana con sus
compañeros.
3.8.4 Compromiso
Demostrar una actitud persistente y proactiva; poniendo todas sus
capacidades, voluntad y determinación para sacar adelante todo aquello que se le ha
confiado, y yendo más allá de lo esperado, mediante la actualización de conocimientos
54
para un mejor desempeño, además de pensar en el futuro de la empresa y sentirse
responsables de ayudar a construirlo.
3.8.5 Compañerismo y Cooperación
Realizar el trabajo individual que le corresponde, además de participar y
colaborar activamente con en el trabajo de los demás para demostrar el compromiso
y la correspondencia con la ayuda mutua para incrementar la cooperación en todos
los niveles de la empresa.
3.8.6 Trabajo en equipo
Actuar en un ambiente de integración, amistad y leal colaboración, donde el
espíritu solidario es el factor que permite sumar esfuerzos para multiplicar logros y
optimizar el ambiente laboral.
3.8.7 Servicio
Atender con diligencia, calidez y cordialidad las solicitudes de los clientes internos y/o
externos y brindarles respuestas adecuadas, enfocados siempre a superar sus
expectativas.
3.9 PRINCIPIOS CORPORATIVOS
Evolucionar constantemente para alcanzar la excelencia personal y
organizacional.
Brindar confianza y generar credibilidad nuestros clientes.
Fomentar la iniciativa, la pro actividad, y la creatividad en nuestro personal
participante.
Desarrollar nuestro compromiso con el país mediante el cumplimiento legal y
crecimiento sostenido.
55
3.10 IMAGEN CORPORATIVA
Imagen 1. Russell Bedford
Fuente:http://www.russellbedford.com.ec
La imagen corporativa es la creada en Londres (Matriz), esta guía y determina a todas
las marcas registradas de Russell Bedford en el Resto del Mundo.
56
3.10 ORGANIGRAMA RUSSELL BEDFORD ECUADOR
Imagen 2. Organigrama Russell Bedford Ecuador
Fuente: Estatutos Russell Bedford Ecuador
57
3.11 RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLÍTICAS Y FORMA DE
CONTABILIZACIÓN
Las principales formas de contabilización y políticas contables aplicadas en la
preparación de los estados financieros se detallan a continuación. Estas políticas han
sido aplicadas uniformemente en todos los años presentados, a menos que se indique
lo contrario.
3.11.1 Transición a Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”
Para el caso de RUSSELL BEDFORD ECUADOR S.A., por ser una empresa
Auditora, las NIIF entraron en vigencia a partir del 1 de enero del 2010, fecha en que
las Normas Ecuatorianas de Contabilidad “NEC” quedaron derogadas.
3.11.2 Cuentas y documentos por cobrar
La Compañía no realiza la provisión de cuentas incobrables del 1%, porque
hasta el momento no ha presentado problemas en la recuperación de cartera; es decir,
con el pago de sus clientes.
Los plazos de vencimiento de las cuentas por cobrar se extienden hasta
sesenta (60) días contados a partir de la fecha de emisión de las respectivas facturas;
no están sujetas a ningún descuento por pronto pago, o pago anticipado.
3.11.3 Cuentas por cobrar Empleados
En esta cuenta se registra todos los desembolsos entregados a los empleados
de la Compañía por concepto de: préstamos directos, los mismos que son aprobadas
por gerencia y se llega a un acuerdo para los pagos;
Existen otros conceptos por alimentación, telefonía celular, uniformes, en estos
casos el empleado asume el 50% y el empleador asume la diferencia.
58
3.11.4 Propiedad, Planta y Equipo
La base de activación de la Propiedad Planta y Equipo será de $ 500,00
dólares, siempre y cuando el tiempo estimado de vida útil y la perspectiva de obtener
beneficios económicos futuros sea superior a un año.
Los desembolsos por reparación y mantenimiento que no reúnen las
condiciones para su reconocimiento como activo y la depreciación, se reconocen
como gastos en el año en que se incurren.
El valor de los activos y la depreciación acumulada de los elementos vendidos
o retirados se descargan de las cuentas correspondientes cuando se produce la venta
o el retiro y el resultado de dichas transacciones se registra cuando se causa.
3.11.5 Cuentas por Pagar Proveedores
La Compañía cotiza a varios proveedores para determinar el mejor precio de
compra, además la política de pago a sus proveedores es de 30 a 45 días, contados
a partir de la fecha de recepción de la correspondiente factura.
En toda adquisición cuyo monto sobrepase los USD $ 5.000,00 (CINCO MIL
DÓLARES, 00/100), en especial si es un bien susceptible de ser activado, se solicitará
al menos tres (3) cotizaciones a diferentes Proveedores, preseleccionados o
previamente calificados; y en situaciones especiales podría bajar estos montos por lo
estratégico de la compra.
3.11.6 Obligaciones Tributarias
Tanto las declaraciones de IVA y Retención en la Fuente son presentadas en
el mes siguiente y los Anexos transaccionales en el mes subsiguiente al que
corresponde la declaración.
Anualmente la Compañía entrega los formularios 107 a sus empleados en
relación de dependencia hasta el mes de Enero.
59
3.11.7 Obligaciones Con el Instituto de Seguridad Social (IESS)
La compañía inscribirá a los trabajadores en IESS, desde el primer día de
labores, ingresando el aviso de entrada dentro de los primeros quince días, así como
los avisos de salida cuando sea pertinente, de las modificaciones de sueldos y
salarios, de los accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales, y cumplir
con las demás obligaciones previstas en las leyes sobre seguridad social, de acuerdo
al Código de Trabajo.
3.11.8 Provisión Beneficios Sociales
La Compañía realiza la provisión de los beneficios sociales que por Ley le
corresponde a los trabajadores, acogiéndose a las disposiciones vigentes y
establecidas en el Código de Trabajo, como: Décimo Tercer Sueldo, Décimo Cuarto
Sueldo, Vacaciones, Fondos de Reserva y Aportes al I.E.S.S.
3.11.9 Provisión Jubilación Patronal
El costo del beneficio jubilatorio es determinado con base a un estudio actuarial
practicado con un profesional independiente y se provisión a partir de los diez (10)
años, con cargo a resultados del período fiscal en curso.
De acuerdo al Art. 188 del Código de Trabajo se reconoce la provisión de
jubilación patronal en el caso de que el trabajador hubiere cumplido veinte años, y
menos de veinticinco años de trabajo, continuada o interrumpidamente.
3.11.10 Provisión Desahucio
La Compañía realiza una provisión por desahucio ya sea en los casos de
terminación de la relación laboral solicitado por el empleador o por el trabajador, el
patrón bonificará al empleado con el veinticinco por ciento del equivalente a la última
remuneración mensual por cada uno de los años de servicio prestados a la misma
empresa o empleador.
60
3.11.11 Participación de los empleados en las Utilidades
De la utilidad anual de la Compañía se reconoce el 15% de participación a los
trabajadores, y se registrará con cargo a resultados del ejercicio económico.
3.11.12 Impuesto a la Renta
La provisión para impuesto a la renta se calcula mediante la tasa de impuesto
aplicable a las utilidades gravables y se carga a los resultados del año en que se
devenga con base en el impuesto por pagar exigible.
Las normas tributarias vigentes establecen una tasa de impuesto del 22% de
las utilidades gravables
3.11.13 Patrimonio
El patrimonio de la Compañía está conformado por: capital social, reservas legales,
de capital, facultativa y resultado del ejercicio.
3.11.14 Ingresos
Los ingresos por la prestación de servicios se reconocen cuando el importe de
las entradas ordinarias pueda medirse con fiabilidad, es probable que la Compañía
reciba los beneficios económicos derivados de la transacción, el grado de terminación
del servicio prestado, en la fecha del balance, pueda ser medido con fiabilidad y que
los costos ya incurridos, así como los que quedan por incurrir hasta completar la
prestación del servicio.
Los ingresos son reconocidos de acuerdo a los servicios que brinda la
Compañía, los mismos que generan flujos de entrada de la empresa, así como:
Auditoría
Contabilidad
Recuperación de cartera
Precios de transferencia
61
Consultorías
Implementación de NIIF’S
3.11.15 Gastos
En este rubro la Compañía registrará todos los desembolsos generados por los
beneficios a corto plazo de los trabajadores administrativos de la organización, y que
no forman parte del costo del servicio. Dentro de los cuales se encuentran los
siguientes:
Gastos Nómina y Beneficios empleados
Honorarios Profesionales
Mantenimientos
Gastos de Gestión
Seguros
Impuestos y Contribuciones
Gastos de Viaje
Servicios Básicos
Depreciaciones y Amortizaciones
3.12 ANÁLISIS FODA
“Es una herramienta que facilita el análisis del ambiente de la organización,
describiendo al interior las Debilidades de la empresa (aquellas funciones actividades
y procesos que están mal diseñados o mal ejecutados) y las habilidades o Fortalezas
(funciones, actividades y procesos) que están bien diseñados y bien ejecutados).
Además, aclara la situación externa por medio del estudio de las condiciones positivas
o negativas (circunstancias o hechos) que podrían afectar a la empresa conocidas
como Amenazas o que podrían beneficiarla conocida como
Oportunidades”.(GÓMEZ, Mayo de 1996)
62
“Russell Bedford Ecuador S.A., es una empresa de servicios de asesoría y
consultoría de auditoría. Actualmente la organización comercializa una amplia gama
de servicios tales como asesorías legales, tributarias, consultorías de auditoría,
auditorías externas, internas, legalización de contratos, asesorías en constitución
de empresas, etc.”
Cuadro 4. Fortalezas y Debilidades RBE
FORTALEZAS DEBILIDADES
Personal capacitado en aspectos
legales que esta actualizado en las
nuevas leyes y reglamentos útiles
para el funcionamiento de la empresa
y asesoría a sus clientes.
Cuenta con poco personal que pueda
solventar la exigencia de clientes que
posee la empresa
Edificio propio y amplio para su
funcionamiento, además de poseer
sucursales a nivel nacional
El edificio a pesar de ser amplio
comparte sus instalaciones con una
empresa de productos naturales
Reconocimiento por la calidad de sus
servicios
No existen roles del personal
definidos en el área.
Presupuesto sólido para alcanzar las
metas esperadas
Falta proceso de inducción para el
personal nuevo
Respaldo de Firma Internacional con
amplia experiencia en áreas que en
el país aún no se encuentran
solidificadas como por ejemplo niif’s
No dispone de un manual de
procedimientos contables.
Clima laboral satisfactorio
Realizado por: Sayana Vega
63
Cuadro 5. Oportunidades y Amenazas RBE
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Intercambios de personal para ser
capacitado, con países miembros de
la firma internacional
Cambios políticos que afecten el
crecimiento empresarial
Imagen empresarial/posicionamiento
La crisis económica mundial afecta el
desarrollo total de las empresas
tanto comerciales como de servicios
La empresa cuenta con clientes
PYMES y personas naturales que
poco a poco dan a conocer la calidad
de servicio prestado mismo que
ayudará al reconocimiento en
empresas de mayor magnitud
Competencia alta a nivel nacional e
internacional
Tecnología y software actualizados
Falta de una cultura de servicio en el
país.
Realizado por: Sayana Vega
64
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
El presente Manual está dirigido al departamento contable, donde se define
claramente los procedimientos para la empresa; se realizó bajo la normativa vigente,
como los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Ley de Régimen
tributario Interno, Niif’s, entre otros.
Para un mejor entendimiento a continuación se define como están
estructurados los procedimientos:
Cada cuenta contable posee un código asignado para el Manual
Tiene una fecha de vigencia, es decir, desde cuándo se encuentra habilitado el
proceso
Existe una descripción de la cuenta, forma de registro contable, la base legal si
aplica, los procesos y controles a aplicarse
Además consta de diagramas de flujos de los procesos más representativos.
En el Manual se considera necesario depurar la estructura orgánica que
permitirá, conforme a procedimientos y técnicas modernas un desarrollo integral de
las actividades que elabora.
Con la mejora de control contable, el recurso es utilizado de manera más
óptima, se proporcionará mejor información y se tendrán mejores resultados e
información confiable y oportuna.
Al hablar de la teoría de Relaciones Humanas, se puede establecer que, el
principal y fundamental elemento dentro de una organización es el talento humano,
además de relacionarse en forma eficiente unos con otros; hay que tomar en cuenta
65
que son las personas las que permiten el desarrollo continuo de la sociedad buscando
el desempeñar de manera correcta los objetivos de compañía propuestos y así ayudar
a la consecución de las metas planteadas.
Tomando en cuenta lo antes mencionado, se considera que el analizar las
diferentes actividades que son responsabilidad del área contable es de trascendente
importancia; pues se caracteriza por ser el sostén fundamental en el aspecto
económico ya que de esta forma se otorga las respectivas garantías en todos los
procesos que implica el control administrativo como base para el control contable.
Se puede implementar las funciones, actividades y tareas que el personal
determinado en el área va desempeñar en su cargo, determinando que no vayan a
existir falencias o se cometan faltas que perjudiquen a los objetivos financieros de la
organización o a la toma de decisiones que conlleven a una inversión.
De igual forma, es primordial que los conocimientos y destrezas de un individuo
coincidan con las demandadas por las necesidades de su función; de esta manera
sus intereses y estudios serán compatibles con las características de las mismas
logrando que su desempeño sea optimo con relación a su productividad.
Russell Bedford Ecuador cuenta con el organigrama estructural antes
presentado, el cual ha permitido desarrollar sus actividades; sin embargo no cuenta
con funciones específicas que permitan desarrollar adecuadamente las actividades
encomendadas; razón por lo cual se propone una división de funciones para cada
cargo con el propósito de que cada individuo dentro del área financiera conozca
puntualmente como debe proceder con la información, documentos y registros de tal
forma que sea fácil formar responsabilidades; además de un cambio en su estructura
de la siguiente manera:
66
4.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO PARA RUSSELL BEDFORD ECUADOR
Imagen 3. Organigrama estructural propuesto para Russell Bedford Ecuador
Realizado por: Sayana Vega
Junta General de Socios
Gerencia General
Administración
Financiera
Área de Contabilidad
Área de Recursos Humanos
Crédito y Cobranzas
División Sistemas
Marketing
Comercial
División Financiera y
RRHH
Área de Contabilidad y
Niif's
Área de Recuperación
de Cartera
Área de Recursos Humanos
División de Auditoria e Impuestos
Área de Auditoría externa
Área de Impuestos
División Legal
67
4.3 FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN
El fin y objetivo que persigue la contabilidad es determinar si un ente mercantil
está generando o no una rentabilidad que favorezca la inversión de los socios o
accionistas.
El proceso de registro contable debe ser elaborado de forma precisa y objetiva
para lograr entregar una información adecuada, a tiempo e idónea para la toma de
decisiones a nivel gerencial.
Además de tomar en cuenta lo antes mencionado, se debe tener claro las
funciones que cumple cada departamento de la organización.
4.3.1 Junta general de socios
La junta general de accionistas está conformada por los socios de la compañía,
estos se reúnen para la toma de decisiones importantes o para el informe anual de las
actividades realizadas y los resultados obtenidos.
4.3.2 Gerente general
El Gerente será elegido por la Junta General de Accionistas para un período de
cinco años y las funciones que realizara serán las siguientes:
Administrar la empresa y los negocios que se efectúan a nombre de la misma
Deberá actuar como secretario en las Juntas de Accionistas
Representar en forma legal a la compañía en forma judicial y extrajudicial
Realizar las labores necesarias para la buena marcha de la compañía y
ejecutar toda clase de actos y contratos relacionados con el objeto social de la
misma.
Tener bajo su responsabilidad el cumplimiento de obligaciones de la empresa,
con el Estado, y los organismos de control.
68
Informar a la junta General cada vez que sea necesario sobre el desempeño
de la compañía
Presentar a la Junta General los estados financieros y cuentas respectivas
anualmente, o si el caso requiera en períodos más cortos.
Además de las funciones que determinen los estatutos de la empresa, se
considera debe cumplir con lo siguiente:
Analizar y actualizar las funciones que desempeñan los diferentes miembros
de la compañía.
Examinar en forma constante que las actividades sean cumplidas de acuerdo
a los objetivos establecidos.
Revisar, junto con el Gerente financiero y contador que los presupuestos se
cumplan según lo establecido al inicio de cada periodo contable, si no fuera el
caso que se cumplieran se debe determinar los correctivos necesarios.
Revisar semanalmente el flujo de caja interno que presentara el departamento
contable para de este modo programar pagos y confirmar fluidez adecuada del
efectivo.
4.3.3 Departamento Administrativo-Contable
Se define a continuación el perfil y las funciones que pueden desempeñar los
colaboradores de un departamento contable:
4.3.3.1 Contador
Deberá ser un profesional CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO (CPA) que
haya adquirido dicho título luego de haber cursado sus respectivos estudios
superiores en una universidad del país; con conocimientos integrales de las leyes
tributarias, societarias y laborales.
69
Toda persona que tenga la profesión contable debe basarse en el Código de
Ética Profesional.
Un contador puede cumplir, entre otras las siguientes funciones:
Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos contables que se
encuentren encaminados a lograrlos y establecidos en los principios y normas
de general aceptación.
Certificar la veracidad de los estados financieros
Interpretar los resultados de los estados financieros
Organizar, sistematizar y dirigir la contabilidad.
Intervenir en forma directa en la organización contable de la compañía.
Organizar en forma adecuada y oportuna la toma física de inventarios.
Realizar auditorías financieras o administrativas para poder emitir informes que
se reportarán en forma directa al Gerente Financiero y cuando sea el caso al
Gerente General de la organización.
Preparar en forma mensual la liquidación de impuestos
Depurar y establecer el plan de cuentas, en base a las necesidades que
atraviese la compañía.
Presentar balances en forma mensual (14 de cada mes)
Estar capacitado de forma constante en temas laborales y tributarios
Realizar planificación y análisis con el propósito de obtener financiamientos
para capital de trabajo a corto plazo.
Elaborar cuadros comparativos de períodos diferentes para de esta manera
evaluar el rendimiento financiero de la compañía.
Preparar los informes financieros en base a los datos que arrojen los balances,
para que Gerencia lo asimile de mejor manera.
70
Tener extrema vigilancia con respecto a los libros sociales de la empresa.
Mantener control estricto sobre emisión de garantías y pólizas que se hayan
otorgado cuando el cliente lo solicita o lo requiera un contrato.
Reportar y comunicar en forma directa al Gerente General y de ser el caso
necesario a la Junta Genera del Socios.
4.3.3.2 Auxiliar contable
Requisitos necesarios entre otros:
Educación Superior conforme al cargo para el cual estén aplicando
Experiencia dentro del área
Referencia de cursos de especialización que permitan acreditar sus
conocimientos
Espíritu crítico con capacidad alta de liderazgo.
Capacidad para trabajar bajo presión
Fluidez verbal
Sus funciones serán las siguientes:
Elaborar facturas de venta
Elaborar cheques en secuencia numérica adjuntando el respectivo
comprobante de pago y respaldos adecuados.
Desarrollar la contabilidad según el sistema contable, haciendo lo siguiente:
codificación, digitación de documentos soporte basándose en el plan de
cuentas que debe ser estructurado por el contador.
Elaborar los comprobantes de ingreso inmediatamente después de recibir un
pago por parte de los clientes y cancelar la respectiva factura.
Conservar en perfecto orden el archivo de documentación y respaldo contable.
Realizar liquidaciones de compras y servicios
71
Manejar el libro bancos de la empresa.
Consolidar la información bancaria y realizar conciliaciones en forma mensual
Mantener al día el flujo interno de caja, tomando en cuenta que es menester
otorgar una buena circulación de efectivo
Preparar borradores de balances en forma mensual
Efectuar los asientos de ajuste que determine el contador
Preparar la nómina del personal con liquidaciones de horas extras y
comisiones, para con esto el contador pueda revisar y pasar a Gerencia para
ser aprobado.
Reportar en forma directa al contador, y estar siempre dispuesto a entregar
cualquier tipo de información cuando sea solicitada.
4.3.4 Asistente de Crédito y Cobranza
Al ser la asistente de gerencia es la imagen telefónica de la compañía, la
persona que atrae y es cortes con los clientes y las personas involucradas del grupo,
debe tener carácter muy discreto y responsable, fluidez verbal, memoria asociativa de
nombres, datos y fisonomías; su cargo mantiene estrecha relación con todos los
departamentos de la misma.
Las funciones que debe cumplir serán las siguientes:
Recibir, clasificar y distribuir correspondencia
Organizar y archivar la correspondencia cuando sea devuelta
Atención telefónica cortes y amable
Revisar que las facturas y demás documentos que entreguen los proveedores
cumplan especificaciones determinadas por el departamento de contabilidad.
Manejar el fondo rotativo de la compañía (caja chica)
72
Hacer retenciones en la fuente a las facturas de proveedores que tengan que
ver con caja chica
Realizar junto con la Asistente contable la labor de cobranzas hacia los clientes.
Confirmar vía telefónica los pagos a los proveedores.
Realizar órdenes de compra a proveedores nacionales, cuando así lo requieran
Entregar los pagos a proveedores los días viernes en horario de 15H00 a
18H00.
Enviar propuestas de servicios tanto por vía mail como escrita, cuando lo
requiera.
Solicitar emisiones de pólizas cuando sea el caso
Mantener actualizada la documentación legal necesaria para licitaciones.
4.4 PLAN DE CUENTAS
A continuación se presenta el Plan de Cuentas propuesto dentro del Manual:
Cuadro 6. Plan de Cuentas RBE
Cuenta Nombre de la Cuenta
1 ACTIVO
1.01 ACTIVO CORRIENTE
1.01.01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
1.01.01.001 Caja General
1.01.01.001.00001 Caja General
1.01.01.002 Caja Chica
1.01.01.002. 00001 Caja Chica
1.01.01.003 Bancos
1.01.01.003.00001 Banco Pichincha
1.01.01.003.00002 Banco Produbanco
1.01.02 ACTIVO EXIGIBLE
1.01.02.001 Ctas.Por Cobrar Clientes No Relacionados
1.01.02.001.00001 Clientes
1.01.02.002 - Provisión Cuenta Incobrables
1.01.02.002.00001 - Prov. Ctas.Incobrables
1.01.02.003 Cuentas Por Cobrar Empleados
1.01.02.003.00001 Cuentas Por Cobrar Empleados
1.01.02.003.00002 - Prov. Ctas.Incobrables Empleados
73
1.01.02.004 Otras Cuentas Por Cobrar
1.01.02.004.00001 Edgar Pinto
1.01.02.004.00002 Amparito Acosta
1.01.02.005 Activos Por Impuestos Corrientes
1.01.02.005.00001 Crédito Tributario Iva
1.01.02.005.00002 Impuesto Retenido Iva
1.01.02.005.00003 Retenciones Fuente Acumulado
1.01.02.005.00004 Retenciones Fuente Corriente
1.01.02.005.00005 Anticipo Impuesto a la Renta
1.01.02.006 Otros Activos Corrientes
1.01.02.006.00001 Seguros
1.01.02.006.00002 Anticipo Proveedores
1.02 ACTIVOS NO CORRIENTES
1.02.01 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.02.01.001 Muebles Y Enseres
1.02.01.002 Equipo De Oficina
1.02.01.003 Instalaciones
1.02.01.004 Vehículos
1.02.01.005 Equipo De Computación
1.02.01.006 Software
1.02.02 DEPRECIACIÓN ACUMULADA
1.02.02.001 Dep.Acumulada Muebles Y Enseres
1.02.02.002 Dep.Acumulada Equipo De Oficina
1.02.02.003 Dep.Acumulada Instalaciones
1.02.02.004 Dep.Acumulada Vehículos
1.02.02.005 Dep.Acumulada Equipo Computación
1.02.02.006 Dep. Acumulada Software
1.02.04 DETERIORO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.02.04.001 Deterioro Acumulado Muebles y Enseres
1.02.04.002 Deterioro Acumulado Equipo de Oficina
1.02.04.003 Deterioro Acumulado Instalaciones
1.02.04.004 Deterioro Acumulado Vehículos
1.02.04.005 Deterioro Acumulado Equipo Computación
1.02.04.006 Deterioro Acumulado Software
1.03 ACTIVO A LARGO PLAZO
1.03.02 ACTIVO POR IMPUESTOS DIFERIDOS
1.03.02.001 Activos Por Impuestos Diferidos
2 PASIVOS
2.01 PASIVO CORRIENTE
2.01.01 CTA.Y DOC.POR PAGAR
2.01.01.001 Proveedores
2.01.01.001.00001 Proveedores Nacionales
2.01.01.003 Obligaciones Fiscales
2.01.01.003.00001 Iva Ventas
2.01.01.003.00002 Retención Iva Por Pagar
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2.01.01.003.00003 Retención Fuente Por Pagar
2.01.01.003.00004 Impuesto A La Renta Por Pagar Empleados
2.01.01.003.00005 Impuesto A La Renta Por Pagar Del Ejercicio
2.01.01.004 Obligaciones Con El IESS
2.01.01.004.00001 IESS Por Pagar
2.01.01.004.00002 Préstamos IESS Por Pagar
2.01.01.004.00003 Fondos De Reserva Por Pagar
2.01.01.005 Obligaciones Con Empleados
2.01.01.005.00001 Sueldos Por Pagar
2.01.01.005.00002 Décimo Tercer Sueldo
2.01.01.005.00003 Décimo Cuarto Sueldo
2.01.01.005.00004 15% Participación Empleados
2.01.01.005.00005 Provisión Vacaciones
2.01.01.005.00006 Bonos Empleados Por Pagar
2.01.01.006 Dividendos Por Pagar
2.01.01.006.00001 Pinto Holding S.A.
2.01.01.006.00002 Ramiro Pinto
2.02 PASIVO NO CORRIENTE
2.02.01 PRÉSTAMOS LARGO PLAZO
2.02.01.001 Préstamos Largo Plazo
2.02.02 PRÉSTAMOS ACCIONISTAS
2.02.02.001 Préstamos Accionistas
2.02.03 CUENTAS POR PAGAR LARGO PLAZO
2.02.03.001 Cuentas por Pagar Largo Plazo
2.02.04 PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS
2.02.04.001 Provisión Jubilación Patronal
2.02.04.002 Bonificación Desahucio Por Pagar
3 PATRIMONIO
3.01 CAPITAL SOCIAL
3.01.01 CAPITAL PAGADO
3.01.01.001 Pinto Holding S.A.
3.01.01.002 Ramiro Pinto
3.02 RESERVAS
3.02.01.001 Reserva Legal
3.02.01.002 Reserva Facultativa
3.02.01.003 Reserva De Capital
3.02.01.004 Resultados Acum. Adopción 1era Vez Niif's
3.03 RESULTADOS ACUMULADOS
3.03.01.001 Utilidad Ejercicios Anteriores
3.03.01.002 Pérdidas Ejercicios Anteriores
3.03.02 RESULTADOS DEL EJERCICIO
3.03.02.001 Utilidad Ejercicio Corriente
3.03.02.001 Pérdida Ejercicio Corriente
75
4 INGRESOS
4.01 INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
4.01.01 VENTAS
4.01.01.001 Servicios Finacieros/RRRHH
4.01.01.001.00001 Servicios Contabilidad y Niif´s
4.01.01.001.00002 Servicios De Recuperación De Cartera
4.01.01.001.00003 Recursos Humanos
4.01.01.002 Servicios De Auditoría/Impuestos
4.01.01.002.00001 Servicios de Auditoría Externa
4.01.01.002.00002 Asesoría Tributaria/Impuestos
4.01.01.003 Asesoría Legal
4.01.01.003.00001 Asesoría Legal
4.02 INGRESOS NO OPERACIONALES
4.02.01 OTROS INGRESOS
4.02.01.001 Rendimientos Financieros
4.02.01.002 Otras Rentas
4.02.01.003 Utilidad En Venta De Activos
5 GASTOS OPERACIONALES
5.01 GASTOS ASIGNABLES
5.01.01 GASTOS ASIGNABLES DIVISIÓN FINANCIERA/RRHH
5.01.01.001 SUELDOS SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES
5.01.01.001.00001 Sueldo
5.01.01.001.00002 Bono Cumplimiento
5.01.01.001.00003 Bono Alimentación Y Movilización
5.01.01.001.00004 Bonificación Aportable
5.01.01.001.00005 Horas Extras
5.01.01.002 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES
5.01.01.002.00001 Aporte Patronal
5.01.01.002.00002 Fondos De Reserva
5.01.01.002.00003 Décimo Tercer Sueldo
5.01.01.002.00004 Décimo Cuarto Sueldo
5.01.01.002.00005 Vacaciones
5.01.01.002.00006 Despido Intempestivo
5.01.01.002.00007 Jubilación Patronal
5.01.01.003 HONORARIOS
5.01.01.003.00001 Honorarios A Personas Naturales
5.01.01.003.00002 Honorarios A Extranjeros
5.01.01.003.00003 Comisión Personas Naturales
5.01.01.003.00004 Honorarios A Sociedades
5.01.01.003.00005 Honorarios A Notarios
5.01.01.004 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
5.01.01.004.00001 Mantenimiento Local
5.01.01.004.00002 Mantenimiento Muebles Y Enseres
5.01.01.004.00003 Mantenimiento Equipo De Oficina
76
5.01.01.004.00004 Mantenimiento Vehículos
5.01.01.004.00005 Mantenimiento Equipo De Computación
5.01.01.004.00006 Mantenimiento Programas
5.01.01.005 GASTOS DE GESTIÓN
5.01.01.005.00001 Atención Empleados
5.01.01.005.00002 Atención Clientes
5.01.01.006 GASTO DEPRECIACIÓN Y DETERIORO ACTIVOS
5.01.01.006.00001 Gto.Depreciación Muebles Y Enseres
5.01.01.006.00002 Gto.Depreciación Equipo De Oficina
5.01.01.006.00003 Gto.Depreciación Instalaciones
5.01.01.006.00004 Gto.Depreciación Vehículos
5.01.01.006.00005 Gto.Depreciación Equipo De Computación
5.01.01.006.00006 Gto. Depreciación Software
5.01.01.006.00007 Gto. Deterioro Muebles y Enseres
5.01.01.006.00008 Gto. Deterioro Equipo de Oficina
5.01.01.006.00009 Gto. Deterioro Instalaciones
5.01.01.006.00010 Gto. Deterioro Vehículos
5.01.01.006.00011 Gto. Deterioro Equipo de Computación
5.01.01.006.00012 Gto. Deterioro Software
5.01.01.007 GASTOS DE VIAJE
5.01.01.007.00001 Gastos De Viaje
5.01.01.008 SEGUROS Y REASEGUROS
5.01.01.008.00001 Seguro Médico Empleados
5.01.01.008.00002 Seguros
5.01.01.009 SUMINISTROS Y MATERIALES
5.01.01.009.00001 Impresos Y Suministros De Oficina
5.01.01.010 FLETES Y TRANSPORTE
5.01.01.010.00001 Fletes Y Transporte
5.01.01.011 GASTO PROVISIÓN INCOBRABLES
5.01.01.011.00001 Gto. Prov. Cuentas Incobrables Clientes
5.01.01.011.00002 Gto. Prov. Cuentas Incobrables Empleados
5.01.01.012 VARIOS GASTOS
5.01.01.012.00001 Capacitación Personal
5.01.01.012.00002 Publicidad
5.01.01.012.00003 Alimentación
5.01.01.012.00004 Uniformes
5.01.01.012.00005 Gasto No Deducibles
5.01.01.012.00006 Pérdida En Venta De Activos
5.01.02 GASTOS ASIGNABLES DIVISIÓN AUDITORÍA/IMPUESTOS
5.01.02.001 SUELDOS SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES
5.01.02.001.00001 Sueldo
5.01.02.001.00002 Bono Cumplimiento
5.01.02.001.00003 Bono Alimentación Y Movilización
5.01.02.001.00004 Bonificación Aportable
77
5.01.02.001.00005 Horas Extras
5.01.02.002 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES
5.01.02.002.00001 Aporte Patronal
5.01.02.002.00002 Fondos De Reserva
5.01.02.002.00003 Décimo Tercer Sueldo
5.01.02.002.00004 Décimo Cuarto Sueldo
5.01.02.002.00005 Vacaciones
5.01.02.002.00006 Despido Intempestivo
5.01.02.002.00007 Jubilación Patronal
5.01.02.003 HONORARIOS
5.01.02.003.00001 Honorarios A Personas Naturales
5.01.02.003.00002 Honorarios A Extranjeros
5.01.02.003.00003 Comisión Personas Naturales
5.01.02.003.00004 Honorarios A Sociedades
5.01.02.003.00005 Honorarios A Notarios
5.01.02.003.00006 Honorarios Certificación de Gastos
5.01.02.004 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
5.01.02.004.00001 Mantenimiento Local
5.01.02.004.00002 Mantenimiento Muebles Y Enseres
5.01.02.004.00003 Mantenimiento Equipo De Oficina
5.01.02.004.00004 Mantenimiento Vehículos
5.01.02.004.00005 Mantenimiento Equipo De Computación
5.01.02.004.00006 Mantenimiento Programas
5.01.02.005 GASTOS DE GESTIÓN
5.01.02.005.00001 Atención Empleados
5.01.02.005.00002 Atención Clientes
5.01.02.006 GASTO DEPRECIACIÓN Y DETERIORO ACTIVOS
5.01.02.006.00001 Gto.Depreciación Muebles Y Enseres
5.01.02.006.00002 Gto.Depreciación Equipo De Oficina
5.01.02.006.00003 Gto.Depreciación Instalaciones
5.01.02.006.00004 Gto.Depreciación Vehículos
5.01.02.006.00005 Gto.Depreciación Equipo De Computación
5.01.02.006.00006 Gto. Depreciación Software
5.01.02.006.00007 Gto. Deterioro Muebles y Enseres
5.01.02.006.00008 Gto. Deterioro Equipo de Oficina
5.01.02.006.00009 Gto. Deterioro Instalaciones
5.01.02.006.00010 Gto. Deterioro Vehículos
5.01.02.006.00011 Gto. Deterioro Equipo de Computación
5.01.02.006.00012 Gto. Deterioro Software
5.01.02.007 GASTOS DE VIAJE
5.01.02.007.00001 Gastos De Viaje
5.01.02.008 SEGUROS Y REASEGUROS
5.01.02.008.00001 Seguro Médico Empleados
5.01.02.008.00002 Seguros
5.01.02.009 SUMINISTROS Y MATERIALES
78
5.01.02.009.00001 Impresos Y Suministros De Oficina
5.01.02.010 FLETES Y TRANSPORTE
5.01.02.010.00001 Fletes Y Transporte
5.01.02.011 GASTO PROVISION INCOBRABLES
5.01.02.011.00001 Gto. Prov. Cuentas Incobrables Clientes
5.01.02.011.00002 Gto. Prov. Cuentas Incobrables Empleados
5.01.02.012 VARIOS GASTOS
5.01.02.012.00001 Capacitación Personal
5.01.02.012.00002 Publicidad
5.01.02.012.00003 Alimentación
5.01.02.012.00004 Uniformes
5.01.02.012.00005 Gasto No Deducibles
5.01.02.012.00006 Pérdida En Venta De Activos
5.01.03 GASTOS ASIGNABLES DIVISIÓN LEGAL
5.01.03.001 SUELDOS SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES
5.01.03.001.00001 Sueldo
5.01.03.001.00002 Bono Cumplimiento
5.01.03.001.00003 Bono Alimentación Y Movilización
5.01.03.001.00004 Bonificación Aportable
5.01.03.001.00005 Horas Extras
5.01.03.002 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES
5.01.03.002.00001 Aporte Patronal
5.01.03.002.00002 Fondos De Reserva
5.01.03.002.00003 Décimo Tercer Sueldo
5.01.03.002.00004 Décimo Cuarto Sueldo
5.01.03.002.00005 Vacaciones
5.01.03.002.00006 Despido Intempestivo
5.01.03.002.00007 Jubilación Patronal
5.01.03.003 HONORARIOS
5.01.03.003.00001 Honorarios A Personas Naturales
5.01.03.003.00002 Honorarios A Extranjeros
5.01.03.003.00003 Comisión Personas Naturales
5.01.03.003.00004 Honorarios A Sociedades
5.01.03.003.00005 Honorarios A Notarios
5.01.03.004 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
5.01.03.004.00001 Mantenimiento Local
5.01.03.004.00002 Mantenimiento Muebles Y Enseres
5.01.03.004.00003 Mantenimiento Equipo De Oficina
5.01.03.004.00004 Mantenimiento Vehículos
5.01.03.004.00005 Mantenimiento Equipo De Computación
5.01.03.004.00006 Mantenimiento Programas
5.01.03.005 GASTOS DE GESTIÓN
5.01.03.005.00001 Atención Empleados
5.01.03.005.00002 Atención Clientes
5.01.03.006 GASTO DEPRECIACIÓN Y DETERIORO ACTIVOS
79
5.01.03.006.00001 Gto.Depreciación Muebles Y Enseres
5.01.03.006.00002 Gto.Depreciación Equipo De Oficina
5.01.03.006.00003 Gto.Depreciación Instalaciones
5.01.03.006.00004 Gto.Depreciación Vehículos
5.01.03.006.00005 Gto.Depreciación Equipo De Computación
5.01.03.006.00006 Gto. Depreciación Software
5.01.03.006.00007 Gto. Deterioro Muebles y Enseres
5.01.03.006.00008 Gto. Deterioro Equipo de Oficina
5.01.03.006.00009 Gto. Deterioro Instalaciones
5.01.03.006.00010 Gto. Deterioro Vehículos
5.01.03.006.00011 Gto. Deterioro Equipo de Computación
5.01.03.006.00012 Gto. Deterioro Software
5.01.03.007 GASTOS DE VIAJE
5.01.03.007.00001 Gastos De Viaje
5.01.03.008 SEGUROS Y REASEGUROS
5.01.03.008.00001 Seguro Médico Empleados
5.01.03.008.00002 Seguros
5.01.03.009 SUMINISTROS Y MATERIALES
5.01.03.009.00001 Impresos Y Suministros De Oficina
5.01.03.010 FLETES Y TRANSPORTE
5.01.03.010.00001 Fletes Y Transporte
5.01.03.011 GASTO PROVISIÓN INCOBRABLES
5.01.03.011.00001 Gto. Prov. Cuentas Incobrables Clientes
5.01.03.011.00002 Gto. Prov. Cuentas Incobrables Empleados
5.01.03.012 VARIOS GASTOS
5.01.03.012.00001 Capacitación Personal
5.01.03.012.00002 Publicidad
5.01.03.012.00003 Alimentación
5.01.03.012.00004 Uniformes
5.01.03.012.00005 Gasto No Deducibles
5.01.03.012.00006 Pérdida En Venta De Activos
6 GASTOS NO OPERACIONALES
6.01 GASTOS NO ASIGNABLES
6.01.01 GASTOS ASIGNABLES ADMINISTRACIÓN-FINANCIERA
6.01.01.001 SUELDOS SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES
6.01.01.001.00001 Sueldo
6.01.01.001.00002 Bono Cumplimiento
6.01.01.001.00003 Bono Alimentación Y Movilización
6.01.01.001.00004 Bonificación Aportable
6.01.01.001.00005 Horas Extras
6.01.01.002 BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES
6.01.01.002.00001 Aporte Patronal
6.01.01.002.00002 Fondos De Reserva
6.01.01.002.00003 Décimo Tercer Sueldo
80
6.01.01.002.00004 Décimo Cuarto Sueldo
6.01.01.002.00005 Vacaciones
6.01.01.002.00006 Despido Intempestivo
6.01.01.002.00007 Jubilación Patronal
6.01.01.003 HONORARIOS
6.01.01.003.00001 Honorarios A Personas Naturales
6.01.01.003.00002 Honorarios A Extranjeros
6.01.01.003.00003 Comisión Personas Naturales
6.01.01.003.00004 Honorarios A Sociedades
6.01.01.003.00005 Honorarios A Notarios
6.01.01.004 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
6.01.01.004.00001 Mantenimiento Local
6.01.01.004.00002 Mantenimiento Muebles Y Enseres
6.01.01.004.00003 Mantenimiento Equipo De Oficina
6.01.01.004.00004 Mantenimiento Vehículos
6.01.01.004.00005 Mantenimiento Equipo De Computación
6.01.01.004.00006 Mantenimiento Programas
6.01.01.005 ARRIENDO
6.01.01.005.00001 Arriendo de Bienes Inmuebles a Naturales
6.01.01.005.00002 Arriendo de Bienes Inmuebles a Sociedades
6.01.01.006 GASTOS DE GESTIÓN
6.01.01.006.00001 Atención Empleados
6.01.01.006.00002 Atención Clientes
6.01.01.007 SERVICIOS BÁSICOS
6.01.01.007.00001 Agua Potable
6.01.01.007.00002 Luz Eléctrica
6.01.01.007.00003 Internet
6.01.01.007.00004 Teléfono
6.01.01.007.00005 Celulares
6.01.01.008 GASTO DEPRECIACIÓN Y DETERIORO ACTIVOS
6.01.01.008.00001 Gto.Depreciación Muebles Y Enseres
6.01.01.008.00002 Gto.Depreciación Equipo De Oficina
6.01.01.008.00003 Gto.Depreciación Instalaciones
6.01.01.008.00004 Gto.Depreciación Vehículos
6.01.01.008.00005 Gto.Depreciación Equipo De Computación
6.01.01.008.00006 Gto. Depreciación Software
6.01.01.008.00007 Gto. Deterioro Muebles y Enseres
6.01.01.008.00008 Gto. Deterioro Equipo de Oficina
6.01.01.008.00009 Gto. Deterioro Instalaciones
6.01.01.008.00010 Gto. Deterioro Vehículos
6.01.01.008.00011 Gto. Deterioro Equipo de Computación
6.01.01.008.00012 Gto. Deterioro Software
6.01.01.009 GASTOS DE VIAJE
6.01.01.009.00001 Gastos De Viaje
81
6.01.01.010 IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES
6.01.01.010.00001 Impuestos Municipales
6.01.01.010.00002 Impuesto Súper de Compañías
6.01.01.010.00003 Cámara de Comercio de Quito
6.01.01.010.00004 Suscripciones y Afiliaciones
6.01.01.010.00005 Impuesto a la Salida de Divisas
6.01.01.011 COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES
6.01.01.011.00001 Combustible
6.01.01.011.00002 Lubricantes
6.01.01.012 SEGUROS Y REASEGUROS
6.01.01.012.00001 Seguro Médico Empleados
6.01.01.012.00002 Seguros
6.01.01.013 SUMINISTROS Y MATERIALES
6.01.01.013.00001 Impresos Y Suministros De Oficina
6.01.01.013.00002 Suministros de Limpieza
6.01.01.014 FLETES Y TRANSPORTE
6.01.01.014.00001 Fletes Y Transporte
6.01.01.015 GASTO PROVISION INCOBRABLES
6.01.01.015.00001 Gto. Prov. Cuentas Incobrables Clientes
6.01.01.015.00002 Gto. Prov. Cuentas Incobrables Empleados
6.01.01.016 VARIOS GASTOS
6.01.01.016.00001 Trámites y Formularios
6.01.01.016.00002 Servicio de Vigilancia
6.01.01.016.00003 Capacitación Personal
6.01.01.016.00004 Publicidad
6.01.01.016.00005 Alimentación
6.01.01.016.00006 Copias y Emplasticados
6.01.01.016.00007 Uniformes
6.01.01.016.00008 Correo y Envíos
6.01.01.016.00009 Diferencial Cambiario
6.01.01.016.00010 Intereses y Multas
6.01.01.016.00011 Gasto No Deducibles
6.01.01.016.00012 Pérdida En Venta De Activos
6.01.01.017 GASTOS CIERRE CONTABLE
6.01.01.017.00001 Gto. Impuesto a la Renta Corriente
6.01.01.017.00002 Gto. Participación Trabajadores
6.01.02 GASTOS FINANCIEROS
6.01.02.001 GASTOS BANCARIOS
6.01.02.001.00001 Comisiones Bancarias
6.01.02.001.00002 Interés Bancario
9 CUENTAS DE ORDEN
9.01 Cuentas de Orden Deudoras
9.02 Cuentas de Orden Acreedoras
Realizado por: Sayana Vega
82
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESOS GENERALES
DESCRIPCIÓN
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO I
20 09 2013
El Manual de procedimientos contables se encuentra fundamentado en la Normativa
vigente a la fecha.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Normas de Información Financiera (NIIF´S)
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y Reglamentos
Ley de Compañías
Código de Trabajo
Parámetros de los procedimientos a continuación propuestos:
Los procedimientos serán ajustados según la normativa cambie y además se sujetarán a
la operación de la compañía.
Cada uno posee un Índice el cual indica que cuenta contable se está analizando
Tiene una estructura detallada de la siguiente manera:
1. Definición de la cuenta
2. Registro Contable
3. Base Legal (siempre que sea necesario)
4. Descripción del procedimiento
5. Documentos anexos
83
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA
CONTABLE
Efectivo y Equivalentes
de Efectivo (Caja-Bancos
VIGENCIA
ÍNDICE DE
PROCESO
DIA MES AÑO A.1.1
CÓDIGO 1.01.01 20 09 2013
Registra los recursos de alta liquidez de los cuales dispone la entidad para sus
operaciones regulares y que no está restringido su uso, en efectivo o equivalente de
efectivo partidas tales como: caja, depósitos bancarios a la vista y de otras instituciones
financieras.
Este rubro comprende el efectivo disponible de la Compañía, así como los valores de
Caja, Caja Chica y los saldos en Bancos.
Registros al Debe
Por las entradas de efectivo a caja.
Por los depósitos de cheques en
instituciones financieras, las entradas
de efectivo por medios electrónicos y
otras formas de ingreso de efectivo.
Por los cobros que se produzcan, con
abono a las cuentas que correspondan
Registros al Haber
Las salidas de efectivo por
pagos a través de caja y bancos.
Los pagos por medio de
cheques, medios electrónicos u
otras formas
Saldo: Deudor. Figurará en el Activo Corriente en el Estado de Situación Financiera.
LINEAMIENTOS Y REGULACIÓN DEL PROCESO
El Auxiliar Contable elabora el pago de los servicios a través de transferencias
bancarias electrónicas, caso contrario se emiten cheques.
Los valores recaudados en efectivo o cheque deben ser depositados en forma
intacta e inmediata.
Los responsables de la recepción de los ingresos no participan en el proceso de
conciliación
84
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA
CONTABLE
Efectivo y
Equivalentes de
Efectivo (Caja-
Bancos
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.1.2
CÓDIGO 1.01.01 20 09 2013
Bancaria para evitar un posible fraude.
Ningún proceso es ejecutado por una sola persona desde el principio hasta el
final, es decir existe segregación de funciones así mismo mantiene control o
supervisión.
Realizar flujos diarios de caja que permiten al Dpto. Contable conocer la
disponibilidad del efectivo.
Para realizar desembolsos de la cuenta corriente debe existir una
previa autorización del Contador y del Gerente General.
Los registros para firmas de cheques y transferencias de fondos, son autorizados
por la gerencia general y contador general.
Los cheques emitidos deben llevar el sello de cruzado para que no exista fraude
(proveedores).
Los cheques anulados después de firmados son mutilados (en las firmas) y
archivados en el cronológico de los cheques pagados.
Todos los desembolsos que se realizan mediante transferencia bancaria deben
estar aprobados por la gerencia general y contador general, adicionalmente solo
personas autorizadas previamente por el banco poseen los códigos de accesos
para transacciones de envío de cada banco.
Se debe solicitar la reposición de la caja chica cuando los gastos sobrepasen el
80% del monto total.
Los desembolsos de caja chica no deben exceder del 10% del monto total del
fondo.
Los pagos por caja chica se realizan mediante vales pre-impresos y pre-
numerados.
85
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Efectivo y
Equivalentes de
Efectivo (Caja-
Bancos
VIGENCIA INDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.1.3
CÓDIGO 1.01.01 20 09 2013
El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a
nombre del custodio.
Los gastos de caja en lo posible deben ser sustentados con Comprobante de
Venta Válido onota de venta autorizadas por el SRI.
Todas las conciliaciones bancarias son supervisadas por el Contador General.
86
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA
CONTABLE
Efectivo y
Equivalentes de
Efectivo (Caja-Bancos
VIGENCIA INDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.1.4
CÓDIGO 1.01.01 20 09 2013
DIAGRAMAS DE FLUJO DE BANCOS
87
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Efectivo y Equivalentes de Efectivo (Caja-
Bancos
VIGENCIA INDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.1.5
CÓDIGO 1.01.01 20 09 2013
DIAGRAMAS DE FLUJO DE CAJA CHICA
88
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA
CONTABLE
Cuentas por Cobrar
Clientes No
Relacionados
VIGENCIA INDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.2.1
CÓDIGO 1.01.02.001 20 09 2013
Es un derecho representado en una cuenta o documento por cobrar, y da como
resultado el ingreso de dinero o algún título representativo del mismo.
Registros al Debe
Se debita cuando un Cliente
contrae o asume una deuda
con la Empresa por la
prestación de un servicio de
telecomunicaciones.
Registros al Haber
El cobro parcial, abonos o total de la
cuenta por cobrar de los clientes.
Saldo: Deudor. Figurará en el Activo Corriente del Estado de Situación Financiera.
LINEAMIENTOS Y REGULACIÓN DEL PROCESO
El registro de los cobros y regulación de las cuentas por cobrar debe realizar el
auxiliar contable.
Utilizar notas de crédito para autorización de ajuste a las cuentas por cobrar.
Confirmar las cuentas por cobrar con el cliente.
El contador general debe informar al Gerente General si existiera alguna
irregularidad en la ejecución normal de la cobranza.
Las funciones de custodia y manejo de ingresos son ejecutadas por personas
independientes de las que realizan las funciones de revisión, registros y control
del mismo, es decir, por la asistente de gerencia.
Todo volante de depósito o recibo de caja debe tener anexo los comprobantes
de ingresos.
89
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA
CONTABLE
Cuentas por
Cobrar Clientes No
Relacionados
VIGENCIA INDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.2.2
CÓDIGO 1.01.02.001 20 09 2013
Las cuentas por cobrar se deben clasificar en una de las cuatro categorías de
instrumentos financieros:
Cuentas por Cobrar Relacionadas
Cuentas por Cobrar No Relacionadas
Evaluación de refinanciación, reestructuración o cobro jurídico.
Las cuentas por cobrar se registrarán a su costo menos su importe no recuperable.
Los cargos por cuentas incobrables se registrarán como gasto en el período.
Se debe revelar información referida al vencimiento de las cuentas por cobrar,
intereses relacionados y sobre garantías recibidas.
Ningún proceso es ejecutado por una sola persona desde el principio hasta el final, es
decir, todo proceso debe mantener un control o supervisión.
La compañía deberá realizar el registro por deterioro de cartera.
90
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Cuentas por Cobrar Clientes No
Relacionados
VIGENCIA INDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.2.3
CÓDIGO 1.01.02.001 20 09 2013
91
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Cuentas por Cobrar Clientes No
Relacionados
VIGENCIA INDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.2.4
CÓDIGO 1.01.02.001 20 09 2013
DIAGRAMA DE FLUJO CUENTAS POR COBRAR
92
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Crédito Tributario IVA VIGENCIA INDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.3.1
CÓDIGO 1.01.02.005.00001/ 1.01.02.005.00002 20 09 2013
Son todos los valores a favor de obligaciones fiscales que tiene la Compañía de I.V.A.,
derivadas de una transacción del ejercicio corriente.
Se reconoce un activo por crédito Tributario IVA, si la cantidad ya pagada, que
corresponda al período presente y a los anteriores, excede el importe a pagar por esos
períodos, el exceso debe ser reconocido como un activo.
Registros al Debe
Generación de operaciones con terceros: (I.V.A. en Compras, Retenciones de IVA por parte del Cliente)
Saldo a favor
Registros al Haber
Se registra en el haber en el momento de la liquidación y pago de impuestos.
Saldo: Deudor, figura en el Activo Corriente en el Estado de Situación Financiera.
NORMATIVA APLICADA
Art. 155.- Crédito tributario por retenciones del IVA.- El sujeto pasivo en su declaración, utilizará como crédito tributario la totalidad de las retenciones que se le hayan efectuado por concepto del IVA. Art. 156.- Sustento del crédito tributario.- El proveedor de bienes y servicios a quien se le haya retenido el IVA, cuando corresponda, tiene derecho a crédito tributario. Únicamente los comprobantes de retención del IVA, emitidos conforme con las normas de la Ley de Régimen Tributario Interno y del Reglamento de Comprobantes de Venta y de Retención, justificarán el crédito tributario de los contribuyentes, que lo utilizarán para compensar con el IVA pagado y retenido, cuando corresponda, según su declaración mensual. El contribuyente deberá mantener en sus archivos dichos documentos, al menos por el plazo máximo de prescripción de la obligación tributaria establecido en el Código Tributario. Los sujetos pasivos registrarán en su contabilidad, los respectivos auxiliares que formen parte de la cuenta de mayor, para el registro de crédito tributario por retenciones del IVA, así como también del detalle completo de las retenciones efectuadas.
93
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Retenciones en la Fuente Corriente y
Acumulado
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.4.1
CÓDIGO 1.01.02.005.00003/ 1.01.02.005.00004 20 09 2013
Son todos los valores a favor de obligaciones fiscales que tiene la Compañía como
Retenciones en la Fuente de Impuesto a la Renta, derivadas de una transacción del
ejercicio corriente.
Se reconoce un activo por impuesto corriente, si la cantidad ya pagada, que
corresponda al período presente y a los anteriores, excede el importe a pagar por esos
períodos, el exceso debe ser reconocido como un activo.
Registros al Debe
Generación de operaciones con terceros: (Retenciones en la fuente por parte del Cliente)
Saldo a favor
Registros al Haber
Se registra en el haber en el
momento de la liquidación y pago de
impuestos.
Saldo: Deudor, figura en el Activo Corriente en el Estado de Situación Financiera.
NORMATIVA APLICADA
Art. 79.- Reclamación por pagos indebidos o en exceso.- Para el caso de los
contribuyentes definidos en el literal a) del artículo 72, si no existiese impuesto a la
renta causado o si el impuesto causado en el ejercicio corriente fuere inferior al
anticipo pagado más las retenciones, el contribuyente tendrá derecho a presentar un
reclamo de pago indebido, o una solicitud de pago en exceso, o a utilizar directamente
como crédito tributario sin intereses para el pago del impuesto a la renta que cause
en los ejercicios impositivos posteriores y hasta dentro de 3 años contados desde la
fecha de la declaración.
Por el total de las retenciones que superen el saldo pendiente del anticipo pagado, si
no causare impuesto a la renta en el ejercicio corriente o si el impuesto causado fuere
inferior a ese anticipo. En caso de que las retenciones no superen el saldo pendiente
del anticipo pagado, previo al pago de este saldo, se imputará el valor de las
retenciones.
ii) Por las retenciones que le hubieren sido efectuadas, en la parte en la que no hayan
sido aplicadas al pago del impuesto a la renta, considerando el saldo pendiente del
anticipo pagado, en el caso de que el impuesto a la renta causado fuere mayor al
anticipo pagado.
94
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO NO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE Propiedad Planta y
Equipo
VIGENCIA
ÍNDICE DE
PROCESO
DIA MES AÑO A.5.1
CÓDIGO 1.02.01 20 09 2013
La Propiedad, Planta y Equipo se contabilizan originalmente al costo de adquisición
menos su depreciación acumulada. Los desembolsos por reparación y mantenimiento
que no reúnen las condiciones para su reconocimiento como activo y la depreciación,
se reconocen como gastos en el año en que se incurren.
La depreciación se calcula bajo el método de línea recta, con base en la vida útil
estimada para cada tipo de activo.
Un detalle de las vidas útiles estimadas se presenta a continuación:
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO VIDA UTIL ESTIMADA
Muebles y Enseres 10 años
Equipo Oficina 10 años
Instalaciones 10 años
Vehículos 5 años
Equipo de computación 3 años
Registros al Debe
Por el costo de adquisición de la Propiedad,
Planta y Equipo, necesarios para estar en
condiciones de ser utilizados.
Por el valor de los activos, convenido o
determinado mediante tasación de los
inmuebles, y avalúo técnico de los otros
bienes, recibidos por cesión, donación o
aporte otorgado.
Por mejoras capitalizables.
Por la revaluación de activos.
Registros al Haber
El valor de las unidades
vendidas, cedidas o
dadas de baja.
El costo de los bienes
devueltos a los
proveedores.
La desvalorización de
propiedad, planta y
equipo hasta por el
monto revaluado
previamente.
Saldo: Deudor, Figurará en el Activo No Corriente del Estado de Situación Financiera.
95
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO NO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Propiedad Planta y Equipo
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.5.2
CÓDIGO 1.02.01 20 09 2013
LINEAMIENTOS Y REGULACIÓN DEL PROCESO
Clasificación del activo (terreno, edificio, maquinarias, mobiliarios, otros)
Procedimiento de autorización para adiciones, custodia, disposición y
transferencia de activo fijo.
Niveles de responsabilidad en las adiciones, custodia, disposición y
transferencia de activo fijo.
Separar las funciones de compra y custodia de activo fijo.
Se mantiene un estricto control sobre aquellas propiedades que se pueden
extraviar con facilidad como herramientas, entre otros.
Cada activo fijo tiene una tarjeta con todos los datos necesarios y son
registrados en una base de datos manual y/o digital.
Se verifica la existencia de planes y/o programas de soporte, mantenimiento,
reparación, sustitución y garantías de los equipos, vehículos, mobiliarios e
inmuebles.
Se realizan chequeos forma periódica a los activos fijos.
Los activos fijos están respaldados por una póliza de seguro y la cobertura de
ésta debe ser revisada periódicamente.
Existe un código para identificar cada unidad del activo fijo.
Las reparaciones mayores de un 45% del costo del activo (dependiendo del
tipo de activo fijo), deberían ser capitalizadas (revalorizadas). Adecuaciones
son activadas
Se lleva un registro detallado de los activos totalmente depreciados que todavía
se encuentren en uso.
Los jefes departamentales y de oficinas son los responsables por la custodia
de los activos y tienen la obligación de informar cualquier cambio en el estado
de los bienes bajo su cuidado.
El traslado de un activo fijo, debe tener la aprobación del Gerente de cada Área;
Contador General y el Auxiliar Contable quien será responsable de registrar
todo el movimiento.
Los activos fijos fuera de uso o chatarra son descargado del sistema y deben
existir un procedimiento para el uso de este material.
96
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO NO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE Propiedad Planta y
Equipo
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.5.3
CÓDIGO 1.02.01 20 09
2013
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO NO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Propiedad Planta y Equipo
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.5.4
CÓDIGO 1.02.01 20 09 2013
DIAGRAMA DE FLUJO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
98
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO NO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Depreciación y Deterioro Propiedad
Planta y Equipo
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.6.1
CÓDIGO 1.02.02 /1.02.04 20 09 2013
Las cuentas a depreciarse son las de propiedad, planta y equipo excepto el terreno el
cual no se deprecia.
La depreciación, amortización y agotamiento se reconocen a lo largo de la vida útil de
los activos con los que están relacionados, siguiendo un método que refleje el patrón
de consumo de beneficios económicos incorporados en el activo.
Se debe depreciar, amortizar o agotar por separado cada unidad de activo reconocido
individualmente.
La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los
bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable utilizada. Para que este gasto
sea deducible, no podrá superar los porcentajes detallados en la pág. 87.
MARCO LEGAL
- Políticas de la Empresa - Reglamento de Aplicación de la LORTI - LORTI - NIIF
Registros al Debe
La reducción o anulación de la depreciación, amortización o agotamiento acumulados correspondiente a activos vendidos, retirados o transferidos a disponibles para la venta.
Registros al Haber
El incremento en la depreciación y amortización por la revaluación de los activos relacionados cuando se sigue el método de reajuste proporcional de la depreciación y amortización.
99
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO ACTIVO
SUBGRUPO NO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Depreciación Y Deterioro Propiedad
Planta y Equipo
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO A.6.2
CÓDIGO 1.02.02 /1.02.04 20 09 2013
La disminución de la depreciación acumulada y de la amortización acumulada, cuando los valores de revaluación son menores que el valor en libros y se sigue el método de reajuste proporcional de la depreciación y amortización, o cuando se sigue el método de eliminación de la depreciación.
La depreciación, amortización y agotamiento del ejercicio.
Saldo: Acreedor. Figurará en el Activo No Corriente del Estado de Situación
Financiera, como regulador de las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo.
DETERIORO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
La provisión se calculará al evidenciarse una disminución en la cuantía de los
beneficios económicos que cabría esperar de la utilización del activo; es decir es el
exceso acumulado a la fecha del importe en libros de un activo sobre su importe
recuperable.
El importe en libros de un activo se reducirá hasta que alcance su importe recuperable
si, y sólo si, este importe recuperable es inferior al importe en libros.
Esa reducción es una pérdida por deterioro del valor, la pérdida por deterioro del valor
se reconocerá inmediatamente en el resultado del periodo.
100
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Cuentas por Pagar Proveedores
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.1.1
CÓDIGO 2.01.01 20 09 2013
Se registran las obligaciones provenientes exclusivamente de las operaciones
comerciales de la entidad en favor de terceros.
Registros al Debe
Los pagos efectuados a los proveedores.
La disminución de las obligaciones por devoluciones de compras a los proveedores.
Las notas de crédito emitidas por los proveedores.
Registros al Haber
El importe de los bienes adquiridos y servicios recibidos de los proveedores.
Saldo: Acreedor, figura en el Pasivo Corriente del Estado de Situación Financiera.
101
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Cuentas por Pagar Proveedores
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.1.2
CÓDIGO 2.01.01 20 09 2013
3 Registro
Contable
El asistente contable es el responsable
de registrar los Comprobantes de
Venta Válidos de proveedores u otros
así como de generar el respectivo
comprobante de retención.
Documentos numerados
4
Comprobante
de Egreso o
Nota de Débito
Las órdenes de cheque o de
transferencia serán elaboradas por el
asistente contable, con las firmas de
aprobación de Gerencia y el Contador,
para la posterior emisión del cheque.
*Órdenes de cheque
5 Comprobante
de Retención
Luego de ingresar el Comprobante de
Venta Válido al sistema contable se
genera el comprobante de retención.
*Documento numerado
102
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Cuentas por Pagar Proveedores
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.1.3
CÓDIGO 2.01.01 20 09 2013
LINEAMIENTOS Y REGULACIÓN DEL PROCESO
Están segregadas las funciones de compra, recepción y registro de las cuentas
por pagar.
Las órdenes de compras y las órdenes de servicios que le dan origen a las
cuentas por pagar, están pre-numerados y utilizados en rigurosa secuencia
numérica.
El anticipo que se entrega a los proveedores nacionales es el 50% del total de
la compra.
La cancelación total de los Comprobantes de Venta Válidos se la efectuará a
30 días plazo. No en todos los casos la cancelación total se la realiza en el
momento en que se recibe la mercadería.
Los estados de cuentas de los proveedores son revisados y conciliados con los
saldos del departamento de contabilidad.
El estado de cuenta emitido por el proveedor confirma los pagos emitidos al
proveedor.
El detalle sistemático de las cuentas por pagar son el respaldo de las
obligaciones.
103
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones con Empleados
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.2.1
CÓDIGO 2.01.01.005 20 09 2013
Cuenta donde se registran las deudas contraídas por la empresa con sus trabajadores
y debe ser cancelada en un período de tiempo estipulado.
Registros al Debe
Los Pagos o transferencias
realizados
Registros al Haber
Generación del Rol
Saldo: Acreedor, figura en el Pasivo Corriente del Estado de Situación Financiera.
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones con Empleados
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.2.2
CÓDIGO 2.01.01.005 20 09 2013
105
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Fiscales
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.3.1
CÓDIGO 2.01.01.003 20 09 2013
Los tributos se reconocen a su valor nominal menos los pagos efectuados. Su valor
nominal corresponde al monto calculado cuando es de cuenta propia, o retenido
cuando es por cuenta de terceros, en las fechas de las transacciones.
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
El I.V.A. en ventas generado por la Compañía se reconocerá en el pasivo del estado
de situación.
Si el I.V.A. en compras es mayor al de las ventas se reconocerá un importe por cobrar
llamado “Crédito Tributario” que es una cuenta de naturaleza deudora en el Activo
Corriente; si por el contrario el I.V.A. en Ventas fuese mayor que el I.V.A. en compras
se registrará un “Impuesto por pagar” y se registrará en el Pasivo corriente.
RETENCIÓN IVA POR PAGAR
La retención se deberá realizar en el momento que se realice el pago o se acredite en
cuenta; los porcentajes de retención aplicables son: 30%, 70% y 100%.
Art. 148.- Momento de la retención y declaraciones de las retenciones.- La retención
deberá realizarse en el momento en el que se pague o acredite en cuenta el valor por
concepto de IVA contenido en el respectivo comprobante de venta, lo que ocurra
primero, en el mismo término previsto para la retención en la fuente de Impuesto a la
Renta.
No se realizarán retenciones de IVA a las instituciones del Estado, a las empresas
públicas reguladas por la Ley Orgánica de Empresas Públicas, a las compañías de
aviación, agencias de viaje en la venta de pasajes aéreos, a contribuyentes especiales
ni a distribuidores de combustible derivados de petróleo.
Se expedirá un comprobante de retención por cada comprobante de venta que incluya
transacciones sujetas a retención del Impuesto al Valor Agregado, el mismo que
contendrá los requisitos previstos en el Reglamento de Comprobantes de Venta y de
Retención.
106
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Fiscales
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.3.2
CÓDIGO 2.01.01.003 20 09 2013
Se aplicara la siguiente tabla como base para realizar la retención de IVA:
RETENCIÓN FUENTE POR PAGAR
Toda persona jurídica o persona natural obligada a llevar contabilidad que pague o
acredite en cuenta cualquier tipo de ingreso que constituya renta gravada para quien
los reciba, actuará como agente de retención del Impuesto a la Renta. Los agentes de
retención están obligados a entregar el respectivo comprobante de retención, dentro
del término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de venta, a las
personas a quienes deben efectuar la retención.
El monto mínimo para efectuar retenciones es de $50. De realizarse pagos a
proveedores permanentes se efectuará la retención sin importar el monto(por
permanente.
107
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Fiscales
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.3.3
CÓDIGO 2.01.01.003 20 09 2013
Art. 99.- Obligación de llevar registros de retención.- Los agentes de retención están
obligados a llevar los correspondientes registros contables por las retenciones en la
fuente realizadas y de los pagos por tales retenciones, además mantendrán un archivo
cronológico, de los comprobantes de retención emitidos por ellos y de las respectivas
declaraciones.
Art. 100.- Declaraciones de las retenciones en la fuente.- Las declaraciones mensuales de retenciones en la fuente se efectuarán en los formularios u otros medios, en la forma y condiciones que, mediante Resolución defina el Director General del Servicio de Rentas Internas. A continuación se detalla los porcentajes más utilizados para realizar la retención de Fuente:
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Fiscales
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.3.4
CÓDIGO 2.01.01.003 20 09 2013
IMPUESTO SOBRE LA RENTA CORRIENTE
La Compañía calcula el impuesto a las utilidades aplicando a la utilidad antes del
impuesto sobre la renta los ajustes de ciertas partidas afectas o no al impuesto, en
lo que se considera la conciliación tributaria, de conformidad con las regulaciones
tributarias vigentes.
El impuesto corriente, correspondiente al período presente, es reconocido por la
Compañía como un pasivo en la medida en que no haya sido liquidado. Si la cantidad
ya pagada, que corresponda al ciclo presente, excede el importe a pagar por esos
períodos, el exceso es reconocido como un activo.
La Compañía presenta las siguientes obligaciones tributarias:
- Formulario Impuesto a la Renta (101) - Formulario Retenciones en la Fuente (103) - Formulario Impuesto Valor Agregado (104) - Formulario Impuesto a la Renta relación de dependencia (107) - Anexo Transaccional REDEP - Anexo Transaccional ATS
109
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Fiscales
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.3.5
CÓDIGO 2.01.01.003 20 09 2013
Registros al Debe
En el momento de la liquidación y pago de los Impuestos al SRI mediante la declaración mensual que realiza la Compañía.
Registros al Haber
En la generación del Impuesto por pagar ya sea el IVA en Ventas, Retenciones en la fuente por pagar, Retenciones de IVA por pagar, Impuesto a la Renta por Pagar.
Saldo: Acreedor, figura en el Pasivo Corriente del Estado de Situación Financiera.
CUENTAS POR PAGAR ORGANISMOS DE CONTROL
1
Reporte
mensual de
Compras y
Ventas
Es un resumen de todas las
operaciones generadas en el mes que
emite el asistente de contabilidad y
posteriormente revisado por el
contador.
* Comprobantes de Venta
Válidos de Proveedores
*Comprobantes de
Retención
(Anexo Transaccional)
2
Emisión y
revisión de
formularios SRI
Con el reporte mensual el asistente
realiza los formularios, que
posteriormente son revisados por el
contador general y aprobados para su
pago por gerencia.
*Reporte mensual de
transacciones
103 y 104
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Fiscales
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.3.6
CÓDIGO 2.01.01.003 20 09 2013
111
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Fiscales
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.3.7
CÓDIGO 2.01.01.003 20 09 2013
112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Con el IESS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.4.1
CÓDIGO 2.01.01.004 20 09 2013
Proporcionar una guía a las Gerencias, Coordinadores y Supervisores para el manejo
de los pagos de tributos al IESS, así como una guía de uso para el manejo y
responsables del pago.
La compañía inscribirá a los trabajadores en el IESS, desde el primer día de labores,
ingresando la entrada dentro de los primeros quince días, así como los avisos de
salida cuando sea pertinente, de las modificaciones de sueldos y salarios, de los
accidentes de trabajo y de las enfermedades profesionales, y cumplir con las demás
obligaciones previstas en las leyes sobre seguridad social, de acuerdo al Código de
Trabajo.
FONDOS DE RESERVA: De acuerdo a la ley laboral, todo trabajador que preste sus
servicios por más de un año tiene derecho a que el empleador le abone una suma
equivalente a un mes de sueldo o salario por cada año completo posterior al primero
de sus servicios. Estas sumas constituirán su fondo de reserva o trabajo capitalizado.
Debiéndose entender, que para tener derecho se tiene que haber trabajado en la
empresa por el lapso de 13 meses, solamente desde esa fecha se tendrá derecho al
fondo de reserva ya sea que se le pague cada mes o que entre a capitalizar en el
IESS.
Por tanto, existen dos maneras para el pago de Fondos de Reserva a los empleados,
son las siguientes:
Depósito del fondo de reserva.- En el caso de que el trabajador solicitara a través
del aplicativo informático, que el pago del fondo de reserva no se le entregue
directamente, la Compañía Russell Bedford Ecuador S.A. Depositará en el IESS,
mensualmente, el ocho coma treinta y tres por ciento (8,33%) de la remuneración de
aportación, conjuntamente con la planilla mensual de aportes. Estos fondos se
registrarán en la cuenta individual del afiliado para su devolución.
De no pagarse el fondo de reserva dentro de los primeros quince (15) días del mes
siguiente al que corresponda, causará recargos y multas por mora.
113
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO PASIVO
SUBGRUPO CORRIENTE
CUENTA CONTABLE
Obligaciones Con el IESS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO B.4.2
CÓDIGO 2.01.01.004 20 09 2013
Pago directo al trabajador del fondo de reserva.-El pago se realizará de manera
mensualizada y directa conjuntamente con el salario o remuneración, en un valor
equivalente al ocho coma treinta y tres por ciento (8,33%) de la remuneración de
aportación.
Dependerá del empleado que método de acreditación va hacer uso.
APORTE PATRONAL: La Compañía pagará el 12.15% del total de los ingresos de cada empleado al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Registros al Debe
En el momento de la liquidación y pago mensual de los Aportes al Instituto de Seguridad Social
Registros al Haber
En la generación de los aportes en el Rol Mensual de los empleados
Saldo: Acreedor, figura en el Pasivo Corriente del Estado de Situación Financiera.
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO INGRESO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
VENTAS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO D.1.1
CÓDIGO 4.01.01 20 09 2013
La medición de los ingresos de actividades ordinarias debe hacerse utilizando el valor
razonable de la contrapartida, recibida o por recibir, derivada de los mismos.
Los ingresos son reconocidos una vez que el importe de los ingresos ordinarios puede
medirse con fiabilidad, cuando es probable que la Compañía reciba los beneficios
económicos derivados de la transacción, en función al grado de terminación del
servicio prestado, en la fecha del balance, cuando este puede ser medido con
fiabilidad y que los costos ya incurridos, así como los que quedan por incurrir hasta
completar la prestación del servicio, pueden ser medidos con fiabilidad.
Los ingresos son reconocidos de acuerdo a los servicios que brinda la Compañía, los
mismos que generan flujos de entrada de la empresa, así como:
Auditoría
Contabilidad
Recuperación de cartera
Precios de transferencia
Devolución de ventas
Consultorías
Valoración
Financiamiento
Registros al Debe
Se realiza descuentos a los clientes,
se registra en la cuenta “Descuento
en ventas”
Notas de Crédito que se puedan
aplicar
Registros al Haber
Por el importe de las ventas por
servicios prestados
Saldo: Acreedor, Figura en el Ingreso dentro del Estado de Resultados Integral
115
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO INGRESO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
VENTAS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO D.1.2
CÓDIGO 4.01.01 20 09 2013
ACTIVIDAD
PROCEDIMIENTO FLUJO DE
INFORMACIÓN N
º NOMBRE
1
Licitación o
Pedido del
Cliente
La compañía entra en licitación, en caso
de ganar prosigue con la firma del
contrato. En caso de pedido del cliente
la gerencia general decide la
participación.
Sistema de
licitaciones
publicas
Solicitud del
Cliente
2
Verificar
disponibilidad
del equipo
para
ejecución de
trabajo
Se confirma la disponibilidad del
equipo necesario para la ejecución del
trabajo.
Verificación física
3 Informe de
Servicio
En base al informe diario de
operaciones, se elabora el informe
mensual el cual que es enviado por el
Coordinador Técnico y dirigido al
asistente contable para su revisión y
posterior facturación.
Informe diario de
operaciones
Informe mensual
de servicio
enviado por mail
4 Facturación y
registro
Es un filtro mediante el cual se lleva el
control de las ventas y de las cuentas
por cobrar, por lo tanto el auxiliar
contable debe procesar la información
recibida del desarrollo del trabajo.
Comprobante de
Venta Válido
116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO INGRESO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
VENTAS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO D.1.3
CÓDIGO 4.01.01 20 09 2013
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO INGRESO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
VENTAS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO D.1.4
CÓDIGO 4.01.01 20 09 2013
LINEAMIENTOS Y REGULACIÓN DEL PROCESO
Verificar el estado de cuenta del cliente, para confirmar que los pagos se
encuentran al día.
La venta a crédito debe tener entre 30 y 45 días.
Utilizar notas de crédito para autorización de ajustes a las ventas.
El departamento de Contabilidad debe informar a Gerencia General si existiera
algo irregularidad.
Deben estar pre-numeradas las órdenes de compra, comprobantes de venta
válidos, cheques, comprobantes de Ingreso, Egreso y Transferencias.
El ingreso se reconoce cuando se cumplan las condiciones de la normativa.
118
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO INGRESO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
VENTAS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO D.1.5
CÓDIGO 4.01.01 20 09 2013
119
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
GASTOS ASIGNABLES Y NO
ASIGNABLES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.1.1
CÓDIGO 5.01/6.01 20 09 2013
De acuerdo a NIIF los estados financieros se preparan sobre la base de devengado.
Según esta base, los efectos de las transacciones y demás hechos se reconocen
cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente de efectivo),
se registran en los libros contables y se informa sobre ellos en los estados financieros
de los períodos con los cuales se relacionan
En este rubro la Compañía registrará todos los desembolsos generados por la
operatividad de la empresa y los que forman parte del costo del servicio.
SEGURO DE ASISTENCIA MÉDICA Y VIDA: Se refiere a los gastos por Seguro de
asistencia médica y vida que utilizan los empleados, actualmente la compañía trabaja
con ECUASANITAS.
HONORARIOS: se reconoce los servicios prestados por personal clave de la
organización, y además de honorarios profesionales de apoyo como son asesoría,
consultoría, notaría, y otros de naturaleza similar
MANTENIMIENTO: Son los gastos relacionados que adopta la administración en
forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida útil
de los mismos.
ARRIENDO OFICINA: Se relaciona con los gastos ocasionados con el arrendamiento
operativo del edificio donde funcionaba la Compañía.
SERVICIOS BÁSICOS: Se registran los gastos por servicios básicos, tales como
energía, agua, telefonía convencional, celular, que genera la Compañía en el
desarrollo normal de sus actividades.
GASTOS DE VIAJE: Es política de la Empresa proporcionar a sus empleados los
medios y recursos para la obtención de alojamiento y alimentación cuando deban
desplazarse a cumplir sus funciones, asistir a eventos en representación de la
empresa o realizar estudios, en sitios diferentes de su sede habitual de trabajo.
Dentro de este rubro se agrupan las siguientes cuentas:
TICKETS AÉREOS: Corresponde a los viajes que se realizan mediante Líneas Aéreas
ya sea dentro como fuera del país, con el fin de generar ingresos para la Compañía.
120
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
GASTOS ASIGNABLES Y NO
ASIGNABLES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.1.2
CÓDIGO 5.01/6.01 20 09 2013
HOSPEDAJE Y ALIMENTACIÓN: Registra todos los gastos implicados en los gastos
de viaje ya sea de alojamiento y alimentación del personal designado.
MOVILIZACIÓN: Corresponde a los gastos de desplazamiento desde el lugar habitual
de trabajo de la persona asignada hasta los terminales aéreos, terrestres o marítimos;
y, desde estos hacia el lugar de cumplimiento de la comisión de servicio.
IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIPALES: En esta cuenta se acumula los tributos
especiales generados por la actividad operacional de la organización, distintos de los
impuestos de la Administración Tributaria.
Registros al Debe
Se debita cuando se genera el gasto y
se haya recibido el bien o servicio
Registros al Haber
Por cierre de cuentas al momento de
determinar la Utilidad o la Pérdida del
ejercicio
Saldo: Todas las cuentas mencionadas tienen saldo Deudor y figuran en el Gasto
Operacionales del Estado de Resultados Integral.
LINEAMIENTOS Y REGULACIÓN DEL PROCESO
Para que se genere un gasto, debe existir una necesidad de algún suministro o
herramienta que impida que se preste el servicio, o sea una compra habitual para el
manejo operacional continúo.
A continuación se detalla los procesos tanto para locales como exterior:
LOCALES:
Se debe generar una solicitud de compra en el área donde exista la necesidad,
la Asistente de Gerencia procederá a cotizar entre los diferentes proveedores.
121
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
GASTOS ASIGNABLES Y NO ASIGNABLES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.1.3
CÓDIGO 5.01/6.01 20 09 2013
Cuando se tenga alternativas de compra, gerencia lo analizara y aprobara junto con
el contador el proveedor con mejores alternativas.
Asistente de Gerencia deberá emitir una orden de compra por parte de Russell
Bedford Ecuador S.A. hacia el proveedor escogido, tomando en cuenta lo
siguiente:
o Secuencial enumerado de la orden.
o Fecha de emisión y nombre del proveedor
o Detalle del servicio/producto solicitado
o Cantidad requerida
o Valor unitario
o Condiciones de negociación: tiempo de entrega, forma de pago, tiempo
de validez
o Firma de quien solicita.
Se enviará la orden de compra por vía mail.
Asistente de Gerencia se encargara de certificar la recepción.
Después de que el proveedor entregue el producto y/o servicio, deberá realizar
la factura y esta entrara al procedimiento de pagos antes detallado.
122
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
GASTOS ASIGNABLES Y NO ASIGNABLES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.1.4
CÓDIGO 5.01/6.01 20 09 2013
EXTERIOR:
Cabe mencionar que lo único aprobado por gerencia para comprar al exterior son
servicios (honorarios al exterior),
Quien realizará una solicitud de dicho servicio será el socio de Auditoria,
quien está encargado de los trabajos de CERTIFICACION DE GASTOS,
servicio para el cual se requiere honorarios del exterior.
Después de la solicitud del Socio de Auditoria, la asistente de gerencia
procederá a pedir las cotizaciones en los diferentes países dependiendo de
lo que se requiera.
Las proformas del Exterior son aprobadas por Gerencia y quien Solicita.
Después de la proforma aprobada, se procederé a solicitar la factura
respectiva para el pago.
La factura será entregada al Contador para el análisis correspondiente del
marco legal tributario.
El pago será realizado por Gerencia, y por medio de transferencia
electrónica.
123
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
GASTOS ASIGNABLES Y NO ASIGNABLES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.1.5
CÓDIGO 5.01/6.01 20 09 2013
NORMATIVA APLICABLE
“Art. 27.- Deducciones generales.- En general, son deducibles todos los costos y
gastos necesarios, causados en el ejercicio económico, directamente vinculados con
la realización de cualquier actividad económica y que fueren efectuados con el
propósito de obtener, mantener y mejorar rentas gravadas con impuesto a la renta y
no exentas; y, que de acuerdo con la normativa vigente se encuentren debidamente
sustentados en comprobantes de venta.”
“Art. 30.- Deducción por pagos al exterior.- Son deducibles los pagos efectuados al
exterior que estén directamente relacionados con la actividad en el Ecuador y se
destinen a la obtención de rentas gravadas.
Los pagos efectuados al exterior son deducibles siempre que se haya efectuado la
correspondiente retención en la fuente de Impuesto a la Renta. Si el sujeto pasivo
omitiere la retención en la fuente, será responsable del pago del impuesto, caso en el
cual el valor de la retención deberá ser considerado como gasto no deducible en la
conciliación tributaria de su declaración de impuesto a la renta para el ejercicio fiscal
correspondiente.
124
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
GASTOS ASIGNABLES Y NO ASIGNABLES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.1.6
CÓDIGO 5.01/6.01 20 09 2013
125
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
SUELDOS Y DEMÁS REMUNERACIONES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.2.1
CÓDIGO 5.01.01.001/5.01.02.001/5.01.03.001/6.01.01.001 20 09 2013
Registrar todos los beneficios y deducciones de los empleados de forma mensual y evitar la duplicidad en el registro. Emitir los reportes mensuales para mantener un control sobre la asignación a las cuentas correspondientes.
Registros al Debe
Se debita cuando se genera el gasto en el rol de pagos
Registros al Haber
Por cierre de cuentas al momento de determinar la Utilidad o la Pérdida del ejercicio
Por permisos por enfermedad, maternidad otorgado por el IESS
Saldo: tiene saldo Deudor y figura en el Gasto Operacionales del Estado de
Resultados Integral.
126
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
SUELDOS Y DEMÁS REMUNERACIONES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.2.2
CÓDIGO 5.01.01.001/5.01.02.001/5.01.03.001/6.01.01.001 20 09 2013
127
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
SUELDOS Y DEMÁS REMUNERACIONES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.2.3
CÓDIGO 5.01.01.001/5.01.02.001/5.01.03.001/6.01.01.001 20 09 2013
128
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GASTO
SUBGRUPO OPERACIONAL
CUENTA CONTABLE
SUELDOS Y DEMÁS
REMUNERACIONES
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO E.2.4
CÓDIGO 5.01.01.001/5.01.02.001/5.01.03.001/6.01.01.001 20 09 2013
LINEAMIENTOS Y REGULACIÓN DEL PROCESO
Las deducciones realizadas en la nómina, son controladas y registradas
adecuadamente.
El pago de la nómina se hace en forma adecuada, en cumplimiento de todas
las disposiciones, leyes y decretos existentes con relación a los pagos por
concepto de sueldos.
Las novedades en cuanto a salidas del personal son reportadas en forma
oportuna a fin de que se elimine el pago correspondiente en la nómina.
Las deducciones de leyes son oportunas y correctas.
Toda Gestión relacionada con el personal, se hará de acuerdo a las políticas y
reglamentos de personal.
Las horas extras y compensaciones se calculan, separadas del sueldo normal.
Las funciones de registro y pago de la nómina, están estrictamente segregadas.
El registro contable de los rubros por concepto de nómina se los debe realizar
en forma periódica (mensualmente).
Se deben reconocer como gasto (o activo) en la medida en que el empleado
presta sus servicios a la empresa.
129
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO GLOSARIO
SUBGRUPO
GLOSARIO DE
TÉRMINOS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO F.1
20 09 2013 1. Activo.- Está integrado por los bienes y derechos que son propiedad de un ente
económico.
2. Pasivo.- Representa las deudas y obligaciones a cargo del ente económico y
está compuesto por la suma de dinero que se debe a proveedores, bancos,
acreedores diversos, y algunas provisiones que se establezcan (pago de
impuestos, gratificaciones, etc.)
3. Capital.- Está representado por la propiedad que tienen los accionistas o
propietarios en el ente económico, o sea, por la diferencia entre los activos y
pasivos del ente económico.
4. Saldo Deudor:si la suma del DEBE es mayor que la del HABER.
5. Saldo Acreedor: si la suma del HABER es mayor que la del DEBE.
6. Confirmación del Pago: Es cuando el cliente asegura que la cancelará en la hora y fecha señalados.
7. Reporte de Gastos: Es un informe que detalla los pagos mínimos que se
desembolsa de caja chica.
8. Reporte Semanal: Es un resumen de todos los comprobantes de venta válidos que se generan en una semana.
9. Transferencia Bancaria: Es un convenio de débito que se hace con la
institución bancaria para realizar pago a proveedores, clientes locales y del
exterior y organismos de control por internet.
10. Beneficios a los empleados: Comprenden todos los tipos de retribuciones que
la entidad proporciona a los trabajadores a cambio de sus servicios.
130
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO DOCUMENTOS
UTILIZADOS
SUBGRUPO
DOCUMENTOS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO F.2
20 09 2013
FACTURA
131
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO DOCUMENTOS UTILIZADOS
SUBGRUPO
DOCUMENTOS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO F.2.1
20 09 2013
COMPROBANTE DE RETENCIÓN
132
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO DOCUMENTOS UTILIZADOS
SUBGRUPO
DOCUMENTOS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO F.2.2
20 09 2013
NOTA DE CRÉDITO
133
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO DOCUMENTOS
UTILIZADOS
SUBGRUPO
DOCUMENTOS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO F.2.3
20 09 2013
LIQUIDACIÓN DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS
134
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO DOCUMENTOS
UTILIZADOS
SUBGRUPO
DOCUMENTOS
VIGENCIA ÍNDICE DE PROCESO
DIA MES AÑO F.2.4
20 09 2013
COMPROBANTE DE EGRESO
135
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
Luego de realizar el diagnóstico de la compañía RUSSELL BEDFORD
ECUADOR, se determinó la necesidad de elaborar el Manual de
Procedimientos Contables.
Acorde a como se plantearon los objetivos generales y específicos, al concluir
esta tesis y proponer el Manual se solventan las necesidades contables que
tenían falencias para mejorar y normar adecuadamente los procesos y por ende
los resultados.
El manual de procedimientos propuesto fundamenta un diseño para una
satisfactoria fluidez en la información y una herramienta útil para la toma
adecuada de decisiones.
En la empresa se identifica claramente las políticas, objetivos, visión y misión;
mismas que no son transmitidas convenientemente en RUSSELL BEDFORD
ECUADOR, motivo por el cual los procesos se detienen y no logran una cadena
adecuada de propósitos comunes.
Dentro de los planteamientos de aplicación del mejoramiento continuo en todas
las áreas de la organización se ha incluido como fundamental la
implementación de normas para el departamento contable, debido a que es
justamente en esta área donde se genera la información con los indicadores de
productividad, eficiencia y rentabilidad del negocio. Esto permite a la compañía
presentar alternativas, corregir no conformidades. Lo que llevará como
consecuencia la presentación de información financiera de manera eficiente y
oportuna, que permita a los directivos la toma de decisiones y el desarrollo de
las estrategias corporativas.
136
5.2 RECOMENDACIONES
El Manual de Procedimientos Contables, permitirá mediante su aplicación
mejorar los procesos que conlleven a una administración eficiente y
operativa en el área motivo de este estudio.
Difundir el presente Manual de Procedimientos, en la parte pertinente a las
políticas y procedimientos, no solamente al personal involucrado del
departamento contable, sino también darlo a conocer a nivel de los colegas
de los procesos afines con el departamento.
La aplicación del manual de procedimientos para los funcionarios del
departamento contable de manera que exista cumplimiento del mismo para
garantizar confianza en la información que se transmita a los directivos,
optimizando tiempo y recursos.
Brindar capacitación al personal del departamento contable, en el manejo y
utilización del Manual de Procedimientos Contables.
Examinar frecuentemente el manual y remediar algún inconveniente
suscitado, para que pueda ser actualizado según las necesidades y
normativa vigente.
El Gerente General y Supervisores de Área elaborarán planes de
capacitación constante que permitan al personal estar al día en los cambios
tanto legales como contables que son necesarios para satisfacer las
necesidades de los clientes, con el objeto de mantenerse al margen del
mercado competitivo de la actualidad.
La Gerencia General debe revisar las propuestas sobre la aplicación de
nuevos procesos que permitan mejorar la presentación y desarrollo de
actividades que satisfagan las necesidades de la empresa así como el
aspecto personal.
137
BIBLIOGRAFÍA
AMADOR SOTOMAYOR, A. (2008). Auditoria Administrativa edición.
ARIAS, G. (2004). Normas Ecuatorianas de Contabilidad, 1a. Edición. Ecuador:
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www.gestiopolis.com/.../metodos-y-tecnicas-de-investigacion.htm
DRAE. (2005). DICCIONARIO, de la Lengua Española, Vigésima Segunda Edición.
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ESCOBAR, J. (1999). Estructuras y Flujogramas paso a paso, Proyectos Editoriales.
Primera Edición. . Bogotá – Colombia.: Editorial Radmandí.
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GÓMEZ, H. S. (Mayo de 1996). Planeación y gestión Estratégica. Santa Fe de Bogotá:
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RAMIREZ PADILLA, D. N. (2008. ). Contabilidad Administrativa Edición 8va .
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SEOANE, J. (s.f.). Diccionario de Contabilidad, Organización, Administración, Control
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SOTOMAYOR AMADOR, A. (2008). Auditoria Administrativa.
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WATERHOUSE, P. (s.f.). Procedimientos. Obtenido de http://www.pwc.com/ec/es
WHITTINGTON, R. (2000). Auditoria un Enfoque Integral. Colombia.
WHITTINGTON, R. (2000.). Auditoria un Enfoque Integral, 12a. Edición. Colombia:
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ZAPATA, P. ( (2002)). Contabilidad General. Colombia: McGraw-Hill, 4ª. Edición.
ZAPATA, P. (2005). Contabilidad General, 5a. Edición, . México.: McGraw Hill.
139
Reglamentos y leyes
1. Ley de Régimen tributario interno actualizado a Diciembre 2012
2. Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
actualizado enero 2013
3. Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios R.O. 247, 30 de julio de 2010
4. Código de Trabajo
5. Ley de Compañías, Editorial Ediciones Legales actualizado 2012.
6. Resolución N. SC.Q.ICI.004 del 21 de agosto del 2006
7. Resolución N.08.G.DSC.010 del 20 de noviembre del 2008
8. Resolución N. SC.ICI.CPAIFRS.G.11.015
9. Suplemento – Registro Oficial No 291. (Octubre de 1999). Editora Nacional.
140
WEBGRAFÍA
http://www.supercias.gob.ec/home.php?blue=14b85b0752eddc5f25217386e3
c6bf22&ubc=Principal/%20NIIF
Diccionario Contable books.google.com.ec/books?isbn=9507432868
http://www.sri.gob.ec/web/guest/90
www.gestiopolis.com
http://www.russellbedford.com.ec/
http://www.russellbedford.com/
www.pwc.ec/
141
ANEXOS
Anexo 1. Formato de observación física de la Empresa Russell Bedford ecuador s.a. y su departamento contable
Objetivo
Obtener un amplio conocimiento de la naturaleza de la empresa y el desarrollo de sus actividades a fin de obtener una visión general del funcionamiento de la misma, y así poder realizar Manual de Procedimientos Contables.
No. PROCEDIMIENTO SI/NO REALIZÓ FECHA OBSERVACIONES
1
Visité las instalaciones, para observar, inspeccionar y verificar de forma física el funcionamiento de las áreas
SI S.V. feb-13
2
Preparé una entrevista con el Representante Legal Y Contadora de la Empresa
SI S.V. feb-13
3
Solicité y Revisé el archivo de documentación legal y contable
SI S.V. mar-13
4
Obtención de información de los antecedentes y el organigrama de la empresa
SI S.V. mar-13
5
Revisión de procedimientos existentes tanto operativos como de supervisión
SI S.V. abr-13
6
Observación de secuencia de actividades para establecer flujogramas
SI S.V. abr-13
Realizado por:Sayana Vega Mena
142
Anexo 2
FECHA: Marzo 4 del 2013
ENTREVISTADO (RP): Eco. Ramiro Pinto- Gerente General
ENTREVISTADOR (SV): Sayana Vega
SV: Economista buenos días, muchas gracias por brindarme parte de su tiempo, como
en días anteriores habíamos hablado necesito sus comentarios con respecto a la
situación contable-administrativa de Russell Bedford Ecuador S.A.; puede ayudarme?
RP: Sayana Buenos días, gracias a ti por tu colaboración; cuéntame que necesitas
específicamente..
SV:.. Empecemos.. ¿Cómo nace Russell Bedford Ecuador?
RP: Originalmente la empresa se llamaba Pinto & Garcés CIA LTDA, fue una idea de
mi padre Fausto Pinto Garcés, quiso empezar un negocio donde manejaba
contabilidades y daba asesorías pero le dio temor que en el mercado no llame la
atención solo Pinto, por esta razón puso sus dos apellidos con una & en medio para
que la gente piense que es una sociedad; con el tiempo yo fui aprendiendo del negocio
y de todos mis hermanos fui quien más amor le tome a la compañía, mi padre decidió
entregarme la organización y en el año 2006 tomamos la decisión de pertenecer a la
firma Internacional Russell Bedford con su matriz en Londres, y finalmente en el año
2011 adoptamos el nombre de Russell Bedford Ecuador como una estrategia brindada
por la matriz para un mejor reconocimiento en el mercado.
SV: ¿la empresa fue heredada o usted la compro?
RP: Mi padre al principio me entrego un % de acciones, en el año 2005 me entrego
por completo la empresa, no hice una inversión inicial en la constitución, pero creo
que me la entrego por méritos propios y trabajo sacrificado.
SV: ¿Por qué pertenecer a una firma Internacional?
143
RP: El mercado ofrece variedades de servicios y es muy competitivo, debía darle un
plus a la empresa por ello la decisión nos pareció adecuada ya que pertenecer a una
firma reconocida a nivel mundial te brinda confianza, credibilidad y respaldo para
nuestros clientes, puedes contar con asesorías y capacitaciones adicionales de países
socios que en ciertas áreas están más adelantados que nuestro país.
SV: ¿Qué servicios presta Russell Bedford Ecuador?
RP: Nuestro servicios se acoplan a las necesidades del cliente pero en general son;
contabilidad, auditoría interna o externa, asesoría en Niif’s, Recursos Humanos,
Asesoría Tributaria, Estudios de Gastos en el Exterior, Precios de Transferencia,
Recuperación de Cartera. Cada servicio se acopla a las necesidades de los clientes,
por ejemplo la contabilidad puede solo tener una supervisión o a su vez te brindamos
el personal operativo y adicional supervisión. Tratamos siempre de entregar un plus
en el servicio prestado.
SV: ¿Inicialmente la empresa Pinto & Garcés cuantos empleados tenia?
RP: 4 Personas, las cuales eran; mi Papa, yo y dos contadoras adicionales.
SV: ¿Y ahora en Russell Bedford Ecuador cuantos son?
RP: Estamos alrededor de 50 personas distribuidas en áreas.
SV: El crecimiento de la compañía en estos años ha sido notorio, ¿usted considera
que han crecido ordenadamente?
RP: Se ha procurado hacerlo, pero sé que hay muchas falencias en varias áreas, la
firma RBI se enfoca en revisión de procesos de auditoria ya que su mayor negocio es
ese, por ello hemos dado prioridad a cumplir los requisitos en esa área y hemos
descuidado las demás. Es una preocupación para mí porque todas somos un
complemento.
SV: ¿Qué opina sobre el área contable de Russell Bedford Ecuador?
144
RP: En los dos últimos años hemos tenido inconvenientes por la rotación de personal,
y la poca capacitación de las actividades que cada uno debe hacer, me ha causado
malestar porque no tengo resultados de mi compañía a tiempo, he tratado de mejorar
este problema pero ha sido complicado ya que la gente no tiene claro sus funciones y
en algunos casos duplican actividades.
SV: ¿Considera prioritario realizar un manual de procesos contables?
RP: Es una necesidad urgente que el área contable requiere, necesitamos
reestructurar los procedimientos que generan cuellos de botella. Nuestra visión es
crecer en un 25% el siguiente año y si seguimos haciendo mal las cosas no lograremos
cumplir los objetivos propuestos.
SV: En General, que espera del manual de procesos contables?
RP: Que nos ayude a determinar un camino por dónde ir, que sea una guía para que
la rotación de personal no sea un impedimento para cumplir con nuestros objetivos.
Permita mejorar nuestros resultados tanto a nivel financiero como administrativo.
Quiero un RBE ordenado!!
SV: Espero cumplir sus demandas (risas), Muchísimas gracias por su colaboración.
RP: Gracias a ti, cuenta con nosotros!!
145
FECHA: Marzo 4 del 2013
ENTREVISTADO (MM): Meri Mosquera- Contadora General
ENTREVISTADOR (SV): Sayana Vega
SV: Buenas tardes Meri, quisiera me ayude con unas preguntas para la elaboración
del manual de procedimientos contables…
MM: Buenas tardes Sayana, cuéntame en que te ayudo..
SV: ¿Cuánto tiempo trabaja en Russell Bedford Ecuador?
MM: 22 años
SV: ¿Hace cuánto tiempo es contadora de Russell Bedford Ecuador?
MM: En el año 2000 me entregaron la contabilidad, la maneje hasta el 2006. Y volví a
recibirla en el 2010 hasta el momento.
SV: ¿Por qué la rotación en el 2006?
MM: Tuvimos un cliente muy importante en ese tiempo y tuve que dedicarme
completamente a eso además pensamos que era una buena idea que otra persona
empiece a manejar lo contable.
SV: Desde el año 2010, usted considera que maneja una contabilidad ordenada?
MM: Realmente la rotación de asistentes contables ha sido mucha, y esto ha
dificultado el mantener una contabilidad ordenada, ya que no hay funciones
determinadas y por salir de la urgencia a veces realizamos el mismo trabajo las dos.
SV: ¿Cuentan con las herramientas necesarias para realizar un trabajo eficiente y
eficaz?
MM: No por completo, poseemos un sistema contable apropiado para la actividad de
la compañía, un plan de cuentas muy amplio y conveniente, además procuramos
contratar gente con un perfil adecuado, pero creo que seguimos realizando
146
procedimientos antiguos de cuando empezamos y en realidad la compañía ha crecido
y hay ciertas actividades que deberían cambiar, y evitar duplicar funciones.
SV: ¿Cómo realizan los pagos de proveedores, empleados, organismos de control?
MM: Depende que vamos a pagar, pero todo lo reviso yo y se lo comunicó al gerente
para que pueda aprobar la transferencia o firmar el cheque.
SV: ¿Están al día en sus obligaciones con los entes de control?
MM: Los organismos de control como el SRI o el IESS son prioridad para nosotros
evitamos tener inconvenientes y procuramos cumplir a tiempo con sus requerimientos
y pagos.
SV: ¿Tiene Estados de Situación Financiera y Resultados Integrales a la fecha?
MM: No todavía estamos revisando cuentas y haciendo cuadres, el trabajo del diario
no nos permite avanzar mucho.
SV: ¿Considera que un manual de procedimientos sería una ayuda para su trabajo?
MM: Como están las leyes y como vamos encaminados, considero que es una
prioridad para avanzar y no estancarnos en una contabilidad caduca. Sería de gran
apoyo para el personal que el futuro tomaría la posta de Russell Bedford Ecuador.
SV: Meri muchísimas gracias por todos sus comentarios serán de gran ayuda para mi
propuesta.
MM: Gracias a ti, por tomar la iniciativa.