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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Católica de Loja

ÁREA ADMINISTRATIVA

TITULACIÓN DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Diseño e implementación del sistema de control interno en el área

administrativa y financiera de la planta de lácteos ECOLAC

TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN

AUTORAS: Bermeo Veintimilla, Tatiana Valeria

Romero Flores, Carmen Jakeline

DIRECTORA: Puchaicela Granda, María Alexandra, Lcda.

LOJA – ECUADOR

2014

ii

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN

Licenciada.

María Alexandra Puchaicela Granda

DOCENTE DE LA TITULACIÓN. De mi consideración:

El presente trabajo de fin de titulación: Diseño e implementación del sistema de control

interno en el área administrativa y financiera de la planta de lácteos ECOLAC realizado por

Bermeo Veintimilla Tatiana Valeria y Romero Flores Carmen Jakeline, ha sido orientado y

revisado durante su ejecución, por ello se aprueba la presentación del mismo.

Loja, julio de 2014

f)………………………….........

iii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS

“Nosotras, Bermeo Veintimilla Tatiana Valeria y Romero Flores Carmen Jackeline,

declaramos ser las autoras del presente trabajo de fin de titulación: Diseño e

implementación del sistema de control interno en el área administrativa y financiera de la

planta de lácteos ECOLAC de la Titulación de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, siendo

María Alexandra Puchaicela Granda directora del presente trabajo; y eximimos

expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de

posibles reclamos o acciones legales. Además certifico que las ideas, conceptos,

procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo investigativo, son de nuestra

exclusiva responsabilidad.

Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto

Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente

textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual

de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o

con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”

f) …………………………………… f) ……………………………………

Autora: Bermeo Veintimilla Tatiana Valeria Autora: Romero Flores Carmen Jakeline

Cédula: 1104567712 Cédula: 1104615123

iv

DEDICATORIA

El presente trabajo de tesis va dedicado principalmente a Dios por ayudarme en todo

momento y ahora permitir que concluya con mi carrera, a mi madre por ser aquella

luchadora incansable que día tras día se ha esforzado por ayudarme a conseguir mis

metas, por brindarme su amor incondicional y por ser mi razón de superación, a mi hermana

por su positivismo y aliento de seguir adelante. Estas son las personas que han contribuido

a que yo cumpla con una de las metas que me he propuesto y a los cuales agradezco de

todo corazón.

Carmen Romero. Dedico el presente trabajo primero a Dios por acompañarme en cada paso e instante de mi

vida; a alguien que extraño mucho y que estoy segura está muy cerca de él, mi amiga

Andrea, por ser un gran apoyo como compañera y como una de mis mejores amigas, a mis

padres Mildra y Estuardo que de una u otra forma se sacrificaron por mí, para que cumpliese

la meta de terminar mis estudios, a mis hermanas Gabriela y Mili, a mis abuelitos y a todos

los seres queridos, amigos y demás personas que con sus concejos, sabiduría y

preocupación, me dieron ese aliento para continuar y no rendirme.

Tatiana Bermeo.

v

AGRADECIMIENTO

Al llegar a la culminación de este proyecto de tesis queremos ofrecer nuestro sincero

agradecimiento a la Universidad Técnica Particular de Loja, por habernos brindado una

educación de calidad y por constantemente estar innovando ofrecer a la sociedad

profesionales competitivos y preparados para desempeñarse adecuadamente en el ámbito

laboral.

A todos los docentes que de la manera más amable nos compartieron sus conocimientos y

experiencias, a la doctora Lupe Espejo, al Ing. Juan Felipe así como a los responsables del

área administrativa de la planta que nos facilitaron la información y en especial a la Ing.

Alexandra Puchaicela por su amable dirección e interés desde la ejecución hasta la

culminación del presente proyecto de tesis.

Las Autoras

vi

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CARATULA………………………………………………………………………………….……….....i

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE FIN DE TITULACIÓN……..…... ………ii

DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS…………………………………….iii

DEDICATORIA………………………………………………………………………………………..iv

AGRADECIMIENTO………………………………………………..…………………………………v

ÍNDICE DE CONTENIDOS …………………………………………………………………………vi

RESUMEN……………..…………………………….………………………………………….........1

ABSTACT…………………………………………………….……………………………………..…2

INTRODUCCIÓN…………………………………………….…………………………………..…...3

CAPITULO I

1. Aspectos generales de la empresa…………………………………………………………6

1.1. Información empresarial…………………………………………………………………6

1.2. Misión……………………………………………………………………………………...6

1.3. Visión………………………………………………………………………………………7

1.4. Objetivos de la empresa………………………………………………………………...7

1.5. Servicios…………………………………………………………………………………..7

1.6. Actividad principal y productos…………………………………………………………7

1.7. Convenios y afiliaciones a gremios…………………………………………………….8

1.8. Descripción del mercado objetivo………………………………………………………9

1.9. Precios históricos y política de fijación……………………………………………….10

1.9.1. Política de fijación de precios…………………………………………………………10

1.10. Promoción y publicidad………………………………………………………………...11

1.11. Competencia directa e indirecta………………………………………………………11

1.12. Organigrama…………………………………………………………………………….12

1.13. Rotación del personal……………………………………………………………….....13

1.14. Seguros………………………………………………………………………………….13

1.15. Políticas de la empresa………………………………………………………………..14

1.15.1. Políticas de compra de bienes y servicios…………………………………………..14

1.15.2. Políticas de compra de inventarios de materia prima………………………………14

1.15.3. Políticas de ingreso de documentos al sistema Baan……………………………..15

1.15.4. Políticas de pagos a proveedores…………………………………………………….16

1.15.5. Políticas de reposición del fondo rotativo……………………………………………17

vii

1.15.6. Políticas de manejo del fondo de caja chica………………………………………...17

1.15.7. Políticas de liquidación cuentas por cobrar………………………………………….18

1.15.8. Políticas de renovación de contratos………………………………………………...19

1.15.9. Políticas de activos fijos……………………………………………………………….19

CAPITULO II

2. Marco conceptual…………………………………………………………………………...21

2.1. Sistema de control interno…………………………………………………………….21

2.1.1. Elementos o componentes del control interno a aplicarse……………………….. 22

2.1.1.1. Ambiente de control………………………………………………………………..22

2.1.1.2. Evaluación del riesgo………………………………………………………………22

2.1.1.3. Información y comunicación………………………………………………………22

2.1.2. Actividades de control………………………………………………………………….22

2.1.3. Supervisión o monitoreo……………………………………………………………….23

2.1.4. Clasificación del control interno……………………………………………………....23

2.1.5. Objetivos del sistema de control interno…………………………………………….24

2.1.6. Características………………………………………………………………………….24

2.1.7. Principios………………………………………………………………………………..25

2.1.7.1. Igualdad……………………………………………………………………………..25

2.1.7.2. Moralidad……………………………………………………………………………25

2.1.7.3. Eficiencia……………………………………………………………………………25

2.1.7.4. Economía……………………………………………………………………………25

2.1.7.5. Celeridad…………………………………………………………………………….25

2.1.7.6. Imparcialidad y publicidad…………………………………………………………25

2.1.7.7. Valoración de costos ambientales………………………………………………..26

2.1.8. Procedimientos generales aceptados para mantener un buen control…………..26

2.1.9. Responsabilidades del Control Interno……………………………………………....27

2.2. Métodos de evaluación del sistema de control interno……………………………..27

2.2.1. Muestreo estadístico…………………………………………………………………...28

2.2.2. Método del cuestionario………………………………………………………………..28

2.2.3. Método narrativo………………………………………………………………………..28

2.2.4. Método gráfico (flujogramas)………………………………………………………….28

2.3. Riesgos de control……………………………………………………………………...29

2.3.1. Evaluación preliminar…………………………………………………………………..29

2.3.2. Documentación de la comprensión y de la evaluación del riesgo de control…....30

viii

2.3.3. Pruebas de Control…………………………………………………………………….30

2.3.4. Calidad y oportunidad de la evidencia……………………………………………….31

2.3.5. Evaluación final del riesgo de control………………………………………………..31

2.4. Supervisión y monitoreo del control interno………………………………………....31

2.4.1. Supervisión……………………………………………………………………………...31

2.4.1.1. Actividades de supervisión continuada………………………………………….32

2.4.1.2. Evaluaciones puntuales…………………………………………………………..33

2.4.1.2.1. Alcance y frecuencia………………………………………………………………33

2.4.1.2.2. El evaluador………………………………………………………………………...33

2.4.1.2.3. El proceso de evaluación…………………………………………………………33

2.4.1.2.4. Metodología………………………………………………………………………...33

2.4.1.2.5. Documentación…………………………………………………………………….34

2.4.1.2.6. Plan de acción……………………………………………………………………...34

2.4.1.3. Comunicación de deficiencias…………………………………………………...34

2.4.1.3.1. Fuente de información…………………………………………………………….34

2.4.1.3.2. ¿Qué se debe informar? ………………………………………………………....34

2.4.1.3.3. ¿A quién informar?………………………………………………………………...35

2.4.1.3.4. Directrices sobre comunicación de deficiencias………………………………..35

2.4.1.4. Aplicación en las PyMEs………………………………………………………….35

2.4.1.4.1. Evaluación………………………………………………………………………….35

2.4.2. Monitoreo………………………………………………………………………………..35

2.4.2.1. Instrumentos………………………………………………………………………..36

2.5. Manuales de procedimientos…………………………………………………………37

2.5.1. Concepto e Importancia……………………………………………………………….37

2.5.2. Utilidad…………………………………………………………………………………...37

2.5.3. Objetivos y políticas……………………………………………………………………38

2.5.4. Elementos o símbolos utilizados……………………………………………………...39

CAPITULO III 3. Manual de Procedimientos…………………………………………………………………41 3.1. Contenidos………………………………………………………………………………42

3.1.1. Introducción……………………………………………………………………………..43

3.1.2. Objetivo………………………………………………………………………………….43

3.1.3. Finalidad…………………………………………………………………………………44

3.1.4. Alcance…………………………………………………………………………………..44

3.1.5. Responsables…………………………………………………………………………...44

ix

3.1.6. Procesos…………………………………………………………………………………45

3.1.6.1. Proceso de compra de bienes y servicios……………………………...............45

3.1.6.2. Proceso de compra de inventarios de materia prima…………………………..49

3.1.6.3. Proceso de asignación de anticipos de pagos a proveedores de materia

prima……………………………………………………………………………….. 53

3.1.6.3.1. Proceso de pago a proveedores de la ciudad de Loja…………………………55

3.1.6.3.2. Proceso de pago a proveedores de centros de acopio………………………..58

3.1.6.4. Proceso de ingreso de documentos al sistema Bann………………………….61

3.1.6.4.1. Proceso de ingreso al sistema Bann de facturas por compra de bienes y

servicios……………………………………………………………………………..62

3.1.6.4.2. Proceso de ingreso al sistema Bann de liquidaciones de compra, facturas

por compra de materia prima y liquidación de anticipos………………………65

3.1.6.5. Proceso de transferencia de cuenta a cuenta FR.1……………………………67

3.1.6.6. Proceso de manejo del fondo de caja chica…………………………………….71

3.1.6.7. Proceso de liquidación de cuentas por cobrar………………………………….75

3.1.6.8. Proceso de conciliaciones bancarias……………………………………………78

3.1.6.9. Proceso de informes trimestrales…………………………………………..........81

3.1.6.10. Proceso de facturación de ventas………………………………………………..85

3.1.6.11. Proceso de manejo de inventarios………………………………………............89

3.1.7. Cuestionarios de control interno……………………………………………..............97

3.1.8. Formatos……………………………………………………………………………….101

CONCLUSIONES ……………………………….……………………………………….116

RECOMENDACIONES ….…………………………………………………………………117

BIBLIOGRAFIA…………..…………………………………………………………………….118

1

RESUMEN

El presente proyecto denominado “Diseño e implementación de un sistema de control

interno en el área administrativa y financiera de la Planta de Lácteos Ecolac”, ha sido

diseñado y ejecutado basándose en principios y objetivos de control interno.

Es importante aplicar este proyecto puesto que a través del tiempo se incrementa la

necesidad de innovar no solo por mantenerse en el mercado sino por crecer y poder

desarrollar fuerzas competitivas que sean difíciles de igualar o superar por parte de la

competencia, es por ello que la planta debe implementar dentro de sus actividades un

adecuado control interno que le permita mantener sus procesos y actividades bajo

parámetros que le garanticen un adecuado desarrollo y funcionamiento de la planta y que no

se tenga solo control de recursos materiales, económicos y financieros sino que las

actividades operativas y administrativas se desenvuelvan de manera satisfactoria y como

resultado se puedan tomar decisiones confiables.

PALABRAS CLAVES: control interno, recursos, materiales, planta, económicos,

financieros, procesos, funcionamiento, operativa, administrativa.

2

ABSTRACT

This project entitled "Design and implementation of an internal control system in the

administrative and financial area of ECOLAC Dairy Plant", has been proposed and executed

based on principles and objectives within internal control.

The implementation of this project is important as over time the need for innovation increases

not only for ECOLAC to stay within the market for dairy, but to grow and develop viable

forces that are difficult to overcome by the competition. This is why ECOLAC should apply

adequate internal control to allow its processes and activities to guarantee proper

development and plant operation. ECOLAC need to not only control material, economic and

financial resources but to develop the operational and administrative activities in a

satisfactory way to assure reliable decision-making.

KEYWORDS: internal control, resources, materials, plant, economic, financial, processes,

performance, operational, administrative.

3

INTRODUCCIÓN

El proyecto consiste en implementar un manual de control interno para el área administrativa

y financiera de la planta de lácteos Ecolac, en el cual podremos determinar el grado de

control interno que presenta la planta, evaluar el desempeño humano, administrativo y

financiero.

La estructura del siguiente proyecto se ha divido en los siguientes capítulos: Capítulo I, que

contiene datos generales e informativos de la empresa, como también de los procesos

operativos y administrativos que actualmente manejan; el Capítulo II, se refiere al marco

teórico (definiciones, objetivos, clasificación, componentes, métodos y principios) del control

interno; el Capítulo III, que consiste en el desarrollo del diseño e implementación de un

adecuado control interno para la planta de lácteos.

La importancia de la implementación de este proyecto ayudara a detectar las posibles

debilidades o inconvenientes que estén afectando el desarrollo de las actividades de la

planta. Permitirá evaluar la forma en como cada uno sus integrantes desempeñan sus

funciones y la responsabilidad en el manejo de los recursos tanto económicos como

materiales que tienen a su cargo, con el fin de determinar y aplicar soluciones que permitan

modificar o eliminar los problemas identificados y a la vez potenciar las oportunidades y

fortalezas que posea la empresa, mejorando la productividad, servicio y competitividad de la

misma; y así generar un producto de calidad para la ciudadanía.

Para solución de la problemática de falta de control interno en la planta, se realizó un

estudio de los procesos que maneja la empresa con la finalidad de conocer el alcance de

aplicación de los métodos y técnicas de control interno.

Con lo cual se desarrolló un diseño de sistema de control interno que permita mejorar,

organizar, controlar y evaluar los procesos de la planta de lácteos. Las técnicas de

investigación de las cuales hemos hecho mayor empleo son las de la entrevista y la

observación, que nos dieron a conocer los documentos y procesos que mantienen el

4

desenvolvimiento de la planta. Al desarrollo de estas técnicas de investigación tuvimos que

dedicarles un tiempo más extenso que el normal, puesto que las personas que nos debían

facilitar la información no siempre estaban disponibles, de la misma manera hubo cambios

del personal que trabaja en el área contable por lo que las personas que recién estaban

incorporándose a su puesto trabajo no tenían muy claro aún los procedimientos que debían

realizar en cada uno de los procesos que de acuerdo a su cargo fueron designados.

Además la persona que fue designada como nuestra directora de tesis fue reubicada en otra

dependencia.

A pesar de esto, podemos concluir que el presente proyecto ha sido desenvuelto y

terminado de acuerdo a los objetivos que nos planteamos al iniciar con el presente trabajo

de investigación.

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

6

1. Aspectos generales de la empresa La empresa está ubicada dentro de los predios universitarios de la UTPL en San Cayetano –

Loja – Loja.

ECOLAC es una Unidad Productiva de la UTPL, sus decisiones financieras y administrativas

se rigen por las normas establecidas por la Universidad y ejecutadas a través del

Departamento Administrativo – Financiero y la Dirección General de CITTES.

El sistema de distribución de ECOLAC es a través de Distribuidores (4 en ciudad y 2 en la

provincia), cada uno de ellos cuenta con su fuerza de ventas y con sus respectivos

vehículos de reparto.

1.1. Información empresarial.

§ Razón social: UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE

LOJA

§ Personería jurídica: DERECHO PRIVADO SIN FINES DE LUCRO

§ Fecha constitución: Mes de Noviembre de 1983

§ Fecha inicio de actividades: Mes de Noviembre de 1983

§ Registro único de contribuyente: RUC: 1190068729001

§ Provincia: LOJA

§ Cantón: LOJA

§ Dirección: SAN CAYETANO

§ Teléfono: 07 2570 000

§ Fax: 07 2570 000

§ Dirección electrónica: [email protected]

§ Página web: www.utpl.edu.ec

1.2. Misión. ECOLAC es una unidad académico productiva de la Universidad Técnica Particular

de Loja dedicada a la producción y venta de leche y derivados lácteos de calidad,

que impulsa el desarrollo ganadero del país.

7

1.3. Visión. Ser un Centro de investigación, transferencia de tecnología, extensión y servicios

que promueva y lidere el desarrollo del sector sur del país.

1.4. Objetivos de la empresa. § Realizar investigación aplicada

§ Fortalecer y desarrollar la cadena agroindustrial de la leche

§ Elaborar productos lácteos inocuos y de alta calidad que contribuyan a

mejorar la nutrición y salud de la familia

1.5. Servicios. § Asesoría, capacitación y asistencia técnica a ganaderos y empresas de

lácteos.

§ Creación y apoyo técnico a microempresas asociadas a ECOLAC.

1.6. Actividad principal y productos. La actividad principal a la que se dedica la empresa es la elaboración de productos

lácteos.

Entre sus principales productos tenemos:

Tabla 1: Productos principales

Producto Breve descripción Mercado Ventaja competitiva

Leche Pasteurizada

Leche Entera Pasteurizada en presentación de 1 litro, en funda de polietileno con un tiempo de duración de 72 horas.

Loja ciudad,

Malacatos, Vilcabamba y el cantón Catamayo

Posicionamiento de marca, calidad superior a la de otras marcas de leche pasteurizada.

Yogurt con sabor a frutas

Tipo II

Yogurt elaborado con Leche Pasteurizada bajo estrictas normas de calidad e higiene. En 6 sabores: mora, durazno, fresa, guanábana, vainilla, mango.

Loja ciudad y provincia y Zamora.

Alta calidad, diferentes presentaciones y precios accesibles al bolsillo de los consumidores

8

Yogurt con Pulpa de Frutas

y Pro bióticos

Yogurt elaborado con Leche Pasteurizada bajo estrictas normas de calidad e higiene, y con pulpa de fruta (frutilla, mora y mango) y pro bióticos

Loja ciudad y provincia y Zamora


Queso fresco y mozzarella, Manjar de

leche, Crema de Leche y Mantequilla

Elaborados con altos procesos higiénicos y utilizando leche pasteurizada.

Loja ciudad y provincia y Zamora.


Fuente: Secretaría Planta de Lácteos Ecolac.

1.7. Convenios y afiliaciones a gremios. (tomando en cuenta que el tiempo de

vigencia sólo dura un año y hay que renovarlo todos los años en algunos

casos).

Tabla 2: Convenios

Tipo de convenio

Institución contraparte

Fecha de

inicio

Tiempo de

vigencia Breve

descripción

Permiso de funcionamiento

Municipal

Municipio de Loja 01/01/10 31/12/10

Pago de patente municipal, para libre ejercicio de actividades.

Permiso de funcionamiento

sanitario

Ministerio de Salud Pública 01/01/10 31/12/10

Cumplimiento de requerimientos sanitarios

Permiso de hidrocarburos

Ministerio de Minas y

Petróleos. Dirección de

Hidrocarburos Loja.

01/01/10 31/03/10

Con el objeto de adquirir combustible diesel funcionamiento de caldero. Se tiene que renovar cada 3 meses.

Miembros oficiales de la

Cámara de Industrias de

Loja

Cámara de Industrias de

Loja

25/05/99

No tiene especifi-cación de fin

Participación activa en eventos, actividades y toma de dediciones que van en beneficio de industria lojana.

9

Convenio entre UTPL-ECOLAC y

Asociación Artesanal de

Mujeres Centinela del

Cóndor.

Asociación Artesanal de

Mujeres Centinela del

Cóndor.

01/01/10

No tiene especifi-cación de fin

Implementación de una empresa integrada por mujeres proveedoras de la Planta Ecolac, en la parroquia Zumbi para elaborar quesillo y manjar de leche con la marca Ecolac.


1.8. Descripción del mercado objetivo 1.

Tabla 3: Mercado Objetivo

Segmento de mercado que se atiende:

Atiende aproximadamente al 80% del mercado de lácteos de la ciudad de Loja, en la parroquia de Malacatos y Vilcabamba y en Catamayo en un 80%. En la provincia de Zamora Chinchipe desde la ciudad de Zamora hasta Zumbi en un 50%. Los productos lideres en estas zonas son: la leche pasteurizada, yogurt funda de 1 litro y el queso fresco.

1. Ámbito geográfico:

Ciudad y Provincia de Loja (Catamayo, Malacatos y Vilcabamba), Provincia de Zamora Chinchipe

2. Características socio económicas público objetivo:

Nuestro producto principalmente está ubicado en los estratos del sector medio hacia la clase de bajos recursos económicos o populares. Principalmente el sector de la clase media alta a la clase de altos recursos económicos prefiere la leche en presentación de cartón y funda bajo el sistema de ultra pasteurización teniendo un costo más elevado que la nuestra.

3. Principales actores del mercado:

Productores (materia prima) - Planta Procesadora – Distribuidores – Clientes – Consumidores

4. Tamaño del mercado interno:

Según informe de Enero del 2010, se determina que la venta de los productos lácteos, ha sido la siguiente: - Leche pasteurizada 1 litro: 167.386 litros mensuales. - Promedio diario de venta leche: 5580 litros diarios. - Yogurt funda 1 litro: 27419 litros mensuales. - Promedio diario venta yogurt: 914 litros diarios.


1 Datos actualizados a Enero del 2010

10

1.9. Precios históricos y política de fijación. 1.9.1. Política de fijación de precios.

Generalmente los precios los fija sobre la base del precio de la leche que establece

el Gobierno mediante decreto ejecutivo; los precios de los subproductos los

establece en función de los costos de los diferentes productos lácteos en el mercado,

especialmente los que son competencia directa. Además la empresa realiza el

análisis de los márgenes de contribución por ítem y calcula los precios de acuerdo a

los costos de los diferentes envases y del volumen de producto en cada uno de los

mismos (proporcionalidad).

Tabla 4: Precios

Producto Presentación P.V.P. 2009/2010

Crema de leche 500 g 1.00 Crema de leche 250 g 0.60

Leche Pasteurizada 1 litro 0.60 Mantequilla 200 g 1.00

Queso Fresco 400 g 1.63 Yogurt frasco 1 litro 1.20

Yogurt lechero 1 litro 1.30 Yogurt frasco 2 litros 2.30

Yogurt lechero 2 litros 2.37 Yogurt frasco 4 litros 4.35 Yogurt funda 1 litro 1.05 Yogurt frasco 200 g 0.37 Yogurt frasco 100 g 0.28

Yogurt con Pulpa Frasco 1 litro 1.65 Yogurt frasco 80 g 0.18

Yogurt con Pulpa Frasco 200 g 0.45 Manjar de leche 250 g 0.90

Queso Mozzarella 500 g 2.90 Yogurt funda Mango Pro bióticos 1 litro 1.05

Yogurt frasco 1 litro 1.20 Queso Mozzarella 1000 gr 5.40


11

1.10. Promoción y publicidad. La planta utiliza los siguientes medios y/o recursos para promocionar sus productos:

Tabla 5: Promoción y publicidad

Actividad de promoción o publicidad

Breve descripción Costo anual (en dólares) Frecuencia

Ø Publicidad masiva Radio

Prensa escrita Televisión regional

3000 2000 8000

Todos los años

Ø Participación en ferias

Stands de los productos de ECOLAC

Ferias ganaderas 5000 Todos los

años

Ø Eventos de gastronomía

Lo hace en coordinación con la

Escuela de Hotelería y Turismo UTPL

1000 Todos los años

Ø Publicidad estática

POP Afiches

Adhesivos 3000 Todos los

años

Ø Visitas guiadas a la planta de procesamiento- Plan Escuelas

Niños Productores 2000 Todos los

años

Ø Sorteo de electrodomésticos Para clientes 4000 Todos los

años

Ø Material promocional

Reglas Jarros 3000 Todos los

años

Ø Degustaciones

Proporcionados por la empresa en

autoservicios y eventos de la UTPL.

1000 Todos los años


1.11. Competencia directa e indirecta.

Tabla 6: Empresas de competencia directa e indirecta

Competidor Breve descripción Producto y calidad

v La Lojanita

Empresa Láctea Comprolacsa, ubicada en la ciudad de Loja

Leche Pasteurizada y Derivados Lácteos como: Yogurt, Crema de Leche, Mantequilla, Queso.

12

Gerente de Planta-Ing. Felipe Reyes

Administrativo Financiera

Asistente Financiera - Ximena

Guahizaca

Contadora -Yomar Pardo

Auxiliar Contable -

Ivonne Gonzalez

Líder de calidad - Ana

Cuenca

Administradores Centros de Acopio (5)

Líder de Producción -Jose Miguel Fernández

Asistente de Producción - Otto

Montalván

Auxiliares de producción

Mesías Banegas -Jose Luis Herrera -

Daniel Sinche-Wilson

López-José Ojeda

Choferes - Jorge Bajaña,

Luis Carrión

Jefe de Mantenimiento -

Pedro Benítez

Bodegas - Iván Quezada

Líder de ventas -Marcos Morán

Distribuidores (4)

Coordina-dor de

proyectos - Raquel Córdova

Técnicos de

proyectos Rodrigo

Morocho - Jhuliana Cartuche

v Rey Leche Del Grupo Reyshawal

Leche UHT en diferentes presentaciones (cartón tetra pack, funda de polietileno) y demás derivados lácteos.

v NUTRI -LECHE

Productos Lácteos San Antonio con una planta en Cañar y otra en Cuenca (parque industrial)

Leche UHT en diferentes presentaciones (cartón tetra pack, funda tetra fino, funda de polietileno) y demás derivados lácteos.

v Ranchito Productos El Ranchito, planta de productos lácteos ubicada en Salcedo - Cotopaxi


v Parmalat

Una de las multinacionales más grandes del mundo, dedicada al fraccionamiento de la leche, productos a base de leche e importación de otros productos como ser galletitas, salsas, café.



1.12. Organigrama.

13

Figura 1: Organigrama de la planta de lácteos Ecolac. Fuente: Secretaría Planta de Lácteos Ecolac.

1.13. Rotación del personal2.

Tabla 7: Rotación del personal

Referencias 2009 2010

Número empleados inicio año 20 21

Empleados nuevos 3 -

Empleados que salieron 2 -

Número empleados al final del año 21 -


1.14. Seguros.

Tabla 8: Seguros de la empresa

No. Seguro Cobertura Aseguradora

1 Multiriesgo Industrial

Cubre la rotura de maquinaria, incendio y líneas aliadas, robo, hurto y asalto, daño total o parcial equipo electrónico, lucro cesante

AIG Metropolitana

2 Transporte Interno Cubre la movilización leche y productos lácteos

AIG Metropolitana

3 Responsabilidad Civil Cubre los daños a terceros AIG

Metropolitana

4 Todo Riesgo Vehículos

Cubre la pérdida total o parcial por robo, pérdida total o parcial por daño, gastos médicos por ocupante, gastos grúa, responsabilidad civil

AIG Metropolitana


2 No están considerados los 4 distribuidores (2 antiguos y 2 nuevos)

14

Los seguros antes referidos están dentro de los seguros de toda la Universidad, pero

los aquí mencionados son los que específicamente cubren a la Planta de Lácteos.

De igual manera cabe mencionar que la suma asegurada es un monto global para

toda la Universidad.

1.15. Políticas de la empresa de Lácteos “Ecolac”. 1.15.1. Políticas de compra de bienes y servicios.

a) Se consideran bienes: insumos, repuestos, maquinaria, equipos, materiales de limpieza, materiales de oficina, reactivos de laboratorio y otros que no impliquen un servicio.

b) Se consideran servicios: alimentación, movilización, mantenimiento, transporte, publicidad, y aquellos que no impliquen transferencia de bienes.

c) La autorización de solicitud de compra se realizará los días viernes, por lo que se deberá programar las compras.

d) Las compras urgentes se autorizarán en el momento que ocurren, sin embargo, en caso de no encontrarse El Gerente, se comunicará del particular en fecha posterior.

e) La fecha de la solicitud de compra no podrá ser posterior a la fecha de la factura.

f) El solicitante es el responsable de entregar la factura a Contabilidad, contemplando como fecha máxima de entrega el 25 de cada mes.

g) Para todas las compras posteriores a la fecha antes indicada se deberá solicitar al proveedor emitir la factura con fecha del mes siguiente.

h) En caso de entregar una factura en el mes que no corresponde, y no es posible que el proveedor emita una nueva factura, el responsable de la compra asumirá todos los costos de ingreso tardío.

i) Para entregar la factura a contabilidad se deberá adjuntar la orden de compra legalizada, excepto en los casos donde se pague por anticipado y no se pueda realizar la recepción de la solicitud.

1.15.2. Políticas de compra de inventarios de materia prima.

a) Todas las compras de materia prima se sujetan al cumplimiento de este procedimiento.

b) Se considera materia prima: todos los insumos que contribuyen al proceso productivo de la planta y a la terminación del producto final.

15

c) Las compras de materia prima de proveedores locales se receptan en la planta de lunes a viernes en horas de la mañana, de 7H30 a 9H30.


e) Para las compras en otras ciudades fuera del país (centros de acopio), se debe contar con administradores para que ellos sean los intermediarios con los proveedores.

f) Se debe emitir reportes de la cantidad de leche receptada de cada uno de los proveedores con cantidad y precio, para facilitar el pago a los mismos.

1.15.3. Políticas de ingreso de documentos al sistema Baan.

a) Todas las facturas y documentos, sin excepción alguna se deben ingresar en el sistema Baan.

b) En todas las facturas se deberá revisar:

§ Nombre: U.T.P.L o Universidad Técnica Particular de Loja, no sea admiten abreviaturas como por ejemplo: Univ. Tec. Part. Loja

§ Fecha: dentro del mes en curso hasta el día 25

§ RUC: 1190068729001

§ Dirección: San Cayetano

§ Valores y cantidades

§ Fecha de vencimiento de la factura

c) Las facturas no deberán tener tachones, ni enmendaduras.

d) Se deberá respetar el horario asignado por el Administrador del sistema para el ingreso de facturas. En el caso de la Planta de Lácteos horario a tiempo completo.

e) A todas las facturas se les debe adjuntar la orden de compra respectiva y el comprobante diario impreso del sistema, excepto las facturas por compra de materia prima.

f) Al momento de ingresar la factura al sistema se debe verificar correctamente a que cuenta de gasto se la va a cargar.

g) Si un proveedor no existe en el sistema se lo debe crear con la información necesaria y requerida.

h) No se puede dejar en el sistema facturas en estatus de pendiente (libre).

16

1.15.4. Políticas de pagos a proveedores.

a) Los pagos cuyo monto total sea menor a los $40.00 (cuarenta dólares), se pagarán en efectivo, a excepción de los proveedores ubicados fuera de la ciudad de Loja.

b) Los pagos superiores a $40.00 (cuarenta dólares) y menores a $500.00 (quinientos dólares) se pagarán con cheque emitido directamente desde contabilidad de ECOLAC. A excepción de pagos de leche cruda.

c) Los pagos que superen los $500.00 (quinientos dólares) se tramitarán desde el departamento de Contabilidad General de la Universidad.

d) Las transferencias bancarias a proveedores nacionales se tramitarán previa autorización del gerente de la planta.

e) Los pagos a los Administradores de los centros de acopio, se realizarán por Contabilidad de la planta, indistintamente del valor que se deba cancelar.

f) Para la entrega de documentos en otras dependencias de la universidad, se deberá llenar el registro de entrega recepción de documentos.

g) Se debe realizar un seguimiento de los trámites enviados a Contabilidad General.

h) Los comprobantes de retención se entregan o envían a los proveedores, desde contabilidad de ECOLAC.

i) Los cheques emitidos desde contabilidad de ECOLAC son con firmas conjuntas del Ing. Felipe Reyes, gerente de la planta y de la Econ. Mélida Eras, Responsable del control de plantas productivas..

j) Las únicas personas que podrán firmar los pagos de cheques son aquella que tengan las firmas autorizadas, en este caso, la Econ. Mélida Eras, el Ing. Felipe Reyes, el Econ. Ramiro Armijos, y la Dra. Edith Merino.

k) Los pagos a los proveedores de materia prima de los centros de acopio se realizan de forma semanal, de miércoles a martes, el día miércoles de cada semana se deben emitir los cheques por pago.

l) Los días jueves de cada semana se envían con el chofer de turno los cheques a los Administradores de los centros de acopio.

m) El día jueves de cada semana se deben emitir los cheques para los proveedores locales a quienes se les cancele de forma semanal, quincenal y mensual.

n) Los pagos de El Retorno se realizan con transferencia bancaria.

o) Los proveedores de Loja realizan sus cobros de forma quincenal y mensual, de acuerdo a como se convenga el pago, debiéndose emitir los cheques al 01 y al 16 de cada mes.

p) Los cheques para otros proveedores se emitirán los días miércoles.

17

q) Los envíos de cheques y comprobantes de retención se realizarán los días martes y miércoles, dependiendo de la disponibilidad del chofer de la planta.

r) Se debe realizar un seguimiento de los envíos que se realicen a los proveedores.

s) Todos los comprobantes de egreso y documentos emitidos por el sistema deberán estar legalizados.

t) Se debe mantener un registro actualizado del personal que labora mediante contrato por prestación de servicios y el vencimiento de los mismos.

u) Tramitar con 30 días de anticipación la renovación de contratos.

1.15.5. Políticas de reposición del fondo rotativo.

a) Todas las reposiciones de los fondos deberán estar autorizadas por el Gerente y el visto

bueno de la persona encargada del control de plantas productivas de ECOLAC. b) Se debe realizar un seguimiento de los trámites enviados en Contabilidad General y

Vicecancillería.

c) Realizar confirmación de depósitos en el Banco a través de la consulta de saldos

bancarios los días jueves. En caso de no haber se pide línea de crédito en el banco.

d) Todos los documentos soporte de pago a reponer e informes deberán contener las

firmas de responsabilidad correspondientes.

e) El fondo rotativo asignado a la Planta de Lácteos solventará los gastos por compra de

materia prima, insumos, materiales, suministros, accesorios, repuestos, transporte por

compra de materiales e insumos, así como los gastos efectuados por caja chica.

f) Las facturas y liquidaciones que respaldan la reposición del fondo no podrán

permanecer archivadas por más de treinta días en el Departamento de Contabilidad.

g) Las liquidaciones y facturas de proveedores de materia prima de Loja se deben enviar

de forma inmediata a transferencia

h) Los administradores de los centros de acopio deberán enviar hasta el día lunes

siguiente a la fecha de emisión las liquidaciones de compra firmadas por los

proveedores; caso contrario se retendrá el pago de la semana siguiente.

1.15.6. Políticas de manejo del fondo de caja chica.

a) El fondo de caja chica asignado es de $500.00 (quinientos dólares).

b) Es responsabilidad del auxiliar contable mantener dinero disponible en este fondo, así

como el buen manejo del mismo.

18

c) El fondo de caja chica cubrirá todos los gastos que no superen los $ 40.00 (cuarenta

dólares). Incluido el valor del IVA

d) La entrega de dinero se realizará previa la presentación de la orden de compra

autorizada.

e) Se cancelará con este fondo:

§ Los viáticos por viajes a centros de acopio, tanto del personal de la Planta como de

tesistas y pasantes, previa autorización de gerencia.

§ Taxis para personal de producción, que madrugue a laborar y para actividades de la

planta, previa autorización de gerencia.

§ Gastos de alimentación del personal en el fin de semana.

§ Transporte de compras de insumos, materiales y repuestos.

§ Compra de: materiales de laboratorio, limpieza, suministros, repuestos y accesorios

para maquinaria y vehículos, aceites y lubricantes, combustible, materiales de

seguridad; y otros que autorice la gerencia de ECOLAC.

§ Otros dispuestos mediante autorización de gerencia (permiso ambiental)

f) El dinero entregado para compras se deberá justificar dentro de los dos días posteriores

a la fecha de entrega. Si no se realiza la compra reintegrar el dinero de forma inmediata.

g) En caso de presentarse una urgencia de compra impostergable, se podrá entregar

dinero con autorización verbal de gerencia o de su encargado en caso de ausencia del

primero.

1.15.7. Políticas de liquidación cuentas por cobrar.

a) Los cheques se deben depositar diariamente.

b) Las cuentas por cobrar se liquidarán en forma semanal, los días viernes.

c) Realizar recepción de cheques y depósitos diarios.

d) En caso de morosidad por parte de los clientes sea el monto que sea, se suspenderá la

entrega de productos y se procederá la cobro inmediato de dichos valores adeudados.

Al momento de recibir un cheque se deben revisar los siguientes aspectos:

§ El cheque debe estar emitido a nombre de la Universidad, bajo ningún concepto se

recibirán cheques a nombre de ECOLAC.

§ La cantidad en letras y en números debe ser legible y sin tachones ni enmendaduras.

§ La cantidad en letras debe ser igual a la cantidad en números.

19

1.15.8. Políticas de renovación de contratos.

a) Mantener actualizado el registro de compras.

b) Realizar trámites con 30 días de anticipación a la fecha de vencimiento del contrato.

c) Realizar un seguimiento del proceso hasta la entrega del contrato para su legalización.

d) La legalización del contrato deberá ser de forma inmediata, máximo dos días desde la

fecha de entrega.

1.15.9. Políticas de activos fijos.

a) Los activos fijos que posee la empresa serán debidamente codificados y registrados en

el sistema contable para su mayor control. b) La aprobación para la compra/venta de un activo fijo la realizará el funcionario

encargado y no podrá hacerse sin su previa autorización. En el caso de la compra ésta

se efectuará únicamente cuando el activo fijo ya esté obsoleto o se haya depreciado

totalmente. c) Si un Activo Fijo va a ser dado de baja se deben emitir comprobantes que acrediten la

acción legal. d) Ningún Activo Fijo puede ser utilizado para otros fines que no sean para los destinados

dentro de la empresa. e) Para la compra de cualquier Activo Fijo se debe solicitar proformas a varios vendedores

y elegir la que más convenga a la empresa. f) La depreciación de los Activos Fijos se calculará por el sistema de línea recta sobre el

costo de adquisición, más las mejoras de carácter permanente, además la tasas de

depreciaciones anuales y vida probable serán las establecidas en la Ley de Régimen

Tributario Interno y su reglamento, debiéndose hacer las modificaciones pertinentes en

caso de actualizaciones de esta ley. g) Los gastos de mantenimiento causados por éstas cuentas se debitarán de las cuentas

de resultados que se llevará en el sistema contable de la entidad. h) Se deben realizar comprobaciones periódicas de la existencia de los Activos Fijos. i) Se debe conservar archivos individuales de las diferentes propiedades del activo fijo, ya

que éstos deben estar completamente documentados respecto a compras, ventas,

garantías, etc. El archivo se mantendrá por lo menos 5 años dentro de la empresa. j) Los Activos Fijos obsoletos, serán llevados a Bodega luego de que el departamento de

contabilidad los elimine del sistema contable.

CAPÍTULO II: MARCO CONCEPTUAL

21

2. Marco conceptual

2.1. Sistema de control interno3.

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha

incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia

y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades

básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos

coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa para que los negocios puedan

realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de

proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la

veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de

comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de

la organización fluyan con mayor facilidad.

En consecuencia, el control interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos

adoptados por una organización, con el fin de asegurar que:

§ Los activos estén debidamente protegido

§ Los registros contables sean fidedignos y

§ La actividad se realice eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la

gerencia.

Es importante señalar que, para que un control interno rinda su cometido, debe ser:

oportuno, claro, sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista. Si los controles

se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una interrelación positiva

entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe

destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de

acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir

con el fin de tomar medidas y así su reiteración.

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e

irregularidades relacionados con falsificación, fraude o colusión, brindando una confianza

razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles

que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos.

Establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo también desde un

punto de vista financiero donde (Holmes, 1994:3), lo define como: “Una función de la

gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar

3 Cepeda Gustavo (1998): Auditoría y Control Interno.

22

desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán

obligaciones sin autorización”.

2.1.1. Elementos o componentes del control interno (o normas generales) a aplicarse.

2.1.1.1. Ambiente de Control.

Influye en la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás

componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Entre sus factores

figuran los siguientes: integridad y valores éticos, compromiso con la competencia, consejo

de administración o comité de auditoría, filosofía y estilo operativo de los ejecutivos,

estructura organizacional, asignación de la autoridad y de responsabilidades, políticas y

prácticas de recursos humanos.

2.1.1.2. Evaluación del riesgo.

Es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los

objetivos, constituyendo una base para determinar mecanismos para identificar y tratar los

riesgos. Dado que la economía, la industria, las regulaciones y las condiciones de operación

continuaran cambiando.

2.1.1.3. Información y comunicación.

Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un

tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Tiene que ver no

solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre

eventos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones, informe

de los negocios y reportes externos.

Todo el personal debe recibir un mensaje claro de parte de la alta gerencia respecto a que

las responsabilidades de control deben tomarse seriamente. Deben entender su propio

papel en el sistema de control interno, lo mismo que la manera como las actividades

individuales se relacionan con el trabajo de otros. También necesitan comunicarse

efectivamente con las partes externas, tales como clientes, proveedores, reguladores y

accionistas.

2.1.2. Actividades de control. Son políticas y procedimientos que sirven para cerciorarse de que se cumplan las directivas

de los ejecutivos.

23

2.1.3. Supervisión o monitoreo.

Es un proceso consistente en evaluar su calidad con el tiempo. Hay que vigilarlo para

determinar si funciona como se preveía o si se requiere modificaciones.

Implementar y mantener un adecuado control interno es una responsabilidad

de la administración. Este facilita el logro de los objetivos propuestos, permite el uso

adecuado de los recursos e identifica los riesgos probables, para poder evitar

irregularidades.

2.1.4. Clasificación del Control Interno.

Los controles internos se clasifican en:

§ Controles internos contables

§ Controles internos administrativos

En cuanto al control interno contable comprende el plan de organización de todos los

métodos y procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los

registros y sistemas contables. Este control contable no sólo se refiere a normas de control

con fundamento puro contable (documentación soporte de registros, conciliaciones

bancarias, plan de cuentas, repaso de asientos, normas de valoración, etc.) sino también a

todos aquellos procedimientos que, afectando a la situación financiera o al proceso

informativo, no son operaciones estrictamente contables o de registro (autorizaciones de

cobros y pagos, comprobación de inventarios, etc.). Con relación al administrativo se

relaciona con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la adhesión a

las políticas prescritas por la Dirección.

Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, el

control interno contable, con los siguientes objetivos:

§ Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y

específicas de la administración.

§ Que todas las operaciones se registren; oportunamente, por el importe correcto: en

las cuentas apropiadas, y, en el periodo contable en el que se llevan a cabo, con el

objeto de permitir la preparación de estados financieros y mantener el control contable

de los activos.

§ Que el acceso de los activos se permita solo de acuerdo con autorización

administrativa.

§ Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista este contabilizado, investigando

cualquier diferencia para adoptar la consecuente y apropiada acción correctiva.

24

Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la

confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros,

sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y

administrativos.

2.1.5. Objetivos del Sistema de control Interno.

El diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del

Sistema de Control Interno se debe orientar de manera fundamental al logro de los

siguientes objetivos:

§ Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante

riesgos potenciales y reales que los pueden afectar (control interno contable).

§ Garantizar la eficacia, eficiencia, y economía en todas las operaciones de al

organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y

actividades establecidas (control administrativo).

§ Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al

cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativo).

§ Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la

organización( control interno administrativo)

§ Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los

registros que respaldan la gestión de la organización(control interno contable)

§ Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las

desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el

logro de los objetivos programados( control interno administrativo)

2.1.6. Características del Sistema de Control Interno.

Las principales características son:

§ El SCI está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación, de

verificación, información y operacionales de la respectiva organización.

§ Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de

establecer, mantener y perfeccionar el SCI, que debe adecuarse a la naturaleza, la

estructura, las características y la misión de la organización.

§ La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar de forma

independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad de SCI de la

organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva organización las

condiciones para mejorarlo

§ El Control Interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.

25

§ Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.

§ Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las actividades

de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de conciliaciones estén

debidamente separadas.

§ Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las normas

de la organización.

§ No mide desviaciones; permite identificarlas.

§ Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.

§ La auditoría interna es una medida de control y un elemento del SCI.

2.1.7. Principios del Control Interno.

El ejercicio de control interno implica que este se deba hacer siguiendo los siguientes

principios:

2.1.7.1. El principio de igualdad consiste en que el Sistema de Control Interno debe

velar porque las actividades de la organización estén orientadas

efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos

especiales.

2.1.7.2. Según el principio de moralidad, todas las operaciones se deben realizar no

solo acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios

éticos y morales que rigen la sociedad.

2.1.7.3. El principio de eficiencia vela porque, en igualdad de condiciones de calidad

y oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo,

con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.

2.1.7.4. El principio de economía vigila que la asignación de los recursos sea la más

adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.

2.1.7.5. El principio de celeridad consiste en que uno de los principales aspectos

sujeto a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la

organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

2.1.7.6. Los principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la mayor

transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que

nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de

discriminación, tanto en oportunidades como en acceso a la información.

26

2.1.7.7. El principio de valoración de costos ambientales consiste en que la

reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor

importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades

rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda

tenerlo.

Un control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de objetivos y metas en

las organizaciones. Si estos no están definidos adecuadamente, la organización carecerá de

rumbo y, por lo tanto de un marco de referencia contra el cual pueda medir los resultados

obtenidos.

2.1.8. Procedimientos Generalmente aceptados para mantener un buen control.

§ Delimitar las responsabilidades.

§ Segregar funciones de carácter incompatible.

§ Dividir el procesamiento de cada transacción.

§ Seleccionar funcionarios hábiles y capaces.

§ Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.

§ Hacer rotación de deberes.

§ Fianzas (pólizas).

§ Dar instrucciones por escrito.

§ Utilizar cuentas de control.

§ Crear procedimientos que aseguren la totalidad, la autorización y el mantenimiento de

la información.

§ Evaluar los sistemas computarizados.

§ Usar documentos prenumerados.

§ Evitar el uso de dinero en efectivo.

§ Usar de manera mínima las cuentas bancarias.

§ Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.

§ Mantener orden y aseo.

§ Identificar los puntos clave de control en cada proceso.

§ Usar graficas de control.

§ Realizar inspecciones técnicas frecuentes.

§ Actualizar medidas de seguridad.

§ Registrar adecuadamente la información.

§ Conservar en buen estado los documentos.

§ Usar indicadores.

§ Practicar el autocontrol.

27

§ Hacer que la gente sepa porque y para que se hacen las cosas.

§ Definir objetivos y metas claras y alcanzables.

§ Realizar tomas físicas periódicas de activos.

2.1.9. Responsabilidad del Control Interno.

El Control Interno es una responsabilidad gerencial que debe ajustarse a las necesidades y

requerimientos de cada organización para que pueda funcionar adecuadamente.

La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios delegados,

por ello, es necesario establecer un Sistema de Control Interno que permita tener una

seguridad razonable de que las actuaciones administrativas se ajusten en todo a las normas

(legales y estatutarias) aplicables a la organización.

El Control Interno es parte indispensable e indelegable de la responsabilidad gerencial, ya

que esta no termina con la formulación de objetivos y metas, sino con la verificación de que

estos se han cumplido.

El Sistema de Control Interno debe ser un conjunto armónico, conformado por el sistema de

planeación, las normas, los métodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las

funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluación

que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.

Debe tenerse en cuenta que el Sistema de Control Interno no es una oficina, es una actitud,

un compromiso de todas y cada una de las personas de la organización, desde la gerencia

hasta el nivel organizacional más bajo, solo de esta manera se podrá obtener alertas a

tiempo y un reporte sobre el bajo rendimiento de una gestión, y así la administración podrá

volverse eficiente.

Cabe señalar que la organización deberá hacer un máximo esfuerzo para asegurar que el

Sistema de Control Interno se ajuste a su misión y que genere los resultados esperados.

2.2. Métodos de evaluación del sistema de control interno4.

La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la

organización empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos, entre los

métodos utilizados para ello, tenemos:

4 Generoso Anglin. (2005): Supervisión y Actividades de Control

28

2.2.1. Muestreo estadístico.

En el proceso de evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes de

documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter

selectivo.

Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad,

el auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual se deben tener en cuenta

los siguientes aspectos primordiales:

• La muestra debe ser representativa.

• El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control

interno.

• El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una

inferencia adecuada.

• Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la

conclusión no sea adecuada.

2.2.2. Método de cuestionario.

Consiste en la evaluación con base en preguntas, que deben ser contestadas por los

responsables de las distintas áreas bajo examen.

Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con

procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal

como fueron diseñados.

La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera

uniforme y confiable.

2.2.3. Método narrativo.

Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las

características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los

registros y formularios que intervienen en el sistema.

2.2.4. Método gráfico (flujogramas).

Consiste en revelar o describir la estructura orgánica de las áreas en examen y de los

procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea

completa de los procedimientos de la entidad.

29

Tiene como ventajas que:

§ Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.

§ Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.

§ Identifica desviaciones de procedimientos.

§ Identifica procedimientos que sobran o que faltan.

§ Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre

asuntos contables o financieros.

La evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones realizadas por el

ente económico.

2.3. Riesgos de control5.

Figura 2: Riesgos de control Fuente: Universidad Iberoamericana www.scribd.com/doc

/8583024/Control-Interno-y-Riesgos

2.3.1. Evaluación preliminar del riesgo de control. La evaluación preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los

sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad para prevenir o detectar y

corregir representaciones erróneas de importancia relativa. Siempre habrá algún riesgo de

control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de

control interno.

5 Guillermo A, Cuellar M.: Evaluación de Riesgos y Control Interno

30

Después de obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno,

el auditor debería hacer una evaluación preliminar del riesgo de control, al nivel de

aseveración, para cada saldo de cuenta o clase de transacciones, de importancia relativa.

La evaluación preliminar del riesgo de control para una aseveración del estado financiero

debería ser alta a menos que el auditor:

a) Pueda identificar controles internos relevantes a la aseveración que sea probable que

prevengan o detecten y corrijan una representación errónea de importancia relativa; y

b) Planee desempeñar pruebas de control para soportar la evaluación.

2.3.2. Documentación de la comprensión y de la evaluación del riesgo de control.

El auditor debería documentar en los papeles de trabajo de la auditoría:

a) La comprensión obtenida de los sistemas de contabilidad y de control interno de la

entidad; y

b) La evaluación del riesgo de control. Cuando el riesgo de control es evaluado como

menos que alto, el auditor debería documentar también la base para las conclusiones.

2.3.3. Pruebas de control.

El auditor debería obtener evidencia de auditoría por medio de pruebas de control para

soportar cualquiera evaluación del riesgo de control que sea menos que alto. Mientras más

baja la evaluación del riesgo de control, más soporte debería obtener el auditor de que los

sistemas de contabilidad y de control interno están adecuadamente diseñados y operando

en forma efectiva.

Basado en los resultados de las pruebas de control, el auditor debería evaluar si los

controles internos están diseñados y operando según se contempló en la evaluación

preliminar de riesgo de control. La evaluación de desviaciones puede dar como resultado

que el auditor concluya que el nivel evaluado de riesgo de control necesita ser revisado. En

tales casos el auditor modificaría la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos

sustantivos planeados.

31

2.3.4. Calidad y oportunidad de la evidencia.

Al determinar la evidencia de auditoría apropiada para soportar una conclusión sobre riesgo

de control, el auditor puede considerar la evidencia de auditoría obtenida en auditorías

previas. En un trabajo continuo, el auditor estará consciente de los sistemas de contabilidad

y de control interno a través del trabajo llevado a cabo previamente.

Antes de apoyarse en procedimientos aplicados en auditorías previas, el auditor debería obtener evidencia de auditoría que soporte esta confiabilidad. El auditor

debería obtener evidencia sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de cualesquier

cambios en los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad, ya que dichos

procedimientos fueron aplicados y debería evaluar su impacto sobre la confianza que intenta

depositar en ellos.

El auditor debería considerar si los controles internos estuvieron vigentes a lo largo del periodo. Si se modificaron sustancialmente los controles en varias ocasiones durante el

periodo, el auditor debería considerar cada uno separadamente. Una falla en los controles

internos por una porción específica del periodo requiere consideración por separado de la

naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a ser aplicados a las

transacciones y otros eventos de ese periodo.

2.3.5. Evaluación final del riesgo de control.

Antes de la conclusión de la auditoría, basado en los resultados de los procedimientos

sustantivos y de otra evidencia de auditoría obtenida por el auditor, el auditor debería

considerar si la evaluación del riesgo de control fue adecuada.

2.4. Supervisión y monitoreo del control interno6

2.4.1. Supervisión.

La supervisión evalúa el desempeño del sistema del control interno a través del tiempo. Se

ejerce mediantes actividades continuas, evaluaciones por separado o una combinación de

ambos.

6 Emerson Bastian (2009): Monitoreo del Control Interno

32

Los sistemas de control interno evolucionan con el tiempo, es por ello que un control puede

ser eficaz en un tiempo dado pero no en otro. Este cambio puede repercutir en la capacidad

de advertir riesgos generados por nuevas circunstancias.

Resulta fundamental que la dirección revea y actualice periódicamente el sistema de control

interno a efectos de adecuar el mismo a la nueva realidad y nuevos eventuales riesgos. El

proceso de supervisión asegura que el control interno continúa funcionando

adecuadamente.

Las operaciones de supervisión se materializan de dos formas: actividades continuadas o

evaluaciones puntuales. Cuanto mayor sea el nivel y eficacia de la supervisión continuada

menor será la necesidad de evaluaciones puntuales. La frecuencia de las evaluaciones

puntuales efectuadas para que la dirección tenga una seguridad razonable de la eficacia del

sistema de control interno quedan a criterio de la dirección, la cual deberá considerar la

naturaleza e importancia de los cambios y riesgos asociados a éstos, la competencias y

experiencia del personal que aplica los controles, etc.

2.4.1.1. Actividades de supervisión continuada.

Existen varias actividades que permiten efectuar el seguimiento de la eficacia del control

interno como por ejemplo:

§ Actividades corrientes de gestión que permiten la comunicación interdisciplinaria, con

lo cual cualquier discrepancia será cuestionada.

§ Comunicaciones recibidas de terceros, las cuales podrían permitir determinar la

existencia de problemas internos.

§ Supervisión rutinaria de las tareas administrativas, permitiendo comprobar las

funciones de control e identificar las deficiencias existentes.

§ Comprobación física de los datos registrados en el sistema de información.

§ Recomendaciones periódicamente efectuadas por los auditores internos y externo

para mejorar los controles internos.

§ Concurrir a seminarios de formación permitiendo obtener información importante

para mejorar los controles.

§ Solicitar manifestaciones explícitas de comprobación del entendimiento y

cumplimiento del código de ética de la organización.

33

2.4.1.2. Evaluaciones puntuales.

2.4.1.2.1. Alcance y frecuencia.

El alcance y la frecuencia de la evaluación del control interno varía según la magnitud e

importancia de los riesgos objeto del control. Los controles que apuntan a los riesgos más

importantes tendrán una evaluación con mayor frecuencia.

Por otra parte el alcance de las evaluaciones dependerá de a cuál de las categorías de

objetivos van dirigidas (operacionales, de información financiera o de cumplimiento).

2.4.1.2.2. El evaluador.

A menudo las evaluaciones se realizan como un proceso auto evaluativo, el cual es llevado

a cabo por los responsables de las unidades, divisiones, etc. Por ejemplo un jefe de línea

centrará su atención en la concreción de objetivos operacionales y de cumplimiento, el

responsable financiera se preocupará de evaluar la fiabilidad de la información financiera.

Dentro de las actividades normales y habituales de auditoría interna se encuentra el

evaluación del control interno. También los auditores externos tienen como elemento de

análisis el control interno, la combinación de ambas auditorías posibilita la realización de las

evaluaciones que la dirección considere necesarias.

2.4.1.2.3. El proceso de evaluación.

El evaluador deberá entender cada una de las actividades de la entidad y cada componente

del sistema de control interno a evaluar. La idea es que el evaluador averigüe y comprenda

el funcionamiento real del sistema, es por ello que mantendrá conversaciones con los

empleados, quienes aplican y se ven afectados por los controles.

El evaluador analizará el diseño del sistema de control interno y los resultados de las

pruebas realizadas, a efectos de determinar si el sistema ofrece una seguridad razonable

respecto de lo objetivos implantados.

2.4.1.2.4. Metodología.

Existen diversas metodologías, algunas empresas comparan su sistema de control interno

con el de otras empresas (benchmarking). Por otra parte los consultores de gestión pueden

suministrar información comparativa y métodos de revisión utilizados por otras similares

entidades

.

34

2.4.1.2.5. Documentación.

La documentación soporte del sistema de control interno varía en función a la dimensión y

complejidad de la empresa. Las entidades de gran tamaño generalmente cuentan con

políticas, manuales, descripciones de puesto, etc., en cambio las empresas de menor

tamaño poseen menos documentación que formalice el sistema de control interno.

Existen controles que no se encuentran formalizados a través de un documento o son

menos formales, no obstante resultan eficaces, dado que la falta de documentación formal

que respalde el control no impide que éste sea eficaz o pueda ser evaluado.

La evaluación del sistema de control interno deberá ser respaldada y documentada, de

forma tal que respalde la misma y sirva como evidencia ante cualquier posible

cuestionamiento.

2.4.1.2.6. Plan de acción.

Como sugerencia, al realizar por primera vez una evaluación del sistema de control interno

se podría tener en cuenta:

§ Determinar el alcance de la evaluación considerando las categorías, componentes y

actividades de control interno.

§ Identificación de las actividades de supervisión.

§ Análisis de las evaluaciones efectuadas por los auditores internos.

§ Establecer las actividades de evaluación en función a las prioridades de las áreas de

mayor riesgo.

Además resulta muy conveniente que la persona encargada de realizar la evaluación, sea

aquella que dirija el proceso hasta su finalización.

2.4.1.3. Comunicación de deficiencias.

2.4.1.3.1. Fuente de información.

Una de las mejores fuentes de información relativa a las deficiencias de control es el propio

sistema de control interno. El personal puede advertir aspectos relevantes que pueden servir

a la hora de identificar las deficiencias. Por otra parte las evaluaciones puntuales resultan

ser otra fuente de detección de deficiencias de control interno.

2.4.1.3.2. ¿Qué se debe informar?

Todas las deficiencias que afectan a la concreción de los objetivos establecidos por la

empresa deben ponerse en conocimiento de las personas que puedan tomar medidas para

35

su corrección. Para la determinación de las deficiencias, conviene examinar el impacto de

éstas.

2.5.1.3.3. ¿A quién informar?

La información generada se comunica a través de los canales habituales al personal que

pueda tomar medidas correctivas (jefes, gerentes y directores). En tal sentido, la

comunicación debe asegurar y alcanzar el nivel suficiente para que se puedan tomar las

medidas necesarias.

2.5.1.3.4. Directrices sobre comunicación de deficiencias

Para mantener la eficacia del sistema de control interno resulta imprescindible informar las

deficiencias detectadas a las personas adecuadas. Por ejemplo el caso de un director

general, éste deseará que le comuniquen las infracciones graves de políticas y

procedimientos o aquellas que puedan tener un importante impacto financiero o son de

implicancias estratégicas. Por otra parte a medida que se baja el nivel, el grado de detalle

aumenta, salvo expreso requerimiento de la alta dirección solicitando un mayor detalle.

2.4.1.4. Aplicación en las PyMEs .

En las empresas de menor tamaño las actividades de supervisión resultan más informales y

el conocimiento de las deficiencias es más directo, como así también las acciones

correctivas. En las PyMEs seguramente no se realizan evaluaciones puntuales de los

sistemas de control interno, esta situación se ve compensada con actividades de supervisión

continua.

Las estructuras de las PyMEs son más simples y las deficiencias detectadas a través de los

procedimientos de supervisión son fácilmente comunicadas a la persona adecuada.

2.4.1.4.1 Evaluación.

Para poder de llegar a inferir sobre la eficacia de la supervisión del control interno se deben

considerar tanto las actividades de supervisión continuada como las evaluaciones puntuales

del sistema de control interno.

2.4.2. Monitoreo.

Es un proceso muy similar al expuesto anteriormente que era la supervisión, ya que al igual

evalúa la calidad del Control Interno en el tiempo. Se hace para saber si está operando en la

forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.

36

Las pruebas para monitorear la efectividad del Control Interno, incluyen:

1. Indagaciones al personal apropiado del cliente.

2. Inspección de documentos e informes.

3. Observación de la aplicación de controles.

4. Realizar nuevamente los controles.

Gracias al monitoreo se verifica de manera continua el cumplimiento de metas y objetivos

prioritarios establecidos por los ministerios y departamentos administrativos, para hacer

realidad los lineamientos del Plan de desarrollo y de los planes y programas prioritarios de

una empresa.

Los sistemas de control interno se monitorean continuamente, para valorar la calidad del

desempeño del sistema y es realizado por medio de actividades de monitoreo en tiempo

real, evaluaciones separadas, o combinación de las dos. El monitoreo incluye actividades

regulares de administración y supervisión y otras acciones personales realizadas en el

cumplimiento de sus obligaciones, las cuales dependen de el alcance y frecuencia de las

evaluaciones. Las actividades asociadas con el monitoreo en las empresas debe

considerar:

1. El estudio de la efectividad de los sistemas, a partir de la importancia del riesgo

inherente y del tipo de información manejada.

2. Los procesos de evaluación se realizan con base en check list, cuestionarios,

diagramas, políticas y procedimientos

3. La definición, estandarización y documentación de una metodología adecuada a

actividades de monitoreo, la cual debe contemplar: alcance, actividades,

prioridades, evaluación, etc.

2.4.2.1. Instrumentos.

• Cartilla o listado de metas

• Hoja de vida de los indicadores

• Plan Indicativo Sectorial

• Sistema de Indicadores Sectoriales

37

2.5. Manuales de procedimientos.7

2.5.1. Concepto e Importancia.

A más de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la gran

importancia que tiene tener al día una serie de documentos que enmarquen las actividades

diarias de la compañía en sus procesos productivos. Tales documentos reúnen normas

internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los

empleados deben tener conocimiento.

Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados,

solo se requiere hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a una

compañía e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales procesos de

producción de la compañía no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

Si bien es cierto que la redacción y la implementación de estos documentos consume

bastante tiempo y dinero, en muchas ocasiones los costos de la organización de la empresa

finalmente se ven compensados en el balance cuando los tiempos se disminuyen, los

procesos se simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción a todo nivel más

rápida, la información es más ágil y llega más rápido al que la debe emplear, etc.

Es por ello que las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de

control interno, deben elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir una

descripción precisa de cómo deben desarrollarse todas las actividades y establecer

responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos

organizacionales. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que

no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades

entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.

En el manual de procedimientos se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la

información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita

las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los

empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Estos manuales se deben desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que

tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los

lineamientos y exigencias establecidas por la ley.

2.5.2. Utilidad.

7 Poch, R. (1992):Manual de Control Interno

38

§ Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

§ Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya

que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

§ Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

§ Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

§ Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

§ Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.

§ Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo

deben hacerlo.

§ Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

§ Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos.

2.5.3. Objetivos y políticas.

§ El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los

controles de organización.

§ Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento,

así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o

áreas de responsabilidad indefinida.

§ Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de

los resultados operativos y de la organización en el conjunto.

§ Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos

basados en datos de registro y documentos contables y diseñados para presentar un

cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con

claridad, cada uno de los procedimientos.

§ Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y

técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del

proceso productivo u operacional

§ La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como

la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección

posible contra errores, fraude y corrupción.

§ La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control

de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los

objetivos futuros.

§ La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la

responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno

39

reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como

la extensión de los necesarios.

2.5.4. Elementos o símbolos utilizados.

= Proceso

= Decisión

= Proceso predefinido

= Documento

= Multidocumento

= Operación manual

= Retraso

= Archivo

= Conector

= Terminador

= Línea y flecha conectora

CAPÍTULO III: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

41

3. Manual de procedimientos

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR

DE LOJA

PLANTA DE LÁCTEOS ECOLAC

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

42



OCTUBRE

2010

3.1. Contenidos.

3.1.1. Introducción

3.1.2. Objetivo

3.1.3. Finalidad

3.1.4. Alcance

3.1.5. Responsables

3.1.6. Procesos:

3.1.6.1. Proceso de compra de bienes y servicios.

3.1.6.2. Proceso de compra de inventarios de materia prima.

3.1.6.3. Proceso de asignación de anticipos de pagos a proveedores de materia

prima.

3.1.6.3.1. Proceso de pago a proveedores de la ciudad de Loja.

3.1.6.3.2. Proceso de pago a proveedores de centros de acopio.

3.1.6.4. Proceso de ingreso de documentos al sistema Bann.

3.1.6.4.1. Proceso de ingreso al sistema Bann de facturas por compra de bienes y

servicios.

3.1.6.4.2. Proceso de ingreso al sistema Bann de liquidaciones de compra, facturas

por compra de materia prima y liquidación de anticipos.

3.1.6.5. Proceso de transferencia de cuenta a cuenta FR.1.

3.1.6.6. Proceso de manejo del fondo de caja chica.

3.1.6.7. Proceso de liquidación de cuentas por cobrar.

3.1.6.8. Proceso de conciliaciones bancarias.

3.1.6.9. Proceso de informes trimestrales.

3.1.6.10. Proceso de facturación de ventas

3.1.6.11. Proceso de manejo de inventarios.

3.1.7. Cuestionarios de control interno

3.1.8. Formatos

43



OCTUBRE

2010

3.1.1 Introducción.

El presente manual contiene cada uno de los procesos que se realizan en el Departamento

Financiero y Administrativo así como las normas a seguir para el mejor desempeño de sus

funciones, identificando además a todos los involucrados en cada uno de los procesos, para

que de esta manera, cada uno conozca cuáles son las tareas que tienen a cargo y como se

las debe llevar a cabo.

Define además la gestión que agrupan las principales acciones y tareas dentro de este

departamento cuyas actividades se describen con cada uno de los procesos.

Se crea por la necesidad del departamento contable y administrativo de llevar un buen

control no solo de todo lo relacionado con los aspectos financieros y presupuestarios de la

planta, sino además de guía para la realización de funciones de secretaría e información. Y

del trato directo con proveedores y clientes internos como externos, fuentes importantes

dentro de la empresa.

La función del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos vinculados con esta

área, así como, la información relacionada, permitan atender los requerimientos de la

Administración de ECOLAC para el buen control y seguimiento de cada uno de los procesos

de la planta.

3.1.2. Objetivo.

Establecer los procesos necesarios para un eficiente desarrollo de las actividades, tanto

contables como administrativas, identificando en cada uno de los procesos lo siguiente:

ü Objetivo del proceso.

ü Involucrados.

ü Normas que rigen el proceso.

ü El procedimiento detallado con el responsable y la actividad a desarrollar.

ü El flujograma.

ü Los puntos de mayor control de ese proceso.

Para de esta manera obtener una buena realización e interacción de todos y cada uno de

los procesos aplicados y para mantener un mayor control de las actividades.

44



OCTUBRE

2010

3.1.3. Finalidad.

Garantizar la realización correcta de cada uno de los procesos y del cumplimiento de las

acciones de control de los mismos creadas para el mejoramiento del Área Financiera y

Administrativa de la Planta de Lácteos ECOLAC.

3.1.4. Alcance.

El alcance del Manual de Procedimientos es a todos los procesos ejecutados por el área

financiera y administrativa de ECOLAC.

3.1.5. Responsables.

El responsable de la custodia y actualización periódica del presente manual, será el

empleado que tenga a su cargo las funciones de Control Interno, dentro de la Planta.

45



OCTUBRE

2010

3.1.6. Procesos.

3.1.6.1. Proceso de compras de bienes y servicios - CBS

Objetivo.

Establecer lineamientos que permitan llevar un control sobre las compras realizadas así como los responsables del cumplimiento de este proceso.

Involucrados.

Gerencia

Asistente Financiera

Contadora

Solicitante de la compra (únicamente de la planta)

Responsable de Bodega

Normas.

1. Todas las compras de bienes y de servicios se sujetan al cumplimiento de este procedimiento, excepto la compra de materia prima.

2. Se consideran bienes: insumos, repuestos, maquinaria, equipos, materiales de limpieza, materiales de oficina, reactivos de laboratorio y otros que no impliquen un servicio.

3. Se consideran servicios: alimentación, movilización, mantenimiento, transporte, publicidad, y aquellos que no impliquen transferencia de bienes.

4. Se deberá programar las compras, para que la autorización de solicitud de compra se realice a tiempo y de manera efectiva.

5. Las compras urgentes se autorizarán en el momento que ocurren, sin embargo, en caso de no encontrarse El Gerente, se comunicará del particular en fecha posterior.

6. La fecha de la solicitud de compra no podrá ser posterior a la fecha de la factura.

7. El solicitante es el responsable de entregar la factura a Contabilidad, contemplando como fecha máxima de entrega el 25 de cada mes.

46



OCTUBRE

2010

8. Para todas las compras posteriores a la fecha antes indicada se deberá solicitar al proveedor emitir la factura con fecha del mes siguiente.

9. En caso de entregar una factura en el mes que no corresponde, y no es posible que el proveedor emita una nueva factura, el responsable de la compra asumirá todos los costos de ingreso tardío.

10. Para entregar la factura a contabilidad se deberá adjuntar la orden de compra legalizada, excepto en los casos donde se pague por anticipado y no se pueda realizar la recepción de la solicitud.

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN

Solicitante • Elaborar la orden de compra correspondiente.

Anexo 1

Asistente Financiero • Revisa disponibilidad de compra.

Gerente • Autoriza la compra.

Solicitante

• Tiene 2 alternativas:

a. Solicita dinero de caja chica para compra si es menor de $40,00

b. Realiza la compra a crédito. c. Realiza pedido vía telefónica.

En el caso c. el solicitante deberá realizar el seguimiento de la compra hasta el retiro de la misma.

• Realizar la recepción de la compra. • Entregar la factura a la Contadora.

Contadora • Revisa si la factura esta correcta y si tiene todos

los documentos adjuntos completos. • Archivar para el pago.

47



OCTUBRE

2010

Flujograma.

SI

NO ¿Se

autoriza la Se anula la

orden de compra

Solicitud de compra Original para factura

Pedido de dinero de Caja chica.

Compra < $ 40

Realiza compra a crédito proveedores locales.

Realiza pedido vía telefónica proveedores

nacionales

Realiza compra proveedores locales.

Confirmación de envío de facturas y bienes adquiridos

Retiro de facturas y bienes adquiridos

Entrega de facturas a Contadora de

ECOLAC

Recepción de artículos comprados

Revisión de la disponibilidad de compra

Elaboración de la Orden de Compra

SI

NO

¿Las facturas son

Devuelven al solicitante para su cambio

Archivado en pendiente por pagar

FIN

48



OCTUBRE

2010

Puntos de control.

ü Orden de compra firmada.

ü Disponibilidad de compra y por tanto del pago de la misma.

ü Entrega de facturas con los requerimientos necesarios y la documentación adjunta

completa.

(Ver 3.1.7.Cuestionario de control interno - compras)

49



OCTUBRE

2010

3.1.6.2. Proceso de compra de inventarios de materia prima - CIMP

Objetivo.

Establecer lineamientos que permitan llevar un control sobre las compras de materia prima y

los responsables del cumplimiento de este proceso.

Involucrados internos.

Gerencia

Líder de Producción

Líder de Calidad

Responsable de Bodega

Asistente Financiero

Contadora

Auxiliar de Contabilidad

Involucrados externos.

Administradores centros de acopio

Normas:

a) Todas las compras de materia prima se sujetan al cumplimiento de este procedimiento.

b) Se considera materia prima: todos los insumos que contribuyen al proceso productivo de la planta y a la terminación del producto final.

c) Las compras de materia prima de proveedores locales se receptan en la planta de lunes a viernes en horas de la mañana, de 7H30 a 9H30.


50



OCTUBRE

2010

e) Para las compras en otras ciudades fuera del país (centros de acopio), se debe contar con administradores para que ellos sean los intermediarios con los proveedores.

f) Se debe emitir reportes de la cantidad de leche receptada de cada uno de los proveedores con cantidad y precio, para facilitar el pago a los mismos.

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN


• Proyección en BAAN de la materia prima a comprar de centros de acopio (7 días) y locales (15-30 días)

Administrador del Centro de Acopio

• Entregan diariamente el detalle de la materia prima recibida

Líder de calidad • Recepta en Planta la materia prima según

detalle enviado por el administrador. • Recepta Materia prima de proveedores locales

Bodeguero • Registra y revisa el detalle de la materia prima

comprada y luego pasa documentos a contabilidad


• Ingresa diariamente informes de recepción de materia prima en archivo en Excel.

• Recepciona en BAAN la Materia Prima. • Generar con corte de 7 días el reporte para

pagos a proveedores de centros de acopio. Anexo 2

• Generar reporte para pagos quincenales y mensuales de proveedores locales. (También se pueden hacer pagos con transferencia) Anexo 3

• Imprimir las liquidaciones de compra para proveedores. Anexo 4

• Envía doctos a contabilidad de la Planta.

51



OCTUBRE

2010

Flujograma:

Recepción del detalle de materia prima

recibida

Recepción en planta de la materia prima enviada de los centros de acopio y de

los proveedores locales

Proyectar en BANN la materia prima a

comprar de centros de acopio

La MP recibida

es

Entrega de documentos a Contabilidad de

Ecolac

Ingreso en Excel de informes de recepción

de materia prima

Genera los informes de pagos

a proveedores

FIN

Reclamo o devolución

Recepciona en BANN la materia

prima

Imprime las liquidaciones de compra

para proveedores

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OCTUBRE

2010

Puntos de control:

ü Recepción correcta y en buen estado de la materia prima comprada y de acuerdo a

detalle de los centros de acopio y de los proveedores locales. ü Entrega correcta y de forma completa de los documentos de compra y pago a

proveedores a Contabilidad de la planta.

(Ver 3.1.7.Cuestionario de control interno - compras)

53



OCTUBRE

2010

3.1.6.3. Proceso de asignación de anticipos de pagos a proveedores de materia prima – LAPPMP

Objetivo.

Establecer los lineamientos que nos permitan realizar de forma eficaz y eficiente el cumplimiento de nuestras obligaciones, a fin de garantizar solvencia y seguridad a nuestros proveedores.

Involucrados.

Gerente

Contador

Auxiliar Contable

Administradores Centros de Acopio

Departamento de Contabilidad General

Responsable Control de Plantas Productivas

Normas:

a) Los pagos cuyo monto total sea menor a los $40.00 (cuarenta dólares), se pagarán en efectivo, a excepción de los proveedores ubicados fuera de la ciudad de Loja.

b) Los pagos superiores a $40.00 (cuarenta dólares) y menores a $500.00 (quinientos dólares) se pagarán con cheque emitido directamente desde contabilidad de ECOLAC. A excepción de pagos de leche cruda.

c) Los pagos que superen los $500.00 (quinientos dólares) se tramitarán desde el departamento de Contabilidad General de la Universidad.

d) Las transferencias bancarias a proveedores nacionales se tramitarán previa autorización del gerente de la planta.

e) Los pagos a los Administradores de los centros de acopio, se realizarán por Contabilidad de la planta, indistintamente del valor que se deba cancelar.

f) Para la entrega de documentos en otras dependencias de la universidad, se deberá llenar el registro de entrega recepción de documentos.

54



OCTUBRE

2010

g) Se debe realizar un seguimiento de los trámites enviados a Contabilidad General.

h) Los comprobantes de retención se entregan o envían a los proveedores, desde contabilidad de ECOLAC.

i) Los cheques emitidos desde contabilidad de ECOLAC son con firmas conjuntas del Ing. Felipe Reyes, gerente de la planta y de la Econ. Mélida Eras, Responsable del control de plantas productivas..

j) Las únicas personas que podrán firmar los pagos de cheques son aquella que tengan las firmas autorizadas, en este caso, la Econ. Mélida Eras, el Ing. Felipe Reyes, el Econ. Ramiro Armijos, y la Dra. Edith Merino.

k) Los pagos a los proveedores de materia prima de los centros de acopio se realizan de forma semanal, de miércoles a martes, el día miércoles de cada semana se deben emitir los cheques por pago.

l) El pago para los administradores de los centros de acopio se realiza mediante transferencia bancaria a las cuentas de los mismos: excepto a Chicaña a los que se les envía con el chofer de turno los cheques

m) El día jueves de cada semana se deben emitir los cheques para los proveedores locales a quienes se les cancele de forma semanal, quincenal y mensual.

n) Los proveedores de Loja realizan sus cobros de forma quincenal y mensual, de acuerdo a como se convenga el pago, debiéndose emitir los cheques o transferencias del 01 y al 16 de cada mes.

o) Los cheques o transferencias para otros proveedores se emitirán los días miércoles.

p) Los envíos de cheques y comprobantes de retención se realizarán los días martes y miércoles, dependiendo de la disponibilidad del chofer de la planta.

q) Se debe realizar un seguimiento de los envíos que se realicen a los proveedores.

r) Todos los comprobantes de egreso y documentos emitidos por el sistema deberán estar legalizados.

s) Se debe mantener un registro actualizado del personal que labora mediante contrato por prestación de servicios y el vencimiento de los mismos.

t) Tramitar con 30 días de anticipación la renovación de contratos.

55



OCTUBRE

2010

3.1.6.3.1. Proceso de pagos a proveedores de la ciudad de Loja – PPCL

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN

Auxiliar de Contabilidad • Elabora un reporte de la cantidad de leche

que han entregado los proveedores. • Entrega rol de pagos

Gerente • Autoriza el rol de pagos.

Asistente Financiero • Revisa el rol de pagos autorizado • En caso de no autorizarse se deben

revisar inconvenientes y solucionarlos.

Contador

• Ingresa en el sistema BAAN el pago para la elaboración de cheques en calidad de anticipo.

• Impresión de cheques Anexo 5 • Adjunta a los pagos el cheque,

comprobante de pago de cheque y rol de pagos. Anexo 6

Gerente • Autoriza el pago y firma el cheque.

Contador • Lleva los documentos y los cheques para

que sean firmados en el Departamento Financiero.

Auxiliar Contable • Archivar cheques en contabilidad de ECOLAC hasta el día de envío o pago.

Contador

• Paga de cheques a los proveedores locales directamente en la planta.

• Recepta las facturas del pago correspondientes en el instante del mismo.

56



OCTUBRE

2010

Flujograma:

Elaboración del reporte de leche recibida y del rol de

pagos respectivo

Autorización rol de pagos

Revisión rol de pagos

Ingreso en el sistema BANN de

los pagos.

Elaboración de cheques de pago

Cheques, comprobantes de cheque y rol de

pagos.

Firma de cheques

por el gerente

Firma de cheques Depart.

Financiero

Envío o pago de cheques

Recepción de las facturas en el momento de pago

Archivado en facturas para

reposición

NO

SI

Revisión y solución de inconvenientes

FIN

57



OCTUBRE

2010

Puntos de control:

ü Autorización del rol de pagos.

ü Firmas autorizadas en los cheques para su pago.

ü Pago de cheques: solicitar la cedula o identificación para el cobro respectivo de los

cheques, así como la firma, número de cédula o el sello con el RUC de la persona

que cobra en el comprobante de cheque.

ü Verificar que la información de las facturas recibidas sea correcta.

58



OCTUBRE

2010

3.1.6.3.2. Proceso de pagos a proveedores de centros de acopio - PPCA

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN

Contador

• Ingresa en el sistema BAAN el pago para la elaboración de cheques en calidad de anticipo.

• Impresión de cheques • Adjunta a los pagos el cheque, comprobante y

las liquidaciones de compra

Asistente Financiero • Revisa el rol de pagos autorizado • En caso de no autorizarse se deben revisar

inconvenientes y solucionarlos.

Gerente • Autoriza el pago, legaliza el cheque y los roles.

Contador • Lleva los documentos y los cheques para que sean firmados en Departamento Financiero.

Contador • Archivar cheques en contabilidad de ECOLAC hasta el día de envío o pago.

Contador • Envía con el chofer de la planta los cheques,

rol de pagos y liquidaciones de compra a los administradores de los centros de acopio.

Administradores de los Centros de Acopio

• Pagan a los proveedores. • Legalizan las liquidaciones de compra de los

proveedores • Receptan las facturas de compra • Reenvian el rol de pagos con las liquidaciones

de compra firmadas y las facturas respectivas.

Contador • Recepta los documentos de pago

correspondientes e Ingresa en el sistema BANN.

59



OCTUBRE

2010

Flujograma.

Ingreso en el BAAN el pago para elaborar cheques en

calidad de anticipo

Impresión de cheques, comprobante y

liquidaciones de compra

Revisión rol de pagos

Firma de cheques

por el gerente

Firma de cheques Depart.

Financiero

Envío de cheques, rol de pagos y liquidaciones de

compra

NO

SI

Revisión y solución de

inconvenientes

Pago a los proveedores, legalización de las

liquidaciones de compra y reenvió de documentos

Archivado en facturas para

reposición

FIN

Recepción documentos firmados y

facturas

NO

SI

60



OCTUBRE

2010

Puntos de control:

ü Rol de pagos con firmas de autorización.

ü Firmas autorizadas en los cheques para su pago.

ü Todas las liquidaciones tienen que estar firmadas. ü Entrega de facturas correctamente y de acuerdo al rol de pagos elaborado.

61



OCTUBRE

2010

3.1.6.4. Proceso de ingreso de documentos al sistema BAAN - IDSB

Objetivo.

Determinar los pasos a seguir para el ingreso de facturas en el Sistema Baan, a fin de mantener información actualizada y oportuna.

Involucrados.

Contador

Normas:

a) Todas las facturas y documentos, sin excepción alguna se deben ingresar en el sistema Baan.

b) En todas las facturas se deberá revisar:

§ Nombre: U.T.P.L o Universidad Técnica Particular de Loja, no se admiten abreviaturas como por ejemplo: Univ. Tec. Part. Loja

§ Fecha: dentro del mes en curso hasta el día 25

§ RUC: 1190068729001

§ Dirección: San Cayetano

§ Valores y cantidades

§ Fecha de vencimiento de la factura

c) Las facturas no deberán tener tachones, ni enmendaduras.

d) Se deberá respetar el horario asignado por el Administrador del sistema para el ingreso de facturas. En el caso de la Planta de Lácteos horario a tiempo completo.

e) A todas las facturas se les debe adjuntar la orden de compra respectiva y el comprobante diario impreso del sistema, excepto las facturas por compra de materia prima.

f) Al momento de ingresar la factura al sistema se debe verificar correctamente a que cuenta de gasto se la va a cargar.

g) Si un proveedor no existe en el sistema se lo debe crear con la información necesaria y requerida.

62



OCTUBRE

2010

h) No se puede dejar en el sistema facturas en estatus de pendiente (libre).

3.1.6.4.1. Proceso de ingreso al sistema BANN de facturas por compras de bienes y servicios

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN

Contador

• Realiza la recepción de la factura considerando los aspectos antes indicados.

• Emitir el comprobante de retención. • Ingresar factura al sistema.( Siguiendo los

pasos respectivos) • Imprimir el comprobante de diario. • Adjuntar comprobante de diario a factura. • Archivar facturas según sea su tipo:

a. Facturas de caja chica

b. Facturas por pagar en efectivo

c. Facturas por pagar con cheque desde ECOLAC

d. Facturas por pagar Departamento Financiero.

63



OCTUBRE

2010

Flujograma:

SI

NO

FIN

Facturas Caja Chica

Facturas por pagar en efectivo

Facturas por pagar con

cheque desde ECOLAC

Facturas por pagar

Contabilidad General

¿Factura está

correcta?

Se devuelve factura al solicitante

Emite comprobante de retención

Original para proveedor Copia 1 con factura

Copia 2 archivo

Adjuntar comprobante diario a Factura

Imprimir Comprobante de

Diario

Recepción factura Contabilidad de

ECOLAC Cambio de factura

por proveedor

Ingreso factura al Sistema

Baan

64



OCTUBRE

2010

Puntos de control:

ü Revisar si el llenado de la factura es el correcto.

Nombre: UTPL o Universidad Técnica Particular de Loja.

No se aceptan abreviaturas

RUC: 1190068729001

Dirección: San Cayetano

Fecha: Que corresponda al periodo vigente de contabilización

Detalle: Valores, precios y sumatorias

ü Cuidado en el tipo de retención a aplicar, debe ser el correcto de acuerdo a la

compra y de acuerdo al proveedor.

65



OCTUBRE

2010

3.1.6.4.2. Proceso de ingreso al sistema BANN de liquidaciones de compra, facturas por compra de materia prima y liquidación de anticipos.

Procedimiento:

RESPONSABLE ACCIÓN

Contadora

• Recepta las liquidaciones de compra legalizadas y facturas de proveedores que tiene RUC enviadas por el administrador del centro de acopio.

• Ingresar los documentos al Bann. • Registra todas las facturas en el Banco

Parámetro • Archiva los documentos por semanas de

pago

Asistente Financiero • Liquida los anticipos asignados a los

administradores para el pago a proveedores.

66



OCTUBRE

2010

Flujograma:

Puntos de control:

ü Cuidado en el llenado de las liquidaciones: coincidan con informes de recepción.

ü Las liquidaciones de compra deben coincidir en datos y valores con los cheques

enviados y las facturas recibidas.

ü Verificar la liquidación total de los anticipos.

ü Verificar la entrega de facturas de todos los proveedores

Ingreso de documentos al sistema BANN

Recepción de liquidaciones de

compra y facturas.

Impresión de informes

Liquidación de anticipos para pagos

a proveedores.

FIN

Registro de las facturas en el Banco Parámetro

67



OCTUBRE

2010

3.1.6.5. Proceso de transferencia de cuenta a cuenta Fr.1 - TCC

Objetivo.

Establecer el proceso para la realización oportuna de la reposición del fondo rotativo a fin de

mantener los saldos suficientes para cubrir nuestras obligaciones.

Involucrados.

Gerente


Departamento de Contabilidad General

Normas:

1. Todas las reposiciones de los fondos deberán estar autorizadas por el Gerente y el

visto bueno de la persona encargada del control de plantas productivas de ECOLAC. 2. Se debe realizar un seguimiento de los trámites enviados en Contabilidad General y

Vicecancillería.

3. Realizar confirmación de depósitos en el Banco a través de la consulta de saldos

bancarios los días jueves. En caso de no haber se pide línea de crédito en el banco.

4. Todos los documentos soporte de pago a reponer e informes deberán contener las

firmas de responsabilidad correspondientes.

5. El fondo rotativo asignado a la Planta de Lácteos solventará los gastos por compra

de materia prima, insumos, materiales, suministros, accesorios, repuestos, transporte

por compra de materiales e insumos, así como los gastos efectuados por caja chica.

6. Las facturas y liquidaciones que respaldan la reposición del fondo no podrán

permanecer archivadas por más de treinta días en el Departamento de Contabilidad.

7. Las liquidaciones y facturas de proveedores de materia prima de Loja se deben

enviar de forma inmediata a transferencia

8. Los administradores de los centros de acopio deberán enviar hasta el día lunes

siguiente a la fecha de emisión las liquidaciones de compra firmadas por los

proveedores; caso contrario se retendrá el pago de la semana siguiente.

68



OCTUBRE

2010

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN


• Recepta documentación soporte de pagos a reponer: Orden de Compra

Diario de Baan Factura Retención Copia del comprobante de pago

• Ingresar en Excel el detalle de todos los gastos efectuados. Anexo 7

• Elaborar informe.

Gerente

• Revisa informe, cuadro de resumen y legaliza la

solicitud de reposición.


• Archivar copia de informe. • Envía a Departamento Financiero - persona

encargada de control de plantas productivas: Oficio de solicitud de reposición Cuadro autorizado Documentos de respaldo

• Seguimiento del trámite

Contabilidad General

• Trámite interno.

69



OCTUBRE

2010

Flujograma:

Elabora informe para reposición

- Imprimir informe. Original: Contabilidad

Copia: Archivo - Cuadro autorizado

- Documentos de respaldo

Enviar trámites a Contabilidad General.

Procedimiento interno Contabilidad

General

FIN

Recepción documentos

soporte de pagos a reponer.

Revisar informe y documentos adjuntos

NO

SI

¿Se autoriza la

transferencia

Enviar a gerencia de Ecolac para autorización

Ingreso en Excel detalle de todos los gastos efectuados.

70



OCTUBRE

2010

Puntos de control:

ü Revisar que los valores de las facturas, retenciones, y demás documentos estén

correctamente calculados.

ü Que los valores de las facturas y demás comprobantes ingresados al libro diario.

cuadren correctamente.

ü Que los comprobantes de adquisiciones a reponer, cuadren con lo requerido en el

informe. ü Revisar que los gastos efectuados correspondan exclusivamente a la producción o

administración de la planta.

ü Que las personas que efectúan las compras estén adquiriendo los productos a los

precios competitivos.

ü Revisar las fechas de las adquisiciones para verificar que el encargado no se esté

excediendo en las compras y se de cómo resultado una acumulación de inventarios,

ni que se estén justificando gastos de meses anteriores.

ü Que los gastos efectuados estén dando resultados positivos en comparación con la

inversión.

ü Revisar las variaciones que se han dado en comparación con transferencias

anteriores.

ü Verificar que todos los documentos se encuentren debidamente legalizados.

71



OCTUBRE

2010

3.1.6.6. Proceso manejo del fondo de caja chica - MFCC Objetivo. Establecer los lineamientos que permitan el buen manejo del fondo de caja chica.

Involucrados.

Contador

Auxiliar Contable

Líderes

Choferes de la Planta

Gerente

Normas:

a) El fondo de caja chica asignado es de $500.00 (quinientos dólares).

b) Es responsabilidad del auxiliar contable mantener dinero disponible en este fondo,

así como el buen manejo del mismo.

c) El fondo de caja chica cubrirá todos los gastos que no superen los $ 40.00

(cuarenta dólares). Incluido el valor del IVA

d) La entrega de dinero se realizará previa la presentación de la orden de compra

autorizada.

e) Se cancelará con este fondo:

§ Los viáticos por viajes a centros de acopio, tanto del personal de la Planta

como de tesistas y pasantes, previa autorización de gerencia.

§ Taxis para personal de producción, que madrugue a laborar y para

actividades de la planta, previa autorización de gerencia.

§ Gastos de alimentación del personal en el fin de semana.

§ Transporte de compras de insumos, materiales y repuestos.

§ Compra de: materiales de laboratorio, limpieza, suministros, repuestos y

accesorios para maquinaria y vehículos, aceites y lubricantes, combustible,

materiales de seguridad; y otros que autorice la gerencia de ECOLAC.

§ Otros dispuestos mediante autorización de gerencia (permiso ambiental)

f) El dinero entregado para compras se deberá justificar dentro de los dos días

posteriores a la fecha de entrega. Si no se realiza la compra reintegrar el dinero

de forma inmediata.

72



OCTUBRE

2010

g) En caso de presentarse una urgencia de compra impostergable, se podrá entregar

dinero con autorización verbal de gerencia o de su encargado en caso de

ausencia del primero.

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN

Líderes

Choferes

• Presentar orden de compra autorizada para la

entrega de dinero.

• Petición verbal para otros pagos de viáticos,

pasajes y taxis.

Auxiliar Contable • Elaboración de recibo de caja chica. Anexo 8

Líderes - Choferes • Firma de recepción de dinero.

Auxiliar Contable • Entrega de dinero.

Líderes

Choferes

• Realizan la compra.

• Entregan a contabilidad facturas y solicitud

legalizada.

Auxiliar Contable

• Ingreso al Sistema Baan de las facturas

• Liquida recibo de caja chica.

• Entrega recibo cancelado al responsable de la

compra.

• Revisión de todas las facturas de caja chica para

que sumen el total del fondo que es de $ 500.

• Elaborar informe de solicitud de reposición.

Anexo 9

Contadora • Elaborar el cheque de reposición.

Asistente Financiero • Revisa pago e informe.

Gerente • Legaliza la reposición.

Auxiliar Contable

• Cobro de cheque y reposición de fondo respectivo.

• Entrega documentos a Asistente Financiero para

reposición de fondo rotativo

73



OCTUBRE

2010

Flujograma.

Presentación de solicitud de compra

Elaboración de recibo de caja chica.

Entrega de dinero

Realiza la compra

Solicitud verbal de pago por taxis, viáticos y pasajes.

Entrega a contabilidad facturas y solicitud de

compra legalizada

Ingreso de facturas sistema Baan.

Reposición fondo de caja

FONDO DE CAJA CHICA $500.00

REPOSICIÓN

REALIZADA

Liquidación y entrega de recibo de caja al

responsable de la compra.

Elaboración de solicitud y cheque de reposición

¿Las facturas suman el

NO

SI

Cobro del cheque de reposición

Revisión de pago e informe

Legalizar la reposición

74



OCTUBRE

2010

Puntos de control: ü Órdenes de compra firmadas y autorizadas.

ü Asistente financiero revisa informe, legalización de doctos, presupuesto

ü Gerente: verificar el uso de los fondos

ü Revisar si las facturas suman el total del fondo de caja chica de la planta de manera

que estas no sobrepasen el mismo.

ü Toda factura tiene que estar con su orden de compra autorizada.

75



OCTUBRE

2010

3.1.6.7. Proceso de liquidación de cuentas por cobrar - LCC

Objetivo.

Elaborar un proceso que permita mantener información actualizada sobre las cuentas por

cobrar.

Involucrados.

Contador


Departamento Financiero

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN


• Recepción de los cheques de los

distribuidores. • Registrar en archivo de Excel. Ver

Anexo 15 • Llenar papeleta de depósito

Departamento Financiero • Endosa cheques


• Realizar depósito en el Banco. • Liquidar depósito en sistema BAAN.

Módulo cuentas por cobrar.

Contador • Verificar que las contabilizaciones sean correctas

76



OCTUBRE

2010

Flujograma.

Recepción de cheques de

distribuidores.

Registrar en archivo de Excel.

Llenar papeleta

de depósito

Endosar cheque en Departamento

Financiero

Depositar cheques en el

banco

Liquidar depósito en sistema BAAN

FIN

¿Se acepta el cheque?

NO

SI

77



OCTUBRE

2010

Puntos de control: ü Verificar que los valores de los cheques recibidos correspondan a lo exactamente

adeudado.

ü Que la cantidad en letras coincida con el valor en números.

ü Verificar la fecha de los cheques para ver si no están vencidos.

ü Que los cheques cuenten con fondos suficientes para poder ser cobrados.

ü Que los cheques los reciba solo la persona encargada de recibir los cobros.

ü Que se establezca un cierto monto de crédito máximo para los nuevos proveedores

de manera que de quedar como incobrables no sea excesiva la pérdida.

ü Que los distribuidores emitan los cheques de acuerdo a los plazos acordados.

ü Que el nombre de la universidad este bien escrito.

(Ver 3.1.7.Cuestionario de control interno – cuentas por cobrar)

78



OCTUBRE

2010

3.1.6.8. Proceso de conciliaciones bancarias - CB

Objetivo.

Elaborar un proceso que permita mantener información actualizada sobre las conciliaciones

bancarias.

Involucrados.

Asistente Financiera Normas:

1. Se debe receptar los estados bancarios los primeros 5 días del mes siguiente. 2. Una vez elaborados las conciliaciones deben enviarse al departamento Financiero

con la firma de gerencia, el estado financiero, los anexos del sistema conjuntamente

con la copia del estado bancario y el oficio. Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN


• Receptar digital del Estado de Cuenta. • Ingresar al Sistema Baan • Verificar que el Estado Bancario cuadre con

el Libro Bancos • Se genera la conciliación • Proceder a listar los movimientos que no

han sido conciliados para conciliarlos manualmente.

• Guardar archivo en Excel y en el Sistema Bann de todo lo conciliado.

• Procede a imprimir. • Enviar al Departamento Financiero el

documento en digital e impreso.

79



OCTUBRE

2010

Flujograma:

Ingresar al Sistema Bann.

Conciliar manualmente

Listar movimientos que no han sido

conciliados.

FIN

Receptar el digital del Estado de

Cuenta.

Verificar que Estado Bancario cuadre con libro.

Bancos

Imprimir y enviar a Departamento

Financiero digital e impreso

Guardar archivo en Excel y en el Sistema

Baan

¿Se genera la conciliación?

NO

SI

80



OCTUBRE

2010

Puntos de control: ü Que la información ingresada en el sistema tenga la misma fecha que la registrada

en la entidad financiera. ü Que la referencia con la que se ingresa la información de los cheques al sistema

trate de coincidir con la empleada por entidad financiera.

ü Tener los comprobantes de todas las transacciones que se han efectuado en la

entidad financiera.

ü Que las transacciones en la entidad financiera las efectué una persona que trabaje

en la empresa o cumpla con las características de confiabilidad adecuadas.

81



OCTUBRE

2010

3.1.6.9. Proceso de elaboración de informes trimestrales - EIT Objetivo.

Elaborar un proceso que permita mantener información actualizada sobre el manejo y

cumplimiento de la planeación de la empresa.

Involucrados.

Contadora Asistente Financiero Director Financiero.

Normas:

1. Se los debe elaborar cuando lo requiere el departamento financiero. 2. Debe contener todos los anexos. 3. Tienen que llevar la firma del gerente.

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN

Contadora

• Formular información financiera


• Recepta Estados Financieros. • Compara con años anteriores. • Elabora informe sobre variaciones. • Imprimir informe. • Elaborar graficas. • Se anexa presupuesto devengado.

82



OCTUBRE

2010

Gerente • Revisa la información contenida en los informes.

Asistente Financiero • Se envía resultado de lo cumplido de acuerdo a lo planeado.

Director Financiero

• Recibe informe sobre los resultados

obtenidos en el trimestre analizado.

83



OCTUBRE

2010

Flujograma.

Receptar Información Financiera

Elaborar informe sobre variaciones.

Enviar resultado de lo cumplido de acuerdo a lo

planeado

FIN

Comparar con años anteriores.

Anexar presupuesto devengado

Imprimir informe. Elaborar graficas.

Revisar información

¿Se realiza los informes trimestrales?

SI

NO

84



OCTUBRE

2010

Puntos de control: ü Verificar que los valores en los estados financieros sean confiables y razonables.

ü Que los estados financieros al igual que los documentos de respaldo contengan las

firmas correspondientes de manera que puedan ser confiables.

ü Que los estados financieros sean entregados en la fecha requerida.

ü Que los estados financieros se destinen exclusivamente para el propósito que se los

ha solicitado, en este caso para la elaboración de los informes trimestrales.

85



OCTUBRE

2010

3.1.6.10 Proceso de facturación de ventas - FV Objetivo.

Establecer los pasos a seguir para la facturación efectiva de las ventas a realizarse en la

planta y al mismo tiempo el pago efectivo de nuestros clientes.

Involucrados.

Contadora Bodeguero. Jefe de comercialización. Distribuidores.

Normas:

1. Las facturas deben hacerse únicamente por la cantidad de productos despachados

de la planta, no por nada más ni nada menos. 2. Las facturas deben emitirse únicamente a los 4 Distribuidores con los que cuenta la

planta, porque ellos son los encargados de hacer llegar los productos y las facturas a

nuestros clientes. 3. El Jefe de Comercialización y Ventas solicita al Bodeguero la cantidad de pedido, de

acuerdo a lo que entregaron los distribuidores. 4. El bodeguero es el único responsable de despachar los productos, y controlar el

buen manejo de los inventarios. 5. Los distribuidores son los encargados de controlar las rutas de abastecimiento, tanto

en las tiendas, micros mercados y supermercados. 6. No se podrá vender por ningún motivo cualquier producto directamente en la planta.

86



OCTUBRE

2010

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN

Jefe de Comercialización y Ventas • Solicita la cantidad de productos requeridos al departamento de producción.

Bodeguero

• Revisa si existe el requerimiento. • Se encarga de despachar él o los

productos. • Controla la salida de inventarios y elabora

informe de productos entregados.

Auxiliar Contable • Emite las facturas a los distribuidores de

acuerdo al informe del bodeguero. Anexo 10

Distribuidores • Reciben la factura, la firman y distribuyen el producto a nuestros clientes.

87



OCTUBRE

2010

Flujograma:

Solicitud de la cantidad de productos requeridos

Revisión de la existencia del requerimiento.

Despacho de productos y

control en salida de inventarios

Informe de productos

entregados.

Emisión de facturas de acuerdo a la cantidad de productos despachados

Firma de la

factura

FIN

Recepción de factura

Distribución de los productos

88



OCTUBRE

2010

Puntos de control:

ü Verificar que la facturación sea correcta y coincida con la cantidad de producto

despachado. ü Verificar el buen manejo de los inventarios.

ü Seguimiento de la distribución de los productos, para verificar el correcto

abastecimiento a nuestros clientes.

(Ver 3.1.7.Cuestionario de control interno – ventas, facturación)

89



OCTUBRE

2010

3.1.6.11. Proceso de manejo de inventarios - MI Objetivo.

Elaborar un proceso que permita mantener información actualizada sobre los inventarios

que mantiene la empresa.

Involucrados.

Asistente Financiera Líder de Producción Bodeguero

Normas:

1. Las descargas de producto terminado que no se descargan automáticamente como

promociones, bajas y devoluciones deben ser procesadas semanalmente. 2. Las descargas de los demás productos deben ser procesadas quincenalmente. 3. Se deben reportar el ingreso de productos a Inventarios para crearlos en el sistema

90



OCTUBRE

2010

Procedimiento.

RESPONSABLE ACCIÓN

Auxiliar contable / Contador

(Flujo grama 1)

• Subir al sistema los inventarios.


• Revisar todos los informes de descarga. • Realizar un control diario del inventario de

producto terminado en el sistema junto con el responsable de la bodega.

• Constatación física aleatoria del inventario al menos 2 veces al año.

• Elaborar informe mensual para el área de inventarios, detallando compras y descargas que se efectúan en el mes.

Bodeguero

MATERIA PRIMA (Flujo grama 2)

• Recibe materia prima proveniente de Loja y Zamora con el respectivo documento de producción. Anexo 11 y 12

• Almacena en tanques.


• Realiza el pedido al bodeguero con el documento

correspondiente y firmado. Anexo 13

Bodeguero

• Efectúa la entrega del pedido.


• Receptar el pedido y distribuir los materiales para

e insumos para la producción.

Bodeguero

PRODUCTO TERMINADO (Flujo grama 3)

• Recibe productos terminados. Anexo 14 • Entregar los productos.

• Lleva un registro a mano de la cantidad y el

detalle de los productos entregados.

91



OCTUBRE

2010

Flujograma 1:

Constatación física aleatoria de inventario al menos 2 veces al

año.

FIN

Revisar informes de descarga.

Controlar diariamente el inventario de producto terminado en el sistema junto con el responsable de la bodega.

Ingresar el inventario al

sistema.

Elaboración de informes mensual

para el área de inventarios.

¿Se recibe el inventario?

SI

NO

92



OCTUBRE

2010

Puntos de control: ü Que los inventarios cumplan con los requerimientos básicos de calidad. ü Que la cantidad entregada por los proveedores sea exactamente igual a la registrada

y recibida por el bodeguero. ü Que los inventarios sean adquirida a precios competitivos. ü Que los inventarios sean recibidos y entregados en el tiempo y plazos acordados. ü Que se cuente con un inventario suficiente de manera que no se tenga que paralizar

la producción. ü Que se realice un manejo adecuado del inventario de manera que no se presente la

caducidad de los productos. (Ver 3.1.7.Cuestionario de control interno - inventarios)

93



OCTUBRE

2010

Flujograma 2:

Documento de producción

FIN

Almacenar en tanques.

Receptar y distribuir la materia prima para la producción

Receptar la materia prima.

Realizar el pedido de la materia

prima.

¿Se entrega el pedido?

SI

NO

94



OCTUBRE

2010

Puntos de control:

ü Que la materia prima sea recibida con el respectivo documento que respalde su

ingreso al departamento de producción.

ü Que la materia prima sea entregada por el bodeguero en el tiempo acordado.

ü Que se tenga un conocimiento claro de las unidades que se deben producir en base

al informe del Líder de Ventas.

ü Que los requerimientos de materia prima tengan la debida autorización del líder de

producción.

(Ver 3.1.7.Cuestionario de control interno - inventarios)

95



OCTUBRE

2010

Flujograma 3:

Facturación ventas.

FIN

Llevar registro a mano de la cantidad

y el detalle de los productos entregados

Recibir registro de los productos entregados

Entregar los productos a los distribuidores.

Se realizan 2 copias: Original: Distribuidor Copia 1: Contabilidad

Copia 2: Bodega

¿Entregar los productos

terminados?

SI

NO

Registrar el ingreso de los productos

terminados

96



OCTUBRE

2010

Puntos de control producto terminado: ü Que los productos estén correctamente sellados antes de ser enviados a los

distribuidores.

ü Que el número de productos despachado sea el exactamente reportado por el

bodeguero.

ü Que los productos los despache únicamente la persona encargada del inventario.

ü Que se tenga una buena administración de inventarios de manera que los productos

primero fabricados sean los primeros despachados para así evitar pérdidas por

caducidades.

(Ver 3.1.7.Cuestionario de control interno - inventarios)

97



OCTUBRE

2010

3.1.7. Cuestionarios de control interno a aplicar en base a puntos de control establecidos

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Proceso: CUENTAS POR COBRAR

Institución: Planta de Lácteos ECOLAC– UTPL

Fecha: Octubre, 18 de 2010

Cargo de la persona entrevistada: ______________________________

NO. PREGUNTAS SI NO N/A Observaciones

1

¿Se lleva un adecuado registro de todos y cada

uno de los clientes a los que se les ha concedido

crédito?

2 ¿Las políticas de la empresa determinan el

monto máximo para conceder crédito a sus

clientes?

3 ¿Los clientes cancelan oportunamente los

créditos concedidos por la empresa?

4 ¿Cuándo existe un retraso en el cobro de las

deudas se notifica a los clientes?

5

¿Se concede algún tipo de descuento o

preferencia a los clientes que cancelan sus

obligaciones en forma anticipada o

puntualmente?

6 ¿Se aplica tasas de interés por mora a los

clientes?

7 ¿Existe una provisión para cuentas incobrables?

8 ¿El cobro de las cuentas por cobrar se lo hace

únicamente por cuenta bancaria de la institución?

9 ¿El sistema contable utilizado permite registrar

sin dificultades todas las operaciones

relacionadas con esta cuenta?

10 ¿El equipo humano y computarizado para

registrar y manejar las cuentas por cobrar

permiten un buen control?

98



OCTUBRE

2010


Proceso: COMPRAS





1

Todas las compras son realizadas por medio

de órdenes de compra del cliente, están pres

numeradas y debidamente autorizados.

2 Las compras se basan en requisiciones,

puntos de reorden o máximos y mínimos..

3

Existen controles adecuados para

salvaguardar que se hagan compras

excesivas.

4

Existe un catalogo de proveedores de la

empresa. ¿Quién se encarga de

seleccionarlos?

5 Todas las órdenes de compra deben ir

firmadas. ¿Quién las autoriza?

6

¿Están previamente enumerados y

controlados los documentos de recepciones

de materia prima y mercancías?

7 ¿Se inspecciona la materia prima recibida

para determinar la condición de la misma?

8

Se notifica inmediatamente al Departamento

de Contabilidad sobre las mercancías

devueltas a los proveedores.

9 Todas las compras son contabilizadas

adecuadamente.

99



OCTUBRE

2010


Proceso: INVENTARIOS

Institución: Planta de Lácteos ECOLAC– UTPL Fecha: Octubre, 18 de 2010



1

¿Se lleva un registro contable en forma

individualizada de todos los inventarios que

posee la empresa?

2 ¿Los inventarios están debidamente

identificados por códigos en serie o claves

que faciliten su control?

3 ¿La compra de inventarios es autorizada por

el gerente de planta?

4 ¿Para hacer uso de los inventarios se

requiere de la autorización pertinente?

5 ¿Una sola persona es la encargada de llevar

el control interno de los inventarios?

6 ¿ Se realiza constataciones físicas para

comprobar el adecuado manejo de los

inventarios ?

7 ¿El encargado de bodega emite algún

documento que certifique que uno o más

productos han sido dados de baja?

8 ¿ El sistema informático que emplea la planta

para el manejo de los inventarios permite un

adecuado control ?

9 ¿La empresa maneja políticas de protección

de inventarios, en caso de incendio y

destrucción total o parcial de los mismos?

10 ¿La bodega en la que se encuentran los

inventarios cuenta con un adecuado

mantenimiento?

100



OCTUBRE

2010


Proceso: VENTAS (Facturación)





1 Los pedidos son adecuadamente

controlados.

2

Los precios de venta y las condiciones de

crédito se basan en documentos

aprobados.

3

Las facturas de venta son revisadas en

cuanto a: precios, proveedores y

cantidades.

4 Se verifica la cantidad de mercadería que

sale de la planta.

5 ¿Existen presupuestos de ventas?

6 ¿Se realiza un seguimiento a la

distribución del producto vendido?

7 ¿Existen descuentos a aplicarse en las

ventas?

8

¿Se realizan comparaciones de los

inventarios con las ventas realizadas?

¿Cada qué tiempo?

101



OCTUBRE

2010

27

Fecha:Solicitado por:

Autorizado por:

Detalle:

Valor estimado: $Cantidad en letras:

FIRMAS:

xxxx1100000000SOLICITANTE

Yo, orden de compra No. 27 del 24/10/2010 , operativo y funcionando. Por lo que

Nro factura:Proveedor:Valor:

Esta parte es llenada por contabilidad de ECOLACForma de Pago:(Espacio ha ser llenado CHEQUE TRANSF Cheque Caja chicapor contabilidad ECOLAC)

Nro

Firma

xxxx1100000000ASISTENTE CONTABILIDAD

Detalle:

Ing. Felipe ReyesCI. 1103228845GERENTE ECOLAC

Llenar los espacios marcados con este color

Pago directo Planta

Ing. Felipe Reyes

Ing. Felipe Reyes

he recibido el producto solicitado por

7,60

solicito se tramite el pago correspondiente.

En el caso de insumos el bodegueroEn otros casos puede ser el mismo solicitante

Esta parte la llena el que recepta la compra

CI. 1103228845AUTORIZACION

ORDEN DE COMPRA Nro.

xxxx

Esta parte la llena el solicitante de la compra

Este bloque debe ser llenado por el solicitante del Pago

Fecha de solicitud de pago:

CONFORMIDAD EN LA COMPRA

24/10/2010

En el caso de insumos el bodeguero

Planta de Lácteos ECOLAC

Por ejemplo: Líder de Calidad

Nombre del solicitante:

En otros casos puede ser el mismo solicitante

24/10/2010Corresponde a la misma persona que solicita la compra

Por ejemplo: Líder de Calidad

Fecha de la Orden:

Esta parte la llena el que recepta la compra

xxxx1100000000SOLICITANTE DE PAGO

FIRMAS:Valor: $

-

xxxx

1638Juan Pablo Burneo

x

Por Tesoreria:

7,60 1638

24/10/2010Corresponde la orden al pago Nro:

Nro. de factura

Planta Productiva: SOLICITUD DE PAGO

xxxx27

3.1.8. Formatos

Formato 1:

102



OCTUBRE

2010

Del 22-sep al Nombres O/C 22-sep 23-sep 24-sep 25-sep 26-sep 27-sep 28-sep Suman lts V/U Total $ Firma

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Elaborado: Aprobado: Visto Bueno Cancelado:

Ivonne Gonzalez Riofrio Sra. Lucila CobosAUXILIAR CONTABILIDAD ASISTENTE FINANCIERO ADMINISTRADORGERENTE DE ECOLAC

Revisado

CONTROL PLANTAS PRODUCTIVAS

Ing. Felipe Reyes Eco. Mélida ErasEco. Ximena Guachizaca

PLANTA DE LÁCTEOS ECOLAC

ROL DE PAGOS A PROVEEDORES: CENTRO DE ACOPIO

Variación +/- en relación a cupo asignado

28-sep-10

Valor Unitario:

Total $

Total Lts.

Cupo asignado recolección MP en Lts

O/C NO.

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1%-2% 8% 30% 70% 100%

932104 0.00 0.0001.10.10 0.0001.10.10 0.0022.09.10 0.00

TOTALES 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

RESUMEN:Cuentas por Cobrar

Total Facturas 0.00 Reposición anteriorRetenciones 1% 0.00 Reposición actualRetenciones 8% 0.00 Saldo anteriorRetenciones 30% 0.00 TOTAL FONDORetenciones 70% 0.00 Total a reponer 0.00Retenciones 100% 0.00 Total a reponerse 0.00 Saldo a favor 0.00

Total a reponer de cheque girados 0.00

Ximena Guachizaca Granda Ing. Jorge Felipe Reyes BuenoASISTENTE FINANCIERO CONTADORA ECOLAC UTPL GERENTE ECOLAC UTPL

PLANTA DE LACTEOS ECOLAC U.T.P.L.

GASTOS EFECTUADOS

Fecha Detalle Proveedor Recibo Factura Total Total Crédito 12% Retenciones

Total

Fecha

Yomar Pardo Villalta

PUBLICIDAD Y PROPAGANDA

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Fecha: 21 DE OCTUBRE DEL 2010Numero: PL- CCH - 020

ORDEN DE COMPRA

Fecha Factura Concepto Proveedor Nu

m.F

actu

ra

Sub IVA Total 1% 2% 30%

70%

100%

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

…………………………………… …………………………………….Ivonne Patricia González

UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJAPLANTA DE LACTEOS ECOLAC

INFORME DE REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

DETALLE DE FACTURARETENCIÓN

I. RENTA RETENCIONES DEL IVA

V. A

PAG

AR

Comprobante de Diario

TOTAL

ELABORADO AUTORIZADO REVISADO

…………………………………………Ing. Jorge Felipe Reyes Dra. Edith Merino

AUXILIAR CONTABLE GERENTE ECOLAC TESORERA UTPL

Formato 9:

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UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA PLANTA DE LACTEOS ECOLAC

REPORTE DE CUENTAS POR COBRAR

Cliente: HECTOR SONGOR

FECHA # DE

FACTURA VALOR PAGO SALDO CHEQUE # TRANSF. FECHA TRANS. Saldo inicial 0.00 0.00

116

CONCLUSIONES

Ø En el departamento contable de ECOLAC los empleados no tienen un conocimiento

claro de los proceso que realizan sus compañeros, debido a una deficiente

interacción entre el personal administrativo de la planta.

Ø Existe deficiencia en el manejo del manual de procedimientos puesto que el mismo

no ha sido actualizado desde el año 2006.

Ø Los productos terminados no tienen una adecuada distribución, ya que hay

supermercados y tiendas en los que no se ofrecen toda la gama de productos que la

planta ha desarrollado.

Ø La persona encargada del control interno de ECOLAC no posee las herramientas

necesarias para el desempeño de las funciones a su cargo.

Ø No existe una buena distribución del espacio físico de la bodega, en vista que

algunos productos de aseo y limpieza se colocan junto con los materiales que se

utilizan para la producción, lo que implicaba un nivel de riesgo para los productos

terminados.

Ø No se ha realizado un arqueo de caja desde el mes de Mayo de 2010.

117

RECOMENDACIONES

Ø Mejorar los canales de comunicación e involucramiento entre los empleados de las

diferentes áreas, especialmente en el área contable, donde cada uno de los

procesos tienen que ser resultado de un trabajo conjunto, coordinado y controlado.

Ø Actualizar constantemente el manual de procedimientos de la planta, cada vez que

exista un cambio en alguno de los procesos, de esta manera el personal tendrá bien

claro que es lo que tiene que hacer y sobre que parámetros hacerlo. Esto permitirá

un mayor control por la administración.

Ø Se necesita la aplicación de control interno de manera que se pueda desempeñar de

mejor manera las actividades de la planta, agrandar el mercado y ofrecer un mejor

servicio y producto a los consumidores.

Ø Controlar meticulosamente el manejo de los productos de la bodega y su relación

con los demás materiales que allí se almacenas, de manera que es esto permita

conservar en buen estado los productos y la materia prima.

Ø Realizar arqueos de caja periódicos, para garantizar el buen uso de los fondos de la

planta.

Ø Realizar planificaciones estratégicas por áreas, por ejemplo: estudios de mercado,

diseño de nuevos productos, canales de distribución; a fin de que periódicamente se

pueda evaluar el desempeño y gestión de los líderes de la Planta.

118

BIBLIOGRAFÍA

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