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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD: Sistemas Mercantiles
CARRERA: Contabilidad Superior Auditoría y Finanzas, CPA.
Tesis de Grado previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad
Superior y Auditoría Finanzas. CPA
Tema: Sistema de Gestión de Inventarios para la Empresa Ferretería
Armas de la ciudad de San Gabriel, cantón Montúfar, provincia del Carchi.
AUTOR: Wilson Fernney Armas Rosero
TUTOR: Ing. Roberth Narváez Montenegro MBA
Tulcán - Ecuador
2016
ii
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En mi calidad de Asesor de la Tesis de Grado, previo a la obtención del título
de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA; Certifico que
el señor Wilson Fernney Armas Rosero, elaboró su trabajo de grado sobre el
tema: Sistema de gestión de inventarios para la empresa Ferretería Armas de
la ciudad de San Gabriel, cantón Montúfar, provincia del Carchi, bajo los
lineamientos académicos de UNIANDES, se ve la necesidad de diseñar un
manual de gestión de control de inventarios para que en dicha empresa tenga
una planificación y coordinación efectiva del registro de los inventarios a través
de un manual, el mismo que vaya encaminado al cumplimiento de objetivos.
La presente Tesis de Grado puede ser sometida a presentación pública y
evaluación por parte del jurado evaluador que se designe.
Atentamente,
Ing. Roberth Narváez Montenegro MBA
ASESOR
iii
DECLARACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Wilson Fernney Armas Rosero, Egresado de la Facultad de Sistemas
Mercantiles, Carrera de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”, declaro en forma libre y voluntaria que el
presente Trabajo de Grado, trata sobre el Tema: Sistema de gestión de
inventarios para la empresa Ferretería Armas de la ciudad de San Gabriel,
cantón Montúfar, provincia del Carchi, así como las expresiones vertidas en la
tesis son de mi autoría. En consecuencia, asumo la responsabilidad de la
originalidad y el cuidado respectivo al remitirme a las fuentes bibliográficas
apropiadas para fundamentar el contenido expuesto.
Queda a potestad de la Universidad para que emplee el presente trabajo de
culminación de estudio como bibliografía para futuras investigaciones
relacionadas con el tema.
Atentamente,
Fernney Armas Rosero
iv
DEDICATORIA
Quiero dedicarle este trabajo en primer lugar a Dios por sus bendiciones
derramadas darme la fortaleza para seguir luchando cada día.
A mis Padres María Rosero y Aníbal Armas por ser las personas que me
guiaron siempre por un camino de bien para alcanzar mis metas propuestas.
A mi esposa Karina Jiménez por ser una persona incondicional brindándome
apoyo y amor siempre.
A mi hijo Martin Armas por ser motor que me impulsa cada instante para luchar
y ser cada día mejor.
A mis abuelitos que desde el cielo me apoyan para poder seguir cumpliendo
mis metas.
v
AGRADECIMIENTOS
Quiero dedicarle este trabajo en primer lugar a Dios por sus bendiciones
derramadas deme la fortaleza para seguir luchando cada día.
A mis Padres María Rosero y Aníbal Armas por ser las personas que me
guiaron siempre por un camino de bien para alcanzar mis metas propuestas.
A mi esposa Karina Jiménez por ser una persona incondicional brindándome
apoyo y amor siempre.
A mi hijo Martin Armas por ser motor que me impulsa cada instante para luchar
y ser cada día mejor.
A mis profesores de la Universidad por el conocimiento transmitido, en especial
al Ing. Roberth Narváez.
vi
ÍNDICE
CONTENIDO
Págs.
Portada I
Certificación del asesor II
Declaración de autoría intelectual III
Dedicatoria IV
Agradecimientos V
Índice general VI
Índice de figuras VII
Índice de tablas VIII
Resumen ejecutivo IX
Abstract X
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación 1
Situación problemática 3
Problema científico 3
Objeto de la investigación y campo de acción 3
Identificación de las líneas de investigación 4
Objetivos 4
Objetivo general 4
Objetivos específicos 4
Hipótesis 4
Variables 4
Variable independiente 4
Variable dependiente 4
Justificación del Tema 5
Métodos empíricos 5
Observación científica 5
Análisis documental 5
Validación por la vía de expertos 5
Métodos teóricos 6
Método deductivo-inductivo 6
Método analítico-sintético 6
Método sistémico 6
Método histórico 6
Técnicas de investigación 6
Encuesta 6
Entrevista 6
Observación científica
Aporte, significación practica y novedad científica
Aporte teórico
Significación práctica
Novedad científica
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
6
7
7
7
8
1.1 Origen y evolución de los inventarios 9
1.1.1 Edad antigua 10
1.1.2 Edad media 11
1.1.3 Edad moderna 11
1.2 Análisis de las distintas teorías 12
1.2.1 Gestión de inventarios 15
1.2.2 Sistema de inventarios 16
1.2.3 Cantidad optima de pedido 16
1.2.4 Sistema perpetuo 18
1.2.4.1 Asiento bajo sistema perpetuo 19
1.2.5 Sistema periódico 20
1.2.5.1 Asiento bajo sistema periódico 20
1.2.6 Procesos de productos terminados 21
1.2.6.1 Método de procesos de entradas y procesos de salida 21
1.2.6.2 Métodos de últimas entradas y primeras salidas 22
1.2.7 Importancia de la utilización de métodos para los inventarios 22
1.2.8 Estudio de un sistema de gestión de inventarios 24
1.2.8.1 Manual de inventarios 24
1.2.8.2 Objetivos 24
1.2.8.3 Políticas de inventarios 24
1.2.8.4 Políticas de revisión periódica 24
1.2.8.5 Políticas de revisión continua 24
1.2.9 Norma internacional de inventarios 25
1.2.9.1. Modelo de inventarios 26
1.2.9.1.1 El costo de inventarios 26
1.2.9.1.2 El costo de adquisición de inventarios 26
1.2.9.1.3 El costo de trasformación de inventarios 26
1.2.9.1.4 Otros costos 26
1.2.9.2 Técnicas de mediación de costos 27
1.2.9.2.1 Los costos estándares 27
1.2.9.2.2 El método de los minoristas 27
1.2.10 Administración de la cantidad optima de pedido 27
1.3 Valoración crítica de los principales conceptos 28
1.4 Conclusiones parciales del capítulo
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO
2.1 Caracterización de la Ferretería Armas de la ciudad de San
Gabriel
29
2.1.1 Misión 32
2.1.2 Visión 32
2.1.3 Valores 32
2.2 Descripción procedimiento metodológico 32
2.2.1 Modalidades de investigación 32
Cualitativas - Cuantitativo 32
2.2.2 Tipos de investigación 33
Descriptivo 33
Correlacional 33
Bibliográfica 33
Aplicada 33
Campo 34
2.2.3 Población de muestra 34
2.2.4 Métodos, Técnicas e instrumentos de investigación 34
2.3.2.1 Métodos teóricos 34
Analístico sintéticos 34
Inductivo deductivo 35
Sistémico 35
2.2.4.2 Métodos empíricos 35
Observación científica 35
Análisis documental 35
Validación vía de expertos 36
2.2.5 Técnicas de investigación 36
Entrevista 36
Instrumentos 36
2.2.6 Análisis de resultados de la entrevista aplicada 36
Análisis de la entrevista 36
Fichas de observación 38
2.2.7 FODA 38
2.3 Propuesta de investigador 45
2.4 Conclusiones parciales del capítulo
CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA
46
3.1 Título de la propuesta 47
3.2 Caracterización de la propuesta 47
3.3 Planteamiento detallado de la propuesta 49
3.3.1 Sistema de gestión inventarios 52
3.3.1.1 Requisitos generales 52
3.3.1.2 Requisitos de documentación 53
3.3.2 Desarrollo de políticas 53
3.3.3 Procedimientos 54
3.3.4 Diagrama de flujos 54
3.3.5.1 Aplicación del sistema 56
3.3.5.2 Análisis de flujo gramas 58
3.3.5.2.1 Obtención de RUC 58
3.3.5.2.2 Cambio de régimen 58
3.3.5.2.3 Régimen normal 58
3.3.5.2.4 Facturas 58
3.3.5.2.5 Facturación por ventas 58
3.3.5.2.6 Entrega de facturas 59
3.3.5.2.7 Declaración mensual 59
3.3.5.3 Análisis flujogramas 61
3.3.5.3.1 Revisión de pedidos 61
3.3.5.3.2 Selección de tipo de productos 61
3.3.5.3.3 Pedido de productos 61
3.3.5.3.4 Cotización de productos 61
3.3.5.3.5 Forma de pago 61
3.3.5.3.6 Compra de productos 61
3.3.5.3.7 Venta de productos 61
3.3.5.4 Análisis de flujogramas 65
3.3.5.4.1 Mostrar productos 65
3.3.5.4.2 Selección de productos 65
3.3.5.4.3 Compra de productos 65
3.3.5.4.4 Cotización de productos 65
3.3.5.4.5 Entrega de productos 65
3.3.5.5 Análisis de flujogramas 67
3.3.5.5.1 Productos de corta duración 67
3.3.5.5.2 Productos de mediana duración 67
3.3.5.5.3 Productos de larga duración 67
3.3.5.6 Análisis de flujogramas 69
3.3.5.6.1 Filosofía organizacional 69
3.3.5.6.2 Políticas de empresa 69
3.3.5.6.3 Normas y reglamentos 69
3.3.5.7 Análisis de flujogramas 71
3.3.5.7.1 Proveedores de productos de corta duración 71
3.3.5.7.2 Proveedores de productos de mediana duración 71
3.3.5.7.3 Proveedores de productos de larga duración 71
3.3.5.8 Análisis flujogramas 73
3.3.5.8.1 Cliente solicita el producto 73
3.3.5.8.2 Los vendedores le indican el producto 73
3.3.5.8.3 Cliente pide cotización del producto 73
3.3.5.8.4 Cliente se pone de acuerdo con el vendedor 73
3.3.5.8.5 Vendedor empaca el producto 73
3.4 Análisis de los resultados finales 74
3.5 Conclusiones parciales del capitulo 76
CONCLUSIONES 77
RECOMENDACIONES 78
BIBLIOGRAFÍA 79
ANEXOS 81
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura Nº 1 Cantidad optima de pedido 18
Figura Nº 2 Organizador gráfico 48
Figura Nº 3 Sistema de inventarios periódico 49
Figura Nº 4 Sistema de inventarios perpetuo 51
Figura Nº 5 Formulario de cotización 53
viii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Primeras entradas y primeras salidas 43
Tabla Nº 2 Últimas entradas y últimas salidas 44
Tabla Nº 3 FODA 50
Tabla Nº 4 Análisis de aprovechabilidad y vulnerabilidad 52
Tabla Nº 5 Flujogramas 55
ix
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo Nº 1 Certificación de apelación del tema
Anexo Nº 2 Solicitud de apelación del tema
Anexo Nº 3 Formato entrevista
Anexo Nº 4 Políticas de la empresa
Anexo Nº 5 Cumplimiento de funciones
Anexo Nº 6 Validación vía de expertos
Anexo Nº 7 Artículo científico
x
RESUMEN EJECUTIVO
La aplicación de un manual de gestión de inventarios al tema de investigación
Sistema de control de inventarios para la empresa Ferretería Armas de la
ciudad de San Gabriel, cantón Montúfar, provincia del Carchi, constituye una de
las soluciones posibles al diagnóstico realizado en la presente propuesta.
La aplicación de las fichas de observación y de la entrevista determinó que la
aplicación de dicho manual es muy importante para ferretería Armas, ya que en
años anteriores desde su constitución no se ha logrado tener un control y
registro de los productos terminados de corta, mediana y larga duración.
La aplicación del manual permite y brinda como resultado al presente tema los
lineamientos que deben de considerarse en cada proceso que se aplique en lo
referente a la compra y venta de los productos que comercializa esta ferretería,
sobre todo la correcta aplicación de la cantidad optima de pedido que es un
elemento importante del control de inventarios.
Finalmente se menciona que las diferentes metodologías de inventarios que
existen, tomando en cuenta los procedimientos de entradas y salidas de
productos a través de los sistemas perpetuos y periódicos determinaros que
dicho manual sea una herramienta de trabajo que en el día a día utilizaran los
empleados de ferretería Armas.
Palabras claves
Sistema de inventarios, Gestión de inventarios, manejo de la mercadería.
xi
ABSTRACT
The application of a manual inventory management investigation sistem the
issue of inventory control for the company Hardware Armas San Gabriel,
Canton Montúfar, Carchi province, it is one of the possible solutions to the
diagnosis made in this proposal.
The application of observation forms and interview determined that the
application of this handbook is very important for hardware Armas, as in
previous years since its establishment has been achieved not have control and
registration of finished products short, medium and length ..
The application allows the manual and provides results to this issue the
guidelines to be considered in each process to be applied in relation to the
purchase and sale of the products it sells this hardware, especially the correct
application of the optimum amount of order which is an important element of
inventory control.
Finally he mentioned that different inventory methodologies that exist, taking
into account the procedures of entry and exit of products through perpetual
systems and determiners newspapers that the manual is a working tool in
everyday utilize employees Weapons hardware.
Keywords
Inventory system, inventory management, finished product, manual inventory,
optimal order quantit
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
En el sistema de gestión de inventarios para la empresa Ferretería Armas de la
ciudad de San Gabriel, cantón Montúfar, provincia del Carchi se menciona los
siguientes estudios realizados por otros autores.
Según Nidia Mercedes López Meneses estudiante de universidad Tecnológica
Equinoccial en el 2010 en su investigación presenta un estudio de un Diseño
de un sistema de control interno de inventarios para la Ferretería “Lozada”, en
Santo Domingo de los Tsáchilas. Donde el problema es la ausencia de un
adecuado sistema de control que ayude a establecer los estándares de
inventarios y la fijación de precios, las organizaciones tienen problemas en su
inventario cuando las existencias físicas no coinciden con las existencias en
documentos, aspecto que implica una serie de factores negativos para el
crecimiento de la empresa.
A través del control permanente de mercaderías el gerente de la ferretería
puede conocer a ciencia cierta la rotación de cada uno de los productos, saber
cuáles son los más solicitados y en base a qué criterios solicitar una nueva
provisión de tal manera que pueda extraer estrategias específicas para
aprovechar dicha situación.
El control interno en el inventario de repuestos automotrices es fuente de
utilidades líquidas en la ciudad de Manta 2007 de la empresa Cépeda,
menciona el autor Bravo Mero Lenin Alberto de la universidad Tecnológica
Equinoccial en el año 2010, donde la investigación, se origina con problema
referente a la ausencia de información relacionada a la rentabilidad y control
interno en la comercialización de artículos y repuestos en el área automotriz en
la ciudad de Manta, Cépeda. El propósito principal, es determinar el control
interno del inventario adecuado para generar un nivel de utilidad liquida en las
ventas del almacén Cépeda S.A. La investigación evaluó el tipo de control
interno que se realiza en la empresa en cuestión, las actividades que se
realizan dentro del departamento de inventarios y de bodega, y también se
2
indagó si se llevaba un tipo de metodología para la administración de
inventarios.
Según Regina de Jesús Eugenio de la universidad Técnica de Ambato en el
2010 menciona que en la provincia de Tungurahua en especial la ciudad de
Ambato las empresas no cuentan con una logística de inventarios adecuadas
para que sus ventas se incrementen puesto que no cuentan con productos
suficientes para atender con servicio de calidad a sus clientes en lo que el
control de inventarios mejorará las ventas en las empresas. Farmacia Cruz
Azul “Internacional” de la ciudad Ambato, no cuenta con un sistema de logística
de inventario adecuado, que permita incrementar las ventas para satisfacer la
necesidad de cada uno de sus clientes. La aplicación de una logística de
inventario en los productos farmacéuticos permitirá que los clientes cuenten
con los medicamentos necesarios para curar sus dolencias, en casos
contrarios pueden perderse muchas vidas. Al propietario o gerente de la
franquicia Cruz Azul le servirá de mucha utilidad la logística de inventario para
tomar decisiones e invertir de mejor manera en la empresa misma que se
incrementará sus ventas y también obtendrán mejores utilidades; los
trabajadores estarán motivados y así satisfacer sus necesidades.
Según el proyecto integrador de aula del Instituto de Educación Superior FIEC
de la ciudad de Bucaramanga Colombia en el 2011 cuyos autores son: Machica
Baez Jonathan y Jaimes Ojeda Calos Fernando y objetivo es el de implementar
un sistema de información que permita llevar control de entradas y salidas de
mercancía de una ferretería, facturación de los pedidos de los clientes, a través
de un navegador web, ya que ellos consideran de suma importancia la
sistematización de los programas en las empresas, los cuales brindan una
buena atención a los clientes con servicio ágil y oportuno.
Estas cuatro investigaciones señalan que un sistema de control de inventarios
sistematizado debe de tomarse en cuenta la rotación y control de cada uno de
los productos en una determinada empresa, para que de esta manera el pedido
de los productos se lo realice en base a una planificación de ventas y de esta
forma poder brindar un buen servicio a los clientes.
3
Planteamiento del problema
En los actuales momentos las empresas comerciales en todas las provincias
del Ecuador buscan siempre estar en continuos cambios organizacionales para
poder ser competitivas en el mercado. Tal es así que varias empresas que
comercializan gran cantidad de productos terminados siempre quieren disponer
de una Gestión de inventarios idóneo el cual permita la optimización de los
recursos. Para el caso de la Ferretería Armas, empresa que se encuentra
ubicada en la ciudad de San Gabriel, en el cantón Montúfar, provincia del
Carchi es necesario la aplicación y la elaboración de un sistema de gestión de
inventarios sistematizado, ya que desde su creación no se cuenta con un
sistema de gestión de inventarios que permita que los procesos de entradas y
salidas de productos se los realice con efectividad.
Es por ello que con los antecedentes expuestos por las tres investigaciones
realizadas a nivel nacional desde el 2010, las empresas que no tienen un
sistema de control de inventarios, ni tampoco una buena administración a un
nivel óptimo, obtienen como resultado un mal despacho y organización de sus
productos. Por lo que esta falta de aplicación permite que los productos no
estén debidamente organizados para su comercialización y no se tenga un
proceso adecuado en el control y registro de un stock que para la empresa en
futuros años le puede significar el no alcanzar los ingresos establecidos.
Problema científico
¿Cómo contribuir al cumplimiento del manejo de la mercadería de la empresa
Ferretería Armas de la ciudad de San Gabriel, cantón Montufar, provincia del
Carchi?
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de la investigación.- Contabilidad general.
Campo de acción.- Inventarios.
4
5. Identificación de la línea de investigación
Gestión de información Contable
Objetivo general
Elaborar un sistema de gestión de inventarios que contribuya al manejo de la
mercadería para la empresa Ferretería Armas de la ciudad de San Gabriel,
cantón Montúfar, provincia del Carchi.
Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente los procesos de un sistema de gestión de
inventarios y manejo de la mercadería.
Diagnosticar la situacional sobre el manejo de la mercadería de la
empresa Ferretería Armas de la ciudad de San Gabriel, cantón Montufar,
provincia del Carchi.
Diseñar el sistema de gestión de inventarios para la empresa Ferretería
Armas de la ciudad de San Gabriel, cantón Montúfar, provincia del
Carchi.
Validar la propuesta por vía de expertos.
Idea a defender
Con la elaboración de un sistema de gestión de inventarios se va a contribuir al
manejo de la mercadería de la empresa Ferretería Armas de la ciudad de San
Gabriel, cantón Montúfar, provincia del Carchi.
Variables de investigación
Variable independiente: Sistema de gestión de inventarios
Variable dependiente: Manejo de la mercadería.
5
Justificación del Tema
La presente investigación es de gran importancia para la empresa Ferretería
Armas, porque está relacionada con el registro y gestión de inventarios de los
productos que se comercializa en esta empresa.
Sin embargo dentro de dicha gestión el presente tema de investigación se
justifica por que se tiene que dar cumplimiento con la organización y
planificación de actividades que dentro de las políticas internas de la empresa
que se refiere a la buena administración de los recursos.
Es por ello que con un sistema de inventarios se pretende tener un buen
proceso de productos terminados.
Metodología a emplear: métodos, técnicas y herramientas empleadas en
la investigación.
Métodos empíricos
Observación Científica. Este método se lo utiliza cuando se necesite
información de los productos terminados que ofrece la ferretería para de
esta manera poder diagnosticar la situación actual de la empresa en la
gestión y manejo de los inventarios
Análisis Documental. El método como tal permite obtener información
clara y precisa de fuentes de información secundaria con respecto a la
gestión de inventarios aplicados a las diferentes empresas.
Validación por la Vía de Expertos. Con este método; como su nombre
mismo lo indica pretende dar validez a la propuesta mencionada que dará
solución al problema a través de profesionales con criterio amplio y
centrado.
6
Métodos teóricos
Método Deductivo - Inductivo. Con la aplicación de este método se
analizará las investigaciones realizadas por otros autores respecto al control
de inventarios que han tenido las empresas que ofertan productos
terminados, así como también la aplicación de las técnicas de investigación
como la encuesta y entrevista.
Método Analítico- Sintético. Este método permite analizar y sintetizar las
respuestas de los encuestados y entrevistados para poder determinar la
solución inteligente al planteamiento del problema y las conclusiones
respectivas de la investigación.
Método Sistémico. Con este método se determina el tener una mejor
coherencia en cada una de las etapas del tema de investigación.
Método Histórico. Este método permite determinar las historias y
descripciones de investigaciones realizadas de otros autores con respecto
al tema objeto de estudio, así como también las revisiones de documentos
escritas en las fuentes de información secundaria.
Técnicas de Investigación
Para el presente trabajo se ha visto necesario el empleo de las siguientes
técnicas de investigación:
Entrevista. Esta técnica de investigación cualitativa se la utiliza para
realizar una entrevista a los profesionales conocedores del tema de
investigación como son las personas que tienen experiencia en el manejo
de sistemas de control de inventarios.
Fichas de Observación. En cambio que esta técnica se la utiliza para
determinar la conducta y comportamiento tanto de los empleados como de
los clientes que diariamente adquieren los productos que la ferretería oferta.
7
Resumen de la estructura de la Tesis
La presente tesis se encuentra estructurada inicialmente con una Introducción,
en la que se hace referencia a la situación problema, el problema científico a
resolver y el planteamiento del proyecto general para su solución; en el primer
capítulo se recopila todo tipo de información en base a las teorías que ayuden
a la solución del fenómeno de investigación para ponerlas en práctica a través
de la implementación de un sistema de gestión de inventarios para la empresa
ferretería Armas; en el capítulo II en el que se hace referencia al marco
metodológico de la investigación que establece la población, muestra, métodos,
técnicas e instrumentos utilizados a lo largo del desarrollo de la investigación y
un Capítulo III donde se muestran los resultados obtenidos de las fuentes de
información primaria y secundariapara determinar los elementos necesarios
para aplicar un sistema de gestión de inventarios para ferretería Armas. Y
finalmente se mencionalas conclusiones y recomendaciones derivadas de la
investigación realizada, una relación de la bibliografía consultada, y, finalmente
un conjunto de anexos de necesaria inclusión, como complemento de los
resultados obtenidos durante la investigación.
Aporte teórico, significación práctica y novedad científica.
Aporte teórico
Con el sistema de control de inventarios de la empresa Ferretería Armas de la
ciudad de San Gabriel, se va aportar teóricamente con conocimientos,
clasificación y registro de inventarios, los mismos que permiten tener una visión
clara hacia el futuro acerca del tema investigado, para dar una solución
inteligente a la situación problemática.
Significación práctica
Una vez realizada la propuesta del sistema de control de inventarios de la
empresa Ferretería Armas de la ciudad de San Gabriel se determina que es de
gran importancia el manejo de sistemas sistematizados, los cuales contribuyan
al mejoramiento de la empresa en lo concerniente a la clasificación, control y
registro ordenado de los productos terminados que se oferta en el mercado.
8
Novedad científica
Actualmente las empresas nacionales y locales como son las ferreterías no
disponen de una herramienta efectiva para el control y manejo de inventarios
por lo que hace posible realizar investigaciones de fuentes de información
secundaria para de esta manera lograr la optimización en el control de los
inventarios a través de la innovación de los software de registro y control de
stock de productos modernos que en la actualidad algunas empresas
dedicadas a esta actividad lo apliquen.
9
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
Los inventarios constituyen una de los elementos más importantes para los
sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el
corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus
balances generales en los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de
resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías como es el caso
de la ferretería Armas, por ser esta su principal función y la que dará origen a
todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles.
Los inventarios han existido desde tiempos inmemorables. Pueblos de la
antigüedad almacenaban grandes cantidades de alimentos para satisfacer las
necesidades de la gente en épocas de sequía. Los inventarios existen porque
son una forma de evitar problemas por escasez. Para Ferretería Armas el
objetivo de los inventarios es proveer los materiales necesarios en el momento
indicado, y de esta forma obtener una cantidad óptima de pedido que le sirva a
la empresa a la organización de su inventario y el brindar un mejor servicio en
la atención a los clientes.
1.1 Origen y evolución de la contabilidad
La contabilidad, es una disciplina diseñada por el hombre para satisfacer su
necesidad de administrar y conocer el resultado de ganancia o pérdida en las
actividades que realiza, ya sea de comercialización de bienes o servicios,
producción, manufactura y extracción de bienes. Esta necesidad, surge desde
el momento mismo en que el hombre inicia el trueque de productos y requiere
conocer el valor de lo que está intercambiando. La época del trueque, que
caracterizó la economía de las culturas primitivas, dejó de operar desde el
momento en que la moneda se convirtió en un bien de aceptación general, a
partir de ese momento, todas las transacciones mercantiles se conciertan en
dinero. Sin embargo, durante la existencia de los distintos reinados Anglosajón,
10
Ibéricos y Galos y, por los acontecimientos ocurridos durante la Edad Media
(expansiones territoriales, cruzadas, inquisición, entre otros) no permitieron que
la contabilidad se desarrollara como pasó en otras eras históricas; debido a
esta razón, la importancia de estos reinados son considerados de poca
importancia en virtud de que durante esta etapa no se observó ninguna
variación notable en los métodos y sistemas hasta entonces observados para
realizar los registros contables.
Las primeras prácticas contables, relata la historia que no reconoce ni fecha ni
época del inicio, pero desde que el hombre inventó la escritura, la han utilizado
para explorar el desarrollo socio económico. Estos registros datan de 7.500
años A.C. cuando se dieron las primeras presentaciones de inventario con
transacciones simples de intercambio de granos y ganado.
1.1.1 Edad Antigua
Al inicio de los años 4000 A C las empresas comerciales se basaban al
cumplimiento de las normas establecidas en esas épocas, tomando en cuenta
la limitación que había para registrar los productos y más que todo el de
cumplir con una normativa vigente de administración de control y registro de
inventarios.
Según (Davis y McKeon, 1994, p. 325) manifiesta que: “enesta época se encuentra comprendida entre 4000 A.C. a 476 D.C., período que se inicia con el aparecimiento de la escritura y termina con la caída del Imperio Romano de Occidente. Entre las características históricas de ésta etapa tenemos: nacimiento y desarrollo de la vida urbana, gobiernos políticos en manos de reyes, sociedades estatizadas, religiones politizadas, militarismos y guerras entre pueblos, surgimiento y fortalecimiento de los sistemas de: comercio, cobros de impuestos, obligaciones sociales, leyes, culturas y artes”
Es importante mencionar que durante la edad antigua no se contaba con las
herramientas necesarias para poder llevar a cabo una mejor contabilidad y
registro de inventarios, por lo que esta situación permitía tener una limitación
en la administración de los productos.
11
1.1.2 Edad Media
Cuando se da inicio a la contabilidad, la mayoría de comerciantes tiene un
mejor control y registro de los productos, por lo que esta herramienta les
permitió tener un margen de ganancia por cada producto vendido.
Según (Krajewski y Ritzman, 2000, p. 274) señala que: “en la edad media comprendida entre 476 D.C. a 1453 D.C., el comercio dejó de ser práctica común y la contabilidad pasó a ser actividad exclusiva del señor feudal, ya que los europeos buscaban protección en su castillo debido a las invasiones continuas de los árabes. En Europa por el siglo VIII, se llevaba un libro de ingresos y gastos en el que se registraba anualmente el inventario de las propiedades del imperio, como lo estipulaba una ordenanza de Carlo Magno, llamada “Capitulare de Villis”. En este mismo siglo VIII, en Italia se dio mayor impulso a la contabilidad por la necesidad en las actividades”.
Con la aparición de la contabilidad se puedo de alguna manera llevar un mejor
control de los productos, ya que esta situación se podía conocer la cantidad de
productos vendidos y a qué precio, por lo que este antecedente permitió una
mejor administración de los productos vendidos.
1.1.3 Edad Moderna
En la actualidad gracias a las normas vigentes de la contabilidad se puede
llevar los registros de los productos que se comercializa en libros adecuados,
propios de la contabilidad general para un mejor control y en algunas ocasiones
se lleva dicho registro por medio de sistemas contables fijados por la Norma de
Contabilidad Ecuatoriana.
Según (Davis y McKeon, 1994, p. 327) manifiesta que: “en esta época se menciona que en 1453 D.C. a 1789 D.C., hubieron valiosos cambios para la contabilidad, los cuales se encuentran enunciados en el libro “Dellamercatura et del mercantiperfetto”, publicado en 1573, cuyo autor fue Benedetto Cotingli Rangel. El libro se refiere brevemente a la contabilidad, pero explica claramente el uso de la partida doble y de tres libros: Mayor, Diario y Borrador, donde se establece que del diario los registros pasarán al mayor y para la verificación del estado de la empresa anualmente se realizará un balance y que todo quedará asentado en un libro de actas”.
En la actualidad gracias a la modernización se trata de optimizar los recursos
para tener una buena agilidad en cada uno de los procesos, por lo que es de
gran importancia tener en cuenta los instrumentos necesarios de la contabilidad
y de los sistemas de control de inventarios.
12
1.2 Análisis de distintas posiciones teóricas de la contabilidad general
En muchas operaciones empresariales, la gestión de los inventarios constituye
un factor clave para tener éxito.
Según Zapata, P (2011) manifiesta que: La Contabilidad es la ciencia social,
que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las
organizaciones, empresas e individuos, con el fin de servir en la toma de
decisiones y control, presentando la información, previamente registrada, de
manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas.
En el tema de investigación propuesto se toma en cuenta la información de la
empresa en lo concerniente a los estados financieros de la ferretería para
poder determinar el uso adecuado del registro contable conforme menciona
este autor para que la empresa tenga los inventarios en forma ordenada los
registros de Kardex y demás metodologías a utilizarse.
Según Bravo, M (2012) manifiesta que: Campo especializado de las ciencias
administrativas, que se sustenta en principios y procedimientos generalmente
aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de análisis, registro y control
de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución
en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación
económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada
período o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la
entidad.
El proceso cronológico de analizar, registrar y controlar cada una de las
transacciones de los inventarios de la empresa es importante tomar en cuenta,
por lo que este autor hace mención en que este proceso debe de llevarse de la
mejor manera para la buena interpretación de los registros y de los resultados
operacionales.
Según Bernard, J (2013) manifiesta que: La contabilidad es un elemento del
sistema de información de un ente , que proporciona datos sobre un patrimonio
y la evolución del mismo, destinados a facilitar las decisiones de sus
13
administradores y de los terceros que interactúan con él en cuento se refiere a
su relación actual o potencial con el mismo.
Es importante que se considere en la empresa la participación de todos los
trabajadores para que la administración de los inventarios se lo realice en
forma correcta como menciona dicho autor.
Con las distintas posiciones de los autores antes mencionados en lo
concerniente a la contabilidad general, en el presente tema de investigación se
pretende realizar un análisis de la gestión de inventarios para una ferretería
que a su vez se trata de realizar un registro y control de los inventarios, para lo
cual se señala a continuación los conceptos de varios autores en lo referente a
los inventarios.
Según Eppen, D (2013) manifiesta que: “los inventarios se definen como bienes
ociosos almacenados, en espera de ser utilizados. Hay muchos tipos de
inventarios; por ejemplo, inventarios de materias primas, inventarios de
materiales en proceso, inventarios de productos terminados, inventarios de
efectivo y hasta inventarios de individuos.
Se pueden mantener inventarios por muchas razones. Algunos distribuidores
tienen inventarios para poder atender de inmediato los pedidos de sus clientes.
En otras condiciones, en muchos casos el cliente preferiría hacer el pedido a
un competidor. Sin embargo, ésta es solamente una de las razones por las
cuales se mantienen inventarios.
De hecho, pueden existir por cualquiera de las siguientes razones:
1. Los inventarios suavizan la brecha del tiempo que separa la oferta de la
demanda.
2. La posibilidad de mantener un inventario contribuye a menudo a reducir los
costos de producción, porque es más económico producir algunos artículos en
grandes partidas aun cuando no existan pedidos inmediatos para esos bienes.
3. Los inventarios son un medio para almacenar trabajo. Por ejemplo, la
disponibilidad de mano de obra para la producción puede llegar a constituir una
14
restricción obligatoria en algún periodo posterior, pero representar una holgura
en los periodos anteriores. La posibilidad de producir excedentes en esos
periodos previos y mantener existencias del producto en inventario, libera mano
de obra que puede emplearse para otros menesteres en los periodos
posteriores.
4. Finalmente, el inventario es un recurso para ofrecer servicio rápido a la
clientela en el momento en que ésta necesite esos productos, y en realidad los
clientes están dispuestos a pagar por esta comodidad
Según (Hillier L. , 2011, pág. 365) manifiesta que: “el sistema de gestión de
inventarios prevalece en el mundo de los negocios, mantenerlos en un buen
nivel es necesario para las compañías que tratan con productos físicos, como
fabricantes, distribuidores y comerciantes, por ejemplo los comerciantes
necesitan inventarios de materiales requeridos para la manufactura de
productos, también deben almacenar productos terminados en espera de ser
enviados. De manera similar tanto los distribuidores como las tiendas deben
mantener inventarios de bienes disponibles cuando los consumidores los
soliciten”.
Lo que manifiesta Hillier es importante mencionar y considerarla distribución
física de los productos, para que cada uno de ellos se los pueda categorizar
para un mejor control de inventarios en la empresa ferretería Armas y de esta
manera obtener una cantidad optima de pedido.
Según (Bonini, 2011, pág. 462) quien dice: “el sistema de gestión de
inventarios representa una función gerencial importante que se ha tratado con
mucho éxito mediante métodos cuantitativos. No obstante existen situaciones
de negocios adicionales donde las perspectivas obtenidas con los métodos de
control de inventarios pueden ser en extremo útiles en la búsqueda de las
mejores decisiones de negocios”.
Por otra parte Bonini indica que Ferretería Armas debe de considerar que la
administración de inventarios debe tomarla en cuenta desde el punto de
función gerencial porque esta situación le permitirá a la empresa tenga una
mejor estructura organizacional.
15
Según Hamdy Taha (2010) señala que: “en un negocio o una industria por lo
común mantienen un inventario razonable de sus productos para asegurar una
operación ininterrumpida. Tradicionalmente el sistema de gestión de inventarios
se considera como un mal necesario para algunas empresas ya que
demasiado poco causa costosas interrupciones y el exceso da por resultado un
capital ocioso. El problema de un sistema de gestión de inventarios determina
el nivel de inventario que equilibra estos dos casos extremos.
Para el desarrollo del presente tema de investigación se toma en cuenta lo
manifestado por Eppen donde con su teoría da a conocer los diferentes tipos
de inventarios que existen, para lo cual se menciona que dentro de la empresa
Ferretería Armas se busca determinar el modelo más apropiado para poder
tener un buen sistema de gestión de inventarios de los productos terminados.
1.2.1 Gestión de inventarios
Para que la ferretería Armas sea exitosa e innovadora, debe contar con una
gestión efectiva y tener siempre una gran creatividad para poder desarrollar
nuevas ideas.
Según María Isabel Díaz (2010) concibe a la gestión de la siguiente forma:
“Son guías para orientar la acción, previsión, visualización y empleo de los recursos y esfuerzos a los fines que se desean alcanzar, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para logar objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.”
La gestión, control y registro de inventarios debe de administraste desde la
organización y planificación de todos los recursos que ferretería Armas posee
para tener un mejor desarrollo de actividades y sobretodo el cumplimiento de
los objetivos.
Según Kotler (2010) manifiesta que: “la gestión de inventarios se relaciona con la planificación y el control de inventarios, la cual busca responder dos preguntas: como son ¿cuándo a hacer los pedidos? relacionada con el concepto de momentos de pedidos y ¿cuánto ordenar? en donde se debe de conocer cuál es la cantidad productos que se pide”.
16
La importancia de la gestión de inventarios y de la relación entre el inventario y
la atención al cliente es esencial para cualquier compañía. Como en el caso de
la localización, la gestión de inventarios ha sido objeto de profundo estudio en
la literatura; aun así, el uso de sistemas de inventarios para dar soporte a
procesos de toma de decisión se ha extendido en menor medida. (Sierra, 2005,
p.28).
Lo importante dentro del presente tema de investigación es que se realice el
sistema de gestión de inventarios con cada uno de los elementos
correspondientes a la buena administración, es decir que los productos
terminados sean debidamente clasificados y registrados en el manual que
como idea se va a plantear dentro de la propuesta de investigación.
1.2.2 Sistema de inventarios
El control de inventarios que actualmente utiliza la ferretería Armas no es el
adecuado para lograr un eficiente registro de los productos que se
comercializan, por lo que es de gran importancia proponer un sistema de
gestión de inventarios moderna y eficaz para el buen manejo de los productos.
Según Gerardo Cantu(2009):
El sistema contable establece el término inventarios como una cuenta y dentro de ella se especifican las diversas denominaciones de existencias. Los inventarios son bienes de una empresa destinado a la venta o a la producción para su posterior venta como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de las operaciones.
Con lo que manifiesta Gerardo Cantu en la empresa ferrereteria Armas hay que
considerar el ciclo del inventario de los productos terminados, es decir tomar en
cuenta la categoría de los productos que esta empresa comercializa para un
mejor control de inventarios.
1.2.3 Cantidad óptima de pedido
Según Bonini, (2009) señala que: “el modelo de cantidad económica de pedido, es una de las herramientas más sencillas en la gestión de inventarios que permite obtener el tamaño del pedido que minimizan los costos totales
17
asociados al inventario. Como todo modelo necesita de algunos supuestos los cuales se mencionan a continuación: 1. La demanda es conocida, constante e independiente. 2. El tiempo de entrega por parte de los proveedores de materias primas, se conoce y es constante. 3. El inventario de una orden llega en un lote y al mismo tiempo. 4. Los descuentos por cantidad no son posibles. 5. Los costos de preparación y de almacenamiento son los únicos costos variables. 6. Se evitan la escasez de inventario, mediante la colocación de órdenes de pedido a tiempo”
El propósito del modelo de la cantidad óptima de pedido consiste en encontrar
la cantidad óptima del pedido, definida como aquella cantidad que,
considerando las tres suposiciones anteriores, minimiza el costo anual total por
concepto de pedidos y su mantenimiento en inventario.
1. Costo del pedido (Cp). Cada vez que se coloca un pedido, el departamento
de compras debe contactar al proveedor para determinar el precio actual y la
fecha de entrega, llenar el formulario de pedido y enviarlo por correo
electrónico, asentar el pedido en el sistema de control del inventario y abrir los
registros de recepción y mantenimiento de existencias. Cuando llega el pedido,
quien lo recibe debe llenar los registros de recepción y mantenimiento de
existencias y actualizar la base de datos sobre el estado de los pedidos.
2. El costo de mantenimiento (cm) de los inventarios se expresa típicamente
como el costo de conservar una unidad durante un año y se calcula como un
porcentaje del costo del artículo.
cm
cpDQ
**2
Elaborado por: Autor Fuente investigación de mercado
Dónde:
Q: Cantidad optima de pedido
D: Demanda anual de productos
Cp: costo de hacer un pedido
18
Cm: costo unitario de mantenimiento
Figura: Nº 1 Cantidad óptima de pedido
Elaborado por: Autor Fuente investigación de mercado
Con este modelo ferretería Armas deberá determinar cuál es la cantidad óptima
de pedido dependiendo de los productos que vaya a ofertar para sus clientes,
para lo cual es importante que en dicha cantidad óptima se considere todos los
ítems de los productos para de esta manera poder encontrar el monto de
pedido que reduzca al mínimo el costo total del inventario de la empresa.
1.2.4 Sistema perpetuo
Existen algunos sistemas de control, los cuales deben ser tomados en cuenta
para llevar a cabo una buena administración de los productos, para lo cual se
indica los siguientes:
Según(HORNGREN, Charles T Pág. 389) (2008) señala que: “en el sistema de Inventario Perpetuo los negocios mantienen un registro continuo para cada artículo o producto del inventario donde los registros muestran el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente, las empresas que maneja este tipo de sistemas pueden determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario”.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de
inventario están siempre actualizados. Anteriormente, las empresas utilizaban
el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario,
como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores
19
pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los
precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos
de venta a ofrecer.
El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La
derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario:
Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las
mercancías vendidas = Saldo Final
El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el
costo del inventario disponible en cualquier momento. Los registros de
inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones:
1. La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus
almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la
mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema
perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía.
2. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario
cuando éste se muestra bajo.
3. Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los
registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es
necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un
conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros.
1.2.4.1 Asientos bajo el Sistema Perpetuo
Los sistemas perpetuos ayudan a que cada proceso tenga una planificación,
más aun si se trata de planificaciones actualizadas de los productos que
comercializa una determinada empresa.
20
Según (Horngren, Charles T Pág. 392) (2008) señala que: “en el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. Las compañías registran la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual
durante el periodo”.
El sistema perpetuo en toda empresa comercializadora de productos lleva un
registro actualizado de las mercancías vendidas durante un periodo de tiempo,
es por ello que en ferretería Armas se toma en cuenta la aplicación de dicho
sistema.
1.2.5 Sistema periódico
La contabilidad es una herramienta importante para la contabilización de
productos, es por ello que los sistemas periódicos son importantes para los
inventarios de los productos terminados.
Según Solomon, Lanny M, Pág. 359) (1998) señala que: “el sistema de inventario periódico las empresas no mantienen un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para
garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible”.
Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la
capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo,
cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o
administrador pueden visualizar las mercancías existentes.
1.2.5.1 Asientos bajo el Sistema Periódico
Cuando se aplica un sistema periódico es importante tomarlo en cuenta no solo
para el registro y control de inventarios, sino también para llevar de una mejor
manera el registro de los estados financieros que una empresa tenga.
21
Según Solomon, Lanny M, Pág. 366) (1998) señala que: en el sistema periódico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continuo llevando el saldo inicial que quedó al final del período anterior. Sin embargo, al fin del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento de diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo a Inventario y cargándolo a Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basándose en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Pérdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes.
Es importante tomar en cuenta los asientos bajo el sistema periódico, los
mismos que son utilizados para la elaboración de los estados financieros de
acuerdo al periodo realizado. Este tipo de asientos lo debe tener en cuenta
ferretería Armas para su gestión de inventarios.
1.2.6 Proceso de productos terminados
1.2.6.1 Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
Con este método se supone que las primeras mercancías compradas
(entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las
mercancías en existencia al final del período serán las más recientes
adquisiciones, valoradas al precio actual o a los últimos precios de compra.
El siguiente ejemplo ilustra la aplicación de este método
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán
aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto
que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere
procedimiento especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se
compró al momento de la operación, es decir se la de salida del inventario por
el valor pagado en la compra.Si lo que se devuelve es un producto vendido a
un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se
vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les
22
asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios
manejado por la empresa.
1.2.6.2 Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
Este método considera que las últimas mercancías compradas (entradas) son
las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia
al final del período serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios
iniciales de compra.En este método lo que se hace es darle salida a los
productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el
inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este
es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan
constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias
inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se
le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor
de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se
devuelve por el valor que se pagó a la hora de adquirirlo.
A demás se debe de recordar que los diferentes métodos de valuación tienen
validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un
costo identificado que es el valor pagado por ellas.En el caso de la devolución
en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que
salieron al momento de hacer la venta.
1.2.7 Importancia de la utilización de métodos para la gestión de
inventarios
La importancia en el control de inventarios radica en que la institución trabaja
con el objetivo de obtener utilidades. La obtención de utilidades
indiscutiblemente se genera en gran parte de ventas, ya que éste es importante
para la empresa. Si la función del inventario no opera con efectividad, no se
23
logrará un nivel de eficiencia real en la administración de esta área de
organización, y no habrá ventas y sin ventas no se obtendrán utilidades.
El control del inventario es uno de los aspectos principales de la administración
que no se toma en cuenta en las pequeñas empresas, lo que ocasiona falta de
responsables, políticas y sistemas que permitan el control adecuado. El control
interno de inventarios, es de suma importancia dado que su ausencia posibilita
perdidas, desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.
La gestión de inventarios, es una función importante en la Administración, se
requiere de gran cantidad de recursos de capital y afecta la entrega de
productos al cliente. Esta propuesta pretende crear un modelo de inventarios
en el cual la empresa pueda contar con la información correcta sobre el manejo
de los mismos.
1.2.8 Estructura de un sistema de gestión de inventarios
La gestión de inventarios es uno de los aspectos de la administración que
pocas veces es atendido, esto debido a que no se tienen registros fehacientes,
un responsable, un manual de inventarios o sistemas que le ayuden a dicho
control. Por esta razón es importante definir lo que es un manual de inventarios
para poder determinar el proceso que la propuesta del tema de investigación
tendrá en su desarrollo.
1.2.8.1 Sistema de inventarios
En la actualidad los sistemas ayudan a la mayoría de empresas en la
ejecución de actividades, siendo estas importantes en cada etapa de los
procesos que se aplican a una determinada área.
Según (DOMINGUEZ et al, 1995, p. 26)Constituye una herramienta de políticas y procedimientos que ayuda a regular las actividades y funciones de todo el personal de la empresa. Una vez que se diseñe dicho sistema de inventarios se debe de someter a continuas actualizaciones y revisiones periódicas. En esencia los sistemas de inventarios constituyen un medio de comunicación de las decisiones administrativas, por tanto su propósito es señalar en forma sistemática la información que vaya a contener.
Con esta definición es importante la aplicación de esta herramienta a las
distintas actividades que la empresa realiza en lo referente al control de
24
inventarios, ya que como principal actividad que es el de comercializar
productos terminados en la zona de San Gabriel para una mejor atención a los
clientes.
1.2.8.2 Objetivos
Prevenir fraudes de inventarios.
Descubrir robos y sustracciones de inventarios.
Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de
inventario.
Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador.
Proteger y salvaguardar los inventarios
Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios
Detectar desperdicios y filtraciones de inventarios
1.2.8.3 Políticas de los inventarios
El componente primordial que afecta el inventario es la demanda, podemos
contar con dos factores en los inventarios: el primero es saber cuándo se debe
ordenar y el segundo es cuanto se debe ordenar. Los propósitos de las
políticas de inventarios deben ser: Definir el nivel deseado de inversión en
inventarios. Mantener los niveles del inventario físico tan cerca como sea
posible de lo planificado.
1.2.8.4 Política de revisión periódica
Se comprueba el nivel de inventario en intervalos de tiempo fijo, que puede ser
una semana, un mes o un tiempo determinado llamado período de revisión y se
coloca una orden, si el nivel encontrado es menor que un nivel predeterminado.
1.2.8.5 Política de revisión continúa
En esta política el nivel de inventario se controla continuamente. Cuando el
nivel llega a un punto establecido se ordena una cantidad fija. Las políticas de
inventarios son fijadas para cada uno de los diferentes conceptos, como:
materias primas y materiales auxiliares de fabricación, producción en proceso,
25
artículos terminados, artículos de compra-venta, etc., porqué cada una de estas
inversiones de activo presentan condiciones distintivas para su administración,
específicas para su compra, consumo, procesamiento, para su custodia, para
su venta, etc.
Además la administración de los inventarios tiene fijas las políticas, siendo las
principales:
1. Reducir al máximo, la inversión de inventarios en días de inversión sin
afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo. Para el
anterior es necesario fijar los niveles de inversión para cada concepto de
inventarios y tipo de producto, material, etc., con la flexibilidad de cambio que
requiera la demanda del mercado. La empresa financia la inversión de los
inventarios y el dinero tiene un costo de oportunidad. Por lo tanto la empresa
debe tratar de reducir la inversión de los inventarios para maximizar los
rendimientos.
2. Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de proveedores, para
la adquisición de inventarios. El financiamiento no sólo incluye el monto del
crédito sino también el plazo de pago. Sería ideal que las ventas y consumos
de los inventarios coincidieran con el pago a proveedores, porque de esta
manera no se asignarían recursos del capital de la empresa para inventarios
1.2.9 Norma internacional de inventarios
Según la doctora María De La Portilla Vera (2013) manifiesta que: “el objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a
continuación se especifican: Inventarios son activos:
(a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
(b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o
26
(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
1.2.9.1 Medición de los inventarios
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cual sea
menor. Costo de los inventarios.
1.2.9.1.1 El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados
de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya
incurrido para darles su condición y ubicación actuales. Costos de adquisición.
1.2.9.1.2 El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio
de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean
recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el
almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las
mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las
rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de
adquisición.
1.2.9.1.3 Los costos de transformación de los inventarios comprenderán
aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales
como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de
forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya
incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. Son
costos indirectos fijos los que permanecen relativamente constantes, con
independencia del volumen de producción, tales como la depreciación y
mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de
gestión y administración de la planta. Son costos indirectos variables los que
varían directamente, o casi directamente, con el volumen de producción
obtenida, tales como los materiales y la mano de obra indirecta.
1.2.9.1.4 Otros costos Se incluirán otros costos, en el costo de los inventarios,
siempre que se hubiera incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y
ubicación actuales. Por ejemplo, podrá ser apropiado incluir, como costo de los
27
inventarios, algunos costos indirectos no derivados de la producción, o los
costos del diseño de productos para clientes específicos.
1.2.9.2 Técnicas de medición de costos
Las técnicas para la medición del costo de los inventarios, tales como el
método del costo estándar o el método de los minoristas, podrán ser utilizados
por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos se aproxime al costo.
1.2.9.2.1 Los costos estándares se establecerán a partir de niveles normales
de consumo de materias primas, suministros, mano de obra, eficiencia y
utilización de la capacidad. En este caso, las condiciones de cálculo se
revisarán de forma regular y, si es preciso, se cambiarán los estándares
siempre y cuando esas condiciones hayan variado.
1.2.9.2.2 El método de los minoristas se utiliza a menudo, en el sector
comercial al por menor, para la medición de inventarios, cuando hay un gran
número de artículos que rotan velozmente, que tienen márgenes similares y
para los cuales resulta impracticable usar otros métodos de cálculo de costos.
Cuando se emplea este método, el costo de los inventarios se determinará
deduciendo, del precio de venta del artículo en cuestión, un porcentaje
apropiado de margen bruto. El porcentaje aplicado tendrá en cuenta la parte de
los inventarios que se han marcado por debajo de su precio de venta original. A
menudo se utiliza un porcentaje promedio para cada sección o departamento
comercial.
1.2.10. Administración a un nivel óptimo.- En lo referente a este elemento se
menciona la administración de los inventarios que tiene la empresa en relación
a la cantidad de pedido que puede solicitar a sus proveedores para su stock de
productos. Es importante mencionar que durante un periodo determinado
generalmente un año se determina la cantidad óptima de pedido que se desea
realizar en base a las ventas y al número de productos solicitados cuando
estos se agoten en stock. Por lo que es de gran ayuda la aplicación de la
fórmula de la cantidad óptima de pedido como se indicó anteriormente, para
luego ser aplicado en cada categoría de productos que ferretería Armas
comercializa a sus clientes.
28
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas
posiciones teóricas sobre la Contabilidad General
El análisis de los diferentes textos de contabilidad mencionados, ha permitido
identificar las siguientes proposiciones de funciones generales y específicas de
la contabilidad general aplicada a una empresa comercial.
La contabilidad general realizada desde una perspectiva crítica ha alcanzado
un interesante grado de madurez en el ámbito de las empresa, por lo que
varias cosas frente a una investigación contable realizada de forma mayoritaria
sobre la base de la eficiencia de los mercados. La presente tesis investiga el
papel que juega la contabilidad general en lo referente al registro y control de
los inventarios de una empresa comercializadora de productos terminados en
la ciudad de San Gabriel. Por lo que será importante analizar también los
conceptos de los inventarios y su gestión dentro de la empresa.
En la actualidad, la gestión de inventarios significa una herramienta
indispensable para la toma de decisiones en las empresas comercializadoras
que ofrecen productos terminados, por tal motivo la información que genera
debe proponer a: coordinar las actividades económicas y administrativas, para
tener una mejor operación en cada una de las actividades.
En todo actividad económica es importante llevar un control de los inventarios
que se realizan en un determinado periodo, por más pequeño que sea el
negocio se debe registrar todos los ítems con su respectiva clasificación y
codificación para determinar la cantidad optima de pedido y un buen registro de
los mismos.
Es importante entender los principales métodos que existen para la gestión de
los inventarios para poder aplicar un sistema adecuado para una empresa
comercializadora de productos terminados. Por tal motivo la presente iniciativa
se centra en la elaboración de un manual de inventarios para ferretería Armas
el mismo que a través de sus políticas de revisión periódica y continua
pretende cumplir con las normas de uso para de esta manera poder tener un
control en cuestión a sus costos, clasificación y tipos de productos.
29
Con la aplicación de un sistema de gestión de inventarios, Ferretería Armas
pretende conseguir mejores resultados en lo concerniente a la organización y
control de los productos terminados contabilizando todos los artículos que van
a ser ofrecidos a los clientes del cantón Montufar, sobre todo en aquellos
productos que son de mayor demanda como los materiales de construcción
para su comercialización, ya que en años anteriores no se ha contado con este
mecanismo por falta de una planificación de tareas y actividades por parte de
sus propietarios.
La aplicación de esta importante herramienta como es el manual de gestión de
inventarios comprendido por procesos y procedimientos adecuados al control
de productos terminados contribuirá a que los empleados de la ferretería
puedan desarrollar de mejor manera sus actividades de entrega y despacho de
productos en los tiempos establecidos sin retrasos en los procesos operativos
permitiendo que los clientes reciban un servicio de calidad y calidez en la
compra de dichos productos.
Finalmente se menciona que con el desarrollo de este manual ferretería Armas
en el cantón Montufar busca obtener soluciones a la problemática antes
mencionada a través de estrategias de mejoramiento que faciliten la gestión de
aprovisionamiento de la empresa, lo cual puede traducirse en una reducción
importante en los costos de adquisición, compra, almacenaje, transporte y
comercialización de los productos ofrecidos y garantizando el suministro en el
tiempo y lugar requerido por los clientes.
1.4 Conclusiones parciales del capítulo.
La fundamentación teórica y científica del tema propuesto es de gran
importancia ya que esta permite analizar las fuentes de información teórica
más importantes, como es la información actual de la empresa donde se
menciona los procedimientos y registros utilizados de los productos
permitiendo la generación de ideas para la elaboración de la propuesta de
investigación.
30
El presente capítulo contiene el fundamento teórico y bibliográfico como el
tema del diseño de un sistema de gestión en el que se ha definido y
analizado los temas referentes al sistema de control de inventarios que
debe de contar la empresa ferretería Armas para de esta manera lograr una
gestión eficaz y eficiente en cada uno de los procesos.
El contenido del marco teórico en el presente tema de investigación en lo
referente a contabilidad general fue de gran aporte ya que se revisó y
analizo las diferentes investigaciones y planteamientos de varios autores
acerca del sistema de gestión de inventarios.
31
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO
En todo estudio de investigación es primordial tener en claro la metodología
que se va aplicar conjuntamente con la elaboración y aplicación de los
instrumentos a desarrollarse; porque esta situación permite interpretar los
resultados obtenidos mediante la aplicación de las principales técnicas de
investigación cuantitativas y cualitativas como son las encuestas y entrevistas
dirigidas a las personas involucradas y de esta manera determinar la viabilidad
de la propuesta que se va a realizar en el transcurso del proceso.
2.1. Caracterización de la ferretería Armas de la ciudad de San Gabriel
En el Ecuador varias empresas comercializadoras de productos terminados
siempre buscan el mejorar el servicio al cliente en este punto se menciona que
la operación de las compañías puede no estardiseñadas para responder a los
requerimientos de los clientes de un producto oservicio de forma instantánea.
Entonces los inventarios proveen un nivel dedisponibilidad de productos o
servicios, y cuando éstos se encuentran localizadoscerca del cliente, puede
satisfacer altas expectativas de disponibilidad deproductos. La disponibilidad de
estos inventarios para los clientes puede nosolamente mantener las ventas,
también puede incrementarlas. Otro punto importante que las empresas toman
en cuenta es lareducción de costos esto implica queel mantener inventarios
tiene un costo asociado, reduciendo indirectamente los costos de operación en
otras actividades decla cadena de suministro que pueden más que compensar
los costos de mantener elinventario. En primer lugar los costos de mantener
inventario pueden alentareconomías de producción permitiendo la fabricación
de corridas más extensas (lotes de tamaño mayor). Las salidas de producción
pueden no estar alineadas con las variaciones de los requerimientos de la
demanda.
Ferretería Armas comercializadora de productos terminados localizada en la
ciudad de San Gabriel busca identificar una alternativa de mejoramiento en lo
concerniente a la gestión de inventarios de sus productos para poder brindar un
mejor servicio a los clientes.
32
2.1.1 Misión
Proveer al por mayor y menor, productos de calidad acorde a las necesidades
de los clientes, contribuyendo así al crecimiento socio-económico del cantón
Montufar y del Ecuador.
2.1.2 Visión
Mantener el crecimiento sostenido de la empresa, mediante la incorporación de
los productos terminados, buscando el posicionamiento del mercado a través
de estrategias competitivasen el sector ferretero.
2.1.3 Valores
Honestidad
Responsabilidad
Respeto
Amabilidad
Cordialidad
Calidad
Calidez
Responsabilidad
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
investigación
Es importante tener en claro la metodología que se va aplicar en el siguiente
desarrollo de tesis para ayudar a resolver los problemas que tiene la ferretería
Armas en lo concerniente al control de inventarios de los productos que
comercializa.
2.2.1 Modalidades de la investigación
Paradigma Cualitativo
Esta modalidad se la utiliza en el planteamiento del problema ya que se orienta
a la descripción de datos, de la misma manera en el marco teórico ya que se
33
basan en textos los mismos que ayudan a la recolección de datos para
posteriormente realizar un análisis de datos en forma profunda.
Paradigma Cuantitativo
Esta modalidad se la utiliza en para el análisis de las diferentes teorías que
hacen relación al tema de estudio, así como también el análisis de las fuentes
primarias para el desarrollo del tema.
2.2.2 Tipos de Investigación
Descriptiva
En el presente desarrollo de tesis este tipo de investigación se la aplica
realizando una descripción de las principales características, rasgos,
situaciones de cada una de las investigaciones realizadas por otros autores en
lo referente al sistema de gestion de inventarios.
Correlacional
Este tipo de investigación se la aplica en la relación de las variables tanto
dependiente como independiente del tema de investigación.
Bibliográfica
La aplicación de este tipo de investigación se ha realizado en gestión , ya que
se encuentra sustentado por diversas fuentes de investigación bibliográfica
tales como libros, revistas, folletos, información de empresas e internet.
Aplicada
El propósito del trabajo de estudio busca la solución más factible del problema,
es decir, los resultados aportados a la investigación implementan técnicas y
estrategias para enfrentar y solucionar el problema.
34
De Campo
Es importante mencionar que en la investigación de campo se toma como
referencia la realización de las fichas de observación por lo que el
levantamiento de la información realizada en la ciudad de San Gabriel permitió
cuantificar varios temas relacionados a la gestión de inventarios de la ferretería
y conocer más que todo las necesidades de los clientes.
2.2.3 Población De Muestra
Para determinar la muestra se determina la metodología de la población y
muestra por medio de los funcionarios que laboran en la empresa. Por ser una
empresa pequeña con pocos trabajadores la muestra se la considera el número
de empleados que trabajan en la ferretería.
A continuación se detallan la población de estudio:
POBLACIÓN CANTIDAD
Administradores 1
Gerente 1
Personal profesional con experiencia 3
TOTAL 5
Elaborado por: Autor Fuente: Población y Fuente De acuerdo a la información de la tabla anterior se determina el personal administrativo, y
personal profesional con experiencia.
Por tener una población pequeña no es necesario definir una muestra de investigación
2.2.4 Métodos, Técnicas e instrumentos de investigación
2.2.4.1 Métodos Teóricos
Analítico – Sintético
35
Este método de investigación es aplicado en la realización del análisis de la
información teórica recopilada de las diversas fuentes de investigación
bibliográfica, ya que en los diferentes capítulos de la investigación se realiza el
análisis de los sistemas de gestión de inventarios para luego sintetizar la
información más relevante que sirve de aporte para la ferretería Armas.
Inductivo - Deductivo
En este método se toma en cuenta en la aplicación de la técnica de
investigación cualitativa como la entrevista donde de un listado de preguntas se
llega a determinar las conclusiones posibles de las respuestas de los
encuestados, es decir de lo particular a lo general, así aplicarlas a toda la
investigación.
Método Sistémico
Este método es utilizado en la presente tesis ya que se sigue un proceso
sistemático y ordenado capítulo a capítulo para luego proceder a realizar un
solo documento, de igual manera este método es aplicado en la propuesta ya
que es realizado de manera ordenada y secuencial.
2.2.4.2 Métodos Empíricos
La observación científica
La utilización de este método de observación científica permite proponer una
solución al planteamiento del problema, observando cada uno de los
procedimientos que se realizan en el control de inventarios de la empresa
ferretería Armas.
Análisis Documental
En este método la recopilación de datos es importante para presentar una
alternativa de solución al problema, mediante la utilización de las entrevistas
aplicadas a los profesionales antes mencionados.
36
Validación por expertos
Este método se lo utiliza en la propuesta debido a que la misma será analizada
por expertos en el tema para determinar la viabilidad de la misma.
2.2.5 Técnicas
Entrevista
La aplicación de la entrevista utilizando preguntas abiertas y dirigidas a las
personas profesionales conocedoras del tema, dará como resultado las
sugerencias más importantes para la aplicación del sistema de gestión de
inventarios para la ferretería Armas.
Instrumentos
En la entrevista se aplica una guía de entrevista, la misma que contiene
preguntas dirigidas a profesionales como economistas, profesionales en
administración o afines.
2.2.6 Análisis de los resultados obtenidos de la entrevista aplicada a los
profesionales conocedores del tema de investigación.
Análisis entrevista
1.- ¿Según su criterio explique por qué es importante la aplicación de un
sistema de inventarios para una empresa comercial?
Los entrevistados manifiestan que es importante la aplicación de un sistema de
control de inventarios ya que permite tener una organización de los productos y
por ende llevar una planificación de los productos que entran y salen de la
empresa. Además es importante porque permite el despacho y entrega rápida
de los mismos a los clientes que lo requieran.
2.- ¿Desde su punto de vista. ¿Mencione cuáles son las ventajas de realizar un
control de inventarios bajo las normas internacionales?
37
Al aplicar las normas internacionales en una empresa permite que tenga un
buen posicionamiento en el mercado, que los clientes reconozcan que los
productos se comercializan bajo parámetros de calidad, garantizando tanto
para el comprador y vendedor satisfacciones la transacción comercial que
realicen. Además mencionan que las ventajas serían las siguientes:
Mantener el mínimo de capital invertido
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades
excesivas de inventarios
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercaderías
Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario físico anual
3.- ¿Cómo piensa usted que se debería efectuar el control de inventarios en
una ferretería?
Los encuestados primeramente mencionan que debe de existir una
participación y colaboración de todo el recursos humano que hay en la
empresa, para luego aplicar de manera adecuada el control de inventarios
utilizando la tecnología moderna, es decir ellos sugieren que tanto empresas
grandes como pequeñas debe de trabajar en softwares modernos para un
mejor control.
4.- Según su criterio. ¿Cuáles son los métodos y técnicas que se debe de
utilizar para el control de inventarios en una ferretería?
Existe muchos métodos y técnicas para llevar un mejor sistema de inventarios,
pero lo recomendable es tener un manual de inventarios informático el mismo
que permita tener una mejor clasificación de los productos de acuerdo a sus
costos, tamaño y demanda.
5.- Según su criterio. ¿Piensa usted que las empresas comerciales de la
provincia del Carchi dedicadas a la actividad de compra y venta de productos
terminados realizan un sistema de inventarios de acuerdo a sus necesidades?
38
Hay que tomar en cuenta que la provincia del Carchi la mayoría de empresas
comercializadoras son de productos de consumo masivo, por tal razón en lo
que concierne a las ferreterías los propietario de las mismas tratan de llevar el
registro y control delos inventarios de una manera adecuada, sin embargo la
mayoría de ellos no utilizan un sistema informático que les permita efectuar las
operaciones de manera eficiente.
Fichas de observación
Debido a que en la presente investigación no se aplicó la técnica de
investigación cuantitativa como es la encuesta, se considera la técnica de la
observación por medio de fichas, las mismas que nos permitió recolectar
información secundarias de la empresa y de las necesidades del cliente
conforme se indica en las cuatro fichas con información necesaria para el
desarrollo del tema de investigación.
A continuación se menciona las siguientes fichas de observación las cuales
permiten detallar la información levantada en el estudio presente:
39
Ficha nº 1 de la empresa “Armas” Localización de área
Encuestador/a: Fernney Armas Fecha: 10 de Mayo del 2015
Supervisor/a: Ing. Roberth Narvaez
1. LOCALIZACIÓN DEL AREA
NOMBRE CODIGO
1.1 PROVINCIA 1.2. CANTON 1.3 PARROQUIA 1.4 COMUNIDAD 1.5 LOCALIDAD / BARRIO 1.6 ZONA 1.7 SECTOR
Carchi
Montufar
San Gabriel
1 2 6
Norte
Norte
Norte
1.8 AREA URBANA PERIFERICA RURAL AMANZANADO DISPERSO RURAL
1
X 2
3
4
2. GRUPO ETNICO Y CULTURA
2.1 Grupo Étnico predominante
Mestizo Indígena Blanco Negro Otro (Especifique)
x 1
2
3
4
5
2.2 ¿Qué productos adquieren los clientes?
Productos x
Materiales de construcción x
Materiales decoración x
Materiales eléctricos x
Herramientas y maquinaria X
Pinturas X
Dentro del cantón Montufar los clientesen su mayoría de raza mestiza que
habitan en la zona urbana de la ciudad de San Gabriel en su totalidad
adquieren materiales de construcción, materiales de decoración, materiales
eléctricos, herramientas y maquinarias y pinturas los mismos que en los
actuales momentos son los que más demanda tienen.
40
Ficha nº 2 de la empresa “Armas” Características de la población
Encuestador/a: Fernney Armas Fecha: 10 de Mayo del 2015
Supervisor/a: Ing. Roberth Narvaez
CARACTERÍSTICAS DE LA POBLACIÓN 1.1 Numero de sectores/barrios de la ciudad de San Gabriel
NOMBRES :
Norte
Centro
Sur
Parroquia González Suarez
Parroquia San José
1. CARACTERISTICAS Y ESTRUCTURA DE LA POBLACION 1.2 Número de habitantes de la ciudad de San Gabriel
1.3 Grupos de edad y Sexo Total Hombres Mujeres
Estos Datos son un
Resumen de la
Ficha de Población
< 1 año 1 a 4 años 5 a 14 años 15 a 49 años 50 a 64 años > de 65 años Total
1389 630 759
2473 1172 1301
3975 1923 2052
2879 1375 1504
1859 865 994
12575 5965 6610
1.4 Número de familias: 2515
1.5 Número de Edificaciones sociales: (Casa Comunal, Iglesias, Escuelas, etc..)
Descripción Nombre
UNIDADES EDUCATIVAS 14
CANCHAS DEPORTIVAS 6
TEATROS 1
INSTITUCIONES PUBLICAS 12
IGLESIAS 2
CASA COMUNALES 2
Fuente: Gobierno Autónomo Descentralizado de Montufar
1.6 Número de extranjeros
30% de la población es de nacionalidad colombiana País de Origen (Grupo Mayoritario) Colombia
Es importante mencionar que existe una cantidad considerable en lo referente
al número de habitantes, es por ello que las características de la ciudad de San
Gabriel son importantes considerarlas ya que la infraestructura de la misma
está compuesta por diversos materiales de la construcción, lo cual esta
situación le permite a ferretería Armas poder comercializar sus productos a
toda la ciudadanía.
41
Ficha nº 3 de la empresa “Armas” Gestión de inventarios
Encuestador/a: Fernney Armas Fecha: 11 de Mayo del 2015
Supervisor/a: Ing. Roberth Narvaez Existen empresas en la ciudad de San Gabriel dedicadas a esta actividad
Empresa
1. Si X
Quiroz
2. No Ferretería Montufar
Almacén Montufar
Ferretería Armas
2.¿ Existe algún sistema de gestión de inventarios con el que se beneficia la empresa
PROGRAMA FRECUENCIA
1. Si
2. No X
3 ¿ Cuáles son los problemas más comunes que presenta la empresa en este tema
FALTA DE REGISTRO Y CONTROL
NO CUENTA CON SISTEMAS NI PROCESOS DE INVENTARIOS
FALTA DE CAPACITACION DEL PERSONAL
TECNOLOGIA OBSOLETA
4. ¿Existe algún problema en la empresa Ferretería Armas? Especifiquen
Al existir pocos establecimientos de venta de productos terminados en la
ciudad de San Gabriel y que no cuentan con un sistema de gestión de
inventarios moderno es importante tener en cuenta que la idea de diseñar un
manual moderno de gestión para ferretería Armas el cual conllevara a tener
una mejor gestión de inventarios en la empresa.
42
Ficha nº 4 de la empresa “Armas” Necesidades de los clientes
Encuestador/a: Fernney Armas Fecha: 12 de Mayo del 2015
Supervisor/a: Ing. Roberth Narváez Existen atención ágil y oportuna por parte de los proveedores hacia los clientes
Empresa
1. Si
Quiroz
2. No X Ferretería Montufar
Almacén Montufar
2.¿ Existe una demanda de clientes insatisfechos por el servicio?
ATENCION PRODUCTOS
x x
1. Si x
2. No
3 ¿Existe una gran aceptación por parte de la mayoría de los clientes de las ferreterías que se aplique un sistema de gestión de inventarios a cada empresa?
CLIENTES DEL CANTON MONTUFAR
CLIENTES DE OTROS LUGARES
x x
1. Si x
2. No
Es importante considerar que la atención a los clientes es fundamental para
poder lograr tener mayor número de ventas, es por ello que hay que considerar
que dichos clientes no se sienten satisfechos con la atención recibida por parte
de los proveedores, lo que esta situación le permite a ferretería Armas la
aplicación del manual de inventarios moderno que satisfaga las necesidades de
los clientes en lo concerniente a entrega y despacho de productos.
2.2.7 Matriz FODA
Siempre es importante en cada empresa un diagnostico durante un periodo
determinado, para este caso se indica matrices de análisis situacional, que
permiten obtener diagnósticos positivos de cada proceso a investigarse.
43
Según Chiavenato, (2010) manifiesta que “el análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de las entidades, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.Además, debemos realizar un análisis referente a los cuatro componentes: dos los consideramos desde el punto de vista positivo, perceptibles por lo tanto de favorecer los objetivos que nos planteemos (fortalezas y oportunidades) y los otros dos complicaran y hasta podrán llegar a impedir el logro de los objetivos fijados (debilidades y amenazas)”.
A continuación se presenta los siguientes factores internos y externos de la
ferretería Armas:
Tabla: Nº 1 FODA
SINTESIS FODA
IMPACTO
OPORTUNIDADES ALTO MEDIO BAJO
O1
Ampliación de línea de productos X
O2 Crecimiento en el mercado X
O3 Creación de sucursales x
O4 Convenios con otras empresas x
AMENAZAS
A1 Situacióneconómica del país X
A2 Deterioro de las mercaderías por caducidad X
A3 Incremento de impuestos x
A4 Inflación x
FORTALEZAS
F1 Productos de calidad x
F2 Ubicación estratégica x
F3 Variedad de productos x
F4 Precios competitivos x
DEBILIDADES
D1 Gestión administrativa deficiente x
D2 Deficiente control de inventarios X
D3 Métodos de facturación deficientes X
D4 Falta de capacitación del personal x Elaborado por: Autor Fuente: Investigación de mercados
Dentro del análisis situacional realizado en la ferretería Armas se menciona que
al tener un impacto medio alto en cuanto las fortalezas y debilidades genera
una gestión administrativa deficiente, permitiendo que la empresa piense en
corregir esta situación en lo concerniente al sistema de gestión y control de los
inventarios, es por ello que la propuesta del diseño un manual de control
moderno permitirá a que la empresa lleve a cabalidad cada una de las
44
operaciones y sobretodo pueda cumplir con los procedimientos de entrega y
salidas de productos en forma inmediata.
Tabla: Nº 2 análisis de aprovechabilidad y análisis de vulnerabilidad
ANÀLISIS DE APROVECHABILIDAD
ELEMENTOS DE FODA
ESTRATEGIAS OFENSIVAS
PLAZO
FORTALEZAS VS OPORTUNIDADES
CORTO MEDIANO LARGO
F3. Variedad de productos
O1. Ampliación de línea de productos
Tener mejor posicionamiento de los productos.
x
O2. Crecimiento en el mercado Crear nuevos sucursales en varios sectores de la provincia y del país.
x
O3. Creación de sucursales Lograr ventajas competitivas para lograr el liderazgo en el mercado.
x
F4. Precios competitivos
O2. Crecimiento en el mercado Abrir nuevos nichos de mercado para brindar facilidades a los clientes.
x
Convenios con otras empresas Aplicar estrategias de mercadeo para buscar mejores alternativas
x
ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD
ELEMENTOS DE FODA
ESTRATEGIAS DEFENSIVAS
PLAZO
DEBILIDADES VS AMENAZAS CORTO MEDIANO LARGO
D1.- Gestión administrativa deficiente
A2. Deterioro de las mercaderías por caducidad
Capacitar, motivar al personal. X
A3. Incremento de impuestos Capacitar al personal y aplicación en control de inventarios.
X
D4. Falta de capacitaciones al personal
A1.- Situación económica del país
Diseñar un manual para la gestión de inventarios.
x
A2. Deterioro de las mercaderías por caducidad
Capacitar, motivar al personal X
Elaborado por: Autor Fuente: Investigación de mercados
45
Dentro del análisis de aprovechabilidad se destaca la estrategia ofensiva de
crear ventajas competitivas es decir características diferentes de los de la
competencia para la empresa ferretería Armas, para lo cual se toma en cuenta
el diseño de un sistema de inventarios en el corto plazocon las políticas y
métodos respectivos acorde a las necesidades de la empresa y de los clientes.
En cambio que dentro del análisis de vulnerabilidad de la misma manera se
destaca como estrategia defensiva el de capacitar al personal de la empresa en
el corto plazoen temas relacionados a la gestión de inventarios para llevar un
mejor control de los productos terminados en forma permanente.
Con estos dos análisis tanto de aprovechabilidad como de vulnerabilidad se
pretende determinar las fortalezas y oportunidades que tiene la empresa como
la gran demanda de clientes que en los actuales momentos posee para
poderlas explotarlas al máximo, sin dejar de analizar en lo referente a las
amenazas y debilidades se las debe eliminar y prevenirlas para una buena
gestión de inventarios.
2.3 Propuesta del investigador
Una vez realizado el respectivo diagnóstico con la técnica de investigación
cualitativa como es la entrevista y la técnica de investigación de la observación
por medio de fichas técnicas se menciona que el manual de inventarios de gran
importancia para ferretería Armas ya que le permite este instrumento llevar de
la mejor manera el control y registro de los productos que comercializa. De la
misma manera en la matriz de diagnóstico situacional como es el FODA, se
determina que el diseño de un manual le permite a la empresa tener una buena
planificación y organización en lo concerniente al despacho y entrega inmediata
de los productos.
Dentro del organizador gráfico se menciona el procedimiento que tendrá el
manual de sistema de gestión de inventarios que la empresa Ferreteria Armas
va aplicar en cada uno de los procesos, partiendo desde el movimiento de la
ferretería en lo referente a la declaración de impuestos y las gestión de la
empresa para luego determinar el proceso de adquisición y venta de los
productos terminados a corto, mediano y largo plazo. Así como también el tipo
46
de inventarios que la empresa considera con las políticas de cobro y venta de
sus productos, manejando una contabilidad adecuada en cada uno de sus
procesos.
Finalmente se menciona la validación de vía de expertos donde profesionales
conocedores del tema brindan su punto de vista en cuanto al contenido de la
propuesta y más que todo validan las bases teóricas consideradas en el
desarrollo del tema.
2.4 Conclusiones parciales del capítulo.
La caracterización de la empresa Armas permite que la información
secundaria obtenida ayude a determinar el diagnóstico actual de la misma y
de esta manera contribuya a la generación de ideas para el planteamiento
de la propuesta como es el diseño de un manual de gestión de inventarios.
En el diagnóstico realizado a través de la técnica de investigación como es
la ficha de observación y el en diagnostico situacional de la empresa
demuestra que el sistema control de inventarios es de gran importancia
para ferretería Armas para un mejor registro y gestión de los productos que
se comercializa.
El diseño de un manual de inventarios constituye una herramienta
administrativa importante tanto para la empresa Armas como para el
investigador para llevar una mejor gestión de los inventarios de los
productos terminados.
La investigación de campo permitió determinar las necesidades de la
demanda que tienen los clientes de ferretería Armas en lo referente a los
despachos ya atención en los productos que requieren por cada compra
realizada.
47
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 Título de la Propuesta
Sistema de gestión de inventarios para la empresa Ferretería Armas de la
provincia del Carchi, cantón Montufar desea aplicar.
3.2 Caracterización de la Propuesta
Con el desarrollo de un sistema de gestión de inventarios para Ferretería
Armas, es necesario conocer el diagnostico que se determinó en el capítulo II
donde se puede señalar que no existe un sistema de gestión de inventarios
para los procesos de registro, razón por la cual es importante la aplicación del
mismo, corroborando esta afirmación con el estudio de mercado realizado en
la ciudad de San Gabriel.
Para llevar a cabo esta propuesta se tomó en cuenta el registro de los
productos que manualmente lo venía realizando Ferretería Armas desde su
creación, y que debido al descuido que han tenido los socios de la empresa
determina que no se lleva un sistema de gestión de inventarios en dicha
empresa.
A través del siguiente organizador gráfico se describe los procesos que la
empresa debe de tener en cuenta para que dicho manual sea aplicado
correctamente y de esta forma llevar un sistema de gestión de inventarios
acorde a las necesidades de la empresa.
48
Figura: Nº 2 Organizador gráfico
Organizador gráfico de la empresa ferretería Armas
Elaborado por: Autor Fuente: Investigación de mercados
Declaración de impuestos Movimiento de la ferretería
Facturación
Productos
de corta
duración
Productos
de media
duración
Productos
de larga
duración
Compras Clientes Proveeduría
Tipo de inventario
Contabilidad Política
Gestión
49
El organizador gráfico propuesto es de tipo conceptual según (Bromley, K
1995), el mismo que presenta información de los aspectos más importantes de
la propuesta de investigación que se llevará a cabo, siendo el punto central el
diseño de un sistema de gestión de inventarios para la ferretería Armas.
Para el caso de la presente investigación el organizador gráfico se analiza
desde el movimiento de la empresa con dos escenarios fundamentales: el
primero tomando en cuenta la declaración de impuestos, es decir la facturación
para la comercialización de los productos con proveedores y clientes y el otro
escenario desde el perspectiva de la gestión de la empresa, es decir tomando
en cuenta las políticas y la contabilidad de ferretería Armas
3.3 Planteamiento detallado de la propuesta
Es importante determinar la búsqueda inteligente al planteamiento del
problema para lo cual a continuación se menciona algunas metodologías de
sistemas que los autores nombrados en el capítulo I mencionan a seguir para
llevar un registro adecuado y ordenado.
A continuación se presenta los diferentes procesos de sistema de inventario
periódico.
MERCADERIAS
CUENTAS QUE INTERVIENEN
SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO
SISTEMA CUENTA MULTIPLE
El movimiento de la cuenta Mercaderías se realiza en varias o múltiples cuentas
El costo de venta se establece al finalizar el período
Se requiere de cinco ajustes para establecer el costo de venta
No es obligatorio el uso de Tarjetas Kardex
Se requiere la elaboración de inventarios que constaten físicamente los artículos
COMPRAS DEVOLUCIÓN EN
COMPRAS
DESCUENTO EN
COMPRAS
VENTAS DEVOLUCIÓN EN
VENTAS
DESCUENTO EN
VENTAS COSTO DE VENTA
UTILIDAD BRUTA EN
VENTAS PERDIDA EN VENTAS
Figura: Nº 3 Sistema de inventario periódico Elaborado por: Autor Fuente investigación de mercado
50
Este proceso ayuda a que los productos que se comercializan en Ferretería
Armas, mediante el inventario periódico se elaboren el manual de gestión de
inventarios acorde a los movimientos de las cuentas para su registro. Las
cuentas que intervienen como las mercaderías, compras, ventas deben estar
relacionadas entre sí, para que el sistema periódico se lo pueda elaborar
conforme menciona la figura Nº2 para ferretería Armas.
A continuación se presenta el formato de Ultimas Entradas, Primeras Salidas
(UEPS) que utilizan las empresas comercializadoras de productos terminados.
Tabla: Nº 3 Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
PRODUCTO: BONDEX CODIGO:B239
UNIDAD C/U C/TOTAL UNIDAD C/U C/TOTAL UNIDAD C/U C/TOTAL
31/01/2015 200,00 5,00 1.000,00
01/02/2015 100,00 5,25 525,00 200,00 5,00 1.000,00
100,00 5,25 525,00
03/02/2015 100,00 5,25 525,00 120,00 5,00 600,00
80,00 5,00 400,00 - - -
07/03/2015 200,00 5,25 1.050,00 120,00 5,00 600,00
200,00 5,25 1.050,00
13/03/2015 20,00 5,25 105,00 120,00 5,00 600,00
180,00 5,25 945,00
25/03/2015 100,00 5,25 525,00 120,00 5,00 600,00
80,00 5,25 420,00
FECHA ENTRADA SALIDA SALDO
Últimas Entradas,Primeras Salidas (UEPS)
Elaborado por: Autor Fuente investigación de mercado
A continuación se presenta los diferentes procesos de sistema de inventario
perpetuo, indicando los procesos que se debe tomar en cuenta para el registro
de las cuentas que se deben detallar en los Kardex que es un mecanismo
importante para llevar el control de productos.
51
Figura: Nº 4 Sistema de inventario perpetuo CUENTAS QUE INTERVIENEN
SISTEMA DE INVENTARIO PERMANENETE
SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO
Controla el movimiento de la cuenta mercaderías mediante tarjetas Kardex
Permite conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente
Se utilizan únicamente cuatro cuentas: MERCADERÍAS, COSTO DE VENTAS, VENTAS Y UTILIDAD BRUTA O PERDIDA EN VENTAS
Se establece el costo de venta después de cada venta
Se regula con un solo ajuste
INVENTARIO DE MERCADERIAS
VENTAS COSTO DE VENTAS
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS PERDIDA EN VENTAS
Elaborado por: Autor Fuente investigación de mercado
Este proceso ayuda a que los productos que se comercializan en Ferretería
Armas, mediante el inventario perpetuo se elaboren el manual de gestión de
inventarios acorde a los movimientos de las cuentas para su registro. Por lo
que la cuenta de inventarios debe de estar relacionada con las ventas para de
esta forma determinará el beneficio que la empresa Armas obtendrá en el corto
y largo plazo.
A continuación se presenta el formato de Primeras Entradas, Primeras Salidas
(PEPS) que utilizan las empresas comercializadoras de productos terminados.
52
Tabla: Nº 4 Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
PRODUCTO: BONDEX CODIGO:B239
UNIDAD C/U C/TOTAL UNIDAD C/U C/TOTAL UNIDAD C/U C/TOTAL
01/01/2015 200,00 5,00 1.000,00
01/02/2015 100,00 5,25 525,00 200,00 5,00 1.000,00
100,00 5,25 525,00
03/02/2015 180,00 5,00 900,00 20,00 5,00 100,00
100,00 5,25 525,00
07/02/2015 200,00 5,25 1.050,00 20,00 5,00 100,00
100,00 5,25 525,00
200,00 5,25 1.050,00
13/02/2015 20,00 5,00 100,00 100,00 5,25 525,00
200,00 5,25 1.050,00
25/02/2015 100,00 5,25 525,00 200,00 5,25 1.050,00
ENTRADA SALIDA SALDOFECHA
Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)
Elaborado por: Autor Fuente investigación de mercado
3.3.1 Sistema de gestión de inventarios
3.3.1.1 Requisitos generales
La aplicación de un sistema de gestión de inventarios contribuye a que los
procesos de ferretería Armas a que tenga una propuesta de llevar un registro y
control de los productos que comercializa, para lo cual se tomará en cuenta lo
siguiente:
a) identificación de los procesos establecidos para el cumplimiento del sistema
de gestión de inventarios.
b) métodos apropiados para llevar un control especifico de cada uno de los
procesos de inventarios.
c) Apoyar el desempeño de actividades y cumplimiento de los procesos con
los recursos necesarios.
d) Realización de auditorías internas que permitan determinar acciones de
mejora encaminadas a la consecución de resultados
3.3.1.2 Requisitos de la documentación
La documentación del sistema de gestión de inventarios incluye:
a) Declaraciones documentadas de una política de control.
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b) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por la norma
internacional.
c) Los Documentos incluidos los registros que la organización determina que
son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y
control de sus procesos.
3.3.2 Desarrollo de Políticas
Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método.
Formular una lista de políticas, por función operacional, es decir por cada
departamento.
a) Precisar los límites a que llegarán las políticas.
b) Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.
c) Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables
del departamento correspondiente para su aceptación o modificación
respectiva.
d) Aprobación de las políticas por la dirección superior.
e) Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.
A su vez, dichas políticas debe de contener las siguientes características:
Establece lo que la Dirección quiere o prefiere que se haga.
No dice cómo proceder, eso lo dice el procedimiento.
Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.
Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes y
congruentes con la Dirección.
Tiende a darle consistencia a la operación.
Es un medio para que a todos se les trate equitativamente.
Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.
Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma
dirección.
Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre
asuntos rutinarios.
El mismo que se encuentra explicado en el anexo Nº 4:
54
3.3.3 Procedimiento
El procedimiento de ferretería Armas debe estar sujeto a los siguientes pasos.
1.- El responsable que va a realizar la elaboración de la gestión de inventarios
y adiestra a los directores, gerentes, jefes, supervisores, responsables de área
y auxiliares de la organización en la elaboración de políticas y procedimientos.
2.- Dicho pide a cada participante que haga una lista de las principales políticas
y procedimientos de su área.
3.-Los trabajadores de ferretería Armas en lista por orden de importancia las
políticas y procedimientos de su área.
4.-Los trabajadores de ferretería Armas indicanla política o procedimiento más
importante que se requiere desarrollar en su área.
5.-Luego los trabajadores de ferretería Armas empiezan a elaborar la política o
el procedimiento seleccionado, iniciando con la elaboración del diagrama de
flujo correspondiente.
6.- El responsable del procedimiento presenta a todo el grupo involucrado, el
diagrama de flujo para hacer una revisión conjunta con ellos, que incluya los
criterios, puntos de vista y mejores prácticas de los demás participantes.
7.- El responsable desarrolla su política o procedimiento.
8.- Finalmente el responsable de la política o procedimiento de cada área,
continúa con la elaboración de las demás políticas y procedimientos antes
enlistados.
Conforme se indica en el anexo Nº 5:
3.3.4 Los diagramas de flujo
Estos diagramas son fundamentales para el desarrollo de procedimientos, ya
que brindan una fácil y rápida interpretación de un proceso, por esta razón
quedado demostrado que es una útil herramienta para las organizaciones.
Los diagramas de flujo son gráficos que sirven principalmente para:
55
Describir las etapas de un proceso y su entendimiento.
Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos.
Dar seguimiento a los productos generados por un proceso.
Identificar a clientes y proveedores.
Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado,
identificando las oportunidades de mejora.
Diseñar nuevos procesos
Documentar el método estándar de operación de un proceso
Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados
Tabla Nº 5 Flujogramas
NOMENCLATURA DE FLOJOGRAMAS
Decision. Este simbolo representa una disyuntiva logica o decision.
En su interior se anota una instrucción o pregunta que pueda ser
evaluada como cierta o falsa y que determine el f lujo del programa.
Desplegado de informacion. Este simbolo se utiliza para mostrar un
resultado, el cual puede representar la solucion al problema que se
pretende resolver y que fue conseguida a traves del resto del
diagrama.
Inicio/Terminacion. Este simbolo se utiliza para señalizar el
comienzo asi como el f inal de un diagrama. Tradicionalmente se
colocan las palabras INICIO o FIN dentro de la f igura para hacerlo
mas explicito.
Entrada de datos. En este simbolo se indican los valores iniciales
que debera recibir el proceso. Esto se hace asignandoles letras o
nombres de variables para cad uno de los valores y anotando
estas letras en el interior de la f igura.
Proceso de datos. Este simbolo se utiliza para señalar operaciones
matematicas, aritmeticas o prpcesos especif icos que se realizan
con los datos. Este simbolo debe tener al menos una conexión de
entrada y una de salida.
Elaborado por: Autor Fuente: Investigación de mercado
56
3.3.5.1 Aplicación del sistema
Es importante considerar que dentro de la empresa, para tener un buen registro
y gestión de inventarios se debe de considerar los productos de corta, mediana
y larga duración y el procedimiento de adquisición de los productos a los
diversos proveedores para la satisfacción de los clientes.
Como se mencionó anteriormente para la elaboración de un sistema de gestión
de inventarios se aplica la nomenclatura de los flujogramas para poder
determinar la relación que existe en los elementos señalados en el organizador
grafico para que la empresa pueda llevar a cabo sus actividades de manera
eficiente y pueda determinar una solución factible al planteamiento del
problema que en este caso es el tener una buena gestión de inventarios en los
productos terminados.
A continuación se presenta una breve explicación de cada uno de los
elementos que debe de tener en cuenta cada procedimiento para la gestión de
inventarios:
57
Pag. 1
si
no
Nº de actividades Tiempo (dias)
3 1
3 1
2 1
8
Recurso humano utilizado
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
DECLARACION DE IMPUESTOS
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
1 persona
1 personas
1 personas
Elaborado por: Fernney Armas
Total actividadesdel proceso
Actividades de salida
Actividades prestacion del servicio
Actividades Entradas
inicio
OBTENCION DEL RUC
CAMBIO DE
REGIMEN
DECLARACION BAJO CERO IMPUESTOS
fin
REGIMEN NORMAL
FACTURAS
FACTURACION POR CADA VENTA O PEDIDO ENTREGA FACTURAS
CLIENTES
DECLARACION MENSUAL
58
3.3.5.2 Análisis del flujograma declaración de impuestos
En la actualidad es importante tener en claro que toda empresa necesita
declarar su impuesto para de esta manera contribuir con el desarrollo del país.
3.3.5.2.1 Obtención del RUC
Al ser una empresa legalmente constituida es importante que la ferretería
Armas tenga su número de RUC, el mismo que le va a servir para que sea
considerada como una entidad de carácter jurídico que contribuya al desarrollo
del país con su declaración de impuestos, y más aún cuando la misma trabaje
con instituciones públicas y privadas en la comercialización de los productos.
3.3.5.2.2 Cambio de régimen
Es importante que existan algunos cambios de regímenes dentro de la
legislación tributaria, en el caso de la empresa se toma en cuenta el régimen
normal de la declaración de impuestos.
3.3.5.2.3 Régimen Normal
Por ser una institución de carácter privado y que funciona como compañía de
anónima la declaración de impuestos e la realiza en forma mensual.
3.3.5.2.4 Facturas
Para una mayor seguridad en cada una de las ventas y de los impuestos que
se declara es importante la emisión de facturas a todos los clientes cuando
estos realicen las respectivas compras.
3.3.5.2.5 Facturación por cada venta o pedido
Esta factura contendrá todos los datos informativos de la compañía como es la
razón social, domicilio, teléfonos, numero de ruc, valor de subtotales IVA, y una
autorización de las facturas por una imprenta autorizada por el Servicio de
Rentas Internas.
59
3.3.5.2.6 Entrega de facturas
De la misma manera este documento le permitirá al cliente realizar cualquier
tipo de reclamo que necesite en el caso de que los productos no fueron
entregados de manera correcta, así como también para justificar la compra que
realizo en la empresa.
Al momento de entregar las facturas a los clientes ferretería Armas tomara en
cuenta el monto de los valores vendidos y al final de cada mes este documento
le permitirá determinar los montos a declararse al SRI.
3.3.5.2.7 Declaración mensual
Los ingresos provenientes de la Recaudación Tributaria constituyen un factor
importante en la política fiscal y son necesarios para el funcionamiento del
sistema actual del país.
Para el caso de ferretería Armas es importante que esta empresa emita
facturas, donde en cada producto que el cliente que adquiera dentro de la
misma tenga la certeza que está comprando dicho producto en un lugar que se
encuentra legalmente constituido y que de alguna manera contribuye al
Ecuador en su política tributaria.
Por lo que el presente flujograma muestra el procedimiento que debe tener la
empresa para poder entregar las facturas a los clientes y de esta manera poder
declarar al servicio de rentas internas sus impuestos en forma mensual como lo
determina la Ley para este tipo de negocios.
Este procedimiento lo efectuara una persona en un tiempo de un día, sin
embargo se ha estimado un tiempo de tres días de acuerdo a las actividades
que se muestran en el flujograma.
60
Pag. 2
NO
SI
Nº de actividades Tiempo (dias)
3 1
3 2
3 2
9
Elaborado por: Fernney Armas
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades prestacion del servicio 1 persona
COMPRAS
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
inicio
REVISION DE PEDIDOS
EXISTE PEDIDOS
PENDIENTES
DESARROLLO NORMAL DE ACTIVIDADES
fin
SELECCION DE TIPO DE PRODUCTOS
PEDIDO DE PRODUCTOS
COTIZACION DE PRODUCTOS
FORMA DE PAGO
COMPRA DE PRODUCTOS
VENTA DE PRODUCTOS POR PEDIDO DE CLIENTES
61
3.3.5.3 Análisis del flujograma compras
3.3.5.3.1 Revisión de pedidos
Considerando como metodología la cantidad optima de pedido la empresa
deberá realizar su revisión de productos cada trimestre o cada semestre
dependiendo de la demanda que se tenga.
3.3.5.3.2 Selección de tipo de productos
Una de las razones fundamentales para la selección de productos se toma en
cuenta la demanda de los productos que mayor demanda generen y sobretodo
el tipo de proveedor que tenga variedad en cada uno de los productos a ser
comprados por parte de la empresa.
3.3.5.3.3 Pedido de productos
Una vez realizada la respectiva revisión y selección de productos se debe de
efectuar el respectivo pedido tomando en cuenta las condiciones de crédito que
los proveedores nos indiquen para adquirirlos.
3.3.5.3.4 Cotización de productos
La cotización de productos se la debe de realizar de acuerdo a las políticas de
financiamiento que tenga la empresa
3.3.5.3.5 Forma de pago
Es importante que los productos sean adquiridos a crédito porque es una
política muy adecuada para toda empresa cuando realiza este tipo de compras.
3.3.5.3.6 Compra de productos
Con todos los elementos antes mencionados se debe de realizar la respectiva
compra tomando en cuenta la clasificación de los productos que van a ser
seleccionados para la venta y para el stock.
3.3.5.3.7 Venta de productos por pedido
Finalmente luego de todo este procedimiento se considera la venta de los
productos en la ubicación respectiva en las estanterías, mostradores y perchas
de la empresa.
62
Para este procedimiento es importante considerar las tareas que van a tener
los empleados de la ferretería Armas en lo concerniente a la cotización y forma
de pago de los productos terminados por lo que este procedimiento es
importante para poder comercializar el producto de una manera eficiente.
El solicitar una cotización, este punto contendrá lo siguiente:
Buscar datos de los proveedores
Completar el formulario de pedido de cotización
Enviar por fax a cada proveedor
Archivar el pedido de cotización
Buscar la libreta de formularios de pedido de cotización
Escribir la fecha
Escribir el nombre del primer proveedor a consultar
Especificar los datos de la mercadería
Firmar el formulario
Todo lo mencionado se explica en el siguiente formulario que la empresa utiliza
para la cotización de los productos el mismo que se indica a continuación:
63
Figura Nº 5: Formulario de cotización
COTIZACIÓN
Formulario Nº 2015-789
Proveedor: GAD MUNICIPAL DE MONTUFAR
Fecha: 13 DE FEBRERO DEL 2015
Forma de Pago: efectivo ( ) Crédito ( X )
Plazo: 30 DIAS
Descripción del bien Cantidad Precio Unitario Costo Total
BONDEX 10 5.00 50.00
CEMENTO 50 7.80 390.00
TUBO 50 MM PLASTIGAMA 20 8.00 160.00
CERAMICA 80X50 GRIS MG 58 12.00 696.00
INODORO FV CAPRI 2 120.00 240.00
SIFON FV 2 13 26.00
TOTAL 1562,00
Entrega de la mercancía Recepción de la mercancía
Elaborado por: Autor Fuente investigación de mercado
Este procedimiento lo efectuará los empleados que atiendan a los clientes
dependiendo del tiempo en que se necesite el producto, para lo cual se ha
estimado cinco días de acuerdo a las actividades.
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Pag. 3
NO
SI
Nº de actividades Tiempo (dias)
2 1
2 1
1 1
5
Elaborado por: Fernney Armas
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades prestacion del servicio 1 persona
MOVIMIENTO DE LA FERRETERIA
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
inicio
MOSTRADORES DE LOS PRODUCTOS
SELECCION DE PRODUCTOS POR PARTE DE CLIENTES
fin
COMPRA DE PRODUCTOS
COTIZACION DE PRODUCTOS
ENTREGA DE PRODUCTOS CON
FACTURA
65
3.3.5.4 Análisis del flujograma movimiento de la ferretería
La empresa tendrá el siguiente movimiento:
3.3.5.4.1 Mostrar productos
Los empleados que laboran en la empresa deberán indicarles a los clientes con
un buen trato los productos que se muestran en las diferentes perchas y
vitrinas.
3.3.5.4.2 Selección de productos
Luego de indicarles los productos a los clientes, ellos seleccionan cuales
desean adquirirpara poder llevarlos.
3.3.5.4.3 Compra de productos
El cliente debe de seleccionar los productos adquiridos para poder realizar el
pago correspondiente.
3.1.5.4.4 Cotización de productos
El vendedor debe de indicarle al cliente las facilidades de pago que la empresa
le puede ofrecer, tomando en cuenta el plazo ye el precio de los productos que
el cliente solicita.
3.3.5.4.5 Entrega de productos
Finalmente el cliente procede a cancelar el valor de los productos en caja para
que el vendedor le entregue el producto con su respectiva factura.
De la misma manera al igual que el punto anterior es conveniente que la
empresa tome en cuenta el procedimiento de cómo va a comercializar los
productos terminados a los clientes que vayan a adquirirlo considerando que
una buena atención en lo concerniente a la muestra, selección, cotización y
despacho de los mismos depende que el movimiento de la empresa sea el
correcto y el capital operativo refleje un resultado acorde a las ventas que se
quiera alcanzar.
Para esto se requiere siempre que el personal que se encuentra laborando
trabaje en forma organizada y coordinada para que en cada proceso desde la
66
muestra de los productos hasta la entrega de la factura al cliente tenga una
secuencia de satisfacción para el cliente.
Para este procedimiento se ha estimado un lapso de tres días con la
participación de los empleados de la empresa.
Pag. 4
Nº de actividades Tiempo (dias)
1 2
3 2
1 2
5
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Elaborado por: Fernney Armas
TIPOS DE INVENTARIOS
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
inicio
fin
Productos de corta duracion
Productos de mediana duracion
Productos de larga duracion
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3.3.5.5 Análisis del flujograma tipo de inventarios
En si todos los productos que existen en la ferretería se los puede considerar
como productos de larga duración mirándolos desde el punto de vista de la
caducidad. Pero la siguiente clasificación más bien hace referencia a productos
que los clientes pueden demandar en pocas, medianas y grandes cantidades
con un determinado tiempo al momento de adquirirlos.
3.3.5.5.1 Productos de corta duración.- En este sentido se trata de los
productos donde el cliente consume en bastantes cantidades a costos menores
como los clavos, tornillos, pernos, lijas etc.
3.3.5.5.2 Productos de mediana duración En este sentido se trata de los
productos donde el cliente consume en mediana cantidades a costos medios
como son las griferías, lámparas, bondex, etc.
3.3.5.5.3 Productos de larga duración.- En este sentido se trata de los
productos donde el cliente consume en pequeñas cantidades a costos altos
como son las herramientas electromecánicas, herramientas para
construcciones de casa etc.
En lo concerniente al tipo de inventarios que la ferretería Armas va a utilizar
para la comercialización de los productos terminados de corta, mediana y larga
duración se menciona los siguientes tipos:
Inventario inicial.- Donde se realiza al dar comienzo a las operaciones.
Inventario final.- Aquí se realiza al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar el periodo y sirve para determinar una nueva
situación patrimonial de la ferretería Armas.
Inventario perpetuo.- Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en la ferretería, por medio de un registro detallado que puede
servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades físicas.
Inventario intermitente.- Éste se puede efectuar varias veces al año y se
recurre a él por diversas razones.
Inventario físico.- Es el inventario real, el cual consiste en contar, pesar, o
medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases debienes que se
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hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas
partidas.
Inventario de productos terminados.- Todas las mercancías que un
fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Para este procedimiento se ha estimado un tiempo de seis días con la
participación de todos los empleados de la ferretería.
Pag. 5
Nº de actividades Tiempo (dias)
1 PERMANENTE
3 PERMANENTE
1 PERMANENTE
5
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
GESTION
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas
inicio
fin
FILOSOFIAORGANIZACIONAL
POLITICAS DE LA EMPRESA
NORMAS Y REGLAMENTOS
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3.3.5.6 Análisis del flujograma de gestión
Para que una empresa tenga siempre un buen prestigio en el mercado es
necesario que la filosofía de la empresa, como las políticas y reglamentos de la
misma estén relacionados.
3.3.5.6.1 Filosofía Organizacional
En este punto es importante considerar la misión y visión de la empresa así
como también los principios y valores que ferretería Armas debe de aplicar
para poder brindar un mejor servicio al cliente.
3.3.5.6.2 Políticas de la empresa
Como políticas de la empresa es importante destacar que la entrega inmediata
al momento de que el cliente realice los pedidos se la realice en el menor
tiempo posible, para de esta manera poder cumplir con la filosofía
organizacional de la ferretería.
3.3.5.6.3 Normas y reglamentos de la empresa
Una de las principales normas que tendrá la empresa ubicada en la ciudad de
San Gabriel es que sus empleados sean puntuales en su lugar de trabajo y el
brindar a los clientes un servicio de calidad y calidez, lo que estos elementos
hacen posible que sean considerados en la gestión de control de inventarios
que la empresa quiere implementar como una alternativa de mejoramiento a los
procedimientos aplicados anteriormente.
La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo
estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de
producción de bienes.
Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan
con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos
de rotación.
Es por eso que se toma en cuenta que para la buena gestión de cada uno de
los procesos de la ferretería, hay que tomar en cuenta la filosofía
organizacional, políticas de la empresa, las cuales se enfocarían a la mejor
atención a los clientes con descuentos especiales y por último se tiene al
cumplimiento de normas y reglamentos, donde las normas hacen referencia al
70
producto adquirido a los proveedores, el mismo que tiene que cumplir con las
especificaciones respectivas.
En cuanto al reglamento de la empresa hace referencia a la conducta y
comportamiento de los empleados para atender a los clientes en cada uno de
sus pedidos.Para este procedimiento se necesita de la participación de todos
los empleados ya que ellos son los responsables de cumplir con lo que la
empresa demanda en forma permanente.
Pag. 6
Nº de actividades Tiempo (dias)
1 PERMANENTE
3 PERMANENTE
1 PERMANENTE
5
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
PROVEEDURIA
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas
inicio
fin
PROVEEDORES DE PRODUCTOS
TERMINADOS DE CORTA DURACION
PROVEEDORES DE PRODUCTOS
TERMINADOS DE MEDIANA DURACION
PROVEEDORES DE PRODUCTOS
TERMINADOS DE LARGA DURACION
71
3.3.5.7 Análisis del flujograma tipo de Proveeduría
En este procedimiento es importante considerar la calidad y cantidad de
productos que se van adquirir por parte de la empresa para que la misma
pueda vender sus productos con una buena aceptación de los clientes y
sobretodo se pueda aplicar una buena cantidad optima de pedido tanto para
venta como para stock.
3.3.5.7.1 Proveedores de Productos terminados de corta duración.- En
este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en bastantes
cantidades a costos menores como los clavos, tornillos, pernos, lijas, por lo
tanto la empresa necesita adquirirlos con mayor frecuencia ya que los mismos
muy frecuentemente compran.
3.3.5.7.2 Proveedores de Productos terminados de mediana duración En
este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en mediana
cantidades a costos medios como son las griferías, lámparas, bondex, por lo
tanto la empresa necesita adquirirlos en medianas cantidades para los clientes.
3.3.5.7.3 Proveedores de Productos terminados de larga duración.- En
este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en pequeñas
cantidades a costos altos como son las herramientas electromecánicas,
herramientas para construcciones de casa, por lo tanto ferretería Armas
necesita comprarlos en pequeñas cantidades y en algunas ocasiones bajo
pedido ya que son productos caros que no se venden con mayor frecuencia.
Es importante para ferretería Armas considerar la selección de proveedores
que va a tener en lo concerniente al pedido de productos de corta, mediana y
larga duración.
Para ello se aplicará el método de la cantidad optima de pedido como se indicó
en el capítulo primero donde se calcula por medio de Q (pedido óptimo) que es
la variable optima el procedimiento a efectuarse para que los pedidos durante
un año tengan concordancia con lo que se comercializa, es decir que esta
situación hace referencia al número de productos que la ferretería requiere
para poder abastecer los pedidos de los clientes y más que todo llevar un stock
72
más organizado, tomando en cuenta lo mencionado en el capítulo uno donde
se refiere a las políticas continuas y periódicas.
Para este procedimiento se necesita de una persona responsable de dicho
procedimiento y el tiempo será en forma permanente.
Pag. 7
NO
SI
Nº de actividades Tiempo (dias)
1 1 MINUTO
5 15 MINUTOS
1 1 MINUTO
7
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
ATENCION CLIENTE
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas
inicio
fin
CLIENTE SOLICITA EL TIPO DE PRODUCTO QUE
REQUIERE
LOS VENDEDORES LE INDICAN LOS DIVERSOS
MODELOS
CLIENTE PIDE COTIZACION DEL
PRODUCTO SELECCIONADO
EL VENDEDOR EMPACA EL PRODUCTO SELECCIONADO Y
ENTREGA CON SU
RESPECTIVA FACTURA
CLIENTE ESTA DE ACUERDO
CON LA VENTA
NO EXISTE LA COMPRA
73
3.3.5.8 Análisis del flujograma de atención al cliente
Es importante considerar que la atención al cliente es uno de los factores que
inciden en la compra o no de un producto por parte del cliente, y que en
algunas veces de este factor depende la estabilidad económica de una
empresa. Es por ello que a continuación se muestra el procedimiento que
Ferretería Armas toma en cuenta para este servicio:
3.3.5.8.1 Cliente solicita el tipo de producto
Al momento que el cliente solicita el tipo de producto, el vendedor de una
manera atenta y cordial le indica los diversos productos que se muestran en las
vitrinas de la ferretería.
3.3.5.8.2 Los vendedores le indican los diversos productos
Cuando los vendedores le indican los diversos productos a los clientes, estos
se percatan de que los mismos se encuentren en buenas condiciones para
poderles mostrar.
3.3.5.8.3 Cliente pide cotización de los productos seleccionados
Una vez que se ha seleccionado a los productos por parte del comprador es
conveniente mencionar por parte del vendedor y dependiendo del producto a
ser adquirido las facilidades de pago.
3.3.5.8.4 Cliente se pone de acuerdo con el vendedor por el producto
comprado
En el caso de que el cliente desearía llevar el producto, pide al vendedor que
se lo empaque, caso contrario el producto regresaría a su lugar de origen.
3.3.5.8.5 El vendedor empaca el producto y entrega al cliente.
Finalmente el producto ya empacado es entregado al cliente con su respectiva
factura donde al final de este proceso se debe de mostrar la calidad y calidez
en el servicio por parte de los empleados de la empresa.
En la actualidad se puede observar que los clientes que llegan a las ferreterías
por referencia, es decir que alguna persona le menciono sobre tal negocio, por
74
lo que tienen gran expectativa de la atención que van a recibir al momento
cuando se acerquen al mismo, desde el momento que entran al punto de venta,
se llevan siempre una buena o mala impresión, donde desde allí se está
ganando o perdiendo a un cliente.
La organización de los productos es importante para ferretería Armas porque
las ferreterías por lo general tienen muchísimos productos de los cuales no
saben exactamente el número, entonces es necesario saber qué productos
manejo, cómo exhibirlos, cómo organizarlos, cómo identificarlos dentro del
punto de venta, para asimismo ofrecerlos y no tener todo ese stock y esa
pérdida de mercancía.
Dentro del flujograma es importante considerar la paciencia y el buen trato que
se le tenga al cliente en cuanto a la mostración, selección y facilidades de pago
para poder brindarle un servicio de calidad y calidez. Para este procedimiento
se necesita de la participación de todos los empleados dependiendo del tiempo
que el cliente se demore en adquirir el producto.
3.4 Validación de la propuesta por expertos
En el estudio de mercado en la presente iniciativase utilizó información de
fuente secundaria de la empresa ferretería Armas así como también el uso de
las técnicas de investigación cuantitativas como la encuesta y cualitativa como
la entrevista donde se determinó la necesidad e importancia de la aplicación de
un manual de gestión de control de inventarios de los productos terminados.
En la presente tesis se realizó la validación de la propuesta a cinco expertos y
profesionales de la materia como son: Karina Jiménez, Anita Delgado, Raquel
Carlosama, Miriam Quishpe y Héctor Viñiachi todos ellos de profesión
ingenieros comerciales en la cual se valoró diferentes indicadores cuyos
resultados fueron los siguientes.
75
Indicadores de Calidad Validación de la propuesta
VALIDADORES
VALIDADOR 5
VALIDADOR 4
VALIDADOR 3
VALIDADOR 2
VALIDADOR 1
INDICADORES
1 Bases teóricas Excelente
2 Carácter Técnico Muy satisfactorio
3 Estructura Metodológica Satisfactorio
4 Organización de la temática Poco satisfactorio
5 Descripcion de la propuesta Nada satisfactorio
NOMENCLATURA
1 2 3 4 5
Los encuestados supieron manifestar que el presente trabajo de tesis está
debidamente respaldado con bases teóricas, carácter técnico, estructura
metodológica, organización de la temática, para de esta forma determinar que
los expertos señalen su posición de tendencia al trabajo de tesis de muy
satisfactorio, como se indica el en gráfico respectivo obteniendo como
resultado una validación aceptada, a pesar que un validador en el tema de
bases teóricas y estructura metodológica califica a la propuesta como poco
satisfactorio.
El levantamiento de la información, el diagnóstico realizado así como también
la aplicación de técnicas de investigación en la gestión de inventarios han
permitido que el diseño de un sistema de gestión de inventarios para los
productos terminados sea considerado una herramienta útil para cada uno de
los procesos administrativos y financieros que aplica ferretería Armas.
Además se menciona que la propuesta del presente trabajo es aplicable en la
empresa ferretería Armaspor lo que es una propuesta real con visión positiva
tanto para los empleados de la empresa como para los clientes de la misma
76
enfocada a satisfacer las necesidades y al mejoramiento de los procedimientos
en la gestión de control de inventarios.
Finalmente se puede mencionar que todo lo que comprende dicho sistema
debe siempre ponerse en práctica dentro de la empresapara de esta manera
cumplir con los objetivos y políticas organizacionales y sobretodo el poder
brindar un buen servicio a los clientes con calidad y calidez.
3.5 Conclusiones parciales del capítulo
El diagnóstico del presente estudio a través del uso de los flujogramas
conforme se indica en el presente capitulo determina y detalla cómo se
deben de aplicar cada uno de los procedimientos que tanto los empleados
de la empresa así como también los clientes deben cumplir en cada venta o
compra que realicen de los productos terminados.
Con la aplicación del sistema de gestión de control de inventarios al tema
de estudio se determinó que el uso de esta herramienta le permite a
ferretería Armasllevar un mejor control y registro de los productos
terminados en cada proceso, ya que en años anteriores no se tenía una
planificación y organización adecuada.
A través de la validación de la propuesta por la vía de expertos se logró
conocer la opinión de diferentes expertos de profesión de ingenieros
comerciales en la materia los cuales brindan un argumento positivo con una
respuesta muy favorable y factiblea la ejecución del tema de investigación
indicando que el desarrollo de trabajo de tesis en caso de ser aplicado
mejoraría la gestión de inventarios de la ferretería Armas.
77
CONCLUSIONES
La fundamentación teórica del presente estudio a través de la utilización de
fuentes bibliográficas determina la solución más factible para el sistema de
gestión de inventarios para la empresa ferretería Armas el mismo que sirvió
para la aplicación de los diferentes procesos a través de los flujogramas
descritos en la propuesta de la investigación.
El diagnóstico situacional se realizó utilizando la técnica de investigación
cuantitativa como es la entrevista, la misma que determinó que en la
empresa ferretería Armas desde su creación no se ha llevado
adecuadamente los manejos de la mercadería de los inventarios.
Con el diseño de un sistema de gestión de inventarios para la empresa
ferretería Armas se determinó por medio de los flujogramas los diversos
procesos y procedimientos que la empresa debe de aplicar tanto para los
empleados así como también para sus clientes al momento de realizar una
compra o venta del manejo de la mercadería.
La validación de cada uno de los expertos fue importante para el desarrollo
del tema, ya que se toman en cuenta los distintos elementos de la
validación como es el caso del análisis de las bases teóricas aplicadas al
tema de investigación.
78
RECOMENDACIONES
Se recomienda que para la permanente aplicación de un sistema de gestión
de inventarios de todos los productos terminados que comercializa cada
uno de los procesos, debe de tomar en cuenta los estudios realizados por
otras empresas e investigaciones de similares características para la
correcta ejecución de dicho sistema al inventario de la empresa Ferretería
Armas.
Siempre es importante tomar en cuenta la opinión de los empleados de la
empresa para determinar el diagnóstico de los inventarios, por lo que se
sugiere que por lo menos una vez en el año se revise este elemento
fundamental con cada empleado para tener un criterio más amplio de la
situación de las actividades.
Para una buena gestión de los inventarios tanto para los vendedores en el
despacho de los productos, así como también para los clientes siempre se
exigirá un servicio de calidad ágil y oportuno por lo que se recomienda
aplicar los pasos respectivos como o indica los flujogramas de compras,
ventas y proveedurías donde los mismos tienen que ver en mayor
proporción con los productos que adquieren los clientes.
Se sugiere que la validación del documento sea con personas cercanas las
cuales conozcan las actividades de la empresa para que de esta manera la
validación sea lo más confiable posible y de esta forma garantizar la validez
y confiabilidad del tema.
BIBLIOGRAFÍA
Ansoff, I. (1965). Estrategias Corporativas. En I. ANSOFF, Estrategias
Corporativas (pág. 45).
Bernard. J (2013). Contabilidad General I. Mèxico Prentice Hall
Bonini. (2010) Metodos cuantitativos. Prentice Hall
Bravo. M (2012) Contabilidad General. Editorial Ecuador
Diego Baena Toro. (2010). Análisis Financiero. Enfoque Proyecciones
Financieras. Bogotá: Ecoe Ediciones.
Gregory, G., & Lumpkin, G. (2003). Dirección estratégica. España: Mc
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Henry Mintzberg, J. B. (1997). El proceso Administrativo. En J. B. Henry
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Hernandez, R. A. (2011). Gestiòn Y administraciòn de las
organizaciones. En R. A. Hernandez, Gestiòn Y administraciòn de las
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Koontz, H. (2008). Administración una Perspectiva Global.México: Mc
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KOURDY, J. (2009). Estrategia, Claves para tomar decisiones en los
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Taha, Handy (2010) Investigacion de operaciones. Prentice Hall. Mexico.
Terry, F. (1985). Principio de Administración . México : Continental
S.A.PC
Zapata, P. (2011). Contabilidad General. Mexico. Septima Edicion.
Prentice Hall
ANEXOS
ANEXO Nº 1 Certificacion de aprobacion del tema
ANEXO Nº 2 Solicitud de aprobacion del tema
ANEXO Nº 3 Formato de entrevista
ENTREVISTA
1.- ¿Según su criterio explique por qué es importante la aplicación de un
sistema de inventarios para una empresa comercial?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2.- ¿Desde su punto de vista. ¿Mencione cuáles son las ventajas de realizar un
control de inventarios bajo las normas internacionales?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
3.- ¿Cómo piensa usted que se debería efectuar el control de inventarios en
una ferretería?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
4.- Según su criterio. ¿Cuáles son los métodos y técnicas que se debe de
utilizar para el control de inventarios en una ferretería?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
5.- Según su criterio. ¿Piensa usted que las empresas comerciales de la
provincia del Carchi dedicadas a la actividad de compra y venta de productos
terminados realizan un sistema de control de inventarios de acuerdo a sus
necesidades?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
ANEXO Nº 4 Politicas de la empresa Ferreteria Armas
POLITICAS DE LA EMPRESA FERRETERIA ARMAS
1.- Formular una lista de políticas, por función operacional, es decir por cada
departamento.
2.- Precisar los límites a que llegarán las políticas.
3.- Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.
4.- Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del
departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.
5.- Aprobación de las políticas por la dirección superior.
6.- Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas
LA GERENCIA
ANEXO Nº 5 Cumplimiento de funciones
CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DE LA EMPRESA FERRETERIA ARMAS
1.- Los trabajadores son los responsables de cumplir con cada una de las
actividades en lo referente a la comercialización de los productos de la
empresa.
2.- Los trabajadores son los responsables de cumplir con un procedimiento de
atención a los clientes desde la compra del producto hasta la entrega del
mismo producto.
3.- Los trabajadores son los responsables de trabajar en equipo con el fin de
registrar, cotizar y controlar el inventario de los productos terminados de la
empresa.
4.- Los trabajadores son los responsables de cumplir el horario de trabajo
establecido por la empresa.
LA GERENCIA
ANEXO Nº 6 Validacion de via de expertos
ANEXO Nº 7 Artículo científico
ARTÍCULO CIENTÍFICO
Título
Sistema de gestion de inventarios para la empresa Ferretería Armas de la
ciudad de San Gabriel, cantón Montufar, provincia del Carchi. Nombre y
dirección de los autores
Ferney Armas Rosero de nacionalidad ecuatoriana, estudiante de la carrera de
Contabilidad y Auditoría de la Universidad “UNIANDES” de la ciudad de Tulcán,
domiciliado en la misma ciudad, autor de la presente propuesta y artículo
científico en donde se menciona que el sistema de gestión de inventarios que
deben tomarse en cuenta para un mejor gestion y registro de los productos
terminados de la empresa ferretería Armas del cantón Montufar, provincia del
Carchi.
Dado que este es el primer artículo científico realizado por el autor se ha
tomado como referencia los siguientes autores en donde con sus temas y
teorías están relacionadas a los diferentes métodos de registro de entradas y
salidas de productos para poder determinar la cantidad óptima de pedido que
ferretería Armas debe de considerar.
El sistema de gestión de inventarios propuesto irá encaminada a gestionar todo
los procedimientos de gestión y registro de inventarios, basándose en la las
diferentes metodologías que hay que utilizar para una buena gestión de
inventarios para la empresa, ya que desde su creación no de aplicado dicho
sistema para una mejor gestión de los productos.
En la actualidad, se ha podido determinar que este tipo de empresas deben de
llevar un mejor registro y gestion de inventarios para poder llevar a cabo una
buena atención a los clientes, tal es así que a continuación se menciona la
teoría de algunos autores con respecto a dicho control de inventarios.
Según (Hillier L. , 2011, pág. 365)manifiesta que: “el sistema de gestión de
inventarios prevalece en el mundo de los negocios, mantenerlos en un buen
nivel es necesario para las compañías que tratan con productos físicos, como
fabricantes, distribuidores y comerciantes.
Según (Bonini, 2011, pág. 462) quien dice: “el sistema de gestión de
inventarios representa una función gerencial importante que se ha tratado con
mucho éxito mediante métodos cuantitativos.
Con esta teoría de estos dos autores lo que trata ferretería Armas es de aplicar
un sistema de gestión de inventarios a todos el manejo de mercadería para
poder tener una buena gestión de inventarios en cada proceso que se realice
dentro de la empresa.
Resumen ejecutivo
La aplicación de un sistema de Gestión de inventarios en la presente
investigación para los productos terminados de ferretería Armas de la provincia
del Carchi, Cantón Montufar, representa una alternativa a la búsqueda de una
solución inteligente al planteamiento del problema que existe en la empresa,
por lo que respecta a que en años anteriores no se ha tenido una buena
organización y planificación de inventarios desde la creación de la empresa,
logrando que algunos procesos no se los lleve de la mejor manera por parte del
personal. Es por ello que con este antecedente se pretende aplicar un
sistemade gestión de inventarios comprendidos entre periódicos y perpetuos
para que los empleados de la empresa puedan ofrecer a sus clientes un mejor
servicio en cada pedido o compra que ellos soliciten, sobre todo que la
administración de los inventarios siempre vaya relacionada con la cantidad
optima de pedido.
Palabras claves
En la presente propuesta se menciona los conceptos importantes como: el
sistema de gestión de inventarios, cantidad óptima de pedido, sistema de
inventarios, entradas y salidas de productos.
Executive Summary
The application of a system of inventory management in this investigation for
the finished hardware Weapons Carchi province, Canton Montúfar products
represents an alternative to seeking an intelligent solution to approach the
problem in the company, regarding that in previous years has not had a good
organization and planning of inventory since the creation of the company,
making some processes can not take them in the best way by staff. That is why
this history is intended to apply a system of inventory management ranging from
newspapers and perpetual for employees of the company to offer their
customers better service in each purchase order or request them, especially the
administration inventory always go regarding the optimal order quantity.
Keywords
The inventory management system, optimal order quantity, manual inventory,
product inputs and outputs: In this proposal the important concepts as
mentioned
1. Introducción.
Ferretería Armas, es una empresa dedicada a la comercialización de productos
terminados, la cual se encuentra ubicada en la provincia del Carchi, cantón
Montufar. Esta industria está constituida como una compañía de
Responsabilidad Limitada: comprendida por la aportación de sus socios entre
ellos siendo el más principal el señor Ferney Armas Rosero”.
Como antecedente se menciona que esta empresa desde su creación el
registro y control de inventarios, el personal lo ha realizado en forma manual y
que este mecanismo en la actualidad le ha generado dificultades a ferretería
Armas por lo que en la actualidad su capacidad instalada a tenido un
crecimiento significativo, lo que le obliga a la aplicación de un sistema de
inventarios moderno.
El diseño de un sistema de gestión de inventarioscontribuye a mejorar cada
uno de los procesos de la empresa en cuanto a la organización y planificación
de los productos que ofrece esta empresa tomando en cuenta que dicho
sistema está sujeto a las debidas normas de control vigente.
El presente trabajo de investigación está diseñado y enfocado a la aplicación
de un sistema de gestión de inventarios, con la finalidad de permitir que los
productos terminados que comercializa esta empresa deben estar debidamente
organizados por los empleados para poder atender eficientemente y
eficazmente cada uno de los productos solicitados por los clientes.
2. Materiales y Métodos
Tipo de investigación
La utilización de fuentes de información secundaria como los antecedentes y el
actual manejo que ferretería Armas tiene en la actualidad, constituye que la
investigación se la puede analizar desde diversos puntos de vista como el
diagnóstico realizado a nivel interno y externo de la empresa a través de la
matriz foda, utilización de metodologías y la información de los recursos que
utiliza esta empresa para la comercialización de sus productos terminados.
El tipo de investigación del presente artículo es descriptiva ya que se menciona
las principales características, del tema objeto de investigación como la
aplicación de un manual de gestión de inventarios para ferretería Armas
basado en un manual de gestión, el mismo que debe de cumplir la normativa
vigente para este tipo de empresas.
La investigación también es explicativa y documental, por lo que se analizó la
información escrita de otros autores que han realizado temas similares al
propuesto.
Además se menciona que se realizó un estudio de investigación Correlacional
en donde se mostró la relación entre variable o resultados de variables
indicadas en el presente tema.
Con respecto a la metodología se indica que se aplicó el método deductivo –
inductivo debido a la información secundaria recolectada de la empresa en lo
referente al registro y control de inventarios de los productos terminados, para
el posterior análisis y síntesis de la misma aplicando el método analítico
sintético.
3. Resultados
Como se mencionó anteriormente para la elaboración del manual se aplica la
nomenclatura de los flujogramas para poder determinar la relación que existe
en los elementos señalados en el organizador grafico para que la empresa
pueda llevar a cabo sus actividades de manera eficiente y pueda determinar
una solución factible al planteamiento del problema que en este caso es el
tener una buena gestión de control de inventarios en los productos terminados.
A continuación se presenta una breve explicación de cada uno de los
elementos que debe de tener en cuenta cada procedimiento para el sistema
propuesto tenga un orden cronológico en cuanto a la gestión de inventarios:
Pag. 1
si
no
Nº de actividades Tiempo (dias)
3 1
3 1
2 1
8
Recurso humano utilizado
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
DECLARACION DE IMPUESTOS
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
1 persona
1 personas
1 personas
Elaborado por: Fernney Armas
Total actividadesdel proceso
Actividades de salida
Actividades prestacion del servicio
Actividades Entradas
inicio
OBTENCION DEL RUC
CAMBIO DE
REGIMEN
DECLARACION BAJO CERO IMPUESTOS
fin
REGIMEN NORMAL
FACTURAS
FACTURACION POR CADA VENTA O PEDIDO ENTREGA FACTURAS
CLIENTES
DECLARACION MENSUAL
Análisis del flujograma declaración de impuestos
En la actualidad es importante tener en claro que toda empresa necesita
declarar su impuesto para de esta manera contribuir con el desarrollo del país.
1.- Obtención del RUC
Al ser una empresa legalmente constituida es importante que la ferretería
Armas tenga su número de RUC, el mismo que le va a servir para que sea
considerada como una entidad de carácter jurídico que contribuya al desarrollo
del país con su declaración de impuestos, y más aún cuando la misma trabaje
con instituciones públicas y privadas en la comercialización de los productos.
2.- Cambio de régimen
Es importante que existan algunos cambios de regímenes dentro de la
legislación tributaria, en el caso de la empresa se toma en cuenta el régimen
normal de la declaración de impuestos.
3.- Régimen Normal
Por ser una institución de carácter privado y que funciona como compañía de
anónima la declaración de impuestos e la realiza en forma mensual.
4.- Facturas
Para una mayor seguridad en cada una de las ventas y de los impuestos que
se declara es importante la emisión de facturas a todos los clientes cuando
estos realicen las respectivas compras.
5.- Facturación por cada venta o pedido
Esta factura contendrá todos los datos informativos de la compañía como es la
razón social, domicilio, teléfonos, numero de ruc, valor de subtotales IVA, y una
autorización de las facturas por una imprenta autorizada por el Servicio de
Rentas Internas.
6.- Entrega de facturas
De la misma manera este documento le permitirá al cliente realizar cualquier
tipo de reclamo que necesite en el caso de que los productos no
fueronentregados de manera correcta, así como también para justificar la
compra que realizo en la empresa.
Al momento de entregar las facturas a los clientes ferretería Armas tomara en
cuenta el monto de los valores vendidos y al final de cada mes este documento
le permitirá determinar los montos a declararse al SRI.
7.- Declaración mensual
Los ingresos provenientes de la Recaudación Tributaria constituyen un factor
importante en la política fiscal y son necesarios para el funcionamiento del
sistema actual del país.
Para el caso de ferretería Armas es importante que esta empresa emita
facturas, donde en cada producto que el cliente que adquiera dentro de la
misma tenga la certeza que está comprando dicho producto en un lugar que se
encuentra legalmente constituido y que de alguna manera contribuye al
Ecuador en su política tributaria.
Pag. 2
NO
SI
Nº de actividades Tiempo (dias)
3 1
3 2
3 2
9
Elaborado por: Fernney Armas
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades prestacion del servicio 1 persona
COMPRAS
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
inicio
REVISION DE PEDIDOS
EXISTE PEDIDOS
PENDIENTES
DESARROLLO NORMAL DE ACTIVIDADES
fin
SELECCION DE TIPO DE PRODUCTOS
PEDIDO DE PRODUCTOS
COTIZACION DE PRODUCTOS
FORMA DE PAGO
COMPRA DE PRODUCTOS
VENTA DE PRODUCTOS POR PEDIDO DE CLIENTES
Análisis del flujograma compras
1.- Revisión de pedidos
Considerando como metodología la cantidad optima de pedido la empresa
deberá realizar su revisión de productos cada trimestre o cada semestre
dependiendo de la demanda que se tenga.
2.- Selección de tipo de productos
Una de las razones fundamentales para la selección de productos se toma en
cuenta la demanda de los productos que mayor demanda generen y sobretodo
el tipo de proveedor que tenga variedad en cada uno de los productos a ser
comprados por parte de la empresa.
3.- Pedido de productos
Una vez realizada la respectiva revisión y selección de productos se debe de
efectuar el respectivo pedido tomando en cuenta las condiciones de crédito que
los proveedores nos indiquen para adquirirlos.
4.- Cotización de productos
La cotización de productos se la debe de realizar de acuerdo a las políticas de
financiamiento que tenga la empresa
5.- Forma de pago
Es importante que los productos sean adquiridos a crédito porque es una
política muy adecuada para toda empresa cuando realiza este tipo de compras.
6.- Compra de productos
Con todos los elementos antes mencionados se debe de realizar la respectiva
compra tomando en cuenta la clasificación de los productos que van a ser
seleccionados para la venta y para el stock.
7.- Venta de productos por pedido
Finalmente luego de todo este procedimiento se considera la venta de los
productos en la ubicación respectiva en las estanterías, mostradores y perchas
de la empresa
Pag. 3
NO
SI
Nº de actividades Tiempo (dias)
2 1
2 1
1 1
5
Elaborado por: Fernney Armas
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades prestacion del servicio 1 persona
MOVIMIENTO DE LA FERRETERIA
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
inicio
MOSTRADORES DE LOS PRODUCTOS
SELECCION DE PRODUCTOS POR PARTE DE CLIENTES
fin
COMPRA DE PRODUCTOS
COTIZACION DE PRODUCTOS
ENTREGA DE PRODUCTOS CON
FACTURA
Análisis del flujograma movimiento de la ferretería
La empresa tendrá el siguiente movimiento:
1.- Mostrar productos
Los empleados que laboran en la empresa deberán indicarles a los clientes con
un buen trato los productos que se muestran en las diferentes perchas y
vitrinas.
2.- Selección de productos
Luego de indicarles los productos a los clientes, ellos seleccionan cuales
desean adquirir para poder llevarlos.
3.- Compra de productos
El cliente debe de seleccionar los productos adquiridos para poder realizar el
pago correspondiente.
4.- Cotización de productos
El vendedor debe de indicarle al cliente las facilidades de pago que la empresa
le puede ofrecer, tomando en cuenta el plazo ye el precio de los productos que
el cliente solicita.
5.- Entrega de productos
Finalmente el cliente procede a cancelar el valor de los productos en caja para
que el vendedor le entregue el producto con su respectiva factura.
De la misma manera al igual que el punto anterior es conveniente que la
empresa tome en cuenta el procedimiento de cómo va a comercializar los
productos terminados a los clientes que vayan a adquirirlo considerando que
una buena atención en lo concerniente a la muestra, selección, cotización y
despacho de los mismos depende que el movimiento de la empresa sea el
correcto y el capital operativo refleje un resultado acorde a las ventas que se
quiera alcanzar.
Para esto se requiere siempre que el personal que se encuentra laborando
trabaje en forma organizada y coordinada para que en cada proceso desde la
muestra de los productos hasta la entrega de la factura al cliente tenga una
secuencia de satisfacción para el cliente.
Para este procedimiento se ha estimado un lapso de tres días con la
participación de los empleados de la empresa.
Pag. 4
Nº de actividades Tiempo (dias)
1 2
3 2
1 2
5
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Elaborado por: Fernney Armas
TIPOS DE INVENTARIOS
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
inicio
fin
Productos de corta duracion
Productos de mediana duracion
Productos de larga duracion
Análisis del flujograma tipo de inventarios
En si todos los productos que existen en la ferretería se los puede considerar
como productos de larga duración mirándolos desde el punto de vista de la
caducidad. Pero la siguiente clasificación más bien hace referencia a productos
que los clientes pueden demandar en pocas, medianas y grandes cantidades
con un determinado tiempo al momento de adquirirlos.
1.- Productos de corta duración.- En este sentido se trata de los productos
donde el cliente consume en bastantes cantidades a costos menores como los
clavos, tornillos, pernos, lijas etc.
2.- Productos de mediana duración En este sentido se trata de los productos
donde el cliente consume en mediana cantidades a costos medios como son
las griferías, lámparas, bondex, etc.
3.- Productos de larga duración.- En este sentido se trata de los productos
donde el cliente consume en pequeñas cantidades a costos altos como son las
herramientas electromecánicas, herramientas para construcciones de casa etc.
En lo concerniente al tipo de inventarios que la ferretería Armas va a utilizar
para la comercialización de los productos terminados de corta, mediana y larga
duración se menciona los siguientes tipos:
Inventario inicial.- Donde se realiza al dar comienzo a las operaciones.
Inventario final.- Aquí se realiza al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar el periodo y sirve para determinar una nueva
situación patrimonial de la ferretería Armas.
Inventario perpetuo.- Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en la ferretería, por medio de un registro detallado que puede
servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades físicas.
Inventario intermitente.- Éste se puede efectuar varias veces al año y se
recurre a él por diversas razones.
Inventario físico.- Es el inventario real, el cual consiste en contar, pesar, o
medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes que se
hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas
partidas.
Inventario de productos terminados.- Todas las mercancías que un
fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Para este procedimiento se ha estimado un tiempo de seis días con la
participación de todos los empleados de la ferretería.
Pag. 5
Nº de actividades Tiempo (dias)
1 PERMANENTE
3 PERMANENTE
1 PERMANENTE
5
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
GESTION
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas
inicio
fin
FILOSOFIAORGANIZACIONAL
POLITICAS DE LA EMPRESA
NORMAS Y REGLAMENTOS
Análisis del flujograma de gestión
Para que una empresa tenga siempre un buen prestigio en el mercado es
necesario que la filosofía de la empresa, como las políticas y reglamentos de la
misma estén relacionados.
1.- Filosofía Organizacional
En este punto es importante considerar la misión y visión de la empresa así
como también los principios y valores que ferretería Armas debe de aplicar
para poder brindar un mejor servicio al cliente.
2.- Políticas de la empresa
Como políticas de la empresa es importante destacar que la entrega inmediata
al momento de que el cliente realice los pedidos se la realice en el menor
tiempo posible, para de esta manera poder cumplir con la filosofía
organizacional de la ferretería.
3.- Normas y reglamentos de la empresa
Una de las principales normas que tendrá la empresa ubicada en la ciudad de
San Gabriel es que sus empleados sean puntuales en su lugar de trabajo y el
brindar a los clientes un servicio de calidad y calidez, lo que estos elementos
hacen posible que sean considerados en la gestión de control de inventarios
que la empresa quiere implementar como una alternativa de mejoramiento a los
procedimientos aplicados anteriormente.
La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo
estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios como de
producción de bienes.
Las tareas correspondientes a la administración de un inventario se relacionan
con la determinación de los métodos de registro, la determinación de los puntos
de rotación.
En cuanto al reglamento de la empresa hace referencia a la conducta y
comportamiento de los empleados para atender a los clientes en cada uno de
sus pedidos.Para este procedimiento se necesita de la participación de todos
los empleados ya que ellos son los responsables de cumplir con lo que la
empresa demanda en forma permanente.
Pag. 6
Nº de actividades Tiempo (dias)
1 PERMANENTE
3 PERMANENTE
1 PERMANENTE
5
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
PROVEEDURIA
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas
inicio
fin
PROVEEDORES DE PRODUCTOS
TERMINADOS DE CORTA DURACION
PROVEEDORES DE PRODUCTOS
TERMINADOS DE MEDIANA DURACION
PROVEEDORES DE PRODUCTOS
TERMINADOS DE LARGA DURACION
Análisis del flujograma tipo de Proveeduría
En este procedimiento es importante considerar la calidad y cantidad de
productos que se van adquirir por parte de la empresa para que la misma
pueda vender sus productos con una buena aceptación de los clientes y
sobretodo se pueda aplicar una buena cantidad optima de pedido tanto para
venta como para stock.
1.- Proveedores de Productos terminados de corta duración
En este sentido se trata de los productos donde el cliente consume en
bastantes cantidades a costos menores como los clavos, tornillos, pernos, lijas,
por lo tanto la empresa necesita adquirirlos con mayor frecuencia ya que los
mismos muy frecuentemente compran.
2.- Proveedores de Productos terminados de mediana duración En este
sentido se trata de los productos donde el cliente consume en mediana
cantidades a costos medios como son las griferías, lámparas, bondex, por lo
tanto la empresa necesita adquirirlos en medianas cantidades para los clientes.
3.- Proveedores de Productos terminados de larga duración.- En este
sentido se trata de los productos donde el cliente consume en pequeñas
cantidades a costos altos como son las herramientas electromecánicas,
herramientas para construcciones de casa, por lo tanto ferretería Armas
necesita comprarlos en pequeñas cantidades y en algunas ocasiones bajo
pedido ya que son productos caros que no se venden con mayor frecuencia.
Es importante para ferretería Armas considerar la selección de proveedores
que va a tener en lo concerniente al pedido de productos de corta, mediana y
larga duración.
Para ello se aplicará el método de la cantidad optima de pedido como se indicó
en el capítulo primero donde se calcula por medio de Q (pedido óptimo) que es
la variable optima el procedimiento a efectuarse para que los pedidos durante
un año tengan concordancia con lo que se comercializa, es decir que esta
situación hace referencia al número de productos que la ferretería requiere
para poder abastecer los pedidos de los clientes y más que todo llevar un stock
más organizado, tomando en cuenta lo mencionado en el capítulo uno donde
se refiere a las políticas continuas y periódicas.
Para este procedimiento se necesita de una persona responsable de dicho
procedimiento y el tiempo será en forma permanente.
Pag. 7
NO
SI
Nº de actividades Tiempo (dias)
1 1 MINUTO
5 15 MINUTOS
1 1 MINUTO
7
MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS FERRETERIA ARMAS
ATENCION CLIENTE
Actividades de entrada del
servicioPrestaciòn del servicio
Actividades de salida del
servicio
Recurso humano utilizado
Actividades Entradas 1 persona
Actividades prestacion del servicio 1 persona
Actividades de salida 1 persona
Total actividadesdel proceso
Elaborado por: Fernney Armas
inicio
fin
CLIENTE SOLICITA EL TIPO DE PRODUCTO QUE
REQUIERE
LOS VENDEDORES LE INDICAN LOS DIVERSOS
MODELOS
CLIENTE PIDE COTIZACION DEL
PRODUCTO SELECCIONADO
EL VENDEDOR EMPACA EL PRODUCTO SELECCIONADO Y
ENTREGA CON SU RESPECTIVA FACTURA
CLIENTE ESTA DE ACUERDO
CON LA VENTA
NO EXISTE LA COMPRA
Análisis del flujograma de atención al cliente
Es importante considerar que la atención al cliente es uno de los factores que
inciden en la compra o no de un producto por parte del cliente, y que en
algunas veces de este factor depende la estabilidad económica de una
empresa. Es por ello que a continuación se muestra el procedimiento que
Ferretería Armas toma en cuenta para este servicio:
1.- Cliente solicita el tipo de producto
Al momento que el cliente solicita el tipo de producto, el vendedor de una
manera atenta y cordial le indica los diversos productos que se muestran en las
vitrinas de la ferretería.
2.- Los vendedores le indican los diversos productos
Cuando los vendedores le indican los diversos productos a los clientes, estos
se percatan de que los mismos se encuentren en buenas condiciones para
poderles mostrar.
3.- Cliente pide cotización de los productos seleccionados
Una vez que se ha seleccionado a los productos por parte del comprador es
conveniente mencionar por parte del vendedor y dependiendo del producto a
ser adquirido las facilidades de pago.
4.- Cliente se pone de acuerdo con el vendedor por el producto comprado
En el caso de que el cliente desearía llevar el producto, pide al vendedor que
se lo empaque, caso contrario el producto regresaría a su lugar de origen.
5.- El vendedor empaca el producto y entrega al cliente.
Finalmente el producto ya empacado es entregado al cliente con su respectiva
factura donde al final de este proceso se debe de mostrar la calidad y calidez
en el servicio por parte de los empleados de la empresa.
En la actualidad se puede observar que los clientes que llegan a las ferreterías
por referencia, es decir que alguna persona le menciono sobre tal negocio, por
lo que tienen gran expectativa de la atención que van a recibir al momento
cuando se acerquen al mismo, desde el momento que entran al punto de venta,
se llevan siempre una buena o mala impresión, donde desde allí se está
ganando o perdiendo a un cliente.
La organización de los productos es importante para ferretería Armas porque
las ferreterías por lo general tienen muchísimos productos de los cuales no
saben exactamente el número, entonces es necesario saber qué productos
manejo, cómo exhibirlos, cómo organizarlos, cómo identificarlos dentro del
punto de venta, para asimismo ofrecerlos y no tener todo ese stock y esa
pérdida de mercancía.
Dentro del flujograma es importante considerar la paciencia y el buen trato que
se le tenga al cliente en cuanto a la mostración, selección y facilidades de pago
para poder brindarle un servicio de calidad y calidez. Para este procedimiento
se necesita de la participación de todos los empleados dependiendo del tiempo
que el cliente se demore en adquirir el producto.
4. Discusión
Con los pasos mencionados anteriormente a través de los flujogramas es muy
importante para ferretería Armas la aplicación de un sistema de gestión de
gestión de inventarios para tener un buen registro y gestión de los inventarios
de los productos basados en el cumplimiento de las normas nacionales e
internacionales de calidad aplicadas para este tipo de empresas.
El objetivo principal del presente artículo científico es la satisfacción total tanto
de los clientes internos como de los clientes externos en cuanto al
cumplimiento de metas. Por lo que esta herramienta debe de aplicarse en
cada proceso de productos terminados que la empresa tenga.
Con este procedimiento los empleados de ferretería Armas ya no tendrán que
preocuparse de cómo organizar y realizar la cantidad optima de pedido para
poder atender cada una de las solicitudes de los clientes, por lo que este
mecanismo permitirá que el registro y gestión de inventarios inicie desde un
tema básico para la empresa como lo es la declaración de impuestos de cada
venta hasta la atención al clientes que se le brinde en cada compra que este
realice.
CONCLUSIONES
La fundamentación teórica del presente estudio a través de la utilización de
fuentes bibliográficas determina la solución más factible para el sistema de
gestión de inventarios para la empresa ferretería Armas el mismo que sirvió
para la aplicación de los diferentes procesos a través de los flujogramas
descritos en la propuesta de la investigación.
El diagnóstico situacional se realizó utilizando la técnica de investigación
cuantitativa como es la entrevista, la misma que determinó que en la
empresa ferretería Armas desde su creación no se ha llevado
adecuadamente los manejos de la mercadería de los inventarios.
Con el diseño de un sistema de gestión de inventarios para la empresa
ferretería Armas se determinó por medio de los flujogramas los diversos
procesos y procedimientos que la empresa debe de aplicar tanto para los
empleados así como también para sus clientes al momento de realizar una
compra o venta del manejo de la mercadería.
La validación de cada uno de los expertos fue importante para el desarrollo
del tema, ya que se toman en cuenta los distintos elementos de la
validación como es el caso del análisis de las bases teóricas aplicadas al
tema de investigación.
RECOMENDACIONES
Se recomienda que para la permanente aplicación de un sistema de gestión
de inventarios de todos los productos terminados que comercializa cada
uno de los procesos, debe de tomar en cuenta los estudios realizados por
otras empresas e investigaciones de similares características para la
correcta ejecución de dicho sistema al inventario de la empresa Ferretería
Armas.
Siempre es importante tomar en cuenta la opinión de los empleados de la
empresa para determinar el diagnóstico de los inventarios, por lo que se
sugiere que por lo menos una vez en el año se revise este elemento
fundamental con cada empleado para tener un criterio más amplio de la
situación de las actividades.
Para una buena gestión de los inventarios tanto para los vendedores en el
despacho de los productos, así como también para los clientes siempre se
exigirá un servicio de calidad ágil y oportuno por lo que se recomienda
aplicar los pasos respectivos como o indica los flujogramas de compras,
ventas y proveedurías donde los mismos tienen que ver en mayor
proporción con los productos que adquieren los clientes.
Se sugiere que la validación del documento sea con personas cercanas las
cuales conozcan las actividades de la empresa para que de esta manera la
validación sea lo más confiable posible y de esta forma garantizar la validez
y confiabilidad del tema.
BIBLIOGRAFÍA
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Día 6ta Edición, Quito.
Bonini, (2012) Investigación Operativa Métodos cuantitativos. Sistema de
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