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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROYECTO INTEGRADOR DE CARRERA PREVIO A LA
OBTENCION DEL TITULO DE:
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y
FINANZAS, C.P.A.
TEMA:
“MANUAL DE AUDITORIA OPERATIVA DEL PROCESO DE
FISCALIZACION DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE
PASTAZA.”
AUTORES: TLGA. SABRINA GALLEGOS
TLGO. LUIS IBUJES
TUTORA: DRA. MIRYAN AREVALO
PUYO - 2010
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CERTIFICACION DEL ASESOR
Certifico que el presente proyecto integrador de carrera sobre el tema de “MANUAL DE
AUDITORIA OPERATIVA DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN DEL GOBIERNO
PROVINCIAL DE PASTAZA.”, previo a la obtención del título de INGENIEROS EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS, CPA, ha sido desarrollada en
su totalidad por la Tecnóloga Sabrina Verónica Gallegos Herrera y el Tecnólogo Luis Álvaro
Ibujes Cevallos, bajo mi tutoría y dirección, cumpliendo con todos los requisitos y
disposiciones legales establecidas por la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”, por lo que autorizo su presentación.
Dra. Miryan Arévalo
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AUTORÍA
Las ideas y conceptos, así como el tratamiento formal y científico de la metodología del
proyecto contemplados en el: “MANUAL DE AUDITORIA OPERATIVA DEL PROCESO
DE FISCALIZACIÓN DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE PASTAZA.”, Proyecto
Integrador de Carrera previo a la obtención del Título de INGENIEROS EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORIA Y FINANZAS, CPA, por la Facultad de
Sistemas Mercantiles de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, son
de nuestra autoría y responsabilidad.
AUTORES:
Tgla. Sabrina gallegos Tglo. Luis Ibujes
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DEDICATORIA
Este proyecto integrador de fin de carrera está dedicado a
Dios quien nos ha fortalecido en los momentos difíciles, a
mis seres queridos por la paciencia, apoyo y comprensión
que han tenido en este largo periodo de estudio para
culminar la meta de mi vida.
SABRINA Y LUIS
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AGRADECIMIENTO
A la Universidad Autónoma de los Andes “UNIANDES”,
a sus tutores que me dieron la oportunidad de compartir
conocimientos y diferentes experiencias, de manera
especial a la Dra. Miryan Arévalo, asesora y guía del
presente Proyecto Integrador de Fin de Carrera.
SABRINA Y LUIS
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INDICE GENERAL
PAG.
Certificación del asesor 2
Autoría 3
Dedicatoria 4
Agradecimiento 5
Índice 6
CAPÍTULO I
EL OBJETO DE TRANSFORMACION
Antecedentes y estado actual del objeto de transformación 8
Identificación del objeto 13
Objetivos 14
Objetivo general 14
Objetivos específicos 14
Beneficiarios 14
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CAPÍTULO II
DISEÑO TEÓRICO – METODOLÓGICO DE LA PROPUESTA
Bases teóricas del proyecto integrador 15
Descripción de la metodología del proyecto 58
Diseño de la investigación de campo 59
Población y muestra 59
Métodos, técnicas e instrumentos 60
Aplicación a la metodología 61
Interpretación de resultados 61
CAPITULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
Introducción de la propuesta 72
Generalidades 73
Presentación detallada del manual 90
Conclusión 177
Bibliografía 178
Anexos 180
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CAPÍTULO I
EL OBJETO DE TRASNFORMACIÓN
1.1 ANTECEDENTES Y ESTADO ACTUAL DEL OBJETO DE
TRANSFORMACIÓN
Uno de los desafíos que en los últimos años el Gobierno Nacional del Ecuador ha
experimentado es un crecimiento acelerado de los habitantes y debido a esto se han producido
cambios tanto político como económico-social, originando necesidades en las diferentes
provincias del país, para lo cual por medio del Estado los Gobiernos Provinciales han asumido
la responsabilidad de satisfacer las diferentes necesidades tanto en infraestructura civil y vial
de cada provincia a través de regulaciones y control de ámbito rural en todas sus
dependencias.
Sin embargo el Ecuador está atravesando una crisis económica social la cual nos lleva a los
ecuatorianos a la disminución de producción de bienes y servicios y por ende a índices muy
altos de desempleo, evidenciándose una baja en los pagos de los impuestos que es el capital
que circula para las provincias pequeñas en su población más no en su extensión,
originándonos una inestabilidad a los Gobiernos Provinciales.
Los Gobiernos Provinciales han alcanzado un importante desarrollo en sus respectivas zonas
rurales dando como resultado un mejor nivel de vida poblacional, las nuevas dependencias de
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los Gobiernos Provinciales inducen a buscar un planteamiento que le permita a la población y
a las entidades seccionales desarrollar sus actividades con mayor eficiencia.
Pastaza, es una Provincia que se ha ido desarrollando de una forma poco planificada debido a
la gran extensión que posee dando así una serie de factores de orden socio económico y
fundamentalmente físico; la falta de efectividad de los objetivos basados en la ciudadanía la
podemos atribuir a la ausencia de una visión consensuada, dándonos como resultado la falta
de imagen competitiva frente a las provincias de mayor jerarquía poblacional,
conformándonos a este terruño a que no actué con creatividad y mentalidad empresarial ni se
pronostica a un futuro con el desarrollo tecnológico y con una infraestructura modernizada.
El Gobierno Provincial de Pastaza con el fin de acondicionar una infraestructura completa de
servicios y con esto propender el desarrollo provincial ejecutando obras en los cantones y
parroquias urbanas y rurales de su jurisdicción, tales como: construcción y afirmados de
caminos vecinales, asfaltos, aceras y bordillos, adoquinados, sistemas de agua segura,
alcantarillados, bloques de aulas mixtas y de hormigón armado, baterías sanitarias,
cerramientos, casas comunales, canchas de césped sintético, puentes de hormigón armado,
espacios cubiertos, parques, diques, estadios, programas productivos, etc.
La demanda de esta infraestructura civil determina la necesidad de que los espacios
destinados a la potencialización, no sean diseñados a partir de un conocimiento real de las
características; las mismas que deben ser guiados a través de buenos procesos de
fiscalización, ya que al no tener estos procesos la construcción de estas obras no se están
desarrollando bajo parámetros de calidad.
El Gobierno Provincial de Pastaza, con la finalidad de impulsar el desarrollo integral de la
provincia, ejecuta obras públicas relacionadas con vialidad, educación, salud, saneamiento
ambiental, entre otras a través de una acción conjunta con los Gobiernos Municipales, Juntas
Parroquiales, Organismos Gubernamentales y no Gubernamentales del Estado; estas obras
construidas satisfacen por un corto plazo pero no se ve su utilidad a futuro ya que las obras
son escogidas por un grupo minoritario de ciudadanos que están en ámbito político más no
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social, y esto hace que la planificación que se realice no sea la más óptima para realizar un
proyecto.
La fiscalización lo ejecuta bajo los parámetros de la Ley de Contratación Pública guiada por
la Contraloría General del Estado, pero para que entre en funcionamiento se tendrá que
realizar obras complementarias induciendo así al pueblo beneficiario a que la obra no sea
entregada a tiempo.
El Gobierno Provincial de Pastaza con el afán de realizar las obras que en si beneficiarán a su
pueblo ha realizado disposiciones legales reglamentarias por el departamento jurídico,
instructivos y procedimientos de contratación los mismos que deben ser verificados por un
organismo interno que cumplan todos los procedimientos para su culminación satisfactoria, el
departamento de Auditoría Interna y Contraloría de régimen interno da seguimiento a los
proyectos que se ejecutan por administración directa y por contratación. Determinando así el
cumplimiento a las disposiciones contractuales, diseños, especificaciones técnicas y
fundamentalmente las de fiscalización, durante la construcción de cada una de las obras que
se están cumpliendo.
La Auditoría Interna debe estar a la par con fiscalización ya que por medio de ésta se
verificará el cumplimiento de los plazos, cronogramas de actividades, reprogramaciones y
ampliaciones de plazo concedidas a los contratistas durante el proceso de construcción de las
obras ejecutadas directamente y por ejecución, además de esta secuencia se tendrá que hacer
una revisión y análisis de los pagos de las planillas de avance y de reajuste de precios; dando
en consecuencia una evaluación del control interno adoptado por el Gobierno Provincial de
Pastaza para la Fiscalización y Supervisión de las obras ejecutadas.
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Para realizar una auditoría a la fiscalización se debe incursionar dos secciones que tiene
claramente el Gobierno Provincial, La Dirección de Obras Públicas donde es el centro de
producción y ejecución de las obras de índole civil, y la Sub-dirección vial que está
encaminada a la construcción ejecución de las vías que unen a los centros poblados de esta
provincia y que tiene que adherirse a las disposiciones de la dirección de Obras Públicas, una
vez identificadas estas dos áreas, escogerá los parámetros para que los obras que generen den
como resultado las tres “E” que se necesita para cualquier trabajo sea eficaz, efectiva y
eficiente.
Para ésto se escogerá muestras de los años anteriores y las recomendaciones de las auditorias,
guiándonos por una serie de contratos ya ejecutados, mediante suscripciones por
administración directa y por contratación para sacar muestras y en sí enfocarnos al área de
fiscalización y enmarcar en sí una secuencia absoluta de las obras nuevas que genere el
Gobierno Provincial de Pastaza.
1.1.1. Fiscalización y la Supervisión
1.1.1.1. Obras Ejecutadas por Administración Directa.
La fiscalización de los trabajos ejecutados por el Gobierno Provincial de Pastaza, bajo la
modalidad de administración directa, se está proyectando en diferentes obras que por su
complejidad y gran magnitud se las está ejecutando con varios parámetros entre ellos.
Consultarías externas de impactos ambientales, topografías, cálculos estructurales, diseños
arquitectónicos para proyectos de vialidad, agro producción, turismo, salud, educación, etc.
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Para los cuales se ha destinado de la misma manera una supervisión de estos trabajos ya sean
por los técnicos a nombramiento de esta institución como por profesionales afines a cada
estudio.
En varios proyectos si así lo ameritan se puede crear una unidad ejecutora, dependiendo de la
magnitud de la obra; la misma que debe estar legalmente constituida y creada bajo ordenanza
provincial por parte de la Corporación Provincial en pleno, la misma que es vigilada por la
Sub-dirección vial que está encargada de comunicar cualquier cambio o variación a la
dirección de Obras Publicas quedando de la siguiente manera un mini orgánico funcional:
Cabe recalcar que los profesionales de las diferentes ramas de ingeniería y arquitectura que
estén a nombramiento o sean contratados para obras puntuales para las respectivas
fiscalizaciones son responsables directos de la buena ejecución de la obra, a manera personal
como pecuniariamente, de todo lo que está legalizando con su rúbrica; indicando así a la
fiscalización como la máxima autoridad que está encargada de entregar las construcciones a
entera satisfacción, con el visto bueno de la máxima autoridad para los incrementos de
volúmenes como también de los plazos estipulados entre las partes.
DIRECCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS
FISCALIZACIÓN PLANIFICACIÓN SUB-DIRECCIÓN VIAL
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1.1.1.2. Obras Ejecutadas a Través de la Suscripción de Contratos.
La fiscalización y la supervisión de las obras ejecutadas por el Gobierno Provincial de
Pastaza, a través de la suscripción de contratos está a cargo directamente de la Dirección de
Obras Publicas y como se indico anteriormente se sigue manteniendo la secuencia unidad de
Fiscalización se está encargando directamente de las obras de infraestructura civil y la
subdirección vial en el control de las vías. La fiscalización está integrada por profesionales en
el campo de la ingeniería: Civil, Estructural, Hidráulica, Sanitaria, vial; mientras que la parte
arquitectónica se encuentra conformada por un arquitecto; indicando que para planificación
existen tres arquitectos, dos ingenieros civiles, ingeniero en geo-referencialización, ingeniero
en gestión de proyectos, ingeniero que realiza precios unitarios, un tipógrafo dibujantes y
secretarias; con ésto se clarifica que la fiscalización de las obras tienen que ser chequeadas
por técnicos afines.
1.2 IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO
Las diferentes actividades ejecutadas por el Sub-proceso de Fiscalización se las realiza según
los criterios subjetivos y pocas veces objetivos del personal que labora en el mismo, dando
como resultado una atención lenta, poco eficaz, distorsionando la misión del proceso mismo y
por ende de la entidad, la cual presenta una imagen negativa ante sus usuarios externos y
muchas veces internos, observaciones que han sido determinada por auditoría externa.
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1.3. OBJETIVOS
1.3.1. Objetivo General
Diseñar un Manual de Auditoría Operativa para mejorar la eficacia, eficiencia y desarrollo de
las obras realizadas a través del Gobierno Provincial de Pastaza.
1.3.2. Objetivos Específicos
a) Fundamentar teóricamente el proceso de una auditoría operativa, basada en el
cumplimiento de los plazos, cronogramas de actividades, reprogramaciones y ampliaciones
de plazos concedidos a los contratistas durante el proceso constructivo de los proyectos
ejecutados por la administración directa y por contratación.
b) Estudio del proceso de fiscalización del Gobierno Provincial de Pastaza para evaluar el
control interno de fiscalización y supervisión de las obras ejecutadas y ésto permita su
agilidad, eficiencia y eficacia de la estructura urbana rural y sus diferentes áreas de influencia.
c) Elaborar un manual de Auditoría Operativa de Procesos de Fiscalización del Gobierno
Provincial de Pastaza.
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1.4. BENEFICIARIOS
a) Gobierno Provincial de Pastaza, será uno de los principales beneficiarios ya que con
esto se contribuirá a una mejor ejecución de las obras en proceso mediante técnicas de
fiscalización.
b) Clientes internos.- Los funcionarios de la institución obtendrán una guía del proceso
en el campo en que están desempeñando sus labores y poder sustentar de manera más
eficiente frente a la Contraloría General cuando lo amerite.
c) Clientes externos.- Será también una de las beneficiarias ya que al recibir los técnicos
una ayuda para que se ejecute de mejor manera los procesos técnicos de fiscalización en las
obras que se ejecuta en los distintos lugares, la ciudadanía obtendrá obras mejor ejecutadas y
controladas.
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CAPÍTULO II.
DISEÑO TEÓRICO – METODOLÓGICO DE LA PROPUESTA
2.1. BASES TEÓRICAS DEL PROYECTO INTEGRADOR
2.1.1. Auditoria Definición
La auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos.
2.1.2. Tipos de Auditoría
2.1.3. Auditoría Financiera
Es un proceso cuyo resultado final es la emisión de un informe, en el que el auditor da a
conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa, este proceso solo es posible
llevarlo a cabo a través de un elemento llamado evidencia de auditoría, ya que el auditor hace
su trabajo posterior a las operaciones de la empresa.
La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos las operaciones
financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica y
profesional.
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Según la Contraloría General del Ecuador la auditoria, "Consiste en el examen de los
registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros
de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la
razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera,
los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las
disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones
tendientes a mejorar los procedimientos relativos de gestión financiera y al control interno".
Para que el auditor esté en condiciones de emitir su opinión en forma objetiva y profesional,
tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le permitan obtener
una certeza razonable sobre:
a) La autenticidad de los hechos y fenómenos que reflejan los estados financieros.
b) Que son adecuados los criterios, sistemas y métodos utilizados para captar y
reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y
fenómenos.
c) Que los estados financieros estén preparados y revelados de acuerdo con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas Ecuatorianas
de Contabilidad y la normativa de Contabilidad Gubernamental vigente.
Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditoría de acuerdo
con las circunstancias específicas del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue
necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de trabajo que constituyen
la evidencia de la labor realizada.
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2.1.3.1. Auditoria de Cumplimiento.
Es la comprobación o examen de operaciones financieras, administrativas, económicas y de
otra índole de una entidad para establecer que se han realizado conforme a las normas legales,
reglamentarias, estatuarias y de procedimientos que le son aplicables.
Esta auditoría se practica mediante la revisión de documentos que soportan legal, técnica,
financiera y contablemente las operaciones para determinar si los procedimientos utilizados y
las medidas de control interno están de acuerdo con las normas que le son aplicables y si
dichos procedimientos están operando de manera efectiva y son adecuados para el logro de
los objetivos de la entidad.
2.1.3.2. Auditoría de Gestión y Resultados.
Tiene por objeto el examen de la gestión de una empresa con el propósito de evaluar la
eficacia de la gestión con respecto a las metas previstas, los recursos humanos, financieros y
técnicos utilizados, la organización y coordinación de dichos recursos y los controles
establecidos sobre dicha gestión.
Es una herramienta de apoyo efectivo a la gestión empresarial, donde se puede conocer las
variables y los distintos tipos de control que se deben producir en la empresa y que estén en
condiciones de reconocer y valorar su importancia como elemento que repercute en la
competitividad de la misma. Se tiene en cuenta la descripción y análisis del control
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estratégico, el control de eficacia, cumplimiento de objetivos empresariales, el control
operativo o control de ejecución y un análisis del control como factor clave de competitividad.
2.1.3.3. Auditoría Interna:
Tiene por objeto verificar los diferentes procedimientos y sistemas de control interno
establecidos por una empresa con objeto de conocer si funcionan como se había previsto y al
mismo tiempo ofrecer a la gerencia posibles cambios o mejoras en los mismos.
La auditoría interna es una pieza fundamental de control en grandes empresas y se estructura,
dentro de las mismas, como un departamento que funciona independientemente y depende
directamente de la gerencia.
La auditoría interna verifica si el control interno es eficaz (si se cumplen los objetivos) y
propone mejoras para el control interno. Se llama interna porque normalmente la realiza un
auditor interno. Es una función independiente de evaluación establecida dentro de una
organización, para examinar y evaluar sus actividades como un servicio a la misma
organización. Es un control cuyas funciones consisten en examinar y evaluar la adecuación y
eficiencia de otros controles.
La auditoría interna proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e
información concerniente con las actividades revisadas. Es objeto de la auditoría interna la
promoción de un efectivo control a un costo razonable, igualmente apoyar a los miembros de
la organización en el desempeño de sus actividades.
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2.1.3.4. Auditoría Operativa.
2.1.3.4.1. Definición.
Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemático de la totalidad o parte de las
operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversión o contrato en
particular, sus unidades integrantes u operacionales específicas.
Su propósito es determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzados por la
organización y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas.
Relacionada
La auditoría inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y
se le otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemáticos de la contabilidad,
también detectaba fraudes y malversación de fondos.
La auditoría se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situación del capital
aportado por los inversionistas). Cuando cambio la visión de la contabilidad, se consideró
como una información que permite una buena gestión administrativa, los auditores ampliaron
su ámbito de revisión, como a los análisis financieros y las evaluaciones de control interno.
De aquí la auditoría operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en
los distintos niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras,
presupuesto, canales de comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles
ejercidos, etc.
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A través de la auditoría operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones
de los planes originales trazados. La administración superior necesita conocer objetivamente
en qué medida se están cumpliendo los objetivos y cómo se están utilizando los recursos en
todas las unidades de la empresa. Por esto, se necesitan profesionales que informen en forma
objetiva e independiente de la situación de la empresa.
Entonces la atención de la auditoría operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como esté
la persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeño de un
grupo humano que persigue un objetivo.
Hay muchas definiciones de auditoría operativa, pero la que ocuparemos en este trabajo será:
“Auditoría es el examen crítico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad,
para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y
economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las
recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro.”1
2.1.3.4.2. Objetivos de la Auditoria Operativa
La auditoría operativa es:
Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar
todas las evidencias posibles para tener un buen juicio.
1 NUDMAN-PUYOL “Manual de Auditoria Operativa
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Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser
coherente).
Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo económico
como en lo personal).
Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe considerar que la
organización es un sistema, por lo que el estudio debe ser completo.
La auditoría operativa necesita determinar la eficiencia (grado de cumplimiento de la meta) en
el logro de los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía en la obtención y uso de
los recursos.
Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no existe un patrón de
comparación. El auditor debe apoyarse en la teoría sobre la administración de los recursos
humanos y financieros para saber si están o no bien, además debe tener criterio, experiencia
para poder comparar la teoría con la realidad.
Economía: saber si los recursos se obtienen con los menores costos posibles. Por lo
tanto el auditor debe conocer los precios del medio y la tecnología que existe y además
de otros valores políticos, sociales, culturales, etc.
Evaluar (diagnóstico): conocer las verdaderas causas de los problemas.
Estimar (pronóstico): la situación administrativa futura.
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2.1.3.4.3. Característica de la Auditoría Operativa
Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización.
Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la
organización.
Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la decisión, así ellos pueden
planificar mejor.
De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en forma
parcial, considerando una o más áreas específicas periódica y rotativamente.
La Auditoría Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada
profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos.
El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de
la organización, auditoría, economía, costos, psicología general y social,
comercialización, finanzas, administración de personal, producción política y
estrategia de empresas entre otras más.
No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.
Las características del medio externo y sus interrelaciones con la empresa, caen dentro
del ámbito de la auditoría operativa.
2.1.3.4.4. Metodología de la Auditoría Operativa
Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad
auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un
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determinado subsistema de la organización, la metodología a usarse pera examinar la entidad
será:
a. Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa.
b. Etapa de Estudio General: definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las
causas últimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control
internos administrativos y gestión de cada área.
c. Etapa de Estudio Específico: se puede establecer la relación entre los problemas
visibles y potenciales y las causas que en verdad lo originaron.
Con el material ordenado se procede a un análisis del problema, con el fin de formular
los juicios que conozcan al diagnóstico real de la situación y también a un pronóstico.
d. Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una opinión
meditada, experta e independiente en relación a la materia sometida a examen, con su
evidencia correspondiente.
La estructura del informe debe contener:
Objetivo de la auditoría.
Metodología.
Alcance del trabajo.
Diagnóstico.
Recomendaciones.
Pronóstico.
Anexos.
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e. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas
básicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economía.
2.1.3.5. Normas de Auditoría
2.1.3.5.1. Definición de las Normas
Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios
fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el
proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo
profesional del auditor.
Las NAGAS tienen su origen en los boletines (Statement on Auditing Estándar-SAS)
emitidos por el comité de Auditoría de Instituto Americano de Contadores públicos de los
estados Unidos de Norteamérica en el año 1948.
Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan
básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los
requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor
La auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia
como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser contador público para ejercer
la función de auditor, sino que además se requiere tener entrenamiento técnico adecuado y
pericia como auditor. Es decir además de los conocimientos técnicos obtenidos en la
universidad, se requiere de la aplicación práctica en el campo de una buena dirección y
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supervisión. Este adiestramiento, capacitación y práctica constante forma la madurez del
juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes intervenciones,
encontrándose recién en condiciones de ejercer la auditoria como especialidad. Lo contrario
sería negar su propia existencia por cuanto no garantizará calidad profesional a los usuarios,
esto a pesar de que se multiplique las normas para regular su actuación
En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia
de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al
auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas, religiosas, familiares, etc.) y
subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).
2.1.3.5.2. Normas Personales
Se refiere a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las
exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone, un trabajo de este tipo. Existen
cualidades que el auditor debe tener pre adquiridas antes de poder asumir un trabajo
profesional de auditoría y cualidades que deben de mantener durante toda su vida profesional.
1. Entrenamiento y capacidad profesional: El trabajo de auditoría debe ser
desempeñado por personas que, teniendo título profesional legalmente expedido y
reconocido, tenga entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como
auditores.
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2. Independencia: El auditor está obligado a mantener una independencia mental en
todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
3. Cuidado o esmero profesional: El auditor está obligado a ejercitar cuidado y
diligencia razonable en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen
o informe.
2.1.3.5.3. Cualidades principales referentes a esta norma:
a) Conducta: La conducta del auditor externo debe ser tal que no permita que se
exponga a presiones que lo obliguen a aceptar o silenciar hechos que alterarían la
corrección de su informe.
b) Ecuanimidad: La actitud del auditor externo debe ser totalmente libre de prejuicios.
Debe colocarse en una posición imparcial respecto al cliente, a sus directivos y
accionistas.
c) Parentesco y amistad: El auditor externo debe evaluar si por razones de parentesco o
amistad puede verse afectada su posición de independencia.
d) Independencia económica: El auditor externo no debe tener intereses comunes con
su cliente. No puede tener relación de dependencia ni ser directivo del ente
examinado, ni tampoco ser accionista, deudor, acreedor o garante del mismo por
importes significativos en relación al patrimonio de la compañía o del suyo propio,
que comprometan su libertad de opinión.
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e) En la realización de su examen y preparación de su informe el auditor deberá
ejercer una adecuada responsabilidad profesional: Esta norma requiere que el
auditor desempeñe su trabajo con el máximo de atención, diligencia y cuidado que
pueda esperarse de una persona con sentido de la responsabilidad.
Exige al auditor la obligación de cumplir con las normas relativas a la realización del
trabajo y preparación del informe y a cumplir con los códigos de ética profesional
establecidos por la profesión.
2.1.3.5.4. Normas de Ejecución del Trabajo
El trabajo de auditoría debe planificarse y ejecutarse adecuadamente y en el caso de que
existan ayudantes se les debe supervisar de forma satisfactoria.
El trabajo de auditoría exige una correcta planificación de los métodos y procedimientos a
aplicar así como de los papeles de trabajo que servirán de fundamento a las conclusiones del
examen.
No es posible, ni sería conveniente, que la totalidad del trabajo sea realizado personalmente
por el auditor. Existen labores rutinarias que no requieren la capacidad profesional del auditor
y que pueden ser realizadas por ayudantes; por ejemplo, un arqueo de caja, comprobación de
operaciones matemáticas, etc. Sin embargo, esta delegación de funciones en los ayudantes no
libera al auditor de la responsabilidad personal que tiene en todo el trabajo.
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El auditor deberá estudiar, comprobar y realizar el sistema de control interno existente en la
empresa para conocer dos aspectos fundamentales:
a) La confianza que le merece como medio de generar información fiable.
b) Determinar el alcance, la naturaleza y el momento de aplicación de los diferentes
procedimientos de auditoría.
Las condiciones de la empresa, su forma de operar, la manera de tramitar interiormente los
asuntos, las medidas que tiene para controlar la exactitud de las operaciones y su pase a los
libros y a los estados financieros son circunstancias particulares de cada empresa que
modifican la naturaleza de las pruebas de auditoría que se van a realizar y la extensión y
oportunidad con que esas pruebas pueden realizarse.
De ahí que sea absolutamente necesario que el auditor, para poder realizar un trabajo
satisfactorio, deba tomar en cuenta esas particularidades de la empresa cuyos estados
financieros está examinando.
Por ello es necesario que el auditor estudie y evalúe el control interno de la empresa cuyos
estados financieros va a examinar. Este estudio tiene por objeto conocer cómo es dicho
control interno no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las
operaciones cotidianas.
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El trabajo de auditoría requiere obtener, mediante la aplicación de procedimientos de
auditoría, elementos de juicio válido y suficiente, tanto en cantidad como en calidad, que
permitan obtener una opinión objetiva sobre los estados financieros.
El material o los elementos de juicio a los que nos referimos se llaman evidencia
comprobatoria, y debe ser suficiente en cantidad y calidad.
La evidencia es suficiente en cantidad cuando, por los resultados de una sola prueba, o por la
concurrencia de varias, el auditor puede llegar a adquirir la certeza moral de que los hechos
que se están tratando de probar o los criterios cuya corrección se está juzgando han quedado
satisfactoriamente comprobados.
Existe un grado de seguridad en el que se pueden afirmar hechos y cosas con plena confianza
de que no se está haciendo una declaración arriesgada, aun cuando no se tenga la certeza
absoluta de ellas. A este grado de seguridad se le llama certeza moral. Ésta es la certeza que el
auditor debe lograr para que le sea posible dar su opinión profesional de una manera objetiva
y cumpliendo con los deberes de su profesión.
La calidad de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtiene.
La evidencia que se obtiene de fuentes externas a la empresa proporciona una confianza
superior a la obtenida dentro de la empresa.
La evidencia que surge de un sistema de control interno fiable es mayor que la que resulta de
un sistema de control deficiente.
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El conocimiento personal que el auditor obtiene de forma directa a través de exámenes físicos,
inspecciones, cálculos, etc., es más persuasivo que la información que se obtiene de forma
indirecta.
En la realización del trabajo, el auditor siempre debe guiarse por los criterios de importancia
relativa y riesgo probable.
El auditor debe enfocar su examen conforme a la importancia de las diferentes partidas.
Por otra parte, el auditor debe aplicar sus procedimientos según el riesgo relativo de error que
corre en cada uno de los grupos sometidos a examen.
1. Planeamiento y supervisión: El trabajo de auditoría debe ser planeado
adecuadamente y, si se usan ayudantes, éstos deben ser supervisados en forma
apropiada.
2. Estudio y evaluación del control interno: El auditor debe efectuar un estudio y
evaluación adecuados del control interno existente, que le sirvan de base para
determinar el grado de confianza que va a depositar en él, así mismo, que le permita
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar los procedimientos de
auditoría.
3. Evidencia suficiente y competente: Mediante sus procedimientos de auditoría, el
auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que
requiera para suministrar una base objetiva para su opinión.
32
2.1.3.5.5. Normas de Información
El resultado final del trabajo de un auditor es su dictamen o informe. Mediante él pone en
conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo y la opinión que se ha
formado a través de su examen. Es en lo que va a reposar la confianza de los interesados en
los estados financieros para presentarle fe a las declaraciones que en ellos aparecen sobre la
situación financiera y los resultados de operación de la empresa. Por último, es principalmente
a través del informe como el público y el cliente se da cuenta del trabajo del auditor y, en
muchos casos es la única parte de dicho trabajo que queda a su alcance.
1. Aplicación de los principios de contabilidad generalmente aceptados
2. Consistencia
3. Revelación suficiente
4. Opinión del auditor
5. Papeles de Trabajo
El auditor debe preparar y mantener los papeles de trabajo, cuya información y contenido
deben ser diseñados acorde con las circunstancias particulares de la auditoría que realiza. La
información contenida en los papeles de trabajo constituye la principal constancia del trabajo
realizado por el auditor y las conclusiones a que ha llegado en lo concerniente a hechos
significativos.
33
2.1.3.6. Papeles de Trabajo.
Los papeles de trabajo sirven principalmente para:
a. Proporcionar la sustentación principal del informe del auditor, incluyendo las
observaciones, hechos, argumentos, etc., con que respalda el cumplimiento de la
norma de ejecución del trabajo, que ésta implícito al referirse en el informe a las
normas de auditoría generalmente aceptadas.
b. Una ayuda al auditor al ejecutar y supervisar el trabajo
Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos
aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes
alcanzadas en su trabajo. Ejemplo de papeles de trabajo son los programas de auditoría,
análisis, memorandos, cartas de confirmación y certificación del cliente, extractos de los
documentos de la compañía, y cédulas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor,
los papeles de trabajo también pueden estar constituidos por informes almacenados en cintas,
en películas y otros medios.
Los factores que afectan el juicio del autor en cuanto a la cantidad, tipo y contenido de los
papeles de trabajo para cada auditoria incluyen:
Naturaleza de la auditoría
La naturaleza del informe del auditor
34
La naturaleza de los estados financieros, cédulas u otra información sobre la cual el
auditor esta dictaminado
La naturaleza y condiciones de los registros del cliente
El grado de confiabilidad sobre el sistema de control interno y
Las necesidades requeridas por las circunstancias particulares en que se desarrolla la
supervisión y revisión del trabajo.
2.1.3.6.1. Contenido de los papeles de trabajo.
La cantidad, tipo y contenido de los papales de trabajo varían de acuerdo a las circunstancias,
pero deben ser suficientes para mostrar que los registros de contabilidad están de acuerdo y
conciliados con los estados financieros.
Los papeles de trabajo normalmente deben incluir documentación que muestre que:
a. El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente, y además indican que se ha
cumplido con la primera norma de auditoría relativa a la ejecución de trabajo.
b. El sistema de control interno ha sido estudiado y evaluado en el grado necesario para
determinar los procedimientos de auditoría que deben ser aplicados.
35
c. La evidencia obtenida durante la auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y
las pruebas realizadas han proporcionado suficiente evidencia comprobatoria
competente, como respaldo para expresar una opinión sobre bases razonables.
2.1.3.6.2. Propiedad y custodia de los papales de trabajo
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Sin embargo, el derecho del auditor sobre
los papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la ética profesional,
establecidas para prevenir la revelación indebida por parte del auditor de asuntos
confidenciales relativos al negocio del cliente.
Ciertos papeles del trabajo del auditor pueden servir como una fuente de referencia útil para
su cliente, pero no deben ser considerados como parte de un registro de contabilidad del
cliente.
El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener bajo custodia segura sus
papeles de trabajo, y de conservarlos por un período suficiente para cumplir con las
necesidades de su práctica profesional y satisfacer cualquier otro requerimiento sobre la
retención de los mismos.
La propiedad de los papeles de trabajo es del auditor y nunca se pueden mostrar a terceros si
no es con el permiso expreso del cliente.
36
2.1.3.6.3. Archivos de papeles de trabajo
Los papeles de trabajo deben ser archivados de manera que permitan un acceso fácil a la
información contenida en los mismos.
Los archivos de los papeles de trabajo de una auditoría generalmente suelen clasificarse en
dos tipos: archivo permanente y archivo corriente. Cuando alguno de estos archivos lleva más
de una carpeta, debe establecerse el control de la numeración de carpetas, numerando cada
carpeta e indicando el número total de carpetas.
a. Archivo permanente
El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible
la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información
cada año.
El archivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no
se refiere exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo de
auditoría la mayor parte de la información sobre el negocio del cliente para llevar a cabo una
auditoría eficaz y objetiva.
b. Archivo corriente
Este archivo recoge todos los papeles de trabajo relacionados con la auditoría específica de un
período.
37
Comprende dos tipos de archivos:
Archivo general.
Archivo de los estados financieros.
2.1.3.7. Índices y Marcas de Auditoría
2.1.3.7.1. Índices
El hecho de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar y conocer el
lugar exacto donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo de referencia
permanente y el legado de auditoría. Los índices son anotados con lápiz rojo en la parte
superior derecha de la cédula de auditoría.
2.1.3.7.2. Marcas de Auditoría.
Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría.
Dichos símbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista
un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de
símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de
leyendas o marcas en cédulas determinadas.
38
Esta técnica ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditoría
que son similares más de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrás
y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estándar.
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en
el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz.
Se debe evitar los símbolos superpuestos complejos o similares; los números o letras
simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial y fácil de seguir.
Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:
La explicación de las marcas debe ser específica y clara.
Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas,
deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.
Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para señalar en sus
papeles de trabajo el tipo de revisión y prueba efectuadas, los cuales reportan los
siguientes beneficios.
Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabajo
realizado en varias partidas.
facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado.
39
2.1.3.8. Técnicas, Procedimientos, Herramientas y Criterios de Auditoría.
2.1.3.8.1. Técnicas.
Podemos definir las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación y
prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones
y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias.
Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia
o arte. Las técnicas son métodos asequibles para obtener material de evidencia.
Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son
desacertadas, la auditoría no alcanzará las normas aceptadas de ejecución.
a) Clases de Técnicas
Las técnicas se clasifican generalmente con base en la acción que se va a efectuar. Estas
acciones verificadoras pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisión del contenido de
documentos y por examen físico.
Siguiendo esta clasificación las técnicas de auditoría se agrupan específicamente de la
siguiente manera:
40
Técnica Ocular:
* Observación
Consiste en cerciorarse en forma ocular de ciertos hechos o circunstancias o de apreciar la
manera en que los empleados de la compañía llevan a cabo los procedimientos establecidos.
* Comparación
Es el estudio de los casos o hechos para igualar, descubrir, diferenciar, examinar con fines de
descubrir diferencias o semejanzas.
* Revisión
Consiste en el examen ocular y rápido con fines de separar mentalmente las transacciones que
no son normales o que reviste un indicio especial en cuanto a su originalidad o naturaleza.
* Rastreo
Consiste en seguir una transacción o grupo de transacciones de un punto u otro punto del
proceso contable para determinar su registro contable.
Técnicas Verbales:
* Indagación
Consiste en obtener información verbal de los empleados de la entidad a través de
averiguaciones y conversaciones.
41
En esta técnica hay que tener mucho cuidado cuando se pregunta, hay que saber hacerla.
Técnicas Escritas:
*Análisis.
Consiste en separar las partes con relación con el todo en consecuencia el análisis de una
cuenta tiene por finalidad lo siguiente:
- Determina la composición o contenido del saldo.
- Determina las transacciones de las cuentas durante el año y clasificarlas en forma
ordenada.
*Consolidación.
Consiste en hacer que concuerde dos cifras independientes. Ejemplo. Conciliación bancaria,
etc.
*Confirmación
- Positiva.- cuando el cliente protesta su saldo, su conformidad, son de dos clases: Directa.-
cuando suministramos su saldo para que una vez rectificada con su registro proporcione
respuesta sobre su conformidad o disconformidad¨; Indirecta.- cuando no se le da el saldo al
cliente y se solicita informe sobre el mismo para no averiguarlo.
- Negativa.- se puede optar por este método cuando el saldo del cliente es poco
significativos.
42
*Declaraciones o Certificaciones.
Esta técnica se aplica cuando la importancia de los datos obtenidos del resultado del examen o
de las investigaciones que los requiere y consiste en hacer constar por escrito con firma del
garantizador manifestaciones expuestas por esta.
Ocular.
Verbal.
Escrita.
Documental.
Inspección Física.
*Entrevistas
Un auditor de calidad usa varios tipos de herramientas para planificar y llevar a cabo la
auditoría (ejecución), como también para analizar y reportar los resultados. El entendimiento
de esas herramientas es vital para una efectiva auditoría de calidad. Tanto el auditor como el
auditado usan herramientas y técnicas para definir los procesos, identificar y caracterizar
problemas y reportar resultados. Un auditor de calidad para determinar si el auditado las está
utilizando correctamente y de manera efectiva.
Las entrevistas son una de las fuentes primarias de información para los equipos de auditoría;
por lo tanto, los auditores se deben preparar con anticipación para realizarlas. Esto incluye:
43
Selección cuidadosa de los entrevistados
Coordinación, por parte del equipo de auditoría, de la elaboración del calendario con
suficiente anticipación para asegurar la participación de los entrevistados y evitar una
posible duplicación.
Revisión de la información disponible
Revisión de los hallazgos de entrevistas anteriores relacionadas con las entrevistas.
Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación
*Encuesta
Es un instrumento de recolección de información que se realiza utilizando un formato de
cuestionario conformado por un conjunto de preguntas.
La encuesta sirve básicamente para investigar, indagar o sondear sobre un asunto determinado
y/o para medir, una o más variables dentro de una investigación o estudio, dentro de una
población objetivo que reúna las condiciones requeridas de acuerdo con el objeto del proyecto
o tema.
Las encuestas pueden ser útiles para recopilar la información pertinente para la auditoría.
Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, organizaciones, firmas privadas
y otras personas que se supone conocen el programa o área de la auditoria, en la cual se
interesa o pueden ser aplicadas directamente por los auditores.
Las personas que contesten las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la
auditoria directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores, contratistas
44
o simplemente como posibles fuentes de información que podrían servir de ayuda en la labor
de auditoría.
2.1.3.8.2. Procedimientos.
Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y
circunstancias relativas a los estados financieros sujetos a examen mediante los cuales el
contador público obtiene las bases para fundamentar su opinión.
Es la combinación de dos o más técnicas, mientras que la conjugación de dos o más
procedimientos de auditoría deriva los programas de auditoría, y al conjunto de programas de
auditoría se le denomina plan de auditoría.
2.1.3.8.3. Criterios.
Los criterios de Auditoría Financiera se definen entonces, como las normas y principios de
contabilidad, que viene a ser el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que
fundamentan y circunscriben la información contable.
45
2.1.3.9. Programas de Auditoría.
El programa de auditoría es un enunciado lógico ordenado y clasificado de los procedimientos
de auditoría a ser empleados, así como la extensión y oportunidad de su aplicación. Es el
documento, que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados durante el curso del
examen y como registro permanente de la labor efectuada.
La actividad de la auditoría se ejecuta mediante la utilización de los programas de auditoría,
los cuales constituyen esquemas detallados por adelantado del trabajo a efectuarse y contienen
objetivos y procedimientos que guían el desarrollo del mismo.
2.1.3.9.1. Propósitos del programa de auditoría.
Los programas de auditoría son esenciales para cumplir con esas actividades, sus propósitos
son los siguientes:
- Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemático del trabajo de cada
componente, área o rubro a examinarse.
- Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente del trabajo a
ellos encomendado.
- Servir como un registro cronológico de las actividades de auditoría, evitando olvidarse
de aplicar procedimientos básicos.
- Facilitar la revisión del trabajo al jefe de equipo y supervisor.
- Constituir el registro del trabajo desarrollado y la evidencia del mismo.
46
2.1.3.9.2. Responsabilidad por el programa de auditoría.
La elaboración del programa de auditoría es responsabilidad del supervisor y auditor jefe de
equipo y eventualmente por los miembros del equipo con experiencia, en este último caso será
revisado por el jefe de equipo. El programa será formulado en el campo a base de la
información previa obtenida del:
· Archivo permanente y corriente
· Planificación preliminar
· Planificación específica
· Demás datos disponibles.
La responsabilidad por la ejecución del programa en el campo, la tiene el auditor jefe de
equipo, quien se encargará conjuntamente con el supervisor de distribuir el trabajo y velar por
su ejecución, además evaluará de manera continua el avance del trabajo, efectuando
oportunamente las revisiones y ajustes según las circunstancias.
Para la preparación de los programas de auditoría, el supervisor y jefe de equipo, deben
revisar la documentación de la planificación preliminar y específica, a fin de tener una guía
que precise la naturaleza y alcance de los procedimientos de auditoría a efectuarse.
2.1.3.9.3. Flexibilidad y revisión del programa.
El programa de auditoría, no debe ser considerado fijo es flexible, puesto que ciertos
procedimientos planificados al ser aplicados pueden resultar Ineficientes e innecesarios,
47
debido a las circunstancias, por lo que el programa debe permitir modificaciones, mejoras y
ajustes a juicio del auditor.
En el desarrollo de la auditoría, las modificaciones que se deben realizar a los procedimientos
del programa serán analizadas y discutidas entre el jefe de equipo y el supervisor y se harán
constar en la hoja de supervisión respectiva.
La modificación o eliminación de procedimientos puede ser justificada en el caso de:
- Eliminación o disminución de algunas operaciones y actividades.
- Mejoras en los sistemas financieros o administrativos o control interno; y, Pocos
errores e irregularidades.
2.1.3.10. Muestreo Estadístico en Auditoría.
Consiste en la aplicación de un procedimiento de cumplimiento sustantivo a menos de la
totalidad en las partidas que forman el saldo de una cuenta o clase de transacción (muestra),
que permitan al auditor obtener y evaluar evidencias de alguna característica del saldo o la
transacción y que permite llegar a una conclusión en relación con las características.
Como consecuencia de lo anterior, se puede concluir, que la técnica de la selección para
muestreo en auditoría está basada en la selección al azar o aleatoria, que es la que asegura que
todas las partidas dentro del universo o dentro del estrato tiene la misma posibilidad de ser
seleccionadas.
48
Al diseñar una muestra de auditoría, el auditor considerará los siguientes aspectos para
definirla:
Los objetivos de la auditoría.
El universo.
El riesgo y la certidumbre.
Error tolerable.
Error esperado en el universo.
a) Las técnicas de muestreo.
Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los
datos. Por tanto esta técnica consiste en la utilización de una parte de los datos (muestra) de
una cantidad de datos mayor (población o universo).
El muestreo que se utiliza puede ser Estadístico o No Estadístico.
Es estadístico cuando se utilizan los métodos ya conocidos en estadística para la selección de
muestras:
49
a) Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o
seleccionados.
b) Sistemática: se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los
siguientes números.
c) Selección por Celdas: se elabora una tabla de distribución estadística y luego se selecciona
una de las celdas.
d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciación. Viene a ser un poco subjetivo,
sin embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores
podrían estar en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.
e) Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un
período dado.
2.1.3.11. Control Interno.
El sistema de control interno es el plan de organización adoptado dentro de una empresa para
salvaguardar sus activos y asegurar el adecuado registro de las transacciones comerciales.
El trabajo, en base al análisis de los circuitos administrativos y contables, se dirige a la
evaluación de dicho sistema, verificando que los controles funcionen y cumplan con su
objetivo.
50
a) Tipos de control según su periodicidad
Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de la actividad y de los
resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar, concurrente y de
retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y
en la cantidad de recursos utilizados en la organización. El segundo, vigila las operaciones en
funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que
guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las
políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de control se centra en los
resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la
adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.
Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos los
esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales
concuerden favorablemente con los resultados planificados. Desde esta perspectiva, las
políticas son medios importantes para poner en marcha el control preliminar debido a que
son directrices para la acción futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el
establecimiento de las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma
parte de la función de la planificación, mientras que la realización corresponde a la
función de control.
- Selección de recursos humanos y formación de equipos de trabajo: La función
de organizar define los requerimientos del trabajo y predetermina los
requerimientos de las habilidades de los empleados. Estos varían en su grado de
51
especificidad, dependiendo de la naturaleza de la tarea. En el nivel del taller, los
requerimientos de las habilidades pueden especificarse tomando en cuenta los
atributos físicos y la destreza manual; por otro lado, los requerimientos para las
tareas del personal de gerencia que la capacidad de la gerencia es un determinante
fundamental del éxito de la organización.
- Materiales: La materia prima que se transforma en un producto determinado debe
ajustarse a los estándares de calidad. Al mismo tiempo, debe mantenerse un
inventario suficiente para asegurar el flujo continuo que satisfaga las demandas de
los clientes. En años recientes se han diseñado muchos métodos que utilizan el
muestreo estadístico para controlar la cantidad de los materiales, el cual consiste en
la inspección de las muestras más que de todo el lote. Estos métodos son menos
costosos en cuanto al tiempo de inspección, pero existe el riesgo de aceptar
materiales defectuosos si la muestra no tiene ningún defecto.
Capital:
La adquisición de capital refleja la necesidad de reemplazar el equipo existente o de aumentar
la capacidad de la empresa. Las adquisiciones de capital son controladas por el
establecimiento de criterios de rentabilidad potencial que deben determinarse antes de que la
propuesta sea autorizada. Estas adquisiciones generalmente se incluyen en el presupuesto de
capital, un documento de planificación a mediano y largo plazo que detalla las fuentes y usos
alternativos de los fondos. Las decisiones de la gerencia que implican el compromiso de los
fondos presentes a cambio de los fondos futuros se denominan decisiones de inversión. Los
52
métodos que sirven para diferenciarlas propuestas de inversión se basan en análisis
económico. Existen varios métodos ampliamente utilizados, cada uno de los cuales implica la
formulación de un estándar al que deben ajustarse para aceptar la adquisición prospectiva del
capital:
El método del periodo de recuperación:
Es el método más simple, se calcula el número de años que se necesitan para recuperar el
capital propuesto para pagar el costo original con los futuros ingresos en efectivo.
La tasa de rentabilidad sobre la inversión:
Es una medida alternativa de rentabilidad. Es la razón de los ingresos netos adicionales sobre
el costo original.
La tasa de rentabilidad calculada debe compararse con algunos estándares de mínima
tolerancia, y la decisión de aceptarla o rechazarla depende de esta comparación.
El método de la tasa descontada de rentabilidad:
Tomar en cuenta el valor temporal del dinero y, de una manera similar al método del periodo
de recuperación, considera sólo el flujo de efectivo. Se usa ampliamente debido a que se
conceptúa como el método correcto para calcular la tasa de rentabilidad.
Recursos financieros:
Los recursos financieros adecuados deben estar disponibles para asegurar el pago de las
obligaciones que surgen de las operaciones actuales. Deben compararse los materiales y
53
pagarse los sueldos, los intereses y los vencimientos; el medio principal para controlar la
disponibilidad y el costo de los recursos financieros es el presupuesto, particularmente el de
efectivo y de capital de trabajo. Estos presupuestos predicen el flujo y reflujo de las
actividades de la empresa cuando se compran materiales, se producen y se pasan al inventario
de los productos terminados, las existencias se venden y se recibe efectivo.
2.1.3.12. La Auditoría Operativa y el Control de la Empresa.
Es la verificación de todo lo que ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, a las
órdenes dadas y a los principios admitidos, es el análisis permanente de las desviaciones entre
objetivos y realizaciones y la adopción de las medidas correctoras que permitan el
cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.
Las formas de control más utilizadas pueden ser:
a) Auditoría externa: Es el examen de los estados financieros realizado de acuerdo
con ciertas normas por un profesional cualificado e independiente con el fin de
expresar su opinión sobre ellos.
b) Auditoría interna: Es el examen de las actividades contables financieras y de otro
tipo, realizado por la organización de la empresa, para ayudar a la dirección
general.
Ante esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran
como las formas más sustantivas de control, las siguientes:
c) Control de gestión: Función de síntesis realizada en el más alto nivel de la
estructura.
54
2.2. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA DEL PROYECTO
El estudio de la presente investigación será efectuada tomando como base fundamental los
siguientes tipos de investigación:
2.2.1. Tipos de Investigación
2.2.1.1 Cualitativa.- Permite la participación vinculante de individuos y comunidad con el
objeto de solucionar problemas y necesidades que encaminen su desarrollo. Se aplica en las
encuestas y entrevistas al personal de Fiscalización del Gobierno Provincial de Pastaza.
2.2.1.2. Cuantitativa.- Mediante ella se recogen y analizan datos cuantitativos sobre
variables. Su aplicación se determina en la cuantificación de opiniones de las encuestas al
personal, que son tabuladas y transformadas las opiniones en datos numéricos y medibles.
2.2.1.3. Descriptiva.- Por su intermedio se busca caracterizar las propiedades importantes de
grupos, comunidades y elemento o fenómeno que puede ser sometido a un análisis, por lo que
aquí la estadística juega un papel importante. Este tipo de investigación nos permite
determinar las principales características y procesos de Fiscalización del Gobierno Provincial
de Pastaza.
2.2.1.4. Bibliográfica – Documental.- Se respaldará en fuentes de información secundaria
como: libros, revistas especializadas, Internet y otros. Se aplica durante toda la investigación,
pero de manera especial en el capítulo II, Marco teórico.
55
2.2.1.5. De Campo.- La información será compilada a los actores del proceso, por medio de
técnicas de investigación de campo en el lugar mismo donde se presenta. En la aplicación de
encuestas y entrevistas a los fiscalizadores de la entidad.
2.3. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN DE CAMPO
2.3.1. Población y muestra
La población es de 11 Fiscalizadores del Gobierno Provincial de Pastaza, los cuales 6 son de
obra civil y los 5 de vial.
Tomando en consideración el número pequeño que constituye la población la investigación se
la realizará a todos ellos.
Las entrevistas se aplicarán al señor Prefecto, Coordinador de Fiscalización y a la Directora
de Auditoría Interna del Gobierno Provincial de Pastaza.
2.3.2. Métodos, técnicas e instrumentos
2.3.2.1. Los métodos utilizados serán los mencionados a continuación:
a) Deductivo.- La deducción parte de leyes generales a leyes secundarias a casos
particulares, para ser desglosadas y analizadas en busca del conocimiento
científico. De los conceptos establecidos en el marco teórico se ha determinado su
56
aplicación al problema planteado del Proceso de Fiscalización del Gobierno
Provincial de Pastaza.
b) Analítico.- Extrae las partes de un todo con la finalidad de estructurarlos y
analizarlos por separado para delimitar, por ejemplo, la identidad, relaciones y
contradicciones entre las mismas, para realizar un estudio minucioso del tema,
evento o problema. Se analiza las opiniones, características de los empleados, para
con el análisis de las mismas poder inferir conclusiones y soluciones al problema
planteado.
c) Descriptivo.-Consiste en la caracterización de personas, eventos, acciones,
decisiones, o cualquier fenómeno. Se busca en forma inmediata las características
esenciales y accidentales de la investigación a realizar. En las encuestas,
entrevistas, se logra identificar características de funcionarios de la entidad,
describiendo concienzudamente, para posteriormente inferir conclusiones sobre las
mismas.
2.3.2.2. Las técnicas a utilizarse son:
a. Entrevista.- Será aplicada con el objeto de recolectar información valiosa en detalles
cualitativos que admitirá profundizar y ser fuente verificadora o consolidadora de
conclusiones.
b. Encuesta.- Será aplicada en esta investigación por ser éste un proyecto de análisis social
y económico que abarca la población.
57
2.3.3. Aplicación de la Metodología.
Anexos (encuestas y entrevistas)
2.4. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS (GRÁFICOS Y CUADROS).
ENCUESTA A FUNCIONARIOS QUE LABORAN EN EL SUBPROCESO DE
FISCALIZACION DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE PASTAZA
Cuadro 1. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Qué procesos envían los diferentes proyectossusceptibles de fiscalizar?
Prefectura 5 38.46%
Planificación 5 38.46%
Obras Publicas 3 23.08%
TOTAL: 13 100%
Elaborado por los autores
58
5 53
13
38.46% 38.46% 23.08% 100%02468
101214
Prefectura Planif icación ObrasPublicas
TOTAL:
¿Origen de los proyectos de fiscalización
frecuencia
Porcentaje
Análisis.
- El 38.46% de los empleados encuestados manifiesta ante ciertas situaciones siempre pasa por el
Prefecto para el proceso de Fiscalización para que se hagan obras que necesitan las comunidades.
De los empleados encuestados el 38.46% contesta que pasa por planificación para luego llegar a
fiscalización.
Concluyen que 23.08% de los empleados indica que pasa por Obras públicas para luego llegar a
fiscalización.
Interpretación.
- El 38.46% manifiesta que pasa por el Prefecto y el otro 38.46% por Planificación y un 23.08% porObras Publicas, pero en la realidad, el proceso pasa por las tres departamentos que son los queanalizan, verifican y aprueban para que se dé el ejecútese de las obras.
Figura 1. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
59
Cuadro 2. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Existe un banco de especificaciones técnicas yconstructivas de rubros y servicios para laconstrucción?
Si 11 100%
No 0 0%
TOTAL: 11 100%
Elaborado por los autores
11
0
11
100%0%
100%
02468
1012
Si No TOTAL:
¿Existecia de especificaciones técnicas parala construcción?
Frecuencia
Porcentaje
Análisis.
- El 100% de los empleados encuestados manifiesta Si existe un banco de especificaciones técnicas y
constructivas de rubros y servicios para la construcción.
Figura 2. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
60
Interpretación.
- El 100% manifiesta que existen estas especificaciones antes mencionadas por lo que todos están deacuerdo con la pregunta mencionada en la encuesta.
Cuadro 3. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿En la fiscalización de las obras a contrato y poradministración directa se efectúa de acuerdo a lascláusulas del contrato, diseño y especificacionestécnicas?
Siempre 11 100%
A veces 0 0%
Nunca 0 0%
TOTAL: 11 100%
Elaborado por los autores
11
0 0
11
100% 0% 0% 100%02468
1012
Siempre A veces Nunca TOTAL:
¿Las obras a contrato y por administracióndirecta se ejecutan de acuerdo a las
cláusulas del contrato?
Frecuencia
Porcentaje
Figura 3. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
61
Análisis.
- El 100% de los empleados encuestados manifiesta que las obras si se ejecutan de acuerdo a las
cláusulas del contrato, diseño y demás especificaciones técnicas
Interpretación.
- El 100% manifiesta que las obras si ejecutan de acuerdo a los parámetros mencionados en lapregunta de la encuesta.
Cuadro 4. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Se cumple los presupuestos, precios unitarios ycronogramas de trabajo de las obras que se estánejecutando?
Siempre 3 27.27%
A veces 8 72.72%
Nunca 0 0%
TOTAL: 11 100%
Elaborado por los autores
62
3
8
0
11
27.27% 72.72% 0% 100%02468
1012
Siempre A veces Nunca TOTAL:
¿Se cumple con los presupuestos ycronogramas de trabajo en las obras que se
ejecutan?
Frecuencia
Porcentaje
Análisis.
- El 27.27% de los empleados indica que siempre se cumple con los cronogramas de trabajo y
presupuestos.
El 72.72% contesta que a veces nomás se cumple con estos parámetros en las obras ejecutadas.
Interpretación.
- El 72.72% manifiesta que regularmente se cumple con los presupuestos, cronogramas de trabajo yprecios al realizarse una obra lo que indica que este otro 27.27% piensa que si cumplen con todosestos parámetros.
Figura 4. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
63
Cuadro 5. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Se verifica la utilización de materiales y equipos deacuerdo a las especificaciones técnicas?
Siempre 11 100%
A veces 0 0%
Nunca 0 0%
TOTAL: 11 100%
Elaborado por los autores
11
0 0
11
100% 0% 0% 100%02468
1012
Siempre A veces Nunca TOTAL:
¿Se verifica la utilización de materiales ?
Frecuencia
Porcentaje
Análisis.
- El 100% de los empleados indica que siempre se verifican la utilización de materiales y equipos.
Figura 5. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
64
Interpretación.
- El 100% manifiesta está de acuerdo que siempre están verificando esta utilización de materiales y
equipos.
Cuadro 6. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Elabora informes técnicos en los cuales se formulereclamos y canalizar las acciones para sancionar a loscontratistas cuando fuere necesario?
Siempre 6 54.55%
A veces 5 45.45%
Nunca 0 0%
TOTAL: 11 100.00%
Elaborado por los autores
6 5
0
11
54.55% 45.45% 0% 100.00%02468
1012
Siempre A veces Nunca TOTAL:
¿Se elaboran informes técnicos para reclamos yacciones sancionatorias a los contratistas?
Frecuencia
Porcentajes
Figura 6. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
65
Análisis.
- El 54.55% de los empleados indica que siempre se canalizan las acciones sancionatorias a los
contratistas cuando así lo amerite.
El 45.45% indica que solo a veces se toman en cuenta estos informes sancionatorios.
Interpretación.
- El 54.55% establece que si se sancionan a los contratistas que incumplen con las especificacionestécnicas de la obra.
Cuadro 7. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Elaboran informes técnicos, planillas que permitanviabilizar el pago de estudios y avances de obra delos contratos realizados?
Siempre 11 100%
A veces 0 0%
Nunca 0 0%
TOTAL: 11 100%
Elaborado por los autores
66
11
0 0
11
100% 0% 0% 100%02468
1012
Siempre A veces Nunca TOTAL:
¿Elaboran informes que viabilizan el pago deestudios y avances de obra de los contratos?
Frecuencia
Porcentaje
Análisis
El 100% de los empleados indica que siempre elaboran informes técnicos, estudios y avances de
obra.
Interpretación
El 100% siempre realizan los informes respectivos de las obras ejecutadas.
Cuadro 8. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Existen formatos preestablecidos para laelaboración de informes técnicos?
Si 9 81.82%
No 2 18.18%
TOTAL: 11 100%
Elaborado por los autores
Figura 7. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
67
9
2
11
81.82% 18.18% 100%
02468
1012
Si No TOTAL:
¿Existen formatos para los informes técnicos?
Frecuencia
Porcentaje
Análisis
El 81.82% de los empleados indica que si existen formatos preestablecidos para elaborar los informes
técnicos y avances de obra.
El 18.18% específica que estas no existen sino ellos mismos los elaboran
Interpretación
El 81.82% si realizan los informes respectivos de las obras ejecutadas con formatos ya establecidospor la institución.
Figura 8. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
68
Cuadro 9. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Existe alguna normativa o manual interno en elque establezcan los diferentes procesos aejecutarse durante la fiscalización?
Si 6 54.55%
No 5 45.45%
TOTAL: 11 100%
Elaborado por los autores
6 5
11
54.55% 45.45% 100%02468
1012
Si No TOTAL:
¿Existen normas o un manual que establezcalos procesos a ejecutarse en la fiscalización?
Frecuencia
Porcentaje
Análisis
El 54.55% de los empleados indica que si existen normativas y un manual interno que establezca
procesos para la fiscalización.
El 45.45% especifica que no existen un manual interno que establezca procesos para la fiscalización.
Figura 9. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
69
Interpretación
Diríamos el 54.55% que es la mayoría da a conocer la existencia de manuales internos para realizar lafiscalización.
Cuadro 10. Utilización de materiales y técnicas
EMPLEADOS
Pregunta f %
¿Efectúan pruebas y análisis de laboratorio deconformidad con las normas técnicas?
Si 11 100%
No 0 0%
TOTAL: 11 100%
Elaborado por los autores
11
0
11
100%0%
100%
02468
1012
Si No TOTAL:
¿Efectúan pruebas y análisis de acuerdo conlas normas técnicas?
Frecuencia
Porcentaje
Figura 10. Estructura Organizacional Fuente: EncuestasElaborado por los autores
70
Análisis
El 100% de los empleados indica que si se realizan análisis de laboratorio de acuerdo a lo que
establecen las normas técnicas.
Interpretación
El 100% dice que si se realizan las pruebas pertinentes y técnicas para las obras que se realizan.
CAPÍTULO III
DESARROLLO DE LA PROPUESTA
MANUAL DE AUDITORÍA OPERATIVA DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN
DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE PASTAZA
3.1. INTRODUCCIÓN
La institución de los Gobiernos Provinciales, si bien es cierto no es de vieja data en el país, en
la actualidad se la ha reconocido como un gobierno de nivel intermedio con una estructura
importante, un rol claramente definido y como una entidad representativa y cercana a las
comunidades provinciales, con clara incidencia en las políticas locales.
El Gobierno Provincial de Pastaza, con la finalidad de impulsar el desarrollo integral de la
provincia, ejecuta obras relacionadas con la comunidad, a través de una acción conjunta con
los organismos estatales, gobiernos municipales y con juntas parroquiales de su jurisdicción.
71
Su accionar se basa en las disposiciones y enunciados contemplados en la ley de régimen
Provincial y en atención a las necesidades de su provincia.
La fiscalización y supervisión de las obras ejecutadas por el Gobierno Provincial de Pastaza,
está a cargo de la Dirección de Obras Públicas, para lo que cuenta con la unidad de
fiscalización, que se encarga del control de la construcción de las obras de infraestructura civil
y lo vial.
Con el propósito de que el gobierno Provincial actué bajo un marco normativo homogéneo y
práctico, se hace necesario generar documentos que permita orientar sus acciones hacia
esquemas uniformes de los procesos de fiscalización
En este sentido se ha determinado una serie de subprocesos para fiscalización. Esto permitirá
una mayor uniformidad y eficacia al fiscalizar las obras, ya que podrá mejorar la calidad y
oportunidad de su desarrollo.
El presente trabajo se encuentra presente en un esquema de contenidos que van, en el
numeral 3.2. Generalidades que nos da una visión de lo que trata un manual, en el
numeral 3.3. Base Legal nos muestra las Leyes y reglamentos a los que se rigen los
funcionarios del Gobierno Provincial, en el numeral 3.4. Se muestra un diagrama de la
Estructura Orgánica, en el numeral 3.5. Nos describe un orgánico funcional del
departamento de Auditoría Interna, en el numeral 3.6. Se especifica el reglamento de
determinación de etapas del proceso de ejecución de obras y prestación de servicios
públicos de la contraloría general del ecuador, en el numeral 3.7. Se detallan los
72
procesos de fiscalización ejecutados en obras públicas, en el numeral 3.8. Se inicia con el
desarrollo del manual, en el numeral 3.9. Esta la Metodología de la auditoria operativa
del proceso de fiscalización
3.2. GENERALIDADES
3.2.1. Definición del Manual de Procedimientos.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de los procesos
que deben seguirse en la fiscalización de las obras.
El manual incluye procesos que intervienen precisando la responsabilidad y ejecución de las
obras en la provincia.
Suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, para llegar al correcto desarrollo de las actividades dentro del Gobierno Provincial
de Pastaza.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente a los
procesos de fiscalización, facilita las labores de auditoría, la evaluación, control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o
no adecuadamente.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones
alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procesos. A continuación se
mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
73
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general
de actuación del personal de fiscalización, a efecto de que esté no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos
incluso por personas no familiarizadas con los aspectos constructivos o con el
procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerárquicos superiores.
3.2.2. Principios para la Elaboración del Manual
Como se ha expresado, las Regulaciones Internas tienen entre sus objetivos el de facilitar el
adecuado desempeño de la entidad cumpliendo con los Principios de Control Interno. Para
alcanzar este objetivo, la elaboración del Manual debe cumplir, como mínimo, con los
principios siguientes:
a) Abordar en cada documento de manera concisa un aspecto concreto de un tema, con
una redacción que no conduzca a interpretaciones ambiguas, así como una forma de
presentación que garantice la rápida comprensión por parte de todos los destinatarios.
b) No ser contradictorio en ninguna de sus propuestas, ni con las regulaciones, lo que
demanda de la existencia de un fiscalizador a nivel de la entidad que se encargue de
velar por el cumplimiento de este aspecto.
c) Definir claramente el destino y alcance de cada uno de las obras autorizadas.
74
d) Garantizar el sistemático y pleno desarrollo de las obras a ejecutarse.
e) Definir los procesos asociados a la actualización y preservación del Manual.
f) El Manual debe constituir una herramienta de capacitación de la empresa, por lo cual
debe ser didáctico. Para alcanzar este objetivo puede establecerse en los diferentes
tipos de regulaciones una sección de definiciones, que recoja el significado de los
términos utilizados, así como una de Aspectos Generales donde se describan
brevemente los fundamentos teóricos que sustentan el objeto de regulación abordado
en el documento, de manera que despierte el interés por la lectura.
g) Siempre que sea posible utilizar esquemas tales como diagramas de flujo, árboles de
decisión, etc. ya que facilitan la interpretación de lo regulado al mismo tiempo que
permite identificar a través de su inspección posibles inconsistencias. El empleo de
esta herramienta puede requerir de un entrenamiento previo de todo el personal a nivel
de la organización, no obstante lo cual las ventajas de su empleo compensan
ampliamente este esfuerzo inicial.
3.3. BASE LEGAL.
El Gobierno Provincial de Pastaza se rige por las disposiciones contenidas por:
75
Base Legal y Organización del Proceso
La ley orgánica de régimen Provincial
Ley de Contratación Pública
Código de Trabajo
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, según acuerdo No 0817, publicado en el
registro oficial No 779 del 27 de septiembre de 1991, en el que se incluye la supervisión y
fiscalización obligatoria y permanente de las obras publicas:
Ley de consultoría Normas ecuatorianas de Auditoria Gubernamental
Normas de Control Interno expedidas
Ordenanzas
Reglamentos y demás disposiciones aplicadas
76
3.4. ESTATUTO ORGÁNICO DEL GOBIERNO PROVINCIAL DE PASTAZA
3.4.1. Diagrama de la Estructura Orgánica.-
CONSEJO COMISIONES
PREFECTURA
PROCURADURIA
AUDITORIAINTERNA
COMUNICACIÓN
SOCIAL
PLANIFICACIÓN
FINANCIERODESARROLLO
INSTITUCIONALSECRETARIAGENERAL
OBRAS PÚBLICAS
VIALIDAD
INFRAESTRUCTURA
TALLERES
FISCALIZACIÓN
DESARROLLOSUSTENTABLE
DESARROLLO
HUMANO
GESTIONAMBIENTAL
FUENTE: GOBIERNOPROVINCIAL DE PASTAZA
77
3.5. ORGANICO FUNCIONAL.
3.5.1. De Auditoría Interna
Art. 242; Misión.- A la Auditoría Interna le corresponde proporcionar un grado de seguridad
razonable en el cumplimiento de los objetivos organizacionales logrando eficacia y eficiencia
en las operaciones; fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y
normas que rigen el campo administrativo.
La misión es ejercida por el Auditor Interno.
Art. 25.- Atribuciones.- Son atribuciones de Auditoría Interna, las siguientes:
Establecer el código de conducta fundamentado en los principios y valores
organizacionales y verificar su aplicación;
Identificar los riesgos internos y externos que afectan un proceso, subproceso,
actividad, tarea u objetivo;
Implementar acciones de control a los riesgos identificados en las operaciones, la
información o los resultados;
Evaluar las actividades de control en función de las directrices establecidas para
afrontar los riesgos relacionados con los objetivos de cada actividad esencial;
2 Art. 24 - Art. 25 (Ley de Auditoría Interna del G.P.P.)
78
Verificar la consistencia de los sistemas de información, mediante un plan de acción
que se vincule con la estrategia global de la entidad, a efecto de lograr tanto los
objetivos generales, como los de cada actividad; y,
Verificar el funcionamiento del sistema de gestión organizacional, mediante la
auditoria y exámenes especiales.
Art. 263- Productos.- Los productos de Auditoría Interna, son los siguientes:
Código de conducta e informe de aplicación;
Cuadro de riesgos internos y externos que afectan las operaciones administrativas;
Cuadro de controles de los riesgos identificados;
Informe de evaluación de las actividades de control;
Informe de consistencia de los sistemas de información; y,
Informes de auditorías y exámenes especiales.
3.5.2. DEL PROCESO DE OBRAS PÚBLICAS
Art. 53.- Misión.- A la Dirección de Obras Públicas le corresponde planificar, programar y
ejecutar la obra pública de acuerdo al Plan de Desarrollo Provincial, y coordinar con los
demás departamentos.
Art. 54.- Subprocesos.- Son subprocesos de Obras Públicas, los siguientes:
3 Art. 26 - Art. 54 (Ley de Auditoría Interna del G.P.P.)
79
Vialidad;
Infraestructura;
Fiscalización y,
Talleres.
Art. 554.- Vialidad.- Vialidad tiene los siguientes componentes:
Estudio y diseño;
Presupuesto;
Construcción; y,
Mantenimiento.
Sus atribuciones son:
Levantar y mantener el inventario físico del Sistema Vial administrado por la
Corporación;
Coordinar con las Municipalidades, Juntas Parroquiales y otras organismos públicos el
estudio y ejecución de obras viales;
Formular la programación de las obras a ejecutarse por administración directa o por
contrato
4 Art. 55 (Ley de Auditoría Interna del G.P.P.)
80
Realizar los estudios y diseños definitivos de alternativas viales, en cuanto a la
construcción y mantenimiento de la red vial de la provincia;
Establecer las especificaciones técnicas, bases, cronograma y presupuestos para
contratos de diseño, construcción y mantenimiento de las obras viales sea por
administración directa o contratación;
Ejecutar las obras viales o supervisar cuando se realice por contrato;
Evaluar la ejecución de la obra vial y efectuar los reajustes según los requerimientos
técnicos
Programar y ejecutar anualmente el Plan de Mantenimiento de vías, puentes y obras de
arte, determinando mano de obra, equipos y materiales que se requiere;
Autorizar y controlar el suministro de combustibles de maquinaria pesada y vehículos
de apoyo.
Legalizar conjuntamente con fiscalización y financiero, las planillas de ejecución de
obra sea por contratación o administración directa.
Art. 565.- Infraestructura.- Infraestructura tiene los siguientes componentes:
Estudio y diseño;
Presupuesto;
Construcción; y,
5 Art. 56 (Ley de Auditoría Interna del G.P.P.)
81
Mantenimiento.
Sus atribuciones son:
Coordinar con las Municipalidades, Juntas Parroquiales y otras organismos públicos el
estudio y ejecución de obras de infraestructura en educación y salud, saneamiento
ambiental y obras comunitarias;
Formular la programación de las obras de infraestructura a ejecutarse por
administración directa o por contrato;
Socializar la obra a ejecutarse, realizar inspecciones de los sitios donde se implantará
la obra de infraestructura y verificar la propiedad del predio;
Realizar los estudios civiles y arquitectónicos de la obra de infraestructura a ser
ejecutada;
Establecer las especificaciones técnicas, bases, cronograma y presupuestos para
contratos de diseño, construcción y mantenimiento de las obras de infraestructura sea
por administración directa o contratación;
Ejecutar las obras de infraestructura programadas en el Plan de Desarrollo Provincial,
en cuanto a infraestructura en educación y salud, saneamiento ambiental y obras
comunitarias;
Elaborar informes de evaluación de necesidades de la comunidad para ser incluidas en
el Plan de Desarrollo.
82
Art.576.- Fiscalización.- Sus atribuciones son:
Verificar las condiciones del contrato, demás especificaciones e implantación de la
obra;
Realizar supervisión concurrente para verificar el cumplimiento del diseño de acuerdo
a las especificaciones técnicas y cronogramas;
Realizar control de calidad de los materiales utilizados los que deben estar de acuerdo
con las especificaciones previstas en el diseño;
Proponer soluciones técnicas oportunas a problemas surgidos durante la fiscalización
de los procesos constructivos;
Elaborar planillas de pago sobre avances de obra, conforme a las estipulaciones
contractuales; y.
Participar en calidad de observador la entrega-recepción provisional y definitiva de la
obra ejecutada.
Son productos de Fiscalización, los siguientes:
Informes de fiscalización de la obra pública;
Libro de obra con los registros e informes de fiscalización; y
Planillas de pago sobre avances o terminación de la obra pública
6 Art. 57 (Ley de Auditoría Interna del G.P.P.)
83
3.6. REGLAMENTO DE DETERMINACIÓN DE ETAPAS DEL PROCESO DE
EJECUCIÓN DE OBRAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DEL ECUADOR.
Acuerdo No 0817, RO. No 779 de 27-09-1991
El estudio comparativo analizará la capacidad de la entidad para ejecutar las obras, la
experiencia de la institución, el plazo de construcción, el costo, el personal y maquinarias
disponibles, que no afecten al cumplimiento de otras responsabilidades, y concluirá con una
recomendación razonada de la modalidad de ejecución.
Si la entidad resuelve analizar el proyecto por administración directa, la máxima autoridad
emitirá la orden para que se inicien los trabajos. En caso contrario, dispondrá que se siga el
trámite señalado en la Ley de Contratación Pública.
Art. 117.- Construcción.- Comprende la ejecución de la obra material y debe dividirse en
subetapas valoradas, de acuerdo con la naturaleza del proyecto. La iniciación de esta etapa
supone, necesariamente, la existencia de las disponibilidades financieras para la construcción.
La institución deberá verificar los siguientes aspectos:
7 Art. 11 (Reglamento de Ejecución de Obras de la Contraloría General del Ecuador; Acuerdo
No 0817, RO. No 779 de 27-09-1991.)
84
- Que exista el financiamiento que garantice la ejecución de la obra y provea el normal flujo
de fondos;
- Que el proyecto se ejecute en conformidad con los documentos del diseño;
- Que los trabajos se cumplan, de acuerdo con los cronogramas y previsiones de costo y gasto;
- Que se presenten y estudien, en forma regular y suficiente, los informes de avance de la
obra;
- Que se determinen las causas y, de ser el caso, las responsabilidades en las desviaciones del
programa; y,
- Que los recursos humanos y materiales de la entidad, se utilicen adecuadamente.
En caso de obras contratadas, los pagos se harán por valores equivalentes a la obra realizada,
excepción hecha del anticipo concedido, que debe ser amortizado en el curso de la ejecución.
Para la elaboración de planillas, la institución pública debe verificar el avance de la obra.
Art. 128.- De la fiscalización.- Dependiendo de la magnitud y complejidad del proyecto, para
la etapa de construcción la entidad contratante, deberá establecer la supervisión obligatoria y
permanente, con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseño y especificaciones, tanto en
las obras contratadas como en las que ejecuten por administración directa.
Los objetivos más importantes de la labor fiscalizadora, son los siguientes:
8 Art. 12 (Reglamento de Ejecución de Obras de la Contraloría General del Ecuador.)
85
a) Vigilar y responsabilizarse por el fiel y estricto cumplimiento de las cláusulas del contrato
de construcción, a fin de que el proyecto se ejecute de acuerdo a sus diseños definitivos,
especificaciones técnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los diseñadores y
normas técnicas aplicables;
b) Detectar oportunamente errores y/u omisiones de los diseñadores, así como imprevisiones
técnicas que requieran de acciones correctivas inmediatas que conjuren la situación;
c) Garantizar la buena calidad de los trabajos ejecutados;
d) Conseguir de manera oportuna se den soluciones técnicas a problemas surgidos durante la
ejecución del contrato;
e) Obtener que el equipo y personal técnico de las constructoras sea idóneo y suficiente para
la obra;
f) Obtener información estadística sobre personal, materiales, equipos, condiciones
climáticas, tiempo trabajado, etc. del proyecto; y,
g) Conseguir que los ejecutivos de la entidad contratante se mantengan oportunamente
informados del avance de la obra y problemas surgidos en la ejecución del proyecto.
Para que los objetivos puedan cumplirse dentro de los plazos acordados y con los costos
programados, a la fiscalización se le asigna, entre otras, las siguientes funciones, dependiendo
del tipo de obra, magnitud y complejidad del proyecto:
a) Revisión de los parámetros fundamentales utilizados para los diseños contratados y
elaboración o aprobación de "planos para construcción", de ser necesarios;
86
b) Evaluación periódica del grado de cumplimiento de los programas de trabajo;
c) Revisión y actualización de los programas y cronogramas presentados por el contratista;
d) Ubicar en el terreno todas las referencias necesarias, para la correcta ejecución del
proyecto;
e) Sugerir durante el proceso constructivo la adopción de las medidas correctivas y/o
soluciones técnicas que estime necesarias en el diseño y construcción de las obras,
inclusive aquellas referidas a métodos constructivos;
f) Medir las cantidades de obra ejecutadas y con ellas elaborar, verificar y certificar la
exactitud de las planillas de pago, incluyendo la aplicación de las fórmulas de reajuste de
precios;
g) Examinar cuidadosamente los materiales a emplear y controlar su buena calidad y la de
los rubros de trabajo, a través de ensayos de laboratorio que deberá ejecutarse
directamente o bajo la supervisión de su personal;
h) Resolver las dudas que surgieren en la interpretación de los planos, especificaciones,
detalles constructivos y sobre cualquier asunto técnico relativo al proyecto;
i) Preparar periódicamente los informes de fiscalización dirigidos al contratante, que
contendrán por lo menos la siguiente información:
- Análisis del estado del proyecto en ejecución, atendiendo a los aspectos económicos,
financieros y de avance de obra;
- Cálculo de cantidades de obra y determinación de volúmenes acumulados;
87
- Informes de los resultados de los ensayos de laboratorio y comentarios al respecto;
- Análisis y opinión sobre la calidad y cantidad del equipo dispuesto en obra;
- Análisis del personal técnico del contratante;
- Informe estadístico sobre las condiciones climáticas de la zona del proyecto;
- Referencia de las comunicaciones cursadas con el contratista; y,
- Otros aspectos importantes del proyecto;
j) Calificar al personal técnico de los constructores y recomendar reemplazo del personal
que no satisfaga los requerimientos necesarios;
k) Comprobar periódicamente que los equipos sean los mínimos requeridos contractualmente
y se encuentren en buenas condiciones de uso;
El estudio comparativo analizará la capacidad de la entidad para ejecutar las obras, la
experiencia de la institución, el plazo de construcción, el costo, el personal y maquinarias
disponibles, que no afecten al cumplimiento de otras responsabilidades, y concluirá con una
recomendación razonada de la modalidad de ejecución.
Si la entidad resuelve analizar el proyecto por administración directa, la máxima autoridad
emitirá la orden para que se inicien los trabajos. En caso contrario, dispondrá que se siga el
trámite señalado en la Ley de Contratación Pública.
88
Art. 139.- Del libro de obra.- Es una memoria de la construcción, que debe contener una
reseña cronológica y descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos y sus pormenores,
sirve para controlar la ejecución de la obra y para facilitar la supervisión de la misma.
La unidad administrativa responsable de la construcción deberá mantener permanentemente
en el sitio de la obra y bajo custodia inmediata del fiscalizador, un libro debidamente
autorizado, empastado y pre numerado, en el que se anotan las instrucciones que el supervisor
o fiscalizador emitan al contratista sobre la ejecución de los trabajos.
El contratista anotará en cada caso que se da por enterado de las instrucciones recibidas, y
podrá usar el mismo libro para hacer las observaciones y consultas que estime necesarias y de
las que se dará por enterado al supervisor.
Los asientos efectuados en el libro de obra se consideran conocidos por ambas partes y las
instrucciones de fiscalización serán obligatorias.
Art. 14.- Compilación de documentos.- Los documentos técnicos de todas las fases del
proyecto, así como los que resulten de la etapa de terminación de la construcción serán
archivados por la institución ejecutora.
Se efectuará esta recopilación para conservar los documentos como fuente de información
estadística e histórica, como soporte técnico para el mantenimiento del proyecto y de los
nuevos proyectos de remodelación, ampliación y construcciones nuevas.
9 Art. 13 – Art. 14 (Reglamento de Ejecución de Obras de la Contraloría General delEcuador.)
89
Art. 1510.- Registro de costos.- Para todas las etapas de un proyecto se mantendrán registros
contables, que permitan la identificación de costo de cada una de ellas y de la obra en general.
Tanto para la obra pública que se convierte en activo fijo de la entidad como para aquella que
no llegue a tener tal carácter, se seguirá el tenor que las normas de contabilidad establecen
para su registro.
Art. 16.- Mantenimiento.- Las instituciones están obligadas a ejecutar, en forma eficiente,
efectiva, económica y oportuna, el mantenimiento de las obras publicas que son de su
responsabilidad, bajo una adecuada programación.
El mantenimiento de las obras públicas se iniciará tan pronto como se termine la construcción.
Art. 22.- Derogatoria.- Derogase el Acuerdo 387, del 26 de abril de 1978, publicado en el
suplemento del Registro Oficial 587, del 16 de mayo de 1978.
Art. 23.- Vigencia.- Este Reglamento entrará en vigencia a partir de su publicación en el
Registro Oficial.
Dado en Quito, a 16 de septiembre de 1991.
10 Art. 15 – Art. 23 (Reglamento de Ejecución de Obras de la Contraloría General delEcuador.)
90
COMPRA
CEMENTO
ÁRIDOS
HIERRO
MADERA
GESTIÓN
MANO DE OBRA
MAQUINARIA
3.7. PROCESOS DE FISCALIZACION EJECUTADOS EN OBRAS PUBLICAS
3.7.1. Transformación de la Construcción
CONVIERTE
UTILIZANDO
91
AULAS
VIVIENDAS
CARRETERAS
PUENTES
SISTEMA HIDRO ELECTRICO
SISTEMA AGUA ENTUBADA
ENTREGA
92
3.7.2. Características de la Obra
OBRA
TIEMPO
PLANIFICACIÓN YPROGRAMACIÓN
CONTROL DE AVANCEFISICO
TÉCNICA
ESPECIFICACIONESTÉCNICAS
CONTROL DECALIDAD
COSTO
PRESUPUESTO
CONYABILIDAD DECOSTOS
PLANIFICACIÓN
CONTROL
93
ESTUDIOCONSTRUCCION MANTENIMIENTO
PRE- INVERSION INVERSION POST- INVERSION
3.7.3. Etapas de la Obra Operación de Mantenimiento
RECEPCION
EJECUCION
CONTRATACION
DOCUMENTOS
PRE-CONTRACTUALES
DISEÑO
FACTIBILIDAD
INSPECCION
PLAN OPERATIVO
ANUAL DE PROY
94
T
I
P
O
D
E
O
B
R
A
PÚBLICAS(ESTADO)
PARTICULARES,NATURALES OJURIDICAS
CONSTRUCCIONPESADA
(INTERVENCIONDE EQUIPO)
CONSTRUCCIONLIVIANA
CONSTRUCCIONPESADA
CONSTRUCCIONLIVIANA
POR ADMINISTRACION DIRECTA(FORMA DE EJECUCION)
POR CONTRATO
- ARTICULADAS DIVISIBLE- RIGIDAS NO DIVISIBLE
- POR ADMINISTRACION DIRECTA
- POR CONTRATO
- POR ADMINISTRACION DIRECTA
- POR CONTRATO
- POR ADMINISTRACION DIRECTA
- POR CONTRATO
95
3.7.4. Obra Pública
3.7.4.1. Conceptos y Objetivos
Obra pública es todo trabajo de construcción, restauración, conservación, readecuación,ampliación o modificación, realizado por el estado y/o las entidades del sector público cuyoobjetivo es satisfacer las necesidades de la comunidad, por ejemplo: un sistema de aguapotable o una central hidroeléctrica.
3.7.4.2. Modalidad de Ejecución de la Obra Pública
ADMINISTRACIÓN DIRECTA
CONTRATO DE CONSTRUCCIÓN
CONTRATO DE CONCESIÓN
3.7.4.3 Contrato de Construcción de la Obra Pública
3.7.4.3.1. Concepto y Objetivos:
El contrato de construcción de una obra. Es el instrumento mediante el cual voluntariamente,
contratante y contratista deciden adquirir derechos y obligaciones. Con la finalidad de
construir una obra. Que inicia con la protocolización y termina con la firma del acta de
entrega-recepción definitiva. El contrato constituye ley para las partes.
96
3.7.4.4. Tipos de Contrato
1. Contrato por administración delegada.
2. Contrato por desembolso de gastos.
3. Contrato de concesión.
4. Contrato mediante precios unitarios.
3.7.5. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
1. Ámbito
2. Clasificación del procedimiento
3. Proceso contractual
4. Proceso de liquidación
5. Varios
97
3.7.6. Flujo de Documentos en la Etapa Pre-Contractual y sus Responsables
DOCUMENTOSDEL
PROYECTO
DOCUMENTOSPRE-
CONTRACTUALES
APROBACIONDE
DOCUMENTOSPRE-
CONTRACTUALES
DOCUMENTODE
SOLICITUDDE
INFORMES
1
CONVOCATORIA AOFERTA
www.compraspublicas.gov.ec.
ADQUISICIONDOCUMENTOS
PRE-CONTRACTUALES
ACLARACIONESwww.compraspublicas.
gov.ec.1 2
PREPARACIONY
PRESENTACION
DOCUMENTOSDE EVALUACIONDE LAS OFERTAS
ADJUDICACION
DECIERTO
2
98
3.7.7. Proceso de Contratación y Ejecución de la Obra
ADJUDICACIÓN
ACEPTACIÓN
FORMALIZACIÓNDEL CONTRATO
EJECUCIÓN DE LAOBRA
LIQUIDACIÓN DELCONTRATO
DENUNCIAS SANCIONES
FISCALIZACIÓN
REGISTRO DELCONTRATO
99
3.7.8. Fiscalización Externa
Realizado Por: Organismo Superior de Control (Contraloría General del Estado)
3.7.8.1. Concepto:
Es la función realizada por los profesionales especialistas en la naturaleza de la obra con el
asesoramiento puntual en temas específicos, cuyo fin es, evaluar el grado de cumplimiento
de los programas, obligaciones contractuales y demás documentos que conforman el
proyecto, así como la eficiencia y economía con que se utilizaron los recursos en la
ejecución de la obra.
3.7.8.2. Objetivos:
- Adecuado manejo de los fondos públicos
- Correcta utilización de los recursos
- Cumplimiento cabal del proyecto
- Cumplimiento cabal del compromiso contractual
Concepto y Objetivos de la Fiscalización
Fiscalización de obras es la acción de realizar un seguimiento critico de la construcción de
una obra, mediante la toma de decisiones en la supervisión y la coordinación de las distintas
actividades necesarias para que se haga realidad el proceso de transformación, cuyo objetivo
100
es la búsqueda del cumplimiento cabal de los interese del dueño de la obra, del diseñador y
del constructor de la misma
El fiscalizador de la obra es la cabeza que bajo su dirección tiene la responsabilidad de:
Garantizar el cumplimiento de los objetivos del dueño, siendo estos:
- Calidad de la obra.
- Cumplimiento de plazos disminución de los costos y observancia de los términos
de contrato
Lograr una obra, como fue concebida por el diseñador
Promover el éxito del constructor motivándole a seguir en las tareas de su profesión
La obligada relación que a diario debe mantener la fiscalización con el contratista exige al
personal de las mismas condiciones humanas que la permitan ser claro, de solido criterio
técnico, firme y respetuoso; pero sobre. Todo debe estar consciente que su correcto
desempeño depende del éxito de la construcción de la obra.
3.7.9. Clases de fiscalización:
Por administración directa (Gobierno Provincial Pastaza)
Por contrato (consultoría)
101
3.7.10. Planificación de la Fiscalización
3.7.11. Revisión de los Documentos Objeto Contrato
Recopilación, Revisión y Critica de
Documentos del Proyecto
Especificaciones técnicas
Programación de la obra
¿QUE SE VA A FISCALIZAR?
EL OBJETO DEL CONTRATO
¿CUANDO SE PROCEDERA A LA FISCALIZACIÓN?
CUANDO SE INICIO LA CONSTRUCCIÓN
¿QUIEN HARA LA FISCALIZACIÓN?
PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN CONTRATANTE
¿COMO SE REALIZARA LA FISCALIZACIÓN?
DE ACUERDO AL FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES
102
Presupuesto de la Obra
Documentos del Contrato
Pliegos
Oferta adjudicada
Texto del contrato
Anexos
Visita al Sitio de la Obra
Aspectos de Revisión y Crítica
Intima relación entre técnica, tiempo y costo
Cumplimiento de la legislación vigente
Concordancia entre el proyecto y el terreno
Presencia de sobre costos
- Deficiencia en las especificaciones técnicas
- Insuficiencia en el catalogo de ítems
- Relación biunívoca entre rendimiento y recursos (p.u)
- Insuficiencia de estudios de topografía y suelos
103
3.7.12. Flujograma de Actividades de la Fiscalización de Obras
NO
SI
NO
SI
NO
SI
ORGANIZACIÓN DE LAFISCALIZACION
EJECUCIÓN DE LAFISCALIZACIÓN
INFORMES DE PROGRESO Y ESTADO DE LOSTRABAJOS
PRUEBAS
RECEPCIÓN DE OBRAS
LIQUIDACIÓN TECNICA ECONOMICA DEL CONTRATO
INFORME FINAL
HAYOBSERVACIONES
SE TERMINO LA
CONSTRUCCIÓN?
RECOPILACIÓN Y REVISIÓNINFORMACIÓN DEL CONTRATO
VISITA AL SITIO DE LA OBRA
104
3.7.13. Organización de la Fiscalización
CONCEPTO Y OBJETIVOS
ORGANIGRAMAS
EQUIPO Y HERRAMIENTAS
OFICINAS Y CAMPAMENTOS
SEGURIDAD Y FACILIDADES
105
3.7.14. Organigrama Tipo de la Fiscalización
FISCALIZACION
SUPERVISIÓN
INSPECTOR FRENTE A
INSPECTOR FRENTE B
INSPECTOR FRENTE C
ADMINISTRACIÓN
TESORERIACONTABILIDAD
PERSONAL
SERVICIOS VARIOS
INGENIERIA DE LACONSTRUCCIÓN
DISEÑO APLICACIÓNPUNTUAL
CONTROL CANTIDAD(PLANILLAS AVANCE)
CONTROL DE CALIDAD(LABORATORIO)
106
3.7.15. Relaciones y Comunicación en la Fiscalización
PREFECTO
OFICIO DE DELEGACIONINFORMES (RUTINA FINAL)REUNIONESPEDIDOS
1. REUNIONES
2. ORDENES
3. DISPUESTAS YDIFERENCIAS
4. RECLAMACIONES
CON ELCONTRATISTA
INICIALRUTINA
LIBRO DE OBRA
LIBRO DE ÓRDENES
LIBRO DE PEDIDOS
OFICIOS
CERTIFICADO DETERMINACION DE OBRA
CONFUNCIONARIOS
OTRASINSTITUCIONES
GOBIERNO CENTRALCONSEJOS PROVINCIALESMUNICIPIOS
CON EL PÚBLICO
HABITANTES LUGARPERSONAS AFECTADASTURISTASPRENSA
OFICIOS ENVIADOS
OFICIOS RECIBIDOS
107
3.7.16. Informe de Fiscalización
GOBIERNO PROVINCIAL DE PASTAZA
INFORME DE FISCALIZACION N.- 1 FISC-OO.PP.-2009
PARA:DIRECTOR DE OBRAS
PUBLICAS
FECHA: 1 de Junio del 2009
CONSTRUCCION:
CONSTRUCCION CASA COMUNAL BARRIO INTIPUNGO
PRIMERA ETAPA, CIUDAD DE PUYO PROVINCIA DE
PASTAZA
1.- ANTECEDENTES
DE ACUERDO AL ART. 12 DEL REGLAMENTO DE DETERMINACIÓN DE
ETAPAS DEL PROCESO DE EJECUCION DE OBRAS Y PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PUBLICOS Y AL SER DESIGNADO COMO FISCALIZADOR DE LA
OBRA:
CONSTRUCCIÓN CASA COMUNAL BARRIO INTIPUNGO PRIMERA ETAPA,
CIUDAD DE PUYO PROVINCIA DE PASTAZA
PARA LO CUAL ME PERMITO PRESENTAR EL INFORME MENSUAL BAJO
LOS SIGUIENTES PARAMETROS:
108
2.- DATOS CONTRACTUALES
CONTRATISTA: ING…………………………………..
UBICACIÓN: BARRIÓ…………………….
FECHA FIRMA DE
CONTRATO:………………………………….
VALOR DEL
CONTRATO:…………………………………………
PORCENTAJE EN
CALIDAD DE
ANTICIPO:
60% CONTRAENTREGA33086,23
USD
PLAZO: 75DIAS, CONTADOS A PARTIR
ENTREGA ANTICIPO
FECHA ENTREGA
ANTICIPO:10/06/2008
FECHA INICIO DE LA
OBRA:10/06/2008
3.- INFORMES QUE SE ADJUNTAN
PERIODO DEL
INFORME:01-Dic-08 A 28-Feb-09
CANTIDADES DE SE ESTA EN ESPERA DEL CONTRATO
109
OBRA: COMPLEMENTARIO
ENSAYO DE
LABORATORIOSSE PRESENTO EN LA PLANILLA DE LIQUIDACION
CONDICIONES
CLIMATICAS
LOS NORMALES QUE PREDOMINAN EN EL SECTOR
PERO SI SE PUEDE TRABAJAR CON NORMALIDAD.
4.- ANALISIS DE LOS INFORMES
RESPECTO AL
ESTADO DEL
PROYECTO
OBRA TERMINADA Y PLANILLADA FALTA QUE SE
REALICE EL CONTRATO COMPLEMENTARIO
RESPECTO AL
EQUIPO DISPUESTO
PARA LA OBRA:
ANÁLISIS DEL
PERSONAL TÉCNICO
SE PRESENTO LOS RUBROS QUE NO FUERON
CONTRATADOS PARA REALIZAR EL
COMPLEMENTARIO.
110
5.- REFERENCIAS DE LAS
COMUNICACIONES CURSADAS CON EL
CONTRATISTA
OFICIOS ENVIADOS AL CONTRATISTA
OFICIOS ENVIADOS POR EL
CONTRATISTA
OFICIO ENVIADO A PREFECTURA
ARQ.
FISCALIZADOR
111
PARALIZACIÓN DE TRABAJOS
REANUDACIÓN DE TRABAJOS
SUSPENSIÓN TEMPORAL DE LOS TRABAJOS (mal
tiempo agregados, mala calidad)
EXIGENCIA CUMPLIMIENTO DE LAS
CONDICIONES DEL CONTRATO
RECHAZO DE MANO DE OBRA Y/O MATERIALES
NO ESPECIFICADOS
AUTORIZACIONES UTILIZAR MATERIALES
ALTERNATIVOS
AUTORIZACIONES PROCEDER UN
DETERMINADO TRABAJO O LA REMOCIÓN DE
ALGUN OBSTÁCULO
RECHAZO DE PLANILLAS
TRABAJOSPREVISTOSEN ELCONTRATO
TRABAJOSNOPREVISTOSEN ELCONTRATO
AUMENTO ODISMINUCION DE LAOBRANUEVOS RUBROS
PRORROGA PLAZOCONTRATOCOMPLEMENTARIO
ORDEN DECAMBIO(PREFECTO)
ORDEN DE
FISCALIZACIÓN
(FISCALIZADOR)
112
3.7.17. Libro de Obra
LIBRO DE OBRA
NOMBRE DEL CONTRATISTA
OBRA:
FISCALIZACION:
TRABAJOS REALIZADOS
PERSONAL MATERIALES EQUIPO TIEMPO
BUENO MALO
INSTRUCCIONES
113
OBSERVACIONES
RECOMENDACIONES FOTOS
FIRMAS:
CONTRATISTA FISCALIZADOR DIRECTOR
114
3.7.18. El Control en la Fiscalización
3.7.18.1. Concepto y Objetivos de Control
Concepto
El control es la función administrativa mediante la cual la gerencia de la obra tiene la
oportunidad de saber que realmente se está ejecutando la obra en las condiciones en las que se
planifico.
El control es la función que pone en manifiesto los errores y las debilidades del proceso
productivo que deben ser corregidos a tiempo para beneficio de la obra que se está ejecutando
y de experiencia para futuras obras.
El control consiste en hacer un seguimiento a las acciones y resultados reales del proceso de
transformación para esto es necesario la recopilación de la información real para que sea
comparada con la planificación de donde se determinaran las decisiones y se identificaran las
causas para ejecutar las acciones correctivas correspondientes
INFORMACION DE LA PLANIFICACIÓN(ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, PROGRAMACIÓN,PRESUPUESTO)(DOCUMENTOS DE OFERTA, CONTRATO DECONSTRUCCIÓN)
INFORMACIÓN TOMADA EN EL PROCESO DETRANSFORMACIÓNHERRAMIENTAS : CONTROL DE CALIDAD
CONTROL DE AVANCE FISICOCONTABILIDAD DE COSTOS
OBJETIVOSDELCONTROL
INMEDIATOS (BENEFICIO DE LAOBRA)MEDITOS (HISTORIA DE LA OBRA)(ESTADISTICOS)
REQUISITOSNECESARIOSPARA ELCONTROL
115
3.7.19. Sistema Modelo de Control en General
SI
NO
NO
INFORMACION DEPLANIFICACION
INFORMACION DECAMPO
REAL-TEORIA
CAUSAS
ESTADISTICA
PLANIFICACION EJECUCION
REPLANTEO ACCIONESCORRECTIVAS
116
3.7.20. Tipos de Control
Control de Calidad
Producto terminado
Materiales
Control de Cantidad
Medición y Pago de la Obra
Planillas de pago
Curva de inversiones
Control de Plazos
Curva de avance real
Programación remedio
Reprogramación
Control de los Términos del Contrato
Pólizas de seguros y garantías
117
Obligaciones del contratista
Multas y retenciones
Subcontratos
Fuerza mayor caso fortuito
Atribuciones de la fiscalización
3.7.21. Control de Calidad
En la industria de la construcción la calidad se puede definir como el conjunto dé
características o cualidades que deben reunir la obra para que esta sea aceptada por el cliente.
Estas características están preestablecidas en lo que se denomina especificaciones técnicas.
El control de calidad se realiza por medio de inspecciones que buscan la verificación: de las
especificaciones técnicas mediante el control de recepción de insumos, control de proceso de
transformación y control de las obras terminadas.
118
CONTROL DECALIDAD
PORATRIBUTOS
PORVARIABLES
ASPECTO
APARIENCIA
COLOR
SABOR
BUENO O MALO
TIENE O NO DEFECTOS
TERMOMETROS
CALIBRADOS
MICROMETROS
FLEXOMETROS
COMPRESORES
119
CONTROL DE LA CANTIDAD
Medición y Pago al Contratista
SE ESTABLECERA CUANDO Y QUIENES HARAN LASMEDICIONESLA UNIDAD SERA LA ESBLECIDA EN LA TABLA DECANTIDADES Y PRECIOSSOLO SERAN ACEPTADOS RUBROS TERMINADOSEN LAS ESPECIFICACIONES GRAL. SE EXPRESAN LAMETODOLOGIA DE MEDICION DE LOS RUBROSDEFINICION DEL Nº DE DECIMALESLOS RUBROS TENDRAN LA MISMANOMENCLATURA
ESPECIFICADO (DETALLADO)NO ESPECIFICADO
MONTO <= 10% PRESUPUESTO ACTUALIZADONECESITA ORDEN DE TRABAJOTRATAMIENTO INDIVIDUAL DE LOS RUBROSREGISTRO DE LA UTILIZACION DE MANO DE OBRA, MAT. EQUIPOPORCENTAJE NEGOCIADO Y APROBADO
CON UNIDAD
GLOBAL
RUBROSDE
CONTRATO O
COMPLEMENTO
RUBROS DE
COSTOS + %
120
NOTA: LAS MEDICIONES PARCIALES DE LA OBRA REALIZADA EN UN
DETERMINADO PERIODO NO REPRESENTAN ENTREGA POR PARTE DEL
CONTRATISTA NI RECEPCION POR PARTE DE LA FISCALIZACION LAS OBRAS
SERÁN RECIBIDAS CUANDO ESTEN TERMINADAS TOTALMENTE Y CONFORME
AL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO PARA EL EFECTO.
ELABORACION Y PAGO
DE PLANILLA
CONCEPTO Y OBJETIVO
FORMATO DE LA PLANILLA (PRINCIPAL Y REAJUSTE DE PRECIOS)
ANEXOS DE LA PLANILLA
TRABAJOS DEFECTUOSOS (NO CUMPLEN CON ESPECIFICACIONES)
ANTES RECIBIR LOS PLANOS CONTRARIOS A ORDENES DE
FISCALIZACION EJECUTADOS SIN PRESENCIA DEL JEFE
DE OBRA
QUE SIRVEN DE AUXILIARES PARA UN DETERMINADO RUBROQUE ESTAN DISCREPANCIA U OMISION (REAJUSTE CUANDO SE DEBIOEJECUTAR)
TRABAJOS NOAUTORIZADOS
RUBROSQUE NOSERAN
PAGADOS
121
PROTOCOLO DE MEDICIÓN
CERTIFICADOS DE CALIDAD DE SUMINISTROS
RESULTADOS DE ENSAYOS DE LABORATORIO
CERTIFICADOS LEGALES
APORTES DEL IESS
SUPERINTENDENCIA
CURVAS DE AVANCE FISICO E INVERSIONES
OTROS DOCUMENTOS
ORDENES DE CAMBIO
ORDENES DE TRABAJO ESPECIAL
JUSTIFICACIONES DE ATRASO
122
3.7.22. Formato de la Planilla
A. PLANILLA EN MONEDA DE CONTRATO
B. PLANILLA DE REAJUSTE DE PRECIO
OBRACONTRATISTAPERIODO DE TRABAJOFECHAITEMRUBROS DE TRABAJOUNIDADPRECIO UNITARIO
CONTRATOCANTIDA DE TOTAL ANTERIOR
ESTA PLANILLATOTAL A LA FECHASALDO
VALORES EN DOLARES (IDEM)DESCUENTOSFIRMAS DE RESPONSABLES
FORMULA POLINOMICA DEL CONTRATOSALARIOS REALES DE CONTRATOSALARIOS REALES ACTUALIZADOSINDICESAPLICACIÓN DE LA FORMULADESCUENTOS Y DETERMINACION REAJUSTE
FORMATO
“A”
FORMATO
“B”
123
3.7.23. Flujograma del Movimiento de la Planilla
NO
SI
NO
SI
NO
SI
TOMA DE MEDIDASPREPARACION ANEXOS
ESTIMACIÓN DEL AVANCEDE LA OBRA
ELABORACION PLANILLA
SOLICITUD DE APROBACIÓN
APROBACIÓN FISCALIZACIÓN
SOLICITUD DE PAGO
APROBACIONING. Y CONSTRUCCION
REVISION Y CONTROL DECONTABILIDAD
PAGO PLANILLA
124
3.7.24. Base de Planilla
MENU PLANILLA
No.
FECHA DE PLANILLA
DATOS DEL
CONTRATO
DATOS PLANILLAS PERIODO DE
A
PLANILLA
DE OBRA
MORA AMPLIACION DE
PLAZO
AMPLIACION
ACUMULADA
REAJUSTE DIAS DE MORA Reajuste provisional a
% MULTA DIARIA 37.54 TIPO
VALOR
ANTICIPO/PLANILLA
Anticipo devengado
TOTAL MORA 0.00 Anticipo acumulado
Porcentaje de O/T
Nº DESCRIPCION U CONTRATO
CANTIDAD PRECIO TOTAL
116 1 Desarmada de cubierta de eternit m2 400.00 1.24 496.00
102 2 Cubierta de galvalumen prepintado
e=40mm.Onda=19mm
m2 400.00 16.72 6,688.00
57 3 Canal recolector de aguas lluvias
(tol 1/32)
ml 40.00 11.36 454.40
26 4 Bajantes de agua lluvia (PVC 4") ml 12.00 5.94 71.28
293 5 Pancarta informativa (letrero) u 1.00 219.91 219.91
0 0 0 0.00
125
3.7.25. La Fiscalización en la Entrega Recepción de la Obra
ENTREGARECEPCION
DE LAOBRA
PROVISIONALL
DEFINITIVA
REAL
PRESUNTA
REAL
PRESUNTA
- PARCIAL
PARCIAL
TOTAL
126
SOLICITUD DE CONTRATISTA
ACEPTACIÓN DEFISCALIZACIÓN
SOLICITUD DE CONFORMACIÓNDE COMISIÓN DE RECEPCIÓN
NOMBRAMIENTO DE COMISIÓNDE RECEPCIÓN
REVISIÓN DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES EINSPECCIÓN DE OBRA
LIQUIDACIONES
FIRMA DEL ACTA DE
ENTREGA-RECEPCION
OBSERVACIONES
3.7.26. Flujograma de la Entrega-Recepción Provisional Real
NO
SI
SI
NO
127
3.7.27. Control del Tiempo
ASPECTOS A
CONTROLAR
ACTIVIDADES
RECURSOS
RESTRICCIONES
CARACTERÍSTICAS
DE MODELO
FLEXIBLE
DINAMICO
REVISAR Y ACTUALIZAR DEINMEDIATO
ENTENDER Y EVALUARRAPIDAMENTE EL EFECTO DE UNCAMBIO
ESTABLECER EL CRITERIO PARALA ASIGNACIÓN YPROGRAMACIÓN DE RECURSOS
PROPORCIONAR UN VEHICULORAPIDO DE COMUNICACIÓN
CAUSAS MÁSCOMUNES DEDEMORA DEACTIVIDADES
ESTIMACIÓN INCORRECTA DE LADURACIÓN
MAL TIEMPO NO PREVISTO DEMORA EN LA ENTREGA DE
MATERIALES DAÑOS IMPORTANTES DEL EQUIPO AUMENTO O CAMBIO DE VOLUMEN DE
OBRA HUELGA O CASOS DE FUERZA MAYOR
128
3.8. DESARROLLO DEL MANUAL.
Este Manual de Auditoria Operativa del proceso de fiscalización se deberá ejecutarse en
aquellas obras que por administración o por contrato realicen las dependencias de la
administración pública.
Los contenidos del manual se hallan expuestos de tal manera que permitan tener una visión
global y concreta del proceso de fiscalización .Se aspira que este manual constituya una guía
práctica que facilite el desarrollo y cumplimiento de los objetivos.
Por último, se señala que los sub. Procesos aquí presentados no son limitativos por
consiguiente el Auditor considere como mínimo lo que este manual mencione, e
instrumentara de ser necesario, otros subprocesos de acuerdo a las necesidades que surjan.
3.9. METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA OPERATIVA DEL PROCESO DE
FISCALIZACIÓN.
3.9.1. Base Conceptual.
Al desarrollar la estrategia de la auditoría operativa la planificación es la primera etapa para
realizar un examen eficiente, efectivo y económico. Debe ser un esfuerzo de los miembros
experimentados del grupo con el fin de lograr una conducción global del trabajo.
129
La determinación del alcance de la auditoría, los recursos necesarios para ejecutarla, el
período más propicio para desarrollar el trabajo y las instrucciones específicas de la auditoria
orden de trabajo y carta de presentación.
Para iniciar una auditoría operativa planificada o definida con base en una solicitud calificada,
se emitirá la orden de trabajo autorizando su ejecución y contendrá:
Objetivo general de la auditoría.
Alcance de la auditoría
Personal asignado inicialmente.
Presupuesto en días hombre.
Instrucciones especiales para ejecutarla.
La fecha de recepción de la orden de trabajo por el jefe del equipo marca de manera oficial el
inicio de la auditoria, tanto para efectos de información como para el control de los procesos
de fiscalización.
Inicialmente, es preferible que el equipo esté integrado por el supervisor y el jefe de equipo.
Posteriormente, basados en la complejidad de los procesos y en el objetivo de la auditoría se
designarán los profesionales requeridos para la planificación específica y la ejecución del
trabajo.
El Jefe de la Unidad de Auditoría debe reunir al equipo y emitir las instrucciones,
motivándolo a cumplir con sus deberes a base de la orden de trabajo.
130
La carta de presentación del equipo de auditoría permite iniciar el proceso de comunicación
con los fiscalizadores.
3.9.2. Metodología de la Auditoría Operativa.
La auditoría operacional, se realiza en las tres fases siguientes y se estima un porcentaje para
su ejecución a base del presupuesto de tiempo efectivo de cada etapa:
FASE I. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Visita de observación a la entidad
Revisión de archivos y papeles de trabajo
Diagnóstico organizacional
Definición de objetivos y estrategias de auditoría
FASE II LA PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Análisis de información y documentación
Evaluación del marco integrado de control interno, análisis de riesgo y
determinación del nivel de confianza.
Elaboración de programas de trabajo
Formulación de procedimientos de auditoría
FASE III. EJECUCIÓN
Aplicación de los programas de trabajo
Hojas resumen de hallazgos por componente
Definición de la estructura del informe
131
FASE IV COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Redacción del borrador del informe
Comunicación para conferencia final para la lectura del informe
Conferencia final
Obtención de criterios de la entidad
Emisión del informe final aprobado
FASE V. SEGUIMIENTO – MONITOREO
Hallazgos y recomendaciones
Revisión del plan de recomendaciones.
Finalización de la auditoría
3.9.3. Fase I - Diagnostico Organizacional.
La planificación preliminar tiene el propósito de obtener o actualizar la información
general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y adjetivas, a fin de
identificar globalmente las condiciones existentes para ejecutar la auditoría cumpliendo los
estándares definidos en la orden de trabajo.
El momento propicio para ejecutar la planificación preliminar es previo a la inclusión en e!
plan anual de auditoría con el fin de identificar de manera precisa el objetivo y alcance
del examen, así como las condiciones existentes para su cumplimiento.
La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo,
continua con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de
un reporte para conocimiento de la unidad de auditoría interna en que se valida los
132
estándares definidos en la orden de trabajo y se establecen los componentes a ser evaluados
en la siguiente etapa de la auditoría.
La obtención o actualización de información está dirigida a conocer los siguientes
elementos:
La entidad y su naturaleza jurídica.
Las instalaciones y principales actividades.
Las políticas y procesos de fiscalización.
3.9.3.1. Procedimientos Generales.
La planificación preliminar se ejecutará mediante la aplicación de un programa general de
auditoría que identifica los principales elementos y procedimientos de auditoría a ser
cumplidos.
El programa general de auditoría en esta fase promueve la eficiencia en el manejo de los
recursos y el logro efectivo de las metas y objetivos, considerándolo como una rutina
estandarizada que puede ser mejorada y actualizada a base de las circunstancias de cada
auditoría.
3.9.3.2. Conocimiento de la Entidad y su Naturaleza.
La obtención de información resumida sobre los antecedentes, funcionamiento y
proyección de las actividades sustantivas y adjetivas de la entidad sujeta a la auditoría
permite, al equipo responsable, evaluar la complejidad, volumen y características de los
procesos (en caso de ser primera auditoría).
133
Los siguientes pasos constituyen una guía para conocer la entidad y su naturaleza jurídica:
a) Normativa, manuales e instructivos de procedimientos.
b) Estructura organizativa de la entidad
c) Acciones tomadas a base de las recomendaciones.
d) Plan de entrevistas y reuniones con los principales funcionarios de la entidad
3.9.3.3. Conocimiento de las Principales Actividades, Operaciones e Instalaciones.
Los siguientes pasos se sugieren para obtener el conocimiento de las principales actividades
de la entidad:
a) Visite las oficinas e instalaciones de la entidad, obtenga información general sobre los
procesos observados, identifique los más relevantes
b) Indague acerca de la naturaleza de las principales actividades de la entidad e indique al
sector que corresponde
3.9.3.4. Identificación de las Principales Políticas y Prácticas Contables,
Administrativas y de Operación.
Las políticas y prácticas de operación, son la base para la producción de servicios o bienes
y establecen el proceso de registro, información y control de las actividades para obtener
o preparar un resumen de las principales políticas y prácticas relacionadas con las
actividades sustantivas y adjetivas de la entidad.
134
Determinar el grado de confiabilidad de la información la organización y responsabilidades
de las unidades de apoyo y de auditoría interna
Obtener una lista de los reportes preparados por las unidades operativas y de apoyo de la
entidad, señalando las siguientes características:
a) Clasifique los reportes producidos según la forma de elaboración en manuales y
Automatizados.
b) Compruebe en forma rápida la oportunidad prevista para preparar los reportes y
cerciorarse de la confiabilidad de los datos y los informes o reportes que los
consolidan.
c) Compruebe la oportunidad de la emisión en relación con la periocidad prevista.
d) Identifique el número de ejemplares en cada reporte y la utilidad que tiene para los
usuarios.
3.9.3.5. Comprensión Global del Desarrollo, Complejidad y Grado de
Dependencia del Sistema de Información Computarizado.
La comprensión global del sistema de información se realizará mediante la aplicación de
la Guía de Auditoria.
135
3.9.3.6. Productos de la Planificación Preliminar.
Los principales productos son:
a) Reporte de la Planificación preliminar.
Dirigido al jefe de la unidad de auditoría, incluyo los aspectos relevantes y los
principales componentes a ser considerados al desarrollar la planificación
específica. El contenido básico del reporte es el siguiente:
- Referencia a la orden de trabajo e informe sobre la culminación de la fase
planificación preliminar.
- Introducción resumida sobre el alcance, las limitaciones y los aspectos positivos
para realizar la auditoría de manera eficiente.
- Resultados relevantes de la planificación preliminar identificando los componentes
importantes a ser examinados en la siguiente fase.
- Identificación específica de las actividades sustantivas no consideradas para la
siguiente fase y las razones que lo justifiquen.
- Dejar abierta la posibilidad para obtener directrices de la jefatura a base del
reporte.
La concisión es una característica fundamental que permitirá su preparación y
conocimiento oportuno debe ser suscrito por el jefe de equipo y revisado por el
supervisor.
136
El reporte de planificación preliminar es uno de los puntos clave de control interno
al ejecutar la auditoría y para que la jefatura de auditoría conozca la orientación
seguida por el examen.
b) Expedientes de papeles de trabajo
Los papeles de trabajo documentan las acciones realizadas en la planificación
preliminar y deben dosificarse en:
Administración de la Auditoría.
- Matriz para el registro y control del personal integrado al equipo, proyectada hasta
concluir el trabajo.
- Oficios, memorandos y notas recibidos y enviados sobre el manejo de los recursos
do auditoría, ordenados cronológicamente.
- Registro de control de la gestión del equipo que incluirá los (días hombre
programado y los efectivamente utilizados así como los dedicados a otras
actividades).
- Reporte sobre la planificación preliminar.
Planificación preliminar que estarán integrados, ordenados y presentados en los siguientes
grupos:
- Resumen de los resultados obtenidos.
- Programa aplicado referenciando a los documentos de soporte respectivos.
137
- Papeles de trabajo acumulado debidamente referenciado que resalten la información
relevante para la planificación específica y las siguientes fases
Programa para evaluar los elementos de la estructura de control interno.
La identificación de las áreas y actividades relevantes a examinar en la siguiente
fase es fundamental para preparar los programas de auditoría para evaluar la
estructura de control interno.
Para evaluar los elementos denominados:
1) Ambiente de control
2) Sistemas de registro e información son aplicables los programas generales.
Para evaluar el elemento y los procedimientos de control es necesario preparar
programas específicos basados en los componentes identificados y las prácticas
definidas en los principios y en las normas técnicas de control interno.
138
COMPONENTE CAL. DE RIESGO CAL. DE RIESGO ENFOQUEPRELIMINAR
INHERENTE FUNDAMENTO CONTROL FUNDAM.
OBRA PUBLICA YVIAL
AFIRMACIÓNAFECTADA:
LA EFICACIA
MEDIO
La falta de unsoftware quepermita alpersonal deFiscalizadoresllevar unadecuadoregistró deobservaciones eincumplimientode obras.
Inadecuadosprocedimientosde control en lasdiferentesObras.
Falta decapacitación alpersonal en loreferente aEfectividad yeficiencia de deejecución deobras públicas yviales.
MEDIO
Inobservanciaa lo queestipula elReglamento deControlInterno deObras de laContraloríaGeneral delEcuador.
Verificar através de losprocedimientosde de laContraloríaGeneral delEstado sobre laFiscalización deobras
Indagar siexiste unarchivo defichas técnicasde Fiscalizacióna Obras enEtapa deejecución.
139
3.9.4. Fase II - Planificación Específica.
3.9.4.1. Base Conceptual.
En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo y consecuentemente tiene
incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos
definidos para la auditoría.
Se fundamenta en la información obtenida inicialmente durante la planificación preliminar
y en la evaluación de la estructura de control interno.
La planificación específica tiene como propósito evaluar la estructura de control interno,
estudiar los controles utilizados en el manejo de los componentes importantes y verificar el
cumplimiento de las normas técnicas de control interno.
La planificación específica constituye un proceso completo. En todos los casos, es
necesario realizar la planificación preliminar antes de la específica o integrar las dos en un
período más amplio de tiempo.
Un segmento relevante de la auditoría operacional es el análisis y la calificación del riesgo
de auditoría asumido al determinar el enfoque del trabajo y al establecer la naturaleza, el
alcance y la profundidad de los procedimientos detallados de auditoría.
La evaluación del control interno produce un informe para mejorar la eficiencia y la
efectividad y será tramitado al concluir la planificación específica, dando oportunidad a la
entidad para aplicar las recomendaciones mientras se realiza y concluye el examen.
140
Otros producto para administrar la auditoría operativa son: el plan específico de trabajo y
los programas por componentes" a ser aplicados en la siguiente fase.
3.9.4.2. Recopilar la Información Solicitada en la Fase Anterior.
La obtención de información es uno de los objetivos de la planificación preliminar y en
ocasiones se otorga tiempo para procesar y obtener datos relevantes a ser recolectados al
iniciar la planificación específica.
Este procedimiento es obligatorio en todas las auditorias con el fin de obtener los
elementos necesarios para evaluar el control interno y completar la documentación de la
planificación preliminar.
El objetivo de la evaluación del control interno es verificar su efectividad e identificar las
actividades que tengan debilidades relevantes que ameriten su examen detallado.
3.9.4.3. Evaluación de la Estructura de Control Interno.
Al evaluar la estructura de control interno se acumula información sobre el funcionamiento
de los controles existentes, situación útil para identificar los asuntos que requerirán tiempo
y esfuerzos adicionales en la siguiente fase.
Con base en la información obtenida a evaluar la estructura de control interno, el equipo
podrá tomar decisiones efectivas sobre la naturaleza y el alcance de la auditoría. También
será útil para confirmar la estimación de los requerimientos de personal, programar el
141
trabajo en distintos lugares, preparar los programas específicos de la siguiente fase y fijar
los plazos para concluir la auditoría y presentar el informe.
Al completar esta fase el equipo de auditoría tendrá información suficiente acerca del
ambiente de control, los sistemas de registro e información y los procedimientos de
control, para formarse una opinión sobre la confiabilidad del control interno.
- Ambiente de Control
El ambiente de control vigente en la entidad auditada refleja la filosofía, actitud y
compromiso de los directivos para establecer una atmósfera positiva al implantar los
procedimientos de fiscalización.
Un ambiente favorable de control interno permite depositar mayor confianza en los
procedimientos aplicados, seleccionar los controles como fuente de evidencia para la
auditoría y reducir la cantidad de comprobaciones requeridas para llegar a una opinión sobre
los mismos.
Debido a la importancia del ambiente de control es necesario que sea evaluado durante la
planificación de la auditoría por los miembros más experimentados del equipo,
considerando los siguientes aspectos:
Enfoque del nivel directivo hacia los controles.
Organización del nivel directivo.
Marco gerencial para el control directivo.
142
Servicios adicionales.
Determinar las principales unidades operativas.
Riesgos inherentes y el ambiente de control.
Rotación del énfasis de auditoría.
Expectativas sobre informes especiales.
Plan de auditoría para las unidades.
- Sistemas de Registro e Información.
Los sistemas de registro apropiados permiten la preparación de informes técnicos, los
sistemas de registro e información incluyen las unidades con responsabilidades de
planificación, presupuesto, producción, estadística, recursos humanos y otras. Además,
establece los métodos, procedimientos y registros que producen información
consistente.
Los sistemas de registro e información, toman en cuenta el establecimiento de métodos,
procedimientos y registros que:
Identifican y registran todos los procedimientos.
Describen oportunamente y de manera clasificada todos los procesos para
reportarlas en la información respectiva.
143
Determinan períodos para el registro y la información sobre los resultados, de tal
forma que sean analizados comparativamente;
o Establecen métodos para el registro consistente de las operaciones, en cantidades,
volúmenes y valores;
o Presentan información apropiada sobre las operaciones realizadas, en la
información y en los reportes a ser utilizados por la institución, por los
fiscalizadores.
- Procedimientos de Control.
Los procedimientos de control, están constituidos por las políticas, procedimientos y
prácticas adicionales a las detalladas en denominados ambientes de control y los sistemas
de registro e información.
Los procedimientos de control son establecidos por el nivel directivo de cada entidad y
están dirigidos a proporcionar una seguridad razonable para lograr los objetivos de las
unidades operativas.
Los principales procedimientos de control se agrupan en los siguientes:
Autorización de las actividades;
Segregación o separación de funciones para disminuir las posibilidades de
ocultar errores en el curso normal de las actividades;
Diseño y uso de documentos, registros e informes apropiados que promuevan el
control y la veracidad de las operaciones.
144
Inspecciones independientes para el manejo de los recursos y la evaluación de las
cifras registradas e informadas.
Reportes periódicos de gestión y financieros producidos por las unidades operativas
Los funcionarios responsables de las actividades sustantivas serían identificados
inicialmente en las siguientes áreas para efectos de la auditoría Operativa:
Planificación y programación de operaciones;
Procesos de fiscalización de las diferentes obras, posiblemente con varias divisiones
independientes.
- Calificación de los Factores de Riesgo
La matriz para calificar los riesgos de auditoría por cada componente de auditoría, es
obligatoria al concluir la planificación específica.
La calificación de los riesgos de auditoría requiere de la siguiente información tabulada y
referencia los documentos de respaldo:
Información Horizontal
Componente, sistema o actividad importante evaluado;
Calificación del riesgo inherente, de control y de detección. (A= alto, M= medio o B=
bajo)
145
Enfoque resumido de la auditoría para la siguiente fase, considerando los siguientes
esfuerzos adicionales de verificación o su eliminación;
Detalle esquemático de las instrucciones de auditoría al considerar en la elaboración
de los programas detallados, respecto a los procedimientos prioritarios.
COMPONENTE CALIFICACIÓN DE RIESGO ENFOQUE DE LA
AUDITORIAINHERENTE DE CONTROL
Planificación
organizada
Información Vertical
En la columna del componente, sistema o actividad evaluada se identificarán los puntos clave
de control calificados como deficientes, considerando básicamente las siguientes áreas:
Planificación para el manejo del componente.
Organización disponible y aplicada.
Sistemas de registro e información.
Procedimientos de control.
Procesos de fiscalización.
146
Planillas.
Materiales.
Avances.
Entrega de la obra.
Las áreas indicadas son referencias, existen situaciones que requieren mayor detalle y otras
que se relacionan solo con algunas de ellas.
La evaluación de la estructura de control interno, entre otros productos, permite
identificar los componentes importantes de la auditoría, el enfoque de auditoría y los
procedimientos prioritarios a ser aplicados en la siguiente fase, conforme lo descrito.
Fuentes de información
Las principales fuentes de información de la auditoría operativa están relacionadas con la
entidad auditada, los papeles de trabajo acumulados en el proceso y el archivo permanente.
Las fuentes de información más conocidas son:
Papeles de trabajo y reporte de la planificación preliminar.
Archivo permanente de la Unidad Auditoría Interna de la entidad.
Archivo y documentos de la entidad
147
Documentos y textos sobre el manejo de las actividades sustantivas.
Disposiciones legales, reglamentarias vigentes para entidad.
3.9.4.4. Resultados de la Planificación Especifica
La planificación específica acumula la información obtenida en la planificación preliminar,
produce varios productos intermedios de auditoría fundamentales para la eficiente y efectiva
ejecución de la auditoria operativa.
Los productos básicos elaborados al concluir la planificación específica son:
Para uso del Equipo de Auditoría.
Plan de muestreo de la auditoría.
Planificación específica y programas detallados de la auditoría.
Papeles de trabajo de la planificación específica.
Para la Entidad Auditada.
Informe sobre la evaluación de la estructura de control interno.
3.9.5. Fase III - Ejecución de la Auditoria Operativa.
3.9.5.1. Base Conceptual
Durante la planificación específica fueron seleccionados los componentes a ser
examinados, los procedimientos a ser aplicados y el alcance del trabajo. Se espera que al
148
aplicar los programas específicos se obtenga la evidencia suficiente y competente para
demostrar la veracidad do los resultados obtenidos en cada componente examinado, de
las afirmaciones contenidas en los informes de la entidad y de los asuntos obtenidos de la
auditoría.
Al ejecutar esta fase se asume el 60 por ciento del tiempo presupuestado para ejecutar la
auditoría, el que se divide en 50 por ciento para desarrollar los hallazgos y conclusiones
y el 10 por ciento para comunicar los resultados en el proceso a los funcionarios de la
entidad.
En general las decisiones de planificación se basan en:
Conocimiento de las actividades sustantivas y adjetivas.
Evaluación de los riesgos inherentes y de control.
Evaluación de los componentes y de las operaciones significativas.
Expectativas sobre la naturaleza y calidad de la evidencia que se obtendrá mediante
los procedimientos individuales que se apliquen, reconociendo factores como la
suficiencia, competencia y confiabilidad de la evidencia y los probables niveles de las
observaciones.
3.9.5.2. Programas Aplicados.
La fase de ejecución inicia sus actividades con la aplicación de los programas específicos
producidos en la fase anterior, continua con la obtención de información, verificación de
los resultados, identificación de los hallazgos y las conclusiones por componentes
149
importantes y comunica a la administración de la entidad para resolver los problemas y
promover la eficiencia y la efectividad en sus procesos.
Al aplicar los programas específicos para cada componente significativo se obtiene
evidencia y se cuenta con información adicional a reconsiderar en las evaluaciones y
decisiones realizadas durante la planificación. Los hallazgos desarrollados se evaluarán por
cada componente y para la auditoría en su conjunto.
Con base en los resultados de la evaluación se obtienen las conclusiones para cada
componente, a fin de comprobar si los objetivos de auditoría han sido alcanzados.
3.9.5.3. El hallazgo de Auditoría.
La palabra hallazgo tiene muchos significados y transmite ideas diferentes. El hallazgo en la
auditoría gubernamental tiene un sentido de recopilación y síntesis de información específica
sobre una operación, actividad, proyecto u otro asunto evaluado, y que los resultados sean
de interés para los funcionarios de la entidad auditada,
Como herramienta de auditoría el hallazgo se lo emplea en un sentido crítico y está referido
a las deficiencias identificadas durante el examen a ser presentadas en el informe de
auditoría.
Cuando se evalúen los hallazgos de auditoría debe considerarse si la información y las
condiciones sobre las cuales se preparó el plan de auditoría continúan siendo apropiadas
y, por consiguiente, si se ha obtenido suficiente información. En especial debe considerarse
que:
150
La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable.
La naturaleza y el nivel de las observaciones están de acuerdo con lo previsto en la
planificación.
3.9.5.4. Programas de Trabajo Específicos.
La fase de ejecución del trabajo se desarrolla con la aplicación de los programas elaborados
en la planificación específica y el cumplimiento de los estándares definidos en el plan de la
auditoría operativa.
Esta fase de la auditoría operativa prevé la utilización de profesionales especializados en las
materias objeto de la auditoría operativa, casos en los cuales el trabajo incluirá la preparación
de los programas que serán sometidos a la revisión del jefe de equipo y supervisor.
3.9.5.4.1. Evaluación de los hallazgos derivados de la auditoría.
Una vez aplicados y completados los programas específicos de auditoría se evaluará si la
evidencia obtenida satisface las expectativas establecidas en la planificación. La evidencia
será evaluada en términos de la suficiencia, competencia y confiabilidad, así como de la
naturaleza e importancia de las observaciones identificadas. También se considerará si la
evidencia contradice alguna decisión tomada durante la planificación.
a) Observaciones de auditoría.
Pueden surgir evidencias contrarias a las afirmaciones contenidas en los informes, o que
creen dudas respecto a la eficiencia y efectividad con que se procede. A este tipo de evidencia
151
se denomina observación de auditoría y, por lo general, está relacionada con las siguientes
definiciones:
Errores.
Los errores están constituidos por omisiones no intencionales al realizar un paso de control,
un cálculo matemático, fallas administrativas en los registros, en la aplicación de la
normativa técnica y en los principios de control interno. También son identificados como
interpretaciones erróneas de hechos que existían al momento que fueron preparados los
informes.
Irregularidades
Las irregularidades son distorsiones intencionales en los informes, tales como los errores
deliberados en las afirmaciones de la alta dirección o en el proceso de fiscalización.
Acciones cuestionables o ilegales.
Las acciones ilegales son actos que presuntamente violan leyes o reglamentos e
incluye la complicidad, los sobornos y otros pagos dudosos.
Las observaciones deben considerarse cuidadosamente, tanto en forma individual
corno en conjunto, para determinar si los informes están o pueden estar
significativamente distorsionados, si se ha obtenido suficiente evidencia sobre la
validez de las actividades examinadas y si tienen otras implicaciones para la
entidad.
152
La evaluación de las observaciones se realiza para comprender su naturaleza, causas
e implicaciones, y resolver sobre la acción apropiada a tomarse. También debe
considerarse el interés para el sujeto pasivo de la auditoría, tanto desde el punto de
vista operativo como de control.
b) Causas que originan las observaciones.
Generalmente la causa fundamental de la observación está encubierta y su
ubicación requiere persistencia y conocimiento. La falla de un sólo procedimiento
de control puede indicar una debilidad seria y fundamental en la organización. Si
no se identifica la causa de una observación, se pone en peligro la auditoría al
desconocer sus implicaciones potenciales en los hallazgos. También debe
considerarse si las causas identificadas pueden afectar la validez de la información
a ser obtenida mediante procedimientos alternativos para otros componentes de la
auditoría.
La respuesta a las siguientes preguntas son útiles para identificar las causas de dichas
observaciones:
¿La observación se originó dentro o fuera de la entidad?
¿Qué controles han sido diseñados para evitar o detectar la observación?
¿La observación ha sido el resultado de un error humano o del procedimiento?
¿Cuál es la razón por la que los controles o las funciones de procedimiento
no operan adecuadamente?
153
¿Quién es responsable de operar estos sistemas de control?
¿Los sistemas de control fueron diseñados en forma poco efectiva? Si fuera el
caso, qué impacto tiene sobre las operaciones?
¿Los individuos involucrados fueron debidamente instruidos y supervisados?
¿La observación es el resultado del procesamiento inadecuado de información
correcta o del uso de información incorrecta?
3.9.5.5. Evaluación de los Hallazgos por Componentes.
Durante la planificación se establecen las fuentes de información que consideramos
necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las afirmaciones de cada
componente. Con base en los resultados alcanzados deben definirse las conclusiones sobre
cada componente
a) Evidencia acumulada.
154
Determinar si la evidencia acumulada para un componente específico es competente ysuficiente, depende del criterio aplicado. Esta decisión se basa en una serie de factores,entre los que se incluyen las respuestas a los siguientes interrogantes:
¿Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes?
¿La evidencia obtenida es suficiente, competente y confiable?
¿Proporciona la evidencia una visión coherente sobre la validez de los
procesos importantes examinados?
¿Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusión de que no existen otros
riesgos significativos?
¿Resulta suficiente la evidencia para reducir el riesgo de error a un nivel
adecuadamente bajo?
3.9.5.6. Evaluación de los Hallazgos para la Auditoría.
Al evaluar los resultados de auditoría en su conjunto, se obtienen conclusiones globales basadas
tanto en las conclusiones como en el trabajo desarrollado para cada componente.
En general este proceso incluye:
Revaluar la efectividad de la planificación específica de la auditoría,
particularmente la relevancia del riesgo, con base en la información obtenida durante
la etapa de ejecución y en los informes examinados.
155
Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditoría obtenida o en las
conclusiones determinadas para los componentes individuales. Si se detectan deben
ser investigadas y resueltas.
Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la propuesta
Corrección o ajustes, cuando fuere apropiado.
Formular una conclusión sobre la auditoría operativa y su consideración para el
informe.
3.9.5.7. Conclusiones Sobre la Auditoría
Las conclusiones sobre la auditoría tiene como propósito preparar el informe a base de la
evaluación de:
Las observaciones derivadas de los procedimientos de auditoría.
Los hallazgos importantes de cada componente examinado.
Los hallazgos de la auditoría.
Parte importante de las labores que realiza el supervisor es verificar que las
conclusiones estén documentadas mediante un listado de validación para establecer si:
Todo el trabajo programado ha sido completado.
156
El alcance planificado para la auditoría ha sido evaluado y de ser el caso
modificado a base de:
- Cambios en los sistemas, a partir de la preparación de la planificación específica.
- Detección de las debilidades significativas de control interno.
- Cambios en las actividades o en el ambiente operativo circundante.
- Otras observaciones detectadas.
Las conclusiones extraídas de los componentes individuales y de la revisión
general de los informes estarán respaldadas en el trabajo, si son coherentes entre sí
y apropiadas para obtener una conclusión global.
Los informes financieros presentan razonablemente los resultados de operación y la
posición financiera de la entidad.
Los informes reflejan apropiadamente los efectos de cualquier hecho
significativo posterior.
Los informes cumplen con la reglamentación legal, técnica y exponen todos los
asuntos importantes.
Si al evaluar los hallazgos de auditoría se concluye en que los informes están
significativamente distorsionados y el error acumulado supera el límite establecido para la
significatividad es necesario realizar lo siguiente:
157
Proponer las correcciones o los ajustes necesarios.
Ampliar el trabajo para obtener una mejor estimación del error más probable, en caso
se aproxime a la apreciación de significatividad.
Incluir en el informe de auditoría las limitaciones y salvedades o emitir un informe
adverso.
El supervisor debe expresar formalmente su recomendación respecto a la naturaleza y texto
de las conclusiones para el informe de auditoría.
Documentar las fases de la auditoría.
La ejecución del trabajo es la fase que utiliza una parte importante del tiempo al aplicar los
programas específicos elaborados para cada componente. Los resultados obtenidos deben
documentarse en un expediente de papeles de trabajo, relacionados con la evidencia
sustentatoria acumulada que respalde los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos, proporcionar un registro ordenado del
trabajo realizado sin ambiguedades y contener las razones que sirvieron de base para tomar
las decisiones sobre temas conflictivos.
3.9.6. Fase IV - Comunicación de Resultados.
Al concluir la fase de ejecución de trabajo, uno de los productos es el programa para
comunicar los resultados de la auditoría en la presentación del equipo de auditores a
los funcionarios encargados de la administración de la entidad. Esta es la última
158
oportunidad para la entrega de información que no estuvo disponible mientras se
ejecutó la auditoría.
La comunicación de resultados es realizada de manera verbal y por escrito, y está
dirigida tanto a la administración de la entidad examinada como a la jefatura de la
unidad de auditoría interna. El tiempo estimado para esta fase es del 5 por ciento de
los días efectivos propuestos para completar la auditoría.
Las fases de la auditoría son flexibles y permiten la interrelación de varios pasos de
trabajo al concluir una e iniciar la siguiente. La comunicación de resultados es el
mejor ejemplo de dicha flexibilidad.
El producto final, para fines de auditoría y conocimiento de la entidad es su
informe, elemento clave para calificar la calidad del trabajo. La preparación del
informe requiere la aplicación de estándares obligatorios en su preparación,
revisión y aprobación.
"Un auditor excelente es aquel que llegue a la posición de poder informar que sí se están
tomando las acciones correctivas necesarias".
Señalar las acciones correctivas aplicadas demuestra la importancia de la
comunicación de resultados durante el examen, objetivo principal de la auditoría
como elemento retroalimentador que hace factible el mejoramiento de la entidad
auditada.
159
3.9.6.1. Estructura del informe de auditoría operativa.
La sistematización de la auditoría operativa incluye la comunicación de resultados, referirla
específicamente a la organización y diseño del informe, como principal producto de la
auditoría.
Capítulo I.
Enfoque de la auditoría:
a) Motivo de la auditoría
b) Objetivos
c) Alcance
d) Enfoque
e) Componentes auditados
f) Indicadores utilizados
Capítulo II.
Información de la Entidad
a) Misión
b) Visión
c) Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas
d) Base legal
e) Estructura orgánica
f) Objetivos organizacionales
g) Funcionarios responsables
160
Capítulo III.
Resultados generales
a) Evaluación de la estructura de control interno
b) Análisis del cumplimiento de objetivos y metas
c) Análisis e interpretación de indicadores de gestión
d) Comentarios
e) Conclusiones
f) Recomendaciones
Capítulo IV
Resultados específicos por componente
a) Resultados del análisis de los componentes
b) Comentarios
c) Conclusiones y,
d) Recomendaciones.
3.9.6.2. Conclusiones y recomendaciones
Es sabido que el ser humano posee una aversión natural a ser controlado y, en consecuencia,
es bastante probable que el auditor operativo no sea aceptado por las personas que trabajan en
la empresa ya sea pública o privada. A menos que el profesional sea capaz de crear la
confianza necesaria en el grupo donde va a actuar, convenciéndolos de que solo pretende
161
ayudarlos a mejorar el trabajo y no controlar lo que hacen, tendrá pocas probabilidades de
éxito.
Si el auditor operativo no reúne los requisitos mencionados, se convertirá en una fuente de
conflictos y el examen será un fracaso. La colaboración de los empleados es importante ya
que la información que necesita solo podrá obtenerla mediante entrevistas.
El equipo que tenga el auditor operativo debe ayudarlo para obtener la información que el
necesita. Entonces una buena dirección del equipo debe incentivar la participación integral de
sus componentes. Debe tenerse en cuenta que ellos además por su nivel tal que su propia
motivación y ética profesional, se autodisciplina, porque ellos saben que su labor es
importante. Eso quiere decir que las relaciones internas deben ser claras y precisas.
3.9.4. Seguimiento
Es necesario disponer de un plan de monitoreo y evaluación de la propuesta para tomar
decisiones oportunas que permitan mejorarla. Se debe definir períodos en el tiempo
específico del diseño, ejecución y resultados de la propuesta.
En el presente proyecto será responsabilidad del Auditor Interno del GobiernoOrganización
el de disponer la aplicación del Manual, como también del Director de iscalizacion,
quién será el ejecutor del mismo.
162
BIBLIOGRAFIA
ARENS, Alvin, ELDER, Randal, BEASLEY, Mark, Auditoria un Enfoque Integra ",
2007.
WHITTINGTON, Ray, PANY, Kurt, Auditoria un enfoque Integral. Decimocuarta
Edición ", 2005.
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REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE
CONTRATACIÓN PÙBLICA, Auditoría Interna, (01-05-2009), GPPz.
REGISTRO OFICIAL, Organo del Gobierno del Ecuador, (2009-04-08).
MORELL GONZÁLEZ, luisa María, Manual de auditoría interna. Una herramienta
indispensable para el auditor, El Centro de Tesis, Documentos, Publicaciones y
Recursos Educativos más amplio de la Red, [en línea], Disponible: www.
monografias. com/ rabajos27/ manual-auditoria/ manual auditoria .shtml- 75k, (2009-
05-14)
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SUBCONTADURIA DE MAYOR DE OBRA PUBLICA Y LICITACION, Manual de
auditoría de obra pública, [en línea], Disponible: www.ordenjuridico.gob.mx /Estatal
/ COLIMA Manuales / COIMANOl.pdj, (2009-05-15)
163
RESOLUCION DE CONTRALORIA N.- 141-99-CG y 152-98- CG, Manual de
auditoría gubernamental, (en línea], Disponible: www. contra/oria. gov.ec/
documentos/ normatividad/ MGAG-PRES-/ND/CE.pdj , (2009-05-15)
VILLARROEL GONZALES, Efraín Franz, Manual de auditoría operativa, [en
línea], Disponible: http:// www.monografias.com/ trabajos69/ auditoria-operativa/
auditoria-operativa. Shtml, (2009-05-15)
164
165
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENCUESTA A FUNCIONARIOS QUE LABORAN EN EL SUBPROCESO DEFISCALIZACION DEL H. CONSEJO PROVINCIAL DE PASTAZA
DATOS INFORMATIVOS:
OBJETIVO: Conocer criterios sobre la funciones, actividades y tareas que realizan en elsubproceso de Fiscalización.INSTRUCCIONES:
Señor funcionario, pido su valioso aporte a la presente encuesta, para lo cual se dignará colocaruna X en el paréntesis de la respuesta más adecuada, según su criterio.CUESTIONARIO:
1. ¿Qué proceso/s envían los diferentes proyectos susceptibles de fiscalizar?
Prefectura ( )Planificación ( )Obras Publicas ( )
166
2. Existe un banco de especificaciones técnicas y constructivas de rubros y
servicios para la construcción.
Sí ( ) No ( )3. ¿En la fiscalización de las obras a contrato y por administración directa se
efectúa de acuerdo a las clausulas del contrato, diseño y especificaciones
técnicas?
Sí empre ( ) A veces ( ) Nunca ( )4. ¿Se cumplen los presupuestos, precios unitarios y cronogramas de trabajo de
las obras que se están ejecutando?
Siempre ( ) A veces ( ) Nunca ( )5. ¿Se verifica la utilización de materiales y equipos de acuerdo a las
especificaciones técnicas?
Siempre ( ) A veces ( ) Nunca ( )6. ¿Elabora informes técnicos en los cuales se formulen reclamos y canalizar las
acciones para sancionar a los contratistas cuando fuere necesario?
Siempre ( ) A veces ( ) Nunca ( )
167
7. ¿Elabora informes técnicos, planillas que permitan viabilizar el pago de
estudios y avances de obra de los contratos realizados?
Siempre ( ) A veces ( ) Nunca ( )8. ¿Existen formatos preestablecidos para la elaboración de informes técnicos?
Sí ( ) No ( )9. ¿Existe alguna normativa o manual interno en el que establezcan los
diferentes procesos a ejecutarse durante la fiscalización?
Sí ( ) No ( )10.¿Efectúan pruebas y análisis de laboratorio de conformidad con las normas
técnicas?
Sí ( ) No ( )Gracias por su amable atención.
168
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENTREVISTA AL ING. LUIS ALVARES DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO DE
FISCALIZACION DEL H. CONSEJO PROVINCIAL DE PASTAZA
DATOS INFORMATIVOS:
OBJETIVO: Conocer sobre las funciones y actividades que se realiza en el proceso deFiscalización.CUESTIONARIO:
1. ¿En base a que se realiza la distribución del equipo de fiscalización?
2. ¿Quién se encarga de verificar que todas las obras que se realicen por
contrato cumplan con las clausulas del contrato diseños y especificaciones
técnicas?
3. ¿Cada qué tiempo visita los frentes de trabajo?
169
4. ¿Mediante que métodos o técnicas supervisa y dirige las tareas de todo el
personal asignado al equipo de fiscalización?
5. ¿Con que frecuencia se capacitan e innovan tecnológicamente los
fiscalizadores de obras?
6. ¿Quién se encarga de mantener actualizado el listado de proyectos que
cuenten con estudios, planos y diseños?
7. ¿Cada qué tiempo realiza la supervisión a la ejecución de los trabajos?
170
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENTREVISTA A LA DRA. MYRIAN FONSECA JEFE (A) DEL AREA DE AUDITORIAINTERNA DEL H. CONSEJO PROVINCIAL DE PASTAZA
DATOS INFORMATIVOS:
OBJETIVO: Conocer sobre los tipos de controles previos y concurrentes que se realizaa las funciones del subproceso de Fiscalización.CUESTIONARIO:
1. ¿Se verifica que el uso de vehículos y herramientas se le esté dand o el
uso adecuado en las tareas de fiscalización?
2. ¿Existe un manual de procedimientos que especifique el trámite de
movilización de los fiscalizadores a los distintos lugares de trabajo?
3. ¿Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados
periódicamente?
171
4. ¿Ustedes coordinan con fiscalización los proyectos a ejecutarse para que
cumplan con la normas de diseño?
5. ¿Poseen los fiscalizadores un registro diario de los lugares y a qué horas
realizaron las tareas de fiscalización?
6. ¿Son verificados los informes de cada uno de los fiscalizadores en cuanto a
los lugares que especifiquen en el informe haber fiscalizado?
7. ¿Qué controles utilizan para verificar que los presupuestos de obras estén
acorde a los precios de mercado?
8. ¿Qué procedimientos utilizan para controlar que las obras que se están
ejecutando cumplan con el presupuesto asignado?
172
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENTREVISTA AL ING. JAIME GUEVARA BLASCHKE PREFECTO DEL H. CONSEJOPROVINCIAL DE PASTAZA.
DATOS INFORMATIVOS:
OBJETIVO: Conocer sobre cuáles son las funciones y actividades que realiza en elproceso de selección y adjudicación de Contratos de obras publicas.CUESTIONARIO:
1. ¿Quiénes nomas toman las decisiones al momento de la selección de
contratos?
2. ¿Cuáles son los métodos que se utiliza para la selección y adjudicación de
contratos?
3. ¿Cuál es la coordinación que realiza con Fiscalización para que los
proyectos a ejecutarse cumplan con las normas de calidad y diseño?
4. ¿Existen prioridades a la hora de adjudicar los contratos o se los designa
conforme a un plan ya elaborado?
173
5. ¿En base a que parámetros se Planifica las obras que se realizaran cada
año?
6. ¿Realiza visitas periódicas a las Obras que se están ejecutando?
7. ¿las personas a las que se adjudica los contratos son designados por
meritos profesionales en la construcción o de acuerdo a que se les adjudica
los contratos?