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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y
FINANZAS, CPA.
TEMA:
SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA DISTRIBUIDORA
“BLANQUITA" EN LA CIUDAD DE AMBATO.
AUTOR: SILVIA ELIZABETH ARMENDARIZ RAMIREZ
TUTOR: LIC. NORMA EULALIA BARONA LÓPEZ Mg.
Ambato – Ecuador
2015
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Yo, la Lic. Norma Eulalia Barona López, en calidad de tutora de la tesis de la Srta. Silvia
Elizabeth Armendariz Ramirez, designada por disposiciones de Rectorado de la Universidad
Regional Autónoma de los Andes, “Uniandes”, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría,
certificó que la investigación sobre el tema, “SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA
DISTRIBUIDORA “BLANQUITA" EN LA CIUDAD DE AMBATO”, qué cumple con
las normas y formatos académicos establecidos por la Universidad Uniandes, por lo tanto
autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, Silvia Elizabeth Armendáriz Ramirez egresado de la carrera de Contabilidad y Autoría,
declaro que la presente Tesis, es de mi total autoría y que no ha sido presentado por otros
estudiantes de la universidad, el mismo que ha sido elaborado como requisito para obtener el
Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría Y Finanzas, CPA., del mismo modo
declaro que la presente investigación se basa en la bibliografía existente en este documento la
cual ha sido tomada de textos e internet.
Autorizo a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “Uniandes”, para que tenga plena
facultad de hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo de investigación, según
lo establecido por la ley de propiedad intelectual, su reglamento y la normativa de la
institución.
DEDICATORIA
Dedico esta tesis a Dios quien fue un gran
apoyo emocional y espiritual durante el
tiempo en que escribía esta tesis.
A mis padres y a mi hermana, quienes me
apoyaron todo el tiempo y me alentaron a
continuar, cuando parecía que me iba a
rendir.
A mis tíos y a mis primas, que estuvieron
siempre brindándome toda su ayuda,
ahora me toca regresar un poquito de todo
el inmenso amor que me han otorgado
Silvia Armendariz
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por haberme otorgado
una familia tan maravillosa, quienes han
creído en mí siempre dándome ejemplo de
superación, humildad y sacrificio;
enseñándome a valorar todo lo que tengo,
a todos ellos les doy las gracias por
brindarme su apoyo tanto moral y
económicamente para seguir estudiando y
que me ha demostrado su amor,
corrigiendo mis faltas y celebrando mis
triunfos.
Silvia Armendariz
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE DE TABLAS
ÍNDICE DE GRÁFICOS
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
RESUMEN EJECUTIVO
EXECUTIVE SUMMARY
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 1
Antecedentes de la investigación ................................................................................................ 1
Planteamiento del problema ....................................................................................................... 3
Formulación del problema .......................................................................................................... 3
Delimitación del problema ......................................................................................................... 4
Objeto de investigación y campo de acción ............................................................................... 4
Objeto de investigación .............................................................................................................. 4
Campo de acción ........................................................................................................................ 4
Línea de investigación ................................................................................................................ 4
La hipótesis ................................................................................................................................. 4
Objetivo general ......................................................................................................................... 4
Variables de la Investigación ...................................................................................................... 5
Justificación del Tema. ............................................................................................................... 5
La metodología a emplear .......................................................................................................... 6
Descripción de la estructura de la tesis ....................................................................................... 8
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 9
1. Origen y evolución .......................................................................................................... 9
1.1. Origen y evolución de los sistemas de inventarios ...................................................... 9
1.2. Marco conceptual ....................................................................................................... 14
1.2.1. Definición de inventario ......................................................................................... 14
1.2.1.1. Importancia de inventarios ................................................................................. 14
1.2.2. Administración de inventarios ............................................................................... 16
1.2.3. Tipos de Inventario................................................................................................. 16
1.2.4. Gestión de inventarios ............................................................................................ 18
1.2.5. Categorización de costes de inventario .................................................................. 18
1.2.6. Técnicas de inventarios .......................................................................................... 28
1.2.6.1. Técnicas de reposición de inventarios ................................................................ 28
1.2.6.2. Técnicas de planificación de inventarios ............................................................ 32
1.2.6.3. Técnicas comunes para la administración de inventarios ................................... 42
1.2.6.3.1. El Sistema ABC .................................................................................................. 42
1.2.6.3.2. El Modelo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP) .................................... 44
1.2.6.3.3. Sistema Justo a Tiempo (JIT) ............................................................................. 48
1.2.6.3.4. Sistemas Computarizados para el Control de Recursos ..................................... 49
1.2.7. Sistema de control .................................................................................................. 50
1.2.7.1. Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico ............................................ 51
1.2.7.1.1. Cuentas que intervienen...................................................................................... 52
1.2.7.1.2. Métodos de Regulación de la Cuenta Mercaderías. ........................................... 60
1.2.7.2. Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo ........................................ 65
1.2.7.2.1. Cuentas que intervienen...................................................................................... 66
1.2.8. Métodos de Valoración de Inventarios................................................................... 70
1.2.8.1. P.E.P.S Primeras mercaderías en entrar primeras en Salir FIFO ...................... 70
1.2.8.2. Promedio Ponderado .......................................................................................... 71
1.2.8.3. Métodos de contabilización ................................................................................ 72
1.2.9. Control de existencias (inventarios) ....................................................................... 73
1.2.10. Mercaderías en consignación ................................................................................. 79
1.2.11. Otros Aspectos sobre mercaderías ......................................................................... 84
1.2.12. Procesos y funciones de la administración de Bodega ........................................... 86
1.2.12.1. Actividades en la gestión de bodegas ................................................................. 86
1.2.12.2. Planos y distribución de bodegas ....................................................................... 87
1.2.12.3. Sistema de codificación ...................................................................................... 87
1.2.12.3.1. Sistema de codificación y numeración de materiales ..................................... 87
1.3. Valoración crítica de conceptos principales .............................................................. 88
CAPITULO II. MARCO METODOLÓGICO .................................................................... 90
2. Caracterización de la empresa ...................................................................................... 90
2.1. Caracterización de la distribuidora Blanquita ............................................................ 90
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación. .. 91
2.2.1. Modalidad de la investigación .............................................................................. 91
2.2.2. Población y Muestra ............................................................................................... 92
2.2.2.1. Población ............................................................................................................ 92
2.2.2.2. Muestra ............................................................................................................... 92
2.2.3. Tipo de investigación ............................................................................................. 92
2.2.3.1. Descriptiva .......................................................................................................... 92
2.2.3.2. Bibliográfica ....................................................................................................... 92
2.2.3.3. De campo ............................................................................................................ 93
2.2.4. Métodos de investigación ....................................................................................... 93
2.2.4.1. Validación por expertos ...................................................................................... 93
2.2.4.2. Histórico ............................................................................................................. 93
2.2.4.3. Analítico – Sintético ........................................................................................... 93
2.2.5. Técnicas e instrumentos a emplear en la investigación .......................................... 93
2.2.5.1. Entrevista, Ficha de observación ........................................................................ 93
2.2.6. Instrumentos ........................................................................................................... 94
2.2.7. Diseño de la investigación de campo ..................................................................... 94
2.2.7.1. Interpretación de los resultados de la entrevista ................................................. 94
2.2.7.2. Interpretación de los resultados de la ficha de observación ............................... 97
2.3. Propuesta del investigador: sistema de inventarios ................................................... 99
2.4. Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................... 99
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ................................................ 100
3. Objetivo General.......................................................................................................... 100
3.1. Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación ..................... 100
3.1.1. Flujo grama de actividades ................................................................................... 101
3.1.2. ACTIVIDAD 1: Cotización del producto ............................................................ 102
3.1.3. ACTIVIDAD 2: Adquisiciones ............................................................................ 104
3.1.4. ACTIVIDAD 3: Recepción, verificación documental e ingreso de la mercadería.. 108
3.1.5. ACTIVIDAD 4: Almacenamiento ....................................................................... 109
3.1.6. ACTIVIDAD 5: Conteo y constatación física de la mercadería .......................... 113
3.1.7. ACTIVIDAD 7: Actividades de Venta ................................................................ 117
3.2. Validación de la propuesta ....................................................................................... 121
3.3. Conclusiones parciales del capitulo ......................................................................... 123
CONCLUSIONES GENERALES ......................................................................................... 124
RECOMENDACIONES GENERALES ................................................................................ 125
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Tipos de investigación .................................................................................................. 6
Tabla 2. Métodos técnicas e instrumentos de investigación ....................................................... 7
Tabla 3. Origen y evolución. .................................................................................................... 11
Tabla 4. Características del sistema de cuenta múltiple o inventario periódico. ...................... 51
Tabla 5. Ventajas y Desventajas del sistema de cuenta múltiple o inventario periódico. ....... 52
Tabla 6. Tipos de asientos de diferentes métodos. ................................................................... 64
Tabla 7. Ventajas y desventajas del sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo. .... 66
Tabla 8. Asientos Tipo del Sistema de Inventario Perpetuo..................................................... 70
Tabla 9. Tarjetas de Control ..................................................................................................... 79
Tabla 10. Ventajas de las mercaderías en consignación .......................................................... 81
Tabla 11. Gestión de Bodega .................................................................................................... 86
Tabla 12. Codificación de materiales ....................................................................................... 88
Tabla 13. Población. ................................................................................................................. 92
Tabla 14. Instrumentos. ............................................................................................................ 94
Tabla 15. Ficha de Observación. .............................................................................................. 98
Tabla 16. Modelo para el análisis de cotizaciones ................................................................. 103
Tabla 17. Formato de una Orden de Adquisición ................................................................... 106
Tabla 18. Formato del ingreso de las mercaderías recibidas .................................................. 109
Tabla 19. Modelo del control de Inventario físico ................................................................. 113
Tabla 20. Formato de la Tarjetas Kárdex ............................................................................... 116
Tabla 21. Formato de la Nota de Pedido. ............................................................................... 118
Tabla 22. Formato de Informe de salida de mercadería ........................................................ 119
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Del punto de re- orden. ........................................................................................... 31
Gráfico 2. Proceso de planificación de inventarios aplicando a procesos de distribución
primaria, producción y aprovisionamiento o compras. ............................................................ 35
Gráfico 3. Proceso de la Técnica DRP. .................................................................................... 35
Gráfico 4. Proceso Técnica MRP. ............................................................................................ 37
Gráfico 5.MPS y sus elementos de entrada y de salida. ........................................................... 39
Gráfico 6. Sistema ABC. .......................................................................................................... 44
Gráfico 7. Ficha de Observación .............................................................................................. 98
Gráfico 8. Esquema de la Propuesta ....................................................................................... 100
Gráfico 9. Flujo grama de actividades para el control de mercaderías................................... 101
Gráfico 10. Procedimientos de la ACTIVIDAD 1: Cotización del producto ......................... 102
Gráfico 11. Procedimientos de la ACTIVIDAD 2: Adquisiciones ........................................ 104
Gráfico 12. Procedimientos de la ACTIVIDAD 3: Recepción, verificación documental e
ingreso de la mercadería ......................................................................................................... 108
Gráfico 13. Procedimientos de la ACTIVIDAD 4: Almacenamiento ................................... 109
Gráfico 14. Distribución de espacios físicos ......................................................................... 110
Gráfico 15. Codificación de la mercadería ............................................................................. 111
Gráfico 16. Diseño de las etiquetas adhesivas con su respectivo código ............................... 111
Gráfico 17. Proceso de codificación ....................................................................................... 111
Gráfico 18. Proceso de codificación utilizando el sistema informático de numeración (o
codificación) ........................................................................................................................... 112
Gráfico 19. Proceso de colocación de la mercadería .............................................................. 112
Gráfico 20. Procedimientos de la ACTIVIDAD 5. Conteo y constatación física de la
mercadería .............................................................................................................................. 113
Gráfico 21. Procedimientos de la ACTIVIDAD 6: Actividades de Venta ............................. 117
Gráfico 22. Validación de expertos ........................................................................................ 121
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1. Fórmula del costo de ventas ............................................................................... 59
Ilustración 2. Planos y distribución de bodegas. ...................................................................... 87
Ilustración 3. Modelo de Acta de Seguimiento y destrucción, donación para dar de baja los
bienes ...................................................................................................................................... 114
Ilustración 4. Factura de Venta ............................................................................................... 120
RESUMEN EJECUTIVO
En la introducción se plasma de manera resumida los antecedentes de lainvestigación, el
planteamiento problema y los objetivos a cumplir de acuerdo a la hipótesis proyectada y la
metodología a emplear durante la investigación.
Capítulo I
En el Capítulo I, se aborda diferentes criterios y definiciones aportadas por autores
reconocidos en temáticas como: Inventarios, Control de Mercaderías y otros temas que
enriquecen la teoría del estudio con razonamiento de la autora de este trabajo.
Capítulo II
La segunda parte de la tesis se caracteriza la situación real de la empresa objeto de estudio. A
su vez, se analizan los resultados obtenidos y aportados por la entrevista aplicada y la ficha de
observación, la cual estará sustentada por métodos, técnicas e instrumentos.
Capítulo III
La tercera y última parte de esta investigación, se desarrolla la propuesta, es decir el diseño
de un sistema de inventarios para la distribuidora Blanquita de la ciudad de Ambato, la cual
permita mejorar la toma de decisiones en cuanto a los niveles de abastecimiento y al control
de mercaderías.
EXECUTIVE SUMMARY
The introduction reflects briefly the background of research, approach the problem and the
objectives to fulfill in accordance to the projected hypothesis and the methodology to be used
during the investigation.
Chapter I
In Chapter I, deals with different criteria and definitions contributed by authors recognized in
topics such as: inventories, Control of goods and other topics that enrich the theory of the
study with the reasoning of the author of this work.
Chapter II
The second part of the thesis is characterized the real situation of the company under study. At
the same time, the results are analyzed and provided by the applied interview and the tab of
observation, which will be sustained by methods, techniques and instruments.
Chapter III
The third and last part of this research, develops the proposal, that is the design of an
inventory system for the DistribuidoraBlanquita in the Ambato city, which will improve the
decision-making regarding supply levels and control of goods.
~ 1 ~
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
El presente trabajo constituye el planteamiento de un sistema de Inventarios para
la Distribuidora “BLANQUITA".
Castellanos (2012), planteó en su tesis de maestría de logística de inventarios que
el resultado de esta investigación ha permitido comprobar una realidad de la
industria salvadoreña en el sector de distribución de productos de consumo
masivo, relacionada a la planificación de inventarios, una realidad que muy pocas
veces puede ser analizada por la falta de conocimiento y especialización que se
tiene en el país en estas disciplinas.
Se ha podido determinar que los principales problemas con los que esta industria
se enfrenta tienen que ver directamente con el tema de aprovisionamiento, ya que
en su mayoría las empresas manejan altos inventarios de productos que no venden
y al mismo tiempo enfrentan problemas por desabastecimiento de los productos
que si realmente venden.
Según Ochoa (2012), menciona en su tesis de un diseño de mejoramiento del
sistema de control de inventarios, que la falta de organización y planificación ha
generado un descuido en el área de Inventarios, por tal razón se observa que no
existe un adecuado ordenamiento de los materiales, no están codificados y
acomodados en las estanterías en forma adecuada para mayor control, es por esto
que se ha creado inventarios caduca dos, obsoletos, rotos, lo que ha ocasionado
una pérdida económica para la empresa.
Por otra parte, Romero (2012), señala que antiguamente el control interno no
revestía tanta importancia como la tiene hoy en día, sin embargo a partir del
surgimiento de la revolución industrial a mediados del siglo XVIII con el notable
incremento de la producción en las empresas, los dueños de los negocios se vieron
imposibilitados para seguir atendiendo los problemas comerciales, productivos y
administrativos por lo que tuvieron la necesidad de delegar funciones dentro de la
~ 2 ~
organización y crear sistemas que permitieran disminuir fraudes y errores en la
operación diaria de las empresas.
Es así como el control interno ha ido adquiriendo importancia en las
organizaciones y es utilizado en distintos campos, sobre todo en las empresas y
principalmente para la protección de sus activos como son los inventarios pues
son los bienes o mercancías que posteriormente serán vendidos y generarán
utilidades a las empresas, es por ello su especial control y administración.
Se concuerda con Meléndez (2013), planteó en su tesis de un modelo de gestión y
control de inventarios, que son bienes materiales que el empresario o comerciante
destina para la venta, con el afán de satisfacer las diversos necesidades de la
sociedad y obtener una ganancia, para ello se debe recalcar que el inventario de
mercadería es la relación detallada y valorada de toda la existencia en bodega de
los bienes sujetos a comercialización, siendo un elemento de suma importancia
dentro de los activos circulante de todo el negocio, pero sobre todo significa
inversión de valores al ser adquiridos, que al ser vendidos generan liquidez a la
organización, y que si son manejadas de forma inadecuada, puede generar perdida
por sustracciones, el deterioro y/o permanencia en bodega sin generar utilidad
alguna, conocida también como mercadería hueso.
Finalmente para Gómez y Sinchiguano (2011), en su tesis sobre el manual de
control de inventarios para el área de bodega menciona que los procesos que se
desarrollan se basan en la experiencia y en la metodología propia de los que allí
laboran, siendo necesarios elaborar el respectivo documento de control, que
permita suministrar datos precisos sobre sus cantidades físicas y de costo de los
mismos, y a gerencia, fijar precios y tomar de decisiones acertada, en
consecuencias estados financieros reflejaran la situación financieras real de la
empresa.
Por otra parte debido a la nueva exigencia economía y financiera que existe hoy
en día se ha creado la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los
~ 3 ~
niveles de las diversas áreas administrarse, ya que si la empresa quiere competir,
debe contar con un buen sistema de inventarios. En síntesis, y teniendo en cuenta
las anteriores definiciones, la autora de este trabajo de investigación define a los
Inventarios en la empresa comercial, como toda la existencia de aquellos bienes
que no sufren ningún tipo de transformación, y que son almacenados satisfacer las
necesidades futuras o actuales, a través del intercambio económico.
Planteamiento del problema
Inexistencia de un sistema de inventarios para el control de las mercaderías en la
Distribuidora “BLANQUITA"
El Gerente de la empresa tiene conocimiento de la situación actual que presenta:
La Distribuidora “BLANQUITA", no cuenta con un método de valoración, la
cual provoca un valor irreal en los inventarios.
Se adquiere mercaderías sin previa planificación, lo cual incide a la
acumulación innecesaria de mercadería y deterioro de la misma.
El personal desconoce el procedimiento de control y manejo de inventarios
de adquisición para el control de mercaderías, lo cual induce a un mal
manejo de registro de los mismos.
Uno de los problemas más grandes de la Distribuidora “BLANQUITA" es que
no existe un adecuado control de inventarios la misma que puede provocar la
acumulación de mercaderías y ocasionar pérdidas económicas en la empresa.
Formulación del problema
¿Cómo contribuir al mejoramiento del sistema de inventarios para la Distribuidora
“BLANQUITA" en la ciudad de Ambato?
~ 4 ~
Delimitación del problema
Este trabajo investigativo se realiza en la Distribuidora “BLANQUITA" en la
ciudad de Ambato ubicado en la Pareja Diez Canseco y Remigio crespo, en donde
se realiza el estudio en la bodega de la empresa.
Esta investigación se desarrolla en el campo contable tomando la línea de
investigación gestión de la información contable.
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de investigación
Contabilidad General
Campo de acción
Control de inventarios
Línea de investigación
Gestión de la Información Contable
La hipótesis de la investigación se resume, como:
El sistema de inventarios contribuirá al control de las mercaderías en la
Distribuidora “BLANQUITA" en la ciudad de Ambato.
Para dar cumplimiento a la hipótesis planteada, se trabaja los objetivos siguientes:
Objetivo general
Diseñar un sistema de inventarios que contribuya al control de las mercaderías en
la Distribuidora “BLANQUITA
~ 5 ~
Objetivos específicos
1. Fundamentar teóricamente y metodológicamente a los sistemas de inventarios
y a los temas relacionados con el control de mercaderías a partir del criterio
de autores nacionales e internacionales.
2. Diagnosticar la situación actual de la Distribuidora Blanquita en lo referente al
proceso de control de mercaderías.
3. Elaborar los componentes de un sistema de inventarios que contribuya al
control de las mercaderías en la Distribuidora “BLANQUITA
Variables de la Investigación
Variable independiente.- Sistema de inventarios
Variable dependiente.- Control de mercaderías
Justificación del Tema.
Distribuidora “BLANQUITA”, es una empresa que no cuenta con un control de
los inventarios, y su mayor dificultad es no conocer las existencias de
mercaderías disponibles, lo que ocasiona pérdidas por las siguientes causas:
escaso control de inventarios, inventario desactualizado, deterioro del producto,
acumulación innecesaria de mercadería, la cual provoca una pérdida en el
negocio.
Esta investigación se centra en la falta de información, oportuna y actualizada de
los inventarios, sumada al interés, por parte de la propietaria de la Distribuidora
“BLANQUITA”, en conocer un sistema de control de mercaderías. Esta
problemática a retrasando el desarrollo de compra y de oferta de los diferentes
productos que se venden.
Es así que se pretende solucionar el problema de la organización, y fomentar un
adecuado control de inventarios, por medio de este trabajo se dará a conocer todo
lo relacionado a la utilización de los sistemas, métodos de valoración de
~ 6 ~
mercaderías, el movimiento de las existencias y la generación de utilidades en
función de dicha rotación.
La metodología a emplear: Métodos, técnicas y herramientas empleadas en la
investigación.
La metodología que se emplea en la investigación es de corte cualitativo y
cuantitativo., puesto que el control de mercaderías, y la conformidad son aspectos
dinámicos, difíciles de estudiar mediante metodología estrictamente cuantitativa.
La metodología utilizada en este estudio es:
Cuantitativa.-Porque en la investigación de campo se utilizará datos estadísticos
y contables, que ayudaron a identificar el objeto de transformación motivo de
investigación en la Distribuidora “BLANQUITA”.
Cualitativos.- Por qué nos ayudó a entender las características, cualidades y los
fenómenos sociales del cotidiano vivir administrativo y contable en la
Distribuidora “BLANQUITA”.
Criterio de Partida Tipo de Investigación
Por los Objetivos
Por el Lugar
Por la Naturaleza
Descriptiva: contribuye a la solución práctica del
problema.
De Campo: realiza un estudio cuantitativo de la conducta
del objeto de estudio.
Bibliográfica: evalúa y busca fuentes de consultas
primarias y secundarias.
Tabla 1. Tipos de investigación
Fuente: Elaboración propia
~ 7 ~
Etapa de la
Investigación
Métodos
Teóricos
Métodos
Empíricos
Técnicas Instrumentos
El Problema Analítico
Sistémico
Observación Árbol del
problema
Fichas y
Registros
Marco Teórico Analítico
Histórico
Sistémico
La observación Fichaje
Fichas
bibliográficas
Copias
Páginas web
Marco
Metodológico
Analítico
Entrevista
Ficha de
observación
Cuestionario
Hoja de
encuesta
Guía de
entrevistas,
ficha de
observación.
Marco
Propositivo
Analítico
Validación por
expertos
Cuestionario Hoja de
encuesta para
expertos
Tabla 2. Métodos técnicas e instrumentos de investigación
Fuente: Elaboración propia
~ 8 ~
Descripción de la estructura de la tesis
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación, planteamiento del problema, formulación del
problema, delimitación del problema, objeto de investigación y campo de acción
Identificación de la línea de acción, objetivos: objetivo general y objetivo(s)
especifico(s), idea a defender, justificación del tema, metodología investigativa a
emplear, resumen de la estructura de la tesis, elementos de novedad, aporte teórico
y significación práctica, dependiendo del alcance de la tesis.
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución del objeto de investigación
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones
teóricas sobre el objeto de investigación.
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO
2.1 Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema
seleccionado para la investigación.
2.2 Descripción del procedimiento mitológico para el desarrollo de la
investigación.
2.3 Propuesta del investigador: modelo, sistema, metodología, procedimiento
entre otros.
2.4 Conclusiones parciales del capítulo.
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS
DE SU APLICACIÓN
3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación.
3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación. Incluye validación,
aplicación y evaluación de los resultados de la aplicación de la empresa.
~ 9 ~
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1. Origen y evolución
1.1.Origen y evolución de los sistemas de inventarios
Los sistemas de inventarios son herramientas fundamentales para el control de las
mercaderías, las cuales proporcionan información veraz, oportuna, con ahorro de
tiempo y dinero.
El origen y evolución de los sistemas de inventarios ha surgido desde tiempos
remotos, los cuales se mencionan a continuación por varios autores:
Castelo (2009), planteo que el inventario nace junto con la noción de propiedad
privada, y puede remontarse a las primeras sociedades humanas, en donde se
almacenaban y acumulaban bienes como: alimentos, granos, animales y
subproductos.
En el antiguo Egipto disponían de almacenes para recoger el grano, aceite y otros
alimentos que eran necesarios para abastecerse en tiempos de necesidad.
Los egipcios almacenaban sus productos en graneros o silos, los cuales tenían en
la parte superior una escotilla, por la que, con la ayuda de una escalera, la persona
vaciaba el grano, y tenía puertezuelas correderas a nivel del suelo para extraerlo.
Desde hace mucho tiempo también se han usado en el Oriente Medio graneros
subterráneos, preferidos en zonas escasamente pobladas por estar ocultos de la
vista de los merodeadores. Los egipcios, conocían exactamente las cantidades
existentes de grano almacenado y a cuantas personas podían abastecer con el
mismo.
Esta forma de almacenar fue generalizándose en las demás culturas como: Asiria,
Babilonia, Grecia, entre otras.
~ 10 ~
La noción de la administración del inventario ha ido evolucionando con los años y
se puede repasar varias teorías y técnicas en su desarrollo histórico.
Según Acevedo (2014), estableció que desde tiempos inmemorables, los egipcios
y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades
de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así
como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente
a los periodos de escasez. Que le aseguraran la subsistencia de la vida y el
desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos
los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los
inventarios.
Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de
bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte
de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado
confiable de la situación económica de la empresa.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de
materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro
del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas
responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material.
Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las
compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en
el Balance General.
Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades
mejor (la conclusión correcta por razones equivocadas y una forma extraña de
~ 11 ~
tratar un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de
producción tiene una miopía similar. Por lo general creen que mientras más mejor.
Por otra parte, Fernández (2009), planteo que el origen y evolución de los
sistemas de inventarios surgen de las décadas:
Década Características
70´S
Mantener un inventario suficiente con el fin de no parar
ningún proceso ni agotar un producto terminado.
Se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener
altos niveles de inventario, con dos elementos a favor:
* Altos índices de inflación y
* Restricción a las importaciones.
80´S
Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle
cierta dinámica.
Se empezó a hablar de flujo de inventarios.
Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas
(Consumo) /Valor Inventario Promedio) y posteriormente la
velocidad del inventario.
Incluso, se llegó a estudiar la forma de tener cero inventarios.
90´S
Se compra con más facilidad y los índices de inflación son
bajos.
Algunas empresas se aceleraron e incrementaron sus niveles
de inventarios.
Se acrecentó el problema que hoy tienen muchas
organizaciones: Excesos de inventarios.
HOY
Mayor conciencia de lo que cuesta comprar para almacenar.
Nadie quiere cargar con los costos de almacenamiento del
inventario.
Las empresas se preparan para recibir las mercancías con el
fin de pasarlas rápidamente a los eslabones siguientes es en la
cadena.
Tabla 3. Origen y evolución.
Fuente: Elaborado por Fernández, J. (2009).
~ 12 ~
En Internet (2014), manifiesta que los inventarios a principios del siglo pasado,
fueron analizados con criterio estrictamente contable, es decir únicamente
utilizando registros de entradas y salidas, cuyo objetivo principal era estar
informado sobre fugas o pérdidas por malos manejos.
Al aplicar nuevas técnicas de las finanzas, la administración de este rubro fue
cobrando importancia en el análisis económico de las empresas, debido a que se
experimentó una acelerada expansión de la industria norteamericana como
consecuencia de la baja en la producción en la industria europea en el período de
1914 a 1918, en el cual tuvo lugar la primera confrontación bélica mundial.
"En los años posteriores a la primera guerra mundial se dio una recuperación en la
producción de la industria europea, provocando una disminución del mercado de
ese continente para la industria norteamericana, originándose una excesiva
acumulación de productos que no se podían comercializar; la creación de nuevas
técnicas que procuraron una mejor Administración de Inventarios no se hizo
esperar y es así como surgen, además de las Finanzas, otras técnicas y
herramientas de administración como es la computación, la cual originalmente
tuvo aplicación con fines militares durante la Segunda Guerra mundial y en la
post-guerra tuvo múltiples usos en el campo civil, llegando a abarcar con el
transcurso del tiempo, lo que es la Administración de Inventarios en empresas de
toda naturaleza". (Recuperado en http://www.aulafacil.com/gestion-
stocks/curso/Lecc-1.htm. Consultado el 20 de diciembre del 2014 a las 10:20)
Según en el Internet (2015), planteo que en los tiempos primitivos el cambio de
productos se hacía mediante el trueque individual. Mientras las necesidades eran
reducidas y escasas las mercaderías cambiadas, el trueque se desarrolló sin
inconvenientes; pero con la ampliación de los mercados dichas transacciones
resultaban de realización difícil, porque exigían que existiera una coincidencia en
los deseos de las personas que realizaban el trueque.
~ 13 ~
Cuando el producto ofrecido no era el que necesitaba el otro interesado, había que
encontrar una tercera persona que estuviera dispuesta a canjear ese artículo por
otro que fuera del beneplácito del operador original.
El ejercicio continuado del trueque hizo que algunos productos fueran más
demandados que otros, como sucedió con las conchas, flechas y anzuelos en el
período de la caza y la pesca; con el ganado vacuno y ovino en el período pastoril,
y el arroz y tabaco en la etapa agrícola.
En el período de transición a la economía monetaria se utilizaron en la China e
India cierta clase de cuchillos y de anzuelos.
Los bienes de empleo más generalizado como medios de cambio han sido el oro y
la plata, habiéndose mostrado especial preferencia por el oro, que entre otras
condiciones reúne la de no sufrir desgaste con el tiempo y tener un valor
importante en un pequeño volumen, lo que permite su conservación y transporte.
Recuperado en la página web:
http://www.organizacionempresas.com/instituciones-bancarias/historia-moneda.html.
(Consultado el 20 de diciembre del 2014 a las 13:10am).
En síntesis, y teniendo en cuenta las anteriores definiciones, la autora de este
trabajo de investigación establece que el origen y evolución de inventarios se dio
en los pueblos Egipcios y en la antigua Roma, porque se vieron en la necesidad de
hacer frente a los periodos de escasez, de esta forma almacenaban los bienes en
grandes cantidades para ser utilizados en tiempos de sequía y salvaguardaba la
subsistencia de sus pueblos. Y por lo tanto fueron los primeros en realizar la
comercialización de las mercaderías mediante “contratos estimatorios”; esto
quiere decir que consistía en entregar un bien por una estimación de dinero del
precio que tenía ese objeto.
Y tomando la opinión que brinda Fernández en la década de los años 70´s por el
motivo de que las empresas debían ser verificadas para que no exista un
agotamiento de las mercaderías, ya que tenían a su favor las restricciones a las
~ 14 ~
importaciones y los altos índices de la inflación que surgía en ese entonces, la cual
se empezaron a calcular el índice de rotación de los inventarios en la década de
los 80´s. Las organizaciones se confiaron y empezaron a comprar mercaderías
para así incrementar sus inventarios pero uno de sus errores fueron que los índices
de inflación bajo, la cual provocó que las instituciones mantengan una excesiva
acumulación de mercaderías y sufrieran pérdidas económicas. En la actualidad las
entidades son conscientes de lo que cuesta comprar para almacenar, la mayoría
adquieren productos de acuerdo a su temporada para así, no tener acumulado sus
mercaderías y no tener pérdidas económicas.
1.2. Marco conceptual
1.2.1. Definición de inventario
Zapata (2011), planteo que las mercaderías son aquellos artículos de comercio
adquiridos que se disponen para la venta, y que no sufren ningún proceso de
transformación o adición significativo.
Según Bravo (2011), manifiesta que las mercaderías de una empresa son todos los
bienes que están destinados para la venta y que constituyen el objeto mismo del
negocio.
Para Oliveras, E., Soldevila, P. y Bagur, Ll. (2010), menciona que son aquellos
bienes de propiedad de la empresa que serán destinados para la venta en el
transcurso de la propiedad explotación, o bien aquellos que serán utilizados,
consumidos y trasformados en el proceso de producción.
Finalmente de las anteriores definiciones mencionadas se establece que las
mercaderías son bienes de propiedad de la empresa, las cuales son destinadas para
la venta y los que no sufren ningún proceso de transformación alguna.
1.2.1.1. Importancia de inventarios
Según Castelo (2009), planteo que el inventario es, por lo general, el activo mayor
en los balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
~ 15 ~
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
La alteración del inventario de mercadería tiene efecto directo sobre la utilidad de
la empresa, lo que significa una sobrestimación o subestimación en el pago de
impuestos y participaciones.
Castelo (2009), menciona si existe un error en el inventario, naturalmente,
conducirá a otras cifras erróneas en la hoja de balance, tales como el total de los
activos corrientes, los activos totales, el patrimonio y el total de pasivos más el
patrimonio. El error afectará también las cifras claves en el estado de resultados,
tales como el costo de las mercaderías vendidas, la utilidad bruta en ventas y el
ingreso neto para el período. Es importante reconocer que el inventario final de un
año constituye el inventario final para el próximo año. En consecuencia el estado
de resultados del siguiente año quedará también errado en el valor total del error
inicialmente cometido en la valoración del inventario. Las empresas dedicadas a
la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará
origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información
resumida y analizada sobre sus inventarios.
“Las cuentas más importantes en los activos corrientes son: el efectivo, las cuentas
por cobrar, y los inventarios. De estos tres sin duda el más valioso es el inventario
de mercaderías, debido a su tamaño relativamente grande”. En la mayoría de los
negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen
efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.
Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las
quiebras de los negocios. Cuando una firma involuntariamente se queda sin
inventario, los resultados son negativos. Si la firma es una tienda de menudeo, el
comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la
falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en
casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el contrario si una firma
mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede
representar la diferencia entre utilidades y pérdidas.
~ 16 ~
La administración hábil de los inventarios, puede hacer una contribución
importante a las utilidades mostradas por la firma. (Castelo, 2009)
De lo mencionado anteriormente es muy necesario dar gran importancia a los
inventarios ya que pueden afectar a la empresa, desde el momento de existir
acumulación de mercaderías, por tal motivo se debe tomar en cuenta que es
indispensable mantener un equilibrio en su stock, para que así en un periodo
determinado, no afecte el equilibrio económico de la organización.
De esta manera tener una administración importante de los inventarios, ya que
representa a una de las cuentas de mayor valor en los activos, la cual se debe
mantener mayor atención, porque entre mayor es la acumulación de mercadería
surge mayor inversión y por tal motivo producen efectos importantes sobre todas
las funciones principales de la empresa, las que pueden provocar inventarios
excesivos y un costo de mantenimiento adicional, la que puede representar la
diferencia entre utilidades y pérdidas.
1.2.2. Administración de inventarios
Armendariz (2015), manifiesta que consiste en mantener un manejo adecuado de
los inventarios, la cual permitirá a la empresa conocer si existe la mercadería
suficiente, para cubrir su demanda, de esta manera les ayudará a tomar decisiones
en su actividad económica, sabiendo si tiene (pérdidas o ganancias). Por otra
parte, es necesario tomar medidas necesarias para establecer la situación
financiera de la organización; ya sea en minimizar la inversión de los inventarios
o maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, mediante
políticas de compras.
1.2.3. Tipos de Inventario
Armendariz (2015), define que los inventarios son muy importantes para las
empresas en general, ya que varían ampliamente entre sus distintos grupos.
Los inventarios forman parte del Activo y se han clasificado de acuerdo a su
utilización en las siguientes clases:
~ 17 ~
Según su nivel de terminación:
Inventario de materia prima: representa todos los elementos o existencias
de insumo básico para la elaboración del producto. Son aquellos materiales o
artículos que no son sometidos a ningún cambio y están en espera para ser
utilizados para cualquier producto. Y son artículos que interviene con mayor
grado a la producción, son considerados como “Materia Prima”.
Inventario de productos en proceso: consiste en todas las existencias o
materiales que llegaran a ser un componente para un producto terminado,
mientras no concluya su proceso de fabricación, a medida que se vaya
añadiendo la mano de obra, otros materiales y además de los cotos
indirectos. Son productos parcialmente terminados que se encuentran en un
grado de las etapas o de los procesos para convertirse en un producto
terminado.
Inventario de productos terminados: los inventarios de productos
terminados son todos los artículos que se han producido para vender y
aquellos bienes que han alcanzado el nivel de terminación total y que ahora
son aptos y disponibles para la distribución y venta. Comprende la toma
física de inventarios que se encuentran en las empresas manufactureras o
industriales, es decir, los que todavía no han sido vendidas.
Inventario de materiales y suministros: son aquellos artículos que son
utilizados para elaboran los productos en la empresa, los cuales no pueden
ser cuantificados de una manera exacta. Como puede ser: pintura,
lubricantes, Tornillos, clavos entre otros.
Según su localización respecto a las instalaciones de la empresa:
Inventario en tránsito: son bienes pertenecientes a la empresa, que no se
encuentran en las instalaciones de la empresa porque son unidades que
deben moverse de un lugar a otro. Mientras que el inventario o mercancía
~ 18 ~
se encuentra destinadas como mercancías en ruta, en control de recepción,
entre otras.
Inventario en planta: son todas las unidades bajo custodia de la empresa
y que se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo:
Almacén de materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje,
almacén de herramientas, almacén de mantenimiento, etc.
Según su función:
Inventario operativo: trata de establecer reposiciones de las mercaderías
que existen mayor demanda en el mercado y de esta manera cubrir la
necesidad futura con los clientes.
Inventario de seguridad: este inventario permite a la empresa, evitar,
prevenir que exista interrupción en la demanda causado por demoras en:
la entrega del producto, por huelgas, por productos que al ser de mala
calidad no podrán ser aceptadas y por la calidad de servicio. De esta
manera se utiliza para prevenir faltantes debido a las fluctuaciones de la
demanda.
1.2.4. Gestión de inventarios
Crueles (2012), manifiesta que consiste en un proyección de la evolución futura
de los stock que nos permite establecer un programa de compra, controlando los
pedidos a los proveedores.
Se dedica analizar, determinar y controlar las existencias, mediante la
coordinación y la eficiencia de la administración, de tal forma garantizar un nivel
adecuado de los inventarios, pues es necesario responder ciertas preguntas como:
¿cuándo? ¿Cuánto? se requiere de mercaderías.
1.2.5. Categorización de costes de inventario
Vermorel, E. (2013), define que una vez más, si bien en la literatura pueden
hallarse muchos puntos comunes, las categorías y subcategorías de inventario
fluctúan y se superponen, o se designan con nombres diferentes. No pretendemos
exponer a continuación la clasificación correcta, sino simplemente una que, con
~ 19 ~
suerte, pueda tener sentido (nuevamente, concentrándonos en el comercio) y
pueda ser útil para que los encargados tengan una idea acabada de los costos del
inventario.
Los costos de inventario se dividen en 3 categorías principales:
Costos de ordenamiento (también llamados costos de preparación);
Costos de almacenamiento (también llamados costos de tenencia);
Costos de faltas de existencias (también llamados costos de escasez).
Definimos brevemente estos conceptos pero, entre esas tres categorías, los costos
de almacenamiento se ganan casi toda nuestra atención.
Costos de ordenamiento
Vermorel, E. (2013), manifiesta que el costo de ordenamiento (también llamado
coste de preparación, en el sector de los fabricantes), o el coste de
reabastecimiento de inventario, cubre la fricción creada por las órdenes mismas,
es decir, los costos en que se incurre cada vez que se realiza una orden. Estos
costos se pueden dividir en dos partes:
El costo del proceso de ordenamiento en sí mismo: puede considerarse un
costo fijo, independiente de la cantidad de unidades ordenada. Generalmente
incluye las tarifas de la realización de la orden y los costos administrativos
relacionados con la facturación, la contabilidad o la comunicación. Para
actividades comerciales grandes, en especial para los minoristas, esto puede
reducirse al costo amortizado del sistema EDI (intercambio electrónico de
datos), que permite reducir significativamente los costos del proceso de
ordenamiento (a veces, de varias órdenes de magnitud).
Los costos de logística entrante, relacionados con el transporte y la recepción
(descarga e inspección). Esos costos son variables. Luego, el costo de envío
del proveedor depende del volumen total ordenado, lo que a veces produce
variaciones importantes en el costo por unidad de la orden.
~ 20 ~
No es fácil elaborar siquiera una estima aproximada del costo de ordenamiento, ya
que incluye elementos que son específicos del sector comercial e incluso
específicos del producto: los proveedores pueden ser locales o extranjeros, pueden
tener reglas de entrega solo por palé en lugar de por unidad, o solo cuando se
ordena una determinada cantidad de productos, y, además, pueden ofrecer
descuentos por volumen, etc.
Existen formas de minimizar estos costos; más precisamente, de determinar la
relación adecuada entre costos de almacenamiento y descuentos por volumen,
equilibrando de este modo el costo de ordenar demasiado con el costo de ordenar
demasiado poco (básicamente, un inventario más pequeño en general lleva a más
órdenes, lo que se traduce en mayores costos de ordenamiento, pero también
implica menos costes de almacenamiento). Esto generalmente se logra mediante el
cálculo de la cantidad económica de la orden (EOQ). Sin entrar en detalles,
agreguemos simplemente el siguiente recordatorio: si bien en la literatura aparece
generalmente un modo clásico para calcular la EOQ con la fórmula Wilson, esta
fórmula en particular —que data de 1913— es una solución poco eficaz para los
minoristas, principalmente porque supone que el coste de ordenamiento es plano.
(Vermore, 2013)
Costos de almacenamiento
Vermorel, E. (2013), define que los costos de almacenamiento son esenciales para
un punto de vista estático del inventario; es decir, al concentrarse en el impacto de
tener más o menos inventario, independientemente del flujo de inventario.
Una vez más, la clasificación varía en la literatura; la categorización que
proponemos es la siguiente:
Costos de capital (o cargos financieros)
Costos de espacio de almacenamiento
Costos de servicios de inventario
Costos de riesgo de inventario
~ 21 ~
Costos de capital
Vermorel, E. (2013), menciona que es el componente más grande entre los costos
de almacenamiento de inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los
intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido
en el inventario (en lugar de en títulos del tesoro, fondos de inversión, etc.).
Determinar los costos de capital puede ser más o menos complicado según la
actividad comercial. Es posible, no obstante, dar algunas reglas básicas: es
importante entender cuál es la parte financiada externamente y cuál la parte
financiada mediante flujo de caja interno; y es igual de importante evaluar el
riesgo de inventario en la propia actividad.
Costos de espacio de almacenamiento
Vermorel, E. (2013), establece que incluyen el costo del mantenimiento del
establecimiento y los servicios (luz, aire acondicionado, calefacción, etc.), el costo
de la compra, la depreciación, o el alquiler y los impuestos de la propiedad.
Claramente, estos costos dependen en forma significativa del tipo de
almacenamiento elegido; por ejemplo, si los depósitos son de propiedad de la
compañía o alquilados. Para actividades más pequeñas, cuando el mismo edificio
se utiliza para diferentes propósitos, es preciso determinar la parte del edificio que
se asocia a la recepción y al almacenamiento de inventario.
En esta categoría, deberíamos señalar también un fenómeno problemático: la
saturación del espacio de almacenamiento. Esta saturación puede causar el
aumento de costos en un modo absolutamente no lineal creando toda clase de
costos adicionales. Por ejemplo, cuando un depósito alcanza el punto de
saturación, el movimiento dentro de este se vuelve casi imposible; los flujos se
detienen, a veces por completo, y resulta difícil remediar esta situación
rápidamente encontrando capacidad de almacenamiento adicional de emergencia.
Para las compañías que padecen este tipo de problemas, el tiempo y el dinero
necesarios para ordenar el desorden y reiniciar los flujos es considerable. Hemos
~ 22 ~
observado que en algunos casos, la repetición de este tipo de situaciones 3 o 4
veces por año bastaron para ocupar, a lo largo de un año, más de la mitad del
tiempo de los equipos de cadena de suministro.
Costos de servicios de inventario
Vermorel, E. (2013), menciona que incluyen seguro, hardware de TI y
aplicaciones (para algunas actividades, equipos RFID y otros), pero también el
manejo físico con los correspondientes recursos humanos, gestión, etc. También
podemos poner en esta categoría los gastos relacionados con el control de
inventario y el recuento de ciclos. Por último, si bien son una especie de categoría
en sí mismos, es posible incluir los impuestos en esta categoría.
Al utilizar proveedores logísticos terceros (3PL), esos costes podrían presentarse
como un solo junto con los costes de espacio de almacenamiento, y se pueden
determinar de un modo bastante claro.
Costos de riesgo de inventario
Vermorel, E. (2013), define que cubren esencialmente el riesgo de que los
artículos puedan sufrir desvalorizaciones a lo largo del período de
almacenamiento. Esto es especialmente relevante en la industria minorista y con
los productos perecederos.
Los riesgos incluyen, en primer lugar, la merma del inventario, que es
básicamente la pérdida de productos entre la compra a los proveedores (es decir,
el inventario registrado) y el punto de venta (es decir, el inventario real), causada
por errores administrativos (errores en el envío, productos extraviados, etc.), robo,
hurto o fraude por parte del comerciante (incluido el robo por parte de
empleados), daños en tránsito o durante el período de almacenamiento (debido a
almacenamiento incorrecto, daños debidos al agua o la calefacción, etc.).
Los costes de riesgo de inventario también tienen en cuenta la obsolescencia, es
decir, los costes generados por productos que se vencen, o por artículos que se
vuelven obsoletos (especialmente en el caso de los productos electrónicos de
~ 23 ~
consumo, pero también en los artículos que se destacan por un nuevo envoltorio o
presentación, etc.).
Determinar el valor de los costes del riesgo de inventario no siempre es tan directo
como podría parecer. Por ejemplo, debemos considerar el valor de las pérdidas a
lo largo de un determinado período de tiempo (dividido por el inventario medio
durante ese mismo período). Sin embargo, las pérdidas no siempre se tienen en
cuenta del modo adecuado, los recuentos de ciclos no siempre son regulares, etc.
En algunas compañías, los artículos que deberían liquidarse continúan siendo
almacenados por años.
Costos de faltas de existencias
Vermorel, E. (2013), establece que para tener un panorama completo de los costes
de inventario, deberíamos agregar también los costes de faltas de existencias (o
costes de escasez), es decir, los costes en los que se incurre cuando tienen lugar
situaciones de faltas de existencias. Para los minoristas, estos pueden incluir los
costes de envíos de emergencia, el cambio de proveedores con entregas más
rápidas, la sustitución por artículos menos rentables, etc. Mientras que este tipo de
costes puede determinarse con bastante precisión, otros no son tan fáciles de
identificar, como el coste en términos de pérdida de fidelidad del cliente o la
reputación general de la compañía.
Según Charco (2014), planteó que el Costo del Inventario en la Contabilidad con
NIIF se debe realizar la medición de los Inventarios conforme a lo señalado en la
Norma Internacional de Contabilidad 2 (NIIF Completas), el valor de los
inventarios a reconocerse en los Estados Financieros deberá ser el menor, entre el
costo y el Valor Neto Realizable (VNR).
Mientras que, de acuerdo a la Sección 13 de la NIIF para PYMES, el valor de los
inventarios será, el menor entre el costo y el precio de venta estimado (PVE)
menos los costos estimados para terminar su producción (CEP) y llevar a cabo su
venta (CEV).
~ 24 ~
Costo del Inventario en la Contabilidad
Según la Norma Internacional de Contabilidad NIC2, tenemos:
1. Costo de inventario = costos de adquisición + costos de transformación +
otros costos.
2. Costos de adquisición = precio de compra + aranceles de importación +
otros impuestos (no recuperables en su naturaleza) + otros costos directos.
3. Costos de transformación = costos directos + costos indirectos (costos
indirectos de producción distribuidos).
4. Costos indirectos de producción distribuidos = costos indirectos fijos +
costos indirectos variables de producción.
Según Zapata (2011), la NIC 2 de inventarios exige que las compras a crédito se
contabilicen a valor presente (VP); por tanto, se debe desglosar los intereses que
con seguridad estarán implícitos en el precio de lista de los bienes comprados
(mercaderías, materias primas, accesorios, repuestos, etc.)
Para determinar el valor del costo financiero será necesario averiguar al
proveedor la tasa de interés (%) que ha generado el precio; de no ser posible esta
información, entonces se toma la tasa (%) de interés legal máxima permitida,
vigente a la fecha de la compra.
Calculo de interés implícito en el precio:
𝑉𝑃 =M
(1 + 𝑖)𝑛
VP
M
I
N
=
=
=
=
Valor presente
Monto
Tasa interés proporcional a tiempo, 00/12
Numero de periodos
~ 25 ~
Para el registro en el diario es el siguiente
Costos del inventario
ParaAlfau, M. (2012), manifiesta que al tomar cualquier decisión que afecte el
tamaño del inventario, es necesario considerar los costos siguientes.
Costos de manteamiento (o transporte): Esta amplia categoría incluye los
costos de las instalaciones de almacenamiento, manejo, seguros, desperdicios,
y daños, obsolescencia, depreciación, impuestos el costo de oportunidad del
capital.
Costos de configuración (o cambio de producción): La fabricación de cada
producto comprende la obtención del material necesario, el arreglo de las
configuraciones especificas en el equipo, el llenado del papeleo requerido, el
cobro apropiado del tiempo y el material y la salida de las existencias
anteriores.
Costos de pedidos. Estos costos se refieren a los administrativos y de oficina
por preparar la orden de compra o producción.
Costos de faltantes. Cuando las existencias de una pieza se agotan, el pedido
debe esperar hasta que las existencias se vuelvan a surtir o bien es necesario
cancelarlo.
FECHA DEBE HABER
200X x
Dic. 31 COSTO FINANCIERO xxx
INVENTARIO DE MERCADERIAS xxx
IVA EN COMPRAS xxx
xxx
xxx
xxx
CUENTA
Ref. para registrar compras a credito 180 dias, con un interes ímplicito del 18% anual
IVA RETENIDO FUENTE POR PAGAR (30%) DEL IVA
IR RETENIDO FUENTE POR PAGAR (1%) DE LA FACTURA
PROVEEDORES
~ 26 ~
Modelos de control de inventarios y su costo
Finalmente para Chaves (2010), habla que la existencia de bienes mantenidos
para su futuro uso (o venta, si se habla de producto terminado) se define como
inventarios. Por lo tanto, se encontraran inventarios de materias primas,
subproductos, productos terminados y hasta inventarios de productos a medio
procesar o partes dentro del proceso.
Para administrar estos inventarios, hay que valorar los cotos en que se incurre al
hacerlos, como los son el costo de pedir o adquisición (CA), el costo de
preparación (CP) para abastecerlos, el costo de mantener (CM) estos inventarios e
bodegas u otros, y el costo por faltantes (CF) por no pedir o reabastecer el
inventario a tiempo, que se ilustraran más adelante.
La filosofía de justo a tiempo (JAT) plantea la importancia de minimizar los
inventarios. La eliminación de cestos es muy difícil en muchos casos, pese a los
excelentes métodos de pronósticos con que se cuenta para poder estimar
demandas y otros acoplar las diferentes operaciones de un proceso productivo, y
que no se producen inventarios ya sea de materia prima, subproductos o productos
terminad, e muchas ocasiones se dificulta. Es necesario basare en modelos de
control de inventarios luego de pronosticar, para lograr optimizar los tiempos de
pedido y bajar los costos de mantener en bodega, o en el lugar de proceso algunos
materiales o ya productos terminados. Actualmente, muchas organizaciones
justifican el mantener inventarios, con la urgente necesidad de producto en un
momento dado, generándose un costo de oportunidad perdido eventualmente
(CF). Es posible comprobar que los costos de mantener en bodega día con día
crecen y pueden llegar las finanzas de la empresa. Las corrientes filosóficas
japonesa enseñan el minimizar los inventarios y fabricar únicamente lo necesario.
En este apartado se consideran los modelos de control de inventarios más
utilizados y prácticos, con el objeto de que el estudioso logre dominarlos, para
beneficio de la organización para la cual labora.
~ 27 ~
COSTO DE PEDIR O DE ADQUISICIÓN (CA)
Chaves (2010), define que la organización incurre en el costo de pedir o de
adquisición (CA) como consecuencia de las políticas de inventario e inventarios
que la empresa desee mantener en la planta. Es importante definir las cantidades a
pedir y los procedimientos a seguir para hacer este pedido. Se fundamentan estos
costos básicamente en las inversiones que tienen que hacer la empresa para
transportar o manejar los productos hasta su planta. Esto incluye la solicitud de los
materiales o la confección de una orden de compra, la expedición de los
materiales el fabricante, el seguimiento de las órdenes, su colocación en el
inventario y el pago a los vendedores (administración y contabilidad de costos).
COSTO DE MANTENER (CM)
El costo de mantener (CM) son los costos cargados al inventario por mantener
este en las bodegas o en los lugares de trabajo. Es un costo en que incurre la
empresa al tomar la decisión de mantener inventarios en la organización al igual
que los costos de pedir, estos son difíciles de determinar, por falta de registros en
la mayoría de las empresas. Se facilita una guía para poderlos determinar con
mayor facilidad.
COSTOS POR FALTANTES (CF)
En el costo por faltantes (CF) se incurre cuando hay que retirar unidades del
inventario y no se tiene existencia. El no poder satisfacer las órdenes de los
clientes inmediatamente puede hacer perder ventas e imagen corporativa, de tal
Costo de pedir o de adquisición (CA): costo relacionado con la
adquisición de los materiales
Costo de mantener (CM): costo de mantener un inventario dentro de la
organización.
~ 28 ~
forma que los clientes insatisfechos compraran en otro lugar y quizás no vuelvan a
nuestra empresa (costo de oportunidad).
1.2.6. Técnicas de inventarios
Existen muchas técnicas disponibles para administrar eficazmente el inventario de
la empresa. Las cuales se va mencionar a continuación:
1.2.6.1. Técnicas de reposición de inventarios
Castellanos (2012), planteó que como su nombre lo indica los sistemas de
reposición de inventario, son técnicas utilizadas para el reaprovisionamiento de
los inventarios que se agotan, manteniendo los niveles de inventarios bajo ciertos
rangos preestablecidos. El objetivo de estas técnicas es básicamente asegurar que
se mantiene los niveles de existencias necesarias para vender o reabastecer pero
no permite planificar o establecer un inventario objetivo en un horizonte de
tiempo futuro. Las técnicas de reposición de inventarios son reactivas porque
funcionan cuando el inventario se ha agotado en un determinado nivel o cantidad
y establecen un rango en el cual los inventarios deben mantener su nivel mínimo y
máximo, así como su nivel de reaprovisionamiento.
a) Sistemas KANBAN
El sistema KANBAN es un sistema de reposición y de arrastre basado en la
utilización de una serie de tarjetas, que dirigen y controlan la producción entre los
distintos centros de trabajo (CT)1 . De modo general el Kanban es una señal que
establece el momento en que ocurren los reabastecimientos para la reposición de
los inventarios entre diferentes estaciones de trabajo (lo cual incluye hasta los
proveedores) que han caído a consecuencia de una demanda, estableciendo una
1Dirección de operaciones – Aspectos Estratégicos en la producción y los servicios. (José Antonio Domínguez Machuca)
Costo de faltantes (CF): costo de no poder retirar unidades del
inventario por no haber existencia de producto.
Costo de oportunidad: costo que se pierde al no poder suplir a un
cliente lo que necesita por falta de existencia de producto.
~ 29 ~
operación en cadena que arranca desde las etapas más cercanas al cliente o
consumidor y se mueve hacia las etapas de aprovisionamiento o proveedor.
Tipos de KANBAN y funcionamiento del sistema
Castellanos (2012), menciona que antes de poner en funcionamiento un sistema
KANBAN es necesario realizar en la planta de producción o estaciones de trabajo,
lo que incluye al proveedor, una serie de transformaciones físicas.
Fijar el diagrama de flujos de forma que cada elemento provenga de una solo
lugar y tengo solo un camino definido a lo largo de la ruta de producción.
Al suministrarse los almacenes, cada CT debe contar con una zona donde
depositar sus inputs y almacenar los outputs o ítems elaborados.
Cualquier puesto de ensamblaje, deberá dividir su zona de inputs con lugares
determinados para cada uno de ellos, operación similar ocurrirá con la zona de
outputs.
La instalación de uno o más buzones servirán para la recogida de los KANBANS.
Tipos de KANBAN
KANBAN de transporte o de movimiento que se mueven entre dos puestos de
trabajo e indican las cantidades de producto a retirar del proceso anterior.
KANBAN de producción, se mueven dentro del puesto de trabajo y funcionan
como orden de fabricación.
~ 30 ~
Reglas
Regla 1. El proceso posterior recogerá del anterior, del lugar adecuado, los
productos necesarios en las cantidades precisas.
Regla 2. El proceso precedente deberá fabricar sus productos en las cantidades
recogidas por el proceso siguiente. Las reglas 1 y 2 permitirán que la planta de
producción funcione como una línea de transporte ideal, utilizando el KANBAN
como medio de conexión de todos los procesos.
Regla 3. Los productos defectuosos nunca deben pasar al proceso siguiente, dado
que cualquier producto defectuoso que sea encontrado por el proceso siguiente
difícilmente podrá ser sustituido a tiempo, pudiendo originar una parada de la
línea de producción.
Regla 4. El número de KANBAN debe disminuirse, dado que cuando un
contenedor está lleno de piezas debe tener adherido un KANBAN, la cantidad
máxima de inventario entre dos puestos de trabajo coincidirá con la siguiente
formulación:
b) Punto de re-orden
Castellanos (2012), define que su aplicación es principalmente para inventarios de
productos terminados y para repuestos con una demanda bastante continua. (es
decir artículos de demanda independiente).
Consiste en una estimación de la demanda durante el lead time de
reaprovisionamiento más un stock de seguridad.
Es una señal - que de manera exacta consiste en un nivel de inventario -, que
indica que cuando se alcanza el nivel de inventario para reponer, es el momento
INVENTARIO MÁXIMO= capacidad del contenedor X número de KABAN
puestos en circulación.
~ 31 ~
en que se debe colocar un pedido tal y como se puede observar en la gráfica No 1,
cuya fórmula es la siguiente:
Gráfico 1. Del punto de re- orden.
Fuente: elaborado por Castellanos (2012).
El punto de re-orden asume una demanda constante y asume una cantidad de
compra fija.
Si se genera la orden de compra por debajo del punto de re-orden, se debe
aumentar la orden en una cantidad necesaria para llegar hasta el stock máximo.
El punto de re-orden es una técnica de reposición conocida como “Sistema de
revisión continua” consiste en revisar continuamente la existencias de materiales.
Cuando dichas existencias caen por debajo del punto de re-orden R, se solicita una
cantidad fija Q. Esta técnica es también llamada sistema Q, o sistema de cantidad
fija de pedido.
Es conocido como sistema de revisión periódica o “P”, la revisión de las
existencias se realiza de manera periódica o a intervalos fijos; se fija un valor de
PUNTO DE RE-ORDEN= Demanda x Lead Time + Stock de Seguridad
STOCK MÁXIMO = Stock de seguridad + Lote de compra
~ 32 ~
inventario máximo al cual se debe llevar con la compra, el stock máximo debe
cubrir la demanda en el intervalo que transcurre hasta la siguiente revisión más el
tiempo que dura el reaprovisionamiento.
Castellanos (2012), menciona que se debe establecer una política que indique la
frecuencia de colocación de pedidos y se recomienda usar la siguiente formula
una vez defina la frecuencia de revisión.
Una versión más compleja de los sistemas de reposición de inventarios son los
sistemas Pull, también conocidos como Justo a Tiempo o cero inventarios. Para
comprender mejor en qué radica la complejidad de este sistema veamos algunas
características que definen este sistema:
No existen inventarios de productos (terminados o materias primas).
El pronóstico de demanda es una herramienta que permite proyectar las
actividades de producción, compra o distribución más no su planificación.
Las actividades de compra, distribución o transporte o producción se
planifican únicamente mediante un pedido o señal (Kanban).
No existen restricciones logísticas como lead time, lotes mínimos de compra
o producción. Para eliminar estas restricciones las empresas se integran
geográficamente para eliminar el lead time, emplean lean manufacturing
para flexibilizar las capacidades productivas o se traslada la responsabilidad
del inventario al proveedor.
1.2.6.2. Técnicas de planificación de inventarios
Castellanos (2012), menciona que las técnicas de planificación de inventarios se
caracterizan porque permiten establecer un nivel de inventario objetivo en el
corto, mediano y largo plazo. Son técnicas de carácter preventivo porque de
manera anticipada establecen las cantidades a comprar, producir o distribuir para
alcanzar un inventario objetivo (es decir se determina el reaprovisionamiento
CANTIDAD A COMPRAR = Demanda x (Frecuencia de revisión) +
Demanda x Lime Time – stock de actual
~ 33 ~
antes de que ocurra el consumo o agotamiento de inventario). Las técnicas de
planificación de inventario requieren de la elaboración de pronósticos de demanda
y toman en cuenta restricciones logísticas como lead times, lotes de compra,
eficiencias de planta, etc.
Castellanos (2012), define que las técnicas de planificación de inventario en su
aplicación requieren la consideración de las siguientes características:
Los inventarios en todas sus etapas (productos terminados, materias primas)
existen para responder de manera inmediata a las necesidades de los clientes
(internos o externos).
Procesos de planificación de la demanda que generan pronósticos a diferentes
niveles de agregación o desagregación (ejemplo: familias de productos,
marcas, o tan detallados como pronósticos por productos y canales de
distribución)
Los pronósticos tienen horizontes de corto, mediano y largo plazo.
La planificación de la producción, distribución y compra (aprovisionamiento)
se realiza mediante pronósticos.
Los diferentes procesos de planificación (compra, producción , distribución)
toman en cuenta las restricciones logísticas como lead times de compra o
producción, lotes de mínimos de compra, distribución o producción, vida útil
de los productos
Castellanos (2012), establece que el abastecimiento hacia los centros de venta o
distribución suele usar transporte de gran capacidad y al emplear pronósticos por
canal o centro de distribución la técnica usada para planificar los inventarios en
dichos centros de distribución se conoce como DRP
La planificación de la producción se realiza después de correr el DRP si la
organización posee centros de distribución. Si la organización no posee redes
de distribución el pronóstico agregado será el insumo para planificar la
producción.
La planificación del aprovisionamiento de materiales, se realiza una vez se
realiza la corrida de MPS y la técnica utilizada. Si la organización no posee
~ 34 ~
actividades productivas el pronóstico se constituye en el elemento de entrada o
insumo para correr MRP y calcular las necesidades de compra de bienes para
distribución.
Como se muestra en la gráfico 2, el proceso de planificación de inventarios
independientemente de cuál sea el proceso logístico en que se utiliza: compras,
producción o distribución, básicamente es un proceso de comparación de las
existencias disponibles de artículos en cada proceso de las necesidades o
demandas determinadas para cada uno de los artículos en dichos procesos en un
horizonte de planificación de corto, mediano o largo plazo. Las técnicas de
planificación de inventarios se subdividen en 3 grandes áreas o procesos:
a) Distribution Requirement Planning (DRP)
Castellanos (2012), define que es una técnica de planificación de inventarios para
centros de distribución o almacenes secundarios dentro de una red logística de
almacenes usados para la distribución a clientes finales, detallistas o mayoristas y
es la base para crear el plan de distribución primaria , es decir el plan de
reabastecimiento usando transporte de gran capacidad. Mediante el DRP se
establecen las cantidades o asignaciones de productos que se deben movilizar para
asegurar la disponibilidad de existencias y el nivel de inventario objetivo en los
centros de distribución o almacenes. Cuando la cantidad de productos que se
moviliza en el transporte masivo es muy variada suele ser llamado a la asignación
como “cantidad de resurtido”.
~ 35 ~
Gráfico 2. Proceso de planificación de inventarios aplicando a procesos de distribución primaria,
producción y aprovisionamiento o compras.
Fuente: Manual SAP R/3
El DRP es una técnica análoga de MRP, de hecho es la aplicación de ésta técnica
en el área de distribución y como muestra la Gráfico 3 consta de elementos de
entrada y elementos de salida.
Gráfico 3. Proceso de la Técnica DRP.
Fuente: Manual SAP R/3
PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE INVENTARIOS APLICANDO A
PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN PRIMARIA, PRODUCCIÓN Y
APROVISIONAMIENTO O COMPRAS
~ 36 ~
Como se puede ver en la gráfico 3, los elementos de entrada de la técnica DRP
son:
Pronóstico: es la demanda futura estimada mediante el uso de herramientas
tecnológicas y que es utilizada a nivel diario para cada artículo dentro del
centro o almacén de distribución.
Lista de distribución: determina las cantidades o mezclas de productos que se
pueden colocar hasta llenar un furgón, contenedor u otro medio de transporte a
un determinado nivel de capacidad.
El inventario en el centro de distribución se utiliza para comparar con las
demandas pronosticadas y determinar o calcular las necesidades de
reaprovisionamiento.
La política de inventario que determina el nivel de inventario que se debe
reaprovisionar para sostener un determinado nivel de venta futura.
El lead time de transporte que es el tiempo que demora una asignación de
producto en llegar hasta el centro o almacén de distribución
b) Material Requirement Planning (MRP)
Castellanos (2012), establece que el MRP (Material RequirementPlanning/
Planificación de Requerimiento de Materiales) es un sistema de planificación y
control para usos a corto, mediano y largo plazo que permite visualizar
necesidades en el futuro y controlar el momento en que se debe realizar el
reaprovisionamiento.
El MRP está basado en un concepto conocido como Demanda Dependiente (la
cual depende del programa de producción) y en general al trabajar con decenas o
cientos o miles de materiales o productos es imprescindible realizar una
agrupación por familias u otro criterio que facilite realizar su revisión, estos
grupos de materiales deben poseer como requisito indispensable un semáforo que
permita identificar la criticidad del proceso de planificación para el suministro. No
obstante en el caso de procesos de empresas que comercializan y no producen,
también es el MRP la técnica de planificación de inventarios utilizada.
~ 37 ~
Las tres principales entradas y salidas de la técnica MRP se muestran en la
Gráfico 4
Gráfico 4. Proceso Técnica MRP.
Fuente: Manual SAP R/3
Como puede observarse en la Gráfico 4, los elementos de entrada de la técnica
MRP son:
BOM( Bill of Materiales)
Es una lista de materiales que permite obtener información útil para reconstruir el
proceso de manufactura. Esta lista posee información de los componentes que
conforman cada producto y posee información del estándar de consumo de cada
material y su factor de desperdicio.
Maestro de Materiales.
Es una base de datos, en la que material o producto está identificado mediante una
codificación, y posee información útil para los diferentes procesos de la empresa
Ejemplo: para Almacenamiento datos como peso, volumen, vida útil, estante de
ubicación; para Finanzas: costos de adquisición, precio de venta; Planificación:
historial de consumo o venta, centros donde se almacena. Etc.
~ 38 ~
a) Lead time de materiales
Se refiere al tiempo que toma la adquisición de materiales desde que se envía la
orden de compra hasta que se recibe en las instalaciones de la empresa
compradora.
Plan Maestro de producción/DRP/Forecast.
Dependiendo del proceso, si la técnica MRP se usa para calcular las necesidades
de compra de materias primas el programa maestro de producción es uno de los
elementos principales para calcular las necesidades de materias primas. Si se trata
de un proceso de compra para empresas comercializadoras o distribución el
pronóstico sustituye al programa de producción como fuente de cálculo de las
necesidades futuras
El inventario en el centro de distribución se utiliza para comparar con las
demandas pronosticadas y determinar o calcular las necesidades de
reaprovisionamiento. De igual manera el inventario de materiales sirve para
comparar las existencias disponibles con las demandas futuras para
producción
La política de inventario que determina el nivel de inventario que se debe
reaprovisionar para sostener un determinado nivel de consumo de materias
futuros en producción o de venta futura.
b) Master Production Schedule (MPS)
Castellanos (2012), señala que se crea órdenes de producción destinadas a
satisfacer la demanda. Es la programación de las unidades que se han de producir
en un determinado periodo de tiempo dentro de un horizonte de planeación. El
horizonte de planeación es el tiempo a futuro en el cual se van a producir los
artículos, puede ser 3 meses, 6 meses, 1 año. El MPS se inicia a partir de los
pedidos de los clientes de la empresa o de pronósticos de la demanda, éstos llegan
a ser un insumo del sistema diseñado para satisfacer la demanda del mercado, el
MPS identifica las cantidades de cada uno de los productos terminados y cuándo
es necesario producirlo durante cada periodo futuro dentro del horizonte de
planeación de la producción. El MPS proporciona la información focal para el
~ 39 ~
sistema MRP, controla las acciones recomendadas por el sistema MRP en el ritmo
de adquisición de los materiales y en la integración de los subcomponentes, los
que se engranan para cumplir con el programa de producción del MPS. Como se
puede observar en la gráfico 5, los elementos de entrada de la técnica MPS son:
BOM( Bill of Materiales)
Es una lista de materiales que permite obtener información útil para reconstruir el
proceso de manufactura. Esta lista posee información de los componentes que
conforman cada producto y posee información del estándar de consumo de cada
material y su factor de desperdicio.
Maestro de Materiales.
Es una base de datos, en la que material o producto está identificado mediante una
codificación, y posee información útil para los diferentes procesos de la empresa
Ejemplo: para Almacenamiento datos como peso, volumen, vida útil, estante de
ubicación; para Finanzas: costos de adquisición, precio de venta; Planificación:
historial de consumo o venta, centros donde se almacena. Etc.
Gráfico 5.MPS y sus elementos de entrada y de salida.
Fuente: Manual SAP R/3
~ 40 ~
Lead time de fabricación
Se refiere al tiempo total involucrado en la fabricación de un producto
Plan Maestro de producción/DRP/Forecast.
Dependiendo del proceso, si la técnica MRP se usa para calcular las necesidades
de compra de materias primas el programa maestro de producción es uno de los
elementos principales para calcular las necesidades de materias primas. Si se trata
de un proceso de compra para empresas comercializadoras o distribución el
pronóstico sustituye al programa de producción como fuente de cálculo de las
necesidades futuras
Hoja de ruta de fabricación.
Castellanos (2012), planteó que es la secuencia de operaciones e involucradas en
la fabricación de un producto. Detalla los centros de trabajo o etapas de
producción, los tiempos de preparación (Set up) de los equipos y los estándares de
producción por cada centro.
El inventario en el centro de distribución se utiliza para comparar con las
demandas pronosticadas y determinar o calcular las necesidades de
reaprovisionamiento. De igual manera el inventario de materiales sirve para
comparar las existencias disponibles con las demandas futuras para producción
La política de inventario que determina el nivel de inventario que se debe
reaprovisionar para sostener un determinado nivel de consumo de materias
futuros en producción o de venta futura.
Las técnicas de planificación de inventarios están concebidas para proporcionar lo
siguiente:
1. Disminución de inventarios.
Determina cuántos componentes de cada uno se necesitan y cuándo hay que llevar
a cabo el plan maestro. Evita costos de almacenamiento innecesarios y la reserva
~ 41 ~
excesiva de existencias en el inventario que redundan en inmovilización de
capital.
2. Disminución de los tiempos de espera en la producción y en la entrega.
Identifica cuáles de los muchos materiales y componentes necesita (cantidad y
ritmo), disponibilidad, y qué acciones (adquisición y producción) son necesarias
para cumplir con los tiempos límite de entrega.
3. Obligaciones realista.
Las promesas de entrega realistas pueden reforzar la satisfacción del cliente. Al
emplear el MRP, producción puede darles a mercadotecnia la información
oportuna sobre los probables tiempos de entrega a los clientes en perspectiva.
El resultado puede ser una fecha de entrega más realista.
4. Incremento en la eficiencia.
Proporciona una coordinación más estrecha entre los departamentos y los centros
de trabajo a medida que la integración del producto avanza a través de ellos. La
lógica de procesamiento del MRP acepta el programa maestro y determina los
programas componentes para los artículos de menores niveles sucesivos a lo largo
de las estructuras del producto. Calcula para cada uno de los periodos en el
horizonte del tiempo de programación, cuántos de cada artículo se necesitan,
cuántas unidades del inventario existente se encuentran ya disponibles, la cantidad
neta que se debe de planear al recibir las nuevas entregas y cuándo deben de
colocarse las órdenes para los nuevos embarques, de manera que los materiales
lleguen exactamente cuándo se necesitan. Este procesamiento de datos continúa
hasta que se han determinado los requerimientos para todos los artículos que serán
utilizados para cumplir con el programa maestro de producción.
~ 42 ~
1.2.6.3. Técnicas comunes para la administración de inventarios
Según Romero (2012), menciona que las técnicas comunes para la administración
de inventarios se dividen en los siguientes:
1.2.6.3.1. El Sistema ABC
Una empresa que usa el sistema de inventarios ABC divide su inventario en tres
grupos: A, B y C.
El grupo A incluye artículos con la mayor inversión en dólares. Por lo general,
este grupo está integrado por el 20 por ciento de los artículos de inventario de la
empresa, pero representa el 80 por ciento de su inversión en inventario.
El grupo B está integrado por artículos con la siguiente inversión más grande de
inventario.
El grupo C incluye un gran número de artículos que requieren una inversión
relativamente pequeña.
El grupo de inventario de cada producto determina el nivel de supervisión del
artículo. Los artículos del grupo A reciben la supervisión más intensa debido a la
enorme inversión en dólares. Comúnmente, se mantiene un registro de los
artículos del grupo A en un sistema de inventario perpetuo que permite la
verificación diaria del nivel de inventario de cada artículo.
Los artículos del grupo B reciben un control frecuente a través de verificaciones
periódicas, quizá semanales, de sus niveles.
Los artículos del grupo C se supervisan con técnicas sencillas, como del control
de inventarios de dos contenedores.
~ 43 ~
Con el control de inventarios de dos contenedores, el artículo se almacena en dos
contenedores. A medida que un artículo se requiere, el inventario se retira del
primer contenedor.
Cuando ese contenedor está vacío, se hace un pedido para rellenar el primer
contenedor en tanto que el inventario se retira del segundo contenedor. El segundo
contenedor se usa hasta que se vacía, y así sucesivamente.
La importante inversión en pesos en los artículos de los grupos A y B sugiere la
necesidad de un mejor método de administración de inventarios que el sistema
ABC.
Sistema ABC para inventarios
Según Chaves (2010), habla que el Sistema ABC para inventarios se
fundamenta en determinar por orden de necesidad o urgencia en el proceso, los
bienes en el inventario, de tal forma que se denominara con A los de mayor
urgencia, alto costo o que siguiendo las políticas de la organización u otros, son de
primera necesidad en el proceso, luego con B aquellos que se requiere de forma
general y por ultimo como C aquellos de consumo o control mínimo, es decir que
si ocurre un faltante no ocasionara paralización de los procesos productivos (en
algunos casos materiales de limpieza).
Con esta clasificación es posible graficar por categoría y establecer un diagrama
de Paretto (ABC), que permitirá ilustrar las necesidades de materiales en el
momento de programar la producción o elaborar planes de requerimientos de los
mismos.
Productos tipo A: Prioridad en control y uso muy alta
Productos tipo B: Prioridad en control y uso media.
Productos tipo C: Prioridad en control y uso baja.
~ 44 ~
Gráfico 6. Sistema ABC.
Fuente: elaborado por Chaves (2010)
1.2.6.3.2. El Modelo de la Cantidad Económica de Pedido (CEP)
Chaves (2010), define que una de las técnicas más comunes para determinar el
tamaño óptimo de un pedido de artículos de inventarios es el modelo de la
cantidad económica de pedido (CEP)
El modelo CEP toma en cuenta diversos costos de inventario y después determina
que tamaño del pedido disminuye al mínimo el costo total del inventario.
El modelo CEP asume que los costos relevantes del inventario se dividen en
costos de pedido y costos de mantenimiento (el modelo excluye el costo real del
artículo en inventario).
Cada una de estos costos tiene componentes y características clave.
Los costos de pedido excluyen los costos administrativos fijos de la solicitud y
recepción de pedidos: el costo de redactar una orden de compra, procesar el
papeleo resultante, recibir un pedido y verificarlo contra la factura. Los costos de
~ 45 ~
pedido se establecen en pesos por pedido. Los costos de mantenimiento son los
costos variables por unidad de artículo mantenido en inventario durante un
periodo específico.
Los costos de mantenimiento incluyen los costos de almacenamiento, los costos
de seguro, los costos de deterioro y desuso, y el costo de oportunidad o financiero
de tener fondos invertidos en inventario. Estos costos se establecen en pesos por
unidad por pedido.
Los costos de pedido disminuyen conforme el tamaño del pedido aumenta. Sin
embargo, los costos de mantenimiento se incrementan cuando aumenta el tamaño
del pedido. El modelo CEP analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los
costos de mantenimiento para determinar la cantidad de pedido que disminuye al
mínimo el costo total del inventario.
Romero (2012), define que para el desarrollo matemático de CEP, es posible
desarrollar una fórmula para determinar la CEP de la empresa para un artículo
específico de inventario, en la que
S= uso en unidades por periodo
O=costo de pedido por pedido
C=costo de mantenimiento por unidad por pedido
Q=cantidad de pedido en unidades
El primer paso consiste en obtener las funciones del costo para el costo de pedido
y el costo de mantenimiento. El costo de pedido se expresa como el producto del
costo por pedido y el número de pedidos. Como el número de pedidos es igual al
uso durante el periodo dividido entre la cantidad de pedido (S/Q), el costo de
pedido se expresa de la manera siguiente: Costo de pedido = O x S/Q
El costo de mantenimiento se define como el costo de mantener una unidad de
inventario por periodo multiplicado por el inventario promedio de la empresa. El
inventario promedio es la cantidad de pedido dividida entre 2 (Q/2), porque se
~ 46 ~
supone que el inventario se agota a una tasa constante. Así el costo de
mantenimiento se expresa de la manera siguiente:
Costos de mantenimiento = C x Q/2
El costo total del inventario de la empresa se obtiene sumando el costo de pedido
y el costo de mantenimiento.
Por lo tanto, la función del costo total es Costo total = (O x S/Q) + (C x Q/2)
Puesto que la CEP se define como la cantidad de pedido que disminuye al mínimo
la función de costo total, debemos resolver la función de costo total para la CEP
La ecuación resultante es 𝐶𝐸𝑃 = √2𝑋5𝑋0
𝐶
Romero (2012), manifiesta que aunque el modelo CEP tiene debilidades, es
ciertamente mejor que la toma subjetiva de decisiones. A pesar del hecho de que
el uso de modelo CEP está fuera del control del administrador financiero, este
debe estar consciente de su utilidad y proporcionar ciertas recomendaciones,
específicamente con respecto a los costos de mantenimiento del inventario. Punto
de pedido. Una vez que la empresa ha calculado su cantidad económica de pedido,
debe determinar el momento para solicitar un pedido. El punto de pedido refleja el
uso diario que hace la empresa del artículo en inventario y el número de días
necesarios para solicitar y recibir un pedido. Si asumimos que el inventario se usa
a una tasa constante, la fórmula para determinar el punto de pedido es: Punto de
pedido = días de tiempo de entrega x uso diario
Por ejemplo, si una empresa sabe que requiere tres días para solicitar y recibir un
pedido y si usa 15 unidades diarias del artículo en inventario, entonces el punto de
es de 45 unidades de inventario (3 días X 15 unidades /día). Así, tan pronto como
el nivel de inventario del artículo cae hasta el punto de pedido (45 unidades en
este caso), se solicitará un pedido a la CEP del artículo.
~ 47 ~
Si los cálculos del tiempo de entrega y la tasa de uso son correctos, entonces el
pedido llegará exactamente cuando el nivel de inventario llegue a cero. Sin
embargo los tiempos de entrega y las tasas de uso no son precisos, por lo que la
mayoría de las empresas mantienen una existencia de seguridad (inventario
adicional) para evitar la escasez de artículos importantes.
MAX Company tiene un artículo del grupo A en inventario que es vital para el
proceso de producción. MAX desea determinar su estrategia óptima de pedido del
artículo.
Para calcular la CEP, necesitamos las entradas siguientes:
Costo de pedido por pedido =$150
Costo de mantenimiento por unidad por año =$200
Si sustituimos estas entradas en la ecuación, obtenemos:
𝐶𝐸𝑃 = √2 ∗ 1.1000 ∗ 150
$200= 41 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠
El punto de pedido de MAX depende del número de días que MAX opera al año.
Si asumimos que MAX opera 250 días al año y usa 1,100 unidades de este
artículo, su uso diario es de 4.4 unidades (1,100 / 250). Si su tiempo de entrega es
de 2 días y MAX desea mantener una existencia de seguridad de 4 unidades, el
punto de pedido de este artículo es de 12.8 unidades [(2 ∗ 4.4. ) + 4]. No obstante,
los pedidos se realizan solo en unidades enteras, por lo que el pedido se solicita
cuando el inventario cae a 13 unidades.
Romero (2012), menciona que la meta de inventario de la empresa es rotarlo tan
rápido como sea posible sin que se produzcan desabastos. La rotación del
inventario se calcula mejor dividiendo el costo de los bienes vendidos entre el
inventario promedio.
El modelo CEP determina el tamaño óptimo del pedido e indirectamente el
inventario promedio si se asume un uso constante. Así, el modelo CEP determina
~ 48 ~
la tasa óptima de rotación del inventario, dados los costos específicos del
inventario de la empresa.
Cantidad Económica de Pedido (CEP)
Según Chaves (2010), habla que es posible, de forma gráfica, obtener el costo más
económico o bajo, al reabastecer un inventario, donde los costos cargados al
inventario corta la curva de los costos de pedido. Es práctico obtener esta cantidad
económica de pedido con la siguiente ecuación 𝑄 = (2𝑅𝑆
𝐶𝐼)
1
2, donde se considera el
CM y el CA:
Dónde:
R= cantidad anual requerida
S= costo de pedir (CA)
C= costo por unidad
I= costo de mantener (CM)
Esta cantidad de pedido calculada permite efectuar una mejor compra, asegurando
que el inventario sea el óptimo.
1.2.6.3.3. Sistema Justo a Tiempo (JIT)
Romero (2012), define que el sistema justo a tiempo (JIT, por las siglas en las
siglas en inglés, just-in-time) se usa para disminuir al mínimo la inversión en
inventario. Su filosofía es que los materiales deben llegar justo en el momento en
que se requieren para la producción. De manera ideal, la empresa tendría
solamente inventario de trabajo en proceso. Como su objetivo es disminuir al
mínimo la inversión en inventario, un sistema JIT no utiliza ninguna existencia de
seguridad (o usa muy poca).
Cantidad Económica de Pedido (CEP): Es la cantidad de materiales,
bienes o servicios que proporcionan el costo más bajo u óptimo.
~ 49 ~
Debe existir una buena coordinación entre los empleados de la empresa, sus
proveedores y sus empresas de envío para garantizar que las entradas de
materiales lleguen a tiempo. La dificultad para que los materiales lleguen a tiempo
ocasiona una interrupción de la línea de producción hasta que estos llegan.
Asimismo, un sistema JIT requiere que los proveedores entreguen partes de
excelente calidad. Cuando surgen problemas de calidad, la producción debe
detenerse hasta que los problemas se resuelven.
La meta del sistema JIT es la eficiencia de manufactura. Este sistema usa el
inventario como una herramienta para lograr la eficiencia destacando la calidad de
los materiales utilizados y su entrega oportuna. Cuando el sistema JIT funciona
adecuadamente, hace que surjan las deficiencias de los procesos.
1.2.6.3.4. Sistemas Computarizados para el Control de Recursos
Romero (2012), define que en la actualidad, existen varios sistemas disponibles
para controlar el inventario y otros recursos. Uno de los más básicos es el sistema
de planificación de materiales (MRP, por sus siglas en ingles,
materialsrequerimentplanning). Se usa para determinar que materiales ordenar y
cuando ordenarlos. El MRP aplica conceptos del modelo CEP para determinar
cuánto material debe pedirse. Con el uso de una computadora, el MRP simula la
lista de materiales, el estado de inventario y el proceso de manufactura de cada
producto.
La lista de materiales es simplemente una lista de todas las partes y materiales que
intervienen en la fabricación del producto terminado. Para un plan de producción
especifico, la computadora simula las necesidades de materiales comparando las
necesidades de producción con saldos de inventarios disponibles. Según el tiempo
que se requiere para que un producto en proceso pase por diversas etapas de
producción y el tiempo de entrega de los materiales, el sistema MRP determina
cuando deben solicitarse los pedidos de diversos artículos de la lista de materiales.
~ 50 ~
El objetivo de este sistema es reducir la inversión en inventario de la empresa sin
afectar la producción.
1.2.7. Sistema de control
Zapata (2011), planteo que los sistemas de control del inventario para la venta
(mercaderías) reconocidos por la ley tributario interno y avalados por la norma
contables, son:
Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo
Según Bravo (2011), manifiesta que los sistemas de control de la cuenta
mercaderías son:
Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo
Esos sistemas de control se aplican de conformidad con disposiciones de la Ley
de Régimen de Tributario Interno.
Para Fierro (2011), establece que: para determinar el costo de la mercadería
vendida, la cual depende del nivel de control:
Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo
Desde mi punto de vista, existen dos sistemas, métodos o técnicas para controlar y
registrar las operaciones de inventarios como son: Sistema de cuenta múltiple o
inventario periódico y Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo, las
cuales están vigentes por la norma contable y la Ley de Régimen Tributario
Interno.
~ 51 ~
Características del sistema de cuenta multiple o inventario periodico.
El inventario seobtendrá de labodega,tomandofisicamente elinventario yvalorando alúltimo precio decosto o el demercado, elmenor
Realizarasientos deregulación paradeterminar elvalor de lautilidad enventas eintroducir en losregistroscontables elvalor delinventario final
Utiliza variascuentas deapoyo, entreotras: ventas,compras,inventario demercaderias,devoluciones ydescuentos enventas,devoluciones,transporte yseguros encompras oventas, costo deventas, costo deventas y ganaciabruta en ventas.
Sistemaobsoleto, porqueno contribuye alcontrol ytampoco ayudaa generarinformacionoportuna yconfiable.
1.2.7.1. Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
Zapata (2011), planteo que el uso de este sistema es cada vez más limitado. Sus
características se representan en la siguiente tabla 3.
Tabla 4. Características del sistema de cuenta múltiple o inventario periódico.
Fuente: elaboración propia tomado de Zapata, P. (2011).
Según Bravo (2011), manifiesta que consiste en controlar el movimiento de la
cuenta mercaderías en varios múltiples cuentas que por su nombre nos indica a
que se refiere cada una de ellas, además se requiere la elaboración de inventarios
periódicos o extra contables que se obtiene mediante la toma constatación física
de la mercadería que existe en la empresa en un momento determinado.
El inventario final extracontable se realiza contando, pesando, midiendo y
valorando el costo de mercadería o artículos destinados para la venta.
Para Castelo (2009), planteo que consiste en controlar el movimiento de la cuenta
mercaderías en varias o múltiples cuentas y al final del periodo deberá realizarse
la regulación de la cuenta mercaderías.
~ 52 ~
Lo mencionado anteriormente por varios autores manifiesta que el sistema de
cuenta múltiple o inventario periódico son controladas por múltiples cuentas y
que además se debe realizar asientos de ajuste para determinar la utilidad en
ventas, por este motivo este sistema no contribuye al control ni brinda una
información oportuna y confía
Castelo (2009), planteo que las ventajas y desventajas que se utilizar para este
método son:
VENTAJAS DESVENTAJAS
Permite obtener una información
detallada para cada una de las
cuentas.
Su registro contable es de fácil
aplicación.
El costo material y humano es
reducido.
Debido a que en este sistema no se
emplean las llamadas tarjetas
kárdex, su control se dificulta y
puede contribuir a desviaciones en
las entradas y salidas de
mercaderías.
Requiere que exista un mayor
control extra contable.
No se dispone del inventario en
unidades y cantidades a una fecha
determinada.
Tabla 5. Ventajas y Desventajas del sistema de cuenta múltiple o inventario periódico.
Fuente: Elaboración propia tomado de Zapata (2011).
1.2.7.1.1. Cuentas que intervienen
Castelo (2009) y Bravo (2011), menciona que este sistema tiene la particularidad
de utilizar varias cuentas y al final del período contable se realiza la Regulación o
ajuste correspondiente.
Las cuentas que intervienen son las siguientes:
o Mercaderías
o Compras
o Devolución en Compras.
o Descuento en Compras
~ 53 ~
o Transporte en compras
o Ventas
o Devolución en Ventas
o Descuento en Ventas
o Costo de Ventas
o Utilidad Bruta en Ventas
o Pérdida en Ventas.
Mercaderías
Castelo (2009) y Bravo (2011), define que el inventario de mercaderías
constituyen las existencias de artículos que se encuentran en bodega y/o en el
almacén del negocio que aún no han sido vendidas. Los inventarios son
identificados en dos momentos:
Inventario Inicial.- Constituye el valor de las mercaderías que se dispone al
inicio de cada ejercicio económico, es decir al 1 de enero de cada año.
Inventario Final.- Es el valor de las mercaderías que se encuentran al final
del ejercicio económico o sea al 31 de diciembre, el valor del inventario final
de mercaderías constituye el valor del inventario inicial de mercaderías para el
siguiente ejercicio económico.
Para determinar el valor del inventario de mercaderías se proceden de dos formas:
Toma física: Consiste en realizar la constatación por lo menos anual de todos los
artículos que dispone la empresa, para lo cual se procede a contar, pesar, medir y
valorar al precio de costo. El conteo de las mercaderías permite eliminar
productos estropeados, dañados u obsoletos.
Para realizar el inventario físico de mercaderías, es necesario contar con personal
de experiencia, con la finalidad de evitar errores u omisiones.
~ 54 ~
Contablemente. Se realiza la sumatoria de los saldos que constan en las tarjetas
Kárdex, los mismos que deben coincidir con la constatación física que se realice y
con el saldo contable de la cuenta mercaderías. En caso de diferencias se debe
investigar las causas y luego proceder a ajustar los saldos.
La cuenta mercaderías:
Se debita al comienzo del ejercicio económico por el valor de inventario
inicial y al terminar el período por el valor del inventario final de mercaderías.
Se acredita al final del ejercicio económico por la eliminación del inventario
inicial (regulación).
Compras
Castelo (2009) y Bravo (2011), establece que en esta cuenta se registra el valor de
todas las adquisiciones de mercaderías que la empresa realice, sean estas al
contado o crédito, se registrarán al precio de costo de adquisición, esta cuenta
pertenece al grupo de gastos. El documento de respaldo es la factura.
Las compras pueden ser clasificadas:
Por su cuantía: al por menor y al por mayor.
Por las condiciones de pago: de contado o en efectivo y a crédito o plazos.
La cuenta compras:
Se debita por las adquisiciones de mercaderías al contado o a crédito y al final
del ejercicio por el valor del transporte en compras incrementando el valor de
las compras.
~ 55 ~
Se acredita al final del ejercicio económico para determinar las compras netas
y eliminar el valor de compras.
Devolución en Compras.
Cuando la empresa no se siente satisfecha por las mercaderías adquiridas, sean por
que estén en mal estado, o por cualquier otra razón justificada, tiene la opción de
retornar las mercaderías compradas al proveedor, para el registro contable se
utiliza la cuenta Devolución en compras, cuenta que pertenece a los ingresos.
El documento que debe respaldar la devolución de mercaderías se denomina nota
de crédito comercial, la cual es emitida por el proveedor.
La cuenta Devolución en Compras:
Se debita al final del ejercicio para eliminar el valor de la cuenta devolución
en compras y determinar las compras netas.
Se acredita por la devolución de las mercaderías realizadas al proveedor.
Descuento en Compras
Castelo (2009) y Bravo (2011), planteó que cuando una empresa adquiere
mercaderías es posible que le concedan descuentos, dependiendo del monto de la
compra y la forma de pago, en este caso para el registro contable se utiliza la
cuenta descuento en compras y se considera un ingreso.
~ 56 ~
La cuenta Descuento en Compras:
Se debita al final del ejercicio para eliminar el valor de la cuenta descuento en
compras y determinar las compras netas.
Se acredita por los descuentos que realizan a la empresa al momento de la
cuenta.
Transporte en compras
Castelo (2009) y Bravo (2011), señala que por lo general, la empresa realiza
adquisiciones de mercaderías en otras ciudades o en lugares que se encuentran
distantes en estos casos es necesario el pago del transporte de las mercaderías
hasta el lugar de destino, para el registro contable en este caso se utiliza la cuenta
Transporte en compras que pertenece al grupo de gastos.
Cuando el pago del transporte es significativo, se debe cargar al costo de las
mercaderías adquiridas, es decir influye en el costo de los artículos; por el
contrario, si el pago por transporte de mercaderías es pequeño se considerará
como un gasto.
La cuenta transporte en compras:
Se debita por el pago efectuado por fletes de las mercaderías.
Se acredita al final del ejercicio económico para cargar el valor del transporte
a las compras, o por el cierre de las cuentas de gasto.
~ 57 ~
Ventas
La cuenta ventas constituye un ingreso operacional, sirve para registrar la salida
de la mercadería de la empresa, al precio de venta. La venta de la mercadería
realizada a los clientes puede ser al contado o crédito, el respaldo de esta
transacción es la factura o nota de venta.
Las ventas de las mercaderías se pueden clasificar de la siguiente forma:
Pos su cuantía: al por menor (detalle o menudeo), o al por mayor (mayoreo)
Por las condiciones: de contado o en efectivo, a crédito o a plazos.
La Cuenta Ventas:
Se debita al final del ejercicio para determinar las ventas netas y eliminar el
valor de ventas.
Se acredita por las ventas de mercaderías al contado o a crédito.
Devolución en Ventas
Castelo (2009) y Bravo (2011), refiere que los clientes pueden realizar el retorno
de las mercaderías a la empresa, por no estar de acuerdo al pedido, los artículos no
están en buenas condiciones, etc., en estos casos se registra contablemente con la
cuenta devolución en ventas, se la considera como una cuenta de gasto. De alguna
manera esta cuenta permite determinar la satisfacción del cliente.
La Cuenta Devolución en Ventas:
Se debita por la devolución de mercaderías que realizan los clientes.
Se acredita al final del ejercicio para eliminar la cuenta devolución en ventas.
~ 58 ~
Descuento en Ventas
Castelo (2009) y Bravo (2011), sugiere que cuando la empresa concede descuento
en las ventas, ya sea por pago al contado, por pronto pago o cualquier otro motivo
utiliza la cuenta descuento en ventas, se la considera como cuenta de gasto.
Los descuentos se pueden contabilizar de dos maneras:
Utilizando la cuenta descuento en ventas.
Deducir directamente del valor de las mercaderías vendidas, es decir se
registra al valor neto de la venta.
Cuando existen descuentos para el cálculo del 12% del IVA se deduce el valor
de los descuentos, es decir se calcula sobre la base imponible.
La Cuenta Descuento en Ventas:
Se debita por cada descuento que la empresa otorga en la venta de
mercaderías.
Se acredita por el asiento de regulación para trasladar el valor de los
descuentos a la cuenta ventas.
Costo de Ventas
El valor de las ventas registradas al costo se conoce como Costo de ventas. Es una
cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisición de las
mercaderías en un periodo determinado.
~ 59 ~
El costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente fórmula:
Ilustración 1. Fórmula del costo de ventas
Fuente: tomado de Bravo (2011)
La Cuentas Costo de Ventas:
Se debita por el cierre del inventario inicial de mercadería y las compras netas.
Se acredita por el ingreso del inventario final de mercaderías; y, para cerrar las
ventas netas y determinar la utilidad bruta en ventas.
Utilidad Bruta en Ventas
Castelo (2009) y Bravo (2011), define que esta cuenta conocida como utilidad o
ganancia bruta en Ventas es considerada como un ingreso operacional.
La cuenta Utilidad Bruta en Ventas:
Se debita al final del ejercicio por el cierre de libros con crédito a la Cuenta
Pérdidas y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
Se acredita por el valor de la utilidad bruta en ventas obtenida en un período.
El saldo de esta cuenta es de naturaleza acreedora.
~ 60 ~
Pérdida en Ventas.
En esta Cuenta se registra el valor establecido cuando el Costo de Ventas es
mayor que las Ventas Netas, en este caso el resultado es una Pérdida en Ventas.
La cuenta Pérdida en Ventas:
Se debita por el valor de la Pérdida en Ventas del período.
Se acredita por el asiento de cierre de libros con crédito a la cuenta Pérdidas y
Ganancias o resumen de Rentas y Gastos.
1.2.7.1.2. Métodos de Regulación de la Cuenta Mercaderías.
Castelo (2009), planteo que los objetivos de la regulación de la Cuenta
Mercaderías son:
a) Liquidar gradualmente las cuentas de apoyo.
b) Intercalar a los registros contables el monto del inventario físico (extra-
contable).
c) Establecer el costo de ventas y la utilidad Bruta en ventas
Para proceder contablemente con la regulación de la Cuenta Mercaderías existen
dos métodos:
Método de Costo de Ventas.
Método de diferencia de inventarios.
En contabilidad existen algunas fórmulas que permiten obtener la información
para los asientos contables de la regulación de la cuenta mercaderías:
~ 61 ~
Para determinar las compras netas:
Compras brutas
(-) Descuento en Compras
(-) Devolución en Compras
(+) Transporte en Compras
(=) Compras Netas
Para determinar las ventas netas:
Ventas brutas
(-) Descuento en Ventas
(-) Devolución en Ventas
(=) Ventas Netas
Para determinar el valor del costo de ventas:
Inventario inicial de mercaderías
(+) Compras netas
(=) Mercaderías disponibles para la venta
(-) Inventario final
(=) Costo de ventas
Para determinar la utilidad bruta en ventas:
Ventas Netas
(-) Costo de ventas
(=) Utilidad bruta en ventas
En este caso, las ventas (netas) son mayores al costo de ventas.
Para determinar la pérdida bruta en ventas:
Ventas netas
(-) Costo de ventas
(=) Pérdida bruta en ventas
En este caso, el costo de ventas es mayor a las ventas (netas).
~ 62 ~
Para determinar el valor del inventario final de mercaderías:
Inventario inicial de mercaderías
(+) Compras netas
(=) Mercaderías disponibles para la venta
(-) Costo de ventas
(=) Inventario final de mercaderías
Según Zapata (2011), manifiesta que el proceso de regulación forma parte del
funcionamiento del sistema cuenta múltiple; se efectúa indispensablemente al
finalizar el ejercicio económico, con el fin de:
Cerrar paulatinamente las cuentas de apoyo,
Introducir en los registros contables el valor del inventario físico que se
extracontable, y
Determinar el valor del costo de ventas y la utilidad bruta en ventas.
Los métodos usuales para regular las cuentas relacionadas con mercaderías son:
Método del costo de ventas
Método de diferencia de inventarios
~ 63 ~
A continuación se presenta los tipos de asientos de estos métodos en la Tabla 5:
FECHA DEBE HABER
200X 1
Dic. 31 DEVOLUCIÓN COMPRAS xxx
TRANSPORTE COMPRAS xxx
SEGUROS COMPRAS xxx
EMBALAJES EN COMPRAS xxx
COMPRAS xxx
2
Dic. 31 VENTAS xxx
DEVOLUCIÓN EN VENTAS xxx
3
Dic. 31 COSTO DE VENTAS xxx
MERCADERIAS (INICIAL) xxx
COMPRAS xxx
4
Dic. 31 MERCADERIAS (FINAL) xxx
COSTO DE VENTAS xxx
CUENTA
MÉTODO COSTO DE VENTA
Ref. para cerrar transporte/seguros/embalajes,
devolución y determinar compras netas
Ref. para cerrar devolución y determinar ventas netas
Ref. para cerrar compras e inventario inicial y determinar
el disponible
Ref. para introducir en libros el Inv. final y determinar el
costo de ventas
~ 64 ~
Tabla 6. Tipos de asientos de diferentes métodos.
Fuente. Elaboración propia tomada de Zapata (2011)
FECHA DEBE HABER
5
Dic. 31 VENTAS xxx
COSTO DE VENTAS xxx
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS xxx
FECHA DEBE HABER
200X 1
Dic. 31 DEVOLUCIÓN COMPRAS xxx
TRANSPORTE COMPRAS xxx
SEGUROS COMPRAS xxx
EMBALAJES EN COMPRAS xxx
COMPRAS xxx
2
Dic. 31 VENTAS xxx
DEVOLUCIÓN EN VENTAS xxx
3
Dic. 31 MERCADERIAS xxx
COMPRAS xxx
4
Dic. 31 COSTO DE VENTAS xxx
MERCADERÍAS xxx
5
Dic. 31 VENTAS xxx
COSTO DE VENTAS xxx
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS xxx
MÉTODO COSTO DE VENTA
Ref. para cerrar ventas y costo de ventas y determinar
utilidad bruta en ventas
MÉTODO DIFERENCIA DE INVENTARIOS
CUENTA
CUENTA
Ref. para cerrar ventas y costo de ventas y determinar
utilidad
Ref. para cerrar transporte/seguros/embalajes,
devolución y determinar compras netas
Ref. para cerrar devolución y determinar ventas netas
Ref. para cerrar compras y determinar disponible
Ref. para determinar el costo de ventas y por diferencia
dejar el inventario final
~ 65 ~
1.2.7.2. Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo
Zapata (2011), planteo que es un sistema apropiado a las necesidades de control e
información, que por sus ventajas se ha posicionado en empresas comerciales,
industriales y de servicios. Sus características son:
Utiliza tres cuentas: inventario de mercaderías, ventas y costo de ventas
Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de articulo (kárdex). Por
tanto el inventario se puede determinar en cualquier momento. Solo por
control se deberán efectuar constataciones físicas, periódicas sobre base de
rotación (muestreo).
Por cada asiento de venta y devolución en venta, es necesario realizar otro que
registre dicho movimiento al precio del costo. Debido a la dificultad inicial su
aplicación obliga para contar con personal contable idóneo, capacitado y
entrenado adecuadamente.
Según Bravo (2011), manifiesta que consiste en controlar el movimiento de las
cuentas mercaderías mediante la utilización de tarjetas kárdex las misma que
permiten conocer el valor y la existencia física de mercadería en forma
permanente.
Se requiere de una tarjeta kárdex para control de cada uno de los artículos
destinados para la venta.
Para Oliveras, E., Soldevila, P. y Bagur, Ll. (2010), muestra que este registro
permite conocer el número de unidades físicas del producto en existencia y su
valor en unidades monetarias, así como los movimientos de entradas y salidas.
En síntesis se puede decir que un sistema de cuenta permanente o inventario
perpetuo consiste en controlar y valorar la existencia de la mercadería de manera
permanente.
~ 66 ~
Bravo (2011), planteó que las Ventajas y desventajas son:
Ventajas Desventajas
Permite ejercer un eficaz control sobre la
bodega y los encargados de la custodia
Difícilmente se podrá caer en el
desabastecimiento o sobrecarga de stock
(saldo).
El saldo final se determina en cualquier
momento, de manera contable
En cualquier instante, se puede conocer la
Utilidad bruta en ventas
Requiere de una mayor
inversión monetaria para su
operación
Tabla 7. Ventajas y desventajas del sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo.
Fuente: elaboración propia tomado de Bravo (2011).
1.2.7.2.1. Cuentas que intervienen
Castelo (2009) y Bravo (2011), plantearon que este sistema controla el
movimiento de la cuenta Mercaderías a través de las siguientes cuentas:
Inventario de Mercaderías
Ventas
Costo de Ventas
Utilidad Bruta en Ventas o
Pérdida en Ventas.
a) Inventario de Mercaderías
La cuenta inventario de mercaderías pertenece al activo corriente, sirve para
registrar los siguientes movimientos:
Se debita:
Por el inventario inicial de mercaderías.
Por la adquisición o compra de mercaderías.
Por el pago de transporte y fletes que se cargan a los productos.
Por devolución de mercaderías por parte de los clientes (al precio de costo)
~ 67 ~
Se acredita:
Por la venta de mercaderías (al precio de costo).
Por devolución de mercaderías a los proveedores.
Por errores en la facturación.
El saldo es deudor y representa el valor del inventario final en un momento
determinado, el mismo que debe coincidir con los valores de la constatación física
de los artículos; y con los saldos de las tarjetas Kárdex.
b) Ventas
Castelo (2009) y Bravo (2011), menciona que esta cuenta pertenece al grupo de
ingresos operacionales, registra la salida de las mercaderías de la empresa al
precio de venta.
Todo negocio persigue obtener ganancia, por lo tanto las ventas se realizan al
precio de venta
La cuenta Ventas:
Se debita:
Por las devoluciones de mercaderías por parte de los clientes, al mismo
precio que se vendió.
Al final del ejercicio económico para cerrar las cuentas de ingreso.
Se acredita:
Por la venta de mercaderías al contado.
~ 68 ~
El saldo es acreedor y representa las ventas netas realizadas en el ejercicio
económico.
c) Costo de Ventas
Esta cuenta permite llevar un control de las mercaderías que ha vendido la
empresa al precio de costo.
Se debita por la disminución de mercaderías al precio de costo, es decir
cuando se vende.
Se acredita por el retorno de las mercaderías por parte de los clientes al precio
de costo.
El saldo es deudor y representa el costo de ventas neto.
En el sistema de inventario permanente para registrar una venta o una devolución
de las mercaderías vendidas, se realizan dos asientos contables:
1. Por el precio de venta, según la información de la factura o nota de venta.
2. Por el precio de costo, según datos de las tarjetas Kárdex.
d) Utilidad Bruta en Ventas
Castelo (2009) y Bravo (2011), menciona que en esta cuenta se registra el valor de
la utilidad bruta en ventas (sin restar gastos o egresos) obtenida durante el
ejercicio.
~ 69 ~
Se debita por el valor de cierre en libros con crédito a la cuenta Pérdida y
Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
Se acredita por el valor establecido mediante la diferencia entre las ventas
netas menos el costo de ventas en el asiento de regulación.
e) Pérdida en Ventas
En esta cuenta se registra el valor de la pérdida en ventas, establecida en el
ejercicio, cuando el costo de ventas es mayor que las ventas netas.
Se debita por el valor de la pérdida en ventas.
Se acredita por el asiento de cierre de libros con débito a la cuenta Pérdidas y
Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.
~ 70 ~
ASIENTOS TIPO:
Tabla 8. Asientos Tipo del Sistema de Inventario Perpetuo
Fuente: Elaborado por Zapata (2011)
1.2.8. Métodos de Valoración de Inventarios.
1.2.8.1. P.E.P.S Primeras mercaderías en entrar primeras en Salir FIFO
Rey (2011), planteó que: lo primero que entra es lo primero que sale. Esto
significa que las cantidades de un artículo que salen del almacén se van valorando
FECHA DEBE HABER
200X 1
Dic. 31 CAJA xxx
VENTAS xxx
1a
Dic. 31 COSTO DE VENTAS xxx
INVENTARIO MERCADERÍAS xxx
2
Dic. 31 INVENTARIO MERCADERÍAS xxx
PROVEEDORES xxx
3
Dic. 31 PROVEEDORES xxx
INVENTARIO MERCADERÍAS xxx
4
Dic. 31 CLIENTES xxx
VENTAS xxx
4a
Dic. 31 COSTO DE VENTAS xxx
INVENTARIO MERCADERÍAS xxx
5
Dic. 31 VENTAS xxx
CLIENTES xxx
5a
Dic. 31 INVENTARIO MERCADERÍAS xxx
COSTO DE VENTAS xxx
6
Dic. 31 INVENTARIO MERCADERÍAS xxx
CAJA xxx
Ref. para registrar la devolución venta n/c 0000
Ref. para registrar devolución venta al costo - P.P.
Ref. para registrar compra s/factura #0000
Ref. para registrar venta al costo - Método P.P.
Ref. para registrar compra s/factura #0000
Ref. para registrar la devolución s/NC 0000
Ref. para registrar ventas según factura No. 0000
Ref. para registrar venta al costo - Método P.P.
CUENTA
Ref. para registrar ventas / factura No. 0042
LIBRO DIARIO - SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO
Método Promedio Ponderado
~ 71 ~
al precio de compra de las primeras entradas. Lo que queda en el almacén al final
del ejercicio estará valorado al precio de lo último
Según Fierro (2011), planteó que: siempre que se vende mercancía se calcula el
costo de ventas, a partir de las primeras unidades que entraron a la tarjeta, este
método es exigente en el seguimiento riguroso de unidades para poder
identificarlas (independientemente que se haga físicamente), requiere mucha
laboriosidad. Las unidades en existencias quedan valuadas por el valor de las
últimas mercaderías compradas.
Para Bravo (2011), manifestó que significa que las mercaderías que ingresan
primero son las primeras que tienen que salir. Proviene del término inglés “first
in, firstout” (FIFO).
De los análisis planteados por cada uno de los autores este método se define que
las mercaderías que ingresan primero son las primeras al salir y los inventarios
que queden almacenados al final del ejercicio están valorados al precio de los
últimos
1.2.8.2. Promedio Ponderado
Rey (2011), planteó que se trata de valorar todas las existencias de un artículo en
el almacén al mismo precio medio
Según Fierro (2011), establece que consiste en sumar al valor acumulado de las
existencias anteriores, el valor de las compras del periodo y dividido por el total
de artículos en existencia, el costo se mantiene estable o voluble en la medida que
varíen los precios en el mercado. Las unidades en existencia quedan valuadas por
el valor promedio, esto es, se mantiene el costo.
Para Bravo (2011), manifestó que este método se determina el valor promedio de
las mercaderías que ingresaron a la empresa, es de fácil aplicación y permite
mantener una valoración adecuada del inventario.
~ 72 ~
En síntesis el método promedio ponderado consiste en realizar un promedio de
todas las mercaderías que ingresaron a la empresa, de esta manera obtener una
valoración adecuada del inventario.
1.2.8.3. Métodos de contabilización
Según Rey (2014), planteó que otro de los problemas que plantean estas cuentas
es como debe registrarse contablemente el movimiento de existencias. Puede
hacerse de tres formas:
a) Procedimiento administrativo
Se contabilizan las entradas y las salidas al mismo precio, que es el precio de
coste. Así, en cada operación de venta se separa el coste de lo vendido del
resultado obtenido.
Como siempre se contabiliza a precio de coste, el saldo de la cuenta nos indica en
todo momento el valor real de las existencias en el almacén, y una cuenta de
resultados va recogiendo el resultado (beneficio o pérdida) que se produce en cada
operación de venta de mercaderías.
Aunque este no es el método utilizado por el plan general de contabilidad para el
control de las mercaderías, si se utiliza para el control de todas aquellas cuentas
que funcionan de forma administrativa.
b) Procedimiento especulativo
Se contabilizan las entradas a precio de coste y las salidas a precio de venta.
Como se carga la cuenta de mercaderías a precios de compra y se abona a precios
de venta (este precio de venta incluye la salida de las mercaderías a precio de
coste más del resultado de la operación), al final del ejercicio hay que regularizar
para que dicha cuenta aparezca con su saldo real y determinemos, a su vez, el
resultado (beneficio o perdida) de las operaciones de compraventa.
~ 73 ~
Tampoco es este método utilizado por el PGC2pero ha sido la base del método de
desglose de la cuenta de mercaderías, que es utilizado por el Plan.
c) Procedimiento de desglose de la cuenta de mercaderías
Este es el método utilizado por el plan general de contabilidad para contabilizar
las operaciones de compraventa de mercaderías (u otras existencias).
La cuenta de mercaderías solo se utiliza al principio y al final del ejercicio.
Durante el ejercicio se utilizan las cuentas:
Compras de mercaderías, que recogen las compras a precio de compra.
Ventas de mercaderías, que recoge las ventas a precio de venta.
Al final del ejercicio hay que saldar dichas cuentas y regularizar la cuenta de
mercaderías para que aparezca con su saldo real en este momento y poder calcular
el resultado del ejercicio.
1.2.9. Control de existencias (inventarios)
Publicaciones vértice S. L. (2010), establece que el control de inventarios tiene la
finalidad básica de gestionar eficientemente el nivel de las existencias de un
establecimiento. Para ello, se deberá buscar el equilibrio entre dos objetivos:
Minimizar el costo de mantenimiento del stock, que es la suma de los costos
de inversión den mercaderías, almacenamiento y obsolescencia
Maximizar el servicio de los clientes
Por lo tanto, controlar un stock equivale a identificar las variables que lo
caracterizan. Sin embargo, esto no nos debe hacer olvidar una actividad
igualmente necesaria: llevar un registro de los movimientos de mercaderías que
puede haber en un almacén. Estos son de dos tipos:
a) Movimientos de entrada: los productos que entran en un almacén pueden
tener cuatro orígenes:
2PGC (Plan General de Contabilidad)
~ 74 ~
Proveedores: los productos que el comercio compra a las empresas
proveedoras pueden ser productos acabados, repuestos o nuevos envases y
embalajes.
Devoluciones: son artículos que los clientes devuelven por defectos o
insatisfacción. En ocasiones, lo que se devuelven son envases y embalajes.
Otros almacenes de la empresa
Regulación de inventarios: son entrada que se producen, tras un inventario,
para ajustar los niveles de existencias.
b) Movimientos de salida: los productos que salen del almacén de una tienda
pueden dirigirse a:
Clientes
Proveedores, como devolución. Se pueden devolver productos defectuosos
o de calidad distinta a la solicitada, o envases y embalajes inservibles
Otros almacenes de la empresa
Regularización del inventario, para ajustar niveles de existencias.
Estos movimientos también hay que documentarlos, en este caso, mediante un
vale de salida con los siguientes contenidos mínimos:
Identidad de quien retira el producto
Denominación y clasificación del producto
Cantidad del producto retirado
Fecha y firma del responsable de almacén
Según Montoya (2010), presenta que el control de las existencias se puede hacer
con base en:
Planeación de existencias
Es necesario considerar las existencias reales en bodegas, depósitos y almacenes,
los pedidos pendientes o en tránsito, los despachos o ventas realizados en el
último periodo, la cantidad económica que se debe comprar teniendo en cuenta los
descuentos o precios por escalas, los plazos concedidos por el proveedor para
~ 75 ~
cancelar el pedido y el tiempo de entrega que requiere el proveedor para colocar
el pedido en la bodega, centro de distribución o almacén.
Un principio elemental para planear las existencias que se deben tener o comprar,
debe basarse inicialmente en un racionamiento simple: “Cuanto tengo y cuanto
vendo”. El comprador, conociendo esta información y analizando cada una de las
anteriores consideraciones, puede entrar a definir las existencias que debe
programar.
Determinar los ciclos de pedido
También Montoya (2010), define que cuando el consumo o demanda tiene un
comportamiento regular, se puede programar pedidos de existencias regulares
acordes con el consumo, evitando incurrir en faltantes o en gastos representados
por los excesos.
Programar varios pedidos de un mismo producto a un proveedor para ser
entregados en fechas diferentes, representa ciertas ventajas para el comprador y
para el proveedor, que se puede resumir en:
Organización del trabajo (reducción de operaciones).
Disminución de riesgos por agotados
Programación de la producción por parte del proveedor
Continuidad en el suministro
Cumplimiento de las entregas
En algunos casos el proveedor respeta precios y condiciones
Revisar existencias
Un programador de revisión permanente de las existencias reales permite contar
con productos actualizados y salir de mercancías obsoletas. Al revisar las
existencias, se deben tomar decisiones inmediatas como: colocar pedidos de
mercaderías agotadas o con niveles de inventarios bajos, rebajar, cambiar, retirar,
devolver mercancías obsoletas o pasadas de moda.
~ 76 ~
Una forma fácil y práctica de efectuar una revisión de existencias para detectar
posibles desviaciones en el inventario, es señalar aquellas referencias que
presentan un valor muy elevado con respecto a otras similares y en relación con su
promedio de ventas definido para un periodo normal.
Y para Bravo (2011), planteó que es de gran importancia el control de las
existencias (Mercaderías, Materia Primas, Materiales Indirectos, etc.) de tal
manera que la empresa pueda satisfacer adecuadamente y oportunamente sus
necesidades y especialmente los requerimientos de los clientes.
Este control comprende el establecimiento de tres niveles de existencias:
a) Máxima
b) Mínima
c) Critica
Existencia máxima: es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en
stock (de cada artículo) con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los
suministros. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y
el tiempo de reposición o de reemplazo.
𝐸𝑀𝑥 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑎 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙
30 𝑑í𝑎𝑠∗ 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑒𝑚𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜
El exceso (+) de existencias, ocasiona:
Dinero sin movimiento.
Capital de trabajo sin retorno.
Costos y gastos de bodegaje, manipuleo, registros, control etc.
La mercadería se puede volver obsoleto pierde actualidad.
Se corre el riesgo de prescripción, vencimiento, caducidad (medicinas,
alimentos).
Por la naturaleza de la mercadería, esta puede cambiar: solidificarse,
licuarse, evaporarse, pierde calidad y se deteriora.
~ 77 ~
Se pierde la oportunidad de disponer de mercadería nueva, mejores
diseños; de tal forma que algunos artículos se convierten en objetivos de
difícil comercialización o expendio.
Existencia mínima: es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en
existencia para satisfacer a los clientes en la empresa comercial o para que los
procesos productivos no se interrumpan en el caso de las empresas
manufactureras. Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima
periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo.
𝐸𝑀𝑛 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑎 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙
30 𝑑í𝑎𝑠∗ 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑒𝑚𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜
La insuficiencia (-) de existencias, ocasiona:
Pérdida de clientes.
Disminución de las ventas
Disminución de las utilidades
Perdida de la imagen de la empresa
Atenta a su liquidez
Bravo (2011), menciona que la Existencia crítica, es el nivel más bajo al que
puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros normales
de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos
extraordinarios o especiales de compras para atender adecuadamente a los clientes
(comercial) o para no suspender las actividades de producción (manufacturera). Se
determina considerando la demanda, consumo o venta mínima y el tiempo critico
de reemplazo o reposición.
𝐸𝐶𝑟 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑎 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙
30 𝑑í𝑎𝑠∗ 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑐𝑟í𝑡𝑖𝑐𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑒𝑚𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜
La existencia critica, ocasiona:
Problemas
~ 78 ~
Riesgo declarado
Peligro
Finalmente Fierro (2009), platea que el control de mercaderías para la venta se
debe llevar en registros auxiliares, que deben mantener, por unidades o grupos
homogéneos, por lo menos los siguientes datos:
1) Clase y denominación de os artículos
2) Fecha de la operación que se registre
3) Número del comprobante que respalda la operación asentada
4) Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas,
retiradas o trasladadas
5) Existencia en valores y unidad de medida
6) Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o
trasladado
7) Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la
comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas
de control.
En todos los casos cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercaderías
para la venta, el cual contendrá una relación detallada de las existencias con
indicación de su costo unitario y total. Cuando la cantidad y diversidad de
artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o
grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros
auxiliares.
Como medio de control en el manejo del inventario se tiene las tarjetas de control
de existencias que apoyadas con el inventario físico permiten corroborar la
presencia de los artículos en los anaqueles de la bodega en un momento
determinado
~ 79 ~
Tabla 9. Tarjetas de Control
Fuente: elaborado por Fierro (2009)
Las tarjetas de control de existencias son prácticamente un libro auxiliar de
contabilidad, donde se registra la fecha del documento, las unidades que entran y
salen del almacén por su cantidad y valor, al igual que informa sobre los
inventarios disponibles para la venta.
De lo mencionado anteriormente por varios autores se puede decir que el control
de inventarios es un conjunto de actividades con los propósitos de mantener,
controlar, gestionar todos los recursos necesarios para tener un mejor control de su
stock. Para que de esta manera tener la cantidad real en sus inventarios,
aumentando su efectividad y minimizando los costos y maximizar el servicio al
cliente.
1.2.10. Mercaderías en consignación
Bravo (2011), planteó que los comerciantes con el objetivo de mejorar sus
ingresos o utilidades, recurren a diversas alternativas o modalidades de venta de
mercaderías, tales como: venta al por mayor, al por menor, ferias, ventas a plazos,
etc.; entre estas alternativas una de las más utilizadas se refiere a la venta de
mercaderías en consignación.
EL COMITENTE o consignante, dueño o propietario; entrega al
COMISIONISTA o Consignatario las mercaderías para ser vendidas, quien recibe
a cambio un porcentaje sobre las ventas realizadas, en calidad de COMISIÓN.
CANTIDAD VALOR CANTIDAD VALOR UNITARIO CANTIDAD VALOR
LOCALIZACION UNIDAD MINIMO MÁXIMO
ARTÍCULO REFERENCIA
FECHA DETALLEENTRADAS SALIDAS SALDOS
PROVEEDOR
~ 80 ~
Para el Comitente, las mercaderías están en consignación y para el
comisionista, las mercaderías están en COMISIÓN.
Desde el punto de vista legal la consignación de mercaderías debe ajustarse a lo
estipulado en el Código de Comercio, Titulo VII “Del Contrato de Comisión”;
Los casos no previstos en este Título, se aplicaran a las comisiones mercantiles las
disposiciones del Código Civil sobre mandato.
COMISIONISTA es el que ejerce actos de comercio, en su propio nombre, por
cuenta de un comitente.
Responsabilidad por pérdida de la cosa (mercadería) consignada el
comisionista responde al deterioro o de la pérdida de la cosa consignada que
tuviere en su poder, que no provenga de caso fortuito ni de vicio propio de la
misma cosa, en los expresados en el Art. 221 del Código de comercio. El daño se
calculara por el valor de la cosa (mercadería) en el lugar y en el tiempo en que
hubiere sobrevenido.
Bravo (2011), señala que las obligaciones del comisionista una vez concluido el
encargo es evacuada la negociación encomendada, entonces el comisionista está
obligado:
1) A dar inmediato aviso al comitente
2) A rendir cuenta detallada y comprobada de su gestión
3) A pagar al comitente el saldo que resulte a su favor, empleando el medio
que le hubiere designado, y a falta de designación, del modo que fuere de
uso en la plaza.
Responsabilidad penal al rendir cuentas: el comisionista que rinda a su
comitente cuenta que no estuviere conforme con los asientos de sus libros, o que
altere los precios o condiciones de los contratos celebrados, o suponga gastos, o
aumente los que hubiere hecho, será sancionado de conformidad con lo dispuesto
en el Código Penal.
~ 81 ~
Según Zapata (2011), manifiesta que las mercaderías en consignación son envíos
de mercaderías que hace el propietario o comitente a una tercera persona llamada
consignatario o comisionista, con el objetivo de que este venda por cuenta de
aquél.
Este tipo de transacciones se realiza debido a las ventajas que ofrece, así:
CONSIGNATARIO O
COMISIONISTA
COMITENTE O PROPIETARIO
Obtiene una determinada renta
(comisión) sin utilización de su capital
del trabajo
Puede introducir sus productos en
mercados nuevos
No arriesga la inversión por la
adquisición de mercaderías de venta
incierta
No tiene necesidad de instalar (con las
consiguientes inversiones) una
sucursal o agencia en los sitios cuyos
mercados son desconocidos
Amplia el negocio u ocupa su capacidad
instalada, con la ejecución de las ventas
de mercaderías que nos son suyas.
Mantiene el derecho de propiedad
sobre las mercaderías enviadas, lo cual
no sucederá si vendiese a crédito.
Tabla 10. Ventajas de las mercaderías en consignación
Fuente: elaborado por Zapata (2011)
Aspectos contables
Zapata (2011), manifiesta que el proceso de contabilización que se observe en
estas transacciones se explicara desde el punto de vista del comitente y del
consignatario o comisionista.
a) Para registrar él envió de mercaderías: se utilizara cuentas de orden o
memorándum valorados alternativamente el resultado; más bien, la valoración
permite una asignación concreta de responsabilidad comisionista, así:
~ 82 ~
Registro del comitente
Registro del comisionista
b) Asiento para registrar los desembolsos adicionales de transporte, seguros y
almacenaje: siempre y cuando no se estipulado una condición contraria, el
comitente tiene la obligación de proveer fondos para transporte, almacenaje,
publicidad, etc.
Registro del comitente
Si el pago lo realiza el comisionista por cuenta del comitente, deberá registrar
como “Cuentas por cobrar - Comitente”
c) Registro de la venta: el comisionista ha de emitir su propia factura al vender y
percibirá el IVA, más tarde recibirá la factura del comitente que le permite
reconocer la compra y de inmediato registra el costo de la venta, según se explica
en asientos 2 y 3
FECHA DEBE HABER
200X 1
Dic. 31 MERCADERÍAS ENTREGADAS EN CONSIGNACIÓN xxx
MERCADERÍAS EN CONSIGANCIÓN xxx
CUENTA
Ref. para registrar a precio de costo el envio de
mercaderias
FECHA DEBE HABER
200X 1
Dic. 31 MERCADERÍAS EN CONSIGANCIÓN xxx
MERC. RECIBIDAS EN CONSIGANCIÓN xxx
CUENTA
Ref. para registrar las mercaderias recibidas en
consignación
FECHA DEBE HABER
200X 1
Dic. 31 GASTO CONSIGNACIÓN xxx
BANCOS xxx
CUENTA
Ref. para registrar los desembolsos correspondientes a la
consignación realizada al Sr. NN
~ 83 ~
Zapata (2011), planteó que en los libros del consignatario el registro de la compra
de mercaderías que será facturada por el comitente será:
De inmediato, debe registrar la salida de estas mercaderías que fueron facturadas
anteriormente así:
d) Registro de la venta: inmediatamente después de que el comisionista informe
sobre la venta de mercaderías que le fueron entregadas en consignación, el
comitente deberá emitir la factura respectiva con el fin de permitir el descargo de
su inventario, y que a su vez el comisionista pueda registrar formalmente el
ingreso a sus inventarios. Al facturar debe constar el IVA respectivo y, si es del
caso, se emitirán en su momento las retenciones de impuesto en la fuente.
El registro de la factura de venta para el comitente será:
FECHA DEBE HABER
200X 1
Dic. 31 CAJA xxx
VENTA xxx
IVA EN VENTAS xxx
Ref. para registrar la venta de mercaderías en consignación
CUENTA
FECHA DEBE HABER
200X 2
Dic. 31 INVENTARIO MERCADERÍAS xxx
IVA EN COMRAS xxx
CUENTAS POR PAGAR - COMITENTE xxx
CUENTA
FECHA DEBE HABER
200X 3
Dic. 31 COSTO DE VENTAS - CONSIGNACIÓN xxx
INVENTARIO DE MERCADERÍAS xxx
CUENTA
FECHA DEBE HABER
200X X
Dic. 31 CUENTAS POR COBRAR- COMISIONISTA xxx
VENTA- CONSIGNACIÓN xxx
IVA EN VENTAS xxx
CUENTA
P.r. Factura No….. Por venta al comisionista Sr. NN
~ 84 ~
Esta venta debe producir una salida del inventario de mercaderías, en tal razón
procederá a descargar del kárdex a precio de costo, así:
1.2.11. Otros Aspectos sobre mercaderías
Zapata (2011), respecto a Bajas por daño y obsolescencia dada la naturaleza,
circunstancias o hechos fortuitos, pueden que algunas mercaderías se dañen, o
pasen de moda o se tornen obsoletos. Ante esto, debe reconocerse una pérdida
que afectará los resultados esperados. El tratamiento contable respectivo es el
siguiente:
Reconocimiento: al momento de verificar los inventarios físicos se puede
presentar casos evidentes de daños físicos reversibles o irreversibles en la
calidad de los productos. Ante esto debe tomarse cualquiera de las
siguientes decisiones: a) forzar ventas con rebajas; b) destruirlas; c)
donarlas. Estas opciones permiten conocer una afectación económica que
constará en un documento interno denominado Acta de destrucción o
donación que estará suscrita por el gerente y el contador de la empresa y de
un notario del cantón o ciudad respectivo; para el caso de venta forzosa con
rebaja se debe emitir la factura que justifique la salida de estas mercaderías.
Valoración: para dar un precio razonable a estas mercaderías, se debe
recurrir a la información del mercado de no existir referencias en este, se
podría pedir opiniones a quienes, dentro de la empresa, manejan los
inventarios; ellos con experiencia y objetividad, con seguridad nos darán
ciertas referencias al precio actual de dichos bienes en los distintos estados
físicos en los que se encuentren.
FECHA DEBE HABER
200X X
Dic. 31 COSTO DE VENTAS - CONSIGNACIÓN xxx
INVENTARIO DE MERCADERÍAS xxx
P.r. El costo de las mercaderias facturadas al comisionista
Sr. NN
CUENTA
~ 85 ~
Presentación: los inventarios obsoletos o que califiquen como de segunda,
que pudieran ser vendibles se presentara al valor actual neto en el Balance
General, en una partida independiente del resto de inventarios de primera
o, si no fuera así, al momento de presentar el saldo del Inventario de
Mercaderías ha de constar una nota que identifique de estos inventarios.
La reducción del valor da lugar al reconocimiento de un perjuicio que se
presentará en el Estado de Pérdidas y Ganancias.
Registro: el asiento para reconocer la diferencia de precios entre el valor
de compra y el precio actual que necesariamente será menor será el
siguiente:
Valoración al final del ejercicio Económico
Zapata (2011), establece que al finalizar el periodo contable, que ocurre
generalmente al 31 de diciembre, toda empresa debe averiguar el valor de
mercado de las mercaderías que no han podido ser facturadas y, por tanto,
constituyen el inventario final. De esta averiguación se pueden desprender las
siguientes opciones:
Que el valor de mercado sea superior al del costo en libros; en este caso
no procede ningún ajuste.
Que el valor de mercado sea igual al que consta en los libros de la
empresa; en esta opción tampoco amerita ajuste contable.
Que el valor de mercado sea inferior al que consta en los libros de la
empresa; en este caso debe efectuar un ajuste que permite reducir el valor
de libros mediante el siguiente asiento.
FECHA DEBE HABER
200X 2
Noviembre. 26 PÉRDIDA POR OBSOLESCENCIAS Y DESTRUCCIONES XXX
XXXINVENTARIO DE MERCADERIAS
Ref. la diferencia de precios entre el costo y el valor actual
en condiciones de daño u obsolecencia
CUENTA
~ 86 ~
En tal razón, se debe aplicar el principio de prudencia, que manda escoger entre
costo o mercado, el que sea menor.
Aspecto tributario de las bajas por obsolescencia
Respecto a éstas pérdidas producidas por deterioros, obsolescencias y daños que
dan lugar a castigar los inventarios, la ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
(LORTI) no prevé procedimientos que permita justificar total o parcialmente estas
aplicaciones contables, aplicaciones contables, a efectos de calcular el Impuesto a
la Renta causado.
1.2.12. Procesos y funciones de la administración de Bodega
1.2.12.1. Actividades en la gestión de bodegas
Según Paz (2013), manifiesta que las actividades que se realicen en la gestión de
la bodega dependerán de varios factores como el tipo, el volumen de productos,
entre otras. Las que se pueden reconocer como generales serán las siguientes:
Tabla 11. Gestión de Bodega
Fuente: elaboración propia tomada de Paz (2013)
FECHA DEBE HABER
200X 2
Noviembre. 26 PÉRDIDA POR DETERIORO DE PRECIOS XXX
XXX
CUENTA
INVENTARIO DE MERCADERIAS
Ref. la diferencia de precios entre el costo y el valor actual del mercado
Gestión de Bodega
1) Recepción de insumos
2) Clasificación del material
3) Almacenamiento
4) Organización interna de los
pasillos
5) Desmarcación
6) Señalización
7) Despacho
8) Orden y limpieza
~ 87 ~
1.2.12.2. Planos y distribución de bodegas
Según paz (2013), planteo que la distribución de una bodega se realiza en post de
la organización del área de almacenamiento para que se faciliten los procesos de
entrega y recepción.
Para la asignación de espacio, existen distribuciones básicas como la siguiente:
Almacenamiento 75% 3.750 m2
Registro (Kárdex) 15% 750 m2
Recepción 6% 300 m2
Entrega 4% 200 m2
TOTAL 100% 5.000 m2
Ilustración 2. Planos y distribución de bodegas.
Fuente: Tomado de Paz (2013)
1.2.12.3. Sistema de codificación
1.2.12.3.1. Sistema de codificación y numeración de materiales
Los sistemas de numeración (o codificación) de productos se hacen
necesarios cuando utilizamos sistemas informatizados para la
gestión de los productos y cuando el número de productos es medio
o grande.
Cada área de bodega tiene necesidades y características diferentes, manejando
diferentes tipos de información relativa al producto.
Un buen sistema de codificación debe presentar las siguientes características:
~ 88 ~
Tabla 12. Codificación de materiales
Fuente: elaborado por Paz (2013)
1.3. Valoración crítica de conceptos principales
A través del control de inventarios el gerente de la Distribuidora “Blanquita”
podría conocer a ciencia cierta el movimiento de cada uno de sus productos, saber
cuáles son los más vendidos o solicitados y de esta manera saber si hay que hacer
una nueva compra de tal manera que pueda realizar estrategias específicas para
aprovechar dicha situación; igualmente sabrá que stock tiene menos rotación y de
tal manera pueda establecer maneras para que su demanda se incremente o
sencillamente que la empresa deje de adquirir en ese artículo ya que no son muy
negociables.
La utilización del sistema de inventarios permite aumentar los niveles de venta, y
obtener una mejor comercialización y distribución de sus productos, para así
prevenir las pérdidas económicas y manteniendo un nivel de servicio sin arriesgar
su rentabilidad e inversión de tal manera de contribuir al crecimiento económico
de la empresa.
Del análisis que se dio en el marco teórico relacionado a los diferentes sistemas y
modelos, el sistema que le ayudará a controlar y valorar a la Distribuidora
Blanquita es el sistema de inventario permanente según Bravo (2011), manifiesto
~ 89 ~
que consiste en controlar el movimiento de las cuentas mercaderías mediante la
utilización de tarjetas Kárdex la misma que permiten conocer el valor y la
existencia física de mercadería en forma permanente.
Se requiere de una tarjeta Kárdex para control de cada uno de los artículos
destinados para la venta.
Con la utilización de este modelo o sistema se podrá determinar cuántas unidades
de reabastecimiento se requiere al momento de que se agote el inventario, también
les ayudará a disminuir los costos totales de inventarios y tener un mejor control
de las mercaderías.
De esta manera la Distribuidora Blanquita podrá obtener informes reales de los
inventarios, una correcta valoración de inventarios, no tendrá acumulación
innecesaria de las mercaderías y un mejor control de sus inventarios utilizado
herramientas e instrumentos como las tarjetas Kárdex y un método de valoración
que es el promedio, la cual le brindara solución a sus problemas.
1.4. Conclusiones parciales del capítulo
Se concluye que, el marco teórico utilizado en este proyecto de investigación es
de gran ayuda, ya que cada uno de los contenidos expuestos en este capítulo
como: inventarios, sistema de inventarios, control de mercaderías, baja de
inventarios entre otros, nos ayudará para el desarrollo de la propuesta.
~ 90 ~
CAPITULO II. MARCO METODOLÓGICO
2. Caracterización de la empresa
2.1. Caracterización de la distribuidora Blanquita
Distribuidora “BLANQUITA", nació bajo el proyecto de distribuir y
comercializar calzado de cuero en el año 2014 en la ciudad de Ambato. Siendo su
propietaria la Sra. Blanca Ramirez.
Iniciando sus actividades el 28 de Abril del 2014 con su número de RUC
1802641090001.
Distribuidora “BLANQUITA", se encuentra ubicada en la Pareja Diez Canseco y
Remigio Crespo
Es una empresa 100% Ecuatoriana que surge para dar una respuesta real a las
necesidades de un mercado en continuo cambio y exigencia, con calidad y buenos
precios.
ESLOGAN
Somos una empresa joven, capaz de satisfacer las necesidades, y atenderlo como
usted se merece.
Misión
Somos una empresa distribuidora y comercializadora de zapatos de cuero donde
nos esforzamos día a día para desempeñar una mejor relación con nuestros
clientes y proveedores, ofreciendo la mejor calidad y variedad en productos y
servicios de venta, brindándoles las mejores opciones de compra.
Visión
Seremos una distribuidora líder a nivel nacional e incurrir a mercados
internacionales por vender calzado cuero, ofreciendo la mejor calidad y variedad
en servicios de venta y productos a sus clientes, generando un valor agregado a
las ciudades a las que lleguemos y contribuir al desarrollo de nuestros
colaboradores, clientes y contando con niveles tecnológicos avanzados.
~ 91 ~
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
investigación.
2.2.1. Modalidad de la investigación
La metodología que se emplea en la investigación es de corte cualitativo y
cuantitativo., puesto que el control de mercaderías, y la conformidad son aspectos
dinámicos, difíciles de estudiar mediante metodología estrictamente cuantitativa.
La metodología cualitativa utilizada en este estudio permitirá realizar una
reflexión de las debilidades en el diagnóstico del sistema de inventarios para el
control de mercaderías, para orientarlos hacia los requerimientos del cliente.
Según Hernández (2013) en su análisis en la metodología de la investigación,
cuando plantea que la metodología cuantitativa: “Usa la recolección de datos para
probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico para
establecer patrones de comportamiento y probar teorías”.
A su vez, Rojas (2011), concuerda considera que la importancia de la
Metodología Cuantitativa, radica en que exista claridad entre los elementos de
investigación que conforman el problema, que sea posible definirlo, limitarlos y
saber exactamente dónde se inicia el problema, en cuál dirección va, y qué tipo de
incidencia existe entre sus elementos.
La investigación en este trabajo fue:
Cuantitativa.- Porque en la investigación de campo se utilizará datos estadísticos
y contables, que ayudaron a identificar el objeto de transformación motivo de
investigación en la Distribuidora “BLANQUITA”.
Cualitativos.- Por qué nos ayudó a entender las características, cualidades y los
fenómenos sociales del cotidiano vivir administrativo y contable en la
Distribuidora “BLANQUITA”.
~ 92 ~
2.2.2. Población y Muestra
La realización de esta investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la
Distribuidora “Blanquita”
Los estratos que se seleccionaran son los siguientes:
2.2.2.1. Población
DETALLE N° EMPLEADOS
Nivel Ejecutivo 1 Gerente (Representante
Legal)
Nivel Administrativo: 1 Secretaria
Nivel Operativo: 1 Bodeguero
TOTAL 3 personas
Tabla 13. Población.
Fuente: de la Distribuidora “Blanquita” de la ciudad de Ambato.
2.2.2.2. Muestra
Debido a la naturaleza del trabajo de investigación y por ser reducido el universo
se aplicara a toda la muestra y se realizará una ficha de observación aplicada al
bodeguero. Así como también una entrevista a la Sra. Gerente.
2.2.3. Tipo de investigación
2.2.3.1. Descriptiva
Se describirá el manejo que lleva la Distribuidora Blanquita para el control de
inventarios, así como también se analizarán el sistema de inventarios para la
empresa.
2.2.3.2. Bibliográfica
Se analizó la mayor información: bibliografía, investigaciones, proyectos, tesis,
que contenga relación a las variables estudiadas como son: sistema de inventarios
para el control de las mercaderías, de esta manera poder elaborar un Marco
Teórico sólido y confiable que sustente la investigación, así como también nos
oriente en la interpretación de resultados y en todo el proceso de la investigación.
~ 93 ~
2.2.3.3. De campo
En este trabajo investigativo se realizó directamente con los principales actores
del manejo del sistema de control de inventarios con los procesos a investigar
como son: persona encargada en la bodega de la Distribuidora “Blanquita”; donde
se utilizó técnicas como son la ficha de observación y la entrevista.
2.2.4. Métodos de investigación
2.2.4.1. Validación por expertos
Son opiniones por personas profesionales que conocen del tema, las cuales tiene la
habilidad de juzgar o decidir en forma correcta si el proyecto de investigación es
viable o no.
2.2.4.2. Histórico
Se utilizara para investigar sucesos pasados que ha surgido en la Distribuidora.
2.2.4.3. Analítico – Sintético
Este método nos ayudara a encontrar la verdad mediante el análisis del
conocimiento y la síntesis de cada una de sus partes.
2.2.5. Técnicas e instrumentos a emplear en la investigación
2.2.5.1. Entrevista, Ficha de observación
Entrevista
Este instrumento se aplicó a la propietaria de la Distribuidora, con el fin de que
nos informe si lleva un sistema de inventarios y que método utilizan.
Ficha de observación
Para conocer como los llevan el registro de inventarios y que método utilizan, la
cual se utilizó la técnica observación y el instrumento fue la ficha de observación.
~ 94 ~
2.2.6. Instrumentos
Los instrumentos que se utilizaran para esta investigación:
TÉCNICA INSTRUMENTO
Entrevista Guía de Entrevista
Ficha de Observación Guía de observación
Tabla 14. Instrumentos.
Fuente: elaboración propia
2.2.7. Diseño de la investigación de campo
2.2.7.1. Interpretación de los resultados de la entrevista
Pregunta 1) ¿Conoce cuál es la importancia de tener un buen Control de sus
Inventarios en la empresa? Opine
Respuesta:
Sra. Gerente: si porque ayudara a controlar de mejor manera los inventarios y a
tomar decisiones correctas y tener una mejor rentabilidad en las empresa.
Pregunta 2) ¿Qué tipo de control de inventarios lleva en su distribuidora?
Respuesta:
Sra. Gerente: no cuento con un personal idóneo para el control de los inventarios
y en este momento, llevo mis registros de las ventas y compras de manera
empíricamente.
Pregunta 3) ¿Su personal está debidamente calificado para realizar el
levantamiento de las mercaderías? Si o no porque
Respuesta:
Sra. Gerente: en este momento no cuento con un personal debidamente
calificado debido a que la empresa es de carácter familiar, por esa misma razón
tengo problemas en el levantamiento de información de las mercaderías.
~ 95 ~
Pregunta 4) ¿Cree usted que las mercaderías deben estar protegidas, de
modo adecuado para evitar su deterioro físico contándose con seguros contra
incendio, daños, robo, etc.? ¿En la distribuidora sus mercaderías están
protegidas?
Respuesta:
Sra. Gerente: yo pienso que si de esta manera se puede garantizar tu mercadería
por cualquier daño que se puede ocasionar en el transcurso del tiempo y así no
ocasionar pérdidas o el quiebre de la organización.
Para decirle la verdad no tengo ninguna protección contra deterioro, ni incendios
por el momento.
Pregunta 5) ¿Se confirma mensualmente, si el personal encargado actualiza
permanentemente las tarjetas kárdex para cada tipo de existencia en su
empresa?
Respuesta:
Sra. Gerente: no esa también es nuestro error, como le digo en la distribuidora no
se han utilizado tarjetas Kárdex porque la persona que está encargada en bodega
desconoce el manejo de las tarjeta kárdex y solo tiene un registro general de todas
las mercaderías existentes, se ha tratado de realizar pero constantemente las
tarjetas kárdex están llenadas erróneamente porque para la distribuidora se le
dificulta la explicación al personal, por este motivo al momento que se le pide que
nos de la información de los inventarios siempre hay errores, es por esta razón que
la empresa requiere la implementación de un control de mercaderías permanente y
de esta manera se pueda tomar buenas decisiones para adquirir nuevas
mercaderías.
~ 96 ~
Pregunta 6) ¿Ha tenido reclamos de clientes por desabastecimiento?
Respuesta:
Sra. Gerente: si últimamente nos ha sucedido, por la misma razón hemos perdido
una gran cantidad de clientela por no contar con la mercadería necesaria y porque
en las bodegas no se encuentran de manera ordenada y se hace necesario la
implementación de un sistema de inventarios
Pregunta 7) ¿Ha experimentado la empresa problemas por capacidad de
almacenamiento recientemente?
Respuesta:
Sra. Gerente: si como le contaba anteriormente teníamos problemas de
abastecimiento, por causa de compras sin planificación y no contar con un control
de mercaderías.
Análisis de la entrevista
Es evidente que en cualquier organización es importante tener un control de sus
inventarios, porque de esta manera pueden tomar mejores decisiones, reduciendo
costos, tiempo y recursos.
Muy claramente notamos que la Distribuidora carece de un control de
inventarios, porque sus registros de mercaderías lo realizan de manera empírica y
su información se encuentra archivada en carpetas de ingresos y egresos que no
están pre-numerados.
Como es notable en la Distribuidora por parte del gerente existe despreocupación
en salvaguardar sus mercaderías, porque ellos piensan que el stock no se puede
deteriorar o caducarse muy fácilmente.
Según la respuesta del Gerente cuenta con un inadecuado personal para el llenado
de las tarjetas kárdex, la cual provoca muchos inconvenientes a la empresa al
~ 97 ~
momento de no conocer sobre las mercaderías disponibles y las que les hacen
falta.
La Gerente de la Distribuidora asegura que es necesaria la implementación de un
sistema de inventarios para el control de mercaderías, para que de esta manera
pueda tomar decisiones correctas, evitar la acumulación de la mercadería en la
empresa y tener informes de inventarios correctos.
2.2.7.2. Interpretación de los resultados de la ficha de observación
# Aspectos observados Si No Observación
1 Existen políticas para el control de mercaderías 1
2 La empresa dispone de una bodega para
almacenarla mercadería
1
3 Existe personal capacitado para el manejo de
bodegas
1 Por ser familiar no cuenta con la
persona capacitada en esta área
4 Se lleva un control de entradas y salidas de
mercaderías que existen en la bodega,
1 No se encuentran pre-numeradas
las hojas
5 La documentación de entrega de mercaderías es
firmada por el personal encargado y la secretaria
1 Únicamente es firmada por la
secretaria porque es quien recibe
la factura del pedido
6 Utilizan tarjetas kárdex para el control de
mercaderías
1
7 Las mercaderías se encuentran ordenadas de tal
manera que facilite y simplifique la
manipulación y recuento
1
8 Las mercaderías están protegidas de modo
adecuado para evitar su deterioro físico
contándose con seguros contra incendio, daños,
robo, etc.
1
9 Existen multas para el bodeguero al momento de
existir pérdidas de las mercaderías o deterioro.
1 Únicamente si estas pérdidas son
comprobadas
TOTALES 3 6
~ 98 ~
Tabla 15. Ficha de Observación.
CATEGORÍAS Fi Fr
SI 3 33%
NO 6 67%
TOTAL 9 100%
Gráfico 7. Ficha de Observación
Elaboración propia
Análisis e interpretación
Analizando los resultados obtenidos por la ficha de observación realizada en la
Distribuidora Blanquita, durante el periodo de trabajo (60 minutos) hemos podido
determinar lo siguiente:
La distribuidora carece de políticas para el control de mercaderías,
Inexistencia de una bodega para almacenar el stock,
Inapropiado personal para el manejo de bodegas,
Existe despreocupación por parte del bodeguero ya que las hojas de
control de entradas y salidas no están pre-numeradas.
La distribuidora dispone del manejo empírico de inventarios sin que se
utilicen tarjetas kárdex para el control de inventarios; por lo que en el caso
de existir pérdidas o deterioro de las mercaderías la empresa cobra multas
únicamente si son comprobadas.
33%
67%
SI
NO
~ 99 ~
2.3. Propuesta del investigador: sistema de inventarios
En el presente trabajo de investigación se elaborará los componentes de un
sistema de inventarios que contribuya al control de las mercaderías en la
Distribuidora “BLANQUITA”, la cual trata del manejo de inventario,
disminuyendo costos, tiempo y recursos, de esta manera la empresa obtendrá
información real de sus inventarios.
2.4. Conclusiones parciales del capítulo
En el presente trabajo de investigación, se determinó que es necesario un sistema
de control de inventarios para el manejo de las mercaderías en la Distribuidora
Blanquita, ya que el Gerente piensa que la empresa tiene muchas dificultades en el
manejo de las mercaderías, inadecuada organización de la bodega, y no cuenta
con políticas claras para determinar un control de mercaderías.
A través de la metodología se aplicó dos instrumentos como: la entrevista y una
ficha de observación, obteniendo una información más clara y utilizando el
método más adecuado que optimice el tiempo, costo y recursos. La gran parte de
las personas entrevistadas y observadas piensan que la distribuidora carece de un
control de mercaderías, los cuales provocan que exista mala información de los
inventarios.
Según los resultados obtenidos se podrá elaborar componentes de un sistema de
inventarios que contribuya al control de las mercaderías en la Distribuidora
“BLANQUITA”, la cual le permita mejorar la efectividad de la organización y de
sus operaciones.
~ 100 ~
SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA DISTRIBUIDORA
“BLANQUITA"
Flujograma de actividades para el
control de las mercaderias
ACTIVIDAD 1: Cotización del
producto
ACTIVIDAD 2:Adquisiciones
ACTIVIDAD 3: Recepción, verificación
documental e ingreso de la mercadería
ACTIVIDAD 4, 5:Almacenamiento,
conteo y constatacion fisica de la mercadería
ACTIVIDAD 6: Actividades de
Venta
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3. Objetivo General
Diseñar un sistema de inventarios que contribuya al control de las mercaderías en
la Distribuidora “BLANQUITA
3.1. Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación
Se diseñará cada uno de los componentes del sistema de inventarios para la
Distribuidora “BLANQUITA”, que se detalla a continuación, dando
cumplimiento tanto al objetivo general como a los objetivos específicos,
planteados en el presente trabajo:
Gráfico 8. Esquema de la Propuesta
Fuente: elaboración propia
~ 101 ~
3.1.1. Flujo grama de actividades
A continuación se diseña un flujo grama de actividades para el control de mercaderías:
Gráfico 9. Flujo grama de actividades para el control de mercaderías
Fuente: elaboración propia
Se aprobará el
ingreso a Bodega
porque no existe
ninguna incoformidad
Se registrará y
codificará la mercadería
Registrará en la
respectiva tarjetas
Kardex
No se aprobará el
ingreso a Bodega
porque existe
incoformidad
Llegada de la
mercadería
Comprobación de
la orden de compra
Revisión, verificación y
certificación de la mercadería.
Se empezará a empacar
la mercadería para su
devolución
Se llevará la mercaderia a su
respectivo lugar de
almacenamiento
~ 102 ~
3.1.2. ACTIVIDAD 1: Cotización del producto
Se evaluará las propuestas de los proveedores con las siguientes características
como:
1. Precio,
2. Calidad de la mercadería,
3. La fecha de entrega,
4. Y las formas de pagos.
Las cuales deben cumplir ciertos procedimientos:
Gráfico 10. Procedimientos de la ACTIVIDAD 1: Cotización del producto
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 1. Solicitud de cotizaciones
La Secretaria informará a los proveedores que envíen las cotizaciones de sus
productos.
Procedimiento 2. Selección de Cotizaciones
El Gerente de la Distribuidora Blanquita y la persona encargada de Bodega
elegirán la mejor cotización, utilizando una hoja de análisis de cotizaciones, la
cual les permitirá obtener mejor información sobre sus ofertas.
1. Solicitud de cotizaciones
2. Selección de Cotizaciones
~ 103 ~
A continuación se plantea un modelo para el análisis de cotizaciones:
Tabla 16. Modelo para el análisis de cotizaciones
Fuente: elaboración propia
N° 0000-0000
APROBADO POR:
observación:
HOJA DE ANÁLISIS DE
COTIZACIONES
ANALISADO POR:
FIRMA
VALOR
UNITARIOTOTAL
LINEA DE
CALZADO
DESCRIPCION DEL
PRODUCTO CANTIDAD PROVEEDOR
CALIDAD DEL
PRODUCTO
BUENO
MALO
REGULAR
FORMAS DE
PAGO
FECHAS
LIMITES DE
ENTREGA
~ 104 ~
3.1.3. ACTIVIDAD 2: Adquisiciones
Para la adquisición de la mercadería se escogerá la cotización que más convenga a
la empresa, de tal manera que se podrá adquirir los productos que sean necesarios
o los que hagan falta, siempre y cuando conozca cual es el stock máximo y
mínimo de cada producto, para así evitar la acumulación del inventario o futuras
pérdidas económicas a la empresa.
Las cuales deben cumplir ciertos procedimientos:
Gráfico 11. Procedimientos de la ACTIVIDAD 2: Adquisiciones
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 1: Análisis de los límites máximos y mínimos
Analizará todos los productos en cantidades mínimas, para conocer el nivel de
abastecimiento del stock, con la finalidad de realizar un pedido a tiempo.
Se utiliza la fórmula para determinar las existencias, máximas y mínimas:
Existencia máxima
𝐸𝑀𝑥 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑎 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙
30 𝑑í𝑎𝑠∗ 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑒𝑚𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜
Existencia mínima
𝐸𝑀𝑛 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑎 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙
30 𝑑í𝑎𝑠∗ 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑒𝑚𝑝𝑙𝑎𝑧𝑜
1. Análisis de los límites máximos y mínimos
2. Orden de Adquisición3. Costo Financiamiento
~ 105 ~
Ejemplo:
Se desea calcular las existencias máximas de inventario, ya que las ventas
mensuales de la Distribuidora blanquita son de 300 pares de calzado y las visitas
que realiza el proveedores son cada 20 días.
Existencia máxima
𝐸𝑀𝑥 =300 𝑝𝑎𝑟𝑒𝑠
30 𝑑í𝑎𝑠∗ 20 𝑑í𝑎𝑠 = 200 𝑝𝑎𝑟𝑒𝑠
Se desea calcular las existencias mínimas de inventario, ya que las ventas
mensuales de la Distribuidora blanquita son de 90 pares de calzado y las visitas
que realiza el proveedores son cada 20 días.
Existencia mínima
𝐸𝑀𝑛 =90 𝑝𝑎𝑟𝑒𝑠
30 𝑑í𝑎𝑠∗ 20 𝑑í𝑎𝑠 = 60 𝑝𝑎𝑟𝑒𝑠
La persona encargada de la adquisición de mercadería debe basarse a la función
de los límites máximo y mínimos, en este caso el consumo mensual de mercadería
es EMx= 200 pares y el EMn 60 pares.
Procedimiento 2.Orden de Adquisición
Es necesario emitir una Orden de Adquisición al proveedor al momento de
realizar un pedido, en donde se debe detallar la mercadería que se requiera en la
organización. Mediante este modelo la Distribuidora Blanquita, podrá realizar el
pedido a su proveedor:
~ 106 ~
Tabla 17. Formato de una Orden de Adquisición
Fuente: Elaboración Propia
Procedimiento 3. Costo Financiamiento
Una vez escogido la mejor cotización la empresa debe analizar el nivel de crédito
que le brida su proveedor y qué % de tasa interés se le va a general ese pedido, en
caso de que no tenga el % de la tasa de interés, se deberá tomar la tasa legal
máxima permitida pero desde la fecha de la compra, con la finalidad de saber si le
conviene o no.
La manera más fácil de conocer el costo financiero por las compras a crédito, es
aplicando la fórmula que nos presenta en la NIC 2 inventarios con el propósito de
conocer el valor presente de la mercadería adquirida:
𝑉𝑃 =M
(1 + 𝑖)𝑛
VP
M
i
n
=
=
=
=
Valor presente
Monto
Tasa interés proporcional a tiempo, 00/12
Numero de periodos
N° 0000-0000
PROVEEDOR:
FECHA DE PEDIDO:
FECHA DE ENTREGA:
CONDICIONES DE PAGO:
CHEQUE AL CONTADO
A 37 38 39 40 41 42 43
B 34 35 36 37 38 39
C 27 28 29 31 32 33
D 21 22 23 24 25 26
FIRMA
APROBADO POR:
C.C.
FIRMA
INFORMACION DEL PROVEEDOR
TALLAS
CÓDIGO
DESCRIPCION
COLOR SUELA
RECIBIDO POR:
C.C.
ORDEN DE ADQUISICIÓN
CANT.
~ 107 ~
Ejemplo:
La Distribuidora Blanquita compra una mercadería valorada en $ 2.000,00 el día
25 de Abril a un plazo para pagar 2 meses, y la tasa anual de interés vigente es del
8.09%
VP
M
i
n
=
=
=
=
?
$ 2.000,00
8.09/12= 0,67% mensual- Tasa de interés legal BCE- Abril/2015
2 meses
𝑉𝑃 =$ 2.000,00
(1 + 0,0067)2 =
$ 2.000,00
1.01344489= 1.973,46
Asiento tipo:
FECHA DEBE HABER
2015 2
Abril. 25 COSTO FINANCIERO 26,54$
INVENTARIO DE MERCADERIAS 1.973,46$
2.000,00$
CUENTA
Ref. para registrar compras a credito 60 dias, con un interes ímplicito
del 8,09% anual (Tasa de interés legal BCE Abril/2015)
PROVEEDORES
~ 108 ~
3.1.4. ACTIVIDAD 3: Recepción, verificación documental e ingreso de la
mercadería.
En esta actividad se realiza el control, inspección de la mercadería mediante el
sistema de inventario perpetuo, donde se revisará el producto con relación a la
calidad, precio y se verificará con la Orden de Adquisición que se le hizo al
proveedor y se procederá al ingreso de la mercadería.
Las cuales deben cumplir ciertos procedimientos:
Gráfico 12. Procedimientos de la ACTIVIDAD 3: Recepción, verificación documental e ingreso
de la mercadería
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 1. Recepción y Verificación de la documentación
La secretaria recibirá y verificará la factura, con la orden de adquisición, la cual
constatará el pedido solicitado en unidades cualitativas y cuantitativas.
Procedimiento 2. Informe de Mercadería Recibida
Se procederá a realizar el informe de las mercaderías que se van aceptar e ingresar
a la bodega mediante este modelo que se presenta a continuación, caso contrario
se debe comunicar las novedades del producto a Gerente de la Distribuidora, para
que determine si se acepta o se devuelve al proveedor.
1. Recepción y Verificación de la
documentación
2. Informe de Mercadería Recibida
~ 109 ~
Tabla 18. Formato del ingreso de las mercaderías recibidas
Fuente: Elaboración Propia
3.1.5. ACTIVIDAD 4: Almacenamiento
Para el proceso de almacenamiento, la planificación y la organización son
indispensables al momento de receptar y almacenar la mercadería, ya que nos
ayuda distribuir correctamente los espacios físicos de la bodega.
Los procedimientos que se debe realizar son los siguientes:
Gráfico 13. Procedimientos de la ACTIVIDAD 4: Almacenamiento
Fuente: elaboración propia
Dir: Pareja Diezcanseco y Remigio Crespo
email: [email protected]
Celular: 0985688897 N° 0000-0000
PROVEEDOR:
FECHA :
FACTURAs N°:
A 37 38 39 40 41 42 43
B 34 35 36 37 38 39
C 27 28 29 31 32 33
D 21 22 23 24 25 26
TOTAL
RECIBIDO POR: C.C.
APROBADO POR: C.C.
INFORME DE LAS
MERCADERÍAS RECIBIDAS
INFORMACION PROVEEDOR
FIRMA
FIRMA
LINEA DE
CALZADOCOLOR
TALLAS
CODIGO
BUEN ESTADO
MAL ESTADO
DETERIORADO
SUB TOTOTAL CANTIDAD VALOR
UNITARIO
1. Distribución de los espacios físicos
2. Codificacion de la mercadería
3. Colocación de la mercadería
~ 110 ~
Procedimiento 1.Distribución de los espacios físicos
Una vez revisada y aprobada por la persona encargada de bodega procederá al
ingresó o recepción de la mercadería en los diferentes espacios establecidos por el
mismo.
La cual, se propone la distribución de la siguiente manera:
Almacenamiento 80% 97,5 m2
Registro (Kárdex) 15% 19,5 m2
Recepción 6% 7,8 m2
Entrega 4% 5,2 m2
TOTAL 100% 130 m2
Gráfico 14. Distribución de espacios físicos
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 2. Codificación de la mercadería
La persona responsable de bodega se encargará de la codificación utilizando
etiquetas adhesivas de varios colores, las cuales deben estar enumeras con: letras
y números, para cada línea de calzado.
Recepción
13 m Registro
10 m
Entrega
Almacenamiento
~ 111 ~
Gráfico 15. Codificación de la mercadería
Fuente: elaboración propia
Ejemplo:
Gráfico 16. Diseño de las etiquetas adhesivas con su respectivo código
Fuente: elaboración propia
Primero: es necesario tener una lista de códigos por modelo, la cual les ayudará a
seguir con una secuencia y evitará la duplicación de los mismos.
Gráfico 17. Proceso de codificación
Fuente: elaboración propia
Línea de
calzadoEstilo
Serie de
TallasTallas
HB BI A - 37
Se colocará en la mercaderíaLista de codigos por
lineas
Se seguirá con la guía
de códigos y se
escribirá en las
etiquetas adhesivas
Línea de Hombre
K56
CÓDIGO
HB – BI –A - 37
Línea de Dama
AB006
CÓDIGO
DM – BT – B - 36
Línea de Niño
RP0123
CÓDIGO
NI – CA – C - 27
~ 112 ~
Se sugiere a la Distribuidora Blanquita que implemente un sistema informático de
numeración (o codificación) de productos, cuando el nivel de la mercadería haya
aumentado su volumen.
Gráfico 18. Proceso de codificación utilizando el sistema informático de numeración (o
codificación)
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 3.Colocación de la mercadería
La persona responsable de bodega colocará y almacenará la mercadería en la
bodega, siempre y cuando no existe ninguna inconformidad con el producto,
además él se encargara de llevar control de los inventarios y enviará a la secretaria
los documentos de soporte como: Factura, las Hojas del Inventario Físico, registro
de las tarjetas Kárdex.
Gráfico 19. Proceso de colocación de la mercadería
Fuente: elaboración propia
Se imprimira la etiqueta con el
código respectivo
Se ingresará la línea
de calzado, Estilo,
Serie y las tallas de
cada mercadería
Se colocará en la
mercadería
Se llevará la
mercaderia a su
respectivo lugar de
almacenamiento
Se colocará en su respectivo lugar
~ 113 ~
3.1.6. ACTIVIDAD 5: Conteo y constatación física de la mercadería
Para la constatación física de la mercadería se requiere una serie de
procedimientos como: contar, verificar cada artículo que se encuentra en la
bodega y realizar un registro de las tarjetas Kárdexcon su respectivo método de
valoración, la cual permitirá tener un control de sus inventarios.
Gráfico 20. Procedimientos de la ACTIVIDAD 5. Conteo y constatación física de la mercadería
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 1. Inventario Físico
La persona responsable de bodega debe realizar el conteo físico de la mercadería
mediante el registro denominado Control de inventario físico.
Tabla 19. Modelo del control de Inventario físico
Fuente: Elaboración propia
1. Inventario Físico
2. Baja de Inventarios
3. Métodos de Valoración
4. Tarjetax Kardex
5. Constatación fisica
Dir: Pareja Diezcanseco y Remigio Crespo
email: [email protected]
Celular: 0985688897
N° 00000000-00
FECHA :
A 37 38 39 40 41 42 43
B 34 35 36 37 38 39
C 27 28 29 31 32 33
D 21 22 23 24 25 26
ELABORADO POR:
INVENTARIO FISICO DE LAS
MERCADERIAS
FIRMA
VALOR
TOTAL
BUEN ESTADO
MAL ESTADO
DETERIORADO
TALLAS
LINEA DE
CALZADOCODIGO CANTIDAD
VALOR
UNITARIOCOLOR
~ 114 ~
Procedimiento 2. Baja de Inventarios
En caso de existir producto dañado y obsoleto se deberá realizar un documento
interno denominado Acta de Seguimiento y destrucción, donación para dar de baja
los bienes, que estará aprobada por el gerente y la secretaria y de un notario de la
ciudad de Ambato.
A continuación se mencionará un modelo de Acta de Seguimiento y destrucción,
donación para dar de baja los bienes
Ilustración 3. Modelo de Acta de Seguimiento y destrucción, donación para dar de baja los bienes
Fuente: elaboración propia
ACTA DE SEGUIMIENTO DE DESTRUCCIÓN, DONACIÓN O PARA DAR DE BAJA LOS BIENES
El martes 00 de marzo del 20XX a las 00h00, se sostiene reunión para hacer el seguimiento de destrucción,
donación o para dar de baja los bienes, asisten a la reunión el Abg. ____________________, Sra.
Gerente____________ de la empresa “___________” y la Srta. Secretaria ____________________, quienes
son representantes de las áreas involucradas y un representante legal quien abaliza esta acta.
El objeto de la reunión fue indicar al encargado del financiero la forma en que se debe proceder dentro de la Ley
Orgánica Tributario Interno “LORTI” que fue creado para dar seguimiento de destrucción, donación o para dar de
baja los bienes, además se solicita al Abg. ____________________, Sra. Gerente____________ de la empresa
“___________” y la Srta. Secretaria ____________________, que sean responsables del acta que se da a
conocer de los bienes que se dan de baja a continuación:
De esta manera se deja difundido el acta de destrucción, donación o para dar de baja los bienes.
~ 115 ~
Para la valorización de la mercadería obsoletas o dadas de baja, que sale a la
venta, se debe recurrir a la información del mercado o si no, a la persona que está
encargada del manejo de los inventarios, porque con su experiencia y objetividad,
nos darán el precio que se merecen dichos bienes según sus estados físicos en los
que se encuentren.
Se registrara el asiento para reconocer el valor real del bien que fue valorizado
con los precios entre el valor de compra y el precio actual, la cual va ser siempre
menor.
Procedimiento 3. Métodos de Valoración
De acuerdo a los sistemas de inventarios, la constatación física se hace necesaria
para ajustar la valoración de las mercaderías entre un período y otro, para ello se
sugiere que se utilice cualquier método de valoración recomendados por la NIC 2.
El método que recomiendo a la Distribuidora Blanquita es el método promedio,
porque es la manera de conocer el valor real de las existencias mediante un
proceso simple.
Ejemplo:
La distribuidora Blanquita tiene en existencias 30 pares de calzado a un valor de
$30,00 c/u y se adquiere 20 pares más a un valor de 32 c/u. ¿Cuál es el valor real
del calzado utilizando el método promedio?
FECHA DEBE HABER
200X 2
Noviembre. 26 PÉRDIDA POR OBSOLESCENCIAS Y DESTRUCCIONES XXX
XXXINVENTARIO DE MERCADERIAS
Ref. la diferencia de precios entre el costo y el valor actual en
condiciones de daño u obsolecencia
CUENTA
CANT. V. UNIT TOTAL CANT. V. UNIT TOTAL CANT. V. UNIT TOTAL
30 30,00$ 900,00$ 30 30,00$ 900,00$
20 32,00$ 640,00$ 50 30,80$ 1.540,00$
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
Su cálculo es: el precio real de las compras dividido por el total de artículos en
existencia.
~ 116 ~
Procedimiento 4. TarjetasKárdex
Para un control de las mercaderías la utilización de las Tarjetas Kárdex es la
manera más adecuada de supervisar las existencias.
El diseño de esta tarjeta Kárdex, cualquier distribuidora de calzado pueden
adaptarlo siempre y cuando la organización lo crea necesario e indispensable.
Tabla 20. Formato de la Tarjetas Kárdex
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 5. Constatación física
La Secretaria realizará el conteo físico del inventario de la Distribuidora
Blanquita, realizando una comparación con sus registros y actualizando cualquier
inconformidad que se han generado en la mercadería.
Primero: la secretaria ira a la bodega a verificar si el inventario físico coincide
con sus registros, caso contrario si no son los correctos debe ser informado a la
persona encargada de Bodega sobre esta inconformidad de la mercadería.
Segundo: la persona encargada de bodega se justificará la inconformidad de la
secretaria con sus respectivos documentos como son (las tarjetas kárdex, el
informe físico de las mercaderías y con informe de las mercaderías recibidas) que
fueron fotocopiadas y entregadas a la misma, caso contrario se llevara las
Dir: Pareja Diezcanseco y Remigio Crespo
email: [email protected]
Celular: 0985688897 N°
PROVEEDOR:_____________________ UBICACIÓN
MÉTODO: UNIDAD DE MEDIDA
CODIGO: CANTIDAD MÁXIMA
CANTIDAD MINIMA
AREA DE UBICACIÓN
CALZADO DE DAMA AREA 1 AREA 3 AREA 5
CALZADO DE NIÑO (A) AREA 2 AREA 4 AREA 6
A 37 38 39 40 41 42 43
B 34 35 36 37 38 39
C 27 28 29 31 32 33
D 21 22 23 24 25 26
TARJETA KÁRDEX
0000-0000
INFORMACION DEL PRODUCTO
LINEA DE CALZADO:
DETALLE
V. UNIT V. UNIT
CALZADO DE HOMBRE
TALLAS
ENTRADAS SALIDAS SALDOS
CANT. TOTAL CANT. TOTAL CANT. V. UNIT TOTAL
FECHA
~ 117 ~
originales para la revisión y corrección, de esta manera pueda comparar el registro
del Bodeguero y de la secretaria, con fin de solucionar el problema y determinar
cualquier responsabilidad que se diera en la verificación.
3.1.7. ACTIVIDAD 6: Actividades de Venta
Se procede a realizar la factura correspondiente a la venta, verificando si existe la
mercadería solicitado por el cliente y se procede al despacho.
A continuación detallamos cual es el procedimiento que debe seguir:
Gráfico 21. Procedimientos de la ACTIVIDAD 6: Actividades de Venta
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 1. Nota de pedido
El vendedor, al presentarse donde el cliente debe utilizar este diseño de Nota de
Pedido, para sus respectivas ventas:
1. Nota de pedido
2. Revisión y verificación de la mercadería
3. Informe de Salida de
mercaderia4. Factura
~ 118 ~
Tabla 21. Formato de la Nota de Pedido.
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 2. Revisión y verificación de la mercadería
La secretaría revisará y verificará, si se cuenta con la mercadería solicitada en la
Nota de Pedido que trajo el Vendedor, con el propósito de abastecer a tiempo al
cliente.
Procedimiento 3. Informe de Salida de Mercadería
La secretaría procede a informar, a la persona encargada de bodega, que se efectué
el despacho de la mercadería que se requiere.
La persona encarga de bodega realizará despacho de la mercadería al respectivo
vendedor y receptará un informe del producto que sale de la Distribuidora, la que
Dir: Pareja Diezcanseco y Remigio Crespo
email: [email protected]
Celular: 0985688897
FECHA:
DIRECCION:
CIUDAD:
CONDICIONES DE PAGO:
CHEQUE
AL CONTADO
A CRÉDITO (30 días)
A 37 38 39 40 41 42 43
B 34 35 36 37 38 39
C 27 28 29 31 32 33
D 21 22 23 24 25 26
CLIENTE
NOTA DE PEDIDO
N.- 0000-00000
TOTALES
VENDEDOR
MODELOVALOR
UNITARIOTOTAL
FECHA DE ENTREGA:
CUERO- COLOR- SUELA
TALLAS
TOTAL
PARES
CLIENTE:
RUC:
TELEFONO:
INFORMACIÓN DEL CLIENTE
~ 119 ~
será entregado a la Secretaria para su respectivo registro, con el propósito de
reducir la posibilidad de errores ya sea como: enviar mercadería incorrecta, enviar
la mercadería incompleta.
Tabla 22. Formato de Informe de salida de mercadería
Fuente: elaboración propia
Procedimiento 4. Factura
La Secretaria con el informe que de envió el bodeguero y con la nota de pedido
verificará si fue la mercadería que solicito el cliente, entonces se procede a
realizar la factura correspondiente, la cual será entregada al cliente. Por
consiguiente se informará que debe actualizar las Tarjetas Kárdex de ese
producto, para que de esta manera se lleve un control permanente y actualizado de
los inventarios.
N° 0000-0000
CLIENTE: N. DE PEDIDO: 000-00000
A 37 38 39 40 41 42 43
B 34 35 36 37 38 39
C 27 28 29 31 32 33
D 21 22 23 24 25 26
TOTAL
ENTREGADO A C.C.
FIRMA
Observación: una vez salido la mercadería de la bodega no se
responsabiliza por daños ocurridos durante su traslado .
INFORME DE SALIDA DE
MERCADERÍAS
INFORMACION MERCADERIA
APROBACIÓN
VISTO BUENO ( )
REPROBADO (X)
LINEA DE
CALZADOCODIGO COLOR
TALLAS
BUEN ESTADO
MAL ESTADO CANTIDAD
VALOR
UNITARIOTOTAL
~ 120 ~
A continuación se presenta la factura que tiene la Distribuidora Blanquita
Ilustración 4. Factura de Venta
Fuente: tomado de la Distribuidora Blanquita
~ 121 ~
3.2. Validación de la propuesta
Del estudio realizado sobre la propuesta de diseñar un Sistema de Inventarios para
la Distribuidora Blanquita se procedió a la validación por expertos quienes con su
experiencia y conocimiento sobre el tema, establecieronla viabilidad de la
propuesta para su debido desarrollo.
A continuación se presenta los resultados obtenidos por los expertos sobre las
Bases Teóricas, Carácter Técnico, Estructura Metodológica, Organización de la
temática, Viabilidad para la aplicación y en la Actualidad de la propuesta, las
cuales fueron valoradas por una escala de 1 a 5 como:
Nada
Poco Satisfactorio
Satisfactorio
Muy Satisfactorio
Excelente
Gráfico 22. Validación de expertos
Fuente: elaboración propia
00.5
11.5
22.5
33.5
4
Títu
lo d
el e
je
Título del eje
Validación por expertos
Excelente
Muy Satisfactorio
Satisfactorio
Poco Satisfactorio
Nada Satisfactorio
~ 122 ~
Análisis de Resultados
La mayoría de los expertos calificaron las bases teóricas como excelente,
quienes aseguran que cumplen con las exigencias requeridas, para las
actividades de la distribuidora Blanquita, ya que abarca temas como: sistema
de inventarios, control stock entre otros, que fueron tomados de libros escritos
por especialistas.
Los expertos consideran que el carácter técnico de esta investigación, es
excelente, principalmente de cómo se esquematiza el sistema de inventarios
propuesto en esta investigación, tomando en cuenta el stock técnico con su
respectiva codificación, y con la aplicación del método de valoración
recomendados por laNIC 2.
Según la opinión de los expertos, la metodología utilizada en este proyecto de
investigación es excelente, puesto que se utilizan métodos, técnicas e
instrumentos, las que facilitaron la obtención de información, que ayudarán a
mejorar las actividades que se llevan a cabo dentro de la Distribuidora como
son: Adquisición, Recepción, Constatación y almacenaje de sus productos.
La organización de la temática, los expertos señalan que es excelente porque
se han tomado en cuenta factores importantes en esta investigación, la cual ha
brindado mayor claridad e entendimiento, por quienes han podido leerla y
observarla.
Los resultados de la descripción de la propuesta son excelentes, esa es la
opinión de los expertos, esto quiere decir que la propuesta planteada es clara y
adaptable para la distribuidora, la cual permitirá dar solución a muchos
problemas que se han generan por la carencia de un sistema de inventarios.
Quienes tuvieron la oportunidad de validar la propuesta planteada, opinan que
es excelente, ya que con la elaboración de los componentes del sistema de
~ 123 ~
inventarios, facilitara mayor control de sus mercaderías generando mayores
beneficios para la empresa.
Con el último indicador los expertos muestran que es excelente, puesto que el
diseño del sistema de inventarios para la Distribuidora Blanquita, está dentro
de las exigencias de la contabilidad actual.
3.3. Conclusiones parciales del capítulo
En este capítulo se desarrolló todos los componentes del sistema de inventarios,
con el propósito de dar cumplimiento al objetivo general como los objetivos
específicos, donde se detallaron cada actividad como: la cotización del producto,
Adquisiciones, Recepción, verificación documental e ingreso de mercadería,
Almacenamiento, Conteo y constatación física de sus productos, de esta manera
brindando a la empresa un instrumento para el control de su stock.
Con la validación realizada por expertos, se concluye que la propuesta es viable y
se establece que es necesario el diseño de un sistema de inventarios para la
distribuidora Blanquita, con el propósito de controlar y mantener una información
real de sus inventarios.
~ 124 ~
CONCLUSIONES GENERALES
Se elaboró los componentes del sistema de inventarios, para la Distribuidora el
cual permitirá recoger, registrar y reportar la información de las mercaderías
con la finalidad de garantizar el diseño del sistema propuesto que cumpla con
su objetivo de controlar el stock.
Al realizar el diagnostico situacional se estableció que la empresa no contaba
con formularios, formatos y documentos específicos de área de bodega y que
sus constataciones físicas se lo realiza esporádicamente, la cual no le permitía
tener un tratamiento adecuado de las mercaderías o controlar la forma correcta
la baja los inventarios.
La distribuidora Blanquita cuenta con un inadecuado manejo y control de sus
inventarios, la cual ha ocasionado una información errónea de las existencias
en las mercaderías, como consecuencia se han tomado malas decisiones en
cuanto a los niveles de abastecimiento, por lo que ha generado una
acumulación de su producto.
~ 125 ~
RECOMENDACIONES GENERALES
Aplicar el sistema de inventarios propuesto, con los formatos y formularios
creados a la necesidad del negocio, para cada tipo de actividad, el cual
permitirá realizar un adecuado orden y control de las mercaderías, con el
propósito de organizar la información que se requiere en la toma de
decisiones y disminuir la duplicidad de trabajo.
Es necesario que la empresa realicé constataciones físicas más frecuentes, de
ser posible mensualmente, con la finalidad de verificar las cantidades
existentes de la mercadería, de prevenir stock desactualizado y evitar robos del
producto.
Capacitar al personal encargado de bodega sobre las actividades,
procedimientos del sistema propuesto y la distribución de los espacios físicos,
para que les sirva de guía en las actividades diarias de su trabajo, con el
objetivo de reducir la acumulación y la aglomeración de la mercadería en un
solo lugar de la bodega.
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ANEXOS
ANEXO 1
ANEXO 2
ANEXO 3
ANEXO 4
ANEXO 5
ANEXO 6
ANEXO 7
ANEXO 8
Anexo 9
Srs. / Sirs
DISTRIBUIDORA BLANQUITA 17/04/2015 00:00
NO. 0100220 Atención:
Sra. Blanca Ramirez
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ITEM CANTIDAD DETALLE PRODUCTO P. UNIT. P. MILLAR V. TOTAL
ITEM AMOUNT DETAIL PRODUCT UNIT PRICE P. THOUSAND TOTAL VALUE
1 1 IMPRESORA TSC MODELO 244 PLUS IMPRESORA 350.00 0.00 350.00
2 1 IMPRESORA ZEBRA MODELO GC 420 DT IMPRESORA 380.00 0.00 380.00
3 2,000 ETQ. ADHESIVAS TROQUELADA MEDIDA 5.5 X 2.5 cm. TERMICO CON 0.004 4.00 8.00
K 1" R 2000 RECUBRIMIENTO
4 1,000 ETQ. ADHESIVAS TROQUELADA MEDIDA 5 X 8 cm. TERMICO CON 0.01 10.00 10.00
K 1" R 500 RECUBRIMENTO
SUBTOTAL: 748.00
12% I.V.A. 89.76
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Tiempo de Entrega INMEDIATA TOTAL: 837.76
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Srs. / Sirs
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Correo / Post [email protected][email protected] Ext.: 107
ITEM CANTIDAD DETALLE PRODUCTO P. UNIT. P. MILLAR V. TOTAL
ITEM AMOUNT DETAIL PRODUCT UNIT PRICE P. THOUSAND TOTAL VALUE
1 2 LECTOR MK1200G-2USB-1, Usb Kit, 1D, Voyager 1200G rigid, stand COLECTOR 175.00 0.00 350.00
SUBTOTAL: 350.00
12% I.V.A. 42.00
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