universidad regional autÓnoma de los andes...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROGRAMA DE MAESTRIA EN INFORMATICA EMPRESARIAL
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL GRADO
ACADÉMICO DE MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
TEMA:
“PLAN INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN OPERATIVA DE LA SECRETARIA
GENERAL DE LA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES”
AUTORA: CAÑIZARES GALARZA HORTENCIA VIVIANA
ASESORES: ING. MARTÍNEZ CAMPAÑA CARLOS EDUARDO, MSC
ING. FERNÁNDEZ VILLACRES GUSTAVO EDUARDO, MBA
AMBATO - ECUADOR
2017
APROBACIÓN DE LOS ASESORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quienes suscriben, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación
realizado por la señorita Ing. CAÑIZARES GALARZA HORTENCIA VIVIANA,
Maestrante del Programa de Maestría en Informática Empresarial, Facultad de
Sistemas Mercantiles, con el tema “PLAN INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN
OPERATIVA DE LA SECRETARIA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD REGIONAL
AUTÓNOMA DE LOS ANDES”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los
requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación.
Ambato, Marzo de 2017
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, CAÑIZARES GALARZA HORTENCIA VIVIANA, Maestrante del Programa de
Maestría en Informática Empresarial, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que
todos los resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la
obtención del Grado Académico de MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL,
son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo
que son de mi exclusiva responsabilidad.
Ambato, Marzo de 2017
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Cañizares Galarza Hortencia Viviana, declaro que conozco y acepto la disposición
constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la
UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en
la Universidad o por cuenta de ella;
Ambato, Marzo 2017
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento a Dios, y de manera especial a mis padres por el apoyo
permanente en el desarrollo del proyecto de investigación, de igual forma a mis tutores
Ing. Carlos Martínez e Ing. Eduardo Fernández, por la guía en el avance del mismo, a
la Universidad UNIANDES por haberme dado la apertura para la investigación del
trabajo y a todas las personas por esa voz de aliento para seguir adelante.
Viviana
INDICE GENERAL
PORTADA
APROBACIÓN DE LOS ASESORES DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
DERECHOS DE AUTOR
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE DE CUADROS
ÍNDICE DE GRÁFICOS
ÍNDICE DE DISEÑOS
ÍNDICE DE FIGURAS
RESUMEN
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1
Antecedentes de la Investigación .............................................................................. 1
Planteamiento del problema ...................................................................................... 1
Formulación del problema ......................................................................................... 2
Objeto de investigación y campo de acción ............................................................. 2
Línea de Investigación ............................................................................................... 3
Objetivos ..................................................................................................................... 3
General: ....................................................................................................................... 3
Específicos: ................................................................................................................ 3
Idea a defender ........................................................................................................... 3
Justificación ................................................................................................................ 3
CAPITULO I ................................................................................................................. 5
1. MARCO TEÓRICO ................................................................................................ 5
1.1 Plan informático ................................................................................................................. 5
1.2 Sistemas de Información ................................................................................................. 6
1.2.1 Elementos de un Sistema de Información ............................................................... 6
1.2.2 Tipos de sistemas de información ............................................................................ 6
1.2.3 Funciones de un Sistema de información empresarial........................................ 7
1.3 Seguridad de la Información ................................................................................. 8
1.4.1 Objetivos Generales de la seguridad ........................................................................ 9
1.4.2 Respaldos de información ......................................................................................... 10
1.4.3 Almacenamiento en la nube ...................................................................................... 10
1.5 Políticas de Seguridad ................................................................................................... 12
1.6 Seguridad Lógica ............................................................................................................. 13
1.7 Normas ISO ....................................................................................................................... 13
1.7.1 ISO/IE 27002:2005 ......................................................................................................... 14
1.8 Auditoría Informática ...................................................................................................... 14
1.8.1 Tipos de Auditoría ........................................................................................................ 15
1.9 Business Process Management BPM (Gestión Por Procesos) ........................... 15
1.9.1 Fases ............................................................................................................................... 16
1.10 BPMN (Business Process Modeling Notation) ...................................................... 17
1.10.1 Elementos de diagramas .......................................................................................... 18
1.11 BPMS (Business Process Management Suite) ...................................................... 21
1.11.1 Bonita BPM .................................................................................................................. 22
1.12 Procesos .......................................................................................................................... 23
1.12.1 Características de los procesos ............................................................................ 23
1.12.2 Gestión por procesos ............................................................................................... 23
1.13 Modelado de Procesos ................................................................................................ 23
1.14 Gestión Operativa ......................................................................................................... 24
1.15 Planificación Estratégica ............................................................................................. 24
1.16 Metodología Kaizen ...................................................................................................... 25
1.16.1 Principios generales de Kaizen .............................................................................. 25
1.17 Conclusiones Parciales del Capítulo ....................................................................... 27
CAPITULO II .............................................................................................................. 29
2. MARCO METODOLÓGICO ............................................................................................... 29
2.1 Caracterización del Sector ............................................................................................ 29
2.2 Descripción del procedimiento metodológico ......................................................... 29
2.2.2 Tipos de investigación ................................................................................................ 30
2.2.3 Población y Muestra .................................................................................................... 30
2.2.4 Técnicas e instrumentos ............................................................................................ 31
2.3. Propuesta del Investigador .......................................................................................... 39
2.4 Conclusiones parciales del capítulo .......................................................................... 40
CAPITULO III ............................................................................................................. 41
3. MARCO PROPOSITIVO ..................................................................................................... 41
3.1 Tema .................................................................................................................................... 41
3.2 Objetivos ............................................................................................................................ 41
3.3 Introducción ...................................................................................................................... 41
3.4 Descripción general de la Propuesta ......................................................................... 41
3.4.1 Análisis de la situación actual .................................................................................. 42
3.4.1.1 Áreas ............................................................................................................................ 42
3.4.1.2 Documentación.......................................................................................................... 43
3.4.1.3 Ordenamiento lógico .............................................................................................. 44
3.4.1.4 UPS (Sistema de alimentación ininterrumpida) ................................................ 44
3.4.1.5 Funcionarios .............................................................................................................. 44
3.4.1.6 Digitalización de información ................................................................................ 45
3.4.1.7 Archivo ......................................................................................................................... 45
3.4.1.8 Procesos ..................................................................................................................... 45
3.5 Plan informático ............................................................................................................... 61
3.5.1 Estrategias de Respaldos de información............................................................. 61
3.5.2 Estrategias de Seguridad de la Información ......................................................... 63
3.5.3 Estrategias de Archivo ................................................................................................ 69
3.5.4 Estrategias de Mejoramiento de procesos ............................................................ 72
3.5.5 Estrategias de Auditorías ......................................................................................... 105
3.6 Mejoramiento continúo ................................................................................................ 108
3.7 Cronograma y presupuesto ........................................................................................ 108
CONCLUSIONES: .................................................................................................... 109
RECOMENDACIONES: ........................................................................................... 109
BIBLIOGRÁFIA
ANEXOS
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Representación de tareas ................................................................................... 18
Cuadro 2: Representación de Eventos ................................................................................ 19
Cuadro 3: Representación de compuertas .......................................................................... 20
Cuadro 4: Representación de canales ................................................................................. 20
Cuadro 5: Representación de artefactos ............................................................................. 21
Cuadro 6: Personal Secretaría General .............................................................................. 30
Cuadro 7: Tabulación Pregunta 1 ......................................................................................... 31
Cuadro 8: Representación Pregunta 1 ................................................................................ 31
Cuadro 9: Tabulación pregunta 2 ......................................................................................... 32
Cuadro 10: Representación pregunta 2 ............................................................................... 32
Cuadro 11: Representación pregunta 3 ............................................................................... 33
Cuadro 12: Tabulación pregunta 4 ....................................................................................... 33
Cuadro 13: Representación pregunta 4 ............................................................................... 34
Cuadro 14: Tabulación pregunta 5 ....................................................................................... 34
Cuadro 15: Representación pregunta 5 ............................................................................... 35
Cuadro 16: Tabulación pregunta 6 ....................................................................................... 35
Cuadro 17: Representación pregunta 6 ............................................................................... 36
Cuadro 18: Tabulación pregunta 7 ....................................................................................... 36
Cuadro 19: Representación pregunta 7 ............................................................................... 37
Cuadro 20: Tabulación pregunta 8 ....................................................................................... 37
Cuadro 21: Representación pregunta 8 ............................................................................... 37
Cuadro 22: Tabulación pregunta 9 ....................................................................................... 38
Cuadro 23: Representación pregunta 9 ............................................................................... 38
Cuadro 24: Representación pregunta 10 ............................................................................ 39
Cuadro 25: Detalle recursos informáticos actuales ........................................................... 43
Cuadro 26: Proceso actual de Titulación y grado (2016) (1/3) ....................................... 46
Cuadro 27: Proceso actual de Titulación y grado (2016) (2/3) ....................................... 47
Cuadro 28: Proceso actual de Titulación y grado (2016) (3/3) ....................................... 48
Cuadro 29: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (1/4) .............................................................................................................. 49
Cuadro 30: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (2/4) .............................................................................................................. 50
Cuadro 31: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (3/4) .............................................................................................................. 51
Cuadro 32: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (4/4) .............................................................................................................. 52
Cuadro 33: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (1/3) .............................................................................................................. 53
Cuadro 34: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (2/3) .............................................................................................................. 54
Cuadro 35: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (3/3) .............................................................................................................. 55
Cuadro 36: Proceso actual de certificados .......................................................................... 56
Cuadro 37: Proceso de matrículas ....................................................................................... 57
Cuadro 38: Proceso de ingreso de calificaciones .............................................................. 58
Cuadro 39: Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y remediales .................... 59
Cuadro 40: Proceso de revalidaciones y homologaciones ............................................... 60
Cuadro 41: Procedimiento respaldos de información ........................................................ 62
Cuadro 42: Formato de Listado de Usuarios del Sistema Informático ........................... 64
Cuadro 43: Formato de Registro de asignación de permisos para el ingreso al Sistema
Informático ................................................................................................................................. 65
Cuadro 44: Formato de indicaciones generales para usuarios ....................................... 66
Cuadro 45: Formato de Acta de entrega – recepción de claves ..................................... 67
Cuadro 46: Requerimiento sistema de alimentación ininterrumpida ............................... 68
Cuadro 47: Formato Salida por préstamo de expedientes ............................................... 70
Cuadro 48: Requerimiento para espacio de almacenamiento ......................................... 72
Cuadro 49: Gasto personal administrativo digitalización .................................................. 72
Cuadro 50: Requerimiento mínimo de hardware para instalar Bonitasoft 7.2.3 ............ 74
Cuadro 51: Proceso de inscripciones .................................................................................. 76
Cuadro 52: Registro de matrículas en línea ...................................................................... 79
Cuadro 53: Proceso de ingreso de calificaciones .............................................................. 81
Cuadro 54 Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y exámenes de
recuperación .............................................................................................................................. 84
Cuadro 55: Proceso de certificaciones ................................................................................ 86
Cuadro 56: Aprobación del perfil del proyecto de investigación ...................................... 87
Cuadro 57: Aprobación del proyecto de investigación ...................................................... 90
Cuadro 58: Convocatoria para defensas de trabajos de grado ....................................... 92
Cuadro 59: Revalidación de estudios .................................................................................. 93
Cuadro 60: Archivo Estudiantil .............................................................................................. 95
Cuadro 61: Responsabilidades de auditoría ..................................................................... 105
Cuadro 62: Formato de Auditoría de Gestión ................................................................... 106
Cuadro 63: Formato Auditoria interna de procesos ......................................................... 107
Cuadro 64: Cronograma y presupuesto ............................................................................ 108
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Principios rectores de la Metodología Kaizen .................................................. 27
ÍNDICE DE DISEÑOS
Diseño 1: Proceso de Inscripciones en línea ...................................................................... 77
Diseño 2: Diseño del proceso de Matrícula en línea ......................................................... 80
Diseño 3: Diseño del proceso de ingreso de calificaciones ............................................. 82
Diseño 4: Diseño de ingreso de evaluaciones atrasadas y de recuperación ................ 84
Diseño 5: Diseño del proceso de Certificaciones ............................................................... 86
Diseño 6: Aprobación del perfil de proyecto de investigación .......................................... 88
Diseño 7: Aprobación del perfil de proyecto de investigación .......................................... 90
Diseño 8: Proceso para convocatoria para defensas de trabajo de grado .................... 92
Diseño 9: Diseño del proceso de Revalidación de Estudios ............................................ 94
Diseño 10: Diseño del proceso de Clasificación y archivo de documentos estudiantiles
..................................................................................................................................................... 96
Diseño 11: Diseño del proceso de requerimientos de expedientes digitales o físicos.
..................................................................................................................................................... 97
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Inicio de tarea de estudiante en Bonita ............................................................... 98
Figura 2: Tarea de petición de solicitud en Bonita ............................................................. 98
Figura 3: Tarea llenado solicitud en Bonita ......................................................................... 98
Figura 4: Inicio de tarea de financiero en Bonita ................................................................ 99
Figura 5: Tarea de cobro de solicitud en Bonita ................................................................. 99
Figura 6: Inicio de tarea de secretaria académica en Bonita ......................................... 100
Figura 7: Tarea de receptar solicitud en Bonita ................................................................ 100
Figura 8: Tarea de tramitar certificado en Bonita ............................................................. 100
Figura 9: Tarea de certificar en Bonita ............................................................................... 101
Figura 10: Notificación correo electrónico ......................................................................... 101
Figura 11: Tarea de recepción certificado en Bonita ....................................................... 102
Figura 12: Tarea de certificado tramitado en Bonita ........................................................ 102
Figura 13: Historial de tareas en Bonita ............................................................................ 103
Figura 14: Historial tarea de certificar en Bonita .............................................................. 104
Figura 15: Línea de tiempo de procesos en Bonita ......................................................... 104
RESUMEN EJECUTIVO
La gestión operativa en una organización tiene una gran importancia para resolver
objetivos prioritarios de la institución, con la utilización de lineamientos que permitan
un adecuado empleo de las tareas, recursos, tiempos con el personal involucrado en
cada área, el mismo que tendrá la función principal de realizarlos de una manera
eficaz.
Por lo tanto el presente trabajo se enfoca en mejorar la gestión operativa de la
secretaría, generando un “Plan informático para la gestión operativa de la secretaría
general de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes”, la misma que está
estructurada en tres capítulos.
En el Capítulo Primero, se enfatiza en los conceptos que intervienen en un plan
informático, gestión operativa, Business Process Management BPM, Bonita, además
de analizar almacenamiento, seguridad, auditorías, procesos.
En el Capítulo Segundo, se determina la metodología de investigación, mostrando las
encuestas realizadas a los funcionarios de la secretaría, concluyendo de sus
resultados la necesidad de diseñar un plan informático para mejorar la gestión
operativa.
En el Capítulo Tercero, se procede al desarrollo de la propuesta, realizando un análisis
de la situación actual y posteriormente las estrategias de respaldos, seguridad,
archivo, mejoramiento de procesos y auditorias, permitiendo que la gestión operativa
tenga una mejora continua en la institución y que la misma que a futuro se refleje en la
satisfacción de los clientes internos o externos.
ABSTRACT
Operational Management in an organization is of great importance as this is aimed at
solving priority objectives of the institution, with the use of guidelines that allow an
adequate solving of tasks, resources, and amount of time with the staff within each
area, this type of management will have the main function to enforce them in an
effective way.
Therefore, the present work is focused on improving the operational management of
the department of secretary, generating a “Computerized Plan for the operational
management of the department of secretary of the University “Universidad de Los
Andes”, this work is structured in three chapters.
In Chapter One the concepts which take part in: a computerized plan, operational
management process, business process management, Business Process Management
(BPM), Bonita are emphasized, in addition analysing storage, security, audits and
processes.
In Chapter Two presents the research methodology, showing the applied surveys to
the secretary staff, concluding from their results the need to design a computerized
plan to improve operational management.
In Chapter Three the proposal is developed, performing an analysis of the current
situation and later the backup strategies, security, archiving, improvement of processes
and audits, allowing the operational management to have a continuous improvement in
the institution and that the same is reflected in the satisfaction of inner and outer
costumers.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación
Se ha elaborado una investigación, preliminar del trabajo realizado en la Biblioteca de
UNIANDES, referente a postgrados, que corresponde al Ing. Kevin Michael Mero
Ramírez, con el tema “Planificación Tecnológica para la Gestión Operativa de la
Universidad Técnica de Manabí”, para la obtención del título de Magister en
Informática Empresarial, realizado en el año 2013. Del mismo se puede indicar que
está orientada a las necesidades institucionales para generar valor a las actividades
que se realizan mediante una eficaz gestión tecnológica. Se enfoca en la
infraestructura, soporte técnico, seguridad Informática.
Se ha investigado en los repositorios digitales de universidades del país, en donde se
ha encontrado una tesis del Ing. Pablo Picón Abad, realizada en al año 2012 en la
Universidad de Cuenca con el tema: “Propuesta para implementar la Gestión por
Procesos en la Función Tecnológica de la Regional Austro del SRI,” previa la
obtención del título de Magíster en Gerencia de Sistemas de Información, trabajo de
grado que está orientado a la gestión por procesos, para mejorar el desempeño de la
empresa, para lo cual aplica algunas de las normas de la ISO 9000 para el estudio de
la gestión por procesos en general, y como Tecnologías de la Información a las
normas ITIL para la gestión de los servicios.
En lo referente a la investigación en los repositorios internacionales, en el cuál se ha
revisado un trabajo de grado correspondiente a Posso Cristian y Rios Damian con el
tema “ Plan estratégico para la unidad administrativa de la Universidad de Cartagena”
de la Universidad de Cartagena, el mismo que está encaminado a la implementación
de las TIC’s para lograr integrar las diferentes áreas administrativas con el fin de
optimizar los procesos, para lo cual utiliza la tecnología VOIP para la comunicación,
permitiendo la mejora en el desarrollo de procesos.
Planteamiento del problema
Actualmente a nivel nacional, existe un desarrollo de las tecnologías informáticas que
utilizan las empresas, por lo tanto los procesos en la misma deben ser integrados,
ágiles y oportunos, los cuáles deben optimizar el flujo de información, para que los
clientes obtengan su requerimiento sin demora, apoyados en aspectos tecnológicos.
2
La Provincia de Tungurahua se halla en la zona central del país, en donde existen
pocas Universidades, es así que mediante Ley expedida por el Congreso Nacional del
Ecuador el 09 de enero de 1997 y su publicación en el Registro Oficial N° 7 del 20 de
febrero de 1997, empieza su funcionamiento la Universidad Regional Autónoma de
Los Andes, en la oferta de carreras para los bachilleres, por lo que en la actualidad
existen dificultades por la cantidad de información a nivel nacional en las gestión
operativa en la Secretaria General que viene desarrollando, así por ejemplo:
- Ausencia de lineamientos para respaldos de información
- Inexistente directrices para el ordenamiento lógico de información en las
diferentes áreas.
- Necesidad de un sistema informático que cubra todas las áreas de la
Secretaría.
- Carente sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS)
- Insuficientes indicaciones a los funcionarios referente a la seguridad de la
información.
- Falta de digitalización de la documentación a cargo de la Secretaría
- Trámites realizados de forma manual, los mismos que ocasionan retraso en la
entrega de algún requerimiento.
- No se realizan auditorias lo que conlleva a un nulo proceso.
- Falta de estandarización de los procesos en la integración de las diferentes
áreas.
- Debido a la manipulación manual de la información, ocasiona errores en los
datos.
- Falta de un organigrama funcional.
De todo lo mencionando anteriormente se puede indicar que la institución refleja un
problema relacionado con la gestión operativa en la Secretaría General –
Procuraduría.
Formulación del problema
¿Cómo mejorar la Gestión operativa de la Secretaría General de la UNIANDES?
Objeto de investigación y campo de acción
El objeto de la investigación está enmarcado en un proceso informático.
3
El campo de acción de éste trabajo de grado es: Planificación informática.
Línea de Investigación
El presente trabajo de grado se enmarca en la línea de investigación de:
Tecnologías de Información y Comunicaciones.
Objetivos
General:
- Proponer un plan informático para mejorar la gestión operativa de la Secretaria
General de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes.
Específicos:
- Fundamentar científicamente la planificación informática y la gestión operativa.
- Diagnosticar las deficiencias existentes en la automatización de procesos de la
gestión operativa en la Secretaría General de UNIANDES.
- Elaborar un plan informático que contenga estrategias tecnológicas que optimicen
las actividades relacionadas con la gestión operativa.
Idea a defender
Con la implementación del Plan informático caracterizado por disponer de varias
estrategias, se mejorará la Gestión operativa de la Secretaría General de la
Universidad Regional Autónoma de Los Andes.
Justificación
El presente trabajo de grado, permitirá que la Universidad UNIANDES al adoptar una
mejora en la gestión operativa se obtendrá un trabajo más eficaz con una metodología
ordenada y aplicable para cada área, por lo que con la implementación del Plan
informático, las mejoras que se podrán obtener serán las siguientes:
Agilización en los trámites, aplicando los lineamientos de los procesos en el
área administrativa.
Entrega de información a tiempo a los departamentos u organismos de control,
con una planificación en los procesos en el área operativa, administrativa y
tecnológica.
Planificación de centralización de la información de los departamentos, para
que no ocasionar retraso en la entrega de información.
Entrega de funciones al personal administrativo.
4
Optimización de la entrega de información.
Estandarización de los procesos para integración de personas, departamentos
y tecnología.
Control a los procesos con auditorías.
5
CAPITULO I
1. MARCO TEÓRICO
1.1 Plan informático
Según (Rodriguez & Martinez, 2006): “El plan informático es la herramienta, a nivel
estratégico que permite la planificación de la estrategia tecnológica, facilitando el
desarrollo, evaluación y control.”
El concepto de Plan informático según (Molinier, 2005): “Plan informático, Plan de
Sistemas o Plan de Sistemas de Información y Comunicaciones, está íntimamente
ligado al de la planificación estratégica de la empresa. El Plan de Sistemas es el
documento que recoge el conjunto de medidas dirigidas a satisfacer las necesidades
en materia de tratamiento automatizado de información de una organización y debe
ser ante todo práctico y realista.”
Es importante mencionar que al realizar un plan informático el objetivo es el de
satisfacer la necesidad de los clientes, medidas planificadas en los aspectos
operativos de la empresa.
1.2 Planificación tecnológica
La planificación tecnológica nos permite planificar, analizar, discutir las necesidades de
la organización para cumplir con los objetivos que la empresa quiere lograr, la
planificación tecnológica se orienta a que el plan sea lo suficientemente preciso
buscando oportunidades tecnológicas, compromiso de los funcionarios, adecuaciones
físicas.
Según (Cimadevila, 1995), menciona que “entre los distintos elementos que inciden en
la planificación tecnológica se encuentran metas tecnológicas, recursos tecnológicos y
políticas tecnológicas”
Además (González, 2000), hace referencia a “lo clave de la planeación tecnológica: la
prospectiva tecnológica y los diagnósticos (internos y externos)
La prospectiva hace mención de los futuribles (posibles y futurables (deseables),
mencionando que el futuro no es para esperarlo sino para hacerlo.
6
Los diagnósticos externos son: la competitividad tecnológica, la ubicación principal de
la tecnología, posición en el ciclo de vida de la tecnología, empresas líderes y grado
de disponibilidad.
El interno se refiere a identificar las brechas de la empresa con relación a la
competencia en el mercado de productos y en la producción.”
1.2 Sistemas de Información
Según (Pastor I Collado, 2002) :“Un sistema de información para la dirección es un
sistema informático que ha sido concebido para que los directivos de una organización
tengan la posibilidad de mejorar la calidad de su trabajo. Por este motivo facilita el
acceso a las informaciones y permite una mejor comprensión del entorno de la
actividad de la organización. Así el sistema de información facilita la consecución de
los objetivos corporativos basándose en los factores de éxito más destacados
determinados por la organización.”
La evolución de los sistemas de información permite trabajar directamente con las
funciones de la organización para la toma de decisiones.
1.2.1 Elementos de un Sistema de Información
Según (De Pablos, López, Martín - Romo, & Medina, 2004): “Los elementos
fundamentales que constituyen un Sistema de Información son:
- La información, es decir todo lo capturado, almacenado, procesado y distribuido
por el sistema.
- Las personas, quienes introducen y utilizan la información del sistema.
- Los equipos de tratamiento de la información e interacción con los
usuarios, hardware, software y redes de comunicaciones.
- Las normas y/o técnicas de trabajo, métodos utilizados por las personas y las
tecnologías para desarrollar sus actividades“
1.2.2 Tipos de sistemas de información
Los sistemas de información en una organización son de varios tipos:
- Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): gestiona la información
referente a las transacciones que se producen en una empresa.
- Sistema de gestión del conocimiento (KWS): están diseñados para promover el
conocimiento, permitiendo a la empresa crear, obtener, almacenar, transferir y
aplicar el conocimiento.
7
- Sistemas de oficinas (OAS): son las aplicaciones destinadas a las tareas diarias
del personal administrativo de una empresa.
- Sistemas de Información Gerencial (MIS): se orientan a la solución en general de
problemas empresariales.
- Sistemas de soporte de decisiones (DSS): permite analizar las diferentes
variables de la empresa para el apoyo a la toma de decisiones.
- Sistema de información Ejecutiva (ESS): se orienta a nivel gerencial, permitiendo
el seguimiento del estado de las variables de la empresa, maneja la información
estratégica.
Grafico 1: Tipos de Sistemas de Información
Fuente: (Mos, 2015)
1.2.3 Funciones de un Sistema de información empresarial
Según (De Pablos, López, Martín - Romo, & Medina, 2004): “Un sistema de
información empresarial, para alcanzar sus objetivos, ejecuta al menos tres
actividades claramente diferenciadas:
- Recibe datos de fuentes internas o externas como elementos de entrada a un
proceso. (INPUTS).
- Almacena información y actúa sobre los datos para generar y producir
información. (PROCESSING).
8
- Distribuye información elaborada para el usuario final (directores, ejecutivos,
administrativos, etc.) (OUTPUTS).
Por tanto, para ser eficaz, debe realizar de forma sistemática cuatro tipos de
funciones generales: recogida y registro, acopio o acumulación, tratamiento o
transformación y difusión de la información.”
1.3 Seguridad de la Información
Es un conjunto de medidas, técnicas organizacionales, jurídicas, humanas necesarias
y establecidas para conservar, restaurar y garantizar la seguridad de la información.
Que debemos considerar para asegurar la información:
- Asegurar la información sensible
- Enorme crecimiento de las amenazas informáticas
- Sistemas de información vulnerables
- Virus más sofisticados
Existen algunas definiciones de seguridad:
Vulnerabilidad
Debilidad (software, hardware, humano) es un puerta abierta para el atacante.
Amenazas
Un peligro potencial para la información o los sistemas.
Riesgo
Probabilidad de que una amenaza sea real, y sus correspondientes daños
potenciales
Contramedida
Control puesto en ejecución que ayuda a mitigar potenciales pérdidas.
La seguridad de la información se debe entender que debe tener confidencialidad,
disponibilidad e integridad.
Debe tener confidencialidad mencionando que solo usuarios, sistemas autorizados
puedan conocer la información.
9
La disponibilidad es aquella que se ingresa a la información en el momento necesario.
La integridad permite que únicamente los usuarios que tengan autorización puedan
modificar o borrar información.
Los ingresos se podrán registrar para los procesos de auditorías que se requieran.
1.4 Seguridad Informática
Según (Costas Santos, 2011): “La seguridad informática consiste en asegurar que los
recursos del sistema de información (material informático o programas) de una
organización sean utilizados de la manera que se decidió y que el acceso a la
información allí contenida, así como su modificación, sólo sea posible a las personas
que se encuentren acreditadas y dentro de los límites de su autorización.”
La seguridad informática es de vital importancia en la empresa, al aplicarse con los
criterios adecuados en asignación de roles a los usuarios que correspondan la
utilización o manipulación de la información será de responsabilidad de las personas
habilitadas.
A continuación según los autores (Piatfini Velthuis, Mario; Del Peso Navarro, Emilio;
Del Peso Ruiz, Mar, 2008): “El nivel de seguridad informática en una entidad es un
objetivo a evaluar y está directamente relacionado con la calidad y eficacia de un
conjunto de acciones y medidas destinadas a proteger y preservar la información de la
entidad y sus medios de proceso.”
Considero que es un criterio acertado ya que las medidas que se adopten de
seguridad informática permitirán que la información de la organización esté protegida
de cualquier intruso o eventualidad en el trabajo.
1.4.1 Objetivos Generales de la seguridad
Los objetivos generales según (Javier, 2008) se enfoca en los siguientes más
importantes:
- “Conocer todos los riesgos de seguridad asociados a una organización.
- Establecer un conjunto de requisitos de seguridad de acuerdo con los riesgos
identificados, para satisfacer las necesidades de un determinado proceso de la
organización.
10
- Transformar las necesidades de seguridad en una guía de seguridad.
1.4.2 Respaldos de información
La información o los datos son activos importantes de una institución por lo que se
debe tener políticas para el respaldo de la información más importante.
La pérdida de información es ocasionada por diferentes formas como por ejemplo:
fallas de electricidad, virus, mal funcionamiento de hardware o software, errores de los
humanos, inundaciones, incendios, robos, etc.
Las políticas para respaldar la información se debe considerar lo siguiente:
- Información importante a ser respaldada
- Tiempos para respaldos de información
- Dispositivos a ser utilizados
- Responsables del resguardo
- Lugar y condiciones del almacenaje
- Comprobación de datos respaldados
Los procedimientos que se pueden utilizar son:
- Automáticos: El usuario a través de aplicaciones para el efecto, puede programar los
respaldos.
- Manuales: El usuario realiza de forma manual los respaldos de información.
1.4.3 Almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube, en la actualidad ha adquirido un gran interés por parte
de las empresas, incrementándose en los últimos años.
Según (Castro, 2016), “el almacenamiento en la nube, es un modelo de servicio en el
cuál los datos de un sistema de cómputo se almacenan, se administran y se respaldan
de forma remota, típicamente en servidores en la nube y que son administrados por un
proveedor de servicio. Datos que se ponen a disposición de los usuarios a través de
una red, como es el internet.”
La capacidad de almacenamiento dependerá de la contratación como por ejemplo de
5GB, 10 GB, 30GB, 100GB.
11
1.4.3.1 Tipos de almacenamiento en la nube
El almacenamiento en la nube posee tres tipos de servicios: Público, privada, híbrida.
Público: se refiere al acceso mediante internet por las personas autorizadas, la misma
que es administrada por el proveedor de servicios de la Nube, los usuarios
desconocen cómo se administra dicho servicio.
Privada: el almacenamiento en la nube privada está orientada a cubrir las
necesidades de una empresa o de una persona, la cual permite tener el control a los
administrativos.
Híbrida: es una combinación entre nubes públicas y privadas, las mismas que se
acoplan de acuerdo a la necesidad de almacenamiento.
Existen variedad de proveedores del servicio a los que se pueden suscribirse:
Dropbox: es un servicio de almacenamiento, la cual el servicio básico gratuito que
permite es de hasta 2GB, y se puede ampliar el espacio mediante invitaciones a otros
usuarios hasta un total de 10GB.
Si se desea obtener más espacio de almacenamiento variará de acuerdo al número de
usuarios como por ejemplo:
- El costo por mes, a partir de 3 usuarios $12.50, con un espacio de hasta 2TB.
- El costo por mes, a partir de 3 usuarios $20, con un espacio ilimitado.
El uso de Dropbox, se lo puede utilizar en varios sistemas operativos, así como
dispositivos.
Google Drive: es un servicio de almacenamiento en la nube de Google a través de la
cuenta de correo electrónico de gmail.
La capacidad de almacenamiento gratuito que ofrece es hasta 15GB y hasta 10TB con
la suscripción de paga
Amazon Cloud Drive: es un servicio de almacenamiento en la nube que ofrece hasta
5GB gratuito y el de pago el espacio ilimitado de $59.99.
12
Virtualización
La virtualización es una de las tendencias de las nuevas tecnologías en el área
empresarial.
La virtualización en el área informática, el uso es más eficiente en lo referente a
recursos, disponibilidad, recuperación, descentralización de los servidores.
Según (VMware, 2017), lo define de la siguiente manera “es la representación de crear
una representación basada en software (o virtual), en lugar de una física. La
virtualización se puede aplicar a servidores, aplicaciones, almacenamiento y redes, y
es la manera más eficaz de reducir costos de tecnologías de la información y
aumentar la eficiencia y la agilidad de los negocios de cualquier tamaño.”
En la virtualización se comparten recursos de un servidor como procesador, memoria
RAM, disco duro, tarjetas de red, etc. Lo que hace posible ejecutar varias máquinas
virtuales en una máquina física.
OwnCloud
Es una herramienta de código abierto que permite almacenar en la nube, así como
compartir y sincronizar mediante el servidor donde se encuentre instalado OwnCloud.
La sincronización es inmediata cuando se actualiza la información desde cualquier
dispositivo estación de trabajo, móvil o web.
1.5 Políticas de Seguridad
Una política de seguridad son lineamientos, normas, procedimientos que deben tener
la institución, con el fin de salvaguardar la información que es tramitada.
Al mencionar seguridad, menciona (Mendóza, 2014), que las organizaciones deben
considerar los siguientes tipos de controles:
- Proteger los datos en sus diferentes formas es decir: digital, impresa o escrita,
incluso ideas.
- Estados: almacenado, procesado o en transmisión.
También recalca (Mendóza, 2014) que las herramientas y los medios técnicos deben
soportarse por aspectos administrativos entre las que menciona:
- Capacitación
- Educación del personal para desempeñarse en sus actividades.
13
- Concientización sobre los riesgos de seguridad
- Sensibilización de la información.
- Definir responsabilidades
1.6 Seguridad Lógica
Según (Costas Santos, 2011): “La seguridad lógica consiste en la aplicación de
barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y solo se permita
acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo.”
Es importante señalar que la seguridad lógica es una manera de delimitar el acceso a
personas no autorizadas para salvaguardar la información de los sistemas, para ello
se debe delimitar la autenticación y la identificación de los usuarios, además de quién
y cómo ha sido autorizados, acciones a tomar cuando existan accesos no autorizados.
Para la delimitación de contraseñas se debe considerar lo siguiente:
- Estructura y número de caracteres
- Tiempo de vigencia
- Asignación de permisos
Para la asignación de permisos se puede considerar:
- Programador
- Jefe de área
- Responsabilidades de trabajos asignados
- Operadores
Los permisos para los accesos para un adecuado control son.
- Lectura
- Escritura
- Modificación
- Borrado
1.7 Normas ISO
(ISOTools, 2015), especifica que es una norma definida por la Organización
Internacional de Normalización (ISO), la misma que se componen de estándares y
14
guías relacionadas con sistemas y herramientas específicas de gestión aplicables a
cualquier organización.
Las categorías fundamentales son:
- Serie ISO 9000: Gestión de calidad
- Serie ISO 14000: Gestión del medio ambiente
- Norma ISO 22000, OHSAS 18001, ISO 27001, ISO 22301 y otras: Gestión de
riesgos y seguridad
- Norma ISO 26000: Gestión de responsabilidad social
1.7.1 ISO/IE 27002:2005
- Política de seguridad
- Aspectos organizativos
- Gestión de activos
- Recursos humanos
- Física y ambiental
- Comunicaciones y operaciones
- Control de accesos
- Adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas
- Gestión de incidentes
- Gestión de continuidad de negocio
1.8 Auditoría Informática
Según (Muñoz Razo, 2002): “Es la revisión técnica, especializada y exhaustiva que se
realiza a los sistemas computacionales, software e información utilizados en una
empresa, sean individuales, compartidos y/o de redes, así como a sus instalaciones,
telecomunicaciones, mobiliario, equipos periféricos y demás componentes. Dicha
revisión se realiza de igual manera a la gestión informática, el aprovechamiento de sus
recursos, las medidas de seguridad y los bienes de consumo necesarios para el
funcionamiento del centro de cómputo. El propósito fundamental es evaluar el uso
adecuado de los sistemas para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento
adecuado de la información y la emisión oportuna de sus resultados en la institución,
incluyendo la evaluación en el cumplimiento de las funciones, actividades y
operaciones de funcionarios, empleados y usuarios involucrados con los servicios que
proporcionan los sistemas computacionales a la empresa.”
15
1.8.1 Tipos de Auditoría
La clasificación de los tipos de auditoría según (Muñoz Razo, 2002) es la siguiente:
- “Auditorías por su lugar de aplicación.
Se refiere a la forma en que se realiza este tipo de trabajos, y también a como se
establece la relación laboral en las empresas.
Auditorías por su área de aplicación.
Se refiere al ámbito específico donde se llevan a cabo las actividades y
operaciones que serán auditadas, ubicando a cada auditoría de acuerdo con el
área de trabajo e influencia de la rama o especialidad que será evaluada.
Auditorías especializadas áreas específicas.
El avance de la auditoría no se detiene y requiere una mayor especialización en
la evaluación de las áreas y ramas del desarrollo tecnológico de nuestros días;
por esta razón las auditorías son cada vez más singulares y tienen aplicaciones
muy peculiares, las cuáles están enfocadas a satisfacer las necesidades
concretas de revisión y dictamen, según la especialidad de que se trate.
Auditoría de sistemas computacionales.
Las auditorías especializadas de los sistemas computacionales, se aplican a las
diferentes áreas y disciplinas del ambiente informático.”
De la clasificación que corresponde a la de área de aplicación se encuentra la
Auditoria Administrativa que según (Muñoz Razo, 2002) su definición es: “Es la
revisión sistemática y exhaustiva que se realiza a la actividad administrativa de un
“empresa, en cuánto a su organización, las relaciones entre sus integrantes y el
cumplimiento de las funciones y actividades que regulan sus operaciones. Su
propósito es evaluar el desempeño administrativo de las áreas de la empresa, como la
planeación y control de los procedimientos de la operación, y los métodos y técnicas
de trabajo establecidos en la institución, incluyendo la observancia de las normas,
políticas y reglamentos que regulan el uso de todos los recursos.”
1.9 Business Process Management BPM (Gestión Por Procesos)
Según (Robledo, 2011): “Es un sistema de gestión enfocado a perseguir la mejora
continua del funcionamiento de las actividades empresariales mediante la
identificación y selección de procesos y la descripción, documentación y mejora de los
16
mismos, partiendo del despliegue de la estrategia de la organización, asegurando la
misión empresarial y alineada a la visión de la empresa. El BPM debe estar alineado
con la estrategia, con la gestión de recursos humanos, con la gestión financiera, con la
gestión de la información, con la gestión de la calidad y con las disciplinas
tradicionales de gestión. La Gestión por Procesos es impulsada y hecha realidad por
un conjunto de tecnologías totalmente maduras que permiten alcanzar unos resultados
excelentes.”
Éste sistema de gestión al ser utilizado permitirá que todas las actividades se
involucren, aplicadas con una estrategia alineada y que conjuntamente con la
utilización de tecnologías permita que la gestión operativa se mejore y se alcance los
objetivos empresariales.
Según (Club-BPM, 2009): “Un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas,
métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelación, análisis, ejecución,
control y mejora de los procesos de negocio. Las mejoras incluyen tantos cambios de
mejora continua como cambios radicales.”
En ésta definición considero que es muy acertada ya que la tecnología BMP propende
al mejoramiento de los procesos dentro de una organización, utilizando herramientas
para su ejecución.
Los beneficios de BPM son los siguientes:
- Análisis de los procesos
- Mejoramiento de las actividades y tareas de las áreas
- Colaboración entre áreas
- Definición de funciones
- Cumplimiento de normas de la organización
- Reducción de tiempo en los procesos
- Disminución de documentación
- Involucramiento de los usuarios en resolver las tareas
- Optimización de procesos
1.9.1 Fases
Las fases según (Club-BPM, 2009) son las siguientes:
“Análisis de procesos: Analizar los procesos actuales o nuevos para conocer cómo
definirlos (definición de tareas, cómo ejecutar dichas tareas, quién realiza las tareas,
dónde se realizan, qué datos se utiliza, que reglas de negocio deben cumplirse…)
17
Diseño de procesos: Diseñar los procesos de negocio siguiendo una notación BMP.
Ejecución de los procesos de negocio: Automatizar los procesos con un motor de
workflow e integrar las aplicaciones y datos para que exista una orquestación
necesaria.
Monitorización y Análisis: Monitorizar las actividades de negocio y relacionar la
información de los procesos con la estrategia empresarial para conocer si nos
encaminamos a los objetivos o no, y así tomar decisiones reactivas."
1.10 BPMN (Business Process Modeling Notation)
Según (Delgado Adrea, Daniel Calegari, 2014), “Las notaciones que se han utilizado
son diversas, por lo que se han definido lenguajes estándar como Business Process
Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0), incorporada por el Object Management Group
(OMG), el mismo que contiene elementos variados que facilitan la descripción de los
procesos y su comprensión tanto para expertos del negocio, así como técnicos
informáticos.”
Adicionalmente (Delgado Adrea, Daniel Calegari, 2014), menciona que “la sola
utilización de un modelado no asegura que los modelos que se obtienen cuenten con
características de calidad deseables que permitan analizar su mejora o guiar la
construcción del software de soporte”, por ello se debe seguir buenas prácticas y
patrones de modelado.”
Las Sevens Process Modeling Guidelines (7PMG) (J. Mendling, H.A. Reijers, W.M.P
van der Aalst, 2010), son 7 guías de modelado que son las siguientes:
G1: Utilizar el menor número de elementos en el modelo como sea posible, ya que
puede ocurrir efectos indeseables para la comprensión.
G2: Minimizar las rutas de enrutamiento por elemento, es decir las entradas y salidas
G3: Usar un inicio y un evento final en el proceso.
G4: Modelar de forma estructurada tanto como sea posible, es decir cuando una
compuerta de decisión se abre, debe haber otra para cerrar.
G5: Evitar las compuertas OR, los modelos que contienen las compuertas AND y XOR
son menos propenso a errores.
G6: Utilizar etiquetas de actividad verbo-objeto, por ejemplo “almacenar datos” en vez
de “almacenamiento de datos”
18
G7: Si el modelo tiene más de 50 elementos, se lo deben dividirse en subprocesos,
para una mejor comprensión.
1.10.1 Elementos de diagramas
Para los modelos de procesos de negocios, su simbología gráfica según (OMG, 2011)
y sus categorías son las que se detallan a continuación:
Tareas
Una tarea es una actividad que se encuentra dentro de un proceso y su representación
básica son las siguientes:
NOTACIÓN DESCRIPCIÓN
Tarea
Tarea de servicio: sin intervención humana
Tarea enviar mensaje
Tarea recibir mensaje
Tarea humana: ejecuta la tarea
Tarea de script
Cuadro 1: Representación de tareas
Fuente: (OMG, 2011)
19
Eventos
Los eventos se los representa con un círculo, el mismo que determina una causa o un
resultado, su notación son las siguientes:
NOTACIÓN DESCRIPCIÓN
Inicio – Crear un nuevo evento de inicio
Mensaje de Inicio – Crear evento Mensaje al
inicio
Temporizador de Inicio – Crear evento
temporizador de inicio
Señal de fin de evento
Error de fin – Crear Evento Error al final
Evento de Terminación – Este tipo de fin
indica a las demás Actividades que el proceso
se termina directamente.
Cuadro 2: Representación de Eventos
Fuente: (OMG, 2011)
20
Compuertas o Gateway
Las compuertas se representan con un rombo y determinan ramificaciones,
bifurcaciones, combinaciones y fusiones del proceso, su gráfica es la siguiente:
NOTACIÓN DESCRIPCIÓN
Compuerta XOR: es un camino
alternativo en base a una condición
previa, y toma un solo camino.
Compuerta inclusiva: es una decisión
en donde se puede seguir más de un
camino, dependiendo de la condición
dada.
Compuerta paralela AND: son múltiples
caminos de forma paralela, no se
evalúa ninguna condición.
Cuadro 3: Representación de compuertas
Fuente: (OMG, 2011)
Canales
Permite organizar las actividades de una manera visual, cuyo objetivo es determinar
las funciones y responsabilidades entre los diferentes actores del proceso y su gráfica
es la siguiente:
NOTACIÓN DESCRIPCIÓN
Lane: representa las distintas
áreas, actores de la
organización.
Pool: representa todo el
proceso completo
Cuadro 4: Representación de canales
Fuente: (OMG, 2011)
21
Artefactos
Se utilizan como elementos adicionales en los procesos y que son los siguientes:
NOTACIÓN DESCRIPCIÓN
Group: permite agrupar varias
actividades
Text anotation: permite anotar texto
como descripción
Cuadro 5: Representación de artefactos
Fuente: (OMG, 2011)
1.11 BPMS (Business Process Management Suite)
BPMS es también conocido como Sistemas para la Gestión por Procesos, permitiendo
la optimización del funcionamiento de la institución y según (Hitpass, 2014), son
herramientas que apoyan la implementación técnica o automatización de los procesos,
que está integrado por algunos componentes que son los siguientes:
- Modelador de procesos (técnico)
- Motos de procesos (workflow)
- Panel de control (BAM)
- Interfaz de usuario
- APIS de integración
También (Garimella, 2008), hace hincapié que BPMS es la suite de tecnologías BPM,
lo que incluye todos los módulos funcionales, las capacidades técnicas y la
infraestructura de apoyo, integradas en un único entorno que realiza todas las
funciones de la tecnología BPM.
Algunos de los BPMS Open Source que existen en el mercado son:
- Intalio
22
- Bonita
- ActiveBPEL
- Process Maker
- Jbpm
1.11.1 Bonita BPM
Según (Bonitasoft, 2015), indica que “Bonita BPM usa el estándar BPMN 2.0
(Bussiness Process Management Notation) que establece un lenguaje común entre los
usuarios técnicos y funcionales”.
Bonita Soft, es un gestor de procesos de negocios, es un software libre, de código
abierto que utiliza BPM (Business Process Management)
Dentro de las características según (Bonitasoft, 2015) se encuentran:
- “El motor de Bonita BPM posee una arquitectura basada en servicios que puede
soportar fuertes cargas de trabajo, adaptarse a todo tipo de arquitectura y
acceder a aplicaciones de terceros a través de sus APIs.”
- “Bonita BPM incluye conectores listos para enlazar el proceso con bases de
datos, ERP, CRM, ECM, y más.”
- “El portal de Bonita BPM, las páginas web personalizadas y al acceso desde
dispositivos móviles puede realizar tareas y monitorizar sus procesos desde
cualquier lugar.”
- Posee la notación de modelados de procesos BPMN
Según (Alvarado, 2011), menciona algunas funcionalidades que posee Bonita Open
Solution para cualquier tipo de negocio, entre las que podemos mencionar:
- Los usuarios que no sean técnicos informáticos pueden elaborar procesos
- Utiliza el estándar BPMN 2.0
- Facilita el trabajo colaborativo con los desarrolladores de los sistemas
- Mejora los procesos simplificándolos
- Visualización de las tareas de los procesos
- Facilidad de uso
- Identificación de actores que intervienen en los procesos
- Los usuarios se organizan en la ejecución de los trabajos
- Permite mejorar los procesos continuamente
23
1.12 Procesos
Según (Gómez Vieites, Alvaro; Suarez Rey, Carlos;, 2007): “En la estructura
organizativa tradicional de una empresa cada departamento se centra en resolver las
tareas que tiene asignadas de manera eficaz y eficiente.”
Tomando en cuenta ésta definición de procesos, la empresa debe tener una
organización que resuelva las tareas a tiempo.
Según (Fincowsky, 2009): “Los procesos pueden ser físicos, incluir papeleo, realizarse
por computadora, o representar una secuencia lógica de eventos.”
En ésta definición se puede mencionar la importancia de una secuencia de eventos,
esto mejorará notablemente la gestión operativa dentro del área.
1.12.1 Características de los procesos
Los procesos tienen características de cada área de trabajo, para lo cual hay que
examinarlos y se pueden tener las siguientes particularidades:
Deben ser definidos y estandarizados.
Los procesos deben tener como fin un resultado.
Responsabilidades del personal administrativo a los procesos.
Siempre se debe mejorarlos para una mejor atención al cliente.
1.12.2 Gestión por procesos
Sigue (Captio, 2015): “La gestión de procesos es una gestión centrada en los procesos
de la organización. Estos están relacionados entre sí, formando un sistema complejo y
por lo tanto dan origen a una gestión sistémica de la organización. Esta gestión, define
una serie de procesos que transforman entradas en salidas mediante los
procedimientos (las acciones que se llevan a cabo en los procesos). El objetivo
fundamental es que la salida final de todos los procesos tenga valor sobre la entrada.”
En esta definición se menciona notablemente que la gestión es una serie de procesos
que se desarrollan de forma ordenada desde la entrada hasta que la salida se obtenga
un producto de calidad.
1.13 Modelado de Procesos
Según (País Curto, 2013): “Un modelo es una representación esquemática o
conceptual de los procesos de la organización y las relaciones entre estos, que
24
representa de forma secuencial, como funcionarán los procesos y como se realizan las
tareas que producirán la salida de un producto o servicio.”
Dentro de la institución los procesos permiten obtener un resultado deseado, con el
modelado se puede visualizar de forma detallada cada uno de ellos, permitiendo
valorar si las tareas son óptimas o causan retraso. En el detalle del modelado permite
identificar si los procesos son los adecuados.
La importancia del modelado de procesos se indica a continuación:
- Permite visualizar las actividades del trabajo, permitiendo tener un panorama
claro de las mejoras a realizar.
- Permite verificar las áreas involucradas.
- Permite revisar los procesos actuales para proceder a una mejora continua.
1.14 Gestión Operativa
Según (Merli, 1997): “El proceso de la gestión operativa eficaz se caracteriza por
cumplir los siguientes requisitos:
- Es capaz de identificar los objetivos operativos prioritarios.
- Es capaz de asignar correctamente las responsabilidades.
- Es capaz de identificar los indicadores y las metas operativas más apropiadas.
- Es capaz de gestionar las prioridades en <<en tiempo real>> (día a día).
- Es capaz de realizar la <<supervisión visual>> de los indicadores de los objetivos
prioritarios.
- Es capaz de identificar los cuellos de botella reales que obstaculizan el logro de
los objetivos prioritarios.
- Es capaz de solucionar con eficacia los cuellos de botella.”
1.15 Planificación Estratégica
Según (Romero, 2004):”La planificación estratégica nos indica las acciones a
emprender para conseguir los fines, teniendo en cuenta la posición competitiva
relativa, y las previsiones e hipótesis sobre el futuro.”
Para que la gestión mejore dentro de la empresa se debe planificar conjuntamente con
los involucrados para que sea socializado y argumentado a la realidad de las áreas,
tendiendo en consideración que éste puede ser modificado de acuerdo a la necesidad.
25
1.16 Metodología Kaizen
Según (Hitpass, 2014), es gestión japonesa de calidad total siendo su principal
objetivo es el dominio de los procesos de producción por medio del mejoramiento
continuo enfocándose principalmente en las capacidades de las personas.
Kaizen traduciendo del japonés sería:
Kai = cambio
Zen = lo bueno
Interpretándolo como “mejora continua”, la metodología Kaizen concibe que pequeños
errores y problemas tienen oportunidades de mejora e innovación, es un trabajo de
forma individual y grupal.
Los actores que intervienen son de todos los niveles de la organización es decir
directores, jefes departamentales, asistentes, etc.
1.16.1 Principios generales de Kaizen
Los principios según (Hitpass, 2014) son los siguientes:
- Orientación hacia el proceso
- Involucrar a todos los participantes
- Compromiso de los altos niveles gerenciales
- Una comunicación vertical y horizontal eficaz
- Mejoramiento continuo de todos los productos y procesos internos y externos
- El cliente manda
- La inversión es personal
- La gestión de calidad se inicia y concluye con la capacitación
- Dos cabezas piensan mejor que una
- Todos participan en la determinación y comunicación de las metas
Los principios del 5-S
Son expresiones japonesas para que funcione el concepto de Kaizen:
- A. Seiri: Mantener el orden
- B. Seiton: Cada cosa en su lugar
- C. Seiso: Limpieza
- D. Seiketsu: Sentido personal por el orden
- E. Shitsuke: Disciplina y mantención de las 4-S anteriores.
26
Dentro de las fortalezas de la metodología Kaizen es una mejora continua, y que es
de fácil interpretación.
En el área informática la metodología implica aplicar las estrategias de la misma, así
como técnicas, herramientas del trabajo que involucra al proceso informático,
siempre que coadyuven al mejoramiento continuo de la organización.
El objetivo que persigue Kaisen es una mejora continua en la gestión operativa de las
empresas, siendo un valor agregado el realizarlo con herramientas tecnológicas.
Según (Garza, 2005), menciona que es una forma de pensar que pone el sentido en
práctica, también menciona que los mejoramientos pequeños en muchos procesos
que día a día se van realizando, conllevan a un mejoramiento significativo de la
calidad, beneficios de costos y mejoramiento en la calidad, Kaizen se enfoca a la
gente, en el proceso y no en los resultados inmediatos, si se enfoca a mejorar estos
dos aspectos tan importantes, los resultados serán buenos.
Las bases fundamentales para aplicar Kaizen son:
- Estandarizar y mejorar los procesos de manera conjunta
- Aplicar las 5-S
- Eliminación de cosas que no aportan al mejoramiento.
Los principios rectores del Kaizen según (Francisco, 2007) son:
Principio Rector 1: Los elementos básicos
Principio Rector 2: La mejora y mantenimiento de estándares
Principio Rector 3: El enfoque a los procesos
Principio Rector 4. El enfoque a las personas
Principio Rector 5: La mejora continua cotidiana
27
Gráfico 1: Principios rectores de la Metodología Kaizen
Fuente: (Suárez, 2007)
Los elementos básicos tienen como objetivo generar el punto inicial hacia una mejora
continua.
La mejora y mantenimiento es aquella que se orienta a la visión y la estrategia con el
trabajo operativo de mantener y mejorar los procesos.
El enfoque a procesos cada proceso tiene sus actividades que son factibles de ser
mejoradas para un ciclo de mejora.
El enfoque a las personas son los trabajadores que representan el medio por el cual
se pueden mantener y mejorar los estándares de los procesos establecidos.
La mejora continua cotidiana es aquella que vincula las capacidades de los cuatro
principios anteriores en una continua mejora local.
1.17 Conclusiones Parciales del Capítulo
- La gestión operativa en cualquier institución debe ser organizada, planificada y
estructurada y continuamente mejorada para que la institución logre sus objetivos y se
brinde un buen servicio a los clientes.
- La tecnología actualmente surge de la necesidad de las actividades diarias para que
tengan un mejor control, agilización y un eficiente resultado en las tareas diarias de
una institución que orientadas adecuadamente en cada área se esquematice un
resultado óptimo.
28
- Con el lineamiento de un plan informático para el mejoramiento de la gestión
operativa de la secretaria, la institución se beneficiará en la optimización de recursos,
información
29
CAPITULO II
2. MARCO METODOLÓGICO
2.1 Caracterización del Sector
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes, fue creada mediante Ley expedida
por el Congreso Nacional del Ecuador el 09 de enero de 1997 y su publicación en el
Registro Oficial N° 7 del 20 de febrero de 1997, actualmente se encuentra funcionando
en las ciudades de: Ambato que es la Matriz, en Ibarra, Tulcán, Santo Domingo,
Babahoyo, Quevedo, Riobamba y Puyo como extensiones universitarias
respectivamente.
Acreditada por el CEAACES, mediante resolución 001-073 CEAACES-2013-26 del 26
de Noviembre del 2013.
Misión: Somos una Universidad particular, que tiene como propósito formar
profesionales de tercer y cuarto nivel, de investigación, responsables, competitivos,
con conciencia ética y solidaria capaces de contribuir al desarrollo nacional y
democrático, mediante una educación humanista, cultural y científica dirigida a
bachilleres y profesionales nacionales y extranjeros.
Visión: Ser una institución reconocida a nivel nacional e internacional por su calidad,
manteniendo entre sus fortalezas un cuerpo docente de alto nivel académico y un
proceso de formación profesional centrado en el estudiante, acorde con los avances
científicos, tecnológicos, de investigación en vínculo permanente con los sectores
sociales y productivos.
2.2 Descripción del procedimiento metodológico
2.2.1 Método
Analítico – Sintético: se utilizó éste método para organizar la información en partes,
con el objetivo de obtener la información concreta al momento de realizar el plan
informático para el mejoramiento de la Secretaría General.
Inductivo – Deductivo: con éste método permitió realizar un análisis de la situación
actual de la Secretaría con la identificación de la problemática que permita el
desarrollo del plan informático para la gestión operativa que permita el mejoramiento
del trabajo.
30
2.2.2 Modalidad de la investigación
La modalidad de investigación que se aplicó a éste trabajo es la siguiente:
Cualitativa: metodología que se aplicó en base al conocimiento de los procesos, de
las personas que se encuentran involucradas en la investigación, permitiendo su
descripción y verificar sus actividades dentro de la Secretaría.
Cuantitativa: metodología que se utilizó para examinar los datos de forma numérica,
en lo que corresponde al plan informático en la gestión operativa de la Secretaria
General, se ha logrado mostrar gráficamente lo realizado en encuestas en la
institución.
2.2.2 Tipos de investigación
Investigación de campo: es la que sea realizado en el sitio mismo del problema, en
la Secretaría General de la UNIANDES, en contacto directo con la gestión operativa.
Investigación Bibliográfica: es la que se ha realizado en la investigación en libros,
internet, artículos científicos, el cual se ha utilizado para realizar el marco teórico para
el plan informático y la gestión operativa de la Secretaría General.
2.2.3 Población y Muestra
La población que se ha determinado en el presente trabajo acerca de un Plan
Informático para mejorar la gestión operativa de la Secretaría General de la
UNIANDES se indica de la siguiente manera:
RECURSOS HUMANOS CANTIDAD
Secretaría General – Procuraduría 2
Secretaría Académica 5
Secretaría de titulación y grados 5
Archivo 2
TOTAL 14
Cuadro 6: Personal Secretaría General
Fuente: Autora
31
2.2.4 Técnicas e instrumentos
Técnicas
Encuesta: con el objetivo de obtener información que muestren la situación actual de
la gestión operativa de la Secretaría General y el realizar un diagnóstico, se procedió a
la realización de la encuesta a los funcionarios de la Matriz, para que los datos
obtenidos coadyuven a la solución planteada en éste proyecto de investigación.
Instrumentos
Cuestionario: es el conjunto de varias preguntas respecto a una o más variables
involucradas en el presente trabajo
2.2.5 Tabulación de resultados
Encuesta realizada al Personal Administrativo que labora en la Secretaría
General de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes
Pregunta 1. ¿Considera que existe demora en la gestión operativa para la entrega de
trámites?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 8 57%
No 6 43%
Total 14 100%
Cuadro 7: Tabulación Pregunta 1
Fuente: Autora
Cuadro 8: Representación Pregunta 1
Fuente: Autora
Sí 57%
No 43%
PREGUNTA N°1. ¿Considera que existe demora en la gestión operativa
para la entrega de trámites?
32
Análisis: El personal encuestado al responder ésta pregunta indica que si existe una
leve demora en la gestión operativa para el trámite de entrega de la información, por lo
que produce retraso en la atención a los usuarios ya sean internos o externos.
Pregunta 2. ¿Considera que se necesita una pertinente planificación en toda la
gestión operativa de la Secretaría General – Procuraduría?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 10 71%
No 4 29%
Total 14 100%
Cuadro 9: Tabulación pregunta 2
Fuente: Autora
Cuadro 10: Representación pregunta 2
Fuente: Autora
Análisis: Al realizar la encuesta referente a si se necesita una pertinente planificación
en la gestión operativa, los funcionarios en su mayoría consideran que en su puesto
de trabajo se debe planificar de una manera oportuna y adecuada todos los aspectos
de las actividades, con el propósito de obtener mejores resultados para la Institución.
Sí 71%
No 29%
PREGUNTA N°2 ¿Considera que se necesita una pertinente planificación en
la gestión operativa de la Secretaría General – Procuraduría?
33
Pregunta 3 ¿Considera que existe una gestión operativa definida de procesos para el
archivo en su lugar de trabajo?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 4 29%
No 10 71%
Total 14 100%
Cuadro 5: Tabulación pregunta 3
Fuente: Autora
Cuadro 11: Representación pregunta 3
Fuente: Autora
Análisis: Los funcionarios indican que en la mayoría de áreas en lo referente a
archivo falta definir los procesos de almacenamiento físico y electrónico, para que el
trabajo fluya adecuadamente.
Pregunta 4. ¿Dispone de un lineamiento oficial para aplicar los diferentes procesos en
la gestión operativa en su lugar de trabajo?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 2 14%
No 12 86%
Total 14 100%
Cuadro 12: Tabulación pregunta 4
Fuente: Autora
Sí 29%
No 71%
PREGUNTA N°3 ¿Considera que existe una gestión
operativa definida de procesos para el archivo en su lugar de trabajo?
34
Cuadro 13: Representación pregunta 4
Fuente: Autora
Análisis: El personal administrativo a ésta interrogante en su mayoría indica que no
tiene un lineamiento oficial para los procesos, considero que se debe organizarlos en
un formato común para el desarrollo del trabajo a las funciones asignadas.
Pregunta 5. ¿Considera que cuando solicitan información al realizar en forma manual
la gestión operativa, existen errores?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 9 64%
No 5 36%
Total 14 100%
Cuadro 14: Tabulación pregunta 5
Fuente: Autora
Sí 14%
No 86%
PREGUNTA N°4 ¿Dispone de un lineamiento oficial
para aplicar los diferentes procesos en la gesgión operativa en su lugar de trabajo?
35
Cuadro 15: Representación pregunta 5
Fuente: Autora
Análisis: La información de una Institución es de vital importancia, por lo que la
mayoría de los encuestados considera que si existen errores al momento de generar
de forma manual algún requerimiento tanto interno o externo, siendo éste una
deficiencia en la parte organizativa de la institución.
Pregunta 6. ¿Cree usted que se deben realizar auditorías en la gestión operativa de la
Secretaría?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 11 79%
No 3 21%
Total 14 100%
Cuadro 16: Tabulación pregunta 6
Fuente: Autora
Sí 64%
No 36%
PREGUNTA N°5 ¿Considera que cuando solicitan
información al realizarlo en forma manual la gestión operativa, existen errores?
36
Cuadro 17: Representación pregunta 6
Fuente: Autora
Análisis: La mayoría de los funcionarios encuestados menciona la importancia de
realizar auditorías al trabajo que se realiza en los departamentos, con el fin de mejorar
el trabajo y por ende controlar las acciones que se está realizando con los procesos
para evitar fraudes y mala gestión en la misma.
Pregunta 7. ¿Al desarrollar un plan informático considera que mejoraría la gestión
operativa de la Secretaría?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 12 86%
No 2 14%
Total 14 100%
Cuadro 18: Tabulación pregunta 7
Fuente: Autora
Sí 79%
No 21%
PREGUNTA N°6 ¿Cree usted que se
deben realizar auditorías en la gestión operativa de la Secretaría?
37
Cuadro 19: Representación pregunta 7
Fuente: Autora
Análisis: La gran mayoría del personal encuestado considera que al desarrollar un
plan informático, debidamente organizado y estructurado con los lineamientos acordes
a cada departamento mejoraría la gestión operativa de la Secretaría.
Pregunta 8 ¿Conoce Usted lineamientos en la gestión operativa respecto a la
seguridad de la información de la Secretaría?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 5 36%
No 9 64%
Total 14 100%
Cuadro 20: Tabulación pregunta 8
Fuente: Autora
Cuadro 21: Representación pregunta 8
Fuente: Autora
Sí 86%
No 14%
PREGUNTA N°7 ¿Al desarrollar un plan
informático considera que mejoraría la gestión operativa de la Secretaría?
Sí 64%
No 36%
PREGUNTA N°8 ¿Conoce Usted lineamientos en la gestión operativa respecto a la seguridad de
la información de la Secretaría?
38
Análisis: Los funcionarios de la Secretaria desconocen mayoritariamente la
importancia que debe ocupar la seguridad de la información que es generada por las
diferentes áreas, por lo que es adecuado el planteamiento de lineamientos para dicho
efecto.
Pregunta 9. ¿Realiza respaldos de información cada que tiempo del trabajo realizado
en la gestión operativa asignada a Usted?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Semanal 2 14%
Mensual 3 21%
Semestral 2 14%
Anual 4 29%
Nunca 3 21%
Total 14 100%
Cuadro 22: Tabulación pregunta 9
Fuente: Autora
Cuadro 23: Representación pregunta 9
Fuente: Autora
Análisis: Al realizar la encuesta se puede determinar que no se tiene una cultura
organizacional respecto a la realización de respaldos de la información, ya que la
Semanal 14%
Mensual 22%
Semestral 14%
Anual 29%
Nunca 21%
PREGUNTA N°9 ¿Realiza respaldos de información cada que
tiempo del trabajo realizado en la gestión operativa asignada a Usted?
39
misma es en forma desordenada y sin ningún lineamiento a la importancia que se
debe tener a dicho proceso.
Pregunta 10. ¿Considera Usted que se debe mejorar el tiempo de la gestión operativa
en respuesta a los trámites solicitados?
RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
Sí 12 86%
No 2 14%
Total 14 100%
Cuadro 10: Tabulación pregunta 10
Fuente: Autora
Cuadro 24: Representación pregunta 10
Fuente: Autora
Análisis: La mayoría de los funcionarios encuestados considera que uno de los
objetivos principales del trabajo de la Secretaría son los trámites internos así como
externos los cuales deben ser optimizados en beneficio de la institución.
2.3. Propuesta del Investigador
Una vez realizada las encuestas al personal que labora en la Secretaria General –
Procuraduría, de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, se desprende que
se debe plantear los lineamientos con respecto a la seguridad de la información, en la
optimización de los procesos, auditorias, respaldos de los datos, optimización de los
tiempos para lo cual se formulará un Plan Informático para la Gestión Operativa de la
Secretaria General de la Universidad.
Sí 86%
No 14%
PREGUNTA N°10 ¿Considera Usted que se
debe mejorar el tiempo de la gestión operativa en respuesta a los trámites solicitados?
40
El proyecto de investigación se enfocará en diferentes planes de acción como son:
respaldos de información, seguridad de la Información, archivo, mejoramiento de
procesos, auditorías.
2.4 Conclusiones parciales del capítulo
- La seguridad de la información en la institución es de vital importancia, por lo que
la mayoría de los funcionarios no dispone de lineamientos que aporte al
mejoramiento de dichos datos tanto físicos y electrónicos, por lo que se debe
enfatizar en la responsabilidad de cada usuario así como el compromiso que la
institución también debe brindar a los empleados, para una correcto trabajo en
las diferentes áreas.
- En las diferentes áreas, los procesos se han venido realizando por costumbre,
experiencia o rutina, razón por la cual se debe organizar un modelo entendible y
práctico para que se optimice los procesos que se involucran las diferentes áreas,
ya sea en forma conjunta o separadas, procurando utilizar la tecnología y la
reducción de papeles.
- Se observó también que los funcionarios no tienen una cultura de respaldos de
información, dichos datos que es la razón de trabajo de la institución, se debe
orientar a criterios que fortalezcan dicha actividad, para que no surjan imprevistos
en pérdidas o daños de los mismos.
- Es importante que al realizar la encuesta consideran que se debe realizar
auditorías a la gestión operativa, siendo el mismo un factor que puede determinar
si se está cumpliendo con el trabajo asignado, si existen anomalías, etc.
41
CAPITULO III
3. MARCO PROPOSITIVO
3.1 Tema
Plan informático para la Gestión operativa de la Secretaria General de la Universidad
Regional Autónoma de Los Andes.
3.2 Objetivos
3.2.1 Objetivo General
Desarrollar un plan informático con estrategias orientadas a la optimización de la
gestión operativa de la Secretaria General de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes.
3.2.2 Objetivos Específicos
Identificar la situación actual de los procesos que influyen en el trabajo de la
Secretaría.
Elaborar un conjunto de lineamientos que coadyuven al mejoramiento de la
gestión operativa.
Diseñar los procesos relevantes que intervienen en la gestión de la Secretaría
General – Procuraduría para la optimización de los mismos, utilizando BMP
(Business Modeling Process)
3.3 Introducción
La UNIANDES es una Universidad del país que cuentan con grandes cantidades de
información, que son generadas por la gestión operativa de las áreas académicas,
titulación, y archivo, es por ésta razón que se debe establecer y cumplir con
lineamientos de: procesos ágiles, seguridad de la información, almacenamiento de
información, mejoramientos de procesos, auditorías, con el objetivo de lograr el
mejoramiento de la gestión operativa de la Secretaria General – Procuraduría.
3.4 Descripción general de la Propuesta
El presente trabajo de investigación está orientado a desarrollar un plan informático
para la gestión operativa de la Secretaria General de la UNIANDES, para lo cual se va
a realizar un análisis de la situación actual, con el fin de lograr el mejoramiento de la
gestión operativa de la Secretaria.
42
Posteriormente se definirán las estrategias para el mejoramiento de la gestión
operativa que contemplará un plan para los respaldos de información, para la
seguridad de la información, para el mejoramiento de los procesos, plan de auditorías
y se optimizará los principales procesos que involucra el trabajo en las áreas, para lo
cual se realizará el mapa de procesos utilizando un lenguaje común y de fácil
entendimiento con la Gestión de Procesos de Negocio (BPM), siendo el objetivo
principal el de identificar las reglas de la actividad, colaborar los funcionarios que
comparten las actividades, simplificación de tareas, mejoramiento de la gestión, para
esto se utilizará su notación básica siendo eminentemente visual, y que
posteriormente los encargados del desarrollo de las aplicaciones lo utilicen de una
manera más eficaz para su automatización.
Para la realización del proyecto de investigación se tomará como referencia la
metodología de Kaizen que estará orientada de la siguiente forma:
- Análisis de la situación actual
- Estrategias para el mejoramiento de la gestión
- Enfoque a los procesos
- Mejoramiento continuo
3.4.1 Análisis de la situación actual
Al realizar el presente proyecto de investigación se pudo determinar y observar lo
siguiente:
3.4.1.1 Áreas
La Secretaria General – Procuraduría está conformada por las siguientes áreas:
Secretaría Académica
Secretaría de Titulación y Grados
Mejoramiento continuo
Análisis de la situación actual
Enfoque a los procesos Estrategias para el
mejoramiento de la gestión
METODOLOGÍA DE LA GESTIÓN
43
Archivo
Unidad de convalidaciones y revalidaciones
Detalle de recursos informáticos que se utilizan:
DETALLE ÁREA UTILIZACIÓN
SIGAFI (Sistema de
Gestión Académica
y Financiera)
- Secretaria General -
Procuraduría
- Secretaría académica
- Archivo
Utilizado para gestionar lo
relacionado a la parte académica
y documentación estudiantil
Microsoft Office
(Word, Excel)
- Secretaría Académica
- Secretaria de Titulación y
Grados
- Archivo
- Unidad de convalidaciones y
revalidaciones
Utilizados para crear
documentos, base de datos.
Cuadro 25: Detalle recursos informáticos actuales
Fuente: Autora
3.4.1.2 Documentación
La información que es tramitada en la Secretaría se enfoca por áreas de la siguiente
manera:
Secretaria General - Procuraduría
- Reglamentos internos y externos
- Actas de Consejo Superior
- Información académica
Secretaria Académica
- Información académica
- Calificaciones
- Certificados
Secretaria de Titulación y Grados
- Procesos de graduación
Archivo
- Documentación estudiantil
44
Unidad de convalidaciones y revalidaciones
- Documentación de estudios de carpeta
Dicha información es tramitada y almacenada en cada computador de los funcionarios,
así como en la base de datos del sistema informático dependiendo el área de trabajo y
de forma física.
3.4.1.2 Respaldos de información
Los funcionarios de la Secretaria General – Procuraduría, no disponen de un
lineamiento para respaldos de información, actualmente cada funcionario a su criterio
se encarga o no de los respaldos de datos, información que es de vital importancia
para la Universidad.
3.4.1.3 Ordenamiento lógico
Los datos que son almacenados en las computadoras de los funcionarios, en la gran
mayoría no tienen un ordenamiento óptimo para la búsqueda y ágil entrega de algún
requerimiento, por lo que ocasiona retraso en la entrega de información; cuando un
funcionario se ausenta, los archivos no son de fácil localización, una de las causas es
la duplicidad de archivos.
3.4.1.4 UPS (Sistema de alimentación ininterrumpida)
En las áreas de trabajo no disponen de un Sistema de alimentación ininterrumpida o
UPS, siendo éste un artefacto para que las computadoras no sufran daños tanto de
software así como de hardware, cuando hubiere un corte de energía eléctrica.
3.4.1.5 Funcionarios
Debido a la importancia de información que es tramitada en la Secretaria, se ha
observado que los funcionarios incurren en los siguientes aspectos:
Al ausentarse de su puesto de trabajo, el sistema de Gestión Académica no es
cerrada su sesión.
Las computadoras en la mayoría de los funcionarios no tienen una clave de
acceso a la misma, ocasionando que cualquier persona pueda ingresar al
ordenador.
Pérdida o traspapelamiento de documentos estudiantiles.
Falta de cumplimiento de disposiciones.
Procesos diferentes aplicados a nivel nacional
45
Falta de capacitaciones.
3.4.1.6 Digitalización de información
La información que reposa en la Secretaria no es digitalizada como por ejemplo,
documentación personal del estudiante, calificaciones, matrículas, convalidaciones,
actas de Consejo Superior, procesos de titulación, debido al gran volumen de
información almacenada en los archivos activos y pasivos y a un inexistente proceso
del mismo.
3.4.1.7 Archivo
La documentación de algunas áreas no es ordenada y clasificada, para el
almacenamiento, por lo que no hay un adecuado control y seguimiento de la
documentación.
Los expedientes universitarios en lo referente al préstamo de los mismos se debe
mejorar la salida y la devolución del expediente en las siguientes áreas:
- Responsable
- Tiempo de préstamo
- Solicitante autorizado
- Ficha de control
3.4.1.8 Procesos
En la Secretaria se realizan muchos trámites, para la cual existen procesos en las
diferentes áreas en forma individual y de forma conjunta entre departamentos, es decir
el involucramiento de los departamentos, muchos de ellos son realizados de forma
manual, ocasionando en algunos de los casos demora en la entrega oportuna del
requerimiento.
Muchos de los procesos se encuentran en el conocimiento de los funcionarios y no
documentados, la importancia de los mismos es el poder identificarlos para su
optimización, control y que sirva para una mejor atención a los usuarios internos y
externos, y que sirva de lineamientos a nivel nacional en caso de ausencia temporales
o definitivas de los empleados.
Los procesos que se encuentran organizados actualmente y sus flujogramas son los
siguientes:
46
PROCESO DE TITULACIÓN Y GRADO DE PREGRADO Y POSTGRADO
Situación actual 1/3: Año 2016
Proceso de Titulación y Grado pregrado y posgrado
Cuadro 26: Proceso actual de Titulación y grado (2016) (1/3)
Fuente: Mónica Vélez
47
Situación actual 2/3: Año 2016
Proceso de Titulación y Grado pregrado y posgrado
Cuadro 27: Proceso actual de Titulación y grado (2016) (2/3)
Fuente: Mónica Vélez
48
Situación actual 3/3: Año 2016
Proceso de Titulación y Grado pregrado y posgrado
Cuadro 28: Proceso actual de Titulación y grado (2016) (3/3)
Fuente: Mónica Vélez
49
PROCESO DE NOTIFICACIÓN DE PERFILES Y TRABAJOS DE GRADO DE
PREGRADO Y POSGRADO
Situación actual 1/4: Año 2016
Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y posgrado
Cuadro 29: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (1/4)
Fuente: Verónica Hurtado
50
Situación actual 2/4: Año 2016
Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y posgrado
Cuadro 30: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (2/4)
Fuente: Verónica Hurtado
51
Situación actual 3/4: Año 2016
Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y posgrado
Cuadro 31: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (3/4)
Fuente: Verónica Hurtado
52
Situación actual 4/4: Año 2016
Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y posgrado
Cuadro 32: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (4/4)
Fuente: Verónica Hurtado
53
PROCESO DE DOCUMENTACIÓN, INFORMACIÓN Y ARCHIVO
Situación actual 1/3: Año 2016
Proceso de documentación, información y archivo
Cuadro 33: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (1/3)
Fuente: Verónica Vaca
54
Situación actual 2/3: Año 2016
Proceso de documentación, información y archivo
Cuadro 34: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (2/3)
Fuente: Verónica Vaca
55
Situación actual 1/3: Año 2016
Proceso de documentación, información y archivo
Cuadro 35: Proceso de Notificación de perfiles y trabajos de grado pregrado y
posgrado (2016) (3/3)
Fuente: Verónica Vaca
56
PROCESO DE CERTIFICADOS
Situación actual 1/1: Año 2016
Proceso de certificaciones
Cuadro 36: Proceso actual de certificados
Fuente: Secretaría Académica
57
PROCESO DE MATRÍCULAS
Situación actual 1/1: Año 2016
Proceso de matrículas
Cuadro 37: Proceso de matrículas
Fuente: Autora
58
PROCESO DE INGRESO DE CALIFICACIONES
Situación actual 1/1: Año 2016
Proceso de ingreso de calificaciones
Cuadro 38: Proceso de ingreso de calificaciones
Fuente: Autora
59
PROCESO DE INGRESO DE CALIFICACIONES ATRASADAS Y REMEDIALES
Situación actual 1/1: Año 2016
Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y remediales
Cuadro 39: Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y remediales
Fuente: Autora
60
PROCESO DE REVALIDACIONES Y HOMOLOGACIONES
Situación actual 1/1: Año 2016
Proceso de revalidaciones y homologaciones
Cuadro 40: Proceso de revalidaciones y homologaciones
Fuente: Autora
61
3.5 Plan informático
Una vez realizado un análisis de la situación actual de la gestión operativa de la
Secretaria General – Procuraduría de la UNIANDES, se procede a desarrollar el plan
informático, el mismo que permita ser una guía para el mejor desempeño de los
funcionarios y por ende para una mejor atención al usuario, conjuntamente con la
tecnología que facilita la gestión.
Debiendo mencionar que uno de los aspectos más importantes en una Institución
Educativa es la información, la misma que es generada por la gestión operativa de los
funcionarios, razón por la cual el plan informático estará orientado de la siguiente
manera:
- Estrategias de respaldos de información
- Estrategias de Seguridad de la Información
- Estrategias de Archivo
- Estrategias de Mejoramiento de procesos
- Estrategias de Auditorías
El plan informático para su ejecución deberá contemplarse entre 1 a 3 años.
3.5.1 Estrategias de Respaldos de información
Actualmente la información de la Universidad, es uno de los activos más importantes,
para lo cual es necesario el realizar un lineamiento que permita una correcta
planificación para los respaldos de la información de acuerdo a la sensibilidad de datos
que es generada en la secretaria.
La información de una Institución es fundamental por lo que se debe evitar el riesgo
que se pierda o sufra daños por la manipulación de los mismos funcionarios, o de
circunstancias externas que ocasionen pérdida o deterioro.
A continuación se procede a la descripción del procedimiento, el mismo que debe
considerarse obligatorio y periódico siendo el siguiente:
62
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN TIEMPO /
OBSERVACIÓN
Respaldo
Se debe realizar el respaldo de la información relevante de la Secretaría
Diariamente
Medio de almacenaje
Los medios a utilizar pueden ser: Dvs, discos duros externos, servidores físicos o en la nube.
Etiqueta
Los respaldos contendrán: nombre del departamento, funcionario, fecha y contenido
Responsable
Delegar a una persona responsable que realizará el control del respaldo y quién entregará al Departamento de Telemática para su resguardo otra copia de seguridad Trimestralmente
Información
La información a ser respaldada debe ser importante, a las funciones a los que fueron asignados
Condiciones de seguridad
Los respaldos se ubicarán en otro lugar fuera de la Institución preferentemente o en lugar asignado por las autoridades
Verificación Revisar que los respaldos estén correctos
Cuadro 41: Procedimiento respaldos de información
Fuente: Autora
En lo que respecta al servidor de las bases de datos del sistema de Gestión
Académica, el mismo se encuentra un personal que es responsable de organizar los
respaldos correspondientes.
Requerimiento técnico:
Para cada área se debe adquirir un disco duro externo que estará a cargo del
responsable del respaldo de la información:
Requerimiento mínimo Costo c/u Cantidad 4
Disco Duro externo 2TB $ 94,90 $ 379,60
Sincronización de respaldos
Los respaldos de información se los debe sincronizar diariamente de forma automática
para lo cual se utilizará SyncBackFree, éste software es open source y permitirá tener
diferentes perfiles como copia y sincronización.
63
La copia envía lo que hay en la carpeta de origen a la carpeta que será de destino.
La sincronización mantendrá ambas carpetas idénticas.
Permitirá realizar la creación del perfil o del requerimiento por área o personal
dependiendo del movimiento de la información.
Clasificación de respaldos
En los diferentes departamentos de la secretaria existe gran cantidad de información
que únicamente se utiliza para consulta o por historial y otra para el trabajo diario o a
corto tiempo, para lo cual se debe clasificarla para los respaldos de información, para
que no se incurra en gastos ni en tiempo.
Se sugiere la utilización de Google Drive, con la utilización del usuario institucional
para el trabajo diario de la secretaria.
3.5.2 Estrategias de Seguridad de la Información
La información debe ser protegida, a una gran cantidad de amenazas, activo que es
de gran relevancia para la Institución, información que en la Secretaría se la puede
encontrar impresa o electrónicamente, las mismas que se las debe proteger
adecuamente.
Por lo tanto el plan consta en los siguientes aspectos:
- Control de acceso de usuarios
- UPS (Sistema de alimentación ininterrumpida)
- Ordenamiento lógico
- Funcionarios
3.5.2.1 Control de acceso de usuarios
El personal administrativo que trabaja en la Secretaria General – Procuraduría y tiene
acceso al Sistema Informático, se deberá controlar sus responsabilidades asignadas y
documentarlas de la siguiente manera:
Identificación de usuarios: para el control inicial se deberá identificar los
funcionarios que tienen acceso al Sistema de Gestión Académica, el listado será
64
emitido por el administrador del sistema informático al Secretario General –
Procurador, al iniciar cada período académico y constará bajo el siguiente formato:
Cuadro 42: Formato de Listado de Usuarios del Sistema Informático
Fuente: Autora
65
Autorización de permisos para los usuarios al sistema: para la asignación de
los permisos para el ingreso al sistema informático será de responsabilidad del
Secretario General – Procurador y su formato será el siguiente:
Cuadro 43: Formato de Registro de asignación de permisos para el ingreso al Sistema Informático
Fuente: Autora
66
Indicaciones para los usuarios: los lineamientos formales que será entregado a
los usuarios constará de los siguiente:
Cuadro 44: Formato de indicaciones generales para usuarios
Fuente: Autora
Se debe implementar la clave en la BIOS de cada computador, ya que la mayoría de
máquinas no disponen de dicho control.
67
Para la validación de claves se puede utilizar el link https://password.es/comprobador/
para que las claves que se utilicen sean más seguras.
Acta de entrega – recepción de claves: El personal administrativo que tendrá
acceso a los Sistemas Informáticos deberá suscribir la acta de recepción de claves
cuyo objetivo es el de tener un documento oficial para la apertura o cierre como
usuario del sistema y se detalla a continuación:
Cuadro 45: Formato de Acta de entrega – recepción de claves
Fuente: Autora
68
El administrador de los sistemas deberá contemplar lo siguiente:
- Cuando un usuario renuncia a la Institución o es transferido a otra área, deberán
ser retirados los permisos de acceso, pero manteniendo su historial por posibles
procesos de auditorías.
- Responsable de aplicar los permisos para acceso a los usuarios, previa
autorización del Secretario General – Procurador.
- Generar reportes de auditorías a los usuarios, previa petición del Secretario
General – Procurador.
- Mantener un historial de los accesos de cada usuario (bitácora)
3.4.2.2 UPS (Sistema de alimentación ininterrumpida)
Es importante mencionar que en las dependencias de la Secretaría, trabajan con
información tanto física así como electrónica, por lo que a los computadores se los
debe proteger si hubiere fallas de energía eléctrica, con la adquisición de un sistema
de alimentación ininterrumpida para las áreas, el beneficio que se tendría es el
siguiente:
Evitar daños en los computadores.
Permitiría guardar la información oportunamente.
Se evitaría pérdida de información.
Requerimiento técnico
Requerimiento mínimo Costo c/u cantidad 3
8 tomas, batería incluída $ 230,00 $ 690,00
Cuadro 46: Requerimiento sistema de alimentación ininterrumpida
Fuente: Investigación
3.5.2.3 Ordenamiento lógico
Los archivos que se encuentran en los computadores, deben ser organizados con una
nomenclatura común el mismo que permita el ahorro de tiempo para una búsqueda,
así como para organizar lo más importante de la información y que no se convierta en
datos que no aporten a la Secretaría.
La importancia que en el computador se encuentren organizados los archivos digitales,
coadyuva a un correcto orden, facilidad y transparencia en la información.
69
La organización que se debe orientar es la siguiente:
- Definir el número de carpetas y supcarpetas
- Organizar los nombres de las carpetas de una manera vinculada de acuerdo al
área de trabajo
- Delimitar abreviaturas estándar más los nombres de los archivos como por
ejemplo:
Oficios ofi_nombre
Certificados cert_nombre
Informes info_nombre
3.5.2.3 Funcionarios
Al personal administrativo que labora en la secretaria se le debe informar la
responsabilidad que tiene con la información que es tramitada en las dependencias y
se indica de la siguiente manera:
- Confidencialidad de la información.
- Responsabilidad en el manejo de las claves de usuario.
- Digitalización de la información a cargo, el mismo que debe ser almacenado en
un servidor o discos duros externos con su respectiva sincronización.
- La utilización del correo electrónico institucional, deberá ser únicamente para
fines laborales.
- No instalar programas que no sean para el trabajo institucional.
- Capacitación anual, sobre temas de seguridad y control interno.
- Informar oportunamente a todas las áreas, respecto a cambios en los procesos.
- Comunicar la actualización de normas, reglamentos e instructivos internos o
externos que afecten a la gestión de la Secretaría.
3.5.3 Estrategias de Archivo
En la Secretaria General – Procuraduría se mantiene varios archivos:
- Archivo de expedientes: conformado por la documentación estudiantil.
- Archivo de las Secretarías / activo: conformado por los documentos elaborados
internamente así como externos de otros departamentos u instituciones.
- Archivo Pasivo: conformado por actas de calificaciones e información
considerada histórica por parte de la Secretaría.
El archivo de expedientes universitarios: es uno de los activos importantes en la
Universidad, se detallará los lineamientos que permitan mejorar la gestión en el área:
70
- Definir los funcionarios que estarán autorizados para solicitar la salida de un
expediente.
- Llevar el control de préstamos de los expedientes.
- El préstamo del expediente será para un plazo máximo de 5 días laborables.
- Comprobación del estado del expediente al entregar y ser devuelto al archivo.
Se definirá el formato para la salida de expedientes y es el siguiente:
Cuadro 47: Formato Salida por préstamo de expedientes
Fuente: Autora
El archivo de las Secretarías / activo: los lineamientos son los siguientes:
- Definir por los Directores Departamentales el tiempo que la documentación debe
permanecer para ser utilizada activamente.
- Transferir la documentación que no esté activa a un archivo pasivo para su
conservación.
71
Para el archivo Pasivo se delimitará lo siguiente:
- Definir el área que las Autoridades consideren pertinente para la utilización.
- Decidir el personal o área responsable.
- Receptar la documentación de las diferentes áreas que conforman la Secretaría
General – Procuraduría.
Para el mejoramiento de la gestión operativa, se debe considerar la organización de
un archivo Digital, el mismo que permitirá conservar la información, optimización de
recursos, acceso inmediato a la información y que constituya un valor institucional
para lo cual se debe contemplar lo siguiente:
Organización:
- Clasificar la información relevante de la institución, clasificándola según su
tipología documental.
- Realizar un inventario y ordenamiento de la documentación a ser digitalizada.
- Definir por los Directores Departamentales la información a ser digitalizada.
- Asignar un servidor para el archivo digital de la información.
- Resguardar la información en un disco duro para preservar los datos.
Digitalización:
El objetivo de la digitalización es la conservación y manejo de la información,
manteniendo la documentación original en papel, para lo cual las recomendaciones
son las siguientes:
- Digitalizar la documentación centralizándolo en el Sistema Académico.
- Programar la digitalización de la información.
- Organizar la información a digitalizar con opciones de búsqueda.
- Controlar la calidad de la digitalización oportunamente.
- Digitalizar a color a una resolución de 300 ppi
Además debe existir un documento escrito de manera oficial con todos los
lineamientos del archivo, con el objetivo de que cualquier personal que se integre a
laborar en el área pueda conocerlo y aplicarlo y debe constar:
- Ordenamiento
- Organización
- Registro
72
- Préstamos
- Clasificación
- Ubicación
- Rotulación
- Responsabilidades
Requerimientos técnicos
La digitalización de los expedientes universitarios en promedio por estudiante es de
100MB, al digitalizar todos los expedientes de la matriz el número actual es de 20302
entre expedientes de pregrado y postgrado, necesitando en promedio 2TB de espacio
de almacenamiento.
Actualmente la universidad cuenta con un servidor virtualizado que permitirá el
almacenamiento de la información y por lo tanto los costos en relación a la necesidad
actual serían:
Requerimiento mínimo Costo
Servidor: Memoria RAM 6 GB, doble procesador con dos núcleos, 2 TB $ 3.000,00
Licencia de Virtualización Essentials Plus Kit $ 2.176,67
Licencia para respaldo $ 1.384,00
TOTAL $ 6.560,67
Cuadro 48: Requerimiento para espacio de almacenamiento
Fuente: CIAD
Gasto administrativo
Para el trabajo de digitalización y por la cantidad de información se debe requerir de
personal auxiliar:
Personal Gasto c/u cantidad 3 mensual Gasto anual
Personal para digitalización $ 500,00 $ 1.500,00 $ 18.000
Cuadro 49: Gasto personal administrativo digitalización
Fuente: Investigación
3.5.4 Estrategias de Mejoramiento de procesos
Para el mejoramiento de procesos, se realizará su modelización y la simplificación de
las tareas o actividades, incorporando adicionalmente los requerimientos, servicios y
73
departamentos que se encuentren involucrados, siendo el objetivo desarrollar un
cambio y proporcionar la estructura adecuada para que funcione dentro de la
Secretaria General – Procuraduría, además que sea un lenguaje común dentro de la
institución.
Los procesos en la institución permiten mejorar el diario trabajo por lo que a estos se
los puede mejorar, eliminar o agregar nuevos procesos.
Se realizará un formato para la identificación de requerimientos y para el diseño de los
procesos se utilizará Business Process Management (BPM) en la herramienta Bonita
BPM, para esto se utilizará su notación básica siendo eminentemente visual, y que
posteriormente los encargados del desarrollo de las aplicaciones lo utilicen de una
manera más eficaz para su automatización.
BPM posibilita el tener el control de todos los procesos, dando la posibilidad de
mejorar las actividades más importantes, permitiendo la optimización e identificación
de los involucrados del proceso.
El BPM en la secretaria se debe enfocar en:
- Orientar a una estructura a procesos
- Concentrar los procesos de la Secretaría.
- Modelar los procesos de acuerdo a los objetivos institucionales.
- Mejorar la atención a los clientes
- Visualizar los procesos
- Integración de las diferentes áreas
- Alinear los esfuerzos para un fin de mejora
- Mejorar la efectividad en la gestión operativa
- Trabajar oportunamente en la mejora continua
- Optimizar las tareas o actividades que requieran el involucramiento de varias
áreas para un mismo fin.
Para el desarrollo de los procesos se delimitará lo siguiente:
3.5.4.1 Análisis del proceso
En éste proceso se debe determinar todos los requerimientos, objetivos que tiene el
proceso, para que sea más ágil y eficiente y los aspectos que se van a desarrollar son
los siguientes:
74
Nombre del proceso: denominación del proceso
Dependencia responsable: área o departamento principal del proceso
Objetivos: es el propósito del proceso
Requerimientos de entrada: se define todos los requisitos o formalidades para
cumplir el proceso
Descripción general: se explica de manera resumida el detalle del proceso
Departamentos involucrados / áreas / personal: Se detallan los departamentos o
áreas que se encuentran involucrados en el proceso.
Involucrados: se define la responsabilidad de cada área en cuánto al proceso.
Responsabilidades: Se identifica cada rol que desempeña cada área en los trámites.
3.5.4.2 Diseño del proceso
Se procede al desarrollo del proceso identificando las oportunidades de mejora,
delimitando lo siguiente:
Modelamiento: se diseña el proceso, revisando en donde exista la oportunidad de
mejora en la herramienta tecnológica para el efecto.
Para tal efecto se ha optado por Bonita BPM 7.2.3 Community que es open source y el
requerimiento mínimo para su instalación es:
Hardware:
Descripción Mínimo Recomendado
Memoria RAM 4GB 8GB o más
Disco Duro 10GB 30GB o más
Procesador 4 núcleos CPU 4 núcleos CPU o más
Cuadro 50: Requerimiento mínimo de hardware para instalar Bonitasoft 7.2.3
Fuente: (Bonitasoft, Bonitasoft Documentation Legacy, 2016)
Software:
- Sistema operativo Windows, Linux o Ubuntu
- Java JDK7
- Servidor de aplicación Tomcat
75
- Firefox, Internet Explorer o Crome
A continuación se procederá al detalle de los procesos más importantes que se
encuentran involucrados en la Secretaría General – Procuraduría, siendo los
siguientes:
Proceso de Inscripciones en línea de nuevos aspirantes
Proceso de inscripciones de alumnos ya registrados que optan por otra carrera
Proceso de matrículas en línea
Proceso de calificaciones
Proceso de calificaciones atrasadas o de evaluaciones de recuperación
Proceso de certificaciones.
Proceso de aprobación del perfil de proyecto de investigación
Proceso de aprobación de proyectos de investigación
Proceso de tribunales para defensas de proyectos de investigación.
Proceso de revalidaciones de estudios.
Proceso de archivo.
PROCESO DE INCRIPCIONES EN LINEA
Dependencia Secretaría Académica
Objetivos Realizar la inscripción en línea para los aspirantes a las
carreras.
Requerimiento de
entrada
- Determinar fechas de inscripciones
- Publicar los requisitos
- Determinar las formas de pago (Departamento
Financiero) en línea, depósito o con tarjetas de crédito
en forma personal o becas.
- Convenio con instituciones financieras para los pagos
Descripción
general
El usuario debe ingresar a la página web en el Portal
Estudiantil y registrar sus datos personales para la activación
de su cuenta de usuario, posteriormente ingresará al registro
de los datos de la inscripción, generará una orden de pago,
si el pago no legalizado en 48 horas se elimina dicho
registro, caso contrario se procede a la facturación y
76
entregará la documentación pertinente.
Departamentos /
áreas / personal
Involucrados
- Estudiante
- Departamento Financiero
- Secretaria Académica
- Archivo
Responsabilidades - Estudiante, proporcionar la información solicitada.
- Departamento Financiero, legalizar los pagos que
correspondan.
- Secretaría Académica, revisar y registrar la información
proporcionada.
- Archivo, digitalizar los documentos entregados.
Cuadro 51: Proceso de inscripciones
Fuente: Autora
77
Diseño de Inscripciones en línea
Diseño 1: Proceso de Inscripciones en línea
Fuente: Autora
78
Mejoras propuestas del proceso:
- Inscripción en línea de los estudiantes
- Mejoramiento del tiempo en la atención
- Reducción del tiempo de espera de los usuarios
- Ingreso de los datos directamente en la base de datos de la Institución
REGISTRO DE MATRÍCULAS EN LINEA
Dependencia Secretaría Académica
Objetivo Registrar matriculas en línea
Requerimiento
de entrada
- Habilitado el estudiante para el registro de la matrícula en línea,
a excepción de:
Terceras matrículas
Sanciones
Convalidaciones
Reingresos
Cambio de extensión
Pagos pendientes
No haber realizado la evaluación docente
Cambios de modalidad es estudios
Documentos pendientes
- Cronograma de fechas para el registro de matrículas.
- Horarios establecidos
- Establecer mínimos y máximos de créditos por carreras para
matricularse los estudiantes.
- Establecer por parte del Departamento Financiero el pago por
créditos.
- Forma de pago: tarjeta de crédito pago en línea, depósito
bancario, beca, petición de pagos
- Realizar convenios con instituciones financieras para los pagos
- Haber rendido las pruebas de ingreso
Descripción
del proceso
- El estudiante debe ingresar a la página web de la Universidad
con su usuario y contraseña
79
- Verificar si está habilitado para el proceso, caso contrario deberá
realizarlo en forma presencial en la Secretaría Académica de la
Universidad
- Si está habilitado registrará su matrícula académica en el portal
Actualizará datos personales
- Registrar su forma de pago considerando lo siguiente:
Tarjeta de crédito online en el portal estudiantil
Depósito bancario el estudiante deberá cancelar hasta 48 horas
de haber registrado su matrícula académica.
Registrar si está en proceso de beca, o en petición de pagos.
- El estudiante será notificado vía correo electrónico, de forma
inmediata después de haber realizado su facturación, que se
encuentra legalizada su matrícula y que deberá entregar la
documentación requerida para los estudiantes de matrícula por
´primera vez.
Departamentos
/ áreas /
personal
Involucrados
- Archivo,
- Secretaria Académica
- Departamento Financiero
- Estudiante
Responsabilida
des
- Estudiante, proporcionar la información solicitada, registrar su
matrícula académica, financiera y entregar los requisitos según
el caso
- Departamento Financiero, legalizar los pagos que correspondan.
- Secretaría Académica, registrar matriculas en forma presencial,
tramitar requerimientos de estudiantes no habilitados
- Archivo, digitalizar los documentos entregados.
Cuadro 52: Registro de matrículas en línea
Fuente: Autora
80
Diseño del proceso de matrícula en línea
Diseño 2: Diseño del proceso de Matrícula en línea
Fuente: Autora
81
Mejoras propuestas del proceso:
- El estudiante podrá legalizar su matrícula en línea.
- Ahorro de tiempo.
- Notificaciones de legalización de matrícula por correo electrónico.
- Simplificación de trámites
- Mejora del proceso académico.
- Involucramiento del estudiante en su registro académico.
- Registro de pagos
PROCESO DE INGRESO DE CALIFICACIONES
Dependencia Secretaría Académica
Objetivo Ingresar calificaciones
Requerimiento de
entrada
- Determinar fechas de apertura de plataforma para
consignaciones de calificaciones
- Ingreso del distributivo docente
Descripción
general
El docente ingresa al portal de calificaciones, consigna las
calificaciones de conformidad con el Instructivo Estudiantil de
UNIANDES, tendrá un recordatorio de fechas para la
consignación de notas, una vez ingresado entrega la acta
impresa y legalizada en la Secretaria Académica, también se
notificará a los estudiantes si las calificaciones no fueron
consignadas o si se quedaren a las evaluaciones de
recuperación.
Departamentos /
áreas / personal
Involucrados
- Estudiante
- Docentes
- Secretaria Académica
Responsabilidades - Los docentes deben consignar las calificaciones en las
fechas establecidas en la agenda académica.
- Entregar las actas legalizadas en la Secretaria
Académica por parte de los docentes
- Los estudiantes deberán revisar las notificaciones que
correspondan en el correo electrónico o el portal
estudiantil.
Cuadro 53: Proceso de ingreso de calificaciones
Fuente: Autora
82
Diseño del proceso de ingreso de calificaciones
Diseño 3: Diseño del proceso de ingreso de calificaciones
Fuente: Autora
83
Mejoras propuestas del proceso:
Las mejoras del proceso son las siguientes:
- Notificación oportuna al estudiante referente a calificaciones pendientes o para
exámenes de recuperación
- Involucramiento permanente de la universidad hacia el estudiante
PROCESO DE INGRESO DE EVALUACIONES ATRASADAS Y DE
RECUPERACIÓN
Dependencia Secretaría Académica
Objetivo Ingresar evaluaciones atrasadas y de recuperación
Requerimiento de
entrada
- Determinar fechas de evaluaciones atrasadas de
conformidad con la agenda académica.
- Controlar las condiciones para evaluaciones atrasadas
de conformidad con el Instructivo Estudiantil de
UNIANDES.
- Determinar tiempo de facturación de la petición.
Descripción
general
El estudiante deberá ingresar al portal estudiantil si estuviere
habilitado podrá realizar su solicitud de evaluación atrasada o
de exámenes de recuperación, caso contrario no podrá
continuar con el trámite. Si está habilitado una vez realizada
su petición se generará su orden de pago y una vez facturado
se habilitará el sistema para que el docente evalúe y consigne
calificaciones en el portal designado para el efecto, además
deberá imprimir dicha acta y ser entregada en la Secretaría
Académica.
Departamentos /
áreas / personal
Involucrados
- Estudiante
- Docentes
- Secretaria Académica
- Departamento Financiero
Responsabilidades - Los docentes deben consignar las calificaciones en las
fechas establecidas en la agenda académica.
- Entregar las actas legalizadas en la Secretaria
Académica por parte de los docentes
- Los estudiantes deben revisar las notificaciones que
correspondan en el correo electrónico o el portal
84
estudiantil.
- Los estudiantes deben cancelar oportunamente las
órdenes de pago
Cuadro 54 Proceso de ingreso de calificaciones atrasadas y exámenes de
recuperación
Fuente: Autora
Diseño del proceso de ingreso de evaluaciones atrasadas y de recuperación
Diseño 4: Diseño de ingreso de evaluaciones atrasadas y de recuperación
Fuente: Autora
85
Mejoras propuestas del proceso:
Las mejoras del proceso para el ingreso de calificaciones atrasadas y de recuperación
son las siguientes:
- Realización de petición de solicitudes para exámenes atrasadas y de
recuperación en línea
- Notificaciones de habilitación para exámenes
- Ahorro de tiempo
- Disminución de papeles
- Disminución de aglomeraciones de estudiantes
- Ingreso de todas las calificaciones por parte del docente
- Disminución de trámites
PROCESO DE CERTIFICACIONES
Dependencia Secretaría Académica
Objetivos Emitir certificados solicitados por los usuarios.
Requerimiento de
entrada
- Solicitud membretada con el respectivo derecho.
- Digitalización de los expedientes universitarios,
- Adaptar el Sistema académico para los diferentes
certificados se organicen automáticamente como son:
terceras matrículas, sanciones, no registra matrícula,
inscripciones, etc.
Descripción
general
Recepción de la solicitud, impresión de certificados,
certificaciones de los documentos con el funcionario
(Secretario General – Procurador, Secretaria Académica,
etc), una vez tramitados se entrega los certificados al
peticionario.
Departamentos /
áreas / personal
Involucrados
- Departamento Financiero
- Estudiante
- Secretaría Académica
- Archivo
- Secretaria General – Procuraduría
86
Responsabilidades - Estudiante: facturar la petición realizada
- Departamento financiero: facturar la petición
- Secretaría académica: recepción y trámite de
certificados
- Archivo: Digitalización de documentos estudiantiles
(certificados de promoción, matriculas, actas de grado,
etc) para las certificaciones
- Secretaría General – Procuraduría y Secretaría
académica: Legalización de documentos
Cuadro 55: Proceso de certificaciones
Fuente: Autora
Diseño del proceso de Certificaciones
Diseño 5: Diseño del proceso de Certificaciones
Fuente: Autora
87
Mejoras propuestas del proceso:
En los trámites de certificaciones estudiantiles, las mejoras que se van a encontrar son
los siguientes:
- Digitalización de la información
- Preservación de la documentación
- Gestión más eficaz
- Registro y acceso en línea
- Reducción del tiempo para entregar los certificados
- Disposición de la información
- Notificaciones vía correo electrónico.
Análisis del proceso
APROBACIÓN DEL PERFIL DE PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
Dependencia Secretaria de Titulación y Grados
Objetivo Aprobar el perfil de proyecto de investigación
Requerimiento de
entrada
- Perfil de proyecto de investigación
- Solicitud para presentación de perfil de proyecto de investigación.
- Vistos buenos académicos y legales (automáticos), adecuación
del Sistema Académico.
- Vistos buenos financieros.
- Visto bueno del tutor a cargo del perfil
Descripción general El perfil de proyecto de investigación debe ingresar con todos los
requerimientos, se procede a registrar los datos del perfil; se elabora las
cartas de designación de asesor (alumno y asesor) con firma digital, se
notifica las cartas de aprobación mediante correo electrónico a los
involucrados.
Departamentos / áreas
/ personal
Involucrados
- Departamento Financiero
- Estudiantes
- Secretaría de Titulación y Grados
- Asesores
Responsabilidades - Estudiante: entregar todos los requerimientos
- Secretaría de Titulación y grados: recepción del perfil de
investigación para el trámite correspondiente.
- Asesores: receptar la asesoría
Cuadro 56: Aprobación del perfil del proyecto de investigación Fuente: Autora
88
Diseño del proceso de Aprobación del perfil de proyecto de investigación
Diseño 6: Aprobación del perfil de proyecto de investigación
Fuente: Autora
89
Mejoras propuestas del proceso:
- Adecuar el sistema académico para los vistos buenos académicos y legales.
- Notificación de aceptación del perfil de proyecto de investigación mediante correo
electrónico
- Almacenar la carta de aprobación en el expediente digitalizado del estudiante,
para no ser solicitado posteriormente.
- Facilidad de la gestión de la información.
- Agilidad en el trámite
- Notificación oportuna del trámite
APROBACIÓN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
Dependencia Secretaria de Titulación y Grados
Objetivo Aprobar los proyectos de investigación
Requerimiento
de entrada
- Proyecto de investigación
- Solicitud para la presentación del proyecto de investigación
- Vistos buenos académicos, legales (automáticos)
- Vistos buenos financieros, biblioteca e idiomas.
- Visto bueno de asesor (seguimiento e informe de la asesoría)
- Actualización de datos en el sistema de Seguimiento de
egresados, inclusión de la fotografía para la elaboración del
título
- Verificación de la carta de aprobación en el expediente
digitalizado del estudiante.
Descripción
general
El proyecto de investigación es revisado que contenga todos los
requerimientos, se procede a registrar los datos del proyecto de
investigación, a continuación se solicita lectores a los Directores de
Carrera; se elabora las cartas para los lectores, y se procede a
notificar mediante correo electrónico; una vez calificado el trabajo se
procede al registro de la calificación obtenida, y a la respectiva
notificación al alumno vía correo electrónico.
Departamentos
/ áreas /
personal
- Departamento Financiero
- Estudiante
- Secretaría General – Procuraduría
90
Involucrados - Secretaría de Titulación y Grados
- Autoridades responsables
- Lectores.
Responsabilida
des
- Estudiante: entregar todos los requerimientos
- Secretaría de Titulación y grados: recepción del proyecto de
investigación para el trámite correspondiente.
- Autoridades responsables: designar al lector
- Lector: realizar la lectura y registrar la calificación
Cuadro 57: Aprobación del proyecto de investigación
Fuente: Autora
Diseño del proceso de Aprobación de los proyectos de investigación
Diseño 7: Aprobación del perfil de proyecto de investigación
Fuente: Autora
91
Mejoras propuestas del proceso:
- Adecuar el sistema académico para los vistos buenos académicos y legales.
- Actualizar el portal estudiantil para la subida de la fotografía para la elaboración
del título.
- Realizar los trámites en línea
- Petición de lectores en línea
- Elaboración de cartas con firma digital
- Notificaciones vía correo electrónico
- Registro en línea de la calificación del lector
- Verificación en línea de la carta de aprobación del perfil de proyecto de
investigación.
- Atención efectiva al estudiante
- Agilidad en el proceso, ya que el funcionario no debe trasladarse a las oficinas
para trámites de lectores
- Almacenamiento de los procesos en el expediente digital del estudiante.
CONVOCATORIA PARA DEFENSAS DE TRABAJOS DE GRADO
Dependencia Secretaria de Titulación y Grados
Objetivo Convocar para defensas de trabajos de grado.
Requerimiento
de entrada
- Habilitado el proyecto de investigación para la respectiva
defensa.
- Cronograma de fechas y horarios para defensas.
Descripción
del proceso
Del proyecto de investigación habilitado se procede a solicitar al
Director de Carrera mediante correo electrónico los integrantes del
tribunal para la defensa del trabajo, posteriormente se notifica a los
miembros del tribunal mediante correo el día y la hora para el evento
y se convoca a los estudiantes vía email.
Involucrados - Secretaría de Titulación y Grados
- Autoridades responsables
- Estudiantes
- Tribunal
Responsabilida
des
- Estudiante: revisar el correo electrónico para la notificación de
defensa
- Secretaría de Titulación y grados: organizar el proceso de
defensa del trabajo de grado
- Autoridades responsables: designar al tribunal
92
- Tribunal: revisar el correo electrónico para la notificación de
defensa
Cuadro 58: Convocatoria para defensas de trabajos de grado
Fuente: Autora
Diseño del proceso para convocatoria para defensas de trabajo de grado
Diseño 8: Proceso para convocatoria para defensas de trabajo de grado
Fuente: Autora
93
Mejoras propuestas del proceso:
- Notificación al integrante del tribunal y estudiante por vía correo electrónico
- Almacenamiento en el archivo digital del estudiante
- Reducción de tiempo en referencia a las notificaciones en forma personal.
- Elaboración de cartas con firma digital
- Peticiones de integrantes de tribunal por correo electrónico
REVALIDACIONES DE ESTUDIOS
Dependencia Departamento de revalidaciones
Objetivo Realizar las revalidaciones de estudios de usuarios de otras
instituciones de Educación Superior.
Requerimiento
de entrada
- Documentos requeridos por la Universidad para la revalidación
de manera física y escaneada.
- Cronograma de fechas y tiempos de trámites.
- Solicitud de petición con la facturación correspondiente.
Descripción
del proceso
La documentación receptada es enviada vía email a los Directores
para el trámite correspondiente; y; una vez tramitada el documento
oficial del estudio es enviado por email y entregado de manera física
al área de revalidaciones, posteriormente se certificará el estudio en
la Secretaría General – Procuraduría; el área de revalidación
procederá a registrar el estudio en el sistema académico y notificará
al estudiante.
Involucrados - Departamentos de revalidación
- Directores de Carrera
- Secretaria General – Procuraduría.
- Estudiante
Cuadro 59: Revalidación de estudios
Fuente: Autora
94
Diseño del proceso de Revalidación de Estudios
Diseño 9: Diseño del proceso de Revalidación de Estudios
Fuente: Autora
95
Mejoras propuestas del proceso:
- Requerimiento de la información digitalizada al estudiante
- Tramitar la documentación vía correo electrónico con los responsables del
estudio de carpeta.
- Desarrollar la subida del estudio de carpeta al sistema académico
- Notificar oportunamente vía correo electrónico al estudiante la respuesta al
trámite solicitado.
- Almacenamiento de la información de revalidación de estudios, en el expediente
digital del estudiante, una vez que legalice su matrícula
ARCHIVO ESTUDIANTIL
Dependencia Archivo
Objetivo Utilizar la información del expediente universitario
Requerimiento
de entrada
- Documentos estudiantiles
- Sistema de gestión documental para escaneado de: documentos
personales, certificados de matrículas, promociones, actas de
grado, procesos de titulación, revalidaciones, etc., en una forma
ordenada y con opción de búsqueda.
- Autorización de usuarios para la utilización de la información.
Descripción
del proceso
En ésta área se realizan varias actividades como son:
- Préstamo de expedientes
- Clasificación y archivo de documentos estudiantiles
- Vistos buenos legales
El área autorizada podrá utilizar o revisar la información escaneada
del expediente universitario.
Involucrados - Archivo,
- Secretaria General – Procuraduría
- Secretaria Académica
- Secretaría de Titulación y Grados
- Departamento de revalidación de estudios
Cuadro 60: Archivo Estudiantil
Fuente: Autora
96
Diseño del proceso de Clasificación y archivo de documentos estudiantiles
Diseño 10: Diseño del proceso de Clasificación y archivo de documentos estudiantiles
Fuente: Autora
97
Diseño del proceso de requerimientos de expedientes digitales o físicos.
Diseño 11: Diseño del proceso de requerimientos de expedientes digitales o físicos.
Fuente: Autora
97
Mejoras propuestas del proceso:
- Digitalización de los expedientes estudiantiles
- Acceso al archivo digital previa autorización de usuarios
- Disponibilidad de la información de forma oportuna
- Agilización de los trámites
- Control de entrada y salida de los expedientes
3.4.4.2.1 Prototipo
A continuación se explicará un prototipo en Bonitasoft, motor BPM que será de ayuda
para realizar los procesos en la secretaría, el mismo que se convertirá en elemento
arquitectónico, que contribuirá a organizar las tareas de una parte del proceso en la
etapa del diseño y que para que a su posterior implementación sea más eficiente.
En cualquier proceso se debe tomar en consideración:
Gestionar la organización que contiene:
- Nombre de la organización
- Grupos de la organización
- Los roles disponibles en la organización
- Los usuarios disponibles en la organización
Proceso de Certificaciones: En el portal de Bonita se asignan las tareas a los
diferentes involucrados, permitiendo realizar el seguimiento correspondiente al
proceso, de acuerdo al diseño BPMN realizado anteriormente:
Usuario: Estudiante
98
Figura 1: Inicio de tarea de estudiante en Bonita
Fuente: Autora
Figura 2: Tarea de petición de solicitud en Bonita
Fuente: Autora
Figura 3: Tarea llenado solicitud en Bonita
Fuente: Autora
99
Usuario: Financiero
Figura 4: Inicio de tarea de financiero en Bonita
Fuente: Autora
Figura 5: Tarea de cobro de solicitud en Bonita
Fuente: Autora
Usuario: Secretaría Académica
100
Figura 6: Inicio de tarea de secretaria académica en Bonita
Fuente: Autora
Figura 7: Tarea de receptar solicitud en Bonita
Fuente: Autora
Figura 8: Tarea de tramitar certificado en Bonita
Fuente: Autora
101
Figura 9: Tarea de certificar en Bonita
Fuente: Autora
Usuario: Estudiante
Figura 10: Notificación correo electrónico
Fuente: Autora
102
Figura 11: Tarea de recepción certificado en Bonita
Fuente: Autora
Figura 12: Tarea de certificado tramitado en Bonita
Fuente: Autora
Al verificar el proceso ingresando como administrador, se observa en los reportes:
- Tiempos de realización de cada tarea
- Quién inicia el proceso
- Quién los ejecuta
103
- Quién termina el proceso
- Líneas de tiempo
- Estado
- Prioridades
- Asignaciones
- Versión del proceso
- Fecha de asignación
- Fecha de realización
- Fecha de vencimiento
- Conectores
Figura 13: Historial de tareas en Bonita
Fuente: Autora
104
Figura 14: Historial tarea de certificar en Bonita
Fuente: Autora
Figura 15: Línea de tiempo de procesos en Bonita
Fuente: Autora
105
3.5.5 Estrategias de Auditorías
3.5.5.1 Auditoría de Gestión
Los funcionarios en muchas ocasiones al realizar su trabajo no son conscientes de
que lo están realizando de forma correcta o incorrecta, y que posteriormente cause
problemas a la Institución, para lo cual se debe realizar auditorías de la gestión, con el
objetivo de corregir y prevenir la gestión operativa.
Las auditorías internas se debe considerar lo siguiente:
- Determinar el personal responsable de la auditoría.
- Fijar el calendario de fechas y horarios para el proceso de auditoría
- Identificar las áreas a ser auditadas.
- Auditar el área seleccionada, con la documentación pertinente.
- Conclusiones y recomendaciones, se entrega un informe de lo observado y
verificado, documentación que servirá de soporte para proceder con mejoras o
para realizar una auditoría con personal externo a la Institución.
La auditoría de gestión deberá tener como propósito lo siguiente:
ÁREA ACCIÓN TIEMPO RESPONSABLE
Secretaría
Académica
Revisión de
calificaciones
consignadas
Una vez concluido
cada semestre.
Secretario General –
Procurador o su delegado
Titulación y
grados
Revisión de
procesos
completos de
graduación de los
estudiantes
Trimestralmente Secretario General –
Procurador o su delegado
Titulación y
grados
Verificación de
registro de
graduados
subidos al
Senescyt
Trimestralmente Secretario General –
Procurador o su delegado
Archivo Revisión de
documentación
archivada
Una vez concluido
cada semestre.
Secretario General –
Procurador o su delegado
Cuadro 61: Responsabilidades de auditoría
Fuente: Autora
106
Las técnicas de auditoría que se debe emplear son las siguientes:
Muestreo
Para la auditoría se debe utilizar la técnica del muestreo, el mismo que permitirá
realizar una revisión de la muestra, si se detectara alguna anomalía se deberá
proceder a una auditoría más minuciosa.
Observación
La observación permitirá mirar un proceso con el fin de determinar si los
procedimientos están funcionando acordemente a lo estipulado.
Física
La auditoría física, permitirá inspeccionar la documentación archivada, en expedientes,
folders, con el fin de relacionar lo archivado con el sistema informático si fuere el caso.
El formato que se deberá aplicar es el siguiente:
AUDITORIA DE GESTIÓN
Funcionario
Fecha:
Área:
Lugar:
NIVEL DE CUMPLIMIENTO
EVIDENCIA
N° ÍTEM TOTAL PARCIAL NADA SÍ NO
NO APLICA OBSERVACIÓN
1 Documenta los procedimientos a su cargo?
2 Aplica la normativa vigente en su trabajo?
3 Cumple con las actividades dispuestas a su cargo?
4 Utiliza todas las actualizaciones del sistema informático?
5 La información que se encuentra en el sistema informático, es la misma del archivo manual?
6 Realiza los respaldos de información planificados?
7 Utiliza la información del correo institucional para los fines contratados?
8 Cumple con las normas de seguridad establecidas?
9 Realiza su trabajo en los tiempos requeridos?
10 Documenta las acciones correctivas, preventivas y de mejora realizadas al Sistema Académico?
Auditor responsable
Funcionario auditado
Cuadro 62: Formato de Auditoría de Gestión
Fuente: Autora
107
3.5.5.2 Auditoría de procesos
La gestión operativa se le debe ir monitoreando regularmente, con el fin de que los
procesos que se van desarrollando se mantengan ágiles y sean eficientes en la
atención de los requerimientos de los usuarios, por lo que se debe enfatizar en lo
siguiente:
- Tiempo de atención.
- Tiempo de entrega de información.
- Atención a quejas y resolverlas.
- Aplicabilidad de los Reglamentos e instructivos.
Los procesos a ser auditados deben tener concordancia con las normas, instructivos,
disposiciones y lineamientos que las autoridades han proporcionado para el
desenvolvimiento de los mismos.
El formato que se deberán aplicar son los siguientes:
Cuadro 63: Formato Auditoria interna de procesos
Fuente: Autora
AUDITORIA INTERNA DE PROCESOS
Proceso:
Fecha:
Área:
Lugar:
NIVEL DE CUMPLIMIENTO EVIDENCIA
N° ÍTEM TOTAL PARCIAL NADA SÍ NO NO
APLICA OBSERVACIÓN
1 Posee una norma, lineamiento o instructivo debidamente documentado para el proceso?
2 Identifica claramente como llevar a cabo el proceso?
3 Cumple con los requisitos establecidos para el proceso?
4 Es responsable directo del proceso?
5 Se comunica oportunamente acerca de cambios del proceso?
6 Las disposiciones, normativa establecidas son cumplidas?
7 El proceso cumple eficientemente las expectativas del usuario?
8 El proceso es el adecuado para cumplir los objetivos?
9 El proceso tiene como soporte un sistema informático?
10 La documentación física se evidencia en el sistema Informático?
Auditor responsable
Funcionario auditado
108
3.6 Mejoramiento continúo
Se debe considerar que el mejoramiento continuo, es un cambio desde lo más
pequeño en todas las actividades, para que se convierta en un cambio constante para
su mejora, para la cual debe haber un compromiso a nivel administrativo y de
Autoridades, para alcanzar los objetivos de trabajar en equipo, para que tenga los
siguientes beneficios:
- Aumento en la productividad
- Reducción de errores
- Participación activa de los empleados
- El mejoramiento de los procesos, agregan valor a la atención de los clientes
- Estandarización de los procesos de la gestión operativa.
El mejoramiento continuo se debe enfocar en lo siguiente:
- Mejorar los procesos que permitan una mejora continua, para que sean más
eficaces y eficientes
- Aplicar los lineamientos establecidos para la gestión
- Verificar los beneficios que se alcancen de los procesos
- Concientizar al personal en los cambios a realizar en la gestión
3.7 Cronograma y presupuesto
Cuadro 64: Cronograma y presupuesto
Fuente: Autora
109
CONCLUSIONES:
- El análisis de la situación actual, permitió realizar el diagnóstico de la gestión
operativa de la Secretaría.
- Con el modelado de procesos, se identifica las actividades, personal y áreas que
se encuentran involucrados, los mismos que permiten verificar si son ágiles y
oportunos en beneficio de la institución.
- La digitalización de la información permitirá la preservación de la información,
ante la posibilidad de una pérdida total o parcial de la misma, así como permita
un servicio de inmediato.
- En el presente plan se ha establecido lineamientos que abarcan las áreas como:
seguridad de la información, mejoramiento de procesos, plan de auditorías, plan
de archivo, plan de respaldos de información.
- Al aplicar el plan informático se podrá disminuir errores, tiempos, recursos, para
una mejor productividad y una pronta prevención en los diferentes aspectos que
involucra la gestión.
- Realizado el prototipo de un proceso, se verifica la fluidez de las tareas asignadas, si cumplen lo planificado y si es necesario una mejora a lo establecido.
RECOMENDACIONES:
- La gestión operativa en la institución es un activo muy importante, éste se lo debe
ir mejorando, para que se refleje en la satisfacción de los clientes internos o
externos.
- Se debe realizar un modelado correcto y que sea de fácil entendimiento,
independientemente de la herramienta tecnológica que se utilice para la
automatización.
- Los funcionarios de la Secretaría deben participar activamente en la mejora
continua de la gestión.
- Definir responsabilidades del personal, para el cumplimiento de los lineamientos
establecidos.
- Transmitir a las distintas áreas los planes establecidos para su correspondiente
aplicación.
- Desarrollar todos los procesos que involucran a la Secretaría, utilizando la
notación estándar BPMN, para que sea de fácil entendimiento para los
involucrados.
- Establecer la documentación necesaria del plan propuesto, para que sirva de
base para las personas que trabajan o ingresan como funcionarios a la
Secretaría.
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ANEXOS
Anexo 1: Encuesta realizada al Personal Administrativo que labora en la Secretaría
General de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes.
Pregunta 1.
¿Considera que existe demora en la gestión operativa para la entrega de trámites?
Sí ___________
No ___________
Pregunta 2.
¿Considera que se necesita una pertinente planificación en toda la gestión operativa
de la Secretaría General – Procuraduría?
Sí ___________
No ___________
Pregunta 3.
¿Considera que existe una gestión operativa de procesos definida para el archivo en
su lugar de trabajo?
Sí ___________
No ___________
Pregunta 4.
¿Dispone de un lineamiento oficial para aplicar los diferentes procesos en la gestión
operativa en su lugar de trabajo?
Sí ___________
No ___________
Pregunta 5.
¿Considera que cuando solicitan información al realizar en forma manual la gestión
operativa, existen errores?
Sí ___________
No ___________
Pregunta 6.
¿Cree usted que se deben realizar auditorías en la gestión operativa de la Secretaría?
Sí ___________
No ___________
Pregunta 7.
¿Al desarrollar un plan informático considera que mejoraría la gestión operativa de la
Secretaría?
Sí ___________
No ___________
Pregunta 8
¿Conoce Usted lineamientos en la gestión operativa respecto a la seguridad de la
información de la Secretaría?
Sí ___________
No ___________
Pregunta 9.
¿Realiza respaldos de información cada que tiempo del trabajo realizado en la gestión
operativa asignada a Usted?
Semanal ____________
Mensual ____________
Semestral ___________
Anual ______________
Nunca _____________
Pregunta 10.
¿Considera Usted que se debe mejorar el tiempo de la gestión operativa en respuesta
a los trámites solicitados?
Sí ___________
No ___________
Anexo: Requerimientos de almacenamiento
DIGITALIZACIÓN PROMEDIO POR ESTUDIANTE 100 MB
NUMERO DE EXPEDIENTES MB TB
PREGRADO Y POSTGRADO 20302 2030200 1,93
Servidor: Memoria RAM 6 GB, doble procesador con dos núcleos, 2 TB $ 3.000,00
Licencia de Virtualización Essentials Plus Kit $ 2.176,67
Licencia para respaldo $ 1.384,00
TOTAL $ 6.560,67