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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA:
METODOLOGÍA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
“CEREPFIS” DE LA CIUDAD DE IBARRA
AUTORA: VINUEZA PILLAJO TATIANA ELIZABETH.
ASESORA: DRA. ARCINIEGAS PASPUEL OLGA GERMANIA MSC.
IBARRA- ECUADOR
2017
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN:
Quien suscribe legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de titulación realizado
por la señorita Tatiana Elizabeth Vinueza Pillajo, estudiante de la Carrera de
Contabilidad Superior y Auditoría CPA, Facultad Sistemas Mercantiles, con el tema
“METODOLOGÍA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA CEREPFIS
DE LA CIUDAD DE IBARRA ”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con todos los
requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes – UNIANDES, por lo que apruebo su presentación.
Ibarra, julio de 2017
_______________________________
Dra. Olga Germania Arciniegas Paspuel
ASESORA.
DECLARACIÓN DE LA AUTENCIDAD
Yo, Tatiana Elizabeth Vinueza Pillajo, estudiante de la Carrera de Contabilidad
Superior y Auditoría CPA, Facultad Sistemas Mercantiles, declaro que todos los
resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del
título de INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS
CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales; a excepción de las citas,
por lo que son de mi exclusiva responsabilidad.
Ibarra, Julio de 2017.
_________________________________
Srta. Tatiana Elizabeth Vinueza Pillajo.
C.I. 100366009-7
AUTORA
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Carlos Wilman Maldonado Gudiño, Msc., en calidad de Lector del Proyecto de Titulación.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Tatiana Elizabeth Vinueza Pillajo
sobre el tema: METODOLIGÍA DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
“CEREPFIS” DE LA CIUDAD DE IBARRA ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por
lo que ha pedido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos
por la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que
autorizo su presentación.
Ibarra, Agosto de 2017
LECTOR
DERECHOS DE AUTOR.
Yo, Tatiana Elizabeth Vinueza Pillajo, declaro que conozco y acepto la disposición
constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El patrimonio de la
UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en
la Universidad o por cuenta de ella.
Ibarra, Julio de 2017.
_________________________________
Srta. Tatiana Elizabeth Vinueza Pillajo.
C.I. 100366009-7
AUTORA
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación se lo dedico a mi Dios quien supo guiarme por el buen
camino, darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se
presentaban, enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni
desfallecer en el intento.
A mi familia quienes por ellos soy lo que soy.
Para mis Padres el Sr. Miguel Vinueza y la Sra. Carmen Pillajo, por su apoyo, consejos,
comprensión, amor, ayuda en los momentos difíciles, y por ayudarme con los recursos
necesarios para estudiar. Me han dado todo lo que soy como persona, mis valores,
mis principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para conseguir mis
objetivos.
A mis hermanos por estar siempre presentes, acompañándome para poderme realizar.
Sobrinos y Sobrinas, quisiera nombrarlos a cada uno de ustedes pero son muchos, pero
eso no quiere decir que no me acuerde de cada uno, a todos los quiero mucho. Y en
especial a mi sobrinito Bryan Joshua quien desde el cielo ha sido y será mi motivación,
inspiración y felicidad, yo te dedico con todo mi corazón mi proyecto de investigación.
Nunca te olvidaré…
Mil palabras no bastarían para agradecerles su apoyo, su comprensión y sus consejos
en los momentos difíciles.
A todos, espero no defraudarlos y contar siempre con su valioso apoyo, sincero e
incondicional.
Tatiana Elizabeth Vinueza Pillajo
AGRADECIMIENTO
El presente trabajo de investigación primeramente me gustaría agradecerte a ti Dios por
bendecirme para llegar hasta donde he llegado, porque hiciste realidad este sueño
anhelado.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, por darme la
oportunidad de estudiar y ser una profesional.
A mi tutora del proyecto de investigación, Dra. Germania Arciniegas por su esfuerzo y
dedicación, quien con sus conocimientos, su experiencia, su paciencia y su motivación
ha logrado en mí que pueda terminar mis estudios con éxito.
Así también a los docentes por compartir sus conocimientos y destrezas mediante sus
metodologías de enseñanza e imparcialidad, en especial al Licenciado Carlos
Maldonado, y al Ingeniero Wilmer Arias Agradezco por toda la colaboración y consejos
en la formación profesional los cuales los llevaré presente para el adecuado desempeño
en mi vida diaria.
Tatiana Elizabeth Vinueza Pillajo
RESUMEN
La falta de un proceso que regule un control y manejo adecuado de inventarios de la
empresa comercial ha permitido desarrollar el presente trabajo investigativo el mismo
que tiene como propósito diseñar “METODOLOGÍA DE CONTROL DE INVENTARIOS
PARA LA EMPRESA CEREPFIS DE LA CIUDAD DE IBARRA”.
Para el diseño de dichas metodologías en la empresa Cerepfis se hizo énfasis en
métodos, técnicas e instrumentos que ayude a recopilar información oportuna sobre las
necesidades actuales en los controles de inventarios que aquejan en la empresa,
asistiendo mediante el análisis de los datos y la comprensión de la situación actual, para
la apropiada elaboración de la propuesta tomando en cuenta como línea de
investigación la Auditoría.
En el trabajo investigativo se alcanzan resultados deseados al dar un control eficiente
de las existencias determinando políticas, funciones y procedimientos para obtener un
mejor control de inventarios. Las metodologías de control de inventarios beneficia de
manera directa a CEREPFIS, permitiendo alcanzar así competitividad en el mercado y
en las operaciones comerciales además será una herramienta útil para el control de
insumos y los procedimientos servirán como una guía para el desarrollo de las diferentes
actividades que se realizan dentro de la empresa de esta manera cumpliendo objetivos
institucionales y optimizando recursos.
ABSTRACT
The lack of a process that regulates the control and proper management of inventories
in the commercial company has allowed to develop the present investigative work the
same one that has as main purpose to design "Inventory Control Methodologies for the
company CEREPFIS from Ibarra city".
For the design of these methodologies in the company Cerepfis, it took place a emphasis
on methods, techniques and tools that helped to gather timely information about the
current needs in the controls of inventories that affect the company, supporting by the
analysis of the data and the understanding of the current situation, for a proper
elaboration of the proposal taking into account as research line the Audit.
In the research work, desired results are achieved by giving an efficient control of the
inventories determining policies, functions and procedures to obtain better control of
inventories. Inventory Control methodologies directly benefit CEREPFIS, thus letting to
achieve competitiveness in the market and in the commercial operations, it also will be
a useful tool for the control of inputs and the procedures, as it will serve as a guide for
the development of the different activities that are carried out within the company in this
way fulfilling institutional objectives and optimizing resources.
ÍNDICE GENERAL
Pág.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1
Antecedente de la investigación ................................................................................... 1
Estado del arte.............................................................................................................. 2
Planteamiento del problema ......................................................................................... 4
Formulación del problema ............................................................................................ 5
Delimitación del problema ............................................................................................. 5
Objeto de Investigación. ............................................................................................... 5
Campo de Acción ......................................................................................................... 5
Identificación de la línea de investigación ..................................................................... 5
Objetivo general ............................................................................................................ 5
Idea a defender ............................................................................................................. 6
Metodología a emplear: ................................................................................................ 6
Justificación del tema .................................................................................................... 6
Resumen de la estructura de tesis ................................................................................ 7
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO. ................................................................................ 8
1.1. Origen y evolución del proceso de auditoría. ......................................................... 8
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos de auditoría. ........ 9
1.2.1. Teoría de la auditoría analítica. ......................................................................... 10
1.2.2. Teoría de la auditoría práctica. .......................................................................... 10
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas teorías de los
procesos a de la auditoría. .......................................................................................... 11
1.3.1. Control. ............................................................................................................. 11
1.3.2. Objetivos de control. ......................................................................................... 12
1.3.3. Principios del control. ........................................................................................ 12
1.3.4. Tipos de control. ............................................................................................... 12
1.3.5. Control interno. ................................................................................................. 13
1.3.5.1. Elementos del Control Interno. ....................................................................... 13
1.3.5.2. Componentes del control interno. ................................................................... 14
1.3.5.3. Control interno en el marco de la empresa. .................................................... 14
1.3.5.4. Limitaciones de control interno. ...................................................................... 15
1.3.6. Inventarios. ....................................................................................................... 15
1.3.6.1. Principios de inventarios. ............................................................................... 16
1.3.6.2. Objetivo de los inventarios. ............................................................................ 16
1.3.6.3. Finalidad del inventario. ................................................................................. 16
1.3.6.4. Administración de inventarios. ....................................................................... 16
1.3.6.5. Inventario de seguridad. ................................................................................. 16
1.3.7. Valoración de inventarios. ................................................................................. 17
1.3.8. Tipos de inventarios .......................................................................................... 17
1.3.9. Sistema de Inventario. ...................................................................................... 18
1.3.9.1. Método Promedio Ponderado. ....................................................................... 18
1.3.9.2. Método del costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) o FIFO ... 19
1.3.9.3. Sistema de inventario permanente (Método PPP). ......................................... 19
1.3.10. Existencias de inventarios. .............................................................................. 20
1.3.10.1. Existencia Mínima. ....................................................................................... 20
1.3.10.2. Existencia Máxima. ...................................................................................... 20
1.3.10.3. Existencia Crítica. ........................................................................................ 21
1.3.11. Administración de los inventarios. ................................................................... 21
1.3.11.1. Planeación. .................................................................................................. 21
1.3.11.2. Organización. ............................................................................................... 21
1.3.11.3. Dirección. ..................................................................................................... 22
1.3.12. Técnicas de administración de inventarios. ..................................................... 22
1.3.12.1. Modelo de análisis ABC. .............................................................................. 22
1.3.13. Control de bodega........................................................................................... 22
1.3.14. Administración de bodega. .............................................................................. 23
1.3.15. Principios de almacenaje o bodega. ................................................................ 23
1.3.16. Modelos de Inventarios. .................................................................................. 23
1.3.17. Componentes de un modelo de inventarios. ................................................... 24
1.3.18. Clasificación de los modelos de inventarios. ................................................... 24
1.4. Conclusiones parciales del capítulo. .................................................................... 25
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA ............................................................................................................. 26
2.1 Caracterización de la empresa .............................................................................. 26
2.2 descripción del procedimiento metodológico. ........................................................ 27
2.2.1 Modalidad de investigación ................................................................................ 27
2.2.2. Tipos de investigación por su diseño y su alcance ............................................ 27
2.2.3. Métodos Técnicas e Instrumentos Utilizados .................................................... 28
2.2.3.1 Método Inductivo – Deductivo ......................................................................... 28
2.2.3.2 Método Analítico – Sintético ............................................................................ 28
2.2.4 Población y muestra .......................................................................................... 28
2.2.5. Técnicas ........................................................................................................... 29
2.2.5.1 Entrevista ........................................................................................................ 29
2.2.6. Instrumentos ..................................................................................................... 29
2.3 Metodologías de control de inventarios para la empresa “CEREPFIS” ................. 31
2.4 Conclusiones parciales del capítulo. ..................................................................... 32
CAPÍTULO III. EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN. ................. 33
3.1 Tema: Metodologías de control de inventarios para la empresa “CEREPFIS” de la
ciudad de Ibarra. ......................................................................................................... 33
3.1.1. Objetivo............................................................................................................. 33
3.1.2. Control Estratégico: Ambiente de Control. ........................................................ 33
3.1.2.1. Organigrama de la empresa CEREPFIS. ....................................................... 33
3.1.2.2. Imagen corporativa de la empresa CEREPFIS. ............................................. 33
3.1.2.3. Matriz FODA de la empresa. .......................................................................... 34
3.1.3. Control Estratégico: Direccionamiento Estratégico. ........................................... 35
3.1.3.1. Manual de procedimientos ............................................................................. 36
3.1.3.2. Manual de Funciones. .................................................................................... 42
3.1.4. Control de Gestión: Actividades de control. ....................................................... 46
3.1.4.1. Procedimientos de control de inventarios ....................................................... 46
3.1.4.2 Traslados de Inventarios ................................................................................. 47
3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación ........................................... 56
3.2.1. Validación de la propuesta. ............................................................................... 56
3.3. Conclusiones parciales del capítulo ..................................................................... 60
CONCLUSIONES GENERALES................................................................................. 61
RECOMENDACIONES. .............................................................................................. 62
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 63
ANEXOS ..................................................................................................................... 65
ÍNDICE DE TABLAS
Pág.
Tabla 1 Población y Muestra ....................................................................................... 28
Tabla 2 Manual de Funciones ..................................................................................... 42
Tabla 3 Manual de Funciones ..................................................................................... 44
Tabla 4 Valor total de productos de mayor y menor rotación. ..................................... 53
ÍNDICE DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Tipos de Inventarios ..................................................................................... 18
Figura 2. Componentes de un modelo de inventarios ................................................. 24
Figura 3. Clasificacion de los modelos de inventarios ................................................. 25
Figura 4 Metodologías de control de inventarios ......................................................... 31
Figura 5 Organigrama estructural de la empresa CEREPFIS ..................................... 33
Figura 6. Representación gráfica de los productos ABC ............................................. 55
1
INTRODUCCIÓN
Antecedente de la investigación
Considerando que en la actualidad una empresa debe tomar en cuenta que cada
proceso que tenga relación con sus labores es de vital importancia, en el caso del
presente trabajo directamente a los inventarios, por lo que contar con una alta
preparación en una carrera tan prestigiosa como es la de Ingeniería en Contabilidad
Auditoria y Finanzas ha brindado la oportunidad de profundizar de una manera
profesional en todo lo referente a un sistema de control de inventarios, mismo que ayude
a la empresa a mantener un manejo exitoso de sus labores, permitiendo lograr día a día
mejores frutos.
En referencias encontradas en trabajos de los repositorios de distintas universidades se
destaca la relevante importancia de realizar reglamentos de control interno de
inventarios así como el conteo físico y continuas auditorías internas que permitan
mantener un control preciso del manejo de inventario de una empresa, a más de esto
es útil también la correcta definición de actividades y funciones de las personas que son
parte de estas organizaciones.
El Centro Estético y Fisioterapia “CEREPFIS” es una empresa de gran trayectoria y buen
posicionamiento en la ciudad de Ibarra y Atuntaqui, sin embargo el control que se lleva
sobre sus inventarios es bastante deficiente lo que en la mayoría de casos provoca
perdida de mercadería, desabastecimiento o sobreabastecimiento de determinados
productos por ende perdidas económicas, por las deudas que se contraen para adquirir
los productos.
Ante esta problemática se ha concluido que la eficiencia en el manejo y control de
inventarios ocasiona un déficit económico, todo esto responde a la determinación de
procesos de control operacionales que permite la obtención de mejores resultados
tomando acciones correctivas sobre errores que presenten durante el proceso.
El control de inventarios es el aspecto fundamental y el corazón de toda empresa de
servicios como industrial que permite a sus propietarios conocer la necesidad de obtener
un stock determinado, permitiendo al mismo tiempo el ahorro y disponibilidad inmediata
de aquellos artículos cotizados por los clientes obteniendo como resultado un eficiente
servicio y mayores ingresos.
Estas diversas teorías han llevado a determinar que es necesario diseñar metodologías
del uso de control de inventarios para evitar pérdidas económicas y un
2
desabastecimiento de productos en la empresa “CEREPFIS” para lo que ha sido
necesario fundamentar teóricamente las metodologías de control de inventarios,
tomando en cuenta principalmente teorías sobre sistemas de control de inventarios en
la empresa, establecer los componentes necesarios de las metodologías de control de
inventarios y validar la propuesta con la ayuda de la opinión de expertos, demostrando
así que con las metodologías del control de inventarios se logra evitar una pérdida
económica y desabastecimiento de productos en la empresa “CEREPFIS” tomando
como línea de investigación la Auditoria.
Para la realización del estudio se ha usado varios instrumentos tal es el caso de la
entrevista ya que por medio de esta se ha entendido la verdadera problemática que
tiene la empresa, facilitando la toma de decisiones y las directrices a seguir para
establecer las metodologías de control.
El tema del presente trabajo es de vital importancia para toda la empresa, el control de
inventarios es el método que evalúa el movimiento de los bienes tangibles que posee
una empresa y le permite a esta determinar la necesidad de disponer de determinado
producto evitando perdidas.
Las metodologías de control de inventarios es un proceso, necesario en cualquier tipo
de empresa, con estas metodologías se podrá evidenciar aquellas falencias relevantes
dentro del control que se está llevando en los inventarios.
Estado del arte
Se ha identificado el estado de arte como una manera de describir las investigaciones
más recientes y actuales que habla sobre el control de inventarios.
Como lo expresa (Mantilla, 2014) sostiene que por los cambios tecnológicos, las
aplicaciones económicas y por la llamada globalización de la economía, las
organizaciones han venido evolucionando rápidamente y por ello los riesgos y por ende
los controles han tenido que modificarse, cambiándose a nivel empresarial de una
sociedad industrial o de consumo a una sociedad de la información del conocimiento y
en cuanto a nivel tecnológico de una cultura telefónica a una cultura telemática.
Según (Estupiñan, 2013) manifiesta que en los últimos veinte años desde la creación
del marco original, las organizaciones y su entorno operativo y de negocio han cambiado
de forma dramática, siendo cada vez más completos globales y tecnológicos, al mismo
tiempo, los grupos de interés están más comprometidos buscando una mayor
3
transparencia y responsabilidad respecto a la integridad de los sistemas de control
interno que apoyan la toma de decisiones y el buen gobierno corporativo de la
organización.
COSO, presenta una aversión actualizada de Control Interno-Marco Integrado, Coso
considera que este marco permitirá a las organizaciones desarrollar y mantener de una
manera eficiente y efectiva, sistemas de control interno que puedan aumentar la
probabilidad de cumplimiento de los objetivos de la entidad y adaptarse a los cambios
de su entorno operativo y de negocio, el control interno no siempre ha sido igual, ha
cambiado en la medida en que se han transformado los mercados y las estructuras
organizacionales. (Perdomo, 2012, pág. 53),
El control interno sobre los inventarios es muy importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización, las entidades de gran éxito
tiene gran cuidado de proteger sus inventarios, en el país existes pequeñas, medianas
y grandes empresas y para alcanzar sus metas y objetivos previstos se enfocan
principalmente a un control permanente. (Benalcazar, 2013, pág. 190)
En la actual la sociedad impone nuevos retos tanto a nivel personal como a nivel
profesional, es por esto que factores como el tiempo, la eficiencia, y la eficacia se han
vuelto primordiales en los procesos de optimizaciones de las organizaciones, el control
sobre los inventarios de productos de todo tipo y en toda clases de empresas, ha sido y
seguirá siendo una prioridad para un manejo de mejoras y solvencia para la empresa.
(Angrisani, 2012, pág. 75)
Los beneficios del control interno de inventarios es una parte primordial de las
operaciones de cada empresa y contribuye de manera importante en la generación de
utilidades, el manejo eficiente del inventario genera múltiples beneficios para una
entidad como es:
Elevar el nivel de servicio al cliente
Reducir los costos
Reconocer y prevenir robos
El descuido en el manejo de inventarios, nos conlleva a dos aspectos fundamentales
que toda entidad quiere evitar: exceso, desperdicio, es por eso que se presenta en este
trabajo, que tiene como propósito brindar los conocimientos y los resultados que se
esperan en las áreas de esta entidad, a través de un manejo eficiente de los inventarios.
4
Con el trabajo de investigación se ayudará a la empresa para mejorar el control de la
mercadería que existe en la empresa y el manejo eficiente que necesita la empresa para
obtener más rentabilidad y de igual forma los clientes se sentirán satisfechos con los
productos que la empresa brinda.
La estrategia del control interno de inventarios nos permite el manejo eficiente de los
recursos para la empresa, venta de productos en condiciones óptimas, ya que hoy en
día es una tendencia a nivel empresarial, debido a que toda empresa desea gozar una
adecuada organización de los bienes y unos de los más importantes son los inventarios,
porque son significativos en los activos corrientes que tiene la empresa.
Es bueno destacar que la empresa que aplique controles en sus operaciones, conducirá
a conocer la situación real de los mismos, es por eso la importancia de tener una
planificación que sea capaz de verificar que los manejos de inventarios se cumplan y
así podrán crecer y permanecer en el mercado, asegurando además que la acción
dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de organización y dentro de
los límites de la estructura organizacional.
Importancia del tema
En la actualidad el manejo y control de inventarios es un término cotidianamente
utilizado, ya que, dentro de las empresas sin importar su tamaño, es necesario llevar un
control, tanto de entradas como de salidas de mercaderías, revisar continuamente los
inventarios y contar con lo necesario para conservar los registros, ya que no solo permite
planificar para años anteriores, sino que nos indican cuales son las áreas de
oportunidad.
El control interno se ha vuelto cada vez más importante, eficiente y por consiguiente
requerido, la necesidad de asegurar el logro de los objetivos organizacionales se está
volviendo exigente.
Planteamiento del problema
CEREPFIS es una empresa que se dedica como actividad principal brindar servicios
como reducción de peso, reducción de medidas, tratamiento de celulitis, masaje de
relajación, reafirmación de Busto y Glúteos, bronceado facial y corporal,
Rejuvenecimiento facial, fisioterapia y nutrición.
La empresa no lleva un control de inventarios eficiente de los insumos que utilizan
diariamente por lo que se ve afectado económicamente, perdiendo numerosa clientela
5
ya que con el manejo deficiente de inventarios no conoce el stock de producto a ofrecer.
En la actualidad existen pérdidas de mercaderías, las mismas que se detectan después
de largos períodos, de tal forma que los encargados mencionan no saber qué ocurre y
se piensa que los motivos de esta situación se sustentan en mercaderías dadas de baja
por deterioros o fallas.
Formulación del problema
¿Cómo lograr la optimización del uso de insumos para la empresa CEREPFIS de la
ciudad de Ibarra?
Delimitación del problema
La presente investigación trata de solucionar totalmente los problemas que existen en
el manejo de inventarios de la empresa CCEREPFIS.
Objeto de Investigación.
Proceso de Auditoría: (Aumatell, 2013) afirma: “Es el conjunto de técnicas de
investigaciones aplicadas a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias
relativas, con el fin de establecer en qué grado se cumple los criterios de auditoría¨
Campo de Acción
Control de Inventarios: (Gómez, 2012)manifiesta: ¨Consiste en planear y controlar el
volumen del flujo de los materiales de la empresa desde los proveedores hasta la
entrega a los consumidores, y así la empresa deberá establecer una estrategia de
control de inventarios, para salvaguardar y preservar los bienes de la empresa”
Identificación de la línea de investigación
Auditoría.
Objetivo general
Diseñar metodologías de control de inventarios para la optimización del uso de insumos
de la empresa Cerepfis de la ciudad de Ibarra.
Objetivos específicos
Sustentar Bibliográficamente las metodologías de control de inventarios para la
6
optimización de insumos.
Diagnosticar la situación actual de la optimización del uso de insumos de la empresa
“CEREPFIS”
Identificar los instrumentos adecuados de manejo de inventarios de la empresa
“CEREPFIS”
Validar la propuesta mediante el criterio de los expertos.
Idea a defender
Con las metodologías de control interno de inventarios se logrará el manejo eficiente de
los insumos en la empresa CEREPFIS.
Metodología a emplear:
La metodología de investigación se encuentra determinada por los paradigmas de los
cualitativo y cuantitativo.
Cuali-Cuantitativa: permite entender el problema y su particularidad en cuanto al
mejoramiento de los inventarios para la empresa CEREPFIS
Cuantitativa: Debido a que la investigación de campo se utilizará la estadística
descriptiva la misma que facilitará en la tabulación de datos a efectuarse.
Justificación del tema
El control interno es una herramienta principal al momento de conocer información una
información clara y precisa, al no contar con dicho documento el control ha producido
un desorden en el área de mercadería, problematizando que la entrega de información
de los registros sea ineficiente.
La falta de un adecuado control interno, involucra una situación problemática para el
registro de las operaciones, razón por la cual es significativo desarrollar estrategias de
control interno de inventarios, para que de esta manera se pueda tomar decisiones
acertadas.
Por todo lo expuesto anteriormente se brindará una herramienta que sirva de orientación
a la empresa para solventar los problemas que ocasionan la falta de control de
inventarios en la mercadería y así optimizar los procesos de compras, ventas con la
7
finalidad de controlar, coordinar, planificar todos aquellos movimientos que se realizan
en la organización. Es por ello que el presente estudio se justifica por la importancia
para mejorar la eficiencia en sus operaciones de inventarios de mercadería, obteniendo
beneficios tanto para el cliente como para la empresa.
Resumen de la estructura de tesis
El presente trabajo de investigación está estructurado de la siguiente manera:
En el capítulo I: Se conceptualizan y describen las diferentes bases teóricas necesarias
para la ejecución y desarrollo del trabajo investigativo.
En el capítulo II: Se identifica la modalidad de la investigación a utilizar, así como
también se explica los métodos, técnicas e instrumentos para recabar la información
necesaria en la empresa CEREPFIS. Adicionalmente se presenta el esquema de la
propuesta a realizar.
En el capítulo III: Se desarrolla el esquema propuesto en el segundo capítulo.
8
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO.
1.1. Origen y evolución del proceso de auditoría.
Inicialmente, la auditoría se limitó a las verificaciones de los registros contables,
dedicándose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma
primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas
referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de acción de la auditoría ha
continuado extendiéndose no obstante son muchos los que todavía la juzgan como
portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de
los registros, Con la aparición de las grandes sociedades, la propiedad y la
administración quedo separado y surgió la necesidad, por parte de los accionistas y
terceros, de conseguir una adecuada protección a través de una auditoría independiente
que garantizara toda la información económica y financiera que les facilitaban a los
directores y administradores de la empresa.
(Angrasani, 2013) Y (Luna, 2013)concuerdan que la auditoría se originó en la edad
media, la auditoría trataba de descubrir fraudes; este enfoque se mantiene hasta finales
del siglo XIX. Hasta la Revolución Industrial la economía se desarrollaba en base a una
estructura de empresa familiar donde la propiedad y la dirección de sus negocios
confluían en las mismas personas, que, por tanto, no sentían ninguna necesidad de la
auditoría independiente ni tampoco se les imponía por normativa legal.
Con la aparición de las grandes sociedades, la propiedad y la administración quedó
separada y surgió la necesidad, por parte de los accionistas y terceros, de conseguir
una adecuada protección, a través de una auditoría independiente que garantizara toda
la información económica y financiera que les facilitaban los directores y administradores
de las empresas.
La razón de ser Gran Bretaña la cuna de la auditoría se explica por ser este país el
pionero en la Revolución Industrial. Estados Unidos, en la actualidad, está a la
vanguardia del estudio e investigación de las técnicas de auditoría y de su desarrollo a
nivel legislativo. La crisis de Wall Street en 1929 y la creación de la Securities and
Exchange Commission (SEC), órgano regulador y controlador de la Bolsa, han sido
factores determinantes para conseguir las cotas de desarrollo que los profesionales de
la auditoría han alcanzado en aquel país.
De ahí va evolucionando la auditoría en un principio se limitaba a la vigilancia, con el fin
de evitar errores y fraudes. Con el crecimiento se ha hecho necesario garantizar la
9
información suministrada por las empresas. Sin abandonar las funciones primitivas, la
auditoría acomete un objetivo más amplio: determinar la veracidad de los estados
financieros de las empresas.
Al Reino Unido se le atribuye el origen de la auditoría, pero fue en Gran Bretaña, debido
a la Revolución Industrial y a las quiebras que sufrieron pequeños ahorradores, donde
se desarrolló la auditoría para conseguir la confianza de inversores y de terceros. La
auditoría no tardó en extenderse a otros países.
En la actualidad se puede decir que EEUU es el país pionero, este avance fue impulsado
por la crisis de Wall Street de 1929.En el caso de España la introducción de la profesión
de la auditoría ha sido muy lenta, en 1943 nace el ICJCE y, más recientemente, el
Registro de Economistas Auditores (REA) en 1982 y el Registro General de Auditores
(REGA) en 1985.
La armonización contable internacional consiste en que la información financiera
proporcionada por las empresas que actúan en un mismo mercado sea útil para sus
destinatarios, sin necesidad de una “traducción”, por lo que es necesario un
acercamiento de las legislaciones contables.
Se pronuncia en 1845 o sea poco después de penetrar la contabilidad de los dominios
científicos y ya el “Railway Companies Consolidation Act” obligada la verificación anual
de los balances que debían hacer los auditores. También en los Estado Unidos de
Norteamérica, una importante asociación cuida las normas de auditoría la cual publicó
diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1939,
en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1939, marzo de 1941,
junio de 1942 y diciembre de 1943.
El futuro del país se prevé para la profesión contable en el sector auditoría es realmente
muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza catedra
para el estudio de la materia, incentivando al aprendizaje y así mismo organizar cursos
similares a los que en países se realizan.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos de auditoría.
La necesidad de la auditoría , es decir , el entorno institucional en el que se procuran los
servicios de auditoría como actividad fundamental, obligatoria y sometida a un proceso
de reglamentación bastante intenso que no presenta contornos suficientemente nítidos,
ni tampoco los atributos que la misma debe poseer (Heredia J. M., 2013, pág. 36).
10
1.2.1. Teoría de la auditoría analítica.
(Ubidia, 2013), por su parte, en su libro sugiere que la auditoría añade valor a los estados
financieros divulgados, en la medida en que la información es objeto de una opinión
independiente sobre la posición financiero, sobre el resultado de las operaciones y de
los cash-flows.
Por esa misma razón, continúa, las leyes que reglamentan los mercados de valores
exigen que en las empresas con cotización bursátil presenten en sus estados financieros
auditados por un auditor independiente. Para este auditor, la auditoria es una forma de
confirmación que, por lo general, expresa la opinión de un perito acerca de la fiabilidad
de cualquier aserción.
Considerando así mismo, a la auditoría como un caso particular de confirmación, cuando
esta causa la emisión de una opinión sobre la fiabilidad de los estados financieros
auditados por un auditor independiente. Konrad establece una disminución entre
auditoría, confirmación y assurance services.
La auditoría, en un sentido amplio, tiene como finalidad el desarrollo y perfeccionamiento
de la calidad de la información y del contexto en que la mima se produce, para
proporcionar mejores tomas de decisiones de inversión para los usuarios. Su definición
de auditoría está estructurada y tomada del reporte of the Committe on basic Auditing
Concepts of the America Accounting Association, que considera a la auditoría como un
procesos sistemático de obtener y evaluar, de forma objetiva, evidencias relativas a las
aserciones y verificar y comunicar los resultados a los interesados.
Konrath, implícitamente está colocada la justificación de la auditoria como un importante
elemento de decisión del inversor, sugiriendo una justificación para su necesidad
basada en la teoría de la decisión económica, situándose en la misma línea que siguen
Boynton y Kell en sus libro (Mantilla, 2012).
1.2.2. Teoría de la auditoría práctica.
(Mantilla, 2013) no le concede una importancia transcendente a esta problemática y da
inicio a la introducción de la teoría y práctica de la auditoría; concepto y metodologías,
avisando que la auditoría es también revisión y verificación, siendo considerada pues,
como la última fase de proceso contable cuyo fin es su supervisión por un profesional
independientes. Sugiere este autor que la auditoría “se origina como necesidad social,
para aportar la transparencia necesaria a la documentación contable presentada por los
11
responsables de las compañías, constituyendo un elemento de protección de los
legítimos intereses de todos los usuarios de la misma”.
Más tarde añade que su necesidad se toma más evidente como consecuencia de la
globalización económica y representa un sistema con la máxima transparencia de la
información económica – financiera y contable de la empresa, presentando, después de
la definición dada por la ley sobre la auditoría de cuentas de 12 de julio de 1988, que
conceptúa la auditoría como una actividad consistente de revisión y verificación de
documentos contables, siempre que su finalidad consista en la emisión de una
información que surta efectos en relación con terceros.
Se trata por lo tanto, de un tema que no merece profundizarse en el según la opinión
del autor aunque este implica la teoría de la información como enfoque explicativo de la
auditoría en la medida en que encamina sus justificación hacia el hecho de que la
auditoria tenga como finalidad dar credibilidad a la información financiera presentada
por las empresas, la necesidad social a la que hace alusión se concretizan en los
beneficios generados por la sociedad a través de la producción y divulgación de
información contable fiable , transparente y relevante.
Al presentar para la auditoría una definición leal y poner de relieve su carácter de
obligatoriedad, Mantilla está partiendo de principio de la necesidad de su imposición
para incentivar la procura dela auditoría a un niel necesario que permita una
optimización delos resultados que en el mercado, sin esta reglamentación legal, no
produciría y de ahí su necesidad social.
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas teorías de los
procesos a de la auditoría.
1.3.1. Control.
Según (Perdomo, 2012), (Mantilla, 2013) y (Cantu, 2014) el control es el proceso que
permite evaluar el desarrollo de las actividades en base a la información proporcionada
se podrá tomar decisiones que permitan asegurar que si existe variaciones serán
detectadas a tiempo y se corregirán de manera que no afecten los resultados que se
esperan lograr en base a las metas y objetivos planteados.
El control es un proceso que verifica las actividades de las empresas que conllevan a
cumplir los resultados esperados, mediante la utilización de la información obtenida se
evaluara el desempeño y los directivos de la empresa tomaran acciones correctivas en
12
caso de existir falencias que pueden afectar al desarrollo y cumplimiento.
1.3.2. Objetivos de control.
El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de
administración, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido
momento, aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada caso.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitaran
alcanzar la meta propuesta. Lo que hace necesaria la planificación y organización
para fijar que debe hacer y como tomar decisiones, mediante este medir la solvencia,
liquidez y capacidad de generación de recursos. (Peña, 2014, pág. 42)
1.3.3. Principios del control.
Principios Generales de Administración Aplicados al Control.
Entre los principios generales de administración aplicados al control, pueden citarse:
Principios de garantía de objetivos.- El control debe contribuir a la consecución
de los objetivos mediante la verificación oportuna de las discordancias con los planes
para emprender la acción correctiva. Todas las funciones administrativas tienen por
finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e identificar las fallas o
distorsiones existentes en los planes para indicar las correcciones que deban
aplicarse para conseguir los objetivos (Peña, 2014, pág. 45).
Principio de definición de los estándares.- El control debe basarse en estándares,
objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijación de estándares
de desempeño y de calidad, cuando estos establecen con objetividad y se definen
con precisión, facilita la aceptación de quien deben responder por la tarea y permite
emprender una acción de control más fácil y seguro (Zambrano, 2012, pág. 57).
Principios de excepción.- Este principio fue formulado por (BERNAL, 2013),
exponiendo que cuanto más concentre un administrador sus esfuerzos de control en
desvíos y excepciones, más eficientes serán los resultados de este control. El
administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes que por las
situaciones relativamente normales (Culto, 2014).
1.3.4. Tipos de control.
En la práctica se utiliza preferentemente los siguientes tipos de control, que estudian las
13
desviaciones, sus causas y fija responsabilidad en función de tipo de empresa en donde
el control va a ser aplicado.
Control Previo.- Para Horngren & (Datar, 2012) el control previo o preliminar es
aquel que se centra en prevenir posibles desvíos en cuanto a los recursos de la
organización, a su vez (Mantilla, 2013) menciona que contribuye a que los
resultados se comparen favorablemente con los recursos planeados, teniendo en
cuenta las políticas planteadas por la empresa, ya que son las directrices que han
de guiar las acciones futuras.
Control concurrente.- (Mora, 2013) expresa que el control concurrente consiste
en el seguimiento de las operaciones en curso para asegurar que se procure
alcanzar los objetivos. Este control se efectúa primeramente a través de las
actividades de supervisión del desempeño del personal, convirtiéndose así en un
control basado en la supervisión.
Control posterior.- (Sinisterra, 2012) menciona que el control posterior se centra
en los resultados finales, este tipo de control es “posteriori” y su finalidad es de
supervisión en cuanto a la información proporcionada, que esta sea precisa con el
fin de que sea utilizado por la dirección como una herramienta para el logro de los
objetivos propuestos por la organización.
1.3.5. Control interno.
(Hector, 2012) y (Martinez, 2013) describen que el control interno comprende el plan de
la organización así como todos los métodos y medidas en forma coordinada las cuales
se adaptan en un negocio para salvaguardar sus activos también verifica la exactitud y
la confiabilidad de datos contables y promueven la eficiencia operacional y fomenta el
apoyo a las políticas establecidas.
1.3.5.1. Elementos del Control Interno.
(Valdivieso, 2012) Expresa que las finalidades principales incluyen controles
administrativos y contables clasificados su enfoque bajo los elementos de control interno
de la organización. Sistemas y procedimientos, personal y supervisión.
Elementos de organización.
Elementos, sistema y procedimientos.
14
Elementos de personal.
Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas.
Elementos de supervisión.
Elementos de procedimientos de control que ayudan a prevención del fraude por
medio de procedimiento de control, personal competente y rotación de puestos,
custodios de activos, separación de funciones, mediante de seguridad, firmas
autoridades.
1.3.5.2. Componentes del control interno.
(Schroeder, 2011), los componentes del control interno son los siguientes:
Ambiente de control.- En toda institución la esencia está en el personal que labora
si las habilidades individualidades incluyendo los valores éticos que posee cada uno
y su competencia individual. La gente es el motor que dirige la entidad y el
fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.
Valoración del riesgo.- la entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos,
es por esta razón que los objetivos deben estar integrados con ventas producción
mercadeo finanzas y otras actividades de manera que opere concertadamente.
Actividades de control.- Establecer y ejecutar políticas y procedimientos para
asegurar que se está aplicando efectivamente las acciones identificadas por la
administración.
Información y comunicación.- Los sistemas de información y comunicación se
interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar a intercambiar la
información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
Monitoreo.- Debe ser monitoreado el proceso y las modificaciones necesarias para
de esta manera el sistema pueda reaccionar, dinámicamente, cambiando a medida
que las condiciones lo justifiques.
1.3.5.3. Control interno en el marco de la empresa.
Podemos decir que cuan mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia
de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no
necesita de un sistema de control complejo, pero cuando tenemos empresas que tiene
15
más de un dueño, muchos empleados y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los
dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema
deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la
organización (Porter, 2012, pág. 19).
Con la organización de tipo multinacional, los directivos importen ordenes hacia sus
objetivos en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no pueden ser
controlado con sus participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura
que se eviten los fraudes, entonces cuanto más se alejan los propietarios de las
operaciones más es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno
estructurado. (Espejo, Administraciòn de Empresas (Quinta Ediciòn), 2013, pág. 409).
1.3.5.4. Limitaciones de control interno.
Ningún sistema de control interno puede garantizar el cumplimiento de sus objetivos
ampliamente, de acuerdo a estos, el control interno brinda una seguridad razonable en
función de:
Costo beneficio.
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar la mayoría de los
controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Deben establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias,
existe la posibilidad que el sistema no sepa responder.
El factor de error humano.
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control
no vulnerable a estas circunstancias. (Porter, 2012, pág. 19).
1.3.6. Inventarios.
(Zapata, 2012). menciona que los activos tenidos para la venta en el curso ordinario del
negocio, en proceso de producción para la venta o en la forma de materiales o
suministros a ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de
servicios, mientras que para (Suarez, 2012) los inventarios representan bienes
corporales destinados la venta en el curso normal de los negocios, si como aquellos que
se hallen en procesos de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción
16
de otros que van a ser vendidos.
1.3.6.1. Principios de inventarios.
(Mantilla, 2012) Para este autor determina que los objetivos de inventarios son los
siguientes:
Separación de funciones de adquisiciones, custodia y registros contables.
Ningún apersona que interviene en inventarios deberá tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad.
El trabajo de empleados de almacén de inventarios será completamente y no de
revisión.
La base de valuación de los inventarios será constante y consistente.
1.3.6.2. Objetivo de los inventarios.
Según (Gomez, 2012), (Suarez, 2012), el objetivo de los inventarios es mantener una
contabilidad adecuada de los materiales para poder disponer en el momento que se
necesite y que de esta manera no afecta la economía de la empresa al tener exceso o
falta de materiales más permite dar a conocer el estado de las existencias y su valor
real proporcionando esta información a los departamentos de venta compras,
programación, y producción que permitan tomar así decisiones oportunas.
1.3.6.3. Finalidad del inventario.
Rincón & (Suarez, 2012), ha determinado que la finalidad primordial de los inventarios
es eliminar productos deterioros o rotos o tal vez adquirir productos por lotes de igual
manera controlar el material perecedero o frágil.
1.3.6.4. Administración de inventarios.
Para (Gomez, 2012)la administración de inventarios no es un actividad glamorosa, peor
puede significar la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y
evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga
la empresa.
1.3.6.5. Inventario de seguridad.
Según (Datar, 2012) Este tipo de inventarios es utilizado para impedir la interrupción en
17
el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto e
la demanda durante un periodo de reabastecimiento, el mantener este inventario
incrementa el promedio que se tiene durante el año y como consecuencia de esto
también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario.
1.3.7. Valoración de inventarios.
En el enfoque de control de inventarios se implementa los estudios de (Cantu, 2014)
exponiendo que para regularizar la cuenta de mercaderías y obtener la utilidad bruta en
ventas o la perdida bruta en ventas se debe registrar las ventas en él debe con el saldo
del libro mayor general de la cuenta ventas, este movimiento ocasiona que la cuenta
ventas se cierre, adicional a eso debemos registrar la cuenta costo de ventas en el haber
con el valor que se obtiene del libro Mayor general de la cuenta costo de venta; la cuenta
utilidad bruta en ventas se registra en el haber si el valor de la cuenta es mayor al valor
de la cuenta costo de ventas, la cuenta perdida bruta en ventas se registra en él Debe
si el valor de la cuenta es menor al valor de la cuenta Costo de ventas.
1.3.8. Tipos de inventarios
Inventario inicial Se realiza al dar comienzo a las operaciones
Inventario final Se realiza al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar el periodo, y sirve para
determinar una nueva situación patrimonial
Inventario perpetuo Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en el almacén, por medio de un registro
detallado que puede servir también como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y
las cantidades físicas.
Inventario físico Es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar
todas y cada una de las diferentes clases de bienes que
se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como
una lista detallada y valorada de las exigencias.
Inventario máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe
el riesgo de que el inventario pueda llegar demasiado
alto para algunos artículos; por lo tanto, se establece un
18
nivel de inventario máximo. Se mide en meses de
demanda pronosticada.
Inventario mínimo La cantidad mínima de inventario a ser mantenida en
almacén.
Inventario disponible Aquel que se encuentra disponible para la producción o
Venta
Inventario En Aquel que debe de cumplir con un periodo de
Cuarentena almacenamiento antes de disponer del mismo.
Inventario De Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a
Mercancías la empresa, los cuales los compran para luego venderlos
sin ser modificados.
Figura 1. Tipos de Inventarios Fuente: (Angrasani, 2013) Auditoría de información, identificar y explorar la información de las organizaciones: Colombia; UOC Editores
1.3.9. Sistema de Inventario.
Según Gitman & (Fonseca, 2011) sugiere que en los negocios comerciales, el registro
contable de las transacciones relacionadas con las mercaderías constituye uno de los
aspectos más importantes, pues de esto depende en gran parte la exactitud en la
valoración del inventario, la determinación del coto de ventas y por tanto, la medición
del resultado de las operaciones.
1.3.9.1. Método Promedio Ponderado.
(Gomez, 2012), Análisis Estratégico de Inventarios, clasifica:
Se basa en el costo promedio del inventario durante el período
Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al
inicio por su costo.
Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades
compradas por su precio.
Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma
de los resultados anteriores (CT).
19
Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta (NT).
Obtener el costo promedio de las mercancías dividiendo CT entre NT.
Obtener el costo de las mercancías vendidas multiplicando el costo promedio de las
mercancías por el inventario final.
1.3.9.2. Método del costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) o FIFO
Este método presenta el inventario final a su costo más actual. Cuando aumentan los
costos de inventario (aumento de precios) este método da como resultado una utilidad
más alta y por tanto un impuesto sobre la venta mayor.
Los primeros costos que entraron al inventario son los primeros costos que salen al
costo de las mercancías vendidas.
Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al
inicio por su costo.
Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades
compradas por su precio.
Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma
de los resultados anteriores (CT).
Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades
que componen el inventario final (Ci).
Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo
total (CT) y el del inventario final (Ci).
1.3.9.3. Sistema de inventario permanente (Método PPP).
El sistema de inventario permanente, o también llamado perpetuo, permite un control
constante de los inventarios, al llevar al registro de cada unidad que ingresa y sale del
inventario. Este control se lleva mediante tarjeta kardex, en donde se lleva el registro de
cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada
unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se
puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. (Porter,
2012, pág. 19).
20
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de
un producto, es registra su cantidad y costo.
1.3.10. Existencias de inventarios.
A criterio de (Zapata, 2011).es común observar en las empresas que siempre tengan
reservas en su bodega , del producto o productos que elaboran para satisfacer la
demanda, para esto es necesario tener el personal humano capacitado y las
instalaciones físicas disponibles, asegurando un buen manejo de inventario, siempre
existe la probabilidad de riesgo, esta se origina por que no se puede saber a ciencia
cierta el comportamiento del mercado, y es así cuando se puede presentar algunos
casos de existencias mini más, máximas o críticas en inventario, esto generaría efectos
colaterales dentro de la empresa.
1.3.10.1. Existencia Mínima.
(Suarez, 2012) , ha señalado que la cantidad mínima de inventarios a ser mantenida en
el almacén, esto puede desembocar desequilibrios en el normal proceso de compra –
venta de mercadería.
Existencias mínimas =
Esta fórmula ayuda a establecer el limite más bajo permitido, para que si se presenta el
caso, esto no se efecto directamente el abastecimiento de productos al público
consumidor y mantenga seguro el mercado.
1.3.10.2. Existencia Máxima.
(Suarez, 2012) , escribe que debido el enfoque del control de masas empleadas, existe
el riesgo que el control de inventario puede llegar demasiado alto para algunos artículos.
Por lo tanto establece un control de inventario máximo. Se mide en meses de demanda
pronosticada. Calculo de las existencias máximas de inventario.
Existencia Máxima=__________________________________
Esta fórmula permite establecer una cantidad máxima que la empresa debería tener en
bodega, en algunas circunstancias se puede permitir tener algunas reservas de
productos para temporadas que son altamente demanda.
21
1.3.10.3. Existencia Crítica.
Según (Suarez, 2012), la existencia crítica es la más peligrosa, porque pueden poner
en una verdadera situación de riesgo a la empresa, porque su stock ha quedado en
niveles muy bajos que no puede satisfacer la demanda. Calculo de la existencia crítica
del inventario.
Existencia Críticas= ______________________
La fórmula expone el nivel más crítico de inventario, en donde no se satisface la
demanda del público, e inclusive la capacidad productiva esta disminuida.
1.3.11. Administración de los inventarios.
El proceso administrativo es la gestión de inventarios, para la realización de un
determinado trabajo o tarea mediante el esfuerzo de un grupo de personas, el dirigente
o administrador de coordinar los medios que le faciliten el cumplimiento del mismo. Para
ello, el administrador debe tomar en cuenta las etapas fundamentales del proceso de
administración: Planeación, Organización, Dirección y Control (Peña A. , 2011, pág.
518).
1.3.11.1. Planeación.
Este elemento de la administración consiste en determinar objetivos, estrategias,
políticas y programas. En esta etapa del proceso administrativo deben tomarse
decisiones, ya que involucra seleccionar entre varias alternativas. (Heredia, 2013, pág.
187).
Comprende la determinación del curso de acción a seguir, fijando los principios que
deberán presidir y orientar.
1.3.11.2. Organización.
En esta etapa del proceso debe establecerse la estructura técnica de las relaciones
mediante la determinación y enumeración de las actividades necesarias para lograr los
objetivos generales de la empresa y específicos de cada unidad que forma parte de
esta. (Espejo, 2013, pág. 72)
Se distinguen en esta fase tres elementos; jerarquía, funciones, y obligatoriedad.
Mediante la primera se fija la responsabilidad de cada nivel; en la segunda, se establece
la división de las actividades principales a fin de lograr el objetivo general y en tercera
22
se define el trabajo a desempañar por cada persona.
1.3.11.3. Dirección.
Este elemento del proceso consiste en poner en acción, impulsar, guiar y coordinar los
esfuerzos de los miembros que conforman la organización con el propósito de que el
esfuerzo conjunto sea congruente con los planes establecidos. En esta etapa se
presentan tres elementos: mando o autoridad, comunicación y supervisión. La autoridad
es el elemento principal de la dirección y es conveniente delegarla y ejercerla
adecuadamente (Bravo, 2011, pág. 56).
1.3.12. Técnicas de administración de inventarios.
1.3.12.1. Modelo de análisis ABC.
Gitman & (BERNAL, 2013), Manifiesta que el análisis ABC es una técnica la cual
clasifica a los artículos que conforman el inventario en tres categorías A, B y C. La
categoría A corresponde aquellos artículos que representan alrededor del 80% de
inversión monetaria, la categoría B incluye aquellos productos que representan un 20%
de la inversión, mientras que la categoría C consta de una pequeña inversión alrededor
de un 5%.
Para poder llevar acabo la aplicación de este método, es necesario partir con la
demanda anual y el precio unitario de cada producto, luego se ordena los artículos de
acuerdo a la importancia de su valor, posteriormente se calcula el porcentaje acumulado
de valor y el porcentaje acumulado de artículos, seguido de la construcción del gráfico.
(Culto, 2014)Menciona que el análisis A,B,C, permite clasificar a los artículos del
inventario en tres categorías, basándose de acuerdo a la importancia relativa, a fin de
poder establecer políticas de control para cada grupo de productos, donde los productos
A, son aquellos que representan un alto costo para la empresa, alrededor del 80%, los
productos B, en cambio representan un 15% del valor total de inventario y los productos
C, representan solamente el 5%. Dependiendo de la categoría en la que se encuentre
los artículos, es necesario aplicar un control, este será más estricto para los artículos de
la A y B, mientras que para los de la C, será un poco más considerable.
1.3.13. Control de bodega.
Se refiere a la establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados
comparándolos con los proyectados y evaluar de esta manera si se ha logrado lo que
23
se esperaba, Por tanto, muestra donde existen variaciones y al poner en marcha
acciones para conseguir estos, se pretenden afianzar el cumplimiento de los planes.
También las desviaciones pueden llevar a mejorar o formular nuevos planes. En el
control se distinguen tres etapas: Definición de normas, las cuales sirven para hacer las
comparaciones, que es la base del control; operaciones de los controles por técnicos en
cada uno de ellos y la interpretación de los resultados. (Espejo, 2013, pág. 70)
1.3.14. Administración de bodega.
(Angrasani, 2013) es un lugar o local destinado al almacenamiento de bienes es un
espacio físico en el cual se depositan los materiales, materia prima, productos
terminados a la espera de ser transferidos a otro nivel de la cadena de suministro,
además no solo es un sitio donde resguarda materiales es también un agente operador
de la cadena de suministros.
1.3.15. Principios de almacenaje o bodega.
Los principios que (Peña, 2014) muestra a continuación son:
El principio de documentalización ningún material pueden salir del almacén sin
haber sido documentado y autorizado por el responsable a cargo, cabe destacar que los
documentos deben estar enumerados, autorizados, firmados y archivados.
Necesidad de auditar los inventarios con el sentido de comprobar que las
existencias físicas coinciden con los registros archivados por la administración.
Es importante hacer hincapié debe cumplir con principios para poder respaldar la función
responsabilidad de la misma con el hecho de llevar documentos autorizados y además
comprobar si la existencia que se mantienen almacenadas concuerdan con la
información registrada.
1.3.16. Modelos de Inventarios.
(Mantilla, 2013) explica que los modelos de inventarios y la descripción matemática de
los sistemas de inventarios constituyen una base para la toma de estas decisiones, lo
que quiere decir que se realiza los inventarios de lo que la empresa dispone, de esta
manera podrá mantenerse una información importante sobre la existencia de bienes o
recurso en ocio y que están disponibles para su venta o uso futuro, por otra parte Izar
(Datar, 2012) afirma que es una práctica común en el mundo de los negocios
empresariales. Las empresas de venta al menudeo, los mayoristas, los minoristas, los
24
productores, actividad que se realiza por lo general almacenan bienes o artículos.
1.3.17. Componentes de un modelo de inventarios.
Tomando en cuenta como referencia lo que manifiesta (Bravo, 2011) son tres los
componentes de un Modelo de Inventarios: Costo, demanda y tiempo los mismos que
se complementan para poder finalizar la orden de producción.
Costes
Son aquellos valores que se generan por
mantener y ordenar una orden de producción o
de compras.
Demanda
Es el número de unidades que se proyecta a
vender en el futuro.
Tiempo De
Es el tiempo que incurre entre el momento en que se realiza
un orden de producción o compra y el instante en que se recibe
esa orden de producción.
Anticipación
Figura 2. Componentes de un modelo de inventarios
Fuente: (Bravo, 2011) Inventarios Manejo y Control; Starbook Editorial, Madrid.
1.3.18. Clasificación de los modelos de inventarios.
(Zambrano, 2012) Indica que los Modelos de Inventarios se clasifican de la siguiente
manera:
Modelo de Reaprovisionamiento No
Son aquellos en donde la demanda
es
Programado conocida con certeza, es decir la
Demanda es independiente.
Modelos De Reaprovisionamiento
Son aquellos donde la demanda se
la
Programado conoce solamente en términos de
probabilidad, es decir la demanda es
25
Incierta.
Modelos de revisión Continua Son aquellos en que los niveles de
inventarios se reducen con el tiempo
y
después se reabastecen con la llegada
de
Nuevas unidades.
Modelos de revisión periódica Son aquellas en donde se lanza un
pedido de acuerdo a un tiempo
Establecido.
Figura 3. Clasificacion de los modelos de inventarios
Fuente: (Bravo, 2011)Costos: Decisiones Empresariales. Bogotá, Colombia: Ecoe editores
1.4. Conclusiones parciales del capítulo.
De acuerdo a los temas y subtemas que se toman en cuenta para estructurar el
marco teórico, se constituye el soporte científico en la elaboración de esta
investigación, permitiendo extender conocimientos necesarios, aplicables en la
elaboración del Modelo de Control de Inventarios, que cumplen las necesidades de
la empresa, ya que se encuentra relacionada a políticas del manejo y control de
inventarios, esto ayuda de manera significativa en la creación de parámetros a
seguir, con respecto a la correcta sistematización de la información de entrada y
salida de mercaderías dentro de la empresa.
El control de inventarios dentro de la empresa comercial se realiza con la finalidad
de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, además a fin de determinar los
costos de inventarios, recepción , almacenaje, embarque, compras u obtención,
contabilidad y la accesibilidad de los productos para asegurar la disponibilidad de
los mismos al tiempo que se minimiza los costos de inventarios.
El análisis ABC no es más que la aplicación a usar frecuentemente a la hora de
diseñar la distribución optima de inventarios en almacenes o bodegas, el cual como
objetivo primordial es clasificar a los productos (artículos) en tres categorías A, B y
C, haciendo uso de grado de importancia que tiene cada uno, de esta forma reduce
tiempo y aumenta la eficiencia en la rotación de los productos.
26
CAPÍTULO II MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1 Caracterización de la empresa
La empresa “CEREPFIS” está ubicada en la calle Jorge Dávila Meza 8-17 y Pablo Aníbal
Vela, de la ciudad de Ibarra de la provincia de Imbabura; esta empresa comienza sus
actividades en el mes de enero del 2008, está legalmente constituida con el número de
ruc: 1091742272001, la actividad a la que se dedica la empresa es en brindar servicios
de reducción de peso, reducción de medidas, tratamiento de celulitis, masaje de
relajación, reafirmación de Busto y Glúteos, Bronceado facial y Corporal,
Rejuvenecimiento facial, fisioterapia y nutrición.
Contando con el apoyo de sus clientes, proveedores y amigos ha logrado establecer a
través del tiempo canales efectivos de comunicación, que han permitido crecer,
acompañados de un recurso humano calificado con el cual se ha logrado madurez
solidez, alcanzando reconocimiento importante en el medio.
La empresa, en la actualidad utiliza un sistema de software llamado “INFACO” para el
correcto control de sus inventarios, pero el manejo del mismo dificulta al encargado de
los inventarios para conocer los elementos y los precios de cada uno de sus productos
que ofrece la empresa y de esta manera decida establecer en base al criterio de
competencia.
Otra dificultad que tiene es que no se puede cuantificar las existencias ya que no se
tiene un almacenaje adecuado de las mercaderías por lo que no se puede encontrar
rápido los productos al momento de atender a los clientes. Se hacen adquisiciones sin
prever lo que contiene la bodega, por lo que existe un abastecimiento inadecuado de
mercaderías provocando inconvenientes al momento de atender a los clientes por la
inexistencia de los mismos.
Los informes de movimiento de insumos presentados por la persona encargada del
control de inventarios por lo general no presentan consistencia con la contabilidad y la
constatación física, ya que no evidencian ningún tipo de correlación existente entre lo
plasmado en el documento resultado del informe del sistema con el conteo físico
realizado en el almacén, provocando así un alto riesgo de presentar un déficit económico
en el periodo contable en el que se está trabajando y no permitiendo a sus dueños tener
una perspectiva clara de lo que realmente se necesita tener en stock dentro de las
instalaciones provocando en varios casos un desabastecimiento de productos de lo que
causa malestar tanto en propietarios como proveedores y clientes de la empresa.
27
En la mayoría de casos esto sucede porque no se ha implementado un seguimiento
adecuado de la cuenta de inventarios y tampoco se ha definido una persona que se
dedica exclusivamente a su control dejando así abierta la posibilidad de que cualquier
otro individuo tenga la oportunidad de malversar la información.Por otro lado la falta de
un control permanente en el sistema INFACO dificulta tener conocimiento del verdadero
estado de las compras y ventas realizadas por la empresa, afectando de manera directa
el propósito principal de CEREPFIS.
2.2 descripción del procedimiento metodológico.
2.2.1 Modalidad de investigación
En el desarrollo del presente trabajo se analizó la investigación Cuali-Cuantitativa ya
que se investigó las diferentes causas del problema, que desde hace tiempo se
presentaron insuficiencias en el manejo de inventarios, debido a la carencia de un
control adecuado que debe tener la empresa, y cuantitativa por que se analizó la
información otorgada en la entrevista aplicada a la empresa CEREPFIS.
2.2.2. Tipos de investigación por su diseño y su alcance
2.2.2.1 De campo
La investigación fue necesaria ya que permitió conocer y constatar la problemática de
manera directa y se determinó la necesidad de la elaboración de metodologías de
control de inventarios para lograr un control en el momento de almacenar la mercadería
hasta la venta de los productos de la empresa CEREPFIS.
2.2.2.2. Descriptiva
Esta investigación ayudó a la identificación de la situación actual de la empresa
CEREPFIS, y logro describir de manera óptima las diferentes alternativas de solución
sobre el control de inventarios fortaleciendo a los diferentes procesos existentes en la
entidad.
2.2.2.3. Bibliográfica
Esta investigación permitió recopilar y analizar diferentes teorías proporcionando un
conocimiento más amplio en base a las diferentes investigaciones que existen, mediante
resultados de la aplicación de los instrumentos y técnicas a ser utilizadas, la información
recolectada permite manejar la realidad negativa de forma más concreta para la entidad.
28
2.2.3. Métodos Técnicas e Instrumentos Utilizados
2.2.3.1 Método Inductivo – Deductivo
Este método ayudó a determinar conclusiones de carácter general, partiendo de datos
particulares, con los cuales se pudo observar los problemas que tiene en el
departamento de bodega en forma general, el mismo que servirá para el análisis de la
información recolectada dentro de la empresa CEREPFIS.
2.2.3.2 Método Analítico – Sintético
Este método analizó los hechos de manera separada e integral, a través del análisis y
síntesis de un evento o fenómeno, es vital importancia en el análisis realizado sobre
aspectos concretos de la presente investigación, al conocer, comprender y aplicar una
serie de información captada durante la investigación de campo así como también de
los aspectos teóricos que han sido recopilados mediante la bibliografía.
2.2.4 Población y muestra
Para el desarrollo de las investigaciones ha considerado al personal que de alguna
forma interactúa directa o indirectamente con el movimiento del inventario dentro de la
empresa, centro estético y fisioterapia “CEREPFIS” información que se detalla a
continuación.
Tabla 1 Población y Muestra
Cargo Cantidad
Gerente general 1
Administrador
encargado del
sistema
1
Encargado de
bodega
1
Total 3
Fuente: Centro estético y fisioterapia “CEREPFIS”
29
2.2.5. Técnicas
2.2.5.1 Entrevista
Se aplicó esta técnica a personas apropiadas dentro de la empresa CEREPFIS. Ya que
tienen relación directa con las actividades que se realiza, en este caso se consideró al
Gerente-Propietario de la empresa, al contador y al encargado de bodega de la entidad.
2.2.6. Instrumentos
2.2.6.1. Guía de entrevista:
Permitió planificar la temática que se abordó en la entrevista con la Sra. Guadalupe
Cevallos Gerente propietario de la empresa CEREPFIS y poder tener criterios más
directos en función del nivel gerencial, así como a dos directivos, más de la institución,
al Sr. José Cevallos (Contador) y la Srta. Karina Zabala (Bodeguera).
2.2.7. Interpretación de resultados.
2.2.7.1. Entrevista gerente general
En base a la entrevista realizada a la Sra. Guadalupe Cevallos Gerente-Propietario de
la empresa CEREPFIS. Manifestó que el problema mayor es el no tener procesos de
control de inventarios para evitar daños, pérdidas, deterioros, desperdicios, ya que al
contar con un control la empresa evitará perdidas innecesarias dentro del capital
económico. Afirmó también que en su empresa no existe una filosofía empresarial
debido a que la creación de la empresa surgió con pocos recursos económicos y no
querían endeudarse más.
También declaró que se necesita una serie de procesos para registrar y procesar todas
las operaciones que se realiza en la empresa, para lo que es importante seguir una serie
de pasos profundamente relacionados unos a otros y los cuales deben guardar una
secuencia lógica, en los que se incluye tanto los recursos económicos, financieros.
2.2.7.2. Entrevista al contador
Con el propósito de captar información directa y real de la actualidad de la empresa, se
procedió a realizar una entrevista al Sr José Cevallos contador de la empresa,
conocimos que, a más de los inventarios, necesita la falta de procesos operativos bien
estructurados, prácticos y funcionales, propios de la empresa, como lo es el perfil de
contratación del personal contable, en el que se acople la preparación académica, los
30
años de experiencia etc.
La aplicación de metodologías de control de inventarios en la empresa CEREPFIS. Es
indispensable para el desarrollo empresarial, mejorando un adecuado procedimiento en
el departamento de bodega y así lograr un mejor servicio a los clientes.
2.2.7.3. Entrevista encargada de bodega
De acuerdo a las entrevistas realizadas se pudo diagnosticar que la empresa no cuenta
con ningún tipo de control formalmente documentado más bien el control se lo realiza
de forma práctica. No existen documentos para medir al momento de adquirir la
mercadería lo que dificulta registro o documentos de respaldo. La empresa CEREPFIS.
Pasa por algunos problemas y se asume que es a causa del incorrecto control que se
tiene sobre el inventario, al ser una entidad que no posee la experiencia necesaria para
poder hacer frente a los problemas que se presenta al momento de incrementar sus
actividades.
31
2.3 Metodologías de control de inventarios para la empresa “CEREPFIS”
Control
Estratégico
Control de
Gestión
Control de
Evaluación
Ambiente de
Control
Actividades
de Control
Información y
comunicacíon
Autoevaluacion
(Apoyo)
Mision, Visión,
Valores
Procedimientos
de control de
inventarios
Plan de
comunicaciónAnalisis ABC
Organigrama
estructural
Formatos y
documentos de
Control
Procedimiento
para la
comunicación
interna y externa
Manual de funciones
Metodologías de Control de Inventarios
Figura 4 Metodologías de control de inventarios
32
2.4 Conclusiones parciales del capítulo.
En la institución es necesario contar con manual de funciones para cada
departamento de la empresa, de igual manera con metodologías de control de
inventarios para la empresa.
Es de vital importancia el mantener registros de control con el fin de tener claro el
estado real en el que se encuentra la empresa en sus diferentes departamentos
evitando así cualquier tipo de problemática posterior a los procesos realizados
dentro o fuera de la institución.
El usar diferentes metodologías para obtener información, es de gran ayuda debido
a que de esta manera se pierde cualquier tipo de falencia en resultados, por ejemplo
la entrevista que es una técnica de recopilación de datos que permite obtenerlos de
una forma directa y rápida.
Es necesario integrar de forma conjunta todo los criterios de las personas que
trabajan en los diferentes departamentos de la empresa, para buscar un objetivo en
común y lograr una comunicación más provechosa y fluida para el desarrollo de la
empresa.
33
CAPÍTULO III. EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE SU APLICACIÓN.
3.1 Tema: Metodología de control de inventarios para la empresa “CEREPFIS” de la
ciudad de Ibarra.
3.1.1. Objetivo.
Orientar a los encargados del manejo de la cuenta mercaderías como se debe aplicar
los diferentes procesos dentro de la empresa con el fin de mantener un control
adecuados, actualizando la mercadería para evitar un déficit económico y
desabastecimiento de productos en la empresa “CEREPFIS”.
3.1.2. Control Estratégico: Ambiente de Control.
3.1.2.1. Organigrama de la empresa CEREPFIS.
Figura 5 Organigrama estructural de la empresa CEREPFIS
Fuente: Empresa CEREPFIS.
3.1.2.2. Imagen corporativa de la empresa CEREPFIS.
Visión.
Cerepfis está comprometido en proveer servicios y productos para mejorar la salud de
la piel, la apariencia física y ayudar al relajamiento físico y mental de nuestros clientes.
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
DEPARTAMENTO
COMERCIAL INVENTARIOS
Contador ventas bodeguero
Asistente
Financiero
ADMINISTRACION
GERENTE PROPIETARIO
Ó
34
Usamos solo técnicas avanzadas e innovadoras, al más alto nivel de calidad y
profesionalismo, todo en un ambiente relajante creado únicamente en Xtreme Spa.
Misión.
La visión de Cerepfis es la de tener un ambiente relajante y al mismo modo creando
oportunidades para enriquecer tu estilo de vida. Nuestro compromiso de continuar la
educación nos permite brindar a nuestros clientes el más alto nivel de conocimiento y
profesionalismo.
3.1.2.3. Matriz FODA de la empresa.
FACTORES INTERNOS
FORTALEZAS DEBILIDADES
Variedad de productos y
servicios como La empresa no realiza actividades de
promociones en los precios Control en momentos oportunos.
Precios bajos en productos y de
alta Calidad La entidad no maneja órdenes de pedido
a los proveedores.
Los kardex son utilizados para el
manejo y control de la mercadería
y para los conteos físicos.
La empresa no lleva un manejo
adecuado de las mercaderías una vez
ingresadas a bodega.
La empresa utiliza para el
proceso de compras y ventas las
guías de remisión y su correcto
archivo de los mismos
Falta de seguridad en los productos que
se encuentran fuera dela bodega.
35
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Productos únicos en la ciudad, y lo Alto costo en el mercado
hacen bajo pedido.
Nueva tecnología al momento de Discrepancias o irregularidades
ingresar nueva mercadería en la
empresa.
Amplio mercado para la compra y venta Impuesto a las importaciones, productos
de paquetes productos agropecuarios. de baja calidad
Fuerte poder adquisitivo Información filtrada
Sistema de control de inventarios
3.1.3. Control Estratégico: Direccionamiento Estratégico.
En ésta etapa se presentan las políticas y procedimientos a seguir para realizar las
adquisiciones, compras, ventas, con el fin de mejorar el control de los ingresos de los
productos a la bodega de la empresa.
En cuanto a las adquisiciones se verificará el stock y mínimo de los productos
agotados para proceder a la generación de la solicitud del producto que falte o que este
en su stock mínimo. Su cálculo se lo hará a través de la cantidad económica de pedido
o con un enfoque firme en los costos de adquisición y en los de conservación.
El eje principal de análisis en el proceso de compras es el de reducir costos y maximizar
la utilidad, dando paso a una rentabilidad financiera, siendo así, que se la obtiene por
medio de transacciones los requerimientos que surgen en el diario desenvolvimiento de
la empresa Cerepfis.
36
3.1.3.1. Manual de procedimientos
CEREPFIS Fecha:
Página: 2 De 2
Manual de Procedimientos Sustituye a: Ninguno
Página: De
Propósito General
Adquirir los productos necesarios que se encuentran en stock en la bodega para la
correcta regulación de los insumos entrantes a Cerepfis.
FLUJOGRAMA
37
PROCEDIMIENTO DE LA DETERMINACIÓN DE PRODUCTOS PARA LA
COMPRA.
1. El bodeguero debe recibir información de los stock de mercaderías
2. El departamento de ventas consulta la información de las ventas efectuadas a su
vez revisa o chequea la información.
3. El bodeguero calcula las cantidades existentes de cada producto y determina la
rotación de los mismos.
4. Si el producto no tiene una alta rotación, redefine el punto de reorden si el producto
si tiene una alta rotación consultar punto de reorden.
5. El bodeguero analiza si la cantidad es la establecida como punto de reorden, si no
se compra se espera alcanzar el punto de reorden, y si se compra se establece la
cantidad de la compra.
POLÍTICAS PARA LA DETERMINACIÓN DE PRODUCTO
PARA LAS COMPRAS
1. Se verificara el stock máximos y mínimos de los productos agotados para proceder
a la generación de la solicitud del producto que falte o que este en su stock mínimo.
Su cálculo se lo hará a través de la cantidad económica de pedidos o con un enfoque
firmes en los costos de adquisición y en los de conservación.
2. Referente a los pedidos se los deben realizar a un mismo proveedor siempre y
cuando hayan realizado la comparación de precios entre proveedores. Además
deberá fijarse en el precio al igual que en la calidad.
3. Se debe proceder a la inspección de campo por medio de una concisa
Constatación física de la mercadería, físicamente en la bodega se deberá hacer el
pedido, mismo que seguirá los principios de EOO (Calidad Económica de Pedido), para
las ventas en los siguientes días y meses.
Realizado por: _______________ Aprobado por:_____________
38
CEREPFIS Fecha:
Página: 2 De 2
Manual de Procedimientos Sustituye a: Ninguno
Página: De
PROPÓSITO GENERAL
Seleccionar correctamente a los proveedores para la adquisición de los productos, para
la correcta regulación de las mercaderías entrantes a Cerepfis.
FLUJOGRAMA
39
PROCEDIMIENTO DE LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES.
1. El departamento de administración consulta a diferentes proveedores de los
productos a adquirirlos.
2. Administración establece contacto con el proveedor.
3. Si la administración decide que los productos requeridos tiene el proveedor antiguo
procede a consultar las nuevas políticas de compras, en caso que no sea un proveedor
antiguo, el departamento de administración solicita certificado de calidad, en caso de no
tenerlo finalizan comunicación, y si existe el certificado solicitara información de precios
de los productos a necesitar, analiza la información y opciones ofrecidas, y consultan
políticas de compras.
4. La administración escoge la mejor opción de precios y productos.
5. Finaliza el procedo cuando inicia la negociación con el nuevo proveedor.
POLÍTICAS DE REGISTRO DE SELECCIÓN DE
PROVEEDORES.
1. Nivel de cumplimiento y rapidez en la tramitación: se analizarán los tiempos de
entrega, número de reclamaciones y tiempo en responder a las mismas y el número
de errores.
2. Servicio: Se valorarán todos los esfuerzos del proveedor para ofrecer un buen
servicio: perfil de la persona en contacto, resolución de problemas, información que
suministra (como la información pre publicación, enviada regularmente por correo
electrónico o información actualizada en su página web).
3. Habilitar el procesamiento más rápido y automatizado de los datos, así como el
análisis de toda la información pertinente para tomar una decisión.
4. Eliminar criterios y alternativas redundantes en los procesos de decisión.
5. Facilitar la comunicación más eficiente y justificar los resultados de los procesos de
decisión.
Realizado por: _______________ Aprobado por:_______________
40
PROPOSITO GENERAL
Realizar pedidos a los proveedores de una forma correcta y precisa para el correcto
control de las mercaderías entrantes a Cerepfis.
FLUJOGRAMA
CEREPFIS Fecha:
Página: 2 De 2
Manual de Procedimientos Sustituye a: Ninguno
Página: De
41
PROCEDIMIENTO DEL PEDIDO DE MERCADERÍA A PROVEEDORES
El bodeguero hace la diligencia a borrador la carta de perdido de la mercadería,
realiza la elaboración y correcciones debidas de la carta de perdido para el
proveedor.
El departamento de administración recibe y revisa la carta de pedido que elaboro el
bodeguero.
Verifica la información contenida en la carta donde detalla los productos y la cantidad
que se va pedir al proveedor y acepta la carta.
POLÍTICAS DE PEDIDO DE MERCADERÍA A PROVEEDORES.
La carta de pedido se emitirá con base en los precios y las condiciones de
compraventa que se establezcan con el proveedor en el proceso de negociación.
La carta de pedido será firmada por el bodeguero, administrador y gerente como
representante legal de la empresa correspondientes responsables de la
negociación, dichas firmas no significarán compromiso alguno ante el proveedor
para la compra de sus productos, será exclusivamente para control interno de
Cerepfis.
Los pedidos formalizados con el proveedor no podrán ser modificados en ninguna
de las condiciones pactadas antes de su cumplimiento, de ser necesaria alguna
modificación que no se justifique, se cancelará el pedido y se efectuará una nueva
negociación y en su caso, se elaborará un nuevo pedido que contemple los cambios
pactados.
Se cancelara el pedido cuando el proveedor no entregue la totalidad de los artículos
solicitados, aplicándose una cancelación parcial del pedido o contrato.
Cuando el proveedor no acepten la devolución de sus productos por mala calidad,
empaque o caducidad menor a lo estipulado será cancelado el pedido.
42
Tabla 2 Manual de Funciones
3.1.3.2. Manual de Funciones.
El manual de funciones propuestos para la empresa CEREPFIS muestra cada una de
las actividades que cada empleado debe desarrollar, donde se detalla el perfil
profesionales de cada trabajador, evitando así la duplicidad de funciones ajustándose a
las necesidades de la empresa.
BODEGUEROS
Identificación y Relaciones
Nombre del Puesto: Bodeguero.
Ubicación: Almacenamiento.
Tipo Contratación: Contrato Indefinido.
Relación de Autoridad
Jefe Inmediato: Departamento Financiero.
Subordinados Directos: No tiene personas a su cargo.
Dependencia Funcional: Bodega.
Propósito de Puesto: Coordinar y Mantener todo el Material en orden.
Funciones Generales:
1. Actividades de Ventas.
2. Actividades de Compras.
Funciones Específicas:
1. Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de los
materiales y su disponibilidad.
2. Realizar la facturación de las ventas que se realizan vía telefónica o de manera
personal.
Responsabilidad:
Entrega de materiales.
Facturación.
Elaboro: Reviso: Fecha:
CEREPFIS Fecha:
Página: 1 De 2
Manual de Funciones Sustituye a: Ninguno
Página: De
43
CEREPFIS Fecha:
Página: 2 De 2
Manual de Funciones Sustituye a: Ninguno
Página: De
BODEGUEROS
Compra de materiales.
Manejo operativo de la bodega.
Custodia de inventario.
Comunicación:
Relaciones Internas:
Mantiene coordinación interna con Gerente Financiero y jefe de Producción.
Relaciones Externas:
Entidades o Instituciones Públicas o Privadas a fines.
Especificación Puesto:
Educación:
Licenciado en Contabilidad.
Experiencia:
Mínima de un (2) año.
Conocimientos en:
Clasificación de Materiales o insumos de spa.
Habilidad para:
Despacho de Suministros.
Verificación de Materias Primas.
Destrezas en:
Entradas y salidas de insumos.
Adiestramiento requerido:
Métodos de valoración de Mercaderías.
Manejo de programas Básicos.
Elaboro: Reviso: Fecha:
44
Tabla 3 Manual de Funciones
OPERARIOS BODEGUEROS
Identificación y Relaciones
Nombre del Puesto: Operario.
Ubicación: Almacenamiento.
Tipo Contratación: Contrato Indefinido.
Relación de Autoridad
Jefe Inmediato: Departamento Financiero.
Subordinados Directos: No tiene personas a su cargo.
Dependencia Funcional: Bodega.
Propósito de Puesto: Coordinar y Mantener todos los insumos en orden.
Funciones Generales:
1. Actividades de Bodega.
2. Actividades de Facturación
Funciones Específicas:
1. Realizar la facturación de las ventas que se realizan vía telefónica o
de manera personal.
2. Realizar las compras cuando existe faltante o no se puede cumplir
con algún pedido, previa aprobación de una de las gerencias funcionales.
3. Llevar un control de las herramientas entregadas.
Responsabilidad:
Entrega de materiales.
Compra de materiales.
Comunicación:
Relaciones Internas:
Mantiene coordinación interna con Jefe Financiero y Bodeguero.
Elaboro: Reviso: Fecha:
CEREPFIS Fecha:
Página: 1 De 2
Manual de Funciones Sustituye a: Ninguno
Página: De
45
CEREPPFTIS Fecha:
Página: 2 De 2
Manual de Funciones Sustituye a: Ninguno
Página: De
OPERARIOS BODEGUEROS
Relaciones Externas:
Entidades o Instituciones Públicas o Privadas a fines.
Especificación Puesto:
Educación:
Bachiller técnico en Contabilidad.
Experiencia:
Mínima de un (2) año.
Conocimientos en:
Clasificación de Materiales o insumos de spa.
Habilidad para:
Despacho de Insumos.
Destrezas en:
Entradas y salidas de material.
Adiestramiento requerido:
Métodos de valoración de Mercaderías.
Manejo de programas Básicos.
Elaboro: Reviso: Fecha:
46
3.1.4. Control de Gestión: Actividades de control.
3.1.4.1. Procedimientos de control de inventarios
Compra de inventarios de Mercadería
Para ejecutar cualquier solicitud de inventarios, la Dirección solicitante debe asegurarse
de tener la respectiva disponibilidad presupuestal para la compra. La única dependencia
autorizada para realizar el trámite de compras de inventarios es el Departamento
Financiero en cabeza del Gerente Propietario.
CEREPPFIS Fecha:
Página: 2 De 2
Actividades de control Sustituye a: Ninguno
Página: De
Procedimiento de control de inventarios
Actividades:
1. Recibir y verificar el estado de la mercadería según el orden, factura o remisión.
2. Ingresar la mercadería,
3. Etiquetar los inventarios
4. General acta de entrega.
5. Recibir la mercadería
6. Entregar el acta firmada
Responsable:
1. Asistente del Spa
2. Contador
Evidencia
1. Acta de entrega de inventarios firmada.
Elaboro: Reviso: Fecha:
47
3.1.4.2 Traslados de Inventarios
Consideramos un traslado cualquier cambio definitivo de custodio o responsable
administrativo y ubicación o sección del inventario.
CEREPFIS Fecha:
Página: 2 De 2
Actividades de control Sustituye a: Ninguno
Página: De
Traslados de inventarios
Actividades:
1.-Notificar el traslado de inventarios al asistente del Spa
2. Registrar el Traslado
3. Entregar el reporte del traslado
4. General acta de entrega.
5. Recibir y verificar el traslado
6. Enviar el reporte del traslado
Responsable:
1. Asistente del Spa
2. Jefe Financiero
Evidencia
3. Acta de entrega de inventarios firmada.
Elaboro: Reviso: Fecha:
48
3.4.1.3 Hurto O Pérdida De Inventarios
CEREPFIS Fecha:
Página: 2 De 2
Actividades de control Sustituye a: Ninguno
Página: De
Hurto o Pérdida de Inventarios
Actividades:
1. Notificar inmediatamente al jefe inmediato en un plazo mayor a 24 horas.
2. Los responsables responderán por la reposición del bien en dinero
al precio del mercado
3. Realizar el proceso de baja del activo en el sistema
4. Entregar un inventario actualizado al responsable de bodega
5. Enviar el reporte a gerencia
Responsable:
1. Asistente del Spa
2. Departamento financiero
Evidencia
1. Acta de entrega de inventarios firmada.
Elaboro: Reviso: Fecha:
49
3.4.1.4 Daños o reparaciones de inventarios
CEREPFIS Fecha:
Página: 2 De 2
Actividades de control Sustituye a: Ninguno
Página: De
Daños o reparaciones de inventarios
Actividades:
7. Notificar el daño
8. Verificar los daños, sustituir el producto
9. Acordar con el responsable la restitución del producto
10. Realizar el mantenimiento o el cambio de acuerdo a los casos que lo amerite
11. Actualizar el inventario
12. Realizar el proceso de baja
Responsable:
3. Asistente del Spa
4. Financiero
Evidencia
1. Acta de entrega de inventarios firmada.
Elaboro: Reviso: Fecha:
50
3.4.1.5 Documentos para el control de inventarios
Orden de compra
CEREPFIS
ORDEN DE COMPRA
PROVEEDOR:
FECHA: ORDEN Nro.:
CANTIDAD DESCRIPCION DEL REFERENCIA
ARTÍCULO
Inventario físico de mercaderías
CEREPFIS
INVENTARIO FÍSICO DE MERCADERÍA
ELABORADO POR:
CÓDIGO CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN VALOR VALOR
DE PARCIAL TOTAL
MEDIDA
51
Nota de pedido
CEREPFIS
NOTA DE PEDIDO
Cliente:
Domicilio: Teléfono:
CANTIDAD ARTÍCULO P.UNITARIO P.TOTAL
Kárdex
CEREPFIS
TARJETA KARDEX
Código Cantidad Máxima:
Artículo Cantidad Mínima
Método
Fecha Concepto Entradas Salidas Existencias
CANT. C.U C.T CANT. C.U C.T CANT. C.U C.T
52
Modelo de Informe de Mercadería Recibida
CEREPFIS
INFORME DE MERCADERÍA RECIBIDA
PROVEEDOR: Nro.
DIRECCIÓN: Factura:
Fecha:
Cantidad Código Articulo Precio Valor
Nota de despacho
CEREPFIS
NOTA DE DESPACHO
Cliente:
Domicilio: Teléfono:
CANTIDAD ARTÍCULO P.UNITARIO P.TOTAL
Guía de remisión
CEREPFIS
GUIA DE REMISIÓN
Cliente:
Domicilio: Teléfono:
CANTIDAD ARTÍCULO P.UNITARIO P.TOTAL
53
3.1.5. Control de Evaluación.
3.1.5.1. Productos con mayor y menor rotación.
Se muestra los productos que han tenido mayor y menor rotación durante el año 2015,
mismo que serán tomados como base para la realización del método de análisis ABC.
3.1.5.2. Método para control de inventarios. a) Método de Análisis ABC.
Para la aplicación de este método se consideraron los productos de mayor y menor
rotación haciendo uso de la demanda anual y del precio unitario de cada uno de ellos.
Tabla 4 Valor total de productos de mayor y menor rotación.
INVENTARIO DE PRODUCTOS
RESULTADO.
C NOMBRE DEMANDA ANUAL
PRECIO UNIDAD
VALOR TOTAL
%PRODUCTO
% ACUMULADO
CATEG.
1 ADELGAZIN 500 25 12500 20% 20% A
2 DRENADOR L. 380 10 3800 6% 26% A
3 REDUCTIL 300 10 3000 5% 31% A
4 QSYMIA 240 20 4800 8% 38% A
5 REDUSTAT 83 25 2075 3% 42% A
6 LOGAR 160 12 1920 3% 45% A
7 APIDEXIN 92 70 6440 10% 55% A
8 ORIGO 100 36 3600 6% 61% A
9 CELINA 52 5 260 0% 61% A
10
ACOMPLIA 80 43 3440 5% 67% A
11
MSM CREAM 100 20 2000 3% 70% A
12
SAMATOLINE COSMETIC
54 2 108 0% 70% A
13
LIPOZENE 40 5 200 0% 70% A
14
ALGAS MARINAS 7 6 42 0% 70% A
15
ALNOLENE 79 9,5 750,5 1% 71% A
16
EUCERIN 300 1,5 450 1% 72% A
17
CLINIQUE 12 18 216 0% 72% A
18
VELOS DE COLÁGENO
60 5 300 0% 73% A
54
19
EFFACLAR 10 23,7 237 0% 73% A
20
CLEAR 12 2,7 32,4 0% 73% A
21
BARROCUTINA 25 3 75 0% 74% A
22
NUOBISONG 32 3 96 0% 74% A
23
BONA PIEL 12 6 72 0% 74% A
24
OLAY PROX 20 7,8 156 0% 74% A
25
BLASTOACTIVA 15 4 60 0% 74% A
26
GANPATI 19 2 38 0% 74% A
27
NEUTROGENAR 10 0,7 7 0% 74% B
28
NATURABRIGHT 10 0,7 7 0% 74% B
29
DIADERMINE 3 3 9 0% 74% B
30
REACTIVANCE 1 16 16 0% 74% B
31
BIOAQUA 1 6 6 0% 74% B
32
FREEDERM 3 2 6 0% 74% B
33
BEPANTHOL 8 0,8 6,4 0% 74% B
34
CREMOQUINONA
1 7 7 0% 74% B
35
LULLAGE 12 7 84 0% 74% B
36
CONCHA DE NACAR
70 50 3500 6% 80% C
37
OKARA 2 3 6 0% 80% C
38
WONDERMODEL 80 20 1600 3% 83% C
39
SAW PALMETTO EXTRACT
90 90 8100 13% 95% C
40
BUST-UP 36 80 2880 5% 100% C
TOTAL $ 62.902,30 100%
55
PRODUCTOS CATERGORIA A: Producto de mayor rotación en el mercado
PRODUCTOS CATERGORIA B: Producto de menor rotación. PRODUCTOS
CATERGORIA C: Producto de poca rotación
Análisis
Como criterio elegido es el valor de las ventas que el artículo representa sobre el valor
total del inventario, al analizar los datos de la tabla se observa que:
Los insumos que sirven para la reducción de medidas representan el 65% total de las
ventas anuales las cuales se han clasificado como tipo A, al tener un mayor porcentaje
de consumo por los clientes.
Mientras que el 23% equivale a los productos de la categoría B y el 13% a la categoría
C, lo que significa que para las tres categorías deben existir un adecuado control.
A través del modelo de inventarios ABC, se muestra los productos que han tenido
mayores y menores rotación durante el año 2015, mismos que serán tomados como
referencia para la venta del siguiente año debido al alto volumen de aceptación por parte
de los clientes generando mayores ingresos durante el año.
VENTAS
A $38.395,00
B $21.627,30
C $2.880,00
65%
23%
13%
$-
$5.000,00
$10.000,00
$15.000,00
$20.000,00
$25.000,00
$30.000,00
$35.000,00
$40.000,00
$45.000,00
Figura 6. Representación gráfica de los productos ABC
56
3.2. Análisis de los resultados finales de la investigación
3.2.1. Validación de la propuesta.
Para la validación de la propuesta del presente trabajo, se expuso al contenido a criterio
de tres expertos:
57
58
59
60
3.3. Conclusiones parciales del capítulo
La aplicación de las metodologías de control de inventarios está basado
principalmente en la designación de actividades, y la mantención de documentos de
control de ítems, facilitando el flujo de procesos dentro de la empresa, y agilitando
las funciones de cada uno de las partes conformantes de la entidad.
Es necesario el manejo de documentos de control con el fin de mantener un correcto
registro de todos y cada uno de los ítems con los que cuentan la empresa,
brindándoles un manejo adecuado tanto en bodega como en almacén.
Se diseña un manual de funciones donde se detalla cada uno de las actividades a
desarrollar, las competencias personales y profesionales que requiere en cada uno
de los cargos que detalla en la estructura funcional de la empresa, fomentando el
orden y evitando la duplicación de funciones.
Mediante la aplicación del método ABC, se clasifica los productos de mayor y menor
rotación en tres categorías, permitiendo así identificar aquellos productos que
representan un alto costo dentro del inventario total y por ende son los que requieren
de un mayor control.
61
CONCLUSIONES GENERALES.
Luego del diagnóstico realizada a la empresa CEREPFIS se determinó que la
empresa, no cuenta con un sistema de control de inventarios, por tanto los ingresos
y salidas de bodega se los está realizando de forma muy precaria con apuntes en
cuadernos, con la información obtenida y de acuerdo al tamaño de la empresa se
determina que el modelo de control inventarios propuesto es el más adecuado y se
acopla a las necesidades de la misma, con el fin de dar solución al problema ya
existente.
Las metodologías de inventarios propuesto en la investigación, es el que cumple con
los requerimientos actuales de la empresa, dando respuesta y ordenar, todo ello
gracias a la aplicación de las metodologías de control de inventarios y de esta
manera se logra reducir al mínimo el costo total del inventario de la empresa.
Se realiza la validación de la propuesta de las metodologías de control de inventarios
por medio de expertos, los cuales emiten su respectivo criterio, mismo que se
encuentran plasmados en certificados, con el cual se confirma que el trabajo
investigativo es útil, por lo que cumple con los parámetros de un modelo y puede ser
aplicado por el Gerente de CEREPFIS e incluso por empresas similares
características al objeto de investigación.
62
RECOMENDACIONES.
Programar de manera semestral diagnósticos situacionales en las actividades que
realizan las áreas administrativas, financieras y de ventas, para supervisar el control
interno de la empresa, mediante las guías propuestas en el trabajo de investigación
con el fin de determinar el desempeño eficiente de la organización.
A los propietarios de la empresa Cerepfis, se recomienda la implementación de la
propuesta de control de inventarios siguiendo todos los pasos y lineamientos
propuestos con el fin de obtener los resultados deseados y así contribuir al
cumplimiento de los objetivos que la empresa se planteó.
Que la empresa Cerepfis, ejecute el método de análisis ABC y el modelo de control
de inventarios, el cual se ajusta a la realidad de la misma, por la que mantiene
flexibilidad de adaptación para planes o programas operativos de acuerdo con las
necesidades que se pueden presentar, o también en el caso investigaciones futuras
que deseen llevar a cabo en cualquier tipo de ente.
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Informacion Financiera (NIIF), McGraw-Hill Interamericana, 7ma Edicion. Bogota -
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Zapata. (2012). Contabilidad General con base en las Normas Interncionales de
Informacion Financiera (NIIF), McGraw-Hill Interamericana, 7ma Edicion. Bogota -
Colombia.
ANEXOS
ANEXO 1: Perfil de proyecto de investigación.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA CPA
PERFIL DE PROYECTO DE INVESTIGACIÒN PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA
Y FINANZAS, CPA
TEMA:
METODOLOGÍAS DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
“CEREPFIS” DE LA CIUDAD DE IBARRA
AUTORA: VINUEZA PILLAJO TATIANA ELIZABETH.
TUTOR: DRA. ARCINIEGAS PASPUEL OLGA GERMANIA MSC.
IBARRA- ECUADOR
2017
2. DESARROLLO
Antecedentes de la investigación
La búsqueda de investigaciones relacionadas con el tema de manejo de Inventarios,
permitirán tener un direccionamiento de las posibles soluciones que se puedan dar a esta
problemática. A continuación se presenta algunos trabajos realizados anteriormente en
esta área.
CHACUA, Luisa (2012) “Elementos Básicos de Administración, Contabilidad y control
de Inventarios de mercaderías para la ferretería Génesis de la ciudad de Quito”,
universidad Central del Ecuador, documento que solo contiene el diseño de
procedimientos y políticas de control interno, tanto para las funciones de compras,
almacenamiento, distribución y despacho de la mercadería.
TRUJILLO, Leo (2006) “Diseño de un Sistema de Control y Gestión de Inventarios de
productos terminados para una empresa productora de fertilizantes simples y
compuestos”, universidad politécnica del Litoral, la cual se enfoca en determinar la
capacidad de almacenamiento que tiene la bodega, a fin de mantener los inventarios de
seguridad con cantidades mínimas. Además se propone políticas de reaprovisionamiento,
todo ello haciendo uso de un Modelo de análisis ABC.
El trabajo de investigación de los señores Gualan Espin Geovanna Antonieta y Salazar
Gandara Alexandra Carolina, del año 2007, que se titula: MODELO DE INVENTARIO
Y ASIGNACIÒN DE ESPACIOS DE APLICACIÓN A LA EMPRESA EXPOCOLOR,
estudiantes de la Escuela Politécnica Nacional; la presente tesis se limita a establecer
políticas de inventarios para el manejo de las existencias y la asignación de espacios para
la empresa.
Otro estudio realizado anteriormente es del señor Hernandes Peña Omar E., del año 2008,
que se titula: CONTROL INTERNO DEL SISTEMA DE INVENTARIO EN LOS
ESTABLECIMIENTOS TIPO SUPERMERCADO DEL MUNICIPIO ESTADO
TRUJILLO, estudiante de la Universidad de los Andes Núcleo Universitario “ Rafael
Rangel”; la tesis apenas se enfoca en analizar el control interno del sistema de inventario
y los procedimientos que se deben llevar acabo en dicha entidad en cuanto a la mercadería
que comercializan ya que en su gran mayoría son productos perecederos y de pequeño
tamaño, lo que hace que el control sobre este activo sea más fuerte y estricto, de manera
que pueda asegurar el mayor aprovechamiento de los recursos invertidos por la empresa.
Situación Problemática
Según MELÈNDEZ Sánchez, Ángela, en su artículo CIUDADES
LATINOAMERICANAS: REPLETAS DE GENTE, INEQUIDADES Y RETOS,
menciona que en la actualidad, la globalización mundial y el gran nivel competitivo ha
provocado que muchos empresarios busquen nuevas maneras de desarrollar a sus
empresas para alcanzar una etapa de prosperidad económica y estabilizada de los
miembros que la integran dirigiéndose principalmente en tomar decisiones orientadas a
la reducción de los costos, mejoramiento de la calidad y agilidad en los procesos para
alcanzar los máximos resultados económicos.
Para ellos, es preciso encontrar opciones de técnicas y métodos que contribuyan a la
optimización de sus recursos, incrementar los resultados financieros para poder crear
estrategias y tomar decisiones correctas, las que producirán en una empresa a ser eficiente
en el mu8ndo competitivo de hoy.
En la ciudad de Ibarra existen empresas que desde sus inicios tienen como meta el
crecimiento y la expansión, pero a menudo enfrentan dificultades en la organización de
las actividades propias de la entidad, esta situación empeora al momento de pretender,
implementar procesos organizados y coherentes ya que no siempre los propios los
propietarios están capacitados para poder hacerlo de manera eficiente, pues el control de
inventarios surge efecto positivo, si es implementado de forma apropiada y de manera
técnica, para que este cambio se de, muchas de las veces es necesario que la empresa
atraviese un sinnúmero de dificultades, para luego tener conciencia que se necesita un
control en las entradas y salidas de mercadería que son el corazón de la empresa.
La empresa “CEREPFIS” está ubicada en la Jorge Dávila Meza 8-17 y Pablo Aníbal Vela
esquina, de la ciudad de Ibarra de la provincia de Imbabura; esta empresa comienza sus
actividades en el mes de enero del 2008, está legalmente constituida con el número de
ruc: 1091742272001, la actividad a la que se dedica la empresa es en brindar servicios de
reducción de peso, reducción de medidas, tratamiento de celulitis, masaje de relajación,
reafirmación de Busto y Glúteos, Bronceado facial y Corporal, Rejuvenecimiento facial,
fisioterapia y nutrición.
La empresa, en la actualidad utiliza un sistema de software llamado “INFACO” para el
correcto control de sus inventarios, pero el manejo del mismo dificulta al encargado de
los inventarios para conocer los elementos y los precios de cada uno de sus productos que
ofrece la empresa y de esta manera decida establecer en base al criterio de competencia.
Otra dificultad que tiene es que no se puede cuantificar las existencias ya que no se tiene
un almacenaje adecuado de las mercaderías por lo que no se puede encontrar rápido los
productos al momento de atender a los clientes. Se hacen adquisiciones sin prever lo que
contiene la bodega, por lo que existe un abastecimiento inadecuado de mercaderías
provocando inconvenientes al momento de atender a los clientes por la inexistencia de
los mismos.
Problema Científico
¿Cómo lograr la optimización del uso de insumos para la empresa “CEREPFIS” de la
ciudad de Ibarra.
Objeto de investigación y campo de acción.
Objeto de estudio: procesos de auditoria.
Campo de acción: control de inventarios.
Identificación de la Línea de Investigación.
Auditoría.
Objetivo General
Diseñar metodologías de control de inventarios para la optimización del uso de insumos
de la empresa “CEREPFIS” de la ciudad de Ibarra.
Objetivos Específicos
Sustentar Bibliográficamente las metodologías de control de inventarios para la
optimización de insumos.
Diagnosticar la situación actual de la optimización del uso de insumos de la
empresa “CEREPFIS”
Identificar los instrumentos adecuados de manejo de inventarios de la empresa
“CEREPFIS”.
Validar la propuesta mediante el criterio de los expertos.
Idea a defender
Con las metodologías de control interno de inventarios se logrará el manejo eficiente de
los insumos en la empresa CEREPFIS.
Variables de Investigación
Independiente.- Diseñar metodologías de control de Inventarios.
Dependiente.- Optimización del uso de insumos.
Metodología a Emplear: Métodos, Técnicas y Herramientas Empleadas en la
investigación.
MODALIDAD
el desarrollo del presente trabajo, se analizó la investigación cualitativa y cuantitativa, ya
que se indago las diferentes causas del problema así como se evaluara el grado de
satisfacción obtenido en base a los resultados obtenidos, una vez que se diseñan las
diferentes alternativas de solución a una determinada situación negativa encontrada en la
empresa “CEREPFIS”, se analizaran varias alternativas de solución implementando
controles adecuados y un acertado manejo de inventarios que ayudara a seguir de mejor
manera la información transaccional que la empresa posee, de esta manera se busca
impulsar el desarrollo económico de la entidad.
Tipos de Investigación
De campo
La investigación fue necesaria ya que se pudo conocer la problemática de manera directa
y se determinó la necesidad de la elaboración e implementación del sistema de inventarios
para lograr un control de mercaderías en la empresa “CEREPFIS”.
Descriptiva
Esta investigación contribuyo a la identificación de la situación actual de la empresa y
logro describir de manera óptima las diferentes alternativas de solución sobre el control
de inventarios fortaleciendo en los diferentes procesos existentes en la entidad.
Aplicada.
Esta investigación permitió buscar la solución al problema identificado dentro de la
empresa “CEREPFIS”, fue necesario analizar detalladamente, los resultados de la
investigación en base a las metodologías y estrategias establecidas, para enfrentar y
solucionar la problemática de la entidad, enfocándose en el manejo y control de
inventarios más eficiente y adecuado, que logre un mejor resultado al momento de realizar
las actividades comerciales.
Bibliográfica
Esta investigación permitió recopilar y analizar, diferentes teorías proporcionando un
conocimiento más amplio en base a las diferentes investigaciones que existen, mediante
resultados de la aplicación de los instrumentos y metodologías a ser utilizadas, la
información recolectada permite manejar la realidad negativa de forma más concreta y
veraz.
Métodos de Investigación
Método Inductivo – Deductivo
Este método ayudara a determinar conclusiones de carácter general, partiendo de datos
particulares, el mismo que servirá para el análisis de la información del diagnóstico,
también servirá de apoyo en la elaboración de los capítulos posteriores, así mismo el
método deductivo es parte de los datos generales que son aceptados como válidos para
lograr una conclusión de tipo particular, y no tener dudas; servirá especialmente en el
campo técnico y científico, pues algunas teorías, paradigmas entre otras, serán analizadas
y comprobarlos de acuerdo como se vaya dando el avance en el proceso investigativo de
este trabajo.
Método Analítico – sintético
la presente investigación serán analizados en la teoría, hechos y acontecimientos
técnicamente de tal forma que se pueda conocer más del objeto de estudio , con lo cual
se puede; explicar y comprender mejor su comportamiento para establecer nuevas teorías.
De igual manera este método permitirá como consecuencia del análisis, sintetizar la
información, de tal forma que no solo nos permitirá organizar ideas y hechos
mentalmente, sino que también los podemos plasmar en el informe a través de
organigramas, cuadros sinópticos, mapas conceptuales, mente factos, ensayos, etc.
Técnicas
Entrevista
Se aplicó esta técnica a personas adecuadas dentro de la empresa de servicios CERPFIS
que tengan una relación con las actividades, en este caso se consideró al gerente
propietario y al contador de la empresa misma que se obtuvo una conversación concreta
de tal forma que se pudo realizar la investigación del trabajo de grado a investigar con la
finalidad de recopilar información de primera mano, y resolver el problema de
investigación.
Herramientas
Guía en entrevista: Permitió planificar la temática que se abordó en la entrevista con la
Sra. Guadalupe Cevallos gerente propietario del centro estético y fisioterapia
“CEREPFIS” y poder tener criterios más directos en función del nivel gerencial, así como
a dos directivos más de la empresa, al administrador José Cevallos y a la Srta. Karina
Zabala encargada de Bodega.
Esquema de contenidos
Control Interno
Definición
Importancia de control interno
Objetivos de control interno
Principios de control interno
Componentes del control interno
Elementos de control interno
Clasificación del control interno
Inventarios
Propósitos de los inventarios
Objetivos de los inventarios
Administración de los inventarios
Finalidad de la administración de los inventarios
Importancia de la administración de los inventarios
Tipos de sistemas inventario
Sistema de inventario perpetuo (permanente)
Sistema de inventario periódico
Métodos de valoración de inventarios
Método PEPS
Promedio ponderado
Última compra (costo actual)
Aporte Teórico, Significación Práctica y Novedades Científica.
Aporte teórico
Se dará a esta investigación la elaboración de una misión, visión, valores institucionales,
políticas empresariales, que ayudaran de mejor manera a la implementación de
metodologías más adecuadas para el control de inventarios dentro de la empresa
“CEREPFIS”.
Significación Práctica
Con la aplicación de las metodologías de control de inventarios y la auditoria se lograran
un manejo adecuado en el área de inventarios de la empresa CEREPFIS, la misma que
nos permitirá obtener un adecuado registro y control, para lograr un eficiente manejo de
inventarios y lograr crecer económicamente.
Novedad Científica
Las metodologías de control de control inventarios para la empresa CEREPFIS de la
ciudad de Ibarra requiere de métodos, políticas, valores institucionales para un adecuado,
manejo de inventarios.
3. BIBLIOGRAFÍA
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ANEXO 2: Guía de entrevista al gerente.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
GUÍA DE ENTREVISTA.
OBJETIVO: Conocer como es el manejo de los inventarios en la empresa CEREPFIS y
como la gerencia dará cumplimiento a los objetivos.
FECHA: 1 de Febrero del 2017 REALIZADO POR: Srta. Tatiana Vinueza Entrevista
dirigida al GERENTE:
1. ¿Cómo está establecido las funciones de los empelados?
2. La empresa CEREPFIS dispone de un organigrama estructural?
3. ¿Cómo maneja el ingreso de mercaderías a bodega?
4. ¿Existe un control interno de inventarios?
5. ¿Cómo controla la salida de mercadería?
6. ¿Cuenta con una sola persona específica para el manejo de los inventarios?
7. Los departamentos están obligados a entregar informes.
8. ¿Qué tipo de falencias se le han presentado en los inventarios?
9. De acuerdo a sus experiencia dentro de la empresa comercial cuál cree usted es la
mayor dificultad al momento de realizar sus actividades
10. Ha planteado alguna estrategia para evitar posibles robos de mercadería?
11. ¿Dónde cree usted yace el problema de la pérdida o descompensación de
inventarios?
12. Cree usted que es necesario diseñar un modelo de control de inventarios para la
empresa?
ANEXO 3: Fotos de la empresa CEREPFIS.
Los inventarios no están debidamente clasificados
