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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DE PASANTIAS
PETROLEOS DE VENEZUELA
ESTUDIO Y ANÁLISIS DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA
DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN Y GASTOS
DE LA GERENCIA GENERAL DE EXPLORACIÓN
PARA OPTAR AL TITULO DE LICENCIADO
EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS
Autor: Tsu. Jorge Silva
Tutor Académico: Msc. José Moreno
Tutor Industrial: Msc. Heryka Zapata
Puerto la Cruz, Julio 2012
INDICE DE CONTENIDO
Introducción……………………………………………………………………… 4
Identificación De La Empresa…………………………………………………. 6
Pdvsa Petróleos………………………………………………………………… 6
Unidad De Presupuesto……………………………………………………….. 7
Necesidad De La Organización……………………………………………….. 9
Objetivos De La Pasantía……………………………………………………… 9
Logros Del Plan De Trabajo…………………………………………………… 11
Facilidades Y Dificultades Encontradas……………………………………… 13
Conclusiones Y Recomendaciones…………………………………………... 15
Glosario De Términos………………………………………………………….. 19
Referencias Bibliográficas……………………………………………………... 22
Anexos…………………………………………………………………………… 23
INDICE DE FIGURAS Y CUADROS
Figura Nº 1 Pantalla de Macro para ingresar nuevas Clases de costos del
archivo de Planificación de Presupuesto................................................ 12
Figura Nº 2 Pantalla de Macro para incrementar o disminuir el
presupuesto del archivo de Planificación de Presupuesto ..................... 13
Cuadro N° 1 Plan de Trabajo ........................ ......................................... 23
Figura N° 3 Archivo PPTO ........................... .......................................... 24
Figura N° 4 (Pantalla principal de ingreso d nuevas clases de costos) .. 25
Figura N° 5 (selección del rango o fila donde se de sea incluir la nueva
clase de costo) ..................................................................................... 25
Figura N° 6 (Confirmación de inclusión de la nueva clase de costo)...... 26
Figura N° 7 (Lista desplegable para elegir un proye cto en particular).... 27
Figura N° 8 (Lista desplegable para elegir todos lo s proyectos) ............ 27
Figuras N° 9 (Selección de centros de costos)...... ................................. 28
Figuras N° 10 (Agregar el centro de costo) ......... ................................... 28
Figuras N° 11 (Selección de Meses a modificar)..... ............................... 29
Figuras N° 12 Selección de Meses a modificar)...... ............................... 29
Figuras N° 13 (Pantalla del final del Proceso) ..... ................................... 30
Figura N° 14 (Menú principal SAP) .................. ...................................... 31
Figura N° 15 (Pantalla de acceso al presupuesto de gastos de inversión)
............................................................................................................... 31
Figura N° (16 datos de entrada a las diferentes ord enes centros de
costos gastos e inversiones) .................................................................. 32
Figura N° 17 (Ordenes) ............................. ............................................. 32
Figura N° 18 Gastos................................ ............................................... 33
Figura N° 19 (Inversión) ........................... .............................................. 33
4
INTRODUCCION
El presente informe muestra el estudio y análisis de la ejecución
financiera de los proyectos de inversión y gastos de la Gerencia General de
Exploración, en la cual se ejecutaron actividades de seguimiento y control
financiero de los proyectos de inversiones, creación de renglones
presupuestarios, órdenes internas de formulación y ejecución.
Además del apoyo para todas las actividades relacionadas con la
formulación y carga del Presupuesto 2012 en el Sistema de Aplicaciones y
Productos (SAP); seguimiento y control financiero del presupuesto de otros
costos y gastos; se realizó el informe del cierre trimestral de otros costos y
gastos; elaboración de un diseño para la automatización para mejorar el
control y seguimiento presupuestario de los proyectos de gastos.
El propósito fundamental de la realización de las pasantías tuvo como
objeto principal obtener una formación laboral en los procesos de
Planificación de Presupuesto y Gestión (PPyG) de la Gerencia General de
Exploración de la empresa Petróleos de Venezuela, Guaraguao, Puerto la
Cruz, Estado Anzoátegui.
Durante el periodo de pasantías se obtuvo los conocimientos principales
para el seguimiento del presupuesto y manejo del sistema SAP, con el cual
se lleva el control financiero de la empresa.
Durante el manejo del sistema SAP se encontró que en el mismo no hay
una opción donde se pueda estructurar informes con parámetros elegidos
por el usuario, los cuales son vitales para los reportes que maneja la unidad
de presupuesto y se recomendó realizar una aplicación o bien una entrevista
con los custodios de dicho sistema para solicitar que se incluya una opción
5
donde se puedan elegir los datos con los cuales se pueda realizar informes y
a su vez estos sean migrados a Excel, para la realización de reportes los
cuales incrementaría de manera considerable la elaboración de los procesos
de dicha gerencia
El informe esta compuesto de tres partes la primera donde se realiza la
Identificación de la Empresa esta contiene a su vez una breve descripción de
la empresa, Gerencia General de Exploración, PPyG y la Unidad de
Presupuesto.
Una segunda parte donde esta las Necesidades de la Organización las
cuales se explican de manera muy puntual y precisa y los Objetivos de las
pasantías, estos objetivos están amarrados al plan de trabajo inicial, el cual
fue propuesto por el tutor industrial y tutor académico, donde se mencionan
cada una de las actividades a realizar durante un periodo de veinte semanas
los cuales se lograron en su totalidad.
Y la tercera y última parte donde se explican las Facilidades y
Dificultades Encontradas durante el periodo de pasantías, las Conclusiones y
recomendaciones las cuales arrojan el resultado de todo el trabajo realizado
así como las soluciones y aportes realizados por el pasante para el mejor
desempeño y rapidez de los procesos y actividades que se realizan en la
unidad de presupuesto, Glosario de términos donde se especifica cada una
de las palabras claves de acuerdo a la industria petrolera y técnicas
utilizadas para la creación del macro, Referencias Bibliográficas donde
señalamos los documentos y fuentes de información que se utilizaron y los
anexos donde se muestran los diferentes informes realizados por el pasante
y un manual de usuario para el manejo del macro para los archivos de
Planificación Presupuestaria y Planificación y Gastos.
6
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
PDVSA PETRÓLEOS
El 1ro de enero de 1976, nace Petróleos de Venezuela Sociedad
Anónima. (PDVSA) como la empresa encargada de asumir las funciones de
planificación, coordinación y supervisión de la Industria Petrolera Nacional al
concluir el proceso de reversión de las concesiones de hidrocarburos a las
compañías extranjeras que operaban en territorio venezolano.
La visión de PDVSA se sustenta en la defensa y permanencia del
negocio petrolero para que contribuya al desarrollo de la nación,
maximizando la competitividad y la presencia del sector hidrocarburo de
Venezuela en los mercados internacionales. Por tal razón, ha puesto en
ejecución un modelo potencial de producción basado en proyecciones a
corto, mediano y largo plazo.
Es así como a finales de la década de los setenta y principio de los
ochenta, PDVSA, emprendió una campaña exploratoria cuyos resultados
condujeron a la planificación de importantes proyectos que elevarían aún
más la privilegiada posición de Venezuela en el renglón de reservas y como
suplidor energético para el mundo.
En virtud de lo establecido en la Ley Orgánica que Reserva al Estado la
Industria y Comercio de los Hidrocarburos de 1975, se crearon los órganos
de la administración petrolera nacional, a fin de asumir, en nombre del
Estado, la conducción de dicha industria. En este contexto, se creó la
sociedad anónima Petróleos de Venezuela (PDVSA), cuyo único accionista
es la República Bolivariana de Venezuela. Aun cuando PDVSA se rige
preponderantemente por las normas relativas al derecho privado, también es
7
considerada una empresa del Estado, por lo que su actuación está sujeta al
control administrativo, presupuestario y fiscal del Ejecutivo Nacional, así
como a las normas en materia de hidrocarburos.
Los objetivos fundamentales de PDVSA se reducen a l os siguientes :
• El control de las actividades de exploración, explotación, refinación,
comercialización, transporte y cualquier otra relativa al desarrollo del
sector petrolero, y de la ejecución eficiente de las mismas.
• Promover, como accionista o no, otras sociedades que tengan por
objeto realizar actividades en materia de recursos energéticos.
• Realizar todas aquellas operaciones, contratos y actos comerciales
que sean necesarios o convenientes a fin de cumplir sus objetivos.
UNIDAD DE PRESUPUESTO
Descripción de la unidad.
La unidad de Presupuesto se encarga de dirigir el proceso de formulación
de presupuestos de inversiones y otros costos y gastos y sus
correspondientes revisiones, de la Gerencia General de Exploración,
alineados con las políticas y directrices de la Corporación, mediante la
consolidación, control y seguimiento del presupuesto aprobado, identificando
las desviaciones en las mismas, con el objeto de orientarlas oportunamente,
a fin de evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos, asegurando las
bases financieras y la disponibilidad presupuestaria de la función
Exploración.
8
Actividades de la Unidad de Presupuesto
1. Coordinar la formulación de los presupuestos de inversiones y
otros costos y gastos, de la Gerencia General de Exploración asegurando
que las actividades y/o proyectos se enmarquen dentro de la estrategia
establecida en el plan, cumpliendo con los lineamientos de la
Corporación.
2. Controlar la ejecución de los presupuestos de inversiones y
otros costos y gastos, a través de los sistemas de contabilidad de la
empresa, efectuando las correcciones y reclasificaciones que
correspondan, asegurando así su cumplimiento dentro de los parámetros
financieros aprobados.
3. Garantizar la asignación y administración del presupuesto de
los proyectos exploratorios, mediante el análisis y consolidación de
resultados financieros.
4. Asegurar la aplicación de premisas financieras a los
presupuestos formulados, realizando ajustes en techos necesarios y
efectuar su carga en los sistemas.
5. Garantizar la sinergia con entes internos y externos que
garanticen la fluidez de las actividades y el logro de los objetivos
propuestos.
6. Asegurar el cumplimiento de los programas de crecimiento
técnico y profesional del personal de Presupuesto, a fin de ejecutar las
actividades en forma efectiva y que permitan el logro de los objetivos.
7. Asegurar el cumplimiento de las Normativas de la Corporación,
fomentando los Valores de la Nueva PDVSA.
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NECESIDAD DE LA ORGANIZACIÓN
En la Actualidad la empresa PDVSA presenta un déficit de trabajadores
en Cada una de sus gerencias, a este déficit no escapa la Gerencia de
General de Exploración la cual tiene un alto índice de vacantes por lo cual en
la unidad de Presupuesto adscrita a la Gerencia de Planificación
Presupuesto y Gestión (PPyG) existe la necesidad de personal que apoye a
realizar las labores de análisis presupuestario, control financiero de los
proyectos de inversiones, elaboración de renglones presupuestarios, órdenes
internas de formulación, ejecución y centros de costos. Además del apoyo
para todas las actividades relacionadas con la formulación 2012 y
seguimiento, control financiero del presupuesto de Otros Costos y Gastos.
De igual manera presentan la necesidad de reformular la manera en que
se llevan cada uno de los procesos dentro de esta unidad ya que la manera
actual en que se generan los informes o reportes solicitados por las
diferentes gerencias presenta en ocasiones retrasos en las entregas ya que
los datos que necesitan se toman de manera manual del sistema (SAP) se
necesita una herramienta que facilite la obtención de estos datos y la
generación de los informes o reportes para optimizar los procesos y se de
solución inmediata a las incógnitas o solicitudes de las demás gerencias de
la empresa.
OBJETIVOS DE LA PASANTÍA
• Conocer las actividades a través de charlas de inducción con los
diferentes departamentos que conforman la Gerencia PPyG
obteniendo la información necesaria para saber hacia dónde está
orientada la industria así como que papel cumple el departamento
10
de presupuesto, la comunicación y la relación entre las diferentes
gerencias, departamentos y coordinaciones.
• Seguimiento y control financiero de los proyectos de inversiones
(Geofísica, Perforación y Otras Inversiones); documentarse
mediante el Manual de Normas y Procedimientos de Finanzas, en
el capítulo III que habla sobre el Presupuesto de Inversión, el cual
explica de forma detallada cada uno de los pasos a realizarse para
la elaboración del presupuesto de inversión y gastos.
• Creación de Renglones Presupuestarios, órdenes internas de
formulación, ejecución y carga en SAP de los centros de costos,
además del apoyo para todas las actividades relacionadas con la
formulación 2012 a través de inducciones y prácticas con el
programa SAP.
• Seguimiento, control financiero del presupuesto de Otros Costos y
Gastos, además de elaboración de informe del cierre anual de
Otros Costos y Gastos.
• Elaborar un programa o macro en Excel para la automatización de
los archivos de planificación presupuestaria, en el cual se ingresó
nuevas clases de costo y que la misma pueda aumentar o disminuir
el presupuesto dando la opción de elegir en qué clase de costo,
mes, proyecto y centro de costo (CeCo) a considerar.
Cada uno de estos objetivos señalados anteriormente se encuentran en
el plan de trabajo inicial el cual fue adoptado y seguido de la manera en que
se planteó en primera instancia.
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LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
Mediante las primeras cuatro semanas a través de inducciones y charlas
de acuerdo a la ejecución del plan de trabajo se logra los conocimientos
necesarios para la asignación de actividades bajo la supervisión de la tutora
industrial y el apoyo de la analista de presupuesto. Comprensión y
entendimiento de la planificación presupuestaria en la cual se ejecuta la
distribución mensual de los desembolsos y que se realizan a través de un
análisis de planificaciones anteriores.
Siguiendo el plan de trabajo se orienta a seguir con la elaboración de
renglones presupuestarios, ordenes internas de formulación, ejecución y
centros de costos así como seguimiento y control financiero del presupuesto
de otros costos y gastos. En este proceso de aprendizaje y en entrevistas no
estructuradas con la analista de presupuesto y la tutora industrial se
comienzan a fijar parámetros e ideas para la creación del sistema
automatizado en macros de Excel que mejore el control y seguimiento
presupuestario de los Proyectos de gastos.
Recabada la información y teniendo en cuenta cada uno de los procesos
para la elaboración del archivo de Planificación de Presupuesto se procede a
realizar el macro antes mencionada; esta macro puede realizar los siguientes
procesos de forma automática los cuales se mencionan de forma enumerada
para su mejor apreciación:
1. Se pueden incluir nuevas clases de costos mediante un menú sencillo
y desde el cual puede seleccionar el rango donde deseas incluir la
nueva clase de costo y posterior darle sus características como lo es
el número de clase de costo y su nombre. Al incluir esto el sistema da
una pantalla de pregunta si esta seguro de seguir con la actividad
12
seleccionada y si desea actualizar el libro de Excel. (Observar la
Figura N° 1)
2. En la segunda pestaña se encuentra la opción de modificar montos en
el cual se encuentra una ventana desplegable donde puedes
seleccionar el proyecto o Centros de Costos (CeCo) a ajustar como
también la opción de elegirlos todos, se encuentra una opción donde
puedes elegir las clases de costos a aumentar, otra opción con el tipo
de modificación si es un incremento o una disminución, la selección de
meses a modificar, un tipo de moneda que desea ajustar, el
porcentaje al cual se desea ajustar y el botón de actualizar el cual
ejecutará la acción al igual que el ingreso de nuevas clases de costos,
el sistema pregunta si desea realizar los cambios donde puedes
abortar o confirmar la acción. (Observar Figura N° 2)
Figura Nº 1 Pantalla de Macro para ingresar nuevas Clases de costos del archivo de Planificación de Presupuesto
13
Figura Nº 2 Pantalla de Macro para incrementar o di sminuir el presupuesto del archivo de Planificación de Presupuesto
FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS
Las facilidades encontradas durante el proceso de pasantias se
presentaron durante el manejo del SAP debido a experiencias en trabajos
anteriores y conocimientos avanzados en manejos y diseños de sistemas el
entendimiento con respecto a manejo de sistemas administrativo se obtuvo
con mayor rapidez y claridad. También se puede destacar el apoyo e
inducciones dadas por la tutora industrial y la analista de presupuesto. Así
como el personal que labora en las demás gerencias las cuales están
vinculadas a la unidad de presupuesto.
Dificultades: diferenciar entre cada uno de los conceptos del Manual de
Normas y Procedimientos Finanzas Presupuesto de Inversión los cuales
algunos presentan gran similitud con diferentes aplicaciones. Adaptarse a los
estándares y manejos presupuestarios orientados al negocio petrolero.
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Entender cada uno de los procesos de la formulación y revisión
presupuestaria.
Los Ciclos de Planificación y Presupuesto el cual comprende las distintas
actividades que se realizan durante los lapsos que se indican en los
cronogramas para la formulación, preparación, sometido, y aprobación del
plan a corto y mediano plazo del presupuesto.
Todas estas dificultades a lo largo del proceso de pasantías fueron
despejándose obteniendo un grado de aprendizaje óptimo en todas las
actividades realizadas por un analista de presupuesto y con estos
conocimientos se llega a las conclusiones y recomendación sugeridas para la
mejora las problemáticas encontradas en la unidad de presupuesto.
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Durante el periodo de pasantías se obtuvieron los conocimientos
principales para el seguimiento del presupuesto y manejo del sistema SAP,
con el cual se lleva el control de la parte financiera de la empresa a su vez se
realizó dos Macros para los archivos de Excel planificación y presupuesto y
del control de gastos el cual ajusta de manera automática el incremento o
disminución del presupuesto, dando la opción de indicar en qué meses se
realizara el ajuste y en qué clase de costo en cifras porcentuales, logrando
así que el proceso se lleve considerablemente más rápido. Siendo este uno
de los principales logros alcanzados de acuerdo al plan de trabajo.
A través de un análisis de los procesos realizado en la unidad de
presupuestos se pudo observar que la manera en que se toma la información
y se realizan cada uno de los reportes o informes no es la mas idónea. Los
datos para realizar cada uno de estos informes son tomados del sistema
SAP en el modulo de finanzas (FI). Estos son tomados de manera manual y
llevados a diferentes archivos de Excel en los cuales utilizan una serie de
formulas para que se muestre la información que se requiere.
Sabiendo esto se puede decir que se está subutilizando dicho software
por lo cuanto el mismo posee una seria de herramientas y módulos que cada
uno de los analistas o lideres de las diferentes gerencias que están
vinculados a este sistema desconocen en su totalidad. Este desconocimiento
genera retrasos e cada uno de los procesos y actividades que se realizan.
A través de entrevistas no estructuradas con las diferentes analistas
lideres y gerentes que utilizan el sistema SAP se recabo la información
donde la empresa PDVSA realizo la compra de las licencias y modulo SAP
16
llamado en sus en ingles (Controlling) (El control de). El cual no se encuentra
operando por razones que se desconocen.
El modulo (Controlling) tiene como objetivo proporcionar la información
para facilitar las decisiones de gestión. Facilita la coordinación, el control y la
optimización de todos los procesos en una empresa. Esto implica registrar
tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios
suministrados por una empresa. Además de documentar sucesos reales, la
tarea principal del Controlling es la planificación. Puede determinar
desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos de plan. La
determinación de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales.
Las cuentas de explotación, como la que corresponde al cálculo del
margen de cobertura, se utilizan para controlar la rentabilidad de áreas
concretas de una organización y de la organización completa.
Integración
Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que
funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP. El flujo de datos entre
los dos componentes se efectúa a intervalos regulares.
Así pues, todos los datos pertinentes a los costes fluyen
automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling. Asimismo,
el sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO,
como centros de coste, procesos empresariales, proyectos u órdenes. En el
Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión
financiera como clases de coste o clases de ingreso. Esto permite comparar
y reconciliar los valores del Controlling y de la Gestión financiera.
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Características
Contabilidad de clases de coste (CO-OM-CEL)
La Contabilidad de clases de coste y de ingresos le proporciona un
resumen de los costes e ingresos de una empresa. La mayoría de los valores
se transfieren automáticamente desde la Gestión financiera al Controlling. La
contabilidad de clases de coste y de ingresos solamente calcula costes que
no representan otro gasto o solamente representan un gasto en la Gestión
financiera.
En caso necesario, la reconciliación de los valores en la Gestión
financiera y el Controlling se efectúa en la Contabilidad de clases de coste y
de ingresos.
Contabilidad de centros de coste (CO-OM-CCA)
La contabilidad de centros de coste se emplea para poner en práctica el
Controlling en una organización. Es útil para imputar gastos generales a la
ubicación en la que se han producido.
Contabilidad de costes por procesos (CO-OM-ABC)
La contabilidad de costes por procesos analiza aquellos procesos
empresariales en los que intervienen varios departamentos de una
organización. Mediante este proceso se establecen prioridades para los
objetivos de la organización y para la optimización de los flujos
empresariales.
La activación de este modulo representa una gran ayuda a toda la
gerencia de Planificación Presupuesto y Gestión y seria la base fundamental
18
para la obtención de información para los diferentes sistemas de información
gerencial los cuales facilitan la toma de dediciones.
Existe otra herramienta llamada Diseño de consulta y elaboración de
informes de empresa o en ingles Query Design & Enterprise Reporting con la
cual se pueden realizar aquellos reportes que son solicitados por las distintas
gerencias de manera eventual y no se encuentran estructurados de forma
previa en el SAP.
El software SAP está construido con el lenguaje de programación ABAP
(Advanced Business Application Programming). Aunque los consultores no
necesitan dominarlo, ya que la programación la realizan los programadores,
si se valoran profesionales que tengan nociones básicas de este lenguaje. Al
incorporar un entorno de programación, SAP permite ampliar la funcionalidad
proporcionadas en el Standard.
Detallando la cada uno de estos aspectos se puede resaltar o
recomendar que la solución más efectiva a este problema sería que se diera
formación a los diferentes analistas o trabajadores que manipulan este
software y así con esta formación se pueda conseguir la acreditación de
personal activo de PDVSA como consultores SAP y a su vez dejar de
depender de terceras personas y empresas. Teniendo la solución y los
diagnósticos a los diferentes problemas como la posibilidad de inducciones
internas a los nuevos usuarios del sistema dentro de la organización.
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GLOSARIO DE TERMINOS
Presupuesto: Inclusión de partidas para la realización de una actividad la
cual puede ser presentada bajo la modalidad de un programa o proyecto os
presupuestos es dividen en: Presupuesto de Inversión y presupuesto de
Gastos.
Presupuesto de Inversión: Es un instrumento de la planificación y control
financiero de corto plazo que permite la definición de los programas y
proyectos de inversión, así como la cuantificaron en términos monetarios de
los recursos humanos.
Proyectos: Son inversiones en obras que deban ser terminadas para que
tengan un valor productivo real y su ejecución se realizan en un tiempo
normalmente mayor a un año.
Plan Financiero: Es el que tiene como objeto la fijación de los parámetros
que servirán de base a las filiales para la elaboración de los planes de
operacionales de detalle o presupuesto.
Formulación del Presupuesto : Consiste en la fijación y cuantificación de las
metas operacionales y financieras a alcanzar durante el año presupuestario y
el mediano plazo incluyendo además la determinación de los recursos que
serán necesarios para lograr dichas metas.
Renglones Presupuestarios: Son la representación de la estructura por
posiciones de programas o nodos, hojas organizadas en una estructura en
forma de árbol ubicadas en el extremo inferior, siendo ellas las únicas que
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tienen asignada medidas de programas (Ordenes de Formulación y
Ejecución)
Ordenes Internas de Inversión: La orden interna de inversión tiene como
finalidad la aplicación (calendarización) control y seguimiento de proyectos y
programas de inversión se dividen en:
• Orden interna de Formulación: que permite la planificación de un
renglón específico o determinado, es decir los desembolsos
mensuales que se estiman para un programa o proyecto.
• Orden Interna de Ejecución: permite realizar la ejecución, control y
seguimiento del renglón; es decir, recoger todos desembolsos reales
del programa
Revisión Presupuestaría: Es el proceso mediante el cual se actualizan los
Costo Total y/o l Desembolso con la finalidad de eliminar desviaciones en los
proyectos y programas que aparecen en el presupuesto Original Aprobado.
También se utilizan para incluir partidas no consideradas en el presupuesto
Original
Planificación Presupuestaria: Se refiere a la distribución mensual de los
desembolsos que se incluyen en el año del presupuesto.
Excel: Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es
desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas
financieras y contables.
Rango: Es un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos, en
ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para otros
objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones).
21
Macro : Abreviatura de macroinstrucción , es una serie de instrucciones que
se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante
una sola llamada orden de ejecución.
Query: Es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a
otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si
utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos
corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que
desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel
automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base
de datos se actualice con información nueva.
SAP: (Systm Aplications and Products) es un Sistema Integrado con
aplicaciones en tiempo real para todas las operaciones del negocio, basadas
n las mejores practicas del negocio a nivel mundial.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Marcel Sambo (2010) Ciclo Presupuestario. Venezuela: Asesores Integrales
y Consultores, S.A.
Pdvsa (Original 1979) (Revisión 2002) Manual de Presupuesto de Inversión.
Venezuela: Coordinación de Control y Finanzas.
Pdvsa (1999) Plan de Cuentas SAP. Venezuela: Coordinación de Control y
Finanzas.
23
ANEXOS
Plan de Trabajo.
Cuadro N° 1 Plan de Trabajo
Manual de Usuario.
El siguiente manual de usuario muestra la forma en que se debe utilizar
la macro que se elaboro para el archivo de Excel.
Luego que se encuentre posicionado en el archivo se procede a:
Abra el archivo de Excel PPTO con Macro y ubique la parte superior
izquierda el botón de nombre PPTO y haga un clip sobre el para iniciar el
programa (Figura N° 3)
24
Figura N° 3 Archivo PPTO
Luego de cliquear en la opción PPTO de la barra de herramientas de
Excel no sale el menú de opciones donde la primera pestaña nos indica la
opción de Ingresar nuevos costos en esta se encuentra una lista desplegable
con el nombre de celda la cual damos clip y podemos seleccionar el rango
donde queremos introducir nuestra nueva clase de costo.
Después de esta selección podemos proceder a colocar un número y
nombre de identificación según el manual de plan de cuentas, al momento de
insertar a nueva fila no pregunta si está seguro de actualizar el libro donde
muestra las opciones de sí o no. Como se muestran las figuras números 4, 5
y 6.
25
Figura N° 4 (Pantalla principal de ingreso d nuevas clases de costos)
Figura N° 5 (selección del rango o fila donde se de sea incluir la nueva clase de costo)
26
Figura N° 6 (Confirmación de inclusión de la nueva clase de costo)
La segunda pestaña muestra la opción de modificar montos en la cual se
encuentra varias opciones con la cual queremos incrementar o disminuir el
presupuesto.
Como primer paso tenemos la opción de Actualizar donde podemos
seleccionar en cuál de los proyectos, grupo de proyectos o si se desea
aumentar o disminuir en todos (Figura N° 7 y 8).
27
Figura N° 7 (Lista desplegable para elegir un proye cto en particular)
Figura N° 8 (Lista desplegable para elegir todos lo s proyectos)
Igualmente tenemos una opción para seleccionar los centros de costos si
seleccionamos todos o seleccionamos un rango en particular (Figuras N° 9,
10).
28
Figuras N° 9 (Selección de centros de costos)
Figuras N° 10 (Agregar el centro de costo)
Nota: En la opción de la figura N° 10 se encuentra una vent ana desplegable donde podemos
seleccionar el rango donde queremos hacer el aumento o la disminución e ir agregándolo.
Seguido se encuentra la opción donde seleccionamos si deseamos
incrementar o disminuir los meses o en donde lo deseamos realizar, para ello
contamos con dos botones uno donde seleccionas todos los meses y otro
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para des tildar a todos dándonos la rapidez para seleccionar un pequeño
número de meses si se desea. Figuras N° 11, 12.
Figuras N° 11 (Selección de Meses a modificar)
Figuras N° 12 Selección de Meses a modificar)
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Por último se encuentra un cuatro de texto donde ingresamos la cantidad
porcentual para aumentar o disminuir y luego hacer clip en el botón de
actualizar y se procede a la opción indicada. Luego de terminar la
actualización nos muestra una pantalla donde nos indica que la actualización
se realizado con éxito. (Figura N° 13)
Figuras N° 13 (Pantalla del final del Proceso)
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Pantallas de SAP que se utilizaron en el proceso de inducción así como
las diferentes actividades realizadas.
Figura N° 14 (Menú principal SAP)
Figura N° 15 (Pantalla de acceso al presupuesto de gastos de inversión)
32
Figura N° (16 datos de entrada a las diferentes ord enes centros de costos gastos e inversiones)
Figura N° 17 (Ordenes)