universidad nacional experimental de …€¦ · aplicaciÓn del control posterior a los...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
CARRERA: ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
APLICACIÓN DEL CONTROL POSTERIOR A LOS MANDAMIENTOS DE
PAGOS POR CONCEPTOS DE VIÁTICOS EMITIDOS POR LA UNEG, EN
LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
(PUERTO ORDAZ - ESTADO BOLÍVAR)
REALIZADO POR:
LUIS VILLASANA
C.I.:19.420.949
PUERTO ORDAZ, JULIO DEL 2011.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN DEL PROGRAMA DE PASANTÍA
CARRERA: ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
APLICACIÓN DEL CONTROL POSTERIOR A LOS MANDAMIENTOS DE
PAGOS POR CONCEPTOS DE VIÁTICOS EMITIDOS POR LA UNEG, EN
LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA
REALIZADO POR: TUTOR INDUSTRIAL:
LUIS VILLASANA LIC: FÈLIX J. RODRIGUEZ S.
C.I.:19.420.949 TUTOR ACADÉMICO:
LIC: FÈLIX CONTRERAS
PUERTO ORDAZ, JULIO DEL 2011.
INFORME DE PASANTÍA PRESENTADO COMO REQUISITO PARA
OPTAR EL TÍTULO DE TÉCNOLOGO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN
ADMINISTRACION Y CONTADURIA
INDICE GENERAL
DEDICATORIA………..…………………………………………………….. I
AGRADECIMIENTO......…………………………………………………… II
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………… IV
RESEÑA HISTÓRICA DE LA UNEG.…………………… 05
Misión de la Institución…………………………………………..….... 07
Visión de la Institución…………………………………………..….. 07
Valores y Principios de la Institución…………….………………….... 09
Objetivos institucionales...………………………………………...….... 10
Organigrama de la Institución………………………………………….. 11
Funciones de la Institución………………………..…..………............. 11
Dirección de Auditoría Interna de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana (DAIUNEG).
12
Misión y Visión de la Dirección de Auditoría Interna (DAIUNEG)………. 12
Ubicación Geográfica (DAIUNEG)………………..……………….
Ver anexo (Pág...18)
13
Estructura Organizativa de la (DAIUNEG)……………………….……. 13
Organigrama de la Dirección de Auditoría Interna de la UNEG….… 14
Funciones, competencia, atribuciones y objetivos de la DAIUNEG 14
¿Qué es una auditoría?……………………………………… 17
Importancia de la investigación………..………………………………… 17
Alcance y Delimitación de la investigación …………………………… 18
Objetivo General y Específicos 18
Área objeto de estudio………………………...………........................ 19
Población y Muestra…………………………………...…................... 19
Tipo de investigación...……………………… ………………………. 20
Método de Investigación………………………………............... 20
Fuentes y técnicas para Recolección de la Información……….. 21
ACTIVIDADES REALIZADAS, PROBLEMAS PRESENTADOS Y
POSIBLES SOLUCIONES ALTERNATIVAS (EN EL PERÍODO DE
PASANTÍA)
23
CONCLUSIONES….……………………...……………………………… 27
RECOMENDACIONES………………...………………………………… 30
REFERENCIAS……………...…...………………………………
GLOSARIO…………………...…...………………………………
32
33
ANEXOS…….……..……………….……...……………………………… 41
i
DEDICATORIA
Este informe fue creado gracias a la Ayuda de Personas muy valiosas y
Queridas:
Como Piedra Angular le doy Gracias al Padre, hijo y Espíritu Santo; sin ellos
no hubiese sido posible este realizar este informe ya que primeramente me
motivan y me guían hacia adelante en el ámbito Espiritual; el cual influye en
mis metas personales ya que todo lo que proviene del Padre es bueno.
Les doy Gracias a Mis Padres por inculcarme hacia los estudios y bueno de
alguna u otra manera como hijo obediente les dedico este logro como
recompensa a sus esfuerzos que me motivaron cada día para seguir adelante
como profesional.
También les dedico y agradezco a mis Hermanos y Primos ya que espero ser
ejemplo para sus vida y cada uno son apoyo en mi vida y que de alguna u
otra manera me hacen reír debido a sus elocuencias y espero estar lo más
cercano posible.
A Mis Tíos y Abuelos porque son una enseñanza para mi vida quienes me
acompañaron en las pruebas y me ayudaron en varias ocasiones con sus
consejos espero tenerlos también lo más que se pueda.
Y por últimos a mis amigos y hermanos en Cristo que espero estar con
ustedes siempre batallando y venciendo para la Gloria de Dios.
ii
AGRADECIMIENTO
A los que permitieron que este informe fuese posible y que de alguna u otra
manera me recibieran como pasante en su lugar de trabajo.
Al Lic. Félix Contreras Profesor Universitario por permitir ser mi tutor
académico y su amabilidad, ya que me guió en la realización de este informe.
Al Jefe de la Dirección de Auditoria Interna al Lic. Félix J. Rodríguez S., por
recibirme en las oficinas de su trabajo y enseñarme algunas cosas que
aprendí para llevar a cabo las labores encomendadas.
Es para mi un Honor agradecerle a Todo el Personal de la Dirección de
Auditoria Interna, quienes fueron una gran ayuda cuando necesitaba de
cada uno de ello en la realización de las labores encomendadas como
también en algunas dudas se comportaron como personas amables y
profesionales del cual agradezco compartir.
Por último les agradezco a los Compañeros y Amigos de Pasantía quienes
nos apoyamos para ejercer las labores con excelencia dentro del área y
enseñarnos unos a los otros o el compartir también a veces de las mismas
cosas en el cual fue de gran bendición.
iii
INTRODUCCION
La Pasantía de Tecnólogo en Administración y Contaduría fue realizada en
las instalaciones del edificio administrativo de la Universidad Nacional
Experimental de Guayana, exactamente en la Dirección de Auditoría Interna, A
partir del día 8 del mes de Febrero hasta el 18 de Abril del 2011. Durante las
semanas de pasantía realicé diversas actividades y tareas que me permitieron
desarrollar como pasante dentro del área de trabajo y así cumplir con el fin de
la misma.
El objetivo de la revisión y control interno de estos documentos del cual voy
reflejar el problema, es de suma importancia debido a que son pagos de
viáticos y pasajes que otorga la universidad a un funcionario para el
cumplimiento de una misión institucional de carácter académico,
administrativo, cultural, deportivo, entre otros.
Sabiendo que estos pagos son provenientes del presupuesto de la institución,
el cual es otorgado por el Ejecutivo Nacional y es importante velar por el
cuido del mismo para cubrir los gastos necesarios durante el periodo
asignado.
Esa es la razón del porqué vela y actúa la Dirección de Auditoría Interna
(DAIUNEG), en la cual es la Dirección donde vamos a desarrollar el informe
de pasantía.
iv
Estructura del Contenido
A continuación presentamos en este informe un diagnóstico sobre la
situación que acontece en la Dirección de Auditoria Interna de la Uneg; es
decir; el problema en donde se hace constar la justificación de la
investigación, la importancia, alcance, delimitación, beneficios, objetivo
general y específicos por mi como pasante.
Asimismo se presenta la información de la institución en donde fue
realizada la pasantía, y luego la Unidad que fue estudiada y más adelante
los antecedentes de la investigación, además de las bases teóricas que
desarrollan los conceptos utilizados en la investigación y las bases legales
por la cual se rige la Dirección de Auditoria Interna (DAIUNEG).
Y por último es presentada la metodología de la investigación como tal y se
describe el tipo de investigación que aplicamos en la misma.
Al final se presenta un breve resumen de los problemas presentados en el
transcurso de la pasantía y problemas en su entorno que afectan
completamente no sólo a la Dirección antes mencionada sino a la
Universidad.
De igual manera aporto algunas soluciones y alternativas para mejorar los
procesos administrativos llevados a cabo por la universidad a través de sus
departamentos, Direcciones, etc.
5
RESEÑA HISTORICA DE LA UNEG
El 9 de Marzo de 1982 fue creada la Universidad Nacional
Experimental de Guayana mediante decreto presidencial Nº 1.432 del
presidente Luís Herrera Camping, con sede en Ciudad Bolívar. Esta
casa de estudios fue concebida como un centro de Educación Superior
de carácter regional que se fundamenta en tres principios básicos:
Experimental, Democratización y Regionalización. El proyecto original
hacía mención a la Universidad del Sur, nombre este que fue cambiado
por el actual. En junio de 1982 se nombran las primeras autoridades
Universitarias, las cuales tomaron posesión el 4 de agosto del mismo
año. Quedando integrada el Consejo Directivo, por el Rector, Dr.
Sócrates Medina.
La UNEG abrió sus puertas en Ciudad Guayana con un curso de
pregrado (PRONAFORDO: Programa Nacional de Formación Docente
para la Educación Básica) y con cuatro programas de postgrado:
Gerencia, Educación, Psicología Educativa y Docencia en Educación
Superior, con la finalidad de formar su propio recurso humano. Las
actividades de pregrado se inician en 1987 con el curso introductorio, en
1988 con los proyectos de carrera Administración y Contaduría,
Ingeniería en informática e Ingeniería Industrial y posteriormente en
1989, Ingeniería en Industrias forestales y Educación Integral. En 1990
se reestructura la maestría en gerencia y se oferta con tres menciones;
Finanzas, Operaciones y producción y Mercadeo en Ventas, y en 1992
se aprueba la maestría en Medicina del trabajo mención Salud
Ocupacional, que son los programas de postgrado que se dictan
actualmente.
6
El 18 de Abril de 1998 se puso en funcionamiento el primer edificio o
célula básica del complejo campus Universitario, ubicado en la avenida
Atlántico de Puerto Ordaz, construido en su totalidad por la Corporación
Venezolana de Guayana (CVG). Esto permitió trasladar a ese recinto las
actividades de pregrado correspondientes a las carreras de
Administración, Contaduría y Educación Integral. Para poder dar
continuidad a las actividades de pregrado ofrecidas por la institución, y
solventar así momentáneamente el grave problema de planta física. El
22 de mayo de ese mismo año, la institución recibió de manos del
ministerio de infraestructura la segunda edificación o célula básica de la
sede Atlántico en Puerto Ordaz, a estas sedes fueron trasladadas las
carreras de Ingeniería Industrial e Ingeniería en informática.
La Universidad del siglo XXI se tiene el reto de reforzar la excelencia
académica en una sociedad cada vez mas competitiva, y con mayor
necesidad de adaptación a los cambios que impone la revolución
tecnológica e informática, sin olvidar el propósito de formar profesionales
con alto sentido ético, responsabilidad cívica y social, con espíritu
creativo y racional, capaces de proponer nuevas alternativas de
desarrollo y participar en la reactivación económica y social del país. A
través de su reciente historia, la UNEG ha cumplido con el compromiso
adquirido a partir de su fundación en la década de los 80, y seguirá
fortaleciéndose para afrontar los nuevos retos que se presenten en la
inminente evolución del sistema regional de Universidades.
7
MISIÓN DE LA INSTITUCIÓN
Es misión de la Universidad Nacional Experimental de Guayana, formar
ciudadanos, intelectuales y líderes para la transformación socio-cultural
y técnico-científica que aseguren el desarrollo social y económico
sustentable, con respeto y protección al ambiente y a la diversidad
biológica y cultural de la región Guayana para las generaciones futuras.
La UNEG se constituye en un espacio de construcción colectiva de
conocimientos y compartir de saberes, fomentando el arraigo cultural en
el marco de la diversidad, fundamentada en la ética, la solidaridad, la
paz, la libertad académica, la autorreflexión crítica y comprometida con
la preservación y defensa de los valores que hacen posible la
convivencia ciudadana y el respeto a los derechos humanos como
patrimonio fundamental de la sociedad.
VISIÓN DE LA INSTITUCIÓN
Se vislumbra una sociedad del conocimiento caracterizado por ser
humanístico, científico y tecnológico, multidisciplinario, transdisciplinario,
orientado a la transformación de la realidad, compartido y
contextualizado a partir de la construcción colectiva del conocimiento y
el compartir de saberes. En este sentido la Universidad debe prefigurar
esa sociedad en activa interacción con su contexto regional, nacional e
internacional.
El conocimiento, así, se reconoce presente en todos los sectores
sociales. La UNEG valorará los saberes indígenas, campesinos,
urbanos, en todas las edades y géneros.
8
La Universidad compartirá en variados contextos, tanto locales como
regionales, así como nacionales e internacionales, igualmente, se
vinculará con otras instituciones afines y con los sectores productivos,
culturales y gubernamentales de la sociedad enfatizando la función
social en su quehacer académico.
La UNEG liderizará a las instituciones y procesos orientados a la
formación de los profesionales necesarios para el desarrollo de la
Región Guayana en el marco de la sustentabilidad.
Se aspira una institución autocrítica, reflexiva, con referencia propia.
Con profundo respeto a la diversidad sujeto-sujeto. Se desechará
cualquier tipo de dogmatismo y pensamiento único y se propiciará la
flexibilidad y la tolerancia a la pluralidad de ideas.
Se propenderá a construir una universidad autónoma, autogestionaria,
creativa en la búsqueda de su financiamiento, austera y eficiente en el
aprovechamiento de sus recursos en función de optimizar la efectividad
del esfuerzo institucional.
La UNEG está comprometida con la formación del ciudadano, que en el
ejercicio de su desempeño, sea coherente con la demanda de una
sociedad más humana y ambientalmente responsable. Está obligada,
mediante las ejecutorias de sus políticas a dar respuestas satisfactorias
y oportunas, a una comunidad que reclama mayor sensibilidad social y
ambiental, espiritualidad, sentido de pertinencia, pro actividad,
responsabilidad institucional y probidad. La UNEG tiene el reto
circunstancial del entorno, para presentar resultados que la acrediten
como una universidad de alto valor y prestigio
9
VALORES Y PRINCIPIOS DE LA INSTITUCIÓN
Los valores y principios están referidos a las relaciones que
fundamentan los vínculos sujeto-sujeto que se expresan en los valores y
constituyen el referente moral y sujeto-objeto respectivamente que se
expresa a través de los principios y constituyen el referente ético. Se
constituyen en el soporte para el cumplimiento de la Misión y Visión. Los
Valores y Principios, son en última instancia, simultáneamente, los
medios y fin último de la Universidad. Se asumen los siguientes:
Tolerancia
Respeto a la diversidad y la pluralidad
Justicia y cultura de paz
Honestidad
Libertad Académica
Solidaridad
Equidad
Responsabilidad social.
Responsabilidad ambiental.
Auto-reflexión crítica
Integralidad
Intelectualidad
Universalidad
10
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Los objetivos institucionales representan los propósitos específicos
enmarcados en la Misión. Los mismos son permanentes en el tiempo
y orientan las acciones hacia la situación deseada.
1.- Desarrollar el potencial humano en los campos socioculturales y
tecnocientifico y ambiental que requiere el desarrollo sostenible
de la Región Guayana.
2.- Afianzar los procesos culturales y sociopolíticos para la
profundización de la democracia directa y protagónica, en
atención a la etnodiversidad en la región Guayana.
3.- Asegurar los procesos de Investigación y Desarrollo orientados a
la búsqueda de respuestas innovadoras a los requerimientos del
desarrollo sostenible de la Región Guayana, fomentando la
integración de las iniciativas interinstitucionales.
4.- Asegurar la vigencia permanente de la calidad en las estructuras
y los procesos académicos - administrativos para dar respuesta
oportuna a las demandas de la sociedad en atención a la
diversidad biológica, cultural y geográfica de la Región Guayana.
5.- Rectorar la integración de los recursos - humanos, tecnológicos y
financieros - que conforman el sub-sistema de Educación
Superior en la Región Guayana y de éstos con los demás niveles
del sistema educativo regional.
Figura 1: Organigrama no jerárquico General de la UNEG desde diciembre 2010. Fuente:
Dirección de Planificación y Evaluación Institucional.
11
FUNCIONES DE LA INSTITUCIÓN
La Universidad Nacional Experimental de Guayana constituye un
sistema articulado, coherente y dinámico, estructurado en subsistemas
flexibles e integrados funcionalmente, cuya finalidad es el logro de los
objetivos institucionales, establecidas en el reglamento.
Organigrama General de la Universidad Nacional Experimental de Guayana
Diciembre 2010
Consejo
Universitario
Rectorado
Dirección de
Planificación y
Evaluación
Institucional
Consultoría
Jurídica
Dirección de
Desarrollo
Estudiantil
Dirección de
Tecnología e
Informática
Dirección de
Relaciones
Públicas
Dirección de
Relaciones
Interinstitucionales
Secretaría
Secretaría
de Actas
Fondo
Editorial
Vicerrectorado
Administrativo
Vicerrectorado
Académico
Consejo
AcadémicoConsejo de Desarrollo
Científico, Humanístico
y TecnológicoCoordinación
Currículo
Consejo
de Apelación
FUNDAUNEG
Dirección de
Auditoria Interna
Consejo
Administrativo Comité de
Contrataciones
Coordinación
de Admisión
y Control de
Estudios
Coordinación
de Información y
Documentación
Unidad de
Admisión y
Control de
Estudios
Unidad de
Archivo
General
Unidad de
Procesos
Técnicos
Unidad de
Publicaciones
Periódicas
Unidad de
Servicios
Bibliotecarios
Departamentode Ciencia y
Tecnología
Departamentode Humanidades
y Artes
Departamento deOrganización
y Gerencia
Departamentode Hombre
y Ambiente
Coordinación
General de
Pregrado
Coordinación
de Pasantías
Coordinación
Proyectos de
Carreras
Coordinación
General de Investigación
Y Postgrado
Consejo de
Investigación
y Postgrado
Coordinación
Proyectos de
Postgrado
Centros de
Investigación
Coordinación
Programa de
Investigación y
Desarrollo
Coordinación
General de Extensión
y Difusión Cultural
Consejo de
Extensión y
Difusión Cultural
Coordinación
de Cultura
Coordinación
de Educación
Permanente
Coordinación
de Deporte y
Recreación
Coordinación
de Educación
Comunitaria
Coordinación
de Desarrollo
Humano
Coordinación
de Finanzas
Coordinación
de Servicios
Generales
Coordinación
de Ingeniería
y Mantenimiento
Coordinación
de Contabilidad
Departamento
de Tesorería
Departamento
de Servicios
Básicos
Departamento
de
Mantenimiento
Departamento
de Ingeniería
y Obras
Dirección de
Administración
Dirección de
Servicios y
Mantenimiento
Departamento
de Ejecución
Presupuestaria
Coordinación de
Informática y
Estadística
Coordinación
Curso
Introductorio
Coordinación
de Servicios
Administrativos
Coordinación
Asuntos
Profesorales
Departamento
de Selección,
Desarrollo y
Clasificación
Departamento
de Relaciones
Laborales y
Beneficios
Dirección de
Personal
Departamento
de Nómina
Dirección de
Compras
Departamento de
Compra de
Servicios
Departamento de
Compra de Bienes
Materiales
y Suministros
Departamento de
Almacén
Consejo de
Pregrado
Unidad
AdministrativaUnidad
Administrativa
Dirección de
Planta Física
Departamento
de Procesos
Contables
Departamento
de Bienes
Nacionales
Nota: No indica niveles jerárquicos
Coordinaciónde Laboratorios
de Ciencias
Coordinaciónde Laboratoriosde Informática
12
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA (DAIUNEG).
Esta Dirección está adscrita al Consejo Universitario y dispone de
autonomía para asegurar la independencia de criterio, objetividad e
imparcialidad en sus actuaciones; es decir, que su trabajo técnico se
desarrollará con total independencia funcional y de criterios. A
continuación se muestra la misión y visión que tiene la DAIUNEG.
MISIÓN
La misión de la Dirección de Auditoría Interna de la Universidad
Nacional Experimental de Guayana, es vigilar, evaluar, fiscalizar y
auditar la administración del patrimonio institucional para garantizar el
manejo adecuado y transparente de los recursos, prevenir y combatir la
corrupción y propiciar el fortalecimiento de la institución
VISIÓN Bajo la Dirección de Auditoría Interna con un enfoque sistemático, el
control debe consolidarse como un instrumento eficaz de la Universidad
para lograr su continuo mejoramiento y promover la productividad, la
calidad, la responsabilidad y los valores éticos en la administración del
patrimonio de esta Casa de Estudios Superiores.
13
Ubicación Geográfica (DAIUNEG)
La DAIUNEG está ubicada en la Universidad Nacional Experimental de
Guayana - Sede Administrativa, en el 2do. Piso del Edificio General de
Seguros, Avenida Las Américas, Puerto Ordaz, Estado Bolívar –
Venezuela. Como se muestra en la Figura a continuación:
Fuente: www.google-earth.es
Estructura Organizativa de la Dirección de Auditoría Interna de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana
La Dirección de Auditoría Interna cuenta con una estructura organizativa
basada en los lineamientos contenidos en la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal.
De acuerdo a lo mencionado anterior la DAIUNEG está integrada por
tres Departamentos:
1. Departamento de Auditoría Interna.
2. Departamento de Control y Verificación.
3. Departamento de Determinación de Responsabilidades
4. Auditores Profesionales
5. Secretaria
14
Organigrama de la Dirección de Auditoría Interna de la UNEG:
FUNCIONES, COMPETENCIAS, ATRIBUCIONES Y OBJETIVOS DE
LA (DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA UNEG)
La DAIUNEG tiene una función específica y principal de control en el
ámbito de la UNEG, diferenciada de las atribuidas a las Autoridades y
demás Órganos de la Administración Universitaria propiamente dichos.
La Dirección de Auditoría Interna de la UNEG, es un ente
fundamental para salvaguardar y optimizar el uso del Patrimonio
Universitario, a través de la realización de un control para la
transformación y la ejecución anticipada de acciones que cierren
posibles espacios propicios para la corrupción.
15
La Dirección de Auditoría Interna de la UNEG, como órgano
encargado del control sistemático y diferente al atribuido a la
administración, contribuye al perfeccionamiento de los procesos y
normas de la Universidad, salvaguarda su patrimonio, promueve la
aplicación de medidas correctivas y coopera en el cumplimiento de sus
fines a través de asesorías, informes de auditoría, control posterior y de
gestión, averiguaciones administrativas, control perceptivo, control
previo, selectivo, consultas y dictámenes que realiza; actuando bajo los
principios de ética, responsabilidad, imparcialidad, excelencia, legalidad,
respeto al individuo, creatividad, solidaridad, procurando una imagen de
servicio sustentada en valores.
La Dirección de Auditoría Interna cuenta para ello con una adecuada
planificación, organización y control de todas las actividades, aunado a
la mejor disposición de su personal en el cumplimiento de sus deberes,
incorporando a todo este proceso el apoyo tecnológico necesario para la
consecución de sus objetivos, los de la comunidad universitaria, sus
entes descentralizados y el Estado Venezolano.
La Dirección de Auditoría interna, tiene las siguientes funciones y
competencias:
1. Evaluar el sistema de control interno de la UNEG, incluyendo el
grado de operatividad y eficiencia de los sistemas de administración
y de información gerencial, así como el examen y los registros de los
estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad y
la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía en el marco de las
actividades realizadas.
16
2. Proponer al Consejo Universitario las recomendaciones tendentes a
su optimización y al incremento de la eficacia y efectividad de la
gestión administrativa.
3. Vigilar el cumplimiento de las normas, procedimientos y técnicas del
control interno.
4. Realizar auditorías en las dependencias universitarias.
5. Verificar la conformidad de la actuación de las entidades u
organismos con la normativa dentro de la cual operan.
6. Realizar la verificación y control posterior a los mandamientos de
pago emitidos por la administración universitaria.
7. Recibir y verificar las actas de las áreas o departamentos que
conforman la UNEG por parte de sus máximas autoridades.
8. Realizar controles perceptivos en forma selectiva y posterior a la
recepción de bienes y ejecución de obras para la universidad,
cuando las circunstancias lo ameriten y se dejara constancia del
trabajo ejecutado.
9. Participar con carácter de observador en los procesos de licitación
promovidos por la UNEG sin derecho a voto.
10. Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos para la
determinación de actividades.
11. Recibir y controlar las cauciones presentadas por los funcionarios
encargados de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes
públicos de la UNEG.
12. Iniciar el procedimiento para el ejercicio de la potestad de la
investigación.
13. La investigación que lleve a cabo la DAIUNEG será de carácter
reservado.
14. Remitir al Ministerio Publico los expedientes correspondientes,
cuando haya indicios de responsabilidad civil o penal así como los
tribunales lo requiera.
17
15. Cualquier otra que le atribuya el Consejo Universitario y las
contenidas en el ordenamiento jurídico relacionado.
Como resultado de cada actuación se presenta un informe con las
observaciones y recomendaciones para que la administración
universitaria realice los correctivos correspondientes.
¿Qué es una Auditoria? Es un servicio de examen posterior, objetivo,
sistemático y profesional de las actividades administrativas y financieras
de cada ente u órgano, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas y
elaborar un informe contentivo de las observaciones, conclusiones,
recomendaciones y el correspondiente dictamen, dicho servicio se
prestará por una unidad especializada de auditoría interna de cada ente
u órgano, cuyo personal, funciones y actividades deben estar
desvinculadas de las operaciones sujetas a su control.
IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION
Sabiendo que en cualquier lugar siempre existen algún problema o cosa
que mejorar y por ente existe la Dirección de Auditoria Interna de la
Universidad Experimental de Guayana (DAIUNEG), encargada de
Evaluar el sistema de control interno de la UNEG, incluyendo el grado
de operatividad y eficiencia de los sistemas de administración y de
información gerencial, así como el examen de los registros y estados
financieros, para determinar su pertenencia y confiabilidad, y la
evaluación de eficiencia, eficacia y economía en el marco de las
operaciones realizadas.
Existen muchas veces dentro y fuera de una organización,
problemáticas, ya sea por equivocación (desconocimiento) o por omisión
18
debido a que en los procedimientos administrativos en algunos casos no
se cumple con la entregue de soportes que justifique la erogación;
siendo la labor de la Dirección de Auditoria Interna, vigilar, evaluar,
fiscalizar y auditar la administración correcta del patrimonio institucional,
el cual es organizado a través de los Departamentos de Control y
Verificación y la Secretaria.
ALCANCE Y DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Al momento de ejercer las revisiones en este informe nos basamos en
los comprobantes de Viáticos y Pasajes; solicitados por los funcionarios,
obreros, estudiantes, etc. luego de ser validados Intervienen los
Diferentes Departamentos tales como: Ejecución Presupuestaria,
Cuentas por Pagar, Finanzas, Contabilidad, Tesorería y la unidad de
Caja, luego de allí el comprobante pasa a la DAIUNEG, para realizar las
experticias necesarias como lo es la aplicación de la Resolución Nº CU-
0-20-1084 emitida el 07 de Diciembre del 2009.
OBJETIVO GENERAL
Aplicaron y Control Posterior a los mandamientos de pago por concepto
de viáticos, pasajes nacionales e internacionales en la Dirección de
Auditoria Interna (DAIUNEG) de la Universidad Nacional Experimental
de Guayana.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
* Vigilar el cumplimiento de las normas, procedimientos, técnicas y
métodos que se utilizan al momento de conceder un mandamiento de
pago en este caso de viático por la administración universitaria.
19
* Verificar la conformidad de la actuación de cada uno de los
Departamentos de acuerdo a los pagos a realizarse.
* E Identificar los procesos usados y si existe una observación aplicar
cierta corrección necesaria.
* Luego mostrar las fallas de acuerdo al proceso de corrección, envío y
recepción de los comprobantes de pago en este caso de viáticos
realizado por la DAIUNEG.
* Y por último realizar las observaciones y recomendaciones para
mejorar y buscarle solución a los problemas detectados, que muchas
veces provienen desde el área en donde se realizaron los viáticos.
En este párrafo que viene se menciona la metodología
implementada para la elaboración de este informe de pasantía a nivel de
tecnólogo que comprende: área objeto de estudio, población y muestra,
tipo de investigación, método de investigación, fuentes y técnicas de
datos para la recolección de información.
ÁREA OBJETO DE ESTUDIO
El estudio se efectuó en las instalaciones del Edificio General de
Seguros. Sede Administrativa de la Universidad Nacional Experimental
de Guayana, en Puerto Ordaz – Estado Bolívar, específicamente en el
(2) segundo piso, en la Dirección de Auditoría Interna.
POBLACIÓN Y MUESTRA
Para Balestrini (1998) la población es definida como: “cualquier conjunto de elementos de los que se quiere conocer o investigar alguna o algunas de sus características” (p.122).
20
En esta investigación realmente la población es constituida por los
comprobantes de pago que se encuentran en el archivo de la DAIUNEG,
para revisar y luego aplicarle el control posterior.
La muestra es compuesta por comprobantes de pago que se
encuentran por concepto de; viáticos, honorarios profesionales, gastos
de personal y servicios básicos, revisados durante el período de la
pasantía en la DAIUNEG.
TIPO DE INVESTIGACIÓN
De acuerdo a la definición dada por Tamayo (2001); la investigación descriptiva es “la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o procesos de fenómenos y su enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre una persona, grupo o cosa, y ser conduce o funciona en el presente” (p.35).
De acuerdo a este autor, la investigación se ubica en el tipo
descriptiva, puesto que se procedió a: observar, revisar y analizar la
información contenida en los comprobantes de pago y así llevar a cabo
el control posterior.
MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
El autor Méndez, C. (1996); define el método de investigación
de análisis como “proceso de conocimiento que se inicia por la identificación de cada una de las partes que caracterizan una realidad. De esa manera se establece la relación causa-efecto entre los elementos que componen el objeto de investigación” (p.131).
También Méndez, C. (1996), define el método de síntesis como el “proceso de conocimiento que procede de lo simple a lo complejo, de la causa a los efectos, de la parte al todo, de los principios a las consecuencias” (p.132).
21
Por lo que comenta el autor el análisis y la síntesis son procesos
que se unen para especificar los métodos utilizados para esta
investigación, ya que el primero busca, indagar, examinar luego con el
otro buscamos desglosar datos que proporcionen, los comprobantes de
pago y a su vez nos permite crear explicaciones y dar recomendaciones
al inicio de la investigación.
FUENTES Y TÉCNICAS PARA RECOLECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
En cualquier investigación es necesario el uso de fuentes y técnicas que le facilitan al investigador obtener información o datos que requiera.
En tal sentido Méndez, C. (1996), expone “las fuentes son
hechos o documentos a los que acude el investigador y que le permiten tener información. Las técnicas son los medios empleados para recolectar la información” (p.142).
Las fuentes y técnica utilizada en este estudio comprenden las
secundarias como documentos facilitados por la DAIUNEG y las
primarias como la observación participante y la entrevista no
estructurada.
FUENTES SECUNDARIAS
Méndez, C. (1996), las define como “información escrita que ha sido recopilada y transcrita por personas que han recibido tal información a través de otras fuentes escritas o por un participante en un suceso o acontecimiento” (p.142)
Estas fuentes se adquirieron por;
22
* Planes Operativos Anuales por la Dirección de Auditoria de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana.
* Y por medio de Leyes, Decretos y Resoluciones dictadas por el
Ejecutivo Nacional.
FUENTES PRIMARIAS
Según lo define el autor Méndez, C. (1996), es la “información oral o escrita que es recopilada directamente por el investigador a través de relatos o escritos transmitidos por los participantes en un suceso o acontecimiento” (p.142).
De acuerdo al Autor Méndez mi opinión fue a través de la información
que recopilé a través de las actividades que me encomendaron y de allí
fui transcribiendo los acontecimientos y acciones durante la pasantía.
OBSERVACIÓN PARTICIPANTE
Pinedo, G. (2008) define la observación participante como “la característica principal del proceso de observación es que el investigador forma parte e interactúa en la situación objeto de la observación” (p.55).
En este caso para mí, fue proceder a revisar y aplicar el control
preventivo y correctivo a los comprobantes de pago.
ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA
Según Ander - Egg, E. (2003) la entrevista no estructurada “son preguntas abiertas que son respondidas dentro de una conversación, teniendo como característica principal la ausencia de una estandarización formal” (p.91).
Esta entrevistas fue aplicada al grupo de trabajadores que
conforman la DAIUNEG, efectuándose a través de conversaciones
23
informales, mediante una serie de preguntas abiertas relacionadas con
la revisión de los mandamientos de pago, las respuestas fueron con
amabilidad razonables que ayudaron a la realizar luego el informe de
auditoría.
ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL PERIODO DE PASANTIA
Inducción en la Lectura de los Manuales de Auditoría Interna, y
normativas legales que se usaron al momento de ejercer las
actividades.
La revisión de los Comprobantes de Viáticos.
Verificar en el Sistema Telnet, sí se encuentran registrados.
Sacar conclusión de las revisiones efectuadas con base a los
aspectos legales o administrativa y verificar la Imputación ò
compromisos Presupuestarios para cada caso.
Los que se encuentran sin hallazgos se sellan y se firman para que
sean comprobado por el Jefe de la Dirección de Auditoria Interna.
Se realiza comunicaciones sobre los hallazgos detectados en la
revisión de los comprobantes o mandamientos de pago realizándose
las observaciones para que luego el Jefe de auditoría verifique y
compruebe si son ciertas y correctas las pruebas o hallazgos
encontradas por el pasante.
24
PROBLEMAS PRESENTADOS EN COMPROBANTES DE PAGOS
El no contener los documentos exigidos por la resolución antes
mencionada para justificar el pago realizado.
Las firmas y autorizaciones no contenidas en los comprobantes
correspondientes o la firma de conformidad del funcionario
competente.
En otros casos el funcionario no cumple con la entrega al
Departamento de cuentas por pagar en el plazo establecido de cinco
(5) días hábiles, como lo indica la resolución mencionada,
presentado la factura o el boarding pass cuando el trasladó sea
aéreos y las factura correspondiente cuando sea terrestre. Al menos
que la institución le otorgue un vehículo para el traslado.
También existen diferencia a reintegrar de la universidad al
beneficiario o lo contrario, Mediante la entrega de los documentos
antes mencionado se podrá verificar los montos ya sean restantes de
reintegro o verificar los días en que el funcionario, llega o retorna y si
debe reintegrar a la institución por concepto de gastos de
alimentación, alojamiento y transporte interurbano.
En otros casos se adquiere los pasajes a través de agencias de
viajes observándose que no se cumple con los procedimientos de
compras indicados en la Ley de Contrataciones Públicas, aprobada a
través de la Gaceta Oficial 39.165 de la fecha 24/04/2009, que
establece lo siguiente: Art.73; Procedencia de Consulta de
Precios; en el Art.74 La Solicitud de Cotizaciones y en Art.76
Con Acto Motivado.
En otro caso modifican la fecha o los días estipulado por el
funcionario sin justificar luego los cambios realizados.
Se encuentran casos como errores en los cálculos en las planillas de
Viáticos, ya sea por mal suma; o por montos erróneos con la tabla
25
vigente en la resolución antes mencionada.
La causa es que muchas veces no se le da importancia a la
aplicación de la normativa. También surgen en algunas áreas o
departamentos, en el cual no realizan el trabajo de manera correcta.
Lo que trae como consecuencia que en la revisión realizada por la
DAIUNEG, se detecten los errores u omisiones; realizándose un
informe con las observaciones y recomendaciones para que se
realicen los correctivos correspondientes.
POSIBLES SOLUCIONES O ALTERNATIVAS
De seguir con la situación antes descrita se podría desmejorar tanto el
nivel de calidad en los departamentos como en las Dirección de
Administración, Coordinación de Contabilidad, Departamento de
Cuentas por Pagar y la Coordinación de Finanzas que los mismo se
encargan de realizar las operaciones y firmas correspondientes al
momento de facilitar un Pago de Viáticos y cualquier otro tipo de Gastos
que requiera los funcionarios de la institución.
Esta serie de observaciones generan mayor volumen de trabajo en la
DAIUNEG. Como también se verían comprometidos los objetivos de la
universidad y sus sistemas operativos.
Al lograr la solución de esta problemática se podrá controlar y manejar
con más eficacia los registros y estados financieros y así mismo
determinar su pertenencia y confiabilidad en el marco de las
operaciones realizadas. Otro logro seria el ahorro de tiempo ya que la
DAIUNEG podrá cumplir sus labores con más rapidez, eficacia y así
evitar el atareamiento administrativo dentro de la Dirección y también
26
habrá más tiempo para poder revisar los demás comprobantes que se
encuentra archivados.
La solución se puede lograr a través de un mejor análisis de la solicitud
de Viáticos, luego que el funcionario retorne se le tendrá que exigir de
manera estricta los documentos que validen la cancelación del pago
realizado.
En segundo lugar aplicar el procedimiento de la normativa para los
pagos por concepto de viáticos de manera rigurosa en aquellos casos
en que detecten montos a reintegrar a la institución se deberá exigir el
reintegro y en caso contrario se procederá a practicar el descuento a
través de la nómina.
27
CONCLUSIONES
Al transcurrir el desarrollo de la pasantía técnica dentro de las
instalaciones administrativa en la Dirección de Auditoría Interna de la
Universidad Nacional Experimental de Guayana; pude poner en práctica
los conocimientos adquiridos en el desarrollo de la carrera y lo más
importante obtuve en la práctica nuevos conocimientos en materia
profesional y legal, relacionados a como se lleva un control interno y lo
más importante como lo es la aplicación del control posterior. Aun así
fuera del contexto profesional fue de importancia haber trabajado en
dicha dirección ya que conocí los movimientos contables de los pagos,
etc.
Mediante la revisión de los documentos me di cuenta de la cantidad
de dinero que se maneja en esta casa de estudios y que a veces como
estudiante no nos damos cuenta y dañamos la universidad de manera
física como por Ej. ¿Rompemos una silla o una mesa? sin pesar lo
valioso y costoso que vendrá siendo reponer estos bienes. Ya que
mediante de la misma; yo en particular almuerzo y ceno, uso el
transporte y adquiero conocimiento por un valor monetario insignificante
para nosotros pero para el país es algo valioso y que no los provee para
nuestra mejor calidad de vida.
La Universidad Nacional Experimenta de Guayana, depende del
presupuesto Nacional, ya que es una organización del estado, es
fundamentalmente importante la labor que realiza la Dirección de
Auditoría Interna, por lo que lleva a cabo la revisión de las distintas
operaciones administrativas realizadas por la institución, en base a la
aplicación de los planes, leyes, reglamentos entre otros, el control de los
28
gastos y desembolsos hechos para cubrir las diferentes necesidades y
así también tener vigilancia e inspección permanente y continua dentro
de la misma. Esto ayuda a que la Universidad pueda desempeñar de
manera transparente sus operaciones. Esto último es aplicable sobre
todo en los organismos públicos, los cuales constantemente deben
rendirle cuentas a la Contraloría General de la República por lo que es
un órgano del Poder Ciudadano, al cual corresponde realizar todas las
actividades de control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos y
bienes públicos.
La Universidad, cuenta con una estructura organizativa adecuada para
aplicar el control previo a través de los Subsistemas Administrativo y
Académico establecidos en el Artículo 11 del Reglamento General de la
UNEG, el cual se debe implementar a través de las unidades ejecutoras
del gasto institucional perteneciente a los Subsistemas antes señalados,
ejerciendo el control Interno a través de la Dirección de Administración,
la cual tiene adscrito el Dpto. de Ejecución Presupuestaria en donde los
analistas deben verificar que la información anexa a los pagos
contengan los soportes originales, las firmas y autorizaciones
correspondientes antes de asignarle la imputación presupuestaria, igual
procedimiento debe practicarse en la Coordinación de Contabilidad, la
Unidad de Cuentas por Pagar, el Departamento de Tesorería y por
último la Unidad de Caja antes de proceder al pago; por lo que no se
justifica que a pesar de la cantidad de informes de auditoría enviados a
cada uno de esos subsistemas, todavía hayan fallas, en la falta de
soportes y retenciones por parte del personal que realiza los cálculos,
además de la omisión de firmas y sellos por parte de quienes aplican el
control previo.
29
La realización de la pasantía técnica y entrega de este informe, me
permite cumplir con el requisito académico importante para optar por el
título de Tecnólogo en Administración y Contaduría. Y por ultimo
realizando dichas actividades encomendadas dentro de esta unidad,
pude conocer más la institución que es realmente mi casa de estudios y
conociendo a profundo sus procesos administrativos.
30
RECOMENDACIONES
En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas
de gran tamaño posean varios manuales de procesos para dar a los
pasantes una inducción más específica a lo relacionados a las
actividades que realiza y brindarle las herramientas útiles para poder
desarrollar las mismas y de allí poder obtener eficiencia y eficacia en el
proceso de aplicación o revisión. En este caso a los pasantes.
También se deberá motivar a los demás departamentos, unidades y
direcciones de la UNEG; para que sean aplicado de manera correcta
sus respectivos controles y evitar asignaciones no debidas y pagos no
justificados. Así mismo dentro de la motivación me refiero a realizar
charlas, instructivos a todo el personal académico, operativo, etc.; a
todos lo que hacen vida dentro de la universidad para que tomen en
cuenta más a la universidad y así mismo inculcarle el sentido de
pertenencia.
Así mismo establecer nuevas guías de trabajo, dentro del área
administrativa con la finalidad de ofrecer descripciones actualizada de
las actividades, contenidas en cada proceso o área de trabajo. Por ente
no se puede considerar como concluido y completo ningún sistema del
desarrollo de una organización, empresa, etc.; ya que debe evolucionar
la organización y difusión primero de los objetivos, políticas, además de
las estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas
dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de
los objetivos.
31
La DAIUNEG, consta de poco personal para realizar, diversas
actividades en tan corto plazo, puesto que también se encuentra en
espera de un nuevo Auditor, por lo que el Consejo Universitario debe
tomar las medidas pertinentes los más pronto posible.
A los Auditores proseguir con el mismo esfuerzo que observé a través
del transcurso de la pasantía, aprecié que son personas, amables y con
buen desempeño en cada una de sus actividades por lo cual sacrifican
su día a día para seguir con el control y evitar cierto imprevistos
administrativos, financieros o algo que sea importante para que prosiga
el buen manejo o mecanismo de la universidad. Y mediante de las
experiencias su clima y cultura organizacional dentro de la Dirección
entre ellos es agradable por lo tanto se logran buenas metas y objetivos
ya que son abiertos dentro de esa Dirección a opiniones entre los
individuos y el jefe de la Dirección.
32
REFERENCIAS
ARIAS TIDIS (2006) EL PROYECTO DE INVESTIGACION (5TA.
EDICIÓN)
CARACAS EPISTEME.
ARIAS, F. (2004). EL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN. GUÍA PARA
SU ELABORACIÓN. ORIAL EDICIONES. ESPÍTEME. CARACAS,
VENEZUELA.
BALESTRINI, M (2002). COMO SE ELABORA EL PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN. CARACAS, VENEZUELA.
RESOLUCION CU-O-20-1084 (PUBLICADA EN EL AÑO 07 DE
DICIEMBRE DEL 2009) ACTA Nº O-20.
www.proyectosfindecarrera.com
www.uneg.edu.ve
ATENDIENDO LAS NORMAS APA
33
GLOSARIO
¿Qué es una Auditoría?
Es una función de dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con
vistas a las eventuales acciones correctivas, el control interno de las
organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la
veracidad de su información y el mantenimiento de la eficacia de sus
sistemas de gestión.
Otra definición podría ser: Un examen comprensivo de la estructura de
una empresa, en cuanto a los planes y objetivos, métodos y controles,
su forma de operación y sus equipos humanos y físicos.
Clasificación de la Auditoría.
La tipología que puede dividir la auditoría depende, esencialmente, de la
necesidad empresarial de establecer controles o pautas en el
cumplimiento de las actividades que se desenvuelven en el ámbito de la
organización.
La auditoría administrativa u operativa se encarga de analizar los
sistemas, los procedimientos, las estructuras, los recursos humanos, los
materiales y los programas de los diferentes complejos de organización
Es decir, todas las funciones que integran la gestión a excepción de la
financiera, para verificar su buen funcionamiento, proponer mejoras y
mejorar sus comportamientos disfuncionales.
Lo expuesto anteriormente nos muestra que la auditoría se puede
clasificar según sea el enfoque de su aplicación, de la misma manera
podemos decir que ésta se divide según sus objetivos en: Financiera u
34
operacional; o según algunos autores en: externa, interna o
gubernamental.
Análisis y Conformación de Voucher
La Dirección de Auditoria Interna recibe de la Coordinación de
Contabilidad todos los voucher emitidos por la Dirección de
Administración, tomando nota de la recepción de los mismos,
seguidamente se procede a verificar que los comprobantes estén
elaborados de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en la
institución de tales instrumentos de pagos. En caso de existir alguna
inconformidad, se elabora un informe con las observaciones donde se
detalla el problema específico, enviándose la información al área al cual
le compete la solución de la situación planteada con la finalidad de que
corrijan o solvente. Si el voucher no presenta problemas, se toma nota
de la salida de mismo y se remite a la Coordinación de contabilidad para
ser archivados.
¿Que es un Viático?
Asignación en dinero por día, que se otorga al personal para que cancele los gastos en que incurra por concepto de alojamiento, transporte y alimentación. (Walton 1986, Pág. 453).
Otro concepto de Viáticos puede ser: el desembolso en dinero destinado
a cubrir los gastos de traslado y sostenimiento fuera de la residencia
habitual del personal universitario a quien se le encomienda el
cumplimiento ordinario o extraordinario de una misión, en
correspondencia con las funciones que desempeñe dentro de la
institución.
35
El desembolso al cual se refiere el párrafo anterior comprende:
a. Pasajes aéreos o terrestres.
b. Traslados residencias-aeropuerto-hotel y viceversa.
c. Gastos de alojamiento y subsistencia, durante el tiempo que dure la
misión encomendada.
d. Tasas aeroportuarias.
e. Gastos de traslado local.
f. Gastos adicionales.
Viáticos dentro del País
Cuando el funcionario se moviliza dentro de los límites del territorio
nacional excepto dentro de su sitio habitual de trabajo.
Viáticos al exterior
Cuando el funcionario se moviliza fuera de los límites del territorio
nacional.
De acuerdo con la duración de la misión de trabajo, los viáticos se
clasifican en:
Viáticos con Pernocta
Cuando el empleado en razón de la lejanía geográfica o el objetivo de la
misión deba dormir en la ciudad de destino.
Viáticos sin Pernocta
Cuando el empleado pueda realizar el objetivo del viaje o misión sin
necesidad de dormir en la ciudad de destino.
36
Anticipo de viáticos
Monto en dinero correspondiente a un porcentaje del monto total a
cancelar por concepto de viáticos, que se le entrega al funcionario,
cuando por urgencia del viaje a realizar o alguna otra causa de índole
perentoria no sea posible seguir el curso normal de tramitación de los
mismos.
Viaje en comisión de estudios
Permiso temporal que se concede a los docentes y funcionarios
administrativos para asistir a seminarios, cursos de post-grado o
actualización de conocimientos realizados dentro o fuera del País.
Comisión de estudios
Abrir cargo de cuenta documentada al funcionario declarado en
comisión de estudios por la entrega de pasajes ida y retorno más la
remuneración mensual de sus haberes, toda vez que los pagos
efectuados por la universidad están condicionados a la presentación del
informe y titulo o certificado obtenido a la conclusión de sus estudios.
Asignación presupuestaria
Los recursos destinados al pago de viáticos y estipendios deben ser
presupuestados previamente por cada una de las unidades o
dependencia en la respectiva programación de operaciones anual y el
presupuesto de la unidad. Su ejecución será controlada internamente
por el departamento de contabilidad y de presupuesto.
37
Misión del trabajo
Es el desplazamiento autorizado del personal desde su lugar habitual de
trabajo (origen) a otro lugar (destino) con el objeto de cumplir una misión
específica y que debido a la distancia y a la duración del trabajo a
realizar, genera derecho a una asignación de viáticos.
Medio de transporte
Dependiendo del destino de la comisión los pasajes podrán ser aéreos
(por avión) o terrestres (carretera o vía férrea), en función a la
disponibilidad de medios de transporte publico y las vías de acceso.
Pasaje
Precio que se paga en los viajes por el transporte de una o mas
personas. (Larousse 2001)
Reembolso
Es el reintegro en dinero que se efectúa al personal cuando en función
del objetivo de la misión de trabajo realizada incurra en gastos
adicionales no contemplados en los viáticos otorgados, los cuales serán
cancelados posteriormente, previa presentación de comprobante del
gasto y estudio de la procedencia del pago.
Rendición o relación del viático
Es la descripción detallada que debe presentar el personal ante el
38
departamento de cuentas por pagar indicando los gastos en que incurrió
durante la realización de la misión del trabajo y que canceló con el
monto de viáticos asignado. Esta rendición se realiza en un formato
diseñado para tal fin, al cual deben anexársele los comprobantes de los
gastos (facturas).
Rendición de cuentas
El funcionario universitario cualquiera que sea su jerarquía debe
presentar al departamento de cuentas por pagar en el plazo máximo de
cinco (5) días a partir de la fecha de conclusión de la comisión de
servicio lo siguiente:
Informe y cronograma de las actividades realizadas en el viaje, comisión
oficial, de servicios y de estudios con el visto bueno del jefe superior de
la unidad o responsable que solicitó dicho viaje para funcionarios
administrativos.
Incumplimiento de rendición de cuentas
El incumplimiento al presente reglamento interno, dará lugar a la
retención de sus haberes mientras no efectúe la rendición de cuentas
por los viáticos y pasajes recibidos así como no ser sujetos de nueva
declaratoria en comisión o cualquier trámite de cargo de cuenta
quedando inhabilitado para recibir viáticos, estipendios, pasajes y otros
conceptos mientras no regularice su situación en la oficina
correspondiente.
Proceso
Son una serie de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo con unas normas, principios, leyes, reglas. (Melinkof 1990. Pág. 27)
39
Administración
Manera de integrar las organizaciones o parte de ellas. Proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos organizados para alcanzar determinados objetivos de manera eficiente y eficaz. (Chiavenato 2006. Pág. 20)
Control
Es verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas. (Chiavenato 1998. Pág. 80)
Eficiencia
Es la correcta utilización de los recursos disponibles. (Chiavenato 1998. Pág. 49)
Eficacia
Es el desempeño individual personal que trabaja dentro de las organizaciones. (Chiavenato 1998, Pág. 89)
Estados Financieros
Son cuadros comparativos en un periodo determinado en el cual están reflejados los movimientos económicos de una empresa. (Holmes 1994, Pág. 324)
Manual de Procedimientos
Fernando Catacora (1995) comenta lo siguiente:
Son instrumentos por medio de los cuales se obtienen información sistemática, correspondiente a la organización, instrucciones, políticas, funciones, objetivos, normas y procedimientos de una institución o unidad administrativa, manteniendo así informado al personal acerca de cómo agiliza su tarea sin perder tiempo y el material a utilizar, porque las pautas están presentadas paso a paso. (Pág. 74).
Propósito de un manual de procedimientos
Los manuales de procedimientos, persiguen entre otro los siguientes
40
propósitos: establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo
que deben seguirse para la realización de las actividades
administrativas, precisar responsabilidades operativas para la ejecución,
control y evaluación de las actividades, registrar en forma ordenada,
secuencial y detallada, las operaciones que se efectúan, los organismos
que intervienen y los formatos que se utilizarán en la ejecución de las
actividades, dar a conocer la información detallada y ordenada de cada
uno de los procedimientos que se realizan y evitar el desperdicio de
tiempo y la duplicidad de funciones.
Normas
Los manuales de normas y procedimientos constituyen una imposición que debe regular comportamientos y actividades y detalles de la forma como debe llevarse a cabo un procedimiento. Según Idalberto Chiavenato (2001), establece: “Son reglas o reglamentos que delimitan y aseguran el cumplimiento de los procedimientos, sus ordenes directa y objetivas respecto del curso de acción que va a seguir y surge cuando una determinada situación exige una acción específica y única” (Pág. 231)
Procedimientos
Según Heberto Andrade (1996), lo define como: Conjunto de instrucciones que se establecen para realizar alguna actividad. Existen procedimientos para ensamblar un equipo, una máquina, o ensamblar una acción legal. De igual manera en esa empresa existen procedimientos que establecen la forma de realizar las diferentes actividades que lleven a cabo los empleados. (Pág. 23)
Tecnología
Estudio de las técnicas y los procesos empleados con diferentes ramas de la industria. (Larousse 2001)
Verificar
Confirmar, constatar, evidenciar o comprobar la veracidad de una cosa. (Weick 1997, Pág. 75).
41
ANEXOS
“TELNET” SISTEMA PRESUPUESTARIO CONTABLE Y SISTEMA DE
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
(FIGURAS A Y B)
Figura A Figura B
42
FORMATO DE MANDAMIENTO DE PAGO
(Figura C)
43
FORMATO DE PLANILLA DE VIÁTICOS
(Figura D)
44
FORMATO DE PLANILLA DE ASIENTOS DE CUENTAS CONTABLES
(Figura E)