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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA, MANAGUA
UNAN-MANAGUA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
TEMA: FINANZAS EMPRESARIALES
SUBTEMA: ADMINISTRACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR
(SEMINARIO DE GRADUACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE
LICENCIATURA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS)
AUTORES:
Br. María Celeste Camacho García
Br. Amada Alicia Castro Castro
TUTOR:
Msc. Carlos Avendaño Taleno
Managua, 27 de Junio de 2016
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Índice
Dedicatoria ........................................................................................................... i
Agradecimiento ................................................................................................... ii
Valoración del Docente ...................................................................................... iii
Resumen ............................................................................................................ iv
I. Introducción ............................................................................................. 1
II. Justificación ............................................................................................. 3
III. Objetivos .................................................................................................. 4
3.1 objetivo general ................................................................................ 4
3.2 objetivo Especifico .......................................................................... 4
CAPITULO UNO
1.1. Administración de las cuentas por cobrar .................................................... 5
1.1.1 Definición de las cuentas por cobrar ................................................ 6
1.1.2 origen de las cuentas por cobrar ......................................................... 8
1.1.3 Importancia de las cuentas por cobrar ............................................. 11
1.2. Clasificación de las cuentas por cobrar ..................................................... 12
1.2.1 Funciones de las cuentas por cobrar ................................................ 14
1.2.2 Responsabilidades de las cuentas por cobrar ................................... 15
1.3. Estructuras de las cuentas por cobrar ..................................................... 16
1.3.1 Ciclo Financiero de una empresa comercial
1.3.2 Ciclo Financiero de una empresa Industrial
1.3.3 Departamentalización ....................................................................... 18
1.3.4 Proceso de comunicación ................................................................. 19
1.4. Cobranzas ............................................................................................... 20
1.5. Políticas de Cobro ................................................................................... 21
1.5.1 Ejemplo de política de cobro ............................................................ 22
1.5.2 Vigilancia sobre los saldos pendientes de cobro .............................. 23
1.5.3 Análisis de Antigüedad de saldos ..................................................... 24
1.6. Financiamiento con cuenta por cobrar ...................................................... 27
1.7. Documentos por cobrar ............................................................................ 29
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1.7.1 Tipos de documentos ....................................................................... 30
1.7.2 Composición de un pagaré ............................................................... 31
1.7.3 Elementos de un pagaré .................................................................. 32
1.7.4 Ejemplo de un pagaré a la orden del banco de producción .............. 33
1.8. Calculo de intereses ................................................................................. 35
1.8.1 Ejemplo banco de producción ......................................................... 37
1.9. Cuentas Incobrables ................................................................................. 39
1.9.1. Métodos para calcular cuentas incobrables .................................... 40
CAPITULO DOS
2.1.Fundamentos de la Administración de las cuentas por cobrar .................. 42
2.1.1 Conceptos de Crédito ...................................................................... 43
2.1.2 Importancia del Crédito .................................................................... 44
2.1.3 Uso del Crédito ................................................................................. 45
2.2. Políticas de Crédito ................................................................................... 46
2.2.1 Factores que inciden en las políticas de créditos ............................. 48
2.2.2 Clasificación de los Créditos ............................................................. 49
2.2.3 Solicitud de Créditos .......................................................................... 51
2.2.4 Ventas con tarjetas de créditos ......................................................... 52
2.2.5 Elementos de una tarjeta de créditos ................................................ 54
2.2.6 Clasificación de un analista de créditos ............................................. 56
2.3. Estándares de Crédito ............................................................................... 57
2.3.1 Análisis discriminantes para investigación de créditos ..................... 59
CAPITULO TRES
3.1.Control interno en la Administración de las cuentas por cobrar ................ 62
3.3.1 Definición de control interno ............................................................. 63
3.3.2 Fases del control interno ................................................................. 64
3.3.3 Objetivos del control interno .............................................................. 65
3.3.4 Importancia del control interno ......................................................... 66
3.2. Métodos para evaluar el control interno .................................................... 67
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3.3.1 Elementos del control interno ........................................................... 68
Conclusión del capítulo
Bibliografía
Anexos
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Conclusiones
De lo anterior se puede concluir:
Una gestión eficiente de las cuentas por cobrar significa también estar
integradas a una plataforma tecnológica bancaria para poder acceder al
financiamiento de las ventas y mejorar el aumento del efectivo.
Hoy en día existen sistemas informáticos que manejan carteras de clientes con
el propósito de dar una información oportuna y fidedigna integrada a los
sistemas contables, con este tipo de herramienta se pretende monitorear
constantemente las fechas de vencimientos de cada cliente para gestionar los
pagos y evitar llegar a la morosidad e incobrabilidad de las mismas.
Desempeñar un rol analítico financiero en el área de créditos facilitara saber el
límite al momento de conceder créditos, donde se registran, los riegos que
estas generan y conocer los distintos procesos que implican las cuentas por
cobrar. Porque a través de estos se permitirá tomar decisiones significativas
obtenidas de los resultados por una evaluación constante del sistema de
crédito.
La administración eficiente de las cuentas por cobrar en una empresa,
depende de la planificación e implementación de procedimientos y políticas de
crédito, acorde del giro del negocio las cuales deben ser cumplidos a cabalidad
además de ser revisadas y controladas periódicamente para asegurar una
óptima gestión administrativa de cuentas por cobrar.
Las cuentas por cobrar son herramientas que proporcionan utilidades, por lo
que se requiere ejercer de manera eficaz un control muy preciso, ya que estas
representan activos circulantes para la empresa. Una de las funciones
primordiales de toda empresa es el ciclo de ingresos o el ciclo del efectivo.
-
Bibliografía
Berlo, David K “El proceso de comunicación” año (1984).
Bolten, Steven E. “Administración Financiera” año (1994).
Cantun, Gerardo Guajardo “Contabilidad Financiera “(2008).
Catacora Carpio, Fernando “Sistema y Procedimientos Contables” (1997).
Cupelli, Rodolfo José “Organización de Crédito y Cobranzas” (1981).
Demarzo, Jonathan Berk y Peter “Finanzas Corporativas” (2008).
Gitman Lawrence J y Zutter, Chad “Principios de administración financiera”
(2012).
Hopeman, Richard J “Administración” (2005).
Joaquín A, Moreno Fernández, Sergio Rivas “La Administración Financiera del
capital de trabajo” (2009).
Kennedy, Ralph “Estados Financiero; formas, análisis e interpretación” (2008).
Marks, Roberts F. Meigs Bettner, R Haka Susan F y William Jon “Contabilidad
la base para decisiones gerenciales” (2000).
Narváez Sánchez, Andrés Abelino “Contabilidad I” (2007).
Narváez Sánchez, Andrés Abelino “Administración de cuentas por cobrar”
(2006).
Welsch, Glenn A “Fundamentos de Contabilidad Financiera” (1984).
Leyla Marielka Cruz “Evaluación del control interno y su incidencia en las
cuentas por cobrar.”
Rene Fonseca “Auditoria Interna” (2004).
-
ANEXOS
-
Administración de las Cuentas por Cobrar.
Manejos de las cuentas por cobrar
Fuente de Internet.
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Administración de las Cuentas por Cobrar.
Características de las cuentas por cobrar
Fuente de Inernet.
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Análisis Discriminante como instrumento para la investigación del crédito.
Tipos de Riesgo
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Financiamiento con cuentas por cobrar
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Control Interno en la Administración de las cuentas por cobrar.
Control Interno
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Ejemplo de Pagare
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I
Dedicación.
Gracias señor por la sabiduría que nos regalaste, para realizar esta meta
conforme a tu voluntad, gracias por el entendimiento que pusiste en nuestras
mentes para poder realizar paso a paso cada elemento conformado en este
trabajo, te dedicamos a ti desde lo más profundo de nuestros corazones este
trabajo investigativo, ya que tú nos diste la fuerza y la valentía.
Dedicamos este trabajo a nosotras misma ya que fue un largo viaje, donde
no creíamos que lo lograríamos, fueron muchos días de tanto dudar pero al fin
llegamos a nuestra meta de obtener nuestro título en administración de
empresas.
Dedicamos este presente a nuestros padres por su amor para nosotras, para
escucharnos cuando más los necesitábamos, por comprendernos en esos
momentos difícil.
Dedicamos también nuestra investigación a nuestro tutor, por su gran labor
de revisar cada hoja contenida en este trabajo por darnos palabras de ánimo
cuando más las necesitábamos gracias MSC. Carlos Avendaño.
María celeste Amada Alicia
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II
Agradecimiento.
Primeramente agradecemos a nuestro Dios por habernos regalado cada día
de vida para lograr alcanzar esta gran meta como es finalizar nuestra carrera
profesional.
A nuestros padres por sus sacrificios que hicieron por nosotras, por
apoyarnos incondicionalmente en aquellos momentos en que fallamos, por los
ánimos que nos brindaron cada día, por los momentos más duros que
atravesamos en la economía familiar, agradecemos de lo más profundo de
nuestros corazones a nuestras madres que siempre estuvieron ahí para poder
sacarnos adelante con tanto esmero y por hacernos unas mujeres
profesionales.
Agradecemos grandemente a nuestro tutor por su tiempo que nos brindó
para revisar nuestro trabajo investigativo, por esperarnos y por instruirnos a lo
largo de este semestre.
También queremos agradecer a todos nuestros maestros que nos
enseñaron cada una de las materias impartidas a lo largo de nuestra carrera.
A nuestras hermanas y hermanos que nos ayudaron a creer en nosotras
misma para lograr este triunfo.
Agradecemos mucho a Denier Calero, Fabio Urbina y dagmarita Celeste,
por apoyarnos y esperarnos cuando realizábamos este trabajo.
Gracias….
María Celeste Amada Alicia
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III
VALORACION DOCENTE
En cumplimiento del Artículo 8 de la NORMATIVA PARA LAS MODALIDADES
DE GRADUACION COMO FORMAS DE CULMINACION DE LOS ESTUDIOS,
PLAN 1999, aprobado por el Consejo Universitario en sesión No. 15 del 08 de
agosto del 2003, que dice:
“El docente realizará evaluaciones sistemáticas tomando en cuenta la
participación, los informes escritos y los aportes de los estudiantes. Esta
evaluación tendrá un valor máximo del 50% de la nota final”.
El suscrito Instructor de Seminario de Graduación sobre el tema general de
“FINANZAS EMPRESARIALES” hace constar que las bachilleras: María
Celeste Camacho García, Carnet No.09201146 y Amada Alicia Castro Castro,
Carnet No.09209462, han culminado satisfactoriamente su trabajo sobre el
subtema “Administración de las Cuentas por Cobrar”, obteniendo la bachillera
Camacho García y la bachillera Castro Castro, la calificación de (50 )
PUNTOS respectivamente.
Dado en la ciudad de Managua a los 12 días del mes de Diciembre del dos mil
quince.
_______________________________
Msc. Carlos Vicente Avendaño Talento
INSTRUCTOR
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IV
Resumen.
El presente trabajo de investigación titulado Finanzas empresariales en la
Administración de las Cuentas por cobrar, tiene como objetivo principal
identificar adecuadamente la aplicación del control interno y su importancia en
la administración de las cuentas por cobrar.
El estudio se desarrolló a través de la investigación bibliográfica para conocer
lo relacionado en la administración de las cuentas por cobrar en las finanzas
empresariales, así como los métodos para el análisis financiero administrativo.
Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus
clientes a través de una cuenta abierta, para la entrega de un artículo o
servicio. Con el objetivo de conservar los clientes actuales y nuevos clientes las
mayorías de las empresas recurren a los ofrecimientos del crédito.
La administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrar
con prontitud, también debe prestarse a las alternativas costos-beneficios que
se presentan en los diferentes campos de las administración de estas, estos
campos comprenden la determinación de las políticas de créditos, las
condiciones de créditos y las políticas de cobro.
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1
Introducción.
En el trabajo titulado: Finanzas empresariales con énfasis en la administración de
las cuentas por cobrar. A lo largo de los años se han vuelto más complejas y
estrictas en la gestión financiera, constituyendo uno de los activos más importantes
de las empresas, utilizándolas como instrumentos que contribuyen a elevar el
volumen de ventas.
Las cuentas por cobrar representan el total del crédito otorgado por una empresa a
sus clientes. A fin de conservar los clientes y atraer nuevos, las empresas deben
conceder créditos y el pago de los clientes debería recuperarse en un plazo normal
de crédito que la misma empresa estipula.
Las finanzas empresariales son funciones que se encargan de dirigir y orientar a una
organización como invertir o utilizar su capital, se han destacado por su
funcionamiento, las empresas privadas e instituciones de créditos son los principales
usuarios de las finanzas empresariales.
Este trabajo investigativo consta de tres capítulos fundamentales:
1. Administración de las cuentas por cobrar
2. Fundamentos de las cuentas por cobrar
3. Control interno en las cuentas por cobrar
La administración de las cuentas por cobrar son partes fundamentales para el buen
desarrollo de una organización, ya que estas son las encargadas de poder mantener
una efectividad en los procesos que requieren las cuentas por cobrar, se realiza con
el fin de poder manejar de una forma eficiente, clara y precisa de lo que muchos
autores desde sus puntos de vistas abordaron este tema. Se caracteriza por explicar
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2
la teoría con ejemplos verídicos que han mostrado como funcionan cada una de sus
partes.
La ejecución adecuada de procedimientos, estándares y políticas de créditos, es
fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar, estos aspectos
favorecen la gestión administrativa de las cuentas por cobrar, para tomar decisiones
para la concesión de un crédito.
El control interno en la administración de las cuentas por cobrar está diseñado
para dar una seguridad en los diferentes aspectos básicos que conforman las
cuentas por cobrar, con la finalidad de que las operaciones se apliquen con
efectividad y eficiencia, para así lograr confiabilidad en los reportes financieros y en
los cumplimientos de leyes y normas que establecen cada organización o empresa.
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3
Justificación
Esta investigación se realiza con la motivación de tener una base teórica
fundamentada con estudios de autores que aportaron sus conocimientos sobre la
administración de las cuentas por cobrar.
Las empresas han implementado estrategias que les permiten alcanzar el éxito a
corto, mediano y largo plazo, cada vez adoptan diferentes herramientas, pero
siempre con el mismo enfoque de vender,
En concordancia con los antes planteado el presente trabajo de investigación se
justifica por el crecimiento de las gestiones administrativas financieras lo cual a
provocado que surjan nuevas entidades financieras.
Estas juegan un papel fundamental en la sociedad donde las empresas otorgan al
cliente la oportunidad de obtener un bien o servicio, es por ello que se deben estudiar
de forma permanente los procedimientos más efectivos para la recuperación de
cartera, ya que ninguna empresa pretende perder lo que se ha invertido sino obtener
ganancias.
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Objetivos
3.1 Objetivo General:
1. Identificar adecuadamente la aplicación del control interno y su importancia en
la administración de las cuentas por cobrar.
3.2 Objetivo Específico:
1. Conocer la importancia de la administración de las cuentas por cobrar en las
finanzas empresariales.
2. Explicar los procedimientos que se llevan a cabo en la administración de las
cuentas por cobrar.
3. Explicar el comportamiento de la administración de las cuentas por cobrar en
las organizaciones.
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CAPITULO UNO. Administración de la cuentas por cobrar
La administración de las cuentas por cobrar juegan un papel importante en el
desarrollo de las finanzas, ya que a través de ellas se generan diversos pagos
que se hace mediante créditos a cortos y largos plazos los cuales tienen un
periodo de vencimiento, reglas o procedimientos que las caracteriza de acuerdo
a su giro comercial.
La estimación de la administración de las cuentas por cobrar muchas veces
disminuye o aumentan los ingresos, que están previstos dentro de las ventas
los cuales se ven vinculados a originar ciertos conflictos como son: los pagos
retrasados, falta de pago por clientes que se declaren en bancarrota, falta de
desempleo, muertes, abandonos, morosidad, etc. Dentro de la administración
de las cuentas por cobrar es muy importante mencionar el factor tiempo en el
que se deberá pagar, también se tendrá que analizar si la venta será de
contado o crédito. En muchas empresas la cuentas por cobrar se generan
atreves de créditos ya que sin estos método no podríamos evaluar la efectividad
de administrar cuentas por cobrar porque no tendríamos ni clientes, ni
morosidad.
Todo lo que corresponde a administración de cuentas en aspectos básicos
se habla de saber manejar cautelosamente los procesos y saber a quién se le
concederá créditos para así poder tratar de disminuir un poco lo que sería las
tardanzas de pagos, incumplimientos, retrasos o incluso perdidas de las cuenta
que se concedieron a cliente.
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1.1 Definición de cuentas por cobrar
(Bolten S. E., administracion financiera, 1994)“Las cuentas por cobrar no son más
que créditos que se otorgan a clientes al concederles un tiempo razonable para que
paguen los artículos comprados, después de haberlos recibido”. (p. 561)
En la actualidad muchas empresas conceden créditos con el fin de aumentar los
márgenes de venta, En general las empresas preferirán vender sus producto al
contado, en lugar de vender al crédito pero las presiones de la competencia obligan a
la mayoría de las empresas a ofrecer crédito, lo que implica crear un departamento
especializado el cual se dedique a la recuperación de los activos emitido en concepto
de crédito, la principal función de los departamentos o áreas de riesgos crediticio es
determinar las amenazas que significará para la institución otorgar un determinado
crédito.
Es importante mencionar que la función principal de las cuentas por cobrar es
recuperar en su totalidad los montos emitidos, lo que implica un gran reto por la
situación actual de la economía.
(Bolten S. E., administracion financiera, 1994)“La mayoría de las empresa consideran
las cuentas por cobrar como un instrumento de mercadotecnia para promover las
ventas y las utilidades”. (p. 569)
Las cuentas por cobrar han jugado un papel fundamental en el crecimiento
económico de muchas empresas ya que significativamente elevan las ventas dando,
como resultado un margen de utilidad mayor para la misma. Estos indicadores
resumen financieramente la capitalización del efectivo, el cual puede ser reutilizado
en inversiones.
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Es relativamente sencillo observar que las cuentas representan una suma de
dinero mediante ventas de mercadería o servicios que una organización oferta y que
se suministran a determinadas personas u organizaciones.
(Kennedy, 2008) “Las cuentas por cobrar que son cobrables dentro de un año o
dentro del ciclo de las operaciones deben mostrarse en el balance general como un
activo circulante”. (P.63)
En teoría la oportuna recuperación de las ventas efectuadas, no debería
representar problema alguno, ya que cuando una persona natural o jurídica, efectúa
a crédito una compra, adquiere y acepta el compromiso de liquidar su importe dentro
del término convenido.
Las empresas hoy en día se preocupan más por tener cada día a gente más
profesional en la ardua tarea de crédito y cobranza.
Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente
incluyen condiciones de créditos que estipulan el pago en un número de días.
Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de crédito, la
mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año; en
consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de las
empresas.
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1.2 origen de las cuentas por cobrar
A CARGOS EN CUENTAS ABIERTA CLIENTES
CUENTAS DE CLIENTES CON DOCUMENTOS
POR
COBRAR A CARGOS EN CUENTAS ABIERTAS DEUDORES
DE DEUDORES CON DOCUMENTOS
Fuente sistemas y procedimientos contable (p.146).
(Catacora Carpio, sistemas y procedimientos contables, 1997) Atendiendo a su
origen las cuentas por cobrar conforman dos grupos:
1. A cargos de clientes
2. A cargo de otros deudores.
A cargo de clientes: son los que representan los documentos y cuentas a cargos
de clientes que se originaron a través de la venta de un producto o mercancía que
emiten las empresas.
A cargos de deudores: son aquellas que se originan por transacciones que son
constituidas por la empresa u organización, podemos mencionar aquellos préstamos
que se realizan a través de empresa empleado o instituciones financieras.
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Funcionarios y empleado:
Están conformados por ventas, préstamos realizados o anticipos otorgados a los
empleados por gastos a cuenta de la empresa.
Ejemplo.
La corte suprema de justicia ofrece diferentes beneficios al funcionario como son
los préstamos a través de la institución de desarrollo de seguridad social (ISSDU),
estos se encargan de conceder dinero a los trabajadores mediante: créditos
hipotecarios, mejoras de vivienda, consolidación de deudas e inclusos prestamos
emergente, estos a diferentes plazos con distintos requisitos como son: de que el
fiador sea trabajador de la corte, ganando un salario igual o mayor que el solicitante.
(Catacora Carpio, sistemas y procedimientos contables, 1997) Opina que las cuentas
por cobrar también se originan por la importancia:(p.147)
1. En ventas al crédito
2. Contado comercial
3. Por ventas a plazos.
Ventas al crédito: las ventas al crédito son aquellas que se caracterizan por las
mercancías que se dan en un momento dado, pero que se pagan después de la
adquisición de la misma, se pueden pagar mensuales o quincenales con cuotas que
la empresa establece en meses o años, buscando la comodidad del consumidor en
el cual pueda pagarse en tiempo y forma. Un ejemplo en la vida cotidiana podemos
observar las compañías que venden electrodoméstico que dan ventas al crédito al
consumidor y luego su fecha de pago seria el día en que adquirió el bien pero al
siguiente mes de que obtuvo su mercancía.
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Sirve para facilitar y adecuar la producción a la circulación de mercancías. Facilita
las ventas, la producción, el desarrollo del capital y el incremento de ganancias.
Contado comercial: Es cuando el precio de venta se liquida en un plazo máximo
de 30 días, también podemos decir que es cuando se paga un porcentaje de la
venta, el cliente está en todo su derecho de poder pagar por la adquisición de un
bien para luego en los próximos días cancele el monto pendiente que se debe, esto
es de suma importancia para la empresa, ya que entra efectivo a caja durante la
venta y luego en los próximos treinta días entrara la cancelación del bien.
Las empresas que reciben estas facturas deben dar un comprobante a cambio y
que posteriormente pagaran; este comprobante se conoce como contra recibo, el
original es para la empresa que deja su factura y la copia se entrega en la factura
recibida.
Las ventas a plazos: son aquellas que se efectúan mediante el cobro de una cierta
cuota inicial, más una serie de cuotas periódicas. Las ventas a plazos pueden ser: de
bienes y servicios, tales como: casas, apartamentos, construcciones, artículos
electrodomésticos, automóviles, joyas, etc.
Se destacan por el periodo en que el comprador adquirió un artículo, pero que lo
obtuvo mediante el vendedor a varios años, pero que tendrá que rendir sobre el
saldo destinado al precio de venta que se le proporciono durante el proceso de
venta, podemos decir que el precio real del producto va aumentar su equivalencia a
mas años de lo que cuesta al contado. Estas ventas a plazos son muy utilizadas y se
le conocen como ventas en abonos.
La importancia de las ventas al crédito, contado comercial y las ventas a plazos
son el éxito de las empresas, siempre y cuando se adecuen y se manejen
correctamente, además satisfacen las necesidades del comprador y son vitales ya
que si no hubieran ventas, no hubieran ni salarios, ni utilidades.
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1.3 Importancia de las cuentas por cobrar
(Narvaez Sanchez A. A., principios de Administracion Financiera I, 2006)“Las
cuentas por cobrar revisten una singular importancia para la empresa en función de
la inversión que se debe mantener de este activo pues implica hasta cierto punto un
costo de oportunidad para la empresa. (p.119)
Es de vital importancia de que las cuentas por cobrar sean planificadas,
organizadas, dirigidas y controladas, las cuales permitirán su óptimo crecimiento
para así poder evitar grandes pérdidas, debido a que representan mayores utilidades
a las empresas logrando de esta manera un mayor crecimiento en las inversiones de
las cuentas por cobrar.
Cada empresa tiene su departamento de créditos, en el cual se deben tomar
decisiones para conceder y otorgar créditos a los clientes estos también se dedican a
revisar cada cuenta que se concedió mediante préstamos o ventas al crédito, lo que
implica tener un control interno exacto que proporcione las informaciones adecuadas.
Por lo tanto debe ser vigilada y controlada por el administrador financiero con el
objetivo de minimizar su inversión, manteniendo un nivel adecuado de servicios,
entre mayores ventas a crédito realiza una empresa mayor será su nivel de cuentas
por cobrar, pero esto se logra flexibilizando sus normas de crédito.
La importancia de las cuentas por cobrar surge con la finalidad de dar un crédito
flexible, tanto para cubrir una satisfacción de venta por parte del comerciante, como
la necesidad de comprar por parte del consumidor.
El vender al crédito produce tanto un beneficio como un costo, el beneficio, porque
el negocio genera ingresos y ganancias vendiéndoles a clientes que no pueden
pagar inmediatamente en efectivo, y el costo porque la compañía no podrá cobrarle a
determinados clientes y eso generara un gasto que se llama gastos incobrables o
cuentas dudosas.
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2. Clasificación de las cuentas por cobrar
(Catacora Carpio, sistemas y procedimientos contables, 1997)“las cuentas por cobrar
se clasifican en los estados financieros de acuerdo con su origen, en los siguientes
rubros”. (p.286)
Cuentas por cobrar comerciales: son aquellas cuentas que se originan a través de
los ingresos por ventas o por servicios prestados por diferentes compañías que serán
registradas en el balance general según el giro del negocio
Cuentas por cobrar a compañías relacionadas: se derivan de las ventas de bienes
o servicios que ofrece una compañía para cobrar una determinada cantidad de
dinero dentro de las cuales podemos destacar las facturas, los descuentos y las
bonificaciones posteriores de las ventas.
Cuentas por cobrar a empleados: son aquellos préstamos, adelantos de salario,
productos, servicios o convenios que establecen las compañías para los beneficios
de sus empleados, pero que son formalmente deducido de sus pagos para cumplir
en tiempo y forma lo adquirido.
Otras cuentas por cobrar: podemos decir que son aquellos servicios que nos
ofertan terceros para la adquisición de los mismos. Un ejemplo seria los seguros que
venden servicios de cementerio.
Las empresas conceden créditos con la finalidad de aumentar sus ventas en las
cuentas por cobrar, Es muy importante mantener un registro de la antigüedad de las
mismas, esto permitirá un mayor control de las cuentas de cada cliente, ya que en
los libros mayores se representan cada subcuenta que tenga una organización.
(Catacora Carpio, sistemas y procedimientos contables, 1997) “los registros
auxiliares de cuentas por cobrar son una herramienta muy útil, para el análisis de las
cifras correspondientes a las compras y pagos realizados por clientes. (p. 287)
Podemos clasificarla por su tiempo:
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1. a corto plazo
2. o largo plazo.
Corto Plazo: son aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no
mayor de un año posterior a la fecha del balance, excepto en aquellos casos en que
el ciclo normal de operaciones, exceda de este periodo.
Estas deben representarse en el balance general como activos corriente
inmediatamente después del efectivo y equivalente de efectivo y de las inversiones
en valores negociables. Ala cantidad a vencer a más de un año por el ciclo normal de
operaciones deberá presentarse fuera del activo corriente.
Largo plazo: son las que representan el importe de las cuentas de clientes por
cuyos importes se han aceptado como garantía colateral, pagare u otros documentos
que se convertirán en efectivo.
Las transacciones en estas cuentas deben sustentarse en la emisión o cobro de
estos instrumentos de pago, debiendo mantenerse un riguroso control sobre las
fechas de emisión y vencimiento de cada uno, a fin de ejercitar en su caso las
acciones legales que la tenencia de la misma permite.
Estas cuentas deben de ser analizadas por tipo de moneda, bien como cuenta
independiente o como sub cuentas:
1. Efectos por cobrar a largo plazo-------Moneda Nacional
2. Efectos por cobrar a largo plazo----- Moneda Extranjera
También estas cuentas se clasifican por su carácter legal documentadas o no
documentadas un ejemplo legal seria la firma de un pagare a la orden. Por sus
cliente podemos decir que estas cuentas por cobrar clasifican a sus clientes en
diferentes categorías como pueden ser clientes A,B,C,D que por consiguiente
pueden ser : altas, medianas y bajas o sea que van dirigidas a clientes que pueden
ganar más o por el record crediticio que estos han cumplido sin ningún obstáculo.
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2.1 Funciones
(Narvaez Sanchez A. A., contabilidad I, 2007)“Las cuentas por cobrar generan la
necesidad de crear un Departamento de cuentas por cobrar el cual tenga como
función:
1. Investigar los antecedentes de créditos del cliente
2. Aprobar la concepción de crédito a los clientes
3. Intentar el cobro de las cuentas vencidas” (p.103)
Investigar los antecedentes de créditos del cliente: Como se puede apreciar los
antecedentes no son más que la verificación de los datos que el cliente provee, esto
permite que las entidades financieras sepan cómo los solicitantes han manejado sus
finanzas. Un ejemplo podría ser su historial crediticio.
Aprobar la concepción de crédito a los clientes: Es en donde se analiza y evalúa
los riesgos que representan la aprobación de un crédito, esto se realiza para evitar
que el cliente no tenga la capacidad de pagar, ya que el objetivo principal de aprobar
un crédito es poder aumentar las ventas y al no ser canceladas generarían pérdidas
a la empresas.
Intentar el cobro de las cuantas vencidas: es el proceso en el cual se hace la
revisión de las cuentas que se encuentran vencidas, para aplicar distintos métodos
como la verificación de las fechas de vencimiento, análisis de los motivos por lo cual
un cliente no ha realizado su debido pago, esto con el fin de recuperar lo más rápido
posible los créditos que se otorgaron.
También una de las importantes funciones que tienen los departamentos de
créditos y cobranzas es de poder intentar lidiar con los diferentes caracteres que
personalizan al cliente al momento de realizar el cobro de las cuentas ya vencidas.
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2.2 Responsabilidades
(Cupelli, 1981) “El departamento de crédito y cobranza en el área de finanzas implica
una responsabilidad respecto al fluir de fondos en la empresa ya que no puede
considerarse a la función créditos como un freno a las ventas sino como filtro para
las mismas (p.5)
Las responsabilidades de esta cuenta son grandes debido a que se tiene que
prever muchas circunstancias dentro de las cuales determinar quiénes serán los
clientes que nos pagaran, como podemos recuperar lo perdido, por lo consiguiente el
gerente de finanzas deberá de realizar calendarios de pagos según las fechas
establecidas entre el consumidor y el otorgante.
Dentro de las responsabilidades también podemos mencionar las llamadas que se
tienen que realizar para cobrar por créditos concedido que se brindaron a un plazo
no mayor y a plazos vencidos por lo cual el administrador de estas cuentas deberá
de actualizar las bases de datos que se generaron durante la información requerida y
así poder presentarlas a las oficinas correspondientes que se encargan de realizar
estos cobros, también es importante señalar que las responsabilidad que tienen los
administradores de estas cuentas es la de poder brindar un informe exacto de los
deudores que conforman nuestra cartera de cobro.
Como administradoras de cuentas por cobrar debemos de realizar detalladamente
las gestiones de cobros, para que la oficina de contabilidad tenga al día los libros
auxiliares de cuentas por cobrar para así poder hacer ajustes cuando se requiere.
Como parte de la responsabilidad que tiene las cuentas por cobrar es agilizar y
garantizar la recuperación de cartera, para conocer límites de créditos y tipos de
créditos que se otorgan a diversos tipos de clientes que tienen la organización, y así
prever los fraudes por parte de empleados.
(Joaquin A. Moreno Fernandez, 2009) Opina “la responsabilidad de fijar condiciones
de crédito recae en la dirección financiera en coordinación con la dirección de
ventas”. (P.92)
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3. Ciclo Financiero en las cuentas por cobrar
.
El ciclo financiero de una empresa comprende la adquisición de materias primas, su
transformación en productos terminados, la realización de una venta, la
documentación en su caso de una cuenta por cobrar, y la obtención de efectivo para
reiniciar el ciclo nuevamente, o sea el tiempo que tarda en realizar su operación
normal.
Las empresa de tipo comercial e industrial suele llevar a cabo algunas variantes en el
ciclo de efectivo como se muestran en las figuras.
3.1Ciclo Financiero de una empresa comercial
3.2 Ciclo Financiero de una empresa Industrial
Fuente Andrés Narváez Sánchez
Efectivo: es el dinero que invierte una organización o empresa para empezar a
ejecutar una relación de negocio, donde transcurre cierto tiempo para que pueda
regresar el dinero que salió.
Efectivo Inventario Cuentas
por cobrar Efectivo
Efectivo Inventario
de materia
prima
Cuentas
por cobrar Efectivo Producción
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17
Inventario: es la inversión de activo que adquiere la empresa con el propósito de
convertirlo en efectivo, obteniendo el beneficio de la rentabilidad, estos pueden ser
adquiridos a través pagos al contado o pagos al crédito.
Producción: es donde una empresa u organización mide el grado de efectividad de
sus costos e ingresos financieros.
Cuentas por cobrar: son aquellas cuentas que se concedieron mediante un crédito
con un lapso de tiempo para pagar lo que se adquirió.
Efectivo: es la rentabilidad que obtuvo el efectivo, transcurrido su ciclo desde la
inversión inicial hasta la recuperación de las ventas.
(Demarzo, finanzas corporativas, 2008)“El nivel de capital de trabajo refleja el
lapso de tiempo entre el momento en que el efectivo sale de una empresa al
comienzo del proceso de producción y aquel en que regresa” (p.830)
Cabe destacar que la estructura de las cuentas por cobrar son muy importantes
para el ciclo financiero de una organización ya que si no se da crédito se disminuye
en gran medida el nivel de ventas, pero lo más relevante de dar un crédito consiste
en administrar correctamente los cobros para evitar quedarse sin efectivo disponible.
La administración del efectivo tiene que ser muy cuidadoso porque es el principal
rubro con el que cuenta cada compañía ya que es el medio para obtener mercancías
y servicios, una mala contabilización podría llevar al decline de una compañía, por
la mala inversión en las cuentas por cobrar.
El capital de trabajo le permite a la empresa cumplir con su ciclo operativo: esto
implica que el dinero lo transforman en mercadería para poder venderla y que
nuevamente se convierta en dinero.
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3.3 Departamentalización
Según Koontz y Weihrich(1990) La palabra “departamento” designa una área bien
delimitada, una división, o una sucursal de una organización sobre la cual un
gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas; el termino
se usa en general, puede ser la división de producción, departamento de ventas,
la sección de investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar.
(p.186)
Ubicar exactamente el departamento de las cuentas por cobrar desde el punto
de vista organizacional se nos hiso difícil, ya que nos imaginamos varios
departamento que pueden estar ligados al mismo departamento en si por su
complejidad y por los proceso que dentro de él existen para llevar a cabo cada
cuenta.
Cabe mencionar que si solo dependiéramos de un solo jefe, director o gerente
la organización fuera un caos total, por eso es que el concepto departamento
logra un objetivo muy importante que es reducir la cantidad de elementos
humanos que pueda haber en un área determinada.
(Cupelli, 1981)“La función que cumple el departamento de crédito y cobranza es,
en definitiva, permitir ventas que nos garanticen su realización y el pago en las
condiciones pactadas con nuestros proveedores”. (p.5)
En este sentido podemos decir que la empresa toma el riesgo de darle al
cliente la confianza de facilitar un crédito, para realizar una venta sin tener la
seguridad de que estas serán pagadas en el tiempo acordado. Es decir que el
cliente es el que decide o garantiza que una organización o empresa tenga la
confianza en él, ya que este se compromete a dar buena fe de lo pactado.
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3.4 Procesos de comunicación
(Berlo, 1984)“Afirma que, al comunicarnos, tratamos de alcanzar objetivos
relacionados con nuestra intención básica de influir en nuestro medio ambiente y
en nosotros mismos; sin embargo, la comunicación puede ser invariablemente
reducida al cumplimiento de un conjunto de conductas, a la transmisión o
recepción de mensajes”. (P.17)
Dentro del proceso de comunicación nos encontramos con diversos
departamentos que hacen posible cada movimiento que generan las cuentas por
cobrar, por sus registros, por números de cuentas, por facturación, por el grado en
que se miden, por clientes, carteras de cobro o por cuentas incobrables.
Se lleva a cabo una información financiera exacta que refleje los montos de
inversión, las transacciones que realizaron mediante sistemas para luego obtener
las evaluaciones que se proyectaron durante los procesos.
Dentro de estos proceso de comunicación podemos decir que un gerente
financiero además de realizar su trabajo arduo en lograr llevar a cabo una
contabilidad al día, tiene que supervisar que los analistas y los especialistas
recojan la información y se ajusten a los parámetro asignados a cada
departamento como es fecha de entrega, la de inicio, los pagarés y préstamos
que estén pendientes de ejecutar.
El departamento de crédito es el encargado de controlar la información que el
sistema informático genere, donde estos proporcionen fidedignamente los cortes
a fechas programadas de cobro, por lo cual el área de cobranza es el que debe
de monitorear sus saldo y así comunicar al cliente para su debido pago.
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20
4. Cobranzas
(Cupelli, organizacion de creditos y cobranzas, 1981)“el recupero de créditos por
medios de las cobranzas es una función vital para las finanzas de una empresa”
(p.77)
Cuando hablamos de cobrar, se trata de recuperar lo que hemos invertido en
materiales o mercancías, en la vida cotidiana la palabra cobranza es muy común
en todo los seres humanos, ya que nosotros mismos somos participes del ciclo de
las misma por ejemplo: se compra prendas de acero inoxidables y las vendemos
a crédito desde ahí ya se generan las cuentas por cobrar, ya que dependiendo
del precio de las prendas se podrá dar a un plazo de un mes o a dos meses
según el acuerdo entre las dos partes.
La función principal de cobranzas es garantizar el pago que se pactó con
nuestros clientes o consumidores, vender es otorgar créditos para obtener
fondos, hay que saber usar las tácticas de dar un crédito para prever que las
cobranzas se transformen en incobrables, porque lamentablemente habrán
personas que cumplan en tiempo y forma sus pagos, pero el porcentaje de que
otras personas queden mal son altas, debido al incumplimiento o atrasos en sus
pagos, con el fin de evitar que estos problemas influyan económicamente en las
finanzas de las empresas u organizaciones se deberá de manejar eficientemente
y en forma completa un control exacto de los otorgamientos de créditos de
acuerdo a las posibilidades de los solicitantes, ejecutando un intensivo plan de
cobranzas ayudara a minimizar las pérdidas que estos puedan generar.
(Cupelli, organizacion de creditos y cobranzas, 1981)“debe enviarse un resumen
mensual de las operaciones y saldos a los clientes, para su control y como
recordatorio de los vencimientos de cada factura”. (P.77)
En muchas organizaciones y empresas utilizan técnicas para recordar al cliente
que debe y tiene que pagar muchos medios que utilizan son los correos donde
envían los estados de cuentas, los mensajes de texto que indican la cantidad a
depositar.
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5. Políticas de cobro.
(Joaquin A. Moreno Fernandez, 2009) “Se refiere a la forma que debe
administrarse la cobranza cuando el cliente no paga su adeudo en términos del
crédito otorgado”
Las políticas de cobro son generalmente establecidas por las instituciones
financieras u organizaciones con el fin de salvaguardar los patrimonios de estas
mismas, pueden ser variables y diferentes pero mediante ella se rigen para
obtener resultados eficientes.
Las políticas de cobro son reglamentos o normas que se utilizan para gestionar
los debidos “cobros” que se concedieron a través de un crédito, para tratar de
recuperar aquellos préstamos o mercancías. Se debe de tener cuidado cuando
las organizaciones implementen sus políticas para que no sean demasiadas
agresivas, deben de esperar un tiempo razonable después de la fecha pactada
para realizar las debidas cobranzas, en muchos casos suele suceder que el
cliente tenga deseos de pagar pero está pasando por problemas entonces este
expone su situación y continua ante la organización y se compromete para una
fecha considerable para realizar sus debido pago.
(Joaquin A. Moreno Fernandez, 2009) “En condiciones normales en la primera
semana de vencida la factura se le hace un llamado al cliente, a los 15 días se le
envía un recordatorio amable, a los 30 días un recordatorio más enérgico y
durante el mes siguiente se puede gestionar la cobranza a través de un
representante de la empresa. Si el cliente no liquida su adeudo, este debe
turnarse al departamento legal para su cobro.” (P.76)
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5.1 Ejemplo de una política de cobro
ç
Fuente Banco de Finanzas
Con el fin de que una organización pueda recuperar sus cuentas por cobrar
implementa políticas o métodos para recuperar sus importes vencidos, el cual
consiste en que un gestor o agente ejecutivo agote las vías necesarias para que el
deudor ponga al día su crédito o por lo menos poder saber el ¿porque? Ha venido
decayendo su crédito, y más aún cuando el cliente a lo largo de los plazos ha
mantenido al día su crédito.
El banco de finanzas su política de cobro es primeramente agotar las vías a través
de llamadas y mensajes de textos, luego proceden mediante el gestor que es el que
se encarga de visitar el domicilio de la casa de habitación, domicilio del trabajo, esto
con el propósito de que el cliente sienta la presión y ponga al día sus crédito para
evitar estos tipos de cobros vergonzosos, ya que muchas veces estos gestores
pueden ser amable y discretos o pueden ser indiscreto al momento en que te visitan
a tu centro de labores.
Las políticas de cobros juegan un papel fundamental en la administración de las
cuentas por cobrar, porque a través de ellas se pueden lograr los objetivos que se
propone cualquier identidad financiera para recuperar lo que aún no se vuelto
incobrable, pero también ejercen presión legal por los medios judiciales para aquellos
clientes que no den respuestas a lo que se le concedió en la debida solicitud de
crédito.
BDF Simplifícate
Oscar Castro
Oficial de Recuperaciones
Dirección: Rotonda el periodista 300 mts al norte
Edificio el centro 1, Tercer Piso
Cel.: 87201113
18001233 EXT 1835
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5.2 Vigilancia sobre los saldos pendientes de cobro.
(Joaquin A. Moreno Fernandez, 2009) “la vigilancia constante de las cuentas por
cobrar es una medida efectiva para mantener las cuentas al corriente”. (P.76)
Vigilar y supervisar son elemento que conjugan las cuentas de los clientes para
saber los saldos y vencimientos que están prontos a caducar, son activos monetarios
que se exponen en gran medida en riegos por su devaluación.
Actualmente existen un sin número de técnicas que emplean las organizaciones
por los retrasos que representan su cartera de cobro, estas actividades se vuelven
más estrictas y se ejerce mucha presión para que el cliente pague, un ejemplo son
las visitas constantes a los centros de labores del cliente esto con el objetivo de que
el cliente se avergüence y pague para que lo dejen de presionar estos en muchas
ocasiones son fructíferas pero en ocasiones se puede llegar hasta procesos legales
que incurren en embargos de salario por incumplimiento.
(Joaquin A. Moreno Fernandez, 2009) “cuando el cliente tenga vencida su cuenta, el
departamento de crédito debe de tener la autoridad suficiente para suspender los
embarques futuros hasta que esté al corriente su saldo o tenga un arreglo para
liquidar su adeudo”. (P.77)
Es importante vigilar constantemente, para detectar cualquier indicación de
deterioro en la capacidad de pago de algún cliente o de que se está concediendo un
crédito excesivo.
Ya que una cuenta por cobrar es tan buena como las probabilidades de que sea
pagada, las empresas no pueden darse el lujo de esperar demasiado tiempo antes
de iniciar los procedimientos de cobro. Por otra parte, si inician los procedimientos de
cobros con demasiada celeridad, pueden enfadar a los clientes que son cumplidos
con sus pagos.
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5.3 Análisis de antigüedad de saldos.
(Joaquin A. Moreno Fernandez, 2009)“los estados tienen generalmente la
siguiente información” (P.78)
1. Numero de cliente: podemos decir que es el número de cedula que es el
registro único que tenemos las personas, también puede ser un número
especial que la organización otorga para diferencias a sus clientes.
2. Nombre del cliente: por lo general se conforman por dos nombres y dos
apellidos, pero en ocasiones el cliente tendrá solo dos nombres y un
apellido o viceversa.
3. Saldo de la cuenta: esta puede estar solvente o bien con morosidad o
incumplimiento de pago.
4. Importe al corriente: representa la suma de todas las facturas que están
dentro de los términos del crédito dentro de ellos están:
Importes vencidos de 1 a 30 a días
Importes vencidos de 31 a 60 días
Importes vencidos de 61 a 90 días
Importes vencidos de 91 a 120 días
Importes vencidos de más de 120 días
Estos ayudan a clasificar las deudas de los clientes de acuerdo al número de días
que tiene cada cuenta sin haberse pagado.
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En el siguiente ejemplo el cuadro nos proporciona información que detecta cada
cuanto cierto tiempo falla el cliente en sus pagos o si esto lo hace ya recurrente.
Entonces podemos decir que los importes que se encuentren vencidos generaran
intereses por los días atrasados, pero este no es el objetivo de las cuentas si no
analizar constantemente para que el cliente no recaiga en lo mismo.
Fuente de Joaquín Moreno Fernández
Datos
Inversión en cuentas por cobrar: 6,150
Saldos al corriente: 4,100
Importes vencidos: 725 de 1 a 30 días.
Importes vencidos: 600 de 61 a 90 días.
Importes vencidos: 300 de 91 a 120 días.
Importes vencidos: 425 de más de 120 días
Cliente Nº Nombre y
apellidossaldo
Al
Corriente1 a 30 dias
31 a 60
dias
61 a 90
dias
91 a 120
días
Más de 120
días
01001 JUAN
ALVAREZ1000 1000
02003 JOSE BUENO 625 625
03006 DEL CAMPO 4100 3100 100 600 300
04002 DEL PALACIO 425 425
TOTAL 6150 4100 725 0 600 300 425
PORCIENTO 66,6 11,8 0 9,8 4,9 6,9
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Formulas:
Saldo al corriente/ inversión de cuentas por cobrar = porcentajes de cuentas * 100
Importes vencidos/inversión de cuentas por cobrar = porcentajes de cuentas * 100
Resultados:
4,100/ 6,150 = 0.6666 * 100 = 66.6
725/ 6, 150 = 0.1178 * 100 = 11.80
600 / 6,150 = 0.098 * 100 = 9.8
300 / 6,150 = 0.049 * 100 = 4.9
425 / 6,150 = 0.69 * 100 = 6.9
Sumando un total de porcentaje del 100%
Como observamos el 66.6% de los saldos está al corriente y el 33.4 % son
importes vencidos y los que podemos decir a simple vistas los que casi fueron
incobrables del 6.9 con más de 120 días de retraso.
Por esta razón es muy importante comunicarle o proporcionarles a los clientes sus
estados de cuentas con el fin de que concilien sus cuentas al día.
Con el análisis de antigüedad de saldos se tendrá información importante para
poder establecer aquellas cuentas que pueden ser incobrables o de cobro dudoso,
para así poder presentar una valuación adecuada de las cuentas por cobrar.
Para la recuperación de la cartera suele hacerse una llamada telefónica para
indagar las razones de incumplimiento. Posteriormente, muchas veces se envía una
carta, luego se hacen llamados más enérgicos. Por lo general muchas instituciones
tienen departamento legal donde el asesor envía documentos legal al cliente o
incluso hacerle una visita personal.
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6. Financiamientos con cuentas por cobrar
(Joaquin A. Moreno Fernandez, 2009) “se puede obtener financiamiento con la venta
de las cuentas por cobrar. Esto es una fuente importante para generar flujo de
efectivos en el financiamiento de la empresa.” (P.81)
En muchas ocasiones unas de las herramientas que utilizan los bancos para
otorgar créditos son atreves de tarjetas de créditos las cuales se convierte en cuenta
por cobrar para ellos y para nosotros significa un pago que realizamos
mensualmente con cuotas variables.
Para (Bolten S. E., administracion financiera, 1994) “define cuatros métodos que
ayudan a reducir la exposición de riegos” (p.590)
1. La venta de factoring: Son las operaciones donde la empresa vende y cede
sus cuentas por cobrar, también podemos decir que son aquellas ventas que
realizo una empresa u organización pero para evitarse diversos factores que
implica cobrar, las concede a una empresa que trabaje este sistema el cual
consiste en un contrato mediante el cual una empresa traspasa el servicio de
cobranza futura de los créditos y facturas existentes, donde el cliente pagara
pero no a la empresa si no a la entidad financiera.
El factor (institución financiera) al comprar las cuentas por cobrar amparadas por
facturas o recibos que hagan constar lo adeudado, este cobra un interés y una
comisión tomando en cuenta aquellos riesgos que incurren el incumplimiento de los
importes vencidos.
Para (Bolten S. E., administracion financiera, 1994) “los beneficios que aporta este
método radican en los costos que la empresa ahorra al no manejar sus propias
operaciones de crédito. No hay costo de cobranza, puesto que el agente se encarga
de cobrar la cuenta; no hay costos del departamento de crédito, como contabilidad y
sueldos”. (P.583)
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Muchas veces es que por esto las organización prefieren conceder sus créditos
para que otros se encarguen de hacer los procesos de gestión, si bien es cierto la
empresa ahorra mucho más dinero en optar a este método que tener que pagar a
talentos humanos que se encarguen de hacer lo necesario pero por lo contrario la
empresa puede perder grandemente parte de sus cuentas por el incumplimiento, son
riegos fundamentales que una empresa puede enfrentar en un futuro.
2. Seguro de crédito: son aquellas compañías que se encargan de que el mismo
cliente sea el que pague estos seguros como parte de lo pactado entre ambos
aparte ofrece protección contra fraudes y daños que tiene como objeto la
cobertura del riesgo de impago por parte del deudor.
Los seguros de crédito, se establece con carácter general que la compañía
aseguradora deberá aceptar de forma previa y particular los riesgos en los que
incurra el asegurado. De esta forma, el asegurado debe recibir conformidad por parte
de la aseguradora de aquellos riesgos que puede aceptar, tanto en lo que se refiere
a la identidad del deudor como de la cantidad a aceptar.
(Bolten S. E., administracion Financiera, 1994)” Algunas veces el banco exige el
seguro de crédito como condición para prestar recursos a la empresa tomando las
cuentas por cobrar como garantía”. (P.584)
3. Los grupos financieros están integrados por una sociedad porque son los
intermediarios de distinto tipo, con reconocimiento legal que se comprometen
a seguir políticas y a responder conjuntamente de sus pérdidas.
4. Reducción de riesgo: las inversiones van de la mano con tasas de interés,
tasas de inflación tasas de conversión de monedas y diferencias
administrativas entre las empresas, para reducir los riegos se debe distribuir
ampliamente los activos y crea una especie de protección ante el riesgo.
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7. Documentos por cobrar
(Meigs, 1993) Define “un documento por cobrar es una promesa incondicional hecha
por escrito de pagar en una fecha futura una suma de dinero definida.” (P.265)
Para las instituciones financieras los documentos por cobrar surgen por las
ventas de servicios o productos estos se consideran los más importantes ya que son
los activos más grandes que pueden reflejarse en las finanzas de una empresa.
Comúnmente cuando se realiza un préstamo a un banco, se requiere desembolsar
o pagar honorarios legales, de lo cual se hace la retención de un porcentaje de la
cantidad que uno presta, estos son llamados intereses por el uso del dinero que
saldrá de la institución financiera, una vez firmados estos documentos el prestamista
o el deudor se compromete a pagar en tiempo y forma la fecha y el monto que puede
ser variable más los intereses, entonces surge el pagare.
(Meigs, 1993) “Los intereses que se devengan sobre los documentos por cobrar son
la utilidad más grandes y es el factor clave para determinar el éxito o fracaso de este”
(P.265)
Estos documentos pueden provenir por ventas a crédito o por operaciones de
deudores distintos de las transacciones normales de la entidad, los documentos
tienen fecha de vencimientos donde se vence el principal y los intereses.
La mayoría de las empresas solicitan a sus clientes que firmen documentos
cuando se les brinda un crédito, en tales casos las empresas prefieren el uso de
documentos por cobrar debido a que son más formales, el deudor de un documento
por cobrar promete por escrito pagar al acreedor una suma definida en una fecha
determinada.
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7.1 Tipos de documentos por cobrar
(Narvaez Sanchez A. A., Principios de Administracion Financiera I, 2006)“Define dos
tipos de documentos por cobrar” (P.120)
1. Pagare.
2. Documentos por cobrar descontados.
(Narvaez Sanchez A. A., Contabilidad I, 2007)“el pagare es un título de crédito
que encierra la promesa incondicional de pago de una suma de dinero en una fecha
especificada en el mismo documento”. (P.120)
Pagare: son documentos que dentro de su contenido deben de tener fecha de
emisión, beneficiario, deudor, monto de negociación e intereses a pagar para que el
prestamista o deudor cumpla con todo lo estipulado antes.
Interesado o firmante: es aquella persona natural o jurídica que firma y se
compromete a pagar la cantidad de dinero que se le conceda en una fecha
determinada en el propio título o contrato.
Beneficiario: es la entidad que accede a celebrar el contrato y el que se encarga
de girar incondicionalmente la suma de dinero en una fecha determinada.
Para (Meigs R. F., 2000)“la persona que firma el pagare y mediante este promete
pagar se llama el aceptante del documento. La persona a quien se debe de hacer el
pago se llama el beneficiario del documento. (P.295)
Los pagarés son importantes y se derivan de la venta de mercancía, de préstamos
en efectivo, o de la conversión de una cuenta corriente. La mayor parte de los
pagarés llevan intereses el cual se convierte en un gasto para el girador y un ingreso
para el beneficiario.
-
31
7.2 composición de un Pagare.
El pagare es un documento escrito que sirve de prueba para cobrar la cuenta por
cobrar. El prestatario promete al prestador que este tiene derecho a ciertos activos
por si se llega a incumplir algunas de las clausulas establecidas en el documento por
cobrar.
Fuentes Narváez Sánchez (P.120)
Principal
$ 1000.000.00Managua 15 de diciembre de 2006
A 60 días de esta fecha yo prometo pagar a la orden de Juan José Solórzano
Cien Mil Córdobas netos con intereses de 60 % anual en el Banco de América
Central.
José Palacios Rubio
Firmador
Nº3 Vencimiento 13 de Febrero de 2007
Tasa de Interés
Inicio del Periodo
de Interés
Beneficiario Fecha de
Vencimiento
del Interés
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7.3 Elementos de un pagare
1. Debe ser por escrito y estar firmado por el girador
2. Debe contener una orden incondicional para pagar cierta cantidad en efectivo,
estableciéndose también la cuota de interés que se carga por la concesión del
crédito por cierto tiempo.
3. El interés para fines de conveniencia en las operaciones comerciales se
calculan según lo establecido por los bancos o instituciones financieras.
4. Cláusulas de incumplimiento de pagos.
5. Clausulas donde se determina pagar al acreedor a través de salario laboral
(nominas).
6. Clausulas donde se establece pagar un seguro para asegurar la deuda por
fallecimiento.
7. Constitución de fiador solidario, donde este firma en que si el deudor incumple
con el crédito concedido, este asume la deuda.
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7.4 Ejemplo de pagare
Banco de la Producción S.A
PAGARÉ A LA ORDEN
Por este medio a la orden yo María Celeste Camacho García, mayor de edad,
UNION DE HECHO ESTABLE, Administrador (o) de Empresas, del domicilio de:
MANAGUA, Cedula N° 001-190492-0037A, por el presente pagare a la Orden
PAGARE (Solidariamente) al BANCO DE LA PRODUCCION, S.A en cualquiera de
sus sucursales o a la orden del mismo Banco, lo correspondiente a lo adeudado por
el servicio de adelanto de salario.
Por igual valor recibido a mi entera satisfacción y en calidad de mutuo el que
cancelando o abonado al momento que reciba Créditos a mi cuenta nomina
10020309608848 en concepto de pago de nómina o cualquier otro depósito recibido
en dicha cuenta, con una comisión de desembolso de 4.5% y mínimo de U$ 1.5 por
cada desembolso.
En caso de mora, sin perjuicio de vía ejecutiva y de los demás que competen a mi
acreedor, reconoceré y pagare desde la fecha que competen a mi acreedor,
reconoceré y pagare desde la fecha en que se produzca la mora hasta la cesación
de la misma, los gastos que se generen a la fecha de pago.
La mora se producirá sin la necesidad de requerimiento judicial o extrajudicial por la
sola llegada del plazo, por falta de pago del monto desembolsado y comisión
después de los 20 días para pagos quincenales y 33 días para los pagos mensuales.
Para todos los efectos legales, renuncio al caso fortuito y fuerza mayor, cuyos
riesgos asumo por imprevistos o inesperados que sean; así mismo renuncio al
derecho de apelar de los autos, providencia y resoluciones que se dictaren por los
jueces de primera instancia los que causaran ejecutoria para los deudores.
-
34
En caso de faltar al pago de una cuota de las expresadas en este PAGARE A LA
ORDEN, mi acreedor tendrá el derecho de dar por vencido el plazo original de este
título exigiendo el inmediato pago del principal mas comisión de desembolso.
En caso de poseer cuentas corrientes, de ahorro o certificado de depósito ya sea en
moneda nacional o extranjera en el Banco de la Producción S.A y presentar
situación de morosidad. A través de este título expreso irrevocable autorización a que
de ellas se realicen los débitos necesarios para cubrir los saldos insolutos
El presente título estará sujeto a la ley General de Bancos, instituciones financieras
no Bancarias y Grupos Financieros.
Managua, 07 de Agosto de 2015, a las 09:15 AM
María Celeste Camacho García
Deudor
Fuente Banco de la Producción.
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35
8. Cálculo de los Intereses
(Meigs R. F., 2000)“si el término de un documento esta expresado en días, se debe
considerar el número exacto de días en cada mes al determinar la fecha de
vencimiento del documento. El día en el cual se establece el documento no se
cuenta, pero si la fecha en el cual este vence. Por lo tanto un documento con fecha
de hoy y vencimiento mañana involucra únicamente un día de interés”. (P.296)
un ejemplo claro: se realizó un préstamo al banco de finanzas se firmó los
documentos legales, por ende se realizó el desembolso por el uso de dinero, la fecha
pactada en el contrato son los 04 de cada mes a un plazo de seis años con una
cuota de $166 dólares mensuales, por motivos extraordinarios se atrasó el pago pero
se dio la mitad de la cuota pactada, durante los días restantes del mes de Octubre el
banco procedió a ejercer presión con llamadas telefónicas, mensajes de textos e
incluso alegando que el buró de créditos se estaba manchando por la falta de pago
que se había incurrido en dicho préstamo, se pagó la otra mitad del préstamo pero al
llegar al banco dice la cajera que para poner al día el crédito se necesitaba la
cantidad de $ 96 dólares , como observamos el monto principal vence igual el
interés pero aparte el banco cobra los días de retraso en el que el crédito fue a mora,
lo que nos dice que los intereses constituyen los estado financieros de una empresa.
(Welsch, Fundamentos de la Contabilidad, 1984) “Representan ingresos para el
tenedor de un pagare y gastos para el librador”. (P.319)
Formula de interés según (Welsch, Fundamentos de la Contabilidad, 1984)
PrincipalTasa
anual de Intereses
Fraccion del Año
Importe de los
intereses
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2.4.3. Documentos por cobrar descontados
Fuente propia
(Meigs R. F., 2000) “los documentos por cobrar no es una práctica generalizada hoy
en día, puesto que muchos bancos han dejado de comprar muchos documentos por
cobrar de sus clientes.”
Estos documentos representan estimaciones en la que se tiene que representar la
capacidad para reflejar los intereses que no se ha vencido, suele suceder que por el
alto costo de los mismos su pago puede prolongarse largamente en el tiempo,
perjudicando al involucrado.
Se debe tener en cuenta que para el descuento de un documento se debe de
evaluar el tipo de cambio de la moneda nacional a la extranjera y viceversa, porque
estas deben regirse a lo pactado originalmente, esta operación financiera permite
que el banco nos adelante el pago de los descuentos.
(Narvaez Sanchez A. A., contabilidad I, 2007) Refiere “que las empresas se vean
frente a condiciones inesperadas que originan la necesidad de efectivo adicional a
corto plazo. Una de las múltiples formas para satisfacer esta necesidad consiste en
que el beneficiario descuente un documento por cobrar con un banco”. (P.124)
Ejemplo: se presta $ 3,000 dólares a 3 años con una tasa del 12 % anual
Datos Formula
Principal: 3,000 Dólares 3000*12* 3= 108,000
Tiempo: 3 años
Tasa de Interés: 12%
Principal 3,000 * Interés 12 * Tiempo 3 = 108,000
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8.1 Ejemplo de Bancos.
Fuente Banco Producción.
DATOS DEL CLIENTE DATOS ORIGINALES DEL CREDITO
MARIA CELESTE CAMACHO GARCIA BO SAN JUDAS , DDF TELCOR 1C AL OESTE 25 VRS AL NORTE MANAGUA 10773850 Zona de Mensajería: M9999 MANAGUA MANAGUA Fecha de Pago Cuota 27/11/2015
Monto Original $3,375.90 del Préstamo Moneda del Préstamo DÓLARES Plazo en Meses 48 Fecha de apertura 27/08/2015 Fecha de Vencimiento27/08/2019 Tasa Interés Corriente 12 % Tasa Interés Moratoria 6 % Saldo $3,273.23
DATOS DE LA CUOTA
DATOS DE MORA
Saldo de Principal de Cuota $56.25 Saldo de Interés de Cuota $32.65 Débitos $0.00 Cargos Varios $4.90 Interés Débito $0.00 Total de Cuota $93.80
Monto en Mora $0.00 Cuotas en Mora 0 Pendiente desde
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MOVIMIENTOS FINANCIEROS DEL MES
Referencia Fecha Córdobas Dólares PAGO GRACIAS, RECIBIDO HOME BANK (H) 27/10/2015 -$93.88 PAGO CAPITAL 27/10/2015 $55.69 PAGO INTERES 27/10/2015 $33.21 PAGO SEGURO 27/10/2015 $4.98
Fuente propia
Aquí se observa claramente un método de financiamientos que aplican
instituciones financieras lo que para ellos son ganancias pero para el deudor un pago
que efectúa cada mes aceptando aquellas condiciones que se convinieron en el
contrato.
Consignación: es el traspaso de la posesión de mercancías de su dueño, llamado
Comitente o consignador, a otra persona, denominada Comisionista o Consignatario,
que se convierte en un agente de aquel a los fines de vender mercancías.
Muchas veces el banco recurre a estos tipos de métodos ya que el banco para
tratar de recuperar parte de lo vendido toma posesión de los bienes, y cosas que el
deudor tenga para venderlas y tratar de saldar las cuentas.
El comisionista vende las mercancías a través de su propia empresa, pero por
cuenta ajena, recibiendo a cambio una remuneración, como un porcentaje del precio
de venta que el comisionista descuenta antes de entregar el dinero a su comitente.
(Bolten S. E., administracion financiera, 1994) “con el fin de disminuir la exposición al
riesgo de incumplimiento este método se encarga de que el cliente venda sus
artículos para que la empresa no pierda el importe del dinero que se dio al crédito”.
(P.585).
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9. Cuentas Incobrables
(Cantun, 2008) Refiere “es normal que un negocio que vende mercancías y servicios
a crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se
conocen como incobrables”. (P.332)
Son aquellas cuentas que las empresas generan por la venta de bienes y servicios
al crédito, a clientes que por razones extraordinarias no pagan, en este caso las
cuentas de dichos clientes se denominan “cuentas incobrables” y constituyen
pérdidas para la empresa.
Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables
para obtener una cifra razonable de las perdidas en cuentas malas que aparecerán
en el estado resultado.
Cuando algunas cuentas de cliente se vuelven dudosas o incobrables se deben de
disminuir de las cuentas por cobrar, para que estas muestren la suma estimada de
futuros cobros.
Una cuenta suele ser incobrable después de 180 días, o seis meses, de pagos
perdidos. Luego de ese período, la compañía considera el dinero que debemos como
una "pérdida". Para saber de aquellas cuentas irrecuperables o de difícil cobro, se
debe de analizar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas.
Cuando ya se determina que la cuenta es incobrable, muchas empresas optan por
contratar a agencias que se encarguen de recuperar las cuentas que la empresa no
pudo recuperar en un periodo de seis meses. Esta empresa utiliza diferentes
mecanismos para recuperar si es posible una deuda completa o parte de la deuda
.
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9.1 Métodos para calcular las cuentas incobrables
(Narvaez Sanchez A. A., contabilidad I, 2007) “existen métodos básicos para estimar
las perdidas por cuentas incobrables y un método de cancelación directa.” (P.111)
Porcentaje de Ventas: consisten en expresar las necesidades de las
organizaciones y empresas, las cuales invirtieron importes anuales, mensuales etc.
se calculan aplicando un porcentaje al saldo de ventas netas, para determinar la tasa
estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de pérdida sobre el total de
las ventas netas de periodos anteriores.
El porcentaje de ventas se aplican al total de las ventas al crédito, menos el
importe de las rebajas y devoluciones sobre ventas.
Método de cancelación directa: es donde se determinan según el criterio de los
representantes o el comité si una cuenta es incobrable, verificando si se han
cumplido las gestiones de cobros correspondientes. Cuando una cuenta de cliente se
convierte incobrable se debe eliminar de los registros contables.
Para registrar la cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas
incobrables y si abona a cliente, siempre y cuando se haya realizado previamente la
estimación.
Los saldos en las cuentas de estimación pueden convertirse en una cantidad
importante y con estos métodos pueda ser que no se pueda conocer el valor neto
real estimado de las cuentas por cobrar, cuando esta sea excesiva se podrá corregir
con su asiento de ajuste en el cual se hará un cargo a estimación de cuentas
incobrables contra un abono a gastos por cuentas incobrable.
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En el contenido desarrollado anteriormente la introducción de elementos
fundamentales que conforman una buena administración en las cuentas por cobrar,
fue lo que obtuvimos a través de la realización de este capítulo.
Se realizó cautelosamente cada capítulo para poder dar entender a nuestro lector
desde diferentes perspectivas, que las cuentas por cobrar constituyen un crédito que
organizaciones o empresas conceden a clientes.
Las cuentas por cobrar representan buena parte de los recursos de la empresa en
manos de clientes, éstas deben tener políticas óptimas de gestión y cobro, y en
cuanto al plazo que se da a los clientes, éste debe estar acorde con las necesidades
financieras de cada organización.
Un procedimiento adecuado permitirá la correcta administración de las cuentas por
cobrar. De esta forma, se dieron a conocer las distintas gestiones de cobro a
partir de la aplicación de varias técnicas basadas en hechos reales para el análisis
económico y financiero tanto para el deudor como el acreedor.
El objetivo que se logra perseguir a través de la administración de las cuentas por
cobrar, es poder cobrar con prontitud y dar un seguimiento seguro para evitar las
perdidas.
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CAPITULO DOS: Fundamentos de la administración de las cuentas por cobrar.
De acuerdo a lo antes descrito, observamos desde puntos diferentes como la
administración de las cuentas por cobrar desarrollan fundamentos que son
esenciales en las organizaciones, el cual nos permitió visionarnos como queríamos
estructurarlo para entender y saber que nos proporcionaría la información más vital
que nos brindaron diferentes autores para desarrollar nuestro estudio.
El administrador financiero desarrolla un papel importante en el desarrollo y el
éxito de una empresa, donde esta deberá poseer la capacidad de adaptarse a los
cambios, planear con eficiencia la aplicación de sus inversiones siempre bajo los
objetivos y metas planteados.
En la administración de las cuentas por cobrar aprendemos que deben estar
orientadas a los financiamientos y administración de los activos de una organización,
manteniendo metas globales de como tomar decisiones y administrar
adecuadamente las actividades que se presentan en este ciclo de estudio.
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2. Conceptos del crédito
(rene, 2004) “Un crédito es una prerrogativa de comprar ahora y pagar en una fecha
futura, en la actualidad es un sistema moderno de comercialización mediante el cual
una persona o entidad asume un compromiso de pago futuro (deudor) por la
aceptación de un bien o servicio ante otra persona o entidad” (acreedor). (p.1)
Podemos decir que en la actualidad los créditos son componentes fundamentales
que las empresas comerciales y bancaria hacen uso para incrementar las ventas, el
crédito es una operación por medio de la cual un acreedor facilita ciertas cantidades
de dinero o bienes a un deudor, esto con el fin de que se cumplan, a un plazo
determinado, con la posibilidad de tener la certeza o confiabilidad de que este
reembolse el monto total de la deuda contraída entre ambas partes.
Un crédito siempre existirá siempre y cuando exista un contrato a término, verbal o
escrito, es donde se originan las obligaciones cuya ejecución es diferida por unas de
las partes en lugar de exigirla a estas inmediatamente, para esto se utilizan diversas
técnicas como son: los plazos, los montos y los intereses, estos se emplean para
proceder conforme aquellas normas que rigen una institución, como se observa en la
vida cotidiana los bancos se rigen por conceder créditos siempre y cuando el cliente
cumpla con los requisitos establecidos, los montos que tiene que percibir el deudor
tiene que ser de un salario promedio de $ 500 y la tasa de los intereses pueden ser
variables igualmente los plazos que van desde un año hasta seis años.
Muchas instituciones financieras prevén su capital de trabajo para contrarrestar la
morosidad e incumplimiento de contratos, es un procedimiento donde se evalúan
criterios muy característicos como la capacidad de pago, donde el analista de crédito
verifica si el monto del salario que se devenga cubre para pagar todos los gastos y
que no existirá sobre endeudamiento si se le otorga un crédito más.
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2.1 Importancia del crédito
(Meigs, 1993) Refiere que “Ninguna entidad comercial desea vender a crédito a un
cliente que demuestre que es incapaz de pagar su cuenta o no quiera hacerlo”
(p.256)
Una operación a crédito es aquella en la cual se cambia un valor actual por la
promesa de un pago futuro.
En la actualidad, el crédito es de vital importancia para la economía de los países
y las empresas, ya que su empleo y utilización adecuada, permite, entre otros
beneficios, aumentar los volúmenes de ventas, incrementar la producción de bienes
servicios y abrir nuevos mercados con la finalidad de mantener una amplia línea de
créditos que permitan multiplicar sus clientes.
Los elementos importantes para conceder o invertir un crédito es conocer el valor
actual del dinero que se entrega y la promesa de pagar o devolver el dinero en un
tiempo acordado.
La mayoría de las organizaciones tienen departamentos de créditos que se
encargan de investigar el valor crediticio de cada cliente para poder determinar su
capacidad y sus estados financieros.
Las cuentas por cobrar son necesarias e importantes para toda empresa por que
mediante ellas se generan los créditos, por ende el administrador financiero deberá
de minimizar las inversiones para mantener el nivel de los servicios que se ofrecen.
La probabilidad de que el comprador o el cliente cumpla con su promesa de pago
o devolución, puede estimarse empíricamente, corriendo el riesgo de perder en todas
las operaciones en las que se invirtió el crédito.
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2.2 Uso de crédito
(Narvaez Sanchez A. A., contabilidad I, 2006) Opina que “la ampliación de las ventas
al crédito ha sido un factor significativo con relación al crecimiento económico de
varios países. La compra de bienes y servicios con planes de ventas a plazos”.
(P.103)
Para el autor (Gitman Lawrence J. y Zutter, 2012) el uso del crédito es el “ciclo de
conversión del efectivo es el periodo promedio de cobro. Este periodo es la duración
promedio de tiempo que transcurre desde la venta a crédito hasta que el pago se
convierte en fondos útiles para la empresa” (P.558)
Para muchas empresas el uso de crédito es una herramienta fundamental, debido
a que estas incrementan sus ventas, con el pasar de años muchas empresas
empezaban a dar créditos para atraer clientes nuevos y mantener a sus clientes
satisfecho, a raíz del uso de crédito creció la rivalidad entre muchas empresas y la
competencia ha generado que cualquier persona sin importar su sexo y muchas
veces su edad conceden créditos, siempre y cuando tenga una fuente que genere
ingresos para el pago de dichos artículos.
En ocasiones la sociedad es la que elige si usa crédito o no lo usa, para las
personas son un medio fácil para adquirir productos que permitan la comodidad de
su hogar, para las empresas son medios que los utilizan para la propia productividad
de la misma.
El crédito al por mayor y al por menor, también influyen mutuamente, un detallista
que vende a crédito debe tener, un capital mayor o un crédito más amplio que le
permita tener a su disposición financiamientos por parte de acreedores.
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3. Políticas de Créditos
Son todos los lineamientos técnicos que utiliza el gerente financiero de una
empresa. Con la finalidad de otorgar facilidades de pago a un determinado cliente.