universidad nacional agraria de la selva rectorado … · 2017. 3. 22. · fiis mayume ponce loarte...

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA DE LA SELVA RECTORADO
RESOLUCIÓN Nº 101-2015-R-UNAS Tingo María, 27 de febrero de 2015 EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA DE LA SELVA; VISTO:
El Oficio N° 067-2015-OP-UNASTM, con registro N° 556 Secretaría General. CONSIDERANDO:
Que, mediante el documento del visto, el Jefe (e) de la Oficina de Planificación, a fin de cumplir con las disposiciones vigentes, emite la conformidad respecto a la elaboración del Manual de Procedimientos de la Oficina de Coordinación y Desarrollo Académico. Que, el Manual de Procedimientos (MAPRO), es un documento descriptivo, informativo e instructivo que detalla las acciones (secuencia lógica) a seguir la ejecución de los procesos que se generan en el cumplimiento de las funciones de las unidades orgánicas de la Universidad Nacional Agraria de la Selva; Que, el Manual de Procedimientos, tiene como objetivo dinamizar, el aparato administrativo para hacer más eficiente y eficaz la gestión institucional, permitiendo brindar mejores servicios al usuario, en ese orden de ideas, es procedente atender lo solicitado por ser de interés institucional; Que, el artículo 123° inciso “b” del Estatuto de la Universidad Nacional Agraria de la Selva, señala que son atribuciones del Rector “…dirigir la actividad académica y su gestión administrativa, económica y financiera…”. En ese orden de ideas, es necesario dar cumplimiento a su requerimiento Estando a las atribuciones conferidas en la Ley 30220, Ley Universitaria y el Estatuto de la Universidad Nacional Agraria de la Selva. SE RESUELVE:
Artículo Único.- Aprobar, el Manual de Procedimientos de la Oficina de Coordinación y Desarrollo Académico de la Universidad Nacional Agraria de la Selva.
Regístrese y Comuníquese.
SEGUNDO CLEMENTE RODRÍGUEZ DELGADO TITO FELIPE GONZÁLEZ MANRIQUE DE LARA RECTOR SECRETARIO GENERAL
“Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación”
RESOLUCIÓN Nº 101-2015-R-UNAS
Oficina de Planificación
UNAS - TINGO MARIA - PERÚ
RECTOR
VICERRECTOR ACADÉMICO
OFICINA DE PLANIFICACIÓN
Bach. Eco. Víctor Manuel Bautista Meléndez
DIRECTOR DE RACIONALIZACIÓN
ESPECIALISTA EN RACIONALIZACIÓN
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO 02: MATRÍCULA DE ALUMNOS REGULARES O IRREGULARES ..................................13
PROCEDIMIENTO 03: MATRÍCULA DE ALUMNOS CASOS ESPECIALES ...................................................16
PROCEDIMIENTO 04: MATRÍCULA DE ALUMNOS CICLO DE VERANO ......................................................19
PROCEDIMIENTO 05: MATRÍCULA DE ALUMNOS DE SEGUNDA ESPECIALIZACIÓN .............................22
PROCEDIMIENTO 06: MATRÍCULA DE ALUMNOS AL EXAMEN DE APLAZADOS ......................................25
PROCESO: GESTIÓN ACADÉMICA
PROCEDIMIENTO 09: CONSTANCIA DE CARGA ACADÉMICA ...................................................................35
PROCEDIMIENTO 10: CONSTANCIA DE ENTREGA OPORTUNA DE ACTAS ............................................38
PROCEDIMIENTO 11: CONSTANCIA DE ORDEN DE MÉRITO ....................................................................40
PROCEDIMIENTO 12: CONSTANCIA DE ENTREGA DE SÍLABOS ..............................................................42
PROCEDIMIENTO 13: CONSTANCIA DE TERCIO O QUINTO SUPERIOR ..................................................44
PROCEDIMIENTO 17: CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEL CEP ....................................................................58
PROCEDIMIENTO 18: REGISTROS DE NOTAS SIMPLE ................................................................................63
PROCEDIMIENTO 19: REGISTROS DE NOTAS ESPECIAL ...........................................................................65
PROCEDIMIENTO 20: RETIRO DE SEMESTRE ACADÉMICO .......................................................................67
PROCEDIMIENTO 21: EMISIÓN DE SÍLABOS POR PLAN DE ESTUDIOS ....................................................69
PROCEDIMIENTO 22: EMISIÓN DE SÍLABOS ORIGINAL...............................................................................71
PROCEDIMIENTO 23: VALIDACIÓN DE SÍLABOS ..........................................................................................73
PROCEDIMIENTO 24: CORRECCIÓN DE ACTAS EN EL SISTEMA ACADÉMICO ........................................75
PROCEDIMIENTO 25: DUPLICADO DE CÉDULA DE MATRÍCULA ................................................................77
PROCEDIMIENTO 26: REPRODUCCIÓN DE MATERIAL NO ACADÉMICO ...................................................79
PROCEDIMIENTO 27: ELABORACIÓN DE HORARIOS ..................................................................................81
PROCEDIMIENTO 28: ROTULADO DEL FILE DE INGRESANTE ...................................................................84
PROCEDIMIENTO 29: EMISIÓN DE MATERIALES DIDÁCTICOS A DOCENTES ..........................................86
PROCEDIMIENTO 30: CAMBIO, AUMENTO O RETIRO DE CURSOS ...........................................................99
SUBPROCESO: CARNÉ ACADÉMICO
PROCEDIMIENTO 32: DUPLICADO DE CARNÉ DE PREGRADO ..................................................................95
PROCEDIMIENTO 33: CARNÉ DE EGRESADOS ............................................................................................97
La oficina planificación, órgano de asesoramiento del rectorado, a través de su dirección
de racionalización, ha elaborado el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE
COORDINACIÓN Y DESARROLLO ACADÉMICO, con la finalidad de establecer procedimientos
descriptivos y sistematizados de acuerdo a la normatividad vigente; tiene carácter instructivo y
sirve también como guía orientadora en el desarrollo de sus actividades coordinando con las
diversas dependencias de la UNAS.
El presente manual establece las pautas, fases, acciones, pasos y periodos en forma
detallada para la ejecución de todos los procedimientos utilizados en el cumplimiento de las
funciones asignadas acordes con los dispositivos legales vigentes.
OBJETIVO
El objetivo de la Oficina de Coordinación y Desarrollo Académico, es el de realizar una
eficiente labor en la ejecución y funcionamiento de todas las actividades que le son de su
competencia; pues en toda la organización moderna y ágil es imprescindible la sistematización
de los procedimientos, para su mejor operatividad en el ámbito administrativo, traduciendo en
logros sus proyecciones y expectativas, que le permitan elevar el grado de eficiencia, eficacia y
economía; es por ello que ha sido necesario elaborar un manual de procedimientos.
ALCANCE
El presente manual es de aplicación en todo el ámbito estructural y organizativo, para el
cumplimiento de los objetivos de la Oficina de Coordinación y Desarrollo Académico.
BASE LEGAL - Ley N° 30220, Ley Universitaria
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 27815, Ley de Código de Ética de la Función Pública
- Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del estado y su Reglamento
aprobado por Decreto Supremo N° 007-2011-PCM
- Directiva N° 001-DR-OP-2013, Normas y Procedimientos para la elaboración y actualización
(MAPRO) de la Universidad Nacional Agraria de la Selva
- Resolución N° 001-2014-AE-UNAS/TM que aprueba el Estatuto de la UNAS
APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El Manual de Procedimientos (MAPRO) de la Oficina de Coordinación y Desarrollo
Académico, será aprobado por Resolución Rectoral. Su actualización y/o modificación deben ser
revisadas periódicamente, y de ser necesario rediseñados cuando existan cambios en las etapas
o pasos de algún procedimiento.
PROCEDIMIENTO 2 Matrícula de alumnos regulares o irregulares
PROCEDIMIENTO 3 Matrícula de alumnos casos especiales
PROCEDIMIENTO 4 Matrícula de alumnos ciclo de verano
PROCEDIMIENTO 5 Matrícula de alumnos de segunda especialización
PROCEDIMIENTO 6 Matrícula de alumnos al examen de aplazados
ÁREA DE RACIONALIZACIÓN
ACADÉMICO
RESPONSABLE Jefe de la Oficina de Coordinación y Desarrollo Académico
ENTRADA Requerimiento del alumno
- Estatuto de la UNAS, Art. 222 y Art. 255
- Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) N° 16
DESCRIPCIÓN Derecho que tiene el alumno ingresante a matricularse al primer ciclo de
estudios de su especialidad a la cual ingresó, insertando sus datos al sistema
académico y asignando los cursos que llevará durante el semestre académico
OBJETIVO Registrar y reconocer oficialmente al postulante su calidad de estudiante
regular, quedando adscrito a una especialidad, y asumiendo el compromiso de
cumplir con todos los reglamentos y normas de la universidad
REQUISITOS MATRÍCULA DE ALUMNOS INGRESANTES: CEPRE, examen de
admisión ordinaria y otras modalidades
- Pago por derecho de matrícula en el banco de la nación o en caja de la
UNAS
- Pago por derecho de arte y cultura
EXONERACIÓN DE PAGO POR DERECHO DE MATRÍCULA NETA DE
ALUMNOS INGRESANTES (hijos de servidores nombrados de la UNAS
y alumnos primeros puestos)
PAGO EXTEMPORÁNEO POR DÍA
INDICADORES
DÍAS
Ingresante
Paga por derecho de matrícula en el banco de la nación o en
caja UNAS y traslada requisitos a OCDA
2 Ventanilla OCDA Revisa cumplimiento de requisitos y hace entrega de la guía
de matrícula, usuario, código para acceder al Sistema
Académico vía online y reglamento de estudios
2
3
Alumno
Ingresante
de usuario(código de alumno) y contraseña
4 Accede a la sección de la FICHA ESTADÍSTICA, para realizar
el llenado de la ficha
5 Accede a la opción MATRÍCULA, donde el estudiante
selecciona los cursos según el listado de cursos disponibles
que se le presenta y procede a matricularse teniendo en
cuenta el boletín académico de su especialidad
6 Confirma la matrícula y se emite el REGISTRO DE
MATRÍCULA
Fin del procedimiento
13
ACADÉMICA
2 días aproximadamente
BASE LEGAL - Ley 30220, Ley Universitaria Art. 202, Art. 232 y Art. 255
- Estatuto de la UNAS, Art. 222, Art. 232 y Art. 255
- Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) N° 17 y N° 18
DESCRIPCIÓN Derecho que tiene el alumno a matricularse para continuar sus estudios,
actualizando datos del sistema académico y asignando los cursos que llevará
durante el semestre académico
OBJETIVO Garantizar que los alumnos se matriculen en la condición de matrícula regular
o irregular dentro del marco normativo, académico y administrativo
REQUISITOS MATRÍCULA DE ALUMNOS REGULARES
UNAS
- Pago por derecho de registro de notas
EXONERACIÓN DE PAGO POR DERECHO DE MATRÍCULA NETA DE
ALUMNOS REGULARES (hijos de servidores nombrados de la UNAS y
alumnos primeros puestos)
MATRÍCULA DE ALUMNOS IRREGULARES
UNAS
- Pago por cada crédito
INDICADORES
soporte
informático
Número de alumnos
matriculados en la
condición de matrícula
DÍAS
Verifica pago en el sistema académico y realiza el pago
según su condición:
- Alumno Irregular: paga por cada crédito de acuerdo al
Art. 14 del reglamento de estudios y demás deudas si es
que lo tuviese (comedor, internado y otros)
2
2
de usuario (código de alumno) y contraseña
3 Accede a la sección de la FICHA ESTADÍSTICA, para
actualizar sus datos personales
selecciona los cursos según el listado de cursos
disponibles que se le presenta y procede a matricularse
teniendo en cuenta el boletín académico de su especialidad
MATRÍCULA
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MATRÍCULA DE ALUMNOS REGULARES O IRREGULARES CÓDIGO: POCDA_02
ACADÉMICO
BASE LEGAL - Ley 30220, Ley Universitaria Art. 102
- Estatuto de la UNAS, Art. 222, Art. 232 y Art. 255
DESCRIPCIÓN Derecho que tiene el alumno a matricularse según el reglamento académico
por: reserva de matrícula, pérdida de gratuidad de enseñanza por exceso de
semestre entre otros; para continuar sus estudios.
OBJETIVO Garantizar el procedimiento adecuado para asegurar el correcto y eficiente
proceso de matrícula de alumnos de casos especiales
REQUISITOS MATRÍCULA POR REINCORPORACIÓN
UNAS
MATRÍCULA POR PÉRDIDA DE GRATUIDAD DE ENSEÑANZA POR
EXCESO DE SEMESTRE
UNAS
- Pago por cada crédito
INDICADORES
registro
académico
DÍAS
matrícula de casos especiales
casos especiales)
3 Registra documento en el libro de registro documentario y
traslada a jefatura
4 Verifica pagos de deudas (comedor, internados y otros)
5 Jefe Toma conocimiento y deriva a la dirección
6 Directora Revisa documento y deriva al área de registro académico
7
Habilita el curso según la solicitud en el sistema académico
8 Matricula al alumno en el curso solicitado en el sistema
académico
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MATRÍCULA DE ALUMNOS CASOS ESPECIALES CÓDIGO: POCDA_03
ACADÉMICO
TIEMPO DE
- Estatuto de la UNAS, Art. 255
DESCRIPCIÓN Procedimiento que tiene el alumno a matricularse según el reglamento
académico a cursos paralelos, cursos dirigidos, amnistiados, traslado interno,
traslado externo, segunda especialización, entre otros; para continuar sus
estudios de su especialidad
OBJETIVO Garantizar el procedimiento adecuado para asegurar el correcto y eficiente
proceso de matrícula de alumnos de ciclo de verano
REQUISITOS - Pago por derecho de matrícula en el banco de la nación o en caja de la
UNAS
INDICADORES
académico
DÍAS
escuela
profesional
Presenta documento sobre la relación de cursos a dictarse y los
horarios respectivos a la secretaria de OCDA
2
2 Secretaria Recepciona documento sobre la relación de cursos a dictarse y
los horarios respectivos
3 Registra documento en el libro de registros documentarios y
traslada a jefatura
4 Jefe Revisa documento y deriva a la dirección
5 Directora Revisa documento y deriva a las área de registro académico y
8 Especialista en
9 Registra horario de clases y asigna aula según documento
10 Publica el horario
de matrícula de cursos de verano
12 Proporciona los conceptos de pago por derecho de matrícula al
banco de la nación
13 Habilita matricula vía web en el sistema académico
14 Alumno Pagar por derecho de matrícula y por créditos del curso que se
llevará en el banco de la nación o en caja UNAS
15 Especialista en
realizados en el banco de la nación o caja UNAS
16
Alumno
Acceder al SISTEMA ACADÉMICO vía online con su cuenta de
usuario (código de alumno) y contraseña
17 Acceder a la opción MATRÍCULA, donde el estudiante
selecciona el curso el curso a llevar
18 Confirmar la matrícula de cursos y emitir el REGISTRO DE
MATRÍCULA
20 Emite reporte total de matriculados
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MATRÍCULA DE ALUMNOS CICLO VERANO CÓDIGO: POCDA_04
ACADÉMICA
ESPECIALIZACIÓN
- Estatuto de la UNAS, Art. 222 y Art. 255
DESCRIPCIÓN Derecho que tiene el alumno a matricularse para continuar sus estudios,
actualizando datos del sistema académico y asignando los cursos que llevará
durante el semestre académico
OBJETIVO Garantizar que los alumnos se matriculen en la condición de matrícula
segunda especialización dentro del marco normativo, académico y
administrativo
REQUISITOS - Pago por derecho de matrícula en el banco de la nación o en caja de la
UNAS
- Pago por crédito
INDICADORES
DÍAS
Inicio del procedimiento
1 Alumno Paga por derecho de matrícula de segunda especialización en
el banco de la nación o en caja UNAS y traslada requisitos a
OCDA
2 Ventanilla OCDA Revisa cumplimiento de requisitos, hace entrega el boletín
académico y reglamento de estudios
Accede al SISTEMA ACADÉMICO vía online con su cuenta de
usuario (código de alumno) y contraseña
2
4 Accede a la sección de la FICHA ESTADÍSTICA, para
actualizar sus datos personales
que se le presenta y procede a matricularse teniendo en
cuenta el boletín académico de su especialidad
MATRÍCULA
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MATRÍCULA DE ALUMNOS DE SEGUNDA ESPECIALIZACIÓN CÓDIGO: POCDA_04
ACADÉMICA
DE APLAZADOS
TIEMPO DE
1 día aproximadamente
BASE LEGAL - Ley 30220, Ley Universitaria Art. 8 Inc. 8.3, 8.4 y 8.5
- Estatuto de la UNAS, Art. 9 Inc. 9.1, 9.2 y 9.3
DESCRIPCIÓN Consiste en la evaluación adicional extraordinaria para estudiantes que no
aprobaron los cursos, según reglamento de estudios
OBJETIVO Proporcionar a los estudiantes de la UNAS el derecho y realizar el proceso de
evaluación de examen inmediato.
REQUISITOS - Pago por curso desaprobado
- Tener como nota desaprobado del curso mayor que 7 y menor que 10.5
INDICADORES
DÍA
1
Accede al SISTEMA ACADÉMICO vía online con su cuenta de
usuario (código de alumno) y contraseña del alumno
3 Accede a la opción MATRÍCULA, selecciona los cursos para
rendir el examen de aplazados
MATRÍCULA
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: MATRÍCULA DE ALUMNOS AL EXAMEN DE APLAZADOS
CÓDIGO: POCDA_04
PROCEDIMIENTO 9 Constancia de carga académica
PROCEDIMIENTO 10 Constancia de entrega oportuna de actas
PROCEDIMIENTO 11 Constancia de orden de mérito
PROCEDIMIENTO 12 Constancia de entrega de sílabos
PROCEDIMEINTO 13 Constancia de tercio y quinto superior
ACADÉMICO
ENTRADA Requerimiento del usuario
TIEMPO DE
BASE LEGAL - Ley 30220, Ley Universitaria Art. 100 Inc. 100,10
- Estatuto de la UNAS, Art. 226 Inc. i
DESCRIPCIÓN Procedimiento que acredita haber concluido el plan curricular del alumno de la
escuela profesional, para optar el grado académico correspondiente
OBJETIVO Precisar las acciones necesarias para llevar a cabo una adecuada y eficiente
atención en emitir la constancia de egresado
REQUISITOS - Pago por derecho de trámite
- Concluir con el plan de estudios de su especialidad
EXONERACIÓN DE PAGO POR CONSTANCIA DE EGRESADOS (hijos de
servidores nombrados de la UNAS solo por única vez)
- Concluir con el plan de estudios de su especialidad
- Estar en la condición de alumno regular
INDICADORES
DÍAS
1
5 Elabora constancia de egresado
6 Imprime constancia de egresado y colocar los sellos
correspondientes
9 Especialista en Recepciona constancia firmada
Entrega la constancia de egresado al usuario, previa firma de
entrega en el libro de registro documentario
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONSTANCIA DE EGRESADO CÓDIGO: POCDA_07
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Procedimiento por el cual se obtiene un documento formal que acredite la
participación estudiantil del alumno de la escuela académico profesional , en
los diferentes cursos de pregrado
atención de la constancia de estudios
REQUISITOS CONSTANCIA DE ESTUDIOS ESPECIAL
- Pago por derecho de trámite
- 1 fotografía a color tamaño carné en fondo blanco
CONSTANCIA DE ESTUDIOS SIMPLE
EXONERACIÓN DE PAGO POR CONSTANCIA DE ESTUDIOS (hijos de
servidores nombrados de la UNAS solo por única vez)
Constancia de Estudios Especial
Constancia de estudios simple
INDICADORES
DÍAS
2
2
5 Elabora constancia de estudios
6 Imprime constancia de estudios y coloca los sellos
9 Especialista en
Recepciona constancia firmada
10 Entrega la constancia de estudios al usuario, previa firma de
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONSTANCIA DE ESTUDIOS CÓDIGO: POCDA_08
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Procedimiento por el cual se obtienen un documento formal que acredite al
docente su carga académica
atención de la constancia de carga académica
REQUISITOS CONSTANCIA DE CARGA ACADÉMICA ESPECIAL
CONSTANCIA DE CARGA ACADÉMICA SIMPLE
INDICADORES
DÍAS
académica
2
4 Imprime copia de carga académica
5 Elabora constancia de carga académica previa revisión de
información
6 Imprime constancia de carga académica y traslada a jefatura
para la firma correspondiente
7 Jefe Firma constancia de carga académica
8 Especialista en Entrega constancia de carga académica, previa firma de
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONSTANCIA DE CARGA ACADÉMICO CÓDIGO: POCDA_09
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Procedimiento donde se hace entrega a los docente que hicieron su entrega a
tiempo de sus actas
atención de la constancia de entrega oportuna de actas
INDICADORES
DÍAS
académica
1
4 Elabora constancia de entrega oportuna de actas
5 Imprime constancia de entrega oportuna de actas y traslada a
jefatura para su firma
7 Especialista en
de entrega en el libro de registro documentario
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONSTANCIA DE ENTREGA OPORTUNA DE ACTAS CÓDIGO: POCDA_10
ACADÉMICO
CÓDIGO VERSIÓN VIGENCIA PÁGINA
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento formal que indica el lugar de ubicación (orden de mérito) que
ocupa el solicitante (solo para los que ocupan los primeros puestos)
OBJETIVO Otorgar constancia de orden de mérito para diversos trámites del solicitante
EXONERACIÓN DE PAGO POR CONSTANCIA DE ORDEN DE MÉRITO
(hijos de servidores nombrados de la UNAS solo por única vez)
INDICADORES
DÍAS
1 Usuario Entrega requisitos para adquirir constancia de orden de mérito
1
3 Imprime el registro de notas
Verifica en el sistema académico el orden de mérito donde se
encuentra el solicitante
5 Imprime constancia, coloca los sellos correspondientes y
traslada a jefatura para la firma correspondiente
6 Jefe Firma la constancia de orden de mérito
7 Especialista en
Entrega la constancia de orden de mérito, previa firma de
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONSTANCIA DE ORDEN DE MÉRITO CÓDIGO: POCDA_11
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento formal que acredita al docente que haya cumplido con la entrega
de los sílabos de los cursos a su cargo
OBJETIVO Otorgar constancia de entrega de sílabos para diversos trámites del solicitante
REQUISITOS Pago por derecho de trámite
INDICADORES
DÍAS
1 Usuario Entrega requisitos para adquirir constancia de entrega de
sílabos
1
Recepciona requisitos
3 Verifica en el sistema académico la entrega de los sílabos
4 Elabora constancia de entrega de sílabos
5 Imprime constancia, coloca los sellos correspondientes y
traslada a jefatura para la firma correspondiente
6 Jefe Firma la constancia
7 Especialista en
Entrega la constancia de entrega de sílabos al usuario, previa
firma de entrega en el libro de registro documentario
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONSTANCIA DE ENTREGA DE SÍLABOS CÓDIGO: POCDA_12
ACADÉMICO
SUPERIOR
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento donde certifica que el solicitante pertenece al tercio o quinto
superior
OBJETIVO Otorgar constancia de tercio y quinto superior para diversos trámites del
solicitante
EXONERACIÓN DE PAGO POR CONSTANCIA DE TERCIO O QUINTO
SUPERIOR (hijos de servidores nombrados de la UNAS solo por única
vez)
INDICADORES
DÍAS
1 Usuario Entrega requisitos para adquirir constancia de tercio o quinto
superior
1
2
4 Verifica en el sistema académico el cumplimiento del
requerimiento
6 Imprime constancia en el formato especial, pega foto, coloca
los sellos correspondientes y traslada a jefatura para la firma
8 Especialista en
Entrega la constancia de tercio y quinto superior al usuario,
previa firma de entrega en el libro de registros documentarios
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CONSTANCIA DE TERCIO Y QUINTO SUPERIOR CÓDIGO: POCDA_13
PROCEDIMIENTO 16 Certificado de estudios en inglés
PROCEDIMIENTO 17 Certificado de estudios del CEP
TIEMPO DE
BASE LEGAL - Ley 30220, Ley Universitaria Art. 8 Inc. 8,3 8,4 8,5
- Estatuto de la UNAS, Art. 9 Inc. c, d, e
DESCRIPCIÓN Procedimiento donde se da a los alumnos para realizar traslados a una
institución del extranjero, en la cual se detalla los cursos cursados (horas
prácticas y teóricas), docentes por curso de acuerdo al plan de estudios de su
especialidad, situación académica cursado y otros detalles que sean de
requerimiento según el formato establecido.
OBJETIVO Otorgar el certificado de estudios en inglés al solicitante
- 1 Fotografía de color tamaño carné en fondo blanco
EXONERACIÓN DE PAGO POR DERECHO DE CERTIFICACION
ACADÉMICA CURRICULAR (hijos de servidores nombrados de la UNAS
solo por única vez)
INDICADORES
DÍAS
curricular
2
4 Registra requerimiento en el libro de registros documentarios
OCDA
Verifica el registro de notas con las actas de notas físicas
5
8 Coloca fotografía y los sellos correspondientes
9 Deriva certificado a la dirección
10 Directora Firmar certificado académico curricular
11 Deriva a la jefatura para la firma respectiva
12 Jefe Firma el certificado académico curricular
13 Especialista en
14 Entrega el certificado académico curricular al usuario previa
firma de entrega en el libro de registros documentario
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÒN ACADÉMICA CURRICULAR CÓDIGO: POCDA_14
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento oficial que se otorga a los alumnos que han concluido sus
estudios de pregrado y a los que han concluido el semestre académico con
los calificativos obtenidos de acuerdo al plan de estudios
OBJETIVO Otorgar el certificado de estudios al solicitante
REQUISITOS
SEMESTRE ACADÉMICO
- 1 Fotografía a color tamaño carné en fondo blanco
CERTIFICADO DE ESTUDIOS DE PREGRADO CONCLUIDO POR
SEMESTRE ACADÉMICO
EXONERACIÓN DE PAGO POR DERECHO DE CERTIFICADO DE
ESTUDIOS (hijos de servidores nombrados de la UNAS solo por única
vez)
INDICADORES
DÍAS
2 Recepciona los requisitos
3 Especialista en
3
documentarios
5 Verifica el registro de notas con las actas de notas físicas
6 Elabora certificado de estudios
7 Imprime el certificado de estudios
10 Directora Verifica conformidad y firma certificado
12 Jefe Firma el certificado
13 Especialista en
decano
16 Coloca el sello de agua al certificado
17 Entrega el certificado al usuario previa firma de entrega en
el libro de registros documentarios
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CERTIFICADO DE ESTUDIOS CÓDIGO: POCDA_15
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Procedimiento que se otorga el certificado de estudios de pregrado en inglés a
los alumnos que han concluido sus estudios y a los que culminan cada
semestre académico
OBJETIVO Otorgar el certificado de estudios en inglés al solicitante
ESTUDIOS DE PREGRADO EN INGLÉS (hijos de servidores nombrados
de la UNAS solo por única vez)
INDICADORES
DÍAS
1 Usuario Entrega requisitos para adquirir certificado de estudios de
pregrado en inglés
6 Imprime el registro de notas
7 Traslada registro de notas al centro de idiomas para su
traducción
8 Centro de idiomas Traduce registro de notas y devuelve al especialista en
certificación académica
Recepciona el registro de notas traducido
10 Digita en el formato del certificado de estudios en ingles
11 Imprime el certificado de estudios
14 Directora Verifica conformidad y firma certificado
16 Jefe Firma el certificado
17 Especialista en
Traslada certificado a las facultades para la firma del decano
18 Decano Firma certificado
20 Coloca el sello de agua al certificado
21 Entrega el certificado al usuario previa firma de entrega en el
libro de registros documentarios
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CERTIFICADO DE ESTUDIOS DE PREGRADO EN INGLÉS CÓDIGO: POCDA_16
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento oficial que se otorga a los alumnos que han concluido sus
estudios del CEP de acuerdo al plan de estudios
OBJETIVO Otorgar el certificado de estudios del CEP al solicitante
ESTUDIOS DEL CEP (hijos de servidores nombrados de la UNAS solo
por única vez)
INDICADORES
DÍAS
1 Usuario Entrega requisitos para adquirir certificado de estudios del
CEP
3
2
6 Elabora certificado de estudios del CEP
7 Imprime el certificado de estudios del CEP
8 Coloca fotografía, los sellos correspondientes y deriva
certificado a la dirección
9 Directora Firma certificado de estudios del CEP y deriva a la jefatura
11 Especialista en
Traslada certificado de estudios del CEP a las facultades para
la firma del decano
13 Especialista en
Recoge certificado de estudios del CEP de la facultad para
OCDA
14 Coloca el sello de agua al certificado de estudios del CEP
15 Entrega el certificado de estudios del CEP al usuario previa
firma de entrega en el libro de registros documentarios
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: CERTIFICADO DE ESTUDIOS DEL CEP CÓDIGO: POCDA_17
SUB PROCESO OTROS TRÁMITES DE PREGRADO
PROCEDIMIENTO 18 Registro de notas especial
PROCEDIMIENTO 19 Registro de notas simple
PROCEDIMIENTO 20 Retiro de semestre académico
PROCEDIMIENTO 21 Emisión de sílabos por volúmenes de acuerdo al plan de
estudios
PROCEDIMIENTO 23 Validación de sílabos
PROCEDIMIENTO 24 Corrección de actas en el sistema académico
PROCEDIMIENTO 25 Duplicado de cédula de matrícula
PROCEDIMIENTO 26 Reproducción de material no académico por hoja
PROCEDIMIENTO 27 Elaboración de horarios
PROCEDIMIENTO 28 Rotulado del file de ingresante
PROCEDIMIENTO 29 Emisión de materiales didácticos a docentes
PROCEDIMEINTO 30 Cambio, aumento o retiro de cursos
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento en donde figura las notas de todas los cursos del alumno, quien
puede o no haber culminado sus estudios al momento de solicitarlo
OBJETIVO Otorgar documento válido para su posterior trámite
INDICADORES
datos
académico
DÍA
1 Alumno Presenta ticket para adquirir el registro de notas simple
Inmediato
2
3 Verifica en el sistema académico el registro de notas
4 Imprime registro de notas
5 Sella registro de notas
6 Entrega registro de notas al alumno
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NOTAS SIMPLE CÓDIGO: POCDA_18
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento en donde figura las notas de todas los cursos del alumno, quien
puede o no haber culminado sus estudios al momento de solicitarlo
OBJETIVO Otorgar registro de notas especial para su posterior trámite
INDICADORES
DÍA
1 Alumno Presenta requisitos para adquirir el registro de notas especial
1
2
de documentos
3 Verifica en el sistema académico el registro de notas
4 Compara el registro de notas del sistema académico con las
actas físicas
6 Sella registro de notas especial
7 Entrega registro de notas especial al alumno
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE NOTAS ESPECIAL CÓDIGO: POCDA_19
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Procedimiento donde se autoriza el retiro del semestre académico por motivos
debidamente justificados
OBJETIVO Otorgar el retiro de semestre académico del estudiante solicitante
REQUISITOS - Solicitud dirigida al jefe de OCDA
INDICADORES
DÍA
1 Alumno Presenta requisitos para realizar el retiro de semestre
académico
1
- Si los requisitos están conformes: Registra
requerimiento en el libro de registros documentarios y
traslada a jefatura
e informa la no conformidad e informar que debe cumplir
con el Art° 54 del reglamento de estudios
3 Jefe Toma conocimiento del requerimiento y deriva a la directora
4 Directora Revisa requerimiento y deriva al área de registro académico
5 Técnico en registro
derivar al técnico en archivo académico
6 Técnico en archivo
SEMESTRE ACADÉMICO
CÓDIGO: POCDA_20
ACADÉMICO
ESTUDIOS
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Procedimiento mediante el cual se emiten los sílabos de acuerdo al plan de
estudios
OBJETIVO Establecer las acciones necesarias para asegurar el correcto y eficiente la
emisión de sílabos de acuerdo al plan de estudios
INDICADORES
DÍAS
1 Usuario Presenta requisitos para realizar la emisión de sílabos por
plan de estudios de su especialidad
3
3 Visualiza cada sílabos según el plan de estudios
4 Imprime cada sílabo de acuerdo al plan de estudios de su
especialidad
6 Jefe Firma los sílabos por cada pagina
Encuaderna los sílabos
8 Entrega los sílabos por volumen de acuerdo a su plan de
estudios
SÍLABOS POR VOLUMEN DE ACUERDO AL PLAN DE ESTUDIOS
CÓDIGO:
POCDA_20
ACADÉMICO
SALIDA Sílabos originales emitidos
DESCRIPCIÓN Procedimiento mediante el cual se emiten los sílabos originales
OBJETIVO Establecer las acciones necesarias para asegurar el correcto procedimiento
para emitir sílabos originales
INDICADORES
Número de
DÍA
1
3 Visualiza el sílabo requerido
4 Imprime el sílabo
6 Jefe Firma el sílabo
Entrega el sílabo
Fin del Procedimiento
CÓDIGO: POCDA_22
ACADÉMICO
DESCRIPCIÓN Procedimiento que se realiza para dar validez a los sílabos
OBJETIVO Establecer el procedimiento administrativo para realizar la validación de los
sílabos
INDICADORES
DÍA
de requisitos
2 Registra solicitud y traslada sílabos al área de archivo
académico
5 Derivar sílabos a jefatura
6 Jefe Firmar sílabos y deriva sílabos a archivo académico
SÍLABOS
CÓDIGO: POCDA_23
ACADÉMICO
SISTEMA ACADÉMICO
ENTRADA Requerimiento del docente
DESCRIPCIÓN Procedimiento mediante el cual se tramita para modificar las actas académicas
que ya fueron presentadas, previo sustentación por la modificación
OBJETIVO Establecer el procedimiento administrativo para realizar la correcta corrección
de actas en el sistema académico
REQUISITOS - Solicitud dirigida al jefe OCDA
INDICADORES
DÍA
1 Secretaria Recepciona requisitos, previa sustentación de la modificación de
las actas
1
2 Registra solicitud en el libro de registro documentario y trasladar
a jefatura
3 Jefe Autoriza requerimiento y deriva el área de soporte académico
para su atención
4 Especialista en
Verifica requerimiento en el sistema académico
5 Habilita el curso para su respectiva corrección en el sistema
académico
7 Técnico de
Imprime el acta corregida para su firma del docente
CÓDIGO: POCDA_24
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento que acredita que el alumno ha sido registrado en los cursos del
semestre correspondiente de acuerdo al plan de estudios de la escuela
académica profesional. El duplicado de este reporte se otorga para tramite de
otros requerimientos (Ejm. Trámite de inasistencia a clases y otros)
OBJETIVO Establecer las acciones necesarias para otorgar el duplicado de cédula de
matrícula en caso de pérdida, extravío, etc.
INDICADORES
Cantidad de
duplicado de
cédulas de
matrícula emitidos
datos del
DÍA
1 Usuario Paga para adquirir el duplicado de cédula de matrícula
1
3 Verifica cédula de matrícula en el sistema académico
4 Imprime cédula de matrícula
5 Sellar el duplicado de cédula de matrícula
6 Entrega el duplicado de cédula de matrícula al usuario
CÉDULA DE MATRÍCULA
CÓDIGO: POCDA_25
ACADÉMICO
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Procedimiento mediante el cual se realiza la reproducción del material no
académico (afiches u otros) previo pago por hoja establecido en el TUPA
OBJETIVO Establecer el procedimiento para realizar la reproducción de material no
académico
INDICADORES
DÍA
4 Reproducir el documento
docente
MATERIAL NO ACADÉMICO
CÓDIGO:
POCDA_26
ACADÉMICO
ENTRADA Carga académica de las escuelas profesionales
SALIDA Horarios elaborados y publicados en el sistema académico
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Procedimiento que se realiza para mantener una buena organización de los
cursos, aulas y horas de enseñanza de los demás cursos
OBJETIVO Organizar las horas académicas que se dictan en la UNAS
REQUISITOS Carga académica de las escuelas profesionales
INDICADORES
Número de
DÍAS
3
2 Secretaria Recepciona documento, registra, adjunta proveído y pone a
disposición del jefe
3 Jefe Toma conocimiento y responde en el proveído derivando al
área determinada para la ejecución del trámite
4 Secretaria Recepciona documento, realiza el descargo del documento
en el libro de registro documentario y traslada a la directora
5 Directora Deriva documento al área de registro académico y soporte
informático
6 Secretaria Recepciona documento, realiza el descargo del documento
en el libro de registro documentario y traslada al área de
registro académico
Activa los cursos según la carga académica en el sistema
académico
Recepciona la carga académica, revisa documento
9 Elabora los horarios de clases y asigna aula en el Sistema
académico
10 Publica el horario elaborado en el boletín académico y
archiva el documento de carga académica
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE HORARIOS CÓDIGO: POCDA_27
ACADÉMICO
ENTRADA Files de cada alumno ingresante
SALIDA Files de cada alumno rotulado
TIEMPO DE
BASE LEGAL - Ley 30220, Ley Universitaria Art. 100 Inc. 100,10 - Estatuto de la UNAS, Art. 226 Inc. i
DESCRIPCIÓN Procedimiento que se realiza para rotular los files de cada alumno ingresante
OBJETIVO Establecer el procedimiento administrativo para realizar efectivamente la
recepción de file de cada alumno ingresante
REQUISITOS File de cada alumno ingresante
INDICADORES
Número de
DÍAS
de alumnos ingresantes)
3 Jefe Deriva documento a la dirección
4 Directora Deriva documento al área de archivo académico
5 Técnico en
6 Verifica los files de cada alumno ingresante
7 Imprime rótulos de cada alumno ingresante
8 Rotula los files de cada alumno ingresante
9 Archiva los files de cada alumno ingresante por especialidad
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: ROTULADO DEL FILE DE INGRESANTE CÓDIGO: POCDA_28
ACADÉMICO
SALIDA Materiales didácticos entregados
DESCRIPCIÓN Procedimiento en el cual se emiten los materiales didácticos a los docentes para
la ejecución de los cursos
OBJETIVO Establecer el procedimiento para realizar efectivamente la emisión de materiales
didácticos a docentes
INDICADORES
Número de
DÍAS
2
5 Ordena los materiales
7 Entrega del material solicitado
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE MATERIALES DIDÁCTICOS A DOCENTES CÓDIGO: POCDA_29
ACADÉMICO
TIEMPO DE
- Estatuto de la UNAS, Art. 226 Inc. I
DESCRIPCIÓN Procedimiento que se realiza según el cronograma publicado en la oficina de
coordinación y desarrollo académico
OBJETIVO Realizar el procedimiento eficaz para el cambio, aumento o retiro de cursos
REQUISITOS
DÍAS
1
Usuario
Ingresar a la página web de la UNAS según cronograma de
cambio o retiro de cursos
Inmediato 3 Acceder a la opción de retiro o cambio de cursos
4 Realizar el retiro o cambio de cursos vía online
5 Confirmar el retiro o cambio de cursos
PREGRADO
CÓDIGO:
POCDA_33
PROCEDIMIENTO 32 Emisión del duplicado de carné de estudiante
PROCEDIMIENTO 33 Emisión del carné de egresado
ACADÉMICO
ENTRADA Requerimiento del estudiante
TIEMPO DE
DESCRIPCIÓN Documento único e intransferible que deberá ser renovado anualmente, el cual
sirve para identificarse como estudiante de la universidad
OBJETIVO Otorgar el carné de estudiante al solicitante para su identificación de alumno a
nivel nacional
INDICADORES
DÍAS
Realiza la toma de imagen según cronograma publicado por el
OCDA
30
2 Realiza el retoque de imágenes
3 Descarga de la página web de SUNEDU el programa de
control de información de carnés
4 Crea la base de datos de acuerdo a la directiva de la SUNEDU
5 Suministra la información de la base de datos al programa de
carné de la SUNEDU
6 Graba la información procesada de la base de datos al
programa de carnés de la SUNEDU
7 Imprime los 3 formatos que deben ser firmados por el rector, la
dirección y la jefatura de OCDA
8
Secretaria
Elabora oficio dirigido a la SUNEDU
9 Envía el oficio con la información procesada a la SUNEDU
10 Recepciona documentos de la SUNEDU con los carnés
procesados
12 Técnico en
13 Técnico en
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: EMISIÓN DE CARNÉ UNIVERSITARIO CÓDIGO: POCDA_31
ACADÉMICO
ENTRADA Requerimiento del estudiante
TIEMPO DE
- Texto único de procedimientos (TUPA) Nº 47
DESCRIPCIÓN Proceso que permite efectuar el duplicado del carné del estudiante previa
solicitud y presentación del pago por dicho concepto
OBJETIVO Duplicar el carné de estudiante según la solicitud del estudiante
INDICADORES
DÍAS
universitario
30
2 Jefe Autoriza el trámite respectivo para la emisión del duplicado del
carné del estudiante
archivo
académico
Suministra la información de la base de datos al programa de
carné de la SUNEDU
4 Graba la información procesada de la base de datos al
programa de carné de la SUNEDU
5 Imprime los 3 formatos que deben ser firmados por el rector, la
dirección y la jefatura de OCDA
6 Elabora oficio dirigido a la SUNEDU
7 Envía el oficio con la información procesada a la SUNEDU
JOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO: DUPLICADO DEL CARNÉ DE ESTUDIANTE CÓDIGO: POCDA_32
ACADÉMICO
ENTRADA Requerimiento para adquirir el carné de egresado
SALIDA Carné de egresados elaborados
TIEMPO DE
- Texto único de procedimientos (TUPA) Nº 48
DESCRIPCIÓN Documento de identificación del alumno que ha culminado sus estudios
universitarios para la utilización de los servicios generales de la institución, su
fácil acceso, e identificación oportuna en la calidad de egresado
OBJETIVO Otorgar el carné al egresado
INDICADORES NOMBRE UNIDAD DE
DÍAS
1 Egresado Presenta requisitos para adquirir el carné de egresado
1
2
3 Registrar los datos del egresado en el sistema académico
4 Escanear imagen del egresado
5 Imprimir el carné de egresado
6 Registrar en el libro de registros documentarios
7 Entregar el carne al usuario
EGRESADOS
CÓDIGO:
POCDA_33

universidad nacional agraria de la selva rectorado … · 2017. 3. 22. · fiis mayume ponce loarte...

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