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UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE
DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA DE INGENIERÍA COMERCIAL
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERÍA COMERCIAL
TEMA:
“PLAN DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA
DUOPRINT-G S. A.”
TUTOR
MGP. Econ. ROBERTO FLORES MONCAYO
AUTORAS
NANCY CAROLINA ALVARADO WONG
ROXANA MARÍA BAJAÑA TRASMONTE
GUAYAQUIL, 2019
II
REPOSITARIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
PLAN DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA
DUOPRINT-G S. A. AUTOR/ES:
Alvarado Wong Nancy
Carolina
Bajaña Trasmonte Roxana
María
REVISORES O TUTORES:
Econ. MGP. ROBERTO FLORES
MONCAYO
INSTITUCIÓN:
Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil
Grado obtenido:
Ingeniero Comercial
FACULTAD:
ADMINISTRACIÓN
CARRERA:
INGENIERÍA COMERCIAL
FECHA DE
PUBLICACIÓN:
2019
N. DE PAGS:
101
ÁREAS TEMÁTICAS: Educación Comercial y Administración.
PALABRAS CLAVE:
Manual, Liderazgo, Empresa, Organización, Rediseño
El presente proyecto tiene como finalidad, elaborar un plan de rediseño organizacional
para la empresa Duoprint-G S.A. y determinar las estrategias adecuadas para mejorar el
desempeño del personal, por lo que se establecerá un manual de procesos para la
compañía y poder contribuir a mejorar la organización, control y administración del
personal, ayudando a optimizar la posición de la empresa en cuanto a estabilidad laboral
y rentabilidad en sus servicios y productos. N. DE REGISTRO (en base de
datos):
N. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF:
SI NO x
III
CONTACTO CON
AUTOR/ES:
Alvarado Wong Nancy
Carolina
Bajaña Trasmonte Roxana
María
Teléfono:
0989652910
0987644047
E-mail:
CONTACTO EN LA
INSTITUCIÓN:
MSC., Rafael Iturralde Solórzano
DECANO
Teléfono: 2596500 EXT. 201 DECANATO
E-mail: [email protected]
Msc. Oscar Machado
DIRECTOR DE LA CARRERA
Teléfono: 2596500 EXT 203
E-mail: [email protected]
IV
CERTIFICADO DE SIMILITUDES
Firma: __________________________
ROBERTO FLORES MONCAYO
C.I. # 0909938698
V
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
PATRIMONIALES
Los/as estudiantes/egresados/as NANCY CAROLINA ALVARADO WONG
y ROXANA MARÍA BAJAÑA TRASMONTE, declaro (amos) bajo juramento, que
la autoría del presente trabajo de investigación corresponde totalmente a los/as
suscritos/as y nos responsabilizamos con los criterios y opiniones científicas que en el
mismo se declaran, como producto de la investigación realizada.
De la misma forma, cedemos nuestros derechos patrimoniales y de titularidad
a la UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL, según
lo establece la normativa vigente.
Este proyecto se ha ejecutado con el propósito de estudiar un PLAN DE
REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA DUOPRINT-G S. A.
Autor(es)
Firma: __________________________
NANCY CAROLINA ALVARADO WONG
C.I. 0920758943
Firma: __________________________
ROXANA MARÍA BAJAÑA TRASMONTE
C.I. 0924793458
VI
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de Tutor(a) del Proyecto de Investigación PLAN DE
REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA DUOPRINT-G S. A.,
designado(a) por el Consejo Directivo de la Facultad de Administración de la
Universidad LAICA VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil.
CERTIFICO:
Haber dirigido, revisado y aprobado en todas sus partes el Proyecto de
Investigación titulado: “PLAN DE REDISEÑO ORGANIZACIONAL PARA LA
EMPRESA DUOPRINT-G S.A.”, presentado por los estudiantes NANCY
CAROLINA ALVARADO WONG y ROXANA MARÍA BAJAÑA TRASMONTE
como requisito previo, para optar al Título de INGENIERÍA COMERCIAL,
encontrándose apto para su sustentación
Firma:
ROBERTO FLORES MONCAYO
C.I. 0909938698
VII
AGRADECIMIENTO
Agradezco principalmente a Dios, por darme salud y permitirme disfrutar de
la vida y de mi familia, gracias a mi familia por apoyarme en cada decisión y proyecto,
a mis maestros y a la universidad en general por todos los conocimientos que me ha
otorgado.
Sencillo no ha sido el camino hasta ahora, pero gracias a las ganas y al apoyo
constante, he logrado importantes objetivos como culminar otra etapa en mi vida.
Nancy Carolina Alvarado Wong
VIII
DEDICATORIA
Dedico este proyecto a mi Padre José Alvarado pues gracias a él he podido
formarme profesionalmente, sentó en mí las bases de responsabilidad, lealtad y deseos
de superación, en él tengo el espejo en el cual me quiero reflejar.
Gracias a Dios por la familia, esposo e hijo.
Nancy Carolina Alvarado Wong
IX
AGRADECIMIENTO
Mi principal agradecimiento es hacia Dios, ya que con Él he podido llegar hasta
estas instancias de mi vida, donde puedo ver hecho realidad este sueño que un día me
planteé.
Gracias a Dios, por la familia, principalmente por mis padres y hermanos,
quienes son mi mayor soporte para no decaer en la vida. Gracias a su buen ejemplo,
por su apoyo de siempre en cada decisión y proyecto, por demostrarme que solo
luchando y perseverando se puede conseguir todo lo que nos propongamos.
Y a todas las personas que de una u otra forma ayudaron como parte de este
proceso.
Roxana María Bajaña Trasmonte
X
DEDICATORIA
Este proyecto está dedicado a mi familia, mamá, papá, hermanos y sobrinos,
siendo ellos mis mayores motivadores, por todo su apoyo y consejos para hacer de mí
una mejor persona y profesional.
Roxana María Bajaña Trasmonte
XI
ÍNDICE
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN ....................................................................... I
CERTIFICADO DE SIMILITUDES ..................................................................... IV
DECLARACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS
PATRIMONIALES ................................................................................................... V
CERTIFICACIÓN DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ........................................ VI
AGRADECIMIENTO ........................................................................................... VII
DEDICATORIA .................................................................................................... VIII
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1
CAPÍTULO I ................................................................................................................ 3
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................................... 3
1.1 Tema ................................................................................................... 3
1.2 Planteamiento del problema ............................................................... 3
1.3 Formulación del problema .................................................................. 5
1.4 Sistematización del problema ............................................................. 5
1.5 Objetivos de la investigación ................................................................. 5
1.5.1 Objetivo general: ............................................................................. 5
1.5.2 Objetivos específicos: ..................................................................... 5
1.6 Justificación de la investigación ............................................................. 6
1.7 Delimitación del Problema ..................................................................... 7
1.8 Idea a Defender ...................................................................................... 8
XII
CAPÍTULO II .............................................................................................................. 9
MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 9
2.1. Antecedentes de la Investigación .......................................................... 9
2.1.1. Estado del Arte ............................................................................. 10
2.1.2. Historia de la empresa .................................................................. 11
2.2. Bases Teóricas ..................................................................................... 15
2.2.1. Rediseño Organizacional.............................................................. 15
2.2.2. Estrategias administrativas ........................................................... 21
2.2.3. Manual de procesos ...................................................................... 23
2.2.4. Análisis situacional ...................................................................... 24
2.3. Marco Conceptual ............................................................................... 26
CAPÍTULO III ........................................................................................................... 29
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.......................................................... 29
3.1. Metodología ........................................................................................ 29
3.1.1. Tipo de investigación ................................................................... 29
3.1.2. Enfoque de la investigación ......................................................... 30
3.1.3. Técnicas de investigación............................................................. 30
3.2. Población y muestra ............................................................................ 31
3.3. Análisis de resultados .......................................................................... 32
3.3.1. Análisis de la entrevista realizada al Gerente General ................. 32
3.3.2. Análisis de la ENCUESTA realizada al personal de la empresa. 33
XIII
CAPÍTULO IV ........................................................................................................... 46
PROPUESTA ............................................................................................................. 46
4.1. Justificación de la propuesta ............................................................... 46
4.2. Listado de contenido y flujo de la propuesta ....................................... 48
4.3. Descripción de la propuesta ................................................................ 48
4.3.1. Análisis FODA de la empresa ...................................................... 48
4.3.2. Rediseño del plan organizacional ................................................. 49
4.3.3. Manual de funciones y Descripción de cada puesto de trabajo .... 57
4.4. Implementación............................................................................. 76
4.4.1. Presupuesto ................................................................................ 76
4.4.2. Cronograma ............................................................................... 76
4.4.3. Evaluación ................................................................................. 77
ANEXOS .................................................................................................................... 82
ANEXO 1 ENCUESTA A LOS TRABAJADORES DE DUOPRINT-G S.A.......... 82
ANEXO 2 FOTOGRAFÍAS ...................................................................... 84
ANEXO 3 CRONOGRAMA ..................................................................... 85
XIV
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1 NO. DE EMPLEADOS EN LA EMPRESA ........................................................... 3
GRÁFICO 2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA EMPRESA ................................................... 8
GRÁFICO 3. LOGOTIPO DE LA EMPRESA ....................................................................... 12
GRÁFICO 4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .................................................................. 15
GRÁFICO 5 REQUISITOS PARA EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL ................................... 17
GRÁFICO 6 ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL REDISEÑO ORGANIZACIONAL ................ 18
GRÁFICO 7 INTEGRACIÓN EN EL REDISEÑO ORGANIZACIONAL .................................... 19
GRÁFICO 8 ANÁLISIS SITUACIONAL DE UNA EMPRESA ................................................ 25
GRÁFICO 9 CONOCIMIENTO SOBRE LA MISIÓN Y VISIÓN DE LA COMPAÑÍA .................. 34
GRÁFICO 10 OPINIÓN SOBRE LOS VALORES DE LA COMPAÑÍA ..................................... 34
GRÁFICO 11 CONOCIMIENTO DESDE EL INICIO DE LAS FUNCIONES EN SU PUESTO DE
TRABAJO .............................................................................................................. 35
GRÁFICO 12 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS PARA DESEMPEÑAR LABORES
EFICIENTEMENTE ................................................................................................. 36
GRÁFICO 13 NIVEL DE COLABORACIÓN ENTRE COMPAÑEROS DEL MISMO
DEPARTAMENTO .................................................................................................. 36
GRÁFICO 14 NIVEL DE COLABORACIÓN ENTRE COMPAÑEROS DE DIFERENTES
DEPARTAMENTOS ................................................................................................ 37
GRÁFICO 15 TRABAJO EN EQUIPO POR PARTE DE LAS JEFATURAS DE LA EMPRESA ...... 38
GRÁFICO 16 GERENCIA ESCUCHA SUGERENCIAS, QUEJAS DE SUS COLABORADORES ... 38
GRÁFICO 17 GERENCIA ESCUCHA SUGERENCIAS, QUEJAS DE SUS COLABORADORES ... 39
GRÁFICO 18 NIVEL DE RELACIONES CON SU JEFE INMEDIATO ..................................... 40
GRÁFICO 19 RECIBE DE CAPACITACIONES DE ACTUALIZACIÓN EN SUS FUNCIONES ..... 40
GRÁFICO 20 CALIFICACIÓN AL AMBIENTE LABORAL DE LA EMPRESA.......................... 41
XV
GRÁFICO 21 CONOCIMIENTO DE A QUIÉN ACUDIR CUANDO EXISTE UN PROBLEMA EN SU
PUESTO DE TRABAJO ............................................................................................ 42
GRÁFICO 22 INCOMODIDAD EN SU PUESTO DE TRABAJO .............................................. 42
GRÁFICO 23 NIVEL ORGULLO POR TRABAJAR EN LA EMPRESA .................................... 43
GRÁFICO 24 FLUJOGRAMA DE LA PROPUESTA ............................................................. 48
GRÁFICO 25 NUEVO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO ................................ 56
GRÁFICO 26 ORGANIGRAMA ORGANIZACIONAL PROPUESTO ....................................... 58
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GERENTE GENERAL ........................................ 59
TABLA 2 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES COORDINADOR DE VENTAS ............................ 60
TABLA 3 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES VENDEDOR ..................................................... 61
TABLA 4 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DISEÑADOR GRÁFICO ..................................... 62
TABLA 5 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES COORDINADOR DE LOGÍSTICA GENERAL ........ 63
TABLA 6 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES MENSAJERO .................................................... 64
TABLA 7 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES CHOFER .......................................................... 65
TABLA 8 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA .. 66
TABLA 9 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES CONTADOR GENERAL ..................................... 67
TABLA 10 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ASISTENTE CONTABLE ................................. 68
TABLA 11 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES JEFE DE SISTEMAS ........................................ 70
TABLA 12 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES BODEGUERO ................................................. 71
TABLA 13 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES JEFE DE PLANTA ........................................... 72
TABLA 14 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES SUPERVISORES DE ÁREAS ............................. 73
TABLA 15 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OPERARIOS ................................................... 74
XVI
TABLA 16 PRESUPUESTO ESTIMADO PARA LA COMPAÑÍA ........................................... 76
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1 FACHADA DE LA EMPRESA DUOPRINT-G S.A. ................................. 84
ILUSTRACIÓN 2 ENTREVISTA PROPIETARIO ................................................................. 84
1
INTRODUCCIÓN
La empresa Duoprint-G S.A. forma parte del GRUPO DUO, quienes establecen sus
actividades en el año 2005 inicialmente con la empresa DUOCELL la cual se dedicaba a la
importación, comercialización y distribución de equipos de Telecomunicaciones.
En el año 2010 se apertura la empresa Duoprint-G S.A., en donde se ofrecen servicios
especializados de diseños y publicidad para empresas públicas y privadas; siendo importadores
directos de toda la materia prima y contando con talleres de primer nivel con maquinarias de última
generación.
El presente proyecto tiene como finalidad, elaborar un plan de rediseño organizacional para
la empresa Duoprint-G S.A. y determinar las estrategias adecuadas para mejorar el desempeño del
personal, por lo que se establecerá un manual de procesos para la compañía y poder contribuir a
mejorar la organización, control y administración del personal, ayudando a optimizar la posición
de la empresa en cuanto a estabilidad laboral y rentabilidad en sus servicios y productos.
El análisis del proyecto será llevado a cabo por cuatros capítulos desarrollados de manera
precisa, clara y organizada.
Capítulo: I El problema es el que establece el tema de la investigación motivo por el cual
ayudará a determinar la línea de la investigación, para así analizar el planteamiento del problema
y la formulación de este, además de la sistematización; se van a esclarecer los objetivos de la
investigación de forma general y específica, la justificación de la investigación, y delimitación de
la misma.
Capítulo II: Marco Teórico donde se detallan los antecedentes de la investigación, estado
del arte del cual se realizará una investigación de tres tesis con temas relacionados al rediseño
organizacional para la administración de la empresa.
Capítulo III: En el Marco metodológico se realizará el enfoque de la investigación,
mediante el cual se elaborará un diseño de la investigación, usando diferentes tipos de
investigación, los instrumentos y técnicas de investigación, ayudando así al desarrollo
metodológico determinando la población con sus análisis de resultados.
2
Capítulo IV: La propuesta se la determinará con el desarrollo de la idea, la justificación del
mismo, con objetivos específicos, y la presentación de un plan de rediseño organizacional para la
compañía, de manera explícita y clara en base a esquema de procesos.
3
CAPÍTULO I
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Tema
“Plan de Rediseño Organizacional para la empresa Duoprint-G S.A.”
1.2 Planteamiento del problema
La empresa Duoprint-G S.A. se dedica a actividades de impresión de pósteres, catálogos
de publicidad, prospectos y otros impresos publicitarios, calendarios, formularios comerciales,
directorios y otros materiales impresos de uso comercial, papel de correspondencia álbumes,
agendas personales, diarios, tarjetas de invitación, de visita, de presentación y otros materiales
impresos mediante impresión por offset, foto grabación, e impresión en 3D.
Actualmente, la empresa cuenta con un número significativo de empleados, por tal motivo
requiere de un control estricto en cada uno de sus puestos. Esto provoca que exista un total
desconocimiento de las actividades y una mala asignación de tareas que provoca sobrecarga de
trabajo a los empleados de la empresa.
Gráfico 1 No. de empleados en la empresa Fuente: DUOPRINT-G S.A.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
3842
50
58
2015 2016 2017 2018
4
Además, los procesos administrativos no tienen un plan definido que normen las
actividades de Duoprint-G S.A., esto se debe a que la empresa no ha determinado sus procesos
internos y esto afecta a su vez la planificación que se realiza dentro de la organización.
Inclusive la empresa no cuenta con un departamento de recursos humanos definido y estas
actividades están siendo controladas por el Gerente General, encargado de la parte financiera en
conjunto con su Gerente Comercial, quien aporta en varias funciones de este departamento como
realizar el reclutamiento, entrevistas, selección de personal y finalmente recomendar a los
candidatos para ocupar los cargos.
No se cuenta con un programa de motivación al personal, lo que conlleva a un mal ambiente
de trabajo. Los colaboradores no tienen una persona a la cual puedan acudir por temas de consultas
en sus roles de pago, permisos, etc., generando malestar.
No se realizan evaluaciones de desempeño al personal, lo cual afecta directamente a la
empresa porque no se sabe el rendimiento de cada colaborador. Existe alta rotación del personal
por no tener perfiles de cargos, ya que no se sabe qué tipo de persona se necesita para tal puesto o
función, y al no existir un reglamento interno, no existen políticas claras; más bien los empleados
se encuentran desmotivados lo que influye en el desempeño organizacional.
No hay planes de carrera, la empresa no cuenta con un correcto organigrama, actualmente
cuentan con personal no comprometido en sus funciones.
Otra observación importante es que no están documentadas las actividades que se realizan
en la compañía, y esto se debe a que el propietario no considera importante los controles
administrativos dentro de la empresa, lo cual ocasiona que la mayor parte de las actividades que
se realizan generen conflictos inclusive entre departamentos.
5
Por tales motivos, se debe realizar un rediseño organizacional, elaborando un manual de
funciones para el mejoramiento de la administración en los departamentos de la compañía
Duoprint-G S.A., con el objetivo de que las actividades se realicen de manera eficiente, a su debido
tiempo y con el fin de obtener mayor productividad y un crecimiento sostenido de la empresa que
brinde estabilidad al personal.
1.3 Formulación del problema
¿Cómo mejorar el desempeño organizacional en la empresa Duoprint-G S.A.?
1.4 Sistematización del problema
¿Cuál es la situación actual interna y externa de la empresa Duoprint-G S.A., ¿dentro de su
mercado?
¿Cuáles deben ser las estrategias organizacionales aplicables a los procesos de negocio?
¿Cuál debe ser la reestructura organizacional adecuada para la Empresa?
¿Cómo rediseñar los procesos administrativos en la empresa Duoprint-G S.A.?
1.5 Objetivos de la investigación
1.5.1 Objetivo general:
Elaborar un Plan de Rediseño Organizacional para la empresa Duoprint-G S.A.
1.5.2 Objetivos específicos:
Elaborar un análisis situacional de la empresa.
6
Determinar las estrategias adecuadas para mejorar el desempeño del personal de la empresa
Duoprint-G S. A.
Rediseñar la estructura organizacional adecuada para la empresa Duoprint-G S.A.
Diseñar un manual de procesos para la empresa Duoprint-G S.A.
1.6 Justificación de la investigación
Para tener un alto nivel de eficiencia y desempeño es fundamental que las actividades de
quienes conforman una entidad se ajusten a procedimientos de trabajo hondamente efectivos, esto
genera un valor agregado en las labores que se realizan; de ahí viene la importancia de analizar
cómo se operan los procedimientos de trabajo en la empresa Duoprint-G S.A., detectando
cualquier error o distorsión en la ejecución de tareas para tomar los correctivos necesarios que
lleven al negocio a diferenciarse de la competencia.
Para buscar un mayor rendimiento y control de las actividades del personal, se debe indicar
cuáles son sus funciones para desempeñar y para esto, deben existir personas capacitadas al mando
de sus ocupaciones en cada departamento asegurando el cumplimiento de que todos los procesos
se lleven a cabo correctamente.
El presente plan de rediseño organizacional se realiza con el fin de mejorar los
procedimientos de la fuerza laboral, en el cual se debe realizar un análisis minucioso de la forma
en que la empresa Duoprint-G S.A., está operando actualmente.
7
La presente investigación, establecerá una cultura organizacional, cuyo proceso generará
responsabilidad, satisfacción, trabajo en equipo y visión común para lograr una administración
eficiente.
Este plan de rediseño organizacional pretende, además, lograr una guía de la información;
y a su vez optimizar los recursos humanos, financieros y tecnológicos, mediante la elaboración de
un organigrama organizacional que permita visualizar la estructura general y las relaciones de las
actividades dentro de la compañía.
Además de permitir evaluar la eficiencia de cada uno de los procesos, registrar datos y
coordinar de forma organizada las actividades del personal. Con todo lo ante expuesto, se espera
cubrir con todas las expectativas respecto a este trabajo, contribuyendo al desarrollo administrativo
de la entidad.
1.7 Delimitación del Problema
Se ejecutará en el norte de la ciudad de Guayaquil en la Av. Miguel H Alcívar Mz. 203, se
estima recolectar información de todos los colaboradores que forman parte de la empresa (58
colaboradores en total)
Tiempo: mayo 2018 a diciembre 2018
8
Gráfico 2 Ubicación geográfica de la empresa
Fuente: Google Maps Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
1.8 Idea a Defender
La implementación de un Plan de rediseño organizacional en la compañía Duoprint-G S.A.,
disminuirá la problemática de la desorganización interna de la compañía.
9
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes de la Investigación
El desarrollo organizacional y comercial en las organizaciones es fundamental para
garantizar el óptimo desarrollo de las actividades productivas, que a través de la organización y
planificación se podrán alcanzar los objetivos establecidos por la gerencia. La coordinación de
procesos para lograr cumplir con las expectativas en ingresos de servicios está debidamente
controlada mediante un ambiente laboral que permita a los responsables de los diferentes
departamentos emplear todos los recursos disponibles para hacer efectiva una prestación de
servicio con todos los clientes.
La correcta integración de todas las actividades de los empleados de una organización
permitirá generar una correcta gestión administrativa lo que a su vez impulsará la productividad
de la mano de obra y, por ende, la eficiente generación de costos operativos, que se traduciría en
una maximización de los ingresos por servicios prestados.
Esto en relación a los problemas que presentan las compañías cuando mantienen
procedimientos ambiguos que no son adecuados para las nuevas tendencias organizacionales que
se manejan en el ámbito local, por lo que esto influye directamente en el desempeño laboral de los
empleados de la empresa. Es por ello que la importancia de planes estratégicos a nivel
organizacional influiría positivamente en la coordinación de actividades que logren hacer que los
colaboradores cumplan con las metas establecidas por la Alta Gerencia.
10
En referencia a la investigación, las falencias en el ámbito laboral de Duoprint-G S.A.,
han generado un decrecimiento en el rendimiento laboral, esto debido a la falta de controles y
procedimientos de trabajo que sean exitosos. De esta forma, la entidad puede desencadenar
problemas que generen, entre otras cosas, una mala imagen ante los clientes que pudieran optar
por otros proveedores que cumplan con sus expectativas.
2.1.1. Estado del Arte
1. En su Trabajo de Titulación Plan de Rediseño Organizacional para la compañía
COMSAJU Cía. Ltda. (Dávila, 2017), propuso como Objetivo General presentar “un plan de
rediseño organizacional para que la empresa funcione de la mejor manera” (Dávila, 2017, pág.
06). La conclusión más relevante de la presente investigación es que la empresa “no tiene una
estructura bien definida, al igual que las funciones que debe seguir cada trabajador, lo que provoca
que los trabajadores no se ubiquen en la estructura y dejen de cumplir con las funciones que deben
desempeñar” (Dávila, 2017, pág. 86)
2. En su Tesis de Grado Plan Estratégico y Rediseño Organizacional de la empresa
soldadora Benites (Benites, 2014), se planteó como Objetivo General “proponer un plan
estratégico y el rediseño organizacional para potenciar el crecimiento sostenible de la empresa
Soldadora Benites en el mercado competente” (Benites, 2014, pág. 20). La conclusión más
relevante fue que “de acuerdo al análisis situacional y a la investigación de mercados realizada se
muestra que la compañía, se encuentra en un mercado en constante crecimiento y la demanda del
servicio es alta debido a que los agricultores y ganaderos prefieren disminuir costos reparando su
maquinaria o reutilizándola” (Benites, 2014, pág. 192).
11
3. En su trabajo de titulación Rediseño Administrativo y Comercial del Departamento de
Ventas de la compañía ETIFLEX Cía. Ltda., de la ciudad de Guayaquil (Romero, 2017), planteó
como Objetivo General “diseñar la estructura administrativa y comercial en el departamento de
ventas de la compañía ETIFLEX Cía. Ltda., mediante un plan de comercialización de forma
integral, para el mejoramiento en la gestión de ventas que permita el incremento de ventas y
utilidad” (Romero, 2017, pág. 08). Como principal conclusión de la investigación, se llegó a
establecer que “el personal de ventas no puede cubrir toda el área de ruta según el plan debido a la
alta cartera de clientes (…), además que los cambios constantes del personal no permiten que se
establezca un equipo de trabajo eficaz” (Romero, 2017, pág. 114).
2.1.2. Historia de la empresa
Duoprint-G S.A. forma parte del GRUPO DUO quien establece sus actividades en el año
2005 inicialmente con la empresa DUOCELL, la cual se dedicaba a la importación,
comercialización y distribución de equipos de Telecomunicaciones.
En el año 2010 se apertura la empresa Duoprint-G S.A., en donde se ofrecen servicios
especializados de diseños y publicidad para empresas públicas y privadas; siendo importadores
directos de toda la materia prima, contando con talleres de primer nivel con maquinarias de última
generación.
En la actualidad Duoprint-G S.A., cuenta con cincuenta y ocho trabajadores, de los cuales
veinte y siete pertenecen al área de producción y los restantes treinta y uno, pertenecen al área
administrativa.
12
Nombre o razón social
La razón social de la empresa que se analizó para el plan de rediseño organizacional es
Duoprint-G S.A.
Tipo de empresa y línea de producción
El tipo de actividad económica y producción en que está instalada la compañía es de
actividades de impresión publicitaria.
Imagen Corporativa
En la figura 3 se puede observar el logo de la empresa Duoprint-G S.A., la misma que tiene
colores llamativos como el rojo y el blanco con el fin de llamar la atención del público; se puede
decir que el blanco representa la perfección, transmite sobriedad y luminosidad mientras que el
color rojo implica fortaleza, fuerza e impulsividad.
Gráfico 3. Logotipo de la empresa
Fuente: DUOPRINT-G S.A.
Elaborado por: DUOPRINT-G S.A.
Misión
“Involucrarnos en el sueño, requerimientos y necesidades de nuestros clientes con
propuestas innovadoras, a través de soluciones prácticas, materializando y poniéndolo en marcha.
Tú lo imaginas y nosotros lo creamos” (Duoprint-G S.A., 2015).
Visión
“Convertirnos en el aliado ideal para los emprendedores y empresas ya establecidas,
ofreciendo servicios de calidad desde el diseño hasta el producto terminado” (Duoprint-G S.A.,
2015).
13
Valores corporativos
A continuación, se exponen los valores corporativos de la empresa Duoprint-G S.A., según
la planificación estratégica 2017:
Confianza: Con personal calificado y capacitación continua, su proyecto e ideas están en
buenas manos.
Integridad: Jamás prometemos algo que no podemos cumplir, somos auténticos y nos
presentamos de manera natural, sin estafas ni engaños, cumpliendo siempre con las expectativas.
Respeto: Valoramos a todos nuestros clientes, sean estos grandes o pequeños y nos
involucramos en sus proyectos o ideas, sintiéndolos como nuestros.
Pasión: Nos apasionamos por la publicidad, apasionados por nuevas ideas y la innovación.
Apasionados por nuestro trabajo.
Principales clientes
Para la empresa Duoprint-G S.A., los clientes más importantes son aquellos que
representan el mayor ingreso económico que tiene la compañía y son los siguientes:
✓ Burger King
✓ Banco Pichincha
✓ Cervecería Nacional
✓ Marathon
✓ Andec
✓ UNEMI
✓ Pycca
✓ ATM
✓ CFN
✓ Tía
✓ Universidad Católica de Santiago de
Guayaquil
✓ Sumesa
✓ Produbanco
✓ M.I. Municipalidad de Guayaquil
✓ Alcaldía de Samborondón
✓ CNEL EP
✓ DIPAC
✓ Ecuaquímica
✓ BOSCH
14
✓ Del Monte
✓ Mall El Fortín
✓ Valvoline
✓ PRONACA
✓ Univisa
✓ Servipagos
✓ La Ganga
✓ La Vienesa
✓ CNT
✓ Adelca
✓ Comandato
✓ Almacenes Boyacá
✓ KFC
✓ Dunkin Donuts
Competencia
Por otro lado, se dice que la competencia más fuerte se encuentra entre las siguientes
empresas:
- Ludica Studio
- Imedia Social Media Marketing
- Agencia Comuna Digital
- Global Below The Line
- Punto Print S.A.
- Zebra Comunicaciones
Organigrama
En la figura 4 se muestra el organigrama actual de la empresa Duoprint-G S.A., en el cual
se destaca lo siguiente:
Como cabeza principal se tiene a la gerencia general, quien cuenta con dos manos derechas
en las que recae la mayor responsabilidad de la entidad, gerente comercial y gerente de producción.
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Gráfico 4 Organigrama estructural
Fuente: DUOPRINT-G S.A.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
La gerencia comercial tiene al mando cuatro líneas, las cuales son: el departamento de
recursos humanos, departamento de ventas, departamento de finanzas y contabilidad y también
tiene a su cargo al personal de limpieza de la compañía.
La gerencia de producción cuenta con tres líneas: Impresión, Diseño y Sistemas.
2.2. Bases Teóricas
2.2.1. Rediseño Organizacional
De acuerdo a Herrero, Ortiguela y Sánchez (2013) un rediseño organizacional “está
enfocado en realizar modificaciones a nivel administrativo, contable, comercial y operativo, entre
otros, de los cuales se desarrolla una estructura que modifica todas las funciones para generar una
optimización en las actividades empresariales” (p. 31).
Gerente General
Gerencia Comercial
Finanzas y Contabilidad
VentasRecursos Humanos
Limpieza
Gerencia de Producción
Impresión Diseño Sistemas
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Una entidad cuando debe optimizar su operatividad interna toma en cuenta el rediseño
organizacional, a través del estudio de los procesos y funciones que se llevan a cabo para señalar
falencias que implican el origen de riesgos a nivel organizacional. Considerando los resultados, se
toman decisiones enfocadas en configurar la estructura de la empresa para mejorar la coordinación
entre todas las actividades empresariales.
Llorente (2013) enfatiza en cambio que “cuando una empresa presenta muchos problemas
estructurales está [en] la necesidad de reestructurar todas sus actividades y funciones para que no
llegue a un entorno de pérdidas económicas por el mal manejo de los recursos financieros y el
inadecuado desarrollo de las operaciones” (p. 43).
En función a la perspectiva de este autor es necesario que una entidad cuente con un
esquema organizacional correctamente estructurado, donde se definan procedimientos y funciones
que estén equilibradas y sistematizadas para garantizar que se cumplan con todas las actividades
internas, evitando continuos errores que puedan representar perdidas económicas para la empresa,
ya que esto influye directamente en los márgenes de rentabilidad.
Además, Estallo y Giner (2014) señalaron que “la planificación en la organización
empresarial representa un elemento de dirección y control que debe estar constantemente en
desarrollo debido a la evolución del tejido empresarial que demanda mayores funciones y
operaciones que otorguen una ventaja competitiva” (p. 12).
Por medio de la división de funciones y actividades la compañía puede establecer
responsabilidades que sean desempeñadas bajo principios generales mediante políticas que
permitan rediseñar la organización del área administrativa, operativa, contable y comercial. Para
el rediseño organizacional es importante que se cumplan los siguientes requisitos:
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Gráfico 5 Requisitos para el rediseño organizacional
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Estructura básica
Comprende la etapa en que se establecen las tareas y responsabilidades en el área de
trabajo, mediante una medida jerárquica para que cada trabajador cumpla funciones que estén
ligadas a su perfil profesional o en base a las demandas de la empresa.
Mecanismo de operación
En esta etapa se definen los procedimientos y rutinas que se desarrollan en el área de
trabajo, tomando en cuenta el cargo del empleado. Es importante que estas actividades estén
supervisadas a través de normativas generales.
Mecanismo de decisión
En esta etapa se definen los procesos para cumplir con las metas de la entidad, por medio
de la toma de decisiones en base al nivel jerárquico de los empleados en los diferentes
Como estructura
básica
Mecanismos de operación
Mecanismos de decisión
Mecanismos de
coordinación
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departamentos, para que se establezca un jefe que mantenga el control de las actividades y
funciones realizadas diariamente.
Mecanismo de coordinación
Se establece la forma en que se integran cada una de las divisiones de trabajo y como estos
pueden trabajar en conjunto, a través de normas generales que establecen los procedimientos en el
flujo de información, procesos, actividades, entre otros. En resumen, los fundamentos del rediseño
organizacional implican lo siguiente:
Gráfico 6 Aspectos fundamentales del rediseño organizacional Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El rediseño implica la formalización del cargo en el departamento comercial, donde se
especifican cada uno de los puestos y que cargo debe desempeñar cada colaborador. Es importante
definir esta etapa ya que se mantendrá un control mediante una cabeza quien se encargue de
supervisar las actividades y gestiones en la venta de los productos y/o servicios, y los colaboradores
DiferenciaciónReglas y
reglamentos
Jerarquía de autoridad
Integración
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que desempeñen un conjunto de habilidades para cumplir con las necesidades de la gerencia
general.
En el flujo de trabajo, según Johnston y Marshall (2009) “se establecen instrucciones que
detallan cada uno de los procedimientos que deben llevarse a cabo en la empresa” (p. 76). Las
metas organizacionales que definan una entidad deben darle una perspectiva de cómo manejar cada
una de las actividades para que se controlen y formalicen a través de reglas que impliquen
soluciones para todas las situaciones posibles que se den a diario.
Con respecto al proceso de integración, Arbos (2011) indicó que es “un proceso que
permite disminuir la complejidad en el desarrollo de las actividades administrativas mediante la
coordinación organizacional donde se definen jerarquías y planes que permitan cumplir con las
reglas y procedimientos internos” (p. 89).
Gráfico 7 Integración en el rediseño organizacional
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Jerarquía administrativa
Departamentalización
AsesoriaComisiones y fuerzas
de tareas
Reglas y procedimientos
Objetivo y planes Distribución física
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Por lo tanto, en el rediseño organizacional se desarrollan métodos planificados que
permiten estructurar la matriz empresarial de una compañía, a través de la organización de
actividades que reduzcan la complejidad en las funciones y responsabilidad que los empleados
desempeñan como parte de sus responsabilidades. En conclusión, analizado lo expuesto, se
destacan las metas de este proceso, que son las siguientes:
a) Establecer responsabilidades y tareas en función a niveles de jerarquización.
b) Designar tareas y actividades a cada trabajador en base a su perfil.
c) Determinar la disponibilidad de recursos que son empleados para el desarrollo de
actividades
d) Definir políticas y procedimientos para el cumplimiento de las actividades por cada
departamento
e) Establecer planes para la socialización de los cambios en la estructura administrativa de la
organización.
f) Identificar errores y riesgos para ejecutar medidas que ayuden a reducir la complejidad en
el desarrollo de las operaciones.
g) Asignar presupuestos anuales para cada departamento de la empresa
h) Definir la información que debe gestionarse por cada departamento de la empresa.
i) Establecer reglas y restricciones para personal no autorizado
j) Definir objetivos organizacionales para que sean alcanzados por el personal que labora en
la compañía
k) Optimizar la gestión de trabajo mediante la colaboración de todas las áreas administrativas
y operativas de la compañía.
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2.2.2. Estrategias administrativas
Se puede definir la estrategia como la “forma en la que la empresa o institución, en
interacción con su entorno, despliega sus principales recursos y esfuerzos para alcanzar sus
objetivos” O también “Un curso de acción conscientemente deseado y determinado de forma
anticipada, con la finalidad de asegurar el logro de los objetivos de la empresa” (Fernández, 2012).
Por tanto, estrategia es la búsqueda deliberada de un plan de acción que una organización
realiza para crear y mantener ventajas competitivas. Se entiende por ventaja competitiva a una
característica diferencial que una compañía tiene respecto a otras compañías competidoras que le
confiere la capacidad para alcanzar unos rendimientos superiores a ellas, de manera sostenible en
el tiempo.
La estrategia, por lo general, se compone de elementos externos e internos. Los elementos
externos se refieren a los medios para hacer que la empresa sea efectiva y competitiva en el
mercado; qué necesidades satisfacer, a qué grupos o segmentos de clientes dirigirse, cómo
distinguirse de la competencia, qué productos o servicios ofrecer, cómo defenderse de
movimientos competitivos de los rivales, qué acciones tomar en función de las tendencias de la
industria, cambios en la economía o movimientos políticos y sociales, etc.
Los elementos internos se refieren a cómo las diferentes piezas que componen la empresa
(personas, departamentos, actividades), habrán de organizarse para lograr y mantener esa ventaja
competitiva. Una característica diferencial de una empresa en la creación, producción o
comercialización del producto o servicio puede ser tan determinante en la obtención de dicha
ventaja como cualquiera de los elementos externos.
El proceso estratégico no se limita a la concepción de una determinada línea de acción:
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• Integra y da coherencia a las decisiones en la empresa (es el “pegamento” o el “carril
bici” por el que se circula).
• Selecciona negocios (presentes y futuros) en los que la empresa quiere estar presente.
• Plantea objetivos a largo, medio y corto y los medios necesarios para conseguirlos, para
todas las áreas funcionales de la empresa.
• Define el tipo de organización necesaria para abordar dichos negocios.
• Está siempre condicionada por la dinámica empresa-entorno. (el entorno condiciona, y a
veces determina, el desenvolvimiento de las empresas y, por tanto, el desarrollo de sus estrategias).
• Y, en definitiva, pretende mejorar siempre la posición competitiva.
Para definir una estrategia que permita el éxito empresarial es conveniente tener en cuenta
algunos aspectos:
• Debe tener un horizonte temporal relativamente amplio
• Debe marcar unos objetivos claros y decisivos, que supongan un salto cualitativo de la
empresa, pero también determinar los medios para alcanzarlos
• Debe ser consistente, de manera que las metas y políticas que defina vayan en la misma
dirección sin presentar incongruencias
• Debe suponer una concentración de esfuerzos. Una estrategia eficaz, por lo general, suele
requerir concentrar la actividad, esfuerzo o atención en un número bastante reducido de fines. Lo
que disminuye implícitamente, los recursos disponibles para otras actividades.
• Debe ser flexible. El entorno es muy cambiante y la estrategia deberá poder adaptarse a
dichos cambios sin aferrarse a enfoques sobrepasados por la realidad.
• Debe ser factible con la situación y capacidades de la empresa, sin agotar los recursos
disponibles ni generar problemas de difícil solución
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• Debe basarse en un liderazgo coordinado y comprometido. Una estrategia engloba un
amplio espectro de actividades y requiere que todos los niveles de una organización actúen
reforzando su puesta en marcha.
• Y por supuesto, debe facilitar la creación o mantenimiento de la superioridad competitiva
de la empresa.
2.2.3. Manual de procesos
El Autor Guillermo Gómez Ceja define al Manual de Procedimientos como el documento
que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de
una unidad administrativa o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el
correcto desarrollo de las actividades.
Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la mayor
eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de
cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los
manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración
concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la moderna administración, el
volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento (Martín, 2014).
En otras palabras, se justifica un Manual de Procedimientos cuando en la organización se
presentan las siguientes situaciones que deben ser conocidas y analizadas, en cada caso, por el
estudiante, esto es:
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▪ Presencia de trámites complejos, es los que es necesario efectuar descripciones precisas de
los mismos, de manera que sea fácil consultarlas para aclarar posibles dudas.
▪ Para asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trámites y procedimientos, para lo cual
resulta indispensable contar con descripciones claras de los mismos.
▪ Para emprender en tareas de simplificación del trabajo, como análisis de tiempos,
delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas, entre otros.
▪ Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente y se necesiten
conocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas de información, son muy valiosos los
manuales de procedimientos, ya que tienen información necesaria para la determinación de los
flujos de ésta.
2.2.4. Análisis situacional
“El análisis situacional se puede definir como el estudio del entorno en que se desenvuelve
la empresa en un momento determinado” (Enciclopedia Económica, 2017).
Se vive en una economía muy cambiante que complica analizar el mercado para poder dar
atención a las necesidades de los clientes, conservar precios y mantener el stock de productos.
Debido a esto es necesario llevar a cabo un análisis situacional.
Por eso, se puede definir al análisis situacional como el estudio del entorno en que se
desenvuelve la empresa en un momento determinado, donde se toma en cuenta factores externos
e internos que intervienen en cómo se proyecta la empresa en su ambiente.
Algunos autores, también, definen este concepto como un método que permite analizar
fallas, dificultades, riesgos y oportunidades, para puntualizarlos, clasificarlos, separarlos,
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jerarquizarlos y aprobarlos, lo que permite actuar eficazmente con base en criterios y planes
establecidos.
En conclusión, es un informe sobre el medio ambiente del mercadeo de una empresa o
negocio, su sistema interno y las actividades detalladas.
Gráfico 8 Análisis Situacional de una empresa Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Se pueden identificar diversas partes a la hora de aplicar un análisis situacional, entre ellas
se destacan las siguientes tres:
Microambiente o entorno específico
El microambiente o microentorno, son las fuerzas cercanas a la empresa que influyen en la
capacidad para poder satisfacer a los clientes e intervienen en el ambiente inmediato a la empresa.
Estos elementos son:
✓ Clientes
✓ Intermediarios
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✓ Proveedores
✓ Competidores.
Macroambiente o entorno general
El microambiente o macroentorno, está compuesto por factores económicos,
demográficos, políticos, tecnológicos, legales, culturales, sociales y medioambientales que afectan
el entorno de la empresa.
Incorpora todas las fuerzas externas, las cuales la empresa no puede ejercer ningún control.
Análisis interno
Su objetivo es identificar las debilidades y fortalezas de la empresa para desarrollar una
determinada actividad, establece las características primordiales de la empresa y cómo éstas la
distinguen de la competencia.
A través del análisis situacional se puede mantener el buen funcionamiento de una empresa
y corregir errores en el presente y a futuro.
2.3. Marco Conceptual
Ausentismo laboral: Es considerado un factor que reduce seriamente la productividad
(Goncalves, 2000).
Clima organizacional: Es la expresión personal de la percepción que los trabajadores y
directivos se forman de la organización a la que pertenecen y que incide directamente en el
desempeño de la organización (Goncalves, 2000).
Coaching: Conjunto de acciones integradas orientadas al mejoramiento de desempeño de
una persona, de manera que llega a su máximo potencial (Goldmith, 2010).
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Cultura organizacional: Es un modelo de vida, sistema de creencias y valores que tiene una
empresa (Chiavenato, 2009).
División de trabajos: Especialización de las tareas y de las personas para aumentar la
eficiencia (Chiavenato, 2009).
Empowerment: Significar delegar más autoridad a las personas, para que puedan decidir
sobre su propio trabajo y que encuentren menos barreras en las mejoras (Goleman, 2013).
Estructura organizacional: Distribución de diferentes unidades o departamento con sus
correspondientes funciones gerenciales, requeridas por una institución para cumplir los objetivos
y metas (Mintzberg, 2014).
Funciones: Es una subunidad compuesta por un grupo de personas que colaboran unidas,
que tienen habilidades parecidas o emplean el mismo tipo de destrezas, herramientas o técnicas
para ejecutar sus tareas diarias (Jones, 2013).
Jerarquía: Clasificación de las personas de acuerdo a su autoridad y rango (Jones, 2013).
Liderazgo: Influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso
de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos (Chiavenato,
2009).
Motivación: Resultado de interacción entre el individuo y lo que lo rodea para determinar
qué es lo que lo motiva o no (Chiavenato, 2009).
Rediseño organizacional. Proceso necesario para realizar modificaciones a la estructura
organizacional, con base en los resultados de un diagnóstico organizacional (Jones, 2013).
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Rol organizacional: Conjunto de comportamiento relacionados con la tarea y que se
requiere de un individuo para desempeñar un puesto de trabajo en la organización (Jones, 2013).
Rotación de personal: Es una medida de cuánto| tiempo los empleados permanecen en la
organización y con qué frecuencia deben ser reemplazados. Cada vez que un colaborador se va de
la compañía, por cualquier motivo se incrementa el nivel de rotación del personal de la empresa
(Goncalves, 2010).
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CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. Metodología
Se realizó un proceso de investigación descriptivo y analítico en la empresa Duoprint-G
S.A., de la ciudad de Guayaquil, donde se han presentado problemas organizacionales que ponen
en evidencia la ineficaz gestión en los procesos desarrollados por los colaboradores. Por medio de
los resultados que se obtuvieron a través del empleo de entrevistas se pudo conocer los procesos y
procedimientos efectuados para la selección del personal y actividades de los diferentes
departamentos.
Para el conocimiento del nivel de satisfacción del personal se procedió a realizar
una encuesta donde se obtuvo información con el fin de identificar las causas que generan el
problema en los departamentos de la compañía Duoprint-G S.A.
3.1.1. Tipo de investigación
La investigación desarrollada fue analizar los procesos desarrollados en las distintas áreas
de la empresa Duoprint-G S.A., considerando la revisión de información documental y cualitativa
para determinar las características que se han presentado dentro del problema. Para el estudio se
procedió diseñar un esquema investigativo que fue el siguiente:
Investigación de campo
Se realizó una investigación en los distintos departamentos que conforman la compañía
para la recolección de información cualitativa para su análisis; de esta forma, los datos permitieron
verificar los efectos que se han obtenido por la ineficaz estructura organizacional de la empresa
que han afectado la productividad de los trabajadores.
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Investigación documental
Se revisaron trabajos relacionados con los procesos generados en las actividades
desarrolladas por los trabajadores de diferentes empresas comerciales con la finalidad de obtener
bases teóricas para mejorar la investigación. De esta manera se pudo determinar ampliar los
conocimientos que permitieron definir los parámetros para el diseño de la propuesta, cuya finalidad
es optimizar la gestión en los procesos operativos de la empresa Duoprint-G S.A.
Investigación descriptiva
La información cualitativa obtenida por medio de la investigación descriptiva se analizó
con la finalidad de ampliar los conocimientos respecto a los procesos realizados en las distintas
áreas de la compañía, esto permitió exponer ideas respecto a los efectos que se han originado
debido a la carencia de procesos eficientes en la gestión organizacional que coadyuve a optimizar
los procedimientos realizados por el personal de la empresa.
3.1.2. Enfoque de la investigación
El enfoque de la investigación fue cualitativo dado que se analizaron datos recopilados en
forma objetiva, lo que permitió trabajar las causas que han provocado el problema en los procesos
organizacionales de la empresa Duoprint-G S.A., para ser evaluados cada uno de sus efectos y, de
esta manera, se procedió a determinar acciones encaminadas en solucionar el problema que se ha
planteado en el presente estudio.
3.1.3. Técnicas de investigación
Los instrumentos que se utilizaron en la presente investigación para la recopilación de datos
fueron los siguientes:
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Entrevista al Gerente General
Se procedió a realizar una entrevista al Gerente General de la empresa Duoprint-G S.A.,
donde su obtuvo valiosa información respecto a los procesos organizacionales de la compañía y
su relación con el talento humano; de esta forma, se pudo evaluar la gestión y encontrar hallazgos
relevantes para el diseño de la propuesta. Otro aspecto fue conocer si se ejecutan planes para
optimizar las actividades internas de la organización para garantizar un óptimo manejo de los
recursos y el personal idóneo en la operatividad de la entidad.
Encuestas al talento humano
Esta técnica permitió recopilar información a través de un cuestionario donde los
involucrados fue todo el personal de la empresa Duoprint-G S.A., salvo el Gerente General. Se
pudo interactuar con el recurso humano quienes expusieron su punto de vista y comentarios
referentes a los procesos organizacionales y su relación con los colaboradores; los resultados
recopilados ampliaron las ideas respecto a las causas que impiden una mayor eficiencia del talento
humano en la gestión operativa de la entidad.
3.2. Población y muestra
La empresa Duoprint-G S.A. está conformada por un Gerente General, dos Gerentes
medios (Comercial y Producción), y 58 colaboradores que laboran en diferentes departamentos
administrativos y operativos. Para la investigación se consideró como muestra el total de los
colaboradores departamentales (58), quienes estuvieron involucrados en las actividades de
investigación que se realizaron para la recopilación de información cualitativa.
32
3.3. Análisis de resultados
3.3.1. Análisis de la entrevista realizada al Gerente General
1. ¿Se mantiene informado de lo que sucede en el día a día en su empresa?
Por supuesto que sí, en especial del departamento de producción.
2. ¿Cómo podría incrementar la eficiencia de la empresa?
Teniendo personal siempre capacitado, programas de adquisiciones de materia prima
(muchas veces los proveedores no cumplen con los plazos o pedidos establecidos).
3. ¿Cuál es el perfil de la persona que le interesa tener en su equipo?
Debe ser una persona que sepa seguir instrucciones, tomar la iniciativa para solucionar un
problema, para ser la mano derecha.
4. ¿Cuándo existen problemas internos, ¿qué es lo que suele hacer para solucionarlos?
Primero tratar de solucionarlo uno mismo, si no, se busca apoyo en el área administrativa
o de producción, dependiendo de dónde surgió inicialmente el problema.
5. ¿Qué asuntos del trabajo ha notado que están fuera de control?
Desperfecto de las maquinarias y equipos, desorganización a la hora de hacer una tarea
grande para un cliente importante, ya que todo este genera retrasos en la producción y genera
descontento en el cliente final.
6. ¿Delega usted autoridad en sus subordinados?
Por supuesto que Sí.
7. ¿Cuáles cree que son las razones por las cuales el personal abonada la organización?
El trabajo es muy complejo, problemas personales de los empleados o consideran que la
paga no es la adecuada.
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8. ¿Los empleados de la empresa tienen posibilidades de ascenso?
Por supuesto, ya ha habido algunos casos en la empresa.
9. ¿Con qué periodicidad se realizan evaluaciones de desempeño del personal?
No se realizan evaluaciones de desempeño.
10. ¿Cómo calificaría el nivel de cooperación entre los diferentes niveles organizacionales?
Nula.
11. ¿Con que frecuencia realizan comités de trabajo?
2 veces por semana.
12. ¿Qué cambios le gustaría ver en el mediano plazo?
Implementar un programa de mantenimiento y capacitación de los operarios.
13. ¿Qué le gustaría aconsejar a su equipo de trabajo para que mejoren su productividad en
la empresa?
Ser más profesionales en el trabajo, desempeñar bien sus funciones y que no solo por tener
título profesional es una mejor persona.
3.3.2. Análisis de la ENCUESTA realizada al personal de la empresa.
El formato de la encuesta aplicada a los 58 trabajadores de la empresa Duoprint-G S.A., se
puede revisar en el Anexo 1 (Ver Anexo 1).
A continuación, se presentarán las preguntas con los gráficos y las debidas conclusiones.
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1. ¿Conoce la misión y visión de la empresa?
Gráfico 9 Conocimiento sobre la misión y visión de la compañía Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
De acuerdo con la Figura 9, el 38% de los empleados conocen cual es la misión y visión
de la empresa y se relación con ella, mientras que el 62% desconocen cuál es la misión y visión de
la organización.
2. ¿Los valores de la compañía son:
Gráfico 10 Opinión sobre los valores de la compañía
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
38%
62%
SI
No
22%
16%
26%
27%
9%
Excelentes Muy Buenos Buenos Regulares Insuficientes
35
El 22% de los trabajadores consideran que los valores de la compañía son excelentes,
mientras que un 16% los consideran muy buenos. Esto suma un 38% de aceptación a los valores
de la empresa. Mientras que un 26% estiman que solo son buenos, un 27% piensan que son
regulares y un 9% los consideran insuficientes. Esto suma un 62% de inadecuada aceptación a los
valore corporativos de la entidad en estudio.
3. ¿Cuándo ingresó a la empresa, le indicaron claramente cuáles serían sus funciones?
Gráfico 11 Conocimiento desde el inicio de las funciones en su puesto de trabajo
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
De acuerdo a los resultados de la encuesta, el 56% de los colaboradores de la empresa si
conocían desde un principio las funciones que debían desempeñar en su puesto de trabajo; sin
embargo, un 44% no contaron con una inducción inicial y no conocían desde el principio las
labores que podían desempeñar en su sitio de labores, fue a medida que empezaron a laborar que
conocieron lo que debían y no realizar en su puesto de labores.
56%
44% SI
NO
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4. ¿Al momento de trabajar, dispone de todas las herramientas y recursos para poder
ejecutar su trabajo de forma eficiente?
Gráfico 12 Disponibilidad de recursos para desempeñar labores eficientemente Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 76% de los colaboradores si cuentan con todas las herramientas y equipos para poder
desempeñar eficientemente todas sus labores cotidianas; sin embargo, un 24% afirmaron no contar
con todos los recursos necesarios para poder realizar efectivamente sus actividades laborables.
5. ¿Cuenta con la cooperación y el apoyo de sus compañeros de departamento?
Gráfico 13 Nivel de colaboración entre compañeros del mismo departamento
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
76%
24%
SI NO
80%
13%7%
SI
NO
A VECES
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El 80% de los colaboradores de la empresa afirmaron que si existe un alto nivel de
cooperación entre compañeros del mismo departamento. Sin embargo, un 13% afirmaron que NO
existe tal cooperación, acusando a sus compañeros de “egoístas” y/o “envidiosos”; solo un 7%
respondió que la cooperación se da en ciertos casos, cuando existe la necesidad de una
conveniencia mutua en el desarrollo de una labor conjunta común.
6. ¿Cuenta con la cooperación y el apoyo de sus compañeros de otros departamentos?
Gráfico 14 Nivel de colaboración entre compañeros de diferentes departamentos
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 60% de los colaboradores de la empresa afirmaron que existe un buen nivel de
cooperación entre compañeros de diferentes departamentos. Sin embargo, un 18% afirmaron que
NO existe tal cooperación, acusando a sus compañeros, al igual que en la pregunta anterior, de
“egoísta” y/o “envidiosos”; solo un 22% respondió que la cooperación se da solo en ciertos casos,
cuando existe la necesidad de una conveniencia mutua en el desarrollo de una labor conjunta
común entre departamentos y por orden de alguno de los jefes de la compañía.
60%18%
22%
SI
NO
A VECES
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7. ¿Cree que su jefatura alienta el trabajo en equipo?
Gráfico 15 Trabajo en equipo por parte de las Jefaturas de la empresa Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 42% de los colaboradores afirmaron que desde sus Jefaturas si se alienta al trabajo en
equipo, pero un 31% afirmó que NO es así, que su Jefatura poco o nada impulsa el querer trabajar
en equipo. Y un 27% afirmó que solo a veces se impulsa desde alguna de las Jefaturas el deseo de
desarrollar un trabajo de equipo.
8. ¿La línea gerencial escucha sus sugerencias, consejos y dudas?
Gráfico 16 Gerencia escucha sugerencias, quejas de sus colaboradores
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
42%
31%
27% SI
NO
A VECES
14%
64%
22%
SI NO A VECES
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El 64% de los colaboradores de la empresa aseguran que la Gerencia NO escucha ni sus
sugerencias, ni consejos menos aun quejas pues aseguran que el Gerente solo desea que le brinden
soluciones inteligentes a los grandes problemas de su empresa por lo que confirman que él es
“oídos sordos” a soluciones más prácticas, pero menores para la compañía. Asimismo, 22% creen
que el solo escucha sugerencias de parte de los jefes y solo A VECES, no siempre. Finalmente, el
14% aseguran que el SI escucha, pero solo ciertas sugerencias y a cierto personal, los más cercanos
a él ya sea porque son parientes, amigos o bien conocidos.
9. ¿Su jefe inmediato tiene expectativas con respecto a los resultados de su labor diaria?
Gráfico 17 Gerencia escucha sugerencias, quejas de sus colaboradores
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 82% de los trabajadores afirmaron que sus jefes SI consideran muy importantes los
resultados que obtienen día a día en sus labores cotidianas; solo un 18% consideran que sus jefes
NO valoran los resultados que obtienen ejerciendo sus funciones laborables.
82%
18%
SI NO
40
10. ¿Mantiene buenas relaciones con su jefe inmediato?
Gráfico 18 Nivel de relaciones con su jefe inmediato
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 75% de los colaboradores aseguran mantener una muy buena relación con sus jefes
inmediatos mientras que un 25% confirmaron que su relación NO es muy buena con su jefe
inmediato. La gran mayoría quienes respondieron negativamente en esta pregunta, pertenecían a
la línea comercial.
11. ¿Recibe capacitaciones constantes de actualización en las funciones de su trabajo?
Gráfico 19 Recibe de capacitaciones de actualización en sus funciones
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
75%
25%
SI NO
69%
31%
SI NO
41
El 69% de los colaboradores de la empresa afirmaron que SI han recibido por lo menos
una capacitación al año de actualización desde que han trabajado en la compañía; sin embargo, un
31% confirmaron que, pese a llevar ya más de un año laborando en la empresa, NO han recibido
ningún tipo de capacitación con respecto a actualización en su puesto de trabajo.
12. ¿Cómo calificaría el ambiente laboral de la compañía?
Gráfico 20 Calificación al ambiente laboral de la empresa Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Un 38% de los colaboradores de la empresa califican solo como BUENO el ambiente
laboral en la empresa Duoprint-G S.A., mientras que un 24% lo califican de MUY BUENO, y un
20% de EXCELENTE, esto suma un total de 82% que califican entre excelente a bueno el
ambiente laboral de la compañía. Sin embargo, un 18% no la califican muy bien afirmando un
13% que es MALO y un 5% que es MUY MALO.
20%
24%
38%
13%
5%
Excelente Muy bueno Bueno Malo Muy malo
42
13. En caso de presentar algún problema con relación a su trabajo, ¿sabe a quién acudir?
Gráfico 21 Conocimiento de a quién acudir cuando existe un problema en su puesto de trabajo Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 76% de los colaboradores de la empresa SI conocen a quien deben acudir cuando existe
algún tipo de inconveniente o problema en sus puestos de trabajo; sin embargo, un 24% dijo
desconocer a quien acudir cuando se presenta algún tipo de inconveniente cumpliendo con sus
funciones laborables, pese a que muchos ya llevan más de un año laborando en la compañía.
14. ¿Siente alguna incomodidad en su puesto de trabajo?
Gráfico 22 Incomodidad en su puesto de trabajo
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
76%
24%
SI NO
6 3 7 8
29
20
5
10
15
20
25
30
35
Sillas Luz Posición detrabajo
Pantalla delcomputador
Ninguna Otra
43
Del total de colaboradores de la empresa, 29 aseguraron no sentir ningún tipo de
incomodidad actualmente en su puesto de trabajo, esto representa al 53% de los trabajadores. Sin
embargo, el 47% si sientan algún tipo de disconformidad:
8 (15%) no les gusta su monitor de computadora
7 (13%) no están conforme con su puesto de trabajo
6 (11%) no les agrada las sillas donde se sienten pues no las consideran ergonómicas
3 (5%) no están conformes con el nivel de luz con el cual deben trabajar.
15. ¿Se siente orgulloso de trabajar en Duoprint-G S.A.?
Gráfico 23 Nivel Orgullo por trabajar en la empresa Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
El 53% de los colaboradores (29) se sienten muy orgullosos de laborar en Duoprint-G S.A.,
y son quienes han respondido casi afirmativamente y positivamente la mayoría de las preguntas
SI53%
NO47%
SI NO
44
de la presente encuesta. Sin embargo, un 47% no se sienten satisfechos ni mucho menos orgullosos
de trabajar para la compañía, y lo han expresado a lo largo de la encuesta con respuestas negativas.
3.4. Conclusiones parciales de la investigación
El entrevistado afirmó que la empresa está creciendo, por lo que hay algunas actividades
que no están resultando como se esperaban.
Se cree que la compañía puede ser más efectiva contratando personal capacitado, que sepa
cumplir reglas.
Cabe resaltar que no existe una muy buena comunicación entre los departamentos y que
esto provoca atrasos en los pedidos.
En caso de existir problemas internos en el área, primero se busca una solución interna, y
en caso de que no se pueda manejarlo, se transmite el problema a la gerencia general a fin de buscar
una solución al problema.
Otros asuntos que no se han podido controlar en la organización son la carencia de procesos
definidos y que los colaboradores no saben cómo organizarse.
Cada jefe departamental sabe delegar autoridad a uno o dos trabajadores de su
departamento para que les brinde soporte.
Una de las principales causas por las cuales se cree que existe una alta rotación del personal
es por la cantidad de trabajo que tienen, principalmente en el área de producción en donde el trabajo
es más duro y requiere de más concentración.
45
Se considera que si existe oportunidades de ascensos en el personal que integra a Duoprint-
G S.A., debido a que si han existido casos de algunos colaboradores que han ascendido a puestos
claves de la compañía.
Los jefes de área y la gerencia como tal no han realizado evaluaciones de desempeño del
personal a su cargo.
El nivel de cooperación de los diferentes departamentos no es muy bueno debido a que no
existe una buena intercomunicación entre ellos, dando como resultado que no exista trabajo en
equipo.
Lo que esperan a futuro los jefes departamentales es que la información esté al día, al igual
que se tenga previsto un programa de mantenimiento y capacitaciones al personal y sobre todo,
que los empleados sepan cual es el fin si continúan en la empresa.
46
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1. Justificación de la propuesta
Con los resultados de la investigación realizada en la empresa Duoprint-G S.A., se pudo
identificar los factores que inciden en el problema que afecta la gestión organizacional; que, de
continuar así, puede dar como consecuencia la salida de empleados valiosos para la empresa, la
caída de la productividad y por ende, la pérdida de clientes y ventas que limitarían el poder
económico para el correcto funcionamiento de las actividades operativas, administrativas y
comerciales.
Por medio de la propuesta, se busca subsanar las brechas que afectan a nivel organizacional
a Duoprint-G S.A., al punto de no contar con un manual de procesos para limitar funciones del
personal que permita aumentar el rendimiento laboral del personal, tanto administrativo como de
producción. Es por ello que, al rediseñar los procedimientos de la mano de obra a través de un plan
de mejoramiento, se busca aumentar el nivel de efectividad y aprovechamiento de las fortalezas
de los departamentos de la organización para su propio beneficio.
Se justifica el diseño de la propuesta buscando trabajar en el rediseño organizacional,
tomando en consideración seis técnicas que más se adaptan al tema investigado, basadas en
Franklin (2014):
Como primera técnica, se tiene la administración por competencia, la cual es el proceso de
identificación, atracción, organización y desarrollo de talentos orientados a los logros de resultados
y sistema de evaluación de desempeño.
47
La segunda técnica es el análisis de estructura en la cual se desarrolla un examen que
describe la estructura de la organización con sus componentes, comportamientos y características
con la finalidad de mejorar su operatividad y comparar sus avances en relación a las metas y
objetivos previamente establecidos.
Como tercera técnica a aplicar se tiene el desarrollo organizacional, que es el proceso
planteado para modificar estructuras de una empresa en forma sistemática para optimizar su
desempeño en todos los niveles jerárquicos.
La cuarta técnica es el diagrama de afinidad, en el cual se agrupa todos los problemas
detectados.
La quinta técnica, es el empleo del “downsizing”, que es la manera de reorganizar para
mejorar los sistemas de trabajo para mantener una competitividad.
Como última técnica, se tiene el “implacement” que es una consultoría de carrera, que
ayuda a los colaboradores a conocer cuál es su lugar en la entidad.
Todo esto sirve para que el plan de rediseño organizacional se pueda evaluar y se ajuste
con la finalidad de hacerlo más funcional y beneficioso para la empresa.
48
4.2. Listado de contenido y flujo de la propuesta
Gráfico 24 Flujograma de la propuesta Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
4.3. Descripción de la propuesta
4.3.1. Análisis FODA de la empresa
Concluida la investigación a través del diagnóstico y análisis de los resultados, se puede
establecer que la compañía presenta las siguientes fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, que se detallan a continuación:
Fortalezas
Tecnología de punta para la producción y prestación de servicios a los clientes externos.
Disponibilidad de una amplia gama de servicios
Alta cartera de clientes, sobre todo, corporativos.
Oportunidades
Expansión a otros mercados poco atendidos
Rediseño organizacional de
los departamentos de DUOPRINT-G
S.A.
Plan de entrenamiento y capacitación para
todo el personal
Estrategias organizacionales
Funciones
Responsabilidades
Procedimientos
Procedimientos y controles para los
departamentos
Cronograma de
capacitaciones
49
Exoneración de impuestos a nuevas empresas lo que impulsaría la creación de nuevos
negocios que pueden requerir los servicios y productos de Duoprint-G S.A.
Debilidades
No existe capacitación continua del personal
No se disponen de controles para la supervisión en el área productiva
No se cuenta con planes organizacionales que permitan atender efectivamente problemas
que se generen en otra área distintas a la producción en la compañía.
Amenazas
Alta rotación del personal
Excolaboradores pueden dar detalles del funcionamiento operativo de la compañía a la
competencia directa.
Perdida de fidelidad de proveedores.
4.3.2. Rediseño del plan organizacional
Se sugiere aplicar un plan de rediseño organizacional, con el fin de incrementar su
eficiencia, efectividad y aplicación, para el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales;
para ello, se ha ido detectando riesgos dentro de la empresa Duoprint-G S.A., los cuales se han
confirmado a través de encuestas y entrevistas ya efectuadas. Los factores críticos que se
analizaron son los siguientes:
- Clima laboral
• Cultura organizacional
• Motivación
50
• Satisfacción
• Liderazgo
- Comunicación
- Funciones
- Misión, Visión y Objetivos
Con la implementación de las propuestas, la compañía estará en la capacidad de afrontar
los problemas que se presenten en el futuro, ya que, como empresa de servicio, siempre van a estar
en constante cambio, por eso es indispensable que exista una completa armonía en la organización.
Como primer factor, se considera al clima laboral o clima organizacional, el cual se
determinó que existe una buena relación de los colaboradores con sus jefes inmediatos, ya que
ellos les orientan a seguir adelante y les impulsan a que sigan aprendiendo cada día más. En cuanto
a la relación de los compañeros de trabajo en el mismo departamento, se determina que en el área
comercial se llevan entre sí, mientras que los empleados de producción han señalado que algunas
veces los empleados con más antigüedad, no saben cooperar con los empleados nuevos.
Mientras que en el ambiente entre los diferentes departamentos se determina que no existe
una buena relación ya que carecen de comunicación entre ellos, y eso provoca que algunos
procesos no se cumplan a tiempo; sin embargo, la mayor parte de los colaboradores de Duoprint-
G S.A., se sienten orgullosos de pertenecer a la organización, por tal motivo se proponen las
siguientes mejoras respecto al clima laboral:
▪ Capacitar a los jefes de cada departamento en empowerment y coaching para que
sepan guiar a su grupo de forma efectiva y eficaz, y que así logren tener una mejor
comunicación jefe – colaborador de forma abierta a fin de conocerlos y evitar que existan
51
problemas futuros, la capacitación se ejecutará en 4 horas laborables. A cada capacitación
deberán asistir los 3 jefes de la empresa incluyendo el gerente general.
▪ Establecer metas individuales por departamento y por empresa en la cual todos los
empleados se reunirán cada mes para verificar si se está cumpliendo con lo establecido, el
tiempo que se debe tomar como máximo cada departamento es de 2 horas.
▪ Realizar comités de trabajo con los departamentos por lo menos una vez a la semana
para señalar lo que se va a ejecutar semanalmente e informar a los empleados como está
marchando la compañía, de igual forma hacer que los colaboradores sean más partícipes en
las actividades de sus departamentos, esto debe tomar alrededor de 2 horas, dependiente los
tres jefes y sus trabajadores.
▪ Coordinar 3 salidas con los 58 trabajadores, la primera salida debe ser de inmediato;
otra a los 4 meses y, por último, se debe coordinar para la mitad del semestre, a fin de crear
equipos de trabajo con personal nuevo y antiguo para que exista armonía entre ellos y puedan
conocerse y ayudarse en caso de existir algún conflicto. Así mismo se lo debe realizar en dos
grupos para que no pare la producción y evitar generar pérdidas por lucro cesante.
▪ Implementar una campaña de comunicación con personas especializadas que
incluya carteles y afiches que les permita aumentar la motivación del personal.
▪ Tener reuniones de retroalimentación mensual por departamento con su jefe, en el
cual se deberá señalar a los colaboradores que puntos deben mejorar y que aspectos deben
desechar.
▪ Crear un plan de carrera que permita evaluar el desempeño relacionada a la
superación profesional de los 58 empleados, los mismos que pueden ser económicos o
flexibilidad en el horario, a fin de que motive al trabajador a continuar sus estudios, al igual
52
que permitir que los colaboradores que estén estudiando puedan disponer de un horario más
flexible para concluir sus estudios universitarios.
▪ Promoción interna de acuerdo al desarrollo y metas planteadas de cada empleado.
▪ Implementar actividades de pausas activas con los 58 trabajadores, para que los
niveles de estrés disminuyan y puedan descansar de la rutina, el responsable deberá ser el
departamento de recursos humanos.
Como segundo factor se consideró a la comunicación, la cual se determinó que entre los
departamentos es nula, si bien es cierto cada departamento se reúne y conversa sobre los problemas
de cada uno, no existe reciprocidad ante los diferentes departamentos, ya que no se comunican
entre ellos, por lo que prefieren estar al tanto solo del área que pertenecen. De acuerdo al
diagnóstico, actualmente la empresa no cuenta con un organigrama plenamente definido, por lo
que no se tiene un orden del control de las actividades que se ejecutan, provocando que no se
entiendan entre departamentos y se genera problemas que no permitan que se desarrolle la empresa
con efectividad. Pare ello se propone lo siguiente:
▪ Implementar un plan de comunicación respecto a los objetivos y metas planteadas
en la empresa para los 58 empleados, el responsable será el área de recursos humanos.
▪ Realizar comités semanales con los jefes y gerencias de planificación con respecto
a la realización que se va a lograr en la semana y que todos estén al tanto en caso de
requerir apoyo en otras áreas.
▪ Implementar una cartelera llamativa en la entrada de Duoprint-G S.A., de la
importante que es la comunicación interna entre todos los empleados para que se pueda
observar al momento de empezar su jornada laboral en el local principal.
53
▪ Realizar una capacitación en comunicación efectiva con evaluaciones periódicas
que califiquen el avance de estas.
▪ Conversar de manera honesta entre compañeros y jefes (incluyendo al Gerente
General) de la empresa Duoprint-G S.A., para estrechar los vínculos laborales y personales
entre todos los colaboradores.
▪ Realizar un manual de procedimientos y procesos a seguir por todos los empleados
de la compañía.
El tercer factor crítico estudiado en la organización son las funciones que cada empleado
debe tener que realizar en su área de trabajo, por lo que muchas veces realizan doble función o
simplemente omiten cuál es su labor dentro de la misma, por lo que no conocen que es exactamente
lo que deben de ejecutar, para ello se tiene las siguientes propuestas de mejora para la empresa
Duoprint-G S.A.:
▪ Actualizar los perfiles de cargo de los 58 empleados, en donde se va a realizar una
actualización del manual de funciones, para evitar la duplicidad de estos, demoras y fugas de
responsabilidades realizando una adecuada división de trabajo, con el fin de mantener orden
en cada actividad que se realice para el efectivo desarrollo de la misma.
▪ Establecer una estructura organizacional que permita evitar los conflictos de
autoridad y garantizará la rapidez de la acción, ya que cada empleado contará con un solo jefe,
de quien recibirá las órdenes y se reportará sola a él o ella.
▪ Incluir dentro de las responsabilidades de cada departamento las funciones
identificadas como de alta importancia:
Gerencia Administrativa
- Gestión y dirección de los negocios según el comportamiento del mercado.
54
- Realizar reuniones periódicas con los departamentos para verificar el funcionamiento de
estos.
- Administrar las cuentas bancarias de la empresa
- Encontrar soluciones a todo lo esencial a la empresa.
Recursos Humanos
- Reclutar, seleccionar y contratación de personal calificado para los puestos que se
encuentren vacantes.
- Organizar todos los documentos que pertenezcan a la carpeta de cada colaborador que
labore en la organización.
- Ofrecer estabilidad a los trabajadores
- Mantener capacitaciones constantes.
Compras
- Administrar presupuesto de compra
- Programar las compras semanales y mensuales que se necesite para la prestación de los
servicios.
- Reabastecimiento de materia prima o insumos para producir
- Adquirir mejores precios en el mercado con relación a la fabricación de la publicidad en
lonas, vallas, etc.
- Suministrar repuestos y accesorios para las impresoras de la línea de publicidad.
Producción
- Verificar que los servicios y productos realizados sean de calidad.
55
- Comprobar periódicamente la cantidad que se pretende entregar dependiendo de los
pedidos que realicen los clientes.
- Garantizar que se cumpla con la producción establecida en comités.
- Implementar proyectos de diversificación de los servicios publicitarios a brindar.
- Crear nuevos servicios y productos para ofrecer a clientes nuevos y potenciales.
- Verificar el funcionamiento óptimo de las impresoras requeridas para el proceso de
prestación de los servicios.
- Informar a la gerencia los avances de los procesos de prestación del servicio.
- Mantener las impresoras en buen estado, realizando mantenimientos constantes.
Gerencia financiera
- Rechazar o aprobar el estado de situación financiera, el estado de resultados y el flujo de
efectivo.
- Pronosticar el financiamiento de la empresa.
- Supervisar todos los recursos de la empresa.
- Diseñar el presupuesto general de la compañía
- Revisar todos los estados financieros de la compañía.
Comercial
- Incremento de ventas
- Participar en el mercado para alcanzar un posicionamiento en el mismo.
- Abarcar nuevas líneas de venta
- Organizar la comercialización y ventas a nivel local.
- Planear, organizar y controlar las actividades de la prestación de los servicios de impresión
y publicidad.
56
- Atender a los clientes y proveedores con la finalidad de cerrar negociaciones.
- Evaluar la factibilidad de nuevos proyectos.
Contable
- Organizar y controlar procesos contables
- Verificar que la contabilidad cumpla con todos los aspectos legales para evitar algún
inconveniente con las entidades de control.
- Verificar las utilidades de la empresa
- Interpretar y analizar los estados financieros para la toma de decisiones gerenciales
- Elaboración y registro de cheques para pagos en general.
Así quedaría entonces el nuevo organigrama propuesto para la empresa Duoprint-G S.A.
Gráfico 25 Nuevo Organigrama estructural propuesto Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Gerente General
Departamento Producción Departamento ComercialDepartamento
Administrativo/Financiero
57
4.3.3. Manual de funciones y Descripción de cada puesto de trabajo
1. Nombre del Manual:
De funciones y descripción de cada puesto de trabajo del personal de Duoprint-G S.A.
2. Objetivo: El objeto de este manual es definir las actividades, tareas y responsabilidades
implícitas generales y específicas que efectúa el personal en su puesto de trabajo.
3. Alcance: Es aplicable en todas las áreas y departamentos de la empresa Duoprint-G S.A.
4. Referencias
✓ file:///C:/Users/ACADEMICO/Downloads/2011.MANUALFUNCIONESUPEC2011.pdf
✓ http://www.duoprintg.com/site/index.htm
✓ http://www.rrhh-web.com/analisisdepuesto4.html
✓ http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lad/carino_s_al/apendiceA.pdf
✓ http://www.unl.edu.ec/juridica/wp-content/uploads/2010/03/M%C3%B3dulo-
42010.pdf
✓ https://www.dspace.espol.edu.ec/.../8.%20PLAN%20DE%20RRHH.doc de J
FINANCIERO
✓ http://www.uninorte.edu.co/web/diseno-grafico/perfiles
58
Organigrama Organizacional
Gráfico 26 Organigrama organizacional propuesto Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
Gerente General
Jefe de Planta
Supervisores de Áreas
Operadores
Coordinador de Ventas
Diseño Gráfico y
Publicidad
Vendedores
Gerente Financiero
Contador General
Asistente Contable
Gerente Administrativo
Recursos Humanos
Jefe de Bodega
Coordinadora Logística
Chofer Mensajero
Asesor Legal
59
Tabla 1 Descripción de Funciones Gerente General
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Gerente General
Departamento: Administrativo Horario asignado: 8H00 – 17H00
Resumen del puesto:
✓ Administrar, coordinar y dirigir las actividades que sean necesarias para el
crecimiento de la empresa.
✓ Decidir en base al cumplimiento de los objetivos estratégicos y tácticos
organizacionales.
✓ Evaluar el rendimiento, desempeño y crecimiento de la Compañía.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Tomar decisiones objetivas.
✓ Evaluar la situación actual de la organización.
✓ Gestionar las actividades para el crecimiento empresarial.
✓ Controlar y monitorear el cumplimiento de los objetivos.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Estudios Superiores relacionados.
✓ Certificación de cursos de liderazgo.
✓ Conocimientos de trato con personal.
✓ Experiencia mínima de 5 años en cargos similares.
✓ Conocimiento de producción de plásticos.
✓ Buen análisis de reportes para toma de decisiones acertadas.
✓ Conocer la Industria Nacional.
✓ Hablar y dominar inglés.
✓ Conocimientos avanzados de las ciencias en materiales.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
60
Tabla 2 Descripción de Funciones Coordinador de Ventas
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Coordinador de Ventas
Departamento: Comercial Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato:
Resumen del puesto:
✓ Realiza atención al cliente, coordina la de los vendedores a diario y los apoya
cuando sea necesario.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Realizar la gestión con el cliente.
✓ Realizar visitas a organizaciones públicas y privadas con fines comerciales.
✓ Cotizar en el mercado.
✓ Monitorear las ventas de la organización.
✓ Coordinar que las operaciones de los vendedores sean eficientes.
✓ Participar activamente en el desarrollo de nuevos productos.
✓ Controlar el correcto asesoramiento de los vendedores a los clientes.
✓ Análisis de factibilidad de los procesos de compras públicas.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Experiencia en ventas de 3 años.
✓ Terminar estudios universitarios.
✓ Tener conocimientos técnicos relacionados.
✓ Conocimiento de Relaciones Públicas.
✓ Conocimientos básicos de proceso de Compras Públicas.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
61
Tabla 3 Descripción de Funciones Vendedor
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Vendedor
Departamento: Comercial Horario asignado: 8H00 – 17H00
24 horas telefónica
Jefe Inmediato: Coordinador de Ventas
Resumen del puesto:
✓ Realiza la atención al cliente, se encarga de la búsqueda de nuevos clientes, la
persuasión en la compra del producto por parte del cliente y las respectivas
visitas postventa.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Tener el contacto adecuado y acordado con el coordinador de ventas para no
perder presencia ante el cliente.
✓ Atraer nuevos clientes.
✓ Dar el correcto asesoramiento a los clientes de manera directa, o con la ayuda
de personal con la experiencia adecuada.
✓ Apoyar a los compañeros vendedores cuando lo necesiten.
✓ Comunicación clara y veraz con el coordinador de ventas.
✓ Revisar esporádicamente el desempeño de los productos una vez puestos en
función.
✓ En caso de que haya problemas con la calidad del producto o servicio, el
vendedor liderará la investigación para llegar a la causa raíz del evento y luego
reportará al gerente administrativo.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Mínimo 6 meses de experiencia en cargos similares.
✓ Capacidad para Compras Públicas
✓ Conocimiento de Servicio al cliente.
✓ Estudios en carreras técnicas
✓ Disponibilidad para viajar.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
62
Tabla 4 Descripción de Funciones Diseñador Gráfico
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Diseñador Gráfico
Departamento: Ventas Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Coordinador de Ventas
Resumen del puesto:
✓ Encargado de los diseños gráficos de los productos, fichas técnicas y del
material publicitario que se requiera, sea para el cliente o para la empresa
misma.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Solucionar problemas de diseño en sus diferentes áreas de aplicación
(editorial, ilustración, web, animación, ambiental, productos, entre otros), a
través de la elaboración de propuestas que respondan a las necesidades del
cliente y a los requerimientos del mercado de plásticos.
✓ Crear sistemas de identidad corporativa, piezas publicitarias, diseño de
packaging, comerciales de televisión, páginas Web entre otros, para todo tipo
de organizaciones (públicas, culturales, comerciales, sociales, etc.).
✓ Conceptualizar y desarrollar proyectos experimentales y expresivos que
combinen imagen en movimiento, sonido e interacción, enfocados a la
creación de formatos de comunicación audiovisual con diferentes fines (cine,
TV, Web, etc.)
✓ Formular, desarrollar y liderar proyectos de investigación en diseño (teórico y
proyectual), teniendo como ejes principales los diferentes ámbitos del diseño.
✓ Apoyar la gestión de ventas elaborando dibujos o documentos gráficos.
✓ Efectuar todo diseño que se requiera a nivel general de la empresa.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Licenciatura en Diseño Gráfico
✓ Mínimo 6 meses de experiencia en cargos similares.
✓ Conocimiento de Servicio al cliente.
✓ Manejar aplicaciones de diseño y fotografía.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
63
Tabla 5 Descripción de Funciones Coordinador de Logística General
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Coordinador de Logística General
Departamento: Administrativo Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo
Resumen del puesto:
✓ Encargado de llevar el control desde la aprobación de la orden de trabajo hasta
el respectivo despacho de los productos, atención cordial y contacto con el
cliente para solucionar reclamos de manera pertinente en comunicación
apropiada con jefe de planta, bodeguero o vendedores según el caso.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Facturar a los clientes y mantener el control de la documentación.
✓ Estar informado o informada del avance de las órdenes de trabajo.
✓ Coordinar las actividades de despacho de bienes.
✓ Gestionar las quejas y reclamos.
✓ Manejo de la caja chica.
✓ Gestionar envío y recepción de documentación.
✓ Administrar los vehículos y choferes de la empresa para los respectivos
despachos.
✓ Apoyar la gestión de ventas cuando los vendedores no puedan hacer
cotizaciones o llamar al cliente.
✓ Hacer la recepción de llamadas.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Estudios en Administración, Marketing, Relaciones Públicas o Publicidad,
Logística, Contabilidad.
✓ Mínimo 1 año de experiencia en cargos similares.
✓ Conocimiento de Servicio al cliente.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
64
Tabla 6 Descripción de Funciones Mensajero
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Mensajero
Departamento: Administrativo Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Coordinador Logístico
Resumen del puesto:
✓ Encargado de entregar o receptar documentos y encomiendas. Realizar trámites
y cobros que previamente se hayan confirmado (efectivo, cheque).
Responsabilidades/Funciones:
✓ Recibir y entregar documentación de los distintos departamentos a entes
externos.
✓ Realizar depósitos y retiro de pagos, en bancos y/o directamente con el cliente.
✓ Controlar y agilitar tramitaciones con entidades externas.
✓ Mantener una buena expresión oral con el cliente o proveedor.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Bachiller
✓ Licencia Tipo A
✓ Mínimo 1 año de experiencia en cargos similares.
✓ Conocer la ciudad y recintos satélites.
✓ Conocimiento de Servicio al cliente
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
65
Tabla 7 Descripción de Funciones Chofer
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Chofer
Departamento: Administrativo Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Coordinador Logístico
Personal a cargo: Ninguno
Resumen del puesto:
✓ Traslado y entrega de productos o trabajos vendidos a las instalaciones del
cliente, colaboración en la recepción y entrega de documentación.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Entregas locales de los productos vendidos, a los clientes.
✓ Entregar de guías de remisión y documentos al cliente.
✓ Elaboración de informes de novedades ocurridas.
✓ Entregar documentación guía firmados por el cliente, al departamento
contable.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Bachiller
✓ Licencia profesional de conducción
✓ Conocimientos básicos sobre mecánica automotriz
✓ Experiencia mínima de 1 año
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
66
Tabla 8 Descripción de Funciones Gerencia Administrativa y Financiera
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Gerencia Administrativa y Financiera
Departamento: Administrativo-
Financiero
Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Gerente General
Resumen del puesto:
✓ Deberá dirigir las actividades de carácter financiero, contable y Administrativas
de la empresa; definiendo los diferentes procesos financieros y contables,
planificando las alternativas financieras, supervisando la contabilidad y el flujo
de caja.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Elaborar estudios financieros de diversos tipos: control de gastos, análisis de
inversiones.
✓ Supervisar y controlar los estados financieros, contabilidad general y de
costos.
✓ Administrar los recursos financieros y los recursos de talento humano para
alcanzar los objetivos de la compañía.
✓ Acatar y cumplir con los requerimientos de los Organismos de Control.
✓ Interpretar los balances y cuentas de resultados y presentar informes al Gerente
General de la empresa.
✓ Administración del Recurso Humano de la empresa.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Título de C.P.A., Ingeniero Comercial, Economía, Ingeniero Industrial,
Conocimientos de Contabilidad Financiera y de Costos. Experiencia mínima de
4 años.
✓ Conocimiento de Leyes Laborales, de Medio Ambiente IESS y Societario.
✓ Liderazgo
✓ Servicio al cliente
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
67
Tabla 9 Descripción de Funciones Contador General
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Contador General
Departamento: Administrativo Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo-Financiero
Personal a cargo: Asistentes
Resumen del puesto:
✓ Se debe asistir en la gestión contable, financiera y tributaria de la empresa,
realizando la parte operativa de este sistema para lograr eficientemente los
objetivos del departamento implementado las normativas actualizadas.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Monitorear el pago y retención de impuestos y tasas.
✓ Gestionar y controlar pagos a proveedores y cobro a clientes.
✓ Revisar roles de pago y beneficios sociales y pagos de nómina.
✓ Revisar los mayores contables.
✓ Verificar Ingresos de Caja versus Depósitos Bancarios y asientos.
✓ Revisar cheques emitidos por Asistente.
✓ Revisar Notas de Débitos y Créditos Bancarias.
✓ Revisar y Aprobar Conciliaciones Bancarias.
✓ Revisar Asientos de diario de facturas proveedores.
✓ Revisar y analizar Cuentas de Balance y Resultado.
✓ Revisar cierres en el sistema.
✓ Preparar Estados Financieros y reporte para la Gerencia.
✓ Coordinar los trámites de exportación e importación.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Título de C.P.A., Ingeniero Comercial, Economía, Comercio exterior,
Conocimientos de Contabilidad Financiera y de Costos. Experiencia mínima de
2 años.
✓ Conocimiento de NIFF y Servicio al Cliente, Normativas en Tributación, IESS,
Laboral y Societario.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
68
Tabla 10 Descripción de Funciones Asistente Contable
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Asistente Contable
Departamento: Administrativo Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Contadora General
Personal a cargo: Asistentes
Resumen del puesto:
Debe asistir en la gestión contable, financiera y tributaria de la empresa,
asistiendo a su inmediato superior, realizando la parte operativa de este sistema para
lograr eficientemente los objetivos del departamento en el cumplimiento de las
disposiciones correspondientes.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Gestionar y controlar pagos a proveedores y cobro a clientes.
✓ Colaborar según requerimiento con la emisión de cheques.
✓ Procesar las de facturas de proveedores y notas de débito (inclusión en el
sistema).
✓ Efectuar Conciliaciones Bancarias.
✓ Registrar los asientos contables referente a proveedores.
✓ Elaboración de declaraciones de impuestos y anexos de impuestos.
✓ Efectuar los roles de pagos y de Beneficios Sociales.
✓ Asistir en la preparación de estados financieros y mayores contables.
✓ Aplicar asientos de cierre. Conciliaciones bancarias.
✓ Efectuar cierre de inventarios mensuales y conciliación de mayores con
reporte de Ingreso a Bodega. Revisar Kardex y Conciliaciones de producción
con reporte diario, así como también las conciliaciones con bodega tanto de
materia prima y producto terminado.
✓ Apoyar en realización de trámites de exportación e importación.
✓ Atención de consultas e inquietudes de proveedores.
✓ Registrar todas las Transacciones contables operativas y sus ajustes.
✓ Realizar actas de finiquito y presentar formularios al Ministerio Laboral
✓ Certificados de cumplimiento con las leyes normativas externas (SRI, SUPER
DE COMPAÑÍAS)
✓ Inventarios físicos.
✓ Realizar y contabilizar depósitos y retiros bancarios.
✓ Validar y coordinar información ingresada en Cuentas x Cobrar de ND-NC de
clientes (facturación)
✓ Mantener archivos al día (Ingresos, Egresos, Facturas, N/C-N/D , Diarios y
Otros)
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✓ Liquidación de Vacaciones de Empleados
✓ Colaborar con Auditoría Externa e Interna
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Título de C.P.A o estudios de Tercer año universitario en afines.
✓ Conocimientos de Contabilidad Financiera y de Costos, comercio exterior,
NIFF y Servicio al Cliente, Tributación, IESS, Laboral y Societario.
✓ Experiencia mínima 2 años
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
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Tabla 11 Descripción de Funciones Jefe de Sistemas
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Jefe de Sistemas
Departamento: Administrativo Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Contadora General
Personal a cargo: Ninguno
Resumen del puesto:
Se debe asistir en la gestión contable, financiera y tributaria de la empresa, realizando
la parte operativa de este sistema para lograr eficientemente los objetivos del
departamento implementado las normativas actualizadas.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Evaluación y diseño del sistema de información.
✓ Revisión periódica del sistema contable.
✓ Dar mantenimiento y actualización a los sistemas de información.
✓ Velar por el buen funcionamiento de los equipos informáticos existentes.
✓ Revisión de sistemas operativos hardware de las áreas.
✓ Planear y Programar de software para la automatización de las operaciones.
✓ Mantener informado al personal usuario del sistema, de los cambios o mejoras
a efectuarse.
✓ Verificar el cumplimiento de los procesos existentes y sus procedimientos
respectivos en la ejecución del sistema de información.
✓ Informar sobre acontecimientos técnicos a la autoridad correspondiente, como
inhabilitación de equipos, obsolescencia, entre otros.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Título de 3er nivel de Ingeniería en Sistemas o afines, Tecnólogo en Sistemas
Informáticos o afines.
✓ Experiencia mínima requerida de 1 año.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
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Tabla 12 Descripción de Funciones Bodeguero
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Bodeguero
Departamento: Administrativo Horario asignado: 8H00 – 17H00
Jefe Inmediato: Gerente Administrativo/Financiero
Personal a cargo: Ninguno
Resumen del puesto:
Encargado de llevar el control y los registros de ingreso y salida de la materia prima,
materiales directos e indirectos de producción, y productos terminados.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Realizar el Ingreso a Bodega de los respectivos materiales.
✓ Inspeccionar el estado de los materiales que ingresan a la empresa y reportar
cualquier anomalía.
✓ Mantener y controlar los accesorios, herramientas y materiales de manera
ordenada y con nombres en sus respectivas gavetas.
✓ Llevar el registro y control de los materiales utilizados por los operarios.
✓ Ingresar y dar de baja los valores de materia prima.
✓ Ingresar en el sistema los distintos productos terminados.
✓ Mantener en buen estado el producto terminado hasta su respectivo despacho.
✓ Elaborar las respectivas Guías de remisión y despachar de bodega los
productos especificados por la coordinadora logística.
✓ Elaborar los ingresos de reparación de los productos enviados por clientes a
la empresa; la elaboración será asistida por el jefe de planta o algún trabajador
autorizado por el.
✓ Elaborar memos y órdenes de entrega para reprocesos de productos.
✓ Realizar inventarios periódicos, ubicar y organizar las bodegas.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Bachiller
✓ Cursos de computación
✓ Conocimiento de Diseño y Publicidad
✓ Conocimiento de control de inventario
✓ Conocimiento de Contabilidad Básica.
✓ Experiencia mínima de 2 años en cargos similares
✓ Conocimiento de Servicio al Cliente. Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
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Tabla 13 Descripción de Funciones Jefe de Planta
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Jefe de Planta
Departamento: Producción Horario asignado: 8H00 – 17H00
Rotativos
Jefe Inmediato: Gerente General
Personal a cargo: Supervisores y operarios de cada área.
Resumen del puesto:
Encargado de Supervisar las diferentes áreas de producción que son diseño,
impresión y acabado para lograr que se lleve a cabo lo planificado. Con eficiente
manejo de los materiales y dentro de los estándares de productividad y calidad
establecidos
Responsabilidades/Funciones:
✓ Supervisar las diferentes áreas de producción.
✓ Supervisar a los operarios en su trabajo y apoyar en las actividades
emergentes.
✓ Aprobar las respectivas órdenes de trabajo y entregar la parte
correspondiente a cada área.
✓ Planificar Diseño y Producción.
✓ Apoyo al departamento de ventas con información de factibilidad del
producto.
✓ Comunicación constante con logística para el respectivo despacho del
producto.
✓ Revisar, analizar y buscar solución a los productos No Conformes.
✓ Aprobar el reproceso de los productos no conformes.
✓ Tomar las pruebas respectivas para el ingreso de nuevos operarios.
✓ Responsable de la calidad de los trabajos de mantenimiento.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Ingeniero Industrial, Bachiller con mención en mecánica, Cursos de Diseño
Gráfico.
✓ Experiencia mínima de 5 años en cargos similares.
✓ Conocimiento Servicio al Cliente. Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
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Tabla 14 Descripción de Funciones Supervisores de Áreas
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Supervisores de Áreas (diseño, impresión, acabado)
Departamento: Producción Horario asignado: 8H00 – 17H00
Rotativos
Jefe Inmediato: Jefe de Planta
Personal a cargo: Operarios de cada área (diseño, impresión, acabado.)
Resumen del puesto:
Encargado de supervisar los diferentes trabajos en su área asignada para lograr que se
lleve a cabo lo planificado y lo indicado en las respectivas órdenes de trabajo. Con
eficiente manejo de los materiales y dentro de los estándares de productividad y calidad
establecidos.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Supervisar y trabajar juntamente con los operarios de su respectiva área.
✓ Supervisar que se realice a cabalidad la orden de trabajo asignada.
✓ Mantener comunicación constante con jefe de planta para conocimiento
de los avances o anomalías que se presenten.
✓ Llenar el reporte con sus respectivos productos elaborados.
✓ Llenar el reporte de Producto No Conforme que hayan resultado del
proceso de cada área.
✓ Supervisar que toda actividad en su área de trabajo y la de sus operarios
dentro y fuera del área sea realizada de manera segura.
✓ Responsable de velar por el buen estado y uso de las herramientas o
máquinas de trabajo.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Ingeniero Industrial, Bachiller con mención en mecánica
✓ Cursos de Diseño Gráfico y Publicidad.
✓ Experiencia mínima de 3 años en cargos similares.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
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Tabla 15 Descripción de Funciones Operarios
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Nombre del Puesto: Operarios (diseño, impresión, acabado.)
Departamento: Producción Horario asignado: 8H00 – 17H00
Rotativos
Jefe Inmediato: Supervisor de Área (diseño, impresión, acabado.)
Personal a cargo: Operarios de cada área (diseño, impresión, acabado.)
Resumen del puesto:
Encargado de realizar el trabajo indicado por su supervisor de área asignado, para
lograr que se lleve a cabo lo planificado y lo indicado en las respectivas órdenes de
trabajo. Con eficiente manejo de los materiales y dentro de los estándares de
productividad y calidad establecidos.
Responsabilidades/Funciones:
✓ Trabajar en la respectiva área asignada. (poli funcional)
✓ Mantener comunicación constante con su supervisor para el
conocimiento de los avances o anomalías que se presenten.
Experiencia y Estudios mínimos requeridos:
✓ Técnico con mención en publicidad, Cursos de Diseño Gráfico.
✓ Experiencia mínima de 1 año en cargos similares.
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
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Como último factor crítico se encuentra misión, visión y objetivos, ya que los resultados
indicaron que los jefes de departamento no conocen cuales son, siendo así, ellos no están
orientados y no conocen que es lo que deben lograr para que la empresa salga adelante, por tal
razón se necesitará que se realice lo siguiente:
• Actualizar la misión y visión a través de una consultoría externa.
• Colocar en cartelera, oficinas, y área de impresión cuadros que indiquen cuál es la misión,
valores y objetivos que tiene la compañía, para que los colaboradores comiencen a
familiarizarse.
Con esto, la nueva MISIÓN y VISIÓN que se propone para la empresa Duoprint-G S.A., sería
la siguiente:
Misión
Proveer soluciones ajustadas a las necesidades publicitarias de nuestros clientes que les
permita maximizar el rendimiento de sus campañas de mercadeo y de esta forma, mejorar la
productividad en sus negocios.
Visión
Ser una empresa reconocida por su prestigio como integradora de servicios en
asesoramiento publicitario, con servicios y productos precisos y adecuados para cubrir las
expectativas de nuestros clientes.
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4.4. Implementación
4.4.1. Presupuesto
Para financiar el presente presupuesto, se destinará fondos de la compañía de acuerdo a las
ganancias que presente. El presupuesto se lo visualiza en la Tabla No. 16.
Tabla 16 Presupuesto Estimado para la compañía
Descripción No.
personas
No. de
actividades
Costo Unitario Costo Total
Actividades de pausas activas 58 1 $500 $500
Actualización de perfiles de cargo 58 1 $1.500 $1.500
Bono por competencia 1 1 $400 $400
Capacitación de comunicación 58 1 $2.000 $2.000
Capacitaciones profesionales de
coaching (jefes)
3 1 $1.500 $1.500
Capacitaciones profesionales de
empowerment
3 1 $1.500 $1.500
Consultoría externa para misión,
visión y objetivos
1 1 $4.500 $4.500
Insumos para capacitaciones 58 2 $700 $1.400
Actividades de recreación 58 2 $500 $1.000
Manual de inducción 58 1 $400 $400
Profesional de evaluación de
desempeño
58 1 $4.000 $4.000
Salida de campo con los
trabajadores
29 2 $2.000 $4.000
TOTAL PRESUPUESTO $22.700
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)
4.4.2. Cronograma
Se ha realizado un cronograma de acuerdo a la figura No. 24 en donde se aprecia durante
un año lo que se pretende cumplir de acuerdo a las propuestas de mejora (Ver Anexo 3).
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4.4.3. Evaluación
Para poder evaluar se recomienda a los jefes departamentales realizar un diagnóstico por
lo menos trimestralmente a los empleados para verificar si se está cumpliendo con los objetivos
propuestos en el presente plan, comprobando que existen las mejoras con los colaboradores de la
organización.
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CONCLUSIONES
Como primera conclusión se tiene que la entidad Duoprint-G S.A., no tiene una estructura
bien definida, así como las funciones que debe cumplir cada colaborador, lo que causa que los
empleados no se ubiquen correctamente en la estructura y no cumplan con las funciones asignadas.
En la organización no existe comunicación entre los departamentos que integran la
compañía, lo que provoca que los procesos que se realizan normalmente estén fallando y existan
malos entendidos entre ellos y se generen demoras al momento de atender un pedido.
Con la aplicación de las propuestas del plan de rediseño organizacional, se persigue la
certeza de que cada departamento cumpla con sus metas y objetivos propuestos, así como sepan
comunicarse entre ellos para evitar conflictos dentro de la misma empresa.
Los jefes de la empresa no conocen cual es la misión, visión y objetivos de la empresa, por
tal motivo se les complica poder guiar a sus equipos de trabajo al no tener claro las metas y rutas
a seguir.
Una buena parte de los colaboradores no han recibido capacitaciones de sus puestos de
trabajo, lo que provoca principalmente que, en el área de producción existan retrasos por
desconocimiento de los procesos o por no saber manejar adecuadamente las impresoras.
La compañía debe desarrollarse alrededor de los objetivos planteados en la propuesta, a fin
de alcanzar la efectividad en todas sus actividades para que la organización se vuelva cada vez más
rentable y obtenga mayor posicionamiento en el mercado.
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RECOMENDACIONES
La empresa Duoprint-G S.A., deberá estar abierta al cambio para que se realicen las
mejoras planteadas, midiendo los resultados actuales y futuros de los empleados, con el fin de
corregirlas oportunamente.
Es importante mantener a todo el equipo de la empresa comprometido y motivado, para
evitar que exista un desequilibrio en las propuestas planteadas.
La gerencia de la entidad debería dar a conocer a todo el personal cual es la misión, visión
y objetivos que tiene la empresa a fin de que se pueda tener un mejor panorama y coadyuvar con
el desarrollo de la misma, dejando un mensaje claro a todos los colaboradores.
La empresa debe entregar a los empleados el manual de todas las funciones y normas que
les corresponde desempeñar, dependiendo del puesto de trabajo.
Es importante implementar todas las propuestas de mejora en la compañía, ya que existen
vacíos de los trabajadores que deben ser llenados con las capacitaciones, para que conozcan cuál
es su función y responsabilidades dentro de la entidad.
80
BIBLIOGRAFÍA
Alvarado Wong, N., & Bajaña Trasmonte, R. (s.f.).
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soldadora Benites. Obtenido de Tesis presentada como requisito previo a la obtención de
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Dávila, G. (Septiembre de 2017). Plan de Rediseño Organizacional para la compañía COMSAJU
Cía. Ltda. (P. Hernandez, Ed.) Obtenido de Trabajo de Titulación previo a obtención del
título de Ingeniería Comercial: repositorio.puce.edu.ec/handle/22000/14360
Enciclopedia Económica. (Enero de 2017). Análisis Situacional. Obtenido de
https://enciclopediaeconomica.com/analisis-situacional/
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Organización Industrial: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/
Giner de la Fuente, F., & Gil Estallo, M. d. (2014). La Organización de Empresas: Hacia un
modelo de futuro. Mexico: Esic Editorial.
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Herrero, Ortiguela, & Sánchez. (2013). Organización empresarial y de recursos humanos.
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Llorente Olier, J. I. (2013). Análisis de viabilidad empresarial. Cataluña: Centro de Estudios
Financieros.
81
Martín, M. (11 de 02 de 2014). La importancia de los manuales como herramientas de
comunicación en las MiPymes. Obtenido de MILENIO:
https://www.milenio.com/opinion/varios-autores/universidad-tecnologica-del-valle-del-
mezquital/importancia-manuales-herramientas-comunicacion-mipymes-1ra
Romero, J. (Marzo de 2017). Rediseño administrativo y comercial del Departamento de Ventas de
la compañía ETIFLEX Cía. Ltda. de la ciudad de Guayaquil. Obtenido de Proyecto de
Investigación : repositorio.ulvr.edu.ec/handle/44000/1748
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ANEXOS
ANEXO 1 ENCUESTA A LOS TRABAJADORES DE DUOPRINT-G S.A.
1. ¿Conoce la misión y visión de la empresa? Sí___ No___
Si contesta SI, ¿se identifica con ella?
Sí___ No___
2. ¿Considera Ud. que los valores de la compañía son:
Excelentes___
Muy buenos___
Buenos___
Regulares___
Insuficientes___
3. ¿Cuándo ingresó a la empresa, le indicaron claramente cuáles serían sus funciones?
Sí___ No___
4. ¿Al momento de trabajar, dispone de todas las herramientas y recursos para poder ejecutar
su trabajo de forma eficiente?
Sí___ No___
5. ¿Cuenta con la cooperación y el apoyo de sus compañeros de departamento?
Sí___ No___ A veces___
6. ¿Cuenta con la cooperación y el apoyo de sus compañeros de otros departamentos?
Sí___ No___ A veces___
7. ¿Cree que su jefatura alienta el trabajo en equipo?
Sí___ No___ A veces___
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8. ¿La línea gerencial escucha sus sugerencias, consejos y dudas?
Sí___ No___ A veces___
9. ¿Su jefe inmediato tiene expectativas con respecto a los resultados de su labor diaria?
Sí___ No___
10. ¿Mantiene buenas relaciones con su jefe inmediato?
Sí___ No___
11. ¿Recibe capacitaciones constantes de actualización en las funciones de su trabajo?
Sí___ No___
12. ¿Cómo calificaría el ambiente laboral de la compañía?
Excelente___
Muy bueno___
Bueno___
Malo___
Muy malo___
13. En caso de presentar algún problema con relación a su trabajo, ¿sabe a quién acudir?
Sí___ No___
14. ¿Siente alguna incomodidad en su puesto de trabajo?
Sillas___
Luz___
Posición de trabajo___
Pantalla del computador___
Ninguna___
Otra___
15. ¿Se siente orgulloso de trabajar en DUOPRINT-G S.A.?
Sí___ No___
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ANEXO 2 FOTOGRAFÍAS
Ilustración 1 Fachada de la empresa DUOPRINT-G S.A.
Entrevista al propietario de la empresa DUOPRINT-G S.A. analizando cada
una de las preguntas.
Ilustración 2 Entrevista propietario
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ANEXO 3 CRONOGRAMA
Elaborado por: Alvarado Wong, N. & Bajaña Trasmonte, R (2019)