universidad juÁrez autÓnoma de tabasco división … · 2009-10-20 · integrada de acuerdo con...
TRANSCRIPT
1
“Importancia del Estudio y Evaluación del Control Interno en la Planeación de una Auditoria Financiera el caso del despacho Méndez S.C.”
Trabajo recepcional bajo la modalidad de Tesis
Para obtener el título de Licenciado en Contaduría Pública
Presenta
Correa Hernández Silvia Patricia
Asesor
M. en Aud. Manuela Montralegre López Villahermosa, Tab; Marzo del 2007
UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO División Académica de Ciencias Económico-
Administrativas UJAT-DACEA
2
INDICE
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 4 CAPITULO I CONTROL INTERNO
1.1 CONCEPTOS ..................................................................................................................... 6
1.2 OBJETIVOS ....................................................................................................................... 7
1.3 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO ......................... 8
1.4 CONDICIONES GENERALES ...................................................................................... 15
1.5 EVALUACIÓN PRELIMINAR ..................................................................................... 161.5.1 El Procedimiento Electrónico De Datos (PED) Al Evaluar La Estructura Del Control Interno. 171.5.2 Pruebas De Cumplimiento Y Evaluación Final ......................................................................... 181.5.3 Comunicación De Situaciones A Informar ................................................................................ 181.5.4 Forma Y Contenido Del Informe ............................................................................................... 20
1.6 EL CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS ...................................................................................................................... 21
1.6.1 Objetivo ..................................................................................................................................... 21
1.7 EL CONTROL INTERNO SE DIVIDE EN: ................................................................. 21
1.8 FORMAS DE HACER EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ............................................................................................................................... 22
1.8.1 Métodos ..................................................................................................................................... 221.8.1.1 Método Descriptivo ................................................................................................................ 231.8.1.2 Método Gráfico ....................................................................................................................... 241.8.1.3 Método De Cuestionario ......................................................................................................... 251.8.1.4 Detección De Funciones Incompatibles. ................................................................................. 261.8.1.5 Estudio Y Evaluación Del Control Interno Por Ciclos De Transacciones. ............................. 26
CAPITULO II PLANEACIÓN TECNICA DE UNA AUDITORIA FINANCIERA Y ETAPAS PARA SU DESARROLLO
2.1 AUDITORIA ..................................................................................................................... 282.1.2 Concepto .................................................................................................................................... 28
2.2 AUDITORIA FINANCIERA .......................................................................................... 282.2.1 Concepto .................................................................................................................................... 282.2.2 Objetivo ..................................................................................................................................... 292.2.3 Finalidad .................................................................................................................................... 29
2.3 PLANEACIÓN ................................................................................................................. 302.3.1 Conceptos .................................................................................................................................. 30
2.4 PRONUNCIAMIENTOS NORMATIVOS RELATIVOS A LA PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA .................................................................................................................... 30
2.5 PRONUNCIAMIENTOS NORMATIVOS RELATIVOS A LA SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA ................................................................................................ 33
3
2.6 PLANEACIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA AUDITORÍA ............... 382.6.1 Planeación Técnica .................................................................................................................... 382.6.2 Planeación Administrativa ......................................................................................................... 392.6.3 Objetivo ..................................................................................................................................... 39
2.7 TÉCNICAS DE AUDITORIA ........................................................................................ 39
2.8 ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORÌA DE ESTADOS FINANCIEROS ...................................................................................................................... 43
2.8.1 Etapa Preliminar ........................................................................................................................ 432.8.2 Etapa Intermedia ........................................................................................................................ 452.8.3 Etapa Final ................................................................................................................................. 462.8.4 Cierre De La Auditoria .............................................................................................................. 50
CAPITULO III ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA LA PLANEACIÓN DE UNA AUDITORIA FINANCIERA EN EL DESPACHO MENDEZ S.C.
3.1 ASPECTO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN ....................................... 553.1.1 Planteamiento Del Problema ..................................................................................................... 553.1.2 Justificación ............................................................................................................................... 563.1.3 Objetivos .................................................................................................................................... 573.1.4 Hipótesis .................................................................................................................................... 573.1.5 Metodología De La Investigación .............................................................................................. 58
3.2 ANTECEDENTES DEL DESPACHO MENDEZ S.C ................................................. 593.2.1 Misión ........................................................................................................................................ 593.2.2 Visión ........................................................................................................................................ 593.2.3 Objetivos ................................................................................................................................... 593.2.4 Grafica De Organización Por Áreas Del Despacho “Méndez S.C.” .......................................... 61
3.3 GUIA METODOLOGICA PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL DESAPACHO MENDEZ S.C. ......................................... 64
3.3.1 Grafica de organización Que muestra el estudio y evaluación del control interno despacho Méndez S.C. ....................................................................................................................................... 663.3.2 Formatos Para El Estudio Y Evaluación Del Control Interno “Rubro De Ventas” ................... 72
CONCLUSIÓN ....................................................................................................................... 81
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 84
4
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como objetivo fundamental dar a conocer la
importancia que tiene el estudio y evaluación del control interno en la
planeación de una auditoria financiera que servirá de herramienta profesional a
directivos, auditores internos, externos y empresarios; ya que les ayudará a
lograr el mejor desempeño de sus funciones y a tomar mejores decisiones en
un entorno de globalización económica.
El control interno es un elemento fundamental de la administración que no debe
dejarse de tomar en cuenta en toda organización, cualquiera que sea su tipo o
conformación. Su importancia se aprecia ubicándolo desde el punto de vista
básico de la acción de administrar hacia el interior de la propia organización: no
se puede desarrollar una planeación sin control; no puede haber un proceso de
organizar sin control; no puede haber una obtención de recursos humanos,
materiales y financieros sin control o intercoordinados; y, obviamente, no se
puede administrar sin control.
En materia de auditoria, en cualesquiera de sus tipos, el control interno viene a
ser un aspecto de vital importancia, ya que dependiendo de la calidad de éste
en la entidad sujeta a auditoria, el auditor determinará el grado de confianza
que va a depositar en él y en la propia entidad; asimismo, le servirá para decidir
la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de
auditoria a aplicar. A mayor control, menos pruebas de auditoria. A menor
control, más pruebas de auditoría.
Para tales propósitos, en el capítulo 1. señala en primer término los aspectos
esenciales de la filosofía y teoría que acercarán al lector en el conocimiento
general básico del tema, partiendo de la definición de conceptos a precisar, la
estructura del control interno, sus objetivos básicos y generales, y los
elementos del control interno.
5
El Capítulo 2. Se enfoca a la planeación técnica de una auditoria financiera y
etapas para su desarrollo, en el cual se identificara en que consiste cada uno
de los conceptos: auditoria, auditoria financiera, planeación, técnicas de
auditoria, etapas para el desarrollo de una auditoria financiera.
El Capítulo 3.Presenta los aspectos metodológicos de la investigación y el
estudio y evaluación del control interno que aplica el despacho Méndez S.C. a
las empresas que audita; que le sirve como herramienta fundamental a los
directivos, auditores interno, externo y empresarios para emitir una opinión
sobre el sistema de control interno.
6
CAPITULO 1 CONTROL INTERNO
1.1 CONCEPTOS “El control interno es la base donde descansan las actividades y operaciones
de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución,
financiamiento, administración, entre otras cosas son regidas por el control
interno.
Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento
tipo policiaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es
aquel que no daña las relaciones de empresa a cliente y mantiene en un nivel
de alta seguridad humana a las relaciones de patrón a empleado”.1
“Esta representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos
para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos
específicos de la entidad.”
El control interno según las normas y procedimientos de auditoria en su glosario
técnico lo define como:
2
“El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada son adoptados por una entidad para
salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su
información financiera y la complementaria administrativa y operacional,
promover la eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas
prescritas por la administración”
3
1 www.Gestiopolis.com/dirgp/fin/auditoria. 2 Normas y procedimientos de auditoría y Normas para atestiguar, Vigésimaquinta edición, enero de 2005, Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., Glosario de términos. 3 Establecimiento de sistemas de control interno, Autor: Juan Ramón Santillana González. Primera edición 2001. Pág. 2
7
La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los
negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la
información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor
convengan a los intereses de la empresa.
1.2 OBJETIVOS El estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir
con la norma de ejecución del trabajo que quiere que: “el auditor debe efectuar
un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le sirva de
base para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditoria.”
El sistema de Control Interno: Tiene varios objetivos fundamentales:
• Evitar reducir fraudes.
• Salvaguardar contra el desperdicio.
• Salvaguardar contra la insuficiencia.
• Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
• Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
• Salvaguardar los activos de la empresa.
• Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las
normas fijadas por la administración.
8
1.3 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
La estructura del control interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Dicha estructura esta
integrada de acuerdo con el boletín 3050 de Normas y Procedimientos de
Auditoria que emite el Instituto Mexicano de Contadores Públicos por los
siguientes elementos:
1. El ambiente de control.
2. La evaluación de riesgos.
3. Los sistemas de información y comunicación.
4. Los procedimientos de control.
5. La vigilancia.
La división del control interno en cinco elementos proporciona al auditor una
estructura útil para evaluar el impacto de los controles internos de una entidad
en la auditoria. Sin embargo, esto no necesariamente refleja cómo una entidad
considera e implementa su control interno; asimismo, la primera consideración
del auditor se refiere a cómo un control especifico afecta las aseveraciones en
los estados financieros más que su clasificación en uno de los elementos del
control interno, antes mencionados, en particular.
A) Ambiente de control
El ambiente de control representa la combinación de factores que afectan las
políticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus
controles. Estos factores son los siguientes:
a) Actitud de la administración hacia los controles internos establecidos: El hecho de que una entidad tenga un ambiente de control satisfactorio
depende fundamentalmente de la actitud y las medidas de acción que tome la
administración que de cualquier otra cosa. Si el compromiso para ejercer un
9
buen control interno es deficiente, seguramente el ambiente de control interno
depende en gran medida de la integridad y de los valores éticos del personal
que diseña, administra y vigila el control interno de la entidad.
b) Estructura de la organización de la entidad: Si el tamaño de la estructura de la organización no es apropiado para las
actividades de la entidad, o el conocimiento y la experiencia de los gerentes y
personal clave no es la adecuada, puede existir un mayor riesgo en el
debilitamiento de los controles.
c) Funcionamiento del consejo de administración y sus comités: Las actividades del consejo de administración y otros comités pueden ser
importantes para fortalecer los controles, siempre y cuando éstos sean
participativos y sean independientes de la Dirección.
d) Métodos para asignar autoridad y responsabilidad: Es importante que la asignación de autoridad y responsabilidad esté acorde con
los objetivos y metas organizacionales, y que éstos se hagan a un nivel
adecuado, sobre todo las autorizaciones para cambios en políticas o prácticas.
e) Métodos de control administrativos para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos, incluyendo la función de auditoria interna: El grado de supervisión continua sobre la operación que lleva a cabo la
Administración, da una evidencia importante de si el sistema de control interno
está funcionando adecuadamente y de si las medidas correctivas se realizan en
forma oportuna.
f) Políticas y prácticas de personal: La existencia de políticas y procedimientos para contratar, entrenar, promover y
compensar a los empleados, así como la experiencia de códigos de conducta u
otros lineamientos de comportamiento, fortalecen el ambiente de control.
10
g) Influencias externas que afectan operaciones y prácticas de la entidad. La existencia de canales de comunicación con clientes, proveedores y otros
entes externos que permitan informar o recibir información sobre las normas
éticas de la entidad o sobre cualquier cambio en las necesidades de la misma,
así como el seguimiento a dichas comunicaciones, fortalecen los controles de
una entidad.
La calidad del ambiente de control es una clara indicación de la importancia que
la Administración de la entidad le da a los controles establecidos.
B) La Evaluación de riesgo
Una evaluación de riesgo de una entidad en la información financiera es la
identificación, análisis y administración de riesgo relevantes en la operación de
estados financieros que pudieran evitar que estos estén razonablemente
representados de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados o cualquier otra base de contabilidad aceptada. Por ejemplo la
evaluación de riesgo puede contemplar cómo la entidad considera la posibilidad
de transacciones no registradas o cómo identifica y analiza estimaciones o
provisiones importantes en los estados financieros. Los riesgos relevantes para
la emisión de reportes financieros confiables, también se refieren a eventos o
transacciones específicas.
Riesgos relevantes a la información financiera incluyen eventos o
circunstancias externas que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad
en el registro, procesamiento, agrupación o reportes de información,
consistente con las aseveraciones de la administración en los estados
financieros. Estos riesgos podrán surgir o cambiar, derivado de circunstancias
como las que se mencionan a continuación:
Cambios en el ambiente operativo: Cambios en reglas o en la forma de
realizar las operaciones pueden resultar en diferentes presiones
competitivas y, por lo tanto, en riesgos diferentes.
11
Nuevo personal: El nuevo personal puede tener un enfoque diferente con
relación al control interno.
Sistemas de información nuevos o rediseñados: Cambios significativos y
rápidos en los sistemas de información pueden cambiar el riesgo relativo
al control interno.
Crecimientos acelerados: Un crecimiento acelerado en las operaciones
pueden forzar demasiado los controles y crear el riesgo relativo al control
interno.
Nuevas tecnologías: La incorporación de nuevas tecnologías dentro de
los procesos productivos o los sistemas de información pueden cambiar
los riesgos asociados con el control interno.
Nuevas líneas, productos o actividades: El incorporarse en negocios o
transacciones en donde la entidad tiene poca experiencia, puede crear
nuevos riesgos asociados con el control interno.
Reestructuraciones corporativas: Las reestructuraciones pueden estar
acompañadas de reducción de personal y cambios en la supervisión y
segregación de funciones, que pueden traer cambios en los registros
asociados con el control interno.
Cambios de procedimientos contables: La adopción de un nuevo
pronunciamiento contable o un cambio en los ya existentes, puede
afectar los riesgos relacionados con la preparación de los estados
financieros.
Personal con mucha antigüedad en el puesto: una persona con mucha
antigüedad en el puesto puede ignorar los controles por exceso de
confianza, inercias o vicios adquiridos.
12
Operaciones en el extranjero: La expansión o adquisición de
operaciones en el extranjero, crean nuevos riesgos que pueden impactar
el control interno, por ejemplo, cambio en los riesgos considerados en
las operaciones en moneda extranjera.
La evaluación de riesgo de la entidad difiere de la consideración de riesgos de
la entidad difiere de la consideración de riesgos de auditoría que realiza el
auditor en una auditoría de estados financieros. El propósito de la evaluación
de riesgo de la entidad es el de identificar, analizar y administrar riesgos que
pueden afectar los objetivos de la entidad, en cambio en una auditoria de los
estados financieros, el auditor identifica los riesgos y califica los riesgos
inherentes y de control para evaluar la probabilidad de que un error significativo
pueda existir en los estados financieros.
C) Los sistemas de información y comunicación
Los sistemas de información relevantes a los objetivos de los reportes
financieros, los cuales incluyen el sistema contable, consisten en los métodos y
registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y
producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad
económica. La calidad de los sistemas generadores de información afecta la
habilidad de la gerencia en tomar las decisiones apropiadas para controlar las
actividades de la entidad y preparar reportes financieros confiables y oportunos.
Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe contar con métodos y
registros que:
a) Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales que reúnan
los criterios establecidos por la Administración.
b) Describan oportunamente todas las transacciones con el detalle
necesario que permita su adecuada clasificación.
13
c) Cuantifique el valor de las operaciones en unidades monetarias.
d) Registren las transacciones en el período correspondiente.
e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los
estados financieros.
Los sistemas de comunicación incluyen la forma en que se dan a conocer las
funciones y responsabilidad relativa al control interno de los informes
financieros, por lo que el auditor debe obtener un entendimiento de las formas
que la entidad utiliza para informar las funciones, responsabilidades y cualquier
aspecto importante con relación a la información financiera.
D) Los Procedimientos de Control
Los procedimientos y políticas que establecen la Administración y que
proporcionan una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y
eficientemente los objetivos específicos de la entidad, constituyen los
procedimientos de control. El hecho de que existan formalmente políticas o
procedimientos de control, no necesariamente significa que estos estén
operando efectivamente. El auditor debe evaluar la manera en que la entidad
ha aplicado las políticas y procedimientos, su uniformidad de aplicación, qué
persona las ha llevado a cabo y, finalmente, basado en dicha evaluación,
concluir si están operando efectivamente.
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en
distintos niveles de la organización y del procesamiento de las transacciones.
También pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente
de control, de la evaluación de riegos y de los sistemas de información y
comunicación. Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de
carácter preventivo o detectivo.
Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para evitar errores
durante el desarrollo de las transacciones.
14
Los procedimientos de control de carácter detectivo tienen como finalidad
detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las
transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control
preventivos.
Los procedimientos de control están dirigidos a cumplir con los siguientes
objetivos:
a) Debida autorización de transacciones así como de actividades.
b) Adecuada segregación de funciones y, a la par, de responsabilidades.
c) Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto
registro de las operaciones.
d) Establecimientos de dispositivos de seguridad que protejan los activos.
e) Verificaciones independientes de la actualización de otros y adecuada valuación de las operaciones registradas.
E) La Vigilancia
Una importante responsabilidad de la Administración es la de establecer y
mantener los controles internos, así como el vigilarlos, con objeto de identificar
si éstos están operando efectivamente y si deben ser modificados cuando
existen cambios importantes.
La vigilancia es un proceso que asegura la eficiencia del control interno a través
del tiempo, e incluye la evaluación del diseño y operación de procedimientos de
control en forma oportuna, así como el aplicar medidas correctivas cuando sea
necesario. Este proceso se lleva a cabo a través de actividades en marcha (en
el momento que se llevan a cabo las operaciones normales), evaluaciones
separadas o por la combinación de ambas. La existencia de un departamento
15
de auditoria interna o de una persona que realice funciones similares,
contribuyente en forma significativa en el proceso de vigilancia. Este proceso de
incluir el uso de información o comunicaciones pertenecientes a entidades
externas como pueden ser cartas donde los clientes se quejan o un registro de
comentarios, los cuales pueden identificar problemas o subrayar áreas donde
se necesita mejorar. También la administración, podrá considerar
comunicaciones de los auditores externos relativas al control interno dentro de
las actividades de vigilancia.
El auditor debe obtener un entendimiento de los tipos de actividades que la
entidad lleva a cabo para vigilar el adecuado funcionamiento del control interno
sobre la información financiera, incluyendo cómo estas actividades son
utilizadas para iniciar acciones correctivas.
1.4 CONDICIONES GENERALES Los factores específicos del ambiente de control, la evaluación de riesgos, los
sistemas de información y comunicación, los procedimientos de control y la
vigilancia deben considerar los siguientes aspectos:
• Tamaño de la entidad.
• Características de la actividad económica en la que opera.
• Organización de la entidad.
• Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control
establecidas.
• Problemas específicos del negocio.
• Requisitos legales aplicables.
El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno
representa una importante responsabilidad de la Administración, para
proporcionar una seguridad razonable de que se logran los objetivos de una
entidad. La gerencia deberá vigilar de modo constante la estructura de control
interno, para determinar si ésta opera debidamente y si se modifica
oportunamente, de acuerdo con los cambios en las condiciones existentes.
16
El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de la estructura de
control interno de una entidad, no deberá exceder los beneficios esperados al
establecerla.
Para tener una compresión de las políticas y procedimientos, el auditor deberá
obtener conocimientos suficientes sobre cada uno de los elementos de la
estructura del control interno, a través de experiencias anteriores con la entidad
y de averiguaciones con el personal apropiado, inspección de documentos y
registros y observaciones de las actividades y operaciones. La naturaleza y
alcance de los procedimientos, suelen variar de una entidad a otra y se ven
afectados por el tamaño y complejidad de la misma, experiencias anteriores,
naturaleza de la política o procedimiento en particular y la documentación
existente.
1.5 EVALUACIÓN PRELIMINAR En esta etapa, el auditor efectúa un análisis general del riesgo implícito en el
trabajo que va a realizar, con el objeto de considerarlo en el diseño de sus
programas de trabajo de auditoria y para identificar gradualmente las
actividades y características específicas de la entidad.
Aun cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y, por lo
tanto, cualquier decisión preliminar, el auditor deberá primeramente:
a) Comprender el ambiente de control establecido por la Administración
para detectar errores potenciales.
b) Describir y verificar su compresión de los procedimientos de control de
la Administración, incluyendo aquellos relativos a la evaluación de
riesgo.
c) Conocer los procesos de mayor riesgo de la entidad y evaluar su
importancia.
17
d) Evaluar el diseño de los sistemas de control en los procesos de mayor
riesgo, para determinar si es probable que sean eficaces para prevenir
o detectar y corregir los errores potenciales identificados.
e) Fomentarse un juicio sobre la confianza que podrá depositarse en el
control que será evaluado.
Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de
control interno, estará capacitado para decidir el grado de confianza que
depositará en los controles existentes, para la prevención y detección de
errores potenciales importantes, o bien, definir si directamente los objetivos de
auditoria se pueden alcanzar de manera más eficiente y efectiva a través de la
aplicación de pruebas sustantivas.
La evaluación final de los procedimientos de control interno seleccionados, se
hará después de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos
controles.
1.5.1 El Procedimiento Electrónico De Datos (PED) Al Evaluar La Estructura Del Control Interno. Por la importancia que han adquirido los sistemas de PED en la información
contable, por el volumen de operaciones procesadas en ellos, así como por la
pérdida de huellas visibles y concentración de funciones contables que
frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer,
evaluar y, en su caso, probar el sistema de PED como parte fundamental del
estudio y evaluación de control interno y documentar adecuadamente sus
conclusiones sobre sus efectos en la información financiera y el grado de
confianza que depositará en los controles. Los lineamientos para llevar a cabo
esta revisión se establecen en el Boletín 5080 de la comisión de normas de
auditoria.
18
1.5.2 Pruebas De Cumplimiento Y Evaluación Final La finalidad de las pruebas de cumplimiento es reunir evidencia suficiente para
concluir si los sistemas de control establecidos por la Administración
prevendrán, detectarán y corregirán errores potenciales que pudieran tener un
efecto importante en los estados financieros. Esta conclusión permite confiar en
el control como fuente de seguridad general de auditoria y disminuir el alcance
de las pruebas sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para respaldar la evaluación de
la aparente confiabilidad de procedimientos específicos de control. La
evaluación se hará determinando si los procedimientos de control están
funcionando de manera efectiva, según se diseñaron, durante todo el período.
Estas pruebas pueden implicar el examen de documentación de transacciones
para buscar la presencia o ausencia de atributos específicos (controles
detectivos).
Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones
seleccionadas, se puede determinar una tasa máxima estimada de
desviaciones y así llegar a una conclusión sobre la eficacia de los
procedimientos de control durante el periodo examinado.
Además de las pruebas que se describen, es necesario establecer por
indagación y observación e inspección de documentación, la forma en que la
Administración se ha asegurado que el sistema de control continúa operando
efectivamente, a pesar de posibles cambios en el medio ambiente
Los procedimientos de auditoria podrían variar si como resultado de las
pruebas de cumplimiento presentan debilidades y desviaciones a los
procedimientos de control.
1.5.3 Comunicación De Situaciones A Informar En virtud de que las expectativas de los usuarios con respecto a la
responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o
19
desviaciones relacionadas con la estructura del control interno se han
incrementado ha sido necesario definir las situaciones a informar, así como la
forma y contenido de dicho informe.
Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al tanto de los asuntos
relacionados con el control interno que puedan ser de interés para el cliente, los
cuales se identifican como “situaciones a informar.” Estas situaciones son
asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben
comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el
diseño u operación de la estructura del control interno, que podrían afectar
negativamente la capacidad de la organización para registrar, procesar, resumir
y reportar información financiera uniforme con las afirmaciones de la
Administración en los estados financieros, tales deficiencias pueden incluir
diferentes aspectos del control interno.
Esta comunicación se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y
responsabilidad, tales como el consejo de administración, el dueño de la
entidad o con quienes haya contratado al auditor, preferentemente por escrito, y
deberá ser documentada en los papeles de trabajo.
El objetivo del auditor en una auditoria es emitir una opinión sobre los estados
financieros de la entidad, por lo que no tiene la obligación de investigar y
encontrar “situaciones a informar.” Sin embargo, debe estar al tanto de ellas a
través de la evaluación de los elementos de la estructura del control interno, de
la aplicación de procedimientos de auditoria sobre saldos o transacciones o de
alguna otra manera dentro del curso de la revisión.
El juicio del auditor con respecto a las “situaciones a informar” varía en cada
trabajo, y está influenciado por la naturaleza y extensión de los procedimientos
de auditoria y otros factores, tales como el tamaño de la entidad, su
complejidad y la naturaleza y diversificación de sus actividades.
Como parte de su trabajo, el auditor debe además proporcionar sugerencias
que permitan mejorar la estructura del control interno existente, y en el caso, de
que el auditor identifique asunto que a su juicio no sean estrictamente
20
situaciones a informar o bien, sean importantes, tendrán que decidir si
comunican o no estos asuntos en beneficios de la administración.
La existencia de “situación a informar”, con relación al diseño y operación de la
estructura del control interno, representa una decisión consciente de la
gerencia, en donde ésta deberá comparar el grado de riesgo que implica dicha
debilidad contra los costos a incurrir necesarios para implementar las medidas
correctivas y, por lo tanto, es responsabilidad de la gerencia tomar las
decisiones con respecto a los costos a ser incurridos y los beneficios
relacionados. Para que la Administración tenga conocimiento de tales
deficiencias y de sus posibles riesgos, al auditor debe decidir cuándo es
necesario reportar un asunto periódicamente o, en su caso, deberá evaluar si a
causa de cambio en la gerencia o simplemente por el paso del tiempo, es
apropiado y oportuno reportar tales asuntos nuevamente.
1.5.4 Forma Y Contenido Del Informe El Informe debe Contener:
• La indicación de que el propósito de la auditoria es el de emitir una
opinión sobre los estados financieros y no el de proporcionar una
seguridad del funcionamiento de la estructura del control interno.
• Los aspectos considerados como “situación a informar.”
• Las restricciones establecidas para la distribución de tal comunicación.
Dado el riesgo de interpretaciones erróneas con respecto al grado limitado
de seguridad, al informar que no se identificaron “situaciones a informar”
durante la auditoria, el auditor deberá evaluar cuidadosamente esta
situación antes de incluir tal aseveración en su informe.
El auditor deberá considerar si debe comunicar los asuntos importantes
durante el curso de la auditoria o al concluirla, en función de la urgencia de
una acción correctiva inmediata.
21
1.6 EL CONTROL INTERNO EN LA AUDITORIA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La comisión de procedimientos de auditoria del IMCP, al estudiar las normas de
auditoria concluye que el contador público debe efectuar un estudio y
evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que examina,
con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y
actividad del negocio, para precisar la naturaleza, al alcance y oportunidad que
ha de dar a sus pruebas de auditoria.
1.6.1 Objetivo El estudio de la evaluación del control interno, tiene como objeto primario la
formulación de un programa de auditoria, que al ejecutarse permita al Contador
Público emitir el dictamen sobre los estados financieros.
El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y del control interno,
es averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del
sistema de control existente, como base para determinar el alcance del
examen.
Otros objetivos es el tomar nota sobre cualquier modificación que pueda
recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente, estos
aspectos se deben comunicar por medio de memorándum de sugerencias,
conteniendo las deficiencias localizadas en la organización del negocio.
1.7 EL CONTROL INTERNO SE DIVIDE EN:
Control Administrativo: donde se debe observar y aplicar en todas las fases o
etapas del proceso administrativo.
Control Financiero- contable: orientado fundamentalmente hacia el control de
las actividades financieras y contables de una entidad.
22
A la conjunción de estos dos elementos derivan en el sistema integral del
control interno.
La comisión de normas y procedimientos de auditoria del Instituto Mexicano de
Contadores Públicos en su boletín 5030, muestra la metodología para el
estudio y evaluación del control interno, donde recomienda que ese proceso se
efectué por ciclos de transacciones, ya que un estudio por cuentas pierde de
vista la dinámica de las empresas. Los ciclos básicos de transacciones a
considerar son ingresos, compras, producción, nominas y tesorería.
El estudio del control interno es la estimación del auditor, hechas sobre los
datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos
profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.
De este estudio y evaluación, el contador público podrá desprender la
naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello
dependerá la extinción que debe dar a los procedimientos de auditoria de
empleados y la oportunidad en la que los va a utilizar para obtener los
resultados más favorables posibles.
1.8 FORMAS DE HACER EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
1.8.1 Métodos Método Descriptivo o de Memorándum Método Gráfico Método de Cuestionario Método de Detección de Funciones Incompatibles Método de Estudio y Evaluación del Control Interno por Ciclos de
Transacciones
23
1.8.1.1 Método Descriptivo Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el
personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad,
haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas
actividades y procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las
operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se
practicará en forma aislada o con subjetividad. Siempre deberá tenerse en
cuenta la operación en la unidad administrativa precedente y su impacto en la
unidad siguiente.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en
vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa,
los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian
bienes, cuánto perciben por sueldos, etc.
La información se obtiene y se presenta según lo juzguen conveniente el
Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que
sea adecuado a las circunstancias.
La forma de extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde
luego de la práctica y juicio del contador público observada al respecto, y que
puede consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que
cubran todos los aspectos de su revisión.
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las
deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus
papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones
no cubiertas por sus notas es adecuado.
24
Ventajas: El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor
conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que
acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas: Se pueden pasar inadvertidas algunas situaciones anormales. No se tiene un índice de eficiencia.
1.8.1.2 Método Gráfico Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de
los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control
para el ejercicio de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde
se encuentren debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que se
requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración
de los flujogramas, y habilidades para hacerlos.
Existen dos tipos de gráficas de organización:
Carta Maestras. Cartas Suplementarias.
Las Cartas Maestras presentan las relaciones existentes entre los principales
departamentos.
Las Cartas Suplementarias muestran cada una, la estructura de departamentos
en forma mas detalla.
25
Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de
operación ya que se complementan.
Ventaja: Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
Desventajas: Pérdida de tiempo cuando no se esta familiarizado con este sistema o no
cubre las necesidades del contador público.
Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se
debe elaborar de nuevo.
1.8.1.3 Método De Cuestionario
Consiste en el empleo de cuestionario previamente elaborados por el auditor,
los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las
operaciones y quien tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas
indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las
respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
Ventajas: Representa un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a
descubrir si algún procedimiento se altero o descontinuó. Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control
interno.
26
Desventajas: El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intranscendentes si no existe una idea completa del porque de estas
respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
El auditor, con el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones
incompartibles del personal involucrado en la operación, administración, control
y marcha de la entidad sujeta a auditoria.
Esto es, en la hoja del cuestionario, en la parte superior derecha, se menciona
la función, sobre el lado izquierdo de la hoja están consignadas otras funciones
donde se anotarán los nombres de los ejecutantes; si el nombre de la persona
que realiza la función clave se repite en las otras funciones, se constituye así
una función incompatible que será anotada a continuación en la columna de
observaciones y, en consecuencia, será una falla de control interno.
1.8.1.4 Detección De Funciones Incompatibles.
1.8.1.5 Estudio Y Evaluación Del Control Interno Por Ciclos De Transacciones. Este método consiste en identificar, por parte del auditor, los ciclos de
transacciones cuyo control interno estará sujeto a revisión y evaluación. Esta
identificación incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con
base en las características específicas del mismo.
27
Para la identificación de las funciones aplicables a un ciclo de transacciones, el
auditor podrá auxiliarse a través de las guías específicas relativas al estudio y
evaluación del control interno por ciclo de transacciones contempladas en la
serie 5000 de los boletines de Normas y Procedimientos de Auditoría emitidos
por la propia Comisión del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
28
CAPITULO 2 PLANEACIÓN TÉCNICA DE UNA AUDITORIA FINANCIERA Y ETAPAS PARA SU DESARROLLO
2.1 AUDITORIA
2.1.2 Concepto
“Auditoria, en su aceptación mas amplia significa verificar la información
financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz
y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en
la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos
establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con
obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la
forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento
de los recursos.”4
“Representa el examen de los estados financieros de una entidad, con el
objeto de que el contador público independiente emita una opinión
profesional respecto así dichos estados presentan la situación financiera, los
resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los
cambios en la situación financiera de una empresa, de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.”
5
2.2 AUDITORIA FINANCIERA
2.2.1 Concepto
“La Auditoria de Estados Financieros es el examen que efectúa un contador
público independiente a los estados financieros de su cliente.” 6
4 Auditoria I, Juan Ramón Santillana González, Tercera Edición, Pág.15 5 Ibídem (2) 6 Ibídem (4)
29
“Es aquella que comprende el examen de las transacciones, operaciones y
registros financieros con objeto de determinar si la información financiera
que se produce es confiable, oportuna y útil (en el caso de la auditoria de
estados financieros, o externa financiera para seguir con la tónica del
apartado, es el contador público independiente quien emite el dictamen
correspondiente).”7
“Es el examen critico que realiza un Licenciado en Contaduría o Contador
Público Independiente, de los libros, registros, recursos, obligaciones,
patrimonio y resultados de una entidad, basado en normas, técnicas y
procedimientos específicos, con la finalidad de opinar sobre la razonabilidad
de la información financiera”
8
2.2.2 Objetivo
Revisión total o parcial de estados financieros, con un criterio y punto de
vista independiente, con objeto de expresar una opinión respecto a ellos
para efectos ante terceros.
2.2.3 Finalidad La finalidad del examen de estados financieros, es expresar una opinión
profesional independiente, respecto así dichos estados presentan la
situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el
capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de
acuerdo con los principios de contabilidad, aplicados sobre bases
consistentes. La auditoria de Estados Financieros Determina:
1. Si las operaciones se han efectuado apropiadamente.
2. Si los informes financieros de una declaración de entrada están
presentados imparcialmente y, 7 Auditoria VI, Contabilidad y Auditoria Gubernamental, Juan Ramón Santillana González. Edición 1996, Pág. 209 8 Auditoria I Fundamentos de Auditoria de Estados Financieros, C.P. Israel Osorio Sánchez, Segunda Edición 2000, Pág.19
30
3. Si la entidad ha dado cumplimiento a las leyes y reglamentaciones
aplicables.
Es decir, aquellas que se refieren al examen de las transacciones y registros
que involucren a las finanzas de la organización que tengan que ver en
sentido positivo o negativos en cuanto afecten la economía del ente
auditado.
También establece si la entidad está manejando o utilizando sus recursos
(personal, bienes, espacios, etc.), de manera económica y eficiente, al igual
que las causas de cualquier deficiencia o práctica desfavorable
económicamente incluyendo deficiencias en los sistemas de la
administración, en los procedimientos administrativos, o en la estructura
organizativa.
2.3 PLANEACIÓN
2.3.1 Conceptos “Es desarrollar una estrategia general y un enfoque para la naturaleza
oportunidad y alcance esperados para la auditoria.”9
“Consiste en prever cuales procedimientos de auditoria van a emplearse, la
extensión y oportunidad en que van a ser utilizados y el personal que debe
intervenir en el trabajo.”
10
2.4 PRONUNCIAMIENTOS NORMATIVOS RELATIVOS A LA PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA
Para planear adecuadamente el trabajo de auditoria el auditor debe conocer:
a) Los objetivos, condiciones y limitaciones del trabajo concreto que se va a
realizar.
9 www.monografia.com/trabajos16/auditoria-fiscali, auditoria-fiscal. shtml. 10 Ibídem (2)
31
b) Las características particulares de la empresa cuya información
financiera se examina, incluyendo dentro de este concepto las
características de operación, sus condiciones jurídicas y el sistema de
control interno existente.
La planeación de la auditoria puede verse afectada dependiendo del fin
específico del trabajo a realizar; por ejemplo la adquisición de un negocio, la
solicitud de un crédito bancario, la realización de una emisión de obligaciones,
etc.
El conocimiento de las características de operación se refiere tanto a las
normales (productivas, comerciales y financieras) que constituyen el objeto
propio de la empresa, así como a las marginales o extraordinarias.
Las condiciones jurídicas de una empresa se refieren a los documentos legales
que conforman su personalidad, su posibilidad de realizar operaciones, su
organización, su relación con el estado, el régimen de sus propiedades, las
condiciones de orden contractual, etc.
El sistema de control interno constituye el elemento más importante sobre el
que descansa la planeación de la auditoria.
La información necesaria para planear adecuadamente el trabajo de auditoria
se obtiene de muy diversas maneras, de acuerdo con la naturaleza y las
condiciones particulares de la empresa, dentro de las cuales destacan las
siguientes:
a) Entrevistas con el cliente para determinar el objetivo, las condiciones y
limitaciones del trabajo, el tiempo a emplear, los horarios y los gastos, la
coordinación del trabajo de auditoria con el personal del clientes, y todos
aquellos puntos que, por su naturaleza, ameriten ser definidos antes de
la iniciación del trabajo.
b) Visitas a las instalaciones y observación de las operaciones para
conocer las características operativas de la empresa y el sistema del
control interno.
32
c) Entrevista con los funcionarios para obtener información sobre las
políticas generales de la empresa, tanto las relativas a producción como
al aspecto comercial y financiero, y las referentes a los criterios de
contabilización.
d) Lectura de algunos documentos que se relacionen con la situación
jurídica de la empresa.
e) Lectura de los estados financieros para obtener información básica
sobre el volumen y la naturaleza de las operaciones de la empresa.
f) Revisión de informes y papeles de trabajo de auditorias anteriores, para
aprovechar la experiencia acumulada.
g) Estudio y evaluación preliminar del sistema de control interno. El sistema
de control interno de la empresa ha de ser estudiado y evaluado para
poder efectuar una planeación correcta del trabajo de auditoria.
Una vez obtenida la información necesaria, el contador publico podrá prever
cuáles procedimientos de auditoria van a emplearse, la extinción y la
oportunidad en que van a ser utilizados y el personal que debe intervenir en el
trabajo.
El auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber planeado la
auditoria.
El resultado de la planeación de la auditoria se refleja finalmente en un
programa de trabajo. Este es un enunciado, lógicamente ordenado y
clasificado, de los procedimientos de auditoria que han de emplearse, la
extensión que se les ha de dar, la oportunidad con que se han de aplicar y la
asignación del personal.
33
La planeación de la auditoria no puede tener un carácter rígido. El auditor debe
estar preparado para modificar el programa de trabajo cuando en el desarrollo
del mismo se encuentre con circunstancia no prevista o elementos
desconocidos, y cuando los resultados mismos del trabajo indiquen la
necesidad de hacer variaciones o ampliaciones a los programas previamente
establecidos.
La planeación no debe entenderse únicamente como una etapa inicial anterior
a la ejecución del trabajo, sino que ésta debe continuar a través de todo el
desarrollo de la auditoria.
2.5 PRONUNCIAMIENTOS NORMATIVOS RELATIVOS A LA SUPERVISIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA La supervisión debe ejercerse en proporción inversa a la experiencia, la
preparación técnica y la capacidad profesional del auditor supervisado.
La supervisión debe ejecutarse en todos los niveles o categorías del personal
que intervengan en el trabajo de auditoria.
De acuerdo con la organización del despacho podrán existir diversos niveles de
experiencia en su estructura como son los propios contadores públicos o socios
del despacho y los auditores con diferentes grados de experiencia y
responsabilidad.
Las situaciones que deben presentarse en la práctica son muy variadas en lo
que se refiere al personal que participa en la planeación, en el desarrollo del
trabajo y la terminación del mismo, por lo que la supervisión debe hacerse en
función a esas situaciones particulares y de la estructura del despacho.
Sin embargo, todo trabajo ejecutado debe estar supervisado por una persona
de mayor experiencia y capacidad profesional, de tal manera que el contador
público asuma la responsabilidad total del trabajo como si lo hubiera hecho
personalmente.
34
No sólo hay que atender a la experiencia para decidir sobre el grado de
supervisión a ejercer, también hay que considerar el grado de entrenamiento
técnico y capacidad profesional como auditor. Una persona puede tener un alto
de preparación técnica escolar y, sin embargo, carecer de la aptitud profesional
como auditor y por lo mismo, requerir de mayor supervisión que otros con
menos preparación técnica pero con mayor aptitud para el trabajo de auditoría.
La supervisión debe ejercerse en las etapas de planeación, ejecución y
terminación del trabajo.
La supervisión en la etapa de planeación de las auditorias comprende:
a) Análisis de los grados de experiencias y capacidad profesional de los
auditores que participarán en el trabajo, para asegurarse de que son los
adecuados. Si por alguna razón existe cierta capacidad interior o
superior a la requerida, se corregirá con mayor supervisión en el primer
caso o con una supervisión menor, pero directa, del contador público que
dictamina, en el segundo.
b) La revisión del plan general de trabajo, así como la delimitación de los
objetivos que se persiguen en el examen, con las personas que van a
ejecutarlo o supervisarlo, para asegurarse de que se darán los pasos
necesarios tendientes a lograr un trabajo de máxima calidad profesional.
c) Discusión del plan de trabajo preparado por el auditor encargado. En
esta etapa se evalúan los alcances de los procedimientos que van
aplicar en cada una de las áreas para ajustarlos de acuerdo con la
eficiencia del control interno del cliente y con los objetivos del trabajo. En
este aspecto la supervisión es muy, importante, porque con ello se da
cumplimiento a la norma de auditoria que obliga a adecuar las pruebas
en función del control interno existente.
35
d) Discusión y fijación del presupuesto de tiempo que van a utilizar el
personal que participe en el trabajo.
La supervisión en las diferentes fases de la ejecución de la auditoria
comprende:
a) Supervisión del programa de auditoria, preparado con base en el
resultado del estudio y evaluación del control interno, así como las
modalidades que se hagan durante el desarrollo de la auditoria.
b) Explicación a los auditores, de acuerdo con el grado de experiencia que
cada uno tenga, de la forma en que debe realizarse el trabajo, los
elementos del cliente con que se cuenta para efectuarlo y el tiempo
estimado para la realización de las pruebas de auditoria. Durante esta
explicación debe darse a los auditores de menor experiencia una idea
del papel que juega dentro de todo, la prueba que les ha sido designada,
con objeto de que no pierdan el objetivo y el sentido de producción del
procedimiento que van a realizar.
c) Presentación de los auditores al personal del cliente con el que van a
tratar y explicación de los sistemas contables, registros y demás
elementos con los que van a trabajar.
d) Vigilancia constante y estrecha del trabajo que están realizando los
auditores, y aclaración oportuna de las dudas que les van surgiendo en
el transcurso de su trabajo, evitando de esta manera que por falta de
solicitud de aclaraciones se vaya a realizar un trabajo que no sea
efectivo para el objetivo que se persigue.
e) Control del tiempo invertido por cada uno de los auditores, analizando
las variaciones contra el presupuestado. La vigilancia oportuna de estas
variaciones puede detectar ineficiencias, o áreas en las que se requiera
modificar el programa de auditoría.
36
f) Revisión oportuna y minuciosa de todos los papeles de trabajo
preparados por los auditores de niveles inferiores. Si las pruebas no
fueron realizadas satisfactoriamente, se exigirán pruebas adicionales
que deben realizarse para completar el trabajo. Esta revisión debe ser
fundamentalmente del contenido para también abarca la forma en que se
prepararon los papeles, para dejar constancia del trabajo en la forma
más efectiva posible.
La supervisión en la etapa de la terminación del trabajo comprende:
a) Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de
que éstos están completos y de que se han cumplido con las normas de
auditoría.
b) Revisión y aprobación del contador público que dictamina el informe que
resulta del trabajo de auditoria realizado. En esta etapa se repasan todos
los problemas importantes que se encontraron y que deben estar
reflejados en los papeles de trabajo; las soluciones que se les dieron y la
forma en que se reflejan en los estados financieros del dictamen.
c) Es recomendable que antes de emitir el informe, una persona del
despacho, pero ajena al trabajo especifico, revise los borradores y
ciertos papeles, a fin de satisfacer de que se han cumplido con todas las
normas de auditoria y que la opinión que se pretende emitir está
justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado.
Debe dejarse en los papeles de trabajo evidencia de la supervisión ejercida.
Es indispensable dejar evidencia de la supervisión ejercida, puesto que es
necesaria para la supervisión en el nivel inmediato superior, hasta llegar al
contador público que dictamina. Además, existe la posibilidad de que dicho
contador tenga, en un momento dado, que probar que cumplió con las normas
personales y de ejecución del trabajo correspondiente.
37
La evidencia de la supervisión debe quedar incluida en los papeles de trabajo:
sin embargo, parte de ella puede quedar en cartas al cliente o memorando de
carácter interno sobre problemas específicos.
Es recomendable dejar evidencia de la supervisión del trabajo en las siguientes
formas:
a) Poniendo su inicial sobre los papeles preparados por los auditores o
supervisores. Es conveniente que el contador público que dictamina
iníciale aquellos papeles que por su importancia lo ameriten.
b) Haciendo anotaciones en papeles de trabajo, complementando las
efectuadas por los auditores de menos experiencia para describir de
mejor manera el trabajo efectuado y las conclusiones.
c) Preparando informes sobre la actualización de los auditores en donde
normalmente se indiquen los trabajos que efectuaron, la efectividad
con que los hicieron, el grado de preparación técnica y el grado de
capacidad alcanzada.
d) Mediante cuestionarios de supervisión diseñados para diferentes
niveles.
e) Mediante la preparación de un memorándum resumen de la revisión
que ayude, tanto al personal que realiza el trabajo de auditoria, como
a las diferentes que desarrollen funciones de supervisión, incluyendo
al contador público que dictamina, a cerciorarse que la auditoria fue
realizada de acuerdo con las normas de auditoria. Este memorándum
resume información que ya se encuentra en los papeles de trabajo de
la auditoria; limitaciones sobre el alcance, problemas especiales
encontrados y su solución, decisiones sobre ajustes, cambios en
prácticas contables, operaciones discontinuas, situaciones
irregulares, incertidumbres, contingencias y otros.
38
2.6 PLANEACIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA AUDITORÍA
2.6.1 Planeación Técnica
“La planeación técnica de una auditoria infiere el desarrollo de una estrategia
general para la conducción y el alcance esperados en el examen. La
naturaleza, extensión y oportunidad de la planeación varían con el tamaño y
complejidad de la entidad, la experiencia que se tenga con ella y el
conocimiento de la actividad o giro en que está inmersa la entidad. Al planear el
examen, el auditor debe considerar, entre otros aspectos:
a) Los asuntos que se relacionan con la actividad o giro de la entidad
y el entorno macro y macroeconómico donde opera.
b) Las políticas y procedimientos contables, operativos y
administrativos de la entidad.
c) La confianza que se puede depositar en el sistema integral de
control interno (financiero-contable y administrativo) instaurado.
d) Estimación preliminar de asuntos de mayor a menor importancia.
e) Identificación de partidas o conceptos de los estados financieros
susceptibles de ajuste.
f) Las condiciones que pueden requerir, ampliar o modificar las
pruebas de auditoria; por ejemplo, errores o irregularidades
relevantes.
g) Requerimientos jurídicos que inciden en la entidad.
h) Naturaleza del informe a emitir. Tener en mente los
requerimientos o necesidades del usuario del informe.
39
La planeación técnica implica prever cuáles procedimientos de auditoria van a
ser empleados, la extensión y oportunidad en que van a ser utilizados, y el
profesional que debe intervenir en el trabajo. “11
2.6.2 Planeación Administrativa
“La planeación administrativa de una auditoria inicia con el mismo grupo de
auditoria; que cuente con el personal debidamente entrenado y capacitado para
hacer frente a la responsabilidad que se le conferirá, que el grupo está dotado
con la infraestructura administrativa básica para que desempeñe su labor con
eficacia y eficiencia; que el personal de auditoria esté decorosamente
remunerado.
Con base en la planeación técnica, se asignarán los auditores idóneos para la
auditoria a realizar; estimar tiempos y, en su caso, costos de la auditoria (en
especial la auditoria externa como base para la fijación de honorarios);
desarrollar el plan general de auditoria (aspecto técnicos y administrativos),
elaborar el programa de auditoria; he iniciar y dar seguimiento y adecuada
supervisión al trabajo para verificar que su ejecución se dé conforme a lo
planeado. “12
2.6.3 Objetivo
El objetivo de la planeación técnica y administrativa de la auditoria es dar
cumplimiento a lo establecido en las normas para la ejecución del trabajo; y por
tal razón, el auditor debe dejar evidencia en sus papeles de trabajo de haber
planeado la auditoria.
2.7 TÉCNICAS DE AUDITORIA
“Son los métodos prácticos de investigación y pruebas que el auditor público
utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su
opinión profesional.”13
11 Ibídem (6) 12 Ibídem (6) 13 Ibídem (7)
40
Estudio General. Apreciación sobre la fisonomía o características generales
de la empresa, de sus estados financieros y de las partes importantes,
significativas y extraordinarias.
Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del contador público
que, basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los datos o
informaciones originales de la empresa que va a examinar, situaciones
importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por
ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de
un saldo, por la simple lectura de las redacciones de los asientos anotados en
la cuenta y estimando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados
en ella. En forma semejante, el auditor puede darse cuenta de la existencia de
operaciones extraordinarias, mediante la comparación de los estados de
resultados del ejercicio anterior y el actual. Esta técnica sirve de orientación
para la aplicación de otras técnicas por lo que, generalmente, deberá aplicarse
antes de cualquier otra.
Análisis.
a) Análisis de Saldo. Existen cuenta en las que los distintos movimientos
que vienen registrándose en ellas son compensaciones unos de otros;
por ejemplo en una cuenta de clientes, los abonos por pagos,
devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales y
parciales de los cargos hechos por las ventas. En este caso el saldo de
la cuenta viene a quedar formado por un neto que representa la
diferencia entre las distintas partidas que se movieron dentro de la
cuenta. Cuando éste es el caso, se pueden analizar solamente aquellas
partidas que al final quedaron formando parte del saldo neto de la
Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que
forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos
constituyan unidades homogéneas y significativas.
El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros
para conocer cómo se encuentran integrados, y puede ser básicamente de dos
clases;
41
cuenta. El detalle de estas partidas y su clasificación en grupos
homogéneos y significativos es lo que constituye el análisis de saldo.
b) Análisis de Movimientos. En otras ocasiones los saldos de las
cuentas se forman no por compensación de partidas, sino por
acumulación de ellas, como por ejemplo en las cuantas de resultados;
aún más, en algunas cuentas que podrían ser de movimientos
compensados puede suceder que no sea factible relacionar los
movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien que
por razones particulares no convenga hacerlo. En este caso el análisis
de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos
homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y
acreedores que vinieron a constituir el saldo final de la propia cuenta.
Inspección.
Examen físico de bienes materiales o de documentos con el
objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operación
registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros.
En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo,
los datos de la contabilidad están representados por bienes materiales, títulos
de créditos, u otra clase de documentos que constituyen la materialización del
dato registrado en la contabilidad. En igual forma, algunas de las operaciones
de la empresa o sus condiciones de trabajo pueden estar registradas en títulos,
documentos o libros especiales en los cuales de una manera fehaciente que de
la constancia de la operación realizada. En todos estos casos puede
comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada, o
de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen físico de los
bienes o documentos que amparan el activo o la operación.
Investigación.
Con esta técnica el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio
sobre algunos saldos u operaciones realizadas por la empresa.
Obtención de información, datos y comentarios de los
funcionarios y empleados de la propia empresa.
42
Por ejemplo, el auditor en gran parte puede formarse su opinión sobre la
cobrabilidad de los saldos deudores mediante informaciones y comentarios que
obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la
empresa.
Observación.
Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o
hechos.
El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones,
dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las
realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la convicción de que los
inventarios físicos fueron practicados de manera satisfactoria observando la
manera como se desarrolla la labor de preparación y realización de los mismos.
Cálculo. Verificación matemática de alguna partida.
Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cómputos realizados sobre
bases predeterminadas; el auditor puede cerciorarse de la corrección
matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente de las mismas.
Conviene advertir que en la aplicación de la técnica del cálculo frecuentemente
es conveniente seguir un procedimiento diferente al empleado originalmente en
la determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses
ganados que puede haber sido originalmente calculado sobre la base de
cómputos mensuales sobre operaciones individuales, se puede comprobar por
un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al promedio de las
inversiones del periodo.
Confirmación. Obtención de una comunicación escrita de una persona
independiente de la empresa examinada, y que se encuentre en posibilidad de
conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, de informar
de una manera válida sobre ella.
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la
persona a quien se pide la confirmación, para que conteste por escrito al
auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de
diferentes formas:
43
Positiva. Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes
como si no lo están. Se utiliza este tipo de confirmación, preferentemente para
el activo.
Negativa. Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes.
Generalmente se utiliza para confirmar activo.
Indirecta, ciega o en blanco. No envían datos y se solicitan información de
saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditoria.
Generalmente se utiliza para confirmar pasivo a instituciones de créditos.
Declaración. Manifestación por escrito con la firma de los interesados del
resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de
la empresa.
Esta técnica se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las
investigaciones realizadas lo ameritan. Conviene hacer notar que, aun cuando
la declaración es una técnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez
está limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que, o bien
participaron en las operaciones realizadas, o bien tuvieron injerencia en la
formulación de los estados financieros que se están examinado.
Certificación.
Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de
un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.
Compulsa.
2.8 ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORÌA DE ESTADOS FINANCIEROS
Comparar copias de documentos contra su original; es aplicar las
técnicas de confirmación, declaración y certificación por una autoridad
legalmente facultada para ello.
2.8.1 Etapa Preliminar Objetivo La etapa preliminar en una auditoría de estados financieros tiene como objetivo
identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevará a cabo un examen de
estados financieros.
44
Esta etapa se inicia, desde el momento mismo en que un auditor público
independiente es llamado por el dueño o representante legal de una entidad
para solicitarle sus servicios.
De este modo el contador público establecerá un primer contacto con la entidad
a auditar y procederá, en seguida, a efectuar un estudio y evaluación de la
organización, de sus sistemas y procedimientos, de su sistema de control
interno, del análisis de sus factores clave de operación. Pasará a obtener
información y documentación base para conocer la entidad, estudiará su
función de auditoría interna, establecerá comunicación con el auditor
predecedor. Todo ello permitirá a este profesional allegarse de elementos en
los cuales se apoyará para elaborar y presentar su propuesta de servicios y
honorarios profesionales.
Una vez que los servicios han sido formalmente aceptados y contratados, el
contador público procederá a efectuar la planeación definitiva de su auditoría
ampliando, para tal propósito, la investigación de aquellos conceptos que no
fueron cubiertos con profundidad y amplitud en la planeación previa.
Obtendrá un ejemplar de los últimos estados financieros de que disponga la
entidad. En este punto es de suponerse que la entidad está previniendo con
oportunidad el que sean examinados sus estados financieros.
Con base en dichos estados y en las perspectivas de la auditoría en su
conjunto, el auditor planeará las actividades y fechas de cumplimiento de las
tareas a desarrollar durante las etapas intermedias y final.
En esta etapa se diseñarán las cédulas de auditoria a utilizar durante la
revisión, se entregarán a la entidad aquellas que pueden ser llenadas por su
personal, se programará la asignación de auditoría a utilizar.
45
Programas De Auditoría Durante el desarrollo de la etapa preliminar conviene que el auditor desarrolle
los programas específicos de auditoría que van a ser utilizados durante la
revisión; ello a efecto de conectar el conocimiento que hasta ese momento se
tiene de la entidad con los elementos técnicos de que se dispondrá para
auditarla.
Informes De Sugerencias Derivado de todos los estudios, análisis, evaluaciones e investigaciones
llevados a cabo por el auditor, durante esta etapa preliminar y la planeación en
conjunto de la auditoría, ya debió de haberse hecho de un conocimiento de la
entidad y de sus debilidades en materia de control y en su operación.
2.8.2 Etapa Intermedia Objetivo Efectuar pruebas de los registros, procedimientos y explicaciones dadas por el
cliente con el propósito de determinar el grado de confianza que se puede tener
en ellos. Iniciar los trabajos de auditoría de resultados de operación y otras
pruebas a fin de reducir la carga de trabajo en la etapa final.
Desarrollo En esta etapa se efectuarán pruebas que permitan corroborar la calidad del
control interno existente en la entidad; pruebas que servirán de base para
determinar el alcance del examen a practicar y la oportunidad en la aplicación
de los procedimientos de auditoría.
Es práctica común que durante la etapa intermedia de un trabajo de revisión de
información financiera, además de lo señalado en el párrafo precedente, se
inicie en sí la auditoria partiendo del examen de las transacciones efectuadas
durante los primeros meses de operación.
46
También resulta conveniente, y en obvio de reducir la carga de trabajo en la
etapa final de la auditoría, que durante la etapa intermedia se vayan
adelantando algunos trabajos del examen de saldos de balance, siempre y
cuando la calidad del control interno instaurado y la confianza del auditor en su
cliente lo permitan.
En esta etapa, el contador público dará seguimiento a que se hayan dado
efectos a las correcciones o sugerencias en materia de control interno
presentadas a su cliente, derivadas de sus hallazgos detectados durante la
etapa preliminar.
Excepción No olvidar que un examen intermedio de información financiera se da cuando el
contador público es contratado con oportunidad, es decir, durante el ejercicio
que será examinado.
En aquellos casos en que el contador público es contratado después de haber
concluido el ejercicio fiscal a examinar, y por ende su labor la inicia durante el
ejercicio siguiente, ya no se dará la oportunidad de un examen intermedio. Se
estará ante el caso de una auditoría de estados financieros a practicar en dos
etapas:
2.8.3 Etapa Final Objetivo Concluir con el trabajo de auditoría en su conjunto.
Desarrollo En virtud de que durante la etapa intermedia ya se revisaron algunos meses de
transacciones (ingresos, costos y gastos), procede en la etapa final el examen
de los meses que quedaron pendientes de revisión.
En esta etapa, y por lo que se refiere a las transacciones del ejercicio en su
conjunto, independientemente del examen realizado sobre todas las partidas
47
que integran todo ese universo, procede efectuar pruebas globales de dichas
transacciones para cerrar el círculo de la revisión de este aspecto. Dentro de
las pruebas globales se puede señalar, a manera de ejemplo, las siguientes:
cálculos totales de intereses sobre créditos recibidos u otorgados, cómputo de
las depreciaciones cargadas a resultados del ejercicio contra sus
correspondientes abonos a cuentas complementarias de activos fijo, cómputo
de amortizaciones cargadas a resultados del ejercicio contra sus
correspondientes abonos a cuentas complementarias de activos diferidos,
revisión analítica y análisis financiero estadísticos del comportamiento
comparativo de los resultados de operación, saldo final de ventas contra los
cargos totales a cuentas por cobrar, saldo final de costos de ventas contra los
abonos totales al inventario de productos terminados, etc.
Se llevarán a cabo pruebas de cortes para cerciorarse que las transacciones
han sido registradas en el periodo a que corresponden. Debido a que las
transacciones más criticas con las registradas durante los últimos días
cercanos a la fecha del balance general, las pruebas de corte (cheques,
entradas y salidas de almacén, facturas, notas de cargo, notas de abono, etc.)
deben ser dirigidas a tales transacciones.
Finalmente. Y una vez que ya se concluyó con la revisión de las transacciones
sucedidas durante el ejercicio sujeto a auditoría, procede en esta etapa el
examen de los saldos finales (cierre de ejercicio) del balance cuyos saldos
fueron examinados en fechas anteriores al cierre, según lo comentado en
oportunidad del apartado referente a la etapa intermedia.
Hechos Posteriores Al Cierre Del Ejercicio El Boletín A-5 Revelación Suficiente de la Comisión de Principios de
Contabilidad del IMCP establece que “en su caso de que existan hechos
posteriores (al cierre del ejercicio) que afecten sustancialmente la situación
financiera y el resultado de las operaciones de la entidad, entre la fecha en que
éstos son emitidos, deberán revelar suficiente y adecuadamente estos hechos
por medio de notas explicativas”.
48
El contador público en su calidad de auditor externo, para dar cumplimiento a
tal disposición, habrá de revisar los eventos subsecuentes o hechos sucedidos
en fecha posterior al cierre del ejercicio sujeto a examen y que pudieran afectar
los resultados de operación o la posición financiera examinada, con el propósito
de determinar la necesidad de proponer las previsiones contables que sean
necesarias, o el informar de tales hechos por medio de notas a los estados
financieros, en aras de una adecuada revelación suficiente.
La detección de hechos posteriores relevantes se hará por medio de la
aplicación de los procedimientos de auditoría que sean necesarios y por
cuestionamientos específicos que se formulen a la administración de la entidad
auditada.
Existen dos tipos de hechos posteriores que requieren ser considerados por el
auditor:
1. Hechos que proporcionan evidencia adicional en relación a condiciones
existentes a la fecha del balance general y que afectan las estimaciones
inherentes al proceso de elaboración de estados financieros. Estos estados
deben ser ajustados en función a cualquier cambio de estimaciones resultantes
del uso de dicha evidencia.
Como ejemplo de este tipo de hechos se tiene:
• Pérdida importante por incobrabilidad del saldo de un cliente, como
resultado de su quiebra en fecha posterior a la del balance general de la
entidad auditada.
• Resolución de un litigio en contra de la entidad, cuya estimación de pasivo
no fue creada, o fue insuficiente, a la fecha del balance general.
• Baja del valor de los inventarios, inversiones y otros activos.
49
• Devoluciones y reclamaciones de garantía importantes sobre ventas
registradas en el ejercicio auditado, en exceso al importe originalmente
estimado.
2. Hechos que proporcionan evidencia en relación con condiciones que no
existían a la fecha del balance general auditado, porque se suscitaron con
posterioridad a tal fecha, pero que deben ser objeto de revelación a través de
notas a los estados financieros, aun cuando dichos estados no deben ajustarse
por estos hechos.
• Movimientos en el capital contable originados por modificaciones al
capital social, pagos de dividendos, etc.
• Contratación de pasivos de importancia, incluyendo emisión de
obligaciones en adición a los existentes a la fecha del balance,
especialmente si se otorga una garantía específica.
• Daños de importancia a los activos de la entidad auditada, originados por
siniestros sucedidos posteriormente al balance general. Incluye la
pérdida por incobrabilidad de un saldo a cargo de un cliente que también
haya sufrido un siniestro.
• Inversiones significativas, incluyendo compra de acciones de subsidiarias
o afiliadas.
• Inicio o resolución de litigios, cuando el asunto material del mismo se
originó con posterioridad a la fecha del balance.
• Baja en la cotización de valores en bolsa.
• Devaluación monetaria significativa.
50
2.8.4 Cierre De La Auditoria Discusión De Ajustes Y Reclasificaciones Durante el desarrollo de la auditoria el contador público ha determinado la
necesidad de que la entidad auditada dé efecto a ajustes y reclasificaciones en
su contabilidad a efecto de que sus estados financieros reflejen una razonable
situación financiera y resultados de operación. Toca al auditor en este momento
presentar a la consideración de la administración la propuesta de sus ajustes y
reclasificaciones, discutirlos y, una vez aceptados, registrarlos.
Este es uno de los momentos más finos y delicados de la auditoria en virtud de
que si la administración de la entidad auditada se niega a dar efectos a alguno
o algunos de los ajustes y reclasificaciones propuestos por el auditor, y máxime
si éstos son relevantes y están sólidamente soportados, dicha actitud puede
provocar la emisión de un dictamen con salvedades, negativo, o abstenerse el
auditor de opinar.
Declaraciones De La Administración En el desarrollo de una revisión la administración de la entidad efectúa
declaraciones al auditor, tanto en forma verbal como escrita, ya sea en
respuesta a solicitud específica o a través de los estados financieros. Las
decisiones escritas de la administración, normalmente confirman aseveraciones
dadas al auditor en forma verbal, indican y documentan la propiedad de dichas
afirmaciones, y reducen la posibilidad de malos entendidos entre la
administración y el auditor.
Las manifestaciones comúnmente utilizadas en una auditoría de estados
financieros son la carta de declaraciones de la administración y la confirmación
de actas del Secretario del Consejo de Administración.
Tanto la carta como la confirmación deberán dirigirse al auditor y llevar como
fecha aquella en que concluya su trabajo, misma que coincidirá con la del
51
dictamen. La carta deberá ser firmada por el funcionario de mayor jerarquía y el
responsable de la información financiera de la entidad. La confirmación será
firmada por el Secretario del Consejo de Administración.
En caso de existir hechos posteriores que deban ser concluidos, será necesario
obtener una carta adicional que cubra el hecho o transacción ocurrido con
posterioridad a la fecha original de la carta.
En el supuesto de que la administración de la entidad se niegue a proporcionar
o ratificar declaraciones que el auditor considere necesarias, esto constituirá
una limitación en el alcance. En tales circunstancias, el auditor deberá evaluar
la confianza que ha depositado en otras declaraciones de la administración
durante el curso de su examen y considerar si la negatividad tiene algún efecto
en su informe que pueda ocasionar una salvedad o una abstención en su
opinión.
Los asuntos descritos en la carta de declaraciones de la administración
dependerán de las circunstancias de la contratación de los servicios del auditor,
así como de la naturaleza y base de presentación de los estados financieros.
La carta de declaraciones de la administración incluirá, enunciativamente, y en
lo aplicable, entre otros aspectos:
1. Que la administración de la entidad es responsable sobre la información
que aparece en los estados financieros y sus notas, y que éstos han sido
preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados, aplicados sobre bases consistentes con las del año anterior.
En caso de excepciones a esta última afirmación, habrá de señalarse.
2. Que fueron puestos a disposición del auditor todos los registros de
contabilidad e información relativa.
3. La ausencia de errores y omisiones en los estados financieros y de
irregularidades que involucren a la administración o a sus empleados.
52
4. Que fueron puestas a disposición del auditor las actas de Asamblea de
Accionistas, Juntas de Consejo de Administración y Comités de
Dirección.
5. Que no existen violaciones, o posibles violaciones, de leyes y
reglamentos cuyos efectos deban ser considerados para revelación en
los estados financieros o como base de registros de posibles pérdidas
por contingencias.
6. Información concerniente a transacciones con partes relacionadas y sus
relativos saldos por cobrar o pagar.
7. Posibles incumplimientos de contratos que puedan afectar los estados
financieros.
8. Información relativa a hechos posteriores.
9. Revelación apropiada de restricciones sobre la disponibilidad de activos.
10. Que las cuentas por cobrar representan operaciones reales y
se muestran a su valor neto de recuperación.
11. Que no existen inventarios valuados en exceso a su valor neto de
recuperación.
12. Pérdidas organizadas por compromisos de compra o venta.
13. Que los activos se encuentren correctamente valuados a nombre de la
entidad y que exista revelación sobre gravámenes existentes.
14. Acumulación o revelación en los estados financieros de todos los
pasivos conocidos, y probables ganancias o pérdidas por contingencias.
53
15. Que no existan reclamaciones o litigios no reportados por los abogados
y que sea probable afecten a la entidad.
16. Opciones de compra de acciones de capital social, contratos o capital
social reservado.
17. Que fueron segregados de los resultados normales de operación,
utilidades o pérdidas de naturaleza extraordinaria.
Informe Final De Sugerencias
A la conclusión de la etapa preliminar de la auditoría, el auditor presentó a
consideración de la administración un informe sobre sugerencias para reforzar
el control interno de la entidad y para optimizar la operación en su conjunto.
Durante la etapa intermedia y final este profesional se percató de las medidas
correctivas adoptadas por la administración para dar efectos a sus sugerencias.
Procede. Por ultimo, preparar un informe final en el cual se den a conocer las
fallas de control y operativas que prevalecen al cierre de la auditoria, con sus
correspondientes recomendaciones o sugerencias. En este informe, si el
auditor lo considera pertinente, pueden señalar las primeras fallas que encontró
y el esfuerzo que aplicaron las áreas operativas para subsanarlas.
Elaboración Del Dictamen El punto final, cuando ya se cubrieron todas las etapas para el desarrollo de la
auditoría de estados financieros, corresponde a la elaboración del dictamen
correspondiente, su eventual discusión con la administración y su presentación
o entrega al destinatario final: su cliente y autoridades hacendarías en
tratándose de un dictamen para fines fiscales.
54
Antes de esa entrega final, el auditor habrá de constatar que se dieron efectos
en los registros contables a todos los ajustes y reclasificaciones prosupuestos y
que los saldos finales que arroja la contabilidad coinciden con los reportados en
su dictamen y estados financieros que le son relativos.
55
CAPITULO 3 ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA LA PLANEACIÓN DE UNA AUDITORIA FINANCIERA EN EL DESPACHO MENDEZ S.C.
3.1 ASPECTO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN
3.1.1 Planteamiento Del Problema El auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno
en la planeación de la auditoria, que le sirva de base para determinar la
naturaleza, extensión y oportunidad que se le han de dar a los procedimientos
de auditoria. Por lo que si el auditor no cumple con esta norma de ejecución de
trabajo en una auditoria no podrá obtener información sobre el funcionamiento
de la entidad que esta auditando. Por lo consiguiente no podrá establecer una
relación específica entre la calidad del control interno de la entidad y el alcance,
oportunidad y naturaleza de las pruebas de auditoria.
Lo que ocasionara que el auditor no de a conocer al cliente las debilidades o
desviaciones al control interno que esta afectando a la entidad entorno a su
ambiente de control, la evaluación de riesgo, los sistemas de información y
comunicación, los procedimientos de control y vigilancia.
Por otra parte debe tomarse en cuenta que si el auditor no conoce la
importancia que tiene el estudio y evaluación del control interno en la
planeación de la auditoria no estará definiendo los elementos de la estructura
del control interno y no podrá establecer los pronunciamientos aplicables en el
estudio y evaluación, como un aspecto fundamental al diseñar la estrategia de
auditoria, así como los lineamientos que se deben seguirse al informar sobre
las debilidades y desviaciones al control interno.
Sin embargo no se debe de olvidar que dicha norma es parte fundamental de
una auditoria de estados financieros, ya que es un paso intermedio para
formarse una opinión respecto a los estados financieros. Por tal razón se
llevará acabo una investigación en un despacho de auditoria acerca de los
56
cuestionarios aplicados a las empresas que auditan para saber que tan
confiable es la información que va obtener el auditor a cerca de las partidas de
los estados financieros de la entidad y así poder rendir información veraz,
confiable y oportuna sobre el control interno que se esta llevando en el registro
de las operaciones y partidas de los estados financieros.
3.1.2 Justificación
El estudio y evaluación del control interno es el punto de partida para llevar
acabo el examen ordinario de estados financieros. Por diversas razones, su
importancia ha aumentado significativamente durante los últimos años.
En primer lugar el estudio y evaluación del control interno da al auditor la base
para confiar en los registros y determinar la naturaleza, extensión y oportunidad
de las pruebas de auditoria lo que da lugar a que el auditor rinda información
sobre los estados financieros de una entidad. Por otra parte la planeación
implica prever cuales procedimientos de una auditoria van a emplearse, la
extensión y oportunidad en que van hacer utilizados y al personal que deben
intervenir en el trabajo. El sistema de control interno constituye el elemento más
importante ya que sobre él descansa la planeación de la auditoria, su estudio y
evaluación. Esta investigación se esta elaborando con el propósito de dar a
conocer que tan importante es para el auditor el estudio y evaluación del control
interno para la planeación de una auditoria, por lo que los despachos que
realicen auditorias deberán llevar una metodología que les proporcione
información acerca de las entidades donde están llevando acabo dicha
auditoria, ya que esto le facilitará dar una opinión basada en hechos reales: lo
que dará como resultado que el cliente pueda llevar acabo la toma decisión a
cerca del funcionamiento de la empresa. Y así poder implantar nuevas reglas
para el buen funcionamiento del control interno existente en la empresa o saber
qué esta operando adecuadamente.
57
3.1.3 Objetivos 3.1.3.1 Objetivo General Dar a conocer la importancia que tiene el estudio y evaluación del control
interno en la planeación de una auditoria dentro de un despacho contable
mediante una investigación.
3.1.3.2 Objetivos Específicos
• Definir que tan importante es como norma de ejecución del trabajo el
estudio y evaluación del control interno al planear una auditoria.
• Realizar un estudio en un despacho de auditoria que nos permita
conocer la metodología que utiliza para llevar acabo el estudio y
evaluación del control interno en la planeación de una auditoria.
• Examinar la documentación proporcionada por el despacho para
comprobar si se cumple los estándares y determinar si proporciona la
información requerida.
3.1.4 Hipótesis
El estudio y evaluación del control interno es importante en la planeación de la
auditoria financiera ya que este dará pauta al auditor para poder obtener
información acerca de las partidas que integran los estados financieros, así
como establecer los pronunciamientos aplicables en dicho estudio y evaluación
al diseñar una auditoria para señalar los lineamientos que deben seguirse al
informar sobre las debilidades y desviaciones al control interno, lo que permitirá
depositar un grado de confiabilidad, oportunidad, naturaleza y seguridad
razonable para lograr los objetivos de una auditoria financiera.
58
3.1.5 Metodología De La Investigación
Para llevar a cabo el proyecto de investigación sobre la importancia que tiene el
estudio y evaluación del control interno en la planeación de una auditoria, se
requiere la utilización de libros, revistas, Internet, como fuente de información.
Se deberán consultar además, documentos y archivos que sean útil para lograr
que la investigación sea profundizada.
En lo que respecta a la investigación de campo, es necesario ir al despacho,
para que se nos brinde información documental como son: los formatos que
elabora el despacho Méndez S.C. para el estudio y evaluación del control
interno de las empresas que audita y aplicar cuestionario y entrevistas al
personal del despacho.
59
3.2 ANTECEDENTES DEL DESPACHO MENDEZ S.C Se constituyó como una Sociedad Civil, iniciando sus actividades en Av. 27 de
Febrero No. 1023 Alto Col. Centro Villahermosa, Tab. , el día 18 de marzo del
2004 prestando los servicios de: auditoria financiera, fiscales, gubernamentales,
operacional, elaboración de estados financieros para elaborar declaraciones
provisionales de impuestos y contribuciones, diagnósticos empresariales,
administración operativa de nóminas, outsourcin, defensas y litigio fiscal,
trámites fiscales.
3.2.1 Misión Ser el común denominador, para el crecimiento, constante y sostenido de las
empresas en su entorno socio-económico, con la finalidad de lograr la
estabilidad y seguridad de negocios para establecer cultura empresarial de
primer mundo.
3.2.2 Visión Obtener el respaldo certificado de los empresarios, el voto de confianza de la
autoridad y el reconocimiento de los trabajares, como resultado de proporcionar
servicios profesionales con personal capacitado y comprometido con el
desarrollo integral del entorno económico. Consolidarse como agente
capacitador con reconocimiento ante las autoridades y las asociaciones de
profesionistas.
3.2.3 Objetivos Ser la firma líder en servicios al cliente, que satisfagan sus
requerimientos de desarrollo.
60
Establecer estándares en los procesos productivos de las empresas que
minimicen los costos administrativos.
Investigar, desarrollar y aplicar las tecnologías vanguardistas que
ayuden a incrementar las utilidades de las empresas y mejorar la calidad
de vida socioeconómico de los trabajadores, cumpliendo con las normas
y reglas legales.
Establecer alianzas empresariales que garanticen una cadena de calidad
hasta el consumidor final.
61
Gráfico 1
3.2.4 Grafica De Organización Por Áreas Del Despacho “Méndez S.C.”
DIRECCIÓN GENERAL
PROCESO CONTABLE
EXAMEN DE ESTADOS FINANCIEROS
DIAGNOSTICO EMPRESARIAL
STAFF
ADMINISTRACIÓN OPERATIVA DE NOMINAS
OUTSOURCING
DESARROLLO DE SISTEMAS
ADMINISTRACIÓN
CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
DEFENSA Y LITIGIO FISCAL
62
ORGANIGRAMA DESCRIPTIVO POR ÁREAS
Dirección General: Representa el órgano rector de la empresa.
Administración: Representa los procesos de control de las demás áreas.
Staff: Personal de apoyo a las demás áreas.
Proceso Contable: Áreas dedicada al procesamiento de las operaciones
financieras de las empresas para elaborar estados financieros y en su caso
declaraciones provisionales de impuestos y contribuciones.
Examen de estados financieros: Área encargada del examen de los estados
financieros, con la finalidad de emitir una opinión independiente y profesional
sobre la razonabilidad de estos, con opción de extender dicha opinión a las
autoridades fiscales.
Diagnósticos Empresarial: Áreas dedicadas a aplicar el análisis de fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas de las empresas, cuidando la
adecuada aplicación de las normas de información financiera y las normas
fiscales. Esto no representa un examen de estados financieros.
Administración operativa de nóminas: Áreas dedicadas a la administración
operativa de los pagos al personal de las empresas, controlando sus
acumulados, expedientes, cálculo de impuestos y contribuciones. No
representa una situación patronal.
Outsourcing: Área dedicada al agrupamiento de personas para incrementar el
nivel cultural de estos, brindando un servicio especializado a las áreas
productivas de las empresas.
63
Desarrollo de sistemas: Área dedicada a la explotación práctica de la
paquetería administrativa, con el fin de minimizar costos horas-hombre de las
empresas y de la propia organización.
Defensa y litigio fiscal: Área dedicada a la atención, defensa, gestión de
trámites y litigio de los contribuyentes ante la autoridad fiscal.
Capacitación y adiestramiento: Área dedicada a la investigación, desarrollo y
complicación de material para impartir cursos de capacitación y adiestramiento.
64
3.3 GUIA METODOLOGICA PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL DESAPACHO MENDEZ S.C. Acontinuación se presenta el proceso que realiza el despacho Méndez S.C.
para llevar a cabo el Estudio y Evaluación del Control Interno. El cual esta
basado en el plan de organización entre la contabilidad, funciones de los
empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pública,
privada o mixta, para obtener información confiable, salvaguardar sus bienes,
promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política
administrativa.
El Análisis del Proceso del Control Interno Consiste:
A. Plan de organización. Es decir, el control interno es un programa que
precisa el desarrollo de actividades y el establecimiento de relaciones de
conducta entre personas y lugares de trabajo en forma eficiente. B. Contabilidad. Que tendrá por objeto registrar técnicamente todas las
operaciones y además, presentar periódicamente información verídica y
confiable, al efecto se implantará un sistema de registro y de contabilidad
apropiada y práctica que permita registrar, clasificar, resumir y presentar
todas las operaciones que lleve a cabo la empresa.
C. Funciones de empleados. Distribución en forma debida de las labores
que realizan los funcionarios y empleados; funciones de complemento,
no de revisión.
D. Procedimientos coordinados. Procedimientos contables, estadísticos,
físicos, administrativos, etc. Armonizadas entre si para la mejor
consecución de los objetivos establecidos por la empresa.
E. Empresa pública, privada o mixta. Empresa pública u organismo social
integrado por elementos humanos, técnicos. Materiales, inmateriales,
etc. Cuyo objetivo natural es la prestación de servicios a la colectividad.
65
Empresa mixta u organismo social integrado por elementos humanos,
técnicos, materiales, inmateriales, etc., cuyo objetivo natural es la de
prestar servicios a la colectividad y obtener utilidades.
F. Obtener información confiable. Uno de los objetivos del Control
Interno, es la de obtener información oportuna, confiable y segura que
coadyuve a la toma acertada de decisiones.
G. Salvaguardar sus bienes. Otro objetivos del Control Interno, es la de
proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades, activos, etc.,
de la empresa, dificultando y, tratar de evitar los malos manejos, fraudes,
robos, etc.
H. Promover la eficiencia de operaciones. Otros objetivos del Control
Interno es promover y fomentar la eficiencia de todas las operaciones de
la empresa.
I. Adhesión a su política administrativa. Otro objetivo del Control Interno
es facilitar que las reglas establecidas por la administración, se cumplan
eficientemente.
66
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
MEMORANDUM DESCRIPTIVO
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL
INTERNO
PROGRAMA DE AUDITORIA
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Gráfico 2
3.3.1 Grafica de organización Que muestra el estudio y evaluación del control interno despacho Méndez S.C.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
67
PROCESO PARA EL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTRO INTERNO QUE UTILIZA EL DESPACHO: MENDEZ S.C.
1.- Aplicación del Cuestionario de Control Interno. (Formatos No. 1 Pág.71-73)
El cual consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el
auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de
las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son
formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia
de una adecuada medida de control; mientras que las respuestas negativas
señalan una desviación o debilidad en el sistema de control interno establecido.
Por lo que se utiliza para determinar los controles y/o actividades que realiza la
empresa y poder evaluar su efectividad y eficiencia.
2.- Se realiza un Memorándum Descriptivo. (Según Formato No. 2 Pág.74)
En el cual se resumen los resultados obtenidos en el cuestionario de control
Interno a fin de identificar plenamente los controles internos, y consiste en la
descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las
diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo
referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas
actividades y procedimientos. Esta descripción debe hacerse de manera tal que
siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que
intervienen.
3.-Se realiza una Matriz de Evaluación de Control Interno por Ciclo y Riesgo. (Según Formato No. 3Pág.75, 76)
Que sirve para identificar el tipo de prueba y estrategia de auditoria que se ha
de seguir en el programa de trabajo, la cual contiene:
68
Referencia (REF). Se refiere a la utilización de alguna marca de auditoria
para dejar evidencia en los papeles de trabajo.
Aplicación (APLIC). Se refiere a que rubro de los estados financieros
afecta el control interno que se puede que se este cumpliendo o no, por lo
que se utiliza un índice que identifique el rubro.
Descripción. Se refiere a que datos debe contener las notas de ventas para
ver si se están cumpliendo con los controles internos o no, y así poder
aplicar pruebas Básicas, Medias o Enfocadas.
Integridad. Son operaciones que se realizaron pero que no se encuentran
registradas en los registros contables.
Validez. Son operaciones que no se realizaron pero se encuentran
registradas en los registros contables.
Registro. Son operaciones registradas por impuestos o cuotas incorrectas.
Corte. Se refiere a las operaciones que no fueron registradas dentro del
periodo a que corresponden.
4.- Elaboración de Pruebas de Cumplimiento Consiste en la comprobación de que uno o más procedimientos de control
interno estaban en operación durante el periodo auditado.
Por lo general, no es necesario probar todos los procedimientos de control
identificados en las gráficas de flujo de transacciones, memorándum descriptivo
o cuestionarios, que contribuyen al logro total o parcial de los objetivos de
control. Siempre serán importantes de probar aquellos procedimientos de
control cuyos objetivos son considerados clave en función de los riesgos de
69
auditoria que están implicados en el boletín 3030 “Importancia Relativa y
Riesgo de Auditoria”. El alcance con que se prueban estos procedimientos de
control dependerá de factores tales como:
La importancia del área en relación con los saldos de las cuentas
mostradas en los estados financieros.
La importancia de los objetivos de control dentro del sistema contable.
La importancia de un procedimiento de control en particular para el logro
de un objetivo de control, y
El grado de confianza que proporciona el resultado de la aplicación de
otros procedimientos de auditoria.
5.- Elaboración de Pruebas Sustantivas Son elaboradas para llegar a una conclusión con respecto al saldo de una
cuenta, sin importar los controles internos sobre los flujos de transacciones que
se reflejan en el saldo.
Estas pruebas incluyen técnicas tales como: Confirmaciones, observación
física, inspección, investigación, etc. Es importante señalar que una prueba
sustantiva no es necesariamente una verificación detallada o del 100%.
Debido a lo anterior la naturaleza y extensión de las pruebas sustantivas
dependerán del tipo y volumen de errores que pudieran ocurrir en los procesos
contables de la empresa, que no fueran descubiertos por los procedimientos de
control interno empleados en la misma. Es obvio que a menor cantidad de
errores de importancia que pudiera ocurrir, mayor será la limitación del alcance
de las pruebas sustantivas. Por tanto, en aquellos casos en que la debilidad de
los controles internos pueda permitir errores en los estados financieros, pero
debido a diferentes razones el número de tales errores probables y su
importancia relativa en conjunto sean pequeños, podrían aún ser apropiado
limitar el alcance de las pruebas sustantivas, en virtud del riesgo global limitado
de presentación incorrecta de los estados financieros.
70
Por lo que estas pruebas de Auditoria son utilizadas para verificar la efectividad
y eficiencia de los controles internos y en su caso aprobar o modificar el
programa de auditoría.
6.- Programa de Auditoria. (Ver Formato No. 4 Pág.77-79)
Las pruebas de cumplimiento y las pruebas sustantivas que se diseñaron como
resultado de la evaluación de los objetivos de control interno, deberán
plasmarse en el programa de auditoría.
El programa de auditoría es la culminación del proceso de planeación y refleja
por lo tanto, los juicios hechos por el auditor. El programa de auditoria es
esencial para todos los niveles de responsabilidad. Para el auditor responsable
de la auditoria, da la seguridad de que el trabajo se planeó adecuadamente:
para el que supervisa el trabajo, sirve como la base de planeación y supervisión
y para el auxiliar es una guía para la ejecución del trabajo.
En general, es útil establecer los pasos del programa en el mismo orden en que
se ejecutarán, a no ser que resulte que otro orden promueva mejor la eficiencia.
Al planear la secuencia del trabajo, deben considerarse los siguientes factores:
Normalmente las pruebas de cumplimiento deben completarse antes de
comenzar las pruebas sustantivas importantes.
Los pasos del programa que se utilice el mismo documento o
comprendan entrevistas con la misma persona, deben realizarse al
mismo tiempo.
Algunos de los requisitos de las empresas en cuanto a la oportunidad
de las pruebas pueden ser inflexibles y, por tanto, se requerirá que la
auditoría se lleva a cabo en una secuencia determinada.
71
El programa de auditoría debe hacer referencia a la documentación (gráficas de
flujo de transacciones, memorándum descriptivo, cuestionarios, etc.) sobre el
estudio y evaluación de la estructura del control interno, en donde se hayan
identificado los procedimientos de control interno, por la empresa.
Este es preparado con el objeto de efectuar pruebas de cumplimiento que le
permita opinar sobre el sistema de control interno contable, debe considerar
que aunque la naturaleza de las pruebas no varían respecto a las utilizadas en
una auditoria de estados financieros, el objetivo especifico del trabajo es
distinto y, por lo tanto, al alcance y oportunidad de los procedimientos pueden
variar.
Por lo que acontinuación se presentan los formatos que utiliza el despacho
Méndez S.C. para llevar a cabo el Proceso del Estudio y Evaluación del Control
interno en el Rubro de Ventas.
72
3.3.2 Formatos Para El Estudio Y Evaluación Del Control Interno “Rubro De Ventas”
73
74
75
76
77
78
79
80
81
CONCLUSIÓN Es así como podemos concluir que el despacho Méndez S.C. realiza un estudio
y evaluación del control interno en una auditoria financiera para cumplir con la
norma de ejecución del trabajo de auditoria, que le servirá de base para
determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditoria utilizando : la aplicación de cuestionario de control
interno, memorándum descriptivos, matriz de evaluación de control interno por
ciclos y riesgo, y la preparación del programa de auditoria.
Lo que permite al auditor obtener información del funcionamiento de la entidad
que esta siendo auditada así mismo establecer una relación específica entre la
calidad del control interno de la entidad, oportunidad y naturaleza de las
pruebas de auditoria, y a su vez informar al cliente sobre las debilidades y
desviaciones del los controles internos que están afectando a la entidad
entrono a su ambiente de control, evaluación de riesgo, sistemas de
información y comunicación, procedimientos de control y vigilancia.
Ya que al evaluar el funcionamiento de los controles internos de una entidad es
parte fundamental para el auditor, ya que es parte del procedimiento que se
lleva a cabo para la planeación de una auditoria financiera, que llevara al
auditor a formarse una opinión respecto a las cifras de los estados financieros
como también confirmar que tan razonable es la información que obtendrá por
medio de los métodos que utiliza para la evaluación del control interno de una
entidad y así poder brindar información veraz, oportuna y confiable para su
cliente, como para el mismo ya que estos procedimientos le ayudaran a planear
adecuadamente la auditoria a realizar y prever los procedimientos de auditoria
que han de emplear, la extinción y oportunidad en que van a ser utilizados y el
personal que debe intervenir en el trabajo y a dictaminar sobre los estados
financieros.
82
Por tal razón es necesario hacer las siguientes sugerencias al despacho
Méndez S.C. para mejorar el estudio y evaluación del control interno de
acuerdo con la metodología utilizada, ya que es de vital importancia que el
auditor cumpla con los métodos para evaluar el estudio y evaluación del control
interno para poder obtener información adecuada de las empresas que audita
la cual consiste, en revisar la forma en que se registran las operaciones con
forme a los periodos de realización, la estructura de los departamentos que
consiste en saber si se delegan las actividades administrativa para ver si se
cumplen con las políticas de la empresa para prestar mejor su servicio, es así
como el auditor podrá establecer que tipo de pruebas y estrategias de auditoria
ha de seguir en el programa de trabajo.
Al llevar a cabo la revisión de la guía metodológica que utiliza el despacho
Méndez s.c. para realizar el estudio y evaluación del control interno de las
empresas que audita, se observó lo siguiente: Qué no utiliza el método gráfico como son: los diagramas de flujo que
consisten en una descripción gráfica concreta de un sistema contable que
sirve de base para evaluar el control interno y para la planeación y diseño de
una auditoria, ya que este permite por medio de cuadros y gráficas visualizar
el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se
encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las
operaciones así como detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos
donde se encuentran las debilidades y desviaciones del control interno
existente.
Los cuestionarios que aplica el despacho para efectuar el estudio y evaluación
del control interno son realizados para todo tipo y giro de empresas como son:
pequeña, mediana, grandes, públicas, privadas o mixtas, ya sean comerciales,
industriales y financieras
83
El despacho debe elaborar los cuestionarios de investigación de control
interno de acuerdo al tamaño y giro de la empresa que va ser auditada para
que facilite al auditor la obtención de información y detectar con facilidad las
debilidades y desviaciones al control interno existente, así como ahorrar
tiempo para la planeación de la auditoria, elaborar sus papeles de trabajo y
dar una opinión más exacta sobre los rubros de las cuentas, y a la vez
ayudara al auditor a optimizar el tiempo en la elaboración del plan de trabajo,
el auditor deberá documentar su conocimiento y compresión de la estructura
del control interno, como parte del proceso de la planeación de la auditoria, la
forma y alcance de esta documentación se verán influidos por el tamaño y
complejidad de la entidad y la naturaleza de la estructura del control interno
de la misma. Por ejemplo, la documentación de una entidad grande y
compleja, podrá incluir diagramas de flujos, cuestionarios o árboles de
decisiones. En cambio en una entidad pequeña, la documentación en forma
de memorándum, podrá ser suficiente.
84
BIBLIOGRAFÍA
- Perdomo Moreno Abraham, Fundamentos de Control Interno,
1999, 6ta. Edición.
- Jerry L. Turner-Peat Marwick, Mitchell, Evaluación y Juicio del
Auditor en Relación con el Control Interno Contable, 1993, 2da.
Edición.
- Juan Ramón Santillana González, Establecimiento de Sistemas
de Control Interno, Función de Contraloría, 2001, 1ra. Edición.
- Juan Ramón Santillana González, Auditoria I, 2001, 3ra. Edición.
- Juan Ramón Santillana González, contabilidad y auditoria
Gubernamental, 1996 Edición.
- Instituto Mexicano de Contadores Públicos A. C., Normas y
Procedimientos de auditoria y Normas Para atestiguar, Enero
2005, Vigésima quita Edición.
-
- C.P. Israel Osorio Sánchez, Fundamento de Auditoria de Estados
Financieros, Auditoria I, 2000, 2da. Edición.
INTERNET www.Gestiopolis.Com/dirgp/fin/auditoria.
www.monografia.com/trabajos16/auditoria-fiscal.shtml.
71
FORMATO 1 CUESTIONARIO DE INVESTIGACIÓN DE CONTROL INTERNO CLIENTE PERIODO Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 200X
VENTAS -INGRESOS No.
Sección
Sí
No.
Observación
VENTAS Y OTROS INGRESOS.
1
Se expiden facturas por todas las ventas, que reúnan los requisitos siguientes?
1.1
Nombre, domicilio y número de R.F.C.
1.2
Número de folio previo a su utilización (excepto cuando se formulen en computadora).
1.3
Nombre, domicilio y R.F.C. del cliente.
1.4
Lugar y fecha de la operación.
1.5
Cantidad y clase de mercancías vendidas o descripción del servicio prestado.
1.6
Precio unitario e importe total en número y letra así como el monto de los impuestos trasladados en su caso.
1.7
Número y fecha del documento aduanero así como aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
1.8
Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.
2
Para la determinación de la utilidad fiscal, se acumularon la totalidad de los ingresos obtenidos por la Compañía, excepto las cancelaciones de reservas y las recuperaciones de gastos que se hubieran considerado no deducibles en años anteriores?
3
Los ingresos se han acumulado en el momento correspondiente?
3.1
Cuando se haya expedido la factura.
3.2
Se haya enviado o entregado en forma material el bien.
3.3
Se cobre total o parcial el precio en forma anticipada.
4
Se ha estudiado y en su caso recomendado la conveniencia de aplicar el sistema de ventas en abonos?
5
Si la compañía declara sus ingresos bajo el sistema de ventas a plazos, se verificó que sean a público en general, el plazo excede de seis meses y se difiere más del 35% del precio para después del sexto mes y el plazo excede a 12 meses o bien que los ingresos provienen de contratos de arrendamiento financiero ?
6
Si la compañía realiza obras de construcción de inmuebles a la administración pública federal centralizada y paraestatal, consideran ingresos acumulables las cantidades percibidas por concepto de anticipos hasta la fecha en que se amortizan contra las estimaciones o avances de obra, en la proporción que dichos anticipos, representan respecto del monto total del contrato.
7
Si se está aplicando el sistema en abonos, se han acumulado los abonos efectivamente cobrados?
8
Si la compañía enajena a consumidores finales y en la documentación comprobatoria no separa el IVA ( si lo separa requiere autorización), ha considerado la posibilidad de aplicar el sistema de ventas en abonos, siempre y cuando el plazo exceda de doce meses y se difiera más del 35% del precio para después de sexto mes. ?
9
En caso de haber efectuado ventas al costo o a menos del costo, existen pruebas que demuestran que se hizo al precio del mercado, o que los bienes habían sufrido demérito o que existieron circunstancias que determinaron la necesidad de la operación?
10
En el caso de haberse obtenido ingresos por enajenación de terrenos, construcciones, partes sociales, acciones nominativas o al portador colocadas entre el gran público inversionista se considero la opción de ajustar el monto original de la inversión en esos bienes (saldo fiscal por redimir en caso de construcciones), para efectos de determinar la ganancia acumulable?
Elab Rev. Fecha Elab. Fecha Rev.
1CI_TIP_GFA_EMP_AÑO_lngresos-lmpuestos
72
FORMATO 1 CUESTIONARIO DE INVESTIGACIÓN DE CONTROL INTERNO CLIENTE PERIODO Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 200X VENTAS - INGRESOS
Elab Rev. Fecha Elab.
No.
Sección
Si
No.
Observación 11
Si se ejerció la acción señalada en el punto anterior se verificó que los cálculos sean correctos. ?
12
Si se percibieron ingresos en especie, se consideró su valor de mercado, o en su defecto, el de avalúo?
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
13
Se efectuaron pruebas de que el impuesto ha sido pagado conforme a la Ley. ?
14
Se comprobó que se haya incluido como gravables los ingresos por los siguientes conceptos:
14.1
Intereses por ventas a crédito, excepto cuando deriven de operaciones exentas o gravadas al 0%
14.2
Ventas de desperdicio excepto cuando sean de productos exentos. ?
14.3
Prestación de servicios?
14.4
Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles excepto casas - habitación. ?
14.5
Viáticos en el caso de prestación de servicios. ?
14.6
Anticipos sobre ventas cuando el bien se entrega después de 3 meses del primer anticipo?
15
En el caso de actividades gravadas, se está trasladando en forma expresa y por separado el IVA, aún cuando se trate de la Federación, D.F. Estados etc.?
16
Si la Compañía enajena bienes, declara las operaciones cuando se realiza cualquiera de los siguientes supuestos:
16.1
Al enviarse el bien al adquiriente, o al entregarse materialmente?
16.2
Al cobrarse parcial o totalmente el precio, excepto tratándose de bienes de capital, en cuyo caso se considera únicamente el anticipo?
16.3
Al expedir el documento o factura que ampara la venta?
17
Si la compañía presta servicios o arrienda bienes, declara los ingresos cuando la contraprestación es exigible, incluyendo los anticipos o cuando realiza cobros, si estos son antes del vencimiento?
18
Si la compañía percibe ingresos por construcción de obras a la administración pública federal centralizada y paraestatal, ¿se declaran los ingresos del mes en que se cobran los anticipos y las estimaciones por avance de obra?
19
En el caso de percibir ingresos por comisiones, ¿se separan en la contabilidad las operaciones propias de las realizadas por cuenta del comitente?
20
En el caso de que existan ingresos gravados a distintas tasas (20%, 15%, 6% ó 0%) y exentos, ¿se lleva tal separación en la contabilidad?
21
En el caso de que se tengan ingresos exentos, ¿se verificó que si existe algún impuesto estatal o municipal de acuerdo a las bases señalados en el convenio de coordinación, se cumpla debidamente?
22
Si la Compañía tiene establecimientos en diferentes entidades federativas, ¿separa contablemente las operaciones realizadas en cada entidad, además de la separación señalada en el punto 20 anterior?
23
Si se hacen cargos a los clientes por concepto de fletes, seguros y demás gastos reembolsables, ¿se consideran estos cargos como ingresos gravados?
24
¿Se aplica la tasa del 0% a las exportaciones de bienes y servicios y al arrendamiento de bienes tangibles exportados?
25
Si la Compañía percibe ingresos sujetos a tasa cero, ¿lo ha acreditado o ha solicitado las devoluciones del Impuesto pagado mensualmente?
26
Concluya en sumaria con relación a este cuestionario.
2CI_TIP_GFA_EMP_AÑO_lngresos-lmpuestos
73
FORMATO 1 CUESTIONARIO DE INVESTIGACIÓN DE CONTROL INTERNO CLIENTE PERIODO Del 01 de Enero al 31 de Diciembre del 200X CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR No.
Sección
Si
No.
Observación 1
Existe una separación definida en las labores de los empleados que manejan las cuentas por cobrar, la facturación, los embarques, los fondos de caja, la correspondencia y los registros contables?
2
Se concilian mensualmente las cuentas por cobrar con la cuenta de control del mayor general?
3
Se envían confirmaciones por sorpresa periódicamente por los auditores internos o por algún funcionario responsable?
4
Se somete a la aprobación de un funcionario responsable la aceptación de los documentos y garantías colaterales?
5
Se llevan registros detallados de los documentos por cobrar y de las garantías colaterales? Se concilian los registros mensualmente con la cuenta de control del mayor general?
6
Están los documentos y garantías colaterales físicamente bien resguardados y bajo la custodia de personas que no tienen relación con su correspondiente contabilización?
7
Los auditores internos u otros funcionarios independientes practican periódicamente y por sorpresa una inspección de los documentos y de las garantías?
8
Se notifica puntualmente a algún funcionario responsable el vencimiento de los documentos?
EMBARQUES Y FACTURACIÓN
9
Están los pedidos de los clientes sujetos a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía:
9.1
Por el departamento de ventas en cuanto a condiciones?
9.2
Por el departamento de crédito en cuanto a riesgos?
10
Es independiente el departamento de facturación de los departamentos de cuentas por cobrar y de embarques?
11
Están prenumeradas todas las facturas de ventas y se lleva control sobre su existencia?
12
Después de su preparación original, se verifican todas las facturas de ventas en cuanto a precios, sumas, multiplicaciones, rebajas, etc.?
13
Es independiente el departamento de crédito de los departamentos de ventas y de cuentas por cobrar?
14
Se han establecido límites de crédito y son respetados?
15
Aprueba un funcionario responsable:
15.1
Las cancelaciones en libros de las cuentas incobrables?
15.2
Los descuentos y bonificaciones anormales?
16
Están las notas de crédito por concepto de devoluciones y rebajas: ,
16.1
Prenumeradas y debidamente controladas?
16.2
Fundamentadas en informes de recepción?
16.3
Aprobadas por un funcionario responsable?
17
Clasifica y revisa periódicamente un funcionario responsable las cuentas por cobrar por antigüedad de saldos?
18
Existe rotación en los encargados del manejo de los registros contables de las cuentas por cobrar?
OTRAS CUENTAS POR COBRAR
19
Es separado físicamente el desperdicio y controlado?
20
Están todos los embarques de desperdicio y material de deshecho bajo control de departamento de embarques? Si es así, ¿notifica directamente al departamento de contabilidad?
21
Son autorizados los anticipos a empleados por un funcionario apropiado?
22
Son revisados los saldos periódicamente por un funcionario responsable?
23
Están los ajustes o cancelación de cuentas misceláneas por cobrar aprobadas por un funcionario que no sea responsable de:
23.1
Su autorización?
23.2
Su cobro?
24
Prevé el sistema el registro adecuado y oportuno de ingresos provenientes de rentas, regalías, intereses y otro tipo de ingresos misceláneos?
Elab Rev. Fecha Elab. Fecha Rev.
1CI_TIP_GFA_EMP_AÑO_Cuentas y Doc. por Cob.
Formato 2
Análisis de Procedimientos de Operación Función
PROCEDIMIENTO MEMORANDUM DESCRIPTIVO
Se Inicia En: Termina En:
Todas la ventas que se realizan ya sean a crédito o de contado se expiden
facturas con nombre, domicilio y número de R.F.C numero de folio previa a su
utilización, nombre, domicilio y R.F.C. del cliente lugar y fecha de la operación,
cantidad y clase de mercancía vendida o descripción del servicio prestado,
precio unitario e importe total en numero y letra así como el monto de los
impuestos trasladados en su caso, fecha de impresión y datos de identificación
del impresor autorizado. Para la determinación de la utilidad fiscal, se acumulan
las totalidades de los ingresos obtenidos por la compañía, excepto las
cancelaciones de reservas y las recuperaciones de gastos que se hubieran
considerados no deducibles en años anteriores.
Fecha Elaboro Reviso
74
AUDITORIA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005MATRIZ DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO FORMATO 3CICLO: VENTAS- CXC-INGRESOS
VALIDEZ VALIDEZ VALIDEZ
V 16
G 22
G 24
RIESGORIESGORIESGORIESGO
76
VENTAS CUENTAS POR COBRAR INGRESOS
REF APLIC #CONTROL DESCRIPCION
INTEGRIDAD REGISTRO CORTE
VTAS.REG.X IMP.O CTA. INCORRECTOS
REG. EN PERIODO NO CORRESPONDIENTES
INTEGRIDAD REGISTRO CORTE INTEGRIDADVTAS. REALIZADAS NO REGISTRADAS
VTAS.NO REALIZADAS
VTAS.REG.X IMP. O CTAS. INCORRECTO
REG.EN PERIODO NO CORRESPONDIENTES
VTAS.REALIZADAS NO REGISTRADAS
VTAS.NO REALIZADAS
VTAS. REALIZADAS NO.REGISTRADAS
VTAS. NOREALIZADAS
VTAS.REG..X IMP. O CTA. INCORRECTOS
REG. EN PERIODO NO CORRESPONDIENTE
REGISTRO CORTE
V 15 Analisis individual de vendedores (vtas-efect-creditos)Existen cuotas de ventas pero no se aplican
G 17 Las facturas en blanco se encuentran en cajon bajo llave.
G 18Se elaboran nota de ingreso de efectivo por depositos en blanco que incluyen: No. De factura, cliente e importe.
G 19Las facturas pagadas s/ficha de deposito se sellan de pagadas.
G 20Tambien se imprime tira sumatoria para verificar total registrados.
G 21Jefes administrativos checa edo. De cuenta vs libro diario de bancosSe elaboran conciliaciones bancarias.
G 23 Se elabotran relación de facturas consecutivas por mes.
Numero de controles que mitigan loe errores potenciales
CALIDAD DE CONTROLES Y EFECTIVIDAS A= ALTO; M= MEDIO; I= INSUFICIENTE
Se elaboran relación de CxC por mes.
3=PRUEBAS ENFOCADAS
SEGURIDAD EN CONTROLSEGURIDAD SUSTANTIVA
1=PRUEBAS BASICAS2=PRUEBAS MEDIAS
ESTRATEGIA DE RESPUESTAS DE AUDITORIA
ESTRATEGIAS DE CONFIANZA EN LOS CONTROLESESPECIFICO IDENTIFICADOSEGURIDAD INHERENTE