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UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MÉXICOÓ ÓDIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE INFORMACIÓN

COORDINACIÓN DE PROCESOS TÉNICOS

TALLER DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL A CENTROS DE INFORMACIÓN

INVESTIGACIÓN EN OPAC

MIÉRCOLES 14 DE AGOSTO DE 2013

LIC JUAN RAMÓN ABARCA DAMIANLIC. JUAN RAMÓN ABARCA DAMIAN

OBJETIVOS DE CALIDAD

ISO 9001 : 2008

EN LOS PROCESOS DE CATALOGACIÓN

OBJETIVO DE CALIDAD DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN:

Realizar la INVESTIGACIÓN EN OPAC delRealizar la INVESTIGACIÓN EN OPAC del100 % de los materiales adquiridos paradeterminar si son CARGOS ( C ) ó NUEVOSdeterminar si son CARGOS ( C ) ó NUEVOSPROCESOS ( NP) en un periodo de 15 díasDIAS HABILES a partir de que los CentrosDIAS HABILES, a partir de que los Centrosliberen las facturas y/o remisiones.


PROPÓSITO

Describir la metodología para realizar las actividadesrelacionadas con el proceso de investigación en el módulode OPAC de Aleph para identificar cargos y nuevosde OPAC de Aleph para identificar cargos y nuevosprocesos;

Realizar los registros de ítems y definir los criterios decómo se debe enviar por parte de los Centros deInformación el material bibliográfico audiovisual sonoro yInformación el material bibliográfico, audiovisual, sonoro yelectrónico a la coordinación de Procesos Técnicos


A QUIEN VA DIRIGIDO:Q

A los responsables de este proceso en los CentrosA los responsables de este proceso en los Centros de Información

INVESTIGACIÓN EN OPACRESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Coordinación de Procesos Técnicos

oEstablecer los requisitos o criterios de cómo deben enviar los responsablesde este proceso sus solicitudes de cargos, sus cargos para verificación y susnuevos procesos de los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros yue os p ocesos de os ate a es b b og á cos, aud o sua es, so o os yelectrónicos a la coordinación de Procesos Técnicos de la Dirección Generalde Centros de Información.

Verificar que se realice el registro de ítems de acuerdo a los requisitosoVerificar que se realice el registro de ítems de acuerdo a los requisitosestablecidos.

oVigilar que se cumplan los requisitos establecidos para el envío de losg q p q pmateriales al departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General deCentros de Información.

INVESTIGACIÓN EN OPACRESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Directores y/o coordinadores de Centros de Información

oVerificar que se realicen cada una de las actividades mencionadas en esteprocedimiento.

oAsegurarse de que se realizan las solicitudes y envíos de cargos y nuevosprocesos.

oLiberar el, o los productos no conformes o nombrar a la persona encargada derealizar esta tarea.

Enviar de manera oportuna la información que se pide para generar losoEnviar de manera oportuna la información que se pide para generar losinventarios.

INVESTIGACIÓN EN OPACRESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD}

Responsable del procesop p

oRealizar cada una de las actividades mencionadas en esteprocedimiento.oEnviar copias de remisiones y/o facturas, indicando los cargos y nuevosprocesos, en un periodo máximo de 15 días hábiles contados a partir dehaber sido entregado el material por parte del proveedor en surespectivo campusrespectivo campus.oRealizar los cargos en un periodo máximo de 10 días.oInformar al responsable del Centro de Información sobre los productosno conformes para que cuando sea el caso autorice su liberaciónno conformes para que cuando sea el caso autorice su liberación.

INVESTIGACIÓN EN OPACCOMO REALIZAR UNA BUSQUEDA

IDENTIFICARIDENTIFICAR ICONO DE ALEPH


AGREGAR USUARIO

CONTRASEÑA


ABRIENDO EL MODULO DE ATALOGACIÓN

INVESTIGACIÓN EN OPACCOMO REALIZAR UNA BUSQUEDA Número de sistema

Solo para catalogar

En el módulo Catalogación puede elegir alguna de las siguientes secciones:

Solo para catalogar

Registros

Ej lEjemplares

Búsqueda

Desde la primera ventana puede buscar

un registro específico por número de sistema, o Cód. de barras

un ejemplar específico por código de barras o clasificación.Cód. de barras del ejemplar

Sección registros bibliográficos

Panel superior–Editor de Catalogación

Panel inferiorInformación de la etiqueta

Panel de navegación

El panel que se esta utilizando esta enmarcado en color rojoEl panel que se esta utilizando esta enmarcado en color rojo

Sección ejemplares

Panel superior Lista de ejemplares

Panel de

Lista de ejemplares

navegación

Panel inferior Actualizar registro de item

Sección búsqueda

Panel superior ‐ ListaPanel superior Listabreve

Panel de navegación

l i f i

g

Panel inferior –Vista completa

ACCESO A LOS REGISTROS

Acceso a los registros

Existen dos maneras de acceder a los registros en Catalogación:

Buscar un registrogBuscar (por palabra clave) oBuscar en Indices

Acceso directoRegistros guardados localmenteRegistros guardados en el servidor

Buscar por Indices

La función Índices permite recorrer una lista alfabética y recuperar losregistros asociados al encabezamiento deseadoregistros asociados al encabezamiento deseado.

Seleccione la base de búsqueda, luego el Indice (o lista deencabezamientos) que desea recorrer ingrese los caracteres iniciales deencabezamientos) que desea recorrer, ingrese los caracteres iniciales desu búsqueda y pulse ‘Aceptar’.

Buscar – por palabra claveLa función Buscar permite recuperar registros utilizando palabras clave.

La búsqueda se ejecuta en el índice de palabras seleccionado (como Palabrasen Título Palabras en Autor etc ) o en índices combinadoen Título, Palabras en Autor, etc.), o en índices combinado

1 Seleccione la base de

Buscar – por palabra clave

1. Seleccione la base de búsqueda.

2. Marque la casilla ‘Palabras adyacentes’ si la búsquedaadyacentes si la búsqueda debe considerarse como una cadena.

3. Seleccione un índice de búsqueda.

4. Ingrese la(s) palabra(s) y pulse Aceptar.

Puede utilizar truncadores(por ejemplo comput* ).

Utilice los espacios adicionalespara buscar en múltiples índices.

Lista de resultados

En el panel inferior se despliega una lista que muestra el número de registros que resultan de la búsqueda.

Si el número de resultados es menor a un número predeterminado, en su lugar se despliega una Lista breve.

Opciones en la Lista de resultadosImprimir/EnviarImprimir, enviar por correo electrónico o guardar localmente los

p

electrónico o guardar localmente los resultados en uno de los formatos propuestos.

Guardar en el servidor Guardar el conjunto de resultados en el servidor con un nombre dado.

TraerDescargar un conjunto previamente guardado.

MostrarVer registros en formato breve y completo.

Opciones en la Lista de resultados

Refinar

Seleccione cualquier línea en la lista de resultados y limite la búsqueda

p

agregando otro criterio de búsqueda.

Cruzar

Seleccione dos o más líneas y crúcelas con un operador Y, O o NO.

24

Lista brevel l ió l i b d i ( l i )Pulse la opción Mostrar para ver la Lista breve de registros (panel superior), con

la vista completa del registro (panel inferior). Existen 5 opciones de despliegue.

Opciones en la Lista breve

OrdenarProporciona dos tipos de ordenamiento para los registros.

Guardar comoSeleccione registros de la lista y Guarde como un nuevo conjunto.

Mis registrosGuarde una lista de los resultados de su búsqueda para uso posterior. Los registros se guardan en formato XML en la unidad localregistros se guardan en formato XML en la unidad local.

Pulse ‘Cargar’ para abrir registros previamente guardados.

Vista completa del registro

El panel inferior muestra una Vista completa del registro que fue seleccionado en la Lista breve.

Opciones en el despliegue completo

Nota: La activación de los botones depende del campo seleccionado en el despliegue completo del registro.

BuscarLocalizar registros similares al actual (Más adelante).

Mostrar (dependiendo del campo seleccionado)Muestra registros que tienen la misma información que el campo seleccionado.

Encabezamientos (dependiendo del campo seleccionado)Despliega el índice, con la línea seleccionada para el tipo de lista y texto inicial.

Recurso externo

Opciones en el despliegue completoRecurso externoPara campos que apuntan a recursos externos (por ejemplo 856), abre el recurso relevante en un navegador.

EnlaceEnlacePara desplegar registros asociados al actual en una relación paralela, superior o inferior.

Lista de itemsLista de itemsCuando se selecciona el campo de Acervo o Ejemplares, se ve el acervo asociado a ese registro (todos los ejemplares, o ejemplares de una biblioteca específica) respectivamente.

CatalogarAbre en modo Catalogación, el registro que se muestra en el panel inferior.

EjemplaresAbre en la sección Ejemplares, el registro que se muestra en el panel inferior.

VOCABULARIO

VOCABULARIO

OPACCatálogo en línea según su acrónimo en inglés OPAC (Online Public Acces

)Catalog) es el Catálogo automatizado en línea de acceso público. Permiterealizar consultas de los campos bibliográficos más comunes como autor,materia, título, número de sistema, ISBN, etc.

AlephEs un sistema automatizado para bibliotecas, completamente integrado,basado en estándares industriales, que permite flexibilidad y facilidad de uso.

Investigación en el módulo de OPAC

Se trata de identificar a través de la consulta en el módulo de OPAC los cargosSe trata de identificar a través de la consulta en el módulo de OPAC los cargos y nuevos procesos.

VOCABULARIO

CargoUn cargo es cuando coincide la información bibliográfica del materialUn cargo es cuando coincide la información bibliográfica del materialque se busca en el módulo de OPAC con la información catalográfica delos registros que integran la base de datos del sistema Aleph, es decir,cuando coincide: autor, título, edición, país, editorial, año, serie, e ISBN.

Nuevo procesoSe considera como nuevo proceso a los materiales que aún no estánp qregistrados o catalogados en la base de datos de Aleph, o a los quedifieren en alguno de los siguientes elementos catalográficos de losregistros que se encuentran en la base: autor, título, edición, país,editorial año serie e ISBNeditorial, año, serie e ISBN.

VOCABULARIO

Material bibliográficoObra impresa o manuscrita no periódica que puede

d l l lser de papel, pergamino, vitela u otro material,zurcida o encuadernada que se reúne en un volumeno en varios.o en varios.

Material audiovisualMaterial didáctico que combina el empleo de laimagen y el sonido, su formato puede variar de cintamagnética a disco ópticomagnética a disco óptico.

VOCABULARIO

Material sonoro

M t i l didá ti i l l id t dMaterial didáctico que incluye el sonido, este puede ser vozo música, su formato puede variar de cinta magnética adisco óptico.p

Material electrónico

Son materiales que para su consulta se necesita de unacomputadora, se consideran materiales electrónicos lasbases de datos multimedia que vienen disco compacto.

VOCABULARIO

Registro catalográficoEs un registro bibliográfico en donde se describe lainformación que tradicionalmente se presenta en una fichade catálogo de biblioteca. Un registro puede incluir (nonecesariamente en este orden):

1) una descripción del ítem,2) el asiento principal y los asientos secundarios,3) los encabezamientos de materia y3) los encabezamientos de materia y4) la clasificación o signatura topográfica. (Los registros MARC contienen con frecuencia mucha información adicional)adicional).

VOCABULARIO

Catalogación bibliográficaEs registro ordenado y sistematizado de materiales bibliográficos, audiovisuales,Es registro ordenado y sistematizado de materiales bibliográficos, audiovisuales,sonoros y electrónicos o documentos de acuerdo con unas normas internacionalespara su operación por la cual se describe el documento en función de suscaracterísticas formales y externas, como el autor, el título, el lugar de edición, el editor,el año de publicación, las características físicas, entre otras.

Se trata de una operación que debe estar sujeta a normas estrictas de la más ampliaextensión posible con el objeto de que los registros resultantes puedan serintercambiables y comprensibles a todos los niveles.

Clasificación bibliográficaEs colocar los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros y electrónicos odocumentos dentro de una clase proporcionada por un sistema de clasificación LC op p pDewey y se agrupan estos ítems con características comunes por razón de su contenido.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y OPERACIONES

Descripción de actividades y operaciones

Investigación en OPAC

Los materiales bibliográficos, audiovisuales, sonoros yelectrónicos que se adquirieron por compra y que sonelectrónicos que se adquirieron por compra y que sonentregados en los Centros de Información por parte de losproveedores serán investigados por el responsable de esteproceso en el centro de información en su totalidad en elproceso en el centro de información en su totalidad en elmódulo de OPAC del sistema Aleph para identificar loscargos y nuevos procesos (para realizar las búsquedas veapor favor el instructivo de la sección OPAC del sistemapor favor el instructivo de la sección OPAC del sistemaAleph 18.01 ).


Cargos

Una vez identificados los materiales que son cargos se procede de la siguiente manera:

Cargos de material de compraL C d I f ió li d d b i l i i / fLos Centros de Información centralizados, deben registrar en las remisiones y/o facturasliberadas el número de sistema en el que se debe registrar el ítem por parte de laCoordinación de Procesos Técnicos.

Los Centros de Información descentralizados registraran los códigos de barras en laSección de ítems del módulo de catalogación de Aleph, de igual manera deben señalaren la copia de la factura ó remisión liberada el número de sistema donde se cargó y elrango de códigos de barra que se utilizórango de códigos de barra que se utilizó.

Descripción de actividades y operacionesCargos

Una vez identificados los materiales que son cargos se procede de la siguiente manera:

Cargos de material de donaciónPara los campus centralizados los responsables de este proceso deberán solicitar yenviar por correo electrónico al encargado de ítems en la Coordinación de ProcesosTécnicos el Formulario para solicitud de cargos de material bibliográfico, audiovisual,Técnicos el Formulario para solicitud de cargos de material bibliográfico, audiovisual,sonoro y electrónico

Los campus descentralizados deben realizar sus cargos directamente en la Sección deLos campus descentralizados deben realizar sus cargos directamente en la Sección deítems del módulo de catalogación de Aleph.

Para ambos casos, material de compra y donación los responsables de este proceso enlos campus descentralizados deben consultar el Instructivo de la sección de ítems dellos campus descentralizados deben consultar el Instructivo de la sección de ítems delmódulo de catalogación de Aleph 18.01


Envío de cargos de material bibliográfico, audiovisual,sonoro electrónicosonoro y electrónico

Para el caso de campus que son responsables de susPara el caso de campus que son responsables de suscargos (descentralizados):Al final de cada mes deberán reportar a la Coordinaciónde Procesos Técnicos los rangos de códigos de barras quede Procesos Técnicos los rangos de códigos de barras queutilizaron para el registro de ítems a la Coordinación deProcesos Técnicos.

Envío de cargos de material bibliográfico, audiovisual, sonoro y electrónico

Los responsables de este proceso en los campus centralizados deben enviar remisiones y/o facturas indicando el número de

sistema donde solicitan el cargosistema donde solicitan el cargo.

C

Envío de cargos de material bibliográfico, audiovisual, sonoro y electrónico

Las remisiones y/o facturas que envíen a la Coordinación deProcesos Técnicos deben estar completas, es decir, que cada unode los títulos incluya los números de sistema donde solicitan losde los títulos incluya los números de sistema donde solicitan loscargos o donde realizaron el cargo y en su caso las letras “NP” denuevo proceso.

Antes de enviar las remisiones y/o facturas deben verificar queincluyan la información que se describe en la Lista de verificaciónincluyan la información que se describe en la Lista de verificaciónpara el envío de solicitud de cargos y nuevos procesos de materialbibliográfico, audiovisual, sonoro y electrónico.

Control de cargos:g

El control de los cargos es responsabilidad de cada campus descentralizado, el control de cargos de

li d bilid d d lcampus centralizados es responsabilidad de la Coordinación de Procesos Técnicos. Los campus descentralizados deberán emplear la Lista dedescentralizados deberán emplear la Lista de

verificación para la asignación de cargos antes de enviar su rango de códigos usados durante el mes a g g

la Coordinación de Procesos Técnicos.

Control de cargos:g

Nuevos procesos

Una vez que ya se investigaron los materialesq y gbibliográficos, audiovisuales, sonoros yelectrónicos en el módulo de OPAC de la base dedatos ALEPH y no se encontraron, se consideraque es un proceso nuevo y para enviarlos a laq p y pCoordinación de Procesos Técnicos se tienen queseguir las siguientes especificaciones:g g p

Envío de nuevos procesos de material de compra

Campus Centralizados y Descentralizados: deben reportar a la Coordinaciónde Procesos Técnicos, los nuevos procesos a través de la copia de la remisióny/o factura, colocando las letras “NP” para indicar que es un nuevo proceso,

d l í í d l ópueden enviarlas vía mensajería o escaneadas por correo electrónico

NP

Envío de nuevos procesos de material bibliográfico

Para el envío de nuevos procesos los responsables de esteproceso tendrán que enviar las fotocopias junto con lasproceso tendrán que enviar las fotocopias junto con lasremisiones y/o facturas pueden enviarlas vía mensajería oescaneadas por correo electrónico. Antes de enviar las remisiones/y/o facturas, las fotocopias y los materiales físicamente se debeverificar que incluyan la información que se describe en la Listade verificación para el envío de solicitud de cargos y nuevosf p g yprocesos de material bibliográfico, audiovisual, sonoro yelectrónico

Importantep

No se aceptarán remisiones y/o facturas en loteso fraccionadas solamente se aceptaráno fraccionadas, solamente se aceptaránremisiones y/o facturas completas.

Envío de las fotocopiaspLas fotocopias de los libros tienen que incluir copia de la factura y/o remisión ydeben incluir la siguiente información:

Revise que en las copias se mencione el o los autores de la obra, si no seencuentran en las copias y vienen en otra parte del libro, anote sus nombresde forma clara.

Si las fotocopias no son muy claras o faltara registrar algún dato o palabradel título o subtítulo, complete dicha información para realizar los registroscorrectamente.

C d i dif t l tít l d l t l d l t d fCuando viene diferente el título de la pasta con el de la portada por favorindique en las fotocopias estos cambios.

Envío de las fotocopias

Indique si las obras cuentan con material complementarioIndique si las obras cuentan con material complementario CD´s, DVDs, videos, casetes, etc., para que se les asigne un número de código de barra correspondiente a ese tipo de g p pMateriales para que se pueda llevar mejor el control de éstos en los inventarios.

Verifique si el material tiene ilustraciones,fotografías retratos mapas etc e indíquelo enfotografías, retratos, mapas, etc., e indíquelo enlas fotocopias.

Corrobore que las copias incluyen el ISBN y last i l t d l t i lanotaciones que al respecto se dan en el material, como

ISBN de la obra completa, del volumen, del tipo deencuadernación etcencuadernación, etc.

Revise que en la página legal se incluya el número dela edición y el año de publicación, así como lasreimpresiones y sus respectivos años, sino busque elaño en alguna otra parte del libro como en el colofón oaño en alguna otra parte del libro como en el colofón oel copyright y anótelo.

Escriba en las copias la paginación del libro y en el caso de lasobras completas especifique de cuantos volúmenes consta.

Si presenta variasnumeraciones menciónelonumeraciones menciónelo,o en el caso de nopresentar paginación

proporcione un aproximado.

Indique cuando la obra tenga índice, glosario,bibli fí t bibli áfi ú dbibliografía o notas bibliográficas y en que número depágina comienza y en cual termina.

Registre los datos de la serie en forma completa,título de la serie y número o volumen, sí es que la obrapresenta esta informaciónpresenta esta información.

Verifique que las copias contienen toda la información descriptiva en forma clara y completa y que no esténdescriptiva en forma clara y completa y que no estén

borrosas.

Sellar con el logotipo del campus todo el material quese envía al departamento de Procesos Técnicos de lapDirección General de Centros de Información.

Área DESCRIPCION Fuentes de información prescritas

Título y mención dePasta, Portada, Contraportada, otros preliminares o bien H j L l1

Título y mención de responsabilidad

Hoja Legal

Elementos que se tomaran para la descripción bibliográfica

2 EdiciónHoja Legal

2 EdiciónNúmero de edición reimpresión

4Publicación,

distribución etc

Por lo regular Hoja Legal o bien

Nombre (es) del editor (es), lugar de publicación o distribución, distribución, etc. y fecha o copy rigth

:

Revisar publicación en si misma

5 Descripción física Sin ilustraciones, Ilustraciones, Mapas, Retratos, Diagramas, Planos ,Láminas, Música, Facsímiles, Fotografías, entre otros

Numero Volúmenes y material adicional o complementario

6 Serie Pasta, Portada, Contraportada, Título otros preliminares, Lomo, Hoja Legal o Colofón

7 Notas Cualquier fuenteISBN di i d

8ISBN y condiciones de

adquisición Cualquier fuente

Formulario para solicitud de cargos de material bibliográfico, audiovisual, sonoro y electrónicoCampus: Fecha de envío: XXX de XXXX de 2010

Tipo de adquisición: DONACIÓN COMPRAFecha de recepción física o electrónica:

Sistema Autor Titulo Total Ej. Consecutivo de ejemplares Vol. Mat. compl. Observaciones de CI Observaciones DGCI Códigos de barras

M A T E R I A L D V D´S

M A T E R I A L CD-ROM

GRACIAS POR SU ATENCIÓNAtentamente:

JUAN RAMÓN ABARCA DAMIÁNDOCUMENTALISTADOCUMENTALISTA

DIRECCIÓN GENERAL DE CENTROS DE INFORMACIÓN

PROCESOS TÉCNICOS

Calz. de Tlalpan #3058, edificio A, piso 3Col. Santa Úrsula Coapa Del. Coyoacán. México, D.F. 14310

Tel.: 9138 5000 Ext. 34854 Ó 34862Tel.: 9138 5000 Ext. 34854 Ó 34862e‐mail: [email protected]

universidad del valle de mÉxico direcciÓn general de ... · de este proceso sus solicitudes de...

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