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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
MODULO I
COMPRAS POR EL REGIMEN DE COMPRA DIRECTA
PROCEDIMIENTOS:
1) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA
2) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO ROTATIVO
3) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE COMPRA
Adquisición por Orden de Compra (Baja Cuantía)
Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa)
Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo
para montos de baja cuantía o compra directa.
Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
4) COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO ABIERTO
5) ORDEN DE PAGO (Viáticos al exterior y servicios básicos)
Guatemala, noviembre de 2019
DIRECTORIO
Ing. Murphy Olympo Paiz Recinos Rector
Arq. Carlos Enrique Valladares Cerezo
Secretario General
Dr. Olmedo España Calderón Director General de Docencia
MSc. Felix Aguilar Carrera
Director General de Investigación
Dra. Verónica de Jesús Paz de Brenes Directora General de Extensión Universitaria
Lic. Juan Carlos Palencia Molina
Director General Financiero
Inga. Wendy López Dubón Directora General de Administración
Elaboración, Comisión Actualización del Sistema Integrado de Compras -SIC-
Lic. Urias Amitai Gúzman García, Dirección General Financiera, Coordinador
Lic. Luis Alfredo Hernández Ortíz, Auditoría Interna
Licda. Marlen Lucrecia Gómez Scala, Dirección de Asuntos Jurídicos
Lic. Augusto Gómez y Gómez, División de Desarrollo Organizacional
Licda. Clara Fabiola de Lourdes Díaz Ixcó, Departamento de Proveeduría
Lic. José Alberto Rodríguez Melara, Departamento de Contabilidad
Inga. Mayra Grisela Corado García, Departamento de Procesamiento de Datos
Aldrin Orlando Fuentes Argueta, Departamento de Procesamiento de Datos
Inga. Leslie Yamilet Orozco Escobar, Representante de Servicios Generales
Licda. Dina Marlen González López, Representante de Tesoreros USAC
AUTORIZACIÓN
4
ÍNDICE
Contenido Página
I. PRESENTACIÓN .............................................................................................. 1
II. NORMAS GENERALES ................................................................................... 2
III. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA “REGIMEN DE COMPRA DIRECTA” ....... 5
1) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA”5
2) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO
ROTATIVO” ..................................................................................................... 9
3) PROCEDIMIENTO DE “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE
COMPRA” ...................................................................................................... 18
4) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO
ABIERTO” ...................................................................................................... 47
5) PROCEDIMIENTO DE PAGO Y LIQUIDACIÓN A TRAVÉS DE LA “ORDEN
DE PAGO” ..................................................................................................... 55
IV. ANEXOS ......................................................................................................... 59
1
I. PRESENTACIÓN
El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, por medio de Acuerdo No.
0330-2007 del 7 de marzo de 2007, nombró a la Comisión responsable para actualizar
el Sistema Integrado de Compras –SIC-, con el cambio de algunos integrantes, según
Acuerdo de Rectoría No. 1227-2018 del 27 de septiembre de 2018.
Después de analizar el contenido del referido Sistema y que cambios sustanciales en
las modificaciones a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legislativo No. 57-92
y su Reglamento, y al Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado -GUATECOMPRAS-, se actualizó el Módulo I denominado “Régimen de
Compra Directa”, para incluir en dichos procedimientos las reformas a la Ley de
Contrataciones y las necesidades institucionales detectadas durante la evaluación del
Sistema. En esta oportunidad se presentan las normas generales del Sistema, la
descripción de los procedimientos de Compra y pago por Caja Chica, Compra y pago
por Fondo Rotativo, Compra y pago por Orden de Compra, Compra y pago por Contrato
Abierto y Orden de Pago, normas específicas por procedimiento con su respectivo
diagrama de flujo, formularios que agilizarán el desarrollo de las actividades. Así como
la Guía del Sistema GUATECOMPRAS aplicable a este Módulo.
2
II. NORMAS GENERALES
1. Toda Unidad Ejecutora elaborará su Plan Anual de Compras -PAC- en donde se incluyan todas las compras a realizar durante el ejercicio fiscal correspondiente y deberá publicarlo en el Sistema de GUATECOMPRAS. El Tesorero o persona designada debe verificar que toda compra a realizar esté incluida en el PAC para su trámite, con excepción de las compras de baja cuantía.
2. El Tesorero de la Unidad Compradora, previo a iniciar el proceso de compra de bienes, suministros o servicios, es responsable de verificar que exista disponibilidad presupuestaria en el renglón de gasto correspondiente.
3. De conformidad con el Artículo 88 de la Constitución Política de la República de Guatemala y el Artículo 8 y 9 de la Ley del Impuesto al Valor Agregado -IVA-, por el monto del impuesto consignado en la factura, se entregará la Constancia de Exención de IVA (se exceptúa a los proveedores inscritos en el régimen de pequeño contribuyente).
4. Se entenderá como monto total de la negociación, el valor de contratación de obras, bienes, suministros o servicios con el Impuesto al Valor Agregado -IVA- incluido. Aplica para toda compra y su creación en el Sistema GUATECOMPRAS descritas en el presente módulo.
5. Todos los cheques con cargo a las cuentas de la Universidad por compras de bienes, suministros, servicios y obras se deben emitir a favor del proveedor adjudicado. En el caso de las comisiones oficiales, a nombre del trabajador universitario designado por la autoridad competente. Queda terminantemente prohibida la emisión de cheques al portador.
6. Si el proveedor utiliza facturas de tipo cambiario, o con la indicación "la factura se cancela únicamente con recibo de caja", debe exigirse por parte del personal responsable el recibo de caja correspondiente, al momento de efectuar el pago.
7. Todos los cheques de las cuentas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, deben contener la frase "No negociable".
8. Los formularios incluidos dentro del Procedimiento de Compra por el Régimen de Compra Directa no pueden ser modificados por las unidades ejecutoras, siendo facultad exclusiva de la Dirección General Financiera, cualquier modificación a los mismos a propuesta de la Comisión del Sistema Integrado de Compras -SIC-.
9. En el caso de compra de equipo de cómputo, telecomunicaciones y programas a la medida (Software) incluidos en la página http://www.usac.edu.gt/solicitud, se debe contar con dictamen técnico favorable de las características descritas en la solicitud de compra, el cual se debe requerir a:
a. Departamento de Procesamiento de Datos: Unidades que no cuenten con personal de informática.
3
b. La persona responsable de informática en las Unidades Ejecutoras.
Es responsabilidad del Departamento Procesamiento de Datos la actualización de dicha información.
En el momento de la recepción de equipo de cómputo, telecomunicaciones y programas a la medida (Software), el Departamento de Procesamiento de Datos o el responsable de informática de la unidad ejecutora, según corresponda, debe emitir constancia, de que lo adquirido cumple con las características solicitadas.
10. En lo referente al fraccionamiento se debe observar lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado Decreto Legislativo 57-92 y su Reglamento Acuerdo Gubernativo 122-2016.
11. Las Unidades Ejecutoras deben generar la retención y pago del impuesto sobre la renta cuando corresponda.
12. Los servicios tipificados como “Mantenimiento y Reparación de Edificios”, en el renglón de gasto 171 del Manual de Clasificación Presupuestaria de renglones de gasto para la Universidad de San Carlos de Guatemala, deben contar con el aval de la División de Servicios Generales a través del Departamento de Diseño, Urbanización y Construcciones -DUC-, previo a la ejecución de los trabajos y certificación posterior de trabajos finalizados a requerimiento de la Unidad Ejecutora.
13. Cada unidad compradora es la responsable de la guarda y custodia de los expedientes de compras que se conformen en los procesos de adquisición de los bienes, suministros o servicios.
14. En el caso de las compras y recepción de reactivos, equipo especializado utilizado
para estudios específicos que por su naturaleza así lo requieran, la unidad ejecutora
debe requerir dictamen técnico para la compra y recepción de los mismos.
15. Toda publicación de GUATECOMPRAS debe realizarse de acuerdo a la guía
correspondiente. (Anexo 1 y 2)
16. Al iniciar un proceso de compra, la unidad compradora siempre debe consultar el
catálogo de Contrato Abierto en el Sistema GUATECOMPRAS (se exceptúa baja
cuantía).
17. Los Decanos, Directores o Jefes de cada Unidad Ejecutora, en forma escrita
definirán la responsabilidad de la persona designada para el manejo de los
procedimientos del presente módulo, tomando en cuenta la segregación de
funciones.
4
18. Control previo de Auditoría es el examen que se efectuará a los procesos
presupuestarios, financieros, administrativos y operativos durante el desarrollo de
sus diferentes fases y será imprescindible para una sana administración
universitaria, teniendo la característica de impedir un perjuicio antes de producirse.
5
III. PROCEDIMIENTOS DE COMPRA “REGIMEN DE COMPRA DIRECTA”
MODALIDAD BAJA CUANTÍA
1) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CAJA CHICA” 1.1 NORMAS ESPECÍFICAS
Norma 1. Autorización del Monto de la Caja Chica Los Decanos, Directores o Jefes de cada Unidad Ejecutora, en forma escrita autorizarán el monto de la caja chica de conformidad con las necesidades de la misma, hasta por un máximo de diez por ciento (10%) del monto asignado para fondo rotativo y a la persona designada para el manejo de la caja chica. Norma 2. Monto Máximo para Compras por Caja Chica y Publicación Se pueden efectuar compras por medio de Caja Chica hasta un monto máximo de Q. 1,000.00 (IVA incluido), no es necesaria la presentación de proformas. El documento de legítimo abono debe publicarse en GUATECOMPRAS en la modalidad de compras sin concurso. Norma 3. Adjudicación y Erogación del Gasto La adjudicación y erogación del gasto por medio de caja chica queda implícito con el nombre, la firma y páguese al reverso de la factura por lo autoridad correspondiente, según lo establecido por el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Norma 4. Asignación de efectivo El tesorero o persona designada debe entregar el efectivo al solicitante mediante Vale -Form. -SIC-14-, el cual debe liquidarse con los respectivos documentos de legítimo abono, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes de haberse entregado el efectivo, debiéndose devolver el original del vale al solicitante. No debe emitirse un nuevo vale al trabajador universitario que tenga pendiente de liquidar uno anterior. Norma 5. Reintegro del Fondo de Caja Chica La persona designada liquidará los gastos pagados mediante el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizada -SICOINDES-, para obtener la reposición del efectivo. Norma 6. Plazo para Liquidación de Facturas Para la liquidación de compras por medio de caja chica, se fija un plazo de hasta quince (15) días hábiles a partir de la fecha de pago. Caso contrario la liquidación queda bajo la responsabilidad de la autoridad competente de la Unidad Ejecutora. Norma 7. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de caja chica, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala
6
1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Caja Chica
MODULO I No. de Formas: 1 Hoja 1 de 1
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante Persona Interesada 1 Establece la necesidad de adquirir bienes, suministros o servicios ante Autoridad Competente
Tesorería Persona Designada 2
Recibe instrucción de autoridad competente, verifica disponibilidad y elabora Vale de Caja Chica -Form.SIC-14- en el Sistema SIIF, imprime, solicita firma del interesado y entrega efectivo.
Solicitante Persona Interesada
3
Recibe efectivo y compra los bienes, suministros o servicios, verifica especificaciones (calidad, cantidad, garantía y volumen, etc.), revisa requisitos legales de la factura.
4
Entrega factura a persona designada, para emisión de exención de IVA, cuando corresponda y la entrega al proveedor. Firma de recibí conforme en factura y obtiene firma de autoridad competente en sello de páguese.
Tesorería
Persona Designada 5
Recibe factura, con el nombre y firma de páguese de la autoridad competente en reverso de la factura devuelve vale original a la persona interesada. Y cuando corresponda ingresa al libro de inventarios.
Operador GUATECOMPRAS
6 Publica factura en el Sistema GUATECOMPRAS según corresponda.
Operador SICOINDES
7 Opera en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.
Operador SICOINDES
8 Recibe, analiza y valida en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.
Operador SICOINDES
9 Consolida fondo rotativo en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.
Persona Designada 10 Conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-10 PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada.
Tesorería
Jefe Inmediato Tesorero
11 Solicita reposición de fondo en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-.
Persona Designada 12 Resguarda expediente completo en original.
Departamento de Caja
Persona Designada 13 Realiza reintegro del efectivo.
7
1.3 DIAGRAMA DE FLUJO
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Caja Chica
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Auditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
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Persona
Designada
Recibe instrucción de
autoridad competente,
verifica disponibilidad y
elabora Vale de Caja
Chica -Form.SIC-14-
en el Sistema SIIF,
imprime, solicita firma
del interesado y
entrega efectivo.
INICIO
Realiza reintegro
del efectivo
Solicita reposición de
fondo en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-.
Resguarda
expediente
completo en
original
Consolida fondo
rotativo en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-,
documento de fondo
rotativo
Establece la necesidad
de adquirir bienes,
suministros o
servicios ante
Autoridad Competente
FINAL
Recibe efectivo y
compra los bienes,
suministros o
servicios, verifica
especificaciones
(calidad, cantidad,
garantía y volumen,
etc.), revisa requisitos
legales de la factura
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Entrega factura a
persona designada,
para emisión de
exención de IVA,
cuando corresponda y
la entrega al
proveedor. Firma de
recibí conforme en
factura y obtiene firma
de autoridad
competente en sello
de páguese
Recibe factura, con el
nombre y firma de
páguese de la
autoridad competente
en reverso de la
factura devuelve vale
original a la persona
interesada.
Y cuando corresponda
ingresa al libro de
inventarios
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Publica factura en
el Sistema
GUATECOMPRAS
según corresponda
Opera en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES-,
documento de fondo
rotativo
Recibe, analiza y
valida en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-,
documento de fondo
rotativo
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Conforma
expediente y
traslada
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PUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente y
revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
Profesional
Designado
8
1.4 FORMULARIO
1.4.1 Vale de Caja Chica -Form.SIC-14-
9
2) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR FONDO ROTATIVO”
2.1 NORMAS ESPECÍFICAS Norma 1. Autorización del Monto de Fondo Rotativo La Dirección General Financiera es responsable de autorizar el monto de Fondo Rotativo para adquisiciones de baja cuantía de cada Unidad Compradora, de conformidad con lo solicitado por la autoridad competente. Norma 2. Ampliación del Monto del Fondo Rotativo Cualquier solicitud de ampliación al monto de Fondo Rotativo asignado será autorizado por la Dirección General Financiera, para lo cual debe considerar si la Unidad Ejecutora demuestra que los fondos asignados originalmente no son suficientes, cuenta con disponibilidad presupuestaria adicional suficiente y está cumpliendo con una rotación adecuada de fondos. Norma 3. Monto Máximo para Compras por Fondo Rotativo y Publicación Se pueden efectuar adquisiciones de baja cuantía por medio de Fondo Rotativo, hasta por un monto de Q.10,000.00 valor que incluye IVA. El documento de legítimo abono, proforma autorizada y solicitud de compra, se deben publicar en el Sistema de GUATECOMPRAS en la modalidad de compras sin concurso. Norma 4. Liquidación Anual del Fondo Rotativo El monto autorizado se debe liquidar al finalizar el ejercicio contable, caso contrario el Sistema de Contabilidad Integrado Descentralizado -SICOINDES-, no permitirá generar Solicitud de Asignación de Fondo Rotativo para el nuevo ejercicio contable. Norma 5. Adjudicación de la Compra La adjudicación de la compra se realiza con la firma y sello de visto bueno por la autoridad competente en la proforma presentada por la persona solicitante.
El tesorero o persona designada debe verificar que la proforma del proveedor adjudicado, incluya la siguiente información: Número de Identificación Tributaria -NIT-, Régimen de Impuesto Sobre la Renta -ISR- bajo el cual este sujeto, Nombre o Razón Social a quien debe emitirse el cheque, precios con Impuesto al Valor Agregado -IVA- incluido, plazo de entrega y características de los bienes, suministros o servicios a prestar, según la Solicitud de Compra, Form-SIC-01.
10
Norma 6. Autorización de la Erogación del Gasto
La erogación a través de Fondo Rotativo queda implícita con el nombre y firma de autorización de pago en la factura por la autoridad competente. Norma 7. Compra y liquidación de Activos Fijos Para adquirir propiedad, planta, equipo e intangibles, grupo 3, se debe adjuntar a la Solicitud de Compra Form-SIC-01, la correspondiente programación del Grupo 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”. En la liquidación se debe adjuntar al expediente, fotocopia de la tarjeta de responsabilidad de bienes inventariables. Norma 8. Asignación de Fondos Las asignaciones de fondos para el manejo de fondos rotativos se deben realizar por medio de transferencia bancaria, de la manera siguiente: 8.1 Apertura de Cuentas. La Dirección General Financiera autorizará a las distintas
Tesorerías de las Dependencias de la Universidad el manejo de cuentas bancarias de la siguiente manera: a) Dos cuentas bancarias para la administración del Fondo Rotativo, una para el Plan de Funcionamiento y la otra para el Plan Autofinanciable, y b) Una cuenta para el manejo del Plan de Inversión o Fondo de Investigación según corresponda.
La cuenta bancaria de Fondo Rotativo de las distintas Unidades Compradoras de la Universidad, podrá estar integrada por el monto autorizado más las ampliaciones del monto constituido que soliciten las mismas, para cubrir necesidades prioritarias de las Dependencias. Los casos no previstos de cuentas bancarias para el manejo de fondos, serán resueltos por la Dirección General Financiera.
8.2 Reposición del Fondo Rotativo: El trámite de liquidación y reintegro de los
fondos rotativos deberá realizarse a través del Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizada -SICOINDES-.
8.3 Transferencias de Fondos: El Departamento de Caja transfiere los fondos a las
cuentas bancarias de las Unidades Compradoras, previo a la autorización de la Dirección General Financiera.
Norma 9. Plazo para Liquidación de Facturas Para la liquidación de compras por medio de fondo rotativo en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizada -SICOINDES-, se fija un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir de la fecha de pago. Caso contrario la liquidación queda bajo la responsabilidad de la autoridad competente de la Unidad Ejecutora.
11
Norma 10. Registro de Partidas Presupuestarias
El uso de las partidas presupuestarias es responsabilidad del Tesorero o Personal Designado.
Norma 11. Reposición del Fondo Rotativo La persona designada liquidará los gastos pagados mediante el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizada -SICOINDES-, para obtener la reposición del fondo rotativo. Norma 12. Responsabilidad Son solidariamente responsables de cualquier situación que perjudique a la Universidad de San Carlos de Guatemala en el manejo del Fondo Rotativo, la Autoridad Competente y Tesorero o Persona Designada, según Artículo 13 de la Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados públicos. Norma 13. Hoja de control de mantenimiento
Cuando se realice mantenimiento a un equipo del grupo de gasto 3, se debe presentar
constancia de elaboración del mismo a través de hoja de control, la cual debe incluir
como mínimo el bien en el que se realizó el servicio, numero de inventario, firma de
recibí conforme de la persona que tiene a su cargo la custodia del bien, fecha, número y
monto de la factura (valor con IVA) y qué servicio se realizó.
Norma 14. Anulación de cheque El cheque inherente a una compra que pase de quince (15) días calendario, después de su emisión y que no sea retirado por el proveedor, debe ser anulado por el Tesorero. Su reposición debe ser a requerimiento del proveedor. Norma 15. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de fondo rotativo, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
12
2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo
MÓDULO I Hoja 1 de 2 No. de Formas: 2
Inicia: Solicitante
Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante Persona Interesada 1
Establece la necesidad de adquirir bienes,
suministros o servicios, procede de la forma
siguiente:
1.1 Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera, la Solicitud de
Compra -Form.SIC.-01-, del bien, suministro
o servicio a adquirir, imprime y traslada.
1.2 Solicita certificación presupuestaria al tesorero
o persona designada y firma de Autoridad
Competente en Solicitud de Compra
-Form.SIC.-01-.
1.3 Solicita a la Autoridad Competente la
adjudicación por medio de sello y firma en la
proforma, traslada.
Tesorería Persona designada 2
Recibe expediente con proforma autorizada y procede de la manera siguiente:
a. Requiere y recibe producto o servicio, verifica cantidad, calidad, volumen, garantías, etc.
b. Revisa que la factura llene requisitos legales, o emite factura especial, si el caso lo amerita.
c. Elabora cheque, Retención del ISR, Constancia de Exención de IVA, cuando corresponda
d. Solicita firmas en cheque y en Constancia de Exención de IVA a las personas registradas en el Banco y Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-. respectivamente.
e. Entrega al proveedor cheque, Constancia de exención del IVA y Retención del ISR cuando corresponda, contra firma y fecha de recibido en factura (constancia de fecha de pago).
f. Adjunta factura (de ser factura cambiaria, se debe adjuntar Recibo de Caja) al expediente.
13
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Hoja 2 de 2
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Persona designada ..2
g. Tramita de la forma siguiente:
Requiere firma de "Recibí conforme" en factura (Aplica al grupo presupuestario 1) de la persona solicitante, nombre y Código Único de Identificación -CUI-.
Obtiene autorización de la erogación mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y páguese de la Autoridad Competente en factura.
Ingresa a tarjeta kardex de Almacén o Libro de Inventarios según corresponda.
Adjunta programación de propiedad, planta y equipo (Anexo B) en el caso de maquinaria y equipo y fotocopia de las tarjetas de responsabilidad de bienes inventariables.
Si es un servicio a un equipo del grupo de gasto 3, adjunta hoja de control de mantenimiento.
Operador GUATECOMPRAS
3 Publica en Sistema GUATECOMPRAS donde corresponda: factura, solicitud de compra y proforma autorizada.
Operador SICOINDES
4 Opera en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.
Operador SICOINDES
5 Recibe, analiza y valida en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.
Operador SICOINDES
6 Consolida fondo rotativo en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, documento de fondo rotativo.
Persona Designada 7 Conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-7 PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada
Tesorería
Jefe Inmediato Tesorero
8 Solicita reposición de fondo en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-.
Persona Designada 9 Resguarda expediente completo en original.
Departamento de Caja Persona Designada 10 Realiza reintegro del fondo rotativo
14
2.3 DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Fondo Rotativo
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Auditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
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Persona Designada
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S
Recibe expediente con
proforma autorizada y
procede de la manera
siguiente:
a. Requiere y recibe
producto o servicio,
verifica cantidad,
calidad, volumen,
garantías, etc.
b. Revisa que la factura
llene requisitos legales,
o emite factura especial,
si el caso lo amerita.
c. Elabora cheque,
Retención del ISR,
Constancia de Exención
de IVA, cuando
corresponda
FINAL
Establece la necesidad
de adquirir bienes,
suministros o servicios,
procede de la forma
siguiente:
1.1 Elabora en el
Sistema Integrado de
Información Financiera,
la Solicitud de Compra -
Form.SIC.-01-, del bien,
suministro o servicio a
adquirir, imprime y
traslada.
1.2 Solicita certificación
presupuestaria al
tesorero o persona
designada y firma de
Autoridad Competente
en Solicitud de Compra
-Form.SIC.-01-.
1.3 Solicita a la
Autoridad Competente la
adjudicación por medio
de sello y firma en la
proforma, traslada.
d. Solicita firmas en
cheque y en Constancia
de Exención de IVA a
las personas registradas
en el Banco y
Superintendencia de
Administración Tributaria
-SAT-. respectivamente.
e. Entrega al proveedor
cheque, Constancia de
exención del IVA y
Retención del ISR
cuando corresponda,
contra firma y fecha de
recibido en factura
(constancia de fecha de
pago).
f. Adjunta factura (de ser
factura cambiaria, se
debe adjuntar Recibo de
Caja) al expediente.
INICIO
Realiza reintegro
del fondo rotativo
Consolida fondo
rotativo en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-,
documento de fondo
rotativo
Solicita reposición de
fondo en Sistema de
Contabilidad
Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-.
Resguarda
expediente
completo en
original
Opera en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-,
documento de fondo
rotativo.
Recibe, analiza y
valida en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-,
documento de fondo
rotativo.
g. Tramita de la forma
siguiente:
Requiere firma de
"Recibí conforme" en
factura (Aplica al grupo
presupuestario 1) de la
persona solicitante,
nombre y Código Único
de Identificación -CUI-.
Obtiene autorización de
la erogación mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y páguese de la
Autoridad Competente
en factura.
Ingresa a tarjeta kardex
de Almacén o Libro de
Inventarios según
corresponda.
Adjunta programación
de propiedad, planta y
equipo (Anexo B) en el
caso de maquinaria y
equipo y fotocopia de las
tarjetas de
responsabilidad de
bienes inventariables.
Si es un servicio a un
equipo del grupo de
gasto 3, adjunta hoja de
control de
mantenimiento.
Publica en Sistema
GUATECOMPRAS
donde corresponda:
factura, solicitud de
compra y proforma
autorizada.O
pe
rad
or
GU
AT
EC
OM
PR
AS
Profesional
Designado
PUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente y
revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Conforma
expediente y
traslada
15
2.4 FORMULARIO 2.4.1. Solicitud de Compra -Form.SIC.-01-
16
2.4.1. Solicitud de Asignación de Fondo Rotativo -Form.SIC.-10-
17
1/4 Expediente 2/4 Auditoría Interna 3/4 Dirección General Financiera 4/4 Tesorería.
Control de Entrega y/o Recepción
18
3) PROCEDIMIENTO DE “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR ORDEN DE COMPRA”
3.1 NORMAS ESPECÍFICAS
Norma 1. Uso de la Orden de Compra
La Orden de Compra se utilizará para la adquisición de bienes, suministros y servicios cuando la compra sea mayor a diez mil quetzales (Q. 10,000.00) valor que incluye IVA.
Norma 2. Modalidades específicas de adquisición a través de Orden de Compra
Baja Cuantía: mayor a Q. 10,000.00 y que no supere los Q. 25,000.00 (valor que incluye IVA)
Oferta Electrónica: mayor a Q. 25,000.00 y que no supere los Q. 90,000.00 (valor que incluye IVA)
Norma 3. Reversión del gasto
Para efectuar una reversión del gasto, el Tesorero o persona designada de autorizar el
gasto, deben verificar que las operaciones estén respaldadas con documentos legales y
válidos para el registro presupuestario que corresponda en el Sistema de Contabilidad
Integrada Descentralizada -SICOINDES-, tales como: impresión original del CUR y del
expediente si fuera necesario y solicitud de la Unidad Compradora que genera la
reversión.
Norma 4. Adjudicación y Erogación del Gasto
Las autoridades competentes estipuladas en el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, son responsables de aprobar la adjudicación de la compra, así como la erogación del gasto.
Norma 5. Pagos Parciales
Toda contratación que implique pagos parciales sin importar el monto, se debe tramitar con Orden de Compra, sea por mantenimiento de equipo, arrendamientos, servicio de internet, entre otras. Se debe generar el CUR de Compromiso por el total del servicio a adquirir, luego debe generar mensualmente el CUR de Devengado para realizar los pagos respectivos.
No aplica para subgrupo de gasto 18 y el renglón de gasto 029. Se considera pago parcial, la contratación de un servicio que se cubrirá en dos (2) o más pagos dentro del mismo año fiscal, no importando el monto. Toda adquisición se sujetará a la modalidad de contratación que corresponda, según el monto de la negociación, debiendo realizar el debido proceso en el Sistema GUATECOMPRAS.
19
A. Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa:
Se utilizará en los procesos de pagos parciales que no estén descritos en el
presente módulo, exceptuando los renglones 18 y 029
Cuando se realice mantenimiento a un equipo del grupo de gasto 3, se debe
presentar constancia de elaboración del mismo a través de hoja de control, la cual
debe incluir como mínimo el bien en el que se realizó el servicio, numero de
inventario, firma de recibí conforme de la persona que tiene a su cargo la custodia
del bien, fecha, número y monto de la factura (valor con IVA) y qué servicio se
realizó.
El expediente se conforma por:
a) Solicitud de Compra
b) Términos de referencia
c) Documento de adjudicación
d) Acta Administrativa que contenga todos los pormenores de la negociación, bajo la
responsabilidad de la autoridad competente de la unidad ejecutora.
e) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.
f) Constancia de haber recibido de conformidad el servicio (hoja de control de
mantenimiento).
g) Factura, exención de IVA y retención de ISR cuando corresponda, constancia de
la publicación en GUATECOMPRAS de la factura.
B. Arrendamiento de bienes inmuebles
El arrendamiento de bienes inmuebles puede efectuarse siempre que la Universidad
careciere de ellos, los tuviere en cantidad insuficiente o en condiciones inadecuadas.
Si el monto del arrendamiento excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se debe
faccionar contrato, el cual debe cumplir con los requisitos, plazos y formalidades que
exige la Ley de Contrataciones del Estado.
Si el monto del arrendamiento no excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se puede
faccionar acta administrativa de acuerdo a lo indicado en el Artículo 50 de la Ley de
Contrataciones del Estado, debiéndose hacer constar en la misma, todos los
pormenores de la negociación.
La unidad contratante, para arrendar un bien inmueble debe solicitar al arrendatario
la constancia de la consulta del estado matricular en el sitio WEB de la Dirección de
Catastro de Bienes Inmuebles -DICABI- del Ministerio de Finanzas Públicas, para
cumplir con la conveniencia de la contratación a precio razonable en relación a los
existentes en el mercado.
20
El expediente para arrendamiento de bienes inmuebles, se conforma por:
a) Justificación de la necesidad de arrendar
b) Constancia de la consulta del estado matricular
c) Solicitud de Compra
d) Términos de referencia
e) Publicación en el Sistema GUATECOMPRAS
f) Documento de adjudicación
g) Contrato o Acta Administrativa según corresponda
h) Fianza o garantía de cumplimiento (para contrato y acta administrativa)
i) Aprobación del Contrato, cuando corresponda
j) Envío de contrato a la Contraloría General de Cuentas, cuando corresponda
k) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.
l) Factura, exención de IVA y retención de ISR cuando corresponda, constancia de
la publicación en GUATECOMPRAS de la factura.
C. Arrendamiento de bienes muebles, vehículos, maquinaria y equipo:
Si el monto del arrendamiento excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se debe faccionar contrato, el cual debe cumplir con los requisitos, plazos y formalidades que exige la Ley de Contrataciones del Estado.
Si el monto del arrendamiento no excede de Q. 100,000.00 (Valor con IVA), se puede faccionar acta administrativa de acuerdo a lo indicado en el Artículo 50 de la Ley de Contrataciones del Estado, debiéndose hacer constar en la misma, todos los pormenores de la negociación.
El expediente para arrendamiento de bienes muebles, vehículos, maquinaria y
equipo, se conforma por:
a) Justificación de la necesidad de arrendar
b) Solicitud de Compra
c) Términos de referencia
d) Publicación en el Sistema GUATECOMPRAS
e) Documento de adjudicación
f) Contrato o Acta Administrativa según corresponda
g) Fianza o garantía de cumplimiento (para contrato y acta administrativa)
h) Aprobación del Contrato, cuando corresponda
i) Envío de contrato a la Contraloría General de Cuentas, cuando corresponda
j) Publicación de la documentación de respaldo en el Sistema GUATECOMPRAS.
k) Factura, exención de IVA y retención de ISR cuando corresponda, constancia de
la publicación en GUATECOMPRAS de la factura.
NOTA: En caso de contratación de bienes muebles e inmuebles, podrá prorrogarse por única vez, siempre que se establezca en los términos de referencia, de acuerdo a lo que
21
establece el artículo 43 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, al menos quince (15) días antes del vencimiento de la negociación, a requerimiento de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Norma 6. Uso del Sistema GUATECOMPRAS
Debe realizarse según lo establecido en la guía. (Ver Anexo 2) Norma 7. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de orden de compra, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala
PROCEDIMIENTOS: a) Adquisición por Orden de Compra (Baja Cuantía).
b) Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
c) Arrendamiento de Bienes Inmuebles
d) Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para
montos de baja cuantía o compra directa.
e) Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
22
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía).
Hoja No. 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante
Persona Interesada
1
Con base a la necesidad procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la solicitud de compra, con las especificaciones técnicas.
b) Obtiene firmas. c) Presenta una proforma. Traslada
Autoridad Competente
2 Recibe expediente, adjudica al proveedor con firma, nombre, número de -CUI- y sello en la proforma. Traslada.
Tesorería
Tesorero o Persona
Designada 3
Recibe expediente, certifica disponibilidad presupuestal en solicitud de compra. Traslada.
Operador GUATECOMPRAS
4
Recibe expediente, procede: a) Crea un evento por Excepción en el
Sistema de GUATECOMPRAS. b) Publica solicitud de compra y
proforma autorizada en el NPG creado.
Traslada
Operador SIGES
5
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Compra. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Operador SIGES
6 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra.
Operador SIGES
7
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-.
Tesorero o Persona
Designada 8
Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso
23
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 3
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía).
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Operador SIGES
9 Notifica al Proveedor para el despacho correspondiente.
Persona Designada
10
Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y
factura, ingresa al almacén o libro de inventario cuando corresponda, sella en reverso de la factura.
b) Obtiene autorización de la Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora constancia de exención del -IVA-, cuando corresponda.
e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NPG creado en el Sistema GUATECOMPRAS.
Operador SIGES
11
Crea, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra.
Operador SIGES
12
Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-, en caso de compra de bienes, solicita al Encargado de Inventarios su debido registro en el libro correspondiente y fotocopia de las tarjetas de inventario y traslada al Tesorero para validar y dar alza al bien e imprime constancia de bienes inventariables.
Operador SIGES
13
Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado, agrega bienes cuando corresponda.
Tesorero o Persona
Designada 14
Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-
Persona Designada
15 Conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-15
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada
24
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 3
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía).
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante
Jefe Inmediato Tesorero
16 Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- (Continua paso No. 18)
Persona Designada
17 Resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada
18
Realiza pago a proveedor, escanea constancia y envía electrónicamente a la unidad compradora respectiva para que la imprima y adjunte al expediente de compra.
25
3.3 DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (baja cuantía)
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Auditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
INICIO
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Con base a la necesidad
procede:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la
solicitud de compra, con
las especificaciones
técnicas.
b) Obtiene firmas.
c) Presenta una
proforma.
Traslada
Recibe expediente,
certifica disponibilidad
presupuestal en
solicitud de compra.
Traslada.
Recibe expediente,
procede:
a) Crea un evento por
Excepción en el Sistema
de GUATECOMPRAS.
b) Publica solicitud de
compra y proforma
autorizada en el NPG
creado.
Traslada
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Recibe expediente,
adjudica al proveedor
con firma, nombre,
número de -CUI- y sello
en la proforma.
Traslada.Au
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Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- según su perfil,
crea, detalla, registra e
imprime la Orden de
Compra.
Obtiene firma de
Autoridad Competente,
para autorización de la
erogación del gasto, de
acuerdo al Artículo 129
del Estatuto de la
Universidad de San
Carlos de Guatemala.
Valida en el Sistema
Informático de
Gestión -SIGES- la
orden de compra.
Op
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Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-.
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Aprueba en el Sistema
de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso
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Notifica al
Proveedor para el
despacho
correspondiente.
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Recibe expediente y
procede:
a) Recibe el bien,
suministro o servicio y
factura, ingresa al
almacén o libro de
inventario cuando
corresponda, sella en
reverso de la factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia de
exención del -IVA-,
cuando corresponda.
e) Publica la Orden de
Compra y factura en el
mismo NPG creado en
el Sistema
GUATECOMPRAS.
Op
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Crea, detalla la factura
en Sistema Informático
de Gestión -SIGES-
registra liquidación e
imprime anexo de la
Orden de Compra.
Op
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Valida liquidación de
Orden de Compra en
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-, en
caso de compra de
bienes, solicita al
Encargado de
Inventarios su debido
registro en el libro
correspondiente y
fotocopia de las tarjetas
de inventario y traslada
al Tesorero para validar
y dar alza al bien e
imprime constancia de
bienes inventariables.
Op
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r
SIG
ES
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado, agrega
bienes cuando
corresponda.
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Valida el Comprobante
Único de Registro -
CUR- de devengado
en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-
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Genera solicitud de
pago en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES-
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Resguarda
expediente.
Realiza pago a
proveedor, escanea
constancia y envía
electrónicamente a la
unidad compradora
respectiva para que la
imprima y adjunte al
expediente de compra.
Persona Designada
FINAL
Profesional
Designado
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Conforma
expediente y
trasladaPUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente
y revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
26
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
Hoja No. 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante Persona
Interesada 1
Con base a la programación presupuestaria y Plan Anual de Compras -PAC-, procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la solicitud de compra, con las especificaciones técnicas.
b) Obtiene firmas. Traslada
Tesorería Operador
GUATECOMPRAS 2
Recibe solicitud de compra, procede: a) Consulta catálogo electrónico de
contrato abierto en el Sistema de GUATECOMPRAS.
b) Si el bien o servicio existe en el catálogo, pero no cumplen con todas las especificaciones, o no existe en el catálogo, se procede a crear el evento de oferta electrónica y se imprime la declaración del comprador.
c) Prepara en el Sistema GUATECOMPRAS las especificaciones técnicas de la compra y crea NOG.
d) Publica las especificaciones en el Sistema GUATECOMPRAS.
e) Imprime ofertas electrónicas. Traslada
Solicitante Autoridad
Competente 3
Recibe expediente, evalúa, adjudica y transcribe documento de adjudicación, traslada
Tesorería
Operador GUATECOMPRAS 4
Recibe expediente, publica documento de adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS y asigna estatus de “Terminado Adjudicado”.
Operador SIGES
5
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Compra. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
27
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 3
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Operador SIGES
6 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra
Operador SIGES
7
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-.
Tesorero o Persona
Designada 8
Valida en el Sistema de Contabilidad Integrada/Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso
Operador SIGES
9 Notifica al Proveedor para el despacho correspondiente.
Persona Designada
10
Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y
factura, ingresa al almacén o libro de inventario cuando corresponda, sella en reverso de la factura.
b) Obtiene autorización de la Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora constancia de exención del -IVA-, cuando corresponda.
e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NOG creado en GUATECOMPRAS.
Operador SIGES
11
Crea liquidación, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra. En caso de compra de bienes, solicita al Encargado de Inventarios su debido registro en el libro correspondiente y fotocopia de las tarjetas de inventario y traslada al Tesorero para validar y dar alza al bien e imprime constancia de bienes inventariables.
Operador SIGES
12
Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-.
Operador SIGES
13
Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado, agrega bienes cuando corresponda.
28
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 3
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Tesorero o Persona
Designada 14
Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-.
Persona Designada
15 Conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-15
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada
Jefe Inmediato Tesorero 16
Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- (Continua paso No. 18)
Persona Designada 17
Resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada
18
Realiza pago a proveedor, escanea constancia y envía electrónicamente a la unidad compradora respectiva para que la imprima y adjunte al expediente de compra.
29
DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Adquisición por Orden de Compra (Compra Directa).
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Auditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
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Persona Designada
Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-.
INICIO
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- según su perfil,
crea, detalla, registra e
imprime la Orden de
Compra.
Obtiene firma de
Autoridad Competente,
para autorización de la
erogación del gasto, de
acuerdo al Artículo 129
del Estatuto de la
Universidad de San
Carlos de Guatemala.
Valida en el Sistema
de Contabilidad
Integrada/
Descentralizadas -
SICOINDES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromisoCon base a la
programación
presupuestaria y Plan
Anual de Compras -
PAC-, procede:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la
solicitud de compra, con
las especificaciones
técnicas.
b) Obtiene firmas.
Traslada
Resguarda
expediente.
Genera solicitud de pago
en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES-
Recibe solicitud de
compra, procede:
a) Consulta catálogo
electrónico de contrato
abierto en el Sistema de
GUATECOMPRAS.
b) Si el bien o servicio
existe en el catálogo,
pero no cumplen con
todas las
especificaciones, o no
existe en el catálogo, se
procede a crear el
evento de oferta
electrónica y se imprime
la declaración del
comprador.
c) Prepara en el Sistema
GUATECOMPRAS las
especificaciones
técnicas de la compra y
crea NOG.
d) Publica las
especificaciones en el
Sistema
GUATECOMPRAS.
e) Imprime ofertas
electrónicas.
Traslada
Valida en el Sistema
Informático de
Gestión -SIGES- la
orden de compra
Realiza pago a
proveedor, escanea
constancia y envía a la
unidad compradora
respectiva
FINAL
Recibe expediente,
evalúa, adjudica y
transcribe documento
de adjudicación,
traslada
Op
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EC
OM
PR
AS
Recibe expediente,
publica documento de
adjudicación en el
Sistema
GUATECOMPRAS y
asigna estatus de
"Terminado Adjudicado".
Notifica al
Proveedor para el
despacho
correspondiente
Recibe expediente y
procede:
a) Recibe el bien,
suministro o servicio y
factura, ingresa al
almacén o libro de
inventario cuando
corresponda, sella en
reverso de la factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia de
exención del -IVA-,
cuando corresponda.
e) Publica la Orden de
Compra y factura en el
mismo NOG creado en
GUATECOMPRAS.
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Crea liquidación, detalla
la factura en Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- registra
liquidación e imprime
anexo de la Orden de
Compra. En caso de
compra de bienes,
solicita al Encargado de
Inventarios su debido
registro en el libro
correspondiente y
fotocopia de las tarjetas
de inventario y traslada
al Tesorero para validar
y dar alza al bien e
imprime constancia de
bienes inventariables.
Valida liquidación de
Orden de Compra en
Sistema Informático
de Gestión -SIGES-.
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado, agrega
bienes cuando
corresponda.
Valida el Comprobante
Único de Registro -CUR-
de devengado en
Sistema de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES-.
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Conforma
expediente y
traslada
PUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente
y revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
Profesional
Designado
30
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles Hoja No. 1 de 4 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Paso No.
Actividad
Solicitante
Autoridad Competente
1 Establece la necesidad del arrendamiento y elabora nota de justificación del bien inmueble. Traslada.
Persona Designada
2
Recibe justificación y procede de la manera siguiente: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la “Solicitud de Compra (Form. SIC-01)“
b) Elabora los términos de referencia o bases de contratación, según sea el caso.
c) Solicita certificación presupuestaria al Tesorero o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente.
Traslada.
Tesorería Operador
GUATECOMPRAS 3
Recibe expediente, crea NOG en la
modalidad de arrendamiento de bienes
inmuebles (Artículo 43 literal e) LCE),
publica justificación del arrendamiento y
solicitud de compra (Form. SIC-01) en el
Sistema GUATECOMPRAS.
Traslada expediente.
Solicitante
Autoridad Competente
4
Recibe expediente, adjudica al
arrendatario mediante documento de
adjudicación. Traslada
Tesorería
Operador GUATECOMPRAS 5
Recibe expediente, publica adjudicación en el Sistema GUATECOMPRAS y asigna estatus de “Terminado Adjudicado”.
Persona Designada
6
Recibe expediente, procede de la forma
siguiente:
a) Arrendamientos mayores de Q. 100,000.00 traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos. (Continua paso No. 7)
b) Arrendamientos menores de Q. 100,000.00 traslada a la Unidad Solicitante (Continua paso No. 8)
31
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Dirección de Asuntos Jurídicos
Asesor Jurídico 7
Recibe expediente y procede:
a) Revisa y facciona contrato de conformidad a la Ley y requiere firmas.
b) Entrega al arrendatario copia del contrato para trámite de la póliza de garantía, fianza o seguro de caución de cumplimiento.
c) Recibe fianza, elabora aprobación de contrato y obtiene firma de Rector.
d) Envía fotocopia de contrato, de la aprobación del contrato, de la fianza de cumplimiento y constancia del envío al Sistema del Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas con sello de la Dirección de Asuntos Jurídicos, para que procedan a publicar en el Sistema GUATECOMPRAS. (Continua paso No. 9)
Solicitante
Autoridad Competente
8
Recibe expediente, elabora Acta Administrativa de conformidad a la Ley, anexa copia certificada del acta al expediente, entrega copia del acta al proveedor y solicita fianza de cumplimiento. Traslada expediente.
Tesorería
Operador GUATECOMPRAS
9
Recibe expediente y procede de la forma
siguiente:
En caso de contrato: Recibe contrato,
aprobación del contrato, fianza de
cumplimiento y constancia de envío al
Registro Electrónico de Contratos de la
Contraloría General de Cuentas y se
publican en el Sistema GUATECOMPRAS.
En el caso de Acta Administrativa:
Publica Acta Administrativa y fianza en el
Sistema GUATECOMPRAS.
Traslada Expediente
Operador SIGES 10
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Compra. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
32
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Operador SIGES
11 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra
Operador SIGES
12
Presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente el período completo del arrendamiento sin exceder del ejercicio fiscal vigente.
Tesorero o Persona
Designada 13
Valida en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso
Operador SIGES
14 Notifica al Arrendador.
Persona Designada
15
Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la Autoridad
Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora constancia de exención del -IVA-, cuando corresponda.
e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NOG creado en el Sistema GUATECOMPRAS.
Operador SIGES
16
Crea, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra.
Operador SIGES
17 Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-
Operador SIGES
18
Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en cada mes que corresponda el pago.
Tesorero o Persona
Designada 19
Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- (cada mes se repite el procedimiento desde el paso 15 literal a).)
33
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 4 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería Persona
Designada 20
Conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-20
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada
Solicitante Jefe Inmediato
Tesorero 21
Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-
Tesorería Persona
Designada 22
Resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada
23
Realiza pago a proveedor, escanea constancia y envía electrónicamente a la unidad compradora respectiva para que la imprima y adjunte al expediente de compra.
34
DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 2
Dirección de Asuntos
JurídicosTesoreríaUnidad Solicitante
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OM
PR
AS
INICIO
Recibe expediente,
publica adjudicación en
el Sistema
GUATECOMPRAS y
asigna estatus de
"Terminado Adjudicado".
Recibe expediente,
adjudica al
arrendatario mediante
documento de
adjudicación. Traslada
Recibe expediente, crea
NOG en la modalidad de
arrendamiento de bienes
inmuebles (Artículo 43
literal e) LCE), publica
justificación del
arrendamiento y solicitud
de compra (Form. SIC-
01) en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada expediente.
Establece la necesidad
del arrendamiento y
elabora nota de
justificación del bien
inmueble. Traslada.
Recibe justificación y procede
de la manera siguiente:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la "Solicitud
de Compra (Form. SIC-01)"
b) Elabora los términos de
referencia o bases de
contratación, según sea el
caso.
c) Solicita certificación
presupuestaria al Tesorero o
persona designada.
d) Requiere Visto Bueno de
Autoridad Competente.
Traslada.
Per
son
a D
esig
nad
a
Recibe
expediente,
procede de la
forma siguiente
Arrendamiento
mayor a
Q. 100,000.00
Traslada a la
Unidad Solicitante
Traslada a la
Dirección de
Asuntos Jurídicos
SíNo
Perso
na D
esign
ada
Recibe expediente y
procede:
a) Revisa y facciona
contrato de conformidad
a la Ley y requiere
firmas.
b) Entrega al
arrendatario copia del
contrato para trámite de
la póliza de garantía,
fianza o seguro de
caución de
cumplimiento.
c) Recibe fianza, elabora
aprobación de contrato
y obtiene firma de
Rector.
d) Envía fotocopia de
contrato, de la
aprobación del contrato,
de la fianza de
cumplimiento y
constancia del envío al
Sistema del Registro de
Contratos de la
Contraloría General de
Cuentas con sello de la
Dirección de Asuntos
Jurídicos, para que
procedan a publicar en
el Sistema
GUATECOMPRAS.
Asesor Jurídico
Recibe expediente,
elabora Acta
Administrativa de
conformidad a la Ley,
anexa copia certificada
del acta al expediente,
entrega copia del acta al
proveedor y solicita
fianza de cumplimiento.
Traslada expediente.
Au
tori
dad
Co
mp
eten
te
Recibe expediente y
procede de la forma
siguiente:
En caso de contrato:
Recibe contrato,
aprobación del contrato,
fianza de cumplimiento y
constancia de envío al
Registro Electrónico de
Contratos de la
Contraloría General de
Cuentas y se publican
en el Sistema
GUATECOMPRAS.
En el caso de Acta
Administrativa: Publica
Acta Administrativa y
fianza en el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada Expediente
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- según su perfil,
crea, detalla, registra e
imprime la Orden de
Compra.
Obtiene firma de
Autoridad Competente,
para autorización de la
erogación del gasto, de
acuerdo al Artículo 129
del Estatuto de la
Universidad de San
Carlos de Guatemala
1
Op
erad
or
SIG
ES
Operador
GUATECOMPRAS
35
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Inmuebles
Elaborado por: Profesional DDO Página 2 de 2
Auditoría InternaDepartamento de
CajaTesorería Unidad Solicitante
1
Op
era
do
r
SIG
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Op
era
do
r
SIG
ES
Valida en el Sistema
Informático de
Gestión -SIGES- la
orden de compra
Presupuesta, detalla y
solicita el Comprobante
Único de Registro -CUR-
de Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- y
compromete
presupuestalmente el
período completo del
arrendamiento sin
exceder del ejercicio
fiscal vigente.
Valida en el Sistema
de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromisoT
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Notifica al
Arrendador
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Recibe expediente y
procede:
a) Recibe factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia de
exención del -IVA-,
cuando corresponda.
e) Publica la Orden de
Compra y factura en el
mismo NOG creado en
el Sistema
GUATECOMPRAS.
Pe
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a
Crea, detalla la factura
en Sistema Informático
de Gestión -SIGES-
registra liquidación e
imprime anexo de la
Orden de Compra.
Op
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ES
Op
era
do
r
SIG
ES
Valida liquidación de
Orden de Compra en
Sistema Informático
de Gestión -SIGES-
Op
era
do
r
SIG
ES
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado en cada mes
que corresponda el
pago.
Te
so
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Valida el Comprobante
Único de Registro -CUR-
de devengado en
Sistema de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES- (cada mes
se repite el
procedimiento desde el
paso 15 literal a).)
Conforma
expediente y
traslada
Pe
rs
on
a D
es
ign
ad
a
Genera solicitud de
pago en Sistema de
Contabilidad
Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-
Jefe Inmediato Tesorero
Realiza pago a
proveedor, escanea
constancia y envía
electrónicamente a la
unidad compradora
respectiva para que la
imprima y adjunte al
expediente de compra
FINAL
Persona
DesignadaProfesional
Designado
PUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente
y revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
Resguarda
expediente.
Pe
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De
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36
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Hoja No. 1 de 4 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Paso No.
Actividad
Solicitante
Autoridad Competente
1 Establece la necesidad del arrendamiento y elabora nota de justificación. Traslada.
Persona Designada
2
Recibe justificación y procede de la manera siguiente: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la “Solicitud de Compra (Form. SIC-01)“
b) Elabora los términos de referencia o bases de contratación, según sea el caso.
c) Solicita certificación presupuestaria al Tesorero o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente. Traslada.
Tesorería Operador
GUATECOMPRAS 3
Recibe expediente y crea NPG o NOG en
GUATECOMPRAS según corresponda, en
el cual se publica la solicitud de compra
(Form. SIC-01) y los términos de referencia
o bases de contratación. Traslada.
Solicitante Autoridad
Competente 4
Recibe expediente y procede según
modalidad de compra:
a) Compras de Baja Cuantía: recibe proforma y adjudica con firma, sello, CUI, en la misma.
b) Compra Directa: recibe ofertas electrónicas y adjudica al arrendador mediante documento de adjudicación.
Traslada.
Tesorería Persona
Designada 5
Recibe expediente, procede de la forma
siguiente:
a) Arrendamientos menores de Q. 100,000.00 traslada a la Unidad Solicitante (Continua paso No. 6)
b) Arrendamientos mayores de Q. 100,000.00 traslada a la Dirección de Asuntos Jurídicos. (Continua paso No. 8)
37
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante
Autoridad Competente
6 Recibe expediente, facciona Acta Administrativa, anexa copia certificada del acta al expediente, traslada.
Tesorería Operador
GUATECOMPRAS 7
Recibe expediente, publica proforma o
documento de adjudicación en el Sistema
GUATECOMPRAS. (Continua paso 9)
Dirección de Asuntos Jurídicos
Asesor Jurídico 8
Recibe expediente y procede:
a) Revisa y facciona contrato de conformidad a la Ley y requiere firmas.
b) Entrega al arrendatario copia del contrato para trámite de la póliza de garantía, fianza o seguro de caución de cumplimiento.
c) Recibe fianza, elabora aprobación de contrato y obtiene firma de Rector.
d) Envía fotocopia de contrato, de la aprobación del contrato, de la fianza de cumplimiento y constancia del envío al Sistema del Registro de Contratos de la Contraloría General de Cuentas con sello de la Dirección de Asuntos Jurídicos, para que procedan a publicar en el Sistema GUATECOMPRAS. (Continua paso No. 9)
Tesorería
Operador SIGES
9
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Compra. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Operador SIGES
10 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra.
Operador SIGES
11
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente el período completo del arrendamiento.
38
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Tesorero o Persona
Designada 12
Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
Operador SIGES
13 Notifica al Arrendador.
Persona Designada /
Operador GUATECOMPRAS
14
Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la
Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora constancia de exención del -IVA-, cuando corresponda.
e) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NOG o NPG creado en GUATECOMPRAS.
Operador SIGES
15
Crea, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra.
Operador SIGES
16 Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-
Operador SIGES
17
Crea en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado; de ser pagos parciales se realizará en cada mes que corresponda el pago.
Tesorero o Persona
Designada 18
Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-; de ser pagos parciales, cada mes se repite el procedimiento desde el paso 14 literal a).
Persona Designada
19 Conforma expediente y traslada
39
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 4 de 4 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Auditoría Interna Profesional Designado
1-19
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada
Tesorería Persona
Designada 20 Resguarda expediente.
Solicitante
Jefe Inmediato Tesorero 21
Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-
Departamento de Caja
Persona Designada
22
Realiza pago a proveedor, escanea constancia y envía electrónicamente a la unidad compradora respectiva para que la imprima y adjunte al expediente de compra.
40
DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra
directa.
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 2
Dirección de Asuntos
JurídicosTesoreríaUnidad Solicitante
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Asesor Jurídico
Au
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dad
Co
mp
eten
te
Recibe expediente,
facciona Acta
Administrativa,
anexa copia
certificada del acta al
expediente, traslada.
Establece la necesidad
del arrendamiento y
elabora nota de
justificación.
Traslada.
Recibe expediente y
crea NPG o NOG en
GUATECOMPRAS
según corresponda, en
el cual se publica la
solicitud de compra
(Form. SIC-01) y los
términos de referencia o
bases de contratación.
Traslada.
Recibe expediente,
publica proforma o
documento de
adjudicación en el
Sistema
GUATECOMPRAS.
Recibe expediente y
procede según
modalidad de compra:
a) Compras de Baja
Cuantía: recibe
proforma y adjudica con
firma, sello, CUI, en la
misma.
b) Compra Directa:
recibe ofertas
electrónicas y adjudica
al arrendador mediante
documento de
adjudicación.
Traslada.
Recibe justificación y
procede de la manera
siguiente:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la
"Solicitud de Compra
(Form. SIC-01)"
b) Elabora los términos de
referencia o bases de
contratación, según sea el
caso.
c) Solicita certificación
presupuestaria al Tesorero
o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno
de Autoridad Competente.
Traslada.
Recibe
expediente,
procede de la
forma siguiente
INICIO
Traslada a la
Unidad Solicitante
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- según su perfil,
crea, detalla, registra e
imprime la Orden de
Compra.
Obtiene firma de
Autoridad Competente,
para autorización de la
erogación del gasto, de
acuerdo al Artículo 129
del Estatuto de la
Universidad de San
Carlos de Guatemala.
Arrendamiento
mayor a
Q. 100,000.00Recibe expediente y
procede:
a) Revisa y facciona
contrato de conformidad
a la Ley y requiere
firmas.
b) Entrega al
arrendatario copia del
contrato para trámite de
la póliza de garantía,
fianza o seguro de
caución de
cumplimiento.
c) Recibe fianza, elabora
aprobación de contrato
y obtiene firma de
Rector.
d) Envía fotocopia de
contrato, de la
aprobación del contrato,
de la fianza de
cumplimiento y
constancia del envío al
Sistema del Registro de
Contratos de la
Contraloría General de
Cuentas con sello de la
Dirección de Asuntos
Jurídicos, para que
procedan a publicar en
el Sistema
GUATECOMPRAS.
Traslada a la
Dirección de
Asuntos Jurídicos
Op
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41
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Arrendamiento de Bienes Muebles, Vehículos, Maquinaria y Equipo para montos de baja cuantía o compra directa.
Elaborado por: Profesional DDO Página 2 de 2
Auditoría InternaDepartamento
de CajaUnidad SolicitanteTesorería
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Jefe Inmediato Tesorero
Persona
Designada
Crea en el Sistema
Informático de Gestión
-SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado; de ser
pagos parciales se
realizará en cada mes
que corresponda el
pago.
Recibe expediente y
procede:
a) Recibe factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación -
CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia de
exención del -IVA-,
cuando corresponda.
e) Publica la Orden de
Compra y factura en el
mismo NOG o NPG
creado en
GUATECOMPRAS.
Conforma
expediente y
traslada
Valida en el Sistema
Informático de
Gestión -SIGES- la
orden de compra
Realiza pago a
proveedor, escanea
constancia y envía
electrónicamente a la
unidad compradora
respectiva para que la
imprima y adjunte al
expediente de compra
Genera solicitud de
pago en Sistema de
Contabilidad
Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-
Notifica al
Arrendador
Valida liquidación de
Orden de Compra en
Sistema Informático
de Gestión -SIGES-
Crea, detalla la factura
en Sistema Informático
de Gestión -SIGES-
registra liquidación e
imprime anexo de la
Orden de Compra.
Valida el Comprobante
Único de Registro -
CUR- de devengado en
Sistema de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES-; de ser
pagos parciales, cada
mes se repite el
procedimiento desde el
paso 14 literal a).
FINAL
Aprueba en el Sistema
de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso.
Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- y
compromete
presupuestalmente el
período completo del
arrendamiento.
1
PUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente y
revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
Profesional
Designado
Resguarda
expediente
Pe
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on
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a
42
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Título del Procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Hoja No. 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto Paso No.
Actividad
Solicitante
Persona Interesada
1
Con base a la programación presupuestaria, procede: a) Elabora en el Sistema Integrado de
Información Financiera -SIIF- la “Solicitud de Compra (Form. SIC-01)“
b) Elabora los términos de referencia o bases de contratación, según sea el caso.
c) Solicita certificación presupuestaria al Tesorero o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno de Autoridad Competente. Traslada.
Tesorería Operador
GUATECOMPRAS 2
Recibe expediente y crea NPG o NOG en
GUATECOMPRAS según corresponda, en
el cual se publica la solicitud de compra
(Form. SIC-01). Traslada.
Solicitante Autoridad
Competente 3
Recibe expediente y procede según
modalidad de compra:
a) Compras de Baja Cuantía: recibe proforma y adjudica con firma, sello, CUI, en la misma.
b) Compra Directa: recibe ofertas electrónicas, elabora nota de adjudicación.
Traslada.
Tesorería Operador
GUATECOMPRAS 4
Recibe expediente, publica proforma o nota
de adjudicación en GUATECOMPRAS.
Solicitante Autoridad
Competente 5
Recibe expediente, facciona Acta Administrativa, anexa copia certificada del acta al expediente, traslada.
Tesorería Operador
GUATECOMPRAS 6
Recibe expediente, publica en
GUATECOMPRAS Acta Administrativa,
traslada
43
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 2 de 3 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Operador SIGES
7
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Compra. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Operador SIGES
8 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra.
Operador SIGES
9
Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y compromete presupuestalmente el período completo del servicio a adquirir.
Tesorero o Persona
Designada 10
Valida en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
Operador SIGES
11 Notifica al proveedor.
Persona Designada /
Operador GUATECOMPRAS
12
Recibe expediente y procede: a) Recibe factura. b) Obtiene autorización de la Autoridad
Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Retención ISR, cuando corresponda.
d) Elabora constancia de exención del -IVA-, cuando corresponda.
e) Si se recibió un servicio o mantenimiento de un bien, elabora Hoja de Control y obtiene firma de la persona que tiene a su cargo el bien.
f) Publica la Orden de Compra y factura en el mismo NOG o NPG creado en GUATECOMPRAS.
44
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS -SIC-
Hoja No. 3 de 3 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Operador SIGES
13
Crea, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra.
Operador SIGES
14 Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-
Operador SIGES
15
Crea, presupuesta, detalla y solicita en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado; por ser pagos parciales se realizará en cada mes que corresponda el pago.
Tesorero o Persona
Designada 16
Valida el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-; por ser pagos parciales, cada mes se repite el procedimiento desde el paso 12 literal a).
Persona Designada 17
Conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-17
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada
Solicitante
Jefe Inmediato Tesorero
18
Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-. (Continua paso No. 20)
Tesorería Persona
Designada 19 Resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona
Designada 20
Realiza pago a proveedor, escanea constancia y envía electrónicamente a la unidad compradora respectiva para que la imprima y adjunte al expediente de compra.
45
DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 2
TesoreríaUnidad Solicitante
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SIG
ES
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- según su perfil,
crea, detalla, registra e
imprime la Orden de
Compra.
Obtiene firma de
Autoridad Competente,
para autorización de la
erogación del gasto, de
acuerdo al Artículo 129
del Estatuto de la
Universidad de San
Carlos de Guatemala.
Recibe expediente,
facciona Acta
Administrativa,
anexa copia
certificada del acta al
expediente, traslada.
Con base a la
programación
presupuestaria, procede:
a) Elabora en el Sistema
Integrado de Información
Financiera -SIIF- la
"Solicitud de Compra
(Form. SIC-01)"
b) Elabora los términos de
referencia o bases de
contratación, según sea el
caso.
c) Solicita certificación
presupuestaria al Tesorero
o persona designada.
d) Requiere Visto Bueno
de Autoridad Competente.
Traslada.
Recibe expediente y
procede según
modalidad de compra:
a) Compras de Baja
Cuantía: recibe proforma
y adjudica con firma,
sello, CUI, en la misma.
b) Compra Directa:
recibe ofertas
electrónicas, elabora
nota de adjudicación.
Traslada.
Recibe expediente y
crea NPG o NOG en
GUATECOMPRAS
según corresponda, en
el cual se publica la
solicitud de compra
(Form. SIC-01).
Traslada.
INICIO
Recibe expediente,
publica en
GUATECOMPRAS
Acta Administrativa,
traslada
Recibe expediente,
publica proforma o
nota de adjudicación
en
GUATECOMPRAS.
Valida en el Sistema
Informático de
Gestión -SIGES- la
orden de compra.Op
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SIG
ES
Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- y
compromete
presupuestalmente el
período completo del
servicio a adquirir.
Op
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SIG
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Valida en el Sistema
de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso.
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Notifica al
proveedor
Op
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Recibe expediente y
procede:
a) Recibe factura.
b) Obtiene
autorización de la
Autoridad Competente
mediante firma,
nombre, Código Único
de Identificación -CUI-
y sello en reverso de la
factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia
de exención del -
IVA-, cuando
corresponda.
e) Si se recibió un
servicio o
mantenimiento de un
bien, elabora Hoja de
Control y obtiene firma
de la persona que
tiene a su cargo el
bien.
f) Publica la Orden de
Compra y factura en el
mismo NOG o NPG
creado en
GUATECOMPRAS.
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46
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Pagos parciales para montos de baja cuantía o compra directa.
Elaborado por: Profesional DDO Página 2 de 2
Auditoría Interna Departamento de Caja Unidad EjecutoraTesorería
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Jefe Inmediato Tesorero Persona DesignadaConforma
expediente y
traslada
FINAL
Realiza pago a
proveedor, escanea
constancia y envía
electrónicamente a la
unidad compradora
respectiva para que la
imprima y adjunte al
expediente de compra.
Genera solicitud de
pago en Sistema de
Contabilidad
Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-
Crea, presupuesta,
detalla y solicita en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado; por ser
pagos parciales se
realizará en cada mes
que corresponda el
pago.
Valida el Comprobante
Único de Registro -CUR-
de devengado en
Sistema de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES-; por ser
pagos parciales, cada
mes se repite el
procedimiento desde el
paso 12 literal a).
Crea, detalla la factura
en Sistema Informático
de Gestión -SIGES-
registra liquidación e
imprime anexo de la
Orden de Compra.
Valida liquidación de
Orden de Compra en
Sistema Informático
de Gestión -SIGES-
1
Profesional
Designado
PUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente y
revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
Resguarda
expediente
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47
4) PROCEDIMIENTO “COMPRA, PAGO Y LIQUIDACIÓN POR CONTRATO ABIERTO”
4.1. NORMAS ESPECÍFICAS Norma 1. Obligatoriedad y Condiciones para Compras por Contrato Abierto Queda exonerada de los requisitos de licitación y cotización, la compra y contratación de bienes, suministros y servicios que se hagan directamente con los proveedores autorizados por el Ministerio de Finanzas Públicas para el uso de la modalidad de Contrato Abierto. La Universidad de San Carlos de Guatemala puede comprar por medio de Contrato Abierto sin necesidad de realizar concurso de compra de bienes, suministros y servicios, sin límite de montos, siempre y cuando cumplan con las condiciones y requisitos solicitados por las Unidades Ejecutoras.
Norma 2. Vigencia del Contrato Abierto No se podrán hacer compras de productos en contrato abierto si éste no se encuentra vigente. Se pueden realizar compras por contrato abierto cuando el proveedor entrega los bienes, suministros y servicios en un período que no exceda cinco (5) días antes que la vigencia del Contrato Abierto finalice. Si la vigencia del Contrato Abierto, no abarca el período de entrega de los bienes y servicios sin importar el monto, se debe suscribir Contrato o Acta Administrativa en la que consten todos los pormenores de la negociación, para garantizar el cumplimiento por parte del proveedor. Norma 3. Responsabilidad Las autoridades competentes según el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, no deberán autorizar el pago de adquisiciones hechas por otras modalidades de compra, si los precios son iguales o superiores a los que figuren en los listados de bienes y suministros adjudicados, en contrato abierto, así como la compra de productos de contrato abierto, si estos no se encuentran vigentes; de efectuarse cualquiera de las acciones indicadas, será responsabilidad de la autoridad que lo autorice. Además deben velar porque las condiciones sean iguales o mejores a las requeridas en las bases de cotización o licitación solicitadas por las unidades ejecutoras de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
48
Las unidades ejecutoras, previo a emitir la orden de compra para adquisiciones por contrato abierto, debe verificar los precios de referencia que publica el Instituto Nacional de Estadística -INE-, y dejar constancia de dicha verificación para garantizar que en el mercado, los precios de los bienes a adquirir son iguales o mayores a los de contrato abierto. Norma 4. Solicitud de Compra por Contrato Abierto En la Solicitud de Compra Form.SIC-01-, deben detallarse las condiciones y requisitos de los bienes y servicios que se requieran. Para el caso de equipo de cómputo o bienes que por su naturaleza lo requieran deben contar con dictamen técnico. Norma 5. Presentación de Fianzas o Seguros de Caución
Al recibir los bienes, suministros y servicios, el Tesorero o persona designada, será responsable de solicitar las Fianzas o Seguros de Caución de Calidad y de Funcionamiento, de acuerdo a la naturaleza de los mismos. Norma 6. Recepción de los Bienes, Servicios o Suministros Para la recepción de los bienes, suministros o servicios adquiridos por Contrato Abierto y cuando la naturaleza del bien o servicio lo requieran, se debe elaborar Acta Administrativa de Recepción. Norma 7. Casos de incumplimiento y Sanciones Para los casos de incumplimiento de los contratos abiertos, en cuanto a la entrega y variación de las condiciones contratadas, deberá ser notificado a la autoridad que autorizó la adjudicación de la compra y erogación del gasto de acuerdo a lo que establece el Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, quién podrá realizar la compra de bienes y suministros objeto del incumplimiento para que los mismos puedan ser adquiridos fuera del contrato abierto, siguiendo los procedimientos establecidos en la Ley. Para cualquiera de los supuestos establecidos en el párrafo anterior el expediente documentado deberá ser trasladado a la Dirección General de Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para que apliquen las sanciones reguladas en la Ley. Los incumplimientos de calidad serán notificados a la Dirección General de Adquisiciones del Estado para que proceda de acuerdo a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legislativo 57-92, su Reglamento Acuerdo Gubernativo 122-2016 y resolución de la Dirección General de Adquisiciones del Estado 18-2019 para que aplique lo conducente.
49
Norma 8. Ejecución de la Fianza o Seguro de Caución de Cumplimiento del Contrato En caso de incumplimiento del contrato o acta administrativa elaborada por la Universidad de San Carlos de Guatemala, la Dirección de Asuntos Jurídicos hará la ejecución de la fianza o seguro de caución de cumplimiento. Norma 9. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de orden de compra por contrato abierto, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala
50
4.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
MÓDULO I Hoja 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante
Termina: Departamento de Caja
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante
Persona Designada
1
Con base a la programación presupuestaria, Plan Anual de Compras -PAC- y Bases de Cotización o Licitación cuando corresponda, procede:
a) Consulta catálogo de Contrato Abierto en el Sistema GUATECOMPRAS; IMPRIME HOJA de consulta.
b) Si el bien o servicio existe en el catálogo y cumplen con todas las especificaciones, elabora constancia indicando que cumple con lo solicitado.
c) Elabora en el Sistema de Integrado de Información Financiera –SIIF-, la Solicitud de Compra -Form.SIC-01-, con la descripción de las características de bienes, servicios o suministros para compra por Contrato Abierto.
d) Solicita certificación de disponibilidad presupuestaria al Tesorero o persona designada. Traslada.
Autoridad
Competente
2
Recibe Solicitud de Compra -Form.SIC-01-, revisa descripción de características de bienes, servicios o suministros, autoriza la compra, traslada.
Tesorería Operador
GUATECOMPRAS 3
Recibe expediente, accede a página de contrato abierto, www.guatecompras.gt ingresa a contrato abierto, verifica vigencia e imprime contrato y solicita propuesta económica de los bienes, servicios o suministros firmada y sellada a la empresa designada, que incluya plazo de entrega y otras condiciones con el proveedor, traslada.
Solicitante
Autoridad
Competente
4
Recibe expediente, adjudica en la Propuesta Económica de los bienes, servicios o suministros. Traslada.
Tesorería Operador
SIGES 5
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Compra. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
51
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-
Hoja No.2 de 3 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Tesorería
Operador SIGES
6 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de compra.
Operador SIGES
7 Analiza orden de compra, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-.
Tesorero o Persona
Designada 8
Aprueba en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de compromiso.
Solicitante Autoridad
Competente 9
Recibe expediente y elabora Acta Administrativa cuando corresponda.
Tesorería
Operador SIGES
10 Notifica al Proveedor para el despacho correspondiente.
Persona Designada
11
Recibe expediente y procede: a) Recibe el bien, suministro o servicio y factura, ingresa al
almacén o libro de inventario cuando corresponda, sella en reverso de la factura.
b) Obtiene autorización de la Autoridad Competente mediante firma, nombre, Código Único de Identificación -CUI- y sello en reverso de la factura.
c) Elabora Retención ISR, cuando corresponda. d) Elabora constancia de exención del -IVA-, cuando
corresponda.
Operador SIGES
12 Crea, detalla la factura en Sistema Informático de Gestión -SIGES- registra liquidación e imprime anexo de la Orden de Compra.
Operador SIGES
13
Valida liquidación de Orden de Compra en Sistema Informático de Gestión -SIGES-. En caso de compra de bienes, solicita al Encargado de Inventarios su debido registro en el libro correspondiente y fotocopia de las tarjetas de inventario y traslada al Tesorero para validar y dar alza al bien e imprime constancia de bienes inventariables.
Operador SIGES
14 Crea en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado.
Tesorero o Persona
Designada 15
Aprueba el Comprobante Único de Registro -CUR- de devengado en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-.
Persona Designada
16 Conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado
1-16 PUNTO DE CONTROL
Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada
52
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS –SIC-
Hoja No.2 de 3 No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
Unidad Puesto
Responsable Paso No.
Actividad
Solicitante Jefe Inmediato de
Tesorero 17
Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada / Descentralizadas -SICOINDES-
Tesorería Persona
Designada 18
Resguarda expediente.
Departamento de Caja
Persona Designada
19
Realiza pago a proveedor, escanea constancia y envía electrónicamente a la unidad compradora respectiva para que la imprima y adjunte al expediente de compra.
53
4.3 DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 2
TesoreríaUnidad Solicitante
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Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión -
SIGES- según su perfil,
crea, detalla, registra e
imprime la Orden de
Compra.
Obtiene firma de
Autoridad Competente,
para autorización de la
erogación del gasto, de
acuerdo al Artículo 129
del Estatuto de la
Universidad de San
Carlos de Guatemala.
INICIO
Con base a la
programación
presupuestaria, Plan
Anual de Compras -
PAC- y Bases de
Cotización o Licitación
cuando corresponda,
procede:
a) Consulta catálogo de
Contrato Abierto en el
Sistema
GUATECOMPRAS;
IMPRIME HOJA de
consulta.
b) Si el bien o servicio
existe en el catálogo y
cumplen con todas las
especificaciones,
elabora constancia
indicando que cumple
con lo solicitado.
c) Elabora en el Sistema
de Integrado de
Información Financiera -
SIIF-, la Solicitud de
Compra -Form.SIC-01-,
con la descripción de las
características de
bienes, servicios o
suministros para compra
por Contrato Abierto.
d) Solicita certificación
de disponibilidad
presupuestaria al
Tesorero o persona
designada.
Traslada.
Recibe Solicitud de
Compra -Form.SIC-01-
, revisa descripción de
características de
bienes, servicios o
suministros, autoriza la
compra, traslada
Recibe expediente y
elabora Acta
Administrativa
cuando corresponda.
Valida en el Sistema
Informático de
Gestión -SIGES- la
orden de compra
Analiza orden de
compra, presupuesta,
detalla y solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-.
Recibe expediente,
accede a página de
contrato abierto,
www.guatecompras.gt
ingresa a contrato
abierto, verifica vigencia
e imprime contrato y
solicita propuesta
económica de los
bienes, servicios o
suministros firmada y
sellada a la empresa
designada, que incluya
plazo de entrega y otras
condiciones con el
proveedor, traslada.
Recibe expediente,
adjudica en la
Propuesta Económica
de los bienes,
servicios o
suministros. Traslada.
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Aprueba en el Sistema
de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
compromiso.
Tesorero o
Persona
Designada
Notifica al
Proveedor para el
despacho
correspondiente.
Operador
SIG
ES
Recibe expediente y
procede:
a) Recibe el bien,
suministro o servicio y
factura, ingresa al
almacén o libro de
inventario cuando
corresponda, sella en
reverso de la factura.
b) Obtiene autorización
de la Autoridad
Competente mediante
firma, nombre, Código
Único de Identificación
-CUI- y sello en reverso
de la factura.
c) Elabora Retención
ISR, cuando
corresponda.
d) Elabora constancia de
exención del -IVA-,
cuando corresponda.
Persona D
esignada
1
54
Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Compra, pago y liquidación por Contrato Abierto
Elaborado por: Profesional DDO Página 2 de 2
Departamento de CajaUnidad SolicitanteTesorería Auditoría Interna
1
Crea, detalla la factura
en Sistema Informático
de Gestión -SIGES-
registra liquidación e
imprime anexo de la
Orden de Compra.
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SIG
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Valida liquidación de
Orden de Compra en
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-. En
caso de compra de
bienes, solicita al
Encargado de
Inventarios su debido
registro en el libro
correspondiente y
fotocopia de las tarjetas
de inventario y traslada
al Tesorero para validar
y dar alza al bien e
imprime constancia de
bienes inventariables.
Op
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do
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SIG
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Crea en el Sistema
Informático de Gestión
-SIGES- el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado.
Op
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SIG
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Aprueba el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
devengado en Sistema
de Contabilidad
Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES-.
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Conforma
expediente y
traslada
Profesional
Designado
PUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente y
revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
Resguarda
expediente.
Genera solicitud de
pago en Sistema de
Contabilidad
Integrada /
Descentralizadas -
SICOINDES-
Jefe Inmediato de
Tesorero
Realiza pago a
proveedor, escanea
constancia y envía
electrónicamente a la
unidad compradora
respectiva para que la
imprima y adjunte al
expediente de compra.
Persona Designada
FINAL
55
5) PROCEDIMIENTO DE PAGO Y LIQUIDACIÓN A TRAVÉS DE LA “ORDEN DE PAGO”
5.1 NORMAS ESPECÍFICAS Norma 1. Uso de la Orden de Pago La orden de pago se utilizará para tramitar el pago de gastos sin proceso competitivo en el Sistema GUATECOMPRAS, se origina desde el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y se compromete y devenga en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-, esto se hace debido a que existen operaciones de las que se tiene conocimiento hasta que se reciben las facturas del gasto realizado en concepto de servicios básicos o bien los formularios V-3 de viáticos al exterior.
Norma 2. Autorización de la Orden de Pago
La erogación del gasto por medio de la orden de pago queda implícito con firma y sello en la factura por la autoridad competente, según lo establecido en el artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala, posterior a lo realizado en el Sistema de Contabilidad Integrada/Descentralizadas -SICOINDES-.
Norma 3. Plazo de Liquidación para viáticos al exterior
Para la liquidación del expediente de viáticos al exterior a través de orden de pago se deben tomar en cuenta los plazos establecidos en el procedimiento específico. Son solidariamente responsables por no cumplir esta disposición el Tesorero o Persona Designada y el Jefe de la Unidad Ejecutora.
Norma 4. Resguardo y custodia del expediente original
4.1 Para viáticos al exterior: El expediente original queda en resguardo y custodia de la unidad compradora que inicie el trámite de pago, debiendo adjuntar constancia de pago emitida por el Departamento de Caja y documentos de respaldo establecidos en el procedimiento específico. 4.2 Para servicios básicos:
El expediente original queda en resguardo y custodia de la unidad compradora que inicie el trámite de pago, debiendo adjuntar constancia de pago emitida por el Departamento de Caja, facturas o recibos y su respectivo comprobante de pago. Norma 4. Actuación de Auditoría Interna Auditoría Interna evaluará permanentemente la estructura de control interno, derivado de la implementación del procedimiento de orden de pago, a fin de brindar asesoría y aseguramiento en forma oportuna en cumplimiento al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala
56
5.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Título del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos. MÓDULO I
Hoja 1 de 3 No. de Formularios:
Inicia: Solicitante Termina: Departamento de Caja
Unidad
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Solicitante Persona Interesada
1
Obtiene las facturas o recibos correspondientes, las clasifica por proveedor, verifica si están completas, elabora solicitud de compra en el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF- y traslada.
Tesorería Persona Designada 2 Recibe, certifica disponibilidad presupuestaria y traslada.
Solicitante Autoridad
Competente
3
Recibe y autoriza solicitud de compra.
4 Firma y sella de páguese en cada factura o recibo y traslada.
Tesorería
Persona Designada 5 Emite exención de IVA por cada factura, cuando corresponda y traslada.
Operador GUATECOMPRAS
6
Recibe expediente y procede a publicar cada factura en el portal de GUATECOMPRAS, en la modalidad de compras sin concurso NPG.
Operador SIGES
7
Recibe expediente, ingresa al Sistema Informático de Gestión -SIGES- según su perfil, crea, detalla, registra e imprime la Orden de Pago. Obtiene firma de Autoridad Competente, para autorización de la erogación del gasto, de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
Operador SIGES
8 Valida en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- la orden de pago.
Operador SIGES
9
Analiza orden de pago, presupuesta, detalla y solicita el Comprobante Único de Registro -CUR- de Compromiso y Devengado simultaneo -CUR CYD- en el Sistema Informático de Gestión -SIGES-.
Tesorero o Persona Designada
10
Valida en el Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES- el Comprobante Único de Registro de compromiso y devengado -CUR CYD-.
57
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
Hoja No. 2 de 2
No. de Formularios:
Título del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos.
Unidad
Puesto Responsable
Paso No.
Actividad
Tesorería Persona Designada 11 Conforma expediente y traslada
Auditoría Interna Profesional Designado 1-11
PUNTO DE CONTROL Recibe expediente y revisa de conformidad a procedimiento de Auditoría Interna y traslada
Solicitante
Jefe Inmediato Tesorero
12
Genera solicitud de pago en Sistema de Contabilidad Integrada Descentralizadas -SICOINDES-. (Continua paso No. 14)
Tesorería Persona Designada 13
Resguarda expediente.
Departamento de Caja Persona Designada 14
Realiza pago a proveedor, escanea constancia y envía electrónicamente a la unidad compradora respectiva para que la imprima y adjunte al expediente de compra.
58
5.3 DIAGRAMA DE FLUJO Universidad de San Carlos de Guatemala
Sistema Integrado de Compras -SIC-
Título del procedimiento: Pago de Servicios Básicos.
Elaborado por: Profesional DDO Página 1 de 1
Auditoría InternaDepartamento
de CajaTesoreríaUnidad Solicitante
INICIO
Obtiene las facturas o
recibos
correspondientes, las
clasifica por
proveedor, verifica si
están completas,
elabora solicitud de
compra en el Sistema
Integrado de
Información Financiera
-SIIF- y traslada.
Pe
rso
na
In
tere
sa
da
Recibe, certifica
disponibilidad
presupuestaria y
traslada.
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Recibe y autoriza
solicitud de
compra.
Au
tori
da
d C
om
pe
ten
te
Emite exención de
IVA por cada factura,
cuando corresponda
y traslada.
Te
so
rero
o
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Recibe expediente y
procede a publicar
cada factura en el
portal de
GUATECOMPRAS, en
la modalidad de
compras sin concurso
NPG.
Op
era
do
r
GU
AT
EC
OM
PR
AS
Recibe expediente,
ingresa al Sistema
Informático de Gestión
-SIGES- según su perfil,
crea, detalla, registra e
imprime la Orden de
Pago.
Obtiene firma de
Autoridad Competente,
para autorización de la
erogación del gasto, de
acuerdo al Artículo 129
del Estatuto de la
Universidad de San
Carlos de Guatemala.
Op
era
do
r
SIG
ES
Valida en el Sistema
Informático de
Gestión -SIGES- la
orden de pago.
Op
era
do
r
SIG
ES
Analiza orden de pago,
presupuesta, detalla y
solicita el
Comprobante Único de
Registro -CUR- de
Compromiso y
Devengado simultaneo
-CUR CYD- en el
Sistema Informático de
Gestión -SIGES-.
Op
era
do
r
SIG
ES
Valida en el Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas
-SICOINDES- el
Comprobante Único de
Registro de compromiso
y devengado -CUR
CYD-.
Te
so
rero
o P
ers
on
a
De
sig
na
da
Realiza pago a
proveedor, escanea
constancia y envía
electrónicamente a la
unidad compradora
respectiva para que la
imprima y adjunte al
expediente de compra.
Resguarda
expediente
Persona
Designada
FINAL
Firma y sella de
páguese en cada
factura o recibo y
traslada.
Conforma
expediente y
traslada
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Profesional
Designado
PUNTO DE
CONTROL
Recibe expediente y
revisa de
conformidad a
procedimiento de
Auditoría Interna y
traslada
Pe
rso
na
De
sig
na
da
Genera solicitud de
pago en Sistema de
Contabilidad Integrada
Descentralizadas -
SICOINDES-.
Jefe Inmediato
Tesorero
59
IV. ANEXOS
ANEXO No. 1 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
GUÍA DE GUATECOMPRAS PARA BAJA CUANTIA MAYOR A Q.10,000.00 Y MENOR A Q.25,000.00
PROCEDIMIENTO
Publicación
Estatus NPG Momento en
que debe publicarse
Usuario Responsable
de la publicación
a) Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- con el detalle de la obra bien o servicio a requerir y proforma adjudicada con nombre, CUI, sello y firma de la autoridad competente, se crea un NPG en el Sistema GUATECOMPRAS.
Gestión
Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01-, según Resolución 18-2019 de la DGAE
Usuario Comprador
Hijo Operador
b) Se publica orden de compra, factura y anexos si corresponde, entre la publicación y recepción de la obra bien o servicio a requerir de debe medir por lo menos 02 día hábiles siguientes a cuando se efectué el pago total del monto de la negociación en proceso.
Publicado y pagado
Al recibir la Solicitud de Compra, Según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador
Hijo Operador
c) Reversión de la compra, deber registrarse de forma manual como máximo a los dos días hábiles siguientes en que el pago haya sufrido una reversión dentro de los sistemas financieros.
d) Anulación, debe registrarse de forma manual, como máximo a los dos días hábiles siguientes que se haya tomado la decisión.
Revertido y anulado
Al recibir la disposición por escrito de realizar cambios, según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador
Hijo Autorizador
60
ANEXO No. 2
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS
GUÍA DE GUATECOMPRAS EN COMPRA DIRECTA, MAYOR DE Q.25,000.00 Y MENOR DE Q.90,000.00
Previó a elaborar la solicitud de compra se debe revisar en el Portal de GUATECOMPRAS, página http://www.guatecompras.gt, la sección de contrato abierto: Productos en contrato abierto para verificar si dentro del mismo existe los productos o servicios que pretende adquirir, imprimiendo la hoja como constancia de la revisión, para luego proceder de la siguiente forma:
a) Si encuentra los productos o servicios en la consulta realizada, pero los mismos no cumplen con sus especificaciones, adjuntar a la solicitud de compra nota que justifique el no realizar la compra por contrato abierto firmada y sellada por autoridad competente.
b) Si no encuentra los productos o servicios en la consulta realizada, elaborar la solicitud de compra Form. SIC -01-, adjuntar la consulta realizada en contrato abierto y seguir con el procedimiento para publicar en GUATECOMPRAS.
PROCEDIMIENTO
Publicación Momento en que debe
publicarse
Usuario Responsable de la publicación
a) Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- con el detalle de la obra bien o servicio a requerir , así como las condiciones que rigen la adquisición, de acuerdo al formato que el Sistema GUATECOMPRAS requiera, se sube al sistema y automáticamente da un número de operación denominado NOG, que identifica todo el proceso.
Al recibir la Solicitud de Compra, Form. SIC -01-, según Resolución 18-2019 de la DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
b) Se publica la Solicitud de Compra, Form. SIC -01- y anexos si corresponde, entre la publicación y recepción de ofertas debe medir por menos 01 día hábil.
Al recibir la Solicitud de Compra, Según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
61
Publicación Momento en que debe
publicarse
Usuario Responsable de la publicación
c) Modificación de Especificaciones, condiciones o requisitos, ya sea por iniciativa propia o derivado de una solicitud de aclaración.
Al recibir la disposición por escrito de realizar cambios, según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
d) Respuestas a preguntas comentarios o sugerencias planteadas en el Sistema GUATECOMPRAS: se realizarán por medio de GUATECOMPRAS en forma técnica y legal a los interesados. Las mismas deben responderse por la unidad solicitante firmada y sellada antes de concluir el evento.
Al recibir las respuestas firmadas y selladas por la dependencia solicitante, antes de emitir la resolución final del proceso según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
e) Al concluir el evento se procede a bajar la información del sistema e imprimirla para ser enviada a la Unidad Solicitante, quien procederá a realizar la evalúan y posterior adjudicación de la compra, de forma escrita con el nombre firma Registro de Personal y sello de la autoridad que adjudica, devolviendo el expediente a Tesorería o Proveeduría para hacer la Publicación de la adjudicación de la compra en el Sistema.
Al recibir la adjudicación con firma y sello de la Autoridad Solicitante a más tardar dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
f) Estatus del evento: se cambia estatus al evento que puede ser:
1 finalizado desierto, finalizado adjudicado, finalizado no adjudicado anulado.
2 Finalizado anulado *
Al recibir la adjudicación de la Unidad Solicitante según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo Operador. *Usuario Comprador Hijo Autorizador
g) Notificación por el Sistema GUATECOMPRAS: artículo 35 de la Ley de Contrataciones del Estado las notificaciones que provengan de actos en los que se aplique dicha Ley, serán efectuadas por vía electrónica a través de GUATECOMPRAS y surtirán sus efectos al día siguiente de su publicación en el sistema. Deben hacerse las notificaciones dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda según Artículo 20 de la Resolución 18-2019 de DGAE.
Las notificaciones deberán hacerse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de emisión del acto o resolución que corresponda Art. 20 Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
62
Publicación Momento en que debe
publicarse
Usuario Responsable de la publicación
h) La factura es el documento que respalda que se recibió satisfactoriamente el bien, obra o servicio solicitado, indicando en el reverso que recibió conforme el solicitante, sello de páguese, valor y firma del Jefe inmediato
Al recibir la factura tiene dos (2) días hábiles para hacerlo Según Resolución 18-2019 de DGAE
Usuario Comprador Hijo
Operador
Inhabilitación: Es la facultad que le compete a la Unidad Ejecutora afectada o al Registro General de Adquisiciones del Estado de sancionar a las personas individuales o jurídicas, de acuerdo a las causales establecidas en la Ley y su Reglamento. Concluido el procedimiento administrativo que corresponda respetando el derecho de defensa contemplado en el artículo 12 de la Constitución Política de la República de Guatemala. La inhabilitación podrá ser por tiempo definido o permanente. (Artículo 32 de la resolución 18-2019 de la Dirección General de Adquisiciones del Estado –DGAE-).