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UNIVERSIDAD DE PANAMA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL
ESCUELA DE RELACIONES PÚBLICAS
INFORME DE PRÁCTICA PROFESIONAL OPCIÓN DE TESIS REALIZADA EN
LA FUNDACIÓN PARA LA PROMOCIÓN DE LA MUJER
POR:
SILKA ROJAS
Trabajo de grado para optar
Por el título de licenciada en
Relaciones Públicas
Panamá, 1998
INDICES GENERALES
INDICE GENERAL
Páginas
INTRODUCCION
i
CAPITULO 1
DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA FUNDACIÓN PARALA PROMOCION DE LA MUJER
1. Antecedentes
2
2. Objetivos
4
2 .1 Objetivos Generales
42.1 Objetivos Específicos
5
3. Líneas de Acción
5
4. Organigrama y Funcionamiento
6
5. Programas y Proyectos
9
5 .1 Programa Legal
95 . 1 .1 Educación Legal
105.1 .1 .1 Promotoras Legales
125.1 .1 .2 Educación Legal en las Escuelas
12
5.2 Programa Laboral
14
5.3 Programa Rural
17
6- Programa de Recaudación de Fondos
19
6 .1 Tardes Caseras
196 .2 Programa 100 de 1,00
20
6 .3 Cena de Gala Anual
21
6 .3 .1 Objetivos
21
7 . Análisis del Mercado 227.1 Fortalezas 227.2 Oportunidades 227.3 Debilidades 237.4 Amenazas 23
CAPITULO IIEVALUACIÓN DE LA CENA DE GALA ANUAL
1. Fase de Previsión
25
1 .1 Fijación e Importancia de Objetivos
251 .2 Historia, Análisis y Evaluaciones
251 .3 Delegación de Funciones y Responsabilidades
26
1 .4 Tipo de Sede
261 .5 Fecha
271 .6 Programa
27
2. Fase de Planeación
27
2.1 Reglas, Políticas y Procedimientos 272.2 Lista de Comprobación 282.3 Formas de Registros 282.4 Diseños de Formas 292 .5 Tipo de Montaje 292.6 Presupuesto 30
3 .Fase de Organización
30
3 .1 Comité Organizador
30
3 .2 Reuniones del Comité Organizador
303 .3 Designaciones de Funciones a empresas externas
31
4.Fase de Dirección
314.1 Comunicación
314.2 Supervisión
32
5 . Fase de Promoción y Publicidad 325.1
Negociaciones en Publicidad 325 .2
Apoyos Privados 335.3
Apoyos Promocionales 335 .3 .1 La Prensa 335 .3 .2 Televisión 335 .3 .3 Radio 34
6. Fase de Control
346.1 Reuniones Previas
346.2 Delegaciones de Responsabilidades
346 .3 Selección del Público
35
7.Día del Evento
35
7.1 Comisiones de Trabajo
357.2 Resultados
36
8. Post- Evento
378.1 Recaudación de Fondos
378.2 Presentación de Informe Final
389. Evaluación del Evento
389.1
Introducción
389.2 Análisis de la Encuesta al Público Interno y
Externo
399 .3 Consideraciones Finales Sobre el Resultado
de la Encuesta
4610. Conclusiones
4911. Recomendaciones
5013. Método de Recolección de Datos para la Evaluación
53
CAPITULO IIISINTESIS ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIÓN DECOMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
1 . Aspectos Generales
55
2.Aspectos Económicos
56
3 .Recursos Materiales
56
4.Conformación Física de la Dirección de Comunicación
57
5 . Actividades de la Dirección de Comunicación y RelacionesPúblicas
57
6. Proceso de Comunicación y Publicidad Institucional
59
CAPITULO IVPROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICASPARA LA FUNDACIÓN PARA LA PROMOCIÓN DE LAMUJER
1 . Instrucciones Generales sobre la Razón de la Propuesta
60
2. Importancia sobre el Programa de Relaciones Públicas 612.1 Objetivos Generales 622.2 Objetivos Específicos 622.3 Funciones Sugeridas Para la Dirección de
Comunicación y Relaciones Públicas 632.4 Recursos Generales Sugeridos 642.5 Recursos Económicos Sugeridos 652.6 Recurso Humano 652.7 Infraestructura 672.8 Organigrama Propuesto Para La Fundación para la
Promoción de la Mujer 673. Propuesta del Plan de Actividades de Relaciones Públicas
para la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas 70
3 .1 Actividades
3 .1 .1 Buzón de Sugerencias 703 .1 .2 Sondeo de Opinión 713 .1 .3 Exhibiciones de Manualidades confeccionadas
por las participantes del curso 723 .1 .4 Participación en Ferias y Eventos 723 .1 .5 Reglamento Interno 733 .1 .6 Reuniones con el Personal 733 .1 .7 Asistencia Perfecta 743 .1 .8 Seminarios y Charlas 743 .1 .9 Convivencias 753 .1 .10 Brochure 753 .1 .11 Divulgación de Ciertas Actividades del Personal
y la Fundación en los medios de Comunicación 763.1 .12 Boletín Informativo 773 .1 .13 Mural 773 .1 .14 Celebración de Cumpleaños 783.1 .15 Organización de otros eventos según su
Celebración 793 .1 .16 Reuniones Trimestrales 793 .1 .17 Memoria Anual 80
CONSIDERACIONES FINALESConclusiones y Recomendaciones
82BIBLIOGRAFIA
86
INDICE DE ANEXOS
Anexo No. l
Curso de Bloqueo y Repello
Anexo No.2
Curso de Manejo
Anexo No.3
Granja Didáctica y deProducción Santa Clara
Anexo No.4
Vista General de la CenaAnual
Anexo No.5
Programa General delEvento
Anexo No.6
Publicaciones
Anexo No.7
Carta CircularEncuesta
Anexo No.8
Programa General deTrabajo
Anexo No. 9
Ley No.37
1NTRODUCIÓN
El interés por utilizar las Relaciones Públicas en el proceso de comunicación
dentro de la organización es de vital importancia . Ya que, busca establecer y desarrollar
actitudes favorables de los diversos públicos por un lado, mientras que, por el otro,
establece una relación de armonía entre los empleados y superiores.
En este contexto, y con el fin de lograr una imagen positiva tanto a nivel
interno como externo pretendemos desarrollar un marco general de la Fundación Para la
Promoción de la Mujer, la cual es una organización sin fines de lucro, que trabaja de
manera dedicada a favor de la mujer y la incorporación de las mismas en el mercado
laboral panameño. Y su departamento de Relaciones Públicas con sus objetivos,
funciones, metas, políticas y demás actividades que se desarrolla en al Dirección de
Comunicación y Relaciones Públicas de la Fundación.
Pero, en la búsqueda de información sobre la Dirección de Comunicación y
relaciones Públicas durante la ejecución de la Práctica Profesional de Trabajo de Grado,
nos hemos encontramos con la inexistencia o a carencia absoluta de un esquema
general de un plan de Relaciones Públicas.
En este sentido, nos hemos propuesto realizar un estudio mas profundo que
contribuya a plantear soluciones a sus limitaciones, mediante la sugerencia de un plan
de Relaciones Públicas.
Veamos pues, en forma general el análisis de está investigación comprendidas
en etapas donde se desglosa la información .
La Primera parte, expone una síntesis de aspectos generales y específicos de la
Fundación.
La Segunda parte, se evalúa el evento "Cena de Gala AnuaV, La cual la
presentamos en forma desglosada sobre los aspectos mas importantes de una evaluación
y todo lo correspondiente a la organización del evento.
La Tercera parte, corresponde a un significativo estudio de aspectos
administrativos de la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas, el cual hemos
procurado realizar dentro de las investigaciones científicas observando su métodos en
el momento de proceder.
Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, anexos y
bibliografia utilizada como complemento de la información que aquí se plasma . Y en
espera que, este estudio contribuya a despertar el interés en las autoridades de la
Fundación para organizar la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas
CAPITULO I
DESCRIPCIÓN ORGANIZACIONAL DE LA FUNDACIÓN PARA LAPROMOCIÓN DE LA MUJER
-2-
] .ANTECEDENTES
La Fundación para la Promoción de la Mujer, es una organización privada
independiente, sin fines de lucro que trabaja de manera responsable y dedicada en favor de
la mujer.
Fue constituida legalmente en la ciudad de Panamá, República de Panamá
según consta en la Personería Jurídica otorgada oficialmente por el Ministerio de
Gobierno y Justicia mediante Resuelto 263 del 8 de Agosto de 1990 e Inscrita en el
Registro Público el 10 de Agosto de 1990, Folio 1710, Imagen 0002.
Creada en 1990, por iniciativa de la Licenciada Teresita Yaníz de Arias, junto a
mujeres del sector empresarial privado. Con un capital de 13/10,000 .00 los cuales
solventarían los egresos iniciales de la organización.
Sin embargo, este capital no cubriría los gastos emanados por la Fundación, era
necesario producir medios que resarcieran estos egresos y permitiera cumplir los
programas y alcanzar los objetivos propuestos.
Luego que la Fundación prioriza esta necesidad, la Presidenta de la Fundación crea
el programa 100 de 1,000 en el cual, se recaudaría fondos para desarrollar los planes de la
Fundación . Una vez obtenido favorables resultados en el programa y tomando en
consideración la motivación que existía por parte de su propulsora se aumentan los
esfuerzos en la divulgación de una campaña, con el propósito de crear conciencia en la
comunidad del problema de las mujeres panameñas .
-3-
Simultáneamente, contribuyeron con esta causa las socias divulgando publicaciones
y ofreciendo exposiciones orales ante las escuelas oficiales y oficinas públicas en torno a
las finalidades propuestas.
Es importante anotar que, los esfuerzos encaminados dentro de la gestión que
realiza la Fundación la proyecto como un ente mediador de problemas familiares, como un
centro de enseñanza académica a mujeres que querían mejorar su estatus educativo.
Tomadas en cuenta, estas prioridades la Fundación reforzó su aspecto de
capacitación profesional en la creación en 1992 del Centro de Adaptación Laboral,
proyecto que en su etapa inicial identificaba, capacitaba y orientaba profesionalmente a
mujeres de recursos económicos escasos . A través, de cursos, asesoramientos en
Relaciones Humanas, dinámicas de entrevistas de empleo que le facilitaría su incursión
en él mercado laboral, estas clases eran impartidas inicialmente en 2 salones que fueron
construidos con el aporte de la Embajada de Gran Bretaña.
Posteriormente, se recibió una donación por parte de la Sociedad Islámica, que
contribuyó con equipamiento tecnológico y humano al centro . Sin embargo, para mantener
él centro se recurrieron a programas de subsistencia económica implementando un
sistema, él de establecer tarifas por los cursos en que la persona debería pagar únicamente
después de tomado él mismo obtendrían un trabajo, pero no dio resultado. Por
consiguiente, la Fundación siguió operando por donaciones locales hasta que se aprobó
un proyecto enviado a la Cooperación Española CODESPA en cual finaciaba El Centro de
Capacitación Laboral.
En (1992-1993) se incorporan nuevos servicios en área legal, impartiendo asesoría
legal en problemas familiares, violencia doméstica, registros de uniones, testamentos,
-4-
guarda y crianza y otros . Este programa se complemento fundamentalmente, con el
proyecto de Promotoras Legales Comunitarias . El cual educa a mujeres dentro de la
comunidad que sean el medio para propagar los derechos y procedimientos legales.
A partir de 1991, Fundamujer dedicó sus esfuerzos a participar dentro del programa
de las Naciones Unidas (PNUD) para el área rural a desarrollarse en El Distrito de
Cañazas, Provincia de Veraguas con 25 familias las cuales, pondrían en ejecución
proyectos de crías de pollos, cerdos, codornices, iguanas, viveros de plantas de follaje para
la exportación . Vistos los resultados positivos en la actualidad este proyecto cuenta, con la
participación de 110 familias en 9 comunidades de pobreza extrema, que han mejorado
sus condiciones de vida.
Este tipo de acciones de capacitación se realiza con el apoyo de profesionales en
diversas áreas e entidades internacionales quienes ofrecen su colaboración desinteresada
durante la ejecución de estos programas.
2. OBJETIVOS
La Fundación
posee objetivos tanto generales como específicos detallados
seguidamente:
2.1
Objetivos Generales.
• La Fundación para la Promoción de la Mujer, pretende contribuir a mejorar las
condiciones de participación social, económica religiosa, cívica y cultural de las
mujeres panameñas . Igualmente la Fundación contribuye a la lucha porque se cumplan
las disposiciones constitucionales que reconocen a la mujer, igualdad de derechos y
responsabilidades .
-5-
2.2
Objetivos Específicos
Los específicos complementan los objetivos generales los cuales son:
• Concientizar a la mujer de la fuerza de cambio que tiene entre sus manos al
al ser la primera maestra
• Contribuir a que la mujer conozca y tome conciencia de que la ley le
otorga en todo sentido, igualdad de derechos y oportunidades que el
varón.
• Concientizar a la mujer de la urgente necesidad de educarse de acuerdo
a su vocación y a sus talentos.
• Plantear públicamente y en toda su gravedad, el problema de la violencia
contra la mujer y la necesidad de actuar para resolverlo.
• Promover y concientizar, tanto al hombre como a la mujer de la necesidad de
compartir los trabajos en el hogar (reparto equitativo de las tareas domésticas).
• Realizar programas de desarrollo en comunidades rurales y urbanas marginadas,
brindándoles capacitación, asesoría
y recursos iniciales a las mujeres, para
incorporarlas en una actividad productiva que les permita mejorar las condiciones de
vida de su familia.
3. LINEAS DE ACCIÓN DE LA FUNDACIÓN PARA LA PROMOCIÓN DE LA
MUJER
• Promover la legislación antidiscriminatoria y promotora a favor de las mujeres,
velando por el cumplimiento efectivo de los derechos que la constitución y las leyes
de la República de Panamá reconocen a la mujer panameña dentro del territorio
nacional
-6-
• Realizar estudios e investigaciones dirigidos a diagnosticar, establecer, evaluar y
visualizar la realidad concreta en la que se encuentran las mujeres panameñas, tanto
en áreas rurales como urbanas, niveles salariales, fertilidad, violencia y otros sin
distinción de clase o pensamiento político.
• Se elaboran programas de formación y capacitación permanente de manera que la
mujer adquiera, además del adiestramiento profesional necesario, la conciencia de
su propia valía y responsabilidad en la transformación de la sociedad panameña.
• Se elaboran programas de asesoría y asistencia legal, y se procura la atención fisica
y psicológica de mujeres maltratadas.
4. ORGANIGRAMA Y FUNCIONAMIENTO
Desde sus comienzos la Fundación para la Promoción de la Mujer se
desempeña en forma dinámica y sencilla . Define su organización a través de la
división en direcciones a los que se les asigna los deberes y responsabilidades que
les corresponde por áreas y con ello garantiza el alto grado de coordinación en el
engranaje de su labor-
A continuación presentaremos el organigrama y una breve explicación del mismo.
JUNTA DE SINDICA : Comité Honorífico de benefactoras de la Fundación,
conformada por once miembras, quienes se reúnen trimestralmente .
7-
JUNTA DIRECTIVA : Organo máximo de está entidad, la cual se encarga de tomar
decisiones a lo interno de la Fundación. Está compuesto por once miembras, los
cargos dignatarios son : Presidenta Teresita Yániz de Arias, Secretaria de la Junta
Directiva Mery Alfaro de Villageliú, Tesorera Michelle Coulbom.
DIRECCION EJECUTIVA : Organo ejecutor de las decisiones tomadas por la Junta
Directiva, está encargado de coordinar las actividades desarrolladas por la
Fundación, además de servir de enlace entre el personal técnico, la Junta Directiva y
los capítulos.
ADMINISTRACIÓN : Es la responsable de dirigir, supervisar, controlar y sustentar
la base administrativa, las operaciones financieras y los gastos de operación de
acuerdo con lo establecido.
AREAS DE TRABAJO : Cada una de las áreas (Laboral, Legal y Rural), está
coordinado por un profesional en su área. Las directivas de cada centro se reúnen 2
veces al mes, con la directora ejecutiva.
JUNTA CONSULTIVA: La Fundación cuenta con un Consejo Asesor, que de
forma voluntaria , presta asistencia técnica en algunos de los programas, proyectos y
aciones que ejecute la Fundación.
AUDITORIA EXTERNA : Es la encargada de revisar como se están manejando
los Recursos Financieros de la Organización, en su proyectos y programas .
FUNDACIÓN PARA LA PROMOCION DE LA MUJERORGANIGRAMA INSTITUCIONAL
-9-
5. PROGRAMAS Y PROYECTOS
La Fundación ha logrado desde 1990 la ejecución de varios proyectos que
han puesto en marcha. Proyectos que se han llevado gracias a la contribución de gobiernos
internacionales y que la organización ha desarrollado en lograr el bienestar y la integridad
de la mujer . Estos proyectos lo mencionaremos de la siguiente manera.
5.1 PROGRAMA LEGAL
Centro de Asistencia y Educación Legal
" Thelma King Harrinson"
La Fundación para la Promoción de la Mujer, oficialmente en 1992 creó el Centro
de Asistencia Legal con el objeto, de brindar una respuesta positiva en materia legal a
mujeres víctimas de violencia doméstica, problemas laborales, asuntos de guarda y
crianza, divorcios, uniones y testamentos.
Este centro legal dedica su labor a orientar centenares de personas en educación y
asistencia legal, dirigido principalmente hacia mujeres . Ha partir de su creación, a la
actualidad, el mismo ha cumplido cabalmente los objetivos respectivos del centro. Y que
a continuación mencionaremos:
• Facilitar el conocimiento de los derechos y deberes, promoviendo el ejercicio
pleno de los primeros y el cumplimiento responsable de los mismos.
• Ofrecer asistencia Legal a las personas que lo necesitan .
El programa ha guiado a centenares de personas de diversos niveles educativos y
socioeconómicos (amas de casa, estudiantes, funcionarios etc .), en conocimientos legales
básicos, en solución a los problemas familiares.
En la actualidad y según los registros más de 4,089 personas, en su mayoría
mujeres han acudido en busca de ayuda, en asuntos relacionados con violencia
intrafamiliar, uniones de hechos, divorcios, matrimonios, filiaciones, sucesiones y
derechos de familia . (Ver gráfica No.1)
5 . 1 .1 EDUCACIÓN LEGAL
Este proyecto que se desarrolla bajo el Centro de Asistencia Legal, dedica su
labor ha impartir y orientar a grupos organizados de comunidades, estudiantes de escuelas
oficiales, particulares, organizaciones, universidades públicas y privadas con la finalidad
de incrementar en las personas los conocimientos en el área legal . Cabe destacar que,
dentro de este programa existen dos proyectos con los cuales puede cumplir su finalidad,
entre ellos están los siguientes .
-12-
5 .1 .1 .1 Promotoras Legales Comunitarias
Este programa inició sus actividades en 1993, bajo la coordinación a Dra . Aura Feraud,
y con objetivos propuestos en:
1- Formar y capacitar a líderes comunitarias/os sobre temas de géneros autoestima,
constitución, leyes y autoridad, derechos políticos, derecho de familia, violencia
intrafamiliar, solución de conflictos, seguridad social y derecho laboral.
Por tanto, el programa es uno de los más completos y comprendidos en material legal,
proyectando un bien colectivo, lo cual lo ha ubicado en uno de los mejores proyectos en
América Latina, capacitando 923 promotoras/os legales hasta mayo de 1998 . (Ver Gráfica
No.2)
5 .1 .1 .2. Educación Legal en las Escuelas
Este programa puesto en marcha, en las escuelas oficiales y particulares ha
involucrado al sector estudiantil, formando en los tres últimos años a 3,000 jóvenes
panameños . Permitiendo en primer lugar informar adecuadamente en los temas de género y
autoestima, constitución, leyes y autoridades, derechos de familia, derecho laboral,
seguridad social, en las provincias de Panamá, Colón, Herrera y Coclé .
I 17 Promo.
Gráfica No.2Programa de Educación Legal 1993-1998
500 .
450 ~
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-14-
5.2 PROGRAMA LABORAL
Centro de Adaptación Laboral
" PepayZubieta de Alemán"
Con la finalidad de capacitar, identificar y orientar profesionalmente a mujeres
conscientes de su situación de desempleo, falta de habilidades actualizadas para integrarse
al mercado laboral y la dependencia económica que representaban muchas veces.
La Fundación para la Promoción de Mujer, palpando las necesidades que
presentaban las mujeres que acudían a las instalaciones de la organización en busca de
asesoría legal, pero a su vez necesitaban ampliar sus conocimientos académicos y
integrarse al mercado laboral.
Creo en 1991 los primeros cursos y en 1993, se inaugura el Centro de Adaptación
Laboral " Peggy Zubieta de Alemán". El Centro de Adaptación Laboral es el único que
dedicada a la capacitación a mujeres en áreas Tradicionales y no tradicionales que
desglosaremos de la siguiente manera:
AREAS TRADICIONALES
• Recepción
• Ventas
• Oficinista
• Confección Industrial
• Cajeras
• Confección de Ropa de Bebé
• Producción Artesanal
• Manejo de Máquina Sumadora
-15-
• Windows 95
• Office 97 (Word, Excel, Power Point)
• Cuidado de Ancianos
AREAS NO TRADICIONALES
• Jardinería
• Cocinera
• Electricidad Rural
• Azulejería y Mosaiquería
• Plomería
• Electricidad
• Barniz y Laqueo
• Pintura Especializada
• Ebanistería
• Saloneras
• Bloqueo y Repello
Los cursos impartidos hasta mayo de 1998, han sido dirigidos a 3,084 mujer, el
cual incluye un módulo de desarrollo Humano con temas en género y autoestima, salud
reproductiva, roles y estereotipos, liderazgo, derecho de familia y violencia intrafamiliar.
(Ver Gráfica No . 3)
Por otro lado, el centro ofrece una variedad de cursos en áreas no tradicionales,
permitiendo mantener una continúa actividad de formación profesional adaptada a las
demandas reales del mercado laboral panameño. Apartándose de los cursos en áreas
-17-
tradicionales sobresaturadas y poco remuneradas como : modistería, manualidades
y belleza . Sin embargo, estos se imparten cuando hay una demanda real de los mismos.
Con el apoyo de UNIFEM ( Fondo del Desarrollo de las Naciones Unidas para la
Mujer) , se desarrollo el proyecto "Mujeres en la Construcción un Nuevo Camino" . Con
este proyecto se logró capacitar mas de 100 mujeres en oficios no tradicionales como:
plomería, albañilería, Azulejería y Mosaiquería . (Ver anexo No . 1)
Como parte de la capacitación en diversos cursos, se han implementado talleres de
Producción Artesanal en San José de Ocú y en las Margaritas de Chepo, beneficiando a
mas de 70 mujeres las cuales, se les capacita en técnicas de producción y diseños de
productos artesanales.
Cabe destacar que, la Fundación cuenta con una Escuela de Manejo, iniciada
recientemente, con el propósito de capacitar a mujeres para el empleo . (Ver anexo No . 2)
5.3 PROGRAMA DESARROLLO RURAL
Granja Didáctica yde Producción Santa Clara
A partir de 1991, en la comunidad del distrito de cañazas, Provincia de Veraguas se
origina este proyecto rural que, en principio inició con 25 familias de estratos humildes
residentes en la zona, gracias a los aportes del Fondo de Población de las Naciones Unidas
PNUD, en reforzar la participación de la mujer en el desarrollo de la comunidad .
-18-
La ejecución del programa está basado en la participación de comunidades en áreas
rurales, Así como la capacitación y orientación de la comunidad.
El proyecto rural, ha sido tan exitoso que en la actualidad cuenta con 115 familias
distribuidas, en varias comunidades de la Provincia de Veraguas.
Los objetivos del Programa Rural están consolidados en:
• Mejorarla calidad de vida de los/as participantes.
• Ofrecer apoyo técnico para el mejoramiento de su producción agrícola,
haciendo énfasis en la participación activa de las mujeres.
• Lograr la plena incorporación de las mujeres rurales a las actividades
productivas, dando el valor al trabajo que ellas realizan en la producción.
Con el fondo de cooperación internacional se creó este proyecto, en donde los
beneficiarios/as tienen la oportunidad de recibir capacitación y asistencia técnica de
manera tal que, puedan poner en práctica todo lo aprendido en sus parcelas de terrenos y
desarrollar una agricultura de subsistencia.
Cabe destacar que, se ha construido y equipado un banco de herramientas, una
planta procesadora y una pequeña oficina . Por medio del Fondo de Emergencia Social
(FES), se logró la instalación de la luz y agua en dicha granja, facilitando una series de
actividades didácticas dirigidas a mejorar los cultivos, la agricultura orgánica y practicar
-19-
-19-
un desarrollo sostenible tomando en cuenta los problemas del medio ambiente y la
incorporación de las mujeres en las labores productivas . (Ver anexo No .3)
Este proyecto ha aumentado sus actividades en 1997 con los auspicios Españoles de
(Navarra la Rioja, Secipi) en la creación de tres pequeñas granjas experimentales de las
cuales están ubicadas en las comunidades de Santa Rosa, La Mesita corregimiento de
Cañazas y La comunidad de Llano Grande del corregimiento de San Marcelo distrito de
Cañazas, simultáneamente a este crecimiento de las granjas se ha incrementado la
población beneficiada a un total de 450 personas entre niños/as, mujeres y hombres.
6. PROGRAMAS DE RECAUDACION DE FONDOS
Se trata de actividades realizadas por la Presidenta de la Fundación y las miembras
honoríficas de cada junta. Actividades que tienen como objetivo, aumentar los insumos y
mejorar los servicios brindados a las mujeres.
La Fundación ideó como planes de recaudación de fondos, los siguientes:
6.1 TARDES CASERAS
Se efectúa una reunión en casa de una anfitriona con el propósito de recibir
donaciones y recaudar un mínimo de B/ . 500.00 por reunión .
-20-
Esta actividad cuenta con, la participación de familiares y amigos que asistan a una
vivienda, ya sea de la socias o amigos/as de la Fundación . En tanto, las directoras de la
organización, explican sobre los programas y las necesidades de recursos.
Concluida la reunión, se llevan a cabo las llamadas de aquellas personas que se
comprometieron a hacer donaciones.
6.2 PROGRAMA 100 de 1,000
Se constituye en identificar u obtener 100 posibles donantes de B/ . 1,000 cada uno,
transmitirles sobre la responsabilidad que conlleva la organización , con la preparación,
sostenimiento y desarrollo para el funcionamiento de los programas y proyectos de la
Fundación.
La meta principal de este programa conlleva la recaudación B/ . 100,000 .00 anuales,
a través del grupo objetivo de este programa, conformado por bufete de abogados o
personas naturales de altos ingresos que muestran interés por la Fundación . A estas
personas se les llama "Benefactoras de la Fundación".
Los lineamientos para la respectiva recaudación se origina desde el momento que la
socia presenta una lista de donantes potenciales, los cuales se les contacta para una cita
formal .
Posteriormente, acude a la entrevista, tanto la presidenta de la Fundación como la
socia, que sugirió el posible donante planteando los propósitos de la Fundación.
Entre tanto, se formaliza la relación de donación, se le envía una carta de
agradecimiento y se incluye en el banco de datos a cuentas por pagar.
6.3 CENA DE GALA ANUAL
Consiste en un evento de recaudación fondos, que tradicionalmente desde 1993 y
por iniciativa de las juntas de Sindicas y Directiva se lleva a cabo la Cena de Gala Anual,
actividad que se enmarca dentro de enfoque social divulgando sus objetivos, proyectos y
programas efectuados en el año . En la misma, se entregan diversos premios tales como:
• Homenaje Póstumo, distinción ofrecida a la labor realizada por una mujer que
en vida dedico sus esfuerzos en el bienestar y beneficio de las mujeres.
• Mujer Estrella del Año mérito entregado a una mujer que se
proyecta completa integra en todas las etapas de la vida tanto familiar,
profesional y social.
Cabe destacar, en (1998) se incluye el premio Hombre Solidario del
Año, persona que debería contar con la cualidad de coadyuvar a motivar la
integridad de las mujeres.
6.3.1 OBJETIVO
La Cena de Gala Anual, representa el medio para divulgar y proyectarse
positivamente en busca de recursos , financiamiento para el funcionamiento óptimo de su
organización . Por ende el evento plantea como objetivo los siguientes:
• Recaudar un mínimo de 15,000 :00.
• Divulgar los programas y actividades
• Hacer un reconocimiento a mujeres destacadas que sirvan de ejemplo a otras mujeres.
• Crear conciencia sobre la explotación de la mujer en los medios de comunicación .
-22-
7. ANALISIS DEL MERCADO (FODA)
7.1 FORTALEZAS : La conformación de las Junta de Sindicas y
Directivas por mujeres profesionales, empresarias y de alto reconocimiento hace
que este factor resalte como fortaleza en labor que ejecuta la Fundación por un
lado. Mientras que por el otro, la labor voluntaria que ejercen estas mujeres, en la
dedicación de su tiempo y la inversión de su dinero en funciones y actividades que
realiza la Fundación.
Aunado al reconocimiento de organismos internacionales como el
Programa de las Naciones Unidas (PNUD) quiénes han apoyado los diversos
programas que la Fundación a puesto en práctica en bienestar de la integridad de la
mujer panameña. Esto sin, desmeritar el apoyo de otros gobiernos internacionales
como: El Gobierno del Japón, Alemania y España, los cuales han fortalecido mas el
funcionamiento y la credibilidad de la fundación en el ámbito internacional.
7.2 OPORTUNIDADES : La principal oportunidad es la lucha constante
que se realizan algunas ONG's por vencer la discriminación, abuso y la explotación
de mujeres que son víctimas de estos maltratos . Por consiguiente, la labor que se
realiza para crear conciencia en el mundo del maltrato a las mujeres, existen
algunos países que brindan apoyo a las ONG's que dedican su labor a estos
problemas.
Motivo por el cual, La Fundación cuenta con esta oportunidad por su labor,
la seriedad y credibilidad que proyecta a nivel nacional . Y por la labor que, realizan
_23_
algunas empresas para proyectarse en la comunidad han utilizado las
Relaciones Públicas para proyectarse a través de asignaciones de presupuesto a esta
ONG's .
7.3 DEBILIDADES : No cuenta con, un plan de mercadeo, para la
recaudación de fondos permanentes caracterizándose como una de las mayores
debilidades de la Fundación como también, la falta de organización en actividades
de recaudación de fondos que se trabaja en base del voluntariado, por ser este un
elemento irregular, no existe una dedicación constante en estos programas.
Mas sin embargo, en las actividades anuales la programación de
recaudación se proyecta con muy buenos resultados.
7.4 AMENAZAS: La principal amenaza para la Fundación representa es el
incremento de Organizaciones gubernamentales No Lucrativas en el país.
El crecimiento en el mercado de servicios y cursos que brindan otras
empresas. Motivo por el cual, se confronta este factor de un alto riesgo, ya que la
Fundación presenta una similitud con otras empresas en estos servicios .
CAPITULO II
EVALUACIÓN DE LA CENA DE GALA ANUAL
-25-
1 . FASE DE PREVISIÓN
1 .1
Fijación e importancia de los objetivos
Tomando en consideración que, los objetivos influyen en las acciones a seguir . La
Fundación Para la Promoción de la Mujer, cuenta con objetivos bien definidos y claros
en la consecución del evento Cena de Gala Anual, objetivos que hemos mencionado
anteriormente.
Cabe mencionar que, la Fundación dentro de sus objetivos planteados, no logró
desarrollar el siguiente:
Crear conciencia sobre la explotación de la mujer
en los medios de comunicación.
Este objetivo se lleva a cabo con, la participación de cuñas publicitarias que
promuevan aspectos positivos sociales y cívicos de la mujer . Debido a la baja
participación de las agencias publicitarias en años anteriores se tomo la decisión de
no desarrollar esta actividad de las cuñas publicitarias en 1998.
Sin embargo este año, se promovió un nuevo reconocimiento llamado HOMBRE
SOLIDARIO DEL AÑO, mérito incluido dentro de las actividades a desarrollarse en
el evento en mención.
1.22 Historia, análisis y evaluaciones previas
Por tradición, a partir del mes de octubre se efectúan las primeras reuniones
para la organización de la Cena de Gala Anual . Dichas reuniones cuentan con, la
-26-
participación de la Junta de Sindicas y Directoras quienes postulan mujeres
como candidatas a participar en los premios MUJER ESTRELLA DEL AÑO y el
HOMENAJE POSTUMO . Estas mujeres deben haberse destacado en diferentes
etapas de su vida : social, profesional, cívica y que hayan coadyuvado en la lucha
por la integridad de la mujer.
A través de un estudio minucioso La Junta Directiva y Sindica someten a
consenso por medio de una votación, para seleccionar la candidata que cumpla con
los requisitos.
1 .3 Delegación de Funciones v Responsabilidades
De acuerdo con, la programación de reuniones efectuadas las Direcciones de
Recursos y Comunicación, establecieron un control apropiado del programa general del
evento. A través de, la confección de un Cronograma el cual, permitió la atención
conjunta y simultanea de las diversas actividades a desarrollar.
Sin embargo, a pesar de las funciones mancomunadas; se le designo
actividades especificas a cada Dirección . Mientras que, la Dirección de Recursos tenía
como función especifica todo lo concerniente a la venta de boletos y la Dirección de
Comunicación ejecutaba acciones de Relaciones Públicas.
1 .4 Tipo de Sede
Desde 1994 segundo año en que se realizó esta actividad se escogió el Gran
Salón del hotel Caesar Park como hotel sede del evento. (Ver Anexo No.4)
-27-
1 .5 Fecha
De acuerdo a las actividades preparadas con anticipación y reguladas por el
Cronograma. La Fundación toma en cuenta, dos aspectos fundamentales en la
celebración de su actividad: no se debe llevar a cabo ni antes de Semana Santa, ni de
vacaciones escolares.
1.66 Programa
La Dirección de Relaciones Públicas previendo la extensión de tiempo elaboró el
programa oficial de las acciones ha acontecer el día del evento, impartiendo instructivos
de tiempo . A través de un esquema cronometrado, partiendo desde las primeras
palabras de la moderadora hasta cada una de las presentaciones de las homenajeadas.
(Ver Anexo No . 5)
2. FASE DE PLANEACIÓN
2.1 Reglas, Políticas v Procedimientos
Otro aspecto importante, es la venta de boletos se procede con la confección de
1,000 boletos a un costo de B/ . 50.00 balboas cada uno . Con la confección de 1,000
boletos a la venta con un premios MUJER ESTRELLA DEL AÑO y el HOMENAJE
POSTUMO.
Podemos mencionar que, La Dirección de Recursos colocó en
proceso de venta 832 boletos de las cuales 380 personas asistieron a la cena .
-28-
Por otro lado, la Fundación para estos casos estima necesario que por política las
miembras de la junta de sindicas y directivas ejerzan acciones directas en la venta de 10
boletos para la cena. Es decir conforman una mesa con la distribución de los 10
boletos . Boletos a los cuales la Dirección de Recursos da seguimiento de acuerdo a la
ventas de los mismos.
2.2 Lista de Comprobación
La Dirección de Recursos elabora las listas de comprobación de acuerdo, a
las consideraciones del comité organizador, los invitados de las homenajeadas y el
banco de datos . De la misma manera, la Dirección de Recursos toma en
consideración las personas que participan en el proyecto 100 de 1,000 a los amigos
y colaboradores de la Fundación y los medios de Comunicación Social para
enviarles boletos de cortesía
23 Formas de Registros
Luego que, el comité organizador define la asistencia de los invitados se
procede a registrar . A través de la comunicación escrita en este caso la carta cada
uno de los boletos a enviarse . En ese orden, la Dirección de Recursos controla
estrictamente cada uno de los boletos enviados, sus devoluciones facturación de
cobros y confirmaciones de asistencia al evento .
-29-
-29-
2 .4 Diseño de Formas
De la misma manera que, se desarrolla las etapas de registro se toman en cuenta
detalles para el diseño de estas listas tales como:
• Número del boleto
• Nombres de las personas
• Números telefónicos
• Boletos por pagar
• Boletos pagados
El diseño de las listas para a la ubicación de los invitados, se confeccionó de la
siguiente manera :
• Número de mesa
• Nombre de la persona
• Nombre del responsable de la invitación
• Nombre de la empresa
225 Tipo de Montaie
Durante la planificación del evento se confeccionó un diagrama de la
infraestructura del salón a utilizar y las instrucciones a seguir del montaje previo al
evento, abarcando el área del personal a laborar y el agrupamiento o la ubicación
de cada mesa con sus números y puertas de acceso al salón .
-30-
2_6 Presupuesto
La cuantificación del presupuesto en la Cena de Gala Anual, se enmarca en un
factor esencial en el desarrollo de cada etapa a cubrir en el evento . En este aspecto,
la Fundación por lo general trabaja sobre la base de los mismos gastos incurridos
anteriormente.
3. FASE DE ORGANIZACIÓN
3 .1 Comité Organizador
Esta conformado por la Presidenta de la Fundación, la Secretaria de la Junta
Directiva y las Direcciones de Comunicación y Recursos.
3 .2 Reuniones del Comité Organizador
Para efectos de reuniones, la Presidenta de la Fundación, la
Secretaria de la Junta Directiva y las Direcciones de Comunicación y Recursos,
llevan a cabo de manera secuencial reuniones previas al evento . Se realizaron 4
reuniones en principio vinculadas a la delegación de responsabilidades
y su
consecución en aspectos concernientes ala organización del evento .
-31-
3_3 Designación de funciones a empresas externas
Las Direcciones de Comunicación y Recursos llevaron a cabo, reuniones
previas con el señor Carlos Wilson Gerente de Banquete del Hotel Caesar Park . El señor
Wilson es la persona designada para tomar las medidas necesarias o pertinentes en aquellas
acciones que la Fundación así lo amerite . Dichas acciones son de vital importancia en la
realización del evento y no pueden dejarse en ultima instancias . Entre ellas podemos
mencionar: señalamientos en la colocación fisica de las mesas y arreglo de las mismas, las
directrices impartidas a los saloneros, la selección del menú y bebidas a tomar, la primera
cotización del salón, la capacidad del mismo, la hora de servida la cena, apertura y
disponibilidad del espacio para la ejecución de funciones del personal, entre otras.
4. FASE DE DIRECCION
4 .1 Comunicación
El sistema de comunicación empleado comprendió desde la comunicación formal
e informal. Cabe destacar que, la retroalimentación constante entre las Direcciones de
Comunicación y Recursos se constituyó primordialmente en el eje de las acciones a seguir.
Ya que, las vías de comunicación no fueron agotadas en ningún aspecto de las
culminación de pasos o etapas según las actividades presentadas.
Por otro lado, en cuanto a comunicación se refiere la utilizada en la venta de
boletos fue la comunicación verbal . Ya que, en ocasiones la venta, se efectuaba por vía
-32-
telefónica, comunicación escrita o a través de cartas y de la misma manera,
informaba al invitado la ubicación y numeración de sus mesas.
4 .2
Supervisión
Durante la consecución de las actividades no se puede soslayar la
importancia que acarreó la etapa en mención . Ya que, se ejerció en cada unidad ejecutoria
la responsabilidad de una acción. El nivel de supervisión se ejerció en todas las fases
concluidas en su totalidad o parcialmente de acuerdo con en el cronograma de actividades.
El comité organizador por su parte, mantuvo el control del evento
mediante reuniones previas.
5. FASE DE PROMOCION Y PUBLICIDAD
5y1 Negociaciones en Publicidad
Considerando que, los medios de comunicación son importantes y eficaces
como instrumento para involucrar al público, no podríamos dejarlos excento de nuestra
investigación . Ya que, mantiene un sistema de comunicación y divulgación permanente .
-33-
5_2 Apoyos Privados
Con el propósito fundamental de recoger las impresiones de una mujer que
haya recurrido a la Fundación en la solución de sus problemas familiares, encontrando una
respuesta positiva por parte de la misma, se produjo un vídeo que tuviera como objeto, el
propósito en mención por un lado y por el otro presentara el desarrollo de las funciones y
programa que realiza la Fundación durante el año.
5 .3 Apoyos Promocionales
5 .3 .1 La Prensa
Desde las primeras etapas de la organización del evento, la Presidenta de la
Fundación y la Dirección de Comunicación se encargaron de divulgar periódicamente
gacetillas, artículos, reportajes entre otras actividades, que contribuyeron a motivar a las
personas a participar del evento.
Cabe señalar que La Crítica Libre y El Panamá América brindaron su
apoyo incondicional en divulgar todos los escritos del evento.
5.3 .2
Televisión
Con el propósito de informar y anunciar la magnitud del evento el comité
organizador y las personalidades escogidas acuden al medio, a explicar los detalles
fundamentales de la Cena. Es importante anotar que, la televisión por ser un medio
costoso fue empleada esporádicamente .
-34-
Debido, al estatus de ONG's que representa la Fundación no permite contar con los
recursos económicos para solventar visitas continúas . Si bien es cierto, esto no se convirtió
en un obstáculo . Ya que, RPC (Canal 4) ajustó dentro de su programación algunas de
estas visitas .
5 .3 .3
Radio
La Fundación de la mujer, en la divulgación de las actividades de la Cena de
Gala Anual, utilizo este medio de forma muy atinada. Debido a que, posee un programa
radial en RPC (Radio) el cual destina un espacio con tiempo de duración de una
hora para desarrollar diversos temas y anunciar al público las actividades que esta
desarrollando la organización.
6. Fase de Control
6 .1 Reuniones previas
Para efectos las reuniones con el personal de apoyo involucrado el día
evento, no se llevaron a cabo para impartir los instructivos necesarios para el desarrollo
del mismo.
6 .2 Delegaciones de Responsabilidades al persona].
En este aspecto el personal asignado recibió instructivos de forma
improvisada un día antes del evento . A través de la comunicación escrita recibieron una
circular con las funciones asignadas a cada una el día del evento .
-35-
6.3 Selección del Público
El público que se constituyó en un grupo numeroso y además
importante para el logro y desarrollo de los objetivos de la Cena, estuvo conformado de
acuerdo a los señalamientos que el comité estimo necesario . Estos señalamientos se
tomaron en cuenta para la confección de las listas de control . A continuación los
desglosaremos de la siguiente manera.
• Empresarios
• Servidores Públicos de alta Jerarquía
• Familiares de los Homenajeados
• Donantes del programa 100 de 1,000
• Amigos colaboradores de la Fundación
7. DIA DEL EVENTO
7 .1 Comisiones de Trabajo
Los grupos de trabajos desarrollaron sus acciones acuerdo a la actividad
designada a cada comisión .
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En la parte externa del salón miembros del personal procedían solamente a verificar
los boletos de los invitados por números y su cancelación de costo . Posteriormente, si
ameritaba el caso se dirigía a la mesa de cobro para cancelar el boleto.
• A la entrada del lobby se procedía a la entrega de los programas del evento a cada
invitado.
• Recibimiento y atención de los invitados por parte de la comisión de protocolo.
• Atención de los medios de Comunicación por la Dirección de Comunicación.
7_2 Resultados
Al recabar la información del engranaje organizativo del día de la
actividad, daremos a conocer los resultados del evento, según las investigaciones
recabadas.
• Existió confusión en los procedimientos a seguir la noche del evento en el área de la
responsabilidad del comité de protocolo . Ya que, existió una limitante del recurso
material vinculado a la distribución de los invitados en cada mesa, esta limitante fue la
lista de asistencia distribuida. Ya que, solamente se contaba con una lista para ubicar
en las mesas a los asistentes del evento.
• Se produjeron algunas acciones de imprevistos que irrumpieron con la planificación
del montaje fisico previo a la actividad. Los invitados no atendieron las directrices
impartidas en la ubicación de sus puestos, cambiaron los números de las mesas o
-37-
simplemente se trasladaban a otras mesas sin prever que los puestos ocupado por
el/ella, se encontraban designado a otra persona.
• En un momento dado, la causa de impuntualidad se constituyó en un factor de
incertidumbre . Debido a que, la moderadora retraso su asistencia al horario estipulado
en el inicio del evento.
• El programa oficial cronometrado en cuanto a tiempo se relegó a segundo plano . Ya
que, la extensión de tiempo en el evento se debió a que, los disertadores no acataron
las directrices impartidas de antemano en el control de tiempo y se extendieron en la
presentación de los homenajeados motivo por el cual el evento se torno mas largo.
• Por otro lado, el programa general se distorsionó en el momento que
surgieron las disertaciones fuera del contexto del programa de la actividad.
• Se presentó una situación muy particular en circunstancias que no tenía cabida, que al
momento de servida la cena se presento el vídeo producido para ese día, El mismo no
cumplió el cometido de cobertura y penetración esperada, y que el espacio escogido, no
se ajustaba al momento seleccionado.
8. Post- Evento
8.1 Recaudación de fondos
La cantidad de los ingresos recogidos en el evento Cena de Gala Anual, es
uno de los más altos en cuanto a la gestión de recaudación de fondos se refiere . Estos
fondos son destinados equitativamente entre los programas que la Fundación desarrolla .
-38-
8 .2 Presentación de Informe Final
De acuerdo, a las acciones y una de las funciones especificas que la Dirección de
recursos desarrolla se encuentra la confección del programa presupuestario.
Informe que proporciona detalladamente la totalidad de los ingresos y
egresos requeridos y utilizados en cada una de las etapas o fases de la actividad.
9. EVALUACIÓN DEL EVENTO
9.1 INTRODUCCIÓN
Si nos referimos a las Relaciones Públicas en una entidad, consiste en lograr que
las cosas se realicen de la mejor manera posible con la participación activa de todos
cuantos forman parte de la misma . Por ello, es nuestro interés hacer un estudio evaluativo
de La Cena de Gala Anual 1998, que nos pennita tener un marco de referencia que, nos
ayude a ubicarnos y entender mejor la Actividad Anual de la Fundación para la
Promoción de la Mujer . Actividad que no ha sido estudiada desde el enfoque de las ciencias
de comunicación social .
-39-
De tal forma que, posteriormente podamos aportar nuestros conocimientos
conociendo la situación real y así desde una perspectiva de comunicación analizarla
adecuadamente.
Por consiguiente con la finalidad de llegar a obtener datos lo más cercanos posible
sobre la organización de la Cena de Gala Anual '98 . Consideramos necesario, realizar un
trabajo de campo en la aplicación de una encuesta a los participantes . Permitiéndonos,
tener un marco de referencia
Para entrar concretamente en la situación de la evaluación de la Cena en la
Fundación, presentamos a continuación el siguiente trabajo.
9.2 ANALISIS DE LA ENCUESTA APLICADA AL PÚBLICO
INTERNO Y EXTERNO.
Tal como lo indica la información la Cena de Gala Anual, es La actividad que más
relevancia y atención adquiere en la Fundación. A partir de las primeras reuniones se
coordinan y desarrollan cada una de las etapas de la organización del evento . Las cuales
van desde la escogencia de las homenajeadas el día del evento.
• La consecución de cada una de las actividades consideradas en el cronograma.
• La venta de boletos.
• Confirmaciones de asistencia de los invitados.
• Elaboración de escritos en la Prensa, la divulgación de la Cena a través medios
radiales y televisivos.
0 Reuniones con el Gerente de Banquete del Hotel Caesar Park hotel sede del evento .
-40-
Comité Organizador conformado por la Presidenta de la Fundación, La Secretaria de la
Junta Directiva y las Direcciones de Recursos y Comunicación.
Es importante destacar que, del total del público asistente al evento fueron
encuestador 41% . Un aspecto importante en el ámbito de la organización del evento, fue
tratar de medir la opinión de los asistentes a la actividad sobre la percepción que obtuvieron
de la Organización de la Cena de Gala Anual 1998, datos que resumiremos de la siguiente
manera en el cuadro No . 1
CUADRO Nol
Que opinión le merece la organización del
evento
No.
de encuestados
Porcentaje
Excelente
27
65.9
Bueno
7
17 .0
Regular
4
9 .8
Otros
3
7 .3
Totales
41
100
Cabe destacar que, se coordina una nueva actividad en el programa general del
evento, la cual fue "El Hombre Solidario del Año" mérito entregado a un hombre que aúna
sus esfuerzos en pro de la lucha e integridad de la mujer situación por el cual, quisimos
conocer la acogida del impacto o resultado de la nueva actividad incluida . En cuanto a esto,
obtuvimos los siguientes datos .
-41-
CUADRO No.2
Cual fue el impacto o resultado del evento .
No. de encuestados Porcentajes
Excelente 15 36.5%
Bueno 18 44.0%
Regular 8 19.5%
Otros 0 0 .0%
Totales
41
100
De acuerdo a los datos presentados, en el cuadro No .2 tenemos que, quince
personas (15) de un (36 .5%) de los encuestador respondieron que el impacto o resultado
final fue excelente; mientras que cuarenta y cuatro por ciento (44%) de (18) personas
contestaron que el impacto del evento fue bueno, de la población encuestada en este caso
ocho (8) personas con (19 .5%) percibieron los resultados como regulares y en el literal de
otros las personas no registraron comentarios en cuanto a la pregunta cuestionada. Cabe
destacar que, el estudio realizado es importante en la medida que puede determinar el
grado de interés del público hacia el evento, al mismo tiempo que puede generar una
apreciación con respecto a la valorización del evento.
Para el análisis de la organización de la Cena consideramos conocer la proyección
en cuanto a divulgación se refiere.
En el caso de los invitados abordados asistentes a la Cena de Gala Anual 1998, sus
opiniones expresadas, en el cuadro No .3 fueron las siguientes:
-42-
CUADRO No . 3
Hubo suficiente Promoción en el evento .
No. encuestador
Porcentaje
Si
7
17 .0
No
13
31 .7
Mas o Menos
20
48.9
Otros
1
2 .4
Totales
41
100
En los datos que aparecen en el cuadro No .3 tenemos siete personas (7) con un
porcentaje del (17.0%) indicaron que sí existió promoción en el evento, mientras que
trece (13) personas del (31 .7%) señalaron que la divulgación no representó una
cobertura publicitaria efectiva; y veinte (20) personas de un (48.9%) estimaron que más o
menos existió una promoción de sus respectivas actividades ; en tanto una persona emitió
que debió involucrarse mas a los medios.
Este indicador nos corrobora que, en la utilización de los medios comunicación no
se mantuvo un sistema de comunicación y divulgación permanente de las actividades; y
que de alguna forma pude repercutir en el rendimiento y cumplimiento de los objetivos de
la Cena.
Al indagar al público invitado sobre la duración del desarrollo del evento . Los
resultados obtenidos se exponen en el Cuadro No.4 de la siguiente manera :
CUADRO No. 4
-43-
Que opina sobre la duración del evento .
No. de encuestados Porcentaje
Excelente 9 21 .9
Bueno 8 19.5
Regular 12 29 .3
Otros 12 29.3
Totales 41 100
En cuanto al tiempo de la Cena sus participantes opinaron en el cuadro No . 2 de la
siguiente manera: nueve personas (9) con un porcentaje del veintiuno punto nueve por
ciento (21 .9%) consideraron que la duración de la actividad fue excelente ; ocho
personas (8) del (196 .5%) señalaron con la alternativa Bueno ; mientras que doce personas
(12) personas respondieron que tiempo de duración de la Cena fue regular . Sin embargo
doce personas (12) con un (29 .3%) emitieron opiniones que, el evento se prolongo.
Esta situación tiene lugar en virtud que la utilización del tiempo disponible a cada
presentador a través de un esquema cronometrado, no acataron las directrices impartidas de
antemano en las disertaciones a exponer.
Se destaca también la impuntualidad por parte de la moderadora en el retraso de su
asistencia al evento.
Consideramos además, importante conocer la calidad en la atención por parte del
personal en el evento . Encuestamos al público interno y externo, las apreciaciones se
observan en el cuadro No. 5:
CUADRO No .5
-44-
Como
fue
la
atención
personal
brindada
por
el
No. de encuestador Porcentajes
Excelente 19 46.3
Bueno 9 22 .0
Regular 3 7 .3
Otros 10 24 .4
Totales 41 100
En términos generales, las apreciaciones expresadas del público encuestado con
respecto a esta pregunta puede desarrollarse así ; él (46.3%) de las personas considera la
atención brindada por el personal fue excelente (22 .0%) del público abordado conceptúa
que la atención del personal fue regular y él (24.4%) por ciento de los encuestador
respondió con criterios similares.
• La demora en la ubicación de las mesas
• Solamente se contó con una sola lista correspondiente a los números de mesas para
distribuir a cada invitado, lo cual se transformo en una demora ubicar a las personas en
sus mesas en un momento dado.
Tal como lo señalamos en la explicación del cuadro, resulta limitante ejercer una
función cuando las herramientas designadas a utilizar fueron escasas y deficientes.
En otro orden, se consideró necesario recabar las impresiones en cuanto al contenido del
programa, presentamos la tabulación respectiva en el Cuadro No. 6
-45-
CUADRO No .6
Que opinión le merece el contenido del
programa
nr o. de encuestador
Porcentajes
Excelente 18 19 .5
Bueno 14 34 .1
Regular 7 17.1
Otros 12 29 .3
Totales
41
100
Dieciocho personas (18) que representan el diecinueve punto cinco por ciento
(19.5%) de los encuestador señalaron que, el contenido del programa fue excelente ; desde
otra perspectiva catorce personas(14) con un (34 .1%) consideran que, el contenido del
programa fue bueno ; mientras que, siete personas (7) con un (17%) transmitieron que el
contenido del programa fue regular y (29 .3%) de la muestra mostró su desacuerdo,
estimaron que, no fue oportuna la presentación del video, factor que se constituyó en un
obstáculo en la coordinación debida . Esta modalidad audiovisual no cumplió el objetivo de
llamar la atención de los invitados_
-46-
9.3 CONSIDERACIONES FINALES SOBRE EL RESULTADO DE LA
ENCUESTA
Uno de los objetivos planteados en la investigación, es aproximarnos a una
evaluación objetiva de la Organización de la Cena de Gala Anual '98 de la Fundación
para la Promoción de la Mujer.
Como hemos señalado que el 65.9% del público asistente al evento respondió con
la alternativa excelente, lo que indica que le funcionamiento de la organización de la Cena
fue desarrollado satisfactoriamente, se nota el esfuerzo que el comité organizador de la
actividad, desarrollo en cada una de las etapas . Sin embargo, este esfuerzo no deja de ser
algo débil.
A pesar que, el 7 .3% de la alternativa otros es un porcentaje bajo puede ser una
señal objetiva de considerar un esfuerzo mayor en ciertas fases de la organización desde él
inició de la actividad podría dar mejores resultados.
Es importante observar que, algunas personas con interés, esfuerzo y experiencia
acumulada en la organización del evento en años anteriores han logrado funciones de
bastante responsabilidad . No obstante, pareciera que la cantidad de personas vinculadas al
engranaje organizativo de la Cena es bastante reducido con relación a la magnitud del
evento .
Los resultados en cuanto al trabajo del evento, revelan que existe un nivel de
satisfacción del publico asistente a la Cena, fundamentalmente en cuanto al impacto o
resultado final del evento . Ya que, el porcentaje significativo correspondiente a la
-47-
alternativa 'Bueno' 44 .0% parece indicar que el objetivo con que se realiza la cena
esta bien definido en función del incremento de la imagen de la Fundación.
Sin embargo, cuando se llega a la divulgación de sus actividades no parece alcanzar
a todos los medios de comunicación . Dado que la cobertura de los mismos en cuanto a
promoción no es equitativa, resultados que derivamos del trabajo de campo realizado . El
cual arrojó un porcentaje equivalente de un 48 .9% demostrando que las campañas y
actividades con las limitaciones siguientes:
• Cubrir periódicamente sus actividades de divulgación a través de los recursos
existentes.
• Debido al alto costo que estos medios representan, la Fundación no puede cubrir todos
los egresos emanan en la divulgación y promoción de un evento . Se hace necesario
proyectarse en harás de lograr una mayor promoción.
Con respecto al tiempo que, tomó el desarrollo de la Cena y las previsiones que se
tomaron en la elaboración de un esquema cronometrado no surtió los efectos más
positivos. Debido a que, esa noche del evento, no existió un control estricto y apropiado
del tiempo delegado a cada disertador en sus exposiciones . Y así lo reflejó el porcentaje
correspondiente a la alternativa otros en donde el 29 .3% demostró que el evento se torno
muy extenso.
La proyección de la fundación, en cuanto a la atención del personal fue parcialmente
satisfactoria . Ya que, no existió una rapidez en la ubicación de los invitados en las mesas.
aunado a las improvisaciones de algunos grupos de trabajo debido a que :
-48-
• Falta de capacitación y adiestramiento del personal
• Ausencia de reuniones previas con el personal de apoyo.
• Careció de recurso material específicamente en las listas
de ubicación de las
mesas de los invitados.
Con respecto al contenido del programa, un amplio porcentaje del (34 .1%) demostró el
gran interés prestado a la organización del evento, nivel que se refleja satisfactoriamente.
No obstante, se observó un porcentaje bastante significativo en el literal "otros" con un
(29 .1%), que nos inclina a pensar, no se motivó al público asistente al evento por:
• La falta de coordinación en la emisión del vídeo.
9 La extensión de] programa general .
-49-
11 . CONCLUSIONES
• La celebración de la Cena de Gala Anual, es importante en la Fundación dado que,
genera sus propios recursos para el funcionamiento y desarrollo de los servicios.
• En la planificación de la organización del evento Cena de Gala se requiere de una
adecuación de las etapas involucradas en ala actividad.
• El programa general del evento, adolece de un sistema de control estricto en los
discursos el día del evento por cada uno de los exponentes.
• Dado la magnitud del evento cuenta con una cantidad de personal muy reducido
para la agilización e incremento de los esfuerzos en las confirmaciones de
asistencia.
• No existió una orientación en la capacitación y adiestramiento hacia las funciones
designadas al personal.
• Es fundamental, considerar en la planificación del evento las situaciones
improvistas, que podrían afectar el desenvolvimiento del evento.
• La organización de la Cena careció de niveles de supervisión en cada grupo que
tenia bajo su responsabilidad una acción.
9 Adoleció de una lista de registro formal de los invitados .
-50-
• El medio de comunicación mas utilizado en la promoción de la Cena de
Gala Anual es la prensa escrita para informar y divulgar a la opinión las
actividades que se realizan en el evento.
• La Fundación, no ha realizado una evaluación de las funciones desempeñadas en
cada una de las Cena de Gala, para llevar un control de lo actuado en la misma.
12. RECOMENDACIONES
Con lo expuesto hasta aquí, nuestra intensión como futuros Relacionistas Públicos
es aportar nuestras sugerencias a fin que, se fortalezca la organización de la Cena de Gala.
Estamos conscientes que él inmiscuirnos en al organización de la Cena de Gala
Anual 1998, con nuestros planteamientos podrá ayudar a tomar nuevas ideas o readecuar
las actividades ya existente . Contando conque todas se podrán llevar a cabo con
iniciativa, interés y tenacidad . Por tal razón, exponemos las siguientes recomendaciones.
• En la organización de la Cena se debe incrementar esfuerzos en mantener un
sistema de comunicación y divulgación.
• Fortaleciendo los anuncios promocionales ya
existentes a través de
los medios de comunicación .
-51-
Cubrir con visitas y escritos continuos a las diferentes estaciones de radio,
televisión y prensa del país.
• Es necesario que se integre parte del personal, a tiempo completo a efectuar llamadas
de confirmaciones de asistencia.
• Es conveniente que, desde un principio el diagrama confeccionado en la ubicación de
las mesas, sea imprescindible y se trabaje con él esquema en base, a las
confirmaciones de asistencia.
• Que en la confección de los boletos se encuentre impreso el número de mesas
asignado a cada invitado, de acuerdo a las confirmaciones de asistencia realizada.
• En la organización de la Cena se debe crear medidas de control en las exposiciones de
los presentadores.
• Cabe la posibilidad de que, previamente cada presentador de las homenajeadas
exprese por escrito su disertación a exponer el día del evento.
• El Comité Organizador debe, dictaminar a nivel de jerarquía del personal una persona
que ejerza funciones de supervisión durante el desarrollo del evento.
• Debe confeccionarse una lista de firmas que contengan el nombre de los asistentes la
noche del evento. De tal modo que, se lleve un control de quienes fueron lo invitados
iniciales, quienes iban en representación de alguien y quienes no asistieron .
-52-
• En la organización de la Cena se debe establecer y mantener un sistema de evaluación,
para conocer las opiniones y actitudes del público asistente al evento, saber los
resultados de lo actuado, evaluarlo y hacer las correcciones necesarias.
• Igualmente, en la organización de la Cena se pudieran impulsar la rifa de un cuadro de
pintura, de algún pintor de renombre que tenga como objeto, temas referentes a la
mujer.
• La Fundación en la Organización de la Cena, debe llevar a cabo una
conferencia de prensa sobre el evento.
• Se debe adecuar una música instrumental de fondo, mientras se sirve la
cena .
-53-
13. METODO DE RECOLECCIÓN DE DATOS PARA LA EVALUACIÓN
El método utilizado, en principio en la investigación de campo referente a la
organización de la Cena de Gala Anual, para su posterior evaluación la detallaremos
a continuación:
• INVESTIGACION DOCUMENTAL
Las fuentes bibliográficas revisadas para recabar información sobre el tema y que
nos ampliaron el marco teórico para evaluar la Cena de Gala fueron la siguientes:
Folletos, informes, documentos de archivos y libros.
• ENTREVISTAS
El instrumento se aplicó a las personas comité de Organizador de La Cena
de Gala, la cual obtuvimos información de gran valor y apoyo para efectuar
la evaluación de la cena.
Como fuente fundamental en la búsqueda de información organización y
funcionamiento ante del evento, día del evento y post-evento de la Cena de
Gala Anual, nos dirigimos a la encargada de Relaciones Públicas de la
Fundación , quién nos amplio el marco de referencia y nos permitió conocer
en forma descriptiva el desarrollo de la organización del evento.
• PROCEDIMIENTO
Está investigación se realizó sobre la base de una entrevista y recopilación
bibliográfica sobre el tema.
Posteriormente, elaboramos una lista de personas que asistieron a la cena,
los cuales fueron escogidos al azar, con el propósito de conocer de primera mano
todo lo respectivo a la cena . Y poner, en ejecución la evaluación de la Cena de Gala
anual de la Fundación para la Promoción de la Mujer .
CAPITULO III
SINTESIS ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIÓN DE
COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
-55-
1 . ASPECTOS GENERALES
En está etapa, deseamos hacer un marco de referencia que ayude a ubicarnos y
entender mejor la organización de la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas de
Fundamujer.
Está oficina se inició en 1990, con la creación de la fundación. La misma está
estructuralmente organizada bajo la dirección ejecutiva, donde lleva a cabo actividades
cotidianas de la dirección, promoviendo proyectos e información de los mismos y otras
tareas asignadas por sus superiores.
La estructura interna de la Dirección de Comunicación, está conformada por un
persona asignada ha cumplir diversas funciones y responsabilidades en la Fundación, con
muy buena disposición para efectuar estas tareas.
Sin embargo, no existe oficialmente un documento donde sustente formalmente
las funciones realizadas por la dirección en mención, razón por la cual la Dirección de
Comunicación y Relaciones Públicas se maneja solamente con los objetivos de la
Fundación.
Continuando con la descripción organizacional de la Dirección de
Comunicación, podemos destacar que, académicamente la persona encargada no posee
idoneidad en la rama de Relaciones Públicas . Y más bien se desenvuelve por la
experiencia de Direcciones anteriores y la práctica donde labora .
-56-2. ASPECTOS ECONÓMICOS
En la actualidad, las Relaciones Públicas de la Fundación para la Promoción de la
Mujer, se maneja con recursos económicos bien limitados . Debido a que, no cuenta con
medios para generar sus propios recursos y autofinanciarse, en el desarrollo de sus acciones
en el área.
Por otro lado, podemos destacar que, la inexistencia un plan de trabajo formalmente
establecido sea el factor por el cual no se le asigna un presupuesto a la Dirección de
Comunicación y Relaciones Públicas de la Fundación para la Promoción de la Mujer.
3 . RECURSOS MATERIALES
Con respecto, a sus recursos materiales y equipo tecnológico, en la actualidad la
Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas cuenta, con muy pocos recursos
materiales específicamente en folletería en general sobre las actividades que realiza la
Dirección de Comunicación. Sin embargo, para la divulgación de otras acciones que
desarrolla la fundación, cuenta con suficiente recurso material impreso , pero muy pocos
actualizados
El equipo tecnológico y material existente en la Dirección de Comunicación consiste en
• Una Computadora
• Una impresora
• Dos cámara fotográficas
• Una grabadora portátil
• Un escritorio
• Un librero
• Un archivador
• Dos sillas
-57-
4. CONFORMACIÓN FÍSICA DE LA DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN
La encargada de tan importante y delicada labor, se ve supeditada a una unidad
pequeña . Es decir cuenta con una infraestructura o espacio Psico bien reducido para el
desarrollo de sus tareas programadas.
5. ACTIVIDADES DE LA DIRECCIbN DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES
PÚBLICAS
A nivel organizacional , en la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas,
desempeña sus actividades a través de los siguientes parámetros:
¿Que Hacemos?
• Informar y Orientar sobre los contenidos temáticos y otras
acciones de Fundamujer.
• Desarrollar una efectiva comunicación interna.
• Comunicación a través de los medios masivos
• Comunicación entre grupos externos
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¿Como lo Hacemos?
• Confección de Boletines Informativos
• Elaboración de artículos y notas para los medios de comunicación
social
• Apoyo en la planificación, organización y desarrollo de los
eventos
• Divulgación de las actividades de los diferentes programas
• Reparación de materiales informativos
• Elaboración de documentos, archivar y contestar cartas
• Apoyo al programa de radio
• Contenidos temáticos de Fundamujer
• Entrevistas
• Representar ala fundación en diversas actividades
• Invitación, coordinación y organización del concurso Estrella de
Oro
• Coordinar escogencia, promoción y divulgación sobre la mujer
Estrella del Año y la del Homenaje Póstumo
• Organización de todo lo concerniente a la celebración de Cena
de Gala.
• Atender a estudiantes y personas que acuden a la Fundación
solicitando información .
-59-
6. PROCESO DE COMUNICACIÓN Y PUBLICIDAD INSTITUCIONAL
DESARROLLADA EN L A DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN.
En el proceso de comunicación, en cuanto a las órdenes, planes y programas resulta
de gran relevancia para el buen funcionamiento y estabilidad de una organización.
En esa medida, los canales de comunicación usados por la dirección de
comunicación en la transmisión de información a nivel interno de la Fundación, está
complementado por la comunicación ascendente y descendente, horizontal, formal e
informal como :
• Memorándum
• Circulares
• Cartas
Por otro lado, al punto que se refiere, la Dirección de Relaciones Públicas
implementa en actividades de publicidad institucional, publicaciones que dan a conocer
los fines y objetivos enmarcados dentro de los intereses de la mujer . Para su posterior
distribución a públicos externos que deseen ampliar sus conocimientos de la organización
como: La confección de Brochure, Folletos en el área legal psicológica y charlas de estos
temas en las comunidades .( Ver Anexo No .6)
Pese a esto, la cobertura en publicidad y divulgación de las acciones y actividades
en marcadas en beneficio de la mujer es mínima y limitada por factores de índole
económicos por una parte y por la otra la falta de apoyo de otros departamentos en la
redacción de información para los medios de comunicación.
Sin embargo, la Fundación ha contado con el apoyo de agencias
publicitarias en el producción de campañas publicitarias, programas de televisión y
programas radiales como el actual llamado "La Acción a Tomar " que es auspiciado y
transmitido por RPC RADIO .
CAPITULO 1V
PROPUESTA DE UN PLAN DE RELACIONES PÚBLICAS PARA
LA DIRECIÓN DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES
PÚBLICAS DE LA FUNDACIÓN PARA LA PROMOCIÓN DE LA
MUJER
-61-
1 . INSTRUCCIONES GENERALES SOBRE L A RAZÓN DE LA PROPUESTA
Cuando pretendemos elaborar un programa de Relaciones Públicas debemos
tomar en cuenta que, toda empresa estatal o privada requiere de la aceptación de los
públicos para desarrollarse.
En este sentido, las acciones de Relaciones Públicas van orientada
al instrumento de la información recopilación, elaboración y difusión de hechos y
acontecimiento, con el fin de crear una imagen positiva y lograr los objetivos de la
organización.
Por consiguiente, está investigación analiza las funciones de Relaciones
Públicas de la Fundación . Y proponemos elaborar un programa de Relaciones Públicas
científicamente concebido y profesionalmente llevado.
Con el propósito de ofrecer nuestro esfuerzo al mejoramiento de
las acciones ejecutadas por la Dirección de Comunicación planteamos los siguientes
objetivos .
• Asesorar a nivel jerárquico la importancia de las
Relaciones Públicas.
• Crear estrategias de comunicación que conlleve al
fortalecimiento de la imagen de la Fundación.
• Sugerir un programa de Relaciones Públicas para la
Fundación de la Mujer.
No nos queda, mas que expresar que este estudio contribuya a satisfacer a corto o
largo plazo, la organización de . La Dirección de Comunicación y pueda ser acogido
por las diversas autoridades de la Fundación para posibles consultas en el futuro .
-62-
2. IMPORTANCIA DEL PROGRAMA DE RELACIONES PÚBLICAS
Como es nuestro objetivo proponer un plan de Relaciones
Públicas que cumpla básicamente con las necesidades de la organización, con miras a
dar respuesta a la misma, sugerimos los siguientes objetivos generales y específicos
para el departamento de Relaciones Públicas.
21 OBJETIVOS GENERALES
• Preparar y reforzar los mecanismos necesarios para proyectar una
imagen de responsabilidad, constante actividad, calidad total de sus
servicios, a través de los medios de comunicación social.
•
Dar a conocer la importancia de Relaciones Públicas en la
organización de actividades que ayuden a mejorar la imagen de la
institución.
•
Mantener buenas relaciones entre esta organización y otras con las
cuales se tiene vínculos de trabajo.
•
Mantener una relación de doble vía con los medios de
comunicación social.
• Elaborar el plan de presupuesto anual de la Dirección de
Comunicación y Relaciones Públicas .