universidad de pamplona · tels: (7) 5685303 - 5685304 - 5685305 - fax: 5682750 - una universidad...

Universidad de Pamplona

Pamplona - Norte de Santander - Colombia

Tels: (7) 5685303 - 5685304 - 5685305 - Fax: 5682750 - www.unipamplona.edu.co

Una Universidad incluyente y comprometida con el

desarrollo integral

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

1 de 41

MÓDULO DE FACTURACIÓN Y CARTERA

Este módulo permite gestionar la venta de productos y servicios, créditos a trabajadores, créditos a los estudiantes entre otros. Ofrece al usuario las siguientes funcionalidades para acceder a los procesos: Tablas Básicas, Caja, Ventas, Cartera, Movimientos, Funciones Especiales, Consultas e Informes, Enlaces con Otros Módulos, de las cuales se presenta una explicación breve a continuación.

1. TABLAS BÁSICAS 1.1 Parámetros Facturación y Cartera Para realizar la gestión de diferentes parámetros que serán usados en los procesos del módulo se debe ingresar a Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación y Cartera.

Año: representa la vigencia a la cual se va a realizar la parametrización. Se crea en Presupuesto / Tablas Básicas / Vigencias. De igual manera es necesario crear los periodos contables en Contabilidad / Tablas Básicas / Periodo Contable, activarlos en Contabilidad / Movimientos / Cambiar Estado del Periodo.

Porcentaje Máximo de Financiación: corresponde al valor porcentual Máximo de financiación que da la institución al estudiante.

Centro de Costos: este parámetro indica el tipo de centro de costos que toma el asiento contable cuando se realice un pago bien sea por Producto Servicio o por Programa

- Producto Servicio: si se chequea centro de costos por Producto Servicio, el sistema asignará el centro de costos que tenga asociado el servicio en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Producto Servicio.

- Programa: si se elige por Programa asignará el centro de costos asociado al programa en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft/Asociar programa a centro de costos.

Porcentaje Capacidad de Endeudamiento: indica el porcentaje máximo de endeudamiento que puede tener un tercero con la institución.

Cantidad de Decimales: número de decimales que se tendrán en cuenta en los valores que se manejen por concepto de cuentas por cobrar. Se recomienda colocar 0 porque las cuotas que pagan los terceros a nombre de la entidad siempre son redondeadas, casi nunca se cancelan decimales.

Cantidad de Refinanciaciones: representa el número máximo de veces que la entidad permite realizar refinanciaciones a un deudor.

Porcentaje Recargo: se utiliza para el recargo del proceso de fechas límites de pago. Este campo es opcional.





desarrollo integral


2 de 41

Interés Corriente: se utiliza para asociar la característica de intereses corrientes en el proceso de fechas límites de pago; este campo es opcional.

Longitud Valor Código Barras: define la cantidad de caracteres que debe tener el valor de la cuota en el código de barras, cuando se descarga por la funcionalidad Facturación y Cartera / Cartera / Descargar Cuota Financiación. Para el caso de órdenes de pedido manuales, también se pueden ver en la ruta Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de pedido / Ver / Descargar PDF.

Número Resolución DIAN: permite registrar la resolución de autorización de facturación emitida por la DIAN, la cual se verá reflejada en las facturas de ventas realizadas por la entidad.

Fecha Resolución DIAN: parámetro que permite registrar la fecha de resolución de autorización de facturación emitida por la DIAN, la cual se verá reflejada en las facturas de ventas realizadas por la entidad.

Imprimir en Factura Administrativa Parámetros DIAN: permite que en las facturas administrativas aparezca la fecha y el número de resolución de facturación emitido por la DIAN.

Correo Remitente: campo en el cual el usuario podrá incluir la dirección de correo electrónico utilizado por la entidad para el envío de información.

Descripción Agente Retenedor: se coloca el nombre de la entidad en caso de que sea agente retenedor y una breve descripción de la misma. Este parámetro es de carácter informativo y opcional.

Listado de Facturas: permite gestionar la numeración para las facturas a generar. Debe diligenciarse el Prefijo, Número Factura Inicial, Número Factura Final y la Fecha de Vencimiento Numeración.

Cliente Cuantías Menores: aquí en este campo el usuario gestiona el número de Identificación y Nombre o Razón Social de la entidad referente a cuantías menores, la cual debe crearse con anterioridad en Parámetros Generales IG / Gestionar Personas / Personas / Agregar / Persona Jurídica, con el NIT 22222222

De igual forma se deben establecer los consecutivos para los siguientes movimientos: Consecutivo de Solicitud de Financiación, Consecutivo de Financiación, Consecutivo de Cuenta de Cobro, Consecutivo de Devolución, Consecutivo de Orden Pedido, Consecutivo de Apertura de Caja, Consecutivo de Factura Administrativa, Consecutivo de Deuda, Consecutivo de Saldos a Favor, Consecutivo de Financiación Por Entidad Externa. El aplicativo maneja 4 cuatro tipos de numeración Manual, Automático Único, Automático por Mes y Automático Por Año, la entidad debe elegir el que requiera y agregar un consecutivo inicial, el cual aumentará a medida que se registren los diferentes procesos.

- Manual: se debe colocar el número cada vez que se realice un registro.

- Automático Único: el aplicativo asigna un número consecutivo sin que reinicie nuevamente.





desarrollo integral


3 de 41

- Automático por Mes: el aplicativo asigna un número consecutivo y se reinicia cada mes.

- Automático por Año: el aplicativo asigna un número consecutivo y se reinicia cada año.

Una vez gestionado los datos requeridos se proceden a registrar los parámetros, de esta manera se finaliza el proceso.

NOTA: para realizar movimientos es necesario activar los periodos contables de este módulo en Facturación y Cartera / Funciones especiales / Cambiar Estado del periodo.

1.2 Persona Facturación En esta funcionalidad (Módulo Facturación y Cartera /Tablas Básicas / Persona Facturación / Agregar) se gestionan las personas que tendrá los roles responsable, cajero y vendedor, necesarios para manejar el punto de venta. Se usa en procesos como factura de venta y apertura de caja.

Rol Responsable: el usuario a cargo de la caja.

Rol Cajero: es quien recibe los pagos en la caja.

Rol Vendedor: quien va a ejercer la función de vendedor en la caja.

Estado Activo: permite que una persona aparezca al momento de listarla.

Estado Inactivo: en este estado la persona no listará cuando sea solicitada.

Para poder agregar la persona facturación en el aplicativo es necesario que esta tenga un vinculación laboral activa en Talento Humano / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Buscar / Continuar / Cargos.

1.3 Punto de Venta En esta funcionalidad se crea el punto de venta al cual ingresan los recursos económicos obtenidos por la venta de los productos o servicios. Se debe ingresar a la ruta Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta / Agregar. Para poder agregar un punto de venta primero se debe:

- Crear una caja de venta en la siguiente ruta: Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Cajas / Caja de Venta. De igual manera es necesario realizar la asociación de la cuenta contable a la caja en Módulo Contabilidad / Enlaces con otro Módulos / Pagaduría / Cajas.

- Si se requiere se crea la bodega que sea de tipo venta en Almacén e Inventarios

/ Tablas Básicas / Almacén / Datos de Bodega.





desarrollo integral


4 de 41

Se puede proseguir con la creación del punto de venta. Una vez generado se debe asociar los trabajadores que corresponden a la persona facturación creada en la anterior funcionalidad en Módulo de Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta / Trabajadores. En esta opción se crea la relación entre la persona facturación y el punto de venta permitiendo la asignación de diferentes roles de ejecución.

1.4 Grupo Producto Servicio

En esta funcionalidad el usuario puede crear los grupos para relacionar en él los productos o servicios que serán utilizados en el proceso de venta. Parametrización previa:

- Se debe crear el concepto de ingreso que será asignado al grupo producto servicio, en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso. NOTA: a este concepto no se le debe asignar ninguna clase.

- Asociar la cuenta contable al concepto de ingreso en Contabilidad / Enlace con

otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Se debe agregar la cuenta de ingreso y si se requiere la de amortización.

Luego se procede a crear el respectivo grupo en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio / Buscar / Agregar.

1.5 Productos y Servicios

Esta funcionalidad permite crear los diferentes productos o servicios que ofrece la institución para satisfacer las necesidades de los clientes. Cada uno de estos debe asociarse al punto de venta para poder ser vendidos, el cual se gestiona en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta.

Creación Productos

Para agregar el producto en esta sesión es necesario: Crear el artículo en Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Artículos. Crear el proveedor en Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Compras / Proveedor. Relacionar una bodega de venta al punto de venta la cual debe gestionarse en Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Datos de Bodega. Registrar una orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra. En esta se coloca el precio de costo. Registrar una orden de pago en Presupuesto / Movimientos / Orden de Pago. Aprobar la orden de compra en Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra / Aprobar.





desarrollo integral


5 de 41

Agregar el ingreso a almacén en Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / ingresos. Crear la causación de pago de la orden de compra en Contabilidad / Movimientos / Causación de pagos. Agregar el egreso de consumo sin contabilizar en el cual se debe relacionar la bodega de venta en Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Egreso de Consumo. Crear un concepto de ingreso para la venta de los productos en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como costos en Módulo Contabilidad / enlaces con otros Módulo / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Ej. 621014 Libros (cuenta de costos para venta de productos) /420505 librería (Cuenta de ingresos) Asociar el presupuesto al concepto de ingreso en Presupuesto / Enlaces con otros Módulo / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto / servicio para los productos en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un Producto en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios en el cual se debe seleccionar la bodega, elegir un centro de costos, el punto de venta, el proveedor, el grupo producto servicio y colocarle un precio de venta.

Creación Servicios En esta opción es posible crear los servicios a ofrecer, principalmente se crean los que corresponden a inscripción y matricula básicos para el proceso de integración con académico. Es necesario agregar el punto de venta y los demás datos requeridos. Uno de los aspectos más importantes es seleccionar en el campo “clase producto” si es un servicio de inscripción o de matrícula ya que de acuerdo a esto será posible relacionarlos con los conceptos creados en el módulo de Academusoft.

1.6 Gestionar Provisiones de Cartera En esta funcionalidad la entidad podrá crear las Provisiones que considere convenientes para la aplicación a la Cartera. Se deben parametrizar los rangos de días y porcentajes, además de gestionar la cuenta de provisión en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos/ Facturación y Cartera / Parámetros Facturación y Cartera y para los conceptos de ingreso que son de clase Financiación, la cuenta de provisión en el módulo de Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Este proceso genera la contabilización automáticamente y en caso de que se requiera de forma manual, se debe realizar en Contabilidad / Movimientos / Provisiones, seguidamente Contabilidad / Movimientos / Procesar Provisiones. (El sistema usa las provisiones de tipo grupal, reglamentadas en el art.75 decreto187 de 1975).





desarrollo integral


6 de 41

1.7 Característica En esta funcionalidad se crea la característica que será utilizada en la elaboración del plan de financiación. Estas características son los conceptos por los cuales se recaudan los pagos de las financiaciones (internas, externas, deudas), al momento de crearlas se debe especificar la Clase, si se define como abono a capital recauda el capital de la cuota, si es de interés de mora o interés corriente recauda los intereses. En dado caso que sea necesario crear un plan de financiación para los empleados que estudien en la institución se debe asociar a la característica el concepto de nómina para poder realizarle el respectivo descuento. Parametrización previa:

- Agregar el concepto de ingreso en Pagaduría / Tablas Básicas / Concepto de

Ingreso / Agregar. IMPORTANTE: Este concepto debe ser de clase financiación.

- Se debe asociar la cuenta contable al concepto de ingreso en Contabilidad / Enlace con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. En este caso se agrega la cuenta que corresponde a la característica (clientes) y si se requiere colocar la de provisión y la de devolución.

- Es necesario asociar el presupuesto al concepto de ingreso en Presupuesto /

Enlaces con otros módulos / Pagaduría / Conceptos de ingreso. Finalmente se puede agregar la característica en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características. Allí se elige la clase (abono capital, interés corriente, interés de mora, otros) se agrega el nombre, el orden y el concepto de ingreso. Se aclara que para los intereses el número de orden debe ser menor que el asignado al abono a capital, esto es porque lo que se recauda primero son los intereses.

1.8 Plan de financiación

En esta funcionalidad (Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación) se crean los diferentes planes de financiación necesarios para registrar las financiaciones externa e internas o deudas. Al ingresar se debe colocar un nombre, el cálculo que puede ser (Cuota sin interés, simple, compuesto, variable), un porcentaje máximo de financiación que es definido por la institución, la periodicidad, días de gracia, y las características creadas anteriormente.

1.9 Requisitos de Financiación En esta funcionalidad (Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Requisitos de Financiación) se gestionan las exigencias mínimas que deben cumplir los empleados y estudiantes para acceder a los créditos y financiaciones, que solicitan a la entidad. 1.10 Tipo Crédito (Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Tipo Crédito) Permite crear los diferentes motivos por los cuales el empleado puede solicitar préstamos en la entidad como por





desarrollo integral


7 de 41

ejemplo, vivienda, estudios, vehículo entre otros. Una vez creados, se listan en la ruta Facturación y Cartera / Cartera / Solicitud de Crédito Empleado. 1.11 Tipo Pago Bancos

(Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Tipo Pago Bancos, de clase liquidación) Funcionalidad que se utiliza para gestionar los bancos en donde los terceros de cuentas por cobrar deben realizar los pagos. Se reflejan al descargar las respectivas cuotas en Facturación y Cartera / Cartera / Descargar Cuota Financiación y en las órdenes de pedido manuales (que no están integradas con Académico) que se muestran en Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido / Ver / Descargar PDF.

2. CAJA Mediante esta funcionalidad (Facturación y Cartera / Caja) se realizan los procesos de Apertura, Arqueo y Cierre a la Caja de Venta (esta es la que permite recibir los diferentes pagos en la institución).

Apertura: se realiza a la caja asociada al punto de venta, con el fin de que pueda ser utilizada en el respectivo proceso de pago; para ello se debe ingresar a Facturación y Cartera / Caja / Apertura. Al ingresar se debe llenar los datos solicitados, elegir la caja general o el comprobante de egreso (creado con anterioridad en Pagaduría y Tesorería / Movimientos Comprobante de Egreso, a nombre del responsable de la caja y cuyo concepto de egreso debe tener asociada la cuanta de la caja de venta, esto es en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Egreso) para hacer la apertura. Si es por la caja general, se debe verificar la existencia de la misma en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Cajas la cual debe tener saldo disponible con el objeto de permitir el registro.

Arqueo: control que se realiza sobre la caja de venta con el objeto de saber cuánto en total se ha recaudado, para así pasarlo a la correspondiente caja general. Una vez realizado el proceso en Facturación y Cartera / Caja / Arqueo, la caja de venta queda en cero o con una base, dependiendo de la gestión del usuario y puede seguir utilizándose.

Cierre: clausura de la caja de venta, en donde todo el valor recaudado pasa a la caja general. Una vez realizado el proceso en Facturación y Cartera / Caja / Cierre, la caja de venta queda en cero y no puede seguir utilizándose en procesos posteriores.

Para que el sistema permita realizar los movimientos de Apertura, Arqueo y Cierre, es necesario agregar los tipos documentos contables de clase Movimiento Caja de Venta, en Contabilidad /Tablas Básicas / Tipo Documento Contable / Movimiento Caja de Venta. Además de asociar las respectivas cuentas contables para sobrante o faltante de la caja en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Facturación y Cartera / Parámetros de Facturación y Cartera. Para el caso de sobrantes debe ser una cuenta





desarrollo integral


8 de 41

de ingresos y para los faltantes, si es asumido por la empresa se agrega una cuenta de gastos y si lo asume el trabajador se asocia cuenta por cobrar.

3. VENTAS

3.1 Factura de Venta

Por medio de esta, se realizan los pagos por concepto de productos y servicios que pueden listarse mediante una orden de pedido (manual o integrada con Academusoft) o también agregarse en esta misma funcionalidad. Para que en Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta se pueda realizar el pago tanto de servicios como de productos, es necesario gestionar la siguiente parametrización: Registrar los parámetros facturación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación. Activar el periodo en el cual se va a realizar registro en el Módulo Facturación y Cartera / Funciones especiales / Cambiar estado del periodo. Igualmente deben estar habilitados los periodos en las siguientes rutas: Módulo Contabilidad / Movimientos / Cambiar Estado del Período; Módulo Presupuesto / Enlaces con Otros Módulos / Cambiar Estado del Periodo; Módulo Pagaduría / Enlaces con Otros Módulos / Cambiar Estado del Periodo. Crear los tipo documentos de pago en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Tipo Documento de Pago. Crear el tipo documento contable de clase Factura en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Contable / Facturas. Crear las personas facturación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Persona Facturación la cuales deben estar vinculadas como trabajadores en Talento Humano IG / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Cargos. Crear la caja de venta en Pagaduría / Tablas Básicas / Cajas y tener una cuenta contable asociada en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Cajas. Realizar la apertura de la caja en Facturación y Cartera / Caja. Para lo cual debe existir una caja general con saldo disponible. Crear el punto de venta en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta, relacionarle la caja y la persona facturación gestionada anteriormente.

Pago de inscripciones por factura de venta





desarrollo integral


9 de 41

Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Haber creado la persona jurídica “Cuantías Menores” en Parámetros Generales IG / Gestionar Personas / Personas y tenerla relacionada en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación. Crear un concepto de ingreso para inscripciones en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable de ingreso al concepto en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto para inscripciones en Presupuesto / Enlaces con otros Módulo / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio para inscripciones en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un servicio de inscripción en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de seleccionar que sea de clase inscripción y escoger el grupo producto/servicio. Tener gestionado los parámetros globales en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Globales. Integrar el servicio de inscripciones creado en facturación con el concepto de inscripciones (creado en Academusoft / Admisiones / Inscripciones / Servicios / Gestionar Servicio) en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración Servicios de Inscripción. Tener relacionado los tipo documentos de pago (de Clase Cheque, consignación, efectivo y tarjeta) con el respectivo tipo de documento liquidación (este se gestiona en Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Tipos de Pago de Liquidación) en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Tipo Documento de pago. Integrar el punto de venta a la unidad regional en el Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Punto de Venta Unidad. Se aclara que la parametrización se hace inicialmente y cuando así se requiera, pero no cada vez que se realice el proceso de pago. Una vez realizada la parametrización se registra la inscripción en el módulo Academusoft (este proceso lo hace el estudiante en línea y al realizar el registro se genera un formulario de inscripción con el valor a pagar la cual contiene un número de orden de pedido).





desarrollo integral


10 de 41

Ya generadas las inscripciones en Academusoft es posible en facturación y cartera visualizar las ordenes de pedido en estado activa que para este caso salen a nombre del tercero Cuantías Menores. El usuario las puede verificar en Facturación y Cartera / Movimientos / Ordenes de Pedido. (Se debe seleccionar el estado activa). Finalmente se procede a realizar el registro del pago en Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable “factura”, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso “cuantías menores”, si ske tiene el código del estudiante se puede digitar en el campo “beneficiario” para hacer más rápida la búsqueda, se debe elegir la respectiva orden de pedido, el sistema listará automáticamente el servicio con el valor liquidado, luego se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se amortizan ya que las inscripciones no se deben diferir, se termina el proceso seleccionando el botón Contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables y el recaudo en Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto.

Pago por factura de venta de matrículas sin amortizar Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Crear un concepto de ingreso para matrícula y demás derechos que se le cobren al estudiante como por ejemplo el carnet, seguro, en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como de amortización al concepto en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto de ingreso en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio para matricula en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un servicio en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de seleccionar que sea de clase Matrícula y elegir un grupo producto servicio. Crear los descuentos en el Módulo Pagaduría y tesorería / Tablas Básicas / Descuentos Impuestos y Retenciones. Los cuales deben clasificarse en descuentos de





desarrollo integral


11 de 41

matrícula y asociarle la respectiva cuenta contable tanto de descuentos como del diferido de descuentos. Tener gestionado los parámetros globales en Facturación y Cartera / enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Globales. Integrar el servicio de matrícula creado en facturación con el concepto de matrícula del módulo Academusoft (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula –tipo de concepto: Derechos de matrícula-) en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos. Integrar los descuentos de matrícula creados en facturación con los descuentos del módulo Academusoft (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula –tipo de concepto: Descuento-) en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos. Tener relacionado los tipo documentos de pago (de Clase Cheque, consignación, efectivo y tarjeta) con el respectivo tipo de documento liquidación (este se gestiona en Academusoft/ Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Tipos de Pago de Liquidación) en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Tipo Documento de pago. Integrar el punto de venta a la unidad regional en el Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Punto de Venta Unidad. Se aclara que la parametrización se hace inicialmente y cuando así se requiera, pero no cada vez que se realice el proceso de pago. Una vez realizada la parametrización se genera la liquidación en el módulo Academusoft (Academusoft/ Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquidación de Matricula). Generadas las liquidaciones en Academusoft es posible en el módulo de facturación y cartera visualizar las órdenes de pedido en estado activa que para este caso salen a nombre de cada estudiante. El usuario las puede verificar en Facturación y Cartera / Movimientos / Ordenes de Pedido. (Se debe seleccionar el estado activa). Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable “factura”, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre del estudiante, se debe elegir la respectiva orden de pedido, para que el sistema liste automáticamente el servicio con el valor liquidado, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se elige la opción de amortizar se selecciona la funcionalidad Contado.

Pago por factura de venta de matrículas con amortización





desarrollo integral


12 de 41

Se debe tener en cuenta la misma parametrización del proceso anterior y además cuando se gestionen los conceptos de ingreso en Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso se debe chequear la opción Diferir Masivo, a aquellos que lo requieran, de lo contrario aunque el proceso de pago se haga con diferido, no será tomado en cuenta. Seguidamente en el formulario de factura de venta se debe elegir el check de amortizar en donde se visualizará una pantalla que permitirá al usuario seleccionar la fecha y los meses en los que requiere amortizar los ingresos así como el tipo documento contable para diferidos luego debe elegir la opción cerrar, se finaliza el proceso eligiendo la opción contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se observa el asiento de la cuenta contable que tenga relacionada el banco o la caja contra la cuenta contable de diferido que tenga relacionada el concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio. Se puede correr el proceso de diferido en el Módulo Contabilidad / Movimientos / Procesar Diferidos y realizar la consulta del movimiento contable en donde se observará que se hará el asiento de la cuenta del diferido que tiene asociado el concepto de ingreso contra la cuenta del ingreso. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto.

Pago por factura de venta de otros servicios

Para poder registrar el pago por factura de venta de otros servicios diferentes a inscripciones y matriculas se debe realizar la siguiente parametrización. Crear un concepto de ingreso de otros servicios que se vendan en la institución en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable de ingresos en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Ej. Derechos pecuniarios.





desarrollo integral


13 de 41

Crear un servicio en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de no agregarle ninguna clase, y elegir un grupo producto servicio. Ej. Constancias y Certificados. Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable “factura”, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre de la persona a la cual se le va a vender el servicio, se debe realizar la búsqueda del servicio en lista de productos agregar la cantidad y el valor, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se elige la opción de amortizar se selecciona la opción Contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se observa el asiento de la cuenta contable que tenga relacionada el banco o la caja contra la cuenta contable de ingreso que tenga relacionado el concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto.

Pago de productos por factura de venta

Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Relacionar una bodega de venta al punto de venta la cual debe crearse en el Módulo Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Datos de Bodega. Registrar una orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra. En esta se coloca el precio de costo. Registrar una Orden de Pago en el Módulo Presupuesto / Movimientos / Orden de Pago. Aprobar la orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra / Aprobar Agregar un ingreso en el almacén en la siguiente ruta: Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Ingresos. Crear una causación de pago de la orden de compra en Contabilidad / Movimientos / Causación de pagos.





desarrollo integral


14 de 41

Agregar un egreso de consumo sin contabilizar en el cual se debe relacionar la bodega de venta en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Egreso de Consumo. Crear un concepto de ingreso para la venta de los productos en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como costos en el Módulo Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto/ servicio para los productos en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un Producto en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios en el cual se debe seleccionar la bodega, elegir un centro de costos, el punto de venta, el proveedor, el grupo producto servicio y colocarle un precio de venta. Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable “factura”, la fecha en la que se recibe el pago, la bodega, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre de la persona a la cual se le va a vender el producto, se debe realizar la búsqueda del producto en lista de productos agregar la cantidad el sistema listará el precio que se haya parametrizado cuando se creó el producto, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se elige la opción de amortizar se selecciona la opción Contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se podrá consultar 3 movimientos contables:

- El de la causación de pago del ingreso que sería la cuenta por pagar contra la cuenta de bodega.

- El de la venta que sería la cuenta asociada a la caja o al banco contra la cuenta contable del ingreso asociada al concepto de ingreso del grupo producto servicio. En este asiento se visualiza el precio de venta por ejemplo $15.000.

- El asiento del costo en el que se visualiza la cuenta de costos asociada al concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio contra la cuenta de bodega. En el cual se visualiza el precio de costo.

De esta manera se obtendrá la utilidad por la venta del producto es decir la diferencia entre el precio de costo y el precio de venta.





desarrollo integral


15 de 41

3.2 Devoluciones Son reembolsos que se realizan a terceros, dependiendo de los pagos que habían hecho a la entidad por facturas a contado (Facturación y Cartera / Ventas / Continuar / Devoluciones). El proceso se ejecuta por dos orígenes: Factura de venta y Orden de pedido, pero se deben tener las siguientes consideraciones:

Se pueden devolver facturas que no estén integradas con Académico. Solo se devuelven facturas de contado.

4. CARTERA 4.1 Solicitud de crédito empleado (Facturación y Cartera / Cartera / Solicitud de Crédito Empleado) En esta funcionalidad se registran las solicitudes de créditos que hacen los empleados a la entidad por concepto de Estudios, Vivienda, Vehículo, etc (este es el Tipo Crédito que se gestiona en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Tipo Crédito). Para poder llevar a cabo el registro de un crédito al empleado se debe tener la siguiente parametrización:

- Crear el tipo crédito en Módulo Facturación / Tablas Básicas / Tipo Crédito.

- Crear los requisitos de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Requisitos Financiación

- Crear un concepto de ingreso de clase financiación en Pagaduría y Tesorería /

Tablas Básicas / Concepto de Ingreso.

- Asociar cuenta contable a concepto de ingreso en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Concepto de Ingreso.

- Crear característica del plan de financiación en el Módulo Facturación y Cartera/

Tablas Básicas/ Características.

- Crear plan de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación.

- Tener el tercero como trabajador con un cargo asociado en el Módulo Talento

Humano / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Cargo.

Una vez realizada la parametrización se procede a registrar la solicitud de crédito empleado en Facturación y Cartera / Cartera / Solicitud de Crédito Empleado.

Seguidamente se debe ingresar en Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar Solicitud de Crédito para aprobar los requisitos (Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar





desarrollo integral


16 de 41

Solicitud de Crédito / Requisitos) y registrar la aprobación del crédito (Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar Solicitud de Crédito / Aprobar). Con la aprobación de la solicitud de crédito se procede a realizar la orden de pago con origen solitud de crédito en el Módulo Presupuesto / Movimientos / Orden de Pago. Luego se procede a registrar la causación en el Módulo Contabilidad / Movimientos / Causación de Pagos cuyo concepto de egreso debe ser de clase anticipo (este se crea en Pagaduría / Tablas Básicas/ Concepto de egreso) y el cual debe tener relacionada la misma cuenta contable del concepto de ingreso asociada a la característica de abono a capital del plan de financiación, esto es en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Egresos. Para registrar la causación se debe elegir el tipo documento contable para anticipos. Llenar los diferentes datos y realizar el registro.

Se procede a crear el comprobante de egreso con origen Causación en Pagaduría / Movimientos / Comprobante de Egreso. Finalmente se puede a hacer el desembolso del crédito en Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar Solicitud de Crédito. También es posible descontarlo de la nómina para ello se debe haber creado previamente un plan de financiación cuya característica debe tener asociada el concepto de nómina y elegir en el formato de solicitud de crédito el campo que dice nómina.

Con el desembolso registrado se genera una cuenta por cobrar a nombre del trabajador y esta se puede recaudar en Pagaduría / Movimientos / Recibo de Caja 4.2 Aprobar Solicitudes de crédito (Facturación y Cartera / Cartera / Aprobar Solicitudes de Crédito) Es aquí donde la entidad valida o rechaza, la solicitud hecha por el trabajador en la funcionalidad anterior, la cual debe cumplir con unos requisitos mínimos para su aprobación que se parametrizan en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Requisitos de Financiación. En las entidades públicas, en caso de que sea aceptada la solicitud se debe crear el CDP, Registro presupuestal, Causación de Pago y Comprobante de Egreso a nombre del empleado para su respectivo desembolso. Para entidades privadas, en caso de que sea aceptada la solicitud se debe crear la orden de pago, Causación de Pago y Comprobante de Egreso a nombre del empleado. 4.3 Refinanciaciones (Facturación y Cartera / Cartera / Refinanciaciones) Permite volver a financiar (asignar nuevas fechas para la programación de pago) las cuentas por cobrar que tienen terceros con la entidad. Al ingresar a la funcionalidad se debe buscar el deudor, elegir el origen de la deuda con el respectivo número, gestionar los datos del plan de financiación (periodicidad, cálculo cuota, días de gracia, fecha primera cuota, valor crédito en meses), calcular la programación de pagos y finalmente Registrar.





desarrollo integral


17 de 41

Registro de pagos por archivo plano. A continuación de se describe la parametrización que se debe tener previamente para poder llevar a cabo el proceso de pago por el archivo plano:

- Debe estar gestionado el NIT de la institución en Módulo Parámetros Generales IG / Tablas Básicas / Parámetro Empresa

- Crear el banco en el Parámetros Generales IG / Tablas Básicas / Bancos - Crear la cuenta Bancaria en el Módulo Parámetros Generales IG / Tablas

Básicas / Cuenta Bancaria - Asociación de una cuenta contable a la cuenta bancaria en el Módulo

Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Parámetros Generales / Cuenta bancaria.

- Gestionar la estructura del archivo plano en el Módulo Parámetros Generales IG / Tablas Básicas / Archivo plano. La cual debe estar relacionada al banco creado anteriormente.

- Se requiere una Orden de Pedido, la cual se obtiene de la generación de la liquidación bien sea de un formulario de inscripción, una matrícula o una cuota, para ello es necesario tener toda la parametrización que ya se explicó anteriormente como lo es el (grupo producto servicio que contiene un concepto de ingreso, el cual posee unas cuentas contables y un presupuesto, un servicio que se encuentra integrado con los conceptos creados en el módulo academusoft, y los tipo documentos de pago que se encuentran integrados con los de académico, así como la asociación del punto de venta con la unidad regional). Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido.

A continuación se relaciona los campos de asobancaria, la estructura del aplicativo, y el archivo txt. Encabezado 31





desarrollo integral


18 de 41

Registro encabezado de lote

Detalle del Archivo





desarrollo integral


19 de 41

Registro control de lote – totales





desarrollo integral


20 de 41

Registro control de archivo- Totales

En el archivo txt del ejemplo se muestra la parte en la cual se ubica el número de la orden de pedido, este número es el que contiene la liquidación del estudiante y la que se encuentra en el código de barras bien sea para el formulario de inscripción, matrícula o pago de cuota. En este caso es la n°3643 la cual se encuentra en el formato de liquidación y es la que tiene relacionada el estudiante.

Los diferentes dígitos con los que el aplicativo identifica si se está pagando un formulario de inscripción, una orden de pedido, una matrícula o una cuota se muestran a continuación. OrdenPedido = 0





desarrollo integral


21 de 41

Liquidacion = 1 Pin = 2 FormularioInscripcion = 3 Programacion Pago Cuota = 4 Para este ejemplo el identificador es el 1 que corresponde a tipo liquidación.

Se procede entonces a realizar el registro del archivo plano en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Cargar Pagos Masivos. Allí se debe elegir el banco, tipo ingresos, la plantilla y seleccionar el archivo txt en el botón examinar. Al ingresar el sistema validará que el archivo este bien construido en el caso de las matrículas se pueden amortizar o no, Si se elige la opción amortizar, aparecerá una pantalla en donde se puede seleccionar la fecha, el tipo documento contable y los meses a diferir, luego se debe elegir la opción continuar y el sistema procesará los pagos. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. Si se chequea que se amortiza se puede correr el proceso de diferido en el Módulo Contabilidad / Movimientos / Procesar Diferidos y realizar la consulta del movimiento contable en donde se observará que se hará el asiento de la cuenta del diferido que tiene asociado el concepto de ingreso contra la cuenta del ingreso. Para el presente ejemplo se registró sin diferirlo. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro auxiliar de Presupuesto. 4.4 Financiación por Entidad Externa Se refiere al compromiso de pago que adquiere un una entidad externa en lugar del estudiante, con la institución. Para poder llevar a cabo el registro de la financiación Externa se debe tener previamente la siguiente parametrización: Crear el tipo documento contable de clase financiación externa el cual debe tener una cuenta de cliente para generar la cuenta por cobrar. Este lo crea el área de contabilidad





desarrollo integral


22 de 41

en el Módulo Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento contable / Financiación Externa. Crear la persona jurídica que va a ser la entidad financiera en el Módulo Parámetros Generales / Personas. En este caso existe un check en el formulario que se llama entidad financiera el cual es necesario gestionar para que se liste en la financiación externa. Crear el concepto de ingreso de clase financiación en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de Ingreso. Asociar la cuenta contable al concepto de ingreso la cual debe ser la misma que tiene el tipo documento contable, en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de ingreso. Asociar los presupuestos para cada concepto de ingreso de clase financiación. En este caso se debe asociar el mismo presupuesto que tiene asociado el concepto de ingreso del grupo producto servicio de facturación, en Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Crear la característica de abono a capital en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características y asociarle el concepto de ingresos creado anteriormente. Crear el plan de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación y asociarle la característica creada previamente. Se debe tener una Orden de Pedido en estado activa la cual es generada en el aplicativo academusoft en el momento que se genera la liquidación de la matrícula (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquidación de Matricula). También se debe tener en cuenta haber realizado la parametrización pertinente en el módulo de facturación como es tener un grupo producto servicio que contiene un concepto de ingreso el cual posee una cuenta contable y un presupuesto, un servicio que se encuentra integrado con los conceptos creados en el módulo academusoft y los tipo documentos de pago que se encuentran integrados con los de académico, así como la asociación del punto de venta con la unidad regional. Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en el Módulo Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido. Una vez se encuentre realizada la parametrización se procede a registrar la financiación en el Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Financiación Externa. Allí se debe elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, se debe activar tercero orden de pedido, se elige la entidad financiera en este ejemplo ICETEX, si se requiere amortizar se elige el check de amortizar en donde se seleccionara la fecha, el tipo documento contable del diferido y los meses a amortizar, luego es necesario realizar la búsqueda del estudiante con el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido, el plan de financiación y el tiempo que se va a financiar para generar la programación de los pagos. Luego se elige la opción calcular y se registra. De esta manera se hace el registro de una financiación del 100% por una entidad externa, en este caso se genera la cuenta por cobrar pero a nombre de la entidad quien es la que realiza el giro del pago de los diferentes estudiantes que financia.





desarrollo integral


23 de 41

Ya registrada la financiación se procede a realizar el pago de la cuota en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Allí se elige la entidad financiera en este ejemplo el ICETEX y se escoge el origen cuentas por cobrar. El sistema listará las diferentes financiaciones registradas, se escoge la cuenta por cobrar y se coloca el valor a pagar, se elige el tipo documento de pago se agrega el valor. Se elige asentar automáticamente y se registra. De esta manera se realiza el pago de las cuotas. Se puede consultar el movimiento contable en el Modulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar movimientos contables. De igual manera se puede realizar la consulta de la afectación presupuesta en Presupuesto / Consultas e Informes / Libro auxiliar de Presupuesto. En caso de que la financiación externa sea por un 75% y el 25% restante sea por la institución, se debe registrar primero la financiación externa por el 75% y luego proceder a registrar la financiación interna por el 25% restante en la funcionalidad Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante con el fin de que la orden de pedido quede despachada y se pueda realizar el proceso de matrícula en académico. 4.5 Financiación Interna o Negociación Estudiante Hace referencia al compromiso de pago que adquiere un estudiante con la institución. Para realizar el proceso en el aplicativo, es necesario tener en cuenta la siguiente parametrización: Crear el tipo documento contable de clase financiación estudiante el cual debe tener asociado una cuenta contable de clientes para poder generar la cuenta por cobrar. Ej.14070505 estudiantes de educación superior. En el Módulo contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Contable / Financiación Estudiante. Crear los conceptos de ingreso de clase financiación con el objeto de asociarlas a las características del plan de financiación. Asociar las cuentas contables a los conceptos de ingreso. Los conceptos de ingreso correspondientes a abono a capital deben tener asociada la misma cuenta que tiene asociado el tipo documento contable de financiación estudiante y los intereses deben tener una cuenta del ingreso. Esta asociación se hace en el Módulo Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar los presupuestos para cada concepto de ingreso de clase financiación. En este caso al concepto de ingreso del abono a capital se debe asociar el mismo presupuesto que tiene asociado el concepto de ingreso del grupo producto servicio de facturación y para el caso de los intereses se le puede asociar el mismo presupuesto o uno para intereses si la entidad lo especifica de esa manera. Esto se realiza en el Módulo Presupuesto / enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Crear las características en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características. En esta opción se crea cada una de las características que requiere el





desarrollo integral


24 de 41

plan de financiación y asociar cada uno de los conceptos de ingresos creados anteriormente. Crear el plan de financiación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación y asociarle cada una de las características creadas previamente. Se debe tener una Orden de Pedido en estado activa la cual es generada en el aplicativo academusoft en el momento que se genera la liquidación de la matrícula. Y para lo cual se debe tener en cuenta haber realizado la parametrización pertinente en el módulo de facturación como es tener un grupo producto servicio que contiene un concepto de ingreso el cual posee unas cuentas contables (ingreso y diferido) y un presupuesto, un servicio que se encuentra integrado con los conceptos creados en el módulo academusoft y los tipo documentos de pago que se encuentran integrados con los de académico, así como la asociación del punto de venta con la unidad regional. Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en el Módulo Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido. Una vez se encuentre realizada la parametrización se procede a registrar la financiación a través de la funcionalidad Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante.

Negociación estudiante Sin cuota inicial Permite realizar el registro de la financiación ingresando en Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante. Allí se debe elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, el tipo documento contable el cual fue creado en la parametrización, se realiza la búsqueda del estudiante con orden de pedido activa digitando el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido y se deja sin cuota inicial, luego se escoge el plan de financiación a aplicar y se coloca la cantidad de meses a financiar, luego se procede a realizar el cálculo de las cuotas en el botón Calcular. Si se requiere amortizar se elige el check de amortizar allí se coloca la fecha, el tipo documento contable para diferido y los meses a amortizar. Finalmente se registra. De esta manera se finaliza el registro de la financiación y se genera una cuenta por cobrar. Se continua realizando el pago de las cuotas bien sea por el recibo de caja con origen cuenta por cobrar en el Módulo Pagaduría y tesorería / Movimientos / Recibo de caja o por archivo plano Módulo Pagaduría y tesorería / Movimientos / Cargar pagos masivos.

Negociación estudiante con cuota inicial. Para registrar la financiación con cuota inicial, se debe ingresar en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante, elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, el tipo documento contable el cual fue creado en la parametrización, se realiza la búsqueda del estudiante con orden de pedido activa digitando el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido y se deja coloca el valor de la cuota inicial que va a pagar el estudiante, luego se escoge el plan de financiación a aplicar y se coloca la cantidad de meses a financiar, se elige un tipo documento de pago y se adiciona el valor correspondiente a la cuota inicial se procede a realizar el cálculo de las cuotas en el botón Calcular. Finalmente se registra.





desarrollo integral


25 de 41

Se prosigue con el registro en el Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Autorizar Financiación. Allí se debe realizar la aprobación y Asiento, en donde se elegirá si se requiere amortizar (para esto, cuando se gestionen los conceptos de ingreso en Módulo Pagaduría y Tesorería/ Tablas Básicas/ Concepto de ingreso se debe chequear la opción Diferir Masivo, a aquellos que lo requieran, de lo contrario aunque el proceso de pago se haga con diferido, no será tomado en cuenta), la fecha el tipo documento contable para el diferido y los meses a diferir, se agrega una justificación y se elige la Opción Asentar. Con esto se finaliza el registro de la financiación y se genera la cuenta por cobrar del valor restante. Cuando se registra el sistema generará un recibo de caja de esta cuota inicial de la cual se podrá revisar el movimiento contable así como la afectación presupuestal. Se continua realizando el pago de las cuotas bien sea por el recibo de caja con origen cuenta por cobrar o por archivo plano.

Negociación estudiante con programación manual. El aplicativo tiene la opción de realizar la programación manual. Para ello se debe hacer lo siguiente ingresar al Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante, allí se elige la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, el tipo documento contable, la identificación y nombre del estudiante, la orden de pedido y se elige programación manual. En este caso no se elige un plan de financiación si no que se agregan las características allí mismo bien sea de abono a capital e intereses, se coloca el cálculo de la cuota pago interés variable. Luego en el botón calcular aparece una pantalla en donde se elige la fecha y el valor de abono a capital que quiere programar en ese fecha específica, se realiza continuamente hasta que sea cubierto en su totalidad el capital que se requiere pagar. Ya realizado el registro en la opción calcular igualmente aparece la programación de pagos y se elige la opción registrar. Una vez registrada y generada la cuenta por cobrar se continúa con el pago de las cuotas sea en el recibo de caja con origen cuentas por cobrar o por archivo plano y se revisa la afectación contable - presupuestal. 4.6 Financiación Trabajador El aplicativo permite registrar una financiación interna para los empleados, que a su vez sean estudiantes de la institución. Dichas cuotas de financiación se puede descontar de la nómina con autorización previa del empleado. Parametrización básica:

- Crear conceptos de descuento en la nómina y que sean de tipo novedad cuota en

Talento Humano IG / Nómina / Tablas Básicas / Concepto. Una vez creados se deben asociar a la respectiva nómina.

- Asociar cuenta contable al concepto de nómina en el Módulo Contabilidad

Enlaces Con otros Módulos / Talento Humano. Se elige la respectiva nómina y luego el concepto al cual se le va a asociar el tipo documento contable creado en el módulo de contabilidad, es importante tener en cuenta que este tipo documento contable tenga la misma cuenta contable que se le asocie al concepto de ingreso de clase financiación, es decir una cuenta de clientes.





desarrollo integral


26 de 41

- Crear la característica del Plan de Financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características. Allí se agrega la característica a la cual se le debe colocar un concepto de ingreso y el concepto de nómina creado anteriormente. Es importante tener en cuenta que el concepto de nómina tenga la misma cuenta contable asociada al concepto de ingreso.

- Rregistradas las características se procede a crear el plan de financiación en

Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación. Se aclara que cada vez que se realice algún cambio sobre las características, es necesario volverlas a asociar al plan de financiación para que los cambios sean tomados.

Se necesita una orden de pedido creada a nombre del trabajador en el aplicativo Academusoft, para registrar la financiación en Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante. Allí se ingresan todos los datos correspondientes, se debe elegir el campo que dice pago nómina para que se despliegue la nómina a la cual pertenece el trabajador, se elige el plan de financiación creado con las respectivas característica y se realiza el registro. Registrada la financiación el aplicativo realizará el descuento de las cuotas cuando se genere la liquidación de la nómina y su respectivo pago. 4.7 Descargar Cuota Financiación (Facturación y Cartera / Cartera / Descargar Cuota Financiación) Permite obtener las cuotas de las cuentas por cobrar una por una en formato pdf, indicando el valor, fecha límite de pago y los bancos donde se debe consignar el pago (estos bancos son gestionados en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Tipo pago Bancos, con el tipo de pago Liquidación). 4.8 Modificar Interés Mora (Facturación y Cartera / Cartera / Modificar Interés Mora) Mediante esta funcionalidad es posible modificar el porcentaje del interés de mora aplicado en la correspondiente característica asociada al plan de financiación de una cuenta por cobrar específica. 4.9 Enviar Cobro a Tercero (Facturación y Cartera / Cartera / Enviar Cobro a Tercero) A través de esta opción el aplicativo envía un correo de cobro de la cuota vencida o por vencer, al tercero que tiene pendiente cuentas por cobrar con la entidad. 4.10 Subrogación (Facturación y Cartera / Cartera / Subrogación) Por medio de esta funcionalidad se traspasa la deuda del estudiante a una entidad externa financiadora, el cual ya tenía compromiso de pago por medio de financiación interna con la institución. Para poder llevar a cabo el proceso debe realizarse la siguiente parametrización:





desarrollo integral


27 de 41

Debe estar creado el tipo documento contable el cual puede ser el mismo que se utiliza para financiación externa (Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo Documento contable, de clase Financiación Externa) Debe existir la entidad financiadora que asume la deuda en Parámetros Generales IG / Personas / Gestionar Personas. Se debe verificar que exista una cuenta por cobrar en Facturación y Cartera / Cartera/ Cartera / Financiación.

Teniendo la cuenta por cobrar del tercero registrada en el sistema se procede a crear la subrogación en Facturación y Cartera / Cartera / Subrogación, allí se elige el tipo documento contable la fecha del registro de la subrogación, la fecha de la primera cuota, la entidad financiera, se agrega la descripción (en esta se recomienda colocar el nombre del tercero) y se selecciona la cuenta por cobrar. Una vez se registre la subrogación, el sistema creará una cuenta por cobrar para la entidad que asumió la deuda y se podrá consultar en Facturación y Cartera / Financiación Externa. Se puede consultar el movimiento contable en Contabilidad / Tablas Básicas / Consultar Movimientos Contables Los pagos de las cuotas se pueden recibir a través de Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja y de igual manera se puede revisar el movimiento contable del recaudo en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. 5. MOVIMIENTOS 5.1 Factura Administrativa Funcionalidad que permite registrar facturas administrativas a través de las cuales se reciben ingresos provenientes de orígenes como lo es el contrato, convenios y parte pensional. Factura administrativa con origen contrato: Para poder llevar a cabo el proceso es necesario tener la siguiente parametrización:

- Agregar el contrato en la siguiente ruta: Módulo Contratación Administrador / Contratos / Contratos como Contratista / Agregar.

- Adicionar un acta y chequear los requerimientos como cumplidos en la ruta Contratación Administrador / Contratos / Contratos como Contratista / Modificar / Actas.

- Registrar la programación de pagos y aprobar las cuotas en Contratación Administrador / Contratos / Contratos como Contratista / Modificar / Pagos.





desarrollo integral


28 de 41

Seguidamente se ingresa a Facturación y Cartera / Movimientos / Factura Administrativa / Agregar, en donde se debe elegir el tipo documento contable de clase factura administrativa (creado Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo Documento Contable), la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, la forma de pago (parametrizada en Almacén / Tablas Básicas / Compras / Forma de Pago), el deudor (es el contratante asociado al contrato, es decir el encargado de realizar los pagos a la entidad), se debe elegir el origen CONTRATO, agregar una descripción, escoger el número de contrato, seleccionar la cuota, elegir el concepto de ingreso, chequear la opción asentar automáticamente y Registrar. Factura Administrativa con origen convenio: Para poder registrar una factura administrativa con origen convenio, se debe llevar a cabo los siguientes pasos:

- Agregar y cambiar el estado de la propuesta a Aceptado en Contratación

Administrador/ Convenios/ Propuesta Convenio / Recepción de Propuestas/ Buscar/ Agregar.

- Registrar el convenio con origen “propuesta recibida” (eligiendo la que se creó

anteriormente) en Contratación Administrador/ Convenios/ Convenios/ Buscar/ Agregar.

- Adicionar un acta y aprobar los requerimientos de la misma en Contratación

Administrador/ Convenios/ Convenios/ Buscar/ Modificar/ Acta.

- Registrar la programación de pagos y aprobar las cuotas en Contratación Administrador/ Convenios/ Convenios/ Buscar/ Modificar/Pagos. Estos pagos deben ser de tipo ingresos.

Finalmente se ingresa a Facturación y Cartera / Movimientos / Factura Administrativa / Agregar, en donde se debe elegir el tipo documento contable de clase factura administrativa (creado en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo Documento Contable), fecha de la factura, fecha de vencimiento, forma de pago (parametrizada en Almacén / Tablas Básicas / Compras / Forma de Pago), deudor (el cual es la persona con la que se subscribió el convenio y es la encargada de realizar los pagos a la entidad), elegir el origen CONVENIO, agregar una descripción, seleccionar el número del convenio y la cuota, elegir el concepto de ingreso, chequear la opción asentar automáticamente y registrar. Factura Administrativa con origen Parte Pensional: Estas facturas se registran para recaudar el porcentaje de pensión que corresponde a las entidades donde anteriormente laboraba la persona. Para registrar una factura con este origen es necesario:

- Crear el tipo de nómina chequeando la opción “Pensionado” en Talento Humano IG / Nómina / Tablas Básicas / Tipo Nómina.

- Asociar el Trabajador (este debe estar creado como persona en General IG /

Personas / Gestionar Persona, además de tener un cargo activo en Talento





desarrollo integral


29 de 41

Humano IG / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Cargo) a la nómina en Talento Humano IG / Nómina / Asignación de Salarios / Asignación de Salarios.

- Agregar las instituciones asociadas al trabajador con el porcentaje correspondiente

a cada una en Talento Humano IG / Nómina / Tablas Básicas / Asociar Pensionado a Institución.

- Liquidar la nómina en Talento Humano IG / Nómina / Liquidaciones / Liquidar

Nómina.

- Cerrar la Nómina en Talento Humano IG / Nómina / Liquidaciones / Cerrar Nómina.

Finalmente se ingresa a Facturación y Cartera / Movimientos / Factura Administrativa / Agregar, en donde se debe elegir el tipo documento contable de clase factura administrativa (creado en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo Documento Contable), fecha de la factura, fecha de vencimiento, forma de pago (parametrizada en Almacén / Tablas Básicas / Compras / Forma de Pago), deudor (el cual es la institución que se asoció al trabajador en Talento Humano IG / Nómina / Tablas Básicas / Asociar Pensionado a Institución), elegir el origen PARTE PENSIONAL, agregar una descripción, seleccionar el valor de la cuota, elegir el concepto de ingreso, chequear la opción asentar automáticamente y registrar. 5.2 Anular Factura de Venta Brinda la posibilidad de que se anule una factura de recaudo por orden pedido (las que se generan por archivo plano y por la funcionalidad Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta), en caso de ser necesario. Esta funcionalidad se encuentra en Facturación y Cartera / Movimientos / Anular Factura, en donde se puede consultar por punto de venta, caja, vigencia (parámetro obligatorio), prefijo, número y fecha de factura. Para terminar el proceso, se selecciona la factura y se debe Anular. 5.3 Ordenes de Pedido Funcionalidad a través de la cual terceros pueden solicitar a la entidad productos y servicios que esta disponga para la venta, por ejemplo revistas, libros, constancias, certificados etc. Se gestiona mediante la ruta Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido. Cuando estas se generan por el proceso de integración con Academusoft, no pueden ser modificadas desde Gestasoft, sólo se puede ver la información y recaudar el pago de las mismas. 5.4 Deudas Son los saldos en contra que se pueden cargar a terceros cuando adquieren compromisos de pago con la entidad. Es posible gestionarlas manualmente por la funcionalidad Facturación y Cartera / Movimientos / Deuda. Antes de registrar una deuda se debe:





desarrollo integral


30 de 41

- Crear un tipo documento contable en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo Documento Contable de clase “deuda” el cual debe tener una cuenta de clientes.

- Crear un concepto de ingreso en Pagaduría / Tablas Básicas / Concepto de

Ingreso sin ninguna clase y otro de clase financiación.

- Relacionar las respectivas cuentas contables a los concepto de ingreso en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso (la del concepto de clase financiación debe ser una cuenta de clientes).

- Asociar los presupuestos a los concepto de ingreso en Presupuesto / Enlaces

con Otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso.

- Crear las características del plan de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características, a la cual se le asocia el concepto de ingreso de clase financiación creado anteriormente.

- Crear el plan de financiación para las deudas en Facturación y Cartera / Tablas

Básicas / Plan de Financiación.

- Consultar o crear el tercero en el Módulo Parámetros Generales IG / Personas / Gestionar Personas.

Una vez se encuentre la parametrización se procede a registrar la deuda en el Módulo Facturación y cartera Movimientos/ Deuda en donde se diligencia el tipo de documento, fecha, deudor, concepto de ingreso, centro de costo, valor, plan de financiación. Ya registrado se puede consultar el movimiento contable en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables y se puede recibir el pago de la misma en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Registrado el recibo de caja se puede consultar el movimiento contable en Contabilidad / Movimientos / Consultar Movimientos Contables. Para que las deudas sean tomadas en cuenta en procesos integrados con académico, se debe tener asociado el respectivo concepto en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Globales / Parámetros / Concepto Deuda, el cual se crea en Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula. En este proceso de integración se deben chequear en Academusoft / Tablas Generales / Parámetro Global, las opciones:

- Las deudas generan recargo en la liquidación - Los saldos a favor y en contra son cargados desde el aplicativo Gestasoft

En caso de que no se requiera que la deuda genere recargos en la liquidación del estudiante, se debe deshabilitar el parámetro:

- Las deudas generan recargo en la liquidación 5.5 Saldos a Favor





desarrollo integral


31 de 41

Hace referencia a pagos realizados por terceros a la institución, que sobrepasan el total de la deuda que estos habían adquirido. Se registran por la funcionalidad Facturación y Cartera / Movimientos / Gestionar Saldos a Favor y pueden ser devueltos mediante la ruta Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Pago Acreedor. Para poder llevar a cabo el registro de un saldo a favor manual se debe tener la siguiente parametrización:

- Crear un tipo documento contable en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo Documento Contable de clase “Saldo a favor” (debe tener una cuenta pasiva).

- Relacionar la misma cuenta pasiva en Contabilidad / Enlaces con otros módulo

/ Pagaduría y Tesorería / Parámetros Pagaduría.

- Crear un concepto de egreso para poder realizar el pago en el Módulo / Pagaduría / Tablas Básicas / Concepto de Egreso, de clase “colocar otros”.

- Asociar la cuenta contable de devolución al concepto de egreso en Contabilidad /

Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Egreso.

- Asociar un presupuesto al concepto de egreso en Presupuesto / Enlace con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de egreso.

- Consultar el tercero o crearlo en Parámetros Generales IG / Personas /

Gestionar Personas. Ya realizada la parametrización se procede a gestionar el saldo a favor en el Módulo Facturación y Cartera / Movimientos / Gestionar Saldo a Favor. Allí se elige el tipo documento contable, la fecha, el tercero, se agrega una descripción, se elige el concepto de egreso, el centro de costos y se coloca el valor. Una vez registrado se procede a revisar el asiento contable del saldo a favor en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables y a realizar el pago en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Pago Acreedor. Allí lista el saldo a devolver, es necesario que exista un tipo documento contable para “acreedores” en el módulo de contabilidad y una caja o banco. Por otra parte también es posible que el aplicativo cree saldos a favor automáticos el cual se generará al realizar un pago por mayor valor de una cuenta por cobrar en el recibo de caja y el cual de igual manera se listará en pago acreedor para ser cancelado. Importante: Cuando suceda esta situación NO se debe registrar por la funcionalidad saldo a favor del módulo de facturación ya que se duplicaría la información. En el caso que un estudiante no pida la devolución es posible que la liquidación de la matrícula tome el saldo a favor y se lo descuente el aplicativo realizará el pago acreedor internamente. Para que los saldos a favor sean tomados en cuenta en procesos integrados con académico, se debe tener asociado el respectivo descuento en Facturación y Cartera /





desarrollo integral


32 de 41

Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Globales / Parámetros / Impuestos, Descuentos y Retenciones, el cual se crea en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Impuestos Retenciones y Descuentos / -Grupo tipo impuesto: Descuentos, Tipo Retención: Descuentos Matrícula-, y debe tener asociado la misma cuenta contable que se relaciona en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Parámetro Pagaduría / Cuenta de Acreedores. En este proceso de integración se debe chequear en Academusoft / Tablas Generales / Parámetro Global, la opción:

- Los saldos a favor y en contra son cargados desde el aplicativo Gestasoft En caso de que no se requiera que el saldo a favor genere descuentos en la liquidación del estudiante, se debe deshabilitar el parámetro. 5.6 Seguimiento de Cartera El seguimiento de cartera es una opción que ofrece el sistema para poder enviar notificaciones a aquellos deudores que tienen algún tipo de deuda con la institución, el fin es informarle el retraso que tenga con respecto al pago de la deuda. Para poder realizar el proceso se debe hacer lo siguiente:

- Realizar la consulta de los deudores morosos en Facturación y Cartera / Consultas e Informes / Seguimiento de Cartera. En ella se puede visualizar la cantidad de días en mora que tiene un tercero con respecto a una deuda.

- Realizar el registro del seguimiento en Facturación y Cartera / Movimientos /

Seguimiento de Cartera / Agregar.

- Una vez realizado el registro se procede a escribir el texto que se desee llegue al tercero como aviso de la mora en Facturación y Cartera / Movimientos / Seguimiento de Cartera / Notificar.

- Finalmente se realiza el envío del correo seleccionando la opción en Facturación

y Cartera / Movimientos / Seguimiento de Cartera / Enviar correo.

5.7 Cargar Deudas Masivas En el aplicativo también es posible realizar el registro de las deudas de forma masiva, esto se hace por archivo plano, el cual está conformado de la siguiente manera: ENCABEZADO O MAESTRO

- La primera columna corresponde a un 0 (CERO), hace referencia a la identificación de maestro;

- La segunda columna corresponde a la fecha del proceso (fecha en el la cual se

registra el proceso formato DD-MM-YYYY);





desarrollo integral


33 de 41

- La tercera columna al Tipo de Documento (clase de documento de quien realiza el pago. Ejemplo: CC, TI, CE, PAS, RC, DPITM, NIT);

- La cuarta columna al Documento (Número del Documento de Identidad de quien

registra el Pago); Después del encabezado se debe empezar a describir los movimientos, es decir cada concepto por el cual se está generando la deuda los cuales se deben registrar en una nueva fila. La estructura es la siguiente: MOVIMIENTOS O DETALLES

- La primera columna corresponde a un 1 (UNO), hace referencia a la identificación de detalle;

- La segunda columna al Código del concepto (Código del Concepto de Ingresos,

que hace referencia al código que permite la relación entre los ingresos de ATRIO y los conceptos de Ingreso de Gestasoft).

- La tercera columna corresponde al Valor del Movimiento o la Deuda (Cantidad o

Monto del Movimiento). Ejemplo. 0;02-10-2009;CC;1091657982; 1;4123;200000; 1;4201;136450; 0;02-10-2009;CC;1091435679; 1;4563;67000 Creado el archivo en formato txt se procede a realizar el registro del mismo en Facturación y Cartera / Movimientos / Cargar Deudas Masivas, en donde se elige el tipo documento contable, el plan de financiación el centro de costos, la fecha de la primera cuota, el tiempo de crédito en meses y carga el archivo mediante el botón examinar, una vez gestionados los datos se debe Registrar. De esta manera se generan las respectivas cuentas por cobrar de los terceros involucrados con la entidad. Se puede consultar el movimiento contable en Contabilidad / Movimientos / Consultar Movimientos Contables. Los pagos de las deudas se registran en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Y se puede revisar los movimientos para cada uno de ellos en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables 5.8 Notas de Cartera Funcionalidad que permite hacer ajustes de reducción o adición a las cuentas por cobrar que se generan por concepto de deudas o financiaciones internas. Se debe elegir el tipo de documento contable (creado con anterioridad en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo de Documento Contable, de clase Nota Cartera), buscar el deudor, seleccionar una





desarrollo integral


34 de 41

norma y fecha, tomar el origen (Deuda o Financiación Estudiante) y número, editar una justificación, colocar el valor del ajuste por cada concepto de ingreso, chequear la opción Asentar Automáticamente y Registrar. Se puede revisar el asiento contable generado en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables, teniendo en cuenta que si el ajuste es de reducción, se afecta la cuenta de devolución asociada al concepto de ingreso y si es una adición se afecta la cuenta de ingreso asociada al concepto. 6. FUNCIONES ESPECIALES 6.1 Cambiar Estado del Periodo En esta funcionalidad el usuario puede modificar el estado (activo o bloqueado) del periodo mensual para permitir el asiento o no de los procesos realizados en el módulo de Facturación y Cartera. El aplicativo ofrece la posibilidad de activar o bloquear la totalidad de los periodos haciendo uso del check todos o de forma individual seleccionando cada uno y haciendo uso de la opción Activar o Bloquear según sea el caso. 6.2 Cambio Masivo de Precios Permite cambiar el precio de los productos – servicios que están dentro de un mismo grupo de forma masiva. Se debe ingresar a Facturación y Cartera / Funciones Especiales / Cambio Masivo de Precios, elegir el grupo producto servicio, punto de venta, editar el valor ó porcentaje (uno de los dos solamente) de variación y hacer clic en Buscar. El sistema muestra un listado de los productos y servicios que corresponden al criterio de búsqueda utilizado, luego de seleccionar aquellos que tomarán el nuevo precio, se debe Registrar. Cuando se consulta los datos de cada producto o servicio en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios / Modificar, se puede notar el nuevo precio en el campo Precio de Venta. 6.3 Imprimir Documentos Masivos En esta funcionalidad se puede realizar la impresión de un conjunto de movimientos registrados en el módulo Facturación y Cartera. Al ingresar a la funcionalidad Facturación y Cartera / Funciones Especiales / Imprimir Documentos Masivos, se despliega una ventana en la que el usuario debe seleccionar el movimiento del cual desea imprimir los registros, estos según el sistema son: facturas, facturas administrativas, financiación de estudiante, financiación por entidad externa, deuda, crédito empleados y orden de pedido; luego de elegir el documento, el usuario debe hacer uso de la opción Buscar, gestionar los criterios de consulta si lo desea o solo hacer clic nuevamente en Buscar. Finalmente se muestra el listado de los movimientos solicitados y se deben elegir cuáles serán impresos en formato pdf. 6.4 Modificar Fecha Cuota Financiación Se encuentra en Facturación y Cartera / Funciones Especiales y sirve para cambiar los días de gracia que fueron estipulados en la financiación de cuentas por cobrar de acuerdo a la necesidad del usuario. Una vez se ingresa a esta funcionalidad, se debe elegir las





desarrollo integral


35 de 41

fechas inicial y final, colocar el número de la financiación y buscar el deudor (único parámetro obligatorio). Se elige la cuenta por cobrar, se edita la cantidad de días de gracia y finalmente se debe Modificar. 6.5 Contenido Correo por Proceso En esta funcionalidad se diseña el mensaje que será enviado por correo a los terceros que tienen cuotas atrasadas de cuentas por cobrar con la entidad, indicándoles que deben acercarse a realizar el respectivo pago. Para este proceso se debe:

- Parametrizar un correo electrónico en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación y Cartera.

- Crear la plantilla en Facturación y Cartera / Funciones Especiales / Contenido Correo por proceso, adicionando cada una de las variables (identificación y nombre del deudor, fecha programada, días vencidos y valor cuenta) de acuerdo a lo que se necesite mostrar en el mensaje.

- Cada deudor o tercero debe tener gestionado una dirección de correo válido en Parámetros Generales IG / Personas / Gestionar Personas.

Finalmente se puede enviar el correo respectivo ingresando a Facturación y Cartera / Consultas e Informes / Consultar Edades de Cartera, en donde se debe chequear los deudores morosos y luego hacer uso de la opción Enviar Correo. 7. CONSULTAS E INFORMES

A través de esta funcionalidad se pueden obtener los reportes de los diferentes procesos registrados en el módulo de Facturación y Cartera de los cuales se pueden generar archivos en algunos casos de extensión CSV, XLS o un PDF.

7.1 Consultar Cuentas por Cobrar Muestra la información de las cuentas por cobrar que se han generado a favor de la institución, en donde se refleja la identificación y nombre del deudor, número de la cuenta por cobrar, el total de la deuda, total pagado, saldo pendiente por cobrar, valor acreedor (saldo a favor), estado, pagado por nómina (cuando aplica muestra un Si, en caso contrario un No), plan de financiación, pagos realizados (discriminados por valor de abono a capital, interés corriente y de mora si aplica) y cobro a tercero (muestra Si cuando se ha enviado el correo cobrando la cuota al tercero, y No en caso contrario). Estos datos pueden ser descargados en formato CSV y PDF. 7.2 Consultar Abonos Extemporáneos Muestra los abonos realizados por terceros sobre la cuenta por cobrar que tienen pendiente con la entidad, antes de la fecha establecida en la programación de pagos. Se puede hacer la búsqueda por fechas, documento y nombre del tercero (ningún parámetro es obligatorio), de esta manera el sistema refleja la fecha del abono, identificación y





desarrollo integral


36 de 41

nombre del deudor, origen del crédito, prefijo, número de la deuda y valor abonado. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. 7.3 Consultar Utilidad por Producto Este reporte muestra la ganancia que deja cada producto que la entidad vende, de acuerdo con el costo y precio de venta que estos tienen gestionados en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios. Se puede realizar la búsqueda por fecha de venta y punto de venta, pero no son obligatorios estos parámetros. El sistema muestra datos como fecha, punto de venta, producto, cantidad, precio de venta, valor total, costo promedio, utilidad, porcentaje utilidad y porcentaje costo venta. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. 7.4 Consultar Movimientos de Ventas Refleja las ventas realizadas por la entidad en los diferentes puntos de ventas que esta tiene. Es posible especificar la búsqueda por fechas y punto de venta, pero estos parámetros no son obligatorios. Al ejecutar la consulta, se ve el punto de venta, total vendido, ventas a contado y ventas a crédito. La información se descarga en formato CSV y PDF. 7.5 Consultar Edades de Cartera Presenta un listado de cuentas por cobrar que terceros tienen pendientes con la entidad especificando los días de vencimiento que han pasado para el pago de la cuota. Se puede consultar por tipo origen, días de vencimiento de cartera, deudor y plan de financiación, se debe diligenciar obligatoriamente por lo menos un parámetro de búsqueda. Los datos que se reflejan son: identificación y nombre del deudor, número origen, número cuota, fecha programada de pago, valor cuenta, días vencidos, programa al que pertenece el deudor, semestre, plan de financiación, correo electrónico y codeudores. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. Si se chequea al deudor y se hace uso de la opción Enviar Correo, el sistema le envía un correo electrónico con la información gestionada en Facturación y Cartera / Funciones Especiales / Contenido Correo por Proceso. 7.6 Consultar Cartera por Vencer Presenta un listado de las cuotas pertenecientes a cuentas por cobrar, que están próximas a vencer especificando la fecha programada para el pago de dicha cuota. Se puede consultar por tipo origen (parámetro obligatorio), prefijo, número origen, fecha, deudor y plan de financiación. Ejecutada la búsqueda, el aplicativo muestra la identificación y nombre del deudor, número cuota, fecha programada, valor cuota, programa y semestre del deudor, plan de financiación. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. 7.7 Consultar Arqueos Brinda la posibilidad de indagar sobre los arqueos que han sido realizados sobre las diferentes cajas de ventas de acuerdo al punto de venta al que pertenecen. Si el usuario desea, gestiona el punto de venta, la caja, fecha del arqueo, cajero y responsable, para





desarrollo integral


37 de 41

realizar la consulta, sino puede ejecutarla sin indicar ningún parámetro. Una vez se hace uso de la opción Buscar, se puede ver los datos de la fecha, punto de venta, caja y valor. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. 7.8 Consultar Entidades Externas Presenta un reporte por fecha de la cantidad de estudiantes que han sido financiados y la entidad financiadora que los acogió. Es posible consultar por número de financiación, fecha, entidad financiera y estudiante, pero ningún parámetro es obligatorio. Cuando se ejecuta la búsqueda, se presenta un listado con fecha, número financiación, identificación y nombre de la entidad financiadora, número de estudiantes financiados, valor financiado y los datos de los estudiantes. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. 7.9 Consulta Productos por Bodega Permite conocer la cantidad de productos que ofrece la entidad de acuerdo a la bodega y punto de venta al que pertenecen. Si el usuario desea puede hacer la consulta por punto de venta, bodega y producto, pero ningún parámetro es obligatorio. Una vez se ejecuta la consulta, el aplicativo muestra los datos del punto de venta, bodega, grupo producto, producto, código y nombre del artículo, cantidad. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. 7.10 Consultar Provisiones de Cartera La funcionalidad presenta un reporte con lo provisionado de acuerdo al movimiento ejecutado (Facturas, Crédito Empleado, Faltante de Caja, Factura Administrativa, Financiación de Estudiantes, Deudas, Financiaciones Externas) y a los datos diligenciados en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Gestionar Provisiones de Cartera. Se puede hacer la consulta eligiendo tipo de origen, digitando el porcentaje provisionado y buscando el deudor, pero ninguno de estos parámetros son obligatorios. Al continuar con el proceso, se presenta una ventana con la fecha, identificación y nombre del deudor, número del origen, número cuota, valor cuota, porcentaje provisión y valor provisionado. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. 7.11 Consultar Devoluciones Funcionalidad que facilita la consulta de devoluciones de facturas que se han registrado desde Facturación y Cartera / Ventas / Devoluciones. Es posible hacer la búsqueda eligiendo el punto de venta, caja, número y fecha de la devolución, pero ninguno de los parámetros es obligatorio. Apenas se hace uso del botón Buscar, se pueden ver los datos como fecha, identificación y nombre del tercero, punto de venta, caja, número de la factura y valor devuelto. La información puede descargarse en formato CSV y PDF. 7.12 Consultar Capacidad de Endeudamiento Muestra el valor máximo que los empleados de la entidad pueden adquirir como deuda, esto es de acuerdo al porcentaje establecido en el campo de Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación y Cartera / Porcentaje Capacidad de Endeudamiento. Si el usuario lo requiere, gestiona los datos de búsqueda (identificación





desarrollo integral


38 de 41

y nombre del trabajador, tipo de nómina) sino puede hacer uso de la opción Buscar sin elegir ningún criterio. El resultado de la consulta presenta datos como: fecha, identificación y nombre del trabajador, tipo de nómina y el valor de la capacidad de endeudamiento. La información puede descargarse en formato CSV y PDF.

7.13 Consultar Financiaciones Parciales Este reporte señala las financiaciones externas que han realizado los estudiantes por una parte del total de la liquidación. Se brinda la posibilidad de especificar los datos del estudiante antes de Buscar (parámetro no obligatorio). El resultado de la consulta muestra la fecha, número de la financiación externa, identificación y nombre de la entidad externa, identificación y nombre del estudiante, número de la orden pedido, referencia liquidación, valor matrícula, valor financiado, abono por factura, abono por financiación interna y saldo adeudado. Estos datos pueden descargarse en formato CSV y PDF. 7.14 Consultar Ordenes de Matrícula Permite conocer la cantidad de liquidaciones integradas con Académico, generadas en un rango de fechas específicas. Es obligatorio elegir las fechas iniciales y finales, el programa si es opcional. Cuando se ejecuta la búsqueda, se puede ver el programa, las órdenes de matrículas generadas financiadas y pagadas de contado en el primer y segundo rango de fechas, el porcentaje de liquidaciones generadas, financiadas y pagadas de contado. Estos datos pueden descargarse en formato CSV y PDF. 7.15 Consultar Historial Crediticio Refleja los datos de financiaciones y pagos desglosados en abono a capital e intereses, que han tenido terceros con la entidad. Al momento de consultar, es obligatorio elegir el tercero. La búsqueda arroja como resultado la identificación y nombre del tercero, fecha, origen, número de origen, total financiado, total abono a capital, total pago por interés, pagos realizado (valor abono a capital, interés corriente y de mora si aplica). Toda esta información se descarga en formato CSV y PDF. 7.16 Consultar Consolidado de Deudas Muestra un reporte de todas las deudas que han sido registradas en el sistema mes a mes de acuerdo a la vigencia seleccionada al momento de realizar la búsqueda. Los campos que se visualizan de Enero a Diciembre son: origen, número de origen, identificación y nombre del deudor, valor deuda y pago. Todos estos datos se descargan en formato CSV y PDF. 7.17 Consultar Deudores Morosos Visualiza los datos de los terceros que tienen deudas con la entidad, cuyas cuotas de pago no han sido canceladas en la fecha programada por el sistema. Se debe elegir el deudor (parámetro no obligatorio), seguidamente hacer clic en Buscar y aparece una ventana con la siguiente información: fecha, identificación y nombre del deudor, origen crédito, prefijo, número, valor crédito, saldo. La información se puede descargar en formato CSV y PDF.





desarrollo integral


39 de 41

7.18 Consultar Detalle de Pagos Realizados Presenta un reporte detallado de los pagos que terceros han realizado a la entidad de acuerdo con las deudas que adquirieron. Es obligatorio sólo uno de los criterios de búsqueda. En la primera ventana aparece el tipo origen, fecha, identificación y nombre del deudor, número y total cuenta. Cuando se elige una cuenta por cobrar del listado y se hace uso de la opción Ver, se puede observar el detalle del pago (número pago cuota, fecha pago cuota, valor cuota vencida, número y nombre de la característica, valor). Estando en esta pantalla, se descargan los datos en formato CSV y PDF. 7.19 Consultar Cobro a Terceros Con esta consulta se puede mirar a que terceros se les ha enviado correo electrónico cobrándoles la cuota que tienen pendiente por pagar mediante la funcionalidad Facturación y Cartera / Cartera / Enviar Cobro a Tercero. Es obligatorio sólo uno de los criterios de búsqueda. En la primera ventana aparece el tipo origen, fecha, identificación y nombre del deudor, número y total cuenta. Cuando se elige una cuenta por cobrar del listado y se hace uso de la opción Ver, se reflejan los datos del cobro que se le hizo al deudor. La información se descarga en formato CSV y PDF. 7.20 Consultar Financiados por Entidad Externa Es un reporte que lista por grupos los estudiantes financiados de acuerdo a la entidad financiadora. Si el usuario prefiere puede utilizar como criterio de búsqueda la fecha inicial y final, identificación y nombre de la entidad, pero ninguno es obligatorio. Luego de hacer uso de la opción Buscar, se muestra el nombre e identificación de la entidad y debajo de cada una, los datos del grupo de estudiantes financiados por ellas (fecha, número financiación, identificación y nombre del estudiante, programa, valor financiado y valor pagado). Todos estos datos se descargan en formato CSV y PDF. 7.21 Consultar Matriculados por Grado Es un reporte exclusivo para colegios, que presenta un listado de estudiantes en el grado al cual pertenecen. Los criterios de búsqueda son opcionales (fecha y tipo de pago). 7.22 Consultar Movimiento Esta consulta presenta un listado de movimientos realizados por persona dentro del módulo de Facturación. Todos los criterios de búsqueda son obligatorios (fecha inicial, fecha final, identificación y nombre de la persona). 7.23 Extracto por persona El extracto que se refleja en esta consulta, es sólo de las personas que están logueadas en el sistema, es decir que se puede obtener resultados siempre y cuando el usuario del aplicativo haya hecho movimientos en el módulo de facturación. 7.24 Financiación





desarrollo integral


40 de 41

Es la consulta que presenta el listado de deudas y financiaciones internas registradas en el sistema desde el módulo de Facturación y Cartera. Como criterio de búsqueda se tiene la fecha inicial y final, tipo de financiación, unidad, identificación y nombre del deudor, pero ninguno de estos es obligatorio para continuar con el proceso. El resultado de este reporte es un listado de cuentas por cobrar con el tipo (financiación o deuda), número, fecha, tercero, teléfono, correo electrónico, valor deuda, valor pagado y saldo pendiente. Si se desea, esta información se puede descargar en formato CSV y PDF. 8. ENLACES CON OTROS MÓDULOS 8.1 Integración En esta funcionalidad se gestionan todos los datos que permiten la integración del aplicativo Academusoft con Gestasoft. 8.1.1 Parámetros Globales 8.1.1.1 Parámetros Es donde se debe gestionar datos como tipo de documento contable, detalle documento contable, plan de financiación y prefijo de la factura, que serán tomados en cuenta cuando se realicen pagos por menos valor en el archivo plano. Aquí en esta funcionalidad también se relaciona el concepto de deuda creado en el aplicativo Academusoft, el cual reflejará el valor adeudado por el estudiante al momento de que se gestionen de manera integrada con Gestasoft. El concepto de saldo a favor que se crea en Gestasoft / Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Impuestos, Retenciones y Descuentos, debe elegirse para que sea tomado en cuenta al momento de realizar procesos de saldos a favor integrados con Académico.

8.1.1.2 Plan por programa Unidad El propósito de esta funcionalidad es permitir la asociación de los planes de financiación a los programas académicos ofrecidos en una unidad específica. Con esto, al momento de realizar un pago de menor valor por archivo plano, se toma el plan de financiación asociado al programa y a la unidad. Dicha asociación es única entre el programa, la unidad y el plan de financiación. En cada unidad se puede marcar un único plan como genérico, para que las órdenes de pedido creadas desde Gestasoft, tomen este al hacer la financiación en el archivo plano. 8.1.2 Parámetros Academusoft 8.1.2.1 Integración de Conceptos Permite la asociación de conceptos que se cobran en procesos de matrícula financiera (ej. derecho de matrícula, carnet, seguro estudiantil, descuento por excelencia académica) creados desde Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula –tipo de concepto: Derechos de matrícula-, con los servicios gestionados en Gestasoft / Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios, o descuentos (creados en Gestasoft / Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Impuestos, Retenciones y Descuentos ).





desarrollo integral


41 de 41

8.1.2.2 Documentos de Pago Aquí se relacionan los tipos de documento de pago creados desde Gestasoft / Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Tipo Documento de Pago, con los tipo documento Liquidación hechos en Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Tipos de Pago de Liquidación. 8.1.2.3 Asociar Programa Centro Costo En esta funcionalidad se debe integrar el programa académico con el centro de costo (los cuales se crean en Contabilidad / Tablas Básicas / Centro de Costo) y la unidad regional. Es obligatorio tener gestionados estos datos cuando en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación y Cartera / Centro de Costo, está por “Programa”. 8.1.2.4 Integración Servicios de Inscripción Con esta opción es posible asociar los conceptos de inscripción gestionados en Academusoft / Admisiones / Inscripciones / Servicios / Gestionar Servicio con su equivalente en Gestasoft (creado en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios) de acuerdo a la vigencia seleccionada. 8.1.2.5 Punto de Venta por Unidad Permite relacionar el punto de venta (donde se recaudarán los pagos provenientes de la integración, se crea con anticipación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta) y la caja de venta, con la unidad regional. 8.1.3 Parámetros Colegios 8.1.3.1 Integración Inscripción Colegios Con esta opción es posible asociar los conceptos de inscripción gestionados para Colegios en Academusoft, con su equivalente en Gestasoft (creado en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios) de acuerdo a la vigencia seleccionada. 8.1.3.2 Integración Conceptos Colegios Permite la asociación de conceptos que se cobran en procesos de matrícula financiera en los colegios (ej. derecho de matrícula, carnet, seguro estudiantil, descuento por excelencia académica) creados desde Academusoft, con los servicios gestionados en Gestasoft / Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios, o descuentos (creados en Gestasoft / Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Impuestos, Retenciones y Descuentos). 8.2 Bienestar 8.2.1 Gestionar Tipo Vale Producto Servicio Permite integrar el producto servicio creado desde Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios, con el tipo de vale gestionado en el módulo de Bienestar.

universidad de pamplona · tels: (7) 5685303 - 5685304 - 5685305 - fax: 5682750 - una universidad...

Documents