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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

AUTORIZADA

Portada

TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TÍTULO DE

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

TEMA:

“DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA

COLUMBUS S.A.”

AUTORA: Elsa Viviana Jiménez Ochoa

TUTOR: Ing. Lenin Chagerben Salinas, MAE

GUAYAQUIL, SEPTIEMBRE 2018

ii

Ficha de Registro de Tesis

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO:

“DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA COLUMBUS S.A.”

AUTORA: Elsa Viviana Jiménez Ochoa

TUTOR: Ing. Lenin Chagerben Salinas, Mae

REVISOR: Ing. Julio Cesar Pacheco Jara. MBA

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas

CARRERA: Contaduría Pública Autorizada

FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 76 páginas

ÁREA TEMÁTICA: Políticas Internas

PALABRAS CLAVES: Créditos, Cobranzas, gestión, políticas, manual.

RESUMEN

La presente investigación se desarrolló buscando mejoras en la gestión actual del área de créditos y cobranzas de la empresa Columbus S.A., la cual, se ha visto afectada por diversas desviaciones ocasionada por la carencia de

herramientas administrativas como políticas internas, manual de procedimientos, entre otras, que originan la

presencia de carteras vencidas por más de 360 días. En consecuencia, se apoya en el diseño de campo de

carácter no experimental y en la investigación descriptiva a la obtención de datos primarios desde el lugar donde se originan las causas de los hechos. De manera que, mediante la encuesta aplicada a los trabajadores que

guardan relación directa con la gestión de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., los cuales fueron

seleccionados a través del muestreo estadístico no probabilístico intencional, se pudo denotar que el área de

crédito y cobranza posee un rol representativo para la entidad al recuperar los importes por los créditos otorgados a los clientes, la cual, se ha visto afectada por una mala gestión operacional y financiera, asimismo, se

determinó la necesidad de la organización en incorporar estrategias y políticas de créditos y cobranzas que

permita la mejora de la gestión actual. Por tanto, se propuso el incorporar la propuesta establecida para la

mitigación oportuna de los eventos de riesgos, la cual, está conformada por políticas interna, manual de procedimientos y sugerencias a aplicar con el propósito de mejorar la gestión operacional y financiera contable

del área de créditos y cobranza en Columbus S.A.

N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF

TESIS_CREDITO Y

COBRANZA_ELZA_JIMENES_TERMINADA.pdf

SI (X) NO ( )

CONTACTO CON AUTORES: Elsa Viviana Jiménez Ochoa

Teléfono: 0994336272

E-mail: [email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN

Gestora de Titulación Nombre: Lic. Maylie Almeida González, Msc

Correo: [email protected]

iii



CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA

AUTORIZADA

Guayaquil, 16 de Julio del 2018

ING. LEONOR MORALES GALLEGOS, MSC

DIRECTOR(A) DE CARRERA



Ciudad. -

De mis consideraciones:

Envío a Ud. el informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA

COLUMBUS S.A.”, de la estudiante Elsa Viviana Jiménez Ochoa indicando que ha cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación.

El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del

trabajo de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes, que la estudiante está apta para continuar con el proceso de revisión final.

Informe del Tutor

Atentamente,

__________________________

Ing. Lenin Chagerben Salinas, MAE CI: 0921773982

iv



CARRERA DE CONTADURIA PÚBLICA

AUTORIZADA

Certificado De Porcentaje De Similitud

Habiendo sido nombrado yo, Ing. Lenin Chagerben Salinas, MAE, tutor del trabajo de

titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Elsa Viviana

Jiménez Ochoa, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención

del título de Contadora Pública Autorizada.

Se informa que el trabajo de titulación: “DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE

CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA COLUMBUS S.A.”, ha sido orientado durante todo el

periodo de ejecución en el programa antiplagio URKUND quedando el 7% de coincidencia.

________________________

Ing. Lenin Chagerben Salinas, Mae

CI: 0921773982

v




AUTORIZADA

Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el Uso no Comercial de la Obra

con Fines no Académicos

Yo, Elsa Viviana Jiménez Ochoa con C.I. N° 0926027756, certifico que los contenidos

desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE MANUAL DE

POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA COLUMBUS S.A.” Son de mi

absoluta propiedad y responsabilidad SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE

LA ECOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*,

autorizo el uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial

de la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para

que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

Elsa Viviana Jiménez Ochoa

C.I. N° 0926027756

* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E

IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas

en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros

educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad

académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación,

artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad

de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.

vi

Dedicatoria

Dedico este trabajo, primero a Dios, quien ha sido bondadoso conmigo en permitirme vivir,

por sus bendiciones y llenarme de salud para ver cristalizar este gran paso en mi vida

profesional.

A mis padres por su apoyo incondicional, comprensión y sacrificio que han hecho posible

culminar esta etapa de mi vida, por los valores que me inculcaron que han llevado a

convertirme en una persona de bien, pero sobre todo por su inmenso amor.

A mis hijas y a mi esposo, la razón de trabajo y perseverancia, ustedes son mi motivación

hacia mis sueños personales y profesionales. Las familias se aman.

Elsa Viviana Jiménez Ochoa

vii

Agradecimiento

A Dios por haberme guiado por el camino del éxito, por darme salud y capacidad de

convertirme en una profesional.

A mis padres y hermano infinitas gracias, sin su apoyo no lo hubiese podido lograr, gracias

por cuidar de mis pequeñas durante la culminación de esta meta.

A mi esposo y a mis hijas por apoyarme y darme su amor.

A la Universidad de Guayaquil por haberme abierto las puertas, a mis profesores, a todos que

de alguna manera colaboraron para que este sueño se cumpla.

Elsa Viviana Jimenez Ochoa

viii

Tabla de contenido

Portada................................................................................................................................ i

Ficha de Registro de Tesis .................................................................................................. ii

Informe del Tutor .............................................................................................................. iii

Certificado de Porcentaje de Similitud................................................................................ iv

Licencia Gratuita Intransferible y no Exclusiva para el Uso no Comercial de la Obra con

Fines no Académicos .......................................................................................................... v

Dedicatoria........................................................................................................................ vi

Agradecimiento ................................................................................................................ vii

Tabla de Contenido ......................................................................................................... viii

Índice de Tablas ............................................................................................................... xii

Índice de Figuras ............................................................................................................. xiv

Índice de Apéndices ......................................................................................................... xv

Resumen ......................................................................................................................... xvi

Abstract ......................................................................................................................... xvii

Introducción ....................................................................................................................... 1

Capítulo 1 .......................................................................................................................... 3

El Problema ....................................................................................................................... 3

1.1. Antecedentes del Problema .................................................................................. 3

1.2. Planteamiento del Problema ................................................................................. 4

1.2.4. Preguntas de investigación. ............................................................................. 5

1.3. Sistematización del Problema .............................................................................. 6

1.3.1. Planteamiento de la hipótesis de investigación. ................................................ 6

1.3.2. Objetivo general. ............................................................................................ 6

ix

1.3.3. Objetivos específicos. ..................................................................................... 6

1.3.4. Justificación de la investigación. ..................................................................... 7

1.3.5. Viabilidad del estudio ...................................................................................... 8

Capítulo 2 .......................................................................................................................... 9

Marco Teórico .................................................................................................................... 9

2.1. Antecedentes Teóricos ......................................................................................... 9

2.2.1. Los deudores comerciales ................................................................................ 9

2.2.2. Las cuentas deudoras ....................................................................................... 9

2.2.3. La importancia de las cuentas por cobrar ........................................................ 10

2.2.4. Las provisiones de cuentas incobrables ........................................................... 10

2.2.5. Crédito y cobranza ......................................................................................... 11

2.2.6. Proceso ......................................................................................................... 12

2.2.7. El ciclo deming ............................................................................................... 13

2.2.8. Análisis vertical y horizontal ............................................................................ 14

2.2. Marco Conceptual ............................................................................................. 15

2.3. Marco Contextual .............................................................................................. 16

2.3.1. La compañía .................................................................................................. 16

2.3.2. Misión de la compañía ................................................................................... 16

2.3.3. Visión de la compañía .................................................................................... 16

2.3.4. Localización de la compañía .......................................................................... 16

2.3.5. Estructura empresarial de la compañía columbus s.a. ...................................... 17

2.3.6. Productos de la compañía columbus s.a. ......................................................... 18

2.3.7. Principales clientes y proveedores .................................................................. 19

2.4. Marco Legal ...................................................................................................... 20

2.4.1. Disposiciones tributarias aplicables a la gestión de créditos y cobranzas .......... 20

x

2.4.2. Políticas contables aplicables a la gestión de créditos y cobranzas ................... 20

Capítulo 3 ........................................................................................................................ 22

Marco Metodológico ........................................................................................................ 22

3.1. Diseño de Investigación ..................................................................................... 22

3.1.1. Enfoque ..................................................................................................... 22

3.2. Tipos de Investigación ....................................................................................... 23

3.3. Población y Muestra .......................................................................................... 23

3.4. Técnicas e Instrumentos de Recopilación de Datos ............................................. 25

3.5.1. Encuesta ........................................................................................................ 25

3.5.2. Análisis documental....................................................................................... 34

3.5.3. Conclusión general de la encuesta y análisis documental ................................. 51

Capítulo 4 ........................................................................................................................ 52

Propuesta ......................................................................................................................... 52

4.1. Justificación de la Propuesta .............................................................................. 52

4.2. Objetivo de la Propuesta .................................................................................... 52

4.2.1. Objetivo general. .......................................................................................... 52

4.2.2. Objetivos específicos. ................................................................................... 52

4.3. Propuesta a Sugerir ............................................................................................ 52

4.3.1. Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión del área de créditos y

cobranzas de columbus s.a. ........................................................................................ 53

4.3.2. Políticas de créditos y cobranzas propuestos para columbus s.a.................... 58

4.3.3. Manual de procedimientos propuestos para el área de créditos y cobranzas

propuestos para columbus s.a. ................................................................................... 64

Conclusiones .................................................................................................................... 73

Recomendaciones ............................................................................................................. 74

xi

Referencias ...................................................................................................................... 75

Apéndices ........................................................................................................................ 77

xii

Índice de Tablas

Tabla 1 Causas y efectos de problema de investigación ................................................. 5

Tabla 2 Métodos para estimar las de cuentas incobrables ............................................. 11

Tabla 3 Variables a tomar en consideración en la gestión operativa del área de cobranza ..

..................................................................................................................... 12

Tabla 4 Trabajadores que conforman la compañía Columbus S.A. ............................... 17

Tabla 5 Categorización de los productos que ofrece Columbus S.A. ............................ 18

Tabla 6 Principales clientes y proveedores de Columbus S.A. ..................................... 19

Tabla 7 Trabajadores relacionados directamente con el área de crédito y cobranza de la

empresa Columbus S.A..................................................................................................... 24

Tabla 8 Esquema para la obtención de información ..................................................... 25

Tabla 9 Importancia del área de crédito y cobranza ..................................................... 26

Tabla 10 Funciones y responsabilidad del personal ....................................................... 27

Tabla 11 Políticas de créditos y cobranza ...................................................................... 28

Tabla 12 Políticas de créditos y cobranza para la presentación de saldos ........................ 29

Tabla 13 Eventos de riesgos en el área de créditos y cobranza ....................................... 30

Tabla 14 Evaluación de la gestión actual del área de crédito y cobranza ......................... 31

Tabla 15 Estrategias para elaboración de políticas de créditos y cobranza ...................... 32

Tabla 16 Incorporación de las políticas de créditos y cobranza ...................................... 33

Tabla 17 Programa de actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la

gestión operativa y financiera del área de crédito y cobranza. ............................................. 34

Tabla 18 Criterios de calificación cualitativa ................................................................. 35

Tabla 19 Cuestionario a nivel de gestión operacional para comprobación de la presencia

de eventos de riesgos en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A. .......... 36

xiii

Tabla 20 Cuestionario a nivel de cumplimiento tributario para comprobación de la

presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa

Columbus S.A. ................................................................................................................. 39

Tabla 21 Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables para comprobación

de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la


Tabla 22 Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables para comprobación

de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la


Tabla 23 Resumen de los saldos de los importes obtenidos. ........................................... 44

Tabla 24 Evaluación de los eventos de riesgos detectados en la gestión del área de crédito

y cobranza de la empresa Columbus S.A. .......................................................................... 46

Tabla 25 Calificación de riesgos otorgado por los trabajadores que mantienen una relación

directa con el área de crédito y cobranza. ........................................................................... 49

Tabla 26 Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera

del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A ............................................................. 53

Tabla 27 Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional ................. 59

Tabla 28 Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a nivel de políticas contables .... 62

xiv

Índice de Figuras

Figura 1. Tipos de cuentas deudoras. ................................................................................. 10

Figura 2. Ciclo Demin. ..................................................................................................... 13

Figura 3. Apreciación objetivas del análisis horizontal y vertical. ....................................... 14

Figura 4. Localización de la compañía Columbus S.A........................................................ 16

Figura 5. Importancia del área de crédito y cobranza. ......................................................... 26

Figura 6. Funciones y responsabilidad del personal. ........................................................... 27

Figura 7. Políticas de créditos y cobranza .......................................................................... 28

Figura 8. Políticas de créditos y cobranza para la presentación de saldos ............................ 29

Figura 9. Eventos de riesgos en el área de créditos y cobranza............................................ 30

Figura 10. Evaluación de la gestión actual del área de crédito y cobranza ........................... 31

Figura 11. Estrategias para elaboración de políticas de créditos y cobranza ......................... 32

Figura 12. Importancia del área de crédito y cobranza ........................................................ 33

Figura 13. Distribución de los importes que conforma la cartera al 31 de diciembre del 2016.

........................................................................................................................................ 44

xv

Índice de Apéndices

Apéndice 1. Aspectos tributarios relacionados a la deducibilidad de las cuentas incobrables 78

xvi




“DISEÑO DE MANUAL DE POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS PARA

COLUMBUS S.A.”

Autores: Elsa Viviana Jiménez Ochoa

Tutor: Ing. Lenin Chagerben Salinas, Mae Resumen

La presente investigación se desarrolló buscando mejora en la gestión actual del área de créditos y cobranza de la empresa Columbus S.A., la cual, se ha visto afectada por diversas

desviaciones ocasionada por la carencia de herramientas administrativas como políticas internas, manual de procedimientos, entre otras, que originan la presencia de carteras

vencidas por más de 360 días. En consecuencia, se apoya en el diseño de campo de carácter no experimental y en la investigación descriptiva a la obtención de datos primarios desde el

lugar donde se originan las causas de los hechos. De manera que, mediante la encuesta aplicada a los trabajadores que guardan relación directa con la gestión de crédito y cobranza

de la empresa Columbus S.A., los cuales fueron seleccionados a través del muestreo estadístico no probabilístico intencional, se pudo denotar que el área de crédito y cobranza

posee un rol representativo para la entidad al recuperar los importes por los créditos otorgados a los clientes, la cual, se ha visto afectada por una mala gestión operacional y

financiera, asimismo, se determinó la necesidad de la organización en incorporar estrategias y políticas de créditos y cobranzas que permita la mejora de la gestión actual. Por tanto, se

propuso el incorporar la propuesta establecida para la mitigación oportuna de los eventos de riesgos, la cual, está conformada por políticas interna, manual de procedimientos y

sugerencias a aplicar con el propósito de mejorar la gestión operacional y financiera contable del área de créditos y cobranza en Columbus S.A.

Palabras claves: Créditos, Cobranzas, gestión, políticas, manual.

xvii

UNIVERSITY OF GUAYAQUIL

FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES

SCHOOL OF ACCOUNTING PUBLIC

AUTHORIZED

“DESIGN OF THE CREDIT AND COLLECTION POLICY MANUAL FOR

COLUMBUS S.A.”

Authors: Elsa Viviana Jimenez Ochoa

Thesis advisor: Ing. Lenin Chagerben Salinas, Mae

Abstract

This research was developed seeking improvement in the current management of the

credit and collection area of Columbus SA, which has been affected by several deviations caused by the lack of administrative tools such as internal policies, procedures manual,

among others. , that originate the presence of expired portfolios for more than 360 days. Consequently, it relies on field design of a non-experimental nature and on descriptive

research to obtain primary data from the place where the causes of the events originate. Thus, by means of the survey applied to the workers that are directly related to the credit and

collection management of the company Columbus SA, which were selected through the non-probabilistic statistical sampling intentionally, it could be denoted that the area of credit and

collection has a representative role for the entity when recovering the amounts for the credits granted to the clients, which, has been affected by operational and financial mismanagement,

also, the organization's need to incorporate strategies and policies was determined. credits and collections that allow the improvement of the current management. Therefore, it was

proposed to incorporate the established proposal for timely mitigation of risk events, which is comprised of internal policies, procedures manual and suggestions to be applied with the

purpose of improving the operational and financial accounting management of the area of risk. credits and collection at Columbus SA

Keywords: Credits, collections, management, policies, manual

1

Introducción

Las empresas con el fin de aumentar su presencia en el mercado donde desempeña su

actividad económica incorporan estrategias como el otorgamiento de crédito, no obstante, se

ven afectadas por problemas al momento de recaudar tales importes por la carencia de

herramientas que contribuyan a esta gestión. De manera que, se toma de referente a la

empresa Columbus S.A., la cual, está presentando las mismas desviaciones al mantener una

cartera vencida de más de 360 días por fallas en su gestión operacional y financiera contable

por la falta de manual de políticas internas y procedimientos documentados que direccionen

el accionar de los trabajadores que conforman el área de créditos y cobranza, por tanto, con el

presente estudio se estableció una propuesta que contribuirá a la mejora la gestión actual. De

manera que, el contenido de la tesis se detalla a continuación:

En el capítulo I, se describen los aspectos que involucra problemas existentes en el área d

crédito y cobranza en la empresa Columbus S.A., la respectiva formulación, sistematización,

objetivos, hipótesis, justificaciones y la viabilidad del estudio, que facultan el desarrollo de la

presente investigación.

En el Capítulo II se establecen los respectivos fundamentos teóricos que soporta la

presente investigación, la cual está compuesta por diversos marcos, tales como, antecedentes

teóricos, marco conceptual, contextual y legal, que manifiestan la importancia de una efectiva

gestión operacional y financiera contable para el área de créditos y cobranzas.

En el capítulo III se establece el respectivo diseño de investiga, el enfoque que direcciona

la misma, el tipo de investigación que apoya a la obtención de evidencia, la población,

muestra y las respectivas técnicas e instrumentos de recopilación de información, que

contribuyen en la determinación de hallazgos sobre la problemática existente.

2

El capítulo IV, se establece el diseño de la propuesta con la que se espera abordar la

problemática existente en el área de cobranza de la empresa Columbus S.A., con el

establecimiento de estrategias, que está conformada por un manual de políticas de créditos,

procedimientos documentados, entre otras, que contribuyen a una efectiva gestión, asimismo,

las respectivas conclusiones y recomendaciones.

3

Capítulo 1

El Problema

1.1. Antecedentes del Problema

La presente investigación busca mejorar la gestión operativa y financiera del área de

crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., a través del diseño de un manual de

políticas de créditos y cobranzas. De manera que, se asistió a diversos trabajos de titulación

que respalde la viabilidad del presente estudio, tal como se presenta:

Lozano & Luna (2016), establecieron como trabajo de titulación un “Diseño Manual

Políticas de Créditos y Cobranzas para Mejorar Liquidez Química S.A,”. estableciendo como

objetivo general el diseñar manual de políticas de créditos y cobranzas para la mejora de la

liquidez de la entidad. Concluyendo que, a través de la incorporación de herramientas

administrativas se mejoraran la gestión de los procesos actuales. Por tanto, se respalda la

importancia de diseñar un manual de políticas para la empresa Columbus S.A.

Espín & Campoverde (2018) en su trabajo de titulación denominado “Diseño del manual

de políticas de crédito y cobranzas para Livestravel S.A”. Determinaron como objetivo

general, el diseñar un manual de políticas de crédito y cobranzas para mejorar la liquidez de

la agencia de viaje. Determinando que, por medio de este manual se redujo la presencia de

desviaciones en los procesos actuales. Por tanto, se denota el beneficio de diseñar un manual

de políticas de créditos y cobranza para la empresa Columbus S.A.

Valverde (2017) en su trabajo de titulación “Diseño de Manual de Crédito y Cobranza

para la Empresa Ángel Aguilar,”. determinando como objetivo general, el disponer de una

guía de orientación en los procesos administrativos y operativos en las operaciones de

Créditos y Cobranzas de la entidad. Concluyendo que, la falta de procedimientos ocasiona la

presencia de diversas desviaciones dentro de los procesos. Demostrando a viabilidad de

diseñar un manual de políticas de créditos y cobranza para la empresa Columbus S.A.

4

1.2. Planteamiento del Problema

En la actualidad la gestión del dapartamento de crédito y cobranza es cada vez más

importantes para las empresas, al ser la responsable de recuperar los importes originados por

las ventas a crédito, la cual es aplicada como estrategias para aumentar la cartera de clientes y

su fidelización hacía la entidad, asimismo, permite controlar la liquidez a través de una

apropiada gestión operacional al ingresar de nuevo el capital invertido en las operaciones de

crédito.

De manera que, se toma como referente a la compañía Columbus S.A., una pyme familiar

que comercializa cerámicas artísticas, la cual, otorga crédito como estrategia para aumentar

su cartera de clientes, no obstante, ha presentado diferentes inconvenientes en la gestión

cobranza al otorgar créditos sin el debido análisis crediticio de cada cliente, la carencia de

políticas internas y de manuales de procedimientos, lo que ocasiona la presencia de cartera

vencida y debilidades al momento de sus recaudación afectando a la liquidez de la entidad.

En consecuencia, la problemática está situada en el área de crédito y cobranza de la

empresa Columbus S.A, al momento de aperturar líneas de créditos a clientes con historial de

morosidad sin el respectivo análisis, la dificultad para la pronta recuperación de los importes,

entre otras desviaciones, lo que origina el recurrir a los accionistas para cubrir con préstamos

sus obligaciones a mediano y largo plazo por la falta de liquidez. Además, otra problemática

palpable es el no contar con procedimientos documentados y alineado a la realidad de la

compañía que direccionen las actividades de los funcionarios que conforman el área

mencionada, lo que constituye un impacto negativo en la eficiencia y eficacia de la gestión

operacional y financiera de la misma, por las múltiples razones que se presentan a

continuación:

5

Tabla 1

Causas y efectos de problema de investigación

Causas Efectos

Carencia de políticas de créditos y cobranzas

Otorgamiento de créditos a clientes que

no cumple los requisitos solicitados.

Pérdida de recursos económico por la

presencia de cartera incobrable.

Carencia de manual de procedimientos

Procedimientos aplicados empíricamente.

Confunción en las actividades

desempeñadas en el área de crédito y

cobranza.

Carencia de análisis sobre la antigüedad de la

cartera

Presencia de cartera vencida por más de

360 días que representa el 82% de la

cartera total

Nota. Causas y efectos de problema de investigación.

De manera que, a través de la presente investigación se determinará el impacto de la

situación actual y la respectiva propuesta que contribuirá a mejorar la gestión operativa y

financiera contable del área de créditos y cobranzas en la empresa Columbus S.A., la cual

podrá ser usada como referentes para otras entidades del sector.

1.2.4. Preguntas de investigación.

1.2.4.1. Formulación.

¿Cómo influye la falta de un manual de políticas de créditos y cobranza en la gestión del

área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.?

6

1.2.4.2. Sistematización.

¿De qué manera se diagnosticará la situación actual del área de crédito y cobranza de la

empresa Columbus S.A.?

¿Cómo se identificará los principales riesgos que han afectado a la gestión actual del área

de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.?

¿Qué se desarrollará para la mejora de la gestión operativa y financiera contable del área

de créditos y cobranzas de la empresa Columbus S.A.

1.3. Sistematización del problema

1.3.1. Planteamiento de la hipótesis de investigación.

Si, se diseña un manual de políticas de créditos y cobranza permitirá la mejora de la

gestión operativa y financiera contable del área de crédito y cobranza en Columbus S.A.

Variable independiente:

Diseño de manual de políticas de créditos y cobranzas.

Variable dependiente:

Mejora de la gestión operativa y financiera contable del área de crédito y cobranza.

1.3.2. Objetivo general.

Diseñar manual de políticas de créditos y cobranzas para mejorar la gestión actual del área


1.3.3. Objetivos específicos.

Diagnosticar la situación actual del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus

S.A.

Identificar los principales riesgos que han afectado a la gestión actual del área de crédito y

cobranza de la empresa Columbus S.A.

Desarrollar estrategias para la mejora de la gestión operativa y financiera contable del área


7

1.3.4. Justificación de la investigación.

1.3.4.1. Justificación teórica.

La gestión de créditos y cobranza en las entidades permite aumentar la cartera de clientes

y la recuperación de los importes generado por la misma gestión, de manera que, una mala

gestión puede influir en la liquidez de la entidad por la carecía de herramientas

administrativas como políticas internas, manuales de procedimientos , entre otras, por tanto,

se utilizan una serie de procedimientos para su efectiva recuperación, sin embargo, existe un

nivel de peligro en la que están sumergidos esta gestión, el cual, es el riesgo de morosidad y

de incobrabilidad de las operaciones de crédito. De manera que, a través del ciclo PHVA se

establecerá estrategias que permita mejorar su gestión operacional y financiera contable para

mantener el mejoramiento continuo dentro del área de créditos y cobranzas de la empresa

Columbus S.A.

1.3.4.2. Justificación metodológica.

La presente investigación se apoya en un diseño de campo de carácter no experimental

para indagar la problemática existente directamente en el área de créditos y cobranza de la

empresa Columbus S.A, además, se apoya en la investigación descriptiva para la obtención

de información directa del personal que guarda relación con la gestión del área mencionada,

con la aplicación de técnicas e instrumento de recopilación de información como la encuesta

y el cuestionario. Asimismo, con el respectivo análisis documental.

1.3.4.3. Justificación práctica.

A través del ciclo Deming o PHVA se estableció estrategias que permita abordar los

riesgos inmersos en la gestión del área de créditos y cobranzas al fin mejorar las actividades

actualmente desempeñadas, por los funcionarios que la conforman, de tal forma que sea de

referente para otras empresas que estén pasando por la misma o una problemática parecida.

8

1.3.5. Viabilidad del estudio

El presente estudio realizado en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus

S.A., se lo efectúo por la problemática existente dentro de su gestión ocasionada por la

carencia de políticas de créditos y cobranzas, manuales procedimientos, entre otras, la misma

que se apoya en diversos aspectos que le otorga su viabilidad, tales como:

Teórico: la fundamentación de la investigación se poya en referencias bibliográficas de

eruditos en la materia.

Humano: El desarrollo de la presente investigación se lo efectúa por parte en conjunto

con el personal de la empresa Columbus S.A., y la dirección de un tutor designado por la

Universidad de Guayaquil.

Temporal: La investigación se la efectuó durante el periodo 2018.

Financiero: Los recursos económicos son propio del investigador.

9

Capítulo 2

Marco Teórico

2.1. Antecedentes teóricos

2.2.1. Los deudores comerciales

Cada deudor requiere un tratamiento diferenciado para conseguir la recuperación de los

importes generados por las ventas a créditos, por tanto, es misión del experto averiguar cuál

es la causa que origina la incobrabilidad, de manera que, al conocer qué tipo de deudor

tenemos delante es una información muy útil antes de iniciar la gestión de recuperación.

Además, se toma en consideración que el principal problema que origina una cartera de

dudosa recuperación es por fallas en los recaudos y su posteriormente el endurecimiento, en

consecuencia, se constituye una provisión para castigarla una vez declarada incobrable.

2.2.2. Las cuentas deudoras

Según (Fierro, 2018) señaló que: “Las cuentas por cobrar representan derechos a reclamar

efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a

crédito. Las cuentas por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos,

propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones

efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben

registrar por separado” (p.41).

Por tanto, las cuentas por cobrar son quienes otorgan el derecho a la empresa de exigir el

pago de una deuda documentada, lo que representan derechos exigibles a favor de la

organización, originados por la venta de productos o servicios a créditos. De manera que, la

mayoría de las empresas consideran las cuentas por cobrar como un instrumento de

mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades. Por tanto, se clasifican de la

siguiente manera:

10

Figura 1. Tipos de cuentas deudoras. Tomado de “Gestión Financiera,” 2ª ed. por Córdoba,

2014. Bogotá. Colombia. Ecoe Ediciones

2.2.3. La importancia de las cuentas por cobrar

Van Horne & Wachowicz, (2015) señaló que: “La importancia de las cuentas por cobrar se

fundamenta al formar parte de los activos corrientes de una entidad, que representa más de la

mitad de los activos totales” (p. 98). De manera que, los mismo se originan como resultado

de las operaciones propias de una empresa que otorga un bien o servicio a créditos. Además,

las cuentas por cobrar constituyen la clave para alcanzar el éxito empresarial, al ser el activo

corriente de mayor representatividad después del efectivo y sus equivalentes al efectivo.

2.2.4. Las provisiones de cuentas incobrables

Las cuentas incobrables se originan como parte de los hechos pasados efectuados en una

organización al otorgar créditos por la ventas de bienes o la prestación de servicios, que por

una mala gestión interna o por problemas financieros del clientes su recuperabilidad se torna

dudosa , de manera que, a continuación se presentan los métodos para su estimación:

11

Tabla 2

Métodos para estimar las de cuentas incobrables

Métodos Descripción

Análisis

de

apoyo

Descripción Factores a considerar

De Provisión

Se direcciona a

estimar provisiones

referente a los

del importe de

las cuentas por cobrar, previo a

la obtención de

evidencias que

faculte la decisión de

determinarla

como no

recuperable.

Global

Este análisis es aplicable para

organizaciones que manejan

gran cantidad de clientes, por

lo cual resulta dificultoso el analizar a cada una de ellas.

Su aplicación recae en los

siguientes factores:

Contar con un número representativo de clientes.

La experiencia de los

resultados de periodos anteriores.

En relación a empresas nuevas:

Revisar tendencias;

Indicadores;

Estadísticas de negocios

Entre otras.

Analítico

Se centra en el análisis

individual de cada cuenta de

clientes para determinar la respectiva solvencia al fin de

identificar si son buenos,

malos o de dudosa

recuperación. Aplica para empresas con

poca cantidad de clientes.

Debe de establecer la

antigüedad de los saldos en proporción a días de créditos

(30, 60, 90, 180, mas).

Antigüedad de saldos.

Tendencia de pago.

Nivel de aprovechamiento de facilidades de pagos.

De

anulación

directa

Este método es aplicable cuando se cancela de forma directa

la provisión de cuentas incobrables.

Este método es recomendable

para empresas que venden

bienes o prestan servicios

principalmente al contado.

Notas. Adaptado de “Contabilidad Gerencial,” por Sinisterra, 2016, 3ª ed., Mexico: Ecoe

Ediciones

2.2.5. Crédito y cobranza

En el campo económico financiero se entiende por crédito, a la confianza que tenemos en

la capacidad del cliente en cumplir de forma voluntaria una obligación y cobranza a la

gestión emplea para hacer la recuperación de los importes generados de un evento pasado. De

manera que, a continuación, se señalan los aspectos a considerar para una apropiada gestión:

12

Tabla 3

Variables a tomar en consideración en la gestión operativa del área de cobranza

Notas. Adaptado de “Fundamentos de Contabilidad,” por Muñoz, 2014, 3ª ed., España: Editorial Universitaria Ramón Areces.

2.2.6. Proceso

Según Carrazo, (2015) señalo que “Proceso es el conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados, es

decir es la secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor para su

usuario o cliente” (p. 124).

13

Por tanto, estamos hablando de actividades secuenciadas de una manera predeterminada,

actividades conectadas de manera sistematizada que buscan el mismo fin, en cada puesto de

trabajo se desarrollan casi siempre una serie de actividades que constituyen un proceso. Se

trata de asignar a la persona que lo ocupa una responsabilidad amplia sobre el proceso que

tiene lugar dentro de su ámbito de acción, a diferencia de su responsabilidad tradicional sobre

una determinada producción como consecuencia del desempeño de una tarea concreta.

2.2.7. El ciclo Deming

El ciclo Deming o también conocido como ciclo PHVA, contribuya a la mejora para llevar

a cabo la mejora continua en una organización de manera sistemática y estructurada para la

solución de la problemática existente. De manera que, está constituido básicamente por

cuatro actividades; planificar, realizar, comprobar y actuar, que forman un ciclo que se repite

de forma continua. Además, dentro de cada fase básica pueden diferenciarse distintas

actividades tales como:

Figura 2. Ciclo Demin. Tomado de “Sistema de Gestión de Calidad,”1ª ed. por Gonzales &Arciniegas, 2016. Bogotá. Colombia. Ecoe Ediciones

14

2.2.8. Análisis vertical y horizontal

El análisis vertical consiste en determinar la participación de cada una de las

cuentas del estado financiero, con referencia sobre el total de activos o total de pasivos

y patrimonio para el balance general, o sobre el total de ventas para el estado de

resultados, permitiendo al análisis financiero las siguientes apreciaciones objetivas.

Figura 3. Apreciación objetivas del análisis horizontal y vertical. Tomado de “Contaduría Pública”1ª ed. por Carrasco, 2014. Venezuela. Ecoe Piramides

Por tanto, el análisis de porcentajes también puede utilizarse para mostrar la relación de

cada uno de los componentes con el total dentro de un solo estado. Este tipo de análisis

se denomina análisis vertical. Como el análisis horizontal, los estados pueden formularse

en partidas separadas o independientes, pueden presentarse en forma detallada o condensada.

En este último caso, los detalles adicionales de los cambios en partidas separadas o

independientes pueden presentarse en cédulas auxiliares.

15

Además, en estas cédulas, los análisis de porcentajes pueden basarse ya sea en el total de

la cédula o en el total del estado, si bien el análisis vertical se limita a un estado individual, su

importancia puede ampliarse al preparar estados comparativos. En el análisis vertical del

balance general, cada partida de activos se presenta como un porcentaje del total de activos.

Cada partida de pasivos y de capital contable de los accionistas se presenta como un

porcentaje del total de pasivos y del capital contable de los accionistas.

2.2. Marco Conceptual

Recuperación de cartera. –Es cuando la cartera vencida es recupera de acuerdo a la

gestión desempeñada en la organización, bien por la vía de la persuasión o cobro judicial.

Recuperación de cartera no vencida. - Es la cartera que se encuentra dentro de los

términos de cobro y que está pendiente del pago de las cuotas pertinentes de acuerdo con la

programación otorgada por la empresa, la cual, puede cancelar por medio de pagos en

efectivo, especies o compensaciones, es decir aún está en su tiempo.

Cartera vencida. - Es cuando la cuenta en su totalidad se ha tornado de difícil recaudo por

vencimiento de los términos concedidos, se recurre al cobro persuasivo mediante cartas para

recordar al cliente de su obligación o llegar al cobro judicial mediante los servicios de un

abogado que instaure la demanda judicial y posteriormente ejecute los embargos que

considere, según la solvencia del cliente.

Cartera incobrable. - es cuando una cuenta de cartera es calificada como de dudosa

cobrabilidad, de acuerdo a la documentación soporte que respalda esta decisión.

Castigo de cartera incobrable. - Agotada la gestión de cobro y si no existe recurso

jurídico para su recuperación, se procede a cancelar contra la provisión, es decir cuando la

empresa considera que la deuda nunca será cancelada se procede a “castigar” esa cartera

contra el gasto, es decir, que esa pérdida de la cartera se trata como un gasto para la empresa.

16

Recuperación cartera. - si la cartera se recupera en el mismo periodo, por cualquier razón,

se procede con el ajuste correspondiente, para reversión de la cancelación de la cartera con la

provisión que implica un valor acumulado de varios periodos, por consiguiente, se restablece

la obligación del cliente y la provisión.

2.3. Marco Contextual

2.3.1. La compañía

Columbus S.A., es una sociedad anónima que fue constituida a través de escritura pública

en febrero de 1976 la que fue inscrita en el Registro Mercantil en enero de 1997. La cual,

tiene por objeto social la producción y comercialización de cerámicas artísticas para ejecutar

todas clases de acciones civiles y mercantiles relacionadas con su objeto social.

2.3.2. Misión de la compañía

Satisfacer oportunamente las necesidades de nuestros clientes, manteniendo productos

innovadores con precios competitivos de la más alta calidad.

2.3.3. Visión de la compañía

Ser la empresa rentable, con mejor Imagen y más grande en la comercialización de

productos cerámicos y acabados para la construcción en el Ecuador, con presencia en el

Mercado Regional.

2.3.4. Localización de la compañía

El domicilio actual Columbus S.A., está localizado en Avenida Héroes de Verdeloma 9-22

y Francisco Tamariz, Cuenca, Ecuador.

Figura 4. Localización de la compañía Columbus S.A., Recuperado

de https://www.google.com.ec/maps/place/

https://www.google.com.ec/maps/place/

17

2.3.5. Estructura empresarial de la compañía Columbus S.A.

Ferretería Industrial en la actualidad está conformada por 22 trabajadores, la cual posee los

siguientes cargos:

Tabla 4

Trabajadores que conforman la compañía Columbus S.A.

Cargos Cantidad

Presidente 1

Gerente General 1

Jefe de Tesorería 1

Jefe de Crédito y Cobranza 1

Asistente de Cobranza 2

Asistente de Crédito 1

Recaudador costa 1

Recaudador sierra 1

Contador General 1

Asistente Contable 1

Jefe de Ventas 1

Supervisor de Ventas Sierra 1

Supervisor de Ventas Costa 1

Vendedores 8

Mensajero 2

Total 24

Nota. Trabajadores que conforman la compañía Columbus S.A.. Adaptado de roles de pago,

2018.

18

2.3.6. Productos de la compañía Columbus S.A.

La compañía Columbus S.A., comercializa productos exclusivos de cerámicas,

porcelanitos, piedras naturales, sanitarios, lavamanos, griferías, fregaderos, pisos flotantes,

lístelos, mosaicos, accesorios de baño, lámparas exteriores, espejos, tinas, hidromasajes,

cabinas, duchas, pinturas, bloques de vidrios, cornisas y cerraduras, tal como se muestra a

continuación:

Tabla 5

Categorización de los productos que ofrece Columbus S.A.

Categorías de productos Tipos

Accesorios 3

Cerámicas 39

Duchas 2

Griferías 8

Hidromasajes 2

Kohler 22

Lámparas 9

Lavatorios 15

Mosaicos 13

Piedras naturales 106

Piso de madera 9

Porcelanato 32

Sanitarios 10

Nota. Categorización de los productos que ofrece Columbus S.A. Recuperado de www.columbus.com.ec

19

2.3.7. Principales clientes y proveedores

Los principales clientes y proveedores de Columbus S.A., son los presentados a

continuación:

Tabla 6

Principales clientes y proveedores de Columbus S.A.

Principales Clientes Principales Proveedores

Natener S.A. Cerámica Rialto S.A.

Vascova Constructora Cía. Ltda. C.A. Ecuatoriana de Cerámica

Grulicenter S.A. Cartorama S.A.

Sociedad de Hecho Atlantidad Interborde S.A.

Fideicomiso Med Plaza Sanitarios Hypoo – Co S.A.

Criera Ecuador S.A Mecánica de Precisión Lema del Pacífico

Meprelpa S.A.

Arroyo Aguirre Constructores y Servicios

Constructora Santa Mónica

Fideicomiso Hotel Proyecto Cuenca

Comenalco Cía Ltda.

Inmobiliaria Constanera Inmocost S.A

Compañía Constructora CONSDECA

Nuñes Cuenca Segundo Anmer

Arq. Espinoza Esteban

Otros Menores

Cartera Legal

Cartera Incobrable

Nota. Principales clientes y proveedores de Columbus S.A.

20

2.4. Marco Legal

En relación a las disposiciones legales y reglamentarias que direcciona la gestión del área

de cobranza de la empresa Columbus S.A., en cuanto a reconocimiento, medición,

presentación y revelación de información, se toma en consideración las diversas

disposiciones tributarias y contables emitidas y promulgadas por las entidades de control del

Ecuador.

2.4.1. Disposiciones tributarias aplicables a la gestión de créditos y cobranzas

Considerando la problemática existente en la gestión del área de crédito y cobranza de la

compañía Columbus S.A., se toma en consideración las disposiciones tributarias en cuanto a

la deducibilidad y no deducibilidad de las cuentas de dudosas recuperabilidad, establecida en

el artículo 10, inciso 11 de la Ley de Régimen Tributario Interno (2017) y la baja definitiva

de la misma en el artículo 28 inciso tres del Reglamento para Aplicación Ley de Régimen

Tributario Interno (2017). (Ver apéndice 1)

2.4.2. Políticas contables aplicables a la gestión de créditos y cobranzas

De acuerdo a la disposición impuesta por la Superintendencia de Compañías, Valores y

Seguros en cuanto a la aplicación de las políticas contables establecidas en las Normas

Internacionales de Información Financieras (2015), se toma en consideración los principios

establecido en la NIC 39 denominado “Instrumentos Financieros Reconocimiento y

Medición”, en cuanto, al reconocimiento, medición, estimación de provisión de cuentas

incobrables, asimismo, como la eliminación definitiva de las cuentas incobrables y la

respectiva presentación de la información que originan los saldos y las respectivas notas en

los estados financiero de la entidad, al final del periodo sobre el que se informa.

21

En consecuencia, la aplicación correcta de las disposiciones emitidas por las entidades

reguladoras en sus leyes, reglamentos y políticas aplicables permitirá una adecuada gestión

financiera dentro de la entidad en relación a las cuentas por cobrar que se generan por las

actividades desempeñadas en el área de créditos y cobranzas de Columbus S.A., al fin de

evitar la determinación presuntiva o sanciones pecuniarias por no acatar las mismas. De la

misma manera, serán tomadas en consideración para comprobar su cumplimiento

22

Capítulo 3

Marco Metodológico

3.1. Diseño de Investigación

El diseño de investigación es el esquema direccionado a la búsqueda de factores que

originan la problemática en el lugar de los hechos, además, de la obtención de datos

primarios y secundarios que permitan la determinación de respuestas direccionada a contestar

las preguntas de investigación, para el establecimiento de estrategias que permita una

solución viable para la mitigación de la misma.

Por tanto, se selecciona el diseño de campo, la cual, permite establecer el esquema con el

cual se abordará la problemática existente en el área de Créditos y Cobranza de la empresa

Columbus S.A., la cual ha sido afectada por diversas desviaciones, de allí su carácter no

experimental al ser una investigación de las ciencias sociales, económicas, empresariales,

entre otras similares. De manera que, se toma en consideración la aclaración expuesta por

Muñoz (2015) según el cual: “En la ejecución de trabajos de este tipo, tanto el levantamiento

de información como el análisis, comprobación, fundamentación de conocimientos y

aplicación de métodos para obtener conclusiones, tienen lugar directamente en el ambiente

donde se desenvuelve el fenómeno bajo estudio” (p. 126).

3.1.1. Enfoque

Existen diversos enfoques que direcciona el diseño de la investigación, de los más

utilizados están la de enfoque cuantitativo que permite la medición de los hallazgos a través

de frecuencias relativas, porcentual o datos analíticos y el enfoque cualitativo que permite la

aclaración de las causas del fenómeno a través de las experiencias, sentir y opiniones de los

participantes.

23

De manera que, para abordar efectivamente la problemática existente en el área de créditos

y cobranza se toma en consideración a la de enfoque cuantitativo, permitiendo tabular los

resultados obtenidos. Asimismo, se aplicará pruebas analíticas para la determinación del

efecto en los estados financieros.

3.2. Tipos de Investigación

Considerando que la problemática existente se presenta en el área de créditos y cobranza

por la carencia de herramientas administrativas como manual de políticas y el tipo de diseño

y enfoque seleccionado para direccionar la presente investigación, se selecciona la

investigación descriptiva de carácter cuantitativo para obtener evidencia (primaria y

secundaria) a un nivel intermedio de profundidad, de parte de los trabajadores que conforman

la empresa Columbus S.A., con el propósito de identificar los factores que ocasiona el

fenómeno de estudios.

Por tanto, se toma en consideración lo expuesto por Mc Millán (2014) el cual señaló que

“Las investigaciones descriptivas emplea una modalidad direccionada simplemente a un

fenómeno existente utilizando datos para caracterizar un fenómeno o hecho, asimismo,

evalúa la naturaleza de las condiciones existentes” (p. 42).

3.3. Población y Muestra

La población es la integración de elementos que poseen características similares

relacionadas a la problemática existente, de manera que, el universo objetivo relacionado al

presente estudio son los trabajadores bajo relación de dependencia de la empresa Columbus

S.A., de los cuales se obtendrán datos para sus respectivo análisis y presentación de los

resultados.

24

Sin embargo, considerando que no todos los trabajadores conocen las causas que originan

la problemática existente en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., se

seleccionada una muestra representativa de la población a través del muestreo estadístico no

probabilístico intencional, que de acuerdo a lo expuesto por Hernández, Fernández & Batista

(2014) señalaron que “los elementos que conforman la muestra son seleccionados bajo

criterios prestablecidos por el investigador” (p. 104). Por esta razón, se escogió a los

trabajadores que guardan relación directa con el área de crédito y cobranza de la empresa

Columbus S.A.

Tabla 7

Trabajadores relacionados directamente con el área de crédito y cobranza de la empresa

Columbus S.A.

Cargos Cantidad

Gerente General 1

Jefe de Tesorería 1

Jefe de Crédito y Cobranza 1

Asistente de Cobranza 2

Asistente de Crédito 1

Recaudador costa 1

Recaudador sierra 1

Contador General 1

Total 9

Nota. Trabajadores relacionados directamente con el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., seleccionados a través de muestreo estadístico no probabilístico intencional.

25

3.4. Técnicas e Instrumentos de Recopilación de Datos

La presente investigación se dirección en obtener información sobre a problemática

existente en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., de manera que de

acuerdo al diseño de campo y a la investigación descriptiva de enfoque cuantitativo se

selecciona para el propósito de estudio la encuesta como técnica y el cuestionario como

instrumentos para la recopilación de datos. Asimismo, se emplea el análisis documental para

comprobar la razonabilidad de los saldos de las cuentas por cobrar y provisión de cuentas

incobrables, considerando que la entidad carece de manual de políticas de créditos y cobranza

que apoye a su gestión operacional. Por tanto, se establece el siguiente esquema:

Tabla 8

Esquema para la obtención de información

Diseño de campo de

carácter no

experimental

Datos Investigación descriptiva

Técnicas Instrumento

Primarios Encuesta Cuestionario

Secundarios Análisis documental

Estados financieros.

Reporte de

antigüedad de

cartera.

Prueba de

cumplimiento.

Nota. Esquema para la obtención de información de acuerdo al diseño de campo e investigación descriptiva seleccionada de enfoque cuantitativo.

3.5.1. Encuesta

De manera que, se emplea la encuesta escrita para obtener datos directamente del personal

involucrado directamente con el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.,

obteniendo los siguientes resultados con sus respectivos análisis, tal como se presentan a

continuación:

26

DescripciónFrecuencia

Absoluta

Frecuencia

Relativa

Muy de acuerdo 7 78%

De acuerdo 2 22%

Indeciso 0 0%

En desacuerdo 0 0%

Muy en desacuerdo 0 0%

Total 9 100%

Nota. Encuesta aplicada a los trabajadores de la

empresa Columbus S.A.

78%

22%

0%0%

0%

Muy de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Muy en desacuerdo

1. ¿Considera que la gestión del área de crédito y cobranza posee un papel

representativo para el continuismo de la actividad económica de Columbus S.A.?

Tabla 9

Importancia del área de crédito y cobranza

Figura 5. Importancia del área de crédito y cobranza. Adaptado de las

encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.

Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 78% y 22% de los

trabajadores de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo y de acuerdo

respectivamente que la gestión del área de crédito y cobranza posee un papel representativo

para el continuismo de la actividad económica de Columbus S.A.

27


Absoluta

Frecuencia

Relativa

Muy de acuerdo 0 0%

De acuerdo 0 0%

Indeciso 3 33%

En desacuerdo 4 44%


Total 9 100%



0% 0%

33%

45%

22%

Muy de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Muy en desacuerdo

2. ¿Considera que el personal de la empresa Columbus S.A., ejecuta adecuadamente

sus funciones y responsabilidades de acuerdo a su cargo?

Tabla 10

Funciones y responsabilidad del personal

Figura 6. Funciones y responsabilidad del personal. Adaptado de las



trabajadores de la empresa Columbus S.A, están muy en desacuerdo y desacuerdo que el

personal de la empresa Columbus S.A., ejecuta adecuadamente sus funciones y

responsabilidades. Sin embargo, un 33% de la población están indeciso en emitir una opinión.

28


Absoluta

Frecuencia

Relativa

Muy de acuerdo 0 0%

De acuerdo 0 0%

Indeciso 0 0%

En desacuerdo 3 33%


Total 9 100%



0% 0%0%

33%

67%

Muy de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Muy en desacuerdo

3. ¿Considera que las políticas de créditos y cobranza permite mantener una

apropiada gestión operacional en la empresa Columbus S.A.?

Tabla 11

Políticas de créditos y cobranza

Figura 7. Políticas de créditos y cobranza. Adaptado de las encuestas

aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.


trabajadores de la empresa Columbus S.A, están muy en desacuerdo y desacuerdo que las

políticas de créditos y cobranza actual permite mantener una apropiada gestión operacional

en la empresa Columbus S.A

29


Absoluta

Frecuencia

Relativa

Muy de acuerdo 0 0%

De acuerdo 4 44%

Indeciso 5 56%

En desacuerdo 0 0%


Total 9 100%



0%

44%56%

0%0%

Muy de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Muy en desacuerdo

4. ¿Considera que las políticas actuales de créditos y cobranza permiten la

elaboración y presentación adecuada de los saldos contables de las cuentas por

cobrar y provisión de cuentas incobrables en los estados financieros de la

empresa Columbus S.A.?

Tabla 12

Políticas de créditos y cobranza para la presentación de saldos

Figura 8. Políticas de créditos y cobranza para la presentación de saldos. Adaptado

de las encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus S.A.

Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 56% desconocen

si las políticas actuales de créditos y cobranza permiten la elaboración y presentación

adecuada de los saldos contables de las cuentas por cobrar y provisión de cuentas incobrables

en los estados financieros de la empresa Columbus S.A. y 44% de los trabajadores de la

empresa Columbus S.A. No obstante, el 44% están de acuerdo que permite una presentación

confiable de sus importes.

30


Absoluta

Frecuencia

Relativa


De acuerdo 6 67%

Indeciso 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 9 100%



33%

67%

0%0%

0%

Muy de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Muy en desacuerdo

5. ¿Se ha presentado eventos de riesgo en la gestión operacional del área de créditos

y cobranza de la empresa Columbus S.A., por la carencia de políticas internas?

Tabla 13

Eventos de riesgos en el área de créditos y cobranza

Figura 9. Eventos de riesgos en el área de créditos y cobranza. Adaptado


Análisis: : En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 67% y 33% de

los trabajadores de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo y de acuerdo que se han

presentado eventos de riesgo en la gestión operacional del área de créditos y cobranza de la

empresa Columbus S.A., por la carencia de políticas internas

31


Absoluta

Frecuencia

Relativa


De acuerdo 0 0%

Indeciso 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 9 100%



100%

0%0%

0%0%

Muy de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Muy en desacuerdo

6. ¿Considera apropiado evaluar la gestión actual del área de crédito y cobranza de

la empresa Columbus S.A.?

Tabla 14

Evaluación de la gestión actual del área de crédito y cobranza

Figura 10. Evaluación de la gestión actual del área de crédito y cobranza.

Adaptado de las encuestas aplicada a los trabajadores de la empresa Columbus

S.A.

Análisis: En relación a los resultados obtenidos se pudo concluir que el 100% de los

trabajadores encuestado de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo que se evalué la

gestión actual del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A, al fin de

determinar medidas de corrección para su mejoramiento.

32


Absoluta

Frecuencia

Relativa


De acuerdo 0 0%

Indeciso 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 9 100%



100%

0%0%

0%0%

Muy de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Muy en desacuerdo

7. ¿Considera relevante establecer estrategias que fundamente la elaboración de

políticas de créditos y cobranza para la mitigación de eventos de riesgos en la

gestión del área de créditos y cobranzas de la empresa Columbus S.A.?

Tabla 15

Estrategias para elaboración de políticas de créditos y cobranza

Figura 11. Estrategias para elaboración de políticas de créditos y cobranza. Adaptado



trabajadores encuestado de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo en que es

relevante establecer estrategias que fundamente la elaboración de políticas de créditos y

cobranza para la mitigación de eventos de riesgos en la gestión del área de créditos y

cobranzas de la empresa Columbus S.A.

33


Absoluta

Frecuencia

Relativa


De acuerdo 0 0%

Indeciso 0 0%

En desacuerdo 0 0%


Total 9 100%



100%

0%

0%0%

0%

Muy de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Muy en desacuerdo

8. ¿Considera que la incorporación de políticas de créditos y cobranza permitirá la

mejora de la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus

S.A.?

Tabla 16

Incorporación de las políticas de créditos y cobranza

Figura 12. Importancia del área de crédito y cobranza. Adaptado de las



trabajadores encuestado de la empresa Columbus S.A, están muy de acuerdo que la

incorporación de políticas de créditos y cobranza permitirá la mejora de la gestión del área de

crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.

34

3.5.2. Análisis documental

Columbus S.A, es una compañía dedicada a la actividad de producción y comercialización

de cerámicas artista y con el propósito de fidelizar a sus clientes otorga ventas a créditos a

treinta días plazos, lo cual, genera cuentas por cobrar, la misma que debe ser recuperada de

manera oportuna para mantener la liquidez de la entidad, no obstante, en su gestión

operacional se han presentado diversos eventos de riesgos como la presencia de cartera

vencida ocasionada por la carencia de políticas de créditos y cobranza . De manera que, se

vuelve relevante evaluar la efectividad de su gestión actual, así como, su situación financiera

a través de métodos horizontales y verticales, para lo cual, se establece el siguiente programa

de actividades para su ejecución sistemática.

3.5.2.1. Fase de planeación.

En relación a las pruebas para la evaluación de la gestión operativa del área de crédito y

cobranza y el análisis sobre la situación financiera en cuanto a las cuentas por cobrar de la

entidad, se establece el siguiente programa de actividades para abordar de manera más directa

la problemática de estudio, tal como se presenta a continuación:

Tabla 17

Programa de actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la gestión

operativa y financiera del área de crédito y cobranza.

Programa de actividades Ref.

1. Cuestionarios a nivel de gestión operacional

1.1. Identificar los eventos de riesgos inmerso en la gestión operacional del área de cobranza. P-1

2. Cuestionarios a nivel de cumplimiento

2.2. Identificar las inconsistencias en cuanto al cumplimiento de las políticas tributarias.

2.3. Identificar las inconsistencias en cuanto al cumplimiento de las políticas contables de acuerdo a la NIC 39.

P-2

P-3

3. Análisis financiero

3.1. Aplicar el método horizontal para el análisis de a tendencia económica de la entidad en cuanto

a las cuentas por cobrar de la entidad. 3.2. Aplicar el método vertical para determinar la representatividad que posee la cuenta por cobrar

en cuanto al total de activo.

P-4

P-5

Nota. Programa de actividades.

35

Tabla 17

Programa de actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la gestión

operativa y financiera del área de crédito y cobranza (parte dos).

Programa de actividades Ref.

4. Evaluación de eventos de riesgos

4.1. Determine el nivel riesgo inmersos en la gestión del área de crédito y cobranza.

4.2. Calificación integral de los eventos de riesgos detectados.

4.3. Comprobación de la efectividad de su gestión.

P-6

5. Establecimiento de estrategias

5.1. Proponer políticas internas para abordar a la problemática existente en el área de crédito y

cobranza. P-7

Nota. Programa de actividades.

Asimismo, se toma en consideración la presente calificación de eventos de riesgos

establecido a nivel cualitativo para calificar y determinar el nivel de probabilidad e impacto

de los eventos de riesgos en la gestión operativa y financiera del área de crédito y cobranza

de la empresa Columbus S.A.

Tabla 18

Criterios de calificación cualitativa

Criterio de Calificación de Riesgo a Nivel

Cualitativo

Niveles de Impacto

Leve Moderado Alto

1 2 3

Niv

eles

de

Pro

ba

bil

ida

d

Leve 1 1 2 3

Bajo Bajo Medio

Moderado 2 2 4 6

Bajo Medio Alto

Alto 3 3 6 9

Medio Alto Alto

Nota:

Probabilidad Leve: El evento se presenta una vez al año.

Probabilidad Moderado: El evento se presenta una cada trimestre.

Probabilidad Alto::El evento se presenta cada mes.

Impacto Leve: Su impacto no influye en la gestión del proceso.

Impacto Moderado: Su impacto afecta la gestión del proceso.

Impacto Alto: Su impacto detiene la gestión del proceso.

Nota. Criterios de medición. Adaptado de “Buenas Prácticas de Gestión de Riesgo,”2015. Por

el Instituto de Auditores Internos. España.

36

3.5.2.2. Fase de aplicación.

3.5.3.2.1. Comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área

de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.

Tabla 19

Cuestionario a nivel de gestión operacional para comprobación de la presencia de eventos

de riesgos en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.

No. Interrogantes a nivel operativo Resultados

Observación Si No N/a

Concesión de Créditos a Clientes:

1

¿La empresa para el otorgamiento de

crédito a clientes, emplea algún tipo de

solicitudes de créditos que permita la

validación de la información del

solicitante?

2

¿La empresa ha designado a un

funcionario responsable para la revisión y

comprobación de los datos llenados en las

solicitudes de crédito?

Se pudo determinar que el funcionario

encargado de realizar la revisión y

comprobación de la información que

reposan en las solicitudes es el Jefe de

Crédito y Cobranza.

3

¿La empresa ha establecido criterios para

el establecimiento de cupo de crédito para

cada cliente?

La Dirección de la entidad no ha

establecido formalmente los cupos para

crédito, sin embargo, toma en

consideración factores como:

a) el tipo de sociedad;

b) la situación financiera de la empresa;

c) el tipo de garantía,

d) el tiempo de la vinculación comercial

4

¿La empresa ha otorgado cupos de crédito

a clientes que no cumplan efectivamente

con los requisitos solicitados?

La gerencia en muchas ocasiones ha

otorgado créditos a clientes que no cumple

los requisitos solicitados.

5

¿La empresa emplea algún instrumento

financiero (contratos, pagaré, entre otros)

como respaldo para el otorgamiento de

crédito?

Todo tipo de garantía que supere el 10%

del crédito otorgado.

Nota. Cuestionario a nivel operativo para comprobación de la presencia de eventos de riesgos

en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.

37

Tabla 19

Cuestionario a nivel de gestión operacional para comprobación de la presencia de eventos

de riesgos en el área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A. (parte dos)



Concesión de Créditos a Clientes:

6

¿La empresa tiene identificado a los

clientes que posean cupos para el

otorgamiento de créditos ?

La empresa tiene identificado a los

clientes que poseen buen historial

crediticio.

7 ¿La empresa ha establecido políticas para

la autorización de los montos de créditos?

La Dirección ha determinado de forma

verbal, que los créditos que superen los

US$ 20.000,00 deben ser evaluado por el

Gerente General, en relación a importes de

menor valor lo debe autorizar el Jefe de


Cobros a clientes

8 ¿La empresa mantiene registro de los

cobro efectuados a los clientes?

Se determinó que la empresa elaboran

recibos de cobro prenumerados por los

pagos realizados por clientes y lo registra

en el módulo de cartera.

9

¿La empresa para mantener respaldo de

los pagos efectuados por los clientes

emplea recibos de cobro con sus

respectivas firmas de responsabilidad

como señal de recepción completa y

conforme?

Pagos efectuados por clientes a través

de las plataformas de entidades

financieras:

10

¿La empresa como parte de sus políticas

de cobro, ha inducido a sus clientes el

comunicar oportunamente los datos del

depósito y/o trasferencia efectuado por

ellos directamente en la cuenta bancaria de

la entidad?

Los asistentes de cobranzas efectúan

seguimiento a los clientes que estén a la

fecha de vencimiento del crédito otorgado.

Nota. Cuestionario a nivel operativo para comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.

38

Tabla 19

Cuestionario a nivel operativo para comprobación de la presencia de eventos de riesgos en

la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A. (parte tres)



11

¿La empresa verifica inmediatamente la

veracidad del depósito y/o transferencia

realizado por el cliente en sus cuentas?

12

¿La empresa mantiene registros de los

pagos realizados por clientes a través de

las herramientas del sistema financiero?

Se mantiene registro documentado de los

pagos realizados por los clientes en el

sistema contable de la entidad, estado de

cuenta bancaria y documentos impresos

sobre los depósitos, transferencias y/o

cheques de los clientes.

Control de Interno de Cuentas por

Cobrar Clientes:

13

¿La empresa cuenta con políticas

documentadas sobre el otorgamiento de

créditos y cobranza?

No, actualmente la empresa carece de

políticas documentada sobre otorgamiento

de créditos y de cobranza.

14

¿La empresa efectúa envíos de

confirmaciones de saldos periódicas a

los clientes?

La empresa actualmente no aplica este

tipo de procedimiento.

15

¿La empresa efectúa la respectiva

revisión y conciliación de las respuestas

recibidas por los clientes ?



16 ¿La empresa efectúa seguimiento a las

confirmaciones de saldos enviadas ?



17

¿ La empresa efectúa procedimientos

alternos (revisión en libros) de aquellas

confirmaciones de saldo de las cuales no

se obtuvo respuesta ?



18

¿La empresa efectúa revisión periódica

sobre la antigüedad de saldos de los

créditos otorgados?

Nota. Cuestionario a nivel operativo para comprobación de la presencia de eventos de riesgos

en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.

39


de crédito y cobranza en cuanto al cumplimiento de las disposiciones

tributarias

Tabla 20

Cuestionario a nivel de cumplimiento tributario para comprobación de la presencia de

eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.

No. Interrogantes de cumplimiento tributario. Resultados


Sobre las deducciones: Art. 10, numeral 11 de la

LORTI

1

¿La empresa establece provisiones para los

créditos incobrables que se originan por la

consección de créditos durante el giro ordinarios

de las operaciones del negocio a razón del 1%

anual.

En la actualidad, la empresa

no ha efectuado una

evaluación sobre la

recuperabilidad de la cartera

que permita estimar de

forma razonable una

provisión de cuentas

incobrable.

2 ¿La empresa comprueba que la provisión

acumulada no exceda del 10% de la cartera total?

Se verifico que la provisión

de la cartera no supera el

10% del total general.

3

¿La empresa considera como no deducible a las

provisiones voluntarias así como las de carácter

obligatorio aquellas que excedan los límites antes

mencionados?

El contador se encarga de la

distribución de los importes

deducibles y no deducible de

la cartera.

4

¿La empresa, para efectuar la eliminación

definitiva de los créditos incobrables lo ejecuta

con cargo a resultados del ejercicio, de acuerdo a

la condiciones prevista en el reglamento?

Nota. Comprobación de la presencia de eventos de riesgos en la gestión del área de crédito y cobranza en cuanto al cumplimiento de las disposiciones tributarias emitidas por el Servicios

de Rentas Interna.

40

Tabla 20



(parte dos)



5

¿La empresa ha establecido como políticas de

créditos, el no reconocer como parte de los

créditos incobrables aquellos que son otorgados

al socio, accionista, sus cónyuges o parientes

dentro del cuarto grado de consanguineidad y

segundo de afinidad, ni a los de sociedad

relacionadas?

Actualmente esta

disposición tributaria no

forma parte de las políticas

de créditos, sin embargo es

efectuada y controlada por

el Contador de la empresa.

6

¿La empresa está pendiente a los cambios

relacionados a la deducibilidad y no de las

provisiones que la Junta de Política Monetarias

y Financiera Establezca?

Sobre las deducciones: Art. 27, numeral 3

(Créditos Incobrables) del R-LORTI.

7

¿La empresa reconoce como parte de los

impuestos diferidos a las cuentas incobrables

cuando no se considera deducible en el periodo

en el que se registre contablemente, cuando la

empresa desee desprenderse efectivamente de

recursos para cancelar la obligación por la cual

se efectuó la respectiva provisión?

8

¿La empresa considera como deducible a los

importes que se registren por deterioro de los

activos financieros relacionados a los créditos

incobrables originados en el periodo y ciclo

normal de las operaciones del negocio y sin

superar los límites establecidos?


de Rentas Interna.

41

Tabla 20



(parte tres)



9

¿La empresa ha establecido como parte de las

políticas de créditos y cobranza, criterios para la

eliminación definitiva de los créditos

incobrables tales como: a) Haber constado

como tales, durante dos años o más en la

contabilidad; b) Haber transcurrido más de tres

años desde la fecha de vencimiento original del

crédito; c) Haber prescrito la acción para el

cobro del crédito; d) Haberse declarado la

quiebra o insolvencia del deudor; y, e) Si el

deudor es una sociedad que haya sido

cancelada?

10

¿La empresa para la eliminación de los créditos

incobrables, lo realiza con cargos a esta

provisión y, en la parte que la excedan, con

cargo a los resultados del ejercicio en curso?

11

¿Los auditores externos de la empresa, han

demostrado la veracidad del deterioro de los

activos financieros relacionados a créditos

incobrables y de los valores, sobre los cuales se

determinaron estos cálculos?

12

¿La empresa, ha establecido como parte de las

políticas de créditos y cobranza este tipo de

revisión?


de Rentas Interna.

42


de crédito y cobranza en cuanto al cumplimiento de las políticas contables

de acuerdo a la NIC 39 Instrumentos Financieros Reconocimiento y

Medición.

Tabla 21

Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables para comprobación de la


Columbus S.A.

No. Interrogantes de cumplimiento de Políticas

Contables

Resultados Observación

Si No N/a

Según la NIC 39

Reconocimiento y Baja

1

¿La empresa reconoce como parte de los activos

financieros a las cuentas y/o documentos por cobrar

cuanto surgen en virtud de un instrumento financio

(contratos)?

2

¿La empresa, efectúa de baja un activo financiero

(cuentas y/o documentos por cobrar y provisión por

incobrabilidad) cuando los derechos contractuales

cesan sus obligaciones o son transferidas a terceros?

3

¿En el caso de que la obligación sea transferida a

tercero (cesionario) pero se mantengan ciertos

riesgos, la empresa registrará y presentará las

cuentas y/o documentos por cobrar en los estados

financieros como como un pasivo cesionario, para

cubrir la obligación.?

Medición

4

¿La empresa para el reconocimiento inicial de los

activos financieros (cuentas y/o documentos por

cobrar) lo miden al valor razonable?

Nota. Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables NIC 39.

43

Tabla 22

Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables para comprobación de la


Columbus S.A.

No. Interrogantes de cumplimiento de Políticas

Contables

Resultados Observación

Si No N/a

Según la NIC 39

5 ¿La empresa para la medición subsecuente, aplican

el valor razonable o al costo amortizado?

Sin embargo actualmente no

ha efectuado una evaluación

a la recuperabilidad de la

cartera.

Deterioro o incobrabilidad

¿La empresa para el establecimiento de deterioro o

incobrabilidad de las cuentas y/o documentos por

cobrar, efectúa una evaluación al final del periodo

sobre el que se informa?

6

¿La empresa en periodo subsecuentes puede revertir

el deterioro de las cuentas y/o documentos por

cobrar?

Solo en el caso de que el

cliente se manifieste

indicando que cubrirá la

deuda vencida.

Baja

7

¿La empresa ha establecido como parte de las

políticas de créditos y cobranza, el dar de baja

cuando se han transferidos todos los riesgos y

beneficios de la titularidad a terceros o cuando ya

no se posea ninguna titularidad?

Nota. Cuestionario a nivel de cumplimiento de políticas contables NIC 39.

44

3.5.3.2.4. Evaluación de las cuentas por cobrar de la empresa Columbus S.A.

Para el propósito de efectuar un análisis histórico sobre la antigüedad de las cuentas por

cobrar de la empresa Columbus S.A., se procedió hacer un resumen de las cuentas que

integran las cuentas por cobrar corriente al fin de determinar la relevancia de cada una de

ellas, no obstante, se descartó a las cuentas por cobrar no corrientes tomando en

consideración que se generaron por anticipos de inversiones a compañías relacionadas (ver

tabla 23)

Tabla 23

Resumen de los saldos de los importes obtenidos.

Detalle de cartera al 31 de Dic

del 2016 Clientes

Clientes

Relacionados Total

Distribución

%

Corriente 674.691 43.452 718.143 12%

1 a 30 días 306.804 59.977 366.781 6%

31 a 60 días 209.933 22.710 232.643 4%

61 a 90 días 152.009 10.322 162.331 3%

91 a 180 días 278.352 46.949 325.301 5%

181 a 360 días 677.646 145.734 823.380 13%

Más a 361 días 2.633.908 971.458 3.605.366 58%

Total 4.933.343,00 1.300.602 6.233.945 100%

Nota. Tomado del reporte de cartera de la empresa Columbus S.A.

Figura 13. Distribución de los importes que conforma la cartera al 31 de diciembre del

2016.

45

Por tanto, se pudo determinar que existe cartera vencida que representa el 82% de la

cartera total, tomando en consideración que la política de crédito de la empresa es de 30 días

plazos a los clientes, lo cual, asciende a US$ 4.258652 y clientes relacionados a

US$1.257.150.

De manera similar, la empresa al 31 de diciembre del 2016, no ha realizado un análisis de

deterioro de sus cuentas por cobrar a fin de tomar en cuenta las dificultades financieras de los

deudores, e identificar el impacto sobre sus flujos de efectivos futuros estimados del activo

financiero. Además, la provisión de las cuentas incobrables del ejercicio y la provisión que

mantiene del activo, resulta insuficiente para cubrir la cartera vencida que pasa de los 360

días.

46

3.5.3.3. Fase de Informe

Tabla 24

Evaluación de los eventos de riesgos detectados en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A.

No. Descripción del riesgo detectado Descripción del control detectado

Estado de

control

Evaluación

Calificación

de la gestión

Efectivo/

Inefectivo

Riesgo residual

Ma

nu

al/

Au

tom

áti

co

Do

cum

enta

d

o S

i/N

o

Se

cum

ple

Si

/ N

o

Pro

bab

ilid

ad

Imp

act

o

Ca

lifi

caci

ón

Nivel

de

riesgo

1

La Dirección de la entidad no ha establecido

formalmente los cupos para crédito, sin embargo,

toma en consideración factores como:


b) la situación financiera de la empresa;


d) el tiempo de la vinculación comercial

Ninguna - - - 3 3 9 Alto Inefectiva

2 Otorgamiento de créditos a clientes que no

cumple los requisitos solicitados. Autorización de la Gerencia M No Si- 2 3 6 Alto Inefectiva

3

Política de autorización de montos de créditos

establecido de forma verbal. De manera que, los

créditos que superen los US$ 20.000,00 deben ser

evaluado por el Gerente General, en relación a

importes de menor valor lo debe autorizar el Jefe

de Crédito y Cobranza.

Políticas establecidas de forma

verbal

M No Si- 3 2 6 Alto Inefectiva

Nota. Matriz para documentar y calificar los eventos de riesgos detectados al fin de evaluar la efectividad de la gestión actual

47

Tabla 24

Evaluación de los eventos de riesgos detectados en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A (parte dos).

No. Descripción del riesgo detectado Descripción del control

detectado

Estado de

control

Evaluación

Calificación

de la gestión

Efectivo/

Inefectivo

Riesgo residual

Ma

nu

al/

Au

tom

áti

co

Do

cum

enta

d

o S

i/N

o

Se

cum

ple

Si /

No

Pro

bab

ilid

ad

Imp

act

o

Ca

lifi

caci

ón

Nivel

de

riesgo

4

La empresa carece de políticas documentada sobre

otorgamiento de créditos y de cobranza, tales como:

1. Envío de confirmaciones de saldos,

seguimiento y comprobación;

2. Políticas de seguimiento a cliente para la

recaudación de los importes;

3. Inducción al cliente sobre la comunicación

oportuna de los datos del depósito y/o

trasferencia efectuado por ellos

directamente en la cuenta bancaria de la

entidad, criterios para la eliminación

definitiva de los créditos incobrables;

4. Entre otras.

Ninguna - - - 3 3 9 Alto Inefectiva


48

Tabla 24

Evaluación de los eventos de riesgos detectados en la gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A (parte dos).

No. Descripción del riesgo detectado Descripción del control detectado

Estado de

control

Evaluación

Calificación

de la gestión

Efectivo/

Inefectivo

Riesgo residual

Ma

nu

al/

Au

tom

áti

co

Do

cum

enta

d

o S

i/N

o

Se

cum

ple

Si

/ N

o

Pro

bab

ilid

ad

Imp

act

o

Ca

lifi

caci

ón

Nivel

de

riesgo

5

Presencia de cartera vencida por más de 360 días

que representa el 82% de la cartera total,

tomando en consideración que la política de

crédito de la empresa es de 30 días plazos a los

clientes, lo cual, asciende a US$ 4.258652 y

clientes relacionados a US$1.257.150.

Ninguno - - - 2 3 6 Alto Inefectiva

6

la provisión de las cuentas incobrables del

ejercicio y la provisión que mantiene del activo,

resulta insuficiente para cubrir la cartera vencida

que pasa de los 360 días.


7

La empresa no ha efectuado una evaluación sobre

la recuperabilidad de la cartera que permita

estimar de forma razonable una provisión de

cuentas incobrable.



49

Tabla 25

Calificación de riesgos otorgado por los trabajadores que mantienen una relación directa

con el área de crédito y cobranza.

No

. C

ola

bora

dore

s

Ca

rgo

Evento de Riesgo No.1 Evento de Riesgo No.2 Evento de Riesgo No.3

La Dirección de la entidad

no ha establecido

formalmente los cupos para

crédito, sin embargo, toma

en consideración factores

como:


b) la situación financiera de

la empresa;


d) el tiempo de la

vinculación comercial

Otorgamiento de créditos a

clientes que no cumple los

requisitos solicitados.

Política de autorización de

montos de créditos

establecido de forma verbal.

De manera que, los créditos

que superen los US$

20.000,00 deben ser

evaluado por el Gerente

General, en relación a

importes de menor valor lo

debe autorizar el Jefe de


Control Actual Control Actual Control Actual

Ninguna Autorización de la Gerencia

Políticas establecidas de

forma verbal

Calificación Calificación Calificación

Riesgo Residual Riesgo Residual Riesgo Residual

Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto

1 Gerente General 3 3 2 3 3 2

2 Jefe de Tesorería 2 3 3 3 3 2

3 Jefe de Crédito y

Cobranza 3 3 3 3 3 2

4 Asistente de Cobranza 3 2 2 2 3 3

5 Asistente de Crédito 2 3 2 3 3 2

6 Recaudador costa 3 3 3 3 3 2

7 Recaudador sierra 3 2 2 3 3 3

8 Contador General 2 3 2 2 3 3

9 Gerente General 3 3 2 3 3 2

Promedio 3 3 2 3 3

Nota. Ponderación de las calificaciones de eventos de riesgos residuales.

50

Tabla 25

Calificación de riesgos otorgado por los trabajadores que mantienen una relación directa

con el área de crédito y cobranza (parte dos).

No

. C

ola

bora

dore

s

Ca

rgo

Evento de Riesgo No.4 Evento de Riesgo

No.5

Evento de Riesgo

No.6

Evento de Riesgo

No.7 La empresa carece de políticas documentada sobre otorgamiento de créditos y de cobranza, tales como: 1. Envío de

confirmaciones de saldos, seguimiento y comprobación;

2. Políticas de seguimiento a cliente para la recaudación de los importes;

3. Inducción al cliente sobre la comunicación oportuna de los datos del depósito y/o trasferencia efectuado por ellos directamente en la cuenta bancaria de la entidad, criterios para la eliminación definitiva de los créditos incobrables;

4. Entre otras.

Presencia de cartera vencida por más de 360 días que representa el 82% de la cartera total, tomando en consideración que la política de crédito de la empresa es de 30 días plazos a los clientes, lo cual, asciende a US$ 4.258652 y clientes relacionados a US$1.257.150.

la provisión de las cuentas incobrables del ejercicio y la provisión que mantiene del activo, resulta insuficiente para cubrir la cartera vencida que pasa de los 360 días.

La empresa no ha efectuado una evaluación sobre la recuperabilidad de la cartera que permita estimar de forma razonable una provisión de cuentas incobrable.

Control Actual Control Actual Control Actual Control Actual

Ninguna Ninguna Ninguna Ninguna

Calificación Calificación Calificación Calificación

Riesgo Residual Riesgo Residual Riesgo Residual Riesgo Residual

Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto

1 Gerente General

3 3 2 3 3 3 3 3

2 Jefe de Tesorería

2 3 2 3 3 3 3 3

3

Jefe de Crédito y Cobranza

3 3 3 3 3 3 2 3

4

Asistente de Cobranza

2 3 2 3 3 3 3 2

5 Asistente de Crédito

3 3 2 2 3 3 3 3

6 Recaudador costa

3 3 2 2 3 3 3 3

7 Recaudador sierra

3 3 2 3 3 3 3 2

8 Contador General

3 3 3 3 3 3 3 3

9 Gerente General

3 2 2 2 3 3 3 3

Promedio 3 3 2 3 3 3 3

Nota. Ponderación de las calificaciones de eventos de riesgos residuales.

51

3.5.3. Conclusión general de la encuesta y análisis documental

En relación a la encuesta aplicada a los trabajadores que guardan relación directa con la

gestión de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., los cuales fueron seleccionados

a través del muestreo estadístico no probabilístico intencional, se pudo denotar que el área de

crédito y cobranza posee un rol representativo para la entidad, considerando que es la

encargada de recuperar los importes por los créditos otorgados a los clientes, la cual, se ha

visto afectada por la carencia de capacitación del personal que la conforma, por una mala

gestión operacional y financiera, asimismo, se determinó la necesidad de la organización en

incorporar estrategias y políticas de créditos y cobranzas que permita la mejora de la gestión

actual.

De forma similar, a través del análisis documental efectuado por un programa de

actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la gestión operativa y financiera

del área de crédito y cobranza, se pudo constatar la presencia de siete eventos de riesgos que

de acuerdo a la calificación otorgada por el los funcionarios que están relacionados a la

gestión del mismo, poseen un nivel de severidad alto que influye en la efectividad de la

gestión actual, resultados que serán tomados en consideración para la determinación de una

propuesta vía que contribuya a su mejoramiento.

52

Capítulo 4

Propuesta

4.1. Justificación de la propuesta

La propuesta presentada a continuación está fundamentada en los hallazgos determinados

a través de la encuesta y análisis documental aplicado en el área de crédito y cobranza, la

cual, está diseñada para la mitigación oportuna de los riesgos de nivel de severidad alto que

influye en la gestión operacional y financiera contable del área mencionada de la empresa

Columbus S.A.

4.2. Objetivo de la propuesta

4.2.1. Objetivo general.

Desarrollar estrategias para la mejora de la gestión operativa y financiera contable del área

de créditos y cobranzas.

4.2.2. Objetivos específicos.

Establecer estrategias para la mitigación de riesgos del área de créditos y cobranzas.

Proponer políticas para la gestión operativa y financiera contable para del área de créditos

y cobranzas.

Establecer manual de funciones y procedimientos para la gestión operativa del área de

créditos y cobranzas.

4.3. Propuesta a sugerir

La presente propuesta está conformada por estrategias establecida a través de los criterios

del ciclo PHVA, para la mitigación oportuna de los eventos de riesgos detectados, la cual,

está conformada por políticas internas, manual de procedimientos y sugerencias a aplicar en

el área de créditos y cobranza con el propósito de mejorar la gestión operacional y financiera

contable de la empresa Columbus S.A.

53

4.3.1. Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A.

Tabla 26

Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A

ESTRATEGIAS PARA LA MITIGACIÓN DE RIESGOS DEL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS

No DESCRIPCIÓN

DEL RIESGO EMISOR ENTRADA PHVA

ACCIONES

CORRECTIVAS RESPONSABLE PHVA

SALIDA

DOCUMENTAL SALIDA

1

La Dirección de la

entidad no ha

establecido

formalmente los

cupos para crédito,

sin embargo, toma en

consideración

factores como:

a) el tipo de

sociedad;

b) la situación

financiera de la

empresa;


d) el tiempo de la

vinculación

comercial

Jefe de

Créditos Y

Cobranzas

Reglamento

Interno

Organizacional

P

Plan de

incorporación de

políticas de créditos

y cobranzas

propuesta.

Gerencia / Comité

de crédito y

Cobranza

H

Elaboración y

sociabilización de

las políticas de

créditos y

cobranzas

Área de

créditos y

cobranzas

Nota. Diseño de estrategias a través del ciclo PHVA para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A

54

Tabla 26

Diseño de estrategias para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de Columbus S.A (parte dos)


No DESCRIPCIÓN DEL

RIESGO EMISOR ENTRADA PHVA

ACCIONES


SALIDA

DOCUMENTAL SALIDA

2

Otorgamiento de

créditos a clientes que

no cumple los requisitos

solicitados.

Asistente

de

Créditos

Ninguna P

Plan de

incorporación

manual de

procedimientos

propuesto para el

área de créditos y

cobranzas

Gerencia / Comité

de crédito y

Cobranza

H

Elaboración y

sociabilización de

los manuales de

procedimientos para

el área de créditos y

cobranzas

Área de

créditos y

cobranzas

3

Política de autorización

de montos de créditos

establecido de forma

verbal. De manera que,

los créditos que superen

los US$ 20.000,00

deben ser evaluado por

el Gerente General, en

relación a importes de

menor valor lo debe

autorizar el Jefe de


Jefe de

Créditos Y

Cobranzas

Ninguna H

Incorporación de la

propuesta de


y cobranzas

Gerencia General /

Jefe de Créditos Y

Cobranzas

V

Comprobar el

cumplimiento de las

disposiciones

establecidas

Área de

créditos y

cobranzas


55

Tabla 26



No DESCRIPCIÓN DEL


ACCIONES


SALIDA

DOCUMENTAL SALIDA

4

La empresa carece de

políticas documentada sobre otorgamiento de

créditos y de cobranza,

tales como:

1. Envío de confirmaciones de saldos,

seguimiento y

comprobación;

2. Políticas de seguimiento a cliente para la

recaudación de los

importes;

3. Inducción al cliente sobre la comunicación

oportuna de los datos del

depósito y/o trasferencia

efectuado por ellos directamente en la cuenta

bancaria de la entidad,

criterios para la eliminación

definitiva de los créditos incobrables; 4. Entre otras.

Asistente

de

Créditos

Ninguna H


propuesta de


y cobranzas

Gerencia General /

Jefe de Créditos Y

Cobranzas

V

Comprobar el

cumplimiento de

las disposiciones

establecidas

Área de

créditos y

cobranzas


56

Tabla 26



No DESCRIPCIÓN DEL


ACCIONES


SALIDA

DOCUMENTAL SALIDA

5

Presencia de cartera

vencida por más de 360

días que representa el

82% de la cartera total,

tomando en

consideración que la

política de crédito de la

empresa es de 30 días

plazos a los clientes, lo

cual, asciende a US$

4.258652 y clientes

relacionados a

US$1.257.150.

Contador

General /

Asistente

de

Cobranza.

Ninguna H


propuesta de políticas

y manuales de

procedimientos de

créditos y cobranzas

al fin de mejorar la

gestión operativa y

financiera

Gerencia General /

Jefe de Créditos y

Cobranzas/

Contador General

V

Comprobar el

cumplimiento de

las disposiciones

establecidas

Área de

créditos y

cobranzas


57

Tabla 26



No DESCRIPCIÓN

DEL RIESGO EMISOR ENTRADA PHVA

ACCIONES


SALIDA

DOCUMENTAL SALIDA

6

La provisión de las

cuentas incobrables

del ejercicio y la

provisión que

mantiene del activo,

resulta insuficiente

para cubrir la cartera

vencida que pasa de

los 360 días.

Contador

General /

Asistente

de

Cobranza.

Ninguna H

Realizar la

respectiva

evaluación de la

cartera para la

estimación

apropiada de la


incobrables.

Contador General

/Jefe de Créditos y

Cobranzas

V

Elaborar informe

sobre el estado

actual de la cartera

por vencer, vencida

y la estimación de

la provisión.

Área de

créditos y

cobranzas /

Contabilidad

7

La empresa no ha

efectuado una

evaluación sobre la

recuperabilidad de la

cartera que permita

estimar de forma

razonable una


incobrable.

Jefe de

Créditos Y

Cobranzas

/Contador

General

Ninguna H

Nota. Diseño de estrategias a través del ciclo PHVA para el mejoramiento de la gestión operativa y financiera del área de créditos y cobranzas de

Columbus S.A

58

4.3.2. Políticas de créditos y cobranzas propuestos para Columbus S.A.

1. Alcance

Este manual de política es aplicable para toda la gestión del área de créditos y cobranza de

Columbus S.A.

2. Objetivos

2.1. Objetivo General

Promover la aplicación de controles en las cuentas por cobrar, para la administración

apropiada de los riesgos inmersos en la gestión de crédito y cobranza, asegurando la

recuperación apropiada de los importes en el menor tiempo posible.

2.2. Objetivos Específicos

Asegurar la correcta aplicación de los controles internos en las cuestas por cobrar de

Columbus S.A.

Mitigar los riesgos inmersos en la gestión de crédito y cobranza de Columbus S.A.

Recuperar los importes generados por los créditos otorgados en los periodos establecidos

por la dirección de Columbus S.A.

3. Áreas aplicables

Créditos y cobranzas

Ventas

Contable

59

4. Descripción de las políticas de control interno

Tabla 27

Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional

Nivel Operacional Descripción Recursos

Otorgamiento de

línea de créditos

Solicitar la siguiente información para el

respectivo análisis, previo al otorgamiento de

las líneas de créditos solicitadas.

1. Solicitud de Crédito con la

respectiva firma de responsabilidad

por parte del representante legal de

la compañía.

2. Copia del poder notarial sobre la

legalidad del cargo de representante

legal.

3. Escritura de constitución de la

compañía.

4. Comprobantes que respalde el

domicilio tributario de la empresa.

5. Copia de los estados financieros.

6. Informe del historial crediticio

otorgado por el Buró de Crédito.

7. Comentarios del Asistente de

Crédito de la primera reunión con la

compañía.

Enviar la documentación antes señalada al

Jefe de Cobranza para el respectivo análisis

sobre su respectiva viabilidad.

Formar un comité de crédito para de forma

conjunta determinarán la autorización de las

líneas de crédito en cuanto a importe y plazo.

Funcionarios que conformarán el comité

de crédito:

Gerente General

Jefe de Crédito y Cobranza

Jefe de Proveeduría

Contador General

Autorizar o denegar la solicitud de cada línea

de crédito en un plazo no mayor a cinco días

hábiles, recibida la documentación.

Carta de aprobación de crédito

Denegar la solicitud de crédito a personas

naturales no obligadas a llevar contabilidad.

Archivar el expediente crédito y cobranzas del

cliente.

Otorgar para clientes Nacionales las

siguientes líneas de créditos:

Distribuidores autorizados: 90 días fecha

factura

Clientes en general (personas jurídicas o

obligadas a llevar contabilidad): 60 días

fecha factura

Nota. Propuesta de Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional

60

Tabla 27

Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional (parte dos)


Otorgamiento de

línea de créditos

Otorgar para clientes Nacionales las

siguientes líneas de créditos:

Personas naturales no obligadas a llevar

contabilidad: de contado

Clientes Extranjeros

Clientes extranjeros: 60 a 90 días fecha

factura

Solicitar al comité de créditos autorización

por escrito con su respectivas firmas de

responsabilidad sobre todo cambios en los

términos y condiciones de créditos para cada

cliente.

Autorización de

pedidos.

Denegar la autorización de créditos si el

cliente mantiene saldos pendientes o en

morosidad.

Cobranza

Soportar el respectivo reporte de cobranza

con los comprobantes de pago, además al

reverso de cada uno señalar las facturas que

se están pagando.

Soportes:

Recibos de cobros.

Comprobantes de pagos en

efectivo.

Comprobante de depósito.

Comprobante de transferencia.

Cuadrar todos los pagos recibidos con el

importe de las facturas de cada cliente, en

caso de diferencias, debe informarse la causa.

Memorándum de diferencias

Enviar el respectivo reporte de cobranzas al

Contador General los días lunes y cada fin

del mes para el respectivo registro de los

importes recaudados.

Reporte de cobranza

Aplicar estrictamente los pagos de los

clientes sobre la correspondiente factura y no

sobre el saldos total pendiente del mismo.

Seguimiento de

cartera por vencer y

vencidas

Emitir un reporte de antigüedad de saldo al

inicio de cada semana.

Medir la eficiencia en la recuperación de

cuentas por vencer o vencidas. Indicadores de gestión

Gestionar la cobranza en primera instancia a

través de llamadas telefónica.

Enviar vía email una carta recordando el

vencimiento de la fecha de pago, con un

adjunto de su estado de cuenta.

Coordinar la visita personal con el cliente

para la respectiva recaudación.


61

Tabla 27

Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Operacional (parte tres)


Seguimiento de

cartera por vencer y vencidas

Velar que la cartera no tenga clientes con más

de 60 días de vencido.

Elaborar hasta la primera semana de cada

mes un pronóstico sobre las cobranza del mes

corriente.

Dar seguimiento del pronóstico de recuperación de cartera para su respectivo

cumplimiento.

Detectar desviaciones que influyan en la

gestión de cobranza.

Tomar medidas correctivas conducentes.

Cobranza legal

Enviar a los asesores jurídico de la empresa

el reporte de cartera vencida con mas de 120

días para su recuperación a través dela vía legal.

Entregar a los asesores jurídicos toda

información que respalden la deuda para

agilización de los trámites

Copia de las facturas vencidas.

Estado de cuentas de los clientes.

Documentos que acrediten la entrega

de los productos.

Abrir un expediente con copia de los

documentos entregados a los asesores

jurídicos.

Informar al cliente vía email sobre su situación y de las acciones legales que se

emprenderán en caso de no regularizar su

deuda.

Responsabilidades

Tener cuidado extremo con la documentación

que respaldan las operaciones del área de crédito y cobranza.

a. Autorizaciones de las líneas de créditos.

b. Autorización de pedidos a créditos.

c. Custodia de pagos realizados por

los clientes: efectivo, cheques y transferencia.

Actualización de

políticas

Solicitar autorización a la Gerencia para toda

modificación a las políticas de créditos y

cobranzas.

Sociabilizar en la compañía todo cambios de

las políticas de créditos y cobranzas

Otorgamiento de

Descuentos

Incentivar el pronto pago de los clientes con

la concesión de descuentos previa consulta con la Gerencia.


62

Tabla 28

Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a nivel de políticas contables

Nivel contable Descripción Recursos

Reconocimiento

Reconocer como activos financieros a los

deudores comerciales por cartera de créditos

resultantes de la venta de bienes.

Medición inicial

Medir inicialmente un activo financiero al

precio de la transacción (incluyendo los

costos de transacción excepto en la medición

inicial de los activos y pasivos financieros

que se miden al valor razonable con cambios

en resultados).

Medición posterior:

Medirá los importes de los deudores

comerciales utilizando el método del interés

efectivo, aplicar este análisis de forma

mensual.

Deterioro del valor

de los deudores

comerciales

Evaluar mensualmente si existe evidencia

objetiva del deterioro del valor de los

deudores comerciales que se midan al costo

amortizado.

Reconocer inmediatamente una pérdida por

deterioro del valor en resultados, de acuerdo

a las siguientes evidencias:

Dificultades financieras significativas

del cliente

Cartera vencida más de 180 días

Cartera sin garantías reales

Deudor no posee activos reales

sujetos a embargo

Determinar si cada uno de los deudores

comerciales (cartera de créditos) ha sufrido

deterioro, mediante el análisis de indicadores

por antigüedad de saldos.

Baja en cuentas de

deudores

comerciales

Dar de baja los saldos a cargo de los deudores

comerciales (cartera de créditos) en los

siguientes casos:

Cuando a pesar de las gestiones

realizadas de manera judicial el informe

de abogados indique que no es posible

obtener su recaudo, en este caso se

requiere aprobación por los altos

mandos según los montos establecer

montos ejemplo

De 0 hasta 20.000 aprueba la Gerencia

General

De 20000 en adelante la gerencia

general con el comité de crédito y

cobranza.

Nota. Propuesta de Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Contable.

63

Tabla 28

Detalle de las Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel de Políticas Contables (parte dos)

Nivel contable Descripción Recursos

Baja en cuentas de

deudores

comerciales

Justificar cada caso de baja con toda la

documentación soporte.

Revelación

Revelará, al final del periodo sobre el que se

informa (31 de diciembre de cada año) notas

de las políticas contables:

a) La base (o bases) de medición utilizadas

en los deudores comerciales (cartera de

créditos)

b) Otras políticas relevantes.

c) Importe en libros de los deudores

comerciales (cartera de créditos),

medidos al costo amortizado

d) Información que permita a los usuarios

evaluar la naturaleza y el alcance de los

riesgos que surgen de los deudores

comérciales

e) Importes esperados de la cartera a

recuperar dentro de los doce meses

siguientes al periodo sobre el que se

informa.

f) Análisis de antigüedad de la cartera que

se encuentra en mora

g) Análisis de la cartera que se haya

determinado como deteriorada y los

factores que se consideraron para

determinar el deterioro.

h) El importe de las perdidas por deterioro

durante el periodo.

i) El monto de la baja en cuentas de la

cartera durante el periodo

Nota. Propuesta de Políticas de Crédito y Cobranza a Nivel Contable.

64

4.3.3. Manual de procedimientos propuestos para el área de créditos y

cobranzas propuestos para Columbus S.A.

4.3.3.1. Manual de procedimientos para la gestión del área de créditos y cobranza.

1. Alcance

Este procedimiento es aplicable para la gestión del área de créditos y cobranza de Columbus

S.A.

2. Objetivo

Establecer las disposiciones para asegurar la buena gestión del área de créditos y cobranzas

3. Responsabilidades

El Gerente General es responsable de supervisar el buen funcionamiento del área de

crédito y cobranza.

El Jefe de Crédito y Cobranza es el responsable de aplicar este procedimiento y supervisar

las actividades de los asistentes de créditos, cobranza y recaudadores.

4. Definiciones y abreviaturas

N/A

5. Descripción del procedimiento

Planificación

Establecer planes y proyectos para el buen funcionamiento del área de créditos y cobranza.

Incorporar indicadores para verificación de los cumplimientos de los planes y proyectos

del Área de Cobranzas.

Supervisión

Controlar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para cada funcionario del

área de créditos y cobranzas.

Elaborar informes de cumplimientos de las actividades planificadas mediante la aplicación

de indicadores de gestión.

65

Analizar la planificación semanal y diaria de cobros efectuados por el asistente de

cobranza y los recaudadores.

Recuperar a través de negociaciones con el cliente la cartera vencidas.

Análisis de las Solicitudes de créditos

Receptar la información de las solicitudes de créditos para el análisis final.

Analizar en conjunto con el Gerente General el estado actual y el historial crediticio del

cliente.

Recibir autorización de parte del Gerente General.

Comunicar al Asistente de Crédito la resolución tomada.

Políticas de Crediticias

Establecer políticas de créditos para proteger los recursos de la entidad.

Velar por el cumplimiento de las políticas de créditos y cobranzas

Sociabilizar las políticas de créditos y cobranzas en los funcionarios que guardan relación

directa con las actividades del área de créditos y cobranzas

6. Registros

Políticas de créditos y cobranzas (formato libre)

Documentación del cliente.

Reportes del sistema.

66

1.3.3.2. Manual de procedimientos para la gestión de línea de crédito.

1. Alcance

Este procedimiento es aplicable para la gestión de líneas de créditos entregados por parte de

los clientes de Columbus S.A.

2. Objetivo

Establecer las disposiciones para asegurar la gestión efectiva de las líneas de créditos a los

clientes.




El Jefe de Crédito y Cobranza es el responsable de velar por el cumplimiento de las

disposiciones establecidas en este procedimiento.

El Asistente de Créditos es el responsable de aplicar este procedimiento.


N/A


Recepción de Solicitudes de Créditos

Receptar las solicitudes de créditos por parte de ventas en conjunto con la siguiente

información:

a) Solicitud de crédito con la respectiva firmada de responsabilidad del representante legal de

la empresa.

b) Copia del poder notarial que faculte la legalidad del nombramiento como representante

legal.

c) Acta de constitutiva de la empresa.

d) Comprobantes que validen el domicilio tributario actual de la empresa.

67

e) Copia de los Estados Financieros.

f) Informe crediticio del buró de crédito (Equifax),

Analizar la documentación para validar su autenticidad.

Establecer una cita con el cliente, si pasa este filtro anterior.

Compilar en la documentación del cliente los comentarios de la reunión.

Proceder con él envió de la información al Jefe de Crédito y Cobranza para el análisis

final.

Autorización de Créditos

Receptar las solicitudes analizadas por el Jefe de Créditos y Cobranza y autorizadas por el

Gerente General.

Comunicar al cliente la apertura del crédito a favor indicándole las responsabilidades,

beneficios y sanciones por incumplimientos de las clausulas.

Archiva el expediente del cliente para control.

Apertura de Créditos en el Sistema

Creación de la línea de crédito del cliente en el sistema, previamente autorizados por parte

de la Gerencia General.

Entregar la carta de autorización de la línea de crédito al cliente con los acuerdos tomados

y las respectivas firmas de responsabilidad.

Solicitar firma de responsabilidad al cliente para archivo y control documental.

Aumento, disminución o suspensión de las líneas de créditos

El aumento de las líneas de créditos será receptado a través de una solicitud, la mismas

que se analizará pasado el primer año de la relación comercial.

Revisar y analizar el reporte “Cartera de clientes” de manera mensual.

La disminución y suspensión de las líneas de crédito, se efectúa al momento de detectar

riesgo en su recuperación, tales como:

68

a) Atrasos en el cumplimiento de obligaciones.

b) Riesgo de liquidez de la empresa.

c) Catástrofes naturales.

d) Entre otras.

Tener un acercamiento con el cliente previo a proceder con la acción.

6. Registros

Solicitudes de créditos (formato libre)

Documentación del cliente.

Reporte de cartera del sistema.

1.3.3.3. Manual de procedimientos para la gestión de cobranza.

1. Alcance

Este procedimiento es aplicable para la gestión de cobranzas que realice Columbus S.A.

2. Objetivo

Establecer las disposiciones para asegurar la gestión efectiva de las cobranzas en Columbus

S.A.






El Asistente de Cobranza es el responsable de aplicar este procedimiento.


Cobranzas. - acción de seguimiento de la facturación a los clientes hasta completar la

recuperación de los valores pendientes de cobro.


69

Manejo de cuentas por cobrar

Ingresar los valores al módulo de cartera en base a la orden de pedido que por anticipos se

va a recaudar, asimismo, los valores facturados a crédito por concepto de materiales y

otros requerimientos del cliente.

Dar seguimiento a los clientes en base a la información obtenida de ventas a créditos.

Recaudar los importes generados por ventas a créditos y la respectiva retención dentro del

año fiscal.

Recibir valores por conceptos de anticipos o cancelación de facturas a créditos.

Elaborar el ingreso de caja, registrarlo, archivarlo y efectuar el respectivo depósito.

Cierre de Fin de Mes

Recibir el informe de Saldos de Cuentas por Cobrar de Clientes por parte de Contabilidad

para efectuar la respectiva conciliación con el Registro de Cartera.

Una vez conciliadas las cuentas y con sus respectivos anexos se entregan a contabilidad

para la verificación con el Estado de Situación Financiera.

Coordinación de visita a clientes

Coordinar las a clientes para la respectiva recaudación por parte de los recaudadores de la

región costa y cierra.

Informar las rutas semanales a los recaudadores.

Monitorear el cumplimiento de las rutas diariamente.

6. Registros

Ingreso de caja (formato libre)

Retención en la fuente (electrónica)

70

1.3.3.4. Manual de procedimientos para la gestión de recaudación.

1. Alcance

Este procedimiento es aplicable para la gestión de recaudación que realice Columbus S.A.

2. Objetivo

Establecer las disposiciones para asegurar la gestión efectiva de la recaudación de importes

por temas cobranzas a clientes en Columbus S.A.






Los Recaudadores de Costa y Sierra son el responsable de aplicar este procedimiento.


N/A


Recaudación

Solicitar las rutas semanalmente al Asistente de Cobranza.

Gestión de cobranza de todos los clientes (región costa y sierra).

Registrar en el control de cobro los pagos efectuados por el cliente.

Solicitar firma de responsabilidad.

Entregar al cliente el recibo de cobro.

Depositar valores por concepto de cobranzas en la cuenta bancaria de Columbus S.A.

Entre otras que designe el jefe inmediato.

71

6. Registros

Registro de recaudación (formato libre)

Recibo de cobro (formato libre)

1.3.3.5. Manual de procedimientos para la gestión financiera y contable de

cobranza.

1. Alcance

Este procedimiento es aplicable para la gestión financiera y contable de Columbus S.A., para

el apropiado registro de las cuentas por cobrar

2. Objetivo

Determinar los elementos necesarios para el control financiero y contable de Columbus S.A



Contable.

El Contador General es el responsable de velar por el cumplimiento de las disposiciones

establecidas en este procedimiento.

El Asistentes de Contable es el responsable de aplicar este procedimiento.


N/A


Conciliación de Cuentas por Cobrar

Conciliar la caja a diario e informar al Contador General cualquier irregularidad. Cabe

recalcar que ninguna persona está autorizada a tomar dinero proveniente de las ventas ni

depositarlo en cuentas personales.

72

Cruce de Cuentas

Revisar quincenalmente las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de los clientes con

los que hay convenio de cruce de cuentas.

Pasar el estado de cuenta del cliente al Contador General para registrar el cruce en el

sistema.

Imprimir el diario contable con los respectivos soportes para la aprobación de la Gerencia

General.

Comunicar al cliente el cruce aplicado.

Cierre de Fin de Mes

Entregar a Cobranzas el informe de Saldos de Cuentas por Cobrar de Clientes para la

respectiva conciliación con el Registro de Cartera.

Receptar los respectivos anexos de la conciliación de las cuentas por cobrar.

Verificar los saldos con el Estado de Situación Financiera a la fecha.

Entregar al Gerente General para su aprobación.

6. Documentos de referencia

Ley de Equidad del Régimen Tributario Interno

7. Registros

Registros Contables (Formato Libre)

73

Conclusiones

En relación a la encuesta aplicada a los trabajadores que guardan relación directa

con la gestión de crédito y cobranza de la empresa Columbus S.A., los cuales

fueron seleccionados a través del muestreo estadístico no probabilístico

intencional, se pudo denotar que el área de crédito y cobranza posee un rol

representativo para la entidad, considerando que es la encargada de recuperar los

importes generados por los créditos otorgados a los clientes, la cual, se ha visto

afectada por la carencia de herramientas administrativas como manuales de

políticas y procedimientos que direccionen las actividades del personal que la

conforma, lo que ocasiona una mala gestión operacional y financiera, asimismo,

se determinó la necesidad de la organización en incorporar estrategias que permita

la mejora de la gestión actual.

De forma similar, a través del análisis documental efectuado por un programa de

actividades direccionada a identificar los riesgos inmersos en la gestión operativa

y financiera del área de crédito y cobranza, se pudo constatar la presencia de siete

eventos de riesgos que de acuerdo a la calificación otorgada por el los

funcionarios que están relacionados a la gestión del mismo, se determinó que

poseen un nivel de severidad alto que influye en la efectividad de la gestión

actual, resultados que tomaron en consideración para la determinación de una

propuesta viable que contribuya a su mejoramiento.

Se estableció como propuesta estrategias a través de los criterios del ciclo PHVA,

para la mitigación oportuna de los eventos de riesgos detectados, la cual, está

conformada por políticas de créditos y cobranza, manual de procedimientos y

sugerencias a aplicar en el área de créditos y cobranza con el propósito de mejorar

la gestión operacional y financiera contable de la empresa Columbus S.A.

74

Recomendaciones

Se recomienda incorporar la propuesta establecida para la mitigación oportuna de los

eventos de riesgos, la cual, está conformada por políticas de créditos y cobranza,

manual de procedimientos y sugerencias a aplicar con el propósito de mejorar la

gestión operacional y financiera contable del área de créditos y cobranza en la


Se recomienda verificar constantemente el acatamiento de las disposiciones

establecidas en el manual de políticas de créditos y cobranzas y manuales de

procedimientos con el propósito de mantener una apropiada gestión operacional y

financiera en el área de créditos y cobranza de la empresa Columbus S.A.

Se recomienda analizar las actividades desempeñada en el área de créditos y cobranza

de la empresa Columbus S.A., al menos una vez al año, al fin de determinar nuevas

estrategias que permita la mitigación de eventos no deseados y mantener la mejora

continua dentro de la gestión operacional y financiera del área mencionada.

75

Referencias

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Córdoba (2018). “Gestión Financiera”. 2ª edición. Bogotá. Colombia. Ecoe Ediciones.

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La Ley de Régimen Tributario Interno. Ecuador.

Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (2017) NIC 39 Instrumentos

Financieros: Información a Revelar. Reino Unido: Fundación del Comité de Normas

Internacionales de Contabilidad

Espín & Campoverde (2018). “Diseño del manual de políticas de crédito y cobranzas para

Livestravel S.A.” Tesis de grado. Guayaquil, Ecuador.

http://repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/30591/1/Tesis%20Dise%C3%B1o%20del%20

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Fierro (2018) Contabilidad de Activos, 21ª ed. Bogotá. Colombia. Ecoe Ediciones.

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https://www.google.com.ec/maps/place/

Hernández, Fernández & Baptista (2014) Metodología de la Investigación (6ª ed.). México

DF. Mc Graw-Hill/Interamericana Editores, S.A. De C.V.

Lozano & Luna (2016). “Diseño Manual Políticas de Créditos y Cobranzas para Mejorar

Liquidez Química S.A”Tesis de grado. Guayaquil, Ecuador. Recuperado de

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76

Muñoz (2014). “Fundamentos de Contabilidad”. 3ª edición. España: Editorial Universitaria

Ramón Areces

Muñoz, C. (2015). “Cómo elaborar y asesorar una investigación de tesis”. 2ª edición.

México: Pearson Educación.

Mc Millán (2014) “Metodología de la investigación”. 1ª edición. México: Pearson

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Presidente Constitucional de la República, (2016) Reglamento para la aplicación de la Ley de

Régimen Tributario Interno. 2016. Ecuador.

Sinisterra (2016). “Contabilidad Gerencial”. 3ª edición. México. Ecoe Ediciones.

Valverde (2017) “Diseño de Manual de Crédito y Cobranza para la Empresa Ángel Aguilar”

Tesis de grado. Guayaquil, Ecuador. Recuperado de

http://repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/23493/1/DISE%C3%91O%20DE%20MANU

AL%20DE%20CR%C3%89DITO%20Y%20COBRANZA%20PARA%20LA%20EMPR

ESA%20%C3%81NGEL%20AGUILAR.pdf/750

77

Apéndices

78

Apéndice 1. Aspectos tributarios relacionados a la deducibilidad de las cuentas incobrables

Criterios para la determinación de cuentas incobrables. Adaptado de la “Ley de

Régimen Tributario Interno,” por el Servicios de Rentas Internas, 2017, Ecuador.

De acuerdo al artículo 10, numeral 11 de la Ley de Régimen Tributario Interno (2017),

señaló:

Las provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario

del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los

créditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren pendientes de

recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión acumulada pueda exceder del

10% de la cartera total.

Las provisiones voluntarias, así como las realizadas en acatamiento a leyes orgánicas,

especiales o disposiciones de los órganos de control no serán deducibles para efectos

tributarios en la parte que excedan de los límites antes establecidos.

La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta

provisión y a los resultados del ejercicio en la parte no cubierta por la provisión, cuando

se hayan cumplido las condiciones previstas en el Reglamento.

79

Reconocimiento de la eliminación de las cuentas incobrables. Adaptado del “Reglamento para la aplicación de Ley de Régimen Tributario Interno,” por el Servicios de Rentas

Internas, 2017, Ecuador.

Reconocimiento de la no deducibilidad de las cuentas incobrables Adaptado de la “Ley de Régimen Tributario Interno,” por el Servicios de Rentas Internas, 2017, Ecuador.

universidad de guayaquil facultad de ciencias ...repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/33186/1/tesis...

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