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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL UNIDAD DE TITULACIÓN
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
LICENCIADO EN SISTEMA DE INFORMACIÓN
ÁREA PLAN DE NEGOCIOS
TEMA “SECRETARIA VIRTUAL”
AUTOR TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA
DIRECTOR DE TESIS ING. RAMOS TÓMALA DAVID FERNANDO, MAE
2014 GUAYAQUIL – ECUADOR
ii
La responsabilidad de los hechos, ideas y doctrinas expuestos en
esta tesis corresponden exclusivamente al autor.
Tutiven Lozano Cinthya Alexandra
C.C.: 0922620422
iii
DEDICATORIA
La principal inspiración el motor y las fuerzas para realizar este
proyecto de graduación, es Dios y mi familia los cuales son en mi vida mi
principal apoyo para cumplir esta meta.
A mis profesores por lo conocimientos académicos impartidos a
cada uno de los que conformamos la Licenciatura.
iv
AGRADECIMIENTO
Definitivamente a Dios, mi guía, mi proveedor; esta alegría de poder
alcanzar tan anhelada meta, podre siempre de tu mano alcanzar otras.
Mi madre, mi padre, hermanos, y a mi esposo por darme la
estabilidad emocional, sentimental; para poder llegar hasta este logro, que
definitivamente no hubiese podido ser realidad sin ustedes GRACIAS.
Mi esposo por ayudarme a creer en que si podía llegar a cumplir
esta meta, por su apoyo incondicional en todas las circunstancia
posibles.
De todo corazón muchas gracias por su apoyo
ÍNDICE GENERAL Nº Descripción Pág. Prólogo 18
CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
Nº Descripción Pág.
1.1 Antecedentes 19
1.2 Identificación del problema 19
1.2.1 Nombre de la empresa 19
1.2.2 Descripción del negocio 20
1.2.3 Misión, visión 21
1.2.4 Objetivos, estrategias y metas. 21
1.2.5 Valores. 22
1.2.6 Tendencia del entorno internacional 23
1.3 Justificativos 26
1.3.1 Justificación 26
1.3.2 Delimitación 26
1.4 Objetivos 27
1.4.1 Objetivo general 27
1.4.2 Objetivos específicos 27
CAPITULO II ANÁLISIS DE MERCADO
Nº Descripción Pág. 2.1 Análisis político, económico, social y tecnológico 28
2.1.1 Análisis político 28
vi
Nº Descripción Pág.
2.1.2 Análisis económico 29
2.1.3 Análisis social 30
2.1.4 Análisis tecnológico 30
2.2 Análisis de la industria 31
2.3 Análisis de la empresa 31
2.3.1 Análisis de valor 32
2.4 Matriz FODA 36
2.5 Planificación estratégica 37
2.5.1 Ventaja diferencial del servicio 38
2.6 Análisis de mercado 39
2.6.1 Análisis de nuestro mercado meta 39
2.6.2 Determinación del tamaño del mercado objetivo 40
2.6.3 Tamaño del mercado objetivo 41
2.6.4 Análisis de la competencia 44
2.7 Plan de mercadeo y estrategias de ventas 44
2.7.1 Objetivos del plan de mercadeo 44
2.7.2 Presentación y descripción del producto 45
2.7.3 Estrategias de precio 47
2.7.4 Estrategias de comercialización 49
2.7.5 Estrategias de ventas 50
2.7.6 Estrategias de publicidad y promoción 50
2.7.7 Estrategias de distribución 51
CAPITULO III ANÁLISIS TÉCNICO
Nº Descripción Pág. 3.1 Cadena de valor de la empresa 52
3.1.1 Descripción actividades primarias 55
3.1.1.1 Logística interna o de entrada 56
3.1.1.2 Operaciones 58
vii
Nº Descripción Pág.
3.1.1.2.1 Proceso de prestación del servicio 56
3.1.1.2.2 Diagrama del flujo del proceso 57
3.1.1.3 Logística externa o de salida 58
3.1.1.4 Mercadeo y ventas 58
3.1.1.5 Servicio o post-venta 58
3.1.2 Descripción actividades apoyo 58
3.1.2.1 Infraestructura 58
3.1.2.2 Gestión personal 59
3.1.2.3 Tecnología 59
3.1.2.4 Aprovisionamiento 59
3.2 Análisis técnico operativo 59
3.2.1 Servicio al cliente 61
3.2.2 Facturación 62
3.2.3 Compras 62
3.2.4 Cobranzas 63
3.3 Desarrollo del producto o sistema 63
3.3.1 Metodología de desarrollo 63
3.3.2 Estrategia de desarrollo 64
3.3.3 Cronograma de implementación 66
3.4 Diseño y distribución de la oficina 67
3.5 Localización geográfica 67
CAPITULO IV
ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
Nº Descripción Pág. 4.1 La empresa 69
4.2 Personal de la empresa 69
4.3 Estructura de la organización 71
4.3.1 Aéreas y actividades 71
4.4 Descripción de cargos y funciones 72
viii
Nº Descripción Pág.
4.4.1 Gerencia general 72
4.4.2 Secretaría administrativa 73
4.4.3 Jefe de ventas 73
4.4.4 Jefe técnico 74
4.4.5 Vendedores 75
4.4.6 Conserje mensajero 75
4.5 Plan de control de calidad 76
4.6 Plan de capacitación de la organización 76
4.7 Políticas de organización 77
CAPITULO V
ANÁLISIS LEGAL Y SOCIAL
Nº Descripción Pág. 5.1 Aspectos legales 78
5.1.1 Procesos para constitución de una compañía 79
5.2 Aspectos de legislación 83
5.3 Análisis social 86
5.4 Análisis ambiental 86
5.5 Análisis del comercio electrónico 87
CAPITULO VI ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO
Nº Descripción Pág. 6.1 Inversión 95
6.1.1 Inversión fija 95
6.1.2 Capital de operaciones 96
6.1.3 Inversión total 96
6.2 Financiamiento 97
6.3 Ingresos 97
ix
Nº Descripción Pág.
6.3.1 Ingresos por venta 97
6.3.2 Costos de Venta 98
6.3.3 Otros ingresos 99
6.4 Gastos 99
6.4.1 Gastos administrativos 99
6.4.2 Gastos operativos 100
6.4.3 Análisis de costos 101
6.4.4 Gastos financieros 102
6.5 Depreciación 102
6.6 Flujo de caja (incluir los tres escenarios 104
pesimista, normal y optimista)
6.7 Estado financiero 106
6.7.1 Balance general 106
6.7.2 Estado de resultado 106
CAPITULO VII
ANÁLISIS DE RIESGOS
Nº Descripción Pág.
7.1 Identificar riesgo en la información 108
7.2 Cálculo del riesgo en la inversión 109
7.3 Plan de administración de riesgos 113
CAPITULO VIII
PUNTO DE EQUILIBRIO
Nº Descripción Pág.
8.1 Punto de equilibrio 118
8.2 Evaluación del proyecto 122
x
CAPITULO IX CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Nº Descripción Pág. 9.1 Conclusiones 127
9.2 Recomendaciones 128
GLOSARIO DE TÉRMINOS 129
ANEXOS 133
BIBLIOGRAFÍA 156
xi
ÍNDICES DE GRÁFICOS
Nº Descripción Pág. 1 Infraestructura personal 33
2 Abogados inscrito 41
3 Mercado global en Guayaquil 44
4 Cadena de valor 55
5 Cadena de valor SecrEmpresa 55
6 Flujo de proceso 57
7 Proceso servicio al cliente 61
8 Proceso facturación 62
9 Proceso cobranzas 63
10 Estructura organizacional 71
xii
ÍNDICE DE CUADROS
Nº Descripción Pág. 1 Especificaciones técnicas 35
2 Análisis interno FODA 36
3 Análisis externo FODA 36
4 Abogados inscrito 41
5 Abogados inscrito mercado global 41
6 Mercado global en Guayaquil 45
7 Tarifa España 48
8 Tarifa estados unidos 48
9 Tarifa argentina 48
10 Tarifa Secrempresa 49
11 Permanencia en el mercado 66
12 Gerencia general 72
13 Secretaria administrativa 73
14 Jefe de venta 73
15 Jefe técnico 74
16 Vendedor 75
17 Mensajero 75
18 Aportación para iniciar la empresa 79
19 Inversión fija 95
20 Capital de operaciones 96
21 Inversión total 97
22 Financiamiento 97
23 Presupuesto de ingresos por venta anual 98
24 Presupuesto de ingresos por venta anual (unidades) 98
25 Costo de venta 99
26 Gasto administrativo 100
27 Porcentaje de incremento anual 101
xiii
Nº Descripción Pág.
28 Gasto operativo 101
29 Análisis de costo 102
30 Depreciación 103
31 Flujo de caja mensual 104
32 Flujo de caja anual 105
33 Balance general 106
34 Estado de resultado 107
35 Calculo del riesgo de la inversión 109
36 Ratios financiero 111
37 Ratios financiero promedio 5 años 111
38 Punto de equilibrio 120
39 Punto de equilibrio agenda 121
40 Punto de equilibrio de email 122
41 Evaluación del proyecto % 123
42 Evaluación del proyecto 123
43 Escenario optimista % 124
44 Escenario optimista 124
45 Escenario pesimista % 125
46 Escenario pesimista 125
47 Análisis integral del proyecto 126
ÍNDICE DE IMÁGENES
Nº Descripción Pág. 1 Secretaria virtual 23
2 Virtual servicie 25
3 Ejes de intervención 29
4 Tecnología 35
5 Página web de Secrempresa 46
6 Diseño de oficina 67
7 Localización geográfica 68
ÍNDICE DE ANEXOS
Nº Descripción Pág. 1 Encuesta 132
2 Inversión de activos fijos 141
3 Gastos operativos 142
4 Balance general 143
5 Ingreso por ventas 144
6 Gasto administrativo 145
7 Depreciación 146
8 Punto de equilibrio llamada 147
9 Punto de equilibrio agendas 149
10 Punto de equilibrio email 151
11 Cronograma de implementación 153
AUTOR: TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA TEMA: SECRETARIA VIRTUAL DIRECTOR: ING. RAMOS TÓMALA DAVID, MAE
RESUMEN
Este es un estudio orientado al levantamiento de un negocio referente a una empresa, describir los pasos conciertes para lograr el objetivo fundamental de la empresa en comercializar el servicio de secretaria virtual en el mercado nacional con la última tecnología y lo más importante es mantener el servicio en diferente parte de la ciudad ya que en los actuales momento no existen el producto en nuestro país. En el aspecto económico y financiero se aplican los métodos estándares en el campo financiero contable. Como servicio de estos análisis observa cómo se inicia una empresa y los factores que se debe considerar previamente para que fluya el planteamiento, cuyo resultado final es un documentó que muestra la trayectoria desde la constitución de la empresa hasta las proyecciones de resultados con respecto a la inversión. SecrEmpresa Requiere de una inversión inicial de $16.000,00dolares, para los activos tangibles e intangibles necesarios para la puesta en marcha del negocio, la proyección del negocio de venta se basa en la comercialización de 1116 servicio, él primer año incrementando el 8.27%, a partir del segundo años el 8%. Tercer año 8%, cuarto año y el quinto año del 8%.La inversión inicial que necesitamos para crear y arrancar con el negocio será de $16.000,00 obteniendo en el primer año de ventas $61.380,00 dólares, segundo años $66.290,40 dólares, tercer año $71.593,63 dólares, cuarto año de $ 77.321,12, el quinto año de $ 83.506,81 dólares. Para recuperar la inversión se necesita dos años y siete meses, la creación de la empresa será con capital de dos socios. La empresa en construcción tiene como finalidad mantenerse con tecnología de punta ya que en sus manos esta información delicada. Los valores filosóficos estarían presentes en cada instancia y niveles de la empresa. Estamos seguros con los indicadores económicos que hemos realizado, consideramos que la incorporación de la empresa en el mundo de los negocios es factible. El TIR es del 57%. Palabra Clave: Valores, proyección del negocio, tecnología de punta
Cinthya Tutiven Lozano. Ing. David Ramos Tómala, MAE C.C.: 0922620422 Director de Tesis
AUTHOR: TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA TOPIC: SECRETARIA VIRTUAL DIRECTOR: ING. RAMOS TÓMALA DAVID, MAE
ABSTRACT
This is a survey aimed at a business regarding a company study conciertes describe the steps to achieve the fundamental objective of the company in the market of virtual secretarial service in the domestic market with the latest technology and the most important thing is to keep the service in different part of the city and in the current time there are no product in our country. In the economic and financial aspects of the standard methods are applied in the financial accounting field . As these service notes how a company analyzes and factors to be considered prior to the approach flow starts, the end result is a documented showing the path from the constitution of the company until the projections of results regarding the investment. SecrEmpresa requires an initial investment of $ 16,000.00 dollars for tangible and intangible assets necessary for the implementation of business , projected sales business is based on service marketing 1116 , he first year increasing 8.27 % to from the second year 8%. 8% third year , fourth year and fifth year of 8%. Initial investment we need to create and start the business will be getting $ 16,000.00 in the first year sales $ $ 61,380.00, $ 66,290.40 second year $ , third year $ $ 71,593.63 , $ 77,321.12 fourth year , the fifth year of $ $ 83,506.81 . To recover the investment it takes two years and seven months, the establishment of the company to be capital of two partners. The construction company aims to keep up with technology and in their delicate hands this information. The philosophical values would be present in each instance and company levels. We are certain economic indicators that we have made , we believe that the incorporation of the company in the business world is feasible. The IRR is 57%. KEYWORDS: Securities, business projection, technology
CinthyaTutiven Lozano. Ing. David Ramos Tómala, MAE C.C.: 0922620422 Thesis Director
PRÓLOGO
La dinámica cambiante de la sociedad hace que los seres humanos
tomen nuevas costumbres e indirectamente nuevas tecnologías en el
ámbito empresarial y profesional también se actualiza con nueva
tecnología para brindar un servicio mejor sin necesidad de tener una
secretaria.
Nuevas formas de comunicación hacen que las distancias se
acorten, así mismo las noticias buenas y malas llegan lo más rápido
posible, hay que aprovechar esta tecnología para mantenerse a buen
recaudo y prevenir posibles actos en contra de la integridad personal de
los profesionales en el ámbito laboral.
Este avance dinámico de la sociedad y la tecnología hace que
ciertos servicios que parecían óptimos sean obsoletos en cierto tiempo.
Los profesionales de hoy en día están actualizados con tecnología
de punta ya que maneja información confidencial y puedan ingresar de
cualquier lugar que se encuentren.
Los valores filosóficos estarán presentes en toda instancia en el área
de los profesionales.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1. Antecedentes
Surge como solución a un problema como es la contratación de
personal administrativo o secretarias que puedan liberar al profesional o
gestor de la PYME (Pequeñas y medianas empresas) de aquellos
trabajos a los que no puede dedicar el tiempo suficiente sin descuidar la
parte productiva de su actividad, pero que resultan imprescindibles para el
correcto desarrollo de la misma (excelencia)(Secretariaadministrativa's,
2013)
Por fin le brindamos una respuesta a sus necesidades como
empresario o profesional, ofreciéndole un servicio integral y personalizado
de atención telefónica, atención al cliente, secretariado y administrativo a
un mínimo costo de lo que le supondría contratar ese mismo personal
administrativo físicamente en su empresa
1.2. Identificación del problema
Somos una innovadora solución que ofrece diversas opciones
rentables y fiables para la gestión de la empresa, de tal forma que se
pueda centrar en la promoción y desarrollo de su negocio.
Desde SecrEmpresa, le ofrecemos la ayuda que el cliente necesita
para que pueda dedicarse a aquellas tareas “más importantes” para el
desarrollo de su trabajo, delegándonos aquellas que le roban tiempo.
Introducción 19
Utilizamos la última tecnología y recursos humanos altamente
capacitados como herramientas para la gestión administrativa a
distancia.
Entre los servicios que vamos a ofrecer al cliente estarán:(Online,
2013)
Atención de llamadas.
Gestión de Agendas.
Gestión de E-mails
1.2.1. Nombre de la empresa
“SecrEmpresa”. Es una empresa de asistencia virtual que brinda
servicio Ejecutivos para Abogados que tengan una oficina o ofrezcan sus
servicios legales. Puede realizar tareas administrativas que la empresa
necesite.
1.2.2. Descripción del negocio
Secretaria virtual es un negocio innovador que puede ayudar a
conseguir más productividad e imagen profesional, imagina tener la
libertad de tener profesionales administrativos siempre que los necesitas,
y no depender de un contrato laboral cuando ya no es necesario
El cliente obtendría el servicio personalizado que mejor se adapte a
sus necesidades empresariales específicas, ya no estarías en la
obligación de contrataciones, pagar nóminas, seguros sociales, pagos
extras.
Le ofrecemos una agenda compartida donde la secretaria virtual
apuntará las citas previas que sus clientes le soliciten.
Introducción 20
Cada vez que reciba una nueva llamada, apuntaremos los datos de
contacto de su cliente y el motivo de la llamada en un panel de control al
que podrá acceder en cualquier momento
Las secretarias online realizarán exactamente las mismas tareas que
realizaría una secretaria presencialmente.
Generalmente cuentan con una oficina virtual donde el jefe, no
importa donde este, va acceder a través de una clave y ve todo el trabajo
y las citas que le hayan organizado.
Atención de llamadas.- cubre la gestión de llamadas y su filtro para
que la organización reciba únicamente aquellas que cumplan una
serie de parámetros establecidos. Ofrecerá un Ivr que consiste en un
sistema telefónico que es capaz de recibir una llamada e interactuar
con el humano a través de grabaciones de voz y el reconocimiento de
respuestas simples, como "sí", "no" u otras. Es un sistema
automatizado de respuesta interactiva, orientado a entregar y/o
capturar información a través del teléfono, permitiendo el acceso a
servicios de información u otras operaciones.
Gestión de agenda y citas.- cubre la gestión de todo nuestro
calendario de reuniones y citas al cual tendrá acceso en todo
momento. Se llevara un registro de cada una de sus citas y consultas
Gestión De E-mails.- Se enviara toda su correspondencia electrónica,
así mismo se controlara los envíos que se realicen para que la
empresa tenga un detalle de quien y cuando se enviaron. Además el
cliente tendrá respuestas personalizadas, reducirá el tiempo de
gestión de lo email.(secreempresas)
Introducción 21
1.2.3. Misión, visión
Misión
Somos una empresa dedicada a establecer sistema de secretaria
virtual que contribuye al desarrollo integral de quienes nos elijan,
garantizando confianza y confidencialidad en el servicios prestado.
Visión
Ser la empresa líder a nivel nacional reconocida por la calidad y
variedad de servicios a favor de la MYPES, logrando así que los clientes
alcancen el máximo grado de productividad y desarrollo que garantice su
éxito empresarial.
1.2.4. Objetivos, estrategias y metas
1.2.4.1. Objetivos
Ser los primeros en implementar una página web de servicio de
Secretaria Virtual, que se constituya en el primer proyecto piloto
Ecuatoriano, concebido a nivel nacional para la experimentación en
cualquier campo tecnológico, social y económico.
.
1.2.4.2. Estrategias
Ofrecemos un servicio de calidad.
Precios cómodos.
Publicidad por internet, entrega de volantes.
Publicaciones de anuncios en revistas de circulación local.
Establecer políticas de incursiona-miento con los clientes.
Valerse de los constantes cambios tecnológicos para mantener
Introducción 22
actualizados los servicios y ofrecer siempre lo último y lo mejor en
cuanto a tecnología se refiere.
Diseñar e implementar políticas de satisfacción laboral.
Brindar seguro médico particular para los empleados.
Ingresar a nuestros empleados al seguro social.
Capacitación periódica de nuevas herramientas de desarrollo
1.2.4.3. Metas
La empresa nunca más volverá a perder una llamada. Obtendrá una
atención al cliente profesional y 100 % personalizada.
Nos tomamos muy en serio la privacidad y confidencialidad de
nuestros clientes. Por ello, en ningún supuesto cederemos, venderemos o
facilitaremos información alguna recogida en nuestras bases de datos
fuera de aquella estrictamente necesaria para el desarrollo de nuestras
actividades
1.2.5. Valores
La Empresa tiene los siguientes valores:
Somos Líderes: capaces de innovar y guiar a los demás.
Somos Dinámicos: siempre buscando nuevas y mejores
soluciones.
Somos Íntegros: siempre seremos totalmente honestos con
nuestros clientes y con nosotros mismos. Siempre trataremos de hacer las
cosas bien, con un proceder ético. Creemos en la transparencia total y en
la confianza mutua.
Introducción 23
Somos Apasionados de la Tecnología: nos obsesiona la
Tecnología y los beneficios que puede reportar a nuestros clientes.
Creemos que la tecnología no es un fin en sí misma, sino una plataforma
que nos permite ayudar a nuestros clientes a mejorar el rendimiento de
sus empresas.
Somos emprendedores: tenemos una actitud de perfeccionamiento
flexible tanto a nivel interno como externo. Todos nos beneficiaremos de
las ideas, la innovación, la energía y el entusiasmo de una empresa
dinámica, próspera y en constante crecimiento.
Que nos hace diferentes: nuestro compromiso con los resultados
de nuestros clientes, nuestro conocimiento experto y nuestros elevados
estándares de calidad.(General de Alquiler de Maquinaria, 2013)
1.2.6. Tendencia del entorno internacional
La figura de Secretaria Virtual nació haces unos diecisiete años en
los Estados Unidos y alrededor de diez años en Argentina, como
respuesta a las exigencias laborales y con el doble objetivo de brindar
una mejor calidad de vida a las mujeres emprendedora que por motivos
personales, decidieron iniciar solas su propio proyecto laboral. Haciendo
factible que dichas mujeres trabajen desde sus hogares, manejando sus
propios horarios y honorarios.
IMAGEN Nº1 SECRETARIA VIRTUAL
Fuente: Secretaria.es Elaborado por: CinthyaTutiven
Introducción 24
Los países como España, Estados Unidos y Colombia han sido los
pilotos en poner en marcha este nuevo negocio.
SECRETARIA VIRTUAL C3, este producto que en Colombia
disponen de una línea telefónica corporativa, una secretaria o asistente
para la atención personalizada de sus clientes y quiera hacer crecer o
crear su propio negocio a un bajo costo.
Con una SECRETARIA VIRTUAL C3 NO tiene que incurrir en:
Gastos de vinculación laboral de una secretaria o asistente
Costos en infraestructura telefónica y espacios físicos.
Gastos en sistemas que le organicen su información y esté disponible
las 24 horas del día.
Además de poder contar con otro servicios que le ayudara a las
empresas.
Podrá tener un número telefónico exclusivo en cada una de las
ciudades de Bogotá, Cali y Medellín
Nuestro personal contesta con el nombre de su empresa.
Administración de su agenda (creación, cancelación de citas)
Contestamos todas sus llamadas de forma simultánea.
Notificación de las llamadas por correo electrónico, Celular y página
administrativa del sistema.
Virtual SERVICE, es una empresa en España que surge en el año
1999 que se encarga de realizar tareas de secretariado desde nuestra
oficina para empresas y profesionales independientes sin que usted.
Tenga necesidad de aumentar el personal de su empresa y sólo pague
por los servicios que usted necesita, gozando de una secretaria a su
Introducción 25
Fuente: Virtual Service Elaborado por: CinthyaTutiven
disposición durante la jornada laboral. Le ofrecemos servicios dinámicos y
adecuados con capacidad de organización y adaptación plena a su
negocio.(Online, 2013)
IMAGEN Nº.2 VIRTUAL SERVICE
Entorno Nacional
En nuestro país no existe empresa con esta nueva tecnología.
Como empresa nueva e innovadora en el país brindamos a los
clientes unos servicios no antes incursionados en nuestro país, que es
secretaria virtual a la oficina ofreciendo innumerable beneficio.
Nuestra oficina virtual está creada para adaptarnos a usted y hacerle
más fácil su trabajo, de modo que realizamos todo el trabajo desde
nuestra oficina sin necesidad de desplazamientos por su parte ni por la
nuestra, sirviéndonos de las Nuevas Tecnologías.
Introducción 26
1.3. Justificativos
1.3.1. Justificación
La tecnología de la internet y comunicaciones está aportando
cambios en los negocios y en general en la vida de las personas al
acercar clientes y proveedores y brindado esquemas de comunicación
directa u online, creando así nuevas oportunidades para brindar servicios
que antes se daban solo a nivel presencial y requerían movilización como
el trabajo de las secretarias.
El presente proyecto se enfoca en la investigación de las
necesidades de clientes como abogados, etc. de disponer de secretarias
para el manejo de agendas, control de llamadas, etc. para acceder a los
datos desde cualquier parte del país, al mismo tiempo diseña nuevos
esquemas de servicios por parte de mujeres y amas de casas que desde
su hogar pueden ingresar a la formar parte de la fuerza laborar y ejercer
una actividad económica y su profesión, utilizando como herramienta
estratégica la internet.
Para la consecución de los objetivos planteados se buscara el apoyo
de las diferentes técnicas de investigación como medio para diagnosticar
sus fortalezas y debilidades. Adicionalmente acudiremos a la aplicación
de cuestionarios y entrevistas.(Deogracia, 2013)
1.3.2. Delimitación
Dentro de las delimitaciones abarcaremos el ámbito geográfico, en el
cual determinaremos la cobertura que brinda este servicio en la ciudad de
Guayaquil, para así tener una mejor aceptación en el mercado, y
posteriormente en las ciudades más importantes del país como Cuenca y
Quito, donde existe una gran demanda de buffet de abogados.
Introducción 27
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo general
Analizar el modelo de servicio de Secretaria Virtual utilizando las
ventajas que brinda la internet y comunicaciones modernas, para
solucionar la necesidad de profesionales, abogados, etc. en disponer de
servicios de contestación de email, llamadas y gestión de agenda, a
través de la prestación del servicio por amas de casas y mujeres que
disponen de dicha capacidad y tiempo, para realizar dicha tarea desde
sus domicilios.
Lo que constituye el primer proyecto piloto ecuatoriano, concebido
a nivel nacional para la experimentación de este modelo de servicio en el
campo tecnológico utilizando herramientas del internet y comunicación
online que permite el desarrollo social y económico.
1.4.2 Objetivos específicos
Investigar las necesidades de clientes como abogados, de disponer
de secretarias para manejo de agendas, control de email y llamadas,
desde cualquier parte de la Ciudad.
Elaborar el plan de desarrollo de la empresa analizando la factibilidad
técnica, económica, financiera
Desarrollar el sitio web o herramienta on line que permita la
comunicación entre la prestadora del servicio, las secretarias y el
cliente, abogados, etc.
CAPÍTULO II
ANÁLISIS DE MERCADO
2.1 Análisis político, económico, social y tecnológico
2.1.1 Análisis político
Secretaria Virtual es un hecho concreto que surge en el Ecuador de
hoy como una respuesta a necesidades tan básicas como las de ofrecerle
un servicio de mayor de secretaria virtual.
El país demuestra tener muchas fortalezas, tanto en su grupo
humano como en el valor agregado que representa esta modalidad del
ejercicio de la Secretaria Virtual. También está lleno de oportunidades, de
las cuales podemos valernos para hacer crecer y expandir esta nueva
experiencia. El desafío consiste entonces en aprovechar estos factores
positivos, lograr fortalecer las debilidades y anular las amenazas
existentes, sin dejar de anticiparnos a las que aún no visualizamos.
Después de la iniciativa del ministerio de trabajo en cooperación de
la OIT (Organización Internacional del Trabajo) se ratifica que acciones
relacionadas con la microempresa tenían muchos problemas de
concepción, implementación y ejecución de los emprendimientos.
El congreso impulsa la capacitación a las MYPES( Pequeñas y Medianas
Empresas) esto permite que los pequeños empresarios puedan analizar
leyes que le sean útiles en este servicio de Secretaria
Virtual(elcomercio.com, 2013)
Análisis de mercado 29
Fuente: http://www.mipro.gob.ec Elaborado por: CinthyaTutiven
2.1.2 Análisis económico
Debido a la crisis mundial en el ecuador las micro y pequeñas
empresas tuvieron un alto nivel de morosidad por préstamos de entidades
financiera.
Mejorar la productividad y competitividad de micro, pequeñas y
medianas empresas de forma individual o asociadas entre sí que sean
productoras de bienes o servicios con valor agregado, para que su
producción sea de calidad y acceda a mercados nacionales e
internacionales, fomentando la oferta exportable ecuatoriana a través de
cooperaciones técnicas no reembolsables por ejemplo el Proyecto para el
fomento productivo de las MIPYMES Ecuatorianas.:
La inversión real se incrementa con tasas más favorables para el
comienzo de actividades generadoras de recursos.
Por ende tenemos más sitios de empleo generados porque se
requiere de mano de obra nueva para utilizar en el servicio que se vaya a
ofrecer. (Financiero, 2013)
IMAGEN Nº.3 EJES DE INTERVENCIÓN
Análisis de mercado 30
2.1.3 Análisis social
De una manera general los problemas sociales se entienden como
el conjunto de males que aflige a ciertos sectores de la sociedad, los
remedios para ponerle término y la paz que solucione la lucha de clases
entre pobres y ricos.
Esto se da por la evolución y el crecimiento de la sociedad, por lo
que se dan conflictos entre quienes poco o nada tienen y aquellos que
cuentan con algo o mucho más.
Los malos gobiernos, que por la mezquindad y ambición de ser ricos
y más ricos, dan como resultado:(Congreso, 2013)
El desempleo.
La delincuencia.
La Prostitución.
Las violaciones.
Los asaltos.
Los asesinatos.
El alcoholismo; y,
La pobreza.
2.1.4 Análisis tecnológico
El desarrollo tecnológico en el Ecuador, en los últimos años no ha
sido Significativo, debido al bajo nivel de inversión en investigación y
desarrollo. En la región, el porcentaje de inversión del Ecuador respecto al
PIB (Producto Interno Bruto) está debajo de 32 naciones como Nicaragua
y Bolivia. Al hablar de tecnología, muchos piensan en computadoras y
tecnología de punta, pero eso no lo es todo, necesitamos empezar a
competir en aspectos que estamos muy lejos de poder desarrollar
Análisis de mercado 31
(tecnología propia), la tecnología es la aplicación del conocimiento y
perfeccionarlo hasta ponerlo en la industria.
En estudio reciente donde se incorporan indicadores de desarrollo
humano, tecnológico y de acceso a herramientas tecnológicas ubican al
Ecuador dentro
De las últimas posiciones frente a los países de la región; el acceso
a las tecnologías de información y de aquellos que saben usarlas ha
determinado una diferencia sustancial en la manera en que se comunica
el mundo actual, es por eso que Secretaria Virtual ayudara a las
empresas a tener una mayor flexibilidad al uso de la
tecnología.(elcomercio.com, 2013)
2.2 Análisis de la industria
La industria a nivel internacional de la Secretaria Virtual ha tenido
una muy buena acogida, ya que esto ha dado soluciones para las
pequeñas y medianas empresas que necesitaban de este servicio, sin la
necesidad de incrementar más gastos. A nivel nacional una ventajas, es
que no incurra en gastos fijos, Carga prestacional, Gastos de vinculación
laboral de una secretaria o asistente
2.3 Análisis de la empresa
El servicio de secretaria virtual se basa en la necesidad de miles de
grandes y pequeñas empresas que cada día se ven más obligados a
externalizar servicios, y tienen la necesidad por ejemplo, de una persona
para trabajos puntuales, por ejemplo que digite datos obtenidos para crear
bases de datos o realizar análisis, envíe cartas de presentación, y deje
en el correo la correspondencia a clientes y por ultimo simplemente
responda sus llamadas y organice la agenda de una persona o un grupo
Análisis de mercado 32
de personas de la organización.(Secretariaadministrativa's, 2013)
Características de la empresa
SecrEmpresa es una compañía de servicios administrativos y está
incursionando en el sector del área Judicial puntualmente en el proceso
del servicio de agenda miento de Citas, control de Email, Recepción de
llamadas
Componentes de la empresa
Nombre de la Empresa:SecrEmpresa
Dirección: Kennedy norte Av. NahimIsaias Nº 2003,
Clasificación de la Empresa: Dimensión: Mediana.
Forma Jurídica: Sociedad Anónima.
2.3.1 Análisis de valor
La cadena de valor empresarial, o cadena de valor, es un modelo
teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una
organización empresarial generando valor al cliente final, descrito y
popularizado por Michael Porter en su obra CompetitiveAdvantage:
Creating and Sustaining Superior Performance.El uso del modelo de la
cadena de valor de una empresa considera la comparación de sus
procesos de negocios con los de sus competidores o con otras empresas
de industrias relacionadas y a identificar las mejores prácticas de la
industria. El benchmarking implica la comparación de la eficiencia y
efectividad de sus procesos de negocios contra estándares estrictos y
luego la medición del desempeño contra esos estándares.
Cadena de Valor, es una herramienta que permite la visualización
del flujo de recursos utilizados en la obtención de valor para el cliente y
Análisis de mercado 33
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CinthyaTutiven
así obtener ventaja competitiva (WikiPedia, 2013)
GRÁFICO Nº.1 INFRAESTRUCTURA PERSONAL
Logística de entrada.- son las actividades asociadas a la recepción
de los clientes, conocer el servicio que requieren:
Pago anticipado del servicio
Firma del contrato según el tiempo de que vayan a utilizar el servicio
Capacitación de clientes
Recibir al cliente en el caso de que el cliente se acerque a la oficina o
recibir la llamada en el caso de que el cliente solicite el servicio por
medio de una llamada telefónica.
invitar al cliente a la sala de espera
Preguntar el tiempo que desee el servicio.
Realizar el cobro del valor del servicio 50% Operaciones
SERVICIO
INFRAESTRUCTURA
PERSONAL
DESARROLLO TECNOLOGICO
LA EMPRESA
APROVISIONAMIENTO
OPERACIONES
DISTRIBUCIÓN
MARKETING Y VENTAS
Análisis de mercado 34
Informar costos del servicio
Registrar la hora y el día en que se utilizara el servicio Indicar a los clientes las diferentes comodidades a obtener el servicio
y lo más importante que les ayudara a minimizar gastos.
Logística de salida
Registrar la hora o el día en que finaliza el servicio
Informar al cliente el valor total del servicio prestado Efectuar el cobro del 50% faltante del servicio una vez finalizado, si es
de contado de ser a crédito esperar hasta después de 30 días.
Personal
Personal calificado para dar un excelente servicio a cada una de las
actividades de los clientes.
Personal técnico para atender los problemas de la página Web.
Marketing y venta Anunciar en medios de prensa escrita Elaborar y repartir cartas de presentación
Elaborar y repartir volantes publicitarios
Para SecreEmpresa tenemos como actividades primarias: logística interna, operaciones, logística externa, marketing y ventas, servicio post-venta. Como actividades de apoyo tenemos: aprovisionamiento,
desarrollo tecnológico, recursos humanos, infraestructura de la empresa.
Tecnología
Utilización del dispositivo (PC 12” todo en uno pantalla táctil)
Análisis de mercado 35
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
IMAGEN Nº.4 TECNOLOGÍA
Especificaciones técnicas del PC todo en uno ET2400 de ASUS:
CUADRO Nº. 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Modelo ET2400INT ET2400XVT
CPU Intel® Core™ i5 -650 /
Intel® Core™ i3 -540
Intel® Core™ i7 -
740QM
Chipset H55 HM55
Gráfica NVIDIA G310M NVIDIA N11E-GS
1.5G (3D)
Fermi
Memoria DDR3 1066 MHz 2GB DDR3 1333 MHz 2GB
Disco Duro 1TB/750G/500G
SATAII 7200rpm 3.5"
1TB
SATAII7200rpm 3.5"
Pantalla 23.6" 1920 x 1080 23.6" 1920 x 1080
(120Hz 3D)
Pantalla
Táctil Sí
Unidad
Óptica
Bandeja
Blue-ray reader / Super
Multi DVD
Bandeja
Blue-rayreader
Análisis de mercado 36
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Abastecimiento
Cuenta para acceso a Internet
Pago de Agua, Luz y Teléfono
Adquisición de suministros varios
2.4 Matriz foda
Habiendo realizado un análisis interno de los servicios que va a
ofrecer “SecrEmpresa” hemos establecidos las siguientes fortalezas y
amenazas a la competencia en el mercado nacional. A continuación
presentamos el análisis interno de la matriz FODA.
CUADRO Nº. 2 ANÁLISIS INTERNO FODA
FORTALEZA
ANÁLISIS INTERNO
Completo conocimiento de las necesidades de nuestro
cliente.
Servicio con poca competencia en el mercado.
Ubicación Estratégica.
Red de contactos con los diferentes bufete de abogados de la
zona, lo cual permite llegar al público más fácilmente.
Servicio diferente de información que se complementa para la
reducción de personal.
Servicio personalizado a clientes.
Procesos y procedimientos de calidad.
DEBILIDADES
Por ser una nueva empresa en el mercado, con este servicio,
no tenemos posicionamiento en el mercado.
Falta de experiencia en marketing especializado
Poca experiencia en el rubro virtual y gestión de tecnología
virtual
Análisis de mercado 37
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
A continuación presentamos el análisis externo de la matriz FODA.
CUADRO Nº. 3 ANÁLISIS EXTERNO FODA
2.5 Planificación estratégica
Al negocio tradicional le quedan los días contados. Esto lo hemos
venido observando desde la entrada de las TIC (tecnologías de la
información y comunicación) en la sociedad, y las empresas que se
resistieron a introducir las tecnologías en sus procesos de negocio fueron
las primeras en caer. Sin embargo, se han necesitado algunos años para
darse cuenta de algo intangible: de nada sirve tener conexión a Internet y
disponer de una página web (mejor o peor posicionada), y esperar luego
simplemente a que nos lleguen los clientes, facilitándoles aplicaciones y
recursos innovadores
OPORTUNIDADES
ANÁLISIS EXTERNO
Mercado virgen en el país
Disponibilidad de tecnología y precios accesibles
Escalabilidad a corto plazo.
Políticas laborables afines al crecimiento y
desarrollo de las MYPES (Pequeñas y Medianas
empresas).
AMENAZAS
Poca disposición a la innovación.
Inestabilidad Política
Incertidumbre e inestabilidad financiera mundial.
Pocas barreras de ingreso para nuevos
competidores
Análisis de mercado 38
2.5.1 Ventaja diferencial del Servicio
SecrEmpresa dividió en tres categorías las ventajas diferenciales de
nuestros servicios: funcionales, globales y corporativas.
Funcionales
Crear manual de funciones.
Implementar un Sistema de Respaldos de Programas Fuentes.
Mantener actualizada una Base de Conocimientos y que esté
disponible para todos en cualquier momento, como primera instancia
de consulta.
Globales
Abordar convenios institucional que permitan "ganar/ganar" con
proveedores.
Valerse de los constantes cambios tecnológicos para mantener
actualizados los servicios y ofrecer siempre lo último y lo mejor en
cuanto a tecnología se refiere.
Asesorías de nuevos Proyectos.
Asesorías por compra nuevos equipos, etc.
Corporativas
Diseñar e implementar políticas de satisfacción laboral.
Brindar seguro médico particular para los empleados.
Ingresar a nuestros empleados al seguro social.
Certificación técnica sobre equipos móviles al personal técnico.
Capacitación periódica de nuevas herramientas de desarrollo para
servicios virtuales.
Análisis de mercado 39
2.6 Análisis del mercado
Un objetivo eficaz es analizar y hacer estrategias de mercado en el
área judicial y estudiar las necesidades de los consumidores de servicios
jurídicos. Por tanto no tiene sentido que no esté introducido de una
manera más clara o no en los despachos de abogados,
independientemente de cuál sea su tamaño, pues no se trata de ello, el
tamaño, sino de concebir ideas para ser más competitivos y ser capaces
de sostener las mismas como políticas del despacho en el tiempo,
aplicándolas de una forma sistematizada, y mesurando sus resultados
dentro de un plan mayor u objetivos de la firma legal.
El marketing en su fase de Estudio del Mercado, ayuda a entender
los procesos y necesidades y a tomar decisiones, y contribuye a hacer
una estrategia de análisis de problemas laborales o de empresa, para
proyectar en el mercado las mejores acciones a realizar, como asistir a
conferencias u otro tipo de eventos (o realizarlos la misma firma) donde
hay un público que interesa a la firma legal, introducirse en un nicho o
segmento del mercado legal de la mano de artículos en revistas
especializadas, etc.
El estudio y análisis lleva a la acción final, dentro de la estrategia
global de la firma y ello atendiendo a sus recursos o medios. Por tanto no
se trata de más o menos medios económicos para aplicar políticas de
marketing.
2.6.1 Análisis de nuestro mercado meta
Nos hemos centrado en los abogados actuales, es decir el método
de investigación se orienta a los buffet de abogados, debido a que nuestro
servicio es una página Web de secretaria virtual y dependemos
directamente de los abogados como usuario final y que este tenga acceso
Análisis de mercado 40
al servicio Web. Las características de nuestro mercado está enfocado a:
Abogados de cualquier edad que vivan en la provincia del Guayas.
Abogados que tengan una oficina u ofrezcan sus servicios legales.
Se pondrá como una conclusión el número total de abogados
(14000) / 5 años indicando que durante el primer año se llegaremos a
2800 abogados y con un porcentaje del 20%
2.6.2 Determinación del tamaño del mercado objetivo
Ecuador tiene más abogados (37.373) que médicos (32.262), según
los resultados del Censo de Población y Vivienda 2010, a pesar de que
sus habitantes se enferman más y litigan menos.
En términos estadísticos la tasa de morbilidad por cada 10.000
personas es 737, mientras que la de juicios es 406.
La mitad de los abogados del país se concentra en Quito (10.730) y
Guayaquil (8.126).
Con 73 juristas por cada 10.000 habitantes, Sucumbíos supera al
promedio nacional que es 26. Le siguen Pichincha (44), Loja (42),
Galápagos (37), Azuay (36) y Cañar (31).
El Colegio de Abogados del Guayas discrepa con las cifras
proporcionadas por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC).
"En la provincia tenemos 14.794 afiliados y en el país hay un total de
47.713", precisa Pedro Javier Granja, secretario del gremio local y de la
federación nacional.
Análisis de mercado 41
Fuente: expreso.ec Elaborado por: Cinthya Tutiven
2.6.3 Tamaño del mercado objetivo
El doctor Juan Ramos Mancheno, decano de la Facultad de
Jurisprudencia y Ciencias Sociales de la Universidad Laica Vicente
Rocafuerte de Guayaquil, coincide con la opinión de que los números no
reflejan la realidad y "son incongruentes".
Asegura que hay por lo menos 14.000 abogados inscritos en la
provincia del Guayas.
Tampoco considera que predomine el sexo masculino entre los
profesionales del Derecho. "Si usted va a las aulas encuentra que en la
mayoría de ellas hay más mujeres que hombres, siquiera el 60%. Hay al
menos cinco años de distancia en estas cifras del INEC. Que sería el
mercado objetivo.
Según el INEC hay 14.000 abogados inscritos en la provincia del
Guayas que se clasifican de la siguiente manera:
CUADRO Nº.4 ABOGADOS INSCRITOS
FUNCIONES Nº DE ABOGADOS
EN GUAYAQUIL
Abogados Penalistas 2296
Abogados Derecho Publico 966
Abogados en Derecho Económico 4648
Otros 6090
Total 14000
Análisis de mercado 42
Fuente: expreso.ec Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: expreso.ec Elaborado por: Cinthya Tutiven
GRÁFICO Nº.2 ABOGADOS INSCRITOS
CUADRO Nº.5
ABOGADOS INSCRITOS MERCADO GLOBAL
Tamaño del mercado objetivo
La muestra es el número de elementos, elegidos o no al azar, que
hay que tomar de un universo para que los resultados puedan
extrapolarse al mismo, y con la condición de que sean representativos de
la población.
El tamaño de la muestra depende de tres aspectos:
ACTIVIDADES PORCENTAJE % MERCADO
GLOBAL
Abogados Penalistas 16,41 5085,89
Abogados Derecho Publico 6,87 2129,19
Abogados en Derecho Económico 33,21 10292,65
Otros 43,51 13484,89
ACTIVIDADES PORCENTAJE % MERCADO
GLOBAL
Abogados Penalistas 16,41 5085,89
Abogados Derecho Publico 6,87 2129,19
Abogados en Derecho Económico 33,21 10292,65
Otros 43,51 13484,89
Análisis de mercado 43
Del error permitido.
Del nivel de confianza con el que se desea el error.
Del carácter finito o infinito de la población.
Para ello utilizaremos la siguiente fórmula:
푛 =푁 ∗ 푍 ∗ 푝 ∗ 푞
푑 ∗ (푁 − 1) + 푍 ∗ 푝 ∗ 푞
Dónde:
N = Total de la población
Za2 = Corresponde al Nivel de Confianza elegido
p = proporción esperada o probabilidad de que ocurra el evento
q = probabilidad de que no ocurra el evento
d = precisión de la información obtenida
El valor asignado a las variables es:
N =13484.89
Za2 = 1.96
p = 0.05
q = 0.95
d = 0.05
Reemplazando las variables por los valores descritos anteriormente
tendremos que:
푛 =13484,89 ∗ 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95
0,05 ∗ (13484,89− 1) + 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95
푛 =13484,89 ∗ 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95
0,0025 ∗ 13483,89 + 3,8416 ∗ 0,05 ∗ 0,95
푛 = ,,
== 72,6
Por lo tanto necesitamos nuestra muestra de población la componen 73
abogados.
Análisis de mercado 44
2.6.4 Análisis de la competencia
Actualmente en el País no existe competencia, es por eso que
estamos seguros y confiamos en el potencial del servicio de
“SecrEmpresa” introducirá al mercado ecuatoriano, tendrá una gran
demanda. Pero en otros países como España, Estados Unido y Colombia
ya están implementando el servicio de una Secretaria Virtual para la
atención personalizada de sus clientes y quiera hacer crecer o crear su
propio negocio a un bajo costo.
2.7 Plan de mercadeo y estrategias de ventas
2.7.1 Objetivo del plan de mercadeo
El objetivo que SecrEmpresa quiere obtener del plan de mercadeo
es obtener información valiosa para la decisión de continuar con el
estudio técnico. Es decir que este plan debe suministrar información sobre
los volúmenes de demanda y la posibilidad de ofrecer el servicio de
Secretaria virtual en el mercado de manera competitiva.
Nos proponemos posesionar aproximadamente con 1116 servicios
en la Ciudad de Guayaquil.
Alcanzar una participación de 8.27% con nuestro sistema de
secretaria virtual, en el segundo año con un incremento de 8% sobre el
mercado y un 8% en tercer año en el cuarto año un 8% y el quinto año
8%.
Análisis de mercado 45
Fuente: Estudio de mercado Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Estudio de mercado Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº.6 MERCADO GLOBAL EN GUAYAQUIL
GRÁFICO Nº. 3
MERCADO GLOBAL EN GUAYAQUIL
2.7.2 Presentación y descripción del producto
Nuestro portal Web dentro de su contenido estará las descripciones de
cada uno de los servicios que se ofrecerán.
El servicio que se ofrecerá se garantizara una absoluta
confidencialidad.
1 2 3 4 5
Mercado
global en
Guayaquil
Participación del
mercado en el
primer año
Incrementar en
el segundo
año
Incrementar un
el tercer año
Incrementar el
cuarto año
Incrementar
en el quinto
año
8,27% 8% 8% 8% 8%
13.485 1116 1205 1406 1406 1518
Análisis de mercado 46
Fuente: secrempresa.com Elaborado por: Cinthya Tutiven
IMAGEN Nº. 5 PÁGINA WEB DE SECREMPRESA
Objetivos específicos
El Servicio de SecrEmpresa tiene los siguientes objetivos
específicos:
Un servicio bien diseñado para satisfacer las necesidades y deseos
del consumidor de la manera más productiva para el cliente. Esto es
con la máxima calidad al menor precio.
Una organización y estructura efectiva para distribuir el servicio hacia
el cliente, y a traerlo a este en el momento y lugar más oportuno a
través de una publicidad y promoción técnica y creativamente ideada.
Un plan de Marketing de RESULTADOS que de acuerdo a la posición
real de la empresa y del servicio, defina claramente los objetivos cuali-
cuantitativos del negocio y el cómo o la manera de obtenerlos.
Análisis de mercado 47
Combinando estratégicamente de la manera más potencial, las
Fuerzas y Oportunidades del servicio y disminuyendo sus debilidades
y riesgos.
2.7.3 Estrategias de precio
Debido que lo que se propone es un servicio nuevo, SecrEmpresa
ha decidido que la estrategia ideal sería la de penetración (fijar precios
bajos desde el principio para conseguir la mayor penetración del
mercado). SecrEmpresa justifica la selección de esta estrategia debido a
los siguientes factores:
El servicio no constituye una auténtica novedad y puede ser
rápidamente imitado.
La demanda es altamente sensible al precio.
Posibilidad de entrada de nuevos competidores.
Economías de escala: los precios iníciales bajos podrán generar una
demanda que permitirá producir grandes series a costes menores.
Necesidad de recuperación rápida de la inversión.
Pero igual se detallan ejemplos con valores que son aplicados en
otros países que ya cuentan con el servicio de secretaria virtual.
En cambio en los países como España, Argentina y Estados Unidos
los valores varían según el tipo de servicio como el tiempo que lo desean
utilizar.
Por ejemplo España tiene estos servicios con la siguiente tarifa:
Análisis de mercado 48
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº. 7 TARIFA ESPAÑA
CUADRO Nº. 8 TARIFA ESTADOS UNIDOS
CUADRO Nº. 9
TARIFA ARGENTINA
Servicio Costos
Atención de llamadas € 80,00
Gestión de Agenda € 55,00
Gestión De E-mails € 70,00
Servicio Costo
Atención de llamadas $250.00 Mensual hasta 100 contactos
telefónicos.
Gestión de Agenda $350.00
Gestión De E-mails $25.00
Servicio Costo
Atención de llamadas 75
Gestión de Agenda 200
Gestión De E-mails 120
Análisis de mercado 49
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CUADRO Nº. 10 TARIFA SECREMPRESA
2.7.4 Estrategias de comercialización
Las estrategias de comercialización que SecrEmpresa aplica
consisten en objetivos de ventas, la medida de esta estrategia no es el
dinero recibido por nuestros clientes, sino de obtener nuevos clientes que
se unan a nuestra empresa. Por lo cual nos basaremos en las estrategias:
Mejoramiento continúo en necesidades concretas del usuario final.
Precios cómodos.
Ofrecer un servicio de calidad.
Facilidades de pago en los servicios Administrativo.
Implementar sistema de mercadeo.
Buscar o establecer financiamiento con instituciones bancarias.
Nuestra compañía se desarrollara, en su primera fase de inicio en la
región costa específicamente en la ciudad de Guayaquil, que es donde se
va a promocionar nuestro servicio a los bufetes de abogados como a los
abogados independientes, de esta forma poco a poco ir extendiéndose a
otras ciudades del país.(García, 2013)
Servicio Costos
Atención de llamadas $ 55,00
Gestión de Agenda $ 55,00
Gestión De E-mails $ 55,00
Análisis de mercado 50
2.7.5 Estrategias de ventas
SecrEmpesa considera que la satisfacción del cliente tiene importancia primordial, para mejorar este servicio incorpora a su
estructura orgánica un Jefe de Ventas y bajo su cargo Vendedores. El vendedor tiene que actuar como filtro en la negociación, permite definir el
negocio por las relaciones que desarrolla con el cliente y permite una canalización más verdadera para el intercambio de información. El vendedor para SecrEmpesa realiza una venta personal que involucra la
comunicación persona a persona. La venta personal debe tener las siguientes características:
Aplicación del concepto de marketing. Construir relaciones con el cliente.
Descubrir las necesidades del cliente. Ofertar los productos apropiados bajo estas necesidades. Comunicar los beneficios al cliente.
Por último realizar las transacciones pertinentes de la venta. Para lograr que se cumplan las estrategias de ventas el vendedor
debe tener el siguiente adiestramiento en la negociación: El vendedor tiene que adquirir un extenso conocimiento de los
servicios que tiene SecrEmpresa. Aprender a seleccionar la comunicación de beneficios más apropiados
para cada caso. Entender y transmitir el posicionamiento de la oferta empresarial. Debe estar bien informado, conociendo y aplicando adecuadamente la
estrategia de producto, aportará valor al comprador. 2.7.6 Estrategias de publicidad y promoción
Para SecrEmpresa la publicidad y promoción de ventas es
Análisis de mercado 51
considerada como una actividad importante y eficaz. Las diferentes
actividades son:
Coordinar entrevistas con diferentes bufetes de abogados que hay
en Guayaquil, para ofrecerles nuestro servicio, para explicarles cuales son
las ventajas que tendrían al adquirirlo.
En la página WEB de nuestra empresa, ofreceremos los servicios
que tenemos. Esta servirá también como medio de publicidad, pues en
ella el cliente va a tener la posibilidad de conocer y elegir el tipo de
servicio.
Página WEB con el servicio
Publicidad a través en Medios de comunicación , folletos, revistas
Nuestra compañía se desarrollara, en su primera fase de inicio en la
región costa específicamente en la ciudad de Guayaquil, que es donde
se va a promocionar nuestro servicio a los diferentes bufetes de
abogado que hay y así poco a poco ir extendiéndose a otras ciudades
del país.
2.7.7 Estrategias de distribución
Realizar ventas directas de Internet, es decir convertir la red en un
canal. Esto significa vender nuestro servicio desde la Web, brindando
facilidades a nuestros clientes en hacerles demostraciones de cómo
funcionaría nuestro servicio de secretaria virtual.
El equipo de venta se encargara de realizar visitas a los abogados
que estén interesados en contratar el servicio.
Hacer marketing de nuestros servicios a nuestros clientes
potenciales, resaltando los beneficios de SecrEmpresa.
CAPÍTULO III
ANÁLISIS TÈCNICO
3.1 Cadena de valor de la empresa
La cadena de valores la principal herramienta para identificar nuestra
fuente de generación de valor para el cliente: SecrEmpresa realiza una
serie de actividades para diseñar, producir, comercializar, entregar y
apoyar el servicio; nuestra cadena de valor identifica 9 actividades
estratégicas de la empresa, cada uno con un costo, a través de la que se
puede crear valor para los clientes, estas 9 actividades se dividen en 5
actividades primarias y 4 de apoyo.
La cadena de valor de SecrEmpresa es esencialmente una forma de
análisis de la actividad empresarial. Actividades de nuestra cadena de
valores será de una forma menos costosa y mejor diferenciada que sus
rivales. Por consiguiente la cadena de valor de SecrEmpresa está
conformada por toda su actividad generadora de valor agregado y por los
márgenes que estas aportan.
Nuestra cadena de valor genérica está constituida por tres
elementos básicos:
A. Las actividades primarias, Nuestras actividades primarias son
consideradas para nuestra empresa un factor fundamental para los
procesos de gestión, desde el momento que comienza a buscar el
mercado hasta la post-venta.
Análisis técnico 53
Por ejemplo se les ofrece los servicios a los clientes, indicándole
cada una de las ventajas que tienen al comprarlo, y así podrá ahorrar
tiempo y dinero, así mismo se le dará su respectivo asesoramiento del
servicio.
B. Las actividades de apoyo a las actividades primarias, Desarrollo
de tecnología, incluye el desarrollo de tecnología para apoyar a las
actividades de la cadena de valor, por ejemplo investigación y desarrollo,
automatización de procesos, diseño, rediseños.
Las de infraestructura empresarial como por ejemplo finanzas,
contabilidad, gerencia de la calidad, relaciones públicas, asesoría legal.
Gerencia general.
C. El margen, que es la diferencia entre el valor total y los costos
totales incurridos por la empresa para desempeñar las actividades
generadoras de valor.
Actividades de apoyo
Abastecimiento: Es la función de comprar insumos utilizados en la
cadena de valor, no a insumos comprados en sí.
Por ejemplo cuenta para el acceso a internet, la compra de equipos
tecnológicos, suministros varios, etc
Desarrollo de tecnología: La empresa cuenta con una página Web
donde tendrá cada una de las opciones del servicio que ofrece
SecreEmpresa.com
El desarrollo de este nuevo servicio tecnológico ayuda de secretaria
virtual realizara exactamente las mismas tareas que realizaría una
Análisis técnico 54
Secretaria presencial.
Administración de recursos humanos:SecrEmpresa implementara
actividades en la búsqueda, contratación, entrenamiento, desarrollo, etc.
Del personal que trabajara en la empresa.
Por ejemplo personal técnico calificado para atender los problemas
que haya con algún servicio.
Infraestructura de la empresa: La empresa trabajara en varias
actividades, para poder llevar un buen control de la administración
general, todas las finanzas, contabilidad, y asuntos legales, etc.
Conclusión
SecrEmpresa tiene como la esencia principal de la Cadena de Valor
es relacionando el valor agregado de un producto, es decir que nuestros
clientes está dispuesto a pagar por el servicios que ofrece la empresa y
que permite medir su posición competitiva.
La empresa cuenta con herramientas de análisis, ya que permite
realizar un estudio completo de los procesos de producción, fabricación,
gestión y desarrollo del servicio.
Para finalizar en SecrEmpresa, debemos asumir que una Cadena
de Valor representa una parte tremendamente importante del manejo de
la empresa, ya que es lo que nos dará distinción, reconocimiento,
fidelidad por parte de nuestros clientes.
Análisis técnico 55
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
GRÁFICO Nº. 4 CADENA DE VALOR
3.1.1 Descripción de actividades primarias
Se han establecido 5 actividades primarias:
Logística de Entrada, Operaciones, Logística de Salida, Marketing Y
ventas y Servicio o Post-Venta
GRÁFICO Nº.5 CADENA DE VALOR SECREMPRESA
AC
T. D
E A
POY
O
SER
VIC
IOSD
E
LA E
MPR
ESA
A
CTI
VID
AD
ES
PRIM
AR
IAS
INFRAESTRUCTURA
INNOVACIÓN CONSTANTE
Actividades
relacionadas con
la recepción y
almacenamiento
de la
información del
servicio que
Actividades
relacionadas con
la
transformación
de cada unos de
los servicios y
Procesamiento
Actividades
relacionadas con
la entrega del
servicio a los
clientes.
Actividades
relacionadas con
la publicidad y
venta de los
servicios.
Actividades
relacionadas
con la
prestación de
servicio para
mantener el
valor del
Gestión de Agendas
Atención de
llamadas
Gestión de E-mails
LOGISTICA
DE ENTRADA OPERACIONES
MERCADOTECNIA
LOGISTICA
DE SALIDA
SERVICIO
ATENCIÓN
AL CLIENTE
Análisis técnico 56
3.1.1.1 Logística interna o de entrada
Son las actividades asociadas a la recepción de los clientes, conocer
el servicio que requiere:
Se recibe a nuestros clientes en la Oficina de la empresa
Pregunta qué tipo de necesidad Tiene con respecto a nuestro servicio
de Secretaria Virtual.
Brindar Información oportuna al cliente y mostrar los beneficios que se
tiene al escoger nuestros servicio de Secretaria Virtual.
Elige Plan
Elabora un contrato
Elige forma de pago
3.1.1.2 Operaciones
1. Elaborar el registro.
2. Elaboración y presentación de la propuesta al cliente.
3. Elaborar la descripción del Servicio a Brindar al Cliente.
4. Al aceptar el servicio de Secretaria Virtual. indicar los costos al
cliente
3.1.1.2.1 Proceso de prestación de servicios
Identificar los procesos: A través de un análisis lógico y global del
negocio se identifican los procesos relacionados con los factores críticos
para el éxito de la empresa o que ofrezcan ventaja competitiva.
Diagrama de flujos: Se definen las actividades que conforman el
proceso así como las interconexiones de los flujos de entrada y de salida
de las actividades. Mapa de procesos: Agrupados en categorías según la
finalidad o a la estructura del sistema de gestión de calidad. Normalmente
Análisis técnico 57
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
en tres categorías, estratégica, procesos operativos y de apoyo o de
soporte.
Sistema de control: Para su gestión a los objetivos se le asignan
las metas, cuantificadas mediante métricas o indicadores.
Alinear la actividad con la estrategia: Como complemento al
modelo de gestión por procesos diseñamos el mapa estratégico que va a
conducir la ejecución y la gestión estratégica.
3.1.1.2.2 Diagrama de flujo de proceso
GRÁFICO Nº. 6 FLUJO DE PROCESO
Indicar el beneficio del Servicio
Preguntar por sus necesidades
Recibir al cliente
Inicio
Acepta Condiciones
Tomar datos del cliente
Preparar forma de pago
Fin
Si
No
Análisis técnico 58
3.1.1.3 Logística externa o de salida
Entrega formal de comprobante de pago y contrato del cliente.
Acordando fecha y hora en que se comience a utilizar el servicio
3.1.1.4 Mercadeo y ventas
Elaborar y repartir volantes publicitarias.
Publicidad del portal web de la empresa.
Publicidad en radio y revistas de la ciudad y el país.
Realizar visitas a las empresas dando a conocer el servicio
3.1.1.5 Servicio o post-venta
Distribución de la Publicidad en nuestra página Web.
Asesoramiento de instalación y mantenimiento del servicio de
Secretaria Virtual.
Asesoramiento a nuestros clientes, para la compra de cada uno de
nuestros servicios.
Facilidad de pagos.
3.1.2 Descripción de actividades de apoyo
Infraestructura, Gestión de Personal, tecnología y abastecimiento
3.1.2.1 Infraestructura
Adecuación de las diferentes aéreas
Alquiler de local.
Pago de servicios básicos.
Adquisición de suministros varios
Análisis técnico 59
3.1.2.2 Gestión personal
Personal calificado para las áreas:
Gerencia General.
Secretaria Recepcionista.
Departamento de Sistemas.
Departamento de Crédito y Cobranzas.
Departamento de Ventas.
3.1.2.3 Tecnología
Nuestra empresa estará siempre a la vanguardia en cuanto se
refiera a tecnología. (Software y Hardware, metodología de desarrollo)
con programas que nos ayude a la creación de la página Web de
SecrEmpresa utilizaremos:
HTML, PHP, MYSQL
3.1.2.4 Aprovisionamiento
La información es el insumo clave para llevar a cabo la gestión de
análisis y requerimiento de las necesidades de los clientes por lo tanto
este es el primer paso en firme que se da frente al cliente.
Compras: se ha de tener en cuenta el precio, la calidad, el plazo de
entrega, las condiciones de pago, etc.
3.2 Análisis técnico operativo
Análisis Interno y Externo
Análisis técnico 60
Los análisis Internos y Externos se los refleja dentro de la empresa
(interno) y en las instituciones que se proporcionarían el servicio
(externo).
Análisis Interno
En el análisis interno será evaluado por los equipos informáticos que
nuestra empresa requerirá para el buen desempeño de las funciones.
Para ello necesitamos en primera instancia lo siguiente:
Hardware
2 computadoras personales
Conexiones de red, voz, teléfono e internet
Impresora multifuncional
Impresora tinta
Software
Licencias de Windows y office
Licencias de Windows Server 2003
Programas Inventario (facturación-inventarios-contabilidad-cuentas
por cobrar)
Muebles y enseres
Escritorios gerencias
Counter principal
Sillas tipo secretaria
Archivador vertical
Mesa de trabajo
Análisis técnico 61
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
3.2.1 Servicio al cliente
El servicio al cliente, le permitirá a los futuros usuarios obtener
cada uno de los servicios que ofrezca la empresa para así poder cubrir
con las inquietudes que tenga el usuario.
GRÁFICO Nº. 7
PROCESO SERVICIO AL CLIENTE
Inicio
Cliente contacta a la empresa
Secretaria contesta al cliente
Le explica los servicios que ofrece la
empresa
El cliente obtiene la información que requería
Fin
Análisis técnico 62
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
3.2.2 Facturación
El cliente contrata el servicio, el personal de ventas hace la factura a
nombre de la empresa pagando el valor acordado entrando en vigencia si
existen descuentos y promociones para ese cliente.
GRÁFICO Nº. 8 PROCESO FACTURACIÓN
3.2.3 Compras
El proceso compras es simple como insumo de compras solo son los
controles Fusión que solo se los hace como una inversión inicial al
principio de las operaciones de empresa, se la hace por medio de la Web
Inicio
Cliente contrata el servicio
Se genera la respectiva factura
Cliente firma el pago del servicio
Se contabiliza la venta
Fin
Análisis técnico 63
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
en sus página propia de la empresa SecrEmpresa
3.2.4 Cobranzas
Se realiza por el departamento de ventas o directamente el cliente
puede pagar en la empresa en efectivo o con tarjeta de crédito, no habrá
valores por pagar a crédito para los clientes.
GRÁFICO Nº. 9 PROCESO COBRANZAS
3.3 Desarrollo del producto o sistema
SecrEmpresa, induce una serie de resultados que favorecen la
administración de la compañía, pero para lograrlo es necesario
implementar la metodología y la aplicación para monitorear, y analizar los
indicadores obtenidos del análisis.
3.3.1 Metodología de desarrollo
Las Metodologías Para el Desarrollo de Sistemas son métodos que
Inicio
Venta cobra las factura
Cliente paga a la empresa o al vendedor
Fin
Análisis técnico 64
indican cómo hacer más eficiente el desarrollo de sistemas de
información. Para ello suelen estructurar en fases la vida de dichos
sistemas con el fin de facilitar su planificación, desarrollo y mantenimiento.
Las metodologías de desarrollo de sistemas deben definir: objetivos,
fases, tareas, productos y responsables, necesarios para la correcta
realización del proceso y su seguimiento.
Los principales objetivos de una metodología de desarrollo son:
Asegurar la uniformidad y calidad tanto del desarrollo como del
sistema en sí.
Satisfacer las necesidades de los usuarios del sistema.
Conseguir un mayor nivel de rendimiento y eficiencia del personal
asignado al desarrollo.
Ajustarse a los plazos y costes previstos en la planificación.
Generar de forma adecuada la documentación asociada a los
sistemas.
Facilitar el mantenimiento posterior de los sistemas.
Para poder desarrollar el Sistema de Secretaria se aplicara la
Metodología de Desarrollo del Prototipo. SecrEmpresa pondrá mucha
atención a la construcción de prototipos ya que estos son muy eficaces
bajo las circunstancias correctas. (Congreso, 2013)
3.3.2 Estrategia de desarrollo
Proponemos diversas estrategias para mejorar su presencia y sus
ventas en la web, con los servicios de Secretaria Virtual que se detallan a
continuación:
Atención de llamadas.- cubre la gestión de llamadas y su filtro para
que la organización reciba únicamente aquellas que cumplan una serie
Análisis técnico 65
de parámetros establecidos. Ofrecerá una línea global y una específica
para cada cliente.
Tendrá acceso a su agenda vía Internet, contara con buzón
personal donde escuchara todos los mensajes que su secretaria le haya
grabado; desde cualquier lugar. Control total de las llamadas recibidas a
través de nuestra web, por email.
Gestión de agenda y citas.- cubre la gestión de todo nuestro
calendario de reuniones y citas al cual tendrá acceso en todo momento.
Se llevara un registro de cada una de sus citas y consultas
Gestión De E-mails.- Se enviara toda su correspondencia
electrónica, así mismo se controlara los envíos que se realicen para que
la empresa tenga un detalle de quien y cuando se enviaron. Además el
cliente tendrá respuestas personalizadas, reducirá el tiempo de gestión de
lo email
SecrEmpresa lo que busca básicamente es complementar los
indicadores financieros con los indicadores no financieros y lograr un
balance de tal forma que la empresa pueda tener unos buenos resultados
en el corto plazo y construir su futuro. Uno de los ejemplo de la
estrategia de desarrollo, es expandir el servicio de nuestra página web de
Secretaria virtual a nivel nacional e inclusive tener miras hacia el exterior.
Por eso es importante compartir con todo el personal, y estar pendiente
de que todos seamos un solo equipo para poder seguir adelante en
nuestra empresa. Por eso es importante tener presente estas
indicaciones:
Análisis del Macro-ambiente y el entorno cercano.
Declaración de la Visión.
Formulación de la Misión.
Análisis técnico 66
Fuente: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/ed/Cadena_de_valor.png Elaborado por: Cinthya Tutiven
Declaración de los Valores corporativos que tiene SecrEmpresa
CUADRO Nº. 11 PERMANENCIA EN EL MERCADO
3.3.3 Cronograma de implementación
Una vez que tengamos definidas estas variables estaremos en
condiciones de implementar la metodología en SecrEmpresa que consta
de las siguientes etapas:
Formulación de objetivos estratégicos (Financieros / De mercado / De
procesos / De personas / De tecnología).
Construcción de indicadores de medición asociados a cada objetivo.
Búsqueda del valor actual de los indicadores.
Proyección del valor de los indicadores.
Definición de las acciones asociadas a cada objetivo para movilizar los
indicadores.
Análisis técnico 67
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
3.4 Diseño y distribución de la oficina
IMAGEN Nº. 6 DISEÑO DE OFICINA
3.5 Localización geográfica
SecrEmpresa es una firma orgullosamente ecuatoriana, la empresa
está ubicada en la ciudad de Guayaquil tomando en consideración el
potencial de clientes que podemos tener siendo nuestro mayor mercado.
La oficina se encontrara ubicada en Kennedy norte Av. NahimIsaias Nº
2003, cerca de algunos bufetes de abogados. Los teléfonos de contacto
son 2983442
La oficina donde funcionara la empresa es alquilado, por lo que se
pagara un arrendamiento mensual, la misma que cuenta con todos los
servicios básicos como son: agua, luz, teléfono.
Análisis técnico 68
Fuente:www. google.maps Elaborado por: CintthyaTutiven
IMAGEN Nº. 7 LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
4.1. La Empresa
La empresa “SecrEmpresa” estará conformado por profesionales en
el área especificada, dispuesto a cumplir con las metas de la empresa y
junto poder cumplir la visión de empresa, buscando buscar siempre la
superación laboral, social y tecnológica.
“SecrEmpresa” Se constituirá según el régimen de sociedad
anónima, emitiendo acciones de igual valor entre todos los socios quienes
serán participes de todos los ingresos y egresos generados por la
empresa. Esta sociedad estará conformada por 2 socios: Gerente General
quien labora en la empresa en la parte administrativa, un socio capitalista,
quien no labora en la empresa.
Los socios inversionista formaran parte de la junta directiva, las
metas y las estrategias que se tomaran es parte del trabajo de los
inversionista. De ser posible los inversionistas deberán tener
conocimiento en hardware y de administración de empresas, ya que las
decisiones que se tomen serán de vital importancia para la organización.
4.2. Personal de la empresa
“SecrEmpresa” durante los primeros años mantendrá una
estructura organizacional pequeña, únicamente con el Gerente General,
Contador General, Soporte Técnico, Secretaria/Asistente, Vendedores y
Análisis administrativo 71
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Servicios Varios.
Para revisar el desarrollo de la empresa y cifras financieras se
realizaran comités trimestrales, a los cuales asistirán el Gerente General y
los socios inversionistas con los que contaran la empresa.
4.3. Estructura de la organización
La Empresa “SecrEmpresa” está conformada de la siguiente
manera:
GRÁFICO Nº. 10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
4.3.1. Áreas y actividades
Ventas, Se encargara en perfeccionar el servicio y introducirlo al
mercado, y así podrá hacer los respectivos cambios que necesitare
nuestros servicios para la satisfacción de nuestros clientes.
Finanzas, Esta área será de vital importancia ya que la empresa
1001 Secretaria Administrativa
1010 Jefe deVentas
1013 Conserje, Mensajero
1011 Jefe Técnico
1012 Vendedores
1000 Gerente General
Análisis administrativo 72
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
trabaja con base en constantes movimientos de dineros. Esta área se
encargará de la obtención de fondos y del suministro del capital que se
utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los
medios económicos necesarios para cada uno de sus departamentos, con
el objeto de que pueda funcionar debidamente.
4.4. Descripción de cargos y funciones
SecrEmpresa tiene los siguientes cargos con sus respectivas
funciones:
4.4.1. Gerencia general
CUADRO Nº. 12 GERENCIA GENERAL
Gerente Administrativo Código del diagrama.- 1000
Objetivo.- Planificar, organizar y dirigir q se cumplan las actividades, requerimientos y lineamientos, de procesos en todas las tareas.
Planificación estratégica y operacional Seguimiento control y evaluación de los servicios q brinda la empresa Dirige y coordina las acciones de las diferentes áreas a fin de cumplir con los objetivos de la
empresa. Orienta la gestión de la empresa al servicio y al usuario así como promueve su mejoramiento
continuo. Establecer estrategias para la selección de proveedores Revisión de propuestas técnicas y presupuestarias
Funciones
A quien reporta.- Directorio de La empresa
TITULACION Ing. Comercial o Afines Con conocimientos técnicos Q maneje 2 idiomas
EXPERIENCIA 2 años
COMPETENCIAS -Gestión empresarial -Capacidad para liderazgo -Trabajo en equipo
Análisis administrativo 73
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
4.4.2. Secretaría administrativa
CUADRO Nº. 13 SECRETARIA ADMINISTRATIVA
4.4.3. Jefe de ventas
CUADRO Nº. 14 JEFE DE VENTA
Cargo: Jefe de Ventas Código: 1010
Objetivo.- Coordina para a las actividades q realiza la empresa en la área de ventas.
Elaboración de facturas y cobranzas Atender consultas y del personal y clientes oportunamente Coordina las reuniones de gerencia Cierra trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros
servicios Elaborar estrategias de publicidad y promoción En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas sub-aéreas
en las que normalmente se divide la función de ventas Buscar clientes potenciales Informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas
Funciones
Su jefe inmediato.- GERENTE GENERAL
Titilación -Ing. En ventas
Experiencia Mínimo dos años
Competencias -Excelentes relaciones interpersonales
Cargo: Secretaria Administrativa Código: 1001
Objetivo.- Coordinar y dar soporte a las actividades q realiza la empresa en las áreas de control y desempeño.
Manejar y distribuir documentación técnica Elaboración de facturas y cobranzas Atender consultas y del personal y clientes oportunamente Coordina las reuniones de gerencia Contactar a clientes y proveedores Realizar otras funciones q le permitan cumplir con los objetivos del puesto.
Funciones
Su jefe inmediato.- GERENTE GENERAL
Titulación -Bachiller o estudio superior en secretariado
Experiencia Mínimo un año
Competencias -Excelentes relaciones interpersonales
Análisis administrativo 74
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
4.4.4. Jefe técnico
CUADRO Nº. 15 JEFE TÉCNICO
Cargo.- Técnicos Código.- 1011
Objetivo.- Asegurar la correcta utilización de equipos y procesos en los servicios técnicos q ofrece la empresa.
Analizar y evaluar las modificaciones para el desarrollo del dispositivo. Supervisar el correcto proceso de manufactura del sistema Asegurar el desempeño técnico laboral Coordinar la entrega de los equipos a los clientes asegurando el correcto funcionamiento de los
mismos. Solicitar capacitación técnica permanente y continua.
Funciones
Jefe inmediato.- Gerente General
Titulación.- Tecnólogo en Sistemas Electrónica básica
Experiencia Mínimo 2 años
Competencias Organizar las actividades
de elaboración del dispositivo
Gran capacidad de trabajo en equipo
Análisis administrativo 75
Elaborado por: CintthyaTutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
4.4.5. Vendedores
CUADRO Nº. 16 VENDEDOR
4.4.6. Conserje Mensajero
CUADRO Nº. 17 MENSAJERO
Cargo: Ventas Código: 1012
Objetivo.- Coordina para a las actividades q realiza la empresa en la área de ventas.
Prospectar nuevos clientes. Mantener y retener a los clientes. Conocer los servicios de su empresa Conocer el mercado de sus clientes Organizar, planificar y ejecutar sus objetivos. Formarse constantemente en las técnicas necesarias para su labor. Dar servicio a sus clientes. Administrar eficientemente su cartera de clientes. Informar sobre el mercado.
Funciones
Su jefe inmediato.- Jefe de ventas
Titilación -Ing. En ventas, ing. Marketing o afines
Experiencia Mínimo un año
Competencias -Excelentes relaciones interpersonales, en el área de ventas
Cargo: Conserje, Mensajero Código del diagrama: 1013
Objetivo.- Organizar y clasificar los envíos y las entregas de documentos varios.
Entregar la mercadería de los clientes Planificar la entrega de oficios en las diferentes zonas de Guayaquil Programar los mantenimientos del vehículo Dar buen servicio al cliente Cuidar de las instalaciones y equipos de la empresa
Funciones:
Su jefe inmediato.- Secretaria Administrativa
TITULACION Bachiller de la república Licencia profesional
EXPERIENCIA 2 años
COMPETENCIAS -Excelentes relaciones con los compañeros de trabajo
Análisis administrativo 76
4.5. Plan de control de calidad
Para conseguir una buena calidad en el producto o servicio hay que
tener en cuenta tres aspectos importantes (dimensiones básicas de la
calidad):
1. Dimensión técnica: engloba los aspectos científicos y tecnológicos que
afectan al producto o servicio.
2. Dimensión humana: cuida las buenas relaciones entre clientes y
empresas.
3. Dimensión económica: intenta minimizar costes tanto para el cliente
como para la empresa
4. Motivación a los empleados para poder brindar un buen servicio
Otros factores relacionados con la calidad son:
Cantidad justa y deseada de servicio que hay que se ofrece.
Rapidez de distribución del servicio o de atención al cliente.
Precio exacto o rendimiento (según la oferta y la demanda del
servicio).
4.6. Plan de capacitación de la organización
Se realizaran evaluación periódica a nuestros colaboradores cada 6
meses, para asímedir el grado de desempeño que han tenido, y de esta
manera poder tener el control de cómo nuestro personal se desempeña
en la compañía
Norma de conducta y ética profesional
No deben participar en negocios con los clientes
Honestos y puntuales
Buena conducta y relación personal
Análisis administrativo 77
4.7. Políticas de organización
Las políticas de la organización serán revisadas cada año y aprobada
por la Gerencia General.
Implementación de un sistema de evaluación del desempeño a los
empleados cada año
Impartir talleres generales y establecer alianzas estratégicas con
firmas especializadas para capacitar al personal.
Representar jurídica y legalmente a la empresa ante terceros.
Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa.
Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del
personal analizando la eficiencia del desempeño del trabajo.
Atender y promover nuevos clientes
Realizar estrategias para el cumplimiento de las metas
Coordinar la programación de actividades.
CAPÍTULO V
ANÁLISIS LEGAL Y SOCIAL
5.1 Aspectos legales
La empresa “SecrEmpresa” se establecerá en Guayaquil-Ecuador
con el fin de brindar el servicio de Secretaria Virtual, con el fin de brindar
este servicio a los abogados sean estos individuales o bufetes.
Según el Art. 143 de la ley de Compañías, “La Compañía Anónima
es una sociedad cuyo capital, divididos en acciones negociables, está
formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente
por el monto de sus acciones”.
De acuerdo a la Ley al artículo anterior mencionado la empresa
“SecrEmpresa” se constituirá en una sociedad anónima ya que para su
formación se requiere un mínimo de dos personas las mismas que
responderán por sus obligaciones sociales y legales hasta el monto de
sus aportaciones individuales.
La vida legal de “SecrEmpresa” iniciara desde la fecha de inscripción
del contrato social en el Registro Mercantil. La cual para efectos fiscales y
tributarios las compañías de responsabilidad Sociedad Anónima son
Sociedades de Capital.
Los socios aportaran para inicio de la empresa los siguientes
valores:
Análisis legal y social 79
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Al constituirse la compañía, el capital será íntegramente suscrito y
pagado, los aportes en dinero se depositara en una cuenta especial de
“Integración de Capital”, que será abierta en el Banco de Pichincha a
nombre de “SecrEmpresa”, los certificados de depósitos de tales aportes
se protocolizaran con las escrituras correspondientes y se entregaran a
cada socio donde contara como de carácter no negociable. El Banco de
Pichincha pondrá los valores en cuenta a disposición del
administrador.(slideshare.net, 2013)
5.1.1 Procesos para la constitución de una compañía
Para que una compañía sea legalizada debe cumplir los siguientes
requisitos:
1. Contratar abogado registrado en el colegio profesional
2. Aprobar la denominación por parte de la Superintendencia de
Compañías.
Solicitud dirigida a la Superintendencia de Compañías, exponiendo
la creación, revisión y aprobación del nombre de la compañía, cuya
solicitud debe estar firmada por un abogado plenamente registrado, su
registro oficial y certificado de votación.
3. Solicitar Crédito Empresarial.
SOCIO VALOR Socio 1 5500 Socio 2 5500
Préstamo Bancario 5000 Total 16000
CUADRO Nº. 18 APORTACIÓN PARA INICIAR LA EMPRESA
Análisis legal y social 80
Para acceder a un crédito en una entidad financiera se necesitan los
Siguientes requisitos:
a. Datos del Negocio
Ubicación.
Actividad Comercial
Monto del préstamo
Detalle de la inversión
b. Referencias familiares
c. Referencias del Proveedores
d. Información del Garante del Préstamo
e. Copia de pago del impuesto predial si el local es propio o certificado
de arriendo
f. Copia de Matrícula del Vehículo si lo tuviere
4. Aporte en la cuenta de integración de capital en un Banco de la
localidad.
5. Elaboración de Escritura Publica
a. Protocolización de la escritura publica
El notario del cantón debe dar fe del documento suscrito por los
accionistas y elevarlo a escritura pública, esto es:
Revisar Minuta por parte del abogado y los accionistas.
Presentación de la minuta
Cierre y entrega de cuatro testimonios de la escritura pública.
Escritura de la Minuta.
Análisis legal y social 81
Los comparecientes, personas naturales que intervienen en la
Escritura.
Nacionalidad
Edad
Estado Civil
Domicilio
Nombres Completos
Declaración de Voluntad: Los comparecientes declaran la
constitución de la Compañía Anónima y que se someten a las
disposiciones de la Ley de Compañías, del Código de Comercio y del
Código Civil
Estatuto de la Compañía, documentos que debe contener:
Nombre.
Dirección.
Objeto o Fin.
Plazo de duración.
Capital y Acciones.
Gobierno y Administración.
Convocatorias a reunión de Directorio.
Facultades del Directorio.
Disolución de la Compañía.
6. Ingreso de la Escritura en la Superintendencia de Compañías.
Carta dirigida al Superintendente de Compañías, expresando el
ingreso de la documentación, firmado por el Abogado, su registro
profesional y certificado de votación.
Análisis legal y social 82
Presentar los testimonios de la Escritura Pública, anexando copia de
La aprobación de denominación y cuenta de integración de capital.
7. Aprobación de la Escritura.
La Superintendencia emite una resolución luego de analizar la
documentación presentada, en caso de no ser aprobada, se procede a
una subsanación y/o impugnación ante los tribunales respectivos.
A ser aprobada se realizara los siguientes pasos:
8. Publicación por la prensa den extracto de la Superintendencia de
Compañías.
9. Apertura y pago de Patente Municipal.
10. Inscripción en el Registro Mercantil.
11. Elaboración e Inscripción de nombramientos en Registro Mercantil.
12. Afiliación a la Cámara de Producción respectiva.
Por la actividad del negocio de “Secretaria Virtual” se afiliara a la
Cámara de Comercio, cuyos requisitos son los siguientes:
Solicitud de afiliación, Adjuntando:
Copia Cédula de Identidad.
Copia Certificado de Votación.
Copia del RUC.
Copia de Escritura de Constitución de la Compañía.
Copia de los Nombres Legales.
13. Obtención del R.U.C en el SRI.
Se efectuará presentando la siguiente documentación:
Análisis legal y social 83
a. Original y copia de la Escritura de la Constitución o copia notariada.
b. Original y copia del Nombramiento del Representante legal de la
Compañía.
c. Copia de Cédula y Certificado de votación del representante legal.
d. Formulario 01ª y 01B debidamente firmado por el representante legal.
e. Original y copia de lanilla de agua, luz o teléfono, a nombre de uno de
los accionistas, o gerente o nombre de la compañía, si en caso no
tuviere estos documentos, se adjuntara contrato de arrendamiento
inscrito en la Corte de Justicia.
f. Si el trámite lo realiza una tercera persona, deberá adjuntar una carta
de autorización por parte del gerente de la compañía, copia de cédula
de identidad y certificado de votación.
14. Presentación de documentos finales a Superintendencia de
Compañías.
15. Oficio de movilización de fondos por parte de la Superintendencia de
Compañías.
5.2 Aspectos de legislación
La estructura publica de la formación de “SecrEmpresa “será
aprobado por la superintendencia de compañías de Guayaquil, el que
ordenara la publicación, por una sola vez, de un extracto de la escritura,
conferido por la superintendencia, en uno de los periódicos de mayor
circulación en el domicilio de la compañía dispondrá el registro de la
misma en el registro mercantil.
De la resolución del superintendente de compañías que niegue la
aprobación, se podrá recurrir ante respectivo tribunal distrital de lo
contencioso administrativo, al cual el superintendente remitirá los
antecedentes para que resuelva en definitiva. La escritura de constitución
de “SecrEmpresa” será otorgada por todo los socios, la escritura deberá
Análisis legal y social 84
de obtener lo siguiente:
Nombres, apellidos y estado civil de los socios si fueran personas
naturales pero en el caso de ser personas jurídicas la denominación
objetiva o razón social nacionalidad o domicilio. La denominación objetiva o razón social de la compañía.
El objetivo social concretamente. La duración de la compañía La dirección de la compañía
El importe de capital social con la expresión de números de las participaciones en las que estuviese dividido y el valor nominal de la misma.
La indicación de las participaciones que cada socio suscriba o pague en numérico o en especies, el valor atribuido a estas y la parte del
capital no pagado la forma y el plazo para integrarlo. La forma en que se organizara la administración y fiscalización de la
compañía si se hubiere acordado del establecimiento de un órgano de
fiscalización y la indicación de los funcionarios que tengan la representación legal.
La forma de liberar y tomar resoluciones en la junta general y el modo
de convocarla y constituirla y los demás pactos políticos y comisiones especiales que los socios juzguen conveniente establecer, siempre que no se opongan a lo dispuesto a la ley de compañías
La aprobación de la escritura de constitución de compañía será
pedida al superintendente de Compañías por los Administradores o Gerentes por la personas en ellas designadas estos no lo hicieron dentro de los treinta días de suscrito el contrato lo hará cualquiera de los socios
a costa del responsable de la omisión.
Trámites municipales
Para la legalización de negocios en el Municipio se requiere lo
Análisis legal y social 85
siguiente:
Patente de Comercio
Las personas jurídicas presentaran los siguientes requisitos:
a. Formulario “Solicitud para Registro de Personas Jurídicas”.
b. Copia legible de los estados financieros del periodo contable a
declarar, con la fe de presentación de la Superintendencia de
Compañías o de Banco según el caso.
c. Copia legible de la cédula de identidad y nombramiento actualizado
del representante legal.
d. Copia legible del R.U.C actualizado.
e. Original y copia de Certificado de Seguridad (Otorgado por el
Benemérito Cuerpo de Bomberos). Si es más de un local presentar por
cada uno de los locales.
f. Copia de la escritura de constitución (cuando es por primera vez).
g. Copia del comprobante de pago de la Tasa Anual de Turismo (para
establecimientos que desarrollan actividad turística).
Pasos del trámite .
1. Solicitar el Formulario “Solicitud para Registro de Patentes Personas
Jurídicas” en la ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio) o en
ventanilla de patente de la Dirección Financiera de la Municipalidad
(Bloque Noreste 2). El valor de la tasa de trámite para el pago de
patente se incluirá en el comprobante de Pago de la Liquidación de
dicho Impuesto.
2. Llenar la solicitud en letra imprenta o máquina.
3. Adjuntar los requisitos indicados a la solicitud y entregar en la
ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio), o en las ventanillas
de Patente o 1.5 por mil de la Dirección Financiera de la Municipalidad
Análisis legal y social 86
(Bloque Noreste 2), donde se indicara el monto de la liquidación
correspondiente.
NOTA: No se aceptará documentación incompleta o ilegible, ni
declaraciones enmendadas.
4. Cancelar en la Ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio), o en
las ventanillas de recaudaciones de la Dirección Financiera de la
Municipalidad (Bloque Noreste 1), el valor de la liquidación.
5.3 Análisis social
Se dará empleo a las personas que demuestren los debidos
conocimientos en el departamento donde exista vacante. Durante los
primeros 4 años la compañía trabajara con poco personal el cual
colaborara para alcanzar los objetivos de la empresa, a medida que la
empresa se posicione en el mercado, las actividades de la empresa
aumentaran por lo que estaremos en la posibilidad de contratar nuevo
personal en el área que así lo quiera.
La empresa en la contratación del recurso humano reconoce los
beneficios de ley prescrito en la constitución de la República del Ecuador
(estipulado en las leyes laborales).
5.4 Análisis ambiental
SecrEmpresa basada en la tecnología y servicios que presta a la
comunidad, ha determinado que el impacto ecológico es nulo, debido a
que nuestro servicio al no tener impacto directo sobre el medio ambiente,
no genera emisiones que contaminen la tierra, el agua, el aire.
Las instalaciones que se realizaran tendrán un estricto seguimiento
Análisis legal y social 87
para que dispongan de las comodidades correspondientes para brindar
un ambiente adecuado ayudando de la forma a la protección de la salud mental y física de las personas que vayan a trabajar.
Los residuos que originen de las actividades para la adecuación del lugar y las actividades diarias propias del negocio serán depositados en
las fundas herméticamente cerradas y entregadas a la empresa de reciclaje
Obligaciones y derechos de los socios
La única obligación que tienen los socios es la de cubrir al ente
social el monto de su aportación. Sin embargo, conforme al artículo 70, cuando así lo establezca el contrato social, los socios, además de sus
obligaciones generales, tendrán la de hacer aportaciones suplementadas en proporción a sus primitivas aportaciones.
Cada uno de los socios de una sociedad limitada tiene una serie de derechos. Entre ellos se encuentran los siguientes:
Derecho a participar en el reparto de beneficios y en el patrimonio de la sociedad en caso de liquidación.
Derecho de tanteo en la adquisición de las participaciones de los
socios salientes. Derecho a participar en las decisiones sociales y a ser elegidos como
administradores. Derecho de información en los períodos establecidos en las escrituras. Derecho de obtener información sobre los datos contables de la
Sociedad.
5.5 Análisis del comercio electrónico
Realizar comercio electrónica no es solamente comprar cosas a
Análisis legal y social 88
través de internet, sino la posibilidad de establecer una línea de comercio
estable y realizar a través de medios electrónicos toda una conducta
mercantil que incluye ofertas, pedidos, negociaciones, en general todo lo
que es usual en el comportamiento de la vida mercantil, incluyendo todos
los problemas legales que conlleva en el entorno ajeno a lo electrónico las
transacciones de negocios.
Dentro de la “Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y
Mensajes de Datos” de la República del Ecuador, el negocio de
TecMovSa se basa en la parte de “Mensajes de Datos” a continuación
exponemos esa parte de ley.
LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
EL H. CONGRESO NACIONAL
Considerando: Que, el uso de sistemas de información y de redes
electrónicas, incluida la Internet ha adquirido importancia para el
desarrollo del comercio y la producción, permitiendo la realización y
concreción de múltiples negocios de trascendental importancia, tanto para
el sector público como para el sector privado.
Que, es necesario impulsar el acceso de la población a los servicios
electrónicos que se generan por y a través de diferentes medios
electrónicos.
Que, se debe generalizar la utilización de servicios de redes de
información e Internet, de modo que éstos se conviertan en un medio para
el desarrollo del comercio, la educación y la cultura.
Que, a través del servicio de redes electrónicas, incluida la Internet
Análisis legal y social 89
se establecen relaciones económicas y de comercio, y se realizan actos y
contratos de carácter civil y mercantil que es necesario normarlos,
regularlos y controlarlos, mediante la expedición de una Ley especializada
sobre la materia.
Que, es indispensable que el Estado Ecuatoriano cuente con
herramientas jurídicas que le permitan el uso de los servicios electrónicos,
incluido el comercio electrónico y acceder con mayor facilidad a la cada
vez más compleja red de los negocios internacionales.
En uso de sus atribuciones, expide la siguiente:
ARTÍCULO 1.- OBJETO DE LA LEY.- Esta Ley regula los mensajes
de datos, la firma electrónica, los servicios de certificación, la contratación
electrónica y telemática, la prestación de servicios electrónicos, a través
de redes de información, incluido el comercio electrónico y la protección a
los usuarios de estos sistemas.
DE LOS MENSAJES DE DATOS
ARTÍCULO 2.- RECONOCIMIENTO JURÍDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS.- Los mensajes de datos tendrán igual valor
jurídico que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se
someterá al cumplimiento de lo establecido en esta Ley y su reglamento.
ARTÍCULO 3.- INCORPORACIÓN POR REMISIÓN.- Se reconoce
validez jurídica a la información no contenida directamente en un mensaje
de datos, siempre que figure en el mismo, en forma de remisión o de
anexo accesible mediante un enlace electrónico directo y su contenido
sea conocido y aceptado expresamente por las partes.
ARTÍCULO 4.- PROPIEDAD INTELECTUAL.- Los mensajes de
Análisis legal y social 90
datos estarán sometidos a las leyes, reglamentos y acuerdos
internacionales relativos a la propiedad intelectual.
ARTÍCULO 5.- CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA.- Se establecen
los principios de confidencialidad y reserva para los mensajes de datos,
cualquiera sea su forma, medio o intención. Toda violación a estos
principios, principalmente aquellas referidas a la intrusión electrónica,
transferencia ilegal de mensajes de datos o violación del secreto
profesional, será sancionada conforme a lo dispuesto en esta Ley y
demás normas que rigen la materia.
ARTÍCULO 6.- INFORMACIÓN ESCRITA.- Cuando la Ley requiera
u obligue que la información conste por escrito, este requisito quedará
cumplido con un mensaje de datos, siempre que la información que éste
contenga sea accesible para su posterior consulta.
ARTÍCULO 7.- INFORMACIÓN ORIGINAL.- Cuando la Ley requiera
u obligue que la información sea presentada o conservada en su forma
original, este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, si
siendo requerido conforme a la Ley, puede comprobarse que ha
conservado la integridad de la información, a partir del momento en que
se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos.
Se considera que un mensaje de datos permanece íntegro, si se
mantiene completo e inalterable su contenido, salvo algún cambio de
forma, propio del proceso de comunicación, archivo o presentación.
Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones
previstas en esta Ley, se podrán desmaterializar los documentos que por
ley deban ser instrumentados físicamente;
Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas
Análisis legal y social 91
Electrónicas correspondientes debidamente certificadas ante una de las
entidades autorizadas según lo dispuesto en el artículo 29 de la presente
Ley, y deberán ser conservados conforme a lo establecido en el artículo
siguiente.
ARTÍCULO 8.- CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE
DATOS.- Toda información sometida a esta Ley, podrá ser conservada;
éste requisito quedará cumplido mediante el archivo del mensaje de
datos, siempre que se reúnan las siguientes condiciones:
a. Que la información que contenga sea accesible para su posterior
consulta;
b. Que sea conservado con el formato en el que se haya generado,
enviado o recibido, o con algún formato que sea demostrable que
reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida;
c. Que se conserve todo dato que permita determinar el origen, el
destino del mensaje, la fecha y hora en que fue creado, generado,
procesado, enviado, recibido y archivado; y,
d. Que se garantice su integridad por el tiempo que establezca en el
Reglamento a esta Ley.
Toda persona podrá cumplir con la conservación de mensajes de
datos, usando los servicios de terceros, siempre que se cumplan las
condiciones mencionadas en este artículo.
La información que tenga por única finalidad facilitar el envío o
recepción del mensaje de datos, no será obligatorio el cumplimiento de lo
establecido en los literales anteriores.
ARTÍCULO 9.- PROTECCIÓN DE DATOS.- Para la elaboración,
transferencia o utilización de bases de datos, obtenidas directa o
indirectamente del uso o transmisión de mensajes de datos, se requerirá
Análisis legal y social 92
el consentimiento expreso del titular de éstos, quien podrá seleccionar la
información a compartirse con terceros.
La recopilación y uso de datos personales responderá a los
derechos de privacidad, intimidad y confidencialidad garantizados por la
Constitución Política de la República y esta Ley, los cuales podrán ser
utilizados o transferidos únicamente con autorización del titular u orden de
autoridad competente.
No será preciso el consentimiento para recopilar datos personales
de fuentes accesibles al público, cuando se recojan para el ejercicio de
las funciones propias de la administración pública, en el ámbito de su
competencia, y cuando se refieran a personas vinculadas por una relación
de negocios, laboral, administrativa o contractual y sean necesarios para
el mantenimiento de las relaciones o para el cumplimiento del contrato.
El consentimiento a que se refiere este artículo podrá ser revocado a
criterio del titular de los datos; la revocatoria no tendrá en ningún caso
efecto retroactivo.
ARTÍCULO 10.- PROCEDENCIA E IDENTIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS.- Salvo prueba en contrario se entenderá que un mensaje de
datos proviene de quien lo envía y, autoriza a quien lo recibe, para actuar
conforme al contenido del mismo, cuando de su verificación exista
concordancia entre la identificación del emisor y su firma electrónica,
excepto en los siguientes casos:
a. Si se hubiere dado aviso que el mensaje de datos no proviene de
quien consta como emisor; en este caso, el aviso se lo hará antes de
que la persona que lo recibe actúe conforme a dicho mensaje. En caso
contrario, quien conste como emisor deberá justificar plenamente que
el mensaje de datos no se inició por orden suya o que el mismo fue
Análisis legal y social 93
alterado; y,
b. Si el destinatario no hubiere efectuado diligentemente las
verificaciones correspondientes o hizo caso omiso de su resultado.
ARTÍCULO 11.- ENVÍO Y RECEPCIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS.- Salvo pacto en contrario, se presumirá que el tiempo y lugar de
emisión y recepción del mensaje de datos, son los siguientes:
a. MOMENTO DE EMISIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.- Cuando el
mensaje de datos ingrese en un sistema de información o red
electrónica que no esté bajo control del emisor o de la persona que
envió el mensaje en nombre de éste o del dispositivo electrónico
autorizado para el efecto.
b. MOMENTO DE RECEPCIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.-Cuando el
mensaje de datos ingrese al sistema de información o red electrónica
señalado por el destinatario. Si el destinatario designa otro sistema de
información o red electrónica, el momento de recepción se presumirá
aquel en que se produzca la recuperación del mensaje de datos. De
no haberse señalado un lugar preciso de recepción, se entenderá que
ésta ocurre cuando el mensaje de datos ingresa a un sistema de
información o red electrónica del destinatario, independientemente de
haberse recuperado o no el mensaje de datos; y,
c. LUGARES DE ENVÍO Y RECEPCIÓN.- Los acordados por las partes,
sus domicilios legales o los que consten en el certificado de firma
electrónica, del emisor y del destinatario. Si no se los pudiere
establecer por estos medios, se tendrán por tales, el lugar de trabajo,
o donde desarrollen el giro principal de sus actividades o la actividad
relacionada con el mensaje de datos.
ARTÍCULO 12.- DUPLICACIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.- Cada
Análisis legal y social 94
mensaje de datos será considerado diferente. En caso de duda, las partes
pedirán la confirmación del nuevo mensaje y tendrán la obligación de
verificar técnicamente la autenticidad del mismo.(Congreso, 2013)
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
CAPÍTULO VI
ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO 6.1 Inversión
6.1.1 Inversión fija
Para contar todos los requerimientos para que SecrEmpresa.
funcione adecuadamente y entregue un servicio de calidad a sus clientes,
se requiere de una inversión inicial en activos fijos la cual está compuesta
de Equipos de Cómputo y Red, Muebles y Enceres, Instalaciones
Eléctricas, Equipos de Oficina, Otros Activos y los Activos Intangibles, a
continuación se presenta un resumen.
Inversión de Activos Fijos
Detalle Monto
Equipos de Cómputo y Red 3.410.00
Instalaciones Eléctricas 800.00
Muebles y Enceres 2.325.00
Equipos de Oficina 5.060.00
Activos Intangibles 750.00
Total Inversión 12.345.00
CUADRO Nº. 19 INVERSIÓN FIJA
Análisis económico y financiero 96
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.1.2 Capital de operaciones
El Capital de Operaciones considera aquellos recursos que requiere
el Proyecto para atender las operaciones de producción y
comercialización del servicio y, contempla el monto de dinero que se
precisa para dar inicio al Ciclo Productivo del Proyecto en su fase de
funcionamiento. En otras palabras es el Capital adicional con el que se
debe contar para que comience a funcionar el Proyecto, esto es financiar
la producción antes de percibir ingresos.
6.1.3 Inversión total
Para contar con la inversión Total deSecrEmpresa. Se requiere de
una inversión inicial en activos fijos, gastos de arranque, gastos de
constitución, Capital de trabajo y las inversiones de software que se
detalla a continuación.
DETALLE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 2012
AGUA 20 20 20 60,00
LUZ 50 50 50 150,00
TELEFONOS F/M 120 120 120 360,00
INTERNET 20 20 20 60,00
UTILES DE OFICINA 25 25 25 75,00
PUBLICIDAD 100 100 100 300,00
TOTALES 1005,00
CUADRO Nº. 20 CAPITAL DE OPERACIONES
Análisis económico y financiero 97
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.2 Financiamiento
La inversión inicial será financiada por un aporte de capital propio de
los socios y un préstamo con el Banco de Guayaquil al 18.92% de interés
anual.
6.3 Ingresos
6.3.1 Ingresos por venta
Los ingresos por venta que la empresa tendrá a lo largo de los años
provendrán de las siguientes fuentes:
APORTE DE SOCIOS
PRESTAMO BANCARIO 5000
CAPITAL PROPIO 11000
TOTAL DE APORTACION 16000
Activos Fijos 11.595,00
Gastos de Arranque 1.542,00
Gastos de Constitución 675,00
Capital de trabajo 942,00
Inversión en Software 750,00
Total Inversión Inicial 15.504,00
CUADRO Nº. 21 INVERSIÓN TOTAL
CUADRO Nº. 22 FINANCIAMIENTO
Análisis económico y financiero 98
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
2012 2013 2014 2015 2016
Llamadas 31.020,00 33.501,60 36.181,73 39.076,27 42.202,37
Agenda 24.420,00 26.373,60 28.483,49 30.762,17 33.223,14
Emails 5.940,00 6.415,20 6.928,42 7.482,69 8.081,30
Totales 61.380,00 66.290,40 71.593,63 77.321,12 83.506,81
6.3.2 Costo de venta
El costo de venta son los costos en que se incurre para
comercializar nuestro servicio. Es el valor en que se ha incurrido para
producir o comprar un bien que se vende.
2012 2013 2014 2015 2016
Llamadas
564 609 658 710 767
Agenda
444 480 518 559 604
Emails
108 117 126 136 147
Totales
1.116 1.205 1.302 1.406 1.518
CUADRO Nº. 23 PRESUPUESTO DE INGRESOS POR
VENTA ANUAL
CUADRO Nº. 24 PRESUPUESTO DE INGRESOS POR
VENTA ANUAL (UNIDADES)
Análisis económico y financiero 99
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.3.3 Otros ingresos
En vista que la empresa no tiene otros ingresos no se detalla ningún
cuadro que represente dichos valores
6.4 Gastos
6.4.1 Gastos administrativos
Las remuneraciones que percibirán los colaboradores de la empresa
están basadas en los siguientes factores:
Características del cargo
Responsabilidad del cargo
Capacidad financiera anual
Mano de Obra
Personal Sueldo Mensual Costo por día Total
Secretaria 318 11 10
Jefe de Venta 500 17 17
Vendedor 318 11 10
Jefe Técnico 318 11 10
Gastos Generales
Electricidad 29 1,0 0,97
Teléfono 120 4,0 4,00
Internet 20 0,7 0,67
Totales 1623 54,10 52,31
Costo Por Día 52,31
Utilidad(30%) 15,69
Precio de Venta Por dia 68
CUADRO Nº. 25 COSTO DE VENTA
Análisis económico y financiero 100
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.4.2 Gastos operativos
Serán todos los gastos derivados para el funcionamiento nuestra
empresa, que se detallan a continuación
Proyección de Sueldos
Servicio Rubro 2012 2013 2014 2015 2016
Gerente General S.B.M 1150.00 1219,00 1279.95 1369.5 1465.41
P.S 3077.40 5089.08 5343.54 5717.58 6117.01
Jefe de Ventas S.B.M 500 530 556,50 595,46 637,14
P.S 1587,60 2212,64 2323,28 2485,91 2659,92
Jefe Técnico S.B.M 318,00 337.08 353.93 378.71 405.22
P.S 850.97 902.03 947.13 1013.43 1084.37
Secretaria S.B.M 318,00 337.08 353.93 378.71 405.22
P.S 850.97 902.03 947.13 1013.43 1084.37
Vendedores S.B.M 318,00 337.08 353.93 378.71 405.22
P.S 850.97 1407.24 1477.60 1581.04 1691.71
Conserje/mensajero S.B.M 318,00 337.08 353.93 378.71 405.22
P.S 850.00 902.03 947.13 1013.43 1084.37
Totales 10741.27 14512.37 15237.98 16304.64 17445.97
CUADRO Nº. 26 GASTOS ADMINISTRATIVOS
Análisis económico y financiero 101
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.4.3 Análisis de costos
El análisis de costo es simplemente, el proceso de identificación de
los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. El análisis de
costo determina la calidad y cantidad de recursos necesarios.
Años Incremento
2012 5%
2013 5%
2014 7%
2015 7%
DETALLE 2012 2013 2014 2015 2016
Electricidad 600 630 661,50 707,81 757,35
Internet 240 252 264,60 283,12 302,94
Útiles de oficina 300 315 330,75 353,90 378,68
Publicidad 500 525 551,25 589,84 631,13
Municipio 57 59,85 62,84 67,24 71,95
Cuerpo de bomberos 50 52,5 55,13 58,98 63,11
Alquiler 3750 4125 4537,5 4991,25 5490,375
Dominio y Hosting 400 440 484 532,4 585,64
Capacitación 1000 1100 1210 1331 1464,1
cámara de comercio 635 666,75 700,09 749,09 801,53
Agua Potable 240 252 264,60 283,12 302,94
Teléfono (Fijo y Moviles) 960 1008 1058,40 1132,49 1211,76
TOTALES 8.732,00 9.426,10 10.180,66 11.080,25 12.061,50
CUADRO Nº. 27 PORCENTAJE DE INCREMENTO ANUAL
CUADRO Nº. 28 GASTO OPERATIVO
Análisis económico y financiero 102
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.4.4 Gastos financieros Durante la puesta en marcha de la empresa es necesario incurrir en
ciertos gastos, al mismo tiempo se debe empezar a brindar los servicios
que se pondrán a la venta
6.5 Depreciación
La depreciación es la pérdida de valor contable que sufren los
activos fijos por el uso que se le somete y su función productora de renta.
Proyección Anual
Detalle 2012 2013 2014 2015 2016
Costos Fijos
Electricidad 600,00 630,00 661,50 707,81 757,35
Agua 240,00 252,00 264,60 283,12 302,94
Teléfono 960,00 1.008,00 1.058,40 1.132,49 1.211,76
Internet 240,00 252,00 264,60 283,12 302,94
Sueldos del Personal 35.064,00 37.167,84 39.026,23 41.758,07 44.681,13
Prestaciones Sociales 7.819,27 11.415,05 11.985,80 12.824,80 13.722,54
Alquiler 3.750,00 4.125,00 4.537,50 4.991,25 5.490,38
Interés de Préstamo Bancario 831,61 549,68 209,52 - -
Depreciaciones 2.541,17 2.541,17 2.541,17 1.404,50 1.404,50
Dominio y Hosting 400,00 440,00 484,00 532,40 585,64
Capacitación 1.000,00 1.100,00 1.210,00 1.331,00 1.464,10
Publicidad 500,00 525,00 551,25 589,84 631,13
Útiles de Oficina 300,00 315,00 330,75 353,90 378,68
Afiliación Cámara de Com. 635,00 666,75 700,09 749,09 801,53
Impuestos Municipales (*) 57,00 59,85 62,84 67,24 71,95
Cuerpo de Bomberos(**) 50,00 52,50 55,13 58,98 63,11
Total Costos Fijos 54.988,05 61.099,83 63.943,37 67.067,62 71.869,67
CUADRO Nº. 29 ANÁLISIS DE COSTO
Análisis económico y financiero 103
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
En medida en que avanza el tiempo de servicio, decrece el valor de los
activos.
DETALLE Tiempo
años Periodo
%
Depreciación Inversión Depreciación
Depreciación
Acumulada
EQUIPOS DE
COMPUTACIÓN
3 0 3410
1 33% 1136,67 1136,67
2 33% 1136,67 2273,33
3 33% 1136,67 3410,00
INSTALACIONES
5 0 800
1 20% 160 160
2 20% 160 320
3 20% 160 480
4 20% 160 640
5 20% 160 800
MUEBLES Y
ENSERES
2325
10 1 10% 232,5 232,5
2 10% 232,5 465
3 10% 232,5 697,5
4 10% 232,5 930
5 10% 232,5 1162,5
6 10% 232,5 1395
7 10% 232,5 1627,5
8 10% 232,5 1860
9 10% 232,5 2092,5
10 10% 232,5 2325
EQUIPOS DE
OFICINA
5 0 5060,00
1 20% 1012 1012
2 20% 1012 2024
3 20% 1012 3036
4 20% 1012 4048
5 20% 1012 5060
CUADRO Nº. 30 DEPRECIACIÓN
Análisis económico y financiero 104
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.6 Flujo de caja
El Flujo de Caja trata de determinar el estado de liquidez de la
empresa o del proyecto, es decir la cantidad de dinero en efectivo que se
espera tener en un momento dado en el futuro.
Para nuestro caso el presente estado financiero se elaboró
considerando todos los ingresos fruto de los tres servicios que ofrecerá la
empresa, también constan los egresos dentro de los cuales se detallan la
inversión inicial, los costos fijos y variables, pagos del préstamo bancario,
pago de impuestos y las depreciaciones, se incluyó también la utilidad del
ejercicio en los años futuros.
Inicio Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Inversión Inicial
11.595,00
1.542,00
675,00
942,00
750,00
15.504,00
Ingresos
5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00
Egresos
153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45
153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45
50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00
20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00
25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00
41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67
57,00 - - - - - - - - - - -
50,00 - - - - - - - - - - -
100,00 - - 178,33 - - 178,33 - - 178,33 - -
20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00
80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00
443,67 236,67 236,67 415,00 236,67 236,67 415,00 236,67 236,67 415,00 236,67 236,67
597,12 390,12 390,12 568,45 390,12 390,12 568,45 390,12 390,12 568,45 390,12 390,12
4.517,88 4.724,88 4.724,88 4.546,55 4.724,88 4.724,88 4.546,55 4.724,88 4.724,88 4.546,55 4.724,88 4.724,88
677,68 708,73 708,73 681,98 708,73 708,73 681,98 708,73 708,73 681,98 708,73 708,73
960,05 1.004,04 1.004,04 966,14 1.004,04 1.004,04 966,14 1.004,04 1.004,04 966,14 1.004,04 1.004,04
2.880,15 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11
16.000,00
496,00 2.880,15 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11
496,00 3.376,15 6.388,26 9.400,38 12.298,80 15.310,92 18.323,03 21.221,46 24.233,57 27.245,68 30.144,11 33.156,23
3.376,15 6.388,26 9.400,38 12.298,80 15.310,92 18.323,03 21.221,46 24.233,57 27.245,68 30.144,11 33.156,23 36.168,34 Saldo Final de Caja
Total Costos Fijos
Total Egresos
Utilidad antes de Imp.
Part. Trab. (15%)
Impto. a la Rta. (21,25%)
Utilidad Distribuible
Aporte de Socios
Cuentas Por Pagar
Préstamo Bancario
Flujo de Caja del Año
Saldo Anterior
camara de comercio
Agua Potable
Telefono (Fi jo y Movi les )
Electricidad
Internet
Utiles de oficina
Publicidad
Municipio
Movilización
Cuerpo de bomberos
Gastos Fijos
Ingresos por Ventas
Gastos Variables
Total Gastos Variables
Total Inversión Inicial
Activos Fijos
Gastos de Arranque
Gastos de Constitución
Capital de trabajo
Inversión en Software
Flujo de Caja
Proyección Mensual
DetalleMeses
CUADRO Nº. 31 FLUJO DE CAJA MENSUAL
Análisis económico y financiero 105
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Inversión Inicial
Ingresos
Egresos
0,74
Años Meses Dias
2 7 -
Flujo de CajaProyección Anual
DetalleAños
2011 2012 2013 2014 2015 Año 5
Activos Fijos 11.595,00
Gastos de Arranque 1.542,00
Capital de trabajo 942,00
Gastos de Constitución 675,00
Total Inversión Inicial 15.504,00
Inversión en Software 750,00
83.506,81 61.380,00 66.290,40 71.593,63 77.321,12 Ingresos por Ventas
Gastos VariablesMovilizacion 1.841,40 1.988,71 2.319,63 2.319,63 2.505,20
2.505,20 Total de Gastos Variables 1.841,40 1.988,71 2.319,63 2.319,63
Gastos Fijos
Electricidad 600,00 630,00 661,50 707,81 757,35
1.132,49 1.211,76
Agua 240,00 252,00 264,60 283,12
240,00 252,00 264,60 283,12
302,94
Teléfono 960,00 1.008,00 1.058,40
302,94
Sueldos del Personal 35.064,00 37.167,84 39.026,23 41.758,07 44.681,13
Internet
4.991,25 5.490,38
Prestaciones Sociales 7.819,27 11.415,05 11.985,80 12.824,80
831,61 549,68 209,52 -
13.722,54
Alquiler 3.750,00 4.125,00 4.537,50
-
Depreciaciones 2.541,17 2.541,17 2.541,17 1.404,50 1.404,50
Interes de Préstamo Bancario
1.331,00 1.464,10
Dominio y Hosting 400,00 440,00 484,00 532,40
500,00 525,00 551,25 589,84
585,64
Capacitaciòn 1.000,00 1.100,00 1.210,00
631,13
Utiles de Oficina 300,00 315,00 330,75 353,90 378,68
Publicidad
67,24 71,95
Afiliación Cámara de Com. 635,00 666,75 700,09 749,09
50,00 52,50 55,13 58,98
801,53
Impuestos Municipales (*) 57,00 59,85 62,84
63,11 Cuerpo de Bomberos(**)
69.387,25 74.374,88
Total Costos Fijos 54.988,05 61.099,83 63.943,37 67.067,62
4.550,55 3.201,86 5.330,63 7.933,87
71.869,67
Total Egresos 56.829,45 63.088,54 66.263,00
9.131,93
Part. Trabajadores (15%) 682,58 480,28 799,59 1.190,08 1.369,79
Utilidad antes de Impuestos
5.057,84 5.821,61
Impuesto a la Renta (21,25%) 966,99 680,40 1.132,76 1.685,95 1.940,54
Utilidad Distribuible 15.504,00 - 2.900,97 2.041,19 3.398,28
Adición de la Depreciación
Aporte de Socios 16.000,00
232,50 232,50
Equipos de Computo y Red 1.136,67 1.136,67 1.136,67
160,00 160,00 160,00 160,00
Muebles y Enseres 232,50 232,50 232,50
160,00
Equipos de Oficina 1.012,00 1.012,00 1.012,00 1.012,00 1.012,00
Instalaciones Eléctricas
Total de Adición de Depreciación 2.541,17 2.541,17 2.541,17 1.404,50
67,50 67,50 67,50 67,50
1.404,50
Amortizaciones
67,50
Activos Intangibles (Software) 250,00 250,00 250,00
Gastos de Constitución
Cuentas Por Pagar
4.504,58 3.414,00 4.497,86 6.529,84
Préstamo Bancario 5.000,00 1.255,06 1.485,85 1.759,09
7.293,61
Saldo Anterior
Flujo Neto de Efectivo 496,00
19.442,28 26.735,89
Saldo Final de Caja 5.000,58 8.414,58 12.912,44 19.442,28
10.503,42 - 2.088,84 - 10.823,60 30.265,88
26.735,89
Flujo Neto de Efectivo 15.504,00 - 5.000,58 8.414,58 12.912,44
57.001,77
Suma de Flujos Futuros Desc. 37.603,74 4.167,15 5.843,46 7.472,48 9.376,10 10.744,55
Flujo Acumulado de Efectivo
Acumulado de Flujos Futuros 11.336,85 - 5.493,39 - 1.979,09 11.355,19 22.099,74
VPN 22.099,74 TIR 58%
Periodo de RecuperaciónProyección en Años
Periodo de Recuperación
Año Flujo Neto Flujo Acumulado Calculo del Periodo de Recuperación
0 15.504,00 - 15.504,00 - Año anterior a l P.R. + Costo no recuperado a inicio de año
1 4.167,15 11.336,85 - Flujo de efectivo durante el año
5493,39
3 7.472,48 1.979,09 7472,48
10.744,55 22.099,74
2 5.843,46 5.493,39 - 2
4 9.376,10 11.355,19
5
CUADRO Nº. 32 FLUJO DE CAJA ANUAL
Análisis económico y financiero 106
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
6.7 Estados financieros
Los estados financieros de la empresa para este año serán el
balance general y estado de resultado
6.7.1 Balance general
El balance general (BG) mide la riqueza de la empresa en un
instante y se rige por el principio de partida doble, lo cual se expresa en
un equilibrio que está dado por la siguiente ecuación: Activos - Pasivos =
Patrimonio
6.7.2 Estado de resultados
El estado de pérdidas y ganancias o de resultados (P y G) busca
determinar la utilidad que produce la empresa.
Para la elaboración de este informe se consideraron los ingresos por
las ventas, con su respectivo costo y los costos fijos
Detalle 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Activos 13.516,00 15.025,30 15.462,80 16.956,65 21.741,77 27.271,56
Pasivos 4.500,00 3.244,94 1.759,09
Patrimonio 9.016,00 11.780,36 13.703,72 16.956,65 21.741,77 27.271,56
Total P+P 13.516.00 15.025.3 15.462.80 16.956,65 21.741.77 27.271.56
CUADRO Nº. 33 BALANCE GENERAL
Análisis económico y financiero 107
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Proyección Anual
Detalle
2012 2013 2014 2015 2016
Ingresos
Ventas 61.380,00 66.290,40 71.593,63 77.321,12 83.506,81
Costos de Ventas 1.841,40 1.988,71 2.147,81 2.319,63 2.505,20
Utilidad Bruta 59.538,60 64.301,69 69.445,82 75.001,49 81.001,61
Costos Fijos
Electricidad 600,00 630,00 661,50 707,81 757,35
Agua 240,00 252,00 264,60 283,12 302,94
Teléfono 960,00 1.008,00 1.058,40 1.132,49 1.211,76
Internet 240,00 252,00 264,60 283,12 302,94
Sueldos del Personal 35.064,00 37.167,84 39.026,23 41.758,07 44.681,13
Prestaciones Sociales 7.819,27 11.415,05 11.985,80 12.824,80 13.722,54
Alquiler 3.750,00 4.125,00 4.537,50 4.991,25 5.490,38
Interés de Préstamo Bancario 831,61 549,68 209,52 - -
Depreciaciones 2.541,17 2.541,17 2.541,17 1.404,50 1.404,50
Dominio y Hosting 400,00 440,00 484,00 532,40 585,64
Capacitación 1.000,00 1.100,00 1.210,00 1.331,00 1.464,10
Publicidad 500,00 525,00 551,25 589,84 631,13
Útiles de Oficina 300,00 315,00 330,75 353,90 378,68
Afiliación Cámara de Com. 635,00 666,75 700,09 749,09 801,53
Impuestos Municipales (*) 57,00 59,85 62,84 67,24 71,95
Cuerpo de Bomberos(**) 50,00 52,50 55,13 58,98 63,11
Total Costos Fijos 54.988,05 61.099,83 63.943,37 67.067,62 71.869,67
Utilidad Antes de Impuestos 4.550,55 3.201,86 5.502,46 7.933,87 9.131,93
Part. Trabajadores (15%) 682,58 480,28 825,37 1.190,08 1.369,79
Impuesto a la Renta (21,25%) 966,99 680,40 1.169,27 1.685,95 1.940,54
Utilidad Neta 2.900,97 2.041,19 3.507,82 5.057,84 5.821,61
CUADRO Nº. 34 ESTADO DE RESULTADO
CAPÍTULO VII
ANÁLISIS DE RIESGO
7.1. Identificar riesgos en la información
Un riesgo se estima por las consecuencias a que puede dar lugar en
caso de desencadenamiento (lesiones y daños materiales), y por la
probabilidad y frecuencia de que ocurra.
En los procesos administrativos el riesgo se puede analizar y evaluar
de forma similar al riesgo que conllevan a estos fenómenos peligrosos. El
peligro para un proceso administrativo esta presentado por eventos que
de presentarse impedirán que se cumplan los objetivos empresariales. En
los procesos administrativos el daño puede ser que no se cumplan las
metas y los objetivos de la institución. La afectación a los intereses
económicos de la institución, la falta de credibilidad, la pérdida de clientes
y ganancias etc.
Cuando un riesgo se sale de nuestro control producen accidentes
que provocan muertes, lesiones, daños a los equipos, materiales y/o
medio ambiente. Todo esto resulta como perdida para la empresa, ya
que ocurrido un accidente la empresa debe:
1. Contratar un nuevo trabajador y prepararlo para esa actividad.
2. Redistribuir los trabajadores en el área.
3. Pérdidas de tiempo.
4. Aumentos de seguro.
5. Comprar o reparar la maquinaria y/o equipos.
6. Pago de indemnizaciones.
Análisis de riesgo 109
7. Pérdida de tiempo de los trabajadores involucrados en el accidente.
Los accidentes producto de un riesgo incontrolado puede ser tan
grande, que pueden terminar en una empresa llevando a todos sus
trabajadores a la cesantía. Para esto la empresa debe tomar
Inicialmente las precauciones mínimas para neutralizar y asegurar
los esfuerzos invertidos tanto económicamente como socialmente.
Así mismo tenemos los controles que mitigan los riesgos. Un control
son políticas, prácticas y las estructuras organizativas diseñadas para
brindar garantía adicional de que se lograrán los objetivos del negocio y
se impedirán o detectarán o corregirán los acontecimientos no deseados.
7.2. Cálculo del riesgo en la inversión
De acuerdo a los riesgos que se establecieron, se procede a evaluar los
diferentes riesgos que tiene la empresa teniendo en cuenta el impacto y la
probabilidad de que la amenaza pueda ocurrir. Para dichas variables se
usarán las siguientes escalas:
PROBABILIDAD 1. BAJA 3. MEDIA 5. ALTO
IMPACTO 2. BAJO 4. MEDIO 6. ALTO
ACTIVIDAD PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE
Personal no capacitado 3 4 12
Desconocer misión y visión 3 4 12
Ineficiente atención a clientes 1 6 6
Desconocer funciones del personal 1 4 4
Incentivo inadecuado 1 2 2
Cobros inadecuados a clientes 1 6 6
CUADRO Nº.35 CÁLCULO DEL RIESGO DE LA INVERSIÓN
Análisis de riesgo 110
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
ACTIVIDAD PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE
Incremento de costos fijos y variables 1 4 4 Asesorías técnicas no cumplen no son las
estimadas durante el año 3 4 12
Las ventas de servicios no son las estimadas
durante el año 3 4 12
Poca cantidad de clientela 3 6 18
Manejo excesivo de recursos de la empresa
aumentando sus costos 1 6 6
Problema con los contratos del personal de la
empresa 1 6 6
Cambio en las regulaciones de las compañías,
impuestos, etc. 1 2 2
Despido de empleados por actos fraudulentos
cometidos en la empresa 1 6 6
Ataque de virus en computadoras 5 4 20
Pérdida Información de la empresa 1 6 6
Uso de software obsoleto 1 4 4
Uso de hardware obsoleto 1 4 4
Proveedores no calificados 3 4 12
Facilidad de acceso a la información por falta
de seguridad en equipos de computo 3 4 12
Uso de software sin licencia 3 6 18
Incendio 1 6 6
Robos 1 6 6
Según como se puede destacar en el presente cuadro de riesgos,
SecrEmpresa debe darle mayor prioridad a los riesgos inherentes de
mayor calificación, el cual indica el orden de prioridad en que cada uno de
los eventos que puedan ocurrir en la empresa, los cuales deben ser
tratados con los respectivos controles del caso.
RIESGOS FINANCIEROS
Con el propósito de analizar el riesgo en la inversión se hace usa de
Análisis de riesgo 111
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
los ratios financieros, en cuanto a Ventas, Utilidades e inversión.
A continuación de describe los ratios utilizados. Porcentajes
promedios en los 5 años.
CUENTA PROMEDIO 5 AÑOS
RENDIMIENTO SOBRE INVERSION 37%
RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO 18%
UTILIDAD ACTIVO 29%
UTILIDAD VENTAS 20%
MARGEN UTILIDAD BRUTA 93%
MARGEN NETO UTILIDAD 4%
DUPONT 13.56%
Formulas aplicadas
= %
UTILIDAD NETATOTAL ACTIVO
RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSIÓN
CUENTA 2012 2013 2014 2015 2016
RENDIMIENTO SOBRE INVERSION 18% 124% 20% 2% 20%
RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO 23% 14% 22% 3% 29%
UTILIDAD ACTIVO 29% 20% 31% 35% 32%
UTILIDAD VENTAS 70% 5% 7% 10% 10%
MARGEN UTILIDAD BRUTA 77% 97% 97% 97% 97%
MARGEN NETO UTILIDAD 5% 3% 5% 1% 7%
DUPONT 29% 20% 31% 35% 32%
CUADRO Nº. 36 RATIOS FINANCIERO
CUADRO Nº. 37 RATIOS FINANCIERO PROMEDIO 5 AÑOS
Análisis de riesgo 112
RENDIMIENTO SOBRE INVERSIÓN.- Establece la efectividad total
de la administración y producir utilidades sobre los activos totales
disponibles.
RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO.- Mide la rentabilidad de los
fondos aportados por el inversionista.
UTILIDAD ACTIVO.- La eficiencia en el uso de los activos de una
empresa.
UTILIDAD VENTAS.- La utilidad obtenida por la empresa.
MARGEN UTILIDAD BRUTA.- Indica la cantidad que se obtiene de
utilidad, después que la empresa ha cubierto el costo de los productos y
servicios que vende.
MARGEN NETO UTILIDAD.- Rentabilidad más específico que el
anterior. Relaciona la utilidad líquida con el nivel de las ventas netas. Mide
el porcentaje de cada UM de ventas que queda después de que todos los
= %TOTAL PATRIMONIO
RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIOUTILIDAD NETA
UTILIDAD DE ACTIVOUTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
= %ACTIVO
UTILIDAD DE VENTASUTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
= %VENTAS
MARGEN UTILIDAD BRUTAVENTAS - COSTOS VENTAS
= %VENTAS
MARGEN NETO UTILIDADVENTAS NETAS
= %VENTAS BRUTAS
DUPONTUTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
= %ACTIVO TOTAL
Análisis de riesgo 113
gastos, incluyendo los impuestos, han sido deducidos. Cuanto más
grande sea el margen neto de la empresa tanto mejor.
DUPONT.- Este ratio relaciona los índices de gestión y los márgenes
de utilidad, mostrando la relación en la rentabilidad del activo.
7.3. Plan de administración de riesgos
El Plan de Administración de Riesgos describe cómo se estructurará
y se realizara la Gestión de riesgos en el Proyecto. El Plan de
Administración de Riesgos es uno de los planes subsidiarios que integran
el Plan del Proyecto. El plan de Administración de Riesgos incluye como
mínimo lo siguiente:(Financiero, 2013)
Metodología.
Roles y Responsabilidades.
Preparación del Presupuesto.
Periodicidad.
Categorías de Riesgo.
Matriz de la Probabilidad y el Impacto.
Tolerancias Revisadas de los interesados.
Formatos de Informe.
Seguimiento.
Metodología
Define los métodos se van a utilizar y que fuentes de información de
datos se emplearan para la gestión. Como metodología se sugiere seguir
los procesos del Estándar del PMBOK Edition 2004:
Durante la etapa de planificación:
Análisis de riesgo 114
Identificación de riesgos.
Análisis cualitativo.
Análisis cuantitativo (si se requiere)
Planificación de la respuesta al riesgo.
Y durante la etapa de seguimiento y control:
Seguimiento y control de riesgos.
Roles y responsabilidades
Define el líder, el apoyo y los miembros del equipo de gestión de
riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestión de riesgos, asigna
personas a estos roles y explica sus responsabilidades.
Originador del riesgo
El originador del riesgo inicialmente identifica el riesgo y formalmente
lo presenta al Gerente del Proyecto. El originador del riesgo es
formalmente responsable por:
La Temprana identificación del riesgo dentro del proyecto.
La documentación formal del riesgo, completando el Formato para
Riesgos.
La publicación del Formato de Riesgo para la revisión del Gerente del
Proyecto.
Gerente del proyecto
El Gerente del Proyecto recibe, registra, y monitorea el progreso de
todos los riesgos del proyecto. El Gerente del Proyecto es formalmente
responsable de:
Recibir los Formatos de Riesgos e identificación de riesgos apropiados
Análisis de riesgo 115
para el proyecto.
Grabar todos los riesgos en el Registro de Riesgos. Presentar todos los riesgos al grupo de Revisión del Proyecto. Reportar y comunicar todas las decisiones tomadas por el Grupo de
Revisión del Proyecto. Monitorear el progreso y las acciones de mitigación asignadas.
Grupo de revisión del proyecto
El Grupo de Revisión del Proyecto confirma el riesgo, es decir su probabilidad e impacto, y asigna las acciones según la estrategia seleccionada para cada riesgo. El Grupo es formalmente responsable por:
Un Regular repaso de los riesgos registrados en el Registro de
Riesgos.
La identificación de solicitudes de cambio necesarias para mitigar los riesgos identificados.
Asignación de acciones para mitigar el riesgo. El cierre de riesgos que no presentan acciones pendientes y no
presentan probablemente más impacto al proyecto.
Equipo del proyecto
El Equipo del proyecto está comprometido con las acciones de mitigar el riesgo, delegados por el Grupo de Revisión del Proyecto.
Preparación del presupuesto
Asigna recursos y estima los costes necesarios para la gestión de riesgos a fin de incluirlos en la línea base de coste del proyecto.
Periodicidad Define cuándo y con qué frecuencia se realizará el proceso de
Análisis de riesgo 116
gestión de riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, y establece las
actividades de gestión de riesgos que se incluirán en el cronograma del
proyecto.
Categorías de riesgo
Para poder identificar los riesgos en una forma estructurada se
puede crear una Estructura detallada de riesgos (RBS). Se pueden
categorizar en:
Riesgos Técnicos.
Riesgos Externos.
Riesgos de la Organización.
Riesgos de la Dirección de Proyectos.
Matriz de probabilidad eimpacto
Los riesgos se priorizan según sus posibles implicaciones para
lograr los objetivos del proyecto.
Tolerancias revisadas de los interesados
Las tolerancias de los interesados pueden revisarse en el proceso
Planificación de la Gestión de Riesgos, ya que se aplican al proyecto
específico.
Formatos de informe
Describe el contenido y el formato del registro de riesgos, proforma
de riesgos, así como de cualquier otro informe de riesgos que se requiera.
Define cómo se documentarán, analizarán y comunicarán los resultados
de los procesos de gestión de riesgos.
Análisis de riesgo 117
Seguimiento
Documenta cómo todas las facetas de las actividades de riesgo
serán registradas para beneficio del proyecto actual, para futuras
necesidades y para las lecciones aprendidas. Documenta si serán
auditados los procesos de gestión de riesgos y cómo se realizaría dicha
auditoría.
Formatos y plantillas
Insertar una copia de cada una de las plantillas requeridas tales
como Formato de Riesgo para identificar, revisar y mitigar los riesgos del
proyecto.
CAPÍTULO VIII
PUNTO DE EQUILIBRIO 8.1. Punto de equilibrio
El punto de equilibrio, en términos contables es aquel punto de
actividad (volumen de ventas) donde los ingresos totales son iguales a los
costos totales, es decir, el punto de actividad donde no existe utilidad ni
pérdida.
Hallar el punto de equilibrio es hallar el número de unidades a
vender, de modo que se cumpla con lo anterior (que las ventas sean
iguales a los costos).
Los objetivos principales del punto de equilibrio son:
Analizar una primera simulación que nos permita saber a partir de qué
cantidad de ventas se empezarán a obtener utilidades.
Conocer la viabilidad de un proyecto, al saber si nuestra demanda
supera nuestro punto de equilibrio.
Determinar a partir de qué nivel de ventas, pude ser recomendable
cambiar un Costo Variable por un Costo Fijo o viceversa.
Identificar el número de unidades o ventas se debe realizar, para
lograr cierta utilidad.
Análisis del Punto de Equilibrio de la Recepción de llamadas
Punto de equilibrio120
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Punto de equilibrio en dólares
Es el valor de las ventas necesarias para que la empresa opere sin
perdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta
cantidad la empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son
utilidades para la empresa.
Punto de equilibrio en porcentaje
En el caso del primer año el valor nos indica que de las ventas
totales, el 95,81% es empleado para el pago de los costos fijos y variables
y el 4,19% restante, es la utilidad neta que obtiene la empresa.
Punto de equilibrio en unidades
Este valor nos indica las unidades necesarias a vender para obtener
el punto de equilibrio.
Punto de Equilibrio Llamadas
Medida 2012 2013 2014 2015 2016
P. E. en Dólares 29720,17 32726,14 34372,88 35990,10 38577,41
P.E. en Porcentaje 95,81% 97,69% 95,00% 92,10% 91,41%
P.E. en Unidades 540 595 625 654 701
CUADRO Nº.38 PUNTO DE EQUILIBRIO
Punto de equilibrio121
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Punto de equilibrio en dólares
Es el valor de las ventas necesarias para que la empresa opere sin
perdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta
cantidad la empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son
utilidades para la empresa.
Punto de equilibrio en porcentaje
En el caso del primer año el valor nos indica que de las ventas
totales, el 95,81% es empleado para el pago de los costos fijos y variables
y el 4,19% restante, es la utilidad neta que obtiene la empresa.
Punto de equilibrio en unidades
Este valor nos indica las unidades necesarias a vender para obtener
el punto de equilibrio.
Punto de Equilibrio Llamadas
Medida 2012 2013 2014 2015 2016
P. E. en Dólares 23396,73 25763,13 27059,50 28332,63 30369,45
P.E. en Porcentaje 95,81% 97,69% 95,00% 92,10% 91,41%
P.E. en Unidades 425 468 492 515 552
CUADRO Nº. 39 PUNTO DE EQUILIBRIO AGENDA
Punto de equilibrio122
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Punto de equilibrio en dólares
Es el valor de las ventas necesarias para que la empresa opere sin
perdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta
cantidad la empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son
utilidades para la empresa.
Punto de equilibrio en porcentaje
En el caso del primer año el valor nos indica que de las ventas
totales, el 95,81% es empleado para el pago de los costos fijos y variables
y el 4,19% restante, es la utilidad neta que obtiene la empresa.
Punto de equilibrio en unidades
Este valor nos indica las unidades necesarias a vender para obtener
el punto de equilibrio
8.2. Evaluación del proyecto
Para este proyecto se utilizaron como variable de sensibilización el
volumen de ventas y los costos variables.
Punto de Equilibrio Llamadas
Medida 2012 2013 2014 2015 2016
P. E. en Dólares 5691,10 6266,71 6582,04 6891,72 7387,16
P.E. en Porcentaje 95,81% 97,69% 95,00% 92,10% 91,41%
P.E. en Unidades 103 114 120 125 134
CUADRO Nº. 40 PUNTO DE EQUILIBRIO DE EMAIL
Punto de equilibrio123
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Si el VPN o el VAN es positivo, significa que el proyecto debería ser
aceptado
Escenario normal.
En este escenario se proyectaron los siguientes valores que a
continuación se detallan en la tabla correspondiente.
Variable %
Tasa de Incremento por ventas
anuales 8%
Tasa de Incremento de Costos
Fijos 10%
Costos Variables 2%
Con estos valores el negocio toma los siguientes resultados:
Variable % Valores
Tasa de Rentabilidad 20% .
VAN - 22.099,74
TIR 57% -
Tiempo de recuperación - 2 años, 7 meses
CUADRO Nº. 41 EVALUACIÓN DEL PROYECTO %
CUADRO Nº. 42 EVALUACIÓN DEL PROYECTO
Punto de equilibrio124
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Escenario optimista
En este escenario se determinó el incremento y/o disminución de
las variables según el detalle mostrado a continuación.
Con estos valores el negocio toma los siguientes resultados:
Escenario pesimista
En este escenario se determinó la disminución de las variables
según el detalle mostrado a continuación.
Variable % Valores
Tasa de Rentabilidad 20% -
VAN
74.665,89
TIR 120% -
Tiempo de recuperación
4 mes
Variable %
Incremento del Volumen de Ventas 7%
Incremento de los Costos Variables 7%
CUADRO Nº. 43 ESCENARIO OPTIMISTA %
CUADRO Nº. 44 ESCENARIO OPTIMISTA
Punto de equilibrio125
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Con estos valores el negocio toma los siguientes resultados:
Variable % Valores
Tasa de Rentabilidad 20%
VAN
- 8.298,97
TIR -2%
Tiempo de recuperación
5 años, 4 mes
VAN = (30% * VAN pesimista) + (20% * VAN optimista) + (50% VAN
NORMAL).
TIR = (30% * TIR pesimista) + (20% * TIR optimista) + (50%
TIRNORMAL).
Variable %
Disminución del Volumen de Ventas 7%
Disminución de los Costos Variables 7%
CUADRO Nº. 45 ESCENARIO PESIMISTA %
CUADRO Nº. 46 ESCENARIO PESIMISTA
Punto de equilibrio126
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Escenarios Tasa Van $ TIR Probabilidad
Normal 20% 22.099,74 58% 50%
Optimista 20% 74.665,89 120% 20%
Pesimista 20% - 8.298,97 -2% 30%
Negocio 20% 23.7426 52.9% 100%
De acuerdo al criterio de evaluación derivado de la aplicación de
esta técnica el proyecto de Secretaria Virtual es viable pues el VAN y el
TIR del negocio es positivo. Es decir el proyecto genera un rendimiento
mayor que el costo de la inversión realizada y por lo tanto desde el punto
de vista del análisis conviene ejecutar el proyecto.
CUADRO Nº. 47 ANÁLISIS INTEGRAL DEL PROYECTO
CAPÍTULO IX
CONCLUSIONES
9.1. Conclusiones
Para concluir este trabajo de tesis, este capítulo se dedicara a
mostrar las conclusiones y recomendaciones obtenidas a lo largo del
trabajo en este proyecto. Lo anterior será con el fin de que se le pueda
dar continuidad al proyecto, así como mostrar los beneficios obtenidos.
Por fin le brindamos una respuesta a sus necesidades como
empresario o profesional, ofreciéndole un servicio integral y
personalizado de atención telefónica, atención al cliente, secretariado
y administrativo a un mínimo costo de lo que le supondría contratar
ese mismo personal administrativo físicamente en su empresa
El plan de negocio no se hubiera desarrollado de manera satisfactoria
sin el apoyo del marco teórico, que fue como una guía crearlo de
acuerdo a las necesidades de la empresa y factores que se debe
tomar en cuenta. mediante este plan se ha logrado determinar el
mercado al que estará enfocado, que será la clase media – media alta
y se realizó en la Ciudad de Guayaquil.
Se logró Investigar las necesidades de clientes en este caso nos
basamos específicamente al campo legal de los abogados, de
disponer de secretarias para manejo de agendas, control de email y
llamadas, desde cualquier parte de la Ciudad.
Obteniendo clientes satisfechos por el servicio que ha recibido y así
poder recomendarlos con otros futuros cliente.
Conclusiones 128
9.2. Recomendaciones
Dentro de un proyecto como lo fue este se desea que haya una
mejora continua del mismo; por lo tanto se recomienda que cada uno de
los servicios que ofrece sean eficaces y de mucha ayuda para el cliente.
Además que se vayan implementando otros servicios administrativos
para así cubrir otras necesidades que los clientes tienen, y poco a poco
irse expandiendo por otras ciudades.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Acceso legal: Acceso por parte de terceras personas o entidades,
incluyendo gobiernos, al texto en claro, o claves criptográficas, o datos
cifrados, de acuerdo a la ley.
Autenticación: Proceso por el cual se garantiza que el usuario que
accede a un sistema de ordenador es quién dice ser. Por lo general, los
sistemas de autenticación están basados en el cifrado mediante una clave
o contraseña privada y secreta que sólo conoce el auténtico emisor.
Autoridad certificadora: Entidad que da testimonio de la
pertenencia o atribución de una determinada firma digital a un usuario o a
otro certificador de nivel jerárquico inferior.
Browser: Navegador, visualizador; programa o aplicación para
navegar a través del Web (WWW), tal como Netscape o Internet Explorer,
accediendo a documentos, imágenes, ficheros.
Gbps: Unidad especialmente utilizada para medir la velocidad de
conexión a internet. Un giga (1 Gbps) equivalente a un millón de bits por
segundo, lo que son 125.000 Bytes/seg. O 122 Kb/seg.
Mb: Con esta palabra puede hacerse referencia tanto a la velocidad
de una conexión como a la cantidad de información en byte
Glosario de términos130
Una conexión a internet con bajada de 2 megas transfiere 2 millones de
bits por segundo, por lo tanto, 2 millones dividido 8, resulta en 200.000
bytes por segundo, o sea 200 kb/seg.
En términos más estrictos un mega de conexión suele hacer referencia a
1024 kilobits por segundo.
Modem: (Modular – Remodular) periférico de entrada/salida, que
puede ser interno o externo a una computadora, y sirve para conectar
una línea telefónica con la computadora. Se utiliza para acceder a Internet
u otras redes, realizar llamadas, etc.
Michael Porter: La cadena de valor fue descrita y popularizada por
Michael Porter en su best-seller de 1986. Competitive advantage:
Creating and sustaining Superior performance. New Cork, NY The free
Press. La cadena de valor categoriza las actividades que producen valor
añadido en una organización.
Red: Una red de ordenadores es un conjunto de PC S y otros dispositivos, como impresoras, discos, que se conectan entre si con cables, para que puedan comunicarse entre ellos, con el fin de compartir información y recursos, haciendo que todas las personas o departamentos de una empresa, estén trabajando unidos, sin duplicar la información, transmitiéndola de forma rápida y eficaz, ala vez, que comparten recursos caros, que de no tener la red, muchas empresas prescindirían. Las redes varían en tamaño: unas pueden estar comprendidas en una oficina (LAN) llamadas redes locales y otras extenderse a lo largo de mundo (WAN) o redes Extensas.
Secretaria Virtual: Una secretaria virtual es cualquier persona que va a trabajar para un interesado, pero desde un lugar apartado. Y que realiza las tareas que cualquier secretaria lo haría
Glosario de términos131
Tir:Sigla de tasa interna de rentabilidad, también denominado rendimiento interno de un activo. Se utiliza generalmente para definir la rentabilidad de un activo de renta fija en función de comparar su cupón con su precio de mercado.
Vpn: Una red privada Virtual (VPN) conecta los componentes de una
red sobre otra red. VPN logra este objetivo mediante la conexión de los usuarios de distintas redes a través de un túnel que se construye sobre internet o sobre cualquier red pública. VPN habilidad a los usuarios para trabajar en sus hogares o en sus compañías conectados de una forma segura con el servidor corporativo usando la infraestructura provista por la red pública (como internet).
Van: VAN (Valor actual neto). Diferencia entre el valor actual de los flujos de fondos que suministrara una inversión, y el desembolso inicial necesario para llevarla a cabo. Se recomienda efectuar la inversión si el VAN es positivo.
ANEXOS
Anexos 133
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
ANEXO Nº 1 ENCUESTA
Opciones Encuestados Tendencia Femenino 37 52,11% Masculino 34 47,89%
Total 71 100,00%
1. Genero
Opciones Encuestados Tendencia Entre 10-18 10 14,08% Entre18-30 25 35,21% Mayor a 30 27 38,03% Otro 9 12,68%
Total 71 100%
2.Edad
Anexos 134
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CinthyaTutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
3. Educación
Opciones Encuestados Tendencia Secundaria 11 15,5% Superior 34 47,9% Tecnólogo 26 36,6%
Total 71 100,0%
4. ¿Cómo describiría el servicio que le brinda a sus clientes?
Opciones Encuestados Tendencia Bueno 22 31,0% Excelente 21 29,6% Muy Bueno 23 32,4% Regular 4 5,6% (en blanco) 1 1,4%
Total 71 100,0%
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
5. ¿Cuánto tiempo usted tarda en atender a sus clientes?
6 ¿Usted se considera un buen profesional?
Opciones Encuestados Tendencia No 4 5,6% Si 67 94,4%
Total 71 100,0%
Opciones Encuestados Tendencia Entre 1 semana y 2 meses 13 18,3%
Entre 2 meses y 1 año 13 18,3% Menos 1 semana 24 33,8% O dependiendo del Caso 21 29,6%
Total 71 100,0%
Anexos 136
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
7. ¿Usted retorna inmediatamente llamadas telefónicas o mensajes de e-
mail de sus clientes?
Opciones Encuestados Tendencia
No 19 26,8%
Si 52 73,2%
Total 71 100,0%
8. ¿Está disponible siempre a las necesidades del cliente?
Opciones Encuestados Tendencia A veces 27 38,0%
No 11 15,5% Si 33 46,5%
Total 71 100,0%
Anexos 137
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
9. ¿Actualmente Ud. Se dedica a ofrecer sus servicios como profesional?
Opciones Encuestados Tendencia No 25 35,2% Si 44 62,0%
(en blanco) 2 2,8% Total 71 100,0%
10.¿Tiene alguna secretaria que lleve control de cada una de sus
llamada?
Opciones Encuestados Tendencia
No 45 63,4%
Si 26 36,6%
Total 71 100,0%
Anexos 138
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
11.¿Tiene alguna secretaria que lleve control de cada una de sus
llamadas?
Opciones Encuestados Tendencia
Bastante 27 38,0%
Mucho 33 46,5%
Poco 11 15,5%
Total 71 100,0%
12. Indique uno o varios de estos servicios de comunicación que haya
usado en el último año
Opciones Encuestados Tendencia
Celular 1 1,4%
Celular, Teléfono Convencional 1 1,4%
Internet, Celular 7 9,9%
Internet, Teléfono Convencional 1 1,4%
Todas 61 85,9%
Total 71 100,0%
Anexos 139
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
13. Usted está de acuerdo que las empresas ahorre en
contratación de Personal Administrativo
14. ¿Qué opina sobre la idea de poder tener una secretaria Virtual de
cumpla con cada una de sus expectativas?
Opciones Encuestados Tendencia No 23 32,4% Si 47 66,2%
(en blanco) 1 1,4% Total 71 100,0%
Opciones Encuestados Tendencia
Buena 17 23,9%
Excelente 15 21,1%
Muy buena 37 52,1%
(en blanco) 2 2,8%
Total 71 100,0%
Anexos 140
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
15. ¿Ha escuchado alguna vez sobre el servicio de
Secretarias Virtual?
16. ¿Le gustaría tener la oportunidad de usar el servicio de una
secretaria que esté pendiente de cada una de sus citas de trabajo y que
no se pierda un cliente por no contestar una llamada
Opciones Encuestados Tendencia No 40 56,3% Si 30 42,3%
(en blanco) 1 1,4% Total 71 100,0%
Opciones Encuestados Tendencia
No 3 4,2%
Si 67 94,4%
(en blanco) 1 1,4%
Total 71 100,0%
Anexos 141
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
17. ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar anualmente por el servicio de una
Secretara Virtual?
Opciones Encuestados Tendencia
Entre $ 200 y $ 250 25 35,2%
Entre $100 y $150 23 32,4%
Menos de $ 50 21 29,6%
Menos de $ 50 , Entre
$100 y $150 1 1,4%
(en blanco) 1 1,4%
Total 71 100,0%
Anexos 142
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
ANEXO 2 INVERSIÓN DE ACTIVOS FIJOS
DESCRIPCION CANT Valor Unitario Total Inversión EQUIPOS DE COMPUTACION Computadoras personales 4 550,00 2.200,00 Computadoras portátil 1 800,00 800,00 Impresora Inyección Tinta Multifunción 2 90,00 180,00 UPS 1 150,00 150,00 Switch Principal 1 80,00 80,00 Total de Equipo de Computación 3.410,00 INSTALACIONES : INSTALACIONES ELECTRICAS VOZ/DAT 1 800,00 800,00 Total de Instalaciones 800,00 Muebles y Enseres: Escritorios 3 150,00 450,00 Escritorio gerencia 1 250,00 350,00 Counter Principal 1 350,00 350,00 Sillas Tipo Secretaria 4 60,00 240,00 Silla Gerencia 1 120,00 120,00 Sillas Normales 5 45,00 225,00 Archivador Vertical 3 100,00 300,00 Archivador Aéreo 2 90,00 180,00 Mesa de Trabajo 1 110,00 110,00 Total de Muebles y Enseres 2.325,00 Equipos de oficina Acondicionador de Aire 3 500,00 1.500,00 Telefax 1 90,00 90,00 Teléfono 3 40,00 120,00 Central telefónica 1 400,00 400,00 Dispensador de agua 1 130,00 130,00 Fotocopiadora ( impresora scanner) 1 2.700,00 2.700,00 Sumadora 2 60,00 120,00 Total Equipo de Oficina 5.060,00 Total Inversión Activo Fijo 11.595,00 Activo intangible Software
Licencias de NOD23 Versión 4 1 95,99 95,99
Office SB 2007 W32 Spanish 1pk DSP OEI 1
275,00 275,00
ERP Open Source 1 0 0
Licencias de OpenOffice 3 0 0
Utilitario de Sonido y Conver 1 200,00 200,00
750,00
Anexos 143
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
ANEXO 3 GASTOS OPERATIVOS
ANUAL
DETALLE Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Electricidad 600 630 661,50 707,81 757,35
Internet 240 252 264,60 283,12 302,94
Útiles de oficina 300 315 330,75 353,90 378,68
Publicidad 500 525 551,25 589,84 631,13
Municipio 57 59,85 62,84 67,24 71,95
Cuerpo de bomberos 50 52,5 55,13 58,98 63,11
Alquiler 3750 4125 4537,5 4991,25 5490,375
Dominio yHosting 400 440 484 532,4 585,64
Capacitación 1000 1100 1210 1331 1464,1
cámara de comercio 635 666,75 700,09 749,09 801,53
Agua Potable 240 252 264,60 283,12 302,94
Teléfono (Fijo y
Móviles) 960 1008 1058,40 1132,49 1211,76
TOTALES 8.732,00 9.426,10 10.180,66 11.080,25 12.061,50
Anexos 144
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
ANEXO 4 BALANCE GENERAL
Activos
Activo Corriente
Activos Fijos
Activos Diferidos
Pasivos
Pasivos Corrientes
Patrimonio
28.345,43 Total Pasivo y Patrimonio 13.516,00 15.161,92 15.717,25 17.465,98 22.523,82
Utilidad Retenida 6.984,00 - 4.083,03 - 2.041,84 -
28.345,43
Pago de Dividendos
Total Patrimonio
5.821,61 1.465,98 6.523,82
9.016,00 11.916,97 13.958,16 17.465,98 22.523,82
Capital 16.000,00 16.000,00 16.000,00
5.057,84 Utilidades 6.984,00 - 2.900,97 2.041,19 3.507,82
Pasivo a Largo Plazo 4.500,00
16.000,00 16.000,00 16.000,00
Total Pasivos 4.500,00 3.244,94 1.759,09 -
Impuestos por Pagar
3.244,94 1.759,09 -
Participación a Trabajadores
Total Activos 13.516,00 15.161,92 15.717,25 17.465,98
405,00 337,50
Activos Intangibles (Software) 750,00
22.523,82 28.345,43
Total Activos Diferidos 1.425,00 1.107,50 790,00 472,50
Amortización de Activos Intangibles 250,00 500,00 750,00
Amortización de Gastos de Const. 67,50 135,00 202,50
675,00
750,00 750,00 750,00
675,00
Total Activos Fijos 11.595,00
270,00 337,50
Gastos de Constitución 675,00 675,00 675,00 675,00
Depreciación de Equipos de Oficina 1.012,00 2.024,00 3.036,00
1.162,50
5.060,00
9.053,83 6.512,67 3.971,50 2.567,00
5.060,00
800,00
Instalaciones 800,00
4.048,00 5.060,00
Equipos de Oficina 5.060,00 5.060,00 5.060,00 5.060,00
Depreciación Acumulada de Instalacio 160,00 320,00 480,00 640,00
Depreciación Acumulada de Muebles 232,50 465,00 697,50
800,00
2.325,00
800,00 800,00 800,00 800,00
2.325,00
Equipos de Computo y Red 3.410,00
930,00 1.162,50
Muebles y Enseres 2.325,00 2.325,00 2.325,00 2.325,00
Depreciación Acumulada de Equipos 1.136,67 2.273,33 3.410,00
3.410,00 3.410,00 3.410,00
26.845,43 19.551,82 Total Activo Corriente 496,00
26.845,43 Caja/Bancos 496,00 5.000,58 8.414,58 13.021,98 19.551,82
Balance GeneralProyección Anual
DetalleAños
Balance Inicial 2012 2013 2014 2015 2016
5.000,58 8.414,58 13.021,98
Anexos 145
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
ANEXO 5 INGRESO POR VENTAS
Presupuesto de Ingresos por Venta Anual (Unidades)
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Llamadas 564 609 658 710 767
Agenda 444 480 518 559 604
Emails 108 117 126 136 147
Totales 1.116 1.205 1.302 1.406 1.518
Presupuesto de Ingresos por Venta Anual
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
Llamadas 31.020,00 33.501,60 36.181,73 39.076,27 42.202,37
Agenda 24.420,00 26.373,60 28.483,49 30.762,17 33.223,14
Emails 5.940,00 6.415,20 6.928,42 7.482,69 8.081,30
Totales 61.380,00 66.290,40 71.593,63 77.321,12 83.506,81
Anexos 146
C
AR
GO
CO
NC
EPTO
CA
NTI
DA
DV
ALO
R
CA
NTI
DA
D V
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AN
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AL
SALA
RIO
BA
SIC
O M
ENSU
AL
111
50,0
01
1219
,00
112
79,9
51
1369
,55
114
65,4
1SA
LAR
IO B
ASI
CO
AN
UA
L13
800,
0014
628,
0015
359,
4016
434,
5617
584,
98P
RES
TAC
ION
ES S
OC
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S A
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ALE
S 30
77,4
050
89,0
853
43,5
457
17,5
861
17,8
1
JE
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ENTA
SSA
LAR
IO B
ASI
CO
150
01
530
155
6,50
159
5,46
163
7,14
SALA
RIO
BA
SIC
O A
NU
AL
6000
6360
6678
7145
,46
7645
,642
2P
RES
TAC
ION
ES S
OC
IALE
S A
NU
ALE
S 13
38,0
022
12,6
423
23,2
824
85,9
126
59,9
2
JEFE
TEC
NIC
O
SALA
RIO
BA
SIC
O M
ENSU
AL
231
8,0
233
7,08
235
3,93
237
8,71
240
5,22
SALA
RIO
BA
SIC
O A
NU
AL
3816
,040
44,9
642
47,2
145
44,5
148
62,6
3P
RES
TAC
ION
ES S
OC
IALE
S A
NU
ALE
S 85
0,97
902,
0394
7,13
1013
,43
1084
,37
SE
CR
ETA
RIA
SALA
RIO
BA
SIC
O M
ENSU
AL
131
8,00
133
7,08
135
3,93
137
8,71
140
5,22
SALA
RIO
BA
SIC
O A
NU
AL
3816
,00
4044
,96
4247
,21
4544
,51
4862
,63
PR
ESTA
CIO
NES
SO
CIA
LES
AN
UA
LES
850,
9790
2,03
947,
1310
13,4
310
84,3
7
VEN
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LAR
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MEN
SUA
L1
318,
001
337,
081
353,
931
378,
711
405,
22SA
LAR
IO B
ASI
CO
AN
UA
L38
16,0
040
44,9
642
47,2
145
44,5
148
62,6
3P
RES
TAC
ION
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OC
IALE
S A
NU
ALE
S 85
0,97
1407
,24
1477
,60
1581
,04
1691
,71
CO
NSE
RJE
, MEN
SAJE
RO
SALA
RIO
BA
SIC
O M
ENSU
AL
131
8,00
133
7,08
135
3,93
137
8,71
140
5,22
SALA
RIO
BA
SIC
O A
NU
AL
3816
,00
4044
,96
4247
,21
4544
,51
4862
,63
PR
ESTA
CIO
NES
SO
CIA
LES
AN
UA
LES
850,
9790
2,03
947,
1310
13,4
310
84,3
7
Tota
les
SALA
RIO
BA
SIC
O M
ENSU
AL
2922
,00
3097
,32
3252
,19
3479
,84
3723
,43
SALA
RIO
BA
SIC
O A
NU
AL
3506
4,00
3716
7,84
3902
6,23
4175
8,07
4468
1,13
PR
ESTA
CIO
NES
SO
CIA
LES
AN
UA
LES
7819
,27
1141
5,05
1198
5,80
1282
4,80
1372
2,54
PR
OY
ECC
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AN
UA
L
GA
STO
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ELD
OS
2012
2013
2014
2015
Añ
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AN
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rado
por
: Cin
thya
Tut
iven
Anexos 147
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven
ANEXO 7 DEPRECIACIÓN
DETALLE Tiempo Años Periodo %
Depreciación Inversión Depreciación Depreciación Acumulada
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN
3 0 3410
1 33% 1136,67 1136,67
2 33% 1136,67 2273,33
3 33% 1136,67 3410,00
INSTALACIONES
5 0 800
1 20% 160 160
2 20% 160 320
3 20% 160 480
4 20% 160 640
5 20% 160 800
MUEBLES Y ENSERES
2325
10 1 10% 232,5 232,5
2 10% 232,5 465
3 10% 232,5 697,5
4 10% 232,5 930
5 10% 232,5 1162,5
6 10% 232,5 1395
7 10% 232,5 1627,5
8 10% 232,5 1860
9 10% 232,5 2092,5
10 10% 232,5 2325
EQUIPOS DE OFICNA
5 0 5060,00
1 20% 1012 1012
2 20% 1012 2024
3 20% 1012 3036
4 20% 1012 4048
5 20% 1012 5060
Anexos 148
ANEXO 8 PUNTO DE EQUILIBRIO LLAMADA
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
PE$ 56909,64 63180,06 66121,07 69355,95 74321,51
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
PE% 92,72% 95,31% 92,36% 89,70% 89,00%
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5
PE.U 1035 1149 1202 1261 1351
92,72% 95,31% 92,36% 89,70% 89,00%
1035 1149 1202 1261 1351
PUNTO DE EQUILIBRIO EN PORCENTAJE
PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES
Anexos 149
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 150
Elaborado por: CintthyaTutiven
ANEXO 9 PUNTO DE EQUILIBRIO AGENDAS
PUNTO DE EQUILIBRIO EN PORCENTAJE
PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES
2012 2013 2014 2015 2016
PE$ 22553,57 25060,34 26226,63 27508,06 29477,64
2012 2013 2014 2015 2016
PE% 92,36% 95,02% 92,08% 89,42% 88,73%
2012 2013 2014 2015 2016
PE.U 410 456 477 500 536
92,36% 95,02% 92,08% 89,42% 88,73%
410 456 477 500 536
Anexos 151
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 152
Elaborado por: CintthyaTutiven
Elaborado por: CintthyaTutiven
ANEXO 10 PUNTO DE EQUILIBRIO EMAIL
PUNTO DE EQUILIBRIO EN PORCENTAJE
PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES
2012 2013 2014 2015 2016
PE$ 5486,00 6095,76 6379,45 6691,15 7170,24
2012 2013 2014 2015 2016
PE% 92,36% 95,02% 92,08% 89,42% 88,73%
2012 2013 2014 2015 2016
PE.U 100 111 116 122 130
92,36% 95,02% 92,08% 89,42% 88,73%
100 111 116 122 130
Anexos 153
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
Anexos 154
Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven
ANEXO 11 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
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