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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL
CARÁTULA
ANÁLISIS DE LA COMUNICACIÓN SOCIAL INTERNA DEL CANTON
PLAYAS CON LA PROPUESTA DE ESTABLECER UN
DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL EN LA
MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN
Proyecto de grado que se presenta como requisito para optar por el
título de Licenciado en Comunicación Social.
Autor: Olivares Vélez Isaac Saúl
Tutor: Lcda. Beatriz Vallejo M.S.C
Guayaquil Ecuador
Miércoles, 4 de Julio del 2012
1
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor de la Facultad de Comunicación Social, por el
presente:
CERTIFICO
Que he analizado el proyecto de trabajo de grado presentado como
requisito previo a la aprobación y desarrollo de la investigación para optar
por el grado Licenciado en Comunicación Social.
Olivares Vélez Isaac Saúl 092600941 - 6
Lcda. Beatriz Vallejo M.S.C
Guayaquil Ecuador
Miércoles, 4 de Julio de 2012
2
APROBACIÓN DE LA SUSTENTACIÓN
Los miembros designados para la sustentación aprueban el Trabajo de
titulación sobre el tema: Análisis de la Comunicación Social Interna del
Cantón Playas con la Propuesta de establecer un departamento de
Comunicación Social en la Municipalidad del Cantón
Del egresado:
Olivares Vélez Isaac Saúl
C.I # 092600941 - 6
De la Facultad de Comunicación Social
Guayaquil, Miércoles 4 de Julio del 2012
Para constancia Firman.-
____________________ ____________________
__________________
3
ACTA DE RESPONSABILIDAD
El egresado de la Facultad de comunicación Social de la Universidad de
Guayaquil, Señor Olivares Vélez Isaac Saúl, deja constancia escrita de
ser el autor responsable de la tesis presentada, por lo cual firma:
______________________
Olivares Vélez Isaac Saúl
C.I.: 0926009416
4
DECLARACIÓN EXPRESA
La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación me
corresponde exclusivamente a mi; y al patrimonio intelectual de la misma
Universidad de Guayaquil.
Olivares Vélez Isaac Saúl
C.I # 092600941 - 6
5
DEDICATORIA
Dedico este proyecto de tesis a Dios y a mis padres. A Dios porque
ha estado conmigo a cada paso que doy, cuidándome y dándome
fortaleza para continuar, a mis padres, quienes a lo largo de mi vida han
velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento.
Depositando su entera confianza en cada reto que se me
presentaba sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y capacidad.
Es por ellos que soy lo que soy ahora.
6
ÍNDICE DEL CONTENIDO
CARÁTULA ................................................................................................. i
CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR ....................................... 1
APROBACIÓN DE LA SUSTENTACIÓN ................................................... 2
ACTA DE RESPONSABILIDAD ................................................................. 3
DECLARACIÓN EXPRESA ....................................................................... 4
DEDICATORIA .......................................................................................... 5
ÍNDICE DEL CONTENIDO ........................................................................ 6
RESUMEN ................................................................................................. 9
INTRODUCCIÓN ..................................................................................... 10
CAPITULO I .......................................................................................... 12
EL PROBLEMA ........................................................................................ 12
Funciones del Comunicador Social .......................................................... 12
Formulación del problema ....................................................................... 15
Evaluación del problema .......................................................................... 16
Objetivos de la investigación ................................................................... 17
Justificación e importancia de la investigación......................................... 18
CAPITULO II ............................................................................................ 19
MARCO TEÓRICO .................................................................................. 19
Fundamentación Teórica ......................................................................... 19
La Comunicación en una Sociedad Moderna .......................................... 19
............................................................................................................. 28
Supervisión recibida y ejercida ................................................................ 36
Especificaciones del Puesto .................................................................... 36
Educación Formal.- .................................................................................. 36
Cursos de Capacitación.- ......................................................................... 36
Experiencia laboral.- ................................................................................ 37
Puesto del Profesional en Comunicación ................................................ 37
7
Naturaleza del puesto.- ............................................................................ 37
Atribuciones.- ........................................................................................... 37
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL ..... 45
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL ..... 46
Nombre del procedimiento: Monitoreo de Noticias en Prensa Escrita ..... 47
Nombre del procedimiento: Monitoreo en Internet ................................... 47
Normas específicas ................................................................................. 47
Nombre del procedimiento: Proporcionar Información a Periodistas ....... 48
Normas específicas ................................................................................. 48
Normas específicas ................................................................................. 49
Barreras a la comunicación eficaz ........................................................... 52
La comunicación interna .......................................................................... 55
Niveles de comunicación ......................................................................... 56
Importancia de la comunicación organizacional interna ........................... 57
Fundamentación Andragógica ................................................................. 58
Hipótesis .................................................................................................. 59
Variables de la investigación ................................................................... 59
Variable independiente ............................................................................ 59
Variable dependiente ............................................................................... 60
Definiciones Conceptuales ...................................................................... 60
CAPÍTULO III ........................................................................................... 62
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .............................................. 62
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................... 62
Modalidad de la investigación .................................................................. 62
Tipo de investigación ............................................................................... 62
Población y Muestra ................................................................................ 63
Operalización de las variables ................................................................. 64
Recolección de la información ................................................................. 65
8
Procesamiento de los datos y análisis ..................................................... 65
CAPÍTULO IV .......................................................................................... 66
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS ..................... 66
LA ENCUESTA ........................................................................................ 66
CAPÍTULO V ........................................................................................... 73
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................... 73
RECOMENDACIONES ............................................................................ 74
BIBLIOGRAFÍA Y CITAS ......................................................................... 75
ANEXOS .................................................................................................. 76
ANEXO 1 ................................................................................................. 76
ANEXO 2 ............................................................................................... 778
HOJA DE VIDA………………………………………………………………...79
9
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Facultad de Comunicación Social
“ANÁLISIS DE LA COMUNICACIÓN SOCIAL INTERNA DEL CANTON PLAYAS CON LA PROPUESTA DE ESTABLECER UN DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL EN LA MUNICIPALIDAD DEL CANTÓN”
Autor: Olivares Vélez Isaac Saúl
Tutor: Lcda. Beatriz Vallejo M.S.C
RESUMEN
El propósito de este trabajo de investigación pretende incorporar un
manual en las municipalidades del país, para implementar una Oficina
Municipal de Comunicación Social, por medio de la cual las autoridades
edilicias puedan iniciar o complementar campañas de información
dirigidas a los diferentes sectores de su comunidad, relacionadas estas
con los diferentes temas que debemos conocer como: Políticas de
Desarrollo del Municipio, Servicios Municipales, y otros que sugiere la
misma comuna, convirtiéndose en un acercamiento de las autoridades
con su comunidad. Los Municipios como forma de Organización Social
tienen como fin primordial la satisfacción de las necesidades de la
población y el logro de una mejor calidad de vida, pero para ello requieren
ser fortalecidos, tanto en su capacidad de identificar y analizar los
problemas como para proponer y operacionalizar soluciones con el
respaldo de los pobladores.
Un adecuado proceso de comunicación podría facilitar la gestión
municipal con la Incorporación de los pobladores por la vía de su
participación activa en la búsqueda de soluciones
10
INTRODUCCIÓN
La municipalidad del Cantón Playas carece de una oficina de
comunicación social eficiente que les provea de recursos y metodologías
para poder estar en contacto con sus comunidades y al mismo tiempo les
permita a los miembros de la comunidad estar en contacto con sus
autoridades edilicias. El presente trabajo pretende incorporar un manual
en la municipalidad del Cantón, para implementar una Oficina Municipal
de Comunicación Social, por medio de la cual las autoridades edilicias
puedan iniciar o complementar campañas de información dirigidas a los
diferentes sectores de su comunidad, relacionadas estas con los
diferentes temas que debemos conocer como: Políticas de Desarrollo del
Municipio, Servicios Municipales, y otros que sugiere la misma comuna,
convirtiéndose en un acercamiento de las autoridades con su comunidad.
La comunicación social es una de las actividades que está sobresaliendo
en esta nueva era, con la facilidad que existe para comunicarse esta
mueve en el mundo entero el ámbito social, cultural, científico,
económico, político, deportivo, entre otros. Con un Manual para
establecer una Oficina de Comunicación Social en la municipalidad del
Cantón Playas y llevar a cabo su ejecución, además de estar actualizado
en la tecnología moderna y la comunicación, también tendrán una mejor
forma de comunicarse con sus comunidades y por ende, obtener una
mejor participación comunal en los programas de desarrollo y beneficio a
sus habitantes. Facilita la aplicación de algunos métodos de participación
comunal como encuestas escritas entre otros, que ayudan a la comuna
para diagnosticar y decidir sobre obras de gran envergadura para que
tengan impacto positivo en su comunidad. Para poder llevar a cabo el
11
presente trabajo se utilizó el método mixto, narrativo y explicativo; se
consultó diferentes tipos de bibliografía para poder realizar la
recapitulación y las ilustraciones que se encuentran en el manual.
12
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Funciones del Comunicador Social
El comunicador social tiene como función elaborar material destinado a
instruir, informar, recrear e influenciar a la sociedad. Informa para los
medios de comunicación social, artículos, noticias, reportajes que obtiene
mediante ruedas de prensa, entrevistas de los acontecimientos de la
noticia. Redacta, informa y corrige reportajes sobre noticias generales,
deportes, política, economía y sociales.
Funciones:
Redactar mensajes públicos noticiosos, para poderlos transmitir a
través de medios de comunicación masivos.
Analizar y resolver información en periódicos, revistas, radio, cine y
televisión.
Desempeñarse como reportero, fotógrafo, diseñador de noticia,
redacción en el medio impreso y audiovisual.
Laborar en cargos de oficinas públicas y privadas, como relacionista
público.
Planificar, redactar y transformar mensajes de carácter informativo y de
opinión.
13
Proyectar, preparar, desarrollar e implementar estrategias en
comunicación que permita influir en la opinión pública y aprobación
masiva de las ideas que genera.
Planificar y ejecutar proyectos de publicidad y mercadeo.
Las funciones del Comunicador Social, trascienden al periodista. El
Comunicador Social empieza a perfilarse como un profesional que
pudiera, a mediano plazo encontrarse entre “las profesiones de ayuda”; es
decir que la tarea del Comunicador Social sería la de un agente de
cambio social, para el uso de los procesos de transformación desarrollo y
crecimiento al interior de la sociedad. (Cuenca, 1998:300).
Según Fonseca (2005:27) Por las características de la naturaleza social
de la comunicación, como la interacción entre personas, la organización
de grupos, el uso de niveles del lenguaje y sus significados delimitados
por un contexto social o cultural, la función primordial de un comunicador
consta de funciones más específicas. Zacharis y Coleman (1978:26) en su
libro Comunicación oral, Un enfoque racional, señalan cinco funciones
que tiene el comunicador cuando debe comunicar:
Lingüística
Simbólica
Organizativa
Social
Cultural
Las funciones lingüísticas y simbólica se derivan de la capacidad que
tiene el hombre de producir lenguaje y simbolizar en diversas formas su
14
realidad, para comunicar a otros sus ideas y sentimientos. La función
organizativa está implícita en la social, en la cultural, ya que la sociedad
se conforma de grupos que se comunican entre sí para organizar su
estructura jerárquica y formar instituciones con sus funciones y
actividades, así como sus hábitos y comportamientos sociales que los
distinguen como una cultura.
Función Social.- Se refiere a la comunicación que utilizar las personas cuando representan
diversos roles dentro de un sistema social, siguiendo patrones de
comportamiento aprendidos para actividades ya sean de trabajo o de
entretenimiento, así como en todos los ámbitos; religioso, político,
académico, familiar, etcétera. La función social permite al comunicador
interactuar en formas apropiadas, de acuerdo con las situaciones sociales
de los diferentes estratos. Según Fonseca (2005:27)
Función Simbólica.- Se utiliza para representar hechos, objetos o sentimientos por medio de
símbolos, señales o signos. En la comunicación que se genera se usan
varios códigos o lenguajes, con cargas emocionales positivas o negativas
en los mensajes, que pueden provocar efectos constructivos o
destructivos en los participantes en el proceso comunicativo, según la
significación que den a los símbolos utilizados. Fonseca (2005:28)
Función Lingüística.- Está ligada específicamente al estilo del lenguaje usado en el mensaje.
Tal función la utiliza el comunicador desde que genera ideas, las ordena
con base en su contenido y elije el tratamiento y el nivel adecuado para
15
los receptores. Es muy variable, ya que un mensaje puede construirse con
diversos estilos de lenguaje; formal, informal, especializado, popular,
culto, estándar, etcétera, según el deseo del comunicador y la situación
en la que se comunica.
Función Organizativa.- A través de la comunicación se ordena el conjunto de individuos por
puestos, estratos y jerarquías, se generan normas, roles y funciones para
construir una empresa, organización o estructura social. Esta función es la
que promueve la interdependencia y la transmisión de información entre
todas las partes que integran un sistema social. Fonseca (2005:29)
Función Cultural.- A través de los individuos que conforman la sociedad se comunican entre
sí para organizar su estructura jerárquica y formar instituciones con sus
funciones y actividades, así como sus hábitos y comportamientos sociales
que los distinguen como una cultura, sus diferencias y semejanzas entre
otras. Según Fonseca (2005:30)
Formulación del problema
Cómo establecer un departamento de comunicación social en la
Municipalidad del Cantón Playas para lo cual mantener una buena
comunicación organizacional entre empleados del Municipio y la
comunidad existente con una guía de comunicación organizacional bien
estructurada.
La formulación del problema hace énfasis en que la propuesta no sea
temporal, sino de manera continua, mejorando no solo los procesos de
16
comunicación, sino también en el área administrativa y así poder llegar
con una buena comunicación a la ciudadanía del Cantón.
Evaluación del problema
Delimitado: el problema de crear, establecer una oficina o departamento
de comunicación en el Municipio de Gral. Villamil Playas requiere de
varias herramientas de la comunicación pero nos delimitaremos a
investigar tendencias comunicacionales ya antes vistas por lo que
recurriremos a conocimientos ya aprendidos.
Claro: Redactado todo el proceso de manera clara, precisa y concisa,
relevando únicamente al problema en la investigación planteada y
logrando encontrar los medios para que este proceso pueda ser aplicado
por cualquier persona o profesional de la comunicación social que lea y
pueda establecer un departamento de Comunicación Social
Evidente: Los empleados de la Municipalidad de Playas investigada y sus
autoridades, demostraron el alto interés ante el problema planteado,
denotando la evidencia de la falta de un Dpto. de Comunicación Social
Original: Una investigación de este tipo, conlleva a descubrir nuevos
parámetros de competitividad dentro de los diferentes tipos de
comunicación, la comunicación en este aspecto va a ser bastante original
y concisa ya que nunca ha tratado en relacionar modelos de
comunicación, ni de mejora del actual.
Relevante: El autor al ser egresado de comunicación social, considera la
relevancia de aplicar todos estos conceptos y principios de lo aprendido
en la FACSO. La Municipalidad de Playas que es la investigada se verá
17
beneficiada de poseer una guía estructurada de establecer una oficina u
departamento de comunicación, que repercutirá indudablemente en la
eficacia de la misma y de la comunidad
Realidad social: El ciudadano de Playas desconoce de actividades
competitivas y organizadas por el Municipio de Playas, desconoce de cual
es la realidad que vive el Cantón pero por medio de este departamento de
Comunicación Social la comunidad estará al tanto de todas las
actividades realizadas dentro del mismo.
Factibilidad: Con el apoyo del líder de la organización, el desarrollo de
esta investigación se terminará aplicando la guía estructurada, que no
conlleva inversión monetaria, sino de capacidad y tiempo del autor de
esta tesis. La factibilidad del proyecto está asegurada y se demostrará en
el marco teórico que usando diferentes teorías de la comunicación se
implementará la guía referida.
Objetivos de la investigación
Objetivos generales
Obtenidos desde las variables de la investigación, el autor se
refiere a dos principales objetivos que persigue la tesis en realización:
Analizar el sistema de comunicación interna de la Municipalidad
del Cantón Playas
Diseñar una estructura comunicacional para establecer un
departamento de Comunicación Social
18
Objetivos específicos
Determinar cuál es el tipo de comunicación interna existente
Evaluar la forma actual que tienen en comunicación interna
Diagnosticar la efectividad de la actual forma de comunicación interna.
Informar a las autoridades lo analizado
Determinar las formas incorrectas de comunicación interna
Eliminar sustentadamente las malas formas de comunicación interna
Crear mejores formas de comunicación interna
Justificación e importancia de la investigación
La comunicación en sí es una de las más discutidas ramas de las
ciencias, las empresas privadas o públicas denotan una gran necesidad
de que esta exista, más no la importancia de que esta necesita que se le
den.
Durante décadas, se ha visto cómo se han dado venido
escribiendo libros sobre la comunicación en las relaciones personales,
pero hay una especie de desinterés de los empresarios en destacar este
tema. El humano, es un ser biopsicosocial, por consiguiente, siempre
vivirá en relaciones interpersonales, ya sea externa al hablar de clientes
o mercados, como también internas, al referirnos a los miembros de la
organización.
19
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Fundamentación Teórica
La actual investigación está respaldada en la información de varios
autores en sus libros, estos se fueron referenciando adecuadamente,
refirieron adecuadamente las variables observadas.
La Comunicación en una Sociedad Moderna
Muriel y Rota (1980), definen la comunicación como “un sistema de
intercambio de datos, información, ideas y conocimientos que actúan para
facilitar la consecución de los objetivos”. Adjetivada con el término social,
la palabra comunicación suele emplearse para designar fenómenos de
interrelación humana generalmente vinculados al complejo tecnológico de
los medios de masas: prensa, cine, radio, televisión y en general todos los
sistemas de difusión de mensajes por vía visual, auditiva o audiovisual.
Hay que tener presente la diferenciación entre la comunicación como tal y
otras actividades que siendo funciones específicas inherentes a la
comunicación, no deben confundirse con ella, entre éstas podemos
mencionar: la información, la organización, la instrucción y la recreación.
Todas las anteriores son funciones que indican objetivos inmediatos
posibles dentro de un proceso de comunicación, pero ninguna de ellas, ni
la suma de todas, puede constituir la comunicación como tal. De hecho,
pueden darse estos fenómenos sin que haya comunicación, al no generar
personalización, participación y relación.
20
La comunicación es esencial y vital para el funcionamiento de una
campaña en donde lo importante es transmitir los beneficios que ésta trae
consigo. Por otra parte, el hombre tiene objetivos al comunicarse. El
objetivo primario o fundamental es “ejercer control sobre su entorno para
obtener algún beneficio físico, económico o social. Este hecho hace que
la comunicación sea predecible. Las personas siempre tienen algún
propósito, latente o manifiesto que podemos descubrir”, afirma McEntee
(1996). Para que se lleve a cabo un evento de comunicación, el mismo
autor considera que las personas involucradas en él, tienen que ser
capaces de compartir signos y significados semejantes, de manera que
exista la posibilidad de que se entiendan. “Comunicar no es solamente
comunicar algo a alguien”, es lograr que el mensaje tenga un sentido para
quien lo recibe, también se trata de comunicar un mensaje significativo
mediante símbolos, códigos e imágenes. Todo tipo de comunicación se
apoya en códigos subyacentes que evocan algún sentido en el receptor,
asegura Aprile (2000).
En estos últimos años se ha operado una verdadera revolución cultural en
nuestra sociedad, donde se da un conflicto entre el mundo de las ideas y
el mundo de las imágenes. Hasta hace treinta años el mundo de las ideas
ejercía una hegemonía indiscutible en nuestra civilización; hoy, con el
desarrollo de los medios de comunicación, la hegemonía pertenece al
mundo de las imágenes. Es un fenómeno que plantea problemas nuevos
que afectan al contenido de la comunicación, al impacto que ejercen
sobre la sociedad y también a la manera que se tiene de entenderse.
(Agote, 2008:251) Según Agote, I. (2008) La comunicación es esa
facultad casi ilimitada que ejercemos de diversas formas; palabra hablada
o escrita, gestos, imágenes, sonidos, etc. Lo que decimos o hacemos,
incluso lo que callamos u omitimos, son formas de manifestarnos a los
demás, y permite ejercer la facultar de comunicar.
21
La palabra comunicación se encuentra en evolución, televisores, de
teléfonos y orientadores, de satélites y canales de difusión. En cualquier
momento y lugar se puede ser testigo de todos los acontecimientos que
suceden en el mundo. (Agote, 2008:252) El mismo autor indica que en
este mundo complejo de la universalización de las tecnologías de
producción, organización y gestión, la circulación intensa de productos y
personas, el auge de las telecomunicaciones y de la informática,
contribuyen a transformar la sociedad y establecer un nuevo tipo de
relación entre los individuos y las comunidades. El elemento clave de esa
transformación de la sociedad es la comunicación que apoyada en una
nueva tecnología, es como el sistema nervioso de la sociedad.
Según Agote, I. (2008) La sociedad sometida al impacto de las nuevas
tecnologías entra en campos difíciles de controlar y capaces de
transformar actitudes y conductas. Las nuevas tecnologías van minando
los sistemas tradicionales de comunicación, a la par que hacen surgir las
líneas maestras de un nuevo estilo de comunicarse y por lo tanto de las
relaciones humanas.
En el proceso de comunicación se dan tres contextos o situaciones
comunes; por un lado existe una comunicación interpersonal, en la cual
una persona o grupo interactúa con otra persona (o grupo) sin ayuda de
un aparato; comunicación masiva, que se refiere al proceso por el cual
una organización produce o transmite mensajes públicos, con la ayuda
por el cual una organización produce o transmite mensajes públicos, con
la ayuda de uno o más instrumentos que están dirigidos a audiencias
grandes, heterogéneas y dispersas y por último una comunicación
interpersonal asistida por medios tecnológicos. (Dominick, 2006) Con el
crecimiento de las tecnologías y las redes mundiales, ésa comunicación
se centra en una o varias personas que se comunican a través de un
22
aparato o dispositivo mecánico con uno o varios receptores y aunque
combina características tanto de la comunicación masiva como la
impersonal, su diferencia esencial es el espacio y tiempo.
La comunicación puede fluir vertical o lateralmente. La
dimensión vertical puede subdividirse en direcciones
descendente y ascendente.
DESCENDENTE La comunicación que fluye de un nivel de un grupo
u organización a un nivel inferior, es una comunicación descendente.
Cuando pensamos en los administradores que se comunican con sus
subordinados, generalmente lo hacemos en el patrón descendente.
Los líderes de grupo y administradores lo utilizan para asignar metas,
dar instrucciones de trabajo, informar a sus subordinados de políticas
y procedimientos, señalar problemas que necesitan atención y ofrecer
retroalimentación acerca del desempeño. Pero la comunicación
descendente no necesita ser oral o un contacto cara a cara. Cuando
la administración envía cartas a los hogares de los empleados para
avisarles de la nueva política de permisos por motivos de enfermedad
en la organización, está utilizando la comunicación descendente.
ASCENDENTE La comunicación ascendente fluye a un nivel superior
en el grupo o la organización. Se utiliza para proporcionar
retroalimentación a los superiores, informarles del progreso hacia las
metas e informar de problemas actuales. La comunicación
ascendente permite que los administradores de nivel superior se
mantengan actualizados acerca de la forma como piensan los
empleados sobre sus puestos, los compañeros de trabajo y la
organización en general. Los administradores también confían en la
23
comunicación ascendente para obtener ideas sobre cómo pueden
mejorarse ciertos aspectos. Algunos ejemplos organizacionales de la
comunicación ascendente son los reportes de desempeño
preparados por los niveles inferiores para su revisión por la
administración media y superior, buzones de sugerencias, encuestas
sobre la actitud de los empleados, procedimientos de queja,
conversaciones superior-subordinado y sesiones informales de
quejas donde los empleados tienen la oportunidad de identificar y
analizar problemas con su jefe o con los representantes de la
administración superior. (Pág. 338).
La máquina le dará permanencia al mensaje almacenándolo en un disco
u otro material. Estos recursos pueden ser los teléfonos, el correo
electrónico, el Internet y las computadoras. Las formas de expresión del
pensamiento y la opinión, tienen diversas fuentes y canales utilizan
signos visuales, sonoros o auditivos. En Guatemala, Berganza (2002), en
el área metropolitano y centros urbanos, los medios escritos y
audiovisuales suelen tener incidencia en la opinión del ciudadano;
conocido como el efecto de la comunicación de masas y concentración de
los medios.
La transmisión de las decisiones de las autoridades y las opiniones o
propuestas ciudadanas deben de encontrar un grado de interlocución y
llegar a acuerdos, evitar el desequilibrio y construir como establecen los
acuerdos de paz, relaciones mucho más armoniosas en todos los niveles
y ámbitos sociales.
Reviste vital importancia la socialización, comúnmente en el ámbito
comunitario, donde se efectúan reuniones, asambleas, encuentros,
consultas y talleres sobre diversos temas y es dentro de ese proceso de
socialización, donde surge la comunicación como elemento esencial.
24
Oficina de Comunicación Social
La oficina de Comunicación Social se constituye como el órgano que tiene
a su cargo el desarrollo de las atribuciones referidas a brindar información
externa y oficial de la Municipalidad donde se encuentra ubicada.
Visión.-
Lograr que la ciudadanía en general conozca y se integre al proyecto de
política de trabajo de la Municipalidad donde se encuentra la oficina de
comunicación social; como rectora que promueve el aprovechamiento de
los recursos económicos, físicos y demás de la comunidad y equilibrando
en beneficio de la sociedad.
Misión.-
Informar a la ciudadanía sobre las actividades, planes y resultados, que
realiza la municipalidad en el ámbito de su competencia, conforme a la
política, y dirigidos al desarrollo y beneficio de la comunidad del Cantón
Playas.
Funciones de una Oficina Municipal de Comunicación Social
La comunicación social incluye actividades tales como la educación,
divulgación, propaganda, información propiamente dicha. Estas están
relacionadas sobre todo con la transmisión de conceptos ideológicos
(filosofías, ideas…) a la búsqueda de una reacción del receptor en su
ámbito social. (García, 2001:20)
25
Propaganda
Es la actividad que trata de influir en las actividades y opiniones de las
personas, intentándolas acercar a las propias del emisor. Propaganda y
publicidad son dos términos de uso muy generalizado. Todavía en la
actualidad, el límite de diferenciación entre ambas no está muy claro.
El mismo autor indica que tradicionalmente, el término propaganda se ha
aplicado al campo de la política. Como propaganda política se entiende
aquella comunicación de contenido ideológico que persigue votos,
actitudes y opiniones positivas, hacia el partido emisor. Estas
comunicaciones no persiguen, por lo tanto, ningún fin lucrativo o
comercial. Es en esta connotación política con fines ideológicos, en la que
se ha intentado basar la diferencia entre ambos términos, relegando a la
publicidad al ámbito comercial y a la propaganda al político e ideológico.
Pero los medios de comunicación de masas ofrecen unas posibilidades,
muy apetitosas para el político, de alcanzar a los grandes públicos, lo cual
nos lleva a una expresión, publicidad política, que vuelve a confundir el
panorama. Por lo tanto, quedan como propaganda los mítines, discursos y
entrega de octavillas. A todo esto, debemos añadir el confusionismo
creado por el lenguaje de la calle, que denomina propaganda a formas
llamativas de la publicidad. (García, 2001:21)
Según López, R., Fernández, F. y Durán, A. (2002:394) en una oficina de
relaciones públicas en una administración local se puede decir que en
todas y en cada una de ellas, se producen una evolución por el camino de
la especialización; el objetivo común es dar un mejor servicio
(administrativo e informativo) al ciudadano (se refiere a las tres funciones;
OMIC; oficina municipal de Información al Ciudadano) y servir a la propia
institución posibilitando el acercamiento a sus públicos a través de los
medios de comunicación social o de determinadas técnicas de relaciones
26
públicas o relaciones institucionales. Los gabinetes de comunicación en la
administración local han evolucionado durante todos estos años hasta
llegar a desarrollar las siguientes funciones:
Comunicación Informativa.-
Relaciones con los medios de comunicación social a través de ruedas o
conferencias de prensa, envío de notas de prensa, entrevistas con
dirigentes o miembros de la Corporación municipal, envío puntual de
dossieres informativos y atención personalizada a los responsables de
cubrir la información municipal.
Comunicación publicitaria.-
Campañas institucionales o campañas de orientación y extensión públicas
dirigidas al conjunto de los ciudadanos o a un sector de la sociedad en
particular, bien a través de los medios de comunicación de masas u otros
medios alternativos.
Relaciones Institucionales.- Todas aquellas técnicas de relaciones públicas que puede planificar y
desarrollar la Institución para conseguir la aceptación, prestigio,
entendimiento y valoración positiva de los administrados.
Desde la primera legislatura democrática, se ha realizado un recorrido
muy importante hacia la profesionalización y diversificación de áreas de
actuación de los gabinetes de comunicación. En este avance continuando
que supone el esfuerzo por parte de la Institución Municipal para
acercarse a sus públicos, observamos cómo surgen nuevas necesidades
a las que hay que dar respuesta. La institución necesita acercarse,
contactar y comunicarse con los administrados no sólo a través de los
27
medios de comunicación social, sino de una manera mucho más próxima
y directa; para ello utiliza diferentes técnicas de relaciones públicas e
institucionales.
Funciones y atribuciones de la Oficina de Comunicación Social de la
municipalidad.
Es el órgano de información externa y oficial de la municipalidad.
Coordinar y ser el órgano enlace entre la municipalidad y los distintos
medios de comunicación social privados y públicos.
Ser vocero de la municipalidad con otras instituciones.
Coordinar y organizar conferencias de prensa convocando a los
distintos medios de información.
Dejar constancia fotográfica en video o cualquier otro medio idóneo,
de los actos públicos programados por la municipalidad que tengan
carácter oficial.
Elaborar los proyectos de boletines y comunicados de prensa.
Atender al público en general y estudiantes requieren información
sobre las actividades de la municipalidad.
28
Realizar los monitoreos que sean necesarios de los medios de
comunicación, para información del alcalde, y demás directores
generales.
Mantener actualizada la página de Internet de la municipalidad.
Apoyar en asuntos de protocolo en las actividades que organiza la
municipalidad.
Editar la revista oficial de la municipalidad.
Asesorar al alcalde en asuntos relacionados con imagen pública y
relación adecuada con medios de comunicación.
Sugerir a la dirección general administrativa. El programa anual de
capacitación preparado para el personal.
Organigrama de una Oficina de Comunicación Social
Figura 1: Organigrama de una Oficina de Comunicación Social
ALCALDE
MUNICIPAL
COORDINACION DE
COMUNICACIÓN
SOCIAL
PROFESIONAL EN
COMUNICACION
SECRETARIA DE
COMUNICACIÓN
SOCIAL
COORDINACION DE
COMUNICACIÓN
SOCIAL
29
Cargos de una Oficina Municipal de Comunicación Social
Descripción de Puestos
Puesto del Coordinador de la Oficina de Comunicación Social Naturaleza del puesto: Trabajo ejecutivo que consiste en planificar, dirigir, coordinar, organizar,
supervisar y evaluar las actividades sustantivas y de apoyo que se
desarrollan en la Oficina de Comunicación Social de la municipalidad.
Atribuciones: Planificar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades técnicas y
administrativas que se realizan en la Oficina, así como al personal a su
cargo.
Coordinar y actuar como enlace entre la municipalidad y los distintos
medios de comunicación social y otras instituciones estatales, en materia
de información.
Coordinar y organizar conferencias de prensa, invitando a los
distintos medios de información.
Organizar el archivo video gráfico de la municipalidad, para dejar
constancia fotográfica, en video o cualquier otro medio idóneo, de los
actos públicos programados por la municipalidad, que tengan carácter
oficial.
Elaborar los proyectos de boletines y comunicados de prensa.
30
Actuar como enlace de la municipalidad ante la Secretaria de
Comunicación Social de la Presidencia de la República.
Atender al público en general y estudiantes que requieren
información sobre las actividades de la municipalidad.
Coordinar la realización de los monitoreos de los medios de
comunicación, para información del alcalde, y coordinadores generales.
Mantener actualizada la página principal del portal de Internet de la
municipalidad.
Apoyar en asuntos de protocolo, en las actividades que organiza la
municipalidad.
Dirigir el proceso de edición de la revista oficial de la municipalidad.
Asesorar al alcalde, así como a los coordinadores de las oficinas
administrativas que integran la estructura de la municipalidad, en asuntos
vinculados con imagen pública y relación con medios de comunicación.
Convocar y dirigir reuniones técnicas con miembros de la Oficina y de
otras Direcciones y oficinas administrativas de la municipalidad, para
informar, informarse y coordinar actividades sustantivas que coadyuven al
logro de la misión, objetivos y funciones de la municipalidad.
31
Dirigir la elaboración del anteproyecto del presupuesto anual de la
Oficina a su cargo, y lo presenta ante la gerencia general financiera
administrativa de la municipalidad.
Es responsable de la preparación de la Memoria anual de labores de
la Oficina a su cargo, y la presenta ante la Oficina de planificación y
modernización de la municipalidad.
Representa a la municipalidad en la disciplina que es competencia de
la Oficina a su cargo, por designación del despacho superior, participando
en los ámbitos nacional e internacional en foros, talleres, seminarios y
reuniones de trabajo de carácter interinstitucional.
Administrar los recursos humanos, materiales y financieros
asignados a la Oficina.
Revisar, margina y toma decisiones sobre los asuntos y solicitudes
que se plantean ante la Oficina.
Velar por que los documentos que ingresan a la Oficina sean
revisados y resueltos con diligencia y en el menor tiempo posible, y que
se apliquen las disposiciones técnicas y legales de la materia.
Asistir a las reuniones de trabajo a que sea convocado, presentando
los informes que se le requieran.
32
Elaborar cuadros y gráficas para presentaciones, utilizando paquetes
graficadores.
Impartir pláticas, conferencias y cursos para los que sea designado
por la municipalidad, preparando el material didáctico correspondiente.
Ejecuta otras tareas similares, que le sean asignadas por la
municipalidad.
Supervisión recibida y ejercida
Puesto de quien depende: Alcalde Municipal en donde se ubicará la
Oficina
Puestos que supervisa en forma directa.-
Secretaria de la Oficina de Comunicación Social
Profesional en comunicación
Asistente profesional
Especificaciones del Puesto Educación Formal.-
Poseer título universitario en el grado de licenciado, en la carrera de
Ciencias de la Comunicación o su equivalente.
Cursos de Capacitación.-
Estudios avanzados de inglés
33
Entrenamiento actualizado en manejo de programas de computación,
que incluya Word, Excel, Power Point y aplicaciones de internet.
Conocimientos o capacitación en planificación y desarrollo gerencial
gestión de la municipalidad y asuntos públicos.
Estudios de Post-Grado.-
Preferentemente con estudios de post grado en gerencia pública, políticas
públicas o en otra especialidad afín al puesto.
Habilidades Especiales.-
Habilidad para desarrollar labores de dirección ejecutiva.
Alta capacidad para relacionarse con usuarios y funcionarios
Responsable y discreto en el manejo de datos e información
Habilidad para exponer y hablar en público
Alta capacidad de análisis y síntesis
Experiencia laboral.-
Cinco años de experiencia en actividades relacionadas en las tareas
esenciales.
34
Puesto de la Secretaria de Comunicación Social
Naturaleza del puesto.-
Trabajo de asistencia administrativa que consiste en apoyar en las
actividades secretariales que se realizan en la Oficina de Comunicación
Social de la municipalidad.
Atribuciones.-
Desarrollar las actividades secretariales inherentes a las funciones que
compete realizar a la Oficina de Comunicación Social de la municipalidad.
Coordinar el desarrollo de las actividades que garanticen la
prestación del apoyo logístico que requiere el coordinador para optimizar
sus funciones ejecutivas.
Coordina la agenda del coordinador, anotando audiencias,
organizando y programando las actividades del citado funcionario.
Da seguimiento a las reuniones que realiza el coordinador con
funcionarios e instituciones de gobierno, instituciones privadas y
organismos internacionales, verificando el cumplimiento de los
compromisos derivados de las mismas.
Revisa y actualiza mensajes recibidos por el coordinador.
35
Toma dictado y transcribe notas y documentos oficiales.
Archiva, codifica y transcribe notas y documentos oficiales.
Archiva, codifica y controla documentos y expedientes relacionados
con el que hacer de la Oficina.
Atiende a funcionarios que visitan el despacho en ausencia del
coordinador de la Oficina, proporcionado aquella información para la cual
esté facultado.
Revisa documentos que ingresan para el coordinador o que son
emitidos por éste, verificando que los mismos cumplan los requisitos
formales y legales que para cada caso concreto están determinados.
Puede llevar control y el registro de los pedidos y compras del
mismo, mediante sistemas de computación establecidos para el efecto.
Elabora documentos de naturaleza confidencial, de acuerdo a las
instrucciones específicas que el coordinador le imparta en cada caso
particular.
Asiste al coordinador en sesiones de coordinación con funcionarios y
personal de la municipalidad.
36
Ejecuta otras tareas de similar naturaleza y complejidad, que le son
asignadas por su jefe inmediato.
Supervisión recibida y ejercida
Puesto de quien depende: Coordinador de Comunicación Social, no
ejerce supervisión sobre ningún puesto.
Especificaciones del Puesto
Educación Formal.-
Poseer título de Secretaria Ejecutiva Bilingüe (inglés-español)
Cursos de Capacitación.-
Estudios de inglés avanzado
Entrenamiento actualizado en manejo de programas de computación,
que incluya Word, Excel, Power Point y aplicación de internet.
Habilidades especiales.-
Habilidad de organización y control de archivo y correspondencia
Buena ortografía y redacción
Responsabilidad y discreción en el manejo de datos e información
Alta capacidad de relación interpersonal
Habilidad para tomar dictados y transcribir texto en computadora
37
Experiencia laboral.-
Tres años de experiencia en actividades relacionadas con las tareas
esenciales.
Puesto del Profesional en Comunicación
Naturaleza del puesto.-
Trabajo profesional que consiste en proporcionar información oficial al
público en general y ante los medios de comunicación, cuyas actividades
están a cargo de la Oficina de Comunicación Social de la municipalidad.
Atribuciones.-
Proporcionar información al público en general y ante los medios de
comunicación, acerca de las actividades y resultados, vinculados a las
funciones que desarrolla a la municipalidad.
Contribuye a la eficiente realización de las funciones generales y
específicas de la municipalidad, establecidas en las leyes que regulan su
funcionamiento.
Brinda declaraciones públicas a los medios de comunicación, en
forma verbal o por escrito, según instrucciones que reciba de su jefe
inmediato.
Realiza actividades en las que interviene como maestro de
ceremonias, en representación de la municipalidad.
38
Orienta y capacita a los diferentes coordinadores y funcionarios de la
municipalidad, respecto a la forma de dirigir discursos en público.
Atiende a los requerimientos de información de los periodistas y
medios de comunicación.
Analiza información, propone y prepara las respuestas y/o
aclaraciones convenientes, con base en el monitoreo diario de los medios
de comunicación.
Controla la presentación, claridad, transparencia y protección de la
información que se proporciona en la oficina de comunicación social.
Propone y organiza la celebración de conferencias de prensa.
Asiste al coordinador en la preparación de estrategias de
comunicación social para medios de comunicación.
Organiza y controla los registros de periodistas e integrantes de otras
audiencias de interés, relacionadas con la municipalidad. Edita las
publicaciones internas y externas de la municipalidad.
Acude y colabora en lugares donde se realizan actividades de comunicación social.
Realiza la gestión interna de aprobación de publicaciones.
Elabora y liquida vales para pago de publicaciones directas.
39
Puede participar en el monitoreo de información en medios de
comunicación, archivando las publicaciones.
Elabora cuadro de control financiero de publicaciones directas.
Realiza actividades internas y externas de protocolo, en eventos
relacionados con conferencias de prensa.
Graba, transcribe y archiva discursos y pláticas impartidas por
funcionarios de la municipalidad.
Apoya al Coordinador en la realización de procesos de campañas de
publicidad.
Apoya al Coordinador en la preparación y elaboración de respuestas
para casos de desinformación o conflicto.
Supervisión recibida y ejercida.-
Depende en forma directa del Coordinador de Comunicación Social de la
municipalidad y no supervisa ningún puesto.
Especificaciones del puesto
Educación formal.-
Graduado universitario en el grado de licenciado, en la carrera de
Comunicación Social o su equivalente.
40
Cursos de capacitación.-
Entrenamiento actualizado en manejo de programas de computación,
que incluya Word, Excel, Power Point y aplicaciones de internet
Conocimientos o estudios en gestión pública y liderazgo.
Habilidades especiales.-
Alta capacidad para relacionarse con usuarios y funcionarios
Habilidad para exponer y hablar en público.
Responsabilidad y discreción en el manejo de datos e información
Alta capacidad de análisis y síntesis
Puesto del Asistente profesional
Naturaleza del puesto.-
Trabajo de asistencia profesional que consiste en desarrollar labores de
monitoreo de información publicada en los medios de comunicación
social, cuyas actividades están a cargo de la Oficina de Comunicación
Social de la municipalidad.
Atribuciones.-
Ejecuta las actividades de monitoreo de información, que se requieren
en la oficina.
41
Ejecuta acciones relacionadas con el análisis de información sobre
diversos temas (políticos, económicos, sociales, medio ambiente y
otros) difundidos a través de los medios de comunicación y que tengan
relación con las funciones de la municipalidad.
Elabora la síntesis diaria que se traslada al alcalde para sus funciones
de asesoría a la municipalidad a partir de los reportes obtenidos de los
diferentes medios de comunicación social.
Realiza análisis específicos, por temas de interés para la
municipalidad, en forma semanal y a requerimiento del coordinador.
Prepara análisis sobre noticias e información publicada en los medios
de comunicación escritos, televisivos y radiales.
Lleva a cabo la trascripción de noticias, editoriales y programas
radiales y televisivos, donde se transmita información de interés para la
municipalidad.
Lleva registro de información actualizada en diversos temas.
Elabora reportes diarios sobre información obtenida de diversas
emisoras radiales y televisivas, así como en la prensa escrita.
Desarrolla estadísticas con relación a la información obtenida en los
medios de comunicación.
42
Apoya en el proceso de elaboración del plan operativo anual,
anteproyecto de presupuesto y memoria anual de labores,
correspondiente a la oficina administrativa donde se desempeña.
Elabora cuadros y gráficas para presentaciones, utilizando paquetes
graficadores.
Ejecuta otras tareas de similar naturaleza y complejidad, que le son
asignadas por su jefe inmediato.
Apoya en la elaboración de la memoria anual de labores, anteproyecto
de presupuesto anual, y plan operativo anual correspondiente a la
oficina administrativa donde se desempeña.
Elabora cuadros y gráficas para presentaciones, utilizando paquetes
graficadores.
Ejecuta otras tareas de similar naturaleza y complejidad, que le son
asignadas por su jefe inmediato.
Supervisión recibida y ejercida.-
Depende en forma directa del Coordinador de Comunicación Social de la
municipalidad y no supervisa ningún puesto.
Educación formal.-
Tres años de estudios en periodismo, publicidad o comunicación social.
43
Cursos de capacitación.-
Entrenamiento actualizado en manejo de programas de computación, que
incluya Word, Excel, Power Point y aplicaciones de internet.
Habilidades especiales.-
Alta capacidad para relacionarse con público usuario y funcionarios de
medios de comunicación.
Responsabilidad y discreción en el manejo de datos e información.
Habilidad para exponer y hablar en público
Alta capacidad de análisis y síntesis.
Manual de una Oficina Municipal de Comunicación Social
El propósito del siguiente manual es determinar de forma sencilla, clara y
ordenada los procedimientos para la ejecución de las funciones de la
Oficina de Comunicación Social.
Normas generales.-
El coordinador de la oficina de Comunicación Social deberá poseer un
ejemplar completo de este manual debiendo observar y supervisar el
cumplimiento de las normas específicas y procedimientos contenidos
en el mismo.
44
Los empleados son responsables ante su jefe superior a quien
deberán notificar cualquier irregularidad, inconformidad o desacuerdo
con lo descrito en los procedimientos o las modificaciones que sugiera
para mejorarlos.
45
Descripción de Procedimientos y Flujogramas
A continuación se da una descripción de procedimientos que son
necesarios para cumplir con las funciones de la Oficina de Comunicación
Social.
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
1/2
Nombre del procedimiento: Monitoreo de Noticias en Prensa Escrita
Normas específicas
1.- Los medios de prensa escrita que deben ser monitoreados son: Siglo
XXI, Al Día, Prensa Libre, Nuestro Diario, Diario de Centroamérica, El
Periódico, La Hora.
2. Los temas de interés para la municipalidad son temas relacionados con la economía, la agricultura, sociedad, y demás temas generales donde se ubique la municipalidad y sus alrededores y que sean de interés o bien que repercutan en la comunidad.
3.- El monitoreo debe realizarse todos los días de la semana, de lunes a domingo.
DIA MES AÑO
46
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
2/2
DIA MES AÑO
Descripción de procedimiento
No. Descripción Responsable
1 Recoger en garita o en recepción los ejemplares de prensa escrita que circulan en el país.
Profesional en Comunicación Social y secretaria
2 Hacer monitoreo en cada uno de los ejemplares de prensa
Profesional en comunicación social.
3 Hacer informe o resumen, con una introducción del artículo de prensa, referencia a página y medio escrito, el informe se envía a despacho superior, directores, secretarias de cada dirección, alcalde municipal y algunos asesores.
Profesional en Comunicación Social, Coordinador de la Oficina.
4 Recortar fotografías y/o artículos relacionados con temas de interés para la municipalidad
Secretaria de la Oficina
5 Pegar en formato para monitoreo
Secretaria de la Oficina
6 Archivar monitoreo diario por mes y tema
Secretaria de la Oficina
47
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Nombre del procedimiento: Monitoreo de Noticias en Prensa Escrita
Nombre del procedimiento: Monitoreo en Internet
Normas específicas
El monitoreo se hace en horas de la tarde para el diario La Hora, u otro medio, ocasionalmente se monitorean medios de otros países, o medios electrónicos, este monitoreo se hace de lunes a viernes.
Descripción de procedimiento
No. Descripción Responsable
1 Buscar en la red la página Web del diario La Hora u otro medio
Profesional en comunicación
2 Hacer monitoreo, buscando temas de interés para la municipalidad referente a los temas de economía, agricultura y temas relacionados con la comunidad en estudio.
Profesional en comunicación
3 Elaborar informe para el despacho superior, directores, secretarias de cada dirección, alcalde, y algunos asesores, con una introducción del artículo y referencia al medio que pertenece.
Profesional en comunicación y Coordinador de la Oficina
4 Imprimir artículos y/o fotografía y recortar
Secretaria Oficina
5 Secretaria Oficina
DIA MES AÑO
48
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Nombre del procedimiento: Proporcionar Información a Periodistas
Normas específicas
La información es solicitada personalmente, vía telefónica, por correo electrónico, fax y es proporcionada, según el tipo de información por correo electrónico, fax o teléfono.
Descripción de procedimiento
No. Descripción Responsable
1 Los periodistas hacen contacto con la oficina de comunicación social solicitando información, pregunta específica, cuestionario o datos estadísticos.
Profesional en comunicación y/o coordinador de la oficina
2 Recabar la información solicitada
Secretaria, Profesional en comunicación
3 Proporcionar información por teléfono, fax o correo electrónico
Profesional en comunicación y Coordinador de la Oficina
DIA MES AÑO
49
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Nombre del procedimiento: Proporcionar Información al Público en
General
Normas específicas
1.- Las personas que piden información son generalmente estudiantes,
que están interesados en las actividades de la municipalidad, o personas
que desean hacer un trámite.
2.- La información disponible para el público es sobre las actividades de la municipalidad, visión, misión, objetivos, funciones, dirección general, administración, estructura organizacional.
Descripción de procedimiento
No. Descripción Responsable
1 La persona interesada se acerca a la Oficina y solicita la información
Secretaria
2 Recabar la información solicitada
Secretaria
3 Proporcionar información y trifoliar, si no se tiene la información se remite a donde corresponde.
Secretaria
DIA MES AÑO
50
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Nombre del procedimiento: Campañas Publicitarias
Normas específicas
1.- El plan de medios es diseñado entre la agencia publicitaria encargada de la campaña y la oficina de comunicación social.
2.- La agencia encargada de la campaña debe pasar por el proceso de subcontratación, pero si la campaña va a ser apoyada por empresas particulares (patrocinadoras) no se hace el proceso de subcontratación.
Descripción de procedimiento
No. Descripción Responsable
1 Se recibe una propuesta de elaboración de campaña del despacho superior, dirección u oficina administrativa
Coordinador de la Oficina
2 Recopilar información que debe estar en la campaña publicitaria
Técnico en comunicación y Coordinador de la Oficina
3 Redactar o determinar mensajes claves a transmitir
Técnico en comunicación y Coordinador de la Oficina
4 Realizar el proceso de subcontratación
área financiera
5 Revisión de artes de la campaña y aprobación por parte de la unidad
Coordinador de oficina y técnico en comunicación
6 Diseñar y aprobar plan de medio
Coordinador y agencia publicitaria
7 trasladar al despacho superior para visto bueno
Secretaria
8 Divulgar la campaña Empresa a cargo de la campaña
9 Gestionar proceso de pago
Secretaria
DIA MES AÑO
51
PROCEDIMIENTOS PARA OFICINA DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Nombre del procedimiento: Actualizar Pagina Web de la Municipalidad
Normas específicas
1.- Para hacer actualizaciones es necesario tener una clave de ingreso. 2.- Las actualizaciones que se le pueden hacer son referentes a información de la municipalidad, alcalde, quiénes somos, objetivos estratégicos, funciones, organigrama, directorio, boletines de prensa, eventos realizados, logros principales. 3.- Cuando hay cambio de alcalde o algún funcionario se actualizan datos y se ingresa su hoja de vida. 4.- Para agregar una entidad nueva se le pide al administrador de la página, que es el departamento de informática de la municipalidad que realice el cambio. 5.- Los archivos de uso para hacer cambios deben tener formato pdf.
DIA MES AÑO
52
Barreras a la comunicación eficaz
La comunicación no es algo simple o sencillo de que se lleve a cabo
correctamente, hay muchos inconvenientes que hace que no es eficaz,
aunque a veces eficiente, ya en la administración empresarial se sabe
que no es suficiente.
Robbins (2004) refiere a 3 principales razones: “El filtrado se refiere a la
manipulación de la información por el emisor, de manera que sea
considerado desde una perspectiva más favorable por parte del receptor.”
(pág. 334)
Las empresas en sus niveles de estructura están conectados unos con
otros, un administrativo debe condensar la información, resumirla y
sintetizarla al pasarla a su superior evitando la saturación por los
superiores, pero a veces esto es manipulado por los mandos inferiores
para solo filtrar la información conveniente para ellos.
Regresemos una vez más, a la comunicación ascenderte o descendente,
¿no es esto lo que sucede en este tipo de comunicación? Mientras más
niveles en la organización existan, mayor filtrada estará, llegando al nivel
más alto de la línea en donde se respalda el adagio popular “el que sabe,
sabe, y el que nos abe, es el gerente”
La percepción selectiva es mencionada como la segunda barrera y nos
dice Robbins (2004)…”porque los receptores en el proceso de
comunicación ven y escuchan selectivamente, con base en sus
necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras
características personales.”
53
Los receptores al igual que los emisores del mensaje, tienden a
seleccionar lo que reciben cuando decodifican la información, como
cuando preguntamos de donde vino un desperfecto en uno de los
equipos de producción, cuando lo que queremos saber es si tiene
solución. Encontrar el culpable, muchas veces se convierte en más
imperioso que solucionar el problema y continuar la producción.
Para Robbins (2004), “EMOCIONES. El estado de ánimo del receptor en
el momento de la recepción de una comunicación influirá en la forma
como la interprete.” (p. 334).
Las emociones y los estados de ánimo, puede cambiar el mensaje al
decodificarlo, por el tono y ánimo con el que se pronuncia, debido a que
las expresiones extremas como júbilo y la depresión son fácilmente
percibidas, podrían dar varios obstáculos a la comunicación eficaz.
Además de los obstáculos revisados en este trabajo, la administración,
debe proporcionar el escenario propicio hacia dónde va la empresa,
ligando lo desarrollado en los pequeños grupos de comunicación, hacia el
resto mismo de la empresa. Estudios hechos nos lleva a una apreciación
importante y es (Robbins, 2004) “Los hombres utilizan la conversación
para enfatizar el estatus, mientras que las mujeres la utilizan para crear
conexiones.” (p.349). Considerarlo para corregir o aprovechar estas
características.
El escenario, debe ser preparado por los supervisores que tienen el
compromiso de entregar los objetivos sobre los niveles inferiores de la
organización. Pelear con los rumores que destruyen muchas veces la
estabilidad laboral y la unión de la misma, esta lucha se hace con una
54
comunicación abierta, plena y sincera, que solo hace perder, el interés por
continuar con novedades o noticias maliciosas.
Las noticias deben ser manejadas de una manera confrontada, sin
temores y a prisa, una vez tomada la decisión, las malas noticias
explicadas por sus autoridades, influyen directamente sobre la confianza
de los subordinados. Esto es visto como franqueza y confianza, dando
muchas veces, muchas ganas de ayudar a los colaboradores.
Estos procesos deben ser continuos, tras tomar las decisiones y
comunicarlas, es normal que los empleados se pregunten como les va
afectar la decisión tomada. Pero los administradores deben preocuparse
entonces, de dar o transmitir la lógica subyacente a la decisión.
Se debe tomar el momento oportuno, acordándose los administradores
que no trabajan con niños, y que la información debe llenar los canales
vacíos. Dando la información se evitan los rumores.
Elaborar un plan secuencial de comunicación no es la solución a las
barreras, la comunicación se debe transmitir cuando suceda, no se puede
planificar en orden de días, horas o semanas, si se necesita dar, se debe
dar.
Dejar a los empleados que tomen la guía de cómo sentirse, es mejor que
decirles cómo se deben sentir, si los cambios que va a comunicar son
emocionantes, no diga que lo va a ser sin respaldo o escenificación de lo
que sucede y va a suceder, pero no trate de influir sobre lo que otros
sientan, la franqueza puede ser percibida como engaño y la confianza
decrezca.
55
Es mejor escenificar y para eso se necesita utilizar todas las herramientas
de la comunicación interna.
La comunicación interna
Marín (1992) nos escribe sobre la comunicación interna que "es el
cemento que mantiene unidas las unidades de la organización" (p.1) ,
podemos redefinir que es el soporte, y herramienta que nos hace
diferentes en las empresas potenciadas en comunicación, en cuanto que
las no potenciadas, sufren de aletargo y decaimientos en sus sistemas de
trabajo, logrando dividirse entre sí, en bandos o grupos separados que
aunque mantienen una forma de comunicación, llevan objetivos
empresariales diferentes que no solo debilitarán a la estructura en sí, sino
que dejará atrás a la probabilidad de incrementar el modernismo la
empresa frente al de otras, entre ellas, la competencia.
La comunicación organizacional es la que comúnmente instaura las
empresas y logran que formen parte de su cultura o de sus políticas.
En las empresas existe la comunicación formal e informal. Entre las
formas de comunicarnos internamente tenemos:
Los rumores: que es una vía informal, y en este campo es que se piensa
trabajar con la propuesta del trabajo actual de investigación. (Robbins,
2004) nos dice en el su contexto que esto se puede dividir en varias
maneras, desde la cadena de rumores, la reunión de grupos para
rumorear y las multicanales, es decir, un grupo lleva a otro la cadena de
rumor.
56
La autora hace hincapié a lo que según (Robbins, 2004) da como
apreciación a que esto rumores, deberían de parar o esclarecerse y
además identificar a los malos elementos de la organización, que con
malicia hayan intentado irradiar negatividad y malos entendidos, así como
perjudicar a miembros de la misma organización , es decir, tan solo con
el hecho de ir cumpliendo con los procesos de comunicación, es suficiente
hecho para que todo quede al descubierto en los procesos y no dejar que
los malos elementos interfieran con el avance de la empresa.
Niveles de comunicación
Existen tres niveles en las comunicaciones, muchos autores tienen
su propio argumento para referirse a los niveles de comunicación, pero
por lo importante de esta investigación, debe la autora referirse a un
análisis exhaustivo de la apreciación de cada uno de ellos y se ha
concluido que estos niveles son:
• Nivel uno: Es el nivel directo y eficaz que se produce, en
situaciones que las personas, se encuentran cara a cara en la
comunicación de doble vía. Aquí, los símbolos son verbales y no
verbales, son claros para ambas partes y existe la alternativa de la
retroinformación instantánea.
• Nivel dos: La comunicación es en doble sentido, pero no es cara a
cara. Usamos correos electrónicos, mensajes de texto electrónicos,
cartas, memorandos, etc., Aunque es posible la retroinformación las
señales no verbales no son eficientes, el mal uso de los signos de
admiración por nuestra costumbre latina, lo hace ineficiente.
57
• Nivel tres: Resulta el nivel menos eficaz de comunicación. Es en
un solo sentido, y en empresas se desarrolla por escrito, no existe
retroinformación ni las señales verbales. Esto lo vemos en comunicados,
pancartas y Vallas.
Importancia de la comunicación organizacional interna
(García, 1998) “La gestión de la comunicación interna está condicionada
en la empresa contemporánea por una serie de hechos que permiten
pronosticar nuevas circunstancias y condiciones de eficacia”. (pág. 1)
Es muy importante que los administradores, sepan, que la razón de ser
de la empresa no es solamente el vender con eficacia, sino que la
comunicación vaya de la mano, para el momento en que los
colaboradores necesiten de apoyo, este sea inmediato entregado por sus
superiores que conocen gracias a la comunicación de lo que ocurre.
En el libro LA COMUNICACIÓN INTERNA, García ubica todos los
aspectos de la comunicación interna y señala que la informática permite
muchos adelantos en cuanto a la mejora de procesos en la
comunicación, dando uno de los mejores enfoques al análisis
contemporáneos de las empresas que consiste en el propósito de asociar
y explicar la interafectación de su carácter sistémico y de su carácter
cultural. El cambio nuevo del paradigma está en el hecho de contemplar
lo que la empresa tiene de sociedad a trasluz del concepto de sociedad.
Dando relevancia a la comunicación sobre la productividad, pues esta no
viene sin los correctos principios de fluidez de la comunicación.
58
Fundamentación Andragógica
Este siglo naciente, deja la administración empresarial paternalista y
conservadora, por un nuevo modelo emprendedor y motivador. Aunque la
comunicación ha existido siempre, en todo tipo de empresas, sólo
aquellas que han llevado a la eficacia de la comunicación han
desarrollado técnicas y métodos. Una encuesta realizada por la Bussines
week (1994) dice que:
“Las compañías que están mejorando sus comunicaciones con los empleados en estas épocas de inquietud y reducción, no están realizando un trabajo tan bueno, el 64% no cree lo que dicen los administradores, 61% no están enterados de lo que planean y el 54% no sienten que les hayan explicado bien las decisiones (pág.8)”
Esto puede ser explicado debido a que no se ha concientizado un trabajo
superior en las empresas o un desarrollo superior de lo que se necesita
para que haya una buena comunicación, por ejemplo, lo visto y
referenciado por la Bussines week se podría justificar cuando no existe un
aprendizaje efectivo, por lo que consideramos que hay que conocer qué
tipo de aprendizaje se debe de dar y en esto, la autora de la investigación
está de acuerdo con:
(Robbins, 2004) APRENDIZAJE SOCIAL Los individuos también pueden aprender observando lo que les sucede a otras personas, o simplemente con que se les informe acerca de algo, lo mismo que por experiencia directa. Por ejemplo, mucho de lo que hemos aprendido viene de observar modelos: padres, maestros, compañeros, actores de cine y televisión, jefes, etcétera. A este punto de vista de que podemos aprender tanto por observación como por experiencia directa se le ha llamado teoría del aprendizaje social. (p.118)
59
Entonces deben las empresas, reunir o comunicar no solo de los
problemas, sino también de las soluciones suscitadas, para que los
remplazantes de las funciones o futuros líderes, gocen de esa
experiencia y puedan utilizar las estrategias correctivas en lo posterior,
sin embargo, los administradores, no confían que sus subordinados
vayan a continuar por mucho tiempo laborando en la organización o
inclusive celos profesionales obligan a que falle la enseñanza de las
experiencias enriquecedoras de lo vivido.
Hipótesis
Si se analiza la Comunicación Social, organizacional e interna de la
Municipalidad del Cantón Playas entonces se crearía un manual
estructurado para establecer un departamento de Comunicación
Social.
Variables de la investigación
Con la implementación de un departamento de comunicación
social y el sistema de comunicación será causa para la variable
dependiente (efecto) que será la creación de la guía estructurada
para una oficina de Comunicación Social. Se determinan las
siguientes variables de la investigación:
Variable independiente
Análisis de la comunicación social, organizacional e interna de la
Municipalidad del Cantón Playas
60
Variable dependiente
Creación de una guía estructura de comunicación organizacional
para dicho departamento de Comunicación
Definiciones Conceptuales
El autor, después de haber hecho una exposición del marco teórico
de la investigación a realizarse, considera importante dejar algunas
definiciones del libro guía (Robbins, Comportamiento Organizacional,
2004):
Riqueza de canal: Cantidad de información que puede transmitirse
durante un episodio de comunicación.
Comunicación transcultural: La comunicación eficaz es difícil incluso en
las mejores condiciones. Es evidente que los factores transculturales
presentan el riesgo de incrementar los problemas de la comunicación.
Comunicaciones electrónicas: Hasta hace unos 10 o 15 años había
pocos “avances tecnológicos” que afectaran de manera significativa las
comunicaciones organizacionales. A principio de este siglo, el teléfono
redujo de manera impresionante la comunicación personal cara a cara. La
popularidad de la fotocopiadora a fines de la década de los 60 tocó las
campanas a muerto para el papel carbón e hizo que el copiado de
documentos fuera más rápido y fácil. Pero desde principios de los 80,
hemos estado sujetos a una avalancha de nuevas tecnologías
electrónicas que están restructurando en gran parte la forma como nos
comunicamos en las organizaciones. Éstas incluyen llamadores
telefónicos (bipers), faxes, conferencias por video, reuniones electrónicas,
61
correo electrónico, teléfonos celulares, correo de voz y comunicadores
personales del tamaño de la palma de la mano.
Motivación: Voluntad de llevar a cabo grandes esfuerzas para alcanzar
las metas organizacionales, condicionada por la capacidad del esfuerzo
para satisfacer alguna necesidad individual.
Teoría X: Es aquel supuesto de que a los empleadas les disgusta
trabajar, son perezosos, les disgusta asumir responsabilidades y debe
obligárseles a cumplir.
Teoría Y: Es aquel supuesto de que a los empleados les gusta trabajar,
son creativas, buscan asumir responsabilidades y pueden ejercer su auto
dirección.
62
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El método científico constituye un mecanismo para acercar a los
investigadores a la realidad, mediante las técnicas y procedimientos, se
pueden crear criterios y evaluaciones como lo dicho por BUNGE (1959)
“las ciencias difieren solo en las tácticas que usan para la resolución de
sus problemas particulares, pero todas comparten el Método Científico”.
(p. 23).
Modalidad de la investigación
La autora encontró que la modalidad a aplicarse es la de proyecto factible
con investigación de campo, que consiste en la investigar, elaborar y el
desarrollar una propuesta de un modelo operativo y viable para la
resolución de un problema, que está claramente descrito en el capítulo
uno. Según (Festinger & Katz, 1992)….la más importante diferencia
reside en que en la investigación de campo se trata de estudiar una única
comunidad o a un único grupo en términos de estructura social (pág. 68).
Tipo de investigación
La investigación se aplica a una modalidad de campo, del tipo explorativa
y descriptiva transversal, pues explora lo que está pasando y encuentra
los componentes generales del estudio y descriptivo porque registra,
analiza e interpreta la naturaleza y composición de los procesos o
fenómenos para luego presentar una interpretación correcta.
63
Apoyados por los principios de (Sabino, 2005) que nos dice que los
estudios de campo, nos lleva a recabar información de una forma directa
de la realidad mediante un trabajo concreto con los datos encontrados de
primera mano, es decir en su forma original.
Además nos dice (Ferrer, 2005) que: “La investigación descriptiva
transversal supone un corte en el tiempo para analizar, determinados
aspectos y sacar conclusiones, sin fundamentar el procedimiento en la
búsqueda de relaciones causa-efecto”. (pág. 45) El tipo de la
investigación es descriptiva, pues nos orientamos a recolectar información
en relación a las personas que trabajan en la Municipalidad del Cantón sin
alteraciones ni implicaciones.
Población y Muestra
Población
Según (Ramirez, 2004) la población es un subconjunto del universo, está
conformado en atención a un número de variables que se van a estudiar,
estas variables se hacen en particular a un grupos de personas, teniendo
similares características que lo denotan de otro, en este caso los
empleados y personal administrativo de la Municipalidad investigada. Se
tomará como población a las 26 personas que trabajan en la sección
administrativa y operativa.
64
Muestra
Debido a que la población es menor a 100, se deberá hacer la encuesta a
todos. EL resultado tendrá 100% de confiabilidad y no se tomarán
márgenes de dispersión ni de error. No se determina cálculo de confianza,
ni de validez debido a la población señalada.
Fórmula para hallar una población FINITA = (Z2NPQ) / (d2(N-1)+Z2P.Q)
NIVEL DE CONFIANZA: 95% Z = 1,96
ERROR DE ESTIMACIÓN: 5%
d = 0,05
PROBABILIDAD DE ÉXITO: 50%
P = 0,5
PROBABILIDAD DE FRACASO: 50%
Q
= 0,5
POBLACIÓN: N
= 41.935
MUESTRA: ?
n: = 381
Ejemplo: Población: 41.935 personas viven en el Cantón Playas de los cuales el (20.693) son mujeres y (21.242) son hombres de los cuales ambos sexos oscilan entre los 18 y 75 años de edad y sólo nos interesa esta población entonces…….
Operalización de las variables
La definición operacional, está basada principalmente en los principios de
los procedimientos, que nos indicarán si las variables están
65
conceptualmente bien definidas. La autora debe definir bien todos los
indicadores para realizar la recolección de los datos para luego la
información sea correctamente evaluada.
Recolección de la información
Todos los datos se tomarán de las herramientas de la investigación, es
decir de las encuestas y entrevistas realizadas, las preguntas irán acorde
a las variables investigadas, que permitan medirla y establecer criterios
válidos.
Procesamiento de los datos y análisis
Los datos serán procesados en el programa estadístico SPSS, que
maneja también gráficos donde podemos apreciar los resultados de una
manera más clara y sencilla. Los análisis se los hará aplicando la técnica
descriptiva, así mismo se irá determinado los valores perimétricos
porcentuales.
66
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
LA ENCUESTA
El autor muestra los análisis y las interpretaciones de los resultados
derivados de los cuestionarios realizados para la obtención de la
información del estudio. El análisis de estadística descriptiva se elaboró
en SPSS. La tabulación permitió diferenciar varias oportunidades pero
serán oportunamente determinadas en las conclusiones de la
investigación.
A continuación se presentan los gráficos con su respectiva interpretación
o análisis para cada ítem, las preguntas respondidas por la población
encuestada, fueron tomando en consideración la dimensión a la cual
pertenece. Se analizó como está estructurada o percibida la comunicación
entre todos los empleados de la Municipalidad de Playas
Se permitió buscar las variables necesarias para establecer la
propuesta final de la matriz de comunicación de los empleados de la
empresa investigada y que quede definida la estrategia de comunicación.
Los gráficos fueron hechos en tipo torta con tajadas porcentuales de las
respuestas para poder tener una visualización más exacta de los
resultados buscados en la investigación.
A continuación el análisis:
67
GRÁFICO: ENCUESTA PREGUNTA 1
Se puede denotar a simple vista la que los ciudadanos del Cantón Playas
no mantienen una buena comunicación dentro de la entidad a pesar de
que otro porcentaje esta de acuerdo con la comunicación que se hace
referente dentro de ella pero sin embargo es un grupo de ciudadanos que
no mantienen comunicación directa o indirecta dentro de la Municipalidad,
esto determina de que hay un déficit de comunicación por parte de la
Institución hacia la Ciudadanía
A esto le agregamos un 5% que dice que muy pocas veces se mantiene
una buena comunicación y otro 5% que dice que nunca hay comunicación
dentro de la entidad publica, entonces queda más notaria la falta de
comunicación en la Municipalidad del Cantón.
35%
55%
5% 5%
Mantiene una buena Comunicación dentro de la Municipalidad
SIEMPRE
NO
POCAS VECES
NUNCA
68
GRÁFICO: ENCUESTA PREGUNTA 2
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA
Como podemos observar los habitantes NO conocen de las actividades
que se llevan a cabo en los diferentes departamentos ya pueden ser
actividades culturales, oratorias, fiestas, etc., sin embargo hay un 15%
que conoce ya que puede ser que familiares o amigos laboran en la
Institución, y como nos damos cuenta en otros sectores (pocas veces y
nunca), han logrado integrase a la comunicación por medio de la
comunicación masiva.
El 5% esta en pleno conocimiento de las actividades de la Municipalidad
ya que laboran directamente en los Departamentos.
5%
70%
15%
10%
Conoce todas las actividades que realizan todos los Departamentos dentro de
Municipalidad
SIEMPRE
NO
POCAS VECES
NUNCA
69
GRÁFICO: ENCUESTA PREGUNTA 3
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA
La municipalidad del Cantón Playas carece de una oficina o departamento
de comunicación social eficaz y eficiente que les provea de recursos y
metodologías para poder estar en contacto con sus comunidades y al
mismo tiempo les permita a los miembros de la comunidad estar en
contacto con sus autoridades edilicias.
Dentro de una Empresa, Ministerio, Entidad Publica, etc. Es muy
importante que exista el departamento de Comunicación Social esto
ayuda a estar fomentar la Comunicación entre sus miembros y quienes la
rodean.
100%
Existe un departamento de Comunicación Social que deba ser eficaz y eficiente para dar
a conocer las actividades a los habitantes
SIEMPRE
NO
POCAS VECES
NUNCA
70
GRÁFICO: ENCUESTA PREGUNTA 4
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA
Esta es la parte más preocupante dentro de la comunicación ya que no se
trata de escuchar al individuo o usuario que hace uso de esta entidad
publica como tal la comunicación varia, pero los ciudadanos se quejan de
que no son bien atendidos en cada uno de los departamentos a los que
se acercan a realizar un tramite dentro de esta Municipalidad, otro 20%
esta de acuerdo que dentro de la Institución si hay comunicación directa y
el restante se queja de que no hay comunicación o son bien escuchados
o tergiversan la misma.
35%
45%
15%
5%
Sus requerimientos son bien escuchados y atendidos por parte del Personal que labora
en la Municipalidad.
SIEMPRE
NO
POCAS VECES
NUNCA
71
GRÁFICO: ENCUESTA PREGUNTA 5
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA
Un lamentable 75% determina que si han ocurrido males entendidos o
han escuchado de males entendidos debido a la falta de Comunicación
esto no debe darse en una Institución Publica que esta para prestar
servicio a los ciudadanos que la visitan diariamente.
75%
10%
5%
10%
Han ocurrido males entendidos y disgustos por falta de Información o comunicación
SIEMPRE
NO
POCAS VECES
NUNCA
72
GRÁFICO: ENCUESTA PREGUNTA 6
FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA
Esta pregunta fue realizada para determinar el nivel de comunicación
existente en la Institución pero no todos determinaron lo mismo. Sin
embargo la publicidad que se obtiene en la Municipalidad realza el sentido
de Comunicación y se podría decir que si existe publicidad dentro de la
misma y se da conocer en el entorno laboral y cotidiano.
65%
10%
15%
10%
La Municipalidad utiliza boletines, publicidad, afiches, etc. para dar a conocer sus
actividades
SIEMPRE
NO
POCAS VECES
NUNCA
73
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Se realizó un manual que proporcione los mecanismos necesarios para la
implementación de una Oficina Municipal de Comunicación Social, que
facilite la comunicación entre las autoridades edilicias y los miembros de
su comunidad de una manera eficiente, cumpliendo sus cuatro funciones
específicas que son: informar, difundir, promocionar o promover, e
investigar; además de ser un mecanismo de propuestas y alternativas en
la solución de los problemas de funcionamiento de una oficina Municipal
de comunicación Social.
Se brindaron los mecanismos necesarios para que la Oficina de
Comunicación Social dé una adecuada atención a las personas que
solicitan información sobre los temas municipales.
Se identificó el personal necesario para establecer una oficina de
Comunicación Social en las municipalidades, así como los descriptores y
cualidades que deben de tener los mismos. Se realizó un manual de
procedimientos con las diferentes actividades que una Oficina de
Comunicación Social debe contar, así también con el personal a cargo de
cada una de ellas.
74
Cabe indicar en esta investigación, que los objetivos se lograron, pero no
se pudo acceder a poner más ejemplos por el principio de
confidencialidad que la empresa a través de su gerente Enrique Castro
solicitó comedidamente.
La experiencia vivida en esta investigación en la Municipalidad de Playas
dejó un buen precedente y se estableció que las sesiones se seguirán
montando en el devenir de la comunidad.
Recomendaciones
Se Debería hacer una planificación anual de las reuniones a realizarse
para que el Departamento de Comunicación Social no cambie sus
directrices ya que esto ayudara a mejoras del Departamento en un tiempo
muy favorable para la Municipalidad.
Se recomienda también implementar un sistema de dialogo entre la
comunidad y la Municipalidad específicamente en el área de
Comunicación para conocer todas las actividades que realiza el
Departamento y así ayudar a establecer acuerdos entre ambos
Se recomienda también a los jefes de área, capacitarse en comunicación
y planificación estratégica pues denotaron mucha inexperiencia en estos
temas.
75
BIBLIOGRAFÍA Y CITAS
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week, B. (1994). Council of communication managment. Bussines week, 8.
ANEXOS
ANEXO 1
Encuestas a diferentes personas de la localidad del Cantón Playas que
dan a conocer su punto de vista frente a la situación de que deba o no
existir una oficina o departamento de Comunicación Social en la
Municipalidad.
1.- ¿Esta de acuerdo que se mejore o se establezca una oficina de
Comunicación Social para estar en contacto con Comunidad y Municipio?
2.- ¿Considera que estableciendo el departamento de Comunicación
lograra mejorar su administración en la Municipalidad?
3.- ¿Existe un departamento de Comunicación Social que deba ser eficaz
y eficiente para dar a conocer las actividades a los habitantes?
77
4.- ¿Cree importante el Departamento de Comunicación en la
municipalidad del Cantón?
5.- ¿Le gustaría que la F.A.C.S.O a través de mi trabajo de tesis ayude a
establecer un Departamento de Comunicación Social que sea eficaz y
efectivo?
ANEXO 2
Escoja la opción mas apropiada
1.- Mantiene una buena comunicación dentro de la Municipalidad.
2.- Conoce de todas las actividades que realizan todos los
Departamentos.
3.- Existe un departamento de Comunicación Social que deba ser eficaz y
eficiente para dar a conocer las actividades a los habitantes.
Siempre Muchas veces Rara vez Nunca
Siempre Muchas veces Rara vez Nunca
Siempre Muchas veces Rara vez Nunca
78
4.- Sus requerimientos son bien escuchados y atendidos por parte del
Personal que labora en la Municipalidad.
5.- Han ocurrido males entendidos y disgustos por falta de Información o
comunicación.
6.- La Municipalidad utiliza boletines, publicidad, afiches, etc. para dar a conocer sus actividades.
Siempre Muchas veces Rara vez Nunca
Siempre Muchas veces Rara vez Nunca
Siempre Muchas veces Rara vez Nunca
79
Hoja de Vida.-
Av. Pablo Muñoz Vega y Alexander (Playas) Cdla. Urbanor Mz. 12 Villa 12(Guayaquil)
Teléfono: 2066626 - 086087628 Email: [email protected]
SAÚL ISAAC OLIVARES VÉLEZ
INFORMACIÓN PERSONAL
Estado Civil : Soltero
Nacionalidad : Ecuatoriana
Edad : 23 años
Fecha de Nacimiento : 26 / Diciembre / 1987
Lugar de Nacimiento : Gral. Villamil Playas
Identificación Militar : 198717059128
Cedula de Identidad : 092600941 - 6
FORMACIÓN ACADÉMICA
Unidad Educativa Católica Particular
“FREIRE STABILE”
Colegio Particular Mixto
“MARIA LUISA LUQUE DE SOTOMAYOR”
Bachiller en Comercio y Administración
“ESPECIALIZACION INFORMATICA”
Universidad de Guayaquil
Facultad de Comunicación Social
80
“EGRESADO - CARRERA DE
PERIODISMO”
CURSOS REALIZADOS
Universidad de Guayaquil : Metodologías y Técnicas de Locución
Universidad de Guayaquil : Dpto. de Idiomas – Ingles Básico ( I )
Universidad de Guayaquil : Dpto. de Idiomas – Ingles Intermedio
( II )
Universidad de Guayaquil : Dpto. de Idiomas – Ingles Intermedio
( III )
Universidad de Guayaquil : Modulo de Informática Básica ( I )
UTILITARIOS
Universidad de Guayaquil : Modulo de Informática Intermedia
( II )
COREL DRAW - POWER
POINT
C.E.N.E.C.U : Relaciones Humanas y Liderazgo
Personal
EXPERIENCIA LABORAL
EMPRESA ELECTRICA PENINSULA DE SANTA E.
PRACTICAS EMPRESARIALES
Dpto. Técnico
Teléfono: 2760 – 296
81
CORPORACION “EL ROSADO”
FERRISARIATO
Asistente de Almacén – Sucursal Alborada
Teléfono: 593-4-2322000 - 593-4-2322555
NEGOCIOS INDUSTRIALES REAL (N.I.R.S.A)
PLANTA PROCESADORA – POSORJA
Asistente de Nomina – Recursos Humanos
Teléfono: 2066256 - 2066257
REFERENCIAS PERSONALES
Dra. Marcia Vega Vega
Laboratorista
Teléfono: 2760 – 396
Dr. Carlos Zambrano Zunino
Médico Cirujano
Teléfono: 2760 – 396
Lcdo. C.P.A Roddy Mantilla Rodríguez
Vice-Alcalde del Ilustre Municipio de Playas
Teléfono: 2760556 - 2761032
Sra. Esperanza López de Saltos
Presidenta Cámara de Turismo de Playas