universidad de costa rica - ucivelma alejandra cabalceta pacheco sustentante iii dedicatoria este...
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
PLAN DE PROYECTO PARA EL DESARROLLO DE RESIDENCIALES CON ENERGÍA SOLAR TÉRMICA PARA PRODUCCIÓN DE AGUA CALIENTE.
VELMA ALEJANDRA CABALCETA PACHECO
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Mayo, 2012
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
__________________________ Álvaro Mata Leitón
PROFESOR TUTOR
_________________________ Juan Carlos Navarro
LECTOR No.1
__________________________ Mario López
LECTOR No.2
________________________ Velma Alejandra Cabalceta Pacheco
SUSTENTANTE
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DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedico a mis padres Luis Fernando y Alejandra, mi hermana
Sofía y mis abuelas Velma y Adina, a mi novio César y mis dos mejores amigas
Mary y Lola, que son las personas que me dan su apoyo y me inspiran a ser mejor
cada día. A mi tío Robert, hombre, hijo, padre y hermano con metas, éxitos,
inteligencia, simpatía y amor, un ejemplo a seguir, que Dios lo tenga en su Gloria.
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AGRADECIMIENTOS
A mi familia, por su amor incondicional, mi novio y mis amigas por su apoyo y
confianza en todo momento. Mis compañeros de la MAP89, especialmente Ginet y
Cristian por ser tan buenos compañeros y amigos. A mi tutor Alvaro Mata por su
comprensión, enseñanza y apoyo en este proceso de aprendizaje.
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INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE ILUSTRACIONES vii INDICE CUADROS viii RESUMEN EJECUTIVO ix 1 INTRODUCCION ....................................................................................................... 11
1.1 Antecedentes ......................................................................................................... 11
1.2 Oportunidad .......................................................................................................... 11
1.3 Justificación .......................................................................................................... 12
1.4 Objetivo general ................................................................................................... 13
1.5 Objetivos específicos. ........................................................................................... 13
2 MARCO TEORICO .................................................................................................... 15 2.1 Marco referencial .................................................................................................. 15
2.1.1 Energía renovable ............................................................................................. 15
2.1.2 Sistema de energía solar térmica. ..................................................................... 16
2.1.3 Componentes del sistema ................................................................................. 19
2.1.4 Teoría de Administración de Proyectos............................................................ 20
2.1.4.1 Proyecto ............................................................................................................ 20
2.1.4.2 Administración de Proyectos ............................................................................ 21
2.1.4.3 Ciclo de vida de un proyecto ........................................................................... 21
2.1.4.4 Procesos en la Administración de Proyectos ................................................ 22
2.1.4.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ....................... 24
3 MARCO METODOLOGICO ..................................................................................... 28 3.1 Fuentes de información ........................................................................................ 28
3.1.1 Fuentes Primaria .................................................................................................. 28
3.1.2 Fuentes Secundaria .............................................................................................. 28
3.2 Tipo de investigación............................................................................................ 30
3.2.1 Investigación Documental ................................................................................... 30
3.2.2 Investigación de Campo ...................................................................................... 30
3.2.3 Investigación Mixta ............................................................................................. 31
3.3 Métodos de Investigación ..................................................................................... 31
3.4 Herramientas. ........................................................................................................ 32
3.5 Supuestos y Restricciones. ................................................................................... 33
3.6 Entregables. .......................................................................................................... 34
4. DESARROLLO .............................................................................................................. 36 4.1 Plan del alcance .......................................................................................................... 36
4.1.1 Generalidades del proyecto ................................................................................. 36
4.1.1.1 Requerimientos ....................................................................................... 37
4.1.1.2 Beneficios Esperados ............................................................................... 37
4.1.1.3 Estrategia ................................................................................................. 37
4.1.1.4 Objetivo del proyecto .............................................................................. 37
4.1.1.5 Alcance del Proyecto ............................................................................... 38
4.1.1.6 Entregas ................................................................................................... 38
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4.1.1.7 Medidas .................................................................................................... 39
4.1.1.8 Exclusiones .............................................................................................. 39
4.1.1.9 Restricciones ............................................................................................ 40
4.1.1.10 Supuestos ............................................................................................... 40
4.1.1.11 Factores críticos de éxito ........................................................................ 40
4.1.2 Estructura detallada de trabajo ............................................................................ 41
4.1.2.1 Estructura detallada de trabajo ................................................................. 41
4.1.2.2 Diccionario de la estructura detallada de trabajo...................................... 41
4.2 Plan de gestión de tiempo ........................................................................................... 49
4.2.1 Definir las actividades ......................................................................................... 50
4.2.2 Secuenciar las actividades ................................................................................... 50
4.2.3 Estimar los recursos de las actividades................................................................ 51
4.2.4 Duración de las actividades ................................................................................. 51
4.2.5 Desarrollo del cronograma .................................................................................. 51
Ruta crítica ............................................................................................................ 53
4.3 Plan de gestión de costos ............................................................................................ 54
4.3.1 Estimar los costos ................................................................................................ 54
4.3.2 Determinar el presupuesto ................................................................................... 56
4.3.3 Controlar los costos (Valor ganado) .................................................................... 57
4.4 Organización del proyecto .......................................................................................... 58
4.4.1 Matriz de identificación de involucrados ............................................................ 58
4.4.2 Organigrama del proyecto ................................................................................... 60
4.4.2.1 Roles y responsabilidades ................................................................................. 60
4.5 Plan de gestión de comunicación................................................................................ 62
4.5.1 Identificar a los interesados ................................................................................. 62
4.5.2 Planificar las comunicaciones ............................................................................. 63
4.5.3 Distribución de la información ............................................................................ 63
4.6 Plan de gestión de riesgos ........................................................................................... 66
4.6.1 Identificación de los riesgos ................................................................................ 67
4.6.2 Análisis cualitativo de los riesgos ....................................................................... 67
4.6.3 Planificar la respuesta a los riesgos ..................................................................... 69
Cálculo de la reserva de contingencia .................................................................. 70
4.6.4 Monitorear y controlar los riesgos ....................................................................... 71
Análisis de riesgos identificados .......................................................................... 74
5 CONCLUSIONES ...................................................................................................... 77 6 RECOMENDACIONES ............................................................................................. 79 7 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 81 8 ANEXOS...................................................................................................................... 82
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Sistema solar térmico pasivo. [2] .......................................................................... 18
Figura 2. Cronograma del proyecto ...................................................................................... 52
Figura 3. Diagrama de Gantt ................................................................................................ 53
Figura 4. Ruta Crítica ........................................................................................................... 54
Figura 5. Estimación de costos ............................................................................................. 55
Figura 6. Flujo de caja del proyecto ..................................................................................... 56
Figura 7. Organigrama funcional del proyecto. .................................................................... 60
Figura 8. Matriz de roles y responsabilidades del proyecto. ................................................ 62
Figura 9. Matriz de comunicaciones..................................................................................... 64
Figura 10. EAP del proyecto. ............................................................................................... 65
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ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro #1. Cuadro de procesos de Rita Mulcahy [4] ......................................................... 23
Cuadro #2. Fuentes de Información que se utilizarán ......................................................... 29
Cuadro #3. Herramientas que se utilizarán ......................................................................... 32
Cuadro #4. Supuestos y Restricciones .................................................................................. 34
Cuadro #5. Entregables ........................................................................................................ 35
Cuadro #6. Identificación de riesgos ................................................................................... 67
Cuadro #7. Descripción de escala de riesgos ...................................................................... 68
Cuadro #8. Valor de ocurrencia de impacto en costo, cronograma y alcance .................... 68
Cuadro #9. Matriz de Probabilidad e Impacto .................................................................... 69
Cuadro #10. Planificación de riesgos .................................................................................. 70
Cuadro #11. Cuadro de cálculo de reserva de contingencia. .............................................. 71
Cuadro #12. Cuadro de monitoreo y control de riesgos ...................................................... 73
Cuadro #13.Planificación de amenazas en el proyecto ....................................................... 74
Cuadro #14.Planificación de oportunidades en el proyecto ................................................ 75
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RESUMEN EJECUTIVO
Costa Rica posee un recurso natural con bastante potencial, ya sea de viento, hídrico o solar; sin embargo, algunas de estas fuentes no se han explotado para poder obtener energía renovable. El recurso solar en el país tiene muy buenas cifras de irradiación de acuerdo con estudios que se han hecho y las aplicaciones de sistemas solares son muy variadas, en este proyecto se desea implementar una de ellas, la producción de agua caliente potable para residencias. El objetivo del proyecto es desarrollar una propuesta para residenciales conformado por el sistema solar térmico para la producción de agua potable, las ventajas que posee este sistema son importantes ya que está compuesto por equipos que no tienen mayor complejidad, la instalación es sencilla y el funcionamiento también, no obstante, sí hay que tener comunicación con la parte constructiva de la residencia en este caso, para que se pueda acoplar a las características, por ejemplo, del techo que es donde se va a instalar, que se ensamble perfectamente con el sistema mecánico de tubería, que tenga un buen ángulo respecto a los rayos del sol, entre otros. Por esto, se recomienda hacer una planificación detallada sobre el proyecto, es aquí donde entra la importancia de realizar la debida administración del proyecto, donde se gestionen las áreas del conocimiento para obtener como resultados los planes que corresponden a cada una de ellas y poder llevar mayor control sobre la ejecución del proyecto, en este caso se desarrollaron como parte de los objetivos del proyecto las siguientes áreas: alcance (declaración del alcance, EDT y diccionario de la EDT), costo (presupuesto), tiempo (cronograma), comunicación (plantillas) y riesgos. De esta manera se obtuvieron como resultado diferentes plantillas que son herramientas para lograr una correcta administración del proyecto. La buena planificación de todas las áreas tiene como resultado la facilidad en el proceso de ejecución y control del proyecto, definir requerimientos, objetivos, entregables, tiempo y costo de cada uno, identificar los interesados, los riesgos y oportunidades que se puedan presentar en el ciclo de vida del proyecto, darle seguimiento por medio de técnicas y/o plantillas a los diferentes planes de gestión, tiene como resultado una administración exitosa. Para poder desarrollar este proyecto, se utilizaron documentos, libros e información por juicio de expertos y lecciones aprendidas, todos los planes tienen fundamentos de fuentes primarias y secundarias, con la investigación mixta, tanto documental como de campo, se logró un balance de la información. El proyecto se divide en cuatro fases, contempla desde la medición de irradiancia en la zona donde se desarrollará, hasta el cumplimiento de los requisitos y la aprobación del cliente. En este proyecto se llevaron a cabo actividades de diseño, adquisición del equipo, instalación y pruebas al sistema para verificar el correcto funcionamiento. Es importante tener en consideración que durante el proyecto pueden presentarse riesgos que afecten de manera positiva o negativa, ya sea en
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costo, tiempo o alcance, por lo que es primordial realizar una planificación de los mismos para poder utilizar y desarrollar estrategias que logren eliminar la amenaza o explotar la oportunidad y de esta manera obtener beneficios para el proyecto. Este proyecto lleva consigo el objetivo de poder brindar una propuesta a las empresas constructivas para desarrollar residenciales que marquen la diferencia en el mercado (especialmente por la competencia actual), y poder brindar un servicio no sólo al cliente, sino también al medio ambiente. Como conclusiones y recomendaciones principales que se obtuvieron del desarrollo del proyecto, se enfoca en la comunicación que haya entre los involucrados y el canal efectivo que se utilizará para comunicar, cumpliendo con las herramientas que se proponen para cada uno de ellos, pues este proyecto tiene riesgos importantes que están directamente vinculados con el patrocinador. Además como recomendación, sobresale la importancia de desarrollar todas las áreas de conocimiento en el proyecto, especialmente la de adquisiciones, por la disponibilidad del equipo, por lo que se recomienda hacer un estudio de mercado a nivel nacional e internacional, únicamente en el continente americano, para poder tener una visión clara y amplia de posibles proveedores, porque de igual manera, ciertos riesgos significativos están relacionados con los proveedores.
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1 INTRODUCCION
1.1 Antecedentes
El sector del que surge la idea del proyecto es el sector energético, con el fin de
buscar una oportunidad de ahorro que se pueda implementar en las residencias
sin necesidad de conectarse a la red pública, por el momento existen trabas
legales que no permiten lograr un sistema conectado a la red.
La fuente solar térmica se puede utilizar para muchos fines, podría ser para
generar calor o electricidad, en este caso se desarrollará un sistema para calentar
agua potable y utilizarla para bañarse, es un sistema sencillo aislado de la red, es
muy útil y funcional si se desea generar energía propia, además de ser
económicamente viable.
Con el potencial de radiación solar que hay en algunas zonas del país, este tipo de
tecnología es ideal para su implementación, sin embargo se recomienda que se
haga el estudio adecuado para determinar si en el sitio donde se quiere
desarrollar, existe la fuente necesaria para que sea un proyecto viable.
Este proyecto es un ejemplo claro que se muestra a la sociedad en tema de
fuentes renovables, proporcionando además de un ahorro energético y hasta una
inversión que luego se convertirá en ingresos, una ayuda a generar energía de
manera amigable con el ambiente, lo que logra disminuir el uso de derivados del
petróleo que llegan a producir gases de efecto invernadero, por lo que es un
proyecto vinculado con el desarrollo sostenible.
1.2 Oportunidad
Primeramente se plantea que el proyecto se origina de una problemática, que es
la situación actual del medio ambiente, el cambio climático producto del uso de
derivados del petróleo, no obstante se visualiza la propuesta del proyecto como
una oportunidad de mejora a estos problemas que se están presentando en el
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mundo. Una de las ventajas del uso de fuentes renovables es que estas no
provienen del petróleo, por lo cual no son contaminantes cuando se genera calor o
energía eléctrica, además que es un recurso infinito, en este caso el sol, por lo que
dependiendo de la ubicación en la que se desea desarrollar el sistema así se
diseña respecto al recurso disponible en dicha zona.
Con esta propuesta se espera brindar una oportunidad de ahorro energético en las
residencias, de viabilidad económica y con tecnología amigable con el ambiente,
para poder ir construyendo el modelo de desarrollo sostenible que se desea y
poder gozar de muchos recursos en este momento sin afectar a las futuras
generaciones. Costa Rica tiene la meta de ser carbono neutral en el 2021, por lo
que la implementación de estos proyectos son una oportunidad a cumplir el
objetivo, se espera que esta propuesta sea modelo a muchos proyectos iguales o
similares con tecnología verde.
1.3 Justificación
En la actualidad, el factor ambiental es un aspecto clave del desarrollo sostenible,
por lo que las personas, empresas y países se han dado la tarea de disminuir la
huella de carbono por medio de tecnología que sea amigable con el ambiente, lo
que lo hace un tema importante en el sector industrial y residencial especialmente
a la hora del consumo energético.
La finalidad del proyecto es obtener un plan de propuesta que describa el equipo
necesario para implementar un sistema solar fotovoltaico para calentar agua
potable, especificando todo lo relacionado con su alcance, los entregables, el
tiempo, costo y riesgos que tiene el poder desarrollar este tipo de tecnología en
una residencia.
De esta manera con esta planificación, se espera que en el proceso de ejecución
del proyecto, los documentos que se obtendrán de esta propuesta sean la base
para poder desarrollarlo de manera clara y ordenada, siguiendo una serie de
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aspectos que se plantean con la utilización de herramientas para poder cumplir
con el tiempo y costo acordado y los requisitos que se han determinado en el
alcance.
Con esto se espera que las empresas incluyan en sus proyectos residenciales una
oportunidad de ahorro de energía a sus arrendatarios o compradores por medio de
una fuente renovable, logrando así un beneficio al medio ambiente y marcando la
diferencia en la sociedad por el desarrollo de viviendas con este tipo de equipos.
1.4 Objetivo general
El objetivo general del proyecto es: Desarrollar una Propuesta de Plan de Proyecto
para el diseño y la implementación de un sistema solar térmico para la producción
de agua caliente potable en residenciales en proceso de planificación o
construcción.
1.5 Objetivos específicos.
Los objetivos específicos de este proyecto son:
1. Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo diccionario, para
identificar una visión clara de los entregables, fases y actividades y poder
de esta manera realizar el proyecto con mejor control y organización para
cumplir con los objetivos.
2. Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que tendrá cada
actividad y así mismo las actividades predecesoras y sucesoras, para
cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
3. Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan describir y
delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para realizar las
actividades de cada fase.
4. Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo entre los
involucrados sobre el desarrollo del proyecto.
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5. Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el proyecto,
para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y calcular la reserva
de contingencia.
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2 MARCO TEORICO
2.1 Marco referencial
En la actualidad la energía eléctrica es indispensable, su uso diario ha hecho que
las poblaciones desarrollen en aspectos económicos y sociales, proporcionando
mejores oportunidades y calidad de vida.
Existen muchas maneras de generar energía, actualmente la quema de
combustibles fósiles es una de estas formas para su producción, esta quema
genera gases tóxicos que son las principales causas del calentamiento global y el
cambio climático.
Estos dos problemas ambientales que se han incrementado en los últimos años,
son de gran preocupación a nivel mundial, por lo tanto, se estima un aumento en
la temperatura que puede destruir y hasta eliminar especies tanto de flora como de
fauna, además de provocar desgaste del suelo y cambios meteorológicos que
pueden terminar en catástrofes. Es esto que surge el concepto de desarrollo
sostenible, donde haya un balance entre la sociedad, el medio ambiente y la
economía, de tal manera, que en la actualidad se siga gozando de los recursos,
pero sin comprometer los mismos para las futuras generaciones.
Debido a esta problemática han surgido iniciativas para contribuir al desarrollo
sustentable, una de ellas es la generación de energía por medio de fuentes
renovables.
2.1.1 Energía renovable
Concepto de energía renovable: son aquellas fuentes de energía que se
encuentran en la naturaleza de cantidad ilimitada. (Moreno, 2011)
Algunos tipos de fuentes renovables:
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Hidráulica: proveniente del agua.
Solar: proveniente del sol.
Eólica: proveniente del viento.
Biomasa: proveniente del crecimiento de las plantas o microorganismos.
Geotérmica: proveniente del calor de lo más profundo de la tierra.
Océanos: proveniente de olas, mareas, corrientes marinas, etc.
Estas pueden utilizarse para la producción de calor y para la de electricidad,
dependiendo de la fuente y propósito.
La energía solar es obtenida por medio de la captación de luz y calor emitidos por
el Sol, utilizando la radiación solar para la generación de calor o electricidad.
Todos los tipos de fuentes mencionadas anteriormente, exceptuando la
geotérmica y océanos, son derivadas del Sol.
Entre los principales usos que se le da a este tipo de fuente solar están:
Iluminación natural.
Solar fotovoltaica.
Solar térmica.
En este trabajo se aprovechará el calentamiento de fluidos por medio del sistema
solar térmico.
2.1.2 Sistema de energía solar térmica.
Como se mencionó anteriormente la energía solar térmica es aquella que
aprovecha la radiación del Sol para producir calor.
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Actualmente existen muchas maneras de implementar un sistema solar térmico
para diferentes usos, por ejemplo:
Calentamiento de un fluido.
Cocinas solares.
Destilación de agua.
Calefacción o enfriamiento de edificios.
Hornos solares.
Hay que recordar que todo este tipo de generación de calor se puede realizar sin
contaminar el medio ambiente, por medio de los estudios de radiación solar en
una zona específica, se determina la viabilidad del proyecto y dependiendo del
resultado se diseña para optimizar las ganancias tanto en energía como inversión-
ganancia.
Además, es importante tomar en cuenta ciertos aspectos a la hora de diseñar, de
elegir el mejor sistema para implementar en el proyecto, para esto se recomienda
tener en consideración al menos lo siguiente:
Condiciones climáticas del lugar.
Necesidad del cliente.
Espacio de montaje del equipo.
Globalización del proyecto.
Para este caso se desarrollará el proyecto con sistema de calentamiento de
fluidos, el funcionamiento de esta tecnología básicamente es la siguiente: “los
colectores solares calientan tubos llenos de anticongelante cuyo líquido transfiere
el calor a un tanque de almacenamiento que precaliente el agua que va a un
sistema de agua caliente doméstico”. (Moreno, 2011)
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El sistema que se desarrollará será solar térmico pasivo, lo que significa que no
necesita de ningún mecanismo para mover el fluido, como bombas, controladores,
sensores, entre otros. La siguiente figura 1 muestra básicamente un sistema solar
térmico pasivo.
Figura 1. Sistema solar térmico pasivo. [2]
Existen varias ventajas por las que se decidió desarrollar el proyecto con este
sistema pasivo, entre las que están:
Son completamente autosuficientes.
No necesita ninguna conexión eléctrica, por lo tanto, no consumen energía
eléctrica.
Este tipo de instalaciones tienen una larga vida útil, 25 años y son
totalmente automáticos, por lo que el usuario no tiene que preocuparse de
nada.
Es un sistema fácil de montar, sencillo de instalar.
El agua caliente va directamente al tanque (no va por una tubería externa,
que se enfría o que bloquea su corriente).
No requiere bomba, sino que funciona por gravedad, simplificando la
instalación y disminuyendo los costos de inversión.
Su mantenimiento es significativamente más sencillo.
Ideal para lugares cálidos.
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Se puede instalar en el techo de la edificación.
No necesita sistema de control.
Ideal para viviendas.
2.1.3 Componentes del sistema
El sistema de circulación natural o sistema pasivo posee los siguientes
componentes:
Captador solar: para el sistema se decidió utilizar un captador de placa plana, se
eligió este por diferentes motivos, algunos de ellos:
El colector puede integrarse perfectamente a cualquier edificio.
El área de apertura de los colectores solares es siempre superior en
tamaño a los colectores de tubos de vacío, de manera que le permite
obtener mayor eficiencia.
Los tubos de vacío tienen un coste significativamente mayor.
Mayor resistencia a golpes o condiciones del clima.
Acumulador: acumulador de doble envolvente, en posición horizontal, con
capacidad de 150 litros.
Estructura de montaje: material hecho de metal, con pintura anticorrosiva.
Accesorios: codos, tapones, entre otros.
Aditivo: para evitar el congelamiento (aunque es poco probable) y la corrosión.
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2.1.4 Teoría de Administración de Proyectos
El proyecto que se desarrollará está basado de acuerdo con la cuarta edición del
PMBOK 2008, no obstante, todos los conceptos que se van a describir a
continuación, son tomados de dicho libro.
2.1.4.1 Proyecto
Concepto: un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único. (PMI)
Se dice que es temporal ya que posee un inicio y un fin, “El final se alcanza
cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto
porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no
existe la necesidad que dio origen al proyecto” (PMI)
Según el PMBOK 2008, un proyecto puede generar:
Un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento
final en sí mismo,
La capacidad de realizar un servicio (por ejemplo, una función comercial
que brinda apoyo a la producción o distribución).
Un resultado tal como un producto o un documento (por ejemplo, un
proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden
emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso
beneficiará a la sociedad).
Los objetivos de los proyectos pueden variar dependiendo de la naturaleza del
mismo y de las necesidades de los involucrados, además los factores de tiempo y
recurso, ya sea económico, humano o adquisiciones, son distintos ya sea por
complejidad o tamaño del proyecto a desarrollar.
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2.1.4.2 Administración de Proyectos
Concepto: es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas
a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. (PMI)
Administrar un proyecto no sólo es poner en práctica la teoría y las herramientas
aprendidas que son útiles para poder obtener mejores resultados o criterios, sino
también es saber trabajar y desenvolverse en equipo, comunicarse de la mejor
manera desde el inicio al momento de definir el alcance y realizar la matriz de
roles y responsabilidades, además se deben de aplicar las habilidades de
liderazgo para lograr desempeñar el trabajo en un ambiente favorable.
2.1.4.3 Ciclo de vida de un proyecto
Según el PMBOK 2008 el ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del
mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y
número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización
u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y
su área de aplicación.
El ciclo de vida de un proyecto está influenciado además por varios elementos,
cómo factores ambientales de la empresa, activos de los procesos, su cultura y
estructura, fases y entregables, los interesados y su influencia en el mismo; como
se mencionó en la definición de proyecto, cada proyecto es único, por lo que el
ciclo de vida variará dependiendo de los aspectos anteriormente citados; sin
embargo, se dice que todos los proyectos en general deben de tener al menos la
siguiente estructura para su desarrollo:
1. Inicio
2. Planeación
3. Ejecución
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4. Cierre
La estructura que generalmente tienen los proyectos en su mayoría según el
PMBOK 2008 es la siguiente:
Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto,
alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen
rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.
La influencia de los interesados, al igual que los riesgos y la incertidumbre
son mayores al inicio del proyecto. Estos factores disminuyen durante la
vida del proyecto.
La capacidad de influir en las características finales del producto del
proyecto, sin afectar significativamente el costo, es más alta al inicio del
proyecto y va disminuyendo a medida que el proyecto avanza hacia su
conclusión.
2.1.4.4 Procesos en la Administración de Proyectos
La administración de proyectos se divide en cinco grandes procesos que estos a
su vez se subdividen, la definición de cada uno según el PMBOK 2008 es:
1. Iniciación: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o
una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la
autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
2. Planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del
proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para
alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.
3. Ejecución: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido
en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo.
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4. Seguimiento y Control: Aquellos procesos requeridos para dar
seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto,
para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los
cambios correspondientes.
5. Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a
través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el
proyecto o una fase del mismo.
En la siguiente tabla 1, se muestran según el libro Preparación para el examen
PMP de Rita Mulcahy los cinco procesos del proyecto y lo que conlleva cada una,
lo cual incluye las áreas del conocimiento.
Cuadro #1. Cuadro de procesos de Rita Mulcahy [4]
INICIO PLANEAMIENTO
(en este orden) EJECUCIÓN
MONITOREO
Y CONTROL CIERRE
Seleccionar el AP Determinar cómo va a
planear-parte de todos los otros planes de gestión
Ejecutar el trabajo según el Plan del
Proyecto Controlar el proyecto
Confirmar que el trabajo es hecho
según los requerimientos
Determinar cultura y sistemas
existentes de la Cía
Finalizar los requerimientos Producir el alcance del
producto Medir el rendimiento contra la línea base
Completar el cierre de los
contratos
Recolectar procesos,
procedimientos e inf. Histórica
Crear el Estatuto del Proyecto
Solicitar cambios Medir el rendimiento contra otras métricas
determinadas por el AP
Obtener la aceptación del
producto
Dividir proyectos grandes en fases
Determinar qué comprar Implementar solo los cambios aprobados
Determinar las variaciones y si
ameritan solicitudes de cambio
Completar el reporte final del
rendimiento
Entender el caso de negocio
Determinar el equipo de proyecto
Asegurar el común entendimiento
Influenciar los factores que producen los
cambios
Indexar y archivar los documentos
Descubrir requerimientos y riesgos iniciales
Crear el WBS y el diccionario del WBS
Usar el sistema de autorización del trabajo
Solicitar los cambios Actualizar las
lecciones aprendidas
Crear objetivos medibles
Crear la lista de actividades Aplicar la mejora
continua Realizar el control
integrado de cambios
Entregar el producto completo
Desarrollar el Project Charter
Crear el diagrama de red Seguir los procesos Aprobar o rechazar
cambios Liberar los
recursos
Identificar a los involucrados
Estimar los requerimientos de los recursos
Realizar el aseguramiento de la
calidad
Informar a los involucrados de los cambios aprobados
Desarrollar la estrategia de adm.
de los involucrados
Estimar Tiempo y Costo Realizar auditorías de
calidad Administrar la Configuración
Determinar la Ruta Crítica Adquirir el equipo final Crear pronósticos
Desarrollar el cronograma Administrar a la gente Obtener la aceptación de los entregables de
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parte del cliente
Desarrollar el presupuesto Evaluar el equipo y el
rendimiento del proyecto
Realizar el control de calidad
Determinar los estándares
de calidad, procesos y métricas
Realizar actividades de construcción de equipo
Reportar el rendimiento del
proyecto
Crear el plan de mejora de
los procesos Dar reconocimientos y
premios Realizar auditorías de
riesgo
Determinar todos los roles y
responsabilidades Usar las bitácoras
Administrar las reservas
Plan de comunicaciones Facilitar la resolución de
conflictos Administrar las adquisiciones
Realizar la identificación de riesgos, análisis cualitativo y
cuantitativo, y plan de respuesta
Enviar y recibir información
Ir atrás a iterar Sostener reuniones
Preparar los documentos de
las adquisiciones Seleccionar a los
vendedores
Finalizar cómo ejecutar y
controlar
Desarrollar el Plan Final y la
línea base que sea realista
Obtener la aprobación
formal al Plan
Tener la reunión de Inicio
del Proyecto
2.1.4.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
Además, posee nueve áreas del conocimiento que se desenvuelven en 1 o más
de los procesos anteriormente mencionados, a continuación se definen de manera
resumida según el PMBOK 2008:
Gestión de la integración del proyecto: incluye los procesos y actividades
necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los
diversos procesos y actividades de la dirección de proyectos dentro de los
grupos de procesos de dirección de proyectos. La gestión de la integración
del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de
recursos, balancear objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las
interdependencias entre las áreas de conocimiento de la dirección de
proyectos.
-
25
Gestión del alcance del proyecto: incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente todo) el trabajo
requerido para completarlo con éxito. El objetivo principal de la Gestión del
Alcance del Proyecto es definir y controlar qué se incluye y qué no se
incluye en el proyecto.
Gestión de tiempo del proyecto: incluye los procesos requeridos para
administrar la finalización del proyecto a tiempo. Entre los que están: definir
las actividades, secuenciarlas, estimar los recursos y duración de las
actividades, por último, desarrollar el cronograma y controlarlo.
Gestión de los costos del proyecto: incluye los procesos involucrados en
estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el
proyecto dentro del presupuesto aprobado.
Gestión de la calidad del proyecto: incluye los procesos y actividades de
la organización ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y
políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por la
cuales fue emprendido. Implementa el sistema de gestión de calidad por
medio de políticas y procedimientos, con actividades de mejora continua de
los procesos llevados a cabo durante todo el proyecto según corresponda.
Gestión de los recursos humanos del proyecto: incluye los procesos
que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del
proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han
asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la
cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con
frecuencia, a medida que el proyecto avanza.
-
26
Gestión de las comunicaciones del proyecto: incluye los procesos
requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la
distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la
información del proyecto sean adecuados y oportunos. Entre los procesos
están: identificar los interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la
información, gestionar las expectativas de los interesados e informar el
desempeño.
Gestión de los riesgos del proyecto: incluye los procesos relacionados
con llevar a cabo la planificación de la gestión, la identificación, el análisis,
la planificación de respuesta a los riesgos, así como su monitoreo y control
en un proyecto. Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son
aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos y disminuir la
probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto.
Gestión de las adquisiciones del proyecto: incluye los procesos de
compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es
necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y
de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u
órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del
proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye la
administración de cualquier contrato emitido por una organización externa
(el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización
ejecutante (el vendedor), así como la administración de las obligaciones
contractuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.
Para efectos de este trabajo, no se desarrollarán en todas las áreas de
conocimiento que se definieron, solamente en las siguientes: alcance, tiempo,
costo, comunicación, recursos humanos y riesgos. Cada una está ligada a los
objetivos, por lo que se espera obtener por medio de la aplicación de herramientas
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27
recomendadas por el PMBOK 2008, entregables acordes a estas áreas que
cumpla con los objetivos específicos.
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28
3 MARCO METODOLOGICO
3.1 Fuentes de información
A continuación se definen las dos categorías de fuentes de información que se van
a utilizar para desarrollar este proyecto, ambas para poder cumplir con los
objetivos propuestos y concluir el trabajo exitosamente.
Así mismo, en casi todos los objetivos, se hará una combinación de ambas
fuentes para lograrlos, obteniendo de esta manera un resultado que además de
basarse en la teoría, se tome en consideración la experiencia de personas o
empresas que han desarrollado proyectos afines, esto con el fin de poder sacarle
provecho a lecciones aprendidas.
Hay que recalcar que toda la información será sustraída de fuentes confiables y
formales, para poder asegurar que cada procedimiento a seguir para alcanzar los
objetivos son los correctos, ya que esta información guiará el trabajo para poder
cumplirlos con la mejor calidad posible.
3.1.1 Fuentes Primaria
Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han
retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés.
Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer los
datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de entrevista, experimental
o por observación (Eyssautier, 2002).
3.1.2 Fuentes Secundaria
Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han sido
previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento y que utilizan el
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29
medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador
que la necesite (Eyssautier, 2002).
En la siguiente tabla 2, se muestra un resumen de las fuentes de información que
se utilizarán en este proyecto para cumplir con cada objetivo del proyecto:
Cuadro #2. Fuentes de Información que se utilizarán
Objetivos Fuentes de información
Primarias Secundarias
Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo diccionario, para identificar una visión clara de los entregables, fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con mejor control y organización para cumplir con los objetivos.
Roberto Segura, Empresa
greenenergy
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de
internet.
Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan describir y delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para realizar las actividades de cada fase.
No aplica
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.
Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
Roberto Segura, Empresa
greenenergy
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.
Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.
No aplica
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.
Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y calcular la reserva de contingencia.
Roberto Segura, Empresa
greenenergy
PMBOK 2008, tesis, Yamal Chamuon, páginas de internet.
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30
3.2 Tipo de investigación
Existen tres diferentes tipos de investigación, estos son: investigación documental,
investigación de campo y una combinación de ambas que es la investigación
mixta. La que se utilizará en este trabajo será la investigación mixta.
3.2.1 Investigación Documental
Trabajos cuyo método de investigación se centra exclusivamente en la
recopilación de datos existentes en forma documental, ya sea de libros, textos o
cualquier otro tipo de documentos. Su único propósito es obtener antecedentes
para profundizar en las teorías y aportaciones ya emitidas sobre el tema en
particular que es objeto de estudio y complementarlas, refutarlas o derivar, en su
caso, conocimientos nuevos. En concreto, son aquellas investigaciones en cuya
recopilación de datos únicamente se utilizan documentos que aportan
antecedentes sobre el tópico en estudio (Muñoz, 1998).
3.2.2 Investigación de Campo
Corresponde a las investigaciones en las que la recopilación de información se
realiza enmarcada por el ambiente específico en el que se presenta el fenómeno
de estudio. En la realización de estos trabajos se utiliza un método exclusivo de
investigación y se diseñan ciertas herramientas para recabar información, que sólo
se aplican en el medio en el que actúa el fenómeno de estudio. Para la tabulación
y análisis de la información obtenida, se utilizan métodos y técnicas estadísticas y
matemáticas que ayudan a obtener conclusiones formales, científicamente
comprobadas. Las herramientas de apoyo pueden ser: observación histórica,
observación controlada, experimentación, acopio de antecedentes por medio de
cuestionarios, entrevistas y encuestas, aplicación de métodos estadísticos y
diseños experimentales, entre otros. (Muñoz, 1998).
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31
3.2.3 Investigación Mixta
En este tipo de investigación se combinan la investigación documental y la de
campo, donde se pretende que con ambas se consolide de mejor manera la
información para lograr cumplir con los objetivos.
Para el caso de información documental, se utilizarán investigaciones confiables
para ampliar el tema de energía renovable solar térmica, por otro lado, el PMBOK
2008 será la fuente documental más significante para desarrollar el proyecto,
puesto que será una guía de las herramientas a utilizar para obtener los
entregables propuestos además de las otras fuentes secundarias mencionadas
anteriormente.
Para la investigación de campo, se desarrollarán entrevistas que ayudarán a
obtener información de personas con afinidad y experiencia en el tema de
producción de agua caliente con sistemas solares térmicos, con el fin de tener la
recopilación de lecciones aprendidas y mejorar el trabajo a la hora de plantear los
entregables del proyecto.
3.3 Métodos de Investigación
El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y
la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos
para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado, y son objeto
de un tratamiento especial con base en cada ciencia particular (Eyssautier, 2002).
Para este trabajo se utilizará el método analítico sintético que consiste en
descomponer en partes o elementos una unidad, examinando cada uno por
separado para entender de mejor manera el origen o naturaleza del todo, por
último, volviendo agrupar dichas partes considerándolas en conjunto.
En este caso se empleará este método en todos los objetivos del proyecto. Para el
primer objetivo se necesita descomponer el proyecto en requerimientos,
entregables, fases y actividades que se deben realizar con un secuenciamiento
lógico para lograr realizar el proyecto, para el segundo objetivo al identificar los
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involucrados se deben destinar a cada uno los roles y responsabilidades que
deben de cumplir en el desarrollo del proyecto, en el objetivo tres por medio de la
EDT, se descompone cada fase en actividades que contengan tiempo y costo, lo
que sería obtener el presupuesto y cronograma, al igual que en segundo objetivo,
en el cuarto se necesita por medio de la identificación de involucrados, asignar a
cada interesado un método de comunicación que sea efectivo para luego poder
agruparlo en un plan de comunicación y por último, en el objetivo cinco, una vez
recopilados los posibles riesgos que se pueden presentar en el transcurso del
proyecto, se debe asignar a cada riesgo una respuesta en caso de que diera, y a
la vez un plan de contingencia, logrando como resultado el plan de riesgos que se
propone para el proyecto.
Todos los objetivos que se plantean en este proyecto están conformados por
diferente información que es analizada y seguidamente se convierten en un
entregable al agrupar estos componentes, ya sea el alcance del proyecto, la EDT,
matriz de roles y responsabilidades, cronograma y presupuesto, plan de riesgos y
de comunicación; por lo que se considera el método más conveniente y será el
que se utilizará para todo el proyecto.
3.4 Herramientas.
En la siguiente tabla 3, basándose en el PMBOK 2008 y el libro de Yamal
Chamoun, se presentan las herramientas básicas que se utilizarán para cumplir
cada objetivo específico planteado anteriormente:
Cuadro #3. Herramientas que se utilizarán
Objetivos Herramientas
Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo diccionario, para identificar una visión clara de los entregables, fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con mejor control y organización para cumplir con los objetivos.
Project, Charter, registro de interesados, juicio de expertos, WBS
Desarrollar una matriz de roles y Juicio de expertos, matriz
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Objetivos Herramientas
responsabilidades que permitan describir y delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para realizar las actividades de cada fase.
de roles y funciones, WBS
Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
Juicio de expertos, WBS, Project, método de ruta crítica
Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.
Juicio de expertos, matriz de comunicación, análisis de involucrados, métodos de comunicación
Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y calcular la reserva de contingencia.
Juicio de expertos, matriz de administración de riesgos, estrategias de respuesta para contingencias
3.5 Supuestos y Restricciones.
Según la guía del PMBOK 2008:
Las restricciones del proyecto enumeran y describen las restricciones
específicas asociadas con el alcance del proyecto que limitan las opciones
del equipo, como por ejemplo, un presupuesto predeterminado, fechas,
hitos del cronograma impuestos por el cliente o la organización ejecutante.
Los supuestos del proyecto enumeran y describen supuestos que se
realizan específicamente para el proyecto, asociados con el alcance del
proyecto y el impacto potencial de tales supuestos en el caso que fueran
falsos.
En la siguiente tabla 4, se muestran los posibles supuestos y/o restricciones que
se pueden presentar en cada objetivo del proyecto:
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Cuadro #4. Supuestos y Restricciones
Objetivos Supuestos Restricciones
Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo diccionario, para identificar una visión clara de los entregables, fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con mejor control y organización para cumplir con los objetivos.
Se cuenta con las herramientas necesarias para elaborar la EDT.
No se tiene a disposición el programa para elaborar la EDT.
Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan describir y delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para realizar las actividades de cada fase.
Se contratará personal calificado y con experiencia en el tema.
Limitación de información de los involucrados.
Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
La adquisición del equipo se realiza en el tiempo acordado sin atrasar el proyecto.
No se tiene a disposición el programa para elaborar el cronograma y presupuesto.
Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.
Se realiza de manera concisa la identificación de involucrados.
No se investigan los métodos de comunicación apropiados para comunicar a cada identificado.
Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y calcular la reserva de contingencia.
Se cuenta con el programa requerido para analizar de mejor manera los riesgos y las respuestas ante los mismos.
Se presenten más riesgos de los identificados.
3.6 Entregables.
En la siguiente tabla 5 se muestran los entregables que se obtendrán para cumplir
cada objetivo propuesto:
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Cuadro #5. Entregables
Objetivos Entregables
Elaborar el alcance del proyecto, la EDT y su respectivo diccionario, para identificar una visión clara de los entregables, fases y actividades y poder de esta manera realizar el proyecto con mejor control y organización para cumplir con los objetivos.
Entregable 1: Descripción del enunciado del alcance y EDT con su respectivo diccionario.
Elaborar un cronograma donde se detalle el tiempo y costo que tendrá cada actividad, y así mismo las actividades predecesoras y sucesoras, para cumplir con el presupuesto y tiempo planeado.
Entregable 2: Cronograma y presupuesto del proyecto.
Desarrollar una matriz de roles y responsabilidades que permitan describir y delimitar el papel que posee cada interesado del proyecto, para realizar las actividades de cada fase.
Entregable 3: Matriz de roles y responsabilidades de los mismos.
Realizar un plan de comunicación para mantener un canal efectivo entre los involucrados, sobre el desarrollo del proyecto.
Entregable 4: Identificación de los involucrados y plan de comunicaciones que se empleará para cada interesado identificado.
Identificar y analizar los riesgos que pueden presentarse en el proyecto, para desarrollar un plan de respuesta ante los mismos y calcular la reserva de contingencia.
Entregable 5: Matriz de administración de riesgos, plan de riesgos, con los posibles riesgos que se puedan presentar, sus respuestas y su reserva de contingencia.
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4 DESARROLLO
4.1 4.1 Plan del alcance
4.1.1 Generalidades del proyecto
En la actualidad existen muchos problemas ambientales que están ligados con el
uso desmedido de derivados del petróleo, causantes del efecto invernadero y el
cambio climático. En los últimos años este ha sido un tema importante para
muchas naciones que comparten el mismo interés, reducir la emisión de gases
tóxicos a la atmósfera.
Una de las principales maneras en las que se utilizan los derivados del petróleo ha
sido para la generación de energía eléctrica, de allí nace la iniciativa de buscar
nuevas fuentes de producción y utilizar las energías renovables.
Costa Rica para el 2021 tiene como meta convertirse en el primer país carbono
neutral, y una de las soluciones es la implementación de sistemas de fuentes
renovables, es aquí donde con este proyecto, se desea hacer el cambio en el
sector comercial tomando como ventaja el auge que han tenido estas tecnologías
por la preocupación mundial.
Actualmente, estos sistemas son de un elevado costo, su inversión inicial es muy
alta y el tiempo de recuperación de esta es muy largo, esto ha sido una traba para
implementarlos por la factibilidad económica, además por la falta de legislación en
el país, por consiguiente, no hay incentivos o subsidios que hagan más atractivo el
uso de energía renovable. Sin embargo, los sistemas solares térmicos para la
producción de agua caliente no son tecnologías complejas ni caras, dependiendo
del sistema que se vaya a implementar no están compuestas por equipos que son
en su mayoría de un costo elevado. Es importante recordar que el uso de la
termoducha en un hogar eleva la factura eléctrica, por lo tanto, es el aparato que
más consume energía, esto por medio del uso del sistema solar térmico
cambiaría, así mismo, su utilización disminuiría casi en su totalidad.
Al desarrollar este tipo de proyectos en residenciales no sólo se está brindando
reducir la huella de carbono a los usuarios finales, sino también brindar opciones
rentables y competitivas en el mercado.
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4.1.1.1 Requerimientos
Como se mencionó anteriormente el principal objetivo del proyecto es brindar
opciones a los usuarios que permitan hacer una diferencia ambiental por medio de
generación de agua caliente potable, de esta manera se está contribuyendo a
evitar muchos factores que actualmente están perjudicando el planeta, es debido a
esto es la importancia de incluir en el mercado residencias que se vayan
etiquetando como autosuficientes, por medio de sistemas como el solar térmico se
va construyendo el concepto.
4.1.1.2 Beneficios Esperados
Con la construcción del concepto ambientalista en las personas y el mercado en
general, se espera la utilización de los sistemas solares térmicos y otros tipos de
generación renovables en las nuevas construcciones de residenciales, no sólo se
desea poder incluir en el sector desarrollador residencial del país este tipo de
tecnologías, sino también expandirse al sector comercial, logrando proporcionar
opciones amigables con el ambiente.
4.1.1.3 Estrategia
El proyecto se desarrollará por medio del contrato del servicio por parte de una
empresa desarrolladora de residenciales para el desarrollo e implementación del
sistema, de igual forma, se brinda el estudio de intensidad de radiación en la zona,
el diseño de los sistemas, cronograma y presupuesto de la obra, la infraestructura
de acopio del equipo, su instalación y pruebas del mismo una vez instalado, una
vez aprobado por parte de los involucrados según los lineamientos acordados se
hace el cierre del proyecto.
4.1.1.4 Objetivo del proyecto
Diseñar e implementar un sistema de energía solar térmica para producción de
agua caliente potable para uso residencial, para el 05/10/2012 con un costo no
superior a ¢5000000.
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4.1.1.5 Alcance del Proyecto
El proyecto se limita a brindarle el servicio de desarrollo e implementación de
sistemas solares térmicos para la generación de agua caliente potable en
residencias por medio de contrato de una empresa desarrolladora, realizando el
estudio de radiación solar, el diseño del sistema, el cronograma y presupuesto de
la obra, la infraestructura del acopio del equipo, su instalación y pruebas de
funcionamiento.
Se desea que todos los objetivos del proyecto se cumplan sin excepción,
abarcando así los requerimientos que se planteaban, cumpliendo con los
entregables y las fechas establecidas, y brindando un servicio de calidad.
4.1.1.6 Entregas
1. Plan de la propuesta a desarrollar que incluya:
Anteproyecto donde se describa el sistema que se va a implementar con
todos los cálculos de diseño y el resultado de las mediciones de
radiación solar en la zona, se realizará en tres meses.
Planos constructivos aprobados por los entes reguladores
correspondientes y por los involucrados del proyecto, cumpliendo con
los requerimientos y lineamientos debidos, se realizará en tres meses.
Cronograma y presupuesto de obra, acompañado de un análisis del
mercado en cuanto a proveedores para cubrir con todos los costos
estimados que va a requerir el desarrollo del proyecto, también se desea
cumplir con un tiempo establecido para cada actividad, además de un
secuenciamiento de las mismas, se realizará en un mes.
2. Construcción que incluye:
Infraestructura para montaje del equipo solar térmico, brindando el
soporte de los mismos, donde se incluye tanto el soporte para el equipo
térmico como para el tanque (en caso que estos de fábrica no estén
unidos en un mismo sistema). Se estima tres semanas para realizarlo.
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Instalación del equipo, una vez concluida la actividad anterior se
procede con la instalación, verificando que la tubería construida para la
implementación del sistema sea la apta (acordada con anticipación),
dicho trabajo se debe realizar con personal calificado para poder
desarrollarlo de la mejor manera, se estima tres semanas para
realizarlo.
3. Pruebas de equipo: al concluir con las actividades anteriores y verificar que su
montaje e instalación están correctamente realizados de acuerdo con las
especificaciones técnicas y acordadas, se realiza la verificación del
funcionamiento adecuado del equipo para la producción de agua caliente
potable, donde se evaluará la eficiencia del sistema y las pruebas mecánicas
que serían pruebas hidrostáticas, estima 2 semanas para realizarlo.
4. Cierre del proyecto con la aprobación de todos los involucrados una vez
finalizadas en su totalidad las actividades mencionadas anteriormente, donde
con esta documentación se confirmará el cumpliendo y satisfacción con los
requerimientos y lineamientos acordados, procediendo al cierre del contrato.
5. Administración del proyecto, a lo largo de todo el proyecto se estará realizando
su administración con el fin de que todo se lleve a cabo como se había
previsto, abarcando la calidad y cumplimiento de los objetivos del proyecto.
4.1.1.7 Medidas
1. Diseñar el sistema solar térmico para calentar agua potable más adecuado,
que sea eficiente y al menor costo posible.
2. Establecer un lugar adecuado para instalar el sistema, de manera que no vaya
afectar la edificación en ningún aspecto.
3. El funcionamiento del sistema una vez instalado cumple con las expectativas y
funciona como se había planeado.
4.1.1.8 Exclusiones
1. Diseño de las tuberías de la residencia a las que se conectará el sistema.
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40
4.1.1.9 Restricciones
1. Cada sistema no excederá dos paneles fotovoltaicos.
2. Se trabajarán en residenciales con un mínimo de 6 casas.
3. Cada residencia tendrá como mínimo un sistema y un máximo de dos.
4.1.1.10 Supuestos
1. Existen proveedores que cumplen con los requisitos del equipo solar térmico
en el país.
2. El lugar de construcción del residencial posee buena radiación solar.
3. No existirán problemas legales por la implementación del equipo.
4. La empresa posee los recursos necesarios para la compra e instalación del
equipo.
5. La adquisición del equipo se realiza en el tiempo acordado sin atrasar el
proyecto.
6. La empresa posee el personal calificado para la instalación del sistema.
7. La parte estructural de la residencia y sus tuberías están correctamente
diseñadas para la instalación del equipo.
4.1.1.11 Factores críticos de éxito
Se han definido los siguientes elementos como factores críticos de éxito: 1. El diseño de la parte estructural de la residencia y las tuberías son correctos
para la implementación del sistema.
2. Contar con personas calificadas para la instalación del equipo.
3. Existencia de equipo de calidad en el país ni en la región Centroamericana que
cumplan con los requisitos que se soliciten, esto puede generar un sobrepaso
del presupuesto planeado.
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4.1.2 Estructura detallada de trabajo
4.1.2.1 Estructura detallada de trabajo
Para el desarrollo del “alcance” del proyecto, se habrán de llevar a cabo al menos
las siguientes macroactividades:
4.1.2.2 Diccionario de la estructura detallada de trabajo
A continuación se muestra el diccionario de la EDT, donde se describen de
manera general las actividades que componen el proyecto:
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4.2 4.2 Plan de gestión de tiempo
En relación con el PMBOK 2008, la gestión de tiempo es indispensable para
finalizar el proyecto con tiempo. Para esto se deben de realizar una serie de
procesos antes de poder llegar a concretar el inicio y fin del ciclo de vida del
proyecto, estos son:
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4.2.1 Definir las actividades
Al definir las actividades basándonos en la EDT que se elaboró anteriormente,
estamos describiendo las acciones a tomar o seguir para poder cumplir con los
entregables.
4.2.2 Secuenciar las actividades
En este proceso de gestión de tiempo se deben definir las actividades que serán
predecesoras y sucesoras de otras, donde dependan del avance y desempeño
para poder empezar o finalizar una actividad. Mediante este secuenciamiento, se
tendrán estas interrelaciones entre las actividades del proyecto, por lo que a la
hora de la ejecución del mismo, se podrá tener mayor control para poder cumplir
con el tiempo programado, especialmente en caso que una actividad se atrase y
esta misma sea predecesora de otra, lo cual vaya a ocasionar un atraso en todo el
cronograma planeado.
Para este proyecto el secuenciamiento de las actividades se realizó por medio del
juicio de expertos, técnica más usada por el PMBOK ya que se puede aplicar en
cualquier proceso, esta se refiere según el PMBOK 2008 a la experiencia que es
proporcionada por todo grupo o individuo con conocimientos o capacitación
especializados y se encuentra disponible a través de diferentes fuentes, entre las
que se incluyen:
• Otras unidades dentro de la organización
• Consultores
• Interesados, incluyendo clientes y patrocinadores
• Asociaciones profesionales y técnicas
• Grupos industriales
• Expertos en la materia
• La oficina de dirección de proyectos (PMO)
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51
4.2.3 Estimar los recursos de las actividades
Según el PMBOK 2008 este proceso consiste en estimar el tipo y las cantidades
de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada
actividad. Dicha estimación se hace de acuerdo con la actividad y a lo planeado
anteriormente en el alcance, si hubiera algún cambio en el desarrollo del proyecto
se girará una orden de cambio, en caso que afectara al alcance de la empresa
sobre el proyecto, si esta discordancia de recursos es debido a otro factor ajeno,
se verá reflejado en el desempeño del proyecto por medio de la técnica de valor
ganado (se explicará más delante), por lo tanto, es importante poseer datos reales
o muy cercanos a la realidad. De igual manera en este proceso se basó en el
juicio de expertos, donde por medio de recopilación de información y lecciones
aprendidas, se estimaron los recursos para cada actividad.
4.2.4 Duración de las actividades
Con este proceso se estima el periodo de duración de desarrollo de cada
actividad, donde se puede realizar ya sea por juicio de expertos o la cantidad de
recursos asignados.
Este periodo se calculó por juicio de expertos (herramienta a utilizar) y estrategia
constructiva, especialmente en los procesos de instalación del soporte y del
equipo, ya que se desea una vez que esté la estructura adecuada para el
desarrollar el montaje de los paneles, proseguir con esta etapa de instalación en
un tiempo corto para realizar las pruebas correspondientes.
4.2.5 Desarrollo del cronograma
Según el PMBOK 2008, el desarrollo del cronograma consiste en analizar la
secuencia de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las
restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.
En la siguiente figura 2 se muestra el cronograma del proyecto, donde se refleja
cada actividad, los días que durará su desarrollo, y el período en el que se
realizará, además de las actividades predecesoras en caso que lo hubiera:
-
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Figura 2. Cronograma del proyecto
Para realizar dicho cronograma se utilizó la herramienta MS Project, donde
también en la misma se puede mostrar el siguiente diagrama de Gantt para
visualizar la duración de actividades y el secuenciamiento de las mismas:
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Figura 3. Diagrama de Gantt
Ruta crítica
Según el PMBOK 2008, el método de la ruta crítica corresponde al cálculo de
fechas teóricas de inicio y finalización tempranas y tardías para todas las
actividades, sin considerar las limitaciones de recursos, realizando un análisis que
recorre hacia adelante y hacia atrás toda la red del cronograma, esto quiere decir
que se analizan las actividades desde el comienzo del proyecto hasta el final con el
objetivo de determinar el tiempo más corto en el que es posible completar el
proyecto, y seguidamente se analizan las actividades desde la fecha final hacia el
inicio, con el fin de definir cuales actividades podrían afectar la fecha de término
planeada en caso de que existiera un retraso en alguna de ellas.
La ruta crítica se muestra en la figura 4, como la mayoría de las actividades están
vinculadas con la anterior, si una de ellas no cumple con las fechas planeadas,
representa un atraso en el cronograma del proyecto, por lo tanto, durante la etapa
de ejecución se deberá ir actualizando con base en los requerimientos del
-
54
contratista, ya que este proyecto depende significativamente de las actividades de
la constructora.
En caso que se requiera reducir la ruta crítica, se puede implementar la técnica de
fast track, que consiste en traslapar actividades, con el fin de iniciar
anticipadamente sin ser necesario que la predecesora haya finalizado.
Las actividades más importantes de la ruta crítica son la 1.2 Planos constructivos
aprobados y 1.3.4 Adquisición del equipo y materiales, ya que ambas dependen de
entidades externas al proyecto, como el proveedor, que más adelante se
describirán los posibles riesgos relacionados con este, por lo que una correcta
planificación y ejecución, es fundamental para no atrasar el proyecto respecto a
cronograma.
Figura 4. Ruta Crítica
4.3 4.3 Plan de gestión de costos
De igual manera que para la gestión de tiempo, la gestión de costos posee unos
pasos o procesos a seguir para poder estimar y controlar los costos que se habían
aprobado con anterioridad en la descripción del alcance, estos son:
4.3.1 Estimar los costos
En este proceso por medio de herramientas como juicio de expertos, proyectos
anteriores, cotizaciones, entre otras; se puede hacer una estimación aproximada
-
55
del costo del proyecto total y por cada actividad que se desarrollará, para este
caso con la búsqueda de información de proyectos relacionados y juicio de
expertos, se lograron calcular los costos, haciendo una aproximación. En este
proyecto la mayor inversión se realizará en la compra del equipo solar térmico. A
continuación se describe este monto de cada actividad por medio de recopilación
de información y juicio de expertos en la siguiente figura:
Figura 5. Estimación de costos
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4.3.2 Determinar el presupuesto
Después de describir y estimar el costo de cada actividad, seguidamente se hace
la suma de todos ellos para obtener una cifra total y establecer una línea base de
costo autorizada. Excluyendo los costos relacionados a reservas de imprevistos,
que se describirán en el plan de gestión de riesgos.
En la siguiente figura se muestra el flujo de caja del proyecto, donde por medio de
este y el avance real, se puede ir graficando para poder tener una perspectiva de
lo que realmente se está avanzando e invirtiendo económicamente en el proyecto
con el que se había planeado. Y así en caso de que se esté sobrepasando en
alguna de estas dos variables tomar las medidas del caso.
Figura 6. Flujo de caja del proyecto
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4.3.3 Controlar los costos (Valor ganado)
Este proceso es muy importante para monitorear la situación real del costo del
proyecto en el avance determinado y compararla con el planeado, de esta manera
se controlan los posibles cambios que pudiera tener la línea base de costo, y de
ser así se busca influir en ellos para que no representen una desviación
significativa en la estimación anteriormente realizada. Básicamente para este
proceso se utilizaré la técnica de valor ganado para cada fase del proyecto y así
monitorear el desempeño del mismo, por lo tanto, se puede tener un panorama
claro sobre la situación actual del status de las actividades.
La técnica del valor ganado según el PMBOK 2008 consiste en la integración de
las mediciones del alcance del proyecto, costo y cronograma para ayudar al
equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño y el avance del
proyecto; es exactamente lo necesario para poder obtener un control sobre los
costos, con la línea base planificada de desempeño, y la situación real del
proyecto, se obtiene la visión general de la realidad del mismo.
Es importante considerar que se deben de llevar por cada actividad del proyecto el
costo real de la misma para poder comparar con el planeado, de ser un monto
diferente, se debe de actualizar el presupuesto registrando los valores reales.
Como se mencionó anteriormente, de haber un cambio en el transcurso del
proyecto que esté fuera del alcance acordado, esto será una orden de cambio y se
girará un cobro como tal, por lo que quizás en el presupuesto haya una
discordancia hasta que la factura por cobrar sea liberada, esto se debe tener en
consideración al momento de reflejar la línea de costo real, o bien, estas órdenes
de cambio pueden ser útiles al momento que se quiera tomar el rumbo de costo
real de acuerdo con el valor planeado, por lo que siempre se le debe de dar un
seguimiento continuo a esta técnica y poder así tomar decisiones según el status
de desempeño del proyecto.
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El reporte del valor ganado se realizará semanal y se presentará junto con el EAP
(ver más adelante) para poder llevar un control del desempeño del costo cada
semana.
4.4 4.4 Organización del proyecto
El proyecto tiene el siguiente inventario de involucrados, a diferentes niveles:
4.4.1 Matriz de identificación de involucrados
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MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE LOS INVOLUCRADOS
PROYECTO: Plan de Proyecto para el desarrollo de residenciales con energía solar térmica para producción de agua caliente potable.
GERENTE DEL PROYECTO: Alejandra Cabalceta Pacheco Elaborado por: Alejandra Cabalceta Pacheco
PATROCINADOR DEL PROYECTO: Empresa desarrolladora Fecha: 22 de Julio 2012
INVOLUCRADO UBICACIÓN ROL CLASIFICACIÓN RESPONSABILIDADES CRITERIOS
DE ÉXITO
CLASIFICACIÓN
DE
PODER/INTERÉS
POSIBLE
IMPACTO
ESTRATEGIA DE
ADMINISTRACIÓN
OBSERVACIONES
O
COMENTARIOS
Empresa desarrolladora
Externo Patrocinador Principal Cumplimiento del
contrato
Cumplimiento
de los requerimientos
establecidos
Alto poder/alto interés
Alto
Conocer con claridad
sus expectativas, invitarlo a reuniones
y toma de decisiones.
Tener un canal de
comunicación efectivo
Director de
proyecto Interno
Administrador
de proyecto Principal
Cumplimiento de desarrollo proyecto de
acuerdo a lo acordado,
coordinando y
ejecutando las actividades de la EDT
Anteproyecto,
planos,
cronograma,
administración, dirección
Alto poder/alto
interés Alto
Compradores o arrendatarios
Externo Usuario del sistema final
Principal Informar del nivel de
satisfacción y desempeño
del equipo
Cumplimiento
del funcionamiento
del equipo
Medio poder/Medio
interés
Alto Conocer sus expectativas
Conocer la
satisfacción del cliente una vez
instalado el sistema
Proveedores Externo
Proveedor del
equipo adecuado
Principal
Cumplimiento de
especificaciones técnicas
del equipo, cantidad requerida y entregarlo en
la fecha acordada
Cumplir con las
especificaciones
y cantidad de equipo
requerido
Medio poder/alto interés
Alto
Conocer con
anterioridad la experiencia en el
mercado laboral
Realizar el proceso
de selección de proveedores
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4.4.2 Organigrama del proyecto
El organigrama del proyecto representa la estructura funcional con la que se
desarrollará el mismo, a continuación se describe la organización básica del
proyecto.
Figura 7. Organigrama funcional del proyecto.
4.4.2.1 Roles y responsabilidades
Con la finalidad de cumplir con los objetivos trazados para la planificación, el
desarrollo y ejecución del proyecto, se establecen los siguientes roles y
responsabilidades dentro del equipo del proyecto:
Director del Proyecto
El director de proyecto es el asignado de lograr cumplir con los objetivos
planteados, utilizando conocimientos, técnicas y herramientas necesarias para
poder gestionar de manera eficaz el proyecto. Se encarga de coordinar los
trabajos a realizar, y ejercer el monitorio y control de las actividades, cumpliendo
tanto con el cronograma como con el presupuesto.
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Patrocinador del proyecto
En este caso el patrocinador será la empresa desarrolladora, una vez hecho el
contrato y presentado el presupuesto aprobado, es el encargado de suministrar los
recursos financieros. Deberá plantear y especificar sus requerimientos en el
proceso de inicio, para poder tener un alcance bien definido.
Equipo del Proyecto
Está compuesto por el director del proyecto y equipo de dirección del proyecto,
háblese dirección de presupuesto, recurso humano, proveeduría e ingenieros. Son
los encargados del desarrollo del proyecto, lo cual conlleva a la toma de
decisiones, cumplimiento de actividades, cronograma, presupuesto y calidad.
Ingenieros
Encargado del diseño del sistema solar térmico y su control en el momento de la
ejecución de la obra, deben supervisar y monitorear el trabajo para poder cumplir
con los objetivos y requerimientos descritos con anterioridad en el alcance del
proyecto, además como profesionales, es mucha importancia que pongan en
práctica sus conocimientos y la cualidad de liderazgo para la toma de decisiones.
En la siguiente figura se muestra un resumen de los roles y responsabilidades que
tendrá cada involucrado para cada actividad correspondiente a la EDT del
proyecto, esta matriz es muy importante para poder desarrollar el proyecto de una
manera clara, coordinada y ordenada.
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Figura 8. Matriz de roles y responsabilidades del proyecto.
4.5 Plan de gestión de comunicación
4.5.1 Identificar a los interesados
Es importante saber que a la hora de realizar la gestión de la comunicación, el
primer proceso que es necesario realizar es la identificación de interesados,
desarrollado anteriormente, con este proceso podemos tener mejor control sobre
los involucrados ya sea que impacten en el proyecto de manera positiva o
negativa.
El PMBOK 2008 lo describe de la siguiente manera: Es el proceso que consiste en
identificar a todas las personas u organizaciones impactada