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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION
Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
BARQUISIMETO
UNIVERSIDAD DEL ZULIA
NÚCLEO PUNTO FIJO
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
PUNTO FIJO,
ESTADO FALCON
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS
CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NORTE SUR, C.A. (DINOSUCA)
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR A LA
ESPECIALIZACIÓN DE CONTADURÍA PUBLICA
MENCION AUDITORIA
LIC.OMAIRA VARGAS
PUNTO FIJO, ENERO DE 2002
II
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS
CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NORTE SUR, C.A. (DINOSUCA)
Lic. Omaira Vargas
Tutor Especialista: Lic. Maritza Petit G.
Trabajo Especial de Grado para optar a la
Especialización de Contaduría Pública
Mención Auditoría
Punto Fijo, Enero de 2002
III
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS
CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA
DISTRIBUIDORA NORTE SUR, C.A. (DINOSUCA)
Por:
Lic. Omaira Vargas C.
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO
_________________ _________________
Lic. Edgar Chirinos Lic. Gladys Reyes
C.I. 7.354.569 C.I. 7.572.706
Coordinador Presidente Principal
__________________
Lic. Maritza Petit
C.I. 4.173.116
Tutor
Punto Fijo, Enero de 2002
IV
Punto Fijo, Noviembre del 2001
Señores:
Distribuidora Norte Sur, C.A.
A continuación les será aplicada una entrevista cuyas preguntas tienen como
finalidad diagnosticar el entorno general de la empresa, así como verificar la
existencia de procedimientos de control administrativo y contable de las
cuentas por cobrar. Una vez establecido un diagnóstico se procederá a diseñar
un Sistema de Control Interno de las Cuentas por Cobrar.
Para el logro de este objetivo es importante que usted sea preciso en sus
respuestas, su colaboración será de gran ayuda para la consecución del fin que
se persigue para la empresa, así como para la Lic. Omaira Vargas, ya que esta
investigación forma parte del trabajo final de grado como participante del
Postgrado en Contaduría Pública, Mención Auditoría, que se realiza en la
Universidad del Zulia Núcleo Punto Fijo.
Gracias.
V
DEDICATORIA
- A Dios Todopoderoso, que continué guiando mis pasos hacia el logro
de las metas.
- A mi Mami querida, que aun cuado no estés aquí físicamente, se que
me estas acompañando desde el cielo y feliz celebras mi logro.
- A mis Hijos adorados Leidy y Luis, para que les sirva de ejemplo y
motivación en el logro de sus metas.
- A mi Padre, Hermanos y Sobrinos, por creer en mi y en lo que puedo
lograr.
- Al Amor, que siempre esta presente en la vida de cada ser humano
VI
AGRADECIMIENTO
El agradecimiento está dirigido, a todas aquellas persona que con su valiosa
colaboración hicieron posible esta maravillosa realidad, especialmente:
- A la LIC. MARITZA PETIT, por su especial aporte y dedicación en el
desarrollo de este trabajo.
- Al personal de DINOSUCA, por la receptividad y colaboración prestada
en todo momento.
- A las instituciones LUZ Y UCLA, por la oportunidad de crecer
profesionalmente.
- A mis hijos, LEIDY Y LUIS, por soportar todos los momentos difíciles
que pasamos en la realización de la tesis.
- A mis compañeros de Post Grado, especialmente a GRICEL,
GLADYMAR Y MILITZA, por conocerlas y compartir tantos buenos
momentos con ustedes.
VII
CURRICULUM VITAE
VARGAS CARMONA, OMAIRA CARMEN
C.I.Nro.7.692.329
Lic. En Contaduría Pública
Egresada de la Universidad Nacional Abierta, Centro Local Falcón, 1996
Candidata para obtener el Grado de Especialista en Auditoría
Trabajo de Grado: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
LAS CUENTAS POR COBRAR PARA LA EMPRESA DISTRIBUIDORA
NORTE SUR, C.A (DINOSUCA)”.
VIII
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS
POR COBRAR PARA LA EMPRESA DISTRIBUIDORA NORTE SUR C.A.
(DINOSUCA).”
Vargas Carmona, Omaira Carmen
Tutor: Lic. Maritza Petit Gómez
Punto Fijo, Enero del 2001
RESUMEN
En la actualidad las organizaciones ponen mayor énfasis en revisión de
los métodos y técnicas utilizadas para ejercer el control de sus operaciones,
con el propósito de determinar la coherencia, vigencia y efectividad en la
aplicación estos, a fin de modificarlos o de ser necesario sustituirlos por otros
más precisos y eficaces que constituyan una herramienta fundamental para la
gerencia en el momento de la planificación y control de sus procesos.
El propósito fundamental del “Diseño de un Sistema de Control Interno
de las Cuentas por Cobrar de la empresa Distribuidora Norte Sur, C.A.” es
contribuir con la gerencia en el conocimiento oportuno y confiable de los niveles
de cumplimiento y efectividad de la gestión que desarrolla.
Para el desarrollo de la investigación se empleó una metodología
basada en un estudio descriptivo, de campo y documental, con una muestra de
siete personas y utilizando la entrevista y observación como instrumentos y
técnicas de recolección de los datos, lo cual permitió detectar las debilidades y
fortalezas presentes en ella.
Por ultimo y producto de las conclusiones y recomendaciones arrojadas se
desarrolló un organigrama, se definieron las normas y procedimientos para
IX
cada etapa del proceso de cuentas por cobrar y se estructuró un subsistema de
monitoreo.
X
INDICE GENERAL
PAGINA INTRODUCCIÓN 1 CAPITULO I
EL PROBLEMA
1. Planteamiento del Problema
4
2. Objetivos
6
2.1.Objetivo General
6
2.2.Objetivos Específicos
6
3. Justificación
7
4. Alcance
9
5. Limitaciones
9
CAPITULO II
MARCO TEORICO
1. Antecedentes de la Investigación
11
2. Identificación de la Empresa
13
3. Bases Teóricas
14
4. Definición Términos Básicos
31
5. Variables
35
XI
CAPITULO III MARCO METODOLOGICO 1. Modalidad de Investigación
37
2. Diseño de Investigación
37
3. Población y Muestra 38
4. Recolección de Datos 38
5. Análisis de los Datos 38
CAPITULO IV
RESULTADOS Y ANALISIS
Conclusiones 52
Recomendaciones 54
CAPITULO V
SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
100
ANEXOS
XII
INTRODUCCIÓN
La poca eficiencia en el uso de los recursos, así como los continuos
fraudes cometidos dentro de las organizaciones representan un problema que
atañe y preocupa a todos los propietarios, directores, gerentes y
administradores que de una u otra manera tienen, entre otras, la
responsabilidad de dirigir y controlar las operaciones dentro de éstas. Esto ha
incrementado el interés de quienes ejercen esta función directriz por
desarrollar programas e implementar medidas que aumenten el control en
aquellas áreas que así lo requieran, dada la inexistencia o debilidad del
mismo.
En tal sentido es preciso destacar que el diseño e implantación de
controles internos tiene que ver con aspectos operativos por lo que éstos
deben estar acordes con la ejecución de las actividades, el personal
involucrado y las medidas a tomar; es decir, coordinados con los
procedimientos administrativos de modo de evitar costos adicionales en el
proceso interno y conflictos entre el personal contralor y el controlado.
La presente investigación se ha enfocado en el área de cuentas por
cobrar de la empresa Dinosuca, en la cual se diseñó un sistema de control
interno en dicha área, que permita entre otros un manejo eficiente y adecuado
de este rubro.
En el Capitulo I se presenta la problemática del estudio, se formulan los
objetivos general y específicos, se justifica la investigación, se determina el
alcance y las limitaciones presentes en el desarrollo del trabajo.
En el Capitulo II se desarrolla el Marco Teórico en el que se evidencian
los antecedentes de la investigación y de la situación, las bases teóricas y la
definición de términos básicos y las variables.
XIII
En el Capitulo III se establece el Marco Metodológico, el mismo contiene
la modalidad y diseño de investigación, la población y muestra, las técnicas e
instrumentos de recolección de datos y las técnicas de análisis de la
información.
El Capitulo IV está representado por los resultados y el análisis de estos,
las conclusiones y recomendaciones.
El Capitulo V está conformado por el diseño del Sistema de Control Interno de las Cuentas por
Cobrar.
XIV
CAPITULO I
PROBLEMA DE INVESTIGACION
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Aunque a veces suena reiterativo, es preocupante la influencia que
fuerzas externas liderizadas por la difícil situación económica del país y las
medidas gubernamentales en materia fiscal, así como las nuevas tendencias y
métodos de gerencia estratégica que se han originado tanto a nivel nacional
como internacional, tienen en el normal desarrollo y desempeño de las
organizaciones, provocando un mayor dinamismo y modernización de las
técnicas gerenciales, y a su vez la modificación de los procesos, los sistemas
de comercialización y de comunicación, mediante la incorporación de nuevas
dimensiones de espacio y tiempo.
En tal sentido una de las interrogantes que se plantea la mayoría de los
empresarios, es si podrán sobrevivir en el siglo que comienza ante la situación
económica que acontece en el país. La respuesta a esta interrogante viene
dada por el nivel en que las organizaciones combinan las líneas de acción
gerencial en pro de mejorar los índices de ineficiencia y baja productividad,
además de mercadear productos en mejores condiciones de precio, calidad y
oportunidad que sus más cercanas competidoras.
Bajo este contexto surge la necesidad de que los gerentes de las
organizaciones de los diferentes sectores, cuenten con el establecimiento de
controles lo suficientemente efectivos que les permitan mantener a la
organización en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y productividad,
optimizando el uso de los recursos y asignando su justo valor, a través de
controles internos que sirvan de herramienta para contrarrestar, o en otro caso
minimizar el negativo impacto del entorno actual, así como tomar decisiones
que crean ventajas al poder percibir nuevas y variadas formas de competir en
el sector económico que se desenvuelve.
XV
El sector alimenticio a nivel nacional ha mostrado signos de su
incapacidad para enfrentar con éxito los cambios que se han suscitado
últimamente en su entorno, al igual que los problemas de carácter interno en el
manejo de los recursos y en el control de las operaciones diarias, ya que en
los últimos años ha experimentado notable baja de su actividad y para el año
2000 se ubicó en un 11.36%. Esto motivado en gran medida a la inexistencia
de mecanismos que les permitan reconvertir sus viejos esquemas para
adecuarse a las nuevas circunstancias.
Un ejemplo de lo anterior lo representa la Península de Paraguaná
donde el 30% de las empresas distribuidoras de productos alimenticios
establecidas, se han visto seriamente afectadas por esta situación, muchas de
las cuales han tenido que cerrar sus puertas para instalarse en otro país, otras
que habían alcanzado un desarrollo satisfactorio se han venido abajo
quedando reducidas a niveles de subsistencia y otras con menos suerte han
tenido obligatoriamente que declararse en situación de quiebra al no tener con
que cumplir con los compromisos adquiridos.
La Firma Mercantil Distribuidora Norte Sur, C.A. (DINOSUCA) es una
empresa del sector alimenticio establecida en la Península de Paraguaná,
dedicada a la comercialización, transporte y almacenamiento de productos
alimenticios tales como: pollos, embutidos, charcutería y cualquier otro
producto de consumo humano y animal nacionales e importados, lo cual realiza
mediante ventas al mayor y detal al público en general, tanto a crédito como al
contado. Las ventas a crédito representan la mayor parte de sus ingresos
mensuales, alcanzando aproximadamente el 80% de las mismas.
Esta empresa no cuenta con procedimientos preestablecidos
debidamente documentados para el control de las operaciones diarias, en lo
que respecta a sus cuentas por cobrar, ya que actualmente tiene serias
dificultades para resolver los problemas que se presentan durante el proceso
de trabajo, para la determinación y conocimiento de los saldos, antigüedad y
XVI
comportamiento de las cuentas de sus clientes, así como los montos por
intereses de mora acumulados y cuentas incobrables, entre otros.
De allí la propuesta de diseñar un Sistema de Control Interno en el área
de Cuentas por Cobrar para la empresa sujeto de estudio, conformado por un
Manual de Normas y Procedimientos, complementado con un sub-sistema de
monitoreo que sea efectivo y le permita entre otras cosas, adoptar medidas y
estrategias para enfrentar satisfactoriamente la influencia del entorno actual,
promover la eficiencia de las operaciones en el área antes mencionada,
identificando y eliminando el desperdicio de tiempo para así aprovechar los
recursos. Además de ello, el subsistema de monitoreo permitirá realizar una
evaluación permanente del sistema como tal. Todo esto de manera conjunta
permitirá mejorar el aprovechamiento de los factores que intervienen en el
proceso, eliminando el desperdicio de tiempo y de recursos, mejorando así la
calidad del trabajo en beneficio de los objetivos establecidos.
2. OBJETIVOS
2.1. GENERAL
Diseñar un Sistema de Control Interno de las Cuentas por Cobrar para la
empresa Distribuidora Norte Sur, C.A. (Dinosuca).
2.2. ESPECÍFICOS 1. Diagnosticar el entorno general de la empresa, mediante la identificación
de los procesos administrativos y contables que se llevan actualmente
para el control de las operaciones.
2. Verificar la existencia de procedimientos de control administrativo y
contable de las cuentas por cobrar, a fin de detectar debilidades y
fortalezas.
3. Definir el modelo de Estructura Organizativa.
XVII
4. Definir los procedimientos de Control Administrativo y Contable de las
Cuentas por Cobrar
5. Diseño de un Subsistema de Monitoreo considerando las Normas de
Auditoría.
3. JUSTIFICACION
Dinosuca es una empresa nueva en el ramo que además de enfrentar la
situación anteriormente mencionada, también presenta debilidades propias de
una empresa en vías de consolidación, situación que la hace más vulnerable
pero a la vez facilita la adopción de controles.
La relevancia de los montos involucrados en las cuentas por cobrar,
aumentan las posibilidades de que en la empresa se produzcan pérdidas
importantes que impidan su normal desarrollo o en el peor de los casos la
paralización de sus operaciones. Esto resalta aún más la importancia y
necesidad de diseñar un Sistema de Control Interno que sea efectivo y
adecuado a las características y naturaleza de las operaciones que realizan
este tipo de empresa, que le permita entre otros:
v Proteger los recursos, buscando su adecuada administración ante riesgos
potenciales y reales que los puedan afectar.
v Garantizar la eficiencia, eficacia en el área de cuentas por cobrar,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades establecidas.
v Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información
financiera y de los demás registros que respaldan la gestión de la empresa.
XVIII
v Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la Gerencia
de Gestión.
v Agilizar el proceso de toma de decisiones.
v Establecer políticas adecuadas.
Por otra parte, este proyecto de investigación aportará una serie de
conocimientos e informaciones con relación a la situación planteada que
servirán de marco de referencia a posteriores investigaciones, permitiendo
realizar comparaciones y hacer seguimiento a los resultados alcanzados, a su
vez tendrá aplicación práctica en cualquier empresa distribuidora de productos
alimenticios de la zona. 4. ALCANCE
En su conjunto este estudio abarca:
v La identificación de funciones y responsabilidades de cada uno de los
departamentos que estén relacionados con las Cuentas por Cobrar.
v La identificación y determinación de procedimientos, actividades de
operación e informes administrativos de las cuentas por cobrar.
v La identificación y determinación de procedimientos de registro contable de
cuentas por cobrar.
XIX
5. LIMITACIONES
Un aspecto que se considera puede ser limitante a la aplicación de este
Sistema de control interno, es que si Dinosuca en el futuro obtiene un nivel de
desarrollo tal que incremente su grado de complejidad y magnitud podría
perder su validez el diseño realizado, para lo cual sería necesario el rediseño
de éste para adaptarlo a la nueva estructura organizativa de la empresa; sin
embargo, ello no es relevante debido a que los sistemas son flexibles
precisamente para adaptarlos a los posibles cambios tanto internos como
externos.
Otro aspecto limitante fue la disponibilidad de tiempo de las personas
encargadas de suministrar la información por parte de la empresa.
XX
CAPITULO II
MARCO TEORICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
Con relación al control interno se han realizado varios estudios, lo que
pone en evidencia la necesidad que existe en las organizaciones de contar con
mecanismos eficaces para el control de las operaciones que les asegure un
buen funcionamiento.
Las investigaciones seleccionadas como antecedentes corresponden a
Trabajos Finales de Grado presentados por estudiantes que han cursado
estudios de Post-Grado en la Universidad del Zulia; y en cada uno de ellos se
han encontrado datos que permitieron continuar esta investigación, así como
aportar elementos que ayudaron a incrementar la información respecto al tema
y sus aportes de acuerdo a la pertinencia y utilidad, tales investigaciones son:
Méndez Fanny, (1.998), realizó una tesis de grado titulada
“Evaluación del Control Interno en la Sección de Control de facturas y
pagos a Proveedores de la Empresa Paraguaná, C.A”. El propósito fue
evaluar el control interno para el procesamiento y pago de las facturas a
proveedores. Entre las conclusiones dadas se encuentra el hecho que el
control en la emisión de pago de facturas se realiza con notoria deficiencia para
lo cual se recomendó implantar un modelo de control en la emisión de pago en
la sección de facturas y pagos a proveedores.
Mavarez Rudy, (1.999), desarrolló una tesis de grado titulada,
“Manual de Control Interno para Inventario de Suministro e Insumos en
Clínicas Privadas. Municipio Carirubana, Estado Falcón”. El propósito fue
diseñar un manual de procedimientos de control interno para inventario de
suministro e insumos en Clínicas Privadas del Municipio Carirubana del Estado
Falcón. En el mismo se concluyó, entre otros, la inexistencia de manuales de
procedimientos de control interno para la recepción, clasificación, salida y
XXI
desincorporación de suministros e insumos en el departamento de almacén, la
inexistencia de segregación de labores en lo referente a recepción,
clasificación, salida y desincorporación de suministros e insumos y que no se
coteja el inventario físico con los registros.
Petit Maritza, (1.999), elaboró una tesis de grado titulada, “Diseño
de Manual de Control Interno de las Compras de la empresa Shaw Lancas,
C.A. según los lineamiento de las normas ISO 9002.”. El propósito fue
diseñar un manual de control interno de las compras de la empresa Shaw
Lancas, C.A. según las normas ISO 9002, dentro de las conclusiones más
importantes se encuentran, que los procedimientos y documentos de las
compras no están complementados con las normas del ISO 9002, que no se
cumple con lo establecido por la norma de ISO 9002 referente a la existencia
de un registro de proveedores y la inexistencia de un procedimiento
documentado que permita verificar la conformidad de los productos.
Petit Obdalis, (1.998), realizó una tesis de grado titulada, “Diseño de
un Manual de Organización y Procedimientos Administrativos y Contables
de Control Interno de la empresa Temaco Punto Fijo”. Plantea como
objetivo general diseñar un Manual de Organización y Procedimientos
Administrativos, para lo cual se desarrollaron objetivos específicos basados en
describir la estructura de la empresa, identificar los objetivos y funciones de las
unidades, diseñar el organigrama de la estructura organizativa e identificar los
procedimientos administrativos. Entre las conclusiones más importantes a las
que se llegó puede citarse la poca o nula claridad en la definición de funciones
y objetivos, aplicación inadecuada de procedimientos, entre otras, para lo cual
se propuso la implantación de un Manual de Organización y Procedimientos
Administrativos Contables de Control Interno.
Zambrano José, (2.000), elaboró una tesis de grado titulada,
“Manual de Control Interno de las Cuentas por Cobrar en la empresa
Servicios y Equipos de Oficina de Occidente, C. A.”. El propósito fue
XXII
diseñar un Manual e Control Interno para las Cuentas por Cobrar en la
empresa Servicios y Equipos de Oficina de Occidente, C.A. “Sedoca”; en él se
concluyó entre otros, la inexistencia de manuales escritos de control interno
para el departamento de crédito y cobranza, el incumplimiento de las políticas
de cobranza y la falta de supervisión del control interno de las cuentas por
cobrar.
2. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
La Distribuidora Norte Sur, es una compañía anónima fundada el 09 de
Mayo de 1.997, con un capital de 60 millones de bolívares, su Estructura
Organizativa esta integrada por una Junta de Accionistas, Presidencia, Vice
Presidencia, Gerencia de Operaciones, Gerencia de Administración y todos los
departamentos que llevan a cabo el desarrollo de las operaciones necesarias
para dar cumplimiento a su actividad de distribución de productos alimenticios
nacionales e importados.
A pesar del poco tiempo que tiene en funcionamiento, Dinosuca ha
crecido notablemente gracias al empeño y dedicación de uno de sus
accionistas mayoritarios, quién a cargo de la Vice Presidencia de la empresa
ha ampliado su campo de acción para llevar los productos que distribuye a los
lugares más recónditos del Estado Falcón. Esto mediante la inyección de
capital de trabajo que ha permitido diversificar sus productos y mantener stocks
de inventarios para cubrir la demanda existente.
3. BASES TEORICAS
El Control Interno:
El Committee Of Sponsoring Organizations Of The Treadway
Comisión(COSO)( 2000 Pág 5 ). define el control interno como sigue:
“ El control interno se define como un proceso, ejecutado por personal de la
entidad, diseñado para cumplir objetivos específicos. La definición es amplia y
XXIII
abarca todos los aspectos del control de un negocio, permitiendo así que un
directivo se centre en objetivos específicos ”.
El control interno se extiende a muchas áreas de la empresa, ampliando su
ámbito de acción mucho más allá de las funciones que le corresponden al
proceso contable y financiero, siendo aplicable en áreas de operaciones,
análisis estadísticos, control presupuestario, auditoría interna, etc.
Componentes del Control Interno:
Según el Committee Of Sponsoring Organizations Of The Treadway
Comisión (COSO) ( 2000, Pág 6 ).. El control interno consta de cinco
componentes interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como la
administración maneja la empresa. Los componentes Son:
Ambiente de control.
El ambiente da el tono de una organización, influenciando la conciencia
de control de sus empleados. Es fundamento de todos los demás
componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los
factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
competencia de la gente de la entidad; la filosofía y el estilo de operación de la
administración; la manera como la administración asigna autoridad y
responsabilidad, y como organiza y desarrolla su gente; y la atención y
dirección proporcionada por el consejo de directores.
Valoración de riesgos.
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e
internas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración de
riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y
consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y el
análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos,
XXIV
constituyendo una base para determinar como se deben administrar los
riesgos.
Actividades de control.
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que
ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan
a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos
hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control
se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones,
autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño
operacional, seguridad de activos y segregación de funciones.
Información y comunicación.
Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en
una forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus
responsabilidades. Los sistemas de información producen reportes, contienen
información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que
hace posible operar y controlar el negocio. Tiene que ver no solamente con los
datos generados internamente, sino también con la información sobre eventos,
actividades y condiciones externas necesarias para la toma de decisiones,
informe de los negocios y reportes externos. La comunicación efectiva también
debe darse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a lo largo y hacia arriba
de la organización.
Monitoreo.
Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora
la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de
actividades de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas o combinación de
las dos. El monitoreo ongoing ocurre en el curso normal de las operaciones.
Incluye actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones
personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones.
XXV
§ Extensión en la cual el personal, en el desempeño de sus actividades
regulares, obtiene evidencia de si el sistema de control interno continua
funcionando.
§ Extensión en la cual las comunicaciones provenientes de partes
externas corroboran la información generada internamente, o indican
problemas.
§ Comparaciones periódicas de las cantidades registradas por el Sistema
de Información Contable con los activos físicos.
§ La sensibilidad frente a las recomendaciones de auditores internos y
externos como medio de fortalecer los controles internos.
§ Extensión en la cual los seminarios de entrenamiento, las sesiones de
planeación y otras reuniones proporcionan retroalimentación a la
administración sobre si los controles operan efectivamente.
§ Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer si ellos
entienden y cumplen con el código de conducta de la entidad y
desempeñan regularmente actividades críticas de control.
§ Efectividad en las actividades de la auditoría interna.
Elementos del Control Interno:
Según Rodríguez Joaquín (2000, Pág. 55). Los principales elementos
del control interno son los siguientes:
Estructura Organizacional:
El objetivo principal de la organización es hacer que cada uno de los
miembros conozca las actividades que va a ejecutar. Cuando la asignación es
definida el logro del objetivo puede centrarse en él, y el riesgo de sufrir malas
interpretaciones o confusión en mínimo respecto de “quien es el que va a hacer
que”. Es más, pueden fijarse las relaciones de trabajo dentro de una empresa.
XXVI
Procedimientos:
Los procedimientos indican “ como hacer el trabajo” “que proceso
utilizar” y la mayoría de la información general respecto del trabajo. El
procedimiento está orientado hacia las tareas; lo recomendable es que deben
estar dispuestas por escrito en documentos formales segmentados en tareas
que deben ser efectuadas, el propósito primario del procedimiento tiene
naturaleza de instrucción.
Personal:
Podemos considerar que el ambiente interno de una organización está
compuesto por varios subsistemas principales. El subsistema de personal está
compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está
formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones de status y de
rol, dinámica y sistemas de influencia.
Vigilancia:
Un tipo fundamental de retroalimentación en las organizaciones es la
vigilancia, o sea la recolección, análisis y evaluación de toda la información
relacionada con las actividades que se trata de administrar. El administrador
recibe constantemente información que procede del interior y exterior de la
unidad orgánica que éste coordina y que le indica de que manera se está
comportando. Debe ser capaz de evaluar la relevancia y el significado de esa
información, porque no toda tiene igual importancia.
Objetivos del Control Interno:
Según Rodríguez Joaquín (2000, Pág. 51). Un sistema en aplicar todas las
medidas utilizadas por la organización con las siguientes finalidades:
§ Proteger los recursos contra pérdidas, fraude o ineficiencia.
§ Promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y
administrativos.
§ Apoyar y medir el cumplimiento de la organización.
XXVII
§ Juzgar la eficiencia de operaciones en todas las áreas funcionales a la
administración.
§ Cerciorarse si ha habido adhesión a las políticas generales de la
organización.
Medios que utiliza el Control Interno:
Walter Meig, ( 1977 Pág. 59), señala que existen ciertos factores que
deben ser considerados como esenciales para lograr un control interno
satisfactorio en la mayoría de las organizaciones. Estos son:
1.- Un plan lógico de organización que establezca claramente las líneas de
autoridad y responsabilidad y separe las funciones de operación, registro y
custodia.
2.- Una adecuada estructura contable, incluyendo técnicas presupuestarias y
de costos, un catálogo e instructivo de cuentas, manuales de procedimiento y
gráficas descriptivas del flujo de las transacciones.
3.- Un departamento de auditoría interna supeditado a un ejecutivo de alto
nivel, que sea responsable de una continua revisión, evaluación y mejora de los
controles internos.
Principios del Control Interno:
En tal sentido, Cepeda (1997 Pág. 13) expone que:
“El ejercicio del control interno implica que éste se debe hacer siguiendo
los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad,
imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales”.
* El principio de igualdad consiste en que el sistema de control interno
debe velar porque las actividades de la organización estén orientadas
efectivamente hacia el interés general, sin otorgar privilegios a grupos
especiales.
XXVIII
*Según el principio de moralidad, todas las operaciones se deben
realizar no solo acatando las normas aplicables a la organización, sino los
principios éticos y morales que rigen la sociedad.
* El principio de eficiencia vela para que en igualdad de condiciones de
calidad y oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se hagan al mínimo
costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
* El principio de economía vigila que la asignación de los recursos sea la
más adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.
* El principio de celeridad es que uno de los principales aspectos sujeto
a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la
organización, a las necesidades que atañe a su ámbito de competencia.
* Los principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la
mayor transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que
nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación,
tanto en oportunidades como en el acceso a la información.
* El principio de valoración de costos ambientales consiste en que la
reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor
importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades
rutinarias en aquellas organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.
* Los principios que fundamentan el sistema de control interno coinciden
con los principios de la función administrativa; en consecuencia, se deberán
concebir y organizar de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo
y función para lo cual han sido creados.
Clasificación del Control Interno:
Los principios de Contabilidad y las Normas y Procedimientos de
Auditoria de Aceptación General en Venezuela y otras Publicaciones
Técnicas ( 1999 Pág.310) al respecto exponen que:
El control Interno se clasifica en:
§ Control Interno Administrativo
§ Control Interno Contable
XXIX
Control Interno Administrativo:
Comprende el plan de organización, y los procedimientos y registros
que se refieren al proceso de decisiones conducentes a la autorización de
transacciones por la gerencia. Tal autorización es una función de la gerencia
directamente asociada con la responsabilidad de realizar los objetivos de la
organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las
transacciones.
Control Interno Contable:
Comprende el plan de organización, los procedimientos y registros que se
refieren a la protección de los activos y a la confiabilidad de registros
financieros y consecuentemente están diseñados para suministrar seguridad
razonable de que:
a. Las transacciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general
o específica de la gerencia.
b. Las transacciones se registran conforme es necesario 1) para permitir
la preparación de estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados o, con cualquier
otro criterio aplicable a dichos estados y 2) para mantener datos
relativos a la responsabilidad sobre los activos.
c. El acceso a los activos sólo se permite con autorizaciones de la
gerencia.
d. Los datos registrados relativos a los activos son comparados con los
activos existentes durante intervalos razonables y se toman las
medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia.
Diseño del Sistema de Control Interno:
Cepeda ( 1997 Pág. 20/21) señala:
XXX
El diseño del sistema de control interno implica no sólo un dominio
técnico sobre la materia, sino también un conocimiento del medio específico en
el cual se va a aplicar.
Teniendo en cuenta que el sistema de control interno no es un objetivo
en si mismo, un criterio fundamental, al momento de concebir e implantar tales
sistemas, es considerar constantemente la relación costo-beneficio. En
particular, el costo de cada componente del sistema de control interno se debe
contrastar con el beneficio general, los riesgos que reduce al mínimo y el
impacto que tiene en el cumplimiento de las metas de la organización. El reto
es encontrar el justo equilibrio en el diseño del sistema de control interno, pues
un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además, las
regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de innovación de los
empleados. Es el gerente de la organización con ayuda de sus colaboradores,
quien está llamado a definir y poner en marcha dentro de los parámetros de
orden legal y estatutario, el sistema de control interno que mejor se ajuste a la
misión, las necesidades y la naturaleza de la organización.
El sistema de control interno debe comprender, entre otros los siguientes
aspectos:
§ Organización de la función del control interno.
§ Plan de desarrollo de la función del control interno.
§ Proceso y procedimientos críticos. Formalización y documentación.
§ Plan de trabajo para la formalización y documentación de los demás
procesos y procedimientos.
§ Mecanismos e instrumentos de control interno.
§ Mecanismo e instrumento de reporte y seguimiento.
§ Plan de desarrollo de los manuales de control interno por áreas.
Características del Sistema de Control Interno:
Según Cepeda ( 1997 Pág. 9):
XXXI
Las principales características del sistema de control interno son las
siguientes:
v El sistema de control interno está conformado por los sistemas
contables, financieros, de plantación, de verificación, información y
operacionales de la respectiva organización.
v Corresponde a la máxima autoridad de la organización la
responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de
control interno, que debe adecuarse a la naturaleza, la estructura, las
características y la misión de la organización.
v La auditoria interna, o quien funcione como tal, es la encargada de
evaluar de forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y
actualidad del sistema de control interno de la organización y proponer a
la máxima autoridad de la respectiva organización las recomendaciones
para mejorarlo.
v El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización.
v Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
v Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
conciliaciones estén debidamente separadas.
v Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas
las normas de la organización.
v No mide desviaciones; permite identificarlas.
v Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
v La auditoria interna es una medida de control y un elemento del sistema
de control interno.
Fallas del Control Interno:
En tal sentido Gómez Rondón (1993 Pág. 6-37) expone que:
XXXII
“En la practica ha quedado demostrado, que no existe un sistema de
control interno infalible; sino que cada uno tiene sus limitaciones particulares;
las cuales vienen originadas por:
a) La inconsistencia humana;.
b) Errores en la ejecución de los procedimientos de control;
c) Incomprensión, por falta de claridad en los instructivos;
d) Descuidos, omisiones o errores humanos;
e) Colusión del personal;
f) Limitaciones, debidas a los costos;
g) Demasiada confianza depositada en algunos funcionarios, etc”
Estudio del Sistema de Control Interno:
En Los Principios de Contabilidad y las Normas y Procedimientos de
Auditoria de Aceptación General en Venezuela y Otras Publicaciones
Técnicas Tomo II ( 1999 Pág. 311) se expone que se contemplan dos fases
muy bien identificadas como son:
Revisión del Sistema de Control Interno:
La revisión del sistema es principalmente un proceso de obtención de
información respecto a la organización y de los procedimientos prescritos y
pretende servir como base para las pruebas de cumplimiento y para la
evaluación del sistema.
La información requerida para este objeto normalmente se obtiene a
través de entrevistas con el personal apropiado de la empresa referente a la
documentación, tal como manuales de procedimientos, descripción de
puestos, flujogramas y cuadros de decisión.
Con el fin de aclarar el entendimiento de la información obtenida de
dichas fuentes, algunos auditores siguen la practica de rastrear uno o varios
de los diferentes tipos de transacciones afectadas a través de la
XXXIII
documentación relativa y de los registros mantenidos. Esta práctica puede
ser útil para el propósito indicado y puede ser considerada como parte de
las pruebas de cumplimiento como se comenta mas adelante.
La información relativa al sistema puede ser anotada por el auditor en
forma de respuesta a un cuestionario, memoranda narrativos, diagrama de
flujo, cuadros de decisión o cualquier otra forma que convenga a las
necesidades o preferencias del auditor.
Pruebas de Cumplimiento del Control Interno:
El propósito de las pruebas de cumplimiento es suministrar una
seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles
contables están siendo aplicados tal como fueron prescritos. Tales pruebas
son necesarias si se va a confiar en los procedimientos prescritos para la
determinación de la naturaleza, oportunidad o extensión de las pruebas de
sustanciación de determinadas clases de transacciones o saldos, como se
comenta mas adelante, pero no son necesarias si no se va a confiar en los
procedimientos prescritos porque haya concluido ya sea (a) que los
procedimientos no son satisfactorios para este objetivo o (b) que el trabajo
requerido en las pruebas de cumplimiento, con miras a depositar confianza
en las medidas de control interno, excede a la reducción que se lograría en
las pruebas de sustanciación en virtud de tal confianza, lo que no se justifica
desde un punto de vista de eficiencia.
Evaluación del Sistema de Control Interno:
Los Principios de Contabilidad y las Normas y Procedimientos de
Auditoria de Aceptación General en Venezuela y Otras Publicaciones
Técnicas Tomo II (1999 Pág. 313), en relación a este punto expresan:
Un planteamiento conceptual lógico de la evaluación que hace el auditor
de los controles contables, que se enfoca directamente a prevenir o
determinar errores importantes o irregularidades en los estados financieros,
XXXIV
consiste en aplicar los pasos siguientes al considerar cada tipo significativo
de transacciones y los respectivos activos involucrados en la auditoria.
a. Considere los tipos de errores e irregularidades que pueden ocurrir.
b. Determine los procedimientos de control contable que puedan
prevenir o detectar tales errores o irregularidades.
c. Determine si los procedimientos necesarios están previstos y que se
hayan seguido satisfactoriamente.
d. Evalúe cualesquiera debilidades – por ejemplo, tipo de errores
potenciales e irregularidades no cubierto por los procedimientos de
control existentes para determinar su efecto sobre (1) la naturaleza,
oportunidad o extensión en los procedimientos de auditoria que
deban aplicarse y, (2) sugerencias que deban hacerse al cliente para
mejorar su sistema de control interno.
El Proceso Administrativo:
Según Cepeda ( 1997 Pág. 23):
En el desarrollo de su misión, las organizaciones deben ejecutar uno o
varios procesos operativos, cuyos resultados determinan el éxito o fracaso de
la organización en cuanto al cumplimiento de sus objetivos fundamentales.
Estos procesos y actividades se denominan básicos o claves porque
son esenciales para la organización; con el fin de facilitar su ejecución, es
necesario desarrollar otros procesos de carácter genérico, denominados de
apoyo, no están destinados a producir resultados por si mismo, sino en función
del soporte que representen a los procesos básicos. Este para operar
correctamente debe responder a los siguientes factores:
La Estructura Organizacional
Debe responder sobre todo a sus procesos básicos, estableciendo con
claridad la línea ejecutiva de la organización como el conjunto de áreas que
tienen a cargo dichos procesos básicos y separándola del conjunto de áreas
XXXV
responsables del proceso de apoyo (administración general, administración,
administración de personal, planeación jurídica).
Racionalización de trámites
Es una de las actividades más rentables que una organización puede
hacer para mejorar su eficacia y eficiencia. Asimismo, ella tiene un enorme
impacto positivo sobre el ejercicio de control en cuanto a simplifica los procesos
y las operaciones, y le permite a la administración concentrar sus esfuerzos en
los aspectos realmente importantes de su gestión.
Formalización y documentación de los procesos y procedimientos
Uno de los problemas que tradicionalmente enfrentan las organizaciones
es la ausencia de métodos y procedimientos documentados y actualizados. Al
no existir documentación, la memoria organizacional se concentra en la cabeza
de individuos aislados y se abre la posibilidad de que el desarrollo de un
proceso cualquiera sea susceptible de interpretaciones diversas. En estos
casos, es muy difícil definir parámetros de rendimiento, establecer normas de
manejo o definir metas de resultados, porque cada actividad de aproxima de
manera casuística.
Integración de los procesos de planeación y presupuesto
Esta labor supone dos cosas: por una parte, una función de planeación
fuerte, capaz de conciliar los intereses de las áreas con los objetivos y metas
de la organización como un todo, realizando los ajustes y complementos
necesarios para lograr que el producto final sea mayor que la suma simple de
las partes; por la otra, la integración de los procesos de planeación y
programación presupuestal, de tal forma que los planes operativos anuales
(reflejados en el presupuesto) sean consistentes con los objetivos y metas
institucionales a mediano y largo plazo.
XXXVI
Cuentas por Cobrar:
Señala Wright y Miller ( 1999 Pág. 534):
En términos generales, la partida cuentas por cobrar se refiere a todos los
derechos sobre otros convertibles en dinero, mercancías (es decir, depósitos
correspondiente a compras) y servicios (es decir, gastos pagados previamente,
como las pólizas de seguros). Las cuentas a cobrar se definen corrientemente
como solo aquellas peticiones que pueden cobrarse en efectivo. Las cuentas a
cobrar concretamente las cuentas de clientes y los efectos, constituyen los
tipos de cuenta a cobrar mas corrientes.
Según Astorga Maria ( 1985, Pág. 113).
Las cuentas por cobrar generalmente constituyen el activo liquido de
mayor monto, cuya liquidación se espera provea los fondos para el pago a los
acreedores.
Las cuentas por cobrar son las cantidades adeudadas por los clientes y
derivadas de la venta de bienes y servicios en las operaciones comerciales de
una empresa.
Importancia de las Cuentas:
En tal sentido Wright y Miller ( 1999 Pág. 534) señalan que:
Las cuentas por cobrar representan una de las partidas del activo más
importantes en la empresa. Las cuentas por cobrar de clientes vencidas
correspondientes a productos vendidos o servicios prestados constituyen las
más significativas. No es de extrañar que las cuentas de clientes representen
entre el 30% y el 50% de los activos circulantes de una empresa. De todas las
partidas de activo, únicamente la de caja y bancos ofrece mayor liquidez. Por lo
tanto, no es extraño que los auditores independientes deban dedicar una parte
considerable de su trabajo a estudiar estas cuentas. Para el auditor, tanto
interno como independiente, las cuentas a cobrar representan un reto
XXXVII
constante, no solamente debido a su importancia y liquidez sino también a
cambios continuos de su composición básica.
Clasificación de las cuentas por cobrar:
Carrero y otros, ( 1988, Pág. 85), señalan:
En el lenguaje cotidiano generalmente se interpreta que los créditos
concedidos a terceras personas, se consideran como Cuentas por Cobrar, pero
existen partidas que deberán mostrarse separadamente en el Balance General,
por tratarse de cantidades a cobrar surgidas por reclamaciones, prestamos a
los empleados y accionistas, depósitos y anticipos, etc.
Las cuentas con los accionistas, funcionarios o empleados, pueden
mostrarse bajo el Activo Circulante, siempre y cuando el plazo y la experiencia
de la compañía indique que serán cobradas en un futuro próximo y dentro de
sus operaciones normales. En caso contrario, deberán mostrarse en el grupo
de Otros Activos.
Normalmente se clasifican como cuentas por cobrar, los créditos
concedidos a los clientes por la venta de productos o servicios, los ingresos
devengados y no cobrados ( acumulados), por concepto de intereses,
comisiones, alquileres, dividendos, etc…
También suelen clasificarse bajo este titulo, las diversas reclamaciones
en contra de los proveedores, pagos anticipados sobre compras, reclamación
en contra de los clientes por devoluciones de envases, dinero depositado para
responder por probables daños o garantizar el pago de futuros gastos, etc..,
pero separadas de las cuentas por cobrar de los clientes.
Estimación de incobrables:
Según Astorga Maria ( 1991, Pág. 215)
XXXVIII
Toda empresa que concede crédito espera poder recuperarlo, pero es
normal que algunos de estos documentos y cuentas resulten sin valor. Como
para el momento de la concesión se ignora cuales serán las cuentas
incobrables se debe hacer una estimación de ellas, basándose en experiencias
de años anteriores, o tomando un porcentaje de las ventas, etc, a fin de
efectuar en el balance general una deducción al monto de las cuentas por
cobrar ( o sea cuentas malas estimadas) que representan la cuenta de
valuación.
Control interno de las cuentas por cobrar:
Según Astorga Maria ( 1991, Pág. 117)
El control interno de las cuentas por cobrar se origina con la aceptación
de un pedido de un cliente y la respectiva elaboración de la orden de venta, o
con la aprobación del crédito que se otorga.
El objetivo debe ser asegurarse de que las ventas y las cuentas a cobrar
no se presenten de más ni de menos y que las clasificaciones se hayan hecho
con exactitud.
Un Control interno adecuado incluye la contabilización adecuada de la
mercancía devuelta y la aprobación de las cuentas que se hayan de cerrar
como incobrables. Periódicamente se deberá hacer un análisis de la
antigüedad de los saldos para poder determinar la eficiencia en la operación
de la unidad de crédito y cobranzas.
XXXIX
XL
4. DEFINICIÓN DE TERMINOS BÁSICOS.
Autorización adecuada. Al auditor le preocupa la autorización en tres
puntos claves: el crédito debe ser autorizado en forma adecuada antes de que
ocurra la venta; los bienes deben ser embarcados después de la autorización
adecuada; y los precios, incluyendo términos básicos, fletes y descuentos
deben ser autorizados. Los primeros dos controles tienen como objetivo evitar
la pérdida de activos de la compañía haciendo envíos a clientes ficticios o
aquellos que no pagan sus facturas. La autorización de precios tiene como
objetivo asegurar que la venta sea facturada en un precio establecido por la
política de la compañía. ( Arens, 1996)
Control: Comprobación, intervención o inspección de las operaciones
de una organización. (Cepeda, 1997)
Control interno: Incluye el plan de organización y todos los métodos y
medidas de coordinación adoptados dentro de una empresa para salvaguardar
sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas gerencial
establecidas. ( Montgomery, 1987)
Cuentas por Cobrar: Son títulos que tiene la empresa, a cargo de sus
clientes, por los productos o servicios que les haya vendido en el desarrollo de
sus actividades comerciales.( Carrero y Otros, 1988)
Debilidades del control interno. La ausencia de controles adecuados,
una debilidad de control interno aumenta el riesgo de errores en estados
financieros.
( Arens, 1996)
Diseño: Bosquejo formal de un proceso o cosa. Diseño de los
elementos y mecanismos del sistema del control interno. Los programas de
auditoría son un componente necesario e importante en el desarrollo de esta
XLI
disciplina y son diseñados contemplando todos los procedimientos de auditoría
posibles que se puedan emplear en la empresa. (Cepeda, 1997)
Economía: Administración recta y prudente de los bienes. A este
requisito que debe tener toda organización debe contribuir permanentemente el
sistema de control interno y la auditoría interna. (Cepeda, 1997)
Eficacia: Virtud, fuerza y poder para obrar. La eficacia es una cualidad
que debe tener tanto el sistema de control interno como la auditoría interna.
(Cepeda, 1997).
Eficiencia: Logro de metas y objetivos en términos de cantidad y
calidad. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Es una
característica que debe tener toda organización y a la cual debe contribuir el
auditor. El sistema de control interno y la auditoría interna deben ser una
garantía en el logro de los resultados previstos. (Cepeda, 1997)
El Ambiente de control consiste en acciones, políticas y
procedimientos que reflejan actitudes globales de la administración, directores
y propietarios sobre el control e importancia de una entidad. Con el propósito
de entender y evaluar el ambiente de control. ( Arens, 1996)
Estructura del control interno. Es el conjunto de políticas y
procedimientos diseñados para proporcionar a la administración la garantía
razonable de que las metas y objetivos que considera importantes se van a
cumplir. ( Arens, 1996)
Estructura organizativa. Define las líneas de responsabilidad y
autoridad que existen. Al entender la estructura organizativa del cliente, el
auditor aprende los elementos administrativos y funcionales de la empresa y
percibe como se llevan a cabo las políticas y procedimientos relacionadas con
el control. ( Arens, 1996).
XLII
Evaluación: Valoración del sistema de control interno para conocer su
grado de desarrollo, operatividad y eficacia. (Cepeda, 1997)
Evaluar: Valorar, estimar el valor de las cosas o situaciones. La
auditoría operativa es un proceso sistemático de evaluaciones que incluye y
formula recomendaciones constructivas. (Cepeda, 1997)
Flujograma: Representación gráfica de todos los pasos que se realizan
en un proceso utilizando símbolos convencionales que estandarizan y permiten
registrar objetiva y secuencialmente los procedimientos de las distintas áreas
de responsabilidad y la aplicación del control. (Cepeda, 1997)
Manual: Documento guía que describe asuntos o actividades de
acuerdo con un ordenamiento lógico, y está sujeto a permanente evaluación y
actualización. Es una de las fuentes de criterios a evaluar en un examen de
auditoría. (Cepeda, 1997)
Normas: Son los requisitos de calidad relativos a la persona del auditor,
al trabajo que realiza y a la emisión de su opinión. (Cepeda, 1997)
Principios: Base, origen, fundamento máximo por el que cada quien
rige sus actuaciones. La actualización del auditor está regida por principios
éticos profesionales. (Cepeda, 1997)
Procedimiento: Método para hacer alguna cosa. Entonces podemos
referirnos a procedimientos operativos, administrativos, de control y de
auditoría. (Cepeda, 1997)
Proceso: Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o asunto, las
cuales son controladas, supervisadas y evaluadas por el sistema de control
interno. (Cepeda, 1997)
XLIII
Sistema de Control Interno: Es una expresión que se utiliza con el fin
de descubrir todas las medidas adoptadas por los propietarios o directores de
organizaciones y negocios o por administradores y gerentes, para dirigir y
controlar las operaciones de las organizaciones bajo su responsabilidad.
(Cepeda, 1997)
Supervisión: Ejerce alta inspección, persona o entidad que está en la
cúspide de una jerarquía. El desarrollo del examen de auditoría debe contar de
una adecuada supervisión. (Cepeda, 1997)
XLIV
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
1. MODALIDAD DE INVESTIGACION
Tomando en consideración los objetivos específicos de la investigación,
es decir, de acuerdo al tipo de conocimientos que se pueden o desean obtener,
esta investigación es de naturaleza descriptiva, ya que se obtiene información a
cerca de las características, funcionamiento y eficiencia de las operaciones que
realiza la empresa en estudio con relación al control interno.
Este tipo de estudio de ubica en la modalidad de investigación de
proyecto factible, por cuanto se resalta el hecho de que el proyecto es flexible y
adaptable; permite combinar elementos tanto documentales como de campo,
además de desarrollar nuevos mecanismos y procedimientos orientados a la
solución de problemas.
La estrategia de observación utilizada es la observación directa de todos
los pasos y procesos que se dan para la realización y control de las
operaciones. Donde se observarán formatos, personas, manuales, estados
financieros y otros.
2. DISEÑO DE INVESTIGACION
Este estudio es no experimental, ya que se está estudiando un problema
planteado producto de la realidad, donde no se construyen situaciones, sino
que se observan o estudian las ya existentes.
Los datos y características que se estudian son referidos al momento
actual (año 2001) por lo que según su cobertura en el tiempo esta
investigación es seccional.
XLV
3. POBLACIÓN Y MUESTRA
Población
La población seleccionada para este estudio está representada por el
personal que labora en Dinosuca los cuales conforman un total de 17 personas.
Muestra
La muestra la representa el personal que labora en los departamentos de:
ventas, administración y contabilidad los cuales conforman un total de 7
personas.
4. RECOLECCION DE DATOS
La recolección de los datos se realizó mediante la utilización de técnicas
e instrumentos adecuados al tipo de investigación, con el propósito de obtener
y registrar información relevante y válida, proveniente de la realidad que
permitió el cumplimiento de los objetivos de la investigación.
Estas técnicas e instrumentos son: la observación directa simple de
todos los pasos y procesos que se dan para la realización y control de las
operaciones. Donde se observará al personal así como los formatos, manuales,
estados financieros, y otros; así como una entrevista semiestructurada al
personal que opera en la empresa con preguntas abiertas de información
general de la empresa y cerradas de información específica de los procesos.
5. ANALISIS DE LOS DATOS
Para el análisis de los datos se utilizaron técnicas de análisis cuantitativo
y cualitativo, con las cuales obtener el tipo de control que ejerce la empresa
sobre las operaciones diarias y las debilidades y fortalezas en el control de las
cuentas por cobrar existentes.
XLVI
En primer lugar se realizó la codificación de los datos para clasificarlos
con base en las variables, posteriormente se elaboraron cuadros que resuman
la información, con la finalidad de obtener tanto valores absolutos como
porcentuales de las respuestas dadas a las interrogantes planteadas, la
información resumida será tabulada a fin determinar la frecuencia en las
respuestas afirmativas y negativas y de esta forma medir la efectividad del
control.
XLVII
CAPITULO IV
RESULTADOS Y ANALISIS
Para conocer los resultados se procedió al análisis de los datos obtenidos a
través de la entrevista aplicada, con la finalidad de diagnosticar la situación
actual de Dinosuca relacionada al control de sus operaciones, así como
verificar la existencia de los controles administrativos y contables en las
actividades que involucran las cuentas por cobrar.
La entrevista ha sido estructurada en dos partes; una general con preguntas
que involucran aspectos globales de la empresa y una específica con
preguntas detalladas y de síntesis sobre el estado y funcionamiento del área de
cuentas por cobrar, que permitan detectar fácilmente las debilidades y
fortalezas presentes en la ejecución de este proceso.
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
Este diagnostico es producto del análisis de los resultados obtenidos tanto de
la entrevista como de la observación realizada a los procesos de trabajo que
realiza Dinosuca en la obtención de sus metas y objetivos. El mismo se detalla
a continuación:
♦ Dinosuca actualmente tiene un total de diecisiete (17) trabajadores que
laboran de forma directa en el desarrollo de las actividades que se
requieren para el logro de sus metas y objetivos, los cuales están
distribuidos en dos (2) gerencias y cuatro (4) departamentos que conforman
su estructura organizativa. Como se muestra en el organigrama actual. (Ver
anexo)
♦ La Gerencia de Operaciones y la de Administración se encuentran ubicadas
al mismo nivel y a su vez éstas controlan, supervisan y giran instrucciones a
los jefes de los departamentos del nivel medio. Por otra parte la gerencia de
XLVIII
administración no funciona dentro de las instalaciones de la empresa al
igual que la sección de control y pagos a proveedores, que se encuentra
ubicada en un área externa a ésta.
♦ Aun cuando las funciones de cada departamento están claramente
separadas, las de los empleados no están bien definidas, por cuanto la
ejecución de una determinada actividad puede ser realizada por dos (2)
personas a la vez, es decir, hay más de una persona responsable en la
realización de una actividad.
♦ Las líneas de autoridad no se encuentran claramente definidas, por cuanto
los empleados reciben instrucciones u órdenes directas de algún miembro
de la Junta Directiva, Presidente o Vicepresidente, pasando por encima del
jefe del departamento involucrado y por ende, violando el canal de autoridad
establecido. Por otra parte, algunos empleados al momento de solicitar
algún beneficio o permiso adicional a lo contractual, se dirigen directamente
al vicepresidente, pasando por encima de su superior inmediato.
♦ Carece de instrucciones escritas que normaticen y a su vez enumeren e
instruyan acerca de la forma y orden en que deben ser ejecutadas las
operaciones
♦ No se realiza la rotación del personal.
♦ La empresa cuenta con un sistema automatizado para el control de las
operaciones diarias, pero éste es insuficiente para controlar el volumen de
operaciones existentes, ya que según los entrevistados hace falta un
terminal para controlar las entradas y salidas de inventario, por otra parte,
este sistema
ha presentado una serie de fallas y problemas en su base de datos, tales
como: duplicidad o eliminación de registros de inventario, clientes y otros.
XLIX
♦ Mensualmente se preparan estados financieros o reportes de cuentas por
pagar, cuentas por cobrar y ventas, pero éstos no son enviados a la
gerencia, los mismos son preparados para soportar los movimientos del
mes.
♦ La empresa utiliza formatos o modelos impresos para dejar constancia de
las operaciones diarias, los cuales son insuficientes. La facturación utilizada
es por seriado (A, B, C, D, E ) y está dividida de acuerdo al tipo de venta
(crédito o contado), a la forma de venta (vendedor o local), y al tipo de
producto (pollos o víveres). Esto ha ocasionado dificultades, ya que con
frecuencia las facturas son mal elaboradas por algunos vendedores.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE
LAS CUENTAS POR COBRAR EXISTENTES
Para una mejor visualización de los resultados arrojados por la entrevista y con
la finalidad de obtener tanto valores absolutos como porcentuales de las
respuestas dadas a la interrogantes planteadas, se les asignó el valor de uno
(1) si la respuesta es afirmativa y cero (0), si la respuesta es negativa, como se
muestra en el Resumen de Resultados de la Entrevista (véase Ilustración 1).
RESUMEN DE LA ENTREVISTA PREGUNTAS ESPECIFICAS
PREGUNTAS RESULTADOS NUMEROS AFIRMATIVAS NEGATIVAS
1 0
2 1
3 0
4 0
5 1
6 1
7 1
8 1
9 1
10 1
L
11 0
12 0
13 0
14 1
15 1
16 0
17 1
18 0
19 0
20 1
21 0
22 1
23 1
24 1
25 0
26 0
27 1
28 0
29 0
30 1
31 1
32 1
33 0 TOTALES 18 15 PORCENTAJES 55% 45% ILUSTRACIÓN 1 RESUMEN RESULTADO DE LA ENTREVISTA
A manera de ver más claramente la situación actual del control de las cuentas
por cobrar de Dinosuca, se tabuló la información porcentual de las respuestas
como sigue:
Porcentaje Control de las Cuentas por Cobrar
Respuestas
_______________________________________________________________
Afirmativas Lo que se controla
Negativas Lo que no se controla
II
Gráficamente los podemos ver en forma comparativa como se muestra en la
Ilustración 2
CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR
55%45%
Lo que no se controla
ILUSTRACIÓN 2 GRAFICO CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR
Para el análisis de los resultados obtenidos se procedió a tabular los
porcentajes de las respuestas afirmativas, con el propósito de medir su
efectividad en el control de las cuentas por cobrar y de esta forma determinar si
debe mejorarse.
ESCALA DE CLASIFICACION
_______________________________________________________________
Porcentaje Respuestas Tipos de Significado
Afirmativas Control
_______________________________________________________________
0 - 20% Nulo Debe Mejorar
21 - 40% Malo Debe Mejorar
Lo que se controla
III
41 - 60% Limitado Debe Mejorar
61 - 80% Bueno Debe Mejorar
81 - 100% Excelente Excelente
De acuerdo a esta escala de clasificación y al porcentaje de respuestas
afirmativas obtenidas en la entrevista aplicada, Dinosuca ejerce un control
limitado de sus cuentas por cobrar que debe mejorar.
Por otra parte, mediante el análisis de los resultados obtenidos en la
verificación del Control Interno Administrativo y Contable de las cuentas por
cobrar, se pudo determinar la existencia de las siguientes fortalezas y
debilidades:
Fortalezas
v Las funciones de contabilidad están separadas de las de facturación.
v Existen y se cumplen las normas y políticas para el otorgamiento de
créditos a los clientes, las mismas son plasmadas a través del formato
de requisitos que tienen que cumplir los clientes.
v Con frecuencia se verifican las condiciones de financiamiento de los
clientes y los límites de crédito otorgados. Este limite de crédito lo
muestra el sistema al momento de la facturación.
v Todos los descuentos, devoluciones y promociones son autorizados por
el Gerente de Operaciones, así como los reembolsos en efectivo a los
clientes.
v Periódicamente se revisan y clasifican las cuentas por cobrar de acuerdo
a su vencimiento 15, 30 y 45 días y se envían estados de cuenta a los
clientes.
IV
v Vencido el plazo de las facturas, inmediatamente se envían al cobro por
intermedio de los cobradores.
v Cuando las facturas son entregadas al cliente antes de que hagan
efectivo su pago, éstos firman una relación de facturas entregadas.
v Las diferencias entre la relación de cuentas por cobrar, los saldos de los
clientes y el mayor general, son investigadas de modo de determinar las
causas y su posible solución.
v Cuando vence el plazo de la factura y el cliente no ha cancelado, se
procede a suspenderle el crédito y se le envía una comunicación escrita
indicando un plazo concedido para que éste cancele y que de lo
contrario este pasará al asesor legal. Si en el plazo de prorroga
establecido el cliente no cancela sus facturas vencidas y no se realiza un
convencimiento de pago, se remite al asesor legal para que realice las
gestiones pertinentes en ese caso.
v Los cobradores al momento de recibir las facturas a cobrar, firman una
relación de facturas entregadas, donde se deja constancia de los
clientes, montos y números de las facturas entregadas.
v La empresa otorga préstamos a su personal en víveres y pollos con
limite de crédito y en efectivo de acuerdo al monto acumulado por
antigüedad y los mismos son aprobados.
Debilidades
v No existen procedimientos escritos para el registro, clasificación y
cancelación de las cuentas por cobrar, lo que debilita la correcta difusión
de las actividades operacionales.
V
v No se rotan los empleados que tienen la responsabilidad de registrar las
cuentas por cobrar.
v Las funciones de cobranza están ligadas al departamento de ventas, ya
que los vendedores ejercen tanto esta función como la de cobradores,
además que no existe un personal que supervise las cobranzas.
v La empresa no tiene políticas de cobranza.
v No se preparan informes periódicos para la gerencia con relación al
estado de la morosidad de las cuentas por cobrar.
v No se ejerce algún control sobre las cuentas declaradas incobrables.
v No se estima una provisión para incobrables que les permita asumir las
posibles pérdidas que afecten su liquidez.
v El registro contable de las cuentas por cobrar se realiza mensual por una
relación de ventas del mes, sin realizar la verificación de los soportes
originales, ni de las autorizaciones, lo que indica que la función
controladora no se está ejerciendo.
v El registro contable de las notas de crédito por descuento, devoluciones
y promociones se realiza mensual por una relación, sin realizar la
verificación de los soportes ni de las autorizaciones.
v La insuficiencia del sistema automatizado y las fallas detectadas en su
base de datos crean serios problemas para mantener un archivo de
clientes confiable.
VI
v Los errores así como la falta de uniformidad en la elaboración de las
facturas por parte de los vendedores, originan la creación de varios
códigos para un mismo cliente, así como problemas con la
administración tributaria en relación a los datos exigidos en las factura.
VII
CAPITULO V
SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Todo Sistema de Control interno persigue como objetivo principal la eficacia de
la organización, ayudando a los administradores a incrementar el éxito,
mediante una acción de control efectivo de los recursos y actividades
orientadas al logro de los objetivos.
El Sistema de Control Interno para las Cuentas por Cobrar propuesto en esta
investigación, se ha adaptado a la naturaleza de las operaciones, a la
estructura organizativa y a los recursos humanos, materiales y financieros con
que cuenta Dinosuca.
El mismo se ha dividido en tres partes, a saber:
1. Diseño del Organigrama Funcional
2. Desarrollo de las Normas y Procedimientos Administrativos y Contables
que describen, guían y regulan cada una de las actividades involucradas
en el proceso de Cuentas por Cobrar. Así como los respectivos
flujogramas.
3. Diseño de un Subsistema de Monitoreo basado en la aplicación de
evaluaciones periódicas del cumplimiento de los procedimientos citados
utilizando normas de auditoría.
VIII
CONCLUSIONES
Producto del análisis de la información obtenida mediante la investigación de la
eficiencia del control interno de las cuentas por cobrar de Dinosuca, se
concluyo lo siguiente:
§ Aún cuando la empresa ejerce un control limitado de sus cuentas por
cobrar producto en gran medida a las normas y políticas establecidas en
el otorgamiento de crédito, no dispone de los controles administrativos y
contables suficientes y apropiados para el manejo de estas, debido a:
- La inexistencia de procedimientos escritos para el registro y
cancelación de las cuentas por cobrar.
- La duplicidad de funciones existente entre el departamento de
ventas y la función cobranza.
- La falta de rotación de los empleados que tienen la
responsabilidad de registrar las cuentas por cobrar.
- La inexistencia de políticas de cobranza.
- No se estima una provisión para incobrables.
- Un organigrama deficiente
- No se realiza la verificación de los soportes originales, ni de las
autorizaciones en el registro contable de las ventas a crédito y las
notas de crédito.
IX
Por otra parte, la gerencia necesita obtener una exacta información del estado
de sus cuentas por cobrar en la medida que lo requiera, y la ausencia de esta
no le permite conducir eficientemente las operaciones de la empresa.
X
RECOMENDACIONES
De acuerdo a las conclusiones obtenidas en el estudio realizado a Dinosuca
respecto al manejo y control de sus cuentas por cobrar y al diagnostico
efectuado, se recomienda lo siguiente:
- Considerar la aprobación del Sistema de Control Interno de las Cuentas
por Cobrar propuesto en la investigación, lo cual le permitirá sistematizar
este proceso incrementando los índices de eficiencia y efectividad en las
operaciones relacionadas, ahorrando tiempo, recursos y esfuerzo en la
obtención de los objetivos deseados.
- Instruir al personal acerca de la importancia del uso y cumplimiento de
las normas y procedimientos establecidos en el sistema.
- Realizar el mantenimiento preventivo y continuo al sistema automatizado
y a su vez dar adiestramiento al personal encargado de operarlo, con la
finalidad de lograr un mayor beneficio de éste.
- Implementar políticas de personal, contentivo entre otros, de un
programa de rotación de los empleados.
- Asegurar el mantenimiento del sistema propuesto, mediante
evaluaciones periódicas de su cumplimiento, vigencia y efectividad.
XI
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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XII
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