universidad central del ecuador facultad de ciencias ... · unidad de tesis facultad de ciencias...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS
PARA LA EMPRESA “PROTEINSA” UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTORA: VIVIANA JACKELINE USHIÑA GUALOTO
TUTOR: ING. JAIME LEONARDO CHIRIBOGA VALAREZO
QUITO D.M., JULIO DE 2018
Ushiña Gualoto, Viviana Jackeline (2018). Diseño de Procedimientos Administrativos
– Financieros para la Empresa Proteinsa ubicada en la Ciudad de Quito. Trabajo de
Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del Título de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, (CPA) Carrea de Contabilidad y Auditoría.
Quito UCE. 144 p.
REFERENCIAS DEL AUTOR: VIVIANA JACKELINE USHIÑA GUALOTO,
REFERENCIAS DEL TUTOR: ING. JAIME LEONARDO CHIRIBOGA
VALAREZO,
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Diseño de Procedimientos Administrativos-
Financieros para la Empresa Proteinsa
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Viviana Jackeline Ushiña Gualoto, en calidad de autora y titular de los derechos
morales y patrimoniales del trabajo de titulación “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS – FINANCIEROS PARA LA EMPRESA PROTEINSA
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”, modalidad presencial de conformidad con el
Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedo a favor de la
Universidad Central del Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para
el uso no comercial de la obra, con fines estrictamente académicos. Conservo a mi favor
todos los derechos de autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.
Así mismo autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la digitalización
y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de conformidad a
lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
La autora declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma
de expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 13 días del mes de Julio de 2018
Viviana Jackeline Ushiña Gualoto
C.C. 1723840300
0984167306
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, JAIME LEONARDO CHIRIBOGA VALAREZO, en calidad de tutor del trabajo de
titulación, “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS –
FINANCIEROS PARA LA EMPRESA PROTEINSA UBICADA EN LA CIUDAD DE
QUITO” elaborado por el estudiante VIVIANA JACKELINE USHIÑA GUALOTO, de
la Carrera de Contabilidad y Auditoría., Facultad de Ciencias Administrativas de la
Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de
titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y
epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe en virtud de
continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del
Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 13 días del mes de julio de 2018
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DE NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, Jaime Leonardo Chiriboga Valarezo en calidad del Tutor del trabajo de titulación “
Diseño de Procedimientos Administrativos – Financieros para la empresa Proteinsa
ubicada en la ciudad de Quito” elaborado por la estudiante Viviana Jackeline Ushiña
Gualoto, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Faculta de Ciencias Administrativas
de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de similitud en
correspondencias con los parámetros establecidos considerando el resultado del programa
especializado para tal efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexo la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 13 días del mes de julio de 2018
vi
CERTIFICADO URKUND
vii
Quito, 12 de Diciembre de 2017
Unidad de Tesis
Facultad de Ciencias Administrativas
Universidad Central del Ecuador
Presente.-
Yo, Fabiola Ney Taco del Salto, con cédula de identidad N°1705816260001, GERENTE
GENERAL de la empresa PROTEINSA, dedicada a la elaboración de productos
vegetarianos a base de soya, tengo a bien informar que por petición de la Srta. Viviana
Jackeline Ushiña Gualoto con cedula de identidad 1723840300, autorizo a que la
mencionada realice todas las actividades pertinentes relacionadas a la planificación,
desarrollo y ejecución de su Tesis titulada “Diseño de Procedimientos Administrativos y
Financieros para la empresa PROTEINSA”.
De este modo, autorizo que la mencionada haga uso del presente como a bien considere
conveniente.
Taco del Salto Fabiola Ney
GERENTE GENERAL
PROTEINSA
C.I.: 1705816260001
viii
DEDICATORIA
A mis padres por el apoyo en mis años de estudio, brindado soporte para poder culminar
con éxito mi carrera. Han sido mi mayor ejemplo al inculcarme buenos valores para ser
mejor ser humano día a día, demostrando respeto, responsabilidad y puntualidad, pero
sobre todo siendo una persona humilde con los demás.
A mi familia, en especial a mis abuelitos quienes han sido como mis segundos padres;
sus sabios consejos han sido de mucha ayuda para construir mi camino.
A mis hermanos con quienes he compartido alegrías y tristeza, han sido parte de mi
fuerza para seguir adelante al brindarme apoyo con palabras de aliento cuando mas no
podía.
A mis amigos por brindarme su ayuda en aquellos momentos difíciles, por formar parte
de mi vida llenándolo de anécdotas, por su ayuda en el ámbito académico.
Y en especial a Dios, quien me ha guiado mi vida y ha sido mi fuente de fe para ser
consiste en lo que más anhelo y deseo, a quien me permito pedir día a día me ayude a ser
mejor humano, ciudadana, hija, hermana y profesional.
Viviana Jackeline Ushiña Gualoto
ix
AGRADECIMIENTO
A Dios por bendecirme con salud, vida y por permitirme hacer realidad mis más grande
sueño.
A mi familia, abuelitos, tíos y hermanos(as) por su inmenso apoyo, sus palabras de
alientos han hecho que mi fuerza sea mayor para luchar por mis sueños.
A mis padres, principales impulsores en mi preparación y superación, compañeros de
alegrías y tristezas. Sus consejos han sido de gran ayuda para poder forjar un buen
camino y hacer frente a mis obstáculos.
A mis amigos, por su ayuda incondicional, por su demostrar su amistad y llenar mi vida
de anécdotas.
A todos mis profesores, por sus conocimientos impartidos para poder forjar un excelente
profesional.
A mi Tutor el Ing. Jaime Chiriboga, quien con sus conocimientos fue de ayuda para
culminar mi trabajo de titulación.
Viviana Jackeline Ushiña Gualoto
x
CONTENIDO
Pág.
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DE NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN .................................................................................................................. v
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDO ................................................................................................................... x
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiv
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xvi
RESUMEN ................................................................................................................... xvii
ABSTRACT ................................................................................................................ xviii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA – METODOLÓGICA ....................................... 2
1.1 PROCESO ADMINISTRATIVO ......................................................................... 3
1.1.1 Definición ............................................................................................................ 3
1.1.2 Planificación ........................................................................................................ 4
1.1.3 Organización ........................................................................................................ 5
1.1.4 Dirección ............................................................................................................. 6
1.1.5 Control ................................................................................................................. 7
1.2 ORGANIGRAMA .................................................................................................. 8
1.2.1 Concepto .............................................................................................................. 8
1.2.2 Utilidad ................................................................................................................ 8
1.2.3 Criterios Fundamentales para su preparación ...................................................... 8
1.2.4 Clasificación ........................................................................................................ 9
1.2.5 Diseño de organigramas .................................................................................... 10
1.3 PROCEDIMIENTOS ........................................................................................... 14
1.3.1 Definición ......................................................................................................... 14
1.3.2 Importancia ....................................................................................................... 14
1.3.3 Descripción de procedimientos ........................................................................ 14
xi
1.3.4 Estructura de la descripción de procedimientos .............................................. 15
1.4 DIAGRAMA DE FLUJO ..................................................................................... 16
1.4.1 Definición .......................................................................................................... 16
1.4.2 Ventajas de los Diagramas de Flujo .................................................................. 16
1.4.3 Símbolos para la elaboración de un diagrama de flujo ...................................... 17
1.4.4 Cómo elaborar un diagrama de flujo ................................................................. 20
1.5 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ..................................................... 21
1.5.1 Definición .......................................................................................................... 21
1.5.2 Características .................................................................................................... 21
1.6 PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ................................................................ 21
1.6.1 Definición .......................................................................................................... 21
1.6.2 El ciclo contable ................................................................................................ 22
1.7 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ........................................................................... 23
1.7.1 Definición .......................................................................................................... 23
1.7.2 Estructura ........................................................................................................... 23
1.8 INDICADORES DE GESTIÓN ........................................................................... 24
1.8.1 Definición .......................................................................................................... 24
1.8.2 Beneficios derivados de los indicadores de gestión .......................................... 24
1.8.3 Características de los indicadores de gestión .................................................... 24
1.9 MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ............................................ 25
1.9.1 Estudios ............................................................................................................. 25
1.9.2 Métodos ............................................................................................................. 25
1.9.3 Técnicas y procedimientos para recolectar información ................................... 26
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ......................................................................... 27
2.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA PROTEINSA ........................................ 28
2.1.1 Estructura Organizacional de PROTEINSA...................................................... 29
2.1.2 Principales productos de la empresa .................................................................. 31
2.1.3 Elementos del Direccionamiento Estratégico .................................................... 32
2.2 ENTORNO DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 33
2.2.1 Análisis de la situación problemática ................................................................ 33
2.2.2 Planteamiento del problema ............................................................................... 37
2.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................ 38
2.3.1 Objetivo general de la investigación ................................................................. 38
xii
2.3.2 Objetivos específicos de la investigación .......................................................... 38
2.4 ANÁLISIS INTERNO ......................................................................................... 39
2.4.1 Aplicación de la Entrevista al área administrativa y financiera ........................ 39
2.4.2 Aplicación de la Lluvia de Ideas en el área administrativa y financiera ............... 48
2.4.3 Matriz FODA ...................................................................................................... 51
3. PROPUESTA ......................................................................................................... 56
3.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO .......................................... 57
3.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROPUESTO 60
3.2.1 Reclutamiento de Personal ............................................................................... 60
3.2.2 Selección de Personal ......................................................................................... 64
3.2.3 Contratación de personal .................................................................................. 68
3.2.4 Inducción del personal ....................................................................................... 71
3.2.5 Evaluación del personal ..................................................................................... 74
3.2.6 Capacitación del Personal .................................................................................. 77
3.2.7 Elaboración del rol de pagos ............................................................................. 80
3.2.8 Planificación estratégica .................................................................................... 83
3.2.9 Manejo de Inventarios ....................................................................................... 86
3.3 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS PROPUESTO ..... 89
3.3.1 Conciliación Bancaria........................................................................................ 89
3.3.2 Creación y Reposición de Fondo de Caja Chica ............................................... 92
3.3.3 Compra de mercadería ....................................................................................... 96
3.3.4 Pago proveedores y servicios ............................................................................ 99
3.3.5 Cobro a clientes ............................................................................................... 103
3.3.6 Venta de mercadería ........................................................................................ 106
3.3.7 Pago de Nómina .............................................................................................. 109
3.3.8 Elaboración Estados Financieros ..................................................................... 112
3.4.1 Descripción de Funciones del Gerente General .............................................. 116
3.4.2 Descripción de Funciones del Asistente de Gerencia ...................................... 118
3.4.3 Descripción de Funciones del Jefe Financiero ................................................ 120
3.4.4 Descripción de Funciones del Contador General ............................................ 122
3.4.5 Descripción de Funciones del Asistente Contable .......................................... 124
3.4.6 Descripción de Funciones del Jefe de Talento Humano.................................. 126
3.4.7 Descripción de Funciones del Jefe de Compras .............................................. 128
xiii
3.4.8 Descripción de Funciones del Jefe de Ventas ................................................. 130
3.4.9 Descripción de Funciones del Asistente Comercial ........................................ 132
3.5 INDICADORES DE GESTIÓN PROPUESTOS .............................................. 134
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 141
xiv
LISTA DE TABLAS
N° Tabla Contenido Pág.
Tabla N°1.- Niveles de uso generalizados- Sector Privado ............................................ 11
Tabla N°2.- Símbolos para la elaboración del Diagrama de Flujo ................................. 18
Tabla N°3.- Lista de productos ....................................................................................... 31
Tabla N°4.- Análisis esquemático del problema ............................................................ 34
Tabla N°5.- Elementos de probable pertinencia agrupados por factores ....................... 35
Tabla N°6.- Problemas relevantes de la lluvia de ideas de los procesos: administrativo y
financiero ........................................................................................................................ 50
Tabla N°7- Matriz de Estrategias FODA ....................................................................... 55
Tabla N°8.- Descripción de Procedimientos – Reclutamiento de Personal ................... 60
Tabla N°9.- Descripción de Procedimientos – Selección de Personal ........................... 64
Tabla N°10.- Descripción de Procedimientos – Contratación de Personal .................... 68
Tabla N°11.- Descripción de Procedimientos – Inducción del Personal ........................ 71
Tabla N°12.- Descripción de Procedimientos – Evaluación del Personal ...................... 74
Tabla N°13.- Capacitación del Personal ......................................................................... 77
Tabla N°14.- Descripción de Procedimientos – Elaboración de Rol de Pagos .............. 80
Tabla N°15.- Descripción de Procedimientos – Planificación Estratégica .................... 83
Tabla N°16.- Descripción de Procedimientos – Manejo de Inventarios ........................ 86
Tabla N° 17.- Descripción de Procedimientos – Conciliación Bancaria ........................ 89
Tabla N° 18.- Descripción de Procedimientos – Creación y Reposición de Fondo de
Caja Chica ...................................................................................................................... 92
Tabla N°19.- Descripción de Procedimientos – Compra de mercadería ........................ 96
Tabla N°20.- descripción de Procedimientos – Pago proveedores y servicios .............. 99
Tabla N°21.- Descripción de Procedimientos – Cobro a clientes ................................ 103
Tabla N°22.- Descripción de Procedimientos – Venta de mercadería ......................... 106
Tabla N°23.- Descripción de Procedimientos – Pago de Nómina ................................ 109
Tabla N°24.- Descripción de Procedimientos – Elaboración de Estados Financieros . 112
Tabla N°25.- Descripción de Funciones- Gerente General .......................................... 116
Tabla N°26.- Descripción de Funciones – Asistencia de Gerencia .............................. 118
Tabla N°27.- Descripción de Funciones – Jefe Financiero .......................................... 120
xv
Tabla N°28.- Descripción de Funciones – Contador General ...................................... 122
Tabla N°29.- Descripción de Funciones – Asistente Contable .................................... 124
Tabla N°30.- Descripción de Funciones – Jefe de Talento Humano ........................... 126
Tabla N°31.- Descripción de Funciones – Jefe de Compras ........................................ 128
Tabla N°32.- Descripción de Funciones – Jefe de Ventas ........................................... 130
Tabla N°33.- Descripción de Funciones – Asistente de Ventas ................................... 132
Tabla N°34.- Indicadores – Reclutamiento - Selección del Personal ........................... 134
Tabla N°35.- Indicadores – Contratación del personal ................................................ 134
Tabla N°36.- Indicadores- Inducción del Personal ....................................................... 135
Tabla N°37.- Indicadores – Evaluación del Personal ................................................... 135
Tabla N°38.- Indicadores – Capacitación del Personal ................................................ 136
Tabla N° 39.- Indicadores – Elaboración de Rol de Pagos .......................................... 136
Tabla N° 40.- Indicadores – Conciliación Bancaria ..................................................... 137
Tabla N° 41.- Indicadores – Creación y reposición de Fondo de Caja Chica .............. 137
Tabla N° 42.- Indicadores – Compra de Mercadería .................................................... 138
Tabla N° 43.- Indicadores – Pago de proveedores y servicios ..................................... 138
Tabla N° 44.- Indicadores – Venta de Mercadería ....................................................... 139
Tabla N° 45.- Indicadores – Cobro a clientes ............................................................... 139
Tabla N° 46.- Indicadores – Pago de Nómina .............................................................. 140
Tabla N° 47.- Indicadores – Elaboración de Estados Financieros ............................... 140
xvi
LISTA DE FIGURAS
N° Figura Contenido Pág.
Figura N°1.- Diagrama del proceso administrativo ......................................................... 3
Figura N°2.- Clasificación de los Organigramas ............................................................ 10
Figura N°3.- Relación lineal ........................................................................................... 12
Figura N°4.- Relación de Asesoría ................................................................................. 13
Figura N°5.- Proceso contable básico ............................................................................ 22
Figura N°6.- Estructura Organizacional 2018 ................................................................ 29
Figura N°7.- Foda Empresarial ....................................................................................... 54
Figura N° 8.- Organigrama Posición Propuesto ............................................................. 57
Figura N°9.- Procesos Administrativos y Financieros ................................................... 58
Figura N°10.- Diagrama de Flujo – Reclutamiento de Personal .................................... 62
Figura N°11.- Diagrama de Flujo – Selección de Personal ............................................ 66
Figura N°12.- Diagrama de Flujo – Contratación del Personal ...................................... 70
Figura N°13.- Diagrama de Flujo – Inducción del Personal .......................................... 73
Figura N°14.- Diagrama de Flujo – Evaluación del Personal ........................................ 76
Figura N°15.- Diagrama de Flujo – Capacitación del Personal ..................................... 79
Figura N°16.- Diagrama de Flujo – Elaboración de Rol de Pagos ................................. 82
Figura N°17.- Diagrama de Flujo – Planificación Estratégica ....................................... 85
Figura N°18.- Diagrama de Flujo – Manejo de Inventarios ........................................... 88
Figura N°19.- Diagrama de Flujo – Conciliación Bancaria ........................................... 91
Figura N° 20.- Diagrama de Flujo – Creación y Reposición de Fondo de Caja Chica .. 94
Figura N°21.- Diagrama de Flujo – Compra de mercadería .......................................... 98
Figura N°22.- Diagrama de Flujo – Pago Proveedores y Servicios ............................. 101
Figura N°23.- Diagrama de Flujo – Cobro a clientes ................................................... 105
Figura N°24.- Diagrama de Flujo – Venta de mercadería ............................................ 108
Figura N°25.- Diagrama de Flujo – Pago de Nómina .................................................. 111
Figura N°26.- Diagrama de Flujo – Elaboración de Estados Financieros .................... 114
xvii
“DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS – FINANCIEROS
PARA LA EMPRESA PROTEINSA UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”
RESUMEN
La presente tesis consiste en el Diseño de Procedimientos Administrativos y Financieros
para la empresa “PROTEINSA”, la cual es una empresa familiar dedicada a la elaboración
de alimentos a base de Proteinsa vegetal, con el uso principal de leguminosas como:
lenteja, soya, frejol y garbanzo. Sus productos son de gran calidad a base de: Proteinsa
soya en forma de jamón, salchicha, hamburguesa, chorizo y Proteinsa de trigo en forma
de milanesa y fritada y la apertura de nuevos productos como son: arepa de maíz,
hamburguesa de espinaca, chicharrón, mortadela, salchicha de quinua.
El principal problema que plantea es la necesidad de Diseñar Procedimientos
Administrativos y Financieros, que le permita a la empresa ser más competitiva, contar
con una herramienta eficiente que sirva de guía para una correcta gestión administrativa,
financiera y de control, mediante el planteamiento de objetivos, políticas,
responsabilidad, actividades que con lleven a minimizar errores en cada uno de los
procesos.
PALABRAS CLAVE: Proteinsa / Procedimientos Administrativos / Procedimientos
Financieros / Procesos
xviii
“DESIGN OF ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL PROCEDURES FOR THE
COMPANY PROTEINSA LOCATED IN QUITO CITY”
ABSTRACT
The present thesis of the design of administrative and financial procedures for the
company “PROTEINSA”, which is a family enterprise dedicated to production of food
based on vegetal protein, using for the production, mainly, legumes such as lentils, soy,
beans, and chickpea. Its products have a high quality based on: soy protein as ham,
sausage, hamburger, pork sausage and wheat protein as Milanesa and fried pork; in
addition, some new products like corn arepas, spinach hamburger, deep fried pork,
bologna and quinoa sausage.
The main problem that is on the table is the need to design Administrative and Financial
Procedures, which permits the company to be more competitive, count on a more efficient
tool that works as a guideline for a right administrative, financial an control management,
by means of definition of objective, policies, responsibilities, activities that could lead to
minimize mistakes in each process.
KEY WORDS: Proteinsa, Administrative Procedures, Financial Procedures, Procedures.
1
INTRODUCCIÓN
El trabajo de titulación denominado “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS – FINANCIEROS PARA LA EMPRESA PROTEINSA
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO”, se estructura en tres capítulos, estos
contienen los siguientes aspectos los cuales comprenden desde la fundamentación teórica,
situación actual de la empresa Proteinsa hasta la propuesta del presente trabajo de
titulación.
La fundamentación teórica, trata de los conceptos básicos que servirán de base para el
presente trabajo de titulación el cual permitirá comprender la finalidad del diseño de
procedimientos administrativos y financieros, así como también conocer la metodología
de investigación, con sus respectivas técnicas e instrumentos que sean necesarios para el
levantamiento de información administrativa y financiera.
El diagnóstico situacional de la empresa, incluye los factores internos, matriz FODA y la
aplicación de los instrumentos para el respectivo levantamiento de información en cuanto
a los procedimientos antes mencionados, para obtener aquella información se hace uso de
la entrevista y ficha de observación, permitiendo de esta manera realizar un análisis de
los resultados obtenidos y proceder a dar solución al problema encontrado en la empresa.
Incluye la propuesta del presente trabajo de titulación, siendo este el diseño de
procedimientos administrativos y financieros, el cual con lleva: el planteamiento de un
organigrama, base fundamental para la representación de una estructura organizacional,
permitiendo conocer las áreas que deben conformar la empresa para la correcta ejecución
de sus actividades y a su vez un medio por el cual se procederá a la asignación de las
debidas funciones de cada puesto de trabajo que conformen el área administrativa y
financiera. Dicho trabajo comprende el diseño de procedimientos administrativos y
financieros, en el cual se detallara cuáles son las políticas, actividades y los responsables
de cumplir aquello, para una correcta ejecución. Para una mayor comprensión se hará uso
de un flujograma el cual permitirá la representación del flujo de información de los
procedimientos, identificando de una mejor manera las actividades, y su debido control y
evaluación para su mejora continua.
2
1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA – METODOLÓGICA
INTRODUCCIÓN
El presente capitulo es fundamental en todo trabajo de investigación, debido a que es
aquel que orienta, guía dicho trabajo, mediante la reunión, depuración y explicación de
los elementos conceptuales necesarias para comprender la finalidad del diseño de
procedimientos administrativos y financieros, haciendo mención a diferentes autores para
una mejor comprensión del trabajo de titulación.
En este capítulo se dará a conocer aspectos referentes al proceso administrativo y sus
componentes como son: planeación, organización, dirección y control, así como también
la importancia de la aplicación de un organigrama base fundamental para una correcta
estructura organizacional, importancia de la aplicación de procedimientos ya sean estos
administrativos y financieros, el medio por el cual se procederá a su representación.
Se menciona el método de investigación a aplicar para el levantamiento de información
y por medio del cual se proceda a determinar la problemática que existe en la empresa en
cuanto a los procedimientos, para así desarrollar una propuesta para su solución.
3
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1 PROCESO ADMINISTRATIVO
1.1.1 Definición
La administración es de gran importancia en las organizaciones, es una forma velar por
el fiel cumplimiento de las actividades que se deben realizar para el funcionamiento de la
misma, cuando hablamos de la administración abordamos la existencia de dos fases: una
estructural, aquella que trata de la parte teórica, otra operativa, en la que se realizan las
actividades que con llevan al cumplimiento de lo establecido durante el periodo de
estructuración. Estas dos fases son conocidas como: mecánica y dinámica de la
administración.
Al mencionar la primera fase conocida como mecánica o estructural administrativa se
refiere a la parte teórica de la administración, en la cual se establece lo que debe realizarse,
es decir la planeación y organización de las actividades, para luego proceder con la
siguiente fase conocida como dinámica u operativa administrativa la cual trata de cómo
manejar el organismo social, es decir, el manejo de las actividades mediante la dirección
y control.
Figura N°1.- Diagrama del proceso administrativo
4
Fuente: (Toasa Caisatoa, 2011, pág. 35)
El proceso administrativo es conocido como un conjunto de pasos para la ejecución de
una actividad, el cual es desarrollado por los miembros de la organización. Este proceso
consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar dichas actividades con el empleo de
todos los recursos que posee la empresa y cuya finalidad se enfoca en el cumplimiento de
los objetivos, metas establecidas por la misma.
Para tratar del proceso administrativo podemos citar algunos autores para referirse a este
tema, en este caso el autor Chiavenato (2006) menciona al respecto:
La teoría neoclásica también se denomina escuela operacional o escuela del
pensamiento administrativo, debido a que concibe la administración como un proceso
de aplicación de principios y de funciones para la consecución de objetivos. Las
diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso
administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control,
consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas; cuando se
toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso
administrativo” (Chiavenato, Introduccion a la teoria general de la administracion,
2006, pág. 44)
1.1.2 Planificación
La planificación forma parte de la fase mecánica o estructural. Al referirse a la
planificación se menciona:
La planeación representa el inicio y la base del proceso administrativo. Sin esta lo que se
realice en la organización, dirección y control no tiene razón de ser, dado que funcionaría
sin haber determinado los resultados que persigue todo organismo social y esto sería
poner en peligro su futuro.
La planeación determina qué quiere ser la empresa, dónde se va establecer.
Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de
suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades
propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.
5
Podemos definir que la planeación consiste en el establecimiento de objetivos, propósitos,
estrategias y políticas, la creación de planes necesarios para conocer cuál es el mejor
camino a seguir, ya que la planeación permite determinar a la empresa cuál es su razón
de ser, donde ejecutara sus actividades y cuáles van a ser, cuando iniciara sus operaciones
y de qué manera, la forma de cómo lo va a lograr y que herramientas serán de uso para su
correcta ejecución.
1.1.3 Organización
La palabra organización puede adoptar varios significados de acuerdo al autor Chiavenato
(2006) el cual menciona:
Con respecto a la organización el autor Chiavenato menciona:
1. Organización como entidad social. Orientada a alcanzar objetivos específicos y
estructurada deliberadamente. La organización es una entidad social porque la
conforman personas; está orientada a objetivos porque se halla diseñada para
conseguir resultados: generar utilidades (empresas en general) o proporcionar
satisfacción social (clubes), etc. Está estructurada deliberadamente porque propone
la división del trabajo y asigna su ejecución a los miembros.
2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso
administrativo. En este sentido, la organización significa el acto de organizar,
estructurar e integrar los recursos y los órganos involucrados en la ejecución, y
establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno. (pág. 148)
La organización en si es una herramienta o un instrumento así como las demás elementos
del proceso administrativo ésta tiene el fin de alcanzar objetivos, metas institucionales
para que la empresa pueda ejecutar sus operaciones de forma adecuada y sin ninguna
desviación. La organización comprende un grupo formado por personas, tareas y
administración que interactúan entre sí para llegar a cumplir sus objetivos. Esta permite
que las funciones, actividades, tareas estén delegadas a cada persona dentro de la
institución sin que exista un doble trabajo, es decir, doble desempeño de las actividades.
Para llevar a cabo una organización racional es muy importante tomar en cuenta algunas
herramientas básicas para su correcta ejecución como son:
6
Organigrama
Inducción de manuales
Diagrama de procesos o de flujo
1.1.4 Dirección
La dirección forma parte de la fase dinámica u operativa de la administración, esta es un
elemento importante para el logro efectivo de lo planeado, mediante las decisiones
tomadas por la autoridad del administrador.
Dirigir implica influir en las personas mediante un correcto liderazgo, para aquello es
indispensable saber tratar al personal, mantener excelentes relaciones con cada uno de los
miembros de una empresa, motivarlos para la realización de las tareas esenciales y así
poder lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.
Para mayor conocimiento es importante citar otros autores como son:
En cuanto a la dirección Chiavenato (2006) trata sobre las relaciones interpersonales de
los administradores con el personal en general de la organización y éste menciona:
La dirección, tercera función administrativa, sigue a la planeación y a la organización.
Definida la planeación y establecida la organización, falta poner en marcha las
actividades y ejecutarlas. Éste es el papel de la dirección: poner en acción y dinamizar
la empresa. La dirección está relacionada con la acción, con la puesta en marcha, y
tiene mucho que ver con las personas. Está directamente relacionada con la
disposición de los recursos humanos de la empresa. (pág. 149)
De acuerdo al autor Salvador Mercado (2002):
La dirección es aquel elemento de la administración con el que se logra la realización
efectiva de todo lo planeado, por medio del ejercicio de la autoridad del administrador,
a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o con más frecuencia delegando
dicha autoridad. Se transmite esa autoridad y sus resultados por medio de la
comunicación, se vigila simultáneamente que se cumplan en forma adecuada todas
las órdenes emitidas. (pág. 585)
7
La dirección dentro del proceso administrativo consiste en que una vez planificado y
organizado las actividades de la empresa deben ejecutarse debidamente, es decir, trata de
realizarán dentro de la empresa, relacionándose con los miembros de la misma, tomando
en cuenta el ambiente en el cual se labora, esto se lo debe realizar con el fin de hacer que
las cosas marquen de una correcta manera, sin que exista ningún prejuicio dentro de la
organización, sin la necesidad de que sus ejecución sea muy rigurosa.
1.1.5 Control
Control como función administrativa: forma parte del proceso administrativo, junto con
la planificación, la organización y la dirección.
La palabra control tiene varios significados en administración de acuerdo al autor
Chiavenato (2006):
1. Control como función restrictiva y coercitiva. Utilizado con el fin de cohibir o
limitar ciertos tipos de desvíos indeseables o de comportamientos no aceptados.
En este sentido, el control es necesario y limitante, y muchas veces se interpreta
como coerción, restricción, inhibición y manipulación.
2. Control como función administrativa. Forma parte del proceso administrativo, del
mismo modo que la planeación, la organización y la dirección.
La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planeó,
organizó y dirigió, se ajusten tanto como sea posible a los objetivos establecidos. La
esencia del control reside en comprobar si la actividad controlada consigue o nos los
objetivos o los resultados esperados. El control es, fundamentalmente, un proceso que
guía la actividad ejecutada hacia un fin determinado. (pág. 151)
El Control es de gran importancia permite a la organización conocer si están llevando a
cabo de forma correcta la ejecución de las actividades, así como también si dichas
actividades lo están ejecutando las debidas personas, es decir de acuerdo a los perfiles
que cada uno de ellos manejan.
8
1.2 ORGANIGRAMA
Para el correcto funcionamiento de una empresa sin importar su naturaleza, el campo
operativo en el que se desarrolla o ambos, requieren de la aplicación de una estructura
organizacional, la cual consiste en una división ordenada y sistemática de todas las
unidades que dentro de la empresa se manejan. Es así que su representación gráfica es
conocida como organigrama, un método sencillo y objetivo para poder expresar y
transmitir la composición de una organización.
1.2.1 Concepto
El autor Benjamín Franklin (2009) menciona:
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades
administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales
de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. (pág. 124)
1.2.2 Utilidad
El organigrama es una representación gráfica, útil dentro de una organización, debido a:
Proporciona una imagen formal de la organización.
Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de
jerarquía y coordinación.
Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de consulta. (Franklin, 2009, pág. 124)
1.2.3 Criterios Fundamentales para su preparación
Para la elaboración de un organigrama es de mucha importancia considerar cuales
deberían ser los criterios y enfoques fundamentales o base para su preparación para ello
es importante contar con una base de información la cual debe ser homogénea, que
permita dar unidad y cohesión para este tipo de recursos. Es así que el autor Benjamín
Franklin (2009) detalla los siguientes criterios:
9
Precisión.- En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades
administrativas y sus interrelaciones.
Sencillez.- Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se
recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o
poco clara.
Uniformidad.- Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y
figuras que se utilicen en su diseño.
Presentación.- En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura;
para ello, en su preparación deben considerarse criterios técnicos y de servicio, en
función de su objetivo.
Vigencia.- Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado.
Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se
anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y
actualización. (págs. 124-125)
1.2.4 Clasificación
De acuerdo al autor Benjamín Franklin los organigramas pueden clasificarse de acuerdo
a cuatro grandes criterios: Por su naturaleza, por su ámbito, por su contenido, por su
presentación.
10
Figura N°2.- Clasificación de los Organigramas
Elaborador por: Viviana Ushiña
Fuente; (Franklin, 2009, págs. 125-129)
1.2.5 Diseño de organigramas
Para proceder con el diseño de un organigrama es necesario considerar los siguientes
aspectos:
Forma
De acuerdo al libro “Organización de Empresas” de Enrique Benjamín Franklin para
poder simbolizar cada elemento integrante del organigrama es necesario hacer uso de un
solo tipo de figura, es recomendable representar con un rectángulo cada una de las
unidades en el cual el texto se lo ubicará de forma horizontal.
Dimensión
Clasificación de
los
organigramas
Mixtos
De bloque
Por su
naturaleza
Por su
presentación
Por su ámbito
Específicos
Integrales
Funcionales
De puestos y plazas
Verticales
Horizontales
Por su
contenido
Microadministrativos
Macroadministrativos
Mesoadministrativos
Generales
11
Acerca de la dimensión, es recomendable que cada uno de los rectángulos utilizados para
la representación de las unidades tenga dimensiones semejantes para una mejor
presentación y visualización.
Colocación de las unidades
Para proceder con la ubicación de las unidades en la gráfica se considerará la siguiente
explicación de acuerdo al autor Enrique Benjamín Franklin el cual describe:
Sector privado: Los niveles de uso generalizados en este sector son:
Tabla N°1.- Niveles de uso generalizados- Sector Privado
Órgano de gobierno Asamblea de accionistas
Órgano de gobierno Consejo de administración
Primer nivel Dirección general
Segundo nivel Subdirección general, dirección divisional o
gerencia general
Tercer nivel Dirección o gerencia divisional o dirección de área
Cuarto nivel Departamento
Quinto nivel Oficina
Niveles de desconcentración Órganos desconcentrados
Elaborado por: Viviana Ushiña
Fuente: (Franklin, 2009, pág. 134)
Líneas de conexión
Estas nos permiten conocer las diversas relaciones que se pueden dar entre las unidades
que integran una estructura organizacional, para ello el autor Benjamín Franklin (2009)
brinda criterios específicos para uniformar su presentación.
Relación lineal
12
En ella, la autoridad y la responsabilidad se transmiten mediante una sola línea, lo cual
permite establecer la relación de subordinación entre las diversas unidades que
aparecen en la gráfica de la organización.
Figura N°3.- Relación lineal
Fuente: (Franklin, 2009, pág. 137)
Relación de autoridad funcional
Representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica. La
autoridad funcional puede existir en forma paralela a la autoridad de línea o entre un
órgano especializado y los subordinados de otras unidades de línea.
Relación de coordinación
Tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diferentes unidades de la
organización. Se representa por medio de líneas largas de trazo discontinuo que salen
de la parte inferior del rectángulo de una unidad y se conectan con otra unidad o con
un órgano desconcentrado.
13
Relación de asesoría
Existe entre unidades que brin información técnica o conocimientos especializados a
unidades de línea. Por lo regular, la unidades asesoras o de apoyo cuentan con una
autoridad técnica derivada de su preparación, experiencia, o ambas que les permite
proponer – no ordenar – a las unidades de línea criterios para resolver un asunto.
(Franklin, 2009, págs. 138-140)
Existen dos tipos de relación de esta clase:
Figura N°4.- Relación de Asesoría
Elaborado por: Viviana Ushiña
Fuente: (Franklin, 2009, pág. 139)
La importancia de realizar un organigrama radica en el beneficio que esta proporciona en
una empresa al contar con una correcta estructura organizacional, la cual se encuentra
reflejada en dicho gráfico, permitiendo así la identificación de los suficientes recursos
humanos dentro de la empresa y sus respectivas responsabilidades, las cuales deben ser
claramente definidas, para el logro de las metas establecidas en el plan anual de la
empresa.
Una empresa bien estructurada evita que existan insuficiente recursos humanos, evita el
incumplimiento de las actividades que se llevan a cabo para el desarrollo de la empresa,
evita la mala delegación de funciones.
Lineas continuas de trazo fino
Relación de asesoría
Representación Representación
Colocación perpendicular a la línea
de mando de cual dependen
Líneas de trazo discontinuo
Relación de asesoría interna Relación de asesoría externa
Forman parte de la estructura
organzacional
Desempañan funciones de modo
independiente
Colocación perpendicular a la línea
de mando de la cual se adscriben
Unidades asesoras Unidades asesoras
14
1.3 PROCEDIMIENTOS
1.3.1 Definición
Es una sucesión cronológica de operaciones que indican siempre una secuencia del orden
en que deben ejecutarse y la manera de hacerse.
De acuerdo al autor Martin G. Álvarez Torres (2006):
“Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como
dos o más personas realizan un trabajo”. (pág. 35)
Los procedimientos que se usan dentro de una organización, generalmente son
informales y los podemos observar fácilmente a través de las costumbres y hábitos de
las personas los métodos y procedimientos que son escritos, además de asegurar la
repetibilidad de un trabajo, permiten que el usuario siga tranquilamente por un camino
seguro previamente probado. Además, al usuario continuamente podrá estar
capacitado para irlo mejorando. (Álvarez Torres, 2006, pág. 35)
1.3.2 Importancia
Los procedimientos existen en toda organización, su necesidad radica en un control
riguroso para detallar cada acción, de los trabajos que día a día ejecuta el personal de una
empresa para tener una mayor eficiencia cuando se acoplan a un solo modo.
1.3.3 Descripción de procedimientos
La descripción de procedimientos comprende la narración de un procedimiento.
Toda empresa debe llevar a cabo la descripción de procedimientos y estos se los puede
realizar mediante un manual de procedimientos, también conocido como manual de
operación, en este se trata de describir en forma precisa la manera como el personal debe
realizar su trabajo en cada uno de sus puestos de trabajo, precisando su responsabilidad y
participación, con el fin de que cada actividad sea cumplida de manera correcta y con
eficiencia.
15
1.3.4 Estructura de la descripción de procedimientos
La correspondiente descripción de los procedimientos se encuentra en un documento, este
es conocido como un manual de procedimientos. Este documento contiene la descripción
de las actividades que deben seguirse para la realización de las funciones que le competen
a cada unidad dentro de una empresa. Dicho manual son indispensables al ser una
herramienta gerencial utilizada para comunicar y documentar las actividades.
Este documento debe contener los siguientes elementos los cuales son:
a) Identificación
o Este documento debe incorporar la siguiente información:
o Logotipo de la organización
o Nombre oficial de la organizacional
o Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
o Lugar y fecha de elaboración
o Numero de revisión (en su caso)
o Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización
b) Índice o Contenido
c) Prólogo y/o introducción
d) Objetivos de los procedimientos
o Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
e) Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos
o Esfera de acción que cubren los procedimientos.
f) Responsables
o Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
g) Políticas o normas de operación
o Se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción.
h) Concepto (s)
i) Procedimiento
o Descripción de las operaciones
j) Formulario de impresos
16
k) Diagramas de flujo
l) Glosario de términos
m) Responsables (Metodología para elaborar Manual de procedimiento, s.f.)
1.4 DIAGRAMA DE FLUJO
Los diagramas de flujos son de mucha importancia para la ejecución de los
procedimientos en una empresa, debido a que en este se puede demostrar mediante una
gráfica y de forma más sencilla para su comprensión cómo se está llevando a cabo dicho
proceso el cual podrá ser de uso para su documentación, estudio, planificación, mejorar
y comunicación, recalcando su importa en la implementación como herramienta al
momento de realizar explicaciones sobre debido proceso, muchos pueden llegar a decir
que este tipo de grafica es muy compleja, de difícil ejecución y de uso para ciertos
campos, se da esta percepción debido a su falta de costumbre en su aplicación, a pesar de
todo su aprendizaje es más sencillo y de manera que se va realizando se llega a percibir
su gran importancia.
1.4.1 Definición
De acuerdo al autor Martín Álvarez (2006) los diagramas de flujo son medios gráficos
que sirven principalmente para:
Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona.
Apoyar al desarrollo de métodos y procedimiento.
Dar seguimientos a los productos (bienes o servicios) generados por un proceso.
Identificar a los clientes y proveedores de un proceso.
Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado, identificando las
oportunidades de mejora.
Diseñar nuevos procesos.
Documentar el método estándar de operación de un proceso.
Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados. (pág. 40)
1.4.2 Ventajas de los Diagramas de Flujo
De acuerdo al autor Martín Álvarez (2006) las ventajas de los diagramas de flujo son los
siguientes:
17
Proporcionan una compresión del conjunto.
Cuando los miembros de un equipo conocen perfectamente su parte del proceso, pero
no conoce bien el proceso completo, el diagrama de flujo les suministra la información
que les hace falta logrando así una mejor comprensión. Una figura dice más que mil
palabras.
Facilitan la comunicación.
Los diagramas de flujo hacen que una persona o equipo expliquen (sin tantas palabras
y confusiones) el proceso a otras personas y departamentos.
Descubren las oportunidades para mejorar.
La mayoría de los diagramas de flujo exhiben subproceso o “ciclos”, que son
necesarios para ocuparse de las actividades excepcionales no estándar. Incluso, se
detectan muchas actividades que no le agregan valor a la organización, por lo que al
momento de documentar los procesos debemos cuestionar la realización de este tipo
de actividades.
Hacen más fácil establecer los límites.
Cuando nos ponemos a planificar / replanificar algún proceso, pronto nos damos
cuenta de que tenemos que establecer un límite a nuestra tarea. La razón es que cada
proceso interactúa con algunos de los otros procesos de dentro y fuera de la
organización. Esos otros, intercalan además, con otros procesos. (Alvarez Torres,
2006, págs. 42-43)
1.4.3 Símbolos para la elaboración de un diagrama de flujo
Los principales símbolos para la elaboración de un diagrama de flujo son los siguientes:
18
Tabla N°2.- Símbolos para la elaboración del Diagrama de Flujo
Símbolo Nombre Función
Proceso /
Actividad
El símbolo ACTIVIDAD es un
RECTANGULO que designa una actividad.
Dentro de cada rectángulo se incluye una
breve descripción de cada actividad.
Decisión
El símbolo DECISIÓN es un ROMBO.
Señala un punto en el proceso en el que hay
que tomar una decisión, a partir de él, se
ramifica en dos o más vías el camino que se
puede seguir. La vía tomada depende la
respuesta a la pregunta (decisión) que
aparece dentro del rombo. Cada vía se
identifica según la respuesta a la pregunta
(SI-NO, CIERTO-FALSO, etc.).
Inicio / Final
El símbolo TERMINAL es un OVALO que
identifica sin ninguna ambigüedad, el
principio y el final de un proceso, según la
palabra dentro del símbolo terminal.
Comienzo, inicio o principio son palabras
que se utilizan para designar el punto de
partida del flujo de un proceso; FIN ó FINAL
son palabras que se utilizan para designar el
final del flujo del proceso.
Línea de Flujo
La LINEA DE FLUJO representa una vía del
proceso, que conecta elementos del proceso:
actividades, decisiones, documentos, etc. La
punta de la flecha sobre la línea de flujo
indica la dirección del flujo del proceso. Se
19
permite usar únicamente flechas horizontales
y verticales, no inclinadas.
Conector
El CONECTOR es un CÍRCULO que se
utiliza para indicar continuidad del Diagrama
de Flujo. Se utiliza cuando el Diagrama de
Flujo abarca dos o más hojas y se desea hacer
referencia a alguna actividad anterior o
posterior a la que se está describiendo, o
cuando físicamente una actividad está
relativamente lejos de ella y no se desea
utilizar una flecha.
El símbolo DOCUMENTO representa un
documento generado por el proceso, y es
donde se almacena información relativa a él.
Multidocumento Representa multidocumento en el proceso.
Entrada/Salida
Representa el material o la información que
entra o sale del sistema, como una orden del
cliente (entrada) o un producto (salida).
Proceso
Predefinido
Indica una secuencia de acciones que
realizan una terea específica incrustada
dentro de un proceso más grande. Esta
secuencia de acciones podría describirse con
más detalle en un diagrama de flujo separado
Conector fuera
de página
Indica que el proceso continúa fuera de la
página
Fuente: (Alvarez Torres, 2006, pág. 40)
20
La mayoría de los diagramas de flujo deben ser construidos utilizando solo los
símbolos de Inicio / Fin y Acción o Proceso y deben seguir un uso básico. Usar los
símbolos primarios del diagrama de flujo es la mejor manera de asegurarse de que su
diagrama sea fácil de comprender. (Símbolos de diagrama de flujo, 2018)
1.4.4 Cómo elaborar un diagrama de flujo
El autor Martín G. Álvarez (2006) recomienda al momento de elaborar un diagrama de
flujo tomar en cuenta que un diagrama es más útil en la medida que sea más compacto y
que este la vez tenga un máximo de veinte pasos.
Los pasos que se recomienda seguir para la elaboración de un procedimiento son:
1. Enliste las personas o departamentos que participan en el procedimiento,
dividiendo una hoja blanca en tantas columnas como personas o departamentos
participen en el procedimiento.
2. Utilice los símbolos arriba mostrados y defina la secuencia lógica, detallada y
completa de los pasos que siguen las personas o departamentos involucrados en
el procedimiento.
3. Asegúrese que todas las líneas y conectores estén debidamente unidos. Sobre
todo, los rombos de decisión deben indicar el camino que siguen los SI’s y los
NO’s.
4. Verifique que todos los textos dentro de cada símbolo, empiecen con un verbo de
acción (comprar, firmar, revisar, aceptar, aprobar, devolver, sellar, etiquetar, etc.).
5. Revise que el Diagrama esté completo. Que todo lo que se hace en la realidad,
corresponda a lo allí plasmado. Sométalo a consideración de otras personas.
6. Pruebe la validez del diagrama, verificando que no se mezcle lo que es, con lo que
debería ser.
7. Una vez aprobado el diagrama, inicie con el desarrollo del procedimiento
correspondiente.
8. Identifique en el diagrama de flujo cada actividad con el número que le
corresponde dentro del procedimiento correspondiente. (pág. 43)
21
1.5 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1.5.1 Definición
“Es la aplicación secuenciada de tareas con sus respectivas relaciones y que es especifica
en su ejecución, la cual debe contar con un nivel de detalle que permita analizar sus
posible mejoras” (Juyar , 2011)
1.5.2 Características
De acuerdo al autor Juyar las características son las siguientes:
Está definido en pasos secuenciales a los cuales se les denomina tarea o actividad.
La secuencia de las tareas está regulada y alineada a la estructura de la
organización.
Su característica principal es el nivel de detalle que entrega de las acciones que
se llevan a cabo. (Juyar , 2011)
1.6 PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
1.6.1 Definición
De acuerdo a la definición de Catadora (2012) este define a los procedimientos de acuerdo
a lo citado:
“Se definen los procedimientos financieros, como todos aquellos procesos, secuencia de
pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad” (pág. 71)
Es decir un procedimiento financiero consiste en una metodología utilizado para dar
uniformidad a la información que se maneja. La respectiva aplicación de los
procedimientos financieros se los realiza por medio del diseño de flujogramas que
permitan registrar cada uno de los movimientos contables de la empresa.
Dentro del tema se hará hincapié en el proceso contable, desde su documentación hasta
la presentación de estados financieros, los cuales deben estar dentro del marco de leyes,
normas y principios.
22
1.6.2 El ciclo contable
El proceso contable se resume de la siguiente manera:
Emisión de un documento fuente.
Codificación del documento fuente en el libro diario conforme al criterio del
contador enmarcado dentro del plan de cuentas.
Mayorización o clasificación de los registros de acuerdo a su tipo de cuenta.
Revisión y ajustes de saldos en el Balance de comprobación.
Generación de los estados financieros.
Dicha información cumple el proceso contable básico que se lo puede graficar así:
Figura N°5.- Proceso contable básico
Fuente: (Guamán, s.f.)
23
1.7 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
1.7.1 Definición
“La descripción de puestos es el documento que describe a detalle los objetivos, las
responsabilidades, las actividades y relaciones que realiza cada puesto autorizado dentro
de la organización”. (Grupo Albe, s.f.)
De acuerdo al autor Julio Zelaya Lucke (2006):
“Se llama descripción de puestos al registro escrito de las tareas, las responsabilidades,
las condiciones de trabajo y los requerimientos exigidos para los candidatos a ocupar
dichos puestos”. (pág. 149)
1.7.2 Estructura
La estructura básica que una manual de funciones o de puestos es el siguiente de acuerdo
a los autores Lady León S. – Birmania Jiménez V. (2015):
a. Logotipo de la organización
b. Nombre oficial de la organización
c. Fecha de elaboración
d. Numero de revisión
Revisado y aprobado por:
e. Datos de identificación
Título: Manual de funciones laborales del….
Número de trabajadores:
f. Objetivo
Definir las funciones y responsabilidades para cada puesto de trabajo para el logro
de la operación efectiva de la Empresa XY.
g. Alcance
El diseño de puestos hace una descripción de los puestos de trabajo con las
exigencias del perfil del cargo, para indicar hasta donde concluyen las funciones
de los mismos.
h. Funciones
i. Perfil del cargo
24
j. Habilidades (pág. 66)
1.8 INDICADORES DE GESTIÓN
1.8.1 Definición
Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño
de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede
estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o
preventivas según el caso. (Los Indicadores de Gestión, s.f.)
1.8.2 Beneficios derivados de los indicadores de gestión
Entre los diversos beneficios que puede proporcionar a una organización la
implementación de un sistema de indicadores de gestión, se tienen:
Satisfacción del cliente.- La identificación de las prioridades para una empresa marca
la pauta del rendimiento. En la medida en que la satisfacción del cliente sea una
prioridad para la empresa, así lo comunicara a su personal y enlazara las estrategias
con los indicadores de gestión, de manera que el personal se dirija en dicho sentido y
sean logrados los resultados deseados.
Monitoreo del proceso.- El mejoramiento continuo solo es posible si se hace un
seguimiento exhaustivo a cada eslabón de la cadena que conforma el proceso. Las
mediciones son las herramientas básicas no solo para detectar las oportunidades de
mejora, sino además para implementar las acciones.
Gerencia del cambio.- Un adecuado sistema de medición les permite a las personas
conocer su aporte en las metas organizacionales y cuáles son los resultados que
soportan la afirmación de que lo está realizando bien. (Los Indicadores de Gestión,
s.f.)
1.8.3 Características de los indicadores de gestión
Simplicidad.- Puede definirse como la capacidad para definir el evento que se
pretende medir, de manera poco costosa en tiempo y recurso.
25
Participación de los usuarios.- Es la habilidad para estar involucrados desde el
diseño, y debe proporcionárseles los recursos y formación necesarios para su
ejecución.
Utilidad.- Es la posibilidad del indicador para estar siempre orientado a buscar las
causas que han llevado a que alcance un valor particular y mejorarlas.
Oportunidad.- Entendida como la capacidad para que los datos sean recolectados a
tiempo. Igual requiere que la información sea analizada oportunamente para poder
actuar. (Los Indicadores de Gestión, s.f.)
1.9 MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
1.9.1 Estudios
Estudio exploratorio.- Se realizó mediante la recolección de datos iniciales por medio
de entrevistas directas, encuestas, visitas de campo y observación en el desarrollo de los
procedimientos administrativos y financieros, para la identificación de la situación real
en la ejecución de las actividades que se desarrollan.
Este estudio se realizará al inicio de la investigación, antes del planteamiento del
problema, de manera que permita obtener datos en los cuales se puedan sustentar la
situación actual de la empresa.
Estudio descriptivo.- Se empleara para identificar las características específicas que con
lleva cada procedimientos y actividades llevados a cabo en el área administrativa y
financiera, con el fin de identificar particularidades de cada una de las áreas. Este estudio
se lo realizará al inicio de la investigación, antes de la elaboración de los objetivos
específicos.
1.9.2 Métodos
Método Deductivo: Este método consiste de lo general a lo específico, es decir se
analizará la documentación que nos proporcione la empresa “PROTEINSA”, con el fin
de identificar los principales procedimientos que necesita el área administrativa y
financiera.
26
Método Inductivo: Este método consiste de lo específico a lo general. Este se lo realizara
analizando información la cual será proporcionada por la empresa, facilitando identificar
rasgos y características que podrían originar problemas en el área administrativa y
financiera, con el fin de proponer los procedimientos adecuados para el correcto
funcionamiento de la empresa.
Método Analítico: Con el uso de este método se podrá realizar el análisis de los
procedimientos del área administrativa y financiera de la empresa “PROTEINSA”.
Detectando los puntos críticos para realizar una mejorar.
1.9.3 Técnicas y procedimientos para recolectar información
Se procederá a la recolección de la información mediante:
Observación: Esta técnica se empleará para la identificación de los procedimientos es
decir cómo se está realizando actualmente en la empresa los procesos relacionados con el
área administrativa y financiera.
Entrevista: Esta técnica se llevará acabo con el objetivo de obtener información primaria
aplicada a el personal administrativo y financiero para conocimiento de la forma en cómo
se realizan las diferentes actividades correspondiente a dicha área.
Encuestas: Se aplicará encuestas al personal correspondiente al área administrativa y
financiera de la empresa, con el fin de conocer el punto de vista en la ejecución de los
procedimientos que se realizan dentro de esta.
27
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
En este capítulo se estructurará un diagnóstico de la situación actual de la empresa
Proteinsa, al identificar su estructura y cultura organizacional, al conocer si cumple con
ciertos lineamientos, base fundamental para la correcta ejecución y control de las
actividades en cada área de la empresa, cuyo objetivo recae en ser el apoyo fundamental
para el desarrollo del presente proyecto.
En este capítulo como se mencionó se realizará el análisis situacional de la empresa
“PROTEINSA” mediante la herramienta FODA, que nos permitirá conocer los aspectos
positivos y negativos de la empresa, para lo cual será de mucha importancia el
planteamiento de estrategias FODA, las cuales deberán ser evaluadas y posteriormente
aplicadas en el desarrollo de las actividades de la empresa.
Así mismo, se realizara el uso de instrumentos para la recolección de información, la
misma que será utilizadas para realizar el FODA, dicho instrumentos que se utilizara
serán los siguientes: ficha de observación, entrevista dirigida a los jefes de cada
departamento, aquella información obtenida será de uso fundamental para proceder la
ejecución del Capítulo III, el cual consiste en la presentación de la propuesta para el
presente proyecto.
28
2.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA PROTEINSA
Introducción
Proteinsa es una empresa familiar la cual conforme al tiempo transcurrido ha ido
mejorando en sus procesos de manufactura con la implementación de maquinaria
adecuada para la ejecución de los productos.
La empresa se creó de forma intuitiva basándose en el aprendizaje empírico, donde el
modelo de administración se basa en el criterio de propietario del negocio, con la falta del
establecimiento de objetivos medibles, específicos, y realizables en un periodo de tiempo
determinado.
El haber mejorado continuamente sus procesos ya sean estos operativos, administrativos
y financieros, pudo mejorar su actividad económica y tributaria, siendo este un punto a
su favor para poder acceder a contactos para poder realizar negocios empresariales y
mejores contratos permitiendo que la empresa tenga nuevas oportunidades de
comercialización y sobre todo de crecimiento.
En la actualidad sus principales clientes son:
Corporación La Favorita
Corporación El Rosado
El Coral ( Gerardo Ortiz & Hijos)
Camari
En cuanto a los proveedores los principales se encuentran ubicados a nivel nacional e
internacional.
El proceso de operativo en Proteinsa es el corazón del negocio, ya que este elabora los
productos que se comercializa, los cuales cumplen con las certificaciones debidas para
brindar un producto de calidad y de esta forma ser competitivo en el mercado.
La empresa actualmente se encuentra ubicada en las calles N5Q Caspicara OE12-168 y
Panamericana Norte, su sitio web www.greenproducts.com y su teléfono es 2428-482.
29
PROTEINSA, es una empresa que surgió de una necesidad de progreso y mejoramiento
de la calidad de vida del fundador Marco Molina. PROTEINSA mantiene una línea de
productos de la marca Green Products. Para el año 2004 su fundador viajó a la India y a
EE.UU. en donde amplió sus conocimientos. Tres años más tarde solicitó la ayuda de un
familiar quien era Ingeniero en Alimentos, para que éste viaje a China e importe
maquinaria para embutidos. Esto requirió de una inversión inicial de 60.000,00 dólares,
se suman $130.000.00 que destinaron para construir la planta de producción (norte de
Quito).
Entre las pruebas para definir su línea de productos, la obtención de permisos de
funcionamiento y registros sanitarios, PROTEINSA arranco oficialmente sus actividades
de producción en junio del 2011.
2.1.1 Estructura Organizacional de PROTEINSA
La situación organizacional y las relaciones de autoridad con que se maneja la empresa
objeto de estudio, se caracterizan por presentar una estructura formal, integrada por un
total de 17 trabajadores.
Figura N°6.- Estructura Organizacional 2018
DIRECCIÓN
GENERAL
ASESORÍA
EXTERNA
DEPARTAMENTO
DE DESARROLLO
E INNOVACIÓN
DEPARTAMENTO
DE PRODUCCIÓN
DEPARTAMENTO
DE
ASEGURAMIENTO
DE CALIDDAD
DEPARTAMENTO
DE VENTAS
COMPRAS CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO
DE FINANZAS
LOGISTICA VENTAS OPERACIÓN SUPERVISIÓN
Fuente: Gerente Empresa
En la figura presente se aprecia que la empresa para poder cubrir su demanda cuenta
actualmente con un total de 17 personas tanto a nivel directivo operativo y administrativo.
30
Los cuales cumplen sus actividades de acuerdo a su estructura organizacional. A
continuación se detallan sus principales funciones:
Gerencia General
Es el área que se encarga de la dirección de la empresa, cuya función principal es ser el
representante legal de la misma. Planeación de las actividades que se desarrollan dentro
de la empresa y de los recursos de la misma.
Departamento de Ventas
Es el área encargada de planear, ejecutar y controlar las actividades como: pronósticos de
venta, establecimiento de precios, promoción de venta, control y análisis de las ventas,
investigación de mercados, publicidad, servicio al cliente, etc.
Departamento de Desarrollo e Innovación
Dicha área se encarga del desarrollo de nuevos productos, identificando oportunidades de
productos innovadores, competitivos en el mercado de acuerdo a la necesidad del
consumidor.
Departamento de Producción
Encargado de planificar, organizar, dirigir y controlar el proceso de producción el cual
consiste en la transformación de la materia prima en productos finales.
Departamento de Aseguramiento de Calidad
Encargado de la elaboración de planes de acción y prevención en cuanto a la calidad de
los productos, siendo este apoyo para el departamento de producción.
Departamento de Finanzas
Ésta área se encarga del registro de operaciones contables y datos financieros,
planificación, control, análisis y evaluación de la información registrada y la búsqueda de
fuentes de financiamiento y selección del más conveniente.
La empresa para cubrir todas sus actividades y operaciones mantiene en su nómina el
siguiente personal:
1 Gerente General
31
1 Jefe de Ventas
o 1 Asistente de Ventas
o 2 Transportistas
o 3 Vendedoras
1 Jefe de Producción el mismo que se encarga del departamento de Aseguramiento
de Calidad
o 6 Operarios de Producción
1 Jefe de Finanzas el mismo que se encarga del departamento de Desarrollo e
Innovación.
o 1 Contador
2.1.2 Principales productos de la empresa
Los productos que ofrece PROTEINSA son apetecidos por las personas que prestan
mucha atención a su salud, aquellas personas que por algunas enfermedades han optado
por una nueva variedad de embutidos a base de proteínas.
PROTEINSA dispone de 16 tipos de productos a base de proteína vegetal como son los
siguientes:
Tabla N°3.- Lista de productos
DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS
Chicharrón Hamburguesa de Garbanzo
Hamburguesa de Espinaca Mortadela
Hamburguesa de Fréjol Jamón
Medallón de Quinua Salchicha de chía
Hamburguesa de Lenteja Queso fresco vegano clásico
Queso fresco vegano finas hiervas Queso fresco vegano picante
Salchicha de Quinua Chorizo
Fritada Milanesa
Elaborado por: Viviana Ushiña
Fuente: Departamento de Ventas
32
2.1.3 Elementos del Direccionamiento Estratégico
De acuerdo a la página web de PROTEINSA la empresa tiene la siguiente filosofía
corporativa:
Misión
Somos una empresa que mejora tu estilo de vida brindándote alternativas de
alimentación, a base de proteínas de origen vegetal, saludablemente deliciosas y fáciles
de preparar.
Visión
Ser la empresa líder a nivel nacional en un lapso de 5 años; con productos saludables,
naturales y nutritivos para el bienestar integral, mejorando continuamente la calidad
del producto y servicio.
Valores
Respeto
A los animales
Al medio ambiente
Al sistema de creencias de los
demás
Apoyo
Con recetas
Con productos fáciles de preparar
Confianza
Nuestra producción (calidad,
trazabilidad)
Experticia
Alimentos de calidad
Selección de materia prima
(trazabilidad)
Alegría
Clientes
Proveedores
Colaboradores
33
2.2 ENTORNO DE LA INVESTIGACIÓN
2.2.1 Análisis de la situación problemática
Se ha visto necesario la incorporación de metodologías y herramientas que permitan
identificar las principales causas y efectos que disminuyen la eficiencia y eficacia de la
ejecución de las actividades que sean partícipes tanto en el proceso administrativo como
financiero.
De esta información se podrá diagnosticar en forma efectiva los problemas y poder
realizar mejoras en los procesos, alineados a la visión empresarial.
Los procesos administrativos y financieros ha venido manifestando algunos problemas
en su gestión, los cuales se han identificado por el personal de la empresa, estos han
disminuido la eficiencia y eficacia en la ejecución de las actividades.
A continuación se manifiesta dichos problemas haciendo referencia el método de Van
Dalen el cual nos proporciona información detallada de cómo obtener información para
poder plantear la verdadera problemática de apoyo para la ejecución del presente
proyecto:
De acuerdo al autor Van Dalen (1981) se tiene los siguientes pasos:
Reunir hechos que pudieran relacionarse con el problema.
Decidir mediante la observación si los hechos hallados son importantes.
Identificar las posibles relaciones existentes entre los hechos que pudieran causar
la dificultad.
Proponer diversas explicaciones de la causa de la dificultad.
Cerciorarse mediante la observación y el análisis, si ellas son importantes para el
problema.
Encontrar, entre las explicaciones, aquellas relaciones que permitan adquirir una
visión más profunda de la solución del problema.
Hallar relaciones entre hechos y las explicaciones.
Examinar los supuestos en que se apoyan los elementos identificados. (pág. 36)
34
A continuación, se presente la tabla en el cual se identifican los hechos presentes que
generan la problemática en los procesos, con su debida explicación ante estas causas, para
de esta manera obtener la información respectiva en cuanto a los elementos que generan
la situación problemática de los procesos.
Tabla N°4.- Análisis esquemático del problema
Situación Problemática
Lista preliminar de elementos
HECHOS EXPLICACIONES
Falta de organización en el
desarrollo de las actividades,
para fomentar el trabajo en
equipo.
Las actividades no se encuentran debidamente
definidas las mismas son asignadas de forma verbal y
no por escrito o a través de un manual de funciones
evitando la duplicidad en la ejecución de dichas
actividades.
Falta de coordinación y
evaluación del desempeño de
las actividades del personal en
el área administrativa y
financiera dentro de la
empresa.
Debido a la falta de organización en cuanto a las
actividades que se deben cumplir en el área
administrativa y financiera, no existe la debida
coordinación y evaluación del desempeño de las
mismas ejecutadas por el personal de dichas áreas
provocando que no exista un sustento en el cual se
pueda implementar mejoras para optimizar recursos.
Falta de aplicación de indicadores que permitan
evaluar el desempeño en cuanto a cada actividad.
El personal desconoce de
normas, directrices aplicables
para cada área ya sea esta
administrativa o financiera
No existe la debida aplicación de políticas ya sean
estas administrativas o financieras las cuales permitan
al personal tener en cuenta las reglas y directrices al
cual deben regirse en cuanto al comportamiento en el
desarrollo de sus actividades.
1 El sistema no es una fuente
de información confiable
en algunos casos.
La información proporcionada por el sistema en
algunos casos es errónea debido a la falta de
parámetros para la debida integración de los módulos
que se relacionan para la obtención de información
provocando la toma de decisiones incorrecta.
2 No existe la documentación
respectiva en cuanto a
manuales de funciones,
manuales de
procedimientos.
Las funciones que le competen a cada empleado son
descritas en una hoja y archivadas en la carpeta de
cada empleado, en cuanto a los manuales de
procedimientos no se tiene ningún documento en
donde se encuentren descrito las actividades que se
35
realizan en el área administrativa y financiera con su
debido procedimiento y gráfica.
3 Falta de capacitaciones en
el área administrativa y
financiera.
En la organización se realiza más capacitaciones
debido a la obtención de ciertas certificaciones para
mantener productos de calidad, descuidando la parte
administrativa y financiera en cuanto a la
actualización de nuevas reformas, leyes que se
implemente.
4 Falta de personal para el
correcto desempeño de las
actividades.
En la empresa existe la falta del personal para cumplir
con las áreas que esta debe disponer para poder
desarrollar correctamente las actividades como por
ejemplo no existe un bodeguero, no existe un jefe
administrativo, no existe un jefe de recursos humanos,
5 Falta de delimitación de los
campos de actuación de
cada empleado, impidiendo
que los mismos
interaccionen con un mayor
conocimiento de su rol
dentro de la empresa.
La falta de un manual de funciones y el
desconocimiento de cada empleado según el área que
le compete ha provocado que el empleado no pueda
interaccionar de manera eficiente en su rol dentro de
la empresa y no se limite a la ejecución de ciertas
actividades que pueden ser realizadas sin ninguna
objeción por el propio empleado.
Fuente: PROTEINSA
Del relato de la situación actual, se procedió a identificar aquellos factores negativos que
afectan a los procesos administrativos y financieros, los cuales se agrupan en los
siguientes factores:
- Organización
- Evaluación
- Información
- Documentación
- Personal
Tabla N°5.- Elementos de probable pertinencia agrupados por factores
36
ELEMENTOS DE PERTINENCIA
FACTOR ELEMENTOS
PLANIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN
Falta de comunicación interna y la correcta delegación de
funciones que le competen a cada empleado.
No se realizan reunión de coordinación tanto el área
administrativa y financiera para proceder a mejoras en el
caso que se considere necesario.
Falta de aplicación de políticas tanto del área administrativa
y financiera.
Falta del planteamiento de objetivo para dichas áreas.
Falta de estandarización de procedimientos.
Existencia de actividades multitareas al no contar con el
personal suficiente.
Carencia de un plan estratégico
EVALUACIÓN
No existe la aplicación de indicadores que permitan tener un
control en cuanto a las actividades de los procesos
administrativos y financieros.
INFORMACIÓN
Falta de parametrización en el sistema informático de la
empresa.
Información errónea en ciertos casos
DOCUMENTACIÓN
Carencia de Manuales de funciones
Carencia de Manuales de procedimientos y sus debidas
gráficas
PERSONAL
Falta de capacitación al personal administrativo y
financiero.
Carencia de personal para cumplir ciertas funciones.
Fuente: PROTEINSA
37
2.2.2 Planteamiento del problema
Una vez analizado la situación actual de los procesos administrativo y financiero de
PROTEINSA, se puede determinar:
La empresa PROTEINSA, ubicada en la Ciudad de Quito, dedicada a la elaboración de
productos a base de origen vegetal ha ido mejorando continuamente sus procedimientos
para ofrecer productos de calidad; es así que su función principal se orienta al control del
área de producción, pero su situación también radica en la búsqueda de mejores medidas
para ser más competitiva en cuanto a las demás áreas que forman parte de la misma,
enfocándose al área administrativa y financiera en la cual se ha llegado a determinar
deficiencia en sus actividades en cuanto a la planificación y organización, información,
documentación, evaluación y personal de acuerdo a la información recabada mediante el
análisis esquemático del problema y la determinación de factores y elementos,
provocando las siguientes consecuencias:
Retraso en el cumplimiento de las actividades que ha cada empleado le compete
provocando la baja colaboración del miembro al trabajar en equipo.
Incumplimiento de normas en el trabajo provocando que los integrantes no apliquen
los modos de trabajo y estándares de actuación en cada una de las situaciones que se
presentan día a día e incitando a que los mismos puedan provocar alguna falta grave
en el desarrollo de sus actividades.
Retraso en la inducción en caso de personal nuevo, debido a que no existe un
documento en el cual se compile los diferentes procedimientos necesarios para
realizar la actividad que le haya sido asignada, provocando que no exista una correcta
comunicación a los actores involucrados al impedir realizar sus tareas en forma
adecuada, ordenada y sistemática, baja integración al no contar con un manual de
funciones el cual le permita tener un mayor conocimiento de su rol dentro la empresa,
lo que se considera necesario para que el proceso de comunicación, integración y
desarrollo.
Falta de un medio de evaluación para la aplicación de correcciones, mejoras continuas
para la optimización de recursos.
38
La información errónea ocasiona no contar con la información exacta para poder
deliberar sobre su realización y a su vez disponer de información sobre los
movimientos de sus activos, obligaciones, flujos financieros, costos y gastos
operativos, entre otros requerimientos informativos, los cuales son requeridos por la
gestión empresarial para poder recurrir al proceso de optimización y uso de recursos.
La carencia de capacitaciones tanto al área administrativa como financiera provoca la
falta de nuevos conocimientos teóricos y prácticos que requiere el personal para
incrementar su desempeño dentro de la empresa o tener un mejor eficaz rendimiento
laboral. Debido a la carencia de aquello el personal no puede contribuir a su desarrollo
tanto personal como profesional.
La falta de personal provoca que otras personas tengan que ofrecer asistencia en otras
áreas, por lo cual existe más carga de trabajo adicional el cual podría resultar en
trabajar más horas y conducir al agotamiento del personal provocando condiciones de
estrés, al encargarse de múltiples puesto de trabajo para compensar la falta de personal
provocando así disminuir la productividad y el correcto desempeño del trabajo.
2.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
2.3.1 Objetivo general de la investigación
Presentar el Diseño de Procedimientos Administrativos – Financieros para la Empresa
“PROTEINSA” ubicada en la ciudad de Quito, que permita mejorar su gestión de forma
eficiente.
2.3.2 Objetivos específicos de la investigación
Establecer el Marco Teórico base conceptual para la investigación a realizar, tomando
en cuenta fundamentos y conceptos que enriquecerán el aporte de la presente
investigación, el cual permitirá tomar las teorías planteadas sobre el tema de
investigación con el fin de cimentar el conocimiento.
Recabar información para determinar la situación actual de la empresa y los
parámetros para la formulación de los procedimientos administrativos y financieros.
Diseñar los procedimientos administrativos-financieros para la Empresa
PROTEINSA con sus respectivos lineamientos para la ejecución del trabajo de
39
estudio y aportar la empresa para que estos procedimientos sean de ayuda para crear
valor agregado y mejorar la competitividad.
2.4 ANÁLISIS INTERNO
2.4.1 Aplicación de la Entrevista al área administrativa y financiera
Este instrumento de investigación será aplicado a los jefes de los departamentos
relacionados con el área administrativa y cuyo objetivo es conocer como es el desarrollo
de las actividades que ejecutan, así como de las falencias que puedan existir dentro de las
mismas.
Para la ejecución del siguiente instrumento se consideró cual es el problema a discutir el
cual es: La situación actual del área administrativa y financiera.
Se informó a la Gerencia General sobre la ejecución de dicha entrevista mediante la
aplicación de un cuestionario y cuál es su propósito, para lo cual se solicitó la respectiva
autorización, para proceder con el desarrollo de dicho instrumento y así obtener más
información sobre la situación planteada en el problema de esta investigación.
Con la debida autorización se procedió a convocar, verbalmente a ciertos miembros del
área administrativa y financiera los cuales son:
- Gerente General
- Jefe de Finanzas
- En cuanto al área de recursos humanos esta no se encuentra planteada en el
organigrama estructural pero de fuentes internas se conoció que el jefe de finanzas
es el encargado de dicha área.
La programación fue:
Fecha: Lunes 09 de septiembre de 2018
Hora: 15:30 a 17:00
Lugar: Planta Proteinsa - Oficinas Administrativas - sala de reunión
Objetivo: Diagnosticar la situación actual del área administrativa y financiera de la
empresa Proteinsa.
40
Esta encuesta se la aplico en primer lugar a la Gerente General y posteriormente a la Jefa
de Finanzas, la misma que se encargó de realizar la encuesta en cuanto al área de recursos
humanos por ser también la encargada de dicha área.
A continuación se detalla la respuesta obtenida de dicho cuestionario y con lo cual se
procedió a realizar una narrativa de la situación actual del área administrativa y financiera.
ENTREVISTA
FORMATO DE CUESTIONARIO UTILIZADO PARA EL LEVANTAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN
PROTEINSA
CUESTIONARIO
Fecha:
10/09/2018
NOMBRE DEL
ENCUESTADO (A):
Paola Molina CARGO: Gerente General
REALIZADO POR: Viviana Ushiña DEPARTAMENTO: Administrativo
OBJETIVO: Conocer el desarrollo de las actividades de dicha área.
PREGUNTA N° 1 ¿Proteinsa cuenta con misión, visión y objetivos debidamente
establecidos?
Proteinsa cuenta con misión, visión y objetivos, los cuales siempre son modificados a
su debido tiempo.
PREGUNTA N° 2 ¿Proteinsa tiene establecido políticas administrativas y
financieras para el desarrollo de las actividades?
Si, las mismas se encuentran por escrito y poco a poco están dando a conocer dichas
políticas a las cuales deberán regirse el personal.
PREGUNTA N°3 ¿Proteinsa tiene establecido las funciones de cada uno de los
departamentos?
Si, las mismas se encuentran por escrito en cada carpeta del personal, pero estas están
recientemente siendo implementadas e impartidas para conocimiento de las
responsabilidad que le competen a cada miembro.
41
PREGUNTA N° 4 ¿Proteinsa realiza la planificación correspondiente de las
actividades en cada una de las áreas y esta se encuentra en un documento para
conocimiento del personal?
Sí, la planificación de actividades se lo lleva a cabo más en el área de operaciones,
dicha planificación no se está poniendo en práctica en las áreas administrativa y
financiera.
PREGUNTA N°5 ¿Proteinsa desarrolla una administración estratégica para el
cumplimiento de su misión?
No, Proteinsa está en progreso en cuanto al desarrollo de una administración estratégica
las mismas está siendo aplicada poco a poco para poder crear un proceso de evaluación
sistemática en la cual se pueda definir objetivos a largo plazo, identificar metas y
objetivos cuantitativos, desarrollar estratégicas para alcanzar dicho objetivos y
localizar recursos para llevar a cabo dichas estrategias.
PREGUNTA N°6 ¿Las áreas que conforman Proteinsa trabajan en conjunto para
proporcionar un producto de calidad?
Si, las áreas a pesar de la falta de implementación de una mejor cultura organizacional,
estas trabajan en conjunto para poder ofrecer al cliente un producto de calidad.
PREGUNTA N°7 ¿Existe un adecuado clima laboral en Proteinsa?
Si, Proteinsa mantiene un adecuado clima laboral, en el caso de alguno inconveniente
con el personal este es resuelto de forma inmediata, sin recaer en malos juicios o en
discrepancias con el personal.
PREGUNTA N°8 ¿Los objetivos de Proteinsa se han establecido a corto, mediano
y largo plazo?
Existe objetivos de Proteinsa, pero los mismos no están correctamente identificado en
cuanto a cuales son a corto, mediano y largo plazo. Sin duda falta mejorar en esta parte.
PREGUNTA N°9 ¿Proteinsa cuenta con un organigrama bien estructurado y este
es adecuado para el tamaño y las actividades de sus operaciones?
Si, Proteinsa, tiene un organigrama el cual está diseñado de acuerdo al tamaño y
actividades que se desarrollan en la misma.
PREGUNTA N°10 ¿Proteinsa cuenta con procedimientos administrativos y
financieros?
42
Si, Proteinsa lleva a cabo procedimientos administrativos y financieros pero estos no
se encuentran documentados, para uso de la misma en cuanto al requerimiento para
inducción en caso de nuevo personal.
PREGUNTA N°11 ¿Cada una de las áreas cuenta con el espacio necesario para el
desarrollo de las actividades?
Si, el espacio que dispone que cada área de la empresa es el correcto con lo cual lleva
un adecuado desarrollo de las actividades sin percance alguno.
PREGUNTA N°12 ¿Existen actividades de control que respalden el desarrollo de
las actividades?
Sí, el jefe del área de producción es quien mantiene actividades de control para
garantizar que se lleven a cabo dichas instrucciones por el jefe y disminuir cualquier
riesgo.
PREGUNTA N°13 ¿Se realiza la verificación del cumplimiento de las actividades
asignadas?
Si, el jefe de cada área es el encargo de verificar en cuanto a las actividades asignadas,
aun así el personal está siendo su propio verificador en cuanto a actividades que llevan
a cabo pero no existe una seguridad de que se las esté cumpliendo como es debido.
PREGUNTA N°14 ¿Las actividades son establecidas de acuerdo al requerimiento
de cada departamento?
Sí, estas son establecidas de acuerdo al requerimiento de cada departamento.
PREGUNTA N°15 ¿Se motiva a los trabajadores por logros alcanzados en
Proteinsa?
Sí, la motivación al personal no se lo ha realizado como es debido, pero se está
implementado mejorar este aspecto tan importante para mantener al trabajador
entregado completamente a sus funciones, permitiendo que este pueda crear un
ambiente laboral estable.
PREGUNTA N°16 ¿Los jefes de cada departamento emiten informes de las
actividades desarrolladas en Proteinsa?
Si, mediante las reuniones de comité se está mejorando el cumplimiento de algunas
actividades y su respectivo informe.
PREGUNTA N°17 ¿Se realiza un control permanente a los procesos de Proteinsa?
43
Los procesos que realiza Proteinsa son verificados en cuanto al área de operaciones,
pero el correspondiente al área administrativa y financiera no existe control alguno.
PREGUNTA N°18 ¿Se realiza capacitaciones al personal?
Si, las mimas son realizadas al personal de operaciones debido a su importancia en
cuanto a la obtención de certificado de BPMs.
PREGUNTA N°19 ¿Qué oportunidades usted considera que tiene al ser una
empresa dedicada a la elaboración de productos vegetarianos?
Al ser una empresa dedicada a la elaboración de productos vegetarianos tenemos
algunas oportunidades como son:
Mejora continuas en cuanto a tecnología para optimización de recursos
Compromiso con el medio ambiente
Cumple con la normativa vigente establecida por los respectivos organismos de
control.
Los proveedores ofrecen materia prima de calidad para poder entregar un
producto de calidad.
Se trabaja con clientes que son de gran influencia a nivel nacional.
Certificaciones para que califican como productos de excelente calidad como
son las BPM.
Bienestar a la comunidad en cuanto a salud.
PREGUNTA N°20 ¿Qué amenazas usted considera que tiene al ser una empresa
dedicada a la elaboración de productos vegetarianos?
Incremento de empresas que ofrecen los mismos productos
Disminución de la capacidad económica de los ciudadanos para adquirir los
productos
Aumento en los costos de importación
Implementación y reestructuración de procesos eficientes en las empresas
competidoras.
Corporaciones interesadas en invertir en la industria de alta tecnología en el
mercado extranjero.
44
PROTEINSA
CUESTIONARIO
Fecha:
10/09/2018
NOMBRE DEL
ENCUESTADO (A):
Fabiola Taco CARGO: Jefe Financiero
REALIZADO POR: Viviana Ushiña AREA: Financiera
OBJETIVO: Conocer el desarrollo de las actividades de dicha área.
PREGUNTA N° 1 ¿Los objetivos establecidos en el área contribuyen a la
consecución de los objetivos del negocio?
No, existen objetivos en el área financiera
PREGUNTA N° 2 ¿El personal que forma parte del área financiera cumple con
el perfil requerido?
Si, este cumple con el perfil requerido
PREGUNTA N°3 ¿El área financiera cuenta con el personal necesario para la
ejecución de las actividades que le corresponden a la misma?
No, el área financiera está compuesto por el Jefe Financiero, el contador y el asistente
contable pero el mismo está a cargo de la asistencia al área de ventas
PREGUNTA N° 4 ¿El personal conoce las actividades que tiene que desarrollar
de acuerdo a su puesto de trabajo?
Si, el personal conoce de las actividades con las cuales debe cumplir.
PREGUNTA N°5 ¿El área cuenta con un manual de procedimiento para el
desarrollo de las actividades que le competen?
No, no se cuenta con una manual de procedimientos en el cual se encuentren detallados
las actividades que le competen al personal de área de finanzas y este a su vez este por
escrito y se lo utilice para proceder a realizar mejoras.
PREGUNTA N°6 ¿Proteinsa cuenta con un manual de funciones correspondiente
a cada puesto de trabajo del personal a cargo del área financiera?
No, como es del caso de las demás áreas este no cuenta con un manual de funciones,
las mismas son detallas en una hoja independiente la cual es adjuntada en algunos casos
en la respectiva carpeta del personal más nos en un manual.
45
PREGUNTA N°7 ¿Proteinsa cuenta con la implementación de políticas aplicables
al área financiera?
No, no se tiene establecidos políticas referentes al área financiera las cuales regulen el
correcto desarrollo y ejecución de las actividades.
PREGUNTA N°8 ¿Cuenta la empresa con un sistema contable que permita
información inmediata de la situación financiera y contable de la empresa?
Sí, pero el mismo tiene algunos inconvenientes en cuanto a la integración de los
módulos en especial la parte de inventarios, provocando así que la información que se
maneja en algunos casos sea errónea.
PREGUNTA N°9 ¿La información que con lleva el sistema contable es razonable,
verídica?
Si, la información que almacena el sistema contable es correcto a excepción del módulo
de bodega en el cual se maneja la parte de inventarios, esta no proporciona una
información real y en cuanto a la determinación del costo real de cada producto no es
un valor razonable.
PREGUNTA N°10 ¿Los procesos y procedimientos financieros que se ejecutan
ayudan a mejorar la eficiencia y eficacia en la empresa?
Si, esto en el caso de algunos procesos, en otros existe demasiado tiempo que se utiliza
para el ingreso de la información, provocando que no se pueda tener la información al
día en caso de que se quería para la toma de decisiones.
PREGUNTA N°11 ¿Se cumple oportunamente con la presentación financiera ante
los organismos de control?
Si, el contador se encarga de cumplir con las obligaciones que le competen presentar
ante algún organismo de control, aunque para dicho cumplimiento se deje realizar otras
actividades que sean de igual importancia debido a que dispone de todo el tiempo al
asistente contable.
PREGUNTA N°12 ¿Se realiza al final del periodo contable una evaluación
financiera para medir la rentabilidad de la empresa?
No, no se realiza una evaluación financiera para medir la rentabilidad de la empresa.
PREGUNTA N°13 ¿Se realiza presupuestos anuales?
No, no se realiza presupuestos anuales, para su ejecución el personal no cuenta con el
conocimiento necesario.
PREGUNTA N°14 ¿Existen programas de inversión y financiamiento?
No, no existen programas de inversión y financiamiento
PREGUNTA N°15 ¿Se realiza capacitaciones al personal que interviene en el área
financiera?
No, no realizan capacitaciones para el personal de área financiera.
46
PREGUNTA N°16 ¿Se realiza de manera permanente la evaluación al personal
del área?
No, no realizan ninguna evaluación del personal del área financiera en el cual se pueda
realizar cambios, mejoras.
PROTEINSA
CUESTIONARIO
Fecha:
10/09/2018
NOMBRE DEL
ENCUESTADO (A):
Fabiola Taco CARGO: Jefe de Recursos
Humanos
REALIZADO POR: Viviana Ushiña ÁREA: Administrativa
OBJETIVO: Conocer el desarrollo de las actividades de dicha área.
PREGUNTA N° 1 ¿Los objetivos establecidos en el área contribuyen a la
consecución de los objetivos del negocio?
No, no existen objetivos definidos para esta área que puedan contribuir al cumplimiento
de los objetivos del negocio.
PREGUNTA N° 2 ¿El organigrama estructural de la empresa es el adecuado para
realizar las actividades?
No, el organigrama que maneja la empresa no dispone del departamento de talento
humano, el cual está a cargo de mi persona, este se encuentra detallado de las áreas
que disponen la empresa y el cual debe contar con el personal respectivo.
PREGUNTA N°3 ¿El personal contratado recibe la respectiva inducción y
capacitación de acuerdo al cargo a ocupar?
Si, el personal nuevo recibe la debida inducción del cargo a ocupar y las capacitaciones
junto con el demás personal, pero esto referente a la producción.
PREGUNTA N° 4 ¿El personal conoce las actividades que tiene que desarrollar
de acuerdo a su puesto de trabajo?
No, el personal desconoce de algunas funciones que le competen a cada miembro,
debido a esto se está llevando a cabo doble trabajo en cuanto a algunas actividades.
PREGUNTA N°5 ¿Proteinsa cuenta con un manual de procedimientos para el
reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal, evaluación del
desempeño laboral, etc.?
No, Proteinsa no dispone de una manual de procedimientos del área de recursos
humanos, imposibilitando que nuevo personal conozca de las actividades que se deben
realizar y de qué manera.
PREGUNTA N°6 ¿Proteinsa cuenta con un manual de funciones correspondiente
a cada puesto de trabajo del personal a cargo del área de Talento Humano?
47
No, dispone de un manual de funciones en el cual este detallado las obligaciones que
le competen a cada personal, pero esta se encuentran por escrito en cada carpeta del
personal, es decir una hoja independiente.
PREGUNTA N°7 ¿Proteinsa cuenta con la implementación de políticas
aplicables al área de Talento Humano?
No, existe la implementación de políticas en esta área.
PREGUNTA N°8 ¿Se aplica indicadores para medir el cumplimiento de las
actividades?
No, se lleva a cabo la aplicación de indicadores para medir el cumplimiento de las
actividades.
PREGUNTA N°9 ¿Se realiza la evaluación del clima laboral?
No, este se monitorea mediante la reunión del personal en el cual se pregunta si el
ambiente laboral en el cual se desempeñan es el correcto si hace falta algún cambio,
mas no se lo lleva a cabo mediante un cuestionario en el cual quede sustentado debida
evaluación para la toma de decisiones.
PREGUNTA N°10 ¿Se realiza capacitaciones al personal?
Sí, el personal que constantemente es capacitado es el de producción debido a temas
referentes para obtener la certificación de BPMs. Pero se carece de capacitaciones para
el área administrativa y financiera.
PREGUNTA N°11 ¿Existe un programa de compensación y ascensos para el
personal?
No, no existe dicho programa para el personal.
PREGUNTA N°12 ¿La Remuneración y Beneficios para los empleados es la más
adecuada?
Si, la remuneración asignada a cada personal es de acuerdo a lo dispuesto por la ley
PREGUNTA N°13 ¿Existe satisfacción por parte del personal respecto a las
condiciones laborales actuales?
Si, el personal se encuentra satisfecho en cuanto a las condiciones laborales actuales
PREGUNTA N°14 ¿El área de Talento Humano cuenta con el debido personal
para ejecutar las actividades que le correspondan?
No, la persona encargada de Talento Humana es la misma que se encarga del área
Finanzas, siendo así un problema en cuanto a la ejecución de las actividades que deben
cumplir en dichos cargos. Existe permanente rotación del personal debido a que no
existe una persona fija la cual pueda ser de asistente para dicha área.
48
Análisis:
De acuerdo a la entrevista realizada a los miembros seleccionados del área administrativa
y financiera se concluyó en el siguiente análisis:
En cuanto al personal que debe laborar en las áreas: administrativa y financiera no está
completamente cubierto ciertos puestos, cuyo caso recae en el área de recursos humanos
el cual no cuenta con una persona fija para el manejo de esta área; por lo contrario en el
área financiera se dispone del personal necesario pero no se cuenta con la ejecución de
las actividades que son indispensable para el mantenimiento de la información al día,
debido a que un mismo empleado se encuentra asignado para cumplir actividades de otras
área provocando el bajo rendimiento en el área financiera. Al referirse a políticas estás se
encuentran planteadas, documentadas de forma digital y mas no por escrito y las mismas
son correspondiente a ciertas actividades pero no son de conocimiento del personal del
área administrativa y financiera, es decir, no existe una correcta inducción al personal. En
estas áreas se ha detectado la falencia en cuanto a la funciones que le competen a cada
miembro estas las mantienen por escrito pero no en un manual y no se ha impartido desde
un principio dichas funciones por lo cual su implementación es reciente para
conocimiento del personal. Se cuenta con procedimientos administrativos y financieros
pero estos no se encuentran documentados para proceder a una estandarización de
procedimientos, con el uso de un manual. En lo que se refiere a capacitaciones no se las
realiza es decir el personal recurre a otros medios para poder mantenerse al día en cuanto
nuevas reformas a ley o aplicaciones en cuanto a la información que maneja los
organismos de control, lo cual provoca que el empleado no llegue a percibir de forma
correcta dicha información necesario por la razón de no contar con la debida capacitación.
2.4.2 Aplicación de la Lluvia de Ideas en el área administrativa y financiera
La lluvia de ideas, también conocida como tormenta de ideas, es una herramienta la cual
permite el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.
Para proceder con la aplicación de esta herramienta se debe llevar a cabo los siguientes
pasos:
o Formalizar el problema de investigación o discusión.
49
Nombrar a un moderador el cual debe ser un facilitador que ayude a registrar la
información y a moderar las participaciones.
Registrar las opciones
Sistematizar la información
Para la ejecución del presente análisis se consideró cual es el problema a discutir el cual
es: La situación actual del área administrativa y financiera.
Se informó a la Gerencia General sobre la ejecución de este taller y cuál es su propósito,
para lo cual se solicitó la respectiva autorización, para proceder con el desarrollo de dicho
taller y así obtener un número de ideas sobre la situación actual de la empresa.
Con la debida autorización se procedió a convocar, verbalmente a cada uno de los
miembros del área administrativa y financiera los cuales son:
- Jefe de Finanzas
- Asistente Contable
- Cabe recalcar como se mencionó en la aplicación de la entrevista el Jefe de
Finanzas es quien se encarga del área de Recursos Humanos
La programación fue:
Fecha: Miércoles 07 de noviembre de 2018
Hora: 11:00 a 12:00 y de 16:00 a 17:00
Lugar: Planta Proteinsa – Oficinas Administrativas- Sala de reuniones
Objetivo: Diagnosticar la situación actual del área administrativa y financiera de la
empresa Proteinsa.
Al taller asistieron: El jefe de Finanzas, contador y el asistente contable, antes de realizar
este taller se procedió a dar una introducción de la finalidad de realizar aquello, con el
propósito de que el personal entienda aquella metodología.
Una vez realizado la introducción se procedió a realizar el taller de lluvia de ideas, se
realizó una depuración de las ideas relacionadas con el problema y aquellas que se
detectaron en el levamiento de la información mediante la entrevista.
La información de la lluvia de ideas dio como resultado el punto de vista como personal
parte del proceso administrativo y financiero, se procedió a recoger las ideas, depurarlas
con el fin de obtener las ideas más relevantes.
De la aplicación del taller se concluyeron los siguientes resultados:
50
Tabla N°6.- Problemas relevantes de la lluvia de ideas de los procesos:
administrativo y financiero
ÍTEMS PROBLEMAS RELEVANTES
1. No es de conocimiento del personal las políticas que existen en el área
administrativa y financiera.
2. No existe un plan estratégico
3. No se cuenta con indicadores para medir el cumplimiento de tareas
4. Deficiencia en el proceso de inducción del personal
5. No existe la estandarización de procedimientos y su respectivo manual
6. No se mantiene un manual de funciones
7. No existe objetivos en las áreas
8. No se realiza a tiempo las actividades que le competen al personal debido
a la falta de distribución del trabajo.
9. No se verifica de manera correcta la información debido a la falta de tiempo
por carencia de personal.
10. La información referente a los costos de la empresa no son correctos
11. Falta de capacitaciones al personal correspondiente a nuevas
actualizaciones.
12. El sistema contiene valores incorrectos en cuanto al módulo de bodega
13. Se necesita un mayor tiempo en el ingreso de información en cierto caso
debido al sistema que se maneja, lo cual se eliminaría mediante el uso de
un nuevo sistema más actual.
14. No existe la delegación correcta de las funciones, es decir el personal del
área financiera realiza algunas funciones que son propias del área de
recurso humanos debido a la carencia de personal
15. No existe un lugar de recreación para los empleados en donde aquellos
puedan integrarse y descansar como es debido.
16. No se motiva de forma correcta al personal en el desarrollo de sus
actividades.
17. No existe una evaluación del clima laboral, del desempeño del personal
18. Se carece de programas de integración del personal independientemente del
área.
Fuente: Taller lluvia de ideas.
51
2.4.3 Matriz FODA
Es necesario que la empresa cuente con una metodología con el fin de evaluar la situación
actual, en el cual se detalle las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
considerando también factores económicos, políticos sociales y culturales los cuales
representan el ámbito externo. Dicha metodología es de mucha importancia para conocer
cuáles son los inconvenientes que se pueden presentar en la empresa o en algún proceso,
y de esta manera generar cursos de acción.
A continuación se presenta las siguientes fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas de la empresa PROTEINSA, la cuales fueron identificados mediante la
aplicación del cuestionario para la entrevista respectiva y el taller de lluvia de ideas, esto
se lo realizo debido a que la empresa no tiene un plan estratégico en el cual demuestre
dicha información la cual se considera importante su aplicación y con el cual se pueda
contar como una herramienta para la determinación de la problemática del presente
trabajo.
De acuerdo a lo descrito anteriormente se presenta la siguiente información:
FORTALEZAS
Aspectos cuyo fin es impulsar al logro de objetivos.
Se ofrece productos nacionales a base de proteína vegetal.
Personal capacitado en la parte de producción, que permite ofrecer productos de
calidad.
Pagos oportunos a los proveedores.
Atención inmediata a reclamos por parte de los clientes.
Personal idóneo de acuerdo al perfil requerido.
Oportuno seguimiento a los clientes.
Compromiso del personal en el cumplimiento de sus actividades.
Cumplimiento satisfactorio en cuanto a las obligaciones con los empleados.
Satisfacción por parte del personal respecto a las condiciones laborales actuales.
Se cuenta con herramientas de trabajo.
52
OPORTUNIDADES
Trata de aquellas posibilidades del entorno, que con lleva un impacto positivo en las
actividades de la Empresa.
Medios para promocionar los productos, con menores costos, mediantes redes
sociales, aplicación de publicidad impresa, etc.
Facilidad de acudir a las instituciones financieras para la obtención de préstamos.
Incremento de clientes veganos y vegetarianos, clientes que requerían cambios su
forma de alimentación.
Competir con precios de acuerdo al mercado.
Mejora continuas en cuanto a tecnología para optimización de recursos.
Compromiso con el medio ambiente.
Cumple con la normativa vigente establecida por los respectivos organismos de
control.
Calidad en cuanto a proveedores.
Se trabaja con clientes que son de gran influencia a nivel nacional.
Obtención de Certificaciones que califican como productos de excelente calidad
como son las BPM.
Bienestar a la comunidad en cuanto a salud
DEBILIDADES
Factores negativos que impiden alcanzar con las metas planteadas por la empresa.
Falta de estandarización de procedimientos y su debido manual
Débil estructura organizacional
Falta de establecimiento de políticas correctamente definidas.
Carencia de un manual de funciones.
Falta de capacitaciones al personal administrativo – financiero.
Falta de evaluación al personal.
Carencia de actividades de control.
No existe un seguimiento de las actividades realizadas por cada empleado.
Falta de personal para el desarrollo de las actividades.
53
Falta de planteamiento de objetivos que sean alcanzables, medibles y realizables.
Información errónea en el módulo de bodega
Falta de Organización en las áreas: administrativas y financieras.
Establecimiento de costos en los productos erróneos.
AMENAZAS
Factores externos que afectan negativamente al desarrollo de las actividades de la
empresa.
Costos elevados con respecto a la materia prima.
Incremento de la competencia con productos que contengan conservantes
naturales y de mejorar calidad.
Incremento de empresas que ofrecen los mismos productos.
Disminución de la capacidad económica de los ciudadanos para adquirir los
productos.
Aumento en los costos de importación.
Implementación y reestructuración de procesos eficientes en las empresas
competidoras.
Corporaciones interesadas en invertir en la industria de alta tecnología en el
mercado extranjero.
Desconocimiento de la marca Green Products para captación de nuevos
consumidores.
54
Figura N°7.- Foda Empresarial-Proteinsa
Elaborado por: Viviana Ushiña
FORTALEZAS
• Se ofrece productos nacionales a base de proteínavegetal.
• Personal capacitado en la parte de producción, quepermite ofrecer productos de calidad.
• Pagos oportunos a los proveedores.
• Atención inmediata a reclamos por parte de losclientes
• Cumplimiento satisfactorio en cuanto a lasobligaciones con los empleados
OPORTUNIDADES
• Incremento de clientes veganos y vegetarianos,clientes que requerían cambios su forma dealimentación.
• Competir con precios de acuerdo al mercado.
• Mejora continuas en cuanto a tecnología paraoptimización de recursos
• Compromiso con el medio ambiente
• Obtención de Certificaciones que califican comoproductos de excelente calidad como son las BPM.
DEBILIDADES
• Falta de estandarización de procedimientos y sudebido manual.
• Falta de establecimiento de políticas correctamentedefinidas.
• Carencia de un manual de funciones.
• Falta de capacitaciones al personal administrativo –financiero.
• Falta de evaluación al personal.
AMENAZAS
• Costos elevados con respecto a la materia prima.
• Incremento de la competencia con productos quecontengan conservantes naturales y de mejorar calidad.
• Disminución de la capacidad económica de losciudadanos para adquirir los productos.
• Aumento en los costos de importación.
• Implementación y reestructuración de procesoseficientes en las empresas competidoras.
55
Tabla N°7- Matriz de Estrategias FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Se ofrece productos nacionales a base de proteína vegetal debido a su giro del negocio 1, Falta de estandarización de procedimientos y debido manual
2. Personal capacitado en la parte de producción, que permite ofrecer productos de calidad. 2. Falta de establecimiento de políticas correctamente definidas.
3. Pagos oportunos a los proveedores. 3. Carencia de un manual de funciones.
4. Atención inmediata a reclamos por parte de los clientes 4. Falta de capacitaciones al personal administrativo – financiero.
5. Cumplimiento satisfactorio en cuanto a las obligaciones con los empleados 5. Falta de evaluación al personal.
OPORTUNIDADES FO DO
1. Incremento de clientes veganos y vegetarianos,
clientes que requerían cambios su forma de
alimentación.
F1.O1 Concientizar a los consumidores sobre la buena alimentación mediante productos a base
de proteina vegetal y con materia prima ecuatoriana.
D1.O2 Implementación de manules de procedimientos lo cuales sean de uso para mejorar los
procedimientos que dentro de la empresa se ejecutan y lo cual pueda llegar a la optimización de
los recursos y precios mas bajos para poder competir en el mercado.
2. Competir con precios de acuerdo al mercado.F1.F2.O2 Contar con el personal capacitado el cual pueda ser eficaz en su rendimiento laboral y
con lo cual se pueda optimizar recursos y mejorar los precios para competir en el mercado
D1.O2. Estandarización de procedimientos para correcciones futuras en cuanto a evaluaciones, se
recomienda llevar a cabo una organización por procesos la cual se orienta hacia el cliente
3. Mejora continuas en cuanto a tecnología para
optimización de recursos
F4.O3 Mejorar la atención de los clientes mediantes productos de alta calidad al mejorar sus
procesos con el uso del recurso tecnológico.
D4.O2 Implementar capacitaciones al personal administrativo - financiero con lo cual pueda
obtener conocimientos sobre la optimización de recusos en cuanto a los costos que se manejan
dentro de la empresa.
4. Compromiso con el medio ambiente
5. Obtención de Certificaciones que califican como
productos de excelente calidad como son las BPM.
AMENAZAS FA DA
1. Costos elevados con respecto a la materia prima.
2. Incremento de la competencia con productos que
contengan conservantes naturales y de mejorar calidad.
3. Disminución de la capacidad económica de los
ciudadanos para adquirir los productos.
6. Aumento en los costos de importación.
7. Implementación y reestructuración de procesos
eficientes en las empresas competidoras.
F2.A7. Ahorro de tiempos de producción para optimización de los recursos para la adquisicón de
nueva implementación de recursos e infraestructura.
FA
CT
OR
ES
INT
ER
NO
S
F1.O4.O5 Ofrecer productos de calidad a base de proteina vegetal comprometidos con el medio
ambiente y con los mejores proceso cumpliendo con las debidas certificaciones.
F2.A1.A2 Mantener un personal capacitado en cuanto a producción para la correcta ejecución de
los procedimientos para el ahorro de costos de materia prima y con la mejora de la misma con
productos de mejorar calidad
F1.F2.A3. Ofrecer productos nacionales con el uso de materia prima nacional fomentando a la
industria nacional para mejorar la capacidad economica de los ciudadanos y la misma pueda ser
de uso para captación de nuevos clientes.
D3.A1.A2 Implementación de asignación correcta de funciones lo cuales puedan llegar a cumplir
con el desarrollo de nuevas actividades que permitan obtener la mayor información en cuanto a
costos en la materia prima, mejoramiento de la buena calidad de los productos.
D5.A7 Incrementar procedimientos de evaluación del personal constante para poder obtener
resultados que permitan realizar mejoras continuas a los procesos y este a su vez mejorar la
implentación y restructuración de la empresa.
FACTORES EXTERNOS
F1.O4.O5 La organización por procesos permite con lleva procesos de ciclo corto y alto valor
agregado con lo cual se pueda evaluar constamente dicho proceso y realizar las mejoras
respectivas
56
3. PROPUESTA
INTRODUCCIÓN
Una vez realizado el diagnóstico de la empresa Proteinsa se procede a la realización del
diseño de procedimientos administrativos-financieros, con el fin de que la empresa pueda
mejorar los procedimientos que se realizan para la ejecución de sus actividades.
Se procederá en primera instancia con la propuesta de un Organigrama estructural que
permita a la empresa diferenciar las unidades organizativas y su relación entre cada una
de ellas, el cual se tomará de guía para realizar la descripción de los procedimientos
administrativos- financieros, con sus respectivos diagramas de flujo e indicadores y con
la descripción de funciones que le corresponden al personal que interviene en dichos
procedimientos.
57
3.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO
Figura N° 8.- Organigrama Posición Propuesto
PROTEINSA-
DIRECCIÓN
GENERAL
ASISTENCIA
GERENCIA
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO
DE VENTAS
DEPARTAMENTO
DE COMPRAS
DEPARTAMENTO
DE FINANZAS
DEPARTAMENTO
DE PRODUCCIÓN
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
Elaborado por: Viviana Ushiña
DEPARTAMENTO
DE DESARROLLO
E INNOVACIÓN
58
A continuación se detalla el catálogo de procesos en el cual constan las actividades que
se realizan tanto en el área administrativa como financiera, dichas actividades se los
obtuvo mediante el levantamiento de información realizado al contador y asistente
contable de la empresa Proteinsa previa autorización de la Gerencia General, con lo cual
se procedió a realizar el Catalogo de procesos para las áreas: administrativa y financiera,
las cuales son los siguientes:
CATÁLOGO DE PROCESOS
Figura N°9.- Procesos Administrativos y Financieros
Elaborado por: Viviana Ushiña
Procesos Administrativos
Reclutamiento de Personal
Selección del personal
Contratación de personal
Inducción del personal
Evaluación del personal
Capacitación del Personal
Elaboración del rol de pagos
Planificación estratégica
Manejo de Inventarios
Procesos Financieros
Conciliación Bancaria
Creación y reposición de Fondo de Caja Chica
Compra de mercadería
Pago proveedores y servicios
Venta de mercadería
Cobro a clientes
Pago de Nómina
Elaboración Estados Financieros
59
Una vez definido las actividades tanto del área administrativa como financiera se procedió
a realizar:
Descripción de Procedimientos administrativos y financieros:
Dichos procedimientos fueron planteados de acuerdo a la inducción realizada por el
personal que ejecuta las actividades descritas en el catálogo con lo cual se procedió a el
diseño de los procedimientos y a concretar en la ejecución del primer borrador para su
presentación y revisión del Gerente General. Esto se realizó en la primera y segunda
semana de septiembre.
Tercera semana de septiembre: Una vez realizado la revisión por parte del Gerente se
procedió a la revisión por parte del personal que interviene en dichas áreas, con lo cual se
pudo realizar las correcciones debidas al caso.
Descripción de Funciones
Tercera semana de septiembre: Ejecutada el diseño de procedimientos administrativos y
financieros, se procedió a realizar la descripción de funciones del personal que interviene
en dichos procedimientos. Se realizó el primer borrador el cual fue presentado para su
debida revisión por parte del Gerente y con lo cual se procedió a realizar los cambios
respectivos.
60
3.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROPUESTO
3.2.1 Reclutamiento de Personal
Tabla N°8.- Descripción de Procedimientos – Reclutamiento de Personal
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Recursos Humanos
Nombre del
Procedimiento: Reclutamiento de Personal
Objetivo:
Reclutar postulantes que cumplan con las competencias o
características correspondientes al perfil requerido por el
departamento solicitante.
Alcance: Inicio: Requerimiento de personal
Fin: Recepción de hojas de vida
POLÍTICAS
1 El proceso de Reclutamiento estará a cargo del Jefe de Talento Humano
2
Se deberá presentar la planificación del proceso de reclutamiento por parte del
área de Talento Humano al Gerente General para su debida autorización. El cual
deberá constar:
Redacción del puesto de vacante y datos de la empresa para la recepción
de hojas de vida, el cual se hará uso para su publicación
Presentación de los medios de comunicación para la publicación del
puesto y el costo del mismo.
3
El Departamento solicitante deberá presentar junto con la solicitud de
requerimiento de personal, la descripción del perfil solicitado para proceder con
el proceso.
4
Corresponde al área de Talento Humano identificar, seleccionar y mantener
actualizadas las fuentes que se consideren adecuadas para la búsqueda de
candidatos para cubrir el requerimiento de la empresa.
61
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Requerimiento de personal para cubrir vacante
Departamento solicitante
2. Emisión de solicitud de requerimiento de personal
Departamento solicitante
3. Recepción, revisión de solicitud de requerimiento
de personal y envío a Gerente General para su
aprobación
Jefe de Talento Humano
4. Recepción y revisión de solicitud de requerimiento
de personal Gerente General
5. Aprobación de solicitud de requerimiento de
personal. Gerente General
6. Elaboración de la Planificación para reclutamiento
de personal Jefe de Talento Humano
7. Presentación de la planificación de reclutamiento de
personal al Gerente para su respectiva Aprobación Jefe de Talento Humano
8. Recepción y revisión de Planificación de
reclutamiento de personal. Gerente General
9. Aprobación de planificación para reclutamiento de
personal Gerente General
10. Contacto con los medios de comunicación para
publicación del puesto vacante. Jefe de Talento Humano
11. Recepción de Factura y envío al Contador Jefe de Talento Humano
12. Recepción, registro, cancelación de factura al medio
de comunicación para publicación del anuncio
realizado.
Contador
13. Confirmación de publicación del puesto vacante
Contador
14. Recepción de hojas de vida de los aspirantes al
puesto. Jefe de Talento Humano
REALIZADO
POR REVISADO POR
AUTORIZADO
POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
62
Figura N°10.- Diagrama de Flujo – Reclutamiento de Personal
PROTEINSA
Nombre del procedimiento: Reclutamiento de Personal
Elaborado por: Viviana Ushiña
Pág.: 1/2
Gerente GeneralDepartamento solicitante Jefe de Talento Humano Contador
Fase
1
2
2
11
Inicio
Requerimiento de personal
Aprobación de solicitud
Elaboración de planificación
¿Esta de acuerdo?
1
SI
NO
Aprobación informe de planificación
¿Esta de acuerdo?
SI
NO
Emisión requerimiento de personal
Recepción, revisión y envío a Gerente General
Recepción y revisión solicitud requerimiento
de personal
Presentación de informe de
planificación
Recepción y revisión de informe de planificación
1. Solicitud de
requerimiento de
personal
2. Informe de
planificación
63
PROTEINSA
Nombre del procedimiento: Reclutamiento de PersonalElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 2/2
Gerente GeneralDepartamento
solicitanteJefe de Talento Humano Contador
Fase
4
3
3
Fin
Contacto con los medios de comunicación
1
Confirmación de publicación del puesto
vacante
Recepción y envío de factura al Contador
Recepción, registro y cancelación de factura
Recepción de factura
1. Solicitud de
requerimiento de
personal
2. Informe de
planificación
3. Facturación
4. Hojas de vida
64
3.2.2 Selección de Personal
Tabla N°9.- Descripción de Procedimientos – Selección de Personal
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Recursos Humanos
Nombre del
Procedimiento: Selección de Personal
Objetivo: Seleccionar al personal idóneo para la ocupación del puesto
vacante de acuerdo al departamento solicitante.
Alcance: Inicio: Recepción de hojas de vida
Fin: Selección del personal de acuerdo a perfil solicitado
POLÍTICAS
1 El proceso de selección únicamente estará a cargo del Jefe de Talento Humano
y el Departamento solicitante.
2 Los empleados de la empresa serán prioridad para la selección de personal
cuando exista la posibilidad de ascenso o promoción.
3 Todos los candidatos pre-seleccionados deberán acogerse a una entrevista y a
rendir pruebas psicológicas y técnicas de acuerdo al cargo vacante.
4
Las referencias personales y laborales de los candidatos pre-seleccionados serán
comprobadas, si existe falsedad en la información detallada en la hoja de vida
serán descartados por aquella información errónea, esta será necesaria su
presentación para la ejecución de la entrevista preliminar.
5 Una vez seleccionado el candidato se le deberá informar sobre el día en que debe
presentarse a la empresa para iniciar las actividades y continuar con el proceso.
6
En cuanto a la entrevista preliminar se deberá tratar acerca de: Aspectos
relacionados del candidato con respecto a trabajos anteriores, su experiencia en
el ámbito laboral, etc. Con respecto a la empresa se tratará: descripción del
puesto vacante, derechos y beneficios, deberes, ambiente laboral y
remuneración.
65
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Recepción de hojas de vida Jefe de Talento Humano
2. Análisis de hojas de vida Jefe de Talento Humano
3. Pre-selección de candidatos de acuerdo a perfil
requerido Jefe de Talento Humano
4. Contactó con los candidatos pre-seleccionados para
agendar una entrevista. Jefe de Talento Humano
5. Ejecución de Entrevista preliminar. Departamento solicitante
6. Ejecución de evaluaciones relacionados al cargo a
los candidatos de acuerdo al cargo a ocupar Departamento solicitante
7. Ejecución de evaluaciones psicológicas a los
candidatos Jefe de Talento Humano
8. Selección de candidatos aprobados de acuerdo a la
evaluación. Departamento solicitante
9. Presentación de evaluaciones de los candidatos
aprobados de acuerdo a la evaluación a Gerente
General
Departamento solicitante
10. Revisión de evaluaciones de candidatos aprobados Gerente General
11. Entrevista con candidatos aprobados Gerente General
12. Selección del mejor candidato. Gerente General
13. Comunicación a la persona escogida para el puesto
vacante Jefe de Talento Humano
14. Inicio proceso de contratación Jefe de Talento Humano
REALIZADO
POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
66
Figura N°11.- Diagrama de Flujo – Selección de Personal
PROTEINSA
Nombre del procedimiento: Selección de PersonalElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/2
Gerente GeneralJefe de Talento Humano Departamento Solicitante
Fas
e
2
2
1
1
Inicio
Contactos con los candidatos pre-seleccionados
Análisis de hojas de vida
¿Existen candidatos idóneos?
Pre-selección de candidatos
NO
SI
Ejecución de Entrevista preliminar
Ejecución de evaluaciones
relacionadas al cargo
Ejecución de evaluaciones psicologicas
Selección de candidatos aprobados
Recepción de hojas de vida
1. Hojas de vida2. Hojas de evaluación
67
PROTEINSANombre del procedimiento: Selección de PersonalElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 2/2
Gerente GeneralJefe de Talento Humano Departamento Solicitante
Fase
3
3
Presentación de evaluaciones de candidatos aprobado al Gerente
General
Revisión de evaluaciones de candidatos aprobados
Entrevista con candidatos aprobados
Selección del mejor candidato
Comunicación a la persona escogida para el
puesto vacante
Inicio proceso de contratación
Fin
1. Hojas de vida2. Hojas de evaluación3. Informe de Evaluaciones
68
3.2.3 Contratación de personal
Tabla N°10.- Descripción de Procedimientos – Contratación de Personal
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Talento Humano
Nombre del
Procedimiento: Contratación de personal
Objetivo: Cubrir el puesto vacante de acuerdo al perfil requerido cumpliendo
el debido proceso de contratación de acuerdo a la normativa.
Alcance: Inicio: Verificación disponibilidad de la persona contratada
Fin: Copia de contrato para nuevo empleado
POLÍTICAS
1 La persona seleccionada deberá cumplir con la entrega de la documentación
respectiva de acuerdo a lo detallado en su hoja de vida
En caso de celebrarse por primera vez un contrato, se puede señalar un tiempo
de prueba el cual tendrá una duración máxima de noventa días Art. 15 Código
de Trabajo
No se podrá mantener simultáneamente trabajadores con contrato a prueba por
un número que exceda al quince por ciento del total de sus trabajadores. Art.
15 Código de Trabajo.
2 No es posible contratar a menores de edad
4
Una vez suscrito el contrato, el empleado queda comprometido con la empresa
a prestar sus servicios personales con el debido cumplimiento de las cláusulas
establecidas en el contrato.
Corresponde al empleador pagar las cantidades que correspondan al trabajador,
en los términos del contrato y de acuerdo con las disposiciones del Código de
Trabajo Art. 42
Todos los empleados podrán gozar de los beneficios de ley de acuerdo al
Código de Trabajo.
5 El trabajador contratado debe guardar absoluta confidencialidad con la
información que le sea proporcionada en su cargo.
6 El empleador deberá hacer el uso respectivo del Código del Trabajo para su
cumplimiento al margen en cuanto a leyes.
69
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Contacto y verificación de disponibilidad de la persona
seleccionada para ocupar el puesto.
Jefe de Talento
Humano
2. Realización de entrevista final antes de la firma del
contrato
Jefe de Talento
Humano
3. Solicitar entrega de documentos de acuerdo a las
especificaciones en la hoja de vida para la contratación
del nuevo empleado
Jefe de Talento
Humano
4. Verificación de la documentación. Jefe de Talento
Humano
5. Registro de datos del nuevo empleado en el Sistema de
Administración integral de trabajo y empleo.
Jefe de Talento
Humano
6. Realizar aviso de entrada en el IESS (Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social) y contrato de trabajo
Jefe de Talento
Humano
7. Revisión del contrato y aviso de entrada Gerente General
8. Lectura y firma del contrato y aviso de entrada Nuevo empleado
9. Creación de expediente nuevo empleado
Jefe de Talento
Humano
10. Entrega de copia del contrato y archivo del mismo en el
expediente
Jefe de Talento
Humano
REALIZADO
POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
70
Figura N°12.- Diagrama de Flujo – Contratación del Personal
PROTEINSANombre del procedimiento: Contratación del personalElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Nuevo empleadoJefe de Talento Humano Gerente General
Fas
e
3
2, 32, 3
1
Inicio
Contacto y verificación con la
persona seleccionada
Fin
Solicitar entregas de documentos
Revisión del contrato y aviso de entrada
Entrega de copia del contrato y archivo
Entrevista final
Registro de datos nuevo empleado en el
Sistema SAITE
Realizar aviso de entrada en el IESS y
contrato
Creación de expediente nuevo
empleado
1. Documentación solicitada2. Aviso de entrada3. Contrato
Verificación de documentación
Lectura y firma de contrato y aviso de
entrada
71
3.2.4 Inducción del personal
Tabla N°11.- Descripción de Procedimientos – Inducción del Personal
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Talento Humano
Nombre del Proceso: Inducción del personal
Objetivo: Informar al personal reciente sobre su puesto de trabajo, jefes
y a la empresa en general para integrarlo a su entorno laboral
Alcance: Inicio: Inducción al empleado de manera general
Fin: Ubicación en el puesto de trabajo
POLÍTICAS
1
El Departamento de Talento Humano deberá contar con un programa de
inducción para el personal nuevo, el cual permitirá conocer el entorno de la
empresa y las funciones que este desempeñara dentro de la empresa. El
programa de inducción deberá contener los siguientes aspectos:
1.1.
Información Básica de la empresa:
Misión
Visión
Objetivos
Principios y valores
Políticas internas
Organigrama
Actividad y giro de la empresa.
1.2.
Aspectos Generales:
Derechos y obligaciones del personal
Indicaciones sobre el puesto a desempeñar
Uso y manejo de las herramientas que se utilizaran en su trabajo.- Se debe
proporcionar oportunamente a los trabajadores lo útiles, instrumentos y
materiales necesarios para la ejecución del trabajo en condiciones
adecuadas. Art. 42 Código de Trabajo.
Reglamento interno de la empresa
2.
Será responsabilidad del departamento solicitante de personal indicar al
nuevo empleado cuáles serán sus actividades a desarrollar así como también
los pendientes en caso de existir
3.
Será responsabilidad del departamento de Talento Humano la entrega de los
implementos (ropa de trabajo y demás accesorios para su seguridad)
necesarios para la ejecución de las funciones del nuevo empleado en caso
de formar parte del área de producción.
72
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Inducción al nuevo empleado de manera
general Jefe de Talento Humano
2. Presentación de las instalaciones de la
empresa Jefe de Talento Humano
3. Entrega de reglamento interno de la empresa
y manual de funciones Jefe de Talento Humano
4. Explicación de funciones a desempeñar Jefe de Talento Humano
5. Entrega de suministros, maquinaria y
herramientas al nuevo empleado por medio
del documento de acta de entrega-recepción
Jefe de Talento Humano
6. Presentación del nuevo empleado al
departamento solicitante Jefe de Talento Humano
7. Indicaciones al nuevo empleado sobre las
actividades a desarrollar y pendientes
existentes.
Departamento solicitante
8. Ubicación en el puesto de trabajo Departamento solicitante
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO
POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
73
Figura N°13.- Diagrama de Flujo – Inducción del Personal
PROTEINSANombre del procedimiento: Inducción del PersonalElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Jefe de Talento Humano Departamento solicitante
Fase
2
1
Inicio
Presentación de instalaciones
Explicación de funciones a desempeñar
Entrega de implementos
Presentación del nuevo empleado a
departamento solicitante
Indicaciones de actividades y pendientes
Inducción al nuevo empleado
Ubicación en el puesto de trabajo
Fin
1. Reglamento Interno y manuales2. Acta de entrega y recepción de implementos
Entrega de reglamento internos y manuales
Emisión y firma de acta de entrega - recepción
de implementos
74
3.2.5 Evaluación del personal
Tabla N°12.- Descripción de Procedimientos – Evaluación del Personal
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Talento Humano
Nombre del
Proceso: Evaluación del personal
Objetivo:
Conocer el rendimiento del personal, identificando sus
debilidades y el seguimiento correspondiente para mejorar su
desempeño
Alcance:
Inicio: Elaboración de documento de evaluación del personal
Fin: Registro de resultados de evaluación y acciones correctivas
POLÍTICAS
1 El Gerente General tendrá la potestad de solicitar la evaluación del personal de
forma escrita con el fin de conocer el rendimiento del personal
2 El Departamento de Talento Humano estará a cargo de realizar la evaluación
del personal
3 La evaluación del personal se realizarán con una ponderación cuantitativa del
1 al 10
4 Toda evaluación deberá ser notificada con 5 días de anticipación
5 El personal a evaluar deberá presentarse en la fecha establecida caso contrario
será amonestado.
6
En caso de requerirse cambio de fecha para la evaluación este deberá ser
notificado de forma inmediata para la programación de las actividades
rutinarias.
7
El Jefe de Talento Humano deberá tener todos los recursos disponibles para
proceder con la evaluación del personal caso contrario esta será suspendida.
75
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Elaboración de documento de solicitud de
evaluación del personal Gerente General
2. Aprobación del documento de evaluación del
personal Jefe de Talento Humano
3. Elaboración del cronograma para la evaluación del
personal Jefe de Talento Humano
4. Aprobación del cronograma para la evaluación del
personal Gerente General
5. Comprobación de recursos para evaluación del
personal Jefe de Talento Humano
6. Difusión del análisis de evaluación del personal Jefe de Talento Humano
7. Desarrollo de la evaluación al personal de la
empresa Jefe de Talento Humano
8. Calificación de la evaluación del personal Jefe de Talento Humano
9. Elaboración y presentación de informe sobre los
resultados de la evaluación Jefe de Talento Humano
10. Difusión de informe sobre la evaluación del
personal Jefe de Talento Humano
11. Análisis de los resultados de la evaluación del
personal Gerente General
12. Registro de resultados y acciones correctivas
correspondiente a la evaluación del personal Jefe de Talento Humano
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO
POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
76
Figura N°14.- Diagrama de Flujo – Evaluación del Personal
PROTEINSANombre del procedimiento: Evaluación del personalElaborador por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Gerente General Jefe de Talento Humano
Fas
e
4
3
2
1
Inicio
Aprobación documento de evaluación del personal
Aprobación del cronograma
Difusión del análisis de evaluación del personal
Desarrollo evaluación del personal
Calificación evaluación del personal
Fin
Comprobación de recursos para evaluación del personal
Elaboración y presentación de informe de resultados
Difusión de informe sobre evaluación del personal
Análisis de resultados de la evaluación del personal
Registro de resultados y acciones correctivas
1. Solicitud de evaluación del personal2. Cronograma3. Hoja de evaluación4.Informe
Petición de evaluación del personal
Elaboración de cronograma
77
3.2.6 Capacitación del Personal
Tabla N°13.- Capacitación del Personal
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Recursos Humanos
Nombre del
Proceso:
Capacitación del Personal
Objetivo:
Desarrollar en el personal un mejor desempeño como parte de un
proceso de cambio, crecimiento, adaptación y actualización de
conocimientos y desarrollar mejores habilidades y destrezas del
personal
Alcance:
Inicio: Programa de capacitación dirigido para el personal de la
empresa.
Fin: Mejora en el conocimiento y desempeño del personal
POLÍTICAS
1
El proceso de capacitación se realizará previa autorización del Gerente
General, para lo cual el Jefe de Talento Humano deberá presentar el programa
de capacitación para el personal de forma mensual con su respectiva solicitud.
2 El Departamento de Talento Humano será el encargo de la gestión necesaria
para llevar a cabo las capacitaciones al personal.
3
El personal que intervenga en la capacitación deberá informado con 5 días de
anticipación por el Departamento de Talento.
4 Los cursos de capacitación se llevarán a cabo un día a la semana de acuerdo al
cronograma de actividades sin interrumpir alguna tarea.
5 Se deberá realizar una hoja de constancia de las personas que asistan a los
cursos de capacitación.
6
Se realizara al final de cada capacitación una evaluación correspondiente al
tema tratado en el curso para medir el nivel de captación de la información.
78
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Elaboración de solicitud de capacitación de personal Departamento
solicitante
2. Recepción y análisis de solicitud de capacitación de
personal
Jefe de Talento
Humano
3. Coordinación para ejecución de capacitación con el
solicitante
Jefe de Talento
Humano
4. Elaboración y presentación de programa de capacitación
y presupuesto al Gerente General
Jefe de Talento
Humano
5. Aprobación de programa y presupuesto Gerente General
6. Requerimiento de pago para capacitación Jefe de Talento
Humano
7. Realiza el pago para capacitación Contador
8. Notificación de programa de capacitación Jefe de Talento
Humano
9. Ejecutar el programa de capacitación del personal Jefe de Talento
Humano
REALIZADO
POR REVISADO POR
AUTORIZADO
POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
79
Figura N°15.- Diagrama de Flujo – Capacitación del Personal
PROTEINSANombre del procedimiento: Capacitación del personalElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Gerente GeneralDepartamento solicitante Jefe de Talento Humano Contador
Fas
e
1
2, 3
1
Inicio
Elaboración de solicitud
Elaboración y presentación del
programa y presupuesto para
capacitación
Requerimiento de pago para
capacitación
Realiza pago para capacitación
Aprobación de programa y presupuesto
Fin
¿Esta de acuerdo?
Recepción y análisis de solicitud
Coordinación para ejecución de capacitación
NO
SI
Notificación de programa de capacitación
Ejecución de programa de capacitación
1. Solicitud capacitación del personal2. Programa de capacitación3. Presupuesto para capacitación
80
3.2.7 Elaboración del rol de pagos
Tabla N°14.- Descripción de Procedimientos – Elaboración de Rol de Pagos
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Talento Humano
Nombre del
Proceso: Elaboración del rol de pagos
Objetivo: Establecer lineamientos y directrices generales para el proceso de
Rol de pagos respectivo en cuanto al sueldo de los empleados
Alcance:
Inicio: entrada y salida de asistencia de empleados
Fin: elaboración y aprobación del Rol de pagos
POLÍTICAS
1 El reporte de asistencia del biométrico es responsabilidad del asistente contable
2 El rol de pagos se lo elaborará de manera quincenal por el asistente contable
3
El asistente contable será el responsable de registrar de manera adecuada las
horas extras de los empleados
4
No se considerara trabajo extraordinario el que efectúen los empleados, fuera de
la jornada ordinaria para rectificar errores cometidos en el desempeño de sus
propias funciones
5
Los empleados deberán justificar cuando por causas accidentales o imprevistas
fueran motivo ajeno a la voluntad del trabajador se interrumpiera el trabajo.
6 El rol de pagos será aprobado por el contador general de la empresa
7
En caso de falta a la jornada de trabajo se deberá presentar su debida justificación
certificada por el IESS.
8
En caso de permisos para faltar a la jornada de trabajo se deberá llenar la hoja
de permisos un día antes al caso.
9 Será responsabilidad del asistente contable llevar un control de los anticipos que
sean solicitados.
81
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Descarga reporte de asistencia del reloj biométrico
Asistente Contable
2. Solicita reporte de permisos de cada empleado.
3. Registro de horas trabajadas y horas extras de acuerdo al
reporte de asistencia
4. Registro de bonificaciones, comisiones y cualquier otro
ingreso correspondiente al empleado
5. Registro de multas, amonestaciones o cualquier descuento
al empleado
6. Elabora el rol de pagos
Contador
7. Envía el rol de pagos para que sea revisado y aprobado
8. Analiza y autoriza el pago Jefe Financiero
REALIZADO
POR REVISADO POR
AUTORIZADO
POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
82
Figura N°16.- Diagrama de Flujo – Elaboración de Rol de Pagos
PROTEINSANombre del procedimiento: Elaboración de rol de pagosElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Jefe FinancieroAsistente Contable Contador
Fase
1
Inicio
Descarga reporte de asistencia
Solicita reporte de permisos de cada
empleado
Registro de horas trabajadas y horas
extras
Registro de bonificaciones, comisiones y
cualquier otro ingreso
Registro de multas, amonestaciones o
cualquier descuento
Envía el rol de pagos para que sea
revisado y aprobado
Analiza y autoriza el pago
Fin
1. Rol de pagos
Elabora rol de pagos
83
3.2.8 Planificación estratégica
Tabla N°15.- Descripción de Procedimientos – Planificación Estratégica
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Administrativo
Nombre del
Proceso: Planificación estratégica
Objetivo:
Formular, implementar y evaluar estrategias que permitan el buen
funcionamiento de las operaciones diarias que se ejecutan dentro
la empresa con el fin de cumplir sus metas y objetivos planteados.
Alcance:
Inicio: Identificación de misión, objetivos y estrategias actuales
Fin: Implementación de acciones correctivas
POLÍTICAS
1 El proceso de administración estratégica estará a cargo del jefe administrativo
el cual rendirá cuentas al Gerente General durante todo el proceso.
2
Todo cambio realizado por el jefe administrativo deberá ser debidamente
respaldado con los documentos que demuestren sea verídico realizar el
cambio.
3
Para la efectividad de las estrategias estas deben ser difundidas dentro de toda
la organización para realizar los cambios respectivos a las actividades que se
realizan dentro de la misma.
84
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Identificación de misión, objetivos y estrategias
actuales Jefe Administrativo
2. Análisis del ambiente Jefe Administrativo
3. Identificación y evaluación de oportunidades y
amenazas Jefe Administrativo
4. Análisis y evaluación de los recursos de la empresa Jefe Administrativo
5. Identificación de fortalezas y debilidades Jefe Administrativo
6. Revalorización de misión y objetivos de la empresa Jefe Administrativo
7. Formulación de estrategias Jefe Administrativo
8. Aprobación para implementación de estrategias Gerente General
9. Implementación de estrategias Jefe Administrativo
10. Evaluación de resultados Jefe Administrativo
11. Elaboración de acciones correctivas Jefe Administrativo
12. Aprobación de acciones correctivas Gerente General
13. Implementación de acciones correctivas Jefe Administrativo
REALIZADO
POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
85
Figura N°17.- Diagrama de Flujo – Planificación Estratégica
PROTEINSANombre del procedimiento: Planificación EstratégicaElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Jefe Administrativo Gerente General
Fas
e
Inicio
Análisis del ambiente
Análisis y evaluación de los recursos de la empresa
Identificación de fortalezas y debilidades
Formulación de estrategias
Aprobación de acciones correctivas
Identificación de misión, objetivos y estrategias actuales
Implementación de acciones correctivas
Fin
Identificación y evaluación de oportunidades y amenazas
Revalorización de misión y objetivos de la empresa
¿Esta de acuerdo?
Aprobación para implementaciónImplementación de estrategias
Evaluación de resultados
Elaboración de acciones correctivas ¿Esta de acuerdo?
SI
NO
SI
NO
86
3.2.9 Manejo de Inventarios
Tabla N°16.- Descripción de Procedimientos – Manejo de Inventarios
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Pág.: 1/2
Departamento: Compras
Nombre del
Proceso: Manejo de Inventarios
Objetivo: Llevar un correcto control en lo que se refiere al manejo de
inventarios para el desarrollo de la parte operativa.
Alcance:
Inicio: Reporte Kardex
Fin: Pago de facturas
POLÍTICAS
1
El bodeguero será el encargado de realizar el conteo físico de los
materiales para proceder a la verificación que las cantidades de stock
sean los mismos que la del Kardex.
2 El bodeguero realizará un informe detallado de los materiales y enviará
a contabilidad
3 El contador realizará el informe y verificará que los saldos
proporcionado por el bodeguero estén de acorde con los del sistema.
4
El contador realizará los ajustes respectivos sean estos ingresos o
egresos de bodega para que el Kardex del sistema esté de acuerdo con
la toma física.
87
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Pág.: 2/2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Examinar Kardex para adquisición de materia prima Bodeguero
2. Elaboración de listado de materia prima faltantes Bodeguero
3. Verificación de lista y examina el presupuesto Jefe de Compras
4. Determinación de si es factible la adquisición Jefe de Compras
5. Revisión de lista de materia prima y presupuesto Gerente General
6. Pedido a proveedor Jefe de Compras
7. Recepción de pedido de materia prima y su respectiva
documentación Jefe de Compras
8. Verificación de cantidades Bodeguero
9. Ingreso de pedido en el sistema Asistente Contable
10. Registro de factura para pago pendiente Asistente Contable
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO
POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
88
Figura N°18.- Diagrama de Flujo – Manejo de Inventarios
PROTEINSANombre del Procedimiento: Manejo de InventariosElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Gerente GeneralBodeguero Jefe de Compras Asistente Contable
Fase
Fin
Inicio
Verificación de lista y examina presupuesto
Pedido a proveedor
¿ Esta de acuerdo?
NO
SI
Examinar Kardex para adquisición de materia
prima
Determinación de si es factible
¿ Es factible?
Revisión de lista de Materia Prima y
presupuesto
NO
SI
Recepción de materia prima y su respectiva
documentación
Recepción de cantidades
Ingreso de pedido en el sistema
Registro de factura pendiente de pago
1
Elaboración listado de materia prima faltante
1. Listado de Materia Prima
Faltante
89
3.3 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS PROPUESTO
3.3.1 Conciliación Bancaria
Tabla N° 17.- Descripción de Procedimientos – Conciliación Bancaria
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Financiero
Nombre del
Proceso: Conciliación Bancaria
Objetivo:
Establecer una herramienta para determinar aquellas diferencias
que pueden existir entre los registros contables de la empresa y
los registros del banco, con el fin de llevar un control sobre la
información real de las cuentas bancarias de la empresa.
Alcance:
Inicio: Recepción de cortes bancarios semanales por parte de la
entidad financiera.
Fin: Conciliación de saldos en libros de la cuenta bancos con los
respectivos ingresos, egresos, débitos, créditos ejecutados en el
mes.
POLÍTICAS
1 Las conciliaciones bancarias se realizara de manera semanal
2 Las conciliaciones bancarias se llevaran a cabo en el transcurso de los tres
primeros días del mes siguiente.
3
La persona responsable de la realización de la conciliación bancara es el
asistente contable
4
Las conciliaciones bancarias se firman por el asistente contable quien realiza la
conciliación bancaria y por quien revisa.
5
El Estado de cuenta deberá ser solicitado hasta los dos primeros días del mes
siguiente.
6
La revisión y autorización será a cargo del contador y posteriormente por el Jefe
Financiero.
90
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Solicita estado de cuenta bancario al jefe financiero Contador
2. Entrega estado de cuenta bancario al contador Jefe Financiero
3. Obtiene estado de cuenta bancario y entrega al
asistente contable Contador
4. Recepción estado de cuenta bancario y libro mayor de
Bancos
Asistente Contable
5. Verificar en el estado de cuenta el ingreso o egreso de
dinero
6. Verificar el ingreso o egreso de dinero en libros
contables de la empresa.
7. Realiza la conciliación bancaria para conocer el saldo
real de la cuenta bancos
8. Señala aquellas partidas que serán motivo de ajuste
9. Revisa y aprueba los debidos ajustes Contador
10. Realiza respectivos ajustes para definir el saldo real Asistente Contable
11. Revisa que la conciliación bancaria refleje el saldo real
12. Aprueba la conciliación bancaria. Contador
13. Archivo conciliación bancaria Asistente Contable
REALIZADO
POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
91
Figura N°19.- Diagrama de Flujo – Conciliación Bancaria
PROTEINSANombre del procedimiento: Conciliación BancariaElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Asistente ContableJefe FinancieroContador
Fas
e
2
1
1
1
Inicio
Solicita estado de cuenta bancario
Recepción estado de cuenta bancario y entrega
al asistente contable
Verifica en estado de cuenta el ingreso o egreso
de dinero
Verifica el ingreso o egreso de dinero en libros
contables de la empresa
Realiza conciliación bancaria para determinar
saldo real
Revisa y aprueba los debidos ajustes
Fin
Determinar aquellas partidas motivos de ajuste
Realización ajustes para definir el saldo real
Revisión que la conciliación bancaria refleje saldo real.
Aprobación conciliación bancaria
Entrega estado de cuenta bancario
Recepción de estado de cuenta bancario y revisión de
libro mayo Bancos
Impresión y archivo de conciliación bancaria
1. Estado de cuenta2. Conciliación bancaria
92
3.3.2 Creación y Reposición de Fondo de Caja Chica
Tabla N° 18.- Descripción de Procedimientos – Creación y Reposición de Fondo de
Caja Chica
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Financiero
Nombre del Proceso: Creación y Reposición de fondo de caja chica
Objetivo:
Llevar un correcto control para su correspondiente manejo del
Fondo de Caja Chica bajo los lineamientos de la empresa
establecidos y los casos necesarios.
Alcance:
Inicio: Solicitud creación fondo de caja chica
Fin: Reposición fondo de caja chica
POLÍTICAS
1 El responsable de caja chica estará a cargo de la jefa de compras
2 El monto designado para el fondo de caja chica será como mínimo de $100, los
mismos que serán desembolsados mediante cheque o transferencia.
3 El responsable de caja chica puede encomendar el manejo del fondo de caja
chica únicamente al auxiliar contable.
4 El Jefe Financiero es el único que tendrá la atribución de la creación, aumento
o disminución del fondo de caja chica.
5 Para efectuar su respectiva reposición se deberá adjuntar la documentación
necesaria y el reporte de los gastos efectuados.
6
Está prohibido realizar anticipos de sueldos con el uso del fondo de caja
chica
93
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Petición de creación de fondo de caja chica para cubrir
gastos menores de la empresa Jefe de Compras
2. Aprobación creación de fondo de caja chica Jefe Financiero
3. Petición de desembolso de dinero para fondo de caja chica Jefe Financiero
4. Realiza desembolso de dinero para caja entrega a la jefe
de compras y registro de la transacción Contador
5. Recibe dinero y verifica la cantidad
Jefe de compras 6. Elaboración y entrega de informe de gastos
7. Entrega de facturas y recibos de los gastos efectuados al
contador
8. Recepción de informe, facturas y recibos de los gastos
efectuados Jefe Financiero
9. Revisión de informe de gastos
10. Recepción y revisión de facturas y recibos de acuerdo al
reporte Contador
11. Registro de facturas y transacción, detalle de saldo actual.
12. Revisión de la transacción y petición de desembolso de
dinero Jefe Financiero
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
94
Figura N° 20.- Diagrama de Flujo – Creación y Reposición de Fondo de Caja
Chica
PROTEINSA
Nombre del procedimiento: Creación y reposición de caja chicaElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/2
ContadorJefe de Compras Jefe de Finanzas
Fase
2
1
Inicio
Recepción de dinero
Petición de creación de fondo de caja chica
1. Informe de gastos2. Facturas y recibos
¿Esta de acuerdo?
1
NO
Aprobación de creación de fondo de
caja chica
SI
Petición de desembolso de dinero
Desembolso para fondo de caja chica y
registro de la transacción
Elaboración y entrega de informe de gastos
Entrega de facturas y recibos
95
PROTEINSA
Nombre del procedimiento: Creación y reposición de caja chicaElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 2/2
ContadorJefe de Compras Jefe de Finanzas
Fase
1, 2
Recepción de informe de gastos, facturas y recibos
1. Informe de gastos2. Facturas y recibos
Revisión de la transacción , detalle
de saldo actual
Petición de desembolso de dinero
Recepción y revisión de facturas y recibos de acuerdo
a reporteRevisión informe de Gastos
Registro de facturas y
transacción, detalle de saldo
actual.
FIN
96
3.3.3 Compra de mercadería
Tabla N°19.- Descripción de Procedimientos – Compra de mercadería
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Compras
Nombre del
Procedimiento: Compra de mercadería
Objetivo: Establecer los lineamientos y pasos necesarios para la compra de
mercadería y su correcto registro.
Alcance:
Inicio: Recepción de requerimiento de mercadería
Fin: Archivo de factura en carpeta de cuentas por pagar
POLÍTICAS
1.
Todas aquellas personas que tengan facturas de compras, gastos, retenciones
correspondientes a la Empresa deberán ser entregadas en un plazo de 5 días a
partir de la fecha de emisión de las mismas, caso contrario se emitirá una multa
Esto se lo efectuara con el fin de tener un control de la documentación que se
maneja en cuentas por pagar y a su vez los debidos pagos que se deban realizar.
2. Toda factura que supere el valor de $50 deberá ser entregada en el plazo
establecido para la realización de comprobante de retención.
3. Para la aceptación de una factura ésta deberá cumplir con los requisitos
establecidos por el SRI.
4.
Los comprobantes de retención deberán ser realizados en el momento que se
realiza la entrega de la factura en el caso de que esta sea física, caso contrario
deberá ser enviada de forma digital hasta la entrega física de la misma.
5.
Cada fin de mes deberá ser guardado 5 comprobantes de retención en el caso de
que se requiera de su uso.
97
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Recepción de requerimiento de mercadería Jefe de Compras
2. Contacto con los proveedores Jefe de Compras
3. Petición de mercadería Jefe de Compras
4. Adquisición de mercadería Jefe de compras
5. Recepción y entrega de factura de compra Jefe de Compras
6. Recepción de factura de compra Asistente Contable
7. Registro de los datos de la factura en el sistema contable Asistente Contable
8. Registro de datos para la retención Asistente Contable
9. Impresión de orden de compra con el valor a cancelar Asistente Contable
10. Impresión de comprobante de retención Asistente Contable
11. Selección de facturas por pagar Asistente Contable
12. Archivo de factura en la carpeta de cuentas por pagar Asistente Contable
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
98
Figura N°21.- Diagrama de Flujo – Compra de mercadería
PROTEINSANombre del procedimiento: Compra de mercaderíaElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Jefe de Compras Asistente Contable
Fase
3
2
1
1
Fin
Registro de los datos de la factura en el sistema
contable
INICIO
Selección de facturas por pagar
Recepción de requerimiento de
mercadería
Impresión de orden de compra con el valor a
cancelar
Impresión de comprobante de
retención
Contacto con los proveedores
Petición de mercadería
Adquisición de mercadería
Recepción y entrega de factura de compra
Recepción de factura
1
1
Registro de datos para la retención
¿Esta pendiente de
pago ?
Archivo de facturas en cuentas por pagar
SI
NOArchivo de
facturas
2
2
1.- Factura2. Orden de Compra3. Comprobante de Retención
99
3.3.4 Pago proveedores y servicios
Tabla N°20.- descripción de Procedimientos – Pago proveedores y servicios
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Financiero
Nombre del Proceso: Pago proveedores y servicios
Objetivo:
Llevar un control oportuno de las cuentas por pagar,
manteniendo actualizada la cartera de pago a proveedores.
Alcance:
Inicio: Análisis de documentos o facturas pendientes de pago.
Fin: Archivo de comprobante de egreso
POLÍTICAS
1. Toda factura será cancela en un plazo de 30 días a partir de la fecha de emisión
siempre y cuando exista un acuerdo mutuo entre ambas partes.
2. Todo pago deberá ser comunicado al proveedor para la confirmación de dicha
transacción.
3. Todas las cuentas por pagar deben ser registradas en el sistema y archivadas
debidamente.
4.
Los documentos por pagar deben contener todas y cada una de las
disposiciones legales de acuerdo al SRI, para su adecuado tratamiento y pago.
100
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Análisis de documentos o facturas pendientes de pago
Contador 2. Elaboración y envío del informe de los documentos o
facturas pendientes de pago.
3. Recepción y análisis de informe Jefe Financiero
4. Selección de documentos o facturas a cancelar
mediante transferencia o cheque Jefe Financiero
5. Autorización para cancelación de documentos o
facturas pendientes a cancelar mediante transferencia o
cheque
Jefe Financiero
6. Ejecución de transferencia para el pago de documentos
o facturas pendientes e impresión Contador
7. Elaboración de cheques para pago de documentos o
facturas pendientes. Asistente Contable
8. Contabilización en el sistema de documentos o facturas
canceladas mediante transferencia y cheque Contador
9. Elaboración e impresión de comprobante de egreso Contador
10. Firma de comprobante de egreso y requerimiento de
firma de cheques por parte del gerente Jefe Financiero
11. Información a proveedor de la cancelación de facturas
Asistente Contable 12. Entrega de cheques a proveedores y firma de
comprobante de egreso por parte proveedor
13. Archivo de comprobante de egreso.
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
101
Figura N°22.- Diagrama de Flujo – Pago Proveedores y Servicios
PROTEINSANombre del procedimiento: Pago proveedores y serviciosElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/2
Asistente ContableContador Jefe Financiero
Fase
4
1
2
1,2
Inicio
Elaboración y envío de informe de documentos o
facturas pendientes de pago
Recepción y análisis de informe
¿Esta de acuerdo?
Análisis de documentos o facturas pendientes de pago
1. Informe2. Facturas3. Cheque4. Hoja de Transferencia5. Comprobante de egreso
NO
Selección de facturas o documentos a pagar mediante cheque o
transferencias
Autorización para cancelación de
documentos
SI
¿Se cancela con cheque ?
Elaboración de cheque para el debido pago e
impresión
Ejecución de transferencia para el
debido pago e impresión
NO
SI
1
102
PROTEINSANombre del procedimiento: Pago proveedores y serviciosElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 2/2
Asistente ContableContador Jefe Financiero
Fase
5
1. Informe2. Facturas3. Cheque4. Hoja de Transferencia5. Comprobante de egreso
Contabilización en el sistema de dicha
transacción
1
Elaboración e impresión de comprobante de
egreso
Firma de comprobante de egreso y
requerimiento de firma de cheques al Gerente
Información a proveedores de
cancelación de facturas
Entrega de cheques al proveedor y firma de egresos por parte del
proveedor
Archivo de comprobante de egreso
FIN
103
3.3.5 Cobro a clientes
Tabla N°21.- Descripción de Procedimientos – Cobro a clientes
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Financiero
Nombre del
Proceso: Cobro a clientes
Objetivo:
Implantar actividades de control que permitan identificar los
créditos concedidos por la empresa, desde su creación hasta su
debido cobro.
Alcance:
Inicio: Análisis y revisión de facturas vencidas o por vencer
Fin: Emisión y archivo de comprobante de ingresos
POLÍTICAS
1 Corresponde al jefe de ventas realizar un reporte mensual del análisis de la
cartera.
2 Se deberá realizar una provisión para cuentas incobrables correspondiente al 1%
3 Todas las facturas emitidas deben cumplir con la reglamentación de facturación
vigente.
4 Para conceder créditos se ejecutará el respectivo análisis de capacidad de pago
del cliente el cual deberá ser autorizado por el Gerente
5 El tiempo máximo del crédito que se otorgue será de 90 días
6
El encargado de cuentas por cobrar deberá informar de manera oportuna sobre
aquellos créditos que sean considerados difíciles para su cobro.
104
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSA
BLES
1. Análisis y revisión de facturas vencidas o por vencer
Jefe de Ventas
2. Elaboración y envío de informe al jefe financiero
3. Revisión de informe Jefe
Financiero 4. Autorización para cobro
5. Notificación al cliente de su deuda
Jefe de Ventas 6. Realiza el cobro y entrega un recibo por el pago
7. Realiza los depósitos
8. Recepción y envío de información de los pagos realizados para
su registro Jefe de ventas
9. Revisión en estado de cuenta transferencias ejecutadas por los
clientes y envío para su registro
Jefe
Financiero
10. Contabilización de la transacción
Contador 11. Elaboración e impresión de comprobante de egreso
12. Archivo de comprobante de ingreso
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
105
Figura N°23.- Diagrama de Flujo – Cobro a clientes
PROTEINSANombre del procedimiento: Cobro a clientesElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
ContadorJefe de ventas Jefe Financiero
Fase
2
Elaboración e impresión de comprobante de ingreso
1
Inicio
Fin
Elaboración y envío de informe al jefe financiero
Revisión de informe
Revisión en estado de cuenta las transferencias ejecutadas por los clientes y envío a jefe de ventas
NO
SI
Contabilización de la transacción
Análisis y revisión de facturas vencidas o por vencer
Autorización para cobro
¿Está de acuerdo?
Archivo de comprobante de ingreso
Notificación al cliente de su deuda
Recepción y envío de información de los cobros realizados para su
registro
Realiza al cobro y entrega de recibo por el pago
Realiza los depósitos
1
1
1. Informe2. Comprobante de ingreso
106
3.3.6 Venta de mercadería
Tabla N°22.- Descripción de Procedimientos – Venta de mercadería
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Ventas
Nombre del
Proceso: Venta de mercadería
Objetivo:
Lograr una gestión eficaz y efectiva del proceso de ventas
mediante el establecimiento de lineamientos y pasos necesarios
para la empresa.
Alcance:
Inicio: Requerimiento de venta de mercadería
Fin: Recepción de documentos para entrega con el pedido.
POLÍTICAS
1
La orden de pedido del cliente para el proceso de facturación debe estar
descrita de forma clara, es decir, con la cantidad, producto y fecha de entrega
para su correspondiente facturación y debe contener la confirmación de los
productos a enviarse.
2 Los pedidos deben realizarse con un 1 día antes de su despacho.
3
Las facturas deben estar vigentes para proceder con la facturación,
corresponde al departamento de ventas proporcionar los datos necesarios
para la facturación. Para proceder con la facturación se deberá presentar la
siguiente información en caso de un cliente nuevo: Razón Social, RUC,
Dirección, Teléfono, Correo Electrónico, Forma de pago.
4 Cada fin de mes se procederá a dejar 5 facturas en blanco en caso de que se
requiera.
5
La entrega de documentos para envío junto con el pedido será: orden de
compra, factura y guía de remisión.
107
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Requerimiento de venta de mercadería Asistente de Ventas
2. Recepción de orden de pedido Asistente de Ventas
3. Confirmación de orden de pedido para facturación con el
área de producción. Asistente de Ventas
4. Envío de orden de pedido al asistente de ventas para
facturación Asistente de Ventas
5. Recepción de orden de pedido y registro de datos para
facturación en el sistema contable Asistente contable
6. Cotejo de los datos de la orden de pedido con la factura Asistente contable
7. Impresión de factura Asistente contable
8. Registro de datos para guía de remisión Asistente contable
9. Impresión de la guía de remisión Asistente contable
10. Envío de orden de pedido, factura y guía de remisión Asistente Contable
11. Recepción de documentos para adjuntar con el pedido Asistente de Ventas
ELABORADO
POR: REVISADO POR:
AUTORIZADO
POR:
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
108
Figura N°24.- Diagrama de Flujo – Venta de mercadería
PROTEINSANombre del procedimiento: Venta de mercaderíaElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Asistente de Ventas Asistente Contable
Fase
1,2,3
2
1
1
Confirmación de orden de pedido para
facturación con el area de producción
INICIO
Requerimiento de venta de mercadería
Recepción de orden de pedido y registro de
datos para facturación
Envío de orden de pedido para facturación
1
1
Recepción de Orden de pedido
Cotejo de datos de orden de pedido con la
factura
Impresión de factura
Registro de datos para guía de remisión
3
Impresión de factura
Envío de orden de pedido, factura y guía de
remisión
Recepción de documentos para
adjuntar con el pedido
FIN
1. Orden de Pedido2. Factura 3. Guía de Remisión
109
3.3.7 Pago de Nómina
Tabla N°23.- Descripción de Procedimientos – Pago de Nómina
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Financiero
Nombre del
Proceso: Pago de Nómina
Objetivo:
Establecer las actividades para llevar a cabo la liquidación de la
nómina y demás prestaciones sociales de conformidad con la
normativa legal vigente.
Alcance:
Inicio: Recepción de roles de pago
Fin: Entrega de comprobantes de pago a los empleados
POLÍTICAS
1 Todos los empleados gozarán de sus debidas prestaciones sociales.
2 La nómina del personal se la realizará de forma mensual.
3 Los días de depósito en las cuentas de los trabajadores por concepto de
nómina serán hasta el 5 del mes siguiente.
4 El pago de nómina debe ser debidamente autorizado para su
correspondiente pago
5
El empleado puede recurrir a cualquier reclamo, duda que tenga en cuanto
a su rol de pagos.
110
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Recepción de roles de pagos Contador
2. Autorización para pago de sueldos Jefe Financiero
3. Ejecución de transferencias e impresión Contador
4. Elaboración de cheques en el caso que amerite e
impresión
Contador
5. Envío a Gerente para firma de cheques Contador
6. Registro en el sistema contable el Pago de sueldos Contador
7. Elaboración de comprobantes de egresos e impresión Contador
8. Entrega de roles de pago y comprobante de egreso a los
empleados para su firma
Asistente Contable
9. Archivo de documentación Asistente Contable
REALIZADO
POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
111
Figura N°25.- Diagrama de Flujo – Pago de Nómina
PROTEINSANombre del procedimiento: Pago de nóminaElaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/1
Asistente ContableContador Jefe Financiero
Fas
e
4
1
3
Inicio
Recepción de roles de pago
Autorización para roles de pago
Fin
1. Rol de pagos2. Cheques3. Transferencias4. Comprobantes de pago
¿Se paga con cheque ?
2
Elaboración de cheques e impresión
SI
NOEjecución de transferencias e
impresión
Envío a Gerente para firma de
cheques
Registro en el sistema contable el
pago de sueldos
1
1
Elaboración de comprobantes de
egreso e impresión Entrega de roles de pago y
comprobantes de egreso a los
empleados para su firma
2
2
Archivo de documentación
112
3.3.8 Elaboración Estados Financieros
Tabla N°24.- Descripción de Procedimientos – Elaboración de Estados Financieros
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
Departamento: Financiero
Nombre del Proceso: Elaboración Estados Financieros
Objetivo:
Elaborar y presentar Estados Financieros confiables,
razonables y oportunos a través del registro de las
transacciones, operaciones y hechos financieros para brindar
una información útil para la toma de decisiones
Alcance:
Inicio: registro de transacciones económicas de la empresa
Fin: Aprobación y revelación de la información financiera
POLÍTICAS
1 Los Estados financieros deben ser elaborados sobre técnicas adecuadas y
uniformes de tal modo asegure información confiable y oportuna a los usuario
2 Los Estados Financieros deben estar firmados por el Contador y el Gerente
General
3 Los Estados Financieros deben presentarse de manera oportuna a los
organismos legales correspondientes
4
La documentación fuente debe encontrarse debidamente archivada como
soporte de las transacciones contables que han servido para la elaboración de
los Estados Financieros
5
Ingresar las transacciones contables de la empresa de manera diaria.
113
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
ACTIVIDADES RESPONSABLES
1. Recepción de documentación de las operaciones
comerciales de la empresa. Asistente Contable
2. Registro de las transacciones de la empresa en el sistema
contable. Asistente Contable
3. Revisión de la información consolidada de las cuentas
contable. Contador General
4. Verificación de errores Contador General
5. Verificación de origen de las cuentas contables que no
cuadran Contador General
6. Realización de ajustes a las respectivas cuentas Contador General
7. Cierre y cuadre de las cuentas de los estados financieros
al final de cada mes. Contador General
8. Realización de notas aclaratorias a los estados
financieros Asistente Contable
9. Revisión e impresión de estados financieros y notas
aclaratorias definitivas. Contador General
10. Presentación de estados financieros definitivos Contador General
11. Revisión de estados financieros definitivos Jefe Financiero
12. Aprobación de Estados Financieros Jefe Financiero
13. Entrega de Estados Financieros al Gerente General Jefe Financiero
14. Revisión de Estados Financieros Gerente General
15. Aprobación de Estados Financieros Gerente General
16. Firma de Estados Financieros Gerente General
17. Publicación de Estados Financieros Contador General
18. Archivo de Estados Financieros correspondientes al mes Asistente Contable
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
114
Figura N°26.- Diagrama de Flujo – Elaboración de Estados Financieros
PROTEINSANombre de procedimiento: Elaboración de Estados Financieros
Elaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 1/2
Gerente GeneralAsistente Contable Contador General Jefe Financiero
Fas
e
Inicio
Verificación de origen de las cuentas contables que
nos cuadran
Registro de las transacciones en el sistema
contable
Revisión de la información consolidada
NO
SI
Recepción de documentación de las
operaciones comerciales de la empresa
Verificación de errores
¿Existen errores?
Realización de ajustes a las respectivas cuentas
Cierres y cuadre de las cuentas de los estados
financieros al final de cada mes
Realización de notas aclaratorias a los estados
financieros
1
115
PROTEINSANombre del Procedimiento: Elaboración de Estados Financieros
Elaborado por: Viviana Ushiña Pág.: 2/2
Gerente GeneralAsistente Contable Contador General Jefe Financiero
Fas
e
Presentación de estados financieros definitivos
Revisión de Estados Financieros Definitivos
1
¿Aprobación?
Aprobación de Estados Financieros
SI
NO
Entrega de Estados Financieros al Gerente
General
Revisión de Estados Financieros definitivos
Revisión e impresión de estados financieros y notas
aclaratorias definitivas
Firma de Estados Financieros
Publicación de Estados Financieros
Archivo de Estados Financieros
correspondientes al mes
FIN
¿Aprobación?
Aprobación de Estados Financieros
SI
NO
Firma Estados Financieros
116
3.4 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PROPUESTO
3.4.1 Descripción de Funciones del Gerente General
Tabla N°25.- Descripción de Funciones- Gerente General
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Gerencia General
Denominación: Gerente General
Cargo al cual reporta: Ninguno
Cargo de las personas que
le reportan:
Asistente de Gerencia, Jefe Financiero, Jefe de Talento
Humano, Jefe de Producción, Jefe de Investigación y
Desarrollo, Jefe de Compras, Jefe de Ventas, Jefe
Administrativo
FUNCIÓN PRINCIPAL
Dirigir y representar legalmente, judicialmente y extrajudicialmente, estableciendo
políticas generales que regirán en la empresa. Planificar el crecimiento de la empresa a
corto y a largo plazo.
117
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1. Ejercer la representación legal de la Empresa
2. Dirigir y controlar las actividades de la empresa con el fin de buscar su
mejoramiento organizacional, técnico y financiero.
3. Coordinar y controlar la ejecución y seguimiento al cumplimiento de un Plan
Estratégico.
4. Controlar y supervisar los reportes financieros, cotejando resultados reales con
los presupuestados.
5.
Controlar la administración de recursos monetarios mediante el cumplimiento
de regulaciones en materia tributaria, arancelaria y demás obligaciones con la
ley.
6. Controlar los costos y rentabilidad de la empresa.
7. Administrar los presupuestos operacionales y las inversiones que la empresa
encuentre viable realizar.
8. Controlar los niveles de inventario.
9. Controlar el cumplimiento de los planes y programas de producción
10. Responsabilidad en cuanto a los cheques girados en la empresa.
11. Manejo de Proyectos de Inversión
12. Supervisar la planificación y ejecución de las estrategias y acciones de
comercialización de la empresa.
13. Efectuar el análisis y evaluación de los resultados de los planes de mercadeo
y ventas de la empresa.
14. Supervisar la rotación de los productos de la empresa.
15. Controlar los niveles de cartera.
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
118
3.4.2 Descripción de Funciones del Asistente de Gerencia
Tabla N°26.- Descripción de Funciones – Asistencia de Gerencia
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Administrativa
Denominación: Gerencia General
Cargo al cual
reporta: Gerente General
Cargo de las personas
que le reportan: Ninguno
FUNCIÓN PRINCIPAL
Brindar apoyo funcional y administrativo a la Gestión de la Gerencia General.
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1
Administrar la Agenda Gerencial, actualización del calendario de actividades y
citas del Gerente General, facilitando la obtención de recursos tales como
información, documentos, equipos o suministros necesarios para su ejecución.
2 Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia y mantener
actualizado el directorio telefónico.
3 Brindar apoyo operativo a la Gerencia General en aspectos relacionados con
trámites presupuestales.
4 Operar el archivo físico y computacional de la Gerencia, velando por su orden y
actualización en forma permanente.
119
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
5 Atender a los clientes y visitantes de la Gerencia General.
6 Apoyar en la logística de eventos institucionales, al interior y exterior del país.
7 Redactar cartas, memorandos, circulares, correos electrónicos y demás
documentos que sean requeridos por la Gerencia General.
8 Mantener la existencia de útiles de oficina y encargarse de su custodia y
distribución.
9 Elaborar las solicitudes de viajes y viáticos para el Gerente General.
10 Recepción de informes emitidos por parte de las demás áreas para la revisión
correspondiente del Gerente General
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
120
3.4.3 Descripción de Funciones del Jefe Financiero
Tabla N°27.- Descripción de Funciones – Jefe Financiero
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Financiero
Denominación Jefe Financiero
Cargo al cual
reporta: Gerente General
Cargo de las
personas que le
reportan:
Contador, Asistente Contable, Jefe de Compras, Jefe de Ventas
FUNCIÓN PRINCIPAL
Gestionar de manera eficiente, responsable y controlada el proceso contable, con el fin
de obtener información confiable y oportuna para proceder a su respectivo análisis y
toma de decisiones necesaria.
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1 Liderar en condiciones de oportunidad y confiabilidad, el cierre contable mensual
y anual, así como también la elaboración de correcciones y ajustes contables.
2 Entregar en forma oportuna los Estados Financieros a la Gerencia General con
todos sus soportes para su respectivo análisis y toma de decisiones.
3 Cumplir con las obligaciones contables y tributarias, de acuerdo con las normas
legales vigentes.
121
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
5 Verificación de Estados Financieros
6 Aprobación de compras de materia prima, suministros, materiales o activos fijos
7 Cumplimiento con presentación de presupuesto
9 Análisis de Indicadores
10 Negociación con entidades financieras
11 Aprobación de pago de sueldos
12 Aprobación de ejecución de transferencias previa autorización del Gerente
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
122
3.4.4 Descripción de Funciones del Contador General
Tabla N°28.- Descripción de Funciones – Contador General
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Financiero
Denominación: Contador General
Cargo al cual
reporta: Jefe Financiero
Cargo de las
personas que le
reportan:
Asistente Contable, Jefe de Compras, Jefe de Ventas
FUNCIÓN PRINCIPAL
Gestionar de manera eficiente, responsable y controlada el proceso contable, con el fin
de generar información confiable y oportuna para su análisis y toma de decisiones.
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1 Liderar en condiciones de oportunidad y confiabilidad, el cierre contable mensual
y anual, así como también la elaboración de correcciones y ajustes contables.
2 Entregar en forma oportuna los Estados Financieros a la Gerencia General y Jefe
Financiero con todos sus soportes para su respectivo análisis y toma de decisiones
3 Cumplir con las obligaciones contables y tributarias, de acuerdo con las normas
legales vigentes.
123
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
4 Preparar y presentar mensualmente informes: Balance General, Estado de
Resultado y otros que sea requerido por la Gerencia General.
5 Organizar, supervisar la toma de inventario físico; y de activos fijos, así como su
correcto registro contable y permanente actualización de su valor.
6 Registro de roles de pago y beneficios sociales mensuales del personal de la
Empresa.
7 Organizar, supervisar y coordinar los arqueos de caja chica y fondos rotativos
asignados a otras áreas.
8 Realizar la planificación anual de las capacitaciones que se necesitan en su
dependencia-, y controlar su cumplimiento.
9 Revisar, examinar el registro contable de documentos.
10 Realizar la ejecución de pagos a proveedores y ejecución de cobros a clientes.
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
124
3.4.5 Descripción de Funciones del Asistente Contable
Tabla N°29.- Descripción de Funciones – Asistente Contable
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Financiero
Denominación: Asistente Contable
Cargo al cual
reporta: Contador General
Cargo de las personas
que le reportan: Ninguno
FUNCIÓN PRINCIPAL
Brindar apoyo al Contador General en el análisis, clasificación y registro contable de
las transacciones y otras actividades contables.
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1 Clasificar, codificar y efectuar el registro contable de documentos.
2 Revisar y comparar lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con
las cuentas respectivas.
3 Archivar documentos contables para uso y control interno.
125
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
4 Recopilar, analizar y determinar el pago de impuestos en general de la empresa;
mantener el archivo de los mismos con su respectivo respaldo.
5 Elaborar comprobantes de ingresos y egresos, totalizar y emitir un informe de
resultados.
6 Elaborar y registrar las retenciones en la fuente, anexo transaccional y demás
anexos solicitados por el SRI.
7 Realizar otras funciones encargadas por el Contador General y que son de su
competencia.
8 Registro en el sistema contable las compras y ventas que se efectúan
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
126
3.4.6 Descripción de Funciones del Jefe de Talento Humano
Tabla N°30.- Descripción de Funciones – Jefe de Talento Humano
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Talento Humano
Denominación: Jefe de Talento Humano
Cargo al cual reporta: Gerente General
Cargo de las personas
que le reportan: Ninguno
FUNCIÓN PRINCIPAL
Planificar, coordinar, ejecutar y controlar todos los procesos y procedimientos
relacionados con la Gestión de Talento Humano para incrementar los niveles de
productividad personal e institucional.
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1 Identificar las necesidades en materia de formación y capacitación del personal
conjuntamente con los demás departamentos.
2
Formular, ejecutar y controlar el Plan de Bienestar Social y Laboral para el
personal y su grupo familiar, como estrategia para mejorar los niveles de
motivación y compromiso.
127
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
3 Implementar una gestión de clima organizacional, tendiente a generar ambientes
sanos de convivencia laboral.
4 Diseñar y formular planes, proyectos y programas para estimular el desarrollo
personal.
5
Llevar a cabo el desarrollo de procesos de selección, inducción y formación
tendientes a desarrollar las competencias de acuerdo a cada área mediante el
establecimiento de políticas y lineamientos.
6 Ejecutar el programa de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de contribuir
con el bienestar físico y mental del personal.
7
Coordinar el análisis y consolidación de la evaluación del desempeño del
personal, con el fin de tomar medidas pertinentes que conduzcan al mejoramiento
institucional.
8 Administrar la nómina del personal y elaborar el presupuesto del personal.
9 Realizar la implementación de manuales de funciones de cada puesto de trabajo y
controlar su cumplimiento.
10 Planificar y controlar los turnos de trabajo, permiso y vacaciones del personal
11 Realizar otro tipo de funciones encargadas por el Gerente General y que son de su
competencia.
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
128
3.4.7 Descripción de Funciones del Jefe de Compras
Tabla N°31.- Descripción de Funciones – Jefe de Compras
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Compras
Denominación: Jefe de Compras
Cargo al cual
reporta: Gerente General, Jefe Financiero
Cargo de las
personas que le
reportan:
Asistente contable
FUNCIÓN PRINCIPAL
Coordinar la distribución de los pedidos de mercancía en tiempo y forma.
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1 Identificar y seleccionar proveedores de acuerdo a los estándares definidos por la
organización.
2 Control de existencias de recursos necesarios para la producción
3 Coordinar las diferentes área de almacén (entradas, reposición, preparación de
pedidos y transporte de los mismos)
129
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
4 Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos
5 Gestionar y supervisar al personal a su cargo
6 Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos.
7 Gestionar la relación con los proveedores y clientes.
8 Planificar el presupuesto de compras y cotejarlo con las compras ejecutadas al
final del mes.
9 Ejecutar la solicitud de créditos a los proveedores.
10 Verificar la materia que llega a la empresa, este de acuerdo al pedido.
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
130
3.4.8 Descripción de Funciones del Jefe de Ventas
Tabla N°32.- Descripción de Funciones – Jefe de Ventas
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Ventas
Denominación: Jefe de Ventas
Cargo al cual
reporta: Gerente General, Jefe Financiero
Cargo de las
personas que le
reportan:
Asistente Ventas
FUNCIÓN PRINCIPAL
Planificar, ejecutar y controlar estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades
de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de venta y post venta de
excelencia para una eficiente administración
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1 Ejecutar y controlar los planes comerciales de la empresa.
2 Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes.
3 Negociación en el exterior para canalización de nuevos clientes
131
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE
FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
4 Programación de visitas al cliente
5 Canalizar reclamos por parte de los clientes.
6 Controlar la disponibilidad de productos para la venta.
7 Realizar cotizaciones de productos para clientes.
8 Revisar estadísticas de ventas y sus informes respectivos
9 Elaboración de Proyecciones de ventas
10 Fijación de precios y descuentos de venta.
11 Planificación de rutas para entrega de pedidos
12 Revisión de mantenimiento preventivo de los vehículos de logística.
REALIZADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
132
3.4.9 Descripción de Funciones del Asistente Comercial
Tabla N°33.- Descripción de Funciones – Asistente de Ventas
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 1 de 2
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Área: Ventas
Denominación: Asistente de ventas
Cargo al cual
reporta: Jefe de Ventas
Cargo de las
personas que le
reportan:
Vendedores, transportistas
FUNCIÓN PRINCIPAL
Apoyo al Jefe de Ventas en la planificación, organización y control de las estrategias de
ventas para abastecer nuevos mercados.
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
1 Revisión de reportes de vendedores
2 Recepción de órdenes de pedidos para entregar a producción
3 Revisión de hojas de rutas
133
PROTEINSA
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Fecha: 25/09/2018
Página: 2 de 2
OTRAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO:
4 Revisión de mantenimiento de vehículos de transporte de la mercadería
5 Envió de órdenes de compra a asistente contable
6 Coordinación de rutas para entregas
7 Coordinación para impresión de material POP
8 Ejecución de ventas telefónicas,
9 Atención a clientes
10 Control de caja chica
11 Presentación reporte de ventas
REALIZADO
POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
Viviana Ushiña Ing. Jaime Chiriboga Paola Molina
134
3.5 INDICADORES DE GESTIÓN PROPUESTOS
Tabla N°34.- Indicadores – Reclutamiento - Selección del Personal
Proceso: Administrativo
Nombre del procedimiento: Reclutamiento –Selección del Personal
Objeto: Mejorar la eficiencia en el proceso de reclutamiento y selección del personal
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operacional
Fórmula Frecuencia
de medición
Indicador
meta
Responsable Fuente
Nivel de
Eficiencia
Eficiencia
proceso de
selección
Mide el
tiempo de
duración de
la selección
personal
Tiempo de
duración
Tiempo de duración en
procesos de Selección /
Tiempo estimado de
duración en procesos de
selección
Cuando se
requiera de
nuevo
personal
80% Jefe de
Talento
Humano
Recepción
hojas de
vida
Tabla N°35.- Indicadores – Contratación del personal
Proceso: Administrativo
Nombre del procedimiento: Contratación del personal
Objeto: Medir la permanencia en el puesto de trabajo
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operac
ional
Fórmula Frecuencia
de
medición
Indica
dor
meta
Responsable Fuente
Cumplimi
ento
Cumplimient
o vacante
requerida
Identificar el
grado de
cumplimiento
en cuanto al
perfil requerido
% N° de requerimientos cumplidos
para el perfil/ Total
Requerimientos perfil requerido
Cuando se
requiera
nuevo
personal
80% Jefe de
Talento
Humano
Hoja de
vida
135
Tabla N°36.- Indicadores- Inducción del Personal
Proceso: Administrativo
Nombre del procedimiento: Inducción del Personal
Objeto: Medir el grado de captación de información en el proceso de inducción
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operac
ional
Fórmula Frecuencia
de
medición
Indica
dor
meta
Responsable Fuente
Retención
informaci
ón
Retención
información
proceso
inducción
Conocer el
grado de
retención de
información por
parte del nuevo
personal
% Evaluación de la retención de
información / Información
impartida en el proceso de
inducción
Cuando se
requiera
nuevo
personal
80% Jefe de
Talento
Humano
Hoja de
especifi
caciones
de la
inducció
n
Tabla N°37.- Indicadores – Evaluación del Personal
Proceso: Administrativo
Nombre del procedimiento: Evaluación del Personal
Objeto: Medir el grado de conocimiento del área a desempeñarse
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operac
ional
Fórmula Frecuencia
de
medición
Indica
dor
meta
Responsable Fuente
Conocimi
ento
personal
Medición
conocimient
o
Conocer el grado de
conocimiento del
personal en cuanto
a su trabajo.
% N° de Encuestas de
satisfacción positivas / Total
de encuestas
Una vez al
mes
80% Jefe de
Talento
Humano
Hoja de
encuesta
s
136
Tabla N°38.- Indicadores – Capacitación del Personal
Proceso: Administrativo
Nombre del procedimiento: Capacitación del Personal
Objeto: Conocer la calidad de la formación y el desarrollo en una capacitación
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operac
ional
Fórmula Frecuencia
de
medición
Indica
dor
meta
Responsable Fuente
Informaci
ón
impartida
Calidad de la
formación y
desarrollo
Identificar la
calidad de la
formación del
personal
% Personas con resultados al
100% / Total de personas
evaluadas
Una vez al
mes
80% Jefe de
Talento
Humano
Hoja de
Evaluaci
ón
Tabla N° 39.- Indicadores – Elaboración de Rol de Pagos
Proceso: Administrativo
Nombre del procedimiento: Elaboración de Rol de Pagos
Objeto: Identificar el porcentaje de horas extras permitidas en la empresa
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operac
ional
Fórmula Frecuencia
de
medición
Indica
dor
meta
Responsable Fuente
Horas
Extras
Cumplimient
o de Horas
Extras
Cumplir con las
horas extras
permitidas sin
ningún excedente
de acuerdo al
presupuesto
% Empleados con horas extras /
Total de empleados
Una vez al
mes
60% Jefe de
Talento
Humano
Hoja de
Asistenc
ia
137
Tabla N° 40.- Indicadores – Conciliación Bancaria
Proceso: Financiero
Nombre del procedimiento: Conciliación Bancaria
Objeto: Medir la eficacia en cuanto a la información registrada para realizar la conciliación bancaria
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operaci
onal
Fórmula Frecuencia
de medición
Indicad
or meta
Responsa
ble
Fuente
Nivel de
eficacia
Eficiencia
conciliación
bancaria
Medir la eficacia
de la conciliación
bancaria al 100%
% Diferencias encontradas en la
conciliación bancaria / Total
de movimientos
Una vez al
mes
95% Contador Estado de
Cuenta/
Libro mayor
de Bancos
Tabla N° 41.- Indicadores – Creación y reposición de Fondo de Caja Chica
Proceso: Financiero
Nombre del procedimiento: Creación y reposición de Fondo de Caja Chica
Objeto: Medir el cumplimiento del fondo asignado
Variabl
e a
Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operaci
onal
Fórmula Frecuencia
de medición
Indicad
or meta
Responsable Fuente
Cumpli
miento
Cumplimie
nto fondo
asignado
Conocer el uso del
fondo asignado para
caja chica
% N° de Compras efectuadas /
Compras estimadas con el
fondo asignado
Una vez al
mes
80% Jefe de
compras
Reporte
de
Gastos
de Caja
Chica
138
Tabla N° 42.- Indicadores – Compra de Mercadería
Proceso: Financiero
Nombre del procedimiento: Compra de mercadería
Objeto: Efectuar la compra de acuerdo a los requerimientos establecidos.
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operaci
onal
Fórmula Frecuencia
de medición
Indicad
or meta
Responsable Fuente
Nivel de
Eficiencia
Eficiencia en
la compra
requeridas
Mide la eficiencia
de las compras
requeridas
% Número de compras
efectuadas / Total de compras
requeridas
Una vez al
mes
80% Jefe de
Compras
Ordenes
de
compra
Tabla N° 43.- Indicadores – Pago de proveedores y servicios
Proceso: Financiero
Nombre del procedimiento: Pago de proveedores y servicios
Objeto: Medir el cumplimiento en cuanto a pago a proveedores
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operaci
onal
Fórmula Frecuencia
de medición
Indicad
or meta
Responsable Fuente
Cumplimi
ento Pago
Cumplimient
o Tiempo
estimado de
pago
Cumplir con los
plazos de pago
establecidos por el
proveedores
% Pagos efectuados a tiempo /
Total de Pagos proyectados a
un mes
Una vez al
mes
90% Jefe de
Finanzas
Reporte
de
facturas
vencidas
139
Tabla N° 44.- Indicadores – Venta de Mercadería
Proceso: Financiero
Nombre del procedimiento: Venta de Mercadería
Objeto: Medir del cumplimiento de ventas en cuanto a nuevos clientes
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operaci
onal
Fórmula Frecuencia
de medición
Indicad
or meta
Responsable Fuente
Cumplimi
ento de
ventas
Medición
ventas
nuevos
clientes
Cumplir con las
ventas proyectas en
el mes
% Número de clientes nuevos /
Total Clientes
Una vez al
mes
25% Jefe de
Ventas
Reporte
de
Ventas
Tabla N° 45.- Indicadores – Cobro a clientes
Proceso: Financiero
Nombre del procedimiento: Cobro a clientes
Objeto: Medir el nivel de eficacia en la gestión de cobros a clientes.
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operacional
Fórmula Frecuencia
de medición
Indicad
or meta
Responsable Fuente
Nivel de
eficacia
Nivel de
eficacia
cobranzas
Conocer el nivel de
eficacia en cuanto a la
gestión de cobranzas
% Total de facturas
cobradas / Total de
facturas a vencerse
Una vez al
mes
90% Asistente de
Ventas
Reporte
de
facturas
vencidas
y por
vencerse
140
Tabla N° 46.- Indicadores – Pago de Nómina
Proceso: Financiero
Nombre del procedimiento: Pago de nómina
Objeto: Medir el cumplimiento a tiempo del pago del sueldo al personal
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operaci
onal
Fórmula Frecuencia
de medición
Indicad
or meta
Responsable Fuente
Cumplimi
ento
salario
Cumplimient
o pago
empleados
Medir el
cumplimiento del
pago de sueldos a
los empleados
% Total de empleados pagados a
tiempo / Total de empleados
Una vez al
mes
95% Jefe de
Finanzas
Rol de
pagos
Tabla N° 47.- Indicadores – Elaboración de Estados Financieros
Proceso: Financiero
Nombre del procedimiento: Elaboración de Estados Financieros
Objeto: Identificar el tiempo estimado para la Elaboración de Estados Financieros
Variable
a Medir
Nombre del
Indicador
Definición Unidad
Operaci
onal
Fórmula Frecuencia
de
medición
Indicado
r meta
Responsab
le
Fuente
Cumplimi
ento
tiempo
requerido
Cumplimiento
presentación
de estados
financieros
Medir el
cumplimiento para
la presentación de
los estados
financieros
% Tiempo real de la presentación
de estados financieros /
Tiempo establecido para
entrega de estados financieros
Una vez al
mes
95% Contador
141
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
La Fundamentación teórica – metodológica es de mucha importancia para llevar
a cabo dicha investigación, su uso permitió conocer sobre bases teóricas y
conceptuales, permitiendo el desarrollo organizado y sistemático del conjunto de
ideas, conceptos, teorías que son necesarias para poder sustentar dicho trabajo de
titulación y de esta manera comprender la perspectiva o enfoque desde el cual
dicha trabajo parte, y mediante el cual puede llegar a interpretar sus resultados.
El Desarrollo del Diagnostico Situacional se lo efectuó mediante el uso de
instrumentos para el debido levantamiento de la información como es la entrevista
y lluvia de ideas el cual fue realizado al personal del área administrativa y
financiera previa autorización del Gerente General cuyo objetivo es base
fundamental para la sustentación de la problemática del presente trabajo, siendo
detectar los factores que interviene en la problemática.
Se planteó la necesidad de Diseñar Procedimientos Administrativos y
Financieros, que le permita a la misma ser más competitiva, a sus dueños y
empleados contar con una herramienta guía, para una exitosa gestión
administrativa, financiera, comercial y de control, que a su vez, normará los
procedimientos internos y externos de sus directivos y empleados y, sobre todo,
fidelizar el producto para brindar una atención oportuna al cliente.
142
Recomendaciones
La implantación de la parte teórica - metodológica es de mucha importancia al
obtener datos e información ampliada acerca de las necesidades que se pueden
tener al desarrollar el diseño de procedimientos administrativos – financieros, por
esto es recomendable involucrarse en cuanto a definición y comprensión de la
parte teórica para poder sustentar dicha investigación y pueda ser de uso como
método de instrucción en cuanto a nuevos términos, conocimientos.
Es recomendable para aplicación del diagnóstico situacional en la empresa para
poder conocer sobre procedimientos tanto administrativos como financieros e
inclusive de otras áreas con lo cual se pueda recurrir a realizar el análisis de porque
dichas falencias están sucediendo y cuáles pueden ser sus posibles consecuencia
en caso de que no se con lleve una correcta ejecución de las actividades que
desarrollan dentro de la empresa, debido a que esta servirá como una herramienta
guía para mantener un control de las funciones, políticas y procedimientos que
dentro de los procesos de la organización se con lleva.
Es necesario la aplicación de un sistema contable el cual le permita procesar la
información de forma correcta, así como también que esta tenga integrada todos
los módulos para tener reporte pertinentes de acuerdo al caso que se requiera, así
como también es necesario que el personal que usa el sistema esté debidamente
capacitado para evitar posible errores en cuanto al ingreso de información. Es
necesario mejorar la eficiencia en los procesos, debido a que estos limitan el buen
funcionamiento de la empresa en temas como ausencia de procedimientos para la
realización de proyectos fundamentales dentro de la actividad de la empresa; así
como también, no existe una evaluación del cumplimiento de objetivos a corto
plazo, y, otros aspectos que no están manejados adecuadamente.
143
BIBLIOGRAFÍA
Alonso, G. (1998). Auditoria y Control Interno. México: MacGraw Hill.
Álvarez Torres, M. (2006). Manual para elaborar Manuales de Políticas y
Procedimientos (Décimacuarta reimpresión ed.). México: Panorama Editorial.
Recuperado el 10 de Septiembre de 2018
Alvarez Torres, M. G. (2006). Manual para elaborar manules de políticas y
procedimientos (Decimocuarta ed.). México: Panorama Editorial, S.A. de C.V.
Recuperado el 15 de Mayo de 2018
Ballesteros Cerchiaro, L. (8 de Febrero de 2014). Wordpress. Recuperado el 19 de
Noviembre de 2017, de
https://lballesteroscontrolinterno.wordpress.com/2014/02/08/2-5-limitaciones/
Catacora Carpio, F. (2012). Sistemas y Procedimientos Contables. Bogotá: McGraw-
Hill.
Chiavenato, I. (2006). Introduccion a la teoria general de la administracion (Quinta
ed.). México: Mc Graw Hill.
Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración (Séptima
ed.). México: Mc Graw Hill. Recuperado el 15 de Mayo de 2018
csv.go.cr. (s.f.). Recuperado el 10 de Septiembre de 2018, de
https://www.csv.go.cr/documents/10179/10843/Metodologia+para+elaborar+un
+Manual+de+Procedimiento.pdf/4a19ea22-4f8d-467c-856d-c6b0a449fa24
Fonseca Luna, O. (2011). Sistemas de Control Interno para Organizaciones (Primera
ed.). Lima: Instituto de Investigación en Accountability y Control.
Franklin, B. (2009). Organizacion de Empresas. Recuperado el 05 de Septiembre de
2018
Gómez Morfin, J. (1968). El Control Interno en los negocios, Fondo de Cultura
Económica. México: Publicación del Instituto de Auditores Internos de México.
Grupo Albe. (s.f.). GrupoAlbe.com. Recuperado el 10 de Septiembre de 2018, de
http://www.grupoalbe.com/productos-de-consultoria/elaboracion-de-manuales-
de-politicas-y-procedimientos/
Guamán, M. (s.f.). Manuel Sistema Microsystem. Quito. Recuperado el 5 de Enero de
2018
Hernández Sampieri Roberto, H. C. (2003, p. 114.). Metodología de la Investigación .
México: MC Graw Hill.
144
Juyar , D. (23 de Noviembre de 2011). slideshare.net. Recuperado el 10 de Septiembre
de 2018, de https://es.slideshare.net/LORENAJUYAR/procesos-y-
procedimientos-de-la-unidad-administrativa
León Serrano, L., & Jiménez Villamar, B. (2015). Manual de Funciones Laborales
(Primera ed.). Machala, Ecuador: Ediciones UTMACH. Recuperado el 10 de
Septiembre de 2018
Luna González, A. (2014). Procesos Adminsitrativos (Primera ed.). México: Grupo
Editorial Patria s.a.
Mercado H., S. (2002). Administración Aplicada - Teoría y Práctica (Segunda ed.).
México: Editorial Limusa. Recuperado el 15 de Septiembre de 2018
Moreno, A. (2002). Fundamentos de Control Interno. México: Publicaciones A.C. y de
la N.A.A.
Nahun, F. (22 de Diciembre de 2015). Auditool Red Global de Conocimientos en
Auditoría y Control Interno. Recuperado el 19 de Noviembre de 2017, de
https://www.auditool.org/blog/control-interno/3193-limitaciones-del-control-
interno
Reliabilityweb.com. (s.f.). Recuperado el 10 de Septiembre de 2018, de
https://reliabilityweb.com/sp/articles/entry/los-indicadores-de-gestion
Reyes Ponce, A. (2004). Administración Moderna. México: LImusa.
Servin, L. (2016). Deloitte. Recuperado el 19 de Noviembre de 2017, de
https://www2.deloitte.com/py/es/pages/audit/articles/opinion-control-interno-
empresas.html
Smartdraw. (2018). Recuperado el 12 de Mayo de 2018, de
https://www.smartdraw.com/flowchart/simbolos-de-diagramas-de-flujo.htm
Toasa Caisatoa, S. P. (Junio de 2011). Recuperado el 10 de 05 de 2018, de
file:///C:/Users/USUARIO/OneDrive/SEMINARIO%20DE%20TESIS%20II/T-
UCE-0003-205.pdf
Zelaya Lucke, J. (2006). Clasificación de Puestos (Primera ed.). San José, Costa Rica:
Universidad Estatal a Distancia. Recuperado el 10 de Septiembre de 2018
145
ANEXOS
146
CUESTIONARIOS A LA EMPRESA PROTEINSA – GERENCIA
OBJETIVO: Conocer el desarrollo de las actividades de dicha área.
PREGUNTA N° 1 ¿Proteinsa cuenta con misión, visión y objetivos debidamente
establecidos?
PREGUNTA N° 2 ¿Proteinsa tiene establecido políticas administrativas y financieras
para el desarrollo de las actividades?
PREGUNTA N°3 ¿Proteinsa tiene establecido las funciones de cada uno de los
departamentos?
PREGUNTA N° 4 ¿Proteinsa realiza la planificación correspondiente de las actividades
en cada una de las áreas y esta se encuentra en un documento para conocimiento del
personal?
PREGUNTA N°5 ¿Proteinsa desarrolla una administración estratégica para el
cumplimiento de su misión?
PREGUNTA N°6 ¿Las áreas que conforman Proteinsa trabajan en conjunto para
proporcionar un producto de calidad?
PREGUNTA N°7 ¿Existe un adecuado clima laboral en Proteinsa?
PREGUNTA N°8 ¿Los objetivos de Proteinsa se han establecido a corto, mediano y largo
plazo?
PREGUNTA N°9 ¿Proteinsa cuenta con un organigrama bien estructurado y este es
adecuado para el tamaño y las actividades de sus operaciones?
PREGUNTA N°10 ¿Proteinsa cuenta con procedimientos administrativos y financieros?
PREGUNTA N°11 ¿Cada una de las áreas cuenta con el espacio necesario para el
desarrollo de las actividades?
PREGUNTA N°12 ¿Existen actividades de control que respalden el desarrollo de las
actividades?
147
PREGUNTA N°13 ¿Se realiza la verificación del cumplimiento de las actividades
asignadas?
PREGUNTA N°14 ¿Las actividades son establecidas de acuerdo al requerimiento de cada
departamento?
PREGUNTA N°15 ¿Se motiva a los trabajadores por logros alcanzados en Proteinsa?
PREGUNTA N°16 ¿Los jefes de cada departamento emiten informes de las actividades
desarrolladas en Proteinsa?
PREGUNTA N°17 ¿Se realiza un control permanente a los procesos de Proteinsa?
PREGUNTA N°18¿Se realiza capacitaciones al personal?
PREGUNTA N°19¿Qué oportunidades usted considera que tiene al ser una empresa
dedicada a la elaboración de productos vegetarianos?
PREGUNTA N°20¿Qué amenazas usted considera que tiene al ser una empresa dedicada
CUESTIONARIOS A LA EMPRESA PROTEINSA – ÀREA FINANCIERA
PREGUNTA N° 1 ¿Los objetivos establecidos en el área contribuyen a la consecución
de los objetivos del negocio?
PREGUNTA N° 2 ¿El personal que forma parte del área financiera cumple con el perfil
requerido?
PREGUNTA N°3 ¿El área financiera cuenta con el personal necesario para la ejecución
de las actividades que le corresponden a la misma?
PREGUNTA N° 4 ¿El personal conoce las actividades que tiene que desarrollar de
acuerdo a su puesto de trabajo?
PREGUNTA N°5 ¿El área cuenta con un manual de procedimiento para el desarrollo de
las actividades que le competen?
PREGUNTA N°6 ¿Proteinsa cuenta con un manual de funciones correspondiente a cada
puesto de trabajo del personal a cargo del área financiera?
148
PREGUNTA N°7 ¿Proteinsa cuenta con la implementación de políticas aplicables al área
financiera?
PREGUNTA N°8 ¿Cuenta la empresa con un sistema contable que permita información
inmediata de la situación financiera y contable de la empresa?
PREGUNTA N°9 ¿La información que con lleva el sistema contable es razonable,
verídica?
PREGUNTA N°10 ¿Los procesos y procedimientos financieros que se ejecutan ayudan
a mejorar la eficiencia y eficacia en la empresa?
PREGUNTA N°11 ¿Se cumple oportunamente con la presentación financiera ante los
organismos de control?
PREGUNTA N°12 ¿Se realiza al final del periodo contable una evaluación financiera
para medir la rentabilidad de la empresa?
PREGUNTA N°13 ¿Se realiza presupuestos anuales?
PREGUNTA N°14 ¿Existen programas de inversión y financiamiento?
PREGUNTA N°15 ¿Se realiza capacitaciones al personal que interviene en el área
financiera?
PREGUNTA N°16 ¿Se realiza de manera permanente la evaluación al personal del área?
CUESTIONARIOS A LA EMPRESA PROTEINSA – ÁREA ADMINISTRATIVA
PREGUNTA N° 1 ¿Los objetivos establecidos en el área contribuyen a la consecución
de los objetivos del negocio?
PREGUNTA N° 2 ¿El organigrama estructural de la empresa es el adecuado para realizar
las actividades?
PREGUNTA N°3 ¿El personal contratado recibe la respectiva inducción y capacitación
de acuerdo al cargo a ocupar?
PREGUNTA N° 4 ¿El personal conoce las actividades que tiene que desarrollar de
acuerdo a su puesto de trabajo?
149
PREGUNTA N°5 ¿Proteinsa cuenta con un manual de procedimientos para el
reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal, evaluación del
desempeño laboral, etc.?
PREGUNTA N°6 ¿Proteinsa cuenta con un manual de funciones correspondiente a cada
puesto de trabajo del personal a cargo del área de Talento Humano?
PREGUNTA N°7¿Proteinsa cuenta con la implementación de políticas aplicables al área
de Talento Humano?
PREGUNTA N°8 ¿Se aplica indicadores para medir el cumplimiento de las actividades?
PREGUNTA N°9 ¿Se realiza la evaluación del clima laboral?
PREGUNTA N°10 ¿Se realiza capacitaciones al personal?
PREGUNTA N°11 ¿Existe un programa de compensación y ascensos para el personal?
PREGUNTA N°12 ¿La Remuneración y Beneficios para los empleados es la más
adecuada?
PREGUNTA N°13 ¿Existe satisfacción por parte del personal respecto a las condiciones
laborales actuales?
PREGUNTA N°14 ¿El área de Talento Humano cuenta con el debido personal para
ejecutar las actividades que le correspondan?