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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
PARA LA EMPRESA TECNISUPPORT CIA. LTDA.
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
AUTORA:
MARIELA MARICELA VALVERDE CHUQUIMARCA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
MSC MARCO CEVALLOS BRAVO
QUITO DM, SEPTIEMBRE 2015
Valverde Chuquimarca, Mariela Maricela (2015). Propuesta de
Procedimientos administrativos y financieros para la empresa
Tecnisupport Cía. Ltda. ubicada en el Distrito Metropolitano de
Quito. Trabajo de investigación para optar por el grado de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública
Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas Carrera de
Contabilidad y Auditoría Quito: UCE. 176 p.
ii
DEDICATORIA
A Dios por darme la vida, y llenarme de sus bendiciones.
A mí querida hija Samanatha que es mu motivo principal
y fundamental para mi lucha y esfuerzo constante, la que con sus abrazos
y besos me ha incentivado para continuar con mi carrera profesional
y ser un ejemplo para su futuro.
A mí querida madre Laurita Chuquimarca
que con su amor, esfuerzo y apoyo incondicional contribuyo
y contribuye a mi desarrollo personal y profesional,
por ser mi gran orgullo y un ejemplo de lucha constante
a quien amo con todo mí ser.
A las personas que con su granito de arena
han sabido estar conmigo en el momento
que más necesite de su apoyo
y que han sabido motivarme
y darme ánimos para continuar.
iii
AGRADECIMIENTO
A Dios por darme salud y sabiduría para seguir adelante.
A la Universidad Central del Ecuador por acogerme en sus aulas, a mis
profesores por impartirme sus conocimientos en un ambiente disciplinado,
amistoso y responsable. Al Msc. Marco Cevallos por su orientación,
sugerencias, y asesoría para el desarrollo de mi tesis.
A mi familia y amigas quienes han compartido conmigo lindas experiencias
durante mi carrera universitaria que quedaran gravadas por siempre.
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, Mariela Maricela Valverde Chuquimarca en calidad de autora del trabajo de investigación
realizada sobre “PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS PARA LA EMPRESA TECNISUPPORT CIA. LTDA. UBICADA EN EL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD
CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de
los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, al 30 de septiembre del 2015
Mariela Marciela Valverde Chuquimarca
C.C. 172279218-9
v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Por la presente, dejo constancia que he leído el trabajo de titulación presentada por la señorita
Valverde Chuquimarca Mariela Maricela para optar por el título profesional cuyo tema es
PROPUESTA DE PORCEDIEMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS PARA
LA EMPRESA TECNISUPPORT CÍA. LTDA. UBICADA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO., por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL
DEL ECUADOR, la misma que reune los requerimientos, y los metodos suficientes para ser
sometida a evaluacion por el tribunal calificador.
Quito, 30 de septiembre del 2015
vi
CARTA DE AUTORIZACIÓN
vii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................ iv
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS .................................................................................. v
CARTA DE AUTORIZACIÓN ........................................................................................................ vi
CONTENIDO .................................................................................................................................. vii
LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... ix
LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................................... xi
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................................................... xiv
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... xvi
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 1
1. LA EMPRESA ....................................................................................................................... 1
1.1 Antecedentes Generales ....................................................................................................... 1
1.2 Constitución y Base Legal de la Empresa ............................................................................ 3
1.3 Organismos de Control ......................................................................................................... 6
1.4 Misión .................................................................................................................................. 7
1.5 Visión ................................................................................................................................... 8
1.6 Estructura General de la Empresa ........................................................................................ 8
CAPITULO II .................................................................................................................................. 22
2. ANÁLISIS SITUACIONAL ................................................................................................ 22
2.1 Análisis Externo ................................................................................................................. 22
2.2 Análisis Interno .................................................................................................................. 30
2.3 Influencias Micro-ambientales ........................................................................................... 60
2.4 Hoja de Trabajo FODA ...................................................................................................... 73
viii
CAPITULO III ................................................................................................................................. 74
3. MARCO TEORICO ............................................................................................................. 74
3.1 Administración ................................................................................................................... 74
3.2 Proceso Administrativo ...................................................................................................... 77
3.3 Organigramas ..................................................................................................................... 80
3.4 Diagramas de Flujo ............................................................................................................ 89
3.5 Control Interno ................................................................................................................... 95
CAPITULO IV ............................................................................................................................... 116
4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS PARA
TECNISUPPORT CIA. LTDA. ................................................................................................. 116
4.1 Objetivos de la Propuesta ................................................................................................. 116
4.2 Propuesta de Organigrama para Tecnisupport Cía. Ltda. ................................................. 117
4.3 Procedimientos Administrativos para Tecnisupport Cía. Ltda. ........................................ 118
4.4 Procedimientos Financieros para la Empresa Tecnisupport Cía. Ltda. ............................ 140
CAPITULO V ................................................................................................................................ 173
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 173
5.1 Conclusiones .................................................................................................................... 173
5.2 Recomendaciones ............................................................................................................. 174
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 175
ix
LISTA DE TABLAS
Tabla 2-1 El personal está capacitado para realizar el trabajo ......................................................... 31
Tabla 2-2 El personal aporta con ideas que permitan mejorar los trabajos ...................................... 32
Tabla 2-3 Existen incentivos para el personal de la entidad ............................................................ 33
Tabla 2-4 Posee planificación la empresa ........................................................................................ 34
Tabla 2-5 Difusión de Objetivos y/o metas al personal ................................................................... 35
Tabla 2-6. Transmisión de valores y principios al personal ............................................................. 36
Tabla 2-7 Aplicación de valores en la empresa ................................................................................ 37
Tabla 2-8 Posee organigrama estructural la empresa ....................................................................... 38
Tabla 2-9 Los recursos de la entidad están debidamente organizados ............................................. 39
Tabla 2-10 Existen funciones y responsabilidades asignadas a cada puesto .................................... 40
Tabla 2-11 Existe un Plan Estratégico en la compañía .................................................................... 41
Tabla 2-12 La comunicación con sus empleados como la calificaría .............................................. 42
Tabla 2-13 Existe los estados financieros debidamente elaborados ................................................. 43
Tabla 2-14 Cumple con las obligaciones tributarias ........................................................................ 44
Tabla 2-15 Realiza el control de inventarios .................................................................................... 45
Tabla 2-16 Existe evaluaciones de desempeño del talento humano ................................................. 46
Tabla 2-17 Conoce si la empresa posee Planificación ..................................................................... 47
Tabla 2-18 Se cumple o no la planificación en la empresa .............................................................. 48
Tabla 2-19 Se han difundido los objetivos y/o metas de la empresa ................................................ 49
Tabla 2-20 Principios y valores que se aplican en la empresa ......................................................... 50
Tabla 2-21 Posee organigrama estructural la empresa ..................................................................... 51
Tabla 2-22 Conoce usted el organigrama estructural de la empresa ................................................ 52
Tabla 2-23 El espacio físico en el cual realiza su trabajo ................................................................ 53
Tabla 2-24 Conoce acerca de la visión y misión de la empresa ....................................................... 54
Tabla 2-25 Comunicación con sus compañeros ............................................................................... 55
Tabla 2-26 Existe contabilidad en la empresa .................................................................................. 56
Tabla 2-27 La empresa cumple con las obligaciones tributarias ...................................................... 57
Tabla 2-28 Aporta con ideas que permitan mejorar los trabajos ...................................................... 58
Tabla 2-29 Con frecuencia ustedes reciben incentivos .................................................................... 59
Tabla 2-30 Nivel de Satisfacción de Clientes .................................................................................. 61
Tabla 2-31 Plazos acordados en la entrega de productos ................................................................. 62
Tabla 2-32 Precio del producto y servicio ....................................................................................... 63
Tabla 2-33 Conocimiento de la existencia de empresas similares ................................................... 64
Tabla 2-34 Inclusión de otros productos al mercado ....................................................................... 65
x
Tabla 2-35. Tipo de proveedor ......................................................................................................... 66
Tabla 2-36 Tiempo de ser proveedor ............................................................................................... 67
Tabla 2-37 Pago a proveedores ........................................................................................................ 68
Tabla 2-38 Precios de los productos ................................................................................................ 69
Tabla 2-39 Hoja de Trabajo FODA .................................................................................................. 73
Tabla 3-1 Participantes en el control y sus responsabilidades. ...................................................... 115
Tabla 4-1 Procedimientos para el reclutamiento y selección de personal ...................................... 119
Tabla 4-2. Contrato de trabajo ........................................................................................................ 122
Tabla 4-3 Procedimiento para contratación del personal ............................................................... 125
Tabla 4-4 Inducción del personal ................................................................................................... 128
Tabla 4-5 Registro de inducción de Persona ................................................................................. 130
Tabla 4-6. Pago del personal bajo nomina ..................................................................................... 132
Tabla 4-7 Reporte de horas extras .................................................................................................. 134
Tabla 4-8 Reporte de atrasos y No timbrado .................................................................................. 134
Tabla 4-9 Solicitud de anticipos de sueldos ................................................................................... 135
Tabla 4-10. Solicitud de Préstamos ................................................................................................ 136
Tabla 4-11. Evaluación del desempeño .......................................................................................... 138
Tabla 4-12 Procedimiento para Caja Chica .................................................................................... 142
Tabla 4-13 Solicitud de creación del fondo de caja chica .............................................................. 144
Tabla 4-14 Resumen de Caja Chica ............................................................................................... 145
Tabla 4-15 Solicitud de Reposición de fondo Caja Chica .............................................................. 145
Tabla 4-16. Procedimientos para Bancos ....................................................................................... 147
Tabla 4-17 Conciliación Bancaria .................................................................................................. 149
Tabla 4-18 Procedimientos para Cuentas Por Cobrar .................................................................... 151
Tabla 4-19 Solicitud de crédito persona Jurídica ........................................................................... 153
Tabla 4-20. Solicitud de crédito persona Natural .......................................................................... 155
Tabla 4-21 Reporte mensual de cuentas por cobrar ....................................................................... 157
Tabla 4-22 Procedimientos para Cuentas por Pagar ..................................................................... 159
Tabla 4-23. Estado de Cuenta del Proveedor ................................................................................. 161
Tabla 4-24. Calendario de pagos .................................................................................................... 162
Tabla 4-25 Procedimientos para ingresos ...................................................................................... 164
Tabla 4-26 Registro de ingreso en el Banco................................................................................... 166
Tabla 4-27. Registro de ventas e ingresos ...................................................................................... 167
Tabla 4-28 Procedimientos para Gastos ......................................................................................... 169
Tabla 4-29 Solicitud de pedido de Gasto ....................................................................................... 171
Tabla 4-30. Formulario de Control de Gastos ................................................................................ 172
xi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1-1 Logotipo de la empresa Tecnisupport Cía. Ltda. .............................................................. 1
Figura 1-2 Ubicación geográfica matriz ............................................................................................. 2
Figura 1-3 Ubicación geográfica sucursal 1 ....................................................................................... 2
Figura 1-4 Ubicación geográfica departamento técnico y bodega ..................................................... 2
Figura 1-5 Organigrama estructural de la empresa Tecnisupport Cía. Ltda. ..................................... 9
Figura 2-1 Inflación en el Ecuador ................................................................................................... 24
Figura 2-2 Salario básico en el Ecuador ........................................................................................... 25
Figura 2-3 PIB Per cápita en el Ecuador ......................................................................................... 25
Figura 2-4 Saldo de la deuda Pública por Deudor Total 2005 – 2015 (marzo) cifras en millones de
USD .................................................................................................................................................. 27
Figura 2-5 Sistema OPEN ERP ........................................................................................................ 29
Figura 2-6 Logotipo Copiersa .......................................................................................................... 71
Figura 2-7 Logotipo Cridegcom ....................................................................................................... 71
Figura 2-8 Logotipo Latincopiers .................................................................................................... 72
Figura 3-1 Metas Establecidas en la Organización .......................................................................... 74
Figura 3-2 Operación del Proceso Administrativo ........................................................................... 77
Figura 3-3 Diagrama de Proceso Administrativo ............................................................................. 78
Figura 3-4 Organigramas Generales ................................................................................................ 82
Figura 3-5 Organigramas Específicos .............................................................................................. 83
Figura 3-6 Organigramas Integrales ................................................................................................. 83
Figura 3-7 Organigramas Funcionales ............................................................................................. 84
Figura 3-8 Organigramas De puestos, plazas y unidades ................................................................. 85
Figura 3-9 Organigramas Verticales ................................................................................................ 86
Figura 3-10 Organigramas Horizontales .......................................................................................... 86
Figura 3-11 Organigramas Mixtos ................................................................................................... 87
Figura 3-12 Organigramas de Bloque .............................................................................................. 88
Figura 3-13 Organigramas Circulares .............................................................................................. 89
Figura 3-14 Símbolos Utilizados en el flujograma .......................................................................... 91
Figura 3-15 Proceso de administración de los recursos humanos) ................................................ 107
Figura 4-1Organigrama Organizacional para Tecnisupport Cía. Ltda. .......................................... 117
Figura 4-2 Flujograma de reclutamiento y selección de personal .................................................. 120
Figura 4-3 Flujograma de contratación de personal ....................................................................... 126
Figura 4-4 Flujograma de inducción al personal ............................................................................ 129
Figura 4-5 Flujograma de nomina .................................................................................................. 133
Figura 4-6 Flujograma para la evaluación del desempeño ............................................................. 139
xii
Figura 4-7 Flujograma para Caja Chica ......................................................................................... 143
Figura 4-8 Flujograma de bancos ................................................................................................... 148
Figura 4-9 Flujograma de Cuentas Por Cobrar .............................................................................. 152
Figura 4-10 Flujograma de procedimientos para cuentas por pagar .............................................. 160
Figura 4-11 Flujograma para ingresos ........................................................................................... 165
Figura 4-12 Flujograma de Procedimientos para Gastos ............................................................... 170
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
PARA LA EMPRESA TECNISUPPORT CIA LTDA
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
En el presente trabajo de investigación se ha logrado determinar que la empresa TECNISUPPORT
Cía. Ltda. No se encuentran determinados varios procesos en sus áreas de Recursos Humanos,
Contabilidad, lo que provoca demoras en las actividades administrativas y financieras, para la
toma de decisiones importantes para la empresa. Las empresas a medida que van creciendo
necesitan que sus procesos se vayan perfeccionando para un mayor crecimiento y tener un control
adecuado de las actividades que suceden dentro de la misma. Se propone el diseño de
procedimientos administrativos y financieros para TECNISUPPORT Cía. Ltda., aplicado a sus
diferentes áreas, los cuales fueron formulados y desarrollados previamente a un diagnóstico
realizado, y de acuerdo a los requerimientos de la compañía; lo que garantizará que la empresa
logre sus objetivos y metas empresariales en tiempos acordes a las necesidades.
PALABRAS CLAVE:
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
xiv
ABSTRACT
TOPIC: "PROPOSAL OF FINANCIAL AND ADMINISTR ATI VE PROCEDURES OF
TECNISUPPORT Co. LTD. COMPANY located in the METROPOLITAN DISTRICT OF
QUITO"
In this research work has been achieved to determine that in TECNISUPPORT Co Ltd. do not
specifically outlined some processes in the areas of human resources, Accounting, causing delays in
the administrative and financial activities for making important decisions for this company.
Companies as they grow need that their processes be improved to a greater growth and have a
suitable control of their activities.
It is proposed the design of administrative and financial procedures for TECNISUPPORT Co.
Ltd., applied to its different areas, which were formulated and developed previously to a diagnosis
performed, and according to the requirements of this company; It will ensure that this company
achieves its objectives and business goals on time according to the needs.
Key words:
• PROCEDURE
• ADMINISTRATIVE
• FINANCIAL
xv
xvi
INTRODUCCIÓN
A medida que las empresas van creciendo económicamente es necesario tener un control
adecuado control de los recursos de la empresa. El presente trabajo de investigación
realizado a la empresa TECNISUPPORT Cía. Ltda., obedece a factores como la falta de
aplicación de controles internos en los departamentos administrativo y financiero,
desactualización del organigrama estructural entre otros.
Esta investigación está estructurada en cinco capítulos, como se detalla a continuación:
El capítulo uno describe los antecedentes y el direccionamiento estratégico de la empresa,
organigrama estructural y funcional, organismos a los cuales se encuentra sujeto de
control.
En el capítulo dos se desarrolla el análisis situacional de la empresa tanto interno como
externo, de lo cual se realiza un análisis situacional.
En el capítulo tres se detalla el marco teórico de administración, el proceso administrativo,
organigramas, flujogramas y control interno.
En el capítulo cuatro se realiza la propuesta de procedimientos administrativos y
financieros para la empresa.
En el capítulo cinco se presenta la parte final de la investigación, en donde se establece las
conclusiones a las cuales se llegó y las recomendaciones que se dan para que la empresa
Tecnisupport Cía. Ltda. Logre sus objetivos y metas empresariales.
1
CAPITULO I
1. LA EMPRESA
1.1 Antecedentes Generales
1.1.1 Descripción de la Empresa
Tecnisupport Cía. Ltda., es una empresa con 13 años de experiencia en el mercado de soluciones de
gestión documental; a través de la comercialización de fotocopiadoras y equipos multifunción bajo
las modalidades de venta y arrendamiento, por lo que ha logrado un importante posicionamiento a
nivel nacional dentro del sector privado corporativo. Las soluciones se adaptan a las necesidades,
problemas y retos concretos de los clientes, principalmente en:
Reducción de costos,
Mejora sustancial de la productividad,
Refuerzo de la seguridad de la información, y;
Reducción del impacto ambiental.
Este elemento grafico en el cual se demuestra claramente el nombre de la empresa y sus colores
distintivo el rojo y azul.
1.1.2 Ubicación Geográfica
La empresa se encuentra ubicada en su oficina matriz en la calle Juan pablo Sanz N35-26 y Juan
González aquí funciona las Ventas de equipos y un centro de copiado, diseño gráfico e impresión.
Figura 1-1 Logotipo de la empresa Tecnisupport Cía. Ltda.
2
Cuenta con una sucursal en la cual se presta servicios de impresión y copiado ubicado en el calle
Guayanas y Alemania
El departamento técnico y bodega ahí se da mantenimiento y reparación a los equipos, y se
almacena los suministros y repuestos de las copiadoras se encuentran ubicados en la calle
Bartolomé de las Casas 745 y Fray Carvajal.
Figura 1-2 Ubicación geográfica matriz
Figura 1-3 Ubicación geográfica sucursal 1
Figura 1-4 Ubicación geográfica departamento técnico y bodega
3
1.1.3 Reseña Histórica de la Empresa Tecnisupport Cía. Ltda.
La empresa TECNISUPPORT Cía. Ltda., fue constituida hace trece años por los señores Jorge
Girón Trujillo y el señor Pablo de la Torre. El 28 de marzo del 2001 se inició las actividades como
persona natural bajo el RUC 1712177573001 del señor Jorge Girón accionista de la empresa
estaban ubicados en la Av. Alemania y Guayanas prestando servicio técnico y servicio de copiado
con una persona encargada de este local.
En el año 2004 se alquila un local en la Amazonas y Juan Pablo Sanz y se contrata dos personas
más para atender en centro de copiado en el cual funcionada el servicio técnico y ventas de
copiadoras. Tiene por objeto la compra y venta de copiadoras e impresoras marca RICOH,
repuestos y Servicio de copiado e impresión. En el año 2006 se constituye la empresa como
TECNISUPPORT Cía. Ltda. En ese periodo se trabajó con trece personas a cargo del centro de
copiado de la amazonas, Centro de copiado de la Alemania y el servicio técnico.
Con el transcurrir de los años se fueron experimentando cambios en su estructura organizacional
incluyendo de manera progresiva departamentos necesarios para la ejecución y función de sus
actividades para obtener un mejor manejo de los trabajos realizados. Con el transcurrir del tiempo
la empresa continua creciendo y en marzo del 2012 se arrendo un galpón para que funcione el
servicio técnico y la bodega de repuestos y suministros. En la actualidad opera como
TECNISUPPORT Cía. Ltda. En la ciudad de Quito, con el fin de prestar un mejor servicio a sus
clientes tiene una sucursal y un galpón en la empresa trabajan 26 personas distribuidos en distintas
áreas. (Girón Trujillo, 2014)
1.2 Constitución y Base Legal de la Empresa
1.2.1 Celebración de la Escritura
La empresa se constituye en la ciudad de Quito el 6 de octubre del 2006 ante el notario y los socios
propietarios elevan a escritura pública el contrato de Compañía Limitada en virtud de la cual:
Los artículos principales señalan los siguientes:
Bajo el régimen de los presentes estatutos, constituyen en la ciudad de Quito, capital del a
república del Ecuador, la Compañía Limitada , con la denominación de
“TECNISUPPORT SERVICIOS DE COPIADO E IMPRESIÓN CIA LTDA “ y que , con
mayor brevedad se distinguirá con el nombre de “TECNISUPPORT” , con el objeto de
desarrollar actividades en las áreas de impresión, fotocopiado, publicidad, diseño,
4
comunicación y mercadeo, impresión distribución de material publicitario, adicionalmente
podrá importar producir, comercializar y exportar equipos de fotocopiado, impresión
materia prima, contratos mercantiles que estuvieran permitidos por la ley.
La sociedad tendrá domicilio en la ciudad de Quito, lugar donde obligatoriamente
funcionará la Casa Matriz y podrá establecer Sucursales o Agencias dentro y fuera de la
Republica, cuando el incremento y desarrollo de actividades lo requieran sujetándose a las
disposiciones legales correspondientes.
El plazo de duración de esta sociedad será de cincuenta años a contar desde la inscripción
del contrato constitutivo en el respectivo registro mercantil, podrá disolverse antes del
vencimiento del plazo indicado o podrá prorrogarlo sujetándose a las disposiciones legales
aplicables.
El capital con el que se constituye la compañía es de cuatrocientos dólares y podrá ser
aumentado, previa resolución de la Junta General de Accionistas, dicho capital está
dividido en cuatrocientas participaciones.
La sociedad estará gobernada por la Junta General de Accionistas, por el presidente y el
Gerente
La Junta General de Accionistas sesionara ordinariamente en una vez al año dentro de los
tres primeros meses subsiguientes al cierre del ejercicio económico anterior y
extraordinariamente cuando fuere convocada por iniciática del Presidente, Gerente o
cuando se encuentre presente la totalidad del capital social.
Corresponde a la Junta General:
Aprobar o rechazar los balances de las operaciones de la Sociedad.
Acordar la reforma de los Estatutos
Nombrar y remover libremente al Presidente y Gerente por causas graves que se
comprobaran legalmente.
Acordar la distribución de las utilidades y fijar las reservas en un porcentaje no menor al
diez por ciento de las utilidades.
Acordar sobre el aumento o disminución del Capital Social.
Resolver sobre el establecimiento de sucursales, agencias y representaciones.
Autorizar los negocios de la compañía que superen los 10000 dólares
Fijar la remuneración del gerente
El Presidente y El Gerente serán nombrados por la Junta General y duraran por dos años en el
ejercicio de sus funciones, pudiendo ser reelegidos indefinidamente.
Para ser presidente se requieren ser accionista de esta sociedad.
Corresponde al Presidente:
5
Supervigilar el movimiento general de la Sociedad.
Cumplir y hacer cumplir las leyes y estatutos, así como todas las resoluciones que dicte la
Junta General.
Suscribir conjuntamente con el Gerente los actos de los estatutos.
Suscribir conjuntamente con el Gerente los certificados de aportación
Presidir y dirigir las sesiones de la junta.
Suscribir juntamente con el Gerente todos los actos y contratos de obligaciones que
adquiera la sociedad a favor de terceros cuando el monto excede de los 10000 dólares.
Para ser Gerente se requiere ser accionista. El gerente ejercerá la representación judicial y
extrajudicial de la Compañía, por tanto podrá ejercer a nombre de ella todo acto o gestión y
celebrar cualquier contrato dentro de las facultades que le confiere los presentes Estatutos.
Correspondiente al Gerente:
Remover a los empleados por causas legales y solicitar sus respectivos reemplazos
Organizar las oficinas, sucursales, agencias y representaciones, así como Almacenes o
bodegas;
Formular anualmente y con la debida oportunidad tanto los balances como el presupuesto
de la sociedad para someterlos a consideración de la Junta General.
designar apoderados especiales de la compañía.
Suscribir conjuntamente con el Gerente los certificados de aportación
1.2.2 Base Legal de la Empresa
La base legal enmarca a las personas naturales y jurídicas dentro de una serie de leyes,
reglamentos, normas, estatutos, entre otros. Que regulan la conducta y la relación existente entre
los mismos. La base legal que regula las relaciones que mantiene Tecnisupport con los diferentes
organismos de control internos y externos son:
Base legal externa.- Son el conjunto de leyes que regulan las relaciones de la empresa con los
diversos organismos de control y actores institucionales externos a la empresa, tales como:
Constitución de la República del Ecuador.- Es la norma suprema, el fundamento y la
fuente de la autoridad jurídica que sustenta la existencia del Ecuador y de su gobierno. La
supremacía de esta constitución la convierte en el texto principal dentro de la política
ecuatoriana, y está por sobre cualquier otra norma jurídica. La constitución proporciona el
6
marco para la organización del Estado ecuatoriano, y para la relación entre el gobierno con
la ciudadanía.
Ley de compañías.- Toda compañía nacional o extranjera que negociare o contrajere
obligaciones en el Ecuador deberá tener en la República un apoderado o representante que
pueda contestar las demandas y cumplir las obligaciones respectivas.
Código de Trabajo.- El Código del Trabajo es un instrumento jurídico de orden público
mediante el cual el Estado Ecuatoriano regula las relaciones laborales entre empleadores y
trabajadores estableciendo los derechos y deberes mínimos de estos y esta ley se aplican a
las diversas modalidades y condiciones de trabajo.
Ley de Régimen Tributario Interno.- Los preceptos del código tributario regulan las
relaciones jurídicas provenientes de los tributos, entre los sujetos activos y los
contribuyentes o responsables de aquellos. Se aplicarán a todos los tributos: nacionales,
provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de los mismos, así como a
las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos. Entendemos por tributo los
impuestos, las tasas y las contribuciones especiales o de mejora.
Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno.- Este reglamento es una norma
jurídica de carácter específico dictada por la Administración Pública y con valor
subordinado a la ley, que amplia o clarifica lo expuesto Ley de Régimen Tributario Interno.
Base Legal Interna: Son el conjunto de reglamentos, normas, entre otros. que regulan las
relaciones de la empresa con sus trabajadores de forma interna, pero siempre sujetándose a normas
mayores como Código de Trabajo.
Reglamento Interno.- Se trata de un conjunto de condiciones de trabajo de carácter
unilateral que ayudan al funcionamiento práctico de una empresa y si no son respetadas,
dan lugar a una sanción. Debe ser elaborado por el empleador a fin de que los empleados lo
lean y estén de acuerdo. Este Reglamento Interno debe ser analizado y aprobado por la
Dirección Regional del Trabajo en Quito.
1.3 Organismos de Control
1.3.1 Superintendencia de Compañías
Es el organismo técnico, con autonomía administrativa y económica, que vigila y controla la
organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras
entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la Ley.
7
1.3.2 Servicio de Rentas Internas
Es una organización sustentada en los principios de justicia, equidad y absoluta neutralidad
política, fundamentales para su relación con el contribuyente, pero también con quienes aspiran, en
ejercicio de su legítimo derecho, a ocupar una posición en la entidad. Estos principios asignan
imparcialidad a la Administración Tributaria e independencia para definir sus políticas y estrategias
de gestión y han permitido se maneje con equilibrio, transparencia y firmeza en la toma de
decisiones. Guiarse bajo estos principios, le garantiza la aplicación confiable y transparente de las
políticas y legislación tributaria.
1.3.3 Ministerio de Relaciones Laborales
Alcanzar el buen vivir, impulsando el empleo digno e inclusivo que garantice la estabilidad y
armonía en las relaciones laborales.
Ejercer la rectoría de las políticas laborales, fomentar la vinculación entre oferta y demanda laboral,
proteger los derechos fundamentales del trabajador y trabajadora, y ser el ente rector de la
administración del desarrollo institucional, de la gestión del talento humano y de las
remuneraciones del Sector Público.
1.3.4 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se
fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia,
subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que
forma parte del sistema nacional de Seguridad Social
1.3.5 Cámara de Comercio de Quito
Es una organización sin fines de lucro, con más de 106 años de experiencia, que busca promover el
comercio dentro de una economía libre, brindando apoyo a sus socios.
1.4 Misión
Generar una estructura organizada en base a procesos y modelos de negocio innovadores, que
trabaje de la mano de un grupo de personas fortalecidas en sus conocimientos técnicos y de talento
8
humano, que nos permitan la ampliación de nuestras operaciones a las principales ciudades del
Ecuador.
1.5 Visión
1.5.1 Visión a Mediano Plazo
Llegar en 5 años a ser líder en la venta, postventa y servicios generados de equipos multifunción, a
nivel nacional.
1.5.2 Visión a Largo Plazo
En 10 años lograr que Tecnisupport Cía... Ltda. Se convierta en un referente de servicios y
productos de gestión documental en el Ecuador.
1.6 Estructura General de la Empresa
1.6.1 Organigrama Estructural
El organigrama estructural de la empresa está acorde a las necesidades reales; consta de una
estructura en la que claramente se puede visualizar la jerarquía y el mando que existe, así como las
relaciones que se deben dar entre cada uno de los departamentos y básicamente consta de:
Junta General de Accionistas
Gerencia General
Departamento Financiero
Departamento de Técnico
Departamento de Ventas
9
Figura 1-5 Organigrama estructural de la empresa Tecnisupport Cía. Ltda.
10
1.6.2 Funciones de la Empresa Tecnisupport Cía. Ltda.
Son las actividades que realizan las personas en las diferentes secciones o departamentos, estas
permiten que las actividades de la entidad, se cumplan a cabalidad para el desarrollo de la empresa.
Las funciones tienen como finalidad orientar el desarrollo de las actividades que se ejecutan en
cada puesto y basado en estas determinar las responsabilidades de quienes le ocupan (Schwager,
2010).
Junta General de Accionistas
Funciones
Aprobar o rechazar los balances de las operaciones de la Sociedad.
Acordar la reforma de los Estatutos
Nombrar y remover libremente al Gerente por causas graves que se comprobaran
legalmente.
Acordar la distribución de las utilidades y fijar las reservas en un porcentaje no menor al
diez por ciento de las utilidades.
Acordar sobre el aumento o disminución del Capital Social.
Resolver sobre el establecimiento de sucursales, agencias y representaciones.
Resolver sobre el ingreso de nuevos socios.
Resolver las dudas que fueren elevadas en consulta, respecto a la correcta aplicación de
estos estatutos.
Aprobar los reglamentos internos que fueran menester para el mejor manejo de la
Sociedad.
Resolver todo aumento que le sea permitido, con sujeción a los estatutos y leyes vigentes.
Y las otras que fueren necesarias y dictamine la misma junta general de accionistas.
Gerencia General
Funciones
El gerente general debe realizar las siguientes funciones diarias:
Administrar, que incluye: revisar el movimiento de las cuentas bancarias, asegurar que se
realicen los depósitos, atender los requerimientos de los trabajadores de la empresa, firmar
los contratos de venta de equipos y mantenimiento, gestionar el destino de los ingresos
11
aprobados por el Directorio, escoger los equipos que se compran para vender(Guayaquil),
coordinar la relación con FAXMIR (Guayaquil)
Controlar, que incluye: revisar estado de proveedores, monitorear los costos por cada
centro de producción y venta, evaluar los costos comerciales y de comisiones, medir la
evaluación por departamento y colaborador (rendimientos), controlar los gastos
administrativos por centro de costo, verificar el cumplimiento de las obligaciones
societarias y tributarias (SRI, IESS, MRL), controlar la rotación de inventario por centro de
costo, revisión de cumplimiento de presupuestos y establecimiento de acciones correctivas,
revisión de evaluación de servicio al cliente, revisión de cartera de clientes cobro,
crecimiento y cuota
Dirección, que incluye: Generación de taller de resultados de indicadores de resultados y
establecimiento de estrategias de mejora
Apoyar a la operación, que incluye: solucionar problemas con la red de datos y el servidor
El gerente general debe realizar las siguientes funciones anuales:
Aprobación de la planificación de capacitación anual;
Chequear los balances, estados financieros e indicadores de la empresa;
Verificación del cumplimiento societario y tributario (SRI, IESS, MRL);
Verificación cumplimiento gasto administrativo proyectado;
Planificación de compra de equipos de mayor valor bajo aprobación del directorio;
Planificación y coordinación de eventos sociales de la empresa con los gerentes de
División;
Revisión de mejoras para las instalaciones de la empresa bajo autorización del Directorio;
Desarrollo de presupuesto anual e indicadores de gestión con los gerentes de división
Contabilidad
El Contador
Llevar y mantener actualizada la contabilidad y registros de las transacciones financieras de la
empresa
Efectuar el registro del Mayor general y del Diario General.
Efectuar la revisión, legalización y registro de los comprobantes de pago, cuadros.
Realizar el control y registro del movimiento presupuestarios de ingresos, compromisos y
obligaciones.
Supervisar y controlar los inventarios para la venta.
Realizar análisis de las cuentas y elaborar informes.
Preparar conciliaciones bancarias.
12
Supervisar las actividades del personal de contabilidad.
Y las demás funciones inherentes al campo contable.
Ventas
Gerente Comercial
El gerente comercial debe realizar las siguientes funciones diarias:
Administrar, que incluye: asignar a cada asesor los clientes que han hecho requerimientos
tanto por la página web como por llamadas telefónicas, asesorar en soluciones sobre
requerimientos especiales de los clientes, soporte a los asesores en visitas a clientes y cierre
de ventas, manejo de clientes especiales que mantiene la empresa en cuanto a venta y post
venta, entrega de cortes de cuentas a la asistente contable para verificación de
transferencias y depósitos, soporte en entrega de suministros, repuestos y cobro de facturas,
Controlar, que incluye: seguimiento a cada asesor con los potenciales clientes que están
manejando, seguimiento a la recuperación de cartera de toda la empresa, revisar y preparar
listas de precios o promociones que se puedan aplicar, visita a clientes que se encuentran
en mora
El gerente comercial debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Administrar, que incluye: alimentación de información y coordinación para la edición de la
página web con la persona que maneja la misma, delinear nuevos sistemas de comisiones y
metas para el área de ventas, dirigir la reunión mensual con los asesores, coordinar la
capacitación técnica del equipo,
Controlar, que incluye: análisis de las ventas generadas por cada asesor, análisis de nuevos
métodos y procesos para mejorar la venta y post venta, verificar las comisiones
conjuntamente con la secretaria DT-ventas, revisión de cumplimiento de presupuestos y
establecimiento de acciones correctivas, revisión de evaluación de servicio al cliente y
toma de acciones correctivas, revisión de cartera de clientes cobro, crecimiento y cuota,
generación de taller de resultados de indicadores de resultados y establecimiento de
estrategias de mejora
El gerente comercial debe realizar las siguientes funciones anuales:
Desarrollo de presupuesto anual e indicadores de gestión del departamento;
Realizar el inventario anual del departamento
De los Asesores Comerciales
El asesor comercial debe realizar las siguientes funciones diarias:
13
Atención a clientes en local, que incluye: generar el proceso de recepción, rompimiento del
hielo, propuesta, venta y cierre;
Registro y atención de requerimientos por parte de los clientes mediante la página web y
por llamadas telefónicas;
Realización de cotizaciones de equipos, suministros, repuestos, arriendos y contratos de
mantenimiento;
Seguimiento a las cotizaciones enviadas, que incluye: generar llamadas telefónicas de
acuerdo a la predisposición del cliente;
informar al Gerente Ventas sobre clientes potenciales, que incluye: entrega de informe de
propuestas enviadas semanales y resultados de venta generados por clúster;
Coordinar con Gerente Ventas para cierres de clientes especiales;
Prospección de nuevos clientes, que incluye: generación de nuevas bases de datos, visita a
clientes, llamadas telefónicas a nuevos clientes y otras acciones relacionadas;
Realizar post venta en suministros-repuestos y contratos, que incluye: evaluación del
servicio, envío de boletines promocionales, envío de tarjetas de cumpleaños y navidad,
otras acciones determinadas por la gerencia de ventas;
Coordinar solución de problemas en clientes y dar a conocer a la gerencia de ventas;
Coordinar con Jefe T y Jefe DT para la entrega de los equipos;
Manejo de la cuenta de Facebook de la empresa;
Entrega de reportes diarios de ventas;
Realizar clínica de ventas de acuerdo a la programación planteada por el gerente de ventas;
El asesor comercial debe realizar las siguientes funciones semanales:
Registrar la salida de equipos del área de ventas;
Dar soporte a secretaría en la recuperación de cartera con clientes que maneja el asesor.
El asesor comercial debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Elaboración de reportes mensuales de ventas;
Participación en la planificación comercial anual;
Realizar el inventario de equipos del área de ventas.
El asesor comercial debe realizar las siguientes funciones anuales:
Elaboración del inventario anual.
Centro de Copiado
Del Gerente
El gerente del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones diarias:
14
Administrar el negocio, que incluye: verificar depósitos, revisar los pagos a proveedores,
cotizar materiales e insumos y autorizar la compra.
Apoyar a la operación del centro, que incluye: estar pendiente del trabajo del centro de
copiado, solucionar problemas de clientes complicados o requerimientos especiales, dar
apoyo en los problemas de orden técnico cuando es necesario
El gerente del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Generar las comisiones de los centros de copiado;
Generar los reportes de horas extras y atrasos;
Chequear los roles de pago;
Revisar los inventarios de los centros de copiado;
Revisión de cumplimiento de presupuestos y establecimiento de acciones correctivas;
Revisión de evaluación de servicio al cliente y toma de decisiones;
Revisión de cartera de clientes cobro, crecimiento y cuota;
Generación de taller de resultados de indicadores de resultados y establecimiento de
estrategias de mejora.
El gerente del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones anuales:
Planificación del programa de capacitación para la división;
Planificación y coordinación de eventos sociales de la empresa con la gerencia general;
Desarrollo de presupuesto anual e indicadores de gestión de la división.
El encargado del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones diarias:
Abrir el establecimiento que incluye: abrir el sistema de facturación, encender los equipos;
Coordinar el trabajo diario del centro de copiado;
Cotizar los pedidos de los clientes;
Coordinar los horarios de almuerzo del centro de copiado;
Apoyar al equipo de trabajo en todas las actividades del centro de copiado que incluye
atender a clientes especiales, apoyar en caja y facturación, coordinar y realizar depósitos;
Del Encargado
El encargado del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones semanales:
Realizar los pedidos de materiales;
Entregar los datos para las comisiones;
Coordinar cobros a clientes;
Coordinar con matriz los procesos de cobranza;
Enviar información contable a matriz;
El encargado del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Realizar seguimiento de cobranza y cierre de mes;
15
Realizar reporte de ventas mensual;
Informe de mantenimiento de equipos;
Toma física de bodegas;
El encargado del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones anuales:
Realizar inventario general.
Del Cajero
El cajero debe realizar las siguientes funciones diarias:
Abrir el establecimiento que incluye: chequear la caja inicial, cobrar en caja;
Atención al cliente en mostrador, que puede incluir: sacar copias y orientar a los
operadores para el servicio;
Cerrar la caja al medio día, que puede incluir: cerrar caja, entregar fondo de caja a
remplazo;
Recibir la caja de la tarde, que puede incluir: revisar fondo de caja y abrir caja;
Apoyar en facturación, que puede incluir: facturar los consumos realizados en el centro
de copiado, cerrar la caja al final del día;
Cerrar las instalaciones (eventual)
El cajero debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Generar el informe mensual de caja y reiniciar la caja registradora;
Realizar la parte del inventario a él designada por el cajero;
El cajero debe realizar las siguientes funciones anuales:
Apoyo en la realización del inventario anual.
Del Operador
El operador del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones diarias:
Abrir el establecimiento que incluye: encender los equipos, revisar que los equipos
estén listos para ser usados;
Atender a todo cliente que ingresa al local en servicio de copias, impresiones, espirales,
ploteos y gigantografías
Entregar reportes de producción al encargado del local;
Apoyo al equipo de trabajo que incluye: caja, hacer depósitos, recoger materiales;
Cerrar el local que incluye: coger contadores; apagar máquinas, cerrar puertas.
El operador del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones semanales:
Limpiar y ordenar su puesto de trabajo;
Limpiar la parte exterior de los equipos;
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El operador del centro de copiado debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Realizar inventario del centro de copiado;
El operador debe realizar las siguientes funciones anuales:
Realizar el inventario anual de su departamento;
Limpieza de máquinas.
De la Secretaria
La secretaria centro de copiado debe realizar las siguientes funciones diarias:
Realizar la funciones de asistencia contable, que incluye: revisión reporte diario de cajas;
ingreso tickets reporte caja registradora;
Apoyar en el proceso de facturación del centro de copiado, que incluye: emitir facturación
y generar cobro;
Apoyar en el proceso de facturación de suministros y equipos, que incluye: emitir
facturación y generar cobro, elaboración de retenciones a clientes, cobros clientes que
cancelan con tarjetas de crédito, cierre de tarjetas de crédito diario, revisión retenciones
entregadas por clientes, revisión dinero entregado de cajas, revisión dinero entregado del
Taller, elaboración de depósitos, entrega de depósitos, recepción y verificación
comprobantes de depósito, anulación de facturas Amazonas, Ventas y Taller;
Registro de cheques emitidos;
Organización mensajería entre taller, venta de equipos y centros de copiado;
Apoyo en caja y atención clientes (hora del almuerzo) en el centro de copiado;
Telefonista, que incluye: recepción y atención de mensajes telefónicos;
La secretaria centro de copiado debe realizar las siguientes funciones semanales:
Archivo y registro documental, que incluye: clasificación de facturas entregadas de
proveedores; registro facturas por devolución; registro de facturas proveedores; registro de
cheques posfechados; verificación de liquidaciones tarjeta de crédito con facturas para
cruce respectivo; ingreso comisiones individuales y generales por división; revisión e
impresión de correos; registro de retenciones entregadas por clientes;
Recuperación de cartera, que incluye: seguimiento telefónico, coordinación en la
recuperación de Cartera Centro de Copiado 1;
Cancelación proveedores, que incluye: revisión proveedores por cancelar semanalmente,
entrega de cheques proveedores (viernes);
Coordinar trabajos con encargado de limpieza.
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La secretaria centro de copiado debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Archivo y registro documental, que incluye: clasificación de facturas proveedores
canceladas con tarjeta de crédito, clasificación de facturas clientes canceladas con tarjeta
de crédito;
Revisión créditos mensuales de clientes;
Facturación mensual créditos clientes;
Facturación mensual clientes arriendos;
Manejo de nómina, que incluye: cálculo horas extras personal Centro de copiado y taller
revisión y detalle créditos empleados; generación e impresión planillas IESS; registro de
finiquitos / avisos de entrada en la página del IESS; registro de horas y extras y
comisiones en página del IESS; revisión préstamos - anticipos empleados, revisión
préstamos - anticipos empleados; elaboración de Contratos de Trabajo; registro de
Contratos de Trabajo en página del Ministerio de Relaciones Laborales, elaboración
depósitos para pago sueldos personal Tecnisupport;
Manejo tributario, que incluye: elaboración Anexos Transaccionales Tecnisupport (ventas
generales); registro compra proveedores;
Revisión papelería para elaboración de la misma (facturas, n/crédito, órdenes de trabajo,
recibos de cobro, entre otros.) (imprenta)
Generar informes de inventarios
La secretaria centro de copiado debe realizar las siguientes funciones anuales:
Inventario general de la oficina de Contabilidad
Informe general de inventarios del Taller, Amazonas, Ventas, Alemania para aseguradora.
Del Mensajero
El mensajero debe realizar las siguientes funciones diarias:
Abrir el establecimiento, que incluye: encender los equipos, verificar que los equipos estén
listos para el trabajo;
Atender a los clientes que ingresan al centro de copiado, que incluye: sacar copias,
impresiones, espirales, ploteos y gigantografías
Entregar reportes de producción al encargado del centro;
Coordinar con secretaria la entrega de documentos, cobranza y envíos (mensajería);
Entregar reporte de cobranza y envíos (mensajería) a secretaria.
El mensajero debe realizar las siguientes funciones semanales:
Limpiar y ordenar su lugar de trabajo;
Apoyar en la limpieza del exterior de los equipos;
El mensajero debe realizar las siguientes funciones mensuales:
18
Realizar el inventario del centro de copiado;
Realizar el mantenimiento de su moto de acuerdo al manual de mantenimiento;
El mensajero debe realizar las siguientes funciones anuales:
Apoyar en el inventario anual del centro de copiado.
Bodega
Del Bodeguero
Ejecutar la recepción, clasificación, identificación, custodia de los stocks.
Mantener actualizados los inventarios de existencias.
Revisar y legalizar los documentos que respalden el ingreso y egreso de mercaderías de
bodega.
Diseñar alternativas, para entrega- recepción de mercadería.
Realizar inventarios y muestreos constantes en coordinación con la Gerencia.
Elaborar informes sobre movimientos y stocks de materiales.
Informar a la gerencia sobre los stocks de la mercadería inmovilizada y obsolescencia de
mercaderías.
Actuar en forma inmediata en caso de emergencia (humedad, incendios o fuerza mayor) e
informar dentro de 24 horas al jefe inmediato superior.
Preparar las requisiciones de compras y enviar al gerente administrativo y financiero
Las demás funciones que le fueren asignadas por la Gerencia.
Departamento Técnico
Del Gerente División Técnica
El gerente división técnica debe realizar las siguientes funciones diarias:
Administrar, que incluye: Coordinar con el Jefe DT para solución de problemas tanto en
equipos como en clientes complicados, realizar pedidos de repuestos, suministros y
máquinas, dirigir la reunión mensual con el área, coordinar la capacitación técnica del
grupo;
Controlar, que incluye: revisar el informe de pendientes o problemas que se han suscitado
con los clientes; revisar las tareas de secretaria, revisar el avance de los equipos que están
siendo procesados, supervisar al Jefe DT en cuanto al trabajo del grupo que está a su cargo,
supervisión a Secretaria en cuanto a alimentación de la base de datos para el programa de
manejo de clientes, controlar el inventario de repuestos (faltantes) juntamente con
19
Contador externo, calificar a cada grupo de trabajo conjuntamente con Jefes de área para el
sistema de comisiones, revisión de cumplimiento de presupuestos y establecimiento de
acciones correctivas, revisión de evaluación de servicio al cliente, revisión de cartera de
clientes cobro, crecimiento y cuota, generación de taller de resultados de indicadores de
resultados y establecimiento de estrategias de mejora;
Apoyar en la operación, que incluye: soportar para la instalación, revisión y arreglo de
equipos en campo.
El gerente división técnica debe realizar las siguientes funciones anuales:
Realizar el inventario general de repuestos y suministros conjuntamente con secretaria DT;
Desarrollo de presupuesto anual e indicadores de gestión del departamento.
Del Jefe Departamento Técnico
El jefe departamento técnico debe realizar las siguientes funciones diarias:
Coordinar los trabajos en el departamento técnico, que incluye: coordinar visitas técnicas
con los técnicos de campo, coordinar soluciones de problemas técnicos complicados o
clientes difíciles, coordinar con secretaria Dpto. Técnico para despacho de repuestos-
suministros, coordinar con Jefe de Taller para preparación de equipos pendientes;
Solucionar daños, fallas en equipos o unidades de clientes, llevadas al taller;
Preparación de equipos, cuando la demanda así lo requiere.
El jefe departamento técnico debe realizar las siguientes funciones semanales:
Revisión de reportes técnicos para su respectiva facturación;
Supervisión a secretaria en la alimentación de datos de clientes para el programa de
coordinación de visitas e historial de clientes;
Coordinación con Gerente Departamento técnico para solución de problemas máquinas-
clientes o entrega de equipos;
Coordinación con Jefe de Taller y asesores comerciales para la instalación de los equipos;
Entrega o instalación de equipos dentro y fuera de la ciudad;
Soporte a técnicos de campo en visitas técnicas;
Coordinación para visitas técnicas a clientes dentro y fuera de la ciudad.
El jefe departamento técnico debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Reportar cualquier novedad o inconveniente con su grupo de trabajo o con alguien en
particular al gerente del departamento técnico;
Analizar el desempeño del grupo de trabajo, para su respectiva evaluación y remuneración
(comisiones);
Analizar conjuntamente con el gerente del departamento técnico nuevos métodos o
procedimientos para mejorar el servicio al cliente;
20
Analizar conjuntamente con el gerente del departamento técnico nuevos métodos o
procedimientos para controlar de manera efectiva a su grupo de trabajo;
Coordinar juntamente con el gerente del departamento técnico las reuniones mensuales con
el grupo de trabajo.
El jefe departamento técnico debe realizar las siguientes funciones anuales:
Coordinación con Jefe de taller para el inventario general de los equipos en taller y local de
exhibición.
De la Secretaria Departamento Técnico
La secretaria departamento técnico debe realizar las siguientes funciones semanales:
Recuperación de cartera, que incluye: seguimiento telefónico, coordinación en la
recuperación de Cartera
Informe sobre clientes problema a gerente en cuanto a recuperación de cartera;
Ingreso de equipos al inventario en coordinación con jefe taller;
Reportar a gerente sobre stocks mínimos de repuestos-suministros para la adquisición de
los mismos.
La secretaria departamento técnico debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Elaboración de inventario de suministros-repuestos conjuntamente con gerente;
Envío de documentos a la matriz;
Cálculo e informe de comisiones de los vendedores;
Enviar retenciones a la matriz.
La secretaria departamento técnico debe realizar las siguientes funciones anuales:
Elaboración de inventario general de suministros-repuestos conjuntamente con gerente del
departamento técnico.
Del Técnico de Campo
El técnico de campo debe realizar las siguientes funciones diarias:
Visitas técnicas a clientes por garantía, servicios facturados o contratos de mantenimiento;
Preparación de equipos en caso de ser necesario;
Reportar cualquier novedad o problema en los equipos visitados al Jefe DT;
Soporte a técnicos de campo en resolución de problemas complicados (hardware-software).
El técnico de campo debe realizar las siguientes funciones semanales:
Revisión y arreglo de equipos de otras marcas.
El técnico de campo debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Planificar las visitas técnicas mensuales a clientes con contrato de mantenimiento;
21
Reparación de tarjetas electrónicas en taller;
Ayuda limpieza general del dpto. Técnico;
El técnico de campo debe realizar las siguientes funciones anuales:
Ayuda en inventario de fin de año.
Del Ayudante Taller
El ayudante taller debe realizar las siguientes funciones diarias:
Preparar equipos a ser entregados;
Soporte para ingreso y salida de equipos en caso de no encontrarse Jefe de taller;
Soporte para el control de repuestos y unidades usadas (préstamo a clientes).
El ayudante taller debe realizar las siguientes funciones semanales:
Informar sobre cualquier novedad al Jefe de taller;
Preparación de las maquinas vendidas en la semana;
Entrega de las maquinas en los lugares de compra.
El ayudante taller debe realizar las siguientes funciones mensuales:
Limpieza y aseo del taller.
El ayudante taller debe realizar las siguientes funciones anuales:
Dar soporte en el inventario general de equipos.
22
CAPITULO II
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
2.1 Análisis Externo
Un análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimientos y tendencias que suceden en el
entorno de una empresa, que están más allá de su control y que podrían beneficiar o perjudicar
significativamente. (Besley & Brighman, 2008)
La razón de hacer un análisis externo es la de detectar oportunidades y amenazas, de manera que se
puedan formular estrategias para aprovechar las oportunidades y estrategias para aprovechar las
oportunidades, y estrategias para eludir las amenazas o en todo caso, reducir sus consecuencias.
2.1.1 Factor Político
La medición del factor político que afecta al crecimiento económico de un país es una ciencia
inexacta. Hay que tomar en cuenta que cada nuevo gobierno emite su política fiscal, aduanera, de
importación, y el gobierno actual, ha implementado este sistema el cual debe ser cumplido.
(Granados, Latorre, & Ramirez, 2011)
Resolución No. 14460 Ministerio de Industrias y Productividad del 14 de octubre del 2014 en el
cual establece (Ministerio de Industrias y Productividad, 2014):
“Los requisitos de seguridad que deben cumplir los equipos de impresión y digitalización,
con el fin de prevenir los riesgos para la seguridad y la vida de las personas, y evitar
prácticas que pueden inducir error en los usuarios.”
Se aplica a los siguientes equipos de impresión y digitalización alimentados por la red, incluidos
los equipos eléctricos de oficina y equipos asociados, con una tensión asignada máxima de 600 V
que se comercialicen en el Ecuador; sean estos, de fabricación nacional o importada:
Impresoras
Fotocopiadoras
Equipos de facsímil (fax)
Escáneres
23
Tecnisupport está dedicada a vender equipos re manufacturados marca RICOH que se los adquirían
por proveedores los cuales importaban estos equipos, con la aplicación de este reglamento se
podrán importar estos equipos solo “De conformidad con lo que establece la Ley No. 2007-76 del
Sistema Ecuatoriano de la Calidad, previamente a la comercialización de los productos nacionales e
importados contemplados en este Reglamento Técnico, los fabricantes nacionales e importadores
deberán demostrar su cumplimiento a través de un certificado de conformidad de producto,
expedido por un organismo de certificación de producto acreditado o designado en el país, o por
aquellos que se hayan emitido en relación a los acuerdos vigentes de reconocimiento mutuo con el
país, de acuerdo a lo siguiente:
Para productos importados. Emitido por un organismo de certificación de producto acreditado,
cuya acreditación sea reconocida por el Servicio de Acreditación Ecuatoriano (SAE), o por un
organismo de certificación de producto designado conforme lo establece la Ley del Sistema
Ecuatoriano de la Calidad. El certificado debe estar en idioma español o inglés.” (Sistema
Ecuatoriano de la Calidad, 2007)
2.1.2 Factor Económico
Los factores económicos son actividades que tienden a incrementar la capacidad productiva de
bienes y servicios de una economía, para satisfacer las necesidades socialmente humanas. Existen
muchos factores económicos, estos están clasificados por su potencialidad en la economía de un
país (Sabate, 2012):
Inflación
Significa aumento de precios, cuando la Inflación se vuelve incontrolable, lo que un largo período
y las finanzas del gobierno se protegen aumentando todos los precios oficiales hacen los gobiernos
para detenerla es terriblemente injusto, los salarios se quedan estancados por (gasolina, luz, predial,
agua, servicios, autopistas, entre otros). (Horngren, 2010)
24
Pero, pese a la variación de este índice inflacionario, los precios de los productos se han disparado
debido a las la restricción de las importaciones, en donde los precios de los productos nacionales
encarece, lo que genera y promueve la especulación de precios y como resultado se encarece la
vida y los ingresos de los ecuatorianos no alcanzan ni para cubrir lo que es la adquisición de
productos de primera necesidad; para que un hogar puede subsistir en el Ecuador se debe trabajar
tanto el padre como la madre del hogar ya que con un solo salario no se podría cubrir el valor de la
canasta familiar.
Tecnisupport se ha visto perjudicada por la indiscriminada alza de precios que no responden a
patrones justificados. Los impuestos a las importaciones han hecho que los insumos se encarezcan
y que los consumidores estén descontentos por las fluctuaciones en los precios.
Salario mínimo
Indicador de la percepción real de un grupo importante de la población y además era
verdaderamente suficiente para comprar lo mínimo indispensable. PIB absoluto: es el valor
monetario total de la producción de bienes y servicios generados en el curso de un año, un trimestre
u otro período de tiempo establecido.
Figura 2-1 Inflación en el Ecuador: tomado del Banco Central del Ecuador (2015)
25
En el Ecuador al momento el salario básico Unificado es de $354,00, en Tecnisupport Cía. Ltda. se
paga sueldos superiores al SBU.
PIB Per cápita
Por el contrario de lo que usualmente se imagina, esta variable económica no representa el
promedio de lo que realmente percibe cada habitante de un país, pues se obtiene de dividir la
producción total entre el número de habitantes.
Figura 2-2 Salario básico en el Ecuador: Instituto Nacional de Estadística y Censos, INEC (2.015)
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Salario Básico 160 170 200 218 240 264 292 318 340 354
160 170 200
218 240
264 292
318 340
354
-
50
100
150
200
250
300
350
400
Figura 2-3 PIB Per cápita en el Ecuador: Banco Central del Ecuador (2015)
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Ingreso per cápita 4,4 2,2 6,4 0,6 3,0 7,8 5,1 4,0 3,5 4,09
4,4
2,2
6,4
0,6
3,0
7,8
5,1
4,03,5
4,09
0,0
1,0
2,0
3,0
4,0
5,0
6,0
7,0
8,0
9,0
26
Deuda externa
La deuda externa es la suma de las deudas que tiene un país con entidades extranjeras. Se
componen de deuda pública (la contraída por el Estado) y deuda privada (la contraída por
particulares). La deuda externa con respecto a otros países se da con frecuencia a través de
organismos como el Fondo Monetario Internacional (FMI) o el Banco Mundial (BM).
27
Figura 2-4 Saldo de la deuda Pública por Deudor Total 2005 – 2015 (marzo) cifras en millones de USD: Boletines de Deuda de la Subsecretaría de Financiamiento
Público Subsecretaría de Financiamiento Público/DNSEFP
28
2.1.3 Factor Social
Es todo aquello que rodea la situación a analizar, que la hace como tal, como lo que es. Por
ejemplo, un factor social de un riesgo de ataque al corazón es la forma de vida de las personas que
viven en las ciudades, es decir, esa forma acelerada de tener que llegar al trabajo o alguna cita.
En la Constitución de 2008, la satisfacción de necesidades sociales se convirtió en derechos. La
política social antes era marginal, ahora ha dado un giro importante, logrando el acceso de bienes y
servicios públicos a la mayoría de la población. El gobierno está implementando políticas sociales
que cumplen con la Constitución y la política de Buen Vivir, ha logrado programas como son:
La universalización de la salud, educación, inclusión y la seguridad social. Se pretende
atender a la mayoría de gente pobre con estos servicios públicos. La inclusión implica dar
acceso a estos servicios y a generar capacidades para, desarrollar habilidades de la gente
para que tenga más oportunidades y mayor movilidad económica que posibilitaría
conseguir empleo o mejorar el que tiene. Se genera esto a través del Bono de Desarrollo
Humano.
Una salud con calidad y calidez para posibilitar un desarrollo integral de todos. Ha habido
problemas en la atención de salud, el gobierno plantea un Sistema Nacional de Salud
Pública preocupado por la promoción y la prevención de la salud, la atención integral,
familiar y comunitaria. Se ha construido una red de centros de salud, que sería la primera
línea de atención a la familia y, de ahí, se derivaría a hospitales, según la especialidad. El
proyecto implica formar una red de hospitales públicos, los de seguridad social y los
privados, en la que los pobres y cualquier ciudadano tenga acceso a salud gratuita.
Alcanzando la igualdad social mediante la construcción de capacidades basadas en
inversión social, la responsabilidad tributaria y el trabajo. Las líneas de acción son: orientar
la política pública hacia los territorios y hogares pobres. Aumento el Bono de Desarrollo
Humano a 50 dólares. Reducir la evasión tributaria para generar más ingresos públicos que
financien estos servicios para la gente pobre.
Trabajo y salario dignos. Asegurar las condiciones laborales adecuadas y los ingresos que
permitan el bienestar del trabajador y el pleno disfrute de su vida. Líneas de acción:
impulsar a la economía popular y solidaria que implica apoyo a emprendimientos,
microempresas y formas asociativas y cooperativas. Esto es que la gente pueda crear
negocios que le genere ingresos.
Salario digno para que los trabajadores puedan comprar más bienes. Políticas de
emprendimientos para jóvenes, capacitación y bolsa de empleo; pasantías remuneradas en
29
empresas privadas y públicas e incentivos para que den empleo y entrenen a los jóvenes.
Incorporar a discapacitados al trabajo en estas. Es tratar al trabajador, no como un factor de
producción más, sino como un ser humano.
2.1.4 Factor Tecnológico
Actualmente las empresas pueden mejorar sus procesos a través de la incorporación de la
tecnología informática, convirtiéndose en una herramienta de mucha utilidad en todas las
organizaciones ya que constituye una fuente prioritaria para el manejo de información,
comunicación y automatización de procesos. Pudiendo señalar algunos de los recursos utilizados
por la empresa:
Computadoras en red: entendiéndose que “una red de computadoras es una interconexión de
computadoras para compartir información, recursos y servicios. Esta interconexión puede ser a
través de un enlace físico (alambrado) o inalámbrico”.
La empresa utiliza el software denominado OPEN-ERP pue es un sistema integrado de
información en línea.
Aplicaciones de oficina: Se incluyen dentro de esta categoría los procesadores de textos,
hojas de cálculo, y otro tipo de aplicaciones básicas.
Fuente:
Figura 2-5 Sistema OPEN ERP: Tecnisupport Cía. Ltda., (2015)
30
Todas estas aplicaciones son utilizadas por el personal de la empresa
Internet: Ayuda a la organización a mantener un contacto directo, rápido y eficaz con sus
trabajadores, filiales, proveedores y clientes; enfocados al beneficio de la compañía.
El sitio web de la compañía TECNISUPPORT CIA LTDA es www.tecnisupport.com.ec
Correo electrónico: Permite el envío de toda clase de documentos a otra estación de
trabajo (computadora) ya sea dentro de la empresa o a otro lugar del país o del mundo. Este
servicio sin duda es de mucha utilidad, generando una comunicación fluida, constante y
económica. Se utiliza en correo electrónico empresarial.
2.1.5 Factor Legal
Tecnisupport se encuentra enmarcada sobre la base legal descrita en el punto 1.3.2, el
cumplimiento de esta legislación es obligatorio y necesario para garantizar el respeto a los derechos
y obligaciones que deben ser acatados por toda persona natural o jurídica que ejerza una actividad
económica.
Tecnisupport no tiene inconvenientes en el cumplimiento de las leyes, y tampoco se ha visto
perjudicado por la nueva reforma tributaria.
2.2 Análisis Interno
Un análisis interno consiste en el estudio o análisis de los diferentes factores o elementos que
puedan existir dentro de una empresa, con el fin de evaluar los recursos que tiene, para de ese
modo, conocer el estado o capacidad para, detectar fortalezas y debilidades, y de este modo,
diseñar estrategias que permitan potenciar o aprovechar las fortalezas y estrategias para disminuir
las debilidades.
2.2.1 Área de Talento Humano
Se denomina talento humano a las personas con las que una organización (con o sin fines de lucro,
y de cualquier tipo de asociación) cuenta para desarrollar y ejecutar de manera correcta las
acciones, actividades, labores y tareas que deben realizarse y que han sido solicitadas a dichas
personas.
Las personas son la parte fundamental de una organización, y junto con los recursos materiales y
económicos conforman el “todo” que dicha organización necesita. Es por esto que, en la mayoría
31
de las empresas por ejemplo, se realizan exhaustivos análisis y evaluaciones a los candidatos que
desean ocupar un puesto de trabajo en la empresa convocante. Incluso, existen áreas dentro de la
empresa destinadas a la gestión de los recursos humanos y profesionales especializados en esta
disciplina, que abarca desde conocimiento legal de contrataciones hasta principios de psicología y
desempeño actitudinal. En Tecnisupport se cuenta con 26 personas distribuidas en las diferentes
áreas de la empresa tanto hombres como mujeres.
2.2.2 Análisis Encuesta Aplicada a Directivos
1.- ¿El personal está capacitado para realizar el trabajo?
Totalmente
Parcialmente
No lo está
Tabla 2-1 El personal está capacitado para realizar el trabajo
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 0 0,00
Parcialmente 2 1,00
No lo está 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 100% de los directivos afirma que el personal está parcialmente capacitado para realizar su
trabajo lo que representa una Fortaleza Tecnisupport.
0%
100%
0%
Totalmente Parcialmente No lo está
32
2.- ¿El personal aporta con ideas que permitan mejorar los trabajos?
Totalmente
Parcialmente
No lo está
Tabla 2-2 El personal aporta con ideas que permitan mejorar los trabajos
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 0 0,00
Parcialmente 2 1,00
No lo está 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 100% de los directivos expresa que el personal aporta parcialmente con ideas que permitan
mejorar su trabajo, lo que representa una Fortaleza para TECNISUPPORT.
Totalmente
Parcialmente
No lo está
33
3.- ¿Existen incentivos para el personal de la entidad?
Si
No
Tabla 2-3 Existen incentivos para el personal de la entidad
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 2 1,00
No 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 100% de los directivos afirma que si existen incentivos para el personal de su empresa, para que
así se sientan más motivados realizando su trabajo lo que representa una Fortaleza para
TECNISUPPORT.
100%
0%
Si No
34
4.- ¿Posee Planificación la empresa TECNISUPPORT?
Totalmente
Parcialmente
Ninguno
Tabla 2-4 Posee planificación la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 0 0,00
Parcialmente 2 1,00
Ninguno 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 100% de los Directivos expresan que parcialmente TECNISUPPORT posee planificación, la
cual no se encuentra legalizada, lo que representa una Debilidad.
0%
100%
0%
Totalmente Parcialmente Ninguno
35
5.- ¿Se han difundido los objetivos y/o metas al personal?
Totalmente
Parcialmente
Ninguno
Tabla 2-5 Difusión de Objetivos y/o metas al personal
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 1 0,50
Parcialmente 1 0,50
Ninguno 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 50% de los directivos expresa que se les ha difundido totalmente los objetivos y/o metas a los
empleados, mientras que el 50% expresa que no se las ha difundido, lo que representa una
Debilidad para TECNISUPPORT.
50%50%
0%
Totalmente Parcialmente Ninguno
36
6.- ¿Se ha trasmitido los valores y principios al personal?
Totalmente
Parcialmente
Ninguno
Tabla 2-6. Transmisión de valores y principios al personal
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 1 0,50
Parcialmente 1 0,50
Ninguno 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 50% de los directivos expresan que se les ha difundido parcialmente los valores y principios al
personal, ya que si están estos por escrito, la empresa tienen valores y principios no empresariales
pero si personales lo que representa una Fortaleza para TECNISUPPORT.
50%50%
0%
Totalmente Parcialmente Ninguno
37
7.- De las siguientes opciones de principios y valores, ¿cuáles se aplican en esta empresa?
Respeto
Honestidad
Calidad
Puntualidad
Tabla 2-7 Aplicación de valores en la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Respeto 1 0,50
Honestidad 1 0,50
Calidad 0 0,00
Puntualidad 0 0,00
TOTAL 2 1
Análisis
El 100% de los directivos expresaron que se aplican el respeto y Honestidad, lo que representa una
Fortaleza para TECNISUPPORT.
50%50%
0% 0%
Respeto Honestidad Calidad Puntualidad
38
8.- ¿Posee organigrama estructural la empresa TECNISUPPORT?
Si
No
Tabla 2-8 Posee organigrama estructural la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 2 1,00
No 0 0,00
TOTAL 2 1
Análisis
El 100% de los directivos expresa que TECNISUPPORT, posee organigrama estructural, lo que
representa una Fortaleza.
100%
0%
Si No
39
9.- ¿Los recursos de la entidad están debidamente organizados?
Totalmente
Parcialmente
Ninguno
Tabla 2-9 Los recursos de la entidad están debidamente organizados
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 1 0,50
Parcialmente 1 0,50
Ninguno 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 50% de los directivos opinan que totalmente los recursos de la entidad están debidamente
organizados, el 50% opina que parcialmente lo que representa una Debilidad para
TECNISUPPORT.
50%50%
0%
Totalmente Parcialmente Ninguno
40
10.- ¿Existen funciones y responsabilidades asignadas a cada puesto?
Totalmente
Parcialmente
No existen
Tabla 2-10 Existen funciones y responsabilidades asignadas a cada puesto
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 1 0,50
Parcialmente 1 0,50
No existen 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
Según los resultados de la encuesta el 50% de los directivos expresa que existe totalmente
funciones y responsabilidades asignadas a cada puesto lo que representa una Fortaleza.
50%50%
0%
Totalmente Parcialmente No existen
41
11.- ¿Existe un Plan Estratégico en la compañía TECNISUPPORT?
Si
No
Tabla 2-11 Existe un Plan Estratégico en la compañía
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 0 0,00
No 2 1,00
TOTAL 2 1
Análisis
El 100% de los directivos expresa que no existe un plan estratégico en TECNISUPPORT, lo que
representa una Debilidad.
0%
100%
Si No
42
12.- ¿La comunicación con sus empleados como la calificaría?
Muy Buena
Buena
Deficiente
Tabla 2-12 La comunicación con sus empleados como la calificaría
FRECUENCIA PORCENTAJE
Muy Buena 0 0,00
Buena 2 1,00
Deficiente 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 100% de los directivos califica la comunicación con sus empleados buena ya que no pasan todo
el tiempo en la empresa, lo que representa una Debilidad para TECNISUPPORT.
0%
100%
0%
Comunicación con sus empleados
Muy Buena Buena Deficiente
43
13.- ¿Existe los estados financieros debidamente elaborados?
Si
No
Tabla 2-13 Existe los estados financieros debidamente elaborados
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 2 1,00
No 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El resultado de la encuesta nos da que el 100% de los directivos expresan que existen estados
financieros debidamente elaborados lo que representa una Fortaleza para TECNISUPPORT.
100%
0%
Si No
44
14.- ¿Se cumple con las obligaciones tributarias?
Si
No
Tabla 2-14 Cumple con las obligaciones tributarias
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 2 1,00
No 0 0,00
TOTAL 2 1,00
Análisis
El resultado de la encuesta nos da que el 100% de los directivos expresan que se cumplen con las
obligaciones tributarias lo que representa una Fortaleza para TECNISUPPORT.
100%
0%
Si No
45
15.- ¿Con que frecuencia se realiza el control de inventarios?
Siempre
Casi siempre
Regularmente
Nunca
Tabla 2-15 Realiza el control de inventarios
FRECUENCIA PORCENTAJE
Siempre 1 0,50
Casi siempre 0 0,00
Regularmente 1 0,50
Nunca 0 0,00
TOTAL 2 1
Análisis
El 50% de los directivos encuestados expresa que realizan con frecuencia inventarios y 50%
regularmente en TECNISUPPORT, lo que representa una Debilidad.
50%
0%
50%
0%
Siempre Casi siempre Regularmente Nunca
46
16.- ¿Existe evaluaciones de desempeño del talento humano?
Totalmente
Parcialmente
No existe
Tabla 2-16 Existe evaluaciones de desempeño del talento humano
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 0 0,00
Parcialmente 1 0,50
No existe 1 0,50
TOTAL 2 1,00
Análisis
El 50% de los directivos expresan que existe parcialmente evaluación de desempeño del talento
humano, lo que representa una Debilidad para TECNISUPPORT.
0%
50%50%
Totalmente Parcialmente No existe
47
2.2.3 Análisis Encuesta Aplicada al Personal
1.- ¿Conoce si la empresa posee Planificación?
Si
No
Tabla 2-17 Conoce si la empresa posee Planificación
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 9 0,35
No 17 0,65
TOTAL 26 1,00
Análisis
El resultado de la encuesta nos indica que un 65% de los empleados conoce que si existe
planificación en TECNSUPPORT, y el 35% que no existe planificación pero no es legalizada por
lo que constituye una Debilidad.
Si35%
No65%
48
2.- ¿Se cumple o no la planificación en la empresa?
Totalmente
Parcialmente
Ninguna
Tabla 2-18 Se cumple o no la planificación en la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 6 0,23
Parcialmente 8 0,31
Ninguna 12 0,46
TOTAL 26 1,00
Análisis
El 46% de los empleados de TECNISUPPORT expresan que no se cumple parcialmente la
planificación en la misma, ya que como no está legalizada no se la respeta por lo constituye una
Debilidad.
23%
31%
46%
Totalmente Parcialmente Ninguna
49
3.- ¿Se les han difundido los objetivos y/o metas de la empresa?
Totalmente
Parcialmente
Ninguna
Tabla 2-19 Se han difundido los objetivos y/o metas de la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 2 0,08
Parcialmente 15 0,58
Ninguna 9 0,35
TOTAL 26 1,00
Análisis
El 58% de los empleados de TECNISUPPORT responden que conocen parcialmente las metas y
objetivos de la empresa por lo constituye una Debilidad.
8%
58%
34%
Totalmente Parcialmente Ninguna
50
4.- De las siguientes opciones de principios y valores, ¿cuáles se aplican en su empresa?
Respeto
Honestidad
Calidad
Puntualidad
Tabla 2-20 Principios y valores que se aplican en la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Respeto 3 0,12
Honestidad 15 0,58
Calidad 1 0,04
Puntualidad 7 0,27
TOTAL 26 1
Análisis
Los empleados opinan que en un 58% se aplican la honestidad, mientras que en un 27% se aplica la
puntualidad, teniendo así una Fortaleza para TECNISUPPORT.
11%
58%4%
27%
Respeto Honestidad Calidad Puntualidad
51
5.- ¿Posee organigrama estructural la empresa TECNISUPPORT?
Si
No
Tabla 2-21 Posee organigrama estructural la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 8 0,31
No 18 0,69
TOTAL 26 1
Análisis
El 69% de los empleados de TECNISUPPORT exponen que la misma no posee organigrama
estructural y el 31% expresa que si posee, dando como resultado una Debilidad.
31%
69%
Si No
52
6.- ¿Conoce usted el organigrama estructural de la empresa TECNISUPPORT?
Si
No
Tabla 2-22 Conoce usted el organigrama estructural de la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 5 0,19
No 21 0,81
TOTAL 26 1
Análisis
El 81% de los empleados de TECNISUPPORT, no conocen el organigrama estructural de la
empresa, y el 19% si lo conocen, lo que representa una Debilidad.
19%
81%
Si No
53
7.- El espacio físico en el cual realiza su trabajo lo considera usted:
Muy Apropiado
Medianamente Apropiado
No Apropiado
Tabla 2-23 El espacio físico en el cual realiza su trabajo
FRECUENCIA PORCENTAJE
Muy Apropiado 7 0,27
Medianamente Apropiado 16 0,62
No Apropiado 3 0,12
TOTAL 26 1,00
Análisis
El 62% de los trabajadores indican que el espacio físico en donde se desempeñan es medianamente
apropiado, el 27% que es muy apropiado, y el 11% no apropiado lo que representa una Debilidad
para TECNISUPPORT, lo ideal sería que los empleados trabajen en un espacio físico muy
apropiado.
Muy Apropiado 27%
Medianamente Apropiado
62%
No Apropiado11%
54
8.- ¿Cuánto conoce acerca de la visión y misión de la empresa TECNISUPPORT?
Totalmente
Parcialmente
No existen
Tabla 2-24 Conoce acerca de la visión y misión de la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 8 0,31
Parcialmente 12 0,46
No existen 6 0,23
TOTAL 26 1,00
Análisis
El resultado de la encuesta nos indica que el 46% de los empleados conoce parcialmente acerca de
la visión y misión, sin estas estar legales por lo que representa una Debilidad para
TECNISUPPORT.
31%
46%
23%
Totalmente Parcialmente No existen
55
9.- ¿La comunicación con sus compañeros como la calificaría?
Muy Buena
Buena
Deficiente
Tabla 2-25 Comunicación con sus compañeros
FRECUENCIA PORCENTAJE
Muy Buena 9 0,35
Buena 16 0,62
Deficiente 1 0,04
TOTAL 26 1,00
Análisis
Los empleados expresan que en un 61% la comunicación entre ellos es buena y el 35% es muy
bueno dando Fortaleza para TECNISUPPORT.
35%
61%
4%
Muy Buena Buena Deficiente
56
10.- ¿Conoce si existe contabilidad en la empresa TECNISUPPORT?
Si
No
Tabla 2-26 Existe contabilidad en la empresa
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 26 1,00
No 0 0,00
TOTAL 26 1,00
Análisis
El resultado de la encuesta nos indica que el 100% de los empleados conoce que TECNISUPPORT
cuenta con contabilidad por lo representa una Fortaleza.
100%
0%
Si No
57
11.- ¿Conoce si la empresa cumple con las obligaciones tributarias?
Si
No
Tabla 2-27 La empresa cumple con las obligaciones tributarias
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 12 0,46
No 14 0,54
TOTAL 26 1,00
Análisis
El 46% de los trabajadores tiene conocimiento de que TECNISUPPORT cumple con las
obligaciones tributarias y el 54% restante no tiene conocimiento, lo que representa una Debilidad.
46%
54%
Si No
58
12.- ¿Usted aporta con ideas que permitan mejorar los trabajos?
Totalmente
Parcialmente
No lo hace
Tabla 2-28 Aporta con ideas que permitan mejorar los trabajos
FRECUENCIA PORCENTAJE
Totalmente 2 0,08
Parcialmente 17 0,65
No lo hace 7 0,27
TOTAL 26 1,00
Análisis
La encuesta realizada nos indica que el 65% de los empleados aportan parcialmente con ideas que
permitan mejorar el trabajo de TECNISUPPORT, lo que representa una Fortaleza.
8%
65%
27%
Totalmente Parcialmente No lo hace
59
13.- ¿Con frecuencia ustedes reciben incentivos?
Siempre
Ocasionalmente
Nunca
Tabla 2-29 Con frecuencia ustedes reciben incentivos
FRECUENCIA PORCENTAJE
Siempre 0 0,00
Ocasionalmente 17 0,65
Nunca 9 0,35
TOTAL 26 1,00
Análisis
El 65% de los empleados expresan que ocasionalmente reciben incentivos mientras que el 35%
restante expresa que no reciben incentivos, lo que representa una Debilidad para
TECNISUPPORT.
0%
65%
35%
Siempre Ocasionalmente Nunca
60
2.2.3 Área de Ventas
Las ventas son el corazón de cualquier negocio, es la actividad fundamental de cualquier aventura
comercial. Se trata de reunir a compradores y vendedores, y el trabajo de toda la organización es
hacer lo necesario para que esta reunión sea exitosa.
En la empresa al momento se cuenta con dos personas encargadas de las ventas de copiadoras e
impresoras, suministros y dos centros de copiado en el cual se realizan la venta de servicios por
impresión, diseño, ploteo, scanner entre otros servicios, y en el departamento técnico que se
encuentra la Bodega de suministros se encarga de la venta de suministros para las copiadoras.
2.3 Influencias Micro-ambientales
2.3.1 Cliente
Los clientes son quienes demandan un producto o servicio para cubrir un requerimiento o
necesidad. Cualquier negocio depende de la cantidad de clientes que posea para mantener su
posición en el mercado. Para la empresa, es importante desarrollar y mantener una imagen
corporativa de diferenciación frente a la competencia. Entre los principales clientes tenemos a:
Hoja verde
Merino Rosses
Química Aristón del Ecuador
Fedexpor
Clínica de Diálisis Dialicon
Entidad Colaboradora CAE
Imecanic Cía. Ltda.
Black Gold Oilfield Services
Soluciones Contables y Tributarias SCT
Alexandra Moreno
61
2.3.1.1 Análisis de la Encuesta Aplicada a los Clientes
1.- ¿En qué nivel de satisfacción usted ubicaría el trabajo que le brinda TECNISUPPORT?
Alto
Medio
Bajo
Ninguno
Tabla 2-30 Nivel de Satisfacción de Clientes
FRECUENCIA PORCENTAJE
Alto 8 0,80
Medio 2 0,20
Bajo 0 0,00
Ninguno 0 0,00
TOTAL 10 1,00
Análisis
Del resultado de la encuesta se determina que el 80% representa a que los clientes están casi
siempre satisfechos con los productos que le brinda TECNISUPPORT, por lo que es una
Fortaleza ya que se son productos con calidad.
80%
20%
0% 0%
Alto
Medio
Bajo
Ninguno
62
2.- ¿La empresa realiza la entrega de los productos en los plazos acordados?
Siempre
Casi siempre
Regularmente
Nunca
Tabla 2-31 Plazos acordados en la entrega de productos
FRECUENCIA PORCENTAJE
Siempre 7 0,58
Casi siempre 3 0,25
Regularmente 2 0,17
Nunca 0 0,00
TOTAL 12 1,00
Análisis
Los resultados de la encuesta indican que al 58% de los clientes siempre se les entrega los
productos en los plazos acordados, al 25% casi siempre y al 17% regularmente, dando una
Fortaleza para TECNISUPPORT.
58%25%
17%
0%
Siempre
Casi siempre
Regularmente
Nunca
63
3.- ¿Cómo considera los precios de su producto?
Alto
Equitativo
Bajo
Tabla 2-32 Precio del producto y servicio
FRECUENCIA PORCENTAJE
Alto 1 0,10
Equitativo 8 0,80
Bajo 1 0,10
TOTAL 10 1,00
Análisis
El precio de los productos y servicios que ofrece TECNISUPPORT, para los clientes es
considerado en un 80% equitativo con los del mercado, dando una Oportunidad.
10%
80%
10%
Alto Equitativo Bajo
64
4.- ¿Conoce usted la existencia de empresas similares?
Si
No
Tabla 2-33 Conocimiento de la existencia de empresas similares
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 10 1,00
No 0 0,00
TOTAL 10 1,00
Análisis
El resultado de la encuesta arroja que el 100% de los clientes conoce la existencia de empresas
similares, representando una Amenaza para TECNISUPPORT, ya que existe mucha competencia.
100%
0%
Si No
65
5.- ¿Le gustaría que TECNISUPPORT ofreciera otros productos?
Si
No
Tabla 2-34 Inclusión de otros productos al mercado
FRECUENCIA PORCENTAJE
Si 7 0,70
No 3 0,30
TOTAL 10 1,00
Análisis
El 70% de los clientes quieren que se incremente otro producto en TECNISUPPORT lo que
representa una Oportunidad para la misma.
2.3.2 Proveedor
Son proveedores aquellas personas físicas o jurídicas que surten a la empresa de existencias
(mercaderías, materias primas, suministros, papel, cajas, tóner, entre otros.), que posteriormente
ésta venderá, transformara. Entre los principales proveedores tenemos a:
Latincopiers
Techcomputer
Oneron
Espinoza Fernando
Faxmir
Juan marcet Cía. Ltda.
Paco comercial e industrial s.a.
Papelesa Cía. Ltda.
Si70%
No30%
66
Moreno Loayza Fernando
Megamicro SA
Se realizó una encuesta para determinar la información primaria para el desarrollo de la
investigación.
2.3.2.1 Análisis de la Encuesta Aplicada al Proveedor
1. ¿Qué tipo de servicio o producto ofrece a la empresa TECNISUPPORT CIA LTDA.?
Materia prima
Suministros en general
Equipos y maquinas
Tecnología
Servicio técnico
Otros
Tabla 2-35. Tipo de proveedor
FRECUENCIA PORCENTAJE
Materia prima 0 0,00
Suministros en general 2 0,20
Equipos y maquinas 5 0,50
Tecnología 0 0,00
Servicio técnico 3 0,30
Otros 0 0,00
TOTAL 10 1,00
Análisis
La encuesta indica que el 50% representa Equipos y Maquinarias, el 30% Servicio Técnico, el 20%
Suministros en general, y el 0% materia prima y otros. La empresa cuenta con varios proveedores,
por lo tanto si llegara a faltar alguno de ellos se acudiría a otro de proveedor de manera inmediata
se considera que es una Fortaleza para la empresa.
0%
20%
50%
0%
30%
0%
Materia prima
Suministros en general
Equipos y maquinas
Tecnología
Servicio técnico
Otros
67
2.- ¿Durante cuánto tiempo ha sido proveedor de la empresa TECNISUPPORT CIA LTDA.?
De 0 a 6 meses
De 6 meses a un año
De 1 a 2 años
Tabla 2-36 Tiempo de ser proveedor
FRECUENCIA PORCENTAJE
De 0 a 6 meses 0 0,00
De 6 meses a un año 0 0,00
De 1 a 2 años 10 1,00
TOTAL 10 1,00
Análisis
El resultado de la encuesta nos indica que el 100% es proveedor constante, fiel y cumplidor durante
el tiempo de 1 a 2 años, por lo que esto representa una Oportunidad, ya que se tiene la confianza y
sobre todo el cumplimiento en la prestación de servicio y entrega de pedidos.
0%0%
100%
De 0 a 6 meses De 6 meses a un año De 1 a 2 años
68
3.- La empresa TECNISUPPORT CIA LTDA. Realiza sus pagos puntuales?
Siempre
Casi siempre
Regularmente
Nunca
Tabla 2-37 Pago a proveedores
FRECUENCIA PORCENTAJE
Siempre 2 0,20
Casi siempre 5 0,50
Regularmente 3 0,30
Nunca 0 0,00
TOTAL 10 1,00
Análisis
Para TECNISUPPORT, Casi siempre en un 50%, regularmente en un 30% y siempre en un 20%,
representa una Oportunidad, ya que los proveedores se encuentran contentos con ello y dispuesto
a seguir prestando sus servicios.
20%
50%
30%
0%
Siempre
Casi siempre
Regularmente
Nunca
69
4.- ¿Los precios de los productos y/o servicios ofertados por su empresa los considera?
Alto
Equitativo
Bajo
Tabla 2-38 Precios de los productos
FRECUENCIA PORCENTAJE
Alto 1 0,10
Equitativo 9 0,90
Bajo 0 0,00
TOTAL 10 1,00
Análisis
Para TECNISUPPORT representa una oportunidad tener productos con precios equitativos en el
mercado.
10%
90%
0%
Alto Equitativo Bajo
70
5.- ¿Los productos y/o servicios poseen garantía?
Total
Parcial
Ninguna
FRECUENCIA PORCENTAJE
Total 10 1,00
Parcial 0 0,00
Ninguna 0 0,00
TOTAL 10 1,00
Análisis
Para TECNISUPPORT representa una Oportunidad tener productos que ofrecen garantía en el
mercado.
2.3.1 Competencia
Es una situación en la cual los agentes económicos tienen la libertad de
ofrecer bienes y servicios en el mercado, y de elegir a quién compran o adquieren estos bienes y
servicios. En general, esto se traduce por una situación en la cual, para un bien determinado,
existen una pluralidad de ofertantes y una pluralidad de demandantes.
Se le llama así a un sistema económico en el que los productores desarrollan su actividad sin
injerencia del gobierno o de una autoridad central. Libre competencia es sinónimo de "libre
100%
0%0%
Total
Parcial
Ninguna
71
mercado", y significa que la única orientación para tomar las decisiones económicas proviene de
los precios. Los productores compiten libremente tratando de ganar mercado a través de precios
bajos, y ninguna autoridad ejerce influencia para favorecer a uno de los competidores o para
favorecer a alguien. Los ofertantes se encuentran así en una situación de competencia para ser
preferidos por los consumidores, y los consumidores, a su vez, para poder acceder a la oferta
limitada. Entre los principales competidores tenemos a:
Copiersa
Cridegcom
Latincopiers
2.3.3.1 COPIERSA
Importar maquinaria liviana o pesada e insumos para el mantenimiento de equipos de computación,
copiadoras y equipos de oficina en general, importar, comprar, almacenar productos de
mantenimiento de equipos de computación, copiadoras y equipos de oficina en general.
2.3.3.2 CRIDEGCOM
Años de experiencia y honestidad avalan nuestro trabajo. Desde Ecuador a Uruguay crecemos
gracias a la confianza depositada por nuestros clientes quienes han encontrado calidad,
responsabilidad y un ámbito cordial para la implementación de sistemas de impresión.
Figura 2-6 Logotipo Copiersa
Figura 2-7 Logotipo Cridegcom
72
2.3.3.3 LATINCOPIERS
Importación, exportación, representación, distribución, compraventa, comercialización de
productos, maquinarias, equipos, herramientas, suministros necesarios para el procesamiento de
datos, de computación, informáticos.
2.3.3.4 Precios
Es el valor monetario que se le asigna a algo. Todos los productos y servicios que se ofrecen en
el mercado tienen un precio, que es el dinero que el comprador o cliente debe abonar para concretar
la operación.
En Tecnisupport se maneja una variedad de precios de acuerdo a las necesidades de los clientes
cabe recalcar que os productos que se manejan son los de mejor calidad por este motivo se ha
logrado mantener a los clientes durante mucho tiempo accediendo a los servicios de la empresa.
Figura 2-8 Logotipo Latincopiers
73
2.4 Hoja de Trabajo FODA
Tabla 2-39 Hoja de Trabajo FODA
Fortalezas Oportunidades
Cumple con las obligaciones tributarias
Los empleados aportan parcialmente con ideas que permitan mejorar el
trabajo
Los clientes están satisfechos con los productos y servicios
Entrega de los productos o servicios en los plazos acordados
La empresa cuenta con varios proveedores
Los clientes quieren que se incremente otro producto
Es proveedor constante, fiel y cumplidor se tiene la confianza y sobre todo el
cumplimiento en la prestación de servicio y entrega de pedidos
Los proveedores se encuentran contentos por los pagos oportunos y dispuestos
a seguir prestando sus servicios
Tener productos con precios equitativos en el mercado
Productos que ofrecen garantía en el mercado
Debilidades Amenazas
No se realiza un control riguroso de los inventarios
No posee una planificación debidamente documentada
No hay una organización basada en principios administrativos
Comunicación con sus empleados buena
La empresa posee tecnología pero no es última generación
los clientes conoce la existencia de empresas similares
Tasa de desempleo y subempleo en aumento
74
CAPITULO III
3. MARCO TEORICO
3.1 Administración
3.1.1 Administración Dinámica
En algunos casos las instituciones han emprendido procesos de reestructuración que implica no
solamente el rediseño de la oferta formativa sino también la estructura organizacional, los modelos
de atención y las formas de relacionamiento con los actores involucrados. En cuanto a los
impactos en la gestión, estas experiencias inician como amplias acciones en la capacitación de los
recursos humanos vinculados a estas instituciones.
“En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración
en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa
la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Cuando se
administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más
fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las
actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.”
A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. La mecánica
administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y
la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social. Para la elaboración de los Proyectos se
gestiona de acuerdo a los siguientes puntos:
Figura 3-1 Metas Establecidas en la Organización: (Finch Stoner, 1996)
75
3.1.2 Importancia
1. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor
rapidez y efectividad en la ejecución de proyectos.
2. La productividad y eficiencia de la empresa están en relación directa con la aplicación de
una buena administración.
3. A través de sus principios la administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya
que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para
mejorar las relaciones humanas y generar empleos.
3.1.3 Características de la Administración
Universalidad
El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, es el proceso global
de toma de decisiones orientado a conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente,
mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y control.
(Horngren, 2010)
Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando cosas, personas y sistemas para
lograr, por medio de la comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de
decisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y
excelentes resultados. Porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.
La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones
educativas, en una sociedad religiosa, entre otros. Y los elementos esenciales en todas esas clases
de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede
decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo
social y en todos los sistemas políticos existentes.
Especificidad
Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el
fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico
ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características
específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la administración se
76
auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter
específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
Unidad temporal
Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo
mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos
o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de
mandar, de controlar, de organizar, entre otros.
Unidad jerárquica
Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y
modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo
administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Valor instrumental
La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales
para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio
Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes,
supervisores, ama de casa, entre otros.
Interdisciplinariedad
La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias
que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada
con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, psicología, filosofía, ant
ropología, ciencia política.
Flexibilidad
Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la
empresa o grupo social. (Chiavenato, 2007).
77
3.2 Proceso Administrativo
“Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La
administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la empresa y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización” (Dezenzo & Robbins, 2009).
3.2.1 Diagrama del Proceso Administrativo
Figura 3-2 Operación del Proceso Administrativo (Acción consultores, 2013)
78
Este diagrama nos permitirá identificar el Proceso Administrativo en la fase estructural y en la fase
operativa de una empresa sea comercial, de servicios o industrial.
3.2.2 Fase Mecánica o Estructural
Administración es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación,
organización, ejecución y Control, desempañadas para determinar y alcanzar objetivos y resultados
con el uso de recursos humanos y otros recursos.
3.2.2.1 Planificación
Figura 3-3 Diagrama de Proceso Administrativo: (Zuani, 2002)
79
“Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que
basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas” (Chiavenato, 2007)
La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una
estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para
coordinar las actividades. Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado
para lograrlos.
3.2.2.2 Organización
Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de
lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los
miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organización. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos. Proceso para
comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de
alcanzar una meta o una serie de metas específicas. (Bravo Valdiviezo, 2002)
3.2.3 Fase Dinámica u Operativa
3.2.3.1 Dirección
“Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por
medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones”
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La
dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan
con ellos. Consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una
organización entera, con respecto a una tarea. A partir de la dirección, los administradores ayudan a
las personas a ver que pueden satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir
a las metas de una empresa.
3.2.3.2 Control
“Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se están cumpliendo
como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. Todos los gerentes
80
deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades estén desempeñándose como se
proyectó”. Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas. El proceso
se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente.
3.3 Organigramas
3.3.1 Definición
Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización.
Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen
un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. El
organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme y
sintética de la estructura formal de una organización:
Desempeña un papel informativo.
Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es la
estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables.
3.2.2 Características
Basándose en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin y Elio Rafael de Zuani se
puede considerar la siguiente clasificación de organigramas: (Zuani, 2002)
a. Por su naturaleza,
b. por su finalidad,
c. por su ámbito,
d. por su contenido y
e. por su presentación o disposición gráfica.
3.2.3 Clasificación
3.2.3.1 Por su naturaleza
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
81
Micro-administrativos
Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar
alguna de las áreas que la conforman.
Macro-administrativos
Involucran a más de una organización.
Meso-administrativos
Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe
señalar que el término meso-administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente
en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
3.2.3.2 Por su finalidad
Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Informativo
Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a
disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas. Por
ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades
asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
Analítico
Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del
comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que es presentada en
un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de
análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de
gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, entre otros. Sus destinatarios son personas
especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones.
Formal
82
Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una
organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el
organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado
por el Directorio de la empresa.
Informal
Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el
instrumento escrito de su aprobación.
3.2.3.3 Por su ámbito
Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
Generales
Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel del jerárquico,
según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección
general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficina.
Específicos
Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Figura 3-4 Organigramas Generales: (Franklin Fincowsky, 2011)
83
3.2.3.4 Por su contenido
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Integrales
Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus
relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes.
Funcionales
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus
interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a
la organización en forma general.
Figura 3-5 Organigramas Específicos: (Franklin Fincowsky, 2011)
Figura 3-6 Organigramas Integrales: (Franklin Fincowsky, 2011)
84
De puestos, plazas y unidades
Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada
unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Figura 3-7 Organigramas Funcionales: (Franklin Fincowsky, 2011)
85
3.2.3.5 Por su presentación o disposición gráfica
Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y
desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado
en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
Figura 3-8 Organigramas De puestos, plazas y unidades: (Franklin Fincowsky, 2011)
86
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los
niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades
se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
Mixtos
Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades del gráfico. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.
Figura 3-9 Organigramas Verticales: (Franklin Fincowsky, 2011)
Figura 3-10 Organigramas Horizontales: (Franklin Fincowsky, 2011)
87
De Bloque
Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de
unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas
en los últimos niveles jerárquicos.
Figura 3-11 Organigramas Mixtos: (Franklin Fincowsky, 2011)
88
Circulares
En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de
una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad,
que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el
menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo
círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras. (Enriquez,
2011)
Figura 3-12 Organigramas de Bloque: (Franklin Fincowsky, 2011)
89
3.4 Diagramas de Flujo
3.4.1 Definición
Es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo
diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo
del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
(Pleguezuelos, 1999)
3.4.2 Características
Capacidad de Comunicación
Permite la puesta en común de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor
comprensión global del mismo.
Claridad
Proporciona información sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.
3.4.3 Símbolos Utilizados
Cada símbolo normal de diagrama de flujo tiene un significado especial.
Figura 3-13 Organigramas Circulares: (Franklin Fincowsky, 2011)
90
Expresa Inicio o Fin de un Programa.
Expresa operación algebraica o de Asignación.
Expresa condiciones y asociaciones alternativas de una decisión lógica.
Expresa condición y acciones alternativas de una decisión numérica.
Entrada / Salida: Representa cualquier tipo de Fuente de entrada y salida
Entrada: Lectura de datos por tarjeta perforadas.
Conector dentro de página.
Representa resultado mediante un reporte impreso
91
Conector fuera de página.
Expresa operación cíclica repetitiva.
Expresa proceso de llamada a una subalterna.
Representa datos grabados en una cinta magnética.
Almacenamiento en línea Disco Magnético.
Figura 3-14 Símbolos Utilizados en el flujograma: (Fred, 2008)
3.4.4 Tipos de Diagramas de Flujo
Hay varios tipos distintos de flujogramas que pueden usarse:
Flujograma de primer nivel o de dirección descendente.
Un flujograma de primer nivel muestra los pasos principales de un proceso y puede incluir también
los resultados intermedios de cada paso (el producto o servicio que se produce) y los sub-pasos
correspondientes. Este tipo de flujograma se usa por lo general para obtener un panorama básico
del proceso e identificar los cambios que se producen en el proceso. Es sumamente útil para
identificar los miembros correctos para el equipo (aquellas personas que participan en el proceso) y
para elaborar indicadores para observar y seguir el proceso por su concentración en los resultados
intermedios.
92
Flujograma de segundo nivel o detallado
Un flujograma detallado indica los pasos o actividades de un proceso e incluye, por ejemplo,
puntos de decisión, períodos de espera, tareas que se tienen que volver a hacer con frecuencia
(repetición de tareas o tareas duplicadas) y ciclos de retroalimentación. Este tipo de diagrama de
flujo es útil para examinar áreas del proceso en forma detallada y para buscar problemas o aspectos
ineficientes.
Flujograma de ejecución o matriz
Un flujograma de ejecución representa en forma gráfica el proceso en términos de quién se ocupa
de realizar los pasos. Tiene forma de matriz e ilustra los diversos participantes y el flujo de pasos
entre esos participantes. Es muy útil para identificar quién proporciona los insumos o servicios a
quién, así como aquellas áreas en las que algunas personas pueden estar ocupándose de las mismas
tareas. (Silva, 2007)
3.4.5 Reglas para la elaborar Diagramas de Flujo
A. Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a
derecha.
B. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la
dirección que fluye la información procesos, se deben de utilizar solamente líneas de
flujo horizontal o verticales (nunca diagonales).
C. Se debe evitar el cruce de líneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a
un sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta
que solo se van a utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.
D. No deben quedar líneas de flujo sin conectar
E. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de
muchas palabras.
F. Todos los símbolos pueden tener más de una línea de entrada, a excepción del símbolo
final.
G. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.
3.4.6 Preparación de un Diagrama de flujo
Paso 1 Establecer quiénes deben participar en su construcción.
93
El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificará los organismos implicados en
el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado. Se invitará a un representante de dichos
organismos a participar en la construcción del Diagrama de Flujo. El número de participantes en la
sesión de construcción del Diagrama no será superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz.
Paso 2 Preparar la logística de la sesión de trabajo
Con objeto de que el ritmo de la sesión de trabajo sea el adecuado se debe prever: - Dar la
información necesaria a los participantes en la reunión sobre el objeto de la misma y sobre este
procedimiento. - Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista
continuamente el trabajo desarrollado.
Paso 3: Definir claramente la utilización del Diagrama de Flujo y el resultado que se espera
obtener de la sesión de trabajo
a) Es necesario clarificar el objetivo de la construcción del Diagrama de Flujo y escribirlo de
forma que sea visible para los participantes durante toda la sesión.
b) Esta clarificación permitirá definir el grado de detalle y la estructura que se requieren en el
diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.
Paso 4: Definir los límites del proceso en estudio.
La mejor forma de definir y clarificar dicha definición de los límites del proceso es decidir cuáles
son el primer y último pasos del Diagrama de Flujo.
El primer paso es la respuesta a la pregunta: ¿Qué nos indica que empieza el proceso?
El último paso debe contestar a la pregunta: ¿Cómo sabemos que el proceso ha terminado?
Escribir estos pasos expresándolos de forma clara y concisa e incluirlos en la superficie de
escritura.
(El primer paso en el borde izquierdo o superior de la misma y el último paso en el borde
derecho o inferior).
Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o áreas de actividades
94
Identificar los grupos de acciones más relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal.
Esta esquematización global del proceso a analizar servirá de ayuda para guiar el proceso de
construcción del diagrama.
Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso.
Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por el último, no
existiendo ningún criterio que indique mayor eficacia en alguno de los dos enfoques. Sea cual sea
la dirección en que se realice, si se considera útil, realizar una revisión en la dirección contraria.
Las preguntas a realizar para la identificación y documentación de los pasos del proceso son las
siguientes:
¿Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas,
información? señalar estas entradas, por medio de los símbolos apropiados, en el diagrama.
¿Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como
información? señalar estos resultados, por medio de los símbolos apropiados, en el
diagrama.
Una vez realizado este paso, ¿cuál son las actividades inmediatamente siguientes que
debemos realizar? señalar estas actividades, mediante el símbolo apropiado, en el
diagrama.
Partiendo del primer paso, realizar este proceso hasta alcanzar el último o viceversa. Dibujar el
proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de izquierda a
derecha.
Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisión o bifurcación
Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisión o de bifurcación:
a) Escribir la decisión o alternativa de acuerdo con la simbología utilizada e identificar los
posibles caminos a seguir mediante la notación adecuada. En general, cuando se trata de
una toma de decisión, se incluye dentro del símbolo una pregunta y la notación de las dos
ramas posibles correspondientes se identifican con la notación SI/NO.
b) Escoger la rama más natural o frecuente de la bifurcación y desarrollarla, según lo
dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla.
c) Retroceder hasta la bifurcación y desarrollar el resto de las ramas de igual modo.
Paso 8: Revisar el diagrama completo
95
Comprobar que no se han omitido pasos, pequeños bucles, entre otros. y que el proceso tiene una
secuencia lógica. En caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado, realizar una
observación directa del proceso o contactar con expertos de esa área para su aclaración. El
resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio. (FUNDIBEQ, 2013)
3.4.7 Beneficios
a. Facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El
conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente
discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá,
centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman
parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.
b. Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no
estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
c. El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus
necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
d. Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más
factible generar alternativas útiles.
e. Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si
bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que
entrarán en contacto con la diagramación.
f. Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades
que componen el proceso.
g. Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y
medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas
operaciones llevadas a cabo.
h. Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las
variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la
eficacia y la eficiencia.
i. Constituyen el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora o reingeniería.
(Torres, 2007)
3.5 Control Interno
96
3.5.1 Generalidades
El control interno es responsabilidad de cada institución y de las personas jurídicas de derecho
privado y tiene como finalidad crear las condiciones para el ejercicio de control. El control interno
es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de Tecnisupport
Cía. Ltda., que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la
protección de los recursos.
El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,
promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la compañía y garantizar la confiablidad y
oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las
deficiencias de control.
3.5.1. Conceptos
En vista de que los libros, los autores y los contadores tienen diferentes criterios en lo que es
control interno vamos a tomar varias definiciones del mismo:
Según Ray whittington:
“El Control interno son los pasos que da un negocio para evitar el fraude, tanto por
malversación de activos como por presentación de informes financieros fraudulentos”
El Informe Coso I Define Al Control Interno Como:
“Es un proceso efectuado en la Entidad por el consejo de accionistas, la gerencia y otro
personal designado para proporcionar una seguridad razonable con respecto al logro de
los objetivos”.
3.5.1.2 Objetivos
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
3.5.1.3 Importancia
97
Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de
control interno. Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia
sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su
participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. (Enders,
Fearon, & Wilbu, 2010)
3.5.1.4 Características
Los principios de control interno según COSO son aquellos que se aplican tanto en el sector
público como en el privado.
Responsabilidad Delimitada
Deben constar por escrito las funciones, deberes y atribuciones que corresponden a cada uno de los
servicios
Separaciones de Funciones de Carácter Incompatible
Es el evitar que una persona haga funciones que pueden conducir a fraudes o errores por ser
incompatibles, por ejemplo: quien recauda no debe hacer depósitos y llevar el libro bancos.
Ninguna Persona debe ser Responsable por una Transacción Completa
Las funciones deben ser delimitadas no conviene que una sola persona sea la encargada de un ciclo
completo de operaciones por ejemplo: cotizar, comprar, contabilizar, embodegar, distribuir y pagar
adquisiciones de Servicios Hábiles y Capacitados. La política que realiza una persona debe ser
revisada aritméticamente, contable y administrativamente por otra persona.
Pruebas Continuas de Exactitud
La función que realiza una persona debe ser revisada aritméticamente, contable y
administrativamente por otra persona.
Rotación de deberes
98
Es conveniente que cada servidor tome normalmente sus vacaciones y sea remplazado por otra
persona que conozca las obligaciones del saliente. Es importante que las personas periódicamente
sean rotadas a otras funciones o departamentos como una medida que evite la rutina del personal y
cometa errores. Así se evitan los clásicos de servidores imprescindibles e insustituibles.
Fianza
Todas las personas encargadas del registro, custodia o inversión de bienes o recursos deben prestar
una garantía o caución.
Instrucciones por escrito
Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal, que se
equivoquen en sus labores. Para evitar estos problemas es preciso que se den por escrito.
Control y Uso de Formularios Pre-numerados
Los formularios que respaldan transacciones deben ser numerados al momento de su impresión.
Esta medida facilita el control de los documentos por la secuencia numérica y permite un archivo
lógico de los papeles.
Evitar el uso del dinero en efectivo
Excepto el pago de gastos urgente y de poca cuantía que se atienden por caja chica, todo
desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario.
Contabilidad por partida doble
Este principio es concordante con la práctica de la profesión de Contador Público que lleva por
Partida Doble la contabilidad de cualquier entidad ya sea pública o privada.
Depósitos Intactos e Inmediatos
Todas las recaudaciones deben ser depositaos en el banco, tal como fueron recibidas al siguiente
día de su recaudación, medida que facilita el control de las operaciones y cruce de información.
Uso y Mantenimiento del mínimo de Cuentas Bancarias
99
Es conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos servidores puede abrirse una
cuenta solo para el pago de remuneraciones.
Uso del equipo mecánico con dispositivos de control y prueba
Con el avance de la computación se ha automatizado la gestión financiera de las entidades, siendo
importante el uso de dispositivos de control como: alarmas, claves, llaves de registradoras, control
de la cinta auditora para evitar fraudes y errores. (Méndez, 2009)
3.5.2 Elementos
3.5.2.1 Plan de Organización
Debe Indicar claramente los departamentos o personas responsables de las diferentes funciones
(compras, recepción de mercaderías, aprobación de créditos para clientes), las cuales deben constar
por escrito, la asignación de cada función implica la facultad de tomar decisiones y además de velar
por una adecuada separación de funciones.
Sistema de autorización y registro:
El control interno requiere de un sistema de autorización de los registros como la implantación de
procedimientos y reglamentos mediante los cuales los funcionarios principales de la organización
autorizan las transacciones y operaciones de la misma, las cuales debería ser por escrito, según el
grado de autoridad y del cargo jerárquico que desempeñen.
3.5.2.2 Practica Sana
Para que un control sea eficiente en todas las unidades de la organización, se implantará otras
acciones que garanticen el control de las operaciones y el cumplimiento de las funciones de la
empresa entre estas tenemos:
Promover una lista de proveedores, para conocer aquellos que han cumplido con la
empresa tanto como en cumplimiento y calidad.
Asegurar al personal, especialmente aquellos que están inmersos en el manejo y custodia
de los recursos financieros y materiales.
La rotación de funciones, a fin de que todos tengan conocimiento general de la empresa.
3.5.3 Clases de Control Interno
100
3.5.3.1 Por la función
Administrativo
Incluye, aunque no queda limitado a este, plan de organización y los procedimientos y registros
relacionados con los procesos de decisión que lleva a la autorización por parte de la dirección.
Toda autorización representa una función de dirección directa asociada con la responsabilidad de
alcanzar los objetivos de la organización y constituye el punto de partida al establecimiento del
control contable de las transacciones.
Financiero o Contable:
Consiste el plan de organización y los procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los
activos y a la fiabilidad de los registros y, en consecuencia está diseñado para proporcionar una
razonable seguridad de que:
1. Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o especifica de la
dirección.
2. Las transacciones se registran, según sea necesario: Para permitir la preparación de los
estados financieros, para mantener el control sobre los activos.
3. El acceso de los activos está permitido únicamente con la autorización de la dirección.
4. El activo contabilizado se compra con el existente a intervalos de tiempo razonables y
adoptan medidas correspondientes en el caso que existan diferencias.
3.5.3.2 Por la ubicación
Control Interno
Elemento básico y fundamental de toda administración y expresión utilizada, en general, las
medidas adoptadas por los propietarios, administradores, verificar la precesión y empresa o
titulares de las entidades públicas o privadas para dirigir y controlar las operaciones financieras y
administrativas de sus negocios o instituciones.
Control Externo Privado
101
Examen o vigilancia a cargo de personas que actúan por mandato de una entidad o empresa o de
sus accionistas, socios o acreedores. Generalmente, esta función es encomendada a los auditores
independientes, fideicomisario, síndicos, entre otros., para el control posterior del área financiera o
parte de ella.
Control Externo Público
Examen o vigilancia a cargo de organismos del Estado, cuyas facultades y ámbito son
determinados en la Constitución Política y Leyes Orgánicas o especiales. Los organismos públicos
más representativos son:
La Contraloría General del Estado en otros países
Los Tribunales de Cuentas, La Superintendencia de Bancos y la Superintendencia de
Compañías.
3.5.3.3 Por la acción
Previo
Está constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas, implantados para
evitar errores en el proceso de las transacciones.
Concurrente
Esta por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas, implantados y cuya finalidad es
detectar errores o desviaciones en el proceso de transacciones, que no hubieran sido determinados
en los controles previos
Posterior
Examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúa después de que estas se han
producido, con el objeto de verificarlas, revisarlas, analizarlas y, en general, evaluarlas de acuerdo
a la documentación y resultados de las mismas. Las funciones del control posterior, en medianas y
grandes organizaciones son ejercidas, por regla general, por las auditoría interna, sin perjuicio de
los exámenes profesionales que prestan las auditorías externas o independientes, o en forma
combinada. A continuación se detalla otra clasificación según otros criterios:
3.5.3.4 Según su ámbito
102
Control Administrativo
Es aquel cuya aplicación se realiza en las actividades o proceso de la entidad en vista que la
organización efectúa una serie de operaciones de índole variada con el fin de cumplir todos los
requerimientos actividades que son susceptibles de ser controladas. De allí que el control
administrativo actúa en relación a las actividades administrativas de la organización lo que
repercute en su desenvolvimiento.
Control Financiero
En vista de que la organización cumple su gestión con una serie de actividades de orden financiero
serán aquellos aspectos relacionados con el movimiento de efectivo que deben ser medidas en
términos monetarios. Siendo de carácter financiero en su manejo deberá poner más énfasis por
parte de la dirigencia de la organización con el fin de controlar aspectos como el sistema contable,
los movimientos en cuentas por cobrar, por pagar, ventas y compras que están dentro del
movimiento financiero.
3.5.3.5 Según el momento
Control Previo
Es aquel que se efectúa con anterioridad a la realización de una actividad de índole administrativa o
financiera y es desarrollada por la organización.
Control Concurrente
Es el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas, implantados y cuya finalidad es
detectar errores o desviaciones en el proceso de transacciones que no hubiera sido determinado en
los controles previos.
Control Posterior
Es el examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúan después de que estas
se han producido con el objeto de verificarlas, revisarlas, analizarlas y, en general evaluarlas de
acuerdo a la documentación y resultados de las mismas.
Para hacer este tipo de control se puede incurrir a la supervisión directa debido a que con esta se
pueden corregir los problemas a medida que estos surgen.
103
Control Correctivo
Este tipo de control es aquel que se realiza después de la realización del acto administrativo o
financiero y dentro de este tipo de control se encuentran las auditorias. El control correctivo debe
basar en una retroalimentación realizada cuando la actividad ha terminado. Lo único malo es que
cuando se realice la retroalimentación, el daño ya está hecho.
“Es el examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúan después de que
estas se han producido, con el objeto de verificarlas, revisarlas, analizarlas y, en general evaluarlas
de acuerdo a la documentación y resultados de las mismas. Las funciones del control posterior, en
medianas y grandes organizaciones son ejercidas por regla general por la auditoría interna sin
perjuicio de los exámenes profesionales que prestan las auditorías externas o independientes, o en
forma combinada” (Chacon Paredes, 2002)
3.5.4 Componentes del Control Interno
Los componentes del Control Interno considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas
para medir el control interno y determinar su efectividad, Para operar las estructuras de control
interno se requiere los siguientes componentes:
Ambiente de Control Interno
Evaluación del riesgo
Actividades de Control
Monitoreo y Supervisión.
3.5.8.1 Ambiente de Control
Cosiste en el establecimiento de un entorno que se estimule e influencie la actividad del personal
con respecto al control de sus actividades. Es la base de los demás componentes de control a
proveer disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como:
o Se estructuran las actividades del negocio.
o Se asigna autoridad y responsabilidad.
o Se organiza y desarrolla la gente.
o Se comparten y comunican los valores y creencias.
o El personal toma conciencia de la importancia del control.
Factores del Ambiente de Control
104
La integridad y los valores éticos
La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control afectando el
diseño, la administración y el monitoreo de otros componentes del Control Interno. Como se
establecen Es difícil establecer los valores éticos debido a que hay que contemplar las necesidades
de todos los miembros de la organización y del entorno. El comportamiento ético efectivo es el
producto de balancear las inquietudes de:
Alta dirección
Subordinados
Clientes
Proveedores
Competidores
Público en general.
Los valores éticos y la integridad en una organización son responsabilidad de la alta dirección tanto
en su determinación como en su transmisión a los demás miembros de la empresa y su monitoreo.
Es fundamental que la alta gerencia tenga bien definidos los estándares de comportamiento y de
conducta para que no quede lugar a dudas o confusiones luego que son adquiridos por los demás
miembros partícipes. A esto que es lo que la Dirección quiere que ocurra, lo llamamos Políticas
Oficiales. El comportamiento ético y la integridad de la alta dirección son producto de la cultura
organizacional.
La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias, actitudes y normas compartidas que
dan forma al comportamiento y expectativas de cada uno de los miembros de una organización. Es
la que determina lo que realmente sucede, cuáles son las reglas establecidas, las torcidas levemente
y las ignoradas.
El compromiso a ser competente.
Los empleados deben poseer la destreza y el conocimiento esencial para el desempeño de su
trabajo. Si a los empleados les faltan destreza o conocimientos, pueden ser ineficaces en realización
de los deberes asignados.
El conocimiento depende de la inteligencia y el entrenamiento, mientras que las habilidades
dependen de la experiencia en el puesto. Le corresponde a la Dirección definir los niveles de
competencia para cada puesto de trabajo y cuáles son las habilidades y conocimientos que espera
105
de quien ocupa dicho puesto. Generalmente hay una compensación entre competencia y costo, por
ejemplo, no es necesario contratar a un ingeniero eléctrico para encender una lamparita.
Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoría
El Directorio está integrado por un conjunto de personas que pueden ser internas o externas a la
organización, cuyas funciones son las de proveer autoridad, orientación, vigilancia y supervisión a
la Dirección o grupo gerencial. El Directorio retiene autoridad para ciertas decisiones claves, como
son la fijación de objetivos al nivel de la entidad y la planificación estratégica, y a través de la
vigilancia que realiza, se involucra fuertemente en el Control Interno.
La mentalidad y estilo de operación de la gerencia.
La Dirección es directamente responsable por todas las actividades de una empresa, incluyendo sus
sistemas de Control Interno. Da forma a los valores, los principios y principales políticas operativas
que constituyen la base del sistema de Control Interno. La Dirección es quien fija los objetivos al
nivel de entidad, toma acciones relativas a la estructura organizacional, contenido y comunicación
de políticas claves y los tipos de sistemas de planificación e información que usará la organización.
Todas las funciones influirán o afectarán de diferente manera a la organización dependiendo de
cómo la dirección las ejecute, es decir del estilo que ésta adopte.
Puede clasificarse en prudente o imprudente, o también puede decirse que una dirección es
conservadora en su actuar o es agresiva. Cuando aquí hablamos de estilo de Dirección nos
referimos principalmente a la actitud de la gerencia con respecto al Control Interno. El estilo
operativo de la Dirección puede clasificarse en tres categorías:
Estilo autocrático, donde la dirección impone sus decisiones, da a sus subordinados
órdenes claras y precisas, con instrucciones detalladas sobre qué es lo que ha de hacerse y
como, no dejando margen a las iniciativas de los subordinados.
Estilo participativo, cuyo objetivo es esperar compromiso de la gente, que participe en las
metas y procedimientos.
Estilo de Laisser Faire, cuya característica principal está en dejar que las cosas sigan su
dirección natural, es adaptativo a las circunstancias. Sólo se espera que cumpla los
objetivos, trata de mantener el equilibrio. La filosofía y el estilo operativo de la Dirección
tienen un efecto omnipresente en toda empresa.
La estructura de la Organización
106
La estructura organizacional es el marco en que las actividades son planeadas, ejecutadas,
controladas y monitoreadas para lograr los objetivos al nivel de la entidad. El proceso de diseño
organizacional comprende cuatro etapas:
1. Departamentalización
2. Asignación de actividades
3. Determinación de autoridad y responsabilidad
4. Relacionamiento entre las unidades
Al departamentalizar están agrupando actividades de trabajo similares y conectadas lógicamente o
sea combinamos de manera lógica y eficiente las actividades. Estas unidades se relacionan entre sí
para poder llevar a cabo las actividades y responsabilidades asignadas, se dan relaciones de mando,
staff, de apoyo, dependiendo del tipo de estructura organizacional definida por la organización.
Deben de establecerse las líneas apropiadas para elevar informes, por ejemplo la auditoria interna
debe de tener los canales adecuados para poder hacer llegar la información al Directorio, de forma
tal que su actuar sea totalmente independiente de la Dirección (Bosovsky, 2011).
La Asignación de Autoridad y Responsabilidades
Según (Norton & Kaplan, 2000) Cargo que ocupa quien ejerce la autoridad y por ello es impersonal
y es conferida por la organización. Dentro de este factor se analizan la asignación de autoridad y
responsabilidad para actividades operativas, y establecimiento de relacionamiento para la elevación
de informes. Se hace hincapié en el grado en que los individuos y equipos son alentados a usar su
iniciativa para encarar asuntos y resolver problemas, así como los límites de su autoridad.
También incluye, políticas que describen las prácticas apropiadas de negocio, conocimientos y
experiencia del personal clave y los recursos proporcionados para cumplir sus cometidos. Un punto
de atención a tener en cuenta es la existencia de estándares, procedimientos y normas relacionadas
con el control, incluyendo la descripción de funciones para el trabajo de directores de departamento
y supervisores. Que se espera y que se asegura con la delegación de autoridad y responsabilidad. A
través de la delegación de autoridad y responsabilidades se espera que:
Los empleados sean competentes quienes deban delegar confíen en sus subordinados se
estimule a un nivel mayor de desempeño y comportamiento
A través de la delegación de autoridad y responsabilidades se asegura que:
Exista un mayor compromiso del empleado desde donde se ubique en la empresa
Los empleados avancen en su carrera dentro de la empresa
107
Aquel empleado destacado por su compromiso con la empresa, sea premiado
No se toleren violaciones
Las Políticas y Prácticas de Recursos Humanos.
De todos los factores del Ambiente de Control, se da énfasis en el estudio de las Políticas y
Prácticas de Recursos Humanos, por considerar que los Recursos Humanos son los activos más
importantes que tiene una organización y su efectiva gerencia es la clave del éxito. Este es más
probable de lograr si las políticas y procedimientos de personal están estrechamente ligados y
hacen una contribución importante al logro de los objetivos asociados en sus tres categorías.
Las prácticas relativas a Recursos Humanos envían mensajes a los empleados en cuanto a niveles
esperados de integridad, comportamiento ético y competencia. Dichas prácticas se relacionan con
las acciones referidas a contratación, orientación, entrenamiento, evaluación, consejo, promoción,
compensación y corrección. La Administración de Recursos Humanos (A.R.H.) es la función
administrativa mediante la cual los gerentes reclutan, seleccionan, capacitan y desarrollan a los
miembros de la organización. La A.R.H. es una función de staff. Los gerentes de A.R.H asesoran a
los gerentes de línea de toda la organización. El proceso de la A.R.H. es un procedimiento
permanente que pretende mantener a la organización provista del personal indicado, en los puestos
convenientes, cuando estos se necesitan.
Figura 3-15 Proceso de administración de los recursos humanos: (Norton & Kaplan, 2000)
108
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrollan las operaciones, se
establecen los objetivos y se minimizan los riesgos. Tiene que ver igualmente en el
comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general. A su vez es
influenciado. (Romero, 2012)
3.5.8.2 Evaluación de Riesgos
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para
determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los
mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios,
tanto los que influyen en el entorno de la organización como en su interior.
En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de la organización
como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la cual sean identificados y
analizados los factores de riesgo que amenazan su oportuno cumplimiento. La evolución de riesgos
debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el logro de
los objetivos. Esta actividad de autoevaluación debe ser revisada por los auditores interno para
asegurar que tanto el objetivo, enfoque, alcance y procedimiento han sido apropiadamente llevados
a cabo.
Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes de fuentes externas e internas que
deben ser evaluados por la gerencia, quien a su vez, establece objetivos generales y específicos e
identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos no se logren o afecten su capacidad para
salvaguardar sus bienes y recursos, mantener ventaja ante la competencia. Construir y conservar su
imagen, incrementar y mantener su solidez financiera, crecer, entre otros.
Objetivos
Su importancia es evidente en cualquier organización, ya que representa la orientación básica de
todos los recursos y esfuerzos y proporciona una base sólida para un control interno efectivo. La
fijación de objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito. Las
categorías de los objetivos son las siguientes:
Objetivos de Cumplimiento
Están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos, así como también a las políticas emitidas por
la administración.
109
Objetivos de Operación
Son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la organización.
Objetivos de la Información Financiera
Se refieren a la obtención de información financiera confiable. El logro de los objetivos antes
mencionados está sujeto a los siguientes eventos (Kotler, 2006):
1. Los controles internos efectivos proporcionan una garantía razonable de que los objetivos
de información financiera y de cumplimiento serán logrados, debido a que están dentro del
alcance de la administración.
2. En relación a los objetivos de operación, la situación difiere de la anterior debido a que
existen eventos fuera de control del ente o controles externos. Sin embargo, el propósito de
los controles en esta categoría está dirigido a evaluar la consistencia e interrelación entre
los objetivos y metas en los distintos niveles, la identificación de factores críticos de éxito
y la manera en que se reporta el avance de los resultados y se implementan las acciones
indispensables para corregir desviaciones.
Los riesgos de actividades también deben ser identificados, ayudando con ello a administrar los
riesgos en las áreas o funciones más importantes; las causas en este nivel pertenecen a un rango
amplio que va desde lo obvio hasta lo complejo y con distintos grados de significación, deben
incluir entre otros aspectos los siguientes:
La estimación de la importancia del riesgo y sus efectos.
La evaluación de la probabilidad de ocurrencia.
El establecimiento de acciones y controles necesarios.
La evaluación periódica del proceso anterior.
Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:
Identificación del riesgo
Los directivos de la entidad identificaran los riesgos que pueden afectar al logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes
para afrontar exitosamente tales riesgos.
110
Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Los
internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos. Es imprescindible
identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la búsqueda de sus objetivos La
identificación de los riesgos es un proceso interactiva y generalmente integrado a la estrategia y
planificación. En este proceso se realiza un mapa del riesgo con los factores internos y externos y
con la especificación de los puntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la
identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.
(Sérvulo, 2012)
Algo fundamental para la evaluación de riegos es la existencia de un proceso permanente de
identificar el cambio de condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y
operativas, para tomar las acciones que sean necesarias. Los perfiles de riesgo y controles
relacionados serán continuamente revisados para asegurar que el mapa del riesgo siga siendo
válido, que las respuestas a los riegos son apropiadamente escogidas y proporcionadas, y que los
controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los riesgos cambien con el
tiempo.
Plan de mitigación de riesgo.
Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos, realizaran el plan de mitigación de riesgos desarrollando y
documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos
que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.
En el plan de mitigación de riesgo se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso
e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas
específicas, identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos
y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgo, delineando procedimientos para las
estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitor y definiendo los reportes,
documentos y las comunicaciones necesarias (Sapag Chain, 2003).
Los directivos de las entidades del sector públicos y las personas de derecho privado que dispongan
de recursos públicos, desarrollaran planes, métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así como
un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en respuestas a los riesgos.
Una adecuada planeación de la administración de los riesgos, reduce la eventualidad de la
ocurrencia y del efecto negativo de estos impactos y alerta a la entidad respecto de su adaptación
frente a los cambios.
111
Valoración de los riegos
La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las situaciones
de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a los servidoras y
servidores reflexionar sobre como los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando
un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. La
administración debe valorar los riegos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto, siendo
la, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto
frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y datos
de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación con
los estimados.
La metodología para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difíciles, de cuantificar,
mientras que otros se prestan para un diagnostico numérico. Se consideran factores de alto riesgo
potencial los programas o actividades complejas el manejo de dinero en efectivo, la alta rotación y
crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios, sistemas de información
rediseñados, crecimientos rápidos, nueva tecnología, entre otros. La valoración del riesgo se realiza
usando el juicio profesional y la experiencia.
Respuesta al riesgo
Los directivos de la entidad identificaran las opciones de respuestas al riesgo, considerando la
probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo / beneficio. La
consideración del manejo del riesgo y la selección e implementación de una respuesta son parte
integral de la administración de los riesgos .Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser evitar,
reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los
métodos y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la
reducción de su probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una
parte del riesgo. La aceptación no realiza acción para afectar la probabilidad o el impacto. Como
parte de la administración de riesgo, los directivos consideraran para cada riesgo significativo la
respuesta. A partir de la selección de una respuesta, se volverá a medir el riesgo sobre su base
residual, reconociendo que siempre existirá algún nivel de riesgo residual por causa de la
incertidumbre inherente y las limitaciones propias de cada actividad. (Carrera & Bonilla, 2007)
112
3.5.8.3 Actividades de Control
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente
con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y
procedimientos.
Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o computarizadas,
administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o detectivas. Sin embargo, lo
trascendente es que sin importar su categoría o tipo, todas ellas están apuntando hacia los riesgos
(reales o potenciales) en beneficio de la organización, su misión y objetivos, así como la protección
de los recursos propios o de terceros en su poder.
Las actividades de control son importantes no solo porque en sí mismas implican la forma correcta
de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el logro de
objetivos. Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías:
1. Control de operación.
2. Controles de información financiera; y,
3. Controles de cumplimientos.
3.5.8.4 Información y Comunicación
Están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos e control. De
manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los
sistemas de información.
Controles Generales
Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen al control sobre
el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del
hardware y software, así como la operación propiamente dicha. También se relacionan con las
funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico y administración de base de
datos.
Controles de Aplicación
Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento,
integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación correspondiente. Desde luego
113
estos controles cubren las aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que se
reciben o entregan información.
Los sistemas de información y tecnología son y serán sin duda un medio para incrementar
la productividad y competitividad. Ciertos hallazgos sugieren que la integración de la estrategia, la
estructura organizacional y la tecnología de información es un concepto clave para el nuevo siglo.
Con frecuencia se pretende evaluar la situación actual y predecir la situación futura sólo con base
en la información contable. Este enfoque es simplista, por su parcialidad, sólo puede conducir a
juicios equivocados. Para todos los efectos, es preciso estas conscientes de que la contabilidad nos
dice, en parte, lo que ocurrió pero no lo que va a suceder en el futuro. Los sistemas producen
reportes que contienen información operacional, financiera y de cumplimiento que hace posible
conducir y controlar la organización (Universidad Tecnológica Costarricense, 2009).
La información generada internamente así como aquella que se refiere a eventos acontecidos en el
exterior, es parte esencial de la toma de decisiones así como en el seguimiento de las operaciones.
La información cumple con distintos propósitos a diferentes niveles.
Los elementos que conforman el sistema de información contable son:
Identificación de información suficiente.
Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma oportuna para
permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas. Re- evaluación de los sistemas de
información. Las necesidades de información y los sistemas de información deban ser reevaluados
cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen diferencias significativas en los
procesos de formulación de información.
3.5.8.5 Supervisión y Seguimiento
Los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias. Claro está que
para ello se tomaron en consideración los objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control;
sin embargo, las condiciones evolucionan debidas tanto a factores externos como internos,
provocando con ello que los controles pierdan su eficiencia.
Como resultado de todo ello, la gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de
los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. Lo anterior no significa
que tenga que revisarse todos los componentes y elementos, como tampoco que deba hacerse al
mismo tiempo. La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles,
114
insuficientes o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su
robustecimiento e implantación.
Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres formas: durante la realización de las actividades
diarias en los distintos niveles de la organización; de manera separada por personal que no es el
responsable directo de la ejecución de las actividades (incluidas las de control) y mediante la
combinación de las dos formas anteriores. Para un adecuado seguimiento (monitoreo) se deben
tener en cuenta las siguientes reglas:
El personal debe obtener evidencia de que el control interno está funcionando.
Sí las comunicaciones externas corroboran la información generada internamente.
Se deben efectuar comparaciones periódicas de las cantidades registradas en el sistema de
información contable con el físico de los activos.
Revisar si se han implementado controles recomendados por los auditores internos y
externos; o por el contrario no se ha hecho nada o poco.
Sí son adecuadas, efectivas y confiables las actividades del departamento de la auditoría
interna.
La supervisión se lleva a cabo de tres formas:
1. Durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad.
2. De manera separada por personal que no es el responsable directo de las actividades
(incluidas las de control ); o,
3. Mediante las combinación de ambas modalidades.
Los elementos que conforman la supervisión de las actividades son:
1. Supervisión del rendimiento;
2. Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del control interno;
3. Aplicación de procedimiento de seguimiento; y ,
4. Evaluación de la calidad del control interno.
Informe de las deficiencias
El proceso de comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento de los sistemas de
control, debe estar dirigido hacia quienes son los propietarios y responsables de operarlos, con el
fin de que implementen las acciones necesarias. Dependiendo de la importancia de las debilidades
identificadas, la magnitud del riesgo existente y la probabilidad de ocurrencia, se determinará el
nivel administrativo al cual deban comunicarse las deficiencias. (Norton & Kaplan, 2000)
115
Tabla 3-1 Participantes en el control y sus responsabilidades.
Fuente: (Norton & Kaplan, 2000)
116
CAPITULO IV
4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
FINANCIEROS PARA TECNISUPPORT CIA. LTDA.
Un Procedimiento es la definición preestablecida de una secuencia cronológica de acciones
concatenadas que se desarrollan en la empresa en función del cumplimiento de un objetivo
particular. El objetivo puede referirse al cumplimiento de una obligación (pagar una factura a un
proveedor), satisfacer una necesidad interna de la organización (elaborar la nómina), o brindar un
servicio (servicio técnico de copiadora e impresoras.).
El presente trabajo de investigación está encaminado a proporcionar a la compañía Tecnisupport
Cía. Ltda., un sistema de información al servicio de la administración, que podrá ser puesto en
práctica, de modo que facilite las funciones de control y toma de decisiones.
4.1 Objetivos de la Propuesta
4.1.1 Objetivo General
Brindar una asesoría permanente y efectiva de un control de los procedimientos administrativos y
financieros.
4.1.2 Objetivos Específicos
Promover el mejoramiento de la productividad, calidad y eficiencia en la gestión
empresarial mediante la implementación de procedimientos.
Restringir la improvisación, alteración o modificación de actividades, recursos,
responsables, en la ejecución de procesos y procedimientos.
Disponer de un instrumento efectivo de consulta orientando a los trabajadores acerca
de que hacer (proceso) y como deben realizar (procedimiento) los actividades y
funciones asignadas a su área, aumentando la predisposición de los trabajadores para
asumir responsabilidades.
Acordar estrategias para lograr la optimización de recursos materiales, económicos y
talento humano.
117
4.2 Propuesta de Organigrama para Tecnisupport Cía. Ltda.
Figura 4-1Organigrama Organizacional para Tecnisupport Cía. Ltda.
DIRECTORIO
GERENTE GENERAL
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
MENSAJERO
DEPARTAMENTO FINANCIERO
CONTADOR
ASISTENTE CONTABLE
DEPARTAMENTO DE VENTAS
ASESOR COMERCIAL
ASISTENTE DE VENTAS Y
COBRANZAS
DEPARTAMENTO TECNICO
JEFE DEP TECNICO
ASISTENTE DEP TECNICO
ENCARGADO TALLER
TECNICO DE TALLER
TECNICO DE CAMPO
BODEGA
BODEGUERO
CENTRO DE COPIADO
ENCARGADO CENTRO COPIADO 1
CAJERO -OPERADOR
DISEÑADOR GRAFICO
OPERADOR
ENCARGAGADO CENTRO COPIADO 2
CAJERO -OPERADOR
118
4.3 Procedimientos Administrativos para Tecnisupport Cía. Ltda.
4.3.1 Procedimientos Para Recursos Humanos
Para el departamento de Recursos Humanos de Tecnisupport Cía. Ltda. Para el manejo adecuado
del control Interno Los siguientes procedimientos:
Reclutamiento y selección
Contratación
Inducción
Nomina
Evaluación de desempeño
4.3.1.1 Reclutamiento y Selección
Es un conjunto de técnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente
calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. Es un sistema por medio del cual
la organización divulga y ofrece al mercado de Recurso Humano (RRHH), la oportunidad
de empleo que pretende llenar. Su objetivo inmediato es atraer candidatos de entre los cuales se
seleccionará los futuros integrantes de la organización. Este proceso exige una planificación de lo
que la organización requiere, lo que el mercado de RRHH puede ofrecerle y técnicas de
reclutamiento por aplicar. Luego de haber reclutado a un grupo de personas para una vacante de
trabajo se procede a seleccionar de entre todas las carpetas del personal que cumplan con el perfil
requerido y con las personas que cumplan con el perfil continuar con el proceso de selección.
(Chiavenato, 2007)
Objetivo
Seleccionar personal competente y calificado que cumpla con el perfil requerido para el puesto de
trabajo ofertado.
Personal
El personal que estará a cargo de este procedimiento será:
Jefe de área
Gerente General
Asistente Administrativo
119
Documentos
Se propone para el reclutamiento y selección del personal se utilice el siguiente documento:
Requerimiento de personal.- debe ser emitido por el Jefe de área que solicita personal, en el
cual deberá constar el perfil requerido para el cargo dentro de este debe indicar el nivel de
estudios, experiencia, habilidades entre otro.
Políticas
Para el control adecuado de este procedimiento se proponen las siguientes políticas:
El departamento que solicita el personal para su área deberá solicitarlo mediante el registro
de requerimiento de personal y de deberá entregar al departamento de recursos humanos.
A los candidatos deberán llenar una solicitud de empleo y se les realizara el test
psicológico y de conocimientos de acuerdo al cargo que vaya a ocupar.
Los candidatos serán entrevistados por el Jefe de Área.
Procedimientos para el reclutamiento y selección de personal
1. El Jefe de área que solicita el personal solicitara mediante el requerimiento de personal y
entregarlo al Departamento administrativo.
2. El asistente administrativo deberá poner en conocimiento del Gerente General.
3. El Gerente General Niega o aprueba el requerimiento.
4. Asistente Administrativo Recluta al personal que cumple con el perfil del cargo solicitado.
5. El asistente administrativo revisa todos los documentos en regla de los aspirantes.
6. El jefe de área entrevista y evalúa a los aspirantes
7. El jefe de área selecciona al personal que obtuvo mejor evaluación y que cumpla con el
perfil solicitado.
Tabla 4-1 Procedimientos para el reclutamiento y selección de personal
N° Actividades Responsable
1 Solicita el personal mediante el requerimiento de personal Jefe de Área
2 Poner en conocimiento del Gerente General el requerimiento Asistente Administrativo
3 Aprueba o niega el requerimiento Gerente General
4 Recluta al personal que cumple con el perfil del cargo solicitado Asistente Administrativo
5 Revisa que todos los documentos de los aspirantes estén en regla. Asistente Administrativo
6 Entrevista y evalúa a los aspirantes Jefe de Área
7 Selecciona al personal que obtuvo mejor evaluación y que cumpla con
el perfil solicitado
Jefe de Área
120
Figura 4-2 Flujograma de reclutamiento y selección de personal
JEFE DE AREA ASISTENTE ADMINISTRATIVO GERENTE GENERAL
INICIO
Solicitar personal para llenar una vacante
Llenara formulario de
requerimiento de personal.
Dar a conocer el requerimiento del
personal al gerente
general
Recibir el requerimiento del
personal
Aprueba el Requerimient
o del
Reclutar al Personal con el perfil del cargo
Revisar la documentación de los aspirantes al cargo
solicitado.
Entrevistar a los aspirantes
Evaluar al aspirante a
cargo
Seleccionar al aspirante
que cumpla con el perfil y el mayor puntaje de
evaluación.
FIN
NO
SI
121
4.3.1.2 Contratación
Es el procedimiento que se lleva a cabo para formalizar como determina la ley la futura relación de
trabajo para garantizar los intereses, derechos tanto del trabajador como la los de la empresa.
Cuando ya se seleccionó al postulante para cubrir la vacante solicitada por el jefe de área el gerente
procede a la contratación. (Monografias.com, 2014)
Objetivo
Culminar con la contratación del aspirante para cubrir la vacante del área.
Personal
El personal que estará a cargo de este procedimiento debe ser:
Gerente general
Asistente administrativo
El aspirante seleccionado
Documentos
Se propone la contratación del personal se utilice el siguiente documento:
Contrato de trabajo a plazo fijo con periodo de prueba
Se propone el contrato de trabajo con las clausulas y condiciones que determina la ley de acuerdo
al Ministerio de Relaciones Laborales.
122
Tabla 4-2. Contrato de trabajo
CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO FIJO CON PERÍODO DE PRUEBA
En la ciudad de ______________, a los _______ días del mes de ___________ del año
_____, comparecen, por una parte, la Sociedad Salesiana de Ibarra, debidamente
representada por _______________ (nombre del representante legal) en calidad de
EMPLEADOR; y por otra parte, el/la señor(a/ita) ___________________ (Escriba el
nombre del TRABAJADOR), portador de la cédula de ciudadanía N°_______________
(Escriba el número de cédula de ciudadanía del TRABAJADOR) en calidad de
TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de
_______________ (ciudad de domicilio de las partes) y capaces para contratar, quienes
libre y voluntariamente convienen en celebrar este CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO
FIJO con sujeción a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes
cláusulas:
Al EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se los denominará conjuntamente como
“Partes” e individualmente como “Parte”.
PRIMERA.- ANTECEDENTES:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las áreas propias
de su actividad necesita contratar los servicios laborales de un_________________
(ingresar cargo requerido).
SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades contrata al TRABAJADOR en
calidad de____________________ (Ingresar cargo del TRABAJADOR). Revisados los
antecedentes de _____________________________ (Escriba los nombres completos del
TRABAJADOR), éste declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño del
cargo indicado, por lo que en base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en
los numerales siguientes, El EMPLEADOR y el TRABAJADOR proceden a celebrar el
presente Contrato de Trabajo.
EL TRABAJADOR, en su calidad de docente de se compromete a desarrollar el programa
respectivo para el año lectivo, así como a corregir pruebas, exámenes y trabajos especiales
de los estudiantes, procurando dar a sus clases el mayor interés y objetividad posible, de
acuerdo al espíritu del Plantel y utilizando todos los métodos aconsejados por la Pedagogía
Salesiana, en orden de obtener el máximo rendimiento en el aprendizaje de los estudiantes,
colaborando al mismo tiempo, en la formación integral que el establecimiento pretende
lograr en los estudiantes.
123
Al mismo tiempo, se compromete a cumplir y sujetarse a las normas, procedimientos,
reglamentos, horarios y demás disposiciones laborales vigentes e instrucciones impartidas
por las Autoridades del Plantel así como a cumplir todas las obligaciones contenidas en las
Leyes, Reglamentos y Resoluciones de Educación, Reglamento Interno de Trabajo y
Reglamento Interno del Plantel.
TERCERA.- JORNADA Y HORARIO DE TRABAJO:
EL TRABAJADOR cumplirá sus labores en la jornada ordinaria máxima, establecida en el
artículo 47 del Código de Trabajo, de lunes a viernes en el horario de
___________________ (detalle las horas de la jornada de trabajo), con descanso de
__________________________ (detalle la hora de descanso, ejemplo: una hora para el
almuerzo), de acuerdo al artículo 57 del mismo cuerpo legal, y al Distributivo Individual del
respectivo año lectivo, el mismo que declara conocerlo y aceptarlo.
Las Partes podrán convenir que el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y
suplementario cuando las circunstancias lo ameriten, para lo cual se aplicará las
disposiciones establecidas en el artículo 55 de este mismo Código.
El horario de labores podrá ser modificado por el empleador cuando lo estime conveniente y
acorde a las necesidades y a las actividades de la empresa, siempre y cuando dichos cambios
sean comunicados con la debida anticipación, conforme el artículo 63 del Código del
Trabajo.
Los sábados y domingos serán días de descanso forzoso, según lo establece el artículo 50
del Código de la materia.
CUARTA.- REMUNERACIÓN:
El Empleador, de acuerdo a los artículos 80 y 83 del Código de Trabajo, cancelará por
concepto de remuneración a favor del trabajador la suma de ________________________
(colocar la cantidad que será la remuneración en letras y número: SEISCIENTOS
DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, USD 600,00),
mediante__________ (detallar la forma de pago, ejemplo: acreditación a la cuenta bancaria
del trabajador, efectivo, cheque).
Además, el Empleador cancelará los demás beneficios sociales establecidos en los artículos
111 y 113 del Código de Trabajo, conforme el Acuerdo Ministerial No. 0046 del Ministerio
de Relaciones Laborales. Asimismo, el Empleador reconocerá los recargos correspondientes
por concepto de horas suplementarias o extraordinarias, de acuerdo a los artículos 49 y 55
del Código de Trabajo, siempre que hayan sido autorizados previamente y por escrito.
124
Políticas
Para el tratamiento del procedimiento de contratación del personal se plantea las siguientes
políticas:
El personal contratado no deberá tener antecedentes penales
QUINTA.- PLAZO DEL CONTRATO:
El presente Contrato, tendrá un plazo de un año, de acuerdo al artículo 14 del Código de Trabajo.
De conformidad con el artículo 15 de la misma Ley, las partes acuerdan un período de prueba de
noventa días contados desde la fecha de su suscripción, dentro del cual, cualquiera de las partes
podrá darlo por terminado libremente, sin necesidad de ningún aviso previo y sin indemnización.
Una vez vencido el período de prueba sin que ninguna de las partes haya manifestado su
voluntad de terminar la relación laboral, el contrato se entenderá prorrogado por el tiempo que
faltare para completar el plazo del contrato.
SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO:
El TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratado en las
instalaciones ubicadas en __________________ (Escriba la dirección de la compañía), en la
ciudad de _______ (Ingresar la ciudad), provincia de _________ (Ingresar Provincia y barrio)
para el cumplimiento cabal de las funciones a él encomendadas.
SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES:
En lo que respecta a las obligaciones, derechos y prohibiciones del empleador y trabajador, estos
se sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV “De las
obligaciones del Empleador y del Trabajador”, a más de las estipuladas en este contrato.
OCTAVA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:
En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente
Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo entre las Partes, estas se someterán a los
jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al procedimiento
oral determinados por la Ley.
NOVENA.- SUSCRIPCIÓN:
Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena
validez de lo estipulado, firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor.
Suscrito en la ciudad de ____________ (Escriba la ciudad), el día_______ del mes de
_______________ del año _________.
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR
125
Políticas
El trabajador debe cumplir con el nivel de estudios de acuerdo al requerimiento de la
empresa
El trabajador que se va a contratar debe contar con la experiencia en el puesto que va
desempeñar. En el caso de ser para cargo técnicos deberá tener mínimo un año de
experiencia comprobable en trabajos similares.
Procedimiento para la contratación del personal
1) El asistente de Administrativo elaborara el contrato de trabajo
2) Presenta el contrato al Gerente general
3) El Gerente analiza el contrato, aprueba
4) El gerente General reunirá al personal seleccionado y firman las partes el contrato
5) El asistente administrativo legalizara el contrato en la página del Ministerio de Relaciones
Laborales y realizara el aviso de entrada en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
IESS.
6) Se entrega una copia del contrato al personal contratado.
Tabla 4-3 Procedimiento para contratación del personal
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Elaboración el contrato de trabajo Asistente Administrativo
2 Entregar el contrato elaborado para la revisión Asistente Administrativo
3 Aprobación negación del contrato elaborado Gerente General
4 Reunir al personal seleccionado y firman las partes el contrato Gerente General
5
Legalizara el contrato en la página del Ministerio de Relaciones
Laborales y realizara el aviso de entrada en el Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social IESS
Asistente Administrativo
6 Se entrega una copia del contrato al personal contratado Personal contratado
126
Figura 4-3 Flujograma de contratación de personal
ASISTENTE ADMINISTRATIVO GERENTE GENERAL PERSONAL CONTRATADO
INICIO
Elaborar el contrato de
Presentar el contrato de
trabajo al gerente
Analizar el contrato de
trabajo
Aprueba el
contrato de trabajo
FIN
NO SI
Revisa el contrato
Entrega firmado el
contrato
Firma el contrato
Recibe el contrato de
trabajo firmado por ambas
Realiza el aviso de entrada
al IESS
Legaliza el contrato de trabajo
en el MRL
Copia del Contrato de
trrabajo Legalizado
127
4.3.1.3 Inducción
Es el proceso mediante el cual se le da indicios al empleado contratado en la empresa, deberá
conocer la cultura de la empresa, del trabajo que va a realizar y el ambiente de trabajo.
Objetivo
Facilitar que el empleado se adapte e integre a la organización, al ambiente de trabajo y a su puesto.
De esta manera se generara el inicio de confianza pertenencia de la empresa en el trabajador.
Personal
El personal encargado de la aplicación de este procedimiento debe ser:
Jefe de área que solicito el requerimiento
Personal Nuevo
Asistente Administrativo
Políticas
Todos los trabajadores que sean nuevos deberán pasar por el proceso de inducción antes de
desempeñar sus actividades.
Cuando un trabajar sea asignado un ascenso deberá recibir la inducción del nuevo puesto
asignado.
Cuando por motivos de vacaciones o reemplazo del personal el trabajador deberá recibir la
inducción en el puesto de trabajo.
Documentos
Se propone el uso del siguiente de documentos para el control de la inducción del personal:
Formulario de inducción del personal.
Procedimientos para la inducción del personal
1. El jefe de área para el que fue contratado el personal será el que informe sobre la cultura
general de la empresa como es la misión, visión, objetivos, políticas y estructura de la
empresa.
128
2. El Jefe de área hará un recorrido con el personal nuevo por las dependencias e
instalaciones de la empresa.
3. El Jefe de área presentara al personal nuevo de la empresa a sus compañeros de trabajo y a
autoridades.
4. El Jefe de área será el que informe al personal nuevo sobre la unidad donde va a
desempeñar sus deberes y responsabilidades en el área de trabajo y utilizara el documento
de inducción.
5. El personal nuevo firmara el documento de haber recibido la inducción entregada por el
jefe de área.
6. El asistente administrativo archivara en la carpeta de documentos del personal nuevo.
Tabla 4-4 Inducción del personal
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Informar sobre la cultura general de la empresa como es la misión,
visión, objetivos, políticas y estructura de la empresa. Jefe de Área
2 Recorrido con el personal nuevo por las dependencias e instalaciones
de la empresa Jefe de Área
3 Presentar al personal nuevo de la empresa a sus compañeros de trabajo
y a autoridades Jefe de Área
4
Informe al personal nuevo sobre la unidad donde va a desempeñar sus
deberes y responsabilidades en el área de trabajo y utilizara el
documento de inducción
Jefe de Área
5 Firmar el documento de haber recibido la inducción Personal Nuevo
6 Archivara en la carpeta de documentos del personal nuevo Asistente Administrativo
129
Figura 4-4 Flujograma de inducción al personal
JEFE DE AREA NUEVO PERSONAL ASISTENTE ADMNISTRATIVO
INICIO
Informar acerca de la
cultura organizacional de la empresa
Recibe Inducción
Recorrido por la empresa
a los distintos departamentos y
dependencias.
Presentar al nuevo
personal a las autoridades y compañeros de trabajo.
Indicar fusiones y
responsabilidades sobre el área de trabajo.
Entregar llenar
formulario de inducción y entregar al nuevo
personal para que sea
Recibe el formulario de
inducción y lo llena con la inducción recibida.
Recibe el formulario de
inducción y lo archiva en la carpeta del
personal nuevo
FIN
130
Tabla 4-5 Registro de inducción de Persona
4.3.1.4 Nomina
Es el proceso que se lleva a cabo para tener el control de los ingresos y egresos que se realiza cada
mes a todos los trabajadores de la empresa, bajo en carácter de rol de pago.
N°
Nombres y Apellidos
Edad
Fecha de Ingreso:
Cargo al que ingresa:
Nuevo Cargo
Reemplazo Motivo
Tiempo de duración del contrato:
Forma de selección: Interna Externa Mixta
Fecha de inicio de proceso:
Fecha de finalización del proceso:
Tiempo de duración del proceso:
Persona Responsable del proceso de
inducción:
Persona a desvincularse va a realizar el
proceso de inducciónSI NO
Lugar a desarrollar la Inducción Especifica
Firma de Trabajador
REGISTRO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL
FECHA:
1.- DATOS DE NUEVO COLABORADOR
2.- DATOS DEL PROCESO DE INDUCCION
Motivo de la Contratación:
3.- AREAS O RESPONSABLES DE LA INDUCCION ESPECIFICA
AREA/DEPARTAMENTO REPONSABLE
Responsable
Temática Recibida (trabajador)
131
Objetivo
A los empleados de la empresa.
Personal
El personal encargado de este procedimiento debe ser:
Asistente administrativo
Contador
Gerente General
Documentos
Se propone para la elaboración de la nómina del personal se utilice los siguientes documentos:
Reporte de horas extraordinarias y suplementarias, firmado y autorizado por el Gerente
general.
Solicitud de anticipos de sueldos o préstamos.
Reporte de descuentos por Atrasos y no timbrar en el reloj biométrico.
Políticas
Para el tratamiento adecuado de la nómina se plantean las siguientes políticas:
La elaboración de la nómina se la llevara a cabo en tres días como máximo.
El pago de la nómina se lo realizara mediante transferencia bancaria cuenta que deberá ser
aperturada con anticipación para el pago oportuno.
En rol de pagos deberá ser entregado a los empleados con la firma del gerente y sello de la
empresa, y el nombre del responsable de la elaboración de la nómina.
Los pagos al IESS se los realizara antes de la fecha máximo de límite de pago.
Procedimientos para el pago del personal bajo nomina
1. El asistente administrativo solicitara al Gerente el reporte que arroja el reloj biométrico del
personal.
2. El asistente administrativo calculara las horas extras, atrasos y faltas del personal.
3. El asistente administrativo entrega al gerente el reporte de horas extras y descuentos del
personal para su aprobación.
132
4. Al asistente administrativo elaborara el rol de pagos del personal y lo entregara al gerente para
su aprobación.
5. El gerente revisa, firma y aprueba los roles de pago del personal y entrega al asistente
administrativo para que genere el archivo para proceder al pago.
6. El asistente administrativo entrega los roles de pago al personal.
Tabla 4-6. Pago del personal bajo nomina
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Solicitar al Gerente el reporte que arroja el reloj biométrico del personal Asistente Administrativo
2 Calcular las horas extras, atrasos y faltas del personal Asistente Administrativo
3 Aprobación del reporte de horas extras y descuentos del personal. Gerente General
4 Elaboración del rol de pagos del personal Asistente Administrativo
5 Revisión , firma y aprobación de los roles de pago del personal y
aprobación para la generación del archivo para el pago Gerente General
6 Entregar los roles de pago al personal Asistente Administrativo
133
Figura 4-5 Flujograma de nomina
ASISTENTE ADMNISTRATIVO GERENTE
INICIO
Solicitar al Gerente el
reporte que arroja el reloj
biométrico del personal.
Recibe la solicitud
Recibe el reporte y
procede al calculo de
horas extras y faltas.
Elaboración de Roles de
pago del personal
FIN
Entrega el reporte de horas
Entrega el reporte de horas
extras y multas por atrasos
Recibe roles de pago
Revisa, aprueba y firma los
Roles de pago
Entrega de Roles de pago al
personal
General la transferencia de
los valores a los empleados
Aprobación de la
transferencia
134
Tabla 4-7 Reporte de horas extras
Tabla 4-8 Reporte de atrasos y No timbrado
PERIODO DE CONTROL:
HORAS
EXTRAORDINARIAS
HORAS
SUPLEMENTARIAS
100% 50%
TOTAL
APROBADO POR
GERENTE GENERAL ________________________
FIRMA
REPORTE DE HORAS EXTRAS
NOMBRESTOTAL A
PAGAR
COSTO
HORA
TECNISUPPORT CÍA. LTDA.
PERIODO DE CONTROL:
MNUTOS0,20 CTVS X
MINUTO
NUMERO DE
VECES$ 2.50
TOTAL
APROBADO POR
________________________
FIRMA
ATRASOS NO TIMBRAR
GERENTE GENERAL
TECNISUPPORT CIA. LTDA.
REPORTE DE DESCUENTOS POS ATRASOS Y NO TIMBRADAS
NOMBRESTOTAL A A
DESCONTAR
135
Tabla 4-9 Solicitud de anticipos de sueldos
Fecha de emisión:
Estado:
Nombres:
Cedula de identidad:
Área que trabaja:
Cargo:
Monto del anticipo:
Plazo Fecha de descuento Monto
_______________
ELABORADO POR:
_______________
APROBADO POR:
_______________
BENEFICIARIO
Forma de pago:
Yo, ________________________________________autorizo expresamente a
TECNISUPPORT SERVICIOS DE COPIADO E IMPRESION CIA LTDA para que
me descuente de mis salarios u otros mecanismos los valores solicitados en calidad de
Anticipo.
DATOS DEL EMPLEADO
TECNISUPPORT CIA. LTDA.
SOLICITUD DE ANTICIPO
136
Tabla 4-10. Solicitud de Préstamos
4.3.1.5 Evaluación De Desempeño
Es el proceso que se lleva a cabo para verificar las competencias individuales que tiene poseen los
trabajadores en sus puestos de trabajo, el cual se debe llevar a cabo de manera sistemática, objetiva
de la conducta profesional y personal del rendimiento o el logro de los resultados en su área de
trabajo.
Fecha de emisión:
Estado:
Nombres:
Cedula de identidad:
Área que trabaja:
Cargo:
Monto del préstamo:
Plazo de pago:
Plazo Fecha de descuento Monto
_______________
ELABORADO POR:
_______________
APROBADO POR:
_______________
BENEFICIARIO
TECNISUPPORT CIA. LTDA.
SOLICITUD DE CRÉDITO
Yo, ________________________________________autorizo expresamente a
TECNISUPPORT SERVICIOS DE COPIADO E IMPRESION CIA LTDA para
que me descuente de mis salarios u otros mecanismos los valores solicitados en
calidad de Crédito.
Forma de pago:
DATOS DEL EMPLEADO
137
Objetivo
Efectuar el seguimiento a la calidad de los servicios prestados por los trabajadores, la calidad de
trabajo, compromiso, responsabilidades y el cumplimiento de sus funciones de manera eficiente en
su cargo asignado, tomando como base los objetivos de la empresa, buscando que se genere un
ambiente en el que el empleado experimente ayuda para mejorar su desempeño al ejecutar un
proceso y obtener un mejor resultado. No debe convertirse en una herramienta para calificarlo si el
resultado es malo.
Personal
El personal encargado de este procedimiento debe ser:
Gerente
Jefes de área
Trabajadores
Documentos
Se propone la elaboración de los siguientes documentos:
Formulario de evaluación de desempeño
Formulario de evaluación del desempeño mediante escalas graficas
Formulario entrevista de evaluación de desempeño laboral
Políticas
Se plantea las siguientes políticas para el tratamiento del procedimiento de evaluación de
desempeño laboral:
El gerente general será el responsable de la asesoría, establecimiento de criterios,
desarrollo de procedimientos y los medios para realizar la evaluación del desempeño al
personal de la empresa.
La valoración del desempeño y entrevista de desempeño a cada trabajador será
responsabilidad del jefe inmediato.
La evaluación del desempeño servirán para motivación del personal sea esto con
otorgamiento de certificados, bonos por cumplimento o ascender de puesto.
La evaluación del desempeño del personal deberá ser realizada como minino una vez al
año del cual se hará un reporte con el resultado de las evaluaciones al gerente general.
138
El evaluador, jefe inmediato deberá proponer un plan de acción para mejorar las falencias
encontradas para el mejor desempeño de sus subordinados.
Procedimientos para la evaluación del desempeño
1. El gerente realizara y coordinara el plan para la evaluación del personal.
2. El gerente capacita a los jefes de área y le entrega los formularios para la evaluación
determinando las fechas de entrega de las evaluaciones.
3. Los jefes de área entregan a los subalternos los formularios de evaluación para dar inicio
con la evaluación.
4. Los trabajadores deberán llenar y firmar los formularios y entregarlos al jefe inmediato.
5. El jefe inmediato guardara un respaldo en magnético de la evaluación recibida por los
subalternos y la mantendrá en su archivo.
6. Cada empleado se reunirá con el jefe de área para la entrevista de evaluación.
7. El jefe de área elaborara con el resultado de las evaluaciones un informe, y emitirá un plan
de acción para el mejoramiento.
8. El jefe de área entrega al gerente los originales de la evaluación.
9. El gerente revisará y tabulara los resultados.
10. El gerente elaborara un informe utilizando como referencia los resultados de las
evaluaciones para la toma de decisiones.
Tabla 4-11. Evaluación del desempeño
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Realizar y coordinar el plan para la evaluación del personal Gerente General
2 Capacitación a los jefes de área y le entrega los formularios para la
evaluación determinando las fechas de entrega de las evaluaciones Gerente General
3 Entregar a los subalternos los formularios de evaluación para dar inicio con
la evaluación Jefes de Área
4 Llenar y firmar los formularios y entregarlos Personal y Jefe inmediato
5 Guardar un respaldo en magnético de la evaluación recibida por los
subalternos y la mantendrá en su archivo Jefe inmediato
6 Cada empleado se reunirá con el jefe de área para la entrevista de evaluación Personal y Jefe inmediato
7 Elaborar con el resultado de las evaluaciones un informe, y emitirá un plan
de acción para el mejoramiento Jefes de Área
8 Entregar al gerente los originales de la evaluación Jefes de Área
9 Revisar y tabulara los resultados Gerente General
10 Elaborar un informe utilizando como referencia los resultados de las
evaluaciones para la toma de decisiones Gerente General
139
Figura 4-6 Flujograma para la evaluación del desempeño
GERENTE JEFE DE AREA EMPLEADO
INICIO
Desarrollar el plan de
evaluación y los instrumentos de
Recibir Formularios
Capacitar a los jefes de
área para la aplicación de las evaluaciones.
Entregar los formularios para las evaluaciones a
los jefes de área
Recibe las Evaluaciones
de todas las áreas
Recibe y llenar el
formulario
Entregar a sus subalternos
los formularios para iniciarcon la evaluación de
Entregar el jefe de área el
formulario firmado.
Recibe el formulario
firmado
Saca un respaldo magnético
de las evaluaciones
Enviar las evaluaciones al
Gerente
Evalúa los formularios de
cada empleado
Emitir un informe para la
toma de decisiones en la empresa y mejor los
procesos
FIN
140
4.4 Procedimientos Financieros para la Empresa Tecnisupport Cía. Ltda.
La empresa Tecnisupport Cía. Ltda. durante los años ha tenido un crecimiento considerable en el
mercado, por lo cual se han manejo procesos contables para tener un control adecuado de las
transacciones que se desarrollan día a día, el presente trabajo de investigación propone un diseño de
procedimientos financieros para las principales cuentas que se manejan en la empresa.
Los procedimientos son pasos cronológicos y secuenciales de las operaciones que se encuentran
interrelacionadas que se encuentran vinculados a los procesos contables con el fin de obtener los
Estados Financieros que servirán de guía para la toma de decisiones de la empresa, es muy
importante que la empresa cuente con estos procedimientos para obtener la información oportuna y
adecuada.
4.4.1 Procedimiento Para Caja Chica
Caja chica es el monto determinado que se le asigna a una persona que se la llama custodio, con
este fondo deberá solventar gastos de una cuantía determinada que se susciten en la empresa.
El fondo de Caja chica, está destinado a cubrir gastos menores, no frecuentes y urgentes, de la
organización que no requieren uso de un cheque.
Objetivo
Especificar los procedimientos que deben ser observados por todas las personas y oficinas que
mantengan Fondos de Caja Chica y por aquellas que las supervisan, los cuales deben ser
consistentes.
Personal
El personal encargado de este procedimiento será:
Gerente
Contador
Asistente Contable
Custodio
Persona que hace uso del fondo de caja chica
141
Documentos
Para tener un control del fondo se propone que se utilicen los siguientes documentos:
Oficio de apertura del fondo
Resumen de caja chica
Solicitud de reposición de caja chica
Políticas
El Gerente es el encargado de aprobar la creación, reposición, disminución, aumento y
cierre del fondo de caja chica.
El gerente será el encargado de designar al custodio del fondo de caja chica.
El custodio deberá realizar el cuadro resumen de todos los gastos efectuados por el fondo,
con el cual solicita el reembolso.
El cuadro resumen contendrá la siguiente información (Fecha que se realiza el gasto por
comprobante, Número asignado al recibo por orden consecutivo, Descripción completa del
motivo del gasto, Localización por el lugar al que corresponde el gasto, en caso de viajes a
provincia, Valor del recibo, factura, comprobante de venta.)
El custodio del fondo debe asegurarse que los recibos, facturas, vales están debidamente
aprobados, con las explicaciones claras.
Las facturas, notas de venta y vales de Caja deben ser numerados.
Solicitar el reembolso del fondo cuando esté gastado el 70% o cuando el custodio
determine que es necesario realizar una reposición, considerando que los gastos deben ser
contabilizados en el mes contable.
Antes de efectuar el pago de facturas, notas de venta, recibos, entre otros., debe asegurarse
que estén revisados y debidamente aprobados por Gerente. Además que las facturas y
notas de venta cumplan con los requisitos de ley y estén a nombre de Tecnisupport Cía.
Ltda. ya que esto implica cálculos de Impuesto a la Renta.
Fondo de caja chica, es responsabilidad del Gerente o Contador, asignar una persona para
que realice arqueos periódicos sin previo aviso al custodio del Fondo de Caja Chica, a fin
de llevar un control efectivo del buen manejo del fondo, para lo cual, la suma de los
comprobantes de pago y el efectivo disponible deberá ser igual al monto asignado, si
mediante arqueo se determina diferencia, por el faltante, se cargará a la cuenta personal
del custodio y por excedente se acreditará a otros ingresos, y enviará una fotocopia al
departamento Recursos Humanos, para archivar en su File personal.
142
Restricciones
No está permitido hacer los siguientes pagos:
Anticipos para compras de bienes o servicios.
Efectivizarían de cheques personales.
Préstamos al personal de Tecnisupport Cía. Ltda. o socios.
Anticipos de viaje.
Compra de alimentos o comida por montos mayores a $40 dólares
Fraccionar compras para realizar pagos por caja chica.
Facturas, Notas de venta que estén caducados o no tengan los requisitos establecidos por el
SRI
Procedimientos para caja chica
1. El contador solicitara la apertura del fondo
2. El gerente a prueba la creación del fondo
3. El gerente designara un custodio del fondo
4. Al asistente contable desembolsara el valor del fondo de caja chica
5. El custodio administrara el fondo
6. El empleado solicitara una compra.
7. El custodio solicitara el reembolso del fondo
8. El asistente contable revisara los documentos del reembolso
9. En gerente aprobara la reposición
10. El asistente contable desembolsara el valor de la reposición del fondo.
Tabla 4-12 Procedimiento para Caja Chica
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Solicitar la apertura del fondo Contador
2 Aprobación la creación del fondo Gerente General
3 Designar un custodio del fondo Gerente General
4 Desembolsar el valor del fondo de caja chica Asistente Contable
5 Administrar el fondo Custodio
6 Solicitar una compra Empleado
7 Solicitar el reembolso del fondo Custodio
8 Revisar los documentos del reembolso Asistente Contable
9 Aprobación de la reposición Gerente General
10 Desembolsar el valor de la reposición del fondo Asistente Contable
143
Figura 4-7 Flujograma para Caja Chica
GERENTE CONTADOR ASISTENTE CONTABLE CUSTODIO EMPLEADO
INICIO
Solicitara la creación del
Fondo de Caja Chica
Aprobara la creación del
fondo de caja Chica solicitado
Designara un custodio
para la administración del fondo
FIN
Desembolsará el valor del
fondo de caja chica
Administrara del fondo
de caja chica
Solicita una compra
Elaborara formulario para
reposición del Fondo
Revisara la
documentación de la reposaron solicitada
Aprobara el valor para la
reposición del fondo
Desembolsara el valor de
la reposición aprobada
144
Tabla 4-13 Solicitud de creación del fondo de caja chica
SOLICITUD PARA LA CREACION DEL FONDO DE CAJA CHICA
Fecha:
Oficio N°
Gerente General
Estimado señor.-
De conformidad con el reglamento de caja Chica, solicito la apertura de Caja Chica
para construir un fondo que se ha de utilizar para desembolsos de montos menores
que se requieren realizar en ña empresa, según el siguiente detalle:
Monto de la caja Chica:…………………………………
Empleado Responsable:…………………………………
Cedula:…………………………………………………..
Cargo: ………………………..………………………….
Correo electrónico y teléfono: ………………………….
Cabe indicar que el fondo de caja chica se enmarca dentro de los márgenes de
razonabilidad y convivencia institucional, debido a que permitirá cubrir gastos
menores e imprevistos, de una manera ágil y expedita.
Atentamente,
………….………………………..
Contador
145
Tabla 4-14 Resumen de Caja Chica
Tabla 4-15 Solicitud de Reposición de fondo Caja Chica
Resumen de caja Chica N° 001 Monto: 200
Responsable: Gastado: 108
Fecha: Diferencia: 92
Fecha Proveedor Documento Descripcion Valor
2015-06-23 Arca Ecuador xxxxxxx Compra de agua 28
2015-06-27 Supermaxi xxxxxxx Compra de suministros 25
2015-06-28 Super-paco xxxxxxx Compra de suministros 20
2015-07-02 Supermaxi xxxxxxx Compra de materiales de limpieza 35
108
____________________ _____________________
REVISADO AUTORIZADO
RESUMEN DE CAJA CHICA
TOTAL
TECNISUPPORT CIA LTDA
Reposición de caja Chica N° 001
Responsable:
Periodo del ………….. Al……………de………………del 2015
Fecha Proveedor N° de Factura Detalle Valor
0.00
Monto Asignado
Valor Gastado
Saldo en Caja
Valor a Reponer
FORMA DE REPOSICION
Efectivo:
Cheque:
TECNISUPPORT CIA. LTDA.
SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
TOTAL
RESUMEN
146
4.4.2 Procedimiento Para Bancos
El manejo de las cuentas bancarias es muy importante para todas las empresas sin importar su
tamaño, por esta razón se propone que a TECNISUPPORT CIA LTDA adoptar procedimientos
adecuados para el control y manejo adecuado al tratamiento de la cuenta bancos, que se lograra una
mejor eficiencia en las operaciones correctas y el manejo adecuado de los fondos.
Objetivo
Obtener un control y tratamiento correcto del efectivo que se maneja en la empresa en la cuenta
Bancos con el fin de optimizar la utilización.
Personal
El personal que interfiere directamente en este procedimiento debe ser:
Gerente
Presidente
Contador
Asistente Contable
Documentos
Para mantener un control adecuado de esta cuenta se propone el siguiente documento:
Conciliación Bancaria
Políticas
Para el manejo de la cuenta Bancos se propone la aplicación de las siguientes políticas:
Las personas encargadas de firmar los cheques serán el gerente conjuntamente con el
Presidente de la empresa.
La empresa entregara únicamente cheque cruzados
Las conciliaciones bancarias se deben realizar una vez al mes
Antes de entregar cheques se debe verificar si hay fondos disponibles en la cuenta.
No se emitirán cheques firmados en blanco.
147
Procedimientos para Bancos
1. El Contador realizara la conciliación bancaria del mes anterior
2. El contador verificara el saldo de la cuenta bancaria
3. El gerente general analizara la transacción que origina desembolso de fondos
4. El asistente contable elaborara un cheque
5. El gerente aprueba y firma el cheque conjuntamente con el presidente
6. El asistente contable registra el desembolso de fondos del banco.
Tabla 4-16. Procedimientos para Bancos
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Realizar la conciliación bancaria del mes anterior Contador
2 Verificar el saldo de la cuenta bancaria Contador
3 Analizar la transacción que origina desembolso de fondos Gerente General
4 Elabora un cheque Asistente Contable
5 Aprueba y firma el cheque conjuntamente con el presidente Gerente General
6 Registra el desembolso de fondos del banco Asistente Contable
148
Figura 4-8 Flujograma de bancos
GERENTE CONTADOR PRESIDENTE ASISTENTE CONTABLE
INICIO
Realizará las
conciliaciones Bancarias del mes anterior
Verifica el saldo de la
cuenta Bancos
Análisis de la transacción
que se origina por desembolsos
FIN
Elaboración de un cheque
Aprobación
y firma de cheque
SI
Firma el cheque
Registro de desembolso
de fondos del banco
NO
149
Tabla 4-17 Conciliación Bancaria
Fecha Valor
-$
-$
-$
-$
-$
Fecha Valor
-$
-$
-$
-$
-$
Fecha Referencia Descripción Valor
-$
-$
-$
-$
-$
Total Débitos
Elaborado por: Aprobado por:
Débitos
-$ Saldo según estado de cuenta al 31 de ( mes a
conciliar) 2015
Créditos
Total Créditos
Saldo Disponible al 31 de (mes anterior, ya
conciliado) 2015-$
Efectivo en transito
Total Efectivo en Transito
TECNISUPPORT CIA. LTDA.
CONCILIACIÓN BANCARIA (MES) DEL 2015
Banco…………………………………………
Cuenta Corriente N°:…………………………………….
-$ Saldo al 01 de (mes que se concilia) del 2014
150
4.4.3 Procedimiento Para Cuentas Por Cobrar
Las cuentas por cobrar que se tiene en el empresa es un derecho exigible que la empresa tiene para
con terceras personas por la venta de bienes o servicios a crédito, que continuamente deben ser
cobrados. Una eficiente recuperación de cartera permitirá a la empresa mantener un pago
adecuados de las obligaciones que tiene para con sus proveedores o personal.
Objetivo
Una guía para tener un adecuado control y seguimiento de las cuentas pendientes de pago de los
clientes que tiene la empresa.
Personal
El personal encargado de este procedimiento debe ser:
Gerente
Asistente de cobranzas
Cliente
Documentos
Para mantener un control adecuado de este procedimiento se recomienda usar los siguientes
documentos:
Solicitud de crédito persona Jurídica
Solicitud de crédito persona natural
Reporte mensual de cuentas por cobrar
Políticas
Para el tratamiento adecuado del procedimiento de cuentas por cobrar se plantea las siguientes
políticas:
Previo al otorgamiento del crédito se deberá revisar en el buró de crédito si el cliente puede
ser sujeto de crédito.
El cliente deberá llenar una solicitud de crédito.
El Gerente será el encargado de autorizar los créditos.
151
Se realizaran reportes mensuales de los valores que se encuentran pendientes por cobrar de
los clientes.
Se realizara la respectiva provisión de cuentas incobrables de acuerdo a la normativa
vigente.
Procedimientos
1. El cliente llenara la solicitud de crédito
2. El asistente de cobranzas verificara si el cliente es sujeto de crédito.
3. El Gerente aprobara el crédito
4. El asistente de cobranzas realizara el reporte mensual de cuentas por cobrar
5. El asistente de cobranza emitirá a cada cliente un estado de cuenta con un detalle de las
deudas que mantiene.
6. El asistente de cobranzas gestionara el pago del cliente.
7. El cliente realiza el pago
8. El asistente de cobranzas realiza el registro del cobro realizado.
9. El contador realizara la provisión de cuentas incobrables
Tabla 4-18 Procedimientos para Cuentas Por Cobrar
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Llenar la solicitud de crédito Cliente
2 Verificar si el cliente es sujeto de crédito Asistente de Cobranzas
3 Aprobar el crédito Gerente General
4 Realizar el reporte mensual de cuentas por cobrar Asistente de Cobranzas
5 Emitir a cada cliente un estado de cuenta con un detalle de las deudas
que mantiene Asistente de Cobranzas
6 Gestionará el pago del cliente Asistente de Cobranzas
7 Realiza el pago Cliente
8 Realiza el registro del cobro realizado Asistente de Cobranzas
9 Realizar la provisión de cuentas incobrables Contador
152
Figura 4-9 Flujograma de Cuentas Por Cobrar
CLIENTE ASISTENTE DE COBRANZAS GERENTE CONTADOR
INICIO
Llenara la solicitud de
crédito
Verifica si el cliente es
sujeto de crédito
FIN
Aprueba la solicitud de
crédito
Registra el pago realizado
por el cliente
reporte mensual de
cuentas por cobrar
enviar un Estado de
cuenta de las deudas que
recibe es estado de cuenta
y cancela la deuda mantenida
Emite la provisión de
cuentas incobrables
SI NO
153
Tabla 4-19 Solicitud de crédito persona Jurídica
FECHA DE SOLICITUD DE CRÉDITO APROBADA FECHA DE INGRESO DE SOLICITUD
MONTO DE CRÉDITO SOLICITADO MONTO DE CRÉDITO APROBADO
NEGADA
PLAZO DE CRÉDITO SOLICITADO PLAZO DE CRÉDITO APROBADO
RAZÓN SOCIAL:
RUC: ACTIVIDAD:
FECHA DE INICIO DE ACTIVIDADES:
REPRESENTANTE LEGAL: NO CÉDULA REP. LEGAL:
Provincia % Ventas Días de Crédito Términos de
crédito
Producto Valor de
compras
Plazo de
Pago
Frecuencia
DIRECCIÓN NEGOCIO: PROVINCIA
CIUDAD
CANTON
PARROQUIA
CALLE PRINCIPAL
NÚMERO
CALLE TRANSVERSAL
BARRIO/ REFERENCIA DE UBICACIÓN DEL NEGOCIO
LOCAL: PROPIO ALQUILADO HIPOTECADO:
ASEGURADO COMPAÑÍA DE SEGUROS MONTO ASEGURADO
PERSONA DE CONTACTO: CARGO: E MAIL:
TELÉFONO: FIJO PAGINA WEB:
CELULAR
VENTAS AÑO ANTERIOR: PRESUPUESTO VENTAS AÑO ACTUAL :
COMPRAS AÑO ANTERIOR: PRESUPUESTO COMPRAS AÑO ACTUAL:
% VENTAS CONTADO: % VENTAS A CRÉDITO:
% COMPRAS CONTADO: % COMPRAS A CRÉDITO:
Teléfonos
Tipo
Mercadería
Fecha
Apertura
Fecha
Vencimiento
Teléfono
Domicilio
Tipo Teléfonos Valor Comercial Hipotecado Marca Placa Valor
Comercial
Prendado
C.l.
BIENES RAÍCES VEHÍCULOS
Firma del Solicitante
Clientes
Dirección Modelo
AUTORIZO EXPRESA E IRREVOCABLEM ENTE A TECNISUPPORT CIA. LTDA PARA QUE OBTENGA CUANTAS VECES LO REQUIERA, Y DE CUALQUIER FUENTE DE INFORM ACION INCLUIDO BUROS DE CREDITO, INFORM ACION HISTORICA CREDITICIA RELACIONADA CON
EL COM PORTAM INETO DE M IS CUENTAS, OPERACIONES,ETC. Y EN GENERAL SOBRE EL CUM PLIM IENTO DE LAS OBLIGACIONES E INFORM ACION REFERENTE A LOS ACTIVOS, PASIVOS Y CONTIGENTES.ASI M ISM O DECLARO QUE LA EM PRESA TECNISUPPORT CIA.
LTDA QUEDE EXPRESAM ENTE AUTORIZADA PARA QUE CUALQUIER M OM ENTO PUEDA UTILIZAR, TRASNFERIR O ENTREGAR AQUELLA INFORM ACION A AUTORIDADES COM PETENTES, ORGANISM OS DE CONTROL, BUROS DE INFORM ACION CREDITICIA U OTRAS
ENTIDADES AUTORIZADAS.DECLARO BAJO JURAM ENTO QUE TODA LA INFORM ACION PROPORCIONADA EN LA SOLICITUD ES VERDADERA Y EXACTA. TECNISUPPORT CIA. LTDA PODRA REALIZAR LAS VERIFICACIONES QUE ESTIM E OPORTUNAS SOBRE LA
INFORM ACION AQUI DETALLADA
REFERENCIAS PERSONALES
Nombres Dirección Teléfono Empresa Celular
Parentesco
REFERENCIAS COMERCIALES REFERENCIAS BANCARIAS
Nombre Dirección Banco/Tarjeta de Crédito Cta.
SOLICITUD DE CRÉDITO PERSONAS JURÍDICAS FICHA DE INGRESO No
SOLICITUD SUJETA A APROBACIÓN, EN CASO DE SER NEGADA SE RESERVAN LOS MOTIVOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL SOLICITANTE
UBICACIÓN Y CONTACTOS DEL SOLICITANTE
CLIENTES Y POLÍTICAS DE VENTA PROVEEDORES Y TÉRMINOS DE COMPRA
Proveedores
ACTIVIDAD ECONÓMICA ACTUAL
154
NOTA:UBIQUE EN EL CROQUIS DOS CALLES PRINCIPALES
URBANA MUY BUENO
PERIFERICA BUENO
RURAL REGULAR
MALO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
NOMBRE :
FIRMA:
VERIFICACION DOMICILIARIA Y/O NEGOCIO
CEDULA O RUC DEL CLIENTE : NOMBRE :
PROVINCIA, CIUDAD, CANTÓN, PARROQUIA: BARRIO:
DIRECCION: NUMERO DE CASA:
REFERENCIA DE UBICACIÓN:
CROQUIS CLIENTEEN QUE HORARIO ESTA UNA PERSONA EN CASA PARA DAR
INFORMACION ?
ZONA ESTADO DE LA VIVIENDA PERSONA ENTREVISTADA
VERIFICACIÓN DE LA VIVIENDA
RELACION / PARANTESCO
NOMBRE
SE REALIZO LA INSPECCION
SE ENCONTRO LA DIRECCION
EL CLIENTE VIVE EN ESA DIRECCION
NECESITA CROQUIS
VERIFICADOR
RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN
155
Tabla 4-20. Solicitud de crédito persona Natural
FECHA DE SOLICITUD DE CRÉDITO APROBADA FECHA DE INGRESO DE SOLICITUD
MONTO DE CRÉDITO SOLICITADO MONTO DE CRÉDITO APROBADO
NEGADA
PLAZO DE CRÉDITO SOLICITADO PLAZO DE CRÉDITO APROBADO
NOMBRES Y APELLIDOS: SEXO: M F
No. CÉDULA: LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:
NIVEL DE INSTRUCCIÓN: PRIMARIA SECUNDARIA SUPERIOR TECNICO
OTROS NINGUNA
PROFESIÓN:
ESTADO CIVIL: SOLTERO CASADO DIVORCIADO VIUDO
SEPARADO UNION LIBRE
SEPARACION DE BIENES: SI NO DE DEPENDIENTES:
NO
NOMBRES Y APELLIDOS CÓNYUGE:
NO CÉDULA CÓNYUGE: PROFESION Y/U OCUPACIÓN CÓNYUGE:
EMPRESA DONDE TRABAJA CÓNYUGE: DIRECCIÓN DE TRABAJO CÓNYUGE
TELÉFONO DE TRABAJO CÓNYUGE: CELULAR CÓNYUGE: INGRESOS:
DIRECCIÓN DOMICILIARIA: PROVINCIA
CIUDAD
CANTÓN
PARROQUIA
CALLE PRINCIPAL
NÚMERO DE CASA
CALLE TRANSVERSAL
BARRIO/ REFERENCIA DE UBICACIÓN DEL DOMICILIO
VIVIENDA: PROPIA ALQUILADA FAMILIARES
TIEMPO DE RESIDENCIA (MES/AÑO)
TELÉFONO: FIJO E MAIL:
CELULAR
NOMBRE DE LA EMPRESA: ACTIVIDAD DE LA EMPRESA:
DIRECCIÓN DE LA EMPRESA: TELÉFONO DE EMPRESA:
FECHA DE INGRESO: CARGO: DEPARTAMENTO:
SUELDO $: OTROS INGRESOS $ : GASTO MENSUAL $:
NOMBRE DEL NEGOCIO: ACTIVIDAD DEL NEGOCIO:
DIRECCIÓN DEL NEGOCIO: TELÉFONO DEL NEGOCIO:
FECHA DE INICIO DE ACTIVIDADES
INGRESO MENSUAL $: GASTO MENSUAL $:
Teléfonos
Tipo
Mercadería
Fecha
Apertura
Fecha
Vencimiento
Teléfono
Domicilio
Tipo Teléfonos Valor
Comercial
Hipotecado Marca Placa Valor
Comercial
Prendado
C.l.
UBICACIÓN Y CONTACTOS DEL SOLICITANTE
ACTIVIDAD ECONÓMICA ACTUAL EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA
ACTIVIDAD ECONÓMICA ACTUAL NEGOCIO PROPIO
SOLICITUD DE CRÉDITO PERSONAS NATURALESFICHA DE INGRESO No
SOLICITUD SUJETA A APROBACIÓN, EN CASO DE SER NEGADA SE RESERVAN LOS MOTIVOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL SOLICITANTE
REFERENCIAS COMERCIALES REFERENCIAS BANCARIAS
Banco/Tarjeta de Crédito Cta.DirecciónNombre
REFERENCIAS PERSONALES
Dirección
Parentesco
Nombres Teléfono Empresa Celular
BIENES RAÍCES VEHÍCULOSDirección Modelo
Firma del Solicitante
AUTORIZO EXPRESA E IRREVOCABLEM ENTE A TECNISUPPORT CIA. LTDA. PARA QUE OBTENGA CUANTAS VECES LO REQUIERA, Y DE CUALQUIER FUENTE DE INFORM ACION INCLUIDO BUROS DE CREDITO, INFORM ACION HISTORICA
CREDITICIA RELACIONADA CON EL COM PORTAM INETO DE M IS CUENTAS, OPERACIONES,ETC. Y EN GENERAL SOBRE EL CUM PLIM IENTO DE LAS OBLIGACIONES E INFORM ACION REFERENTE A LOS ACTIVOS, PASIVOS Y CONTIGENTES.ASI
M ISM O DECLARO QUE LA EM PRESA TECNISUPPORT CIA. LTDA QUEDE EXPRESAM ENTE AUTORIZADA PARA QUE CUALQUIER M OM ENTO PUEDA UTILIZAR, TRASNFERIR O ENTREGAR AQUELLA INFORM ACION A AUTORIDADES COM PETENTES,
ORGANISM OS DE CONTROL, BUROS DE INFORM ACION CREDITICIA U OTRAS ENTIDADES AUTORIZADAS.DECLARO BAJO JURAM ENTO QUE TODA LA INFORM ACION PROPORCIONADA EN LA SOLICITUD ES VERDADERA Y EXACTA.
TECNISUPPORT CIA. LTDA PODRA REALIZAR LAS VERIFICACIONES QUE ESTIM E OPORTUNAS SOBRE LA INFORM ACION AQUI DETALLADA
156
NOTA:UBIQUE EN EL CROQUIS DOS CALLES PRINCIPALES
URBANA MUY BUENO
PERIFERICA BUENO
RURAL REGULAR
MALO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
NOMBRE :
FIRMA:
VERIFICACION DOMICILIARIA Y/O NEGOCIO
CEDULA O RUC DEL CLIENTE : NOMBRE :
PROVINCIA, CIUDAD, CANTÓN, PARROQUIA: BARRIO:
DIRECCION: NUMERO DE CASA:
REFERENCIA DE UBICACIÓN:
CROQUIS CLIENTEEN QUE HORARIO ESTA UNA PERSONA EN CASA PARA DAR
INFORMACION ?
ZONA ESTADO DE LA VIVIENDA PERSONA ENTREVISTADA
VERIFICACIÓN DE LA VIVIENDA
RELACION / PARANTESCO
NOMBRE
SE REALIZO LA INSPECCION
SE ENCONTRO LA DIRECCION
EL CLIENTE VIVE EN ESA DIRECCION
NECESITA CROQUIS
VERIFICADOR
RESULTADOS DE LA VERIFICACIÓN
157
Tabla 4-21 Reporte mensual de cuentas por cobrar
4.4.4 Procedimiento Para Cuentas Por Pagar
La cuentas por pagar son las obligaciones que mantiene la empresa para con terceros es decir los
proveedores o personal, por la adquisición de bienes o servicios, con un acuerdo de pago a futuro.
El control y manejo adecuado de las obligaciones pendientes y las fechas de vencimiento de las
facturas permitirá a la empresa tener una buena situación crediticia y evitar un endeudamiento
descontrolado.
Objetivo
Mantener un control adecuado y seguimiento de las deudas contraídas y los plazos de pago
establecidos.
CI / RUC:
Fecha Factura N° Detalle de operación Deuda Total Abonos Crédito
Fecha
máxima de
pago
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$
Realizado por: Revisado por:
Nombre / Razón Social:
Total
DEUDA TOTAL
N° de pagos vencidos
Monto vencido
TECNISUPPORT CIA LTDA
Reporte mensual de Cuentas Por Cobrar
Periodo del ______ al_______de________del 2015
Resumen de Cuenta
158
Personal
El personal encargado de este procediendo serán:
Gerente
Asistente Contable
Proveedor
Documentos
Para mantener un control adecuado de las cuentas por pagar se propone que se utilice los siguientes
documentos:
Estado de cuenta del proveedor
Calendario de pagos
Políticas
Para el tratamiento adecuado de cuentas por pagar se formulan las siguientes políticas:
Las adquisiciones serán aprobadas únicamente por el gerente
Se debe elaborar un estado de cuenta de los proveedores con la finalidad de identificar
precisamente cuales son las obligaciones pendientes.
Se establecerán fechas específicas para el Pago a los proveedores
Se confirmaran los pagos los días jueves, y se entregaran los cheques los días viernes en la
tarde.
Se pagara a tiempo las obligaciones pendientes
Procedimientos
1. El proveedor envía la cotización para la adquisición del bien o servicio requerido.
2. El gerente aprobara la adquisición y la forma de pago
3. El asistente contable contabiliza la adquisición y la forma de pago
4. Es asistente contable elaborara el estado de cuenta del proveedor
5. El asistente contable fijara las fechas de pago a proveedores
6. El gerente aprobara el pago al proveedor
7. El asistente contable elabora el pago y entrega al proveedor
8. El proveedor recibe el pago pendiente.
159
Tabla 4-22 Procedimientos para Cuentas por Pagar
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Cotización para la adquisición del bien o servicio requerido Proveedor
2 Aprueba la adquisición y la forma de pago Gerente General
3 Contabiliza la adquisición y la forma de pago Asistente Contable
4 Elabora el estado de cuenta del proveedor Asistente Contable
5 Fijar las fechas de pago a proveedores Asistente Contable
6 Aprobar el pago al proveedor Gerente General
7 Elabora el pago y entrega al proveedor Asistente Contable
8 Recibe el pago pendiente Proveedor
160
Figura 4-10 Flujograma de procedimientos para cuentas por pagar
PROVEEDOR GERENTE ASISTENTE DE CONTABILIDAD
INICIO
aprueba la
adquisición y forma de pago
Contabiliza la
adquisición y forma de pago
Elabora los pagos para
los proveedores
Envía la cotización para
la adquisición de un bien o servicio fijando los
plazos de pago
Recibe el pago d el
obligación pendiente
Elabora el estado de
cuenta del proveedor
realiza el calendario de
pagos a proveedores
Aprueba el
calendario de pagos
FIN
NO
SI
NO
SI
161
Tabla 4-23. Estado de Cuenta del Proveedor
CI / RUC:
Saldo Inicial
Fecha emisiónDescripción FacturaFecha vencimientoDeuda Total Abonos Acumulado
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
-$ -$ -$
Realizado por: Revisado por:
Resumen de Cuenta
-$
TECNISUPPORT CIA. LTDA.
Estado de Cuenta de Proveedor
Nombre / Razón Social:
Periodo del ______ al_______de________del 2015
Total
N° de pagos vencidos
Monto vencido
Saldo Final
162
Tabla 4-24. Calendario de pagos
Junio
21-27
Junio -
Julio 28-
Julio
5-11
Julio
12-18
Julio
19-25
Jul-Agost
26-01
Agost
02-08
Agost
09-15
Agost
16-22
Agost
23-29
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$
-$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$
TECNISUPPORT SERVICIOS DE COPIADO E IMPRESION CIA LTDA
CALENDARIO DE PAGOS
Asistente Contable Gerente General
PROGRAMACION DE PAGOS POR SEMANASaldo
PendienteTotalSubtotal
Fecha
vencimiento
Fecha de
facturaProveedor
Numero de
Factura
163
4.4.5 Procedimiento para Ingresos
Son la razón de ser de la empresa, como todas las empresas TECNISUPPORT Cía. Ltda., busca
obtener un beneficio económico producto de sus actividades en la venta de copiadoras, suministros,
servicio técnico y servicio de copiado e impresión que realiza, todos estos ingresos se destinarán
para cubrir las obligaciones contraídas para la prestación de bienes y servicios, para lo cual es
necesario plantear procedimientos determinados para el control adecuado de los ingresos de la
empresa.
Objetivo
Dar el tratamiento adecuado a los ingresos buscando optimizar los recursos y verificar todos los
ingresos que son objeto de la actividad de la empresa que se registren y se reciban de manera
adecuada.
Personal
Para el adecuado control de este procedimiento las personas responsables del mismo deben ser:
Gerente
Contador
Asistente de ventas
Cliente
Documentos
Para el adecuado desarrollo del procedimiento de ingresos se deben utilizar los siguientes
documentos:
Factura
Recibe de Cobro
Comprobante de ingreso
Registro de ingreso en el Banco
Registro de ventas e ingresos
164
Políticas
Para mantener un control adecuado se debe cumplir con las siguientes políticas que se proponen:
Los valores recaudados durante el día serán depositados al siguiente día a primera hora
El Contador controlara mensualmente la numeración y fechas de facturas.
Siempre que se realice un cobro se deberá llenar un recibo de cobro para constancia del
mismo.
Se realizaran comparaciones periódicas de ventas
Las cotizaciones deberán contener firmas de aprobación, por los precios descuentos y
crédito concedido.
Los valoren recaudados en efectivo deben ser depositados en la cuenta bancaria al
siguiente día.
Procedimientos para ingresos
1. El vendedor entregara la cotización al gerente para su aprobación de precios descuentos.
2. El vendedor entregara la cotización aprobada por el cliente.
3. El asistente de ventas realiza la respectiva factura.
4. El asistente de ventas realiza el cobro sea este en cheque, efectivo con respectivo recibo de
cobro.
5. El asistente de ventas envía a depositar los valores recaudados a la cuenta bancaria.
6. El contador realizara el reporte mensual de ingresos
7. El gerente aprueba el reporte mensual de ingresos
8. El asistente de ventas archiva las facturas y respaldos del pago recibido.
Tabla 4-25 Procedimientos para ingresos
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Entregar la cotización al gerente para su aprobación de precios descuentos Vendedor
2 Entrega la cotización aprobada por el cliente Vendedor
3 Se realiza la respectiva factura Asistente de Ventas
4 Realiza el cobro sea este en cheque, efectivo con respectivo recibo de
cobro Asistente de Ventas
5 Envía a depositar los valores recaudados a la cuenta bancaria Asistente de Ventas
6 Se realizara el reporte mensual de ingresos Contador
7 Se aprueba el reporte mensual de ingresos Gerente
8 Se archiva las facturas y respaldos del pago recibido. Asistente de Ventas
165
Figura 4-11 Flujograma para ingresos
ASESOR COMERCIAL GERENTE ASISTENTE DE VENTAS CONTADOR
INICIO
aprueba la
venta y convenios de
Envía la cotización para
la aprobación del gerente
Elabora el reporte
mensual de ingresos
Aprueba el
reporte mensual de
Realiza la Facturacion
Archiva los documentos
de respaldo de los
Elabora del recibo de
cobro y comprobante de ingreso
envía a depositar el
dinero recaudado
NO
FIN
NO
SI
SI
166
Tabla 4-26 Registro de ingreso en el Banco
Cuenta:
Fecha Código Débito Crédito Saldo CiudadNº de
comprobanteNº de Factura Cliente Responsable
TECNISUPPORT CIA LTDA
9700606316
Descripción Descripción Adicional
RESUMEN ESTADO DE CUENTA
REGISTRO DE INGRESOS AL BANCO
167
Tabla 4-27. Registro de ventas e ingresos
PERIODO
N° SERIE NUMERO NOMBRES DIRECCION TELEFONO
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
-$ -$
……………………..……………
Gerente
Elaborado por:
……………………………..
Contador
TOTAL
Aprobado por:
N°FECHA DE
EMISION
FECHA DE
VENCIMIENTO
REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
TECNISUPPORT CIA LTDA
BASE
IMPONIBLE
COMPROBANTE INFORMACION CLIENTE VALOR
FACTURADO
168
4.4.6 Procedimientos para Gastos
Los gastos de una empresa en un movimiento muy necesario e indispensable para el desarrollo de
la misma ya que siempre se necesitan productos o servicios que son necesarios para el óptimo
funcionamiento de la empresa, por esto es necesario tener procedimientos que ayuden a controlar
los gastos con el fin de optimizar los recursos que manea la empresa.
Objetivo
Manejar de manera adecuada los gastos que tiene la empresa con la finalidad de que no existan
gastos innecesarios.
Personal
Para el manejo adecuado de los gastos dela empresa es necesario que hayan personas responsables
por eso motivo proponemos a las siguientes personas como responsables:
Gerente
Asistente Contable
Departamento solicitante
Contador
Documentos
El control adecuado de los gastos es necesario para lo cual se propone la elaboración de los
siguientes documentos:
Solicitud de productos o servicios
Formulario de control de gastos
Políticas
Para el adecuado manejo de este procedimiento es necesario que se apliquen las siguientes
políticas:
Para seleccionar un proveedor se analizara, el precio, calidad, garantía y fecha de entrega
del bien o servicio.
La factura de compras debe cumplir con los requisitos que especifica en el SRI y a nombre
de la empresa
169
Verificar que los gastos estén dentro del periodo que sucedieron
Se hará la solicitud de la compra requerida
El gerente es el único encargado de aprobar el gasto
Se elaborarán reportes mensuales de los gastos incurridos
Procedimientos para gastos
1. El departamento solicitante llenara la solicitud del producto o servicio
2. El Gerente deberá aprobar la compra
3. El asistente contable debe registrar el egreso para el gasto
4. El departamento solicitante debe hacer la recepción del bien o servicio
5. El contador elaborar el reporte mensual de gastos
Tabla 4-28 Procedimientos para Gastos
N° Actividades Responsable
1 Se llenara la solicitud del producto o servicio Departamento Solicitante
2 Se aprobara o negara la compra Gerente General
3 Se registrara el egreso para el gasto Asistente Contable
4 Se debe hacer la recepción del bien o servicio Departamento Solicitante
5 Envía a depositar los valores recaudados a la cuenta bancaria Asistente de Ventas
6 Elaborar el reporte mensual de gastos Contador
170
Figura 4-12 Flujograma de Procedimientos para Gastos
DEPARTAMENTO
SOLICITANTEGERENTE ASISTENTE CNTABLE CONTADOR
INICIO
aprueba el
gasto y forma de pago
Llenar de manera
correcta la solicitud de pedido
Elabora el reporte
Registra el gasto y emite
el pago
NO
FIN
SI
Recepción del producto o
servicios solicitado
171
Tabla 4-29 Solicitud de pedido de Gasto
CODIGO
Firma Responsable solicitud Firma Responsable Recibido
Nombres Nombres
Dependencia Fecha y hora
OBSERVACIONES:
TECNISUPPORT CIA LTDA
SOLICITUD DE PEDIDO
NOMBRE DEL PRODUCTO CANTIDAD SOLICITADA
FECHA NOMBRE DEL SOLICITANTE
TELEFONO:
DEPARTAMENTO
EXTENSION:
172
Tabla 4-30. Formulario de Control de Gastos
PERIODO:
FECHA PROVEEDOR CANTIDAD DETALLE VALOR
Aprobado por:
……………………..……………
GerenteContador
TECNISUPPORT CIA LTDA
FORMULARIO DE CONTROL DE GASTOS
GASTOS
Elaborado por:
……………………………..
173
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Tecnisupport Cía. Ltda., se caracteriza por ser una empresa mediana dedicada a la venta de
copiadoras y suministros marca RICOH, servicios de copiado e impresión y a la prestación del
servicio de soporte técnico a nivel nacional. Es necesario señalar que se debe establecer
lineamientos y parámetros que le permitan integrar las actividades a través del planteamiento de
objetivos claros, precisos y concisos como los expuestos en este trabajo investigativo.
La compañía no cuenta con procedimientos administrativos y financieros que faciliten el desarrollo
normal de las operaciones, que permitan alcanzar los objetivos propuestos, cumplir con la visión y
misión y encaminarse al éxito. Pese a las deficiencias expuestas anteriormente Tecnisupport Cía.
Ltda., ha logrado superar las actividades gracias a la dedicación del Gerente General, quien es la
base fundamental.
Al realizar el presente trabajo de investigación se puede concluir que el proceso
administrativo se debe llevar a cabo en las empresas de una manera ordenada y
sistematizada para facilitar el cumplimiento adecuado de los procesos y un manejo
adecuado de la organización.
Los procedimientos administrativos y financieros en una organización son muy
importantes ya que por medio se dará cumplimiento a las políticas que mantenga la
empresa, a reducir errores operativos, evitar la duplicidad de procesos e información, por
estas y otras razones son importantes que en la empresa se implementen los procedimientos
administrativos y financieros.
A través de la correcta aplicación de los procedimientos administrativos y financieros se
podrá obtener un mejor manejo organizacional y operativo de la empresa en todas sus áreas
o departamentos.
Mediante el adecuado uso y aplicación de los procedimientos administrativos y financieros
se podrá tener información que sea oportuna para la toma de decisiones en la empresa, el
uso de los recursos tanto financieros como materiales de la organización.
Se ha propuesto procedimientos que sean utilices para el desarrollo y crecimiento de la
empresa.
174
5.2 Recomendaciones
Se propone a la administración de Tecnisupport Cía. Ltda. El estudiar el presente trabajo de
investigación para que sea considerado e implementado en la organización, se espera que todo lo
que se ha recopilado en el presente trabajo sea de utilidad y ante todo permita a Tecnisupport Cía.
Ltda. Mejorar los aspectos que requieren de atención con la finalidad de lograr una plena
satisfacción en todas las áreas de la compañía. Se recomienda a Tecnisupport Cía. Ltda.:
Obtener información relevante y suficiente de los distintos departamentos o áreas de la
empresa para el cumplimiento de los objetivos planteados.
Analizar los procedimientos de las diferentes áreas de la empresa para lograr un eficiente
desarrollo de las operaciones.
Implementar adecuados procedimientos, que ayude a prevenir o identificar los riesgos de
una manera oportuna, evitando complicaciones futuras y así poder alcanzar los objetivos
planteados por la administración.
Implementar de manera adecuada los procedimientos ayudaran o los colaboradores de la
organización y realizar de mejor manera su trabajo con eficiencia y eficacia y así alcanzar
los objetivos que tiene planteados la organización.
La adecuada aplicación de los procedimientos financieros en la organización contribuirá a
la obtención de resultados oportunos de acuerdo a la normativa contable vigente para le
toma de decisiones de manera oportuna.
Es importante que se selecciones el recurso humano de manera que cumpla con el perfil del
cargo solicitado, se capacite al personal nuevo y existente para un mejor desarrollo de las
actividades o funciones encomendadas esto ayudara a alcanzar de manera eficiente y eficaz
los objetivos de la empresa y de esta manera tener un recurso humano responsable y
capacitado.
175
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