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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA
PANADERÍA MERCADILLO, UBICADA EN LA PROVINCIA DE
PICHINCHA, PARROQUIA CALDERÓN, LLANO GRANDE,
DEDICADA A LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y VENTAS DE
PRODUCTOS DE PANADERÍA, PASTELERÍA Y GALLETERÍA
AUTOR: DARÍO MAURICIO PULUPA SIMBAÑA
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR
PÚBLICO AUTORIZADO
DIRECTOR: MSC. MARCO QUINTANILLA
QUITO, DM MAYO 2015
ii
Pulupa Simbaña, Darío Mauricio (2015). Propuesta de procedimientos
contables para la Panadería Mercadillo, ubicada en la provincia
de Pichincha, parroquia de Calderón, Llano Grande, dedicada la
producción, distribución y ventas de productos de panadería,
pastelería y galletería. Trabajo de investigación para optar por el
grado de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría Contador
Público Autorizado. Facultad de Ciencias Administrativas.
Quito: UCE. 160 p.
DEDICATORIA
La terminación de la presente tesis representa una de las etapas más importantes y lindas de mi
vida se lo dedico:
A Dios por la bendición, sabiduría y paciencia que me dio cada día para poder culminar la
presente tesis.
A mi padre fallecido por haberme dado la vida e inculcarme la presente profesión y haberme
dado el ejemplo de que es posible conseguir lo que uno se propone.
A mi madre, que tuvo que hacer de padre, por todo el apoyo, consejos, paciencia por su sacrificio
diario y su constancia que permitieron culminar mis estudios.
A mi hermano: Julio por el gran ejemplo de lucha, constancia y paciencia el no darse por vencido
y tenerme siempre como su guía
A mis tíos: Jefferson por el ejemplo, apoyo incondicional por sus palabras de aliento para no
darme por vencido y tenerle siempre como un ejemplo para lograr alcanzar mis objetivos. A mi tía
Aracelly que hizo los papeles de madre por todos sus consejos, palabra de apoyo y consejos que
me sirvieron para logra terminar mi carrera.
A mi Abuelita Lucía por haber hecho los papeles de madre, que con su ejemplo, paciencia, cariño,
amor nunca me dejo darme por vencido y así poder terminar mi carrera universitaria
Darío Mauricio Pulupa Simbaña
iii
AGRADECIMIENTO
A Dios por su amor, bendición y haberme dado la vida, porque me cuida como dice en las
escrituras como a la niña de sus ojos.
A mi madre por todo el esfuerzo que hace cada día para poder culminar mis estudios, por el amor,
por sus consejos y la guía que me ha brindado todos los años de mi vida.
A ms hermano y tíos por el apoyo el ejemplo que me han brindado, la lucha de cada uno de ellos
en el diario vivir permite que sean un modelo a seguir de constancia y perseverancia.
A mi Tutor Msc .Marco Quintanilla por el apoyo incondicional ya que a pesar de todos los
problemas e inconvenientes siempre me brindó su apoyo.
A los señores docentes de la Facultad de Ciencias Administrativas por todos los conocimientos
que percibe en el transcurso de mi carrera.
A la Panadería Mercadillo por la accesibilidad que tuve de parte de todos los empleados para el
desarrollo de mi tesis.
Darío Mauricio Pulupa Simbaña
iv
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, DARÍO MAURICIO PULUPA SIMBAÑA en calidad de autor del trabajo de investigación o
tesis realizada sobre PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA
PANADERÍA MERCADILLO, UBICADA EN LA PROVINCIA DE PICHINCHA,
PARROQUIA CALDERÓN, LLANO GRANDE, DEDICADA A LA PRODUCCIÓN,
DISTRIBUCIÓN Y VENTAS DE PRODUCTOS DE PANADERÍA, PASTELERÍA Y
GALLETERÍA, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRA DEL ECUADOR,
hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contiene esta obra, con
fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigente a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5,6,8;19 y demás
pertenecientes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 19 de Mayo del 2015
DARIO MAURICIO PULUPA SIMBAÑA
C.C. 171524868-6
E-mail: [email protected]
v
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
APROBACIÓN DEL TUTOR
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por el/la
Señor(ita) DARÍO MAURICIO PULUPA SIMBAÑA para obtener el título profesional cuyo tema
es: PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA PANADERÍA
MERCADILLO, UBICADA EN LA PROVINCIA DE PICHINCHA, PARROQUIA
CALDERÓN, LLANO GRANDE, DEDICADA A LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y
VENTAS DE PRODUCTOS DE PANADERÍA, PASTELERÍA Y GALLETERÍA las misma que
reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal
calificador.
En la ciudad de quito, a los 19 días del mes de mayo del 2015.
Msc. MARCO ANTONIO QUINTANILLA ROMERO
CC. 170656240-0
E-mail: [email protected]
vi
vii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................................. ii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. iv
CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ....................... ¡Error! Marcador no definido.
CONTENIDO ................................................................................................................................... vii
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xv
LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiv
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xvi
ABSTRACT ................................................................................................................................... xvii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPITULO I ...................................................................................................................................... 3
1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA ......................................................................... 3
1.1 La Empresa ....................................................................................................................... 3
1.1.1 Clasificación de las empresas ........................................................................................... 4
1.1.1.1 Por su actividad o giro: ..................................................................................................... 4
1.1.1.2 Por su constitución: .......................................................................................................... 4
1.1.1.3 Por su procedencia de capital: .......................................................................................... 5
1.1.1.4 Por su integración de capital o número de socios: ........................................................... 5
1.2 Antecedentes .................................................................................................................... 6
1.3 Misión............................................................................................................................... 7
1.4 Visión ............................................................................................................................... 7
1.5 Objetivos .......................................................................................................................... 8
1.5.1 General ............................................................................................................................. 8
1.5.2 Específicos ....................................................................................................................... 8
1.6 Constitución Y Organización ........................................................................................... 8
1.6.1 Constitución ..................................................................................................................... 8
1.6.1.1 Compañías unipersonales ................................................................................................. 9
viii
1.6.2 Estructura organizacional ............................................................................................... 13
1.6.2.1 Organigramas ................................................................................................................. 14
1.6.2.2 Organigrama estructural de la panadería mercadillo ...................................................... 16
1.6.2.3 Organigrama funcional ................................................................................................... 17
1.6.2.3.1 Organigrama de Posición ............................................................................................... 18
CAPITULO II .................................................................................................................................. 19
2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA ................................................................. 19
2.1 Análisis Interno .............................................................................................................. 19
2.1.1.1 Clientes ........................................................................................................................... 19
2.1.2 Precio .............................................................................................................................. 21
2.1.2.1 Oferta .............................................................................................................................. 22
2.1.2.2 Demanda ......................................................................................................................... 22
2.1.2.2.1 Análisis del precio .......................................................................................................... 22
2.1.2.3 Matriz de proveedores .................................................................................................... 24
2.2 Análisis Externo ............................................................................................................. 25
2.2.1 Ubicación geográfica ...................................................................................................... 25
2.2.2 Situación organizacional ................................................................................................ 26
2.2.2.1 Matriz foda ..................................................................................................................... 29
2.2.3 Aspectos políticos .......................................................................................................... 30
2.2.4 Aspectos económicos ..................................................................................................... 31
2.2.5 Aspectos sociales ............................................................................................................ 31
2.2.6 Aspectos tecnológicos .................................................................................................... 33
CAPITULO III ................................................................................................................................. 35
3 MARCO TEÓRICO, CONCEPTUAL Y LEGAL ......................................................... 35
3.1 Marco Teórico ................................................................................................................ 35
3.2 Marco Conceptual .......................................................................................................... 35
3.2.1 Contabilidad ................................................................................................................... 35
ix
3.2.1.1 Concepto ......................................................................................................................... 35
3.2.1.2 Importancia ..................................................................................................................... 36
3.2.1.3 Clasificación de la contabilidad ..................................................................................... 37
3.2.2 Cuenta contable .............................................................................................................. 38
3.2.2.1 Concepto ......................................................................................................................... 38
3.2.2.2 Tipos de cuentas ............................................................................................................. 38
3.2.2.3 Clasificación de cuentas: ................................................................................................ 39
3.2.3 Plan de cuentas ............................................................................................................... 39
3.2.3.1 Concepto ......................................................................................................................... 39
3.2.3.2 Importancia ..................................................................................................................... 40
3.2.3.3 Estructura del plan de cuentas ........................................................................................ 41
3.2.4 El código de cuentas ....................................................................................................... 42
3.2.4.1 Concepto ......................................................................................................................... 42
3.2.4.2 Ventajas .......................................................................................................................... 42
3.2.4.3 Características ................................................................................................................ 42
3.2.4.4 Sistemas de codificación ................................................................................................ 42
3.2.4.5 Métodos de codificación ................................................................................................ 43
3.2.5 El ciclo contable ............................................................................................................. 44
3.2.5.1 Concepto ......................................................................................................................... 44
3.2.5.2 Flujograma ciclo contable .............................................................................................. 45
3.2.5.3 Reconocimiento de la operación mercantil .................................................................... 45
3.2.5.4 Jornalización ................................................................................................................... 46
3.2.5.5 Mayorización .................................................................................................................. 48
3.2.5.6 Balance de comprobación .............................................................................................. 49
3.2.5.7 Ajustes y reclasificaciones contables ............................................................................. 52
3.2.5.8 Estados financieros ......................................................................................................... 54
3.2.5.8.1 Importancia estados financieros ..................................................................................... 55
3.2.5.8.2 Objetivos de los estados financieros............................................................................... 55
3.2.5.8.3 Características de los estados financieros....................................................................... 56
x
3.2.5.8.4 Usuarios de los estados financieros ................................................................................ 57
3.2.5.8.5 Limitación de los estados financieros............................................................................. 58
3.2.5.8.6 Reglas de presentación ................................................................................................... 58
3.2.5.8.7 Balance general o estado de situación financiera ........................................................... 58
3.2.5.8.8 Estados de resultados...................................................................................................... 61
3.2.5.8.9 Estado de cambios en el patrimonio ............................................................................... 63
3.2.5.8.10 Estado de flujo de efectivo ............................................................................................. 63
3.2.5.8.11 Notas explicativas .......................................................................................................... 67
3.2.6 Manuales ........................................................................................................................ 67
3.2.6.1 Definición ....................................................................................................................... 67
3.2.6.2 Objetivos ........................................................................................................................ 68
3.2.6.3 Importancia de los manuales .......................................................................................... 68
3.2.6.4 Tipos de manuales .......................................................................................................... 69
3.2.6.5 Ventajas y limitaciones de los manuales ........................................................................ 69
3.2.7 Procedimientos ............................................................................................................... 70
3.2.7.1 Definición ....................................................................................................................... 70
3.2.7.2 Objetivos de los procedimientos .................................................................................... 71
3.2.7.3 Características de los procedimientos ............................................................................ 71
3.2.7.4 Beneficios de los procedimientos ................................................................................... 71
3.2.8 Políticas .......................................................................................................................... 72
3.2.8.1 Definición ....................................................................................................................... 72
3.2.8.2 Función de las políticas .................................................................................................. 72
3.2.9 Manual de procedimientos contables ............................................................................. 72
3.2.9.1 Definición ....................................................................................................................... 72
3.2.9.2 Importancia ..................................................................................................................... 73
3.2.9.3 Objetivos ........................................................................................................................ 73
3.2.9.4 Contenido ....................................................................................................................... 73
3.2.9.5 Flujograma ..................................................................................................................... 76
3.3 Marco Legal ................................................................................................................... 78
xi
3.3.1 Principios contables ........................................................................................................ 78
3.3.1.1 Definición ....................................................................................................................... 78
3.3.1.2 Objetivos ........................................................................................................................ 78
3.3.2 Los principios generalmente aceptados ......................................................................... 78
3.3.3 Normas internacionales de información financiera ........................................................ 81
3.3.4 Ley de régimen tributario interno ................................................................................... 83
3.3.4.1 Concepto impuestos ....................................................................................................... 87
CAPITULO IV ................................................................................................................................. 90
4 PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA PANADERÍA
MERCADILLO, UBICADA EN LA PANADERÍA CALDERÓN, LLANO
GRANE, DEDICADA A LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y VENTAS
DE PRODUCTOS DE PANADERÍA, PASTELERÍA Y GALLETERÍA. ................... 90
4.1 Introducción ................................................................................................................... 90
4.2 Justificación .................................................................................................................... 91
4.3 Importancia Del Control Contable Dentro De La Panadería .......................................... 91
4.4 Funciones Y Responsabilidades De Los Empleados ...................................................... 92
4.4.1 Funciones ....................................................................................................................... 92
4.4.2 Responsabilidades .......................................................................................................... 95
4.4.3 Políticas generales .......................................................................................................... 96
4.4.4 Políticas contables .......................................................................................................... 96
4.4.5 Normas para el registro de facturas ................................................................................ 97
4.4.6 Actividades de control de la panadería mercadillo ......................................................... 98
4.4.6.1 Protección de activos corrientes contra pérdida futura por el uso o disposición
no autorizada por el gerente ........................................................................................... 98
4.4.6.2 Control de autorizaciones ............................................................................................... 99
4.4.6.3 Control sobre el registro contable ................................................................................ 100
4.4.6.4 Control en la presentación de estados financieros ........................................................ 100
4.4.6.5 Controles físicos ........................................................................................................... 101
4.4.6.6 Separación de funciones ............................................................................................... 102
xii
4.4.7 Instrucciones para utilizar el manual de procedimientos contables ............................. 102
4.4.8 Instrucciones para realizar modificaciones en el manual de procedimientos
contables 102
4.4.9 Esquema del manual de procedimientos contables ...................................................... 103
4.4.10 Instrucciones para el registro de información en el manual de procedimientos
contables 104
4.4.11 Procedimientos contables aplicados en la panadería mercadillo .................................. 105
CAPITULO V ................................................................................................................................ 138
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 138
5.1 Conclusiones ................................................................................................................ 138
5.2 Recomendaciones ......................................................................................................... 139
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 141
xiii
xiv
LISTA DE TABLAS
Tabla 2.1 Matriz clientes potenciales panadería mercadillo............................................................. 21
Tabla 2.2 Matriz de Proveedores ...................................................................................................... 24
Tabla 3.1 Estructura del plan de cuentas .......................................................................................... 41
xv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Organigrama Estructural ................................................................................................. 16
Figura 1.2 Organigrama funcional ................................................................................................... 17
Figura 1.3 Organigrama de Posición .............................................................................................. 18
Figura 2.1 Flujo de Clientes ............................................................................................................. 20
Figura 2.2Proveedores ...................................................................................................................... 24
Figura 2.3 Ubicación geográfico de la Panadería ............................................................................. 26
Figura 2.4Análisis FODA................................................................................................................. 27
Figura 3.1 Proceso contabilidad ....................................................................................................... 36
Figura 3.2 Flujograma ciclo contable ............................................................................................... 45
Figura 3.3 Formato Libro Diario ...................................................................................................... 47
Figura 3.4 Formato Libro Mayor ..................................................................................................... 49
Figura 3.5 Formato Balance de comprobación de sumas y saldos ................................................... 51
Figura 4.1 Flujograma de proceso contable para caja chica ........................................................... 108
Figura 4.2 Flujograma de proceso contable para bancos ............................................................... 111
Figura 4.3 Flujograma de proceso contable para adquisición de materias primas y otros ............ 114
Figura 4.4 Flujograma de proceso contable para ventas al contado .............................................. 117
Figura 4.5 Flujograma de proceso contable para ventas a crédito................................................. 118
Figura 4.6 Flujograma de proceso contable para compra de activos fijos .................................... 121
Figura 4.7 Flujograma de proceso contable para toma física de inventarios................................. 124
Figura 4.8 Flujograma de proceso contable para pago de proveedores ......................................... 127
Figura 4.9 Flujograma de proceso contable para pago de rol de pagos ......................................... 130
Figura 4.10 Flujograma de proceso contable para declaración de impuestos ............................... 132
Figura 4.11 Flujograma de proceso contable para elaboración de planillas del IESS ................... 134
Figura 4.12 Flujograma de proceso contable para cuentas por cobrar .......................................... 137
xvi
RESUMEN EJECUTIVO
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA PANADERÍA
MERCADILLO, UBICADA EN LA PROVINCIA DE PICHINCHA, PARROQUIA
CALDERÓN, LLANO GRANDE, DEDICADA A LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y
VENTAS DE PRODUCTOS DE PANADERÍA, PASTELERÍA Y GALLETERÍA
La falta de procedimientos contables trae consigo errores en la preparación de los Estados
Financieros y por ende la entregue de información financiera-contable incorrecta a los dueños de
la Panadería
El objetivo del presente trabajo es que la Panadería Mercadillo tenga conocimiento de los
procedimientos contables necesarios para obtener una información eficaz y eficiente de manera que
dicha información llegue a cada uno de los socios en forma clara.
Esto permitirá que el dueño pueda trabajar de una manera más ágil y les permitirá aumentar su
eficiencia y competitividad siguiendo los procedimientos ya establecidos.
PALABRAS CLAVES
EFICIENCIA
EFICAZ
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
CLARA
OPORTUNA
xvii
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
La Panadería Mercadillo se dedica a brindar su servicio en la Parroquia Calderón, Llano Grande,
García Moreno S/N y Sanguña, la presente investigación se centra en la realización de
procedimientos contables que le garanticen a la panadería presentar una información financiera
veraz.
Al no contar con procedimientos contables ocasiona que la información contable-financiera se
presente de manera errónea, la información financiera es una parte vital de la panadería por lo que
debe ser tratada de manera que se cumplan con los objetivos y políticas establecidas en el
departamento financiero.
La Panadería debe contar con procedimientos contables efectivos y eficientes de manera que los
trabajadores de la misma cumplan paso a paso cada uno de ellos y de esta manera puedan tener un
mejor desempeño en sus actividades y una mejor optimización de resultados.
El presente trabajo abarca los procedimientos contables necesarios para que la panadería pueda
funcionar de manera eficiente y por ende la información financiera-contable será veraz y clara para
usuarios tanto internos como externos.
Con la aplicación de esta propuesta en panadería, el propietario puede tomar decisiones según las
necesidades diarias, adicionalmente se puede planificar cada una de las actividades según los
procedimientos previamente establecidos. Por otro lado la panadería tendrá una información
financiera-contable real para cada uno de los socios y para usuarios externos.
El trabajo de investigación cuenta con cinco capítulos los cuales están integrados de la siguiente
manera:
Capítulo I.- En este capítulo se realizó un estudio de la historia de la panadería, aspectos generales,
antecedentes, legalización, base legal. La panadería debe cumplir con todo lo dispuesto en la Ley.
Adicionalmente se detallan los objetivos, estructura organizacional
Capítulo II.- Aquí se detalla la situación de la panadería, se determina los factores internos y los
factores externos, determinamos las influencia macro y micro económicas esto nos permite
determinar qué tan actualizada se encuentra la panadería en relación a su competencia.
Capítulo III.- En este capítulo se conceptualizan todos los términos relacionados con el tema de
investigación para poder obtener un información más amplia y detallada da cada uno de los
2
componentes del procedimiento contable con esto podemos determinar de manera eficiente las
normas que rigen al aspecto contable.
Capítulo IV.- En este capítulo se diseña la propuesta que servirá para una mejora en los
procedimientos contables de la panadería esto permitirá la entrega de información precisa al dueño
de la misma, se lo realiza identificando las cuentas de mayor utilización y se elaboran los
procedimientos respectivos.
Capítulo VI.- En este capítulo se desarrolla conclusiones y recomendaciones las cuales se serán
efectuadas en base a todo el trabajo realizado y se especificara el objetivo y beneficios del mismo.
3
CAPITULO I
1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 La Empresa
La empresa “Es una organización social que utiliza una gran variedad de recursos para alcanzar
determinados objetivos”. (Chiavenato, 1993).
La empresa es una organización que realiza un conjunto de actividades y utiliza una diversa
variedad de recursos tanto financieros, materiales, tecnológicos y humanos para lograr la
consecución de un beneficio a través de la satisfacción de una necesidad de mercado. La
satisfacción de las necesidades que plantea el mercado es ofrecer un producto con la
contraprestación de un precio.
El objetivo principal de la empresa es de obtener utilidad, ganancia o rentabilidad hacia ahí se
orientan todas las actividades tratando de minimizar los costos o gastos, aprovechando al máximo
todos y cada uno de los recursos disponibles.
1.1.1 Elementos de la empresa
Para cumplir con los objetivos y desarrollar cada una de las actividades se considera como
elementos de la empresa todos aquellos factores tanto internos como externos, que influyen directa
o indirectamente en su funcionamiento:
Los principales elementos que tiene la empresa son:
Empresario: Es la persona o conjunto de personas encargadas de gestionar y dirigir
tomando las decisiones necesarias para la buena marcha de la empresa.
Trabajadores: Es el conjunto de personas que rinden su trabajo en la empresa, por lo cual
perciben su salario o sueldo.
Tecnología: Está constituida por el conjunto de procesos productivos y técnicas
necesarias para poder fabricar (técnicas, procesos, máquinas y ordenadores, etc.).
Proveedores: Son personas o empresas que proporcionan las materias primas, servicios,
maquinarias, etc., necesarias para que la empresa pueda llevar a cabo su actividad.
Clientes: Constituyen el conjunto de personas o empresas que demandan los bienes
producidos o los servicios prestados por la empresa.
4
Competencia: Son las personas que producen los mismos bienes o servicios y con los
cuales se ha de competir para atraer a los clientes.
Los Organismos Públicos: Tanto el Estado como los diversos Organismos de Control
condicionan la actividad de la empresa a través de normativas laborales, fiscales, sociales,
etc.
1.1.1 Clasificación de las empresas
1.1.1.1 Por su actividad o giro:
Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a la actividad que desarrollan en:
Industriales: La actividad primordial de ese tipo de empresas es la de producción de bienes
mediante la transformación y/0 extracción de materias primas.
Comerciales: Son intermediarios entre el productos y el consumidor, su función primordial es
la compra – venta de productos terminados.
Servicios: Como su nombre lo indica son aquellas que brindan servicio a la comunidad y
pueden tener o no fines lucrativos. Estas pueden ser de servicios públicos, servicios privados,
turismo, transporte, instituciones financieras, educación, salud, finanzas y seguros, etc.
1.1.1.2 Por su constitución:
Se clasifican de la siguiente manera:
Compañía En Nombre Colectivo: Está formado por dos o más socios que realizan el comercio bajo
una razón social, los que responden en forman solidaria e ilimitada en caso de quiebra, disolución de la
compañía.
La Razón Social está integrada por el nombre de todos los socios o de algunos de ellos, con la
agregación de la palabra “y compañía”.
El capital social (se rige con el de compañías anónimas), está dividido en aportaciones, siendo necesario
el pago de por lo menos el 50% del capital suscrito. Si el capital fuere aportado en obligaciones, valores
o bienes, se dejará constancia de aquellos con sus respectivos avalúos. (Sarmiento, 2004)
Compañía En Comandita Simple: Está formada por uno o varios socios solidariamente e
ilimitadamente responsables y otro u otros, simples suministradores de fondos, llamados socios
comanditarios, cuya responsabilidad se limita al monto de sus aportes.
5
La Razón Social corresponde al nombre de uno o varios de los socios solidariamente responsables, al
que se agregará siempre las palabras “compañía en comandita”, escrita con todas sus letras o la
abreviatura que comúnmente suele usarse.
El Capital Social (se rige con el de compañías limitados), la ley no determina su cuantía. (Sarmiento,
2004)
Compañía En Comandita por Acciones: Está formado por socios solidariamente responsables y
comanditarios.
La Razón Social corresponde al nombre de uno o más socios solidariamente responsables, seguido de las
palabras “compañía en comandita” o su abreviatura.
El Capital Social (se rige con el de compañías anónimas), la ley no determina su cuantía. (Sarmiento,
2004)
Compañía de Responsabilidad Limitada: Está formada por un mínimo de tres y un máximo de
quince socios, los que responden hasta por el monto de sus aportaciones individuales (no negociables).
La Razón Social al nombre asignado se agregará las palabras “compañía limitada” o sus respectivas
siglas Cía. Ltda.
El Capital Social mínimo será de US 400,00 dividido en participaciones, siendo necesario el pago de por
lo menos el 50% de cada participación, en numerario o especies, el saldo no mayor a doce meses
contados desde la fecha de constitución. (Sarmiento, 2004)
Compañía Anónima: Está formada por lo menos con dos o más accionistas, los que responden hasta
por el monto de sus aportaciones (acciones negociables).
La razón social al nombre asignado, se deberá agregar las palabras “compañía anónima” o “sociedad
anónima” o sus respectivas siglas C.A. o S.A.
El Capital Social es US $800,00 dividido en acciones, siendo necesario el pago de por lo menos el 25%.
(Sarmiento, 2004)
1.1.1.3 Por su procedencia de capital:
Se clasifican en:
Públicas: El capital pertenece al sector público.
Privadas: El capital pertenece al sector privado.
Mixtas: EL capital es público y privado.
1.1.1.4 Por su integración de capital o número de socios:
“Unipersonales: El capital es el aporte de una sola persona.
6
Sociedades: El aporte de capital por personas jurídicas o naturales.” (Zapata Sánchez,
2011)
1.2 Antecedentes
La Panadería Mercadillo, se dedica a la producción y comercialización de productos tradicionales
de panadería y pastelería, siendo este un producto de consumo masivo, se encuentra ubicada en la
Provincia de Pichincha en el Cantón Quito, en la Parroquia de Calderón en el sector de Llano
Grande, siendo su gerente propietario el Sr. Pablo Guillermo Loachamín Guachamín, la panadería
antes mencionada empezó sus actividades en su punto de venta ubicado en el centro de la ciudad de
Quito.
En vista de las necesidades y oportunidades del mercado, logró posicionarse en el mercado de la
ciudad de Quito, lo que motivo a incursionar en la línea de producción de productos referentes a la
galletería.
Panadería Mercadillo, aspira llegar a los corazones de los clientes con nuestro servicio y a la vez
contribuir a la alimentación y nutrición de los mismos, con lo cual poder demostrar que nuestra
panificadora es competitiva y al mismo tiempo que en nuestra ciudad Quito existe la posibilidad de
crear nuevas empresas. Nace con el fin de satisfacer las necesidades del propietario, como el
mejoramiento de la calidad de vida de él y como de la sociedad en general, mediante la creación de
nuevas plazas de empleo, y que a medida del tiempo nuestro clientes nos brinden confianza y
fidelidad. Nace también como la respuesta a las necesidades de la demanda de diseños exclusivos,
sabores variados de menor costo y buena calidad.
Con el transcurso de los años se incrementó la demanda, lo que originó a trasladar la panadería a un
local más amplio, actualmente cuenta con una planta propia ubicada en el lugar antes mencionado.
Es una Panadería que posee una estructura organizacional establecida, con reglas y políticas que
ayudan a estructurar, organizar de mejor manera la función de administrar la Panadería Mercadillo,
promoviendo así un ambiente sano dentro de la panadería. Existen políticas tales como la
prestación del mejor servicio posible, y esto se consigue especializando al os subordinados,
llevando directamente a competir de la mejor forma en el mercado.
Panadería Mercadillo tienes varios años en el mercado de la ciudad de Quito siendo sus principales
clientes el Supermercado Mega Santa María S.A., Supermercados Magda S.A., Tiendas
Industriales S.A., y sus diferentes sucursales, también los pequeños consumidores aledaños.
7
Los productos de la Panadería Mercadillo, están orientados principalmente a la clase media baja, el
producto buscará diferenciarse en términos de calidad, higiene, costo y beneficio para la población
en conjunto.
Elabora productos de alta calidad que cumplen con las expectativas de los clientes motivo por el
cual ha logrado expandirse y obtener un nicho de mercado que le ha dado el reconocimiento dentro
del mercado local. Cabe indicar que estos productos tienen un sabor excelente y un movimiento
comercial de gran volumen.
1.3 Misión
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización
porque define:
Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en que actúa.
Lo que pretende hacer, y
Él para quién lo va a hacer; y es influenciada en momentos concretos por algunos
elementos como: la historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los
propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus
capacidades distintivas. (Thompson, 2006)
“Desarrollar productos de primera calidad, basados en excelentes materias primas, con
compromiso, honestidad y amor por lo que hacemos, logrando con ello brindar al cliente una
excelente e innovadora experiencia, en un ambiente confortable, donde todo esté dispuesto hacia la
satisfacción total de nuestros más exigentes clientes generando en ellos el deseo de repetirla y a su
vez transmitirla a sus allegados.”
1.4 Visión
Es una exposición clara que indica hacia donde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se
deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y
expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.
“Ser una Panadería líder a nivel nacional en la producción y comercialización de productos de
panadería, pastelería y galletería. Para ser altamente competitiva, innovadora, alcanzando un alto
nivel de desarrollo humano y tecnológico para cumplir con sus objetivos.”
8
1.5 Objetivos
1.5.1 General
Ser una empresa reconocida a nivel nacional en cuanto a productos de panadería, pastelería y
galletería, destacándose por la calidad de sus productos y por su excelente servicio al cliente,
preocupándonos por el bienestar de quienes consumen nuestros productos.
1.5.2 Específicos
Garantizar el ingreso del personal idóneo, su estabilidad y buena participación además de
proporcionar un ambiente laboral adecuado para el desempeño de sus funciones.
Buscar una rentabilidad constante, aumentando considerablemente las ventas y disminuyendo los
costos y gastos.
Proporcionar bienestar y desarrollo profesional al personal generando un ambiente adecuado para
el buen funcionamiento de la Panadería.
Mantener y proveer las características del sabor, aroma, textura de los productos, efectuando
controles necesarios durante la elaboración y empaque de los mismos.
Garantizar la adquisición oportuna de materias primas, insumos requeridos en el proceso y la
adquisición de maquinaria adecuada a la tecnología actual para facilitar el proceso de producción.
1.6 Constitución Y Organización
1.6.1 Constitución
La Panadería Mercadillo, inicia sus actividades el 22 de febrero del 1971, con un pequeño punto de
venta y elaboración de los productos en el sector de la América y Mercadillo, la actividad
comercial fue creciendo cada año, hasta que en el año2006, se vieron en la necesidad de contar con
un planta de producción más amplia que en la actualidad se encuentra ubicada en el Sector de
Llano Grande,
9
La Panadería Mercadillo consigue su RUC en la fecha 22 de mayo de 1995, posee Registro
Sanitario N° 06186 INHQAN 0106 con fecha de emisión 03 de enero del 2006 y tiene validez por
un año.
El IVA es declarado mensualmente, al momento sus empleados se encuentran amparados por el
Código de Trabajo y se encuentran afiliados al IESS.
De acuerdo al concepto del Código de comercio en su artículo No 2 en el cual dice: “Son
comerciantes los que teniendo capacidad para contratar, hacen del comercio su profesión habitual”
siendo este el caso del Sr. Pablo Loachamin propietario de Panadería Mercadillo.
Las actividades administrativas y financieras es normada y regulada, por el siguiente marco legal:
Constitución Política del Ecuador
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno y su reglamento de aplicación.
Código de Trabajo
Ley de Seguro Social
Servicio de Rentas Internas (SRI)
Cámara de Comercio de Quito
1.6.1.1 Compañías unipersonales
Según la Ley de Empresas Unipersonales de Responsabilidad Limitada:
Art. 1.- Toda persona natural con capacidad legal para realizar actos de comercio, podrá desarrollar por
intermedio de una empresa unipersonal de responsabilidad limitada cualquier actividad económica que no
estuviere prohibida por la ley, limitando su responsabilidad civil por las operaciones de la misma al monto
del capital que hubiere destinado para ello.
Art 2.- La empresa unipersonal de responsabilidad limitada, es una persona jurídica distinta e independiente
de la persona natural a quien pertenezca, por lo que, los patrimonios de la una y la otra, son patrimonios
separados.
Art. 3.- El principio de existencia de la empresa unipersonal de responsabilidad limitada es la fecha de
inscripción del acto constitutivo en el Registro Mercantil de su domicilio principal.
La inscripción de la empresa en el registro Mercantil surtirá los efectos de la matrícula de comercio.
10
Art. 4.- La empresa unipersonal de responsabilidad limitada deberá siempre pertenecer a una sola persona y
no podrá tenerse en copropiedad, salvo el caso de la sucesión de su cónyuge por causa de muerte.
La persona natural a quien pertenece una empresa unipersonal de responsabilidad limitada se llama “gerente-
propietario”.
Art. 6.- Una misma personal natural puede constituir varias empresas unipersonales de responsabilidad
limitada, siempre que el objeto empresarial de cada una de ellas fuere distinto y que sus denominaciones no
provoquen confusiones entre sí.
Las empresas unipersonales de responsabilidad limitada pertenecientes a un mismo gerente-propietario, no
podrán contratar ni negociar entre sí, ni con personas en donde guarde el parentesco hasta el cuarto grado de
consanguinidad o el segundo grado de afinidad de conformidad con la ley.
Art. 8.- La empresa unipersonal de responsabilidad limitada, deberá ser designado con una denominación
específica que la indique como tal.
Art. 13.- Toda empresa unipersonal de responsabilidad limitada, que se constituya y se inscriba en el
Ecuador tendrá la nacionalidad ecuatoriana y su domicilio principal deberá ser ubicado en un cantón del
territorio nacional, pudiendo operar ocasionalmente o habitualmente en cualquier otro lugar de la República o
fuera de ella.
Art. 14.- La empresa unipersonal de responsabilidad limitada, tendrá un solo domicilio principal no obstante
las sucursales o establecimientos que tuvieran dentro del territorio nacional.
Art. 15.- El objeto de la empresa unipersonal de responsabilidad limitada, es la actividad económica
organizada a que se deba dedicar, según el acto se constitución.
Tal objeto comprenderá exclusivamente, una sola actividad empresarial.
Art. 17.- El objeto de la empresa unipersonal de responsabilidad limitada, deberá ser concretado en forma
clara y precisa en el acto constitutivo de la misma.
Art. 18.- Para la realización de su objeto empresarial la empresa unipersonal de responsabilidad limitada,
podrá ejecutar y celebrar toda clase de actos y contratos relacionados directamente con el mismo y todos los
que tengan como finalidad ejercer los derechos o cumplir con las obligaciones derivadas de su existencia y de
su actividad, así como los que tengan por objeto asegurar el cumplimiento de dichas obligaciones.
Art. 19.- Toda empresa unipersonal de responsabilidad limitada, deberá constituirse por un plazo
determinado.
11
Dicho plazo deberá constar en el acto constitutivo en forma expresa y de manera clara.
El plazo de la empresa puede restringirse o prorrogarse de manera expresa de conformidad con esta Ley.
Art. 20.- El capital inicial de la empresa unipersonal de responsabilidad limitada, estará constituido por el
monto total del dinero que el gerente-propietario hubiere destinado para la actividad de la misma, según el
artículo 1 de esta Ley.
Dicho capital deberá fijarse en el acto constitutivo de manera clara y precisa, y en moneda de curso legal.
Para conformar el capital antedicho sólo podrá aportarse efectivo o numerario.
El capital a que se refiere este artículo, es decir el inicial, el aumentado o el disminuido, se llama “capital
empresarial” o “capital asignado”.
Art. 21.- El capital asignado a la empresa unipersonal de responsabilidad limitada, no podrá ser inferior al
producto de la multiplicación de la remuneración básica mínima unificada del trabajador en general, por diez.
Art. 29.- En la constitución de la empresa el gerente-propietario hará su aporte en dinero, mediante depósito
en una cuenta especial de la empresa en formación, la misma que será abierta en un banco bajo la
designación especial de “Cuenta de Integración de Capital” de la empresa respectiva. El banco conferirá un
certificado que acredite el depósito antedicho, el mismo que deberá agregarse como documento habilitante a
la escritura pública que contenga el respectivo acto constitutivo.
Art. 38.- La empresa unipersonal de responsabilidad limitada, será administrada por su gerente-propietario,
quien a su vez, será su representante legal.
Para legitimar su personería como representante legal de la empresa el gerente-propietario utilizará una copia
certificada actualizada de la escritura pública que contenga el acto constitutivo de la empresa con la
correspondiente inscripción en el Registro Mercantil, o una certificación actualizada del Registrador
Mercantil en la que se acredite la existencia y denominación de la empresa, domicilio principal, objeto, plazo
de duración, capital empresarial y la identidad de su gerente-propietario.
Art. 39.- La representación legal de la empresa se extenderá sin posibilidad de limitación alguna, a toda clase
de actos y contratos relacionados directamente con el objeto empresarial y a todos los que tengan como
finalidad ejercer los derechos o cumplir las obligaciones de la empresa que se deriven de su existencia y de
su actividad, así como los que tengan por objeto garantizar el cumplimiento de dichas obligaciones, en los
términos señalados en el artículo 18 de esta Ley.
12
El gerente-propietario no podrá ejecutar ni celebrar, a nombre de la empresa, ningún acto o contrato distinto
de los señalados en el inciso anterior, obligándose en caso de violación, por ese hecho en forma personal e
ilimitada.
Art. 40.- El gerente-propietario podrá designar uno o más apoderados generales de la empresa, de
conformidad con la ley.
Los poderes que el gerente-propietario otorgue de conformidad con el inciso anterior, deberán constar por
escrituras públicas que se inscribirán en el Registro Mercantil del domicilio principal de la empresa.
Si el poder fuere otorgado para la administración de una sucursal o establecimiento ubicado fuera del
domicilio principal de la empresa, la escritura correspondiente deberá, además, inscribirse en el Registro
Mercantil del lugar en que funcione o deba funcionar tal sucursal o establecimiento.
Art. 46.- La empresa unipersonal de responsabilidad limitada, deberá llevar su contabilidad de conformidad
con la ley y reglamentos respectivos en la forma que más se adecue al giro de sus negocios.
Art. 47.- Anualmente, dentro de los noventa días posteriores a la terminación de cada ejercicio económico, la
empresa deberá cerrar sus cuentas y preparar su balance general y su cuenta de pérdidas y ganancias,
siguiendo las normas establecidas en la Ley de Compañías y en los reglamentos correspondientes expedidos
por la Superintendencia de Compañías, en cuanto fueren aplicables.
Una vez conocidos los resultados económicos de la empresa, si las cuentas arrojaren algún beneficio, el
gerente-propietario resolverá sobre el destino de las utilidades líquidas y realizadas que se hubieren obtenido
en el año anterior, debiendo asignar para la formación o incremento del fondo de reserva legal de la empresa
por lo menos un diez por ciento de dichas utilidades, hasta que dicho fondo alcance por lo menos el cincuenta
por ciento del capital empresarial. Hecha tal asignación, y las que por mandato legal correspondan, el
gerente–propietario podrá disponer libremente del saldo, ora conservándolo en la empresa como reservas
facultativas, ora retirándolo, en todo o en parte.
Las asignaciones al fondo de reserva legal podrán invertirse y conservarse en valores de alta liquidez en el
mercado y no podrán retirarse.
Art. 54.- El gerente-propietario de la empresa unipersonal de responsabilidad limitada o sus sucesores,
podrán declarar disuelta voluntariamente la empresa en cualquier tiempo y proceder luego a su liquidación.
La resolución del gerente-propietario de disolver voluntariamente la empresa, deberá constar por escritura
pública y someterse al trámite previsto en la ley.
13
Art. 55.- La empresa unipersonal de responsabilidad limitada, se disolverá forzosamente en los siguientes
casos:
Por cumplimiento del plazo de su duración; auto de quiebra legalmente ejecutoriado; y, por traslado
de su domicilio a país extranjero;
Por la conclusión de la actividad para la que se constituyó o la imposibilidad manifiesta de cumplir
el objeto empresarial;
Por la pérdida total de sus reservas o de más de la mitad del capital asignado, a menos que el
gerente-propietario hiciere desaparecer esta causal antes de concluido el proceso de disolución,
mediante el aumento del capital empresarial o la absorción de las pérdidas en las cuantías
suficientes;
A petición de parte interesada en los supuestos establecidos en esta Ley;
Por lo establecido en el tercer inciso del artículo 37; y,
Por cualquier otra causal determinada en la ley.
Art. 56.- Salvo los casos contemplados en el numeral 1 del artículo precedente, la disolución y consiguiente
liquidación deberá ser decretada por un juez de lo civil del domicilio principal de la empresa, con citación al
gerente-propietario, a petición de parte legítima o de oficio. En la misma providencia el juez nombrará
liquidador y dictará las medidas preventivas que estime necesarias, sin perjuicio de las responsabilidades
civiles o penales en que hubiere incurrido el gerente-propietario o sus apoderados, las que se harán efectivas
por cuerda separada.
La providencia judicial en que conste el nombramiento del liquidador, una vez ejecutoriada, se inscribirá en
el Registro Mercantil del domicilio principal de la empresa.
En los casos de disolución de pleno derecho, el Juez de lo Civil, de oficio o a petición de parte, notificará al
correspondiente Registrador Mercantil para que proceda a la inscripción respectiva y, en el mismo acto,
designará un liquidador; en caso de existir sucursales, la notificación se la hará también en el Registro
Mercantil del domicilio de éstas. (Ley Empresas Unipersonales de Responsabilidad Limitada, 2000)
1.6.2 Estructura organizacional
La finalidad de la estructura organizacional es establecer una definición jerárquica y de funciones
que han de desarrollar cada miembro de la Panadería, para trabajar en conjunto de forma óptima y
que se alcancen las metas establecidas en la planificación.
Es el conjunto de funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada
unidad debe cumplir y en modo de comunicación entre ellas.
14
Panadería Mercadillo tiene una organización lineal ya que es la más sencilla y clara, no hay
conflicto de autoridad ni fugas de responsabilidad, facilita la rapidez de reacción, crea una firme
disciplina, cada jefe adquiere toda la autoridad ya que para sus subordinados es el único que la
posee, es útil en la pequeño empresa.
Estructural Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la
organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre
de organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre
superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su
área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de
organización típica de pequeñas empresas o etapas iniciales de las organizaciones. (Chiavenato, 2006)
Características de la Organización Lineal
a) Autoridad Lineal y Única: Se caracteriza porque se presenta la autoridad única y absoluta
del superior sobres sus subordinados.
b) Líneas Formales de Comunicación: La comunicación entre los órganos o cargos que
existen en la organización son afectados únicamente a través de las líneas que existe en el
organigrama.
1.6.2.1 Organigramas
EL organigrama se define como la representación gráfica de la estructura orgánica de una
institución o de una de sus áreas o debe reflejar en forma esquemática la descripción de las
unidades que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales formales de
comunicación.
Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos
fundamentales de una organización, y que permite entender un esquema general, así como del
grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforman la estructura de una organización,
sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras.
Para el caso de estudio se ha tomado en cuenta que el organigrama estará formado de 3 niveles
principales que son:
15
Nivel Directivo: Este nivel toma decisiones sobre políticas generales y sobre las actividades básicas,
ejerciendo la autoridad para garantizar su fiel cumplimiento.
Además, planea, orienta y dirige la vida administrativa, e interpreta planes, programas y más directivas
técnicas y administrativas de alto nivel y los transmite a los organismos operativos y auxiliares para su
ejecución. (Vasquez, 2002)
Nivel Asesor: El nivel asesor aconseja, informa, prepara proyectos en materia jurídica, económica,
financiera, técnica, contable, industrial y más áreas que tengan que ver con la entidad o empresa a la cual
están asesorando.
El nivel asesor no tiene autoridad de mando, sino autoridad funcional, por lo tanto, no toma decisiones ni
ordena, se limita a dar consejos, recomendaciones, asesoría, proyectos, informes y más instrumentos
administrativos y técnicos. (Vasquez, 2002)
Nivel Operativo: EL nivel operativo es el responsable directo de ejecutar las actividades básicas de la
entidad o empresa. Es el ejecutor material de las órdenes emanadas por los órganos superiores.
Está integrado por las unidades que tiene a su cargo la producción y explotación de bienes, suministro de
servicios al público, atención de trámites, originados por la ley o costumbre, constituye el nivel técnico
responsable de la vida misma de una organización que es su naturaleza, esencia y razón de ser.
(Vasquez, 2002)
16
1.6.2.2 Organigrama estructural de la panadería mercadillo
GERENTE GENERAL
ASESORIA LEGAL
SECRETARIA
DEPARTAMENTO CONTABLE
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Elaborado por: Fecha: Aprobado por:
Darío Pulupa 17-10-2014 REFERENCIAS
Líneas de autoridad y responsabilidad
Auxiliar
Figura 1.1 Organigrama Estructural
17
1.6.2.3 Organigrama funcional
GERENTE GENERAL
ASESORIA LEGAL
SECRETARIA
DEPARTAMENTO CONTABLE
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
DEPARTAMENTO DE VENTAS
Controlar y dirigir las actividades medulares y generales de la panadería para el buen funcionamiento de la misma.
Coordinar las tareas con todos los departamentos de la panadería.
Definir políticas generales de administración.
Distribuir adecuadamente los recursos de la empresa para todos los departamentos.
Realizar evaluaciones periódicas del cumplimiento de las funciones de cada departamento.
Tomar decisiones, aprobar y controlar los planes y programas establecidos.
Asesora a la panadería en asuntos legales, laborales y tributarios.
Realiza trámites legales, laborales y tributarios
Recepción de documentos.
Redacción de documentos.
Contestar teléfonos
Cumplir con los planes y programas de producción ya establecidos.
Adquisición de materias primas y maquinaria.
Control y evaluación de materia prima y productos terminados.
Revisar los programas de producción, para asignar costos.
Estandarizar los procesos. Registrar oportunamente todas
las transacciones comerciales. Elaborar los estados financieros
anuales con sus respectivos anexos.
Elaborar las declaraciones de impuestos mensuales para su pago oportuno y presentación.
Verificar el adecuado registro de las transacciones que estén de acuerdo a lo estipulado en la ley
Determinar políticas de ventas y servicios.
Definir mercados. Elaboración de informes de
ventas. Planear campañas publicitarias. Visitar puntos de ventas.
Elaborado por: Fecha: Aprobado por:
Darío Pulupa 17-10-2014 REFERENCIAS
Líneas de autoridad y responsabilidad
Auxiliar
Figura 1.2 Organigrama funcional
18
1.6.2.3.1 Organigrama de Posición
GERENTE GENERAL
ASESORIA LEGAL
SECRETARIA
DEPARTAMENTO CONTABLE
DEPARTAMENTO DE PRODUCCION
DEPARTAMENTO DE VENTAS
1 GERENTE
1 ABOGADO
1 SECRETARIA
1 JEFE DE PLANTA
2 MAESTRO PANADEROS
2 AYUDANTES
3 EMPACADORES
1 BODEGUERO
1 CONTADOR
1 ASISTENTE CONTABLE
1 VENDEDOR
2 PERCHEROS
2 CHOFERES
Elaborado por: Fecha: Aprobado por:
Darío Pulupa 17-10-2014 REFERENCIAS
Líneas de autoridad y responsabilidad
Auxiliar
Figura 1.3 Organigrama de Posición
19
CAPITULO II
2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
2.1 Análisis Interno
El análisis interno consiste en identificar los factores endógenos que condicionan el desempeño de
la empresa, así como reconocer sus fortalezas y debilidades realizando un estudio que permite
identificar la cantidad y calidad de los recursos con los que cuenta la Panadería Mercadillo.
El ambiente interno por su parte tiene como propósito exponer las características de la empresa
que son controlables, aspectos que permitirán optimizar las fortalezas y controlar las debilidades.
Para realizar el análisis interno de este tipo de negocios deben aplicarse diferentes técnicas las
cuales permitan identificar dentro de la panadería que atributos serán de utilidad para generar una
ventaja competitiva sobre el resto de sus potenciales competidores.
Cada compañía tiene una combinación de recursos internos única o particular, dependiendo de su
personal, situación financiera, tecnología, etc. Estos factores establecen los límites de la capacidad
de la compañía para alcanzar sus objetivos.
2.1.1.1 Clientes
Cliente es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria productos o
servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o para una empresa u organización; por lo
cual, es el motivo principal por el que se crean, producen, fabrican y comercializan productos y servicios.”
Algunas consideraciones acerca de los clientes:
Si no prestan atención a sus clientes, alguna otra empresa lo hará.
Las empresas deben considerar a sus clientes como un activo que debe ser gestionado como
cualquier otro activo de la empresa.
Los productos van y vienen. El reto de las empresas se centra en que sus clientes duren más que sus
productos. Tienen que considerar más los conceptos ciclo de vida del mercado y ciclo de vida del
cliente en lugar del concepto ciclo de vida del producto. (Philip, Kotler; Gary, Amstrong, 2008)
20
Las oportunidades que deben aprovechar las empresas para desarrollar su negocio y tener un
porcentaje elevado de ganancias son los clientes, los cuales debemos consentir cuidando sus gustos
y preferencias.
Figura 2.1 Flujo de Clientes
Panadería Mercadillo es una empresa que en sus inicios como todos los negocios tuvo
resistencia en el medio, las grandes panaderías cubrían el sector junto con la poca inversión con
la que se contaba, al pasar los años la empresa se ha ido consolidando gracias a sus clientes,
entre los cuales destacan:
Mercadeo
Los clientes son quienes demandan un producto o servicio para cubrir un requerimiento o
necesidad. Cualquier negocio depende de la cantidad de clientes que posea para mantener su
posición en el mercado.
Para la empresa, es importante desarrollar y mantener una imagen corporativa de
diferenciación frente a la competencia.
21
2.1.1.1. Matriz Clientes Potenciales Panadería Mercadillo
Tabla 2.1 Matriz clientes potenciales panadería mercadillo
PERIODO CLIENTE VALOR PORCENTAJE
ENERO CRISTINA CASTELLANOS 539.68 1%
ECUABASTOS 899.44 2%
ELIZABETH LOACHAMIN 2086.8 6%
MEGA SANTAMARIA 31336.85 85%
SUPERMERCADOS MAGDA
S.A.
311.27 1%
TIENDAS INDUSTRIALES S.A 1883.94 5%
TOTAL ENERO 37.052,98 100%
FEBRERO ECUABASTOS 801.22 1.5%
ELIAS ALVAREZ 219.45 0.50%
ELIZABETH LOACHAMIN 1875.7 4%
MEGA SANTAMARIA 41591.14 84%
OLGA CASTILLO 2165.68 4%
TIENDAS INDUSTRIALES S.A 2905.2 6%
TOTAL FEBRERO 49558.39 100%
MARZO CRISTINA CASTELLANOS 611.32 1%
ECUABASTOS 898.28 2%
ELIZABETH LOACHAMIN 2957.25 5%
MEGA SANTAMARIA 50566.65 84%
OLGA CASTILLO 2363.74 4%
TIENDAS INDUSTRIALES S.A 2578.05 4%
TOTAL MARZO 59975.29 100%
Como podemos observar para hacer el análisis tomamos como muestra 3 meses del año 2015,
período el cual sus ventas son regulares, de manera notable podemos darnos cuenta que el cliente
potencial de la Panadería Mercadillo son los Supermercados SANTAMARÍA S.A.
2.1.2 Precio
Al igual que la calidad del producto influye en la adquisición de un bien o servicio, el precio es el
factor que permite medir la capacidad adquisitiva de las personas y si dicho bien o servicio tendrá
en nivel de aceptación en el mercado midiendo su costo-beneficio. El precio también es unos de los
elementos más flexibles: se puede modificar rápidamente, también se puede decir que el precio de
un bien es su relación de cambios por dinero es decir, el número de unidades monetarias que se
necesitan obtener a cambio una unidad del bien.
Cuando se habla de mercado se está pensando simultáneamente en el juego de la oferta y de la
demanda. La interacción de ambas determina los precios siendo éstos las señales que guían la
asignación de recursos. Los precios cumplen dos misiones fundamentales, la de suministrar
información y la de proveer incentivos a los distintos agentes, para que, actuando en su propio
interés, hagan que el conjunto del sistema funcione eficazmente. Los compradores y los vendedores
22
se ponen de acuerdo sobre el precio de un bien de forma que se producirá el intercambio de
cantidades determinadas de ese bien por una El precio de un bien es su relación de cambio por
dinero, esto es, el número de unidades monetarias que se necesitan obtener a cambio una unidad del
bien. Fijando precios para todos los bienes, el mercado permita la coordinación de compradores y
vendedores y, por tanto, asegura la viabilidad de un sistema capitalista de mercado.
El precio de venta de un producto, está determinado por las condiciones de la oferta y la demanda
de un mercado, así como los elementos del costo que integran como son: Materia prima, mano de
obra directa e indirecta, gastos indirectos, además de un porcentaje de utilidad sobre el costo del
producto. Es el valor de la mercancía vendida, pactado por el comerciante y que se concede a los
clientes, sin considerar los descuentos y rebajas sobre ventas.
2.1.2.1 Oferta
Se encuentra representada por los vendedores y es la cantidad de bienes y servicios existentes en los
mercados y puestos a disposición de los consumidores. (Hernandez, 2002)
2.1.2.2 Demanda
Las acciones que toman los consumidores respecto a cuanto consumir de un determinado bien se
manifiesta en el mercado a través de la demanda, otra manera es que la demanda nos dice cuanto
requerirán los consumidores de un determinado producto para cada uno de los precios que ese
producto puede tener.
2.1.2.2.1 Análisis del precio
Para establecer el precio de venta de cada unidad de nuestro producto intervienen varios factores:
La competencia
Los costos
La oferta y la demanda
El perfil del cliente y sus necesidades
El prestigio del producto o servicio
El precio de mercado de un producto influye en los sueldos, la renta, los intereses y las utilidades.
En otras palabras, el precio de un producto tiene repercusiones en el precio que paga a los factores
de producción: Mano de obra, sueldo, empresa y capital. Así pues, el precio es un regulador
23
fundamental del sistema económico porque afecta a la asignación de esos factores de producción.
Los sueldos altos atraen la mano de obra, los intereses altos atraen el capital.
Por las características de nuestros productos en los que predomina la calidad, y en relación al
mercado al cual nos dirigimos, tendríamos un precio accesible de modo que nuestros clientes
asocien un precio bajo frente a una elevada calidad de producto.
LA MANERA EN LA QUE INFLUYE EL PRECIO
El precio constituye un determinante fundamental de la demanda de nuestro producto, afecta la
posición competitiva de una a su participación en el mercado. De ahí que ejerza fuerte influencia
sobre los ingresos y las utilidades netas. Por otra parte, suele haber fuerzas que limitan la
importancia de los precios en el programa de mercadotecnia de una compañía, las características
del producto o una marca favorita pueden ser más importantes para los clientes que el precio.
La fijación de precios lleva consigo el deseo de obtener beneficios por parte de la empresa, cuyos
ingresos vienen determinados por la cantidad de ventas realizadas, aunque no guarde una relación
directa con los beneficios que obtiene, ya que si los precios son elevados, los ingresos totales
pueden ser altos, pero para que esto repercuta en los beneficios, dependerá de la adecuada
determinación y equilibrio entre las denominadas áreas de beneficios.
2.1.4. PROVEEDORES
Es la persona que surte a otras empresas con existencias necesarias para el desarrollo de la
actividad.
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias
(artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se
compran para su venta.
Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o negocio principal de la
empresa que compra esos elementos.
24
Figura 2.2Proveedores
2.1.2.3 Matriz de proveedores
Tabla 2.2 Matriz de Proveedores
PROVEEDOR PRODUCTO/SERVICIO PARTICIPACIÓN
CORPORACIÓN SUPERIOR MATERIA PRIMA 36,51%
LA FABRIL MATERIA PRIMA 27,43%
EMPRESA ELÉCTRICA LUZ 11,31%
CARTOPEL CORES 2,1%
PALMA YOLANDA MATERIA PRIMA 2,0%
SISMODE MATERIA PRIMA 1,5%
BASELL MATERIA PRIMA 1,3%
MINERVA MATERIA PRIMA 1,2%
PLASTISACKS MATERIA PRIMA 1,2%
CLARIANT MATERIA PRIMA 1,1%
AKARGO MATERIA PRIMA 0,8%
INEOS MATERIA PRIMA 0,7%
COMERCIO & COMERCIO TRAMITES EXP. 0,4%
NOVOPAN TABLEROS 0,4%
PRIMAPOL MATERIA PRIMA 0,4%
AGIP GAS 0,3%
EXXON MOBIL LUBRICANTES 0,26%
PLASTICHEMIX EMPAQUE 0,2%
VARIOS MATERIA PRIMA 10,41%
TOTAL 100%
25
2.2 Análisis Externo
El análisis del ambiente externo tiene por objeto estudiar las características del mercado cambiante,
las cuales son de índole no controlable.
Existen varios factores externos en el ambiente de una compañía que afectan la operación de la
misma. Algunos de estos factores tienen un impacto positivo, mientras que otros pueden afectar
negativamente. Es más, el mismo factor puede influir de manera positiva en una compañía y
negativamente en otra dependiendo de la misión y objetivos de la compañía.
El análisis externo se basa en realizar estudios de escenarios y estudios de evolución de mercados,
estudios comparativos de productos de la competencia con el objetivo de determinar amenazas y
oportunidades y valorar la importancia de diferentes ideas innovadoras.
El análisis externo se sirve de información suministrada por otras herramientas de innovación que
van recopilando información en el día a día como, por ejemplo, la vigilancia tecnológica.
2.2.1 Ubicación geográfica
Geográficamente PANADERIA MERCADILLO, se encuentra ubicada en la provincia de
Pichincha, Parroquia Calderón, Sector Llano Grande calle García Moreno S/N y Sanguña, empezó
sus actividades con un punto de venta en el sector de la Universidad Central, en donde se
elaboraban y vendían productos relacionados con la panadería, pastelería y galletería.
26
Figura 2.3 Ubicación geográfico de la Panadería
2.2.2 Situación organizacional
Este análisis consiste en evaluar las Fortalezas y Debilidades de la panadería que están relacionadas
con el ambiente interno (recursos humanos, técnicos, financieros, tecnológicos, etc, Oportunidades
y Amenazas que se refieren al entorno externo (Microambiente: Proveedores, competidores, los
canales de distribución, los consumidores) (Macroambiente: político, económico, social y
tecnológico de la empresa.
La importancia en la realización de este análisis, consiste en poder determinar de forma objetiva, en
que aspectos el negocio tiene ventajas respecto de su competencia y en qué aspectos necesita
mejorar para poder ser competitiva
Fortalezas y debilidades internas: Son las actividades que una organización sí puede controlar y
que desempeña especialmente bien o con deficiencias, respectivamente.
27
Figura 2.4Análisis FODA
Oportunidades y amenazas externas: Se refieren a las tendencias y acontecimientos económicos,
sociales, culturales, demográficos, ambientales, políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y
competitivos que podrían beneficiar o perjudicar significativamente a una organización en el
futuro. Las oportunidades y amenazas se encuentran más allá del control de una sola organización.
Fortalezas
Economías de escala: La producción será equilibrada para no decaer en el balance.
Recursos Humanos bien capacitados: Atender bien y con respeto a los clientes
Calidad total: Calidad y precio en el pan. Fijar bien los ojos ante cualquier falla.
Innovación en Tecnología: Solo podremos obtener nueva maquinaria en un período de 3
años aproximadamente.
Misión y Objetivos bien definidos: El tener mayor clientela, llegar a ser líderes de venta de
pan, y recaudar fondos para nuestra promoción.
Debilidades
Altos costos de producción: Tal vez la producción nos cueste mucho, por eso tendremos en
cuenta a los proveedores.
Retraso en la entrega de la mercadería: Deberemos aprender a manejar la situación con
calma.
Recursos Humanos sin capacitación: sería muy peligroso porque los clientes son los que
nos llevarían adelante y por atenderlos mal no volverían.
28
Falta de Misión y Objetivos.
Tecnología obsoleta.
Oportunidades
Nuevos Mercados: el ampliar nuestro negocio nos va a dar más oportunidades para
promover el desayuno.
Posibilidad de Exportar: contando con la maquinaria necesaria para producir lo lograremos.
Mercado en crecimiento: el expandirnos sería una gran ventaja contra otros competidores.
Amenazas
Ingreso de nuevos competidores al sector: nos afectaría, pero para manejar bien la situación
hay que poner un plan a prueba para diferenciarnos.
Productos sustitutos: otros productos que ingresen al mercado, tal vez con la misma calidad
y menor precio, pero tendríamos estrategias para vencer.
Ingreso de productos importados: nunca vimos este punto, y no lo tendremos en cuenta en
el proyecto (al menos no por ahora).
29
2.2.2.1 Matriz FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
El acceso a la actual tecnología y las innovaciones
que puedan darse en el producto. Ausencia de un plan estructurado de marketing.
Maquinaria con la última tecnología del mercado,
lo cual permite lograr los niveles altos de eficiencia
y productividad satisfaciendo las demandas del
mercado más exigentes.
Fuerza de ventas basada en calidad del producto
y no en negociaciones o planes de comercialización
Transferencia de conocimiento eficaz para
desarrollar y desempeñar las funciones operativas
de la unidad
No se realiza presupuestos, lo que mejoraría el
control financiero.
Marcas líderes en el mercado No contar con una administración de procesos y
procedimientos definidos
Existe un compromiso por parte del nivel
jerárquico de la Unidad Productiva
Poco experiencia empresarial de este tipo de
negocios en el área
Hay un estricto control administrativo en cada una
de los procesos
Desconocimiento del índice de morosidad de los
clientes
Cartera de clientes establecida
Se debe re-organizar el área administrativa en la
panadería dotando e instalando las condiciones
adecuadas para su funcionamiento.
Trabajo en equipo, comunicación y un adecuado
ambiente laboral. No existe una producción a gran escala
Retribución por el trabajo en temporadas altas
mediante bonificaciones
Producto totalmente innovador, que puede originar
un lento crecimiento en las ventas.
Nuestra delicada y personal atención,
asesoramiento continuo a nuestros clientes en
cuanto a combinación de gustos y sugerencias
acerca de la delicia acorde con cada evento.
Maquinaria inadecuada por falta de
mantenimientos para una mayor y mejor
producción
Conocimientos técnicos en cuanto a modo de
preparación y cocción de los panificados. Retraso en la entrega de la mercadería
La relación que tiene los directores de la
organización con instituciones a quienes ofrecer el
producto.
Los costos del producto son relativamente altos y
que deben disminuirse al elevar la demanda y por
lo tanto los niveles de productividad.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Aumento creciente de la demanda en las diferentes
regiones del país
Déficit en la balanza comercial, que ocasiona una
contracción en la economía y falta de crédito
Clientes potenciales de alto volumen de compras.
Alta tasa de inflación que constituye un riesgo,
debido a la posibilidad de optar por productos
sustitutos a menor precio
Mercado en continuo crecimiento Aumento de índices de pobreza, que disminuyen la
capacidad adquisitiva
Alto nivel tecnológico en procesos productivos Control de precios
Nichos no atendidos Inseguridad
Sector de alto consumo Inestabilidad económica del sector
Es un mercado que está en crecimiento en la zona:
hay mayor cantidad de personas que viven en
Urbanizaciones, están en desarrollo y están
necesitando de este producto.
Competencia desleal
30
2.2.3 Aspectos políticos
En 2006, tras varios procesos de inestabilidad política, el Ecuador en un proceso electoral, de
forma democrática eligió presidente de la República a un economista de izquierda cuya carrera
política, coronó en pocos meses al frente del partido político Alianza PAIS. El Eco. Rafael Correa
triunfó con una campaña centrada en un proceso constituyente, perfeccionado en 2008, para
refundar el Estado y la democracia del país, fortalecer las instituciones a costa de los poderes
tradicionales, priorizar el gasto social y alcanzar la soberanía energética y financiera. El lema
de la revolución ciudadana consistente en el cambio radical, profundo y rápido del sistema
político, económico y social que regía hasta ese momento en el país, estos lemas han sido
respaldados en las urnas, en dos referendos y en dos elecciones.
En política exterior, el Eco. Rafael Correa se ha alejado de Estados Unidos, ha tenido conflictos
con Colombia y, sobre todo, se ha adherido al bloque bolivariano que lidera el presidente
venezolano Hugo Chávez.
Entre las principales fortalezas de este Gobierno fue la aprobación, a través de un proceso
democrático, de una nueva Constitución. La implementación de una nueva institucionalidad del
Estado, que antes eran definidos por el Congreso y que ahora participa la ciudadanía. Como
debilidad está la falta del pleno ejercicio de una democracia participativa.
En este periodo cambió el concepto de poder. Ahora es la gente la que decide si un
gobernante continúa o no. La muestra es la serie de elecciones y consultas populares que se dieron
durante este periodo.
La revolución se basa también en el cumplimiento de promesas. El Gobierno nunca dejó de atender
a los sectores sociales e invertir en ellos. Esto contribuye a resurgir la confianza de la gente. Lo
positivo de la gestión del Eco. Rafael Correa ha sido la salud, la educación, la infraestructura vial y
la atención a estratos populares.
Las necesidades del empleo y de trabajo digno encuentran un soporte estratégico en la
capacitación y formación profesional, en aprovechamiento de los avances de la ciencia, la
tecnología y las capacidades instaladas de los sectores productivos y laborales, siempre bajo el
contexto de una economía solidaria y una política que asegura ingresos equitativos.
31
2.2.4 Aspectos económicos
La economía del estado Ecuatoriano en el periodo de mandato del Eco. Rafael Correa está
volviendo a nacer a raíz del transcurso negativo que ha tenido el país en los últimos años debido a
que los gobiernos anteriores no han tenido la capacidad para involucrarse de una manera íntegra en
el desarrollo y crecimiento económico.
La peor causa de la crisis económica que atravesó Ecuador fue la dolarización en el gobierno de
Jamil Mahuad la misma que ocasionó un malestar general dentro del país, dejando el pasado a un
lado el actual mandatario implementa planes para incrementar la productividad y competitividad.
En el periodo de mandato de Rafael Correa:
En el 2007, panaderos recibieron del naciente gobierno de Rafael Correa un subsidio para que el
precio del pan no se afecte por el encarecimiento del trigo en los mercados internacionales, pues las
materias primas en el exterior repuntaron hasta en más del 100% ese año.
En el 2008, con la crisis económica mundial, el régimen optó por fijar precios para productos de
consumo masivo como el arroz y la leche.
En el 2009 se pusieron salvaguardias a importaciones para detenerlas y eso salvó de la quiebra a
muchos artesanos del calzado y de confecciones, quienes habían estado en apuros por el ingreso
agresivo de productos chinos, el gobierno está muy focalizado en sectores pequeños.
2.2.5 Aspectos sociales
El Ecuador se encuentra conformado por diferentes razas y niveles socio económicos. A partir del
año 1.999 la sociedad ecuatoriana ha sufrido de graves trastornos socios culturales, caracterizados
por un empobrecimiento masivo. Con la quiebra de pequeñas y medianas empresas, la
desocupación creció en porcentajes nunca antes vistos en el país, dando origen a la emigración de
mano de obra principalmente hacia Europa y Estados Unidos. Se pudo observar la ruptura de
miles de familias, quedando niños y jóvenes al cuidado de familiares cercanos, además de un
incremento en la inseguridad, pero sobretodo fueron mucho más notorias las desigualdades
sociales.
En el tema de educación se señala el derecho a la gratuidad; se hace una inversión fuerte en los
temas de la temprana edad, porque es ahí donde se establecen las diferencias a futuro. También
están los cambios institucionales jurídicos; el fortalecimiento de la institucionalidad y recursos
32
humanos; y el tema de compensar la brecha histórica que existía en infraestructura y logística en
hospitales, centros de salud y de desarrollo infantil. Se busca la equidad entre las personas.
El Estado se maneja bajo un proyecto político que ha definido sus prioridades en términos de una
sociedad más justa que apunte a que la gente viva bien, donde todos tengan la oportunidad de salir
adelante. Es lo que debe asegurar el Estado, como en las sociedades europeas o en otros lugares:
que los ciudadanos tengan unas condiciones mínimas, eso es tener buenos servicios públicos
básicos, educación, salud, conectividad, agua.
Existen ciertos aspectos sociales en donde el gobierno ha enfatizado su ayuda como en el sector de:
SALUD
El Ecuador ha dado pasos agigantados en este sector los cambios más importantes en esta área son:
Verdadera gratuidad de los servicios médicos, lo que representa un cambio significativo en cuanto
a gobiernos anteriores. Actualmente la ciudadanía cuenta con médicos especialistas en los
Hospitales de cada ciudad. La atención es buena por ejemplo si una persona tiene que realizarse
una operación la estadía en los Hospitales Públicos
EDUCACIÓN
Hay muchos cambios positivos en este sentido que ayudan a los padres de familia en los gastos de
educación de sus hijos. Los cambios más profundos son: se eliminó el pago de la matricula que
realizaban los padres de familia al iniciar el año lectivo, dotación de textos y materiales de estudio
para los niños y jóvenes estudiantes sin costo alguno. Implementación de la evaluación
institucional a profesores y autoridades de los establecimientos educativos. Cambio de rectores y
autoridades que se habían perpetuado en los colegios y manteniendo la educación estática y con
mucho retraso. Entrega de uniformes y alimentos a los niños de las escuelas del sector rural.
Cambios profundos en la Educación Superior que a corto y mediano plazo darán sus frutos con
buenos profesionales para el desarrollo del país.
SOCIEDAD
Quizá este sea uno de los aspectos más importantes y sobre el cual se basa la actividad del actual
gobierno el cambio de actitud y cultura, es decir antes el dinero era más importantes que
la persona, ahora se da un cambio radical en este sentido y la campaña es primero el ciudadano y
33
luego lo material. La eliminación de niños de las cárceles públicas, la ayuda económica, la atención
médica a la población con discapacidad, la promoción de buenas costumbres de alimentación y
comportamiento social.
2.2.6 Aspectos tecnológicos
En periodos anteriores en el Ecuador no se daba mucha importancia a la tecnología dentro del país.
Pues gobiernos anteriores no designaban la cantidad necesaria de recursos económicos para su
desarrollo tecnológico. Es por eso que gran cantidad de la tecnología utilizada en el país provenía
de otras naciones, como es el caso de los Estados Unidos, Alemania, Italia, China y Japón.
En el gobierno actual se ha realizado un cambio radical dentro de los aspectos tecnológicos
tanto así que se tiene planificado que en el período 2010 – 2014 la investigación se concentrará en
áreas específicas como salud, energía y territorio, sin descuidar las demás áreas prioritarias para el
desarrollo regional.
Este año el trabajo se concentrará en temas específicos de prioridad nacional con la articulación
entre los diferentes actores mediante redes que permitan integrar distintas universidades, proyectos
y profesionales de la investigación científica y tecnológica. Además articulará con los centros de
investigación para construir propuestas conjuntas, planificadas, que atiendan aspectos necesarios
para el país.
El cambio de la matriz productiva y energética para crear mejores condiciones de vida e
incrementar la competitividad desde la ciencia y la tecnología es posible y lo demuestran los
resultados alcanzados en estos dos últimos años; sin embargo todavía queda mucho por hacer en el
período 2010 - 2014.
Puntualizando lo cambios experimentados dentro del gobierno actual están:
MODERNIZACIÓN
En este sentido los pasos también son agigantados se han incluido herramientas digitales modernas
para realizar los trámites de los ciudadanos en las entidades del Ecuador, es así como vemos que
para realizar un venta o compra de parte de alguna institución ahora se realiza a través del portal en
Internet de Compras Públicas, los correos y registro civil has sido modernizados, la atención al
cliente ha sido mejorada en un gran porcentaje. El cambio de personal policial a personal civil ha
servido de mucho por ejemplo antes para sacar un record policial era una tortuosa experiencia para
34
el ciudadano ya que este demoraba dos días en el mejor de los casos y obteniendo este documento
en un día o al instante solo con el pago de coimas a tramitadores.
TELEFONÍA E INTERNET
El gobierno del Eco. Rafael Correa pasara a la historia como el gobierno que dio el punto inicial a
la entrada a era de la información en el Ecuador ya que con un gran esfuerzo se consiguió la
instalación del cable submarino de fibra óptica SAM 1, lo que está permitiendo una
reducción extraordinaria en los precios del Internet y servicios telefónicos.
35
CAPITULO III
3 MARCO TEÓRICO, CONCEPTUAL Y LEGAL
3.1 Marco Teórico
La presente tesis se muestra como una alternativa para que dentro de la panadería exista un Manual
de Procedimientos Contables, que permita a la misma identificar, evaluar y administrar
situaciones complejas, reduciendo sus impactos negativos. Si bien es cierto esto no elimina la
posibilidad de ocurrencia de errores o riesgos, pero de alguna forma se disminuye el impacto que
esta pueda ocasionar a la panadería.
Un punto importante es contar con procesos eficientes, una planificación adecuada, que permita
tener una visión al futuro, diseñando procedimientos que permitan reducir los riesgos, simplificar el
trabajo y coordinar las actividades encaminadas hacia los objetivos trazados.
Se enfocará a determinar los procedimientos que la panadería debe realizar, además establecer
controles y métodos para garantizar que la información que se registra sea real, veraz y oportuna y
que los estados financieros presentados tengan razonabilidad.
3.2 Marco Conceptual
3.2.1 Contabilidad
3.2.1.1 Concepto
Es una técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema dinámico de
control e información que se sustenta tanto en un marco teórico, como en normas internacionales. La
contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de la valoración justa y
actual de los activos y obligaciones de la empresa, y de la presentación relevante de la situación económico-
financiera. Esto se hace por medio de reportes específicos y generales preparados periódicamente para que
la dirección pueda tomar decisiones adecuadas que apuntalen el crecimiento económico de manera armónica,
responsable y ética en las entidades que lo usen. (Zapata Sánchez, 2011)
Es la ciencia, el arte y la técnica que permite le registro, clasificación, análisis e interpretación de las
transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al
término de un ejercicio económico o período contable. (Bravo, 2005)
36
Se puede decir que la contabilidad es una técnica que se encarga de registrar clasificar y resumir las
operaciones comerciales de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por lo tanto los
gerentes o directores por medio de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus
empresas mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y
solvencia de la empresa, la frecuencia de cobros y pagos, las tendencias de ventas, costos y gastos
generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.
“La contabilidad une a quienes toman decisiones con las actividades económicas y con los
resultados de sus decisiones.” (Meigs, 2000)
Acciones (decisiones)
Figura 3.1 Proceso contabilidad
Nota: Contabilidad la base para decisiones gerenciales, Meigs Robert
3.2.1.2 Importancia
La contabilidad muestra dónde y cómo se han utilizado los recursos de la empresa, evalúa el desempeño e
implicaciones financieras al momento de escoger un plan en vez de otro. Y por último ayuda a predecir los
efectos futuros de las decisiones ya dirigir la atención tanto hacia los problemas, imperfecciones,
ineficiencias actuales, como hacia las oportunidades futuras. (Zapata Sánchez, 2002)
La contabilidad quizás es el elemento más importante de la empresa, porque nos permite conocer la
realidad económica y financiera de la empresa, su progreso, sus tendencias y lo que puede llegar a
ser en un futuro.
37
Las empresas que no llevan contabilidad, ignoran la herramienta que les permitirá administrar
correctamente su efectivo, sus inventarios, cuentas por cobrar y pagar, sus pasivos, sus costos y
gastos; en definitiva sólo se tiene un conocimiento vago de la situación económica de la empresa.
Con la información económica-financiera que presta se constituye en una herramienta
indispensable ya que se tiene un conocimiento global de la empresa, y de cómo funciona,
permitiendo al empresario emitir juicios o criterios sobre el diagnóstico económico de la empresa,
ayudando a tomar decisiones pertinentes que encaminen efectivamente el rumbo de la empresa.
3.2.1.3 Clasificación de la contabilidad
La contabilidad en:
Contabilidad Administrativa: Permite dar información de datos financieros y no
financieros que ayuda a los administradores a facilitar las funciones de planeación, control
y toma de decisiones, con el fin de cumplir con los objetivos trazados.
Contabilidad Financiera: Permite proporcionar información a terceras personas
relacionadas con la empresa, como son inversionistas, accionistas, etc, para la toma de
decisiones.
Contabilidad de Costos: Permita dar información sobre aquellos recursos financieros y no
financieros que utiliza la empresa para obtener un producto terminado o servicio.
Adicionalmente la contabilidad se puede clasificar de acuerdo a los campos de especialización de
acuerdo al objetivo que cumple la empresa, así tenemos los siguientes campos:
Contabilidad General o Comercial: Se utiliza en negocios que se dedican a la compra y
venta de mercaderías. Ejemplos tenemos almacenes de ropa, tiendas, supermercados, etc.
Contabilidad de Costos: Se aplica a empresas dedicadas a transformar la materia prima en
productos elaborados o bien final. Ejemplos empresa manufactureras, madereras, mineras,
agrícolas, etc.
Contabilidad Gubernamental: Se aplica a empresas u organismos del estado. Ejemplos
Ministerios, Municipios, Consejerías, etc.
Contabilidad Bancaria: Se utiliza en entidades financieras, bancos, cooperativas, y todas
las entidades contraladas por Superintendencia de Bancos.
38
3.2.2 Cuenta contable
3.2.2.1 Concepto
Cuenta contable es el nombre o término que se utiliza en contabilidad para identificar, clasificar,
resumir y registrar en forma ordenada los valores de una determinada operación que componen
incrementos o disminuciones de los distintos rubros que integran el Activo, Pasivo, Patrimonio,
Ingresos, Costos y Gastos de una terminada empresa.
Se debe tener en cuenta que el nombre de la cuenta debe explicarse por sí sola y no prestarse para
confusiones o doble interpretación, el nombre de la cuenta debe ser completo; no puede dejarse a
medias, sin identificar su naturaleza o ámbito.
Cabe indicar que no existe un formato fijo de una cuenta a utilizar, esto puede cambiar de acuerdo
al criterio del contador y a la naturaleza o giro del negocio.
La cuenta contable se representa en una T mayúscula agrandada, la misma que está compuesta por:
Nombre de la cuenta en la parte superior
Debe: Registra los valores que reciben, ingresan o entran a cada una de las cuentas,
aparece al lado izquierdo.
Haber: Registra todos los valores que entregan, egresan o salen de cada una de las cuentas,
aparece al lado derecho.
Saldo: Es la diferencias entre él debe y el haber de la misma cuenta.
3.2.2.2 Tipos de cuentas
Existen tres tipos de cuentas:
Cuentas Reales: Pertenecen al Estado de Situación Financiera y por su naturaleza no se
cierran al finalizar un ejercicio económico. Ejemplo: Caja, Bancos, Clientes, Proveedores.
Cuentas Temporales: Pertenecen al Estado de Resultados, al final del ejercicio económico
se cierran con el fin de incrementar o disminuir el patrimonio con el resultado económico.
Ejemplo: Ventas, Gatos y Costos.
Cuentas Mixtas: Formadas por una parte real y una temporal, cuyo valor inicial será
modificado por efecto de los ajustes que muestren el gasto o renta devengados al final del
ejercicio económico. Ejemplo: Pago y cobros anticipados.
39
3.2.2.3 Clasificación de cuentas:
Las cuentas se pueden clasificar según:
3.2.3 Plan de cuentas
3.2.3.1 Concepto
El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y
estadísticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se
diseña en función de las necesidades de información y el control que desea la gerencia de la empresa y se
elabora atendiendo los conceptos de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.
(Zapata Sánchez, 2011)
Denominada también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas
sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporción los nombres y el código de cada
una de la cuentas. (Bravo, 2005)
• Personales
• Impersonales Su naturaleza
• Activo
• Pasivo
• Patrimonio
• Costos y Gastos
• Ingresos
El grupo al cual pertenecen
• Estado de Situación Financiera
• Estado de Resultados El estado financiero
• Deudoras
• Acreedores El saldo
40
Toda empresa para iniciar con su contabilidad debe estructurar o crear un plan de cuentas, que tiene
por objetivo facilitar el manejo de la cuentas mediante códigos; en especial cuando hoy en día se
utiliza el sistema computarizado para el ingreso de datos.
El plan de cuentas es una herramienta que sirve tanto como fuente de consulta como para la
presentación de estados financieros en forma ordenada y explícita, no se puede decir que existe un
plan de cuentas uniforme para todas las empresas, ya que su estructura depende del tamaño, de las
necesidades de la empresa y de quien lo elabora.
Un plan de cuentas de cumplir con ciertos requisitos:
Integridad: Debe contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a los requerimientos de
la empresa.
Flexibilidad: Tiene que permitir el agregar nuevas cuentas.
Sistematicidad: Las cuentas deben seguir un orden.
Homogeneidad: El plan de cuentas de estar relacionado de acuerdo al giro del negocio.
Se debe considerar los siguientes aspectos al momento de elaborar un plan de cuentas:
Se debe partir de lo general a lo particular; es decir comenzar por las cuentas colectivas.
Se debe utilizar una terminología clara para nombrar a las cuentas.
No se debe generalizar demasiado las cuentas.
La actividad comercial de la empresa.
3.2.3.2 Importancia
Permite registrar las cuentas contables de la empresa en forma de listado, llevar un orden y
control eficiente.
Facilita el reconocimiento de cada una de las cuentas ya que cada una de las mismas se
encuentra codificada según sea el tipo.
Permite llevar un control diario de los movimientos contables de la empresa.
Brinda una estructura básica para la organización del sistema contable.
Permite obtener información contable de la empresa de una manera sencilla.
Presenta todas las cuentas que la empresa necesita para su funcionamiento.
41
3.2.3.3 Estructura del plan de cuentas
La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales al ser
jerarquizados se presentan de la siguiente manera:
Tabla 3.1 Estructura del plan de cuentas
Primer Nivel: Grupo dado por los términos de la situación
financiera, económica y potencial
Situación financiera
Activo
Pasivo
Patrimonio
Situación económica
Cuentas de resultado deudoras, Gastos
Cuentas de resultado acreedoras, Rentas
Situación potencial
Cuentas de orden
Segundo Nivel: Subgrupo dado por la división racional de los
grupos, bajo el criterio de uso generalizado
Activo Bajo el criterio de disponibilidad y liquidez
Activo corriente
Activo fijo o propiedad, planta y equipo
Diferido y Otros activos
Pasivo Bajo el criterio de exigibilidad
Pasivo Corriente (corto plazo)
Pasivo Fijo (largo plazo)
Diferidos y Otros pasivos
Patrimonio Bajo el criterio de inmovilidad
Capital
Reservas
Superávit de capital
Resultados
Cuentas de resultados deudoras
Gastos operacionales
Gastos no operacionales
Gastos extraordinarios
Cuentas de resultados acreedoras
Rentas operacionales
Rentas no operacionales
Rentas extraordinarias
Cuentas de orden
Deudoras
Acreedoras
42
3.2.4 El código de cuentas
3.2.4.1 Concepto
Es la utilización de números, letras y/o símbolos que permiten diferenciar a las cuentas contables
en grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas y a su vez convirtiéndose el código al equivalente al
nombre de la cuenta.
3.2.4.2 Ventajas
Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas.
Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del pan, como consecuencia de nuevas
operaciones.
Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir las clases de cuentas
(Ejemplo: se asigna el dígito 1 al Activo; una cuenta que lleve el número 1101 indicará
que forma parte del Activo).
Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos. (Zapata
Sánchez, 2011)
3.2.4.3 Características
Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalación de nuevos ítems.
Ser amplio: Capacidad de aceptar la intercalación de nuevas categorías o jerarquías.
Ser funcional: Capacidad para funcionar a través de cualquier medio. (Zapata Sánchez, 2011)
3.2.4.4 Sistemas de codificación
La codificación normalmente se utiliza en la elaboración del plan de cuentas puede ser:
Numérico: Consiste en asignar números como código para identificar a las cuentas.
Alfabética: Consiste en asignar a cada cuenta del plan un código formado por una o varias
las letras del alfabeto.
Alfanumérico: Consiste en utilizar en forma simultánea tanto letras como número o la
abreviatura.
Nemotécnico: Consiste en la asignación de códigos que son básicamente las abreviaturas
de los nombres de las cuentas.
43
3.2.4.5 Métodos de codificación
Los métodos más utilizados son:
Método serial simple: Se ordenan los datos bajo algún criterio, luego se le asigna un
número, comenzando por el uno respetando la serie. Este método no permite una
clasificación jerarquizada y sería un grupo.
Método serial simple saltado: Se ordenan los datos bajo algún criterio, permite saltar o
interrumpir la serie con el objeto de intercalar en el futuro nuevo datos, de igual manera
este método no permite una clasificación jerarquizada y sería cuenta.
Método serial en bloques: Establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía que
determinan límites, respetando la serie numérica, para el grupo o la categoría. El límite
usual es el 0 y sería subcuenta.
CÓDIGO CUENTA
1-10 ACTIVO
1-20 PASIVO
1-30 PATRIMONIO
Métodos de dígitos finales: Frente a cualquier posición que tenga el dígito, sólo aquellos
ubicados a la derecha del mismo son los que realmente constituyen el código. Utilizados
para disimular la información.
Se utiliza para precios de venta:
25101 / 32012 / 43103
Método de decimal puntuado: Establece la jerarquización de los datos, es muy práctico,
fácil de entender y descifrar, es el más utilizado en la práctica contable ya que es fácil,
integrador y generalizador.
Se articula mediante una codificación numérica cuyo significado es:
Con un código designa el Grupo
Con dos dígitos designa al Subgrupo.
Con tres dígitos designa a la Cuenta Mayor General.
Con cuatro o más dígitos designa a la Cuenta Mayor Auxiliar.
44
GRUPO 1
SUBGRUPO 1.1
CUENTA MAYOR GENERAL 1.1.01
CUENTA MAYOR AUXILIAR 1.1.01.002
3.2.5 El ciclo contable
3.2.5.1 Concepto
Se desarrolla con normas, leyes y principios contables que se utiliza para registrar, clasificar y
resumir la información contable. Es importante destacar que el ciclo contable sigue una serie de
pasos que comienza desde el registro del documento fuente que sustenta la transacción hasta la
culminación cuyo resultado es la emisión de estados financieros.
El objetivo es poder determinar al final de dicho ejercicio un resultado periódico que sirva para
encausar la marcha de la empresa y cumplir con las obligaciones legales.
El proceso contable es dinámico y está plenamente vinculado conforme se evidencia en el siguiente
gráfico:
ENTRADAS PROCESO PRODUCTOS
Figura 3.2 Ciclo contable
(Zapata Sánchez, 2011)
Actos de comercio
Compra, vende,
Deposita, etc.
Proceso
contable
Estados
Financieros
(EEFF)
Y otros reportes
45
3.2.5.2 Flujograma ciclo contable
Reconocimiento de la operación
Jornalización
Mayorización
Comprobación
Estructuración de informes
Figura 3.2 Flujograma ciclo contable
3.2.5.3 Reconocimiento de la operación mercantil
Son las operaciones o también conocidas como transacciones, son las actividades o
acontecimientos diarios de un negocio. Constituyen el inicio del proceso e involucra entrar en
Documento Fuente
Prueba evidente con soportes
Requiere análisis
Se archiva cronológicamente
Diario General o Libro
Diario
Registro inicial
Requiere criterio y orden
Se presenta como asiento
Mayor General o Libro
Mayor
Clasifica valores y obtiene saldos de
cuentas
Requiere criterio y orden
Brinda idea del estado de cada cuenta
Mayor General o Libro
Mayor
Ajustes
Balance
Actualiza y depura saldos
Permite presentar saldos razonables
Resumen significativo
Valida el cumplimiento de normas y
conceptos de general aceptación
Estados Financieros Financieros
Económicos
46
contacto con la documentación de sustento o documentos fuente y efectuar el análisis que conlleve
a identificar la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas y se expresa
en forma de un asiento en los registros de contabilidad.
Documentos fuente: Son la evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan
todas las transacciones de la empresa.
Los documentos fuentes se clasifican de la siguiente forma:
Por su origen
Documentos internos: Son aquellos emitidos por la propia empresa, entregados como
soporte de la transacción, ejemplo: nota de venta, factura de venta.
Documentos externos: Son aquellos que llegan a la empresa como soporte de la ejecución
de una transacción comercial, ejemplo: factura de compra.
Por su importancia
Documentos principales: Son aquellos considerados como indispensables, por lo tanto
son soportes fundamentales de la transacción, ejemplo: facturas, notas de venta, notas de
crédito, etc.
Documentos secundarios: Son aquellos que complementan el archivo de la transacción,
ejemplo: notas de ingreso, notas de pedido, etc.
Por su formato
Regulados: Son aquellos que se emiten bajo un formato preestablecido por regulaciones de
organismos de control.
No Regulados: Son aquellos que se emiten bajo un formato preestablecido por la propia
empresa.
3.2.5.4 Jornalización
Es uno de los registros de entrada original. Es la puerta de entrada al proceso contable y sirve para
registrar las transacciones separando las cuentas y valores del crédito y los valores del débito.
47
LIBRO DIARIO
Es el registro contable principal, en el mismo se registran todas las operaciones de la empresa en
orden cronológico y diariamente; es decir, según las fechas en que se producen las diferentes
transacciones comerciales de la empresa.
Los valores que tuvieron movimiento en el libro se toman para su traspaso al libro mayor.
Las partes que deben reflejar un asiento contable en el libro diario son:
Fecha y número de asiento.
Títulos y códigos de las cuentas afectadas.
Importe de los débitos y créditos.
Breve explicación de la operación.
Diseño de la estructura del Libro Diario
PANADERÍA MERCADILLO
LIBRO DIARIO
FOLIO N°:____
FECHA CÓDIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
TOTAL
Figura 3.3 Formato Libro Diario
48
3.2.5.5 Mayorización
Es el proceso mediante el cual se trasladan en forma sistemática y de manera clasificada las cuentas
y valores que se encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras; es decir si un valor
se encuentra en él debe, pasará al debe de la cuenta correspondiente.
LIBRO MAYOR
Es el segundo registro principal, tiene como función básica recopilar sistemáticamente las
operaciones inscritas en el libro diario, para conocer su movimiento y saldo en forma particular que
se mantiene por cada cuenta contable.
El registro del libro mayor se lo realiza de acuerdo al orden cronológico en que se hayan realizados
las operaciones de libro diario; para guardar uniformidad de los registros.
Existen dos tipos del Libro Mayor:
Libro mayor principal: Para cuentas de control general. Ejemplo: Clientes
Libro mayor auxiliar: Para cuentas subcuentas y auxiliares. Ejemplo: Clientes-Supermaxi,
Clientes-Megasantamaría.
Procedimientos para mayorizar
El procedimiento para mayorizar incluye los siguientes pasos:
Tome cuenta por cuenta, las que constan en el libro diario.
A cada una, asígnele una tarjeta (o archivo magnético) y escriba el nombre completo de la cuenta (o
auxiliar). Ponga el número del código que le corresponda.
Pase los valores de la cuenta que consta en el libro diario; si están en el Debe, al DEBE; si están en
el Haber, al HABER, de la respectiva cuenta.
Obtenga los saldos así: asigne a los valores del Debe el sigo (+), y si están en el Haber el signo (-), y
obtenga la diferencia matemática; si el resultado es positivo, se trata de un saldo deudor; por el
contrario, si el valor es negativo, se trata de un saldo acreedor. (Zapata Sánchez, Contabilidad
general con base en las normas internacionales de información financiera, 2011)
49
Diseño de la estructura del Libro Mayor
PANADERÍA MERCADILLO
LIBRO MAYOR
CÓDIGO:________________________________
CUENTA:________________________________
FECHA DESCRIPCIÓN
N°
ASIENTO DEBE HABER SALDO
TOTAL
Figura 3.4 Formato Libro Mayor
3.2.5.6 Balance de comprobación
Una vez que han sido traspasados todos los asientos del Libro Diario se puede realizar el Balance
de Comprobación. Que es un estado que enlista los movimientos y los saldos de todas y cada una
de las cuentas del Mayor General y que se prepara con el objetivo de comparar o verificar si todos
50
los cargos y abonos de los asientos del Libro Diario han sido registrados en la cuentas de Mayor
respetando la partida doble.
El Balance de comprobación se puede preparar tanto con las sumas como con los saldos de cada
una de las cuentas.
El Balance de Comprobación por saldos; es aquel que se prepara con el último saldo que pertenece
a cada cuenta en el libro mayor a una fecha determinada y el Balance de comprobación de sumas;
es aquel que se prepara con el total de la columna debe el total de la columna haber de cada una de
las cuentas que están registradas en el libro diario
La finalidad del Balance de comprobación es que los saldos deudores se equiparen a los acreedores,
en este instante es donde se necesita el criterio y conocimiento del contador que le permitirá
analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos, ya que por varios motivos se pueden
encontrar desactualizados, incompletos o simplemente mal determinados.
Es importante señalar, que aunque el balance de comprobación totalice sus columnas iguales puede
existir uno o varios errores. Entre ellos:
Localización de errores
Cuando las columnas del balance de comprobación no totalizan iguales se considera que existe uno
o varios errores. No obstante la diferencia detectada entre las dos columnas se tiene que analizar,
para determinar su procede un ajuste, reclasificación o es un error de suma.
Procedimiento para localizar errores en el balance de comprobación:
Verificar que todas las cuentas que estén registradas en el libro diario se encuentren
registradas en el libro mayor.
Verificar que todos los valores estén correctamente registrados; en decir que no exista error
en el traslado de los números.
Verificar que todas las transacciones estén registradas.
Los errores pueden ser por diferentes causas, entre las principales:
Cuando se ha registrado en el libro diario o en el libro mayor un asiento incompleto, en sus
cuentas o valores.
51
Cuando se ha registrado en el libro diario un asiento con cifras incorrectas.
Cuando se ha pasado al libro mayor un asiento con transposición de cifras.
Corrección de errores
Al momento de analizar los errores, los mismo deben ser analizados para asegurarse si estos
ameritan ajustes, reclasificaciones o sólo es error de sumas. Los errores y omisiones que se
encuentren al elaborar un asiento, se deberán corregir con otro asiento distinto, en la fecha que se
detecte la falta.
Diseño del Balance de Comprobación
PANADERÍA MERCADILLO
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS
AL: ___________________________
SUMAS SALDOS
CÓDIGO NOMBRE DE LA CUENTA DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
TOTAL
Figura 3.5 Formato Balance de comprobación de sumas y saldos
52
3.2.5.7 Ajustes y reclasificaciones contables
En el proceso contable (manual electrónico) se filtran errores, omisiones y desactualizaciones que
afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos, las normas contables han desarrollado la
metodología denominada ajustes y reclasificaciones.
Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuración oportuna y apropiada de
todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y, por
ende, no denotan la real situación económica y financiera de la empresa. (Zapata Sánchez,
Contabilidad general con base en las normas internacionales de información financiera, 2011)
Es importante saber diferenciar entre ajustes y reclasificaciones:
Ajustes: Es un asiento que se propone para corregir la razonabilidad de las cuentas y que como
resultado da la modificación de cuentas de activo, pasivo, patrimonio con cuentas de resultados
como ingresos, costos y gastos.
Reclasificaciones: Se lo realizar cuando hay errores de clasificación. Se trasladan las cantidades
entre cuentas de distintos grupos y subgrupos de la misma agrupación de balance o entre cuentas de
resultados.
Los ajustes se deberán registrar en la brevedad posible en que haya sido detectado el error,
omisión; sin embargo algunos prefieren ajustar las cuentas en global, es decir, al fin de mes o fin
del período contable, con un requisito fundamental antes de la presentación de los estados
financieros.
Los ajustes se deberán registrar en forma de un asiento contable, cumpliendo con todos los
requisitos legales requeridos, además se debe adjuntar los documentos de respaldo para cada uno
de los ajustes o reclasificaciones.
El sustento legal y técnico para justificar los asientos de ajuste está dado e leyes tributarias,
societarias y sus reglamentos, así como en normas internacionales de contabilidad y políticas
contables que regulan el cálculo, presentación y exposición de los saldos.
El ajuste se lo realizará en el Libro Diario. De éste se lo trasladará a la cuentas respectivas en el
proceso de mayorización para luego pasar en resumen al Balance de Comprobación y
posteriormente a los estados financieros.
53
Los principales tipos de ajustes son:
Ajuste por Omisión: Por falta de registro de operaciones efectuadas, que el sistema contable
no las ha conocido. Esto provoca que las cuentas presenten saldos incompletos.
Ajuste por Errores: Por la selección de cuentas y aplicación de valores incorrectos. Estas
acciones inapropiadas provocan que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponde,
por lo que algunas cuentas presentarán cantidades sobrevaloradas o subvaloradas.
Ajuste por Uso Indebido: Por abusos o excesos de confianza por parte de las personas
encargadas del manejo de dinero, mercaderías y otros bienes de propiedad de la empresa para
uso personal, se suelen presentan faltantes entre los saldos contables y la constatación física.
Ajuste por Pérdidas Fortuitas: Cuando la empresa se ve despojada de recursos monetarios o
de su propiedad que no estaban protegidos por seguros, surge la necesidad, de reportar estas
pérdidas no esperadas a través de ajustes.
Ajuste por Prepagados y Precobrados: En ocasiones la venta de servicios requiere de pagos
anticipados por varios meses e incluso años, aquí podemos encontrar arriendos, seguros, etc.,
que con el tiempo se debe ir devengando.
Los precobrados se convertirán en a futuro en un gasto, los precobrados en una renta.
Ajuste por desgaste de activos fijos (depreciación): Es el desgaste que sufren los activos, por
el uso, obsolescencia o destrucción lo que ocasiona que pierda su valor y su potencial de
servicio.
Este desgaste se debe reportar periódicamente con el fin de depurar resultados, actualizar el
valor de activo.
Para el modelo de contabilidad planteado se va a utilizar el método de depreciación lineal o
más conocida como línea recta.
Ajuste por provisión incobrables: Se debe tomar en cuenta que es necesario registrar la
posibilidad de que parte de las cuentas pendientes de cobro no podrán ser recuperadas por la
empresa. Entre las principales causas tenemos:
Quiebra, liquidación e insolvencia declarada por el deudor.
Muerte del deudor, sin dejar activos suficientes para que se pueda cubrir la deuda.
54
Prescripción del documento que garantiza la deuda.
Paso de tiempo des su vencimiento (5años)
3.2.5.8 Estados financieros
Los Estados Financieros tienen como fin último estandarizar la información económico-financiera de la
empresa de manera tal que cualquier persona con conocimientos contables puede comprender la información
que en ellos se refleja.
Los Estados Financieros permiten obtener información para la toma de decisiones no solo
relacionada con aspectos históricos (control) sino también con aspectos futuros (planificación).
Analizando los Estados Financieros uno obtiene información referente a:
Las inversiones realizadas por la empresa.
Sus obligaciones y el monto financiado por los accionistas.
El flujo de dinero que se da en la empresa.
El nivel de liquidez, rentabilidad y la magnitud de autofinanciamiento de la empresa.
Es sumamente que los Estados Financieros reúnan ciertas condiciones técnicas a fin de optimizar el
uso que de ellos hagan los usuarios tomadores de decisiones. Es por ello que la información
financiera deberá prepararse según los principios de contabilidad. (Nakasone, 2005)
Los Estados Financieros son informes que debe presentar la empresa al término del ejercicio
económico, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en
las actividades de su empresa a lo largo de un período.
Los Estados Financieros se pueden definir como informes esquemáticos que incluyen cifras, rubros
y clasificaciones; debiendo reflejar hechos contabilizados y a criterios de las personas que las
elaboran, dichas información está sustentada en normas, leyes, reglamentos, políticas, adoptadas en
la presentación de ciertas cuentas.
Se considera a los estados financieros el producto final del proceso contable los cuales son un
elemento imprescindible para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información
financiera que los usuarios requieren se centra principalmente en la evaluación de la situación
financiera, de la rentabilidad y de la liquidez.
55
3.2.5.8.1 Importancia estados financieros
La preparación de los Estados Financieros es una de las tareas más importantes de contable. Por consiguiente
todas las cifras deben comprobarse más de una vez para asegurarse que son exactas. Las cifras que figuran en
el Balance y en el Estado de Resultados las utilizan los directores y propietarios de la empresa para planear
las actividades anuales y futuras. También están muy interesados en los beneficios de la empresa y en la
estructura del activo y de la participación en la propiedad los acreedores, los futuros inversores, los
organismos estatales, y muchas otras entidades. Cada día se toman millones de decisiones empresariales
basándose en los informes financieros. (Brock H.R , Palmer E, 2002)
La importancia se basa en que a través de ellos los usuarios externos como internos,
puedan evidenciar la situación real de la empresa a una fecha determinada y el resultado de
sus operaciones de un período.
La información que arroja los estados financieros es el resultado final de un proceso
contable que resume el movimiento de las transacciones de un período determinada, siendo
su formulación, análisis e interpretación de gran importancia para el desarrollo de la
empresa.
Es importante para los propietarios de la empresa ya que les permite saber que tan rentable
es el negocio y facilita la posibilidad de comparar anualmente el rendimiento real de la
empresa.
Para los acreedores y a los futuros prestamistas les puede ayudar a saber cómo están las
finanzas del usuario o empresa, para determinar el riesgo de la operación y la capacidad de
pago.
Los estados financieros son importante porque son documentos serios y con validez oficial
que permiten tener una idea clara y organizada de las finanzas de la empresa. No solo
ayudan a ver el pasado, sino a aprender de éste para mejorar el siguiente año.
3.2.5.8.2 Objetivos de los estados financieros
El objetivo de los Estados Financieros es suministrar información acerca de la situación financiera,
desempeño y cambios en la situación financiera de una empresa que sea útil a una amplia gama de usuarios
con el objeto de tomar decisiones económicas. Los estados financieros deben ser comprensibles, relevantes,
fiables y comprobables. Además, los estados financieros pueden ser utilizados por los usuarios para fines
distintos:
56
Los propietarios y gerentes requieren de los estados financieros para tomar decisiones de los
negocios importantes que afecten a la continuidad de sus operaciones. El análisis financiero se
realiza a continuación sobre estos estados para proporcionar una mayor comprensión de datos. Estas
declaraciones también se utilizan como parte del informe anual para los accionistas.
Los empleados también necesitan estos informes en la toma de acuerdos en la negociación colectiva,
en la discusión de la remuneración, los ascensos y clasificaciones.
Los inversionistas potenciales hacen uso de los estados financieros para evaluar la viabilidad de
invertir en un negocio. Los análisis financieros son a menudo utilizados por los inversores y son
preparados por profesionales (analistas financieros), dándoles así la base para tomar decisiones de
inversión.
Las instituciones financieras (bancos y otras compañías de préstamo) lo utilizan para decidir si se le
concede o no a una empresa un determinado préstamo para financiar la expansión y otros gastos
importantes.
Las entidades públicas (autoridades fiscales) necesitan los estados financieros para determinar la
idoneidad y la exactitud de los impuestos y otros derechos declarados y pagados por una empresa.
Son la base para el cálculo del impuesto sobre beneficios.
Los proveedores que le venden a crédito a una empresa requiere de los estados financieros para
evaluar la solvencia de la empresa.
Los medios de comunicación y el público en general también están interesado en los estados
financieros por una variedad de razones.
3.2.5.8.3 Características de los estados financieros
La función primordial de los estados financieros es brindar información adecuada a sus diferentes
usuarios; para que este se lleve a cabo los estados financieros deben cumplir con las siguientes
características:
Comprensivo: Deben abarcar todas las actividades u operaciones de la empresa.
Consistencia: La información contenida debe ser totalmente coherente entre las distintas
partidas y entre los distintos estados financieros.
57
Relevancia: Deben ayudar a mostrar los aspectos principales del desempeño de la
empresa, esta característica ayudará a ejercer influencia sobre las decisiones económicas
de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar hechos pasados, presentes o futuros, o bien
confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente.
Confiabilidad: Está relacionado con el reflejo de los saldos reales de las cuentas de la
empresa.
Comparabilidad: Deben ser comparables con otros períodos de la misma empresa y con
otras empresas de la misma actividad.
Información de Utilidad: Evaluar la capacidad de la administración al utilizar con
eficacia los recursos de la empresa que permiten lograr los objetivos propuestos.
Información Relativa: Las transacciones y demás eventos que sirva para predecir,
comprar y evaluar la capacidad generadora de utilidades.
3.2.5.8.4 Usuarios de los estados financieros
Los usuarios se clasifican en:
Accionistas: Poseedores del capital (dueños), harán uso de los estados financieros, porque
a través de estos conocerá la verdadera situación económica de la empresa, enfocados en la
utilidad, en función de la rentabilidad de su inversión.
Proveedores: Al proveedor de un bien o servicio a una empresa prefiere conocer antes, a
través de los estados financieros, su solvencia económica para así concederle el crédito
solicitado.
Acreedores: Les importa los estados financieros de la empresa porque a través de ellos
podrán conocer a quien le van a conceder créditos a fin de proteger su dinero.
El Estado: Interviene en la empresa a través del asesoramiento y fiscalización. Este último
punto lo realiza mediante la obtención de impuestos, contribuciones y otros tributos
establecidos por la ley.
58
Los Trabajadores: Son la parte intelectual o manual de la empresa.
3.2.5.8.5 Limitación de los estados financieros
Los estados financieros no son exactos ni las cifras que se muestran son definitivas. Esto sucede porque las
operaciones se registran bajo juicios personales y normas de contabilidad que permiten optar por diferentes
alternativas para el tratamiento y cuantificación monetaria de las operaciones. La moneda, por otra parte, no
conserva su poder de compra y, con el paso del tiempo, puede perder su significado en las transacciones de
carácter permanente.
De aquí se desprende que los estados financieros no representan valores absolutos; por lo tanto, la
información que ofrecen no es una medida exacta de su situación ni de su productividad, pero sí
proporcionan ideas claras sobre la situación, si las cifras son razonables. La utilidad o pérdida
definitiva no se conoce sino hasta el momento de la venta o liquidación de la empresa. (Zapata
Sánchez, Contabilidad general con base en las normas internacionales de información financiera,
2011)
3.2.5.8.6 Reglas de presentación
En la presentación de cualquier estado financiero se deben proporcionar algunos datos y seguir ciertas reglas
generales con las siguientes:
Nombre de la empresa o razón social, sea persona natural o jurídica.
Número de identificación tributaria, como por ejemple el RUC.
Título de estado financiero.
Moneda en el que se expresa el estado.
Fecha o período al cual pertenece la información.
Márgenes individuales que debe conservar cada grupo y clasificación.
Cortes de subtotales y totales claramente identificados.
Deberá cuidarse de que la terminología empleada sea comprensible, tomando en cuentan quienes
serán los lectores de los estados financieros. (Zapata Sánchez, Contabilidad general con base en las
normas internacionales de información financiera, 2011)
3.2.5.8.7 Balance general o estado de situación financiera
Informe financiero básico y producto final de todo sistema contable, a través del cual el representante o
máxima autoridad de una empresa o entidad pone de manifiesto el estado patrimonial del organismo y la
situación financiera en determinada fecha, por lo general al fin de un ejercicio económico y cuya
presentación debe sujetarse a los principios de contabilidad generalmente aceptados. (Daválos, Nelson;
Córdova, Geovanny, 2003)
59
Es el estado que nos refleja la situación financiera y del patrimonio de una empresa en una fecha
determinada. El Estado se estructura por el Activo, Pasivo y Patrimonio, desarrollada cada uno de
ellos en grupos de cuentas, de conformidad con los principios y reglas vigentes.
Ya que su estructura las conforman las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio procederemos a
definir cada una de ellas de acuerdo a las normas NIIF
Activo: Se reconocerá un activo en el estado de situación financiera cuando sea probable
que del mismo se obtengan beneficios económicos futuros para la entidad y que el activo tenga
un costo o valor que pueda ser medido confiabilidad.
Un activo no se reconocerá en el estado de situación financiera cuando no se considere
probable que, del desembolso correspondiente, se vayan a obtener beneficios económicos en el
futuro más allá del período actual sobre el que se informa. En lugar de ello, estará transacción
dará lugar al reconocimiento de un gasto en el estado de resultados integral (o en el estados de
resultados, si se presenta)
Pasivo: Es una obligación presente de la empresa a raíz de sucesos pasados, al vencimiento del
cual y para poder cancelarla la entidad espera desprenderse de recursos que incorporen
beneficios económicos.
Una entidad reconocerá un pasivo en el Estado de Situación Financiera cuando:
a) La entidad tiene una obligación final del período sobre el que se informa como
resultado de un suceso pasado.
b) Es probable que se requerirá a la entidad en la liquidación, la transferencia de
recursos que incorporen beneficios económicos.
c) El importe de los activos puede medirse de forma fiable.
Patrimonio: Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducido todos los
pasivos.
60
Modelo de Estado de Situación Financiera
PANADERÍA MERCADILLO
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
ACTIVO
Corriente
Caja XXX
Bancos XXX
Fondo de Caja chica XXX
Fondo Rotativo XXX
Cuentas por Cobrar a clientes XXX
Préstamos por Cobrar a Empleados XXX
Cuentas por Cobrar a Socios XXX
Provisiones Cuentas incobrables (-) (XXX)
No corriente
Terrenos XXX
Deterioro acumulado terrenos(-) (XXX)
Edificios XXX
Depreciación Acumulada Edificio (-) (XXX)
Deterioro acumulado terrenos(-) (XXX)
Equipos de oficina XXX
Depreciación Acumulada De Equipos (-) (XXX)
Deterioro acumulado equipos (-) (XXX)
Vehículos XXX
Depreciación Acumulada Vehículos (XXX)
Documentos y cuentas por cobrar- L.P (XXX)
TOTAL ACTIVO XXX
PASIVO
Corriente
Sueldo acumulado por pagar XXX
Beneficios sociales por pagar XXX
Participación trabajadores por pagar
No corrientes
Provisiones laborales largo plazo XXX
Provisiones para atender futuros reclamos de clientes
Provisiones por contingencias tributarias
PATRIMONIO
Capital social XXX
Reservas XXX
Superávit de capital XXX
Utilidades presente del ejercicio XXX
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO XXX
Gerente Contador
61
3.2.5.8.8 Estados de resultados
Informe financiero básico producto de todo el sistema contable, que se presenta conjuntamente con el Estado
de Situación Financiera, con el de Utilidades Retenidas o de Superávit y con el de Cambios en la Posición
Financiera o Estado de Fondos, consistente en la presentación ordenada y de acuerdo con el plan de cuentas,
de los ingresos percibidos o ganados efectuados o incurridos y el resultado final relacionado con las
operaciones financieras de una entidad o empresa, en un período determinado, generalmente de un año o de
un ejercicio económico. (Daválos, Nelson; Córdova, Geovanny, 2003)
El Estado de Resultados muestra el efecto de las operaciones de una empresa y su resultado final, ya sea
ganancia o pérdida; resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminución en el
patrimonio de la empresa durante un período determinado.
El Estado de resultados es dinámico, ya que expresa en forma acumulativa las cifras de rentas (ingresos),
costos y gastos resultantes en un período determinado. (Zapata Sánchez, Contabilidad general con base en las
normas internacionales de información financiera, 2011)
La definición de ingreso incluye tanto a los ingresos de actividades ordinarias como a las
ganancias.
Los ingresos de actividades ordinarias surgen en el curso de las actividades ordinarias de una
entidad y adoptan una gran variedad de nombres, tales como ventas, comisiones, intereses,
dividendos, regalías y alquileres.
Ganancias son otras partidas que satisfacen la definición de ingresos pero que no son ingresos
de actividades ordinarias. Cuando las ganancias se reconocen en el estado de resultado integral,
es usual presentarlas por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para la
toma de decisiones económicas.
La definición de gasto incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen en las actividades
ordinarias de la entidad.
Los gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen, por ejemplo el costo de las
ventas, los salarios y la depreciación. Usualmente, toman la forma de una salida o
disminución del valor de los activos, tales como efectivo y equivalentes de efectivo,
inventarios o propiedad, planta y equipo.
62
Las pérdidas son otras partidas que cumplen la definición de gastos y que pueden surgir en
el curso de las actividades ordinarias de la entidad. Si las pérdidas se reconocen en el
estado de resultado integral, habitualmente se presentan por separado, puesto que el
conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones económicas.
Modelo de Estado de Resultados
PANADERÍA MERCADILLO
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE
DEL
RENTAS OPERACIONALES
Servicios prestados XXX
(-) GASTOS OPERACIONALES (XXX)
De administración
Sueldos XXX
Beneficios sociales XXX
Servicios básicos XXX
Comerciales XXX
Publicidad XXX
= Utilidad operacional (o pérdida) XXX
± RENTAS Y GASTOS NO OPERACIONALES XXX
Arriendos ganados XXX
Pérdidas ocasionales (XXX)
= Utilidad del ejercicio
(firma) (firma)
Gerente Contador
63
3.2.5.8.9 Estado de cambios en el patrimonio
Este estado representa las fluctuaciones económicas que la empresa realiza en el patrimonio por
concepto de emisión de acciones, aumentos de capital, pago de dividendos, apropiación de
reservas, entre otros, y que afectan directamente al capital de la entidad.
Modelo de Estado de Cambios de Patrimonio
PANADERÍA MERCADILLO
ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
DEL 01 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
Nº
CUENTAS SALDOS
INICIALES
CAPITAL
RESERVA UTILIDAD
RETENIDA
SALDOS
FINALES 1 Capital 2 Reservas
3 Utilidades retenidas
4 Otros
3.2.5.8.10 Estado de flujo de efectivo
Conocido también como Estado de Origen y Aplicación de Fondos, constituye uno de los estados financieros
que, en muchos lugares, se los considera básico. Se fundamenta en la elaboración y presentación sintetizada
de las actividades de financiamiento y de operación de un ente contable en un determinado período, como
complemento de la información financiera sobre las variantes o cambios operados en la posición financiera
de una entidad o empresa. (Daválos, Nelson; Córdova, Geovanny, 2003)
El estado de flujo de efectivo consta de 3 actividades primordiales:
Actividades de Operación: Son las actividades que constituyen la principal fuente de
ingresos de actividades ordinarias de la entidad. Por ello, los flujos de efectivo de
actividades de operación generalmente proceden de las transacciones y otros sucesos y
condiciones que entran en la determinación del resultado.
Entre algunos ejemplos de actividades de operación encontramos:
Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios.
64
Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones y otros ingresos de actividades
ordinarias.
Pago a proveedores de bienes y servicios.
Pagos a los empleados y por cuentas de ellos
Pagos o devoluciones del impuesto a las ganancias, a menos que puedan calificarse
específicamente dentro de las actividades de inversión y financiación.
Cobros y pagos procedentes de inversiones, préstamos y otros contratos mantenidos
con propósito de intermediación o para negociar que sean similares a los inventarios
adquiridos específicamente para revender.
Actividades de Inversión: Son la de adquisición y disposición de activos a largo plazo, y otras
inversiones no incluidas en equivalentes de efectivo.
Ejemplos de actividades de inversión tenemos:
Pago por la adquisición de propiedades, planta y equipo, activos intangibles y otros
activos a largo plazo.
Cobros por ventas de propiedades, planta y equipo, activos intangibles y otros activos a
largo plazo.
Pagos por adquisición de instrumentos de patrimonio o de deuda emitidos por otras
entidades y participación en negocios conjuntos.
Cobros por ventas de instrumentos de patrimonio o de deuda emitidos por otras
entidades y participación en negocios conjuntos.
Anticipos de efectivo y préstamos a terceros
Cobros procedentes del reembolso de anticipos y préstamos a terceros.
65
Pagos y cobros procedentes de contratos de futuros, a término de opción y permuta
financiera, excepto cuando los contratos se mantengan por intermediación o para
negociar, o cuando los pagos se clasifiquen como actividades de financiación.
Actividades de Financiación: Son las actividades que dan lugar a cambios en el tamaño y
composición de los capitales aportados y de los préstamos tomados de una entidad.
Ejemplos de actividades de financiación tenemos:
Cobros procedentes de la emisión de acciones y otros instrumentos de capital.
Pagos a los propietarios por adquirir o rescatar la acciones de la entidad.
Cobros procedentes de la emisión de obligaciones, préstamos, pagarés, bonos,
hipotecas u otros préstamos o corto y largo plazo.
Reembolso de importe de préstamos.
Pagos realizados por un arrendatario para reducir la deuda pendiente relacionada con
un arrendamiento financiero.
66
Modelo de Estado de Flujo de Efectivo
PANADERÍA MERCADILLO ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
+ EFECTIVO RECIBIDO DE CLIENTES XXX
Venta de servicios XXX Cobro de Cuentas Pendientes XXX
+ EFECTIVO RECIBIDO DE OTROS CLIENTES Y RELACIONADOS
XXX
Intereses recibidos XXX
Arriendos ganados XXX
( - ) EFECTIVO PAGADO A PROVEEDORES (XXX)
Pagado a proveedores XXX
Compra de mercaderías XXX
( - ) EFECTIVO PAGADO A OTROS PROVEEDORES (XXX)
Pago a empleados XXX
Pago de servicios básicos XXX
Intereses pagados XXX
EFECTIVO NETO PROVISTO (O USADO) POR ACTIVIDADES DE OPERACIÓN
XXX
FLUJO DE EFECTIVO POR INVERSIONES
+ INGRESOS RECIBIDOS POR: XXX
Venta de activo fijos XXX
Venta de instrumentos de ventas XXX
( - ) EGRESOS EFECTUADOS POR: (XXX)
Compra de activos fijos XXX
Compra de acciones de otras empresas XXX
EFECTIVO NETO PROVISTO (O USADO) POR ACTIVIDAD
DE INVERSIÓN XXX
FLUJO DE EFECTIVO POR FINANCIAMIENTO
+ INGRESOS PRODUCTO DE XXX
Emisión y venta de acciones propias XXX
Préstamos netos recibidos (L/P) XXX
( - ) EGRESOS EFECTUADOS PARA XXX
Abonos y cancelación de obligaciones XXX
Pago de dividendos a accionistas XXX
EFECTIVO NETO PROVISTO (O USADO) POR ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
XXX
FLUJO DEL EFECTIVO NETO TOTAL XXX
+ EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL 1 DE ENERO DE 200X XXX
+ EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL 31 DE DICIEMBRE DE 200X
XXX
(firma) (firma)
Gerente Contador
67
3.2.5.8.11 Notas explicativas
Las notas deben presentarse sistemáticamente ya sea en el balance general, estado de resultados y
flujos de efectivo.
Las notas a los estados financieros incluyen información adicional a la presentada en el estado de
situación financiera, estado de resultados, estados de flujo de efectivo y estado de cambios en el
patrimonio, pasivos contingentes y compromisos. Estas notas revelan información, proporcionan
descripciones narrativas o desagregaciones de partidas presentadas en los estados antes
mencionados e información sobre partidas que no cumplen las condiciones para ser reconocidas en
ellos.
El orden de las notas generalmente es:
Una declaración de que los estados financieros sea elaborado cumpliendo con la NIIF para
PYMES.
Un resumen de las políticas contables significativas aplicadas.
Información de apoyo para las partidas presentadas en los estados financieros en el mismo
orden en que se presentada cada estado y cada partida
Cualquier información a revelar.
Se puede presentar por separado de los estados financieros, la información sobre la preparación de
los mismos y las políticas contables.
3.2.6 Manuales
3.2.6.1 Definición
Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia,
organización, política y procedimientos de una empresa que se consideran necesarios para la ejecución del
trabajo. (Biegler, 1980)
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para
comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y
68
ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.
(Catatora, 2000)
3.2.6.2 Objetivos
Los manuales de procedimientos facilitan el desempeño de actividades y optimizan el tiempo, sirve
de guía para el entrenamiento del personal especialmente de aquel que se incorpora como in
trabajador nuevo a la institución, permitiendo que las labores se desarrollen con uniformidad,
constancia, evitando pérdida de tiempo y errores que afecten la funcionalidad interna, permite
descubrir falencias como pérdidas económicas de tiempo por duplicación de funciones o mala
segregación de la misma
Con la elaboración de manuales administrativos entre los principales objetivos tenemos:
Determinas los instrumentos específicos sobre los aspectos de carácter administrativos que
tienen lugar en el desarrollo de las funciones y responsabilidades a cargo de la empresa y
sus unidades administrativas.
Facilitar el desarrollo de las funciones administrativas mediante el empleo de
procedimientos para cada área de trabajo.
Proponer la sistematización de funciones con el propósito de garantizar la utilización más
productiva de las actividades que suceden en el cumplimiento de la función administrativa
3.2.6.3 Importancia de los manuales
Los manuales son documentos en los cuales se permiten registrar y transmitir información acerca
de la empresa respecto a su organización y operación de una empresa.
Es de vital importancia que toda empresa diseñe un plan de procedimientos que se deben aplicar a
cada actividad para que se efectúe un proceso adecuado de la misma, debido a que esta descripción
demuestra en forma más sencilla como se ejecuta una actividad, quienes son los responsables de
cada fase y qué instrumentos requiere para su cumplimientos
Es necesario que dentro de la empresa exista un manual de procedimientos ágil, útil, flexible y que
sea respetado por las unidades administrativas y el personal de la misma.
69
3.2.6.4 Tipos de manuales
Se pueden elaborar distintos tipos de manuales de acuerdos a las necesidades de cada una de las
empresas:
Manual de técnicas: Son aquellos en los cuales se explican las pautas, pasos o procedimientos que
deben seguirse para aplicar alguna técnica específica. Por ejemplo, un manual de operación de un
equipo o maquinaria debe ser clasificado en este grupo. El uso y objetivo de ete tipo de manuales es
por lo general limitado.
Manual de actividades: Muestra todos los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo. Un
ejemplo típico de este tipo de manuales, está representado por los manuales de inducción de
personal.
Manual de organización: Incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones,
las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra información que muestre la organización
desde un punto de vista formal. Un ejemplo del contenido de un manual de organización puede ser
un de descripción de cargo de un gerente.
Manual de políticas: Documenta todas las guías de acción generales que tiene una empresa en
distintas áreas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas, producción y otras. Las políticas
se enuncian en forma declarativa y deben guiar la pauta de acción de los empleados para cada una
de las áreas que se desee documentar.
Manual de normas y procedimientos: Detalla todos los procedimientos que se vienen realizando
en la empresa de acuerdo con lo explicado. Por otra parte, este tipo de manuales establecen las
pautas específicas acerca de las normas aplicables en forma general o específica para los
procedimientos identificados en la organización. (Catatora, 2000)
3.2.6.5 Ventajas y limitaciones de los manuales
VENTAJAS
Facilitan el control efectivo ya que se tiene un instrumento que define las tareas delegadas.
Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar, evitando malos
entendidos en las operaciones.
Evitan que la gestión administrativa exista improvisaciones o desconocimiento de normas.
70
Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser
analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presenten.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en sus
funciones.
LIMITACIONES
Se limitan a aspectos formales de la organización y que los informales no se pueden
estandarizar.
Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las
operaciones.
Necesitan de una actualización permanente ya que la pérdida de vigencia en su contenido
acarrea su inutilidad.
Al sintetizarlo demasiado pierden su utilidad y al ser demasiado extensos pueden ser muy
complicados.
3.2.7 Procedimientos
3.2.7.1 Definición
Los procedimientos son planes que establecen un método para manejar las actividades futuras convirtiéndose
en guías de acción que detallan la forma bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. (Koontz, 1996)
Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso
laboral, por medio de cual se garantiza la disminución de errores. (Melinkoff, 1990)
Se puede decir que los procedimientos escritos permiten que el usuario siga sin ningún
inconveniente un camino seguro previamente probado pudiendo ser mejorado continuamente.
71
3.2.7.2 Objetivos de los procedimientos
El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad,
considerando los factores de tiempo, esfuerzo y dinero. (Gómez, 1993)
Además podemos enumerar los siguientes objetivos:
Facilitar las labores.
Elaborar el control interno y su vigilancia.
Reducir costos al aumentar la eficiencia general
Unificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
3.2.7.3 Características de los procedimientos
A continuación se detalla algunas características de los procedimientos:
No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
Son de gran ayuda en los trabajas rutinarios, de manera que facilita la aplicación continúa y
sistemática.
Son flexibles y elásticos, pueden adoptarse a las exigencias de nuevas situaciones. (Melinkoff, 1990)
3.2.7.4 Beneficios de los procedimientos
Los procedimientos generan diversos beneficios como los que detallamos a continuación:
Ayudan a imponer un nivel de consistencia en toda la organización.
Facilitan la delegación de autoridad y la fijación de responsabilidad.
Conducen al desarrollo de métodos más eficientes de operación.
Facilitan la acción de controlar.
Ayudan a lograr coordinación de actividades.
72
Conservan el esfuerzo administrativo permitiendo economías de personal. (Rodríguez,
2002)
3.2.8 Políticas
3.2.8.1 Definición
Las políticas son declaraciones o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento
para la toma de decisiones.
Ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas, haciendo innecesario
analizar la misma situación cada vez que se presenta, permitiendo a los administradores delegar
autoridad y a pesar de ello mantener el control sobre lo que hacen sus subordinados.
3.2.8.2 Función de las políticas
Las políticas cumplen las siguientes funciones:
Facilitar el ejercicio de la jefatura por parte de los ejecutivos.
Desarrollar más ampliamente la delegación de decisiones hasta los niveles más bajos de la
dirección.
Comunicar los principios y reglas que guiarán las decisiones de la dirección y las acciones
de los empleados.
3.2.9 Manual de procedimientos contables
3.2.9.1 Definición
El manual de procedimientos se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre las políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.
(Valera, 2013)
73
El manual de procedimientos permitirá tener identificados los procesos, pasos que se realizan en la
microempresa de manera que se facilite el uso eficiente de recurso humano, financiero,
tecnológico; con el objetivo de optimizar los procesos incurridos en ello.
Los mismos que servirán como un documento de apoyo para la ejecución de las actividades propias
de la empresa.
3.2.9.2 Importancia
Un manual de procedimientos contables en una empresa es importante porque describe en forma
clara las políticas establecidas a las normas estatutarias y legales existentes, así como los objetivos
y procedimientos a seguir para registrar todas las actividades diarias que se realice en la empresa.
Facilita como llenar formularios contables, brindando información en forma clara y sencilla.
Determina las funciones a seguir por cada uno de los miembros del personal asignado para cada
procedimiento.
3.2.9.3 Objetivos
Mejorar la productividad de una empresa, mediante el análisis de la forma en la que
realizan las operaciones.
Precisar la responsabilidad del personal en las actividades que realicen.
Determinar las actividades que deben realizar dentro de una empresa para el cumplimiento
de los objetivos propuestos.
Tener una guía para el registro de actividades diarias de una entidad.
3.2.9.4 Contenido
El contenido de un manual de procedimientos contables en cada empresa es diferente, dependiendo
de su campo de aplicación.
Se compone de la siguiente manera:
Presentación: Debe tener una explicación del documento, los propósitos y a quienes está dirigido,
así como su ámbito de aplicación.
74
Objetivo general: Establecer el propósito que se desea alcanzar y los medios para lograrlo.
Identificación de procesos: Identificar los procesos claves que deben formar parte del manual y
las relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de ellos, se debe precisar qué es un
proceso, cómo se identifica.
Relación de procesos y procedimientos: una vez identificados los procesos se debe precisar los
procedimientos que se derivan de cada uno de ellos y estos a su vez serán documentados en el
manual de procedimientos, para ello, se debe realizar un flujo de procesos global estableciendo los
procedimientos que conforman el proceso.
Descripción de los procedimientos: Los procedimientos constituyen la parte medular de manual
ya que son la razón para la elaboración de los manuales. La descripción de los manuales debe
contener la siguiente información:
Nombre del procedimiento: Se elaborará de acuerdo al resultado que se pretenda obtener.
Objetivo: Detallar en forma clara y precisa el resultado que se desea alcanzar con cada
procedimiento.
Alcance: Indica que actividades, personas y áreas en las cuales afecta el procedimiento.
Referencias: Se recopila los documentos jurídicos y administrativos que soportan el
procedimiento, como son: NIIF, NIC, Ley de Régimen Tributario Interno, etc.
Responsabilidades: Se describe los deberes u obligaciones de las personas que ejecuten el
procedimiento, así como los puestos que intervienen en el desarrollo de las actividades.
Definiciones: Con el propósito de facilitar la comprensión de los términos usados en el
procedimiento, se debe describir el concepto de cada uno de ellos.
Insumos: Son los requisitos documentales, materiales o herramientas necesarios para dar inicio
al desarrollo del procedimiento.
75
Resultados: Describe el producto que se obtiene después de llevar a cabo el desarrollo del
procedimientos.
Políticas: Son todas las normas y disposiciones que regulan las actividades de los
procedimientos, como leyes, reglamentos, acuerdos, etc.
Las políticas deben cumplirse antes, durante y después del desarrollo del procedimiento.
Desarrollo: Se describe las actividades que se ejecuten en el procedimiento, conjuntamente
con los puestos que intervienen en la realización. Este desarrollo debe contener:
¿Qué hacer?
¿Cómo se hace?
¿Qué instrumentos o materiales se utilizan?
¿Dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cuáles decisiones se toman?
¿Qué documentos se generan?
¿Cuál es el destino de los documentos que se generan?
Simbología: Una vez descrito el procedimiento se continúa con la representación gráfica, para
ello, se elabora un diagrama de flujo o flujograma que simbolice el flujo de información,
documentos o materiales que se utilizan y puestos que intervienen.
Medición: Permite a la organización evaluar la capacidad de procedimiento para alcanzar los
resultados planificados.
Formatos e instructivos: Incluye los formatos utilizados en el procedimiento, conjuntamente
con su instructivo de llenado, él se explica el objetivo del formato, las copias requeridas,
destinatarios y la información que debe obtenerse.
Validación: Contendrá el nombre, puestos y firmas de las autoridades por medio del cual se
aprueba el contenido del manual de procedimientos.
76
3.2.9.5 Flujograma
El flujograma es también conocido como diagrama de flujo y en ese sentido, representa de una manera
gráfica de un proceso que puede responder a diferentes ámbitos: programación, informática, procesos dentro
de una industria, Psicología de la cognición o conocimientos, economía, entre otros.
Los flujogramas utilizan una gran variedad de símbolos definidos donde cada uno representa un paso del
proceso, y la ejecución de dicho proceso es representan mediante flechas que van conectando entre ellas los
pasos que se encuentren entre el punto de inicio (comienzo) y el punto final del proceso (final). Una
característica importante de los diagramas de flujo es que sólo pueden poseer un único punto de inicio o
comienzo, y solo un punto final o del fin del proceso. (Ramomet, 2010)
A continuación se presentan los símbolos a utilizarse y su respectiva descripción, se debe tomar en
cuenta que existen más símbolos pero los más generales y utilizados son:
Símbolo Nombre Descripción
Terminal Indica el inicio o final de un
proceso
Operación Representa la ejecución de una
actividad operativa a realizarse
Decisión o alternativa Indica el punto en donde es posible
varios caminos o alternativas
Documento Representa cualquier tipo de
documento que se utilice, reciba, se
genere o salga del procedimiento,
pueden identificarse anotando en el
interior del símbolo la clave o
nombre correspondiente
Archivo definitivo Indica que se guarda un documento
en forma permanente
77
Archivo Provisional Indica que el documento se guarda
de forma eventual
Conector Representa una conexión o enlace
de una parte del diagrama de flujo
con otra parte lejana del mismo
Conector de página Representa una conexión o enlace
con otra hoja diferente en la que
continúa en diagrama de flujo
Dirección de flujo Conecta los símbolo señalando el
orden en el que deben realizarse las
distintas operaciones
Preparación o conector de
procedimiento
Indica conexión de un
procedimiento con otro que se
realiza de principio a fin para poder
continuar con el descrito
Pasa el tiempo Representa una interrupción de
proceso
Sistema informático Indica el uso de un sistema
informático en el procedimiento
Efectivo o cheque Representa el efectivo o cheque que
se reciba, genere o salga de un
procedimiento.
Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración
correspondiente aun a actividad de
un procedimiento
Desplazamiento o
transporte
Indica el movimiento de los
empleados, material y equipo de un
lugar a otro
78
3.3 Marco Legal
Para la aplicación del proceso contable se deberá tomar en cuenta fundamentos legales como:
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA)
Normas Internacionales de Información Financiera ( NIIF)
Ley del Régimen Tributario Interno
3.3.1 Principios contables
3.3.1.1 Definición
Son aquellas normas y reglas de carácter general o específico emitidos por entidades de la profesión
contables y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad. (Carpio,
1997)
3.3.1.2 Objetivos
Los objetivos básicos de los principios contables son:
Uniformar los criterios contables
Establecer tratamientos especiales a operaciones específicas
Orientar a los usuarios de los estados financieros
Sistematizar el conocimiento contable
3.3.2 Los principios generalmente aceptados
Los principios de contabilidad generalmente aceptados, conocidos por las siglas PCGA, son
establecidos por organismos reguladores internacionales o asociaciones profesionales, como el
FASB (Financial Accounting Standard Borrad) en EEUU.
Estos principios proporcionan el marco de referencia general para determinar la información que
debe incluirse en los estados financieros y la forma como ésta debe presentarse.
Los dictámenes del FASB sobre los PCGA se conocen con el nombre de FASB Statements,
desde hace varios años se ha tratado de establecer un menor número de principios pero que
79
sus conceptos comprendan o abarquen a mayor número de países o usuarios. Por esto, el Comité
Internacional de Normas Contables (Internacional Accounting Standard Committee) formado por
empresas de contaduría de diferentes países han elaborado las IFRS (International Financial
Reporting Standards) o las denominadas NIIF, las cuales son de aceptación voluntaria por cada
país y de aplicación general.
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados conocidos como (PCGA) son un conjunto de reglas
generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio
y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. (Abad, 2011)
PRINCIPIOS BÁSICOS
Las siguientes constituyen las características contables básicas que deben considerarse en la
aplicación de los principios contables.
1. Ente contable.- El Ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad
económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa.
2. Equidad.- La contabilidad y su información debe basarse en el principio de equidad, de tal manera
que el registro de los hechos económicos y su información se basen en la igualdad para todos los
sectores sin preferencia para ninguno en particular.
3. Medición de Recursos.- La contabilidad y la información financiera se fundamentan en los bienes
materiales e inmateriales que poseen valor económico y por lo tanto susceptible de ser valuados en
términos monetarios. La contabilidad financiera se ocupa por tanto, en forma especial, de la medición de
recursos y obligaciones económicas y los cambios operados en ellos.
4. Período de tiempo.- La contabilidad financiera provee información acerca de las actividades
económicas de una empresa por períodos específicos, los que en comparación con la vida misma de la
empresa, son cortos. Normalmente los períodos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales, con la
finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permitan una adecuada toma de
decisiones. Las actividades continuas de la empresa son segmentadas con el fin de que la
correspondiente información pueda ser preparada y presentada periódicamente.
5. Esencia sobre la forma.- La contabilidad y la información financiera se basa en la realidad económica
de las transacciones. La contabilidad financiera enfatiza la sustancia o esencia económica del evento, aun
cuando la forma legal pueda diferir de la sustancia económica y sugiera diferentes tratamientos.
Generalmente la sustancia de los eventos a ser contabilizados está de acuerdo con la norma legal. No
obstante, en ocasiones la esencia y la forma pueden diferir y los profesionales contables hacen énfasis
80
más en la esencia que en la forma, con la finalidad de que la información proporcionada refleje de mejor
manera la actividad económica expuesta.
6. Continuidad del ente contable.- Los principios contables parten del supuesto de la continuidad de las
operaciones del ente contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se
aplicarán técnicas contables de reconocido valor, en atención a las particulares circunstancias del
momento. Obviamente, si la liquidación de una empresa es inminente, no puede ser considerada como
empresa en marcha.
7. Medición en términos monetarios.-La contabilidad financiera cuantifica en términos monetarios los
recursos, las obligaciones y los cambios que se producen en ellos. La unidad monetaria de medida para
la contabilidad y para la información financiera, en la República del Ecuador es el dólar.
8. Estimaciones.- Debido a que la contabilidad financiera involucra asignaciones o distribuciones de
ciertas partidas, entre períodos de tiempo relativamente cortos de actividades complejas y conjuntas, es
necesaria utilizar estimaciones o aproximaciones. La continuidad, complejidad, incertidumbre y
naturaleza común de los resultados inherentes a la actividad económica imposibilitan, en algunos casos,
el poder cuantificar con exactitud cienos rubros, razón por la cual se hace necesario el uso de
estimaciones.
9. Acumulación.- La determinación de los ingresos periódicos y de la posición financiera depende de la
medición de recursos y obligaciones económicas. Y sus cambios a medida que estos ocurren, en lugar de
simplemente limitarse al registro de ingresos y pagos en efectivo. Para la determinación de la utilidad
neta periódica y de la situación financiera, es imprescindible el registro de estos cambios. Esta es la
esencia de la contabilidad en base al método de acumulación.
10. Precio de intercambio.- Las mediciones de la contabilidad financiera están principalmente basadas en
precios a los cuales los recursos y obligaciones económicas son intercambia dos. La medición en
términos monetarios está basada prirnordialrnente en los precios de intercambio. Los cambios de
recursos procedentes de actividades diferentes al intercambio, por ejemplo la producción, son medidos a
través de la asignación de precios anteriores de intercambio, o mediante referencias a precios corrientes
para similares recursos.
11. Juicio o Criterio.- Las estimaciones, imprescindiblemente usadas en la contabilidad, involucran una
importante participación del juicio o criterio del profesional contable.
12. Uniformidad.- Los principios de contabilidad deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro.
Cuando por circunstancias especiales se presenten cambios en los principios técnicos y en sus métodos
81
de aplicación deberá dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que informar sobre los efectos
que causen en la información contable.
13. No hay que olvidar que el concepto de la uniformidad permite una mejor utilización de la información y
de la presentación de los estados financieros.
14. Clasificación y contabilización.- Las fuentes de registro de los recursos, de las obligaciones y de los
resultados son hechos económicos cuantificables que deben ser convenientemente clasificados y
contabilizados en forma regular y ordenada, esto facilita el que puedan ser comprobables o verificables.
15. Significatividad.- Los informes financieros se interesan únicamente en la información suficiente
significativa que pueda afectar las evaluaciones sobre los datos presentados. (Mayorga, 2014)
3.3.3 Normas internacionales de información financiera
Paulatinamente en el mundo se ha ido generalizando el uso de las NIIF, de igual forma en el
Ecuador se decidió adoptar estas normas según resolución de la Superintendencia de Compañías.
Estableciendo el siguiente cronograma para la aplicación de las NIIF’s:
1. A partir del 1 de enero del 2010: Las compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de
Mercado de Valores, así como todas las compañías que ejercen actividades de auditoria
externa.
2. A partir del 1 de enero del 2011: Las compañías que tengan activos totales iguales o superiores
a US $ 4’000.000,00 al 31 de diciembre del 2007; las compañías Holding o tenedoras de
acciones, que voluntariamente hubieren conformado grupos empresariales; las compañías de
economía mixta y las que bajo la forma jurídica de sociedades constituya el Estado y entidades
del sector público; las sucursales de compañías extranjeras u otras empresas extranjeras
estatales, paraestatales, privadas o mixtas, organizadas como personas jurídicas y las
asociaciones que éstas formen y que ejerzan sus actividades en el Ecuador.
Se establece el año 2010 como período de transición.
3. A partir del 1 de enero del 2012: Las demás compañías no consideradas en los dos grupos
anteriores
Se establece el año 2011 como período de transición
82
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), también conocidas por sus siglas en
inglés como (IFRS), International Financial Reporting Standard, son normas contables adoptadas
por el IASB International Accounting Standards Board - Junta de estándares internacionales de
contabilidad, institución privada con sede en Londres. Constituyen los Estándares Internacionales o
normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y suponen un manual Contable, ya
que en ellas se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma como es
aceptable en el mundo.
Es importante considerar que el mundo de negocios está totalmente penetrado por las PYMES. En
casi cada jurisdicción, desde las economías más grandes hasta las más pequeñas, más del 99%
de las compañías tienen menos de 50 empleados. La tendencia global en la última década ha
sido que las jurisdicciones adopten las NIIF directamente. Las NIIF están diseñadas para satisfacer
las necesidades de los mercados de capitales abiertos al público, y los entes regulatorios de valores
activamente alientan esta tendencia.
Las PYMES frecuentemente expresan sus preocupaciones sobre la carga de tener que cumplir con
requisitos contables complejos y cuestionan la relevancia de la información resultante para los
usuarios de sus estados financieros, quienes están más interesados en información sobre flujos de
efectivo, liquidez y solvencia.
ALCANCE PRETENDIDO DE LAS NIIF
Se pretende que la NIIF para las PYMES se utilice por las pequeñas y medianas entidades
(PYMES). Esta sección describe las características de las PYMES.
Descripción de las pequeñas y medianas entidades
Las pequeñas y medianas entidades son entidades que:
No tienen obligación pública de rendir cuentas, y
Publican estados financieros con propósito de información general para usuarios externos.
Son ejemplos de usuarios externos los propietarios que no están implicados en la gestión
del negocio, los acreedores actuales o potenciales y las agencias de calificación crediticia.
Una entidad tiene obligación pública de rendir cuentas si:
83
Sus instrumentos de deuda o de patrimonio se negocian en un mercado público o están en
proceso de emitir estos instrumentos para negociarse en un mercado público (ya sea una
bolsa de valores nacional o extranjera, o un mercado fuera de la bolsa de valores,
incluyendo mercados locales o regionales), o
Una de sus principales actividades es mantener activos en calidad de fiduciaria para un
amplio grupo de terceros. Este suele ser el caso de los bancos, las cooperativas de crédito,
las compañías de seguros, los intermediarios de bolsa, los fondos de inversión y los bancos
de inversión.
MARCO CONCEPTUAL
El marco conceptual para la preparación de los estados financieros establece los principios básicos
para las NIIF El marco conceptual establece los objetivos de los estados financieros y proporciona
información acerca de la posición financiera, rendimiento y cambios en la posición financiera de la
entidad que es útil para que un amplio rango de usuarios puedan tomar decisiones.
3.3.4 Ley de régimen tributario interno
La Ley de Régimen Tributario Interno es aquella que regula la forma en el que el
contribuyente debe responder ante la autoridad tributaria. Es fundamental tener en cuenta ciertos
beneficios y obligaciones que esta ley contiene para el mejor desarrollo del modelo contable
propuesto.
Ingresos de fuente ecuatoriana.- Se considerarán de fuente ecuatoriana los siguientes ingresos:
Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales,
profesionales, comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras de
carácter económico realizadas en territorio ecuatoriano, salvo los percibidos por personas
naturales no residentes en el país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador,
cuando su remuneración u honorarios son pagados por sociedades extranjeras y
forman parte de los ingresos percibidos por ésta, sujetos a retención en la fuente o exentos;
o cuando han sido pagados en el exterior por dichas sociedades extranjeras sin cargo al
gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con establecimiento permanente en el
Ecuador. Se entenderá por servicios ocasionales cuando la permanencia en el país sea
inferior a seis meses consecutivos o no en un mismo año calendario;
84
Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades desarrolladas en el
exterior, provenientes de personas naturales, de sociedades nacionales o extranjeras, con
domicilio en el Ecuador, o de entidades y organismos del sector público ecuatoriano;
Las utilidades provenientes de la enajenación de bienes muebles o inmuebles ubicados en
el país;
Los beneficios o regalías de cualquier naturaleza, provenientes de los derechos de autor, así
como de la propiedad industrial, tales como patentes, marcas, modelos industriales,
nombres comerciales y la transferencia de tecnología;
Las utilidades que distribuyan, paguen o acrediten sociedades constituidas o
establecidas en el país;
Los provenientes de las exportaciones realizadas por personas naturales o sociedades,
nacionales o extranjeras, con domicilio o establecimiento permanente en el Ecuador, sea
que se efectúen directamente o mediante agentes especiales, comisionistas, sucursales,
filiales o representantes de cualquier naturaleza;
Los intereses y demás rendimientos financieros pagados o acreditados por personas
naturales, nacionales o extranjeras, residentes en el Ecuador; o por sociedades, nacionales o
extranjeras, con domicilio en el Ecuador, o por entidades u organismos del sector público;
Los provenientes de loterías, rifas, apuestas y similares, promovidas en el Ecuador;
Sustituido por el Art. 57 de la Ley s/n, R.O. 242-3S, 29-XII-2007).- Los provenientes de
herencias, legados, donaciones y hallazgo de bienes situados en el Ecuador; y,
Cualquier otro ingreso que perciban las sociedades y las personas naturales nacionales o
extranjeras residentes en el Ecuador.
Contabilidad y Estados Financieros: Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto
en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas
naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero operen con un capital o cuyos ingresos
brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato anterior, sean superiores a los límites que en cada
caso se establezcan en el Reglamento, incluyendo las personas naturales que desarrollen
actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares.
85
Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital u
obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, así como los profesionales,
comisionistas, artesanos, agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar
una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible.
La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los
Estados Unidos de América, tomando en consideración los principios contables de general
aceptación, para registrar el movimiento económico y determinar el estado de situación
financiera y los resultados imputables al respectivo ejercicio impositivo.
Estados financieros.- Los estados financieros servirán de base para la presentación de las
declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la Superintendencia de
Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso. Las entidades
financieras así como las entidades y organismos del sector público que, para cualquier
trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de
los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios.
Depreciaciones de activos fijos
La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la
duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este gasto sea deducible, no podrá superar
los siguientes porcentajes:
Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares 5% anual.
Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual.
Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual.
Equipos de cómputo y software 33% anual.
En caso de que los porcentajes establecidos como máximos en este Reglamento sean
superiores a los calculados de acuerdo a la naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil o
la técnica contable, se aplicarán éstos últimos.
Entre otros aspectos que se debe tener en cuenta para el cumplimento de las leyes.
86
3.3.5. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
A continuación de detalla las obligaciones tributarias según el tipo de cliente:
Tipo de contribuyente
Fijo
Opcional
Personas Naturales
Obligado a llevar contabilidad
- Declaración mensual de IVA. - Declaración de Retenciones en la fuente. - Declaración de Impuesto a la Renta anual. - Anexo Retenciones en la fuente por Relación de Dependencia. - Presentación de Anexo Transaccional.
- Declaración de ICE mensual
(siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE).
NO obligado a llevar contabilidad
- Declaración mensual o semestral de IVA (según la actividad que realice).
- Declaración de Impuesto a la Renta anual (siempre que supere la base anual). - Declaración de ICE mensual
(siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE). - Presentación de Anexo Transaccional (siempre que posea autorización de puntos de venta).
Sociedades
Privadas - Declaración mensual de IVA. - Declaración de Retenciones en la fuente. - Declaración de Impuesto a la Renta anual. - Anexo Retenciones en la fuente por
Relación de Dependencia.
- Presentación de Anexo Transaccional.
- Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE).
Públicas - Declaración mensual de IVA. - Declaración de Retenciones en la fuente. - Anexo Retenciones en la fuente por Relación de Dependencia. - Presentación de Anexo Transaccional.
- Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE). - Declaración de Impuesto a la
Renta anual (es obligatorio para empresas públicas).
Especiales
- Declaración mensual de IVA. - Declaración de Retenciones en la fuente. - Declaración de Impuesto a la Renta anual. - Anexo Retenciones en la fuente por Relación de Dependencia. - Presentación de Anexo Transaccional
- Declaración de ICE mensual (siempre y cuando produzca bienes y servicios con ICE)
87
Las obligaciones de la Panadería Mercadillo son las siguientes:
Declaración mensual de IVA.
Declaración de Retenciones en la fuente.
Declaración de Impuesto a la Renta anual.
Presentación anual del Anexo de Retenciones en la Fuente por Relación de
Dependencia.
Presentación mensual del Anexo Transaccional.
3.3.4.1 Concepto impuestos
Los impuestos son las contribuciones obligatorias establecidas en la Ley, que deben pagar las
personas naturales y las sociedades que se encuentran en las condiciones previstas por la misma.
Las declaraciones de impuestos tienen fechas máximas de presentación y pago, en el Reglamento
de la Ley Orgánica del Régimen Tributario Interno se especifica estas fechas por el tipo de
impuesto, en el cuadro siguiente se presenta un resumen:
88
La empresa Panadería Mercadillo tiene el RUC 1711499010001, por tanto la fecha máxima que
tiene para cumplir con sus obligaciones tributarias es el día 10 de cada mes, si esta fecha coincide
con días de descanso obligatorio o feriados, la declaración y pago se deberán realizarse hasta el
siguiente día hábil.
Cuando las declaraciones no se realizan dentro de las fechas establecidas, se deberá calcular
intereses, desde la fecha de flexibilidad (día hábil posterior a la fecha máxima) hasta la fecha de
pago, siempre que exista un valor a pagar, considerando el siguiente cuadro:
89
Adicionalmente, se deberá cancelar la multa correspondiente de acuerdo a la siguiente tabla:
TABLA DE MULTAS PARA DECLARACIONES TARDIAS
INFRACCIO
NES
IMPUESTO A LA
RENTA ANUAL
RETENCIONES
EN LA FUENTE
IMPUESTO AL VALOR
AGREGADO
RETENCION
ES DE IVA
MENSUALE
S
IMPUESTO
A LOS
CONSUMO
S
ESPECIAL
ES
MENSUAL SEMES-
TRAL
SI
CAUS
A
IMPUE
STO
3% del impuesto
causado, por mes o
fracción, máximo
hasta el 100% del
impuesto causado
3% del impuesto
causado, por mes o
fracción, máximo
hasta el 100% del
impuesto causado
3%
del
impuesto a
pagar, por
mes o
fracción,
máximo hasta
el 100% del
impuesto a
pagar
-
3% del
impuesto
causado
(retenido),
por mes o
fracción,
máximo
hasta el
100% del
impuesto
causado
3% del
impuesto
causado, por
mes o fracción,
máximo hasta
el
100%
del
impues
to
causad
o
NO
CAUSA
IMPUES
TOS
SI SE HUBIEREN
GENERADO
INGRESOS
SI NO SE
HUBIEREN
PRODUCIDO
RETENCIONES
SI
SE
HUBIEREN
PRODUCID
O VENTAS
-
-
0,1% de los ingresos
brutos, por mes o
fracción, máximo
hasta el 5% de dichos
ingresos
-
0,1% por mes o fracción de
mes, de las ventas brutas
registradas durante el
período, que corresponda
la declaración
-
-
90
CAPITULO IV
4 PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA PANADERÍA MERCADILLO,
UBICADA EN LA PANADERÍA CALDERÓN, LLANO GRANE, DEDICADA A LA
PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y VENTAS DE PRODUCTOS DE PANADERÍA,
PASTELERÍA Y GALLETERÍA.
4.1 Introducción
Dentro de una microempresa el diseño de un manual de procedimientos contables constituye una
estructura ordenada y coherente mediante el cual se recoge, controla, revisa la información
necesaria de una entidad del resultado de sus actividades operacionales, especialmente la actividad
contable, la misma que la da a conocer a los propietarios de la entidad y mediante ello tomar las
decisiones acertadas, que ayudarán al crecimiento de la microempresa.
Estos procedimientos se basan en los principios, reglamentos, normas que están establecidos por la
profesión para controlar y suministrar información financiera de un microempresa, por medio de la
organización, control, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras.
El departamento financiero de Panadería Mercadillo, está formado por el área de contabilidad, el
presente manual está desarrollado para el área contable de la microempresa, en base a
conocimiento del negocio, determinado por políticas de control y procedimientos para las cuentas
principales.
El manual de procedimientos contables debe ser diseñado con base a los objetivos que tienen las
microempresas y además ligado con programas que integran el esquema de funcionabilidad de la
microempresa.
Panadería Mercadillo es una empresa dedicada al negocio de la panadería, pastelería y galletería, de
entre sus muchas actividades tenemos la compra de materia prima, compra de insumos,
producción, ventas del producto, pagos a proveedores, cobros a clientes, pagos de impuestos entre
otros. Para todas estas operaciones es necesario que el personal de Panadería mercadillo realice
ciertos procedimientos contables encaminados al mejoramiento del control interno, con el fin de
que la información del negocio este totalmente clara y con resultados convincentes.
91
Para solventar esta necesidad, se realizará un manual de procedimientos contables encaminados al
mejoramiento de los procesos internos, procesos tales como: manejo del efectivo, bancos,
tratamiento de compras, ventas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, pagos sueldo, impuestos,
etc.
4.2 Justificación
El presente trabajo de investigación tiene como propósito el diseño de un manual de
procedimientos contables para mejorar la gestión de la Panadería Mercadillo, con el presente
manual se tendrá como objetivo el mejoramiento en el desenvolvimiento y eficacia en la
presentación de estados financieros.
El manual de procedimientos contables tiene como base a un conjunto de datos a los que se
proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad
y reglamentos para que sea útil, confiable y oportuna.
Es de vital importancia que las microempresa cuenten con un manual de procedimientos contables
capaz de reflejar y controlar los ingresos y egresos incurridos en el proceso productivo a los efectos
de determinación veraz de los estados financieros que mantiene la microempresa.
4.3 Importancia Del Control Contable Dentro De La Panadería
El control se facilita con la utilización de manuales de procedimientos contables, ya que este
manual identifica a los empleados responsables de llevar a cabo cada proceso contable, siendo por
lo tanto responsables de cada gasto. El control interno en un negocio como Panadería Mercadillo es
mínimo, y debe ser implementado por su propietario y el contador.
El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo
lleva a cabo el gerente o propietario, en conjunto con sus colaboradores.
Se busca alcanzar una seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o
consecución de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a
una cadena de acciones extendidas a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los
demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se
hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento
de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
92
En especial si se centran las actividades básicas que cada persona realiza, pues ello depende para
mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, podrá conocer la situación real, es por eso la importancia de tener una planificación
que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión de si
funcionamiento.
El control interno comprenden el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera
coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, resulta claro, así como también llevar la eficiencia, productividad y
custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por el gerente. (Poch, 1992)
Podemos afirmar que un negocio por más pequeño que sea, debe implementar controles internos
adecuados, ya que puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto,
las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo
a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los
resultados de sus actividades.
En conclusión podemos decir, que la importancia que está adquiriendo el control interno en
los últimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho
necesario que los dueños de los negocios o micro-empresas, asumieran de forma efectiva y
personalizada el control de sus actividades.
4.4 Funciones Y Responsabilidades De Los Empleados
Dentro del departamento contable, trabajan actualmente 3 personas, cumpliendo las siguientes
funciones:
Asistente Contable (1)
Tesorera (1)
Contador General (1)
4.4.1 Funciones
Dentro de las funciones de cada empleado tenemos:
Asistente Contable: Es el encargado de:
93
Registrar en comprobantes de diarios, las compras de materia prima que se hace, en base a
las órdenes de compra diseñadas para el efecto y previa revisión de las facturas de compra.
Elaborar comprobantes de diario por la compra de Activos Fijos, así como de su control.
Registrar en los comprobantes de Ingreso las ventas realizadas, adjuntando el comprobante
de depósito entregado por la institución bancaria.
Revisión de las órdenes de producción con las facturas de ventas que de la empresa, con el
fin de verificar que lo facturado sea igual a lo pedido por el cliente.
Elaboración de los comprobantes de egreso, ya sea para pagos internos del personal, pago a
proveedores, pago por servicios públicos, pagos de nómina u otros pagos que realiza la
empresa.
Realizar la conciliación bancaria cada fin de mes y realizar los asientos de ajuste en caso de
ser necesario.
Elaboración de los kardex de compras de materia prima, productos en proceso y
productos en Bodega, de acuerdo a las compras realizadas para el control de inventarios.
Elaboración de las facturas de ventas.
Elaboración de los roles de pago del personal de la empresa.
Coordinar, organizar e informar referente a la toma física de los inventarios de la empresa.
Tiene a su cargo la coordinación para la contratación de los seguros de la empresa, con los
respectivos análisis de montos asegurados, primas, etc.
Conciliación de cuentas.
Elaboración de las planillas del IESS y los impuestos de SRI.
Emite informes sobre los gastos para aprobación del gerente.
94
Tesorera: Tiene bajo sus funciones:
La custodia de la caja fuerte de la empresa.
Es el responsable del correcto manejo del uso de fondos de caja chica.
Entrega y custodia de cheques para los proveedores, empleados, etc., de acuerdo a un
horario establecido.
Coordinar con el courier, el envío de cheques de proveedores a provincias.
Archiva independientemente todos los documentos de soporte vinculados con la caja chica.
Contador General: Tiene bajo sus funciones:
Determinar las funciones de cada persona que interviene en el proceso contable de
la empresa
Realizar la codificación y clasificación de Ingresos y Egresos de acuerdo al plan de
cuentas
Implementar procedimientos de control interno dentro de la empresa
Procesar la información contable hasta obtener los Estados Financieros de la empresa
Realizar las declaraciones y liquidaciones del Impuesto a la Renta, IVA, Retención
en La Fuente
Legalizar con su firma los comprobantes de Ingreso y Egreso
Proporcionar cuando la Gerencia lo requiera informes contables claros y oportunos
Agregar al plan de cuentas, nuevas cuentas si lo cree necesario
Coordinar con los demás departamentos el flujo de información del
Departamento de Contabilidad a otros departamentos o viceversa
95
Realizar el pago con autorización del gerente y en base a los comprobantes de
Egreso que le emita la auxiliar contable de compra de materia prima, gastos generales
como: agua, luz, teléfono y otros gastos como: mantenimiento, reparaciones
Realizar el pago con autorización del gerente de sueldos, beneficios sociales,
anticipos y demás gastos administrativos
Pasar las papeletas de depósito, retiro, notas de débito, notas de crédito al auxiliar para que
este se encargue de hacer los registros respectivos.
Gerencia: Entre las principales funciones tenemos:
La gerencia como parte fundamental debe establecer un criterio de acción para que el personal
cumpla con los objetivos de la empresa y realice los suyos.
La gerencia debe diversificar las actividades de su personal, especialmente en las actividades
importantes. Segregar funciones en los procesos de ingreso por ventas, ya que actualmente una solo
persona se encarga del cobro y el registro del mismo.
Además la gerencia debe autorizar el pago de las facturas a proveedores y otros gastos.
4.4.2 Responsabilidades
El personal que trabaja en Panadería Mercadillo tiene las siguientes responsabilidades:
Mantener al día los registros contables.
Contribuir con la empresa para el correcto cumplimiento de las normativas aplicables al
proceso contable.
Mantenerse al margen de comentarios sobre manejos y actividades que se realizan dentro
del departamento.
96
4.4.3 Políticas generales
Todo el personal que trabaja en el campo económico y financiero deberá tener varias cualidades
como: honestidad, rectitud, diligencia para que proporcione seguridad de que los recursos
encomendados a éste sean manejados en forma transparente, honesta y eficiente, además deberá
poseer conocimiento, capacidad, experiencia en los deberes del cargo que ocupe.
El personal en el desarrollo de sus actividades deberá observar códigos, normas y procedimientos
que su profesión, actividad o especialidad le demanden, así como deberá cumplir las
disposiciones que rijan su actuación técnica dentro del área contable.
Se incorporarán clases de capacitación entre el personal si es necesario.
Se deberá considerar el flujo de efectivo y el presupuesto para cualquier operación contable-
financiero.
Acatar las disposiciones emitidas por el Gobierno y las disposiciones económicas y
financieras dictadas por las autoridades internas como la Gerencia y demás directivos, con el fin de
contar con una normativa adecuada que permita lograr un rendimiento óptimo de los recursos
humanos, materiales, financieros de la empresa.
4.4.4 Políticas contables
La empresa llevará sus registros contables en dólares, de acuerdo a las normas,
procedimientos establecidos por lo principios de contabilidad generalmente aceptados,
NIIF, NIC, y todas las normas que establece la legislación ecuatoriana.
Los inventarios de materia prima, materiales y suministros se encuentran valorados con el
método de promedio ponderado
La Propiedad Planta y Equipo se encuentran registrados a su costo de adquisición
El método para calcular la depreciación de Activos Fijos es de Línea Recta, tomando como
base la vida útil estimada de los activos.
Las tasas de depreciación anuales de los activos, son los siguientes:
97
ACTIVO PORCENTAJE
EDIFICIOS 5%
VEHÍCULOS 20%
MUEBLES Y ENSERES 10%
EQUIPOS DE OFICINA 10%
EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 33%
MAQUINARIA
Los respaldos o documentos fuente proporcionan una seguridad física de que los registros
contables son debidamente respaldados, además se debe restringir el ingreso al programa
contable en donde solo el personal autorizado pueda acceder a dicho programa.
Realizar comparaciones periódicas entre los registros de contabilidad y los activos físicos
disponibles de la empresa. Esto permite establecer debilidades en el mantenimiento de la
contabilidad y registro relacionados.
4.4.5 Normas para el registro de facturas
Se deben seguir los siguientes procesos para el registro de facturas:
Recepción de factura del proveedor.
Revisión de la factura, tanto los requisitos exigidos por los organismos de control y que
contengan los datos correctamente de la empresa.
Pedir autorización a los jefes departamentales, para tener la aprobación de la factura y
comprobar que se ha realizado el trabajo o compra que nos están facturando.
Una vez que se está aprobada por el jefe departamental, se procede al registro contable.
Terminado el registro contable se imprimen las retenciones de impuestos.
Se entrega al contador el comprobante de diario con todos los documentos de respaldo,
para que realice la revisión y firma de aprobación.
98
Una vez firmado se entrega a la persona encargada del archivo, para que se archive de
forma cronológica, para realizar el pago respectivo.
4.4.6 Actividades de control de la panadería mercadillo
Las actividades de control interno aplicadas a la Panadería Mercadillo nos sirven para saber qué tan
confiable o no son los procedimientos contables, así como también los utilizamos para garantizar la
razonabilidad material de los estados financieros.
Como actividades de control de la Panadería Mercadillo, tenemos:
La protección de activos corrientes contra cualquier perdida futura por el uso o disposición
no autorizada por el gerente.
Control de autorizaciones
Control sobre el registro contable
Información confiable en los estados financieros
Los controles internos contables se clasifican en tres tipos que dependen del momento en que los
ejecuta, y estos son:
Control para la captura de datos
Control para el procesamiento
Control para la salida de información
4.4.6.1 Protección de activos corrientes contra pérdida futura por el uso o disposición no
autorizada por el gerente
Los controles de custodia de activos comprenden los siguientes:
Adquirir cajas fuertes para chequeras en blanco
99
Adquirir caja fuerte para efectivo en papel moneda
Comprar un casillero de correo o un e-mail privado a través del cual nos emitan los estados
de cuenta.
Tesorería deberá ser manejada por personal idóneo y bien capacitado
Cuando se saque dinero del banco tomar medidas de protección preventivas
Las claves de tarjetas de débito son de uso exclusivo del Gerente.
Guardar las tarjetas de crédito corporativas en lugar seguro y con llave.
Los gastos de caja chica serán responsabilizados a un solo empleado.
La compra o venta de activos fijos como muebles, equipos de computación, o vehículos
deberán ser autorizados por Gerencia General.
Implantar sistemas de seguridad para restringir el acceso de personas no autorizadas.
4.4.6.2 Control de autorizaciones
Sirven para aprobar ciertas operaciones contables internas; estos controles pueden ser:
El giro de cheques debe ser autorizado por el Gerente.
El pago a proveedores, empleados, etc., deberá ser con el visto bueno del gerente
Los plazos para pagos de cuotas deberán ser establecidos y autorizado por el Gerente.
Los contratos de compra/venta serán válidos solamente con la autorización del gerente.
Las claves de acceso al sistema deberán ser aprobadas por el contador general.
100
4.4.6.3 Control sobre el registro contable
El control sobre el registro contable son todos aquellos procedimientos que aseguran el registro
completo de las transacciones, que existan y sean válidas. Por ejemplo:
El registro contable deberá utilizar las cuentas contenidas en el plan de cuentas de la
empresa.
Todo registro contable deberá ser registrado bajo los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
El registro contable se lo hará al momento de suscitarse la operación de negocio en la
empresa.
El registro contable se lo hará en el computador.
Todo registro contable deberá ser debidamente autorizado por la persona a cargo,
Se entregará una clave para acceder al módulo contable para aquella persona que se
responsabilice del registro.
Todo registro contable deberá estar soportado por un documento contable como: facturas,
notas de crédito y débito, contratos, pagares, estados de cuenta, cheques, vouchers de
tarjetas de crédito, notas de venta, formatos de gastos de caja chica, etc.
Todo pago a proveedores locales deberá estar soportado por el correspondiente recibo de
pago y la información necesaria para su registro: fecha de cobro, número de cheque,
monto, número de factura que cancela y código de cliente.
4.4.6.4 Control en la presentación de estados financieros
Para la presentación de los estados financieros se llevan a cabo una serie de controles internos
como:
Registrar la información de acuerdo a los PCGA
101
En los estados financieros de situación poner notas al pie de los estados para aclarar alguna
situación posterior al cierre de período.
Controlar el acceso al módulo de reportes contables.
Definir parámetros de presentación de los estados financieros de acuerdo a necesidades de
información de los accionistas de la empresa.
Los estados financieros de la empresa deberán ser únicamente realizados por el Contador
General, aprobados y revisados por el Gerente General.
Los estados financieros de rentas y gastos deberán contener aquellos ingresos y gastos
operacionales y no operacionales inherentes al negocio y no al movimiento personal de
alguno de los dueños.
Los estados financieros serán realizados por un computador, y la información deberá ser
clara con el fin de poder llenar aquellos formularios de Impuestos a la Renta, Iva y
Retenciones.
Se adjuntara a estos estados financieros graficas estadísticas que informen sobre el
rendimiento del negocio.
4.4.6.5 Controles físicos
Los controles físicos utilizados en esta empresa aseguran la integridad física de registros y activos.
Por ejemplo:
Control de documentos prenumerados no emitidos (facturas, notas de crédito, contratos de
compra-venta)
Control de diarios y mayores
Control en el acceso a programas de computador
Control en el acceso a archivos de datos
Control en el acceso de activos valiosos de la empresa
102
4.4.6.6 Separación de funciones
Una de las reglas de control principal para esta empresa, es que ningún individuo deberá manejar
todas las operaciones que se realizan en la empresa de principio a fin. Es una regla que ningún
individuo debe realizar más de una función que se confiere a la autorización y registro de las
transacciones comerciales.
4.4.7 Instrucciones para utilizar el manual de procedimientos contables
La utilización de este manual de procedimientos es para el departamento contable y Gerente
General de Panadería Mercadillo; quienes accederán a la información ahí detallada cada vez que
necesiten informarse sobre algún tipo especial de procedimiento contable que se origina de una
operación del negocio.
4.4.8 Instrucciones para realizar modificaciones en el manual de procedimientos contables
Las modificaciones y actualizaciones del presente Manual lo hará únicamente el Contador General
de la empresa bajo autorización del Gerente; tales actualizaciones se basarán en las operaciones de
negocios de la empresa como por ejemplo:
Incorporación de un nuevo procedimiento de facturación para clientes nuevos.
Incorporación de un nuevo procedimiento para arqueos de caja.
Actualizar los procedimientos para declaración de nuevos formularios de impuestos del
SRI, etc.
Las modificaciones se basarán en aspectos puramente operativos como por ejemplo:
Modificación del paso 3 del proceso de pagos a proveedores.
Modificación del paso 2 del proceso de pagos a comisionistas, etc.
Las modificaciones se las realizara respetando los Procedimientos de Contabilidad Generalmente
Aceptados o P.C.G.A. y las NIIF. Las modificaciones que se hayan realizado a dichos
procedimientos se informara al Gerente General para su aprobación; si el Gerente no aprueba tal
modificación, se buscara la forma más adecuada para describirlo de otra forma, como puede ser a
través de memos, comunicaciones al personal, etc.
103
4.4.9 Esquema del manual de procedimientos contables
PANADERÍA MERCADILLO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
NOMBRE DE LA CUENTA
ÁREA: PROCEDIMIENTOS: FECHA:
PÁG:
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: FECHA: FECHA:
104
4.4.10 Instrucciones para el registro de información en el manual de procedimientos
contables
Para facilitar el trabajo del Contador se presenta una lista de instrucciones para registrar
información en la conformación del Manual, y es la siguiente:
1. Logotipo de la empresa: Impreso en forma de cliché
2. Razón Social de la empresa: Nombre de la empresa como va en el RUC
3. Departamento: Anotar el nombre del departamento, área o sección de la empresa en el
que este elaborando el procedimiento contable.
4. Fecha de emisión: Anotar el día mes y año al momento de registrar la información.
5. Página: Anotar el número de página de la forma 1 de 10 es decir que este procedimiento
contiene 10 páginas y nos encontramos en la página 1
6. Tipo de procedimiento: Se anotará la clase de procedimiento que se va a informar.
7. Detalle del procedimiento: Se anotara los pasos que detallan el procedimiento
especificado en el punto 6
8. Elaborado por: Nombre del empleado (Contador) que elabora el Manual
9. Revisado por: Nombre del Gerente General
10. Aprobado por: Nombre del Gerente General
11. Firma: Firma del Contador, Gerente y/o Presidente
12. Fecha: Fecha en que se firman los Manuales
105
4.4.11 Procedimientos contables aplicados en la panadería mercadillo
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA CAJA
CHICA
Objetivo
Establecer procedimientos para el manejo, utilización y reembolso de fondo de caja chica.
Alcance
Va dirigido al área de contabilidad.
Políticas
1. Se debe designar a una sola persona responsable de caja chica, en este caso la persona
encargada de tesorería.
2. La persona responsable no debe tener acceso a contabilidad.
3. El monto autorizado para el fondo de caja chica es de US$ 300,00
4. Los fondos asignados son únicamente para cubrir pagos menores y emergentes de la
Planta o la Administración.
5. Todos los desembolsos de caja chica serán respaldados con los respectivos soportes
de gastos (comprobantes de venta autorizados por el SRI: Facturas, Notas de Ventas), los
mismos que deberán estar autorizados por el Jefe inmediato. No se aceptarán recibos
comunes.
6. Por ningún concepto se deben utilizar estos fondos para cambios de cheques, ni préstamos
al personal.
7. Los reembolsos deben efectuarse cuando los pagos sumen como máximo el 80% del fondo
asignado, para que se mantenga una adecuada rotación y el fondo no llegue a agotarse.
8. El departamento financiero en forma rotativa, realizará arqueos de caja chica, sin previo
aviso al responsable del manejo de caja, por lo menos una vez cada dos meses, y dejará
constancia del mismo en el acta respectiva.
9. En caso de existir faltantes se contabilizará a la cuenta por cobrar del custodio de caja chica
y si por el contrario existe un sobrante se contabilizará en la cuenta otros ingresos.
10. No se deberá cambiar ni cheque ni prestar fondos de caja chica a ninguna persona,
empleado o funcionario.
Responsable
1. Gerente general
2. Contador
3. Responsable caja chica (Tesorera)
4. Asistente contable.
Procedimientos
106
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Gerente General Emitir un documento en donde otorgará al responsable del manejo de
Caja Chica.
Designar el monto que será manejado como fondo de caja chica.
Su valor no sobrepasará los US$ 300,00
Entregar al contador para que emita el cheque a nombre de la persona
asignada.
Contador Recibir los documentos y revisar.
Emitir el cheque con si respectivo egreso y enviar al gerente general.
Gerente General Recibir los documentos incluido el cheque.
Emitir y entregar un documento de las políticas de manejo de caja chica,
a las cuales se someterá el encargado del fondo.
Responsable Caja
Chica (Tesorera)
Recibir y enviar los documentos y el cheque autorizado para cobro.
Archivar los documentos para su respaldo.
Cambiar el cheque.
Realizar el ingreso de caja chica mediante un ingreso de caja.
Proceder a efectuar los gastos requeridos, mediante comprobantes
originales o vales de caja chica, para su justificación con los requisitos
establecidos.
Verificar que los fondos no sobrepasen el 80% del fondo.
En caso de sobrepasar, efectuar la reposición respectiva.
Enviar la solicitud al gerente general
Gerente General Revisar la solicitud de reembolso y verificar si los gastos se encuentran
dentro del marco establecido y sustentados con los debidos
comprobantes.
En caso de estar en orden aprobar y enviar al contador para que se emita
un nuevo reembolso.
107
Contador Recibir documentos
Emitir cheque de reembolso a nombre del responsable del fondo con su
respectivo egreso y hacer firmar al gerente general.
Enviar a asistente para ser entregado
Asistente Contable Recibir los documentos incluido el cheque
Registrar los respectivos gastos con un asiento contable
Enviar cheque y el egreso al responsable de caja chica.
Responsable Caja
Chica (Tesorera)
Recibir los documentos y firmar el egreso.
Aprobar la copia de la solicitud aprobada y continuar con sus labores.
Entregar copia de documentos al asistente contable, incluido el egreso
firmado.
Asistente Contable Recibir los documentos
Archivar los documentos sustentables de la transacción
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: FECHA:
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA CAJA CHICA DE LA PANADERIA MERCADILLO
ENCARGADO CAJA CHICAGERENTE ASISTENTE CONTABLE CONTADORA B C D
A
INICIO
Emitir un documento en donde otorgará al responsable el manejo
de caja chica
Designar el monto que será manejado como fondo de caja chica
Entregar al contador para que emita el cheque a nombre de la
persona asignada
Memorando
Documento de respaldo
B C D
Memorando
Documento de respaldo
Recibir documentos
Emitir el cheque con su respectivo egreso
Documento
Egreso
Cheque
Memorando
Memorando
Cheque
Políticas
Recibir documentos
Políticas
Memorando
Cheque
Cambiar cheque en dinero en efectivo
Realizar el ingreso de caja chica mediante un ingreso
Efectuar los gastos requeridos
Verificar que los fondos no sobrepasen el 80% de
gastos
Sobrepaso?
Efectuar la solicitud de reposición del fondo
Solicitud
Solitud aprobada
Cheque
Recibir documentos
Registrar los respectivos asientos
contable
Solicitud aprobada
Cheque
Egreso
D
Egreso
Solicitud copia
Recibir documentos
A
Cheque
Memerando
Recibir documentos
Correcto?
Emitir y entregar un documento de las políticas del manejo de
caja chica
Políticas
Cheque
Memorando
A
Solicitud
Recibir documentos
Correcto?
Aprobar
Solicitud aprobada
B
Solicitud aprobada
Recibir documentos
Emitir cheque de reembolso con sus respectivas firmas y egreso
Solicitud aprobada
Cheque
C
Solicitud aprobada
Cheque
Egreso
Recepción de documentos y firmar egreso
Egreso
Solicitud copia
Solicitud aprobada
Cheque
C
NO
SI
NO
SI
Archivo
FIN
Archivo
Archivo
Archivo
Archivo
Figura 4.1 Flujograma de proceso contable para caja chica
109
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA BANCOS
Objetivo
Establecer las acciones que permitan optimizar el manejo y control de las cuentas bancarias que
utiliza la empresa, con el fin de mejorar la gestión de liquidez y garantizar el pago oportuno de las
obligaciones contraídas.
Alcance
Va dirigido al área de contabilidad.
Políticas
1. El departamento financiero será el responsable de la apertura y movimiento que
se realice en las cuentas bancarias.
2. Todas las cuentas bancarias deberán tener dos firmas conjuntas autorizadas, que
corresponden al gerente general y contador.
3. Los cheques deben ser siempre emitidos a nombre del beneficiario, nunca al portador
4. Por ningún motivo se dará cheques posfechados o en blanco, ya que puede originar pagos
no autorizados.
5. Todos los cheques deberán ser cruzados, excepto aquellos autorizados expresamente por el
gerente general.
6. El asistente contable revisará diariamente los saldos y movimientos bancarios por
internet.
Realizando los ajustes correspondiente por las notas de débito o crédito bancarias, para
garantizar el registro correcto de los valores debitados o acreditados en las cuentas. Con
el fin de obtener saldos reales y oportunos en la cuenta bancos. .
7. El asistente contable realizará las conciliaciones bancarias mensualmente con los estados
de cuenta enviados por los Bancos.
8. Tesorería analizará la antigüedad de los cheques pendientes de cobro, en caso de que
existan cheques que no hayan sido retirados por el beneficiario con posterioridad a los
noventa días, se procederá a la anulación y registro del pasivo correspondiente.
9. Los cheques entregados al beneficiario y no presentados al cobro se mantendrá como
partida conciliatoria el tiempo de validez del cheque (13 meses de acuerdo a la Ley de
Cheques), vencida esta fecha se procederá a la anulación del cheque y se registrarán estos
valores a otros ingresos.
10. La clave de acceso al internet a las cuentas bancarias de la empresa, será de conocimiento
del personal autorizado.
11. Será responsabilidad de tesorería la entrega de cheques a proveedores
12. Controlar que las transacciones bancarias se registren en el período correspondiente y que
se acredite a la cuenta contable respectiva.
Responsable
1. Gerente general
2. Contador
3. Asistente Contable
4. Tesorería
110
Procedimientos
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Asistente Contable Recibir del departamento de compras la respectiva factura con la
requisición de compras u orden de pedido.
Verificar que coincida lo que dice la factura original con el pedido.
Si los materiales o materias primas no cumplen con los requisitos
descritos en el pedido se devuelve al departamento de compras para
que as u vez sea devuelto al proveedor.
Si cumple con los requisitos, firmar y sellar en los documentos de
recibido y enviar al contador para la elaboración del cheque
correspondiente.
Contador Recibir y revisar la documentación correspondiente.
Si todo está en orden elaborar el cheque correspondiente; caso
contrario devolver al asistente.
Enviar al gerente general para su aprobación y firma correspondiente.
Gerente General Recibir la documentación, revisar y si todo está correcto, firmar en
forma conjunta con el gerente general el cheque correspondiente.
Enviar al asistente para su registro.
Asistente Contable Recibir los documentos aprobados y el respectivo cheque.
Realizar el comprante de egreso.
Realizar el respectivo asiento contable.
Entregar al contador para su respectiva revisión y autorización.
Entregar a tesorería para pago al proveedor.
Tesorería Recibir y revisar los documentos y el respectivo cheque para el pago
al proveedor, empleados, etc.
Contador Recibir la documentación.
Verificar que todos los documentos, así como los asientos contables
se encuentren en orden.
En caso este correcto, firmar la aprobación y entregar al asistente
para su respectivo archivo.
Asistente Contable Recibir los documentos
Archivar documentos sustentables de la transacción realizada.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: FECHA:
111
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA BANCOS DE LA PANADERIA MERCADILLO
CONTADORASISTENTE CONTABLE GERENTE GENERAL TESORERÍAA B C D
A B C D
INICIO
Factura
Orden de pedido
Recibir documentos
Correcto?
Firmar y sellar en los documentos de recibido y enviar al contador para la elaboración del cheque
Factura
Orden de pedido
Factura
Orden de pedido
Recibir documentos
Correcto?
Elaborar el cheque
Factura
Orden de pedido
Cheque
Factura
Orden de pedido
Cheque
Recibir documentos
Correcto?
Firmar en forma conjunta con el contador el cheque
Factura
Orden de pedido
Cheque
A
Factura
Orden de pedido
Cheque
Recibir documentos
Realizar el comprobante de egreso
Cheque
Realizar el respectivo asiento contable y entregar al contador
Factura
Orden de pedido
Asiento contable
A
Factura
Orden de pedido
Asiento contable
Recibir documentos
Archivo
fin
B
Factura
Orden de pedido
Asiento contable
Recibir documentos
Correcto?
Firmar la aprobación y entregar al asistente para su archivo
Factura
Orden de pedido
Asiento contable
Cheque
Recibir documentos
Entrega a proveedorNO
SI
NO
SI
NO
SI
DEP COMPRAS
A
B
SI
NO
A
Figura 4.2 Flujograma de proceso contable para bancos
112
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA
ADQUISICIÓN DE MATERIA PRIMA Y OTRAS
COMPRAS
Objetivo
Establecer una guía de procedimientos necesarios para la adquisición de materia prima u otra
mercadería
Alcance
Va dirigido al área de producción y en especial al área de compras
Políticas
1. El bodeguero siempre mantendrá al día los inventarios.
2. Todo requerimiento de materia prima deberá ingresar al departamento máximo de 15 días
antes de su compra.
3. Se deberá mantener un archivo de proveedores en el cual se incluya información necesaria.
4. Realizar por lo menos tres cotizaciones previa compra; se deberá realizar una evaluación
de la propuesta dada de los proveedores.
5. Todas las órdenes de compra deberán ser autorizadas por el jefe inmediato.
6. Todas las compras de materia prima se realizarán a crédito de 30 días plazo.
7. Se recibirá la materia prima únicamente con facturas.
8. La factura se entregará directamente al asistente contable con la firma de recibido.
Responsable
1. Gerente general
2. Asistente Contable
3. Encargado de compras
4. Encargado de bodega
Procedimientos
113
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Encargado de bodega Verificar inventarios.
Realizar el respectivo requerimiento al encargado de compras, mediante una
requisición de compras en original y copia y de acuerdo a las necesidades.
Enviar el original al encargado del área de compras.
Encargado de compras Recibir la requisición, revisar y enviar al director financiero para su revisión.
Emitir el cheque con si respectivo egreso y enviar al gerente general.
Gerente general Recibir y revisar la requisición tomando en cuenta si existe presupuesto en el
banco y el stock existente.
Si todo es correcto autorizar la compra.
Remitir la solicitud aprobada al encargado de compras.
Encargado de compras Recibir la solicitud aprobada.
Solicitar cotizaciones a los proveedores, indicando los requerimientos de
cantidad y calidad en función a la solicitud de compras.
Elaborar un cuadro comparativo con las cotizaciones recibidas
Enviar el análisis respectivo al director financiero.
Gerente General Recibir y revisar el análisis respectivo.
Seleccionar el proveedor.
Autorizar la entrega del cheque para la compra.
Enviar la autorización al encargado de compras.
Encargado de compras Recibir la autorización firmadas por los encargados.
Elaborar la correspondiente orden de compras en original y copia, considerando
los datos de la solicitud de compras.
Enviar por fax o por mail la orden de compra al proveedor seleccionado.
Enviar una copia junto a la solicitud de compra al encargado de bodega.
Encargado de bodega Recibir la orden de compra y efectuar un seguimiento para garantizar que todo
lo solicitado a los proveedores se reciba.
Recibir toda la mercadería de acuerdo al pedido y factura.
Ingresar la nota de ingreso a bodega.
Registrar el ingreso en el kardex respectivo.
Enviar los documentos de sustento de la compra al asistente contable.
Asistente contable Recibir y verificar los cálculos entre cantidades y precios de la factura.
Realizar los respectivos asientos para contabilizar la compra.
Realizar los respectivos sustentables de la transacción realizada
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: FECHA:
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ADQUISICIÓN DE MATERIAS PRIMAS Y OTROS DE LA PANADERIA MERCADILLO
ENCARGADO DE COMPRAS
ENCARGADO DE BODEGA GERENTE GENERAL ASISTENTE CONTABLEA B C D
A B C D
INICIO
Verificar inventarios
Correcto?
Requisición 1
Recibir documentos
Correcto?
Recibir documentos
Correcto?
Autorizar la compra
A
Recibir documentos
Recibir toda la mercadería de acuerdo al pedido y
factura
Ingresar la nota de ingreso a bodega
Orden de compra
Autorización de copia
Facturas
B
Recibir documentos
Autorización de
Orden de compra
Orden de compra
Recibir documentos
Verificar los cálculos entre cantidades y precios de la
factura
NO
SI
NO
SI
NO
SI
AB
B
Realizar requerimiento
Requisición 1
Requisición 1
Requisición autorizada 1
Orden de compra
Autorización de
Factura
Realizar los respectivos a asientos para contabiliza la
compra
Orden de
Autorización de
Asientos contables
Archivo
FIN
Requisición autorizada
Solicitar cotizaciones a proveedores
Elaborar un cuadro comparativo
Requisición autorizada
Cuadro de comparaciones
Autorización de compra
Elaborar la correspondencia Orden de compra
Enviar la orden de compra al proveedor
Autorización de coia
Archivo
Orden de compraAutorización de
copia
Registrar el ingreso en el kardex respectivo
C
Requisición autorizada
Cuadro de comparaciones
Recibir documentos
Correcto?
SI
NO
B
Seleccionar el proveedor conjuntamente con el
gerente general
Autorizar la entrega del cheque para la compra
Requisición
Cuadro de comparacióm
Autorización de compra
Archivo
Archivo
A
Figura 4.3 Flujograma de proceso contable para adquisición de materias primas y otros
115
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LAS
VENTAS
Objetivo
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal manera que se
cumplan las políticas de ventas establecida por la empresa.
Alcance
Se encuentra dirigido directamente al departamento de ventas.
Políticas
Políticas de ventas a crédito
1. El plazo del crédito será de 30 días de plazo; pasado ese tiempo la empresa cerrará el
crédito a dicho cliente.
2. Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son:
Copia del RUC o cédula de identidad.
Informe sobre la situación económica del cliente.
Solicitud de la lista de productos que desea adquirir.
3. El monto establecido para las ventas a crédito es de US$ 2.000,00 (Dos mil dólares)
4. Si él plazo del crédito del cliente vence, este incurrirá en mora y no podrá solicitar otro
pedido hasta que haya cancelado el anterior.
5. Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un archivo con los datos de la
venta, los datos del cliente la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia
del jefe del departamento de ventas.
6. El vendedor debe proporcionar información correspondiente a los clientes para optar a un
crédito
7. Se pagará un comisión del 2% del total de la factura para los vendedores, siempre que los
cobros no sobrepasen los plazos de crédito establecidos.
Políticas de ventas al contado
1. No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido de las
instalaciones de la empresa.
2. Es deber del cliente revisar su mercadería al momentos de la entrega para comprobar el
buen estado de la misma.
3. La actividad de venta solo será realizada en el área designada por la empresa y bajo la
supervisión del jefe inmediato.
4. Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible de la
factura, una vez realizado el pago total y en efectivo de la misma.
5. Las ventas al contado superiores a US$ 500,00 se otorga un descuento del 1.5%.
6. Las facturas que sean anuladas deberán ser archivadas tanto la original como sus dos
copias.
7. La lista de precios, será elaborado por el jefe de ventas y por el jefe de producción; está se
deberá mantener por el tiempo que la empresa lo considere necesario.
Responsable
1. Gerente general
2. Encargado de ventas
3. Encargado de bodega
4. Vendedor
5. Cliente
Procedimientos
Ventas al contado
116
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Vendedor Establecer el contacto con la empresa.
Asesorar al cliente sobre el producto que ofrece la empresa y sobre las
diferentes formas de compra a crédito y contado.
Si el cliente compra al contado, el vendedor deberá realizar la orden de pedido.
Pedir la autorización del jefe del departamento de ventas para proseguir con la
venta del producto
Jefe de ventas Revisar la orden de pedido y si todo está en orden autorizar la venta.
Entregar la autorización al encargado de bodega.
Jefe de bodega Recibir la requisición.
Verificar la existencia, si tiene el producto para poder despachar.
Realizar el egreso de bodega y registrar en el kardex respectivo.
Enviar la mercancía requerida al departamento de ventas.
Jefe de ventas Recibir la mercadería y revisar que esté de acuerdo a la requisición.
Elaborar la factura.
Entregar la factura al cliente para que se cancele. Quedando una copia en
contabilidad y una copia en el departamento de tesorería.
Entregar la mercadería al cliente
FIN DEL PROCESO
Ventas a crédito
Vendedor Si el cliente decide comprar a crédito. Comprobar que el cliente cumpla con los
requisitos establecidos.
Si los cumple, llenar la orden de pedido y remitir al jefe de ventas.
Jefe de ventas Recibir la y revisar en el archivo de listado de clientes, para verificar si el
cliente ya ha realizado transacciones con la empresa.
Si todavía no es cliente, pedir los respectivos documentos para autorizar el
pedido.
Si ya es cliente de la empresa; verificar si ha cancelado créditos anteriores y si
el monto del crédito supero el establecido, de ser así enviar el archivo del
cliente junto con la orden de pedido al gerente, para que autorice el pedido.
Si no supera el monto, autorizar la orden de pedido.
Jefe de Bodega Recibir la requisición y revisar.
Verificar la existencia, si tiene producto procede al despacho.
Realizar el egreso y registrar en el kárdex respectivo.
Enviar la mercancía requerida al departamento de ventas.
Jefe de ventas
Recibir la mercadería y revisar que esté de acuerdo con la requisición.
Elaborar la factura, entregar la una copia a contabilidad y la otra a tesorería.
Entregar la mercadería al cliente
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: FECHA:
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA VENTAS AL CONTADO DE LA PANADERIA MERCADILLO
JEFE DE BODEGAVENDEDOR JEFE DE VENTASA B C
A B C
INICIO
Establecer el contacto con la empresa
Asesor al cliente sobre el producto que ofrece la empresa y sobre las
diferentes formas de pago; crédito o contado
La compra es a crédito o contado?
Contado
Crédito
Llenar la orden de pedido
Pedir autorizacióm
Orden de
Orden de
Orden de pedido
Archivo
Orden de pedido
Orden de pedido
Orden de pedido
Recibir documentos
Está en orden?
SI
NO
Autorizar
Orden de pedido
Orden de pedido autorizada
A
B
Orden de pedido
Orden de pedido autorizada
Recibir documentos
Existe producto?
NO
SI
Despachar
Rralizar el egreso de bodega y registrar en el
kardex respectivo
Egreso
Orden de pedido autorizada
Egreso
Orden de pedido autorizada
Archivo
Orden de pedido autorizado
Recibir documentos y mercadería
Realizar factura
Factura
Entregar la factura al cliente, parar que cancele
Entregar la mercadería al cliente
Orden de pedido
Factura
Factura
Factura
Contabilidad
Cliente Archivo
FIN
B
Figura 4.4 Flujograma de proceso contable para ventas al contado
118
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES VENTAS AL CRÉDITO DE LA PANADERIA MERCADILLO
JEFE DE BODEGAVENDEDOR JEFE DE VENTASA B C
A B C
INICIO
Establecer el contacto con la empresa
Asesor al cliente sobre el producto que ofrece la empresa y sobre las
diferentes formas de pago; crédito o contado
La compra es a crédito o contado?
Crédito
Contado
Comprobar que el cliente cumpla con los requisitos
Orden de
Orden de
Orden de pedido
Archivo
Orden de pedido
Orden de pedido
Recibir documentos
Está en orden?
SI
NO
Autorizar
Orden de pedidoOrden de pedido
autorizada
B
Orden de pedido
Orden de pedido autorizada
Recibir documentos
Existe producto?
NOSI
Despachar
Rralizar el egreso de bodega y registrar en el
kardex respectivo
Egreso
Orden de pedido autorizada
Egreso
Orden de pedido autorizada
Archivo
Orden de pedido autorizado
Recibir documentos y mercadería
Realizar factura
Factura
Entregar la factura al cliente, parar que cancele
Entregar la mercadería al cliente
Orden de pedido
Factura
Factura
Factura
Contabilidad
Cliente Archivo
FIN
B
Cumple
SI
NO
Llenar orden de pedido y remitir al jefe del
departamentos de ventas
Supera el monto
NO
SI
Solicitar los debidos
documentos para autorizar el
epdido
Enviar el archivo del clientes, junto
con la orden de pedido al gerente
Figura 4.5 Flujograma de proceso contable para ventas a crédito
119
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA CAJA
COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
Objetivo
Establecer una guía para la adquisición de activos fijos de la empresa.
Alcance
Será de uso exclusivo para el área de compras, departamento contable, jefe de cada departamento.
Políticas
1. La unidad que requiera la compra de algún activo debe realizar la respectiva solicitud.
2. Para realizar la compra, se debe revisar si el costo del activo se adapta al presupuesto de la
empresa, teniendo también en consideración la importancia de la adquisición del mismo.
3. Se debe elaborar la orden de compra previa autorización del gerente.
4. Antes de ingresar al activo se debe revisar que se encuentre en buen estado, caso contrario
se debe dar a conocer inmediatamente a la persona competente.
5. Se considerará como activos fijos todos aquellos bienes o equipos adquiridos, cuyo
costo sea igual o mayor a $ 500 (quinientos dólares).
6. Los activos se encuentran registrados al costo de adquisición.
7. Los gastos incurridos en la compra de activos fijos hasta su puesta en marcha serán
incluidos para formar parte del mismo.
8. La depreciación de los activos se registra por el método de línea recta (ver procedimiento
de depreciación)
9. Cualquier movimiento de activos fijos que se realice, deberá ser autorizado previamente
por el jefe del departamento y el Gerente Financiero, con el fin de conocer la ubicación
física del activo fijo.
10. Se realizará una toma física de activos fijos por lo menos una vez al año
Responsable
1. Gerente general
2. Contador
3. Jefe de unidad
4. Encargado de compras.
5. Encargado de bodega.
Procedimientos
120
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Jefe de unidad Solicitar la compra del activo fijo.
Enviar la petición junto a la justificación de pedido.
Gerente General Recibir la solicitud, analizar si es justificable la compra del activo.
Si es justificable el pedido: Revisar los presupuestos.
Aprobar la solicitud y enviar al encargado de compras
Encargado de
compras
Recibir la solicitud aprobada.
Solicitar cotizaciones a proveedores, indicando los requerimientos de
calidad en función a la solicitud de compras.
Establecer un cuadro comparativo con las cotizaciones recibidas.
Enviar el análisis respectivo
Gerente General Recibir y revisar el análisis respectivo.
Seleccionar al proveedor.
Autorizar la compra.
Contador Realizar la orden de compra
Receptar el pedido
Revisar la factura
Elaborar el código para la identificación
Actualizar cuadros y enviar al encargado de bodega
Realizar los respectivos trámites e cancelación.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: FECHA:
121
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA COMPRA DE ACTIVOS FIJOS DE LA PANADERIA MERCADILLO
GERENTE GENERALJEFE DE UNIDADENCARGADO DE
COMPRASCONTADOR
A B C D
AB
C D
INICIO
Solicitud 2
Solicitud 1
Realizar el requerimientos
Existe fondos para la compra
Solicitud 1
Recibir documentos
Justificable
Recibir documentos
A
Recibir documentos
Seleccionar el proveedor
Solicitud aprobada 1
Recibir documentos
Realizar la orden de compra
NO
SI
NO
SI
A
B
Archivo
SI
NO
A
Solicitud 1
Recibir documentos
Correcto?
Aprobar compra
Solicitud aprobada 1
Solicitud aprobada 1
Solicitar cotizaciones a proveedores
Elaborar un cuadro comparativo
Solicitud aprobada 1
Cuadro de comparaciones
Cuadro de comparaciones
Receptar el pedido
Revisar factura
Elaborar código para identificación
Actualizar cuadros y enviar al encargado de bodega
Realizar los respectivos trámites de cancelación
Solicitud aprobada 1Cuadro de
comparacionesOrden de compra
Factura
Archivo
INICIO
Factura
Orden de compra
Solicitud aprobada 1Cuadro de
comparaciones
Autorizar compra
Solicitud aprobada 1
Cuadro de comparaciones
Figura 4.6 Flujograma de proceso contable para compra de activos fijos
122
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA TOMA
FÍSICA DE INVENTARIOS
Objetivo
Entrega lineamientos al personal encargado de la toma física de inventarios físicos para así
mantener un correcto control salvaguardando y respaldando las operaciones.
Alcance
Se encuentra dirigido tanto al departamento contable como para las bodegas.
Políticas
1. El encargado de la bodega será el único responsable de su manejo y control.
2. El encargado deberá llevar un kárdez o producto que se encuentre en la bodega de materia
prima como productos terminados, este kárdez deberá estar organizado por nombre del
producto o materiales.
3. El manejo de los kárdez, así como el registro ingresos y egresos de materiales por
transferencias o adquisiciones, será tarea exclusiva del encargado de bodega.
4. El movimiento del kárdez se realizará mediante el método de promedio ponderado y bajo
los porcentajes dictados por ley.
5. Al momento que se realice una compra de materiales, este ingreso debe ser registrado en el
kárdez correspondiente, si se tratara de un nuevo producto que no hay estado antes en
bodega, se le deberá asignar un nuevo código, el mismo que será establecido por el
asistente contable al momento de realizar el ingreso contable con la factura de compra.
6. L egreso de materia prima como de productos terminados se realizará únicamente con
orden de pedido.
7. El encargad de bodega, deberá archivar la primera copia del egreso de la bodega
debidamente firmada, en orden consecutivo, y la segunda copia deberá ser enviada al
asistente contable para su respectiva contabilización.
8. El inventario y conteo físico de las existencias en bodega se lo realizará de manera
trimestral y de manera general una vez al año.
9. En conteo físico de la bodega, deberá ser efectuado por el encargad de bodega
conjuntamente con el asistente contable.
10. En caso de existir faltantes en el inventario, este será descontado del rol de pagos mensual
del encargado de bodega
Responsable
1. Asistente contable
2. Contador
3. Encargado de bodega.
Procedimientos
123
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Encargado de bodega Una vez cerrado el mes, entregar las copias de los documentos del corte
de ingresos y egresos de bodega al asistente contable para poder realizar
el conteo físico.
Asistente contable Recibir los documentos e imprimir el detalle del reporte de inventarios
cortados a la fecha.
Realizar el conteo físico en compañía y presencia del encargado de
bodega.
Realizar el informe de toma física y verificar si los valores cuadran con
los documentos entregados y con el detalle del reporte de inventarios.
Si todo esta correcto y cuadrado firmar y enviar al contador para su
registro.
Caso contrario emitir un informe de faltantes y entregar el reporte al
contador.
Contador Recibir los documentos y revisar.
Si el informe es correcto y esta cuadrado, o se encontraron diferencias
firmar y realizar es respectivo asiento contable.
Cuando existan diferencias entregar al gerente general para su
conocimiento.
Archivar documentos sustentables de la transacción realizada.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: FECHA:
124
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES VENTAS AL CRÉDITO DE LA PANADERIA MERCADILLOMANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS DE LA PANADERIA MERCADILLO
JEFE DE BODEGAVENDEDOR JEFE DE VENTAS CONTADORENCARGADO DE BODEGA ASISTENTE CONTABLE C
A B C
INICIOIngresos
Egresos
Recibir documentos
SI
Correcto y cuadrado?
NO
Rralizar el egreso de bodega y registrar en el
kardex respectivo
Orden de pedido autorizada
Egreso
Orden de pedido autorizada
Archivo
Un informe de faltantes
Imprimir el detalle del reporte de inventarios cortado a la
fecha
Realizar el conteo físico en compañía y presencia del
encargado de bodega
A B
Al fin de mes, entregar las copias de los documentos
del corte de ingresos y egresos de bodega
SI
Recibir documentos
Existe producto?
NO
Firmar y registrar el asiento contable
Registrar los ajustes en el kárdex de inventarios
Firmar informe favorable
Egresos
Ingresos
Reporte invnetarios
Informe
FIN
Egresos
Ingresos
Egresos
Ingresos
Reporte inventarios
Informe
Entregar el informe de diferencias al gerente general
para que autorice ajustes contables
Figura 4.7 Flujograma de proceso contable para toma física de inventarios
125
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA
PROVEEDORES
Objetivo
Dar a conocer lineamiento específicos para que todas las cuentas por pagar se encuentren
debidamente registradas y pagadas
Alcance
Se encuentra dirigido específicamente al departamento contable
Políticas
1. Entregar inmediatamente todas las facturas de los proveedores al departamento de
contabilidad
2. Marcar como ¨Copias¨ los ejemplares extras de las facturas de los proveedores para
evitar duplicada en los pagos
3. Los saldos a pagar por compras recibidas, serán pagaderos únicamente con cheque y a
nombre de proveedores autorizados
4. Se deberá mantener registrados de cuentas a pagar individuales, por cada uno de los
proveedores.
5. Se realizaran conciliaciones regulares y periódicas, de los saldos de las cuentas
individuales de proveedores con los saldos del mayor general.
Responsable
1. Gerente general
2. Contador
3. Asistente Contable
Procedimientos
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Asistente Contable Revisar los registros de pagos pendientes de manera periódica,
verificando los pagos que estén por vencerse.
Entregar al contador los respectivos documentos con si comprobante
de respaldo para su respectiva verificación.
Contador Recibir los documentos y verificar que el pago a realizarse sea de
compras reales, comparando la factura del proveedor con las notas de
ingreso.
Gerente General Recibir y revisar la documentación presentada por contabilidad.
Si todo esta correcto autorizar el pago.
Enviar al Contador para la emisión del cheque correspondiente.
Contador Recibir los documentos respectivos con la autorización de gerencia.
Emitir el cheque respectivo, por el valor de la factura por pagar.
126
Enviar al Gerente general para firmar junto con los documentos de
sustento.
Gerente General Recibir el cheque y los documentos, revisar y firmar en conjunto con
el contador observando que conste el monto por el cual fue pedida la
autorización de pago.
Enviar asistente contable para su respectiva contabilización y entrega
a tesorería.
Asistente Contable Revisar el cheque y los documentos.
Realizar el egreso respectivo.
Entregar a tesorería para el respectivo pago
Realizar el respectivo asiento contable.
Archivar documentos sustentables de la transacción realizada
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADO POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA:
FECHA: FECHA:
127
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA PROVEEDORES DE LA PANADERÍA MERCADILLO
ASISTENTE CONTABLE GERENCIA GENERALCONTADOR
Revisar los registros de pagos pendientes de
manera periódica
A B C
A
INICIO
Factura
Notas de ingreso
A
Realizar el egreso respectivo
Entregar al tesoreria Cheque
B
Factura
Nota de ingreso
Recibir documentos
Factura
Nota de ingreso
Verificar el pago a realizarse sea de compras reales
C
Factura
Nota de ingreso
Recibir documentos
Autorizar pago
Enviar al contador para la emisión del
cheque correspondiente
Correcto
SI
NO
CorrectoNO
SI
Factura
Nota de ingreso
B
B
Factura
Nota de ingreso
Recibir documentos
Emitir el cheque respectivo, por el valor de la factura
por pagar
Factura
Nota de ingreso
Cheque
Factura
Nota de ingreso
Cheque
Recibir documentos
Realizar el respectivo asiento contable
Factura
Nota de ingreso
Egreso
Archivo
FIN
C
Factura
Nota de ingreso
Cheque
Recibir documentos
Correcto
NO
SI
Enviar al asistente contable para su
respectiva contabilización y entrega al proveedor
Factura
Nota de ingreso
Cheque
B
Figura 4.8 Flujograma de proceso contable para pago de proveedores
128
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA
ELABORACIÓN DEL ROL DE PAGOS DE LOS
EMPLEADOS
Objetivo
Determinar los pasos necesarios para la elaboración y pago de roles de pago.
Alcance
Dirección de Recurso Humanos
Políticas
1. Para realizar el rol de pagos el departamento de recursos humanos deberá proveer las
tarjetas de control de cada empleado, con las debidas justificaciones en caso de existir.
2. Todos los trabajadores que consten en la lista deberán estar afiliados al IESS, y deberán
ser desconectados lo valores del mismo.
3. Se deberá mantener al día los anticipos entregados a cada empleado para ser
desconectados a tiempo
4. El rol de pagos deberá llegar sin falta la fecha y el nombre de quien lo realiza y su
respectiva firma de responsabilidad.
5. Una vez entregado al empleado su respectivo rol el deberá firmar su conformidad.
Responsable
1. Gerente general
2. Contador
3. Asistente Contable
Procedimientos
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Asistente Contable Recibir las nóminas de los empleados con sus respectivos reportes del
personal encargado de nómina.
Revisar si es quincena o fin de mes.
En caso de ser quincena calcular el 40% del sueldo básico.
Caso contrario des ser fin de mes, calcular todos los ingresos tomando
en cuenta descuento quincenal, aporte al IESS, prestamos en caso de
tenerlos, entre otros.
Enviar toda la información al Contador.
Contador Recibir la información y verificar los cálculos respectivos.
Si todo este correcto proceder a elaborar los respectivos roles de pago,
el cual deberá ser impreso en original y copia.
Emitir los cheques con los valores a pagar.
Enviar los roles de pago y los cheques al gerente general para su firma.
Gerente General Recibir y verificar los cálculos respectivos.
Si todo esta correcto proceder a firmar los cheques.
Enviar a la Asistente
129
Asistente Contable Recibir los documentos.
Elaborar los respectivos comprobantes de egreso.
Comunicar a los empleados para que se acerquen a realizar su
respectivo cobro.
Entregar el cheque y la copia del rol de pago al empleado.
Registrar en libros de pago y salarios.
Enviar documentos a contador para ser evaluados
Contador Recibir la documentación.
Verificar que todos los documentos, así como los asientos contables se
encuentran en orden.
En caso que todo este correcto firmar, la aprobación y entregar a la
asistente para su respectivo archivo
Asistente Contable Recibir los documentos
Archivar documentos como respaldo de pago a los empleados.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: FECHA:
130
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA ELABORAR EL ROL DE PAGOS DE LA PANADERIA MERCADILLO
CONTADORASISTENTE CONTABLE GERENTE GENERAL
INICIO
A B C
A B C
Reportes
Nóminas
Recibir las nóminas de los empleados
Correcto?
Quincena o fin de mes?
SI
NO
Calcular los ingresos mensuales tomando en cuenta los descuentos
Calcular el 40% del sueldo del empleado
Reportes
Nómna
Cálculos
Reportes
Nóminas
Cálculos
Recibir documentos
Correcto?
NO
SI
Elaborar los respectivos roles de pago
Emitir los cheques con los valores a pagar a nombre de cada
empleado
Enviar los roles de pago y cheques al gerente general para
su firma
Reportes
Nómna
Cálculos
Cheque
Rol copia
Rol original
Reportes
Nómna
Cálculos
Cheque
Rol copia
Rol original
Recibir documentos
Correcto?
SI
NO
Firmar los cheques en conjunto con el contador
Reportes
Nómna
Cálculos
Cheque
Rol copia
Rol original
Reportes
Nómna
Cálculos
Cheque
Rol copia
Rol original
A
Recibir documentos
Elaborar los respectivos comprobantes de pago
Comunicar a los empleados para que se acerquen a realizar su respectivo cobro
Entregar el cheque y la copia del rol de pago al empleado
Registrar en libros
Reportes
Nómna
Cálculos
Rol original
Asientos
A
Reportes
Nómna
Cálculos
Rol originalAsientos
aprobados
Recibir documentos
Reportes
Nómna
Cálculos
Rol original
Asientos aprobados
Archivo
FIN
A
B
B
Reportes
Nómna
Cálculos
Rol original
Asientos
Recibir documentos
Correcto?SI
NO
Firmar la aprobación y entregar a al asistente para su respectivo
archivo
Reportes
Nómna
Cálculos
Rol original
Asientos aprobados
A
Figura 4.9 Flujograma de proceso contable para pago de rol de pagos
131
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA DECLARACIÓN
DE IMPUESTOS POR PAGAR
Objetivo
Establecer procedimientos para la correcta declaración de impuestos mensuales.
Alcance
Se encuentra dirigido específicamente al departamento contable.
Políticas
1. Realizar la declaración hasta el 10 de cada mes
2. Realizar el pago de impuestos mediante internet.
Responsable
1. Asistente contable
2. Contador
Procedimientos
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Asistente Contable Realizar un detalle de las retenciones en la fuente y de IVA realizados en el
mes clasificando por código de retención.
Realizar un detalle de todas las facturas con IVA registrando el porcentaje de
retención de IVA que nos realizan las empresas.
Generar del sistema el reporte de facturas para verificar el total.
Generar el mayor de todas las cuentas de retenciones y de IVA en Compras
para verificar que su saldo sea el correcto, comparando con los detalles
realizados.
Ingresar toda la información obtenida al programa del SRI ¨DIM
FORMULARIOS¨ en los formularios 103 y 104.
Imprimir los formularios y guardar en la computadora.
Enviar al contador para que apruebe y firme los formularios.
Contador Recibir y revisar los formularios. Si todo esta correcto firmar.
Verificar el saldo de bancos y si existe el saldo que se requiere para el pago
de impuestos.
En caso de existir, ingresar a la página del SRI y cargar los archivos
formularios.
Imprimir los comprobantes de pago.
Enviar a la asistente para su respectiva contabilización y para ser archivados.
Gerente General Recibir y verificar los cálculos respectivos.
Si todo esta correcto proceder a firmar los cheques.
Asistente Contable Recibir los documentos.
Emitir comprobante de egreso.
Archivar documentos sustentables de la transacción realizada.
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
REVISADO POR: APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: FECHA:
132
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA DECLARACIÓN DE IMPUESTOS POR PAGAR DE LA PANADERÍA MERCADILLO
CONTADORASISTENTE CONTABLE A B
A B
INICIO
Realizar un detalle de las retenciones en la fuente y de IVA realizados en el mes clasificando
por código de retención
Realizar un detalle de todas las factura con IVA registrando el
porcentaje de retención de IVA que nos realicen las empresas
Generar del sistema el reporte de facturas para verificar el
total
General el mayor de todas la cuentas de retenciones y de IVA
en compras
Correcto?
NO
SI
Ingresar toda la información obtenidaal programa del SRI en los formularios 103 y 104
Imprimir los formularios y guardar en la computador
Retenciones en la fuentes
Retenciones del IVA
Detalle de facturas
Mayor de facturas
Mayor de retenciones
Mayor de IVA
Retenciones en la fuentes
Retenciones del IVa
Detalle de facturasMayor de facturas
Mayor de retenciones
Mayor de IVAFormulario de
retencionesFormularos IVA
A
Retenciones en la fuentes
Retenciones del IVa
Detalle de facturas
Recibir documentos
Emitir comprobantes de egreso
Archivo
FIN
Formulario de retenciones
Formulario IVA
Recibir documentos
Correcto?
NO
SI
Firmar formularios
Existe saldo en bancos?
Ingresar a la página del SRI cargar los archivos de los
formularios
Realizar el pago
Imprimir pagos
Formulario de retenciones
Formulario de IVA
Comprobante de pago
Comprobante de pago
Archivo
NO
SI
Archivo
B
Archivo
Figura 4.10 Flujograma de proceso contable para declaración de impuestos
133
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA
ELABORACIÓN DE PLANILLAS DEL IESS
Objetivo
Establecer procedimientos para la elaboración y pago de planillas del IESS
Alcance
Se encuentra dirigido específicamente al departamento contable.
Políticas
1. Registrar las horas extras hasta el 5 del siguiente mes
2. La fecha máxima de pago será el 14 de cada mes.
Responsable
1. Asistente contable
2. Contador
Procedimientos
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Asistente Contable Registrar las horas extras según el rol de pagos y las novedades que se
hayan presentado durante el mes, en el sistema de historia laboral del
IESS
Ingresar con los números de cédula de los empleados en el servicio de
novedades
Verificar que la información sea correcta.
Aceptar la novedad registrada
Sacar un resumen consolidado de planilla de aportes y de préstamos
del mes correspondiente, imprimir los reportes.
Enviar al contador junto con el rol de pagos para verificar la
información y aprobar
Contador Recibir y revisar las planillas.
Si todo está correcto, generar los comprobantes de pago para que en el
día indicado se genere el respectivo débito bancario.
Contabilizar las planillas de aportes y de préstamos.
Enviar a la Asistente para su respectivo archivo.
Asistente Contable Recibir los documentos
Emitir el comprobante de egreso
Archivar documentos sustentables de la transacción realizada.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: 14/04/2015 FECHA:
134
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ELABOACIÓN DE PLANILLAS DEL IESS DE LA PANADERÍA MERCADILLO
CONTADORASISTENTE CONTABLE A B
A B
INICIO
Registrar las horas extras según el rol de pagos y las novedades que se hayan
presentado durante el mes, en el sistema del historial laboral de IESS
Ingresar con los números de cédula de los empleados en el servicio de novedades
Correcto?
NO
SI
Aceptar las novedades
Mayor de facturas
Mayor de retenciones
Mayor de IVA
A
Retenciones en la fuentes
Retenciones del IVa
Detalle de facturas
Recibir documentos
Emitir el comprobante de egreso
Archivo
FIN
Rol de pagos
Resumen consolidado
Recibir documentos
Correcto?
NO
SI
Revisar el resumen
Generar las planillas de aportes y de préstamos
Rol de pago
Resumen
Comprobante de pago
Rol de pagos
Recibir documentos
Verificar que la información sea correcta
Sacar un resumen consolidado de planillas de aportes y de préstamos del mes
correspondiente, imprimir los reportes
Rol de pagosResumen
consolidado
Comprobante de egreso
Contabilizar las planillas de aportes y de préstamos
Enviar al asistente para su archivo
Comprobante de pago
Figura 4.11 Flujograma de proceso contable para elaboración de planillas del IESS
135
PANADERÍA MERCADILLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
ÁREA: DEPARTAMENTO
CONTABLE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA
CUENTAS CLIENTES
Objetivo
Entregar normas específicas que deben realizarse para conseguir una cobranza efectiva,
procurando así mantener siempre una cartera lo más baja posible.
Alcance
Se encuentra dirigido al departamentos de ventas y departamento contable
Políticas
1. Queda terminantemente prohibido recibir por parte de los clientes para la cancelación
de las facturas adeudadas, cheques de terceros, los pagos deberán realizarse únicamente
con cheques personales a nombre de la empresa.
2. Los registros de cuentas por cobrar deberán ser revisados periódicamente y así conocer
el día de pago de cada cliente deudor.
3. Deberá existir un detalle por cada uno de los clientes deudores, en donde se registrara
cada uno de los pagos realizados y sus fechas de vencimiento.
Responsable
1. Gerente General
2. Contador
3. Asistente Contable
4. Mensajero
Procedimientos
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Asistente Contable Imprimir un detalle de cada uno de los clientes deudores, en donde
constara el nombre del cliente deudor, las facturas que adeuda con su
debida fecha de emisión y vencimiento y los valores correspondientes,
incluido el número de teléfono.
Realizar las llamadas necesarias para comunicarse con el cliente que
esta por vencer su fecha de pago; el resultado estas llamadas deberán
ser escrita en un documento llamado informe de cobranzas, donde se
anotara la fecha de la realización del aporte, el cliente, nombre del
contacto, resultado de la llamada y observaciones.
Entregar diariamente gerente general y contador el informe de
cobranzas para que lo revise y ponga su firma de conformidad.
Gerente general Revisar el informe, revisar y si todo esta correcto firmar y entregar a
Asistente Contable.
Caso de pagos incumplidos será el personalmente el que se encargue
de comunicarse con el cliente.
Asistente Contable Recibir informe firmado y verificar las confirmaciones de pago
existentes.
Coordinar con el Mensajero para que retire el cheque, indicando la
136
dirección exacta de cada cliente y entregándole la copia de la factura
con el valor correspondiente de pago
Mensajero Acudir a la empresa indicada, retira el cheque y entregar al asistente
contable.
Asistente Contable Recibir los documentos incluido el cheque.
Revisar el cheque, realizar el respectivo depósito bancario.
Caso contrario el cheque es posfechado, guardar en su custodia para su
posterior deposito, en la fecha indicada en el cheque.
Realizar asientos contables con su respectivo registro.
Enviar registros contables junto con los documentos de soporte al
Contador para su respectiva supervisión.
Contador Recibir la documentación.
Verificar que todos los documentos, así como los asientos contables
se encuentren en orden.
En caso que todo este correcto, firmar la aprobación y entregar a la
Asistente para su respectivo archivo
Asistente Contable Recibir los documentos.
Archivar documentos sustentables de la transacción realizada.
FIN DEL PROCESO
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
ELABORADO POR:
DARÍO PULUPA
APROBADOR POR:
FIRMA: FIRMA: FIRMA:
FECHA: 14/04/2015 FECHA: 14/04/2015 FECHA:
137
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA CLIENTES DE LA PANADERÍA MERCADILLO
CONTADORASISTENTE CONTABLE MENSAJEROGERENTE GENERAL
Imprimir un detalle de cada de los clientes
deudores
Comunicarse con el clientes que esta por
vencer su fecha de pago
Realizar un informe de cobranzas
A B C D
A
INICIO
Detalle
Informe
Informe
Detalle
A
Detalle
Informe
Verificar las confirmaciones de pago existentes
Buscar copias de las facturas a cobrar
Coordinar con el mensajero para que retire el cheque
Confirmación
Facturas
Detalle
Informe
Confirmación
Facturas
B
Detalle
Informe
Recibir documentos
Correcto
SI
NO
Firmar y entregar
Detalle
Informe
Comunicarse conel
clientes personalmen
te
C
Confirmaciones
Facturas
Recibir documentos
Acudir a la empresa indicada
Retirar el cheque
Confirmación
Facturas
Cheque
D
Confirmación
Facturas
Cheque
Recibir documentos
Correcto
SI
NO
Firmar la aprobación y entregar al asistente
para su respectivo archivo
Confirmación
Facturas
Cheque
A
Confirmación
Facturas
Cheque
Cheque de depósito o posfechado
Realizar el depósito bancario
Realizar asientos contables para su registro
Confirmación
Facturas
Cheque
Confirmación
Facturas
Cheque
A
A
Confirmación
Facturas
Cheque
Recibir documentosArchi
vo
FIN
Archivo
PosfechadoArchi
vo
Figura 4.12 Flujograma de proceso contable para cuentas por cobrar
138
CAPITULO V
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Una vez efectuada y concluida la investigación que ha dado lugar a la presente tesis sobre el
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA PANADERÍA
MERCADILLO, UBICADA EN LA PROVINCIA DE PICHINCHA, PARROQUIA
CALDERÓN, LLANO GRANDE, DEDICADA A LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y
VENTAS DE PRODUCTOS DE PANADERÍA, PASTELERÍA Y GALLETERÍA, para ser
aplicado a la panadería, y de acuerdo a los objetivos inicialmente planteados me permiten indicar
los resultados más relevante obtenidos del estudio.
Este documentos contiene la descripción de funciones y procedimientos e forma sistemática y
ordenada, los mismos que están realizados en forma descriptiva y en forma gráfica;
complementándolos para una mejor comprensión con políticas, objetivos y alcance. El
contenido de esta investigación a su vez servirá de apoyo y aporte tanto a nivel directo como a
nivel de trabajadores formando de esta manera un buen ambiente de trabajo y por consiguiente
mayor rendimiento de sus actividades.
Mediante la realización del análisis FODA; se ha podido determinar que en la actualidad la
panadería no cuenta con una guía de procedimientos contables adecuado a sus actividades
diarias de la misma forma carece de una estructura organizacional bien definida, misión, visión
y objetivos que permitan un correcto y óptimo desenvolvimiento de las actividades, lo que ha
ocasiona que su procedimientos se vuelvan vulnerable y sujeta a equivocaciones.
Durante esta investigación y para el desarrollo del presente trabajo se ha recopilado y analizado
bibliografía suficiente, clara y confiable de la misma que se ha podido obtener conocimientos,
bases sólidas y mecanismos necesarios que han aportado como una ayuda significativa y
mejoras en la panadería.
Mediante una evaluación directa, se pudo determinar que a pesar de ser una empresa pequeña
y ubicada en una zona rural, tiene ventaja competitiva, es la única en el sector que produce
productos de panadería, pastelería y galletería, por lo que se convierte en una empresa con
139
mayor cumplimiento de las necesidades de sus clientes, manteniéndose así en un nivel de
preferencia y competitividad.
5.2 Recomendaciones
Mediante la investigación efectuada del presente trabajo de PROPUESTA DE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA PANADERÍA MERCADILLO, UBICADA EN
LA PROVINCIA DE PICHINCHA, PARROQUIA CALDERÓN, LLANO GRANDE,
DEDICADA A LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y VENTAS DE PRODUCTOS DE
PANADERÍA, PASTELERÍA Y GALLETERÍA, y de acuerdo a las conclusiones planteadas
anteriormente, se siguiere estrategias que conduzcan la optimización e implementación exitosa de
la propuesta.
La presente propuesta; debe ser implementado en la empresa a fin de garantizar la
razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros, garantizar la eficacia, eficiencia y
economía y en todas las operaciones de la organización de manera que promueva y facilite la
correcta ejecución de sus operaciones y toma de decisiones por parte de los directivos de la
empresa.
La empresa debe contar los aspectos importante para su desarrollo y administración continua.
Por lo que se le siguiere a los encargados de la empresa implementar la estructura
organizacional, misión, visión y objetivos propuestos, en la presente investigación;
estableciendo de esta manera las funciones, las áreas de autoridad y roles de responsabilidad de
cada uno de los trabajadores, mejorando así el desarrollo de todas la actividades que se
necesiten para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
Se le recomienda al personal directivo de la empresa implementar el presente trabajo como
fuente de consulta y apoyo para las personas que integran la empresa, así como para las que se
incorporen a ellas, ya que cuentan con procesos realizados en bases a sus requerimientos y
bibliografía importante y confiable, asegurando de esta manera todos y cada uno de los pasos y
transacciones a realizarse dentro de la panadería, optimizando así el manejo de sus recurso
tecnológicos y humanos.
La panadería debe aprovechar si ventaja competitiva y coordinar con los vendedores para que
los clientes mayoristas puedan realizar cualquier tipo de compra o transacciones sin tener que ir
140
a la planta para realizar esta operación, puesto a nivel de mercado se encuentra una gran
variedad de competidores que pueden abarcar el mercado.
El Contador realizará informes de todos los Estados Financieros (Estado de Situación
Financiera, Balance de Comprobación, Estado de Flujo del Efectivo, Estado de Cambio en el
Patrimonio y Notas Explicativas) mensualmente o cuando lo requiera la gerencia para una
oportuna toma de decisiones.
El Gerente General en forma inmediata deberá establecer políticas para cada uno de los
procedimientos contables ya que de esta manera se podrá obtener un mejor control y
transparentar la información financiera.
141
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