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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVOS - FINANCIEROS PARA LA ASOCIACIÓN DE
PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI, DE LA
PARROQUIA ASCÁZUBI, CANTÓN CAYAMBE
AUTORA:
ISABEL VALERIA PUMA MIÑARCAJA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA
PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
DR. CARLOS MOREANO LUCERO
QUITO, D.M., JULIO DE 2015
ii
Puma Miñarcaja, Isabel Valeria (2015). Propuesta de
procedimientos de control interno administrativos – financieros
para la Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy
Ascázubi, de la parroquia Ascázubi, cantón Cayambe. Trabajo de
investigación para optar por el grado de Ingeniera en Contabilidad
y Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Facultad de Ciencias
Administrativas. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE.
248 p.
iii
DEDICATORIA
A Dios, por ser mi guía, mi inspiración y mi apoyo incondicional.
A mis padres, por ser mis ángeles guardianes, cuidarme y bendecirme desde el cielo, a ellos
todo mi amor.
A mis hermanos, por apoyarme, quererme y estar junto a mí, sin importar nada.
A mis sobrinos por día a día enseñarme el verdadero significado del amor y la unión familiar,
a ellos toda mi inspiración y fortaleza.
A Dusty, por darme todo su amor, su apoyo constante, su paciencia y respeto.
A mis amigos incondicionales, por sus palabras de aliento y confianza depositada en mí.
Isabel Valeria Puma Miñarcaja
iv
AGRADECIMIENTO
A Dios, por jamás dejarme sola, por darme ánimo y fortaleza para vencer mis miedos y las
adversidades que se me han presentado en el sendero de mi vida.
A mis padres, por haberme dado la vida, por sus sacrificios, por guiarme por el mejor camino,
siempre con su bendición.
A mis hermanos y sobrinos, por ser mi motivación, y el motor que me permite seguir luchando
por un mejor futuro.
A mi director de tesis, Dr. Carlos Moreano, quien con su experiencia, conocimiento y
paciencia me supo guiar en la realización de mi tesis.
A los docentes de la prestigiosa Universidad Central del Ecuador, que a lo largo de mi carrera,
han sabido brindarme sus conocimientos y enseñanzas, siempre inculcándome valores.
Isabel Valeria Puma Miñarcaja
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, ISABEL VALERIA PUMA MIÑARCAJA en calidad de autor del trabajo de investigación o
tesis realizada sobre “PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVOS - FINANCIEROS PARA LA ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES
AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI, DE LA PARROQUIA ASCÁZUBI, CANTÓN
CAYAMBE”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso
de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines
estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán
vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes
de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 27 de Julio del 2015
Isabel Valeria Puma Miñarcaja
C.C. 172483020-1
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
vii
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS “MÍSTER CUY ASCÁZUBI”
CANTÓN: CAYAMBE – PARROQUIA: ASCÁZUBI Aprobado mediante Acuerdo Ministerial No. 331 del 07 de Septiembre de 2011
AUTORIZACIÓN
Ascázubi, 03 de Diciembre 2014
Señores:
Universidad Central de Ecuador
Facultad de Ciencias Administrativas
Carrera de Contabilidad y Auditoria
Presente.-
Yo, Blanca Oliva Parra, por medio del presente, autorizo a la Srta. Isabel Valeria Puma
Miñarcaja, con cédula de ciudadanía 172483020-1, estudiante de la facultad de Ciencias
Administrativas, carrera de Contabilidad y Auditoría, el desarrollar su tesis de grado cuyo
tema es “Propuesta de Procedimientos de Control Interno Administrativos - Financieros para
la Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, de la parroquia Ascázubi,
cantón Cayambe.”
viii
CONTENIDO
Pág.
DEDICATORIA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- III
AGRADECIMIENTO ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ IV
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL -------------------------------------------------------------------- V
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ------------------------------------------------------------------------------- VI
CONTENIDO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- VIII
LISTA DE TABLAS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- XI
LISTA DE FIGURAS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ XII
RESUMEN EJECUTIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------------ XIV
INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
CAPÍTULO I ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
1. LA EMPRESA ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
1.1. ANTECEDENTES ------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 1.1.1. RESEÑA HISTÓRICA --------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 1.1.2. BASE LEGAL ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
1.1.2.1. LEY ORGÁNICA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA ----------------------------------------- 3 1.1.2.2. LEY DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA ---------------------------------------------------------- 5 1.1.2.3. LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO -------------------------------------------------------------- 7 1.1.2.4. REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS
COMPLEMENTARIOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 1.1.2.5. CÓDIGO DE TRABAJO ---------------------------------------------------------------------------------------- 14
1.1.3. PRODUCTOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 20
1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ------------------------------------------------------------------ 23 1.2.1. MISIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23 1.2.2. VISIÓN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 1.2.3. VALORES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 1.2.4. OBJETIVOS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 26 1.2.5. POLÍTICAS --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 27 1.2.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ------------------------------------------------------------------------------- 28
CAPÍTULO II ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 37
2. ANÁLISIS SITUACIONAL ------------------------------------------------------------------------------------------- 37
2.1. ANÁLISIS EXTERNO ------------------------------------------------------------------------------------------ 37 2.1.1. FACTOR ECONÓMICO ----------------------------------------------------------------------------------------------- 38 2.1.2. FACTOR POLÍTICO ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 43 2.1.3. FACTOR LEGAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 44 2.1.4. FACTOR SOCIAL ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 44
2.2. ANÁLISIS INTERNO ------------------------------------------------------------------------------------------- 49 2.1.1. PROVEEDORES --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 50 2.2.2 CLIENTES ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 51 2.2.3. COMPETENCIA --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 52
2.3. ANÀLISIS FODA ------------------------------------------------------------------------------------------------ 53
CAPÍTULO III --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 56
3. MARCO TEÓRICO DEL CONTROL INTERNO ----------------------------------------------------------------- 56
ix
3.1. CONCEPTO ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 56
3.2. IMPORTANCIA -------------------------------------------------------------------------------------------------- 57
3.3. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ----------------------------------------------------------- 58 3.3.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO ----------------------------------------------------------------------- 58 3.3.2. CONTROL INTERNO FINANCIERO ------------------------------------------------------------------------------- 59 3.3.3. CONTROL INTERNO PREVIO -------------------------------------------------------------------------------------- 59 3.3.4. CONTROL INTERNO CONCURRENTE --------------------------------------------------------------------------- 59 3.3.5. CONTROL INTERNO POSTERIOR --------------------------------------------------------------------------------- 59
3.4. OBJETIVOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 60
3.5. CARACTERÍSTICAS ------------------------------------------------------------------------------------------- 60
3.6. ELEMENTOS ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 61 3.6.1. PLAN DE ORGANIZACIÓN ------------------------------------------------------------------------------------------ 61 3.6.2. SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO ----------------------------------- 61 3.6.3. ADECUADA ESTRUCTURA CONTABLE ------------------------------------------------------------------------ 62 3.6.4. PLANES DE CAPACITACIÓN --------------------------------------------------------------------------------------- 62 3.6.5. GRADO DE IDONEIDAD DEL PERSONAL ---------------------------------------------------------------------- 62 3.6.6. AUDITORÍA INTERNA EFECTIVA -------------------------------------------------------------------------------- 62
3.7. COMPONENTES ------------------------------------------------------------------------------------------------ 63 3.7.1. AMBIENTE INTERNO: ------------------------------------------------------------------------------------------------ 65 3.7.2. EVALUACIÓN DE RIESGO: ----------------------------------------------------------------------------------------- 68 3.7.3. ACTIVIDADES DE CONTROL: ------------------------------------------------------------------------------------- 69 3.7.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: ----------------------------------------------------------------------------- 71 3.7.5. SUPERVISIÓN O MONITOREO ------------------------------------------------------------------------------------- 72
3.8. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ---------------------------------------------------------------------- 73 3.8.1. SISTEMA COSO I ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 73 3.8.2. SISTEMA COSO II ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 73 3.8.3. SISTEMA MICIL (MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO PARA LATINOAMÉRICA) ---- 75
3.9. MÉTODOS DE EVALUACIÓN------------------------------------------------------------------------------- 76 3.9.1. MÉTODO DEL CUESTIONARIO: ----------------------------------------------------------------------------------- 76 3.9.2. MÉTODO GRÁFICO: --------------------------------------------------------------------------------------------------- 79 3.9.3. MÉTODO NARRATIVO: ---------------------------------------------------------------------------------------------- 83 3.9.4. MÉTODO COMBINADO: --------------------------------------------------------------------------------------------- 84
CAPÍTULO IV --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 85
4. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ------------------------------------------------------------------------ 85
4.1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DEL PERSONAL ----------------------------------------------------------------------------------------- 86 4.2. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL 88 4.3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL ------- 90 4.4. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL -- 92 4.5. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO ----- 94 4.6. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE CUENTAS POR COBRAR -------------------------------- 100 4.7. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE ACTIVOS FIJOS -------------------------------------------- 102 4.8. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE VENTAS ------------------------------------------------------ 104 4.9. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE COMPRAS --------------------------------------------------- 106 4.10. MATRIZ DE RIESGOS ----------------------------------------------------------------------------------------------- 108
CAPÍTULO V --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 111
5. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ----------------------------------------- 111
5.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO -------------------------------------------------------------- 111 5.1.1. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL -------------------------------------------------------- 113 5.1.2. CONTRATACIÓN DE PERSONAL ------------------------------------------------------------------------------- 121
x
5.1.3. INDUCCIÓN DE PERSONAL -------------------------------------------------------------------------------------- 128 5.1.4. CAPACITACIÓN DE PERSONAL --------------------------------------------------------------------------------- 134
5.2. CONTROL INTERNO FINANCIERO ---------------------------------------------------------------------- 140 5.2.1. CONTROL INTERNO EN EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO ------------------------------- 140
5.2.1.1. CAJA CHICA --------------------------------------------------------------------------------------------------- 140 5.2.1.2. CAJA GENERAL ----------------------------------------------------------------------------------------------- 153 5.2.1.3. BANCOS --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 159
5.2.2. CUENTAS POR COBRAR ------------------------------------------------------------------------------------------- 169 5.2.3. ACTIVOS FIJOS ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 176
5.2.3.1. ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS ---------------------------------------------------------------------- 177 5.2.3.2. MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS ---------------------------------------------------------------- 185 5.2.3.3. TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS --------------------------------------------------------------------------- 191 5.2.3.4. BAJA DE ACTIVOS FIJOS ---------------------------------------------------------------------------------- 197
5.2.4. VENTAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 208 5.2.5. COMPRAS -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 219
CAPÍTULO VI -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 227
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ------------------------------------------------------------------- 227
6.1. CONCLUSIONES ----------------------------------------------------------------------------------------------- 227
6.2. RECOMENDACIONES ---------------------------------------------------------------------------------------- 228
BIBLIOGRAFÍA ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 229
xi
LISTA DE TABLAS
Pág.
TABLA 2.1 CRECIMIENTO DEL PIB EN PORCENTAJES .............................................................................................. 39
TABLA 2.2 INFLACIÓN PROMEDIO MENSUAL (ENERO 2013 – DICIEMBRE 2014) ..................................................... 40
TABLA 2.3 TASA DE INTERÉS ACTIVA ANUAL (ABRIL 2013 – ABRIL 2015) ........................................................... 42
TABLA 2.4 TASA DE INTERÉS PASIVA ANUAL (ABRIL 2013 – ABRIL 2015) ........................................................... 43
TABLA 2.5 POBREZA DICIEMBRE 2013 – 2014 ........................................................................................................ 48
TABLA 3.1COMPONENTES DEL MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO (COSO) CON SUS FACTORES ............. 64
xii
LISTA DE FIGURAS
Pág.
FIGURA 1.1 PRODUCTOS QUE OFRECEN - CUY RECRÍA ........................................................................................ 20
FIGURA 1.2 PRODUCTOS QUE OFRECEN - CUY DESCARTE .................................................................................. 21
FIGURA 1.3 PRODUCTOS QUE OFRECEN - CUY PARA EMPADRE MACHO ......................................................... 21
FIGURA 1.4 PRODUCTOS QUE OFRECEN - CUY PARA EMPADRE HEMBRA ....................................................... 22
FIGURA 1.5 PRODUCTOS QUE OFRECEN - CUY FAENADO .................................................................................... 22
FIGURA 1.6 PRODUCTOS QUE OFRECEN - PLATO TÍPICO A BASE DE CUY ........................................................ 23
FIGURA 1.7 CÍRCULO DE VALORES DE LA ASOCIACIÓN ............................................................................................ 25
FIGURA 1.8 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE LA ASOCIACIÓN ................................................................. 30
FIGURA 1.9 ORGANIGRAMA FUNCIONAL ACTUAL DE LA ASOCIACIÓN ..................................................................... 31
FIGURA 2.1 INFLACIÓN PROMEDIO MENSUAL (ENERO 2014- DICIEMBRE 2014) ...................................................... 41
FIGURA 2.2 TASA DE OCUPACIÓN PLENA, SUBEMPLEO Y DESEMPLEO, MARZO 2008-2014 ...................................... 46
FIGURA 2.3 EVOLUCIÓN NOMINAL DE LÍNEAS DE POBREZA Y POBREZA EXTREMA .................................................. 47
FIGURA 2.4 EVOLUCIÓN DE LA POBREZA ................................................................................................................. 48
FIGURA 2.5 EVOLUCIÓN DE LA EXTREMA POBREZA ................................................................................................ 49
FIGURA 3.1 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO................................................................................................ 63
FIGURA 3.2 RELACIÓN ENTRE COSO I Y COSO II .................................................................................................. 75
FIGURA 3.3 EJEMPLO DE FLUJOGRAMA ................................................................................................................... 82
FIGURA 5.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO ........................................................................................ 112
FIGURA 5.2 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN 1 DE 2 ................................................................ 119
FIGURA 5.3 PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN 2 DE 2 ................................................................ 120
FIGURA 5.4 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL ........................................................................... 127
FIGURA 5.5 PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL ................................................................................... 133
FIGURA 5.6 PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN DE PERSONAL ........................................................................... 139
FIGURA 5.7 PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CAJA CHICA ................................................................................. 146
FIGURA 5.8 PROCEDIMIENTO DE UTILIZACIÓN DE CAJA CHICA ............................................................................. 148
FIGURA 5.9 PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA ............................................................................... 150
FIGURA 5.10 PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA CHICA ................................................................................... 152
FIGURA 5.11 PROCEDIMIENTO DE RECAUDACIÓN Y DEPÓSITO DE CAJA GENERAL ................................................ 158
FIGURA 5.12 PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE BANCOS ........................................................................................ 164
FIGURA 5.13 PROCEDIMIENTO DE EGRESO DE BANCOS .......................................................................................... 166
FIGURA 5.14 PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA ................................................................................ 168
FIGURA 5.15 PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN DE CRÉDITO 1 DE 2 ........................................................................ 175
FIGURA 5.16 PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN DE CRÉDITO 2 DE 2 ........................................................................ 176
FIGURA 5.17 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS 1 DE 2 ............................................................. 183
FIGURA 5.18 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS 2 DE 2 ............................................................. 184
xiii
FIGURA 5.19 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS 1 DE 2 ...................................................... 189
FIGURA 5.20 PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS 2 DE 2 ....................................................... 190
FIGURA 5.21 PROCEDIMIENTO DE TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................ 196
FIGURA 5.22 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR DETERIORO U OBSOLESCENCIA 1 DE 2 .................. 204
FIGURA 5.23 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR DETERIORO U OBSOLESCENCIA 2 DE 2 ................. 205
FIGURA 5.24 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS POR ROBO ................................................................... 207
FIGURA 5.25 PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO ....................................................................................... 214
FIGURA 5.26 PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO 1 DE 2 ............................................................................... 217
FIGURA 5.27 PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CRÉDITO 2 DE 2 ................................................................................ 218
FIGURA 5.28 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 1 DE 2 ............................................................................................... 225
FIGURA 5.29 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 2 DE 2 ............................................................................................... 226
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
“PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS -
FINANCIEROS PARA LA ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI, DE LA PARROQUIA ASCÁZUBI, CANTÓN CAYAMBE”
El presente trabajo de investigación está enfocado en proponer procedimientos Administrativos –
Financieros para la Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi que permitan crear
un marco de referencia que guíen el desarrollo de las actividades de la organización, ya que mediante
resultados hallados previa evaluación a su control interno existente, se encontraron irregularidades
como la inadecuada segregación de funciones, inexistencia de políticas, información entregada fuera de
tiempo, entre otros, hechos que en el futuro podrían ocasionar la disolución de la asociación.
Al aplicar procedimientos al área Administrativa ayudará a optimizar sus recursos, evitar la duplicidad
de funciones, entre otros, y en el área Financiera generará eficiencia y eficacia en la información a
presentarse, para la toma de decisiones de manera pertinente.
PALABRAS CLAVES:
CONTROL INTERNO
ASOCIACIÓN
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
SISTEMA
xv
1
INTRODUCCIÓN
La presente tesis se realizó en la Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi,
localizada en la parroquia de Ascázubi, dedicada a la producción agropecuaria, basadas en cultivos de
ciclo corto y la cría y comercialización asociativa de cuyes y otras especies menores, cabe recalcar que
esta organización es fines de lucro y duración indefinida.
Esta asociación se inició en abril del 2011 y se constituyó legalmente mediante Acuerdo Ministerial #
331 el 07 de septiembre del 2011 otorgada por el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y
Pesca (MAGAP), pudiendo ejercer su actividad en cualquier parte del territorio nacional, previa
autorización de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
Dentro del análisis situacional encontramos el ambiente interno en el mismo que examinamos los
principales clientes, proveedores y competencia, así como el ambiente externo en el cuál investigamos
los factores económicos, políticos, legales, sociales, que afectan directamente a la organización, para
posteriormente determinar una matriz FODA.
En el siguiente capítulo tratamos aspectos teóricos del control interno sobre los cuales se va a
fundamentar la evaluación de control interno a la Asociación de Productores Agropecuarios Míster
Cuy Ascázubi. También comprende los métodos de evaluación, sistemas de control interno,
procedimientos, entre otros.
En otro capítulo se analiza la situación actual del área Administrativa y Financiera de la asociación,
mediante cuestionarios de control interno, obteniendo el nivel de riesgo y confianza de las diferentes
cuentas, dando como resultado una matriz de riesgos.
Se propuso un organigrama estructural, para poder establecer una adecuada segregación de funciones
y evitar la duplicidad de las actividades, partiendo de este organigrama diseñamos los procedimientos,
en el cual se estableció el objetivo, alcance, responsables, políticas, documentos de soporte,
descripción del procedimiento para por último resumir dicho procedimiento en un Flujograma.
En el último capítulo se expone las conclusiones obtenidas al finalizar este trabajo de investigación y
se expresa las recomendaciones a considerarse.
2
CAPÍTULO I
1. LA EMPRESA
1.1. ANTECEDENTES
1.1.1. RESEÑA HISTÓRICA
La “Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi” se inició en abril de 2011 con la
finalidad de generar ingresos para pequeños y medianos productores que establecen su sede en la
parroquia Ascázubi, mediante la conformación de un grupo de productores agropecuarios, que surgió
como parte de un proyecto de investigación propuesto por la Srta. Martha Amaguaña, para determinar
la factibilidad de la producción de cuy bajo un concepto de organización del régimen de Economía
Popular y Solidaria, por lo que se inició con la participación en ferias locales.
En su inicio la asociación se constituyó con el apoyo de 10 socios, quienes al verse beneficiados por las
diferentes ayudas (cuyes de raza mejorada, malla electro soldada para las jaulas, kits veterinarios, ferias
agropecuarias para promocionar la venta de sus productos, capacitaciones, entre otros) que brindaba el
GAD de Ascázubi y el Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP), fueron
convenciendo a más productores de la parroquia de unirse a ellos.
A lo largo de estos casi 4 años de funcionamiento, la asociación cuenta con 16 socios, dentro de los
cuales están los directivos que guían el desarrollo y han logrado cumplir los objetivos propuestos,
generando a su vez expectativas y proyecciones de un futuro prometedor, sus únicas herramientas han
sido el trabajo arduo y las ganas de sobresalir.
Desde entonces la organización viene trabajando en el mejoramiento de las capacidades de sus
asociados, de modo que puedan cumplir con su misión y proyectarse en el futuro, basados en sus
valores.
Los productos que ofrecen están dirigidos a restaurantes, o para aquellas personas conocedoras de los
platos típicos de nuestro país.
OBJETO SOCIAL:
La Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, tiene como objeto principal:
Realizar actividades de producción agropecuaria, basadas en cultivos de ciclo corto y la cría y
comercialización asociativa de cuyes y otras especies menores.
3
1.1.2. BASE LEGAL
La “Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi”, tiene como domicilio la
parroquia Ascázubi, cantón Cayambe, provincia Pichincha, se constituyó legalmente mediante
Acuerdo Ministerial # 331 el 07 de septiembre del 2011 otorgada por el Ministerio de Agricultura,
Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP), pudiendo ejercer su actividad en cualquier parte del
territorio nacional, previa autorización de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
La asociación es sin fines de lucro y de duración indefinida, además la responsabilidad limitada al
capital social, por tanto, la responsabilidad de sus asociados es limitada al capital que aporte la entidad.
En el Ecuador las empresas así como las asociaciones para funcionar óptimamente, tienen que sujetarse
a normas y reglamentos que ya son establecidos por las diferentes entidades de control y regulación.
La asociación estará regida por:
1.1.2.1. LEY ORGÁNICA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA
FORMAS DE ORGANIZACIÓN DE LA ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA
“Formas de Organización.- Para efectos de la presente Ley, integran la Economía Popular y
Solidaria las organizaciones conformadas en los Sectores Comunitarios, Asociativos y
Cooperativistas, así como también las Unidades Económicas Populares.
Capital de riesgo y organizaciones mixtas.- El Estado Central y los Gobiernos Autónomos
Descentralizados participarán en la conformación de capitales de riesgo y de organizaciones
mixtas de economía popular y solidaria a través de mecanismos legales y financieros idóneos.
El carácter temporal de las inversiones efectuadas por el Estado deberá ser previamente
acordado, tanto en tiempo cuanto en forma; privilegiando los procesos de desinversión del
Estado en organizaciones donde es o será miembro, asociado o socio en forma parcial, a favor
de la y las comunidades en cuyos territorios tales emprendimientos se desarrollen, dentro de
las condiciones y plazos establecidas en cada proyecto.
Competencia desleal.- Los miembros, asociados y socios, bajo pena de exclusión, no podrán
competir con la organización a que pertenezcan, realizando la misma actividad económica
que ésta, ni por sí mismos, ni por intermedio de terceros.
4
Información.- Para ejercer el control y con fines estadísticos las personas y organizaciones
registradas presentarán a la Superintendencia, información periódica relacionada con la
situación económica y de gestión, de acuerdo con lo que disponga el Reglamento de la
presente Ley y cualquier otra información inherente al uso de los beneficios otorgados por el
Estado.
Normas contables.- Las organizaciones, sujetas a esta Ley se someterán en todo momento a
las normas contables dictadas por la Superintendencia, independientemente de la aplicación
de las disposiciones tributarias existentes.
Disolución y Liquidación.- Las organizaciones se disolverán y liquidarán por voluntad de sus
integrantes, expresada con el voto de las dos terceras partes de sus integrantes, y por las
causales establecidas en la presente Ley y en el procedimiento estipulado en su estatuto social.
Los resultados de la disolución y liquidación, en forma documentada, se pondrán en
conocimiento de la Superintendencia, a fin de proceder a la cancelación de su registro
público. La Superintendencia podrá supervisar la disolución y liquidación de las
organizaciones.
ORGANIZACIONES DEL SECTOR ASOCIATIVO
Sector Asociativo.- Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas naturales con
actividades económicas productivas similares o complementarias, con el objeto de producir,
comercializar y consumir bienes y servicios lícitos y socialmente necesarios, auto abastecerse
de materia prima, insumos, herramientas, tecnología, equipos y otros bienes, o comercializar
su producción en forma solidaria y auto gestionada bajo los principios de la presente Ley.
Estructura Interna.- La forma de gobierno y administración de las asociaciones constarán en
su estatuto social, que preverá la existencia de un órgano de gobierno, como máxima
autoridad; un órgano directivo; un órgano de control interno y un administrador, que tendrá
la representación legal; todos ellos elegidos por mayoría absoluta, y sujetos a rendición de
cuentas, alternabilidad y revocatoria del mandato.
La integración y funcionamiento de los órganos directivos y de control de las organizaciones
del sector asociativo, se normará en el Reglamento de la presente Ley, considerando las
características y naturaleza propias de este sector.
5
Capital Social.- El capital social de estas organizaciones, estará constituido por las cuotas de
admisión de sus asociados, las ordinarias y extraordinarias, que tienen el carácter de no
reembolsables, y por los excedentes del ejercicio económico. En el caso de bienes inmuebles
obtenidos mediante donación, no podrán ser objeto de reparto en caso de disolución y se
mantendrán con el fin social materia de la donación”. (Superintendencia de Economía Popular
y Solidaria, 2014)
1.1.2.2. LEY DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA
ORGANIZACIONES ECONÓMICAS DEL SECTOR ASOCIATIVO
“DEFINICIÓN.- Son organizaciones económicas del sector asociativo o simplemente
asociaciones, las constituidas, al menos, por cinco personas naturales, productores
independientes, de idénticos o complementarios bienes y servicios, establecidas con el objeto
de abastecer a sus asociados, de materia prima, insumos, herramientas y equipos; o,
comercializar, en forma conjunta, su producción, mejorando su capacidad competitiva e
implementando economías de escala, mediante la aplicación de mecanismos de cooperación.
Se podrán constituir asociaciones en cualquiera de las actividades económicas, con excepción
de la vivienda, ahorro y crédito, transportes y trabajo asociado.
CONSTITUCIÓN.- Las asociaciones productivas o de servicios, adquirirán personalidad
jurídica, mediante resolución emitida por el Instituto, luego de verificado el cumplimiento de
los requisitos que constarán en el Reglamento de la presente ley y para ejercer los derechos y
cumplir las obligaciones previstas en la misma, se registrarán en el Instituto y se someterán a
la supervisión de la Superintendencia.
ASOCIADOS Y ORGANIZACIÓN INTERNA.- Los requisitos para la admisión de
asociados, así como sus derechos, obligaciones y las causas y procedimiento de sanciones; su
forma de gobierno y administración interna, constarán en el estatuto de cada organización,
que contemplará la existencia de un órgano de gobierno, como máxima autoridad interna; un
órgano directivo; un órgano de control social interno; y, un administrador, que tendrá la
6
representación legal, todos ellos elegidos por mayoría absoluta de sus asociados, en votación
secreta y sujetos a rendición de cuentas, alternabilidad y revocatoria del mandato.
La calidad de asociado en estas formas organizativas, es intransferible e intransmisible y, en
caso de pérdida de la misma, no genera derecho a reembolso de cuotas, ni bienes de ninguna
naturaleza.
FONDO SOCIAL.- El fondo social de las asociaciones, estará constituido por las cuotas de
admisión de sus asociados, que tienen el carácter de no reembolsables; por las cuotas
ordinarias y extraordinarias; y por los remanentes del ejercicio económico, que no serán
susceptibles de distribución entre los asociados.
IRREPARTIBILIDAD DEL FONDO SOCIAL.- El fondo social por su propia naturaleza, es
irrepartible y, en caso de liquidación de la asociación, incrementará el presupuesto de
educación y capacitación del Instituto, el mismo que lo destinará al cumplimiento de sus
funciones en el domicilio de la asociación liquidada.
INTEGRACIÓN.- Las formas y objetivos de la integración serán determinadas libremente por
las asociaciones de acuerdo con sus intereses y necesidades y en el marco de los valores y
prácticas de la economía popular y solidaria.
INTERVENCIÓN.- En caso de violaciones a la normativa jurídica, riesgos graves de quiebra
o conflictos insolubles, voluntariamente, entre los asociados, la Superintendencia podrá
resolver la intervención de una asociación, aplicando, para el efecto, las normas previstas en
la presente ley, para la intervención a las cooperativas.
DISOLUCIÓN VOLUNTARIA.- La disolución voluntaria de las asociaciones productivas
será resuelta en Asamblea General Extraordinaria, con el voto secreto de, al menos, las dos
terceras partes de sus asistentes, en la misma que se designará él o los liquidadores.
DISOLUCIÓN FORZOSA.- La disolución forzosa será resuelta por la Superintendencia,
cuando la asociación incurra en una o más de las siguientes causas:
7
a) La reincidencia en el incumplimiento de la presente Ley, su Reglamento General, sus
estatutos o la inobservancia de las recomendaciones de la Superintendencia, que cause graves
perjuicios a los intereses de los asociados;
b) La incapacidad, imposibilidad o negativa de cumplir con el objetivo para el cual fue
creada;
c) La reincidencia en la inobservancia de los valores, principios y características de la
economía popular y solidaria;
d) La inactividad económica o social por más de dos años”. (Instituto Nacional de Economía
Popular y Solidaria, 2012)
1.1.2.3. LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
IMPUESTO A LA RENTA
“Objeto del Impuesto.- Establécese el Impuesto a la Renta Global que obtengan las personas
naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de acuerdo con
las disposiciones de la presente Ley.
Concepto de Renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta:
1. Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito u oneroso, bien sea que
provengan del trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies o
servicios; y,
2. Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales ecuatorianas domiciliadas en
el país o por sociedades nacionales.
Sujeto Activo.- El sujeto activo de este impuesto es el Estado. Lo administrará a través del
Servicio de Rentas Internas.
Sujetos Pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las
sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país,
que obtengan ingresos gravados. Los sujetos pasivos obligados a llevar contabilidad, pagarán
el impuesto a la renta en base de los resultados que arroje la misma.
8
NORMAS SOBRE DECLARACIÓN Y PAGO
Plazos para la declaración.- Las declaraciones del impuesto a la renta serán presentadas
anualmente, en los lugares y fechas determinados.
Noveno Dígito Personas Naturales Sociedades
1 10 de marzo 10 de abril
2 12 de marzo 12 de abril
3 14 de marzo 14 de abril
4 16 de marzo 16 de abril
5 18 de marzo 18 de abril
6 20 de marzo 20 de abril
7 22 de marzo 22 de abril
8 24 de marzo 24 de abril
9 26 de marzo 26 de abril
0 28 de marzo 28 de abril
Pago del impuesto.- Los sujetos pasivos deberán efectuar el pago del impuesto a la renta en
los formularios y dentro de los plazos que se determine.
Quienes no están obligados a declarar.- No están obligados a presentar declaración del
impuesto a la renta las siguientes personas:
1. Los contribuyentes domiciliados en el exterior, que no tengan representante en el país y que
exclusivamente tengan ingresos sujetos a retención en la fuente;
2. Las personas naturales cuyos ingresos brutos durante el ejercicio fiscal no excedieren de la
fracción básica con tarifa cero para el cálculo del impuesto, según el artículo 36 de esta Ley;
3. Las personas acogidas al Sistema de Estimación Objetiva Global; y,
4. Las personas naturales cuyos ingresos totales anuales excedan de la fracción básica a que
se refiere el numeral 2 y provengan en un 90% o más del trabajo en relación de dependencia
de un solo empleador. En este caso, la declaración será el comprobante de impuestos
retenidos y pagados sobre ingresos del trabajo en relación de dependencia elaborado por el
agente de retención, el cual certificará las retenciones practicadas y entregará el comprobante
al contribuyente, quien lo firmará y conservará en su poder.
9
Cuando el ente pagador de ingresos del trabajo en relación de dependencia a que se refiere
este numeral abone también en favor del respectivo contribuyente ingresos de otra clase, la re
liquidación correspondiente debe hacerla el propio ente pagador en el comprobante antes
citado.
El impuesto retenido con base en este artículo constituirá crédito tributario para el
contribuyente objeto de la retención, el cual lo compensará del total del impuesto causado en
su declaración personal anual. En caso de que la retención sea mayor al impuesto causado, el
contribuyente podrá proponer reclamo de pago indebido o compensar la diferencia en las
declaraciones de los ejercicios posteriores, si el Director General del Servicio de Rentas
Internas no hubiere resuelto su reclamo.
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)
Objeto Del Impuesto.- Establéese el Impuesto al Valor Agregado (IVA), que grava al valor de
la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en
todas sus etapas de comercialización, y al valor de los servicios prestados.
Concepto de transferencia.- Para efectos de este impuesto, se considera transferencia:
1. Todo acto o contrato realizado por personas naturales o sociedades que tenga por objeto
transferir el dominio de bienes muebles de naturaleza corporal, aun cuando la transferencia se
efectúe a título gratuito, independientemente de su designación o de las condiciones que
pacten las partes;
2. La venta de bienes muebles de naturaleza corporal que hayan sido recibidos en
consignación y el arrendamiento de éstos con opción de compraventa, incluido el
arrendamiento mercantil, bajo todas sus modalidades; y,
3. El uso o consumo personal, por parte del sujeto pasivo del impuesto, de los bienes muebles
de naturaleza corporal que sean objeto de su producción o venta.
Transferencias e importaciones con tarifa cero.- Tendrán tarifa cero las transferencias e
importaciones de los siguientes bienes:
1.- Productos alimenticios de origen agrícola, avícola, pecuario, apícola, cunícola,
bioacuáticos, forestales, carnes en estado natural; y de la pesca que se mantengan en estado
natural, es decir, aquellos que no hayan sido objeto de elaboración, proceso o tratamiento que
10
implique modificación de su naturaleza. La sola refrigeración, enfriamiento o congelamiento
para conservarlos, el pilado, el desmote, la trituración, la extracción por medios mecánicos o
químicos para la elaboración del aceite comestible, el faenamiento, el cortado y el empaque
no se considerarán procesamiento;
2.- Leches en estado natural, pasteurizada, homogeneizada o en polvo de producción nacional.
Leches maternizadas, proteicos infantiles;
3.- Pan, azúcar, panela, sal, manteca, margarina, avena, maicena, fideos, harinas de consumo
humano, enlatados nacionales de atún, macarela, sardina y trucha, aceites comestibles,
excepto el de oliva;
4.- Semillas certificadas, bulbos, plantas, esquejes y raíces vivas. Harina de pescado y los
alimentos balanceados, preparados forrajeros con adición de melaza o azúcar, y otros
preparados que se utilizan para la alimentación de animales. Fertilizantes, insecticidas,
pesticidas, fungicidas, herbicidas, aceite agrícola utilizado contra la sigatoka negra,
antiparasitarios y productos veterinarios así como la materia prima e insumos, importados o
adquiridos en el mercado interno, para producirlas;
5.- Tractores de llantas de hasta 200 hp incluyendo los tipo canguro y los que se utiliza en el
cultivo del arroz; arados, rastras, surcadores y vertedores; cosechadoras, sembradoras,
cortadoras de pasto, bombas de fumigación portables, aspersores y rociadores para equipos
de riego;
6.- Medicamentos y drogas de uso humano, de acuerdo con las listas que publicará
anualmente, el Ministerio de Salud Pública, así como la materia prima e insumos importados
o adquiridos en el mercado interno para producirlas. En el caso de que por cualquier motivo
no se realice las publicaciones antes establecidas, regirán las listas anteriores;
7.- Papel y libros impresos en papel;
8.- Los que se exporten; y,
9.- Los que introduzcan al País:
a) Los diplomáticos extranjeros y funcionarios de organismos internacionales, regionales y
subregionales, en los casos que se encuentren liberados de derechos e impuestos;
b) Los pasajeros que ingresen al país, hasta el valor de la franquicia reconocida por la Ley
Orgánica de Aduanas y su Reglamento;
c) En los casos de donaciones provenientes del exterior que se efectúen en favor de las
instituciones del Estado y las de cooperación institucional con instituciones del Estado;
11
d) Los bienes que, con el carácter de admisión temporal o en tránsito, se introduzcan al país,
mientras no sean objeto de nacionalización; y,
e) Las importaciones de bienes de capital o de materiales que realicen las instituciones del
Estado y/o los concesionarios al amparo de convenios internacionales, créditos de gobierno a
gobierno o de organismos multilaterales tales como la Corporación Andina de Fomento, el
Banco Interamericano de Desarrollo y el Banco Mundial.
HECHO IMPONIBLE Y SUJETOS DEL IMPUESTO
Hecho generador.- El IVA se causa en el momento en que se realiza el acto o se suscribe el
contrato que tenga por objeto transferir el dominio de los bienes o la prestación de los
servicios, hecho por el cual se debe emitir obligatoriamente la respectiva factura, nota o
boleta de venta. En el caso de introducción de mercaderías al territorio nacional, el impuesto
se causa en el momento de su despacho por la aduana.
Sujeto activo.- El sujeto activo del Impuesto al Valor Agregado es el Estado. Lo administrará
el Servicio de Rentas Internas (SRI). La recaudación obtenida por el IVA se acreditará en la
Cuenta Única del Tesoro Nacional, para ser destinada al Presupuesto General del Estado.
Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del IVA:
a. En calidad de contribuyentes:
1. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efectúen transferencias de bienes
gravados con una tarifa;
2. Quienes realicen importaciones gravadas con una tarifa, ya sea por cuenta propia o ajena; y,
3. Las personas naturales y las sociedades que habitualmente presten servicios gravados con una
tarifa.
b) En calidad de agentes de retención:
1. Las entidades y organismos del sector público; las empresas públicas y las privadas
consideradas como contribuyentes especiales por el Servicio de Rentas Internas; por el IVA
que deben pagar por sus adquisiciones a sus proveedores de bienes y servicios cuya
transferencia o prestación se encuentra gravada;
12
2. Las empresas emisoras de tarjetas de crédito por los pagos que efectúen por concepto del IVA
a sus establecimientos afiliados, en las mismas condiciones en que se realizan las retenciones
en la fuente a proveedores; y,
3. Las empresas de seguros y reaseguros por los pagos que realicen por compras y servicios
gravados con IVA, en las mismas condiciones señaladas en el numeral anterior.
Los agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), retendrán el IVA en una
proporción del 30% del impuesto causado cuando se origine en la transferencia de bienes
muebles de naturaleza corporal y del 70% del impuesto cuando se origine en la prestación de
servicios gravados. Los citados agentes declararán y pagarán el impuesto retenido
mensualmente y entregarán a los establecimientos afiliados el correspondiente comprobante
de retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), el que le servirá como crédito tributario
en las declaraciones del mes que corresponda.
Los establecimientos que transfieran bienes muebles corporales y presten servicios cuyos
pagos se realicen con tarjetas de crédito, están obligados a desagregar el IVA en los
comprobantes de venta o documentos equivalentes que entreguen al cliente, caso contrario las
casas emisoras de tarjetas de crédito no tramitarán los comprobantes y serán devueltos al
establecimiento.
RETENCIONES EN LA FUENTE
Obligaciones de los Agentes de Retención.- Los agentes de retención están obligados a
declarar y depositar mensualmente los valores retenidos en las entidades legalmente
autorizadas para recaudar tributos, en las fechas determinadas. Así mismo, están obligados a
entregar inmediatamente el respectivo comprobante a la persona a quien efectuaron la
retención.
El incumplimiento de las obligaciones de efectuar la retención, presentar la declaración de
retenciones, depositar los valores retenidos y entregar los comprobantes en favor del retenido,
será sancionado con las siguientes penas:
1. De no efectuarse la retención, de hacerla en forma parcial o de no depositar los valores
retenidos, el agente de retención será obligado a depositar en las entidades autorizadas para
13
recaudar tributos el valor total de las retenciones que debiendo hacérselas no se efectuaron, o
que realizadas no se depositaron, con el 100% de recargo y los intereses de mora respectivos;
2. El retraso en la presentación de la declaración de retención será sancionado de
conformidad con lo previsto por el artículo 97 de esta Ley. El retraso en la entrega de los
tributos retenidos dará lugar a la aplicación de los intereses de qué trata el artículo 20 del
Código Tributario;
3. La falta de entrega del comprobante de retención al contribuyente será sancionada con una
multa equivalente al 5% del monto de la retención.
DECLARACIÓN Y PAGO DEL IVA
Declaración del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA presentarán mensualmente una
declaración por las operaciones gravadas con el impuesto, realizadas dentro del mes
calendario inmediato anterior, en la forma y plazos que se establezcan en el Reglamento.
Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o presten servicios gravados con
tarifa cero o no gravados, presentarán una declaración semestral de dichas transferencias.
Liquidación del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA obligados a presentar declaración
efectuarán la correspondiente liquidación del impuesto sobre el valor total de las operaciones
gravadas. Del impuesto liquidado se deducirá el valor del crédito tributario.
Pago del impuesto.- La diferencia resultante, luego de la deducción indicada en el artículo
anterior, constituye el valor que debe ser pagado en los mismos plazos previstos para la
presentación de la declaración.
Si la declaración arrojare saldo a favor del sujeto pasivo, dicho saldo será considerado
crédito tributario, que se hará efectivo en la declaración del mes siguiente”. (Servicio de
Rentas Internas, 2014)
14
1.1.2.4. REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS
COMPLEMENTARIOS
COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
“Comprobantes de Venta.- Son comprobantes de venta los siguientes documentos que
acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras
transacciones gravadas con tributos:
a) Facturas;
b) Notas de venta - RISE;
c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
d) Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
e) Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
f) Otros documentos autorizados en el presente reglamento.
Documentos Complementarios.- Son documentos complementarios a los comprobantes de
venta, los siguientes:
a) Notas de crédito;
b) Notas de débito; y,
c) Guías de remisión.
Comprobantes de Retención.- Son comprobantes de retención los documentos que acreditan
las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo
dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que
para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas”. (Servicio de Rentas Internas,
2010)
1.1.2.5. CÓDIGO DE TRABAJO
CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO
“Contrato Individual.- Contrato individual de trabajo es el convenio en virtud del cual una
persona se compromete para con otra u otras a prestar sus servicios lícitos y personales, bajo
su dependencia, por una remuneración fijada por el convenio, la ley, el contrato colectivo o la
costumbre.
15
Clasificación.- El contrato de trabajo puede ser:
a) Expreso o tácito, y el primero, escrito o verbal;
b) A sueldo, a jornal, en participación y mixto;
c) Por tiempo fijo, por tiempo indefinido, de temporada, eventual y ocasional;
d) A prueba;
e) Por obra cierta, por tarea y a destajo;
f) Por enganche;
g) Individual, de grupo o por equipo; y,
h) Por horas.
Contratos Expreso y Tácito.- El contrato es expreso cuando el empleador y el trabajador
acuerden las condiciones, sea de palabra o reduciéndolas a escrito.
Contrato a Prueba.- En todo contrato de aquellos a los que se refiere el inciso primero del
artículo anterior, cuando se celebre por primera vez, podrá señalarse un tiempo de prueba, de
duración máxima de noventa días. Vencido este plazo, automáticamente se entenderá que
continúa en vigencia por el tiempo que faltare para completar el año. Tal contrato no podrá
celebrarse sino una sola vez entre las mismas partes.
Durante el plazo de prueba, cualquiera de las partes lo puede dar por terminado libremente.
El empleador no podrá mantener simultáneamente trabajadores con contrato a prueba por un
número que exceda al quince por ciento del total de sus trabajadores.
Contratos por Obra Cierta, por Tarea y a Destajo.- El contrato es por obra cierta, cuando el
trabajador toma a su cargo la ejecución de una labor determinada por una remuneración que
comprende la totalidad de la misma, sin tomar en consideración el tiempo que se invierta en
ejecutarla.
En el contrato por tarea, el trabajador se compromete a ejecutar una determinada cantidad de
obra o trabajo en la jornada o en un período de tiempo previamente establecido. Se entiende
concluida la jornada o período de tiempo, por el hecho de cumplirse la tarea.
16
En el contrato a destajo, el trabajo se realiza por piezas, trozos, medidas de superficie y, en
general, por unidades de obra, y la remuneración se pacta para cada una de ellas, sin tomar
en cuenta el tiempo invertido en la labor.
Contratos Eventuales, Ocasionales, de Temporada y por Horas.- Son contratos eventuales
aquellos que se realizan para satisfacer exigencias circunstanciales del empleador, tales como
reemplazo de personal que se encuentra ausente por vacaciones, licencia, enfermedad,
maternidad y situaciones similares; en cuyo caso, en el contrato deberá puntualizarse las
exigencias circunstanciales que motivan la contratación, el nombre o nombres de los
reemplazados y el plazo de duración de la misma.
También se podrán celebrar contratos eventuales para atender una mayor demanda de
producción o servicios en actividades habituales del empleador, en cuyo caso el contrato no
podrá tener una duración mayor de ciento ochenta días continuos dentro de un lapso de
trescientos sesenta y cinco días. Si la circunstancia o requerimiento de los servicios del
trabajador se repite por más de dos períodos anuales, el contrato se convertirá en contrato de
temporada.
Son contratos ocasionales, aquellos cuyo objeto es la atención de necesidades emergentes o
extraordinarias, no vinculadas con la actividad habitual del empleador, y cuya duración no
excederá de treinta días en un año.
Son contratos de temporada aquellos que en razón de la costumbre o de la contratación
colectiva, se han venido celebrando entre una empresa o empleador y un trabajador o grupo
de trabajadores, para que realicen trabajos cíclicos o periódicos, en razón de la naturaleza
discontinua de sus labores, gozando estos contratos de estabilidad, entendida, como el
derecho de los trabajadores a ser llamados a prestar sus servicios en cada temporada que se
requieran. Se configurará el despido intempestivo si no lo fueren.
Son contratos por hora aquellos en que las partes convienen el valor de la remuneración total
por cada hora de trabajo. Este contrato podrá celebrarse para cualquier clase de actividad.
Cualquiera de las partes podrá libremente dar por terminado el contrato.
17
OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR Y DEL TRABAJADOR
Obligaciones del Empleador.- Son obligaciones del empleador:
1. Pagar las cantidades que correspondan al trabajador, en los términos del contrato;
2. Instalar las fábricas, talleres, oficinas y demás lugares de trabajo, sujetándose a las
medidas de prevención, seguridad e higiene del trabajo y demás disposiciones legales y
reglamentarias, tomando en consideración, además, las normas que precautelan el
adecuado desplazamiento de las personas con discapacidad;
3. Indemnizar a los trabajadores por los accidentes que sufrieren en el trabajo y por las
enfermedades profesionales;
4. Establecer comedores para los trabajadores cuando éstos laboren en número de cincuenta
o más en la fábrica o empresa, y los locales de trabajo estuvieren situados a más de dos
kilómetros de la población más cercana;
5. Si se trata de fábricas u otras empresas que tuvieren diez o más trabajadores, establecer
almacenes de artículos de primera necesidad para suministrarlos a precios de costo a
ellos y a sus familias, en la cantidad necesaria para su subsistencia. Las empresas
cumplirán esta obligación directamente mediante el establecimiento de su propio
comisariato o mediante la contratación de este servicio conjuntamente con otras empresas
o con terceros.
6. Llevar un registro de trabajadores en el que conste el nombre, edad, procedencia, estado
civil, clase de trabajo, remuneraciones, fecha de ingreso y de salida; el mismo que se lo
actualizará con los cambios que se produzcan;
7. Proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales
necesarios para la ejecución del trabajo, en condiciones adecuadas para que éste sea
realizado;
8. Respetar las asociaciones de trabajadores;
9. Permitir a los trabajadores faltar o ausentarse del trabajo para desempeñar comisiones de
la asociación a que pertenezcan, siempre que ésta dé aviso al empleador con la
oportunidad debida.
10. Tratar a los trabajadores con la debida consideración, no infiriéndoles maltratos de
palabra o de obra;
11. Conferir gratuitamente al trabajador, cuantas veces lo solicite, certificados relativos a su
trabajo.
18
Cuando el trabajador se separare definitivamente, el empleador estará obligado a
conferirle un certificado que acredite:
a) El tiempo de servicio;
b) La clase o clases de trabajo; y,
c) Los salarios o sueldos percibidos;
12. Atender las reclamaciones de los trabajadores;
13. Proporcionar lugar seguro para guardar los instrumentos y útiles de trabajo
pertenecientes al trabajador, sin que le sea lícito retener esos útiles e instrumentos a título
de indemnización, garantía o cualquier otro motivo;
14. Facilitar la inspección y vigilancia que las autoridades practiquen en los locales de
trabajo, para cerciorarse del cumplimiento de las disposiciones de este Código y darles
los informes que para ese efecto sean indispensables. Los empleadores podrán exigir que
presenten credenciales;
15. Pagar al trabajador los gastos de ida y vuelta, alojamiento y alimentación cuando, por
razones del servicio, tenga que trasladarse a un lugar distinto del de su residencia;
16. Entregar a la asociación a la cual pertenezca el trabajador multado, el cincuenta por
ciento de las multas, que le imponga por incumplimiento del contrato de trabajo;
Prohibiciones al Empleador.- Prohíbase al empleador:
a) Imponer multas que no se hallaren previstas en el respectivo reglamento interno,
legalmente aprobado;
b) Retener más del diez por ciento (10%) de la remuneración por concepto de multas;
c) Exigir al trabajador que compre sus artículos de consumo en tiendas o lugares
determinados;
d) Exigir o aceptar del trabajador dinero o especies como gratificación para que se le admita
en el trabajo, o por cualquier otro motivo;
e) Obligar al trabajador, por cualquier medio, a retirarse de la asociación a que pertenezca
o a que vote por determinada candidatura;
f) Imponer colectas o suscripciones entre los trabajadores;
g) Hacer propaganda política o religiosa entre los trabajadores;
h) Sancionar al trabajador con la suspensión del trabajo;
19
i) Inferir o conculcar el derecho al libre desenvolvimiento de las actividades estrictamente
sindicales de la respectiva organización de trabajadores;
j) Obstaculizar, por cualquier medio, las visitas o inspecciones de las autoridades del
trabajo a los establecimientos o centros de trabajo, y la revisión de la documentación
referente a los trabajadores que dichas autoridades practicaren; y,
Obligaciones del Trabajador.- Son obligaciones del trabajador:
a) Ejecutar el trabajo en los términos del contrato, con la intensidad, cuidado y esmero
apropiados, en la forma, tiempo y lugar convenidos;
b) Restituir al empleador los materiales no usados y conservar en buen estado los
instrumentos y útiles de trabajo, no siendo responsable por el deterioro que origine el uso
normal de esos objetos, ni del ocasionado por caso fortuito o fuerza mayor, ni del
proveniente de mala calidad o defectuosa construcción;
c) Trabajar, en casos de peligro o siniestro inminentes, por un tiempo mayor que el señalado
para la jornada máxima y aún en los días de descanso, cuando peligren los intereses de
sus compañeros o del empleador.
d) Observar buena conducta durante el trabajo;
e) Cumplir las disposiciones del reglamento interno expedido en forma legal;
f) Dar aviso al empleador cuando por causa justa faltare al trabajo;
g) Comunicar al empleador o a su representante los peligros de daños materiales que
amenacen la vida o los intereses de empleadores o trabajadores;
Prohibiciones al Trabajador.- Es prohibido al trabajador:
a) Poner en peligro su propia seguridad, la de sus compañeros de trabajo o la de otras
personas, así como de la de los establecimientos, talleres y lugares de trabajo;
b) Tomar de la fábrica, taller, empresa o establecimiento, sin permiso del empleador, útiles
de trabajo, materia prima o artículos elaborados;
c) Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la acción de estupefacientes;
d) Portar armas durante las horas de trabajo, a no ser con permiso de la autoridad
respectiva;
e) Hacer colectas en el lugar de trabajo durante las horas de labor, salvo permiso del
empleador;
20
f) Usar los útiles y herramientas suministrados por el empleador en objetos distintos del
trabajo a que están destinados;
g) Hacer competencia al empleador en la elaboración o fabricación de los artículos de la
empresa;
h) Suspender el trabajo, salvo el caso de huelga; e,
i) Abandonar el trabajo sin causa legal”. (Ministerio de Trabajo, 2013)
1.1.3. PRODUCTOS
De acuerdo a los requerimientos de los clientes ofrecen gran variedad de productos, los cuales antes de
ser entregados cumplen con un estricto control de calidad.
Entre estos productos están:
CUYES EN PIE PARA ASADERO:
RECRÍA
La recría es la etapa de crecimiento desde el destete hasta que salen al mercado o entran al empadre. A
los cuyes durante ésta etapa se les denomina gazapos.
Figura 1.1 Productos que ofrecen - CUY RECRÍA
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
21
DESCARTES
En el caso de las hembras el descarte se realiza después del cuarto parto o después de un año de haber
sido empadradas. Las hembras que nunca hayan parido o que no “progresan” sus crías.
En el caso de los machos reproductores se los debe descartar cuando ya no preñan o después del año y
medio de edad.
CUYES PARA EMPADRE:
El empadre consiste en juntar al mejor cuy macho con las hembras que estén listas para iniciar su
reproducción.
MACHOS
Figura 1.2 Productos que ofrecen - CUY DESCARTE
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
Figura 1.3 Productos que ofrecen - CUY PARA EMPADRE MACHO
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
22
El cuy macho reproductor debe ser mayor, pudiendo iniciar el empadre con 4 meses de edad.
HEMBRAS
Las cuyas hembras pueden empadrarse cuando hayan alcanzado 50 gramos de peso o tener 3 meses de
edad.
CUY FAENADO:
Figura 1.4 Productos que ofrecen - CUY PARA EMPADRE HEMBRA
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
Figura 1.5 Productos que ofrecen - CUY FAENADO
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
23
Dentro del proceso básico de faenamiento existen algunas formas para sacrificar al animal, expertos
indican que esta dependerá de la forma de cocción que se utilizará posteriormente. Entre las más
comunes están: el ahogamiento, y el aturdimiento (manual o electrónico).
PLATOS TÍPICOS A BASE DE CUY
Además de platos típicos de nuestro país, podemos citar algunos a base de cuy, tales como:
Cuy apanado o broster;
Cuy asado; y,
Locro de cuy.
1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1. MISIÓN
La misión define principalmente, cual es nuestra labor o actividad en el mercado, además se
puede completar, haciendo referencia al público hacia el que va dirigido y con la
singularidad, particularidad o factor diferencial, mediante la cual desarrolla su labor o
actividad. Para definir la misión de nuestra empresa, nos ayudará responder algunas de las
Figura 1.6 Productos que ofrecen - PLATO TÍPICO A BASE DE CUY
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
24
siguientes preguntas: ¿qué hacemos?, ¿cuál es nuestro negocio?, ¿a qué nos dedicamos?,
¿cuál es nuestra razón de ser?, ¿quiénes son nuestro público objetivo?, ¿cuál es nuestro
ámbito geográfico de acción?, ¿cuál es nuestra ventaja competitiva?, ¿qué nos diferencia de
nuestros competidores? (Espinosa, Cómo definir misión, visión y valores, en la empresa, 2012)
La Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi establece la siguiente misión:
1.2.2. VISIÓN
“La visión define las metas que pretendemos conseguir en el futuro. Estas metas tienen que ser realistas
y alcanzables, puesto que la propuesta de visión tiene un carácter inspirador y motivador. Para la
definición de la visión de nuestra empresa, nos ayudará responder a las siguientes preguntas: ¿qué
quiero lograr?, ¿dónde quiero estar en el futuro?, ¿para quién lo haré?, ¿ampliaré mi zona de
actuación?” (Espinosa, Cómo definir misión, visión y valores, en la empresa, 2012)
La Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi establece la siguiente visión:
1.2.3. VALORES
“Los valores pueden definirse como las normas operativas o principios orientados profundamente
arraigados dentro de la organización. Algunos se pueden considerar atributos culturales específicos que
guían el comportamiento. Las empresas ganadoras empiezan a crear una cultura y un estilo operativo
específico para definir con posterioridad un enfoque y cambios estratégicos.” (Harrington, 2008)
“Somos una organización Agropecuaria radicada en el Cantón Cayambe, dedicada a la producción
limpia y comercialización de cuyes, comprometida en aportar al desarrollo socio-económico de sus
asociados”.
“En el 2019 la Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, será una
Organización Agro empresarial líder, conformada por productores comprometidos en ofertar
producto de calidad, que le permita posicionarse en el mercado local”.
25
La Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi establece los siguientes valores:
Trabajo en equipo: Fomentar la participación de todos para lograr los objetivos en común,
compartiendo información y conocimiento.
Innovación: Promover mejoras continuas e innovación para ofrecer productos con la máxima
calidad.
Igualdad: Es su principio básico y fundamental. Tratar con igualdad y uniformidad a todos sus
socios y clientes; además, defienden y reivindican este valor a su entorno social.
Transparencia: Producir y comercializar sus productos con la mayor transparencia.
Cumplimiento: Promover el cumplimiento y satisfacción de los clientes en la entrega de los
productos de acuerdo a las características requeridas.
Figura 1.7 Círculo de valores de la asociación
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
26
Respeto: Inculcar este valor por sus socios, clientes, proveedores y demás allegados.
Cooperación: Unir esfuerzos en el desempeño de las funciones y actividades que se encaminen al
cumplimiento de los objetivos establecidos.
Responsabilidad: Contar con actitud para cumplir con las obligaciones de manera comprometida y
efectiva.
1.2.4. OBJETIVOS
“Un objetivo refleja los resultados que queremos conseguir los individuos, las organizaciones, en
general, o las empresas, en particular. Los objetivos empresariales son un compromiso directivo para la
consecución de unos determinados resultados en un determinado período de tiempo. Se puede definir
como las metas o resultados que se pretende alcanzar.” (Iborra, Dasí, Dolz, & Ferrer, 2014)
OBJETIVO GENERAL:
Incentivar la producción agropecuaria, la crianza y comercialización de cuyes, con valor agregado y
calidad, para que sea una actividad sustentable, sostenible, con equidad de género y que fomente la
economía social y solidaria de los pequeños y medianos productores de la parroquia.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Generar ingresos que sirvan de sostenibilidad para las familias de los productores de cuyes de la
parroquia.
Producir y comercializar productos de primera calidad, cumpliendo con las normas de calidad y
dando prioridad a las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
Alcanzar altos volúmenes de venta y competitividad en precios con las diferentes asociaciones del
cantón.
27
Propender al mejoramiento social de sus miembros, mediante el comercio de los productos que
ofrecen.
Promover la integración con organizaciones afines o complementarias, procurando el beneficio
colectivo.
Ofrecer capacitaciones a los moradores interesados en formar parte de la asociación, con la
finalidad de mejorar y tecnificar la producción.
Lograr posicionamiento dentro del cantón Cayambe, que permita liderar un proceso e incidencia
política orientada al mejoramiento de las condiciones para la producción, comercialización y
consumo del cuy.
Generar nuevas ferias agropecuarias con el fin de dar a conocer los productos que ofrecemos.
1.2.5. POLÍTICAS
Es la orientación o directriz que debe ser divulgada, entendida y acatada por todos los
miembros de la organización, en ella se contemplan las normas y responsabilidades de cada
área de la organización. Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra
vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de
ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las
estrategias. Las políticas deben ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.
(Medina, 2013)
CALIDAD:
Proporcionar al cliente productos de calidad con valores agregados.
Acciones dinámicas preservando la seguridad e integridad de los productos.
Mantener un control permanente de proceso de higiene en las áreas de producción.
28
COMERCIAL:
Brindar un trato justo a todos los clientes, prestando atención a sus quejas y sugerencias, ya que la
asociación tiene como finalidad comercializar productos de calidad.
Ofrecer productos a precios competitivos y razonables dentro del mercado.
Satisfacer las expectativas del cliente al momento de entregar el producto requerido, de acuerdo a
las características proporcionadas.
Cumplir con el tiempo indicado de entrega del producto al destinatario.
1.2.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
“Estructura es la forma de organización que adoptan los componentes de un conjunto o bien de un
sistema bajo condiciones particulares de tiempo y lugar.” (Hitt, 2006)
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Se entiende como organigrama la representación gráfica de la estructura de una empresa que muestra la
organización y jerarquía del personal, como organización independiente o de franquicia; donde muestra
el grado de relación y dependencia entre distintos departamentos o áreas, y mostrando la autoridad y
jerarquía que hay entre ellos.
La estructura interna de la asociación estará conformada por:
JUNTA GENERAL
La Junta General, es la máxima autoridad de la Asociación y estará integrada por todos los asociados,
quienes tendrán derecho a un solo voto. Sus decisiones serán obligatorias para los órganos internos y
sus asociados, siempre que estas decisiones no sean contrarias a la Ley, al Reglamento o su Estatuto
Social.
JUNTA DE VIGILANCIA
La Junta de Vigilancia supervisará las actividades económicas y el cumplimiento de las resoluciones de
la Junta General y Junta Directiva.
29
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRADOR
El administrador será elegido por la Junta General, por un período de dos años.
VICEPRESIDENTE
El primer vocal hará las funciones de vicepresidente de la Junta Directiva, quien en ausencia del
presidente, ejercerá sus funciones en forma temporal hasta que este último se reintegre o sea elegido un
nuevo presidente.
SECRETARIA
VOCALES
Estará conformado por 3 vocales.
PRESIDENTE
El presidente durará 2 años en sus funciones, pudiendo ser reelegido por una sola vez, mientras
mantenga la calidad de vocal de la Junta Directiva; y además de las atribuciones propias de la
naturaleza de su cargo.
COMISIONES TÉCNICAS
Para efectos del funcionamiento sostenible, se conformarán comisiones especiales permanentes.
COMISIÓN CULTURAL Y DE ASISTENCIA SOCIAL
COMISIÓN DE CAPACITACIÓN AGROPECUARIA
COMERCIALIZACIÓN
COMISIÓN DE COMERCIALIZACIÓN
A continuación se presenta el organigrama estructural de la asociación:
30
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
“Es parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa se detalla funciones
principales básicas. Al detallar las funciones se inicia por las más importantes y luego se registran
aquellas de menor trascendencia. En este tipo de organigrama se determina qué es lo que se hace, pero
no cómo se hace”. (Vásquez, 2007)
A continuación se presenta el organigrama funcional de la asociación:
JUNTA GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
PRESIDENTE
SECRETARIA
COMERCIALIZACIÓN
COMISIONES TÉCNICAS
JUNTA DE VIGILANCIA
COMISIÓN DE
CAPACITACIÓN AGROPECUARIA
COMISIÓN
CULTURAL Y DE ASISTENCIA SOCIAL
COMISIÓN DE COMERCIALIZACIÓN
Figura 1.8 Organigrama estructural actual de la asociación
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
31
La asociación nos presenta las siguientes funciones dentro de su Reglamento Interno:
1. “JUNTA GENERAL
FUNCIONES:
1. Aprobar y reformar el Estatuto Social y el Reglamento Interno;
2. Elegir y remover a los miembros de las Juntas Directivas y de Vigilancia y al
Administrador, con el voto decreto de más de la mitad de sus integrantes.
3. Fijar las cuotas de admisión, ordinarias y extraordinarias, que tendrán el carácter de no
reembolsables;
JUNTA GENERAL(1)
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
(3)
PRESIDENTE (4)
SECRETARIA (5)
COMERCIALIZACIÓN (7)
COMISIONES TÉCNICAS
(6)
JUNTA DE VIGILANCIA
(2)
COMISIÓN DE CAPACITACIÓN AGROPECUARIA
(6.2)
COMISIÓN CULTURAL Y DE ASISTENCIA
SOCIAL (6.1)
COMISIÓN DE COMERCIALIZACIÓN
(7.1)
Figura 1.9 Organigrama funcional actual de la asociación
En: (Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
32
4. Resolver las apelaciones presentadas por los asociados sancionados por la Junta
Directiva;
5. Aprobar los estados financieros, y el balance social de la organización;
6. Aprobar o rechazar los informes de la Junta Directiva, Junta de Vigilancia y
Administrador;
7. Aprobar el plan estratégico y el plan operativo anual, con sus presupuestos, presentados
por la Junta Directiva;
8. Resolver la transformación, fusión, disolución, y liquidación, de la asociación en Junta
General, extraordinaria con el voto de las doce terceras partes de los asociados;
9. Conocer y resolver sobre el informe anual de labores que presente el presidente como
representante de la Junta Directiva;
10. Conocer, resolver y aprobar os gastos urgentes no presupuestados que requieran
efectuarse por parte de presidencia y administración, y que supere el 10% del presupuesto
vigente anual;
11. Autorizar la adquisición de bienes o la enajenación o gravamen total o parcial de ellos;
12. Interpretar el presente estatuto cuando no haya la claridad suficiente o de lugar a dudas,
o vacíos legales;
13. Conocer y resolver sobre los asuntos que consten en la respectiva convocatoria a Junta
General;
14. Aprobar las actas de sesión de la Junta General; y,
15. Otorgar y revocar la calidad de asociada (o) en última de definitiva instancia.
2. JUNTA DE VIGILANCIA
FUNCIONES:
1. Supervisar los gastos económicos que realiza la asociación;
2. Vigilar que la contabilidad se encuentre al día y debidamente sustentada;
3. Conocer el informe administrativo, los estados financieros y el balance social presentado
por el administrados;
4. Presentar su informe anual a la Junta General;
5. Vigilar el estricto cumplimiento de las disposiciones de la Ley, el Estatuto Social y
Reglamento Interno;
33
6. Fijar la caución y tipo de garantía que deben presentar las personas que manejan dineros
de la asociación. La garantía aceptable será bancaria, hipotecaria, personal o póliza de
fidelidad;
7. Emitir actas entrega-recepción de: especies, insumos, materiales, maquinaria,
implementos, equipo y todo bien que sea entregado a la asociación;
8. Realizar inspecciones y seguimientos para comprobar el buen uso de las especies,
insumos, materiales, maquinaria, implementos, equipos y todo bien que sea entregado a la
asociación; y,
9. Dar seguimiento al cumplimiento y correcta administración de bienes y fondos que sean
parte de la ejecución de planes, proyectos y programas desarrollados por la asociación.
3. CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
3.1 ADMINISTRADOR
FUNCIONES:
1. Representar legalmente a la asociación;
2. Cumplir y hacer cumplir a los asociados, las disposiciones emitidas por la Junta General
y Directiva;
3. Administrar la asociación, ejecutando políticas, planes, proyectos y presupuestos
debidamente aprobado;
4. Presentar el informe administrativo, los estados financieros y el balance social para
conocimiento de la Junta de Vigilancia y aprobación de la Junta General;
5. Cuidar de la recaudación oportuna de cuotas voluntarias y cobro de multas y sanciones
económicas dispuestas en el reglamento interno, así como de cualquier tipo de ingreso,
siendo personal y pecuniariamente responsable de los valores a su cargo;
6. Conjuntamente con el presidente, abrirá cuentas corrientes o de ahorros en bancos y/o
cooperativas de ahorro y crédito, y depositara en dichas cuentas los fondos que recude
por cualquier concepto;
7. Vigilar la contabilidad para que se encuentre al día y hacer las observaciones que estime
conveniente;
8. Recibir y entregar previo inventario de los bienes, libros, fondos y especies a su cargo; y,
34
9. Llevar los registros físicos y digitales que sean necesarios para la correcta administración
de los fondos a su cargo, registros que estarán a disposición del presidente y de la Junta
de la asociación.
3.2. VICEPRESIDENTE
FUNCIONES:
1. Asistir puntualmente a las sesiones de Junta General y Junta Directiva;
2. Apoyar en la administración de la asociación cuando le competa, y aceptar encargos de
comisiones; y,
3. Es vicepresidente de la asociación de la Junta Directiva y de la Junta General.
3.3. VOCALES
FUNCIONES:
1. Asistir puntualmente a las asambleas;
2. Convocar a los asociados a sesiones de Junta General, Junta Directiva, capacitaciones,
talleres, mingas, trabajos comunitarios y todo evento organizado por la asociación;
3. Presidir cada una de las comisiones especiales permanentes de la asociación;
4. Velar por la disciplina dentro de la asociación;
5. Controlar y mantener el orden en las sesiones y más aspectos que desarrolle la
asociación;
6. Difundir entre los miembros los principios de la organización;
7. Planificar programas y proyectos de capacitación y gestionar la realización de
seminarios, talleres, conferencias y eventos que apoyen en desarrollo organizativo,
artesanal, cultural y social de la asociación; y,
8. Conocer e informar sobre accidentes, enfermedades, fallecimientos u otro tipo de
calamidad doméstica, sufridos por los asociados, a fin de que puedan recibir ayuda
económica o de algún otro tipo de parte de los asociados y de la comunidad.
4. PRESIDENTE
FUNCIONES:
1. Convocar y presidir las Juntas Generales y sesiones de Junta Directiva;
35
2. Firmar conjuntamente con el secretario, la documentación de la asociación y las actas de
las sesiones;
3. Presidir todos los actos oficiales y protocolarios de la asociación;
4. Cumplir y hacer cumplir el estatuto, reglamento interno, y demás disposiciones emitidas
por la Junta General y Junta Directiva;
5. Participar de la representación legal de la asociación junto con el administrador;
6. Poner en conocimiento de la Junta Directiva el informe de gestiones, antes de presentarlo
ante la Junta General para su aprobación;
7. Ejercer el voto dirimente en Juntas Generales y Juntas Directivas en caso de empates en
las votaciones;
8. Abrir conjuntamente con el administrador las cuentas bancarias, firmar, girar, endosar y
cancelar cheques y papeletas de retiro o depósito;
9. Suscribir todo documento que obligue a los asociados por una cuantía de 200 dólares
mensuales, y que se justifique el gasto de los respectivos comprobantes con validez
tributara;
10. Autorizar gastos urgentes no presupuestados, hasta un 10% del presupuesto anual
vigente, debiendo dar cuenta del particular a la Junta Directiva. Si el monto es mayor
requerirá de la autorización de la Junta General.
5. SECRETARIA
FUNCIONES:
1. Elaborar las actas de las sesiones de Junta General y Junta Directiva,
responsabilizándose por su contenido y conservación;
2. Firmar conjuntamente con el presidente, la documentación de la asociación y las actas de
las sesiones;
3. Certificar y dar fe de la veracidad de los actos, resoluciones y de los documentos
institucionales, previa autorización del presidente;
4. Cumplir las obligaciones relacionadas con la recepción, conocimiento y despacho de la
correspondencia de la asociación;
5. Custodiar y conservar ordenadamente el archivo;
6. Entregar a los asociados, previa autorización del presidente, la información que esté a su
cargo y que se le sea requerida;
7. Notificar las resoluciones;
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8. Llevar el registro actualizado de la nómina de asociados, con sus respectivos datos
personales;
9. Asistir cumplidamente a las sesiones de Junta General y Junta Directiva;
10. Presentar en cada sesión el acta de la sesión anterior para su lectura y aprobación:
11. Publicar e informar las disposiciones y resoluciones de la Junta General, Junta Directiva
y Junta de Vigilancia; y,
12. Emitir cartas, certificados y credenciales de presentación, que acrediten a los asociados a
su participación activa y goce de derechos y obligaciones ante la asociación, previa
autorización del presidente.
6. COMISIONES TÉCNICAS
6.1 LA COMISIÓN CULTURAL Y DE ASISTENCIA SOCIAL:
FUNCIONES:
a) Organizar y participar en eventos culturales y sociales; y,
b) Ayudar en casos de emergencia o calamidad a cada uno de los asociados.
6.2 LA COMISIÓN DE CAPACITACIÓN AGROPECUARIA:
FUNCIÓN:
a) Elevar la productividad y la integración de dirigentes y asociados a través de programas y
proyectos de capacitación, asistencia técnica, seguimiento y ayudas.
7 COMERCIALIZACIÓN
7.1 LA COMISIÓN DE COMERCIALIZACIÓN:
FUNCIÓN:
Buscar mercados para la venta de los productos agropecuarios a precios justos y en
condiciones de equidad bajo la modalidad de comercialización asociativa”. (Asociación de
Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, 2013)
37
CAPÍTULO II
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
Es el proceso que estudia el entorno de la empresa, además de las posibilidades comerciales de la
misma, en el cual se consideran factores externos e internos.
Además reúne información sobre el ambiente externo e interno, para su debido análisis posterior.
2.1. ANÁLISIS EXTERNO
“Se refiere a los elementos o factores que están fuera de la organización, institución,
colectivo; pero que se interrelacionan con ella y la afectan ya sea de manera positiva o
negativa.
La organización, el colectivo no existe ni puede existir fuera de un ambiente, fuera de ese
entorno que le rodea, así que el análisis externo, permite fijar las oportunidades y amenazas
que el contexto puede presentarle a una organización, institución o empresa.
El proceso para determinar esas oportunidades o amenazas se puede realizar de la siguiente
manera:
1. Estableciendo los principales hechos o eventos del ambiente que tiene o podrían tener
alguna relación con la organización, el colectivo. Estos pueden ser: de carácter político, legal,
económico, social, tecnológico, etc.
2. Determinando cuáles de esos factores podrían tener influencia sobre la organización
en términos de facilitar o restringir el logro de objetivos. O sea, hay circunstancias o hechos
presentes en el ambiente que a veces representan una buena OPORTUNIDAD que el colectivo
podría aprovechar ya sea para desarrollarse aún más o para resolver un problema. También
puede haber situaciones que más bien representan AMENAZAS para la organización y que
pueden hacer más graves sus problemas”. (Edukanda, 2012)
En este capítulo se presentará información de gran utilidad para esta investigación, ya que permitirá
obtener un análisis del medio en el que se desenvuelve la “Asociación de Productores Agropecuarios
38
Míster Cuy Ascázubi”, y sus respectivos elementos que afectan en forma directa o indirectamente a la
empresa, influyendo significativamente en sus resultados.
Los factores por analizar son:
Económico
Político
Legal
Social
2.1.1. FACTOR ECONÓMICO
Las políticas económicas implantadas por el gobierno ecuatoriano, han permitido crear nuevas
condiciones para las actividades y el desarrollo de la producción nacional, mejorando los ingresos y la
capacidad de adquisición.
Dentro de este factor se detallaran algunos de los indicadores que forman parte del escenario
económico ecuatoriano como son:
PIB
Inflación
Tasa de interés
PRODUCTO INTERNO BRUTO (PIB)
Es una magnitud macroeconómica, que expresa el valor económico de la producción de bienes y
servicios de uso final generado por los agentes económicos, durante un periodo determinado de
tiempo; el PIB normalmente suele ser medido anualmente, es decir cada año. A partir de la
determinación de los valores, se puede determinar la tasa de variación del Producto Interno Bruto, que
se refiere al incremento o disminución de este, con esta tasa se puede considerar el crecimiento o
decremento de la economía del país.
39
Este indicador es un reflejo de la competitividad de la empresa, hablamos de la competitividad ya que
si la producción de las empresas no crece a un ritmo mayor, esto nos indica que no se está invirtiendo
en la creación de nuevas empresas, y por lo tanto, tampoco crece la generación de empleo al ritmo que
se ha deseado.
El crecimiento de Producto Interno Bruto representa mayores ingresos para el gobierno a través de
impuestos, pero si el gobierno desea mayores ingresos, deberá fortalecer las condiciones para la
inversión no especulativa, además mejorar o fortalecer las condiciones para aquellas empresas que ya
existen, sigan creciendo.
A continuación se presenta la tabla de crecimiento del PIB en porcentajes:
Tabla 2.1 Crecimiento del PIB en porcentajes
AÑO CRECIMIENTO DEL PIB
(En porcentajes)
2009 0.60%
2010 3.50%
2011 7.80%
2012 5.20%
2013 3.50%
2014 4.00%
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
Según se puede apreciar por lo general el PIB anualmente en nuestro país asciende, por tal razón esto
representa una oportunidad, ya que incrementa el consumo de las personas.
INFLACIÓN
La inflación se define como el aumento generalizado y sostenido de los precios de los bienes y
servicios en un país. La inflación es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al
40
Consumidor del Área Urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios que son
demandados por el consumidor de estratos medios y bajos, que se han establecido mediante una
encuesta de ingresos y egresos a hogares.
El índice de Precios al Consumidor (IPC), es un indicador mensual, nacional y para ocho ciudades que
mide los cambios en el tiempo del nivel general de los precios, correspondientes al consumo final de
bienes y servicios de los hogares de estratos de ingreso: alto, medio y bajo, residentes en el área urbana
del país. La variable principal que se investiga es el precio, para los 299 artículos de la canasta fija de
investigación.
Cuando el nivel de precios sube el poder adquisitivo de la moneda disminuye, es decir que con cada
unidad monetaria alcanza para comprar menos bienes y servicios.
Tabla 2.2 Inflación promedio mensual (Enero 2013 – Diciembre 2014)
2013 2014
ENERO 4.10% 2.92%
FEBRERO 3.48% 2.85%
MARZO 3.01% 3.11%
ABRIL 3.03% 3.23%
MAYO 3.01% 3.41%
JUNIO 2.68% 3.67%
JULIO 2.39% 4.11%
AGOSTO 2.27% 4.15%
SEPTIEMBRE 1.71% 4.19%
OCTUBRE 2.04% 3.98%
NOVIEMBRE 2.30% 3.76%
DICIEMBRE 2.70% 3.67%
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
41
De acuerdo a la figura N° 2.1 se puede notar un claro incremento de la inflación en los dos años, ya
que en el 2013 iniciamos con una tasa de 4,10% (Enero) y terminamos en Diciembre con el
decremento del 34%, obteniendo así una tasa de 2,70%, a diferencia del año 2014 en donde en Enero
tenemos una tasa de 2,92% y finalmente terminamos con un incremento del 25%, pues la tasa ascendió
al 3,67%.
Dicha inflación representa una amenaza, ya que los insumos y demás suministros tienen a costar más.
TASA DE INTERÉS
“Se define como el rendimiento porcentual que se paga durante algún período contra un préstamos
seguro, al que cualquier forma de capital monetario en un mercado competitivo exento de riesgos, o en
el que todos los riegos están ya asegurados mediante primas adecuadas.” (Ortíz Soto, 2007)
En términos más sencillos podemos definir a la tasa de interés como el porcentaje que se aplica a una
cantidad de dinero que se lo denomina capital, el mismo que equivale al monto que se paga o se cobra
por tomarlo prestado o cederlo en préstamo en una situación determinada.
Figura 2.1 Inflación promedio mensual (Enero 2014- Diciembre 2014)
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
42
Tasa de interés activa
Es aquel interés que los bancos o cooperativas cobran por aquellos créditos que conceden a sus
clientes; hay que tomar en cuenta que el interés que se generen de dicho crédito constituye el principal
reglón de ingresos para aquellas instituciones financieras.
La tasa de interés activa siempre será más alta que la tasa de interés pasiva ya que existe un margen
bruto o spread a favor de la institución bancaria.
A continuación se presenta la Tasa de Interés Activa desde Enero-2013 a Enero-2015
Tabla 2.3 Tasa de interés activa anual (Abril 2013 – Abril 2015)
AÑO TASA DE INTERÉS ACTIVA ANUAL
(%)
ABRIL – 2013 8.17%
ABRIL – 2014 8.17%
ABRIL – 2015 8.09%
En: (Banco Central del Ecuador, 2015)
Esta tasa será una oportunidad para la asociación siempre y cuando el margen de utilidad del dinero
obtenido como préstamo sea mayor al costo de interés que nos cobran, de lo contrario sería una
amenaza, ya que no podríamos seguir optando por préstamos y por ende no se podría incrementar la
producción y los insumos que conllevan a ellos.
Tasa de interés pasiva
Esta tasa es aquel porcentaje que los bancos o cooperativas pagan por los fondos que captan de los
clientes en los mercados financieros, los intereses que de generan constituyen el principal reglón de
gastos para dichas instituciones bancarias.
Es decir la tasa de interés pasiva representa el precio que los bancos pagan para proveerse del dinero
que requieren para llevar a cabo sus actividades y operaciones fundamentales como son el de otorgar
préstamos y realizar i inversiones en instrumentos financieros.
43
Tabla 2.4 Tasa de interés pasiva anual (Abril 2013 – Abril 2015)
AÑO TASA DE INTERÉS PASIVA ANUAL
(%)
ABRIL – 2013 4.53%
ABRIL – 2014 5.53%
ABRIL – 2015 5.39%
En: Banco Central del Ecuador
2.1.2. FACTOR POLÍTICO
Al tratar de este factor, se puede mencionar que la política de desarrollo en el Ecuador tiene diversos
ejes direccionales con los cuales se pretende llevar adelante el sistema de gobierno. Ecuador formalizó
sus principios de desarrollo así como un plan de seguimiento con indicadores de medición para evaluar
su evolución a través del Plan Nacional del Buen Vivir.
Así también, el Ministerio de Coordinación de la Producción, Empleo y Competitividad quien es el
encargado de incrementar la producción de los sectores priorizados, este ministerio elaboró una agenda
para la transformación productiva encaminada a promover el cambio en las formas de producción tanto
en el aspecto de productividad así como en su visión de comercio exterior.
Finalmente, el Ministerio de Coordinación de la Producción, Empleo y Competitividad impulsó el
Código de la Producción, el cual tiene por objeto regular el proceso productivo en las etapas de
producción, distribución, intercambio, comercio, consumo, manejo de externalidades e inversiones
productivas orientadas a la realización del Buen Vivir, además esta normativa busca incentivar la
producción de mayor valor agregado, que establezcan las condiciones para incrementar productividad y
promuevan la transformación de la matriz productiva, fomentando la producción nacional, de tal forma
que permitan generar empleo de calidad y un desarrollo equilibrado, y sostenible con el cuidado de la
naturaleza.
44
2.1.3. FACTOR LEGAL
Este factor se refiere a todas las normas que las empresas dentro del país ya sean nacionales o
extranjeras tienen que cumplir para entrar en funcionamiento con sus operaciones, las restricciones
legales que se presenten pueden perjudicar la apertura de una empresa, y de esta forma impedirle creer
frente a la competencia que se le presenta.
Tanto el sector agropecuario como los demás sectores existen varias ordenanzas, leyes, normas,
reglamentos y códigos que rigen aquellos procesos de constitución, las mismas que han sido creadas
con el propósito de que cada empresa se constituya igual que las demás dentro de su sector.
2.1.4. FACTOR SOCIAL
Este factor se compone de actitudes, deseos, educación, creencias y costumbres de todas las personas o
de un grupo determinado de personas dentro de la sociedad, que al conocer de qué manera se
desenvuelve la sociedad, buscan la manera de sobresalir entre ello.
El factor social corresponde a los diferentes componentes que determinan el comportamiento de la
población dentro de la sociedad. Así tenemos entre ellos la Población Económicamente Activa (PEA),
el desempleo y subempleo, la pobreza, entre otros.
PEA (POBLACIÓN ECONÓMICAMENTE ACTIVA)
“Personas de 10 años y más que trabajaron al menos 1 hora en la semana de referencia o aunque no
trabajaron, tuvieron trabajo (ocupados); o bien aquellas personas que no tenían empleo pero estaban
disponibles para trabajar y buscan empleo (desocupados).” (Instituto Nacional de Estadística y Censo,
2014)
DESEMPLEO Y SUBEMPLEO
Desempleados: “Personas de 10 años y más que, en el período de referencia, presentan
simultáneamente las siguientes características:
45
• Sin empleo, no estuvo ocupado la semana pasada y están disponibles para trabajar.
• Buscaron trabajo o realizaron gestiones concretas para conseguir empleo o para establecer algún
negocio en las cuatro semanas anteriores.” (Instituto Nacional de Estadística y Censo, 2014)
Subempleados: “Personas que trabajaron o tuvieron un empleo durante el período de referencia
considerado, pero estaban dispuestas y disponibles para modificar situación laboral a fin de aumentar la
duración o la productividad de su trabajo, cumpliendo las siguientes condiciones:
• Haber trabajado menos de 40 horas.
•Desean trabajar más horas, es decir, tener otro empleo además de su empleo(s) actual(es).
•Estar disponibles para trabajar más horas. Incluyen adicionalmente otras formas de subempleo."
(Instituto Nacional de Estadística y Censo, 2014)
DESEMPLEO, OCUPACIÓN PLENA Y SUBOCUPACIÓN
“En el primer trimestre 2014, la Tasa de Ocupación Plena (TOP) se ubicó en 49,8% y en el mismo
período de referencia del año anterior fue de 48,7%; mientras que la Tasa de Subempleo (TS) fue de
44,3% frente al 44,8% en 2013, y la Tasa de Desempleo (TD) para este trimestre fue de 5,6%, y para el
mismo periodo del año anterior fue de 4,6%.
Las variaciones en la tasa de ocupación plena y subempleo no son estadísticamente significativas, pero
el incremento de 0,96% en el desempleo es estadísticamente significativo a un nivel de confianza del
95%.” (Instituto Nacional de Estadística y Censo, 2014)
46
Tasa de ocupación plena, subempleo y desempleo, marzo 2008 – 2014
POBREZA
Se refiere a la situación de las familias cuya condición de vida está por debajo de lo que se considera
mínimo para satisfacer las necesidades básicas como la de alimentación, educación, vestimenta,
vivienda, salud. En nuestro país esto es ocasionado por la crisis económica y social, por ello ya no solo
se habla de pobreza pues ahora también es la extrema pobreza.
INCIDENCIA DE POBREZA Y POBREZA EXTREMA
“En diciembre de 2014 la línea de pobreza se ubicó en US$ 81,04 mensuales por persona, mientras que
la línea de pobreza extrema en US$ 45,67 mensuales por persona (Figura N°2.3).
Con este umbral, a nivel nacional la incidencia de la pobreza es del 22,49% y la extrema pobreza del
7,65%. A nivel urbano la incidencia de la pobreza es del 16,43% y la extrema pobreza del 4,49%,
mientras que en el área rural la pobreza es del 35,29% y la extrema pobreza del 14,33%.” (Instituto
Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2014)
Figura 2.2 Tasa de ocupación plena, subempleo y desempleo, marzo 2008-2014
En: (Instituto Nacional de Estadística y Censo, 2014)
47
Evolución nominal de líneas de pobreza y pobreza extrema
“Tomando en cuenta los períodos diciembre de 2013 y diciembre de 2014, la pobreza por ingresos a
nivel nacional varía 3,06 puntos porcentuales, de 25,55% a 22,49%; esta variación en términos
estadísticos, es significativa al 95% de confianza.
A nivel urbano la pobreza por ingresos varía 1,20 puntos porcentuales, de 17,63% a 16,43%; sin
embargo esta variación no es estadísticamente significativa al 95% de confianza.
Mientras que en el área rural la pobreza por ingresos varía en 6,74 puntos porcentuales, de 42,03% a
35,29%; esta variación si es estadísticamente significativa al 95% de confianza (Figura N°2.3).”
(Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2014)
Figura 2.3 Evolución nominal de líneas de pobreza y pobreza extrema
En: (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2014)
Nota: Los datos se encuentran expresados en dólares mensuales corrientes.
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Indicador Área dic-13 dic-14 Dif p-valor
Nacional 25,55% 22,49% -3,06 0,000
Urbano 17,63% 16,43% -1,20 0,228
Rural 42,03% 35,29% -6,74 0,000
Nacional 8,61% 7,65% -0,96 0,060
Urbano 4,39% 4,49% -0,10 0,799
Rural 17,39% 14,33% -3,06 0,010
Pobreza
Pobreza
Extrema
Evolución de la pobreza
A continuación se presenta las tasas de incidencia de pobreza y pobreza extrema correspondiente a
diciembre 2013- 2014 a nivel nacional, urbano y rural.
Tabla 2.5 Pobreza diciembre 2013 – 2014
Pobreza diciembre 2013-2014
En: (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2014)
“Respecto a la pobreza extrema a nivel nacional, se observa una variación de 0,94 puntos porcentuales
pasando de 8,61% en diciembre 2013 a 7,65% en diciembre 2014, esta disminución no es significativa
Figura 2.4 Evolución de la pobreza
En: (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2014)
Nota: Los datos se encuentran expresados en dólares mensuales corrientes.
49
al 95% de confianza. En el área urbana la incidencia de pobreza extrema varió de 4,39% en diciembre
2013 a 4,49% en diciembre 2014, esta variación tampoco es significativa a un 95% de confianza. En el
área rural la pobreza extrema se redujo 3,06 puntos de 17,39% en diciembre de 2013 a 14,33% en
diciembre de 2014, reducción estadísticamente significativa a un 95% de confianza. ” (Instituto
Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2014)
Evolución de la extrema pobreza
La asociación dentro de la parroquia favorece a los pequeños y medianos productores, ya que ayuda a
potenciar su capacidad productiva, generar empleo y mejorar su nivel de ingresos mediante la venta de
sus productos, además de ayudar a mejorar la producción a través de capacitaciones e insentivos.
2.2. ANÁLISIS INTERNO
Está compuesta por factores cercanos a la empresa, que puede afectar o beneficiar a la misma. Estos
factores no se pueden controlar, pero se pueden invertir en estas, para aprovechar las que nos
benefician y minimizar las que nos afectan.
Dentro de estos factores podemos encontrar:
Figura 2.5 Evolución de la extrema pobreza
En: (Instituto Ecuatoriano de Estadística y Censo, 2014)
Nota (1): Los datos se encuentran expresados en dólares mensuales corrientes.
50
Proveedores
Clientes
Competencia
2.1.1. PROVEEDORES
“Son aquellos que proveen o abastecen, o sea que entregan bienes o servicios a otros.
En la actividad empresarial, la gestión de compras, es una actividad destinada a determinar
las necesidades de la empresa y seleccionar quienes las proveerán con la calidad adecuada al
menor costo, con las mejores condiciones de financiación, y en el tiempo propicio. Estas
necesidades pueden ser, entre otras, de materia prima, de maquinarias o de servicios técnicos.
Debe además evaluarse la fiabilidad del proveedor, su situación financiera, la permanencia en
el mercado, los controles de calidad que aplican para sus productos, etcétera”. (WordPress,
2015)
Los proveedores son un factor importante dentro de las operaciones que realiza la empresa u
organización, debido a que son la base que posteriormente la compañía ofrecerá a sus clientes.
Se debe identificar las clases de proveedores que existen:
Proveedores de Bienes
Proveedores de Servicios
Proveedores de Bienes
Son aquellas empresas o personas físicas, cuya actividad hace referencia a la fabricación o
comercialización de algún producto, los mismos que tienen un valor monetario, su característica
principal es satisfacer las necesidades tangibles del mercado demandante.
Dentro de la asociación algunos de estos proveedores son:
Familiares de los socios y pequeños productores dentro de la parroquia.
51
Corporación de Productores Cuyícola “Señor Cuy”: ubicado en Riobamba, distribuidor de
cuyes.
MAGAP: A través de incentivos para la producción.
PLASTIC BODEGA: Distribuidor de materiales desechables.
CAMPO VERDE: Distribuidor de productos agropecuarios.
AGROINSUMOS: Distribuidor de medicamentos para animales.
Proveedores de Servicios
Persona o empresa (representante) física, cuya actividad se enfoca en satisfacer las necesidades de los
clientes, cuentan con características como: el servicio que brindan es intangible, además de producirse
y consumirse al mismo tiempo.
La asociación cuenta con algunos proveedores de servicios como:
COMPUTRONIC: brindan servicio técnico en computadoras, además de impresiones, copias,
entre otros.
GIGANTOGRAFÍAS: prestan servicios de impresión de gigantografías.
2.2.2 CLIENTES
“Un cliente es aquella persona que recibe cierto servicio o bien, a cambio de alguna
compensación monetaria o cualquier otro objeto de valor. La palabra proviene del latín
cliens.
Un cliente puede ser catalogado en dos categorías principales: como cliente final, que es el
que adquiere el producto por el simple deseo de poseerlo y utilizarlo, o como cliente
intermedio, que es el que compra el producto con el fin de volverlo a vender para obtener una
ganancia”. (Rodolfo, 2012)
Por ende los cliente son aquellas personas o empresa, organizaciones que a cambio de una
compensación monetaria reciben de otras personas u empresas bienes o servicios, los mismos que
deben satisfacer las necesidades y requerimientos establecidos.
52
Dentro de los clientes podemos tener:
Clientes finales: aquellos que comprar los productos para consumo propio, y
Clientes intermedios: son los cuales compran para revender, y obtener un margen de ganancia por la
venta del producto.
La asociación considera a los clientes como una de las partes más importante y preciado del activo, por
ello se debe reconocer su fidelidad, ofreciéndoles productos de calidad, y satisfaciendo sus
necesidades, de tal forma que rompan esquemas y superen expectativas.
Dentro de los principales clientes tenemos:
Parrilladas “Montecarlo”
Parrilladas “Dieguito”
Restaurant “Platos típicos”
Restaurant “Las delicias de los riobambeños”
Residentes de la parroquia y sus alrededores en ocasiones especiales.
Familias residentes en la parroquia de Conocoto.
Pequeños productores de cuyes que están iniciando con la producción
2.2.3. COMPETENCIA
Son aquellas empresas o personas que producen y comercializan productos idénticos, tratando de
satisfacer las mismas necesidades de los consumidores dentro de un mercado.
La competencia constituye un factor muy importante dentro del mercado permanente, que se genera
debido a la variedad de ofertas de un producto dentro del mismo mercado, lo que exige que los
proveedores generen un valor agregado a los productos, con el fin de mantener la lealtad de sus cliente.
Los competidores de la Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy son:
Corporación de Productores Cuyícola “SEÑOR CUY”
Ubicados en la provincia de Chimborazo, dedicados a la producción y comercialización de cuyes.
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Pequeños productores de la parroquia
Productores ubicados en la parroquia Ascázubi.
APROCUY
Ubicada en la provincia de Pichincha, cantón Cayambe.
Dedicados a la producción y comercialización de cuyes.
2.3. ANÁLISIS FODA
El análisis FODA es una herramienta estratégica conformada por elementos internos y externos que
nos permite establecer un cuadro de la situación actual de la empresa u organización, este cuadro se
encuentra representado por una matriz, la cual toma el nombre de MATRIZ FODA, en el que constan
las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, en la parte superior se analizan los aspectos
positivos y negativos y en la lectura vertical se analizan los factores internos que son controlables y los
factores externos que se consideran no controlables
El término FODA simplemente es una sigla conformada por las primeras letras de las palabras
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (en inglés SWOT: Strenghts, Weaknesses,
Oportunities, Threats).
De entre estas cuatro variables se debe considerar que son:
POSITIVO NEGATIVO
EXTERNO Oportunidades Amenazas Resultan muy difíciles poder
modificarlas.
INTERNO Fortalezas Debilidades Es posible actuar
directamente sobre ellas.
54
EXTERNAS
OPORTUNIDADES: Representan una ocasión de mejora de la empresa. Las oportunidades
son factores positivos y con posibilidad de ser explotados por parte de la empresa.
Para identificar las oportunidades podemos responder a preguntas como: ¿existen nuevas
tendencias de mercado relacionadas con nuestra empresa?, ¿qué cambios tecnológicos,
sociales, legales o políticos se presentan en nuestro mercado?
AMENAZAS: Pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa o en menor medida
afectar a nuestra cuota de mercado. Si identificamos una amenaza con suficiente antelación
podremos evitarla o convertirla en oportunidad.
Para identificar las amenazas de nuestra organización, podemos responder a preguntas
como: ¿qué obstáculos podemos encontrarnos?, ¿existen problemas de financiación?, ¿cuáles
son las nuevas tendencias que siguen nuestros competidores?
INTERNAS
FORTALEZAS: Son todas aquellas capacidades y recursos con los que cuenta la empresa
para explotar oportunidades y conseguir construir ventajas competitivas.
Para identificarlas podemos responder a preguntas como: ¿qué ventajas tenemos respecto de
la competencia?, ¿qué recursos de bajo coste tenemos disponibles?, ¿cuáles son nuestros
puntos fuertes en producto, servicio, distribución o marca?
DEBILIDADES: Son aquellos puntos de los que la empresa carece, de los que se es inferior a
la competencia o simplemente de aquellos en los que se puede mejorar.
Para identificar las debilidades de la empresa podemos responder a preguntas como: ¿qué
perciben nuestros clientes como debilidades?, ¿en qué podemos mejorar?, ¿qué evita que nos
compren? (Espinosa, Blog de marketing y ventas, 2013)
55
MATRIZ FODA
HOJA DE TRABAJO
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Asesoramiento y capacitación dirigida a
los socios.
Misión, visión, objetivos y valores
definidos.
Los proyectos se realizan con
compromiso y responsabilidad.
Conocimiento y experiencia por parte de
los socios en la producción de cuyes.
Cuentan con un reglamento interno.
Convenios institucionales para la
ejecución de proyectos.
Apoyo del GAD de la parroquia.
Brinda seguridad a los socios.
Donación de maquinaria por parte del
MAGAP.
DEBILIDADES
AMENAZAS
No cuentan con un terreno propio.
Falta de reconocimiento del producto
dentro del mercado.
La contabilidad no se maneja bajo un
sistema contable.
No poseen un lugar adecuado para
guardar los Activos Fijos.
No existen procedimientos de control
interno.
Crecimiento acelerado de la competencia.
Bajo poder adquisitivo de los clientes.
Política y economía inestable.
Situación económica actual, que impide
el desarrollo financiero acelerado de la
asociación.
56
CAPÍTULO III
3. MARCO TEÓRICO DEL CONTROL INTERNO
3.1. CONCEPTO
Para conocer el concepto de control interno, a continuación se presentan definiciones según varios
autores:
“El control interno es el plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos
adoptados por la gerencia de una entidad tendientes a:
Proteger los activos,
Obtener información oportuna y confiable,
Lograr la eficiencia de las operaciones,
Lograr el cumplimiento de políticas establecidas”. (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez,
La fase de planeación de una auditoría financiera., 2011)
“El control interno es definido en forma amplia como un proceso, efectuado por el Consejo de
Administración, la Dirección y el resto de personal de una Entidad, diseñado para
proporcionar una razonable seguridad con miras a la realización de objetivos en las
siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones,
Confiabilidad de la información financiera,
Acatamiento a las leyes y regulaciones aplicables”. (Estupiñán Gaitán, 2013)
“El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes que adopta
una entidad para:
1. Salvaguardar los activos que usa en sus operaciones.
2. Fomentar el acatamiento de sus políticas.
3. Promover la eficacia operativa (lograr los mejores resultados al costo más bajo).
4. Tener registros contables precisos y fiables.
57
Los controles internos son más efectivos cuando los empleados de todos los niveles adoptan
los objetivos y normas éticas de la organización. Los altos directivos deben comunicar esos
objetivos y normas a los empleados”. (Horngren & Harrison, 2011)
Después de analizar los conceptos que nos indican los diferentes autores, en pocas palabras se puede
definir como control interno, al conjunto de métodos, procedimientos, políticas, normas, adoptados por
la gerencia, cuyo objetivo es proporcionar seguridad y confiabilidad a la información contable,
financiera, y administrativa de la empresa, además de promover la eficiencia y eficacia del ente
económico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normativa vigente.
3.2. IMPORTANCIA
“En todas las empresas es necesario tener un adecuado control interno, pues gracias a este se
evitan riesgos y fraudes, se protegen y cuidan los activos y los intereses de las empresas, así
como también se logra evaluar la eficiencia de la misma en cuanto a su organización. Las
pequeñas y medianas empresas no cuentan con el control interno adecuado, debido a que gran
parte de ellas son empresas familiares, en la mayoría de los casos, carecen de formalidad, de
una organización adecuada y falta de manuales de procedimientos y de políticas que sean
conocidas por todos los integrantes de la empresa.
El Control Interno debe ser empleado por todas las empresas independientemente de su
tamaño, estructura y naturaleza de sus operaciones, y diseñado de tal manera, que permita
proporcionar una razonable seguridad en lo referente a: La efectividad y eficiencia de las
operaciones, la confiabilidad de la información financiera, y el acatamiento de las leyes y
regulaciones aplicables”. (Aguirre Choix & Armenta Velazquez, 2012)
Durante los últimos años, el control interno ha incrementado su importancia dentro de las diferentes
empresas, ya que este apoya a la conducción de los objetivos de la organización, logrando mejorar la
situación financiera, administrativa y legal.
Se puede decir además que el control interno es de suma importancia, pues permite evaluar los
procesos administrativos, contables y financieros que surjan, pues de lo contrario podrían existir
desviaciones en las operaciones, las cuales no permitirían tomar las decisiones adecuadas.
58
3.3. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
En un sentido amplio el Control Interno incluye controles que pueden ser clasificados de la siguiente
manera:
Administrativo
Financiero
Previo
Concurrente
Posterior
3.3.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Para contar con un conocimiento más claro acerca del control interno administrativo se señalaron
conceptos según diferentes autores.
“Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con
la confiabilidad de los registros contables. Entonces el Control Interno administrativo se relaciona con
la eficiencia en las operaciones establecidas por la entidad”. (Chavarria, 2013)
“Los controles administrativos se relacionan con las normas y los procedimientos existentes en un ente
vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la administración. Estos
controles normalmente, sólo influyen indirectamente en los registros contables.” (Ballesteros
Cerchiaro, 2014)
Con estas definiciones se puede acotar que en este control interno administrativo se involucran el plan
de organización, los procedimientos y los registros relativos a los procedimientos decisorios que
orientan la autorización de transacciones por parte de la gerencia.
Implica todas aquellas medidas relacionadas principalmente con la eficiencia de las operaciones, la
observación política establecida en toda la empresa u organización y el cumplimiento de las directrices
definidas por la dirección.
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3.3.2. CONTROL INTERNO FINANCIERO
“Los controles internos contables comprenden el plan de la organización y todos los métodos y
procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros
contables” (Mira Navarro, 2011)
En resumen este control interno comprende todos los métodos y procedimientos relacionados a la
protección de los activos de la entidad, la confiabilidad de los estados financieros y la razonabilidad de
la información. Los buenos controles ayudan a maximizar la eficiencia y eficacia y a minimizar el
fraude y los errores.
Generalmente incluyen controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros
y reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos.
3.3.3. CONTROL INTERNO PREVIO
“Comprende los mecanismos y procedimientos operativos y administrativos incorporados en el plan de
la organización, en los reglamentos, manuales de procedimiento y demás instrumentos específicos, que
deben ser aplicados antes de autorizar o ejecutar las operaciones o actividades asignadas a los órganos
y entidades.” (Javier Beltran, 2014)
3.3.4. CONTROL INTERNO CONCURRENTE
Son los procesamientos de evaluación, supervisión que se realiza durante la ejecución de las
operaciones. Este control está relacionado con el control de calidad.
3.3.5. CONTROL INTERNO POSTERIOR
Corresponde al examen realizado con posterioridad a la ejecución de las operaciones financieras y
administrativas.
60
3.4. OBJETIVOS
El Control Interno tiene varios objetivos, entre los cuales se puede mencionar:
“Obtener información administrativa, contable y financiera, confiable segura y oportuna.
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la entidad
solidaria.
Promover la eficiencia del personal.
Promover la eficiencia en las operaciones de la empresa y en la distribución y uso de los
recursos que estas generan.
Incentivar sobre el uso y conveniencia de los sistemas de administración y finanzas, como
medio para controlar las operaciones y medir los resultados alcanzados”. (Cardozo
Cuenca, 2011)
Si las personas que están dentro de la organización identifican perfectamente cada uno de estos
objetivos, se puede sobrentender que comprende perfectamente el significado de Control Interno.
Es decir que en toda acción, plan o sistema que realice la empresa debe cumplir cualquiera de estos
objetivos, convirtiéndolo así en una fortaleza de Control Interno, y por el contrario si no se tomase en
cuenta por lo menos uno de los objetivos mencionados, esto formaría parte de un debilidad de Control
Interno.
3.5. CARACTERÍSTICAS
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:
Es un proceso; es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.
El control interno lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata
solamente de manuales de organización y procedimientos.
En cada área de la organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control
Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos; y en su
61
cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de su categoría
ocupacional.
Aporta un grado de seguridad razonable, no total, en relación al logro de los objetivos establecidos
por la empresa.
Se adapta a cualquier tipo de organización.
El control interno se diseñará para prevenir errores y fraudes.
Por el hecho de ser un proceso el Control Interno puede ser evaluado en cualquier momento en el
cual se esté desarrollando.
Depende de las personas el aplicar o eliminar el control interno de la empresa.
3.6. ELEMENTOS
Las empresas deberán implementar los siguientes aspectos para el adecuado funcionamiento del
control interno:
3.6.1. PLAN DE ORGANIZACIÓN
“El diseño de una estructura organizacional en la que se definen las actividades de la entidad
en concordancia con su visión y misión es relevante para el logro de sus objetivos. El
establecer metas y objetivos con la elaboración de planes operativos requeridos es un aporte
importante para la ejecución de los planes.
3.6.2. SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO
Los recursos, obligaciones, ingreso y gastos deben contar con un control financiero y
administrativo. La toma de decisiones oportunas en los niveles de organización es
responsabilidad de la alta dirección y gerencia.
El establecimiento de políticas y procedimientos claros como guías para la ejecución de los
procesos deben estar contenidas en los manuales de funciones institucionales.
62
3.6.3. ADECUADA ESTRUCTURA CONTABLE
Para la generación de información financiera oportuna y confiable, es indispensable contar
con una adecuada estructura contable para que contribuya al control interno efectivo. Los
requisitos para contar con un sistema contable adecuado son:
Un catálogo de cuentas estructurado en base a la normativa legal vigente.
Un manual de políticas y procedimientos contables.
Un presupuesto o plan maestro de operaciones, y
Documentos y formularios bien diseñados y pre-numerados.
Un sistema informático moderno de registro e información que facilite la gestión y el
control contable y financiero.
3.6.4. PLANES DE CAPACITACIÓN
Constituyen prácticas sanas tomar medidas que propicien programas de inducción,
capacitación, y actualización tanto de directivos como del resto de personal de la entidad.
Estas medidas facilitan la ejecución de los planes institucionales.
3.6.5. GRADO DE IDONEIDAD DEL PERSONAL
La selección de personal hábil, capaz y con experiencia, contribuye a que las actividades
institucionales se desarrollen con eficiencia y eficacia, contando con elementos que permitan
realizar un adecuado control interno. La administración del Talento Humano en base a un
sistema de méritos y sanciones contribuye al logro, mejoramiento y mantenimiento del grado
de idoneidad del personal.
3.6.6. AUDITORÍA INTERNA EFECTIVA
En las instituciones que se justifique de acuerdo al marco legal correspondiente contará con la
unidad de auditoría interna la misma que actuará con criterio independiente, para brindar
63
asesoramiento en el ámbito de su competencia, sin intervenir en los procesos financieros y
administrativos de aprobación o autorización. Es la unidad encargada de la evaluación del
sistema de control interno de los procesos administrativos, financieros, legales, operativos y
de gestión de riesgos”. (Gallegos Delgado W. , Sistema de control de bienes de larga duración
para optimizar su utilidad en el consorcio de gobiernos provinciales de Ecuador-CONGOPE,
2012)
3.7. COMPONENTES
COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
“El informe COSO de 1992 y sus actualizaciones posteriores estructuran el control interno en cinco
componentes, que son habitualmente representados en el llamado “cubo del COSO” que se muestra a
continuación:
Figura 3.1 Componentes del control interno
En: (Barquero, 2013)
64
De acuerdo con la figura anterior, los cinco componentes del control interno son:
Ambiente de control
Evaluación del riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo.” (Barquero, 2013)
Tabla 3.1Componentes del marco integrado de control interno (COSO) con sus factores
En: (Fonseca Luna, Marco integrado de control interno - COSO, 2011)
65
3.7.1. AMBIENTE INTERNO:
El ambiente interno establece la filosofía de una organización ya que ejerce una influencia en la
conciencia que tengan sus miembros sobre el control. La gente es el alma de una organización: su
integridad personal y profesional, sus valores éticos, su competencia, y el contexto en el que ella se
desenvuelve.
El ambiente interno es el fundamento del resto de componentes, proporciona una atmósfera en la cual
los miembros de una organización realizan sus actividades y se involucran con su responsabilidad de
control.
Para muchas personas el ambiente de control es una membrana invisible que envuelve a toda la
empresa, y en cuyo interior cuentan con los siguientes factores, los mismos que los individuos
requieren para cumplir con sus responsabilidades de control.
Factores a considerar dentro del ambiente de control son:
La integridad y los valores éticos,
Compromiso de competencia profesional,
Consejo de administración o comité de auditoría,
Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos,
Estructura organizacional de la empresa,
Asignación de autoridad y responsabilidad,
Políticas y prácticas de recursos humanos,
Integridad y valores éticos:
“La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control, la
administración y el monitoreo de los otros componentes del control interno.
La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como parte
de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre
remoción; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y
compromiso hacia la organización.
66
En síntesis se puede indicar que son normas de conducta y éticas que desalientan la realización de actos
deshonestos, inmorales o ilegales, para que sean eficaces se las debe transmitir por medio de políticas,
códigos de conducta, entre otros. También son conocidos como valores corporativos.
Compromiso con la competencia
La máxima autoridad y los directivos de cada entidad pública reconocerán como elemento
esencial, las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las
funciones y responsabilidades asignadas. La competencia incluye el conocimiento y
habilidades necesarias para ayudar a asegurar una actuación ordenada, ética, eficaz y
eficiente, al igual que un buen entendimiento de las responsabilidades individuales
relacionadas con el control interno.
Está relacionado con los conocimientos y habilidades que deben poseer los miembros de una
organización para cumplir con su trabajo, en forma eficaz y eficiente.
Consejo de administración o comité de auditoría
La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesoría,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización; evalúa el
sistema de control interno, los procesos administrativos, técnicos, ambientales, financieros,
legales, operativos, estratégicos y gestión de riesgos.
El asegurar un control interno efectivo depende del grado de independencia, experiencia y prestigio de
sus miembros. Con estos antecedentes podrán realizar una supervisión eficaz de la calidad de los
informes financieros e impedir que los directivos evadan los controles y cometan fraudes.
Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos
Comprende la conducta y actitudes que deben caracterizar a la gestión de la entidad con
respecto al control interno.
Debe tender a establecer un ambiente de confianza positivo y apoyo hacia el control, por
medio de una actitud abierta hacia el aprendizaje y los innovadores, la transparencia, en la
toma de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y ética, así como una clara
determinación hacia la medición objetiva del desempeño, entre otros.
67
Es decir, es la filosofía empleada por los ejecutivos para administrar la organización y la manera en
que estos involucraran a sus dirigidos en el cumplimiento del sistema de control interno.
Estructura organizacional
La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de
su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de
los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes.
La estructura organizativa de una entidad depende del tamaño y de la naturaleza de las
actividades que desarrolla, por lo tanto no será tan sencilla que no pueda controlar
adecuadamente las actividades de la institución, ni tan complicada que inhiba el flujo
necesario de información. Los directivos comprenderán cuáles son sus responsabilidades de
control y poseerán experiencia y conocimientos requeridos en función de sus cargos.
Para que una estructura organizacional permita planificar dirigir y controlar las operaciones, debe estar
bien diseñada y ser representada en un organigrama, lo que permitirá que los miembros de una
organización tengan claro sus responsabilidades, les facilite el cumplimiento de sus labores, además de
facilitar la introducción de mejoras en la organización.
Asignación de autoridad y de responsabilidades
La asignación de responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas
conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones
operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de
información y autorizaciones para efectuar cambios.
Para mejorar el ambiente de control los directivos deben preparar un manual en el que se describa
claramente la autoridad y responsabilidades en cada puesto de trabajo, de forma que cada funcionario
las conozca y cumpla con sus funciones de acuerdo a ellas.
Políticas y procedimientos de recursos humanos
El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada
planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se
garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de
servicio”. (Contraloría General del Estado, 2009)
68
Las características del personal influyen en la eficacia del control interno, de forma que partiendo de
este antecedente se debe dar un tratamiento adecuado a las políticas de contratación, capacitación,
evaluación, asesoramiento y compensación a los empleados, de forma que la entidad cuente con el
personal idóneo que le permita llegar con éxito a conseguir sus objetivos.
3.7.2. EVALUACIÓN DE RIESGO:
La probabilidad de que se produzca un evento y sus consecuencias negativas a la empresa o a su
entorno, constituye el riesgo.
“La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de
ser gestionados los riesgos.
La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo mecanismos
para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en las distintas áreas.
Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe identificar y
analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que ocurran así como las posibles
consecuencias”. (Pérez Solórzano, 2007)
Los factores que integran el componente son los siguientes:
“Identificación de riesgos
Se debe identificar los factores internos y externos que pueden afectar al logro de los objetivos
institucionales.
Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales.
Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos.
Plan de mitigación de riesgos
Los directivos serán los encargados de realizar un plan de mitigación de riesgos que contenga
una estrategia clara y organizada para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar
en el logro de los objetivos de la institución.
69
Valoración de riesgos
Se debe valorar los riesgos tomando en cuenta la probabilidad de ocurrencia y el impacto. La
valoración está ligada a obtener información suficiente de la situación de riesgo para estimar
la probabilidad de ocurrencia.
Respuesta al riesgo
La identificación de respuestas al riesgo forma parte integral de la administración de riesgos.
Los modelos de respuesta pueden ser: evitar, reducir, compartir y aceptar”. (Gallegos
Delgado W. , 2012)
3.7.3. ACTIVIDADES DE CONTROL:
Estas actividades de control están representadas principalmente por las políticas y procedimientos de
control establecidos para conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo de forma eficaz las
acciones necesarias para evitar, prevenir, neutralizar y afrontar los riesgos que existen respecto al
cumplimiento de los objetivos de la organización.
Algunas de las actividades de control se enfocan en prevenir errores (controles preventivos), y otros
están diseñados para identificar los errores después de que ya hayan ocurrido (controles detectivos).
Por ello los controles preventivos deben anticiparse a la ocurrencia de eventos antes de que estos
sucedan, por tal razón son más rentables, a diferencia de los controles detectivos pues este se encarga
de medir la efectividad de estos mismos controles mediante la revisión, comparación, evaluación de
desempeño, conciliaciones, conteo físico de inventario, entre otras, lo que ayuda a la detección de
errores que no pudieron ser evitados con los controles preventivos.
Las actividades de control comprenden:
70
“Revisiones efectuadas por el director ejecutivo (revisión de alto nivel)
Con el propósito de evaluar el grado en el que se están logrando los objetivos establecidos por
la entidad, el director ejecutivo y/o la gerencia lleva a cabo actividades de revisión y análisis
de los resultados alcanzados, en comparación con los presupuestos, lo cual representa una
actividad de control en el más alto nivel.
Gestión directa de funciones por actividades
Se caracteriza por las funciones de revisión que son llevadas a cabo por personas que son
responsables de determinadas actividades o funciones, con el fin de conocer los resultados
logrados en forma diaria o con cierta periodicidad.
Proceso de información
Comprende un conjunto de controles que están orientados a verificar la exactitud, integridad y
autorización de las operaciones realizadas en el periodo.
Indicadores de rendimientos
Los indicadores de rendimiento o desempeño son parte de las actividades de control, debido a
que permiten el análisis combinado de datos operativos y financieros, conjuntamente, con la
adopción de acciones correctivas para corregir las desviaciones identificadas.
Estos indicadores deberían estar integrados y ser interdependientes, con el fin de
proporcionar una perspectiva global sobre los objetivos de la entidad, estrategias del negocio,
y otros objetivos específicos que podrían clasificarse en: indicadores corporativos;
indicadores de rendimiento financiero; indicadores de rendimiento de efectividad y eficiencia;
e, indicadores de rendimiento funcional.
Controles físicos
Forman parte de las actividades de control y son específicos, dado que se encuentran dirigidos
a prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado, o uso de activos sin la
71
justificación y autorizaciones pertinentes, los que podrían afectar materialmente a los estados
financieros.
En términos concretos los controles físicos se refieren a:
Custodia y depósito de dinero y arqueo físico de efectivo;
Inspección física de inventarios en almacén;
Inspección física de los bienes de activo fijo;
Revisión de los procedimientos para la generación de copias de respaldo (back up);
Revisión de los procedimientos para recuperación de data perdida.
Segregación de funciones
Está relacionada con la asignación a personas distintas responsabilidades de autorizar
transacciones, registrar operaciones, y mantener la custodia de activos que, podrían reducir
las oportunidades de que cualquier empleado desde su posición oculte errores o perpetre
fraudes en el desarrollo de sus actividades.
Cuando existan conflictos en la segregación de funciones, la entidad se encuentra expuesta a
riesgos significativos que podrían culminar en actos de fraude”. (Fonseca Luna, Marco
integrado de control interno - COSO, 2011)
3.7.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN:
La información y comunicación está conformado por los métodos y procedimientos diseñados por la
organización para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras.
La calidad de la información que brinda el sistema podría afectar de manera positiva o negativa a la
gerencia al momento de tomar decisiones y controlar con efectividad las operaciones. Así también será
de gran utilidad para los demás usuarios involucrados en el control interno, ya que les proporcionara un
apropiado vehículo para entender sobre el rol y sus responsabilidades.
Los factores que integran según el COSO este componente son:
72
“Calidad de información
Proviene del sistema de información de la entidad (infraestructura física y hardware, software,
personas, procedimientos y data), y podría afectar la capacidad de la gerencia para tomar
decisiones adecuadas, con respecto a la administración y control de las actividades y sus
operaciones. La calidad de la información está referida a los criterios de: contenido,
oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad.
Efectividad de las comunicaciones
Proporcionan a los empleados la información que necesitan ara el cumplimiento de sus
responsabilidades de control”. (Fonseca Luna, Marco integrado de control interno - COSO,
2011)
3.7.5. SUPERVISIÓN O MONITOREO
Para verificar un correcto funcionamiento del sistema de control interno es necesario efectuar
supervisiones continuas, evaluaciones periódicas o una combinación de las dos cosas, para comprobar
el cumplimiento de las operaciones del personal, identificando oportunamente posibles riesgos, los
cuales deben ser informados a la administración para que sean evaluados y resueltos oportunamente,
garantizando así la eficiencia del sistema.
Supervisión continua:
Permite conocer de manera oportuna las acciones que pueden afectar al desarrollo de los procesos y al
logro de los objetivos, esta supervisión se la realiza en el día a día del transcurso de las operaciones.
Evaluaciones periódicas
Esta evaluación dependerá una evaluación de riesgos y de la eficacia de la supervisión continua.
Al detectarse deficiencias o fallas en el sistema de control interno, dependiendo de su importancia,
debe reportarse hasta llegar a las más altas instancias de la organización, para que esta imponga los
cambios que sean necesarios para actualizarlos o corregirlos.
73
3.8. SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
3.8.1. SISTEMA COSO I
“El Committee of Sponsoring Organizations (COSO) nació en 1985 como una iniciativa privada para
evitar reportes financieros fraudulentos. Desde entonces ha sido aceptado en todo el mundo y se ha
convertido en el principal marco de referencia.
Su objetivo es desarrollar conocimientos en tres áreas interrelacionadas: administración de riesgos,
control interno y disuasión del fraude”. (Lara, 2012)
El informe COSO I plantea los siguientes 5 componentes:
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgo
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión
3.8.2. SISTEMA COSO II
“Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escándalos, e
irregularidades que provocaron pérdidas importantes a inversionistas, empleados y otros
grupos de interés, nuevamente el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission, publicó el Enterprise Risk Management - Integrated Framework y sus
aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el concepto de control interno,
proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la identificación, evaluación y gestión
integral de riesgo.
Este nuevo enfoque no intenta ni sustituye el marco de control interno, sino que lo incorpora
como parte de él, permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de control interno o
decidir encaminarse hacia un proceso más completo de gestión de riesgo.
74
Adicionalmente, dado que COSO Enterprise Risk Management - Integrated Framework se
encuentra completamente alineado con el Internal Control - Integrated Framework, las
mejoras en la gestión de riesgo permitirán mejorar, aún más, sobre la inversión ya realizada
en control interno bajo las disposiciones de la Ley Sarbanes-Oxley”. (Vasquez, 2012)
En conclusión el Marco de Control denominada COSO II de septiembre del 2004, establece nuevos
conceptos para mejorar el control interno y las actividades relacionadas a la gestión e integrados a los
otros procesos como planificación, ejecución y supervisión, no entran en contradicción con los
conceptos establecidos en COSO I.
El nuevo marco amplia la visión del riesgo a eventos negativos o positivos, o sea, a amenazas u
oportunidades; a la localización de un nivel de tolerancia al riesgo; así como al manejo de estos eventos
mediante portafolios de riesgos.
El marco integrado de control que plantea el informe COSO II consta de ocho componentes
interrelacionados, los cuales son:
Ambiente Interno
Establecimiento de Objetivos
Identificación de Objetivos
Evaluación Riesgo
Respuesta a los Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión
75
RELACIÓN ENTRE COSO I Y COSO II
Figura 3.2 Relación entre COSO I y COSO II
En: (Vasquez, 2012)
3.8.3. SISTEMA MICIL (MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO PARA
LATINOAMÉRICA)
El Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) está elaborado con terminologías
claras y precisas, para que los usuarios comprendan el significado de control interno y en la forma en
que ayudaría a cumplir con las actividades, adquirir bienes y/o servicios y al ejecutar todo tipo de
operaciones en todas las disciplinas.
“Como base para el desarrollo y definición del Marco Integrado de Control Interno
Latinoamericano (MICIL), utilizaremos la estructura presentada por el Informe COSO para
identificar a los componentes del control interno integrado, los que se encuentran
interrelacionados en el proceso de ejecución de las operaciones de las empresas u organismos
y consideramos son de aplicación general, de manera específica para el diseño del marco
76
integrado de control interno y de manera general para programar y ejecutar la
autoevaluación y la evaluación externa de su funcionamiento y operación.
El MICIL incluye cinco componentes de control interno que constituyen la base para construir
a pirámide. Los componentes del control interno son los requisitos básicos para el diseño y
funcionamiento del MICIL de una organización o de una actividad importante y son:
Ambiente de Control y Trabajo,
Evaluación de Riesgos,
Actividades de Control,
Información y Comunicación, y,
Supervisión.” (Casals & Associates, Inc., 2004)
3.9. MÉTODOS DE EVALUACIÓN
La evaluación del control interno, se podrá realizar a través de cuestionarios, narrativas o gráficos,
según sea el caso, o se aplicará una combinación de los mismos, dependiendo de los requerimientos,
con el objeto de documentar y evidenciar las evaluaciones.
Con certeza no se puede indicar cuál de estos métodos se utilizará en diferentes casos definidos, ya que
en alguna tal vez se aplique el método de cuestionario; en otros quizás puede ser conveniente usar el
método narrativo, en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor interpretación el método gráfico y
por último en un caso se puede utilizar el método combinado, es decir el relevamiento específicamente,
la recopilación de antecedentes y la comprobación de los mismos se lleva a efecto usando, tanto
gráfico, como cuestionarios o narrativos.
3.9.1. MÉTODO DEL CUESTIONARIO:
Este método consiste en “diseñar una serie de preguntas en cada una de las áreas a ser examinadas,
tendientes a conocer la aplicación de los procedimientos y políticas de control dispuestas por la
gerencia (o alta dirección); así: área de crédito, inversiones, tesorería, captaciones, contabilidad,
administración, entre otras.
En este método las respuestas afirmativas equivalen a la existencia de buenos controles; por el
contrario las respuestas negativas representan que los controles no existen o no se aplican; el método es
77
sencillo y rápido, pero no permite tener un cabal conocimiento del negocio o área examinada.” (Freire
Hidalgo & Freire Rodríguez, La fase de planeaciónde una auditoría financiera, 2011)
Básicamente el cuestionario es un listado de preguntas previamente elaboradas en forma técnica y por
áreas específicas, que pretende evaluar las fortalezas y debilidades del control interno dentro de las
diferentes áreas de la organización.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de
una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una debilidad en el
sistema establecido dentro de la empresa. Este mismo cuestionario se puede utilizar por varios años,
siempre y cuando se codifique las respuestas, de modo que se pueda identificar al año al cual
corresponde, esto nos servirá para identificar cualquier cambio que exista en el sistema de control
interno de la organización.
VENTAJAS
Guía para evaluar y determinar áreas críticas.
Disminución de costos.
Representa una disminución de tiempo.
Facilita administración del trabajo sistematizado los exámenes.
Pronta detección de deficiencias.
Siempre busca una respuesta.
El estudio es detallado de cada operación por lo que se obtiene un mejor conocimiento de la
empresa.
DESVENTAJAS
El estudio de los cuestionarios puede ser muy extenso.
Limita la inclusión de otras preguntas.
La iniciativa puede limitarse.
Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias.
A continuación se detalla un ejemplo de cuestionario de Control Interno a la cuenta de Inventarios.
78
“Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi”
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INVENTARIOS
N°
DESCRIPCIÓN
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
1.- ¿Existe un sistema de control para las entradas
y salidas de inventarios?
X
2.- ¿Existe algún método de valuación de
inventarios?
X
3.- ¿La entidad tiene designada alguna persona
responsable de las órdenes de compra de
inventarios?
X
4.- ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad
para los registros de inventarios?
X
5.- ¿Son consistentes y uniformes durante todo el
período contable el sistema de registro
contable del método de valuación de
inventarios?
X
6.- ¿La entidad utiliza algún sistema de control
para llevar al día los registros tanto de los
ingresos como los ya existentes en bodega?
X
7.- ¿Cuenta la entidad con una bodega en
buen estado y que esté bien resguardada
físicamente para su seguridad?
X
8.- ¿Existe alguna persona encargada de bodega? X
9.- ¿Los registros contables de inventario los lleva
una persona ajena al encargado de bodega?
X
10.- ¿Realiza inventarios físicos periódicamente de
las existencias, la persona designada para llevar
los registros contables?
X
11.- ¿Se comprueba en la recepción de la
mercadería que la misma sea entregada en su
totalidad?
X
P.T. C/I
Hecho por I.V.P.M Fecha 01-04-15
Revisado D.G.V.J Fecha 01-04-15
79
3.9.2. MÉTODO GRÁFICO:
Este método se basa en la utilización de técnicas de flujogramas, y describe gráficamente los procesos
dentro de las distintas áreas de la empresa. Hay que considerar que este método requiere de más tiempo
y experiencia.
“Los flujogramas son representaciones gráficas de los circuitos operativos de un sistema de control, en
función de los movimientos cronológicos de los documentos y registros contables.
El diagrama de flujos o flujogramas depende de quién lo haya preparado, pero hay una serie de
características de general aceptación, como son la simbología estándar y la dirección del flujo vertical
y horizontal, con líneas continuas para el circuito de documentos, y discontinuas para flujos de
información.” (Pelazas Manso, 2015)
Para la elaboración del flujograma se debe observar los siguientes aspectos:
1. Los procedimientos deben describirse secuencialmente a través del sistema.
2. Describir los documentos que tengan incidencia contable.
3. Demostrar cómo se llevan los archivos y como se preparan los informes de incidencia
contable.
4. Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organización.
5. Identificar el puesto y quién efectúa el procedimiento.
SÍMBOLOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
La naturaleza de los símbolos que deben utilizarse al diseñar un procedimiento en flujo diagrama debe
variar de acuerdo con el objetivo que persiga el esquema.
Los símbolos más prácticos y de uso universal son:
INICIO / FIN: Sirve para indicar en dónde empieza y termina el diagrama
80
PROCESO: Este se utiliza para un proceso determinado, comúnmente para representar una
instrucción, o cualquier tipo de operación que origine un cambio de valor.
DECISIÓN: Se utiliza para tomar una decisión. Normalmente tiene dos salidas – respuestas SI o NO.
DOCUMENTO: Símbolo que se utiliza para indicar que en una actividad del procedimiento se
incluyen documentos.
MULTIDOCUMENTO: Refiere a un conjunto de documentos.
CONECTOR: Sirve para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama, a través de un conector de
salida y otro de entrada. Se refiere a la conexión en la misma página del diagrama.
81
CONECTOR FUERA DE LA PÁGINA: Sirve para realizar una conexión entre dos puntos del
organigrama situados en diferentes páginas.
LÍNEAS DE FLUJO: Indican el sentido de ejecución de las operaciones.
ARCHIVO: Sirve para indicar que en alguna actividad dentro del procedimiento van a archivar.
VENTAJAS:
Evalúa siguiendo una secuencia lógica y ordenada.
Proporciona una rápida visualización de las operaciones de la entidad.
Identifica la ausencia o presencia de procedimiento necesarios.
Observación del circuito en conjunto.
Identifica la existencia o ausencia de controles.
Permite detectar hechos, controles y debilidades.
DESVENTAJAS:
Necesita de conocimientos sólidos de control interno.
Dificultad para realizar pequeñas modificaciones.
Requiere entrenamiento en la utilización y simbología de los diagramas de flujo.
Limitado el uso al personal inexperto.
82
A continuación se presenta un ejemplo de flujo diagramación del procedimiento de creación de caja
chica.
PROCEDIMIENTO: CREACIÓN DE CAJA CHICA
CUENTA: CAJA CHICA
SECRETARIACOORDINADOR
FINANCIEROGERENTE GENERAL
PROC
EDIM
IENTO
: Cre
ación
de Ca
ja Ch
ica
INICIO
Solicita que le asigne fondos para
gastos menores
¿Existe presupuesto?
FINNO
Aprueba la creación de caja chica
SI
Genera el comprobante de
egreso
Recibe el dinero y realiza el conteo
físico
Abre el registro de caja chica
FIN
Figura 3.3 Ejemplo de flujograma
83
3.9.3. MÉTODO NARRATIVO:
“Este método trata de dejar constancia detallada y explicativa de las características del sistema que se
está evaluando, tales como las operaciones que se realizan, secciones o departamentos en los que se
producen, responsables de cada área, soporte documental, sistema de archivo, de contabilización, entre
otros.” (Pelazas Manso, 2015)
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades
administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Se debe considerar que este método si bien lleva un poco más de tiempo en la evaluación, permite
conocer las verdaderas características de controles existentes.
VENTAJAS:
El estudio es detallado de cada operación lo que permite obtener un conocimiento profundo de la
entidad.
Facilidad de uso.
Deja abierta la iniciativa de quien lo use.
Descripción de la función de observación directa.
DESVENTAJAS:
No todas las personas expresan sus ideas de forma clara, concisa, y sintética.
Eventual uso de palabras incorrectas origina resultados inadecuados.
84
Ejemplo del método narrativo de control interno:
En: (Gallegos Delgado W. , Sistema de control de bienes de larga duración para optimizar su utilidad
en el consorcio de gobiernos provinciales de Ecuador-CONGOPE, 2012)
3.9.4. MÉTODO COMBINADO:
Este método consiste en la aplicación simultanea de dos o más métodos, de los señalados
anteriormente, dependiendo de las características propias de cada empresa.
Procedimiento Narrado Custodia de los vehículos de la institución
Cuando los funcionarios necesiten transportarse en los vehículos de la institución, para distintas
actividades solicitan al departamento administrativo un permiso llamado Circulación este tiene
detallado a donde se dirige el tiempo estimado la firma del jefe del departamento que solicita el
servicio y la firma del responsable del departamento de transporte. El funcionario legaliza este
permiso con las firmas correspondientes mencionadas, luego es sellado por el departamento de
recursos humanos quienes son los que dan la autorización de la salida del personal, este es
entregado al guardia de seguridad quien habilita las puertas para la salida del personal y del
vehículo, verificando que todos los documentos se encuentren en orden.
Auditor Jefe de Equipo
Febrero 15 de 2012
85
CAPÍTULO IV
4. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Para conocer la situación actual tanto Administrativa como Financiera de la asociación, se aplicará el
método de cuestionario con el cual se obtendrá resultados que permitirá medir el riesgo y el nivel de
confianza de cada cuenta.
Para poder determinar el nivel óptimo de las cuentas de estudio, se basará en la escala de valores
establecida en las Normas Internacionales de Auditoria y Aseguramiento. Esta escala nos permitirá
conocer el nivel de riesgo y de confianza.
El nivel de riesgo se ponderará de la siguiente manera:
La ponderación que se establece para el nivel es confianza es:
Este análisis nos ayudará a determinar las distintas variables de la organización, sean críticas o
positivas, es decir aquellas cuyas fluctuaciones podrían afectar de cierto modo a la empresa, y las
variables que pretermiten a la empresa obtener una ventaja competitiva.
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 15% 50%
MODERADO 51% 75%
ALTO 76% 95%
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 76% 95%
MODERADO 51% 75%
BAJO 15% 50%
86
4.1. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1¿El proceso de reclutamiento se inicia con la
requisición de personal?a 10
2¿Cada vacante cuenta con un perfil de puesto? a 0
Ningún puesto cuenta
con un perfil definido.
3
¿Las vacantes son ocupadas prioritariamente por los
socios?a 10
4
¿Se utilizan medios (radio, volantes, afiches, entre
otros) para reclutar al personal?a 8 Solo utilizan los afiches.
5
¿Existen políticas de reclutamiento y selección del
personal?a 7
Las políticas solo están
definidas verbalmente.
6
¿Se efectúa una revisión a los curriculums enviados
por los aspirantes para efectos de la selección?a 8
7
¿Se realiza un check list del perfil de puesto vs la
hoja de vida del aspirante?a 0
8
¿Se realizan pruebas de conocimiento, test
psicológico y test de personalidad previo a la
entrevista?
a 0No realizan ningún tipo
de prueba.
9
¿Se emite una hoja de evaluación al aspirante al
culminar con la entrevista?a 0
SUMA 43
Lugar:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: Reclutamiento y Selección
87
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 48%
RIESGO DE CONTROL = 52% (MODERADO)
DEBILIDADES ENCONTRADAS:
Ningún puesto cuenta con un perfil determinado.
Para el reclutamiento solo utilizan los afiches como medio.
Las políticas solo están definidas verbalmente, más no costa por escrito en un documento.
No efectúan un check list entre el perfil de puesto y la hoja de vida del aspirante.
En todo el proceso de selección no se efectúan pruebas ni test.
No emiten una hoja de evaluación al aspirante, al culminar la entrevista.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
43
90
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
CÁLCULO DE
CONFIANZA = X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 48% (MODERADO)
88
COMENTARIO:
Dentro del proceso de Reclutamiento y Selección del Personal de acuerdo a la Evaluación de Control
Interno efectuada, el nivel de confianza es de 48%, lo que representa un “Nivel de Confianza
Moderado”, y el nivel de riesgo determinado es del 52%, lo cual nos indica un “Nivel de Riesgo
Moderado”.
De acuerdo al análisis y a las debilidades encontradas se considera que la asociación debe contar con
procedimientos de control interno para el proceso de reclutamiento y selección.
4.2. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1 ¿Existen políticas de contratación de personal? a 7Las políticas solo están
definidas verbalmente.
2
¿Previa contratación se envía al administrador un
listado de postulantes calificados al puesto para su
contratación?
a 10
3
¿Antes de la contratación revisan que todos los
documentos sean presentados de la manera
adecuada?
a 5
Aún cuando no existan
todos los documentos se
realiza el contrato.
4
¿El contrato de trabajo es realizado y firmado el
primer día de labores?a 9
5
¿El contrato de trabajo es legalizado en el Ministerio
de Trabajo?a 10
6
¿Los contratos de trabajo tienen un período de
prueba de 90 días?a 10
SUMA 51
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: Contratación del Personal
Lugar:
89
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 85%
RIESGO DE CONTROL = 15% (BAJO)
DEBILIDADES ENCONTRADAS:
Las políticas solo están definidas verbalmente, y no constan por escrito en un documento.
Aunque el nuevo empleado no cuente con todos los documentos requeridos, es contratado.
COMENTARIO:
El nivel de confianza determinado en el proceso de contratación de acuerdo a la Evaluación de Control
efectuada es de 85% lo que representa un “Nivel de Confianza Alto”, y el nivel de riesgo determinado
es del 15%, lo que nos indica un “Nivel de Riesgo Bajo”.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
51
60
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 85% (ALTO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
90
Después de haber realizado el análisis consideramos que se deben establecer políticas de contratación
por escrito, mejorando así los controles en este proceso.
4.3. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE INDUCCIÓN
DEL PERSONAL
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1 ¿Se le da la bienvenida al nuevo personal? a 8
2¿Existen políticas de inducción de personal? a 7
Las políticas solo están
definidas verbalmente.
3
¿Informan al empleado acerca del Direccionamiento
Estratégico de la asociación (misión, visión, políticas,
valores, objetivos, entre otros).
a 7Solo se les informa de
los misión y visión.
4 ¿Se le entrega al empleado un manual de funciones? a 0
La asociación no cuenta
con un manual de
funciones.
5 ¿Se le indica al empleado su lugar de trabajo? a 8
6¿Realizan un recorrido por las instalaciones de la
asociación?a 0
No realizan ningún
recorrido por las
instalaciones con los
nuevos empleados.
7 ¿Capacitan al nuevo personal? a 0No capacitan al nuevo
personal.
8
¿Dan a conocer las funciones que desempeñará el
empleado?a 8
SUMA 38
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: Inducción del Personal
Lugar:
91
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 48%
RIESGO DE CONTROL = 52% (MODERADO)
DEBILIDADES ENCONTRADAS:
Las políticas solo están definidas verbalmente, y no constan por escrito en un documento.
A las personas contratadas no se les da a conocer todo el Direccionamiento Estratégico, sino
solo la misión y visión.
La asociación no cuenta con manuales de funciones.
No se realiza ningún recorrido por las instalaciones al nuevo empleado.
No capacitan al nuevo personal.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
38
80
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
CÁLCULO DE
CONFIANZA = X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 48% (MODERADO)
92
COMENTARIO:
El nivel de confianza determinado en el proceso de inducción de personal una vez realizada la
Evaluación de Control es de 48% lo que representa un “Nivel de Confianza Moderado”, y el nivel de
riesgo determinado es del 52% que se considera un “Nivel de Riesgo Moderado”.
Al contar con los resultados del análisis, podemos indicar que se debe mejorar los controles de este
proceso.
4.4. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN
DEL PERSONAL
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1¿Existe una segregación de funciones entre la
persona que planifica las capacitaciones y quien
autoriza?
a 9
La comisión de
capacitación es la
encargada de planificar
y la presidenta autoriza.
2
¿Los empleados deben cumplir con un tiempo
determinado de trabajo, para recibir el beneficio de
capacitación?
a 8
A partir del primer mes
de trabajo acceden a
este beneficio.
3 ¿Cuentan con un programa anual de capacitación? a 10
4 ¿Existen políticas de capacitación de personal? a 7Las políticas solo están
definidas verbalmente.
5¿Existe un presupuesto para el programa de
capacitación?a 9
las capacitaciones son
gratuitas, ya que son
dictadas por funcioarios
públicos.
6¿Los capacitaciones se relacionan con el giro del
negocio de la asociación?a 10
SUMA 53
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: Capacitación del Personal
Lugar:
93
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 88%
RIESGO DE CONTROL = 12% (BAJO)
DEBILIDADES ENCONTRADAS:
Las políticas solo están definidas verbalmente, y no constan por escrito en un documento.
COMENTARIO:
El nivel de confianza determinado en el proceso de capacitación de acuerdo a la Evaluación de Control
realizada es de 88% lo que representa un “Nivel de Confianza Alto”, y el nivel de riesgo determinado
es del 12%, lo que nos indica un “Nivel de Riesgo Bajo”.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
53
60
CÁLCULO DE
CONFIANZA = X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 88% (ALTO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
94
A pesar de que el nivel de riesgo de este proceso es bajo, la empresa debe tener por escrito y aprobadas
las políticas que se establezcan para este proceso.
4.5. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL EFECTIVO Y EQUIVALENTES
DE EFECTIVO
CAJA GENERAL
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1 ¿Se realiza cobros en efectivo en la empresa? a 9Se reciben pagos
menores
2¿Existe una segregación adecuada de las funciones
de autorización, custodia, y registro de operaciones?a 0
Todo lo realiza la
administradora
3¿Se expiden recibos de caja al momento de
efectuarse la recepción de valores?a 0
Los soportan los
comprobantes de
ingreso.
4¿Se lleva un registro diario de las entradas y salidas
de efectivo?a 0
Se realizan
semanalmente.
5¿Los depósitos del dinero recaudado se realizan a
diario y en forma integra?a 0
Los depóaitos se
realizan semanalmente.
6¿Por cada ingreso o egreso de efectivo se elabora
un comprobante?a 10
7¿Los comprobantes se archivan en la misma
secuencia numérica?a
9
8¿Los comprobaste para el manejo de efectivo son
pre-impresas?a 10
9¿Se realizan arqueos sorpresivos a la persona que
custodia el efectivo?a 0
Se realizan cada 6
meses.
SUMA 38
Lugar:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: CAJA GENERAL
95
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 42%
RIESGO DE CONTROL = 58% (MODERADO)
DEBILIDADES ENCONTRADAS:
No cuentan con una segregación de funciones adecuada, pues la misma persona que autoriza,
custodia y registra las operaciones es la misma.
No expiden recibos de caja al momento de efectuar la recepción de valores.
El registro de entradas y salidas de efectivo lo realizan cada semana.
El depósito del dinero recaudado lo realizan cuando acumulan un monto elevado.
El arqueo de caja lo realizan cada 6 meses ya que así lo establecen en el reglamento interno.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
38
90
CÁLCULO DE
CONFIANZA = X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 42% (MODERADO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
96
COMENTARIO:
El nivel de confianza determinado en la cuenta de Caja General de acuerdo a la Evaluación de Control
realizada es de 42% lo que representa un “Nivel de Confianza Moderado”, y el nivel de riesgo
determinado es del 58%, lo que nos indica un “Nivel de Riesgo Moderado”.
Aunque el nivel de riesgo sea moderado, se debe considerar mejorar los procedimientos de control de
esta cuenta.
CAJA CHICA
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1¿Cuentan con un fondo de caja chica para atender
gastos menores?a 10
2 ¿Existen políticas para el manejo del fondo? a 8
Se encuentra
establecido en el
Reglamento Interno de
la Asociación.
3 ¿Se realizan arqueos sorpresivos de caja chica? a 0Se realizan cada 6
meses.
4¿Existe una persona encargada de realizar arqueos
de caja chica?a 6 La administradora.
5
¿Existen documentos (vale de caja chica,
comprobante de caja chica) para el manejo del
fondo?
a 0No cuentan con ningún
documento.
6¿Decae en una sola persona las responsabilidades
del manejo de caja chica?a 9 Sobre la administradora.
7¿Los ingresos y egresos de caja chica están
debidamente respaldados por documentos
aprobados?
a 0
Los movimientos de
ingresos o egresos solo
son anotados en un
cuaderno
8¿Existen un monto límite para los gastos hechos de
caja chica?a 9 Es de $50
SUMA 42
Lugar:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: CAJA CHICA
97
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 53%
RIESGO DE CONTROL = 47% (MODERADO)
DEBILIDADES ENCONTRADAS:
No existen documentos para el manejo de fondos (vales de caja chica).
El arqueo de caja chica lo realizan cada 6 meses.
No existe segregación adecuada de funciones, ya que la misma persona responsable de
custodiar los fondos de caja chica, es quien realiza el arqueo.
COMENTARIO:
Se determina que el nivel de confianza en la cuenta Caja Chica de acuerdo a la Evaluación de Control
realizada es de 53% lo que representa un “Nivel de Confianza Moderado”, y el nivel de riesgo
determinado es del 47%, lo que nos indica un “Nivel de Riesgo Moderado”.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
42
80
CÁLCULO DE
CONFIANZA = X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 53% (MODERADO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
98
BANCOS
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1¿Son autorizadas por la alta dirección las cuentas
bancarias?a 9
Son autorizadas por la
administradora y la
presidenta.
2¿Existen personas autorizadas para la firma de
cheques?a 9
La administradora y la
presidenta.
3 ¿Los cheques requieren firmas conjuntas? a 9De la administradora y
la presidenta.
4 ¿Existe un custodio de las chequeras? a 9Lo realiza la
administradora.
5¿Los cheques anulados son archivadas de manera
secuencial?a 9
6¿Se emiten los cheques en forma secuencial y se
controla los talonarios?a 9
7 ¿Se firman cheques en blanco? a 10
8¿Se realizan los pagos únicamente si cuentan con
comprobantes que respalden la venta?a 5
Se pagan sin los
comprobantes en caso
de emergencia.
9¿Todos los pagos a proveedores se realiza por
medio de cheques?a 7
Se toma en cuenta el
monto que se adeuda.
10¿Existe una segregación de funciones entre la
persona que autoriza el pago y quien realiza el pago?a 0
La administradora
realiza las dos
funciones.
11¿Se realiza conciliaciones bancarias de manera
oportuna y adecuada?a 5
Se realizan cada 6
meses.
12¿Notifican inmediatamente al banco el cambio de
persona autorizada en firmar los cheques?a 9
SUMA 90
Lugar:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: BANCOS
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
99
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 75%
RIESGO DE CONTROL = 25% (BAJO)
DEBILIDADES ENCONTRADAS:
La misma persona que autoriza el pago, es quien realiza el respectivo pago.
La conciliación bancaria, la realizan cada 6 meses.
COMENTARIO:
El nivel de confianza determinado en la cuenta Bancos de acuerdo a la Evaluación de Control realizada
es de 75% lo que representa un “Nivel de Confianza Alto”, y el nivel de riesgo determinado es del
25%, lo que nos indica un “Nivel de Riesgo Bajo”.
90
120
CÁLCULO DE
CONFIANZA = X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 75% (ALTO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
100
4.6. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE CUENTAS POR COBRAR
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1 ¿Existen políticas para el otorgamiento de créditos? a 5Las políticas solo están
definidas verbalmente.
2¿Se verifican los limites de créditos para los
clientes?a 5
Toman en consideración
quien es el cliente
3¿Están definidas las responsabilidades de las
personas que manejan la cobranza?a 8
4¿Se mantiene un registro a detalle de las cuentas por
cobrar?a 8
5
¿Existe una adecuada segregación de funciones
entre la persona encargada de aprobar el crédito y
el que lo otorga?
a 0La administradora
realiza las dos funciones
6¿Cuando se hace un crédito se cuenta con
documentación que lo respalde?a 8
7¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre
vencimientos y cobranzas?a 7
8 ¿Existe seguimiento sobre vencimiento y cobranzas? a 0 No existe seguimiento
9¿La provisión de cuentas incobrables se realizan de
acuerdo a lo que idica la Ley?a 9
10¿Cuentan con comprobantes de que los clientes
hayan recibido la mercadería que se les envió?a 10
SUMA 60
Lugar:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: Cuentas por Cobrar
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
101
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 60%
RIESGO DE CONTROL = 40% (MODERADO)
DEBILIDAD ENCONTRADA:
No cuentan con políticas para otorgar créditos.
No existe seguimiento a cuentas que no se han vencido y no han sido cobradas.
La administradora aprueba y otorga los créditos a los clientes.
COMENTARIO:
El nivel de confianza determinado en Cuentas por Cobrar de acuerdo a la Evaluación de Control
realizada es de 60% lo que representa un “Nivel de Confianza Moderado”, y el nivel de riesgo
determinado es del 40%, lo que nos indica un “Nivel de Riesgo Moderado”.
60
100
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 60% (MODERADO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
102
4.7. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE ACTIVOS FIJOS
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1 ¿Existen políticas de control y uso de activos fijos? a 0No tienen políticas
definidas.
2
¿Existe una base en la cual se mantenga un
inventario de todos los activos fijos de la empresa,
con su costo, fecha de adquisición y depreciación?
a 0
No cuentan con una
base tan detallada de los
activos fijos.
3¿Se verifica oportunamente si se encuentran
calculadas las depreciaciones de forma correcta?a 8
4¿Es necesario de autorizaciones para la compra y
venta de activos fijos?a 9
5¿Existe segregación de funciones para la
adquisición, custodia y registro?a 6
La administradora y la
presidenta cumplen con
todas estas funciones.
6¿Los activos fijos se encuentran a nombre de la
asociación?a 10
7
¿Las personas que tienen a su cuidado el activo
fijo están obligadas a reportar novedades como
daños, robo, obsolescencias?
a 8
8 ¿El uso de los bienes es exclusivo para el negocio? a 10
9¿Los activos fijos cuentan con un mantenimiento en
determinado tiempo?a 0
Lo realizan cuando el
bien presente daños
10¿Para el uso de los activos fijos, los socios deben
contar con una autorización?a 0
Son utilizados sin previa
autorización.
11¿Los activos fijos se encuentran en un lugar
adecuado y bajo seguridad?a 0
Los activos fijos se
encuentran en la casa
de un socio.
SUMA 51
Lugar:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: Activos Fijos
103
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 46%
RIESGO DE CONTROL = 54% (MODERADO)
DEBILIDAD ENCONTRADA:
No cuentan con una base tan detallada de los activos fijos (su costo, fecha de adquisición,
depreciación).
No existe una segregación adecuada de las funciones.
El mantenimiento de los activos fijos se lo realiza cuando el bien presente daños.
Para la utilización de los activos fijos, los socios no cuentan con una autorización previa.
Los activos fijos no se encuentran guardados en un lugar seguro y adecuado, sino al contrario
están encargados en la casa de un socio, exponiéndose a cualquier daño o robo.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
51
110
CÁLCULO DE
CONFIANZA = X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 46% (MODERADO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
104
COMENTARIO:
El nivel de confianza determinado en Activos Fijos mediante la Evaluación de Control efectuada es de
46% lo que representa un “Nivel de Confianza Moderado”, y el nivel de riesgo determinado es del
54%, lo que nos indica un “Nivel de Riesgo Moderado”.
Hay que considerar que a pesar de que el nivel de riesgo sea moderado, no está existiendo un control
adecuado de los activos fijos.
4.8. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE VENTAS
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1¿Existen políticas sobre el reconocimiento de
ventas?a 9
2
¿Existe una adecuada segregación de funciones
entre los responsables de la venta, facturación,
contabilización y cobro?
a 0Las funciones no estan
bien definidas.
3¿Las ventas son registradas automáticamente a
través del sistema contable?a 0
Lo registran cada mes,
ya que la contadora lo
realiza.
4 ¿Las facturas son pre-enumeradas? a 9
5 ¿Las ventas son facturadas en su totalidad? a 9
6¿Existe una política definida acerca de descuentos y
devoluciones?a 0
No existe ninguna
política que defina
acerca de los
descuentes o
devoluciones
7¿La documentación que sustenta las ventas se
encuentra debidamente archivada?a 9
8¿La asociación cuenta con ingresos extras a lo
facturado en la venta?a 9
Cada socio aporta a la
asociación con $0,25
por cuy vendido.
9 ¿Existe un detalle diario de ventas? a 6El detalle lo realizan
mensualmente.
10¿Se cerciora la asociación de que las operaciones de
ventas se registren en el período correspondiente?a 8
SUMA 59
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: Ventas
Lugar:
105
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 59%
RIESGO DE CONTROL = 41% (MODERADO)
DEBILIDAD ENCONTRADA:
No existe una segregación bien definida de las funciones de venta, facturación, registro y
cobro.
Las ventas son registradas mensualmente en el sistema contable, ya que la contadora va cada
cierto tiempo a la asociación.
No cuentan con una política que defina acerca de los descuentos o devoluciones.
El detalle de las ventas lo realizan mensualmente.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
59
100
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 59% (MODERADO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
106
COMENTARIO:
Las Ventas mediante la Evaluación de Control efectuada, mantiene un nivel de confianza de 59% lo
que representa un “Nivel de Confianza Moderado”, y el nivel de riesgo determinado es del 41%, lo
que nos indica un “Nivel de Riesgo Moderado”.
Al igual que en las anteriores cuentas, la empresa debe contar con un mejor control en la segregación
adecuada de las funciones, así como los registros que debe presentar.
4.9. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE COMPRAS
Elaborado por: Valeria Puma
15-dic-14
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
No. Preguntas SI NO N/A Calif. Observaciones
1 ¿Existen políticas para realizar las compras? a 0Las políticas no están
definidas.
2¿Realizan la selección de proveedor antes de
realizar la compra?a 0
No efectúan ninguna
selección.
3¿Todos las compras son debidamente registradas en
el sistema contable?a 5
Las compras son
registradas cuando la
contadora se presenta
en la asociación
4 ¿Se elaboran presupuestos para las compras? a 5El presupuesto no está
bien definido.
5¿Las compras reales son comparados con los
presupuestos?a 0
No se realiza dicha
comparación.
6¿Se revisa que las facturas de compras reúnan los
requisitos previstos por el SRI? a 5
No siempre revisan la
autenticidad de los
comprobante de venta
7¿Se verifica que el registro de las compras
correspondan al período en que sucedieron?a 10
8¿La documentación que sustenta las compras se
encuentra debidamente archivadas?a 8
SUMA 33
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUESTIONARIO DE CONTROL
Cuestionario de Control Interno
Fecha: Compras
Lugar:
107
Nivel de Confianza:
Riesgo de Control:
RIESGO DE CONTROL = 100 – Nivel de Confianza
RIESGO DE CONTROL = 100% - 41%
RIESGO DE CONTROL = 59% (MODERADO)
DEBILIDAD ENCONTRADA:
El presupuesto no está bien definido.
No se realiza una comparación de las compras efectuadas con el presupuesto elaborado.
COMENTARIO:
A través de la Evaluación de Control efectuada a las Compras, existe un nivel de confianza de 41% lo
que representa un “Nivel de Confianza Moderado”, y el nivel de riesgo determinado del 59%, lo que
represente un “Nivel de Riesgo Moderado”, lo que indica que de cierta manea el control es adecuado.
CONFIANZA MÍNIMO MÁXIMO
ALTO 71% 100%
MODERADO 41% 70%
BAJO 10% 40%
RIESGO MÍNIMO MÁXIMO
BAJO 10% 40%
MODERADO 41% 70%
ALTO 71% 100%
33
80
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
PUNTAJE OBTENIDOX 100
PUNTAJE TOTAL
X 100
CÁLCULO DE
CONFIANZA = 41% (MODERADO)
CÁLCULO DE
CONFIANZA =
108
Elaborado por: Valeria Puma
Fecha: 15-dic-14
Lugar: Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
CUENTACALIFICACIÓN
DEL RIESGOFACTOR DE RIESGO CONTROL EXISTENTE
· Ningún puesto cuenta con un perfil determinado.
· Para el reclutamiento solo utilizan los afiches como medio.
· Las políticas solo están definidas verbalmente, más no costa por escrito
en un documento.
· No efectúan un check list entre el perfil de puesto y la hoja de vida del
aspirante.
· En todo el proceso de selección no se efectúan pruebas ni test.
· No emiten una hoja de evaluación al aspirante, al culminar la
entrevista.
· Las políticas solo están definidas verbalmente, y no constan por escrito
en un documento.
> El contrato de trabajo es realizado y firmado el primer
día de labores del empleado.
· Aunque el nuevo empleado no cuente con todos los documentos
requeridos, es contratado.
> El contrato de trabajo es legalizado en el Ministerio de
Trabajo.
· Las políticas solo están definidas verbalmente, y no constan por escrito
en un documento.
> Se dan a conocer las funciones que desempeñará el
empleado.
· A las personas contratadas no se les da a conocer todo el
Direccionamiento Estratégico, sino solo la misión y visión.
· La asociación no cuenta con un manual de funciones.
· No se realiza ningún recorrido por las instalaciones al nuevo empleado.
· No capacitan al nuevo personal.
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
MATRIZ DE RIESGOS
Reclutamiento y
SelecciónModerado
> El proceso de reclutamiento se inicia con la
requisición de personal.
Contratación Bajo
Inducción Moderado
4.10. MATRIZ DE RIESGOS
109
Elaborado por: Valeria Puma
Fecha: 15-dic-14
Lugar: Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
CUENTACALIFICACIÓN
DEL RIESGOFACTOR DE RIESGO CONTROL EXISTENTE
> Cuentan con un programa anual de capacitación.
> Existe una segregación adecuada de funciones entre
la persona que planifica las capacitaciones y quien
autoriza.
· No cuentan con una segregación de funciones adecuada, pues la
misma persona que autoriza, custodia y registra las operaciones es la
misma.
> Por cada ingreso o egreso de efectivo se emite su
respectivo comprobantes.
· No expiden recibos de caja al momento de efectuar la recepción de
valores.
> Los comprobantes para el manejo de efectivo son pre-
impresas.
· El registro de entradas y salidas de efectivo lo realizan cada semana.
· El depósito del dinero recaudado lo realizan cuando acumulan un monto
elevado.
· El arqueo de caja lo realizan cada 6 meses ya que así lo establecen en
el reglamento interno.
· No existen documentos para el manejo de fondos (vales de caja chica).> Decae sobre una sola persona la responsabilidad del
manejo de caja chica.
· El arqueo de caja chica lo realizan cada 6 meses.
· No existe segregación adecuada de funciones, ya que la misma
persona responsable de custodiar los fondos de caja chica, es quien realiza
el arqueo.
· La misma persona que autoriza el pago, es quien realiza el respectivo
pago.> Los cheques requieren firmas conjuntas.
· La conciliación bancaria, la realizan cada 6 meses. > No firman cheques en blanco.
· No cuentan con políticas para otorgar créditos.
· No existe seguimiento a cuentas que no se han vencido y no han sido
cobradas.
· La administradora aprueba y otorga los créditos a los clientes.
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
Cuentas por cobrar
MATRIZ DE RIESGOS
· Las políticas solo están definidas verbalmente, y no constan por escrito
en un documento.
Caja General
Caja Chica
Capacitación Bajo
Moderado
Bancos
Moderado
Moderado
Bajo
110
Elaborado por: Valeria Puma
Fecha: 15-dic-14
Lugar: Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi
CUENTACALIFICACIÓN
DEL RIESGOFACTOR DE RIESGO CONTROL EXISTENTE
· No cuentan con una base tan detallada de los activos fijos (su costo,
fecha de adquisición, depreciación). > El uso de los bienes es exclusivo para el negocio
· No existe una segregación adecuada de las funciones.
· El mantenimiento de los activos fijos se lo realiza cuando el bien
presente daños.
· Para la utilización de los activos fijos, los socios no cuentan con una
autorización previa.
· Los activos fijos no se encuentran guardados en un lugar seguro y
adecuado, sino al contrario están encargados en la casa de un socio,
exponiéndose a cualquier daño o robo.
· No existe una segregación bien definida de las funciones de venta,
facturación, registro y cobro.> Existen políticas sobre el reconocimiento de ventas.
· No cuentan con una política que defina acerca de los descuentos o
devoluciones.
· Las ventas son registradas mensualmente en el sistema contable, ya
que la contadora va cada cierto tiempo a la asociación.
· El detalle de las ventas lo realizan mensualmente.
· No efectúan selección del proveedor antes de la compra.
· El presupuesto no está bien definido.
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
MATRIZ DE RIESGOS
· No se realiza una comparación de las compras efectuadas con el
presupuesto elaborado.
Activos Fijos Moderado
Ventas Moderado
Compras Moderado
> Las facturas son revisadas y aprobadas previo el
pago.
111
CAPÍTULO V
5. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
5.1. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Organigrama Estructural Propuesto
El organigrama muestra la organización oficial y la describe tal como está en un momento
determinado.
Se ha propuesto un organigrama estructural para tener identificado las áreas, los responsables y las
diferentes funciones que desempeñarán cada uno, permitiéndonos apreciar rápidamente las relaciones
de autoridad que los vincula y las diferentes jerarquías.
112
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
ADMINISTRADOR
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENTE
SECRETARIA
VOCALES
JUNTA DE VIGILANCIA
COMISIÒN DE CAPACITACIÒN
JEFE DE TAENTO HUMANO
COORDINADOR DE VENTAS
CONTADOR
BODEGUERO
AUXILIAR CONTABLE
COORDINADOR DE COMPRAS
COMISIÒN DE CULTURA Y
ASISTENCIA SOCIAL
Figura 5.1 Organigrama estructural propuesto
113
5.1.1. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
CONCEPTO
Son actividades que se relacionan e indican cómo elegir de un conjunto de postulantes a la persona
idónea que cuente con los conocimientos necesarios, además de que se pueda adaptar y desempeñar
en el puesto que se está ofertando dentro de la empresa.
Reclutamiento: es el proceso orientado a atraer candidatos idóneos y capacitados, tanto
interna como externamente de la empresa, para cubrir un puesto o necesidad.
Selección: es un proceso que se centra en identificar de entre las personas reclutadas al
más idóneo para cubrir la vacante existente.
La asociación mediante evaluaciones de conocimientos, capacidades, experiencias, y desempeño,
podrá elegir a la persona apta para ocupar la vacante.
OBJETIVO
Reclutar y seleccionar al candidato idóneo para ocupar el puesto de trabajo, con la finalidad de cubrir
las vacantes de acuerdo a las necesidades de la asociación.
114
ALCANCE
Este procedimiento abarca a todos los candidatos que participen en el proceso de reclutamiento y
selección para formar parte de la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables del reclutamiento y selección del personal son:
Junta Directiva
Presidente
Administrador
Contador
Jefe de Talento Humano
POLÍTICAS
Las vacantes serán ocupadas prioritariamente con los socios o personal de la asociación,
siempre que cumplan con el perfil requerido.
Los medios por el cual se va a reclutar al personal son volantes, afiches, internet, anuncios en
la prensa, colegios profesionales y agencias de empleo.
Se realizarán pruebas o exámenes de conocimiento, test psicológico y test de personalidad,
previo a la entrevista.
La prueba de conocimiento, test de personalidad y test psicológico estarán a cargo del Jefe de
Talento Humano.
DOCUMENTOS
Orden de requisición de personal
Hoja de evaluación de candidatos
115
ORDEN DE REQUISICIÓN DE PERSONAL N°_____
DEPARTAMENTO SOLICITANTE: ……………………………………………………………………………………………
ORIGEN DE LA VACANTE: …………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………...…………………………………………...………………
RAZÓN DE LA SOLICITUD: …………………………………………………………………………………………………….
…………….……………………………………………....……………………………………………………………………………..
CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL QUE SOLICITA: ………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………………..
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY
ASCÁZUBI
Código del
puesto:
Título del puesto: Fecha de la vacante: Fecha en que se necesita
el reemplazo:
FECHA:
116
HOJA DE EVALUACIÓN DE CANDIDATOS N°_____
FECHA:
HORA DE LA ENTREVISTA:
INFORMACIÓN PERSONAL:
Nombres y Apellidos: _______________________________________________________
N° de cédula: __________________________
Edad: __________________________
Nacionalidad: __________________________
Estado Civil: __________________________
Observaciones de la Experiencia Laboral:__________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Compromiso Laboral del Candidato:______________________________________________
Evaluación de la Iniciativa Laboral:_______________________________________________
Grado de Interés del Aspirante por el Cargo:_______________________________________
Metas Laborales del Candidato:__________________________________________________
Resultados de las pruebas de conocimiento de habilidades :__________________
Resultados de los tests psicológicos:__________________
Resultados de los tests de personalidad:__________________
APROBADO POR:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY
ASCÁZUBI
ELABORADO POR: REVISADO POR:
117
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
PROCEDIMIENTO
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Determina la necesidad de cubrir la vacante y envía una
solicitud para la realización del reclutamiento del personal
Administrador
2 Aprueba que se ejecute el reclutamiento del personal.
Junta Directiva
3 Emite una orden de requisición de personal.
Administrador
4 Recibe y revisa la orden de requisición de personal.
.
Presidente
5 Realiza solicitud para conocer si existe disponibilidad de
dinero.
Presidente
6 Revisa si existe o no presupuesto para la contratación del
nuevo personal.
Contador
7 Aprueba la orden de requisición para la contratación.
Presidente
8 Define el perfil que el aspirante deberá cumplir para ocupar
la vacante e inicia con el reclutamiento interno
Jefe de Talento Humano
9 Autoriza el ascenso del socio o empleado, se cubre la
vacante existente.
Presidente
10 Realiza el reclutamiento externo.
Jefe de Talento Humano
11 Recepta cada una de las hojas de vida presentadas por los
aspirantes y realiza un análisis de las hojas de vida vs el
perfil requerido, mediante los check list.
Jefe de Talento Humano
12 Elabora una lista de los aspirantes pre-seleccionados.
Jefe de Talento Humano
13 Toma las pruebas de conocimiento, test psicológico y test
de personalidad y selecciona de 3 a 5 aspirantes, de acuerdo
a las mejores notas que obtuvieron.
Jefe de Talento Humano
118
14 Entrevista a los aspirantes pre seleccionados, selecciona al
candidato idóneo, y al culminar se les entrega su hoja de
evaluación.
Presidente
15 Informa al Jefe de Talento Humano mediante una
comunicación interna, quien o quienes de los candidatos
fueron elegidos, para que inicie con el proceso de
contratación.
Presidente
119
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
JUNTA DIRECTIVAADMINISTRADOR PRESIDENTE CONTADORJEFE DE TALENTO
HUMANO
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
RE
CLU
TA
MIE
NT
O Y
SE
LEC
CIÓ
N
INICIO
Determina la necesidad de cubrir
la vacante.
Emite y envía una solicitud para
realizar el reclutamiento
¿Aprueba la solicitud?
Emite la orden de requisición
SI
Revisa y analiza la orden de requisición
5
Solicitud para conocer si existe
presupuesto¿Existe
presupuesto?
FINNO
FIN
NO
Aprueba orden de requisición
SI
Determina perfil del puesto
Realiza el reclutamiento
interno
A
Pág. 1 de 2
Figura 5.2 Procedimiento de reclutamiento y selección 1 de 2
120
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
JUNTA DIRECTIVAADMINISTRADOR PRESIDENTE CONTADORJEFE DE TALENTO
HUMANO
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
RE
CLU
TA
MIE
NT
O Y
SE
LEC
CIÓ
N
Pág. 2 de 2
A
¿Existe personal capacitado?
Autoriza el ascenso del socio o empleado
SI
Realiza el reclutamiento
externo
NO
Recepta hojas de vida de los aspirantes
Realiza un análisis de las hojas de vida mediante un check
list
Elabora una lista de los pre-
seleccionados
Toma pruebas de conocimiento, test
psicológico y test de personalidad
Seleccionan a los aspirantes con los
mejores resultados
Entrevista a los aspirantes
seleccionados
¿Debe ser contratado el
aspirante?
Informa al Jefe de Talento Humano,
quien es la persona que será
contratada.
SI
NO
FIN
FIN
Figura 5.3 Procedimiento de reclutamiento y selección 2 de 2
121
5.1.2. CONTRATACIÓN DE PERSONAL
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONTRATACIÓN DE PERSONAL
CONCEPTO
La contratación de personal es formalizar con apego a la Ley, la relación de trabajo que existirá
entre el trabajador y el empleador, garantizando así los intereses, derechos y obligaciones de las dos
partes.
OBJETIVO
Contratar a la persona seleccionada para cubrir la vacante, dando cumplimiento a los requerimientos
legales de contratación.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica al nuevo personal que formará parte de la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Administrador
Empleado
Jefe de Talento Humano
122
POLÍTICAS
No se podrá realizar ninguna contratación de personal, si la persona no ha pasado por el
proceso de reclutamiento y selección.
La fecha del contrato y la afiliación al IESS, será desde el primer día que el empleado
empiece a laborar.
Todos los contratos de trabajo a plazo fijo con período de prueba tendrán una duración de
90 días de acuerdo al Código de Trabajo.
Se utilizarán los modelos de contratos de trabajo proporcionado por el Ministerio de
Trabajo en su página web.
El administrador será la única persona que pueda firmar el Contrato de Trabajo, como
representante legal de la asociación.
La secretaría es la encargada de solicitar y abrir un nuevo expediente con toda la
documentación requerida para la contratación del nuevo empleado.
Cada archivo debe contener al menos:
Hoja de vida con dos fotografías tamaño carnet actualizadas.
Copia de la cédula y papeleta de votación a color.
Récord policial actualizado.
Libreta militar (hombres).
Certificados de trabajos anteriores.
Certificados de recomendación.
Certificados de cursos realizados.
Acta de matrimonio (de ser el caso).
Copias de cédula o partida de nacimiento de los hijos (de ser el caso).
Planilla de agua, luz o teléfono de su domicilio (últimos 3 meses).
DOCUMENTOS
a) Contrato de Trabajo
123
CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO FIJO CON PERÍODO DE PRUEBA
En la ciudad de ______________, a los _______ días del mes de ___________ del año _____,
comparecen, por una parte, la Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi,
debidamente representada por _______________ en calidad de EMPLEADOR; y por otra parte,
el/la señor(a/ita) ___________________, portador de la cédula de ciudadanía N°_______________
en calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de
_______________ y capaces para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar
este CONTRATO DE TRABAJO A PLAZO FIJO con sujeción a las declaraciones y estipulaciones
contenidas en las siguientes cláusulas:
Al EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se los denominará conjuntamente como “Partes” e
individualmente como “Parte”.
PRIMERA.- ANTECEDENTES:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su
actividad necesita contratar los servicios laborales de un_________________.
SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO:
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades contrata al TRABAJADOR en calidad
de____________________. Revisados los antecedentes de _____________________________,
éste declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño del cargo indicado, El
EMPLEADOR y el TRABAJADOR proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo.
EL TRABAJADOR, en su calidad de Contador se compromete a elaborar y presentar Estados
Financieros con seguridad razonable a la Junta General de la asociación y a los organismos de
control que lo requieran, así como llevar los registros contables, realizar las declaraciones de
impuestos, entre otros, colaborando al mismo tiempo, con asesorías contables, tributarias y
financieras.
Al mismo tiempo, se compromete a cumplir y sujetarse a las normas, procedimientos, reglamentos,
horarios y demás disposiciones laborales vigentes e instrucciones impartidas por las Autoridades de
la Asociación, así como a cumplir todas las obligaciones contenidas en las Leyes, Reglamentos y
Resoluciones de la Superintendencia de Económica Popular y Solidaría, Reglamento Interno de
124
Trabajo y Reglamento Interno de la Asociación.
TERCERA.- JORNADA Y HORARIO DE TRABAJO:
EL TRABAJADOR cumplirá sus labores en la jornada ordinaria máxima, establecida en el artículo
47 del Código de Trabajo, de lunes a viernes en el horario de ___________________, con descanso
de __________________________, de acuerdo al artículo 57 del mismo cuerpo legal, y al
Distributivo Individual del respectivo año lectivo, el mismo que declara conocerlo y aceptarlo.
Las Partes podrán convenir que el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y suplementario
cuando las circunstancias lo ameriten, para lo cual se aplicará las disposiciones establecidas en el
artículo 55 de este mismo Código.
El horario de labores podrá ser modificado por el empleador cuando lo estime conveniente y acorde
a las necesidades y a las actividades de la empresa, siempre y cuando dichos cambios sean
comunicados con la debida anticipación, conforme el artículo 63 del Código del Trabajo.
Los sábados y domingos serán días de descanso forzoso, según lo establece el artículo 50 del
Código de la materia.
CUARTA.- REMUNERACIÓN:
El Empleador, cancelará por concepto de remuneración a favor del trabajador la suma de
______________________________________, mediante__________.
Además, el Empleador cancelará los demás beneficios sociales. Asimismo, el Empleador
reconocerá los recargos correspondientes por concepto de horas suplementarias o extraordinarias,
siempre que hayan sido autorizados previamente y por escrito.
QUINTA.- PLAZO DEL CONTRATO:
El presente Contrato, tendrá un plazo de un año, las partes acuerdan un período de prueba de
noventa días contados desde la fecha de su suscripción, dentro del cual, cualquiera de las partes
podrá darlo por terminado libremente, sin necesidad de ningún aviso previo y sin indemnización.
Una vez vencido el período de prueba sin que ninguna de las partes haya manifestado su voluntad
de terminar la relación laboral, el contrato se entenderá prorrogado por el tiempo que faltare para
completar el plazo del contrato.
Cumplido el plazo, se deberá proceder, de no proceder, el contrato se entenderá de plazo indefinido.
125
SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO:
El TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratado en las
instalaciones ubicadas en __________________, en la ciudad de _______, provincia de _________
para el cumplimiento cabal de las funciones a él encomendadas.
SÉPTIMA.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES:
En lo que respecta a las obligaciones, derechos y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se
sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV “De las
obligaciones del Empleador y del Trabajador”, a más de las estipuladas en este contrato.
OCTAVA.- LEGISLACIÓN APLICABLE:
En todo lo no previsto en este Contrato, las partes se sujetan al Código del Trabajo.
NOVENA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:
En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente
Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo entre las Partes, estas se someterán a los
jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al procedimiento oral
determinados por la Ley.
DÉCIMA.- SUSCRIPCIÓN:
Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena
validez de lo estipulado, firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor.
Suscrito en la ciudad de ____________, el día_______ del mes de _______________ del año
_________.
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR
C.I. C.I.
126
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
PROCEDIMIENTO:
CONTRATACIÓN DE PERSONAL
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Solicita al nuevo empleado los documentos necesarios para
preparar el contrato e integrarlo a su expediente.
Jefe de Talento Humano
3 Verifica la autenticidad de los documentos presentados por
el candidato.
Jefe de Talento Humano
3 Elabora el contrato de trabajo.
Jefe de Talento Humano
4 Revisa y firma los tres ejemplares del contrato de trabajo.
Administrador
5 Llama a la persona seleccionada para que firme los tres
ejemplares del contrato de trabajo.
Jefe de Talento Humano
6 Analiza los términos del contrato.
Empleado
7 Firma los tres ejemplares del contrato de trabajo.
Empleado
8 Legaliza el contrato en el Ministerio de Trabajo, entrega un
ejemplar al empleado, y otra la guarda en el expediente de
él mismo.
Jefe de Talento Humano
127
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CONTRATACIÓN DE PERSONAL
EMPLEADOJEFE DE TALENTO HUMANO ADMINISTRADOR
PRO
CEDI
MIE
NTO
: CO
NTR
ATAC
IÓN
DE
PERS
ON
AL
INICIO
Solicita documentos al nuevo empleado para su expediente
Verifica la autenticad de los documentos
Elabora contrato de trabajo
Revisa y firma los 3 ejemplares del
contrato de trabajo
Llama al nuevo empleado para que
firme los ejemplares.
Analiza los términos del contrato
¿Está de acuerdo con los términos
del contrato?FIN NO
Firma los tres ejemplares del
contrato
SI
Legaliza el contrato en el Ministerio de
Trabajo
Entrega un ejemplar del contrato legalizado al
empleado
Archiva otro ejemplar en el
expediente
FIN
Figura 5.4 Procedimiento de contratación de personal
128
5.1.3. INDUCCIÓN DE PERSONAL
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
INDUCCIÓN DE PERSONAL
CONCEPTO
La inducción es un procedimiento en el que se proporciona a los nuevos empleados información
básica sobre la organización, sus funciones, su lugar de trabajo, sus compañeros, acelerando así la
integración del individuo en el menor tiempo posible al puesto, al jefe y a la empresa.
OBJETIVO
Proporcional información a los empleados que recién se integran a la organización, con el fin de
acelerar su adaptación al nuevo ambiente de trabajo.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todo el nuevo personal que ingrese a formar parte de la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables de este procedimiento son:
Administrador
Jefe de Talento Humano
Empleado
129
POLÍTICAS
El Administrador y el Jefe de Talento Humano serán los encargados de efectuar la
inducción al personal que se integra.
El Jefe de Talento Humano deberá tener un programa de inducción de personal que
contenga:
1) Información sobre el direccionamiento estratégico de la empresa.
Reseña histórica
Misión y visión
Objetivos
Políticas y valores
Actividades que desarrollan
Productos o servicios que ofertan
Estructuras organizacionales
2) Disciplina interior
Carnet de identificación del empleado
Deberes y derechos
Multas y sanciones
Ascensos
Incentivos
3) Comunicación / personal
Jefes inmediatos
Subordinados
Compañeros
El Jefe de Talento Humano dará a conocer al empleado acerca de las actividades que va a
desempeñar y el lugar de trabajo.
DOCUMENTOS
a) Registro de inducción de personal
b) Certificado de inducción
130
REGISTRO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL N°_____
1. DATOS DEL NUEVO COLABORADOR:
Nuevo cargo:
Reemplazo: Motivo:
2. DATOS PARA EL PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN:
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Lugar a desarrollar la inducción específica:
¿La persona a desvincularse va a realizar el
proceso de entrenamiento al nuevo ocupante del
cargo?SI NO
Áreas o Departamentos que intervienen en la Inducción Específica:
AREA / DEPARTAMENTO RESPONSABLE / DELEGADO
Forma de
selección:Interna: Externa: Mixta:
Persona responsable del procedimiento de
Inducción General:
Tiempo de duración del proceso:
Cargo al que ingresa:
Motivos de la contratación:
Tiempo de duración de contrato:
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
Fecha:
Apellidos y Nombres:
Profesión:
Fecha de ingreso:
Edad:
131
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CERTIFICADO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL
Ascázubi,___ de____del 201X
Yo, __________________________________ cédula de identidad N°_____________________
certifico que he recibido la información necesaria en cuando a la misión, visión, objetivos, valores,
principios, reglamentos y políticas de la Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy
Ascázubi, las mismas que practicaré a cabalidad para desempeñar de la mejor manera mis funciones
en el cargo que se me ha designado.
Sr. XXXXXXXXXXX Sr. XXXXXXXXXX
C.I. JEFE DE TALENTO HUMANO
132
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
PROCEDIMIENTO:
INDUCCIÓN DE PERSONAL
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE 1 Da la bienvenida al nuevo personal.
Administrador
2 Presentación del nuevo personal ante todos los socios de
empresa.
Administrador
3 Entrega el manual de funciones y el reglamento interno al
empleado.
Jefe de Talento Humano
4 Recibe el manual de funciones junto al reglamento interno.
Empleado
5 Realiza el recorrido por las instalaciones de la asociación.
Administrador
6 Indica su lugar de trabajo dentro de la asociación.
Administrador
7 Describe sus funciones específicas, sus responsabilidades y
los resultados que se espera obtener.
Jefe de Talento Humano
8 Entrega los materiales, equipos y herramientas necesarias
para realizar su trabajo.
Jefe de Talento Humano
9 Realiza el registro de inducción de personal, un ejemplar se
entrega al empleado y otra se archiva.
Jefe de Talento Humano
133
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
INDUCCIÓN DE PERSONAL
JEFE DE TALENTO HUMANOADMINISTRADOR EMPLEADO
PRO
CEDI
MIE
NTO
: IN
DU
CCIÓ
N D
E PE
RSO
NAL
INICIO
Da la bienvenida al nuevo personal
Presenta del nuevo empleado ante los
socios
Entrega el manual de funciones y el
reglamento interno
Recibe e manual de funciones junto al
reglamento interno
Realiza el recorrido por las instalaciones
de la asociación
Indica e lugar de trabajo
Describe las funciones,
responsabilidades y resultados a
obtener
Entrega los materiales, equipos
y herramientas necesarias
Realiza el registro de la inducción
Se entrega un ejemplar del registro de
inducción al empleado
Se archiva otro ejemplar del registro de la
inducción FIN
Figura 5.5 Procedimiento de inducción de personal
134
5.1.4. CAPACITACIÓN DE PERSONAL
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
CONCEPTO
La capacitación de personal es una actividad planificada y permanente cuyo propósito general es
desarrollar las destrezas y habilidades de los servidores, mediante la entrega de conocimientos
teóricos, técnicos y prácticos, con la finalidad de conseguir el mejor desempeño de todos los
empleados en sus actuales y futuros cargos, adaptándolos así a las exigencias cambiantes del entorno.
La capacitación ayudará a mejorar el rendimiento de los socios y colaboradores de la asociación,
reforzando así sus conocimientos, habilidades y actitudes en el desarrollo de sus funciones.
OBJETIVO
Proporcionar a la asociación recursos humanos altamente calificados en término de conocimientos,
habilidades y actitudes para el eficiente desempeño de las actividades.
ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los socios y empleados de la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables de este procedimiento son:
135
Junta Directiva
Jefe de Talento Humano
Comisión de Capacitación
Socios y/o Trabajadores
POLÍTICAS
Todos los socios y empleados deberán ser capacitados de manera obligatoria.
El Jefe de Talento Humano de encargará de proyectar anualmente el programa de
capacitación del personal.
La Junta Directiva previa revisión de la Comisión de Capacitación, autorizará el curso de
capacitación.
Debe existir un presupuesto anual para realizar capacitaciones a los socios y empleados.
El número de horas que deberá durar la capacitación dependerá del tema a tratarse.
Los temas de capacitación se enfatizar más en los relacionados con el giro del negocio.
Se brindarán por lo menos 4 cursos de capacitación al año.
Se realizarán evaluaciones de las capacitaciones realizadas.
DOCUMENTOS
a) Programa de capacitación
b) Diagnóstico de necesidades de capacitación
136
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN
PERÍODO:_________________________
TIPO DE
FORMACIÓN
ÁREA
TEMAS A TRATAR
FORMACIÓN
ESPECÍFICA
PECUARIO
Manejo y producción de cuyes de manera tecnificada
Sanidad y bioseguridad
Manejo reproductivo
Nutrición y alimentación
Comercialización
Gastronomía a base de cuy
AGRÍCOLA
Manejo del suelo
Tipos de productos
Siembra y fertilización
Cosecha y comercialización
FORMACIÓN DE
DESARROLLO
TRIBUTARÍA
Manejo del DIMM Formularios.
Manejo de la página web del SRI.
Declaraciones de impuestos por internet.
ELABORADO POR: REVISADO POR:
APROBADO POR:
137
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
FECHA:__________________________
Fecha de elaboración: ……………………………………….
Vigencia desde: ……………………………………………….
ÁREA:
CAPACITACIÓN
REQUERIDA
CONTENIDOS
ESPECÍFICOS
INTENSIDAD
N° DE
PARTICIPANTES
NIVEL DE LOS
PARTICIPANTES
ELABORADO POR: REVISADO POR:
APROBADO POR:
138
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
PROCEDIMIENTO:
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE 1 Analiza las necesidades de capacitación que requieren los
socios y/o empleados.
Comisión de Capacitación
2 Realiza un Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación
(DNC), y determina cual es el objetivo de realizar la
capacitación.
Jefe de Talento Humano
3 Revisa el Programa Anual de Capacitaciones del personal.
Comisión de Capacitación
4 Prepara el programa de capacitación a realizarse.
Jefe de Talento Humano
5 Envía el Diagnostico de las Necesidades de Capacitación
junto al programa de capacitación a la Junta Directiva.
Jefe de Talento Humano
6 Revisa y autoriza la realización de la capacitación.
Junta Directiva
7 Realiza la solicitud a una entidad pública (Ministerio de
Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP),
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS),
Servicio de Rentas Internas (SRI), entre otras) pidiendo
capacitadores.
Comisión de Capacitación
8 Envía la solicitud junto al Diagnóstico de Necesidades de
Capacitación a una entidad pública.
Comisión de Capacitación
9 Recibe la aprobación por parte de la entidad pública
pertinente.
Comisión de Capacitación
10 Emite los comunicados a los socios y trabajadores que
participarán en una capacitación.
Jefe de Talento Humano
11 Reciben el comunicado.
Socios y/o Trabajadores
12 Asisten a la capacitación en el lugar y hora señalada.
Socios y/o Trabajadores
139
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CAPACITACIÓN DE PERSONAL
JEFE DE TALENTO HUMANO
COMISIÓN DE CAPACITACIÓN
JUNTA DIRECTIVA SOCIO Y/O TRABAJADOR
PRO
CEDI
MIE
NTO
: CAP
ACIT
ACIÓ
N D
E PE
RSO
NAL
INICIO
Analiza las necesidades de
capacitación
Realiza un Diagnostico de las
Necesidades de Capacitación (DNC)
Revisa el Programa Anual de
Capacitaciones
Prepara el programa de capacitación a
realizarse
Envía un DNC junto a los programas de
capacitación
Revisa y analiza el DNC junto a los programas de capacitación
¿Es necesaria la capacitación?
FINNO
Autoriza la realización de la
capacitación
SI
Realiza la solicitud a una entidad pública
pidiendo capacitadores.
Envía la solicitud junto al DNC
Reciben la aprobación de la entidad pública
Emiten comunicados a los
socios y/o trabajadores
Reciben el comunicado
Asisten a la capacitación en el
lugar y hora señalada
FIN
Figura 5.6 Procedimiento de capacitación de personal
140
5.2. CONTROL INTERNO FINANCIERO
5.2.1. CONTROL INTERNO EN EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
5.2.1.1. CAJA CHICA
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
CAJA CHICA
CONCEPTO
Es una cantidad pequeña de fondos de dinero en efectivo que tiene como objetivo principal cubrir los
gastos menores (suministros de limpieza, suministros de oficina o refrigerios), no previsibles y/o
urgentes de la empresa.
OBJETIVO
Controlar y asegurar el correcto manejo de Caja Chica, disminuyendo la posibilidad de faltas, errores
o pérdidas.
ALCANCE
Aplica al manejo de los fondos de Caja Chica.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Presidente
Contador
Administrador
141
Socio o empleado
Secretaria
Persona Designada
POLÍTICAS
El fondo asignado de caja chica es de $200 (doscientos dólares 00/100 americanos).
La responsable del manejo del fondo caja chica será la secretaria.
El Presidente podrá autorizar un monto mayor para caja chica, en cuyo caso deberá detallar
las razones que le obligan a solicitar el incremento de la suma establecida.
El responsable de caja chica bajo ninguna circunstancia podrá delegar su responsabilidad
sobre el fondo a otra persona.
Todos los movimientos que se realicen deberán estar debidamente respaldadas por
documentos autorizados.
Los egresos individuales no deben ser superiores al 20% del fondo de caja chica.
El responsable de caja chica deberá llevar un registro detallado de los movimientos realizados
con el fondo.
Se realizará la reposición de caja chica cuando se haya consumido el 70% de los fondos
entregados.
El presidente designará a la persona responsable de realizar el arqueo de caja chica.
Los arqueos de caja se realizarán sin previo aviso, mínimo 3 veces al mes.
En caso de existir faltantes al momento del arqueo de caja chica serán cobrado a las personas
responsables del manejo de los fondos a través del anticipo de sueldo.
Está prohibido el cambio de cheques a través de los fondos de caja chica.
El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes que se repone.
Los fondos asignados son únicamente para cubrir gastos menores y/o emergentes.
DOCUMENTOS
Detalle de gastos realizados
Arqueo de Caja Chica
142
RECIBO INTERNO DE CAJA
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RECIBO INTERNO DE CAJA
FECHA:______________________________________
RECIBÍ DE:……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………..
LA CANTIDAD DE:………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
SOLICITADO PARA:………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………….
NOMBRE:
C.I.
143
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
DETALLE DE GASTOS REALIZADOS
FECHA:______________________________________
FONDO DE CAJA CHICA ASIGNADO: $___________
FECHA DE ASIGNACIÓN DE FONDOS: ______________
RESPONSABLE:____________________________________
N° FECHA PROVEEDOR DETALLE TIPO Y N° DE
COMPROBANTE
VALOR
TOTAL
MONTO
UTILIZADO
FALTANTE:
SOBRANTE:
OBSERVACIONES:______________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
ELABORADO POR: APROBADO POR:
(Secretaria) (Presidente)
$
$
144
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
ARQUEO DE CAJA CHICA
FECHA: _______________________________________
Siendo las ……....horas del día ………. se realiza el Arqueo de Caja Chica de la Asociación de
Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi, en cumplimiento de las políticas establecidas, con
intervención del Sr.(a) ……………………..encargado del Fondo de Caja Chica, encontrando lo
siguiente:
BILLETES
CANTIDAD DENOMINACIÓN MONTO
$ 50
$ 20
$ 10
$ 5
$ 1
MONEDAS
CANTIDAD DENOMINACIÓN MONTO
$ 1.00
$ 0.50
$ 0.25
$ 0.10
$ 0.05
$ 0.01
CHEQUES
FECHA BANCO DOCUMENTO
N°
MONTO
VALOR CONSTATADO
VALOR DEL FONDO
DIFERENCIA
OBSERVACIONES: ______________________________________________________________
ELABORADO POR: APROBADO POR: CUSTODIO:
(Persona Designada) (Presidente) (Secretaria)
145
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
CAJA CHICA
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE CAJA CHICA
1 Realiza una solicitud al Presidente pidiendo que se otorgue
un fondo para la creación de caja chica.
Contador
2 Recibe la solicitud y analiza si se justifica o no la apertura
del fondo de acuerdo al monto solicitado.
Presidente
3 Emite la aprobación formal y envía al contador la orden
para la creación del fondo.
Presidente
4 Realiza el egreso a nombre del responsable de caja chica
con los comprobantes correspondientes.
Contador
6 Entrega el egreso y recibe la firma del encargado de la
custodia de caja chica.
Contador
7 Recibe el dinero y realiza el conteo físico.
Secretaria
8 Abre el archivo de detalle de gastos realizados, para
registrar los movimientos realizados con este fondo.
Secretaria
146
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: CAJA CHICA
PRESIDENTECONTADOR SECRETARIA
PR
OC
ED
IMIE
NT
O: A
PE
RT
UR
A D
E C
AJ
A C
HIC
A
INICIO
Recibe y analiza
la solicitud para la
apertura del fondo
¿Se justifica la
apertura del
fondo?
SI
FINNO
Aprueba y envía al
contador la orden
para a creación de
caja chica
Realiza el egreso
Entrega el egreso
y recibe la firma
del responsable
de caja chica
Realiza la solicitud
de fondo para la
creación de caja
chica
Recibe el dinero y
realiza el conteo
físico
Abre el registro
del libro de caja
chica
FIN
Figura 5.7 Procedimiento de apertura de caja chica
147
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
CAJA CHICA
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE UTILIZACIÓN DE CAJA CHICA
1 Solicita que se le asigne un monto de dinero para cubrir
gastos menores.
Socio o empleado solicitante
2 Analiza si es necesario realizar el gasto.
Secretaria
3
Entrega el dinero solicitado y le hace firmar un recibo
interno de caja como constancia de que ha recibido el
dinero, además solicita que justifique el gasto con
comprobantes autorizados.
Secretaria
4 Entrega los documentos que respaldan al gasto realizado.
Socio o empleado solicitante
5 Registra en el detalle de gastos realizados.
Secretaria
6 Archiva el detalle de gastos, adjuntando el recibo interno y
los comprobantes de venta autorizados.
Secretaria
148
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: CAJA CHICA
SECRETARIASOCIO O EMPLEADO SOLICITANTE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O: U
TIL
IZA
CIÓ
N D
E C
AJ
A C
HIC
A
INICIO
Solicita un monto
para cubrir gastos
menores
¿Es necesario
realizar el gasto?
Entrega el dinero
solicitado, y le
hace firmar un
recibo interno de
caja
SI
FIN
NO
Entrega los
documentos que
respalden el gasto
Registra el
movimiento en el
detalle de gastos
realizados
Archiva el detalle
de gastos, el vale
de caja chica y los
documentos que lo
respalda
FIN
Figura 5.8 Procedimiento de utilización de caja chica
149
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
CAJA CHICA
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
1 Revisa cuanto dispone en el fondo de caja chica.
Secretaria
2 Reúne los documentos necesarios para respaldar la solicitud
de reposición de fondos de caja chica.
Secretaria
3 Envía la solicitud de reposición de caja chica.
Secretaria
4 Recibe y analiza la solicitud, verificando que los gastos
estén debidamente respaldados con los comprobantes de
venta. Aprueba la reposición del fondo.
Presidente
5 Envía la autorización para que realice la reposición de los
fondos.
Presidente
6 Emite el comprobante de egreso y realiza el registro
contable.
Contador
7 Entrega una copia del comprobante de egreso al
responsable de caja chica y la original lo archiva.
Contador
150
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: CAJA CHICA
PRESIDENTESECRETARIA CONTADOR
PR
OC
ED
IMIE
NT
O: R
EP
OS
ICIÓ
N D
E C
AJA
CH
ICA
INICIO
Revisa con cuánto
dispone en el
fondo de caja
chica
¿Se ha
consumido más
del 70% del
fondo?
NO
Reúne los
documentos para
respaldar la
solicitud de
reposición de
fondos
SI
Realiza una
solicitud para la
reposición de
fondos de caja
chica
Recibe y analiza
la solicitud.
¿Los gastos
están
debidamente
respadados?
Aprueba la
reposición del
fondo
SI
NO
Recibe la
autorización para
la reposición
Emite el
comprobante de
egreso
Realiza el registro
contable
Archiva el
comprobante de
egreso junto al
registro
realizado
FIN
Figura 5.9 Procedimiento de reposición de caja chica
151
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
CAJA CHICA
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA CHICA
1 Solicita todos los valores en custodia y el detalle de los
ingresos y gastos con los documentos que lo respalden.
Persona Designada
2 Entrega los valores económicos que tiene bajo su custodia
así como el detalle y los documentos solicitados.
Secretaria
3 Separa monedas, billetes y cheques.
Persona Designada
4 Revisa que los billetes no sean falsos y la legalidad de los
cheques.
Persona Designada
5 Verifica que el valor encontrado sea el mismo que fue
presentado en el detalle recibido.
Persona Designada
6 Determina si existe un sobrante, faltante, o si los valores
son iguales.
Persona Designada
7 Llena el acta del Arqueo de Caja Chica, y se deja en
constancia las observaciones encontradas.
Persona Designada
8 Firma la persona que realizó el Arqueo de Caja Chica
Persona Designada
9 Firma el responsable del manejo de los fondos. Se envía al
presidente para revise y lo apruebe.
Secretaria
10 Aprueba que el arqueo de caja chica cuente con valores
razonables y lo firma.
Presidente
11 Archiva el Arqueo de Caja Chica, adjuntando el detalle de
los ingresos y egresos y los documentos que lo respalda.
Persona Designada
152
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: CAJA CHICA
SECRETARIAPERSONA DESIGNADA PRESIDENTE
PRO
CED
IMIE
NTO
: AR
QU
EO D
E C
AJA
CH
ICA
INICIO
Solicita todos los
valores en
custodia y el
detalle de los
ingresos y gastos
Entrega los
valores en
custodia y el
detalle solicitado
Separa moneda,
billetes y cheques
Revisa la
autenticidad de los
billetes y la
legalidad de los
cheques
Verifica que el
valor encontrado
sea el mismo que
se presenta en el
detalle de gastos
Determina si
existe un
sobrante, faltante,
o si los valores
son iguales
Llena el acta de
Arqueo de Caja
Chica
Firma la persona
que realizó el
arqueo
Firma el
responsable del
manejo de los
fondos de caja
chica
¿El arqueo
cuenta con
valores
razonables?
Aprueba y firma el
arqueo de caja
chica
SI
NO
Archiva el
arqueo de caja
chica junto al
detalle de
ingresos y
gastos
FIN
Figura 5.10 Procedimiento de arqueo de caja chica
153
5.2.1.2. CAJA GENERAL
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
CAJA GENERAL
CONCEPTO
Es la cuenta que registra todo el dinero en efectivo (monedas y billetes) y/o cheques que ingresan a la
asociación. Se carga con los cheques o dinero en efectivo que recibe y se abona cuando se hace el
depósito de lo recaudado en el banco.
OBJETIVO
Establecer pautas para ordenar, analizar y registrar la captación de ingresos realizados a través de Caja
General, implementando medidas de control interno que permitan mostrar de manera clara y precisa la
transparencia en el manejo del fondo.
ALCANCE
Aplica al manejo del fondo de Caja General.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Presidente
Contador
154
Administrador
Secretaria
POLÍTICAS
El responsable del manejo de Caja General será el Administrador.
Los ingresos de efectivo deben ser respaldados por documentos autorizados.
Los comprobantes de ingreso del efectivo deben ser pre-numerados de imprenta en secuencia,
y ser utilizados en orden o registrados en el sistema informático.
Los ingresos efectuados, deben ser registrados en la fecha que ocurrió en movimiento.
Las cantidades de efectivo recibidas, deben ser depositadas de manera íntegra e inmediata,
dentro de las 24 horas siguientes a su ingreso.
El auxiliar contable deberá llevar un registro de los ingresos del efectivo.
Archivar en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que sustentan los ingresos y
gastos.
DOCUMENTOS
Detalle de ingresos
Papeleta de depósito
Comprobante de ingreso
155
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
DETALLE DE INGRESOS
INGRESOS
FECHA N°
DOCUMENTO
CONCEPTO VALOR
TOTAL INGRESOS
OBSERVACIONES: ________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
156
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RUC: 1792359007001
DIR. BARRIO NORTE Y PANAMERICANA 12 Y DIECISÉIS DE
JULIO
COMPROBANTE DE INGRESO N°____
Ciudad: Fecha:
Recibido de:
$
Dirección:
La suma de: (en dólares)
Por concepto de:
Cheque N°: Banco: Cuenta N°: Efectivo:
CÓDIGO CUENTA
DÉBITO
CRÉDITO
TOTAL
FIRMA Y SELLO
DEL
BENEFICIARIO
D M A
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO
POR:
157
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
CAJA GENERAL
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE RECAUDACIÓN Y DEPÓSITO
1 Recibe la recaudación por la venta de los productos.
Administrador
2 Registra la recaudación en el detalle de ingresos.
Administrador
3 Envía el registro de la venta realizada.
Administrador
4 Compara las facturas emitidas con el registro de las ventas.
Autoriza el depósito del dinero recaudado.
Presidente
5 Realiza el depósito del dinero y entrega el comprobante del
depósito realizado al contado.
Secretaria
6 Emite el egreso junto a su respetivo documento autorizado
(comprobante de depósito).
Contador
7 Registra en el sistema el depósito realizado.
Contador
8 Imprime el registro contable, adjuntando el comprobante de
depósito, y todos los comprobantes que sustenten la
transacción.
Contador
9 Archiva todos los documentos junto al registro contable
realizado.
Contador
158
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: CAJA GENERAL
PRESIDENTEADMINISTRADOR SECRETARIA CONTADOR
PRO
CEDI
MIE
NTO
: REC
AUDA
CIÓ
N Y
DEP
ÓSI
TO
INICIO
Recibe la recaudación por la
venta de mercadería
Registra la recaudación en el
detalle de ingresos
Envía el registro de la venta realizada
Compara las facturas emitidas con el registro de
ventas
Autoriza el depósito del dinero recaudado
Realiza el depósito y entrega el
comprobante emitido por el
banco
Emite el egreso y lo adjunta con sus
respectivos comprobantes de
depósito
Registra el depósito o pago en el sistema
contable
Imprime el registro contable y adjunta
con los documentos que sustenten la
transacción
Archiva los documentos
junto al registro contable
FIN
Figura 5.11 Procedimiento de recaudación y depósito de caja general
159
5.2.1.3. BANCOS
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
BANCOS
CONCEPTO
La cuenta Bancos refleja la disponibilidad que tiene la empresa en cuentas corrientes y de ahorros, así
como los diferentes movimientos realizados, ya sean estos débitos o créditos.
OBJETIVO
Establecer acciones que permitan optimizar el manejo y control de las cuentas bancarias, para evitar la
pérdida de recursos e información.
ALCANCE
Abarca todos controles y movimientos que se realizan en las cuentas bancarias de la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Presidente
Administrador
Contador
Secretaria
Auxiliar Contable
160
POLÍTICAS
El presidente junto al administrador abrirán las cuentas corrientes o de ahorros.
Para la emisión de cheques deberán existir firmas conjuntas del administrador y el presidente
para un mejor control.
No se firmarán cheques en blanco.
El custodio de los cheques no utilizados estará a cargo del administrador.
Los cheques emitidos deben ser controlados mediante los talonarios de la chequera y
registrarse en el Libro Auxiliar de Bancos.
Los cheques anulados se perforan y archivaran de manera secuencial.
Se realizarán conciliaciones bancarias cada mes, serán efectuadas únicamente por el contador
y aprobadas por el presidente, además serán archivados ajuntando el estado de cuentas y el
libro mayor de bancos.
Los depósitos deben realizarse de manera inmediata dentro de los días laborables.
Las transacciones bancarias se registrarán en la fecha que corresponda.
Debe existir una segregación adecuada de funciones entre la persona que autoriza el pago,
quien paga y quien registra el movimiento.
Para realizar el pago, la factura deberá estar debidamente respaldada por comprobantes de
venta autorizados.
DOCUMENTOS
Solicitud de apertura de cuenta bancaria
Estado de cuenta bancaria
Libro auxiliar de bancos
Conciliación bancaria
Comprobantes de egreso e ingreso
161
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
Banco: _______________________________ Tipo de Cuenta:________________________
Cta. Bancaría N°. _________________________
Código de Contable: _____________________ Movimientos: _____ hasta___ del 201X
FECHA DETALLE DEBE HABER SALDO
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
162
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY
ASCÁZUBI
CONCILIACIÓN BANCARIA
BANCO: _______________TIPO DE CTA.____________CTA. BANCARÍA. N°:_____________
MES Y AÑO:_____________________________
DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBRO
AUXILIAR
BANCOS
ESTADO DE
CUENTA
Saldo al __/__/201X
CHEQUES EN
CIRCULACIÓN
__/__/201X Cheque Nº
DEPÓSITOS EN
TRÁNSITO
__/__/201X Depósito Nº
NOTAS DE DÉBITO
__/__/201X Nota de Débito
Nº
NOTAS DE CRÉDITO
__/__/201X Nota de Crédito
Nº
SALDOS CONCILIADO AL __/__/201X
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
163
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
BANCOS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE BANCOS
1 Recibe las recaudaciones del día, genera los comprobantes
de ingreso y envía al contador para su registro.
Auxiliar contable
2 Genera el registro contable de las recaudaciones, coteja y
verifica los comprobantes que los respaldan.
Contador
3 Llena la papeleta de depósito, junto a los cheques o efectivo
y envía a depositar.
Contador
4 Efectúa el depósito del dinero recaudado y entrega el
comprobante de depósito sellado por el banco.
Secretaria
5 Verifica que el dinero haya sido depositado en la cuenta de
manera intacta el mismo día.
Contador
6 Realiza el registro contable del depósito y archiva la
documentación.
Contador
164
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: BANCOS
SECRETARIAAUXILIAR CONTABLE CONTADOR
PRO
CED
IMIE
NTO
: IN
GRE
SO D
E BA
NCO
S
INICIO
Recibe todas las recaudaciones del
día
Genera los comprobantes de
ingreso
Realiza el registro contable de las recaudaciones
Llena la papeleta de depósito y la envía a depositar junto a los cheques el efectivo
Efectúa el deposito y entrega el
comprobante sellado por el banco
Verifica que el dinero se encuentre
depositado en la cuenta
Realiza el registro contable
Imprime la transacción
efectuada y la adjunta con los documentos de
respaldo
Archiva la transacción junto a la
documentación
FIN
Figura 5.12 Procedimiento de ingreso de bancos
165
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
BANCOS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE EGRESOS DE BANCOS
1 Confirma que la factura se encuentre con los datos y
cantidades correctas.
Auxiliar Contable
2 Genera el cheque o la transferencia de dinero, comprobante
de retención, el comprobante de egreso y envía para que lo
firmen.
Contador
3 De no efectuarse la transferencia, proceden a firmar el
cheque para que se realice el pago.
Administrador y Presidente
4 Recibe el cheque y efectúa el pago. Envía la factura,
adjuntando una copia del cheque y el comprobante de
egreso.
Auxiliar Contable
5 Recibe los documentos y realiza el registro contable
respectivo.
Contador
6 Imprime el registro de la transacción y lo archivo
adjuntando los documentos antes mencionados que lo
sustentan.
Contador
166
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: BANCOS
PRESIDENTEADMINISTRADOR CONTADOR AUXILIAR CONTABLE
PROC
EDIM
IENT
O: E
GRES
OS D
E BA
NCOS
INICIO
Confirma que los datos y la cantidad de la factura sean
las correctas
¿Coinciden los datos de la
factura con la solicitud?
Genera el cheque o transferencia,
comprobante de retención y
comprobante de egreso
De no efectuarse la transferencia, envía el cheque para que
lo firmen
¿El cheque cumple con los parámetros de
llenado?
Firma el cheque
SI
Procede a firmar el cheque para dar
validez
Recibe el cheque y efectúa el pago
Envía a factura, una copia del cheque y el comprobante de
egreso
Recibe los documentos y
realiza el registro contable
Imprime el registro de la transacción y
lo adjunta a los documentos que se
le han entregado
Archiva el registro con
los documentos
FIN
FIN
NO
SINO
Figura 5.13 Procedimiento de egreso de bancos
167
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
BANCOS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
1 Envía el estado de cuenta bancario de la empresa
Entidad Bancaria
2 Recibe el estado de cuenta e imprime el libro auxiliar de la
cuenta bancos del sistema.
Contador
3 Verifica que los cheques en circulación (del mes pasado)
aparezcan en el estado de cuenta así como los depósitos en
circulación.
Contador
4 Revisa que las notas de débito o cheques omitidos, así
como las notas de crédito o depósitos omitidos (del mes
pasado) estén reflejadas en el libro auxiliar de bancos.
Contador
5 Envía al gerente la conciliación de bancos realizado, para
su posterior revisión y aprobación.
Contador
6 Verifica que la información contenida en la conciliación sea
la correcta y autoriza que se archive en el correspondiente
expediente.
Presidente
7 Archiva la conciliación realizada, adjuntando el estado de
cuenta y el libro auxiliar de bancos.
Contador
168
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: BANCOS
PRESIDENTEENTIDAD BANCARIA CONTADOR
PRO
CEDI
MIE
NTO
: CO
NCI
LIAC
IÓN
BAN
CARI
A
INICIO
Envía el estado de cuenta bancaria a la
asociación
Recibe el estado de cuenta
Imprime el libro auxiliar de la cuenta bancos del sistema
Verifica que los cheques y los depósitos en
tránsito aparezcan en el estado de
cuenta
Revisan que las notas de debito y notas de crédito
estén reflejados en el libro auxiliar de
bancos
Envía la conciliación efectuada
Verifica la autenticidad de la información que
contiene la conciliación
¿La información que contiene la
conciliación es correcta?
NO
Autoriza que se archive la
conciliación junto al estado de cuenta
SIArchiva la
conciliación, el estado de cuenta, y el libro auxiliar
de bancos
FIN
Figura 5.14 Procedimiento de conciliación bancaria
169
5.2.2. CUENTAS POR COBRAR
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
CUENTAS POR COBRAR
CONCEPTO
Las Cuentas por Cobrar representan derecho a la empresa a exigir el pago de las deudas originadas por
ventas a crédito de bienes, servicios prestados, otorgamiento de préstamo, entre otros.
Esta cuenta representa un derecho sobre el dinero del cliente.
OBJETIVO
Llevar un control adecuado de los créditos otorgados por la asociación, el control será desde la
creación de la deuda hasta la realización de cobro.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las cuentas por cobrar de la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Presidente
Secretaria
Contador
170
Cliente
POLÍTICAS
El presidente será el encargado de aprobar el crédito.
Se realizará la Provisión de Cuentas por Cobrar de acuerdo a lo establecido en la normativa.
Los requisitos para conceder un crédito son:
Tener relación comercial de por lo menos 1 año, tiempo durante el cual haya
demostrado ser un cliente fiel y responsable con sus obligaciones.
Debe habilitarse una cuenta auxiliar para cada cliente, socio o empleado.
El auxiliar contable mantendrá un control de cuentas por cobrar a clientes.
Se debe emitir mensualmente un estado de cuenta a cada cliente.
El encargado de cuentas por cobrar, no tendrá acceso al registro de los cobros efectuados.
Los recibos de cobro deben estar pre-numerados de imprenta.
Se mantendrá un control de aquellas cuentas que se estimen de dudoso cobro.
DOCUMENTOS
Solicitud de concesión de crédito
Control de cuentas por cobrar a clientes.
Factura
Comprobante de Crédito
171
DATOS GENERALES DEL CLIENTE
Nombre o razón social: Cédula o RUC:
Dirección Comercial: Ciudad: Provincia:
Teléfono Comercial: Fax: Celular:
Dirección Domicilio: Ciudad: Provincia:
Teléfono Domicilio: Fax: Celular:
Conyuge o Rep. Legal: Cédula Conyuge o Rep. Legal:
DETALLE DE PROPIEDADES DEL CLIENTE
BIENES INMUEBLES
TIPO SUPERFICIE CIUDAD HIPOTECA EVALÚO
VEHÍCULOS O MAQUINARIA
TIPO SUPERFICIE CIUDAD HIPOTECA EVALÚO
OTROS BIENES
AVALÚO EVALÚO
REFERENCIAS COMERCIALES, BANCARIAS Y PERSONALES
Empresa: Ciudad: Contacto: Telf.
Empresa: Ciudad: Contacto: Telf.
Banco: Agencia: Cta. Cte.: Cta. Aho.:
Banco: Agencia: Cta. Cte.: Cta. Aho.:
Nombre: Parentesco: Telf.:
Nombre: Parentesco: Telf.:
DECLARACIONES:
DESCRIPCIÓN
Declaro (amos) y me (nos) responsabilizo (amos) que toda la información detallada de este
documento es verídica y refleja adecuadamente mi (nuestra) situación, así mismo autorizo (amos)
para que verifiquen, en cualquier momento y por cualquier medio, la información entregadasin
necesidad de posterior autorización de mi (nuestra) parte.
CLIENTE O REP. LEGAL LUGAR Y FECHA
DIRECCIÓN
DESCRIPCIÓN
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
SOLICITUD DE CRÉDITO
DIRECCIÓN
172
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES
N°
FECHA
NOMBRE Y
APELLIDO
DIRECCIÓN
TELÉFONO
CONCEPTO
DE DEUDA
FACTURA
N°
VALOR
DEL
PRODUCTO
O
SERVICIO
VALOR
POR
CANCELAR
VALOR
TOTAL
TOTAL
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
173
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RUC: 1792359007001
DIR. BARRIO NORTE Y PANAMERICANA 12 Y DIECISÉIS DE
JULIO
COMPROBANTE DE CRÉDITO N°____
Ascázubi, ___ de___ del 201X
Operación Individual de Crédito
Este crédito individual de crédito se autoriza en el marco general del Convenio de Crédito
N°xxx suscrito el __/__/201X y que fue entregado en un ejemplar al cliente y otro ejemplar
reposa en las oficinas de la Asociación: y que se declara es parte integrante del presente
documento.
El detalle de esta operación de crédito consta en la factura N°xxx de la fecha __/__/201X.
PAGARE A LA ORDEN POR USD. XXX. Debo y pagare, incondicionalmente a la orden de
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi.- en adelante Acreedora, en
Ascázubi o en donde se me reconvenga, la suma de XXXXXXX, que me obligo a pagarla a
XX meses plazo mediante XX dividendos fijos mensuales de USD. XXX los días:
XX/XX/201X XX/XX/201X XX/XX/201X
En el caso de mora en el pago, la Acreedora podrá declarar vencidos los dividendos que están
por vencerse; el deudo pagara un interés de mora del 3% sobre el total de la venta efectuada.
APROBADO POR: CLIENTE
Presidente Nombre:
C.I.
174
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
CUENTAS POR COBRAR
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO PARA LA CONCESIÓN DE CRÉDITO
1 Solicita la concesión de un crédito.
Cliente
2 Llena la solicitud para la petición del crédito.
Cliente
3 Envía la solicitud junto a sus documentos.
Cliente
4 Recibe los documentos junto a la solicitud de crédito y
verifica la autenticidad de la información presentada.
Secretaria
5 Envía la solicitud de crédito con los respectivos
documentos.
Secretaria
6 Revisa y analiza la solicitud de crédito y la aprueba.
Presidente
7 Recibe la solicitud aprobada y emite la factura al cliente.
Contador
8 Firma la factura y procede a retirar la mercadería.
Cliente
9 Ingresa la factura en el reporte de control de cuentas por
cobrar a clientes.
Contador
10 Realiza el registro contable respectivo en el sistema y lo
imprime.
Contador
11 Archiva la transacción adjuntando los documentos que
sustenten la cuenta por cobrar.
Contador
175
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: CUENTAS POR COBRAR
PRESIDENTECLIENTE CONTADORSECRETARIA
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
CO
NC
ES
IÓN
DE
CR
ÉD
ITO
INICIO
Solicita la concesión de
crédito
Llena la solicitud Recibe la solicitud de crédito junto a
los respectivos documentos
Verifica la autenticidad de la
información recibida
Envía la solicitud y los documentos
Revisa y analiza la solicitud de
crédito
¿Es factible otorgar el crédito?
FINNO
Aprueba la solicitud
SI
Recibe la solicitud aprobada
Pág. 1 de 2
A
Figura 5.15 Procedimiento de concesión de crédito 1 de 2
176
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: CUENTAS POR COBRAR
PRESIDENTECLIENTE CONTADORSECRETARIA
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
CO
NC
ES
IÓN
DE
CR
ÉD
ITO
Emite la facturaFirma la factura, el comprobante
de crédito y retira la mercadería
Ingresa la factura en el reporte de
cuentas por cobrar
Realiza el registro contable en el
sistema
Imprimen la transacción y lo adjunta con los
documentos que sustentan la
cuenta por cobrar
Archiva el registro junto
con los documentos de
respaldo
FIN
Pág. 2 de 2
A
Figura 5.16 Procedimiento de concesión de crédito 2 de 2
177
5.2.3. ACTIVOS FIJOS
5.2.3.1. ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO
Adquisición
CONCEPTO
Los activos fijos constituyen los bienes muebles e inmuebles, de naturaleza permanente, que son
utilizados en actividades propias del negocio y no son destinados para la venta.
Los bienes para ser considerados como activos fijos deben estar en uso en las actividades de la
empresa y cumplir con las siguientes condiciones:
No debe existir la intención de vender
Permanencia en el tiempo, es decir, tener una vida útil más o menos duradera (por lo menos un
año).
Genera beneficios económicos futuros.
Debe ser utilizada en actividades propias del negocio.
Tener un costo relativamente representativo o significativo; igual o mayor a $100,00 (cien
dólares).
178
OBJETIVO
Estandarizar el proceso de control para la adquisición de activos fijos, evitando compras innecesarias.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable a todas las adquisiciones de activos fijos de la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Junta General de Socios
Presidente
Contador
Bodeguero
POLÍTICAS
La Junta General de Socios autorizará la adquisición de activos fijos.
El bodeguero antes de la compra, verificará el estado físico del bien así como que cumpla con
las características establecidas.
Los títulos de propiedad, así como los certificados de garantía de los activos fijos, deberán
estar a nombre de la asociación.
Se solicitarán mínimo 3 (tres) cotizaciones antes de la adquisición, sobre los $50,00 (cincuenta
dólares).
DOCUMENTOS
Solicitud de cotización
Cotizaciones
Orden de compra
Factura de compra
Comprobante de retención
179
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RUC: 1792359007001
DIR. BARRIO NORTE Y PANAMERICANA 12 Y DIECISÉIS DE
JULIO
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Ascázubi, ______ de____ del 201X
Señores:
XXXXXXXXXXX
Presente.-
Estimados señores ___________ reciban un cordial saludo de quienes conformamos la Asociación de
Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi., el motivo de la presente es para solicitarle de la
manera más cordial nos facilite con una cotización de los materiales que se detallan a continuación:
CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL O EQUIPO
OBSERVACIONES: _______________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
Esperando su pronta respuesta, anticipamos nuestros agradecimientos.
Atentamente.
Sra. XXXXXXXX
CONTADOR
180
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RUC: 1792359007001
DIR. BARRIO NORTE Y PANAMERICANA 12 Y DIECISÉIS DE
JULIO
ORDEN DE COMPRA N°______
PROVEEDOR:_________________________________
DIRECCIÓN: __________________________________
FECHA DEL PEDIDO: _____________________ FECHA DE PAGO: __________________
TÉRMINOS DE ENTREGA: _____________________________________________
Sírvase suministrarnos los siguientes artículos y/o servicios:
N° ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO
UNITARIO
PRECIO
TOTAL
SUBTOTAL
IVA___%
TOTAL
Elaborado por: Aprobado por: (Contador) ( Presidente)
181
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
ACTIVOS FIJOS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN
1 Emite una solicitud pidiendo la autorización para la
compra de un Activo Fijo a la Junta General, argumentando
las necesidades del activo.
Presidente
2 Recibe la solicitud y analiza las necesidades que se
describen. Solicita un informe para conocer si existe
presupuesto.
Junta General de Socios
3 Revisa si existe el presupuesto para la compra del activo e
informa a la Junta General de Socios.
Contador
4 Si existe presupuesto aprueba la compra, y de no existir la
rechaza.
Junta General de Socios
5 Solicita cotizaciones a los diferentes proveedores.
Contador
6 Revisa, analiza y elige a la cotización que tenga los precios
módicos y el bien de buena calidad.
Presidente
7 Emite una orden de compra ajuntando la cotización elegida
y realiza el pedido.
Contador
8 Revisa el estado del bien, las condiciones y que cumpla con
las características establecidas en la orden de compra
Bodeguero
9 Realiza la adquisición del bien.
Presidente
10 Efectúa la transferencia bancaria y los trámites de compra –
venta.
Contador
182
11 Envía una copia de la factura y del título de propiedad para
que revise si cumple con los requerimientos.
Contador
12 Realiza el registro contable. Archiva el impreso del registro
de la transacción adjuntando la factura y los comprobantes
que lo sustenten.
Contador
183
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: ACTIVOS FIJOS
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PRESIDENTE CONTADOR BODEGUERO
PRO
CED
IMIE
NTO
: AD
QU
ISIC
IÓN
DE
ACT
IVO
S FI
JOS
INICIO
Emite una solicitud para la compra de
una Activo Fijo
Recibe la solicitud y analiza las
necesidades de compra de un activo
¿Es necesario comprar el Activo Fijo?
Solicita un informe para conocer si
existe presupuesto
SI
FINNO
¿Existe presupuesto
para la adquisición?
Aprueba la adquisición del ben
SI
FINNO
Solicita cotizaciones a los diferentes
proveedores
Revisa mínimo 3 cotizaciones
¿Existe una cotización
conveniente?NO
Autoriza que se emita una orden de
compra
SI
Emite la orden de compra y adjunta la
cotización
A
Pág. 1 de 2
Figura 5.17 Procedimiento de adquisición de activos fijos 1 de 2
184
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: ACTIVOS FIJOS
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PRESIDENTE CONTADOR BODEGUERO
PRO
CED
IMIE
NTO
: AD
QU
ISIC
IÓN
DE
ACT
IVO
S FI
JOS
Pág. 2 de 2
A
Realiza el pedido
Verifica que el bien cumpla con todos
los parámetros estrablecidos
Realiza la compra del bien
Efectúa la transferencia bancaria y los
trámites de compra-venta
Envía una copia de la factura y título de
propiedad para cerciorarse que cumplan con los datos correctos
Realiza el registro contable
Imprime la transacción
efectuada y la adjunta con los
documentos que respaldan la compra
Archiva el registro con
los docts
FIN
Figura 5.18 Procedimiento de adquisición de activos fijos 2 de 2
185
5.2.3.2. MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO
Mantenimiento
CONCEPTO
El mantenimiento es un proceso que sufren los Activos Fijos durante su funcionamiento, ya que ellos
se deterioran por el uso que se les da, llegan incluso a sufrir desperfectos técnicos u accidentes que
impiden un correcto desarrollo de las actividades.
OBJETIVO
Controlar y mejorar el mantenimiento de los Activos Fijos.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable al mantenimiento de todos los Activos Fijos de la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Presidente
186
Contador
Bodeguero
POLÍTICAS
El Bodeguero será el responsable de la inspección y verificación del estado de los Activos
Fijos.
El mantenimiento de los Activos Fijos será de tipo preventivo.
El mantenimiento de los Activos Fijos se lo realizará semestralmente, salvo el caso de que
aquellos activos que por fuerza mayor necesitaran el mantenimiento antes del período
establecido.
DOCUMENTOS
Solicitud de mantenimiento
187
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO N°______
FECHA DE ENTREGA: ________________________________________
ÁREA: SOLICITADO POR:
FECHA: TIPO DE MANTENIMIENTO
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN
DEL ACTIVO FIJO
UBICACIÓN
DETALLE DE LA SOLICITUD
O FALLA PRESENTADA POR
EL ACTIVO
FIRMA DEL SOLICITANTE: _________________________________________
Elaborado por: Aprobado por:
188
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
ACTIVOS FIJOS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO
1 Solicita que se realice el mantenimiento del Activo Fijo de
su área.
Empleado Solicitante
2 Revisa la solicitud e inspecciona y verifica el estado de los
Activos Fijos.
Bodeguero
3 Envía la solicitud de mantenimiento al Presidente.
Bodeguero
4 Revisa y analiza la solicitud. Aprueba que se realice el
mantenimiento.
Presidente
5 Gestiona la realización del mantenimiento, mediante
proveedores establecidos.
Bodeguero
6 Verifica que el mantenimiento se haya realizado
correctamente.
Bodeguero
7 Informa que se ha efectuado el mantenimiento solicitado Bodeguero
8 Autoriza que se realice el pago por el servicio de
mantenimiento.
Presidente
9 Realiza el egreso con su respectivo comprobante de pago.
Contador
10 Ejecuta el cancelación por el servicio de mantenimiento
adquirido.
Contador
11 Efectúa el registro contable del desembolso.
Contador
12 Imprime el registro de la transacción, adjunta los
documentos que lo respaldan y lo archiva.
Contador
189
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: ACTIVOS FIJOS
PRESIDENTEBODEGUERO CONTADOREMPLEADO
SOLICITANTE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
MA
NT
EN
IMIE
NT
O D
EL
AC
TIV
O F
IJO
INICIO
Revisa la solicitud e Inspecciona y
verifica el estado del bien
¿Los Activos Fijos se
encuentran en buen estado?
FINSI
NO
Envía la solicitudRevisa y analiza la
solicitud
¿Es necesario realizar el
mantenimiento?
FINNO
Aprueba que se realice el
mantenimiento
SI
Gestiona la realización del
mantenimiento
Solicita que se realice el
mantenimiento del Activo Fijo
A
Pág. 1 de 2
Figura 5.19 Procedimiento de mantenimiento de activos fijos 1 de 2
190
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: ACTIVOS FIJOS
PRESIDENTEBODEGUERO CONTADOREMPLEADO
SOLICITANTE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
MA
NT
EN
IMIE
NT
O D
EL
AC
TIV
O F
IJO
Informa que se ha realizado el
mantenimiento solicitado
Genera un comprobante de egreso y otro de
pago
Realiza el pago correapondiente
Efectúa el registro contable
Imprime la transacción y la adjunta con los
documentos que respalden el pago
del mantenimiento
Archiva el registro con
los documentos
FIN
Autoriza que se realice el pago por el servicio
A
Pág. 2 de 2
Figura 5.20 Procedimiento de mantenimiento de activos fijos 2 de 2
191
5.2.3.3. TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO
Traspaso
CONCEPTO
El traspaso es el cambio de asignación de un bien que se hubiere vuelto innecesario o inútil para un
área o para la empresa en general, a favor de otra que lo requiere para el cumplimiento de sus
actividades. El traspaso puede ser dentro de la misma empresa o fuera de ella, de forma temporal o
definitiva.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento para legalizar el cambio de usuario de los Activos Fijos entre los
responsables del bien y el nuevo custodio.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable a todos los Activos Fijos que van a ser objeto de traspaso dentro de
la asociación o fuera de ella.
192
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Presidente
Contador
Bodeguero
Empresa o persona interesada
POLÍTICAS
La solicitud de traspaso del Activo Fijo debe elaborarse mediante un memorando, en el que se
especifica el nombre del bien y todas las características, nombre y cargo de los responsables
de cuidado del bien quien entrega, y de quien recibe.
La solicitud de traspaso del Activo Fijo la realizará el presidente de la empresa o la persona
interesada.
El presidente autorizará el traspaso del bien a otra área, persona o empresa.
El traspaso podrá ser de forma temporal o definitiva.
El traspaso se podrá realizar de un área a la otra de la misma asociación o entre otras
asociaciones.
Las Actas de Traspaso de Activos Fijos se distribuirá de la siguiente manera:
Original: La presidenta
Copia 1: Área, departamento o empresa que recibe.
Copia 2: Área o departamento que entrega.
DOCUMENTOS
Solicitud de traspaso
Actas de traspaso de Activos Fijos
193
FECHA:
DEFINITIVO TRASLADO ( Dentro de la misma asociación) EVENTO INTERNO REEMPLAZO DEL BIEN
TEMPORAL TRANSFERENCIA (De la asociación a otra) REASIGNACIONES OTROS:________________
DÍA (S)
CUSTODIO TITULAR
UNIDAD QUE ENTREGA
UBICACIÓN ACTUAL
JEFE DEL ÁREA
NUEVO CUSTODIO
UNIDAD QUE RECIBE
NUEVA UBICACIÓN
JEFE DEL ÁREA
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
PLAZO:
REUBICACIÓN FÍSICATIPO DE TRASPASO MOTIVO DE TRASPASO
ENTREGA CONFORME1.- IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DE BIENES QUE ENTREGA
Firma Custodio
Firma Jefe del Área
2.- DETALLE DE BIENES
N° CÓDIGO INVENTARIO DESCRIPCIÓN DE BIEN ( Tipo, Marca, Modelo, Color, entre otros)
3.- IDENTIFICACIÓN CUSTODIO DE BIENES Y ÁREA QUE RECIBE RECIBE CONFORME
NÚMERO DE SERIE
1
2
3
4.-OBSERVACIONES
SOLICITUD DE TRASPASO DEL ACTIVO FIJO N°____
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
Firma Custodio
Firma Jefe del Área
194
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
ACTA DE TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS N°______
FECHA: ___________________
ÁREA: ______________________________________
TRANSFERIDO A: ____________________________
RAZÓN DEL TRASPASO:
__________________________________________________________
_________________________________________________________________________
SOLICITUD DE TRASPASO CON MEMO N°: ____________________________
CÓDIGO CANTIDAD DESCRIPCIÓN DEL BIEN
(Tipo, Marca, Color, Modelo, entre otros)
OBSERVACIONES:…………………………………………………………………………………
…
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…….
Autorizado por: Entregado por: Recibido por:
Cargo: Cargo: Cargo:
195
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
ACTIVOS FIJOS
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO PARA EL TRASPASO
1 Prepara la solicitud al presidente solicitando el traspaso del
bien.
Área o empresa beneficiaria
2 Revisa y analiza si autoriza o no el traspaso.
Presidente
3 Revisan los bienes objetos del traspaso.
Bodeguero
4 Elabora el acta de traspaso de los Activos Fijos.
Bodeguero
5 Coordina el traslado y la entrega del bien.
Bodeguero
6 Entrega el bien que cumpla con las características
establecidas.
Bodeguero
7 Legaliza el acta y los documentos de traspaso pertinentes.
Entregan una copia y el original a las personas asignadas.
Bodeguero
8 Actualiza la lista y realiza un informe de los Activos Fijos
que posee la asociación.
.
Bodeguero
9 Envía el informe y los documentos legalizados del traspaso
del Activo Fijo.
Bodeguero
10 Realiza el registro contable
Contador
11 Archiva el acta junto a los documentos y el informe.
Contador
196
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: ACTIVOS FIJOS
PRESIDENTEÁREA O EMPRESA JUNTA DE VIGILANCIA CONTADOR
PROC
EDIM
IENTO
: TRA
SPAS
O DE
ACT
IVOS
FIJO
S
INICIO
Prepara la solicitud de traspaso
Envía la solicitudRevisa y analiza la
solicitud
¿Es necesario realizar el traspaso?
FINNO
Autoriza que se realice el traspaso
SI
Revisa los bienes objeto de traspaso
Elabora el acta de traspaso
Coordina el traslado y entrega el bien
Entrega el bien que cumpla con las características establecidas
Legaliza el acta y los documentos del
traspaso pertinente
Actualiza la lista de Activos Fijos que
posee la asociación
Envía el informe y los documentos legalizados del
traspaso
Realiza el registro contable
Archiva el registro junto
a los docts.
FIN
Figura 5.21 Procedimiento de traspaso de activos fijos
197
5.2.3.4. BAJA DE ACTIVOS FIJOS
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO
Baja de Activos Fijos
CONCEPTO
La baja de un activo fijo es la eliminación de un bien considerado parte del patrimonio de la empresa.
La baja puede darse por diferentes situaciones como las siguiente:
Robo del activo fijo,
Destrucción por un desastre fortuito,
Cuando haya completado un ciclo de vida útil; y,
Cuando se haya vuelto obsoleto.
Baja por Deterioro u Obsolescencia:
Es aquella que se produce cuando un activo fijo ha llegado al término de su vida útil, en los casos que
no posee un estado técnico aceptable para continuar su explotación causados por roturas definitivas,
destrucción o aquellos que se consideren inservibles, obsoletos o irreparables.
198
Baja por Robo:
Se entiende por la desaparición del activo fijo a causa de un robo o cualquier otro accidente fortuito
ajeno a la empresa, el custodio comunicara por escrito en el plazo máximo de 24 horas al Contador y a
la Máxima Autoridad para formular la correspondiente denuncia, adjuntando los documentos que
acrediten la propiedad del mismo.
OBJETIVO
Establecer el procedimiento para dar de baja un activo fijo que ya no sea útil para la asociación.
ALCANCE
Este procedimiento será aplicable a todos los activos fijos de la asociación que hayan sido robados,
destruidos por desastres fortuitos, que ya se haya depreciado totalmente y aquellos que se hayan
vuelto obsoletos.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Presidente
Junta General de Socios
Bodeguero
Contador
POLÍTICAS
Se procederá a dar de baja por las siguientes situaciones:
Robo del activo fijo,
Destrucción por un desastre fortuito como choque, terremoto, inundación, incendios,
entre otros.
Cuando se haya vuelto obsoleto.
199
La Junta General de Socios autorizará el dar de baja al Activo Fijo.
Cuando los Activos Fijos sufran destrucción o se haya vuelto obsoleto, el bodeguero deberá
notificar mediante un memorándum al presidente, indicando la falla que está presentando el
bien a su cargo.
El Bodeguero deberá informar a la Junta General de Socios en un lapso no mayor a 24 horas,
mediante un memorándum en caso de extravió o robo del bien.
El Bodeguero, quien es el responsable del cuidado de los bienes, será quien solicite la baja del
o los Activos Fijos.
Las solicitudes y actas que sustenten que se ha dado de baja el activo fijo, se conservarán en
archivos por un período de seis años.
DOCUMENTO
Solicitud de Baja de Activo Fijo
Acta de Baja del Activo Fijo
200
FECHA:
NOMBRE CUSTODIO
UNIDAD OPERATIVA
JEFE DEL ÁREA
REPORTAR SINIESTROS O PÉRDIDAS DESTRUCCIÓN TOTAL
DONACIONES DESTRUCCIÓN DE PARTES / PIEZAS
DEVOLUCIONES POR TÉRMINO DEL CONVENIO OTROS: …………………………………………………………………………
N°CÓDIGO
INVENTARIO
CAUSA DE
LA BAJA
1
2
3
4
Beneficiario del Bien
FIRMA
Jefe del Área
FIRMA
Bodeguero
RAZÓN SOCIAL
DOMICILIO
CONTACTO
TELÉFONO
4.- OBSERVACIONES
FIRMA
3.- ANTECEDENTES DE LA EMPRESA BENEFICIARÍA (OPCIONAL)
CAUSAS PARA TRAMITAR BAJA DE BIENES
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
(Tipo, Marca, Modelo, Color, entre
otros)
NÚMERO DE
SERIE
CÓDIGO DE
UBICACIÓN
NOMBRE DE LA
DEPENDENCIA
2.- DETALLE DE BIENES Y CAUSA DE BAJA
1.- IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DE BIENES QUE ENTREGA
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
SOLICITUD DE BAJA DE ACTIVO FIJO N°____
201
ACTA DE BAJA DEL ACTIVO FIJO N°_____
FECHA: HORA:
LUGAR:
NOMBRE DE CUSTODIO:
ÁREA DE UBICACIÓN DEL BIEN:
CAUSA DE BAJA:
POR OBSOLESCENCIA
POR ROBO
POR DESTRUCCIÓN
POR PÉRDIDA O CASO FORTUITO
N°CÓDIGO
CONTABLEN° SERIE
1
2
3
TOTAL DE ACTIVOS A DAR DE BAJA
OBSERVACIONES:
DESCRIPCIÓN DEL ACTIVO FIJO
FIRMA DEL CUSTODIO DEL BIEN FIRMA DEL CONTADOR
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES
AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
ÁREA:
INFORMACIÓN BÁSICA DEL BIEN
202
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
ACTIVOS FIJOS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA UN ACTIVO FIJO POR DETERIORO U
OBSOLESCENCIA
1 Revisa continuamente las condiciones en el que se
encuentra el bien.
Bodeguero
2 Al encontrar el bien obsoleto e inservible, redacta un
informe detallado de la situación en la que se encuentra el
bien, y al área al que pertenece.
Bodeguero
3 Envía la solicitud junto a un informe de las novedades
presentadas según la constancia física que se ha realizado.
Bodeguero
4 Recibe el informe junto a la solicitud.
Junta General de Socios
5 Delega al presidente, para que realice una inspección de los
activos obsoletos, según el informe.
Junta General de Socios
6 Realiza un informe según la inspección que se ha realizado,
y envía a la Junta General de Socios.
Presidente
7 Revisa el informe entregado por el presidente, para verificar
si es favorable o no.
Junta General de Socios
8 Si el informe no es favorable, lo archiva y le comunica a la
Bodeguero para que se siga utilizando el bien.
Junta General de Socios
9 Si es informe es favorable, autoriza la baja del Activo Fijo,
indicando el destino final del bien de acuerdo a sus
características.
Junta General de Socios
10 En base a la autorización por la Junta General de Socios,
procederá a la destrucción del bien.
Bodeguero
203
11 Elabora un Acta en donde constará la fecha, hora y lugar en
el que se realiza la baja.
Bodeguero
12 Envía al Contador el Acta de Baja de Activos Fijos y lo
adjunta con la autorización.
Bodeguero
13 Realiza el registro contable para dar de baja el Activo Fijo.
Contador
14 Imprime el registro de la transacción, adjunta los
documentos que lo respaldan y lo archiva.
Contador
204
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: ACTIVOS FIJOS
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
BODEGUERO PRESIDENTE CONTADOR
PROC
EDIM
IENT
O: B
AJA
DE U
N AC
TIVO
FIJO
POR
DET
ERIO
RO U
OBS
OLES
CENC
IA
INICIO
Revisa oportunamente las
condiciones del Activo Fijo
Redacta un informe detallado de la
situación de bien
Adjunta la solicitud junto al informe y lo
envía
Recibe la solicitud y el informe.
Delega al presidente para que realice una
inspección de los Activos obsoletos
Realiza un informe de la inspección
realizada
Revisa el informe
¿Es favorable el informe?
Comunica que se debe seguir
utilizando el bienNO
FINAutoriza la baja del
Activo Fijo
SI
En base a la autorización, procede a la
destrucción del bien
A
Pág. 1 de 2
Figura 5.22 Procedimiento de baja de activos fijos por deterioro u obsolescencia 1 de 2
205
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: ACTIVOS FIJOS
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
BODEGUERO PRESIDENTE CONTADOR
PR
OC
EDIM
IEN
TO:
BA
JA D
E U
N A
CT
IVO
FIJ
O P
OR
DET
ERIO
RO
U O
BSO
LESC
ENC
IA
Elabora un Acta de Baja de Activo Fijo
Adjunta el acta con la autorización
recibida y la envía al contador
Realiza el registro contable
Imprime la transacción
realizada y lo adjunta con los
documentos que respaldan el bien
dado de baja
Archiva el registro junto a los documentos
FIN
A
Pág. 2 de 2
Figura 5.23 Procedimiento de baja de activos fijos por deterioro u obsolescencia 2 de 2
206
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
ACTIVOS FIJOS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO PARA DAR DE BAJA UN ACTIVO FIJO POR ROBO
1 Envía una notificación informando a la Junta General de
Socios la desaparición o pérdida del bien.
Bodeguero
2 Recibe la notificación y solicita al presidente que formule la
denuncia.
Junta General de Socios
3 Formula de inmediato la enuncia respectiva.
Presidente
4 Una vez comprobado la infracción a través del proceso
penal, y mediante diligencias arroje como resultado la
responsabilidad del bodeguero, autorizará dar de baja el
bien.
Junta General de Socios
5 Elabora un Acta en donde constará la fecha, hora y lugar en
el que se realiza la baja.
Bodeguero
6 Envía al Contador el Acta de Baja de Activos Fijos y lo
adjunta con la autorización.
Bodeguero
7 Realiza el registro contable para dar de baja el Activo Fijo.
Contador
8 Realiza el registro contable para dar de baja el Activo Fijo.
Contador
9 Imprime el registro de la transacción, adjunta los
documentos que lo respaldan y lo archiva.
Contador
207
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: ACTIVOS FIJOS
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
BODEGUERO PRESIDENTE CONTADOR
PRO
CEDI
MIE
NTO
: BAJ
A DE
UN
ACT
IVO
FIJO
PO
R RO
BO
INICIO
Envía una notificación
informando la desaparición del
bien
Recibe la notificación y solicita que se
formule la denuncia
Formula de inmediato la respectiva denuncia
Una vez comprobado la
infracción, autorizará dar de
baja el bien
Elabora un Acta de Baja de Activo
Fijo
Adjunta el acta con la
autorización recibida y la envía
al contador
Realiza el registro contable para dar
de baja el bie
Imprime la transacción
realizada y lo adjunta con los
documentos que respaldan el bien
dado de baja
Archiva el registro junto
a los documentos
FIN
Figura 5.24 Procedimiento de baja de activos fijos por robo
208
5.2.4. VENTAS
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
VENTAS
CONCEPTO
Representa la acción de vender, es decir traspasar un bien o servicio a otra persona tras el pago de un
precio convenido.
OBJETIVO
Controlar el procedimiento de venta del producto, cumpliendo con las características y calidad que
requiera el cliente.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable para todas las ventas que realice la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Presidente
Coordinador de Ventas
Contador
Secretaria
Auxiliar Contable
209
Cliente
POLÍTICAS
La asociación acepta pago en efectivo y en cheques.
El comprobante de retención se recibirá máximo hasta 5 días después de la fecha que consta
en la factura.
El producto vendido debe cumplir con un control de calidad.
Los productos que hayan pasado por el proceso de transformación (faenamiento, preparado
para consumir, entre otras) incluirán IVA.
Una vez entregado el producto, no se aceptaran devoluciones, a menos de que sea por una
causa justa, en un plazo máximo de 5 días.
DOCUMENTOS
Lista de productos
Solicitud de crédito
Factura
Comprobante de ingreso
Comprobante de crédito
210
DATOS GENERALES DEL CLIENTE
Nombre o razón social: Cédula o RUC:
Dirección Comercial: Ciudad: Provincia:
Teléfono Comercial: Fax: Celular:
Dirección Domicilio: Ciudad: Provincia:
Teléfono Domicilio: Fax: Celular:
Conyuge o Rep. Legal: Cédula Conyuge o Rep. Legal:
DETALLE DE PROPIEDADES DEL CLIENTE
BIENES INMUEBLES
TIPO SUPERFICIE CIUDAD HIPOTECA EVALÚO
VEHÍCULOS O MAQUINARIA
TIPO SUPERFICIE CIUDAD HIPOTECA EVALÚO
OTROS BIENES
AVALÚO EVALÚO
REFERENCIAS COMERCIALES, BANCARIAS Y PERSONALES
Empresa: Ciudad: Contacto: Telf.
Empresa: Ciudad: Contacto: Telf.
Banco: Agencia: Cta. Cte.: Cta. Aho.:
Banco: Agencia: Cta. Cte.: Cta. Aho.:
Nombre: Parentesco: Telf.:
Nombre: Parentesco: Telf.:
DECLARACIONES:
DESCRIPCIÓN
Declaro (amos) y me (nos) responsabilizo (amos) que toda la información detallada de este
documento es verídica y refleja adecuadamente mi (nuestra) situación, así mismo autorizo (amos)
para que verifiquen, en cualquier momento y por cualquier medio, la información entregadasin
necesidad de posterior autorización de mi (nuestra) parte.
CLIENTE O REP. LEGAL LUGAR Y FECHA
DIRECCIÓN
DESCRIPCIÓN
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
SOLICITUD DE CRÉDITO
DIRECCIÓN
211
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RUC: 1792359007001
DIR. BARRIO NORTE Y PANAMERICANA 12 Y DIECISÉIS DE
JULIO
COMPROBANTE DE INGRESO N°____
Ciudad: Fecha:
Recibido de:
$
Dirección:
La suma de: (en dólares)
Por concepto de:
Cheque N°: Banco: Cuenta N°: Efectivo:
CÓDIGO CUENTA
DÉBITO
CRÉDITO
TOTAL
FIRMA Y SELLO
DEL
BENEFICIARIO
D M A
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO
POR:
212
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
RUC: 1792359007001
DIR. BARRIO NORTE Y PANAMERICANA 12 Y DIECISÉIS DE
JULIO
COMPROBANTE DE CRÉDITO N°____
Ascázubi, ___ de___ del 201X
Operación Individual de Crédito
Este crédito individual de crédito se autoriza en el marco general del Convenio de Crédito
N°xxx suscrito el __/__/201X y que fue entregado en un ejemplar al cliente y otro ejemplar
reposa en las oficinas de la Asociación: y que se declara es parte integrante del presente
documento.
El detalle de esta operación de crédito consta en la factura N°xxx de la fecha __/__/201X.
PAGARE A LA ORDEN POR USD. XXX. Debo y pagare, incondicionalmente a la orden de
Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy Ascázubi.- en adelante Acreedora, en
Ascázubi o en donde se me reconvenga, la suma de XXXXXXX, que me obligo a pagarla a
XX meses plazo mediante XX dividendos fijos mensuales de USD. XXX los días:
XX/XX/201X XX/XX/201X XX/XX/201X
En el caso de mora en el pago, la Acreedora podrá declarar vencidos los dividendos que están
por vencerse; el deudo pagara un interés de mora del 3% sobre el total de la venta efectuada.
APROBADO POR: CLIENTE
Presidente Nombre:
C.I.
213
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
VENTAS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA AL CONTADO
1 Solicita información de los productos que ofrecen.
Cliente
2 Proporciona información sobre los costos y las
características de cada producto.
Coordinador de Ventas
3 Decide realizar el pedido.
Cliente
4 Ingresa los datos del cliente en el sistema.
Auxiliar Contable
5 Genera la factura y el comprobante de ingreso.
Auxiliar Contable
6 Firma la factura, el comprobante y realiza el pago en
cheque o en efectivo.
Cliente
7 Entrega los productos de acuerdo a las características
solicitadas.
Coordinador de Ventas
8 Verifica que los productos sean de calidad y cumplan con
las especificaciones detalladas.
Cliente
9 Realiza el registro contable de la venta efectuada.
Contador
10 Imprime la transacción y adjunta los comprobantes de venta
que la sustenten. Archivamos.
Contador
214
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: VENTAS
COORDINADOR DE VENTASCLIENTE CONTADORAUXILIAR CONTABLE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
VE
NT
AS
AL C
ON
TA
DO
INICIO
Solicita información de
los productos que ofrecen
Proporciona información de
los costos y características
¿Realiza el pedido?
FIN NO
Ingresa los datos del cliente en el
sistema SI
Genera la factura y comprobante
de ingreso
Firma los comprobantes de
venta
Realiza el pagoEntrega los productos solicitados
Verifica las características y
calidad del producto
Realiza el registro contable
Imprime la transacción y adjunta los
documentos que sustenten la
venta
Archivan los documentos
FIN
Figura 5.25 Procedimiento de ventas al contado
215
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
VENTAS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA A CRÉDITO
1 Pide información de los productos que ofrecen.
Cliente
2 Proporciona información sobre los costos y las
características de cada producto.
Coordinador de Ventas
3 Solicita la concesión de un crédito.
Cliente
4 Llena la solicitud para la petición del crédito.
Cliente
5 Envía la solicitud junto a sus documentos.
Cliente
6 Recibe los documentos junto a la solicitud de crédito y
verifica la autenticidad de la información presentada.
Secretaria
7 Envía la solicitud de crédito con los respectivos
documentos.
Secretaria
8 Revisa y analiza la solicitud de crédito y la aprueba.
Presidente
9 Recibe la solicitud aprobada e informa al cliente.
Secretaria
10 Una vez obtenido el crédito, realiza el pedido.
Cliente
11 Ingresa los datos del cliente en el sistema.
Auxiliar Contable
12 Genera la factura.
Auxiliar Contable
13 Firma la factura y el comprobante de crédito.
Cliente
14 Entrega los productos de acuerdo a las características
solicitadas.
Coordinador de Ventas
216
15 Verifica que los productos sean de calidad y cumplan con
las especificaciones detalladas.
Cliente
16 Ingresa la factura en el reporte de control de cuentas por
cobrar a clientes.
Contador
17 Realiza el registro contable respectivo en el sistema y lo
imprime.
Contador
18 Archiva la transacción adjuntando los documentos que
sustenten la venta relazada a crédito.
Contador
217
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: VENTAS
COORDINADOR DE VENTASCLIENTE CONTADORSECRETARIA PRESIDENTEAUXILIAR CONTABLE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
VE
NT
AS
A C
RÉ
DIT
O
INICIO
Pide información de los productos
Proporciona información de los
costos y características
Solicita la concesión de un crédto
Llena la solictudRecibe la solicitud de crédito junto a
los respectivos documentos
Verifica la autenticidad de la
información recibida
Revisa y analiza la solicitud de crédito
¿Es factible otorgar el crédito?
FINNO
Aprueba la solicitud
SI
Recibe la solicitud aprobada e informa
al cliente
Una vez obtenido el crédito, realiza el
pedido
Ingresa los datos del cliente en el sistema
Pág. 1 de 2
A
Figura 5.26 Procedimiento de ventas a crédito 1 de 2
218
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: VENTAS
COORDINADOR DE VENTASCLIENTE CONTADORSECRETARIA PRESIDENTEAUXILIAR CONTABLE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O:
VE
NT
AS
A C
RÉ
DIT
O
Genera la facturaFirma la factura y el
comprobante de crédito
Entrega los productos solicitados
Verifica las características y
calidad del producto
Ingresa la factura en el reporte de
cuentas por cobrar
Realiza el registro contable en el
sistema
Imprimen la transacción y lo adjunta con los
documentos que sustentan la cuenta
por cobrar
Archiva el registro junto con los
documentos de respaldo
FIN
Pág. 2 de 2
A
Figura 5.27 Procedimiento de ventas a crédito 2 de 2
219
5.2.5. COMPRAS
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
CUENTA
COMPRAS DE INSUMOS O SERVICIOS
CONCEPTO
Es la acción de adquirir un bien o un servicio, es decir, de intercambiar una cierta cantidad de dinero
por algo que necesitamos.
OBJETIVO
Establecer lineamientos adecuados para realizar la adquisición de productos y/o servicios que se
requieran, con los lineamientos establecidos.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable para todas las adquisiciones que realice la asociación.
RESPONSABLES
Las personas responsables son:
Coordinador de Compras
Presidente
Contador
Proveedor
220
POLÍTICAS
El presidente autorizará la realización de la compra.
Se buscará preferiblemente proveedores afiliados como asociaciones al Ministerio de
Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca (MAGAP) y/o a la Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria (SEPS).
Antes de efectuar la compra se deberá reunir mínimo 3 cotizaciones de los diferentes
proveedores, sobre los USD. 30,00.
Todas las empresas y asociaciones cumplirán invariablemente los procesos de cotización y
autorización.
La Asociación efectuará sus compras en condiciones de pago y precios justos acordes con los
pecios imperantes en el mercado.
Se realizará un análisis de precios, mediante las cotizaciones, para seleccionar al proveedor.
Todas las compras deberán estar legalmente sustentadas con documentos autorizados.
DOCUMENTOS
Solicitud de compra
Orden de compra
Cotizaciones
Cuadro comparativo de cotizaciones
221
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER
CUY ASCÁZUBI
ORDEN DE COMPRA N°______
SEÑORES:
FECHA DE PEDIDO:
FECHA ESTIMADA DE ENTREGA:
FORMA DE PAGO:
COTIZACIÓN N°:
CANTIDAD UNIDAD ARTÍCULOS
OBSERVACIONES:
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
222
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY
ASCÁZUBI
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES N°______
FECHA DE ELABORACIÓN:
PROVEEDOR
N° COTIZACIÓN
FECHA DE
COTIZACIÓN
VALOR
COTIZADO
FORMA DE
PAGO
DESCUENTO
APLICADO
TIEMPO DE
ENTREGA
OBSERVACIONES:
ELABORADO POR:
REVISADO
POR:
APROBADO
POR:
223
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS
MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA:
COMPRAS
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1 Emite y envía la orden de requisición para la compra del
bien o servicio.
Coordinador de Compras
2 Recibe y analiza la orden de requisición, definiendo si es
necesaria la adquisición.
Presidente
3 Analiza si existe presupuesto para efectuar la compra.
Contador
4 Autoriza que se realice la adquisición.
Presidente
5 Solicita una cotización a mínimo 3 proveedores.
Coordinador de Compras
6 Elabora y envían las respectivas cotizaciones. Proveedores
7 Elabora un cuadro comparativo de las cotizaciones a fin de
elegir al proveedor que ofrece mejor calidad, precio,
descuento entre otros.
Coordinador de Compras
8 Analiza el cuadro comparativo y selecciona al proveedor. Contador
9 Da la aprobación final para la realización de la compra.
Presidente
10 Elabora la orden de compra, envía al proveedor
seleccionado e indica la fecha de recepción del pedido del
bien o servicio.
Coordinador de Compras
11 Recibe la orden de compra y envía el pedido requerido por
la asociación.
Proveedor
12 Recibe el pedido, si son productos, coteja uno a uno con la
orden de compra enviada al proveedor y elabora un
documento de la recepción de los bienes y/o servicio,
indicando cualquier anomalía presentada.
Coordinador de Compras
13 Solicita y revisa si la factura está de acuerdo a lo que se Contador
224
presenta en el informe de recepción de la compra.
14 Realiza el registro contable de la compra, elabora el
comprobante de retención y comprobante de egreso.
Contador
15 Realiza el pago al proveedor.
Contador
16 Imprime la transacción contable y adjunta todos los
comprobantes que sustenten la adquisición.
Contador
17 Archiva la transacción junto a los documentos de respaldo.
Contador
225
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: COMPRAS
PRESIDENTECOORDINADOR DE
COMPRASCONTADOR PROVEEDOR
PRO
CED
IMIE
NTO
: CO
MPR
AS
INICIO
Recibe y analiza la orden de requisición
Verifica si existe presupuesto para
realizar la adquisición
¿Existe presupuesto?
Autoriza que se realice la
adquisición
SISolicita una
cotización a mínimo 3 proveedores
Emite y envía la orden de requisición
de compra
Elabora y envía las cotizaciones
Elabora un cuadro comparativo de las
cotizaciones
Analiza el cuadro comparativo y selecciona al
proveedor
Da la aprobación final para la
realización de la compra
Elabora la orden de compra y envía al
proveedor
Recibe la orden de compra y envía el
pedido
Recibe el producto y coteja uno a uno
FINNO
A
Pág. 1 de 2
Figura 5.28 Procedimiento de compras 1 de 2
226
ASOCIACIÓN DE PRODUCTORES AGROPECUARIOS MÍSTER CUY ASCÁZUBI
CUENTA: COMPRAS
PRESIDENTECOORDINADOR DE
COMPRASCONTADOR PROVEEDOR
PRO
CED
IMIE
NTO
: CO
MPR
AS
Elabora un documento de
recepción
Solicita y revisa la factura de la
compra
Realiza el registro contable
Genera el comprobante de
retención y egreso
Realiza el pago al proveedor
Imprime la transacción y adjunta los
documento que respaldan la compra
Archiva la transacción
con los documentos
FIN
A
Pág. 2 de 2
Figura 5.29 Procedimiento de compras 2 de 2
227
CAPÍTULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
Durante la realización del presenta trabajo de investigación, se observaron varios aspectos que son
necesarios puntualizar, para que sean revisados, entre estás tenemos:
La falta de procedimientos de Control Interno Administrativos – Financieros, ha originado que La
Junta Directiva de la asociación no cuenten con un marco de referencia que guíe el desarrollo de
las actividades, ocasionando la existencia de errores, retraso de la información, entre otros.
El organigrama estructura actual de la “Asociación de Productores Agropecuarios Míster Cuy
Ascázubi”, no se encuentra correctamente estructurado.
Falta de control en el manejo del efectivo, ya que por lo general los gastos no son sustentados con
documentación autorizada, por esta razón se originan riesgos de desviación de fondos, gastos y
pagos innecesarios.
No cuentan con un sistema contable que permita registrar y sistematizar las operaciones contables
de inmediato, para su posterior análisis.
Los Activos Fijos que posee la asociación no se encuentran bajo custodio y mantenimiento
adecuado, lo que a la larga puede ocasionar la pérdida y daño del bien.
La inexistencia de un manual de funciones ha ocasionado que se genere la duplicidad de
actividades y la segregación inadecuada de funciones.
228
6.2. RECOMENDACIONES
Se recomienda a la Junta Directiva aplicar los procedimientos de Control Interno Administrativos –
Financieros propuestos, involucrando a todos los socios y empleados, a través de reuniones a fin de
que conozcan y socialicen los beneficios y mejoras que genera la implantación de los
procedimientos.
Se recomienda a la Junta General de Socios tomar en consideración la estructura organizacional
propuesta, con la finalidad de que se genere una adecuada segregación de funciones y no exista
confusiones al momento de desarrollar las actividades designadas.
Se recomienda al Contador reconocer únicamente los valores que sean sustentados con
documentación autorizada, para realizar el pago y posteriormente el registro.
Se recomienda a la Junta Directiva adquirir un sistema contable financiero, que permita registrar y
sistematizar las transacciones de manera oportuna y confiable, con la finalidad de generar reportes
y mantener al día la información financiera para la toma de decisiones.
Se recomienda a la Junta Directiva debe asignar un espacio adecuado, que cumpla con las
condiciones para la protección y resguardo del Activo Fijo, así como una persona encargada de
realizar el mantenimiento del bien en las fechas asignadas y de la manera correcta.
Se recomienda al Administrador diseñar un manual de funciones, estableciendo actividades claras
y concretas, con la finalidad de que todos los socios y empleados tengan conocimiento del trabajo
que deben realizar.
229
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