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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN
DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR,
AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA.
TEMA: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE Y DE
CONTROL INTERNO PARA LA INFORMACIÓN CONTABLE DEL
COMERCIAL BYDAR DE LA CIUDAD DE TULCÁN
AUTORA: LUCERO RUANO CLAUDIA JACKELINE
TUTORA: MSG. CUASPUD ARCINIEGAS JENNY ROCÍO
Tulcán – Ecuador
2018
Certificación del tutor
Yo, Msg. Jenny Rocío Cuaspud Arciniegas, docente de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes “UNIANDES”, en mi calidad de tutor del presente proyecto de
investigación, tengo a bien.
CERTIFICAR
Que, la investigación Implementación de un Sistema Contable y de Control Interno
para la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán, fue
elaborada por la Tnlga. Claudia Jackeline Lucero Ruano, egresada de la Universidad; con
número de cédula 040163161-9, de la Carrera de Contabilidad Superior, y Auditoría,
CPA., en la cual manifiesta la importancia de aplicar un sistema computarizado a la
información contable de un negocio, se encuentra bajo los lineamientos académicos de la
institución.
Por consiguiente, autorizo a la mencionada estudiante, proceda a la presentación de la
misma, para los trámites pertinentes.
Atentamente,
Certificación de autoría
Yo, Lucero Ruano Claudia Jackeline, egresada de la Carrera de Contabilidad Superior y
Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que el contenido del presente
proyecto de investigación, previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad
Superior, Auditoría y Finanzas, CPA., son en lo absoluto originales, legítimos y
personales; excepto las citas mencionadas, por lo cual, son de mi exclusiva
responsabilidad.
Tulcán, 28 de Agosto del 2018
Declaración de autor
Yo, Lucero Ruano Claudia Jackeline, declaró que conozco y acepto la disposición
constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma
de Los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la
UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajos científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultoría que se realicen en
la Universidad o por cuenta de ella.
Tulcán, 28 Agosto del 2018
Dedicatoria
A mis padres Edin y Luisa por su apoyo e infinito amor;
por estar junto a mí en los momentos difíciles de mi vida
y de igual manera por disfrutar de los buenos
por ser un ejemplo de vida.
A mi amor chiquito Daniel Alejandro
por regalar el tiempo que era suyo, para que yo
pueda cumplir, esta meta profesional.
A Darío por el amor que me brindas cada día
por tu paciencia y apoyo incondicional.
Agradecimientos
En primer lugar a Dios, por ser mi fortaleza en los momentos que deseaba declinar, y por
brindarme nuevas oportunidades para enmendar errores y por otorgarme la vida y sus
aprendizajes en el transcurso de la misma.
A mis padres por demostrarme la unión familiar y brindarme cariño cuando lo necesito.
A mis hermanas Andre, Cris y Valentinita por el respaldo en todo momento y por
alegrarme mi vida.
A mi grupo de amigos bicicleteros, Sube MTB Tulcán, por sus palabras de aliento y por
demostrarme que esto fue, otra travesía cumplida.
A mi Asesora, Jenicita por a ver creído en mí y que aparte de ser mi docente, es una gran
amiga, por su tiempo y paciencia para la realización de esta investigación.
Al Sr. Armando y Sra. Nelly por abrir las puertas de su hogar y de su negocio Comercial
BYDAR para poder realizar el trabajo de tesis que estoy presentando, les quedo
eternamente agradecida.
Resumen
En la era tecnológica en la que actualmente la sociedad se encuentra, se hace necesario
que cualquier actividad económica que se desee desarrollar, cuente con diferentes
herramientas que ayude a presentar la información de manera ágil y oportuna,
minimizando posibles errores, y así, poder mantener un registro de actividades más
apropiado y exhaustivo, que permita a los propietarios conocer en cualquier momento
como se encuentra económica y financieramente el negocio. El tema planteado hace
referencia en como una adecuada implementación de un sistema contable y de control
interno contribuye al mejoramiento de la información contable que un ente económico
genera, el mismo fue desarrollado bajo la línea de investigación Gestión de Información
contable, fundamentando teóricamente sus variables, basándose en modalidades,
métodos y tipos de investigación, que mediante la utilización de técnicas e instrumentos
se conoció la situación actual, realizando un control interno, en el que se evaluó la
confianza y riesgo de sus diferentes áreas, mediante la metodología COSO I, y de este
modo, determinando los correctivos a implementarse. Asimismo, para poder validar la
propuesta mediante resultados se desarrolló el diseño de un proceso contable y de control
interno al proyecto de investigación, que partió desde la recopilación de documentos,
registro de transacciones, mayorización y por último presentación de estados financieros,
determinando varios aspectos como: conocer el inventario exacto de mercadería, al igual
que las ventas que se realizaron en el mes, tener un control adecuado de las cuentas por
pagar a proveedores entre otros.
Abstract
In this technological era, it is necessary that every economic activity that develops has
different tools that help to present the information in an agile and timely manner,
minimizing possible errors, and thus be able to maintain a more adequate and exhaustive
record of the activities, which allows owners to know at all times what the business is
economically and financially. The question posed refers to the of how an adequate system
implementation of accounting and internal control contributes to the improvement of the
accounting information generated by an economic entity. This subject was developed
under the research line Management of accounting information, theoretically basing
based on modalities, methods and types of research, which through the use of techniques
and instruments the current situation was known obtained the necessary information for
the development of this research project, a control was made internal, in which the
confidence and the risk of its different areas were evaluated, the COSO I methodology,
and in this way, determining the corrective measures to be implemented. Also, to be able
to validate the proposal through results, process was developed the accounting process
and internal control that was carried out from the collection of documents, record of
transactions, mass production and last presentation of financial statements, it was possible
to determine several aspects such as: knowing the exact inventory of the merchandise, the
sales made in the month, an adequate control of accounts payable to suppliers, among
others.
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO Pág.
Certificación del tutor
Certificación de autoría
Declaración de autor
Dedicatoria
Agradecimientos
Resumen
Abstract
INTRODUCCIÓN 1
Actualidad e importancia 1
Problema de investigación 3
Formulación del problema 5
Árbol de problemas 5
Objetivo de investigación 7
Objetivo general 7
Objetivos específicos 7
1 CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 8
1.2 Actualidad de Procesos Contables 9
1.3 Información contable 11
1.4 Definición de contabilidad 12
1.5 Normativa vigente 12
1.5.1 Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas
entidades (NIIF para las PYMES) 12
1.6 Definición del proceso contable 13
1.7 Ciclo de operaciones 17
1.8 Importancia ciclo contable 18
1.9 Sistema contable 19
1.10 Estructura de Sistema Contable 19
1.11 Procedimientos para implementar un Sistema Contable 20
1.12 Sistema contable Mónica 8.5 21
1.13 Sistema de evaluación del control 22
1.14 Control interno 22
1.15 Componentes del control interno 23
1.16 Actualidad ecuatoriana del sector donde desarrolla el proyecto 25
2 CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO 27
2.1 Paradigma y tipo de investigación 27
2.2 Modalidad de la investigación 27
2.3 Tipos de investigación 28
2.3.1 Descriptiva. 28
2.3.2 Correlacional 28
2.3.3 Bibliográfica. 28
2.3.4 De campo. 28
2.4 Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos 28
2.4.1 Población 28
2.4.2 Muestra. 29
2.5 Métodos, Técnicas e Instrumentos de Investigación 31
2.5.1 Métodos Empíricos 31
2.5.1.1 Observación Científica. 31
2.5.1.2 Análisis Documental. 31
2.5.1.3 Validar la propuesta por resultados. 31
2.5.2 Métodos Teóricos 31
2.5.2.1 Analítico – Sintético. 31
2.5.2.2 Inductivo – Deductivo. 31
2.5.2.3 Histórico – Lógico. 32
2.5.2.4 Sistemático. 32
2.5.3 Técnicas de Investigación 32
2.5.3.1 Entrevista. 32
2.5.3.2 Encuesta. 32
2.5.4 Instrumentos de investigación 32
2.5.4.1 Guía de Entrevista 32
2.6 Resultados del diagnóstico de la situación actual 33
2.6.1 Análisis de los resultados de la entrevista 33
2.6.2 Análisis de resultados de encuestas dirigidas a empleados, proveedores, clientes
corporativos y clientes potenciales 35
3 CAPÍTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA 39
3.1 Propuesta de solución al problema. 39
3.1.1 Logotipo 39
3.2 Nombre de la propuesta 39
3.3 Objetivos 39
3.3.1 Elementos que la conforman 39
3.4 Proceso Contable 40
3.5 Sistema Contable Mónica 8.5 43
3.6 Control Interno 46
3.6.1 Manual de Control Interno 48
3.6.1.1 Objetivo 48
3.6.1.2 Valores 49
3.6.1.3 Principios 49
3.6.1.4 Reglamento interno de trabajo 49
3.6.1.5 Organigrama Comercial BYDAR 54
3.6.1.6 Manual de Funciones 54
3.6.1.7 Instrucciones de procesos desarrollados en el Comercial BYDAR 58
3.7 Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias
identificadas en el diagnóstico 62
3.8 Descripción de la propuesta 64
3.9 Aplicación práctica parcial o total de la propuesta 64
3.9.1 Reconocimiento. 65
3.9.2 Mediación. 66
3.9.3 Revelación 67
3.10 Validación por resultados 68
3.11 Conclusiones y recomendaciones 70
3.11.1 Conclusiones 70
3.11.2 Recomendaciones 71
Bibliografía
TABLAS
Tabla 1 Proceso contable Sistema contable Mónica 8.5 21
Tabla 2 Componentes del Control Interno 23
Tabla 3 Población total 29
Tabla 4 Resultados de encuesta dirigida a propietaria del negocio 33
Tabla 5 Resultados de encuesta dirigida a empleados 35
Tabla 6 Resultados de encuesta dirigida a proveedores 36
Tabla 7 Resultados de encuesta dirigida a clientes corporativos 36
Tabla 8 Resultados de encuesta dirigida a clientes potenciales 37
Tabla 9 Resultados del Control Interno 47
Tabla 10 Funciones del Gerente general 55
Tabla 11 Funciones del cajero 56
Tabla 12 Funciones del bodeguero 56
Tabla 13 Funciones del contador 57
Tabla 14 Funciones del personal de ventas 57
Tabla 15 Procedimiento de venta de productos 58
Tabla 16 Procedimiento de control de inventarios 59
Tabla 17 Procedimiento de compra de productos 61
Tabla 18 Procedimiento de arqueo de caja 62
Tabla 19 Procedimiento de cuentas por pagar 63
Tabla 20 Resultados de implementación Sistema Mónica 8.5 69
FIGURAS
Figura 1 Árbol de Problemas 6
Figura 2 Proceso contable 14
Figura 3 Fórmula establecer muestra 30
Figura 4 Logotipo de Comercial BYDAR 39
Figura 5 Infografía de Proceso Contable 41
Figura 6 Organizador Grafico Sistema Contable Mónica 8,5 44
Figura 7 Organizador Grafico Control interno 45
Figura 8 Organigrama del Comercial BYDAR 53
Figura 9 Flujograma Etapa Reconocimiento – Procesos Contable 64
Figura 10 Flujograma Etapa Mediación – Procesos Contable 65
Figura 11 Flujograma Etapa Revelación – Procesos Contable 66
ANEXOS
Anexo 1 Aprobación de perfil 75
Anexo 2 Aprobación de tutor 76
Anexo 3 Aprobación de la empresa 77
Anexo 4 Guía de entrevista 79
Anexo 5 Cuestionario de encuestas 81
Anexo 6 Análisis e interpretación de encuestas 85
Anexo 7 Demostración del proceso contable 106
Anexo 8 Módulos del Sistema Mónica 8,5 122
Anexo 9 Evaluación de Control Interno 126
Anexo 10 Inventario Comercial BYDAR (Situación anterior) 133
Anexo 11 Kardex de mercadería (Resultado) 132
Anexo 12 Reporte obtenido – Módulo Inventarios 133
Anexo 13 Ventas (Situación anterior) 133
Anexo 14 Reportes obtenidos – Módulo Ventas 134
Anexo 15 Reportes obtenidos – Módulo Cuentas por pagar 136
Anexo 16 Instalaciones Comercial BYDAR 139
Anexo 17 Entrevista con el propietario 140
Anexo 18 Encuesta a empleados, proveedores, clientes corporativos y potenciales 140
1
INTRODUCCIÓN
Actualidad e importancia
El poder delinear un adecuado sistema contable y de control, mediante el cual la
información contable sea oportuna, es fundamental para una empresa, para poder conocer
cómo se encuentra económicamente una entidad, logrando tomar las decisiones más
acertadas que beneficie tanto a propietarios, inversionistas, acreedores y autoridades del
estado, permitiendo de esta manera, mantener un adecuado manejo de información y
funciones de la entidad.
Por consiguiente, el tema propuesto mantiene relación con los lineamientos del desarrollo
país específicamente con el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial del Cantón
Tulcán (2011 - 2031) en correlación con lo que establece el numeral 1.4 Económico
Productivo, ya que hace referencia a establecimientos de actividades económicas
comerciales, y en este caso, el negocio objeto de estudio que se dedica a esta tendencia,
en donde se estima que existen 3407 establecimientos de acuerdo al Censo Económico
que realizo el Instituto de Estadísticas y Censos del Ecuador (INEC, 2010), de los cuales
solo algunos mantienen categorías PYMES, como es el caso del Comercial BYDAR
considerada como Empresa Micro, ya que de acuerdo a las variables seleccionadas por la
entidad regulatoria, el comercial obtiene esta certificación; cumpliendo con los siguientes
requerimientos: el personal ocupado va de 1 – 9 personas, el valor bruto de ventas anuales
sea ≤ 100000 dólares y su monto de activos hasta 100000 dólares, es por ello que ante la
última propuesta de Ley de Desarrollo Fronterizo que establece incentivos para reactivar
la economía en zonas fronteriza, analizada y aprobada en el mes de mayo del presente
año por la Asamblea Nacional marque un cambio positivo a este sector que aporta
significativamente a la economía del país, y genera su desarrollo, debido a la disminución
de esta actividad económica en los últimos años ha sido notable, generando en sus
habitantes una desmotivación en el impulso de la misma.
Asimismo, persigue los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo (2017 - 2021) Toda
una Vida de Ecuador, en correspondencia del objetivo 5. Impulsar la productividad y
competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y
solidaria, en el numeral 5.1. Generar trabajo y empleo, dicho de otro modo, el
fortalecimiento del negocio persigue el anhelo de ser una empresa reconocida que goce
2
de la fidelidad de sus clientes y de la misma manera significar un soporte económico y
de estabilidad laboral a las personas que trabajan en el Comercial.
Por consiguiente, para poder realizar una descripción de la actualidad del tema propuesto
se ha investigado tanto a nivel nacional e internacional diferentes artículos científicos de
autores que han centrado sus estudios a esta temática, entre los más destacados se
encuentran los siguientes:
De hecho, para la Universidad Estatal Península de Santa Elena (UPSE) Facultad de
Ciencias Administrativas presenta una revista Científica Tecnológica (2014) en donde
hace referencia sobre un estudio realizado para Evaluar la incidencia de los sistemas de
control contable en la gestión administrativa de las empresas privadas en la provincia de
Santa Elena, el proyecto está enmarcado dentro del área de gestión administrativa,
comunicación organizacional, control contable, informes financieros, control de registros
contables, entre otros, de este modo, se observa que el desarrollo de una entidad va de la
mano con los cambios positivos que se le pueda brindar a todos sus procesos; la
implementación de un sistema contable, significa una gran ayuda al momento de registro
y resumen de información de un negocio, y que el control interno permita resguardar los
recursos de la entidad, minimizando así los posibles conflictos que puedan generarse en
el transcurso de sus operaciones, y que finalmente se pueda interpretar los resultados, con
la toma de decisiones más acertadas.
Para la Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (IMCP) en su publicación El
Contribuyente (2017) presenta un artículo interesante que lleva como título ¿Los sistemas
contables informáticos serán el fin de los contadores?, en donde manifiesta que la
introducción de la contabilidad electrónica por parte de las autoridades fiscales y la
creación de sistemas contables, permite a los empresarios aminorar la carga
administrativa de sus negocios, y que los contadores ya no están para arrastrar el lápiz,
sino para tomar decisiones y recomendar a los empresarios cuáles son las mecánicas
fiscales más convenientes, es decir que la tecnología no priva el trabajo a los profesionales
de esta área, sino más bien tiende a ser una herramienta que facilita la recolección e
interpretación de información para su posterior presentación de informes parciales o
finales en un tiempo exacto y oportuno, ya que los aprendizajes que se hacen de forma
manual, posteriormente lo elaboran los sistemas, sin dejar de lado que el control a las
operaciones siempre deben estar presente en todo un proceso contable.
3
Por lo tanto, la importancia de implementar un sistema contable y de control interno a las
operaciones del negocio permitirán al propietario del establecimiento y demás personas
involucradas en el mismo, mantener una adecuada planificación de los recursos tanto
humano, económico, material y la optimización estos, para que la toma de decisiones en
los procedimientos a implementarse sean los mejores, permitiendo que incremente sus
utilidades, ayudando de esta manera con el desarrollo socio económico de la ciudad de
Tulcán y por ende de la provincia del Carchi, ya que al momento de utilizar la tecnología
en las empresas, esta se convierte en una herramientas que ayuda al ser humano a
simplificar y facilitar sus tareas cubriendo sus necesidades, para conseguir una
comunicación efectiva con las personas, es por ello que el mantener un sistema contable
ayuda a las labores administrativas y contables del negocio.
En consecuencia, la investigación del presente proyecto es innovadora, y no ha sido
desarrollada adecuadamente en el Comercial BYDAR, mediante la implementación de
un sistema contable y de control interno del negocio, permitirá mejorar la información
contable, brindando las herramientas necesarias para minimizar los riesgos y que el
cumplimiento, inspección y comprobación de sus procedimientos sean óptimos para el
correcto progreso de las actividades desarrolladas en el negocio, sirviendo de modelo para
varios locales comerciales que se dedican a una actividad económica y que al momento
manejan sus procedimientos de forma desordenada e ineficiente provocando que las
decisiones que se tomen perjudiquen al desarrollo económico del negocio.
Problema de investigación
Actualmente los procedimientos contables en algunas empresas son inexistentes, y la
información contable se la realiza manualmente, ocasionando que esta sea desorganizada,
confusa y en algunos casos de manera veranea con apuntes en hojas y en el mejor de los
casos en cuadernos o libretas, evidenciando así, que la carencia de control interno y de un
sistema contable de las operaciones desarrolladas en un negocio es un problema común,
de negocio y micro empresas en el Ecuador, la falta de políticas, normas y procedimientos
que deben ser desarrollados tanto por autoridades y subordinados no se lo ejecuta,
generando así conflictos en el desarrollo de procesos, perdidas y posible culminación de
actividades; es necesario que todas las empresas sin importar su actividad económica
mantengan constantemente un control interno tanto administrativo y contable para que
4
sus operaciones puedan desarrollarse de manera efectiva y oportuna sin retrasar ninguna
de ellas por falta de información adecuada
La provincia del Carchi, por ser una zona fronteriza se ha visto muy afectada en los
últimos años debido a la devaluación de la moneda de Colombia, lo que ocasiona que la
economía disminuya a nivel provincial y que empresas comerciales, industriales y de
servicio no tengan un crecimiento económico y más aún si sus operaciones son realizadas
de manera rústica, sin poseer un sistema contable y de control interno, originando así
pérdidas en la escaza utilidad que generan, al momento de tomar decisiones las mismas
no proyectan el desarrollo empresarial que necesita este sector.
Por consiguiente, para la presente investigación se propone al Comercial BYDAR,
negocio familiar que se encuentra en la ciudad de Tulcán alrededor de 15 años brindando
el servicio de venta al por menor de productos de aseo, la misma que no mantiene registros
diarios de las operaciones que realiza, ocasionando que la información contable no se
encuentre de forma ordenada y sistemática, sino únicamente de una manera simple e
informal, sin contar con un adecuado control interno económico, al manejo de
procedimientos, operaciones y funciones, originando el retraso en procesos, duplicación
de funciones de cada persona que labora en el mismo, sin permitir la planificación
adecuada de sus actividades, y generando posibles pérdidas, al ser el principal objetivo
de la creación de una empresa sin importar su tamaño o su accionar es generar utilidad
satisfaciendo una necesidad, el control se convierte en una herramienta útil mediante la
cual se podrá conocer posibles desfalcos e inconvenientes que se podrían presentar en su
entorno, para poder evitar conflictos que conlleve con el tiempo a la culminación de sus
actividades, significando un grave riesgo para todas las personas involucradas en esta
organización.
Es por ello, que las consecuencias de la inexistencia de procedimientos claros son varios,
entre los más principales se puede señalar: que él no efectuar un arqueo de caja diario
ocasiona que no se pueda llevar un control del efectivo que se maneja, comprobando de
esta manera si se ha contabilizado todo lo recibido y si el saldo que proyecta corresponde
a lo que se mantiene físicamente en billetes, monedas, cheques; por otro lado, la cuenta
bancos necesita mantenerse en constante control a través de una conciliación bancaria
para poder interpretar los fondos disponibles que posee la empresa y compararla con el
de la institución financiera, de igual manera, los inventarios deben estar actualizados
5
diariamente para conocer si los límites mínimos y máximos son los correctos para poder
realizar los pedidos a tiempo a los proveedores, también si existe alguna anormalidad
como perdidas, faltantes, hurtos o que algún artículo este pronto a vencerse, para poder
realizar las gestiones para su cambio; así mismo, el archivo de los documentos que maneja
el negocio no está ordenado de manera cronológica lo que ocasiona retrasos y pérdida de
tiempo en conseguir información, igualmente las ventas y compras deberán ser
controladas de manera rigurosa al momento de entregar y recibir facturas y retenciones.
Finalmente, se vuelve necesario e imprescindible el poder llevar el manejo contable de
manera oportuna, ordenada y evidenciarla en los procesos contables, permitiendo a los
dueños, tener un amplio conocimiento de cómo se encuentra la empresa financieramente,
si la cartera está siendo recuperada de manera oportuna y ágil, y en su caso si el servicio
que se está brindando es de calidad y excelencia para tener un cliente satisfecho, sirviendo
de referencia para las demás empresas comerciales que se encuentran en la localidad
poder implantar un sistema contable y de control interno para el beneficio de sus
operaciones.
Formulación del problema
¿Cómo contribuir al mejoramiento de la información contable en el Comercial BYDAR
de la ciudad de Tulcán?
Árbol de problemas
A continuación, se presenta la técnica del árbol de problemas en donde se puede visualizar
y comprender de una manera general el contexto del proyecto de investigación
presentado, en el mismo, consta de tres partes, tronco, raíz y ramas respectivamente:
1. Problema principal
2. Motivos por los cuales se presenta el inconveniente estudiado (causas)
3. Resultados obtenidos por falta de administración a procesos o decisiones mal
tomadas (efectos)
6
Deficiente manejo de la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán
No se lleva un control del
efectivo que se maneja
No se conoce los
fondos disponibles
Desconocimiento de la
cantidad y calidad del producto
No se actualiza
inventarios diariamente
Falta de conciliaciones
bancarias
Falta de arqueos de caja
Efecto
Causa
Pérdida de tiempo en
buscar información
Falta de archivo
adecuado de información
Figura 1 Árbol de problemas
7
Objetivo de investigación
Objetivo general
Implementar un sistema contable y de control interno que contribuya al mejoramiento de
la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán.
Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente sobre información contable, sistema contable y control
interno.
Diagnosticar la situación actual de la información contable del Comercial BYDAR de
la ciudad de Tulcán.
Diseñar un sistema contable y de control interno que contribuya al mejoramiento de
la información contable del Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán.
Validar la propuesta por resultados.
8
1 CAPÍTULO I. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
1.1 Antecedentes de la Investigación
Para poder desarrollar la presente investigación y tener una idea más clara y precisa, sobre
los procesos y herramientas que son útiles para diseñar un sistema contable y de control
interno, que permita el mejoramiento apropiado de la información contable de una
organización, se examinó diferentes trabajos relacionados al tema que se propone.
De acuerdo a Guerra (2017), menciona en el presente trabajo Diseño de un sistema de
control interno contable y administrativo para ELDINCROP S.A donde específica, que
las empresas se encuentran envueltas en un sistema de competitividad por el cual las hace
buscar nuevas estrategias para dar un valor agregado a sus productos o servicios que
ofrecen, para esto debe tener un control interno y procesos debidamente estandarizados
en donde la eficacia y la eficiencia estén a la par para poder entrar con calidad a las
exigencias que el mercado maneja, por lo cual se buscará diseñar un sistema de control
interno para un mejor manejo dentro de las operaciones. La compañía a evaluar será
ELDINCORP S.A. El objetivo de la presenta investigación es diseñar un sistema de
control interno contable administrativo que busque darle a la administración una mejor
herramienta para la toma de decisiones. Se recomienda, por lo tanto, que la dirección de
la empresa chequee de manera mensual el comportamiento de las funciones y el
desempeño de cada jefe buscando realizar correcciones y ajustes pertinentes.
De la misma manera Arteaga (2015), con su investigación Diseño de un sistema de control
interno administrativo y contable para la empresa Dueroing S.A. presenta el resumen de
los capítulos que contiene la presente tesis para facilitar su análisis y comprensión, en el
primer capítulo se presentan aspectos y conceptos generales; así como la estructura
organizacional, misión, visión, objetivos, ubicación geográfica y la reseña histórica de la
empresa en la que se basa la tesis, también se explica el significado de control interno, su
importancia, clasificación, características, su estructura, los elementos necesarios para su
diseño, además cada uno de los tipos de riesgos, su significado, como detectarlos y cómo
prevenirlos; en el segundo capítulo se centra el análisis situacional de la empresa en la
que se basa la tesis, se sitúa el organigrama del departamento administrativo y el
departamento contable, la misión, visión, objetivos y funciones de cada uno de ellos; en
el tercer capítulo se busca evaluar primero el control interno actual mediante el
levantamiento de la información de la empresa.
En base a los resultados obtenidos de acuerdo a la investigación realizada, se desarrolla
9
todo el trabajo de diseño de propuestas como son: objetivos, procedimientos, ciclos,
organigramas para cada área y departamento, formatos de aplicación de procesos,
flujogramas de actividades y sus respectivos responsables.
Por otro parte Cisneros (2013) en su trabajo investigativo Diseño de un manual de
procedimientos administrativo financiero y contable para la ferretería Andrade de la
ciudad de Ibarra provincia de Imbabura manifiesta que el objetivo principal es de
contribuir con un instrumento guía que permita a la Ferretería Andrade, mejorar el
desempeño de su organización administrativa, financiera y contable, además de
proporcionar a dicha microempresa de una herramienta que norme las actividades que se
realizan en cada una de sus áreas. Este manual de procedimientos constituirá una fuente
de información muy valiosa ya que orientará a su recurso humano en la utilización de los
sistemas y procedimientos administrativos, financieros y contables prescritos y detallados
en el mismo.
1.2 Actualidad de Procesos Contables
El proceso contable como tal se vincula directamente con los orígenes plenos de la
contabilidad, por el hecho de tratarse de la parte esencial o enfoque del estudio de dicha
doctrina, misma ciencia se remonta a antiguos tiempos como se expresa a continuación.
El empleo de la contabilidad se origina junto con la necesidad del ser humano por
mantener constancia y cuenta de aquellos bienes que le pertenecían y/o administraba,
dicho hecho requirió del uso de procesos que aunque empíricos aún, le permitían
mantener un control pertinente de su actividad.
Label, Ledesma & Ramos (2013), exponen a los inicios de la contabilidad en la siguiente
forma.
El indicio más remoto de la contabilidad data desde la civilización Mesopotámica, la cual
tuvo existencia miles de años antes de la era cristiana, debido a que su auge económico,
requirió elementos de contabilidad. Se evidencian movimientos de Trueque en el templo
rojo de Babilonia; hacia el año 3600 A. de C. como resultado de las actividades del faraón
Menach, se llevaban anotaciones ordenadas de ingresos y egresos por sus escribanos. Los
asirios también llevaron a cabo registros contables de carácter fiscal, impresos en tablillas
de barro. (pág. 24)
Tal y como lo relata el autor en previa cita, en la antigüedad y retornando a aquellas
épocas en donde las grandes civilizaciones surgieron como tal, la contabilidad se percibía
como una actividad mecánica que permitía contabilizar aquellos datos numéricos
generados por la acción del intercambio en sus inicios, dicha acción se presentaba en
10
constante evolución y requería de algún sistema que permitiera efectuar la inscripción
ordenada de cuentas; sin duda alguna y más adelante las reconocidas colonizaciones
fueron eslabón clave del inicio en el proceso contable, el hecho de mantener un control
y registro de las gestiones económicas del faraón, originaron el empleo de herramientas
como tablillas. Probablemente dicho origen se manifestó cuando se superó la capacidad
memorística del hombre y éste se viera en la situación de mantener por escrito dichas
operaciones, así la contabilidad nace de la práctica y va evolucionando gradualmente a
medida que surgen las necesidades del hombre como tal.
Posteriormente la contabilidad toma un desarrollo evidente, ya que el registro simple de
operaciones en técnicas escuetas y poco eficientes requirieron de medios que permitieran
complementar el proceso y evidenciar detalladamente los movimientos de una actividad
económica.
De tal manera López (2012), cita en base a la edad media el empleo de contabilidad en
términos más formales con la aparición de la partida doble, como a continuación lo describe.
La contabilidad en la edad media surgió como tal por la partida doble que fue ideada en
Venecia, en el siglo XIII, donde se empezó a utilizar en diversas ciudades italianas la
teneduría de libros por partida doble y el acaecimiento de un cambio trascendental en la vida
económica: la aparición del capitalismo. (pág. 9)
De manera más consistente y como lo expresa el autor en cita, el proceso contable no tomo
importancia relevante sino es con el inicio en la elaboración de registros detallados que se
plasmaban en grandes libros o encuadernados contables, mismos que sirvieron como base
para determinar cuentas claras de aquellas actividades que requerían de documentos control
de carácter legal; llega un punto en donde la denominada partida doble donde el objetivo
básico era el determinar que las mismas expresaran la debida coherencia de las transacciones
económicas que se había suscitado en un periodo, con ello la función principal de la
contabilidad paso a servir como instrumento en la rendición de cuentas ante un superior, así
mismo pasó a precisar cuál era la posición económica tanto de un individuo como de una
sociedad en su conjunto, y permitía de igual forma otorgar una garantía frente a terceros.
Más adelante la contabilidad requirió de procesos innovadores, los cuales se demandan
constantemente por los grandes avances de la industria, mismos permitirían controlar tanto
los bienes de su propiedad como las deudas que mantenían con terceras personas; hasta la
actualidad como se redacta más adelante.
11
La contabilidad ha evolucionado de manera significativa desde que se produjo la revolución
industrial como un proceso de cambio constante y crecimiento o el aparecimiento de
máquinas, capitales y transformaciones sociales, acompañado por una renovación en la
agricultura provocando la necesidad de adaptar las técnicas contables, el papel de la
contabilidad y por primera vez se determina los tipos de contabilidad de acuerdo a la
naturaleza del negocio o empresa (Velastegui Ojeda, 2014, pág. 3).
Los procesos contables se muestran trascendentales en el desarrollo de la sociedad, así lo
expresa el autor mismo al que se hizo mención previamente; de esta manera se logra
entender el gran giro de la contabilidad en la conocida revolución industrial, sin duda los
cambios en la agricultura, tecnología y conocimiento impulsaron a la población a exhortar
de la contabilidad y a clasificarle de acuerdo a su enfoque y aplicación, así mismo surge la
necesidad de asociarse esperando grandes resultados en grupo y como consecuencia lógica
se genera la necesidad de calcular resultados por periodo para ser presentados en base a
normativas legales o que estipulen la contabilidad como tal, que requiere de innovaciones
en sus procesos por estar inmersa en una sociedad de constante avance, que requiere de
pautas, normas, estándares o sistemas contables fijados en los modelos de planificación,
creados con el fin de precaver las deficiencias que existen o se han vertido en dicho progreso.
1.3 Información contable
La información que se genere a lo largo del proceso contable es de importancia por varias
razones, a continuación se conocerá algunos de sus usos brevemente.
La información contable tiene el principal propósito de dar a conocer y demostrar los
recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir
recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el
resultado obtenido en el periodo; de este modo, llegamos a distinguir dos categorías de
usuarios, internos y externos. (Sarmiento, 2012, pág. 31)
La información contable que resulta de un ejercicio contable dentro de una institución es
diversa, está integrada principalmente de aquellos reportes financieros económicos que
se han obtenido a los largo del proceso el mismo está destinado para diferentes usuarios
tanto internos como externos para el fin conveniente de cada uno de ellos, así mismo
permite basar la planeación organización y dirección del negocio; es importante
mencionar que de esta manera será posible el evaluar la gestión de qué dirige a una
organización y por ende la información estadística permitirá analizar e interpretar la
situación actual y posteriormente tomar decisiones oportunas y adecuadas en base a dicho
resultado información obtenida, esta posee diversos usos y todos ellos van encaminados
a obtenerse para estimar actividades, movimientos y demás funciones de la organización
como tal.
12
1.4 Definición de contabilidad
Como aporte adicional a la argumentación teórica se presenta la definición de la
contabilidad en términos básicos.
Sustentar en principios y procedimientos generalmente aceptados, objetivos de: análisis
registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa, con las
finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados
operaciones alcanzados en cada período o ejercicio contable, durante toda la existencia
permanente de la entidad. (Orozco Cadena, 2016, pág. 1)
En tal virtud se entiende a la contabilidad como la ciencia aplicada a satisfacer las
necesidades de información contable financiera en una entidad, dicha disciplina es
utilizada para determinar, registrar y comprobar los movimientos financieros de acuerdo
a la naturaleza de un ente; el producto final o resultado de la contabilidad es la obtención
de los principales reportes que evidencien las consecuencias económicas que se ha
logrado en determinado periodo fiscal; el arte y la técnica que permite el análisis,
clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una
empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera.
1.5 Normativa vigente
1.5.1 Norma Internacional de Información Financiera para pequeñas y medianas
entidades (NIIF para las PYMES)
Para el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (2009) manifiesta que “son
normas internacionales emitidas por el IASB (International Accounting Standards Board)
que se aplican a la elaboración de los estados financieros y otras informaciones
financieras pero enfocadas especialmente en Pequeñas y Medianas Empresas” (pág.10)
Po lo tanto, es un conjunto de principios, utilizadas en las pequeñas y medianas empresas
para proporcionar información que útil para la toma de decisiones, se han tomado en
cuenta únicamente las que se adaptan al establecimiento objeto de estudio.
Sección 3. Presentación de Estados Financieros. “La NIIF para las PYMES
tiene como objeto aplicarse a los estados financieros con propósito de información
general de entidades que no tienen obligación pública de rendir cuentas”
((IASB®), 2009, pág. 26)
Es decir, que los estados financieros con propósito de información general se dirigen
a la satisfacción de las necesidades comunes de información de varios usuarios, por
ejemplo accionistas, acreedores y empleados.
13
Sección 13. Inventarios. “Inventarios son activos, mantenidos para la venta en el
curso normal de las operaciones” ((IASB®), 2009, pág. 78)
En efecto, los inventarios se basan en todos los productos y materias primas que posee la
empresa y que son potenciales para la futura venta, para que pueda proporcionar
beneficios a la organización.
Sección 17 – Propiedades, Planta y Equipo. “Esta sección se aplicará a la
contabilidad de las propiedades, planta y equipo” ((IASB®), 2009, pág. 97)
Por lo tanto, se refiere a activos tangibles adquiridos o construidos por un ente económico,
y que son registrados en los estados financieros para poder conocer la información acerca
de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo.
1.6 Definición del proceso contable
Por su parte el proceso contable en específico hace referencia a determinadas actividades
de la contaduría, y por ende se habla de resultados expuestos en documentos formales.
Así expone Bravo Valdivieso (2016), al ciclo contable en su obra literaria denominada
Contabilidad General.
“Denominado también Ciclo Contable, constituye la serie de pasos o la secuencia que
sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o
documentos fuente) hasta la presentación de los Estados Financieros”. (pág. 78)
En tal virtud se determina al proceso contable como al conjunto de todas las operaciones
y transacciones que registra la contabilidad en un periodo determinado, regularmente el
del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros, hasta la confección
de los estados financieros, en todo proceso se espera un resultado de calidad; para obtener
dichas derivaciones se debe disponer de insumos adecuados es decir que aquellos hechos
económicos estén debidamente sustentados con la documentación que corresponda, de
igual forma el proceso debería ser ágil y seguro en forma que se apoye a cada una de las
acciones.
Se presenta la secuencia que siguen las transacciones que ejecutan la empresa.
14
RECONOCIMIENTOAnálisis
PertinenciaExactitudlegalidad
RECONOCIMIENTOAnálisis
PertinenciaExactitudlegalidad
JORNALIZACIÓNImputación
Valorización con base en NIFF
JORNALIZACIÓNImputación
Valorización con base en NIFF
MAYORIZACIÓNImputación a cuenta
respectivaClasificación adecuada
Imputación a subcuentas auxiliares
Verificar los pases completos al libro mayor
MAYORIZACIÓNImputación a cuenta
respectivaClasificación adecuada
Imputación a subcuentas auxiliares
Verificar los pases completos al libro mayor
COMPROBACIÓN Y AJUSTES
Aplica técnicas de verificación
Registra ajustesAsegura calidad de
saldos
COMPROBACIÓN Y AJUSTES
Aplica técnicas de verificación
Registra ajustesAsegura calidad de
saldos
PRODUCTOS EEFFEstado de resultados
Balance generalEstado de flujo de
efectivoEstado de cambios en el
patrimonio
PRODUCTOS EEFFEstado de resultados
Balance generalEstado de flujo de
efectivoEstado de cambios en el
patrimonio
Figura 2 Proceso contable
Fuente: (Zapata Sánchez, 2017, pág. 9)
A continuación se detallará cada una de las fases que integran al proceso contable como
tal, para ello se recolecta varios aportes de fuentes bibliográficas, como se muestra a
continuación.
FASE 1. Reconocimiento
Esta primera fase comprende verificar la legalidad y pertinencia de la operación. Por
consiguiente demanda que el contador conozca la realidad económica de la empresa, las
normas técnicas de contabilidad y las leyes de comercio. Los comprobantes son la fuente
u origen de los registros contables, respaldan datos y cada una de las transacciones que
se realizan en la empresa. (Cholvis, 2014, pág. 52)
La primera etapa del proceso contable implica el asociarse o colocarse en contacto con la
documentación de sustento originada en cada transacción (facturas, recibos, notas de
crédito, etc.) y con ello lograr efectuar el análisis del hecho económico, el alcance de la
operación y las cuentas contables afectadas por los mismos. En definitiva un documento
fuente constituye la evidencia escrita que da origen a los registros, considerada de gran
importancia por cuanto proporcionan un mayor grado de confiabilidad y validez a la
contabilidad en general, sirviendo de referencia y prueba en caso de desacuerdo legal.
FASE 2. Jornalización
La jornalización es el registro inicial e inmediato de toda transacción que realiza una
empresa en uno de los libros principales de la contabilidad, denominado libro diario o
diario general, registro que debe hacerse bajo la fórmula de asiento contable, cuidando
siempre el cumplimiento del principio de partida doble, se registran los hechos que a día
a día van ocurriendo en la empresa, de forma inmediata a su ocurrencia, esta denominando
la jornalización. (Díaz, 2012, pág. 74)
En tal virtud se define a la jornalización como el registro origen de las transacciones en
forma cronológica, para ello se realiza el empleo o construcción del asiento contable que
corresponda, cabe añadir que éste último término se entiende como la formula técnica de
anotación de las acciones económica las cuales basan su realización en el concepto de
partida doble; dicho registro se considera como de entrada original y evidencia el
15
movimiento de la entidad conforme ocurren las diferentes actividades de carácter
económico en un determinado periodo, de esta forma el profesional contable tiene la
capacidad de demostrar cada uno de los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la
empresa y en forma ordenada.
FASE 3. Mayorización
Consiste en trasladar los valores de cada una de las cuentas que aparecen en el libro diario
a otro, denominado libro mayor. El libro mayor agrupa individualmente movimiento del
debe o haber de cada una de las partidas; por tanto, en un periodo contable se abrirán
tantos libros mayores como numero de cuentas participantes existan, con el propósito de
conocer su movimiento y saldo en forma particular. (Ramirez Padilla, 2014, pág. 40)
La siguiente fase del proceso contable es la mayorización, la cual contempla la acción de
transponer sistemáticamente y de manera ordenada las cifras que se encuentran
jornalizadas en el libro de entrada original, su confección radica con el propósito de
conocer el movimiento específico de las cuentas y su correspondiente saldo. También es
evidente la creación y empleo de libros auxiliares a lo largo del proceso, mismos que son
necesarios para el desglose o detalle de la información principal. El libro mayor tendrá el
número de cuentas necesarias y basará su elaboración en la codificación prevista en el
plan o catálogo de cuentas.
FASE 4. Comprobación
Este paso se ha evidenciado en el denominado balance de comprobación, que puede ser
de saldos o de sumas o de las dos a la vez. Este registro puede ser considerado un informe
preliminar de la contabilidad, por tanto es consultado eventualmente por la gerencia, con
el fin de constatar que se ha cumplido con el principio de partida doble y disponer de
datos que serán verificados inmediatamente. (Horngren & Foster, Contabilidad de costos,
un enfoque gerencial, 2015, pág. 85)
La etapa de comprobación permite resumir la información contenida en los registros
efectuados tanto en el Libro Diario u origen y en el Libro Mayor con la individualización
de cuentas con los saldos que correspondan, de igual forma permite verificar la exactitud
y coherencia registrada en el periodo. El empleo de concepto de partida doble nuevamente
se ve evidenciado, ya que este registro debe contener la igualdad de la formula contable,
en este escenario también se comprueba la habilidad del profesional para emitir su criterio
y para vislumbrar su conocimiento al analizar los diferentes rubros que integran los
registros.
Ajustes contables. Los ajustes son registros (anotaciones) que deben hacerse
necesariamente en el libro diario y luego llevarlos al libro mayor, con el fin de corregir o
modificar los saldos de ciertas cuentas, que por una u otra razón, no presentan un valor
razonable. (Horngren & Harrison, 2015, pág. 87)
16
A lo largo del proceso contable y como naturaleza inherente de todo tipo de actividad es
evidente la filtración de errores, omisiones o desactualizaciones que de alguna manera
implican saldos incorrectos, ante este hecho se originan los ajustes y reclasificaciones. Se
elaboran al término de un periodo contable o ejercicio económico. Los ajustes contables
son estrictamente necesarios para la que se facilite la preparación de los Estados
Financieros.
Clausura del ciclo de operaciones y cierre contable
El propósito de clausurar el ejercicio económico y cerrar las cuentas de resultados es
medir el grado de gestión, la posición financiera, y evaluar los logros alcanzados al
finalizar el año económico. (Hansen-Holm, 2012, pág. 78)
Es aquella acción encaminada a dar fin al proceso mediante dos actividades secuenciales
importantes, mismas que son las presentación y entrega de estados financieros lo cual
implica el exponer o dar conocimiento a la alta dirección, propietarios u otros usuarios de
la información de los resultados obtenidos para su posterior evaluación; otra de las
actividades que se integran en esta fase es el cierre de cuentas cuya naturaleza obliga a
que las mismas se cierren en saldo cero, aquí se comprende a las rubros de ingresos,
costos y gastos por ejemplo.
FASE 5. Estructuración de Estados financieros
Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con
el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la
empresa, la cual permite examinar los resultados obtenidos y valuar el potencial
económico de la entidad. (Zapata Sanchez, 2011, pág. 78)
El producto final del proceso contable como se menciona en la cita referida, son los
estados financieros de la entidad, dichos documentos contables son reportes que se
elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de proporcionar información sobre
la situación económica y financiera de la empresa, de esta manera es posible evaluar la
situación de una organización en el ambiente económico que se desarrolla. Actualmente
el proceso contable como tal se facilita con la intervención oportuna de paquetes o
sistemas computarizados que procesan la información desde el inicio de una transacción
de esta forma se agiliza la obtención de resultados, sin embargo cabe mencionar que los
software destinados a la contabilidad requieren de personal plenamente formado, quien
se encargue de verificar el funcionamiento y que la información refleje razonablemente
La contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos el conocer la situación
económica y financiera de la empresa al término de un periodo contable o ejercicio
económico, el mismo se logra a través de la preparación de los siguientes estados
financieros.
17
Estado de resultados integrales
El estado de resultados integrales muestra los efectos económicos de las operaciones
ordinarias, no ordinarias y discontinuas que han realizado la empresa en un periodo de
tiempo. Estos efectos pueden ser una ganancia (utilidad) o una perdida, reflejando de esta
forma la calidad en el manejo de los recursos empresariales, y por ende el desempeño de
la gerencia. (Román Fuentes, 2017, pág. 91)
Al estado de resultados integrales también se le conoce como estado de pérdidas y
ganancias, dicho reporte se elabora al culminar el periodo contable con el objeto de
determinar la situación económica de la empresa; se muestra claramente las
consecuencias del manejo de directivos y la entidad en su conjunto, ya sea ganancia o
pérdida. Cabe mencionar que es uno de las principales herramientas del contador,
permitiendo evaluar si la entidad crece en ingresos o sus gastos, cualquiera de los
escenarios conlleva a la toma de decisiones empresariales respecto a medidas correctivas
o de mejora para poder optimizar recursos y a su vez aminorar costos.
Balance general o estado de situación financiera
Es un informe contable que presenta ordenada y sistemáticamente las cuentas de activo,
pasivo y patrimonio, y determina la posición financiera de la empresa en un momento
determinado. La situación financiera se refiere a la posición que tiene un ente respecto al
origen de los recursos que dispone como activos y la capacidad de pago de las deudas
contraídas. (Apaza Meza, 2015, pág. 54)
Este tipo de reporte se elabora al finalizar el periodo contable, de esta manera se informa
en forma ordenada y sistemática las cuentas del activo, pasivo y patrimonio, conociendo
la capacidad que tiene en un momento determinado una organización para hacer frente a
sus obligaciones y si se cuenta con los recursos necesarios para continuar con sus
operaciones normales; se enfatiza como una herramienta de evaluación de la parte
administrativa conjuntamente con directivos, ya que se habla de la calidad de inversiones
optadas y por ende las fuentes de endeudamiento seleccionadas para hacer frente a las
primeras.
Los estados financieros son reportes que se confeccionan al término de un ejercicio
económico, ello con el propósito general de evaluar el potencial económico que presenta
la entidad en dicho periodo, y poder compararla con años anteriores para mejorar la
perspectiva de resultado que se busca.
1.7 Ciclo de operaciones
Antes de tratar al proceso contable como tal, es necesario iniciar desde la
conceptualización del ciclo de operaciones financieras ya que el mismo contempla
claramente al término en estudio desde su origen, como a continuación se expone.
18
Pedro Zapata (2017) conceptualiza al ciclo de operaciones en la siguiente manera.
Las empresas en forma constante realizan actividades o actos de comercio. Por ejemplo
la compra y venta de bienes y servicios, cobro y pago de cuentas pendientes, depósitos y
retiros de dinero de bancos, importación y exportación de mercaderías y activos fijos,
entre otras. (pág. 62)
Bajo este contexto, se evidencia que las empresas en forma constante y por no decirlo
diario, efectúan diversos actos de comercio, lo cual a su vez integra al flujo económico
que registra el país en general; en esta conceptualización se integra a información que se
organiza y sintetiza, lo que permite formular los denominados informes contables,
conocidos técnicamente como estados financieros, dicha información hace que los
directivos de diferentes organizaciones procedan a la toma de decisiones coherentes,
puesto que se basan en documentos que revelan la verdadera situación económica
financiera que se atraviesa en determinado periodo estudiado.
De igual manera es necesario que para la comprensión del lector se aborde el término
“proceso”, puesto que forma parte del acápite en tratamiento y para ello se hará uso
brevemente de diferentes aportes bibliográficos en referencia.
“El proceso implicaría una serie de actos o fenómenos que se suscitan en el tiempo”
(Álvarez del Cuvillo, 2015, pág. 76)
En tal sentido un proceso comprende el conjunto de actos coordinados que lleva por
objeto el generar un resultado o cumplir un fin en específico; en forma sintética el
concepto anteriormente expuesto es considerado como el conjunto de etapas o fases que
se efectúan por medio de recursos, el mismo genera resultados o un producto como tal.
1.8 Importancia ciclo contable
El ciclo contable es el proceso que permite el registro de las transacciones comerciales y
el procesamiento de los datos contables para generar información financiera útil, es decir
los estados financieros incluyendo las cuentas de resultados, balance general, estado de
flujos de efectivo y estado de cambio en el patrimonio. (Faría Faría & Caldeira, 2016,
pág. 45)
Al final de un período económico, el área de contabilidad se encarga de la elaboración de
los respectivos estados financieros que corresponden a dicho ejercicio para
posteriormente ser presentados ante los propietarios o accionistas. El proceso contable
como cualquier otro conjunto de pasos lleva como propósito el garantizar que las cifras
presentadas en los reportes presentados como producto final estén realizados
correctamente y que los errores u omisiones que se hayan detectado fueren corregidas
19
oportunamente, todo ello se consigue realizando sistemática y adecuadamente las fases
que integran a dicho ciclo.
1.9 Sistema contable
Parte primordial del estudio es definir al sistema contable como tal; en base a ello se
cita lo siguiente.
Jorion (2015), determina al sistema contable como la conjunción de varios elementos a
continuación se detalla a resumen dicha afirmación.
El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los
procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de
información financiera. El sistema contiene la calificación de las cuentas y de los libros
de Contabilidad, formas procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y
controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las
transacciones. (Jorion, 2015, pág. 14)
En tal virtud se determina al sistema contable como la relación directa entre aspectos
claves de una institución y como aquel medio que proporciona información ya sea de
carácter numérico y descriptivo de las operaciones que se llevan a cabo en un determinado
periodo económico; el sistema contable origina tanto información de carácter interno
utilizado por la alta gerencia para el respectivo proceso de toma decisiones como la
información externa dirija a los distintos usuarios entre estas los gobiernos y demás
terceras personas.
1.10 Estructura de Sistema Contable
A continuación se dará a conocer la estructura básica de un sistema contable; se presenta.
Es el conjunto de formularios, elementos, métodos y técnicas para ejecutar los registros
contables. En contabilidad, como en cualquier otra actividad humana, los esfuerzos deben
canalizarse a obtener métodos simplificados con el fin de obtener más habilidad y mejor
rendimiento. (Alcarría Jaime, 2014)
La estructura del sistema contable incorpora varios aspectos que serán clave para el
desarrollo de actividades en forma ágil y de manera eficiente, es decir facilitara de alguna
manera el trabajo del profesional contador, ya que se incorpora todo aquello que
interviene en la contabilidad desde su origen hasta su procesamiento y por ende en los
resultados obtenidos como fin del mismo. Como lo expresa el autor en cita un sistema en
contabilidad requiere tanto de recursos físicos, magnéticos, normativos como humanos
mismos que se enfocan en complementar sus actividades para alcanzar ordenada y
efectivamente un objetivo en común.
20
1.11 Procedimientos para implementar un Sistema Contable
Sistematizar la contabilidad no es otra cosa, que el establecimiento de un sistema de
información financiera. Esta sistematización implica las siguientes etapas.
“Selección del sistema de información financiera. Esta etapa inicial consiste en la
identificación y elección de los procedimientos que de acuerdo a las necesidades de
información de la empresa resulten los adecuados para la obtención de la misma”
(Alcarría Jaime, 2014, pág. 78).
La implantación de un sistema contable se inicia por la selección del mismo, puesto que
este tipo de herramientas se escoge mediante el estudio de las necesidades y naturaleza
del negocio. La selección de un sistema también se determina mediante el concepto
general costo-beneficio, algo importante a considerar por el hecho de que no todas las
organizaciones o personas poseen los recursos para adquirir tecnología de punta.
Diseño del sistema de información financiera. Se refiere a la construcción en si del
sistema contable, para ello habrá de considerarse el catálogo de cuentas a utilizar, los
documentos fuente, los flujogramas, las guías de contabilización o procesamiento y los
informes que resultaran como producto del sistema. (Román Fuentes, 2017, pág. 16)
El diseño del sistema contable deberá de contar con todos los insumos necesarios que se
requieren para poder incorporar una herramienta que contribuya a llevar el proceso de la
contabilidad en su totalidad y automatizar tareas que resultan tediosas para el profesional;
en este punto se desarrolla el contenido y los ítems que deberían integrarse para obtener
los reportes financieros con facilidad y ser presentados en cualquier punto del ejercicio
fiscal sin que sea el final del mismo; en general este tipo de herramientas requieren de
estudios o pruebas preliminares que ayudara a monitorear cómo se desarrollan las
actividades programadas para tener garantía de que el proceso cumplirá su fin.
Instalación del sistema de información financiera. Esta última etapa básicamente
consiste en la obtención de la aprobación del sistema diseñado por quienes toman
decisiones en la empresa, su implantación y operación, implica también, la adquisición
de los insumos necesarios y la contratación y capacitación de los recursos humanos que
operaran el sistema. (Puerta Gómez, 2016, pág. 45)
Es la etapa que básicamente representa la aprobación de este tipo de herramienta
automatizado por parte de quienes tienen la potestad de dirigir y decidir una entidad;
como se mencionaba en apartados anteriores se verifica constantemente su
funcionamiento para corregir o mejorar ciertos aspectos que aportaran a calificar a este
tipo de herramienta como el adecuado y optimo; considerando a un sistema aprobado para
su posterior instalación y la capacitación a quienes serán los encargados de manipularlo.
21
1.12 Sistema contable Mónica 8.5
A continuación se expone a uno de los principales y más conocidos Software en la
contabilidad, relatando brevemente su definición y por ende la descripción de funciones.
El programa de computador está diseñado para realizar facturas, controlar el inventario,
realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas
por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de su empresa. Puede ser
utilizado en cualquier país del habla castellana. (Gerencial E.c., 2018)
El programa Mónica se define como un software contable útil en el procesamiento de la
información, dicho sistema se compone de diversos ítems o herramientas que permiten el
manejo integrado de la contabilidad. El programa computarizado no requiere que sus
operarios conozcan a la contabilidad y/o informática a profundidad, sin embargo para ello
el tipo de sistema en estudio si requiere de la habilidad de quien analice ciertos parámetros
técnicos, aunque todo tipo de herramienta informática casi siempre presenta algún tipo de
manual que facilitará el uso de éstas.
Tabla 1 Proceso contable Sistema contable Mónica 8.5
Software de negocios Mónica 8.5
Función Descripción
Facturación Crea facturas, obtiene totales de ventas por clientes, fechas, ítem, vendedor. Permite
versatilidad en la impresión de facturas.
Inventario Lleva el control de los ítems del inventario: asignando códigos, conociendo en cualquier
momento el precio, el costos y la cantidad disponible de un determina producto.
Clientes Puede determinar mediante el auxilio de MÓNICA cuales han sido sus ventas por
clientes
Cuentas por
Pagar
Maneja las compras a sus suplidores, MÓNICA; puede conocer que cantidad le debe a
un abastecedor, si la compra fue a crédito, hasta cuando es vigente una factura, etc.
Reportes
contables.
El contador tiene a su alcance y en cualquier momento el Libro Diario, Reporte de
Análisis de cuenta y el balance de comprobación, el balance general de la empresa, el
estado de ganancias y pérdidas. MÓNICA permite obtener estos reportes en forma
interactiva, es decir, tan pronto ingresa un asiento en el libro diario, se verá reflejado
inmediatamente en los reportes.
Fuente: (Mónica 8.5, 2018)
Como lo sabe exponer la cita, Mónica es un software de soporte contable que integra
diferentes funciones complementarias de la contabilidad como tal, entre ellas la de
facturación, importante herramienta que permite mantener una base de ventas ordenada,
sistemática y clasificada, de productos y por ende realizar la impresión de este tipo de
comprobantes, necesarios y básicos en el proceso contable de toda entidad.
Por su parte la función de inventario permite un control de los productos que mantiene
una entidad, automáticamente se generan códigos a cada uno de los componentes que
integran al inventario, es una herramienta sumamente útil que faculta al operario consultar
22
en cualquier momentos precios, unidades o existencias, todo ello permite a dicho sistema
originar las correspondientes kardex individuales, las cuales representa métodos de
valuación para poder posteriormente determinar el costo que mantiene el inventario ante
ciertos periodos determinados.
La herramienta clientes además de mantener una base de registros de los mismos, permite
calcular, estimar ventas y visualizar a los clientes más sobresalientes.
Cuentas por pagar, mantiene un registro adecuado de quien debe a la entidad y operario
de quien puede obtener crédito o no. Mónica además cuenta con registros de entrada
original que permite el registro de asientos contables con el ingreso correspondiente de
documentos fuente que respaldan las diferentes transacciones, además la utilidad de
contar con un plan de cuentas el cual puede ser modificado de acuerdo a las necesidades
de cada ente es realmente útil, entre los principales libros contables se encuentra el libro
diario, libro mayor, entre otros documentos legales que complementan al proceso
contable, de igual manera, el instrumento más primordial en el manejo del sistema es sin
duda alguna la obtención de reportes contables al finalizar un ejercicio fiscal pues los
mismos permiten comprobar la situación económica financiera que atraviesa un ente y en
base a ellos se produce la toma de decisiones importantes por parte de quien integra y
dirige a una institución.
1.13 Sistema de evaluación del control
Un sistema de control en la contabilidad se distribuye por fases para al final llegar a un
propósito general.
Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos, para utilizar técnicas de la
administración, planeación, ejecución y control de cada una de las áreas que integran a la
institución. (Anaya Sánchez, 2013)
Tal y como lo expresa el autor el sistema de control comprende e involucra las etapas de
la administración para que conjuntamente se unan esfuerzos y se puedan cumplir los
objetivos fijados; de esta manera se comprende que con el debido monitoreo que permitirá
acatar un plan inicial en las fechas y recursos estipulado en el mismo.
1.14 Control interno
El control interno representa el esfuerzo y la supervisión constante de quien compone un
ente para que los objetivos se cumplan de acuerdo a una planificación inicial.
El control interno es un proceso continuo, efectuado por el personal en todos sus niveles,
aplicado en la definición de la estrategia y en cada nivel y unidad de la organización. Está
23
diseñado para identificar eventos potenciales, gestionar riesgos y para proporcionar
seguridad razonable. (Mantilla B., 2013, pág. 62)
Bajo este contexto se manifiesta al control interno como el proceso ejecutado por una
entidad en su conjunto, mismo que se realiza con el propósito de brindar o garantizar que
los objetivos de la entidad como tal se cumplan, así mismo se enfoca en determinar que
la información financiera expuesta a lo largo del proceso contable y otros que desembocan
en documentos legales sean razonables y que sean coherentes por cuanto debería de contar
con el soporte financiero y así mismos basados en la respectiva normativa tanto interna
como externa y por ultimo pero no menos importante la protección de activos que son
necesario para que una organización continúe con sus operaciones normales.
1.15 Componentes del control interno
De acuerdo a Ríos (2014), los componentes del control interno se relacionan directamente
a los integrantes del mismo en la siguiente forma.
“Los componentes del control interno: Plan de organización, información, recursos
físicos, talento humano, evaluación.” (pág. 8)
Por su parte la siguiente cita considera que para que la administración pueda lograr los
objetivos de control interno dentro de la entidad, será necesario aplicar los siguientes
elementos:
Tabla 2 Componentes del Control Interno
Componentes del Control Interno
Ambiente Interno. Está dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y la integridad dentro y
fuera de la organización. Es necesario que el personal de la empresa, los clientes
y las terceras personas relacionadas con la compañía los conozcan.
Evaluación de
riesgos.
Consiste en la identificación de los factores que podrían hace que la entidad no
cumpla sus objetivos propuestos. Cuando se identifiquen los riesgos, estos deben
gestionarse, analizarse y controlarse.
Información y
comunicación.
Se utilizan para identificar, procesar comunicar la información al personal, de tal
manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus actividades de la
entidad y de la gestión y el control que se realizan en cada una de ellas.
Actividades de
control.
Son emitidos por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que
aseguran el cumplimiento de los objetivos de la entidad, y son ejecutados por toda
la organización. Además brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos.
Supervisión. Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los
funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar
cambios. La supervisión comprende supervisión interna y externa.
Fuente: (Taylor & Glesen, 2016)
24
El ambiente de control se ve influenciado directamente con el manejo del recurso
humano. Se considera como la base del control interno, puesto que aquí es evidente la
presenta de valores éticos y morales acompañados de la formación del empleado,
desarrollo de sus capacidades, así mismo la distribución de responsabilidad a lo largo de
la estructura empresarial y la organización para preparar con la capacitación y desarrollo
de quienes forman parte de la entidad.
Como lo sabe expresar el autor, cada entidad se somete a diversos riesgos tanto de
procedencia interna como externa. Ante la valoración de riesgos es imprescindible que
previamente los objetivos se hayan confeccionado adecuadamente y los mismos hayan
relacionado a los respectivos niveles que conforman a la institución, por ello se requiere
de mecanismos que ayuden a identificar oportunamente esta incertidumbre y que por ende
se puedan tratar efectivamente.
Las actividades de control tal y como se evidencian son el conjunto del total procesos que
contempla una entidad, y que aportan a que la administración lleve a cabo sus operaciones
normales, transmitidas a lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las
funciones que la componen, es importante considerar que se incluye diversas actividades
relacionadas al desempeño y su adecuada distribución de tal manera que será posible el
mitigar riesgos de la entidad en su conjunto.
La etapa de información y comunicación se refiere directamente a la transmisión y
orientación en base a los resultados que se obtuvieron en un periodo de manera pertinente,
haciendo que el personal que conforma la entidad cumpla con las funciones
correspondientes. Adicional a la anterior descripción es necesario mencionar que la
información generada a tomar en cuenta por la entidad no solo es de carácter interno sino
también externamente, dichos datos son de importante consideración ya que en base a
ello se procede a la toma de decisiones por parte de quien dirige una organización.
La última etapa del control interno es el monitoreo del funcionamiento del mismo, de esta
manera se evalúa la calidad del desempeño en forma oportuna. La supervisión consta de
diferentes actividades que permite evaluar el proceso en forma individual como conjunto
o combinando las dos. Para asegurar el máximo cumplimiento e actividades se requiere
tanto de verificación interna o por parte de quién conforma el control en la entidad y
externamente por parte de organismos de control o por profesionales de la auditoria.
25
1.16 Actualidad ecuatoriana del sector donde desarrolla el proyecto
Según datos oficiales del Banco Central del Ecuador, (2018) la economía ecuatoriana
creció en un 1,9% en el primer trimestre del 2018, el comercio al por mayor y menor, se
elevó en 5,5% respecto al primer trimestre de 2017, con una contribución de 0,55% a la
variación interanual del PIB, este comportamiento responde al crecimiento tanto de las
importaciones como del gasto de consumo de los hogares, evidenciado así, la importancia
que tiene este sector en la economía, por lo que, se hace primordial llevar un control
minucioso de todas las operaciones que realizan en una entidad, este crecimiento significa
para el gobierno mayores ingresos a nivel de impuestos, y esto se evidenció al incremento
que para el primer quimestre registro el Servicio de Rentas Internas (2018) del 8,4% en
recaudación tributaria, es por ello la gran importancia que se debe dar al sector
productivo, comercial y de servicios que se desarrollan en el Ecuador; el comercio,
actividad arraigada en el país durante mucho tiempo y declarando que las necesidades y
requerimientos del ser humano son ilimitadas, ya que siempre va a necesitar insumos para
satisfacer sus necesidades a cambio naturalmente de la entrega monetaria por los
productos recibidos, generando un beneficio para todos los individuos involucrados en
este sector.
Ahora bien, según entrevista realizada por el diario El Telégrafo (2017), en su reportaje
que lleva como título “Carchi da señales de una recuperación comercial” al Economista
Guillermo Herrera autoridad máxima del Gobierno Autónomo Descentralizado de la
Provincia del Carchi manifiesta que aproximadamente el 70% del Carchi se dedica a las
actividades comerciales, es por ello, la importancia que significa mantener un sistema
contable que ayude al propietario a saber cómo se encuentra su negocio y que actualmente
debido a la devaluación de la moneda colombiana y el incremento en el porcentaje del
IVA en ese país, el comercio puede ir recuperándose paulatinamente, sin embrago se
espera que el gobierno pueda formular nuevas políticas para la provincia fronteriza que
aunque es eminentemente agrícola y ganadera, necesitara de esta actividad para su
desarrollo.
Asimismo, como se muestra en los indicadores presentados por el Plan de Desarrollo y
Ordenamiento Territorial Cantón Tulcán (2014 -2019), se estima que el número de
establecimientos con una actividad comercial son de alrededor de 2052, pero la mayoría
de ellos no tiene un sistema contable, sin comprender la importancia que tiene la
contabilidad en un negocio, ya que llevar los datos diariamente y de forma ordenada,
26
posibilita la implementación de controles y la acertada toma de medidas, amparándose en
los datos que arrojen los balances y no hacerlo únicamente por experiencia en sus
actividades, para poder lograr así, el éxito del negocio.
Sin embargo, por lo anteriormente expuesto, se afirma la gran importancia que tiene la
contabilidad en una entidad como una herramienta en la toma de decisiones, de ahí, la
necesidad de llevar un registro de todas las operaciones en base a un principio o norma
determinados por los entes reguladores, de manera más simple se explica, que si no existe
la contabilidad no se sabrá cuánto dinero entra y sale de una empresa, ni se podrá diseñar
planes para el futuro, es por ello que también las instituciones del estado están adoptando
estos procedimientos convirtiéndose en el primer país en construir un sistema contable,
con fondos fiscales, que según la página oficial del Ministerio de Ambiente Ecuador
(2017), alude de ser el tercer país en contar con un Sistema de Contabilidad Ambiental
Nacional, mediante el cual brindara a los realizadores de la política pública monitorear
las transiciones de la economía del país como el agotamiento de recursos, degradación
del suelo, aire entre otros, teniendo una visión más clara y detallada de la vinculación que
existe entre estadística ambiental (unidades físicas) y estadísticas económicas (unidades
monetarias), por lo tanto, sin duda alguna se asevera la importancia de la contabilidad en
la vida diaria desde el estado, pasando por las empresas y llegando a cada uno de nuestros
hogares.
27
2 CAPÍTULO II. DISEÑO METODOLÓGICO Y DIAGNÓSTICO
Este capítulo presenta una descripción de las modalidades, métodos y tipos que van a ser
utilizados en la investigación, y que a través de las técnicas e instrumentos necesarios se
podrá obtener la información necesaria, y que posteriormente sus resultados serán
interpretados, para continuar con el desarrollo del proyecto
2.1 Paradigma y tipo de investigación
Para la presente investigación se establecerán paradigmas los mismos que permitirán el
desarrollo del proceso investigativo, observando el entorno desde una perspectiva
determinada, para esto, se toman en cuenta paradigmas cualitativos implantado para
realizar investigaciones teóricas del objeto de la indagación, mediante la cual se puedan
establecer diferentes procedimientos para el logro factible de las actividades de la
empresa, exponiendo posteriormente una propuesta de calidad, alcanzando la solución
deseada, y cuantitativos, obtenidos, a través de la recopilación de información obtenida
de la población y muestra con aplicación de fichas de observación, encuesta y entrevista,
que posteriormente estos datos serán interpretados, en tablas y gráficos estadísticos para
una mejor comprensión .
Por otra parte, el investigador mira el entorno bajo una perspectiva holística, empleando
la investigación no experimental, en donde se procede únicamente a observar los sucesos
en su ambiente natural sin realizar ninguna manipulación o control de los mismos, para
luego proceder analizarlos bajo el tipo de diseño de investigación transversal, que tiene
como propósito describir dos tipos de variables, en primera instancia esta la independiente
manifestada a través del sistema contable y de control interno, y en segundo lugar, la
dependiente representada por medio de la información contable.
De esta manera, se analiza la incidencia en un momento determinado, en el caso de la
presente información se realizara un estudio de como es el manejo de los diferentes
procesos en el negocio, para que mediante un análisis se pueda realizar la implementación
de un sistema contable permitiendo el manejo adecuado de la información contable en la
empresa, y poder así formular las consecuencias que puede traer consigo el no mantener
un control adecuado de las operaciones del negocio.
2.2 Modalidad de la investigación
Asimismo, el proyecto se fundamenta en la modalidad cualitativa, en donde el
investigador recopila información para posteriormente realizar su análisis, utilizando la
28
investigación acción, que permite resolver el problema de la investigación planteada al
momento, a través de la toma de decisiones que ayude al proceso.
2.3 Tipos de investigación
Por consiguiente, los alcances de la investigación se basaran en las siguientes
investigaciones:
2.3.1 Descriptiva. Se utiliza esta investigación para realizar una descripción de los datos
que se obtienen de la encuesta, entrevista que se realizara a todos los involucrados en este
proceso para poder determinar un adecuado sistema contable y de control interno que
contribuya al mejoramiento del manejos contable del Comercial BYDAR, conociendo
como es el manejo actual de los diferentes procesos en relación con la variable
dependiente e independiente que son objetos de estudio.
2.3.2 Correlacional. Esta investigación se utiliza con el propósito de conocer la afinidad
que existe entre la variable independiente y la variable dependiente, permitiendo así la
relación entre los diferentes capítulos de la investigación, para de esta manera desarrollar
una adecuada propuesta que goce de la tranquilidad y apoyo del dueño del negocio
2.3.3 Bibliográfica. Mediante la recopilación de información tanto de libros, revistas,
internet, entre otros permite construir el primer capítulo que es el Marco Teórico, para
lograr la comprensión de sus variables independiente y dependiente; sistema contable y
de control interno e información contable respectivamente, para poder comprender lo que
se pretende implantar en el Comercial BYDAR, permitiendo así el avance de la presente
investigación.
2.3.4 De campo. Para el desarrollo de esta investigación se debe tener un contacto directo
con las personas involucradas en las operaciones como son: propietarios, empleados,
clientes y proveedores, con el propósito de obtener información respecto a las actividades
desarrolladas en el comercial BYDAR para lo cual se utiliza las técnicas de investigación:
encuesta, entrevista y guía de observación.
2.4 Procedimiento para la búsqueda y procesamiento de los datos
2.4.1 Población
Para determinar la población que viene a ser el conjunto total de individuos involucrados
en la investigación objeto de estudio se propone 4 modelos, a los cuales se aplica las
29
técnicas de investigación que son la entrevista y la encuesta, tomando en cuenta que para
su formulación se basara en las técnicas anteriormente planteadas.
Entrevista a propietario
Encuesta a empleados del negocio
Encuesta a principales proveedores del comercial
Encuesta a clientes del local ( para este modelo se realiza la categorización entre
clientes corporativos y clientes potenciales)
Tabla 3 Población total
Descripción Número
Propietaria 1
Empleados 3
Proveedores 11
Clientes corporativos 15
Clientes potenciales 1160
Total 1190 Fuente: Documentación existente en el Comercial BYDAR
Mediante una entrevista previa que se mantuvo con la propietaria del negocio, se pudo
conocer el número exacto de proveedores y clientes corporativos a los cuales en su
totalidad se aplicó la respectiva encuesta, en cambio para la población de clientes
potenciales llamados a los consumidores que acuden al Comercial BYDAR a realizar
compras al por menor, se empleó la muestra tomando en cuenta el número de facturas
que se emiten de manera diaria, es así, que el cálculo se lo realiza de la siguiente manera
de forma aproximada:
Tomando en cuenta los días lunes, martes, miércoles, viernes 20 clientes cada día; jueves
50 clientes, sábado y domingo 80 cada día. Total de clientes a la semana 290 x 4 semanas
que tiene el mes, da un total de 1160 clientes mensuales
Por lo tanto, se considera como población parte de estudio, según la sumatoria 1191
individuos.
2.4.2 Muestra.
Representa a un grupo reducido, que tiene características similares a las de la población,
en consecuencia, se tomaran en cuenta únicamente a los clientes potenciales ya que su
número es elevado para la aplicación de encuesta, por ello, se aplica el muestro aleatorio
simple, que forma parte del muestreo probabilístico, que garantiza un análisis estadístico
30
adecuado, la fórmula para establecer la muestra de clientes potenciales del Comercial
BYDAR es la siguiente:
n =𝑍2 x P x Q x N
𝑁𝑒2x(𝑁 − 1) + 𝑍2 x P x Q
Figura 3 Fórmula establecer muestra
Fuente: (Gómez, 2017, pág. 61)
Donde:
Z = Nivel de confianza 1,96 (se asume 95% del nivel de confianza)
P = Porcentaje de la población que reúne las características de beneficio para la
investigación
Q = Porcentaje de la población que no reúne las características de beneficio para la
investigación
Al no conocerse estos elementos, se asume el supuesto de máxima variabilidad estadística
P = Q = 50%
N = Tamaño de la muestra
E = Margen de error 5% (Se debe asumir un valor menor al 10%)
1 = Factor de fórmula
Desarrollo:
n = 𝑍2 x P x Q x N
𝑁𝑒2(𝑁 − 1) + 𝑍2 x P x Q
n =1160 (1,96)2 (0,5)(0,5)
𝑁(0,05)2(1160 − 1) + 1,962 (0,5)(0,5)
n= 288 clientes potenciales
Este resultado indica que se aplicaron encuestas al menos a 288 clientes potenciales que
acuden regularmente al Comercial BYDAR, para conocer su opinión sobre el tema
planteado
De la misma forma, se analizó que la población es pequeña tanto de empleados,
proveedores y clientes corporativos, por lo que no es necesario extraer muestra y que la
encuesta será direccionada a todos, disminuyendo así, el margen de error que pueda
ocurrir en la presente información.
31
2.5 Métodos, Técnicas e Instrumentos de Investigación
2.5.1 Métodos Empíricos
2.5.1.1 Observación Científica. El método a desarrollarse ayudara a investigar el
proceso que debe llevarse en un sistema contable iniciando a partir de los documentos
fuente, jornalización, mayorización, estados financieros, determinando así cuales deben
ser los procesos adecuados a seguirse para que esta información contable sea eficiente y
que el control interno a implantar ayude a la solución de conflictos de las principales
operaciones que realiza el negocio, para poder de esta manera realizar la creación,
implementación, modificación o eliminación de procesos que contribuye al buen manejo
de información, y minimización de riesgos
2.5.1.2 Análisis Documental. Se deben seguir diferentes principios, reglas y leyes para
poder cumplir con el desarrollo de las actividades del Comercial BYDAR, y determinar
la situación actual del mismo, que simplificado se conoce con el nombre de Normas
Internacionales de Información Financiera para Pymes (NIIF),
2.5.1.3 Validar la propuesta por resultados. Mediante la implementación de un sistema
contable, se podrá validar la propuesta de la investigación, contribuyendo así al
mejoramiento de los procesos que se realizan del Comercial BYDAR beneficiando al
propietario, clientes y proveedores
2.5.2 Métodos Teóricos
2.5.2.1 Analítico – Sintético. Este método consiste en la desmembración de un todo y se
lo utiliza desde el marco teórico, recopilando información de varias fuentes bibliografías,
mediante el análisis de las dos variables, además de la entrevista y encuesta para conocer
el sentir de todos los involucrados, brindando un conocimiento más acertado de cada uno
de los procesos que podrían implantarse para el mejoramiento de la información contable
del Comercial BYDAR
2.5.2.2 Inductivo – Deductivo. El presente método permite conocer sobre el tema
investigado desde el análisis de sus variables para la elaboración del capítulo uno,
continuando al capítulo dos que mediante la encuesta y entrevista se conocerá como es el
manejo actual de la información contable y de esta manera formular cuales son lo posibles
errores que se estarían cometiendo; determinando así una alternativa de solución a las
falencias que ocurre en el negocio por falta de un control interno adecuado que contribuya
32
al manejo de los procesos del negocio y que el mismo pueda proyectar un desarrollo
empresarial
2.5.2.3 Histórico – Lógico. Mediante este método, de una manera cronológica se obtiene
un conocimiento de los eventos del negocio para poder ser comparados, y así conocer la
situación real del mismo, partiendo de la búsqueda en fuentes bibliográficas, normativa a
la cual deben estar sujetas sus operaciones, identificando así las causas que genera el
manejo inexistente de un sistema contable y de control interno, para poder brindar una
solución de cambio al manejo de la información contable
2.5.2.4 Sistemático. Se utiliza este método en la elaboración del trabajo de investigación,
de forma ordenada en varias etapas que constan tanto de capítulos y subcapítulos, para
poder llegar a la culminación del mismo, mediante la integración de todas los fragmentos
del proyecto de investigación y poder alcanzar el objetivo planteado, que establece que a
través del correcto manejo de la información contable se podrá establecer un sistema
contable de calidad respaldado en el control interno
2.5.3 Técnicas de Investigación
Las técnicas que se utiliza en el presente trabajo de investigación son:
2.5.3.1 Entrevista. Es una técnica de observación científica y cualitativa en la cual dos
personas o más intercambian información de manera verbal, la misma se la realiza para
recopilar información sobre sistema contable, control interno e información contable la
misma que se realiza a la Sra. Nelly Gordón quien es la representante legal del Comercial,
obteniendo la información necesaria para la continuidad de la investigación
2.5.3.2 Encuesta. Es una técnica de investigación cuantitativa que se realiza mediante un
cuestionario de preguntas cerradas a una determinada muestra, la misma que es una parte
de la población con las mismas características, a través de la cual se recopila información
de empleados, proveedores y clientes del Comercial BYDAR con el fin de conocer la
actual situación contable del negocio.
2.5.4 Instrumentos de investigación
Para obtener información precisa, real que permite desarrollar el trabajo de investigación,
se emplea los siguientes instrumentos de investigación.
2.5.4.1 Guía de Entrevista. Este instrumento mediante la formulación de preguntas
abiertas, destinadas a la propietaria del negocio se puede conocer información confiable
33
y oportuna sobre los procedimientos contables, controles internos efectuados en el
negocio, determinando los aspectos positivos y negativos que se realizan en el comercial.
(ver anexo 4)
2.5.4.2 Test o Cuestionario. Este instrumento se aplica a los empleados, proveedores y
clientes del comercial, mediante el diseño de preguntas cerradas de opción múltiple, para
estar al tanto de las insuficiencias o necesidades que tiene el negocio, realizando un
análisis de las falencias presentadas y posteriormente diseñar la propuesta para la solución
de conflictos. (ver anexo 5)
2.6 Resultados del diagnóstico de la situación actual
2.6.1 Análisis de los resultados de la entrevista
La entrevista se mantuvo con la propietaria del negocio, se presentan a continuación:
Tabla 4 Resultados de entrevista dirigida a propietaria del negocio
No. Pregunta Resultado
1 ¿Usted tiene conocimientos del manejo e
importancia de un sistema contable?
Conocimientos básicos, es importante para
conocer la información que se posee
2 ¿El negocio cuenta con un sistema contable? No
3 ¿Cómo cree usted que se encuentra actualmente
la información contable de su negocio? Se encuentra inestable
4 ¿Cuáles cree que son las áreas de su negocio
que presenta mayor riesgo? Inventarios, deudas con proveedores, ventas
5 ¿Cómo es el manejo de caja en relación al
efectivo que ingresa al comercial?
Inicia $100,00, depósitos dos veces a la
semana
6 ¿De qué manera es llevado el inventario del
negocio?
Verificación en percha con anotación en
cuadernos
7 ¿Cuenta con una persona que lleve la
contabilidad de la empresa? Si Ing. Miryam Vera
8 ¿La información que le brinda la contadora es
oportuna y confiable?
No conoce si el valor que cancela son
correctos
9 ¿Cuándo usted tiene que cubrir una deuda de un
proveedor como se realiza el proceso?
El proveedor se acerca al comercial a solicitar
la cancelación
10 ¿Cómo se llevan los procesos del negocio? Proceso de compra, venta
11 ¿Cómo es el proceso de registro de cuentas por
cobrar? No se realizan créditos
12 ¿La empresa aplica controles internos a sus
procesos? Caja al final del día
13
¿Considera usted que la implementación de un
sistema contable mejoraría los procedimientos y
de qué tipo?
Sí, porque permitiría el manejo adecuado de la
información que mantiene el Comercial
Fuente: Investigación de campo entrevista dirigida a propietaria del negocio - julio
34
Logrando recopilar varia información que ayudara a comprender de mejor manera, como
se encuentra actualmente el negocio y poder plantear las posibles soluciones a los
conflictos encontrados, por lo tanto, se estableció 13 preguntas abiertas con fin de
mantener un diálogo, que continuación se presenta la síntesis y análisis de las mismas.
Primeramente, se conoció que al momento no se cuenta con un sistema contable que
ayude a llevar los procedimientos que son ejecutados en el negocio, que mejore las
información financiera, y los conocimientos que posee al momento son básicos de los que
ha podido escuchar o informarse, sin embargo, existen áreas críticas que su intervención
es muy necesaria, como la de inventarios que al ser una empresa comercial y no conocer
con exactitud cómo están siendo manejados los productos, la existencia que se mantiene
a la fecha, la cantidad de mercadería a ser solicitada al proveedor para que este realice su
reposición, está ocasionando pérdidas ya que al no llevar este control no se puede tener
pendiente los productos próximos a vencerse, para que los proveedores puedan hacer la
cambio de los mismos, ya que esta garantía se cumple únicamente tres meses antes de su
fecha de caducidad y cuando no se tiene al día este proceso, los productos se tiene que
desechar.
De forma similar, el control que ejerce sobre las ventas es poca, ya que el principal
objetivo de una empresa es generar utilidad y esto se puede ver obstaculizado si no se
lleva un control a adecuado del proceso, asimismo los porcentajes de descuento que
maneja el comercial es del 3% si el cliente lleva más de tres productos y muchos no lo
saben, generando así que los clientes no adquieran más productos.
Por otra parte, la importancia de llevar un control a las cuentas por pagar a sus clientes es
de gran importancia, ya que en algún momento se podría cancelar dos veces una factura
o el retraso en la cancelación de las mismas generando una incomodidad a sus clientes.
Asimismo, el no realizar arqueos de caja al negocio sino solo únicamente al final del día
cuando se suman las facturas y se cuenta el efectivo puede generar inconveniente, como
también no realizar las conciliaciones bancarias a los movimientos de las cuentas de las
instituciones financieras sino revisar únicamente vía internet sin llevar un control
exhaustivo de esta cuenta.
A pesar de, tener una contadora que este al día en pagos de obligaciones tributarias, no se
sabe a ciencia cierta si lo que se está cancelando en impuestos es correcto, porque al no
llevar un control alterno al que ella lleva solo queda en confiar en su palabra y cancelar.
35
Sin embargo, aunque el negocio no tiene el riesgo de que sus haberes no vayan a ser
cancelados por sus cliente, ya que las ventas las realiza al contado, podría perder en
generar más ventas y que se estreche las relaciones comerciales existentes, aunque para
establecer esta nueva política se tendrá que analizar a los clientes, mediante referencia
bancarias y comerciales, garantías que aseguren la cancelación de sus créditos.
Finalmente, se interpreta que la propietaria del negocio está muy complacida con la idea
de implementar un sistema contable que ayude a la organización en todos los procesos
que se realizan, para llevar así de mejor manera toda la información generando un
adecuado control que pueda reflejar ante sus empleados, clientes y proveedores.
2.6.2 Análisis de resultados de encuestas dirigidas a empleados, proveedores,
clientes corporativos y clientes potenciales
Al momento de la generación de encuestas, se vio la necesidad de hacerlo a todos los
involucrados en el negocio como es el caso de empleados, proveedores y los clientes
clasificándolos en clientes corporativos, caracterizados así por la compra que realizar al
por mayor y clientes potenciales a los que adquieren sus productos al por menor, es por
ello, que varias preguntas tienen alguna clase de similitud en sus respuestas.
Tabla 5 Resultados de encuesta dirigida a empleados
No. Pregunta Resultado
1 ¿Las actividades que realiza en el negocio son
adecuadas a su puesto? Muy de acuerdo 100%
2 ¿El dinero que ingresa al local comercial quien lo recibe
y administra? Propietario 100%
3 ¿Cómo cree usted que es la atención y variedad de
productos que se ofrece al cliente? Excelente 67%
4 ¿Cada qué tiempo se realiza la constatación física de
inventario en el negocio? Anual 34%
5 ¿Quién es el encargado de autorizar órdenes de compra?
Usted como empleado – propietario
100%
6 ¿Cuáles son los controles básicos que se efectúan en el
comercial? Caja 34%
7 ¿Cree usted que los procesos contables que efectúa la
empresa son? Bueno 67%
8 ¿Cómo sugerencia que le expondría a la empresa?
Implementación de tecnología 100%
9 ¿El propietario supervisa la actividad que usted realiza?
Siempre 100%
10
¿Cree usted que para la actividad que realiza en el
negocio, es importante el manejo tecnológico como por
ejemplo implementación de un sistema contable?
Si 100%
Fuente: Investigación de campo encuesta dirigida a empleados - julio
36
Tabla 6 Resultados de encuesta dirigida a proveedores
No. Pregunta Resultado
1 ¿Hace qué tiempo mantiene una relación comercial
con el negocio? Más de 5 años 37%
2 ¿Los pedidos que realiza el negocio son claros y
precisos? Regularmente 63%
3 ¿Los procedimientos que se lleva a cabo en la
organización son controlados y monitoreados? No 82%
4
¿Cuál es el parámetro que más se ha manejado con
el Comercial Bydar, en cuanto a la devolución de
productos?
Productos vencidos 54%
5 ¿Cómo calificaría usted, a los procesos de la
información contable que lleva el negocio? Bueno 82%
6
¿Considera usted que resultaría beneficioso la
implementación de tecnología en el negocio como es
el Sistema Contable?
Si 100%
7 ¿En qué porcentaje considera que su empresa
abastece al negocio? Del 31% al 60% _82%
8 ¿Usted maneja promociones y descuentos?
Siempre 82%
9 ¿Cuándo es el momento de cobros de facturas al
comercial, la cancelación lo realiza? 5 días después del vencimiento 45%
Fuente: Investigación de campo encuesta dirigida a proveedores - julio
Tabla 7 Resultados de encuesta dirigida a clientes corporativos
No. Pregunta Resultado
1 ¿El servicio que le brinda en el comercial Bydar es?
Bueno 67%
2 ¿Usted ha tenido alguna dificultad al momento de
recepción de su producto? En ocasiones 56%
3 ¿Conoce si el comercial BYDAR otorga créditos a
sus clientes? No 100%
4
¿Cuándo usted solicita información de algún
documento (factura, retención, precio) la atención ha
sido?
Bueno 78%
5
¿Cree usted que se debería implementar la tecnología
en el negocio con la adquisición de un sistema
contable?
Muy de acuerdo 89%
6 ¿En cuánto a las instalaciones físicas del negocio
cómo califica? Excelente 89%
7 ¿A su criterio, piensa usted que la oferta de
productos del negocio es? Excelente 100%
8 ¿Con que frecuencia compra en este el local
comercial? Una vez a la semana 67%
9
¿Según su percepción; siente que existe un control
interno adecuado a los procesos que se realiza en el
negocio?
No 67%
10 ¿Qué tan probable es que vuelva al Comercial
BYDAR? Muy probable 100%
11 ¿Hace que tiempo es cliente del Comercial BYDAR? Más de 5 años 56%
Fuente: Investigación de campo encuesta dirigida a clientes corporativos - julio
37
Tabla 8 Resultados de encuesta dirigida a clientes potenciales
No. Pregunta Resultado
1 ¿El servicio que le brinda en el comercial Bydar es:
Bueno 65%
2 ¿Usted ha tenido alguna dificultad al momento de
recepción de su producto? En ocasiones 50%
3 ¿Cuándo usted solicita información de algún documento
(factura, retención, precio) la atención ha sido? Bueno 63%
4 ¿Cree usted que se debería implementar la tecnología en
el negocio con la adquisición de un sistema contable? Muy de acuerdo 91%
5 ¿En cuánto a las instalaciones físicas del negocio cómo
califica? Bueno 45%
6 ¿A su criterio, piensa usted que la oferta de productos del
negocio es? Excelente 62%
7 ¿Con que frecuencia compra en este el local comercial? Una vez a la semana 43%
8 ¿Según su percepción; siente que existe un control interno
adecuado a los procesos que se realiza en el negocio? No 61%
9 ¿Qué tan probable es que vuelva al Comercial BYDAR?
Muy probable 88%
10 ¿Hace que tiempo es cliente del Comercial BYDAR? Más de 5 años 68%
Fuente: Investigación de campo encuesta dirigida a clientes potenciales- julio
A continuación, se procede a realizar los respectivos análisis de las encuestas aplicadas
En lo que concierne, a la implementación de tecnología los cuatro grupos coincidieron en
que es una idea muy acertada y beneficiosa para la realización de sus funciones, tal es el
caso de los proveedores, que ayudaría a simplificar pedidos y que los mismos sean claros,
precisos, y que el dueño cuente con los descuentos y promociones óptimos, además, que
al momento de tener que realizar reposición de productos por su fecha o alguna otra
anomalía se la realice en el tiempo exacto.
Asimismo, para los clientes tanto corporativos como potenciales, marcaria gran diferencia
al momento de ser atendidos por parte de los empleados, al igual que en la recepción del
producto no exista ninguna clase de inconveniente y si por algún motivo necesita
información en cuanto a facturas de fechas pasadas, precios de productos o retenciones,
la atención sea ágil y oportuna generando así la satisfacción el cliente, para que pueda
sentirse a gusto con las instalaciones, la oferta de productos y considere en visitar
nuevamente el local comercial y gozar de la fidelidad del mismo.
De igual manera, para las personas que día a día se encuentran en el negocio, que son los
empleado significara un gran aporte en la ejecución de sus actividades diarias como es el
manejo de inventario tendrán un control más exhaustivo del mismo, útil al momento de
38
realizar las órdenes de compra, realizando así de mejor modo las actividades por las cuales
fueron contratados y el propietario se sentirá a gusto y conforme con las actividades que
realizan.
Por último, se analiza la importancia que tiene la idea de implementar un sistema
contable, para los diferentes actores que forman parte de la economía del negocio,
permitiendo un mejor control interno a todos los procesos que se llevan en el comercial
BYDAR. (ver anexo 6)
39
3 CAPÍTULO III. PROPUESTA DE SOLUCIÓN AL PROBLEMA
3.1 Propuesta de solución al problema.
El negocio objeto de estudio se encuentra registrado en el Servicio de Rentas Internas, en
estado activo, con el nombre comercial “Comercial BYDAR”, bajo la razón social de
Gordon Espinoza Nelly Virginia, según número de RUC 0400685319001, dentro de
categoría mi PYMES, Micro, con tipo de contribuyente persona natural obligada a llevar
contabilidad, y su actividad económica principal es la venta al por menor de productos de
aseo.
3.1.1 Logotipo
Figura 4 Logotipo del Comercial BYDAR
Fuente: Ing. Elizabeth Jami Diseñadora Gráfica
El comercial, está dirigido a todo el público en general que requiere productos de aseo,
perfumería, cosméticos, jabones, artículos de tocador y bazar en general.
3.2 Nombre de la propuesta
Sistema contable y de control interno para el Comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán
3.3 Objetivos
Manejar adecuadamente la información contable del Comercial BYDAR.
Implementar el sistema contable Mónica 8.5.
Realizar un control interno a la información contable.
3.3.1 Elementos que la conforman
Para poder realizar una explicación acertada de lo que se pretende elaborar e implementar
en el negocio se presenta los esquemas bajo los cuales se van a trabajar
40
1. Infografía del Proceso Contable
2. Organizador gráfico del Sistema Contable Mónica 8,5
3. Manual de Control Interno
3.4 Proceso Contable
A través, del conjunto de pasos que se siguen se puede conocer la situación en la que se
encuentra la entidad económica en cualquier momento que se lo requiera, estos resultados
son presentados en estados financieros mediante los cuales se pueden tomar las decisiones
más adecuadas para el fortalecimiento del negocio, evitando riesgos que pueden
presentarse.
Asimismo, se debe considerar que este conjunto de procesos deben estar apegados a leyes
y normas que garanticen la confiabilidad y relevancia de resultados. (ver anexo 7)
41
Figura 5 Infografía del Proceso Contable
RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN
Evidencia física – documentos fuente
o Errores, omisiones, desactualizaciones, uso indebido
o Prerrequisito para elaborar estados financieros
PROCESO CONTABLE
Pasos del proceso contable
JORNALIZACIÓN
Anotadas cronológicamente como asientos contables
en el libro diario
MAYORIZACIÓN
Traslado de valores al libro mayor (saldo deudor,
acreedor, nulo)
COMPROBACIÓN
Registro de saldos de las cuentas del libro mayor
ESTRUCTURA DE INFOREMS
Situación económica financiera de la empresa a
través de estados financieros
42
43
3.5 Sistema Contable Mónica 8.5
La contabilidad es un proceso básico que llevan las empresas sin importar cuál sea su
tamaño o su actividad a la cual se dediquen, sin embargo, con los avances tecnológicos a
los cuales se está sujeto hoy en día, obliga a que la información solicitada o entregada
sea proporcionada en el menor tiempo posible, es por ello, que surge la implementación
de sistemas contables computarizados que ayuden a la automatización de procesos
contables, permitiendo tener una planeación, organización, dirección y control sobre las
operaciones, evitando errores que pueden producirse al elaborarlos de manera manual, y
asegurando que esta información sea pertinente y confiable. Por consiguiente, es un
programa ideal para ser aplicado en las actividades del Comercial BYDAR, ya que es
fácil de trabajar, y está diseñado para negocios dedicados a la comercialización de
productos, también, ofrece varios módulos en los cuales se desarrolló el proceso contable
del negocio. (ver anexo 8)
44
Módulos Descripción
SISTEMA
CONTABLE
MONICA
8.5
Generales
Compras Cotizaciones Inventario Kardex Reportes varios
*Facturación en lotes (Emitir facturas de un mismo tipo para un
grupo de clientes)
*Reporte (Totales) Reportes de ventas – otros reportes
Clientes Proveedores
Varios
Lista de estimado
Aspectos generales de la empresa
Básicos Nombre de la empresa, moneda/fecha, contadores, factura (formatos), logo
Contables Inicio, definición, cuentas por cobrar, fuentes, RUC
Accesorios Equivalencia, costeo de inventario, transferir datos, extraer datos, varios, actualización de licencias
Productos de la empresa
Crear – modificar eliminar
INVENTARIO Lista de precios, valor del Inventario, productos vencidos, movimiento de producto
COMPRA Fecha, vendedor, proveedor, producto, orden de compra
Crear – buscar – reportes - modificar consultar – ordenar - eliminar
Ingreso de datos
Refleja toda la información de una operación
Facturas (Número, fecha, vendido a, total)
Notas de crédito/débito (Número, fecha)
Crear – modificar - eliminar
Realizar cheques de la empresa
Proforma a un cliente
Estado de cuenta– cheques emitidos – cobrados
Chequera Depósitos /
retiros Consulta
chequera
Consulta
chequera
Consulta
chequera
Cheques
cobrados
Consulta
chequera
Crear – modificar - eliminar
Por fechas – por clientes – por productos – por vendedor – por cliente y producto
45
Figura 6 Organizador Gráfico Sistema Contable Mónica 8,5
Módulos Descripción
Compras, débitos, créditos
Cierre del periodo
Guía de remisión
Ventas, débitos, créditos
SISTEMA
CONTABLE
MONICA
8.5
uuuuuuuuuu
Deudas pendientes con proveedores
Deudas por proveedor, por
vencer, balances que tiene por
cada proveedor.
A fin de mes – actualizar balances de proveedores
Resumen de pagos – compras por pagar – compras pagadas – deudas 30,60,…días – estado de cuenta
Reportes varios
Ventas que se realizan a crédito Reportes
varios
A fin de mes – actualizar balances de clientes
Deudas por cliente, por vencer,
balances que tiene por cada cliente
Resumen de pagos – facturas por cobrar, cobradas – balance de clientes – desudas 30,60,…días – reporte de pagos
Cierre del
periodo
Traslado de mercaderías
Crear – modificar - Eliminar
Explicación detallada de cada actividad
Control y registro de todas las operaciones
económicas que realiza la empresa
Libro diario.- Revisa . listar libro diario
Libro mayor.- Elegir cuenta
Asientos contables.- Crear-modificar-eliminar asiento
Cierre del periodo.-
Procesar cierre
Cuentas de enlace.- Enlaces
con el resto de módulos del
programa
Reportes contables.- Balance General – Comprobación –
Ganancias y Pérdidas Auxiliares
Plan de cuentas.- Adicionar-modificar-eliminar cuentas
46
3.6 Control Interno
Es un conjunto de procedimientos, actividades, normas, ejecutados por directivos o
personal de una empresa para poder cumplir sus objetivos y prevenir futuros riesgos.
Por lo tanto, se realizó la evaluación de las actividades comerciales y proceso contable
del Comercial BYDAR, bajo los cinco parámetros que maneja el informe de Control
Interno COSO 1 (Internal Control - Integrated Framework), permitiendo determinar el
riesgo que actualmente se encuentra en el negocio y así formular el respectivo tratamiento
que ayude a mitigar esta problemática que se presenta.
AMBIENTE DE CONTROL
EVALUACIÓN DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MONITOREO
Revisión y evaluación de procedimientos
Figura 7 Organizador Gráfico Control Interno
47
Además, en el cuestionario de control interno elaborado bajo la metodología COSO I, se
aplicaran rangos para otorgar a cada pregunta un valor cuantitativo y al final del proceso
poder evaluar de manera cualitativo como es el desarrollo de control, considerando los
siguientes parámetros se analizó cada componente, determinando cuales son las más
críticas del Comercial BYDAR (ver anexo 9)
Tabla 9 Resultados del Control Interno
Componentes del Control
Interno Nivel de Confianza Riesgo
Ambiente de control Moderado Moderado
Evaluación de riesgos Bajo Alto
Actividades de control Bajo Alto
Información y comunicación Bajo Alto
Monitoreo Bajo Alto
De esta manera se puede observar en la tabla de resultado de los diferentes componentes
del control interno que se elaboró, se puede determinar que existe un nivel de confianza
bajo y el riesgo es alto, esto se debe a que la información que se genera dentro del negocio
no se la maneja de forma adecuada, además que no existe registro oportuno de las
transacciones comerciales que genera diariamente el establecimiento, igualmente, que la
supervisión a las actividades realizadas no se pueden realizar de forma adecuada por no
existir políticas y procedimientos a seguirse, debido a lo informado anteriormente se hace
necesario generar un sistema contable a través, del cual pueda tener sus procedimientos
ordenados y conocer realmente como está el negocio y para tomar decisiones en beneficio
del establecimiento.
Por consiguiente, el Comercial BYDAR debe de establecer un manual de control interno,
documento que detalla las instrucciones, responsabilidades sobre políticas, funciones
procedimientos de las diferentes acciones comerciales que se realizan en el negocio, y de
esta manera poder evitar deficiencias, en los operaciones que se ejecutan para que estas
a su vez puedan ser eficientes y eficaces; al igual que la información proporcionada sea
confiable y oportuna, ayudando a precautelar los bienes y recursos de un establecimiento,
y al cumplimiento de metas planteadas por sus propietarios
48
3.6.1 Manual de Control Interno
Como parte de la propuesta se propone el diseño de un Manual de Control Interno,
adaptado a las necesidades del Comercial BYDAR, que ayudara a mejorar el manejo de
la información, que maneja el negocio, y la minimización de su de los riesgos existentes,
para lo cual se establecen pasos que deben seguirse a los diferentes tareas del comercial,
y de esta manera proceder con su aplicación.
Su permanencia en la localidad ha sido alrededor de 15 años, en el mismo lugar desde
entonces Barrio Centro calle Boyacá No. 552 entre Bolívar y Rafael Arellano ciudad de
Tulcán, provincia del Carchi, con su actividad principal en sus inicios de venta al por
menor de productos de aseo, y con el pasar del tiempo ampliando su dinamismos a venta
al por menor de productos de perfumería, cosméticos, jabones y artículos de tocador;
asimismo artículos de bazar en general, ajustándose así a las exigencias de los
consumidores, que son la parte fundamental del negocio.
En vista de, que su permanencia en el mercado ya es de muchos años atrás, tiene instituida
su misión y visión los cuales
Misión.- Comercializar productos de calidad, brindando una atención personalizada que
se ajuste a los deseos, gustos y preferencias del consumidor, esto permitirá diferenciarnos
y superar a la competencia.
Visión.- Ser líder en el mercado, aprovechando la ubicación fronteriza para lograr una
mayor participación dentro del mercado de productos de aseo personal, cosméticos,
accesorios de belleza, limpieza, para esto se cuenta con instalaciones adecuadas y
personal capacitado.
3.6.1.1 Objetivo
El objetivo que persigue el diseño de un manual de Control Interno es el de optimizar los
procedimientos que efectúa el comercial BYDAR, entre se encuentran los inventarios de
mercaderías, compras, ventas, proveedores; de manera eficiente y eficaz.
De igual manera es importante presentar normas básicas de convivencia que deben ser
consideradas por todos quienes forman parte del negocio.
49
3.6.1.2 Valores
Respeto a los demás. Al ser una empresa comercial y que se debe a sus clientes, los
trabajadores deberán tener consideración y estima a los mismos, manteniendo la
cordialidad en el momento de la atención.
Puntualidad. Se estable el horario de entrada, almuerzo y salida de cada individuo que
labora en el negocio.
Ornato. Aseo del área de trabajo local comercial, estanterías, vitrinas, bodegas, lugar de
aseo, baños, y al aspecto personal.
Honestidad. Como cualidad humana, cada persona debe ser honorable, consiente en el
desarrollo de su trabajo.
Cooperación. Al momento de ser parte de una organización, se está compartiendo el
mismo interés, por lo tanto, deberá existir la colaboración de todas las personas que
forman parte del Comercial BYDAR
3.6.1.3 Principios
Atención al Cliente. El personal que labora en el negocio deberá brindar la información
necesaria de cualquier producto que requiera el consumidor, de igual manera, ante
cualquier reclamo o sugerencia, para de esta manera asegurar que el cliente quedo
satisfecho y volverá al comercial
Calidad. El comercial BYBAR al trabajar con varios proveedores a nivel nacional, pone
a disposición del público gran variedad de productos de aseo personal, para garantizar la
satisfacción de gustos de sus clientes.
3.6.1.4 Reglamento interno de trabajo
Con el propósito de que los trabajadores que prestan sus servicios en el Comercial
BYDAR y con el objeto de cumplir con las normas que el código de Trabajo señalan, se
expide el presente reglamento interno:
Capítulo I: Principios Generales.
Art.1.- Todo empleado tendrá conocimiento del correcto desempeño de sus funciones,
cualquiera que sea su nivel.
50
Art.2.- El trabajo del comercial está basado en una confianza recíproca; por esta razón es
indispensable que se guarde reserva de las operaciones que realiza en el negocio.
Art.3.- Los Trabajadores realizaran sus actividades en un ambiente de familiaridad,
compañerismo y comunicación.
Capitulo II: Disposiciones Generales
Art.4.- La representación del Comercial BYDAR, le corresponde al Gerente
Art.5.- Son empleados, todas aquellas personas que presten servicios personales, bajo
relación de dependencia, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Trabajo.
El comercial exhibirá un ejemplar de este reglamento en un lugar visible para sus
trabajadores.
Capitulo III: Ingreso
Art.6.- Los trabajadores para prestar sus servicios, previo su ingreso deben entregar los
siguientes documentos:
1. Cedula de Identidad (copia).
2. Certificado de votación (copia).
3. Dos fotos tamaño carnet.
4. Record Policial.
5. Certificados de estudios (títulos o actas de grado, certificados y diplomas
adicionales).
6. Certificados de trabajos anteriores
7. Certificado médico
En caso de falsedad en cualquiera de los datos o documentos proporcionados, el comercial
procederá a dar por terminado el contrato de trabajo.
Capitulo IV: Jornada Y Horarios.
Art.7.- Constituye una obligación del personal concurrir diaria y puntualmente al
desempeño de sus labores, en los días hábiles y de acuerdo al horario asignado por el
comercial, estableciendo en algunos caso horarios especiales
51
Capítulo V: De La Asistencia Y La Puntualidad.
Art.8.- Todos empleados deben cumplir con el requisito de registrar su asistencia y
puntualidad, utilizando para el efecto los respectivos controles.
Art.9.- El comercial llevara un control de asistencia y puntualidad.
El tiempo que se registre después de la hora de ingreso se considera como como retraso
o falta de puntualidad
Art.10.- Cuando se produzca una falta por problemas de salud, esta deberá ser justificada
con el certificado médico conferido por el IESS.
Art.11.- Si por razones personales el empleado no pudiera concurrir a su trabajo deberá
notificar este particular al gerente dentro de los treinta primeros minutos de la jornada
correspondiente.
Cuando las faltas fueren superiores a tres en un periodo mensual, las mismas se
consideraran como causales para que la Compañía pueda solicitar el Visto Bueno de
acuerdo a lo establecido en el Código del Trabajo. (Publicaciones, 2016)
Capítulo VI: Retenciones En La Remuneración.
Art.12.- Solo podrán retenerse de la remuneración de los empleados lo siguiente:
1. Dividendos de préstamos otorgados por el IESS
2. Préstamos otorgados por el comercial.
3. Multas según lo determinado en este reglamento.
4. Retenciones ordenadas judicialmente.
5. Demás permitidos por la Ley.
Capitulo VII: De Las Vacaciones Y De Las Licencias Con Sueldo.
Para hacer uso de sus vacaciones anuales conforme lo dispone el Código del Trabajo, los
empleados deberán presentar la solicitud respectiva a la Gerencia de Operaciones
Capitulo VII: De La Ropa De Trabajo Y La Apariencia Personal.
Art.13.- Los empleados del Comercial deberán siempre presentarse correctamente
vestidos, con sobriedad y elegancia
52
Capitulo IX: Obligaciones De Los Empleados.
Art.14.- Además de lo dispuesto en el Código del Trabajo, deberán de cumplirse con las
siguientes obligaciones:
1. Proporcionar los datos necesarios que forman el registro de empleados
2. Ejecutar el trabajo conforme a las normas y procedimientos establecidos por el
Comercial
3. Asistir puntualmente a sus labores.
4. Asistir puntualmente a los cursos de capacitación internos y externos.
5. Mantener limpio y ordenado su puesto de trabajo.
6. Cumplir los turnos de remplazo.
7. Respetar el horario y turnos asignados.
8. Acatar las normas de Seguridad e Higiene
9. Están prohibidas las visitas dentro de las instalaciones de trabajo.
10. Cuidar debidamente las instalaciones
Capitulo X: De Las Prohibiciones A Los Empleados.
Art.15.- Además de lo dispuesto en el Código del Trabajo y las que se entienden
expresamente incorporadas a este reglamento interno es prohibido a los empleados:
1. Ingerir ningún tipo de alimento, bebida, fumar cuando trabajan en las áreas
internas y en áreas de atención directa al público.
2. Recibir cheques como pago de las ventas realizadas, a menos de que cuente con
autorización
3. Abandonar su área de trabajo durante la jornada de labores
4. Crear un ambiente de hostilidad dentro del trabajo, evitando chismes, rumores que
alteren las relaciones entre compañeros de trabajo.
53
Capitulo XI: De Las Faltas Graves.
Art.16.- Además de lo dispuesto en el Código del Trabajo, se consideran, a título
enunciativo y no limitativo, las siguientes:
1. Faltar al respeto, de palabra u obra, al Propietario (gerente), y a los miembros de
su familia.
2. No acatar las disposiciones verbales o escritas dictadas por los superiores
3. Faltar al respeto, de palabra u obra, a clientes.
4. Cometer cualquier acto que signifique abuso de confianza.
5. Alterar los documentos o registros propios del Comercial la Compañía
6. Intervenir en actividades de proselitismo político o religioso dentro del Comercial
7. Aceptar comisiones, gratificaciones u obsequios de los clientes, proveedores en
recompensa de servicios otorgados
8. Introducir o consumir en las áreas de trabajo bebidas alcohólicas.
9. Incurrir en conducta o acción inmoral o falta de honradez.
10. Ejecutar cualquier acto que cause grave daño a las pertenencias del Comercial
Capítulo XII: De Las Sanciones.
Art.17.- El empleado que incumpliere con las disposiciones de este reglamento podrá ser
sancionado teniendo en cuenta el tipo de falta que hubiese incurrido, leve o grave, de
acuerdo a la clasificación del presente reglamento interno.
Faltas leves: Se podrán sancionar con amonestación verbal o escrita, y/o con sanción
pecuniaria que será el 5% de la remuneración mensual del empleado. Tres faltas leves
concurrentes constituyen falta grave a este Reglamento.
En caso de que existan faltas leves reiteradas, en ningún caso estas podrán exceder de la
sanción pecuniaria del 10% de la remuneración mensual del empleado.
Faltas graves: La Compañía podrá sancionar al empleado con amonestación verbal o
escrita y con multas que será del 10% de su remuneración mensual, o con la terminación
del contrato de trabajo, previo el visto bueno respectivo del Inspector del Trabajo.
54
Capitulo XII: Terminación Del Contrato De Trabajo.
At.18.- Al momento de ser notificado el empleado de su separación o de la aceptación de
su renuncia y antes de recibir su liquidación de conformidad con las normas legales, el
empleado deberá entregar por inventario todo el material que mantenga bajo su
responsabilidad.
Art.19.- Antes de recibir su liquidación de haberes de conformidad con las normas legales
vigentes, el empleado deberá no tener ningún asunto o problema pendiente de solucionar
con el Comercial
Capitulo XIV: Disposiciones Finales.
Art.20.- Para efectos de este Reglamento, los términos “empleados” o el “personal” se
entenderá como sinónimos de “trabajador.
Art.21.- El presente Reglamento Interno entrara en vigencia desde la fecha de aprobación
del Gerente
3.6.1.5 Organigrama Comercial BYDAR
Figura 8 Organigrama Comercial BYDAR
3.6.1.6 Manual de Funciones
El mismo que fue diseñado para determinar las responsabilidades y las funciones de los
empleados del negocio
Gerente
Área Comercial
Cajero
Bodeguero
Área Contable
Contadora
55
Tabla 10 Funciones del Gerente general
NOMBRE DEL CARGO: GERENTE GENERAL
Dependencia Área Administrativa
Jefe Inmediato: Gerente General
Función Básica
Encargado de la contratación del personal, supervisión del desempeño de los
trabajadores, vigilancia de procesos.
Funciones Específicas
· Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas
· Velar por la correcta aplicación de las normas y reglamento vigente
· Analizar, revisar, y evaluar de los procesos comerciales
· Optimizar los recurso disponibles en beneficio del comercial
Responsabilidad por Personas
Vendedores – proveedores – contador
56
Tabla 11 Funciones del cajero
NOMBRE DEL CARGO: CAJERO
Dependencia Área Comercial
Jefe Inmediato: Gerente General
Función Básica
Recibir el dinero que ingresa al comercial
Funciones Específicas
· Iniciar las operaciones del día con una cantidad específica de dinero (sueltos),
para atender al cliente en las ventas
· Llevar el registro del dinero que cancela el consumidor
· Mantener una buena relación con los clientes
· Revisar las facturas al finalizar la jornada de trabajo
Responsabilidad por Personas
Ninguno
Tabla 12 Funciones del bodeguero
NOMBRE DEL CARGO: BODEGUERO
Dependencia Área Comercial
Jefe Inmediato: Gerente General
Función Básica
Encargado de inventariar todos los productos que ingresan al negocio, supervisar que
se mantenga un orden adecuado de la mercadería
Funciones Específicas
· Coordinar con el proveedor el tiempo de entrega, condiciones, devoluciones y
reportar al gerente
· Controlar el almacenamiento y organización de cada producto que se encuentre
en bodega
· Planificar el orden lógico e productos
Responsabilidad por Personas
Ninguno
57
NOMBRE DEL CARGO: CONTADOR
Dependencia Área Administrativa
Jefe Inmediato: Gerente General
Función Básica
Coordinar la entrega de información contable que genera el negocio
Funciones Específicas
· Registrar, analizar e interpretar la información financiera
· Preparar y presentar al gerente informes financieros que evidencie la situación
financiera y económica del comercial
· Entregar reporte contables al momento que necesite el gerente
· Controlar el registros correcto de procesos
Responsabilidad por Personas
Auxiliar contable
Tabla 14 Funciones del personal de ventas
NOMBRE DEL CARGO: PERSONAL DE VENTAS
Dependencia Área Comercial
Jefe Inmediato: Gerente General
Función Básica
Atención al cliente
Funciones Específicas
· Brindar al consumidor la información necesaria del producto
· Llevar el registro del dinero que cancela el consumidor
· Dar a conocer las promociones y descuentos que le pueden interesar al
comprador
· Emitir reportes que la gerencia solicite
Responsabilidad por Personas
ninguno
Tabla 13 Funciones del contador
58
3.6.1.7 Instrucciones de procesos desarrollados en el Comercial BYDAR
Tabla 15 Procedimiento de venta de productos
PROCEDIMIENTO
Venta de productos
Área Comercial
Propósito
Establecer procedimientos que permitan custodiar y coordinar un eficiente manejo de las ventas
que se realizan en las instalaciones del Comercial BYDAR
Alcances
Este procedimiento inicia desde el ingreso del cliente a las instalaciones del Comercial
BYDAR., hasta la facturación del producto
Actividades
Descripción Responsable Soporte
Recibir al cliente Vendedor
Proporcionar la información necesaria del
producto
Vendedor
Indicar el producto Vendedor
Verificar el stock del producto Vendedor
Informar sobre descuentos y promociones
existentes
Vendedor
Concluir la transacción Vendedor
Elaborar documento Vendedor Factura
Recibir el dinero en caja Cajero
Entregar el producto Vendedor
Una vez realizada la venta no se admiten
devoluciones
Vendedor
Ingresar factura al sistema Cajero Libro de Ventas
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo FACTURAS
3. Opción factura
4. Crear nueva factura
5. Llenar los siguientes campos como: cliente, cedula o RUC, crear producto o en caso de ya
tenerlo en inventario, ir a lista de productos y escoger el que se requiera, fecha
6. Escoger la opción guardar
Si por algún motivo se necesita informes de ventas, estos se los obtiene de la opción reportes (totales)
del Sistema Mónica 8,5.
59
Tabla 16 Procedimiento de control de inventarios
PROCEDIMIENTO
Control de iventarios
Área Comercial
Propósito
Desarrollar un procedimiento para planear de manera exhaustiva y metódicamente todas las
actividades de almacenamiento y control del Comercial BYDAR
Alcances
Este procedimiento empieza desde la compra, facturación y venta (entrega el producto al
consumidor)
Actividades
Descripción Responsable Soporte
Clasificación de productos Bodeguero
Ingresar el producto Bodeguero Sistema Mónica 8.5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo
INVENTARIOS
3. Opción crear el nuevo producto
4. Llenar los siguientes campos del
producto como: código, descripción,
costo y el precio de venta, porcentaje
de impuesto, cantidad.
5. Seleccionar la opción de no facturar
sin existencias
6. Escoger la opción guardar
Vendedor
Ubicación de productos en estanterías Bodeguero
Revisar tarjetas kardex Bodeguero Sistema Mónica 8.5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo
INVENTARIOS
3. Elegir Kardex
4. Asignar código de producto o ver
lista
5. Se visualiza el estado del producto
seleccionado descripción, costo,
precio de venta, unidades en
existencias, vendidas.
Cuando se realiza una compra o venta la
actualización es automática
Vendedor
60
Si por algún motivo se necesita informes de
inventario, estos se los obtiene de la opción
reportes varios del Sistema Mónica 8,5.
Concluir la transacción Vendedor
Elaborar documento Vendedor Factura
Recibir el dinero en caja Cajero
Entregar el producto Vendedor
Una vez realizada la venta no se admiten
devoluciones
Vendedor
Ingresar factura al sistema Cajero Libro de Ventas
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo FACTURAS
3. Opción factura
4. Crear nueva factura
5. Llenar los siguientes campos como: cliente, cedula o RUC, crear producto o en caso de ya
tenerlo en inventario, ir a lista de productos y escoger el que se requiera, fecha
6. Escoger la opción guardar
Si por algún motivo se necesita informes de ventas, estos se los obtiene de la opción reportes (totales)
del Sistema MónicA 8,5.
61
Tabla 17 Procedimiento de compra de productos
PROCEDIMIENTO
Compra de productos
Área Comercial
Propósito
Describir las actividades y parámetros que se utilizan para realizar la compra de productos de
aseo personal y de belleza
Alcances
Este procedimiento inicia desde la verificación del inventario físico hasta el pago al proveedor
Actividades
Descripción Responsable Soporte
Visita de proveedor Vendedor - Gerente
Realizar el requerimiento Vendedor - Gerente Orden de pedido
Aceptación de términos Gerente Firma de recibir conforme y
compromiso de pago
Arribo de productos Vendedor - Bodeguero Revisa estructura de la factura
del proveedor
Ingreso a bodega Bodeguero Revisar orden de pedido
Aceptación de términos Bodeguero - Gerente Firma de recibir conforme y
compromiso de pago
Recibir documento Cajero Se recibe factura y
Se entrega retención
Ingresar de factura Cajero Sistema Mónica 8.5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo INVENTARIOS
3. Opción compras
4. Crear nueva compra
5. Llenar los siguientes campos como: proveedor, crear producto o en caso de ya tenerlo en
inventario, ir a lista de productos y escoger el que se requiera, fecha de ingreso de factura de
compra
6. Escoger la opción guardar
Si por algún motivo se necesita informes de inventario, estos se los obtiene de la opción reportes varios
del Sistema Mónica 8,5.
62
Tabla 18 Procedimiento de arqueo de caja
PROCEDIMIENTO
Arqueo de caja
Área Comercial
Propósito
Determinar que el ingreso de los fondos recaudados a diario sea igual a los expuestos en los
documentos del Comercial BYDAR
Evitar la pérdida de los fondos recaudados brindando una seguridad razonable, eficiente y
eficaz.
Alcances
Este procedimiento empieza desde la recaudación de los fondos hasta el respectivo depósito de
los mismos.
ACTIVIDADES
Descripción Responsable Soporte
Inicio de operaciones diarias Cajero Vale de caja por $100 (en
denominaciones baja)
Cobro de facturas de ventas Cajero Factura de venta
Culminación de operaciones diarias Cajero – Gerente Contar el valor que se posee
en caja
Revisión de la documentación de ventas
asegurándose que siga la secuencia normal
incluida los comprobantes anulados.
Cajero Documentación de ventas
Informes obtenidos Gerente Sistema Mónica8,5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo CONTABILIDAD
3. Reportes varios
4. Colocar fecha de corte y aparece el estado financiero
Conociendo el valor exacto de ventas realizadas al día luego de terminar la jornada de trabajo, este valor
deberá coincidir con el dinero que se mantiene en caja y será depositado al siguiente día.
Los fondos obtenidos en la recaudación del día no podrán ser utilizados para gastos administrativos u
operativos, debido a que existe el fondo de caja chica para dichos gastos.
Caja chica
Se mantendrá un valor de $300,00 para pagos pequeños que realice el negocio y que no justifiquen la
emisión de cheques, para lo cual tendrá que existir la autorización del propietario para la reposición y se
lo realizara a través de vales de caja
El faltante que se produzca será descontado de su respectivo rol de pagos
63
Tabla 19 Procedimiento de cuentas por pagar
PROCEDIMIENTO
Cuentas por pagar
Área Administrativa
Propósito
Establecer parámetros que permitan un adecuado manejo de cuentas pendientes y que no exista
la duplicidad de las mismas
Alcances
Este procedimiento empieza desde la compra de mercadería a proveedores hasta la cancelación
de la factura pendiente
Actividades
Descripción Responsable Soporte
Compra Gerente - Vendedor Factura
Registro de la compra Cajero Sistema Mónica8,5
Informes obtenidos Gerente - Cajero Sistema Mónica8,5
1. Ingresar al Sistema Mónica 8.5
2. Ubicarse en el Modulo CUENTAS POR PAGAR
3. Opción compras, débitos, créditos
4. Se observan varios campos fecha de transacción, proveedor, descripción, fecha de
vencimiento, monto, evidenciando de esta manera las obligaciones que se mantienen en un
determinado momento
Los informes de cuentas por pagar, se los obtiene de la opción reportes varios del Sistema Mónica 8,5
3.7 Explicación de cómo la propuesta contribuye a solucionar las insuficiencias
identificadas en el diagnóstico
La propuesta establecida se desarrolla en base a los resultados desfavorables, que se
presentaron anteriormente, a través de técnicas e instrumentos de investigación que se
aplicaron, determinando que el proceso contable se está llevando actualmente de manera
errónea, careciendo de normas y políticas; produciendo errores en sus procedimientos,
igualmente no existe el control en las transacciones comerciales que se realizan y que la
toma de decisiones no sean las más convenientes para el fortalecimiento económico del
negocio, también, se manifiesta que con el pasar del tiempo, se mira la necesidad de
innovar, reforzar e implementar nuevos procesos que ayuden al negocio a consolidarse
como una empresa de prestigio en la ciudad de Tulcán.
64
Además por la actividad económica que desarrolla, adquiere obligaciones por parte de
entidades regulatorias, y necesita la aplicación de un mejoramiento continuo de áreas
como la administrativa, estructural, económica, financiera, para que su desempeño sea
optimo, por lo tanto, surge la necesidad de implementar un Sistema Contable, y de
Control Interno a la información contable que se realiza en el Comercial BYDAR.
3.8 Descripción de la propuesta
Dentro de los objetivos propuestos esta la implementación de un sistema contable, para
el comercial BYDAR de la ciudad de Tulcán para el periodo 01 al 28 de febrero del 2018,
y para el efecto se utilizara el sistema Mónica 8.5, el propósito principal es que el
propietario tenga un herramienta que facilite los procesos llevados en el establecimiento
a través de los diferentes módulos que conforman este programa.
Por consiguiente, este sistema determinado se adapta a las necesidades que posee el
Comercial BYDAR ya que se encuentra dentro de la categoría de persona natural obligada
a llevar contabilidad y necesita tener la información de manera oportuna y confiable; por
ello aprovechara los módulos que ofrece este sistema como: plan de cuentas, inventarios,
registro de cuentas por cobrar y pagar, cuentas corrientes, compras, ventas, estados
financieros y así conocer cómo se encuentra el negocio económicamente y
financieramente
3.9 Aplicación práctica parcial o total de la propuesta
Un proceso contable, no es más que llevar un registro ordenado de forma cronológica a
todas las transacciones que efectúa una empresa por la actividad económica que
desarrolla, la información que se genera servirá para elaboración de estados financieros
los cuales ayuden a comprender cuál es la situación económica en la cual se encuentra el
negocio.
Por consiguiente, este proceso consta de tres etapas las cuales serán explicadas a través
de flujo gramas los cuales permitirán comprender cuales son los pasos que se debe seguir
el Comercial BYDAR para manejar su información contable de manera apropiada.
Se presenta a continuación las etapas del proceso contable:
65
3.9.1 Reconocimiento. En esta fase se examina los hechos económicos del negocio,
revisando que cada uno de ellos cuente con documentación que sustente la transacción
económica que se va a registrar posteriormente, de esta manera, se demuestra la ejecución
de actividades de identificación y calificación.
Figura 9 Flujograma Etapa Reconocimiento – Proceso Contable
Fuente: Adaptado (Irarrázabal, 2012)
INICIO
Documentos
Fuente Facturas
Notas de crédito
Notas de pedido
Cheques
Entre otros...
Hecho económico
debidamente
respaldado
Revisión de documentos, que
respalde el hecho económico
SI
NO Elaborar o
solicitar
documentos que
sustente la
transacción
Entrega de
documentación al
responsable
Archivo
documentos
FIN
66
3.9.2 Mediación. Se procede al registro del hecho económico en una transacción
comercial (asiento contable), con asignación de valores a cada una de ellas, luego, se
traslada estos valores a tarjetas (mayorización), a continuación, se verifica los saldos
mediante el balance de comprobación, con la ejecución de actividades de registros y
ajustes
Figura 10 Flujograma Etapa Mediación – Proceso Contable
Fuente: Adaptado (Irarrázabal, 2012)
INICIO
Registro de la transacción comercial
(ASIENTO CONTABLE)
Trasladar al libro mayor cada
cuenta
(MAYORIZACIÓN)
Elaboración
BALANCE DE COMPROBACIÓN
AJUSTES
CONTABLES
Preparación
de ajuste NO
Consignar información
Soporte para Elaboración
de Estados Financieros
FIN
SI
67
3.9.3 Revelación. Aquí se realiza la presentación de la información contable, producto
del desarrollo de las dos etapas anteriores, con la elaboración de estados financieros, entre
los principales están el Balance General y Estado de Resultados, y mediante estos conocer
la situación económica - financiera del negocio.
sta manera, se establecen como saldos al 01 de febrero del 2018 los siguientes:
Figura 11 Flujograma Etapa Revelación – Proceso Contable
Fuente: Adaptado (Irarrázabal, 2012)
INICIO
Análisis de la
información Financiera
Registro
correcto de
movimientos
y saldos
SI
NO
Preparación de
Estados Financieros
Verificación de la
Información Contable
Presentación de Estados
Financieros
Firmas de
responsabilidad
FIN
Estado de Resultados
Balance General
68
3.10 Validación por resultados
Antiguamente, el registro de las actividades económicas se lo realizaba de forma manual
en cuadernos llamados libros de contabilidad, en donde la elaboración iniciaba desde el
trazo de los formatos, convirtiéndose en un proceso largo y que finalmente se presentaban
errores, a continuación , el ser humano se ayuda de la máquina de escribir la cual fue
reemplazada por la computadora mediante la cual ya con los diferentes programas como
Word – Excel ayudaba de alguna manera a simplificar tareas, sin embargo, el realizar
todo el proceso contable para la obtención de resultados era largo y tedioso,
posteriormente personas y organizaciones con conocimientos contables e informáticos
crean programas con los cuales permiten mitigar el tiempo y esfuerzo que genera la
contabilidad, convertirse en una herramienta para optimizar recursos.
Por lo tanto, se presenta a continuación las conclusiones que se evidenciaron al realizar
la ejecución del sistema contable Mónica 8.5
69
Tabla 20 Resultados de implementación Sistema Mónica 8.5
Procesos Situación
Anterior Implementación Módulo Resultado
Inventario
Llevado de
manera empírica
en cuadernos (ver
anexo 10)
Ingreso de productos al
sistema contable
Realización de
compras y ventas
(actualización
automática de
compras)
INVENTARIO
Kardex. Determina la
cantidad que existe en
cualquier momento
determinando y así
realizar la reposición de
forma oportuna. (ver
anexo 11)
Reportes como: lista de
precios, valor del
inventario, valor de costo,
movimiento del producto
(ver anexo 12)
Ventas
Llevado de
manera empírica
en cuadernos (ver
anexo 13)
Ingreso de facturas
Optimización de
tiempo al momento de
necesitar información
FACTURAS
CLIENTES
Reportes como: ventas por
fecha, productos libro
ventas, impuestos por
ventas (ver anexo 14)
Cuentas por
Pagar
Falta de registro
de obligaciones
pendientes
Al realizar una compra
se genera
automáticamente la
obligación pendiente
INVENTARIO
CUENTAS POR
PAGAR
No tener el inconveniente
de retrasos en pagos o la
duplicidad de los mismos
Reportes como: resumen
de pagos, compras por
pagar – pagadas (ver
anexo 15)
Contables
Inexistencia de
informes
contables
A través de la
definición enlaces
contables con el resto
de módulo de
programas se obtienen
reportes contables
INVENTARIO
FACTURAS
CTAS.
CORRIENTES
CONTABILIDAD
Todas las actividades
comerciales que se
realizan en el negocio,
pasan automáticamente al
libro diario, luego al libro
mayor, para que los
resultados sean
presentados en los estados
financieros permitiendo
conocer la utilidad o
pérdida que se generó.
Reportes (Balance
General, Comprobación,
Ganancias y Pérdidas)
Como se puede apreciar anteriormente, los beneficios que ofrece la utilización de un
Sistema Contable son varios, ya que el negocio se sujeta a un control diario y correcto,
con resultados agiles y oportunos, de todo el proceso contable, y así poder minimizar los
errores, que se presentaron al realizar la evaluación del nivel de confianza y riesgos a los
diferentes elementos de control interno, presentados en capítulos anteriores.
70
3.11 Conclusiones y recomendaciones
3.11.1 Conclusiones
Mediante la fundamentación teórica sobre el sistema contable, control interno e
información contable que son las variables independiente y dependiente
respectivamente, se pudo desarrollar el primer capítulo, dichos conocimientos
sirvieron de base bibliográfica para la elaboración del proyecto de investigación.
Mediante la aplicación de métodos, técnicas e instrumentos de la investigación
científica, que se desarrollaron en el actual trabajo investigativo, se logró
diagnosticar que las actividades comerciales del negocio carecían de normas,
leyes y procedimientos aumentando significativamente la inseguridad en sus
operaciones, al igual, que la desconfianza y riesgo de la información financiera
del Comercial BYDAR.
Se realizó la aplicación del Sistema Contable Mónica 8.5 a la información
contable del negocio, mediante el desarrollo de los diferentes módulos como
facturas, inventario, cuentas por pagar, cuentas corrientes, clientes – proveedores
y contabilidad, en donde se pudo evidenciar lo factible de su uso, permitiendo al
propietario del comercial poder conocer en cualquier momento que lo requiera la
situación económica y financiera del mismo, a través de los estados financieros
que presenta este sistema, además el comercial podrá contar con el manual de
control interno, que permitirá a los trabajadores conocer las funciones y
procedimientos de las actividades que desarrolla el negocio
Para el presente trabajo de investigación, se elaboró el ejercicio económico
comprendido del 01al 28 de febrero del 2018, cumpliendo con todos los
requerimientos del proceso contable, y así, obteniendo resultados satisfactorios
que ayuden a la empresa a minimizar los riesgos presentados y permitan
incrementar el nivel de confianza con la aplicación de un sistema computarizado
a la información que genera la actividad económica.
71
3.11.2 Recomendaciones
Para el Comercial BYDAR, se recomienda la utilización de diferentes fuentes
bibliográficas que se encuentran al momento en el primer capítulo, para que a
través de varios términos contables que se manifiestan, puedan comprender lo
importante del manejo adecuado de la información que su establecimiento,
además se exhorta que realicen actualizaciones constantes sobre estos temas a
través de cursos, talleres que ofrecen diferentes instituciones públicas y privadas.
Para que exista un correcto manejo de los procesos de las actividades comerciales
que realiza el negocio, se recomienda al propietario realizar constantemente
evaluaciones de control interno bajo la metodología COSO I y a las normas
establecidas en el manual de control interno establecido y de esta manera
disminuir su riesgo y acrecentar su confianza.
Al propietario y trabajadores del Comercial BYDAR, se recomienda mantener
correctamente el manejo y registro de las transacciones comerciales que realiza el
negocio, además de otorgar a sus clientes un buen servicio, para que de esta
manera, se puedan maximizar sus utilidades y seguid manteniéndose en el
mercado.
Mediante la experiencia positiva obtenida al realizar las pruebas correspondientes
del sistema contable Mónica 8.5 con la información que dispuso el negocio del
mes de febrero, se recomienda al propietario del Comercial BYDAR realizar la
adquisición de la licencia del mismo, para que en la actualidad puedan gozar de
sus beneficios que se evidenciaron al momento de utilizar el mismo.
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Anexo 1 Aprobación de perfil
Anexo 2 Aprobación de tutor
Anexo 3 Aprobación de la empresa
Anexo 4 Guía de entrevista
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Entrevista dirigida a: Sra. Nelly Gordón Propietaria del Comercial
BYDAR
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en
el comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
1. ¿Usted tiene conocimientos del manejo e importancia de un sistema contable?
Los conocimientos que tengo son básicos, sirven para llevar ordenadamente todo lo se
hace aquí en el negocio, y es muy importante porque se sabe lo que se posee en cualquier
momento que se necesite.
2. ¿El negocio cuenta con un sistema contable?
No contamos con un sistema contable
3. ¿Cómo cree usted que se encuentra actualmente la información contable de su
negocio?
No se encuentra estable, porque al momento no se conoce con exactitud que tengo en el
negocio inventarios, cuentas por pagar, facturación, clientes, proveedores
4. ¿Cuáles cree que son las áreas de su negocio que presenta mayor riesgo?
La bodega porque el inventario no llevo exactamente, igual las deudas que mantengo con
proveedores, registro de ventas, dinero en caja y en bancos.
5. ¿Cómo es el manejo de caja en relación al efectivo que ingresa al comercial?
Todos los días la caja inicia con $100.00 sueltos para dar los vueltos y se deposita el valor
de ventas, dos veces a la semana en el Banco Pichincha
6. ¿De qué manera es llevado el inventario del negocio?
Por parte de los empleados llevan algunos, semanal o mensual, verificando en percha y
en bodega pero no en sistema solo anotado en un cuaderno o me informan lo que hace
falta para poder solicitar; pero es un problema porque no se sabe cuántos productos
tenemos al momento, se hace uno también anualmente los últimos días de diciembre, y
por esta situación a veces perdemos porque los productos se vencen.
7. ¿Cuenta con una persona que lleve la contabilidad de la empresa?
Si, la Ing. Miryam Vera a ella se le entrega todas las facturas, de ventas y de compras y
ella hace las declaraciones mensuales y anuales
8. ¿La información que le brinda la contadora es oportuna y confiable?
La ingeniera cuando se le pide información si la brinda pero ella solo me dice el valor que
sale a cancelar para autorizar el débito de la cuenta y nada más, pero yo no tengo
conocimiento si lo que estoy pagando es correcto.
9. ¿Cuándo usted tiene que cubrir una deuda de un proveedor como se realiza el
proceso?
Los proveedores vienen al almacén y me informan que ya se ha vencido una factura, yo
le llamo a la contadora para que verifique y haga la retención, para elaborar el cheque, en
algunas ocasiones si me demore en la cancelación porque la factura se pierde o no la
encuentran en el archivo
10. ¿Cómo se llevan los procesos del negocio?
Se realizan algunos como los depósitos o retiros de bancos los reviso en la cuenta móvil
que accedo desde mi celular, para las compras le pregunto al vendedor que falta y
hacemos la orden de compra de lo que se necesite, las ventas, todos los productos tienen
exhibido el precio, para mayor facilidad del cliente, se factura, se cobra y se entrega el
producto
11. ¿Cómo es el proceso de registro de cuentas por cobrar?
Representa mucho riesgo mantener esta cuenta, por eso siempre se ha optado de que todas
las ventas sean al contado
12. ¿La empresa aplica controles internos a sus procesos?
Al final del día se suma las facturas y se cuenta el dinero de caja, para que al siguiente
día sea depositado, lo demás se lleva en un cuaderno por ejemplo la ganancia que se ha
tenido, algún producto que se vaya a pedir al día siguiente, el número de factura de
compra de los proveedores.
13. ¿Considera usted que la implementación de un sistema contable mejoraría los
procedimientos y de qué tipo?
Si de manera positiva, porque ayuda a organizar mejor el comercial, con la información
de ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar, y conocer si lo que estoy pagando en
impuestos es lo correcto, porque ya no habría errores porque un sistema ya manejaría toda
esta información.
Anexo 5 Cuestionario de encuestas
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Encuesta dirigida a: Empleados del Comercial BYDAR
Indicaciones: La encuesta es de carácter anónimo, la información que usted proporcione es muy importante para nosotros y servirá para divulgación académica
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
Por favor, señale con una X según corresponda de acuerdo a su situación actual
1. ¿Las actividades que realiza en el negocio
son adecuadas a su puesto?
Muy de acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
2. ¿El dinero que ingresa al local comercial
quien lo recibe y administra?
Usted como empleado
Propietario
3. ¿Cómo cree usted que es la atención y
variedad de productos que se ofrece al
cliente?
Excelente
Bueno
Malo
4. ¿Cada qué tiempo se realiza la constatación
física de inventario en el negocio?
Diaria
Semanal
Mensual
Anual
5. ¿Quién es el encargado de autorizar
órdenes de compra?
Usted como empleado
Propietario
Todas las anteriores
6. ¿Cuáles son los controles básicos que se
efectúan en el comercial?
Compra
Venta
Inventarios
Excelente
Malo
8. ¿Cómo sugerencia que le
expondría al comercial?
Ampliación del local
Mejoramiento de la atención
Incremento de productos
Implementación de tecnología
9. ¿El propietario supervisa la
actividad que usted realiza?
Siempre
Rara vez
Nunca
10. ¿Cree usted que para la actividad
que realiza en el negocio, es
importante el manejo tecnológico
como por ejemplo implementación
de un sistema contable?
Si
No
¡Gracias por su colaboración!
v
7. ¿Cree usted que los procesos
contables que efectúa la empresa
son?
Caja Cuenta por cobrar Cuenta por pagar Desconoce
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Encuesta dirigida a: Proveedores del Comercial BYDAR
Indicaciones: La encuesta es de carácter anónimo, la información que usted proporcione es muy
importante para nosotros y servirá para divulgación académica
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el
comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
Por favor, señale con una X según corresponda de acuerdo a su situación actual
1. ¿Hace qué tiempo mantiene una relación
comercial con el negocio?
Menos de 6 meses
6 meses a un año
Un año a 3 años
3 años a 5 años
Más de 5 años
2. ¿Los pedidos que realiza el negocio son
claros y precisos?
Siempre
Regularmente
Nunca
3. ¿Los procedimientos que se lleva a cabo en
la organización son controlados y
monitoreados?
Si
No
4. ¿Cuál es el parámetro que más se ha
manejado con el Comercial Bydar, en cuanto
a la devolución de productos?
Productos no corresponden al pedido
Productos vencidos
Entrega sin factura
Entrega en fecha no estipulada
5. ¿Cómo calificaría usted, a los procesos de
la información contable que lleva el negocio?
Excelente
Bueno
Malo
6. ¿Considera usted que resultaría
beneficioso la implementación de tecnología
en el negocio como es el Sistema Contable?
Si
No
7. ¿En qué porcentaje considera que su
empresa abastece al negocio?
Del 10% al 30%
Del 31% al 60%
Del 61% al 90%
Más del 91%
8.o¿Usted maneja promociones y
descuentos?
Siempre
Rara vez
Nunca
9. ¿Cuándo es el momento de cobros de
facturas al comercial, la cancelación lo
realiza?
Antes de 5 días del vencimiento
El día del vencimiento
5 días después del vencimiento
15 días después del vencimiento
Más de un mes del vencimiento
¡Gracias por su colaboración!
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Encuesta dirigida a: Clientes corporativos del Comercial BYDAR
Indicaciones: La encuesta es de carácter anónimo, la información que usted
proporcione es muy importante para nosotros y servirá para divulgación académica
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el
comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
Por favor, señale con una X según corresponda de acuerdo a su situación actual
1. ¿El servicio que le brinda en el comercial
Bydar es:
Excelente
Bueno
Malo
2. ¿Usted ha tenido alguna dificultad al
momento de recepción de su producto?
Siempre
En ocasiones
Nunca
3. ¿El comercial BYDAR otorga créditos a sus
clientes?
Si
No
4. ¿Cuándo usted solicita información de
algún documento (factura, retención, precio)
la atención ha sido?
Excelente
Bueno
Malo
5. ¿Cree usted que se debería implementar la
tecnología en el negocio con la adquisición de
un sistema contable?
Muy de acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
6. ¿En cuánto a las condiciones físicas del
negocio cómo califica?
Malo
Excelente
Bueno
7. ¿A su criterio, piensa usted que la oferta de
productos del negocio es?
Excelente
Bueno
Malo
8. ¿Con que frecuencia compra en este el
local comercial?
Una vez a la semana
Una vez cada 15 días
Una vez al mes
Una vez cada 6 meses
Anualmente
9. ¿Según su percepción; siente que existe un
control interno adecuado a los procesos que
se realiza en el negocio?
Si
No
10. ¿Qué tan probable es que vuelva al
Comercial BYDAR?
Muy probable
Poco probable
Nada probable
11. ¿Hace que tiempo es cliente del Comercial
BYDAR?
Menos de 6 meses
6 meses a 1 año
1 año a 3 años
3 años a 5 años
Más de 5 años
¡Gracias por su colaboración!
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR AUDITORÍA Y FINANZAS CPA
Encuesta dirigida a: Clientes potenciales del Comercial BYDAR
Indicaciones: La encuesta es de carácter anónimo, la información que usted proporcione es muy
importante para nosotros y servirá para divulgación académica
Objetivo: Recopilar información sobre los procedimientos y controles que se llevan a cabo en el comercial BYDAR y la importancia de la implementación de un Sistema Contable
Por favor, señale con una X según corresponda de acuerdo a su situación actual
1. ¿El servicio que le brinda en el comercial
Bydar es:
Excelente
Bueno
Malo
2. ¿Usted ha tenido alguna dificultad al
momento de recepción de su producto?
Siempre
En ocasiones
Nunca
3. ¿Cuándo usted solicita información de
algún documento (factura, retención, precio)
la atención ha sido?
Excelente
Bueno
Malo
4. ¿Cree usted que se debería implementar la
tecnología en el negocio con la adquisición de
un sistema contable?
Muy de acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
5. ¿En cuánto a las condiciones físicas del
negocio cómo califica?
Malo
Excelente
Bueno
6. ¿A su criterio, piensa usted que la oferta de
productos del negocio es?
Excelente
Bueno
Malo
7. ¿Con que frecuencia compra en este el
local comercial?
Una vez a la semana
Una vez cada 15 días
Una vez al mes
Una vez cada 6 meses
Anualmente
8. ¿Según su percepción; siente que existe un
control interno adecuado a los procesos que
se realiza en el negocio?
Si
No
9. ¿Qué tan probable es que vuelva al
Comercial BYDAR?
Muy probable
Poco probable
Nada probable
10. ¿Hace que tiempo es cliente del Comercial
BYDAR?
Menos de 6 meses
6 meses a 1 año
1 año a 3 años
3 años a 5 años
Más de 5 años
¡Gracias por su colaboración!
Anexo 6 Análisis e interpretación de encuestas
Encuesta aplicada a empleados del Comercial BYDAR
1. ¿Las actividades que realiza en el negocio son adecuadas a su puesto?
Actividades desarrolladas adecuadas a su puesto
Interpretación: En base a lo expuesto se señala que todos sus empleados están realizando
las actividades por las cuales fueron asalariados, evidenciando así, que los parámetros
manifestados en el contrato de trabajo están siendo cumplidos, consiguiendo que se
sientan cómodos en su puesto y su rendimiento sea efectivo y dinámico.
2. ¿El dinero que ingresa al local comercial quien lo recibe y administra?
Recepción y administración de dinero
Interpretación: Para esta pregunta la totalidad de empleados coincidieron que la
recepción y administración de dinero, es por parte del dueño, de esta manera, se expresa
que únicamente una persona está al frente de este rubro, que es sin duda un área muy
escéptica y de gran cuidado, y que los empleados no tendrán que rendir cuenta, del mal
manejo de este capital
100%
0%0% Muy de acuerdo
De acuerdo
En desacuerdo
0%
100%
Usted como
empleado
Propietario
Las exigencias del mercado laboral, que
demanda personal cualificado, con
iniciativa y autonomía, que demuestre
dotes de creatividad, capacidad de
innovación y espíritu de mejora
aplicables tanto a su trabajo como al de
los miembros de su equipo. (Ecudero,
2017, pág. 211).
La administración del efectivo es de
principal importancia en cualquier
negocio, porque es el medio que puede
determinar el crecimiento, la
sobrevivencia o el cierre de un
negocio (Guajardo, 2014, pág. 442).
3. ¿Cómo cree usted que es la atención y variedad de productos que se ofrece al
cliente?
Atención y variedad de productos
Interpretación: De manera que, en esta pregunta denota en su mayoría que el trabajo que
realiza el empleado en el negocio según su parecer es excelente, por consiguiente el ser
humano que se encuentra en constante aprendizaje requiere capacitación, en aspectos que
ayudaran al correcto desarrollo de su actividades, con el objetivo primordial de satisfacer
a los clientes que se acercan al establecimiento con el afán de satisfacer una necesidad
4. ¿Cada qué tiempo se realiza la constatación física de inventario en el negocio?
Constatación física de inventario
Interpretación: Como se puede apreciar cada empleado brindo respuestas diferentes,
mas sin embargo esta gestión la realizan en base a todas las variables que exhibe el
indicador de la presente pregunta, ya que se vuelve prescindible, realizarlo
constantemente para conocer como es la aceptación de un determinado producto, y que
al momento de solicitar su reposición sea de manera precisa, resguardando al comercial
de posibles pérdidas que pueden presentarse por el desconocimiento en esta área.
El vendedor ha de conocer y comprender
a su cliente, pero también a la empresa
que representa, ya que el ofrecimiento
que haga a su cliente debe estar en
consonancia con lo que la empresa
puede realizar en cada momento. (Pinto,
Cómo preparar ofertas comerciales ,
2016, pág. 5).
Es necesario realizar inventarios para
confrontar los datos anotados en
nuestra base de datos con las
existencias reales disponibles en el
almacén. (Meana, 2017, pág. 3).
5. ¿Quién es el encargado de autorizar órdenes de compra?
Autorización de ordene de compra
Interpretación: Como se aprecia en la presente pregunta en general se tiene el consenso
de que tanto empleado como propietario intervienen en esta autorización, siendo esta la
manera correcta, ya que el primero se encuentra en constante interacción con el producto
y sabrá cuál es el que se necesita, mas sin embargo el dueño del negocio tiene la última
palabra ya que es quien desembolse el dinero.
6. ¿Cuáles son los controles básicos que se efectúan en el comercial?
Controles básicos que se realizan
Interpretación: A través, de la aplicación de esta pregunta lo óptimo sería que el control
se realice a todos los procedimientos que se desarrollan dentro del negocio, ya que todos
marcan un grado de importancia para el avance de actividades y de esta manera poder
minimizar los posibles riesgos ocasionados por la falta de vigilancia, sin embargo los que
se realizan en el comercial son únicamente la mitad de los sugeridos.
0%0%
100%
Usted como
empleado
Propietario
Todas las
anteriores
La solicitud de la compra suele ser un
documento de la organización, por la
cual un departamento o área solicita al
departamento de compras la compra
especificada en la solicitud (Cortés,
2017, pág. 32).
El control interno funciona mediante el
establecimiento de reglas y tareas para
gestionar las operaciones de una
organización, incluso el manejo de
eventos imprevistos. Estas reglas y tareas
son conocidas como políticas y
procedimientos (Lara, 2012, pág. 22).
7. ¿Cree usted que los procesos contables que efectúa la empresa son?
Procesos contables que se realizan
Interpretación: Aunque, el formalizar los procesos contables, como de evidenciar sus
transacciones, reportes, elaboración de documentos, es de vital importancia para el
negocio este no se lo ejecuta, sin poder permitir tener una información legitima y segura
de cómo se están desarrollando las actividades, y después de esto, tomar las decisiones
en beneficio del comercial, es por ello, que la respuesta que brindan los empleados es de
alguna manera negativa, ya que no se percatan que esto está ocurriendo de manera
oportuna.
8. ¿Cómo sugerencia que le expondría al comercial?
Sugerencias expuestas al negocio
Interpretación: En la presenta pregunta, es importante tomar en consideración las
sugerencias de los empleados que son las personas que a diario se encuentran en el
comercial, y debido a esto, su mayoría cree que la implementación de tecnología aportara
de forma positiva al negocio, mejorando su competitividad ya que al momento de ingresar
sus transacciones se tendrá la seguridad de que están siendo registradas de manera
correcta y que al final se podrá observar resultados y tomar medidas correctivas si fuese
necesario o continuar con lo ejecutado.
La falta de información producirá
perjuicios para la empresa como:
perder ventas por agotamiento de
existencias, el corte de suministro
eléctrico etc., de ahí la necesidad de
llevar una buena contabilidad que nos
suministre información adecuada para
tomar decisiones (Mesa, 2007, pág. 5).
La probabilidad de éxito en las
decisiones comerciales se incrementa
cuando la empresa define bien su
público y mercado objetivo e
implanta estrategias y políticas
adaptadas a las especificidades de ese
mercado. (Cubillo, 2015, pág. 132)
9. ¿El propietario supervisa la actividad que usted realiza?
Supervisión de actividades por parte del propietario
Interpretación: De acuerdo, a los resultados de esta pregunta, se sugiere que el dueño
juega un rol muy importante en la supervisión del comercial, que según la visión de los
empleados es constante, revisando continuamente las actividades que realizan y
sugiriendo la posibilidad de poder mejorarlas, y este a su vez, con la posibilidad de
convertirse en un buen líder, que pueda guiar a su equipo de trabajo e implementar el
bienestar laboral en el negocio.
10. ¿Cree usted que para la actividad que realiza en el negocio, es importante el
manejo tecnológico como por ejemplo implementación de un sistema
contable?
Importancia del manejo tecnología en la actividad que realiza
Interpretación: Esta pregunta tiene relación con lo manifestado en la interrogante
número 8 de esta encuesta dirigida a los empleados, en donde también se establece la
importancia del uso de la tecnología hoy en día, y por ende el uso de un sistema contable
que permite tener una herramienta que ayude a la simplificación y control estricto de
tareas realizadas, como por ejemplo que mediante un código se pueda determinar un
producto, la existencia o agotamiento del mismo, al igual que obtener al instante los datos
de un cliente que significaría un ahorro de tiempo para los empleados.
100%
0%0%Siempre
Rara vez
Nunca
100%
0%Si
No
Regularmente, semanal o
mensualmente, conviene reunirse
formalmente, y de manera individual,
con cada miembro del equipo con el
fin de evaluar, por segmento, zona o
cliente, la actividad realizada, el grado
de cumplimiento de las ventas y las
medidas que se van adoptar
(International, 2018).
Un sistema bien controlado de TI
ofrece un mayor potencial de
reducción de errores dado que las
computadoras procesan la
información de forma consistente.
(Arens, 2007, pág. 346).
Encuesta aplicada a proveedores del Comercial BYDAR
1. ¿Hace qué tiempo mantiene una relación comercial con el negocio?
Relación comercial con el negocio
Interpretación: Según la respuesta manifestada por los proveedores, en su mayoría
concuerdan que el tiempo que mantienen relaciones comerciales es de más de cinco años,
seguida de la opción de tres a cinco años, lo que significa que son empresas con años de
posicionamiento y trascendencia, y no escogidas al azar por parte del dueño, ya que las
mismas ayudan al abastecimiento de productos en el local, los cuales deben ser de calidad
y a un precio factible, para poder ofrecerlos a sus clientes.
2. ¿Los pedidos que realiza el negocio son claros y precisos?
Pedidos que realizan son claros y precisos
Interpretación: Para la mayoría de proveedores representa que los pedidos, tienen
dificultades en algunos casos, lo que puede ocasionar el retraso de los mismos, la
confusión al momento de despachar productos o él no envió de mercadería que puede
estar catalogada como urgente en el negocio, causando pérdidas y la inconformidad de
los clientes, esto puede presentarse debido a que no se lleva un control adecuado en los
procedimientos del local comercial.
0% 18%
18%
27%
37%
Menos de 6 meses
6 meses a un año
Un año a 3 años
3 años a 5 años
37%
63%
0%
Siempre
Regularmente
Nunca
Las empresas son cada vez más
conscientes de que el éxito de las
transacciones comerciales
depende en gran medida de la
capacidad de adaptación y del
respeto a las costumbres
originarias de nuestros
interlocutores. (Cuadrado, 2007,
pág. 24)
Las compras bajo un sistema
organizado, representan a la
empresa una buena
administración, negociando
plazos de pago, descuentos,
oportunidad de uso y otros
beneficios. (Sangri, 2014, pág. 5).
3. ¿Los procedimientos que se lleva a cabo en la organización son controlados y
monitoreados?
Control y monitoreo de procedimientos de la organización.
Interpretación: Al observar que gran parte de encuestados, manifiestan que no existe
control ni monitoreo a los procesos de la organización, significa una gran alerta para todos
los involucrados en esta organización, porque no se tiene claro como es el manejo de la
información en un determinado momento, y así poder hacer las correcciones de manera
oportuna sin dejar en el abandono a las mismas, no por falta de interés, sino más bien por
falta de recursos, que si no se llevan gradualmente ocasionan perdidas al negocio y peor
aún el cierre de sus actividades creando un grave perjuicio, para quienes están
inmiscuidos en este.
4. ¿Cuál es el parámetro que más se ha manejado con el Comercial Bydar, en
cuanto a la devolución de productos?
Parámetros manejados para devolución de productos
Interpretación: Son algunos parámetros por los cuales se puede dar este escenario, pero
el más relevante para los encuestados, es la devolución por productos vencidos que se
convierte en una incidencia de salud pública en beneficio de los consumidores, para
mitigar esta posible situación, se deberá tener un control adecuado de los productos que
ingresan, al igual de los que se encuentran en bodega y de manera similar con los que son
ofertados al cliente
18%
82%
Si
No
37%
54%
0%
9%Productos no corresponden al
pedido
Productos vencidos
Entrega sin factura
Entrega en fecha no
estipulada
El control interno se ha vuelto cada
vez más importante, eficiente y, por
consiguiente, requerido. La necesidad
de asegurar el logro de los objetivos
organizacionales se está volviendo
imperativa, esto es, no negociable.
(Mantilla, 2013, pág. 13).
Devoluciones son aquellos
retornos de mercadería que se
hacen a los proveedores, por
acuerdo establecido previamente
por una decisión unilateral, al
considerar inadecuada la
mercadería recibida (Zapata,
2011, pág. 97).
5. ¿Cómo calificaría usted, a los procesos de la información contable que lleva
el negocio?
Calificación a los procesos contables que lleva el negocio
Interpretación: De acuerdo, a los resultados de la presente pregunta, los proveedores en
su mayoría declaran que la evaluación que otorgan, a la información contable que lleva
el negocio, es medianamente aceptable, por lo tanto, se puede observar que existieron
sucesos en algún momentos de la relación comercial, que no fueron atendidos con la
mayor prontitud del caso; se podría manifestar que fueron entre las más principales, la
cancelación de factura, o emisión de retenciones.
6. ¿Considera usted que resultaría beneficioso la implementación de tecnología
en el negocio como es el Sistema Contable?
Implementación de tecnología – sistema contable en el negocio
Interpretación: El resultado, que se observa en esta pregunta se debe a los problemas
que se generan a lo largo de las relaciones económicas que mantienen con el comercial,
ya que la falta de procedimientos automáticos, generan la pérdida de tiempo y recursos a
las dos partes involucradas, es por ello, que se hace necesario la implementación de un
sistema contable que ayude a mejorar las operaciones que acarrea el negocio y que al
momento se los está llevado de manera rustica sin ningún tipo de control.
18%
82%
0% Excelente
Bueno
Malo
100%
0%
Si
No
Información financiera tiene el
objetivo de generar y comunicar
información útil de tipo
cuantitativo, para la oportuna toma
de decisiones de los diferentes
usuarios de una organización
económica (Guajardo, 2014, pág.
34).
La mayoría de las entidades,
incluyendo los negocios pequeños y los
familiares, dependen de la TI para
registrar y procesar las operaciones del
negocio, aun los negocios relativamente
simples utilizan las computadoras
personales y adquieren software de
contabilidad para sus procesos
contables con el fin de reemplazar los
ineficientes y cada vez menos efectivos
sistemas manuales de contabilidad.
(Arens, 2007, pág. 346).
7. ¿En qué porcentaje considera que su empresa abastece al negocio?
Porcentaje de abastecimiento del negocio
Interpretación: Para poder determinar en qué proporción las empresas abastecen el
negocio, se deberá comprender los gustos que tiene el consumidor, ya que en algunas
ocasiones este puede arriesgarse a probar nuevos productos, y otros a mantenerse fiel a
una sola marca, sin embargo, la mercadería que debe ofrecer el establecimiento debe ser
diferenciada en cuanto a calidad, precio, promoción y descuento, para que el usuario
pueda escoger lo que más le guste y le convenga, satisfaciendo así su necesidad, es por lo
anteriormente mencionado que el abastecimiento de la mayor parte de proveedores lo
hacen de acuerdo al primer parámetro que se presenta.
8. ¿Usted maneja promociones y descuentos?
Promociones y descuentos.
Interpretación: Para que el comercial, pueda otorgar esta clase instrumentos es necesario
que como proveedores manejen esta política, lo que significara una oportunidad para los
consumidores que desean adquirir determinado producto, ya que al obtener algo adicional
o bajar su precio está siendo atractivo para el público, por consiguiente se observa que en
su mayoría estas empresas, ofrecen promociones y descuentos en las mercancías que
ofertan.
44%
50%
6%0%
Del 10% al 30%
Del 31% al 60%
Del 61% al 90%
Más del 91%
82%
18%0%
Siempre
Rara vez
Nunca
No todos los proveedores tienen la
misma importancia para el
desarrollo de la actividad de la
empresa, por lo que los
responsables de compra deben
saber diferenciar y clasificar a los
distintos proveedores con el fin de
mantener con ellos las relaciones
adecuadas en cada momento.
(Pinto, 2016, pág. 267).
La mayoría de las empresas ajustan su
precio básico para recompensar a los
clientes por ciertas respuestas, como el
pago anticipo de sus cuentas, las compras
de grandes volúmenes o las de fuera de
temporada (Kotler, Fundamentos de
Marketing, 2017, pág. 281).
9. ¿Cuándo es el momento de cobros de facturas al comercial, la cancelación lo
realiza?
Cancelación de facturas
Interpretación: De acuerdo, a los resultados arrojados en la presente pregunta, se analiza
que en su mayoría existe un retraso al momento de cancelación de facturas a los
proveedores por parte del comercial, esto se debe a que no se lleva un control de las
obligaciones pendientes que mantiene el negocio con terceros, ocasionando la
incomodidad de sus distribuidores, por lo que, se hace necesario la implementación de un
sistema contable para estar al día con la información que el negocio genere en cuanto a
cuentas por pagar que estén pronto vencerse para poder cancelar de manera oportuna y
que entre las partes siga existiendo una buena relación comercial.
18%
45%
37%
0%
Antes de 5 días del
vencimiento
El día del vencimiento
5 días después del
vencimiento
15 días después del
vencimiento
Más de un mes del
vencimiento
El departamento de cuentas por
cobrar se encarga de pasar al cobro
las facturas emitidas en su
vencimiento. Los medios de cobro
pueden ser diversos: cheque,
transferencias, recibo domiciliado, y
conllevan diferentes procedimientos.
(Barquero, 2013, pág. 65).
Encuesta aplicada a clientes corporativos del Comercial BYDAR
1. ¿El servicio que le brinda en el comercial Bydar es:
Servicio que brinda el Comercial
Interpretación: Para la mayoría de encuestados esta interrogante esta medianamente
satisfecha, por tanto, se deben hacer correctivos en la organización, tanto en el área
administrativa, financiera, y de ventas, para que el cliente se sienta satisfecho con el
servicio que se le ofrece, y al ser corporativo pueda seguir adquiriendo sus productos en
el negocio con la mayor confianza creando un ambiente de familiaridad.
2. ¿Usted ha tenido alguna dificultad al momento de recepción de su producto?
Dificultad al momento de recepción del producto
Interpretación: Aunque, el margen es estrecho entre nunca a ver tenido dificultad en la
recepción del producto y que el algunas ocasiones se presentó este problema, se puede
analizar que los procesos en lo referente al inventario, no están siendo llevados de manera
correcta, provocando errores que están recayendo en sus consumidores, por consiguiente,
el comercial debe brindar la seguridad, de que la mercadería entregada a sus clientes es
acorde a los requerimientos que ellos necesitan.
33%
67%
0%
Excelente
Bueno
Malo
0%
73%
27%
Siempre
En ocasiones
Nunca
No hay que olvidar que un
establecimiento vive de los clientes;
hay que cuidarlos, conocerlos bien,
para presentarles los productos tal y
como ellos esperan. (Calvo, 2017,
pág. 90).
Mantener relaciones con los
clientes, que también deben estar
basadas en realizar la labor de
forma inteligente. (Quintero, 2017,
pág. 76).
3. ¿El comercial BYDAR otorga créditos a sus clientes?
Otorgamiento de créditos
Interpretación: En cuanto, al otorgamiento de créditos, todos sus clientes aseveran que
el comercial no otorga créditos ya que las ventas son al contado, y bajo esta modalidad
siempre se ha manejado, por la seguridad que ofrece al dueño del comercial evitando
sufrir posibles pérdidas por el riesgo de incobrabilidad que pueda presentarse, sin
embargo, se puede considerar que el permitir a los clientes acceder a créditos en las
adquisiciones sus mercaderías podrían incrementar sus ventas y mantener la relación
comercial, pero esto debe ser evaluado y analizando.
4. ¿Cuándo usted solicita información de algún documento (factura, retención,
precio) la atención ha sido?
Atención en la solicitud de información
Interpretación: Según la mayoría de clientes corporativos, indican que es medianamente
aceptable la atención al momento de requerir información de algún documento requerido
por ellos, esto puede generar incomodidad si la solicitud no es atendida como el usuario
lo demanda, el no llevar un archivo organizado ni un sistema contable, que permita tener
esta información al instante es una problemática que el negocio debe corregir lo más
pronto posible y de esta manera sus clientes se sientan satisfechos, no solo por los
productos que adquieren sino por la atención que se les brinda.
0%
100%
Si
No
20%
80%
0% Excelente
Bueno
Malo
Los créditos siempre han sido otorgados a
los diferentes actores de la sociedad para
adquirir diferentes productos: a los
campesinos para la adquisición de aperos
de labranza; a los comerciantes para la
adquisición de productos y equipos de
distribución que faciliten sus actividades; a
los gobiernos, quienes necesitan saldar sus
deudas. (Morales, 2014, pág. 2).
La información empresarial es el
recurso que permite a todos los
interesados determinar el valor de la
entidad, su situación financiera y su
rentabilidad, es decir, constituye la
fuente indispensable para poder conocer
la realidad económica-financiera y la
evolución previsible de la empresa
(Bonsón, 2009, pág. 3).
5. ¿Cree usted que se debería implementar la tecnología en el negocio con la
adquisición de un sistema contable?
Implementación de tecnología – Sistema Contable
Interpretación: Como es lógico, para poder evitar los problemas que se presentaron en
el análisis de la pregunta dos y cuatro de la presente encuesta, se observa que la mayoría
de clientes coincidieron que la implementación de tecnología es muy importante y que
hace falta al negocio, ya que puede convertirse en una herramienta de trabajo, que ayude
en el desarrollo de procedimientos del comercial de manera más ágil y oportuna.
6. ¿En cuánto a las condiciones físicas del negocio cómo califica?
Calificación condiciones físicas
Interpretación: De acuerdo, a la presente pregunta los clientes manifestaron que se
sienten a gusto con la infraestructura que presenta el negocio, pero para poder llegar a la
excelencia, se debe de trabajar cada día innovando los espacios que son dedicados para
los productos que se ofertan, asimismo, el ampliar instalaciones, mejorar la iluminación,
el aseo pueden ser uno de los factores que el cliente aprecie y se sienta identificado.
87%
13%0% Muy de acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
93%
7%
0%Excelente
Bueno
Malo
Es importante crear y desarrollar
sistemas y procedimientos que
permitan mejorar los productos y
servicios para cumplir con los
estándares de calidad que el
mercado exige. (Franklin, 2007,
pág. 200).
La distribución de las instalaciones
tiene que ver con la adecuación y
orden de cada uno de los procesos
productivos, es decir, cómo se
ordenará físicamente la fábrica, la
oficina o el taller, para que el trabajo
se desarrolle de manera eficiente.
(Weinberger, 2009, pág. 80).
7. ¿A su criterio, piensa usted que la oferta de productos del negocio es?
Oferta de productos en el comercial
Interpretación: Para la totalidad de clientes, la satisfacción en lo referente a la oferta
del producto es notoria, por la gran variedad que mantiene en stock el local comercial que
mediante la observación directa se pudo apreciar, a pesar de este resultado se debe tomar
especial cuidado en el manejo de los procesos que tienen que ver directamente con el
producto, como son inventarios, caja, bancos, cuentas por pagar, para que el agrado del
cliente sea en todos los aspectos referentes al negocio.
8. ¿Con que frecuencia compra en este el local comercial?
Frecuencia de compra en el local comercial
Interpretación: Dentro de los resultados obtenidos en esta pregunta, se destaca que el
local comercial es visitado por sus usuarios en los días comprendidos a un mes, debido a
la magnitud de compras que realizan, se debe tener especial cuidado en la atención, oferta
de producciones, condiciones del local y procesos en general del establecimiento, para
que de esta manera los clientes retornen al comercial a realizar sus adquisiciones.
100%
0%0%
Excelente
Bueno
Malo
33%
60%
7%
0%
Una vez a la semana
Una vez cada 15 días
Una vez al mes
Una vez cada 6 meses
Anualmente
La cantidad ofrecida no
necesariamente es la misma cantidad
que se venderá en realidad. A veces,
la cantidad ofrecida es mayor que la
cantidad demandada, de modo que la
cantidad vendida es menor que la
cantidad ofrecida. (Parkin, 2010,
pág. 64).
Tan sólo el 5 por ciento de los
compradores son fieles a una sola
marca dentro de una categoría de
productos. Estos resultados
demuestran que existen unas
oportunidades enormes para influir
y cambiar las decisiones de los
clientes en el momento en que están
realizando de verdad sus compras
(Stahlberg, 2013, pág. 295).
9. ¿Según su percepción; siente que existe un control interno adecuado a los
procesos que se realiza en el negocio?
Control interno en los procesos del negocio
Interpretación: Analizando la respuesta negativa que tiene esta pregunta, se puede
manifestar que esta apreciación los clientes la tienen, debido a las experiencias no
favorables que tuvieron en las interrogantes dos y cuatro de la presente encuesta, lo que
es preocupante porque los clientes corporativos sin estar cotidianamente en las
actividades del negocio, consideran que el control a sus procesos, no están siento llevados
correctamente, minimizando así el éxito que puede tener la organización.
10. ¿Qué tan probable es que vuelva al Comercial BYDAR?
Probabilidad de retorno al negocio
Interpretación: Conforme a los resultados obtenidos, se presenta que en su mayoría los
clientes confirman sus deseos de volver al negocio, observando la aceptación favorable
que tiene el comercial hacia el público, sin embargo, siempre se debe tener en cuenta
posibles fallas que pueden presentarse en procedimientos del establecimiento,
ocasionando el retraso de tareas y por ende la insatisfacción de los consumidores.
27%
73%
Si
No
100%
0%0%Muy probable
Poco probable
Nada probable
Un sistema de control interno
consiste en políticas y
procedimientos diseñados para
proporcionar una seguridad
razonable a la administración de que
la compañía va a cumplir con sus
objetivos y metas. (Arens, 2007,
pág. 271).
Una buena administración de las
relaciones con el cliente brinda
satisfacción a este último. A la vez,
los clientes satisfechos
permanecen leales y hablan a otros
de manera favorable a cerca de la
compañía y de sus productos
(Kotler, 2017, pág. 21).
11. ¿Hace que tiempo es cliente del Comercial BYDAR?
Tiempo en el que es cliente del comercial
Interpretación: Los resultados que arroja está pregunta es muy importante para el
negocio que lleva en la localidad alrededor de 15 años, ya que los clientes se han
mantenido fieles, durante muchos años en adquisición de mercadería que aquí se oferta;
sus precios, promociones y descuentos son estrategias claves que atraen al cliente, Así
que, para que esto siga manteniéndose de esta manera, se debe innovar en tecnología que
proporcione herramientas que ayuden a mejorar el control de actividades y
procedimientos
0%
7% 13%
20%60%
Menos de 6 meses
6 meses a 1 año
1 año a 3 años
3 años a 5 años
Más de 5 años
La experiencia del cliente está
cobrando un gran protagonismo en
todas las empresas por ser el
elemento que proyecta su
personalidad, la identifica frente a
sus competidores y lanza su
mensaje mediante hechos, y no
palabras, sobre lo que realmente
quiere y aporta a la sociedad para
mejorarla. (Gonzalez, 2015, pág.
177).
Encuesta aplicada a clientes potenciales del Comercial BYDAR
1. ¿El servicio que le brinda en el comercial BYDAR es:
Servicio brindado del comercial
Interpretación: De acuerdo, a los resultados obtenidos se manifiesta que la mayor parte
de clientes concuerdan que el servicio que brinda el comercial Bydar es bueno, seguido
de la opción excelente, por lo tanto, se considera que el mejoramiento de varias técnicas
como la amabilidad y rapidez por parte de los empleados, contribuirá a que el cliente se
sienta complacido con la atención recibida.
2. ¿Usted ha tenido alguna dificultad al momento de recepción de su producto?
Recepción de producto
Interpretación: Para el resultado de esta pregunta se observa el margen estrecho que
existe entre clientes netamente satisfechos en la recepción de sus productos al momento
de la adquisición de los mismos, frente a clientes que en alguna ocasión tuvieron alguna
clase de inconveniente, es decir, que algún aspecto en esta área está en conflicto y que
debería ser mejorada, el orden adecuado de los productos que se ofertan en el negocio,
podría ser parte de la solución.
34%
65%
1% Excelente
Bueno
Malo
1%
50%49%
Siempre
En ocasiones
Nunca
No hay que olvidar que un
establecimiento vive de los
clientes; hay que cuidarlos,
conocerlos bien, para presentarles
los productos tal y como ellos
esperan. (Calvo, 2017, pág. 90).
Mantener buenas relaciones
con los clientes, que deben
estar basadas en realizar la
labor de forma inteligente.
(Quintero, 2017, pág. 76).
3. ¿Cuándo usted solicita información de algún documento (factura, retención,
precio) la atención ha sido?
Atención en solicitud de documentos
Interpretación: Por consiguiente, se establece que la mayoría de los clientes están
medianamente satisfechos al momento de solicitar información, esta situación se puede
presentar por no poseer archivo de documentación de forma ordenada y cronológica, que
permita la búsqueda y localización de documentos solicitados en algún instante por parte
de los clientes y también de entidades reguladoras.
4. ¿Cree usted que se debería implementar la tecnología en el negocio con la
adquisición de un sistema contable?
–Implementación de tecnología
Interpretación: Se evidencia en la presente que los clientes aceptan casi en su totalidad,
la implementación tecnológica en el negocio, así que, la adquisición de un sistema
contable para el mismo, mejoraría sistemáticamente todos los procesos que se realizan,
en cuanto a compras, inventarios, caja, cuentas por cobrar en otros, su ejecución sería más
controlada evitando retrasos, quejas, y de esta manera, acrecentando la satisfacción de sus
clientes.
34%
63%
3%
Excelente
Bueno
Malo
91%
7%2%
Muy de acuerdo
Poco de acuerdo
Nada de acuerdo
La información empresarial es el
recurso que permite a todos los
interesados determinar el valor
de la entidad, su situación
financiera y su rentabilidad.
(Bonsón, 2009, pág. 3).
En los últimos años los avances
informáticos han supuesto
importantes cambios en la
comunicación con los clientes
permitiendo grandes avances en
la actividad comercial. (Blanco,
2013, pág. 31).
5. ¿En cuánto a las instalaciones físicas del negocio cómo califica?
Calificación de instalaciones físicas
Interpretación: Se puede notar un margen estrecho entre la primera y segunda opción
(excelente y bueno respectivamente), en cuento a la satisfacción en las instalaciones
físicas del negocio, de esta manera, se podría modificar diferentes espacios del local como
por ejemplo incremento o modificación de estantes, iluminación, entre otros, generando
así zonas más confortables, amplias que mejore las condiciones de todos los involucrados.
6. ¿A su criterio, piensa usted que la oferta de productos del negocio es?
Oferta de productos
Interpretación: Eventualmente, se analiza que los clientes se sienten satisfechos de la
cantidad de productos que se ofertan, de igual manera esto se pudo detectar mediante la
observación directa de bienes ofertados en el negocio, donde se aprecia la gran variedad
de mercancía, que son de aceptación de los consumidores.
52%45%
3%
Excelente
Bueno
Malo
62%
33%
5%
Excelente
Bueno
Malo
La distribución de las
instalaciones tiene que ver con
la adecuación y orden de cada
uno de los procesos productivos,
es decir, cómo se ordenará
físicamente la fábrica, la oficina
o el taller, para que el trabajo se
desarrolle de manera eficiente.
(Weinberger, 2009, pág. 80).
La cantidad ofrecida no
necesariamente es la misma
cantidad que se venderá en
realidad. A veces, la cantidad
ofrecida es mayor que la
cantidad demandada, de modo
que la cantidad vendida es
menor que la cantidad ofrecida.
(Parkin, 2010, pág. 64).
7. ¿Con que frecuencia compra en este el local comercial?
Frecuencia de compra
Interpretación: De conformidad a esta pregunta, se revela que más de la mitad de los
clientes visitan el local comercial en proporción total a un mes, lo que contribuye a que
las ventas sean de manera diaria, generando publicidad, rotación de inventarios, utilidades
y posicionamiento del negocio.
8. ¿Según su percepción; siente que existe un control interno adecuado a los
procesos que se realiza en el negocio?
Control interno en los procesos del negocio
Interpretación: El resultado de esta pregunta representa un factor negativo frente a los
clientes, ya que al no encontrarse día a día en las operaciones del negocio, palpan desde
su perspectiva, que el establecimiento no lleva un control adecuado a sus procedimientos,
la falta de conocimiento, organización o a su vez la inexistencia de un sistema contable
adecuado puede ser las causas para que ocurra esta falta.
43%
25%
23%
6%3%
Una vez a la semana
Una vez cada 15 días
Una vez al mes
Una vez cada 6 meses
Anualmente
39%
61%
Si
No
Un cliente fiel nos adquirirá
productos o servicios
periódicamente y será siempre
un prescriptor de nuevos
clientes, pues está complacido
con nuestra organización
(Muñiz, 2010, pág. 71).
La organización de los procesos es
fundamental para poder entender la
atención al cliente como una
herramienta que permite poner a
disposición de los clientes productos
o servicios. (Martínez, 2013, pág.
21).
9. ¿Qué tan probable es que vuelva al Comercial BYDAR?
Probabilidad de regresar al comercial
Interpretación: En cuando, a lo manifestado por los clientes su deseo de regresar al
establecimiento es atractiva, lo que significa que la atención, variedad de producto,
precios, infraestructura están siendo de su agrado, sin embargo un cliente insatisfecho
siente que el negocio, defraudo alguno de los aspectos expuestos anteriormente, y podrán
arremeter realizando una publicidad maliciosa para el comercial Bydar, por eso, la
importancia de tener clientes satisfechos.
10. ¿Hace que tiempo es cliente del Comercial BYDAR?
Tiempo que es cliente del comercial
Interpretación: De este modo, se interpreta que el comercial está yendo por buen
camino, ya que posee clientes con más de 5 años de fidelidad, considerando que el mismo
se encuentra en la ciudad de Tulcán alrededor de 15 años, lo que motiva que el negocio
se siga innovando de acuerdo a la era globalizada en la que nos encontramos al momento.
80%
17%3%
Muy probable
Poco probable
Nada probable
4%
5%11%
12%
68%
Menos de 6
meses6 meses a 1 año
1 año a 3 años
3 años a 5 años
Una persona puede ser cautivada
en una mera transacción
comercial, una negociación de
alto nivel o con una simple
actualización de estado en
Facebook. (Kawasaki, 2011, pág.
56).
Cada vez más es necesario
brindar una calidad de servicio
excelente si queremos que
nuestra empresa o negocio siga
subsistiendo, y es
absolutamente imprescindible
hacerlo si queremos crecer.
(Cockerell, 2013, pág. 83).
Anexo 7 Demostración del proceso contable
Debido a la amplitud de información que se dispone, se ha mirado la factibilidad de
exponer un ejemplo por cada de las operaciones comerciales que se realizaron en el
transcurso del mes de febrero del 2018 en el Comercial BYDAR
Reconocimiento de la operación
Factura de Venta
Fecha día, mes, año
Nombre del cliente
Dirección
Cantidad de productos vendidos
Detalle de productos vendidos
Tipo de comprobante de venta
Número de comprobante de venta
Valor unitario del producto vendido
Valor total del producto vendido
Subtotal
Impuesto
Valor total de la venta
Firma del cliente
Factura de Proveedor
Comprobante de retención
Tipo de comprobante de venta
Datos del proveedor
Código del producto
Cantidad
Descripción
Precio Unitario
Precio Total
Subtotal
Impuesto Valor total de la compra
Condiciones de la cancelación
Tipo de comprobante
Número de comprobante
Datos del proveedor
Número del comprobante
Impuesto
Base imponible
Ejercicio fiscal
% Retención
Valor retenido
Código de impuesto
Planilla IESS
ACTIVOS FIJOS
ROL DE PAGOS
Nombre RMU ComisiónRemuneración
Total
Décimo
tercer
Décimo
cuarto
Fondos de
reservaVacaciones
Aporte
Patronal
TOTAL
INGRESOS
Aporte
personal
TOTAL
EGRESOS
LÍQUIDO A
PAGAR
Empleado A 386,00 10,81 396,81 33,07 32,17 33,07 16,53 44,24 555,89 37,50 37,50 518,39
Empleado B 386,00 10,81 396,81 33,07 32,17 33,07 16,53 44,24 555,89 37,50 37,50 518,39
Empleado C 386,00 10,81 396,81 33,07 32,17 33,07 16,53 44,24 555,89 37,50 37,50 518,39
1158,00 32,43 1190,43 99,20 96,50 99,20 49,60 132,73 1667,67 112,50 TOTAL 1555,17
SUMINISTROS DE OFICINA
Cantidad Detalle Costo Unitario Costo Total
2 Cajas esferos azul 3,00 6,00
3 Libretines de facturas 12,00 36,00
2 Archivadores grandes 3,50 7,00
2 Archivadores pequeños 2,80 5,60
2 Cudernos catedráticos 1,20 2,40
4 Marcadores permanentes 0,50 2,00
4 Cuchillas grandes 1,00 4,00
3 Tijeras medianas 0,25 0,75
1 Grapadora 1,50 1,50
1 Perforadora 2,80 2,80
4 Paq.x100 fundas pequeñas 0,40 1,60
4 Paq.x100 fundas medianas 1,00 4,00
4 Paq.x100 fundas grandes 1,20 4,80
TOTAL 78,45
SUMINISTROS DE ASEO
Cantidad Detalle Costo Unitario Costo Total
1 Detergente 5 kilos 9,50 9,50
1 Paq. x 12 rollos papel higiénico MR 12,50 12,50
1 Jabón líquido 2,50 2,50
2 Trapeadores 2,00 4,00
2 Escobas 1,50 3,00
2 Recogedores de basura 1,00 2,00
3 Basureros grandes 1,80 5,40
1 Desinfectante grande 2,50 2,50
1 Cloro grande 1,50 1,50
1 Gel antiséptico 2,50 2,50
1 Limpia vidrio 2,40 2,40
8 Franelas 0,30 2,40
4 Guantes domésticos 1,50 6,00
TOTAL 56,20
Consumo de suministros de Oficina Consumo de suministros de aseo
Cantidad Detalle Costo Unitario Costo Total Cantidad Detalle Costo Unitario Costo Total
1 Cajas esferos azul 3,00 3,00 1 Detergente 5 kilos 9,50 9,50
3 Libretines de facturas 12,00 36,00 1 Paq. x 12 rollos papel higiénico MR 12,50 12,50
2 Archivadores grandes 3,50 7,00 1 Jabón líquido 2,50 2,50
1 Archivadores pequeños 2,80 2,80 1 Trapeadores 2,00 2,00
1 Cudernos catedráticos 1,20 1,20 1 Escobas 1,50 1,50
2 Marcadores permanentes 0,50 1,00 1 Recogedores de basura 1,00 1,00
3 Cuchillas grandes 1,00 3,00 1 Basureros grandes 1,80 1,80
2 Tijeras medianas 0,25 0,50 1 Desinfectante grande 2,50 2,50
1 Grapadora 1,50 1,50 1 Cloro grande 1,50 1,50
1 Perforadora 2,80 2,80 0 Gel antiséptico 2,50 0,00
4 Paq.x100 fundas pequeñas 0,40 1,60 0 Limpia vidrio 2,40 0,00
3 Paq.x100 fundas medianas 1,00 3,00 4 Franelas 0,30 1,20
3 Paq.x100 fundas grandes 1,20 3,60 3 Guantes domésticos 1,50 4,50
TOTAL 67,00 TOTAL 40,50
MUEBLES DE OFICINA
Cantidad Detalle Costo Unitario Costo Total
15 Vitrinas de vidrio - aluminio 150,00 2250,00
8 Estanterias de aluminio LC 200,00 1600,00
12 Estanterias de aluminio BG 200,00 2400,00
2 Sillas giratorias 75,00 150,00
TOTAL 6400,00
EDIFICIO
Cantidad Detalle Costo Unitario Costo Total
3 Departamentos 25000,00 75000,00
3 Casas 50000,00 150000,00
1 Local comercial - casa 175000,00 175000,00
TOTAL 400000,00
VEHÍCULO
Cantidad Detalle Costo Unitario Costo Total
1 KIA SPORTAGE LX AC 2.0
5P 4X2
TM - MODELO 2014 -
20000,00 20000,00
TOTAL 20000,00
EQUIPOS DE OFICINA
Cantidad Detalle Costo Unitario Costo Total
2 Escalera multiuso LC 120,00 240,00
3 Escalera multiuso BG 180,00 540,00
1 Teléfono inalambrico 60,00 60,00
4 Calculadora HP - LC 35,00 140,00
3 Calculadora HP - BG 35,00 105,00
TOTAL 1085,00
Jornalización
Para lo cual se realiza capturas de pantalla de los datos que se ingresó a los diferentes
módulos del sistema contable Mónica 8.5, demostrando el manejo que se realizó del
mismo y la optimización de información ya que algunas de ellas son repetitivas.
Se iniciara este proceso presentando el plan de cuentas
Proceso Transacción
Balance
Inicial
Caja Chica
Ventas
Pago
Proveedores
Gasto
Caja Chica
Servicios
Básicos
Deposito
Sueldos
Mayorización
COMERCIAL BYDAR Pag. 1
Barrio Centro calle Boyacá 552 y Bolívar
Tulcán - Ecuador
Telf.: 062984 856
Libro Mayor
28/02/2018
Cod. Cuenta Cuenta Fecha Debe Haber Saldo
1101 Caja ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 19.811,44 16.847,74 2.963,70
1102 Caja chica ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 300,00 220,09 79,91
1103 Bancos ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 24.047,74 7.421,53 16.626,21
1105 IVA en compras ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 536,75 384,03 152,72
1111 Inventario de Mercadería ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 71.266,54 6.398,65 64.867,89
1201 Terrenos ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 30.000,00 0,00 30.000,00
1202 Edificios ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 400.000,00 0,00 400.000,00
120201 (-) Depreciación Acumulada Edificios ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 0,00 1.583,33 1.583,33
1203 Equipo de Oficina ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 1.085,00 0,00 1.085,00
120301 (-) Depreciación Acumulada Equipo de Oficina ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 0,00 8,14 8,14
1204 Muebles de Oficina ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 6.400,00 0,00 6.400,00
120401 (-) Depreciación Acumulada Muebles de Oficina ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 0,00 48,00 48,00
1206 Vehículo ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 20.000,00 0,00 20.000,00
120601 (-) Depreciación Acumulada Vehículo ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 0,00 266,67 266,67
2001 Cuentas por Pagar a proveedores ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 3.584,25 7.951,11 4.366,86
2103 IVA en ventas ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 994,68 2.584,86 1.590,18
210401 Retenciones en la fuente 1% ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 0,00 44,66 44,66
1112 Suministros de Oficina ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 11,45 0,00 11,45
1113 Suministros de Aseo ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 15,70 0,00 15,70
31 Capital Suscrito ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 0,00 530.608,95 530.608,95
4101 Ventas ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 0,00 13.251,53 13.251,53
5101 Gasto sueldo ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 1.190,45 0,00 1.190,45
5103 Aporte patronal ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 132,73 0,00 132,73
5104 Fondos de reserva ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 99,20 0,00 99,20
5107 Décimo Tercero ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 99,20 0,00 99,20
5108 Décimo Cuarto ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 96,50 0,00 96,50
5109 Vacaciones ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 49,60 0,00 49,60
5115 Gastos servicios básicos ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 44,70 0,00 44,70
5123 Depreciación Activos Fijos (Edificio-Muebles de Oficina-Equipo de Oficina-Vehículo) ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 1.906,14 0,00 1.906,14
5129 Combustible vehículo ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 40,00 0,00 40,00
5401 Costo de Ventas ------ Saldo al 28/02/2018 ------ 6.398,65 0,00 6.398,65
================================================
588.110,72 588.110,72
Comprobación
Ajustes contables
BALANCE DE COMPROBACION
(Desde 01/02/2018 Hasta 28/02/2018 En $_______)
Movimiento 28/02/2018 Saldos 28/02/2018
Nro. de Cuenta Descripcion de cuenta Debitos Creditos Deudor Acreedor
1101 Caja 19.811,44 16.847,74 2.963,70 0,00
1102 Caja chica 300,00 220,09 79,91 0,00
1103 Bancos 24.047,74 7.421,53 16.626,21 0,00
1105 IVA en compras 536,75 384,03 152,72 0,00
1111 Inventario de Mercadería 71.266,54 6.398,65 64.867,89 0,00
1201 Terrenos 30.000,00 0,00 30.000,00 0,00
1202 Edificios 400.000,00 0,00 400.000,00 0,00
120201 (-) Dep. Acumulada Edificios 0,00 1.583,33 0,00 1.583,33
1203 Equipo de Oficina 1.085,00 0,00 1.085,00 0,00
120301 (-) Dep. Acumulada Equipo de Oficina 0,00 8,14 0,00 8,14
1204 Muebles de Oficina 6.400,00 0,00 6.400,00 0,00
120401 (-) Dep. Acumulada Muebles de Oficina 0,00 48,00 0,00 48,00
1206 Vehículo 20.000,00 0,00 20.000,00 0,00
120601 (-) Dep. Acumulada Vehículo 0,00 266,67 0,00 266,67
2001 Cuentas por Pagar a proveedores 3.584,25 7.951,11 0,00 4.366,86
2102 IVA por pagar 610,65 610,65 0,00 0,00
2103 IVA en ventas 994,68 2.584,86 0,00 1.590,18
210401 Retenciones en la fuente 1% 0,00 44,66 0,00 44,66
1112 Suministros de Oficina 11,45 0,00 11,45 0,00
1113 Suministros de Aseo 15,70 0,00 15,70 0,00
2116 Aporte IESS por Pagar 245,23 245,23 0,00 0,00
3101 Capital suscrito 0,00 530.608,95 0,00 530.608,95
4101 Ventas 0,00 13.251,53 0,00 13.251,53
5101 Gasto sueldo 1.190,43 0,00 1.190,43 0,00
5103 Aporte patronal 132,73 0,00 132,73 0,00
5104 Fondos de reserva 99,20 0,00 99,20 0,00
5107 Décimo Tercero 99,20 0,00 99,20 0,00
5108 Décimo Cuarto 96,50 0,00 96,50 0,00
5109 Vacaciones 49,60 0,00 49,60 0,00
5115 Gastos servicios básicos 44,70 0,00 44,70 0,00
5123 Depreciación Activos Fijos (Edificio-Muebles de Oficina-Equipo de Oficina-Vehículo) 1.906,14 0,00 1.906,14 0,00
5129 Combustible vehículo 40,00 0,00 40,00 0,00
5401 Costo de Ventas 6.398,65 0,00 6.398,65 0,00
================ ================ ================ ================
588.475,17 588.475,17 551.768,32 551.768,32
Depreciación
Estructura de Informes
COMERCIAL BYDAR Pag. 1
Barrio Centro calle Boyacá 552 y Bolívar
Tulcán - Ecuador
Telf.: 062984 856
REPORTE DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
(Desde 01/02/2018 Hasta 28/02/2018 En $_______)
Nro. de Cuenta Descripcion de cuenta Subtotales Totales
4 INGRESOS
4101 Ventas 13.251,53
5401 Costo de ventas 6.398,65
3301 Utilidad Bruta en ventas 6.852,88
5 EGRESOS
51 GASTOS ADMINISTRATIVOS 3.658,51
5101 Gasto sueldos 1.190,43
5104 Fondos de reserva 99,20
5107 Décimo Tercero 99,20
5108 Décimo Cuarto 96,50
5109 Vacaciones 49,60
5103 Aporte Patronal 132,73
5115 Gastos servicios básicos 44,70
5123 Depreciación Activos Fijos (Edificio-Muebles de Oficina-Equipo de Oficina-Vehículo) 1.906,14
5129 Combustible vehículo 40,00
52 GASTOS VENTAS 0,00
53 GASTOS NO OPERACIONALES 0,00
42 OTROS INGRESOS 0,00
3302 Utilidad antes de Impuesto 3.194,37
2401 15% Participación trabajadores 479,16
2402 25% Impuesto a la Renta 678,80
3303 Utilidad del Ejercicio 2.036,41
=============================
=============================
=============================
COMERCIAL BYDAR Pag. 1
Barrio Centro calle Boyacá 552 y Bolívar
Tulcán - Ecuador
Telf.: 062984 855
BALANCE GENERAL
(Desde 01/02/2018 Hasta 28/02/2018 En $_______)
Nro. de Cuenta Descripcion de cuenta Subtotales Totales
1 ACTIVO
11 ACTIVO CORRIENTE 84.717,58
1101 Caja 2.963,70
1102 Caja chica 79,91
1103 Bancos 16.626,21
1105 IVA en compras 152,72
1111 Inventario en Mercadería 64.867,89
1112 Suministros de Oficina 11,45
1113 Suministros de Aseo 15,70
12 ACTIVO FIJO 455.578,86
1201 Terrenos 30.000,00 30.000,00
1202 Edificios 400.000,00 398.416,67
120201 Depreciación Acumulada Edificios 1.583,33
1203 Equipo de Oficina 1.085,00 1.076,86
120301 Depreciación Acumulada Equipo de Oficina 8,14
1204 Muebles de Oficina 6.400,00 6.352,00
120401 Depreciación Acumulada Muebles de Oficina 48,00
1206 Vehículo 20.000,00 19.733,33
120601 Depreciación Acumulada Vehículo 266,67
540.296,44
2 PASIVO
20 PASIVO CORRIENTE 7.159,66
2001 Cuentas por pagar a proveedores 4.366,86
2103 IVA en ventas 1.590,18
210401 Retenciones en la fuente 1% 44,66
2401 15% Participación trabajadores 479,16
2402 25% Impuesto a la Renta 678,80
7.159,66
3 PATRIMONIO 533.136,78
30 Capital 491,42
31 Capital suscrito 530.608,95
33 RESULTADOS DEL EJERCICIO
3303 Utilidad del Ejercicio 2.036,41
533.136,78
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 540.296,44
==================================================
---------------------------------------------------------------------------------
=================================================
--------------------------------------------------------------------------------
==================================================
---------------------------------------------------------------------------------
=================================================
Anexo 8 Módulos del Sistema Mónica 8.5
Módulo Sección Descripción Aplicación
Se establecen características básicas que
permiten el correcto funcionamiento de
la empresa.
Se definen los parámetros para este
módulo como cuentas de cierre – fecha
de inicio
Se definen parámetros secundarios del
programa o los que se utilizan de manera
ocasional
Crear - modificar productos en el
inventario.
Modificar precios para uno o un grupo de
productos.
Eliminar un producto
Permite crear, modificar, imprimir
compras a sus proveedores.
Manejar movimiento de productos en la empresa.
Reportes de compras , manejo de productos ,lista de precios, en diferentes formatos (Excel ,PDF, Word)
Permite crear una empresa, modificarla o
eliminarla
Se puede ver la fecha detallada de un
cliente en particular.
Accede a una búsqueda rápida por
nombre, contacto, teléfono, etc.
Puede obtener reportes varios: lista de
clientes, lista de proveedores, créditos
Puede crear facturas, modificarlas,
imprimirlas.
Se limpian los campos.
Modificar un cheque de la lista.
Imprimir un cheque
Registrar los pagos que realiza a su
proveedor.
Compras que está haciendo a su
proveedor.
Impresión de un registro de la lista.
Obtener el estado de cuenta para el
proveedor.
En esta pestaña se define el catálogo de
cuentas.
Se genera automáticamente el respectivo
asiento contable.
Definición y manejo del libro diario
Definición y manejo del libro mayor
contable.
Permite cerrar las cuentas del catálogo
contable al final del periodo.
Se utiliza para generar informes que
necesita el negocio.
Anexo 9 Evaluación de Control Interno
Evaluación confianza - riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15%-50% 51% - 75% 76% - 95%
85%-50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO (100-NC)
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Análisis Metodología COSO
No. Cuestionario de control
interno
P.T
8
SI NO C.T OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
1 ¿El Comercial Bydar tiene
definido su misión y visión? 1 x 1
2 ¿Se realiza la evaluación de las
actividades realizadas por los
empleados?
1 x 0
No están instauradas
evaluaciones periódicamente
3 ¿En caso de existir actos de
indisciplina se tiene definido
que procedimiento llevarse a
cabo?
1 x 0
No se tiene documentando,
el llamado de atención es
verbalmente
4 ¿El negocio cuenta con
manuales o instructivos sobre
los procedimientos que deben
desarrollarse?
1 x 0
No se tiene documentando,
las instrucciones se da de
forma verbal
5 ¿Las actividades desarrolladas
en el establecimiento cuentan
con responsables en cada área?
1 x 1
6 ¿Las personas responsables de
cada área, desarrolla sus
actividades en base a sus
conocimientos?
1 x 1
7 ¿Los empleados colaboran en
actividades relacionadas con el
servicio a los clientes
1 x 1
8 ¿Las plazas de trabajo están
completas? 1 x 1
CALIFICACIÓN TOTAL: CT= 5
PONDERACIÓN TOTAL: PT= 8
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100 NC= 62,5%
NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI= 100% - NC% RI= 37,5%
Según el análisis realizado, se puede determinar que el AMBIENTE DE CONTROL del comercial, se
encuentra dentro de un rango moderado tanto en el nivel de confianza y de riesgo, por lo tanto, para llegar
a la excelencia del plan organizacional se deben tomar medidas correctivas en algunos aspectos: como de
evaluar las actividades realizadas por los empleados de forma permanente, de elaborar un manual de
procedimientos, donde se pueda plasmar las instrucciones que deben ser cumplidos por todos los
individuos que conforman el Comercial Bydar, además, de las sanciones por no acatarlas.
CT 5 RIESGO
PT 8
NC 62,5% MODERADO
RI 37,5% MODERADO
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No. Cuestionario de control
interno
P.T
9
SI NO C.T OBSERVACIONES
EVALUACIÓN DE RIESGOS
1 ¿Cuándo se entrega dinero de
fondos de caja chica se respalda
por medio de algún
comprobante?
1 x
0 No existe ninguna clase de
documento que respalde la
transacción
2 ¿El propietario del negocio es el
único responsable de Caja? 1 x 1
3 ¿El dinero que ingresa por ventas
diariamente se lo guarda en un
lugar seguro?
1 x 0
No existe una caja fuerte
para la custodia de dinero
4 ¿Se lleva un control riguroso de
inventario? 1 x 0
En la actualidad no se tiene
determinado la cantidad
exacta de productos
5 ¿El registro diario de la utilidad
generada se la lleva a través de
un sistema contable?
1 x 0
Su registro es de manera
rustica con apuntes en un
cuaderno
6 ¿Al momento de compras se
lleva un archivo alterno de la
factura? 1 x 0
No se tiene respaldo para el
establecimiento la
documentación original se
entrega a la contadora
externa
7 ¿Se mantiene en custodia la
chequera, para evitar que otra
persona no pueda emitir un
documento sin autorización?
1 x 0
No se tiene un lugar seguro
donde almacenar estos
documentos
8 ¿La contadora indica de forma
detallada, el porqué de los
valores a ser cancelados?
1 x 0
No entrega un detalle de los
valores cancelados
9 ¿Se posee un plan de marketing?
1 x 0
No, perjudicando porque no
genera actividades
innovadoras para llegar al
cliente
CALIFICACIÓN TOTAL: CT= 1
PONDERACIÓN TOTAL: PT= 9
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100 NC= 11,11%
NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI= 100% - NC% RI= 88,89%
Según el análisis realizado, se puede determinar que la EVALUACIÓN DE RIESGOS presenta bajo su
nivel de confianza y alto su riesgo, para lo cual se deberá de implementar varios correctivos para
minimizar los mismos y en algunos casos desaparecerlos, entre los cuales están, en que debe de existir
algún documento que respalde la entrega de dinero de caja chica, también, al no depositar todos los días
el dinero de ventas este debe estar almacenado en un lugar seguro, al igual que la chequera y demás
documentos importantes, el cual únicamente conozca el propietario del negocio, de igual manera, el
comercial cuya principal actividad es de venta de productos de aseo personal se debe conocer exactamente
las existencias en inventarios de sus productos, asimismo, el registro de su utilidad estar llevada de manera
correcta y no rustica como es al momento, como también es importante llevar un registro alterno de
transacciones para tener conocimiento detallado, de que los datos que presenta y cancela la contadora que
trabaja para el negocio son correctos, por último, es importante contar con un plan de marketing que
impacte a la colectividad cada cierto tiempo o en fechas especiales para que pueda generar una utilidad
favorable.
CT 1 RIESGO
PT 9
NC 11,11% BAJO
RI 88,89% ALTO
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No. Cuestionario de control interno P.T
10
SI NO C.T OBSERVACIONES
ACTIVIDADES DE CONTROL
1 ¿Se realiza un registro contable al
momento de reposición de caja chica? 1 x 0
No se efectúa ningún registro
2 ¿Los valores monetarios recibidos por
ventas son depositadas al siguiente día? 1 x 1
3 ¿El propietario antes de cobrar el
dinero de una venta, revisa nuevamente
la factura emitida por el vendedor?
1 x 1
4 ¿El control de inventarios que se
mantiene en este momento es manual? 1 x 0
Es de acuerdo a la rotación de
productos
5 ¿Al final del día se tiene el
conocimiento de cuanto su la utilidad? 1 x 0
Al no llevar el registro de las
transacciones realizadas de
forma detallada no se obtiene
este dato
6 ¿Las facturas del negocio son pre
impresas? 1 x 1
7 ¿Cuándo se realiza una compra a
proveedor, se procede a registrar esta
transacción?
1 x 0
En el local no se efectúa solo se
conoce del evento por la factura
8 ¿Los pagos a proveedores se realizan en
fechas de vencimiento de facturas? 1 x 0
No se lleva un registro de las
cuentas pendientes de pago y se
retrasa las cancelaciones
9 ¿La documentación de las diferentes
transacciones efectuadas en el negocio
se entrega a la contadora?
1 x 1
10 ¿Se manejan registros al momento de
compras realizando pedidos al
proveedor?
1 x 0
No se maneja esta clase de
documentos
CALIFICACIÓN TOTAL: CT= 4
PONDERACIÓN TOTAL: PT= 10
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100 NC= 40%
NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI= 100% - NC% RI= 60%
Según el análisis realizado, se puede determinar que las ACTIVIDADES DE CONTROL, posee bajo su nivel
de confianza y alto su riesgo, en consecuencia, se debe de implementar algunos cambios, que ayuden a mejorar
varios aspectos como de registrar todas y cada una de las transacciones comerciales que realiza el negocio para
conocer los datos que son de interés para el propietario, como de registro de facturas de compra, por ende las
cuentas pendientes por pagar que mantendrá, para no tener retraso en la cancelación de los mismos, también,
el control de inventarios debe ser diaria para conocer las existencias y el momento más oportuno de elaborar
ordenes de pedido a los proveedores y evitar el desabastecimiento.
CT 4 RIESGO
PT 10
NC 40% BAJO
RI 60% ALTO
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No. Cuestionario de control interno P.T
8
SI NO C.T OBSERVACIONES
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
1 ¿Se mantiene algún registro de los
depósitos realizadas por las ventas
realizadas diariamente?
1 x 1
2 ¿Cuándo el stock de algún
producto hace falta en el comercial
se informa al propietario?
1 x 0
El aviso no se lo hace de forma
anticipada por llevar el control
de inventarios
3 ¿Al momento de recibir la
mercadería por parte de
vendedores se informa al
proveedor?
1 x 1
4 ¿Cuándo es momento de cancelar
una cuenta la contadora elabora el
comprobante de retención? 1 x 0
Es la persona responsable de
efectuar este requerimiento pero
en ocasiones se produce demora
en la contestación de este
requerimiento
5 ¿Cuándo se necesita algún
documento, la contadora lo entrega
con prontitud?
1 x 0
En ocasiones existe retrasos
6 ¿La orden de compra se la realiza
de forma conjunta el propietario y
el empleado?
1 x 1
7 ¿El negocio cuenta con un sistema
que permita llevar la información
contable y financiera del
Comercial?
1 x 0
Es indispensable la
implementación de un Sistema
contable que ayuda en estas
tareas
8 ¿Existe la aprobación por parte del
propietario, de los Estados
Financieros que elabora la
contadora?
1 x 1
CALIFICACIÓN TOTAL: CT= 4
PONDERACIÓN TOTAL: PT= 8
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100 NC= 50%
NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI= 100% - NC% RI= 50%
Según el análisis realizado, se puede determinar que la INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN del
comercial, es bajo su nivel de confianza y alto su riesgo, por lo tanto, se sugiere varias alternativas para
mitigar estos resultados negativos, como el de informar a tiempo sobre el stock de determinado producto
al propietario, para que realice la gestión de pedido sin perder así la oportunidad de vender estos productos,
es importante que las personas que laboran en el negocio tengan conocimientos básicos contables para que
al momento de tener que elaborar un documento lo realicen de manera correcta y ágil y no esperar que la
contadora lo realice evitando así retrasos de los mismos.
CT 4 RIESGO
PT 8
NC 50% BAJO
RI 50% ALTO
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No. Cuestionario de control
interno
P.T
8
SI NO C.T OBSERVACIONES
MONITOREO
1 ¿Se tiene definido el monto de
caja chica con el cual se va a
trabajar?
1 x
0 Se debe conservar un saldo
constante para facilitar su
control y reposición
2 ¿Se realizan conciliaciones
bancarias? 1 x 0
Banca electrónica, pero carece
de conciliación bancaria diaria
3 ¿Se revisa al personal al inicio y
finalización de su jornada para
evitar hurtos?
1 x 1
4 ¿Al final de la jornada se realiza
la verificación de facturas
emitidas?
1 x 1
5 ¿Constantemente se mantienes
promociones y descuentos? 1 x 1
6 ¿Si se presentó alguna novedad
al momento de una compra con
proveedores se realizan los
respectivos cambios sea en
productos o documentación?
1 x 0
En ocasiones estos cambios se
tardan en efectuarlos
7 ¿Se lleva un registro de los pagos
efectuados a proveedores para
evitar pagar nuevamente? 1 x 0
Toca preguntar a la contadora
o a su vez revisar el talonario
de la chequera por la falta de
un registro
8 ¿La contadora cumple con las
obligaciones tributarias a
tiempo?
1 x 1
CALIFICACIÓN TOTAL: CT= 4
PONDERACIÓN TOTAL: PT= 8
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100 NC= 50%
NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI= 100% - NC% RI= 50%
Según el análisis realizado, se puede determinar que el MONITOREO del comercial, es bajo su nivel de
confianza y alto su riesgo, en consecuencia, se debe de enmendar algunos de ellos, como el de tener un
monto fijo de caja chica que ayude a cancelar los movimientos económicos pequeños que no necesitan de
la generación de un cheque, asimismo, es importante realizar conciliaciones bancarias para determinar el
valor exacto que se mantiene para cubrir obligaciones, también, de llevar un registro de los proveedores
con los cuales se mantuvo alguna novedad para realizar el seguimiento de este proceso, así mismo de los
pagos que se tengan pendientes, para que las partes involucradas queden conformen y se pueda seguir con
la relación comercial.
CT 4 RIESGO
PT 8
NC 50% BAJO
RI 50% ALTO
COMERCIAL BYDAR
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Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
Resultados de implementación Sistema Mónica 8.5
Anexo 10 Inventario Comercial BYDAR (Situación anterior)
Anexo 11 Kardex de mercadería (Resultado)
COMERCIAL BYDAR
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Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
Anexo 12 Reporte obtenido - Módulo Inventarios
Anexo 13 Ventas (Situación anterior)
COMERCIAL BYDAR
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Pág. 135
Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
Anexo 14 Reportes obtenidos - Módulo Ventas
COMERCIAL BYDAR
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Pág. 136
Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
COMERCIAL BYDAR
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Pág. 137
Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
Anexo 15 Reportes obtenidos – Modulo cuentas por pagar
COMERCIAL BYDARBarrio Centro calle Boyacá 552 y Bolívar
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Documentos Ingresados : Cuentas por Pagar
Relación de Ordenes de Compra desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018
Fecha Nro. Documento Referencia Tipo Suplidor Monto $_____
02/02/2018 001-002-000054142 Compra a Crédito Pago DISCOM NORTE 34,00
15/02/2018 008-900-000014914 Compra a Crédito Pago ECUAQUÍMICA 132,52
16/02/2018 001-050-001334851 Compra a Crédito Pago LA FABRIL S.A 105,43
21/02/2018 001-001-000100709 Compra a Crédito Pago DISTRIBUIDORA CARLOS ARIAS 142,00
22/02/2018 001-002-000055126 Compra a Crédito Pago DISCOM NORTE 89,31
22/02/2018 001-010-0004300001 Compra a Crédito Pago PRODISPRO CIA. LTDA. 148,30
26/02/2018 001-007-000506466 Compra a Crédito Pago FARMAENLACE CIA. LTDA 322,11
26/02/2018 001-007-000506493 Compra a Crédito Pago FARMAENLACE CIA. LTDA 444,85
1.418,52
COMERCIAL BYDARBarrio Centro calle Boyacá 552 y Bolívar
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Cuentas canceladas a Proveedores
feb-18
Fecha Nro. Documento Referencia Suplidor Monto $_____
03/02/2018 001-010-000402322 Cancelada PRODISPRO CIA. LTDA. 918,54
09/02/2018 008-900-000012491 Cancelada ECUAQUÍMICA 321,56
09/02/2018 001-007-000471889 Cancelada FARMAENLACE CIA. LTDA 413,55
10/02/2018 008-020-000410534 Cancelada QUIFATEX S.A 351,65
14/02/2018 001-002-000051018 Cancelada DISCOM NORTE 695,48
19/02/2018 016-003-620910 Cancelada RENE CHARDON DEL ECUADOR 883,47
3.584,25
COMERCIAL BYDAR
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Pág. 138
Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
RUC del Comercial BYDAR
COMERCIAL BYDAR
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Telf.: 062984 856
Pág. 139
Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
COMERCIAL BYDAR
Tulcán - Ecuador
Telf.: 062984 856
Pág. 140
Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
Anexo 16 Instalaciones Comercial BYDAR
COMERCIAL BYDAR
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Pág. 141
Relación de Ordenes de Compra por producto
Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $
Anexo 17 Entrevista a propietaria del negocio
Anexo 18 Encuesta a empleados, proveedores, clientes corporativos y potenciales
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Desde 01/02/2018 hasta 28/02/2018. En $