Universidad Autónoma de Autónoma de Yucatán

Primera reunión para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad

por parte de la alta direcciónMérida, Yucatán.Junio 01 de 2007

AGENDA

� Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad

� Seguimiento al plan de trabajo (actividades pendientes)

� Validación de la Política y Objetivos estratégicos de Calidad

� Planeación de la auditoria interna y de certificación

� Cambios que puedan afectar al Sistema de Gestión de la

Calidad

� Recomendaciones para la mejora

Clientes/Proveedor

Clienteso Usuarios

MAPA DE PROCESO

Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad

Revisión: 0218 mayo 07

Selección de

Permanencia

Ingreso

Egreso

y titulación

A P

V H

Administración del Sistema de Gestión de

la Calidad

Tecnología de la información

Salidas / Productos

de aspirantes

Servicios bibliotecarios

Entradas / Insumos

Ingreso

Administración de recursos financieros

materiales y humanos

colección Catalogación

Adquisiciones

� Procedimiento para planear y registrar

aspirantes.

� Preparar recursos humanos y materiales.

SELECCIÓN DE ASPIRANTES(Educación media superior y superior)

� Preparar recursos humanos y materiales.

� Procedimiento para resguardar y administrar

pruebas y seleccionar sustentantes.

� Publicación, revisión de resultados y

generación de información.

� Matriculación de aspirantes seleccionados.

INGRESO

� Credencialización de los alumnos de la UADY.

� Procedimiento para alimentar la base de datos.

PERMANENCIA

datos.

� procedimiento para administrar el sistema bibliotecario.

� procedimiento para desarrollar colecciones documentales.

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS

documentales.� procedimiento para organizar recursos documentales.� procedimiento para prestar servicios de información al

usuario.� procedimiento para adquirir material bibliográfico .

� Procedimiento para emitir y validar

certificaciones, títulos, diplomas y grados

EGRESO Y TITULACIÓN

académicos.

� Atención y soporte a usuarios.

� Gestionar las Tecnologías de Información e

Infraestructura.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Infraestructura.

� Proveer soporte de tecnologías de información.

� Procedimiento para adquirir equipo y consumibles de

Presupuesto ordinario.

� Procedimiento para seleccionar y evaluar proveedores.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS MATERIALES Y HUMANOS

� Procedimiento para seleccionar y evaluar proveedores.

� Procedimiento para la elaboración del presupuesto anual de

ingresos y egresos.

� Procedimiento para el control del ejercicio presupuestal.

� Procedimiento para la elaboración de informes financieros.

� Control de documentos� Control de registros� Auditoria interna

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

� Auditoria interna � Acciones correctivas � Acciones preventivas� Control de producto no conforme

La Universidad Autónoma de Yucatán es una institución que

contribuye a la formación humana y profesional y la generación del

conocimiento, mediante su función académica y la prestación de

Política de Calidad

servicios educativos de calidad que satisfacen las necesidades y

expectativas de sus usuarios, permitiendo, mayor acercamiento con

la sociedad, eficacia, competitividad y la mejora continua de sus

procesos internos como parte del buen funcionamiento de su sistema

de gestión de la calidad para ser una Universidad con trascendencia

social con presencia y reconocimiento local, regional y nacional.

2-6 9-30 1-18 21-31 4-15 18-29 2-13 16-31 1-17 20-31

I. REQUERIMIENTOS1 Formalización del comité de calidad2 Definición del alcance del sistema (Elaborar Mapa de Procesos)

3Realización y aplicación de encuestas de opinión (Medir la satisfacción de los clientes)

4 Análisis y evaluación de los resultados de la evaluaciónII. CULTURA DE CALIDAD

5 Elaborar e implementar el programa de capacitación 2007 (procedimiento)6 Medir la efectividad del proceso de capacitación7 Capacitación en la aplicación de 5s + 18 Definir los objetivos y política de calidad9 hacer el plan de difusión de objetivos y política de la calidad

10 Aplicar encuesta de clima laboral y analizar los datos11 Técnicas de análisis para la solución de problemas

III. DOCUMENTACIÓN

12Estandarizar la estructura de los documentos (procedimientos, instructivos y registros).

13 Concluir la documentación de los procesos (proc. e instructivos)14 Ajustar los procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:200015 Documentar el proceso de compras15 Documentar el proceso de compras bibliotecas16 Ajustar el Manual de la Calidad

Diseñar y/o modificar registros de control (requeridos por los procesos y la norma ISO

Seguimiento

Responsable124 5 6 7 8 9 Seguimiento3 1110

PROCESO DE CERTIFICACIÓN EN ISO-9001-2000 PLAN DE TRABAJOPrograma Quincenal

Abril Mayo Junio Julio Agosto

17Diseñar y/o modificar registros de control (requeridos por los procesos y la norma ISO 9001:2000)

18Implementar los documentos del SGC (de procesos y requeridos por la norma ISO 9001:2000

19Definición de la competencia, responsabilidades y nivel de autoridad (Elaborar perfiles de puestos conforme a la norma ISO 9001:2000)

20 Actualizar los expedientes de los trabajadores vs perfil de puestos

21Hacer programa de matto. preventivo de equipo involucrado para la operación de los procesosV. MEJORA CONTINUA

22 Medición y análisis del desempeño de los procesos (definición de indicadores)23 Establecer acciones correctivas y preventivas24 Llevar a cabo el análisis de datos 25 Implantar el control de los productos no conformes26 Lleva a cabo primera reunión de revisión por la dirección

Lleva a cabo segunda reunión de revisión por la direcciónIV. AUDITORIAS DE CALIDAD

27 Actualización en la formación de auditores internos28 Capacitación sobre cómo atender una auditoría29 Realizar auditoría interna 0230 Realizar ajustes al Sistema de Gestión de la Calidad31 Revisión final por parte del asesor (auditoria interna 03)32 Auditoría de certificación

Actividad realizada

Actividad en proceso

Actividad que no se ha realizado

Nota: el cálculo de los tiempos puede variar en función del número de procesos a certificar y el número de personal a capacitar así mismo por el compromiso que muestre la alta dirección implementar el proceso.

Interpretación de la Política de Calidad

L a U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e Y u c a t á n :

S o m o s t o d a l a c o m u n i d a d u n i v e r s i t a r i a ( p e r s o n a l a c a d é m i c o y a d m i n i s t r a t i v o ) .

F o r m a c i ó n d e c a p i t a l h u m a n o :

N o s r e f e r i m o s a l a f o r m a c i ó n i n t e g r a l y h u m a n i s t a d e p e r s o n a s , c o n c a r á c t e r p r o f e s i o n a l y c i e n t í f i c o ( f o r m a c i ó n d e e g r e s a d o s ) .

P r e s t a c i ó n d e s e r v i c i o s e d u c a t i v o s :

S o n t o d o s l o s s e r v i c i o s d e í n d o l e a d m i n i s t r a t i v o y a c a d é m i c o q u e o f r e c e l a U n i v e r s i d a d , p o r e j e m p l o l o s s e r v i c i o s b i b l i o t e c a r i o s , l o s d e c o n t r o l e s c o l a r , e n t r e o t r o s .

U s u a r i o s : s a t i s f a c e r l a s n e c e s i d a d e s y e x p e c t a t i v a s d e a l u m n o s , d e l p e r s o n a l y d e l o s d i v e r s o s s e c t o r e s d e l a s o c i e d a d r e g i o n a l y n a c i o n a l .

M a y o r a c e r c a m i e n t o c o n l a s o c i e d a d :

M a y o r a p e r t u r a e n l a o f e r t a d e s e r v i c i o s d e t o d o s l o s c a m p o s d e l c o n o c i m i e n t o y a t o d o s l o s s e c t o r e s d e l a s o c i e d a d . s o c i e d a d .

E f i c a c i a : E x t e n s i ó n e n l a q u e s e r e a l i z a n l a s a c t i v i d a d e s p l a n e a d a s y s e a l c a n z a n l o s r e s u l t a d o s p l a n e a d o s .

M e j o r a c o n t i n u a : A c t i v i d a d r e c u r r e n t e p a r a a u m e n t a r l a c a p a c i d a d p a r a c u m p l i r c o n l o s r e q u i s i t o s e s t a b l e c i d o s e n l a p r e s t a c i ó n d e n u e s t r o s s e r v i c i o s .

P r o c e s o s : P r o c e s o d e f i n e c o m o “ c o n j u n t o d e a c t i v i d a d e s m u t u a m e n t e r e l a c i o n a d a s o q u e i n t e r a c t ú a n , l a s c u a l e s t r a n s f o r m a n e l e m e n t o s d e e n t r a d a e n r e s u l t a d o s ” . L o s p r o c e s o q u e f o r m a n p a r t e d e l s i s t e m a d e g e s t i ó n d e l a c a l i d a d d e l a U A D Y s o n :

• S e l e c c i ó n d e a s p i r a n t e s • I n g r e s o • P e r m a n e n c i a • E g r e s o y t i t u l a c i ó n • S e r v i c i o s b i b l i o t e c a r i o s

o C o l e c c i ó n o C a t a l o g a c i ó n

• T e c n o l o g í a d e l a i n f o r m a c i ó n • A d m i n i s t r a c i ó n d e r e c u r s o s f i n a n c i e r o s

m a t e r i a l e s y h u m a n o s

U n i v e r s i d a d c o n t r a s c e n d e n c i a s o c i a l :

� Implementar y consolidar el Sistema de Gestión de la Calidad

en el área central y en las Unidades Académicas de la UADY.

� Incrementar la satisfacción de los usuarios semestralmente en

Objetivos estratégicos de Calidad

las dependencias que se implemente.

� Incrementar la presencia y pertinencia de la UADY a nivel local,

regional y nacional.

� Promover e incrementar la cultura de la autoevaluación y

seguimiento del desempeño de los procesos.

Planeación de la auditoria interna

Programa de Auditorias- Tiene como objetivo establecer las auditorias que se llevarán a cabo

para verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en laNorma ISO 9001:2000 y de los establecidos en los documentos queforman parte de los procesos, así como para establecer el grado deforman parte de los procesos, así como para establecer el grado demadurez del Sistema de Gestión de la Calidad.

Plan de Auditorías- Tiene como objetivo verificar el cumplimiento de los requisitos de la

Norma ISO 9001:2000, así como establecer la agenda a seguirdurante el proceso de auditoria.

Programa de Auditorias

PERIODO: Segundo Semestre del 2007.

FECHA DE ELABORACIÓN: 30 de mayo 2007.

OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en lanorma ISO 9001:2000, para obtener la certificación de los procesosadministrativos que se llevan a cabo en el área central de la UADY. Asíadministrativos que se llevan a cabo en el área central de la UADY. Asícomo revisar el cumplimiento a los documentos vigentes (procedimientos,instructivos, entre otros) para identificar áreas de oportunidad quecontribuyan a la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad.

AUDITOR LIDER: Carmen Díaz Novelo

NÚMERO Y TIPO DE AUDITORÍA

OBJETIVO ESPECÍFICO

ALCANCECRITERIOS DE AUDITORÍA

JUSTIFICACIÓNFECHA DE

REALIZACIÓN

Auditoria Interna01

Verificar elcumplimiento conlos requisitos de laNorma ISO 9001:2000, y de losestablecidos en losdocumentos queforman parte delalcance delsistema de gestiónde la calidad.

Involucra a todos los procesos que forman parte del sistema de gestión de la calidad.

Selección de aspirantes Ingreso PermanenciaEgreso y titulaciónServicios bibliotecarios

ColecciónCatalogación

Tecnología de la informaciónAdministración de recursos financieros materiales y humanos

Cláusulas de laNorma ISO9001: 2000 y losdocumentos queforman parte delos procesos delsistema decalidad.

Cumplir con loestablecido en lacláusula 8.2.2 de lanorma ISO 9001:2000.

18 al 22 de junio(depende de la documentación completa del Sistema de Calidad)

humanos

Auditoria decertificación

Verificar elcumplimiento delSGC con todoslos requisitos dela Norma ISO9001:2000.

Involucra a todos losprocesos queforman parte delsistema de gestiónde la calidad de laUADY

Cláusulas de laNorma ISO9001:2000

Auditoria detercera parte paraobtener elcertificado de lacalidad conformea la norma ISO9001: 2000

23 al 27 de julio (Por confirmar con organismo certificador)

NÚMERO Y TIPO DE

AUDITORÍA

OBJETIVO ESPECÍFICO

ALCANCECRITERIOS DE AUDITORÍA

JUSTIFICACIÓNFECHA DE

REALIZACIÓN

Auditoria Interna 02

Verificar elcumplimiento conlos requisitos de laNorma ISO 9001:2000, y de losestablecidos en losdocumentos queforman parte delalcance del sistema

Involucra a los procesos conforme al estado e importancia de los mismos y que formen parte del

Cláusulas de laNorma ISO 9001:2000 y losdocumentos queforman parte de losprocesos delsistema de calidad.

Dar cumplimiento con las políticas establecidas en el procedimiento para llevar a

Diciembre del 2007.

alcance del sistemade gestión de lacalidad.

parte del sistema de gestión de la calidad.

para llevar a cabo las auditorias internas

Plan de la Próxima Auditoria Interna que se llevará a cabo del 18 al 22 de junio.

OBJETIVO: Verificar el cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2000, y de los establecidos en los documentos que forman parte del alcance del sistema de gestión de la calidad.así como establecer la agenda a seguir durante el proceso de auditoria.así como establecer la agenda a seguir durante el proceso de auditoria.

ALCANCE DE LA AUDITORIA: Involucra a todos los procesos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad

NOMBRE DEL PROCES

O

ELEMENTO DE LA

NORMA ISO

9001:2000

RESPONSABLE

DÍAS PROGRAMA

DOS AUDITOR CÓDIGO

DOCUMENTOS A AUDITAR

FECHA DE REALIZACIÓN

L1

8

M1

9

M2

0

J2

1

V2

2

Selección de aspirantes

4.1, 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 6.1, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.1,

Director General de desarrollo academico

X Luis Jorge Gómez P-DGDA-CGES-

01P-DGDA-

CGES-02

P-DGDA-CGES-

03P-DGDA-

CGES-

1. Planear y registrar aspirantes

2. Preparar recursos humanos y materiales

3. Resguardar, administrar pruebas y 6.4, 7.1,

7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.1,8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1 y 8.5.3.

Nota: aplican a todos los procesos

CGES-04

pruebas y determinar seleccionados

4. Publicar, revisar resultados y generar reportes

Ingreso Coordinador general de servicios escolares

X Ligia Ancona P-SG-CGSE-01

P-SG-CGSE-02

1. Matriculación de aspirantes seleccionados.

2. Credencialización de los alumnos de la UADY

Permanencia

Coordinador general de servicios escolares

X Rosa González Dominguez

P-SG-CGSE-03

1. Procedimiento para alimentar la base de datos.

Egreso y titulación

Coordinador general de servicios escolares

X Olga C H P-SG-CGSE-04

1.Procedimiento parea validar y emitir certificados, títulos, diplomas y grados académicos.

Tecnología CATI X Silvia Medina P-SG-CATI- 1.Atención y soporte Tecnología de la información

CATI X Silvia Medina Campoy

P-SG-CATI-01

P-SG-CATI-02

P-SG-CATI-03

1.Atención y soporte a usuarios.2.Gestionar las Tecnologías de Información e Infraestructura.3.Proveer soporte de tecnologías de información.

Administración de recursos financieros materiales y humanos

Diractor General de Finanzas

X Armando Burgos Amaya

Graciela PastranaEduardo Ruz

P-DGF-CGDF-01P-DGF-CGDF-02P-DGF-CGDF-03P-DGF-CGDF-04P-DGF-CGDF-05P-DGF-CGDF-06

1.Adquisición de consumibles y equipos de presupuesto ordinario.2.Selección y evaluación de proveedores.3.Elaboración del presupuesto anual.4.Control del ingreso y del ejercicio presupuestal.5.Elaboración de informes financieros.6.Capacitación al 6.Capacitación al personal administrativo y manual

Administración del sistema de gestión de la calidad

CGPEGI x Carlos Allier P-CGPEGI-CC-01

P-CGPEGI-CC-02

P-CGPEGI-CC-03

P-CGPEGI-CC-04

P-CGPEGI-CC-05

P-CGPEGI-CC-06

1.Acciones preventivas2.Acciones correctivas3.Auditoria interna4.Control de producto no conforme5.Control de registros6.Control de documentos

Servicios bibliotecariosColecciónCatalogación

Coordinador del Sistema Bibliotecario

x x Brenda Gómez(Biblioteca central y

arquitectura)

P-DGDA-CSB-01

P-DGDA-CSB-02

P-DGDA-CSB-03

P-DGDA-CSB-04

P-DGDA-CSB-05

P-DGDA-CSB-06

1.procedimiento para administrar el sistema bibliotecario.2.procedimiento para desarrollar colecciones documentales.3.procedimiento para organizar recursos documentales.4.procedimiento para prestar servicios de información al usuario.usuario.5.procedimiento para formar usuarios con habilidades informativas.6.procedimiento para adquirir material bibliográfico.

x x Ricardo Polanco alamilla (Bibliotecas

de derecho y psicología)

x x Edith coello Bibliotecas prepa 1 y

quimica

x x Oyuki Loo collíBiblioteca de contaduría y biblioteca de

ingeniería y ciencias ingeniería y ciencias exactas

x x María Ortega HortaPrepa 2 y biblioteca

de la salud

x x Carmen DíazIngeniería Química y

Biológicas

x María Ortega HortaBiblioteca Cir-

sociales

x Carlos AllierBiblioteca de tizimín

� Recomendaciones para la mejora