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UNIVERSIDAD APEC
Escuela de Graduados
Trabajo Final para optar por el título de Maestría en el
Programa de:
Gerencia y Productividad
Título:
“Creación de Manuales de Procedimientos del área de Producción en una Empresa Cartonera. Caso de Estudio: Copac Global Packaging, período: el año
2012”
Sustentante:
Nombre: Matrícula
Pablo Rodríguez 2011-1556
Tutora:
Dra. Ada Bazil
Santo Domingo, D. N.
Abril, 2013
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RESUMEN
Al estudiar la empresa cartonera Copac Global Packaging, se identificó una debilidad dentro de su área de producción siendo esta la falta de manuales de procedimientos. La empresa incurría en errores en el manejo de sus equipos de producción por la falta de entrenamiento del personal en los procedimientos aplicables lo cual resultaba en costos adicionales de producción. Se descubrió que la empresa tenía procedimientos elaborados pero los mismos no estaban detallados y tampoco eran de conocimiento general en la empresa. Como parte de este monográfico, el objetivo general es crear manuales de procedimientos elaborados para las áreas de producción de Copac Global Packaging. Para esto se consultaran los documentos existentes de la empresa, se hará un levantamiento de información, se identificaran las debilidades de los manuales de procedimientos existentes y se harán propuestas de mejoras para el fortalecimiento del área de producción de la empresa.
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1
CAPITULO I: SINOPSIS DE LA EMPRESA ................................................................ 3
1.1. Historia de la Empresa .................................................................................... 3
1.1.1. Visión de la Empresa ............................................................................... 4
1.1.2. Sostenibilidad de la Empresa ................................................................. 5
1.1.3. Localidades ............................................................................................... 5
1.2. Mercados ........................................................................................................... 6
1.2.1. Salud .......................................................................................................... 6
1.2.2. Productos de Consumo ........................................................................... 6
1.2.3. Tabaco ....................................................................................................... 7
1.2.4. Comida y Alimentos ................................................................................. 7
1.2.5. Fragancia del Hogar ................................................................................ 7
1.3. Productos........................................................................................................... 8
1.3.1. Etiquetas .................................................................................................... 8
1.3.2. Cartones .................................................................................................... 8
1.3.3. Sobres ........................................................................................................ 9
1.3.4. Insertos ...................................................................................................... 9
1.3.5. Etiquetas de Mano ................................................................................. 10
CAPITULO II: ANÁLISIS DE IMPACTO ..................................................................... 12
2.1. Análisis del Impacto Real del Estudio ......................................................... 12
2.1.1. Los 5 Porqués ......................................................................................... 12
2.1.2. Conclusiones ........................................................................................... 13
2.2. Análisis de Costos de Situación Actual ...................................................... 14
2.2.1. Costos de Técnicos................................................................................ 14
2.2.2. Costos de Implementación ................................................................... 14
2.3. Listado de Áreas de Producción y Procesos Relacionados .................... 16
2.3.1. Matriz de Importancia/Nivel de Criticidad de Procesos .................... 17
CAPITULO III: ELABORACIÓN DE MANUALES ..................................................... 18
3.1. Manuales de Operaciones ............................................................................ 18
3.1.1. Procedimientos de la Cortadora de Papel .......................................... 18
3.1.2. Procedimiento de la Volteadora de Paletas ....................................... 19
iv
3.1.3. Procedimientos de Pre-Prensa ............................................................ 19
3.1.4. Procedimientos de Prensa .................................................................... 20
3.1.5. Procedimientos de Prensa UV ............................................................. 20
3.1.6. Procedimientos de Troquel ................................................................... 20
3.1.7. Procedimientos de Despeluce .............................................................. 21
3.1.8. Procedimientos de Pegadora ............................................................... 22
CONCLUSIONES........................................................................................................... 23
RECOMENDACIONES ................................................................................................. 24
REFERENCIAS .............................................................................................................. 27
ANEXOS .......................................................................................................................... 29
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación está basado en la propuesta
realizada a la empresa Copac Global Packaging concerniente al área de
producción enfocándose en la elaboración de manuales de
procedimientos para fortalecer el área de operaciones de la empresa. El
objetivo general de esta investigación es crear manuales de
procedimientos para las áreas de producción de la empresa Copac Global
Packaging.
La razón por la cual se ha decido enfocar el objetivo general de la
investigación en la creación de manuales de procedimientos es por una
serie de situaciones que se descubrieron al momento de elegir la empresa
de estudio. Entre las situaciones identificadas está el caso en que la
empresa Copac Global Packaging, en cuanto a su área de producción, no
posee algunos manuales de procedimientos establecidos para el manejo
de sus diferentes maquinarias de producción lo cual afecta el flujo de
producción de la empresa. Esto se debe a que el personal, al no poseer
manuales de procedimientos elaborados, no posee el entrenamiento
debido para accionar de una manera estándar lo cual ocasiona que los
empleados desarrollen sus propios métodos de operación los cuales no
necesariamente representan la mejor manera de actuar.
Otra situación que se identificó al momento de elegir la empresa objeto de
estudio es que la empresa posee una alta rotación de personal y, al no
tener manuales de procedimientos en las áreas de producción que
poseen altos niveles de rotación, se incurre en errores de operaciones los
cuales pueden ser evitados con el entrenamiento eficaz del personal.
Finalmente se descubrió que, los pocos manuales de procedimientos que
posee la empresa, no son utilizados de manera regular en el área de
operaciones por lo que la mayoría de los operadores y empleados no
tienen conocimiento alguno de la existencia de manuales de
procedimientos.
2
Como metodología se eligieron los métodos de la lista de chequeos con el
fin de listar los puntos claves de cada manual de procedimiento que se
requiere en el área de Producción para así identificar debilidades en el
sistema de procedimientos de Copac Global Packaging y crear mejoras.
También se eligió la técnica de la observación para visualizar la operación
actual de cada máquina e identificar los pasos necesarios para operar las
maquinarias de manera eficiente y el método de la revisión de
documentos para así visualizar los manuales ya elaborados por la
empresa y actualizar los mismos a los estándares actuales al igual que
adicionar las actividades de operación que no estén reflejados en los
manuales de procedimientos anteriores.
El actual monográfico se dividirá en 3 capítulos. El primer capítulo se
enfocara en la historia de Copac Global Packaging donde se incluirán las
localidades donde accionan, los productos que produce la empresa y los
mercados en donde están involucrados. En el segundo capítulo, se
presentaran los desarrollos de técnicas de análisis para así mostrar las
principales causas de los problemas de procedimientos de Copac Global
Packaging, un análisis para determinar los costos en lo que incurre la
empresa en contrataciones de técnicos especializados y un análisis de
costos donde muestran que tanto se ahorraría la empresa debido a la
elaboración de este monográfico versus el desarrollo de este proyecto por
otras vías. Finalmente, el tercer capítulo se enfocara en la presentación
de las propuestas elaboradas a Copac Global Packaging en cuanto a los
manuales de procedimientos de su área de Producción.
3
CAPITULO I: SINOPSIS DE LA EMPRESA
1.1. Historia de la Empresa
Para consultar la historia de la empresa Copac Global Packaging, se
consultó su página web en la dirección
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=3&Itemid=7 durante el día 2 de febrero del 2013 y pudimos ver que
durante la década de los 1970s, Copac Global Packaging es fundada en
Spartanburg, Carolina del Sur con el nombre de Coordinated Packaging
Systems incorporando una prensa Solna de 2 colores que ayudaba a
satisfacer las necesidades de los clientes del mercado textil. Para el 1977,
debido a los logros adquiridos, la empresa decide adquirir una fábrica más
grande en Denberry Road, Spartanburg donde actualmente están
localizados. Un año después, la empresa compra su primera prensa de
etiquetas para ampliar su oferta para los clientes.
Siguiendo la historia de Copac Global Packaging desde su página web
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=3&Itemid=7 , descubrimos que en la década de los 1980s, las ventas y
los clientes aumentan significativamente en lo que la empresa se
diversifica para servir a una serie de mercados incluyendo el de higiene
personal y el de fragancias hogareñas. En 1993, el nombre de la
compañía cambia a Copac, Inc. Para el 1998, se lanza la primera página
virtual al igual que el sistema de manejos de cuentas en línea (un
movimiento que hace que Copac adquiera mención en la revista Package
Printing por sus logros en el comercio en línea). En 1999, se implementan
los equipos de doblado y pegado para satisfacer las necesidades de los
clientes y evolucionar a un área del mercado diferente.
En el año 2000, pudimos ver a través de la página web
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=3&Itemid=7 que la revista Package Printing le otorga un galardón a
4
Copac al catalogarlos como uno de los mejores manufactureros de
etiquetas, lista en la que la empresa ha permanecido hasta ahora. Para el
año 2003, se efectúa la implementación del área de pre prensa donde se
elimina el uso de la película e incorpora una tecnología de computador a
plancha que proporciona una baja en los costos de operación e
incrementa la calidad. En el 2004, se instalan las tecnologías para la
impresión digital y equipos de acabado para lograr impresiones
competitivas, de alto perfil y de duración corta en las corridas de
producción. Ese mismo año, la empresa implementa nuevos
procedimientos de aseguramiento de calidad que cumplan con las buenas
prácticas de manufactura para cumplir con los clientes de los mercados
de bebidas, alimentos, farmacéuticos, entre otros.
Consultando la página web
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=3&Itemid=7 apreciamos que para el año 2009, el fundador Howard
Henerson vende a Copac a un grupo inversionista liderado por el veterano
en la industria Jerry Lux donde adopta el nombre de Copac Global
Packaging. En el 2010, Copac Global Packaging expande sus
operaciones para agregar una facilidad más a la sede de Spartanburg y
también abre una nueva planta en la Republica Dominicana para servir a
los clientes de la zona del Caribe.
1.1.1. Visión de la Empresa
La visión de la empresa es desplegada en su página web en la dirección
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=4&Itemid=8 que fue consultada en febrero 2 del 2013 donde nos dice
que su visión es crear soluciones de empaque que inspiren a las
personas y tengan un valor agregado en un mercado saturado.
5
1.1.2. Sostenibilidad de la Empresa
Con el fin de obtener los datos de sostenibilidad de la empresa Copac
Global Packaging, consultamos la página web
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=5&Itemid=9 el día 2 de febrero y descubrimos que los clientes de hoy no
solo esperan calidad y servicio, sino que también esperan que los
suplidores mantengan el medio ambiente limpio y saludable. En Copac
Global Packaging adoptan ese reto al conducir el negocio de una manera
sensible y responsable al entorno. Para asegurar la salud y la seguridad
de los empleados, clientes y comunidades, Copac construye prácticas de
manejo de desperdicios y producción segura y responsable en cada
faceta del negocio.
Para minimizar el impacto de los procesos de manufactura, Copac Global
Packaging reutiliza la mayoría de los desperdicios creados durante la
producción. Esto incluye el papel y el cartón que son reprocesados y
reciclados. Los desperdicios no reciclables son incinerados donde solo
una mínima cantidad llegan al entorno en forma de ceniza. Muchos de
nuestros papeles y cartones se originan de fuentes de reciclaje o de
fuentes renovables. Todos los químicos utilizados en los procesos son
certificados por una facilidad de prueba independiente y catalogados
como no-peligrosos para el medio ambiente. Este compromiso junto con
el proceso de verificación implementado, ha otorgado a Copac Global
Packaging la certificación de Green Partner de la corporación Sony.
1.1.3. Localidades
Para adquirir la información de las localidades en las cuales acciona la
empresa Copac Global Packaging, consultamos su página web en el
enlace
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
6
=6&Itemid=3 y descubrimos que la empresa tiene fábricas en las
siguientes localidades:
• Norte América
• China
• India
• Vietnam
• Tailandia
• República Dominicana
1.2. Mercados
En cuanto a los mercados en los que participa la empresa Copac Global
Packaging, pudimos ver en la página
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=11&Itemid=4 (consultada el 2 de febrero del 2013) los siguientes:
1.2.1. Salud
Excelente calidad y servicio caracterizan a los mercados farmacéuticos.
Desde el empaque y los cartones hasta las etiquetas y los insertos de
información, estos mercados están gobernados por regulaciones estrictas
las cuales las monitorean varias agencias. Para asegurar la confianza del
consumidor, Copac Global Packaging sigue unas medidas rígidas de
calidad y buenas prácticas de manufactura para asegurarse de que
cumplan con las pautas estrictas requeridas por los manufactureros
farmacéuticos. Copac Global Packaging también provee empaques de
alta calidad con costos eficientes para el mercado del cuidado personal el
cual también está sometido a un sistema refinado de control de calidad.
1.2.2. Productos de Consumo
Para compañías que buscan diferenciar sus empaques de productos en
los estantes de venta al por menor, Copac Global Packaging ofrece una
gran variedad de soluciones. Con capacidades de impresión digital, flexo
y offset usadas para cartones, etiquetas y otros tipos de empaques de
7
productos, Copac Global Packaging sirve como una fuente confiable para
los empaques de productos de consumo masivo. Con la experiencia del
equipo de diseño estructural y gráfico de Copac Global Packaging, se
brinda el soporte a los esfuerzos de los clientes para la manufactura de
empaques que sean funcionales y captiven la vista de los consumidores
para así aumentar la conciencia de la marca y la lealtad con el producto.
1.2.3. Tabaco
Copac Global Packaging posee la experiencia y la experticia para lograr
diseños únicos y tener capacidades productivas altas mientras se
mantiene la consistencia que este mercado demanda. Copac Global
Packaging entiende los requisitos únicos de los empaques de tabacos y
se adhiere a estándares estrictos en los procesos de manufactura para
asegurar que los cartones corran eficientemente en las líneas de
producción de los clientes. Copac Global Packaging ofrece una amplia
gama de opciones para ajustarse a las necesidades de los clientes en
cualquier aspecto que necesiten.
1.2.4. Comida y Alimentos
Copac Gobal Packaging sirve al mercado de comida y alimentos con una
gama amplia de productos de cartón y etiquetas. Con la experiencia en
gráficas, la variedad de opciones de producción y la consistente
reproducción de diferentes sustratos, Copac Global Packaging les brinda
a los clientes las herramientas necesarias para crear empaques que
comanden la atención en los estantes de venta al por menor y
rápidamente construir conciencia de marca. En este aspecto, también
utilizan controles de calidad estrictos para asegurar de que todo empaque
cumpla con las guías y regulaciones de la FDA.
1.2.5. Fragancia del Hogar
Mientas que la aroma normalmente define el mercado de las fragancias,
la atracción visual puede ser igual de persuasivo al momento de construir
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la cuota del mercado haciendo que el diseño de alta calidad y la
producción sea algo esencial. Gracias a la combinación de los procesos
de manufactura que fácilmente se adaptan a este mercado, muchos
líderes del mercado de fragancias para el hogar han escogido a Copac
Global Packaging para sus soluciones de empaque. A través de Copac
Global Packaging, los clientes adquieren una fuente para coordinar
artículos tales como etiquetas de mano, etiquetas y cartones plegables
además de contar con equipos calibrados para mantener un color
consistente.
1.3. Productos
La empresa cartonera Copac Global Packaging tiene una amplia gama de
productos para el mercado del empaque listados en la página web con
dirección
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=17&Itemid=5 consultada en el día 2 de febrero del 2013 donde pudimos
ver los siguientes tipos de productos:
1.3.1. Etiquetas
Las etiquetas sirven como la ventana para la calidad y la integridad del
producto. Para adquirir este objetivo, Copac Global Packaging
manufactura etiquetas en una variedad de papel y tipos de película,
utilizando tintas de alta calidad para asegurar que las gráficas resuenen
con los consumidores. Las etiquetas pueden ser impresas con hasta 8
colores y pueden tener un terminado utilizando varias técnicas que
garanticen la adherencia a los materiales de empaque, además de ser
probados bajo condiciones extremas incluyendo humedad y calor.
1.3.2. Cartones
Los consumidores de hoy en día esperan que los cartones no solo sean
altamente funcionales y robustos sino que también sean gráficamente
9
agradables. En respuesta a esto, Copac Global Packaging provee un
miríada de producción de cajas de cartón plegable y opciones de diseño
estructural para distinguir sus productos de sus competidores en los
estantes de venta al por menor. Con capacidades de impresión digital,
flexo y offset, los cartones de los clientes pueden ser producidos con el
proceso más eficiente posible. Copac Global Packaging también ofrece un
set completo de opciones de conversión que incluyen troquelado,
embozado, estampación, pegado y revestimiento especializado.
1.3.3. Sobres
Los sobres siguen creciendo con una herramienta de mercadeo para una
variedad de mercados que incluyen la fragancia para el hogar, la salud y
el procesamiento de comida. Los sobres de Copac Global Packaging
incluyen una variedad de tamaños, desde tamaños de prueba para
muestras de productos hasta sobres de tamaños grandes para
aplicaciones para la venta al por menor. En adición a la manufactura de
sobres que se sellan automáticamente, Copac Global Packaging imprime
y convierte sobres en una variedad de estilos para ayudar al cliente a
definir y diferenciar su marca.
1.3.4. Insertos
Con la demanda actual de información sobre el uso de los productos al
igual que los ingredientes utilizados, los insertos se han convertido en un
pilar para los productos del mercado de la salud y cuidado personal. Los
insertos de Copac Global Packaging pueden ser impresos en ambos
lados de la hoja y utilizando hasta 6 colores. Copac Global Packaging
también ofrece una variedad de tipos de materiales e impresión al igual
que opciones para pre-doblar los insertos según cualquier especificación
para que los productos funcionen sin problemas con cartones y
maquinarias de empaque de insertos.
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1.3.5. Etiquetas de Mano
Las etiquetas de mano proveen una superficie única para el mercado de
copiado e identificación de marcas. Mientras que este tipo de producto es
más comúnmente utilizado en los productos de vestimenta para que los
consumidores puedan reconocer claramente la marca y adquirir la
información de la prenda, las etiquetas de mano pueden ser usadas por el
mercado para identificar las marcas en muchas otras maneras. Las
etiquetas de Copac Global Packaging pueden ser troqueladas, adheridas
o ensartadas al producto además de tener una impresión que cumpla con
la elección de tipos, tamaños y configuraciones del cliente. Copac Global
Packaging ofrece una variedad de opciones de ensartados y varias
técnicas de acabado tales como estampado, embozado y diseños
holográficos.
Otros mercados en los que participa la empresa Copac Global Packaging
que pudimos identificar al consultar la página web en la dirección
http://www.copacinc.com/index.php?option=com_content&view=article&id
=23&Itemid=24 son los siguientes:
• Cierres
Aunque una parte pequeña en el mercado del empaque de cigarrillos, los
cierres pueden hacer una notable diferencia en la funcionalidad de los
empaques de productos suaves. En Copac Global Packaging, los cierres
pueden ser impresos en una variedad de tipos, pueden ser cortados o
suplidos en rollos para que funcionen dentro del entorno de manufactura.
• Exhibidores (Puntos de Compra)
En ambientes competitivos de distribución y ventas al por menor, proveer
mercancías con diseños flexible y exhibidores en los puntos de ventas
pueden dar una gran ventaja para las marcas de los clientes. Los
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exhibidores deben tener la capacidad de incorporar múltiples productos
pero mantenerse compactos para que puedan tener lugar en los
diferentes puntos de ventas. El equipo de diseño de Copac Global
Packaging combina lo último de la tecnología con la creatividad para
vencer cualquier obstáculo y mostrar completamente las marcas.
• Mangas Colgantes
Muchos de los mercados de marcas de productos en mangas colgantes
ofrecen visibilidad fácil en la venta al por menor y además ofrecen la
oportunidad a los clientes de ver y tocar los productos. Las mangas
colgantes pueden ser troqueladas para adaptarse al producto y así añadir
un interés visual. En adición, el empaque puede ser embozado o
estampado para diferenciar la marca de la competencia.
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CAPITULO II: ANÁLISIS DE IMPACTO
2.1. Análisis del Impacto Real del Estudio
2.1.1. Los 5 Porqués
Los cinco porqués es una técnica sistemática de preguntas utilizada
durante la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas
principales de un problema (Castillo, 2010). La idea detrás del método es
identificar un problema y preguntar 5 veces por qué sucedió el mismo con
la finalidad de llegar a su causa raíz. Según Jeffrey O’Brien (2013), este
método puede ser útil cuando se está lidiando con problemas simples y
ofrece un buen punto de inicio para situaciones complejas. Con este
método podemos obtener una técnica que nos permite llegar a
conclusiones rápidamente sin la necesidad de tener que recurrir a un
análisis estadístico.
Referirse al Anexo 2 con el detalle de este método empleado a las
problemáticas de Copac Global Packaging.
Una vez identificadas las causas raíces utilizando el método de los 5
porqués en el Anexo 2, se puede realizar un diagrama de Pareto con el fin
de identificar cuáles son las causas principales. Según Humberto
Gutiérrez (2010), el principio de Pareto, conocido como “ley 80-20” o
“Pocos vitales, muchos triviales”, reconoce que unos pocos elementos (el
20%) generan la mayor parte del efecto (el 80%); el resto de los
elementos generan muy poco del efecto total. Gutiérrez (2010) también
expone que, de la totalidad de los problemas de una empresa, solo unos
pocos son realmente importantes.
Viendo la gráfica de Pareto obtenida en el Anexo 3, el 80% de todos los
problemas identificados en la empresa Copac Global Packaging, tienen
que ver con la falta de manuales de procedimientos, la falta de
entrenamiento del personal y la falta de un programa de mantenimiento.
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2.1.2. Conclusiones
En conclusión, basándome en los resultados obtenidos por el diagrama
de Pareto de la sección 2.1.1, las causas principales de los problemas
identificados en Copac Global Packaging son la falta de entrenamiento del
personal, la falta de manuales de procedimientos documentados para sus
procesos y la falta de un programa de mantenimiento para sus
maquinarias.
Estas dos primeras causas están relacionadas ya que, con la creación de
manuales de procedimientos, se pueden crear programas de
entrenamientos para cada puesto dentro de la empresa y de esa manera
se garantiza el entrenamiento del personal al momento de realizarse la
inducción del mismo dentro de la empresa. Según los autores Alexis,
Baltazar, Lorena y Yamileth (2012), la inducción de un personal debe
poseer una serie de pasos o esquema que establezca la secuencia de
actividades y contenido de la misma, que le permita cubrir con los
aspectos más relevantes y de interés tanto para la organización como
para el empleado de nuevo ingreso. Entre los pasos relevantes a cubrir en
cualquier inducción de personal, se debe incluir las funciones principales
de su puesto y más aún si se trata de trabajos manuales dentro de una
planta de manufactura.
La tercera causa que completa el 80% de los problemas identificados en
Copac Global Packaging, la falta de un programa de mantenimiento
establecido, también puede trabajarse con la creación de manuales de
procedimientos que contengan los pasos necesarios para realizar
mantenimientos a los equipos al igual que la documentación de los
arreglos realizados a las maquinarias. Sin embargo, esto conlleva la
implementación de un sistema de mantenimiento que cree los itinerarios
de mantenimientos de los diferentes equipos de la planta, los formularios
para asegurarse de que los mismos se lleven a cabo y la planificación de
cuando se llevaran a cabo sin afectar la producción al igual que un
sistema homologo para la ordenación de partes de repuestos.
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Lamentablemente, esta parte no forma parte de esta investigación y será
tratada como recomendaciones para la empresa.
2.2. Análisis de Costos de Situación Actual
2.2.1. Costos de Técnicos
Viendo las causas obtenidas del Pareto de la sección anterior y el gran
porcentaje obtenido por la falta de un programa de mantenimiento, a
pesar de que esta rama no forma parte de la investigación, se realizó una
consulta con la empresa Copac Global Packaging y se descubrió que la
empresa incursiona en la contratación de técnicos para la reparación de
las maquinarias que operan en su piso de manufactura con mucha
frecuencia.
Como se puede apreciar en la información del Anexo 5, según un análisis
realizado por la gerencia de Copac Global Packaging sobre el periodo
2011-2012 en el área de prensa, en cuanto a técnicos, se incursiono en
un gasto de aproximadamente $21,000 dólares. También se puede
apreciar una leve tendencia al alza en cuanto a estos gastos en esta área
lo cual es preocupante para la gerencia.
El anexo 5 también muestra una tabla con una cotización para un técnico
en el área de pegadora. Como se puede apreciar en el mismo, por tan
solo 32 horas de trabajo en el área, se cotiza un monto de $3,300 dólares.
En lo que va del año 2013, se han tenido 2 visitas de técnicos para el área
de pegadora (J. Guzman, Comunicación personal, Marzo 1 del 2013).
Con la implementación de un programa de mantenimiento de las
máquinas de la planta, estos costos identificados se podrían reducir lo
cual representaría más utilidades y ahorros para la empresa.
2.2.2. Costos de Implementación
Los costos de implementación de manuales de procedimientos
dependerán de que rapidez y empeño se le quiera realizar a esta
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actividad dentro de la empresa. Para implementar manuales de
procedimientos se necesita una persona que levante los procedimientos
que estarán incluidos en los manuales, una persona que escriba los
manuales, que los mismos sean aprobados por la gerencia de la empresa
y un personal de entrenamiento que se encargue de entrenar y dar a
conocer los nuevos manuales creados. Una vez hecho este proceso, el
seguimiento y la identificación de mejoras es responsabilidad del personal
de la empresa.
Sera decisión de la empresa que estrategia tomar en cuanto a esta
situación y debajo algunos escenarios posibles:
• Contratación de personal temporero para desarrollo de un plan de
elaboración de manuales. La idea detrás de esta opción es la
contratación de un consultor especializado para el análisis de la
situación de la empresa en cuanto a manuales de procedimientos y
especificar un plan de proyecto para el cumplimiento de los objetivos.
También, la empresa podría adoptar una opción más económica al
contratar pasantes universitarios y utilizarlos solo para el
levantamiento de información y procedimientos según las directrices
de Copac Global Packaging.
• Utilización de personal de la empresa para desarrollo de plan de
elaboración de manuales. Esta opción involucraría la adición de una
función a los empleados que ya laboran en la empresa. Al tratarse de
una empresa pequeña, esta opción aumentaría el tiempo de
implementación del proyecto ya que, como el personal de la empresa
ya tiene funciones que desempeñar, la adición de una nueva función
retrasaría la ejecución del proyecto.
• Implementación de departamento para desarrollo y mantenimiento de
elaboración de manuales. Esta opción se refiere a la creación de un
departamento de ingeniería dentro de la empresa que se encargue del
levantamiento de todo manual de procedimientos, la revisión y la
implementación de los mismos. Esta opción ya involucraría la
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obtención de un personal fijo que lleve a cabo esta función incluyendo
los sueldos del personal dependiendo de sus aptitudes, los costos de
beneficios empresariales y los costos de equipos de oficinas
(computadoras, áreas de trabajo).
Referirse al Anexo 6 para una tabla de costos sobre las diferentes
opciones para este proyecto. Como se puede ver en la tabla de datos,
como mínimo la empresa incursionaría en un costo nuevo de
aproximadamente $400,000.00 pesos con la finalidad de levantar e
implementar los manuales de procedimientos. Esto es tomando valores
estimados del mercado en cuanto a los puestos requeridos y costos
generales para el funcionamiento del puesto. En el caso de la
contratación de ingenieros expertos en la materia, se entiende que con 3
meses se puede desarrollar un proyecto de esta envergadura. En cuanto
a los pasantes, por la falta de experiencia en el tema, tomaría más tiempo
para el desarrollo del mismo y por lo tanto se está considerando que
tomaría 7 meses o más. Finalmente, con la implementación de un
departamento de ingeniería (con un solo ingeniero a cargo), el proyecto
puede tomar un tiempo de 6 meses pero, como sería un puesto fijo, se
tomaría en cuenta el año completo (en esta opción, el ingeniero estaría a
cargo del seguimiento e implementación de los procedimientos).
Como pueden ver en el análisis del párrafo anterior, como parte de este
monográfico, la empresa Copac Global Packaging estaría ahorrándose el
costo total de este proyecto. Sin embargo, seria ya decisión de la
empresa el adoptar las propuestas e implementar las mismas.
2.3. Listado de Áreas de Producción y Procesos
Relacionados
El área de producción de Copac Global Packaging se podría dividir según
sus maquinarias ya que cada una ejecuta un proceso diferente que
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conllevaría su propio manual de procedimientos. Las áreas de producción
a trabajar serían las siguientes:
• Cortadora de Papel
• Volteadora de Paletas
• Pre-Presa
• Prensa
• Prensa UV
• Troquel
• Despeluce
• Pegadora
2.3.1. Matriz de Importancia/Nivel de Criticidad de Procesos
En el Anexo 7 se puede apreciar una matriz de criticidad que posee un
listado de los manuales que la empresa ya ha elaborado en conjunto con
los que se han identificados como necesarios como parte de esta
investigación.
La matriz consiste en una serie de preguntas que se le harán a los
manuales con el fin de asignarle un valor numérico dependiendo de la
respuesta. Los valores numéricos obtenidos al final se multiplicaran entre
sí para tener un total que nos dará las prioridades de elaboración. Según
los resultados obtenidos, los manuales de procedimientos con mayor
prioridad para trabajar en esta investigación serian: el manual de
procedimientos del área de despeluce y del troquel. Ya en un segundo
plano estarían los manuales de la guillotina y la cortadora de papel.
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CAPITULO III: ELABORACIÓN DE MANUALES
3.1. Manuales de Operaciones
Utilizando el método de investigación de la lista de chequeo, se pudo
identificar las debilidades y las informaciones faltantes en los manuales de
procedimientos que tenía elaborado la empresa Copac Global Packaging
al igual que cuales manuales de procedimientos no existían en la
empresa. El detalle del método se puede visualizar en el Anexo 4.
Al elaborar el análisis del área de operaciones de la empresa Copac
Global Packaging a través de las listas de chequeo, se dividió la misma
en 8 áreas que se denominan como: Cortadora de Papel, Volteadora de
Paletas, Pre-Prensa, Prensa, Prensa UV, Troquel, Despeluce, Pegadoras.
En el caso de Despeluce y Pegadoras, se identificó que tienen sub-áreas;
para el área de Despeluce, el personal de esta área opera una maquinaria
llamada Guillotina; para el área de Pegadoras, como se requiere la
elaboración de corrugados para empacar el producto terminado, la
operación de la T-ROC fue considerada como una sub-sección. A
continuación están los manuales de procedimientos desarrollados para
las diferentes áreas de producción identificadas:
3.1.1. Procedimientos de la Cortadora de Papel
La cortadora de papel es una máquina que utiliza rollos de papel o cartón
para desenrollar y cortar los mismos según las especificaciones
sometidas por el operador. Copac Global Packaging utiliza personal que
no necesariamente tiene experiencia mecánica para operar esta
maquinaria ya que la considera una maquina sencilla. Debido a esto, es
de suma importancia elaborar un manual de procedimientos para esta
máquina con el fin de entrenar al personal en el uso de la misma.
19
Referirse al Anexo 8 para el manual de procedimientos de la cortadora de
Papel.
3.1.2. Procedimiento de la Volteadora de Paletas
La volteadora de paletas es un equipo que se utiliza para apilar y airear
paletas de materiales con el fin de que las mismas sean alimentas
correctamente las demás maquinarias. Esta operación es para evitar
paradas innecesarias durante las corridas de producción ya que una
paleta apilada erróneamente puede causar que la alimentación de las
demás maquinas halen más de una hoja a la vez. De igual manera, una
vez se tiene material impreso, existe la posibilidad que el mismo se
adhiera a si mismo debido a la tinta utilizada por lo que se utiliza el aire
para separar las hojas. Esta es una maquina relativamente fácil de utilizar
por lo que lo utilizan una amplia gama de usuarios. Por tal razón, es de
suma importancia preparar un manual de procedimientos para garantizar
su correcto uso. Referirse a Anexo 9 para el manual de procedimientos de
la volteadora de paletas.
3.1.3. Procedimientos de Pre-Prensa
El área de Pre-Prensa es la que se encarga de preparar la tinta y las
planchas que se utilizaran en Prensa para la impresión de productos. Pre-
Prensa cuenta con un dispensador de tintas, una preparadora de
planchas y una reveladora de planchas. El personal de este departamento
está entrenado para el uso de estas máquinas y, al mismo tiempo, tiene
experiencia en el uso de las mismas. En caso de que se requiera entrenar
a más personas en el uso de estas máquinas como parte del proceso de
expansión de la empresa, el desarrollo de un manual de procedimientos
es necesario para los nuevos integrantes de este departamento. Referirse
al Anexo 10 para el manual de procedimientos de las máquinas de pre-
prensa.
20
3.1.4. Procedimientos de Prensa
La prensa es una maquinaria automatizada que se utiliza para plasmar
impresiones en cartones para luego ser procesado posteriormente y
formar lo que serían los cartones utilizados para el empaque. Esta
máquina requiere un alto nivel de experiencia y normalmente se busca un
personal experimentado para el manejo de la misma. Sin embargo, como
parte de la expansión de la empresa, se está entrenando a un personal
que no tiene mucha experiencia en el manejo de esta maquinaria con el
fin de convertir al personal en un operador de maquina en el futuro.
Debido a esto, se debe crear un manual de procedimientos con los puntos
generales de la máquina para ayudar a lo que serían los nuevos
operadores de la maquina a conocer el funcionamiento de la misma e
instruir a los ayudantes de la prensa sobre el correcto uso de su área.
Referirse al Anexo 11 para el manual de procedimientos de la Prensa.
3.1.5. Procedimientos de Prensa UV
La prensa UV es una máquina que se utiliza para coloca un barniz ultra
violeta sobre el producto lo cual genera un efecto de brillo en el material y
a la vez ofrece mayor protección al cartón. Esta máquina rara vez es
utilizada y el personal que la maneja tiene experiencia en la operación de
la misma. Referirse al Anexo 12 para el manual de procedimientos de la
prensa ultra violeta (UV).
3.1.6. Procedimientos de Troquel
El troquel es una maquina utilizada para cortar el cartón en cierta manera
para que sea luego transformado en una caja. Es utilizado para crear los
pre-dobleces y los dobles en el cartón al igual que eliminar los
desperdicios de la hoja de cartón. Esta área posee mucha teoría para su
uso lo cual los actuales operadores desconocen y normalmente cometen
21
errores por falta de experiencia. Por esta razón, se elaboró un manual de
procedimientos sobre la correcta operación de esta máquina. Referirse al
Anexo 13 para el manual de procedimientos del troquel.
3.1.7. Procedimientos de Despeluce
El despeluce es el área más sencilla de la fábrica donde el único
propósito es quitar los desperdicios que el troquel no pudo eliminar y
preparar las paletas para su futuro uso en las pegadoras. A pesar de que
esta tarea es relativamente fácil de hacer y no necesita un procedimiento
para detallar los pasos para realizarla, el área está encargada de operar
una compactadora de papel al igual que unas desbrozadoras de papel y,
en ocasiones, una guillotina para cortar papel. Ya que el personal debe
utilizar todos estos equipos y es el área de la empresa que mayor rotación
de personal posee, es fundamental crear un manual de procedimientos
para garantizar que todo personal nuevo al área sepa cómo utilizar los
equipos. Al revisar estos procedimientos de la empresa, se notó que el
empaque a mano también es incluido en esta área por lo que se realizado
un levantamiento de información sobre esta tarea también y se incluyó en
el manual de procedimientos. Referirse al Anexo 14 para el manual de
procedimientos de despeluce y empaque a mano.
3.1.7.1. Procedimientos de Guillotina
La guillotina se utiliza en caso de emergencias donde el material posee
variaciones de tamaño con el fin de cortar el mismo para prepararlo para
la alimentación en las demás maquina (prensa, prensa UV y troquel) y
evitar paradas innecesarias. Esta máquina también se utiliza para cortar
material con dimensiones muy grandes para la compactadora de papeles.
Por esta razón, una amplia gama de personal utiliza esta máquina por lo
que se debe crear un manual de procedimientos para garantizar su
22
correcto uso. Referirse al Anexo 15 para el manual de procedimientos de
la guillotina.
3.1.8. Procedimientos de Pegadora
La empresa Copac Global Packaging posee dos pegadoras de cartones
del mismo modelo por lo que pueden ser consideradas gemelas. Las
pegadoras son máquina que utilizan correas para, mientras las cajas de
cartones se transportan a través de la máquina, doblar y pre-doblar las
áreas en cuestión de la caja y tomar pistolas de pegamento para así crear
el producto terminado y empacarlo. El personal de esta área requiere
experiencia en el área para poder operar las máquinas y, para facilitar el
entrenamiento del personal, se creó un manual de procedimientos con las
pautas generales del área. Referirse al Anexo 16 para el manual de
procedimientos de la pegadora.
3.1.8.1. Procedimiento de la T-ROC
La T-ROC es una maquina diseñada para la creación de cajas de
corrugados que está especializada para las necesidades de empaque.
Esta máquina es utilizada para crear las cajas en las cuales se
empacaran los productos finales producidos por la pegadora. Referirse al
Anexo 17 para el manual de procedimientos de la cortadora de
corrugados.
23
CONCLUSIONES
Como parte del análisis a los manuales de procedimientos de la empresa
Copac Global Packaging, se pudo apreciar que la empresa no se guía de
una cultura de procedimientos para realizar sus operaciones de
producción por lo que, los manuales que existen, no están actualizados o
no poseen información detallada sobre la operación de las diferentes
áreas. Todos los manuales de operación existentes de la empresa Copac
Global Packaging poseen poca información sobre la operación de las
maquinarias de la empresa.
Por otro lado, todos los manuales de procedimientos de operación de la
empresa se enfocan en el aspecto de Calidad de la Copac Global
Packaging donde dictan los requisitos de revisión que se deben realizar a
los productos producidos en las diferentes áreas. Este aspecto es
importante pero, al tratarse de maquinarias con las cuales se requieren
instrucciones de uso y más aún cuando una maquinaria no se le utiliza la
totalidad de sus funciones, se debe proporcionar la información de cómo
operar las diferentes maquinarias que se utilizan en Copac Global
Packaging ya que la misma no es facilitada a los operadores de las
maquinas.
Similarmente, todo manual de procedimientos debe ser aprobado por el
Director de Calidad de Copac Global Packaging por lo que no se tiene un
equipo multidisciplinario que tenga un decir en cuanto a los contenidos de
los manuales desarrollados en la empresa.
Según los análisis realizados en esta investigación, los principales
problemas de Copac Global Packaging se resumen en la falta de
entrenamiento del personal y la falta de un programa de mantenimiento
para sus equipos de manufactura. Como el enfoque principal de este
monográfico es el desarrollo de manuales de procedimientos para el área
de Producción de la empresa, el desarrollo de un programa de
mantenimiento no podrá ser tratado como parte de esta investigación.
24
RECOMENDACIONES
• La empresa debe implementar un sistema de revisión de manuales de
procedimientos de manera anual para actualizar los procedimientos
según los nuevos estándares que pueda implementar la empresa.
• El sistema de numeración de los procedimientos debe ser mejorado.
Actualmente, la empresa asigna los números con el formato XXX-XXX
que se refieren a 3 siglas del departamento al que pertenece el
manual y 3 números secuenciales para describir el número de
documentos que posee el departamento. Para tener un sistema más
robusto de manuales que vaya acorde al crecimiento de la empresa,
Copac Global Packaging debe adoptar un sistema de numeración que
garantice la continuidad de los manuales de procedimientos incluso si
sobrepasan la barrera de 3 dígitos en cada área. La recomendación
seria adoptar un sistema donde se tenga 4 siglas para el
departamento, se tenga 2 siglas para determinar la planta a la cual
aplica (Copac Global Packaging posee varias plantas alrededor del
mundo) y la numeración sea de 4 dígitos donde se abarque el año de
creación del manual y el número secuencial del manual de
procedimientos. Ejemplo: PROD-DR-1301; este manual indica que el
procedimiento pertenece al área de producción, pertenece a la planta
de manufactura de república Dominicana y es el primer procedimiento
creado del año 2013.
o Se debe crear un archivo vivo en Excel para llevar un control de
los números asignados
o Como parte de la revisión de los manuales ya existentes se
deben ajustar los manuales pasados al formato nuevo de
procedimientos
• La plantilla utilizada por la empresa para la elaboración de manuales
de procedimientos (la misma utilizada para generar los manuales que
forman parte de este monográfico), en la sección de aprobación de la
misma, no identifica el puesto de la persona que origina el documento
25
ni la persona que lo aprueba. Esta plantilla debe actualizarse para
incluir esta información.
• En la sección de aprobaciones de los documentos, Copac Global
Packaging debe especificar un sistema de aprobación de documentos
dependiendo de la naturaleza del manual ya que, en la actualidad,
todo manual es aprobado por el Director de Calidad en su unanimidad.
También se debe especificar aprobadores de respaldo en caso de que
una persona no esté disponible para aprobar un manual de
procedimientos que se esté creando.
• Copac Global Packaging debe crear un documento enfocado en la
creación de manuales de procedimientos donde se especifiquen las
pautas para la creación de los mismos. En este manual se deben
detallar los requisitos de formato como son: el tamaño de letra, tipo de
letra, secciones mínimas del documento, etc. Este documento, en
conjunto con la plantilla, se debe utilizar por cualquier personal dentro
de Copac Global Packaging para documentar manuales de
procedimiento según lo requiera la empresa. Estos documentos deben
ser respaldados por formularios de entrenamiento que avalen que todo
el personal que aplique tiene conocimiento sobre los manuales.
• Copac Global Packaging, según su orientación a procedimientos, debe
crear matrices de entrenamiento para cada puesto con el fin de
garantizar de que cada personal de producción esté debidamente
entrenado en su área de desempeño antes de empezar a laborar en
ella. De esta manera, la empresa tomará su rumbo hacia la
dependencia de manuales de procedimientos y así buscara la
estandarización de sus operaciones.
• La empresa Copac Global Packaging, una vez entregados estos
manuales de procedimientos propuestos, se debe encargar de asignar
un personal para la implementación de los mismos. Para ello,
utilizando la recomendación de las matrices de entrenamiento, debe
reunir al personal que aplique para cada manual de procedimiento,
entrenar al mismo en los nuevos manuales y procurar que el personal
26
firmen una forma de registro de entrenamientos (según las
recomendaciones de este monográfico) para que su fecha de
entrenamiento sea documentada.
• Copac Global Packaging debe desarrollar un programa de
mantenimiento preventivo para sus equipos de producción con la
finalidad de reducir los gastos en técnicos. Para ello, se debe tener un
personal a cargo del área que se encargue de revisar cada manual de
las maquinarias que existen en la planta y desarrolle lo que serían
planes de trabajo para cada máquina según los requisitos que exijan
los suplidores. Se debe tener un personal encargado de
mantenimiento, o se puede entrenar al mismo operador de la máquina,
en los pasos que deben realizarse en los mantenimientos y
reparaciones y se debe trabajar con el equipo de planificación para
coordinar las fechas de mantenimiento sin que afecten el flujo de
producción de la empresa. Se debe asegurar de que, conjunto con los
manuales de procedimientos para los mantenimientos (planes de
trabajo), se creen formularios para así asegurar que los
mantenimientos se hayan realizados en las fechas establecidas, se
documenten las notas de los encargados de mantenimiento según
realicen el trabajo y se tenga un sistema de notificación para el pedido
de piezas para su reemplazo.
• Como parte del sistema de mantenimiento, se debe documentar cada
vez que se reemplace una pieza en una máquina para, de esta
manera, evolucionar el programa de mantenimiento preventivo a un
programa de mantenimiento predictivo. Según Víctor Manríquez
(2012), el mantenimiento predictivo consiste en las acciones para
determinar la condición de una maquina mientras esta en operación y
detectar fallas, analizarlas, encontrar su causa y corregir el problema,
programando el mantenimiento correctivo antes de la falla. De esta
manera, se puede eliminar las paradas sorpresivas en Copac Global
Packaging.
27
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29
ANEXOS