ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

CARMEN LILIANA PALMA PEZ JUAN GAMBA ALONSO

YEIMI CONSTANZA PARRA CARRILLO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

GESTIN DOCUMENTAL II G4 BOGOT

2015

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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

UNIDAD III

CARMEN LILIANA PALMA PEZ

JUAN GAMBA ALONSO

YEIMI CONSTANZA PARRA CARRILLO

Estudiantes

LUZ MARINA ARIAS GONZLEZ

Docente

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

CIENCIAS DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA

Y ARCHIVSTICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

GESTIN DOCUMENTAL II G4

BOGOT

2015

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INTRODUCCIN

En el presente trabajo aprendemos a identificar las diferentes fases del ciclo vital

de los documentos, lo que nos permitir realizar los diferentes procesos de

clasificacin, ordenacin y descripcin con calidad permitiendo obtener una

organizacin archivstica que cumpla con las necesidades de cada entidad.

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ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. Qu son las agrupaciones documentales?

Los documentos se renen en agrupaciones naturales o en todo caso histricas, y

artificiales. Entre las primeras: El fondo, la seccin, la serie, la unidad archivstica;

entre las segundas: las denominadas secciones facticias y las colecciones.

1.1 AGRUPACIONES NAURALES

Conocidas como fondo documental / Fondo de archivo.

Escalonadamente, de mayor a menor, nos encontramos con que las primeras

agrupaciones documentales, en atencin a su origen, son el fondo y la seccin,

sobre las que existe cierta confusin al existir una tendencia a identificarlas.

La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentacin producida y recibida

por una institucin o persona que suele estar conservada en el archivo de dicha

institucin o persona. Cada fondo exige una organizacin independiente y una

programacin completa a efectos de descripcin. En cuanto a la primera ser

preciso un cuadro de clasificacin y una ordenacin de sus series ser preciso un

cuadro de clasificacin y una ordenacin de sus series, cuanto a la segunda

precisar de una gua y de un inventario, tambin de algn catlogo si se

considera de su conveniencia para alguna serie.

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La documentacin que integra un fondo puede estar completa o incompleta por

perdida o por destruccin, o dispersa, por divisin, pero constituyen siempre una

unidad, independiente de otros fondos o agrupaciones documentales. El fondo

tiene una limitacin jurisdiccional ceida a la institucin que lo produce y una

limitacin cronolgica que depende de la vida misma.

1.1 SECCIONES DOCUMENTALES: FUNCIONALES Y ORGNICAS

Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin documental de una

unidad o divisin administrativa o funcional de la institucin que produce el fondo.

La seccin es, pues, el conjunto de documentos generados en razn de la

actividad de esa subdivisin orgnica o funcional.

Ejemplo:

FONDO: Colsubsidio

SUBFONDO: Educacin.

SECCION: Lectura Escritura y Oralidad

SUB SECCION: Biblioteca CSC Usaqun

Tanto la seccin como el fondo, estn afectados por el principio de procedencia,

hablando en trminos archivsticos. Y en cuanto que unos y otros puedes

subdividirse dando lugar a las subsecciones.

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Las secciones funcionales suelen ser ms frecuentes en los fondos de

instituciones histricas y remotas. Si nos fijamos, las secciones documentales

pueden equivaler a la produccin de un archivo de oficina. Estn limitadas a una

funcin y actividades especficas y, en el tiempo, dependen de la vigencia de esa

funcin. No tiene por qu haber coincidencia entre la limitacin cronolgica del

fondo y de la seccin.

Secciones de Fondo: Ocurre, a veces, que el crecimiento de las secciones

documentales tiene tal entidad que aun siendo, tericamente, subdivisiones del

fondo al haber funcionado administrativamente con tal independencia, incluso

fsica (Colsubsidio vivienda, recreacin, salud, supermercados), requieren cada

una de ellas un tratamiento documental separado como si de un fondo se tratara.

En ese caso esas secciones de fondo exigen una organizacin y descripcin

independientes de las aplicadas al fondo originario.

Secciones histricas de archivo: Admitidas no por una procedencia institucional

rigurosa, sino como resultado de una agrupacin posterior a la produccin

documental. Es el caso de la seccin Registro y notariado en el archivo General

de la Nacin. En este caso, esta seccin histrica, aun cuando ha gozado de

independencia a efectos de tratamiento, tanto en su organizacin como en la

descripcin, deben conseguir hoy la distincin institucional y clara separacin si

estn integradas por documentos de diferentes fondos.

LAS SERIES

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Cada seccin documental o subseccin est integrada por documentos agrupados

en series. Las series son el testimonio documental y continuado de actividades

repetitivas desarrolladas por un rgano o en virtud de una funcin. Se agrupan en

torno a ellos:

Ejemplo para el caso de las bibliotecas Colsubsidio:

ACTAS= SERIE

Actas de entrega de material bibliogrfico.

Actas de baja de material bibliogrfico. =SUBSERIES

Actas de donacin de material bibliogrfico.

Actas de reunin.

LA UNIDAD ARCHIVSTICA

Cada serie est constituida por documentos singulares (pieza documental) o por

documentos compuestos que constituyen una agrupacin documental que no

deben ser separados en cuanto que corresponden a una tramitacin cancilleresca

o administrativa que hay que respetar y da unidad al conjunto. (Unidad

archivstica).

Al estar hablando de agrupaciones documentales, dejamos fuera el documento en

singular.

Unidades archivsticas son los expedientes o los testimonios de autos.

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Entenderemos por EXPEDIENTE el conjunto de testimonios escritos reflejo de un

proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su gnesis al

recibirse por el organismo de destino. Habr expedientes que no tengan

resolucin final, pero el hecho de que se conserven algunas de las etapas las

principales- del proceso administrativo, los har acreedores de al calificativo

expedientes, aunque incompletos.

Testimonio de autos es aquella pieza, generalmente cosida (copia continuada) de

todos los documentos (Autos) de un proceso administrativo-judicial.

1.2 AGRUPACIONES DOCUMENTALES ARTIFICALES

COLECCIONES DOCUMENTALES Y LAS SECCIONES FACTICIAS

Las colecciones documentales son agrupaciones documentales que, con cierta

frecuencia, se encuentran en los archivos, la mayora de las veces producto de

donacin o compra. Su origen no responde al resultado de una gestin

institucional personal sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya

unin o relacin entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien el

coleccionista o el autor de la coleccin.

Es difcil detectar en ellas el carcter seriado y su tratamiento, a efectos

descriptivos, no admitir el inventario en cuanto que cada pieza, por su

independencia, requerir una descripcin individual. Las colecciones tan

integradas bastantes veces por estampas, dibujos y fotografas.

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Las secciones facticias son agrupaciones documentales realizadas

voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de

conservacin o instalacin determinados habitualmente por sus soportes o por su

grafa, aunque no han faltado en el origen de su formacin algunas razones

subjetivas y arbitrarias que han movido a los archiveros en determinas pocas a

agrupar los documentos en razn de un tema para destacar su importancia.

Entre las primeras estn:

-Los mapas, planos y sellos

Entre las segundas estn:

Seccin de patronato.

2. Defina Clasificacin, ordenacin archivstica y descripcin.

La CLASIFICACIN DOCUMENTAL es la labor intelectual mediante la cual se

identifican y establecen las Series que componen cada agrupacin documental

(Fondo, seccin y subseccin) de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de

la entidad.

Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta

la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a lo largo

de su gestin.

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La clasificacin es la adaptacin de un fondo documental a la estructura de la

entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categoras

administrativas (series, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la

institucin producir de los documentos.

La clasificacin documental bien fundamentada, deber basarse tanto en la

aplicacin de los principios de procedencia y de orden original para identificar las

categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo, como en la

identificacin de las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que

estas tramitan.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los

creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos

documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales), Los

institucionales estn referidas a la totalidad de los documentos producidos por la

entidad. En lo que respecta a los productores administrativos, la procedencia est

dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o

PROCEDENCIA

ESTRUCTURA

CLASIFICAR IDENTIFICAR FUNCIONES

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secciones, en que estn organizadas as instituciones, de acuerdo con la

estructura orgnica.

En este orden de ideas, el concepto de procedencia debe aplicarse a toda la

entidad, incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y

determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

ORDEN ORIGINAL

Este principio archivstico de clasificacin, se aplica a partir del conocimiento de

los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los

documentos se producen para el desarrollo de un trmite. Al clasificar conviene

establecer, en lo posible, el orden primitivo de los documentos atendiendo la

secuencia en que se generaron en cumplimiento del trmite administrativo.

2.1 ORDENACION ARCHIVISTICA

La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los

documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va

primero y cual despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y

relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos

documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado.

Sin embargo, la ordenacin no es solo una disposicin fsica coherente de

documentos, tambin es el testimonio de la gestin, de los tramites que dieron

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origen a tales documentos, pues refleja la dinmica administrativa (movimientos

en el tiempo).

Con este proceso archivstico se contribuye en primer lugar, a la organizacin

administrativa merced a la organizacin documental y, en segundo lugar, al

conocimiento histrico institucional. La ordenacin bien hecha facilita el acceso a

la informacin gracias a la pertinente ubicacin de los documentos y su rpida

localizacin posterior, facilita la comprensin documental pues el arreglo fsico es

informacin contextual y, por ltimo, al disponerse todos los documentos

necesarios en el orden que es debido, se facilitan el estudio y el anlisis de

contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente

ensamblada o encajadas, para que funcione.

El respeto al principio del orden original no consiste en otra cosa que en tomar en

cuenta los pasos indispensables para la satisfaccin de una gestin. Es la relacin

causa efecto que se produce entre los documentos, pues, hay, un documento

inicial, otro u otros que le siguen y, por ltimo, uno ms que concluye.

El principio de procedencia permite saber quin produce los documentos (Las

unidades administrativas) y por qu razn lo hace (por asignacin de funciones), el

principio de orden original permite saber cules son los pasos necesarios de tal

produccin (los procedimientos) para determinar con qu documento se inicia,

cules se siguen a est, hasta finalizar.

2.2 ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

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Es el conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya finalidad es la

agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con criterios orgnicos y

funcionales para revelar su contenido. Los procesos de organizacin de archivos

son tres:

1. Clasificacin( Clasificar, ordenar por clases)

2. Ordenacin( ordenar, poner en orden)

3. Descripcin

De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes

acepciones que se dan en los diccionarios generales a las palabras claves

referidas aqu, se adecuan el trabajo en los archivos, pues tratndose de un

mbito particular denominan procesos especficos.

Organizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin,

aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de

un fondo.

Clasificacin: Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las

categoras o grupos que reflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer

paso del proceso de organizacin.

Ordenacin: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin

que consiste en establecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas

dentro de las categoras o grupos definidos en la clasificacin.

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De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organizacin es un

resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificacin y,

en seguida, la ordenacin. Si no se dan los procesos de manera complementaria

se debe afirmar que nos hay una adecuada organizacin, pues se pueden tener o

custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados, Y esto solo se

comprueba examinando fsicamente los documentos; esta tambin se puede- y se

debe- observar o representar en instrumentos de control:

-Inventarios

-TRD

-TVD

Y con instrumentos de consulta:

- Guas

- Catlogos

En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los

procesos de organizacin.

2.3 Descripcin.

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La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del trabajo

archivstico y viene a coincidir finalmente coincidir exactamente en su finalidad

con la de la propia documentacin: informar.

La descripcin es el medio utilizado por el archivista para obtener la informacin

contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ellaLa descripcin

persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control al

archivista Antonia Heredia, 1988

La elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su

caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, el anlisis, la

organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar,

localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema

que los ha producido ISAD (G) Traduccin del Ministerio de cultura, 2000.

3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

ORDENACIN

ORGANIZACIN

Operacin archivstica realizada dentro

del proceso de organizacin que

consiste en establecer secuencias

naturales cronolgicas y/o alfabticas,

dentro de las categoras o grupos

definidos en la clasificacin.

Proceso que, mediante las etapas de

clasificacin y ordenacin, aplica las

conclusiones establecidas en la fase de

identificacin a la estructura de un

fondo.

Relaciona las unidades documentales Es el conjunto de operaciones tcnicas

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simples o complejas entre si y

pertenecientes a una misma serie.

y administrativas cuya finalidad es la

agrupacin documental relacionada en

forma jerrquica con criterios orgnicos

y funcionales para revelar su contenido.

Proceso Resultado.

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

La clasificacin es indiscutiblemente el primer paso necesario para el

establecimiento de un correcto sistema de gestin de la informacin

administrativa, porque es el que permite aplicar en toda su dimensin y magnitud

el principio esencial que rige todo el tratamiento documental, el principio de

procedencia y orden natural de los documentos.

5. Que implica la clasificacin?

En la clasificacin las funciones determinan las series correspondientes a cada

agrupacin documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas

por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos en comendados a

cada dependencia. En toda institucin hay funciones comunes y especficas, por lo

cual la clasificacin necesita que conozcamos muy bien la entidad.

6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de

ellos?

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7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la clasificacin?

Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas que sirven de

apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad:

- Personal

- Presupuesto

- Asuntos jurdicos

CLASIFICACIN

Un proceso archivstico cuya finalidad es estructurar los documentos de una entidad, y para ello identifica los tipos

documentales, evidencia las relaciones que existen entre ellos y los organiza en una estructura lgica, llamada cuadro de clasificacin, que refleja dichas relaciones jerrquicamente

(CRUZ, 2006, 185).

Principio de Procedencia

Consiste en la identificacin de los creadores de los documentos, que pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos

(Secciones y Subsecciones documentales)

Orden original

Se aplica al conocer las funciones y trmites asignados a las

dependencias con lo cual se puede identificar el orden en que los

documentos se producen, llevando as la secuencia de produccin en

las unidades documentales.

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Las especificas desarrollan la misin de la entidad constituyen su razn de ser,

hacindola diferente a cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las reas

tcnicas.

En el proceso de clasificacin es necesario identificar las funciones de las

dependencias, ya que las series documentales que surgen como resultado del

cumplimiento de las funciones asignadas a aquellas, debern ubicarse en la

dependencia que se ejecut. Establecidas las series documentales segn la

funcin que se produjo, se proceder a asignarles una identificacin de acuerdo

con la oficina que desarrolla la funcin. Dicha identificacin deber contener el

cdigo o sigla de la dependencia productora seguido de del asignado a la serie

documental, con lo cual dispondr el sistema de clasificacin para la entidad, que

se adoptar tambin en las TRD.

Ejemplo:

En Colsubsidio, la oficina de gestin humana se clasifica con el cdigo 100. Como

son varias dependencias, la dependencia del personal de educacin le

corresponde el cdigo 180; as, la serie documental Historias laborales docentes

que de acuerdo con el manual de funciones debe mantener ordenada y

actualizada la documentacin y curriculum vitae del personal al servicio de la

educacin de Colsubsidio. Se identificar con el cdigo 180-03.

8. cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

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Con la clasificacin se reconstruye cmo es u cmo funciona la entidad que ha

producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de

manera determinante, es le vinculo originario y necesario que los documentos

tuvieron el en momento de su creacin, en cumplimiento de una actividad prctica,

jurdica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben

reflejar la misin, objetivos, y funcionamiento de la entidad que los produjo, es

necesario aplicar los pasos metodolgicos que se representan a continuacin para

adelantar la clasificacin de los mismos.

IDENTIFICACIN DE FACTORAS

La primera tarea que debe abordarse es la identificacin de las agrupaciones

documentales:

- Fondo

- Seccin

- Subseccin

A partir de la informacin contenida de los actos administrativos de creacin y

reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.

Para la identificacin de un fondo documental que corresponde al ala totalidad de

la documentacin producida, recibida y conservadas por una entidad, es necesario

recopilar informacin sobre el origen y evolucin del organismo productor,

teniendo en cuenta:

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- Fecha de creacin

- Fecha de supresin, si es el caso.

- Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad

- Organismos que le dan precedido en el desempeo de funciones

analgicas.

- Organismos que heredan competencias

De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse

los siguientes fondos documentales:

1. FONDOS ABIERTOS: Documentacin de entidades administrativamente

vigentes.

2. FONDOS CERRADOS: Documentacin de entidades suprimidas.

3. FONDO ACUMULADO: Documentacin reunida por una entidad en el trascurso

de su vida institucional sin ningn criterio archivstico de organizacin y

conservacin.

ESTRUCTURA ORGANICA

Para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la

documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por

los grupos de trabajo en que stas se subdividen, es necesario recopilar los actos

administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la

entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas

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son del nivel directivo y cules del subalterno. Estos datos son necesarios para

codificar las dependencias y series documentales que le corresponden a cada

una.

Al abordar esta tarea es necesario recopilar informacin sobre la estructura

orgnica de la entidad basada en:

La clasificacin de be sustentarse en el respeto de la entidad por lo tanto se hace

necesario tener a la mano los estatutos como los organigramas. Una vez

identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus funciones

como los procedimientos administrativos que normalizan la produccin y trmite

documental-

SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades

desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos

propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece tramites y

procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin documental

necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa. La documentacin

generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que,

- Organigrama

- Creacin y supresin de

dependencias

- Manuales de funciones

- Manual de procedimientos

- Reglamentos internos

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reunida con otras de estructura y contenido homogneos, conforman la serie

documental.

Los asuntos hacen referencia al contenido especfico de cada unidad documental

que materializan los trmites administrativos adelantados por las dependencias

delegadas para resolverlos. A travs de los asuntos se puede establecer la historia

institucional, con lo cual se lograr hacer la clasificacin aplicando los principios

archivsticos de procedencia y orden original.

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Se puede decir que con la unin de varios documentos o informacin, ya

recopilada bien sea escrita, fsica o informtica, su resultado es la unidad

documental, la cual ya se puede consultar completamente y forma ya un

expediente.

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos

ejemplos de cada una.

OFICINA PRODUCTORA (Procedencia) Oficina de planeacin

SERIE (Funcin) PLANES DE DESARROLLO

SUBSERIES (Asuntos especficos) - PLAN DE DESARROLLO

ECONOMICO

PLAN DE DESARROLLO SOCIAL

PLAN DE DESARROLLO AMBIENTAL

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11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

a) Segn la informacin: numricos, textuales, grficos, sonoros, etc.

b) Segn el soporte: papel impreso, electrnicos, magnticos, fotogrficos,

plsticos.

c) Segn el modo de difusin: inditos, publicados, reservados, restringidos,

literatura gris (no pasan por el proceso normal de edicin y distribucin.

Contienen informacin especializada de investigaciones, su periodicidad es

irregular y generalmente son de carcter monogrfico)

d) Segn la informacin que contienen: primario (originales - investigaciones),

secundarios (resmenes tcnicos de investigaciones para hacerlos

accesibles al pblico), terciarios (contienen un anlisis descriptivo).

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas?

Unidad Documental Simple

Son los tipos documentales que comparten entre s los mismos rasgos estructurales o formales pero que no dependen entre s .

Actas del subcomit de control interno

Resoluciones de Nombramiento

Unidad Documental Compleja

Son los expedientes , ya que estn compuestos por varios tipos documentales diferentes entre s pero relacionados en razn de un trmite determinado

Contratos de Prestacin de servicios

Historias Laborales Funcionarios del DAS

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El ciclo vital de los documentos son las diferentes fases o etapas por las cuales

atraviesa un documento desde su gnesis hasta su disposicin final, las cuales se

construyen al analizar su valor primario o secundario.

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin

documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,

Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y

Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e

indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de

ellos e ilstrelos con fotografas.

Activa

Produccin Documentacin activa o en gestin recurrente

Archivo de trmite o de Gestin

Tienen una valoracin primaria

Semiactiva

Periodo de conservacion precaucional para los documentos.

Consulta espordica

Archivo de Concentracin o Central

Valoracin Secundaria

Inactiva

Documentos que en por dispocion final han sido seleccionados para la conservacin gracias a su valor testimonial, evidencial o informativo

Archivo Histrico

FASES

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Entidad: Agencia Colombiana para la Reintegracin

Planeacin

Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental,

obedece a un plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin

de manera efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y

objetivos, anlisis y determinacin de los requerimientos de informacin,

mantenimiento, evaluacin y documentacin del programa, planes de

mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado

a corto, mediano y largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de

documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan

las polticas generales de la gestin documental en cada organizacin (Comit

Institucional de Desarrollo Administrativo) y un conjunto de directrices que faciliten

el planeamiento de la documentacin.

Aqu nos dijeron que la entidad tiene el Grupo de Gestin Documental, que

es el encargado de verificar los trmites o funciones de cada dependencia,

para saber cules van hacer los documentos que la misma producir y por

ende cuales son los tipos de formatos que requieren para darle

cumplimiento a las funciones, as como tambin ayudar a cumplir con la

normatividad del AGN y de la entidad.

Produccin

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La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo

de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de

cada dependencia, o de cada grupo.

Se verifican los formatos existentes para que cumplan con las necesidades

de la entidad, adems si se necesita de alguna modificacin se hace un

estudio previo, evitando as una innecesaria o incontrolable produccin de

formatos y documentacin.

Gestin y trmite

Conjunto de operaciones de verificacin y control que la ACR realiza para la

recepcin y trmite de documentos.

En la unidad de correspondencia se inicia la radicacin y control de las

comunicaciones recibidas y enviadas.

Recepcin Documental

ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN DOCUMENTAL

CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Clasificar los documentos

En los Archivos de Gestin de cada dependencia se debe establecer la

clasificacin de los documentos utilizando el Cdigo, las Series, Subseries

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documentales, las cuales estn establecidas en las Tablas de Retencin

Documental de la entidad

Ordenar los Documentos

Se Identifican y ordenan en carpetas todos los tipos documentales pertenecientes

a cada una de las Series y Subseries relacionadas en la Tabla de Retencin

Documental de la dependencia, teniendo en cuenta la fecha de produccin o de

trmite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo (Principio

de Orden Original).

En este momento en la entidad se est desarrollando un proceso de

unificacin de todo el archivo de la entidad, por lo cual se estn agrupando

toda la documentacin para que se procedan hacer los procesos de

clasificacin, ordenacin y descripcin, cumpliendo as con los parmetros

exigidos para la conformacin de un buen archivo.

Transferencia

Proceso de la gestin documental en la cual se adelanta la remisin de

documentos del archivo de gestin al central y de ste al histrico, de conformidad

con los tiempos de retencin definidos en las tablas de retencin y tablas de

valoracin documental.

Disposicin de documentos

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Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su

conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en

las Tablas de Retencin Documental TRD.

Preservacin a largo plazo

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la

integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Valoracin

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificacin de los

documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y

secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de

archivo y determinar su destino final.

Nota: Se omite soporte fotogrfico, ya que no se obtuvo la autorizacin para el

mismo.

14. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se

desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

29

15. Tome como ejemplo un documento y explicar paso a paso detallado de este

por sus diferentes etapas de produccin

Apertura de Historia clnica

PRODUCCIN

Es una opcin de abrir una historia clnica de forma manual solamente cuando no

hay sistema o en los casos de odontologa para guardar los soportes de RX

cuando el paciente lo necesita. Cuando un paciente recibe una atencin mdica

en estos casos.

30

31

32

GESTIN Y TRMITE

Al ingresar a archivo la persona encargada revisa antes de ubicar en su puesto

firmas, sellos y que el documento este total y debidamente diligenciado por el

doctor, luego se procede a hacer apertura de una nueva historia (si no tiene o

existe), se archiva de la primera fecha a la ltima, de atrs para delante.

El ingreso y salida de cada historia clnica se controlan a travs de esta planilla.

Como soporte para futuros inventarios.

TRAMITE: Las historias clnicas se dejan dentro del archivo activo durante cinco

(5) aos despus de la ltima consulta, es decir, un paciente tuvo consulta en el

2010, pero nuevamente en el 2015 se cuentan los cinco aos a partir de la ltima

fecha de consulta.

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ORGANIZACIN

Se organiza por los tres ltimos nmeros de documento (cedula, registro

civil o tarjera de identidad) de mayor a menor

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GESTIN Y TRMITE

Luego de los cinco (5) aos en el archivo activo, pasa a archivo central. Para que

con tabas de retencin documental se lleve control para cuanto se va a enviar a

este o por algn tipo de inventario.

Luego de estar en archivo de gestin por 15 aos se enva a valoracin.

VALORACIN

Se tiene en cuenta el tiempo de existencia y la importancia de conservarlas o no y

se procede a eliminar.

Este ejemplo es tomado del archivo de CSC Usaquen Centro mdico con la

colaboracin de Milena Gmez Auxiliar de archivo en salud.

Expediente de Pensiones

Inicia con una solicitud de Pensin que inicia el expediente, la cual es radicada en

la correspondencia de la entidad, luego est la remite a jurdica donde entra en un

proceso de verificacin de datos, semanas cotizadas, certificaciones laborales

despus ya expiden un acto administrativo donde se decide si tiene o no derecho

a la pensin y as se va conformando la unidad documental compuesta de la serie

documental de expedientes pensionales, el cual despus de la resolucin de

aprobacin pasa al archivo central donde es archivo hasta que hallan nuevas

solicitudes como; reajustes, auxilios funerarios, designacin de beneficiarios

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16 - Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases

o etapas.

Valores primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que

se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,

legales y/o contables, dentro de estos valores se cuenta con:

Valor administrativo: Cualidad que para la administracin posee un documento

como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos econmicos de

una entidad pblica o privada.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o

Hacienda Pblica. Valor histrico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que

deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin,

tiles para la reconstruccin de la memoria de una comunidad.

Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,

regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.

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Valores permanentes o secundarios: Cualidad atribuida a aquellos documentos

que, por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un

archivo de manera permanente, estos documentos se convierten en fuentes para

la historia, dentro de estos valores se cuenta con:

Valor cientfico: Cualidad de los documentos que registran informacin

relacionada con la creacin de conocimiento en cualquier rea del saber.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre

otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos

de vida o desarrollos econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios

de una comunidad y tiles para el conocimiento de su identidad.

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CONCLUSIONES

Al realizar este trabajo vemos como debemos conocer el ciclo vital de los

documentos para garantizar el tramite adecuado de los mismos y a la vez evitar la

produccion innecesaria.

1- Podemos decir que con el PGD se puede dar el mejor uso para los

documentos, alargar su utilidad, claro esta con las normas vigentes.

2- Todos los profesionales y estudiantes, debemos poner en practica la

normatividad, y dar buen uso en los procesos de un PGD, lo que permitira darle un

buen manejo a los documentos en su ciclo vital.

3- El PGD y la normatividad, en conjunto son buenas herramientas para dar un

mejor servicio, y sea mas fcil las labores, y mas ordenadas.

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REFERENCIAS

Archivo General de la Nacin de Colombia, Recuperado de

http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental

Archivstica general, teora y practica7Antonia Heredia Herrera; 1995 -7 ed-[Pg.

141-151] 7/ CI 025 H54Ia

Manual de archivstica / Jos Ramn Cruz; 2 Ed- [Pg. 255-297] CI025 C955m