unidad de gestión de oficina de planificaciÓn y …

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

INSTITUCIONAL

Unidad de Gestión de la Calidad y

Autorizaciones

PRO-UGCA-06

PROCEDIMIENTO: ESTRUCTURA Y CONTROL DE DOCUMENTOS

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TABLA DE CONTENIDO:

1. Objetivo.

2. Alcance.

3. Referencias.

4. Definiciones.

5. Descripción.

6. Registros.

7. Anexos.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Pedro A. Quispe Zarate Analista de Calidad

Marcos Olaguibel Murga Director UGCA

Rosario Albitres Castilla Director General OPDI

Firma

Fecha

21/07/2021 26/07/2021 11/08/2021

Ana Ramos Moreno

Especialista UCCIRT

Firma

Fecha

21/07/2021


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1. OBJETIVO

Estandarizar la estructura de los documentos que se elaboran y/o actualizan en el

Sistema de Gestión de Calidad del SENASA para asegurar que la lectura de su

contenido posibilite su uso eficaz.

2. ALCANCE

Aplica para la elaboración y el control de los procedimientos, instructivos y métodos de

ensayo en el Servicio Nacional de Sanidad Agraria -SENASA.

En el procedimiento se utiliza de manera inclusiva el término “el servidor” y sus respectivos plurales (así como otras palabras equivalentes en el contexto) para referirse a hombres y mujeres; esta opción se basa en una convención idiomática y tiene por objetivo evitar formas complejas de aludir a ambos géneros en el idioma castellano (“o/a”, “los/las”, "los servidores y las servidoras" y otras similares), debido a que implican una saturación gráfica que puede dificultar la comprensión lectora

3. REFERENCIAS.

3.1. ISO 9000 Sistema de Gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario

3.2. ISO 9001 Sistema de Gestión de la calidad – Requisitos.

3.3. ISO/IEC 17025 Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios de

ensayo y calibración

3.4. PRO-UGCA-02: Control de registros.

3.5. PRO-ST-03: Archivo de documentos.

3.6. Ley N° 28983: Ley de Igualdad de Oportunidades entre Mujeres y Hombres.

3.7. Resolución Viceministerial N° 016-2014-VMI-MC: Guía para la aplicación del

enfoque intercultural en la gestión de servicios públicos.

4. DEFINICIONES

4.1. Servidor Civil: Usuario interno, Personal del SENASA encargado de realizar

actividades según las competencias que se le asigne.

4.2. Control documental: Actividad realizada por la UGCA para verificar el

cumplimiento del PRO-UGCA-06.

4.3. Documentos de Referencia: Son todos aquellos documentos relacionados con el

procedimiento (leyes, manuales, procedimientos, entre otros), en formato impreso

o electrónico, que sirven como referencia de consulta para la correcta interpretación,

aplicación o modificación del documento.

Esta información no forma parte del documento. Para su consulta, opcionalmente

se utiliza un enlace al archivo que contiene dicha información.

4.4. Documentos externos: Son todos aquellos documentos elaborados y aprobados

fuera del SENASA, en dichos documentos la Institución no ha intervenido en


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ninguna etapa de su formulación. Cabe aclarar que no son documentos externos:

el ROF, TUPA o Ley de Sanidad Agraria, procedimientos, etc.

4.5. Formato del Registro: Documento físico o en medio electrónico que presenta la

estructura diseñada para realizar los registros; en general; sirve para conservar

información documentada.

4.6. Instructivo de Trabajo: Describe actividades específicas que surgen de la

ejecución de procedimientos y métodos de ensayo, que por su grado de complejidad

requieren aclararse. Establece como mínimo quien, qué y cómo, realiza la actividad.

Ejm: Manuales de operación o de sistemas.

4.7. Manual de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la

Calidad de una organización. Permite vincular requisitos de la norma ISO 9001 con

el sistema establecido. La norma ISO 9001:2015 no lo pide como información

documentada.

4.8. Método de Ensayo: Son los documentos que describen, lo más exactamente

posible, cómo, por qué medios y en qué condiciones debe medirse un parámetro

sobre un material dado

4.9. Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos

asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y la secuencia de cuando se

aplican en un proyecto, producto, proceso o contrato específico. Un plan de calidad

hace referencia con frecuencia a partes del Manual de la calidad o a procedimientos

documentados.

4.10. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Hace referencia a la actividad y quien la realiza.

4.11. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

4.12. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas por los servidores

Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para

proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones

correctivas, en general; conserva información documentada.

4.13. Lista Maestra: Es un listado de documentos que incluye (procedimientos,

instructivos, métodos de ensayo, formato de registros) y documentos externos,

controlados por el Sistema de Gestión de la Calidad.

4.14. Verbos Infinitivos. Verbos en tiempo presente que terminan en “ar” “er” “ir”.

Acrónimos:

4.15. SSC: Supervisor del Sistema de Calidad UCCIRT, ST: Supervisor Técnico

UCCIRT, DL: Director de laboratorio UCCIRT.

4.16. OLC: Órgano de línea competente (DSV, DSA, DIAIA).


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5. DESCRIPCIÓN

Flujograma para la aprobación de documentos

Dependencias SENASAUGCA

Unidad de Gestión de Calidad y autorizaciones

Fase

Inicio

Elaborar documento en base al PRO-UGCA-06

Verificar cumplimiento del PRO-UGCA-06 y emitir

recomendaciones para su optimización

Remitir proyecto de documento y flujograma para

su revisión

¿documento con observaciones?

Remitir documento con el V.B preliminar para la gestión de

firmas

NO

Realizar levantamiento de observaciones

SI

Gestionar proceso de firmas

Remitir documento físico firmado y el archivo word del

documento aprobado

Verificar que el documento impreso sea el mismo que se

le dio V.B.

Verificar publicación del documento en la intranet

Fin

Visar documento aprobado y proceder su inclusión en la intranet

Archivar documento

obsoleto

¿documento es una actualización?

Identificar los cambios

SI

¿Conforme?Subsanar

observaciones de formaNO

SI

No


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5.1 Responsabilidades

Las/los Directores generales son responsables de aprobar procedimientos,

instructivos y métodos de ensayo, para que sean difundidos, siempre que cumplan

lo establecido en el presente procedimiento,

Las/Los Directores de Subdirecciones o de Unidades son responsables de

implementar, supervisar y difundir los procedimientos aprobados, así como de

su actualización cuando corresponda.

La Unidad o Subdirección que elabora el documento, se debe asegurar que se

cumpla lo establecido en el presente procedimiento y en el documento; asimismo,

que el servidor disponga de los conocimientos y recursos necesarios para realizar

las actividades y/o tareas indicadas en el documento.

Los documentos (procedimientos, métodos de ensayo e instructivos) no requieren

de una Resolución Jefatural o Resolución Directoral para su aprobación, están

vigentes desde que son publicados en INTRANET. Los OLC en coordinación con

la OAJ de acuerdo a su control de legalidad definen si corresponde emitir o

no una resolución (procedimiento que deben coordinar con la OAJ previo a

su envió a la UGCA para su control documental).

Los documentos (los procedimientos, instructivos, métodos de ensayo y las

directivas) que fueron aprobados antes del presente procedimiento, deben

adecuarse a lo establecido en este procedimiento.

En los documentos se deben promover la integridad, transparencia y rendición de

cuentas; en ese sentido, se debe tener en cuenta actividades de gestión de riesgos

y de prevención de actos de corrupción.

5.2 Reglas para la elaboración de documentos

Estructura de documentos

Los servidores al elaborar documentos deben tener en cuenta lo siguiente:

A. Estructura de los procedimientos, instructivos y/o métodos.

B. Criterios de redacción.

C. Encabezado de Página y código de documento.

D. Código de registro.


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A. Estructura de los procedimientos, instructivos y métodos de ensayo

1. Estructura Procedimientos e Instructivos

Cuando no es pertinente una sección, debe anotarse “No Aplica”.

Capitulo Contenido

TABLA DE CONTENIDO

Incluirá los títulos de cada capitulo

1. OBJETIVO Indica la finalidad o propósito del documento

2. ALCANCE: Delimita el campo de acción del documento

3. REFERENCIAS: Hace mención a uno o más Documentos o Normas Legales, directamente relacionadas con el procedimiento.

4. DEFINICIONES: Explica el significado de términos y abreviaturas que ayudan a entender el procedimiento.

5. DESCRIPCIÓN: Comienza con el flujograma y comprende la redacción de la

secuencia de las actividades. Los procedimientos deben incluir

diagramas de flujos, en los instructivos y métodos de ensayo es

opcional.

6. REGISTROS: Relación de datos generados durante la ejecución del procedimiento y que da evidencia de su realización

7. ANEXOS Documento extra que se integra en un procedimiento, instructivo o método de ensayo para sustentar o probar un argumento que contempla, es información adicional como pueden ser definiciones o explicaciones más específicas sobre temas mencionados en el documento.


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2. Estructura Métodos de Ensayo

Cuando no es pertinente una sección, debe anotarse “No Aplica”.

Nota 1: La estructura y contenido de los Planes de Calidad y Registros los define

cada Unidad o Subdirección de acuerdo a sus necesidades.

Capitulo Contenido

TABLA DE CONTENIDO Incluirá los títulos de cada capitulo

INTRODUCCIÓN Incluyen la información sobre los textos o métodos de ensayos que dieron origen al método.

1. OBJETIVO Indica la finalidad o propósito del método de ensayo 2.CAMPO DE

APLICACIÓN: Delimita el campo de acción del método de ensayo

3. REFERENCIAS: Se mencionan sólo documentos que son necesarios para aplicar el método de ensayo. Ejemplo: Catálogo de tipos de bacterias

4. DEFINICIONES: Explica el significado de términos y abreviaturas que ayudan a entender el método de ensayo. Si no hay definiciones se coloca la frase “No aplica”.

5. METODOLOGÍA Incluye: Principio de Método, Materiales, Equipos, Procedimiento y Calculo o Expresión de resultados

6. ANTECEDENTES Documentos que se consultaron para elaborar el método

7. ANEXOS Documento extra que se integra en un procedimiento, instructivo o método de ensayo para sustentar o probar un argumento que contempla, es información adicional como pueden ser definiciones o explicaciones más específicas sobre temas mencionados en el documento.


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B. Criterios de redacción.

REDACCIÓN Y FORMA (CONTENIDO DEL DOCUMENTO)

Uso de Procesador de texto:

Microsoft Word versión (2010 en adelante).

Fuente: Fuente Arial 11, texto justificado.

Interlineado: Se recomienda tipo sencillo

Redacción: Se recomienda en tiempo presente.

C. Encabezado de Página

CAMPO 1

CAMPO 2

CAMPO 4

CAMPO 5

CAMPO 3 CAMPO 6 CAMPO 7

Campo 1: Logotipo vigente del SENASA

Campo 2: Nombre de la Dirección General u Oficina que emite.

Campo 3: Título del documento

Campo 4: Nombre de la Unidad, Subdirección o Dirección que elabora o actualiza el documento.

Campo 5: Código XXX - YYY/yyy - ZZ

Campo 6: Número de revisión (se inicia con revisión 00)

Campo 7: Número de páginas.

Campo 5: Criterios código de Documento XXX - YYY/yyy - ZZ

Para el llenado del CAMPO 5 se procede de la siguiente manera:

a. XXX: identifica el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla:

TIPO DE DOCUMENTO SIGLA

Procedimiento PRO

Instructivo de Trabajo ITR

Método de Ensayo MET

Registro REG

Plan de calidad PLC

Documento externo Definido por el área que lo aplica

b. YYY: identifica las siglas de la Unidad o Subdirección responsable de

elaborar el documento.

Cuando un documento es elaborado por dos o más Oficinas, unidades,

subdirecciones se coloca las siglas comunes que las identifique (ver Anexo

02).

Ejemplo:


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Procedimiento común a: Subdirección de Cuarentena Animal, Subdirección

de Cuarentena Vegetal, Subdirección de Insumos Agrícolas, Subdirección

de Insumos Pecuarios, se codifica como: PRO-SCA-SCV-SIA-SIP-01

c. /yyy: En el caso de identificar un área emisora dentro de una Unidad o

Subdirección se coloca un slash o barra (/) seguida de la abreviatura

utilizando tres letras que la identifiquen.

Ejemplo:

Utilizando tres letras con las áreas de la Unidad del Centro de Control de

Insumos y Residuos Tóxicos se tiene:

Laboratorio de Control de Calidad de Insumos Agropecuarios: For

Laboratorio. de Análisis de Residuos Tóxicos: Res.

Sistema de Calidad: Cal

Laboratorio: Lab

Laboratorio de Microbiología de alimentos: Lma

La codificación colocando un slash para el caso de Análisis de Residuos

Tóxicos: Res

PRO-UCCIRT/Res-01

d. ZZ: Numero de documento, número secuencial que se inicia en 01, el

cual se asigna luego de revisar en la Intranet el último número asignado.

De esta forma se seguirá la secuencia numérica para los siguientes

documentos elaborados.

D. Código de Registro:

i.Codificación de Registros

Todos los registros utilizados dentro de las actividades del proceso que

se consideren conservarlos de forma trazable, deben ser identificados.

CODIFICACIÓN DE REGISTRO REG-YYY/yyy-ZZ

Tipo de documento: Inicia con REG

Siglas de la Unidad o subdirección: YYY: Ver el anexo 02.

Área responsable de la supervisión:

/yyy: Área emisora dentro de la

unidad o Subdirección

responsable de la supervisión del registro. (opcional)

N° de registro: ZZ: asignado luego de revisar en la Intranet el número de registro anterior aprobado.


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Ejemplo: código de registro: REG-SCV/Ci-07: Acta de Revisión

Documentaria, indica:

El registro fue elaborado en la Subdirección de Cuarentena Vegetal y el

área responsable de la supervisión es Cuarentena Interna.

CONSIDERACIONES:

a. La codificación de un formato de registro se hace una sola vez; es decir; el

código es único y no se puede utilizar el mismo código para dos registros

con otra finalidad.

b. Cuando se realiza alguna modificación en el formato se mantiene el código.

c. Cuando se realiza alguna modificación en el nombre de un registro, se

mantiene el código. Siempre y cuando dicho registro se utilice para la

finalidad que fue creada.

d. En los registros es opcional la impresión del encabezado y pie de página

establecido en la estructura del documento

e. En el formato de registro se debe indicar en la parte superior el código y/o

nombre asignado por el SGC para su debido control.

f. Los formatos de registros virtuales de los sistemas del SENASA (SIGCED,

SIGSA, SIGVE, etc.) no necesitan llevar un código solo asignarle un nombre

particular para su identificación.

g. Formatos de Registros de otras instituciones usados en SENASA: no se les

asigna código ya que su modificación y/o actualización no depende del

SENASA.

h. Todos los documentos remitidos a la UGCA para revisión se les asignan una codificación (de documento y/o formato de registro(s)).

i. La UGCA realiza el control de formatos de registros aprobados en procedimientos y/o instructivos incluidos en la intranet.

Se debe tener en cuenta que el número correlativo asignado por la UGCA

al documento y/o formato de registro puede variar si otros documentos son

aprobados antes que este.

E. Pie de Página

Incluir el siguiente párrafo en todas las hojas para el control interno de los

documentos aprobados.

“Esta versión está vigente en tanto esté publicada en la Intranet. En caso de imprimir

este documento con fines didácticos, una vez utilizado debe destruirlo bajo su

responsabilidad”.

Tipo de

documento

Área responsable

de la supervisión

Siglas de la

unidad o

subdirección

Número de

registro

REG-SCV/Ci-07


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5.3 Elaboración de Flujogramas

a) Elaboración de Flujogramas

Todos los procedimientos deben incluir diagrama de flujo, en los instructivos

y métodos de ensayo es opcional.

Para la Elaboración del flujograma se puede utilizar el programa Visio o

Bizagi Modeler, respetando el uso de la simbología del punto b).

b) Simbología a utilizar en el flujograma

Es obligatorio que todo procedimiento cuente con su respectivo flujograma,

para lo cual se deben utilizar los símbolos indicados en el siguiente Cuadro:

Ejemplos:

Inicio / fin: Identifica la Iniciación o finalización de un proceso.

Operación: Identifica a cada una las actividades del procedimiento.

Decisión (si/no): Identifica el resultado de una evaluación de conformidad.

Registro: Documento que presenta

resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Traslado: Identifica cambio de actividad o actividades en la que documentos o personas deben trasladarse.

Archivo: Identifica archivo de documentos

o expediente.

Conector: Identifica la relación o continuidad con otras actividades.

Base de Datos: Identifica a las actividades en los que interviene el uso de un sistema de informático. Ejm: BPM-TUPA, SIGCED, SIGSA, SIGVE, etc.

Subproceso: conjunto de pasos que se

combinan para crear un subproceso que está definido en otro lugar, a menudo en otra página del mismo documento.

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ACTV.

A

ACTV.

B


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Reglas en un flujograma:

Flujograma para:

Usuario Mesa de Partes EspecialistaDirector o

responsableREGLAS

Fase

REG-UGCA-22

Inicio

Elaborar A Recibir A

Sellar A

Ingresar datos al sistema:

Registrar documento

Archivar

Fin

1

¿ Conforme?no

si Firmar A y remitir

1

Z

Z

Subsanar A

Recibir documento

recibir A y entregar documento

Z

Reglas para elaborar

un Flujograma

1.-Todo flujograma debe

tener solo una figura de

inicio y fin.

2.-Las actividades al ser

acciones se manifiestan

con un verbo infinitivo.

3.-Todas las figuras

tienen una flecha de

entrada y una flecha de

salida excepto los

conectores, las figuras

de inicio, fin y decisión.

4.-En la elaboración de

un flujograma si dentro

de la actividad se usa un

registro este debe ser

indicado.

5.-Uso de contenedores

llamados "calles" pueden

ser horizontal o vertical

para mostrar el flujo de

un proceso dentro de un

centro de actividad.


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5.4 Reglas para la aprobación del documento

Las fechas de las firmas deben ser correlativas en el orden de:

1° Elaboración – 2° Revisión – 3° Aprobación

Para el proceso de firmas:

Tipo de Documento

Firma en el campo Elaboración

Firma en el campo Revisión

Firma en el campo Aprobación

Procedimientos, Instructivos y

Métodos (Dependencias del

SENASA)/ documentos de

aplicación General).

Especialista /o especialistas de las unidades que

participan en la

elaboración o actualización del

documento.

Director /o Directores de las unidades o Subdirecciones competentes en la

materia que participan en la elaboración o actualización del documento

Director General y/o Directores Generales de los órganos competentes en la

materia que participan en la elaboración o actualización del documento

El Jefe Nacional aprueba un documento cuando la normativa lo establezca.

Es responsabilidad del área emisora que revisa o actualiza un documento si en la

redacción se le asigna actividades a una Unidad o Subdirección que no ha participado

en su elaboración, asegurar sea revisado por dicha Unidad o subdirección a fin de dar

conformidad a lo establecido en el documento.

5.5 Procedimiento para aprobación de documentos: 8 pasos (ver flujograma).

Previamente las dependencias del SENASA deben asignar un responsable

para las coordinaciones y posteriormente seguir los siguientes pasos:

1. Elaborar documento en base a la estructura establecida en el PRO-UGCA-

06.

Nota 2: Actualización de documento: Si se requiere modificar un

documento aprobado y vigente por cambios o mejoras en el proceso, tener

en cuenta:

o Antes de realizar alguna modificación pasar todo el documento a letra

arial 11 y eliminar las cursivas.

o Debe identificarse con letra cursiva en fuente Arial 12, los párrafos,

y/o la/s palabra/s incluidas o modificadas

o Indicar en el campo revisión del encabezado, el número correlativo

siguiente.

o No es necesario identificar la información anulada, ya que se

evidencia por comparación con la versión anterior.


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2. Remitir proyecto de documento y flujograma a la UGCA para su revisión.

3. Se verifica cumplimiento del PRO-UGCA-06, De encontrarse observaciones

en el documento, la UGCA lo remite a la dependencia o área responsable para

subsanaciones.

4. Levantamiento de observaciones: La dependencia o área responsable

remite a la UGCA documento final subsanado y con su conformidad.

5. Levantadas las observaciones la UGCA realiza verificación final y remite el

documento al área o dependencia para su aprobación y gestión de firmas

correspondientes (V.B preliminar).

6. La dependencia o área responsable gestiona proceso de firmas: El

documento aprobado y firmado original (físico) y en formato Word es remitido

a la UGCA (V.B final). Excepcionalmente, en caso no sea posible la firma física,

se coloca la firma digitalizada de los participantes.

7. Posteriormente el Documento aprobado es incluido en el REG-UGCA-20 lista

maestra de documentos, es sellado y visado por el Director de la UGCA para su

inclusión en la Intranet: www.gob.pe/senasa

8. La UGCA comunica vía correo a la dependencia o área responsable quien/es

elaboraron el documento, a fin de verificar el documento aprobado en el intranet.

Nota 3: Las actividades de revisión y aprobación de documentos son registradas

en el REG-UGCA-22 Seguimiento de documentos hasta su publicación en

intranet.

Nota 4: Los documentos actualizados deben ser revisados y aprobados por el

personal servidor con el mismo cargo / función que firmaron la revisión original

del documento, salvo modificación normativa o por corresponder a sus

competencias.

Nota 5: Para el caso de UCCIRT, el SSC puede corregir a mano un documento

interno controlado, colocando la fecha y su firma, hasta que se emita una nueva

versión.

Para una modificación en el manual de calidad sin ser éste actualizado, se

anexará un documento precisando los cambios realizados que se mantendrán

hasta su nueva aprobación.

5.6 Distribución, impresión de documentos aprobados y retiro de documentos

obsoletos

A. Distribución de documentos Aprobados

Los documentos que corresponden al Sistema de Gestión de la Calidad,

están fácilmente accesibles y se distribuyen a través de su publicación en la

Intranet del SENASA, en el link http://www.senasa.gob.pe/intranet/4042-2/ y

son controlados por la UGCA, para evitar el uso de documentos no validos

u obsoletos.

http://www.gob.pe/senasa

http://www.senasa.gob.pe/intranet/4042-2/


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B. Impresión de documentos Aprobados

los documentos aprobados para uso interno pueden imprimirse sólo con

fines didácticos, debiendo ser destruidos después de su utilización bajo su

responsabilidad; así mismo, solo está permitido a la UGCA guardar en

archivo digital los documentos publicados en la Intranet.

Sólo para UCCIRT, cuando los especialistas requieren un documento

interno, lo solicitan a su Supervisor Técnico, este imprime una copia la cual

es registrada en REG-UCCIRT/Cal-24 “Registro de Control de

Documentos”, con la finalidad de que las copias autorizadas se encuentren

en los sitios en que se lleve a cabo las operaciones para el funcionamiento

del laboratorio.

C. Reemplazo de versiones obsoletas (retiro de documentos)

En el caso de que un documento es actualizado el anterior es retirado de la

INTRANET de SENASA y considerado como documento obsoleto, solo se

retienen documentos obsoletos por motivos legales o de preservación del

conocimiento y son adecuadamente marcados.

Posterior a la publicación en la INTRANET, las dependencias responsables

de los documentos actualizados, cuentan con 72 horas como máximo para

verificar y asegurarse de que las versiones obsoletas han sido reemplazadas

en su lugar de uso.

La UGCA se asegura que los documentos se encuentren disponibles en los

puntos de uso.

5.7 Control de documentos del SENASA

La Unidad Gestión de la Calidad y Autorizaciones; controla los documentos

elaborados, revisados y aprobados por la alta dirección (incluidos la

Política y los Objetivos de la Calidad, Misión y Visión) y los incluye en el

REG-UGCA-20 Listado Maestro de Documentos del Sistema de Gestión de

Calidad.

Para el caso del SGC en UCCIRT, los documentos son revisados por lo

menos una vez en el periodo de acreditación. Con la finalidad de no superar

el periodo de acreditación, se revisa semestralmente el REG-UGCA-20:

Listado maestro de documentos del sistema de gestión de calidad con la

finalidad de advertir y gestionar la actualización de los documentos.

Se restringe a todo servidor del SENASA, excepto a la UCCIRT guardar en

archivo digital los documentos publicados en la Intranet y otros del sistema,

en la red interna del laboratorio.

Que se establezcan las responsabilidades de los servidores.


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Los formatos de registros que son utilizados deben ser incluidos en la

descripción del documento para evidenciar en que parte del proceso son

utilizados.

En caso que se utilice formatos de registros nuevos deben aprobarse primero en un instructivo o procedimiento. Los formatos de registro se actualizan con la aprobación de documentos.

Los formatos de registro que son llenados por un externo son ubicados en

sección anexos.

Para el caso de documentos publicados en el Portal Institucional y que debido a su naturaleza son de interés tanto a usuarios internos y externos1 al sistema de gestión de calidad y que por su dinámica requieran ser actualizados, realizamos el control a través de la página web www.senasa.gob.pe. Para asegurar su difusión oportuna, distribución, acceso y uso de la versión actualizada, el órgano de línea competente notifica mediante alerta de correo cualquier cambio realizado en los documentos publicados.

Nota 6: Para el caso de UCCIRT cada formato de registro tiene una revisión

independiente a la revisión del documento que lo contiene. En este caso la

UCCIRT envía del formato de registro en Word / Excel y visado por la UCCIRT;

asimismo, informa a la UGCA en que documentos aplica el formato para anexarlo

y publicarlo.

5.8 Archivo o Almacenamiento de documentos (Originales impresos) en UGCA

El Director de la Unidad de Gestión de la Calidad y Autorizaciones, conserva la

versión vigente impresa, de documentos aprobados (procedimientos, instructivos,

métodos de ensayo, planes de calidad, etc.). Así mismo, mantiene una copia del

documento obsoleto, para fines de control posterior o trazabilidad, los cuales son

almacenados en una carpeta electrónica por un periodo de cuatro (4) años

calendarios.

Cuando el Órgano de línea solicita retirar un documento de la

intranet(procedimiento, instructivo o método de ensayo), debe remitir un

memo dirigido al Director de la UGCA sustentando las razones para realizar

el trámite, posteriormente la UGCA retirará el/los documentos de la intranet,

así como de las listas maestras de documentos y registros de corresponder.

5.9 Control de Documentos Externos

Las dependencias que utilizan en su gestión documentos externos como: Métodos

de Ensayo (Ejemplo: OPS, OMS, ISO, FAO, OIE, etc.), guías, tablas, libros,

especificaciones del cliente y dispositivos legales, son responsables de su

identificación, archivo, almacenamiento y del control de su distribución; asimismo,

deben mantener actualizado el REG-UGCA-21: Lista Maestra de Documentos

1 Usuario externo: Administrados que requieren servicios o información del SENASA.

http://www.senasa.gob.pe/


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Externos, donde indiquen identificación asignada (código a su criterio), titulo, entidad

responsable (quien emite el documento), fecha de emisión y número de copias y

responsable de su resguardo.

La lista de documentos externos debe ser remitida a la UGCA por las Unidades o

Subdirecciones responsables de mantener documentos externos a través del

REG-UGCA-21 Lista maestra de documentos externos, cada vez que se haga

una actualización para su posterior conocimiento e ingreso a la INTRANET de

SENASA.

Los Órganos de Línea son responsables de identificar que documentos

necesariamente deben ser incluidos en la lista de documentos externos.


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6 REGISTROS

REG-UGCA-20 Listado Maestro de Documentos del Sistema de Gestión de

Calidad

REG- UGCA-21 Lista Maestra de Documentos Externos.

REG-UCCIRT/Cal-24 Registro de Control de Documentos.

REG-UGCA-22 Seguimiento de Documentos.

7 ANEXOS

ANEXO 01: Preguntas frecuentes.

ANEXO 02 Siglas de las diferentes dependencias del SENASA.


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REG- UGCA-20: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

(Procedimientos, instructivos, métodos de ensayo, formato de registros)

Fecha de actualización:

Código Título Número Revisión

Fecha Aprobación

Ubicación o responsable

REG- UGCA-21: LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Código Título Entidad

Responsable Fecha

Emisión Número de

Copias/Responsable


INSTITUCIONAL


Autorizaciones

PRO-UGCA-06


Revisión: 03

Página: 20 de 22


REG-UCCIRT/Cal-24 Registro Control de Documentos

REG-UGCA-22 Seguimiento de Documentos

PERIODO SOLICITANTE GESTIÓN DE REVISIÓN UGCA DOCUMENTO APROBADO

AÑO MES DIRECCIÓN/

OFICINA UNIDAD /

SUBDIRECCIÓN CÓDIGO

NOMBRE DEL DOCUMENTO

RESPONSABLE FECHA

REVISADO

FECHA ENTREGADO

FLUJO REALIZADO

ESTADO DEL

PROCESO

MES DE APROBACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

OBSERVACIONES

FECHA CODIGO DE

DOCUMENTO

# REV. DOCUMENTO

DE LA INTRANET SENASA (UCCIRT)

RESPONSABLE DEL

DOCUMENTO

SUPERVISION DEL SISTEMA

OBSERVACIONES


INSTITUCIONAL


Autorizaciones

PRO-UGCA-06


Revisión: 03

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ANEXO 01: Preguntas frecuentes.

¿Si Requiero revisar un documento anterior?

Cuando un usuario requiere revisar la versión anterior de un documento dentro del

SGC, debe apersonarse a la UGCA para que le facilite la revisión del documento

obsoleto archivado

¿Si requiero un formato de registro que no está en la intranet?

Cuando un colaborador servidor del SENASA, requiere un formato de registro del

Sistema de Gestión de la Calidad que no esté publicado en la Intranet de SENASA,

lo solicita al área responsable de acuerdo a lo indicado en el REG-UGCA-02: Listado

maestro de registros del Sistema de Gestión de Calidad.

¿Puedo actualizar las fechas de un procedimiento, instructivo o método

sin hacer cambios en el documento?

Si luego de revisar el contenido del procedimiento aprobado, se verifica que

no requiere cambios puede ser actualizado modificando la fecha, la firma, así

como también de los nuevos responsables de la elaboración, revisión y

aprobación de corresponder.

¿Existe alguna plantilla para elaborar procedimientos, instructivos o métodos

de Ensayo?

La UGCA facilita el envío de una plantilla para procedimientos, instructivos y/o

métodos el cual posee la estructura actualizada para elaborar el documento. Puede

ser solicitado al correo [email protected]

¿No ubico el documento aprobado en la INTRANET?

Remitir solicitud al correo [email protected] solicitando orientación.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


INSTITUCIONAL


Autorizaciones

PRO-UGCA-06


Revisión: 03

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ANEXO 02: SIGLAS DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE SENASA

JEFATURA NACIONAL JN

SECRETARIA TÉCNICA ST

OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL OCI

OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA OAJ

OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL OPDI

UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO UPP

UNIDAD DE ESTUDIOS Y COOPERACIÓN UEC

UNIDAD DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y AUTORIZACIONES UGCA

OFICINA DE ADMINISTRACIÓN OAD

UNIDAD DE CONTABILIDAD UCT

UNIDAD DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS URH

UNIDAD DE LOGÍSTICA ULO

UNIDAD EJECUTORÍA COACTIVA UEJO

OFICINA DE CENTROS DE DIAGNÓSTICO Y PRODUCCIÓN OCDP

UNIDAD DEL CENTRO DE DIAGNÓSTICO DE SANIDAD VEGETAL UCDSV

UNIDAD DEL CENTRO DE DIAGNÓSTICO DE SANIDAD ANIMAL UCDSA

UNIDAD DEL CENTRO DE CONTROL DE INSUMOS Y RESIDUOS TÓXICOS UCCIRT

UNIDAD DE LOS CENTROS DE PRODUCCIÓN DE MOSCAS DE LA FRUTA UCPMF

DIRECCIÓN DE SANIDAD VEGETAL DSV

SUBDIRECCIÓN DE CUARENTENA VEGETAL SCV

SUBDIRECCIÓN DE ANÁLISIS DE RIESGO Y VIGILANCIA FITOSANITARIA SARVF

SUBDIRECCIÓN DE MOSCAS DE LA FRUTA Y PROYECTOS FTOSANITARIOS SMFPF

SUBDIRECCIÓN DE CONTROL BIOLÓGICOS SCB

DIRECCIÓN DE SANIDAD ANIMAL DSA

SUBDIRECCIÓN DE CUARENTENA ANIMAL SCA

SUBDIRECCIÓN DE ANÁLISIS DE RIESGO Y VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA SARVE

SUBDIRECCIÓN DE CONTROL Y ERRADICACIÓN DE ENFERMEDADES SCEE

DIRECCIÓN DE INSUMOS AGROPECUARIOS E INOCUIDAD AGROALIMENTARIA DIAIA

SUBDIRECCIÓN DE INSUMOS AGRÍCOLAS SIA

SUBDIRECCIÓN DE INSUMOS PECUARIOS SIP

SUBDIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN ORGÁNICA SPO

SUBDIRECCIÓN DE INOCUIDAD AGROALIMENTARIA SIAG

SUBDIRECCIÓN DE SEMILLAS Y VIVEROS SSV

DIRECCIÓN EJECUTIVA DE

PUESTOS DE CONTROL PCC

PROGRAMA DE DESARROLLO DE SANIDAD AGROPECUARIA PRODESA

unidad de gestión de oficina de planificaciÓn y …

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