unidad de desarrollo administrativoas... · 2008-06-23 · clave: a-uda-11 universidad de...

CLAVE: A-UDA-11

UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA UNIDAD DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

GUÍA PARA ELABORAR

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

FECHA DE EMISIÓN: 30 DE MAYO DE 2008 NÚMERO DE REVISIÓN: 04 PÁGINA: 1 de 15

UNIDAD DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

GUÍA PARA ELABORAR MANUAL DE ORGANIZACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Rosa María Navarrete Landín Coordinador de Manuales Martha C. Páramo Fuerte

Coord. Estructuras y Procesos Maria Eloy González Gutiérrez

Asist. de Estructuras y Procesos

Santiago Salmerón González Coordinador de la Unidad de

Desarrollo Administrativo

Martín Pantoja Aguilar Secretario Administrativo

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GUÍA PARA ELABORAR



CONTENIDO

Páginas

1. INTRODUCCIÓN DE LA GUÍA

3

2. LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUAL DE ORGANIZACIÓN

3

3. ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

6

I. PORTADA

6

II. ÍNDICE

7

III. INTRODUCCIÓN

7

IV. OBJETIVO Y ALCANCE

8

V. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

8

VI. BASE LEGAL, ATRIBUCIONES Y FUNCIONES GENÉRICAS

9

VII. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DEL ÁREA

10

VIII. ORGANIGRAMA Y PLANTILLA

11

IX. POLÍTICAS GENERALES

13

X. CATÁLOGO DE PUESTOS DE TRABAJO

14

XI. DEFINICIONES

14

XII. DIRECTORIO

15

XIII. BITÁCORA DE CAMBIOS

15

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1. INTRODUCCIÓN DE LA GUÍA La Unidad de Desarrollo Administrativo en su labor de apoyar la mejora continua a través de

mecanismos y lineamientos que favorezcan el cumplimiento de las funciones sustantivas de

la Universidad de Guanajuato, presenta la GGuuííaa ppaarraa EEllaabboorraarr eell MMaannuuaall ddee OOrrggaanniizzaacciióónn..

El manual es una herramienta que contribuye a incrementar el cúmulo de conocimientos y

experiencias de un organismo; el Manual de Organización, documenta la cultura y

estructura de la organización y tiene el propósito de exponer en forma detallada la

estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos y funciones de

los distintos puestos, así como la autoridad y las relaciones entre estos.

El Manual de Organización presenta una visión de conjunto de la dependencia, determina

los cargos y las funciones, proporcionando así información al personal de sus

responsabilidades y ubicación dentro de la estructura, provee de elementos para la

inserción, capacitación y orientación al cargo, al determinar el perfil de los candidatos a

ingresar a una organización.

En esta Guía se establecen los lineamientos a los que deben sujetarse las dependencias y

unidades para elaborar y actualizar su Manual de Organización; así mismo se enuncian y

explican los apartados que lo integran, incluyendo el ejemplo para facilitar su comprensión.

El OObbjjeettiivvoo ddee llaa GGuuííaa es dar a conocer los elementos básicos para elaborar el Manual de

Organización de las Dependencias y Unidades de la Universidad de Guanajuato; así como el

mecanismo para actualizarlos, a efecto de unificar el contenido y la presentación.

2. LINEAMIENTOS PARA ELABORAR MANUAL DE ORGANIZACIÓN Para unificar el contenido y la metodología para elaborar y/o actualizar el Manual de Organización de las Dependencias y Unidades de la Universidad de Guanajuato, se emiten los siguientes lineamientos que son de observancia general:

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II.. LLaa UUnniiddaadd ddee DDeessaarrrroolllloo AAddmmiinniissttrraattiivvoo::

1. Actualizará anualmente la Guía para Elaborar el Manual de Organización. 2. Emitirá anualmente la nueva revisión del manual de las áreas en el software

oficial (ISOSYSTEM), estableciendo fechas para cada una de las etapas en la ruta de aprobación; a petición expresa del área, se podrán generar actualizaciones adicionales a la programada.

3. Verificará que el catálogo de puestos contenga todas las descripciones de los puestos funcionales que se encuentren en el organigrama respectivo. Además comprobará que se incluya toda la información establecida en la presente guía y en la determinada para el Catálogo de Puestos de Trabajo.

4. Aprobará la actualización del manual en ISOSYSTEM una vez que se haya revisado el documento y cumpla con los requisitos establecidos para tal efecto en la Guía para Elaborar el Manual de Organización.

II. EEll rreepprreesseennttaannttee ddeessiiggnnaaddoo eenn ccaaddaa áárreeaa de la Universidad de Guanajuato para elaborar el Manual de Organización:

1. Es el encargado de la elaboración o actualización, integración y el control del

Manual de Organización de su área. 2. Deberá sujetarse a los lineamientos incluidos en esta Guía para su elaboración. 3. Con el propósito de que el Manual de Organización sea un instrumento vigente y

eficiente, deberá actualizarlo cuando menos una vez al año o, en su caso, cada vez que haya cambios en la estructura organizacional (organigrama, puestos, funciones, etc.) y registrará en la bitácora el motivo del cambio.

4. Asegurará que en el Manual se incluya toda la información como se establece en la presente Guía.

5. Notificará a la Unidad de Desarrollo Administrativo, las modificaciones que requieran hacer para actualizar el Manual, así como a la Dirección de Recursos Humanos en tanto implique ajustes en las descripciones de puestos.

6. Es el encargado de registrar todos los cambios o ajustes al manual electrónicamente en el ISOSYSTEM cumpliendo con los tiempos establecidos para dicha actividad.

7. Informará al interior de su dependencia/unidad, los cambios emitidos en la nueva revisión del Manual de Organización, para que el personal los incorpore en sus funciones.

III. Los TTiittuullaarreess ddee llaass áárreeaass (Rectoría General, Secretaría, Dirección, Coordinación

General):

1. Son responsables de que se documente la estructura de su área. 2. Deberán difundir e implantar con el personal involucrado, los cambios en

deberes, responsabilidades y autoridad, para asegurar que el área las incorpora en su trabajo diario.

3. Será el responsable de definir y/o dar el visto bueno a las políticas generales de la unidad o Dependencia, así como de validar el manual de su área.

4. Deberán asegurar que la documentación generada en su área sea respaldada y protegida.

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5. Será el responsable de la etapa de homologación del manual en ISOSYSTEM una vez que se haya elaborado, consensado y aprobado el documento.

III. LLaa DDiirreecccciióónn ddee RReeccuurrssooss HHuummaannooss,, a través de la Coordinación de Desarrollo del

Personal Administrativo establecerá los lineamientos para la elaboración de las descripciones de puestos (ver Guía anexa); así mismo será responsable de la etapa de consenso del Manual de Organización en el ISOSYSTEM.

IV. El Manual de Organización se hará por Dirección, con excepción de casos en que

por la dimensión del área o la ubicación física, amerite integrarlo por Departamentos.

La ruta para la actualización del Manual en el software ISOSYSTEM es la siguiente:

ELABORACIÓN CONSENSO APROBACIÓN HOMOLOGACIÓN

Representante asignado

en cada área

Coordinador de

Desarrollo del Personal Administrativo

Personal Asignado de la

Unidad de Desarrollo Administrativo

Titular del Área

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4. ELEMENTOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

El Manual de Organización debe contener los elementos que se describen a continuación.

I. PORTADA

Sección del encabezado

Identificación del organismo: en la izquierda el escudo y los nombres completos de la Universidad, Rectoría o Secretaría y el nombre del Área (Dirección, Coordinación General o Coordinación) que elabora su Manual.

Clave del Manual en el primer renglón de la columna derecha: MO. Dos letras que indican el tipo de documento: Manual de Organización. UDA. Tres letras que indican el nombre del área: Unidad de Desarrollo Administrativo. 01. Dos dígitos que indican el número consecutivo que se asignó al documento. Nota: en este documento se usó la letra A por tratarse de un Anexo.

Título del documento: en el segundo renglón de la columna derecha se especifica el nombre del documento elaborado.

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SECRETARÍA GENERAL D IRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO

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Sección intermedia

Nombre completo del área que elabora el Manual. Logotipo de la Dependencia o Unidad (en caso de tener). Nombre completo del tipo de Manual. Responsables:

Nombre del puesto y nombre de la persona para: Elaborar es el representante asignado para integrar el Manual de la Dependencia o

Unidad, responsable de la etapa de elaboración en ISOSYSTEM. Consensuar es el representante asignado de la Dirección de Recursos Humanos

responsable de la validación técnica del Catálogo de Puestos de Trabajo. Revisar es el representante asignado de la Unidad de Desarrollo Administrativo,

responsable de la etapa de Aprobación en ISOSYSTEM. Aprobar es el titular de la Dependencia o Unidad que emite el Manual, responsable de la

etapa de Homologación en ISOSYSTEM.

ELABORÓ CONSENSO REVISÓ APROBÓ Coordinador

Administrativo Víctor Manuel Flores

Yurrita

Coordinador de Desarrollo del Personal

Administrativo Alfonso Flores Miranda

Coordinador de Manuales

Rosa María Navarrete Landín

Secretario General

Ma. Guadalupe Martínez Cadena

Sección de pie de página

Fecha de emisión: día, mes y año en el que se terminó de elaborar o actualizar el Manual.

Número de revisión: dos dígitos que corresponden al número de veces que se ha elaborado o actualizado el Manual, al documento inicial se le asigna la revisión cero.

Página: número consecutivo de páginas del documento.

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I . ÍNDICE

Es la relación de los componentes del Manual de Organización, se señala el nombre del elemento y el número de página. Ejemplo: PÁGINA

I. Introducción.....................................................................................................3 II. Objetivo y Alcance .............................................................................................4 III. Antecedentes Históricos.......................................................................................5 IV. Base Legal, Atribuciones y Función Genérica...............................................................7 V. Misión, Visión, Valores ....................................................................................... 10 VI. Organigrama y Plantilla...................................................................................... 12 VII. Políticas Generales........................................................................................... 13 VIII. Catálogo de Puestos de Trabajo............................................................................ 15 IX. Definiciones ................................................................................................... 43 X. Directorio ..................................................................................................... 45 XI. Bitácora de Cambios ......................................................................................... 47

I I. INTRODUCCIÓN Es la explicación del contenido del Manual: qué es, cómo está estructurado, objetivos o propósitos del Manual, ámbito de aplicación, periodicidad o circunstancias que ameritan su actualización para que siga vigente; puede también incluir algún mensaje del titular del área concerniente al tema. Ejemplo:

El crecimiento de la infraestructura, la mejora y dignificación de las áreas de trabajo así como la adopción de los avances tecnológicos a las funciones de la Universidad, exige al departamento de control de bienes de la Institución mayor atención en el cumplimiento de su objetivo general.

Controlar de manera sistemática los bienes muebles e inmuebles que en el presente o futuro adquiera la Universidad de Guanajuato para el cumplimiento de funciones, así como el de informar del estado que guardan éstos al interior y a terceros en el momento que lo soliciten.

Para ello es necesario que éste cuente con un manual de organización, que, como herramienta administrativa coadyuve a precisar las funciones de las áreas que lo conforman, delimitar responsabilidades y grados de autoridad, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo realizado en las actividades desarrolladas, ser el vínculo de información a los proveedores y clientes, así como presentar una visión en conjunto del departamento de control de bienes de la Institución.

El presente manual permite desarrollar de la mejor manera las funciones propias del departamento de Control de Bienes para un excelente resultado de sus objetivos, proyectos y/o metas planteadas a corto, mediano y largo plazo.

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II. OBJETIVO Y ALCANCE Es la intención o propósito (s) que tiene el organismo o área al elaborar el Manual de Organización. En el alcance se indican las áreas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento. Ejemplo:

Objetivo: El objetivo del Manual de Organización es contar la información necesaria relacionada con la estructura y funcionamiento de la Dirección de Relaciones Académicas para que sea un instrumento de consulta que permita al personal desempeñar sus funciones de manera más eficaz y de acuerdo a las políticas establecidas. Alcance: El presente manual aplica para todo el personal que labora en el Departamento de Control de Bienes de la Dirección de Servicios Generales de la Secretaría Administrativa.

III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS Se describe el origen, evolución y cambios significativos del organismo y de las áreas que lo componen. Ejemplo:

Siendo Gobernador el Sr. Enrique Colunga, el 1 de julio de 1920 el Gobierno del Estado, publica un Decreto que señala el procedimiento para elegir Secretario del Consejo Universitario, mismo que después fue el Secretario General de la Universidad de Guanajuato. Buscando un acercamiento con las unidades académicas para llevar un control de la vida colegiada de la institución, a partir de octubre de 1999, se crea la Secretaría Técnica de Órganos Colegiados con el firme propósito de apoyar la función académica de la Universidad y atender los acuerdos emanados de los órganos colegiados (Consejos Académicos de Área, H. Consejo Universitario) a través de un adecuado seguimiento y control de la vida colegiada; impulsando, facilitando y buscando los apoyos necesarios de las instancias académico-administrativas de la Universidad u otros requerimientos especializados para el cumplimiento de los acuerdos de dichos órganos. Además de apoyar a la Secretaría General en los asuntos académicos de su competencia………………………….

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IV. BASE LEGAL, ATRIBUCIONES Y FUNCIONES GENÉRICAS Son los ordenamientos jurídicos que regulan la creación, el funcionamiento y las actividades del organismo y de los que se emanan sus atribuciones o facultades. La disposición fundamental es la Ley Orgánica de la Universidad de Guanajuato y los reglamentos que deriven de la misma. Se anota la denominación completa del ordenamiento, fecha de emisión, título, capítulo, artículo y fracción (respetando la secuencia cronológica de su expedición) y se transcriben textual y completamente las facultades conferidas a la unidad de trabajo de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Las funciones genéricas son los principales deberes y responsabilidades de la Dependencia o Unidad. Ejemplos: 1. Ley Orgánica de la Universidad de Guanajuato. 2007 Capítulo I. Naturaleza, Misión y Funciones de la Universidad de Guanajuato. Artículo 5.- Son funciones esenciales de la Universidad: II. La investigación científica, tecnológica y humanística, en cualquier área del conocimiento, en relación con las necesidades locales, regionales y nacionales y del saber universal; y III. La creación, promoción y conservación de las expresiones del arte y la cultura; la preservación, la difusión y el acrecentamiento de los valores, así como la extensión a la sociedad de los beneficios de la ciencia y la tecnología. 2. Estatuto Académico. 1996. Titulo Tercero. Investigación. Capítulo I. Principios y fines. Artículo 77. Se entenderá por investigación a la función sustantiva concebida como una actividad sistemática y creativa, realizada para avanzar en el conocimiento del hombre, la naturaleza, la sociedad y la cultura. ATRIBUCIONES: El Departamento de Control de Bienes de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Guanajuato será el responsable de registrar para efectos de control físico todos los bienes muebles actuales y futuros propiedad de la Universidad de Guanajuato, así como custodiar la documentación comprobatoria de los mismos. Llevará actualizado los inventarios de estos, efectuando una inspección física de los bienes a efecto de corroborar los datos especificados en las facturas y efectuar su etiquetado correspondiente. FUNCIONES GENÉRICAS: 1. Atender juicios de toda índole y de interés para la Universidad de Guanajuato.

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2. Revisar convenios con otras instituciones educativas y gubernamentales, así como de revisar los contratos que se signen por parte de la Universidad.

3. Aplicar e interpretar la Ley de Obra Pública y de Adquisiciones tanto Estatal como Federal y sus respectivos Reglamentos con aplicación en el Comité y Subcomité constituidos conforme esta materia.

4. Realizar los trámites necesarios para presentar denuncias ante el Ministerio Publico cuando la Universidad se ve afectada por la comisión de un ilícito en su patrimonio, o en sus derechos.

V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES DEL ÁREA La misión es la razón de ser y existir del área; se describe en un breve enunciado que sintetiza los principales propósitos y los valores esenciales que serán conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que participen en el desarrollo de la organización. Responde a las preguntas: ¿Qué productos o servicios ofrece? ¿Cuál es el valor agregado que ofrece a sus clientes? ¿Qué necesidades y requerimientos desea atender? ¿Cuál es la retribución que ofrece la organización a sus diferentes grupos de interés? ¿Cuáles son los principales valores de la organización? La visión es la imagen del futuro que se quiere crear, esto es la condición futura que la organización desea con respecto a sus principales protagonistas. Deberá ser alentadora, expresada en lenguaje sencillo y claro, conocida y compartida por el personal del área y debe trascender métodos y técnicas. Responde a las preguntas ¿Hacia dónde queremos llegar? ¿Qué deseamos crear? ¿Cómo queremos que nos vean nuestros clientes? ¿A través de qué medios lo lograremos? Valores, son creencias, principios o características morales, compartidas y consensuadas de lo que es importante; y por lo tanto, deseable, que al ser aceptadas por los miembros de una unidad de trabajo, influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones. Nota: si el Manual se hace por departamento, en este apartado se transcribe la visión y misión de la dirección a la que pertenece dicha unidad, la cual deberá estar alineada a la de la Secretaría y a la de la Universidad. Ejemplos:

MMIISSIIÓÓNN

Proporcionar a la Comunidad Universitaria servicios de telefonía, telecomunicaciones y sistemas de información y cómputo administrativos, de forma integral, eficiente, oportuna y con alta disponibilidad

para apoyar el desarrollo de las funciones sustantivas de la Institución.

VVIISSIIÓÓNN La Universidad de Guanajuato se asume en su prospectiva como una institución pública de educación media

superior y superior ejemplar en el contexto del sistema nacional educativo de estos niveles, constituyéndose como modelo de pertinencia, calidad, cobertura y equidad.

Valores 1. Verdad 2. Libertad académica (a la pluralidad de líneas de pensamiento) 3. Respeto 4. Responsabilidad

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VI. ORGANIGRAMA Y PLANTILLA El organigrama es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, que muestra las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad existentes. En el organigrama se usarán denominaciones funcionales de los puestos, de acuerdo con los siguientes criterios. Criterios para la denominación de los puestos funcionales.

1. Para definir la denominación de un puesto se analizarán las funciones esenciales del mismo.

2. La denominación de un puesto funcional, se integra por dos elementos: a) Nombre raíz/Designación: Director de, Jefe de, Coordinador de, Asistente de,

Auxiliar de. b) Apellido / Area o Función: Financiero, Recursos Humanos, Servicios Generales,

etc. 3. La denominación de “Encargado” se utilizará para interinatos o transición de titulares de

las Dependencias y Unidades. 4. La denominación de secretario particular se usará para el puesto que proporciona apoyo

en Rectoría, Secretaría General o Administrativa. 5. Serán correctas las denominaciones que describan oficios: albañil, fotógrafo,

credencializador. 6. Evitar las siguientes palabras en las denominaciones de los puestos: titular, encargado,

apoyo, responsable, becario. 7. El nombre debe ser corto, de mínimo 2, deseable 3 y máximo 4 palabras:

Incorrecto: Coordinador del Departamento de Control Fiscal y Seguimiento de Asuntos Jurídicos Correcto: Coordinador Fiscal y Jurídico

8. Omitir género: Incorrecto: Coordinadora Correcto: Coordinador

9. Anotar el nombre raíz en singular. Incorrecto: Asistentes de Correcto: Asistente

10. Omitir nombre de puesto tabular. Incorrecto: Oficial de Servicios “C” Correcto: Auxiliar de servicios

11. Evitar nombres de áreas y profesiones en la denominación del puesto. Con excepción de algunos puestos en las áreas de salud, música, sistemas. *

Incorrecto: Control interno; Ingeniero geomático Correcto: Coordinador de Control Interno

* Excepciones: Psicólogo Nutriólogo Pianista Concertino

NOTA: Cualquier excepción se revisará con la Dirección de Recursos Humanos y la Unidad de Desarrollo Administrativo.

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Para la representación, es recomendable usar el organigrama mixto. Ejemplo:

ORGANIGRAMACoordinación General de Sistemas y Telecomunicaciones

Coordinador General de Sistemas y

Telecomunicaciones

Secretaria

Auxiliar Administrativo

Jefe de Telecomunicaciones

y Cómputo

Jefe de Sistemas de Información y

CómputoJefe de Telefonía

Asistente de Telefonía

Técnico de Servicio de Redes de Voz

(2)

Operador de Consola de llamadas

(2)

Coordinador de Desarrollo de

Sistemas

Coordinador de Soporte Técnico

Coordinador de páginas Web

Desarrollador de Sistemas

(3)

Asistente de Soporte Técnico

Coordinador de Proyectos de Red

Coordinador de Seguridad y

Conectividad

Asistente de Seguridad y

Conectividad(2)

Coordinador de Telecomunicaciones y Videoconferencia

Asistente de Telecomunicaciones y Videoconferencia

Secretaria

Asistente de Soporte en

Telecomunicaciones(2)

Coordinador de Servicios de Red

Asistente de Servicios de Red

Auxiliar de servicios

Coordinador Administrativo

Desarrollador de Sistemas

(2)

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PLANTILLA En la plantilla se señala el nombre funcional del puesto, el número de plazas y el nombre del personal. Ejemplo:

Puesto No. de Plazas Nombre

Secretario Administrativo 1 Martín Pantoja Aguilar

Secretario Particular 1 Armando Preciado Gutiérrez

Asistente Administrativo 1 Gricel Silva López

Secretaria 1 María Elena Gutiérrez Delgado

Mensajero 1 Pablo Rodríguez González

Director Financiero 1 Juan Francisco Llovera Arredondo

Director de Recursos Humanos 1 Rosa María Vázquez Lagunes

Director de Servicios Generales 1 Rafael Ornelas Esqueda

Coordinador de la Red Médica 1 Brenda del Carmen Sabanero Contreras

Coordinador General de Sistemas y Telecomunicaciones 1 Guillermo Vázquez Sánchez

Coordinador Administrativo SIIA 1 Patricia Carrillo Gallardo

Coordinador de la Unidad de Desarrollo Administrativo 1 Santiago Salmerón González

Coordinador de Certificación 1 Adriana Marcela Ortega Pulido

VII. POLÍTICAS GENERALES Criterio o directriz de acción, elegida como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas, y proyectos específicos del nivel institucional. Son orientaciones generales que pretenden facilitar la coordinación de las actividades de la Universidad para mantener coherencia en la organización y en las decisiones institucionales. Ejemplo: POLITICAS INSTITUCIONALES GENERALES 1. Son objeto de estas políticas los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Institución, de acuerdo a

la definición que de Patrimonio de la Universidad establece el artículo 28 de la Ley Orgánica. 2. Los bienes muebles e inmuebles serán registrados y controlados por la Secretaría Administrativa a

través del Departamento de Control de Bienes de la Dirección de Servicios Generales, para lo que este

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Departamento establecerá y difundirá el sistema de control interno que considere necesario con el fin de concretizar estas políticas. . . .

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE BIENES Registro 1. Con el propósito de asignar número de inventario a todos los bienes que sean adquiridos por la

institución, se asignará un Número de Control al momento de trámite de pago, mismo que se traducirá en el Número de Inventario cuando los bienes sean verificados físicamente por el DCB.

2. Los bienes serán verificados físicamente para su inventario una vez que hayan sido reportados por la Dirección Financiera (DF) como registrados en póliza definitiva (Anexo 1).

VIII. CATALOGO DE PUESTOS DE TRABAJO

(VER ANEXO A-DRH-01) IX. DEFINICIONES: Establece los conceptos de términos relevantes para la unidad y sirven de referencia a sus miembros para la adecuada interpretación de su contenido. Ejemplo:

Accesorios: Instrumento o aparato que no es parte integrante de una máquina o que sirve para una actividad particular, mejorando el servicio que un bien proporciona e incrementa el valor del mismo. Alta de un bien mueble: Registro que efectúa el DCB de un bien mueble al ser adquirido por la Institución para su control. Área organizacional: es parte de la estructura organizacional de una entidad pública conformada por la unidad cabeza de área y, en su caso, por varias unidades dependientes. Un área organizacional puede estar conformada por una o más unidades organizacionales. ISOSYSTEM DOCUMENT: es el software que automatiza los controles requeridos en todas las etapas del proceso de gestión (planeación, implantación, medición y mejora continua) y administra el control de documentos y registros. Manual de Organización: documento en el cual se expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos y funciones de los distintos puestos, así como la autoridad y las relaciones entre estos. Puesto: es una unidad de trabajo específica e impersonal constituida por un conjunto de actividades que debe realizar, capacidades para su desempeño y responsabilidades que debe asumir el titular en determinadas condiciones de trabajo. Ruta de aprobación: son las etapas que se siguen para la revisión de documentos en el ISOSYSTEM y comprende la elaboración, consenso, aprobación y homologación.

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X. DIRECTORIO: Es el listado de datos donde se pueden localizar al personal que ocupa los puestos incluidos en el organigrama. Se anotan los siguientes datos de todos los puestos:

Nombre del puesto del área correspondiente. Nombre completo de la persona que ocupa el puesto. Número telefónico y Fax. Número de extensión. Dirección de correo electrónico

Ejemplo:

Jefe de Control de Bienes C.P. Verónica Segoviano Mena TEL. 73 2 00 06 Fax 8223 Ext. 8221 [email protected]

XI. BITÁCORA DE CAMBIOS La bitácora es el registro de los sucesos que tienen lugar en la realización de alguna actividad. En esta se reporta la evolución del documento, registrando las fechas de los cambios, el nivel de revisión al que llega el documento y una descripción de la naturaleza de dichos cambios; comunicando los mismos a la Unidad de Desarrollo Administrativo y a la Dirección de Recursos Humanos cuando se trate de descripciones de puestos. Ejemplo:

Revisión Fecha Comentarios

00 Noviembre 2004 Emisión de la Guía para elaborar el Manual de Organización.

01 27 de abril de 2005 Cambio en formato y contenido de acuerdo a la guía institucional para elaborar manual de organización.

02 31 de Julio de 2006 Cambio en el catálogo de puestos de trabajo se adecuó la guía de la Dirección de Recursos Humanos.

03 2 de Febrero de 2007

Se emitieron ajustes en las denominaciones de puestos, y otros elementos de la descripción de puestos.

04 30 de Mayo de 2008 Se actualiza la Guía y se adicionan criterios para la denominación de los puestos.

A-DRH-01 UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

“GUÍA PARA ELABORAR EL CATALOGO DE PUESTOS DE

TRABAJO”

FECHA DE EMISIÓN: 16 JUNIO 2008 NÚMERO DE REVISIÓN: 02 Página 1 de 10

VIII. CATÁLOGO DE PUESTOS DE TRABAJO

(Guía)

Elaboró catálogo: Revisó catálogo: Aprobó catálogo

Coordinador de Desarrollo de Personal Administrativo

Alfonso Flores Miranda

Jefe de Selección y Desarrollo

Eloy Angel Arredondo Luna

Director de Recursos Humanos

Rosa María Vázquez Lagunes




TRABAJO”


A. OBJETIVO DE LA GUIA PARA ELABORAR EL CATALOGO DE PUESTOS DE

TRABAJO Orientar a los usuarios para la elaboración y actualización de las descripciones de puesto. (Nota.- La utilidad de las descripciones de puesto es diversa, algunos ejemplos, sin ser limitativos, son: valuación y clasificación de puestos, selección de personal, evaluación de desempeño, asegurar la competencia del personal, entre otras.)

B. LINEAMIENTOS PARA ELABORAR EL CATALOGO DE PUESTOS DE TRABAJO El Catálogo de puestos de trabajo es una compilación de las principales funciones de una organización, área o departamento, plasmadas en cada una de los puestos clasificados bajo una estructura orgánica. Para estandarizar contenido y forma del Catálogo de puestos de trabajo se emiten los siguientes lineamientos: I. El representante de la Dirección designado en cada área de la Universidad de Guanajuato para elaborar el Catálogo de puestos (puede ser el mismo del Manual de Organización):

1. Es el encargado de la elaboración, integración y el control del Catálogo de puestos de su área.

2. Deberá sujetarse a los lineamientos incluidos en esta Guía para su elaboración.

3. El Catálogo de puestos deberá actualizarse cuando menos una vez al año o, en su caso, cada vez que haya cambios en las descripciones de puesto o en la estructura organizacional.

4. Asegurará que en el Catálogo se incluyan todas las descripciones de puesto de su área o unidad correspondiente, (por puesto, no por plazas; es decir, si hay más de una plaza para un puesto y las funciones son las mismas, se hará sólo una descripción para dicho puesto).

5. Asegurará que los nombres de los puestos sean igual tanto en el organigrama como en las descripciones de puesto, respetando los criterios de denominaciones de puestos establecidos en conjunto por la Dirección de Recursos Humanos y la Unidad de Desarrollo Administrativo.

6. Integrará el Catálogo de puestos de trabajo al Manual de Organización. 7. Notificará a la Dirección de Recursos Humanos cuando implique ajustes en

las descripciones de puestos y a la Unidad de Desarrollo Administrativo en el organigrama.

II. Los Titulares de las áreas (Rectoría General, Secretaría, Dirección, Coordinación General o Departamento):

1. Son responsables de que se documente el Catálogo de puestos de trabajo.




TRABAJO”


2. Será el responsable de dar el visto bueno a las descripciones de puesto de la dependencia o unidad.

III. La Dirección de Recursos Humanos será responsable de:

1. Validar y retroalimentar con el soporte necesario al Representante y/o Titular del área, en el Catálogo de puestos de trabajo y Descripciones de puesto

2. Definir el punto número 5. COMPETENCIAS DEL PUESTO FUNCIONAL, en conjunto con el representante de la Dirección designado en cada área de la Universidad para tal efecto (en algunas áreas esta designación puede coincidir con la del manual de organización y en otras puede ser diferente).




TRABAJO”


C. DESCRIPCIONES DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTO 1. DATOS GENERALES

Nombre del puesto funcional: La denominación funcional del puesto igual como aparece en el

organigrama Unidad o Dependencia: El nombre de la Dependencia Administrativa o Unidad

Académica a la que pertenece el puesto. Área: El área se refiere al nombre del departamento, coordinación,

sección, etc., a la que pertenece el puesto. Aquellos puestos que reportan como apoyo directo al titular de la unidad o dependencia (secretarias, asistentes, secretarios particulares, etc.) anotar el mismo nombre de la unidad o dependencia.

Fecha de revisión: Fecha de revisión de la descripción de puesto. Ejemplos: Nombre del puesto funcional: Director de Recursos Humanos Unidad o Dependencia: Secretaría Administrativa Área : Dirección de Recursos Humanos Fecha de revisión: 31-enero-2006 Nombre del puesto funcional: Jefe de Relaciones Laborales Unidad o Dependencia: Dirección de Recursos Humanos Área : Departamento de Relaciones Laborales Fecha de revisión: 31-enero-2006 Nombre del puesto funcional: Coordinador de Relaciones Laborales Unidad o Dependencia: Dirección de Recursos Humanos Área : Departamento de Relaciones Laborales Fecha de revisión: 31-enero-2006 Ubicación en la organización Puesto funcional al que reporta Nombre del puesto superior inmediato. Puestos funcionales que le reportan de manera directa Número de plazas

• Nombre del o los puestos que dependen de manera directa del puesto descrito; en caso de no tener subordinados se anotará la leyenda “No aplica”

Anotar el número de plazas del puesto

subordinado.




TRABAJO”


Ejemplo: Director de Recursos Humanos: Ubicación en la organización Puesto funcional al que reporta Secretario Administrativo Puestos funcionales que le reportan de manera directa Número de plazas

• Jefe de Sueldos, Salarios y Prestaciones 1 • Jefe de Relaciones Laborales 1 • Jefe de Contratos 1 • Jefe de Control fiscal y deducciones 1 • Jefe de Sistemas 1 • Jefe de Selección y Desarrollo 1 • Jefe de Control Fiscal y Deducciones 1 • Asistente Administrativo 1 • Secretaria 1

2. PROPOSITO DEL PUESTO FUNCIONAL

“Para qué existe el puesto, es decir en qué contribuye el puesto al logro de la misión y visión del área, unidad o dependencia. Es como si fuera la “misión” del puesto. También es conocido como el objetivo general del puesto, la finalidad del puesto, etc.” Ejemplo: Desarrollar las estrategias para el ingreso, la remuneración, el desarrollo, la seguridad, la permanencia, y el retiro de los recursos humanos, para contribuir a la misión, visión, valores y desarrollo institucionales. 3. RESPONSABILIDADES DEL PUESTO FUNCIONAL

“Mencionar las responsabilidades del puesto funcional y su finalidad (qué se hace y para qué se realiza).” Ejemplo:

• Dirigir el reclutamiento y la selección del personal idóneo para ocupar las plazas vacantes o de nueva creación.

• Dirigir la administración de la nómina para asegurar el pago completo y oportuno de sueldos y prestaciones al personal.

• Desarrollar y mantener las relaciones laborales sanas con el personal de la Universidad y con los sindicatos, para asegurar el entendimiento y respeto mutuos y facilitar los acuerdos.

• Dirigir la administración de la seguridad e higiene para evitar incidentes y accidentes del personal.

• Aprobar las estrategias de aprendizaje y actualización para el desarrollo del personal. • Controlar y supervisar el proceso de evaluación del desempeño del personal y de las

diferentes Direcciones de la Universidad, para mejorar el desempeño institucional. • Controlar y evaluar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos e

instrumentos legales relacionados con los Recursos Humanos.




TRABAJO”


• Plantear la evolución estratégica de los Recursos Humanos para mejorar el soporte a la Secretaría General, Secretaría Administrativa y Rectoría.

4. RELACIONES DE TRABAJO

Internas: “Son las relaciones con instancias o áreas de la UG”

Con Para: • •

Ejemplo: Internas:

Con Para: • Unidades Académicas y Dependencias

Administrativas, jubilados Identificar y gestionar el soporte necesario en Recursos Humanos

• Secretaría Administrativa, Secretaría General y Rectoría

Gestionar la misión de recursos humanos y su alineación estratégica con la misión institucional

• Sindicato Desarrollar y mantener relaciones cordiales para el equilibrio entre trabajadores y la institución

Externas: “son las relaciones con gente que no labora en la UG o instancias ajenas a la misma; ejemplo: ciudadanos, proveedores, otras autoridades y organismos externos”

Con Para: • •

Ejemplo: Externas

Con Para: • Secretaria del Trabajo y Previsión Social Coordinar la reglamentación de las relaciones

individuales y colectivas de trabajo • ISSEG Administrar las aportaciones al Instituto • Organismos en materia de las áreas de

recursos humanos Verificar el apego a normas de seguridad, capacitación, etc.

5. COMPETENCIAS DEL PUESTO FUNCIONAL

“En los siguientes espacios se utilizará la siguiente escala: Nivel de competencia requerido para el desempeño del puesto de manera satisfactoria.

M = Mínimo (básico o elemental) D = Deseable (óptimo o fundamental)




TRABAJO”


Formación académica: Mínimo Deseable

EEjjeemmpplloo Formación académica: Mínimo Dseable

Licenciatura Maestría

Conocimientos específicos: M D ¿Cómo y / ó dónde se adquieren?: • Asunto, información, materia

o área específica del conocimiento (técnico y/o teóricos), que represente 1. Conocimientos clave para el puesto (aquellos que son fundamentales para las funciones del puesto, y lo distinguen de otros puestos) y 2. Conocimientos de referencia (aquellos que le dan soporte a los conocimientos clave y/o son necesarios para su aplicación )

Cómo o dónde se puede adquirir el conocimiento de manera más fácil o de mayor disponibilidad: Ejem: Cómo (medio)?: cursos de capacitación, lecturas, etc. Dónde (ubicación física o documental)?: Normatividad universitaria, Manual o documento respectivo (especificar), Organismos que sean fuente de la información respectiva (especificar), etc.

Ejemplo:

Conocimientos específicos: M D ¿Cómo y / ó dónde se adquieren?: • Ley Federal del Trabajo

(conocimiento clave) X Eventos de aprendizaje, página web

de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, práctica

• Ley del IMSS e ISSEG (conocimiento de referencia)

X Eventos de aprendizaje, página web de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, práctica

• Normatividad universitaria (conocimiento de referencia)

X Lectura del documento respectivo

• Contratos colectivos de trabajo de la Universidad (conocimiento clave)

X Lectura del documento respectivo

Experiencia en: Mínimo - M Deseable - D

• Tipo de experiencia necesaria para desempeñar las funciones del puesto

Marcar con una “X” la opción que corresponda

de acuerdo a las definiciones

operacionales de la escala provista

Marcar con una “X” la opción que

corresponda de acuerdo a las definiciones

operacionales de la escala provista

Ejemplo:




TRABAJO”


Experiencia en: Mínimo - M Deseable - D • Áreas de Recursos Humanos X • Administración X • Negociación X

Habilidades Administrativas: M D ¿Cómo y / ó dónde se desarrollan? • Habilidades necesarias para

administrar las funciones del puesto. Ejem: Planeación, Organización, Control , Dirección, Administración, Gestión, Manejo de procedimientos o procesos, Comunicación escrita, etc.

Cualquier habilidad se desarrolla con práctica o entrenamiento; por lo tanto aquí se anota el medio, actividad o lugar a través del cual el o la ocupante del puesto puede haber practicado o entrenado en el pasado o lo podrían hacer en el futuro.

Ejemplo:

Habilidades Administrativas: M D ¿Cómo y / ó dónde se desarrollan? • Planeación estratégica X Eventos de aprendizaje, práctica • Administración del cambio X Eventos de aprendizaje, práctica • Procedimientos X Eventos de aprendizaje, práctica

Habilidades Interpersonales: M D ¿Cómo y / ó dónde se desarrollan? • Habilidades para manejar

apropiadamente las interacciones entre el o la ocupante del puesto con cualquier persona o grupo de personas (interna o externa), cuya relación es necesaria para las funciones del puesto. (También se le conoce como inteligencia emocional, habilidades sociales, etc.). Ejem: Comunicación oral o verbal, Manejo de conflictos, Atención al público, Trabajo en equipo, Relaciones interpersonales, Negociación, etc.

Cualquier habilidad se desarrolla con práctica o entrenamiento; por

lo tanto aquí se anota el medio, actividad o lugar a través del cual,

o donde, el o la ocupante del puesto puede haber practicado o entrenado en el pasado o puede

hacerlo en el futuro.

Ejemplo:

Habilidades Interpersonales: M D ¿Cómo y / ó dónde se desarrollan? • Negociación X Eventos de aprendizaje, práctica • Establecimiento de alianzas X Eventos de aprendizaje, práctica • Liderazgo X Eventos de aprendizaje y

experiencia




TRABAJO”


• Trabajo en equipo X Eventos de aprendizaje y experiencia

Habilidades Racionales: M D ¿Cómo y / ó dónde se desarrollan? • Habilidades para manejar el

análisis, la inspección y/o la interpretación de datos e información, (numérica, textual, visual, auditiva o de tacto, pasada o futura), apropiada a la exigencia y nivel de las funciones del puesto. Ejem. (Análisis y solución de problemas, Toma de decisiones, Trabajar con números, Investigación, Inspección visual, Síntesis, etc.

Cualquier habilidad se desarrolla con práctica o entrenamiento; por

lo tanto aquí se anota el medio, actividad o lugar a través del cual,

o donde, el o la ocupante del puesto puede haber practicado o entrenado en el pasado o puede

hacerlo en el futuro.

Ejemplo:

Habilidades Racionales: M D ¿Cómo y / ó dónde se desarrollan? • Solución de problemas X Eventos de aprendizaje y

experiencia • Toma de decisiones X Eventos de aprendizaje y

experiencia

Manejo de Software: M D ¿Para qué o cómo se aplica? • Software a utilizar en las

funciones del puesto. Si se trata de uno genérico como office, anotar específicamente si es excel, word o powerpoint. Anotar también el software que se use en el puesto, aun cuando haya sido diseñado en el área. Ejem: Recursos Humanos, etc.

Ejem. Excel: tablas, matrices

Word: oficios, memos, etc. Powerpoint: presentaciones

Recursos Humanos: administrar la nómina y datos de los trabajadores

Ejemplo:

Manejo de Software: M D ¿Para qué o cómo se aplica? • Word X Análisis información y redacción

de documentos legales




TRABAJO”


6. CONDICIONES DE TRABAJO Estrés: tensión provocada por situaciones agobiantes que originan reacciones psicosomáticas o trastornos psicológicos. Algunos estresores (factores que originan estrés) pueden ser:

- Plazos qué cumplir - Delicadeza o impactos de la actividad que se realice - Amplitud o variedad de funciones - La frecuencia y tipo de las relaciones interpersonales - Condiciones físicas donde se desarrollan las funciones - Etc.

NIVEL DE ESTRÉS

Bajo Alto Intensidad

Ejemplo: NIVEL DE ESTRÉS

Bajo Alto Intensidad X

NECESIDAD DE VIAJAR:

BAJA MODERADA ALTA

Frecuencia Nula o 1 vez al

semestre

1 vez al mes

1 vez a la quincena o

más

Ejemplo: NECESIDAD DE VIAJAR:

BAJA MODERADA ALTA Frecuencia X

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