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Lineamientos para desarrollar el proceso de
formación a entes obligados y sociedad
civil
2017
UNIDAD DE CAPACITACIÓN
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………………….3
1. OBJETIVO DE LOS LINEAMIENTOS ........................................................................................... 4
2. ALCANCE ....................................................................................................................................... 4
3. MARCO NORMATIVO ................................................................................................................... 5
4. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 5
5. LINEAMIENTOS……………………………………………………………………………………………..7
6. DISPOSICIONES GENERALES .................................................................................................. 12
7. PLAZO Y MECANISMO DE REVISIÓN ...................................................................................... 12
8. DEROGACIÓN DE NORMATIVA.………………………………………………………………………12
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INTRODUCCIÓN
Al referirse a la educación no se puede obviar la expansión de las fronteras en los
conocimientos y su aplicación. Durante un largo período, el fenómeno educativo
estructurado estuvo reducido casi con exclusividad a las instituciones diseñadas para
tal efecto. Por ejemplo: escuelas, colegios, universidades, eran los únicos lugares en
donde se educaba a las personas. Es así que la tarea de capacitar no es tan sencilla,
pues aceptar que se necesita aprender algo nuevo, no resulta fácil para todos.
Una de las formas más efectivas de promover el acceso a la información es a través
del diseño e implementación de actividades de formación, sobre las materias a las que
se refiere la Ley de Acceso a la Información Pública, a fin de coadyuvar en la
erradicación de prácticas corruptas y promover procesos, acciones y destrezas
ciudadanas propias de una cultura de transparencia.
Contemporáneamente nos enfrentamos a un problema relacionado a la educación y
su correspondencia con ciudadanía, ya que los cambios de la sociabilidad y culturales
demandan nuevas formas de hacer política, generando un nuevo tipo de ciudadano, y
por tanto, nuevos requerimientos para su formación. Siendo necesario desarrollar
procesos de educación popular, constructiva y participativa basados en el proceso de
aprendizaje del individuo a través de la teoría, práctica, experiencia, razonamiento y
contexto social.
Este instrumento normativo pretende constituirse en una herramienta técnico-
normativa para orientar las acciones de formación de acuerdo a los objetivos
institucionales, en correspondencia con el pensamiento estratégico institucional, cuyo
objetivo es fortalecer en la población el conocimiento y ejercicio del derecho de
acceso a la información pública y la protección de datos personales.
El proceso de formación institucional está alineado al plan estratégico institucional y
su contenido reúne los elementos necesarios para la planeación, coordinación,
ejecución y evaluación, de tal manera que las jefaturas, mandos medios y los técnicos
del Instituto de Acceso a la Información Pública, a partir del conocimiento
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procedimental, garanticen la eficacia y la calidad en los servicios que se otorgan en
el ámbito de la formación.
1. OBJETIVO DE LOS LINEAMIENTOS
Dotar de un marco de actuación general para todas las unidades organizativas del
Instituto de Acceso a la Información Pública, que dentro de sus funciones establecidas
está la formación, promoción, capacitación o divulgación de instrumentos referidos a
materias reguladas en la Ley de Acceso a la Información Pública.
2. ALCANCE
Los lineamientos de formación aplican para todas las actividades formativas
destinadas a la profesionalización de servidores públicos, así como para la promoción
de los derechos y obligaciones que la LAIP contempla para la sociedad civil, la
planeación estratégica de la formación, elaboración de programas formativos,
ejecución de programas de formación de duración corta, media y larga, evaluación
del desempeño de los capacitadores y el control de los procesos formativos.
Estos lineamientos tienen carácter obligatorio y son de estricto cumplimiento para
todas las unidades organizativas del IAIP que desarrollen procesos de formación en
cualquier modalidad e inclusive para los procesos de sensibilización o divulgación.
Cualquier plan de trabajo particular de una unidad organizativa o mecanismo que
contemple actividades de formación y promoción estará sujeto a estos lineamientos,
incluso si su elaboración ha sido previo a la vigencia de estos lineamientos,
debiéndose realizar los ajustes necesarios sobre la marcha de los procesos en
desarrollo.
Es preciso señalar la importancia de que todo proceso de formación institucional debe
ser planificado, realizado y evaluado, debiendo responder a la visión estratégica y
gestión operativa institucional. Aprovechando y racionalizando al máximo los
recursos institucionales. En caso de procesos de formación que resulten de forma no
programada, se deberá solicitar la autorización respectiva, según los canales
establecidos en el IAIP.
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3. MARCO NORMATIVO
El marco normativo para desarrollar el proceso de formación, se establece en los
siguientes documentos:
a. Ley de Acceso a la información Pública (Arts. 3 letra “d”, 45, 46, 47, 58 letras
“h” y “m”).
b. Reglamento de la Ley de Acceso a la información Pública (Art. 12).
c. Reglamento de Organización y Funcionamiento del IAIP.
d. Plan Estratégico Institucional del IAIP (2017 – 2021).
e. Plan Anual de Formación Institucional.
4. DEFINICIONES
Capacitación: Actividad sistemática y planificada cuyo propósito general es
desarrollar e integrar a los servidores públicos y sociedad civil, al proceso productivo,
mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes
necesarias para el mejor desempeño de sus funciones en materia de transparencia,
acceso a la información pública, protección de datos personales, gestión documental
y archivos, rendición de cuentas y todas las materias relacionadas a la Ley de Acceso
a la Información Pública.
También comprende la utilización de métodos para la formación, promoción y
sensibilización para la consolidación de una cultura de trasparencia en la sociedad
civil, cuyo objetivo primordial es la exigibilidad de la información pública en poder
del Estado, partiendo de la orientación sobre práctica y uso de la LAIP.
Promoción: Conjunto de acciones y actividades que buscan informar y sensibilizar
sobre los beneficios del ejercicio del derecho de acceso a la información pública,
derecho a la participación ciudadana, control de la gestión pública y protección de
datos personales, para promover una cultura de transparencia en la sociedad civil. Lo
relativo a la promoción será regulado en lineamientos específicos.
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Todo lo relacionado al posicionamiento institucional será enmarcado en los
mecanismos de divulgación, los cuales serán normados en otras disposiciones.
Los procesos formativos pueden desarrollarse en diferentes modalidades como:
1. Diplomado, son ofertas formativas propias de este Instituto, dirigidos a
técnicos, profesionales y a otras personas en general, que tengan el propósito
de la especialización y actualización de conocimientos. Se estructuran en
módulos y tienen una duración mínima de 40 horas. Establece un proceso de
evaluación académica de las personas inscritas.
El diplomado podrá constituirse a partir de una serie de seminarios o módulos,
siempre y cuando constituyan una misma área temática.
2. Curso, son aquellos programas que tienen como propósito la actualización de
conocimientos relacionados a las materias reguladas en la LAIP y cuentan con
una duración de 20 a 39 horas. Están dirigidos tanto a entes obligados como
a público en general. Dependiendo de la naturaleza del curso, podrán
estructurarse en módulos temáticos y considerar un proceso de evaluación
académica.
3. Seminarios o módulos, proceso formativo en donde todos los participantes
construyen socialmente conocimientos y valores, desarrollan habilidades y
actitudes, a partir de sus propias experiencias. Tiene una duración de 10 a 19
horas.
4. Conversatorio-Taller, tiene como finalidad la actualización de
conocimientos y el abordaje práctico de herramientas conceptuales y
metodológicas que permitan el desarrollo de competencias. Tienen una
duración no mayor a 9 horas y no estarán sujetos a evaluaciones académicas.
5. Conferencia o charla, evento al que acuden un determinado auditorio, y es
impartido por uno o varios expositores, puede ser un programa cerrado o
abierto al público. La metodología es magistral, lineal o expositiva. Pueden
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tener la finalidad de promocionar, informar y sensibilizar. La duración de esta
actividad es no mayor a 4 horas.
5. LINEAMIENTOS
5.1 Fases básicas a realizar en todo proceso de formación institucional
Esta sección tiene como propósito evidenciar las etapas elementales del proceso
de formación que el IAIP desarrolla.
a) Planificación, será necesario determinar de forma clara el objetivo de la
formación y su contribución a la visión estratégica institucional. A su vez, se
analizará la disponibilidad presupuestaria y el monto asignado para ejecutar las
actividades.
La Unidad de Capacitación, de acuerdo a los objetivos estratégicos del IAIP y
en coordinación con las unidades operativas involucradas, determina si las
actividades generan resultados e impactos para el funcionamiento del IAIP y
así destinará fondos para las actividades requeridas. De tal forma que exista
una articulación e integración con el Plan Estratégico Institucional, Planes
Operativos de las unidades y según Plan Anual de Compras Institucional, en
donde de acuerdo a los tiempos indicados por la UACI se coordinará el trabajo.
Responsable: unidad ejecutora y Unidad de Capacitación.
b) Presentación de solicitud de capacitación emergente, el responsable de la
unidad, elabora y presenta las solicitudes de capacitaciones (según formato
establecido) o notifica a la Unidad de Capacitación de forma escrita que existe
una solicitud externa. La Unidad de Capacitación atenderá y/o coordinará la
solicitud, de acuerdo a los recursos presupuestarios, capacidades organizativas
y según carga laboral, brindando una respuesta oportuna al solicitante. Esta
actividad deberá de desarrollarse por la Unidad de Capacitación, en conjunto
con la Unidad Administrativa especifica.
Responsable: unidad ejecutora y Unidad de Capacitación.
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c) Elaboración de guión metodológico o agenda, es obligatorio el diseño de
guión metodológico para cualquier proceso formativo. El alcance, contenido y
grado de detalle de ésta dependerá del grupo destinatario. La elaboración de
éste, dependerá de la naturaleza de la actividad, la cual será definida entre las
unidades participantes.
Responsable: unidad ejecutora y Unidad de Capacitación.
d) Selección de capacitadores, se realizará la selección de capacitadores internos
o externos, (esta decisión se evalúa en la fase de planificación y/o respuesta de
la solicitud). Si es necesaria la participación de capacitadores externos al IAIP
y estos demandaren honorarios, se procederá a la elaboración de términos de
referencia y la presentación de los mismos al Pleno para su aprobación.
Responsable: unidad ejecutora y Unidad de Capacitación.
e) Elaboración y envío de convocatoria, los datos de la convocatoria deberán
contener como mínimo: destinatarios, tema, horarios, requisitos de los
participantes. La convocatoria será enviada por correo electrónico, vía
telefónica o por oficio por las unidades involucradas.
Responsable: unidad ejecutora y Unidad de Capacitación.
f) Ejecución, se desarrolla la jornada conforme al guión metodológico y agenda
programada.
Responsable: unidad ejecutora y Unidad de Capacitación.
Documentos requeridos para desarrollar el proceso de formación:
i. Solicitud de capacitación (cuando no está incluida en el Plan de
Formación Institucional)
ii. Respuesta a la solicitud, a través de cualquier medio escrito
iii. Listados de asistencia
iv. Guión metodológico
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v. Evaluación de la jornada (de acuerdo a las actividades que se
establecen en estos lineamientos)
vi. Plantilla para presentaciones institucional
vii. Registro de datos de la capacitación impartida
viii. Formato de entrega de materiales
ix. Formatos de inasistencia de participantes
x. Orden de compra
g) Sistematización de la información, se elabora el procesamiento de los datos
de la formación por medio de datos que reflejen el número de capacitaciones
impartidas, objetivo de la jornada, temas impartidos, número de participantes,
nombre de instituciones capacitadas y otros datos que la Unidad de
Capacitación estime conveniente para el registro y control del proceso.
Responsable: unidad Ejecutora y Unidad de Capacitación.
h) Evaluación de la capacitación, las capacitaciones brindadas deberán ser
evaluadas, según el alcance de las mismas, a través de técnicas de evaluación
que permitan identificar resultados, nivel de satisfacción del participante y
otros, dejando documentados los resultados de la formación brindada. La
Unidad de Capacitación requerirá e integrará la información resultante de
todos los procesos de formación institucional que realicen las unidades
organizativas, a efecto de evaluar el proceso de formación institucional.
El proceso de formación será acreditado cuando los participantes cumplan un
mínimo de 80% de asistencia en los procesos formativos programados y
aprueben con la nota mínima establecida para las evaluaciones (70%).
Este Instituto extiende únicamente diploma de aprobación y no se extenderá
en los eventos menores a 20 horas. La constancia de asistencia podrá ser
brindada en los eventos de menos de 20 horas, siempre y cuando cumpla con
el 100 % de asistencia y apruebe las evaluaciones respectivas.
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La elaboración y entrega de los diplomas y constancias será responsabilidad
de la Unidad de Capacitación, en coordinación con las unidades ejecutoras.
Los diplomas serán firmados por la Presidencia del IAIP y/o Jefatura de la
Unidad de Capacitación. Las constancias serán firmadas por la jefatura de la
Unidad de Capacitación.
Responsable: unidad ejecutora y Unidad de Capacitación.
i) Elaboración de reportes, se realizará un informe anual de los datos
recolectados en las jornadas de capacitación, conforme a las orientaciones de
la Unidad de Capacitación. El informe deberá ser presentado una vez finalice
el proceso formativo anual de la unidad ejecutora.
Responsable: unidad ejecutora y Unidad de Capacitación.
j) Formación del expediente de capacitación, la Unidad de Capacitación
realizará un expediente por cada una de las capacitaciones brindadas, el cual
contendrá:
i. Solicitud presentada (aplica solo en solicitudes, no en las actividades
programadas).
Respuesta de la Unidad de Capacitación (cualquier medio
escrito).
ii. Guión metodológico o agenda de la actividad. (Elaborado por el
facilitador en coordinación con la Unidad de Capacitación).
Listados u hojas de registro.
iii. Registro de entrega de materiales.
iv. Convocatoria de la actividad.
v. Orden de compra y otros registros relacionados a la compra de
alimentación u otros materiales requeridos, cuando aplique.
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La Unidad de Capacitación realizará los requerimientos de alimentación o similares
ante la UACI, siempre y cuando las actividades formativas hayan sido incluidas en el
Plan de Formación del IAIP, ya que la documentación generada de esta gestión será
parte del expediente también.
5.2 Responsabilidades de las unidades involucradas en el proceso
Esta sección tiene como propósito establecer los niveles de responsabilidad y
participación de los diferentes actores que intervienen en los procesos formativos.
a) Planificar.
Elaborar el Plan específico de formación anual de la unidad y elaborar los
guiones metodológicos, agendas y registros, que sean requeridos para
documentar el proceso formativo, el cual deberá ser remitido al final de año a
la Unidad de Capacitación para su consolidación.
b) Requerimientos.
Presentar a la Unidad de Capacitación el detalle de las actividades formativas,
el cual consiste en: cantidad de participantes, horarios, contenido y otros datos
que ayuden a realizar la actividad.
c) Ejecutar.
Será responsabilidad de las unidades organizativas facilitar las actividades
formativas en las que estén involucrados, de manera que se propicie la
intervención activa de los participantes, así como que se incluyan actividades
prácticas que permitan la construcción de conceptos colectivos y permitan la
consolidación de competencias y habilidades.
Si la actividad es delegada al personal técnico adscrito a su área, las jefaturas
brindarán el apoyo necesario para el desarrollo de dicha actividad.
Para documentar la actividad, deberá utilizar los formatos establecidos para
el debido registro (según anexo), los cuales serán remitidos a la Unidad de
Capacitación, en un periodo máximo de 5 días hábiles, posteriores a la
finalización del proceso formativo.
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6. DISPOSICIONES GENERALES
El IAIP pondrá a disposición de los usuarios procesos de formación en modalidad
virtual y presencial para las personas que cumplan con los criterios establecidos para
cada uno de ellos.
Para solicitar formación del IAIP se dispondrá de un formulario en línea publicado
en el portal web, puesto a disposición del público en general, que cumpla con los
requisitos establecidos para ello. Además, las solicitudes pueden hacerse por otros
medios escritos como correo electrónico u oficio, que deberán ser direccionados al
correo de [email protected].
Las solicitudes de procesos de formación de entidades públicas, privadas y sociedad
civil deberán ser gestionadas por medio de la Unidad de Capacitación. Todas
aquellas solicitudes recibidas por otras unidades del IAIP deberán ser coordinadas
y respondidas con la Unidad de Capacitación.
7. PLAZO Y MECANISMO DE REVISIÓN
Estos lineamientos serán revisados por la Unidad de Capacitación cada dos años, o
en plazos menores cuando sea requerido por las autoridades del Instituto de Acceso
a la Información Pública.
8. DEROGACIÓN DE NORMATIVA
A partir de la entrada en vigencia de la presente normativa se deroga lo establecido
en el Manual de Políticas y Procedimientos de la Unidad de Capacitación
(MUNCAP), aprobada el 14 de agosto de 2014.
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