unidad 6
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SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SECRETARÍA DE
SUPERIOR TECNOLÓGICA EDUCACIÓN PÚBLICA
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LAZARO CARDENAS
--------------------------------------
Profesora: González Chávez Ma. Rosalinda
SARA
CARRERA
GONZÁLEZ
UNIDAD 6
TÉCNICAS DE
ORGANIZACIÓN
Materia:
Diseño organizacional
6to SEMESTRE T/M
INSTITUTO TECNOLOGICO DE LAZARO CARDENAS
Estructura formal
Conformadas por partes que integran a la organización y a relaciones que la vincula, incluye funciones actividades relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de puesto de trabajos, asignación de recursos, y todo aquello que esta previamente definido de alguna manera.
Estructura informal
Se conforma a partir de relaciones entre personas que comparten uno o varios procesos de trabajos dentro de la organización. Comprende aspectos referidos a valores, intereses, sentimientos, afectos, liderazgo, y toda gama de relaciones humanas que no pueden ser determinadas previamente.
Departamentalización Es la especialización dentro de la empresa y se rige por el principio de homogeneidad. Puede ser vertical u horizontal.
departamentalización Vertical Aumenta la calidad en la dirección, para ello se crean más niveles jerárquicos. ·
Departa mentalización horizontal
lo normal en una empresa es que se den las dos departa mentalizaciones a la vez, aumentando la calidad del trabajo y de la dirección y seguimos especializando se dispara el costo. Hay que buscar el equilibrio lógico.
Departamentalización por funciones
Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa. Depende del sector en el que esté situada la empresa para ver cuántos departamentos hay que crear.
Departamentalización por zonas geográficas Agrupamos dependiendo de la zona donde se localice la actividad que realice la empresa
Departa mentalización por productos.
Se da en las empresas que estaban departa mentalizadas por funciones y que debido a la cantidad de productos o servicios que oferta la empresa, la departa mentalización se queda pequeña. También se utiliza para poder dar la misma importancia a distintos productos.
Departa mentalización por clientes
Se asocian a las actividades vinculándolas por las demandas especificas que cada tipo de clientes efectúa, priorizando los gustos, nivel de calidad y atención requerida para cada publico
ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA
Organigrama (órgano = órgano u organismo + grama = gráfico) es la gráfica que
representa la organización de una empresa, o sea, su estructura organizacional.
POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo.
o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de traficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
FUNCIONES
Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de todas
las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y
sus características gráficas y actualizaciones.
Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así
como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas pequeñas
y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta función), la cual se
da a conocer a toda la compañía a través de los manuales de organización.
Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere de
este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los planes
de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo
para la implementación, seguimiento y actualización de todos los sistemas de
personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios
organizativos.
ESTRUCTURA SIMPLE: Se establece el papel de cada trabajador en la
empresa. Estos suelen estar capacitados para desempeñar varias funciones y son
flexibles a las necesidades cambiantes del mercado.
ESTRUCTURA FUNCIONAL: Están dividas en varias áreas, las cuales
desarrollan actividades específicas y diferentes. Los empleados suelen ser
especialistas en una función o en un área de la organización.
VENTAJAS
Las relaciones entre subordinado y superior existen no debido al diagrama sino
más bien debido a las relaciones jerárquicas esenciales. En cuanto a la afirmación
de que un organigrama crea un sentimiento demasiado confortable y merma el
impulso por parte de aquellos que han triunfado, éstas son cuestiones de liderazgo
superior: de reorganizar cuando el ambiente de la empresa lo exija, de desarrollar
una tradición de cambio y de hacer que los gerentes subordinados continúen
cumpliendo con estándares de desempeño adecuados y bien comprendidos.
DESVENTAJA
Muchos organigramas muestran estructuras tal y como se supone que son y no
como son en verdad. Los gerentes dudan o descuidan su actualización, olvidando
que las estructuras organizacionales son dinámicas y que no debería dejarse que
los organigramas se vuelvan anacrónicos. Otra dificultad de los organigramas es
que los individuos pueden confundir las relaciones de autoridad con el status. El
funcionario de staff que reporte al presidente de la corporación puede incluirse en
la parte superior de los organigramas, mientras que un gerente de línea puede
ubicarse dos niveles más abajo.
Un organigrama consta de 2 elementos:
Las formas: son aquellas que se encargan de representar las diversas unidades
orgánicas dentro de la organización; estas pueden adoptar distintas formas
geométricas (cuadrado, rectángulo, círculos o elipsis).
Las líneas: representan diversas relaciones o interrelaciones que se establecen
entre las diversas unidades dentro de una empresa; estas pueden ser continuas o
discontinuas, en ángulos o rectas.
LAS FORMAS EN LOS ORGANIGRAMAS
Las distintas y múltiples unidades orgánicas en una organización, las cuales se
encuentran representadas en un organigrama deben adoptar una misma figura.
Es decir, si se utiliza el rectángulo, necesariamente se usará la misma figura
geométrica en todas las unidades que se deseen representar.
Organigramas: las formas o figuras en los organigramas. El tamaño o las
dimensiones de las figuras que se representan en las unidades orgánicas, son de
suma importancia y en lo posible, dichas figuras y de acuerdo al nivel jerárquico
deben tener un tamaño especifico. Es decir a mayor grado jerárquico en la
organización mayor dimensión la figura en la cual se representa, de igual modo; a
menor grado jerárquico dentro de la organización le corresponderá una menor
dimensión a la figura geométrica en la cual es representada.
El tamaño del texto que se colocan dentro de cada unidad orgánica no
necesariamente debe disminuir a medida que el nivel jerárquico disminuye.
Una opción practica y aplicable que se puede tomar en cuenta al momento de
poder representar unidades orgánicas, la cual cuentan con idénticas
características en cuanto a la función , jerarquía, etc; es poder representar a una
sola de ellas, pero indicando siempre con un guarimo la cantidad de unidades que
existen en realidad.
El orden en que se diseña un organigrama de tipo vertical es generalmente, de
arriba hacia abajo y de izquierda a derecha; otras opciones es empezar del centro
hacia afuera, como en los casos de organigramas circulares o en red. No es
recomendable resaltar los bordes de las figuras geométricas en la cual se
representa cualquier unidad de la organización.
Es necesario mencionar que algunos organigramas muestran unidades orgánicas
con doble borde en todos o algunos de los lados. Esto indica el grado de
autonomía de cada uno de ellos:
a) Totalmente autónomas; unidades orgánicas totalmente autónomas.
b) Relativamente autónomas; unidades orgánicas relativamente autónomas.
c) Poca autonomía; unidades orgánicas con poca autonomía.
Su empleo no es aconsejable, puesto que redunda la idea de autonomía por la
ubicación jerárquica de cada unidad y porque esto también puede o debería estar
en el manual organizacional.
Cuando las líneas o los bordes de las figuras son punteadas, significa que las
unidades orgánicas que unen o que representen pueden ser de carácter temporal,
están en proyecto de creación o ser externo a la empresa.
En ocasiones muy particulares, los organigramas presentan dos unidades
orgánicas pegadas. Esto significa que la persona que ejerce el cargo de la unidad
orgánica inferior es adjunta directo de quien ocupa el cargo de la unidad orgánica
superior y no tiene funciones propias. La figura pegada representa un reemplazo
natural del subordinado jerárquico directo mientras dure la ausencia temporal del
jefe superior.
DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Electro cell SA de CV es una empresa que cuenta con un gran número de
gerencias y unidades administrativas, se realizará el análisis de la Gerencia de
Ventas, la cual está apoyada por tres unidades de nivel jerárquico inferior. Por lo
tanto el organigrama será de tipo suplementario y con dos niveles estando a la
cabeza la Gerencia de Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad
las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta. Además se
presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto con una pequeña
descripción de sus unidades más importantes.
DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
A continuación se presenta la estructura orgánica de la empresa Electro cell SA
de CV. en donde se aprecian las unidades de staff y las tres grandes áreas como
lo son Producción, Mercadeo y Administración; cada una con sus diferentes
ramificaciones o unidades que apoyan la gestión de la organización. Asimismo se
observa el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea,
determinando los siguientes niveles jerárquicos:
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:
La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad y como
tal, representa el capital de toda sociedad anónima; puede acordar y ratificar todos
los actos y operaciones de la sociedad y sus resoluciones serán cumplidas por la
Junta Directiva.
JUNTA DIRECTIVA:
Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administración
de la sociedad estará a cargo de uno o varios mandatarios temporales y
revocables, quienes puedan ser socios o personas extrañas a la sociedad.
GERENCIA GENERAL:
El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, así como recabar la
información que muestre el trabajo desarrollado por las demás gerencias de la
empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones
de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma
formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente a la Junta
Directiva.
GERENCIA DE MERCADOTECNIA:
Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la
empresa va a estar girando a través de investigaciones para dar a conocer sus
productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al gerente
general y delega hacia su Gerencia de Ventas por línea de producto.
GERENCIA DE PRODUCCIÓN:
Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su gerente, para
tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual
reporta al gerente general y delega hacia abajo, al gerente de planificación y las
unidades Técnicas de planta.
GERENCIA ADMINISTRATIVA:
Es función de ésta, el control administrativo teniendo como base la plantación,
dirección y organización, ya que estos elementos llevándose a cabo proporcionan
una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Gerencia reporta al gerente
general y delega responsabilidad hacia gerentes de Finanzas
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:
Lleva acabo funciones de coordinación, selección y evaluación administrativa del
personal, su principal función es de proveer los recursos humanos de la empresa,
así como el control administrativo de este y le reporta al Gerente general
delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de selección,
evaluación y control administrativo del personal; su ubicación se localiza en
Oficinas Generales.
GERENCIA DE VENTAS:
Realiza funciones de planeación, coordinación y control de la fuerza de ventas,
asimismo realiza planes estratégicos de ventas, apoyándose en los objetivos de
la empresa para su ejecución. Tiene bajó su cargo tres unidades administrativas y
está subordinada a la Gerencia de Mercadeo.
UNIDAD DE SALAS DE VENTA
Está bajo la supervisión de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de mantener
relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la empresa y de su
correcto abastecimiento tanto al detalle como mayorista.
UNIDAD DE MAYOREO
Es la unidad responsable del abastecimiento de grandes volúmenes de pedidos,
tiene contacto directo según las características y especificaciones que tienen los
clientes, en especial lo referente a papel higiénico de marcas privadas.
UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA
Es la unidad responsable de mantener constante comunicación con los clientes y
brindarles información y ayuda una vez realizada el proceso de venta en
cualquiera de sus modalidades (menoreo, mayoreo, al detalle, etc.). Depende
jerárquicamente de la Gerencia de Ventas y está al mismo nivel de las unidades
de mayoreo y de salas de vetnas.
JEFATURAS DE PLANTA:
Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa
para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricación de sus productos,
le reporta directamente al Gerente de Producción y Planificación y delega
responsabilidades en sus superintendentes de producción, mantenimiento,
distribución y almacenes; su ubicación se localiza en Planta.
UNIDAD TÉCNICA
Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial e
investigación y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia
dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al Jefe de Planta
respectivo y a su ves delega a sus unidades de Control de Calidad, Seguridad
Industrial e Investigación y Desarrollo; su ubicación se localiza en Planta.
UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES
Tiene como responsabilidad la recepción de materiales, materia prima y producto
terminado de producción, además la distribución de productos al cliente, así como
del abastecimiento de materiales y materia prima al área productiva y
mantenimiento. Reporta directamente al gerente de Producción y delega a sus
unidades de Almacén de Materiales, de Almacén de Producto Terminado,
Logística y de Control y Programación de la Producción; su ubicación esta en
Planta.
UNIDAD DE MANTENIMIENTO
En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos
e instalación de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de
producción de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y
delega hacia sus unidades de Mantenimiento Eléctrico, Mantenimiento Mecánico,
Instrumentación y Servicios Generales.
JEFE DE LOGÍSTICA
Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribución
de producto terminado hacia los clientes.
Contrata el transporte adecuado para el envió de los productos a su destino.
Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega
responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicación se
localiza en Planta.
JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCION
Tiene como responsabilidad elaborar un programa de producción, en base al
pronóstico de ventas, para elaborar los productos en planta.
Solicita las cantidades requeridas de materia prima, también programa los
productos de re fabricación, es lazo de unión entre el área de ventas.
Controla la producción de la planta como son: rendimientos, tiempos, etc., control
de administración de estadísticas y se reporta directamente a la Superintendencia
de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su supervisor o
analista de programación; su ubicación se localiza en Planta.
ORGANIGRAMA MAESTRO
ELECTRO-CELL S.A DE C.V
ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA
ELECTRO CELL S.A. de C.V
Asamblea Gral de
accionistas
Auditoria externa
Gerencia de
Mercadeo
Unidad de Planta 1
Jefatura
supervis
ora
Asesoria legal y
financiera
Junta Directiva
Directorio Auditoria interna
Gerencia Gral
Gerencia
Administrativa
Gerencia de Producción
Gerencia de
Planificación
Gerencia de
Ventas
Gerencia
Financiera
Unidad de
Planta 3
Unidad de
Planta 2
Unidad de
Planta Int.
Unidad de
RRHH
Unidad de
Contab.
Unidad de
serv. PostVent
Unidad de
Mayoreo Unidad de
Salas de Venta
Unidad de
créditos
J.efat de
distribuc
Jefatura
de atenc.
Jefat de
Costos
Jefat de
Info finc.
Jefat de
compras
Jefat de
Cobros
Jefat. De
RR Inds
Jefat. De
sistemas
Jefat de
sop. Tec
Jefat. de
contrat
Como se observa la gerencia está integrada por tres unidades, cuya
dependencia jerárquica y de relaciones se expresan en el siguiente manual de
organización.
ELECTRO-CELL S.A DE C.V
GERENCIA DE VENTAS
UNIDAD DE SALAS DE
VENTA
UNIDAD DE MAYOREO UNIDAD DE SERVICIO
POST-VENTA
OBJETIVOS DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar una herramienta de gestión administrativa para la Gerencia de Ventas
de la empresa ELECTRO CELL S.A de C.V, en las áreas de Organización,
Descripción de Puestos y Procedimientos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Ser instrumento útil para la orientación e información de los procesos,
estructura organizativa y los puestos de trabajo de la Gerencia de
Ventas.
Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la
Gerencia de Ventas.
Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Gerencia
estudiada.
Establecer lineamientos de acción generales para la Gerencia de
Ventas.
MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA
EMPRESA ELECTRO CELL S.A. DE C.V
HISTORIA DE LA EMPRESA.
ELECTRO CELL S.A. de C.V. nace el 09 de julio del año 2011, surge mediante la
fundación e idea de una pareja de esposos, Sr. Sergio Iván Gutiérrez Mayoral y
la Sra. Sara Carrera González, que juntos desean establecer una empresa de
reparación y mantenimiento de teléfonos que pueda ser única, para esto realizan
intensa información del equipo adecuado para lo cual les lleva un año lograr
obtener lo necesario antes de la fecha de su nacimiento.
ELECTRO CELL S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran
demanda, en lo cual se comenzó a operar y permitió tres años de éxito.
En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo cual esto
permite establecerse como una mediana empresa.
JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
Debido a que cada empresa es un sistema con características particulares, se
hace necesario el desarrollo de una herramienta técnico-administrativa que
recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomar en una situación dada. Por
ello se elabora el presente manual administrativo, como una herramienta
indispensable para la empresa: ELECTRO CELL S.A. DE C.V.
Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual pueda
hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la dinámica
organizacional. Por ello los manuales administrativos constituyen un aliado
importantísimo en la sana gestión de la empresa. Asimismo forma una
institucionalización o apropiación de las actividades que realiza y contribuye al
mejoramiento tanto de los procesos (administrativos y productivos), así como
también del producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la
empresa.
También el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de Ventas
contribuirá a la comprensión y mejora de sus unidades, así como también al
diseño de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la empresa.
La elaboración de la descripción de puestos es de gran utilidad dentro de ella para
el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que orientara
acertadamente en la búsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada
cargo.
Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan las
acciones necesarias para el éxito y la vida de la misma organización, por tanto, la
elaboración de procedimientos narrativos y sus respectivas representaciones
gráficas constituye la comprensión y análisis de las actividades más profundas de
la empresa y en este caso de la Gerencia de Ventas, por lo que permite
establecer mejoras y rediseños a los procesos existentes y futuros.
MISION
Somos una empresa que comprometida a brindar un servicio de calidad al cliente
en el área técnica.
VISION
Llegar a ser una nueva empresa que genere confianza en la calidad del servicio y
estilo que permita posicionarnos con muy buen agrado ante quienes deseen
conocernos, y que nuestro servicio permita cumplirle al consumidor.
POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA
DE ORGANIZACIÓN:
- La Junta General de Accionistas será el órgano supremo de la sociedad
según lo establece el Código de Comercio.
- La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o más miembros de la
Junta General de Accionistas.
- La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General único con
carácter temporal o con un plazo no mayor de dos años.
- La planeación estratégica se revisará al término de cada año, según los
resultados observados de los planes operativos.
- Las plazas operativas de la Gerencia de Producción podrán ser de carácter
temporal, dependiendo de las necesidades de la producción.
DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:
- El análisis de los puestos se llevará a cabo por la Gerencia de Recursos
Humanos.
- Se llevarán a cabo auto-evaluación semestral de los puestos a nivel de
Gerencias.
- Cuando se produzca alguna modificación al perfil de un puesto, su
implantación será efectiva una vez aprobada y presentada a las personas
involucradas en ella.
DE PROCEDIMIENTOS:
- Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de planta se
revisarán de manera interna en cada una de éstas.
- Ningún cliente debe esperar más de un día por la entrega de su pedido
- Se revisará, actualizará y modificara los procedimientos de compra y
recepción de materiales según sea la necesidad.
- Para la evaluación de los procesos de producción y/o administrativos se
formarán comités integrados por los miembros de las Gerencias de la
empresa.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Unidad organizativa: GERENCIA DE VENTAS
Dependencia jerárquica: Gerencia de Mercadeo
Relaciones externas: Distribuidores y almacenadoras
Relaciones Internas: Gerencia General, Gerencia de Mercadeo, Gerencia de
Producción
Objetivo General de la unidad:
Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe
además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores.
Funciones y responsabilidades:
– Administrar las ventas a nivel nacional y recibir informes de las tres unidades
administrativas a su cargo.
– Desarrollar presupuesto anual de ventas de la empresa.
– Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento continuo de la
comisión de cada vendedor, para detectar fallas o descubrir vendedores
estrella.
– Sugerir ideas de atención al cliente.
MANUAL DE ORGANIZACION
Unidad organizativa: UNIDAD DE SALAS DE VENTAS
Dependencia jerárquica: Gerencia de Ventas
Relaciones externas: Sucursales de la empresa y tiendas de distribución
Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Ventas, Gerencia de
Producción
Objetivo General de la unidad:
Mantener canales de comunicación eficientes con las diferentes salas de ventas y
lugares de distribución de los productos de la empresa
Funciones y responsabilidades:
– Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situación actual y
la evaluación del mercado.
– Supervisar y recibir informes de las salas de ventas y las envía al
Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del
volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por
trimestre.
– Preparar y controlar el presupuesto de su departamento.
– Establecer y dirigir las políticas y los procedimientos operativos y
administrativos de su área.
– Coordinar reuniones para distribución de trabajo.
– Sondear precios de la competencia a través de periódicos.
– Coordinar cambios de precios de mercadería.
– Verificar existencias de mercadería en tableros, góndolas y sala de venta.
– Identificar y analizar los puntos estratégicos de la competencia.
– Atender consultas de clientes y empleados.
– Llamar telefónicamente a clientes.
– Verificar el buen desarrollo de las ventas en la sala de ventas a través de
chequeo de precios, relación vendedor-cliente.
– Autorizar las salidas de producto de bodega para las sucursales cuando
no se tiene en existencia en la sucursal.
– Revisar ticket de ingresos de cliente y sacar promedio de venta por
cliente.
– Elaborar informe de resultados diarios.
– Revisar la diferencia entre cuota mensual y venta diaria y sacar promedio
diario de venta y promedio diario por vendedor.
– Analizar con cada vendedor, los resultados diarios de ventas, utilidades,
% de la cuota mensual reflejados en los reportes de venta.
– Analizar en conjunto con la Gerencia de Ventas, los resultados del área.
– Identificar factores de disminución en utilidad.
– Identificar productos a ofertar y pasar listado a Gerencia de Ventas
MANUAL DE ORGANIZACION
Unidad organizativa: UNIDAD DE MAYOREO
Dependencia jerárquica: Gerencia de Ventas
Relaciones externas: Proveedores y Clientes
Relaciones Internas: Gerencia de Producción y Gerencia de Ventas
Objetivo General de la unidad:
Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y exactitud
que el cliente demande.
Funciones y responsabilidades:
– Supervisa y recibe informes de sus pedidos y lo envía al Gerente de
Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento del volumen de
ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre.
– Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situación actual y
la evaluación del mercado.
– Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo.
– Revisar estadísticas de ventas para verificar el alcance de la meta
asignada.
– Preparar y controlar el presupuesto de su unidad.
– Establecer y dirigir las políticas y los procedimientos operativos y
administrativos de su área.
– Identificar y analizar los puntos estratégicos de la competencia.
– Revisar los precios del almacén y de la competencia y actualizar los
precios del area
MANUAL DE ORGANIZACION
Unidad organizativa: UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA
Dependencia jerárquica: Gerencia de Ventas
Relaciones externas: Proveedores y Clientes
Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Producción y Gerencia
de Venta
Objetivo General de la unidad:
Brindar la atención e información pertinentes a los pedidos de los productos
solicitados por los clientes de la manera más clara y eficiente.
Funciones y responsabilidades:
– Administrar las relaciones Empresa- Cliente por medio de sus canales
de comunicación.
– Supervisar y recibir informes de los pedidos, entregas y retrasos de
producción, así como también incomodidades de los clientes y los envía
al Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el seguimiento
del volumen de ventas y cumplir con el margen establecido por mes y por
trimestre.
– Generar ideas y mecanismos para el desarrollo de atención al cliente.
– Atender y ayudar al cliente en problemas específicos referentes al
producto que desea comprar o que ha adquirido.
– Verificar existencias de producto en el sistema.
– Llamar a los clientes para dar seguimiento a ventas.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA
INTRODUCCIÖN
Para tener una idea de lo que la descripción de puestos implica, se presentan a
continuación una serie de definiciones de interés general.
Qué es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de
productividad de una organización. El logro de los objetivos depende de un diseño
adecuado del puesto.
Descripción del Trabajo: Se considera la información suministrada por el análisis
y la descripción del puesto: Tareas que se realizan, responsabilidades,
habilidades, esfuerzos y condiciones del trabajo.
Capacidad requerida: Por lo común primero se obtiene información sobre las
actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como limpieza, codificar,
galvanizar, codificar pintar, diseñar, entre otras. En ocasiones, la lista de
actividades y indica también como, por qué y cuándo un trabajador desempeña
cada actividad.
Otros requerimientos: Se reúne información con respecto a los requerimientos
humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se
relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos
personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se
requieren.
DESCRIPCION DE PUESTOS
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Fecha de
actualización
___/___/___
Pagina. __
de __
I. LOCALIZACION DEL PUESTO:
Nombre del puesto: GERENTE DE VENTAS
Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de Mercadeo
Puestos que supervisa directamente: Jefes de las Unidades de Salas de
Venta, Mayoreo y Servicio
Venta.
Se relaciona internamente con: Gerente General, de Mercadeo y de
Producción.
Se relaciona externamente con: Distribuidoras y Almacenadoras
II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO: Es el responsable de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de
ventas de sus tres dependencias: Salas de Venta, Mayoreo y Servicio Post-
Venta. Así como de definir estrategias y planes de ventas que generen una
rentabilidad de los productos ofrecidos por la empresa.
III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello
debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los
vendedores y su consecuente alcance de la cuota
IV. DESCRIPCION DE TAREAS:
a) Tareas continuas: Revisar los procesos de Venta. Revisar las cuotas de Venta.
b) Tareas periódicas: Preparar Planes Operativos de su Área de trabajo según los
objetivos de la empresa. Elaborar presupuestos y otros informes de costos para la
Gerencia de Producción. Evaluar la ejecución del Pronóstico de Ventas Preparar informes mensuales de las ventas para el Gerente de
Mercadeo. Evaluar el plan y estrategias de venta cada semestre.
c) Tareas eventuales: Pertenecer a comités de auditoria de recursos humanos
V. PERFIL OCUPACIONAL: 1) Educación necesaria: Graduado en Licenciatura en Comercialización, Mercadeo y
Ventas o similares Preparación o especialización en Ventas Profesionales (opcional)
2) Experiencia laboral previa: Haber fungido como Responsable de sección de Ventas en una
empresa similar durante tres años como mínimo, habiendo desarrollado planes comprobables de venta y bajo el concepto equipos de trabajo.
Experiencia en planes estratégicos de ventas.
3) Conocimientos necesarios: Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y
XP Conocimientos de motivación y trabajo de grupos
4) Otros requerimientos Facilidad de expresión y buenas relaciones interpersonales. Dominio completo del idioma inglés. Poder de negociación, emprendedurismo y habilidades sociales
5) Esfuerzo Mental y visual
6) Equipo de oficina a su cargo: Computadoras y accesorios. Fax y Fotocopiadora.
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Fecha de
actualización
___/___/___
Pagina. __
de __
I. LOCALIZACION DEL PUESTO:
Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD DE SALAS DE VENTAS
Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de Ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe supervisor de vendedores y
Jefe Contratos y Negocios
Se relaciona internamente con: Gerentes de Mercadeo, Ventas y
Producción y sus subalternos.
Se relaciona externamente con: Sucursales de la empresa y tiendas de
Distribución
II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:
Es el responsable de la sana gestión de la cartera de clientes a nivel macro,
puesto que supervisa las cuentas especiales con de las diferentes salas de
ventas del país y mantiene constante comunicación con el gerente de ventas
para el logro y mejora de los procesos de venta de las sucursales de la
empresa.
III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Mantener canales de comunicación eficientes con las diferentes salas de
ventas y lugares de distribución de los productos de la empresa.
IV. DESCRIPCION DE TAREAS:
a) Tareas continuas:
Revisar de manera diaria el cumplimiento de las metas propuestas.
Llevar un control de los vendedores. Controlar las ventas totales de las salas de ventas.
b) Tareas periódicas:
Estudiar los precios de los productos de la competencia Mantener un control de cartera de clientes. Realizar contactos con las diferentes salas de ventas y
distribuidoras donde se encuentran colocados los productos de la empresa.
Elaborar reportes requeridos por la gerencia. Coordinar cambios de precios en mercaderías. Verificar el buen desarrollo de las ventas de las salas de ventas
a través del chequeo de precios y de la relación vendedor–cliente.
Coordinar las salidas de productos de bodega hacia las sucursales.
c) Tareas eventuales:
Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y de Ventas en la preparación de la estrategia general de ventas de la empresa.
V PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educación necesaria: Graduado o egresado en Licenciatura en Comercialización,
Mercadeo y Ventas o similares 2) Experiencia laboral previa: Haber sido el Responsable de Sucursales de Venta en una
empresa similar durante dos años de experiencia como mínimo (comprobable).
Experiencia en gestión de ventas. Experiencia en el manejo de fuerza de ventas en sala.
3) Conocimientos necesarios: Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y
XP Conocimientos de técnicas de motivación de empleados.
4) Otros requerimientos Analítico e innovador. Capacidad de trabajar bajo presión y metas específicas
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Fecha de
actualización
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I LOCALIZACION DEL PUESTO:
Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD DE MAYOREO
Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de Ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe de Distribución
Se relaciona internamente con: Gerentes de Producción y de Ventas,
Jefe de Distribución, jeje de Unida de Salas de Ventas
Se relaciona externamente con: Proveedores y Clientes.
II DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:
Es el encargado de suplir pedidos de los clientes mayoristas teniendo en
cuenta las exigencias y necesidades de éstos.
III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y
exactitud que el cliente demande.
IV DESCRIPCION DE TAREAS:
a) Tareas continuas:
Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo. Revisar que los pedidos se ajusten a las metas propuestas. Verificar el pronto abastecimiento de los pedidos de los
clientes.
b) Tareas periódicas:
Revisar las estadísticas de venta para tener un control sobre los pedidos realizados por los clientes.
Planificar y controlar el programa de ventas mayoristas. Identificar y analizar los puntos estratégicos de distribución y
ventas de mayoreo. Evaluar los sistemas de distribución y despacho de
productos. Realizar un seguimiento del despacho de productos. Verificar las existencias en bodega. Controlar los niveles máximos y mínimos de inventario en
bodega de producto terminado. c) Tareas eventuales:
Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y Ventas en la preparación de la estrategia general de ventas de la empresa.
Diseñar planes estratégicos de distribución de productos.
V PERFIL OCUPACIONAL:
1) Educación necesaria:
Graduado o egresado en Licenciatura en Comercialización, Mercadeo y Ventas o similares
2) Experiencia laboral previa: Experiencia de dos o más años en el manejo, reparto y
distribución de productos a mayoristas. Experiencia en el control y manejo de inventarios de dos años.
3) Conocimientos necesarios:
Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me, 2000 y XP
Hábil en el manejo de Bases de datos. Conocimientos de distribución y rutas de transporte de productos
4) Otros requerimientos Disposición para trabajar en equipo.
5) Esfuerzo Mental y Visual
6) Equipo de oficina a su cargo: Computadora y accesorios.
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Fecha de
actualización
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I LOCALIZACIÓN DEL PUESTO:
Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD POST-VENTA
Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de ventas
Puestos que supervisa directamente: Jefe de atención al cliente
Se relaciona internamente con: Gerente de ventas , Jefes de salas de
ventas y mayoreo, Atención al cliente
Se relaciona externamente con: Clientes y Proveedores
II DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO:
Es el encargado de atender las relaciones con los clientes, después que se le ha entregado el producto ya sea al menudeo o mayoreo, monitoreando constantemente las posibles circunstancias que puedan atenuar la pronta distribución de los pedidos.
III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Formular programas para atender inconvenientes que puedan surgir con los
diferentes productos, así como la distribución de estos y otras circunstancias..
IV DESCRIPCIÓN DE TAREAS:
a) Tareas continuas:
Diseñar programas para la atender las exigencias de los clientes Monitorear el servicio ofrecido por los vendedores junto al
producto
b)Tareas periódicas:
Controlar el proceso de ventas en cuanto a nivel de quejas Generar informes para la gerencia de ventas Verificar los resultados de la implementación de programas de
atención al cliente Planear todas las acciones a tomar para reducir el nivel de
quejas, para la unidad de servicio post-venta. Evaluar constantemente la gestión de servicio postventa y
atención al cliente. c)Tareas eventuales:
Elaborar estrategias en conjunto con la gerencia de Mercadeo y ventas en cuanto a canales de distribución.
V. PERFIL OCUPACIONAL: 1) Educación necesaria: Graduado o egresado en Licenciatura en Comercialización,
Mercadeo o carreras afines
2) Experiencia laboral previa: Tres años como mínimo de experiencia en gestión de ventas y
atención al cliente
3) Conocimientos necesarios: Manejo de sistemas operativos Windows 9x, Me ,2000 y XP Hábil en el manejo de bases de datos Con Enfoque de atención hacia clientes externos.
4) Otros requerimientos Buenas relaciones interpersonales y con iniciativa Estar acostumbrado al trabajo bajo presión Trabajar a base de objetivos
5) Esfuerzo Mental y visual
6) Equipo de oficina a su cargo: Computadora y accesorios Telefax
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE VENTAS NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: INFORME A GERENCIA DE PRODUCCIÓN. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las exigencias del cliente en la cantidad y día acordado.
ACTIVIDADES
PASO
RESPONSABLE
Elabora informe de ventas. 1 Unidad de sala de ventas,
unidad de mayoreo.
Envía informes de pedidos 2 Jefe de unidad de mayoreo,
Unidad de sala de ventas
Recibe los pedidos de sala de ventas y
unidad de mayoreo.
3 Gerente de ventas
Revisa el informe de proceso de ventas. 4 Gerente de ventas
Analiza los resultados de cada área 5 Gerente de ventas
Elabora requisición del producto. 6 Gerente de ventas
Envía el pedido a producción. 7 Gerente de ventas
Se revisa el pedido. 8 Gerencia de producción
Se verifican existencias.
9 Gerencia de producción
ACTIVIDADES
PASO
RESPONSABLE
Se envía los productos. 10 Gerencia de producción
Reciben los productos. 11 Unidad de sala de ventas,
unidad de mayoreo.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGANIZATIVA: SALA DE VENTAS. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: VENTAS. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr por medio de la atención personalizada, la venta del producto a una nueva cartera de clientes, y mantener los actuales.
ACTIVIDADES
PASO
RESPONSABLE
Elaborar listado de clientes potenciales. 1 Jefe de unidad de salas de
ventas.
Contactar al prospecto. 2 Jefe de unidad de salas de
ventas, vendedores.
Saludo e identificación 3 Vendedores.
Ofrecer el producto. 4 Vendedores.
Aclaración de dudas 5 Vendedores.
Realiza el pedido. 6 Cliente.
Cierre de la venta 7 Vendedores.
ACTIVIDADES
PASO
RESPONSABLE
Emitir la factura 8 Unidad de contabilidad.
Entrega del producto. 9 Jefatura de distribución.
Servicio post- venta 10 Jefe de unidad de salas de
ventas, Unidad de mayoreo.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGANIZATIVA: SERVICIO POST-VENTA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: ATENCION AL CLIENTE. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr la satisfacción del cliente tanto del producto adquirido como también de la atención prestada.
ACTIVIDADES
PASO
RESPONSABLE
Saludo e identificación 1 Jefatura de distribución.
Entrega de factura 2 Jefatura de distribución.
Verificación de factura 3 Cliente
Manejo de objeciones o dudas. 4 Distribución.
Entrega del producto 5 Distribución.
Supervisar estado del producto. 6 Cliente
Indicar las áreas de instalación 7 Cliente.
Instalar el producto 8 Distribución.
ACTIVIDADES
PASO
RESPONSABLE
Retirar envases 9 Distribución.
Despedida 10 Distribución.
CONCLUSIONES
Los manuales en las empresas son necesarios para diseñar en forma sistemática
los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo administrativo a las
diferentes áreas de trabajo para que sean utilizados en la ejecución de los
distintos procesos de trabajo, para una buena coordinación general de las
actividades que se encaminan al logro de los objetivos.
Estos permitirán que los empleados tengan bien claro cuales son las actividades
que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las políticas de la empresa, y
también cuando se tenga una plaza vacía se tenga bien claro cuales son los
requisitos que deben exigirse para que una persona pueda ocupas la plaza sin
complicaciones y hacer bien el trabajo.
Pero es necesario que estos manuales se estén revisando y actualizando para
asegurarse que sean realistas.
RECOMENDACIONES
Después de haber finalizado la elaboración de este manual se recomienda a la
empresa lo siguiente:
- Llevar a cabo un proceso de evaluación permanente encaminado a la
mejora de los procesos productivos, administrativos y operativos de la
organización, con el fin de cumplir con el comportamiento sistemático de
toda empresa y como una fuente de retroalimentación para la sana gestión
de Electro cell S.A de C.V.
- El presente manual administrativo es de aplicación general para la Gerencia
de Ventas y sus unidades inherentes, por lo que se recomienda extender
su elaboración hacia otras Unidades de la empresa.
- En la estructura de la Gerencia de Ventas se recomienda seguir una forma
descentralizada de la Unidad de Salas de Ventas, por lo que debe estar a
un nivel diferente al de las otras unidades de esta gerencia y separada por
una línea intermitente que marque este efecto de la unidad y sus salas de
ventas.
CUESTIONARIO PARA UN CARGO ESPECÍFICO
1. – IDENTIFICACION:
Nombre del empleado: _______________________________________________
Oficina: ___________________________________________________________.
Lugar de Trabajo: ___________________________________________________.
División: __________________________________________________________.
Sub-División: ______________________________________________________.
Departamento: _____________________________________________________.
Sección: __________________________________________________________.
Nombre del Cargo: __________________________________________________.
Otros Nombres: ____________________________________________________.
Encasillamiento o Actividad: __________________________________________.
Cargo y Nombre del Jefe inmediato: ____________________________________
_________________________________________________________________.
Indicar el Cargo y Nombre de la persona que lo reemplaza en ausencia ocasional
(por enfermedad, vacaciones, etc.).
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
2. – RESUMEN DEL CARGO:
(Resuma en forma general las funciones principales del cargo)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
3. – DESCRIPCIÓN: (Asegúrese de incluir todas las actividades que realiza el
trabajador indicando: ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace? Y ¿Por qué lo hace?
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
Frecuencias: Periódicas: Aquéllas realizadas semanal o mensualmente Ocasionales: Aquéllas realizadas a intervalos irregulares y con
frecuencia menor que una vez al mes. Actividad: ¿Qué hace? Descripción: ¿Cómo lo hace? Y ¿Por qué lo hace?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
Actividad: ________________________ Frecuencia Diaria Periódica Ocasional
Descripción:___________________________
Actividad: ________________________ Frecuencia Diaria Periódica Ocasional
Descripción:___________________________
ESPECIFICACIONES
1. – REQUERIMIENTOS FÍSICOS:
Indicar sólo aquellos requerimientos indispensables para desempeñar el cargo:
__________ Caminar. __________ Estar en pie. __________ Darse vuelta frecuentemente. __________ Agacharse. __________ Arrodillarse o encuclillarse. __________ Tenderse. __________ Destreza de pies o piernas. __________ Trabajar rápidamente. __________ Atención auditiva. __________ Distinción de colores o formas. __________ Sentido del olfato. __________ Levantar _____ kilos promedios. __________ Transportar _____ kilos promedio. __________ Tirar _____ kilos promedio. __________ Manejar palancas, pedales o timón __________ Otros.
En caso de otros especificar: __________________________________________
2. – REQUERIMIENTOS INTELECTUALES:
Indicar sólo aquellos requerimientos indispensables para desempeñar el cargo:
__________ Planear.
__________ Controlar.
__________ Organizar.
__________ Dirigir.
__________ Analizar.
__________ Calcular.
__________ Deducir
__________ Concentración.
__________ Coordinar.
__________ Tomar decisiones.
__________ Otros.
En caso de otros especificar: __________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
3. – CONDICIONES AMBIENTALES:
OCASIONA
L
PERMANENT
E
Trabaja en:
- Oficina __________ __________
- Bodega __________ __________
- Taller __________ __________
- Intemperie __________ __________
Expuesto a:
- Calor ambiental __________ __________
- Frío ambiental __________ __________
- Temperatura adecuada __________ __________
- Cambios bruscos temperatura __________ __________
- Humedad ambiental __________ __________
- Ambiente seco __________ __________
- Necesidad de mojarse __________ __________
- Lugar polvoriento __________ __________
- Suciedad __________ __________
- Hedor __________ __________
- Ruido intenso __________ __________
- Vibraciones __________ __________
- Emanaciones tóxicas __________ __________
- Ventilación adecuada __________ __________
- Mala iluminación __________ __________
- Materiales explosivos __________ __________
- Lugar aislado __________ __________
- Otros. __________ __________
En caso de otros especificar: ________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________________________
4. – CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL CARGO:
Conocimientos especiales necesarios:
__________ Idiomas ¿Cuáles? ______________________________. __________ Estudios ¿Cuál? ______________________________. __________ Administración y Finanzas. __________ Contabilidad. __________ Comercialización y ventas. __________ Computación. __________ Otros. En caso de otros especificar: __________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
5. – EXPERIENCIA Y ENTRENAMIENTO:
(A) Experiencia previa necesaria:
__________ No se requiere experiencia. __________ Sí, en qué cargo y/o campos. De a 3 meses 3 a 12 meses 12 o más meses
- ____________________ __________ __________ __________
- ____________________ __________ __________ __________
- ____________________ __________ __________ __________
(B) Entrenamiento
__________ No se requiere entrenamiento.
__________ Sí, ¿de qué tipo?
__________ Teórico.
__________ Práctico ¿en qué? _____________
(C) Otras características del entrenamiento: ______________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
6. – SUPERVISION Y RELACIONES:
(A)
1. – Tipo de instrucciones necesarias: Cargo del Supervisor
__________ Instrucciones específicas. ____________________
__________ Instrucciones generales. ____________________
__________ Información de políticas de la
empresa.
____________________
2. – Tipo de controles necesarios: Cargo del Supervisor
__________ Verificación de resultados. ____________________
__________ Verificación de procedimientos. ____________________
__________ Verificación de instrucciones
específicas.
____________________
_________ Otros controles. ____________________
En caso de otros controles especificar: __________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
3. – Frecuencia de los controles:
__________ Permanente.
__________ Diarios.
__________ Mensuales.
__________ Semanales.
(B) Ejerce supervisión:
__________ Sí __________ No (Pase al punto C)
1. – Extensión de la supervisión:
Cargos supervisados N º de personas
(a) ______________________________ ____________________
(b) ______________________________ ____________________
(c) ______________________________ ____________________
(d) ______________________________ ____________________
(e) ______________________________ ____________________
(f) ______________________________ ____________________
(g) ______________________________ ____________________
(h) ______________________________ ____________________
(i) ______________________________ ____________________
Coloque la letra correspondiente al cargo frente al tipo de instrucciones impartidas,
control y frecuencia.
(C) Relaciones con otros cargos:
__________ Sí __________ No
Cargos con los que se relaciona (que no supervisa): ________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
Tipos de relaciones:
__________ Asesora.
__________ Forma parte de equipo o comité.
__________ Colabora con tareas específicas.
__________ Otros.
En caso de otros tipos de relaciones especificar: ___________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
(D) Características del cargo:
- Trabajo individual. __________
- Trabajo en equipo. __________
- Supervisión o mando. __________
- Acción controladora. __________
- Organización. __________
- Otras. __________
En caso de otras características del cargo especificar: ______________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
(E) Naturaleza del cargo:
7. – RESPONSABILIDADES EXIGIDAS POR EL CARGO:
Describa las responsabilidades a las que está sujeto su puesto de trabajo:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
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FORMATO PARA DESCRIPCION DE PUESTOS
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Fecha de
actualización
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7) LOCALIZACION DEL PUESTO: Nombre del puesto:
Puesto del que depende jerárquicamente:
Puestos que supervisa directamente:
Se relaciona internamente con:
Se relaciona externamente con:
8) DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:
9) OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
10) DESCRIPCION DE TAREAS:
11) Tareas continuas: a. b.
12) Tareas periódicas: a. b. c. d. e. .
13) Tareas eventuales: a. b.
14) PERFIL OCUPACIONAL:
15) Educación necesaria: 16) Experiencia laboral previa:
17) 18) Conocimientos necesarios:
19) 20)
21) Otros requerimientos 22) Esfuerzo 23) Equipo de oficina a su cargo:
FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD ORGANIZATIVA: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
ACTIVIDADES
PASO
RESPONSABLE
CONDICIONES Y MEDIO AMBIENTE DE TRABAJO
“Como el medio ambiente de trabajo es una parte importante del medio total
en que vive el hombre, la salud depende de las condiciones de trabajo”.
El concepto de Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo, hoy es
entendido a partir de una visión integradora de la relación del hombre con
su medio social, físico y cultural y con su calidad de vida en general.
Organización Mundial de la Salud; Informe Técnico Nº 151.
Se denomina CyMAT a todos los “elementos reales que inciden directa o
in/directamente en la salud de los trabajadores; constituyen un conjunto que
obra en la realidad concreta de la situación laboral”.
Estos agentes pueden influir de manera positiva o negativa, tanto en forma
individual como colectiva.
Generalmente las CyMAT no son tenidas en cuenta en el ámbito
empresarial. Sin embargo, en toda organización es preciso respetar
principalmente la condición humana, ya que ninguna compañía podría ser
tal sin la presencia del hombre.
En síntesis, hombre, organización, condiciones y medio ambiente de
trabajo, producción y productividad están estrechamente relacionados entre
sí y conforman un todo en el cual cada uno es un elemento esencial en la
interacción con los demás.
PODEMOS VER EL ALCANCE DE LAS CYMAT EN EL SIGUIENTE DIAGRAMA.
ANÁLISIS DEL DIAGRAMA:
Los factores relacionados con el trabajador y su entorno.
Análisis del diagrama:
En el círculo que rodea inmediatamente “la situación vivida por el
trabajador”, se reúnen en forma esquemática los principales elementos que
constituyen las condiciones y medio ambiente de trabajo o que contribuyen a
ellos, directamente. Sus influencias confluyen y se combinan; las flechas
simbolizan la existencia de esas relaciones, sin representarlas, por supuesto,
de manera detallada.
Cada uno de los factores representados influye en la situación vivida por el
trabajador, pero asimismo también en los demás elementos de las
condiciones y medio ambiente de trabajo.
Los elementos situados en la mitad superior del círculo, están vinculados a la
técnica, los aspectos económicos y la organización.
Los de la mitad inferior se relacionan con el hombre y su entorno.
Fuera del círculo, por encima y debajo de él, están indicados algunos de los
elementos que constituyen el contexto general en el que se sitúan el trabajador
y su trabajo.
CONDICIONES FUNDAMENTALES Y NORMAS BASICAS
RESPECTO AL ESPACIO
Objetivos:
El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la
eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una
organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el
espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de
manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la
organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores
condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las
personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el
uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos
para llevarlos a cabo.
CONDICIONES FUNDAMENTALES Y NORMAS, BASICAS
RESPECTO AL ESPACIO.
Factores que lo originan
El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una
organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones
que a continuación se mencionan:
a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.
b) Cambios en la estructura de la organización.
c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.
d) Como respuesta a las propuestas del personal.
e) Incremento del volumen de trabajo.
f) Aumento o disminución de personal.
g) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.
h) Renovación del mobiliario y equipo.
i) Atendiendo a las necesidades de servicios al cliente.
j) Para el aprovechamiento óptimo de recursos.
k) Por reformas al marco legal ambiental.
l) En cumplimiento a conventos y/o acuerdos de operación.
m) Por disposiciones oficiales en materia
PLANEACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
La distribución racional del espacio debe sistematizar las acciones que
provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes
para fijar prioridades, elegir entre alternativas y establecer objetivos y metas
para ordenar las actividades que permiten alcanzar en base a la correcta asign
ación derecursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa
de responsabilidades.
REORGANIZACION DE UN LUGAR DE TRABAJO
Organizarse de manera diferente con un fin determinado.
CONCEPTO.
Con frecuencia un organismo social logra dejar atrás su estructura corriente
cuando nuevos productos, nuevas funciones, nuevos procedimientos, nuevo
personal, etc. se han añadido y aumentado su magnitud, por tanto la
reorganización es la adecuación y modernización de la estructura
ORGANIZACIONAL y estar de acuerdo con la dinámica
DETERMINACION DE LAS TAREAS A REORGANIZAR
Se debe considerar que es lo que se quiere:
1. Aumentar la "eficiencia", el desarrollo de las operaciones del organismo para obtener un mejor aprovechamiento de sus recursos. 2. Definir con exactitud las "líneas de autoridad" para evitar situaciones como: duplicidad de autoridad, excesiva centralización, que el numero de los niveles de autoridad sean demasiados y estructuración difícil de entender. 3. Lograr una mayor "coordinación" entre las actividades internas de las unidades administrativas para promover una sincronización y armonía de las formas de operar. 4. Lograr mayor "control" de las operaciones que se desarrollan mediante un análisis y evaluación de la información para evaluar si lo realizado se apega a lo planeado y en su caso aplicar medidas colectivas. 5. Determinar las funciones es decir definir y agrupar las tareas a realizarse para determinar el fin que se persigue y luego lo necesario para alcanzarlo. 6.Establecer una "comunicación" efectiva" para estar al tanto de las actividades departamentales como interdepartamentales, por medio de informes periódicos sobre su actuación y los resultados obtenidos. 7. Establecer adecuadas "relaciones" con el personal, la cooperación es un requisito indispensable para asegurar el buen trabajo colectivo y se puede alcanzar simplemente por medio del contacto diario.
DETERMINACION DE NECESIDADES
Las desviaciones o fallas pueden ser por deficiencias internas o factores
externos producidos por el medio ambiente con el cual interactúa.
Síntomas internos:
Objetivos mal definidos
Inadecuada división de trabajo
Deficientes comunicaciones
Lenta toma de decisiones
Excesivo tramo de control
Insuficiencia funcional
Deficientes controles
Baja productividad
Crecimiento no programado
Deficientes relaciones humanas
Deficiente carga de trabajo
Síntomas externos
Avance científico y tecnológico
Situación del mercado
Sistema económico, político, social y cultural.
PLAN DE TRABAJO
2. Determinación de una nueva estructura ORGANIZACIONAL
3. Definición de líneas de autoridad y responsabilidad
4. Asignación de funciones y actividades
5. Fijación de políticas administrativas
6. Determinación de nuevos controles
7. Coordinación de funciones y actividades
8. Adecuadas relaciones humanas, etc.
RECOPILACION DE INFORMACIÓN.
Se debe seleccionar previamente la información que recopile, los hechos que
deben ser constatados, deben ser objetivos, es decir no deberá recopilar datos
innecesarios, hay que tener en cuenta el propósito del estudio y se debe
proceder a la evaluación de la información recopilada con la finalidad de:
* Asegurarse que es relativa al problema
* Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas
* Evaluar la información recopilada para ver si sugiere cambios
ANÁLISIS, DIAGNÓSTICO Y DISEÑO DE LA ESTRUCTURA
ORGÁNICA
El análisis funcional toma en cuenta los siguientes factores:
Factor directo constante:
* Agrupar funciones por afinidad
* Identificar áreas de primer nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Identificar áreas de segundo nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Repetir lo anterior de acuerdo a los niveles jerárquicos
El análisis estructural toma en cuenta los siguientes factores:
Factores directos variables:
*Especialización de funciones
* Volumen de trabajo
* Tipos de actividades o trabajo
* Tipos de productos o artículos
* Tipos de personas o cosa que se atienden
Factores indirectos
* Equilibrio horizontal entre las unidades
* Desarrollo de otras funciones
* Económica de recursos