Unidad 3

• Planeación Táctica II. Descripción del procesode planeación-programación-presupuesto

“La instrumentación de las tareas de programación-presupuestación, se distingue porllevarse a cabo en dos etapas -preliminar y definitiva-, pero a la vez en dos niveles deestrategia; éstos son: tener definido el proceso de planeación y, en función de éste, elde la estructura programática. Por lo tanto, en ambas etapas y en ambos niveles sedesarrollan las tareas de programación-presupuestación.”

Realizar un plan y, aún más, establecer un sistema general de planeación, constituyentareas arduas que se enfrentan a múltiples obstáculos entre los que destacan:

De tipo estructural. Crecimientos anárquicos en los procesos funcionales y/o en lacadena de mando; adecuación de la función a la persona y/o de personal a funciones,no planeadas.

De tipo operativo. Faltan mecanismos y esquemas de información; sistemas yprocedimientos no documentados; carencia de pronósticos y presupuestos, etcétera.

Descripción del proceso de planeación-progrmación-presupuestaciónLa instrumentación de las tareas de programación-presupuestación, se distingue porllevarse a cabo en dos etapas ----preliminar y definitiva—, pero a la vez en dos nivelesde estrategia; éstos son: tener definido el proceso de planeación y, en función de éste,el de la estructura programática. Por lo tanto, en ambas etapas y en ambos niveles sedesarrollan las tareas de programación-presupuestación.

Con base en lo anterior, es posible definir que el proceso de planeación constabásicamente de las siguientes etapas:

• Establecimiento de objetivos• Formulación de estrategias• Desarrollo de los planes de operación• Establecimiento de presupuestos financieros• Ejecución de las operaciones

En cada etapa de este proceso se hace una serie de suposiciones; por ejemplo,para una empresa los resultados financieros pronosticados se basan en suposicionesde venta y de costos, las cuales a su vez se basan en suposiciones de demanda, decompetencia, de programas de desarrollo de productos, de programas de reducción decostos de planes de adquisición y así sucesivamente.

Dentro de las modalidades que adopta cualquier método para formular programasy/o presupuestos, resultan la formulación y adopción de objetivos, reconociendo que sinellos la planeación carece de sentido. En estos términos genéricos habrá que recordarque la planeación puede definirse como un proceso de instrumentación y ejecución deacciones, seleccionadas por su eficacia para orientar un fenómeno real hacia el logrode un grupo coherente de objetivos.

El establecimiento de objetivos es, quizá, la actividad más decisiva en el proceso deplaneación.

Identificación de los objetivos

¿Qué es un objetivo? Un objetivo es simplemente una descripción de los resultados que

deben alcanzarse.Para tener sentido, los objetivos deben incluir el resultado normal de trabajo de la

unidad. Además, contendrán las innovaciones o las mejoras en el resultado normal deltrabajo, ya que son esenciales para el mantenimiento de una posición competitiva.

El propósito de un objetivo es servir como una herramienta de trabajo y no comoun instrumento de publicidad para impresionar a otros. Los objetivos que adopte unadministrador deben apoyar y estar relacionados con los roles, las misiones y losobjetivos de su superior y, por último, de la empresa. En otras palabras, deberá conocerclaramente qué objetivos de nivel superior han sido establecidos antes de que él puedadeterminar en forma efectiva los suyos.

Algunos objetivos

• Participar en seis simposios técnicos durante el año calendario, a un costo queno exceda x horas-hombre y x pesos de otros costos.

• Reducir el número de reclamos sindicales más allá de la primera etapa en eldepartamento, a un máximo de x durante el año.

• Desarrollar y ejecutar una rotación de trabajo y un programa de entrenamiento,con el fin de que cada especialista asalariado en la unidad entienda y puedaejecutar las tareas de cualquier otro especialista para (fechas), dentro delpresupuesto actual.

• Mejorar la comunicación con los empleados.• Efectuar una reunión semanal con el personal, con una agenda planeada; revisar

y avaluar la participación de los empleados, su reacción después de cadareunión con una guía para sesiones futuras.

• Sostener conversaciones individuales relacionadas con revisiones del trabajo ydesarrollo personal, sobre la base de un programa de no menos de dosempleados por semana.

• Hacer una visita informal, por lo menos una vez a la semana, a los sitios detrabajo de cada uno de los supervisores de los subordinados, elogiando yanimando al supervisor, a su grupo y a cada empleado cuando sea posible. Eléxito o el fracaso de una organización, en mucho depende de la definición yconocimiento de sus objetivos.

Los objetivos

Pueden estar influidos por aspectos tales como: exigencias especiales de losadministradores de nivel superior o por clientes clave, disponibilidad de recursos,restricciones económicas, etc. En resumen,éstos son los objetivos que, según el mejorjuicio del administrador en el momento de este examen, tienen que ser cumplidos siquiere justificar su puesto.

Guías para la definición de objetivos

Las siguientes reglas básicas ayudarán a la formulación de los objetivos.

• Se debe empezar con el infinitivo de un verbo de acción.• Se debe especificar el resultado clave que se va a conseguir.• Se debe especificar una fecha límite para su cumplimiento. Es evidente que para

que un objetivo sea medible, debe incluir una fecha específica de terminación, yasea establecida o implícita.

• Debe ser lo más específico y cuantitativo (y por lo tanto, medible y verificable)posible. Es evidente que es mucho más fácil medir el objetivo "ofrecer 500unidades de servicio ... " que medir un objetivo que sólo diga "ofrecer unservicio".

• Sólo debe especificar el "qué" y el "cuándo", debe evitar aventurarse en el "porqué" y en el "cómo". De nuevo, un objetivo es una descripción de los resultadosque deben ser alcanzados, no es una justificación de su propia existencia. El"puente del por qué" se debe haber cruzado antes de iniciar la escritura de losobjetivos.

Del mismo modo, el medio para alcanzar un objetivo no se incluye en ladescripción del mismo: el "cómo" se estudia en la programación.

Debe ser fácilmente comprensible para quienes contribuyen a su logro,"reducir el número de piezas inservibles a 20 para (fechas) a (costo)".

• Debe ser realista y alcanzable, pero al mismo tiempo debe representar un retosignificativo.

• Debe ser congruente con los recursos disponibles o previstos.• Debe ser acordado voluntariamente, tanto por el superior como por el subordi-

nado, sin presiones ni coacciones indebidas.

Fundamentalmente, la cínica diferencia entre un objetivo y una tarea se encuentraen el grado de aceptación; potencialmente, sería casi tan caótico para un administradorentregar una lista a uno de sus subordinados diciéndole: "éstos son sus objetivos",como lo sería si el subordinado entregara una lista a su jefe diciéndole "esto es todo loque voy a hacer".

Desarrollo de programas

Un programa es un plan que incluye el elemento tiempo (ya sean horas, días, meses,etc.) para llevar a cabo una determinada operación.

Los programas son herramientas con las que se cuenta para alcanzar losobjetivos fijados, reflejan el tiempo necesario para realizar las operaciones y determinanlas fechas para alcanzar los objetivos y metas establecidas.

Es conveniente que así como en la fijación de los objetivos participa elpersonal de la institución, también intervenga en el desarrollo de los programas, pueslos encargados de realizar las operaciones conocen muy bien el tiempo que éstas sellevan, aunque aquí se cuidarán de que el tiempo a emplear no sea demasiado. Estoprovocaría tiempos ociosos que van en detrimento del objetivo, lo que quiere decir quelos miembros de la institución formularán sus programas, los cuales serán controladospor los jefes de cada departamento.

Con los programas se encuentran muchos problemas para su aplicación, pues

los jefes, o no están suficientemente convencidos de su utilidad, o están endesacuerdo, e inclusive ponen ciertas trabas para fijarlos, arguyendo que la naturalezadel trabajo es tal que no puede calendarizarse. Para solucionar esto es convenientepresentar los programas con todos sus detalles, proponiéndolos como una inversión yfijando un tiempo mínimo para que produzcan resultados. Una de las herramientas másusadas para el desarrollo de los programas es la gráfica de Gantt.

Asignación de recursos (presupuestos)

Asignar recursos quiere decir que para desarrollar los programas se debe presupuestarcuánto se va a asignar a cada programa. Asignar recursos es, por lo tanto, sinónimo deestablecer presupuestos.

Los presupuestos son una variante o modalidad de los programas. Su diferenciaestriba en que mientras en los programas se establece el tiempo, en el presupuesto setoma encuenta el dinero.

El presupuesto es la estimación cuantificada en unidades monetarias de laactuación; no son simples predicciones, sino programas formales de actividades de lainstitución.

Determinación de procedimientos

Una vez determinados los programas y asignados los recursos para cada uno, seprocede a determinar los procedimientos para realizar los programas, de tal maneraque se puedan lograr con los recursos presupuestados. Un procedimiento es una seriede operaciones concatenadas que, ordenadas en forma cronológica, establecen laforma de llevar a cabo un trabajo.

En los procedimientos, debido a que se establecen las operaciones y los puestosque los van a ejecutar, se refleja la delegación de autoridad y responsabilidad; porejemplo, las firmas necesarias para alguna erogación.

Es conveniente revisar los procedimientos existentes para ver si se puedenmejorar y hacerlos más adecuados a las necesidades de la empresa. Esto, más quenada en los procedimientos de las instituciones públicas, con el fin de poder agilizar losprocedimientos y tener mayor rapidez en los trámites.

Las gráficas que comúnmente se usan para fijar los diversos pasos quecomprende un procedimiento son:

1. Gráficas o diagramas de flujo2. Diagramas de procedimiento

Fijación de políticas

Una vez realizados los paso anteriores -objetivos, programas, presupuestos yprocedimientos- es necesario establecer ciertos lineamientos que lleven al cumplimientoadecuado de los pasos anteriores.

George Terry define las políticas de la siguiente manera:

"La política es una orientación verbal, escrita o implícita, que fija la fronteraproporcionada por los límites y dirección general en la cual se desenvuelve la acciónadministrativa".

Las políticas suelen confundirse con las reglas y con los objetivos; la diferenciaconsiste en que las políticas son flexibles y las reglas no lo son. Se podría decir que losobjetivos fijan las metas, mientras que las políticas son los lineamientos que debenseguir para alcanzar los objetivos. La regla no deja campo de decisión y la políticabusca señalar criterios generales que han de orientar la acción; las políticas bosquejan,significan y representan los principios que guían y ayudan a la empresa a seguir elcurso planeado para lograr los objetivos.

Al igual que en la formulación de los objetivos, en la fijación de las políticas esrecomendable la participación de los empleados. Es conveniente que se les consulterespecto a sus ideas y convicciones acerca de aquellas políticas a implantar, modificaro suprimir, con el objeto de saber qué repercusión podrá tener la política afectada.

A continuación se describen seis requisitos, entre otros, que las políticas debencumplir.

1. El uso de una política debe ayudar al logro de los objetivos y debe ser formuladapartiendo de los hechos y no de las reflexiones personales y menos dedecisiones oportunistas.

2. Una política debe permitir ser interpretada; no debe percibir un procedimientodetallado.

3. Los pensamientos del que la concibe y las ideas del contenido de la políticadeben estar condicionados por las sugestiones y reacciones de quienes seránafectados por la política.

4. Siempre que sea necesario cubrir condiciones anticipadas, deberán establecersepolíticas; pero debe tenerse mucho cuidado de evitar que se empleen rara vez, sies que se usan.

5. Cada política debe ser expresada con una redacción clara y precisa, que seacompletamente entendida por todos los interesados.

6. Todas las políticas deben conformarse a los factores externos, tales como lasleyes y reglamentos de interés público.

Esquema general de programación-presupuestación

La planeación, programación y presupuestación forman un proceso cuyas partes, pornecesarias unas a otras, están interrelacionadas, y en esa función se integran al primernivel de una estructura programática. En un segundo nivel, su función deberá incluir elciclo de su operación y control. La gráfica 4.1 muestra el esquema de programación deacuerdo con un grupo de funciones.La planeación da por resultado las metas de la empresa y sirve de marco de referenciapara su programación-presupuestación. En la programación y presupuestación seelabora el plan operativo anual y el presupuesto de ingreso y egreso de la empresa. Enla operación se realizan las actividades de ese plan y se ejerce el presupuesto. Porúltimo, en el control y evaluación se comparan lo realizado y gastado con lo

programado y presupuestado; además, se toman las medidas correctivas que mejorenla planeación y programación-presupuestación para el siguiente periodo.

Gráfica 4-1 Esquema general de planeación, programación y presupuesto

Esquema operativo

PlaneaciónComprende tanto el programa de acción normativo del consejo directivo y/o altadirección de una empresa, como sus metas y objetivos.

El programa de acción define los objetivos, metas, políticas y prioridades amediano y largo plazo, para cada uno de los niveles de decisión de la empresa (áreassustantivas y adjetivas).

Integración y coordinación del programa de acción

Dentro del marco de las metas de la empresa, deberán estar contempladas lasdemandas y necesidades de los servicios que produce o proporciona; estarán definidoslos objetivos, metas, políticas y prioridades para cada programa de la empresa (porcada función básica). Estos programas serán integrados por una unidad responsable,que generalmente recae en una dirección y/o gerencia de programación, organización y

presupuesto, quien será responsable de:

a) La formulación del presupuesto que consiste en la fijación de metas y actividadesanuales con base en las metas de la empresa; en la estimación de los recursoshumanos, materiales y financieros para ejecutar las metas y actividades anualesfijadas.

El producto de esta función lo constituye el presupuesto de egresos (gasto deoperación, de administración y de venta), mismo que está integrado por cada unode los presupuestos formulados por las áreas y subáreas de la empresa.

b) La programación, consiste en asignar a gastos específicos los recursos aprobadosen el presupuesto de egresos y en modificar las metas y el presupuesto durante el año.

Operación

Abarca el ejercicio presupuestal y la ejecución de actividades, es decir, la expedición deórdenes de pago y otros documentos necesarios para utilizar los recursospresupuestales, con el fin de realizar las actividades programadas y cumplir con lasmetas planteadas.

Control y evaluación

Incluye las siguientes funciones:

a) El registro de las operaciones realizadas durante el ejercicio presupuestalmediante el seguimiento contable y financiero, permite el control en el uso de losrecursos y en el avance de las metas, y proporciona elementos para laevaluación.

b) La evaluación busca los orígenes y causas de las desviaciones entre las metasprogramadas y las obtenidas, y entre los recursos presupuestados y los gastos,a fin de formular recomendaciones para la adopción de medidas correctivas.Estas recomendaciones retroalimentan a las demás funciones dando continuidadal proceso y propiciando el perfeccionamiento del mismo.

Metodología presupuestal

Concepto

Presupuestación es la formulación de planes para un periodo futuro, dado en términosnuméricos. Como tales, los presupuestos son estados de resultados anticipados entérminos financieros (presupuestos de ingresos de capital), o en términos no financieros(presupuestos de horas de mano de obra directa, materiales, volumen físico de ventaso unidades de producción).

Propósito

La presentación de los planes en números definitivos es un método que permite aladministrador ver claramente qué capital será gastado por quién y dónde, y qué costo,ingreso o unidades de insumo o producto físico involucrarán sus planes.

Un presupuesto no sólo requiere planeación, sino que es un instrumento deplaneación.

Estructura presupuestal

Con el propósito de mantener una idea más objetiva de los que representa laformulación de un presupuesto, se muestra en este capítulo una metodología para laestructuración de un presupuesto programático para una institución orientada aservicios educativos.

La institución a que está referido el ejemplo de un anteproyecto de presupuesto,tiene por objetivos ofrecer servicios académicos en forma continua para carreras tantode nivel técnico superior (escolarizadas) como para aquéllas no escolarizadas (decursos intensivos).

En el proceso de programación-presupuestación, los elementos que intervienenson: el alumnado (cliente), los procesos de enseñanza-aprendizaje (programas deestudio, gala; es, etc.) y los mecanismos de captación (promoción del servicio).

Es conveniente precisar que el objeto de la institución se resume en la prestaciónde los servicios académicos durante todo el año (educación continua), a diferencia deplanteles con. año escolar; es decir, el servicio se da durante todo el año (52 semanas),a excepción de la semana santa y las dos últimas del mes de diciembre (vacaciones).

Por lo anterior, en este tipo de instituciones se reciben alumnos durante todo elciclo escolar (inscripciones abiertas todo el año). La programación de grupos paraaperturas, por regla general se da cada mes y se fundamenta en la experiencia dehechos anteriores y en las demandas para los meses de julio a septiembre.

Otra consideración básica en estas instituciones la constituyen los mecanismospara captar alumnos; por regla general, el alumno no llega solo a las instalaciones sinopor recomendación, sobre todo cuando la calidad del servicio académico es eficiente(programas de estudio vinculados al trabajo, cuadro de profesores experimentados ycapaces, y técnicas de enseñanza adecuadas). Otro mecanismo lo constituye ladifusión de los servicios (carteles, volantes, prensa, etc.) y finalmente, el que más seusa es el cambaceo a través de una fuerza de ventas (promotores del servicio).

Para los efectos de integrar un presupuesto de ingresos y egresos en institu-ciones de enseñanza media-superior, se parte de una primera línea de estrategia en laconfiguración de los horarios actuales (grupos) por carrera, cuadros ocupacionales deinstalaciones y/o laboratorios, identificación de los términos de carrera (graduaciones), yfundamentalmente la población de alumnos con que se inicia el año. En una segundalínea, se proyecta un pronóstico de inscripciones de alumnos a incorporar en cada unode los servicios educativos.

El pronóstico de inscripciones responde a un proceso de investigación ycomportamiento del mercado en cada una de las semanas del año en curso, y de ladosificación que se haga por cada una de las carreras que se ofrezcan; el parámetrodel comportamiento lo dan los hechos de años anteriores.

Es importante considerar que en este tipo de instituciones, la deserción de

alumnos es muy alta; los esfuerzos que se desarrollen en los procesos de enseñanza-aprendizaje estarán orientados a mejorar la calidad de los servicios educativos, lo queconlleva a que se reduzca la deserción, y en consecuencia se retengan los alumnos.Las causas de deserción son de una gama muy amplia y la experiencia ha demostradoque el porcentaje que debe considerarse a nivel mensual es del 5% o del 1.15%semanal.

El ejemplo de presupuesto que se presenta incluye los siguientes formatos:

Normatividad general

Resumen de utilidades

Está integrado por los ingresos netos anuales, desglosados por mes; a éstos se lesdisminuyen los egresos y la aplicación del programa de inversión. Este reporte apoya elproceso de toma de decisiones en lo que se refiere al seguimiento en la aplicación delos recursos y a la disponibilidad de ellos, para la instrumentación de accionestendientes a modificar el programa de inversión.

Pronóstico de inscripciones

En este formato se presenta un estimado por mes y por semana de los alumnos queteóricamente se inscribirán; asimismo, se muestra con objetividad el desglose porcarrera y por mes, reporte que es fundamental para la formulación del presupuesto deingresos.

Presupuesto de ingresos

El formato está referido al cálculo mensual de los ingresos por carrera. Incluyecolumnas del costo de servicio semanal y mensual; la población inicial; la población

esperada, que se toma del pronóstico de inscripciones; el índice de deserción estimada;los alumnos que van a egresar (graduación) y la población actual, que es el resultadode la suma de las columnas 3 y 4 menos (5 +6); finalmente se obtiene un costo, mismoque resulta de la multiplicación de la columna 2 por la 8 (población actual). Esteproceso se hace por mes, con que se obtiene el presupuesto de ingresos anual (anexos3 y 4).

Dentro de la normatividad, habrá que precisar que el cobro de los servicioseducativos generalmente es por semana (52) y por mes (48); por tal motivo laaplicación del costo mensual en la columna (cuota mensual) varía, ya que existenmeses de cinco semanas. Para estos efectos se incluyen como ejemplos el mes deenero (4 semanas) y el mes de julio (5 semanas).

Como se puede observar en el formato correspondiente al mes de julio, existenciertos ajustes; el primero corresponde a la identificación de los alumnos que pagan pormes, con lo que se aplica el equivalente a la 5 a semana; y el segundo corresponde alas salidas por terminación de cursos, que se aplican en la columna de graduación.

Adicionalmente a los formatos de mes, se presenta una segunda opción paradeterminar el ingreso anual, sobre la base de un criterio semanal.

A diferencia del anterior, el cálculo por semana representa un nivel de eficienciamayor, ya que los ingresos de alumnos por semana afectan directamente el costo deesa semana. El ejemplo del resumen anual y el de carrera muestra el comportamientoque tienen los servicios durante 52 semanas del año.

Presupuesto de egresos

Para el caso de la estructuración del presupuesto de egresos, se parte de un catálogode partidas presupuestales en el que se orienta el tipo de gasto (de operación, deadministración y de venta; en este caso se identifican como de promoción) que sedeberá ejercer durante un periodo, por lo general, de un año. 1.9 institución debe contarcon un catálogo de partidas presupuestales, y con base en ellas se estimarán losrecursos necesarios a cada rubro presupuestal, mismos que se determinan por elanálisis de los gastos realizados en años anteriores, por las expectativas de desarrolloque se prevean y por las demandas de nuevos servicios que se identifiquen.

En el ejemplo de presupuesto se incluye un apartado de anexos, en el cual seconsignan algunos rubros en los que se determina lo que se va a hacer, como es elcaso de: equipo escolar, equipo de oficina, material didáctico, impresos, mantenimientode máquinas de escribir y computadoras, conservación del inmueble, material deoficina, material eléctrico, material y servicio de limpieza, etcétera.

Como puede observarse, en el presupuesto de gasto de operación se presentanlas partidas de gastos que tienen una vinculación mayor en la operación y, a diferenciadel programa de inversión, se incluyen conceptos de gastos que no representanincrementos en el activo, aun cuando pudiera ser una inversión a los inmuebles, en elcaso de gastos de instalación, referidos a adecuaciones de cancelería para nuevossalones, divisiones, plafones, instalaciones eléctricas, etcétera.

En lo referente al formato del gasto de administración, se determinan los egresos

que van correlacionados con los apoyos administrativos a las funciones sustantivas, Elgasto de promoción corresponde a la venta de los servicios y las partidas que setipifican coadyuvan directamente con los mecanismos de captación de alumnos.Por último, se presenta un programa de inversión, que permite el apoyo a los niveles deeficiencia de los servicios, a la vanguardia de los servicios educativos y al desarrolloorganizacional.

Nomenclatura de la institución

PRESUPUESTO DE INGRESOS

PRESUPUESTO DE EGRESOS

Nomenclatura de la institución

Nomenclatura de la institución

GASTO DE OPERACIÓNGASTO ADMINISTRACIÓN

GASTO DE PROMOCIÓN

ANEXOS

Anexo 1 Programa de inversión

Paquetes: Excel, AutoCAD, Lotus 4, Clipper/Works, Windows

Anexo 2 Programa de inversión

Anexo 3 Programa de inversión

Anexo 4 Programa de inversión

Anexo 5 Programa de inversión

Anexo 6 Programa de inversión