uf0344: aplicaciones informáticas de administración de ... · como son el modelo 111, 190, o...

UF0344: Aplicaciones informáticas de administración de recursos humanos

Elaborado por: Arturo López Marchena

Edición: 5.2

EDITORIAL ELEARNING S.L.

ISBN: 978-84-16275-08-3

No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra bajo cualquiera de sus formas gráficaso audiovisuales sin la autorización previa y por escrito de los titulares del depósito legal.

Impreso en España - Printed in Spain

Presentación

Identificación de la Unidad Formativa:

Bienvenido a la Unidad Formativa UF0344: Aplicaciones informáticas de administración de recursos humanos. Esta Unidad Formativa pertenece al Módulo Formativo MF0237_3: Gestión administrativa de las relaciones laborales, que forma parte del Certificado de Profesionalidad ADGD0208: Gestión integrada de recursos humanos, de la familia de Administración y Gestión.

Presentación de los contenidos:

La finalidad de esta Unidad Formativa es enseñar al alumno a mantener actua-lizados los datos del personal, utilizar medios informáticos para el control de incidencias y su reflejo en el recibo de salarios.

Para ello, en primer lugar se estudiarán las aplicaciones informáticas de ad-ministración de recursos humanos, las tablas del Sistema, la carga de datos relativos a la empresa y trabajadores y la gestión de incidencias del período de liquidación de salarios. Por último, se analizará la generación de documentos, la gestión de recursos humanos, seguridad, control de acceso y utilidades.

4


Objetivos de la Unidad Formativa:

Al finalizar esta Unidad Formativa aprenderás a:

– Utilizar aplicaciones informáticas de gestión de recursos humanos y ela-boración de nóminas y Seguros Sociales.

Índice

UD1. Aplicaciones informáticas de administración de recursos humanos

1.1. Elección de la aplicación informática ............................................13

1.1.1. Criterios técnicos ...............................................................15

1.1.2. Criterios económicos .........................................................18

1.1.3. Criterios organizativos ........................................................20

1.2. Funcionalidades y procedimientos de instalación de la aplicación ..22

1.2.1. Software de la aplicación informática ..................................24

1.2.2. Periféricos .........................................................................26

UD2. Tablas del Sistema

2.1. Tablas Generales .........................................................................37

2.1.1. Calendario .........................................................................38

2.1.2. Municipios .........................................................................41

2.1.3. Provincias ..........................................................................43

6


2.1.4. Distritos .............................................................................45

2.1.5. Entidades bancarias ..........................................................47

2.1.6. Otras .................................................................................50

2.2. Tablas de la Seguridad Social ......................................................57

2.2.1. Bases de cotización ..........................................................76

2.2.2. Tipos de cotización ............................................................78

2.2.3. Grupos de cotización .........................................................81

2.3. Tablas de retenciones del I.R.P.F ..................................................82

2.4. Tablas auxiliares de administración y gestión de RR.HH ................88

2.4.1. Titulación ...........................................................................90

2.4.2. Idiomas .............................................................................92

2.4.3. Niveles ..............................................................................94

2.4.4. Otros ................................................................................96

2.5. Otras tablas ................................................................................98

UD3. Carga de datos relativos a la empresa

3.1. Carga de datos de la entidad .....................................................109

3.1.1. Datos generales de la empresa ........................................111

3.1.2. Datos fiscales ..................................................................114

3.1.3. Cuentas de cotización a la Seguridad Social .....................116

3.1.4. Datos del responsable de la gestión frente a los organismos

públicos ..........................................................................118

3.1.5. Otros datos .....................................................................120

3.2. Carga de datos del convenio específico de aplicación ................122

3.2.1. Conceptos salariales .......................................................123

3.2.2. Antigüedad ......................................................................127

3.2.3. Categorías profesionales ..................................................129

3.2.4. Otros datos .....................................................................131

7

Índice

UD4. Carga de datos de los trabajadores

4.1. Datos generales del trabajador ...................................................143

4.1.1. Datos identificativos .........................................................144

4.1.2. Datos relativos al contrato ................................................151

4.1.3. Conceptos salariales específicos del puesto .....................157

4.1.4. Condiciones particulares, pactadas por contrato o acuerdo..164

4.1.5. Cálculo del tipo de retención ............................................171

4.1.6. Forma de pago de salarios ...............................................174

UD5. Gestión de incidencias del período de liquidación de salarios

5.1. Incapacidades ...........................................................................185

5.1.1. Enfermedad común .........................................................190

5.1.2. Accidente de trabajo ........................................................200

5.1.3. Enfermedad profesional ...................................................212

5.1.4. Accidente no laboral ........................................................222

5.1.5. Maternidad ......................................................................233

5.1.6. Paternidad .......................................................................263

5.1.7. Riesgo durante el embarazo o lactancia natural .................280

5.1.8. Otras incidencias .............................................................311

UD6. Generación de documentos

6.1. Recibo de salarios .....................................................................323

6.1.1. Recibos mensuales .........................................................325

6.1.2. Pagas extraordinarias .......................................................332

6.1.3. Liquidaciones y finiquitos ..................................................334

6.1.4. Certificados de Empresa ..................................................336

6.1.5. Liquidación de salarios con efecto retroactivo ...................338

6.1.6. Otros documentos ...........................................................340

8


6.2. Liquidación e ingreso de cuotas de la Seguridad Social ..............341

6.2.1. Seguros Sociales: en plazo, fuera de plazo .......................343

6.2.2. Generación de documentos TC1, TC2 .............................345

6.2.3. El Sistema RED ...............................................................351

6.3. Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas ........................356

6.3.1. Ingresos a cuenta y liquidaciones .....................................357

6.3.2. Certificados: de situación personal o familiar a efectos de IRPF,

acumulados… .................................................................361

6.4. Gráficos, informes y estadísticas ................................................364

6.4.1. Generación de Informes: de costes de personal, de

categorías, por titulaciones, por departamentos ................366

6.4.2. Edición de Gráficos ..........................................................376

6.4.3. Tratamiento estadístico de los datos .................................379

UD7. Gestión de recursos humanos

7.1. La gestión de personal ...............................................................389

7.1.1. Currículum vitae ...............................................................390

7.1.2. Titulaciones .....................................................................392

7.1.3. Formación .......................................................................394

7.1.4. Evaluaciones del desempeño ...........................................396

7.1.5. Antigüedad ......................................................................398

7.1.6. Idiomas ...........................................................................399

7.1.7. Otros ..............................................................................401

UD8. Seguridad, control de acceso y utilidades

8.1. Seguridad de la aplicación .........................................................413

8.1.1. Establecimiento de niveles de seguridad ...........................415

8.1.2. Niveles de acceso restringido ...........................................417

8.1.3. Copias de seguridad .......................................................419

9

Índice

8.2. Otras utilidades .........................................................................422

8.2.1. Configuración de Documentos .........................................424

8.2.2. Configuración de periféricos .............................................429

8.2.3. Agenda ...........................................................................432

Glosario ............................................................................................441

Soluciones ........................................................................................443

Anexos .............................................................................................445

Área: administración y gestión

UD1Aplicaciones informáticas de administración de recursos humanos

12


1.1. Elección de la aplicación informática1.1.1. Criterios técnicos1.1.2. Criterios económicos1.1.3. Criterios organizativos

1.2. Funcionalidades y procedimientos de instalación de la aplicación1.2.1. Software de la aplicación informática1.2.2. Periféricos

13

1.1. Elección de la aplicación informática

En primer lugar diremos que la legislación laboral contiene multitud de normas distintas, estas podrán ser:

– Disposiciones legales.

– Convenios colectivos.

– Contratos de trabajo.

– Usos y costumbres, etc.

La legislación laboral a su vez sufre multitud de alteraciones, como son:

– Revisiones salariales.

– Cambios de modelos y formularios oficiales.

– Actualizaciones de tablas de I.R.P.F. y Seguridad Social, etc.

Por estos motivos se desarrollan aplicaciones informáticas de administración de recursos humanos que facilitan esta gran cantidad de datos que maneja-mos. Estas aplicaciones facilitan las labores administrativas laboralmente ha-blando, ya que:

– Simplifican las tareas.

– Reducen la carga de trabajo.

Dentro de la simplificación de tareas podremos puntualizar los siguientes apar-tados.

14


Decimos que la simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio (como en este caso es la aplicación que utilizamos) o recurso que nos ayuda a la reducción o simplificación del esfuerzo para la ejecución de una actividad pro-fesional. Nace como una tarea permanente con el objeto de poder minimizar las tareas normales de la empresa, en este caso de los recursos humanos.

Los objetivos de la simplificación serán:

– Reducción del esfuerzo que se lleva a cabo para la realización de una tarea.

– Mejora del funcionamiento de la empresa mediante métodos de redistri-bución, eliminación, reducción y combinación de funciones.

– Optimizar y aprovechar los recursos a los que tenemos acceso.

– Mejorar el movimiento de trabajo dentro de todas las actividades que la integran.

– Reducir las tareas administrativas y su costo, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión o eliminación de formas impresas.

– Mejorar los recursos humanos, reduciendo los desplazamientos y tiem-pos oportunos.

– Satisfacer al personal con el trabajo.

– Mejorar la supervisión de las tareas para estimular la iniciativa personal del empleado.

– Se pretende mejorar la atención al público, disminuyendo el tiempo que se dedica a las actividades de trámite de documentos de recursos hu-manos.

Las distintas alteraciones de la situación financiera de las pequeñas y media-nas empresas, obligan a estas a plantearse un mejor coste o gasto para la organización. Grandes cantidades de pequeñas y medianas empresas, exter-nalizan la gestión laboral por falta de recursos humanos adecuados.

Otras organizaciones plantean la realización de la gestión laboral sin ayuda alguna. Esto acarrea importantes beneficios:

– Reducción de costes.

– Mayor control de la gestión laboral.

15

UD1

Aplicación informática

Existen dos importantes tareas dentro de los recursos humanos como son:

– Seleccionar o formar al personal adecuado.

– Elegir una aplicación informática de gestión laboral.

Tenemos que tener en cuenta a la hora de elegir un programa de administra-ción de recursos humanos, distintos criterios como son:

– Técnicos.

– Económicos.

– Organizativos.

1.1.1. Criterios técnicos

Elegiremos en primer lugar, una aplicación informática de administración de recursos humanos que resuelva los casos que se planteen en materia laboral, referente a la organización en la que trabajamos normalmente.

16


Esta debe:

1. Confeccionar nóminas

En el caso de que trabajemos por cuenta ajena, podremos recibir cada cierto tiempo nuestra nómina. Si desglosamos las partes de la nómina entenderemos su cálculo para comprobar que es correcta y que el sueldo que podamos percibir por parte de nuestra empresa como contrapresta-ción a la realización de nuestro trabajo.

La cabecera de la nómina contendrá:

∙ Los datos de la empresa.

∙ Los datos del empleado.

∙ La categoría profesional del trabajador.

∙ El puesto de trabajo que ocupa en la empresa.

2. Confeccionar los modelos oficiales referentes a la cotización relacio-nada con la Seguridad Social, como son los TC-1 y TC2 y RLC y RNT para el sistema Siltra.

3. Confeccionar los modelos oficiales referentes a la Agencia Tributaria, como son el modelo 111, 190, o certificados de retenciones.

4. Conservar la información referente a los empleados de la organiza-ción relativa al área laboral.

5. Confeccionar los modelos oficiales del Servicio Público de Empleo Estatal, como son los contratos de trabajo y certificados de empresa.

A continuación se puede ver:

– El período de la nómina: Oscilará del 01 del… al 31 del …

– El número de días (31,30, 29 o 28).

17

UD1

Exísten nóminas que oscilan entre los días que hemos visto anteriormente (31,30, 29 o 28), y otras cuyo todos los meses son iguales, tengan los días que tengan.

Para realizar el cálculo de las nóminas, tendremos que tener claro los con-ceptos en bruto, que serán las cantidades que cobraríamos si no hubiera deducciones para:

– La Seguridad Social.

– En concepto de IRPF.

En este apartado nos podremos encontrar los siguientes complementos:

– Salario base.

– Complementos: Tendremos complementos obligatorios por convenio, y otros complementos los podrán otorgar la empresa de forma voluntaria. Estos podrán ser la Antigüedad, Plus de transporte, Plus de altura, Plus de manutención, etc.

Al pie de la nómina aparecerá la base de cotización del trabajador.

Los aplicaciones informáticas de administración de recursos humanos incluirán:

a) Remisión electrónica de documentos a la Seguridad Social como son los sistemas de Remisión Electrónica de Documentos, es decir el sistema RED.

b) Registro telemático de contratos en los Servicios Públicos de Empleo como son los sistemas Contrata.

c) Simulación de cálculos laborales, como son las indemnizaciones y salarios.

d) Gestión de recursos humanos, como pueden ser los curriculum vitae o las evaluaciones realizadas a los empleados de la organización.

18


1.1.2. Criterios económicos

Tendremos en cuenta tres tipos de costes a la hora de escoger una aplicación informática de administración de recursos humanos, como son:

– Desembolso inicial: Debemos adquirir la licencia de uso del programa informático de administración de recursos humanos.

– Actualización de la aplicación: El programa de be tener un servicio ac-tualizado que permita adaptar este a las continuas alteraciones que se producen en la legislación laboral, como pueden ser los documentos de cotización, cambios en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físi-cas, nuevos contratos, etc.

– Formación del personal: Permite al usuario de la aplicación realizar un adecuado uso del mismo.

La empresa debe contar con herramientas necesarias para el desarrollo y opti-mización de los recursos humanos, llevando a cabo una política de formación a cargo de la misma. Será muy importante, ya que sin ello no podrá llegar a un buen entorno, siendo este más complejo y competitivo que obligará a la misma a aprovechar la totalidad de los recursos, generando sus recursos hu-manos las ventajas competitivas mas sostenibles.

La política de formación será fundamental para la consecución de un capital humano que no se quede obsoleto. Las ventajas para la formación del mis-mo, son:

1. Para la empresa:

∙ Adaptará los recursos humanos a los cambios que se producen en el entorno.

∙ El capital humano de la empresa no carecerá de valor.

∙ La formación mejorará el rendimiento del trabajador por su cualifi-cación.

∙ Los recursos humanos motivarán e implicarán mas a los empleados.

∙ La formación emitirá señales positivas para la atracción de personal mejor valorado.

19

UD1

2. Para el empleado que recibe la formación:

∙ Tendrá la posibilidad de obtener un aumento salarial.

∙ El empleado podrá aspirar a una promoción o ascenso de su trabajo.

∙ Este recibirá más oportunidades profesionales dentro y fuera de la empresa.

∙ Aumentará su reputación profesional, y obtendrá mayor reconoci-miento.

∙ Incrementará su capital humano.

Criterio económico

Inconvenientes de la formación:

1. Para la empresa:

∙ Aumentarán los costes iniciales.

∙ Los resultados no se pueden tocar o no serán visibles a largo plazo.

∙ Nos arriesgamos a perder al personal mejor formado.

∙ También nos arriesgamos a no elegir bien el tipo de formación ade-cuada.

20


2. Para el trabajador que recibe la formación:

∙ La formación puede ser muy específica.

∙ La formación puede ser fuera del horario de trabajo, por lo que los em-pleados no prestarán la mayoría de las veces atención a la formación.

∙ Pagar parte del coste de la formación al empleado.

1.1.3. Criterios organizativos

Debemos organizarnos a la hora de escoger la aplicación informática de ad-ministración de recursos humanos, a través de un calendario de implantación ya que no se limita solo a la instalación de la aplicación. Se establecerán para ello cuatro tareas, como son:

– La recepción e instalación del programa.

– La formación de los usuarios del programa.

– Periodo de pruebas.

– Puesta en marcha de la aplicación.

La llamada estructura organizativa de trabajo de una empresa influirá de forma directa en la percepción que lleve a cabo un empleado de sus condiciones laborales y de su rendimiento profesional. Las estructuras organizativas verti-cales con una gran cadena de mando y tramos de control corto no favorecerá el trabajo en equipo. Las estructuras horizontales facilitarán mejor el trabajo en equipo.

La estructura de la organización de la empresa, influirá en las reglas, procedi-mientos, trámites y otras limitaciones a las que se enfrentan los empleados a la hora de realizar la actividad profesional que se le asigne.

Existen 5 claves dentro de la estructura organizativa de una organización:

1. Burocracia.

2. Especialización del trabajo.

3. Departamentalización.

uf0344: aplicaciones informáticas de administración de ... · como son el modelo 111, 190, o...

Documents