uf0323 aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
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3UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
UF0323. AplicAciones inFormáticAs pArA presentAciones gráFicAs de inFormAción
4 UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
Índice
•INTRODUCCIÓN..............................................................................
•UNIDADDIDÁCTICA1.Cajayterminalpuntodeventa.................
1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta
1.1.1. Funcionamiento .............................................................................
1.1.2. Características .................................................................................
1.2. Sistemas tradicionales ..................................................................................
1.2.1. Caja registradora .............................................................................
1.2.2. Datáfono .........................................................................................
1.3. Elementos y características del TPV .........................................................
1.4. Apertura y cierre del TPV ..........................................................................
1.5. Escáner y lectura de la información del producto ..................................
1.6. Otras funciones auxiliares del TPV ...........................................................
1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión electrónica de datos (sistema EDI u otros) ..............................................
1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV .............................................
1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta) .......................................
RESUMEN........................................................................................
AUTOEVALUACIÓN.......................................................................
5UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
•UNIDADDIDÁCTICA2.Procedimientosdecobroypagode lasoperacionesdeventa............................................................................
2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago ...................
2.1.1. Efectivo ...........................................................................................
2.1.2. Transferencia y domiciliación bancaria .......................................
2.1.3. Tarjeta de crédito y débito ............................................................
2.1.4. Pago contra reembolso ..................................................................
2.1.5. Pago mediante teléfonos móviles, u otros .................................
2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico
2.2. Los justificantes de pago .............................................................................
2.2.1. El recibo: elementos y características ..........................................
2.2.2. Justificantedetrasferencias ..........................................................
2.3. Diferencias entre factura y recibo ..............................................................
2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial
2.4. Devoluciones y vales ...................................................................................
2.4.1. Normativa .......................................................................................
2.4.2. Procedimientos internos de gestión ............................................
2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago ...........................................
2.6. Arqueo de caja ..............................................................................................
2.6.1. Conceptoyfinalidad ......................................................................
2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV ..............
RESUMEN........................................................................................
dAtos del AUtor
Certia editorial nace en el 2013 en el seno de una empresa con experiencia en el mundo de la formación profesional y empresarial. Nuestro objetivo es desarrollar materiales didácticos dirigidos a centros de formación, formadores y alumnado en general y convertirnos en una editorial de referencia. Actualmente estamos especializados en manuales ajustados a los certificados de profesionalidad tanto en contenidos como en sus criterios y capacidades de evaluación.
Queremos consolidarnos como una editorial líder en el mundo de la formación, ampliando progresivamente nuestro catálogo de manuales, abarcando todas las familias profesionales y aquellas áreas y temáticas de máxima actualidad.
AplicAciones informáticAs pArA presentAciones gráficAs de informAción. AdministrAción y gestión.
no está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.
Derechos reservados 2016, respecto a la primera edición en español, por Certia Editorial.
ISBN: 978-84-16481-02-6Editor: Cenepo Consult, SLUDepósito legal: PO 596-2016Impreso en España - Printed in Spain
Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.
Fuente fotografia portada: MorgueFile, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.
FichA
Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información.
Administración y gestión
1ª EdiciónCertia Editorial (Cenepo Consult, SLU), 2016
Autor: Certia editorial
Formato: 170 x 240 mm •211 páginas.
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Índice
•INTRODUCCIÓN.............................................................................. 23
•UNIDADDIDÁCTICA1.Diseño,organizaciónyarchivodelaspresentaciones...................................................................................... 27
1.1. La imagen corporativa de una empresa ....................................................29
1.1.1. Importancia .....................................................................................30
1.1.2. Respeto por las normas de estilo de la organización ................30
1.2. Diseño de las presentaciones .....................................................................31
1.2.1. Claridad en la información ...........................................................32
1.2.2. La persuasión en la transmisión de la idea .................................34
1.3. Evaluación de los resultados ......................................................................34
1.4. Organización y archivo de las presentaciones .........................................35
1.4.1. Confidencialidad de la información ............................................36
1.5. Entrega del trabajo realizado ......................................................................37
•UNIDADDIDÁCTICA2.Introducciónyconceptosgenerales........ 39
2.1. Ejecución de la aplicación para presentaciones .......................................41
2.2. Salida de la aplicación para presentaciones ..............................................43
2.3. Creación de una presentación ....................................................................43
2.4. Grabación de una presentación .................................................................46
18
2.5. Cierre de una presentación .........................................................................48
2.6. Apertura de una presentación ....................................................................48
2.7. Estructura de la pantalla ..............................................................................50
2.7.1. La cinta de opciones ......................................................................52
2.7.2. La ficha archivo ..............................................................................53
2.8. Las vistas de la aplicación para presentaciones .......................................55
2.8.1. Normal ............................................................................................56
2.8.2. Clasificadordediapositivas ...........................................................57
2.8.3. Zoom ..................................................................................................58
2.8.4. Presentación con diapositivas ......................................................60
2.8.5. Página de notas ...............................................................................62
2.8.6. Lectura .............................................................................................63
2.8.7. Vistas enfocadas a la impresión ...................................................64
2.8.8. Patrón de diapositivas ....................................................................64
2.8.9. Esquema ..........................................................................................65
•UNIDADDIDÁCTICA3.Accionescondiapositivas........................ 67
3.1. Inserción de nueva diapositiva ...................................................................69
3.2. Eliminación de diapositivas ........................................................................70
3.3. Duplicación de diapositivas .......................................................................71
3.4. Ordenación de diapositivas ........................................................................71
3.5. Selección de diapositivas .............................................................................73
19
3.6. Copiado de una diapositiva .........................................................................75
•UNIDADDIDÁCTICA4.Trabajoconobjetos.................................. 77
4.1. Selección de objetos.....................................................................................79
4.2. Desplazamiento de objetos ........................................................................80
4.3. Eliminación de objetos ................................................................................81
4.4. Modificación del tamaño de los objetos ...................................................83
4.5. Duplicación de objetos................................................................................83
4.6. Reubicación de objetos ...............................................................................85
4.7. Alineación y distribución de objetos dentro de la diapositiva ...............87
4.8. Inserción de objetos ....................................................................................89
4.9. Girar y voltear ...............................................................................................90
4.10. Trabajo con textos.......................................................................................92
4.10.1. Inserción de texto (desde la diapositiva, desde el esquema de la presentación) ........................................................................93
4.10.2. Modificación del formato del texto ............................................94
4.10.3. Eliminación de texto......................................................................98
4.11. Formato de párrafos ....................................................................................99
4.11.1. Alineación ........................................................................................99
4.11.2. Listas numeradas ......................................................................... 101
4.11.3. Viñetas .......................................................................................... 102
4.11.4. Estilos ........................................................................................... 103
4.12. Tablas ......................................................................................................... 104
4.12.1. Creación de tablas ....................................................................... 104
4.12.2. Operaciones con filas y columnas ............................................ 106
4.12.3. Alineación horizontal y vertical de las celdas .......................... 107
4.12.4. Bordes de una tabla ..................................................................... 108
4.12.5. Color de relleno ........................................................................... 109
4.12.6. Combinar o dividir celdas .......................................................... 110
4.13. Dibujos ...................................................................................................... 111
4.13.1. Líneas ............................................................................................ 111
4.13.2. Rectángulos y cuadrados ............................................................ 113
4.13.3. Círculos y elipses ......................................................................... 114
4.13.4. Autoformas .................................................................................. 114
4.13.5. Sombras y 3D .............................................................................. 116
4.13.6. Agrupar y desagrupar ................................................................. 117
4.14. Imágenes .................................................................................................... 118
4.14.1. Prediseñadas e insertadas ........................................................... 119
4.14.2. Operaciones con imágenes ........................................................ 119
4.15.Gráficos ..................................................................................................... 125
4.15.1.Creacióndegráficos.................................................................... 125
4.15.2.Herramientasdegráficos ........................................................... 127
4.15.3.Modificacióndegráficos ............................................................ 127
4.15.4.Presentacióndegráficos ............................................................. 129
20
21
4.15.5.Formatodegráficos .................................................................... 130
4.16. Diagramas .................................................................................................. 131
4.16.1. Creación de organigramas y diferentes estilos de diagramas ...................................................................................... 131
4.16.2. Herramientas de SmartArt ......................................................... 132
4.16.3. Añadir texto ................................................................................ 133
4.16.4. Organizar formas ........................................................................ 134
4.16.5. Convertir texto a diagrama y viceversa .................................... 135
4.17. WordArt o texto artístico ........................................................................ 136
4.18. Inserción de sonidos y películas............................................................. 139
4.18.1. Formato de objetos ..................................................................... 140
4.18.2. Sonidos.......................................................................................... 140
4.18.3. Reproducción del sonido ........................................................... 142
4.18.4. Marcadores en audio ................................................................... 143
4.18.5. Editar sonido................................................................................ 144
4.18.6. Vídeos ........................................................................................... 145
4.18.7. Rellenos ......................................................................................... 146
4.18.8. Efectos de sombra o 3D ............................................................ 148
•UNIDADDIDÁCTICA5.Documentacióndelapresentación....... 149
5.1. Inserción de comentarios ......................................................................... 151
5.2. Preparación de las notas del orador ....................................................... 153
5.3. Página de notas y su impresión ............................................................... 154
5.4. Ver notas durante la presentación: vista moderador ........................... 156
•UNIDADDIDÁCTICA6.Diseñosoestilosdepresentación.......... 159
6.1. Uso de plantillas de estilos ....................................................................... 161
6.2. Fondos de diapositivas ............................................................................. 162
6.3. Combinación de colores .......................................................................... 164
6.4. Estilos rápidos ........................................................................................... 164
6.5. Patrones ...................................................................................................... 165
6.6. Creación y modificación de diseños de diapositivas ........................... 168
•UNIDADDIDÁCTICA7.Impresióndediapositivasendiferentessoportes.............................................................................................. 171
7.1. Opciones de impresión ............................................................................ 174
7.2. Configuración de la página ...................................................................... 176
7.3. Encabezados, pies y numeración ............................................................ 176
7.4. Configuración de los distintos formatos de impresión ....................... 178
•UNIDADDIDÁCTICA8.Presentacióndediapositivasteniendoencuentalugareinfraestructura............................................................ 179
8.1. Animación de elementos .......................................................................... 181
8.1.1. Tipos de animaciones ................................................................. 182
8.1.2. Quitar una animación ................................................................. 183
22
23
8.2. Transición de diapositivas ........................................................................ 183
8.3. Configuración de la presentación ........................................................... 183
8.3.1. Presentación con orador ............................................................ 184
8.3.2. Presentación en exposición ....................................................... 185
8.3.3. Presentaciones personalizadas .................................................. 185
8.4. Conexión a un proyector y configuración ............................................. 187
8.5. Ensayo de la presentación........................................................................ 187
8.6. Proyección de la presentación ................................................................. 189
8.7. Proyección eficaz ....................................................................................... 190
•RESUMEN........................................................................................ 195
•EJERCICIOSyACTIVIDADES...................................................... 197
•EVALUACIÓNFINAL..................................................................... 201
•SOLUCIONES.................................................................................. 205
•BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA...................................................... 207
25UF0323.Aplicacionesinformáticasparapresentacionesgráficasdeinformación
introdUcción
El manual UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información tiene como cualificación profesional de referencia el certificado de formación «ADG308_2: Actividades de gestión administrativa», y está asociado a la unidad de competencia «UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información de la documentación». Por último, se encuadra dentro del módulo formativo «MF0233_2: Ofimática».
A lo largo de las siguientes páginas trataremos de ofrecer una visión clara y suficientemente amplia acerca de las presentaciones gráficas y de la importancia de su uso en el ámbito empresarial como un medio idóneo para la transmisión de la imagen de una entidad.
En los primeros temas del manual trataremos ofrecer unas nociones generales acerca del diseño, la organización, la elaboración y el archivo de las presentaciones en el ámbito empresarial, y a continuación profundizaremos en los principales conceptos que necesitaremos conocer si vamos a enfrentarnos por primera vez a la elaboración de una presentación gráfica.
A continuación nos centraremos en la utilizacióndel programa PowerPoint, puesto que constituye uno de los recursos más sencillos y generalizados para la elaboración de presentaciones gráficas de información. Los diferentes temas del manual profundizarán en las diversas funciones y posibilidades que ofrece esta aplicación informática de presentaciones gráficas, como el uso de imágenes, animaciones, audio, vídeo, etc.
Finalmente proponemos una serie de actividades y una prueba de evaluación final que nos permitirán valorar los conocimientos adquiridos.
Con el desarrollo de esta unidad formativa pretendemos cubrir las siguientes capacidades y criterios de evaluación:
• C1:Establecereldiseñode laspresentacionesteniendoencuenta lascaracterísticas de la empresa y su organización.
o CE1.1 Explicar la importancia de la presentación de un documento para la imagen que transmite la entidad, consiguiendo que la información se presente de forma clara y persuasiva, a partir de distintas presentaciones de carácter profesional de organizaciones tipo.
o CE1.2 Advertir de la necesidad de guardar las presentaciones según los criterios de organización de archivos marcados por la empresa, facilitando el cumplimiento de las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.
o CE1.3 Señalar la importancia que tiene la comprobación de los resultados y la subsanación de errores, antes de poner a disposición de las personas o entidades a quienes se destina la presentación, así como el respeto de los plazos previstos y en la forma establecida de entrega.
o CE1.4 En casos prácticos, debidamente caracterizados, en los que se requiere elaboración y presentación de documentación de acuerdo con unos estándares de calidad tipo:
- Seleccionar el formato más adecuado a cada tipo de información para su presentación final.
- Elegir los medios de presentación de la documentación más adecuados a cada caso (sobre el monitor, en red, diapositivas, animada con ordenador y sistema de proyección, papel, transparencia, u otros soportes).
- Comprobar las presentaciones obtenidas con las aplicaciones disponibles, identificando inexactitudes y proponiendo soluciones como usuario.
- Aplicar las funciones y utilidades de movimiento, copia o eliminación de la presentación que garanticen las normas de seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.
• C2:Utilizarlasfuncionesdelasaplicacionesdepresentacionesgráficaspresentando documentación e información en diferentes soportes, e integrando objetos de distinta naturaleza.
26 UF0323.Aplicacionesinformáticasparapresentacionesgráficasdeinformación
27UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
o CE2.1 Identificar las prestaciones, procedimientos y asistentes de un programa de presentaciones gráficas describiendo sus características.
o CE2.2 En casos prácticos, debidamente caracterizados, en los que se requiere elaboración y presentación de documentación de acuerdo con unos estándares de calidad tipo:
- Aplicar el formato más adecuado a cada tipo de información para su presentación final.
- Utilizar los medios de presentación de la documentación más adecuados a cada caso (sobre el monitor, en red, diapositivas, animada con ordenador y sistema de proyección, papel, transparencia, u otros soportes).
- Utilizar de forma integrada y conveniente: gráficos, textos y otros objetos, consiguiendo una presentación correcta y adecuada a la naturaleza del documento.
- Utilizar eficazmente y donde se requiera, las posibilidades que ofrece la aplicación informática de presentaciones gráficas: animaciones, audio, vídeo, otras.
- Utilizar los manuales o la ayuda disponible en la aplicación en la resolución de incidencias o dudas planteadas.
o CE2.3 A partir de información suficientemente caracterizada, y de acuerdo con unos parámetros para su presentación en soporte digital facilitados:
- Insertar la información proporcionada en la presentación
- Animar los distintos objetos de la presentación de acuerdo con los parámetros facilitados y utilizando, en su caso, los asistentes disponibles.
- Temporalizar la aparición de los distintos elementos y diapositivas de acuerdo con el tiempo asignado a cada uno de ellos utilizando los asistentes disponibles.
- Asegurar la calidad de la presentación ensayando y corrigiendo
28 UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
los defectos detectados y, en su caso, proponiendo los elementos o parámetros de mejora.
- Guardar las presentaciones en los formatos adecuados, preparándolas para ser fácilmente utilizadas, protegiéndolas de modificaciones no deseadas.
29UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
diseño, orgAnizAción y Archivo de lAs presentAciones 1
UnidAd
•CONTENIDO1.1. La imagen corporativa de una empresa
1.2. Diseño de las presentaciones
1.3. Evaluación de los resultados
1.4. Organización y archivo de las presentaciones
1.5. Entrega del trabajo realizado
31UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
H oy en día resulta imposible concebir el desarrollo de una empresa
o el lanzamiento de un producto sin relacionarlos con la noción de identidad corporativa. Es por ello que en los siguientes apartados trataremos de presentar este concepto, así como los medios expresivos de los que se sirven las empresas e instituciones para tratar de llegar al consumidor y a la opinión pública.
1.1.LaimagencorporativadeunaempresaLa imagen corporativa (corporate image) de una empresa, también llamada
identidad corporativa, imagen corporativa, comunicación corporativa, etc., es todo aquello que nos permite reconocer a primera vista la identidad de una empresa, sea cual sea. Esta expresión proviene del inglés y es una traducción libre de corporate image (corporation significa en inglés ‘compañía’ o ‘empresa’). Hace referencia a una agrupación de asociaciones que integran, por ejemplo, a empresa privadas, organismos públicos y/o diferentes sectores de la comunidad.
La imagen corporativa o imagen institucional constituye el registro público de los atributos identificadores de la empresa o institución. Equivale a la interpretación que la sociedad o cada uno de sus grupos, sectores o colectivos tiene de ella, y de ahí la importancia de cuidar la imagen que se proyecta.
Por último, de acuerdo con la opinión de algunos autores la noción de imagen abarcaotros cuatro elementos: la realidad, la identidad, la imagen y la comunicación de una institución y/o corporación social. Ya hemos visto en qué consiste la imagen, por lo que a continuación presentaremos los otros tres elementos.
- La realidad: se trata del conjunto de rasgos y condiciones objetivas de la institución, es decir, de los datos objetivos de esta. Por ejemplo, su entidad jurídica, su estructura organizativa, sus funciones, su realidad económico-financiera, etc.
- La identidad corporativa: es muy común pensar que la identidad corporativa
32 UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
es únicamente una disciplina del diseño gráfico, y que su objetivo es simplemente dotar a las empresas de un determinado logotipo, sin embargo, en realidad se trata de un instrumento fundamental de la estrategia de empresa y de su competitividad.
No se trata simplemente de una cuestión de diseño, sino que hay que tener en cuenta que se trata de una tarea compleja que abarca diferentes disciplinas.
- La comunicación: hace referencia a todo acto de comunicación producido por una empresa que permite que sus potenciales receptores se formen una imagen de ella. Esta circulará, por lo tanto, por la totalidad de los canales de comunicación, directa o indirecta, propios de la corporación en cuestión.
1.1.1. Importancia
La importancia de la creación de una buena imagen corporativa, como podemos deducir de lo dicho anteriormente, reside en que esta va a ser la mejor herramienta de promoción que existe.
Los consumidores van a invertir su dinero en los productos o servicios que necesitan, pero para que se decidan por un producto determinado y no otro, este debe generar en ellos una emoción que solo se logrará con un buen logotipo, un diseño que llame su atención y lo diferencie de otros, y una imagen corporativa convincente.
1.1.2. Respetoporlasnormasdeestilodelaorganización
Los conceptos de imagen e identidad corporativa se encuentran íntimamente ligados. Toda empresa debe crear una imagen corporativa que a su vez, y por extensión, le otorgará una identidad propia e inconfundible. De ahí que resulte imprescindible prestar atención a los siguientes elementos:
- El nombre: el primer paso para construir la identidad de una corporación debe ser la elección de su nombre. Este va a ser el único de los signos indicadores de identidad que tiene una doble dirección, ya que la empresa lo va a utilizar para designarse a sí misma y también para darse a conocer a los demás (el público, los clientes, la competencia, etc.).
33UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
- El logotipo: constituye la representación visual de su nombre. Se trata de una palabra diseñada que puede ir o no acompañada de una imagen, y su papel es fundamental, ya que va a trasladar a la empresa a la memoria visual de los sujetos.
- La simbología gráfica: las marcas gráficas o los símbolos icónicos de marca son otra clase de signos de identidad que, al igual que el logotipo, son fundamentales para que el público se forme una imagen de ella.
- La identidad cromática: en este caso se hace referencia a la percepción del color, y no se trata de una información como tal, sino más bien de una señal. El color corporativo puede llegar a identificar a una marca(por ejemplo el amarillo Kodak, o el naranja butano).
- La identidad cultural: se trata de los elementos significativos de una determinada empresa que definen su estilo y modo de actuación ante la sociedad.
- Los escenarios de la identidad, la arquitectura corporativa: son los lugares en los que se produce la interacción entre los clientes o el público en general y la empresa, y también deben ser adecuados a la imagen que la empresa pretende transmitir.
- Los indicadores objetivos de identidad: se trata detodos los datos que hacen referencia a la identidad corporativa de una institución, y que se recogen en un documento como por ejemplo una monografía, un inventario, un balance o una memoria anual. Son informaciones, cifras y datos cuantificados y comparables.
En definitiva, hemos visto que la imagen y la identidad corporativas están asociadas a una disciplina (el diseño) y a un fenómeno cultural (la imagen), que se unen con el objetivo de dotar de valor simbólico al producto industrial.
1.2.DiseñodelaspresentacionesA la hora de realizar una presentación gráfica, una vez que contamos con el
34 UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
material sobre el que va a tratar la charla y sabemos dónde encajará cada elemento, debemos buscar el modo de presentarlo con un diseño atractivo y cautivador. Tendremos que prestar atención a cómo se incluirá el texto: la elección de las fuentes, los títulos, las tablas, las ecuaciones, etc. A continuación, si decidimos utilizar material multimedia adicional como vídeos, audios, animaciones, gráficos, fotografías, etc., deberemos pensar igualmente de qué manera incluirlo causando un impacto visual favorable haciendo un uso racional y comprensible de los gráficos (circulares, de barras, de líneas, etc.).
El objetivo que perseguiremos a lo largo de este manual será conseguir un diseño sencillo pero atractivo, evitando las simples listas y los gráficos de baja calidad. Cada diapositiva deberá ser fácil de comprender a la vez que visualmente agradable, y para lograrlo revisaremos todos los elementos que nos ayudarán a diseñar una presentación de manera efectiva.
1.2.1. Claridadenlainformación
Los principios básicos que deberemos perseguir a lo largo de la elaboración de una presentación son los siguientes:
- Simplicidad: debemos evitar incluir información excesiva en cada diapositiva. En vez de incluir mucha información en una diapositiva dividiremos cadaidea en varias diapositivas para no sobrecargar la presentación.
- Unidad: toda la presentación deberá compartir un mismo estilo en lo que se refiere a las tonalidades, fuentes de letra y demás componentes.
- Énfasis: cada diapositiva deberá tener un punto central de interés, que deberá ser el más grande, tener colores llamativos y cualquier otro recurso que ofrezca PowerPoint para enfatizar el mensaje principal.
- Equilibrio: los elementos deberán distribuirse uniformemente dentro de cada diapositiva, evitando grandes espacios vacíos o sobrecargas de elementos.
- Proporción: deberá existir una relación entre los tamaños de los diferentes elementos de las diapositivas.
- Movimiento: podremos conseguir efectos de animación en las diapositivas.
35UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
A continuación presentaremos una serie de indicaciones que nos ayudarán a conseguir elaborar una presentación eficaz:
Sugerencia Detalles
Reducir e l número de diapositivas
Para comunicar un mensaje claro y mantener la atención y el interés de la audiencia, deberemos reducir el número de diapositivas de la presentación al mínimo.
Elegir un estilo de fuente que la audiencia pueda ver de lejos
Elegir el estilo de fuente adecuado, como Helvetica o Arial, le ayudará a transmitir mejor el mensaje. Es conveniente evitar fuentes pequeñas, como Arial Narrow, y las que incluyen bordes decorativos como Times.
Elegir un tamaño de fuente que la audiencia pueda ver de lejos
Elegir un tamaño de fuente adecuado ayudará a transmitir mejor el mensaje.- Una letra de una pulgada o 2,54 cm se
puede leer desde 3 metros.- Una letra de dos pulgadas o 5 cm se puede
leer desde 6 metros.- Una letra de tres pulgadas o 7,5 cm se
puede leer desde 9 metros.
Simplificar el texto utilizando viñetas o frases cortas
Debemos tratar de emplear viñetas o frases cortas, e incluir cada una de ellas en una única línea.
U t i l i z a r e l e m e n t o s decorativos para transmitir mejor el mensaje
Los gráficos ayudan a exponer la información, pero un uso excesivo podría abrumar a la audiencia
Crear etiquetas para los gráficos y diagramas que sean comprensibles
Trataremos de utilizar solamente el texto necesario para que los elementos de los gráficos o diagramas sean fácilmente comprensibles.
Utilizar fondos tenues para las diapositivas y emplear fondos similares en toda la presentación
Elegiremos una plantilla o un tema atractivo y coherente que no sea demasiado vistoso, y que de lo contrario podría desviar la atención.
Utilizar un contraste alto entre el color del fondo y el color del texto
Los diferentes temas que ofrece PowerPoint establecen automáticamente el contraste entre un fondo claro con texto de color oscuro o viceversa.
Comprobar la ortografía y la gramática
Para ganarnos y mantener el respeto de la audiencia debemos comprobar que la ortografía y la gramática de la presentación son correctas.
1.2.2. Lapersuasiónenlatransmisióndelaidea
La etapa final de la elaboración de una presentación será la exposición delante de la audiencia. Para que esta resulte exitosa deben tenerse en cuenta tanto elementos de lenguaje verbal (aquello que se dice) como del lenguaje no verbal (lo que no se registraría en papel), y dentro de estos últimos debemos prestar atención al lenguaje paraverbal (la entonación, la proyección, el tono, las pausas, el ritmo, etc.) y al lenguaje corporal (los gestos, las posturas, la mirada, los desplazamientos, etc.).Todos estos elementos deberán conjugarse para lograr el objetivo final: que el público disfrute escuchándonos.
1.3.EvaluacióndelosresultadosCuando nos encontramos ante un público heterogéneo resulta casi imposible
que nuestra presentación vaya satisfacer a todo el mundo en todo momento, sin embargo nuestro objetivo debe ser que todos los asistentes resulten satisfechos al final de la presentación. Una posible solución podría ser dirigirnos a los distintos tipos de público en diferentes momentos de la presentación.
A la hora de evaluar los resultados la satisfacción del público no se debe medir, al menos exclusivamente, en función de si se ha conseguido el objetivo de nuestra presentación (vender el producto, obtener la aprobación del plan de marketing, obtener financiación para el nuevo proyecto, etc.), ya que esto puede depender de cuestiones ajenas a nosotros. Debemos buscar mecanismos que evalúen específicamente nuestra intervención, y el primero de ellos podría ser nuestra
36 UF0323.Aplicacionesinformáticasparapresentacionesgráficasdeinformación
37UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
propia intuición y sensaciones tras concluir. Sin embargo, resulta conveniente obtener la opinión de otras personas como pueden ser los organizadores del evento, la de alguna persona de nuestra confianza que haya asistido, o incluso se puede solicitar a todos los asistentes que rellenen un cuestionario de evaluación al final de la presentación.
1.4.OrganizaciónyarchivodelaspresentacionesUna presentación tiene como fin llegar al destinatario de tal modo que
este asimile de una manera clara y sencilla la idea que se quiere transmitir. Para ello es necesario, en el caso de que se trate de una presentación que ofrezca un producto al mercado, persuadir al destinatario con el mensaje para que compre o se informe más profundamente sobre el producto. En el caso de una presentación de una campaña de ventas dirigida a los empleados de una compañía, la intención final es que tengan perfectamente clara la estrategia, el producto, a quién va dirigido, las cifras sobre esos productos en gráficas, la competencia, la publicidad de apoyo, etc.
Para la generación de una presentación deberemos seguir unas pautas de trabajo que podemos secuenciar de la siguiente manera:
1) Arrancar con un análisis profundo sobre la materia que se quiere tratar. Esta tarea de análisis suele ser la más complicada
38 UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
2) Tras el análisis, se suele confeccionar un bosquejo de la idea inicial a modo de esquema en donde se especifica:
- El volumen de información que se quiere representar, que se traducirá en el número diapositivas de las que va a constar la presentación.
- El público al que se destinará la presentación (empresas, empleados, personas a contratar, gente joven), si se va a tratar de una presentación cíclica (que se repite una y otra vez) para ser expuesta, por ejemplo, en un escaparate de una inmobiliaria presentando una nueva urbanización, etc.
Es muy importante planificar bien la presentación. Para ello puede ser útil dividirla en distintas etapas, que habitualmente van a ser la introducción, el cuerpo y las conclusiones (por ejemplo, si se trata de la presentación de un producto las primeras diapositivas presentarán este producto, las siguientes tratarán de crear la necesidad en el público y lo describirán, y finalmente las últimas harán un de todas las características que se han expuesto). Después deberemos pensar qué contenido se incluirá en cada una de estas partes, cuánto tiempo se les asignará, con qué profundidad se tratarán los temas, y también qué materiales de apoyo queremos incluir en la presentación (vídeos, fotografías, ejemplos, etc.).
1.4.1. Confidencialidaddelainformación
En el ámbito de la seguridad informática la confidencialidad de la información hace referencia a la protección de los datos y la información que un emisor intercambia con uno o más destinatarios.
Independientemente del sistema utilizado para compartir nuestra información (en este caso nuestra presentación gráfica), debemos tener en cuenta las condiciones de seguridad que garanticen su confidencialidad. En un sistema que garantice la confidencialidad, un tercero que entra en posesión de la información intercambiada entre el remitente y el destinatario no será capaz de extraer ningún contenido inteligible.
Un asunto de gran interés es el problema de garantizar la confidencialidad de la comunicación cuando el sistema que habitualmente utilizamos (internet) es inherentemente inseguro. Para tratar de paliar esta circunstancia se utilizan mecanismos de cifrado y de ocultación de la comunicación. Por ejemplo, se puede mantener la confidencialidad de un documento digital con el uso de
39UF0323. Aplicaciones informáticas para presentaciones gráficas de información
llaves asimétricas, que son mecanismos de cifrado garantizan la confidencialidad durante el tiempo necesario para descifrar el mensaje, y por esta razón es necesario determinar durante cuánto tiempo debe seguir siendo confidencial nuestro documento. Sin embargo, cabe señalar que actualmente no existe ningún mecanismo que resulte absolutamente seguro en este medio.
1.5.EntregadeltrabajorealizadoA la hora de presentar el trabajo realizado, es conveniente que lo acompañemos
con algún tipo de material de apoyo para evitar errores. Llevar una copia del texto que vamos a exponer o unas fichas de apoyo no debe ser entendido un signo de nerviosismo, de falta de preparación o de desconocimiento del tema, sino que se trata de un recurso más del que nos podemos valer.
Asimismo, tanto si vamos a realizar un presentación como a entregársela a alguien es fundamental que llevemos todos los elementos integrados en ella (imágenes, vídeos, etc.), ya que de lo contrario esta no se reproducirá adecuadamente.