ud1.2 powerpoint

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Operaciones bsicas


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Operaciones bsicas

1. Crear una presentacin

PowerPoint le permite crear una presentacin de formas distintas, bien a travs

del asistente que es muy til cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son

escasos porque nos guiar en todo el proceso de creacin de la presentacin, o

bien a travs de algunas de las plantillas que incorpora el propio programa o

plantillas nuestras. Otra forma es crear la presentacin desde cero, es decir, crear

una presentacin en blanco. Esta opcin aparece por defecto al arrancar PowerPoint

y nos centraremos en ella en este apartado. Si est trabajando con una presenta-

cin y quiere crear una nueva tiene dos caminos para hacerlo:

Pulsando el botn Nuevode la barra de Herramientas de acceso rpido

.

En las presentaciones puede aplicar plantillas integradas en PowerPoint, sacadas

de otras presentaciones, creadas o descargas de Microsoft Office o sitios Web.

El cuadro de dilogo Nueva presentacinest formado por las plantillas nece-

sarias para la creacin de una presentacin.

Seleccionando la opcin Nuevodel botn de Office.


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En l, aparecen las Plantillas, donde se muestran las opciones que puede utilizar

para crear una presentacin en blanco, desde una plantilla o desde un archivo

existente.

Y las Plantillasque podemos buscar en Microsoft Office.

Para su utilizacin seleccionamos la plantilla que vayamos a utilizar y pulsamos

crear o bien hacemos doble clic en ella y se mostrar en el rea de trabajo, donde

podemos empezar a disear la diapositiva.


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Como podemos comprobar en la figura, la diapositiva se encuentra dividida porcuadros punteados o sombreados denominados Marcadores de posicin. Cada

Marcador de posicin puede contener el ttulo y el texto principal u objetos como

grficos, tablas e imgenes indicando lo que representan y dnde se muestran,

por lo que para aadir tales elemento a la diapositiva debemos hacer clic en ellos.


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2. Guardar una presentacin

Una vez que ha creado una presentacin y ha empezado a trabajar en ella debe

almacenarla en un archivo. Guardar las presentaciones en un archivo es real-

mente fcil y hay varias posibilidades de hacerlo.

Para guardar una presentacin puede ir al botn de Office y elegir

Guardaro seleccionar la opcin Guardar desde la barra de herra-

mientas de acceso rpido.

Si es la primera vez que guarda la presentacin aparecer una ventana similar a

la que se muestra a continuacin.


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De la lista desplegable Guardar en, seleccione la carpeta en la cual queremos

guardar la presentacin. Para ello despliguela haciendo clic sobre ella y selec-

cione la unidad de disco donde guardar el archivo.

A su vez, puede observar que la parte izquierda del cuadro de dilogo dispone de

cinco botones que nos llevan directamente a ciertas carpetas especiales del disco,

estos son:

Documentos recientes: ofrece una lista de las ltimas

presentaciones abiertas.

Mis documentos: ofrece el contenido de la carpeta Mis

documentos.

Escritorio: ofrece los documentos y carpetas que se en-

cuentren en el escritorio de Windows.

Mi PC:ofrece los documentos y las carpetas que se en-

cuentran en Mi PC.

Mis sitios de red.

Una vez se ha posicionado en la carpeta deseada, introducir el nombre con el

que queremos guardar el documento en la casilla Nombre de archivoo selec-

cionar un nombre existente en dicha carpeta, con lo que sobrescribir el docu-

mento existente. Por ltimo pulsar en el botn Guardar.

Si por algn motivo quiere guardar la presentacin con otro formato para que

pueda ser abierta por otra aplicacin, como por ejemplo PowerPoint 97-2003,

despliegue la lista de Guardar como tipoy seleccione el formato adecuado de

la lista desplegable. Si el tipo de formato que ha seleccionado es el llamado Pre-

sentacin de PowerPoint, se guardar la presentacin con la extensin pptx.


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Para guardar una presentacin como pgina Web seleccionaremos en la lista

Guardar como tipo la opcin Pgina Web(*. htm;*.html).

Adems de estas funciones, el cuadro de dilogo Guardar comocontiene una

pequea barra de herramientas en la parte superior derecha con las opciones

que se muestran a continuacin.

Atrs: le lleva a la carpeta que haya visitado antes que la actual.

Subir un nivel: pasa a la carpeta que contiene a la actual.

Eliminar: borra del disco el archivo o carpeta que previamente haya selec-

cionado en la lista.

Crea nueva carpeta: crea una nueva carpeta dentro de aquella en la que

se encuentre en ese instante.


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Vistas: contiene varios modos de mostrar la lista de archivos y carpetas:

Herramientas:despliega un pequeo men con utilidades para los archi-

vos y carpetas de la lista:

Eliminar: borra el archivo o carpeta seleccionado.

Cambiar nombre:asigna un nombre nuevo a una carpeta o presentacin.

Imprimir: imprime la presentacin seleccionada.

Conectar a unidad de red: le permite conectarse a una unidad de la

red ofreciendo en la lista su contenido. Esto nos permite abrir docu-

mentos que se encuentren en otros terminales de la red.


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Propiedades: ofrece informacin sobre el archivo o carpeta.

Opciones de guardado: muestra las distintas opciones para configu-

rar el almacenamiento del documento.

Opciones generales: muestra las distintas opciones para configurar

la accesibilidad de la que dispondr el documento.

Opciones Web: muestra las distintas opciones de configuracin de

Internet.

Comprimir imgenes: reduce el tamao del archivo de una carpeta.

Todo lo explicado anteriormente aparece si no ha guardado anteriormente o si

selecciona la opcinGuardar comodel botn de Office, pero si no es la primera

vez que guarda la presentacin y pulsa en el botn guardar de la barra de herra-

mientas de acceso rpido o selecciona la opcin Guardardel botn de Office no

aparecer la ventana mostrada anteriormente, es decir, guardar los cambios sin

preguntar.

Si quiere guardar una presentacin con otro nombre (por ejemplo si quiere crear

una nueva presentacin utilizando una presentacin que ya tenemos) despliegueel botn de Office y seleccione la opcin Guardar como, entonces aparecer la

misma ventana que cuando pulsa por primera vez en el botn Guardar. Cuando

utiliza esta opcin tiene al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abier-

ta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.


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3. Abrir y cerrar unapresentacin existente

Para abrir una presentacin puede recurrir a la barra de herramientas de acceso

rpido o al botn de Office.

Para ello pulse el botn Abrirde la barra de herramientas de acceso rpido

o seleccione la opcin Abrirdel botn de Office.

Tanto si ha seleccionado la barra de herramientas de acceso rpido, como el

botn de Office, se abrir el siguiente cuadro de dilogo:


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Como puede comprobar, el cuadro de dilogo Abrir es muy parecido al cuadro

de dilogo Guardar como.

Si quiere abrir una presentacin con la que se ha trabajado recientemente, puede

acudir al botn de Office, en su parte derecha aparece una lista de los docu-

mentos recientes. Para abrir una en concreto, tan slo hay que hacer clic en l.

Tambin es posible abrir las presentaciones mediante el Explorador de Windows.

Para ello, nicamente hay que hacer doble clic en los ficheros que PowerPoint

reconozca como presentaciones. Estos ficheros se caracterizan por presentar el

siguiente aspecto .


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El proceso contrario a abrir una presentacin existente es cerrar la presentacin

en curso. Para cerrar la presentacin sin salir de PowerPoint debemos:

Seleccionar la opcin Cerrardel botn de Office.

Si la presentacin que deseamos guardar ha sido modificada desde la ltima vez que

se guard, el programa abrir un cuadro de dilogo en el que pregunta si deseamos

guardar los cambios que hemos realizado tal y como se muestra a continuacin:


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Segn la opcin elegida el programa realizar:

S: guardar los cambios antes de cerrar la presentacin actual.

No: cerrar la presentacin actual sin guardar los cambios.

Cancelar: desestima la operacin de cerrar la presentacin y no guardar

los cambios.


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En la parte izquierda de la pantalla aparece el Panel de Fichas de Diapositiva y

Esquema, en el cual puede seleccionar la diapositiva que quiere visualizar y en la

parte derecha aparece el Panel Diapositiva que muestra la diapositiva en grandepara poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el Panel de notas en el

cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.

Esta es la vista que ms utilizar ya que en ella puede insertar el texto de las

diapositivas, cambiarles el color, diseo y es, adems, la que ms se aproxima al

tamao real de la diapositiva.

Vista clasificador de diapositivas

Para ver las diapositivas en vista clasificador tiene que seleccionar de la ficha

Vista, de la Cinta de propiedades, la vista Clasificador de diapositivas.


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Tambin puede pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema en la

parte derecha .

Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden

de aparicin, orden que como podrs ver aparece junto con cada diapositiva.

Con este tipo de vista tiene una visin ms global de la presentacin, le permite

localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o

eliminar diapositivas, para organizar las diapositivas.

Vista presentacin con diapositivas

La vista Presentacin con diapositivas reproduce la presentacin a partir de la diapo-

sitiva seleccionada, con este tipo de vista puede apreciar los efectos animados que

haya podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentacin.


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Para ver las diapositivas en esta vista tiene que seleccionar de la fichaVista, de la

Cinta de opciones , la vista Presentacin con Diapositivas.

Tambin puede pulsar en el botn que aparece debajo del rea de esquema

o pulsar la tecla F5.

Para salir de la vista presentacin pulse la tecla ESC(escape).


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Pgina de notas

Para aplicar esta opcin seleccione de la fichaVista, de la cinta de propiedades,

la vista Pgina de notas.

Esta opcin muestra las notas para el orador en el caso de que las hubiera o crear

notas si no existieran. Cada pgina se divide en dos partes, la superior representa

la diapositiva que puede manipular y la inferior que es un espacio dedicado para

las anotaciones.


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Zoom

El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que se encuentre.

Para aplicar el zoom a las diapositivas sitese en la ficha Vistay seleccione la

opcin Zoom.

Una vez seleccionada esta opcin se desplegar una ventana como la que mostra-mos a continuacin.

En esta ventana seleccione el porcentaje de zoom que quiere aplicar a las vistas.

Puede seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista o bien puede aplicar

un porcentaje que usted especifique en el cuadro Porcentaje.

Aqu le mostramos un ejemplo de cmo puede aplicar el zoom a las diapositivas

del rea de esquema.

Como puede apreciar, las diapositivas que aparecen en el rea de esquema han

aumentado su tamao, han pasado del 55% de zoom que tenan aplicado, al

100%.


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Lo mismo puede hacer con las dems reas de trabajo, lo nico que hay que

hacer es situarse antes en el rea a la cual quiera aplicar el zoom.


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Ejercicios de repaso U.D. 1.2

1.Crear una presentacin en blanco.

2.Aplicar a la presentacin el diseo Ttulo, texto y objetos.

3.Guardar la presentacin en el disco del alumno con el nombre Mi primera

presentacin.

4.Qu tipo de vista aplica PowerPoint por defecto?

5.Aplique a la presentacin la vista Clasificador de diapositivas.

6.Comente la utilidad de la vista Clasificador de diapositivas.

7.Vuelva a visualizar la presentacin enVista Normalutilizando los botones

del rea de esquema.

8.Qu herramienta utilizaremos para visualizar las diapositivas con mayor o

menor medida?


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9.Qu vista reproduce la presentacin? Cmo accederemos desde teclado

a esa vista?

10.Cmo muestra las diapositivas y en qu orden la vista Clasificador de

Diapositivas?

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